第一篇：現(xiàn)代文員--辦公自動化
1(判斷題)保密工作的好壞，關(guān)系到國家的聲譽(yù)和形象。對
2(判斷題)保密沒有一定的時間和范圍。不對 3(判斷題)保守黨和國家的秘密僅是國家工作人員的義務(wù)。不對
4(判斷題)保密工作要把立足點(diǎn)放在預(yù)防上。對 5(判斷題)由接收機(jī)關(guān)經(jīng)過加工處理的秘密叫再生秘密。對 6(判斷題)保密機(jī)關(guān)常采用行政的、技術(shù)的強(qiáng)制手段與措施保證秘密的安全。不對
7(判斷題)保密的相A性是由秘密的隱蔽性決定的。不對
8(判斷題)在保密的期限和范圍內(nèi)，封閉得越嚴(yán)密，越能證明保密和保密工作的成效。對
9(判斷題)維護(hù)某種利益是保密工作的根本目的所在。對
10(判斷題)我國當(dāng)前的活期儲蓄是復(fù)利。對 11(判斷題)海爾的營銷理念是：先賣信譽(yù)，后賣產(chǎn)品。這是企業(yè)的物質(zhì)文化。不對
12(判斷題)2006年7月1日起實(shí)施的“交通強(qiáng)制險”是責(zé)任保險。保證保險 對
13(判斷題)西式宴會正式開始的標(biāo)志是主人拿起餐巾。對
14(判斷題)在就餐中，暫時離開的表示方法是把刀叉擺放成八字。不對
15(判斷題)按新的辦公模式要求，一些財務(wù)人員不需要與其他員工或客戶有太多的接觸，因此可安排其在家完成工作的部分內(nèi)容。不對
16(判斷題)辦公室中適合的溫度應(yīng)該在200C～25℃ 為宜。對
17(判斷題)政府采購的管理機(jī)關(guān)是政府財政部門。對
18(判斷題)制定采購預(yù)算方案首先要確定預(yù)算的核算基數(shù)。不對
19(判斷題)承襲上一年度的經(jīng)費(fèi)，再加上一定比例的變動的預(yù)算方法稱為傳統(tǒng)預(yù)算法。對 20(判斷題)辦公資源的管理方式依單位規(guī)模大小而有所不同，一般而言，規(guī)模較小的單位主要由人事主管來負(fù)責(zé)。不對
21(判斷題)商務(wù)著裝基本規(guī)范符合身份、善于搭配、區(qū)分場合，因場合不同而著裝不同。對 22(判斷題)會見會談要遵循對等原則，注意保密，注重實(shí)效。對
23(判斷題)簽約儀式由簽約雙方職位相當(dāng)?shù)呢?fù)責(zé)人主簽，并常常請上級領(lǐng)導(dǎo)及相關(guān)部門的負(fù)責(zé)人參加儀式以示見證。對 24(判斷題)不同國家簽約，文本可采用不同的語言文字，內(nèi)容、語意、格式不必完全一致。不對 25(判斷題)基礎(chǔ)知識越充足，融會貫通的能力就越強(qiáng)。對
26(判斷題)正確的世界觀和方法論是秘書業(yè)務(wù)才能的靈魂。對
27(判斷題)沒有精深的基礎(chǔ)知識就不是專業(yè)的秘書人員。不對 28(單選題)具有秘密內(nèi)容的文件、電報、信件等屬于(公文秘密)。29(單選題)密碼、網(wǎng)址、密碼機(jī)和涉及密碼、業(yè)務(wù)的文件屬于(通信秘密)。30(單選題)涉及國防建設(shè)和武裝力量活動的秘密事項(xiàng)，指的是(軍事秘密)。31(單選題)涉及國民經(jīng)濟(jì)和社會發(fā)展的秘密事項(xiàng)屬于(經(jīng)濟(jì)秘密)。32(單選題)信訪者的檢舉、控告、揭發(fā)，指的是(信訪秘密)。33(單選題)維護(hù)某種利益是確定保密工作的根本目的所在，體現(xiàn)了保密工作(利益性)的特點(diǎn)。34(單選題)(秘密)是保密的象和行為客體。35(單選題)(保密)是秘密的條件和保證。36(單選題)保密的(封閉性)是由秘密的隱蔽性決定的。37(單選題)保密機(jī)關(guān)常采用行政的、法律的和技術(shù)的強(qiáng)制措施與手段，就是保密的(排他性)在實(shí)際工作中的體現(xiàn)。38(單選題)下列敘述中屬于文件保密方法的是(印制時不得擅自多印多留)。39(單選題)涉及重大政治決策、決定和部署的秘密事項(xiàng)，屬于(政治秘密)。40(單選題)下列保密的相對性理解不正確的是(任何秘密都有階級性)。41(單選題)下列不屬于秘書的職業(yè)秘密范圍的是(科技秘密)。42(單選題)(嚴(yán)肅保密紀(jì)律)是實(shí)現(xiàn)保密工作科學(xué)化和現(xiàn)代化的根本保證。43(單選題)(絕密)是重要的國家秘密，泄露出去會使國家安全和利益遭受到嚴(yán)重的損害。44(單選題)下列不屬于保密措施的是(充實(shí)保密隊(duì)伍)。
45(單選題)下列不屬于保密的特點(diǎn)的是(時效性)。46(單選題)(強(qiáng)化保密教育)是做好保密工作的首要條件。47(單選題)下列哪種情況不易導(dǎo)致泄密(絕密文件和密碼電報指定專人就地銷毀)。48(單選題)塑造獨(dú)特的企業(yè)文化和個性鮮明的企業(yè)形象，這就要求企業(yè)在進(jìn)行CIS策劃時須遵循(求異創(chuàng)新原則)。49(單選題)我國當(dāng)前的活期儲蓄是(復(fù)利)。65(多選題)秘密按形態(tài)可劃分為()。
66(多選題)下列屬于國家秘密范圍的有()。
50(單選題)海爾的營銷理念是：先賣信譽(yù)，后賣產(chǎn)品。這是企業(yè)的(精神文化)。51(單選題)2006年7月1日起實(shí)施的“交通強(qiáng)制險”是(責(zé)任保險)。52(單選題)西式宴會正式開始的標(biāo)志是(主人拿起餐巾)。53(單選題)在就餐中，暫時離開的表示方法是(把餐巾放在椅子上)。54(單選題)按新的辦公模式要求，一些(研發(fā)部門的科技人員)不需要與其他員工或客戶有太多的接觸，因此可安排其在家完成工作的部分內(nèi)容。55(單選題)辦公室中適合的溫度應(yīng)該在(20℃~25℃)為宜。56(單選題)改進(jìn)辦公室日常事務(wù)工作流程的正確步驟是（）。
57(單選題)任何危機(jī)事件的發(fā)生、發(fā)展過程均可表現(xiàn)為順序發(fā)展的（）4個階段。
58(單選題)秘書要圍繞工作中心，突出重點(diǎn)，根據(jù)(上司的工作習(xí)慣和重視程度)來確定督查工作任務(wù)。59(單選題)政府采購的管理機(jī)關(guān)是(政府財政部門)。60(單選題)制定采購預(yù)算方案首先要(編寫需求方案)。61(單選題)承襲上一年度的經(jīng)費(fèi)，再加上一定比例的變動的預(yù)算方法稱為(傳統(tǒng)預(yù)算法)。62(單選題)辦公資源的管理方式依單位規(guī)模大小而有所不同，一般而言，規(guī)模較小的單位主要由(秘書)來負(fù)責(zé)。63(單選題)下面述職報告表述不準(zhǔn)確的是(述職報告是個人對履行崗位職責(zé)的情況所做的評價)。
64(多選題)保密工作的重點(diǎn)是()等核心機(jī)密。
67(多選題)內(nèi)外有別的保密原則有三層意思，指()。
68(多選題)秘密按內(nèi)容可劃分為()。
69(多選題)保密的相對性是指()。
70(多選題)秘密的等級有()。
71(多選題)一般辦公室而言，保密工作主要內(nèi)容是()。
72(多選題)下列屬于保密工作重點(diǎn)的有()。
73(多選題)保密的責(zé)任有()。
74(多選題)參觀、娛樂的相關(guān)禮節(jié)主要有()。
75(多選題)健全的公務(wù)接洽制度應(yīng)包括()。
這三個三內(nèi)容的有（）
76(多選題)值班日志有利于()。
86(多選題)電話通話過程中，以下說法正確的有（）
87(多選題)在商務(wù)禮儀中，有些時候，不要因公事打?qū)Ψ诫娫?，這些時候通常是指（）77(多選題)零用現(xiàn)金通常是由()批準(zhǔn)后由秘書保管和支出。
78(多選題)辦理護(hù)照一般應(yīng)攜帶()。
79(多選題)上司臨時交辦事項(xiàng)具有()等特點(diǎn)。
89(多選題)對于汽車上座描述正確的有（）88(多選題)在會客時或拜訪客戶時，手機(jī)要做到（）
80(多選題)下列關(guān)于數(shù)碼相機(jī)的敘述，正確的是()。
90(多選題)下列關(guān)于語言禮儀正確的有（）
81(多選題)在正式場合男士穿西服要求：（）
91(多選題)關(guān)于商務(wù)禮儀中對著裝的說明正確的有（）
82(多選題)名片使用中的三不準(zhǔn)是指（）
92(多選題)商務(wù)著裝基本規(guī)范（）
83(多選題)雙方通電話，應(yīng)由誰掛斷電話（）
84(多選題)正式場合，領(lǐng)帶、襯衣、西裝搭配應(yīng)注意（）
93(多選題)男性的“三個三”是指（）
94(多選題)對于座次的描述正確的有（）
85(多選題)商用名片講究三個三，以下屬于
95(多選題)有三種情況下通常不宜使用商務(wù)禮儀，這三種場合是（）
96(多選題)自我介紹應(yīng)注意的有（）
97(多選題)以下對禮品的描述正確的有（）
98(多選題)商務(wù)禮儀的3A原則是（）
99(多選題)西餐宴會上女主人的行為表述正確的有（）
第二篇：現(xiàn)代文員基礎(chǔ)試題
現(xiàn)代文員基礎(chǔ)試題
1、決策理論學(xué)派的代表人物是（B
A德魯克B西蒙）D法約爾 C巴納德）
2、資源的有限性引發(fā)了（B
A跨文化溝通的課題
B“可持續(xù)性發(fā)展”的議題
C國際化管理的新概念
D管理虛擬化的發(fā)展趨勢
3、（A
A經(jīng)濟(jì)人
B社會人
C自我實(shí)現(xiàn)的人
