第一篇：酒店印章管理制度范本

酒店印章使用管理制度范本

為保證印章使用的合法性、嚴(yán)肅性和可靠性，有效地維護(hù)酒店利益，杜絕違法行為的發(fā)生，規(guī)范印章的使用，特制定此管理制度。1.印章刻制

1.1 酒店印章刻制須報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)，由行政部憑酒店介紹信到公安機(jī)關(guān)辦理刻制手續(xù)。2.印章使用

2.1 凡屬以酒店名義對(duì)內(nèi)、對(duì)外發(fā)文、開具介紹信、報(bào)送報(bào)表、簽訂合同等一律加蓋酒店公章，并造冊(cè)登記；

2.2 凡屬部門業(yè)務(wù)范圍內(nèi)的加蓋部門印章，并造冊(cè)登記； 2.3 凡屬財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)的用財(cái)務(wù)專用章；并造冊(cè)登記。3.印章管理

3.1 酒店公章的保管及使用登記手續(xù)，由行政部負(fù)責(zé)保管； 3.2 各部門印章由各部負(fù)責(zé)保管； 3.3 酒店財(cái)務(wù)專用章由財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)保管；

3.4 酒店和各部門印章管理人員應(yīng)對(duì)印章使用的嚴(yán)肅性和正確性負(fù)責(zé)；

3.5 凡以酒店名義簽訂的所有經(jīng)濟(jì)合同，必須由職能部門辦理，總經(jīng)理審核批準(zhǔn)后，印章管理人員方可予以蓋章；并造冊(cè)登記； 3.6 凡以酒店名義上報(bào)或外送的需要加蓋公章的財(cái)務(wù)報(bào)表、資料，由財(cái)務(wù)部經(jīng)理審閱批準(zhǔn)后，印章管理人員方可予以蓋章；并造冊(cè)登記； 3.7 凡以酒店名義上報(bào)、下發(fā)或外送的需要加蓋公章的各類文件資料，由報(bào)送部門經(jīng)理審閱批準(zhǔn)后，印章管理人員方可予以蓋章；并造冊(cè)登記；

3.6 特殊情況需開具空白證明信件的，經(jīng)辦人必須書面寫清開具空白證明信件的原因、用途等，由總經(jīng)理審閱批準(zhǔn)后，印章管理人員方可予以蓋章；并造冊(cè)登記；

3.7 印章應(yīng)嚴(yán)格保管，嚴(yán)防被人盜用，未經(jīng)總經(jīng)理簽字同意，嚴(yán)禁將印章攜帶出酒店使用；

3.8 違反上述規(guī)定者，每次對(duì)部門經(jīng)理、經(jīng)辦人、印章管理員分別考核100元，造成嚴(yán)重后果者移交司法機(jī)關(guān)追究相關(guān)法律責(zé)任。4.印章銷毀

4.1 印章停止使用時(shí)，需交行政部上報(bào)公安機(jī)關(guān)按照相關(guān)法律程序進(jìn)行銷毀。

第二篇：酒店印章管理制度（范文模版）

煤鄉(xiāng)酒店印章、證照使用管理制度

印章、證照是酒店對(duì)外行使權(quán)利和承擔(dān)責(zé)任的象征，具有法律效力，必須按規(guī)定范圍使用妥善保管。為保證印章、證照的正確、安全的使用，特制定如下規(guī)定：

一、酒店、煤炭印章使用管理制度

1、酒店總經(jīng)理授權(quán)由辦公室負(fù)責(zé)管理，并掌握使用。主管人對(duì)印章的使用要嚴(yán)格把關(guān)，妥善保管。

2、以酒店、煤炭名義上報(bào)、外送、下發(fā)的文件、資料、報(bào)表等，必須履行登記手續(xù)，由經(jīng)辦人填寫《公章印鑒申請(qǐng)表》，寫明日期，部門及用章事由，經(jīng)總經(jīng)理和分管領(lǐng)導(dǎo)審批后方可蓋印，總經(jīng)理和分管領(lǐng)導(dǎo)不在時(shí)須電話請(qǐng)示確認(rèn)后才可用印，并在領(lǐng)導(dǎo)回來時(shí)補(bǔ)辦相關(guān)手續(xù)。

