第一篇：會(huì)議接待計(jì)劃

（一）接待要?jiǎng)t

1.明確“以代表為本”的接待宗旨，建立“全程服務(wù)、分工明確、責(zé)任到人”的周密的服務(wù)體系，并根據(jù)與會(huì)的VIP官員及具有特殊民俗、習(xí)俗和宗教信仰的代表具體實(shí)際制定接待細(xì)案。

2.本次論壇按需配置會(huì)務(wù)接待人員（含翻譯人員），并安排在 中旬進(jìn)行短期培訓(xùn)，課目：A.接待禮儀；B.論壇背景及西博會(huì)背景；C.杭州市況及旅游指南。

3.本次論壇報(bào)到注冊(cè)于10月18日8：00—22：00在浙江世貿(mào)中心飯店、文華賓館、洪橋賓館同時(shí)開(kāi)展，報(bào)到注冊(cè)配置專(zhuān)用電腦等辦公設(shè)施；同時(shí)辦理代表返程票務(wù)。18日20時(shí)起安排上門(mén)辦理代表注冊(cè)。

（二）條件準(zhǔn)備

1.代表證、工作證、下榻處市長(zhǎng)附名歡迎卡印制； 2.貴賓胸花、貴賓下榻處鮮花準(zhǔn)備； 3.注冊(cè)表、住宿分布表、返程登記表印制； 4.引導(dǎo)牌、歡迎橫幅設(shè)計(jì)、制作； 5.論壇紀(jì)念品、論壇日程卡設(shè)計(jì)、制作； 6.醫(yī)療禮盒：風(fēng)油精、萬(wàn)金油、創(chuàng)可貼； 7.會(huì)議資料袋設(shè)計(jì)、制作； 8.杭州指南、西博會(huì)介紹；

9.12輛（45-49座）大巴及相應(yīng)小轎車(chē)確認(rèn)，西博會(huì)專(zhuān)用通行證辦理； 10.游覽、參觀接待單位溝通、確認(rèn)，游覽、參觀線路實(shí)地考察； 11.住宿（含備用賓館）確認(rèn)、餐飲確認(rèn)；

12.貴賓室、秘書(shū)室及注冊(cè)桌落實(shí)、布置，論壇專(zhuān)用電腦及打印機(jī)、復(fù)印機(jī)等辦公用品準(zhǔn)備。

13.機(jī)場(chǎng)、火車(chē)站實(shí)地了解，接待位確認(rèn)，貴賓免檢手續(xù)辦理；

（三）食宿安排 1.餐飲安排

早餐：代表所住飯店房費(fèi)均包含早餐

19—21日自助午餐：國(guó)際展覽中心5層“國(guó)際會(huì)議廳”，憑當(dāng)日午餐券入場(chǎng)。19日歡迎酒會(huì)：國(guó)際展覽中心5層“國(guó)際會(huì)議廳”，憑當(dāng)日晚餐券入場(chǎng)。20日晚餐：除自行安排外，憑當(dāng)日晚餐券入場(chǎng)。

21日歡送晚宴：國(guó)際展覽中心5層“國(guó)際會(huì)議廳”，憑當(dāng)日 晚餐券入場(chǎng)。

2.住宿安排

論壇分3個(gè)酒店安排住宿：

A.浙江世界貿(mào)易中心飯店（杭州曙光路15號(hào)，310007，五 星級(jí)）150個(gè)標(biāo)準(zhǔn)雙人間；

B.文華賓館（文二路），110個(gè)標(biāo)準(zhǔn)雙人間； C.洪橋賓館（靈隱路），94個(gè)標(biāo)準(zhǔn)雙人間；

D.備案：考慮到有代表18日前到達(dá)杭州，22日后留杭要求，組委會(huì)委托“浙江海外”公司安排備用賓館。

（四）報(bào)到注冊(cè) 1.注冊(cè)

18日8：00— —22：00在浙江世貿(mào)中心飯店的大堂設(shè)置接待注冊(cè)桌，安排專(zhuān)用電腦等辦公設(shè)施，辦理代表注冊(cè)；

18日20時(shí)起安排上客房辦理代表注冊(cè)。2.接待 A.蕭山機(jī)場(chǎng)

18日由一名會(huì)務(wù)組副組長(zhǎng)帶隊(duì)（配備翻譯）駐守蕭山機(jī)場(chǎng)迎候?qū)＜摇⒋?；重要貴賓落實(shí)相應(yīng)省市領(lǐng)導(dǎo)迎候；接送車(chē)輛保證專(zhuān)家、代表在機(jī)場(chǎng)停留時(shí)間不超過(guò)三十分鐘，機(jī)場(chǎng)設(shè)立臨時(shí)休息室。設(shè)置引導(dǎo)牌，歡迎橫幅。

B.火車(chē)站

18日由一名會(huì)務(wù)接待組副組長(zhǎng)負(fù)責(zé)杭州火車(chē)站迎候?qū)＜摇⒋?；重要貴賓，落實(shí)相應(yīng)省市領(lǐng)導(dǎo)迎候；接待處常時(shí)保證一輛接待車(chē)輛，并以代表在火車(chē)站停留時(shí)間不超過(guò)15分鐘配置車(chē)輛。設(shè)置引導(dǎo)牌，歡迎橫幅，并安排好翻譯。

C.住宿賓館

18日，三家接待賓館安排專(zhuān)人聯(lián)絡(luò)、協(xié)調(diào)專(zhuān)家、代表客房登記。設(shè)置歡迎橫幅。3.接待原則

A.18日18時(shí)以前，專(zhuān)家、代表一律先到浙江世貿(mào)中心飯店大堂注冊(cè)；

B.18日18時(shí)以后，與專(zhuān)家、代表商洽或①先注冊(cè)，或②先就餐，后注冊(cè)，或③先住宿，20時(shí)后上門(mén)注冊(cè)；

C.19日后，原則上先到會(huì)務(wù)組注冊(cè)。

（四）論壇服務(wù) 1.交通

A.住宿在文華賓館、洪橋 賓館的代表每天上午7：30由專(zhuān)用大巴送達(dá)浙江世貿(mào)中心； B.晚上用餐后，根據(jù)參觀游覽項(xiàng)目安排用車(chē)（參見(jiàn)參觀旅游部分）。2.茶休

在會(huì)議廳處設(shè)立休息點(diǎn)，準(zhǔn)備咖啡、飲料、點(diǎn)心、水果供代表茶休使用。3.文秘

在世貿(mào)廳一側(cè)設(shè)秘書(shū)間，配備有電話、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、及懂英文的高素質(zhì)文秘。4.醫(yī)保

在世貿(mào)廳毗鄰處貴賓接待室，安排有有經(jīng)驗(yàn)的醫(yī)護(hù)人員，（醫(yī)、護(hù)各二名）及必要急救設(shè)施，（有貴賓接待任務(wù)時(shí)，醫(yī)護(hù)人員暫時(shí)移住秘書(shū)間）；落實(shí)浙江醫(yī)院、杭州中醫(yī)院為定點(diǎn)醫(yī)院，確保搶救綠色通道的暢道。

5.安保

設(shè)立專(zhuān)職安保負(fù)責(zé)人，及時(shí)準(zhǔn)確地與安全、公安部門(mén)協(xié)調(diào)好安全保工作，組織落實(shí)浙江世貿(mào)中心的安保工作及參觀旅游的安保工作。

