第一篇:高校圖書館采編工作重心轉(zhuǎn)移與加工業(yè)務(wù)外包(論文格式范例)
高校圖書館采編工作重心轉(zhuǎn)移與加工業(yè)務(wù)外包
黃波,李鐵鋼,何萍
(成都信息工程學(xué)院,四川,成都 610225)
摘 要:圖書館文獻(xiàn)采編工作重心轉(zhuǎn)移和加工業(yè)務(wù)外包,有助于提高文獻(xiàn)建設(shè)質(zhì)量、采編工作效率和合理分配人力資源,是市場機(jī)制下重新整合和優(yōu)化配置社會(huì)資源的必然趨勢。關(guān)鍵詞:高校圖書館;采編;業(yè)務(wù)外包;文獻(xiàn)資源建設(shè);市場機(jī)制;人力資源配置 中圖分類號(hào):G254
文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼:A
University Libraries Highlight the Literature Acquisition and
non-core Business Outsourcing
Huang Bo,Li Tie-gang,He Ping(Chengdu University of Information Technology, Sichuan Chengdu, China, 610225)
Abstract:Face the digitization and modernization;the Library's mission is to make its resources available and useful to our reader.Acquisition will be becoming the keystone instead of Cataloguing in the literature construction.Adapt to market system, skim the non-core business for example book outfitter etc from the library, utilize, reorganize, optimize the resource of outer environment to forming the win-to-win operation management pattern.The On the basis of subcontract system, the Library will be tasked to set a“ service-Orientation” the policy and to direct and support programs and activities to accomplish the sustainable development of literature resource and preserve an universal collection of knowledge and creativity for our readers in the university.Keywords:University libraries;Acquisition and cataloguing;Outsourcing;Literature resource construction;Market mechanism;Human resources allocation
1.前 言
科學(xué)合理地進(jìn)行文獻(xiàn)資源建設(shè),提高文獻(xiàn)保障率和利用率,是圖書館采訪工作的難點(diǎn)和重點(diǎn)。2005年底在昆明召開的“第一屆全國圖書采訪工作研討會(huì)”上,提出了“數(shù)字化文獻(xiàn)資源采訪”和“采編部如何重新定位”兩大議題,號(hào)召全國各圖書館通力合作,共同探討解決辦法。圖書館采訪工作需要理論支撐,各館成功的經(jīng)驗(yàn)和模式會(huì)被其它圖書館所借鑒與發(fā)揮。自2004年我館開展業(yè)務(wù)外包實(shí)踐,到2005年訂購中外文圖書35萬余冊(其中特價(jià)書約16萬冊),年底完成加工驗(yàn)收32萬冊,館里沒有增加一個(gè)采編人員,而加工質(zhì)量、書目數(shù)據(jù)質(zhì)量明顯提高,采訪工作的開展形式更豐富、內(nèi)容更深入。按以往的采編工作方式和工作量要求,是絕對不可能做到的。關(guān)于業(yè)務(wù)外包的討論已不是新話題,但從社會(huì)資源合理配置、高校圖書館采編業(yè)務(wù)重組方面進(jìn)行研討,從市場機(jī)制下人力資源合理配置理論角度深入思考,對采編工作重心轉(zhuǎn)移方向與大規(guī)模加工業(yè)務(wù)外包實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)予以探討,仍然十分必要。
業(yè)務(wù)外包(Outsourcing)是一種創(chuàng)新的經(jīng)營管理方法,80年代源于工業(yè)企業(yè)。在講究專業(yè)分工的二十世紀(jì)末,企業(yè)為維持組織競爭核心能力,因組織人力不足的困境,將組織的非核心業(yè)務(wù)委托給外部的專業(yè)公司,以降低營運(yùn)成本,提高品質(zhì),集中人力資源,提高顧客滿意度。其實(shí)質(zhì)是企業(yè)重新定位,重新配置企業(yè)的各種資源,將資源集中于最能反映企業(yè)相對優(yōu)勢的領(lǐng)域,塑造和發(fā)揮企業(yè)自己獨(dú)特的、難以被其他企業(yè)模仿或替代的核心業(yè)務(wù),構(gòu)筑
[1][2]自己的競爭優(yōu)勢,從而獲得企業(yè)持續(xù)發(fā)展的能力。
完善流程等工作,主要包括以下幾個(gè)方面:
考核中盤商的資信度。圖書館要全面考慮業(yè)務(wù)外包中盤商的財(cái)務(wù)、人力資源、信譽(yù)、管理控制及效率、服務(wù)質(zhì)量,業(yè)務(wù)熟悉程度、價(jià)格等方面的條件。外包商的選擇直接關(guān)系到外包業(yè)務(wù)的成敗。具體應(yīng)包括:外包商的企業(yè)規(guī)模,人員數(shù)量,在行業(yè)中是否具有較好的信譽(yù)度,辦事效率是否高效,提供加工服務(wù)是否質(zhì)優(yōu),以前是否從事過加工外包服務(wù),對加工業(yè)務(wù)是否熟悉,有無經(jīng)過職業(yè)培訓(xùn)的專業(yè)加工員,有無良好的售后服務(wù)等。當(dāng)然加工價(jià)格也是比較關(guān)鍵的考慮因素。良好的外包商面對出現(xiàn)的某些細(xì)節(jié)問題,應(yīng)能主動(dòng)與圖書館工作人員溝通,當(dāng)出現(xiàn)加工錯(cuò)誤、漏加工等情況時(shí),應(yīng)能在詳細(xì)了解客戶反映后,立即安排返工。要重視業(yè)務(wù)外包的過程管理,尤其是業(yè)務(wù)技術(shù)工作。同時(shí)應(yīng)建立一套高效的反饋機(jī)制,以便及時(shí)溝通和協(xié)調(diào)。
簽好加工業(yè)務(wù)外包合同。加工業(yè)務(wù)外包合約內(nèi)容應(yīng)包括:工作目標(biāo)及預(yù)期效益、合作范疇、運(yùn)作方式、責(zé)任劃分、所有權(quán)歸屬、合約修改與終止、付款方式、賠償問題等。圖書館在圖書采購招標(biāo)過程中,就應(yīng)把加工業(yè)務(wù)納入合同內(nèi)容。用全面質(zhì)量管理方法進(jìn)行控制和規(guī)范,按照國家書目數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)和館內(nèi)圖書出庫標(biāo)準(zhǔn),進(jìn)行圖書加工驗(yàn)收。
做好質(zhì)量監(jiān)控和驗(yàn)收工作。第一,要根據(jù)本館需要制定出圖書加工細(xì)則,包括圖書加工期限,貼書標(biāo)、條碼位置,蓋館藏章和日期章的數(shù)量、位置,磁條數(shù)量、品牌和是否為可充消磁條,貼還書期限表的位置,隨書光盤處理方法等;第二,將已在館流通的圖書作為樣本,交由中盤商參照進(jìn)行粗、精加工;第三,圖書館驗(yàn)收人員對已粗加工(包括:貼磁條;蓋館藏章、日期章;貼條碼;貼還書條)的圖書進(jìn)行檢查,一旦發(fā)現(xiàn)問題即交還給加工人員返工;第四,在編目、典藏工作完成后,對圖書進(jìn)行諸如貼書標(biāo)等內(nèi)容的精加工。另外流通部工作人員在提書時(shí)還可對加工好的圖書再次檢查以保證加工質(zhì)量。
