第一篇：會展操作流程

展覽操作流程（開展前）

展覽操作流程（開展前）作者：毛豆先生（1）展覽操作基本程序

3．1項目構(gòu)思

展覽正式立項的基本構(gòu)思過程，包括了立項的原因、理由、目的、以及展覽項目展示內(nèi)容、時間，城市等。是展覽立項之前的基本構(gòu)思。通常由展覽專業(yè)策劃人員，完成初期的構(gòu)思過程，并通過文案進(jìn)行描述。3．2 展覽調(diào)研

通過設(shè)計問卷、電話調(diào)查等方式，來驗證構(gòu)思方案的成立性，主要爭對參展群體、觀展群體的調(diào)研，來進(jìn)行可行性的基本分析。3．3創(chuàng)意開發(fā)

通過一定時段的調(diào)研與專家論證，對原有的構(gòu)思重新進(jìn)行分析、評估。部分創(chuàng)意內(nèi)容，則要根據(jù)市場調(diào)研結(jié)果進(jìn)行即使調(diào)整。3．4規(guī)模設(shè)計

對即將舉辦的展覽活動，根據(jù)市場調(diào)研結(jié)果，進(jìn)行規(guī)模設(shè)置。3．5主題定位

通常在進(jìn)行初案溝通時，項目管理者、策劃者應(yīng)當(dāng)與相關(guān)監(jiān)督機構(gòu)就展覽項目的主題定位進(jìn)行論證。主題定位即展覽項目展示的基本中心思想。3．6形象標(biāo)識

形象標(biāo)識是展覽文化體現(xiàn)的重要組成部成。通過形象與各類標(biāo)識反映展覽項目的中心思想與暢導(dǎo)理念。3．7 CI 建設(shè)

CI是企業(yè)識別系統(tǒng)，是保證企業(yè)在經(jīng)營理念，行為模式，以及對外形象方面達(dá)到高度統(tǒng)一的有效工具。而CI策劃，也就是從建立CI體系，到執(zhí)行CI的實施的企劃方案，以及組織整個過程，就叫CI策劃。3.8 VI 設(shè)計 VI：視覺識別

VI：以標(biāo)志、標(biāo)準(zhǔn)字、標(biāo)準(zhǔn)色為核心展開的完整的、

第二篇：會展設(shè)計的操作流程

會展設(shè)計的操作流程

會展（會議、展覽、節(jié)事活動、場館租賃等）項目的市場調(diào)研，會展的立項、主題、招商、招展、預(yù)算和運營管理等方案的策劃，會展項目的銷售，會展的現(xiàn)場運營管理。會展業(yè)包括會議、展覽、節(jié)事活動和獎勵旅游等。流程如下：

（一）市場信息的收集：

從策劃舉辦一個展覽會的角度出發(fā)，需要收集的市場信息主要有：市場規(guī)模、市場競爭態(tài)勢、經(jīng)銷商數(shù)量和分布狀況、行業(yè)協(xié)會狀況、市場發(fā)展趨勢、相關(guān)產(chǎn)業(yè)狀況等。

（二）展覽題材的選定：

展覽題材就是舉辦一個展覽會所計劃要展出的展品的范圍。

（三）展會項目立項策劃：

在確定了展覽題材、基本收集到上述各種信息并對信息進(jìn)行初步分析后，就可以進(jìn)行展覽項目立項策劃了。項目立項策劃就是根據(jù)掌握的各種信息，對即將舉辦的展覽會的有關(guān)事宜進(jìn)行初步規(guī)劃，設(shè)計出展覽會的基本框架。展會項目立項策劃具體包括了：

1、展會名稱

2、展會舉辦的地點

3、辦展機構(gòu)

4、辦展時間

5、展品范圍

6、辦展頻率

7、展會規(guī)模

8、展會定位

9、展會價格和展會初步預(yù)算

10、人員分工、招展招商和宣傳推廣計劃

11、展會進(jìn)度和相關(guān)活動計劃

第三篇：會展流程

會展流程

所有策劃行為都要以市場為導(dǎo)向，策劃應(yīng)考慮從兩方面入手，一是：營造勢力，這里是指利用各種宣傳、廣告手段，營造商業(yè)氛圍，形成市場聲勢，并利用各種關(guān)系和途徑，建立起龐大的展覽營銷網(wǎng)絡(luò)，進(jìn)行廣泛的市場推廣和招展，最終令目標(biāo)客戶紛紛前來報名參展；二是：以專業(yè)的展覽服務(wù)，贏得買家和賣家的支持和信賴。

一、策劃階段

（一）展會類型的選定

1、執(zhí)行項目市場調(diào)研。根據(jù)本地、本區(qū)域的產(chǎn)業(yè)結(jié)構(gòu)、地理位置、交通狀況和展覽設(shè)施條件等特點，對展覽展示的可行性做強有力的分析和市場調(diào)研，確定計劃的可實施性。

2、同行對此活動的反應(yīng)。同行業(yè)是否舉辦同類的會展項目，特別是本地、本區(qū)域的同行舉辦的同類會展，要在此基礎(chǔ)上吸取經(jīng)驗教訓(xùn)，改進(jìn)不足，使自己舉辦的會展日趨完善。

3、該項目舉辦的時間選定。原則上要避開同行或同類型展覽項目的舉辦時間，避免沖突。

（二）尋求支持單位

尋求的目標(biāo)--行業(yè)的政府主管部門、行業(yè)的權(quán)威協(xié)會、具有廣泛影響力的行業(yè)媒體等。目的是提高展覽會的檔次、規(guī)格和權(quán)威性；擴大展覽會的影響力，吸引媒體的廣泛關(guān)注，便于展開新聞宣傳和炒作；提高行業(yè)號召力，利于組織目標(biāo)客戶參展和目標(biāo)買家參觀； 能代表行業(yè)的發(fā)展?fàn)顩r和趨勢；能有效地形成項目的品牌效應(yīng)，最終實現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展戰(zhàn)略；

（三）尋求合作單位

尋求的目標(biāo)--媒體支持單位：專業(yè)性、大眾性、權(quán)威性等。目的是提高展覽會的影響力，加快信息的有效快速傳遞；善用資源，優(yōu)勢互補，加快資源整合；最大限度挖掘新客戶，壯大參展隊伍；最大限度地降低成本。

