第一篇：采購與付款內部控制制度

采購與付款內部控制制度

1.目的

為了規(guī)范集團及下屬企業(yè)的采購與付款活動的內部控制管理，明確該部分內部控制的要點，特制定本制度.2.適用范圍

2.1集團總部

2.2各二級集團、控股子公司根據(jù)本制度精神，參照各自的業(yè)務情況另行制訂具體制度，報集團財務管理中心審批后執(zhí)行。

3.采購與付款內部控制目標

3.1保證與其他業(yè)務活動的要求一致。采購與付款活動包括定貨要求的提出與審批、供應商的選擇與報價、商品的運輸與驗收、款項的支付等，必須按照單位實際業(yè)務需要進行。

3.2保證會計核算資料的合法性、真實性、完整性和及時性。3.3保證支付款項獲得相應的商品和勞務 3.4保證賬款按期歸還，維護單位對外信譽。

4.采購與付款控制的主要憑證和記錄

4.1單位應在采購與付款環(huán)節(jié)設置相關記錄、填制相應憑證、建立完整的采購登記制度，加強請購手續(xù)、采購定單或合同、驗收證明、入庫憑證、采購發(fā)票等憑證和記錄的相互核對工作。

4.2憑證和記錄的設計和編制要求：

4.2.1特定的憑證必須由特定崗位的特定人員編制、其他人員不可替代。4.2.2有效的憑證至少需要經過兩人、或兩人以上的部門和人員履行必要手續(xù)。

4.2.3憑證的填制與相應的業(yè)務操作應該結合起來，但應與業(yè)務的授權嚴格分離。

4.3.3憑證的傳遞可以通過套寫多聯(lián)的方式進行。4.3.4凡有條件編號的憑證必須編號。

4.4采購與付款業(yè)務所涉及的有效的憑證主要有以下幾種：

4.4.1請購單：是由使用部門或領用部有關人員填寫并部門負責人簽字和單位相關領導核準后送交采購部門訂貨、催辦、直到收到貨物為止的業(yè)務核準通知憑證。不便編號。

4.4.2訂購單或采購合同：是由采購部門填寫，購銷雙方應該共同遵守的一種契約。應預先編號并經被授權人員簽字。副本應送達驗收、財務部和倉儲部門，作為接收貨物并與發(fā)票核對的依據(jù)。

4.4.3驗收單：是驗收部門對商品到達或勞務完成時進行驗收、檢驗所編制反映驗收意見和收貨部門或接受勞務部門接收責任的連續(xù)編號的憑證。驗收單副聯(lián)應送達采購部門、財務部門和接收部門。

4.4.4入庫單：是倉庫部門編制反映入庫保管責任的連續(xù)編號的憑證。副聯(lián)送財務部門。（可與驗收單合并使用）

4.4.5賣方發(fā)票。4.4.6付款申請單。4.4.7業(yè)務臺賬。

4.4.8財務帳證：轉帳憑證、付款憑證、材料采購明細帳、應付賬款明細帳、現(xiàn)金銀行存款日記帳。

4.4.9賣方對賬單。

5.采購與付款控制的不相容職務

5.1請購與審批

采購申請必須由業(yè)務、行政、倉庫等部門提出，批準請購單的人員不得兼任請購業(yè)務，具體采購工作由采購部門完成。

5.2詢價與確定供應商

采購詢價人員沒有對供應商選擇的決定權 5.3采購合同的訂立和審計

采購合同的擬訂、談判和訂立應當與合同的審批、審計相分離 5.4采購與驗收

采購人員不能同時兼任采購物品或勞務的驗收工作。5.5采購、驗收與相關會計記錄

采購、驗收、保管人員不能同時兼任賬務記錄工作。5.6付款審批與執(zhí)行

5.6.1付款審核人、審批人與付款執(zhí)行人相分離

5.6.2付款審批人、執(zhí)行人不能同時辦理確定供應商和價格業(yè)務 5.6.3記錄應付賬款不能辦理付款業(yè)務。

6.業(yè)務操作要求

集團對各公司的采購和付款具體要求如下： 6.1采購

采購部門應視材料使用狀況、用量、采購頻率、市場供需狀況、交易習慣及價格穩(wěn)定性等因素，選擇最有利的采購作業(yè)方式辦理采購業(yè)務。

6.1采購作業(yè)方式包括；

6.1.1定期合同采購：主要用于采購生產過程中不可或缺的或經常使用且市場價穩(wěn)定的材料。

6.1.2特約廠商采購：主要用于采購用量、費用不太高的單項材料，在付款前應送采購部門審核，不高于市價時予以付款。

6.1.3一般采購：不適用以上兩種方式的采購由采購部門按請購部門提出的請購單，逐筆詢價、議價、并了解交易條件后訂購。

6.2期限

6.2.1采購部門應按照請購部門提出的“需要日”辦理采購。采購部門應召集有關部門按照材料特性、采購地區(qū)及市場供需狀況擬訂各項材料采購作業(yè)處理期限，呈主管領導核準。應以供貨合同擬明的交貨期限為準，加記請購呈交批準及驗收所需時間。

6.2.2原訂采購作業(yè)處理期限變更時，采購部門應專函報告具體原因，呈主管領導核準后，通知各有關單位，以利于存量管制及適時提出請購。

6.3詢價

6.3.1采購部門收到“請購單”時，即加蓋受件章，轉采購經辦人員辦理詢價。

6.3.2采購經辦人員收到“請購單”，先判斷請購材料的名稱、規(guī)格、需求日期、數(shù)量等是否填寫明確，有無供應廠商報價。對于資料填寫不全或規(guī)格不詳