3、酒店印章不外借，主管人不在時(shí)由總經(jīng)理指定人代管，雙方做好交接手續(xù)，并有監(jiān)交人在場(chǎng)。

4、任何人不得以任何借口要求在空白紙張、介紹信、表格以及企業(yè)、個(gè)人書寫的證明信件、材料上加蓋印章。

5、酒店員工因取款、取物、掛失、駕駛員辦證等，需用單位介紹信，由總經(jīng)理批準(zhǔn)并嚴(yán)格登記手續(xù)。

6、使用印章要堅(jiān)持隨用隨蓋，嚴(yán)禁事前蓋章，也不得事后補(bǔ)章，同時(shí)做到人在章在，人走章鎖。印章不用時(shí)必須入柜加鎖。

7、凡私蓋印章或利用印章舞弊者，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)給予嚴(yán)厲

懲處，并要負(fù)法律責(zé)任。

8、任何情況不得攜帶各類印章外出或外借。若因工作需要確需將印章帶出，需提交申請(qǐng)，經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)，由兩人以上共同攜帶使用。印章帶出期間，只可將印章用于申請(qǐng)事由，并對(duì)印章的使用承擔(dān)一切責(zé)任。

9、發(fā)生印章丟失、損毀或被盜的情況時(shí)，主管人員要立即向總經(jīng)理遞交情況說明，并按照手續(xù)辦理相關(guān)事宜。

二、酒店、煤炭證照使用管理制度

1、酒店及煤炭的營業(yè)執(zhí)照正、副本、組織機(jī)構(gòu)代碼證正、副本，稅務(wù)登記證正、副本，各種衛(wèi)生許可證正、副本以及關(guān)于酒店、煤炭其他證照正、副本由辦公室統(tǒng)一管理，并按照有關(guān)規(guī)定要求按時(shí)辦理各種證照的年檢、變更、更換工作，保證公司經(jīng)營主體資格符合法律法規(guī)要求。

2、證照使用及復(fù)印件由經(jīng)辦人填寫《證照借用申請(qǐng)表》履行登記手續(xù)，寫明日期，部門及借閱事由，經(jīng)總經(jīng)理和分管領(lǐng)導(dǎo)審批后方可蓋印，總經(jīng)理和分管領(lǐng)導(dǎo)不在時(shí)須電話請(qǐng)示確認(rèn)后才可生效，并在領(lǐng)導(dǎo)回來時(shí)補(bǔ)辦相關(guān)手續(xù)。

3、證照一般不得攜帶外出使用，如有特殊情況帶出使用，必須經(jīng)總經(jīng)理、分管領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)后方可帶出使用。證照帶出期間對(duì)證照的使用承擔(dān)一切責(zé)任。

9、發(fā)生證照丟失、損毀或被盜的情況時(shí)，主管人員要立即向總經(jīng)理遞交情況說明，并按照手續(xù)辦理相關(guān)事宜。

三、本制度從發(fā)布即日起實(shí)施。

煤鄉(xiāng)酒店綜合辦

第三篇：酒店印章使用管理制度

云南凱蓉酒店管理有限公司

托管項(xiàng)目帝恒大酒店

印章使用管理制度

簽發(fā)：

根據(jù)酒店關(guān)于印章使用的管理規(guī)定，為了嚴(yán)格規(guī)范印章的使用，對(duì)酒店印章及各部門印章使用管理作如下規(guī)定：

一、總則

1.印章是酒店經(jīng)營管理活動(dòng)中行使職權(quán)的重要憑證和工具，印章的管理，關(guān)系到酒店正常的經(jīng)營管理活動(dòng)的開展，為防止意外事件的發(fā)生，維護(hù)酒店的利益，特制定本辦法。

2.酒店總經(jīng)理授權(quán)由總經(jīng)辦、財(cái)務(wù)部全面負(fù)責(zé)印章管理工作，發(fā)放、回收印章，監(jiān)督印章地保管和使用。