（五）參觀旅游 1.有組織外出參觀游覽 A.20日晚西博會(huì)開(kāi)幕式

晚7：00在浙江世貿(mào)中心集合，由導(dǎo)游及安保帶隊(duì)集體進(jìn)場(chǎng)；結(jié)束時(shí)，步行返回；住文華賓館、洪橋賓館的代表，在黃龍?bào)w育中心停車(chē)處集體乘車(chē)返回賓館；

B.21日晚煙火大會(huì)。方案

一、現(xiàn)場(chǎng)觀看

晚7：00在浙江世貿(mào)中心集體乘車(chē)送達(dá)觀賞點(diǎn)，煙火大會(huì)結(jié)束，在指定地點(diǎn)乘車(chē)返回。方案

二、租用臨湖各賓館觀景臺(tái)觀景

晚7：00在浙江世貿(mào)中心集體乘車(chē)分別前往觀景點(diǎn)，煙火大會(huì)結(jié)束，乘車(chē)返回。C.22日參觀游覽

根據(jù)各參觀線路實(shí)際代表人數(shù)，安排車(chē)輛（注意協(xié)調(diào)代表退房手續(xù)及把握代表返程安排），并分批安排中餐，部分將安排藥膳，候選用膳處：胡慶余堂、娃哈哈美食城杭州環(huán)湖大酒店、杭州中山大酒店等。

2.非組織外出

非組織外出，陪同人員主要為志愿者，由會(huì)務(wù)接待組統(tǒng)一安排。

（六）專(zhuān)家接待 1.免檢手續(xù)辦理

遵循國(guó)際慣例，對(duì)被邀請(qǐng)的世界衛(wèi)生組織及其它貴賓做好免 檢手續(xù)，并安排陪同翻譯、專(zhuān)車(chē)司機(jī)。

2.領(lǐng)導(dǎo)會(huì)見(jiàn)安排

A.根據(jù)組委會(huì)統(tǒng)一安排，明確國(guó)家領(lǐng)導(dǎo)人及國(guó)家藥監(jiān)局及省市領(lǐng)導(dǎo)的會(huì)見(jiàn)時(shí) 間、地點(diǎn)、參加會(huì)見(jiàn)人員的名單、人數(shù)及流程安排；

B.會(huì)見(jiàn)場(chǎng)地布置； C.安排接送司機(jī)、專(zhuān)車(chē)。3.細(xì)微關(guān)懷

A.下榻處置市長(zhǎng)附名歡迎卡、鮮花； B.下榻處每日必?fù)Q的水果。

（七）記者接待 1.記者報(bào)道團(tuán)

記者報(bào)道團(tuán)的外地記者安排住宿，全部統(tǒng)一安排就餐，并注意做好夜宵的安排，記者報(bào)道團(tuán)的外出用車(chē)予以特殊照顧。

2.新聞發(fā)布會(huì)

明確新聞發(fā)布會(huì)的采訪記者名單、人數(shù)并準(zhǔn)備相應(yīng)禮品，安排會(huì)后用車(chē)。3.個(gè)別采訪

對(duì)于非組委會(huì)安排的新聞媒體臨時(shí)采訪，在秘書(shū)處協(xié)調(diào)下，積極配合、友好合作。

（八）其它服務(wù) 1.會(huì)前接待

18日前到杭并要求接待的代表（費(fèi)用自理）委托由“浙江海外”公司安排并盡量滿(mǎn)足用車(chē)需要。

2.返程安排

A.22日中午12點(diǎn)為退房時(shí)間，應(yīng)提前與代表接洽，辦好退房手續(xù)。B.根據(jù)返程時(shí)間，安排好返程用車(chē)。3.會(huì)后服務(wù)

22日仍要求在杭的代表（費(fèi)用自理），代為安排住宿，并負(fù)責(zé)送達(dá)并協(xié)助辦好手續(xù)。

第二篇：關(guān)于會(huì)議接待計(jì)劃

關(guān)于鴻鵬公司會(huì)議接待計(jì)劃

鴻鵬公司會(huì)議將于2003年6月3日—5日在我酒店召開(kāi)，具體接待計(jì)劃安排如下：

一、會(huì)議用房

1、入住時(shí)間：6月3日；

2、退房時(shí)間：預(yù)計(jì)6月6日14:00前；

3、用房數(shù)量及類(lèi)型：主樓標(biāo)準(zhǔn)雙人房15間，主樓套房2套；

4、要求：（1）標(biāo)準(zhǔn)房?jī)?nèi)撤酒水，電話關(guān)至?xí)x江市話；

（2）套房?jī)?nèi)保留酒水，電話關(guān)至?xí)x江市話，入住當(dāng)日贈(zèng)送A款水果一籃。

5、房?jī)r(jià)：按鴻鵬公司丁麗紅協(xié)議價(jià)收取房費(fèi)，其他消費(fèi)品另行核算；

6、其他：（1）酒店于6月3日09:00前在大堂設(shè)一三人位報(bào)到處。

（2）贈(zèng)送汽球拱門(mén)一個(gè)，提供豎幅兩條（200元/條）。

二、會(huì)議室

1、會(huì)議時(shí)間：6月4日9:00-12:00；

2、與會(huì)人數(shù)：70人左右；

3、會(huì)議地點(diǎn)：貴賓樓芙蓉閣II會(huì)議室；

4、會(huì)場(chǎng)布置及要求：

（1）提供按長(zhǎng)方形式擺設(shè)70個(gè)左右會(huì)議桌位、座位牌；

（2）免費(fèi)提供茶水服務(wù)，服務(wù)員現(xiàn)場(chǎng)服務(wù)；

（3）提供麥克風(fēng)、投影儀，并由酒店技術(shù)人員全場(chǎng)跟催服務(wù)；

（4）場(chǎng)內(nèi)廣告布置由鴻鵬公司專(zhuān)人落實(shí)，酒店協(xié)助服務(wù)；

（5）由酒店做好會(huì)場(chǎng)綠化裝飾工作。

5、場(chǎng)租：按一次性960元/半天收取費(fèi)用。

三、會(huì)議用餐

1、工作餐：6月3日午餐、晚餐，4日午餐、晚餐，5日午餐分別安排在二樓美食

街用自助餐，預(yù)計(jì)人數(shù)50人/餐（用餐人數(shù)請(qǐng)?zhí)崆芭c餐廳確認(rèn)，以確保菜肴及服務(wù)質(zhì)量），午餐28元/位（凈價(jià)），晚餐48元/位（凈價(jià)）；

2、宴請(qǐng)餐：6月5日晚宴，8±1桌，按實(shí)際費(fèi)用結(jié)算。

四、費(fèi)用核算

由鴻鵬公司指定簽單人簽名確認(rèn)后，掛鴻鵬公司帳。

鴻鵬公司聯(lián)系人：余先生聯(lián)系電話：***確認(rèn)人：

酒店會(huì)議跟催人：周利方營(yíng)銷(xiāo)部電話：5666665聯(lián)系電話：5556315

第三篇：會(huì)議接待

會(huì)議接待

一次會(huì)議的成功開(kāi)始最關(guān)鍵的就在會(huì)議接待的環(huán)節(jié)。必須安排好會(huì)議接待的人員、會(huì) 議接待的場(chǎng)所、會(huì)議接待時(shí)所需要的各種物品。

會(huì)前工作

1、與會(huì)議主辦者洽談。

2、向會(huì)議主辦方提供會(huì)議接待策劃方案和報(bào)價(jià)。

3、邀請(qǐng)會(huì)議主辦者實(shí)地考察會(huì)議舉辦場(chǎng)所。

4、與會(huì)議主辦者確認(rèn)會(huì)議接待方案。

5、與會(huì)議主辦者簽訂會(huì)議接待標(biāo)準(zhǔn)合同。

6、確認(rèn)會(huì)議主辦者預(yù)付會(huì)議訂金事宜。

7、在會(huì)議舉辦前制定會(huì)議工作人員服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)條例及會(huì)議接待手冊(cè)。

