第一篇：采購與付款管理制度

采購付款管理制度

第一部分

總 則

第一條

為了引導(dǎo)企業(yè)加強(qiáng)對(duì)采購付款業(yè)務(wù)的內(nèi)部控制，規(guī)范采購與付款行為，防范采購與付款過程中的差錯(cuò)和舞弊，結(jié)合公司的實(shí)際情況并根據(jù)國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)，制定本規(guī)范。

第二條 本規(guī)范所稱采購付款，主要是指企業(yè)外購商品并支付價(jià)款的行為。企業(yè)外購勞務(wù)并支付價(jià)款的控制，可以參照本規(guī)范的規(guī)定執(zhí)行。

第二部分

采購審核與批準(zhǔn)

第三條 采購計(jì)劃范圍內(nèi)金額在×萬元以內(nèi)的采購項(xiàng)目合同，由財(cái)務(wù)部審核后交采購部簽訂購貨合同即可。

采購計(jì)劃范圍內(nèi)金額在×萬元—××萬元的采購項(xiàng)目合同，須交財(cái)務(wù)部審核、財(cái)務(wù)總監(jiān)審批后交采購部簽訂購貨合同。

采購計(jì)劃范圍內(nèi)金額在××萬元以上的采購項(xiàng)目合同，經(jīng)財(cái)務(wù)總監(jiān)審核、總經(jīng)理審批后交采購部簽訂合同。

第三部分

付款結(jié)算控制

第四條

付款審核

財(cái)務(wù)部門應(yīng)當(dāng)按照《現(xiàn)金管理暫行條例》、《支付結(jié)算辦法》和企業(yè)內(nèi)控規(guī)定中的貨幣資金相關(guān)管理規(guī)定辦理采購付款業(yè)務(wù)，并按照國(guó)家統(tǒng)一的會(huì)計(jì)制度的規(guī)定進(jìn)行核算和報(bào)告。

第五條 應(yīng)付賬款在×萬元以內(nèi)的，由財(cái)務(wù)總監(jiān)審批；應(yīng)付賬款在××-—-××萬元的，由總經(jīng)理審批。

預(yù)付款與定金在×萬元以內(nèi)的，財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)人審批即可，應(yīng)付賬款在××-—-××萬元的，報(bào)財(cái)務(wù)總監(jiān)審批，在××萬元以上的，由總裁審批。

審核無誤后交財(cái)務(wù)部應(yīng)收賬款會(huì)計(jì)開具付款憑證，交出納辦理貨款支付，并通知采購員聯(lián)系供應(yīng)商。

第六條 財(cái)會(huì)部門在辦理付款業(yè)務(wù)時(shí)，應(yīng)當(dāng)對(duì)采購合同約定的付款條件以及采購發(fā)票、結(jié)算憑證、檢驗(yàn)報(bào)告、計(jì)量報(bào)告和驗(yàn)收證明等相關(guān)憑證的真實(shí)性、完整性、合法性及合規(guī)性進(jìn)行嚴(yán)格審核。

⒈真實(shí)性審核

應(yīng)付賬款會(huì)計(jì)應(yīng)確定原始憑證是否虛假，是否存在偽造或者涂改等情況。審核實(shí)原始憑證所反映的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)是否發(fā)生過，是否反映了經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)的本質(zhì)等。

⒉完整性審核。

根據(jù)原始憑證所反映的基本內(nèi)容的要求，審核原始憑證的內(nèi)容是否完整，手續(xù)是否齊備，應(yīng)填寫的項(xiàng)目是否齊全，填寫方式、填寫形式是否正確，有關(guān)簽章是否具備等。

⒊合法性審核。

審核原始憑證所反映的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)是否符合國(guó)家有關(guān)法律、法規(guī)、政策和國(guó)家統(tǒng)一會(huì)計(jì)制度的規(guī)定等。

⒋合規(guī)性審核

審核原始憑證是否符合有關(guān)規(guī)定，如是否符合預(yù)算，是否符合有關(guān)合同，是否符合有關(guān)審批權(quán)限和手續(xù)，以及是否符合單位的有關(guān)規(guī)章制度，有無違章亂紀(jì)、弄虛作假現(xiàn)象等。

⒌除對(duì)上述⒈⒉⒊⒋條審核外，還應(yīng)對(duì)原始憑證的正確性進(jìn)行審核，即審核原始憑證的摘要和數(shù)字是否填寫清楚、正確，數(shù)量、單價(jià)、金額的計(jì)算有無錯(cuò)誤，大小寫金額是否相符；審核物資采購是否按照經(jīng)批準(zhǔn)的物資采購計(jì)劃，合同或協(xié)議進(jìn)行；審核入庫物資收料憑證，檢查是否有采購員、交料人、驗(yàn)收人、收料人的簽章，內(nèi)容填制是否完整，并與采購計(jì)劃、合同或協(xié)議及原始憑證相核對(duì)；審核付款是否符合審批權(quán)限

會(huì)計(jì)人員對(duì)不符合規(guī)定的物資采購業(yè)務(wù)、不得辦理采購結(jié)算，并報(bào)告財(cái)會(huì)總監(jiān)。財(cái)會(huì)總監(jiān)對(duì)嚴(yán)重違反規(guī)定采購物資計(jì)劃的

應(yīng)當(dāng)及時(shí)向總經(jīng)理匯報(bào)

第七條 付款控制

在付款時(shí)，應(yīng)得到采購部經(jīng)理、驗(yàn)收儲(chǔ)存、財(cái)務(wù)部門等部門負(fù)責(zé)人的相應(yīng)確認(rèn)或批準(zhǔn)。

⒉一切購貨業(yè)務(wù)應(yīng)編制購貨訂單，購貨訂單應(yīng)通過有關(guān)部門（如采購部、生產(chǎn)部、銷售部、總經(jīng)理等）簽單批準(zhǔn)。訂單副本應(yīng)及時(shí)提交財(cái)務(wù)部門。

⒊ 收到貨物并驗(yàn)收后，驗(yàn)收員應(yīng)編制驗(yàn)收?qǐng)?bào)告，驗(yàn)收?qǐng)?bào)告必須按順序編號(hào)，驗(yàn)收?qǐng)?bào)告副本應(yīng)及時(shí)送交采購部和財(cái)務(wù)部。

⒋ 收到供應(yīng)商發(fā)票后，采購員將供應(yīng)商發(fā)票與購貨訂單及驗(yàn)收?qǐng)?bào)告進(jìn)行比較，確認(rèn)貨物種類、數(shù)量、價(jià)格、折扣條件、付款金額及方式等是否相符，核對(duì)無誤后交財(cái)務(wù)部。

⒌ 財(cái)務(wù)部將收到購貨發(fā)票、驗(yàn)收證明、結(jié)算憑證與購貨訂單、購貨合同等進(jìn)行復(fù)核，檢查其真實(shí)性、合法性、合規(guī)性和正確性。

⒍ 采購付款實(shí)行付款憑單制。有關(guān)現(xiàn)金支付須經(jīng)采購部門填制應(yīng)付憑單，并經(jīng)財(cái)務(wù)經(jīng)理審核，財(cái)務(wù)總監(jiān)和總經(jīng)理按權(quán)限審批。

⒎ 已確認(rèn)的負(fù)債應(yīng)及時(shí)支付，以便按規(guī)定獲得現(xiàn)金折扣，加強(qiáng)與供應(yīng)商的良好關(guān)系，并維持企業(yè)信用。

⒏ 財(cái)務(wù)部應(yīng)該按照應(yīng)付賬款總分類賬和明細(xì)分類賬按月結(jié)賬，并且互相核對(duì)，出現(xiàn)差異時(shí)應(yīng)編制調(diào)節(jié)表進(jìn)行調(diào)節(jié)。

⒐ 財(cái)務(wù)部按月從供應(yīng)商處取得對(duì)賬單，將其與應(yīng)付賬款明細(xì)賬或未付憑單明細(xì)表互相核對(duì)，并查明發(fā)生差異的原因。

第四部分 賬務(wù)處理

第八條 財(cái)務(wù)部在采購單據(jù)齊全的情況下，按照《會(huì)計(jì)核算規(guī)定》及時(shí)、準(zhǔn)確地編制記賬憑證。

將請(qǐng)購單、訂購單、驗(yàn)收單、外購物資入庫單、專用發(fā)票以及其他各種財(cái)務(wù)所需要的單據(jù)等支持性憑證附在記賬憑證的后面，如憑證資料較多，也可另外裝訂成冊(cè)，注明索引號(hào)后存檔。

每月應(yīng)根據(jù)記賬憑證準(zhǔn)確、及時(shí)地登記入“存貨”及“貨幣資金”、“應(yīng)付賬款”分類明細(xì)賬中。

第九條

對(duì)賬

財(cái)務(wù)部門應(yīng)于每月末與供應(yīng)商進(jìn)行貨款結(jié)算的核對(duì)。

取得供應(yīng)商對(duì)賬單，審核其余額與企業(yè)“應(yīng)付賬款”余額是否一致，在考慮買賣雙方在收發(fā)貨物上可能存在時(shí)間差等因素之后，企業(yè)與供應(yīng)商的月末余額應(yīng)保持一致。

第五部分

付賬控制中的現(xiàn)金使用

第十條

現(xiàn)金使用范圍。

1．向個(gè)人收購農(nóng)副產(chǎn)品和其他物資的價(jià)款。

2．結(jié)算起點(diǎn)以下的零星采購支出價(jià)款。

第十一條

現(xiàn)金使用方法。

1．采購付款中零星的采購需要支付現(xiàn)金的，采購員向財(cái)務(wù)部提出申請(qǐng)。

2．財(cái)務(wù)部根據(jù)企業(yè)現(xiàn)金使用規(guī)定從庫存現(xiàn)金限額中支付或者從開戶銀行提取后支付。

3．財(cái)務(wù)人員不得坐支現(xiàn)金，需要坐支現(xiàn)金的需報(bào)經(jīng)開戶銀行批準(zhǔn)。

4．因采購地點(diǎn)不確定、交通不便等特殊情況，辦理轉(zhuǎn)賬結(jié)算不便，必須使用現(xiàn)金支付時(shí)，應(yīng)向開戶銀行提出書面申請(qǐng)，由企業(yè)財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人簽字蓋章，開戶銀行審批后，予以支付現(xiàn)金。

第六部分

預(yù)付賬款的管理

第十二條

原則上不允許采用預(yù)付賬款的方式采購物資，但對(duì)于一些緊俏商品以及公司急需的材料必須采用預(yù)付賬款的形式采購的，需要由具有審批權(quán)限的主管領(lǐng)導(dǎo)審批。

