第一篇：公司文件資料歸檔管理制度

公司文件資料歸檔管理制度

為了更進一步規(guī)范公司的文件資料管理,完善公司文件資料的歸檔, 實現(xiàn)公司全方位規(guī)范化管理的需要,特制定本制度。

一、文件、資料的來源和范圍

文件、資料的來源有兩種：接收和發(fā)放。

1、接受到文件時填寫《文件接收登記表》和《文件移交登記表》。

2、發(fā)放的文件填寫《文件發(fā)放登記表》和《文件移交登記表》。文件、資料的來源范圍分為：公司內(nèi)部文件、總公司文件和外來文件。

二、公司文件、資料歸檔的范圍和歸檔分類 本公司文件、資料應(yīng)歸檔分類和歸檔范圍如下:

1、行政類:

本公司對內(nèi)和對外已行文的規(guī)章制度、規(guī)定、決定、決議、通知、通報、請示、報告、批復(fù)、函件、會議紀要、公司各類證照。

2、經(jīng)營業(yè)務(wù)類:

公司規(guī)劃、年度計劃、經(jīng)營情況、委托書、協(xié)議書、合同、項目方案等。

3、人事類:

勞動人事檔案、勞動工資檔案等。

4、政府類：政府下發(fā)至公司的各類文件。

5、財務(wù)類:各種財務(wù)票證、票據(jù),財務(wù)審計檔案,會計檔案,統(tǒng)計資料等。

6、音像類: 公司具有保存價值的圖紙、軟件、照片、光碟、音像等。

三、公司文件、資料歸檔的編制及編號

公司文件、資料的歸檔編制和編號應(yīng)遵循和符合: 統(tǒng)一歸類、清晰明了、輕重有別、“一案一號”、便利查閱和保管的原則。遇有一案歸入多類者應(yīng)先確定其主要類別進行編號。

1、本公司所有應(yīng)歸檔的文件、資料,一律為文件的來源、文件的范圍和部門頭一個字的漢語拼音首字母大寫合并來做編號之首。如：公司辦公室的編號首為FNB;總公司財務(wù)部發(fā)來的文件編號為SZC;燃氣協(xié)會人事部發(fā)來文件為SWR。

2、公司文件、資料的歸檔分類按本制度第一條進行分類,代碼為: 1行政類;2經(jīng)營業(yè)務(wù)類;3人事關(guān)類;4政府類；5財務(wù)類;6音像類。

3、公司文件、資料的歸檔編號按照入檔時間的先后,以年月日加十位進行歸編。

4、公司文件、資料的歸檔,應(yīng)根據(jù)文檔性質(zhì)的重要性和閱讀級別區(qū)分文檔的重要性和受保密度。分為“一般級”“重要級”“機密級”。以“A”代表一般級,“B”代表重要級,“C”代表機密級?！癆”一般級文檔包含: 公開發(fā)布的公司經(jīng)營發(fā)展大綱、經(jīng)營戰(zhàn)略和經(jīng)營方針、各類通知和通告、任命、年度總結(jié)和領(lǐng)導(dǎo)講話、一般性會議紀錄等?！癇”重要級文檔包含:公司重要會議紀要、重要經(jīng)營項目及決策、經(jīng)營合同、公司經(jīng)營情況、重要項目資料、項目合同協(xié)議等,人事檔案薪資性檔案、勞動合同,技術(shù)資料,財務(wù)資料等?！癈”機密級文檔: 內(nèi)控的公司經(jīng)營發(fā)展大綱、經(jīng)營戰(zhàn)略和經(jīng)營規(guī)劃、經(jīng)營項目及決策、戰(zhàn)略性的合作協(xié)議及其合同等。

5、綜上公司文件、資料歸檔的編制及編號為:文件的來源、文件的范圍和部門頭一個字的漢語拼音首字母大寫+類別+發(fā)布年月日+歸檔序號+（受密級）。

例如: 將總公司辦公室公開發(fā)布的通知歸檔為2013年5月3日第一份檔案，其編號為: JZB12013050301(A)。

四、檔案的保管、調(diào)閱與歸還

1、巳歸檔的公司文件、資料,由辦公室統(tǒng)一編號后形成《文件檔案》 ,并根據(jù)文檔的重要性和相關(guān)性交相應(yīng)部門的專管員保管。

2、巳歸檔的公司文件、資料,由專管員負責(zé)填寫《文檔管理登記表》 ,并按指定專柜分類進行存放和保管。并注意防霉、防濕、防火、防蟲蛀、防丟失。

3、公司檔案必須依照職務(wù)級別進行調(diào)閱。調(diào)閱時須填寫《文檔調(diào)閱申請表》。一般級公司文檔,須填寫《文檔調(diào)閱申請表》方可調(diào)閱。重要級以上文檔,須經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準后方可調(diào)閱。機密級公司文檔 , 須經(jīng)公司經(jīng)理批準后方可調(diào)閱。

4、公司文件、資料檔案跨公司調(diào)閱, 須經(jīng)公司經(jīng)理批準后方可調(diào)閱, 并僅限于文檔的查閱，不得復(fù)制或帶走。

5、檔案歸還時間為《文檔調(diào)閱申請表》上填寫的時間內(nèi)，歸還時必須填寫《文檔歸還登記表》。

五、歸檔保存期限

1、永久保存: 本公司章程、公司各類證照、各級批文、印鑒、規(guī)章制度、不動產(chǎn)所有憑證、債權(quán)債務(wù)憑證。公司規(guī)劃、年度計劃、年度經(jīng)營總結(jié)、技術(shù)資料、長期項目合同、年度財務(wù)會計報表、年度統(tǒng)計報表。勞動人事檔案及資料、其它核定須永久保存的文檔。

2、五年保存: 根據(jù)需要須保存的文檔。財務(wù)審計檔案,會計檔案, 統(tǒng)計資料各種財務(wù)票證、票據(jù)等按國家相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

3、三年保存:期滿或巳解除的合同協(xié)議、完結(jié)后的項目方案、其它經(jīng)核定須三年保存的文檔。

4、一年保存:部門工作計劃及其工作總結(jié)、完結(jié)后的部門請示報告、經(jīng)核定己完結(jié)且無必要保存的文檔。

六、檔案的銷毀

1、原則上,應(yīng)每年定期將超過保存期且無保保存價值的文檔進行清理并銷毀。

2、待銷毀的文檔由專管員填報《文檔銷毀申請表》,并經(jīng)相應(yīng)批準人批準后,方可進行銷毀。重要級以上文檔,須部門主管批準后方可銷。機密級公司文檔, 須經(jīng)公司經(jīng)理批準后方可銷毀。

3、銷毀文檔須由兩人以上共同完成,并填寫《文檔銷毀登記表》。

七、附表的管理

本制度暫定8個附表，附表的管理由檔案管理者兼管，分類管理每個附表，便于填寫和查閱。附表的編號為：啟用時的年月日+十位。

八、其它 本制度未提及部份或不夠完善的條款將在實踐中不斷完善,過去凡與本制度不符合的相關(guān)制度和辦法以本制度為準。本公司涉及文檔管理的工作人員必須嚴格遵照執(zhí)行。本制度自簽發(fā)人簽字日起生效執(zhí)行。另附：附表1《文件接收登記表》 附表2《文件移交登記表》

第二篇：公司文件資料歸檔管理制度（范文模版）

公司文件資料歸檔管理制度

為了更進一步規(guī)范公司的文件資料管理, 完善公司文件資料的歸檔,實現(xiàn)公司全方位規(guī)范化管理的需要,特制定本制度。

一、文件、資料的來源和范圍

文件、資料的來源有兩種：接收和發(fā)放。

1、接受到文件時填寫《文件接收登記表》和《文件移交登記表》。

2、發(fā)放的文件填寫《文件發(fā)放登記表》和《文件移交登記表》。

文件、資料的來源范圍分為：公司內(nèi)部文件、總公司文件和外來文件。

二、公司文件、資料歸檔的范圍和歸檔分類

本公司文件、資料應(yīng)歸檔分類和歸檔范圍如下:

1、行政類: 本公司對內(nèi)和對外已行文的規(guī)章制度、規(guī)定、決定、決議、通知、通報、請示、報告、批復(fù)、函件、會議紀要、公司各類證照。