8、準(zhǔn)備會(huì)議資料。含代邀請(qǐng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)、新聞媒體、新聞通稿、接待資料、會(huì)議配套的商 務(wù)服務(wù)及公關(guān)禮儀、翻譯、通訊及文秘服務(wù)。

會(huì)中工作

9、機(jī)場(chǎng)、碼頭、車(chē)站專(zhuān)人、專(zhuān)車(chē)分批分時(shí)段按要求接站。

10、會(huì)議酒店現(xiàn)場(chǎng)會(huì)議秘書(shū)分發(fā)會(huì)議資料來(lái)客接待。

11、會(huì)議秘書(shū)協(xié)助會(huì)場(chǎng)布置及會(huì)場(chǎng)的會(huì)務(wù)服務(wù)。

12、會(huì)議秘書(shū)在會(huì)議接待報(bào)到處協(xié)助會(huì)務(wù)組確認(rèn)和分發(fā)房間確認(rèn)VIP用房及整理記 錄有關(guān)信息。協(xié)助分發(fā)會(huì)議禮品及房間派送水果等會(huì)務(wù)工作。

13、確認(rèn)用餐時(shí)間、菜單、標(biāo)準(zhǔn)、形式、酒水及主次桌和其他相關(guān)安排等工作。

14、提前確認(rèn)會(huì)議代表客戶(hù)的娛樂(lè)項(xiàng)目、娛樂(lè)場(chǎng)所及消費(fèi)和付費(fèi)的方式。

15、確認(rèn)旅游公司為該會(huì)議提供的旅游考察的吃、住、行、游、購(gòu)、娛安排事宜日程安排、房餐車(chē)導(dǎo)游等安排。

16、確認(rèn)并保障會(huì)議期間會(huì)場(chǎng)防盜、消防等安全工作、參會(huì)代表的人、財(cái)、物等安全工作

18、協(xié)調(diào)會(huì)議期間的交通工具的安排。

19、代辦會(huì)議代表返程及他程的交通票務(wù)及其他委托代辦服務(wù)。

會(huì)后工作

20、會(huì)務(wù)服務(wù)的總結(jié)、評(píng)估、會(huì)議代表的意見(jiàn)反饋及處理工作。

21、會(huì)議資料、領(lǐng)導(dǎo)講話稿、代表發(fā)言稿、新聞報(bào)道資料的匯總結(jié)書(shū)工作及印刷代表通訊錄。

22、與會(huì)議主辦者的費(fèi)用結(jié)算工作。

23、歡送代表工作。

會(huì)議接待方案



一會(huì)議接待方案的含義

會(huì)議接待方案是指安排與會(huì)者的迎送和吃、住、行、游、樂(lè)等接待活動(dòng)及具體事務(wù)的文 案屬于會(huì)議專(zhuān)題策劃方案可以包含在會(huì)議總體方案中也可以單獨(dú)擬寫(xiě)?yīng)鳛闀?huì)議總體方案的附件。

二會(huì)議接待方案的基本內(nèi)容

1接待對(duì)象和接待緣由。會(huì)議的接待對(duì)象的種類(lèi)眾多包括上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)、政府官員、協(xié) 辦支持單位、特邀嘉賓、會(huì)議成員正式和列席、參展單位、客商、普通觀眾以及媒體記 者等等有以政府代表團(tuán)名義來(lái)訪的也有聯(lián)合組團(tuán)參加的還有的是以個(gè)人身份參會(huì)、參 展、參觀。每一種接待方案一定要寫(xiě)清楚具體的對(duì)象。同時(shí)還要簡(jiǎn)要說(shuō)明為何接待即接待 的緣由、目的和意義。

2接待方針。接待方針即會(huì)議接待工作的總原則和指導(dǎo)思想。接待方針應(yīng)當(dāng)根據(jù)會(huì)議 目標(biāo)和會(huì)議領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)對(duì)接待工作的要求以及參加對(duì)象的具體情況確定。

3接待規(guī)格。包括迎接、宴請(qǐng)、看望、陪同、送別參加對(duì)象時(shí)主辦方出面的人員的 身份以及主辦方安排的食宿標(biāo)準(zhǔn)等。

4接待內(nèi)容。包括接站、食宿安排、歡迎儀式、宴請(qǐng)、看望、翻譯服務(wù)、文藝招待、參觀游覽、聯(lián)歡娛樂(lè)、票務(wù)、返離送別等方面。

5接待日程。寫(xiě)明各項(xiàng)接待活動(dòng)的日程安排。

6接待責(zé)任。寫(xiě)明各項(xiàng)接待工作的責(zé)任部門(mén)及人員的具體職責(zé)。如大型會(huì)議活動(dòng)可設(shè) 置報(bào)到組、觀光組、票務(wù)組等工作小組分別負(fù)責(zé)與會(huì)者的接站、報(bào)到、簽到、觀光旅游、返離時(shí)的票務(wù)聯(lián)系等工作。

7接待經(jīng)費(fèi)。寫(xiě)明與會(huì)者的食宿和交通的費(fèi)用安排有時(shí)也包含安排參觀、游覽、觀 看文藝演出等的支出涉外會(huì)議活動(dòng)還包括一定數(shù)量的禮品費(fèi)。對(duì)外公布的接待方案一般不 寫(xiě)這一部分的內(nèi)容。

會(huì)議接待范圍

一、【會(huì)議接待類(lèi)別】各科研機(jī)構(gòu)、機(jī)關(guān)、學(xué)校各培訓(xùn)中心的學(xué)術(shù)研討會(huì)、筆會(huì)、論文發(fā)布會(huì)、各類(lèi)培訓(xùn)班企業(yè)業(yè)務(wù)洽談會(huì)、訂貨 會(huì)、新產(chǎn)品推廣會(huì)、集團(tuán)公司董事會(huì)、獎(jiǎng)評(píng)會(huì)、客戶(hù)聯(lián)誼會(huì)、行業(yè)研討會(huì)等各類(lèi)型會(huì)議等

二、【會(huì)議接待人數(shù)】不限。

三、【會(huì)議接待標(biāo)準(zhǔn)參考】

1會(huì)議酒店范圍二星級(jí)酒店★★ 三星級(jí)酒店★★★四星級(jí)酒店★ ★★★,五星級(jí)酒店★★★★★

2會(huì)議室范圍根據(jù)需要可提供5人至1000人的會(huì)議室或報(bào)告大廳。

3會(huì)議用餐范圍25元/人/天--180元/人/天多種標(biāo)準(zhǔn)供選擇。

4會(huì)議用車(chē)范圍豐田面包車(chē)、依維柯、金龍中巴大巴、瑞典沃爾沃、韓國(guó)現(xiàn)代 等進(jìn)口豪華大巴及各種品牌的中高檔轎車(chē)任你們選擇。

5會(huì)議接站及用車(chē)優(yōu)惠價(jià)格提供會(huì)議期間用車(chē)服務(wù)。

6會(huì)議票務(wù)免費(fèi)代訂往返程飛機(jī)票代訂返程火車(chē)臥鋪票。

7旅游考察安排提供多條考察線路優(yōu)惠價(jià)格安排參會(huì)代表的會(huì)后考察活動(dòng)。8會(huì)議娛樂(lè)及活動(dòng)協(xié)助會(huì)議期間的各項(xiàng)娛樂(lè)活動(dòng)回答客戶(hù)的咨詢(xún)并提供實(shí)惠選擇的建議