財(cái)務(wù)人員對(duì)預(yù)付款項(xiàng)要嚴(yán)格把關(guān)。并及時(shí)能做賬、入賬，將預(yù)付款項(xiàng)控制在安全合理的范圍內(nèi)。

第十三條

公司應(yīng)當(dāng)建立預(yù)付賬款和定金的授權(quán)批準(zhǔn)制度，加強(qiáng)預(yù)付賬款和定金的管理。

企業(yè)應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)大額預(yù)付賬款的監(jiān)控，定期對(duì)其進(jìn)行追蹤核查。對(duì)預(yù)付賬款的期限、占用款項(xiàng)的合理性、不可收回風(fēng)險(xiǎn)等進(jìn)行綜合判斷；對(duì)有疑問的預(yù)付賬款及時(shí)采取措施，盡量降低預(yù)付賬款資金風(fēng)險(xiǎn)和形成損失的可能性。

財(cái)務(wù)部對(duì)采購計(jì)劃的預(yù)付款項(xiàng)，除總經(jīng)理特批外，控制在×%以內(nèi)。

第十四條 公司應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)應(yīng)付賬款和應(yīng)付票據(jù)的管理，由專人按照約定的付款日期、折扣條件等管理應(yīng)付款項(xiàng)。

第七部分 應(yīng)付賬款管理制度

第十五條 應(yīng)付賬款是企業(yè)因購買原材料、商品、物資或接受勞務(wù)等而應(yīng)付給供應(yīng)商的款項(xiàng)。

第十六條 應(yīng)付賬款的管理和記錄必須由獨(dú)立于請(qǐng)購、采購、驗(yàn)收付款職能以外的財(cái)務(wù)部會(huì)計(jì)專門負(fù)責(zé)。

第十七條 付款日期、折扣條件等項(xiàng)規(guī)定管理應(yīng)付賬款，以保證采購付款內(nèi)部控制的有效實(shí)施。

第十八條 應(yīng)付賬款的確認(rèn)和計(jì)量應(yīng)真實(shí)和可靠

應(yīng)付賬款的確認(rèn)和計(jì)量必須根據(jù)審核無誤的各種必要的原始憑證。這些憑證主要是供應(yīng)商開具的發(fā)票、質(zhì)量管理部門的驗(yàn)收證明、銀行轉(zhuǎn)來的結(jié)算憑證等。

應(yīng)付賬款會(huì)計(jì)須審核這些原始憑證的真實(shí)性、合法性、完整性、合規(guī)性及正確性。

第十九條

應(yīng)付賬款必須及時(shí)登記到應(yīng)付賬款賬簿

應(yīng)付賬款會(huì)計(jì)應(yīng)當(dāng)根據(jù)審核無誤的原始憑證及時(shí)登記應(yīng)付賬款明細(xì)賬。

應(yīng)付賬款明細(xì)賬應(yīng)該分別按照供應(yīng)商進(jìn)行明細(xì)核算，在此基礎(chǔ)上還可以進(jìn)一步按購貨合同進(jìn)行明細(xì)核算。

第二十條 及時(shí)沖抵預(yù)付賬款

財(cái)務(wù)部收到供應(yīng)商開具的發(fā)票以后，應(yīng)該及時(shí)沖抵預(yù)付賬款。

第二十一條 確認(rèn)、計(jì)量和記錄折扣

財(cái)務(wù)部將可享受的折扣按規(guī)定條件加以確認(rèn)、計(jì)量和記錄，以確定實(shí)際支付的款項(xiàng)。

第二十二條 應(yīng)付賬款的授權(quán)支付

財(cái)務(wù)部接到已到期的應(yīng)付賬款應(yīng)及時(shí)支付，經(jīng)財(cái)務(wù)部經(jīng)理、財(cái)務(wù)總監(jiān)審核、總經(jīng)理按權(quán)限審批后才能辦理結(jié)算與支付。

第二十三條 應(yīng)付賬款的結(jié)轉(zhuǎn)

財(cái)務(wù)部應(yīng)該按照應(yīng)付賬款總分類賬和明細(xì)分類賬按月結(jié)賬，并相互核對(duì)，出現(xiàn)差異時(shí)，應(yīng)編制調(diào)節(jié)表進(jìn)行調(diào)節(jié)。

第二十四條 應(yīng)付賬款的檢查

財(cái)物部按月從供應(yīng)方取得對(duì)賬單、與應(yīng)付賬款明細(xì)賬或未付憑單明細(xì)表互相核對(duì)，若有差異應(yīng)查明差異產(chǎn)生的原因。

如果追查結(jié)果表明有會(huì)計(jì)記錄錯(cuò)誤，則應(yīng)及時(shí)與債權(quán)人取得聯(lián)系，以便調(diào)整差異。

第二十五條 財(cái)務(wù)部相關(guān)負(fù)責(zé)人應(yīng)定期從供應(yīng)商處取得對(duì)賬單，并進(jìn)行核對(duì)、調(diào)節(jié)工作。

第二十六條 同應(yīng)付賬款相關(guān)的應(yīng)付票據(jù)的簽發(fā)必須經(jīng)財(cái)務(wù)部審核，由財(cái)務(wù)總監(jiān)和總經(jīng)理按權(quán)限批準(zhǔn)。

第二十七條 財(cái)務(wù)部設(shè)置應(yīng)付票據(jù)賬簿，并認(rèn)真做好應(yīng)付票據(jù)的核算工作，票據(jù)的登記人員不得兼管票據(jù)的簽發(fā)。

第二十八條 財(cái)務(wù)部門應(yīng)付賬款會(huì)計(jì)管理空白、作廢的、已付訖退回的商業(yè)匯票。

第二十九條 財(cái)務(wù)部應(yīng)該定期核對(duì)應(yīng)付票據(jù)，并復(fù)核票據(jù)的利息核算。

第三十條 應(yīng)付票據(jù)要定期與訂貨單、驗(yàn)收單、發(fā)票進(jìn)行核對(duì)。

第三十一條 應(yīng)付票據(jù)要按照號(hào)碼順序及時(shí)進(jìn)行保存。

第八部分

采購預(yù)算的管理

第三十二條 為了避免盲目采購，從總體上統(tǒng)籌使用資金，提高資金的使用效率，確保公司資金合理的使用，需要編制采購預(yù)算

第三十三條

采購預(yù)算管理的含義

采購預(yù)算是采購部門為配合企業(yè)年度銷售預(yù)測(cè)或生產(chǎn)數(shù)量，對(duì)所需求的原料、物料、零件、勞務(wù)等的數(shù)量及成本編制的用貨幣形式進(jìn)行具體、系統(tǒng)反映的數(shù)量計(jì)劃，以利于企業(yè)整體目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)及其資源的合理配置。

預(yù)算管理就是指企業(yè)內(nèi)部通過編制預(yù)算、執(zhí)行預(yù)算、預(yù)算差異分析和預(yù)算考核來管理企業(yè)的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)，反映企業(yè)管理的成績(jī)，保證管理政策的落實(shí)和目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)，促使企業(yè)不斷提高效率和效益。

采購預(yù)算管理是企業(yè)預(yù)算管理的一個(gè)分支，應(yīng)與預(yù)算系統(tǒng)的其他系統(tǒng)相互協(xié)調(diào)。

第三十四條

編制采購預(yù)算

編制采購預(yù)算是指根據(jù)企業(yè)經(jīng)營(yíng)目標(biāo)確定采購預(yù)算項(xiàng)目，建立預(yù)算標(biāo)準(zhǔn)，采用一定的編制方法和程序，將企業(yè)在未來一定時(shí)期內(nèi)應(yīng)達(dá)到的具體采購目標(biāo)以數(shù)量和貨幣的形式表現(xiàn)出來。

根據(jù)企業(yè)年度銷售計(jì)劃，由相關(guān)使用部門（生產(chǎn)部門、管理部門等）填寫本部門的采購預(yù)算申請(qǐng)單，上交采購部，由采購部門匯總、整理各部門采購預(yù)算后，編制采購總預(yù)算，交財(cái)務(wù)部編制總的預(yù)算，上交總經(jīng)理審批。

第三十五條 執(zhí)行采購預(yù)算

1．將審批的各項(xiàng)采購預(yù)算指標(biāo)及時(shí)地下達(dá)給相關(guān)責(zé)任部門及人員。

2對(duì)預(yù)算執(zhí)行過程進(jìn)行監(jiān)控。

第三十六條

分析和調(diào)整采購預(yù)算差異

1．在預(yù)算執(zhí)行過程中，采購部要根據(jù)業(yè)務(wù)統(tǒng)計(jì)和財(cái)務(wù)部門核算的實(shí)際數(shù)據(jù)，即預(yù)算的實(shí)際執(zhí)行結(jié)果與預(yù)算數(shù)進(jìn)行比較，編制預(yù)決算分析報(bào)告。

2．如果有差異，要分析差異產(chǎn)生的原因和責(zé)任歸屬，制定控制差異或調(diào)整預(yù)算的具體措施。

第三十七條

采購預(yù)算資金控制

1．在采購預(yù)算資金控制中，必須對(duì)采購預(yù)算資金實(shí)行限額審批制度，嚴(yán)格控制無預(yù)算的資金支出。

⒉對(duì)于預(yù)算內(nèi)的采購項(xiàng)目，請(qǐng)購部門應(yīng)嚴(yán)格按照預(yù)算執(zhí)行進(jìn)度辦理請(qǐng)購手續(xù)。

⒊對(duì)于超預(yù)算和預(yù)算外采購項(xiàng)目，財(cái)務(wù)部對(duì)需求部門提出的申請(qǐng)進(jìn)行審核，最終由財(cái)務(wù)總監(jiān)及總經(jīng)理審批后才能給予辦理。

第九部分 采購中的退貨管理

第三十八條 企業(yè)應(yīng)當(dāng)建立退貨管理制度，對(duì)退貨條件、退貨手續(xù)、貨物出庫、退貨貨款回收等做出明確規(guī)定，及時(shí)收回退貨貨款。

第三十九條 退貨款項(xiàng)回收。

1．采購員在貨物退回后編制借項(xiàng)憑單，其內(nèi)容包括退貨的數(shù)量、價(jià)格、日期、供應(yīng)商名稱以及貸款金額等。

2．采購部經(jīng)理審批借項(xiàng)憑單后，交財(cái)務(wù)部相關(guān)人員審核，由財(cái)務(wù)總監(jiān)或總經(jīng)理按權(quán)限審批。