二、公用印章種類：

1、酒店公章一枚，酒店合同專用章一枚，財(cái)務(wù)專用章一枚；

2、各經(jīng)營業(yè)務(wù)部門及后勤管理部門因工作需要而設(shè)的部門公章。

二、印章的保管

1、酒店公章、合同專用章由總經(jīng)辦主任保管

2、酒店財(cái)務(wù)專用章由財(cái)務(wù)總監(jiān)親自保管

3、各部門公章由部門經(jīng)理親自保管

4.印章必須由各保管人妥善保管，不得轉(zhuǎn)借他人。

5.建立印章管理登記本，專人領(lǐng)取和歸還印章情況在記錄本上予以記錄。6.印章持有情況納入員工離職時(shí)移交工作的一部分，如員工持有公司印章，須辦理歸還印章手續(xù)后方可辦理離職手續(xù)。

三、印章的使用規(guī)定

1、下列情況可以使用印章 ① 以酒店名義對(duì)外發(fā)出的公文；

② 以酒店名義對(duì)外聯(lián)系，商洽業(yè)務(wù)工作的介紹信、證明信等； ③ 以酒店名義與有關(guān)單位簽署的合同、協(xié)議等；

④ 各部門對(duì)總經(jīng)理室的呈文，對(duì)協(xié)調(diào)部門的工作聯(lián)系用章； ⑤ 本酒店員工辦私事，確需酒店出具證明信等情況； ⑥ 經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)其他需要使用印章者。

2、使用酒店印章需提出申請(qǐng)，經(jīng)總經(jīng)理室領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后方可用印，總經(jīng)辦要實(shí)行登記管理。

3、各部門公章使用由各部門經(jīng)理申請(qǐng)，只對(duì)內(nèi)使用，各部門員工因私開具各種證明需加蓋酒店印章、須書面向所在部門經(jīng)理申請(qǐng)并附有關(guān)材料，經(jīng)部門經(jīng)理批準(zhǔn)后報(bào)總經(jīng)辦審批。

4、每次用章需及時(shí)登記在冊(cè)，以備查、蓋有印章的公文作廢后應(yīng)及時(shí)銷毀。

5、開具介紹信、證明必須留有存根、妥善保管、嚴(yán)禁開具加章空白證明。

6、印章必須妥善保管，隨用隨取，如不按規(guī)定使用印章，保管人員有權(quán)拒絕辦理。

7.印章保管人應(yīng)對(duì)文件內(nèi)容和印章使用單上載明的簽署情況予以核對(duì)，經(jīng)核對(duì)無誤的方可蓋章。

8.涉及法律等重要事項(xiàng)需使用印章的，須依有關(guān)規(guī)定經(jīng)法律顧問審核簽字。9.財(cái)務(wù)人員依日常的權(quán)限及常規(guī)工作內(nèi)容自行使用財(cái)務(wù)印章無須經(jīng)上述程序。10.用印后該印章使用單作為用印憑據(jù)由印章保管人留存，定期這個(gè)整理后交辦公室歸檔。

11.印章原則上不許帶出公司，確因工作需要將印章帶出使用的，應(yīng)事先填寫印章使用單，載明事項(xiàng)，經(jīng)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)后由兩人以上共同攜帶使用。12.公章的使用決定權(quán)歸公司總經(jīng)理，其他各印章的使用決定權(quán)由公司總經(jīng)理根據(jù)實(shí)際工作需要進(jìn)行授權(quán)。

四、責(zé)任規(guī)定

1.印章保管人必須妥善保管印章，如有遺失，必須及時(shí)向總經(jīng)辦報(bào)告。2.任何人員必須嚴(yán)格依照本辦法規(guī)定程序使用印章，未經(jīng)本辦法規(guī)定的程序，不 2 得擅自使用。

3.違反本辦法的規(guī)定，給酒店造成損失的，由酒店對(duì)違紀(jì)者予以行政處分，造成嚴(yán)重?fù)p失或情節(jié)嚴(yán)重的，移送有關(guān)機(jī)關(guān)處理。

以上管理規(guī)定請(qǐng)各部門遵照?qǐng)?zhí)行！

帝恒大酒店 2013年1月18日

第四篇：酒店總辦-01印章管理制度

總經(jīng)理辦公室工作手冊(cè)