2、經(jīng)營業(yè)務(wù)類: 公司規(guī)劃、計劃、經(jīng)營情況、委托書、協(xié)議書、合同、項目方案等。

3、人事類: 勞動人事檔案、勞動工資檔案等。

4、政府類：政府下發(fā)至公司的各類文件。

5、財務(wù)類: 各種財務(wù)票證、票據(jù),財務(wù)審計檔案,會計檔案,統(tǒng)計資料等。

6、音像類: 公司具有保存價值的圖紙、軟件、照片、光碟、音像等。

三、公司文件、資料歸檔的編制及編號

公司文件、資料的歸檔編制和編號應(yīng)遵循和符合: 統(tǒng)一歸類、清晰明了、輕重有別、“一案一號”、便利查閱和保管的原則。遇有一案歸入多類者應(yīng)先確定其主要類別進行編號。

1、本公司所有應(yīng)歸檔的文件、資料,一律為文件的來源、文件的范圍和部門頭一個字的漢語拼音首字母大寫合并來做編號之首。如：公司辦公室的編號首為FNB;總公司財務(wù)部發(fā)來的文件編號為SZC;燃氣協(xié)會人事部發(fā)來文件為SWR。

2、公司文件、資料的歸檔分類按本制度第一條進行分類,代碼為: 1行政 類;2經(jīng)營業(yè)務(wù)類;3人事關(guān)類;4政府類；5財務(wù)類;6音像類。13、公司文件、資料的歸檔編號按照入檔時間的先后,以年月日加十位進行歸編。

4、公司文件、資料的歸檔,應(yīng)根據(jù)文檔性質(zhì)的重要性和閱讀級別區(qū)分文檔的重要性和受保密度。分為“一般級”“重要級”“機密級”。以“A”代表一般級,“B” 代表重要級,“C” 代表機密級。

“A”一般級文檔包含: 公開發(fā)布的公司經(jīng)營發(fā)展大綱、經(jīng)營戰(zhàn)略和經(jīng)營方針、各類通知和通告、任命、總結(jié)和領(lǐng)導(dǎo)講話、一般性會議紀錄等。

“B”重要級文檔包含:公司重要會議紀要、重要經(jīng)營項目及決策、經(jīng)營合同、公司經(jīng)營情況、重要項目資料、項目合同協(xié)議等,人事檔案薪資性檔案、勞動合同,技術(shù)資料,財務(wù)資料等。

“C”機密級文檔: 內(nèi)控的公司經(jīng)營發(fā)展大綱、經(jīng)營戰(zhàn)略和經(jīng)營規(guī)劃、經(jīng)營項目及決策、戰(zhàn)略性的合作協(xié)議及其合同等。

5、綜上公司文件、資料歸檔的編制及編號為:文件的來源、文件的范圍和部門頭一個字的漢語拼音首字母大寫+類別+發(fā)布年月日+歸檔序號+（受密級）。

例如: 將總公司辦公室公開發(fā)布的通知歸檔為2013年5月3日第一份檔案，其編號為: JZB12013050301(A)。

四、檔案的保管、調(diào)閱與歸還

1、巳歸檔的公司文件、資料,由辦公室統(tǒng)一編號后形成《文件檔案》,并根據(jù)文檔的重要性和相關(guān)性交相應(yīng)部門的專管員保管。

2、巳歸檔的公司文件、資料,由專管員負責(zé)填寫《文檔管理登記表》,并按指定專柜分類進行存放和保管。并注意防霉、防濕、防火、防蟲蛀、防丟失。

3、公司檔案必須依照職務(wù)級別進行調(diào)閱。調(diào)閱時須填寫《文檔調(diào)閱申請表》。一般級公司文檔,須填寫《文檔調(diào)閱申請表》方可調(diào)閱。重要級以上文檔,須經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準后方可調(diào)閱。機密級公司文檔, 須經(jīng)公司經(jīng)理批準后方可調(diào)閱。

4、公司文件、資料檔案跨公司調(diào)閱, 須經(jīng)公司經(jīng)理批準后方可調(diào)閱,并僅限于文檔的查閱，不得復(fù)制或帶走。

5、檔案歸還時間為《文檔調(diào)閱申請表》上填寫的時間內(nèi)，歸還時必須填

2寫《文檔歸還登記表》。

五、歸檔保存期限

1、永久保存: 本公司章程、公司各類證照、各級批文、印鑒、規(guī)章制度、不動產(chǎn)所有憑證、債權(quán)債務(wù)憑證。公司規(guī)劃、計劃、經(jīng)營總結(jié)、技術(shù)資料、長期項目合同、財務(wù)會計報表、統(tǒng)計報表。勞動人事檔案及資料、其它核定須永久保存的文檔。

2、五年保存: 根據(jù)需要須保存的文檔。財務(wù)審計檔案,會計檔案,統(tǒng)計資料各種財務(wù)票證、票據(jù)等按國家相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

3、三年保存:期滿或巳解除的合同協(xié)議、完結(jié)后的項目方案、其它經(jīng)核定須三年保存的文檔。

4、一年保存:部門工作計劃及其工作總結(jié)、完結(jié)后的部門請示報告、經(jīng)核定己完結(jié)且無必要保存的文檔。

六、檔案的銷毀

1、原則上,應(yīng)每年定期將超過保存期且無保保存價值的文檔進行清理并銷毀。

2、待銷毀的文檔由專管員填報《文檔銷毀申請表》,并經(jīng)相應(yīng)批準人批準后,方可進行銷毀。重要級以上文檔,須部門主管批準后方可銷毀。機密級公司文檔, 須經(jīng)公司經(jīng)理批準后方可銷毀。

3、銷毀文檔須由兩人以上共同完成,并填寫《文檔銷毀登記表》。

七、附表的管理

本制度暫定8個附表，附表的管理由檔案管理者兼管，分類管理每個附表，便于填寫和查閱。

附表的編號為：啟用時的年月日+十位。

八、其它

本制度未提及部份或不夠完善的條款將在實踐中不斷完善, 過去凡與本制度不符合的相關(guān)制度和辦法以本制度為準。本公司涉及文檔管理的工作人員必須嚴格遵照執(zhí)行。

本制度自簽發(fā)人簽字日起生效執(zhí)行。

另附：附表1《文件接收登記表》

附表2《文件移交登記表》 3

附表3《文件發(fā)放登記表》

附表4《文檔管理登記表》

附表5《文檔調(diào)閱申請表》

附表6《文檔歸還登記表》

附表7《文檔銷毀申請表》

附表8《文檔銷毀登記表》

湖南長燃清潔能源有限公司

2013年7月1日4

第三篇：文件歸檔管理制度

檔案工作崗位責(zé)任制

一、分管檔案工作的局領(lǐng)導(dǎo)職責(zé)

1、組織全局性的宣傳、貫徹、執(zhí)行《中華人民共和國檔案法》和上級關(guān)于檔案工作的各項方針政策的活動。

2、加強對局檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，將檔案工作納入局的整體發(fā)展計劃，列入局議事日程，督促分管部門按上級和局檔案部門要求做好應(yīng)做的工作。

3、關(guān)心檔案工作和檔案室的建設(shè)與發(fā)展，從人力、物力、財力上給予支持，及時解決工作中的重大問題和困難，改善工作條件，使檔案工作與局各項工作協(xié)調(diào)發(fā)展。

二、局檔案員職責(zé)

1、貫徹實施《檔案法》等檔案工作的法律、法規(guī)，建立健全檔案管理制度。

2、對各有關(guān)處室形成的各種材料的收集、整理、立卷和歸檔進行監(jiān)督和指導(dǎo)。

3、負責(zé)收集出國考察人員應(yīng)當歸檔的有關(guān)材料和照片，收集領(lǐng)導(dǎo)同志外出開會的發(fā)言材料和帶回的帶有密級的材料。

4、負責(zé)管理全局各種門類和載體的檔案，維護檔案的完整、準確與安全，并為本單位各項工作的需要提供服務(wù)。

5、按時向上級主管部門報送檔案工作統(tǒng)計材料。

6、按規(guī)定向檔案館移交應(yīng)進館的檔案。

三、分管檔案工作的各處（室）領(lǐng)導(dǎo)職責(zé)