3．財(cái)務(wù)部應(yīng)根據(jù)借項(xiàng)憑單調(diào)整應(yīng)付賬款或辦理退貨貨款的回收手續(xù)。

第四十條 采購中的折扣事宜。

1．采購員因?qū)徹涃|(zhì)量不滿意而向供應(yīng)商提出的折扣，需要同供應(yīng)商談判來最終確定。

2．折扣金額必須由財(cái)務(wù)部審核，財(cái)務(wù)總監(jiān)審核后交總經(jīng)理批準(zhǔn)。

3．折扣金額審批后，采購部應(yīng)編制借項(xiàng)憑單。

第二篇：采購與付款管理制度

采購與付款管理制度

1總則

1.1 目的為了加強(qiáng)對(duì)公司采購與付款的管理與控制，規(guī)范采購與付款行為，防范采購與付款過程中的差錯(cuò)和舞弊，根據(jù)國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合本公司的業(yè)務(wù)特點(diǎn)和管理要求，制定本制度。

1.2 適用范圍：本制度適用于子公司的所有商品采購與付款業(yè)務(wù)。

1.3 管理部門：本制度由公司財(cái)務(wù)中心組織并監(jiān)督實(shí)施，各業(yè)務(wù)部門部門配合實(shí)施。2崗位分工與授權(quán)批準(zhǔn)

2.1 公司必須建立采購與付款業(yè)務(wù)的崗位責(zé)任制，明確相關(guān)部門和崗位的職責(zé)、權(quán)限，確保辦理采購與付款業(yè)務(wù)的不相容崗位相互分離、制約和監(jiān)督，不得由同一部門或個(gè)人辦理采購與付款業(yè)務(wù)的全過程。不相容崗位至少包括：

（1）采購與審批；

（2）供應(yīng)商評(píng)審及確定；

（3）采購合同的訂立與審計(jì)；

（4）采購、驗(yàn)收入庫與相關(guān)會(huì)計(jì)記錄；

（5）付款審批與付款執(zhí)行。

2.2 公司應(yīng)當(dāng)配備合格的人員辦理采購與付款業(yè)務(wù)。辦理采購與付款業(yè)務(wù)的人員應(yīng)當(dāng)具備良好的業(yè)務(wù)素質(zhì)和職業(yè)道德。并且根據(jù)具體情況對(duì)辦理采購與付款業(yè)務(wù)的人員定期進(jìn)行崗位輪換。

2.3 公司必須對(duì)采購與付款業(yè)務(wù)建立嚴(yán)格的授權(quán)批準(zhǔn)制度，明確審批人對(duì)采購與付款業(yè)務(wù)的授權(quán)批準(zhǔn)方式、權(quán)限、程序、責(zé)任和相關(guān)控制措施，規(guī)定經(jīng)辦人辦理采購與付款業(yè)務(wù)的職責(zé)范圍和工作要求。

2.4 審批人應(yīng)當(dāng)根據(jù)采購與付款業(yè)務(wù)授權(quán)批準(zhǔn)制度的規(guī)定，在授權(quán)范圍內(nèi)進(jìn)行審批，不得超越審批權(quán)限；經(jīng)辦人應(yīng)當(dāng)在職責(zé)范圍內(nèi)，按照審批人的批準(zhǔn)意見辦理采購與付款業(yè)務(wù)。對(duì)于審批人超越授權(quán)范圍審批的采購與付款業(yè)務(wù)，經(jīng)辦人員有權(quán)拒絕辦理，并及時(shí)向?qū)徟说纳霞?jí)授權(quán)部門報(bào)告。

2.5 公司對(duì)于重要和技術(shù)性較強(qiáng)的采購業(yè)務(wù)，應(yīng)當(dāng)組織專家進(jìn)行論證，實(shí)行集體決策和審批，防止出現(xiàn)決策失誤而造成嚴(yán)重?fù)p失。

2.6 嚴(yán)禁未經(jīng)授權(quán)的機(jī)構(gòu)或人員辦理采購與付款業(yè)務(wù)。

2.7 公司必須按照采購、審批、付款等規(guī)定的程序辦理采購與付款業(yè)務(wù)，并在采購與付款各環(huán)節(jié)設(shè)置相關(guān)的記錄、填制相應(yīng)的憑證，建立完整的采購登記制度，加強(qiáng)采購訂單（或采購合同）、入庫憑證、采購發(fā)票等文件和憑證的相互核對(duì)工作。

3采購與審批管理

3.1公司必須建立采購與審批的管理制度，對(duì)采購合同確定、供應(yīng)商選擇等作出明確規(guī)定，確保采購過程的透明化。

3.2公司必須加強(qiáng)采購業(yè)務(wù)的預(yù)算管理。對(duì)于預(yù)算內(nèi)采購項(xiàng)目，應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格按照預(yù)算執(zhí)行進(jìn)度辦理采購手續(xù)；對(duì)于超預(yù)算和預(yù)算外采購項(xiàng)目，應(yīng)對(duì)需求部門提出的申請(qǐng)進(jìn)行審核后再行辦理采購手續(xù)。

3.3 公司必須建立嚴(yán)格的采購審批制度。

格式采購合同（或采購訂單）的授權(quán)批準(zhǔn)流程：合同訂立人填寫《采購合同》或“采購訂單”，經(jīng)部門經(jīng)理確認(rèn)，公司負(fù)責(zé)人審核，商務(wù)專員審核，財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人審核即可。

非格式采購合同（或采購訂單）的授權(quán)批準(zhǔn)流程：合同訂立人填寫《采購合同》或“采購訂單”，經(jīng)部門經(jīng)理確認(rèn)，公司負(fù)責(zé)人審核，商務(wù)專員審核，財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人審核，法律顧問審核（重大經(jīng)濟(jì)合同或非正常貿(mào)易），最后報(bào)總裁審批。對(duì)于超預(yù)算和預(yù)算外采購項(xiàng)目，嚴(yán)格按照《預(yù)算管理制度》中的審批流程及審批權(quán)限進(jìn)行審批。付款管理

4.1 公司必須按照《現(xiàn)金管理暫行條例》、《支付結(jié)算辦法》和公司現(xiàn)金管理制度的規(guī)定辦理采購付款業(yè)務(wù)。

4.2 公司財(cái)務(wù)部門在辦理付款業(yè)務(wù)時(shí)，應(yīng)當(dāng)對(duì)采購合同、采購發(fā)票、結(jié)算憑證、驗(yàn)收證明等相關(guān)憑證的真實(shí)性、完整性、合法性及合規(guī)性進(jìn)行嚴(yán)格審核。

4.3 公司必須建立預(yù)付賬款和定金的授權(quán)批準(zhǔn)制度，加強(qiáng)預(yù)付賬款和定金的管理。

4.4 公司必須加強(qiáng)應(yīng)付賬款和應(yīng)付票據(jù)的管理，由商務(wù)專員按照約定的付款日期、付款金額等管理應(yīng)付款項(xiàng)。已到期的應(yīng)付款項(xiàng)須經(jīng)有關(guān)授權(quán)人員審批后方可辦理結(jié)算與支付。

4.5公司必須定期與供應(yīng)商核對(duì)應(yīng)付賬款、應(yīng)付票據(jù)、預(yù)付賬款等往來款項(xiàng)。如有不符，應(yīng)查明原因，及時(shí)處理。商務(wù)專員應(yīng)定期與公司核對(duì)應(yīng)付賬款、應(yīng)付票據(jù)、預(yù)付賬款等往來款項(xiàng)。如有不符，應(yīng)查明原因，及時(shí)處理，處理不妥及時(shí)匯報(bào)。監(jiān)督檢查

5.1 公司必須建立對(duì)采購與付款管理和控制的監(jiān)督檢查制度，明確監(jiān)督檢查機(jī)構(gòu)或人員的職責(zé)權(quán)限，定期或不定期地進(jìn)行檢查。

單位監(jiān)督檢查機(jī)構(gòu)或人員應(yīng)通過實(shí)施實(shí)地檢查采購與付款業(yè)務(wù)的管理與控制制度是否健全，各項(xiàng)規(guī)定是否得到有效執(zhí)行。

5.2 采購與付款管理與控制監(jiān)督檢查的內(nèi)容主要包括：

（一）采購與付款業(yè)務(wù)相關(guān)崗位及人員的設(shè)置情況。重點(diǎn)檢查是否存在采購與付款業(yè)務(wù)不相容職務(wù)混崗的現(xiàn)象。

（二）采購與付款業(yè)務(wù)授權(quán)批準(zhǔn)制度的執(zhí)行情況。重點(diǎn)檢查大宗采購與付款業(yè)務(wù)的授權(quán)批準(zhǔn)手續(xù)是否健全，是否存在越權(quán)審批的行為。

（三）應(yīng)付賬款和預(yù)付賬款的管理。重點(diǎn)審查應(yīng)付賬款和預(yù)付賬款支付的正確性、時(shí)效性和合法性。

（四）有關(guān)合同、單據(jù)、憑證和文件的使用和保管情況。重點(diǎn)檢查合同及憑證的登記、領(lǐng)用、傳遞、保管、注銷手續(xù)是否健全，使用和保管制度是否存在漏洞。

5.3對(duì)監(jiān)督檢查過程中發(fā)現(xiàn)的采購與付款內(nèi)部控制中的薄弱環(huán)節(jié)，單位應(yīng)當(dāng)采取措施，及時(shí)加以糾正和完善。

6附則

6.1由本制度由集團(tuán)財(cái)務(wù)中心負(fù)責(zé)編制，解釋權(quán)、修改權(quán)屬集團(tuán)公司財(cái)務(wù)中心；

6.2本制度經(jīng)集團(tuán)公司董事會(huì)批準(zhǔn)后，自批準(zhǔn)公布之日起實(shí)行。

第三篇：采購與付款管理制度

采購與付款管理制度

第一章總則

第一條 為了加強(qiáng)對(duì)采購與付款業(yè)務(wù)的內(nèi)部控制，規(guī)范采購與付款行為，防范采購與付款過程中的差錯(cuò)和舞弊，根據(jù)《中華人民共和國(guó)會(huì)計(jì)法》和財(cái)政部《企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范》等法律法規(guī)，制定本管理制度。