文件名稱：印章管理制度版號(hào)：A

文件編號(hào)：WI—ZB—01修改號(hào)：01

頁數(shù)：

1.0目的嚴(yán)格和規(guī)范地印章管理

2.0適用范圍

酒店印章、介紹信和辦理各種文函的用印事宜

3.0職責(zé)

總經(jīng)理辦公室及各部門印章保管者

4.0工作規(guī)范

4.1印章刻制

4.1.1 賓館需刻制五星公章須報(bào)集團(tuán)批準(zhǔn)；

4.1.2 賓館各部門需刻制新印章，要寫出報(bào)告，并附上新印章的名稱、式樣和規(guī)

格，報(bào)經(jīng)總經(jīng)理辦公室批準(zhǔn)后，方可到當(dāng)?shù)毓膊块T申請(qǐng)刻制；

4.1.3 新印章要做好戳記，并留樣保存，以便被查；

4.1.4 啟用新印章，應(yīng)選擇好時(shí)間，并提前向有關(guān)單位發(fā)出正式啟用印章的通知；

4.1.5 領(lǐng)用新章時(shí)，由總辦作登記。

4.2印章保管

4.2.1 賓館的行政、黨總支委的印章、ISO9001:2000質(zhì)量文件的受控印章、工

會(huì)印章由總經(jīng)理辦公室統(tǒng)一保管，并由辦公室（副）主任負(fù)責(zé)保管；

4.2.2 各部門的印章也要指定專人保管；

4.2.3 所有印章均置于牢固的保險(xiǎn)柜里，以保證印章絕對(duì)安全和正常使用。

4.3印章使用

4.3.1 印章使用要做到：嚴(yán)格手續(xù)、認(rèn)真審閱、詳細(xì)登記、蓋章正規(guī)；

4.3.2 印章使用必須經(jīng)批準(zhǔn)，其權(quán)限可分級(jí)掌握，使用部門的印章，需經(jīng)部門領(lǐng)

導(dǎo)批準(zhǔn)；使用賓館印章，經(jīng)總經(jīng)理辦公室副主任審核后，方可使用印章。

總經(jīng)理辦公室工作手冊(cè)

文件名稱：印章管理制度版號(hào)：A

文件編號(hào)：WI—ZB—01修改號(hào)：01

頁數(shù)：

4.4印章停用

4.4.1 由于機(jī)構(gòu)變動(dòng)或部門（單位）撤銷等原因而造成的印章停用，按規(guī)定進(jìn)行

清理，并將其所有停用印章收到賓館辦公室統(tǒng)一保管，同時(shí)辦好移交手續(xù)；

4.4.2 經(jīng)報(bào)請(qǐng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后，按規(guī)定將停用印章存檔或銷毀。

5.0支持性記錄

《印章登記簿》

第五篇：酒店文檔、檔案、印章管理制度

文檔管理制度

文檔管理制度

公文管理包括登記、分辦、批辦、承辦、催辦、擬稿、審核、簽發(fā)、繕印、用印、傳遞、歸檔、銷毀等程序。公文處理必須做到準(zhǔn)確、及時(shí)、安全、統(tǒng)一。公文由人力資源部統(tǒng)一收發(fā)、分辦、傳遞、用印、立卷和歸檔。

1、凡酒店的收文、總經(jīng)理的收文，由酒店人力資源部簽收；屬酒店領(lǐng)導(dǎo)親收件，一律交收件人親自處理。

2、凡上級(jí)來文、下級(jí)請(qǐng)示件、同級(jí)呈送件、“三密”文件材料，都要逐件進(jìn)行登記。登記后的內(nèi)容包括：收文序號(hào)、收文日期、來文單位、文件標(biāo)題、文號(hào)、密級(jí)、份數(shù)、分發(fā)單位及其份數(shù)、領(lǐng)導(dǎo)指示、承辦情況、催辦情況、終結(jié)處理、歸卷號(hào)以及備注等。平件與密件要分別登記，便于管理。分清急緩，急件要隨到隨登并及時(shí)分送。收文薄上的序號(hào)應(yīng)按編排，不要出現(xiàn)空號(hào)、重號(hào)。若有數(shù)份同一文件，每一份可注明第幾份。收文登記的同時(shí)，應(yīng)在文件的右上角加蓋刻有單位名稱、收文日期、收文號(hào)、文件頁數(shù)的收文專用章。

