第一篇：蘇州市檔案館建筑工程文件歸檔資料

附件1：

建筑工程文件材料歸檔內(nèi)容、排列順序表

一、工程準備階段文件 1.立項文件

1.1項目建議書批復、項目建議書

1.2可行性研究報告批復、可行性研究報告

1.3計劃任務書（或設(shè)計任務書）批復、申請報告 1.4會議紀要、領(lǐng)導講話、專家建議 2.建設(shè)用地、拆遷文件

2.1規(guī)劃定點意見書、規(guī)劃定點圖 2.2建設(shè)用地規(guī)劃許可證及其附件 2.3征撥建設(shè)用地批文、申請報告 2.4土地轉(zhuǎn)出讓合同（協(xié)議）

2.5拆遷批文、安置意見、協(xié)議、匯總表等 3.勘察、設(shè)計文件 3.1工程地質(zhì)勘察報告 3.2水文地質(zhì)勘察報告等 3.3初步設(shè)計批復

3.4設(shè)計方案審查意見及附圖

3.5有關(guān)行政主管部門（人防、環(huán)保、消防、白蟻防治、市政、建設(shè)、抗震、文化、文管等）批準文件或協(xié)議 3.6施工圖設(shè)計審批意見 4.招投標文件

4.1勘察設(shè)計招投標文件 4.2勘察設(shè)計承包合同 4.3設(shè)計招投標文件 4.4設(shè)計承包合同 4.5施工招投標文件 4.6施工承包合同

4.7工程監(jiān)理招投標文件 4.8監(jiān)理委托合同 5.開工審批文件

5.1建設(shè)項目規(guī)劃審批文件

5.2建設(shè)工程規(guī)劃許可證及其附件 5.3年度計劃（或開工）批復、申請 5.4審計意見書

5.5建設(shè)工程施工許可證

5.6工程質(zhì)量監(jiān)督申報表、工作方案等

5.7建筑工程安全受監(jiān)登記表

二、監(jiān)理文件 1.監(jiān)理規(guī)劃； 2.監(jiān)理實施細則；

3.分包單位資格報審表；

4.設(shè)計交底與圖紙會審會議紀要； 5.施工組織設(shè)計（方案）報審表；

6.工程開工/復工報審表及工程暫停令； 7.施工測量報驗單； 8.工程進度計劃報審表； 9.材料（構(gòu)配件）、設(shè)備進場使用報驗單； 10.工程變更單； 11.混凝土澆筑報審表

12.工程計量報審表、工程計量單 13.工程費用索賠報審表

14.工程款支付證書、申請表； 15.監(jiān)理工程師通知單、回復單； 16.監(jiān)理工程師聯(lián)系單、回復單； 17.監(jiān)理工程師指令、回復單； 18.監(jiān)理工程師備忘錄； 19.會議紀要； 20.來往函件； 21.監(jiān)理日記； 22.監(jiān)理月報；

23.工序質(zhì)量報驗單；

24.質(zhì)量缺陷與事故的處理文件；

25.分部工程、單位工程等驗收資料；

26.旁站監(jiān)理記錄表；

三、施工技術(shù)文件

（一）樁基部分

1.樁基工程施工、技術(shù)管理資料 1.1樁基工程概況

1.2樁基工程開工申請表、開工報告 1.3工程測量、定位放線記錄

1.4圖紙會審、設(shè)計變更、洽商記錄、施工組織設(shè)計或施工方案 1.5技術(shù)交底

2.樁基工程質(zhì)量控制資料

2.1預制樁（鋼樁）進場驗收記錄

2.2預制（鋼樁、商品混凝土及樁頭）合格證匯總表 2.2原材料合格證（證明）、試驗（檢測）報告及匯總表 2.3施工試驗報告及見證檢測報告（鋼材焊接、混凝土）2.4預制樁接樁隱蔽驗收記錄

2.5施工驗收記錄（鋼樁接樁，預制樁、鋼樁鍾擊，人工挖孔灌注樁，泥漿護壁成孔灌注樁，鍾擊沉管灌注樁，鋼筋籠制作安放，灌注樁水下混凝土）2.6試樁記錄

2.7基樁動、靜載荷試驗報告 3.樁基子分部工程質(zhì)量驗收記錄 3.1樁基子分部工程質(zhì)量驗收記錄 3.2各分項質(zhì)量驗收記錄 4.樁基工程竣工文件 4.1樁基工程竣工報告

4.2樁基工程質(zhì)量控制資料核查表

4.3樁位測量記錄、樁基質(zhì)量事故處理記錄 4.4樁位放線圖 4.5樁位竣工圖

（二）土建部分

1.施工、技術(shù)管理資料 1.1工程概況

1.2工程項目施工管理人員名單 1.3施工現(xiàn)場質(zhì)量管理檢查記錄 1.4施工組織設(shè)計、施工方案審批表 1.5技術(shù)交底記錄 1.6開工報告

2.工程質(zhì)量控制資料

2.1圖紙會審、設(shè)計變更、洽商記錄，設(shè)計交底記錄 2.2工程定位測量、放線驗收記錄

2.3原材料出廠合格證書及進場檢（試）驗報告

（1）鋼材合格證和復試報告匯總表，鋼材合格證、復試報告，預應力鋼筋進場復試報告、合格證，預應力錨具、夾具和連接器合格證及靜載錨固性能復試報告，金屬螺旋管進場復驗及合格證書，其他鋼材合格證、復試報告

（2）水泥出廠合格證、復試報告匯總表，水泥出廠合格證、試驗報告，預應力孔道灌漿水泥進場復驗及合格證

（3）磚（砌塊）出廠合格證或試驗報告匯總表，磚（砌塊）出廠合格證或檢驗報告（4）混凝土外加劑（及其他材料）產(chǎn)品合格證、出廠檢驗報告和復驗報告匯總表，混凝土外加劑產(chǎn)品合格證、出廠檢驗報告和復驗報告，預應力孔道灌漿用外加劑產(chǎn)品合格證及進場復驗報告，粉煤灰合格證及進場復驗報告，砂、石料進場復試報告

（5）防水和保溫材料合格證、復試報告匯總表，各種防水材料和保溫材料合格證、復試報告

（6）其他建筑材料合格證、復試報告匯總表，飾面板（磚）、大理石、玻璃、涂料等材料合格證及復驗和性能檢測報告 2.4施工試驗報告及見證檢測報告（1）混凝土試塊試壓報告匯總表，混凝土試塊試驗報告（含結(jié)構(gòu)實體同條件養(yǎng)護試塊），抗?jié)B混凝土試塊抗?jié)B試驗報告，用于裝配式結(jié)構(gòu)拼縫、接頭處混凝土強度試驗報告，特種混凝土試塊試驗報告，混凝土配合比通知單，特種混凝土配合比通知單（2）混凝土強度評定

（3）結(jié)構(gòu)實體混凝土強度評定

（4）砂漿強度匯總評定表，砂漿試塊試驗報告，預應力灌漿用水泥漿試塊試驗報告，特種砂漿試塊試驗報告，砂漿配合比通知單，特種砂漿配合比通知單

（5）鋼筋連接試驗報告、焊條（劑）合格證匯總表，鋼筋連接試驗報告、焊條（劑）合格證，預應力鋼絲鐓頭強度試驗報告

（6）后置埋件現(xiàn)場位撥試驗報告，土壤試驗記錄匯總表，土壤試驗報告，地表土壤氡濃度檢測報告

（7）外墻飾面磚樣板件粘結(jié)強度檢測報告 2.5隱蔽工程驗收記錄 2.6施工記錄（1）施工日志

（2）現(xiàn)場施工預應力記錄

（3）地基驗槽記錄和地基處理記錄 2.7預制構(gòu)件、預拌混凝土合格證

（1）混凝土（其它）構(gòu)件合格證匯總表，混凝土構(gòu)件合格證，混凝土構(gòu)件結(jié)構(gòu)性能檢驗報告

（2）預拌混凝土合格證及試塊強度報告（3）門窗產(chǎn)品合格證及復驗報告

2.8地基基礎(chǔ)、主體、結(jié)構(gòu)驗收及抽樣檢測資料（1）鋼筋保護層厚度實測表（2）地基基礎(chǔ)工程檢測報告（3）結(jié)構(gòu)實體檢測報告

2.9工程質(zhì)量事故及事故調(diào)查處理資料 2.10新材料、新工藝施工記錄 3.土建工程安全和功能檢驗資料 3.1屋面潑水、淋水、蓄水試驗記錄 3.2地下室防水效果檢查記錄

3.3有防水要求的地面蓄水試驗記錄 3.4建筑物垂直度、標高、全高測量記錄

3.5煙氣（風）道工程檢查驗收記錄

3.6幕墻及外窗氣密性、水密性、耐風壓檢測報告 3.7建筑物沉降觀測記錄 3.8節(jié)能、保溫檢測報告 3.9室內(nèi)環(huán)境檢測報告 4.工程質(zhì)量驗收記錄 4.1質(zhì)量驗收總表部分

（1）單位（子單位）工程質(zhì)量控制資料核查記錄

（2）單位（子單位）工程安全和功能檢驗資料檢查及主要功能抽查記錄（3）單位（子單位）工程觀感質(zhì)量檢查記錄 4.2地基基礎(chǔ)分部工程質(zhì)量驗收記錄 4.3主體結(jié)構(gòu)分部工程質(zhì)量驗收記錄 4.4裝飾分部工程質(zhì)量驗收記錄 4.5屋面分部工程質(zhì)量驗收記錄

（三）給排水部分 1.圖紙會審 2.技術(shù)交底 3.施工組織設(shè)計 4.設(shè)計變更

5.原材料進場合格證及檢測報告 6.設(shè)備、產(chǎn)品質(zhì)量檢查、安裝記錄 7.隱蔽工程檢查記錄 8.施工試驗記錄 9.工程質(zhì)量檢驗記錄 10.質(zhì)量事故處理記錄

（四）電氣部分 1.圖紙會審 2.技術(shù)交底 3.施工組織設(shè)計 4.設(shè)計變更

5.原材料進場合格證及檢測報告 6.設(shè)備、產(chǎn)品質(zhì)量檢查、安裝記錄 7.隱蔽工程檢查記錄 8.施工試驗記錄 9.工程質(zhì)量檢驗記錄 10.質(zhì)量事故處理記錄

（五）采暖、燃氣部分 1.圖紙會審 2.技術(shù)交底 3.施工組織設(shè)計 4.設(shè)計變更

5.原材料進場合格證及檢測報告 6.設(shè)備、產(chǎn)品質(zhì)量檢查、安裝記錄 7.隱蔽工程檢查記錄 8.施工試驗記錄 9.工程質(zhì)量檢驗記錄 10.質(zhì)量事故處理記錄

（六）裝飾部分 1.圖紙會審 2.技術(shù)交底 3.施工組織設(shè)計 4.設(shè)計變更

5.原材料進場合格證及檢測報告 6.設(shè)備、產(chǎn)品質(zhì)量檢查、安裝記錄 7.隱蔽工程檢查記錄 8.施工試驗記錄 9.工程質(zhì)量檢驗記錄 10.質(zhì)量事故處理記錄

（七）網(wǎng)絡(luò)部分 1.圖紙會審 2.技術(shù)交底 3.施工組織設(shè)計 4.設(shè)計變更

5.原材料進場合格證及檢測報告 6.設(shè)備、產(chǎn)品質(zhì)量檢查、安裝記錄 7.隱蔽工程檢查記錄 8.施工試驗記錄 9.工程質(zhì)量檢驗記錄 10.質(zhì)量事故處理記錄