二、實施階段

（一）廣告攻勢

宣傳的主要方式包括：媒體廣告和戶外廣告。媒體廣告 ：圍繞會展不同的賣點和亮點來進(jìn)行宣傳，按主題或行業(yè)訴求設(shè)計制作不同的軟廣告和硬廣告，通過網(wǎng)絡(luò)、報紙、廣播電臺等形式進(jìn)行；或?qū)款^參展的行業(yè)代表（企業(yè)）進(jìn)行新聞專訪，從側(cè)面?zhèn)鞑フ褂[會信息，來進(jìn)行新聞炒作。戶外廣告：利用人流量較大的公共場所，如商場、廣場人流量密集的地點，以海報、廣告牌、宣傳布幅、彩旗等形式，進(jìn)行廣泛宣傳。其目的是營造展覽會的聲勢，形成廣告宣傳攻勢。廣告宣傳的效果，是展會成功與否的最關(guān)鍵因素，打造品牌的最有效方法。

（二）招商和組團工作

舉辦會展活動室主辦單位與客戶和目標(biāo)客戶之間的雙向交流，它的優(yōu)勢是信息可以滲透的很深入，能清楚地了解情況，掌握第一手資料。招商和組團工作必須要堅持以優(yōu)秀的專業(yè)服務(wù)得到應(yīng)有的濟經(jīng)效益；另外，一是要著眼于買家（參觀者），二是著眼于賣家（參展商）。舉辦展會所有的工作都要圍繞以上幾點來開展： 1.尋求支持及協(xié)助單位； 2.組織實施的具體工作項目；

? 收集可能參展的客戶名錄，建立信息庫； ? 發(fā)送調(diào)查表、征詢表；

? 進(jìn)行前期廣告宣傳，擴大輿論影響力；

? 上門拜訪一些主要的大型參展企業(yè)，并征詢參展商意見，將意見建議整理分析，將可行性的建議添加到活動方案中；

? 劃分展位圖，市場執(zhí)行人員逐步進(jìn)行展位的銷售安排及布置工作； ? 與展會有關(guān)的各項廣告征集工作。

? 展覽現(xiàn)場的氣氛營造（舞臺安排、現(xiàn)場活動等）

? 展會現(xiàn)場的各項服務(wù)工作（會務(wù)、清潔、保安、交通等協(xié)調(diào)工作）? 主辦、協(xié)辦單位及開幕嘉賓人員的會務(wù)及禮品安排。? 展覽會有關(guān)數(shù)據(jù)、信息的統(tǒng)計和收集。? 著眼于第二屆的預(yù)告宣傳工作。3.組織實施過程的階段劃分： 【信息發(fā)布階段】

? 發(fā)送調(diào)查表，將選定的展會活動進(jìn)行市場調(diào)研，進(jìn)行可行性分析； ? 發(fā)送征詢表。市場調(diào)研結(jié)束后，制定展會方案，執(zhí)行人員向經(jīng)銷商發(fā)送展會意見征詢表，收集整理后將合理化建議添加至活動方案中；

? 發(fā)送邀請函，邀請經(jīng)銷商參展?！九c參展商洽談溝通階段】

? 通過電話、QQ、電子郵件等將展會的信息、展位圖及活動進(jìn)展情況告知參展商，溝通協(xié)調(diào)各項參展事宜；

? 拜訪重點客戶，尋求參展商意見與建議，力爭在展會前將各項問題一一落實，并與經(jīng)銷商溝通協(xié)商，確定參展商各自展示區(qū)域?！菊箷?wù)階段】 a.廣告宣傳安排 文案、策劃、設(shè)計人員緊密追加展會前的各項廣告工作，包括網(wǎng)絡(luò)宣傳中的廣告文案、背景設(shè)計，城市在線的宣傳排期，及展會現(xiàn)場的背景板、舞臺背景、展會現(xiàn)場導(dǎo)覽圖、各種工作證件、指示標(biāo)語、宣傳彩頁、條幅、戶外廣告等的設(shè)計工作，會展現(xiàn)場需使用的廣告形式的設(shè)計工作必須于活動舉辦前3天完成，以防止時間緊促造成布展當(dāng)天的緊張局面。? 前期宣傳：

? 提前一到兩個月進(jìn)行前期宣傳，告知展會的時間地點類型等信息，給用戶以初步印象，為展會的到來提前預(yù)熱。? 方式：網(wǎng)絡(luò)與報紙同步進(jìn)行

? 內(nèi)容：將此次展會的主題、展覽形式做相關(guān)介紹，時間地點可暫不預(yù)告，只做初期大版面主題宣傳。

? 中期宣傳：

? 經(jīng)過一定時間的前期宣傳，可逐步進(jìn)入中期宣傳，時間一般為活動開始前的一個月左右。

? 方式：網(wǎng)絡(luò)、報紙、廣播電臺、樓宇廣告、短信等形式。? 內(nèi)容：逐步加入活動的具體時間、地點、參展商宣傳等。? 后期宣傳

? 方式：所有宣傳形式同步進(jìn)行，包括網(wǎng)絡(luò)、報紙、電視、廣播、樓宇廣告、短信、車體廣告、超市廣播、LED顯示屏等

? 時間周期為活動前的10天內(nèi)，密集式傳播，實現(xiàn)全方位覆蓋式網(wǎng)絡(luò)傳播形式。

b.市場執(zhí)行

執(zhí)行人員走訪各經(jīng)銷商并確認(rèn)其是否參展，參展商確定展區(qū)位置并將參展資金到位后，市場執(zhí)行人員將布展須知告知參展商并簽署參展協(xié)議。

c.確定現(xiàn)場活動執(zhí)行方案

? 開幕式安排：活動助陣、領(lǐng)導(dǎo)講話、開幕式剪彩、歌舞表演等； ? 禮儀接待：會場禮儀接待、模特上場與展區(qū)停留的安排； ? 展會咨詢：車展執(zhí)行資料，經(jīng)銷商布展現(xiàn)場示意圖；

