第一篇：公文的基本知識(shí)

公文的基本知識(shí)

（一）公文的含義

公文，系公務(wù)文書(shū)的簡(jiǎn)稱，是黨政機(jī)關(guān)、社會(huì)團(tuán)體、企事業(yè)單位以及其他社會(huì)組織行使法定職權(quán)、處理日常事務(wù)時(shí)經(jīng)常使用的一種文體。公文有其特定的撰寫程式和行文格式，是傳達(dá)黨和國(guó)家的方針政策、發(fā)布黨規(guī)政令、指導(dǎo)和商洽工作、請(qǐng)示和答復(fù)問(wèn)題、報(bào)告情況、交流經(jīng)驗(yàn)的一種重要文字工具。公文是應(yīng)用文中最重要且用途最為廣泛的一種文體。

公文有狹義和廣義之分。狹義的公文特指《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》中規(guī)定的13種行政公文和《中國(guó)共產(chǎn)黨機(jī)關(guān)公文處理?xiàng)l例》中規(guī)定的14種黨的主要公文。廣義的公文則涵蓋了全部通用公文和專用公文。所謂通用公文，是指黨政機(jī)關(guān)、社會(huì)團(tuán)體、企事業(yè)單位等普遍使用的公文；所謂專用公文，是指在一定的業(yè)務(wù)范圍內(nèi)，按照特定需要而專門使用的公文。專用公文具有很強(qiáng)的專業(yè)特點(diǎn)，如外交公文，法規(guī)公文，司法公文，經(jīng)濟(jì)公文，公關(guān)公文，軍事公文，等等。

就法院來(lái)說(shuō)，法院公文既包括專用的司法文書(shū)如裁判文書(shū)、各種筆錄等，又包括有正式版頭的行政公文和黨組織公文，還包括其他一些公務(wù)文書(shū)如總結(jié)、匯報(bào)、發(fā)言、經(jīng)驗(yàn)交流材料、事跡材料、宣傳、調(diào)研、簡(jiǎn)報(bào)類材料等等。可以說(shuō)，范圍非常廣泛。我們今天講的主要是狹義的公文，即有正式版頭的行政公文和黨組織公文。

公文、文件、文書(shū)，這是三個(gè)既密切聯(lián)系又有所區(qū)別的概念。公文、文件、文書(shū)，它們?cè)趦?nèi)涵上是有交叉的，就是說(shuō)，同一份文字材料，既可以叫做文件，又可以叫做公文，還可以叫做文書(shū)，但是，這樣的文字材料，在形式和內(nèi)容上都是有嚴(yán)格要求的，只有符合這種要求、公文、文件、文書(shū)才可以作為同義詞來(lái)交替使用，否則便是誤用。公文、文件、文書(shū)三者可以說(shuō)是同中有異、異中有同。所謂文件，它是領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)根據(jù)自己的職責(zé)范圍而制發(fā)的、具有法定效力并設(shè)有特定版頭的公文；所謂文書(shū)，它是一切機(jī)關(guān)、團(tuán)體、單位和個(gè)人，為傳遞信息、交流思想、聯(lián)系事務(wù)、商洽問(wèn)題、記錄情況等而形成并使用的文字材料。稍加對(duì)比我們便不難發(fā)現(xiàn)，公文、文件、文書(shū)三者是一種包含與被包含的關(guān)系，具體地說(shuō)，文件只是公文當(dāng)中的一部分，而公文則又只是文書(shū)當(dāng)中的一部分，文書(shū)除了公文之外，還包括私人文書(shū)。

狹義的公文與調(diào)研文章和宣傳文章也有很大的不同。在座的各位同志今天已經(jīng)聽(tīng)了關(guān)于調(diào)研和宣傳文章寫作方面的交流發(fā)言和講座，應(yīng)該有了很深的印象。實(shí)踐中，有的同志寫得好調(diào)研文章或者宣傳文章，但不一定寫得好公文；同理，熟悉公文寫作的同志，也不一定擅長(zhǎng)寫宣傳類文章，因?yàn)樗麄兪菐追N截然不同的文體。從公文的特點(diǎn)中，我們可以找到原因。

（二）公文的特點(diǎn)

1、明確的公務(wù)性。

2、鮮明的政治性。

3、極高的權(quán)威性。

4、作者的法定性。

5、較強(qiáng)的時(shí)效性。

6、體式的特定性。

7、文風(fēng)的樸實(shí)性。

8、嚴(yán)格的程序性。

（三）公文的作用

1、領(lǐng)導(dǎo)和指導(dǎo)作用。

2、規(guī)范和約束作用。

3、宣傳和教育作用。

4、聯(lián)系和知照作用。

5、依據(jù)和憑證作用。

以上是公文的現(xiàn)實(shí)效用，還具有歷史效用，可以存史。

（四）公文的分類

1、按基本使用范圍分為：通用公文（法定公文、普通事務(wù)文書(shū)）和專用公文。

2、按行文的方向分為：上行文（請(qǐng)示、報(bào)告等）、下行文（決定、指示、批復(fù)等）、平行文（函等）以及通行文（意見(jiàn)、會(huì)議紀(jì)要等）。

3、按公文的內(nèi)在屬性分為：規(guī)范性公文（規(guī)定、條例、章程、辦法、細(xì)則等）、指令性公文（命令、指示、決定等）、指導(dǎo)性公文（批示、意見(jiàn)等）、知照性公文（通知、通報(bào)、公報(bào)、簡(jiǎn)報(bào)等）、公布性公文（公告、通告、布告等）、商洽性公文（函等）、報(bào)請(qǐng)性公文（請(qǐng)示、報(bào)告等）、記錄性公文（會(huì)議紀(jì)要、大事記等）。

4、按制發(fā)機(jī)關(guān)的性質(zhì)分為：黨內(nèi)公文、行政公文、群眾團(tuán)體公文、聯(lián)合行文等。

5、按公文辦理的時(shí)間要求分為：特急公文、緊急公文、常規(guī)公文等。

6、按機(jī)密程度分為：絕密公文、機(jī)密公文、秘密公文和普通公文。

7、按公文的規(guī)范程度和約束力分為：規(guī)范性公文和非規(guī)范性公文。

8、按公文的載體分為：傳統(tǒng)紙質(zhì)公文和電子公文。

（五）公文的文種及其適用范圍

中共中央辦公廳發(fā)布、自1996年5月3日起施行的《中國(guó)共產(chǎn)黨機(jī)關(guān)公文處理?xiàng)l例》規(guī)定，全國(guó)黨的機(jī)關(guān)公文文體主要有決議、決定、指示、意見(jiàn)、通知、通報(bào)、公報(bào)、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、條例、規(guī)定、函、會(huì)議紀(jì)要等14個(gè)種類；國(guó)務(wù)院辦公廳發(fā)布、自2001年1月1日起施行的《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》規(guī)定，國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文文體主要有命令（令）、決定、公告、通告、通知、通報(bào)、議案、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、意見(jiàn)、函、會(huì)議紀(jì)要等13個(gè)種類。其中，決議、指示、公報(bào)、條例、規(guī)定為黨的機(jī)關(guān)公文專用，命令、公告、議案為行政機(jī)關(guān)公文專用。就法院系統(tǒng)來(lái)講，1996年最高人民法院發(fā)布了一個(gè)《人民法院公文處理辦法》，但2001年1月1日起新的《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》施行后，最高法院沒(méi)有及時(shí)修訂法院系統(tǒng)的“公文處理辦法”，只是要求按照國(guó)務(wù)院的新“辦法”執(zhí)行；后來(lái)，最高法院出臺(tái)了一個(gè)“修改稿”，但至今未正式下發(fā)實(shí)施，而最高法院的文件在一些細(xì)節(jié)上，并沒(méi)有完全按照國(guó)務(wù)院的新“辦法”執(zhí)行，造成在一些細(xì)節(jié)規(guī)范上不知何去何從；同時(shí)，黨的機(jī)關(guān)公文仍按照老“條例”執(zhí)行，使用16開(kāi)紙等，法院對(duì)黨的機(jī)關(guān)的文件又要改用黨內(nèi)公文格式，造成多軌并行，很不統(tǒng)一，很不方便。但總體來(lái)說(shuō)，法院公文主要是按照新的《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》執(zhí)行的，所使用的文種同行政機(jī)關(guān)公文文種。

1、命令（令）

命令（令）屬下行文?！秶?guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》指出：它“適用于依照有關(guān)法律公布行政法規(guī)和規(guī)章；宣布施行重大強(qiáng)制性行政措施；嘉獎(jiǎng)有關(guān)單位及人員”。命令（令）的制發(fā)主體有著嚴(yán)格的限定，《中華人民共和國(guó)憲法》和《中華人民共和國(guó)各級(jí)人民代表大會(huì)和地方各級(jí)人民政府組織法》規(guī)定，只有全國(guó)人大的常委會(huì)及委員長(zhǎng)，國(guó)家主席，國(guó)務(wù)院及總理，國(guó)務(wù)院各部委及部長(zhǎng)、主任，地方各級(jí)人民政府和各級(jí)人大，才有權(quán)力發(fā)布命令（令）。黨的領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)可以和同級(jí)人民政府聯(lián)合發(fā)布命令（令），但需以行政公文的形式出現(xiàn)。就法院來(lái)說(shuō)，命令（令）僅適用于授予司法警察警銜、獎(jiǎng)勵(lì)有關(guān)人員。

2、決定

決定是黨政機(jī)關(guān)共有的一個(gè)公文文種，但就適用范圍而言，決定在行政機(jī)關(guān)比在黨的機(jī)關(guān)要廣泛得多。在黨的機(jī)關(guān)，決定“用于對(duì)重要事項(xiàng)做出決策和安排”，而在行政機(jī)關(guān)，決定則“適用于對(duì)重要事項(xiàng)或者重大行動(dòng)做出安排，獎(jiǎng)懲有關(guān)單位及人員，變更或者撤銷下級(jí)機(jī)關(guān)不適當(dāng)?shù)臎Q定事項(xiàng)”。

3、公告

公告“適用于向國(guó)內(nèi)外宣布重要事項(xiàng)或者法定事項(xiàng)”。它一般以國(guó)家各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)的名義發(fā)布，社會(huì)團(tuán)體、企事業(yè)單位和基層組織不使用這一公文文種。但事實(shí)上，公告的使用范圍非常廣泛，已經(jīng)擴(kuò)大化，如法院的開(kāi)庭公告、公示公告等等。

4、通告

通告“適用于公布社會(huì)各有關(guān)方面應(yīng)當(dāng)遵守或者周知的事項(xiàng)”。通告與公告有相似之處，這就是都面向全社會(huì)，都是知照性的。但是二者也有明顯的區(qū)別，這種區(qū)別，一方面表現(xiàn)為制發(fā)的主體有受限與不受限的不同——公告是有資格限制的，而通告則是任何機(jī)關(guān)、團(tuán)體和單位都可以采用的；另一方面表現(xiàn)為涉及的內(nèi)容有重要程度的差異——公告涉及的是重要事項(xiàng)或者法定事項(xiàng)，而通告涉及的則是各有關(guān)方面應(yīng)當(dāng)遵守或者周知的事項(xiàng)。

5、通知

通知“適用于批轉(zhuǎn)下級(jí)機(jī)關(guān)的公文，轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)機(jī)關(guān)和不相隸屬機(jī)關(guān)的公文，傳達(dá)要求下級(jí)機(jī)關(guān)辦理和需要有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項(xiàng)，任免人員”。通知與通告的功能相近，其最大的不同在于，通知有特定的受文者，通告則無(wú)；通知有專指的約束力，通告則僅有泛指的約束力；通知與機(jī)關(guān)的經(jīng)常性工作密切相關(guān)，通告則與社會(huì)事務(wù)聯(lián)系密切，如此而已。

6、通報(bào)

通報(bào)“適用于表彰先進(jìn)，批評(píng)錯(cuò)誤，傳達(dá)重要精神或者情況”。公告與通告面向整個(gè)社會(huì)，具有較強(qiáng)的公眾性，通知與通報(bào)則主要是面向機(jī)關(guān)，具有較強(qiáng)的業(yè)務(wù)性。通知與通報(bào)的適用范圍有一定的重合，但也有各自專享的“領(lǐng)地”，不能做人為的取舍。

7、議案

議案“適用于各級(jí)人民政府按照法律程序向同級(jí)人民代表大會(huì)或人民代表大會(huì)常務(wù)委員會(huì)提請(qǐng)審議事項(xiàng)”。議案有其獨(dú)具的特色，因而是公文中的重要成員。就法院來(lái)說(shuō)，議案適用于人民法院依照法律程序向同級(jí)人民代表大會(huì)及其常務(wù)委員會(huì)提請(qǐng)審議事項(xiàng)，主要是法官職務(wù)任免。

8、報(bào)告

報(bào)告“適用于向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)工作，反映情況，答復(fù)上級(jí)機(jī)關(guān)的詢問(wèn)”。行政機(jī)關(guān)與黨的機(jī)關(guān)均使用報(bào)告這一文種，而且適用范圍也基本相同。

9、請(qǐng)示

請(qǐng)示“適用于向上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)求指示、批準(zhǔn)”。請(qǐng)示與報(bào)告都屬于上行文，兩者的區(qū)別在于，報(bào)告只是客觀地將有關(guān)情況匯報(bào)給上級(jí)機(jī)關(guān)，無(wú)需上級(jí)機(jī)關(guān)答復(fù)，而請(qǐng)示則是將自己無(wú)權(quán)或無(wú)力處理的事項(xiàng)及相應(yīng)的對(duì)策主張反映給上級(jí)機(jī)關(guān)，上級(jí)機(jī)關(guān)必須明確予以答復(fù)。

10、批復(fù)