（八）電梯部分 1.圖紙會審 2.技術(shù)交底 3.施工組織設(shè)計 4.設(shè)計變更

5.設(shè)備、產(chǎn)品質(zhì)量檢查、安裝記錄

6.隱蔽工程檢查記錄 7.施工試驗記錄 8.工程質(zhì)量檢驗記錄 9.質(zhì)量事故處理記錄

（九）室外工程部分（略）

四、竣工驗收文件

1.竣工驗收報告（建設(shè)單位）

2.竣工總結(jié)（包括建設(shè)、施工、設(shè)計、監(jiān)理單位等）3.竣工驗收質(zhì)量評估報告（監(jiān)理）4.勘測、設(shè)計單位質(zhì)量檢查報告 5.建設(shè)工程檔案專項驗收意見書

6.規(guī)劃、消防、環(huán)保等有關(guān)部門專項驗收認可文件

7.單位(子單位)工程質(zhì)量竣工驗收記錄、竣工驗收證明書 8.房屋保修書

9.室外工程竣工驗收文件 10.竣工決算

五、竣工圖 1.綜合竣工圖 1.1總平面布置圖 1.2豎向布置圖 1.3室外管網(wǎng)綜合圖

1.4室外專業(yè)管線（供電、供水、排水、有線電視、電信、燃氣、路燈等）竣工圖 1.5小區(qū)道路、綠化竣工圖 2.土建竣工圖 2.1建筑竣工圖 2.2結(jié)構(gòu)竣工圖

2.3裝修（裝飾）竣工圖 3.水電竣工圖

3.1給排水（消防）竣工圖 3.2電氣竣工圖 4.暖通氣竣工圖 4.1采暖竣工圖 4.2通風竣工圖 4.3空調(diào)竣工圖 4.4燃氣竣工圖

六、聲像、電子文件材料 1.聲像文件材料 1.1照片材料

1.2錄音材料 1.3錄像材料 2.電子文件材料 2.1光盤材料

第二篇：建筑工程文件移交歸檔送檔案館目錄

建筑安裝工程文件移交歸檔內(nèi)容

第一部分 工程準備階段文件

（責任單位：建設(shè)單位）

建設(shè)用地規(guī)劃許可證

用地紅線圖

國有土地使用證（復印件）4

建設(shè)工程規(guī)劃許可證

建筑定位圖

工程地質(zhì)勘察報告

建筑工程施工圖設(shè)計文件審查批準書

施工中標文件

勘察合同及工程質(zhì)量責任書 設(shè)計合同及工程質(zhì)量責任書

監(jiān)理合同及工程質(zhì)量責任書

施工合同及工程質(zhì)量責任書 工程項目管理機構(gòu)及負責人名單 14 工程項目監(jiān)理機構(gòu)及負責人名單 15 工程項目施工管理機構(gòu)及負責人名單

第三部分 施工文件

（責任單位：施工單位）

一 工程管理文件 1

工程概況表

建設(shè)工程施工許可證

施工現(xiàn)場質(zhì)量管理檢查記錄

工程開工報告、工程開工報審表

工程竣工報告、工程竣工報審表

項目大事記

施工日志

二 工程技術(shù)文件

施工組織設(shè)計、施工組織設(shè)計報審表 2

圖紙會審記錄 3

設(shè)計變更、洽商記錄 三 工程測量記錄文件

工程定位測量記錄、工程定位測量報驗表

地基驗槽記錄、地基驗槽報驗表 3

沉降觀測記錄

建筑物垂直度標高測量記錄、建筑物垂直度標高測量報驗表

四 工程施工記錄文件

1.12 砌筑砂漿試塊強度統(tǒng)計、評定記錄 1.13 防水工程試水檢查記錄 1.14 建筑幕墻檢測報告 1.15 室內(nèi)環(huán)境質(zhì)量檢測報告 1.16 外窗性能檢驗報告 2

給排水、電氣工程

2.1

給水管道強度、嚴密性檢驗報告 2.2

電氣絕緣檢驗報告 2.3

接地裝置檢驗報告

2.4

管道灌水、通水試驗記錄

2.5

閥門強度、嚴密性試驗記錄 2.6

管道強度嚴密性試驗記錄

2.7

管道（沖）洗（脫脂）試驗記錄

2.8

室內(nèi)排水管道通球試驗記錄

2.9

消防栓試射記錄 2.10 生活凈水水質(zhì)檢測記錄

2.11 配電箱、插座、開關(guān)、燈具連線（接地）通電檢查記錄

2.12 避雷帶支架拉力測試記錄

2.13 電氣照明、動力試運行記錄 2.14 漏電保護器測試記錄

電梯安裝工程

磚（砌塊）出廠合格證、試驗報告臺帳、核查要錄 8

磚（砌塊）試驗報告、出廠合格證、材料報審表、準用申報單

防水材料合格證、檢驗報告臺帳、核查要錄

防水材料檢驗報告、出廠合格證、材料報審表、準用申報單 11 門窗材料臺帳 門窗檢驗報告、出廠合格證、材料報審表、準用申報單 混凝土、砂漿試件抗壓強度試驗報告臺帳、核查要錄 14 混凝土抗壓、抗?jié)B試塊強度試驗報告 15 砌筑砂漿試塊強度檢驗報告 混凝土用砂、石臺帳及試驗報告、材料報審表、準用申報單 混凝土、砂漿配合比及設(shè)計檢驗記錄

水暖和消防材料、配件臺帳 水暖和消防材料、配件出廠合格證、檢驗報告、材料報審表、準用申報單 20 電氣材料、配件臺帳 電氣材料、配件出廠合格證、檢驗報告、材料報審表、準用申報單 電梯設(shè)備出廠合格證

建筑給排水、采暖分部、子分部、分項工程質(zhì)量驗收記錄 建筑給排水、采暖分部、子分部、分項工程質(zhì)量報驗表 建筑電氣分部、子分部、分項工程質(zhì)量驗收記錄 建筑電氣分部、子分部、分項工程質(zhì)量報驗表 電梯分部、子分部、分項工程質(zhì)量驗收記錄 20 電梯分部、子分部、分項工程質(zhì)量報驗表 建筑節(jié)能工程分部、分項工程質(zhì)量驗收記錄 22 建筑節(jié)能工程分部、分項工程質(zhì)量報驗表

第四部分 工程竣工驗收文件

（責任單位：施工單位）

一 工程評價意見報告

施工單位工程施工自評報告

監(jiān)理單位工程質(zhì)量評估報告

勘察單位建筑工程質(zhì)量檢查報告（地基與基礎(chǔ)分部）

設(shè)計單位建筑工程質(zhì)量檢查報告

二 工程竣工驗收記錄 1

建設(shè)工程竣工驗收報告

第三篇：檔案館歸檔監(jiān)理資料

檔案館歸檔監(jiān)理資料

1、監(jiān)理規(guī)劃

2、監(jiān)理實施細則

3、監(jiān)理月報中有關(guān)質(zhì)量問題

4、監(jiān)理紀要有關(guān)質(zhì)量問題

5、監(jiān)理工程開工、復工審批表、復工暫停令

6、監(jiān)理質(zhì)量、事故報告及處理意見

7、工程竣工決算審核意見書

8、工程延期報告及審批

9、合同爭議、違約報告及處理意見

10、合同變更材料

11、監(jiān)理總結(jié)、工程竣工總結(jié)

12、質(zhì)量評價意見總結(jié)（評估報告）

第四篇：漯河市城建檔案館文件歸檔

漯河市城建檔案館文件歸檔

工程準備階段文件

一、立項文件

1.項目建議書

2.項目建議審批意見及前期工作通知單

3.可行性研究報告及附件

4.可行性研究報告審批意見

5.關(guān)于立項有關(guān)的會議紀要、領(lǐng)導講話

6.專家建議文件

7.調(diào)查資料及項目評估研究材料

二、建設(shè)用地、征地、拆遷文件

1.選址申請及選址規(guī)劃意見通知單

2.用地申請報告及縣鄉(xiāng)以上人民政府建設(shè)用地批準書

3.拆遷安置競購、協(xié)議、方案等

4.建設(shè)用地規(guī)劃許可證及附件

5.劃撥建設(shè)用地文件

6.國有土地使用證

三、勘察、測繪、設(shè)計文件

1、工程地質(zhì)勘察報告

2、水文地質(zhì)勘察報告、自然條件、地震調(diào)查

3、建設(shè)用地釘樁通知單（書）（放驗線通知單）

4、地形測量和撥地測量成果報告

5、申報的規(guī)劃設(shè)計條件和規(guī)劃設(shè)計條件通知單

6、申定設(shè)計方案通知書及審查意見

7、有關(guān)行政主管部門（人防、環(huán)保、抗震、消防、市政、園林、文化、教育、衛(wèi)生、通訊、交通、保密、河湖、白蟻防治等）批準文件或取得的有關(guān)協(xié)議

8、政府有關(guān)部門對施工圖設(shè)計文件的審批意見

四、招投表文件

1.勘察、設(shè)計承包合同

2.施工承包合同

3.監(jiān)理委托合同

4.招標申請文件及中標通知單

五、開工審批文件

1.建設(shè)項目列入計劃的申報文件

2.建設(shè)項目列入計劃的批復文件或計劃項目表

3.建設(shè)工程規(guī)劃許可證及其附件（正本）

4.建設(shè)工程施工許可證（正本）

5.投資許可證、審計證明、繳納綠化建設(shè)費等證明

6.規(guī)劃平面圖

7.工程質(zhì)量監(jiān)督手續(xù)、監(jiān)督計劃

六、建設(shè)、施工、監(jiān)理機構(gòu)及管理機構(gòu)

1.工程項目管理機構(gòu)（項目負責人經(jīng)理部）及負責人名單

2.工程項目監(jiān)理機構(gòu)（項目監(jiān)理部）及負責人名單

3.工程項目施工管理機構(gòu)（施工項目經(jīng)理部）及負責人名單

監(jiān)理文件

1.監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理實施細則

2.監(jiān)理月報中的有關(guān)質(zhì)量文件

3.建立會議紀要中的有關(guān)質(zhì)量問題

4.進度控制

4.1工程開工/復工審批表

4.2工程開工/復工暫停令

5.質(zhì)量控制

5.1不合格項目通知

5.2質(zhì)量事故報告及處理意見

5.3有關(guān)質(zhì)量控制的監(jiān)理控制

5.4有關(guān)質(zhì)量控制的回復單

6.工程竣工決算審核意見書

7.合同與其他事項目管理（工程延期報告及審批、合同爭議違約報告及處理意見、合同變更材料）

8.監(jiān)理總結(jié)、質(zhì)量評估報告

施工文件

一、土建（建筑與結(jié)構(gòu))