做好成本效益核算與溝通工作。實(shí)施業(yè)務(wù)外包之前,圖書館應(yīng)根據(jù)本館的任務(wù)、人力資源等因素進(jìn)行具體分析,評估成本效益,確定哪些業(yè)務(wù)與核心業(yè)務(wù)關(guān)聯(lián)性不大,或是本館難以提供足夠的資源支持,或是自己完成成本高、效率低,這些因素都是圖書館考慮進(jìn)行業(yè)務(wù)外包的原因。業(yè)務(wù)外包出去后并非萬事大吉,相反,應(yīng)密切注意并配合外包商進(jìn)行各項(xiàng)活動(dòng)。在執(zhí)行合同過程中,還必須對外包商進(jìn)行有效的監(jiān)督,重視業(yè)務(wù)外包的過程管理。建立一套可以將服務(wù)對象的問題直接反饋給館方的機(jī)制,如提供意見箱、電子公告欄、留言板等。圖書館與外包商的關(guān)系是互相依靠,互惠互利的雙贏關(guān)系,雙方在充分的溝通與相互理解基礎(chǔ)上,加強(qiáng)合作與協(xié)調(diào),使業(yè)務(wù)流程順利進(jìn)行。
總之,圖書館加工業(yè)務(wù)外包工作要達(dá)到:不涉及圖書館管理權(quán)的問題;調(diào)動(dòng)館外的社會(huì)積極因素,充分利用社會(huì)人力資源;可實(shí)現(xiàn)降低成本,節(jié)約采編整體工作時(shí)間,更好地集中人力、精力完成采訪和文獻(xiàn)資源建設(shè)之目的。
4.以采訪為工作重心,采編工作和文獻(xiàn)資源建設(shè)實(shí)現(xiàn)“三個(gè)轉(zhuǎn)變”
加工業(yè)務(wù)外包使采編工作重心向采訪轉(zhuǎn)移,采編部門可以集中精力按照學(xué)校的教學(xué)、科研和學(xué)科建設(shè)要求進(jìn)行文獻(xiàn)資源建設(shè)工作,在采編工作方面實(shí)現(xiàn)“三個(gè)轉(zhuǎn)變”。
4.1向構(gòu)建科學(xué)合理的館藏結(jié)構(gòu)方面轉(zhuǎn)變
在文獻(xiàn)采購上要集中力量做好館藏結(jié)構(gòu)、文獻(xiàn)利用情況、師生構(gòu)成比、學(xué)科發(fā)展態(tài)勢等調(diào)查,以專業(yè)設(shè)置和重點(diǎn)學(xué)科建設(shè)發(fā)展為依據(jù),形成本年度的文獻(xiàn)資源建設(shè)規(guī)劃。規(guī)劃要突出館藏特色,強(qiáng)化學(xué)術(shù)性、專業(yè)化特色。要對現(xiàn)有的文獻(xiàn)結(jié)構(gòu)、文種結(jié)構(gòu)、時(shí)間結(jié)構(gòu)等進(jìn)行調(diào)查、分析和研究。圍繞地域優(yōu)勢、資源優(yōu)勢、學(xué)科優(yōu)勢構(gòu)思,具有區(qū)別于其它館的獨(dú)特資源。了解系部學(xué)生人數(shù)所占比例和專業(yè)所涉及的圖書分類,以年購書總量為基準(zhǔn)制定各專業(yè)文獻(xiàn)采購計(jì)劃時(shí),考慮學(xué)生人數(shù)比例和不同專業(yè)對同類圖書的需求量。同時(shí)根據(jù)學(xué)生比例與
或聘請的編目人員對客戶訂購圖書進(jìn)行免費(fèi)配送和現(xiàn)場編目,能保證圖書與數(shù)據(jù)的對應(yīng),但其編目數(shù)據(jù)質(zhì)量很不穩(wěn)定,不利于編目格式的統(tǒng)一規(guī)范;某些權(quán)威機(jī)構(gòu)的數(shù)據(jù),如北圖數(shù)據(jù),質(zhì)量可以保證,但其缺陷是數(shù)據(jù)的滯后性,在套錄其數(shù)據(jù)時(shí)命中率受多方限制,具有一定的局限性;另外多家中盤商同時(shí)現(xiàn)場加工,大量圖書交叉到館,管理稍有疏忽,就會(huì)造成差錯(cuò)和大量返工等。
克服負(fù)面影響的策略是在外包的非核心業(yè)務(wù)中積極推行全面質(zhì)量管理。館內(nèi)相關(guān)部門都要對外包業(yè)務(wù)進(jìn)行控制和監(jiān)督。以“系統(tǒng)工程”思想,細(xì)化作業(yè)流程,實(shí)行“定額管理”,各道工序均予以量化,交接過程簽收,保證管理有序。特別強(qiáng)調(diào)書目數(shù)據(jù)質(zhì)量控制,質(zhì)量上給出一定的“差錯(cuò)容許率”,合理利用外部套錄數(shù)據(jù)時(shí),對質(zhì)量控制的內(nèi)容要進(jìn)行明確界定,即統(tǒng)一著錄依據(jù)。中文圖書分類標(biāo)引使用《中國圖書館圖書分類法》,主題標(biāo)引盡量使用《漢語主題詞表》,中文圖書數(shù)據(jù)采用《中國機(jī)讀目錄通訊格式手冊》(簡稱CNMARC格式)著錄,對套錄數(shù)據(jù)逐字逐段進(jìn)行分析,發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤或與本館編目細(xì)則不吻合之處應(yīng)及時(shí)加以修改,并結(jié)合本館實(shí)際添加館藏字段。注意與加工業(yè)務(wù)中盤商經(jīng)常協(xié)調(diào),保證月基本驗(yàn)書量和出書量。在支付服務(wù)款項(xiàng)時(shí),堅(jiān)持質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。6.評價(jià)與展望
圖書館采編工作重心轉(zhuǎn)移和業(yè)務(wù)加工外包,實(shí)質(zhì)是在市場機(jī)制下,重新整合和優(yōu)化配置社會(huì)資源,提高圖書館工作效率,圖書館和中盤商形成優(yōu)勢互補(bǔ)、分工合作、合理布局的一種“共贏”運(yùn)行管理模式。
雖然圖書館業(yè)務(wù)外包目前還存在一些有待解決的問題,但是它體現(xiàn)了在市場經(jīng)濟(jì)環(huán)境下,圖書館部分職能重新社會(huì)化分工的必然發(fā)展趨勢。
隨著圖書館現(xiàn)代化、網(wǎng)絡(luò)化程度的提高,虛擬館藏比例的上升及聯(lián)機(jī)編目的普及,圖書館內(nèi)從事業(yè)務(wù)加工、數(shù)據(jù)處理的人員將減少,從事深層次圖情資料開發(fā)、文獻(xiàn)信息保障方面的工作人員將增加。業(yè)務(wù)外包不僅促進(jìn)圖書館從節(jié)省成本及提高工作效率等方面進(jìn)行創(chuàng)新思考,同時(shí)也是圖書館思考改造其組織作業(yè)流程、實(shí)施機(jī)構(gòu)重組的一個(gè)良方。信息時(shí)代圖書館服務(wù)功能的迅速變化,使得采編工作重心轉(zhuǎn)移和業(yè)務(wù)外包成為高校圖書館發(fā)展的必然趨勢。隨著高校圖書館管理現(xiàn)代化的不斷發(fā)展,業(yè)務(wù)外包在圖書館的應(yīng)用層面日益擴(kuò)展,業(yè)務(wù)外包將有更大的發(fā)展空間。
參考文獻(xiàn):
[1] 華南師范大學(xué)圖書館.圖書館實(shí)施業(yè)務(wù)外包的意義和策略[EB/OL].http:///2003_12_24/54460.html,2006.1.[3] 饒思軍.淺談圖書館業(yè)務(wù)外包的實(shí)現(xiàn)[J].科技情報(bào)開發(fā)與經(jīng)濟(jì),2004,14(6):65 [4] 鐘建法.網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下高校圖書館學(xué)科采訪館員制度的建立與管理[EB/OL].http://www.chinalibs.net/book/t0085.pdf,2006.2.-
第二篇:關(guān)于圖書館采編業(yè)務(wù)外包的探討
關(guān)于圖書館采編業(yè)務(wù)外包的探討
摘要:采編業(yè)務(wù)外包作為一種降低成本、提高工作效率的有效途徑正在被越來越多的圖書館所采用,文章介紹了圖書館采編業(yè)務(wù)外包的由來,分析和研究了采編業(yè)務(wù)的不足之處,指出了適合圖書館采編業(yè)務(wù)外包的具體對策。
關(guān)鍵詞:圖書館 采編 業(yè)務(wù)外包
中圖分類號(hào):G26 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼:A 文章編號(hào):1007-0745f2011)01-0074-01
1、圖書館采訪、編目業(yè)務(wù)外包的由來
業(yè)務(wù)外包源于20世紀(jì)80年代,工業(yè)企業(yè)將企業(yè)內(nèi)非重要的部件的生產(chǎn)、加工環(huán)節(jié)包給其他公司,這種方式不僅僅節(jié)省了企業(yè)內(nèi)部的人力資源,而且還加大了企業(yè)內(nèi)部重要業(yè)務(wù)的開發(fā)力度。采用業(yè)務(wù)外包方式,提高了產(chǎn)品的質(zhì)量,進(jìn)一步降低了產(chǎn)品成本,同時(shí)還增加了時(shí)效性,并且提高了企業(yè)的競爭力。隨后,業(yè)務(wù)外包的方法被國內(nèi)外圖書館界所引進(jìn),并逐漸盛行。由于各圖書館館藏的圖書、期刊、學(xué)位論文、報(bào)紙等資料的逐年增長,原有圖書館員已不能勝任圖書資料迅猛增長量,不能完成當(dāng)年的圖書資料的采訪、編目、加工的工作量,導(dǎo)致大量積壓,嚴(yán)重影響了圖書資料的上架和讀者利用,延遲了讀者利用的時(shí)效性,因此,利用外援促進(jìn)圖書館的業(yè)務(wù)工作,很值得提倡。