? 與展會相關(guān)的各種比賽:如攝影大賽等，確定活動方案并執(zhí)行； ? 現(xiàn)場活動：確定現(xiàn)場活動主題方案，并落實活動獎品及贊助等； ? 現(xiàn)場證件：工作人員憑證件入場，明確劃分證件類型，如工作證、參展證、監(jiān)督證、記者證、攝影證等等，證件背面標(biāo)明展會的時間安排及各種注意事項；

? 班車：那排班車接送觀展游客，并于宣傳時預(yù)告班車時間表安排。

d.現(xiàn)場營造氣氛（a）現(xiàn)場布置

? 參展商布展區(qū)：對參展商布展的背景板、展架、射燈等形式做同一要求，展區(qū)地板舞臺的搭建參照參展商個人意愿但力求完整統(tǒng)一，使整個會場布置有序。主辦方于布展前召開布展研討會協(xié)商具體布展事宜，參展商須簽署布展協(xié)議并按要求布展，同時繳納部分押金，若按協(xié)議規(guī)定結(jié)束整個展會流程并無任何意外發(fā)生，主辦方將如數(shù)將押金退還，否則將按參展協(xié)議中規(guī)定繳納罰款。? 舞臺：邀請專業(yè)的慶典公司搭建舞臺，并于臺側(cè)方搭建簡易區(qū)域供燈光音響師、攝影師等工作區(qū)域。利用鮮花裝點舞臺，更增添活力，提升舞臺檔次。

? 服務(wù)區(qū)：搭建簡易服務(wù)區(qū)，但要醒目，使游客需要幫助使能及時找到；服務(wù)區(qū)內(nèi)可供咨詢及提供給經(jīng)銷商相應(yīng)的物品租賃服務(wù)，如提供桌椅、柜子、展架等的租賃，按天收費;? 領(lǐng)導(dǎo)休息區(qū)：設(shè)置專門的領(lǐng)導(dǎo)休息區(qū)，開幕式開始前可將領(lǐng)導(dǎo)帶至此處休息，可用鮮花裝扮增添色彩。領(lǐng)導(dǎo)離場后可根據(jù)情況撤銷休息區(qū)或變成游客中老弱病殘孕及哺乳期婦女專用休息區(qū)。? 游客休息區(qū)：設(shè)立游客休息區(qū)，供游客休息，可用簡易折疊椅等簡易形式搭建。

? 醫(yī)療服務(wù)區(qū)：設(shè)立醫(yī)療服務(wù)區(qū)，提供簡單的醫(yī)療服務(wù)及設(shè)備，為突發(fā)事故提供醫(yī)療保障。

? 停車場：劃分停車區(qū)域，參展商車輛、游客車輛分區(qū)停放，避免混亂。

? 指示標(biāo)志：在門口正確標(biāo)識醒目的出入口標(biāo)志，會場門口處安防展會參展商分布圖，在各處設(shè)置指示標(biāo)志，如洗手間指示標(biāo)志，禁止吸煙標(biāo)志，休息區(qū)、服務(wù)區(qū)標(biāo)志等，使游客更加明確的看到。? 垃圾處理：會展的室內(nèi)室外均設(shè)立垃圾桶，可于通道或門口處放置大型垃圾桶，現(xiàn)場并配有明確的垃圾桶位置等指示標(biāo)志，并于布展須知中告知參展商于每日展會后自行處理各自展區(qū)垃圾，并進(jìn)行集中處理，使展會現(xiàn)場的清潔工作有序進(jìn)行。

? 現(xiàn)場地線處理：將展會現(xiàn)場暴露于地面的電線進(jìn)行處理，將線用膠帶貼牢并設(shè)置警示標(biāo)志，防止游客踩踏跌倒，保障游客安全。? 滅火器：為參展商配備滅火器，場外的消防人員隨時待命。

（b）現(xiàn)場活動

?

搭建舞臺，進(jìn)行歌舞表演，吸引人氣，烘托氛圍； ?

拱門、氣球、彩旗，為現(xiàn)場增添動感；

?

鮮花裝點，更添生機活力?？捎悯r花裝點舞臺、服務(wù)區(qū)、領(lǐng)導(dǎo)休息區(qū)、參展商服務(wù)區(qū)等處，提升展會檔次和品位；

?

人氣活動，如小丑表演、充氣娃娃表演等，吸引更多的人群。要求現(xiàn)場表演人員著演出服裝；，?

獎品贈送。現(xiàn)場舉行抽獎及各種禮品贈送活動，活躍現(xiàn)場氣氛，擴大宣傳力度?！粳F(xiàn)場的專業(yè)服務(wù)】 ? 制定現(xiàn)場工作職責(zé)，每人分區(qū)執(zhí)行，每區(qū)負(fù)責(zé)人協(xié)調(diào)各項事務(wù)； ? 現(xiàn)場活動明確分工，各活動負(fù)責(zé)人按職責(zé)嚴(yán)格執(zhí)行；

? 配備專業(yè)的保潔、保安、消防、防爆、門衛(wèi)、交警等協(xié)助現(xiàn)場，并明確分工，聽從主辦方負(fù)責(zé)人的安排，負(fù)責(zé)人時刻監(jiān)督其各自職責(zé)，確保會場秩序井然。各負(fù)責(zé)人并于活動結(jié)束后組織執(zhí)行場地衛(wèi)生清掃及物品清點等工作，確?；顒拥暮罄m(xù)進(jìn)行?！局塾诘诙玫男麄鳌?/p>

會展結(jié)束后即著手準(zhǔn)備下一屆會展的宣傳，并于此次活動宣傳時連帶將下一活動的宣傳跟進(jìn)，做到提早宣傳提早準(zhǔn)備；

三、展后階段

展后工作一般分三個階段進(jìn)行：展后跟蹤階段、總結(jié)階段和評估階段。

（一）展后跟蹤階段；

展后的跟蹤服務(wù)主要是針對參展商和重要的參觀商而進(jìn)行的，其目的是加深目標(biāo)客戶的印象；樹立展覽會品牌形象；為下一屆展覽會作預(yù)告宣傳。1.感謝工作

對象是所有的參展企業(yè)、重要的參觀商和支持單位、合作單位以及曾給予展覽會大力支持的媒體。對于重要的客戶，我們可以采取登門致謝，甚至通過宴請方式表示謝意。2.專題報道