者，注明“填單異常，說明欠祥”等字樣后退請購部門修訂。

6.3.3對于加工合同采購項目，采購部門應要求廠商填具“成本分析表”連同報價單一并送來，作為議價參考。

6.3.4詢價完成后，采購經辦人根據(jù)全部報價資料進行議價。6.4議價

6.4.1議價時除注意質量、價格外，還應注意交貨期有無保證，能否向廠商爭取分期付款。

6.4.2議價完成后，由經辦人員擬訂合作對象，呈請集團主管領導核批。6.5訂購

6.5.1由采購經辦人員于“請購單”上填記訂購日及約定日，再交由采購助理人員填制采購聯(lián)絡函，寄送廠商。將“請購單”

6.7.2對于未達到公司標準的材料，采購部門應開發(fā)新供應廠商。6.7.3新供應商的開發(fā)，由生產管理部門會同采購人員實地考察新供應商的生產設備，工藝流程、生產能力、產品質量后，填制供應廠商資料卡呈主管領導核準后通知對方。

6.7.4對于交貨質量不良或無法按期繳獲或停止營業(yè)的供應商應予撤消。屆時由采購部門說明原因，送生產管理部門復查，并呈主管領導核準后，通知對方。

6.8驗收

6.8.1驗收部門收到有效的采購合同后，應對供應商發(fā)運的商品進行驗收。驗收部門需比較所收商品與訂單上的要求是否相符，包括：商品的名稱、說明、數(shù)量、到貨時間等。然后再盤點商品，檢查商品有無損害。

6.8.2驗收后，驗收部門對已經收貨的每張訂購單編制一式多聯(lián)、預先連續(xù)編號的驗收單。

6.8.3驗收人員將貨品送交倉庫或其請購部門時，應取得倉庫或請購部門簽收的驗收單副聯(lián)

憑證是否齊備，內容是否真實、手續(xù)是否齊全、計算是否正確。復核無誤經財務負責人簽字付款，并及時加蓋“款已付訖”戳記，以免重復付款。

6.9.3確認與記錄負債的控制

6.9.3.1對按合同約定先貨（或勞務）后款的業(yè)務，采購部門必須審核請購部門的請購單、驗收部門簽發(fā)的驗收證明和供應商出具發(fā)票是否一致，然后據(jù)以填制應付憑單（連續(xù)編號）經批準后通知財務確認應付賬款入帳。

6.9.3.2財會部門應對采購部門提供的各種原始憑證進行審核，復核單據(jù)和憑證是否齊備，內容是否真實、手續(xù)是否齊全、計算是否正確。復核無誤經財務負責人簽字確認入帳。

6.9.3.3對貨已收，未收到發(fā)票，財務應審核請購部門的請購單、驗收部門簽發(fā)的驗收證明是否齊備、是否相互一致、是否與合同相符，然后暫估入帳。

6.9.3.4對已確認的負債付款的控制：采購部門根據(jù)合同約定的付款期限打付款申請單、財務人員確認應付賬款和付款期屬實、單位負責人和財務負責人聯(lián)簽批準付款、財務付款。

7．對采購部門臺賬管理要求

采購部門應設置臺賬，反映供應客戶、合同編號、發(fā)票登記編號、發(fā)票傳遞記錄、未到發(fā)票情況、付款和欠款情況，并定期與財務核對。

8.本制度解釋權歸集團財務管理中心，自頒布之日起執(zhí)行。

第二篇：采購與付款內部控制制度（定稿）

第一條 第二條 第三條 第四條 湖南贏利達城市建設工程有限公司

采購與付款內部控制制度

為了加強對公司采購與付款的內部控制，對公司物品與勞務的流入、貨幣資金的流出、負債的發(fā)生實施監(jiān)督與控制，規(guī)范采購與付款行為，防范采購與付款過程中的差錯和舞弊，根據(jù)《中華人民共和國會計法》和《深交所上市公司內部控制指引》等法律法規(guī)，制定本規(guī)范。

本制度適用于湖南贏利達城市建設工程有限公司及下屬子（分）公司。

采購與付款控制包括崗位分工控制、采購預算控制、請購與審批控制、驗收控制、付款控制，其中請購與審批控制、驗收與付款控制是采購與付款內部控制的關鍵點。

公司應當按照請購、審批、采購、驗收、付款等規(guī)定的程序辦理采購與付款業(yè)務，并在采購與付款各環(huán)節(jié)設置相關的記錄、填制相應的憑證，建立完整的采購登記制度，加強請購手續(xù)、采購訂單(或采購合同)、驗收證明、入庫憑證、采購發(fā)票等文件和憑證的相互核對工作。第五條 建立采購與付款業(yè)務的崗位責任制，明確相關部門和崗位的職責權限，確保辦理采購與付款業(yè)務的不相容崗位相互分離、制約和監(jiān)督，以保證對采購與付款業(yè)務實施有效控制。