2、圖書館業(yè)務(wù)外包的不足之處
在目前狀況下,由于圖書館編目業(yè)務(wù)外包大多由供貨書商承擔(dān),是以采購合同為前提的免費(fèi)服務(wù),在編目業(yè)務(wù)規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化方面還有待提高。我們經(jīng)過對一些提供外包服務(wù)的書商考察,大多數(shù)書商在原始編目方面的技術(shù)力量遠(yuǎn)遠(yuǎn)不及圖書館編目部。另外,對于編目業(yè)務(wù)外包的圖書館,容易放松對書目數(shù)據(jù)質(zhì)量的控制。相對而言,書商經(jīng)營圖書的目的在于經(jīng)濟(jì)效益,不會(huì)花大力氣去理會(huì)圖書編目數(shù)據(jù)的質(zhì)量問題,加上屬下的采編人員往往只經(jīng)過簡單培訓(xùn)后就從事編目工作,他們的管理都是量化管理,屬下的編目人員的薪金是跟他們每天所編圖書的數(shù)量直接掛鉤的,難免不出現(xiàn)只求數(shù)量不顧質(zhì)量的問題。這些編目加工人員往往對館藏文獻(xiàn)建設(shè)缺乏基礎(chǔ)知識(shí),掌握編目數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)化規(guī)則也比較機(jī)械,有些人只能照搬在版圖書提供的數(shù)據(jù),對有些圖書的分類特別是有些邊緣學(xué)科圖書的分類,難以做到準(zhǔn)確無誤。
3、完善圖書館采編業(yè)務(wù)外包的對策
3.1更新觀念,完善采編業(yè)務(wù)流程
高校圖書館管理層應(yīng)該率先更新觀念,認(rèn)識(shí)到采編業(yè)務(wù)外包是圖書館解決目前存在的采購量大、人員短缺、讀者需求不能及時(shí)滿足等問題的一條有效途徑,用外包商的企業(yè)化經(jīng)營機(jī)制所帶來的高效率社會(huì)資源服務(wù)于高校圖書館,有利于提高圖書館工作效率,形成優(yōu)勢互補(bǔ)、分工合作的一種“共贏”的運(yùn)行管理模式。圖書館的管理層可集中精力實(shí)現(xiàn)對業(yè)務(wù)流程、人員配置的整合,加強(qiáng)更高層次的參考咨詢服務(wù)工作,提高圖書館核心業(yè)務(wù)的服務(wù)效率和服務(wù)質(zhì)量。
同時(shí),要進(jìn)一步轉(zhuǎn)變采編工作的重心,完善采編業(yè)務(wù)流程。外包前采編工作中繁重、瑣碎、重復(fù)的事務(wù)性勞動(dòng)通過外包給外包服務(wù)商來做,使得采編工作的流程大大簡化。采編人員的主要工作內(nèi)容也隨即產(chǎn)生了顯著的變化,對外包服務(wù)商編目數(shù)據(jù)的審校、對圖書加工質(zhì)量的驗(yàn)收,成為采編人員的中心工作,管理職能大大增強(qiáng)。要讓全館明確采編業(yè)務(wù)外包并不是圖書館要放棄這塊陣地,相反,還要加強(qiáng)管理和控制的理念,要鼓勵(lì)館員不斷加強(qiáng)學(xué)習(xí),勇于開拓創(chuàng)新,不斷提高自身素質(zhì)。因此,必須進(jìn)一步完善采編業(yè)務(wù)流程,合理配置崗位和責(zé)任心強(qiáng)、信息技術(shù)過硬的專業(yè)人員,對到館圖書采取以核對書目資料實(shí)體信息的審校方式控制外包質(zhì)量,主要控制項(xiàng)目有:編目格式與規(guī)范控制、復(fù)本書控制、索書號(hào)控制、叢書多卷書控制及圖書外加工控制等等。將一批圖書中每一錯(cuò)誤出現(xiàn)的頻率及時(shí)歸類記錄,反饋給外包書商,指導(dǎo)他們加以改進(jìn)。
3.2全面實(shí)施全程質(zhì)量監(jiān)控管理
在圖書館業(yè)務(wù)外包活動(dòng)過程中,必然在眾多方面存在許多潛在質(zhì)量監(jiān)控管理問題。為了使圖書館業(yè)務(wù)外包的預(yù)期目標(biāo)減少損失,獲取最大效益,圖書館應(yīng)對業(yè)務(wù)外包過程中出現(xiàn)的質(zhì)量進(jìn)行全程控制和管理。這就要求圖書館認(rèn)真地預(yù)測外包過程中可能出現(xiàn)質(zhì)量問題的環(huán)節(jié)和出現(xiàn)方式、時(shí)間、地點(diǎn)及影響等;還必須認(rèn)真評價(jià)和記錄圖書館自身變化、外包業(yè)務(wù)的實(shí)施情況、外包企業(yè)的運(yùn)作狀況,以及對外包活動(dòng)有影響的各種社會(huì)、政治、經(jīng)濟(jì)等社會(huì)因素,在此基礎(chǔ)上,進(jìn)行預(yù)測和盡可能避免出現(xiàn)質(zhì)量問題,從而使圖書館有效掌控質(zhì)量。
3.3嚴(yán)把數(shù)據(jù)與圖書質(zhì)量驗(yàn)收關(guān)
采編業(yè)務(wù)外包后,圖書館在接收圖書時(shí),除了進(jìn)行實(shí)物與清單的驗(yàn)收之外,還要進(jìn)行書目數(shù)據(jù)的審核驗(yàn)收。這里的數(shù)據(jù)是指供應(yīng)商根據(jù)圖書館所采購的新書進(jìn)行套錄或著錄而得到的MARC數(shù)據(jù)。書商通過網(wǎng)絡(luò)方式(如QQ、郵箱、MSN等)發(fā)給圖書館的采編人員。數(shù)據(jù)到館后將其導(dǎo)入圖書館自動(dòng)化系統(tǒng),之后進(jìn)行圖書和數(shù)據(jù)的比對驗(yàn)收工作。這個(gè)數(shù)據(jù)直接關(guān)系到圖書館的館藏?cái)?shù)據(jù)質(zhì)量、文獻(xiàn)外部特征及內(nèi)容揭示水平,關(guān)系到圖書的檢準(zhǔn)率和使用率。因此,圖書館要求供應(yīng)商的技術(shù)加工人員要具有一定的圖書專業(yè)知識(shí),能夠熟練掌握并運(yùn)用《中國圖書館分類法》(第4版)《中國機(jī)讀目錄格式使用手冊》,熟悉各館的分類法則,強(qiáng)調(diào)分類的連續(xù)性、歸類的合理性,編目數(shù)據(jù)應(yīng)符合本館館藏體系。圖書館采編人員在驗(yàn)收時(shí)要認(rèn)真細(xì)致,從圖書拆包驗(yàn)收、分類編目、條碼與書標(biāo)粘貼、財(cái)產(chǎn)號(hào)與館藏章等都要校對,保證入庫圖書的準(zhǔn)確性。對于出現(xiàn)錯(cuò)誤的圖書及其數(shù)據(jù)的處理,直接退回書商,待其重新加工后再次驗(yàn)收,或者圖書館的采編人員自己對有錯(cuò)誤的數(shù)據(jù)進(jìn)行必要的修改或刪除,嚴(yán)把數(shù)據(jù)質(zhì)量關(guān)。
4、結(jié)束語
編目業(yè)務(wù)外包在美國已取得初步成功,在國內(nèi)圖書館實(shí)行采編業(yè)務(wù)外包,既需要圖書館界領(lǐng)導(dǎo)層的戰(zhàn)略眼光和善于變革的思想,也需要圖書館員的觀念更新和立足于服務(wù)的踏實(shí)心態(tài)。作為一種新型的圖書館管理模式,采編業(yè)務(wù)外包是提高圖書館服務(wù)質(zhì)量和工作效率的有效途徑。隨著圖書館工作重心的轉(zhuǎn)移,業(yè)務(wù)外包已經(jīng)成為圖書館改革發(fā)展的一種必然趨勢。各個(gè)圖書館一定要根據(jù)自身的館情來制定采編業(yè)務(wù)外包的范圍、方針、政策,要盡可能避免由于業(yè)務(wù)外包而產(chǎn)生的不良后果,使圖書館的采編業(yè)務(wù)朝著高質(zhì)量的、健康的方向發(fā)展。
參考文獻(xiàn):
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第三篇:圖書館業(yè)務(wù)外包策略研究論文
[摘要] 業(yè)務(wù)外包這一現(xiàn)代工業(yè)企業(yè)經(jīng)營管理方法在最近十年已被西方圖書館界吸收和采用,圖書館將非核心功能工作通過合約外包給社會(huì)機(jī)構(gòu)來完成,從而達(dá)到降低成本、節(jié)約人力資源,提高工作效率,提升竟?fàn)巸?yōu)勢的目的。業(yè)務(wù)外包在圖書館的應(yīng)用主要集中在事務(wù)性工作和采編工作方面,隨著信息時(shí)代的到來,圖書館服務(wù)功能的變化,業(yè)務(wù)外包在圖書館的應(yīng)用將日益擴(kuò)展,有著更大的發(fā)展空間。
[關(guān)健詞] 圖書館 業(yè)務(wù)外包 策略
[分類號(hào)] G251 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼] A