3、公文登記后，由總經(jīng)理辦公室根據(jù)主管領(lǐng)導(dǎo)的批示，轉(zhuǎn)交各有關(guān)人員或部門傳閱，如需轉(zhuǎn)交有關(guān)部門閱辦，應(yīng)由總辦文員送交，并經(jīng)登記，簽收后才可送交。

4、閱讀文件應(yīng)按規(guī)定范圍，秘密級(jí)以上文件須到人力資源部閱讀。因工作需要借閱文件應(yīng)辦理手續(xù)，用完后及時(shí)退還。秘密級(jí)以上文件，各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)及有關(guān)人員均不得攜離辦公室。

5、各部門或個(gè)人承辦的公文，必須認(rèn)真負(fù)責(zé)，按規(guī)定期限迅速辦理，不得拖延積壓。

6、各部門均應(yīng)實(shí)行公文催辦制度。負(fù)責(zé)辦理公文的人員，對(duì)自己經(jīng)手處理的公文，應(yīng)件件有落實(shí)，事事有下文，轉(zhuǎn)辦要及時(shí)，催辦有結(jié)果，防止積壓誤事。

7、公文辦完后，應(yīng)根據(jù)文書立卷、歸檔的有關(guān)規(guī)定，及時(shí)將公文定稿，正本和有關(guān)材料整理立卷。當(dāng)年文件應(yīng)于第二年第一季度移交完畢，個(gè)人不得私自保存應(yīng)當(dāng)存檔的公文。

8、各級(jí)干部調(diào)動(dòng)時(shí)，應(yīng)將文件清理移交。凡參加會(huì)議帶回的文件，應(yīng)及時(shí)送人力資源部登記保管。

9、沒有存查必要的公文，經(jīng)過鑒別和主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，由辦公室定期銷毀。銷毀文件要登記，要有專人監(jiān)督，保證不漏銷，不丟失，不泄密。機(jī)密級(jí)以上文件，不準(zhǔn)作廢品出售，一律經(jīng)碎紙機(jī)處理。

發(fā)文處理制度

1、各部門凡需打印的文件（包括表格），首先應(yīng)經(jīng)本部門審核簽字，正式文件 要填寫“辦公紙”，再經(jīng)總經(jīng)理辦公室主任同意后方可打印成文。

2、部門領(lǐng)導(dǎo)核稿時(shí)，一定要認(rèn)真負(fù)責(zé)。審核把關(guān)的主要內(nèi)容和重點(diǎn)是：（1）是否需要行文，應(yīng)當(dāng)用什么名義行文，要嚴(yán)格控制發(fā)文的數(shù)量；（2）是否符合黨和國家的方針、政策、法律、法令；（3）提出的要求和措施是否明確具體、切實(shí)可行；（4）涉及其它部門的問題是否協(xié)調(diào)一致；

（5）審批手續(xù)是否符合要求（如是否按照規(guī)定的要求逐級(jí)進(jìn)行核稿、簽署、會(huì)簽或提交一定的會(huì)議通過或報(bào)上級(jí)批準(zhǔn)等，以明確各級(jí)應(yīng)盡的責(zé)任），是否符合公文體式的有關(guān)規(guī)定（如是否準(zhǔn)確地體現(xiàn)了發(fā)文機(jī)關(guān)同受文機(jī)關(guān)的關(guān)系，文中語氣是否恰當(dāng)，主送、抄送機(jī)關(guān)是否準(zhǔn)確，標(biāo)題、緊急程度、機(jī)密等級(jí)定得是否正確，是否便于受文機(jī)關(guān)辦理等）；

（6）文字是否正確地反映了原來的意圖，是否簡明扼要、通俗易懂，文句是否符合語法、合乎邏輯、正確使用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)，文字是否規(guī)范，文中有無錯(cuò)漏等等。

