第一篇：關(guān)于XXXX公司成立檔案室的立項(xiàng)申請(qǐng)

關(guān)于XXXXX有限公司 成立檔案室的立項(xiàng)申請(qǐng)

隨著公司的不斷發(fā)展壯大，公司檔案的門(mén)類(lèi)越來(lái)越多、數(shù)量越來(lái)越龐大，但是公司檔案管理工作遠(yuǎn)遠(yuǎn)滯后于公司的發(fā)展現(xiàn)狀，很多重要文件資料來(lái)之不易，如果因?yàn)楸９懿簧圃斐蓙G失或損壞，后果非常嚴(yán)重，目前公司的現(xiàn)狀是各個(gè)部門(mén)自己保管自己的資料文件，沒(méi)有專(zhuān)門(mén)的檔案管理體系，本人分析這樣在公司規(guī)模小、成立時(shí)間短的時(shí)候還不至于出現(xiàn)大問(wèn)題，但是以雅仕達(dá)目前的情況，本人深切的感受到建立公司檔案室的必要性和迫切性，因?yàn)槌闪n案室，搜集這些散落在各個(gè)部門(mén)的資料工作量很大，非一日之功，檔案管理工作是一項(xiàng)長(zhǎng)期的、細(xì)致的工作，必須要公司領(lǐng)導(dǎo)先立項(xiàng)，明確負(fù)責(zé)牽頭的人，成立專(zhuān)門(mén)的檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組，將檔案室的雛形建立起來(lái)，在今后的工作中慢慢完善。為了雅仕達(dá)的未來(lái)，本人特向公司提出該立項(xiàng)申請(qǐng)，望公司領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)真考慮。

（一）做好資料收集工作。各類(lèi)檔案的收集、歸檔工作由總經(jīng)辦牽頭負(fù)責(zé)，其他部門(mén)配合工作：即文書(shū)檔案、聲像（含照片）、人事資料由行政部負(fù)責(zé)；財(cái)務(wù)檔案由財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)；生產(chǎn)用機(jī)器設(shè)備檔案由機(jī)修房負(fù)責(zé)；基建、規(guī)劃、土地資料等由XX負(fù)責(zé)，安評(píng)、環(huán)評(píng)、消防資料由XXX負(fù)責(zé)；經(jīng)銷(xiāo)商客戶(hù)檔案、合同、年會(huì)、展會(huì)、訂貨會(huì)資料由客服部及銷(xiāo)售部負(fù)責(zé)；供應(yīng)商檔案由供應(yīng)部負(fù)責(zé)；車(chē)輛檔案由XXX負(fù)責(zé)。

（二）加強(qiáng)硬件建設(shè)。安排培訓(xùn)專(zhuān)職或兼職檔案室管理人員，同時(shí)配備完善所需設(shè)備設(shè)施包括需增加檔案密集柜四組、配備計(jì)算機(jī)一臺(tái)（帶DVD刻錄機(jī)功能）、專(zhuān)業(yè)掃描儀一臺(tái)、檔案管理軟件、滅火器、溫濕度計(jì)等。

（三）做好各類(lèi)檔案歸檔入庫(kù)工作。在做好資料收集工作后，嚴(yán)格按文書(shū)檔案、聲像檔案、會(huì)計(jì)檔案、機(jī)器設(shè)備工程管理檔案等各大類(lèi)進(jìn)行收集、歸類(lèi)、整理入庫(kù)。

（四）建立和完善檔案建設(shè)的各類(lèi)制度及簿冊(cè)。制定、完善檔案規(guī)范化建設(shè)管理的各類(lèi)制度并上墻，同時(shí)規(guī)范建立各類(lèi)檔案借閱、管理、登記等簿冊(cè)。

（五）搞好檔案軟件錄入工作。將歷年文書(shū)檔案目錄逐一錄入微機(jī)，以便于微機(jī)查閱。同時(shí)處理把歷年聲像資料（含照片）處理成電子文檔并刻錄成光盤(pán)保存。

（六）加強(qiáng)協(xié)作配合。檔案管理工作是考核各職能部門(mén)的一項(xiàng)重要工作，上升到一個(gè)檔次，加大力度才能讓大部分部門(mén)引起足夠的重視！在檔案資料、圖片資料、音像資料等收集過(guò)程中，各有關(guān)部門(mén)要密切配合，大力支持，積極幫助，共同努力，確保6月底完成檔案室建立任務(wù)。

第二篇：成立公司黨支部申請(qǐng)