主要是對展覽會進(jìn)行一個回顧性的報道，將有關(guān)情況、有關(guān)的統(tǒng)計資料數(shù)據(jù)，提供給媒體，在網(wǎng)絡(luò)上進(jìn)行宣傳，進(jìn)一步擴大展會的影響力；展會的各類統(tǒng)計數(shù)據(jù)包括展覽環(huán)境如參觀人數(shù)、平均參觀時間等；展覽效果如展位布局、成交額、展商和觀眾的反饋意見等； 3.發(fā)布下屆展覽信息

4.給展商發(fā)放展后意見調(diào)查表、征詢表。

（二）總結(jié)階段； 一般展后總結(jié)分三部分：

1.從籌備到開展中的各項工作總結(jié)； 2.效益分析和成本核算；

3.項目市場調(diào)查--本展覽會在市場同類項目中所占的市場分額、優(yōu)劣勢比較、競爭情況等。

第四篇：會展策劃流程

會展策劃的內(nèi)容和基本流程

一、會展策劃的內(nèi)容

會展策劃與計劃不同，它有為達(dá)到目的的各種構(gòu)想，這些構(gòu)想和創(chuàng)意是新穎的，與目標(biāo)保持一致的方向，有實現(xiàn)的可能。把策劃過程用文字完整地記錄下來就 是會展策劃案。廣義的會展策劃案可以涵蓋經(jīng)市場調(diào)查而產(chǎn)生的可行性研究報告、項目意向書、項目建議書以及廣告策劃方案、宣傳手冊等，包括圍繞某次會展的展前、展期、展后所有的策劃文案。

會展策劃行為離不開市場，策劃者必須以市場為導(dǎo)向，利用各種宣傳、廣告手段，營造商業(yè)氛圍，形成市場聲勢，并利用各種關(guān)系和途徑，建立起龐大的展覽營銷網(wǎng)絡(luò)，進(jìn)行廣泛的市場推廣和招展，最終令目標(biāo)客戶紛紛前來報名參展。在整個策劃活動中，以專業(yè)的展覽服務(wù)，贏得買家和賣家的支持與信賴十分重要。計劃、實施、評估，是現(xiàn)代經(jīng)營管理的三個步驟。會展的效果評價與測定是全面驗證會展策劃實施情況必不可少的工作。當(dāng)整個會展策劃、實施工作結(jié)束后，會展人員應(yīng)及時進(jìn)行評估，總結(jié)經(jīng)驗，尋找問題，并寫出評估測定工作總結(jié)報告，為以后會展工作準(zhǔn)備可借鑒的歷史參考文獻(xiàn)，不斷提高會展策劃的水平。會展的效果評價與測定：

會展評估工作一般可分為以下兩個方面：一是對展覽環(huán)境、對展覽籌辦工作及展覽后臺工作的評估，這一部分工作在展覽會結(jié)束時完成；二是對展臺工作及展覽前臺工作進(jìn)行評估，這一部分比較復(fù)雜，先在展覽會結(jié)束時針對展臺工作進(jìn)行評估，然后在展覽的后續(xù)工作過程中，跟蹤評估。

二、會展策劃的基本流程

1.成立策劃小組

會展策劃工作需要集合各方面的人士進(jìn)行集體決策，因此，首先要成立一個會展策劃小組，具體負(fù)責(zé)會展策劃工作。一般而言，會展策劃小組應(yīng)由以下幾種人組成。一般由總經(jīng)理、副總經(jīng)理或業(yè)務(wù)部經(jīng)理、策劃部經(jīng)理等。

業(yè)務(wù)主管。在會展公司里，業(yè)務(wù)主管（貿(mào)易展示會經(jīng)理）具有特殊地位，他是溝通會展公司與展會服務(wù)承包商、參展商的中介，一方面，他代表會展公司與展會服務(wù)承包商、參展商等洽談業(yè)務(wù)；另一方面，他又代表展會服務(wù)承包商、參展商等監(jiān)督會展公司一切活動的開展。

策劃人員。一般由策劃部的正副主管和業(yè)務(wù)骨干來承擔(dān)，主要負(fù)責(zé)編擬會展計劃。

文案撰寫人員。專門負(fù)責(zé)撰寫各種會展文案，包括會展常用文書、會展業(yè)務(wù)社交文書、會展業(yè)務(wù)專用文書、會展業(yè)務(wù)推介文書、會展業(yè)務(wù)事務(wù)文書、會展業(yè)務(wù) 合同協(xié)議文書、會展業(yè)務(wù)法律文書等。

文案撰寫人員應(yīng)該能夠精確地領(lǐng)悟策劃小組的集體意圖，具有很強的文字表述能力。

美術(shù)設(shè)計人員。專門負(fù)責(zé)進(jìn)行各種類型視覺形象的設(shè)計。美術(shù)設(shè)計人員是策劃小組很重要的組成部分。因為在整個會展策劃過程中，諸如各種類型的廣告設(shè)計、展示設(shè)計、展示空間設(shè)計等都需要美術(shù)設(shè)計人員的參與。美術(shù)設(shè)計人員必須具有很強的領(lǐng)悟能力和很強的將策劃意圖轉(zhuǎn)化為文字、圖畫的能力。市場調(diào)查人員。能進(jìn)行各種復(fù)雜的市場行情調(diào)查，并能寫出精辟的市場調(diào)查報告。

媒體聯(lián)絡(luò)人員。要求熟悉各種媒體的優(yōu)勢、劣勢、刊播價格，并且與媒體有良好的關(guān)系，能按照會展策劃的部署，進(jìn)行媒體規(guī)劃，爭取最佳的廣告宣傳效果。公

關(guān)人員。能夠為會展公司創(chuàng)造融洽、和諧的公眾關(guān)系氛圍，獲得各方面的支持幫助。同時能夠從公關(guān)的角度提供建議。在會展策劃過程中，由業(yè)務(wù)主管負(fù)責(zé)，各方面人員需通力配合，協(xié)調(diào)一致，共同做好會展策劃工作。