1、不得由同一部門或個人辦理采購與付款的全過程業(yè)務，應當實行職務分離控制的崗位有以下幾個方面：

（1）物品與勞務的請購、審批、采購職務必須分離。公司對物品或勞務的需求應由使用部門提出，經授權人員審批，由采購部門負責采購；（2）采購合同的訂立與審計；

（3）采購訂單的訂立與審批職務必須分離；

（4）付款審批人和付款執(zhí)行人不能同時辦理尋求供應廠商和詢價業(yè)務；

（5）物品或勞務的采購部門不能同時擔任驗收工作；（6）物品和勞務的采購、存儲和使用人不能擔任會計帳務的記錄工作；

（7）審核付款的人員應同付款人員分離；（8）記錄應付帳款的人員不能同時擔任付款業(yè)務。

2、公司應當根據(jù)具體情況對辦理采購與付款業(yè)務的人員進行崗位輪換。

第六條

公司的所有采購業(yè)務歸口采購部進行管理，非采購部門或個人不得采購各類物資，采購部門也不得采購申請門沒有需求申請的物資。

第七條

采購管理部門應當根據(jù)本制度的原則出臺采購業(yè)務內部控制的管理細則及相關人員的考核方案，加強對采購業(yè)務的控制，降低公司風險。

第八條

各子公司在編制經營預算的同時應當對公司生產經營活動中主要物資及勞務編制采購預算，加強采購業(yè)務的預算管理

采購預算編制的程序：

生產經營活動中主要物資及勞務由使用部門負責提出預算申請；非生產經營活動中耗用的常備物資與勞務以及非常備物資與勞務，由總經辦負責提出預算申請。

第九條 各歸口管理部門應明確相關人員的職責權限及相應的請購程序。

物品或勞務的歸口部門： 物流部：原材料、油漆、化學品、燃料、包裝物、外協(xié)件、勞保用品、小五金及裝卸、運輸、配送勞務等 規(guī)劃部（工業(yè)工程部）：固定資產、備品備件 總經辦：辦公用品

第十條 公司采購的驗收控制包括數(shù)量驗收、質量驗收兩個方面

數(shù)量驗收：由接收部門責任人進行數(shù)量清點，對物資的規(guī)格、型號是否與采購訂單相符進行驗收，與供應商送貨單上確認數(shù)量，同時錄入U8系統(tǒng)；

質量驗收：生產物資采購由質量部進行質量檢驗，出具驗收

合格報告，固定資產由規(guī)劃部(工業(yè)工程部)進行質量驗收，出具資產驗收報告，電腦及辦公設備由信息部門進行驗收，出具驗收報告；

第十一條 采購入庫后，采購部經辦人員收集相關憑證交財務部，財務人員檢查采購合同、U8系統(tǒng)記錄、供應商發(fā)票、入庫單、驗收報告是否齊備且相符，據(jù)此按規(guī)定辦理相關會計手續(xù)。財務人員還應檢查采購業(yè)務是否符合采購實物預算。如果采購業(yè)務超過采購預算限額，財務經辦人員報請財務總監(jiān)審批。第十二條 采購物資發(fā)生退貨與折讓情況，由采購部經辦人員與供應廠商進行協(xié)商，提出退貨或折讓要求，同時通知財務暫停支付相關款項，協(xié)商結束辦理相關手續(xù)。財務部憑采購部、驗收部門共同填寫的退貨退款通知單記錄退貨、退款。

第十三條 公司在辦理采購付款業(yè)務時應當遵守《湖南贏利達城市建設工程有限公司財務管理制度》的相關規(guī)定。

第十四條 財務部在辦理付款業(yè)務時，應當對采購發(fā)票、結算憑證、驗收證明等相關憑證的真實性、完整性、合法性及合規(guī)性進行嚴格審核，并檢查付款業(yè)務是否符合采購資金預算。如果付款業(yè)務超過采購預算限額，財務經辦人員應報財務總監(jiān)審批。

第十五條 公司應當建立預付賬款和定金的授權批準制度，加強預付賬款和定金的管理。

第十六條 應付帳款及應付票據(jù)應由專人管理，按照約定的付款日期、折扣條件等要素進行分類管理，對于已經到期的應付款項必須經有關授權人員審批后，方可辦理結算與支付。

第十七條 財務部應當定期與供應商核對應付賬款、應付票據(jù)、預付賬款等往來款項。如有不符，應查明原因，及時處理。第十八條 公司審計部門應當定期或不定期對采購與付款內部控制的執(zhí)行情況進行檢查，以確定相關內控制度是否健全并得到有效執(zhí)行。

第十九條 采購與付款業(yè)務控制審批過程中，授權審批人必須在職權范圍內進行，不得越權審批。

第二十條 經辦人必須在職責范圍內，按照審批人的批準意見辦理采購與付款業(yè)務。對于審批人越權審批業(yè)務，有權拒絕辦理，并應及時向審批人的上級授權部門報告。

第二十一條 公司建立對采購與付款內部控制的監(jiān)督檢查制度，公司審計部，定期或不定期地進行檢查。審計部應制定相關監(jiān)督檢查規(guī)范，明確監(jiān)督檢查人員責任和權利以及監(jiān)督檢查工作的內容和頻度。