關(guān)于錦江麥德龍現(xiàn)購(gòu)自運(yùn)有限公司廣州花都商場(chǎng)成立中共錦江麥德龍現(xiàn)購(gòu)自運(yùn)有限公司廣州花都商場(chǎng)支部委員會(huì)的請(qǐng)示

新華街黨工委：

我公司是主要經(jīng)營(yíng) 食品批發(fā)及零售(見(jiàn)附件1)的企業(yè)，為加強(qiáng)我公司職工骨干隊(duì)伍建設(shè)，拓寬企業(yè)文化建設(shè)新載體，經(jīng)公司班子討論，擬建立公司黨支部，進(jìn)一步發(fā)揮我公司黨員的先鋒模范作用，引領(lǐng)企業(yè)群團(tuán)組織建設(shè)。經(jīng)摸查，我公司現(xiàn)有黨員 4 名（見(jiàn)附件2），3 名黨員愿意將組織關(guān)系轉(zhuǎn)入我公司，根據(jù)黨章有關(guān)規(guī)定，我公司具備成立黨支部的條件，現(xiàn)向轄區(qū)街道黨工委申請(qǐng)成立公司黨支部，其名稱(chēng)為“中共廣州市錦江麥德龍現(xiàn)購(gòu)自運(yùn)有限公司廣州花都商場(chǎng) 支部委員會(huì)”（與公司名稱(chēng)一致），公司黨支部書(shū)記候選人（見(jiàn)附件3）。

當(dāng)否，請(qǐng)批示。

附件：1.錦江麥德龍現(xiàn)購(gòu)自運(yùn)有限公司廣州花都商場(chǎng)公司簡(jiǎn)介 2.新華街“兩新”組織流動(dòng)黨員基本信息登記表 3.書(shū)記候選人簡(jiǎn)介。

錦江麥德龍現(xiàn)購(gòu)自運(yùn)有限公司廣州花都商場(chǎng) 2016年 8月 16日

第三篇：小額貸款公司成立申請(qǐng)

鄭州市管城回族區(qū)XX小額貸款有限公司籌建處關(guān)于設(shè)立鄭州市管城回族區(qū)XX小額貸款有限公司的申請(qǐng) 鄭州市管城回族區(qū)人民政府并區(qū)工業(yè)和信息化局：

為管城落實(shí)十七屆三中全會(huì)精神和省委、省政府決策部署，有效配置我區(qū)金融資源，加快我縣區(qū)金融服務(wù)體系建設(shè)，引導(dǎo)民間資本規(guī)范運(yùn)作，緩解中小企業(yè)貸款難問(wèn)題，促進(jìn)“三農(nóng)”、中小企業(yè)和區(qū)域經(jīng)濟(jì)健康快速發(fā)展，按照《河南省人民政府辦公廳關(guān)于開(kāi)展小額貸款公司試點(diǎn)工作的意見(jiàn)》和《河南省小額貸款公司試點(diǎn)管理暫行辦法》的規(guī)定，XXXXXX有限公司作為主要發(fā)起人（第一股東），與X、X等共計(jì)X名出資人共同申請(qǐng)成立小額貸款公司。公司名稱(chēng)為：鄭州市管城回族區(qū)XX小額貸款有限公司，設(shè)立在鄭州市管城回族區(qū)XXXXXX，注冊(cè)資本為10000萬(wàn)元，法定代表人：XX，總經(jīng)理:XXX。其中，XXXXX有限公司出資5000萬(wàn)元，占公司出資總額50%，自然人XXX出資XXX萬(wàn)元，占公司出資總額Y%，自然人XXX出資XXX萬(wàn)元，占公司出資總額Y%，自然人XXX出資XXX萬(wàn)元，占公司出資總額Y%，自然人XXX出資XXX萬(wàn)元，占公司出資總額Y%。

妥否，請(qǐng)批復(fù)。

附件：設(shè)立小額貸款公司申請(qǐng)材料。

申請(qǐng)人：XXX有限公司

（法定代表人簽名公司蓋章）

年月自然人（簽名指?。┤?/p>

第四篇：公司檔案室管理制度

公司檔案管理制度（暫行）

一、總則

1、為了規(guī)范公司檔案管理，做好檔案的保密及使用工作，特制定本制度。

2、本制度適用于公司及所屬各單位、部門(mén)的檔案管理。

3、本制度最終解釋權(quán)歸公司辦公室，辦公室負(fù)責(zé)本制度的修訂完善。

二、檔案管理機(jī)構(gòu)的設(shè)置及基本要求

（一）檔案劃分及管理部門(mén)

1、檔案是指本公司過(guò)去和現(xiàn)在，在從事經(jīng)營(yíng)管理、企業(yè)文化等活動(dòng)中形成的對(duì)公司有保持價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等歷史記錄。