一、業(yè)務(wù)外包的產(chǎn)生及其背景
業(yè)務(wù)外包(Outsourcing)是近幾年發(fā)展起來的一種新的經(jīng)營策略。即企業(yè)把內(nèi)部業(yè)務(wù)的一部分承包給外部專門機(jī)構(gòu)。其實(shí)質(zhì)是企業(yè)重新定位,重新配置企業(yè)的各種資源,將資源集中于最能反映企業(yè)相對優(yōu)勢的領(lǐng)域,塑造和發(fā)揮企業(yè)自已獨(dú)特的、難以被其他企業(yè)模仿或替代的核心業(yè)務(wù),構(gòu)筑自已竟?fàn)巸?yōu)勢,獲得使企業(yè)持續(xù)發(fā)展的能力。
業(yè)務(wù)外包因能促進(jìn)企業(yè)集中有限的資源和能力,專注于自身核心業(yè)務(wù),創(chuàng)建和保持長期竟?fàn)巸?yōu)勢,并能達(dá)到降低成本,保證質(zhì)量的目的,所以在市場經(jīng)濟(jì)竟?fàn)幹腥找媸艿狡髽I(yè)矚目。事實(shí)上,許多國際知名品牌企業(yè)正是通過這種經(jīng)營策略,創(chuàng)造了輝煌的業(yè)績。如世界最大的運(yùn)動(dòng)品牌耐克的核心竟?fàn)幜κ沁\(yùn)動(dòng)鞋的設(shè)計(jì)、應(yīng)用與研發(fā)氣墊(Nike Air)技術(shù),而所有的制造工業(yè)外包給世界各地。微軟公司的核心竟?fàn)幜κ莿?chuàng)造他的軟件產(chǎn)品及其他公司發(fā)展策略性合作,提供顧客服務(wù)和支持,而其他的工作都是外包。據(jù)鄧百氏公司《1998年全球業(yè)務(wù)外包研究報(bào)告》顯示,全球營業(yè)額在5000萬美元以上的公司當(dāng)年在業(yè)務(wù)外包上的開支上升了27%,達(dá)到了3250億美元。
業(yè)務(wù)外包這一現(xiàn)代工業(yè)企業(yè)經(jīng)營管理方法在最近十年已被西方圖書館界吸收和采用,受到普遍的歡迎。圖書館將非核心功能通過合同外包給社會(huì)機(jī)構(gòu)來完成,以便集中自身的力量搞好改變基礎(chǔ)結(jié)構(gòu),提高核心功能的工作。業(yè)務(wù)外包這一經(jīng)營管理方法日益受到圖書館界的重視,是正在形成的一個(gè)趨勢。
1977年日本東京都一份報(bào)告稱,93所圖書館中有47所將分編工作部分外包。1981年5月15日日本《自治日報(bào)》報(bào)道,在被調(diào)查的542所公共圖書館中,警衛(wèi)外包的占37.7%,清潔外包的占58.5%。1997年在被調(diào)查的全美授學(xué)士學(xué)位以上的117所高校圖書館中,33個(gè)正在進(jìn)行或已進(jìn)行編目外包,16所正在考慮。1998年秋美國美國圖書館學(xué)會(huì)(ALA)特別成立了一個(gè)“外包工作組”來研究業(yè)務(wù)外包相關(guān)的課題,并在ALA的冬季會(huì)議上設(shè)立了公開論壇來討論業(yè)務(wù)外包對圖書館的影響等相關(guān)問題。在我國,從九十年代以來,業(yè)務(wù)外包逐漸為圖書館所重視和采用,但業(yè)務(wù)主要集中在事務(wù)性工作和編目工作方面。
二、圖書館業(yè)務(wù)外包的類型
業(yè)務(wù)外包在圖書館的應(yīng)用非常廣泛,但是較成功和成效最好的外包業(yè)務(wù)有下面幾種:
1、采訪業(yè)務(wù)外包。采訪業(yè)務(wù)外包主要有兩種模式,一種是綱目訂購,它實(shí)際上是一種圖書館與書商之間的采書合約,書商根據(jù)圖書館采訪人員圈訂的綱目控制范圍(如:專業(yè)范圍、主題控制、出版社控制、閱讀水平控制等)和圖書館的經(jīng)費(fèi)預(yù)算,將選出的圖書送到圖書館,圖書館采訪人員通過驗(yàn)收將適合的書留下,不需要的圖書退回給書商。這種方式可以節(jié)約采訪人員選書的時(shí)間,也能保證所購圖書具有針對性。另一種方法是由圖書館采訪人員根據(jù)征訂書目進(jìn)行圈選,交由書商訂購。近幾年,地區(qū)采編中心和圖書公司不斷涌現(xiàn),在市場經(jīng)濟(jì)環(huán)境下,圖書供應(yīng)商要能發(fā)展下去,就必須以客戶為中心,滿足客戶的需求,這種竟?fàn)幗o圖書館帶來了更多的優(yōu)惠和附加服務(wù),其中包括書目數(shù)據(jù)的配送以及裝防盜條、蓋館藏章、貼條形碼和書標(biāo)等手工處理過程,從而達(dá)到降低成本、減少人員,并取得一定經(jīng)濟(jì)效益的目的。
2、編目外包。編目外包是國外圖書館業(yè)務(wù)外包中應(yīng)用最廣且最具成效的一種。早在七、八十年代,美國、日本等國圖書館已開始將編目業(yè)務(wù)部分外包,1967年OCLC成立之后,由于它費(fèi)用低,質(zhì)量高,OCLC更是成了世界各地圖書館編目外包的服務(wù)商。在中國,隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的迅猛發(fā)展,全國聯(lián)合編目中心、CALLS、地區(qū)采編中心的建立,從九十年代開始,各圖書館普遍采用了編目外包方式。編目外包,一方面可以減少編目人員的負(fù)擔(dān),加快文獻(xiàn)處理的速度,在不降低質(zhì)量的前提下節(jié)省開支,解決諸如待編積壓圖書、工作負(fù)荷不均、專業(yè)人員不足等問題,另一方面,可以減少重復(fù)勞動(dòng),在一定范圍內(nèi)實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一編目,圖書館書目數(shù)據(jù)達(dá)到規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。
3、書目數(shù)據(jù)庫建設(shè)。數(shù)據(jù)庫建設(shè)是圖書館自動(dòng)化工作的重要組成部分,也是圖書館在自動(dòng)化建設(shè)進(jìn)程中最繁重的一項(xiàng)業(yè)務(wù),需要投入大量的人力和物力。由于它耗時(shí)耗力,很多圖書館都將此業(yè)務(wù)外包給建庫承包商。圖書館館藏書目數(shù)據(jù)庫建設(shè)外包,包括依據(jù)卡片上的信息進(jìn)行業(yè)務(wù)外包和到現(xiàn)場依據(jù)文獻(xiàn)實(shí)體上的信息進(jìn)行業(yè)務(wù)外包兩種形式。前一種方法簡便、經(jīng)濟(jì),但卡片信息不全,依此制作出來的書目數(shù)據(jù)不能達(dá)到準(zhǔn)確、全面的效果。后一種方法是較為徹底的做法,雙方通過簽訂合約,由承包方派員進(jìn)駐圖書館,按館藏文獻(xiàn)建庫,同時(shí)還按照現(xiàn)在的標(biāo)準(zhǔn)全面重新加工。
4、自動(dòng)化業(yè)務(wù)外包。自動(dòng)化業(yè)務(wù)外包是指在共同簽署的外包協(xié)議或合同的基礎(chǔ)上,采用系統(tǒng)移植或委托專業(yè)廠商設(shè)計(jì)和開發(fā),服務(wù)提供商直接向圖書館提供整套的應(yīng)用方案,包括咨詢、軟件系統(tǒng)、實(shí)施、運(yùn)行中的維護(hù)、軟件的升級(jí)、高質(zhì)量的技術(shù)支持等。由于大多數(shù)圖書館缺乏計(jì)算機(jī)專業(yè)技術(shù)人員,加上隨著信息技術(shù)的發(fā)展,硬件和軟件在不斷升級(jí),如果相關(guān)的圖書館管理系統(tǒng)以及應(yīng)用軟件由圖書館自行開發(fā),則圖書館要投入大量的開發(fā)費(fèi)用和人員培訓(xùn)費(fèi)用,通過服務(wù)外包,不僅可以節(jié)約時(shí)間和費(fèi)用支出,還可以直接享受服務(wù)提供商提供強(qiáng)徑的在線支持、網(wǎng)上維護(hù)和更新升級(jí)的優(yōu)質(zhì)服務(wù)。
5、后勤物業(yè)管理。大學(xué)圖書館的行政和后勤雖然沒有公共圖書館復(fù)雜,但事務(wù)性工作很多。近幾年來,圖書館事業(yè)發(fā)展較快,各地政府都投入巨資建設(shè)新圖書館,新建的圖書館面積都較大,如華南師范大學(xué)新館面積為23500平方米,湛江海洋大學(xué)圖書館為23000平方米,新館的各種設(shè)施,包括公共衛(wèi)生、消防、綠化、空調(diào)、機(jī)電設(shè)備的維護(hù)和管理任務(wù)很重。通過后勤外包可以使管理層從事務(wù)性工作中解脫出來,更多精力用于業(yè)務(wù)建設(shè)中。后勤外包可以采用部分外包和全部外包兩種,全部外包可以向社會(huì)邀請專業(yè)物業(yè)公司進(jìn)行招標(biāo)的方式,選聘物業(yè)管理公司對圖書館所有物業(yè)及設(shè)施、設(shè)備實(shí)施統(tǒng)一一體化管理,圖書館只設(shè)一名物業(yè)管理人員,負(fù)責(zé)物業(yè)的宏觀管理及與管理處的聯(lián)絡(luò),深圳南山圖書館即是采用此種形式。較為普遍的是采用部分外包的方式。部分外包主要用于:
清潔衛(wèi)生:對于幾萬平方米館舍來說,清潔衛(wèi)生是一項(xiàng)較繁重又不可忽視的業(yè)務(wù),在人員不足的情況下,可以外包給保潔公司來完成,圖書館辦公室可以建立明確的檢查制度進(jìn)行監(jiān)督。
綠化保養(yǎng):圖書館要營造一個(gè)舒適、優(yōu)雅的環(huán)境,綠化是不可缺少的擺飾品,而圖書館沒有專業(yè)的人員來對這些植物進(jìn)行保養(yǎng),因此可以委托給學(xué)校的綠委會(huì)進(jìn)行托管,以保證圖書館的花木常青常開。
消防安全:消防安全是圖書館領(lǐng)導(dǎo)最為頭痛的問題,圖書館是一個(gè)公共活動(dòng)場所,人流量大,人員復(fù)雜,圖書館內(nèi)書籍是易燃物品,同時(shí)還保留著大量的文物和古籍,因此圖書館消防安全在后勤管理中占有重要的位置。圖書館可以將此項(xiàng)業(yè)務(wù)交由消防公司來完成,消防公司派專人進(jìn)駐圖書館,定期檢查和更新消防器材,并可以和圖書館合作,開展消防演習(xí),進(jìn)行消防宣傳,提高全體職工的消防意識(shí)。
設(shè)備維護(hù):除計(jì)算機(jī)設(shè)備外,圖書館的硬件設(shè)施還包括空調(diào)、電梯、影印設(shè)備、視聽設(shè)備等,這些也可以通過合約形式進(jìn)行委外服務(wù)。
三、圖書館業(yè)務(wù)外包評價(jià)
業(yè)務(wù)外包之所以能被圖書館所用并得以發(fā)展,是由于這種模式確實(shí)能給圖書館帶來很大的利益,有著明顯的優(yōu)勢:
1、圖書館實(shí)行業(yè)務(wù)外包,可以降低成本,提高質(zhì)量。專業(yè)機(jī)構(gòu)(團(tuán)體)往往具有規(guī)模經(jīng)濟(jì),有著專業(yè)程度高和高度效率化,經(jīng)營成本較低的特點(diǎn),通過他們來提供服務(wù),可以取得較大的價(jià)格優(yōu)惠,并能節(jié)省龐大的人事費(fèi)用。以采編業(yè)務(wù)為例,將采編業(yè)務(wù)委托給地區(qū)采編中心完成,一方面,可以通過聯(lián)合采購取得價(jià)格優(yōu)惠,另一方面,采編中心是一個(gè)以采、編、配送一條龍服務(wù)為特色的服務(wù)機(jī)構(gòu),在完成購書的同時(shí),實(shí)現(xiàn)了隨書配送書目數(shù)據(jù),有些采編中心甚至幫助圖書館將所購圖書貼條形碼、書標(biāo)、蓋館藏章等圖書加工工作,而且這些工作是完全免費(fèi)的。在美國,圖書館成為OCLC成員館后,套錄一條書目記錄費(fèi)用是1.5美元(OCLC成立之前,美國國會(huì)圖書館一條書目記錄成本是75美元,Ohio大學(xué)圖書館是30美元),委托編目,平均才2-12美元。我國的情況也差不多,據(jù)統(tǒng)計(jì),圖書館單獨(dú)編目,每種圖書約10-15元,而套錄每種圖書是0.3元,委托地區(qū)采編中心或書商,編目是免費(fèi)。
2、節(jié)約人力資源,克服缺乏專業(yè)技術(shù)人員的不足的困難。圖書館實(shí)施業(yè)務(wù)外包,一方面,可以借助外部的人力資源,來彌補(bǔ)自身智力資源的不足。受客觀因素的影響,圖書館很難引進(jìn)和留住高技術(shù)人員,因而也使圖書館難以進(jìn)行技術(shù)的研制和開發(fā)。在業(yè)務(wù)外包的情況下,圖書館可以充分利用外部資源保證自已的先進(jìn)性。如選購成熟先進(jìn)的圖書館管理軟件,既可以降低開發(fā)軟件的風(fēng)險(xiǎn),也能提高圖書館的服務(wù)水平。又如南海學(xué)院圖書館,由于是新建圖書館,專業(yè)人員少,因此將采編業(yè)務(wù)全部交由廣東高校信息服務(wù)中心完成,該中心擁有一支高素質(zhì)的專業(yè)隊(duì)伍,生產(chǎn)制作出標(biāo)準(zhǔn)的書目數(shù)據(jù),使南海學(xué)院圖書館從一開始就建立在較高的起點(diǎn)上,從而保證了數(shù)據(jù)的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化。另一方面,可以節(jié)約人員。以聯(lián)合編目為例,美國Ohio大學(xué)圖書館1967年共有編目人員15名,每年處理約2.5萬種圖書,成為OCLC成員館后,編目人員減至5人,每年可處理5萬種書,以每名工作人員年薪5萬美元計(jì),每年節(jié)約工資約50萬美元,而全部套錄OCLC數(shù)據(jù)也只需花7.5萬美元。
3、圖書館實(shí)施業(yè)務(wù)外包,可以專注于自已的核心業(yè)務(wù),提高竟?fàn)巸?yōu)勢。圖書館將非核心業(yè)務(wù)外包給專業(yè)機(jī)構(gòu)完成,將使圖書館的管理層可以集中精力實(shí)現(xiàn)對業(yè)務(wù)流程,人員配置進(jìn)行整合,加強(qiáng)讀者服務(wù)工作,提高圖書館的竟?fàn)巸?yōu)勢,保持圖書館的持續(xù)、穩(wěn)定發(fā)展。
4、縮短工作時(shí)間,提高工作效率。以回溯建庫為例,如果要完成30多萬種中文圖書,由圖書館工作人員自已建庫,估計(jì)要用1-2年時(shí)間,而委托建庫商,可能只需要2個(gè)月時(shí)間。
業(yè)務(wù)外包作為一種新型的圖書館管理模式,對于提高圖書館的服務(wù)效率,促進(jìn)圖書館的重心轉(zhuǎn)移,發(fā)揮圖書館的竟?fàn)巸?yōu)勢,具有重要的作用。但是,也存在一些缺陷。如直接購買圖書館管理系統(tǒng)的最大缺餡是使圖書館工作人員產(chǎn)生對外部技術(shù)的嚴(yán)重依賴。一般情況下,技術(shù)外包可以產(chǎn)生良好的短期回報(bào),但不知不覺中圖書館的技術(shù)人員只停留在使用上,而不對技術(shù)進(jìn)行研究開發(fā)(包括人才),從而損害圖書館的技術(shù)能力,特別是某些技術(shù)決竅必須通過開發(fā)的過程中才能學(xué)會(huì)。采購業(yè)務(wù)外包方面,隨著廣東經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展,招生人數(shù)增加和學(xué)校評估要求,廣東高校這幾年購書經(jīng)費(fèi)增加很快,常常一次拔數(shù)百萬元,校方限期完成,圖書館將數(shù)百萬的采購委托給供貨商,有的館甚至要求供貨商每種書配5——10冊,積壓的舊書也配上,從而造成藏書質(zhì)量的下降。
四、圖書館實(shí)施業(yè)務(wù)外包的策略
業(yè)務(wù)外包主要是透過與外包商合作及關(guān)系之調(diào)整,以改善圖書館服務(wù)質(zhì)量,提高工作效率。而圖書館仍要承擔(dān)規(guī)劃、目標(biāo)制定、監(jiān)督標(biāo)準(zhǔn)制定及執(zhí)行、評估及修正等工作,換言之,業(yè)務(wù)外包服務(wù)質(zhì)量的好壞,圖書館應(yīng)負(fù)責(zé)任,因此在制定外包策略時(shí)應(yīng)注意以下問題:
1、決定業(yè)務(wù)外包考慮因素。實(shí)施業(yè)務(wù)外包之前,圖書館應(yīng)根據(jù)本館的任務(wù)、人力資源等因素進(jìn)行具體分析,評估成本效益,聽取各方意見,明確自已的核心業(yè)務(wù),從而確定哪些業(yè)務(wù)與核心業(yè)務(wù)關(guān)聯(lián)性不大,或是本館難以提供足夠的資源支持,或是自已完成成本高、效率低,這些因素都是圖書館考慮進(jìn)行業(yè)務(wù)外包的原因。
2、選擇合適的外包商,簽定合作協(xié)議。外包商選擇的好壞直接關(guān)系到圖書館外包業(yè)務(wù)成功與否。圖書館應(yīng)全面考慮外包商的財(cái)務(wù)、人力資源、信譽(yù)、管理控制及效率、服務(wù)質(zhì)量,以及是否熟悉業(yè)務(wù)、價(jià)格水平等條件,在審慎外包商各方面因素后,認(rèn)真簽訂外包合約,作為雙方共同遵守及管理的依據(jù)。合約的內(nèi)容應(yīng)包含:工作目標(biāo)及預(yù)期效益、合作范疇、運(yùn)作方式、責(zé)任劃分、所有權(quán)歸屬、合約修改與終止、付款方式、培償問題等。
3、加強(qiáng)對外包商的控制和管理。圖書館把業(yè)務(wù)外包出去后并非萬事大吉,相反,應(yīng)密切注意并配合外包商進(jìn)行各項(xiàng)活動(dòng)。在執(zhí)行合同過程中,圖書館還必須對外包商進(jìn)行有效的監(jiān)督,重視業(yè)務(wù)外包的過程管理,尤其是技術(shù)業(yè)務(wù)工作,同時(shí)應(yīng)建立一套可以將服務(wù)對象的問題直接反饋給館方的機(jī)制,如提供意見箱、電子公告欄、留言板等。