1.施工組織設(shè)計、施工方案及審批

2.技術(shù)交底、技術(shù)復核

3.圖紙會審

4.控制網(wǎng)設(shè)置資料

5.工程測量定位記錄、工程測量復核記錄

6.基槽開挖測量資料

7.地基釬探記錄和釬探平面布置圖

8.驗槽記錄和地基處理記錄

9.地基施工記錄

10.試樁記錄

11.設(shè)計會議變更記錄、設(shè)計變更記錄、工程洽商記錄、技術(shù)核定單

12.施工材料預制構(gòu)件質(zhì)量證明文件復試實驗報告、出廠證明

12.1砂、石、磚、水泥、鋼筋、防水涂料、隔熱保溫、防腐材料、輕集材料總表12.2砂、石出廠證明文件、復試試驗報告

12.3磚出廠證明文件、復試試驗報告

12.4水泥出廠證明文件、復試試驗報告

12.5鋼筋出廠證明文件、復試試驗報告

12.6防水材料出廠證明文件、復試試驗報告

12.7輕集料出廠證明文件、復試試驗報告

12.8預制構(gòu)件（鋼？混凝土）出廠證明文件、復試試驗報告

12.9門窗（塑鋼、鋁合金）出廠證明文件、試驗報告

12.10防腐材料出廠證明文件

12.11隔熱保溫材料出廠證明文件

12.12焊條、瀝青復驗報告

13.土壤（宿土、灰土）干密度試驗報告、土壤（宿土、灰土）擊實試驗報告

14.砂漿、混凝土配合比

15.砂漿、混凝土試塊抗壓強度試驗報告

16.混凝土抗?jié)B試驗報告

17.商品混凝土出廠合格證、復試報告

18.鋼筋接頭（焊接）試驗報告

19.土壤、砂漿、混凝土、鋼筋連接、混凝土抗?jié)B試驗報告匯總表

20.隱蔽工程檢查記錄

20.1基礎(chǔ)和主體結(jié)構(gòu)鋼筋工程

20.2鋼結(jié)構(gòu)工程

20.3防水工程

20.4高程控制

21施工記錄

21.1沉降觀測記錄

21.2結(jié)構(gòu)吊頂安裝

21.3現(xiàn)場施工預應力記錄

21.4工程竣工測量

21.5新型建筑材料

21.6施工新技術(shù)

22、工程質(zhì)量事故處理記錄（整改報告）

23、工程質(zhì)量檢驗記錄

23.1檢驗批質(zhì)量驗收記錄

23.2分項工程質(zhì)量驗收記錄

23.3基礎(chǔ)、主題結(jié)構(gòu)檢驗及抽樣檢測資料（結(jié)構(gòu)工程驗收記錄）

23.4幕墻工程驗收記錄

23.5分部（子分部）工程資料驗收記錄

二、電氣、給排水、采暖、消防、通風、空調(diào)、燃氣、建筑智測能化、電梯工程

（一）給排水與采暖工程

1.施工組織統(tǒng)計、技術(shù)交底

2.圖紙會審

3.設(shè)計變更、工程洽商

4.材料、配件出廠合格證及進場檢（試驗）報告

5.設(shè)備安裝、運行記錄、設(shè)備明細表

6.管道強度、嚴密性、灌水、通水、吹洗、漏風、試壓、通球、閥門等試驗報告

7.檢驗批、分項工程質(zhì)量驗收記錄

8.分部（子分部）工程質(zhì)量驗收記錄

（二）建筑電氣工程

1.施工組織設(shè)計、技術(shù)交流

2.圖紙會審

3.設(shè)計變更、工程洽商

4.材料、配件出廠合格證及進場檢（試驗）報告

5.設(shè)備調(diào)試記錄

6.接地電阻、絕緣電阻測試記錄

7.檢驗批、分部工程質(zhì)量驗收記錄

8.分部（子分部）工程質(zhì)量驗收記錄

（三）通風與空調(diào)工程

1.圖紙會審、設(shè)計變更、洽商記錄

2.材料、配件出廠合格證及進場檢（試驗）報告

3.制冷、空調(diào)、水管道強度試驗、嚴密性試驗記錄

4.隱蔽工程驗收記錄

5.制冷設(shè)備運行調(diào)試記錄

6.通風空調(diào)系統(tǒng)調(diào)試記錄

7.施工記錄（施工日志）

8.檢驗批、分項工程驗收記錄

9.分部（子分部）工程驗收記錄

（四）電梯工程

1.圖紙會審、設(shè)計變更、洽商記錄

2.設(shè)備出廠合格證及開箱檢驗記錄

3.隱蔽工程驗收記錄

4.施工記錄

5.接地電阻、絕緣電阻測試記錄

6.負荷試驗、安全裝置檢查記錄

7.檢驗批、分項工程驗收記錄

8.分部、（子分部）工程驗收記錄

（五）建筑智能化工程

1.圖紙會審、設(shè)計變更、洽商記錄

2.材料、設(shè)備出廠合格證技術(shù)文件及進場檢（試驗）報告

3.隱蔽工程驗收記錄

4.系統(tǒng)功能測定及設(shè)備調(diào)試記錄

5.系統(tǒng)技術(shù)、操作和維護手冊

6.系統(tǒng)管理、操作人員培訓記錄

7.系統(tǒng)檢測報告

8.檢驗批分項工程質(zhì)量驗收記錄

9.分部（子分部）工程質(zhì)量驗收記錄

10.其他

三、工程安全和功能檢驗核查及主要功能抽查記錄

（一）建筑與結(jié)構(gòu)工程

1.屋面淋水試驗記錄

2.地下室防水效果檢查記錄

3.防水要求的地面儲水試驗記錄

4.建筑物垂直度、標高、全高測量記錄

5.抽水（風）道檢查記錄音

6.幕墻及外墻氣密性、水密性、耐風壓檢測報告

7.建筑物沉降測量記錄

8.節(jié)能、保溫測試記錄

9.室內(nèi)環(huán)境檢測報告

10.砌體裂縫檢查驗收記錄

11.鋼結(jié)構(gòu)分部（子分部）工程有關(guān)安全及功能的檢驗和見證檢測檢查記錄

（二）給排水和采暖工程

1.給水管道通風試驗報告

2.暖氣管道、散熱器壓力試驗報告

3.衛(wèi)生器具滿水試驗報告

4.消防管理、燃氣管道壓力試驗記錄

5.排水干管通風試驗記錄

（三）電氣工程

1.照明全負荷試驗記錄

2.大型燈具牢固性實驗記錄

3.避雷接地電阻測試記錄

4.線路、插座、開關(guān)接地檢驗記錄

（四）通風與空調(diào)工程

1.通風、空調(diào)系統(tǒng)試運行記錄

2.風量、溫度測試記錄

3.潔凈室潔凈度測試記錄

4.制冷機組試運行測試記錄

（五）電梯工程

1電梯運行記錄

2.電梯安全裝置檢測記錄

（六）智能建筑

1.系統(tǒng)運行記錄

2.系統(tǒng)電源及接地檢測報告

四、室外工程

1.室外安裝（給水、雨水、污水、熱力、燃氣、電訊、電力、照明、電視、消防等）施工文件

2.室外建筑環(huán)境（建筑小品、水景、道路、園林、綠化等）

竣工圖

一、綜合竣工圖

1、綜合圖

（1）總平面布置圖（包括建筑、建筑小品、水景、照明、道路、綠化等）

（2）豎向布置圖

（3）室外給水、排水、熱力、燃氣等官網(wǎng)綜合圖

（4）電氣（包括電力、電訊、電視系統(tǒng)等）綜合圖

（5）設(shè)計總說明書

2、室外專業(yè)圖（包括給水、排水、污水、熱力、燃氣、電訊、電力、電視、建筑小品、室外消防、照明、水景、道路、綠化）

二、專業(yè)竣工圖

1.建筑竣工圖

2.結(jié)構(gòu)竣工圖

3.裝修（裝飾）工程竣工圖

4.電氣工程（智能化工程）竣工圖

5.給排水工程（消防工程）竣工圖

6.采暖通風空調(diào)工程竣工圖

7.燃氣工程竣工圖

竣工驗收文件

一、建筑安裝工程

1.工程概況表、交工驗收證書

2.竣工報告、竣工驗收報告、竣工驗收紀要、竣工質(zhì)量評估報告

3.單位（子單位）工程質(zhì)量驗收紀要、單位（子單位）工程質(zhì)量控制資料核查記錄、單位（子單位）工程安全與功能檢查資料核查及主要功能抽查記錄、單位（子單位）工程觀感質(zhì)量檢查記錄

4.竣工備案表、竣工驗收規(guī)劃合格證、建筑消防驗收意見書、室內(nèi)環(huán)境檢測報告、土壤氡濃度檢測報告。建設(shè)項目環(huán)境狀況報告等

5.勘察、設(shè)計單位質(zhì)量檢查報告書

6.施工單位徐來署的工程保修書

7.商品住宅《住宅質(zhì)量質(zhì)量書》

8.商品住宅《住宅使用說明書》

9.竣工決算

10.法規(guī)、規(guī)章規(guī)定必須提供的其他文件

二、聲像、縮微、電子檔案

1.工程竣工照片（正測七寸彩照各一張）

2.錄音、錄像材料

3.縮微品

4.光盤、磁帶

第五篇：湖南大學各類文件材料歸檔細則-湖南大學檔案館

湖 南 大 學

黨群、行政類文件材料歸檔細則

一、黨政文件材料歸檔范圍的確定

(一)確定的原則

1.歸檔的黨政文件材料必須反映我校主要職能活動和基本歷史面貌，對學校工作、建設(shè)和歷史研究具有重要參考作用、研究價值，對維護國家、學校、學校師生、校友等權(quán)益方面具有憑證作用。

2.反映校黨政各部門職能活動的全過程，必須保證完整、真實、準確、系統(tǒng)。

3.必須遵循其自然形成規(guī)律，保持彼此間的有機聯(lián)系，體現(xiàn)不同部門工作的職能特點。

(二)歸檔的主要內(nèi)容和重點

1.主要內(nèi)容包括黨務、行政(教學、科研、基建、產(chǎn)品、設(shè)備、出版、外事、財會管理文件除外)、工會、團委等系統(tǒng)的內(nèi)容。具體范圍分別見《湖南大學黨群類文件材料歸檔范圍與保管期限規(guī)定》和《湖南大學行政類文件材料歸檔范圍與保管期限規(guī)定》。

2.重點以本校形成的不同載體、形式的文件材料為主，特別是全局性、綜合性的文件材料，其次才是上級和其他單位發(fā)來的文、電及附件。上級來文中，應以針對學校的指令性、指導性文件為主。

(三)不歸檔的文件材料

1.上級機關(guān)發(fā)來供工作參考的抄件；上級機關(guān)征求意見未定稿的文件； 2．任免、獎懲非本校工作人員的文件材料；

3.本機關(guān)文件材料中的重份文件，以及無查考利用價值的事務性、臨時性文件；

4.未經(jīng)會議討論，未經(jīng)學校領(lǐng)導審閱、簽發(fā)的未生效文件、電報草稿，一般性文件的歷次修改稿，鉛印文件的各次校對稿(學校主要領(lǐng)導親筆修改稿和負責人簽字的最后定稿除外)； 5.從正式文件、電報上摘錄的供工作參閱的非證明材料；

6.學校內(nèi)部互相抄送的文件材料，不應履行公文的行文、介紹信等； 7.本校負責人兼任外機關(guān)職務形成的與本校無關(guān)的文件材料； 8.非隸屬機關(guān)抄送的不需要辦理的文件材料。

以上不歸檔材料如認為必要，各單位可自行作資料暫存。

二、黨、政文件材料的部門立卷和歸檔流程

(一)形成積累

1.學校各機關(guān)、部、處等均為立卷部門，分工歸口立卷。2.各立卷部門根據(jù)本部門歷年文件材料形成規(guī)律，預計新的一年可能產(chǎn)生的新內(nèi)容，參照歸檔范圍，編制案卷類目。

3.各立卷部門的專職文書處理人員或兼職檔案員，在平時應嚴格按文書處理制度做好文件材料的收集工作，并根據(jù)案卷類目將辦理完畢的文件材料及時分別收集積累。

4.歸檔的文件材料采用打印或用鋼筆、簽字筆正楷填寫，字跡要工整、清晰，文面要整潔，不得涂改。

(二)整理組卷

1.立卷原則

各文書處理部門應按問題、時間、重要程度和文件材料的自然形成規(guī)律，保持其有機聯(lián)系，適當照顧保存價值，分類組卷，以能準確、全面反映學校真實面貌和部門的主要職能活動，并便于查找利用為原則。2.立卷分工