3、凡以酒店名義發(fā)出的文件，應(yīng)由酒店董事長簽發(fā)。店內(nèi)涉及面廣的，應(yīng)由正職或授權(quán)主持日常工作的副職領(lǐng)導(dǎo)人代簽；酒店領(lǐng)導(dǎo)外出期間，可授權(quán)或委托其他負(fù)責(zé)人代簽；會(huì)議通過的文件，根據(jù)授權(quán)，可由總經(jīng)理辦公室主任簽發(fā)；凡以酒店內(nèi)某一部門的名義發(fā)出的文件，應(yīng)由該部門負(fù)責(zé)人簽發(fā)；但涉及人財(cái)物問題的，除部門負(fù)責(zé)人簽批外，還應(yīng)送酒店主管領(lǐng)導(dǎo)審核和加簽。

4、繕印要按公文格式進(jìn)行，文件的字?jǐn)?shù)多少要和紙幅大小相應(yīng)，盡量避免末頁無正文的現(xiàn)象，如出現(xiàn)此種情況，應(yīng)在末頁注明“此頁無正文”字樣。

5、字跡要求清晰、整潔、排列勻稱，注意保護(hù)原稿，不得涂抹或污損，應(yīng)移交辦公室保管。

6、密級(jí)較高的文件應(yīng)專人打印，大量印刷應(yīng)指定專門場(chǎng)所。

7、印刷文件需認(rèn)真校對(duì)，重要文件實(shí)行三校復(fù)核，以保證正確無誤。在繕校中如發(fā)現(xiàn)原稿有疑問、錯(cuò)誤或不妥之處，應(yīng)及時(shí)和承辦單位聯(lián)系，自己不得隨意修改，校對(duì)后要簽名再交打字員正式印文，印后如還需在公文上修改字句、數(shù)字、時(shí)間等，應(yīng)蓋上校對(duì)專用章。

8、酒店正式行文必須由錄入員統(tǒng)一編號(hào)，用酒店專用公文紙印刷，經(jīng)蓋鮮印方能發(fā)出。

檔案管理制度

（一）歸檔-各部門在工作中形成的已經(jīng)辦理完畢的具有保存價(jià)值的文件材料，按“條款類目”分別存放，翌年經(jīng)檢查齊全后，整理、立卷、交由辦公室歸檔。歸檔文件必須經(jīng)過酒店總經(jīng)理辦公室主任審查后才可歸檔。

(二)檔案分類-酒店經(jīng)營、生產(chǎn)、技術(shù)等管理性文件，要按其文件內(nèi)容和載體區(qū)分為九個(gè)大類：

（1）設(shè)備儀器類；（2）基建類；（3）客房餐飲技術(shù)類；（4）酒店行政類；（5）經(jīng)營管理類；（6）培訓(xùn)工作類；（7）聲像檔案類；（8）離店/骨干人員檔案類；（9）會(huì)計(jì)檔案類；

（三）分類方法：

1、按組織機(jī)構(gòu)分類；

2、按工程項(xiàng)目分類；

3、按專業(yè)性質(zhì)分類；

4、按設(shè)備型號(hào)分類；

5、按時(shí)間分類；

6、按問題分類；

（四）檔案保管

1、接收檔案必須認(rèn)真驗(yàn)收，并辦理接交手續(xù)。

2、存放檔案必須有專用柜、架，排架方法要科學(xué)和便于查找。

3、底圖除修改、送曬外，不得外借。修改后的底圖入庫時(shí)，要認(rèn)真檢查其修改、補(bǔ)充等情況，底圖存放以平放為宜。

4、存放膠片、照片、磁帶要用特制的密封盒。膠片頁夾和影集等，按編號(hào)的順序排列在膠片柜或防火柜內(nèi)，縮微母片和拷貝應(yīng)分別存放。

5、膠片庫房應(yīng)設(shè)置在沒有臭氧氣、氧化氮、硫化氫、二氧化硫等有害氣體和物理性污染地段。庫房內(nèi)應(yīng)設(shè)防火和空氣調(diào)節(jié)設(shè)施，溫度、濕度應(yīng)符合規(guī)定的要求。

6、要定期進(jìn)行庫藏檔案的清理核對(duì)工作，做到帳物相符，對(duì)破損或載體變質(zhì)的檔案，要及時(shí)進(jìn)行進(jìn)行修補(bǔ)和復(fù)制。庫藏檔案因移交作廢、遺失等注銷帳卡時(shí)，要查明原因，保存依據(jù)。