第二條 本規(guī)范適用于公司所有外購物資或接受勞務(wù)的采購與付款，包括原材料、配套（外協(xié)）件等。

第三條各物資采購采購部門可根據(jù)本制度，結(jié)合本部門業(yè)務(wù)特點(diǎn)和管理要求建立適合的管理辦法，并組織實(shí)施。

第四條 各部門負(fù)責(zé)人對(duì)本單位采購與付款內(nèi)部控制的建立健全和有效實(shí)施以及采購與付款業(yè)務(wù)的真實(shí)性、合法性負(fù)責(zé)。

第二章 崗位分工與授權(quán)批準(zhǔn)

第五條 相關(guān)部門要明確相關(guān)崗位的職責(zé)、權(quán)限，確保辦理采購與付款業(yè)務(wù)的不相容崗位相互分離、制約和監(jiān)督。

采購與付款業(yè)務(wù)不相容崗位至少包括：

[一]請(qǐng)購與審批；

[二]詢價(jià)與確定供應(yīng)商；

[三]采購合同的訂立與審核；

[四]采購與驗(yàn)收；

[五]采購、驗(yàn)收與相關(guān)記錄；

[六]付款審批與付款執(zhí)行。

公司不得由同一部門或個(gè)人辦理采購與付款業(yè)務(wù)的全過程。

計(jì)劃部：采購計(jì)劃管理；確定請(qǐng)購物資清單；跟單采購；協(xié)助供應(yīng)商辦理驗(yàn)收手續(xù)。

成本科：體系優(yōu)化；簽定采購合同；確定采購比例并錄入系統(tǒng)；對(duì)現(xiàn)結(jié)、預(yù)付業(yè)務(wù)辦理付款申請(qǐng)手續(xù)；小批物資、輔料采購。

品技部：對(duì)來貨質(zhì)量進(jìn)行判定，并出具判定結(jié)果。

倉庫：打印驗(yàn)收單；根據(jù)驗(yàn)收單清點(diǎn)物資；辦理物資驗(yàn)收、驗(yàn)退；

財(cái)務(wù)部：負(fù)責(zé)月結(jié)業(yè)務(wù)的對(duì)帳、付款；審核所有采購發(fā)票；對(duì)現(xiàn)結(jié)、月結(jié)付款價(jià)格審核；對(duì)簽批的資金支付申請(qǐng)進(jìn)行付款。

其他部門：涉及其他物品采購（如辦公用品）的，使用部門為經(jīng)辦部門，提

出購買申請(qǐng)，辦理付款手續(xù)等。財(cái)務(wù)部對(duì)其進(jìn)行審核監(jiān)督。

第六條 公司各部門應(yīng)當(dāng)配備合格的人員辦理采購與付款業(yè)務(wù)。辦理采購與付款業(yè)務(wù)的人員應(yīng)當(dāng)具備良好的業(yè)務(wù)素質(zhì)和職業(yè)道德。

第七條 公司相關(guān)部門應(yīng)當(dāng)對(duì)采購與付款業(yè)務(wù)建立嚴(yán)格的批準(zhǔn)制度，明確審批人對(duì)采購與付款業(yè)務(wù)的批準(zhǔn)方式、權(quán)限、程序、責(zé)任和相關(guān)控制措施，規(guī)定經(jīng)辦人辦理采購與付款業(yè)務(wù)的職責(zé)范圍和工作要求。

第八條 審批人應(yīng)當(dāng)根據(jù)采購與付款業(yè)務(wù)批準(zhǔn)制度的規(guī)定，在授權(quán)范圍內(nèi)進(jìn)行審批，不得超越審批權(quán)限。

經(jīng)辦人應(yīng)當(dāng)在職責(zé)范圍內(nèi)，按照審批人的批準(zhǔn)意見辦理采購與付款業(yè)務(wù)。對(duì)于審批人超越授權(quán)范圍審批的采購與付款業(yè)務(wù)，經(jīng)辦人員有權(quán)拒絕辦理，并及時(shí)向?qū)徟嘶蛏霞?jí)領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告。

第九條 對(duì)于重要和技術(shù)性較強(qiáng)的采購業(yè)務(wù)，應(yīng)當(dāng)組織相關(guān)部門進(jìn)行論證，實(shí)行集體決策和審批（例如：超過最高庫存?zhèn)湄浀龋乐钩霈F(xiàn)決策失誤而造成嚴(yán)重?fù)p失。

第十條 嚴(yán)禁未經(jīng)授權(quán)的部門或人員辦理采購與付款業(yè)務(wù)。

第十一條 各部門應(yīng)當(dāng)按照請(qǐng)購、審批、采購、驗(yàn)收、付款等規(guī)定的程序辦理采購與付款業(yè)務(wù)，并在采購與付款各環(huán)節(jié)設(shè)置相關(guān)的記錄、填制相應(yīng)的憑證，建立完整的采購登記制度，加強(qiáng)請(qǐng)購手續(xù)、采購訂單[或采購合同]、驗(yàn)收證明、入庫憑證、采購發(fā)票等文件和憑證的相互核對(duì)工作。

第三章請(qǐng)購與審批控制

第十二條 采購人員具有請(qǐng)購權(quán)，部門分管副總行使審批權(quán)。采購人員根據(jù)生產(chǎn)計(jì)劃安排和各部門實(shí)際需用，在考慮合理儲(chǔ)備的基礎(chǔ)上核算出計(jì)劃采購數(shù)量，填制請(qǐng)購表，由部門負(fù)責(zé)人審核，交分管副總審批后實(shí)施采購。

在銷售訂單、生產(chǎn)計(jì)劃或?qū)嶋H需用發(fā)生變動(dòng)時(shí)，相關(guān)部門必須及時(shí)通知采購部門，采購人員必須及時(shí)調(diào)整采購計(jì)劃，對(duì)正在采購的要調(diào)整采購數(shù)量，對(duì)已采購回廠的，采購部門和相關(guān)部門必須對(duì)多余部分明確處理辦法，避免造成積壓。

特殊物資采購須經(jīng)總經(jīng)理或公司辦公會(huì)決定。

第四章采購與驗(yàn)收控制

第十三條 采購部門應(yīng)當(dāng)根據(jù)審批后的請(qǐng)購物資及其供應(yīng)情況確定采購方式。一般物品或勞務(wù)等的采購應(yīng)采用訂單采購或合同訂貨等方式，小額零星物品或勞務(wù)等的采購可以采用直接購買等方式。

第十四條 成本科應(yīng)負(fù)責(zé)市場(chǎng)調(diào)研，將供應(yīng)商的信譽(yù)、價(jià)格、質(zhì)量等級(jí)、供應(yīng)量等列表備選；對(duì)采購市場(chǎng)價(jià)格進(jìn)行分析，并對(duì)價(jià)格合理性負(fù)責(zé)；并將以上情

況和市場(chǎng)情況進(jìn)行綜合，通過比質(zhì)比價(jià)的程序確定供應(yīng)商。小額零星采購也應(yīng)由價(jià)格部門事先對(duì)價(jià)格等有關(guān)內(nèi)容進(jìn)行審查。采購部門對(duì)正式供應(yīng)商要建立檔案，供應(yīng)商檔案除有編號(hào)、詳細(xì)聯(lián)系方式和地址外，還應(yīng)有付款條款、交貨條款、交貨期限、品質(zhì)等級(jí)、銀行賬號(hào)等，每一個(gè)供應(yīng)商檔案應(yīng)經(jīng)嚴(yán)格的審核才能歸檔。企業(yè)的采購必須在已歸檔的供應(yīng)商中進(jìn)行，供應(yīng)商檔案應(yīng)定期或不定期地更新，并由專人管理。同時(shí)要建立供應(yīng)商準(zhǔn)入制度。重點(diǎn)材料的供應(yīng)商必須經(jīng)采購、質(zhì)檢、技術(shù)等部門聯(lián)合考核后才能進(jìn)入。企業(yè)要制定嚴(yán)格的考核程序和指標(biāo)，達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)者才能成為歸檔供應(yīng)商。

第十七條采購合同應(yīng)按合同評(píng)審流程進(jìn)行評(píng)審，應(yīng)對(duì)采購合同進(jìn)行審核，對(duì)于審批手續(xù)齊全，合同條款符合規(guī)定的才同意蓋章。

第十八條 檢驗(yàn)部門或檢驗(yàn)人員應(yīng)當(dāng)根據(jù)規(guī)定的驗(yàn)收制度和經(jīng)批準(zhǔn)的訂單、合同等采購文件，對(duì)所購物品或勞務(wù)等的品種、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量和其他相關(guān)內(nèi)容進(jìn)行驗(yàn)收，出具驗(yàn)收證明。

對(duì)驗(yàn)收過程中發(fā)現(xiàn)的異常情況，負(fù)責(zé)驗(yàn)收的部門或人員應(yīng)當(dāng)立即向有關(guān)部門報(bào)告；有關(guān)部門應(yīng)查明原因，及時(shí)處理。

第五章 付款控制與流程

第十九條 財(cái)務(wù)部門應(yīng)當(dāng)按照《資金管理制度》、和《企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范》等規(guī)定辦理采購付款業(yè)務(wù)。特別要求： 嚴(yán)禁辦理現(xiàn)金交易，所有交易一律通過銀行轉(zhuǎn)帳或銀行承兌匯票完成，而且銀行轉(zhuǎn)帳僅限于對(duì)公轉(zhuǎn)帳，不得轉(zhuǎn)入個(gè)人名下帳戶。

第二十條 財(cái)務(wù)部門在辦理付款業(yè)務(wù)時(shí)，應(yīng)當(dāng)對(duì)采購發(fā)票、入庫單相關(guān)憑證的真實(shí)性、完整性、合法性及合規(guī)性進(jìn)行嚴(yán)格審核。對(duì)于已支付的款項(xiàng)，必須有收款單位和收款人的收款證明。

第二十一條 財(cái)務(wù)部應(yīng)根據(jù)已經(jīng)簽批的資金付款申請(qǐng)進(jìn)行付款。

第二十二條 財(cái)務(wù)部門應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)應(yīng)付賬款和應(yīng)付票據(jù)的管理，由專人按照約定的付款日期、折扣條件等管理應(yīng)付款項(xiàng)。財(cái)務(wù)部對(duì)于應(yīng)付賬款，應(yīng)根據(jù)資金狀況、付款政策，審核采購部門的付款計(jì)劃后，辦理結(jié)算與支付。

第二十三條購進(jìn)的各類物資、材料，原則上實(shí)行合同規(guī)定時(shí)間進(jìn)行付款，嚴(yán)格控制提前付款。對(duì)確需提前付款的物資，由物資部門提出申請(qǐng)報(bào)告，財(cái)務(wù)部門嚴(yán)格審定供貨合同或有關(guān)憑證后，按照資金審批要求辦理手續(xù)后，方可辦理提前付款。