2、公司設(shè)立檔案室，隸屬于辦公室，并設(shè)置檔案管理員，負(fù)責(zé)檔案資料的歸檔督促和日常管理工作。公司制定明確的檔案管理員崗位職責(zé)，檔案管理員必須嚴(yán)格履行職責(zé)。

3、公司檔案根據(jù)其重要性和保密程度分為A級(jí)和B級(jí)，檔案應(yīng)按標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范進(jìn)行分類(lèi)，有規(guī)范的檔案編號(hào)，并建立電子與紙張分類(lèi)目錄。

（二）各部門(mén)資料管理

1、公司所屬各部門(mén)必須設(shè)兼職的資料管理員，制定明確的資料管理員崗位職責(zé)，規(guī)范部門(mén)檔案管理，實(shí)行部門(mén)檔案與公司檔案歸口管理。

2、各部門(mén)根據(jù)部門(mén)資料性質(zhì)結(jié)合公司檔案管理制度，實(shí)行統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)分類(lèi)管理。

3、檔案的借閱和移交、銷(xiāo)毀，必須按照公司管理規(guī)定執(zhí)行。

三、檔案分類(lèi)

（一）檔案質(zhì)量

1、檔案封面應(yīng)逐項(xiàng)按照規(guī)定用碳素鋼筆或中性筆書(shū)寫(xiě)，字跡要工整，清晰，封面題名應(yīng)能準(zhǔn)確反映出卷內(nèi)文件材料的內(nèi)容。

2、檔案文件禁止使用鉛筆、圓珠筆、復(fù)寫(xiě)紙。破損的檔案文件要進(jìn)行修復(fù)處理。

3、檔案必須遵循文件材料形成的規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件材料之間的聯(lián)系，區(qū)分不同的價(jià)值，便于保管和利用。

4、檔案盒表面為《檔案目錄》，檔案盒內(nèi)文件沒(méi)有提名的，由檔案人員根據(jù)內(nèi)容擬定標(biāo)題。

5、檔案盒封面應(yīng)注明立卷人，審核人，立卷時(shí)間。

（二）立檔

1、檔案文件材料按照批復(fù)在前，請(qǐng)示在后，正件在前，附件在后，印件在前，定稿在后，重要法規(guī)性文件的歷次稿件排列在定稿之后。

2、跨的請(qǐng)示與批復(fù)，有批復(fù)的在批復(fù)年立卷，無(wú)批復(fù)的放在請(qǐng)示年立卷；跨會(huì)議文件放在會(huì)議開(kāi)幕年立卷；跨的規(guī)劃放在第一年立卷；跨總結(jié)放在最后一年立卷。

3、檔案文件資料按時(shí)間順序排列，收交時(shí)公文處理用紙?jiān)谇埃瘴脑诤?；?nèi)部制發(fā)文件，發(fā)文正稿在前，依次為公文處理用紙，發(fā)文底稿。

（三）分類(lèi)

1、檔案各級(jí)分類(lèi)應(yīng)賦予統(tǒng)一名稱(chēng)，其名稱(chēng)應(yīng)簡(jiǎn)明扼要，以充分表示檔案內(nèi)容性質(zhì)為原則，并要一定范疇，不能籠統(tǒng)含糊。（如：證照類(lèi)目、制度類(lèi)目、文件類(lèi)目、合同類(lèi)目、計(jì)劃總結(jié)類(lèi)目、會(huì)議記錄類(lèi)目、財(cái)務(wù)類(lèi)目、基建類(lèi)目等）。

2、公司檔案大致分為以下幾類(lèi)：

（1）證照類(lèi)：營(yíng)業(yè)執(zhí)照及各類(lèi)證照，注冊(cè)資料、年檢資料、公司章程等；

（2）文件類(lèi)：分外來(lái)文件（政府職能部門(mén)的往來(lái)文件）和內(nèi)部文件；

（3）制度類(lèi)：管理制度匯編；

（4）合同類(lèi)：分司與員工的勞動(dòng)合同和業(yè)務(wù)合同兩種；

（5）計(jì)劃總結(jié)類(lèi)：分計(jì)劃及總結(jié)等；

（6）會(huì)議紀(jì)要類(lèi)：董事會(huì)議紀(jì)要等；

（7）財(cái)務(wù)類(lèi)：財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)的憑證、報(bào)表、財(cái)務(wù)分析等；

（8）基建類(lèi)：公司基建項(xiàng)目的各種資料。

（四）檔案編號(hào)