9會(huì)議禮品向開(kāi)會(huì)客戶(hù)調(diào)配優(yōu)秀國(guó)語(yǔ)導(dǎo)游或優(yōu)秀外語(yǔ)導(dǎo)游、翻譯等做好會(huì)議禮品 的解說(shuō)與建議工作。

以上為一般性的會(huì)議范圍具體的會(huì)議、會(huì)展、活動(dòng)具體建議具體策劃、具體協(xié)商。

會(huì)議接待禮儀

根據(jù)參加會(huì)議的人數(shù)不同、會(huì)議接待的準(zhǔn)備工作的內(nèi)容不同以及會(huì)議接待的方式不同 對(duì)會(huì)議的組織方法禮儀要求也不同。

首先是會(huì)議的籌備工作。

●根據(jù)會(huì)議規(guī)模確定接待規(guī)格。

●發(fā)放會(huì)議通知和會(huì)議日程。

會(huì)議通知必須寫(xiě)明召集人的姓名或組織、單位名稱(chēng)會(huì)議的時(shí)間、地點(diǎn)、會(huì)議主題以及 會(huì)議參加者、會(huì)務(wù)費(fèi)、應(yīng)帶的材料、聯(lián)系方式等內(nèi)容。通知后面要注意附回執(zhí)這樣可以確 定受邀請(qǐng)的人是否參加會(huì)議準(zhǔn)備參加會(huì)議的是否有其他要求等。對(duì)于外地的會(huì)議參加者還 要附上到達(dá)會(huì)議地點(diǎn)和住宿賓館的路線圖。這個(gè)路線圖避免了外地人問(wèn)路的許多麻煩。

會(huì)議日程是會(huì)議活動(dòng)在會(huì)期以?xún)?nèi)每一天的具體安排它是人們了解會(huì)議情況的重要依 據(jù)。它的形式既可以是文字的也可以是表格的。它可以隨會(huì)議通知一起發(fā)放?！襁x擇會(huì)場(chǎng)。

選擇會(huì)場(chǎng)要根據(jù)參加會(huì)議的人數(shù)和會(huì)議的內(nèi)容來(lái)綜合考慮。最好是達(dá)到一下標(biāo)準(zhǔn)

第一大小要適中。會(huì)場(chǎng)太大人數(shù)太少空下的座位太多松松散散給與會(huì)者一種 不景氣的感覺(jué)會(huì)場(chǎng)太小人數(shù)過(guò)多?dāng)D在一起像鄉(xiāng)下人趕集不僅顯得小氣而且也根

本無(wú)法把會(huì)開(kāi)好。所以英國(guó)的首相丘吉爾曾說(shuō)“絕對(duì)不用太大的房間而只要一個(gè)大小 正好的房間?！?/p>

第二地點(diǎn)要合理。歷史召集的會(huì)議一兩個(gè)小時(shí)就散的可以把會(huì)場(chǎng)定在與會(huì)人員較 集中的地方。超過(guò)一天的會(huì)議應(yīng)盡量把地點(diǎn)定的離與會(huì)者住所較近一些免得與會(huì)者來(lái)回 奔波。

第三附屬設(shè)施要齊全。會(huì)務(wù)人員一定要對(duì)會(huì)場(chǎng)的照明、通風(fēng)、衛(wèi)生、服務(wù)、電話、擴(kuò) 音、錄音等進(jìn)行檢查不能夠因?yàn)椤吧洗螘?huì)議是從這里開(kāi)的沒(méi)出什么問(wèn)題”就草率地認(rèn)為 “這回也會(huì)同樣順利”。否則可能會(huì)造成損失。

第四要有停車(chē)場(chǎng)?，F(xiàn)代社會(huì)召集會(huì)議“一雙草鞋一把傘”趕來(lái)開(kāi)會(huì)的人已經(jīng)不多了。轎車(chē)、摩托車(chē)都要有停放處會(huì)才能開(kāi)得成。

●會(huì)場(chǎng)的布置。

會(huì)場(chǎng)的布置包括會(huì)場(chǎng)四周的裝飾和坐席的配置。

一般大型的會(huì)議根據(jù)會(huì)議內(nèi)容在場(chǎng)內(nèi)懸掛橫幅。門(mén)口張貼歡迎和慶祝標(biāo)語(yǔ)?？稍跁?huì) 場(chǎng)內(nèi)擺放適當(dāng)?shù)妮p松盆景、盆花為使會(huì)場(chǎng)更加莊嚴(yán)主席臺(tái)上可懸掛國(guó)旗、黨旗或懸掛國(guó) 徽、會(huì)徽。桌面上如需擺放茶杯、飲料應(yīng)擦洗干凈?dāng)[放美觀、統(tǒng)一。

坐席的配置要是和會(huì)議的風(fēng)格和氣氛講究禮賓次序主要有以下幾種配置方法

①圓桌型。如果是使用圓桌或橢圓形桌子。這種布置使與會(huì)者同領(lǐng)導(dǎo)一起圍桌而坐從 而消除不平等的感覺(jué)。另外與會(huì)者能清楚地看到其他人的面容因而有利于互相交換意見(jiàn)。這種形式適于10—20人左右的會(huì)議。座次安排應(yīng)注意來(lái)賓或上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)與企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)及陪同面 對(duì)面做來(lái)賓的最高領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)坐在朝南或朝門(mén)的正中位置企業(yè)最高領(lǐng)導(dǎo)與上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)相對(duì)而坐。

同級(jí)別的對(duì)角線相對(duì)而坐。

②口字型。如果使用長(zhǎng)形方桌。這種形式比圓桌型更適用于較多人數(shù)的會(huì)議。

③教室型。這是采用得最多的一種形式它適用于以傳達(dá)情況、指示為目的的會(huì)議這 時(shí)與會(huì)者人數(shù)比較多、而且與會(huì)者之間不需要討論、交流意見(jiàn)。這種形式主席臺(tái)與聽(tīng)眾席相 對(duì)而坐。主席臺(tái)的座次按人員的職務(wù)、社會(huì)的地位排列。主席的座位以第一排正中間的席位 為上其余按左為下右為上的原則依次排列。

●準(zhǔn)備會(huì)議資料。會(huì)務(wù)組應(yīng)該準(zhǔn)備有關(guān)會(huì)議議題的必要資料這些資料在整理后放在文件夾中發(fā)放給與會(huì)

者方便于與會(huì)者的閱讀和做好發(fā)言準(zhǔn)備。

會(huì)議前的接待禮儀。

●會(huì)前檢查。

這是對(duì)在準(zhǔn)備工作階段考慮不周或不落實(shí)的地方進(jìn)行的補(bǔ)救。比如檢查音像、文件、錦 旗等是否準(zhǔn)備齊全。

●提前進(jìn)入接待崗位。

接待人員應(yīng)該在與會(huì)者到來(lái)之前提前進(jìn)入各自的崗位、并進(jìn)入工作狀態(tài)。一般的接待工 作分以下幾個(gè)崗位。

① 到。設(shè)一張簽字臺(tái)配上1-2名工作人員如果是要求接待檔次比較高可以派禮 儀小姐承擔(dān)。簽字臺(tái)北有毛筆、鋼筆和簽到本。向客人遞鋼筆時(shí)應(yīng)脫下筆套筆尖對(duì)自己發(fā)放資料應(yīng)禮貌地雙手遞上。接待人員應(yīng)經(jīng)常向會(huì)議組織者匯報(bào)到會(huì)人數(shù)。