(1)中共中央、國務院、省、地、市黨委、人民政府，教育部以及國務院有關(guān)部、委、省廳局下達的文、電材料，綜合性的針對普通高校的指令性、指導性文件，由黨辦、校辦立卷歸檔，專業(yè)性的或具體業(yè)務性的，由各承辦單位立卷歸檔。

(2)以黨委、學校名義的發(fā)文，由黨辦、校辦分別立卷歸檔。職能部門以黨委和學校名義的發(fā)文，由各部門立卷歸檔。

(3)黨委和學校召開的代表大會、全委會、常委會、擴大會、辦公會所形成的材料，由黨辦、校辦分別立卷歸檔。職能部門以黨委和學校名義召開的全校性專門會議所形成的材料，由主辦部門立卷歸檔。

(4)校內(nèi)各部門向黨委、學校的請示報告正文及相應的批復、批轉(zhuǎn)的原件，由黨辦或校辦立卷歸檔；請示報告的原稿及批轉(zhuǎn)、批復的復制件，則由報文部門立卷歸檔。

(5)兩個以上部門共同辦理的文件，由主辦部門立卷歸檔，非主辦部門只保存復制本。

(6)各臨時機構(gòu)、撤銷機構(gòu)形成的材料，應于機構(gòu)撤銷前做好整理工作，移交校檔案館保存，任何人不得帶入其他單位。

(7)重要的人民來信來訪材料，由承辦單位立卷歸檔。3.立卷分類

(1)分：先將文件按其形成或針對的分開，一般文件歸入文件形成；跨的請示與批復，歸入批復；跨規(guī)劃、計劃，歸入開始；跨的總結(jié)、報告，歸入最后一個；跨的會議文件，歸入會議閉幕的；跨的訴訟案件材料，應歸入結(jié)案；按學年處理的文件歸入專門。(2)分問題：將文件按其內(nèi)容所反應的問題、事物分開。(3)分期限：將文件按照規(guī)定的不同保管期限分開。4.立卷組合

(1)基本要求：立卷組合一般應以問題為主，兼顧其他特征，使之聯(lián)系緊密。

(2)問題單

一、文件數(shù)量少者可組薄卷。對同一問題文件數(shù)量多的，可組一卷或多卷。每卷一般不超過200頁。

(3)組合形式：會議文件按會議的屆次組合，根據(jù)文件的數(shù)量，可以一會一卷、一會數(shù)卷或數(shù)會一卷；訴訟案件材料按立案問題或人頭組合，可以一案一卷或一案數(shù)卷；統(tǒng)計、報表、名冊等文件，按照格式名稱組合，根據(jù)文件的數(shù)量，可組成一卷或數(shù)卷；學校管理和業(yè)務活動形成的業(yè)務文件、調(diào)研材料等，一般按單一問題組合；工作計劃、總結(jié)等文件，一般可按責任者或名稱組合；簡報按名稱或期號組合；其他文件材料可按照特殊的形式組合。

5.卷內(nèi)文件材料的排列：卷內(nèi)文件材料按事由結(jié)合時間、重要程度等排列。

(1)密不可分的文件材料排列順序：批復在前，請示在后；正件在前，附件在后；正本在前，定稿在后（包括文件處理單）；轉(zhuǎn)發(fā)件在前，被轉(zhuǎn)發(fā)件在后；結(jié)論性材料在前，依據(jù)性材料在后。

(2)同一事由的歸檔文件，按文件形成時間的先后順序排列或者按文件的重要程度排列。(3)不同事由的歸檔文件，按不同事由形成時間先后順序排列，也可按事由的重要程度排列，或者按事由具有的共同屬性分別集中排列。

(4)會議文件、統(tǒng)計報表、簡報等成套性文件可集中排列。

(5)上級針對性來文集中排列在本級歸檔文件之前，本級集中排在其后。

(6)對具有保存價值，但未及時歸檔的零散文件，應排列在相應類別歸檔文件的最后，或與相關(guān)的某件歸檔文件裝訂成一件，并在歸檔文件目錄備注欄中和案卷備考表中加以說明。6.托裱、拆除金屬物、編寫頁碼

(1)對在裝訂線以外有字跡的文件或破損的文件材料，以及與本卷文件材料不可分割的照片、小字條等，要進行加邊、修補和裱糊；對較大的表格，要適當?shù)卣郫B；拆除文件材料上的金屬物。

(2)卷內(nèi)文件無論單面或雙面，只要有書寫文字，都要一面編寫一個頁號(空白面不編號)；頁號的位置 在每頁材料的右下角（反面為左下角）。以件立卷的則以件為單位編頁號。7.填寫卷內(nèi)目錄

序號：以卷內(nèi)文件排列先后順序填寫； 文號：填寫文件制發(fā)機關(guān)的發(fā)文字號；

責任者：制發(fā)文件的組織或個人，即文件的發(fā)文機關(guān)或署名者；

題名：即文件標題，一般應照實抄錄。沒有標題或標題不能說明文件內(nèi)容的文件，可自擬標題，外加“［］”號；

日期：文件的形成時間。填寫時省略“年”、“月”、“日”字，在表示年、月、日數(shù)的右下角加“.”號，以4位阿拉伯數(shù)字寫明，月、日各用2位數(shù)字。對沒有落款日期的文件材料，應根據(jù)文件內(nèi)容加以考證并填寫；

頁號：卷內(nèi)文件起止之頁的編號。以件為保管單位時，填寫每一件歸檔文件的總頁數(shù)； 備注：用于填寫歸檔文件需要補充和說明的情況，包括密級、缺損、修改、補充、移出等等。

立卷者要按以上內(nèi)容填寫每卷文件材料卷內(nèi)目錄,一式兩份，文件材料歸檔時，交接雙方各一份。8.填寫卷內(nèi)備考表

備考表置于卷內(nèi)文件之后，填寫項目包括卷內(nèi)文件情況說明、立卷人、檢查人和日期。卷內(nèi)歸檔文件需要說明的情況：包括該卷內(nèi)歸檔文件的收集齊全、完整程度、文件本身的狀況(如字跡模糊、缺損)等其它需要特別說明的情況。

立卷人：負責整理該卷歸檔文件的人員姓名，以明確責任。

檢查人：負責檢查歸檔文件整理質(zhì)量的人員姓名。檢查人應是立卷部門負責人。日期：歸檔文件整理完畢的年、月、日。9.擬寫案卷標題

案卷標題要求結(jié)構(gòu)完整，一般應準確概括卷內(nèi)文件主要責任者、內(nèi)容、名稱(文種)等，文字簡練、準確。10．用紙規(guī)范

各種材料用紙大小一律采用國際標準A4型，圖件按此規(guī)格疊成手風琴式，圖名、圖簽折在外面。

(三)歸檔驗收

1．歸檔時間：每年五月底以前完成上文件材料的歸檔。

2.文件材料歸檔時交接雙方必須當面驗收。檢查文件材料是否完整、齊全，排列、書寫是否符合要求，標題是否確切。凡不符合規(guī)定者，檔案館不予接收，并限期改正后補交。3．文件材料歸檔時，立卷者要打?。ɑ蛱顚懀┌妇砟夸?，并連同各案卷卷內(nèi)目錄，均為一式兩份，雙方簽字各執(zhí)一份存查。

湖 南 大 學 教學類文件材料歸檔細則

一、教學文件材料歸檔范圍的確定

(一)確定的原則

1.歸檔的教學管理和教學實踐活動過程中形成的文件材料，必須對學校和社會當前與長遠發(fā)展、教學研究、權(quán)益維護等具有參考價值和憑證作用。

2.必須反映教學管理、教學實踐活動的全過程，保證完整、準確、系統(tǒng)。

3.必須遵循其自然形成規(guī)律，保持有機聯(lián)系，符合教學管理和教學實踐活動的特點。

(二)歸檔的主要內(nèi)容和重點

1.主要內(nèi)容包括綜合管理、教學計劃、教學評估、招生、學籍管理、學科與實驗室建設(shè)、課堂教學與實踐、學位工作、畢業(yè)生工作、教材、國內(nèi)外校際交流等方面。具體范圍見《湖南大學教學類文件材料歸檔范圍和保管期限規(guī)定》。2.重點是本校在教學工作的各個環(huán)節(jié)（特別是教學實踐活動中）形成的有保存價值的不同載體（如：各種文字、圖表、聲像等）的文件材料。

(三)不歸檔的文件材料

1.上級有關(guān)教學工作的未定稿文件；

2.本單位文件材料中的重份文件，未定稿、無查考利用價值的事務性、臨時性文件； 3.非隸屬單位抄送的不需辦理、也無參考價值的文件； 4.校內(nèi)其他單位發(fā)來的文件； 5.與校外單位交換來的材料。

以上不歸檔材料如認為必要，可自行作資料暫存。

二、立卷與歸檔流程

(一)形成與積累

1.堅持由教學文件材料形成部門立卷歸檔的原則，由教學管理部門和教學院系的專(兼)職檔案員負責教學文件材料的收集積累、立卷歸檔。

2.每年教務部門在部署新學年工作時，同時應向本部門的專（兼）職檔案人員及各院、系（所）教學秘書布置相關(guān)文件、材料的歸檔工作，并將此任務納入他們的職責范圍和年底評先表彰的考核內(nèi)容。

3.各專(兼)職檔案員按教務部門發(fā)放的各種教學文件材料表格，學籍登記表(卡)，積累材料專用袋等分門別類地進行積累,并定期整理。

4.歸檔的教學文件材料采用打印或用鋼筆、簽字筆正楷填寫，字跡要工整、清晰，文面要整潔，不得涂改。格式統(tǒng)一，簽字手續(xù)完備。

(二)整理組卷

1.組卷原則：根據(jù)教學文件材料的形成規(guī)律，原則上相同內(nèi)容的文件材料視數(shù)量多少可組成一卷或若干卷，每卷不超過200頁；也可以根據(jù)文件材料的內(nèi)在聯(lián)系，對問題單一，文件較少者按不同內(nèi)容分別組成薄卷。

2.排列方式。卷內(nèi)密不可分的文件材料按正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；批復在前，請示在后的要求排列。3.卷內(nèi)文件材料要去掉金屬物，對破損和無裝訂線位置的文件要進行修復、貼邊處理。字跡模糊、擴散的應復制并與原件一并立卷。

4.編寫頁碼。無論材料單面或雙面只要有書寫文字，均應按順序一面編寫一個頁號，頁號位置在非裝訂線一側(cè)的下角。不裝訂的以件為單位者，應在文件材料的右上角加蓋有單位名稱、檔號、件號的戳記，并逐項填寫。

5.填寫每卷的卷內(nèi)目錄。按規(guī)定的格式逐項填寫卷內(nèi)目錄一式二份，移交歸檔時，交接雙方各一份。

6.填寫備考表。在備考表內(nèi)填寫好立卷人、檢查人和立卷時間，立卷人為本卷文件材料立卷歸檔人員，檢查人為立卷單位負責人。并將本卷需要特別說明的情況寫在備考表內(nèi)。