公司審計部應通過實施符合性測試和實質性測試檢查采購與付款業(yè)務內部控制制度是否健全，各項規(guī)定是否得到有效執(zhí)行。

采購與付款內部控制監(jiān)督檢查的內容至少應當包括：

(一)采購與付款業(yè)務相關崗位及人員的設置情況。重點檢查是否存在采購與付款業(yè)務不相容職務混崗的現(xiàn)象。

(二)采購與付款業(yè)務授權批準制度的執(zhí)行情況。重點檢查大宗采購與付款業(yè)務的授權批準手續(xù)是否健全，是否存在越權審批的行為。

(三)應付賬款和預付賬款的管理。重點審查應付賬款和預付賬款支付的正確性、時效性和合法性。

(四)有關單據(jù)、憑證和文件的使用和保管情況。重點檢查憑證的登記、領用、傳遞、保管、注銷手續(xù)是否健全，使用和保管制度是否存在漏洞。

對監(jiān)督檢查過程中發(fā)現(xiàn)的采購與付款內部控制中的薄弱環(huán)節(jié)，審計部應及時向總經理匯報，并提出相應的解決措施。

第二十二條 本制度自發(fā)布之日起施行。

第三篇：4采購與付款內部控制制度

第三章 采購與付款內部控制制度

第一節(jié) 總則

第一條 為了加強對公司物資采購與付款環(huán)節(jié)的內部控制，堵塞采購漏洞，防范采購與付款過程中的差錯和舞弊，減少采購風險，根據(jù)《中華人民共和國會計法》等相關法律法規(guī)，結合本公司的實際情況，制定本制度。

第二條 本制度所稱采購是指本公司購進的用于生產經營或提供勞務消耗的各種物資（包括原材料、半成品、成品及低值易耗品等）的行為，付款是指支付與上述物資有關的款項的行為。

第三條 采購與付款內部控制制度的基本要求是采購與付款中的不相容職務應當分離，其中包括：

（一）付款審批人員和付款執(zhí)行人員不能同時辦理尋求供應商和洽談價格的業(yè)務；

（二）采購合同的洽談人員、訂立人員和采購人員不能由一人同時擔任；

（三）貨物的采購人員不能同時擔任貨物的驗收和記賬工作。

第四條 請購依據(jù)應當充分適當，請購事項應當明確，所有采購與付款事項應當嚴格按照本流程執(zhí)行。

第二節(jié) 分工與授權

第六條 公司采購與付款業(yè)務相關人員職責：

（一）生產總監(jiān)，負責以下工作：

1、在公司總經理直接領導下，與財務總監(jiān)共同制定公司采購預算。

2、在公司總經理直接領導下，與財務總監(jiān)共同審批公司大宗商品的采購工作，包括確定供應商、洽談采購合同等。

3、對采購部提供的合格供應商名單進行審批，并報總經理審批。

4、組織和管理公司物資采購及保管工作，確保物資采購正常進行。

5、制定并貫徹執(zhí)行本部門和下轄各崗位職責和規(guī)章制度，確保采購物資和原、輔材料的質量符合公司標準。

（二）采購部主管，負責以下工作：

1、按照采購計劃，與財務總監(jiān)共同審批各部門的采購申請單。

2、按各部門的采購申請單，按時、保質、按量采購價格低、品質好的商品。嚴格執(zhí)行公司對各種商品庫存量的規(guī)定，防止商品積壓造成不必要的損失。

3、監(jiān)督和做好物資的驗收工作。所有物資必須由使用部門、倉庫管理員、采購員、質檢部進行驗收。不需要質檢的物資，質檢部可不參與。嚴格把好品種、數(shù)量、質量和價格關，督導及配合倉庫管理員做好簽收、進倉及保管工作。

4、經常進行市場物資行情調查，搜集市場新資料，及時了解貨源供求和價格動向，對供應商的資質、信譽、供貨的質量保證能力進行調查和評審，并向生產總監(jiān)、總經理提供合格供應商名單，所有采購應在經總經理批準的合格供應商中采購，在非合格供應商中采購需事先經公司總經理批準。

5、嚴格執(zhí)行財務制度，及時辦好結賬報銷工作，采購物資以及有關費用開支必須取得有效的報銷憑證，并在當月報銷入賬。

（三）倉庫管理員，負責以下工作：

1、負責與采購員、質檢員、物資使用單位指定的負責人做好入庫商品的驗收工作，填寫驗收單。

2、所有庫存物資必須做好其收入、發(fā)出、盤存記錄手續(xù)，建立完備的物資薄記，收、發(fā)貨憑證、單據(jù)齊全。

3、隨時掌握庫存物資動態(tài)，對低于最低庫存量的物資及時提醒生產部主管等相關部門領導進行申購，并報知生產總監(jiān)。

4、必須具備一定的商品知識，正確處理物資的儲存保管方法，做好物資的防火、防潮、防腐、防鼠、防盜竊，以保證所保管物資的完整、完好及安全。

5、定期進行清倉盤點，按時完成月度倉庫盤點表及其他報表。

（四）采購員。按采購指令和操作規(guī)范的要求完成具體采購作業(yè)，對供應商實施招投標或詢比價程序，跟蹤供應商備貨，記錄和回饋采購業(yè)務的基本情況和異常情況，負責收集、匯總和上報供應市場行業(yè)信息，提出供應商規(guī)劃建議，合理建議付款安排并及時催收貨物和增值稅專用發(fā)票。

（五）出納員。辦理按照經審批后的付款申請單辦理貨幣資金支付業(yè)務；

（六）會計。負責稽核采購申請、付款申請與驗收單等是否相符，審批手續(xù)是否齊全等。并依據(jù)驗收單、發(fā)票、付款申請單等原始單據(jù)填制記賬憑證?？筛鶕?jù)需要參加物資驗收。