第二十四條采購人員根據(jù)采購計(jì)劃、供貨合同，以及物資驗(yàn)收入庫單、發(fā)票等單據(jù)，填制“資金支付申請(qǐng)單”，即：供貨單位名稱、開戶行、賬號(hào)、采購

員、或“零星采購”、物資名稱、與發(fā)票相同的金額和稅款及合計(jì)，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人及有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽字后向財(cái)務(wù)部辦理付款手續(xù)。

月結(jié)資金支付由財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)匯總制表，交相關(guān)部門及相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽字后方可支付款項(xiàng)。

第二十五條財(cái)務(wù)部對(duì)采購人員送來的單據(jù)審查無誤后，經(jīng)辦人在付款單上簽字，然后根據(jù)平衡后的資金狀況，嚴(yán)格按照合同約定付款條件項(xiàng)下后實(shí)行滾動(dòng)付款”的原則采用匯款、承兌匯票等不同的支付形式進(jìn)行資金結(jié)算。

第二十六條對(duì)手續(xù)齊備的購進(jìn)材料（指已收到發(fā)票及已驗(yàn)收入庫的物資），財(cái)務(wù)人員應(yīng)在當(dāng)月作應(yīng)付賬款掛賬處理，付款后直接沖減應(yīng)付賬款。

第二十七條 采購的各類物資必須取得國(guó)家規(guī)定的增值稅專用發(fā)票。對(duì)于確實(shí)不能開具增值稅專用發(fā)票的物資，在定價(jià)時(shí)要扣除稅點(diǎn)后定價(jià)。

第六章 物資入庫與檢驗(yàn)流程

第二十八條采購的物資到達(dá)后，經(jīng)辦人員應(yīng)通知品技部進(jìn)行檢驗(yàn)。品保部根據(jù)材料質(zhì)保書或合格證等檢驗(yàn)依據(jù)，在規(guī)定的期限內(nèi)完成。其檢驗(yàn)期限由品技部門與采購部門協(xié)定。品技部檢驗(yàn)樣品后，應(yīng)及時(shí)出具檢驗(yàn)報(bào)告。

第二十九條采購人員在取得所采購物資的檢驗(yàn)報(bào)告后，應(yīng)填制“物資驗(yàn)收入庫單”，檢驗(yàn)人員應(yīng)在“物資驗(yàn)收入庫單”簽字確認(rèn)”，倉庫根據(jù)驗(yàn)收入庫單辦理入庫或退貨手續(xù)。

一、如材料驗(yàn)收不合格，檢驗(yàn)人員必須在“材料判定書”上加蓋“材料驗(yàn)收不合格專用章”作退貨和拒付貨款的依據(jù)。

二、各物資倉庫管理人員根“物資驗(yàn)收入庫單”及材料驗(yàn)收的檢驗(yàn)報(bào)告，對(duì)物資進(jìn)行過磅、點(diǎn)數(shù)。如有不符，應(yīng)及時(shí)協(xié)調(diào)相關(guān)人員落實(shí)原因。

第三十條各類物資在到達(dá)后，要檢驗(yàn)合格，辦理完入庫手續(xù)后，按資金管理辦法要求進(jìn)行付款。

付款期限的確認(rèn)：

1、合同要求；

2、按發(fā)票提交時(shí)間。月結(jié)廠家在材料入庫后按規(guī)定時(shí)間提交發(fā)票的則依據(jù)合同時(shí)間付款；超出提交發(fā)票時(shí)間的則以提交發(fā)票時(shí)間進(jìn)行計(jì)算付款時(shí)間。

第三十一條為了保證會(huì)計(jì)核算質(zhì)量，要做到認(rèn)真復(fù)核外來原始憑證的真實(shí)性、完整性，及其價(jià)格、數(shù)量、金額與付款相符后及時(shí)報(bào)賬、記賬，確保采購物資的足額入庫，做到賬物相符。

第三十二條對(duì)帳：財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)與各供應(yīng)商核對(duì)核對(duì)往來帳，如有不符，及時(shí)查找原因并做出處理，保證雙方帳務(wù)一致。

第三十三條 采購部門應(yīng)當(dāng)建立退貨管理制度，對(duì)退貨條件、退貨手續(xù)、貨

物出庫、退貨貨款回收等做出明確規(guī)定。采購部門負(fù)責(zé)及時(shí)收回退貨貨款。

第七章采購物資的管理及考核

第三十四條材料采購入庫后，各物資管理部門要保持材料、物資的完整性，收入、發(fā)出要有憑據(jù)，做到日清月結(jié)，做到賬、卡、物三者相符；月底進(jìn)行盤點(diǎn)、清查，如有盈虧應(yīng)隨時(shí)報(bào)告。對(duì)盤盈、盤虧物資，物資主管部門應(yīng)寫明原因，分清責(zé)任，明確責(zé)任人后提出處理意見。

第三十五條年終如有材料物資發(fā)生盤盈、盤虧、毀損（報(bào)廢）等情況，須由物資主管部門填寫明細(xì)資料并交財(cái)務(wù)部門審核。財(cái)務(wù)部門匯總后，向公司領(lǐng)導(dǎo)報(bào)批，根據(jù)核準(zhǔn)數(shù)作賬務(wù)處理。

第三十六條對(duì)毀損、報(bào)廢物資，應(yīng)由物資主管部門牽頭，列出相應(yīng)物資明細(xì)、數(shù)量、原因等報(bào)物資小組，物資小組織品保部、技術(shù)等相關(guān)部門進(jìn)行技術(shù)鑒定，并出具書面鑒定及處理意見。

第三十七條財(cái)務(wù)部、配套部要對(duì)材料價(jià)格認(rèn)真審核，確保合同、發(fā)票、ERP系統(tǒng)三者相符，保證材料成本核算的準(zhǔn)確性。

第三十八條在物資采購支款、驗(yàn)收、報(bào)銷業(yè)務(wù)中，對(duì)工作不認(rèn)真負(fù)責(zé)，不按規(guī)定的時(shí)間報(bào)賬，造成呆賬、死賬及因未主動(dòng)自查造成未達(dá)賬的人員建議有關(guān)部門停發(fā)效益工資，在當(dāng)年內(nèi)賬目報(bào)清才予補(bǔ)發(fā)，跨年者不予補(bǔ)發(fā)。

第三十九條在物資采購、驗(yàn)收、報(bào)銷業(yè)務(wù)中，工作極端不負(fù)責(zé)任，玩忽職守，給公司造成嚴(yán)重經(jīng)濟(jì)損失的，由當(dāng)事人負(fù)責(zé)賠償直接經(jīng)濟(jì)損失的1%-80%，并報(bào)請(qǐng)公司給予相應(yīng)行政處分。

第四十條在物資管理過程中，工作不負(fù)責(zé)任，造成物資毀損、遺失、偷盜、報(bào)廢及盤虧的，由物資管理部門分清責(zé)任，明確責(zé)任人，由當(dāng)事人賠償直接經(jīng)濟(jì)損失的50%-100%，并報(bào)請(qǐng)公司給予相應(yīng)的行政處分。

第八章 監(jiān)督檢查

第四十一條 公司財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)對(duì)各部門的采購與付款內(nèi)控管理工作定期或不定期地進(jìn)行檢查。檢查人員將對(duì)各部門的采購與付款業(yè)務(wù)內(nèi)部控制制度是否按規(guī)定效執(zhí)行。

第四十二條 采購與付款內(nèi)部控制監(jiān)督檢查的內(nèi)容主要包括：

[一]采購與付款業(yè)務(wù)相關(guān)崗位及人員的設(shè)置情況。重點(diǎn)檢查是否存在采購與付款業(yè)務(wù)不相容職務(wù)混崗的現(xiàn)象。

[二]采購與付款業(yè)務(wù)授權(quán)批準(zhǔn)制度的執(zhí)行情況。重點(diǎn)是大宗采購與付款業(yè)務(wù)的授權(quán)批準(zhǔn)手續(xù)是否健全，是否存在越權(quán)審批的行為。

[三]應(yīng)付賬款和預(yù)付賬款的管理。重點(diǎn)是應(yīng)付賬款和預(yù)付賬款支付的正確性、時(shí)效性和合法性。

[四]有關(guān)單據(jù)、憑證和文件的使用和保管情況。重點(diǎn)是憑證的登記、領(lǐng)用、傳遞、保管、注銷手續(xù)是否健全，使用和保管制度是否存在漏洞。

第四十三條 對(duì)在實(shí)施過程、或者是在監(jiān)督檢查過程中發(fā)現(xiàn)的采購與付款內(nèi)部控制中的薄弱環(huán)節(jié)，財(cái)務(wù)部及各部門應(yīng)當(dāng)采取措施，及時(shí)加以糾正和完善。

第四十四條

第四十五條

第九章 附則 本制度由財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)解釋。本制度自發(fā)布之日起施行。

第四篇：采購與付款管理制度

采購與付款管理制度

第一章

總則

第一條

為規(guī)范公司的采購與付款業(yè)務(wù)，加強(qiáng)內(nèi)部管理，防范經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)，依據(jù)《中華人民共和國(guó)會(huì)計(jì)法》、《內(nèi)部會(huì)計(jì)控制基本規(guī)范》等相關(guān)法律法規(guī)，制定本公司采購與付款管理制度。

第二條

建立公司采購與付款管理制度應(yīng)達(dá)到以下基本目標(biāo)：

（一）建立健全相關(guān)的內(nèi)部控制組織結(jié)構(gòu)，形成科學(xué)的決策機(jī)制、執(zhí)行機(jī)制和監(jiān)督機(jī)制，確保經(jīng)營(yíng)管理目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)；

（二）建立行之有效的風(fēng)險(xiǎn)控制系統(tǒng)，強(qiáng)化風(fēng)險(xiǎn)管理，確保各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)的健康運(yùn)行；

（三）堵塞漏洞、消除隱患，防止并及時(shí)發(fā)現(xiàn)和糾正各種欺詐、舞弊行為，保護(hù)財(cái)產(chǎn)的安全完整；

（四）確保國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和公司內(nèi)部規(guī)章制度的貫徹執(zhí)行。