7．各種材料用紙大小一律采用國際標準A4型，圖件按此規(guī)格疊成手風琴式，圖名、圖簽折在外面。

(三)歸檔驗收

1.歸檔時間：教學管理文件材料(學籍文件材料除外)要求在每年五月底前完成上文件材料的歸檔；學籍檔案歸檔時間為：學生畢業(yè)后三個月內(nèi)歸檔。

2.移交歸檔時交接雙方必須當面驗收。檢查文件材料是否正確、完整、齊全，排列、書寫是否符合要求等。凡不符合規(guī)定者，檔案館不予接收，并限期改正后補交。

3.移交歸檔時，立卷者要另外打?。ɑ蛱顚懀┮平话妇砟夸洠⑦B同各案卷卷內(nèi)目錄，均要一式兩份，雙方簽字后各執(zhí)一份存查。

湖 南 大 學 科研類文件材料歸檔細則

一、科研文件材料歸檔范圍的確定

(一)確定的原則

1.歸檔的科研管理和科研實踐活動過程中形成的文件材料，必須對學校和社會當前與長遠發(fā)展、科學研究、權(quán)益維護等具有重要參考價值和憑證作用。

2.必須反映科研管理、科研項目(課題)活動的全過程，保證完整、真實、準確、系統(tǒng)。3.必須遵循其自然形成規(guī)律，保持其有機聯(lián)系，照顧不同學科、專業(yè)的科研文件材料的不同特點和成套性。

4.幾個單位協(xié)作完成的研究課題，由主持單位歸檔保存一整套檔案，協(xié)作單位保存自己所承擔任務中形成的科研文件材料，并將有關(guān)的復制件送交主持單位。如確系涉及協(xié)作單位的合法權(quán)益，應在協(xié)議、合同或委托書中明確其科研文件材料的歸屬，但協(xié)作單位應將承擔課題部分的有關(guān)檔號及案卷目錄提供主持單位。

5.與國外合作的研究課題，應事先在協(xié)議、合同中明確科研文件材料的歸檔辦法。

(二)歸檔的主要內(nèi)容和重點

1.主要內(nèi)容包括綜合管理、科研準備、研究實驗、總結(jié)鑒定、申報獎勵、推廣應用等方面。具體范圍見《湖南大學科研類文件材料歸檔范圍和保管期限規(guī)定》。

2.重點是本校承擔的科研項目(課題)各個階段形成的不同載體的文件材料，特別是研究實驗階段形成的作為研究結(jié)果依據(jù)的原始材料。

3.取得負結(jié)果或因故中斷的重要課題的科研文件材料也應歸檔。

4．各科研項目獲獎證書歸檔原則：集體獲獎和發(fā)明專利交證書原件，個人獲獎交證書的電子掃描件或復印件。

(三)不歸檔的文件材料

1.上級有關(guān)科研的未定稿的各種文件，未生效的合同、協(xié)議書； 2.未按科研管理程序列入計劃、未經(jīng)鑒定和不計工作量的個人項目；

3.本單位文件材料中的重份文件和無查考利用價值的事務性、臨時性文件； 4.非隸屬單位抄送的不辦、也無參考價值的文件； 5.校內(nèi)其他單位發(fā)來的文件； 6.與校外單位交換來的材料。

二、科研文件材料的部門立卷與歸檔流程

(一)形成積累

1.堅持實行科研文件材料形成部門和課題組立卷制度。科研管理部門負責科研綜合管理性文件材料的收集積累、歸檔，各課題組歸檔材料直接對科研管理職能部門負責。課題結(jié)束后，由本課題組負責人主持立卷。兼職檔案員將形成積累的全部文件材料按要求與課題組的業(yè)務性文件匯總整理成卷。

2.學?？蒲泄芾聿块T和各課題組，按各自的職責范圍，督促、指導科技人員按課題進展情況做好科技文件材料的積累工作 3.。課題組長在制訂和討論工作計劃安排的同時，應向課題組成員布置平時積累科研文件材料的歸檔任務和方法，并指定專人作兼職檔案員。4.歸檔的科研文件材料采用打印或用鋼筆、簽字筆正楷填寫，字跡要工整、清晰，文面要整潔，不得涂改。格式統(tǒng)一，圖樣清晰，簽字手續(xù)完備。

(二)整理組卷

1.組卷原則：根據(jù)科研文件材料形成規(guī)律，保持其有機聯(lián)系和便于利用查考的組卷原則，以及科研文件材料的內(nèi)容、價值、數(shù)量和載體形式等實際情況，將每個研究課題的科研業(yè)務文件材料進行系統(tǒng)整理，視其材料多少，組成一題一卷或一題數(shù)卷；全面反映課題概況的科研文件材料，如開題文件、論文、專著、鑒定材料、成果申報與獲獎材料、科研投資與經(jīng)費核算材料等整理組成綜合卷。

2.排列方式：內(nèi)容不可分的科研文件材料按以下要求排列：正件在前，附件在后；印件在前，原稿在后；批復在前，請示在后。3.卷內(nèi)文件材料要去掉金屬物，對破損和無裝訂線位置的文件要進行修復、貼邊處理。字跡模糊、擴散的應復制并與原件一并立卷。

4.編寫頁碼：裝訂成卷的全部科研文件材料按順序編寫頁號，無論單面或雙面只要有書寫文字，均應一面編寫一個頁號。每卷頁號從1開始，頁號位置在非裝訂線一側(cè)的下角。不裝訂卷的科研文件材料，以件為單元，在每件文件材料的右上角蓋上有單位名稱、檔號、件號的戳記，并逐項填寫。

5.填寫卷內(nèi)目錄：按規(guī)定的格式逐項填寫卷內(nèi)目錄一式兩份，移交歸檔時一并提交。6.填寫備考表：在備考表內(nèi)填寫立卷人、檢查人及立卷日期，并對本卷文件材料的完整、準確程度，等需特別情況加以說明。

7．各種材料用紙大小一律采用國際標準A4型，圖件按此規(guī)格疊成手風琴式，圖名、圖簽折在外面。

(三)歸檔驗收

1.歸檔時間：科研管理部門的管理性文件材料、科研綜合材料于每年五月底前完成上的文件材料的歸檔；科研課題業(yè)務材料在鑒定驗收后兩個月內(nèi)歸檔；暫不申報或中斷、停止的研究課題，在課題結(jié)束或中斷、停止后兩個月內(nèi)歸檔。

2.重大科研項目的鑒定、評審工作必須有學校檔案部門參加。對歸檔材料不完整、不齊全者，學校檔案部門有權(quán)拒絕出具證明，科研管理部門不得申報成果。

3．移交歸檔時，立卷者要打?。ɑ蛱顚懀┌妇砟夸?，并連同各案卷的卷內(nèi)目錄，均為一式兩份，雙方簽字后各執(zhí)一份存查。

湖 南 大 學 基建類文件材料歸檔細則

一、基建文件材料歸檔范圍的確定

(一)確定的原則

1.歸檔的基建管理和項目建設(shè)中形成的文件材料必須對學校和社會當前與長遠發(fā)展具有重要參考價值和憑證作用。

2.必須反映基建管理和項目建設(shè)的全過程，保證完整、真實、準確、系統(tǒng)。3.必須遵循其自然形成規(guī)律，保持其有機聯(lián)系，與實物完全一致并具有成套性。

(二)歸檔的主要內(nèi)容和重點

1.主要內(nèi)容包括綜合管理、可行性研究、設(shè)計基礎(chǔ)材料、設(shè)計文件、工程管理文件、施工文件、竣工文件、生產(chǎn)技術(shù)準備、試生產(chǎn)基建預算、概算、決算、器材管理等八個方面，具體范圍見《湖南大學基建類文件材料歸檔范圍與保管期規(guī)定》。2.重點是項目建設(shè)各個階段形成的不同載體、形式的文件材料，特別是包括竣工圖在內(nèi)的全套圖紙。

(三)不歸檔的文件材料

1.正式施工前的草圖、未定型圖紙；

2.重份文件和重份圖紙，以及無查考價值的臨時性、事務性文件；

3.校內(nèi)各單位發(fā)來的文件； 4．校外單位交換發(fā)來的文件。

二、基建文件材料的部門立卷與歸檔流程

(一)形成積累

1.基建部門必須要有一位單位負責人分管基建檔案工作，并配備相應專(兼)職檔案人員，負責基建文件材料的收集積累、歸檔工作。

2.基建部門接到基建項目后，在布置工作計劃的同時布置形成、積累基建文件材料的歸檔任務。

3.基建項目實行總承包的，由各分包單位負責收集、整理分包范圍內(nèi)的基建文件材料，交總承包單位匯總、整理，竣工時由總承包單位向?qū)W?；ú块T提交完整、準確、系統(tǒng)的基建檔案材料。

4.基建項目由幾個單位分別承包的，各承包單位負責收集、整理所承包工程的基建文件材料，交學?；ú块T匯總、整理。

5.基建部門應嚴格執(zhí)行基建文件材料的審簽制度，明確職責，把好文件材料形成的質(zhì)量關(guān)，督促、指導專(兼)職檔案員及工程技術(shù)人員做好基建文件材料的積累工作。

6.學校的基建部門應檢查設(shè)計、施工單位基建文件材料的編號是否統(tǒng)一，且與它所反映的對象是否一致，并能揭示其性質(zhì)與特征。

7.使用基建文件材料過程中不允許隨便更改。如有更改，必須填寫變更通知單，并履行批準手續(xù)。

8.歸檔的底圖，格式須按國家制圖標準繪制完成。

9.歸檔的藍圖，規(guī)格必須符合國家標準，字、圖清晰，用紙優(yōu)良。10.工程承包合同或施工協(xié)議中要依據(jù)國家對編制竣工圖的要求，對竣工圖的編制、整理、審核、交接、驗收做出規(guī)定，做好施工記錄、交工驗收記錄和簽證等，編制好竣工圖。施工記錄用筆為碳素筆、簽字筆、毛筆。

11.凡是重要和經(jīng)常使用的文件材料要有副本。其它文件材料一般歸檔一份。

12.學?；ú块T定期繪制本校的總平面圖以及水、電、氣、通訊等管網(wǎng)圖。

13.歸檔的基建文件材料采用打印或用鋼筆、簽字筆正楷填寫，字跡要工整、清晰，文面要整潔，不得涂改。

14．以上材料需要報送地方政府城建檔案館時，則在形成、收集積累時均要一式兩份。

(二)整理組卷

1.基建項目結(jié)束(含最終完成、階段完成)后，基建部門分管基建檔案材料工作的負責人，組織本項目形成的應歸檔的基建文件材料的整理組卷工作。

2.組卷原則：根據(jù)基建文件材料的形成規(guī)律，按保持其有機聯(lián)系和便于利用查考的組卷原則，對基建文件材料的內(nèi)容、價值、數(shù)量和載體形式進行系統(tǒng)整理，按工程項目組卷，一項一卷或一項多卷。管理性文件材料排在整個項目首卷，其余材料按文件性質(zhì)分別組成案卷。

3.排列方式：文字材料正件在前，附件在后；印件在前，原稿在后；批復在前，請示在后；圖紙按圖的類別序號排列(即：地質(zhì)圖、初步設(shè)計圖、建筑施工圖、結(jié)構(gòu)施工圖、水工圖、電工圖、氣管圖、更改圖)。

4.拆除卷內(nèi)文件材料裝訂的金屬物，對破損的材料進行修補。

5.基建文件材料采用卷皮、卷盒(袋)方式保管。藍圖大于卷盒的，以手風琴式折疊成A4紙的規(guī)格，底圖采用卷筒或平放兩種方式保管。藍圖、底圖可以不裝訂。

6.編寫頁碼：無論單面或雙面只要有書寫文字，均作為一頁編寫頁號。每卷頁號從1開始，頁號位置在非裝訂線一側(cè)的下角，藍圖、底圖可以一組有機聯(lián)系的圖紙為一件，以件為單元，在每件文件材料的右上角加蓋有單位名稱、檔號、件號的戳記章，并逐一填寫。