（七）財務總監(jiān)。負責與生產總監(jiān)審批采購申請單、付款申請單。第七條 公司根據(jù)具體情況（一般不超過三年）對采購主管進行崗位輪換。采購人員應當具備良好的職業(yè)道德，忠于職守，廉潔奉公，遵紀守法。嚴禁收受商業(yè)賄賂行為。

第三節(jié) 請購與審批流程控制

第九條 公司采購部門應根據(jù)不同物資的具體消耗情況制定主要物資最低庫存量，對低于最低庫存量的物資應當及時提出采購申請單。無采購申請單的物資，倉庫不得驗收入庫，財務部不得給予報賬。

第十條 公司物資采購權由采購部集中行使，未經公司總經理授權，其他部門一律不得自行采購。

第十一條 公司物資采購原則上都要簽訂購銷合同（在所在地市場購買的零星物資除外），明確采購物資的名稱、規(guī)格、質量執(zhí)行標準、數(shù)量、價格、交貨日期、運輸方式、付款方式、違約責任等要素，合同印章要由專人保管，發(fā)現(xiàn)有越權簽訂合同的行為，印章保管人有權拒絕蓋章并向合同簽訂人的上級授權部門報告。

第十二條 公司建立供應商檔案制度，由采購部負責維護。在選擇供應商時，應當考慮的主要因素包括：

（一）價格

物美價廉的商品是每個企業(yè)都想獲得的。各個供應商提供的價格連同各種折扣是最明顯的比較，價格的高低是選擇供應商的一個重要指標。

（二）質量

質量的選擇應根據(jù)實際情況而定，公司應用最低的價格買到最適合本企業(yè)的質量要求的產品。

（三）服務

選擇供應商時，服務也是一個很重要的考慮因素。例如，更換殘次品，指導設備使用，修理設備等。類似這樣的一些服務在采購某些項目時可能會在選擇過程中起到關鍵作用。

（四）位置

供應商所處的位置對送貨時間、運輸成本、緊急定貨與加急服務的回應時間等都有影響。當?shù)刭徺I有助于發(fā)展地區(qū)經濟，形成社區(qū)信譽以及良好的售后服務。(五)供應商存貨政策

如果供應商的存貨政策要求自己隨時持有備件存貨，擁有安全庫存則將有助于突發(fā)事件的解決。

生產總監(jiān)每季度對檔案中的供應商進行一次業(yè)績評價，以便確認合格供應商，優(yōu)勝劣汰。

第十三條 請購與審批流程：

1、制定采購計劃。公司采購計劃由采購部會同生產部、財務部，根據(jù)下月物資的消耗情況并結合相關物資的實際庫存制定，報生產總監(jiān)、財務總監(jiān)、總經理批準后執(zhí)行。

2、提出采購申請單。公司凡需要購買物品的均需要填寫采購申請單，相關部門負責人簽批后交給采購部門進行采購。

3、審批。采購申請單首先由部門領導審核簽字，生產總監(jiān)在采購計劃內審核批準，在采購申請單上簽字，對大額的非經常性物資采購應當及時向總經理匯報。對超出采購計劃的采購申請報財務總監(jiān)批準，如果超出計劃，應當經公司總經理批準。

4、確定供應商。采購部根據(jù)需求說明在供應商檔案中選擇成績良好的供應商，通知其報價，或登報公告等方式公開征求供應商，采取競標、邀標等方式確定供應商。

5、核價、簽訂供貨合同。確定可能的供應商后，由采購部主管與其進行價格談判，金額超過十萬元的采購合同生產總監(jiān)應參與談判。公司財務部、審計部應定期到市場了解價格，并根據(jù)政府公布的市場價格及其它價格信息進行核價，對于公司長期使用的物質財務部應根據(jù)實際對市場的調查制訂物資采購價格限定表。價格談妥后，應辦理定貨簽約手續(xù)。公司采購合同由生產總監(jiān)或總經理簽署，合同簽署程序按照《合同管理辦法》執(zhí)行。

6、合同追蹤。合同簽訂后，為保證供應商的如期、如質、如量交貨，采購部主管應依據(jù)合約規(guī)定及時督促供應商按規(guī)定交運，如發(fā)現(xiàn)對方有違約現(xiàn)象，及時向生產總監(jiān)報告，以便控制違約后果。

第四節(jié) 采購與驗收流程控制

第十四條 公司采購的物資內容包括原材料、半成品、成品及低值易耗品。

（一）原材料、半成品、成品采購的要點

1、遵照采購部的工作方針及工作原則開展工作，以市場為導向，做到價比三 家，貨比三家，保質、保量、保供應。

2、嚴格執(zhí)行采購計劃，根據(jù)物資使用部門的使用要求，保證質量和數(shù)量，不超計劃采購。

（二）低值易耗品采購的要點

嚴格執(zhí)行采購計劃，質高、價低，及時滿足供應。

第十五條 所有物資驗收應有采購員、倉庫管理員、物資使用部門、質檢部（根據(jù)物資檢驗需要）進行驗收。

第十六條 參加驗收的人員應嚴格把關，不得徇私舞弊、弄虛作假，發(fā)現(xiàn)問題及時上報生產總監(jiān)或審計部。

第十七條 采購與驗收流程：

1、發(fā)出訂單。采購部根據(jù)物資管理使用部門提出的采購申請單向已簽定合同的供應商發(fā)出訂單，訂單應當明確交貨的時間、地點。若合同已約定上述事項的，可不再單獨發(fā)出訂單。