2.進(jìn)行市場調(diào)查

市場調(diào)查是以科學(xué)的方法，有系統(tǒng)、有計劃、有組織地收集、調(diào)查、記錄、整理、分析有關(guān)產(chǎn)品或勞務(wù)市場等信息，客觀地測定與評價，發(fā)現(xiàn)各種事實，用以協(xié)助解決有關(guān)營銷的問題，并作為各種營銷決策的依據(jù)。會展市場調(diào)查是會展策劃的基礎(chǔ)。從傳播學(xué)的角度來看，市場調(diào)查是會展策劃者為了了解市場信息，把握市場動態(tài)，進(jìn)而確定會展目標(biāo)和主題，編寫會展策劃方案，選擇會展策略，檢查會展效果等所必需的調(diào)研工作。只有在系統(tǒng)地收集有關(guān)市場與相關(guān)背景的資料，并加以科學(xué)概括分析基礎(chǔ)上確立的會展策劃，才能卓有成效地實現(xiàn)其總體目標(biāo)。在執(zhí)行市場調(diào)查時，不僅要考慮本區(qū)域的優(yōu)勢產(chǎn)業(yè)和主導(dǎo)產(chǎn)業(yè)，還要考慮重點發(fā)展中的行業(yè)、政府扶植的行業(yè)等。具體分析行業(yè)市場狀況，要摸清市場的歸屬，即買方市場還是賣方市場等。以一次展覽會為例，主辦者需要將市場調(diào)研的重點放在以下四個方面： ?

? ? ? 總之，在瞬息萬變的市場中，如果沒有科學(xué)的市場調(diào)研和預(yù)測做先導(dǎo)，會展策劃、運作就很難達(dá)到預(yù)期的目的。

3.決定會展策略

作出會展決定是一個決策過程，應(yīng)該有相應(yīng)的程序。在一般情況下，會展決策應(yīng)考慮營銷需求、市場條件、營銷方式、內(nèi)部條件等因素。在充分地進(jìn)行市場調(diào)研與預(yù)測之后，接下來，需要進(jìn)行會展目標(biāo)市場的定位與制定會展?fàn)I銷計劃。以展覽會為例，組織者在進(jìn)行目標(biāo)市場定位時需考慮以下因素。

展覽會的類型。組織者首先要明確自己所主辦的是什么類型的展覽會，因為政府主辦的展覽會、公益性質(zhì)的展覽會和商貿(mào)展覽會在具體操作模式和策略 的制定上有很大區(qū)別。

產(chǎn)業(yè)標(biāo)準(zhǔn)。導(dǎo)致展覽目標(biāo)市場定位復(fù)雜的原因之一是一次展覽會往往要涉及多個產(chǎn)業(yè)。如舉辦一次汽車展覽會，組織者除考慮汽車生產(chǎn)企業(yè)外，還要努力吸引銷售、運輸?shù)绕囆枨筝^大的企業(yè)，甚至一些研究機構(gòu)等。

地理細(xì)分。由于不同地區(qū)的參展商和專業(yè)觀眾有著不同的需求特征及營銷反映，所以地理變量經(jīng)常被作為劃分展覽市場的依據(jù)。在進(jìn)行地理細(xì)分時，展會組織者不僅要分析不同國家的參展商對展覽會的個性化要求，而且要弄清參展商 在本國的具體分布，這樣才能行之有效地進(jìn)行決策。

行為細(xì)分。行為細(xì)分是指根據(jù)參展商的參展動機、購買動機、購買狀態(tài)或?qū)φ褂[會的態(tài)度等進(jìn)行劃分，其中參展動機被認(rèn)為是進(jìn)行展覽市場細(xì)分的最佳起點。決定會展策略應(yīng)該在充分掌握現(xiàn)有相關(guān)資料的基礎(chǔ)上進(jìn)行，如宏觀政策環(huán)境、企業(yè)經(jīng)營實力、會展市場競爭狀況、顧客滿意程度等。如從會展?fàn)I銷的角度來說，一份會展?fàn)I銷計劃應(yīng)包括會展?fàn)I銷現(xiàn)狀分析、企業(yè)（或具體會議、展覽會）分析、營銷目標(biāo)的確立、市場營銷組合策略、具體的行動方案、營銷預(yù)算費用以及營 銷計劃的執(zhí)行與控制等。

4.制定媒體策略

現(xiàn)代社會是一個信息社會，人與人之間、企業(yè)與企業(yè)之間都需要交流，而信息交流的主要載體便是各種各樣的媒體。實施有效的媒體策略對會展活動組織者至 關(guān)重要，會展組織者要根據(jù)有限的廣告預(yù)算以及舉辦會議或展覽會的需要和條件，來選擇合適的媒體。在選擇媒體的類型時需要綜合考慮目標(biāo)受眾的媒體習(xí)慣、產(chǎn)品性質(zhì)、信息類型以及廣告成本等因素。在市場經(jīng)濟的沖擊下，中國傳媒的市場化步伐越來越快。市場化程度的提高，帶來了媒體的迅速成長或衰落，會展專業(yè)媒體也不例外。因而，在制定具體的媒體策略時，必須要分析媒體在會展活動中的成長策略。以展覽活動為例，在制定策略上，要綜合考慮媒體在宣傳活動中、在聯(lián)系活動中以及在提升展覽企業(yè)形象活動中的成長策略等。在會展活動中，不同利益的相關(guān)主體面向特定的公眾需要采取不同的媒體策略。

例如，若從提升城市形象的角度分析，在一次大型的國際會議或展覽會中，城市政府面向媒體的主要工作包括以下三點。

1)在會展活動開始之前，政府需要媒體對展覽會前期的準(zhǔn)備工作、展覽會的特點及創(chuàng)新性等作大量宣傳報道，具體方式有舉行記者招待會，或組織專家學(xué)者討 論并在專門的媒體上發(fā)表聲明，以吸引市民和潛在專業(yè)觀眾的注意。

2)在展會舉辦期間，繼續(xù)組織有關(guān)媒體尤其是本地的主流報紙或電視臺對會展活動作進(jìn)一步宣傳，以滿足不同公眾對此次活動的關(guān)注需要。