批復(fù)“適用于答復(fù)下級(jí)機(jī)關(guān)的請(qǐng)示事項(xiàng)”。下級(jí)機(jī)關(guān)用請(qǐng)示向上級(jí)機(jī)關(guān)行文，上級(jí)機(jī)關(guān)即須以批復(fù)做出相應(yīng)的答復(fù)。

11、意見(jiàn)

意見(jiàn)“適用于對(duì)重要問(wèn)題提出見(jiàn)解和處理辦法”。意見(jiàn)過(guò)去沒(méi)有被《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》作為一個(gè)公文文種列出，因其形式相對(duì)靈活，適用范圍廣，可以有效補(bǔ)救行政機(jī)關(guān)其他法定文種在適用范圍和使用效果上的不足，故最新修訂、發(fā)布的《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》將其正式確定為一個(gè)機(jī)關(guān)公文文種。它屬于通行文，適用范圍非常廣泛。

12、函

函“適用于不相隸屬機(jī)關(guān)之間商洽工作，詢問(wèn)和答復(fù)問(wèn)題，請(qǐng)求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項(xiàng)”。函的答復(fù)功能僅僅適用于不相隸屬的機(jī)關(guān)之間，這是它與批復(fù)的一點(diǎn)重要不同。

13、會(huì)議紀(jì)要

會(huì)議紀(jì)要“適用于記載、傳達(dá)會(huì)議情況和議定事項(xiàng)”。

黨的機(jī)關(guān)專用的公文文種有：

14、決議

決議被列為黨的機(jī)關(guān)14個(gè)法定公文文種的首位，可知它在黨的機(jī)關(guān)公文中居于突出重要的地位。《中國(guó)共產(chǎn)黨機(jī)關(guān)公文處理?xiàng)l例》指出：決議“用于經(jīng)會(huì)議討論通過(guò)的重要決策事項(xiàng)”。這里有兩點(diǎn)需要注意：第一，從形式上說(shuō)，決議必須是經(jīng)會(huì)議討論通過(guò)的，就是說(shuō)，只有拿到黨的會(huì)議上，提交與會(huì)者認(rèn)真討論，并得到表決通過(guò)的，這樣的決議才是合法有效的。第二，從內(nèi)容上說(shuō)，決議必須是重要決策事項(xiàng)，就是說(shuō)，一般的事項(xiàng)、非決策性事項(xiàng)不能采用決議這一公文文種。

15、指示

指示屬下行文，“用于對(duì)下級(jí)機(jī)關(guān)布置工作，提出開(kāi)展工作的原則和要求”。就是說(shuō)，指示主要適用于布置工作而不是其他方面，并且布置工作也不是事無(wú)巨細(xì)樣樣說(shuō)到，只是提出一些原則和要求，工作具體如何開(kāi)展，還須由下級(jí)機(jī)關(guān)根據(jù)各自的實(shí)際情況自主決定，所以，指示的文末往往有“望結(jié)合實(shí)際情況，認(rèn)真貫徹執(zhí)行”之類的結(jié)束語(yǔ)。

16、公報(bào)

公報(bào)“用于公開(kāi)發(fā)布重要決定或者重大事件”。相對(duì)于通報(bào)而言，公報(bào)的公開(kāi)程度更高，而且涉及內(nèi)容的重要性一般來(lái)說(shuō)也更強(qiáng)。如國(guó)務(wù)院公報(bào)、最高法院公報(bào)等等。

17、條例

條例“用于黨的中央組織制定規(guī)范黨組織的工作、活動(dòng)和黨員行為的規(guī)章制度”，屬規(guī)范性公文。就是說(shuō)，一方面，條例的制發(fā)有嚴(yán)格的資格限定，下級(jí)黨組織不可以制發(fā)條例，只有黨的中央組織才可以制發(fā)條例；另一方面，條例是關(guān)于黨組織的工作、活動(dòng)和黨員行為的規(guī)章制度的具體化，是條文性法規(guī)，具有極大的權(quán)威性和約束力。

18、規(guī)定

規(guī)定“用于對(duì)特定范圍內(nèi)的工作和事務(wù)制定具有約束力的行為規(guī)范”。規(guī)定與條例一樣，也屬規(guī)范性公文。兩者的不同之處在于，一方面，就制發(fā)的主體而言，規(guī)定并無(wú)條例那樣的嚴(yán)格限定，各級(jí)黨組織都可以制發(fā)規(guī)定；另一方面，就適用范圍而言，規(guī)定往往與特定的時(shí)期、特定的條件和背景，以及特定的問(wèn)題相聯(lián)系，正因?yàn)槿绱?，其時(shí)效性更強(qiáng)，而穩(wěn)定性相對(duì)略差。其實(shí)，規(guī)定不僅用于黨的機(jī)關(guān)，在行政機(jī)關(guān)和其他機(jī)關(guān)應(yīng)用也很廣泛，主要用來(lái)制定規(guī)章制度，但因?yàn)樗皇切姓奈姆N，所以必須用通知的形式印發(fā)，而不能單獨(dú)成文印發(fā)。

（六）公文的行文規(guī)則

公文的行文規(guī)則，是關(guān)于公文制發(fā)的基本原則和基本方法的概括和總結(jié)。

1、行文原則。有2條值得注意：（1）“少而精”的原則。《中國(guó)共產(chǎn)黨機(jī)關(guān)公文處理?xiàng)l例》第11條明確規(guī)定：“行文應(yīng)當(dāng)確有需要，注重實(shí)效，少而精，可發(fā)可不發(fā)的公文不發(fā)，可長(zhǎng)可短的公文要短?！薄秶?guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》也有同樣規(guī)定。在具體聯(lián)絡(luò)協(xié)調(diào)工作中，也是提倡多人來(lái)人往，少文來(lái)文往。

（2）不以機(jī)關(guān)名義向領(lǐng)導(dǎo)個(gè)人報(bào)送公文原則?！秶?guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》第22條規(guī)定：“除上級(jí)機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人直接交辦的事項(xiàng)外，不得以機(jī)關(guān)名義向上級(jí)機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人報(bào)送?請(qǐng)示?、?意見(jiàn)?和?報(bào)告?”。《中國(guó)共產(chǎn)黨機(jī)關(guān)公文處理?xiàng)l例》也有相同規(guī)定。直接向領(lǐng)導(dǎo)同志個(gè)人報(bào)送公文，有損領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)的權(quán)威，違背公文流轉(zhuǎn)辦理程序，從報(bào)送者角度看可以提高效率，但對(duì)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)而言，則損害了效率。就法院而言，領(lǐng)導(dǎo)同志批示、交辦的案件比較多，對(duì)于交辦案件，領(lǐng)導(dǎo)同志明確批示“望復(fù)”、“回告結(jié)果”等意思的，可以公文形式對(duì)領(lǐng)導(dǎo)同志個(gè)人報(bào)送，除此之外，一般不要向領(lǐng)導(dǎo)同志個(gè)人報(bào)送公文。

2、行文關(guān)系。分為領(lǐng)導(dǎo)與被領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系、指導(dǎo)與被指導(dǎo)關(guān)系、互不統(tǒng)屬關(guān)系三類。

3、行文方式。根據(jù)制發(fā)機(jī)關(guān)劃分，可分為單獨(dú)行文和聯(lián)合行文；根據(jù)接收機(jī)關(guān)劃分，可分為縱向行文（逐級(jí)行文、多級(jí)行文、越級(jí)行文、通行行文）和橫向行文。

4、具體要求。

（1）恪守隸屬關(guān)系，一般不越級(jí)行文?！吨袊?guó)共產(chǎn)黨機(jī)關(guān)公文處理?xiàng)l例》規(guī)定：“黨的機(jī)關(guān)的行文關(guān)系，根據(jù)各自的隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍確定?！坏迷郊?jí)向上級(jí)機(jī)關(guān)行文，尤其不得越級(jí)請(qǐng)示問(wèn)題；因特殊情況必須越級(jí)行文時(shí)，應(yīng)當(dāng)同時(shí)抄送被越過(guò)的上級(jí)機(jī)關(guān)?！薄秶?guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》有相同規(guī)定。允許越級(jí)行文的情形：發(fā)生了嚴(yán)重緊急情況；直接上級(jí)機(jī)關(guān)的上級(jí)機(jī)關(guān)越級(jí)交辦某些事項(xiàng)，同時(shí)指令越級(jí)上報(bào)的；詢問(wèn)只有直接上級(jí)機(jī)關(guān)的上級(jí)機(jī)關(guān)才能答復(fù)的某些重要問(wèn)題或事項(xiàng)，且這些問(wèn)題和事項(xiàng)與直接上級(jí)機(jī)關(guān)沒(méi)有任何聯(lián)系的；數(shù)次向直接上級(jí)機(jī)關(guān)行文請(qǐng)求解決某項(xiàng)工作中急需解決的問(wèn)題，但是直接上級(jí)機(jī)關(guān)長(zhǎng)期不予解決，以致對(duì)工作或即將對(duì)工作產(chǎn)生嚴(yán)重的負(fù)面影響的；等等。

（2）明晰發(fā)文權(quán)限，向適宜的對(duì)象行文。根據(jù)規(guī)定，黨委和政府可以向各自的上一級(jí)或下一級(jí)黨委和政府行文；黨委、政府辦公廳（室）在得到黨委、政府授權(quán)后，可以向下一級(jí)黨委、政府正式行文；黨委、政府的其他下設(shè)部門，一般不得向下一級(jí)黨委和政府正式行文；其行文對(duì)象，包括各自的上一級(jí)或下一級(jí)黨委、政府的對(duì)口部門，以及同級(jí)黨委、政府的下設(shè)部門。不相隸屬的機(jī)關(guān)之間行文，適用“函”這一商洽性公文，不能采用指令性、指導(dǎo)性和規(guī)范性公文文種。法院公文的行文對(duì)象要求是一樣的。

（3）尊重機(jī)關(guān)職權(quán)，準(zhǔn)確認(rèn)定主送機(jī)關(guān)和抄送機(jī)關(guān)。簡(jiǎn)單地說(shuō)，誰(shuí)是主管，那么主送就是誰(shuí)。公文的主送機(jī)關(guān)，一般只能是一個(gè)?！秶?guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》第21條規(guī)定：“請(qǐng)示”應(yīng)當(dāng)一文一事；一般只寫一個(gè)主送機(jī)關(guān)，需要同時(shí)送其他機(jī)關(guān)的，應(yīng)當(dāng)用抄送形式，但不得抄送其下級(jí)機(jī)關(guān)。第20條規(guī)定：向下級(jí)機(jī)關(guān)或者本系統(tǒng)的重要行文，應(yīng)當(dāng)同時(shí)抄送直接上級(jí)機(jī)關(guān)。第23條規(guī)定：受雙重領(lǐng)導(dǎo)的機(jī)關(guān)向上級(jí)機(jī)關(guān)行文，應(yīng)當(dāng)寫明主送機(jī)關(guān)和抄送機(jī)關(guān)。上級(jí)機(jī)關(guān)向受雙重領(lǐng)導(dǎo)的下級(jí)機(jī)關(guān)行文，必要時(shí)應(yīng)當(dāng)抄送其另一級(jí)機(jī)關(guān)?！吨袊?guó)共產(chǎn)黨機(jī)關(guān)公文處理?xiàng)l例》規(guī)定相同。值得注意的是，有的同志對(duì)一些重要公文忽視抄送，導(dǎo)致法院的一些重要工作部署和動(dòng)態(tài)不能及時(shí)被上級(jí)和地方有關(guān)機(jī)關(guān)了解和掌握，一定程度上影響了工作的效果。要準(zhǔn)確確定抄送機(jī)關(guān)，需要全面把握公文內(nèi)容和與之有工作聯(lián)系的有關(guān)機(jī)關(guān)，才能做到既不漏送，又不枉送。

（4）部門之間對(duì)有關(guān)問(wèn)題未經(jīng)協(xié)商一致，不得各自向下行文。

（5）需要聯(lián)合行文時(shí)，作者應(yīng)是同級(jí)機(jī)關(guān)?！秶?guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》第16條規(guī)定：同級(jí)政府、同級(jí)政府各部門、上級(jí)政府部門與下一級(jí)政府可以聯(lián)合行文；政府部門與相應(yīng)的黨組織和軍隊(duì)機(jī)關(guān)可以聯(lián)合行文；政府部門與同級(jí)人民團(tuán)體和具有行政職能的事業(yè)單位也可以聯(lián)合行文。聯(lián)合行文應(yīng)當(dāng)確有必要，應(yīng)當(dāng)明確主辦部門，應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格控制聯(lián)合行文單位數(shù)量。

（6）關(guān)于“請(qǐng)示”的具體規(guī)定。“請(qǐng)示”應(yīng)當(dāng)一文一事；請(qǐng)示事項(xiàng)涉及其他機(jī)關(guān)職權(quán)范圍的問(wèn)題時(shí)，應(yīng)與有關(guān)機(jī)關(guān)協(xié)商一致，如未能達(dá)成一致，需在請(qǐng)示中寫明；請(qǐng)示問(wèn)題應(yīng)當(dāng)提出明確的意見(jiàn)；請(qǐng)示一般只寫一個(gè)主送機(jī)關(guān)；請(qǐng)示不得抄送其下級(jí)機(jī)關(guān)；“報(bào)告”不得夾帶請(qǐng)示事項(xiàng)。