（五）檔案保密。注意做好保密工作，保存檔案必須用專門的庫房，房門窗要堅(jiān)固，并且具備良好的衛(wèi)生環(huán)境和防盜、防火、防光、防潮、防塵、防有害生物和防污染等安全措施。

（六）檔案鑒定。酒店要根據(jù)國家和有關(guān)部門的規(guī)定，編制酒店檔案保管期限表。檔案保管期限分永久、長期、短期三種。

1、對(duì)酒店有長遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案應(yīng)永久保存。

2、對(duì)酒店在一定時(shí)期內(nèi)有利用價(jià)值的檔案分為長期或短期保存。

3、凡是介于兩種保管期限之間的檔案，其保管期限一律從長。

4、鑒定工作由酒店領(lǐng)導(dǎo)、專業(yè)技術(shù)人員和檔案人員參加的鑒定小組，直接對(duì)檔案進(jìn)行鑒定。每次鑒定要寫出鑒定報(bào)告，在保管單位案卷、備考表中注明鑒定意見，由小組負(fù)責(zé)人簽名，并且注明鑒定日期。

5、鑒定工作應(yīng)該定期進(jìn)行，一般三年左右進(jìn)行一次。

6、檔案通過鑒定，要求達(dá)到劃定保管期限準(zhǔn)確，保管單位質(zhì)量達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定。鑒定中發(fā)現(xiàn)檔案不準(zhǔn)確、不完整，酒店應(yīng)及時(shí)責(zé)成有關(guān)部門和人員負(fù)責(zé)修改、補(bǔ)充。

7、銷毀檔案必須嚴(yán)格掌握，慎重從事，銷毀前要造具清冊(cè)，提出銷毀報(bào)告，經(jīng)酒店領(lǐng)導(dǎo)審批，并報(bào)有關(guān)擋案管理機(jī)關(guān)備案。銷毀擋案時(shí)，要嚴(yán)格執(zhí)行保密規(guī)定。

（七）檔案統(tǒng)計(jì)

1、酒店檔案管理要健全統(tǒng)計(jì)工作，統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)以原始記錄為依據(jù)，做到準(zhǔn)確、可靠。

2、檔案統(tǒng)計(jì)主要有檔案管理基本情況統(tǒng)計(jì)、檔案數(shù)量統(tǒng)計(jì)、檔案提供利用及效果的統(tǒng)計(jì)等。

（八）檔案管理現(xiàn)代化

1、檔案管理要列入酒店信息化管理的整體計(jì)劃中統(tǒng)籌考慮。

2、酒店檔案室要應(yīng)用電子計(jì)算機(jī)進(jìn)行編目、檢索和庫存管理。

（九）酒店要按照國家有關(guān)規(guī)定，向檔案館移交有關(guān)檔案或復(fù)制件。

（十）客史檔案應(yīng)專門妥善管理。并做到不成套借出，各部門經(jīng)理可借閱復(fù)印件;避免書面材料流傳，依法保護(hù) VIP客人的隱私。

印章管理制度

1、酒店印章、合同專用章統(tǒng)一由酒店人力資源部及財(cái)務(wù)部管理。

2、使用酒店印章，必須經(jīng)酒店領(lǐng)導(dǎo)或辦公室主任批準(zhǔn)，填寫使用酒店印章登記表方能使用。

3、使用賓酒店館合同專用章，必須經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)，財(cái)務(wù)部經(jīng)理、酒店總經(jīng)理審批；項(xiàng)目金額較大的，必須經(jīng)酒店董事長審批；項(xiàng)目金額巨大的，必須由酒店董事會(huì)三分之二以上成員會(huì)簽審批或召開董事會(huì)議通過方能辦理。

4、使用部門印章，必須經(jīng)本部門領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，由秘書辦理登記手續(xù)后方能使用。

5、財(cái)務(wù)印章,嚴(yán)格實(shí)行三章(法人章, 財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人章, 財(cái)務(wù)專用章)分離,按照財(cái)務(wù)有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。