2、驗收。物資到達后，應當由采購人員、倉庫管理員、物資使用部門、質檢部（根據(jù)物資檢驗需要）一同對供應商提供的物資進行現(xiàn)場驗收。所有參加驗收人員應當在驗收單上簽字。驗收單一式三聯(lián)。一聯(lián)由采購部自存，一聯(lián)交財務部，一聯(lián)交供貨單位。如果驗收時發(fā)現(xiàn)有不符合要求的原料，由物資使用部門負責人填寫退貨單并注明退貨原因，當即退貨，并通知采購員補買。

3、登記庫管賬。倉庫管理員對倉庫保管的貨物登記收、發(fā)、存明細賬。

4、制單。會計根據(jù)現(xiàn)場驗收確認的驗收單以及供應商提供的發(fā)票編制記賬憑證。每月底，會計應當將本月已驗收入庫但發(fā)票未到的采購物資暫估入賬。供應商提供發(fā)票時再紅字沖銷。

5、記賬。會計人員審核會計處理是否正確后確認記賬憑證，生成賬簿。

6、對賬。會計應當每月按原材料大類與采購部門核對本月的出入庫金額和月末余額。

第五節(jié) 付款流程控制

第十八條 公司按照《現(xiàn)金管理暫行條例》、《支付結算辦法》和本流程的規(guī)定辦理采購付款業(yè)務，并按照國家統(tǒng)一的會計準則的規(guī)定進行核算和報告。第十九條 按合同約定需要預付購貨款的，由采購人員提供合同復印件并填寫付款申請單，注明付款事由、合同編號、項目編號及名稱、付款金額、對方單位名稱、開戶銀行及賬號等，按批準物資采購的權限經財務總監(jiān)、總經理批準后，交出納辦理預付貨款業(yè)務。

第二十條 公司每月末由會計與供應商核對應付賬款、應付票據(jù)、預付賬款等往來款項。如有不符，應當查明原因，及時處理。

第二十四條 采購付款流程：

1、申請。采購物資結賬由采購人員填寫付款申請單，經生產總監(jiān)審核，交財務總監(jiān)、總經理依次審核、批準。

付款申請單后應當附上采購申請單，驗收單、合法發(fā)票、合同等原始單據(jù)。

2、限額內批準。生產總監(jiān)、財務總監(jiān)、總經理根據(jù)其職責、權限和相應程序對付款申請單進行審批。對不符合規(guī)定的貨幣資金支付申請，批準人應當拒絕批準。

3、審核。會計應當對批準后的貨幣資金付款申請單及其附件進行審核，審核貨幣資金付款申請的批準范圍、權限、程序是否正確，手續(xù)及相關合同或證明資料是否真實完整、合法合規(guī)，金額計算是否準確，支付方式、支付單位是否妥當?shù)取徍藷o誤后，由審核人在貨幣資金付款申請單上簽字并交由出納人員辦理支付手續(xù)。

4、支付。出納人員應當根據(jù)審核無誤并經審核人員簽字的付款申請單，辦理貨幣資金支付手續(xù)。

5、制單。會計應當根據(jù)審核無誤的支付申請編制記賬憑證。

6、記賬。會計人員審核會計處理是否正確后確認記賬憑證，生成賬簿。

第六節(jié) 監(jiān)督檢查

第二十五條 公司審計部、財務部在各自職權范圍內對本公司的采購與付款內部控制情況進行檢查監(jiān)督。

第二十六條 對采購與付款業(yè)務檢查監(jiān)督的主要內容包括：

（一）采購與付款業(yè)務崗位設置和批準權限的授權和執(zhí)行情況。

（二）申請物資采購的程序是否正確，審批物資采購是否有越權行為。

（三）物資采購合同的訂立情況，合同要約是否完整、規(guī)范、合法有效。

（四）物資采購專屬權的執(zhí)行情況。重點檢查物資采購是否由采購部門集中辦理，其他部門辦理物資采購是否獲得批準并經采購部門授權。

（五）付款環(huán)節(jié)的控制。重點檢查付款通知書填寫是否完整，審批手續(xù)是否正確有效，是否憑付款申請單支付購貨款。

第二十七條 對監(jiān)督檢查過程中發(fā)現(xiàn)的采購與付款內部控制中的薄弱環(huán)節(jié)，應要求被檢查單位糾正和完善，發(fā)現(xiàn)重大問題應寫出書面檢查報告，向有關領導和部門匯報，以便及時采取措施，加以糾正和完善。

第二十八條 對嚴重積壓物資超過規(guī)定的限額，扣發(fā)采購申請部門當月獎金，次月仍未控制住的，取消年終獎。

第二十九條 對違反上述有關崗位職責及流程控制相關規(guī)定的人員，除有特別規(guī)定外，發(fā)現(xiàn)一次扣罰獎金50元，并提出警告，累計3次以上者報總經理辦公會決定予以處罰。

第四篇：內部控制四 采購與付款概要

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?在企業(yè)里,采購部門的重要,有那 些因素呢? ? 1.物料或設備無法以合理的價格 購入時,那么會影響公司的經營, 如果所購得的價格過高那么會直接 影響到銷售與利潤,進而影響到市