二、公文的格式規(guī)范

公文的格式，指的是公文的外觀形式，它既包括組成公文的各部分文字符號(hào)在載體（紙張等）上的排列和標(biāo)識(shí)規(guī)則，也包括公文的用紙要求和印制規(guī)范，換言之，公文的格式就是公文的書(shū)面結(jié)構(gòu)與公文的用紙和印制規(guī)范的總和，是對(duì)公文的文面要求。公文格式的特點(diǎn)具有較強(qiáng)的規(guī)范性。規(guī)范的公文格式有利于維護(hù)公文的嚴(yán)肅性，使公文的寫作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，不僅增加公文的美學(xué)效果，而且方便對(duì)其進(jìn)行閱讀與傳遞、處理，提高工作效率?！吨袊?guó)共產(chǎn)黨機(jī)關(guān)公文處理?xiàng)l例》、《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》分別以一章的篇幅對(duì)黨的機(jī)關(guān)和國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文的格式做了規(guī)定，而由中國(guó)標(biāo)準(zhǔn)研究中心和國(guó)務(wù)院辦公廳秘書(shū)局共同起草、國(guó)家質(zhì)監(jiān)局發(fā)布、自2000年1月1日起正式實(shí)施的作為中華人民共和國(guó)國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)的《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文格式》，更是前所未有的，最為全面、具體、細(xì)致、科學(xué)的公文格式標(biāo)準(zhǔn)。為規(guī)范公文的制作和處理，2005年開(kāi)展“規(guī)范司法行為，促進(jìn)司法公正”專項(xiàng)整改活動(dòng)期間，中院參照《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》和最高法院有關(guān)規(guī)定，于9月7日制定了《宜昌市中級(jí)人民法院公文處理辦法》，編入《規(guī)章制度》一書(shū)，就公文的制作、處理進(jìn)行了規(guī)范，作了比較詳細(xì)的規(guī)定。下面分別就公文的發(fā)布形式、書(shū)面格式、用紙格式和印裝格式加以介紹。

（一）公文的發(fā)布形式和適用范圍

就法院系統(tǒng)來(lái)說(shuō)，以中院為例，主要有：

1、《宜昌市中級(jí)人民法院文件（宜市中法發(fā)）》，主要用于傳達(dá)貫徹黨的方針、政策或重要工作部署，發(fā)布重要的決定、通知等。

2、《宜昌市中級(jí)人民法院（宜市中法）》，主要用于人事任免、重要會(huì)議及其他事項(xiàng)的通知、批復(fù)、命令、議案、請(qǐng)示、報(bào)告、通報(bào)、函等。

3、《宜昌市中級(jí)人民法院辦公室文件（宜市中法辦）》，是中院文件的補(bǔ)充形式，主要適用于辦公室根據(jù)院領(lǐng)導(dǎo)授權(quán)、傳達(dá)或代本院發(fā)布某些事項(xiàng)，發(fā)布辦公室職權(quán)范圍內(nèi)的事項(xiàng)。

4、《傳真電報(bào)（宜市中法明傳、密傳）》，用于中院和中院各部門通知召開(kāi)會(huì)議、時(shí)效性較強(qiáng)事項(xiàng)、事務(wù)活動(dòng)安排、處理突發(fā)事件的措施等。

5、以中院各部門名義制發(fā)的公文，一般使用中院信箋版頭。

（二）公文的書(shū)面格式

公文的書(shū)面格式，是指公文全部文面組成要素的排列順序和標(biāo)識(shí)規(guī)則?！秶?guó)家行政機(jī)關(guān)公文格式》將公文的書(shū)面格式劃分為眉首、主體、版記三部分，并分為秘密等級(jí)和保密期限、緊急程度、發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)、發(fā)文字號(hào)、簽發(fā)人、標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、附件說(shuō)明、抄送機(jī)關(guān)、印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期等7個(gè)要素。置于公文首頁(yè)紅色反線（又稱間隔橫線）以上的各要素統(tǒng)稱眉首；置于紅色反線（不含紅色反線）以下至主題詞（不含主題詞）之間的各要素統(tǒng)稱主體；置于主題詞以下的各要素統(tǒng)稱版記。

——眉首。眉首一般由公文份數(shù)序號(hào)、秘密等級(jí)和保密期限、緊急程度、發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)、發(fā)文字號(hào)、簽發(fā)人、紅色反線等要素組成，實(shí)際上就是置于公文首頁(yè)紅色反線（寬度同版心，即156mm）以上的各要素。

1、公文份數(shù)序號(hào)

公文份數(shù)序號(hào)是將同一文稿印制若干份時(shí)每份公文的順序編號(hào)。公文如需標(biāo)識(shí)份數(shù)序號(hào)，用阿拉伯?dāng)?shù)字頂格標(biāo)識(shí)在版心左上角第1行，采用紅色號(hào)碼機(jī)套印，比如同一文稿共印100份，其中第1份的序號(hào)可寫“001”，最后一份的序號(hào)可寫成“100”。標(biāo)識(shí)份數(shù)序號(hào)，其主要作用是便利公文的登記、分發(fā)和檢查。

2、秘密等級(jí)和保密期限

秘密等級(jí)和保密期限是對(duì)涉及黨和國(guó)家秘密的公文的保密程度和傳遞處理的要求，是在一定時(shí)間內(nèi)只限于特定范圍的人員知曉的。黨和國(guó)家機(jī)關(guān)的公文密級(jí)均為“絕密”、“機(jī)密”、“秘密”三個(gè)等級(jí)，其中“絕密”、“機(jī)密”兩個(gè)密級(jí)的公文應(yīng)當(dāng)標(biāo)明份數(shù)序號(hào)。絕密是最重要的國(guó)家秘密，如果泄露出去會(huì)使國(guó)家的安全和利益遭受特別嚴(yán)重的損害。公文如需標(biāo)識(shí)密級(jí)，用3號(hào)黑體字，頂格標(biāo)識(shí)在版心有上角第1行，并且標(biāo)識(shí)密級(jí)的兩字之間須空1個(gè)字；如需同時(shí)標(biāo)識(shí)密級(jí)和保密期限，則兩項(xiàng)同用3號(hào)黑體字，并且密級(jí)在前，保密期限置后，頂格標(biāo)識(shí)在版心右上角第1行，密級(jí)和保密期限之間用“★”隔開(kāi)。標(biāo)注密級(jí)的同時(shí)應(yīng)標(biāo)注保密期限，保密期限一般分一年以內(nèi)、一年及一年以上、長(zhǎng)期和期限不作標(biāo)注。期限不作標(biāo)注的一般按保密期20年認(rèn)定，如秘密★6個(gè)月、機(jī)密★3年、絕密★長(zhǎng)期。

3、緊急程度

緊急程度是對(duì)公文送達(dá)和辦理的時(shí)間要求。黨的機(jī)關(guān)公文的緊急程度分為“特急”、“加急”兩種，國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文的緊急程度分為“特急”、“急件”兩種。如需標(biāo)識(shí)緊急程度，用3號(hào)黑體字，頂格標(biāo)識(shí)在版心右上角第1行，并且標(biāo)識(shí)緊急程度的兩字之間須空1個(gè)字；如需同時(shí)標(biāo)識(shí)密級(jí)、保密期限和緊急程度，則密級(jí)和保密期限頂格標(biāo)識(shí)在版心右上角第1行，緊急程度頂格標(biāo)識(shí)在版心右上角第2行。

4、發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)

發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)，《中國(guó)共產(chǎn)黨機(jī)關(guān)公文處理?xiàng)l例》稱之為“版頭”。發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)由發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱加“文件”組成，某些特定的公文可只標(biāo)識(shí)發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱，不加“文件”字樣，比如“函”；“命令（令）”、“會(huì)議紀(jì)要”除標(biāo)識(shí)發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱外，還應(yīng)加上文種。《中國(guó)共產(chǎn)黨機(jī)關(guān)公文處理?xiàng)l例》規(guī)定：版頭“由發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或者規(guī)范化簡(jiǎn)稱加文件二字或者加括號(hào)標(biāo)明文種組成，用套紅大字居中印在公文首頁(yè)上部”。發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)上邊緣至版心上邊緣一般為25mm；上報(bào)的公文，發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)上邊緣至版心上邊緣為80mm?！昂钡陌l(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)上邊緣距上頁(yè)邊的距離為30mm，發(fā)文機(jī)關(guān)全稱下4mm處為一條武文線（上粗下細(xì)），距下頁(yè)邊20mm處為一條文武線（上細(xì)下粗），兩條線長(zhǎng)均為170mm?！懊睿睿钡陌l(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)上邊緣至版心上邊緣為20mm。發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)原則上應(yīng)使用小標(biāo)宋體字和紅色標(biāo)識(shí)，字號(hào)以醒目美觀為原則由發(fā)文機(jī)關(guān)酌定，但一般應(yīng)小于22mm×15mm。聯(lián)合行文時(shí)應(yīng)使主辦機(jī)關(guān)名稱在前，“文件”二字置于發(fā)文機(jī)關(guān)名稱右側(cè)，上下居中排列。即使是聯(lián)合行文機(jī)關(guān)較多，也必須保證公文首頁(yè)顯示正文。

5、發(fā)文字號(hào)

發(fā)文字號(hào)由發(fā)文機(jī)關(guān)代字、年份和序號(hào)組成。發(fā)文字號(hào)一般在發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)下空2行處，用3號(hào)仿宋體字標(biāo)注并居中排布?！懊睿睿钡陌l(fā)文字號(hào)標(biāo)注在“命令（令）”的發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)下邊緣空2行居中位置；“會(huì)議紀(jì)要”編號(hào)置于“會(huì)議紀(jì)要”標(biāo)識(shí)之下、紅色反線之上正中間。聯(lián)合行文一般只標(biāo)明主辦機(jī)關(guān)發(fā)文字號(hào)。機(jī)關(guān)代字應(yīng)當(dāng)反映發(fā)文機(jī)關(guān)或部門的性質(zhì)。同一機(jī)關(guān)。部門的同一類公文的代字應(yīng)當(dāng)統(tǒng)一，不可有幾種寫法。機(jī)關(guān)代字一般可取機(jī)關(guān)名稱前一個(gè)或兩個(gè)字，但要注意與名稱相近的其他機(jī)關(guān)相區(qū)別。年份、序號(hào)用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識(shí)；年份應(yīng)標(biāo)全稱，用六角括號(hào)“〔〕”括?。恍蛱?hào)不編虛位（即1不編為001），不加“第”字。

6、簽發(fā)人

發(fā)文機(jī)關(guān)簽發(fā)簽批公文的領(lǐng)導(dǎo)人的姓名。上報(bào)的公文需標(biāo)識(shí)簽發(fā)人姓名，簽發(fā)人姓名平行排列于發(fā)文字號(hào)右側(cè)。發(fā)文字號(hào)居左空1字，簽發(fā)人姓名居右空1字；“簽發(fā)人”用3號(hào)仿宋體字，“簽發(fā)人”后標(biāo)全角冒號(hào)，冒號(hào)后用3號(hào)楷體字標(biāo)識(shí)簽發(fā)人姓名。如果是聯(lián)合行文，則有多個(gè)簽發(fā)人，這時(shí)，主辦機(jī)關(guān)簽發(fā)人姓名置于第一行，其他簽發(fā)人姓名從第二行起在主辦機(jī)關(guān)簽發(fā)人姓名之下，按發(fā)文機(jī)關(guān)順序依次順排，下移紅色反線，并使發(fā)文字號(hào)與最后一個(gè)簽發(fā)人姓名處在同一行并使紅色反線與其距離為4mm。

7、紅色反線

紅色反線一般標(biāo)印在發(fā)文字號(hào)之下4mm處，其長(zhǎng)度與版心等寬（即156mm）。

——主體。主體一般由標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、附件、成文時(shí)間、印章、附注等要素組成。

8、正文。正文包括以下七部分內(nèi)容。

（1）公文標(biāo)題。由發(fā)文機(jī)關(guān)名稱、事由和文種三部分組成，應(yīng)簡(jiǎn)要準(zhǔn)確地概括公文的主要內(nèi)容，體現(xiàn)發(fā)文主旨。例如“公安部關(guān)于在全國(guó)公安機(jī)關(guān)開(kāi)展向濟(jì)南交警支隊(duì)學(xué)習(xí)活動(dòng)的決定”。如果公文版頭已注有發(fā)文機(jī)關(guān)，或已在文尾注明了發(fā)文機(jī)關(guān)，公文標(biāo)題即可省略發(fā)文機(jī)關(guān)；如果難以用少量文字概括所發(fā)公文的內(nèi)容，或公文內(nèi)容較為簡(jiǎn)單，可省略發(fā)文事由。公文標(biāo)題除法規(guī)、規(guī)章名稱需加書(shū)名號(hào)外，一般不加其他標(biāo)點(diǎn)符號(hào)，而以空格代之；標(biāo)題字?jǐn)?shù)太多，分行書(shū)寫時(shí)，注意不得將固定詞語(yǔ)拆開(kāi)分寫。

（2）主送機(jī)關(guān)。即負(fù)責(zé)受理或答復(fù)該公文的機(jī)關(guān)。上行文只有一個(gè)主送機(jī)關(guān)，即文件責(zé)任的直接承擔(dān)者；下行文可有多個(gè)主送機(jī)關(guān)，書(shū)寫于左首頂格處，按級(jí)別高低順序排列。

（3）是正文。是公文的主體，表述公文具體內(nèi)容的部分，寫在主送機(jī)關(guān)名稱之后。

（4）附件。即附屬于正文的材料，用于對(duì)公文的補(bǔ)充或參考。附件名稱要在正文之后注明，附件本身既可單獨(dú)成件，也可與文件主體裝訂一起投送。

（5）發(fā)文機(jī)關(guān)。即公文的法定作者名稱，應(yīng)采用機(jī)關(guān)全稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱，寫于正文或附件名稱之后一定距離的右下方。如需以機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人名義行文，則應(yīng)在領(lǐng)導(dǎo)人姓名前冠以職務(wù)。聯(lián)合行文時(shí)，應(yīng)將主發(fā)機(jī)關(guān)排列在前。