3)活動結(jié)束之后，政府應(yīng)該鼓勵媒體對此次活動的效應(yīng)和成果等作總結(jié)性的報道，以加深公眾的印象，并達(dá)到提升城市形象的目的。若從參展商與媒體的角度來說，在展覽會開幕之前，參展商除了可以通過直接郵寄等方式與客戶聯(lián)系并邀請對方光臨自己的展臺外，還要積極利用各種形式的媒體對本企業(yè)的參展活動作大量的宣傳，可以在報紙、雜志或參展手冊上刊登廣告，也可以利用展覽會主辦者發(fā)行的展覽快訊，宣傳和介紹企業(yè)參展產(chǎn)品，以吸引專業(yè)買家來洽談。在展覽會期間，還可以通過別出心的現(xiàn)場表演、公關(guān)事件，或召開新產(chǎn)品推介會等，來吸引媒體和專業(yè)觀眾的廣泛關(guān)注。另一方面，為推廣企業(yè)的品牌形象或提高產(chǎn)品的知名度，參展商必須與媒體保持良好的關(guān)系，并積極提供有價值的新聞，爭取讓媒體在展會期間對本企業(yè)給予更多的報道。隨著會展活動的不斷升溫，不僅是大眾媒體，專業(yè)媒體也跟著熱起來?？v觀現(xiàn)有的會展雜志、報紙及網(wǎng)站的競爭格局和特點可以發(fā)現(xiàn)：專業(yè)刊物正走向多元化，刊物定位也更加鮮明，媒體的形式豐富多彩，互聯(lián)網(wǎng)正在被深入地應(yīng)用，因而，在會展的媒體制定上，必須與時俱進(jìn)，選擇更加有效的媒體策略。

5.制定設(shè)計策略

商業(yè)展覽展示設(shè)計是以傳達(dá)展覽信息、吸引參觀者為主要機能的有目的、有劃的環(huán)境、展臺、展品設(shè)計。好的設(shè)計能提高展會的品位，吸引參展者、參觀者，對產(chǎn)品營銷也起著潛移默化的作用。一般而言，較大的展覽會，會展的有關(guān)設(shè)計問題在開展前個月就開始了。

你所了解的展覽會設(shè)計策劃問題是怎樣的？

從參展商的角度來說，設(shè)計不僅僅是一個展臺設(shè)計的問題，在策劃階段就要考慮設(shè)計展覽結(jié)構(gòu)、取得展覽公司的設(shè)計批準(zhǔn)、制作展覽宣傳冊等。展臺設(shè)計根據(jù)具體情況要求有不同的設(shè)計原則、功能區(qū)分，所以其設(shè)計的策略也是千變?nèi)f化的。我們以宣傳材料的設(shè)計與制作為例。對于參展商來說，狹義的宣傳材料主要 指各種文字資料，如宣傳冊頁、新聞稿件等。而事實上，宣傳材料不僅僅限于現(xiàn)場分發(fā)給觀眾或記者的文字資料，它還包括很多形式，如直接郵寄資料、產(chǎn)品介

紹、、紀(jì)念包（手提袋）、酒店的戶外廣告或展覽會的每日快訊等。在宣傳材料外觀的設(shè)計上，必須要尊重整體風(fēng)格，同時，要能形成強大的視覺沖擊力。外觀設(shè)計主要是要解決材料的形狀和大小兩個問題，并要求設(shè)計富有人性化，便于人們攜帶。

6.制定預(yù)算方案

良好的財務(wù)管理和預(yù)算控制是籌辦會展最重要的因素之一，如果安排得當(dāng)不僅將起到增加收益、提高效益的作用，而且，能使管理者了解收入的來源及比例、分析主要的投入項目、確定主要的收入來源。預(yù)算是協(xié)助實現(xiàn)財務(wù)目標(biāo)的一個工具?？梢园杨A(yù)算看作是一張?zhí)赜械貓D，它能引導(dǎo)公司達(dá)到所尋找的目標(biāo)。為了達(dá)到這個目標(biāo)，會展在制定預(yù)算時必須做到有計劃、有步驟，不斷更新信息。制定會展預(yù)算所考慮的內(nèi)容。

一般說來，制定一份會展預(yù)算至少包括以下幾方面的內(nèi)容。

歷史數(shù)據(jù)?；仡欉^去的工作，以便制定出相對精確的新預(yù)算。

行政管理費。包括項目共享的費用如工資、獎金和復(fù)印、電話、信函來往、計算機等要支付的費用。

收益。即預(yù)算帶來的收入，包括公司撥款、預(yù)算、注冊費、出售展品和紀(jì)念品的收入、贊助等。

固定費用。如印刷和郵寄宣傳資料所需的費用。

可變費用。如餐飲費等。

詳細(xì)開列的項目。詳細(xì)開列的項目列明預(yù)算中的各個項目。

調(diào)整控制。由于預(yù)算是根據(jù)估計而制定的，因此不一定準(zhǔn)確，需要不斷地調(diào)整。在會展中，為了衡量一個項目的財務(wù)成果，必須設(shè)置一個用于實現(xiàn)既定財務(wù)目 標(biāo)的預(yù)算開支。預(yù)算采用的方式，可視具體情況而定。

7.撰寫策劃方案

會展策劃就是會展的策略規(guī)劃，為了會展的成功舉辦，必須對會展的整體性和未來性的策略進(jìn)行規(guī)劃。它包括從構(gòu)想、分析、歸納、判斷，一直到擬定策略、方案的實施、事后的追蹤與評估過程。

8.實施效果評估

展覽的效果是長期的。展出者在重視并投入很大力量進(jìn)行展臺設(shè)計、產(chǎn)品展示、展覽宣傳、展臺接待和推銷等工作的同時，也應(yīng)當(dāng)投入相當(dāng)?shù)牧α孔鰰购罄m(xù)工作。如果說會展相當(dāng)于“播種”，建立新的客戶關(guān)系，那么，會展的后續(xù)工作就相當(dāng)于“耕耘”與“收獲”，將新的關(guān)系發(fā)展為實際的客戶關(guān)系。會展的后續(xù)工作有很多，實施效果評估是其中的重要一環(huán)。會展的效果評估內(nèi)容也很豐富，有展覽工作評估和展覽效果評估。展覽效果評估需要由展出者自己安排或委托專業(yè)評估公司來做。展覽效果的評估內(nèi)容有定性的內(nèi)容也有定量的內(nèi)容，條件許可的情況下盡量用定量的評估內(nèi)容，這樣，能使評估的結(jié)果更客觀、更有價值。總之，會展作為一種營銷方式，在開拓市場、鞏固市場等方面發(fā)揮著重要作用。但是會展是一項復(fù)雜、浩繁的工程，它的工作環(huán)節(jié)很多，為了保證其可行、順利、有效地開展，必須要重視會展的策劃工作。有有學(xué)者指出，只有當(dāng)會展被認(rèn)為是最有效的營銷方式時才決定會展，而在決定會展后，能激發(fā)創(chuàng)意，有效地運用手中的資源，選定可行性的方案，達(dá)到預(yù)期目標(biāo)或解決一個難題，就是策劃。會展策劃在整個會展過程中扮演著一個重要角色。