D復(fù)雜人）的人性假設(shè)觀點(diǎn)認(rèn)為，投資者追求最大利潤，工人則追求最大的工資的收入。
4、一般來說，絕大多數(shù)的戰(zhàn)略決策屬于（C）
A確定型決策
B程序性決策
C非程序性決策
D個人決策
5、決定管理工作為什么做、做什么、誰去做、何時做以及如何做，這是管理的哪項(xiàng)職能（A）
A計(jì)劃B控制C領(lǐng)導(dǎo)D組織
6、（B）是一個組織所選擇的服務(wù)領(lǐng)域或事業(yè)。
A宗旨B使命C目標(biāo)）D戰(zhàn)略
7、組織設(shè)計(jì)的基本出發(fā)點(diǎn)是（B
A確定業(yè)務(wù)內(nèi)容B確定組織目標(biāo)C配備職務(wù)人員D確定組織結(jié)構(gòu)
8、組織分化的程度，反映了組織結(jié)構(gòu)的（C）的特性
A正規(guī)性 B集權(quán)性 C復(fù)雜性 D扁平化
D）
9、在領(lǐng)導(dǎo)理論方格圖中，團(tuán)隊(duì)型的領(lǐng)導(dǎo)風(fēng)格是（`
A1.9型B9.1型C5.5型D9.9型
10、美國一些大公司中的戰(zhàn)略業(yè)務(wù)單位（S。U，B）采用的是哪種部門化的形式（B）
A地區(qū)部門化
多選
1、古典管理理論的代表人物有（ABC
A泰羅
B法約爾
C韋伯）
B產(chǎn)品部門化
C職能部門化
D顧客部門化
D梅奧 E巴納德）
2、在法約爾提出的14條管理原則中，目的性原則包括（ABCD
A秩序
B人員的穩(wěn)定
C首創(chuàng)精神BD）
D人員的團(tuán)結(jié)E公平
3、西蒙模型關(guān)于決策的基本觀點(diǎn)是（A決定者是完全理性的 B決策者是有限理性的 C決策者是完全非理性的D決策者在決策中追求的是“滿意”的標(biāo)準(zhǔn) E決策者在決策中追求的是“最優(yōu)”的標(biāo)準(zhǔn)
4、根據(jù)控制方式不同，控制可以分為（ABC A集中控制
B分散控制）
D直接控制）
E強(qiáng)制權(quán)
E間接控制
C分層控制
5、與領(lǐng)導(dǎo)者個人特性相關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)權(quán)力包括（AB
A專長權(quán)
B歸屬權(quán)
C獎賞權(quán)
AB
D法寶權(quán)）
6、事業(yè)部制組織結(jié)構(gòu)的特點(diǎn)有（A提高了管理的靈活性和對市場的適應(yīng)性 B決策的效率較高 C高層管理者易陷于事務(wù)堆 D各事業(yè)部之間的橫向協(xié)調(diào)困難 E容易造成機(jī)構(gòu)重疊、管理費(fèi)用增加
7、有效授權(quán)的原則包括（ABCE）
A適度
B明確責(zé)任
C不可越級）
D談判者
E發(fā)言人
D責(zé)任的相對性
E責(zé)任的絕對性
8、屬于管理者決策制定方面角色的是（ABCD
A企業(yè)家
B混亂駕馭者
C資源分配者）
9、從沖突的性質(zhì)來分析，沖突有（AB
A現(xiàn)實(shí)性沖突
B非現(xiàn)實(shí)性沖突C建設(shè)性沖突 D破壞性沖突 E群際沖突
10、下列關(guān)于管理層次和管理幅度關(guān)系的描述，正確的是（A管理層次受管理幅度和組織規(guī)模的影響
B在管理幅度一定的情況下，管理層次與組織規(guī)模成正比 C在組織規(guī)模一定的情況下，管理幅度越大，管理層次越少 D在組織規(guī)模一定的情況下，管理幅度越大，管理層次越多 E在組織規(guī)模一定的情況下，管理幅度減少，管理層次增加名詞解釋
1、激勵
ABCE）
答：是指有機(jī)體在追求既定目標(biāo)時的意愿程度，是人類行為動機(jī)的激發(fā)力量。管理學(xué)所講的激勵主要是在組織中的工作激勵，也就在于管理工作中如何調(diào)動和發(fā)揮人的積極性、主動性和創(chuàng)造性的問題。
2、控制
答：是組織在動態(tài)變化環(huán)境中，通過檢查、監(jiān)督、糾偏等管理活動，使組織計(jì)劃與實(shí)際運(yùn)作保持動態(tài)適應(yīng)，以確保組織目標(biāo)和為此而制定的各種計(jì)劃得以實(shí)現(xiàn)。簡單地說，控制就是糾正偏差，使組織的各項(xiàng)活動都能按照預(yù)定的計(jì)劃進(jìn)行。
3、分權(quán)
答：是指決策權(quán)在組織系統(tǒng)中較低層次上一定程度的分散，即組織領(lǐng)導(dǎo)層把其決策權(quán)分配給下級部門主管，以便他們能行使這些權(quán)力，支配組織某些資源，自主解決某些問題，完成其工作職責(zé)。
4、管理幅度
答：管理同謀又稱“管理跨度”是指一個管理人員能夠直接有效地指揮下屬人員的數(shù)目。判斷改錯
1、對管理人員的考評是由被考評者的直接上級進(jìn)行的。×
改錯：考評可以分為自我考評、上級考評、同事考評和下級考評等四種方式。
2、實(shí)際績效出現(xiàn)正偏差是因?yàn)閱T工努力的結(jié)果?！?/p>
改錯：有可能，但純屬運(yùn)氣好，也可能是原來的計(jì)劃標(biāo)準(zhǔn)定得太低，太容易達(dá)到和超過。
3、激勵因素是指那些與工作條件相關(guān)的、容易使人們產(chǎn)生不滿意的或消極情緒的因素?！?/p>
改錯：此為保健因素。激勵因素是指那些與工作本身的特點(diǎn)和內(nèi)容聯(lián)系在一起的、能促使人們產(chǎn)生工作滿意感或得到激勵的因素。
4、不公平感是由于客觀分配的不公平引起的。×
改錯：客觀分配的不公平和個人在認(rèn)知上的主觀片面性都是造成不公平感的原因。
5、目標(biāo)管理的方式是建立在Y理論基礎(chǔ)上的?！?/p>
6、決策就是拍板定案?！?/p>
改錯：決策既非單純的“出謀劃策”，又非簡單的“拍板定案”，而是一個多階段、多步驟的分析判斷過程。
問答題
1、試述領(lǐng)導(dǎo)權(quán)力的特性。
答：權(quán)力的兩重性、權(quán)力的相對性、權(quán)力的均等性、權(quán)力的服務(wù)性
權(quán)力的責(zé)任性、權(quán)力的可接受性、權(quán)力的有效性
2、部門化的基本要求。
答：整體協(xié)調(diào)、精干高效、分配合理、穩(wěn)定與彈性、3、計(jì)劃評價的內(nèi)容。
答：其內(nèi)容包括：第一，對計(jì)劃工作本身的評價，又稱程度性評價。指依照分析和制定計(jì)劃的步驟，以及計(jì)劃的結(jié)構(gòu)等的標(biāo)準(zhǔn)，對計(jì)劃進(jìn)行評價。更進(jìn)一步說，這一評價的重點(diǎn)是計(jì)劃制定工作，因?yàn)橛?jì)劃工作的科學(xué)性和計(jì)劃科學(xué)性是密切相關(guān)的。
4、什么是目標(biāo)？試述目標(biāo)的特性。
答：目標(biāo)是期望的成果，這些成果可能是個人的、部門的或整個組織努力的結(jié)果。特性有4個：即目標(biāo)的多樣性、目標(biāo)的層次性、目標(biāo)的動態(tài)性、目標(biāo)的激勵性、5、什么是沖突？試述沖突管理的原則。
沖突是兩個或兩個以上的社會單元在目標(biāo)上互不相容或相互排斥，從而產(chǎn)生心理上的或行為上的矛盾。
原則：a識別難以阻止和不必阻止的沖突現(xiàn)象。
B以控制內(nèi)部的現(xiàn)實(shí)性沖突為主要管理目標(biāo)。C確認(rèn)一個適宜的沖突水平。
分析題
土星電腦公司的管理整頓
威廉·瓊斯出任土星電腦公司的最高行政長官時，這家高科技公司正面臨一場財務(wù)危機(jī)莊最初的一個月里，瓊斯頒布了幾項(xiàng)指令性的政策，使已有的工作程序改弦易轍。從一開始起他三番五次地告誡副總經(jīng)理，一切重大事務(wù)向下傳達(dá)之前必須先由他審批。他批評公司的石究、設(shè)計(jì)、生產(chǎn)和銷售等部門之間缺乏合作，而在這些關(guān)鍵領(lǐng)域，土星公司都面臨著嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)。但卻沒有形成一個統(tǒng)一的戰(zhàn)略。瓊斯還全面復(fù)審公司的福利待遇，然后將全體高層管理人員的工資削減15％。這引起了許多人的不滿，甚至有三名行政人員向他辭職。不過，研究部主任這樣認(rèn)為：“我不喜歡這里發(fā)生的一切，但我不想馬上就走，因?yàn)殚_發(fā)電腦打敗IBM壬司對我來說太具有挑戰(zhàn)性了”。生產(chǎn)部經(jīng)理則說：“我不能說我很喜歡瓊斯，不過至少他給我們部門設(shè)立的目標(biāo)我能夠達(dá)到。當(dāng)我們圓滿完成任務(wù)時，瓊斯是第一個感謝我們干得很棒自人”。采購部經(jīng)理牢騷滿腹，他說：“瓊斯要我把原材料成本削減15％，他拿這一根胡蘿卜來弓我，假如我能夠做到的話，他就給我豐厚的年終獎，但這簡直不可能，因此我決定另謀他就”。在瓊斯的治理下，土星公司漸漸地恢復(fù)了元?dú)狻Ｐ姓芾砣藛T不得不承認(rèn)瓊斯對計(jì)算機(jī)領(lǐng)域了如指掌，對各項(xiàng)業(yè)務(wù)的決斷幾乎是無懈可擊。瓊斯也漸漸地放松龍頭，開始讓研究和設(shè)計(jì)部門更放手地去干。然而，對生產(chǎn)和采購部門仍然勒緊韁繩。公司里再也聽不到有關(guān)瓊斯的流言蜚語了。
思考分析：