（6）發(fā)文日期。用以表明公文的生效時(shí)間，寫于發(fā)文機(jī)關(guān)下方，使用年月日全稱。

（7）印章。即發(fā)文機(jī)關(guān)對(duì)公文的效力負(fù)責(zé)的憑證，蓋于發(fā)文機(jī)關(guān)名稱和發(fā)文日期的字面上。

9、文尾。文尾包括如下三個(gè)部分。

（1）主題詞。用以標(biāo)示公文的核心內(nèi)容，便于公文的計(jì)算機(jī)檢索與管理。主題詞不同于公文標(biāo)題，其確定應(yīng)從公文內(nèi)容范疇、主題內(nèi)容、特征和文種這四個(gè)方面入手，而不能簡(jiǎn)單地從公文標(biāo)題中提取。國(guó)務(wù)院辦公廳秘書(shū)局于1994年4月修訂出版的《國(guó)務(wù)院公文主題詞表》和中共中央辦公廳秘書(shū)局于1998年8月修訂發(fā)布的《公文主題詞表》是目前標(biāo)引主題詞的重要依據(jù)。主題詞一般不超過(guò)七個(gè)，每個(gè)主題詞之間要空一格，寫于發(fā)文日期之后，用黑體字印刷。

（2）抄送抄報(bào)機(jī)關(guān)。即除主送機(jī)關(guān)外還應(yīng)了解公文內(nèi)容的有關(guān)機(jī)關(guān)。上行文為抄報(bào)，平行文或下行文為抄送。

（3）制發(fā)機(jī)構(gòu)和制發(fā)時(shí)間。即公文的印制單位和時(shí)間，書(shū)寫于同一行。單位居左，頂格；時(shí)間居右，頂格。

10、標(biāo)記。標(biāo)記包括四個(gè)部分的內(nèi)容。

（1）秘密等級(jí)。按公文的機(jī)密性質(zhì)，公文可分為內(nèi)部文件、公開(kāi)文件和保密文件三類，其中保密文件又可分為秘密文件、機(jī)密文件和絕密文件三等。秘密等級(jí)標(biāo)在左上角，以醒目的黑體字印刷。

（2）緊急程度。公文有緊急公文和非緊急公文兩類，緊急公文又可分為急公文和特急公文兩等。緊急程度應(yīng)以黑體字標(biāo)在密級(jí)上方。

（3）閱讀范圍。即以工作需要和保密范圍為依據(jù)所確定的公文的行文范圍和閱讀對(duì)象，寫于發(fā)文日期之后，主題詞之前。

（4）印刷份數(shù)。指該公文的實(shí)際印制數(shù)量，用括號(hào)標(biāo)注在文件左下方。另外，公文紙一般采用16開(kāi)型（260mm×185mm）于公文左側(cè)裝訂。按慣例，開(kāi)頭應(yīng)為35mm，地腳應(yīng)為25mm，訂口應(yīng)為22mm，翻口應(yīng)為25mm，版心內(nèi)正文應(yīng)有25行20列。特殊公文，如“布告”、“通告”等用紙大小可視實(shí)際需求而定。公文書(shū)寫應(yīng)自上而下、自左至右

第二篇：公文的基本知識(shí)

一、公文的基本知識(shí)

（一）公文的含義

公文，系公務(wù)文書(shū)的簡(jiǎn)稱，是黨政機(jī)關(guān)、社會(huì)團(tuán)體、企事業(yè)單位以及其他社會(huì)組織行使法定職權(quán)、處理日常事務(wù)時(shí)經(jīng)常使用的一種文體。公文有其特定的撰寫程式和行文格式，是傳達(dá)黨和國(guó)家的方針政策、發(fā)布黨規(guī)政令、指導(dǎo)和商洽工作、請(qǐng)示和答復(fù)問(wèn)題、報(bào)告情況、交流經(jīng)驗(yàn)的一種重要文字工具。公文是應(yīng)用文中最重要且用途最為廣泛的一種文體。

公文有狹義和廣義之分。狹義的公文特指《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》中規(guī)定的13種行政公文和《中國(guó)共產(chǎn)黨機(jī)關(guān)公文處理?xiàng)l例》中規(guī)定的14種黨的主要公文。廣義的公文則涵蓋了全部通用公文和專用公文。所謂通用公文，是指黨政機(jī)關(guān)、社會(huì)團(tuán)體、企事業(yè)單位等普遍使用的公文；所謂專用公文，是指在一定的業(yè)務(wù)范圍內(nèi)，按照特定需要而專門使用的公文。專用公文具有很強(qiáng)的專業(yè)特點(diǎn)，如外交公文，法規(guī)公文，司法公文，經(jīng)濟(jì)公文，公關(guān)公文，軍事公文，等等。

就法院來(lái)說(shuō)，法院公文既包括專用的司法文書(shū)如裁判文書(shū)、各種筆錄等，又包括有正式版頭的行政公文和黨組織公文，還包括其他一些公務(wù)文書(shū)如總結(jié)、匯報(bào)、發(fā)言、經(jīng)驗(yàn)交流材料、事跡材料、宣傳、調(diào)研、簡(jiǎn)報(bào)類材料等等?？梢哉f(shuō)，范圍非常廣泛。我們今天講的主要是狹義的公文，即有正式版頭的行政公文和黨組織公文。

公文、文件、文書(shū)，這是三個(gè)既密切聯(lián)系又有所區(qū)別的概念。公文、文件、文書(shū)，它們?cè)趦?nèi)涵上是有交叉的，就是說(shuō)，同一份文字材料，既可以叫做文件，又可以叫做公文，還可以叫做文書(shū)，但是，這樣的文字材料，在形式和內(nèi)容上都是有嚴(yán)格要求的，只有符合這種要求、公文、文件、文書(shū)才可以作為同義詞來(lái)交替使用，否則便是誤用。公文、文件、文書(shū)三者可以說(shuō)是同中有異、異中有同。所謂文件，它是領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)根據(jù)自己的職責(zé)范圍而制發(fā)的、具有法定效力并設(shè)有特定版頭的公文；所謂文書(shū)，它是一切機(jī)關(guān)、團(tuán)體、單位和個(gè)人，為傳遞信息、交流思想、聯(lián)系事務(wù)、商洽問(wèn)題、記錄情況等而形成并使用的文字材料。稍加對(duì)比我們便不難發(fā)現(xiàn)，公文、文件、文書(shū)三者是一種包含與被包含的關(guān)系，具體地說(shuō)，文件只是公文當(dāng)中的一部分，而公文則又只是文書(shū)當(dāng)中的一部分，文書(shū)除了公文之外，還包括私人文書(shū)。

狹義的公文與調(diào)研文章和宣傳文章也有很大的不同。在座的各位同志今天已經(jīng)聽(tīng)了關(guān)于調(diào)研和宣傳文章寫作方面的交流發(fā)言和講座，應(yīng)該有了很深的印象。實(shí)踐中，有的同志寫得好調(diào)研文章或者宣傳文章，但不一定寫得好公文；同理，熟悉公文寫作的同志，也不一定擅長(zhǎng)寫宣傳類文章，因?yàn)樗麄兪菐追N截然不同的文體。從公文的特點(diǎn)中，我們可以找到原因。

（二）公文的特點(diǎn)

1、明確的公務(wù)性。

2、鮮明的政治性。

3、極高的權(quán)威性。

4、作者的法定性。

5、較強(qiáng)的時(shí)效性。

6、體式的特定性。

7、文風(fēng)的樸實(shí)性。

8、嚴(yán)格的程序性。

（三）公文的作用

1、領(lǐng)導(dǎo)和指導(dǎo)作用。

2、規(guī)范和約束作用。

3、宣傳和教育作用。

4、聯(lián)系和知照作用。

5、依據(jù)和憑證作用。

以上是公文的現(xiàn)實(shí)效用，還具有歷史效用，可以存史。

（四）公文的分類

1、按基本使用范圍分為：通用公文（法定公文、普通事務(wù)文書(shū)）和專用公文。

2、按行文的方向分為：上行文（請(qǐng)示、報(bào)告等）、下行文（決定、指示、批復(fù)等）、平行文（函等）以及通行文（意見(jiàn)、會(huì)議紀(jì)要等）。

3、按公文的內(nèi)在屬性分為：規(guī)范性公文（規(guī)定、條例、章程、辦法、細(xì)則等）、指令性公文（命令、指示、決定等）、指導(dǎo)性公文（批示、意見(jiàn)等）、知照性公文（通知、通報(bào)、公報(bào)、簡(jiǎn)報(bào)等）、公布性公文（公告、通告、布告等）、商洽性公文（函等）、報(bào)請(qǐng)性公文（請(qǐng)示、報(bào)告等）、記錄性公文（會(huì)議紀(jì)要、大事記等）。

4、按制發(fā)機(jī)關(guān)的性質(zhì)分為：黨內(nèi)公文、行政公文、群眾團(tuán)體公文、聯(lián)合行文等。

5、按公文辦理的時(shí)間要求分為：特急公文、緊急公文、常規(guī)公文等。

6、按機(jī)密程度分為：絕密公文、機(jī)密公文、秘密公文和普通公文。

7、按公文的規(guī)范程度和約束力分為：規(guī)范性公文和非規(guī)范性公文。

8、按公文的載體分為：傳統(tǒng)紙質(zhì)公文和電子公文。

（五）公文的文種及其適用范圍

中共中央辦公廳發(fā)布、自1996年5月3日起施行的《中國(guó)共產(chǎn)黨機(jī)關(guān)公文處理?xiàng)l例》規(guī)定，全國(guó)黨的機(jī)關(guān)公文文體主要有決議、決定、指示、意見(jiàn)、通知、通報(bào)、公報(bào)、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、條例、規(guī)定、函、會(huì)議紀(jì)要等14個(gè)種類；國(guó)務(wù)院辦公廳發(fā)布、自2001年1月1日起施行的《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》規(guī)定，國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文文體主要有命令（令）、決定、公告、通告、通知、通報(bào)、議案、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、意見(jiàn)、函、會(huì)議紀(jì)要等13個(gè)種類。其中，決議、指示、公報(bào)、條例、規(guī)定為黨的機(jī)關(guān)公文專用，命令、公告、議案為行政機(jī)關(guān)公文專用。就法院系統(tǒng)來(lái)講，1996年最高人民法院發(fā)布了一個(gè)《人民法院公文處理辦法》，但2001年1月1日起新的《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》施行后，最高法院沒(méi)有及時(shí)修訂法院系統(tǒng)的“公文處理辦法”，只是要求按照國(guó)務(wù)院的新“辦法”執(zhí)行；后來(lái)，最高法院出臺(tái)了一個(gè)“修改稿”，但至今未正式下發(fā)實(shí)施，而最高法院的文件在一些細(xì)節(jié)上，并沒(méi)有完全按照國(guó)務(wù)院的新“辦法”執(zhí)行，造成在一些細(xì)節(jié)規(guī)范上不知何去何從；同時(shí)，黨的機(jī)關(guān)公文仍按照老“條例”執(zhí)行，使用16開(kāi)紙等，法院對(duì)黨的機(jī)關(guān)的文件又要改用黨內(nèi)公文格式，造成多軌并行，很不統(tǒng)一，很不方便。但總體來(lái)說(shuō)，法院公文主要是按照新的《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》執(zhí)行的，所使用的文種同行政機(jī)關(guān)公文文種。

1、命令（令）

命令（令）屬下行文?！秶?guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》指出：它“適用于依照有關(guān)法律公布行政法規(guī)和規(guī)章；宣布施行重大強(qiáng)制性行政措施；嘉獎(jiǎng)有關(guān)單位及人員”。命令（令）的制發(fā)主體有著嚴(yán)格的限定，《中華人民共和國(guó)憲法》和《中華人民共和國(guó)各級(jí)人民代表大會(huì)和地方各級(jí)人民政府組織法》規(guī)定，只有全國(guó)人大的常委會(huì)及委員長(zhǎng)，國(guó)家主席，國(guó)務(wù)院及總理，國(guó)務(wù)院各部委及部長(zhǎng)、主任，地方各級(jí)人民政府和各級(jí)人大，才有權(quán)力發(fā)布命令（令）。黨的領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)可以和同級(jí)人民政府聯(lián)合發(fā)布命令（令），但需以行政公文的形式出現(xiàn)。就法院來(lái)說(shuō)，命令（令）僅適用于授予司法警察警銜、獎(jiǎng)勵(lì)有關(guān)人員。

2、決定

決定是黨政機(jī)關(guān)共有的一個(gè)公文文種，但就適用范圍而言，決定在行政機(jī)關(guān)比在黨的機(jī)關(guān)要廣泛得多。在黨的機(jī)關(guān)，決定“用于對(duì)重要事項(xiàng)做出決策和安排”，而在行政機(jī)關(guān)，決定則“適用于對(duì)重要事項(xiàng)或者重大行動(dòng)做出安排，獎(jiǎng)懲有關(guān)單位及人員，變更或者撤銷下級(jí)機(jī)關(guān)不適當(dāng)?shù)臎Q定事項(xiàng)”。

3、公告

公告“適用于向國(guó)內(nèi)外宣布重要事項(xiàng)或者法定事項(xiàng)”。它一般以國(guó)家各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)的名義發(fā)布，社會(huì)團(tuán)體、企事業(yè)單位和基層組織不使用這一公文文種。但事實(shí)上，公告的使用范圍非常廣泛，已經(jīng)擴(kuò)大化，如法院的開(kāi)庭公告、公示公告等等。