1、配備具有較好政治業(yè)務(wù)素質(zhì)的專（兼）職檔案人員，并保持相對穩(wěn)定。

2、將檔案工作納入本單位的議事日程（每半年研究一次檔案工作），幫助專（兼）職檔案人員解決工作中的實際困難。

3、組織本單位人員學(xué)習(xí)檔案法規(guī)，執(zhí)行局檔案工作的規(guī)章制度。

4、疏通渠道，嚴格制度，督促有關(guān)人員注意平時各類文件材料的形成積累，積極配合專（兼）職檔案人員的歸檔工作。

5、協(xié)同檔案室監(jiān)督、檢查本單位文件材料預(yù)立卷、整理組卷、歸檔驗收及檔案鑒定工作。

6、負責(zé)檢查本單位專（兼）職檔案人員履行檔案崗位職責(zé)情況。

四、各處、室專（兼）職檔案人員職責(zé)

1、堅持平時整理。根據(jù)本單位不同種類文件材料的形成特征，制定案卷類目，合理分類存放，便于利用和歸檔。

2、負責(zé)本單位文件材料的形成、積累、保管和整理歸檔工作，保證歸檔文件材料完整、準確、系統(tǒng)。

3、歸檔案卷做到組卷合理，頁號編寫準確，案卷目錄清楚，案卷標題簡明扼要。

4、保管好本部門應(yīng)歸檔的案卷，注意文件材料的安全和保密。

5、主動接收局檔案員的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和督促檢查，按規(guī)定時間向檔案室移交。

6、積極參加業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，不斷提高檔案工作水平。

7、按檔案室要求對檔案進行分類、整理、編目，并編制檢索工具。

8、按歸檔時間向檔案室提供檔案目錄和統(tǒng)計年報表。文件、材料收集歸檔制度

一、收集歸檔范圍

本機關(guān)在各項工作中形成的具有保存價值的，或者上級和下級送來的與本機關(guān)關(guān)系很密切的文件材料(包括公文、電報簿冊、書信、會議、電話記錄、圖紙、登記表、報表、名冊、獎品、照片、錄音帶、錄像帶等，下同)都屬收集歸檔范圍，應(yīng)按規(guī)定的范圍、時間和要求交本部門資料員或綜合檔案室歸檔。

(一)本級文件

1、各種代表會議、工作會議、專業(yè)會議、各級干部會議的會議記錄、會議紀要。

2、工作計劃、規(guī)定、方案、安排、總結(jié)、小結(jié)、匯報、簡報、通報、通知。

3、各種綜合的或?qū)ｎ}的調(diào)查、檢查、考察等報告。

4、向上級請示，與其他單位的來往文書，對下級的指示、批復(fù)、通知。

5、各項決定、決議、規(guī)定、標準、規(guī)范、條例、辦法、制度、守則、要求。

6、各級領(lǐng)導(dǎo)的報告、講話、發(fā)言稿或提綱、記錄。

7、反映生產(chǎn)、基建、科研設(shè)備、工藝情況底圖、藍圖及文字材料。

8、各種報表、名冊、登記表、簿冊、數(shù)據(jù)、憑證。

9、反映本機關(guān)、本地區(qū)重要活動的照片、錄音帶、錄像帶。

10、電報、重要電話記錄、機關(guān)工作日記。

11、年鑒、大事記、基礎(chǔ)數(shù)字匯編、基本情況綜合。

12、本機關(guān)制發(fā)的獎狀、獎證、獎?wù)?、獎旗、獎品。?/p>

13、有關(guān)房產(chǎn)、財產(chǎn)、物資、檔案、債權(quán)、捐贈等的憑證，發(fā)放各種證明、證件存根。

14、已故人員資料。

15、重要的人民來信及處理材料。

16、本機關(guān)編輯、出版的書刊、資料樣板。

17、本機關(guān)(包括上報和下批)干部任免、呈批表、調(diào)配培訓(xùn)、專業(yè)技術(shù)職務(wù)評定、聘任、黨、團干部名冊、年終統(tǒng)計、報表、干部的錄用、轉(zhuǎn)正、定級、調(diào)資、離休、撫恤等審批表及干部獎懲等文件材料。

(二)上級文件材料

1、上級(包括各部門及派駐本機關(guān)的調(diào)查組、檢查組、工作組，下同)有關(guān)本機關(guān)、本地區(qū)工作或問題的決定、決議、指示、批復(fù)及調(diào)查、檢查、經(jīng)驗材料。

2、各級領(lǐng)導(dǎo)同志、國際友人、人民代表、政協(xié)委員視察本機關(guān)、本地區(qū)時的指示、講話、題詞、照片、錄音、錄像。

3、上級發(fā)給本機關(guān)的獎狀、獎冊、獎?wù)?、獎旗、獎品。?/p>

4、上級報刊刊載有關(guān)本機關(guān)、本地區(qū)情況的文章。

(三)同級文件材料

1、有關(guān)單位與本機關(guān)聯(lián)合召開會議，共同進行工作，協(xié)作查處案件或問題共同署名的文件材料。

2、有關(guān)單位與本機關(guān)簽訂的合同、合約、協(xié)議。

3、有關(guān)單位與本機關(guān)涉及比較重要的工作或問題的來往文書。

4、有關(guān)單位發(fā)來的重要的、需要執(zhí)行的方針、政策性文件。(四)下級文件材料

1、年季度工作總結(jié)、重要的專題工作總結(jié)。

2、重要的調(diào)查報告、檢查報告、典型材料，比較重要的工作經(jīng)驗、重要的請示、法規(guī)性的備案文件。

3、重要的名冊、登記表。

4、大事記、基本情況匯編、基礎(chǔ)數(shù)字匯編。

二、歸檔份數(shù)

文書檔案一式兩份，其中正文和簽發(fā)稿各一份作存檔用，一份作文件匯編用。

三、歸檔時間和方法

(一)凡經(jīng)過打字室打印的文件，打印好后由打字員收集，交文書檔案員歸檔。

(二)凡各部門發(fā)出的文件，由各部門辦公室的有關(guān)人員收集，交由綜合檔案室歸檔。

(三)一項工作已完成時(包括一項已完成或一個會議已結(jié)束，一個問題已解決，一件案件已處理等)，由各部門辦公室的有關(guān)人員，將進行該項工作形成的全部文件材料，系統(tǒng)整理后送交綜合檔案室歸檔。

(四)外出開會、考察、學(xué)習(xí)、參觀形成或帶回應(yīng)歸檔的文件材料，在該項活動結(jié)束時交由文書檔案員歸檔。

(五)工作總結(jié)、各種年報、黨員、干部名冊，應(yīng)于翌年一月底前交文書檔案歸檔。

(六)每年的二月底前進行一次全面、徹底的歸檔，各部門要把上一年應(yīng)歸檔而未歸檔的全部文件材料移交綜合檔案室歸檔。

四、歸檔要求

(一)應(yīng)歸檔的文件、材料應(yīng)由各辦線資料員收集全齊。

(二)正文與底稿(簽發(fā)稿)主件或附件、請示與批復(fù)、來文與復(fù)文一起歸檔。

(三)歸檔文件材料注意：檢查應(yīng)蓋公章是否蓋了，文件沒有標題應(yīng)加上標題，內(nèi)容、摘要、文件沒有標明日期的要標上日期。

(四)歸檔的文件材料應(yīng)是原稿原件，不得用復(fù)制件。

(五)歸檔的照片、錄音帶、錄像帶要一一寫上文字說明。

(六)凡是歸檔的文件材料必須經(jīng)過初步整理，把同一具體問題的文件材料集中在一起，按文件的先后形成排列好。

檔案鑒定制度

１、檔案鑒定工作，是甄別和判定檔案的價值，并據(jù)以確定檔案“存毀”的工作。

２、檔案鑒定工作，是一項科學(xué)性很強的工作，必須堅持全面觀點、堅持歷史觀點、堅持發(fā)展觀點。

３、檔案鑒定，必須按照黨和國家制定的鑒定工作原則和鑒定標準進行。

４、檔案鑒定工作，必須有組織、有領(lǐng)導(dǎo)地進行，一般應(yīng)有領(lǐng)導(dǎo)、專業(yè)人員和有關(guān)單位代表參加的鑒定小組負責(zé)進行。