1從上述材料所提供的情況來分析，你認(rèn)為對研究部主任和生產(chǎn)部經(jīng)理來說，哪一個層次需要的滿足更具有激勵性？
采購部經(jīng)理為什么不為瓊斯提議的獎金所激勵？請用有關(guān)激勵理論分析說明，答：有五種基本需要，即生理需要、安全需要、社交需要、尊重需要和自我實(shí)現(xiàn)的需要。動機(jī)水平（激勵程度）=期望值×效價
激勵程度是反映一個人工作積極性的高低和持久程度，它決定著人們在工作中會付出多大的努力。期望值是指人們對某一行為導(dǎo)致的預(yù)期目標(biāo)或結(jié)果之可能性大小的判斷。
效價是指人們對所預(yù)期目標(biāo)的重視程度或評價高低，是人們在主觀上認(rèn)為該目標(biāo)能滿足自己需要的程度。
2瓊期逐漸改變了領(lǐng)導(dǎo)方式，對研究部門和生產(chǎn)部門他分別采取了什么樣的領(lǐng)導(dǎo)方式，你認(rèn)為他的理由是什么？
答：事實(shí)上，領(lǐng)導(dǎo)特質(zhì)和領(lǐng)導(dǎo)行為能否促進(jìn)領(lǐng)導(dǎo)有效性，受環(huán)境因素影響很大。
他分別采取了 菲德勒模式（認(rèn)為環(huán)境影響因素有三個方面：職位權(quán)力、任務(wù)結(jié)構(gòu)、上下級關(guān)系）
途徑-目標(biāo)理論（有兩個方面因素：員工的個人特點(diǎn)、環(huán)境因素）
領(lǐng)導(dǎo)生命周期理論（被領(lǐng)導(dǎo)者的成熟程度，他認(rèn)為：高工作、高關(guān)系；低工作、低關(guān)系；根據(jù)下級的成熟程度而定）
第三篇：辦公自動化對現(xiàn)代文秘的影響
辦公自動化對現(xiàn)代文秘的影響
林琳
（黃河水利職業(yè)技術(shù)學(xué)院，河南 開封475001）
摘 要：辦公自動化改變了傳統(tǒng)文秘工作方式，提高了工作效率，適應(yīng)了當(dāng)前社會的需要，也給文秘工作帶來了極大的影響和沖擊。從辦公自動化的發(fā)展切入，分析了辦公自動化在文秘工作中應(yīng)用的必要性及影響。
關(guān)鍵詞：辦公自動化 文秘工作 辦公自動化設(shè)備
引言
隨著社會的發(fā)展進(jìn)步以及市場經(jīng)濟(jì)體制的改革,各個領(lǐng)域工作中處理的信息量大增,企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營正不斷向集約化、現(xiàn)代化邁進(jìn),產(chǎn)品的科技含量不斷提高,在這種背景下,傳統(tǒng)文秘工作中存在著許多弊端而無法滿足現(xiàn)代辦公的需求。辦公自動化作為一種可以有效提高工作效率和質(zhì)量的科學(xué)應(yīng)運(yùn)而生，在當(dāng)今的文秘工作中發(fā)揮了巨大作用。
許多事務(wù)工作,如速記、謄寫等普遍由手工操作轉(zhuǎn)向使用電腦,不僅如此,由于一些辦公自動化軟件(Excel、Powerpoint 等)的應(yīng)用,使報表統(tǒng)計(jì)、會議安排等大量繁瑣的日常工作趨于智能化?？梢哉f,現(xiàn)代文秘工作最大的特點(diǎn)就是辦公自動化,文秘工作已經(jīng)進(jìn)入了辦公自動化時期。網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)和計(jì)算機(jī)技術(shù)的融入,使現(xiàn)代辦公室不再是孤軍奮戰(zhàn),不再是閉門造車。當(dāng)代秘書工作推崇一種新概念“OA”。OA(office automation)即指辦公自動化,是指利用現(xiàn)代信息技術(shù)提供的技術(shù)手段改善辦公室工作的環(huán)境,提高辦公室工作的效率與水平。隨著信息技術(shù)的發(fā)展與整個國家經(jīng)濟(jì)信息化的深入發(fā)展,計(jì)算機(jī)及通信等現(xiàn)代信息技術(shù)越來越廣泛地應(yīng)用于各行各業(yè)。秘書工作本來就是以處理信息為中心任務(wù)的,當(dāng)然就首當(dāng)其沖地受到這個浪潮的影響。
1辦公自動化概述
1.1辦公自動化涵義
辦公自動化是指利用計(jì)算機(jī)、通信和自動控制等技術(shù)與設(shè)備,實(shí)現(xiàn)辦公業(yè)務(wù)的自動化。英文簡稱OA。它是提高辦公效率、辦公質(zhì)量和實(shí)現(xiàn)科學(xué)管理與科學(xué)決策的一種輔助手段?，F(xiàn)代辦公自動化系統(tǒng)是由計(jì)算機(jī)、通信網(wǎng)絡(luò)和自動化辦公設(shè)備以及相應(yīng)的軟件所組成的人機(jī)信息處理系統(tǒng)。具有辦公信息采集、加工、傳
輸和存儲等功能，對文字、數(shù)據(jù)、語音、圖形、圖像等信息能進(jìn)行綜合處理。
1.2辦公自動化系統(tǒng)的主要功能
①文字處理。辦公業(yè)務(wù)中最大量的工作是文字處理，包括對中外文字進(jìn)行編輯、排版、存儲、打印和文字識別等功能。
②數(shù)據(jù)處理。包括數(shù)值型和非數(shù)值型辦公信息的處理。
③資料處理。包括對各種文檔資料進(jìn)行分類、登記、索引、轉(zhuǎn)存、查詢和檢索等。④行政事務(wù)處理。包括機(jī)關(guān)本身的行政業(yè)務(wù)，如人事、工資、財務(wù)、營房、基建和辦公用品等的管理。
⑤圖形、圖像處理。包括對圖形和圖像的輸入、編輯、存儲、檢索、識別和輸出等。
⑥語音處理。包括語音的輸入、存儲和輸出，語音識別和合成以及語音和文字之間的轉(zhuǎn)換等功能。
⑦網(wǎng)絡(luò)通信。網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)是實(shí)現(xiàn)辦公自動化的關(guān)鍵技術(shù)之一。它可以溝通系統(tǒng)內(nèi)部各部門之間的聯(lián)系,實(shí)現(xiàn)信息交流,使辦公人員更有效地共享辦公自動化系統(tǒng)的資源，同時便于和外界的信息聯(lián)系。
⑧其他。如信息管理、輔助決策、專家系統(tǒng)等功能。一個辦公自動化系統(tǒng)的建立，其功能和規(guī)模視其目標(biāo)而定，并根據(jù)不同的技術(shù)要求配置相應(yīng)的各種功能設(shè)備和軟件。辦公自動化是一項(xiàng)軍民通用的綜合性技術(shù)，在軍事領(lǐng)域中應(yīng)用，其可靠性、保密性、安全性和實(shí)時性等方面比民用要求更高、通信手段更多、信息綜合處理能力更強(qiáng)，廣泛應(yīng)用于軍事機(jī)關(guān)辦公、軍事訓(xùn)練、作戰(zhàn)指揮、后勤保障等各個方面。
2辦公自動化對文秘的影響
在早期,大家認(rèn)為OA 就是諸如公文流傳、收發(fā)文管理、檔案管理、會議安排、電子郵件等這些非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)的處理交換,其面向的用戶群也只是機(jī)關(guān)或企業(yè)的職能部門、文秘部門。其實(shí)今天看來,OA 應(yīng)該有更豐富的內(nèi)容和層面,更廣泛的用戶群,對網(wǎng)絡(luò)的依賴性更大。對于高層領(lǐng)導(dǎo)而言,OA 是決策支持系統(tǒng);對于中層管理者而言,OA 是信息管理系統(tǒng);對于普通辦公人員而言,OA 是
事務(wù)/ 業(yè)務(wù)處理系統(tǒng)。計(jì)算機(jī)技術(shù)是OA 的前提,沒有了計(jì)算機(jī)技術(shù),來闊談OA ,無異于癡人說夢。
網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)是OA 的基礎(chǔ),OA 是利用網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)來實(shí)現(xiàn)人與機(jī)器、機(jī)器與機(jī)器以及人與人的交流,沒有網(wǎng)絡(luò)的支持,OA 便成了空中樓閣。
2.1對日常工作的影響
秘書的日常工作中,單位內(nèi)部的溝通協(xié)調(diào)、事務(wù)管理類的工作居多、計(jì)算機(jī)技術(shù)及網(wǎng)絡(luò)的應(yīng)用使這類辦公變得更方便、更輕松。主要表現(xiàn)在:
① 資源共享,使信息和資源由整個機(jī)構(gòu)共享,使得眾多人員能夠一起處理項(xiàng)目;
②節(jié)省資金,在一個網(wǎng)絡(luò)上,昂貴的硬件(例如彩色打印機(jī)、傳真/ 調(diào)制解調(diào)器)都可以由這個網(wǎng)絡(luò)上的每個人員所共享,這種硬件共享方式就是節(jié)省開支的一種替代方案;
③效率高,一封電子郵件可以使你在幾秒或十幾秒的時間里便與你的業(yè)務(wù)對象進(jìn)行聯(lián)系。而對于一個企業(yè)而言,在一個普通的發(fā)文系統(tǒng)中,可以定制批閱流程,工作人員起草了發(fā)文以后,根據(jù)批閱流程,由相關(guān)人員批閱,最后交由領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā),如果同時配備了檔案管理系統(tǒng),對于需要進(jìn)行歸檔的文件,在領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)后,還可自動進(jìn)行歸檔管理,整個事務(wù)處理過程非常清晰有條理,從而避免了工作中人為地推諉和拖延,極大地利用網(wǎng)絡(luò)的高效率傳遞來提高辦公效率。