4、通告

通告“適用于公布社會(huì)各有關(guān)方面應(yīng)當(dāng)遵守或者周知的事項(xiàng)”。通告與公告有相似之處，這就是都面向全社會(huì)，都是知照性的。但是二者也有明顯的區(qū)別，這種區(qū)別，一方面表現(xiàn)為制發(fā)的主體有受限與不受限的不同——公告是有資格限制的，而通告則是任何機(jī)關(guān)、團(tuán)體和單位都可以采用的；另一方面表現(xiàn)為涉及的內(nèi)容有重要程度的差異——公告涉及的是重要事項(xiàng)或者法定事項(xiàng)，而通告涉及的則是各有關(guān)方面應(yīng)當(dāng)遵守或者周知的事項(xiàng)。

5、通知

通知“適用于批轉(zhuǎn)下級(jí)機(jī)關(guān)的公文，轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)機(jī)關(guān)和不相隸屬機(jī)關(guān)的公文，傳達(dá)要求下級(jí)機(jī)關(guān)辦理和需要有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項(xiàng)，任免人員”。通知與通告的功能相近，其最大的不同在于，通知有特定的受文者，通告則無(wú)；通知有專指的約束力，通告則僅有泛指的約束力；通知與機(jī)關(guān)的經(jīng)常性工作密切相關(guān)，通告則與社會(huì)事務(wù)聯(lián)系密切，如此而已。

6、通報(bào)

通報(bào)“適用于表彰先進(jìn)，批評(píng)錯(cuò)誤，傳達(dá)重要精神或者情況”。公告與通告面向整個(gè)社會(huì)，具有較強(qiáng)的公眾性，通知與通報(bào)則主要是面向機(jī)關(guān)，具有較強(qiáng)的業(yè)務(wù)性。通知與通報(bào)的適用范圍有一定的重合，但也有各自專享的“領(lǐng)地”，不能做人為的取舍。

7、議案

議案“適用于各級(jí)人民政府按照法律程序向同級(jí)人民代表大會(huì)或人民代表大會(huì)常務(wù)委員會(huì)提請(qǐng)審議事項(xiàng)”。議案有其獨(dú)具的特色，因而是公文中的重要成員。就法院來(lái)說(shuō)，議案適用于人民法院依照法律程序向同級(jí)人民代表大會(huì)及其常務(wù)委員會(huì)提請(qǐng)審議事項(xiàng)，主要是法官職務(wù)任免。

8、報(bào)告

報(bào)告“適用于向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)工作，反映情況，答復(fù)上級(jí)機(jī)關(guān)的詢問(wèn)”。行政機(jī)關(guān)與黨的機(jī)關(guān)均使用報(bào)告這一文種，而且適用范圍也基本相同。

9、請(qǐng)示

請(qǐng)示“適用于向上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)求指示、批準(zhǔn)”。請(qǐng)示與報(bào)告都屬于上行文，兩者的區(qū)別在于，報(bào)告只是客觀地將有關(guān)情況匯報(bào)給上級(jí)機(jī)關(guān)，無(wú)需上級(jí)機(jī)關(guān)答復(fù)，而請(qǐng)示則是將自己無(wú)權(quán)或無(wú)力處理的事項(xiàng)及相應(yīng)的對(duì)策主張反映給上級(jí)機(jī)關(guān)，上級(jí)機(jī)關(guān)必須明確予以答復(fù)。

10、批復(fù)

批復(fù)“適用于答復(fù)下級(jí)機(jī)關(guān)的請(qǐng)示事項(xiàng)”。下級(jí)機(jī)關(guān)用請(qǐng)示向上級(jí)機(jī)關(guān)行文，上級(jí)機(jī)關(guān)即須以批復(fù)做出相應(yīng)的答復(fù)。

11、意見(jiàn)

意見(jiàn)“適用于對(duì)重要問(wèn)題提出見(jiàn)解和處理辦法”。意見(jiàn)過(guò)去沒(méi)有被《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》作為一個(gè)公文文種列出，因其形式相對(duì)靈活，適用范圍廣，可以有效補(bǔ)救行政機(jī)關(guān)其他法定文種在適用范圍和使用效果上的不足，故最新修訂、發(fā)布的《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》將其正式確定為一個(gè)機(jī)關(guān)公文文種。它屬于通行文，適用范圍非常廣泛。

12、函

函“適用于不相隸屬機(jī)關(guān)之間商洽工作，詢問(wèn)和答復(fù)問(wèn)題，請(qǐng)求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項(xiàng)”。函的答復(fù)功能僅僅適用于不相隸屬的機(jī)關(guān)之間，這是它與批復(fù)的一點(diǎn)重要不同。

13、會(huì)議紀(jì)要

會(huì)議紀(jì)要“適用于記載、傳達(dá)會(huì)議情況和議定事項(xiàng)”。

黨的機(jī)關(guān)專用的公文文種有：

14、決議

決議被列為黨的機(jī)關(guān)14個(gè)法定公文文種的首位，可知它在黨的機(jī)關(guān)公文中居于突出重要的地位。《中國(guó)共產(chǎn)黨機(jī)關(guān)公文處理?xiàng)l例》指出：決議“用于經(jīng)會(huì)議討論通過(guò)的重要決策事項(xiàng)”。這里有兩點(diǎn)需要注意：第一，從形式上說(shuō)，決議必須是經(jīng)會(huì)議討論通過(guò)的，就是說(shuō)，只有拿到黨的會(huì)議上，提交與會(huì)者認(rèn)真討論，并得到表決通過(guò)的，這樣的決議才是合法有效的。第二，從內(nèi)容上說(shuō)，決議必須是重要決策事項(xiàng)，就是說(shuō)，一般的事項(xiàng)、非決策性事項(xiàng)不能采用決議這一公文文種。

15、指示

指示屬下行文，“用于對(duì)下級(jí)機(jī)關(guān)布置工作，提出開(kāi)展工作的原則和要求”。就是說(shuō)，指示主要適用于布置工作而不是其他方面，并且布置工作也不是事無(wú)巨細(xì)樣樣說(shuō)到，只是提出一些原則和要求，工作具體如何開(kāi)展，還須由下級(jí)機(jī)關(guān)根據(jù)各自的實(shí)際情況自主決定，所以，指示的文末往往有“望結(jié)合實(shí)際情況，認(rèn)真貫徹執(zhí)行”之類的結(jié)束語(yǔ)。

16、公報(bào)

公報(bào)“用于公開(kāi)發(fā)布重要決定或者重大事件”。相對(duì)于通報(bào)而言，公報(bào)的公開(kāi)程度更高，而且涉及內(nèi)容的重要性一般來(lái)說(shuō)也更強(qiáng)。如國(guó)務(wù)院公報(bào)、最高法院公報(bào)等等。

17、條例

條例“用于黨的中央組織制定規(guī)范黨組織的工作、活動(dòng)和黨員行為的規(guī)章制度”，屬規(guī)范性公文。就是說(shuō)，一方面，條例的制發(fā)有嚴(yán)格的資格限定，下級(jí)黨組織不可以制發(fā)條例，只有黨的中央組織才可以制發(fā)條例；另一方面，條例是關(guān)于黨組織的工作、活動(dòng)和黨員行為的規(guī)章制度的具體化，是條文性法規(guī)，具有極大的權(quán)威性和約束力。

18、規(guī)定

規(guī)定“用于對(duì)特定范圍內(nèi)的工作和事務(wù)制定具有約束力的行為規(guī)范”。規(guī)定與條例一樣，也屬規(guī)范性公文。兩者的不同之處在于，一方面，就制發(fā)的主體而言，規(guī)定并無(wú)條例那樣的嚴(yán)格限定，各級(jí)黨組織都可以制發(fā)規(guī)定；另一方面，就適用范圍而言，規(guī)定往往與特定的時(shí)期、特定的條件和背景，以及特定的問(wèn)題相聯(lián)系，正因?yàn)槿绱?，其時(shí)效性更強(qiáng)，而穩(wěn)定性相對(duì)略差。其實(shí)，規(guī)定不僅用于黨的機(jī)關(guān)，在行政機(jī)關(guān)和其他機(jī)關(guān)應(yīng)用也很廣泛，主要用來(lái)制定規(guī)章制度，但因?yàn)樗皇切姓奈姆N，所以必須用通知的形式印發(fā)，而不能單獨(dú)成文印發(fā)。

（六）公文的行文規(guī)則

公文的行文規(guī)則，是關(guān)于公文制發(fā)的基本原則和基本方法的概括和總結(jié)。

1、行文原則。有2條值得注意：（1）“少而精”的原則?！吨袊?guó)共產(chǎn)黨機(jī)關(guān)公文處理?xiàng)l例》第11條明確規(guī)定：“行文應(yīng)當(dāng)確有需要，注重實(shí)效，少而精，可發(fā)可不發(fā)的公文不發(fā)，可長(zhǎng)可短的公文要短?！薄秶?guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》也有同樣規(guī)定。在具體聯(lián)絡(luò)協(xié)調(diào)工作中，也是提倡多人來(lái)人往，少文來(lái)文往。

（2）不以機(jī)關(guān)名義向領(lǐng)導(dǎo)個(gè)人報(bào)送公文原則?！秶?guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》第22條規(guī)定：“除上級(jí)機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人直接交辦的事項(xiàng)外，不得以機(jī)關(guān)名義向上級(jí)機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人報(bào)送?請(qǐng)示?、?意見(jiàn)?和?報(bào)告?”?！吨袊?guó)共產(chǎn)黨機(jī)關(guān)公文處理?xiàng)l例》也有相同規(guī)定。直接向領(lǐng)導(dǎo)同志個(gè)人報(bào)送公文，有損領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)的權(quán)威，違背公文流轉(zhuǎn)辦理程序，從報(bào)送者角度看可以提高效率，但對(duì)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)而言，則損害了效率。就法院而言，領(lǐng)導(dǎo)同志批示、交辦的案件比較多，對(duì)于交辦案件，領(lǐng)導(dǎo)同志明確批示“望復(fù)”、“回告結(jié)果”等意思的，可以公文形式對(duì)領(lǐng)導(dǎo)同志個(gè)人報(bào)送，除此之外，一般不要向領(lǐng)導(dǎo)同志個(gè)人報(bào)送公文。

2、行文關(guān)系。分為領(lǐng)導(dǎo)與被領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系、指導(dǎo)與被指導(dǎo)關(guān)系、互不統(tǒng)屬關(guān)系三類。

3、行文方式。根據(jù)制發(fā)機(jī)關(guān)劃分，可分為單獨(dú)行文和聯(lián)合行文；根據(jù)接收機(jī)關(guān)劃分，可分為縱向行文（逐級(jí)行文、多級(jí)行文、越級(jí)行文、通行行文）和橫向行文。

4、具體要求。（1）恪守隸屬關(guān)系，一般不越級(jí)行文?！吨袊?guó)共產(chǎn)黨機(jī)關(guān)公文處理?xiàng)l例》規(guī)定：“黨的機(jī)關(guān)的行文關(guān)系，根據(jù)各自的隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍確定?！坏迷郊?jí)向上級(jí)機(jī)關(guān)行文，尤其不得越級(jí)請(qǐng)示問(wèn)題；因特殊情況必須越級(jí)行文時(shí)，應(yīng)當(dāng)同時(shí)抄送被越過(guò)的上級(jí)機(jī)關(guān)?！薄秶?guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》有相同規(guī)定。允許越級(jí)行文的情形：發(fā)生了嚴(yán)重緊急情況；直接上級(jí)機(jī)關(guān)的上級(jí)機(jī)關(guān)越級(jí)交辦某些事項(xiàng)，同時(shí)指令越級(jí)上報(bào)的；詢問(wèn)只有直接上級(jí)機(jī)關(guān)的上級(jí)機(jī)關(guān)才能答復(fù)的某些重要問(wèn)題或事項(xiàng)，且這些問(wèn)題和事項(xiàng)與直接上級(jí)機(jī)關(guān)沒(méi)有任何聯(lián)系的；數(shù)次向直接上級(jí)機(jī)關(guān)行文請(qǐng)求解決某項(xiàng)工作中急需解決的問(wèn)題，但是直接上級(jí)機(jī)關(guān)長(zhǎng)期不予解決，以致對(duì)工作或即將對(duì)工作產(chǎn)生嚴(yán)重的負(fù)面影響的；等等。

（2）明晰發(fā)文權(quán)限，向適宜的對(duì)象行文。根據(jù)規(guī)定，黨委和政府可以向各自的上一級(jí)或下一級(jí)黨委和政府行文；黨委、政府辦公廳（室）在得到黨委、政府授權(quán)后，可以向下一級(jí)黨委、政府正式行文；黨委、政府的其他下設(shè)部門，一般不得向下一級(jí)黨委和政府正式行文；其行文對(duì)象，包括各自的上一級(jí)或下一級(jí)黨委、政府的對(duì)口部門，以及同級(jí)黨委、政府的下設(shè)部門。不相隸屬的機(jī)關(guān)之間行文，適用“函”這一商洽性公文，不能采用指令性、指導(dǎo)性和規(guī)范性公文文種。法院公文的行文對(duì)象要求是一樣的。