場,反之購的單價偏低其材料品質 過差,會影響到市場的竟爭,甚至 造成公司關門倒閉。

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3.一個好的供應商應包括哪幾項? 3.1 優(yōu)秀的企業(yè)領導人:企業(yè)才能穩(wěn)定成長 3.2 高素質的管理干部:企業(yè)才會有效率與活力 3.3 穩(wěn)定的員工群體:才有良好的品質 3.4 良好的機器設備:品質更可以保正

3.5 良好技術:才能使產品品質更有保障與成本降低

3.6 良好的管理制度:才會激勵員工士氣 3.7 良好的互動:可以使雙方更緊密的配合 原版文件來自:中國房地產采購聯(lián)盟 中國房地產采購聯(lián)盟.群號:59471284

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6.報價﹑比價﹑議價

6.1.新品(舊品材料﹑配件都須經過 供應商的報價后,再議價。6.2.任何報價都須三家供應商以上, 才不會吃虧.6.3.每家供應商報價單上,應要求成

本分析,未能分析者,我們必須給 予說明,爾后可依照我們的思路完 成,那么應給予單價與質量,雙方 都能有保障與共識。

6.4.當各供應商報價,采購部必須進 行比價,議價。

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6.8.13.要有耐心、耐性,不要期望對方 立刻接受你的新構想;6.8.14.不要逼對方走投無路,總要留點 余地;6.8.15.到供應商要降價,不要立即說降 價的事;

6.8.16.大幅的降價最好到供應商公司去, 不要請他到自己公司,才是上上策,除 非不得已。6.8.1 7.要降價時男老板由女采購員先上 陣,老板娘由男采購員上陣;6.8.18.不能王見王;6.8.19.要有退一步進二步的談判技巧。原版文件來自:中國房地產采購聯(lián)盟 中國房地產采購聯(lián)盟.群號:59471284

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2、不允許任何部門以任何理由對原材料和零部件進行指定。

如,不允許技術人員在產品設計過程中對零部件供應商進行指定。該廠曾經的一個最大的冷卻器供應商,產品價格要高出其它同類產品的20%左右。屬于客戶直接指定的供貨商,該廠要收其貨款10%的配套費。

3、與競爭對手不斷聯(lián)系以監(jiān)督供貨商。

在該行業(yè)中,不同的廠家所使用的原材料和零部件是相同的,因此,同一供應商經常同時是好幾家電機制造廠的供應商。如果發(fā)現(xiàn)在同樣的付款方式,相同原材料和

零部件的同一供應商,銷售給其他廠的價格低于其銷售給本廠的,將拒付貨款,并不再與其在今后發(fā)生業(yè)務往來。

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第五篇：內部控制具體規(guī)范--采購與付款

企業(yè)內部控制具體規(guī)范——采購與付款

第一章 總 則

第一條 為了引導企業(yè)加強對采購與付款業(yè)務的內部控制，規(guī)范采購與付款行為，防范采購與付款過程中的差錯和舞弊，根據(jù)《企業(yè)內部控制規(guī)范——基本規(guī)范》以及國家有關法律法規(guī)，制定本規(guī)范。第二條本規(guī)范所稱采購與付款，主要是指企業(yè)外購商品并支付價款的行為。企業(yè)外購勞務并支付價款的控制，可以參照本規(guī)范的規(guī)定執(zhí)行。第三條 企業(yè)在建立并實施采購與付款內部控制制度中，至少應當強化對以下關鍵方面或者關鍵環(huán)節(jié)的風險控制，并采取相應的控制措施：

（一）權責分配和職責分工應當明確，機構設置和人員配備應當科學合理；

（二）請購依據(jù)應當充分適當，請購事項和審批程序應當明確；

（三）采購與驗收的管理流程及有關控制措施應當清晰，對供應商的選擇、采購方式的確定、采購合同的簽訂、購進商品的驗收等應有明確規(guī)定；

（四）付款方式、程序、審批權限和與客戶的對賬辦法應當明確。第二章 職責分工與授權批準 第四條 企業(yè)應當建立采購與付款業(yè)務的崗位責任制，明確相關部門和崗位的職責、權限，確保辦理采購與付款業(yè)務的不相容崗位相互分離、制約和監(jiān)督。

企業(yè)采購與付款業(yè)務的不相容崗位至少包括：

（一）請購與審批；

（二）詢價與確定供應商；

（三）采購合同的訂立與審核；

（四）采購、驗收與相關會計記錄；

（五）付款的申請、審批與執(zhí)行。

第五條 企業(yè)應當建立采購與付款業(yè)務的授權制度和審核批準制度，并按照規(guī)定的權限和程序辦理采購與付款業(yè)務。

有資源整合條件的企業(yè)或企業(yè)集團，業(yè)務采購權應當盡量集中，實施集中或相對集中采購，或采取集中招標形式，以提高采購效率，堵塞管理漏洞，降低成本和費用。

第六條 企業(yè)可以根據(jù)具體情況對辦理采購業(yè)務的人員定期進行崗位輪換，防范采購人員利用職權和工作便利收受商業(yè)賄賂、損害企業(yè)利益的風險。第七條 企業(yè)應當按照請購、審批、采購、驗收、付款等規(guī)定的程序辦理采購與付款業(yè)務，并在采購與付款各環(huán)節(jié)設置相關的記錄、填制相應的憑證，建立完整的采購登記制度，加強請購手續(xù)、采購訂單(或采購合同，下同)、驗收證明、入庫憑證、采購發(fā)票等文件和憑證的相互核對工作。第三章 請購與審批控制