第二章 標(biāo)準(zhǔn)采購作業(yè)程序

第一節(jié) 請(qǐng) 購

第一條 請(qǐng)購部門的劃分

各項(xiàng)材料的請(qǐng)購部門如下：

(一)常備材料：生產(chǎn)管理部門

(二)預(yù)備材料：物料管理部門

(三)非常備材料：

1.訂貨生產(chǎn)用料：生產(chǎn)管理部門

2.其他用料：使用部門或物料管理部門

第二條 請(qǐng)購單的開立、遞送

(一)請(qǐng)購經(jīng)辦人員應(yīng)依存量管理基準(zhǔn)、用料預(yù)算，參酌庫存情況開立請(qǐng)購單，并注明材料的品名、規(guī)格、數(shù)量、需求日期及注意事項(xiàng)經(jīng)主管審核后依請(qǐng)購核決權(quán)限呈核并編號(hào)(依事業(yè)部別編訂)，“請(qǐng)購單(內(nèi)購)(外購)”送采購部門。

(二)需用日期相同且屬同一供應(yīng)廠商供應(yīng)的統(tǒng)購材料，請(qǐng)購部門應(yīng)以請(qǐng)購單附表，一單多品方式，提出請(qǐng)購。

(三)緊急請(qǐng)購時(shí)，由請(qǐng)購部門于“請(qǐng)購單”“說明欄”注明原因，并加蓋“緊急采購”章。

(四)總務(wù)用品由行政管理部門按月依耗用狀況，并考慮庫存情況，填制“請(qǐng)購單”提出請(qǐng)購。

第三條 免開請(qǐng)購單部分

(一)下列總務(wù)性物品免開請(qǐng)購單，并可以“總務(wù)用品申請(qǐng)單”委托行政部門辦理，但其核決權(quán)限為金額xxx以下（xxx元以上者仍需開請(qǐng)購單），其列舉如下：

1.賀奠用物品：花圈、花籃、禮物等。

2.招待用品：飲料、香煙等。

3.書報(bào)(含技術(shù)性書籍及定期刊物)、名片、文具等。

4.打字、刻印、報(bào)表等。

（二）金額為xxx元以下的零星采購免開請(qǐng)購單。

第四條 請(qǐng)購核決權(quán)限

(一)內(nèi)購：

1.原物料：

(1)請(qǐng)購金額預(yù)估在xx萬元以上者，由xx核決。

(2)請(qǐng)購金額預(yù)估在xx萬元至xx萬元者，由xx核決。

(3)請(qǐng)購金額預(yù)估在xx萬元以上者，由xx核決。

2.財(cái)產(chǎn)支出：

(1)請(qǐng)購金額預(yù)估在xx元以下者，由xx核決。

(2)請(qǐng)購金額預(yù)估在xx元至xx萬元者，由xx核決。

(3)請(qǐng)購金額預(yù)估在xx萬元以上者，由xx核決。

3.總務(wù)性用品：

(1)請(qǐng)購金額預(yù)估在xx元以下者，由xx核決。

(2)請(qǐng)購金額預(yù)估在xx元至xx萬元者，由xx核決。

(3)請(qǐng)購金額預(yù)估在xx萬元以上者，由xx核決。

附注：凡列入固定資產(chǎn)管理的請(qǐng)購項(xiàng)目應(yīng)以“財(cái)產(chǎn)支出”核決權(quán)限呈核。

(二)外購：

1.采購金額以CIF美元總價(jià)折合在×××元(含)以下者由xx核決。

2.采購金額以CIF美元總價(jià)折合超過×××元以上者由xx核決。

第五條 請(qǐng)購案件的撤銷

(一)請(qǐng)購案件的撤銷應(yīng)立即由原請(qǐng)購部門通知采購部門停止采購，同時(shí)于“請(qǐng)購單(內(nèi)購)”或“請(qǐng)購單(外購)”加蓋紅色“撤銷”的戳記及注明撤銷原因。

(二)采購部門辦妥撤銷后，依下列規(guī)定辦理：

1.采購部門于原請(qǐng)購單加蓋“撤銷”章后，送回原請(qǐng)購部門。

2.原“請(qǐng)購單”已送物料管理部門待辦收料時(shí)，采購部門應(yīng)通知撤銷，并由物料管理部門據(jù)以將原請(qǐng)購單退回原請(qǐng)購部門。

3.原請(qǐng)購單未能撤銷時(shí)，采購部門應(yīng)通知原請(qǐng)購部門，由原請(qǐng)購部門提出相應(yīng)處理意見。

第二節(jié) 采購一般規(guī)定

第六條 采購部門的劃分

(一)內(nèi)購：由采購部負(fù)責(zé)辦理。

(二)外購：由采購部下單，進(jìn)口部門負(fù)責(zé)辦理。

(三)磁業(yè)公司管理層對(duì)于重要材料的采購，可直接與供應(yīng)商或代理商議價(jià)。專案用料，必要時(shí)由磁業(yè)公司管理層指派專人或指定部門協(xié)助辦理采購作業(yè)。

第七條 采購作業(yè)方式 除一般采購作業(yè)方式外，采購部門可依材料使用及采購特性，選擇下列方式進(jìn)行采購：

(一)集中計(jì)劃采購：凡具有共同性的材料，須以集中計(jì)劃辦理采購較為有利者，可核定材料項(xiàng)目，依據(jù)使用部門的使用計(jì)劃制訂和月度購買計(jì)劃并通知各請(qǐng)購部門依計(jì)劃提出請(qǐng)購，采購部門定期集中辦理采購。同時(shí)采購部門應(yīng)事先選定廠商，議定長(zhǎng)期供應(yīng)價(jià)格，呈準(zhǔn)后通知各請(qǐng)購部門依需要提出請(qǐng)購。

(二)由采購部牽頭進(jìn)行采購合同或是框架協(xié)議的談判與簽定，所有合同與框架協(xié)議必須報(bào)磁業(yè)公司管理層審批后才能簽定。

1．采購合同的談判應(yīng)該由至少兩個(gè)部門參加，除采購部外，物品使用部門和財(cái)務(wù)部都可以參與合同的談判，大額采購應(yīng)由三個(gè)部門同時(shí)參與談判。大額采購合同必須報(bào)法務(wù)部會(huì)簽同意。

2．大型設(shè)備的采購應(yīng)該堅(jiān)持技術(shù)談判和商務(wù)談判分離的原則，由使用部門牽頭進(jìn)行技術(shù)談判，采購部門牽頭進(jìn)行商務(wù)談判，談判結(jié)果報(bào)磁業(yè)公司管理層決策。

3．采購部根據(jù)簽定的合同，要求供應(yīng)商按時(shí)、按質(zhì)、按量提供采購物品。第八條 采購作業(yè)處理期限 采購部門應(yīng)依采購地區(qū)、材料特性及市場(chǎng)供需，分類制定材料采購作業(yè)處理期限，通知各有關(guān)部門以便參考，遇有變更時(shí)，應(yīng)立即修正。

第九條 價(jià)格復(fù)核與市場(chǎng)行情資料提供

(一)采購部門應(yīng)調(diào)查主要材料的市場(chǎng)與行情，并建立廠商資料，作為采購及價(jià)格審核的參考。(二)采購部門應(yīng)就企業(yè)內(nèi)各公司事業(yè)部所提重要材料的項(xiàng)目，提供市場(chǎng)行情資料，作為材料存量管理及核決價(jià)格的參考。

第十條 質(zhì)量復(fù)核 檢驗(yàn)部門與質(zhì)量部門應(yīng)就企業(yè)內(nèi)所使用的材料質(zhì)量予以復(fù)核(如材料選用、質(zhì)量檢驗(yàn))等。

第三節(jié) 國(guó)內(nèi)采購作業(yè)處理 第十一條 詢價(jià)、比價(jià)、議價(jià)

(一)采購經(jīng)辦人員接獲“請(qǐng)購單(內(nèi)購)”后應(yīng)依請(qǐng)購案件的緩急，并參考市場(chǎng)行情及過去采購記錄或廠商提供的資料，如已與供應(yīng)商簽定框架協(xié)議的，按照框架協(xié)議辦理，如需詢價(jià)的，則需精選三家以上的供應(yīng)商辦理比價(jià)或經(jīng)分析后議價(jià)。(二)若廠商報(bào)價(jià)的規(guī)格與請(qǐng)購材料規(guī)格略有不同或?qū)俅闷氛?，采購?jīng)辦人員應(yīng)檢附資料并于“請(qǐng)購單”上予以證明，經(jīng)主管核發(fā)后，先會(huì)使用部門或請(qǐng)購部門簽注意見后呈核。

(三)屬于買賣慣例超交者(如最低采購量超過請(qǐng)購量)，采購經(jīng)辦人員于議價(jià)后，應(yīng)于請(qǐng)購單“詢價(jià)記錄欄”中注明，經(jīng)主管簽認(rèn)后呈核。

(四)對(duì)于廠商的報(bào)價(jià)資料經(jīng)整理后，經(jīng)辦人員應(yīng)深入分析后，以電話等聯(lián)絡(luò)方式向廠商議價(jià)。

(五)采購部門接到請(qǐng)購部門以電話聯(lián)絡(luò)的緊急采購案件，主管應(yīng)立即指定經(jīng)辦人員先行詢價(jià)、議價(jià)，待接到請(qǐng)購單后，按一般采購程序優(yōu)先辦理。

第十二條 呈核及核決

(一)采購經(jīng)辦人員詢價(jià)完成后，于“請(qǐng)購單”詳填詢價(jià)或議價(jià)結(jié)果及擬訂“訂購廠商”“交貨期限”與“報(bào)價(jià)有效期限”經(jīng)主管審核，并依請(qǐng)購核決權(quán)限呈核。

(二)采購案件經(jīng)核決后，如發(fā)生采購數(shù)量、金額的變更時(shí)，請(qǐng)購部門應(yīng)依更改后的采購金額所需的核決權(quán)限重新呈核；但若更改后的核決權(quán)限低于原核決權(quán)限時(shí)仍應(yīng)由原核決主管核決。

第十三條 訂購

(一)采購經(jīng)辦人員接到經(jīng)核決的“請(qǐng)購單”后應(yīng)以“訂購單”向廠商訂購，并以電話、傳真或合同確定交貨(到貨)日期，同時(shí)要求供應(yīng)商于“送貨單”上注明“訂購單編號(hào)”及“包裝方式”。

(二)需與供應(yīng)廠商簽訂長(zhǎng)期合同或框架協(xié)議者，采購部門應(yīng)以簽呈及擬妥的長(zhǎng)期合同書，依采購核決權(quán)限呈核后辦理。