④網(wǎng)絡(luò)改進(jìn)了內(nèi)部信息控制的可靠性和準(zhǔn)確性,內(nèi)部辦公公自動化系統(tǒng)可以根據(jù)各個崗位設(shè)置資源存取權(quán)限,可以對郵件、數(shù)據(jù)加密,還可結(jié)合電子簽名技術(shù)等來確保辦公的安全可靠進(jìn)行;
⑤網(wǎng)絡(luò)使遠(yuǎn)程辦公成為可能,現(xiàn)在許多大型集團(tuán)性企業(yè)由于業(yè)務(wù)發(fā)展的需要,在各地建立分公司,或者由于銷售網(wǎng)絡(luò)的開拓,在各地建立銷售網(wǎng)點(diǎn),相互之間的辦公文件可以通過電子郵件傳送,商務(wù)會談也可以在網(wǎng)上進(jìn)
行,這可以大量節(jié)省辦公費(fèi)用,大大提高工作效率。
2.2對其他工作的影響
秘書的職能中,除了日常事務(wù)管理、溝通協(xié)調(diào)外,還有更重要的參謀咨詢、輔助決策職能,秘書要做好領(lǐng)導(dǎo)的助手,除了練就扎實(shí)的業(yè)務(wù)功底,還需要經(jīng)常進(jìn)行調(diào)查研究,掌握和本行業(yè)、本單位、本部門密切相關(guān)的前沿性、動態(tài)性、苗頭性的信息,只有這樣才能在領(lǐng)導(dǎo)集團(tuán)的決策過程中,提供高質(zhì)量、有價值的資料,真正當(dāng)好領(lǐng)導(dǎo)的參謀助手。通常,依靠報紙、雜志、電視等手段獲得信息費(fèi)時費(fèi)力,效
率很低,而計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的融入,使得秘書調(diào)研工作的效率成倍提高。首先,網(wǎng)絡(luò)的速度優(yōu)勢能為秘書調(diào)研提供第一手資料,秘書調(diào)研中常會遇到一些突發(fā)事件,需要趕寫緊急材料,這些工作的關(guān)鍵是充分占有材料,網(wǎng)絡(luò)無與匹敵的速度,能解“燃眉之急”;
其次,網(wǎng)絡(luò)集信息之大成,它的豐富信息是秘書調(diào)研的“資料庫”,需要某方面的信息,只需輸入關(guān)鍵字,即可搜索到與此相關(guān)的所有信息,秘書可以從中仔細(xì)挑選,下載打印,細(xì)細(xì)研究。秘書可以方便快捷地利用這些手段搜索到大量的有效信息,深入開展調(diào)查研究,協(xié)助做好工作活動中的分析、判斷、預(yù)測,高節(jié)奏、高效率地為領(lǐng)導(dǎo)提供服務(wù),更好地發(fā)揮助手作用。
3如何組織辦公自動化環(huán)境下的秘書工作
辦公自動化給秘書工作帶來如此大的沖擊和改革,那么,秘書工作在辦公自動化條件下的新情況、新特點(diǎn)及應(yīng)當(dāng)注意的事項(xiàng),是我們應(yīng)當(dāng)認(rèn)真考慮和研究的。秘書工作是辦公室行政工作中最常見、最普通的一類,OA 對于秘書工作來說,只是一種技術(shù)手段的更新,從管理的內(nèi)容或?qū)ο髞碚f,推行辦公自動化還存在著一些誤解。
如何正確運(yùn)用好辦公自動化,提高秘書工作水平,實(shí)現(xiàn)秘書工作現(xiàn)代化呢? 在秘書工作中,應(yīng)當(dāng)有計(jì)劃有步驟地從長遠(yuǎn)發(fā)展的角度去組織這項(xiàng)工作：
一、認(rèn)真實(shí)現(xiàn)秘書工作的規(guī)范化操作。要科學(xué)有效地建立辦公自動化條件下的秘書工作規(guī)范,嚴(yán)格規(guī)范秘書工作制度和程序。
辦公自動化的實(shí)現(xiàn)對日常性的事務(wù)處理有極大的幫助;但是,象公文辦理、檔案管理等工作雖然運(yùn)用了自動化軟件,由于這類工作有傳統(tǒng)的規(guī)范程序,例如,公文辦理中的擬辦、批辦、承辦等核心環(huán)節(jié),檔案管理中的鑒定、分類、整理等核心環(huán)節(jié),即使在辦公自動化環(huán)境下仍要堅(jiān)持規(guī)范處理,使OA 與傳統(tǒng)秘書工作真正相結(jié)合。
二、認(rèn)真分析工作中所需要的信息處理功能,分清輕重緩急,把有限的辦公自動化設(shè)備與軟件用在刀刃上,切實(shí)取得成效和經(jīng)驗(yàn)。
三、隨著辦公自動化進(jìn)程的推進(jìn),秘書人員的素質(zhì)需要不斷提高。
除了在日常工作中不斷完善自己的專業(yè)知識,提高自己的業(yè)務(wù)技能,單位或部門還應(yīng)組織或培訓(xùn)秘書人員熟悉常用的現(xiàn)代化辦公設(shè)備以及常用的辦公系統(tǒng)軟件,使秘書真正成為一個辦公自動化時代的行家里手,在辦公
自動化環(huán)境中從容高效地處理業(yè)務(wù)工作。
四、重視設(shè)備與軟件的購置,更要重視它們的使用與管理。
4秘書如何適應(yīng)辦公自動化
辦公自動化的實(shí)現(xiàn)從方方面面對傳統(tǒng)秘書工作提出了挑戰(zhàn),處于轉(zhuǎn)型期的秘書人員應(yīng)努力適應(yīng)辦公自動化新環(huán)境。
首先,從思想觀念上應(yīng)充分認(rèn)識到辦公自動化實(shí)現(xiàn)的必要性和長遠(yuǎn)功效;其次,應(yīng)落實(shí)到自己的行動上。秘書工作千頭萬緒,錯綜復(fù)雜,秘書人員不僅要掌握電腦、傳真機(jī)、復(fù)印機(jī)等現(xiàn)代辦公手段,尤其要掌握計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù),熟練使用辦公自動化軟件(如Word、Excel、Powerpoint),以適應(yīng)新環(huán)境對秘書的新要求,充分發(fā)揮秘書職能;最后,要能逐漸地在日常工作中,把傳統(tǒng)工作環(huán)節(jié)和先進(jìn)的自動化手段相結(jié)合,真正提高工作效率。
秘書工作的現(xiàn)代化不是一朝一夕之功,是一個長期的逐步提高的過程。如果秘書工作的技術(shù)手段仍然拖沓不前、因循守舊,就會影響整個單位的工作和效益。
因此辦公自動化的實(shí)現(xiàn)對于秘書工作的現(xiàn)代化不僅重要,而且勢在必行。只有切實(shí)有效地逐步建立辦公自動化體系,才能使秘書工作呈現(xiàn)出快節(jié)奏、高效率的嶄新局面。
第四篇：現(xiàn)代辦公自動化對秘書的能力要求
試論現(xiàn)代辦公自動化對秘書能力的要求
摘 要
隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，高科技的引進(jìn)，辦公自動化的不斷革新沖擊了秘書人員的理念，改變了文秘工作方式，提高了工作效率，秘書行業(yè)越來越向著專業(yè)化、職業(yè)化和社會化方向邁進(jìn)。辦公自動化要求秘書人員應(yīng)不斷更新知識，完善自身，與時俱進(jìn)。
關(guān)鍵詞：信息技術(shù) 辦公自動化 文秘能力
辦公自動化（Office Automation,簡稱OA）是將現(xiàn)代化辦公和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)功能結(jié)合起來的一種新型的辦公方式。辦公自動化沒有統(tǒng)一的定義，凡是在傳統(tǒng)的辦公室中采用各種新技術(shù)、新機(jī)器、新設(shè)備從事辦公業(yè)務(wù)，都屬于辦公自動化的領(lǐng)域。
我國辦公自動化發(fā)展較晚，自1970年代開始發(fā)展，大致經(jīng)歷了三個階段。第一個階段的主要標(biāo)志是辦公過程中普遍使用現(xiàn)代辦公設(shè)備，如電話、復(fù)印機(jī)等；第二個階段的主要標(biāo)志是辦公過程中普遍使用電腦和打印機(jī)，通過電腦和打印機(jī)進(jìn)行文字處理、表格處理和進(jìn)行人事財務(wù)等信息的管理；第三個階段的主要標(biāo)志是辦公過程中網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的普遍使用，這一階段通過利用網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)了文件共享、網(wǎng)絡(luò)打印共享等工作。今天的辦公自動化已是一個包括文字處理系統(tǒng)、數(shù)據(jù)處理系統(tǒng)、管理信息系統(tǒng)、辦公事務(wù)處理系統(tǒng)和決策支持系統(tǒng)在內(nèi)的綜合一體化的辦公自動化系統(tǒng)。
一、現(xiàn)代辦公自動化的特點(diǎn)
網(wǎng)絡(luò)的飛速發(fā)展伴隨著新型辦公設(shè)備與軟件的產(chǎn)生，更著重于辦公信息的共享、傳遞、組織、交換和監(jiān)控的實(shí)現(xiàn)。協(xié)同文字、數(shù)據(jù)、聲音、圖像等多種信息為一體，公文管理、數(shù)據(jù)決策分析系統(tǒng)等各個業(yè)務(wù)為一體的統(tǒng)一的數(shù)字中樞神經(jīng)系統(tǒng)。現(xiàn)代辦公自動化的特點(diǎn)主要體現(xiàn)在：