7.填寫卷內(nèi)目錄：按規(guī)定的格式逐項填寫卷內(nèi)目錄一式兩份，文件材料歸檔時一并提交。

8．填寫備考表；在備考表內(nèi)填寫立卷人、檢查人和立卷日期，并寫明本案卷文件材料的完整、準確程度，損壞、缺少等特別情況。

9.工程技術(shù)人員填寫歸檔說明，交基建部門分管負責人審查后，放在第一卷的卷內(nèi)目錄之后。

10．各種材料用紙大小一律采用國際標準A4型，圖件按此規(guī)格疊成手風琴式，圖名、圖簽折在外面。

(三)歸檔驗收

1.歸檔時間：基建綜合管理材料在每年五月底前完成上文件材料的歸檔，基建項目驗收后2個月內(nèi)歸檔。

2．文件材料移交歸檔時，交接雙方必須當面驗收，檢查文件材料是否完整、齊全、排列、書寫等是否符合要求，凡不符合要求者，檔案館不予接收，并限期改正后補交。

3.文件材料移交歸檔時，立卷者要打印（或填寫）案卷移交目錄，并連同每個案卷的卷內(nèi)目錄，均要一式兩份，雙方簽字認可后各執(zhí)一份存查。

湖 南 大 學

儀器設(shè)備類文件材料歸檔細則

一、儀器設(shè)備文件材料歸檔范圍的確定

(一)確定的原則

1.歸檔的設(shè)備管理工作和儀器設(shè)備申購、驗收、使用、維修、改造各個環(huán)節(jié)中形成的文件材料，必須對學校和社會當前與長遠發(fā)展具有參考價值和憑證作用。

2.歸檔的文件材料必須反映設(shè)備管理和儀器設(shè)備項目從申購到使用的全過程，保證完整、準確、系統(tǒng)。

3.歸檔的文件材料必須遵循其自然形成規(guī)律、保持其有機聯(lián)系，必須與實物一致并有成套性。

4.作為學校固定資產(chǎn)的各種國產(chǎn)、進口的高、精、尖、新、稀的儀器設(shè)備的有關(guān)技術(shù)性、商務性文件材料均須歸檔。

(二)歸檔的主要內(nèi)容和重點

1.主要內(nèi)容包括綜合管理、儀器設(shè)備項目依據(jù)性材料、開箱驗收、安裝調(diào)試、運行維修、隨機圖樣等六個方面，具體范圍見《湖南大學儀器設(shè)備類文件材料歸檔范圍與保管期限規(guī)定》。

2.重點是儀器設(shè)備項目(特別是價值10萬元以上的)各個環(huán)節(jié)形成的不同載體的文件材料，包括全套隨機圖樣。

(三)不歸檔的文件材料

1.上級下發(fā)的未定稿文件材料； 2.未執(zhí)行、未生效的合同、協(xié)議書；

3.本機關(guān)文件材料中的重份文件，未定稿、無查考價值的事務性、臨時性文件； 4.校內(nèi)單位發(fā)來的文件；

5.儀器設(shè)備廣告、宣傳材料、定貨會、展銷會宣傳品。以上不歸檔材料如認為必要，形成單位可自行作資料暫存。

二、儀器設(shè)備文件材料的部門立卷及歸檔流程

(一)形成與積累

1.學校設(shè)備管理部門是學校設(shè)備文件材料的形成積累、匯總部門，必須有專(兼)職檔案員集中管理本校的設(shè)備文件材料。學校的設(shè)備計劃、采購供應、使用單位都應指定專人負責設(shè)備文件的收集、積累、管理工作。

2.從申購設(shè)備到驗收完畢(進口設(shè)備到索賠期滿)過程中的管理性文件和技術(shù)性文件，均歸口設(shè)備管理部門負責收集積累、歸檔。

3.設(shè)備保管使用部門負責設(shè)備隨機文件材料以及設(shè)備開箱、調(diào)試驗收、使用記錄等文件材料的收集、積累并及時整理登記，移交設(shè)備管理部門。

4.重大設(shè)備的開箱驗收應該有學校檔案部門參加，以監(jiān)督、檢查、指導設(shè)備文字材料和技術(shù)文件的清點、驗收工作，并在驗收記錄上簽字、蓋章。對文字材料和技術(shù)文件不全的設(shè)備，有權(quán)拒絕簽字并通知財務部門暫緩結(jié)算，待設(shè)備定購部門讓廠家補齊后，方可辦理相應手續(xù)。5.學校檔案部門隨時了解、督促、檢查、指導專(兼)職檔案員做好設(shè)備文件材料的積累工作。

6.學校各級設(shè)備使用單位的負責人，要認真抓好設(shè)備文件材料的形成、積累、管理工作，科技人員和實驗人員要愛護設(shè)備的技術(shù)文件，對設(shè)備的使用、維修、改造做到有活動就有完整的記錄，確保設(shè)備文件的完整、準確、系統(tǒng)。

7.歸檔的設(shè)備文件材料采用打印或用鋼筆、簽字筆正楷填寫，字跡要工整、清晰，文面要整潔，不得涂改。

(二)整理組卷

1.堅持由設(shè)備文件材料形成部門立卷的原則。單件（套）設(shè)備驗收完成或單件（套）進口設(shè)備索賠期滿后，設(shè)備計劃、采購供應部門的專(兼)職檔案員應及時將形成的設(shè)備管理文件材料整理組卷。

2.組卷原則：根據(jù)設(shè)備文件材料的形成規(guī)律以及內(nèi)容、價值、數(shù)量和載體形式等實際情況，在堅持文件之間有機聯(lián)系和便于利用查找的組卷原則下，將每項設(shè)備的文件材料進行系統(tǒng)整理，組成一個或若干個案卷，每個案卷原則上不超過200頁。3.將最能反映設(shè)備購置概況的文件材料，如申購報告，批復文件，論證文件，投資文件，訂購合同，驗收報告，索賠文件等整理組成案卷，排放在各卷之首，其余設(shè)備技術(shù)文件材料按設(shè)備的工作程序及重要程度，依次系統(tǒng)排列。

4.設(shè)備文件材料中的非紙質(zhì)載體材料，除密不可分者外，應放入特殊載體檔案的專柜保管，并按要求標明參見號。

5.卷內(nèi)的文件材料按文字材料在前，圖表在后的要求排列。

6.拆除卷內(nèi)文件中的金屬物，用線裝訂，對破損的文件材料進行修補。對引進設(shè)備中專用文件夾，可以保持原狀。

7.編寫頁碼。全部設(shè)備文件無論單面或雙面只要有書寫符號，每面均為一頁。頁號位置在非裝訂線一側(cè)的下角。以件立卷者則按件為單位編制頁碼，還要在每件文件右上角加蓋有單位名稱、檔號、件號的戳記章并逐一填寫。

8.填寫卷內(nèi)目錄。按規(guī)定的格式逐項填寫卷內(nèi)目錄一式兩份，文件材料移交歸檔時一并提交。

9.填寫備考表。每個案卷組成以后，都應填寫備考表，寫明立卷人、檢查人、立卷時間。并寫明文件材料的完整、準確程度、損壞、缺少等本卷需要說明的情況。

10．設(shè)備文件材料采用卷盒和卷皮的保管形式，各種材料用紙大小一律采用國際標準A4型，圖件按此規(guī)格疊成手風琴式，圖名、圖簽折在外面。引進設(shè)備文件用卷盒保管有困難的，可按其自然狀態(tài)保管。

(三)歸檔驗收

1.歸檔時間：設(shè)備綜合管理材料在每年5月底前完成上文件材料的歸檔，設(shè)備技術(shù)業(yè)務文件材料驗收完畢投入使用（引進設(shè)備為索賠期滿）2個月后歸檔。

2．移交檔案時交接雙方必須當面驗收。檢查文件材料是否完整、齊全，排列、書寫是否符合要求，標題是否確切。凡不符合規(guī)定者，檔案館不予接收，并限期改正后補交。

2.歸檔時立卷者要打?。ɑ蛱顚懀┮平话妇砟夸?，并連同各卷的卷內(nèi)目錄，均為一式兩份，交接雙方簽字認可后各執(zhí)一份存查。

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產(chǎn)品生產(chǎn)與科技開發(fā)類檔案歸檔細則

一、歸檔范圍的確定

(一)確定的原則

1.歸檔的產(chǎn)品生產(chǎn)與科技開發(fā)活動過程中形成的文件材料，必須對學校和社會當前與長遠發(fā)展具有重要參考價值和憑證作用。

2.歸檔的產(chǎn)品生產(chǎn)與科技開發(fā)文件材料，必須反映產(chǎn)品生產(chǎn)、經(jīng)營、銷售管理等各個環(huán)節(jié)的全過程，保證完整、準確、系統(tǒng)。

3.歸檔的產(chǎn)品生產(chǎn)與科技開發(fā)文件材料，必須遵循自然形成規(guī)律，保持其有機聯(lián)系，與實物一致并有成套性。

(二)歸檔的主要內(nèi)容和重點

1.主要內(nèi)容包括綜合管理、經(jīng)營、銷售項目的計劃準備、設(shè)計、試制與鑒定、規(guī)模生產(chǎn)等六個方面。具體范圍見《湖南大學產(chǎn)品生產(chǎn)與科技開發(fā)類文件材料歸檔范圍與保管期限規(guī)定》；

2.重點是各經(jīng)濟實體的申辦報告、審批材料、業(yè)務往來合同、經(jīng)濟財務和產(chǎn)品設(shè)計、試制、生產(chǎn)、營銷各個階段形成的不同載體、形式的文件材料，特別是全套設(shè)計、工藝圖紙、產(chǎn)品證明等關(guān)鍵性的材料。

(三)不歸檔的文件材料

1.未定稿的材料和未定型的草圖、藍圖、工時定額； 2.重份文件和重份圖紙；

3.無查考價值和臨時性、事務性文件； 4.未定稿的計劃、制度； 5.未生效的合同、協(xié)議書。

二、產(chǎn)品生產(chǎn)與科技開發(fā)文件材料的部門立卷及歸檔流程

(一)形成積累

1.產(chǎn)品生產(chǎn)與科技開發(fā)單位接受任務后，應指定專人負責整個過程(從設(shè)計到銷售)中文件材料的形成、積累工作。

2.工廠技術(shù)管理部門和產(chǎn)品設(shè)計組按產(chǎn)品生產(chǎn)不同階段分別積累和整理有關(guān)的文件材料。

3.歸檔材料要求原件歸檔，重要和經(jīng)常使用的可另加副本。藍圖、底圖應各存一份。

4.歸檔材料采用打印或用鋼筆、簽字筆正楷填寫，字跡要工整、圖像要清晰、紙質(zhì)優(yōu)良、圖紙簽字手續(xù)完備，文面要整潔，不得涂改。

(二)整理組卷

1.產(chǎn)品鑒定或定型后，產(chǎn)品設(shè)計組負責人把本產(chǎn)品形成的文件材料按其自然形成規(guī)律和有機聯(lián)系，整理組卷交技術(shù)管理部門。技術(shù)管理部門負責檢查歸檔材料的完整、準確、系統(tǒng)情況并與積累的管理性材料整理成卷后，再送交校檔案部門。

2.組卷原則：根據(jù)產(chǎn)品生產(chǎn)與科技開發(fā)中技術(shù)文件材料的自然形成規(guī)律，保持其有機聯(lián)系和便于利用查考的組卷原則，將每個產(chǎn)品項目組成一卷或多卷，反映整個產(chǎn)品項目的關(guān)鍵材料放在首卷，底圖單獨存放。3.若一個項目文件材料較少時，應將文字材料在前，藍圖在后進行組卷，底圖單獨存放。