（3）尊重機(jī)關(guān)職權(quán)，準(zhǔn)確認(rèn)定主送機(jī)關(guān)和抄送機(jī)關(guān)。簡(jiǎn)單地說(shuō)，誰(shuí)是主管，那么主送就是誰(shuí)。公文的主送機(jī)關(guān)，一般只能是一個(gè)?！秶?guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》第21條規(guī)定：“請(qǐng)示”應(yīng)當(dāng)一文一事；一般只寫一個(gè)主送機(jī)關(guān)，需要同時(shí)送其他機(jī)關(guān)的，應(yīng)當(dāng)用抄送形式，但不得抄送其下級(jí)機(jī)關(guān)。第20條規(guī)定：向下級(jí)機(jī)關(guān)或者本系統(tǒng)的重要行文，應(yīng)當(dāng)同時(shí)抄送直接上級(jí)機(jī)關(guān)。第23條規(guī)定：受雙重領(lǐng)導(dǎo)的機(jī)關(guān)向上級(jí)機(jī)關(guān)行文，應(yīng)當(dāng)寫明主送機(jī)關(guān)和抄送機(jī)關(guān)。上級(jí)機(jī)關(guān)向受雙重領(lǐng)導(dǎo)的下級(jí)機(jī)關(guān)行文，必要時(shí)應(yīng)當(dāng)抄送其另一級(jí)機(jī)關(guān)?！吨袊?guó)共產(chǎn)黨機(jī)關(guān)公文處理?xiàng)l例》規(guī)定相同。值得注意的是，有的同志對(duì)一些重要公文忽視抄送，導(dǎo)致法院的一些重要工作部署和動(dòng)態(tài)不能及時(shí)被上級(jí)和地方有關(guān)機(jī)關(guān)了解和掌握，一定程度上影響了工作的效果。要準(zhǔn)確確定抄送機(jī)關(guān)，需要全面把握公文內(nèi)容和與之有工作聯(lián)系的有關(guān)機(jī)關(guān)，才能做到既不漏送，又不枉送。

（4）部門之間對(duì)有關(guān)問(wèn)題未經(jīng)協(xié)商一致，不得各自向下行文。

（5）需要聯(lián)合行文時(shí)，作者應(yīng)是同級(jí)機(jī)關(guān)?！秶?guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》第16條規(guī)定：同級(jí)政府、同級(jí)政府各部門、上級(jí)政府部門與下一級(jí)政府可以聯(lián)合行文；政府部門與相應(yīng)的黨組織和軍隊(duì)機(jī)關(guān)可以聯(lián)合行文；政府部門與同級(jí)人民團(tuán)體和具有行政職能的事業(yè)單位也可以聯(lián)合行文。聯(lián)合行文應(yīng)當(dāng)確有必要，應(yīng)當(dāng)明確主辦部門，應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格控制聯(lián)合行文單位數(shù)量。

（6）關(guān)于“請(qǐng)示”的具體規(guī)定?！罢?qǐng)示”應(yīng)當(dāng)一文一事；請(qǐng)示事項(xiàng)涉及其他機(jī)關(guān)職權(quán)范圍的問(wèn)題時(shí)，應(yīng)與有關(guān)機(jī)關(guān)協(xié)商一致，如未能達(dá)成一致，需在請(qǐng)示中寫明；請(qǐng)示問(wèn)題應(yīng)當(dāng)提出明確的意見(jiàn)；請(qǐng)示一般只寫一個(gè)主送機(jī)關(guān)；請(qǐng)示不得抄送其下級(jí)機(jī)關(guān)：“報(bào)告”不得夾帶請(qǐng)示事項(xiàng)。

二、公文的格式規(guī)范

公文的格式，指的是公文的外觀形式，它既包括組成公文的各部分文字符號(hào)在載體（紙張等）上的排列和標(biāo)識(shí)規(guī)則，也包括公文的用紙要求和印制規(guī)范，換言之，公文的格式就是公文的書(shū)面結(jié)構(gòu)與公文的用紙和印制規(guī)范的總和，是對(duì)公文的文面要求。公文格式的特點(diǎn)具有較強(qiáng)的規(guī)范性。規(guī)范的公文格式有利于維護(hù)公文的嚴(yán)肅性，使公文的寫作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，不僅增加公文的美學(xué)效果，而且方便對(duì)其進(jìn)行閱讀與傳遞、處理，提高工作效率。《中國(guó)共產(chǎn)黨機(jī)關(guān)公文處理?xiàng)l例》、《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》分別以一章的篇幅對(duì)黨的機(jī)關(guān)和國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文的格式做了規(guī)定，而由中國(guó)標(biāo)準(zhǔn)研究中心和國(guó)務(wù)院辦公廳秘書(shū)局共同起草、國(guó)家質(zhì)監(jiān)局發(fā)布、自2000年1月1日起正式實(shí)施的作為中華人民共和國(guó)國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)的《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文格式》，更是前所未有的，最為全面、具體、細(xì)致、科學(xué)的公文格式標(biāo)準(zhǔn)。為規(guī)范公文的制作和處理，2005年開(kāi)展“規(guī)范司法行為，促進(jìn)司法公正”專項(xiàng)整改活動(dòng)期間，中院參照《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》和最高法院有關(guān)規(guī)定，于9月7日制定了《宜昌市中級(jí)人民法院公文處理辦法》，編入《規(guī)章制度》一書(shū)，就公文的制作、處理進(jìn)行了規(guī)范，作了比較詳細(xì)的規(guī)定。下面分別就公文的發(fā)布形式、書(shū)面格式、用紙格式和印裝格式加以介紹。

（一）公文的發(fā)布形式和適用范圍

就法院系統(tǒng)來(lái)說(shuō)，以中院為例，主要有：

1、《宜昌市中級(jí)人民法院文件（宜市中法發(fā)）》，主要用于傳達(dá)貫徹黨的方針、政策或重要工作部署，發(fā)布重要的決定、通知等。

2、《宜昌市中級(jí)人民法院（宜市中法）》，主要用于人事任免、重要會(huì)議及其他事項(xiàng)的通知、批復(fù)、命令、議案、請(qǐng)示、報(bào)告、通報(bào)、函等。

3、《宜昌市中級(jí)人民法院辦公室文件（宜市中法辦）》，是中院文件的補(bǔ)充形式，主要適用于辦公室根據(jù)院領(lǐng)導(dǎo)授權(quán)、傳達(dá)或代本院發(fā)布某些事項(xiàng)，發(fā)布辦公室職權(quán)范圍內(nèi)的事項(xiàng)。

4、《傳真電報(bào)（宜市中法明傳、密傳）》，用于中院和中院各部門通知召開(kāi)會(huì)議、時(shí)效性較強(qiáng)事項(xiàng)、事務(wù)活動(dòng)安排、處理突發(fā)事件的措施等。

5、以中院各部門名義制發(fā)的公文，一般使用中院信箋版頭。

（二）公文的書(shū)面格式

公文的書(shū)面格式，是指公文全部文面組成要素的排列順序和標(biāo)識(shí)規(guī)則。《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文格式》將公文的書(shū)面格式劃分為眉首、主體、版記三部分，并分為秘密等級(jí)和保密期限、緊急程度、發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)、發(fā)文字號(hào)、簽發(fā)人、標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、附件說(shuō)明、抄送機(jī)關(guān)、印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期等7個(gè)要素。置于公文首頁(yè)紅色反線（又稱間隔橫線）以上的各要素統(tǒng)稱眉首；置于紅色反線（不含紅色反線）以下至主題詞（不含主題詞）之間的各要素統(tǒng)稱主體；置于主題詞以下的各要素統(tǒng)稱版記。

——眉首。眉首一般由公文份數(shù)序號(hào)、秘密等級(jí)和保密期限、緊急程度、發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)、發(fā)文字號(hào)、簽發(fā)人、紅色反線等要素組成，實(shí)際上就是置于公文首頁(yè)紅色反線（寬度同版心，即156mm）以上的各要素。

1、公文份數(shù)序號(hào)

公文份數(shù)序號(hào)是將同一文稿印制若干份時(shí)每份公文的順序編號(hào)。公文如需標(biāo)識(shí)份數(shù)序號(hào)，用阿拉伯?dāng)?shù)字頂格標(biāo)識(shí)在版心左上角第1行，采用紅色號(hào)碼機(jī)套印，比如同一文稿共印100份，其中第1份的序號(hào)可寫“001”，最后一份的序號(hào)可寫成“100”。標(biāo)識(shí)份數(shù)序號(hào)，其主要作用是便利公文的登記、分發(fā)和檢查。

2、秘密等級(jí)和保密期限

秘密等級(jí)和保密期限是對(duì)涉及黨和國(guó)家秘密的公文的保密程度和傳遞處理的要求，是在一定時(shí)間內(nèi)只限于特定范圍的人員知曉的。黨和國(guó)家機(jī)關(guān)的公文密級(jí)均為“絕密”、“機(jī)密”、“秘密”三個(gè)等級(jí)，其中“絕密”、“機(jī)密”兩個(gè)密級(jí)的公文應(yīng)當(dāng)標(biāo)明份數(shù)序號(hào)。絕密是最重要的國(guó)家秘密，如果泄露出去會(huì)使國(guó)家的安全和利益遭受特別嚴(yán)重的損害。公文如需標(biāo)識(shí)密級(jí)，用3號(hào)黑體字，頂格標(biāo)識(shí)在版心有上角第1行，并且標(biāo)識(shí)密級(jí)的兩字之間須空1個(gè)字；如需同時(shí)標(biāo)識(shí)密級(jí)和保密期限，則兩項(xiàng)同用3號(hào)黑體字，并且密級(jí)在前，保密期限置后，頂格標(biāo)識(shí)在版心右上角第1行，密級(jí)和保密期限之間用“★”隔開(kāi)。標(biāo)注密級(jí)的同時(shí)應(yīng)標(biāo)注保密期限，保密期限一般分一年以內(nèi)、一年及一年以上、長(zhǎng)期和期限不作標(biāo)注。期限不作標(biāo)注的一般按保密期20年認(rèn)定，如秘密★6個(gè)月、機(jī)密★3年、絕密★長(zhǎng)期。

3、緊急程度

緊急程度是對(duì)公文送達(dá)和辦理的時(shí)間要求。黨的機(jī)關(guān)公文的緊急程度分為“特急”、“加急”兩種，國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文的緊急程度分為“特急”、“急件”兩種。如需標(biāo)識(shí)緊急程度，用3號(hào)黑體字，頂格標(biāo)識(shí)在版心右上角第1行，并且標(biāo)識(shí)緊急程度的兩字之間須空1個(gè)字；如需同時(shí)標(biāo)識(shí)密級(jí)、保密期限和緊急程度，則密級(jí)和保密期限頂格標(biāo)識(shí)在版心右上角第1行，緊急程度頂格標(biāo)識(shí)在版心右上角第2行。

4、發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)

發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)，《中國(guó)共產(chǎn)黨機(jī)關(guān)公文處理?xiàng)l例》稱之為“版頭”。發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)由發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱加“文件”組成，某些特定的公文可只標(biāo)識(shí)發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱，不加“文件”字樣，比如“函”：“命令（令）”、“會(huì)議紀(jì)要”除標(biāo)識(shí)發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱外，還應(yīng)加上文種?！吨袊?guó)共產(chǎn)黨機(jī)關(guān)公文處理?xiàng)l例》規(guī)定：版頭“由發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或者規(guī)范化簡(jiǎn)稱加文件二字或者加括號(hào)標(biāo)明文種組成，用套紅大字居中印在公文首頁(yè)上部”。發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)上邊緣至版心上邊緣一般為25mm；上報(bào)的公文，發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)上邊緣至版心上邊緣為80mm.“函”的發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)上邊緣距上頁(yè)邊的距離為30mm，發(fā)文機(jī)關(guān)全稱下4mm處為一條武文線（上粗下細(xì)），距下頁(yè)邊20mm處為一條文武線（上細(xì)下粗），兩條線長(zhǎng)均為170mm.“命令（令）”的發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)上邊緣至版心上邊緣為20mm.發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)原則上應(yīng)使用小標(biāo)宋體字和紅色標(biāo)識(shí)，字號(hào)以醒目美觀為原則由發(fā)文機(jī)關(guān)酌定，但一般應(yīng)小于22mm×15mm.聯(lián)合行文時(shí)應(yīng)使主辦機(jī)關(guān)名稱在前，“文件”二字置于發(fā)文機(jī)關(guān)名稱右側(cè)，上下居中排列。即使是聯(lián)合行文機(jī)關(guān)較多，也必須保證公文首頁(yè)顯示正文。

5、發(fā)文字號(hào)

述職報(bào)告的寫法

（）述職報(bào)告的特點(diǎn) 述職報(bào)告黨政機(jī)關(guān)，民團(tuán)體、企事業(yè)單位的干部，向主管領(lǐng)導(dǎo)部門、人事部門或選的選民，或本單位的職工群眾，陳述自己在定時(shí)期內(nèi)工作實(shí)績(jī)、問(wèn)題和設(shè)想的自述評(píng)性的報(bào)告文書(shū)。主要特點(diǎn)是：述性、評(píng)性、報(bào)告性。

自述性，就是要求報(bào)告人，自己述說(shuō)自己在定時(shí)期內(nèi)履行職責(zé)的情況。因此，必須使用人稱。

自評(píng)性，就是要求報(bào)告人，依據(jù)崗位規(guī)范職責(zé)目標(biāo)，對(duì)自己任期內(nèi)的德、能、勤、績(jī)、廉等方面的情況，自評(píng)估、自鑒定、自定性。對(duì)工作的走向，前因后果，敘述清楚，評(píng)得恰當(dāng)；所敘述的事情，要概敘，讓人目了然，并從中引出自評(píng)。但要強(qiáng)調(diào)：切忌浮泛的空談，切勿引據(jù)典的論證，定性分析必須定量證明的基礎(chǔ)上進(jìn)行。

報(bào)告性，就要求報(bào)告，明白自己的“身份”，以被考核、要接受評(píng)議、監(jiān)督的身份，履職責(zé)做報(bào)告。語(yǔ)言必須體，應(yīng)有禮貌、謙遜、誠(chéng)懇、樸實(shí)、掌握尺寸，可夸夸其談，嘩眾取寵。

要注意將“工作總結(jié)”同述職報(bào)告別開(kāi)來(lái)。工作總結(jié)，可以單位的、集體的、也可以個(gè)人的，其寫作角度全方位的，即凡屬重的工作業(yè)績(jī)，出現(xiàn)的問(wèn)題，經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，今后工作設(shè)想等都可以寫，而述職報(bào)告卻同，它要求側(cè)重寫個(gè)執(zhí)行職守方面的有關(guān)情況，往往不本部門、本單位的總體業(yè)績(jī)、問(wèn)題相摻雜。（）述職報(bào)告的寫法