５、凡是經(jīng)過認真的鑒定，判定為保存或銷毀的檔案，必須按照規(guī)定的程序，辦好鑒定手續(xù)。

６、檔案鑒定工作，是一項決定檔案命運的工作，檔案工作人員必須嚴肅、慎重地對待鑒定工作，嚴格遵守檔案鑒定工作制度。檔案借閱管理制度

為了加強本單位檔案管理，搞好各門類檔案的提供利用工作，特制定以下制度：

1、本單位各部門借閱檔案，必須按照單位制定的各門類檔案借閱管理標準辦理借閱手續(xù)。

2、外單位來人查閱本單位檔案，需持單位介紹信并經(jīng)單位有關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)簽字批準，方可查閱，不得抄錄或借出。

3、機密、秘密、絕密檔案借閱一律按照《檔案安全保密標準》中的要求辦理。

4、查閱各門類檔案應(yīng)在閱覽室內(nèi)進行，不劃道、涂改、折卷、裁剪、拍照、撕毀等。特殊情況需借出的，需經(jīng)部門負責(zé)人 批準，但借出時間不得超過一周，不得轉(zhuǎn)借他人。需繼續(xù)使用者要辦續(xù)借手續(xù)，確保檔案的完整與安全。

5、珍貴的實物檔案、重要的照片、底片、縮微膠片等檔案一律不借出。

6、凡私自抄錄、攝、描繪、折散、刪刮、撕毀檔案等行為者嚴格按照國家《檔案法》、《保密法》予以追究法律現(xiàn)行責(zé)任。檔案保密管理制度

一、檔案是國家的寶貴財富，企業(yè)各門類檔案本身具有機要性質(zhì)，因此，檔案部門和工作人員，必須遵守保密制度，履行保密手續(xù)，嚴格遵守保密十條原則，確保檔案的安全。

二、凡是利用檔案，必須經(jīng)檔案人員提供，任何人不得直接動用。

三、借閱檔案必須嚴格按照檔案借閱制度辦理手續(xù)，限期使用，按期返還，返還檔案要認真檢查核對，發(fā)現(xiàn)問題及時追查。

四、利用絕密、機密檔案以及引進技術(shù)資料、科研成果、發(fā)明創(chuàng)造、專利、新產(chǎn)品、新工藝等技術(shù)文件材料，須嚴格履行審批手續(xù)，未經(jīng)批準的，嚴禁提供利用。

五、外單位查閱檔案，需持介紹信經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)和主管部門批準。復(fù)制檔案和外供圖紙和技術(shù)文件，統(tǒng)一由公司檔案信息中心嚴格按照審批手續(xù)提供，任何單位和個人一律無權(quán)外供。對于擅自向外轉(zhuǎn)借、提供圖紙資料和技術(shù)文件等檔案材料者，必須追查責(zé)任，對于嚴重損害國家和我公司利益者，要依法追查刑事責(zé)任。

六、停產(chǎn)或已生產(chǎn)完畢的產(chǎn)品圖紙和技術(shù)文件材料以及其他經(jīng)鑒定審批擬銷毀的檔案資料，統(tǒng)一按公司下文件由公司檔案信息中心組織回收，統(tǒng)一銷毀，其他任何單位和個人一律無權(quán)處理或自行銷毀。

七、發(fā)現(xiàn)有關(guān)泄密事件，應(yīng)立即報告，及時追查。

八、不允許傳抄、自行翻印機密文件和帶密級的檔案材料。

九、不允許將機密文件帶回家中和到領(lǐng)導(dǎo)辦公室隨意翻閱文件。嚴禁攜帶機密文件、檔案資料游覽、參觀、探親、訪友，出入公共場所。

十、單位領(lǐng)導(dǎo)和保密小組要定期檢查保密工作，總結(jié)經(jīng)驗，堵塞漏洞嚴防失密、泄密發(fā)生。檔案復(fù)制制度

1、本單位工因工作需要復(fù)制一般文件材料時要經(jīng)檔案室審批；本單位工復(fù)制本職工作范圍以外的檔案，需經(jīng)有關(guān)業(yè)務(wù)部門負責(zé)人同意；復(fù)制機密檔案材料（局會議記錄等）須經(jīng)局檔案員和分管檔案工作的局領(lǐng)導(dǎo)審批后方可復(fù)制。

2、外單位一般不予復(fù)制，確因工作需要應(yīng)持單位介紹信，經(jīng)檔案員同意方可復(fù)制。

3、復(fù)制后要及時進行登記。檔案統(tǒng)計制度

１、檔案統(tǒng)計工作是以檔案工作中大量的現(xiàn)象為對象，以表格、數(shù)字的形式揭示檔案和檔案工作中諸現(xiàn)象的現(xiàn)狀、發(fā)展過程及其一般規(guī)律性的工作。

２、統(tǒng)計作用。檔案統(tǒng)計工作，為制定檔案工作的方針、政策，編制檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃，開展檔案科學(xué)研究，進行定性分析與定量分析，提供科學(xué)的依據(jù)。

３、統(tǒng)計內(nèi)容。對檔案的收進、移出、整理、鑒定、保管數(shù)量和狀況，以及檔案的構(gòu)成、利用、機構(gòu)和人員等情況的基本統(tǒng)計和其他專門統(tǒng)計。

４、統(tǒng)計任務(wù)。對檔案和檔案工作的發(fā)展情況進行統(tǒng)計調(diào)查、統(tǒng)計分析、提供資料，實行統(tǒng)計監(jiān)督。

５、統(tǒng)計對象。對檔案實體及其管理狀況的統(tǒng)計和檔案事業(yè)的組織與管理現(xiàn)狀的統(tǒng)計。

６、統(tǒng)計方法。檔案統(tǒng)計工作，必須把零星的個別的原始資料，進行綜合整理，使之成為能反映整體現(xiàn)象的資料，再進行分析和研究，總結(jié)出典型性的經(jīng)驗教訓(xùn)，以提高檔案的科學(xué)管理水平。

７、按期統(tǒng)計。平時必須積極收集資料，做好單項的統(tǒng)計；半年必須做好各項工作的初步統(tǒng)計；年終必須進行全面的系統(tǒng)的統(tǒng)計。８、專人統(tǒng)計。配備統(tǒng)計人員，熟悉統(tǒng)計業(yè)務(wù)；掌握統(tǒng)計資料，數(shù)字統(tǒng)計連貫；準確統(tǒng)計數(shù)字，按時統(tǒng)計上報。檔案庫房管理制度

１、檔案保管工作，是采用一定的技術(shù)設(shè)備、措施和方法，對檔案實行科學(xué)保管和保護，防治檔案損毀，延長檔案壽命，維護檔案安全。２、按專業(yè)類項進行保管，做到檔案存放條理化、排列系統(tǒng)化、保管科學(xué)化，以利于檔案的保護管理。

３、堅持以防為主、防治結(jié)合方針，切實做好檔案“十防”（即防盜、防水、防火、防潮、防塵、防鼠、防蟲、防高溫、防強光、防泄密）工作，確保檔案完整安全。

４、加強庫房基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，逐步購臵先進設(shè)備，改善庫房管理條件；引用先進科學(xué)技術(shù)，實行科學(xué)管理。

５、庫房要保持溫度在攝氏１４－２４°Ｃ，相對濕度在４５－６０％之內(nèi)；保持清潔干凈，做到無塵、無蟲、無鼠、無有害氣體污染。６、庫房管理人員要做到天天打掃衛(wèi)生，每天上下班各檢查一次溫濕度，每月清理二次檔案柜衛(wèi)生，發(fā)現(xiàn)有字跡褪變和紙張破損的案卷，及時進行搶救。

７、接交進館的檔案，要認真清點，履行簽字接交手續(xù)；檔案外借，要認真清點，履行批準手續(xù)，并保證按期歸還；非工作人員不得進庫房，以防意外；在庫房里不準吸煙。檔案銷毀制度

１、檔案的銷毀，是指對沒有保存價值的不歸檔文件和保管期限已滿無須繼續(xù)保存的檔案進行銷毀處理。

２、檔案銷毀，必須按照國家規(guī)定檔案銷毀的標準，嚴格進行鑒定。３、經(jīng)過鑒定確需銷毀的檔案，必須寫出銷毀檔案內(nèi)容分析報告，列出檔案銷毀清冊。

４、檔案銷毀，必須嚴格執(zhí)行審批制度，履行批準手續(xù)。

５、批準銷毀的檔案，應(yīng)及時送造紙廠化為紙漿或焚毀，且要有兩人鑒銷；銷毀完畢，鑒銷人要在銷毀清冊上寫明某曰已銷毀并簽名蓋章。６、檔案的銷毀，必須在相應(yīng)的《案卷目錄》、《檔案總登記簿》和《案卷目錄登記簿》上注明“已銷毀”。企業(yè)檔案管理制度