②引座。簽到后。會(huì)議接待人員應(yīng)有禮貌地將與會(huì)者引入會(huì)場(chǎng)就座。對(duì)重要領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)先引 入休息室由企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)親自作陪會(huì)議開(kāi)始前幾分鐘再到主席臺(tái)就座。

③接待。與會(huì)者坐下后接待人員應(yīng)遞茶或遞上毛巾、水果熱情向與會(huì)者解答各種 問(wèn)題滿(mǎn)足各種要求提供盡可能周到的服務(wù)。

會(huì)議中的服務(wù)禮儀

會(huì)議進(jìn)行中的服務(wù)要做到穩(wěn)重、大方、敏捷、及時(shí)。

●倒茶服務(wù)人員注意觀察每一位與會(huì)者以便及時(shí)為期天茶水。到誰(shuí)是動(dòng)作輕盈、快捷、規(guī)范。杯蓋的內(nèi)口不能接觸桌面手指不能因在北口上不能發(fā)生杯蓋碰撞的聲音。一般是 左手拿開(kāi)背蓋右手吃水戶(hù)將熱開(kāi)水準(zhǔn)確倒入杯里不能讓茶水見(jiàn)到桌面上或與會(huì)者身上。

杯子放在與會(huì)者桌上的右上面。如果操作不慎出了差錯(cuò)應(yīng)不動(dòng)聲色地盡快處理不能驚 動(dòng)其他人不能慌慌張張來(lái)回奔跑將與會(huì)者的注意力引到自己身上否則這將是極大 的工作失誤。

●其他服務(wù)會(huì)議按擬定的程序進(jìn)行應(yīng)緊湊不要出現(xiàn)冷場(chǎng)的局面。這就要求各個(gè)工作 人員“嚴(yán)陣以待”做好各項(xiàng)準(zhǔn)備工作。如會(huì)議進(jìn)行第一項(xiàng)全體起立、奏國(guó)歌。這是音響

應(yīng)立即播放出國(guó)歌。又如大會(huì)宣布辦法榮譽(yù)證書(shū)組織人員應(yīng)迅速將受獎(jiǎng)人員排好隊(duì)禮 儀小姐把領(lǐng)導(dǎo)從主席坐席上引出來(lái)另有禮儀小姐將證書(shū)一一遞上由領(lǐng)導(dǎo)頒發(fā)給受獎(jiǎng)?wù)摺槭箷?huì)場(chǎng)上的活動(dòng)有條不紊必要時(shí)應(yīng)將有關(guān)人員組織起來(lái)進(jìn)行模擬訓(xùn)練避免會(huì)場(chǎng)上出現(xiàn)

混亂。

如果與會(huì)者有電話或有人要相告特別重要的事服務(wù)人員應(yīng)走到他身邊輕聲轉(zhuǎn)告他。如果要通知主席臺(tái)上的領(lǐng)導(dǎo)最好用字條傳遞通知避免無(wú)關(guān)人員在臺(tái)上頻繁走動(dòng)和耳語(yǔ) 分散與會(huì)者注意力。

●做好會(huì)后服務(wù)的準(zhǔn)備。會(huì)議進(jìn)行之中就應(yīng)為會(huì)后服務(wù)做好準(zhǔn)備。如會(huì)后要照相 就應(yīng)提前將場(chǎng)地、椅子等布置好?dāng)z影師做好攝影的準(zhǔn)備。另外會(huì)后的用車(chē)也應(yīng)在會(huì)議結(jié) 束前妥善安排。

會(huì)后服務(wù)

會(huì)議結(jié)束后全部接待人員應(yīng)分工明確地做好善后處理工作。

●組織活動(dòng)會(huì)議結(jié)束后有時(shí)還會(huì)安排一些活動(dòng)。如聯(lián)歡會(huì)、會(huì)餐、參觀、照相等這 些工作很繁瑣應(yīng)有一位領(lǐng)導(dǎo)統(tǒng)一指揮和協(xié)調(diào)而且這位領(lǐng)導(dǎo)要有很強(qiáng)的組織能力才能勝任同時(shí)其他接待人員要積極配合各負(fù)其責(zé)做好自己分擔(dān)的工作以保證活動(dòng)計(jì)劃的順利實(shí) 施。

●送別根據(jù)情況安排好與會(huì)者的交通工具使其愉快、及時(shí)地踏上歸程。

●清理會(huì)議文件 ①根據(jù)保密原則回收有關(guān)文件資料。②整理會(huì)議紀(jì)要。③新聞報(bào)道。④主卷歸檔。⑤會(huì)議總結(jié)



公司重大會(huì)議接待人員禮儀要點(diǎn)

在參加重大會(huì)議接待的時(shí)候一般著裝、儀容和舉止是外在表現(xiàn)它既反映了員工個(gè)人修養(yǎng)

又代表企業(yè)的形象。只有規(guī)范的儀表、舉止才能給現(xiàn)場(chǎng)會(huì)與會(huì)人員留下良好的印象?，F(xiàn)結(jié)合現(xiàn)場(chǎng)會(huì)議接待需要?dāng)M訂以下會(huì)議接待禮儀要點(diǎn)請(qǐng)各所參與會(huì)議接待有關(guān)人員遵照?qǐng)?zhí)行。

1、所有員工統(tǒng)一外著公司西服套裝工作服男士?jī)?nèi)穿藍(lán)色襯衣工作服女士?jī)?nèi)穿白色襯衣工作服,服裝應(yīng)完好、無(wú)污漬扣子齊全不漏扣、錯(cuò)扣。打好領(lǐng)帶配穿皮鞋上衣袋不裝東西褲袋少裝東西并做到不挽袖口和褲腳。

2、上崗期間員工必須佩帶工作證牌公司領(lǐng)導(dǎo)使用佩帶在左胸的證牌公司其他員工使用掛在胸前的證牌

3、男職工胡須應(yīng)修剪整潔頭發(fā)長(zhǎng)不覆額、側(cè)不掩耳、后不觸領(lǐng)。女職工淡妝上崗、修飾文雅且與年齡、身份相符。工作時(shí)間不能當(dāng)眾化裝。注意講究公共衛(wèi)(165范文網(wǎng))生上班前不應(yīng)吃帶有刺激性氣味的食物避免口腔異味。

4、接待時(shí)注意力集中展現(xiàn)良好的精神狀態(tài)無(wú)疲勞狀、憂郁狀和不滿(mǎn)狀。立姿端正抬頭、挺胸、收腹、雙手自然下垂。行走步伐有力步幅適當(dāng)節(jié)奏適宜。

5、避免在客戶(hù)面前打哈欠、伸懶腰、打噴嚏、挖耳朵等實(shí)在難以控制時(shí)應(yīng)側(cè)面回避。與領(lǐng)導(dǎo)、客人交談時(shí)要神態(tài)專(zhuān)注表情自然表達(dá)得體不得背手、袖手、抱手或抄手不要左右晃動(dòng)和抓耳撓腮。