述職報(bào)告般由標(biāo)題、抬頭、正文、落款四部分組。1.標(biāo)題

述職報(bào)告的標(biāo)題，常的寫法有種： ①文種式標(biāo)題，只寫《述職報(bào)告》。

②公文式標(biāo)題，姓名+限+事由+文種名稱，如《××19××至19××試聘期述職報(bào)告》、《19××至19××任商業(yè)局長(zhǎng)職務(wù)的述職報(bào)告》。③文式標(biāo)題

正題，或正副題配合，如《19××述職報(bào)告》、《思想政治工作要結(jié)合經(jīng)濟(jì)工作起抓——××造紙廠廠長(zhǎng)王××的述職報(bào)告》。2.抬頭

①書(shū)面報(bào)告的抬頭，寫送單位名稱如“××黨委”、“××組織部”或“××

處”等。

②口述報(bào)告的抬頭，寫聽(tīng)者的稱謂如“各位代表”、“各位委員”、“各位同志”，或“各位領(lǐng)導(dǎo)，同志”。3.正文

述職報(bào)告的正文，由開(kāi)頭、體、結(jié)尾三部分組。①開(kāi)頭

開(kāi)頭，又叫引語(yǔ)，般交代任職的自然情況，包括何任何職，變動(dòng)情況及背景；崗位職責(zé)考核期內(nèi)的目標(biāo)任務(wù)情況及個(gè)人認(rèn)識(shí)；對(duì)自己工作盡職的整體估價(jià)，確定述職范圍基調(diào)。這部分要寫得簡(jiǎn)明扼要，給聽(tīng)者個(gè)大體印象。②體

體，述職報(bào)告的中心內(nèi)容，主要寫實(shí)績(jī)、做法、經(jīng)驗(yàn)、體或教訓(xùn)、問(wèn)題，要強(qiáng)調(diào)寫好以下幾個(gè)方面：

對(duì)黨國(guó)家的路線方針政策、法紀(jì)指示的貫徹執(zhí)行情況；對(duì)上級(jí)交辦事項(xiàng)的完成情況；對(duì)分管作任務(wù)的完成情況；工作中出了哪些主意，采取了哪些措施，作出哪些決策，解決哪些實(shí)際問(wèn)題，糾正哪些偏差，做哪些實(shí)際工作，取得了哪些業(yè)績(jī)；個(gè)的思想作風(fēng)、職業(yè)道德，廉潔從政關(guān)心群眾等情況；寫出存在的主要問(wèn)題，并分析問(wèn)題產(chǎn)的原因，提出今后改進(jìn)的意見(jiàn)措施。

這部分，要寫得具體、充實(shí)、有理有據(jù)、條理清楚。由于部分內(nèi)容涉及面廣，量多，所宜分條列項(xiàng)寫出?！皸l”、“項(xiàng)”要注意內(nèi)邏輯關(guān)系安排好。③結(jié)尾

結(jié)尾般寫結(jié)束語(yǔ)。用“以上報(bào)告，請(qǐng)審閱”、“以報(bào)告，請(qǐng)審查”、“特此報(bào)告，請(qǐng)審查”、“以報(bào)告，請(qǐng)領(lǐng)導(dǎo)、同志們批評(píng)指正”等結(jié)。4.落款

述職報(bào)告的落款，寫上述職人姓名述職日期或成文日期。署名可放標(biāo)題之下，也可以放

文尾。

工作總結(jié)的寫法

總結(jié)，就是對(duì)過(guò)去定時(shí)期內(nèi)的實(shí)踐活動(dòng)包括工作、學(xué)習(xí)、思想等方面進(jìn)行回顧、分析、評(píng)價(jià)，得出經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)或引出規(guī)律性的認(rèn)識(shí)而形成的種文書(shū)。它主要回答的“做了什么”、“怎么做”、“做到什么程度”的問(wèn)題，是們?cè)诠ぷ髦凶畛Ｒ?jiàn)、也最難以掌握的種文書(shū)。大體上分為綜合性總結(jié)專題性總結(jié)。

綜合性總結(jié)又叫全面總結(jié)，展現(xiàn)的是個(gè)地區(qū)、個(gè)單位整個(gè)工作情況的全貌。般按照基本情況、成績(jī)收獲、存問(wèn)題、經(jīng)驗(yàn)體會(huì)、今后意見(jiàn)幾個(gè)部分來(lái)寫。如政府作報(bào)告、單位度工作總結(jié)等。專題性總結(jié)對(duì)某項(xiàng)工作、某項(xiàng)活動(dòng)或某個(gè)問(wèn)題所做的專門總結(jié)，內(nèi)容單純、集、詳盡、具體，有定的思想深度，往往起到典型引路、推動(dòng)全盤的效果。如度依法行政工作總結(jié)等。

（）總結(jié)的結(jié)構(gòu)形式（請(qǐng)問(wèn)公文有那些 http://cuome.cn)。常見(jiàn)的有：

1、點(diǎn)式。將內(nèi)容按性質(zhì)和主次分點(diǎn)平列，各點(diǎn)之間有定的邏輯關(guān)系，有事例、有分析、有結(jié)論，優(yōu)點(diǎn)行文簡(jiǎn)潔、生動(dòng)活潑，但很難把握。般用于帶全局性的專題總結(jié)。

2、標(biāo)題式。將內(nèi)容分若干個(gè)小標(biāo)題，按成功的原因、驗(yàn)，或者階段性標(biāo)志來(lái)寫。多用于專

第三篇：公文寫作基本知識(shí)

公文寫作基本知識(shí)

1．什么是公文？

公文指在經(jīng)營(yíng)管理過(guò)程中形成的具有行為規(guī)范作用和規(guī)范體式的公文文書(shū)，是傳達(dá)貫徹黨和國(guó)家的方針、政策、發(fā)布規(guī)定和措施，請(qǐng)示或答復(fù)問(wèn)題，報(bào)告或布置工作，以及商洽業(yè)務(wù)、交流經(jīng)驗(yàn)的重要工具。

2．公文從行文關(guān)系上分為那三類？其分別包括的常用公文種類有那幾種？

下行文：命令、決定、決議、規(guī)定、辦法、通知、通報(bào)、批復(fù)、意見(jiàn)； 上行文：報(bào)告、請(qǐng)示；平行文：函。

3．公文特點(diǎn)是什么？

①公文具有鮮明的政治性； ②公文由法定作者制成和發(fā)布； ③公文具有法定的權(quán)威性和現(xiàn)行效用； ④公文具有特定體例和處理程序。

4.公文寫作的步驟：

明確主題；收集材料；擬寫提綱；正式起草；加工修改。

5．公文處理辦法對(duì)公文主送單位名稱的規(guī)范使用有何規(guī)定？請(qǐng)說(shuō)出大唐國(guó)際發(fā)電股份有限公司的規(guī)范簡(jiǎn)稱。

公文主送單位應(yīng)當(dāng)使用全稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱、統(tǒng)稱。大唐國(guó)際發(fā)電股份有限公司的規(guī)范化簡(jiǎn)稱是大唐國(guó)際，在資本市場(chǎng)的簡(jiǎn)稱是大唐發(fā)電。

6．公文標(biāo)題一般包括哪幾部分？

包括發(fā)文單位、事由和公文種類。有些文種的標(biāo)題中可以省略發(fā)文單位。標(biāo)題中除法規(guī)、規(guī)章名稱加書(shū)名號(hào)外，一般不用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。7．什么是請(qǐng)示？

請(qǐng)示是用于向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)單位請(qǐng)求指示或批準(zhǔn)事項(xiàng)，以便盡快解決困難和問(wèn)題，推動(dòng)機(jī)關(guān)工作的一種上行公文文種。

8．請(qǐng)示的分類

請(qǐng)求指示的請(qǐng)示、請(qǐng)求批準(zhǔn)的請(qǐng)示、請(qǐng)求批轉(zhuǎn)的請(qǐng)示。

9．請(qǐng)示應(yīng)遵循的原則

請(qǐng)示應(yīng)當(dāng)一文一事，一般只寫一個(gè)主送單位，需要同時(shí)送其他單位的，應(yīng)當(dāng)用抄送形式，但不得抄送其下級(jí)單位。受雙重領(lǐng)導(dǎo)的單位向上級(jí)單位行文，應(yīng)當(dāng)寫明主送單位和抄送單位。頂格直接標(biāo)寫上級(jí)單位名稱，不多頭主送；除領(lǐng)導(dǎo)者要求外，一般不送領(lǐng)導(dǎo)者個(gè)人。

10.請(qǐng)示的正文包括那些層次? 開(kāi)頭：明確交代請(qǐng)示事項(xiàng)的背景或理由，或只說(shuō)明請(qǐng)示的根據(jù)、目的。主體：提出請(qǐng)求上級(jí)機(jī)關(guān)給予指示、批準(zhǔn)或批轉(zhuǎn)的有關(guān)事項(xiàng)；針對(duì)上述事項(xiàng)提出本單位具體意見(jiàn)、建議或方案；如請(qǐng)示事項(xiàng)存在幾種可能解決的辦法或方案，要提出傾向性意見(jiàn)，積極幫助上級(jí)機(jī)關(guān)出謀獻(xiàn)策。不能簡(jiǎn)單地上交矛盾。

結(jié)尾：恰當(dāng)使用結(jié)語(yǔ)。如:“妥否，請(qǐng)批復(fù)?！?、“以上請(qǐng)示如無(wú)不當(dāng)，請(qǐng)批準(zhǔn)?！?/p>

11.請(qǐng)示包括那些應(yīng)用范圍? 請(qǐng)示是在特定條件下使用的文種，遇到以下情況需要請(qǐng)示上級(jí)機(jī)關(guān)：（1）對(duì)上級(jí)機(jī)關(guān)的法規(guī)、政策及其決定、指示等有不理解之處，或它們不適應(yīng)本單位情況需要變通處理的時(shí)，需要請(qǐng)求上級(jí)機(jī)關(guān)予以解釋、批示與認(rèn)可。

（2）請(qǐng)示審批或批轉(zhuǎn)本機(jī)關(guān)制定的重要規(guī)章、重大決策以及工作中出現(xiàn)的新情況、新問(wèn)題等。

（3）請(qǐng)求批準(zhǔn)人員編制、機(jī)構(gòu)設(shè)置、干部任免、領(lǐng)導(dǎo)班子組成與調(diào)整、經(jīng)費(fèi)預(yù)算以及重要人員或事故的處理。

（4）請(qǐng)求協(xié)調(diào)與解決本機(jī)關(guān)無(wú)法解決的困難或問(wèn)題。（5）根據(jù)規(guī)定必須履行審批手續(xù)的事項(xiàng)?？傊?，凡是下級(jí)機(jī)關(guān)在職責(zé)范圍內(nèi)無(wú)權(quán)解決、無(wú)力解決、不知如何解決的問(wèn)題，均需要提請(qǐng)上級(jí)機(jī)關(guān)給予裁決、指示或批準(zhǔn)。任何超越權(quán)限或擅自處理不該由本機(jī)關(guān)處理的問(wèn)題，都是錯(cuò)誤的行為。

12.請(qǐng)示的正文有何要求? 正文是請(qǐng)示的主體，為了提高行文效果，撰寫請(qǐng)示的正文時(shí)，一般分為以下三個(gè)部分：

一是說(shuō)明請(qǐng)示原因撰寫請(qǐng)示都要從陳述原因開(kāi)始，主要說(shuō)明行文的理由、依據(jù)或目的，必要時(shí)可以說(shuō)明請(qǐng)示問(wèn)題產(chǎn)生的背景。有時(shí)根據(jù)具體情況，要闡明解決問(wèn)題的必要性、緊迫性。同時(shí)，要講請(qǐng)示事項(xiàng)已經(jīng)具備的條件和辦理的可行性。

二是提出請(qǐng)示事項(xiàng)。這是請(qǐng)示的主體部分。主要說(shuō)明遇到了什么問(wèn)題，要請(qǐng)示哪些事項(xiàng)，本機(jī)關(guān)準(zhǔn)備怎樣處理。重點(diǎn)在于對(duì)解決有關(guān)問(wèn)題提出解決問(wèn)題的初步方案，供上級(jí)機(jī)關(guān)定奪。若有可供選擇的多個(gè)方案或建議，則需提出本機(jī)關(guān)的傾向性意見(jiàn)。提倡積極幫助上級(jí)機(jī)關(guān)出謀劃策的態(tài)度與做法，堅(jiān)決反對(duì)簡(jiǎn)單消極地上交矛盾的態(tài)度和做法。

三是結(jié)尾用語(yǔ)。請(qǐng)示要用簡(jiǎn)短的語(yǔ)言，明確提出請(qǐng)上級(jí)指示、批準(zhǔn)、批轉(zhuǎn)的肯定要求。注意采用征詢、請(qǐng)示和謙和的語(yǔ)氣，使用期請(qǐng)的語(yǔ)言，避免使用咄咄逼人的語(yǔ)氣和強(qiáng)硬的、不新生的基本“最后通牒”式的語(yǔ)言。

13．什么是報(bào)告？

報(bào)告是用來(lái)向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)工作、反映情況、提出意見(jiàn)和建議，答復(fù)上級(jí)機(jī)關(guān)的詢問(wèn)的一種上行公文文種。

14．請(qǐng)示和報(bào)告二者的區(qū)別

（1）行文時(shí)間不同：請(qǐng)示在事前行文，嚴(yán)禁“先斬后奏”；報(bào)告在事后或事中行文，不能“只斬不奏”。

（2）行文目的不同：請(qǐng)示旨在請(qǐng)求上級(jí)機(jī)關(guān)給予指示或批準(zhǔn)，是期復(fù)性公文；報(bào)告旨在下情上達(dá)，提出意見(jiàn)和建議，是呈報(bào)性公文。