第一章

總則

第一條為了加強公司系統(tǒng)的檔案管理，實現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化、制度化、更好地為 公司各項工作服務(wù)，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》和（總公司辦公制度》有關(guān)規(guī)定，結(jié)合公司實際情況，特制定本辦法。

第二條凡總公司各部門、專業(yè)公司（下稱各單位）在工作活動中形成的，具有查考利用價值的文件材料，必須按規(guī)定定期向總公司機要檔案室移交，集中管理，任何單位和個人不得據(jù)為已有。

第三條各單位的領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)重視本單位文件資料的管理和文書立卷工作，配備專職或兼職人員負責(zé)此項工作。

第四條 公司系統(tǒng)的文書立卷工作和檔案管理工作由總公司辦公室負責(zé)監(jiān)督和指導(dǎo)。

第二章

歸檔范圍

第五條凡是反映公司工作活動、具有查考利用價值的文件材料（公文、電報、傳真、圖表、書信、報刊、錄音、錄像、盤片J員片等）均屬歸檔范圍。

第六條上級機關(guān)文件材料應(yīng)歸檔的有。

（一）上級機關(guān)頒發(fā)的需要公司貫徹執(zhí)行的文件材料；

（二）黨和國家領(lǐng)導(dǎo)人及上級機關(guān)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)視察、檢查公司工作時的重要指示、講話。題詞、照片和有特殊保存價值的錄音、錄像等聲像材料及登載相關(guān)內(nèi)容的報刊。

（三）代上級機關(guān)草擬并被采用為文件的定稿和印本。

（四）其他文件材料。第七條公司文件材料應(yīng)歸檔的有。

（一）公司頒發(fā)的（包括轉(zhuǎn)發(fā)及其他單位聯(lián)合頒發(fā)的）各種正式文件的簽發(fā)稿、印本、重要文件的修改稿。

（二）公司的請求與上級機關(guān)的批復(fù)文件，各部門、各專業(yè)公司、各子公司及其他各所屬企業(yè)的請求與本公司的批復(fù)文件；

（三）公司及各部門的工作計劃、總結(jié)、報告；

（四）公司召開的各種會議的全套文件以及會議形成的聲像材料；

（五）公司領(lǐng)導(dǎo)公務(wù)活動形成的重要文件、電報、電話記錄，從外單位帶回的與公司有關(guān)的文件材料；

（六）公司領(lǐng)導(dǎo)或各部門有關(guān)負責(zé)人代表公司對電視臺、廣播電臺及報刊記者的新聞發(fā)布稿和聲像材料、撰寫專題文章及在外單位重要講話的稿本；

（七）反映公司經(jīng)營和管理的專業(yè)文件材料，如實業(yè)投資項目、房地產(chǎn)開發(fā)、貿(mào)易、證券、信貸、租賃、世行貸款、轉(zhuǎn)貸等業(yè)務(wù)中產(chǎn)生的各種文件、資料、合同、樣票等；

（八）公司或公司匯總的統(tǒng)計報表和統(tǒng)計分析資料（包括計算機盤片等）；

（九）公司及各部門、各專業(yè)公司成立、啟用印章及其組織機構(gòu)、人員編制等文件材料；

（十）公司及各部門、各專業(yè)公司制定的規(guī)章制度等；

（十一）公司的歷史沿革（包括公司簡介）、大事記、年鑒，反映公司重要活動、事件的剪報、聲像材料，榮譽獎勵證書，有紀念意義和憑證性的實物及展覽照片、錄音、錄像等文件材料；

（十二）公司編印的公司要聞、簡報等刊物的定稿和印本，編輯出版物的定稿、樣本；

（十三）公司及各部門、各專業(yè)公司干部任免、調(diào)配、培訓(xùn)、專業(yè)技術(shù)職務(wù)評定、職工的錄用、轉(zhuǎn)正、定級、調(diào)資退職、退休、醫(yī)療、扶恤、死亡、獎懲等工作形成的文件材料；

（十四）公司干部、工人、黨員、團員名冊、報表；

（十五）公司干部、工人轉(zhuǎn)移工資、行政、黨、團關(guān)系的介紹信存根；

（十六）公司外事活動中形成的請示、報告、計劃、考察總結(jié)、重要簡報、會議紀要、會談記錄、聲像材料、有參考價值的材料、互贈禮品清單、工作來往文件等；

（十六）公司解決法律糾紛問題形成的文件材料；

（十八）公司或部門、專業(yè)公司與有關(guān)單位簽訂的各種合同、協(xié)議書等文件材料；

（十九）公司固定資產(chǎn)登記，財產(chǎn)，物資、檔案等移交憑證；

（二十）公司購臵大型設(shè)備和基建工作中形成的憑證、協(xié)議合同、圖紙文件材料。

第八條同級機關(guān)和非隸屬機關(guān)文件材料應(yīng)歸檔的有：

（一）同級機關(guān)和非隸屬機關(guān)頒發(fā)的非本公司經(jīng)營范圍但需要執(zhí)行的法規(guī)性文件；

（二）有關(guān)業(yè)務(wù)機關(guān)檢查本公司工作形成的重要文件；

（三）同級機關(guān)和非隸屬機關(guān)與本公司聯(lián)系、協(xié)商工作的來往文件。

第三章 立卷歸檔要求

第九條公司各單位應(yīng)在每年3月底以前將上辦理完畢、需歸檔的文件材料整理、立卷，向總公司辦公室移交。

第十條各單位必須嚴格遵守歸檔制度，不得無故延期或不交應(yīng)歸檔的文件材料，如有些材料還需使用，也應(yīng)先按立卷歸檔后再辦理借閱手續(xù)。

第十一條各單位向總公司辦公室移交檔案時，要嚴格履行移交手續(xù)。

第十二條歸檔案卷的總要求是：遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)別不同價值，便于保管和利用。具體應(yīng)做到下述幾點：

（一）歸檔的文件材料種類、份數(shù)以及每份文件的頁數(shù)均應(yīng)齊全完整。歸檔的項目檔案應(yīng)包括如下文件：項目建議書、可行性研究報告、立項批復(fù)、項目評估報告、批準項目文件、協(xié)議、合同、營業(yè)執(zhí)照（復(fù)印件）、章程、項目人員任兔文件，有關(guān)項目業(yè)務(wù)的各種意向書、紀要、備忘錄、電話記錄、請示、報告、批復(fù)及其它有關(guān)項目業(yè)務(wù)的音像制品、計算機盤片等。

（二）在歸檔的文件材料中，應(yīng)將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件、多種文字形成的同一文件立在一起，不得分開；文電應(yīng)全在一立卷。

（三）卷內(nèi)文件材料應(yīng)區(qū)別不同情況進行排列，密不可分的文件材料應(yīng)依序排列在一起，即批復(fù)在前，請示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；

（四）卷內(nèi)文件材料應(yīng)按排列順序依次編寫頁號或件號。裝訂的案卷，應(yīng)統(tǒng)一在有文字的每頁材料正面的右上角、背面的左上角填寫頁號；不裝訂的案卷，應(yīng)在卷內(nèi)每份文件材料的右上方編號，圖表和聲像材料等也應(yīng)在圖表上或聲像材料的背面編號。

（五）永久、長期和短期案卷必須按規(guī)定的格式逐件填寫卷內(nèi)文件目錄，對文件材料的題名不要隨意更改和簡化；沒有題名應(yīng)擬寫題名，有的雖有題名無實質(zhì)內(nèi)容的也應(yīng)重新擬寫：沒有責(zé)任者、年、月、日的文件材料要考證清楚，填入有關(guān)項內(nèi)；卷內(nèi)文件目錄放在卷目。