第四篇：會(huì)議接待

1.會(huì)議接待

會(huì)務(wù)組工作由公司會(huì)務(wù)人員配合主辦方聯(lián)合組成會(huì)務(wù)組，負(fù)責(zé)代表報(bào)到、食宿安排、分發(fā)資料、會(huì)場(chǎng)布置、作息日程、代定返程機(jī)票及會(huì)后旅游等相關(guān)事宜。配合主辦方會(huì)務(wù)組協(xié)調(diào)會(huì)務(wù)組與代表之間、酒店之間的相關(guān)事宜，妥善解決各類(lèi)問(wèn)題。代定會(huì)議酒店按主辦單位的要求，提供各類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)的酒店，爭(zhēng)取最優(yōu)惠的價(jià)格，并協(xié)調(diào)與酒店的各項(xiàng)事宜。會(huì)議廳會(huì)前準(zhǔn)備好會(huì)議所需的所有培訓(xùn)設(shè)備，精選安靜、舒適、明亮的會(huì)議室，特別是在音響效果上的質(zhì)感要求，我們將盡善盡美的為您安排，充分讓會(huì)代表感覺(jué)到與會(huì)所值。根據(jù)需要可提供數(shù)十人至數(shù)百人的會(huì)議室，目前江西擁有星級(jí)酒店數(shù)百家，商務(wù)會(huì)議室近百個(gè)，多功能會(huì)議廳數(shù)十個(gè)；提供電子商務(wù)及會(huì)議接待服務(wù)。

根據(jù)我們此次會(huì)議300人的參與人數(shù)和國(guó)家會(huì)議中心這種大型的會(huì)議場(chǎng)所以及“電子商務(wù)會(huì)議”這個(gè)主題，我們決定采取雞尾酒會(huì)式桌形擺設(shè)。因?yàn)殡u尾酒會(huì)式桌形擺設(shè)是以酒會(huì)式擺桌，只擺放供應(yīng)酒水、飲料、餐點(diǎn)的桌子及此次會(huì)議展示品的展示柜，不擺設(shè)椅子，突出了“電子商務(wù)”的自由交流和輕松氛圍，自由的活動(dòng)空間可以讓參會(huì)者自由交流。

在車(chē)輛交通服務(wù)上但凡在一個(gè)地區(qū)舉辦會(huì)議，肯定需要協(xié)調(diào)交通的問(wèn)題，無(wú)論是從機(jī)場(chǎng)到酒店的接送機(jī)服務(wù)、會(huì)間旅游期間需要的旅游用車(chē)服務(wù)，還是外出用餐的用車(chē)安排，都離不開(kāi)車(chē)輛的運(yùn)輸需求，特別在北京，酒店和會(huì)場(chǎng)之間的交通就是一大難題，所以就更加突出了會(huì)間用車(chē)的重要性。由于北京酒店業(yè)較為發(fā)達(dá)，我們將參會(huì)人員安排在距離國(guó)家會(huì)議中心較近的酒店下榻，所以車(chē)程較近。又根據(jù)我們300人的參會(huì)人數(shù)。所以我們安排了三十三座大巴車(chē)12輛，每輛大巴車(chē)乘坐25人的方式用于會(huì)間用車(chē)。

會(huì)議票務(wù)我公司有專(zhuān)業(yè)訂票員，免費(fèi)代訂各大航空公司及相應(yīng)各大航線優(yōu)惠折扣機(jī)票；和代訂全國(guó)各地返程火車(chē)硬（座）臥鋪車(chē)票。

而在物品運(yùn)輸方面，會(huì)議中若是需要很多相應(yīng)物品和設(shè)備的，我們?cè)敢鉃榭蛻?hù)解決這些物品的運(yùn)輸、搬運(yùn)問(wèn)題。資料運(yùn)輸：宣傳資料，印刷品，紀(jì)念禮品的運(yùn)送；小件運(yùn)輸：展柜，展桌，椅子，小型設(shè)備，小件貨物的運(yùn)送；大件運(yùn)輸：大型器械，大件物品的運(yùn)送； 特種運(yùn)輸：化學(xué)用品，醫(yī)藥用品以及復(fù)雜物品的運(yùn)送； 遠(yuǎn)程運(yùn)輸：遠(yuǎn)距離的展品運(yùn)送；貴重展品運(yùn)輸：電腦、服務(wù)器、鋼琴等貴重物品的運(yùn)送。2.會(huì)議視覺(jué)設(shè)計(jì)

由于我們此次會(huì)議的主題為“電子商務(wù)”會(huì)議，所以我們采用了立體設(shè)計(jì)的視覺(jué)設(shè)計(jì)方案來(lái)體現(xiàn)、傳達(dá)此次會(huì)議的主題。例如：LED燈光、冷煙火等不同燈光對(duì)會(huì)場(chǎng)進(jìn)行照明。

背影墻我們采用大紅色為主，因?yàn)檫@樣顯得很高檔，很大氣。背影墻能烘托會(huì)場(chǎng)氣氛。投影儀要避開(kāi)背影墻，背影墻是展現(xiàn)公司形象的一方面，如果投影儀擋住了背影墻，就有點(diǎn)喧賓奪主的感覺(jué)。所以要根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)講話的習(xí)慣，關(guān)在領(lǐng)導(dǎo)的左側(cè)或右側(cè)，不與背影墻重疊。

而條幅一定要掛在人們一眼就能看到的正對(duì)著門(mén)的位置，因?yàn)槿艘贿M(jìn)門(mén)，首先看到的就是正對(duì)著門(mén)的那個(gè)位置。讓參加會(huì)議的客人一走進(jìn)會(huì)場(chǎng)就有一個(gè)好心情，有一種被尊重的感覺(jué)。3.會(huì)議材料

在會(huì)議材料方面我們將為此次會(huì)議準(zhǔn)備橫幅、綬帶、迎賓牌、代表證、臺(tái)卡、宣傳資料、獎(jiǎng)杯、證書(shū)等。

在印刷設(shè)計(jì)方面很多文字性的宣傳資料，由于量大不便攜帶，我們?cè)敢庠诋?dāng)?shù)貫榭蛻?hù)解決這些資料的制作工作。

其他方面我們將為參會(huì)人員準(zhǔn)備充足的單色和多色名片。意見(jiàn)調(diào)查表格；相關(guān)資料的打字、復(fù)印、印刷；彩旗的制作；

最后背景牌我們將采用進(jìn)口材料做夾板和進(jìn)口螢光紙。

4.會(huì)議禮品

首先我們?yōu)槊课粎?huì)人員準(zhǔn)備了馬到成功藍(lán)牙USB輕巧方便攜帶音箱一個(gè)。因?yàn)槲覀兇舜螘?huì)議主題為“電子商務(wù)”會(huì)議，所以參會(huì)人群以年輕人為主，所以便攜音箱這種禮品非常適合此次的參會(huì)人群。

5.會(huì)議物資

背景版、投影布、易拉寶、音頻線15M電腦連功放、橫幅、投影儀20*投影視頻線、POP美工筆（多色）粗、音頻線轉(zhuǎn)換頭、白板（120CM*150CM）、筆記本電腦（會(huì)議音樂(lè)專(zhuān) 用）、白板紙、數(shù)據(jù)線、夾子、音樂(lè)硬盤(pán)、白板筆、白板擦、麥克風(fēng)專(zhuān)用電池、.麥克風(fēng)—無(wú)線、胸麥、講臺(tái)（附公司logo）、插線板、X架/配套噴繪、會(huì)議指示牌、會(huì)議宣傳海報(bào)、講師桌、橫幅、投影桌、調(diào)音板、展示柜、音控臺(tái)、座位牌、碟機(jī)及控制器、鬧鐘、音響

第五篇：會(huì)議接待

接待工作

? 接待準(zhǔn)備 ? 接待過(guò)程

? 接待計(jì)劃與接待實(shí)施

接待過(guò)程 ? 親切迎客 ? 熱忱待客 ? 禮貌送客 ? 接待過(guò)程禮節(jié) 接待過(guò)程——親切迎客 ? 起立，問(wèn)候

? 預(yù)約的來(lái)訪者——準(zhǔn)備，引入，通報(bào)

? 事先不知道的預(yù)約來(lái)訪者——詢(xún)問(wèn)，致歉，引入，通報(bào) ? 未預(yù)約來(lái)訪者——詢(xún)問(wèn)，判斷，說(shuō)明