4.與各產(chǎn)品項目關(guān)系密切的管理性文件，應列入產(chǎn)品項目類組卷。

5.底圖、藍圖的格式和編號必須符合國家標準，配套圖應附有目錄。

6.各種材料用紙大小一律采用國際標準A4型，幅面大于卷盒的文件材料以及圖紙，按A4紙規(guī)格折疊成手風琴式，圖名、圖簽折在外面。底圖一律平放或卷放，嚴禁折疊，對透明底圖應用縫紉機打邊。

7.卷內(nèi)文件材料應按正件在前，附件在后排列的方式。

8.編寫頁碼。對組好卷的技術(shù)文件材料進行逐頁編號，每卷頁號從1開始，無論單面或雙面只要有書寫、印刷的文件材料，每面均為一頁。頁號位置標在非裝訂線一側(cè)的下角。以件為單位的應在右上角加蓋有單位名稱、檔號、件號的戳記章，并逐項填寫。

9.填寫卷內(nèi)目錄。歸檔材料按規(guī)定的格式逐項填寫卷內(nèi)目錄一式兩份，移交歸檔時，交接雙方各一份。

10.填寫備考表。在備考表內(nèi)寫明本案卷文件材料的總頁數(shù)，并對文件材料的完整、準確程度，損壞、缺少情況加以說明，放在卷內(nèi)材料尾頁之后。

11.對藍圖、底圖等不裝訂的文件材料，要按照卷內(nèi)目錄的編排次序、圖號順序進行排列。

12.產(chǎn)品技術(shù)負責人負責填寫歸檔說明書，并提出劃定案卷保管期限和密級的意見，經(jīng)技術(shù)管理部門同意后確定。歸檔說明書放在產(chǎn)品項目內(nèi)首卷卷內(nèi)目錄之前。

13.產(chǎn)品生產(chǎn)與科技開發(fā)文件材料采用案卷或卷盒兩種方式保管。案卷封面標題應簡明、準確。

14.和產(chǎn)品生產(chǎn)與科技開發(fā)檔案配套的照片、底片、錄音帶、錄像帶、計算機磁盤等特殊載體檔案材料應分別組卷，專柜保管，檔號應與有關(guān)文字材料卷一致。

(三)歸檔驗收

1.歸檔時間：綜合管理性材料在每年五月底前完成上文件材料的歸檔任務；新產(chǎn)品在產(chǎn)品定型鑒定(或驗收)后兩個月內(nèi)，應完成立卷歸檔任務；在生產(chǎn)銷售過程中產(chǎn)生的科技文件材料，由各有關(guān)部門按向技術(shù)管理部門移交；因某種原因工作中斷的產(chǎn)品，應在中斷后兩個月內(nèi)完成立卷歸檔工作。

2.新產(chǎn)品在成型鑒定前，檔案部門應會同技術(shù)管理部門對應歸檔文件材料進行審查，并出具證明材料。沒有檔案部門的證明材料，不能進行鑒定投產(chǎn)工作。

3.歸檔時，立卷者要打印案卷移交目錄一式兩份，并連同各案卷卷內(nèi)目錄一式兩份，雙方簽字后各執(zhí)一份存查。

湖 南 大 學 出版類文件材料歸檔細則

一、出版文件材料歸檔范圍的確定

(一)確定的原則

1.歸檔的出版類檔案為管理和出版活動中形成的文件材料，必須對學校和社會當前與長遠發(fā)展具有重要參考價值和憑證作用。

2.歸檔的出版類檔案必須反映編輯出版管理職能和出版活動的全過程，保證完整、真實、準確、系統(tǒng)。

3.歸檔的出版類檔案必須遵循其自然形成規(guī)律，保持有機聯(lián)系，特別注意出版材料的成套性特點。

(二)歸檔的主要內(nèi)容和重點

1.主要內(nèi)容包括綜合管理、出版物的編審、出版等方面的內(nèi)容，具體范圍見《湖南大學出版類文件材料歸檔范圍與保管期限規(guī)定》。

2.重點是出版活動各個階段形成的不同載體、形式的文件材料。

(三)不歸檔的文件材料

1.未生效的合同、協(xié)議書；

2.不退、不用的稿件，非定稿的稿件；

3.本機關(guān)文件材料中的重份文件，未定稿、無查考價值的事務性、臨時性文件； 4.校內(nèi)各單位發(fā)來的文件； 5.校外單位交換來的文件材料。

以上某些文件如認為必要，也可有選擇地作資料暫存。

二、出版文件材料的部門立卷和歸檔流程

(一)形成積累

1.出版物出版前，責任編輯應注意歸檔材料的積累和保管，將全部材料收集整理放入材料積累袋內(nèi)，并隨時檢查歸檔材料是否完整、系統(tǒng)、準確。不齊全的應及時進行補救。

2.出版物出版后，責任編輯必須將歸檔材料加以整理，按彼此間的自然聯(lián)系進行系統(tǒng)排列，放入案卷內(nèi)，擬出標題，經(jīng)部(室)主任審查和專(兼)職檔案員檢查后，編好卷內(nèi)目錄，連同原稿、清樣、樣書(均須寫入目錄內(nèi))，順序放入袋內(nèi)。

3．建立出版檔案分室的單位其專（兼）職檔案員既要做好平時綜合管理文件材料的收集、積累、管理工作，又要督促責任編輯做好平時業(yè)務材料的收集和積累，注意材料的完整、系統(tǒng)、準確，并按要求向?qū)W校檔案部門移交案卷目錄。

4．歸檔的文件材料采用打印或用鋼筆、簽字筆正楷填寫，字跡要工整、清晰，文面要整潔，不得涂改。

(二)整理組卷

1.組卷原則：出版檔案以出版物名稱立卷，一書一刊組成一卷或數(shù)卷；期刊可視情況幾期一卷，注意分清，不可跨年立卷。跨年的出版檔案，放在出版物的出版立卷；對于出版綜合性文件材料的歸檔，可根據(jù)材料的形成時間、內(nèi)容價值、數(shù)量、保管期限分別整理組卷。2.出版檔案內(nèi)的原稿、清樣，均須除去裝訂金屬物，修補破損處，用線裝訂。

3.卷內(nèi)材料以左下方對齊，左側(cè)裝訂。照片和不便裝訂的手跡，應放入特制的小紙袋內(nèi)裝訂，裝訂線外有重要批注者，須進行裝裱處理。

4.編寫頁碼：定卷的文件材料按順序編寫頁號，頁號的位置在非裝訂線一側(cè)的下角。以件立卷者，以件為單位編寫頁號，并蓋件號章。

5．填寫卷內(nèi)目錄。按規(guī)定的格式逐項填寫卷內(nèi)目錄一式兩份，文件材料歸檔時一并提交。

6.填寫備考表。在備考表內(nèi)寫明立卷人、檢查人、立卷時間，并寫明本案卷文件材料的完整、準確程度，損壞、缺少等其它特殊情況。

8．各種材料用紙大小一律采用國際標準A4型，圖件按此規(guī)格疊成手風琴式，圖名、圖簽折在外面。

(三)歸檔驗收

1.歸檔時間：每年五月底前將上應歸檔的出版類文件材料歸檔。

2.文件材料移交歸檔時，交接雙方須當面驗收，檢查文件材料是否完整、齊全、排序、書寫是否符合要求，凡不符合規(guī)定者，檔案館不予接收，并限期改正后補交。

3.歸檔交接時，立卷者要打印（或填寫）移交案卷目錄，連同每卷的卷內(nèi)目錄，均為一式兩份，雙方簽字后各執(zhí)一份存查。

湖 南 大 學 外事類文件材料歸檔細則

一、外事文件材料歸檔范圍的確定

(一)確定的原則

1.歸檔的外事管理和外事活動中形成的各種門類和載體的文件材料，必須對學校和社會當前與長遠發(fā)展具有重要參考價值和憑證作用。2.必須反映外事管理、外事活動的全過程，外事工作的全貌，保證其完整、真實、準確、系統(tǒng)。

3.必須遵循其自然形成規(guī)律，保持其有機聯(lián)系，體現(xiàn)本校涉外工作的職能和特點。

(二)歸檔的主要內(nèi)容和重點

1.主要內(nèi)容包括綜合管理，出國(境)管理、外教管理、引資引智項目管理和港澳臺事務管理等方面，具體范圍見《湖南大學外事類文件材料歸檔范圍和保管期限規(guī)定》。

2.重點是重大涉外和國際合作項目、留學生工作活動中形成的不同載體的文件材料。

(三)不歸檔的文件材料

1.上級下發(fā)的未定稿文件； 2.未生效的合同、協(xié)議書；

4.本單位文件材料中的重份文件，未定稿、無查考利用價值的事務性、臨時性文件； 5.校內(nèi)各單位發(fā)來的文件； 6.與校外單位交換來的材料。

二、外事文件材料的部門立卷及歸檔流程

(一)形成積累

1.學校外事部門是學校外事管理、涉外教學和科研文件材料的歸口部門，在來校、出國(境)、國際合作、國際會議活動結(jié)束后，負責將這些工作形成的各種相關(guān)文件材料，以及外事工作綜合管理材料收集積累、歸檔。

2.學校各單位或個人凡參加國際會議或出國（境）、訪問、考察、講學，應在各項外事活動結(jié)束后一個月內(nèi)將所形成的應歸檔的文件材料交國際交流處。

3.凡外事活動（包括出國進修、留學）中形成的各種文件材料由外事部門負責并督促相關(guān)職能部門歸檔。

4.歸檔的文件材料采用打印或用鋼筆、簽字筆正楷填寫，字跡要工整、清晰，文面要整潔，不得涂改。

(二)整理組卷

1.組卷原則：根據(jù)外事文件材料的形成規(guī)律以及內(nèi)容、價值、數(shù)量、密級和載體等實際情況，保持文件材料之間有機聯(lián)系和便于查考利用的組卷原則，以內(nèi)容為主，將每組外事文件材料進行整理，組成一個或數(shù)個案卷。

2.排列方式：對來校、出國(境)和國際合作、國際會議的文件材料中，上級文件、請示報告、上級批復與國外來往信函等準備階段的材料，按分類組卷；國內(nèi)和國(境)外活動期間形成的材料及派出回國后的綜合性材料按活動性質(zhì)，分類組卷。各階段密不可分的材料按正件在前，附件在后；印件在前，原稿在后；批復在前，請示在后的方法排列。3.拆除卷內(nèi)文件中的金屬物，對破損的和無裝訂邊的文件材料進行修補，對幅面大于卷皮或卷盒的文件材料要進行折疊。