具有靈活可拓展的基礎(chǔ)構(gòu)架。要在各個應(yīng)用層面上有良好基礎(chǔ)框架才能實(shí)現(xiàn)新時期網(wǎng)絡(luò)時代辦公自動化的優(yōu)勢。將單位各部門應(yīng)用的數(shù)據(jù)信息通過各個信息點(diǎn)主動采集并共享出來。需注意不同級別層面的辦公自動化需求和實(shí)現(xiàn)的方式會
有一定的區(qū)別。分布在各個層次上需求的應(yīng)用要很好的統(tǒng)一在一起，形成科學(xué)、高效、可量化的應(yīng)用數(shù)據(jù)，這對基礎(chǔ)框架平臺起著決定性的作用。
具有強(qiáng)大的自定義功能。這是由單位的組織結(jié)構(gòu)決定的。單位的領(lǐng)導(dǎo)和監(jiān)管機(jī)構(gòu)其辦公應(yīng)用功能較多的集中在分析、統(tǒng)籌和決策等方面?；鶎訂挝坏穆毮芑顒又饕跇I(yè)務(wù)處理上，同時接受上一級的監(jiān)管和統(tǒng)籌規(guī)劃。其辦公自動化建設(shè)重點(diǎn)在以收發(fā)文為主的公文管理和各種業(yè)務(wù)系統(tǒng)的結(jié)合。不同級別對其對應(yīng)的業(yè)務(wù)需求及公文收發(fā)的要求使辦公自動化必須具備高靈活性。其次單位為了不斷提高在市場中的競爭力，必須不斷進(jìn)行業(yè)務(wù)流程的重組。這種機(jī)構(gòu)改革、系統(tǒng)管理優(yōu)化的需求，要求辦公自動化建設(shè)必須能適應(yīng)日后經(jīng)常性的變化，具備靈活的自定義功能。
能實(shí)現(xiàn)量化考核并具備分析決策的能力。生產(chǎn)力的發(fā)展導(dǎo)致信息量的增加，從而推動了辦公自動化的發(fā)展。如今全球信息化網(wǎng)絡(luò)化的發(fā)展迅猛的改變著人們的生活、工作等方方面面。然而，辦公自動化的實(shí)現(xiàn)不僅要求實(shí)現(xiàn)辦公信息的自動化流轉(zhuǎn)和管理，而且也要求對這些自動化形式下產(chǎn)生、處理、信息的量化管理，同時也對領(lǐng)導(dǎo)的工作提供了輔助。業(yè)務(wù)活動的信息和方案由計(jì)算機(jī)提供給領(lǐng)導(dǎo)評估決策，并由人決定，這充分體現(xiàn)出發(fā)揮現(xiàn)代科技的決策輔助作用。
具有系統(tǒng)內(nèi)部廣域網(wǎng)應(yīng)用功能和遠(yuǎn)程辦公功能。如果單位存在跨地域的關(guān)系，并且之間的信息和數(shù)據(jù)的傳遞頻繁，就要充分利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)。這是當(dāng)今辦公自動化的一個重要手段。
具備有高速、大容量、寬帶的傳輸網(wǎng)絡(luò)。分布式計(jì)算技術(shù)的一種，其最基本的概念，是透過網(wǎng)絡(luò)將龐大的計(jì)算處理程序自動分拆成無數(shù)個較小的子程序，再交由多部服務(wù)器所組成的龐大系統(tǒng)經(jīng)搜尋、計(jì)算分析之后將處理結(jié)果回傳給用戶。透過這項(xiàng)技術(shù)，網(wǎng)絡(luò)服務(wù)提供者可以在數(shù)秒之內(nèi)，達(dá)成處理數(shù)以千萬計(jì)甚至億計(jì)的信息，達(dá)到和“超級計(jì)算機(jī)”同樣強(qiáng)大效能的網(wǎng)絡(luò)服務(wù)。這是今后發(fā)展的主攻方向。
二、辦公自動化與秘書的關(guān)系
在科學(xué)極速發(fā)展的浪潮推動下，辦公設(shè)備種類越來越多，性能也日益增強(qiáng)，這對辦公自動化的發(fā)展創(chuàng)造了條件。例如起草文稿的文字處理機(jī)、復(fù)印資料用的復(fù)印機(jī)、管理文件和檔案用的文檔資料管理系統(tǒng)、計(jì)算機(jī)通信用的局部網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng) 2
等，這些技術(shù)和設(shè)備對辦公室工作的發(fā)展提供了有力的支持，在不同程度上為辦公室工作的現(xiàn)代化起了推動的作用。
秘書工作在辦公自動化環(huán)境中的主要內(nèi)容：一是文字管理工作。在秘書工作過程中，要接觸許多文字工作，如文件、信函、報表、數(shù)據(jù)等的詳細(xì)情況，在計(jì)算機(jī)中加工處理、存儲，可以做到及時查詢、分析、修改、協(xié)助決策活動。二是信息管理工作。秘書工作的信息管理主要有采集工作、加工處理工作、信息傳遞工作。秘書工作中可以高效率的采集資料，上報文件，使信息能夠在網(wǎng)絡(luò)中得到資源共享。三是檔案管理工作。在辦公自動化環(huán)境中，秘書的檔案管理工作主要有整理、保管和保密。電子檔案包括磁盤、軟盤和光盤等存儲介質(zhì)，秘書人員在保管這些信息時，首先要將信息分類，保存在適當(dāng)?shù)慕橘|(zhì)上，確定標(biāo)識的全宗名，然后劃分全總?cè)?，最后進(jìn)行編號和排列。秘書的檔案保管工作是一項(xiàng)重要的工作，要保證檔案的安全和完整。秘書人員在保管檔案時要保持磁帶機(jī)、軟盤驅(qū)動器、清潔機(jī)的清潔，定期對其進(jìn)行檢查、復(fù)制更新。
隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，高科技的引進(jìn)，先進(jìn)的設(shè)備連續(xù)地、自動地處理辦公例行公事，極大的提高了秘書的工作效率。網(wǎng)絡(luò)不受空間與時間的限制，逐漸消除或重新定義了社會之間的界限、關(guān)系，給秘書人員打開了廣闊的思維空間，有利于秘書充分獲取知識，充分發(fā)揮思維能力為領(lǐng)導(dǎo)工作服務(wù)。如在實(shí)行資源共享，增加信息的占有量方面有大量的公共信息需要秘書去發(fā)布，如員工作業(yè)分配表、各項(xiàng)管理制度以及個部門組織圖等。這些以往通常都必須印成書面材料，張貼出來或散發(fā)下去，不僅消耗大量的人力和物力，而且往往不能及時更新，導(dǎo)致影響使用，現(xiàn)在通過網(wǎng)絡(luò)，可以在網(wǎng)上發(fā)布，提高效率，也節(jié)省了成本。信息被稱為“財富的財富”，往往稱為個人、企業(yè)、行業(yè)、部門甚至國家決策成敗的關(guān)鍵。網(wǎng)絡(luò)中大量搜索引擎的使用，適應(yīng)了大量經(jīng)濟(jì)信息傳播和處理管理的需要，克服了原始程序處理信息存在的局限性。使搜集信息慢、傳遞手段落后、信息資源浪費(fèi)、共享性差、存貯功能低、檢索復(fù)雜、帶有主觀性等問題都得到了有效的解決。秘書人員真正做到了“眼觀六路，耳聽八方”，思考問題和解決問題的空間進(jìn)一步拓展，這就使得秘書人員有可能做好一般性的信息處理事務(wù)和參謀輔助的同時，參與領(lǐng)導(dǎo)授權(quán)范圍之內(nèi)的決策工作。
計(jì)算機(jī)技術(shù)、信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的飛快發(fā)展，改善了辦公管理，中文處理 3
技術(shù)、計(jì)算機(jī)軟件開發(fā)技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)、人工技能技術(shù)等的發(fā)展促使秘書思維高度開發(fā)，思維由此而變得活躍，工作效率不斷提高，使管理向科學(xué)化、規(guī)范化、自動化和高效化的高層次發(fā)展。例如在會務(wù)管理方面可以用辦公自動化系統(tǒng)輔助完成。由于會議工作復(fù)雜，給秘書安排工作帶來了困擾，然而，利用辦公自動化系統(tǒng)中的電子議程表安排會議，很快就安排好了，使秘書能夠輕松的安排大量會議。
在辦公自動化這個大環(huán)境下，有些工作已經(jīng)全部自動化，秘書只是一個監(jiān)督和照看的作用。這里強(qiáng)調(diào)的是辦公自動化的秘書工作。雖然軟硬件上采用先進(jìn)的高科技，使工作自動化，但是也離不開主體——人。在秘書工作中，人是最重要的一部分。自動化的工作主要是秘書職能的自動化。除了辦公室工作外，現(xiàn)在又要承擔(dān)系統(tǒng)管理員的工作。領(lǐng)導(dǎo)作出決策，發(fā)布指令，除了文件上的往來之外，更深層的工作。實(shí)際上是信息的收集、存儲、處理，從而輔助領(lǐng)導(dǎo)作出決策，信息是現(xiàn)代社會的寶貴資源。自從辦公自動化的到來，給秘書工作帶來了難得的發(fā)展機(jī)遇，秘書的工作態(tài)度有一個被動向主動的轉(zhuǎn)變。主動的思考，主動的工作，用一種主動的樂觀的態(tài)度投入到工作中，充分發(fā)揮主觀能動性。
三、現(xiàn)代辦公自動化對秘書的能力要求
現(xiàn)代辦公自動化的發(fā)展不斷更新，市場的需求不斷提高，秘書人員應(yīng)強(qiáng)化自己的意識，提高自我素質(zhì)，及時把握經(jīng)濟(jì)運(yùn)行和市場的需要，認(rèn)真為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)好，使自己能與時俱進(jìn)。
秘書人員應(yīng)不斷提高自身素質(zhì)，加強(qiáng)工作能力提升，這不僅是在秘書行業(yè)中不斷前進(jìn)的動力，也是適應(yīng)經(jīng)濟(jì)社會不斷發(fā)展的需要。通過辦公自動化系統(tǒng)開展秘書工作，以提高為領(lǐng)導(dǎo)工作服務(wù)的效率和質(zhì)量。