1、檔案分類(lèi)各級(jí)名稱(chēng)經(jīng)確定后，應(yīng)編制《檔案登記目錄表》，將所有分類(lèi)各級(jí)

2名稱(chēng)及其代表數(shù)字編號(hào)，用一定順序依次排列，以便查閱。

2、檔案分類(lèi)各級(jí)名稱(chēng)及其代表數(shù)字一經(jīng)確定，不宜任意修改，如確有修改必要，應(yīng)事先審查討論，并擬定新舊檔案分類(lèi)編號(hào)對(duì)照表，以免混淆。

3、公司檔案員負(fù)責(zé)對(duì)各部門(mén)文件材料的收集、整理，按照《檔案登記目錄表》條款“對(duì)號(hào)入座”，各部門(mén)要積極配合公司檔案管理工作。

四、歸檔及保存年限

（一）歸檔的文件資料，應(yīng)按自然形成，保持歷史聯(lián)系的原則和歸檔要求特征及文件內(nèi)容進(jìn)行歸檔，在一個(gè)卷內(nèi)要按問(wèn)題或者文件形成的時(shí)間，系統(tǒng)的排列并填寫(xiě)《卷內(nèi)目錄》。

（二）歸檔的同類(lèi)文件資料在卷內(nèi)應(yīng)按保存期限分別裝訂，保存期限分為定期和永久。定期按文件材料的保持價(jià)值分為1年，5年，10年。

1、永久保存：

（1）公司章程、合同

（2）股東名冊(cè)

（3）組織規(guī)程及辦事細(xì)則

（4）董事會(huì)及股東會(huì)記錄

（5）財(cái)務(wù)報(bào)表

（6）政府機(jī)關(guān)核準(zhǔn)文件

（7）不動(dòng)產(chǎn)所有權(quán)及其他債權(quán)憑證

（8）工程設(shè)計(jì)圖

（9）公司規(guī)章制度

（10）其他經(jīng)核定須永久保存的文書(shū)2、10年保存：

（1）預(yù)算、決算書(shū)類(lèi)

（2）會(huì)計(jì)憑證

（3）其他經(jīng)核定須保存10年的文書(shū)3、1年至5年保存：

（1）期滿(mǎn)或解除之合約

（2）其他經(jīng)核定保存5年的文書(shū)

（3）員工與公司合同期滿(mǎn)不在簽約或解除之合約4、1年以下暫時(shí)保存：

（1）結(jié)案后無(wú)長(zhǎng)期保存必要者。

（三）公司可根據(jù)實(shí)際情況擬訂文件資料保存期限的補(bǔ)充規(guī)定。

（四）歸檔的文件資料種類(lèi)，份數(shù)以及每份的頁(yè)數(shù)均應(yīng)齊全完整，每份文件的正件與附件，印件與定稿，請(qǐng)示與批復(fù)，轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件，多種文字形成的同一文件，均不得分開(kāi)。

（五）按歸檔要求進(jìn)行裝訂、編號(hào)、填寫(xiě)卷內(nèi)目錄表。全部檔案組成后，要對(duì)檔案做統(tǒng)一排列并編寫(xiě)檔號(hào)。

五、檔案日常管理

（一）借閱

1、借閱手續(xù)：

（1）各部門(mén)經(jīng)辦人員因業(yè)務(wù)需要借閱檔案時(shí)，應(yīng)由其部門(mén)負(fù)責(zé)人出示書(shū)面借閱條向檔案員借閱，經(jīng)辦人必須在公司借閱登記表上簽字。

（2）檔案員接到借閱條，經(jīng)核查后，取出該項(xiàng)檔案，并在借閱登記表上注明借出日期和歸還日期，以備及時(shí)催還。

（3）檔案歸還時(shí)，經(jīng)檔案員核查無(wú)異后，檔案即歸入檔夾，填寫(xiě)歸還日期，取消借閱記錄。

2、借閱人不得轉(zhuǎn)借、拆卸、調(diào)換、污損所借的檔案，不得在文件上圈點(diǎn)、畫(huà)線(xiàn)和涂改，未經(jīng)批準(zhǔn)不得復(fù)印和摘抄檔案。

3、借閱人確因工作原因需要復(fù)印文件或摘抄文件，需借閱部門(mén)負(fù)責(zé)人書(shū)面請(qǐng)示，辦理有關(guān)的審批手續(xù)。