接待過(guò)程——熱忱待客

? 帶領(lǐng)來(lái)訪者（配合對(duì)方的步幅，在客人左側(cè)前一米處引導(dǎo)，動(dòng)作示意轉(zhuǎn)彎或上樓梯）—— “外開(kāi)門(mén)客先入，內(nèi)開(kāi)門(mén)己先入” ——引導(dǎo)就座 ——茶水、雜志等

接待過(guò)程——禮貌送客

? 客人告辭 —— 等客人起身 —— 起身相送 —— 握手告別（代提重物 —— 代叫車(chē)輛 ——握手告別）?——目送離開(kāi) 接待過(guò)程禮節(jié) 禮節(jié)的一般原則

講究態(tài)度。弄清關(guān)系。把握分寸。送禮貴在適宜。

交際心理基本原則

尊重別人、關(guān)心別人、理解別人、體貼別人、善待別人 自尊與尊人的原則 內(nèi)在美與外在美的原則 自信大方與適應(yīng)環(huán)境的原則 言行適度與交往目的原則 ? 言談的基本禮節(jié) 有禮有理有利 口齒清晰，聲音適度 注意說(shuō)話時(shí)的交流 ? 使用禮貌慣用語(yǔ) ? 稱(chēng)謂禮節(jié) ? 見(jiàn)面禮節(jié) ? 次序禮節(jié) 使用禮貌慣用語(yǔ)

? 問(wèn)候語(yǔ)——問(wèn)候時(shí)表情應(yīng)該自然、和藹、親切，臉上應(yīng)帶有溫和的微笑。

? 感謝語(yǔ)——感謝的時(shí)候應(yīng)該以熱情的目光注視對(duì)方。? 道歉語(yǔ) ? 征詢(xún)語(yǔ)： ? 應(yīng)答話： ? 慰問(wèn)語(yǔ)： ? “請(qǐng)”字的運(yùn)用：

見(jiàn)面禮節(jié)

? 致意：見(jiàn)面時(shí)問(wèn)好、點(diǎn)頭、舉手、抬身、脫帽等都是致意 ? 握手： “尊”先“卑”后

與多人握手時(shí)應(yīng)遵守先高后低，先長(zhǎng)后幼，先主后賓，先女后男的原則 ? 引見(jiàn)介紹

自我介紹

介紹他人：先“卑”后“尊” ? 遞接名片

次序禮儀

一般以右為大、為尊，以左為小，為次，進(jìn)門(mén)上車(chē)，應(yīng)讓尊者先行，一切

服務(wù)均從尊者開(kāi)始。? 就坐時(shí)，右為上座

? 上樓時(shí)，客人走在前，主人走在后；下樓時(shí)，主人走在前，客人走在后。

? 迎客時(shí)，主人走在前；送客時(shí)，主人走在后。

? 有專(zhuān)人看守電梯，客人先進(jìn)，先出；無(wú)人看守電梯，主人先進(jìn)、后出并按住電鈕

? 奉茶、遞名片、握手、介紹時(shí)，按職務(wù)從高至低進(jìn)行。?

“外開(kāi)門(mén)客先入，內(nèi)開(kāi)門(mén)己先入”

? 乘車(chē)時(shí)，通?！坝覟樯稀⒆鬄橄?；后為上、前為下”，小轎車(chē)后座右位為首位，左位次之，中間位再次之，前座右位殿后；入右座進(jìn)右門(mén)，入左座進(jìn)左門(mén)，不要讓客人在車(chē)內(nèi)再移動(dòng)座位

接待計(jì)劃與接待實(shí)施

? 擬定接待計(jì)劃 ? 接待計(jì)劃具體內(nèi)容 ? 接待咨詢(xún)工作 ? 接待實(shí)施原則 ? 少數(shù)民族接待禮儀 ? 中國(guó)傳統(tǒng)節(jié)慶習(xí)俗禮儀

擬定接待計(jì)劃

? 接待方針

? 接待規(guī)格：高格接待、低格接待、對(duì)等接待 ? 接待日程安排 ? 接待形式 ? 接待經(jīng)費(fèi)開(kāi)支

接待計(jì)劃與接待實(shí)施

接待計(jì)劃具體內(nèi)容

? 首先要了解清楚來(lái)賓的基本情況

? 填報(bào)請(qǐng)示報(bào)告卡片，擬出接待計(jì)劃和日程安排的初步意見(jiàn)，報(bào)請(qǐng)領(lǐng)導(dǎo)批示。

? 通知具體接待部門(mén)安排好住宿。? 安排好來(lái)賓用車(chē)和接待工作用車(chē)。? 盡可能周到地安排好來(lái)賓的飲食。? 根據(jù)來(lái)賓的工作內(nèi)容，分別做好安排。

? 擬訂出各個(gè)項(xiàng)目陪同人員的名單，報(bào)請(qǐng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，即通知有關(guān)人員準(zhǔn)備。

? 安排有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)或工作人員到車(chē)站、機(jī)場(chǎng)、碼頭迎接。? 來(lái)賓到達(dá)后，雙方商定活動(dòng)日程，安排印發(fā)執(zhí)行。? 安排有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同志看望來(lái)賓。? 作好游覽風(fēng)景區(qū)和名勝古跡的安排。? 安排一些必要的文化娛樂(lè)活動(dòng)。? 安排好體育活動(dòng)。? 通知有關(guān)新聞單位派人。? 預(yù)訂、預(yù)購(gòu)返程車(chē)船或飛機(jī)票。

? 安排有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)或工作人員到住地或去車(chē)站、碼頭、機(jī)場(chǎng)為客人送行。

接待計(jì)劃與接待實(shí)施

接待計(jì)劃具體內(nèi)容——工作、生活、娛樂(lè)安排

接待咨詢(xún)工作

“一聽(tīng)、二問(wèn)、三記、四分析” ? 做到熱情周到接待 ? 認(rèn)真聽(tīng)記意見(jiàn)要求 ? 滿(mǎn)足正當(dāng)要求

當(dāng)面解答

電話聯(lián)系

出具便函

立案辦理

聯(lián)合辦理

接待咨詢(xún)工作

對(duì)來(lái)訪者所反映的問(wèn)題和要求處理原則：

? 要求合理、按政策應(yīng)當(dāng)解決的問(wèn)題： “分級(jí)負(fù)責(zé)，歸口辦理” ? 要求合理、但由于現(xiàn)行政策不允許或現(xiàn)實(shí)情況還難以解決的問(wèn)題：解釋說(shuō)明

? 要求過(guò)高、按照政策規(guī)定無(wú)法解決的問(wèn)題：說(shuō)服放棄

接待實(shí)施原則

? 誠(chéng)懇熱情 ? 講究禮儀 ? 細(xì)致周到 ? 按章辦事 ? 儉省節(jié)約 ? 保守秘密

少數(shù)民族接待禮儀

東北內(nèi)蒙地區(qū)：蒙古族、滿(mǎn)族、朝鮮族、赫哲族、達(dá)斡爾 族、鄂溫克族和鄂倫春族等

? 滿(mǎn)族——請(qǐng)安禮、抱見(jiàn)禮、餃子、手扒肉、薩其瑪、忌吃狗肉、不戴狗皮帽子、“義狗救主” ? 朝鮮族——尊老愛(ài)幼、老人節(jié)、歌舞之鄉(xiāng)、秋千、跳板、足球、冷面、打糕、泡菜、明太魚(yú)、狗肉、“麻格里” ? 蒙古族——“祭灶”、“那達(dá)慕”、白食(牛、羊馬的奶制品)、紅食(牛、羊等牲畜的肉食品)、喝奶茶、吃炒米