4.編寫頁碼：以案卷形式保管的外事文件材料，按順序編寫頁碼。無論單面或雙面只要有書寫符號的文件材料，每版均為一頁號，頁號編在非裝訂線一側(cè)的下角。

5.填寫卷內(nèi)目錄：按規(guī)定的格式逐項填寫卷內(nèi)目錄一式二份，文件材料移交歸檔時一并提交。

6.填寫備考表。在備考表內(nèi)填寫好立卷人、檢查人、立卷日期，并寫上本卷需要特別說明的相關(guān)情況。

7．各種材料用紙大小一律采用國際標準A4型，圖件按此規(guī)格疊成手風琴式，圖名、圖簽折在外面。

(三)歸檔驗收

1.歸檔時間：每年五月底前完成上外事類各種文件材料的歸檔。

2.文件材料移交歸檔時交接雙方必須當面檢查驗收，檢查文件材料是否完整、齊全、排序、書寫是否規(guī)范，凡不符合要求者，檔案館不予接收，限期改正后補交。

3．歸檔時，立卷者要打?。ɑ蛱顚懀┮平话妇砟夸?，并連同各案卷卷內(nèi)目錄，均為一式兩份，雙方簽字認可后各執(zhí)一份存查。

湖 南 大 學 財會類文件材料歸檔細則

一、財會文件材料歸檔范圍的確定

(一)確定的原則

1.歸檔的財務工作管理和會計活動中形成的文件材料，必須對學校和社會當前與長遠發(fā)展具有參考價值和憑證作用。

2.歸檔的財會文件材料，必須遵循其自然形成規(guī)律，保持其有機聯(lián)系，充分考慮財會檔案的類型特點。

3.歸檔的財會文件材料，必須反映財務管理、會計活動的全過程，保證完整、準確、系統(tǒng)。

(二)歸檔的主要內(nèi)容和重點

1.主要內(nèi)容包括綜合管理、會計憑證、會計帳簿、會計報表、工資清冊等方面。具體范圍見《湖南大學財會類文件材料歸檔范圍和保管期限規(guī)定》。

2.重點是會計活動中各個階段形成的不同類型的具有永久、長期保存價值的文件材料。

(三)不歸檔文件材料

1.上級下發(fā)的未定稿文件； 2.未生效的合同、協(xié)議、單據(jù)；

3.本機關(guān)文件材料中的重份文件和無查考利用價值的一般性、臨時性文件； 4.校內(nèi)其他單位發(fā)來的文件；

5.與校外單位交換來的材料(本單位可作資料保存)。

二、財會文件材料的部門立卷及歸檔流程

(一)形成積累

1.學校財會部門領(lǐng)導在制定財會計劃的同時，要確定本部門的專(兼)職檔案員，并向會計經(jīng)辦人員布置積累財會材料的歸檔任務。

2.財會部門的專(兼)職檔案員，既要做好平時綜合管理文件材料的收集、積累、管理工作，又要督促會計承辦人員，做好平時業(yè)務材料的收集和積累，注意文件材料的完整、系統(tǒng)、準確。

3.學校檔案館應了解會計業(yè)務，監(jiān)督、指導、檢查財會部門的檔案業(yè)務工作。

4.歸檔的文件材料采用打印或用鋼筆、簽字筆正楷填寫，字跡要工整、清晰，文面要整潔，不得涂改。

(二)整理組卷

1.學校財會部門及校內(nèi)非法人獨立核算單位以及辦有經(jīng)濟實體的單位，均為一個立卷部門，分工歸口立卷。

2.堅持財會文件材料形成部門立卷歸檔的原則，各財會部門專(兼)職檔案員負責將積累的文件組卷成冊，向?qū)W校檔案部門移交。

3.組卷原則：遵循會計核算材料的形成規(guī)律和特點，保持其有機聯(lián)系，以便于保管和利用，按照會計時間將歸檔的會計核算材料收集齊全、完整，并根據(jù)各類材料的時間順序、內(nèi)容價值、數(shù)量、保管期限分別整理組卷，不同的會計核算材料不能放在一起立卷。4.財會部門將各種記帳憑證按時間順序整理，組成一卷或多卷，每卷不超過200頁，厚度2cm為宜。

5.案卷封面應按規(guī)定逐項填寫清楚，標題要簡明，準確地反映卷內(nèi)材料內(nèi)容，包括責任者。

6.保管期滿但未結(jié)清的債權(quán)債務原始憑證和涉及其他未了事項的原始憑證,不得銷毀,應單獨抽出立卷,保管到未了事項完結(jié)時為止。單獨抽出立案的會計檔案,應當在會計檔案銷毀清冊和會計檔案保管清冊中列明。正在項目建設(shè)期間的建設(shè)單位,其保管期滿的會計檔案不得銷毀。

7．編寫頁碼。每卷頁號從1開始，編寫在有書寫文字的頁上非裝訂線一側(cè)的下角。8.填寫卷內(nèi)目錄。按規(guī)定的格式逐項填寫卷內(nèi)目錄一式兩份（業(yè)務類檔案例外），移交歸檔時，交接雙方各一份。

9.卷內(nèi)文件材料要去掉金屬物，對破損和無裝訂線位置的文件需進行修復、貼邊處理。字跡模糊、擴散的應復制并與原件一并立卷。

10.案卷采用三孔一線的方法，粗線裝訂成冊。卷內(nèi)材料以左下方對齊，在左側(cè)裝訂。

11.填寫備考表。卷內(nèi)備考表記載案卷內(nèi)材料的缺損、修復、補充、移交、損毀等需要說明的情況。

12.對于未了結(jié)的債權(quán)、債務及涉外的原始憑證，應單獨立卷，由檔案部門保管到結(jié)清債權(quán)債務為止。

13．綜合管理文件材料用紙大小一律采用國際標準A4型，圖件按此規(guī)格疊成手風琴式，圖名、圖簽折在外面。

(三)歸檔驗收

1.移交財會檔案時間：綜合性管理文件于每年五月底前完成上文件材料的歸檔；會計憑證、賬簿、報表在會計終后可暫由財會部門保管3年，期滿后再向檔案館移交。

2.移交財會綜合管理文件材料時，交接雙方必須當面驗收歸檔材料是否完整、系統(tǒng)、準確，卷內(nèi)材料排列、編號、書寫是否符合要求。凡不符合要求者，檔案館不予接收，并要求限期改正后歸檔。

3．歸檔時，立卷者要打印（或填寫）移交案卷目錄一式兩份，并連同各案卷卷內(nèi)目錄一式兩份，雙方簽字后各執(zhí)一份存查。

4.學校檔案館接收保管的財會業(yè)務檔案，原則上應保持原裝，個別需要拆封重新整理的，應當會同財會部門經(jīng)辦人員共同拆封整理，以分清責任。

5.檔案館對違反財會檔案管理制度的有權(quán)進行檢查糾正。

(四)檔案銷毀

1.由學校檔案部門會同財會部門提出銷毀意見，編制會計檔案銷毀清冊，并由同級審計部門、監(jiān)察部門派員參加監(jiān)銷。

2．根據(jù)國家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定，檔案館會同有關(guān)職能部門組成檔案鑒定小組，對被鑒定的檔案材料，逐卷逐件地進行審查，準確地判定和提出存毀意見。

3．經(jīng)鑒定確無保存價值的檔案，編制檔案銷毀清冊，由檔案鑒定小組將檔案鑒定工作情況寫成報告，連同檔案銷毀清冊，報請主管校長審批后，方可實施銷毀。

4．檔案鑒定小組指定兩個以上監(jiān)銷人員，認真核對檔案材料，根據(jù)檔案銷毀清冊，待確認無誤后方可在指定地點銷毀，并在銷毀清冊上簽名。檔案銷毀清冊永久保存。

湖 南 大 學 聲像載體檔案歸檔細則

一、聲像載體材料歸檔范圍的確定

(一)確定的原則

1.歸檔的學校各項活動中形成的、或校外單位形成的與本校有關(guān)的各類聲像載體材料，必須對學校和社會當前與長遠發(fā)展具有重要參考價值和憑證作用。

2.必須反映某一專題事件聲像制作活動的全過程，保證完整、準確、系統(tǒng)。3.必須遵循其自然形成規(guī)律，保持聲像載體與紙質(zhì)載體、不同聲像載體之間的自然聯(lián)系，注意其成套性特點。

(二)歸檔的主要內(nèi)容和重點

1.主要內(nèi)容包括綜合管理、制作工序的文字材料和聲像載體材料三個方面。2.重點是本校各項活動中直接形成的有重要保存價值的聲像載體材料，尤其是聲像載體材料的原件。

(三)不歸檔的文件材料

1.不能反映本校工作、活動的聲像材料；

2.音響、畫面嚴重失真、內(nèi)容殘缺無使用價值的聲像材料；

3.本單位形成的重份聲像材料、無查考利用價值的事務性、臨時性材料； 4．與校外單位交換來的文件材料。

二、聲像載體材料部門立卷和歸檔流程

(一)形成積累

1.宣傳、出版部門和其他聲像材料形成部門，均為立卷單位，分工歸口立卷。

2.聲像項目負責人、編導和其他制作人員，要按分工認真作好制作記錄，整個工作結(jié)束后，按歸檔要求向本單位專(兼)職檔案員移送全套案本。

3.單位專(兼)職檔案員對收集上來的聲像載體材料，按規(guī)定程序進行系統(tǒng)整理后向檔案館移交。

4．歸檔的紙質(zhì)材料采用打印或用鋼筆、簽字筆正楷填寫，字跡要工整、清晰，文面要整潔，不得涂改。

(二)整理組卷

1.立卷原則

(1)根據(jù)聲像文件材料形成規(guī)律和多種載體的特點，分類組成保管單位。

(2)對單件聲像載體材料，要附以文字說明，對同一載體多項內(nèi)容的，采用按主題內(nèi)容逐一著錄的方法；對同一內(nèi)容、多載體合成的檔案，應注明參見號，既保持聲像載體檔案的原始順序，又憑借著錄，保證不同內(nèi)容的聲像材料具有獨立的使用性。2.立卷分類

(1)按介質(zhì)分為紙質(zhì)文件材料和聲像載體材料；

(2)紙質(zhì)文件材料指綜合管理工作的文件材料和制作項目的文件材料；

(3)聲像載體材料按類型分為照片、錄音制品、錄像制品、幻燈片、磁盤、影視膠片、縮微膠片、光盤等； 3.立卷分工

(1)綜合管理材料，由宣傳部門立卷歸檔；

(2)制作項目文件材料和聲像制品，由制作項目單位或個人立卷歸檔；(3)兩個以上單位共同制作的，由主辦單位立卷歸檔；

(4)外單位制作的反映本?；顒拥穆曄褫d體材料，由檔案部門負責征集或委托征集。4.歸檔材料的整理

(1)檢查歸檔的材料是否完整、準確、系統(tǒng)、配套，音響、畫面是否清楚，對有局部劃傷、斷裂者，應及時修補、粘結(jié)，生霉、發(fā)潮的要及時沖淡、風干。(2)根據(jù)聲像載體材料的形成規(guī)律，保持其有機聯(lián)系和便于查考利用的原則，結(jié)合內(nèi)容、價值、數(shù)量和載體類型、尺幅，進行系統(tǒng)整理，組成保管單位。

(3)照片及底片要有文字說明(包括內(nèi)容、時間、地點、人物和制作者)，其他載體形式要有相應的文字材料，包括完整的原本、定稿本、長度、時間、內(nèi)容簡介、色彩、密級、制作單位和人員等。

(4)聲像制作材料和聲像制品的檔號要與文字材料的檔號互相照應，互記參見號。

(5)聲像制品的裝具，一般應使用原裝具。經(jīng)制作后的單件聲像制品和照片，可用符合規(guī)范的專門的盒、冊、封套裝載。

（6）填寫卷內(nèi)目錄。按規(guī)定的格式逐項填寫卷內(nèi)目錄一式三份，其中一份由檔案館給出檔號后返還歸檔單位。

（7）填寫備考表。在備考表內(nèi)寫明本案卷文件材料的總頁數(shù)，并對文件材料的完整、準確程度，損壞、缺少情況加以說明，放在卷內(nèi)材料尾頁之后。

(三)歸檔驗收

1.歸檔時間：綜合管理材料為每年五月底以前完成上文件材料的歸檔；聲像載體材料在完成制作后三個月內(nèi)；照片檔案按各類檔案的歸檔時間歸檔；個人制作的聲像材料可在制作完成后隨時歸檔。

2.歸檔的聲像載體的文件材料，必須符合本規(guī)范的案卷質(zhì)量要求。

3.聲像材料形成部門應在規(guī)定時間向檔案館辦理移交手續(xù)，打印移交目錄一式兩份，各執(zhí)一份備查。