5、借閱人應(yīng)于規(guī)定期限內(nèi)歸還。如有其他人借閱同一檔案時(shí)，應(yīng)變更借閱登記，不得私自授受。

（二）銷(xiāo)毀

1、每年保管期限已滿(mǎn)的檔案由檔案員編制紙質(zhì)和電子的《檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)》，報(bào)公司負(fù)責(zé)人審核批準(zhǔn)，并指定其監(jiān)銷(xiāo)人后方可進(jìn)行銷(xiāo)毀?！稒n案銷(xiāo)毀清冊(cè)》需注明：銷(xiāo)毀檔案目錄、公司負(fù)責(zé)人意見(jiàn)、檔案人簽章、監(jiān)銷(xiāo)人簽章、銷(xiāo)毀時(shí)間。

2、銷(xiāo)前，按照清冊(cè)清點(diǎn)；銷(xiāo)后，在清冊(cè)上簽名蓋章，并將監(jiān)銷(xiāo)情況報(bào)告本單位負(fù)責(zé)人。《檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)》需永久保管。

3、保管期限已滿(mǎn)但仍不能銷(xiāo)毀的檔案有下列四種：未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)；未了事項(xiàng)；正在項(xiàng)目建設(shè)期間的建設(shè)單位、經(jīng)核定仍有保存參考價(jià)值者。應(yīng)單獨(dú)抽出立卷，直到事項(xiàng)完結(jié)時(shí)為止。

（三）移交

1、需要進(jìn)行移交的檔案，需由檔案員編制《檔案移交登記表》，報(bào)公司負(fù)責(zé)人審核批準(zhǔn)并指定其監(jiān)交人后，方可進(jìn)行移交?！稒n案移交登記表》需注明：移交檔案目錄、公司負(fù)責(zé)人意見(jiàn)、移交方簽章、監(jiān)交人簽章、接收方簽章、移交時(shí)間、移交原因。

2、移交前，按照清冊(cè)清點(diǎn)；移交后，在清冊(cè)上簽字，《檔案移交登記表》一式兩份，移交方和接收方各一份并永久保管。

（四）保密

1、檔案室的任務(wù)是集中統(tǒng)一管理公司已形成的全部文件資料檔案，維護(hù)檔案的完整和安全，主動(dòng)做好檔案的提供利用工作。任何無(wú)關(guān)人員未經(jīng)許可不得入內(nèi)。

2、檔案員應(yīng)忠于職守，遵守紀(jì)律，保守秘密，樹(shù)立全心全意為公司各項(xiàng)工作服務(wù)的思想，主動(dòng)，準(zhǔn)確，迅速地為利用者提供檔案資料。

3、愛(ài)護(hù)檔案室的一切設(shè)施設(shè)備，任何人未經(jīng)許可不得使用及隨意翻動(dòng)。

六、附則

（一）在本制度框架下，公司各部門(mén)可根據(jù)實(shí)際狀況制訂更為具體的實(shí)施細(xì)則，但不得與本制度發(fā)生沖突，經(jīng)報(bào)辦公室備案后，與本制度具有同等效力。

（二）本制度自印發(fā)試行

附表 檔案員職責(zé)

1、負(fù)責(zé)收集、統(tǒng)計(jì)、整理、立卷、鑒定、保管公司檔案；積極開(kāi)展檔案的提供利用工作；

2、認(rèn)真學(xué)習(xí)檔案管理的相關(guān)規(guī)定、技術(shù)和業(yè)務(wù)知識(shí)，掌握歸檔的基本方法，保證檔案質(zhì)量。

3、定期擦拭檔案架，保持檔案清潔，以防蟲(chóng)蛀腐朽，如有破損或褪色的資料，應(yīng)當(dāng)及時(shí)進(jìn)行修補(bǔ)和復(fù)制，裝訂部分過(guò)窄或有字跡的資料，要用紙加以襯邊。紙面過(guò)大的書(shū)寫(xiě)材料，要按宗卷大小折疊整齊，對(duì)字跡難以辨認(rèn)的資料，應(yīng)當(dāng)附上抄件。

4、歸檔要注意整潔，歸檔前要先對(duì)文件資料進(jìn)行分類(lèi)，再把文件資料按類(lèi)別分組后分別裝入卷宗，以便歸檔時(shí)所有資料都能隨手而得，避免盲目查找。

5、做好保密工作，并采取防盜、防火、防水、防潮、防塵、防鼠、防高溫、防強(qiáng)光等措施。

6、每年進(jìn)行一次檔案清理，編制或更新《檔案保管手冊(cè)》做好文件索引，以便查找。

第五篇：公司檔案室管理制度

學(xué)校檔案管理制度

一、總則

1、為了規(guī)范學(xué)校檔案管理，特制定本制度。

2、本制度適用于學(xué)校及所屬各單位檔案管理。

3、本制度最終解釋權(quán)歸人資行政中心。

二、檔案管理機(jī)構(gòu)的設(shè)置及基本要求

（一）檔案劃分及管理部門(mén)