會(huì)中服務(wù)

會(huì)中服務(wù)是企業(yè)會(huì)議管理最重要的一步，是檢驗(yàn)所有會(huì)前準(zhǔn)備的唯一標(biāo)準(zhǔn)

1、專(zhuān)人負(fù)責(zé)機(jī)場(chǎng)、車(chē)站的禮儀、接站、公關(guān)等服務(wù)。提前在酒店、會(huì)議室擺放好歡迎橫 幅、歡迎牌、簽到臺(tái)、指示牌等。

2、會(huì)前準(zhǔn)備：準(zhǔn)備好會(huì)議需要的資料，會(huì)議用品，等會(huì)議相關(guān)物品。

3、會(huì)議策劃： 會(huì)議前后間歇階段活動(dòng)安排，即興表演等

4、會(huì)議場(chǎng)地：專(zhuān)人到會(huì)議室檢查會(huì)議室的條幅、燈光、音響、茶飲等。

5、會(huì)議住宿：房間樓層及房間號(hào)確認(rèn)，詢(xún)問(wèn)是否有特殊要求。

6、會(huì)議餐飲：用餐時(shí)間、用餐地點(diǎn)、用餐標(biāo)準(zhǔn)及特殊客人（少數(shù)民族）的確認(rèn)。

7、會(huì)議旅游：旅游線路行程、用車(chē)、導(dǎo)游是否增加景點(diǎn)。

8、會(huì)議娛樂(lè)：娛樂(lè)消費(fèi)形式、消費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)、娛樂(lè)地點(diǎn)的確認(rèn)。

9、會(huì)議服務(wù)：會(huì)議代表合影留念、為代表提供文秘服務(wù)及相關(guān)服務(wù)。

會(huì)中服務(wù)工作

一、報(bào)到及接待工作（1）與會(huì)人員的接送（2）會(huì)議交通工具的安排

（3）與會(huì)人員返回時(shí)，車(chē)、船和飛機(jī)票的預(yù)定及購(gòu)買(mǎi)（4）會(huì)議文娛活動(dòng)的安排和組織（5）其他屬于招待方面的工作

二、組織簽到（1）秘書(shū)人員代簽到（2）簿式簽到（3）電子計(jì)算機(jī)簽到

（二）會(huì)中流程圖

報(bào)到及接待工作——組織簽到——做好會(huì)議記錄——會(huì)議信息工作——編寫(xiě)會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)或快報(bào)——做好會(huì)議值班保衛(wèi)——做好會(huì)議保密工作——做好后勤保障工作

三、做好會(huì)議記錄

（一）會(huì)議記錄格式

1、記錄頭（會(huì)議組織情況）

會(huì)議名稱(chēng)；會(huì)議時(shí)間；會(huì)議地點(diǎn)；會(huì)議出席、列席和缺席情況；會(huì)議主席；會(huì)議記錄人；會(huì)議主要議題

2、記錄主體（會(huì)議主要內(nèi)容）與會(huì)者的發(fā)言、議定事項(xiàng)

3、記錄尾部

散會(huì)。主持人、記錄人簽字

（二）會(huì)議記錄的要求 準(zhǔn)確、完整、簡(jiǎn)潔、明確

（三）會(huì)議記錄的重點(diǎn)

會(huì)議中心議題以及圍繞中心議題展開(kāi)的有關(guān)活動(dòng)； 會(huì)議你討論、爭(zhēng)論的焦點(diǎn)及其各方面的主要見(jiàn)解； 權(quán)威人士或代表人物的言論；

會(huì)議開(kāi)始時(shí)的定調(diào)性言論和結(jié)束前的總結(jié)性言論； 會(huì)議已經(jīng)議決的或議而未決的事項(xiàng)； 對(duì)會(huì)議產(chǎn)生較大影響的其他言論或活動(dòng)

（四）會(huì)議記錄方法

1、記錄的重點(diǎn)是將主要討論的觀點(diǎn)、決議、決定，重要聲明、修正案內(nèi)容、結(jié)論全記下來(lái)，其它的可簡(jiǎn)要記錄。

2、漏記的內(nèi)容先作記號(hào)。然后對(duì)照錄音帶修改?；蛘?qǐng)發(fā)言者重復(fù)

3、與會(huì)者提的意見(jiàn)、建議、要記人名

（五）會(huì)議記錄的修改

1、定稿打印前，請(qǐng)主席簽字批準(zhǔn)

2、與會(huì)者指出錯(cuò)誤，主席或秘書(shū)可改

3、會(huì)議記錄一經(jīng)簽名，不能再改動(dòng)

四、確保會(huì)議期間信息的溝通

（一）做好會(huì)議期間信息的收集、傳遞、反饋工作

（1）秘書(shū)要多聽(tīng)、多記、多想、多算、多跑，全面搜集信息（2）深入會(huì)議，掌握第一手資料

（3）注重對(duì)會(huì)議信息加工提煉，方便各方利用（4）注重實(shí)效，并收集反饋信息

（二）會(huì)議期間的對(duì)外宣傳（1）妥善處理與新聞媒體的關(guān)系（2）注意內(nèi)外有別，嚴(yán)守單位秘密

（3）選擇宣傳內(nèi)容應(yīng)堅(jiān)持對(duì)象、效果、時(shí)效、費(fèi)用的原則（4）收集媒體對(duì)會(huì)議的報(bào)道提供給領(lǐng)導(dǎo)（5）為領(lǐng)導(dǎo)召開(kāi)記者招待會(huì)提供資料

五、編發(fā)會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)（1）類(lèi)型

綜合型、專(zhuān)題型、實(shí)錄型（2）格式 報(bào)頭、報(bào)核、報(bào)尾（3）要求 簡(jiǎn)練、快捷、準(zhǔn)確

六、值班保衛(wèi)工作

（一）值班工作

1、值班電話記錄；

2、值班接待記錄；

3、值班日志；

4、作好信息傳遞

（二）保衛(wèi)工作

1、重要與會(huì)者人身安全保衛(wèi)

2、重要文件的保衛(wèi)

3、會(huì)場(chǎng)和駐地的保衛(wèi)

4、會(huì)議設(shè)備的保衛(wèi)

5、與會(huì)者貴重物品的保衛(wèi)

七、監(jiān)督會(huì)議經(jīng)費(fèi)的類(lèi)型

1、會(huì)議經(jīng)費(fèi)的類(lèi)型（1）與會(huì)人員交費(fèi)（2）參展商交費(fèi)（3）聯(lián)合主辦者交費(fèi)（4）廣告、贊助和捐助（5）公司分配（6）其他收入項(xiàng)目

2、會(huì)議經(jīng)費(fèi)使用的主要方面（1）文件資料費(fèi)（2）郵電通訊費(fèi)用（3）會(huì)議設(shè)備和用品費(fèi)（4）會(huì)議場(chǎng)所租用費(fèi)（5）會(huì)議辦公費(fèi)（6）會(huì)議住宿補(bǔ)貼費(fèi)（7）會(huì)議宣傳交際費(fèi)（8）會(huì)議伙食補(bǔ)貼費(fèi)（9）會(huì)議交通費(fèi)（10）其他開(kāi)支

3、會(huì)議經(jīng)費(fèi)使用的監(jiān)督方法（1）報(bào)告和會(huì)議（2）授權(quán)與自我控制（3）質(zhì)量（4）損益平衡表（5）比率分析（6）審核時(shí)要逐項(xiàng)細(xì)審