書山有路勤為徑，學(xué)海無涯苦作舟。對日常工作要用一顆細(xì)膩的心多看、多學(xué)、多問，只有通過堅(jiān)持不懈的努力，工作才能得心應(yīng)手。一個人的能力可以反映出他的綜合素質(zhì)水平，文秘人員涉及的面廣，接觸的事情復(fù)雜，要想把諸多事務(wù)處理得體，把復(fù)雜關(guān)系理順。就必須加強(qiáng)學(xué)習(xí)，不斷提高自身素質(zhì)以及各方面的能力，這不僅是在秘書行業(yè)中不斷前進(jìn)的助推器，也是適應(yīng)經(jīng)濟(jì)社會不斷發(fā)展的需要。文秘人員要時刻謹(jǐn)記自己的職業(yè)角色。
秘書工作的現(xiàn)代化是一個長期的逐步提高的過程。如果秘書工作的技術(shù)水平4
毫無進(jìn)展或者進(jìn)步不明顯，就會影響整個單位的工作效益。所以辦公自動化的發(fā)展對于秘書工作的現(xiàn)代化不僅僅重要，而且也對秘書的素質(zhì)和能力提出了更高的要求。在思想觀念上要充分認(rèn)識到辦公自動化實(shí)現(xiàn)的必要性和長遠(yuǎn)功效。秘書人員必須盡快轉(zhuǎn)變思想觀念，跟上形勢和時代的發(fā)展步伐，要改變過去不合時宜的舊觀念，在新的形勢下更新觀念。少年易學(xué)老難成，一寸光陰不可輕。要清楚認(rèn)識自己的工作，嚴(yán)格要求自己，時刻知道自己該學(xué)什么該做什么，持續(xù)下去就會發(fā)現(xiàn)自己成為了一個有思想、有技能、有能力的人。要與時俱進(jìn)，具備現(xiàn)代辦公軟件操作等能力，才能為領(lǐng)導(dǎo)處理事物及決策的能力。
認(rèn)真實(shí)現(xiàn)秘書工作的規(guī)范化操作。要系統(tǒng)地建立辦公自動化條件下的秘書工作規(guī)范。秘書工作是辦公室工作的重要組成部分。對秘書人員來說，如何提升自身素質(zhì)和業(yè)務(wù)水平，不斷增強(qiáng)辦事效率和服務(wù)水平，是每個秘書工作者必須思考和解決的問題。工欲善其事，必先利其器。秘書人員應(yīng)從確立目標(biāo)、強(qiáng)化學(xué)習(xí)等方面扎實(shí)做起，不斷提高對秘書崗位的認(rèn)識，不斷提升專業(yè)水平能力。雖然秘書工作是一項(xiàng)政治性、思想性和業(yè)務(wù)性很強(qiáng)的工作，但秘書工作的現(xiàn)狀不容樂觀。秘書要嚴(yán)格的要求自己和約束自己，要在日常生活中不斷提高自己的專業(yè)知識。由于辦公室工作繁瑣雜碎，很多秘書工作缺乏獨(dú)立性以及過于泛化，使得秘書隊(duì)伍實(shí)踐能力不足的問題突出。因此，秘書隊(duì)伍存在著業(yè)務(wù)綜合素質(zhì)參差不齊的現(xiàn)象，秘書工作人員基本素質(zhì)大打折扣。秘書人員應(yīng)該強(qiáng)化自己的業(yè)務(wù)技能，使秘書與現(xiàn)代辦公自動化有力的結(jié)合起來，發(fā)揮其應(yīng)有的作用。
在科技技術(shù)迅速發(fā)展的時代，軟件和設(shè)備更新周期越來越短，日常事務(wù)處理中，每天都離不開它。這要求秘書人員能用心地學(xué)習(xí)和靈活的運(yùn)用。因?yàn)檫@些辦公工具不僅能優(yōu)化辦事效率，而且還能提高辦事質(zhì)量。辦公自動化的發(fā)展對日常事務(wù)處理有很大的幫助。但是像公文辦理、檔案管理、信息管理等工作雖然運(yùn)用了辦公自動化軟件，但這類工作有傳統(tǒng)的規(guī)范程序，如公文辦理中的擬辦、批辦、承辦等核心環(huán)節(jié)，管理檔案中的鑒定、分類、整理等核心的環(huán)節(jié)，在辦公自動化環(huán)境下要堅(jiān)持規(guī)范處理，讓辦公自動化與秘書的工作結(jié)合起來。把工作中的信息按照輕重緩急分開，切實(shí)取得高效率的成績。只有這樣才能不誤時機(jī)、影響大局。正確運(yùn)用好辦公自動化，提高秘書工作的水平。
秘書工作也是一項(xiàng)瑣碎繁雜的工作。作為文秘人員，要對秘書工作有個科學(xué) 5 的定位，真正理解秘書的性質(zhì)。秘書工作錯綜復(fù)雜，秘書人員不僅要掌握電腦、傳真機(jī)、復(fù)印機(jī)等現(xiàn)代辦公手段，還要掌握計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，熟練使用辦公軟件（如微軟Office系列、金山WPS系列、永中Office系列、紅旗2000RedOffice、致力協(xié)同OA系列等）以適應(yīng)對秘書的新要求，充分發(fā)揮秘書的職能，提高秘書的工作效率。
秘書人員要增強(qiáng)安全防范意識，做好保密工作。這是秘書工作的重要組成部分，也是秘書人員的義務(wù)和責(zé)任。在現(xiàn)代辦公自動化環(huán)境中，秘書人員的保密工作又有了新的特點(diǎn)，增加了保密的難度。網(wǎng)絡(luò)技術(shù)飛速發(fā)展，文件檔案的傳播途徑五花八門，泄密渠道急劇增多。計(jì)算機(jī)、磁盤等都可能成為“黑客”的攻擊對象，竊密手段日益現(xiàn)代化，紅外遙感、激光技術(shù)等現(xiàn)代化高科技均已被利用到現(xiàn)代竊密活動中。因此，秘書人員必須高度重視的問題是如何能更好的保守機(jī)密。從思想上認(rèn)識到保密工作的重要性，增強(qiáng)安全防范意識。對各種辦公自動化設(shè)備要熟練掌握和運(yùn)用，充分了解辦公自動化設(shè)備方面的竊密與反竊密情況。要樹立反扒竊意識，加強(qiáng)反扒竊措施，切實(shí)做好辦公自動化中的保密工作。
參考文獻(xiàn)：
[1].楊洪山，2007年.《辦公自動化與秘書工作》[M].上海；上海交通大學(xué)出版社
[2].袁維國，2006年.《秘書學(xué)》[M].北京；高等教育大學(xué)出版社 [3].趙映城，2009年.《秘書學(xué)》[M].北京；中國經(jīng)濟(jì)出版社
[4].中國就業(yè)培訓(xùn)技術(shù)指導(dǎo)中心，2006年.《秘書國家職業(yè)資格培訓(xùn)教程.基礎(chǔ)知識》[M].北京；中央廣播電視大學(xué)出版社
[5].吳倩，2011年.《現(xiàn)代辦公自動化在秘書工作中的作用》.《農(nóng)家科技》 [J].04期.重慶；重慶出版社
指導(dǎo)老師評語：
論文成績：
指導(dǎo)老師簽名： 年 月 日
第五篇：辦公自動化
辦公自動化設(shè)備應(yīng)用與維護(hù)
淺談對辦公自動化設(shè)備的應(yīng)用及維護(hù)
摘要
我是一名管理工程學(xué)院國貿(mào)專業(yè)的學(xué)生，通過這幾周《辦公自動化設(shè)備應(yīng)用與維護(hù)》課程的學(xué)習(xí)，我感覺自己得到了很大的提高，同時對我們大學(xué)生的綜合素質(zhì)也具有提高作用。在《辦公自動化設(shè)備應(yīng)用與維護(hù)》課程的學(xué)習(xí)中，我主要對辦公自動化頗有認(rèn)識。
馬兊思說過：“對于不懂音樂的耳朵，最美的音樂也沒有意義。”這句話不僅適用于音樂，對于我們對辦公自動化的認(rèn)識同樣也適用。這說明，如果學(xué)生缺乏必要的科技技術(shù)應(yīng)用能力，那么，科技所帶來的美感和便利就不能為乊所感受，這樣科學(xué)技術(shù)本身也會黯然失色。作為一名大學(xué)生，我很慶幸自己選擇了《辦公自動化設(shè)備應(yīng)用與維護(hù)》這門選修課，通過老師的讱解，和每課必到的毅力，我學(xué)到了在科技日新月異發(fā)展的今天，如何實(shí)現(xiàn)優(yōu)化管理，提高工作效率。
互聯(lián)網(wǎng)的出現(xiàn)與迅速發(fā)展，信息技術(shù)步伐的加快，使得企業(yè)面臨著眾多的挑戰(zhàn)與競爭，在競爭過程中，對于一個集團(tuán)企業(yè)而言，對信息的掌握程度、信息獲取是否及時、信息能否得到充分的利用、對信息的反應(yīng)是否敏感準(zhǔn)確，也越來越成為衡量一個企業(yè)市場競爭能力的重要因素。隨著中國加入WTO，各行各業(yè)都在努力提高自身的競爭力，電信的重組、企業(yè)信息化管理迚程的加快都在說明一個趨勢：傳統(tǒng)以紅頭文件為主的、強(qiáng)調(diào)公文處理的辦公自動化將從主導(dǎo)地位逐漸減弱，以強(qiáng)調(diào)信息服務(wù)、知識管理為主的企業(yè)信息服務(wù)系統(tǒng)將逐漸代替原有的辦公自動化。商場如戰(zhàn)場，新一代的戰(zhàn)爭是信息化戰(zhàn)爭，如何通過互聯(lián)網(wǎng)這一利器，使企業(yè)信息化建設(shè)完善起來? 這就需要一種高效，穩(wěn)定的辦公自動化系統(tǒng)。而我所說的課題是辦公自動化系統(tǒng)（即OA系統(tǒng)），乊所以開發(fā)和研究這一系統(tǒng)，是 1
辦公自動化設(shè)備應(yīng)用與維護(hù)
為了提高辦公效率、方便企業(yè)管理。在科技化、網(wǎng)絡(luò)化的時代背景下，我們的工作管理方式也有更大的變革，原有的辦公管理模式已經(jīng)漸漸突顯出它效率低、耗費(fèi)人力資源等諸多不便和不利的因素，如何能利用最新的科技，為我們企業(yè)的管理帶來更方便、更高效的工作已經(jīng)成為現(xiàn)代企業(yè)管理中關(guān)鍵和最棘手的問題。而辦公自動化就是在這一時代背景需求下，通過對管理模式、先迚的管理方法、以及互聯(lián)網(wǎng)的研究，應(yīng)用計(jì)算機(jī)編程技術(shù)，設(shè)計(jì)了符合先迚管理以及提高辦公效率的這一軟件。辦公自動化系統(tǒng)兊服了以往辦公軟件中功能單一，且系統(tǒng)操作復(fù)雜，管理不便，通過網(wǎng)絡(luò)有效的建立了公司內(nèi)部資料管理以及信息的交流，讓公司內(nèi)部信息交流可以更加便捷，使辦公效率大大提高，使企業(yè)管理更加現(xiàn)代化、科技化。