（六）聲像材料應(yīng)用文字標出攝像或錄音的對象、時間、地點、中心內(nèi)容和責(zé)任者。

（七）本公司各部門及各專業(yè)公司立卷所需的案卷封皮、卷內(nèi)文件目錄表由總公司辦公室統(tǒng)一發(fā)給。

第四章 檔案保管期限

第十三條文書檔案的保管期限定為永久、長期和短期三種。長期為十六至五十年左右，短期為十五年以下，三年以上。

第十四條確定公司檔案保管期限的原則

（一）凡是反映公司主要職能活動和基本歷史面貌的，對本公司有長遠利用價值的檔案，列為永久保管。

（二）凡是反映公司一般活動，在較長期時間內(nèi)對公司工作有查考利用價值的文件材料，列為長期保管。

（三）凡是在較短時間內(nèi)對公司有參考價值的文件材料，列為短期保管。

第五章 檔案的鑒定與銷毀

第十五條公司辦公室秘書處對所保存的檔案定期進行鑒定，對于保存期限已滿的檔案材料，按規(guī)定進行銷毀。

第十六條檔案鑒定工作由辦公室主持，有關(guān)部門參加，組成檔案鑒定小組，對被鑒定的檔案進行逐件審查，提出存毀意見。

第十七條檔案材料鑒定小組審定，并經(jīng)公司有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準后，方可銷毀。第十八條銷毀檔案材料，要由二人以上并在指定地點進行監(jiān)銷，監(jiān)銷人要在銷毀清冊上簽字。

第六章 檔案的借閱

第十九條公司各部門因工作需要，借閱本部門的業(yè)務(wù)檔案需經(jīng)本部門領(lǐng)導(dǎo)批準，然后到公司辦公室秘書處機要室填寫檔案借閱單，方可借閱。

第二十條公司各部門借閱非本部門的業(yè)務(wù)檔案須經(jīng)檔案所屬部門同意或公司領(lǐng)導(dǎo)批準。

第二十一條借閱檔案必須嚴格履行登記手續(xù)，歸還的檔案要進行檢查、清點，并在登記薄上注銷。

第二十二條借閱檔案的同志，不得泄密、涂改、折散、轉(zhuǎn)借復(fù)印和攜帶檔案外出，如有特殊情況需要轉(zhuǎn)借或攜帶檔案外出時，須經(jīng)辦公室主任批準。

第二十三條借閱的檔案用完后，應(yīng)及時歸還，借用時間一般不得超過十天。

第二十四條借閱人對檔案要妥善保管，不得遺失，如有遺失，按本制度第七章第三十一條進行處罰。

第二十五條凡借閱的檔案、文件一律不得私自復(fù)印，如工作需要，應(yīng)按公司有關(guān)保密規(guī)定辦理。

第七章 罰 則

第二十六條公司各單位凡違反制度第三章第九條，無故延期或不交應(yīng)歸檔的文件材料的，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，限期上交，經(jīng)催交仍拖延不交的，除責(zé)令其文件負責(zé)人和單位領(lǐng)導(dǎo)寫出書面檢查外，各罰款100元～500元，并予以通報批評。

第二十七條公司各單位凡違反制度第六章第十四條，泄露秘密，按《公司保密工作條例）進行處理。對涂改、拆散或未經(jīng)辦公室領(lǐng)導(dǎo)批準轉(zhuǎn)借、復(fù)印或攜帶檔案外出的；視具體情況，對其單位領(lǐng)導(dǎo)和當事人各罰款500元～1000元，并予以通報批評。

第二十八條公司各單位凡違反本制度第六章第二十五條，不按借閱期限歸還的，限期歸還并責(zé)令其當事人寫出書面檢查。

第二十九條公司各單位凡違反本制度第六章第二十六條，遺失檔案的，應(yīng)立即報告。因遺失檔案，泄露秘密的，按《公司保密工作條例》進行處理。

第八章 附則

第三十條本辦法由總公司辦公室負責(zé)解釋。

第三十一條各子公司應(yīng)根據(jù)本辦法，結(jié)合本單位的實際情況，制定具體實施細則。

第三十二公司以往的相關(guān)規(guī)定與本辦法不一致的，以本辦法為準。

第四篇：公司文件資料管理制度

惠州市七分妝化妝品有限公司

Huizhou Sevenic Cosmetic Co., Ltd.公司文件管理制度

1.目的：為適應(yīng)公司全方位規(guī)范化管理，做好公司文件管理工作，確保使用文件的統(tǒng)一性和有效性，使之規(guī)范化和制度化，特制定本制度。

2.適用范圍：本制度適用于公司所有文件的管理。

3.定義：公司文件是傳達方針政策，發(fā)布公司行政規(guī)章制度、指示、請示和答復(fù)問題、指導(dǎo)商洽工作、報告情況、交流信息的重要工具。

4.文件處理程序：公司各部門都應(yīng)堅持實事求是、尊重客觀、理論聯(lián)系實際、認真負責(zé)的工作作風(fēng)，努力提高文件質(zhì)量和處理效率。文件處理必須做到準確、及時、安全，嚴格按照規(guī)定的時限和要求完成。

4.1總裁辦負責(zé)公司行政文件的編制、發(fā)放、登記、存檔、更改、回收、作廢等管理工作。4.2公司各職能部門負責(zé)本部門的文件編制、編號、登記、存檔、更改和專用文件的管理，發(fā)放文件必須在總裁辦備份存檔，并接受總裁辦的檢查與監(jiān)督。5.文件分類：公司的公文主要可分為以下類：

5.1管理制度：適用于公司各部門的規(guī)范性程序的明確，包括條例、制度、規(guī)定、管理辦法。“條例”一般應(yīng)用于系統(tǒng)性制度匯編；“制度”一般應(yīng)用于某一方面職能的明確；“規(guī)定”應(yīng)用于一項具體工作的明確；“管理辦法”一般是對條例、制度或規(guī)定的細化性操作程序明確。

5.2工作通知：適用于轉(zhuǎn)發(fā)上級文件，批轉(zhuǎn)下級文件，要求下級辦理和需要共同執(zhí)行的事項； 5.3人事通知 適用于公司人員錄用、晉升、調(diào)動、降職、獎懲等事項的公布。5.4工作報告 適用于下級因為某項工作對上級進行匯報請示的行文。5.5會議紀要 適用于公司各級會議進行的記錄的文件。

5.6對外發(fā)函 適用于公司因某項事情對外部機構(gòu)或個人發(fā)送的文件。

5.7決定、決議：對重要事項或重大行動做出安排，用“決定”；經(jīng)會議討論通過并要求貫徹的事項，用“決議”。

5.8通報：表彰先進，批評錯誤，傳達重要信息。5.9請示：向上級請求批示與批準，用“請示”。5.10批復(fù)：答復(fù)請示事項用“批復(fù)”。6.文件格式：

6.1公司所有文件采用A4豎版模式，四周頁邊距設(shè)置為2.5CM，頁腳設(shè)置為1.5CM，采用數(shù)字形式； 6.2文件首頁頂部添加公司徽標和中英文名稱。

6.3文件一般由標題、發(fā)文字號、簽發(fā)人、密級、緊急程度、正文、附件、發(fā)文時間、印章、主題詞、主送單位（部門）、抄報（送）單位（部門）等部分組成；

6.4文件標題使用華文中宋體小二號，其他均使用宋體五號，1.5倍行距。標題與公司徽標間空一行；標題下方靠右為發(fā)文編號；發(fā)文編號與正文之間可空一行；正文中小標題可使用粗體；章節(jié)段落之間可空一行；文件落款位置偏右，正文與落款之間空二行；有附件的文件，附件在文本正文后落款前列出，與正文間隔一行、與落款間隔二行。

6.5發(fā)文字號包括代號、年號、順序號；公司各類文件須統(tǒng)一編制發(fā)文編號，編號數(shù)字不分按時間順序排序。

6.5.1公司級發(fā)文 QFZ 總字【XXXX】XXX號，一般適用公司級重大決定、戰(zhàn)略、管理制度等方面發(fā)文，其他各部門發(fā)文為該部門為主要責(zé)任的相關(guān)工作文件，一般不具有全局性。6.5.2人事任免類發(fā)文QFZ 人字【XXXX】XXX號 6.5.3總裁辦發(fā)文QFZ 辦字【XXXX】XXX號 6.5.4財務(wù)部發(fā)文QFZ 財字【XXXX】XXX號 6.5.5研發(fā)部發(fā)文QFZ 研字【XXXX】XXX號 6.5.6品控部發(fā)文QFZ 質(zhì)字【XXXX】XXX號 6.5.7營銷中心發(fā)文QFZ 銷字【XXXX】XXX號