第八條 企業(yè)應當建立采購申請制度，依據(jù)購置商品或勞務的類型，確定歸口管理部門，授予相應的請購權，并明確相關部門或人員的職責權限及相應的請購程序。

企業(yè)采購需求應當與企業(yè)生產經營計劃相適應，具有必要性和經濟性。

請購部門提出的采購需求，應當明確采購類別、質量等級、規(guī)格、數(shù)量、相關要求和標準、到貨時間等。

第九條 企業(yè)應當加強采購業(yè)務的預算管理。對于預算內采購項目，具有請購權的部門應當嚴格按照預算執(zhí)行進度辦理請購手續(xù)；對于超預算和預算外采購項目，具有請購權的部門應當對需求部門提出的申請進行審核后再行辦理請購手續(xù)。

第十條 企業(yè)應當建立嚴格的請購審批制度。對于超預算和預算外采購項目，應當明確審批權限，由審批人根據(jù)其職責、權限以及企業(yè)實際需要對請購申請進行審批。第四章 采購與驗收控制

第十一條 企業(yè)應當建立采購與驗收環(huán)節(jié)的管理制度，對采購方式確定、供應商選擇、驗收程序及計量方法等作出明確規(guī)定，確保采購過程的透明化。

企業(yè)應當建立供應商評價制度，由企業(yè)的采購部門、請購部門、生產部門、財會部門、倉儲部門等相關部門共同對供應商進行評價，包括對所購商品的質量、價格、交貨及時性、付款條件及供應商的資質、經營狀況等進行綜合評價，并根據(jù)評價結果對供應商進行調整。企業(yè)應當對緊急、小額零星采購的范圍、供應商的選擇作出明確規(guī)定。同一企業(yè)（或企業(yè)集團）下屬的分支機構應當盡量避免多頭對同一供應商。

第十二條 企業(yè)應當根據(jù)商品或勞務等的性質及其供應情況確定采購方式。一般物品或勞務等的采購可以采用訂單采購或合同訂貨等方式，小額零星物品或勞務等的采購可以采用直接購買等方式。企業(yè)應當對例外緊急需求、小額零星采購等特殊采購處理程序作出明確規(guī)定。企業(yè)應當成立由企業(yè)管理層，以及來自采購、請購、生產、財會、內審、法律等部門的負責人組成的采購價格委員會，明確采購價格形成機制。大宗商品或勞務采購等必須采用招投標方式確定采購價格，并明確招投標的范圍、標準、實施程序和評標規(guī)則。其他商品或勞務的采購，應當根據(jù)市場行情制定最高采購限價，不得以高于采購限價的價格采購。以低于最高采購限價進行采購的應以適當方式予以獎勵。企業(yè)應根據(jù)市場行情的變化適時調整最高采購限價。委托中介機構進行招投標的，應當加強對中介機構的監(jiān)督。

第十三條 企業(yè)應當充分了解和掌握有關供應商信譽、供貨能力等方面的信息，由采購、使用等部門共同參與比質比價，并按規(guī)定的授權批準程序確定供應商。小額零星采購也應當由經授權的部門事先對采購價格等有關內容進行審核。

對單價高、數(shù)量多的物資采購，企業(yè)應當制定嚴格的比質比價采購制度。

第十四條 企業(yè)應當根據(jù)規(guī)定的驗收制度和經批準的訂單、合同等采購文件，由獨立的驗收部門或指定專人對所購物品或勞務等的品種、規(guī)格、數(shù)量、質量和其他相關內容進行驗收，出具檢驗報告、計量報告和驗收證明。

對驗收過程中發(fā)現(xiàn)的異常情況，負責驗收的部門或人員應當立即向有關部門報告；有關部門應當查明原因，及時處理。第五章 付款控制 第十五條 企業(yè)應當按照《現(xiàn)金管理暫行條例》、《支付結算辦法》和《企業(yè)內部控制具體規(guī)范第xx號——貨幣資金》的規(guī)定辦理采購付款業(yè)務，并按照國家統(tǒng)一的會計制度的規(guī)定進行核算和報告。第十六條 企業(yè)財會部門在辦理付款業(yè)務時，應當對采購合同約定的付款條件以及采購發(fā)票、結算憑證、檢驗報告、計量報告和驗收證明等相關憑證的真實性、完整性、合法性及合規(guī)性進行嚴格審核。財會部門應當參與商定對供應商付款的條件。

第十七條 企業(yè)應當建立預付賬款和定金的授權批準制度，加強預付賬款和定金的管理。

企業(yè)應當加強對大額預付賬款的監(jiān)控，定期對其進行追蹤核查。對預付賬款的期限、占用款項的合理性、不可收回風險等進行綜合判斷；對有疑問的預付賬款及時采取措施，盡量降低預付賬款資金風險和形成損失的可能性。

第十八條 企業(yè)應當加強應付賬款和應付票據(jù)的管理，由專人按照約定的付款日期、折扣條件等管理應付款項。

第十九條 企業(yè)應當建立退貨管理制度，對退貨條件、退貨手續(xù)、貨物出庫、退貨貨款回收等做出明確規(guī)定，及時收回退貨貨款。第二十條 企業(yè)應當定期與供應商核對應付賬款、應付票據(jù)、預付賬款等往來款項。如有不符，應當查明原因，及時處理。