會展策劃設(shè)計流程會展策劃設(shè)計流程

一：對企業(yè)進(jìn)行有針對性的市場調(diào)研

收集有關(guān)本項目的各種資料，包括文字、圖片以及錄像等活動資料。對收集的資料要分類編排，結(jié)集歸檔。

二：制定詳細(xì)完整的會展策劃方案。

確定會展的目標(biāo)市場，會展的規(guī)模，展品的選擇，評估觀眾數(shù)量的多少和 展覽面積的大小以及參展的費用預(yù)算。

三：實施前的培訓(xùn)。

讓全體的實施工作人員理解策劃方案精神，熟悉策劃方案要求，掌握實施方案的工作、方法、步驟和技巧。

四：印刷材料的設(shè)計制作。

利用會展的會刊、展前快訊、媒體報道等手段來進(jìn)行前期宣傳，擴大企業(yè)的影響力，吸引更多的目標(biāo)客戶。

五：展臺的布置及展示。

設(shè)備的調(diào)試安裝，展臺的人員配備。

六：相關(guān)的會展服務(wù)。

根據(jù)參加會議者的具體情況以及人數(shù)多少安排相應(yīng)的車輛；根據(jù)參會人員的喜好，預(yù)定各種形式的餐會，推薦不同的用餐地點；根據(jù)參會人員的喜好，為您設(shè)計不同的休閑方式，設(shè)計專門的旅游線路，介紹下榻酒店附近的娛樂設(shè)施。七：做好對活動的評估。

開好總結(jié)會，做好善后公關(guān)工作。

會展服務(wù)項目：

視聽設(shè)備租賃 展示道具制作 展廳專賣裝潢 舞臺設(shè)計燈光表演 花草租賃 寫真、泡沫字、雪弗板字等美工制作 拆裝運輸 大型倉儲 大型活動安排 提供禮儀，司儀 各地巡演 T臺制作、租賃。

會展籌劃細(xì)節(jié)

邀請

不管什么樣的會議或者展覽，主辦者當(dāng)然希望適宜的對象(客戶)參加。作為主辦者，邀請的方式非常重要。通常情況下，邀請包括信息發(fā)布、回執(zhí)處理、確認(rèn)通知等3個程序。

信息發(fā)布——從媒體上分有印刷品(包括邀請信函、組織文件、會議通知)、電子郵件、印刷媒介公告、電子媒介公告等幾種形式。通常信息發(fā)布包括主題、時間、地點(暫定或者候選)、主要議程及安排、費用及標(biāo)準(zhǔn)等等，有些還附送會議(展)企劃書，可以讓參與者了解參加的意義及對會展的期望。

回執(zhí)——對于主辦者來說，回執(zhí)是對會展企劃活動成功與否的判定標(biāo)志之一?；貓?zhí)收到后，通常需要統(tǒng)計(在這之前，需要提醒的是回執(zhí)單的設(shè)計非常重要，應(yīng)當(dāng)是合理且圓滿的，應(yīng)當(dāng)包括如下信息——明確的人數(shù)、職務(wù)、性別、聯(lián)系方式、預(yù)計到達(dá)目的地時間、迎送要求等等)、確認(rèn)回執(zhí)有效(通常以會務(wù)費用是否交納為標(biāo)志)，接下來需要做的就是資源分配——主要是展位與酒店住宿的安排，回執(zhí)確認(rèn)即確認(rèn)通知可以在這一切完成后發(fā)出。

回執(zhí)可以有多種形式——傳真、信函、電子郵件、網(wǎng)路回執(zhí)或者電話均可?；貓?zhí)需要注意的是，如果會展課題允許，應(yīng)該考慮到參與者的特殊要求，譬如家屬、隨行人員、保健要求、交通代理、飲食習(xí)慣、住宿要求等，如果回執(zhí)清楚，那么對會展的有序安排會起到很大幫助。確認(rèn)通知——如果會務(wù)費用確認(rèn)或者有其他方式可以確認(rèn)，可以發(fā)出確認(rèn)通知。同時發(fā)出的應(yīng)該還有會展的確切地點、時間、議程、簽到程序及會展注意事項等。

簽到與入住安排

如果是小型商務(wù)會議，簽到相對簡單，僅僅是名錄登記。但如果是大型會議或者展覽，那么簽到就是一項復(fù)雜的工作。通常情況下，會議的簽到與住宿安排連在一起。

大型會議如果想要簽到過程不出現(xiàn)混亂，必要的流程及準(zhǔn)備是必須的——回執(zhí)統(tǒng)計表、簽到表格、引導(dǎo)及協(xié)助人員、住宿賓館準(zhǔn)確的房間數(shù)量及房間號、房間分配表、鑰匙、標(biāo)明入住者姓名及房號的小信封(內(nèi)裝客房鑰匙，通常酒店可以提供)、入住酒店相對明顯的路徑指示、會議(展覽)須知、會議(展覽)詳細(xì)日程、考察線路及參與方式、酒店功能開閉說明及付費標(biāo)準(zhǔn)、返程預(yù)定及確認(rèn)、會務(wù)交通使用方式及付費標(biāo)準(zhǔn)等等。如果可能，盡量使用計算機作簽到。一般情況下，簽到服務(wù)人員應(yīng)該不少于6人——工作時間應(yīng)該根據(jù)會展參與人員抵達(dá)時間合理分配。如果事先將回執(zhí)的項目設(shè)計得很周全，對于簽到及入住安排有很大幫助。餐飲安排