4、建立良好的溝通機(jī)制,無論是與本館職工還是外包商。圖書館與外包商的關(guān)系是互相依靠,互惠互利的雙贏關(guān)系,雙方在充分的溝通與相互理解基礎(chǔ)上,加強(qiáng)合作與協(xié)調(diào),使業(yè)務(wù)流程順利進(jìn)行。在圖書館內(nèi)部,外包勢必會(huì)影響到一些工作人員的利益,如編目外包,從前圖書館內(nèi)部往往以編目人員為核心人物,知識(shí)層次最高的當(dāng)是編目人員,由于編目外包,他們可能要轉(zhuǎn)變角色,由臺(tái)后服務(wù)走向臺(tái)前服務(wù)。因此,要做好員工的溝通工作,得到員工的理解和支持。
五、圖書館業(yè)務(wù)外包的前景
雖然圖書館業(yè)務(wù)外包模式目前還存在一些有待解決的問題,圖書館也存在一些顧慮。但是它體現(xiàn)了在知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代傳統(tǒng)圖書館向現(xiàn)代化圖書館轉(zhuǎn)型過程中圖書館職能社會(huì)化的必然發(fā)展趨勢。隨著圖書館現(xiàn)代化、網(wǎng)絡(luò)化程度的提高,虛擬館藏比例的上升及聯(lián)機(jī)編目的普及,圖書館內(nèi)從事信息貯藏與處理的人員將減少,從事讀者信息服務(wù)人員,尤其參考咨詢?nèi)藛T將成為圖書館的核心人員,圖書館的整個(gè)組織機(jī)構(gòu)、工作流程、人力資源應(yīng)用等都應(yīng)加以重視與重新分配。人力刪減、經(jīng)費(fèi)緊縮、以及信息時(shí)代圖書館服務(wù)功能的迅速變化,業(yè)務(wù)外包在圖書館業(yè)務(wù)的應(yīng)用層面日益擴(kuò)展。委外服務(wù)不僅促進(jìn)圖書館從節(jié)省成本及提升效率等方面進(jìn)行創(chuàng)意思考,同時(shí)也是圖書館思考改造其組織作業(yè)流程、實(shí)施機(jī)構(gòu)重組的一項(xiàng)良方??梢灶A(yù)料,隨著圖書館管理的改進(jìn),業(yè)務(wù)外包將有更大的發(fā)展空間。
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第四篇:圖書館編目業(yè)務(wù)外包質(zhì)量控制與合同監(jiān)管
文/喬燕萍 圖書館編目業(yè)務(wù)外包源于工業(yè)企業(yè)中一種創(chuàng)新的經(jīng)營管理方法,是將一些傳統(tǒng)上由企業(yè)內(nèi)部人員負(fù)責(zé)的非核心業(yè)務(wù)以外加工方式發(fā)包給具有專業(yè)、高效的產(chǎn)品(服務(wù))提供商,以充分利用公司外部最優(yōu)秀的專業(yè)化資源承包業(yè)務(wù),從而降低成本、提高效率,目的是增強(qiáng)自身的競爭力。
一、圖書館編目業(yè)務(wù)外包質(zhì)量控制的重要性 1.編目業(yè)務(wù)外包的主要質(zhì)量問題 雖然圖書館編目業(yè)務(wù)外包打破了其傳統(tǒng)的運(yùn)作模式、提高了工作效率,但編目質(zhì)量卻不盡如人意。例如,編目圖書不符、圖書加工粗糙等問題屢見不鮮,而書目數(shù)據(jù)的質(zhì)量問題更令人堪憂,往往出現(xiàn)書目數(shù)據(jù)查重不仔細(xì)導(dǎo)致基本信息著錄不夠嚴(yán)謹(jǐn)、文獻(xiàn)分類和主題標(biāo)引不規(guī)范、分散著錄與集中著錄處理不到位、索書號(hào)確立不正確、與館藏已有文獻(xiàn)不匹配等諸多問題。2.編目外包質(zhì)量控制的重要性,編目業(yè)務(wù)作為圖書館的基礎(chǔ)業(yè)務(wù)之一,其加工質(zhì)量和分編質(zhì)量的高低直接影響文獻(xiàn)資源的共享效果以及有效利用率。書目數(shù)據(jù)的質(zhì)量是書目數(shù)據(jù)庫建設(shè)的重要條件,也是圖書館各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作有效完成的基礎(chǔ)保障,它的質(zhì)量直接關(guān)系館藏的收集、整序、組織管理以及為用戶提供服務(wù)的效果。現(xiàn)代圖書館,無論是圖書外借還是檢索、咨詢等業(yè)務(wù),都是以書目數(shù)據(jù)庫作為基礎(chǔ)的。沒有高質(zhì)量的書目數(shù)據(jù)庫作為保障,就無法有效地實(shí)現(xiàn)圖書館采訪編目、流通管理以及檢索咨詢自動(dòng)化。編目業(yè)務(wù)外包以后,并不意味著圖書館可以退出編目工作;恰恰相反,僅僅依賴協(xié)議和質(zhì)量要求還不能完全保障書目的質(zhì)量。因此,圖書館必須承擔(dān)起書目質(zhì)量控制的責(zé)任,指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)控外包的整個(gè)工作流程,始終如一地跟蹤工作的質(zhì)量和進(jìn)度,并且針對不同的外包方式,采取不同的質(zhì)量控制模式。對于來館承擔(dān)外包業(yè)務(wù)的公司,本館的編目人員可以直接利用圖書實(shí)體進(jìn)行書目質(zhì)量的審定和修正。審校的內(nèi)容包括:文獻(xiàn)著錄是否標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范、復(fù)本是否漏查、不同出版社出版的同種圖書所取的分類號(hào)是否前后一致、同類圖書出現(xiàn)重號(hào)所加的區(qū)分號(hào)是否正確、是否符合規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)等。對審校后發(fā)現(xiàn)的錯(cuò)誤如實(shí)做好統(tǒng)計(jì)和分析,把審校結(jié)果的分析報(bào)告發(fā)給外包商,敦促其改正。此外,還應(yīng)該對外包的各個(gè)業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)實(shí)現(xiàn)質(zhì)量控制,以確保書目的質(zhì)量。
二、編目外包的質(zhì)量控制措施 1.簽訂外包責(zé)任契約和質(zhì)量規(guī)范 簽訂明確的契約和編目質(zhì)量文件,能保證外包商承包制作的書目數(shù)據(jù)和加工質(zhì)量完全符合圖書館的要求。同時(shí),對外包商的行為具有嚴(yán)格的制約作用,外包商由于懼怕違約受罰而必然會(huì)不斷地提升書目制作和服務(wù)的質(zhì)量。簽訂的責(zé)任契約和質(zhì)量文件包括:數(shù)據(jù)制作的要求和流程、marc常用字段、種次號(hào)取號(hào)細(xì)則、特種圖書處理細(xì)則、編目工作的流程、質(zhì)量驗(yàn)收要求、處罰與后續(xù)服務(wù)內(nèi)容等。2.編目過程中的有效控制 制定詳細(xì)的加工技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)。圖書館文獻(xiàn)的編目都是以標(biāo)準(zhǔn)的數(shù)據(jù)作為基礎(chǔ)的,但在分類、編目、加工等方面還有自己的要求。因此,為了讓外包商在處理編目業(yè)務(wù)時(shí)能有計(jì)劃地進(jìn)行,圖書館應(yīng)向外包商提供詳細(xì)的文獻(xiàn)分類細(xì)則、編目細(xì)則。圖書館要從編目業(yè)務(wù)開始之時(shí)就要加強(qiáng)對外包商的監(jiān)督和管理,要建立相應(yīng)的評價(jià)制度,采取定期或不定期的檢查,對圖書的質(zhì)量、編目的質(zhì)量、圖書加工的質(zhì)量、差錯(cuò)率、服務(wù)水平進(jìn)行全面的評價(jià),發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)提出,督促其改正。如果評價(jià)很差,應(yīng)當(dāng)及時(shí)終止合同。3.?dāng)?shù)據(jù)審校過程中的有效控制 嚴(yán)格的審核制度不僅是編目數(shù)據(jù)質(zhì)量控制中的重要環(huán)節(jié),而且是質(zhì)量控制的表現(xiàn)形式。數(shù)據(jù)校驗(yàn)應(yīng)首先制定嚴(yán)密的審核制度和適當(dāng)?shù)馁|(zhì)量指標(biāo),建立和健全數(shù)據(jù)質(zhì)量控制制度,設(shè)立校對崗,對各成員提供的數(shù)據(jù)進(jìn)行嚴(yán)格把關(guān)。把計(jì)算機(jī)校驗(yàn)程序與負(fù)有高度責(zé)任感的人工校對相結(jié)合,通過人工或計(jì)算機(jī)對數(shù)據(jù)庫中每條記錄逐一進(jìn)行校對。書目數(shù)據(jù)庫的維護(hù)工作應(yīng)做到經(jīng)?;椭贫然?,對書目數(shù)據(jù)進(jìn)行定期檢查。