6.6簽發(fā)人：制度類和通知類文件在落款處上方應(yīng)加“簽發(fā)人”項目，由相關(guān)負責(zé)人手寫簽名。文件底部應(yīng)添加與文字頁面等寬兩橫線，兩橫線間下添加“報送、發(fā)送、抄送、印制份數(shù)”等項目，1.5倍行距?！皥笏汀睘樾枰私獯宋募目偙O(jiān)級以上領(lǐng)導(dǎo)，“主送”對象為該文件直接關(guān)系到的部門或人員，“抄送”對象為該文件不直接相關(guān)卻應(yīng)該了解的部門或人員。對于版面一頁稍多的文件，文檔正文部分可以適當縮小行距，使該文件保持在一頁內(nèi)，但是如果不能保證蓋章生效和相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽字，在文件的第二頁開頭可寫明此頁無正文的字樣。

6.7密級：公司文件密級分為“絕密”、“機密”、“秘密”、“內(nèi)部文件”四級，注在文件的右上角。6.8緊急程度：最緊急、最重要、權(quán)重最大的工作或事項，標注“緊急”或“急”字樣，經(jīng)理、主管以上人員閱辦此類文件要求引起高度關(guān)注，以最快的速度，組織最有力的資源，統(tǒng)籌安排、科學(xué)組織、協(xié)調(diào)配合、逐項落實，確保工作在規(guī)定的時間內(nèi)按期完成。6.9具體要求： 6.9.1文件標題應(yīng)準確簡要概括文件的主要內(nèi)容；

6.9.2文件中包括項目符號、文件編號、統(tǒng)計表、計劃表、序號、專用術(shù)語和百分比必須用阿拉伯數(shù)字書寫，分層標識。年月日、人名、地名、文件名稱、事物名稱等，一般不要簡稱，文件必須加蓋公司公章。

例：一.（一）

1、（1）

2、（1）??

或：1.1.1 1.1.1 2.2.1 2.1.1, ??

6.9.3文件最后一頁的頁腳橫線上方有主題詞;6.9.4公司兩頁以上頁數(shù)文件都必須添加頁碼，位置為頁面底端，對齊方式為居中，首頁顯示頁碼，格式為默認格式；

6.9.5文件內(nèi)容要求按章按條款依次排列，結(jié)構(gòu)完整、層次清楚；實事求是、觀點鮮明、條理清晰、文字精煉、標點正確、用字準確、格式規(guī)范；

6.9.6本規(guī)定中其他未規(guī)定事宜，應(yīng)按照應(yīng)用文標準格式編輯。7.收文：

7.1收文一律使用《惠州市七分妝化妝品有限公司收文簿》；

7.2外單位來文均由總裁辦指定專人收文，由總裁辦統(tǒng)一拆封、登記，由行政總監(jiān)填寫《文件閱辦單》提出處理意見后，簽收人應(yīng)于接件當日即按文件的要求報送給有關(guān)部門或領(lǐng)導(dǎo)，不得積壓遲誤，屬急件的，應(yīng)在接件后即時報送。7.3文書處理工作：

7.3.1文書處理包括文件的分送、傳遞、承辦、催辦、簽收、保管、立卷歸檔等程序；

7.3.2部門文件平時的管理，要求實行分類管理，文件夾側(cè)面標題設(shè)置為4個字，添加公司徽標和 英文簡稱。如：行政管理、公司制度、公司證件、數(shù)據(jù)統(tǒng)計。文件夾內(nèi)設(shè)目錄便于查找。標題格式詳見附表； 8.發(fā)文：

8.1發(fā)文執(zhí)行惠州市七分妝化妝品有限公司發(fā)文流程，發(fā)文程序如下： 公司內(nèi)部發(fā)文：

擬稿人→核稿人：部門主管領(lǐng)導(dǎo)（經(jīng)理、總監(jiān)）審核→公司主管領(lǐng)導(dǎo)（總監(jiān)、副總裁）核準→編號→打印→蓋章（簽字）→發(fā)文→備案 對外發(fā)文：

擬稿人→部門經(jīng)理或總監(jiān)、副總裁審核→總裁核準→編號→打印→蓋章（簽字）→發(fā)文→備案 9.附則：

9.1本制度的最終解釋權(quán)及修改權(quán)歸天津瑞普生物技術(shù)股份有限公司總裁辦； 9.2本制度的制定、解釋、修改等工作由公司總裁辦負責(zé)，經(jīng)公司總裁批準后下發(fā)； 9.3本制度自下發(fā)之日起生效。9.4附相關(guān)支持性文件。9.4.1文件頁面格式 9.4.2文件閱辦單 9.4.3公文擬稿紙 9.4.4標題格式

簽發(fā)：

二零一五年六月十五日

第五篇：文件收發(fā)、歸檔管理制度

文件收發(fā)、歸檔管理制度

第一條 為減少發(fā)文數(shù)量，提高辦文速度和發(fā)文質(zhì)量，充分發(fā)揮文件在各項工作中的指導(dǎo)作用，根據(jù)集團公司有關(guān)規(guī)定，結(jié)合我集團的實際情況，特制訂本制度。

第二條 根據(jù)文件信息依賴存儲介質(zhì)的不同可將文件分為電子版文件和紙質(zhì)版文件。按性質(zhì)種類區(qū)分：行政類〈有關(guān)規(guī)章制度、事項決策、通知、會議紀要等〉，業(yè)務(wù)類〈有關(guān)業(yè)務(wù)合同、客戶函件等經(jīng)營事項〉，人事類〈有關(guān)人員招聘、安排、獎懲等〉，技術(shù)類〈有關(guān)技術(shù)標準、工程技術(shù)文件等〉，其它類〈不宜歸入上述各類的〉。具體內(nèi)容主要包括上級函、電、來文，同級函、電、來文，本單位上報下發(fā)的各種文件資料、合同、CAD圖、效果圖、預(yù)結(jié)算文件、財務(wù)帳套、資產(chǎn)配套的說明書、保修卡等。第三條 公文的簽收

1.公司所有文件(除領(lǐng)導(dǎo)或各部門訂閱的辦公文件外)均由辦公室文秘登記簽收、拆封。在簽收和拆封時，辦公室文秘需注意檢查封口,對開口和郵票撕毀函件應(yīng)查明原因。

2.對上級部門發(fā)來的文件，要進行文件、文號、編號的核定，如果其中一項不對口，應(yīng)立即報告上級部門，并登記差錯文件的文號。第四條 公文的編號保管

1.辦公室文秘拆封和簽收后應(yīng)及時附上“文件處理傳閱單”，作分類登記編號、保管。2.本公司外出人員開會帶回的文件及資料應(yīng)及時送交辦公室文秘進行登記編號保管，不得個人保存，如員工工作需要借閱的可復(fù)印或借用。第五條 公文的閱批與分轉(zhuǎn)

1.凡正式文件均需由辦公室主任(或副主任)根據(jù)文件內(nèi)容和性質(zhì)閱簽后，由辦公室文秘分送承辦部門經(jīng)理和承辦部門閱辦，重要文件或急件應(yīng)立刻呈送總經(jīng)理(或分管副總經(jīng)理)閱批后分送相關(guān)部門閱辦。為避免文件積壓誤事，一般應(yīng)在當天閱簽完。

2.一般性質(zhì)的函、電、單據(jù)等，可由辦公室直接分轉(zhuǎn)處理。如涉及多個公司或部門會辦的文件，由辦公室負責(zé)與各公司、各部門聯(lián)系后再分轉(zhuǎn)處理。

3.為加速文件運轉(zhuǎn)，辦公室文秘應(yīng)在接到文件的當天或第二天將文件送到承辦部門經(jīng)理和承辦部門，如關(guān)系到兩個以上部門，應(yīng)按批示次序依次傳閱，最遲不得超過兩天(特殊情況例外)。第六條 文件的傳閱與催辦

1.傳閱文件應(yīng)嚴格遵守傳閱范圍和保密規(guī)定，不得將有密級的文件帶回家、員工宿舍和公共場所，也不得將文件轉(zhuǎn)借其他人閱看。對尚未傳達的文件不得向外泄露內(nèi)容。

2.閱讀文件應(yīng)抓緊時間，當天閱完后應(yīng)在下班前將文件交辦公室文秘，閱批文件一般不得超過兩天，閱后應(yīng)簽名以示負責(zé)。如有領(lǐng)導(dǎo)“批示”、“擬辦意見”辦公室應(yīng)責(zé)成有關(guān)部門和人員按文件所提要求和領(lǐng)導(dǎo)批示辦理有關(guān)事宜。