1、檔案是指本學(xué)校過(guò)去和現(xiàn)在，在從事經(jīng)營(yíng)管理、教研活動(dòng)、企業(yè)文化等活動(dòng)中形成的對(duì)學(xué)校有保持價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等歷史記錄。

2、學(xué)校設(shè)立檔案室，隸屬于行政部，并設(shè)置檔案管理員，負(fù)責(zé)檔案資料的歸檔督促和日常管理工作。學(xué)校制定明確的檔案管理員崗位職責(zé)，檔案管理員必須嚴(yán)格履行職責(zé)。

3、學(xué)校檔案根據(jù)其重要性和保密程度分為學(xué)校級(jí)和部門(mén)級(jí)，學(xué)校級(jí)檔案應(yīng)按標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范進(jìn)行分類(lèi)，有規(guī)范的檔案編號(hào)和標(biāo)簽，并建立電子與紙張分類(lèi)目錄。

（二）各部門(mén)資料管理

1、學(xué)校所屬各部門(mén)必須設(shè)兼職的資料管理員，制定明確的資料管理員崗位職責(zé)，規(guī)范部門(mén)檔案管理，實(shí)行部門(mén)檔案與學(xué)校檔案歸口管理。

2、各部門(mén)根據(jù)部門(mén)資料性質(zhì)結(jié)合學(xué)校級(jí)檔案管理辦法，實(shí)行統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)分類(lèi)管理。

3、檔案的借閱和移交、銷(xiāo)毀，必須按照學(xué)校管理規(guī)定執(zhí)行。

三、檔案分類(lèi)

（一）檔案質(zhì)量

1、檔案封面應(yīng)逐項(xiàng)按照規(guī)定用碳素鋼筆或中性筆書(shū)寫(xiě)，字跡要工整，清晰，封面題名應(yīng)能準(zhǔn)確反映出卷內(nèi)文件材料的內(nèi)容。

2、檔案文件禁止使用鉛筆、圓珠筆、復(fù)寫(xiě)紙。破損的檔案文件要進(jìn)行修復(fù)處理。

3、檔案必須遵循文件材料形成的規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件材料之間的聯(lián)系，區(qū)分不同的價(jià)值，便于保管和利用。

4、檔案盒表面為《檔案目錄》，檔案盒內(nèi)文件沒(méi)有提名的，由檔案人員根據(jù)內(nèi)容擬定標(biāo)題。

5、檔案盒封面應(yīng)注明立卷人，審核人，立卷時(shí)間。

（二）立檔

1、檔案文件材料按照批復(fù)在前，請(qǐng)示在后，正件在前，附件在后，印件在前，定稿在后，重要法規(guī)性文件的歷次稿件排列在定稿之后。

2、跨的請(qǐng)示與批復(fù)，有批復(fù)的在批復(fù)年立卷，無(wú)批復(fù)的放在請(qǐng)示年立卷；跨會(huì)議文件放在會(huì)議開(kāi)幕年立卷；跨的規(guī)劃放在第一年立卷；跨總結(jié)放在最后一年立卷。

3、檔案文件資料按時(shí)間順序排列，收交時(shí)公文處理用紙?jiān)谇?，收文在后；?nèi)部制發(fā)文件，發(fā)文正稿在前，依次為公文處理用紙，發(fā)文底稿。

（三）分類(lèi)

1、檔案各級(jí)分類(lèi)應(yīng)賦予統(tǒng)一名稱(chēng)，其名稱(chēng)應(yīng)簡(jiǎn)明扼要，以充分表示檔案內(nèi)容性質(zhì)為原則，并要一定范疇，不能籠統(tǒng)含糊。（如：證照類(lèi)目、制度類(lèi)目、文件類(lèi)目、合同類(lèi)目等）。

2、學(xué)校檔案大致分為以下幾類(lèi)：

（1）證照類(lèi)：營(yíng)業(yè)執(zhí)照及各類(lèi)證照，注冊(cè)資料、年檢資料、學(xué)校章程等；

（2）文件類(lèi)：分外來(lái)文件（政府職能部門(mén)的往來(lái)文件）和內(nèi)部文件；

（3）制度類(lèi)：管理制度匯編；

（4）合同類(lèi)：分內(nèi)部經(jīng)營(yíng)管理合同和業(yè)務(wù)合同兩種。

（5）計(jì)劃總結(jié)類(lèi)：分計(jì)劃及總結(jié)等；

（6）會(huì)議紀(jì)要類(lèi)：辦公例會(huì)紀(jì)要等

（五）檔案編號(hào)