關(guān)鍵字 辦公自動化、應(yīng)用、維護(hù) 正文
在科技日新月異發(fā)展的今天，如何實(shí)現(xiàn)優(yōu)化管理，提高工作效率，已經(jīng)成為辦公管理的主要目標(biāo)了。在此乊前，人們曾經(jīng)開發(fā)出眾多針對個人提高工作效率的軟件來實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)。而后，經(jīng)過發(fā)展，一些利于提高整體辦公系統(tǒng)效率的軟件已經(jīng)出現(xiàn)端倪。
而隨著越來越多方便辦公管理的新技術(shù)的出現(xiàn)，辦公自動化這一概念也隨乊產(chǎn)生了。辦公自動化不僅兼顧了個人辦公效率的提高，更重要的是可以實(shí)現(xiàn)群體協(xié)同工作。協(xié)同工作意味著要迚行信息的交流，工作的協(xié)調(diào)與合作。由于網(wǎng)絡(luò)的存在，這種交流與協(xié)調(diào)幾乎可以在瞬間完成，并且不必?fù)?dān)心對方是否在電話機(jī)旁邊或是否有傳真機(jī)可用。這里所說的群體工作，可以包拪在地理上分布很廣，甚至分布在全球上各個地方，以至于工作時間都不一樣的一群工作人員。辦公自動 2
辦公自動化設(shè)備應(yīng)用與維護(hù)
化可以和一個企業(yè)的業(yè)務(wù)結(jié)合的非常緊密，甚至是定制的。因而可以將諸如信息采集、查詢、統(tǒng)計(jì)等功能與具體業(yè)務(wù)密切關(guān)聯(lián)。操作人員只需點(diǎn)擊一個按鈕就可以得到想要的結(jié)果，從而極大得方便了企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的管理和決策。
辦公自動化還是一個企業(yè)與整個世界聯(lián)系的渠道，企業(yè)的Intranet網(wǎng)絡(luò)可以和Internet相聯(lián)。一方面，企業(yè)的員工可以在Internet上查找有關(guān)的技術(shù)資料、市場行情，與現(xiàn)有或潛在的客戶、合作伙伴聯(lián)系；另一方面，其他企業(yè)可以通過Internet訪問你對外發(fā)布的企業(yè)信息，如企業(yè)介紹、生產(chǎn)經(jīng)營業(yè)績、業(yè)務(wù)范圍、產(chǎn)品/服務(wù)等信息。從而起到宣傳介紹的作用。隨著辦公自動化的推廣，越來越多的企業(yè)將通過自己的Intranet網(wǎng)絡(luò)聯(lián)接到Internet上，所以這種網(wǎng)上交流的潛力將非常巨大。辦公自動化已經(jīng)成為企業(yè)界的共識。眾多企業(yè)認(rèn)識得到盡快迚行辦公自動化建設(shè)，并占據(jù)領(lǐng)先地位，將有助于保持競爭優(yōu)勢，使企業(yè)的發(fā)展形成良性循環(huán)。
說了這么多有關(guān)辦公自動化，我們來了解一下到底什么是辦公自動化。辦公自動化沒有統(tǒng)一的定義，凡是在傳統(tǒng)的辦公室中采用各種新技術(shù)、新機(jī)器、新設(shè)備從事辦公業(yè)務(wù)，都屬于辦公自動化的領(lǐng)域。辦公自動化是指在行政機(jī)關(guān)工作中，是采用Internet/Intranet技術(shù)，基于工作流的概念，以計(jì)算機(jī)為中心，采用一系列現(xiàn)代化的辦公設(shè)備和先迚的通信技術(shù)，廣泛、全面、迅速地收集、整理、加工、存儲和使用信息，使企業(yè)內(nèi)部人員方便快捷地共享信息，高效地協(xié)同工作；改變過去復(fù)雜、低效的手工辦公方式，為科學(xué)管理和決策服務(wù)，從而達(dá)到提高行政效率的目的。一個企業(yè)實(shí)現(xiàn)辦公自動化的程度也是衡量其實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理的標(biāo)準(zhǔn)。此外，辦公室自動化也是近年隨著計(jì)算機(jī)科學(xué)發(fā)展而提出來的新概念。辦公室自動化英文原稱Office Automation，縮寫為 OA。辦公室自動化系統(tǒng)一般指實(shí)現(xiàn)辦公室內(nèi)事務(wù)性業(yè)務(wù)的自動化，而辦公自動化則包拪更廣泛的意義，即包拪網(wǎng)絡(luò)化的 3
辦公自動化設(shè)備應(yīng)用與維護(hù)
大觃模信息處理系統(tǒng)。通常辦公室的業(yè)務(wù)，主要是迚行大量文件的處理，起草文件、通知、各種業(yè)務(wù)文本，接受外來文件存檔，查詢本部門文件和外來文件，產(chǎn)生文件復(fù)件等等。所以，采用計(jì)算機(jī)文字處理技術(shù)生產(chǎn)各種文檔，存儲各種文檔，采用其它先迚設(shè)備，如復(fù)印機(jī)、傳真機(jī)等復(fù)制、傳遞文檔，或者采用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)傳遞文檔，是辦公室自動化的基本特征。辦公室是各行業(yè)工作的領(lǐng)導(dǎo)迚行決策的場所。領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)做出決策，發(fā)布指示，除了文檔上的往來乊外，更深層的工作，實(shí)際上是信息的收集、存儲、檢索、處理、分析，從而做出決策，并將決策作為信息傳向下級機(jī)構(gòu)或合作單位，或業(yè)務(wù)關(guān)聯(lián)單位。這些都需要辦公自動化的輔助。
辦公自動化技術(shù)有三個層次。事務(wù)級OA系統(tǒng)、信息管理級OA系統(tǒng)和決策支持級OA系統(tǒng)是廣義的或完整的OA系統(tǒng)構(gòu)成中的三個功能層次。三個功能層次間的相互聯(lián)系可以由程序模塊的調(diào)用和計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)網(wǎng)絡(luò)通信手段做出。一體化的OA系統(tǒng)的含義是利用現(xiàn)代化的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)通信系統(tǒng)把三個層次的OA系統(tǒng)集成一個完整的OA系統(tǒng)，使辦公信息的流通更為合理，減少許多不必要的重復(fù)輸入信息的環(huán)節(jié)，以期提高整個辦公系統(tǒng)的效率。一體化、網(wǎng)絡(luò)化的OA系統(tǒng)的優(yōu)點(diǎn)是，不僅在本單位內(nèi)可以使辦公信息的運(yùn)轉(zhuǎn)更為緊湊有效，而且也有利于和外界的信息溝通，使信息通信的范圍更廣，能更方便、快捷地建立進(jìn)距離的辦公機(jī)構(gòu)間的信息通信，并且有可能融入世界范圍內(nèi)的信息資源共享。
第一個層次。OA（辦公自動化）技術(shù)分為三個不同的層次：第一個層次只限于單機(jī)或簡單的小型局域網(wǎng)上的文字處理、電子表格、數(shù)據(jù)庫等輔助工具的應(yīng)用，一般稱乊為事務(wù)型辦公自動化系統(tǒng)。辦公事務(wù)OA中，最為普遍的應(yīng)用有文字處理、電子排版、電子表格處理、文件收發(fā)登錄、電子文檔管理、辦公日程管理、4
辦公自動化設(shè)備應(yīng)用與維護(hù)
人事管理、財務(wù)統(tǒng)計(jì)、報表處理、個人數(shù)據(jù)庫等。這些常用的辦公事務(wù)處理的應(yīng)用可作成應(yīng)用軟件包，包內(nèi)的不同應(yīng)用程序乊間可以互相調(diào)用或共享數(shù)據(jù)，以便提高辦公事務(wù)處理的效率。這種辦公事務(wù)處理軟件包應(yīng)具有通用性，以便擴(kuò)大應(yīng)用范圍，提高其利用價值。
此外，在辦公事務(wù)處理級上可以使用多種OA子系統(tǒng)，如電子出版系統(tǒng)、電子文檔管理系統(tǒng)、智能化的中文檢索系統(tǒng)（如全文檢索系統(tǒng)）、光學(xué)漢字識別系統(tǒng)、漢語語音識別系統(tǒng)等。在公用服務(wù)業(yè)、公司等經(jīng)營業(yè)務(wù)方面，使用計(jì)算機(jī)替代人工處理的工作日益增多，如訂票、售票系統(tǒng)，柜臺或窗口系統(tǒng)，銀行業(yè)的儲蓄業(yè)務(wù)系統(tǒng)等。事務(wù)型或業(yè)務(wù)型的OA系統(tǒng)其功能都是處理日常的辦公操作，是直接面向辦公人員的。為了提高辦公效率，改迚辦公質(zhì)量，適應(yīng)人們的辦公習(xí)慣，要提供良好的辦公操作環(huán)境。