同時(shí),對所發(fā)現(xiàn)的錯(cuò)誤記錄分門別類地逐一及時(shí)修正,并規(guī)定以后工作中對類似問題的預(yù)防辦法,將書目數(shù)據(jù)的差錯(cuò)率降到最低限度。只有嚴(yán)格控制,才能確保數(shù)據(jù)的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化,才有高質(zhì)量的標(biāo)準(zhǔn)數(shù)據(jù)源。4.建立長期穩(wěn)定的外包合作關(guān)系 外包商的業(yè)務(wù)能力是制約書目質(zhì)量的重要環(huán)節(jié)之一。由于各外包商在配備編目人員的素質(zhì)和力量方面存在很大的差異,因此,在決策編目業(yè)務(wù)外包之前,必須對各外包商編目的力量、質(zhì)量和資質(zhì)作充分的調(diào)研。在調(diào)研的基礎(chǔ)上,選定若干誠信度高、編目質(zhì)量好、實(shí)力強(qiáng)的公司進(jìn)行投標(biāo)。在招標(biāo)時(shí),圖書館要從書商的企業(yè)規(guī)模、從業(yè)經(jīng)驗(yàn)、企業(yè)信譽(yù)、員工素質(zhì)、技術(shù)能力、服務(wù)質(zhì)量、社會(huì)影響等多個(gè)方面進(jìn)行全面的考察,從中選擇最優(yōu)秀的、考核合格的外包商承擔(dān)編目業(yè)務(wù)工作,從源頭上把好書目制作的質(zhì)量關(guān)。為了保證書目制作的質(zhì)量,可以選擇兩家以上外包商以投標(biāo)的方式競標(biāo)外包業(yè)務(wù)。這樣,一方面,通過競標(biāo)可以增強(qiáng)外包商的質(zhì)量意識(shí)和服務(wù)意識(shí),提供高素質(zhì)的編目人才;另一方面,也可降低書目制作和加工的費(fèi)用,實(shí)現(xiàn)高質(zhì)量和低成本。
三、編目業(yè)務(wù)外包合同的制定與監(jiān)督管理 圖書館將圖書編目外包給外包商后,外包商對圖書館的影響是多方面的。因此,圖書館不僅要考慮外包業(yè)務(wù)的完成情況,還要考慮外包完成的質(zhì)量、外包人員與圖書館人員之間的合作、合同的履行等多種情況。在控制編目外包質(zhì)量的同時(shí),加強(qiáng)編目外包業(yè)務(wù)合同的監(jiān)督管理,是編目業(yè)務(wù)外包的重要環(huán)節(jié)。1.建立健全圖書館的分編規(guī)章制度 除了要嚴(yán)格遵守國家標(biāo)準(zhǔn)《中國圖書館分類法》《中國文獻(xiàn)編目規(guī)則》《中國機(jī)讀目錄格式使用手冊》外,還應(yīng)根據(jù)各類圖書館的專業(yè)特點(diǎn)、藏書性質(zhì)、分編傳統(tǒng)等制定適合各類圖書館情況的分編細(xì)則,包括分類細(xì)則、著錄細(xì)則、種次號(hào)取號(hào)細(xì)則、圖書加工細(xì)則等,并要求外包商嚴(yán)格遵照執(zhí)行。圖書館還要根據(jù)分編過程中出現(xiàn)的新情況、新問題定期召開討論會(huì),對分編細(xì)則進(jìn)行修訂,使其不斷完善,讓編目人員在工作中有規(guī)可依、有章可循,為編目工作的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化提供切實(shí)的保障,從制度上確保編目數(shù)據(jù)質(zhì)量。2.制定完善的外包合同以規(guī)范書商的編目行為 編目外包工作首先要科學(xué)制定合同,明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。在確定了承包編目業(yè)務(wù)的外包商后,圖書館必須與外包商簽訂詳盡、周密的外包合同,對外包商的工作流程、工作內(nèi)容、數(shù)據(jù)制作加工等進(jìn)行規(guī)范,確保書目數(shù)據(jù)和加工質(zhì)量完全符合圖書館的要求。在外包合同中,要對具體的承包內(nèi)容作出詳細(xì)的規(guī)定,如定出雙方的權(quán)利與義務(wù)、工作目標(biāo)、合作范圍、外包的運(yùn)作模式、編目人員要求、書目數(shù)據(jù)質(zhì)量要求及完成期限、責(zé)任劃分以及出現(xiàn)違約違規(guī)情況所應(yīng)承擔(dān)的責(zé)任等。合同應(yīng)具有可操作性,有利于解決合同履行過程中出現(xiàn)的新情況、新問題。在合作過程中增強(qiáng)風(fēng)險(xiǎn)意識(shí),利用完善的合同來保護(hù)圖書館自身的權(quán)益。3.編目外包合同的監(jiān)督管理 合同監(jiān)督管理是一種以事后管理為主,事后管理與事前、事中管理相結(jié)合的管理模式。事后管理主要是對合同是否全面、實(shí)際履行以及合同全過程是否符合法律法規(guī)的要求所進(jìn)行的總結(jié)性監(jiān)管,事先管理主要是對合同訂立、訂立過程進(jìn)行的監(jiān)管,事中管理主要是對合同履行過程進(jìn)行的經(jīng)常性、及時(shí)性的監(jiān)管。(作者工作單位:國家圖書館)
第五篇:圖書館工作與服務(wù)創(chuàng)新的論文
論圖書館工作與服務(wù)創(chuàng)新
摘 要:知識(shí)的不斷創(chuàng)新已成為時(shí)代的根本動(dòng)力,管理要?jiǎng)?chuàng)新,創(chuàng)新是靈魂,建立一套嶄新的圖書管理機(jī)制,提高圖書館自身竟?fàn)幜?,才能使圖書事業(yè)真正走上健康發(fā)展之路。關(guān)鍵詞:管理要?jiǎng)?chuàng)新 創(chuàng)新是靈魂 提高自身竟?fàn)幜?/p>
圖書館是人類精神財(cái)富的寶庫,它不僅能增長人的智力和能力,而且還能給人一種精神力量。一本好書,不但能給予你知識(shí)的乳汁,還如同良師益友,能幫助你克服困難,鼓舞你勇往之前。圖書館許多優(yōu)秀的圖書,都是人類偉人實(shí)踐升華而成的思想文化成果,是人們寶貴的精神食糧。這也是圖書館工作之所以存在的意義。圖書館工作既要傳成傳統(tǒng)的工作模式,又要在當(dāng)下積極創(chuàng)新,以適應(yīng)新時(shí)期讀者的需求。江澤民總書記在一次全國科學(xué)會(huì)議的報(bào)告中指出:“一個(gè)沒有創(chuàng)新能力的民族,難于屹立與世界先進(jìn)民族之林,創(chuàng)新是一個(gè)民族進(jìn)步的靈魂,是一個(gè)國家興旺發(fā)達(dá)的不竭動(dòng)力?!边@個(gè)精辟的論述不僅闡明了創(chuàng)新的歷史意義,也提出了創(chuàng)新的現(xiàn)代要求,可以說,人類文明史,就是人類創(chuàng)新活動(dòng)的歷史。
一、現(xiàn)代圖書館管理與創(chuàng)新
1、管理創(chuàng)新是圖書館發(fā)展的原動(dòng)力
創(chuàng)新是人類活動(dòng)中的一種普遍行為,存在與人類生活的每一個(gè)領(lǐng)域中,因而在管理活動(dòng)的每個(gè)環(huán)節(jié)和每項(xiàng)職能中都普遍地存在著創(chuàng)新問題。隨著知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代的到來,將不可避免地從根本上動(dòng)搖各類組織的管理思想、管理制度和管理方式,現(xiàn)代圖書館的管理也不例外,從一定意義上說,這也是現(xiàn)代圖書館管理的本質(zhì)所在。面對科學(xué)技術(shù)日新月異,知識(shí)量、信息量巨增和市場劇變的新世紀(jì),誰能感覺敏捷,抓住時(shí)機(jī),當(dāng)機(jī)立斷,快速做出反映,力爭處處先行一步,誰就會(huì)在競爭中獲得勝利。
2、管理創(chuàng)新是迎接知識(shí)經(jīng)濟(jì)挑戰(zhàn)的外在需要
以往圖書館的管理制度和管理模式,常常以規(guī)范人的行為、避免人不犯錯(cuò)誤為出發(fā)點(diǎn),有著過多的管制和約束,這種過細(xì)過嚴(yán)的規(guī)則,通常會(huì)窒息那些最初很難識(shí)別的新生事物的嫩芽,致使圖書館管理僵化,抑制了首創(chuàng)精神。而新世紀(jì)是知識(shí)經(jīng)濟(jì)的時(shí)代,是不斷產(chǎn)生新思想、新觀念、新技術(shù)、新知識(shí)的時(shí)代。知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代最顯著的特點(diǎn)就是,知識(shí)將成為發(fā)展經(jīng)濟(jì)的資本,在生產(chǎn)要素中居于最重要的位置,其他所有部門的發(fā)展都依賴于知識(shí)的增長,因此,知識(shí)將被作為最重要的資源得到充分地開發(fā)、傳播與應(yīng)用,知識(shí)的不斷創(chuàng)新成為時(shí)代發(fā)展的根本動(dòng)力。