1、檔案分類(lèi)各級(jí)名稱(chēng)經(jīng)確定后，應(yīng)編制《檔案登記目錄表》，將所有分類(lèi)各級(jí)名稱(chēng)及其代表數(shù)字編號(hào)，用一定順序依次排列，以便查閱。

2、檔案分類(lèi)各級(jí)名稱(chēng)及其代表數(shù)字一經(jīng)確定，不宜任意修改，如確有修改必要，應(yīng)事先審查討論，并擬定新舊檔案分類(lèi)編號(hào)對(duì)照表，以免混淆。

3、學(xué)校檔案員負(fù)責(zé)對(duì)各部門(mén)文件材料的收集、整理，按照《檔案登記目錄表》條款“對(duì)號(hào)入座”，各部門(mén)要積極配合學(xué)校檔案管理工作。

四、歸檔及保存年限

（一）歸檔的文件資料，應(yīng)按自然形成，保持歷史聯(lián)系的原則和歸檔要求特征及文件內(nèi)容進(jìn)行歸檔，在一個(gè)卷內(nèi)要按問(wèn)題或者文件形成的時(shí)間，系統(tǒng)的排列并填寫(xiě)《卷內(nèi)目錄》。

（二）歸檔的同類(lèi)文件資料在卷內(nèi)應(yīng)按保存期限分別裝訂，保存期限分為定期和永久。定期按文件材料的保持價(jià)值分為1年，5年，10年。

1、永久保存：

（1）學(xué)校章程、合同

（2）股東名冊(cè)

（3）組織規(guī)程及辦事細(xì)則

（4）董事會(huì)及股東會(huì)記錄

（5）財(cái)務(wù)報(bào)表

（6）政府機(jī)關(guān)核準(zhǔn)文件

（7）不動(dòng)產(chǎn)所有權(quán)及其他債權(quán)憑證

（8）工程設(shè)計(jì)圖

（9）學(xué)校規(guī)章制度

（10）其他經(jīng)核定須永久保存的文書(shū)2、10年保存：

（1）預(yù)算、決算書(shū)類(lèi)

（2）會(huì)計(jì)憑證

（3）事業(yè)計(jì)劃資料

（4）其他經(jīng)核定須保存10年的文書(shū)3、1年至5年保存：

（1）期滿(mǎn)或解除之合約

（2）其他經(jīng)核定保存5年的文書(shū)4、1年以下暫時(shí)保存：

（1）結(jié)案后無(wú)長(zhǎng)期保存必要者。

（三）學(xué)?？筛鶕?jù)實(shí)際情況擬訂文件資料保存期限的補(bǔ)充規(guī)定。

（四）歸檔的文件資料種類(lèi)，份數(shù)以及每份的頁(yè)數(shù)均應(yīng)齊全完整，每份文件的正件與附件，印件與定稿，請(qǐng)示與批復(fù)，轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件，多種文字形成的同一文件，均不得分開(kāi)。

（五）按歸檔要求進(jìn)行裝訂、編號(hào)、填寫(xiě)卷內(nèi)目錄表。全部檔案組成后，要對(duì)檔案做統(tǒng)一排列并編寫(xiě)檔號(hào)。

五、檔案日常管理

（一）借閱

1、借閱手續(xù)：

（1）各部門(mén)經(jīng)辦人員因業(yè)務(wù)需要借閱檔案時(shí)，應(yīng)由其部門(mén)負(fù)責(zé)人出示書(shū)面借閱條向檔案員借閱，經(jīng)辦人必須在學(xué)校借閱登記表上簽字。

（2）檔案員接到借閱條，經(jīng)核查后，取出該項(xiàng)檔案，并在借閱登記表上注明借出日期和歸還日期，以備及時(shí)催還。

（3）檔案歸還時(shí)，經(jīng)檔案員核查無(wú)異后，檔案即歸入檔夾，填寫(xiě)歸還日期，取消借閱記錄。

2、借閱人不得轉(zhuǎn)借、拆卸、調(diào)換、污損所借的檔案，不得在文件上圈點(diǎn)、畫(huà)線(xiàn)和涂改，未經(jīng)批準(zhǔn)不得復(fù)印和摘抄檔案。

3、借閱人確因工作原因需要復(fù)印文件或摘抄文件，需借閱部門(mén)負(fù)責(zé)人書(shū)面請(qǐng)示，經(jīng)行政部主任批準(zhǔn)。