一般而言，展覽不統(tǒng)一安排餐飲(特邀嘉賓或者重要客戶除外)，會議通常統(tǒng)一安排餐飲。餐飲安排通常有兩種形式——自助餐或者圍桌餐。類別有中式、西式及清真系列。統(tǒng)一安排餐飲的會議，對于成本的控制非常重要，自助餐一般可以發(fā)餐券控制(很多酒店對于自助餐的開設(shè)有就餐人數(shù)的最低要求)，可以事先制訂餐標(biāo)及餐譜，嚴(yán)格區(qū)分正式代表與隨行人員、家屬，特殊要求者可以和餐廳協(xié)商。圍桌式餐飲安排比較復(fù)雜——特別是大型會議的時候。圍桌式餐飲安排需要考慮的問題有：開餐時間、每桌人數(shù)、入餐憑證、同桌者安排、特殊飲食習(xí)慣者、酒水種類及付款等。需要提醒的是，會議前期考察時注意餐廳及用具的衛(wèi)生情況，不能讓就餐者出現(xiàn)健康問題。如果就餐者無法按時集合就餐，可采取那桌夠人數(shù)那桌開席的做法，以保證就餐者的權(quán)益。

秘書服務(wù)

所謂秘書服務(wù)指向會展主辦方提供各類文秘、勤雜、臨時采購、臨時司乘、向?qū)У确?wù)。這些服務(wù)通常是臨時或者按時提供的，在預(yù)算時通常按類別籠統(tǒng)計算，不在細(xì)分——可以按不可預(yù)計費用或者按其他類別計算。如果通過代理公司操作，那么告訴代理公司作好隨時服務(wù)的準(zhǔn)備很有必要。代理公司與主辦方之間的最后服務(wù)費用核算將通過雙方指定的聯(lián)絡(luò)人互相簽單認(rèn)可，由雙方財務(wù)或者相關(guān)人員核定。

茶歇

茶歇對于一般的大型會議而言可能不需要，中、小型會議，特別是公司或者組織高層會議，會間茶歇是很重要的。茶歇的定義就是為會間休息兼氣氛調(diào)節(jié)而設(shè)置的小型簡易茶話會，當(dāng)然提供的飲品可能不限于中國茶，點心也不限于是中國點心。通常茶歇的準(zhǔn)備包括點心要求、飲品要求、擺飾要求、服務(wù)及茶歇開放時間要求等等，一般不同時段可以更換不同的飲品、點心組合。大致上茶歇的分類是中式與西式。中式的飲品包括礦泉水、開水、綠茶、花茶、紅茶、奶茶、果茶、罐裝飲料、微量酒精飲料，點心一般是各類糕點、餅干、袋裝食品、時令水果、花式果盤等等。西式茶歇飲品一般包括各式咖啡、礦泉水、低度酒精飲料、罐裝飲料、紅茶、果茶、牛奶、果汁等等，點心有蛋糕、各類甜品、糕點、水果、花式果盤，有的還有中式糕點。

翻譯

可能有的人認(rèn)為翻譯只是傳聲筒，是一個工具，所以會議翻譯的安排就如同其他道具那樣很簡單，只要 “采購”就可以了。其實，翻譯是工具不假，但翻譯是個特殊的工具，是擔(dān)負(fù)思想傳遞的具有思維方式的人(有時候還是會談僵局的潤滑劑或者緩沖劑)。所以翻譯，特別是臨時聘請的翻譯值得認(rèn)真對待。很多所謂翻譯不是通才(換言之，除翻譯者本身已經(jīng)掌握的知識外，可能對其他領(lǐng)域的連概念都沒有)，而會議涉及的專業(yè)術(shù)語往往很多，而且通常是很生僻的單詞或者組合詞，因此提前溝通十分必要。

再者，應(yīng)當(dāng)告訴翻譯發(fā)言者通常的語速，有條件的可以把以往的映像資料交給翻譯，讓其熟悉一下，并告訴翻譯本次會議大致的研討或者涉及的內(nèi)容。當(dāng)然為了商業(yè)秘密不外瀉，對翻譯必要的約束是應(yīng)該的——通常以書面形式約定在多長時間內(nèi)接觸機密的翻譯不得對外界透露，在此期間內(nèi)雇用方有權(quán)要求翻譯保密，并有權(quán)要求翻譯賠償由于泄密而帶來的損失。

車輛調(diào)度 重要的國際性會議、行業(yè)重要會議、知名公司全球或者大區(qū)會議，參與者通常人數(shù)較多，身份較高，如果在主辦者所在地，車輛調(diào)度可能不成問題，如果在異地舉辦，那么車輛調(diào)度就值得好好研究。通常，異地舉辦會議基本上委托當(dāng)?shù)貙I(yè)機構(gòu)代理，車輛調(diào)度涉及到主辦者。

第五篇：操作流程

論文管理操作流程

1、由教師在網(wǎng)上申請開題，填寫開題信息，維護題目的要求以及面向等信息，該操作也可以在客戶端完成（教師登陸綜合教務(wù)本人帳號，點擊“個人教務(wù)”→“畢業(yè)設(shè)計管理”→“題目申報”）。有校外輔導(dǎo)教師的先由校內(nèi)輔導(dǎo)教師填寫，并在備注中寫明外聘教師的相關(guān)信息。

2、學(xué)生選題，學(xué)生通過網(wǎng)絡(luò)端查看題目的相關(guān)信息，并進(jìn)行選題。

3、選題結(jié)果確認(rèn)，有開題教師在網(wǎng)絡(luò)斷確認(rèn)選擇題目的學(xué)生，只有選題狀態(tài)是確定的學(xué)生，才能進(jìn)行后續(xù)的論文提交等操作。該確認(rèn)過程也可以在客戶端完成。

4、論文提交，由學(xué)生通過網(wǎng)絡(luò)端提交論文信息。

5、審核后上傳，教師可以下載學(xué)生的論文，并進(jìn)行批注后，再上傳。

6、中期審查，安排論文的中期審查，先維護中期審查小組，小組成員，選擇審查的學(xué)生。

7、答辯管理，維護答辯小組，將答辯小組和相應(yīng)參與答辯的學(xué)生關(guān)聯(lián)，維護答辯時間地點等信息。

8、成績錄入，打開網(wǎng)上錄入論文成績的開關(guān)，由教師維護論文相應(yīng)的權(quán)重、成績。