3、創(chuàng)新是深化圖書館改革的內(nèi)在需求
創(chuàng)新服務(wù)總是不斷以新的觀念、新的措施和新的方法,使管理系統(tǒng)總體功能不斷優(yōu)化,保持一種最佳效果的狀態(tài)。從我國目前的情況來看,管理創(chuàng)新的關(guān)鍵是觀念的轉(zhuǎn)變,就是要將管理的重點(diǎn)放在對人的能力的開發(fā)、積極性的調(diào)動(dòng),創(chuàng)造性的激發(fā)上。圖書館要更好地生存與發(fā)展,就必須對傳統(tǒng)的管理理念和方式方法進(jìn)行揚(yáng)棄和取舍,通過改革創(chuàng)新,建立一套嶄新的管理運(yùn)行機(jī)制,以適應(yīng)社會(huì)發(fā)展的要求。
二、根據(jù)用戶需求,建立新的服務(wù)模式
1、知識(shí)信息資源的開發(fā)與組織
對于知識(shí)資源的開發(fā)和組織主要是對知識(shí)信息進(jìn)行整合加工,使其系統(tǒng)化,以專題性的知識(shí)信息單元和序列化的知識(shí)信息單元體系作為開發(fā)成果的主要呈現(xiàn)形式。提供動(dòng)態(tài)的、綜合的、報(bào)道性的信息資源,其目的是幫助用戶掌握科學(xué)發(fā)展的總體趨勢和變化,了解各學(xué)科領(lǐng)域的最新成果和研究動(dòng)態(tài),以及各學(xué)科當(dāng)前、以及將來的研究熱點(diǎn)等,并預(yù)測學(xué)科發(fā)展的方向。根據(jù)用戶需要,進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)信息資源的開發(fā)。
2、針對用戶所承擔(dān)的業(yè)務(wù)建立全程、全方位知識(shí)信息保障
這是一種以用戶所從事的業(yè)務(wù)工作為導(dǎo)向,適應(yīng)性及強(qiáng)的服務(wù)方式。全程、全方位的知識(shí)信息保障,還體現(xiàn)在針對具體用戶的需要和過程提供連續(xù)性服務(wù)的內(nèi)容上。一方面可通過參考咨詢等較為靈活的形式來解決用戶的具體問題;另一方面也可將用戶的問題融入服務(wù)的系統(tǒng)和組織體制中去。
3、有針對性地組織圖書情報(bào)服務(wù)和信息服務(wù)
將咨詢?nèi)藛T按專業(yè)分工來保障他們對專業(yè)知識(shí)和專業(yè)資源的把握;通過集成化的組織館內(nèi)外咨詢資源和技術(shù)系統(tǒng)來提高咨詢服務(wù)的效率;通過穩(wěn)定的個(gè)人化的經(jīng)常性接觸和跟蹤服務(wù)來建立用戶對咨詢服務(wù)的信任。
三、面向基層,搞好社區(qū)服務(wù)
隨著我國全面小康社會(huì)的不斷推進(jìn),城市化進(jìn)程的加快,社區(qū)正在中國城市快速興起。社區(qū)是城市建設(shè)和管理的基層和基礎(chǔ),是人民生活的基地,所以社區(qū)圖書館的建設(shè)和發(fā)展直接影響到居民文化生活的質(zhì)量。社區(qū)圖書館是我國圖書館事業(yè)中的一支新的寶貴力量,列寧曾說過:“值得公共圖書館驕傲和引以為榮的,在于如何使圖書館在人民中間廣泛流傳,吸引多少讀者,如何迅速滿足讀者對圖書的一切需要?!眻D書館工作新領(lǐng)域的拓展和延伸,就是超越傳統(tǒng)的以“書”為本的思想,樹立以“人”為本的觀念,在城市社區(qū)建立圖書館,適應(yīng)廣大基層人民群眾看書、學(xué)習(xí)、獲取知識(shí)、提高科學(xué)文化素質(zhì)的要求,即是構(gòu)筑學(xué)習(xí)型社區(qū)有力措施,又能促進(jìn)“科教興國”戰(zhàn)略的全面實(shí)施。
1、抓好社區(qū)文化資源調(diào)研,制定好建館規(guī)劃,規(guī)范好標(biāo)準(zhǔn)
社區(qū)情況各有不同,千差萬別,各有特點(diǎn),這樣就要求行政領(lǐng)導(dǎo)或業(yè)務(wù)部門組織實(shí)地考察,在充分研究論證的基礎(chǔ)上,制定好社區(qū)圖書館規(guī)劃和標(biāo)準(zhǔn),由于各社區(qū)經(jīng)濟(jì)和文化發(fā)展的水平不平衡,所以要盡量切合實(shí)際,具有可操作性。
2、加快推進(jìn)基層文化建設(shè)
社區(qū)圖書館的硬件建設(shè)主要是指館舍的建設(shè)和圖書的配置,它是社區(qū)文化設(shè)施建設(shè)的重要組成部分,一般來說,社區(qū)圖書室的面積不少于15平方米,藏書應(yīng)在2000冊以上。軟件建設(shè)主要是指圖書室的管理,在人員管理上必須配置專兼職人員,制度建設(shè)、業(yè)務(wù)管理可參照區(qū)圖書館模式。在業(yè)務(wù)培訓(xùn)和輔導(dǎo)上取得上一級(jí)圖書館的支持,總之,要發(fā)揮各種積極性,利用各種渠道,加強(qiáng)社區(qū)圖書館建設(shè)。
3、發(fā)揮社區(qū)圖書館文化娛樂功能,使其成為社區(qū)休閑娛樂中心
社區(qū)圖書館不僅僅是人們學(xué)習(xí)的場所,同時(shí)還是人們文化娛樂的主要場所。隨著生活水平的提高,人們正在積極尋找著更多、更合理、更健康的娛樂方式。圖書館的讀者活動(dòng)可以同文化館等單位聯(lián)合,提供給人們多種娛樂方式和機(jī)會(huì),發(fā)揮其他娛樂方式所沒有的功能,使社區(qū)居民在緊張勞動(dòng)之后的休息和娛樂中,能得到健康的精神享受,使社區(qū)的圖書館成為社區(qū)多元化的文化、信息、交流娛樂中心。
四、圖書館創(chuàng)新服務(wù)的幾點(diǎn)對策
1、把握圖書館發(fā)展特色,創(chuàng)新管理體制
近年來,隨著我國圖書館體制改革不斷推進(jìn),不少省、市為了打破多年來形成的單一管理,單一服務(wù)的格局,用其先進(jìn)的關(guān)鍵技能和技術(shù)提升整和機(jī)制,取得特色經(jīng)營優(yōu)勢。圖書館管理者在具體工作中必須堅(jiān)持以下兩點(diǎn):一是以讀者價(jià)值為導(dǎo)向,不斷提高服務(wù)質(zhì)量。二是強(qiáng)化互補(bǔ),不段變化。只有在這些方面進(jìn)行強(qiáng)化突出,建立互補(bǔ)性知識(shí)與技能體系,才能獲得繼續(xù)性競爭優(yōu)勢,別人才難以模仿。
2、把握以人文本理念,創(chuàng)建學(xué)習(xí)型組織
圖書館越是發(fā)展,越需要人力資源的組織與開發(fā),人力資源的開發(fā)程度,將成為影響圖書館發(fā)展的相關(guān)因素,并越來越重要。由于圖書館行業(yè)的數(shù)量原因,行業(yè)的發(fā)展水平和人力
資源的開發(fā)水平逐步密切了,因?yàn)橘|(zhì)量競爭主要是服務(wù)競爭,服務(wù)競爭的核心是人員素質(zhì)的競爭,圖書館工作者的敬業(yè)精神、技術(shù)水平、職業(yè)心理素質(zhì),管理人才和技術(shù)人才的組合效應(yīng),以及形成一支訓(xùn)練有素的人才隊(duì)伍等,都是培育核心競爭力的基礎(chǔ)。為此,要在圖書館內(nèi)建立學(xué)習(xí)型組織,以不斷更新館員的知識(shí)體系和管理思想,建立永遠(yuǎn)保持一種健康的“新陳代謝”過程,跟上世界圖書館事業(yè)發(fā)展的步伐。
3、搞好圖書館文化建設(shè)
在圖書館文化建設(shè)中,思想道德建設(shè)是核心。思想道德建設(shè)不是一般的文化建設(shè)而是精神產(chǎn)品的創(chuàng)造,是文化精神的建設(shè),它所要建立的是圖書館核心文化,這種文化對其他文化的建設(shè)起著決定性作用。核心文化的發(fā)展,不是一個(gè)自發(fā)的過程,而是一個(gè)自覺的過程,它需要精神產(chǎn)品的推動(dòng)。思想道德建設(shè),實(shí)質(zhì)上一種價(jià)值觀建設(shè),它是文化建設(shè)的核心。無論是科學(xué)、教育、新聞、出版等文化建設(shè),還是企業(yè)文化、校園文化、社區(qū)文化等基層文化建設(shè),都要以精神產(chǎn)品為核心的夠建,由此挖掘把握圖書館精神內(nèi)涵,豐富圖書館文化建設(shè)是提高核心競爭力的制勝法寶。
總之,在全球化競爭日益激烈的今天,我國圖書館也只有盡早實(shí)施積極創(chuàng)新,充分發(fā)揮自身競爭優(yōu)勢,不斷提高自身價(jià)值,培育和推廣自身的競爭能力,才能在競爭中立于不敗之地,從而使我國圖書館事業(yè)真正走上持續(xù)健康發(fā)展之路。
參考文獻(xiàn):
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《信息技術(shù)與信息化》2010.5
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