(三)若屬分批交貨者，采購經(jīng)辦人員應(yīng)于“訂購單”上加蓋“分批交貨”章以資識(shí)別。

(四)采購經(jīng)辦人員使用暫借款采購時(shí)，應(yīng)于“訂購單”加蓋“暫借款采購”章，以資識(shí)別。

第十四條 進(jìn)度控制及事務(wù)聯(lián)系

(一)國(guó)內(nèi)采購部門應(yīng)分詢價(jià)、訂購、交貨三個(gè)階段，以“采購控制表”和“物料訂購跟催表”控制采購作業(yè)進(jìn)度,同時(shí)通知倉庫收料日期以便辦理收料。(二)采購經(jīng)辦人員未能按既定進(jìn)度完成作業(yè)時(shí)，應(yīng)編制進(jìn)度異常反應(yīng)報(bào)告，并注明異常原因及預(yù)定完成日期，經(jīng)呈主管核示后轉(zhuǎn)送請(qǐng)購部門，依請(qǐng)購部門意見擬訂對(duì)策處理。

第十五條 退貨或退換

(一)內(nèi)購材料須予退貨或退換時(shí)，質(zhì)量部門應(yīng)適時(shí)提出折讓或退貨建議，交磁業(yè)公司管理層審核后交采購部門辦理。 第十六條 整理付款

(一)一般情況下的付款參照第三章“付款一般作業(yè)程序”進(jìn)行。

(二)短交應(yīng)補(bǔ)足者，請(qǐng)購部門應(yīng)依照實(shí)收數(shù)量，進(jìn)行整理付款，并參照第三章“付款一般作業(yè)程序”進(jìn)行。

(三)超交應(yīng)經(jīng)主管核示始得依照實(shí)收數(shù)量參照第三章“付款一般作業(yè)程序”進(jìn)行整理付款，否則僅依訂貨數(shù)付款。

第四節(jié) 境外采購作業(yè)處理(含進(jìn)口事務(wù)、關(guān)務(wù))

第十七條 詢價(jià)、比價(jià)、議價(jià)

(一)采購經(jīng)辦人員接獲“請(qǐng)購單(內(nèi)購)”后應(yīng)依請(qǐng)購案件的緩急，并參考市場(chǎng)行情及過去采購記錄或廠商提供的資料，如已與供應(yīng)商簽定框架協(xié)議的，按照框架協(xié)議辦理，如需詢價(jià)的，以電話或傳真方式進(jìn)行詢價(jià)作業(yè)，除因特殊情況(獨(dú)家制造或代理等原因)應(yīng)于“請(qǐng)購單(外購)”注明外，原則上應(yīng)向三家以上供應(yīng)廠商詢價(jià)、比價(jià)或經(jīng)分析后議價(jià)。

第十八條 呈核及核決

(一)比價(jià)、議價(jià)完成后，采購部門應(yīng)填制“訂購單(外購)”，擬訂“訂購廠商”“預(yù)定裝船日期”等，連同廠商報(bào)價(jià)資料，送相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)依采購核決權(quán)限核決。

(二)采購案件經(jīng)核決后，如發(fā)生采購數(shù)量、金額的變更時(shí)，請(qǐng)購部門應(yīng)依更改后的采購金額所需的核決權(quán)限重新呈核；但若更改后的核決權(quán)限低于原核決權(quán)限時(shí)仍應(yīng)由原核決主管核決。

第十九條 訂購與合同

(一)“訂購單(外購)”經(jīng)核決送回采購部門后，即向廠商訂購并將相關(guān)材料遞交進(jìn)口部門辦理各項(xiàng)手續(xù)，遞交財(cái)務(wù)中心辦理信用證。

(二)需與供應(yīng)廠商簽訂長(zhǎng)期合同者，采購部門應(yīng)以簽呈及擬妥的長(zhǎng)期合同書，依采購核決權(quán)限呈核后辦理。

第二十條 進(jìn)度控制及異常處理

(一)采購部門應(yīng)以“訂購單(外購)”及“采購控制表”和“物料訂購跟催表”控制外購作業(yè)進(jìn)度。

(二)采購部門于每一作業(yè)進(jìn)度延遲時(shí)，應(yīng)主動(dòng)編制進(jìn)度異常反應(yīng)報(bào)告記明異常原因及處理對(duì)策，據(jù)此修訂進(jìn)度并通知請(qǐng)購部門。

(三)采購部門于外購案件“裝船日期”有延誤時(shí)，應(yīng)主動(dòng)與供應(yīng)廠商聯(lián)系催交，并制進(jìn)度異常反應(yīng)報(bào)告記明異常原因及處理對(duì)策，通知請(qǐng)購部門，并依請(qǐng)購部門意見處理。

第二十一條 采購部門應(yīng)準(zhǔn)備全部文件送進(jìn)口部門向政府機(jī)關(guān)申請(qǐng)核準(zhǔn)進(jìn)口。外購材料訂購后，采購部門應(yīng)即準(zhǔn)備“訂購單(外購)”及有關(guān)申請(qǐng)文件，以“申請(qǐng)外匯處理報(bào)告”(需在一星期內(nèi)辦妥結(jié)匯時(shí)，加填“緊急外購案件聯(lián)絡(luò)單”)送進(jìn)口部門辦理簽證。進(jìn)口部門應(yīng)依預(yù)定日期向政府相關(guān)部門辦理簽證，并于“進(jìn)口許可證”核準(zhǔn)時(shí)通知采購部門。

第二十二條 進(jìn)口保險(xiǎn)

(一)FOB、FAS、C＆F條件的進(jìn)口案件，進(jìn)口部門應(yīng)依“訂購單(外購)”采購部門指示的保險(xiǎn)范圍辦理進(jìn)口保險(xiǎn)。

(二)進(jìn)口部門應(yīng)將承保公司指定的公證行在“訂購單(外購)”上標(biāo)示，以便貨品進(jìn)口必須公證時(shí)，進(jìn)口部門憑以聯(lián)絡(luò)該指定的公證行辦理公證。

第二十三條 進(jìn)口船務(wù)

(一)FOB、FAS的進(jìn)口案件，進(jìn)口部門(船務(wù)經(jīng)辦人員)于接獲“訂購單(外購)”時(shí)，應(yīng)視其“裝運(yùn)口岸”及“裝船期限”并參照航運(yùn)資料，原則上選定三家以上船公司或承攬商，以便進(jìn)口貨品可機(jī)動(dòng)選擇船只裝運(yùn)。

(二)進(jìn)口部門(船務(wù)經(jīng)辦人員)應(yīng)將所選定的船公司或承攬商品名稱，提供進(jìn)口結(jié)匯經(jīng)辦人員，于“開發(fā)信用證申請(qǐng)報(bào)告”列明，作為信用證條款，向發(fā)貨人指示裝船。

(三)如因輸出口岸偏僻或因使用部門急需，為避免到貨延誤，采購部門應(yīng)于“訂購單(外購)”上注明，避免在信用證上指定船公司而改由委托發(fā)貨人代為安排裝船。

第二十四條 進(jìn)口部門應(yīng)依“訂購單(外購)”標(biāo)示的“開發(fā)信用證日期”辦理結(jié)匯，并于信用證(L／C)開出后以“開發(fā)L／C快報(bào)”通知采購部門聯(lián)絡(luò)供應(yīng)廠商。 第二十五條 免稅申請(qǐng)進(jìn)口的貨品可申請(qǐng)免稅者，進(jìn)口部門應(yīng)于“進(jìn)口許可證”核準(zhǔn)后，準(zhǔn)備必需文件，向稅務(wù)局申請(qǐng)，經(jīng)取得核準(zhǔn)函后向海關(guān)申請(qǐng)免稅。

第二十六條 進(jìn)口許可證、信用證的修改 供應(yīng)商要求本公司修改“進(jìn)口許可證”或“信用證”時(shí)，采購部門應(yīng)開立“信用證、進(jìn)口許可證修改申請(qǐng)報(bào)告”經(jīng)呈核后，準(zhǔn)備修改申請(qǐng)文件送進(jìn)口部門辦理。

第二十七條 裝船通知及提貨文件的提供

(一)采購部門接到供應(yīng)商通知有關(guān)船名及裝船日期時(shí)，應(yīng)立即填制“裝船通知單”分別通知進(jìn)口部門、請(qǐng)購部門、物料管理部門及有關(guān)部門。

(二)進(jìn)口部門收到供應(yīng)商的裝船及提貨文件時(shí)，應(yīng)準(zhǔn)備“進(jìn)口許可證”及有關(guān)文件，辦理報(bào)關(guān)提貨。

第二十八條 進(jìn)口報(bào)關(guān)

(一)進(jìn)口部門收到“訂購單(外購)”及報(bào)關(guān)文件時(shí)，應(yīng)視買賣、保險(xiǎn)及稅率等條件填制“進(jìn)口報(bào)關(guān)處理單”連同報(bào)關(guān)文件，委托報(bào)關(guān)行辦理報(bào)關(guān)手續(xù)，同時(shí)通知倉庫收料日期以便辦理收料。

(二)不結(jié)匯進(jìn)口物品，進(jìn)口部門應(yīng)于接獲到貨通知時(shí)，查明品名、數(shù)量等資料，并會(huì)采購部門確認(rèn)需要提貨者再行辦理報(bào)關(guān)提貨。

(三)關(guān)稅繳納前進(jìn)口部門應(yīng)確實(shí)核對(duì)稅則、稅率后申請(qǐng)暫借款繳納。(四)海關(guān)估稅的稅率如與進(jìn)口部門估列者不符時(shí)，進(jìn)口部門應(yīng)立即通知采購部門提供有關(guān)資料，于海關(guān)核稅后14天內(nèi)以書面向海關(guān)提出異議，申請(qǐng)復(fù)查，并申請(qǐng)暫借款辦理押款提貨。押款提貨的案件，進(jìn)口部門應(yīng)于“進(jìn)口報(bào)關(guān)追蹤表”記錄，以便督促銷案。

(五)船邊提貨的進(jìn)口材料，進(jìn)口部門應(yīng)于貨物抵港前辦妥繳稅或記帳手續(xù)，以便船只抵港時(shí)，即時(shí)辦理提貨。

第二十九條 報(bào)關(guān)進(jìn)度控制 進(jìn)口部門應(yīng)分報(bào)關(guān)、驗(yàn)關(guān)、估稅、繳稅、放行五階段，以“進(jìn)口報(bào)關(guān)追蹤表”控制通關(guān)進(jìn)度。