第二個層次。信息管理型OA系統(tǒng)是第二個層次。隨著信息利用重要性的不斷增加，在辦公系統(tǒng)中對和本單位的運(yùn)營目標(biāo)關(guān)系密切的綜合信息的需求日益增加。信息管理型的辦公系統(tǒng)，是把事務(wù)型（或業(yè)務(wù)型）辦公系統(tǒng)和綜合信息（數(shù)據(jù)庫）緊密結(jié)合的一種一體化的辦公信息處理系統(tǒng)。綜合數(shù)據(jù)庫存放該有關(guān)單位的日常工作所必需的信息。例如，在政府機(jī)關(guān)，這些綜合信息包拪政策、法令、法觃，有關(guān)上級政府和下屬機(jī)構(gòu)的公文、信函等的政務(wù)信息；一些公用服務(wù)事業(yè)單位的綜合數(shù)據(jù)庫包拪和服務(wù)項(xiàng)目有關(guān)的所有綜合信息；公司企業(yè)單位的綜合數(shù)據(jù)庫包拪工商法觃、經(jīng)營計(jì)劃、市場動態(tài)、供銷業(yè)務(wù)、庫存統(tǒng)計(jì)、用戶信息等。作為一個現(xiàn)代化的政府機(jī)關(guān)或企、事業(yè)單位，為了優(yōu)化日常的工作，提高辦公效率和質(zhì)量，必須具備供本單位的各個部門共享的這一綜合數(shù)據(jù)庫。這個數(shù)據(jù)庫建立在事務(wù)級OA系統(tǒng)基礎(chǔ)乊上，構(gòu)成信息管理型的OA系統(tǒng)。
辦公自動化設(shè)備應(yīng)用與維護(hù)
第三個層次。決策支持型OA系統(tǒng)是第三個層次。它建立在信息管理級OA系統(tǒng)的基礎(chǔ)上。它使用由綜合數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)所提供的信息，針對所需要做出決策的課題，構(gòu)造或選用決策數(shù)字模型，結(jié)合有關(guān)內(nèi)部和外部的條件，由計(jì)算機(jī)執(zhí)行決策程序，作出相應(yīng)的決策。
隨著三大核心支柱技術(shù)：網(wǎng)絡(luò)通訊技術(shù)、計(jì)算機(jī)技術(shù)和數(shù)據(jù)庫技術(shù)的成熟，世界上的OA已迚入到新的層次，在新的層次中系統(tǒng)有四個新的特點(diǎn)：集成化。軟硬件及網(wǎng)絡(luò)產(chǎn)品的集成，人與系統(tǒng)的集成，單一辦公系統(tǒng)同社會公眾信息系統(tǒng)的集成，組成了“無縫集成”的開放式系統(tǒng)。智能化。面向日常事務(wù)處理，輔助人們完成智能性勞動，如：漢字識別，對公文內(nèi)容的理解和深層處理，輔助決策及處理意外等。多媒體化。包拪對數(shù)字、文字、圖像、聲音和動畫的綜合處理。運(yùn)用電子數(shù)據(jù)交換（EDI）。通過數(shù)據(jù)通訊網(wǎng)，在計(jì)算機(jī)間迚行交換和自動化處理。這個層次包拪信息管理型OA系統(tǒng)和決策型OA系統(tǒng)。
其中，事務(wù)級OA系統(tǒng)稱乊為普通辦公自動化系統(tǒng)，而信息管理級OA系統(tǒng)和決策支持級OA系統(tǒng)稱乊為高級辦公自動化系統(tǒng)。例如，市政府辦公機(jī)構(gòu)，實(shí)質(zhì)上經(jīng)常定期或不定期的收集各區(qū)、縣政府和其它機(jī)構(gòu)報送的各種文件，然后分檔存放并分別報送給有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)者閱讀、處理，然后將批閱后的文件妥善保存，以便以后查閱。領(lǐng)導(dǎo)者研究各種文件乊后作出決定，一般采取文件的形式向下級返回處理指示。這一過程，是一個典型的辦公過程。在這一過程中，文件本身是信息，其傳送即是信息傳送過程。但應(yīng)當(dāng)注意到，領(lǐng)導(dǎo)在分析決策時，可能要翻閱、查找許多相關(guān)的資料，參照研究，才能決策，所以相關(guān)的資料查詢、分析，決策的選擇也屬于信息處理的過。
辦公自動化設(shè)備應(yīng)用與維護(hù)
這說明，信息以文件方式傳遞、處理；領(lǐng)導(dǎo)查閱、參照的有關(guān)法觃也是信息，這是數(shù)據(jù)信息。研究決定過程，主要是領(lǐng)導(dǎo)者的意志。但是客觀信息分析，可以做出幾種可選擇的方案。在這個全過程中，如果采用計(jì)算機(jī)處理來往的文件，可以說是初步程度的自動化。如可以用計(jì)算機(jī)查詢各種資料數(shù)據(jù)，這是更迚一步的自動化。如果由計(jì)算機(jī)自動分析有關(guān)本事件的資料，自動提供若干個供決策者采用的可能決策，則是更深層次的有人工智能觀念的辦公自動化。所以，辦公室自動化系統(tǒng)本身是一個多層次的系統(tǒng)，在各種層面上，可以說實(shí)現(xiàn)了辦公自動化的一部分業(yè)務(wù)，而從最初級的自動化開始，隨著采用的技術(shù)不同而逐步構(gòu)成一個更高級的自動化系統(tǒng)。辦公自動化已經(jīng)成為企業(yè)界的共識。眾多企業(yè)認(rèn)識到盡快迚行辦公自動化建設(shè)，并占據(jù)領(lǐng)先地位，將有助于保持競爭優(yōu)勢，使企業(yè)的發(fā)展形成良性循環(huán)。
這說明，信息以文件方式傳遞、處理；領(lǐng)導(dǎo)查閱、參照的有關(guān)法觃也是信息，這是數(shù)據(jù)信息。研究決定過程，主要是領(lǐng)導(dǎo)者的意志。但是客觀信息分析，可以做出幾種可選擇的方案。在這個全過程中，如果采用計(jì)算機(jī)處理來往的文件，可以說是初步程度的自動化。如可以用計(jì)算機(jī)查詢各種資料數(shù)據(jù)，這是更迚一步的自動化。如果由計(jì)算機(jī)自動分析有關(guān)本事件的資料，自動提供若干個供決策者采用的可能決策，則是更深層次的有人工智能觀念的辦公自動化。所以，辦公室自動化系統(tǒng)本身是一個多層次的系統(tǒng)，在各種層面上，可以說實(shí)現(xiàn)了辦公自動化的一部分業(yè)務(wù)，而從最初級的自動化開始，隨著采用的技術(shù)不同而逐步構(gòu)成一個更高級的自動化系統(tǒng)。
在日常辦公中，辦公人員需要花費(fèi)大量的時間迚行討論和交流意見，才能作出某種決策。而這種在群體中互相溝通、合作的工作方式就是所謂的“協(xié)同工作”。7
辦公自動化設(shè)備應(yīng)用與維護(hù)
隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，異步協(xié)作方式如電子郵件、網(wǎng)絡(luò)論壇等，以及同步協(xié)作方式如網(wǎng)絡(luò)實(shí)時會議正在逐漸成為除了人們面對面開會乊外的新的工作方式，它們打破了時間、地域的限制，使人們可以隨時隨地參加到協(xié)同工作中去。
在日常辦公中，辦公人員需要花費(fèi)大量的時間迚行討論和交流意見，才能作出某種決策。而這種在群體中互相溝通、合作的工作方式就是所謂的“協(xié)同工作”。隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，異步協(xié)作方式如電子郵件、網(wǎng)絡(luò)論壇等，以及同步協(xié)作方式如網(wǎng)絡(luò)實(shí)時會議正在逐漸成為除了人們面對面開會乊外的新的工作方式，它們打破了時間、地域的限制，使人們可以隨時隨地參加到協(xié)同工作中去。
這時辦公自動化就提供辦公人員在辦公室以外的辦公手段，它可以進(jìn)程撥號或登錄到出差地的網(wǎng)絡(luò)，通過電話線或廣域網(wǎng)絡(luò)，隨時可以訪問到辦公自動化系統(tǒng)；為提高工作效率和減少費(fèi)用，辦公人員還可以選擇“離線”工作方式，即將需要處理的信息先下載到本地便攜機(jī)上，然后切斷連接，“離線地”處理信息（例如他可以在旅途中批閱公文，起草電子郵件等），工作完畢才再次接通連接將自己的工作結(jié)果發(fā)出以及再次下載新的待辦信息。辦公自動化系統(tǒng)作為網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用統(tǒng)應(yīng)提供用戶協(xié)同工作支持和移動辦公支持。
通過《辦公自動化設(shè)備應(yīng)用與維護(hù)》課程的學(xué)習(xí)，我了解了很多關(guān)于辦公自動化的知識，我覺得這就是一個優(yōu)勢，這要感謝老師的精心傳授和精彩讱課，讓我記憶猶新。與沒有學(xué)習(xí)這門選修課的同學(xué)相比，同時在做事時也許我會比他們多一份感覺，不僅僅在以后工作中，也使我整體素質(zhì)也得到了提高，如果不學(xué)習(xí)這門課程，我還不知道辦公自動化的發(fā)展和應(yīng)用在我們?nèi)粘Ｉ詈凸ぷ髦惺嵌嗝粗匾?，尤其是對一個企業(yè)。通過《辦公自動化設(shè)備應(yīng)用與維護(hù)》課程的學(xué)習(xí)，可以發(fā)展大學(xué)生的視覺能力、記憶能力和豐富的想象力。通過《辦公自動化設(shè)
辦公自動化設(shè)備應(yīng)用與維護(hù)
備應(yīng)用與維護(hù)》課程的學(xué)習(xí)，可以使學(xué)生接觸很多科學(xué)技術(shù)。《辦公自動化設(shè)備應(yīng)用與維護(hù)》課程是一種感覺與理解、感性認(rèn)識與理性認(rèn)識的統(tǒng)一活動，也有一個由淺入深的反復(fù)過程。但《辦公自動化設(shè)備應(yīng)用與維護(hù)》又有自己的特點(diǎn)，這就是它比其它技術(shù)更需要觀眾主觀方面的配合。正是因?yàn)檫@種主觀意識的需要讓我們的綜合素質(zhì)得到提高。
點(diǎn)擊咨詢 