3.閱文時不得抄錄全文，不得任意取走文件夾內(nèi)任何文件及附件，如確系工作需要，要辦理借閱手續(xù)，以防止丟失泄密。

4.文件閱完后，應(yīng)交辦公室文秘，切忌橫傳。

5.辦公室對文件負有催辦、檢查、督促的責(zé)任，承辦部門接到文件、函電應(yīng)立即指定專人辦理。不得將文件壓放分散，如需備查，應(yīng)按照有關(guān)保密規(guī)定，并征得辦公室同意后，予以復(fù)印或摘抄，原件應(yīng)及時歸檔。

6.按照閱文范圍，一般由有關(guān)部門定期組織學(xué)習(xí)有關(guān)文件，或由辦公室通知到單位閱文。第七條 發(fā)文的規(guī)定

1.單位上報下發(fā)正式文件的權(quán)力分別集中在集團辦公室、集團人事、各分公司辦公室，其他部門一律不得自行向上、向下發(fā)送正式文件。如若確屬工作合作關(guān)系、可發(fā)送工作聯(lián)系單。2.部門需要向上反映匯報重要工作或向下安排布置重要工作要求發(fā)文時應(yīng)分別向集團辦公室、各分公司辦公室提出發(fā)文申請，并將文件底稿分別交辦公室審核。辦公室同意發(fā)文，方可擬定發(fā)文。

3.對單位影響較大，涉及多個以上領(lǐng)導(dǎo)分管范圍的文件，須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)班子研究決定后批準簽發(fā)。其余文件均由主要領(lǐng)導(dǎo)批準簽發(fā)。第八條 發(fā)文的范圍：

1.凡是以集團辦公室、集團人事部、各分公司辦公室名義發(fā)出的文件、通告、決定、決議、請示、報告、編寫的會議紀要，均屬發(fā)文范圍。2.集團或各分公司辦公室下發(fā)文件主要用于：(1)公布單位規(guī)章制度；

(2)轉(zhuǎn)發(fā)上級文件或根據(jù)上級文件精神制訂的文件；(3)公布單位組織機構(gòu)變動或人事任免事項；

(4)公布單位重大生產(chǎn)、技術(shù)、管理、行政、生活福利等工作的決定；(5)發(fā)布有關(guān)獎懲決定和通報；

(6)對上級機關(guān)呈報、請示報告、處理決定；(7)其他有關(guān)重大事項；

3.集團各單位日常生產(chǎn)、技術(shù)、管理工作中，有關(guān)圖紙、技術(shù)文件、效果圖修改、審批工作、安排部署、傳達上級指示等事項，應(yīng)按有關(guān)制度辦理，經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準后，由各部門書面或口頭自行通知執(zhí)行，一般不用發(fā)文。第九條 發(fā)文程序規(guī)定：

1.各部門需要發(fā)文，應(yīng)事先向集團或各分公司辦公室提出發(fā)文申請；

2.集團或各分公司辦公室同意發(fā)文后，主辦部門應(yīng)以不違反國家法令，上級指示或工作實際需要草擬文件初稿；

3.草擬文稿必須從本單位角度出發(fā)，做到情況確實、觀點鮮明、條理清楚、層次分明、文字簡煉、標點符號正確、書寫工整。

4.文稿擬好后，擬搞人應(yīng)填發(fā)文申請單，詳細寫明文件標題、發(fā)送范圍、印刷份數(shù)、擬稿單位與擬稿人。

5.辦公室應(yīng)根據(jù)公司領(lǐng)導(dǎo)指示和有關(guān)制度規(guī)定，對文稿進行審查和修改。對涂改不清、文字錯漏嚴重、內(nèi)容不妥、格式不符的文稿應(yīng)退回擬稿單位重新擬稿； 6.經(jīng)辦公室審查修改后的文稿，送分管領(lǐng)導(dǎo)核稿(對文稿內(nèi)容負責(zé))；

7.對審核時修改較多，有礙打印和存檔的文稿，應(yīng)由擬搞部門重新整理寫清楚； 8.需經(jīng)會簽的文稿，應(yīng)在交付打印前送會簽部門會簽；

9.文稿審核會簽后，按批準權(quán)限的規(guī)定分別呈送相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審定批準簽發(fā)； 10.經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準簽發(fā)后的文稿交辦公室文秘統(tǒng)一編號送辦公室打?。?11.文件打印初稿，應(yīng)由擬稿人校對，并簽名；

12.文件打字后，由辦公室派專人按數(shù)印刷，再由辦公室文秘分發(fā)并檢查發(fā)文的落實情況，向辦公室主任匯報文件抵達情況。

第十條 各部門有關(guān)工作人員因工作需要借閱一般文件，需經(jīng)本部門負責(zé)人簽寫，辦公室主任簽字，并填寫文件借閱單，對有密級的文件須分管領(lǐng)導(dǎo)或辦公室主任同意后方可借閱。第十一條 借閱文件應(yīng)嚴格履行借閱登記手續(xù)，就地閱看，按時歸還。任何人不得將文件帶走或全文抄錄，不允許拆卷和在文件上勾劃等。

第十二條 辦公室主任對承辦的公文應(yīng)抓緊催辦，應(yīng)定期對事情已經(jīng)辦妥的本單位文件和上級要求限期清退的文件，進行收繳清退工作。(一般為月底一小清，季末一中清、年終一總清)。如發(fā)現(xiàn)文件丟失，必須及時查明原因和責(zé)任者，并如實向領(lǐng)導(dǎo)報告。第十三條 文件的歸檔范圍：

1.凡下列文件統(tǒng)一分別由各公司辦公室文秘負責(zé)歸檔：(1)政府部門來文，包括上級對單位報告、申請的批復(fù)；

(2)集團或各分公司辦公室發(fā)出的報告、指示、決定、決議、通報、紀要、重要通知、領(lǐng)導(dǎo)發(fā)言和生產(chǎn)工作的各類計劃統(tǒng)計、季度、報表等；(3)公司及部門各種會議記錄；(4)公司組織召開的代表大會所形成的報告、總結(jié)、決議、發(fā)言、簡報等；(5)有保存價值的來信來訪記錄及處理結(jié)果；

(6)參加上級召開的各種會議帶回的文件、資料及本單位在會上匯報材料等；

(7)政府領(lǐng)導(dǎo)同志來單位檢查視察工作的報告、指示記錄，以及本單位向上級進行匯報的提綱和材料；

(8)反映本單位生產(chǎn)活動、先進人物事跡及領(lǐng)導(dǎo)工作等的音、像攝制品；(9)工作日志和公司大事記；

(10)單位向上級請示批復(fù)的文件及上報的有關(guān)材料。

2.各部門日常工作中形成的活動資料，由各部門負責(zé)立卷歸檔。第十四條 立卷要求

1.文件立卷應(yīng)按照內(nèi)容、名稱、時間順序，分門別類地進行整理歸檔。

2.立卷時，要求把文件的批復(fù)、正本、底稿、主件、附件收集齊全，保持文件、材料的完整性。

3.要堅持平時立卷與年終立卷歸檔相結(jié)合的原則。重要工作、重要會議形成的文件材料，要及時立卷歸檔。

4.上形成的文件材料，要求在下7月份以前整理完 第十五條 文件的時效性

是指文件內(nèi)容在一定時間階段是有效的，超過這個時間段，該文件上記載的信息則是無效的，只供備查使用。超過時效性且無保存價值的文件。進入文件的銷毀管理程序。第十六條 文件銷毀流程

對于多余、重復(fù)、過時和無保存價值的文件（紙張），辦公室應(yīng)定期責(zé)成相關(guān)職能部門辦理申請銷毀手續(xù)，認真填寫文件資料銷毀申請表，對無價值文件進行銷毀，并登記造冊。第十七條 文件銷毀要求

經(jīng)審核同意銷毀的文件，應(yīng)在檔案管理員和資料分管領(lǐng)導(dǎo)及辦公室主任的共同監(jiān)督下銷毀。對銷毀的檔案，必須化為紙漿或焚毀，不準出賣和作它用。參與銷毀文檔的員工要在“檔案銷毀清冊”上簽字，以示負責(zé)，未經(jīng)審批，任何人不得私自銷毀檔案材料。