第三十條 公證

(一)各事業(yè)部應(yīng)依材料進(jìn)口索賠記錄及材料特性等因素，研判材料項(xiàng)目(如外購散裝材料)，通知進(jìn)口部門于材料進(jìn)港時(shí)，會(huì)同公證行前往公證。

(二)外購材料于驗(yàn)關(guān)或到廠后發(fā)現(xiàn)短損而合于索賠條件者，進(jìn)口部門應(yīng)于接獲報(bào)關(guān)行或材料庫通知時(shí)，聯(lián)絡(luò)公證行辦理公證。

(三)進(jìn)口貨品辦理公證時(shí)，進(jìn)口部門應(yīng)于公證后配合索賠經(jīng)辦時(shí)效，索取公證報(bào)告分送有關(guān)部門。

第三十一條 索賠

(一)采購部門接到收貨異常報(bào)告(“材料檢驗(yàn)報(bào)告表”或“公證報(bào)告”等)時(shí)，應(yīng)立即填制“損失索賠通知書”連同索賠資料交索賠經(jīng)辦部門辦理。

(二)以船公司或保險(xiǎn)公司為索賠對(duì)象者，由進(jìn)口部門辦理索賠；以供應(yīng)廠商為索賠對(duì)象時(shí)，由采購部門辦理索賠。

(三)索賠案件辦妥后，“損失索賠通知書”應(yīng)依原采購核決權(quán)限呈核后歸檔。

第三十二條 退貨或退換

(一)外購材料須予退貨或退換時(shí)，質(zhì)量部門應(yīng)適時(shí)提出折讓或退貨建議，交磁業(yè)公司管理層審核后交采購部門辦理，采購部門應(yīng)適時(shí)通知進(jìn)口部門依政府規(guī)定期限向海關(guān)申請(qǐng)。

(二)復(fù)運(yùn)出口、進(jìn)口的有關(guān)事務(wù)，采購部門應(yīng)負(fù)責(zé)辦理，其出口進(jìn)口簽證、船務(wù)、保險(xiǎn)報(bào)關(guān)等事務(wù)則委托進(jìn)口部門配合辦理。

(三)退換的材料進(jìn)口時(shí)依本節(jié)有關(guān)規(guī)則辦理。

第三章 付款一般作業(yè)程序

第三十三條 發(fā)票管理

(一)倉儲(chǔ)部門于辦理收料手續(xù)完妥并經(jīng)檢驗(yàn)部門檢驗(yàn)合格后，應(yīng)將各項(xiàng)單據(jù)轉(zhuǎn)送采購部門。

（二）采購部門每月定期發(fā)出發(fā)票申請(qǐng)單至供貨商處要發(fā)票

(三)采購部門收到倉儲(chǔ)部門轉(zhuǎn)來之單據(jù)，批上采購材料單價(jià)，經(jīng)主管簽核后會(huì)同發(fā)票轉(zhuǎn)磁業(yè)公司財(cái)務(wù)部審核價(jià)格，磁業(yè)公司財(cái)務(wù)部審核價(jià)格后遞交財(cái)務(wù)中心審核入賬。

第三十四條 應(yīng)付款入帳

(一)財(cái)務(wù)中心根據(jù)采購部提供的發(fā)票每月制作應(yīng)付款分析表和應(yīng)付款清單，經(jīng)財(cái)務(wù)中心會(huì)計(jì)部主管審批后依應(yīng)付款清單控制付款。

第三十五條 請(qǐng)款

(一)采購部門填制付款申請(qǐng)單，報(bào)財(cái)務(wù)中心資金管理部審批（或財(cái)務(wù)中心提供額度建議），財(cái)務(wù)中心資金管理部提交磁業(yè)公司管理層審批。

第三十六條 記帳

(一)請(qǐng)款條件審批通過后，財(cái)務(wù)中心開立“應(yīng)付憑單”，記入賬冊(cè)。(二)財(cái)務(wù)中心于每月固定日期整理“應(yīng)付憑單”交由出納單位開出支票。第三十七條 開立支票

(一)出納單位收到應(yīng)付憑單后，應(yīng)注意其支付程序是否已齊備。(二)支票送蓋印鑒時(shí)，應(yīng)在應(yīng)付憑單注明銀行賬號(hào)、支票號(hào)碼及日期。(三)支票之到期日應(yīng)與付款條件相符。第三十八條 蓋印

(一)將填妥支票送印鑒保管人員審核、蓋章、簽字。(二)印鑒保管人員須先審核各項(xiàng)憑證是否齊全，始可蓋章、簽字。第三十八條 領(lǐng)款 付款之時(shí)間，出納單位可視作業(yè)狀況而排定之，其方式為定期（如每個(gè)月之5、20日等）或隨時(shí)

第四章 附則

第三十九條 本制度呈總經(jīng)理核準(zhǔn)后實(shí)施，增設(shè)修訂亦同。第四十條 本規(guī)定自2006年1月1日起執(zhí)行。

第五篇：采購與付款管理制度

采購與付款管理制度

為加強(qiáng)對(duì)材料采購與付款工作管理，做到有章可循，以保證本公司生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)的正常運(yùn)轉(zhuǎn)。特制定本制度。

一、實(shí)行統(tǒng)一采購物資的范圍1、2、3、生產(chǎn)所需的原材料、輔助材料 設(shè)備零配件、工具、量具、檢驗(yàn)儀器等 辦公用品及文具用品、表單印制。

二、實(shí)行統(tǒng)一采購的流程

1、根據(jù)訂單合同的產(chǎn)品特點(diǎn)，編制產(chǎn)品材料、輔助材料耗用定額，然后編制材料采購計(jì)劃單，同時(shí)由生產(chǎn)部編制整體生產(chǎn)計(jì)劃單。

2、編制材料采購計(jì)劃單應(yīng)充分考慮到現(xiàn)有材料的庫存情況，財(cái)務(wù)部門應(yīng)予配合，防止重復(fù)采購，采購計(jì)劃單應(yīng)有董事長(zhǎng)、總經(jīng)理審批。

3、設(shè)備零配件、工具、量具、檢驗(yàn)儀器等需要購買時(shí)，應(yīng)由所需部門經(jīng)理編制采購計(jì)劃單，并由董事長(zhǎng)、總經(jīng)理審批。

4、辦公用品及文具用品、表單印制應(yīng)有公司物流部經(jīng)理編制采購計(jì)劃單，并由董事長(zhǎng)、總經(jīng)理審批。

5、以上原材料、輔助材料、設(shè)備零配件、工具、量具、儀器辦公用具、表單印制經(jīng)審批后購買時(shí)，一律實(shí)行“貨比三家、陽光采購”，同等物品，質(zhì)量好，價(jià)格低的，必須優(yōu)先購買，購買價(jià)格高，造成成本高，給公司造成一定損失的，采購人員必須將差價(jià)彌補(bǔ)出來。

三、采購物品入庫辦法

1、原材料、輔助材料運(yùn)抵本公司后，由倉庫人員驗(yàn)收數(shù)量，交由公司質(zhì)檢部門進(jìn)行質(zhì)檢，辦理入庫手續(xù)，簽發(fā)入庫單，并核銷采購計(jì)劃。

2、倉庫管理員應(yīng)將入庫單交由財(cái)務(wù)一份，有采購人員要求供應(yīng)商在當(dāng)月28號(hào)前開具發(fā)票。

3、設(shè)備零配件、工具、量具、儀器、辦公用品等購買后，應(yīng)由倉庫管理人員按照實(shí)物逐一驗(yàn)收數(shù)量，并開具入庫單，簽字認(rèn)可。實(shí)物核對(duì)不符的，不準(zhǔn)開入庫單；虛開入庫單的，交出所有虛開金額。并對(duì)相關(guān)責(zé)任人罰款處理。

三、采購物品付款辦法

1、原材料、輔助材料付款時(shí)，根據(jù)資金情況，計(jì)算好賬期，由采購部經(jīng)理編制付款申請(qǐng)單，并由董事長(zhǎng)、總經(jīng)理簽字批復(fù)，財(cái)務(wù)部按照付款計(jì)劃實(shí)施付款。

2、設(shè)備零配件、工具、量具等付款時(shí)，由采購部經(jīng)理審核原始單據(jù)與入庫單據(jù)是否相符，然后填制付款申請(qǐng)，交財(cái)務(wù)部實(shí)施付款。

3、財(cái)務(wù)部實(shí)施付款時(shí)，除需支付銀行承兌匯票和對(duì)公電匯，避免支付大額現(xiàn)金，能走網(wǎng)銀的盡量網(wǎng)銀支付。

四、經(jīng)濟(jì)責(zé)任處罰

1、財(cái)產(chǎn)、物品使用部門必須依據(jù)生產(chǎn)計(jì)劃、生產(chǎn)管理實(shí)際需要，認(rèn)真提出材料物資、設(shè)備零配件等的需求情況，對(duì)貪圖省事、亂報(bào)計(jì)劃，造成公司流動(dòng)資金浪費(fèi)的，按照銀行利率的兩倍標(biāo)準(zhǔn)對(duì)有關(guān)責(zé)任人處以罰款。

2、采購部門在確保品質(zhì)的前提下，充分考慮市場(chǎng)變化和庫存成本等因素，若因玩忽職守，故意抬高購買單價(jià)，或以其他方式占有公司財(cái)產(chǎn)，給公司造成損失的，有關(guān)責(zé)任人應(yīng)付相應(yīng)的經(jīng)濟(jì)賠償。

3、財(cái)務(wù)部門必須認(rèn)真履行審核監(jiān)督責(zé)任，對(duì)審核把關(guān)不嚴(yán)、不及時(shí)向董事長(zhǎng)、總經(jīng)理匯報(bào)有關(guān)事實(shí)真相，造成公司經(jīng)濟(jì)損失的，給予相應(yīng)的經(jīng)濟(jì)和行政處罰。

4、質(zhì)檢部門必須對(duì)運(yùn)抵公司的采購材料進(jìn)行質(zhì)量檢驗(yàn)，發(fā)現(xiàn)品質(zhì)不符時(shí)，必須及時(shí)報(bào)告采購部門處理，如因玩忽職守，給公司造成經(jīng)濟(jì)損失的，應(yīng)給予相應(yīng)的經(jīng)濟(jì)和行政處罰。

5、倉庫管理人員應(yīng)認(rèn)真負(fù)責(zé)入庫后的物品，如因工作馬虎，未按規(guī)定操作，造成入庫數(shù)量短缺的，相關(guān)責(zé)任人應(yīng)付經(jīng)濟(jì)賠償責(zé)任。

本制度自公布之日起執(zhí)行。