5、借閱人應(yīng)于規(guī)定期限內(nèi)歸還。如有其他人借閱同一檔案時(shí)，應(yīng)變更借閱登記，不得私自授受。

（二）銷(xiāo)毀

1、每年保管期限已滿(mǎn)的檔案由檔案員編制紙質(zhì)和電子的《檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)》，報(bào)學(xué)校負(fù)責(zé)人審核批準(zhǔn)，并指定其監(jiān)銷(xiāo)人后方可進(jìn)行銷(xiāo)毀。《檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)》需注明：銷(xiāo)毀檔案目錄、學(xué)校負(fù)責(zé)人意見(jiàn)、檔案人簽章、監(jiān)銷(xiāo)人簽章、銷(xiāo)毀時(shí)間。

2、銷(xiāo)前，按照清冊(cè)清點(diǎn)；銷(xiāo)后，在清冊(cè)上簽名蓋章，并將監(jiān)銷(xiāo)情況報(bào)告本單位負(fù)責(zé)人?！稒n案銷(xiāo)毀清冊(cè)》需永久保管。

3、保管期限已滿(mǎn)但仍不能銷(xiāo)毀的檔案有下列四種：未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)；未了事項(xiàng)；正在項(xiàng)目建設(shè)期間的建設(shè)單位、經(jīng)核定仍有保存參考價(jià)值者。應(yīng)單獨(dú)抽出立卷，直到事項(xiàng)完結(jié)時(shí)為止。

（三）移交

1、需要進(jìn)行移交的檔案，需由檔案員編制《檔案移交登記表》，報(bào)學(xué)校負(fù)責(zé)人審核批準(zhǔn)并指定其監(jiān)交人后，方可進(jìn)行移交。《檔案移交登記表》需注明：移交檔案目錄、學(xué)校負(fù)責(zé)人意見(jiàn)、移交方簽章、監(jiān)交人簽章、接收方簽章、移交時(shí)間、移交原因。

2、移交前，按照清冊(cè)清點(diǎn)；移交后，在清冊(cè)上簽字，《檔案移交登記表》一式兩份，移交方和接收方各一份并永久保管。

（四）保密

1、檔案室的任務(wù)是集中統(tǒng)一管理學(xué)校已形成的全部文件資料檔案，維護(hù)檔案的完整和安全，主動(dòng)做好檔案的提供利用工作。任何無(wú)關(guān)人員未經(jīng)許可不得入內(nèi)。

2、檔案員應(yīng)忠于職守，遵守紀(jì)律，保守秘密，樹(shù)立全心全意為學(xué)校各項(xiàng)工作服務(wù)的思想，主動(dòng)，準(zhǔn)確，迅速地為利用者提供檔案資料。

3、愛(ài)護(hù)檔案室的一切設(shè)施設(shè)備，任何人未經(jīng)許可不得使用及隨意翻動(dòng)。

六、附則

（一）在本制度框架下，學(xué)校各部門(mén)可根據(jù)實(shí)際狀況制訂更為具體的實(shí)施細(xì)則，但不得與本制度發(fā)生沖突，經(jīng)報(bào)行政部備案后，與本制度具有同等效力。

（二）本制度自印發(fā)試行之日起執(zhí)行。

附表 檔案員職責(zé)

1、負(fù)責(zé)收集、統(tǒng)計(jì)、整理、立卷、鑒定、保管學(xué)校檔案；積極開(kāi)展檔案的提供利用工作；

2、認(rèn)真學(xué)習(xí)檔案管理的相關(guān)規(guī)定、技術(shù)和業(yè)務(wù)知識(shí)，掌握歸檔的基本方法，保證檔案質(zhì)量。

3、定期擦拭檔案架，保持檔案清潔，以防蟲(chóng)蛀腐朽，如有破損或褪色的資料，應(yīng)當(dāng)及時(shí)進(jìn)行修補(bǔ)和復(fù)制，裝訂部分過(guò)窄或有字跡的資料，要用紙加以襯邊。紙面過(guò)大的書(shū)寫(xiě)材料，要按宗卷大小折疊整齊，對(duì)字跡難以辨認(rèn)的資料，應(yīng)當(dāng)附上抄件。

4、歸檔要注意整潔，歸檔前要先對(duì)文件資料進(jìn)行分類(lèi)，再把文件資料按類(lèi)別分組后分別裝入卷宗，以便歸檔時(shí)所有資料都能隨手而得，避免盲目查找。

5、做好保密工作，并采取防盜、防火、防水、防潮、防塵、防鼠、防高溫、防強(qiáng)光等措施。

6、每年進(jìn)行一次檔案清理，編制或更新《檔案保管手冊(cè)》做好文件索引，以便查找。