（3）處理結(jié)果不同：上級(jí)單位收到下級(jí)請(qǐng)示，要給予批復(fù)；上級(jí)單位收到下級(jí)報(bào)告，不必答復(fù)。

（4）內(nèi)容要求不同：擬寫請(qǐng)示時(shí)必須遵循一文一事制度；擬寫報(bào)告時(shí)不必強(qiáng)求一文一事。

15．報(bào)告共分幾類？

按照內(nèi)容劃分：綜合報(bào)告；專題報(bào)告；例行報(bào)告。

按照目的劃分：工作報(bào)告；總結(jié)報(bào)告；情況報(bào)告；調(diào)查報(bào)告；會(huì)議報(bào)告；建議性報(bào)告；檢討性報(bào)告。

16.報(bào)告的基本結(jié)構(gòu)形式有何要求? 1標(biāo)題

標(biāo)題一般采用發(fā)文機(jī)關(guān)名稱+事由+文種的形式。

2、主送機(jī)關(guān)

3、正文

報(bào)告的正文，通常這樣安排： 一是說(shuō)明報(bào)告的緣由。

二是報(bào)告的主要內(nèi)容。講報(bào)告涉及的主要工作進(jìn)展情況，要突出重點(diǎn)，抓住核心問(wèn)題，有成績(jī)、有經(jīng)驗(yàn)、有不足，有改進(jìn)意見(jiàn)。

三是結(jié)語(yǔ)。一般使用“特此報(bào)告，請(qǐng)審閱”，“特此報(bào)告”等。

4、發(fā)文機(jī)關(guān)名稱

5、成文時(shí)間

17.工作報(bào)告正文的寫作方法

工作報(bào)告的正文，通常分為三大部分。

一是開(kāi)頭部分。主要采用概述式寫法，即概要敘述報(bào)告所涉及的工作的基本梗概，包括行文依據(jù)、報(bào)告針對(duì)的時(shí)間、地點(diǎn)、主要任務(wù)、總體效果評(píng)價(jià)等。

二是報(bào)告主體部分。重要報(bào)告工作進(jìn)展情況和主要成績(jī)，工作中采取的主要措施以及主要的經(jīng)驗(yàn)體會(huì)；指出存在的不足之處或薄弱環(huán)節(jié)，說(shuō)明解決辦法，提出下一步各種的安排意見(jiàn)或表明進(jìn)一步做好工作的愿望。主體部分仍然采用概述的寫法，只是要區(qū)分重點(diǎn)與一般，有詳有略。三是結(jié)尾部分。通常使用的結(jié)語(yǔ)是“特此報(bào)告，請(qǐng)審閱”，“如有不當(dāng)，請(qǐng)指正”等。

18．什么是通知？

通知是用于批轉(zhuǎn)下級(jí)機(jī)關(guān)的公文，轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)機(jī)關(guān)和不相隸屬機(jī)關(guān)的公文，傳達(dá)要求下級(jí)機(jī)關(guān)辦理和需要有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項(xiàng)，任免人員。

19．通知分幾類？

指示性通知；知照性通知；事務(wù)性通知；批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)通知；任免性通知

20．通知有什么特點(diǎn)？

內(nèi)容單純，行文靈活簡(jiǎn)便；

表述具體，可操作性強(qiáng)；

時(shí)效性強(qiáng)，需要及時(shí)周知或執(zhí)行。

21．會(huì)議通知一般包括哪幾部分？

一般包括會(huì)議緣由、會(huì)議內(nèi)容、具體要求三部分。

22．什么是會(huì)議紀(jì)要？

會(huì)議紀(jì)要用于記載和傳達(dá)會(huì)議的基本情況、主要精神和決定事項(xiàng)，作為會(huì)后傳達(dá)貫徹執(zhí)行的依據(jù)。

23．會(huì)議紀(jì)要主要類型有哪幾種？

1.決議性紀(jì)要； 2.協(xié)議性紀(jì)要；

24．會(huì)議紀(jì)要的格式構(gòu)成版頭:（1）專門設(shè)計(jì)的紀(jì)要版頭,適用定期召開(kāi)的會(huì)議

（2）按照下行文格式設(shè)計(jì)的版頭,適用專題會(huì)議紀(jì)要

主體:包括會(huì)議概況和主要精神（1）標(biāo)題+正文 適用專題會(huì)議紀(jì)要

（2）有正文,無(wú)標(biāo)題 適用定期召開(kāi)的會(huì)議

文尾: 包括主題詞、發(fā)送范圍、印制單位、印發(fā)日期等。

25.會(huì)議紀(jì)要的主體寫作要求有那些? 會(huì)議紀(jì)要的主體分為會(huì)議概況和會(huì)議主要精神兩個(gè)部分。

（1）會(huì)議概況。即會(huì)議紀(jì)要的開(kāi)頭部分?？梢圆捎梅謼l列項(xiàng)式和概述式兩種形式。分條列項(xiàng)式即依次將會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、參加人、列席人、會(huì)議議程、主持人等會(huì)議要素順序列出，使人一目了然。概述式則將上述內(nèi)容用一段文字簡(jiǎn)要概括敘述，以使人們對(duì)會(huì)議情況有一個(gè)基本了解。

（2）會(huì)議主要精神。這是紀(jì)要的核心部分，既是對(duì)會(huì)議基本精神和議定事項(xiàng)的系統(tǒng)整理和集中反映，也是要求與會(huì)單位或有關(guān)方面貫徹落實(shí)會(huì)議精神的法定依據(jù)。對(duì)會(huì)議基本精神的介紹，實(shí)際上是在轉(zhuǎn)述會(huì)議取得的共識(shí)，多數(shù)用“與會(huì)代表一致認(rèn)為……”“代表們指出……”等，也可以采用第三人稱的方法，如“會(huì)議指出……”“會(huì)議決定……”“會(huì)議希望……”等，必須忠實(shí)于會(huì)議實(shí)際，尊重會(huì)議的精神實(shí)質(zhì)，不能將執(zhí)筆者個(gè)人見(jiàn)解摻雜進(jìn)去，不可隨意增減，更不能借題發(fā)揮，這是撰寫紀(jì)要的基本原則。同時(shí)，還應(yīng)注意，紀(jì)要又是對(duì)會(huì)議基本精神的提煉和概括，它既要反映會(huì)議討論情況，特別是領(lǐng)導(dǎo)人重要講話精神，又必須綜理其要，提煉概括，不應(yīng)成為會(huì)議記錄的全面重復(fù)。

一般來(lái)說(shuō)，會(huì)議紀(jì)要不必安排結(jié)尾部分。因?yàn)?，結(jié)尾所要強(qiáng)調(diào)的問(wèn)題，無(wú)非是號(hào)召……、要求……，這些大都在精神中得到了反映。

26.撰寫會(huì)議紀(jì)要的注意事項(xiàng)是什么?（1）寫作之前做好必要的準(zhǔn)備工作。要了解會(huì)議的宗旨和指導(dǎo)思想，熟悉會(huì)議議程，預(yù)計(jì)會(huì)議可能出現(xiàn)的情況，作到胸中有數(shù)，以便較好地把握會(huì)議的精神，搞好會(huì)議記錄，為編寫會(huì)議紀(jì)要奠定基礎(chǔ)。

（2）忠實(shí)于會(huì)議內(nèi)容，掌握會(huì)議要點(diǎn)。在決議性紀(jì)要和協(xié)議性會(huì)議紀(jì)要中，要準(zhǔn)確真實(shí)地反映會(huì)議的精神實(shí)質(zhì)，關(guān)鍵是要抓住與會(huì)者達(dá)成的共識(shí)和議定事項(xiàng)，要圍繞會(huì)議宗旨和講座情況進(jìn)行整理概括，不要把個(gè)別人的意見(jiàn)當(dāng)作共識(shí)來(lái)反映。在研討性會(huì)議紀(jì)要中，則要求既要寫清一致意見(jiàn)，也要寫清重要的不同意見(jiàn)，這也是忠實(shí)于會(huì)議內(nèi)容的表現(xiàn)。

（3）要掌握綜合提煉會(huì)議結(jié)論的常規(guī)要領(lǐng)。在概括會(huì)議主要精神或結(jié)論性意見(jiàn)時(shí)，人們總結(jié)出來(lái)的“四要”值得借鑒：一要抓住主持人人發(fā)表的意見(jiàn)，特別是他（她）的總結(jié)性發(fā)言；三要區(qū)分討論過(guò)程中的意見(jiàn)和表態(tài)性的結(jié)論性意見(jiàn)；四要把握多數(shù)人意見(jiàn)，尤其對(duì)重大總是意見(jiàn)不完全統(tǒng)一時(shí)，要按照少數(shù)服從多數(shù)的原則，以多數(shù)人的意見(jiàn)為結(jié)論性意見(jiàn)。

（4）注意表達(dá)的邏輯性和條理性。可以用第三人稱的方法，如“會(huì)議認(rèn)為”、“會(huì)議決定”等區(qū)分紀(jì)要的不同層次，可以用列小標(biāo)題的方法，區(qū)分不同的問(wèn)題。以增強(qiáng)邏輯性和條理性。

27.簡(jiǎn)述函的含義和特點(diǎn)。

函（習(xí)慣稱公函）是不相隸屬的機(jī)關(guān)之間商洽工作，詢問(wèn)和答復(fù)問(wèn)題，請(qǐng)示批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項(xiàng)的一種公文。

函有以下幾個(gè)特點(diǎn)：

第一，適用范圍廣泛。無(wú)論平行或不相隸屬的機(jī)關(guān)之間相互往來(lái)公文，不受級(jí)別限制，都可以使用函行文。

第二，內(nèi)容單純具體。函的內(nèi)容遵循一文一事的原則，不能一文多事。要涉及具體的人，具體的事，具體的時(shí)間，具體的事項(xiàng)等。

第三，格式靈活簡(jiǎn)便。機(jī)關(guān)對(duì)外發(fā)函，在格式上的要求比較靈活，行文的限制較少。

第四，文字表達(dá)簡(jiǎn)練。函的篇幅都比較簡(jiǎn)短簡(jiǎn)明。

28.函的種類有哪些?（1）請(qǐng)示函：旨在向?qū)ｉT職能部門請(qǐng)示批準(zhǔn)，例如《XX市林業(yè)局關(guān)于請(qǐng)示將紅葉齋商店列為旅游定點(diǎn)商店的函》。

（2）批準(zhǔn)函：用于批準(zhǔn)有關(guān)機(jī)關(guān)的請(qǐng)求事項(xiàng)，例如《國(guó)務(wù)院關(guān)于同意沈陽(yáng)海關(guān)升格為正廳（局）級(jí)直屬海關(guān)的復(fù)函》。

（3）商洽函：旨在與對(duì)方機(jī)關(guān)商洽有關(guān)事情，請(qǐng)求予以協(xié)助或解決某個(gè)問(wèn)題，例如《XX大學(xué)人事處關(guān)于商洽張XX同志調(diào)動(dòng)工作事宜的函》。

（4）詢問(wèn)函：即向?qū)Ψ皆儐?wèn)了解有關(guān)事項(xiàng)，上下級(jí)機(jī)關(guān)、平行機(jī)關(guān)、無(wú)隸屬關(guān)系的機(jī)關(guān)之間都可以使用。

（5）答復(fù)函：即答復(fù)對(duì)方詢問(wèn)和商洽之事，例如《XX市人事局關(guān)于同意與XX房管局聯(lián)合舉辦房管系統(tǒng)干部培訓(xùn)班的復(fù)函》。

（6）告知函：即向?qū)Ψ礁嬷嘘P(guān)事項(xiàng)，以求得對(duì)方的協(xié)助配合。

29、函的正文的寫法? 不同內(nèi)容和用途的函，其正文寫法不同。

主動(dòng)發(fā)函（請(qǐng)示函、商洽函、詢問(wèn)函、告知函）的正文，一般首先說(shuō)明發(fā)函的原因，理由、根據(jù)；詢問(wèn)什么問(wèn)題，告知哪些情況等，要寫得清楚、明白、誠(chéng)懇，以取得對(duì)方的理解和支持；請(qǐng)示函，則主要說(shuō)明請(qǐng)示的理由和請(qǐng)示批準(zhǔn)事項(xiàng)等。商洽和請(qǐng)示事項(xiàng)，應(yīng)當(dāng)說(shuō)明本單位的意見(jiàn)。發(fā)函理由要充分明確，合乎事理。函的結(jié)尾要寫明要求答復(fù)，并使用誠(chéng)奶謙和的語(yǔ)言和商量、征詢的語(yǔ)氣。如“請(qǐng)即函復(fù)”、“特此函告”、“請(qǐng)大力研復(fù)（函復(fù)）為盼”、“請(qǐng)大力協(xié)助并盡快函復(fù)”等。

復(fù)函（包括答復(fù)函和批準(zhǔn)函）的正文，首先要針對(duì)來(lái)函表示收悉，然后，針對(duì)來(lái)函請(qǐng)求、商洽、詢問(wèn)的有關(guān)事項(xiàng)，明確答復(fù)或表態(tài)。如果撰寫批準(zhǔn)函，由重在表態(tài)同意某某事，還可以在此基礎(chǔ)上，闡述有關(guān)意見(jiàn)，提醒對(duì)方注意有關(guān)事項(xiàng)。最后使用結(jié)語(yǔ)：“特此函告”、“特此函復(fù)”、“此復(fù)”等慣用語(yǔ)結(jié)尾。

30．?dāng)M定公文應(yīng)注意的事項(xiàng)？

（1）引用公文應(yīng)先引標(biāo)題，后引發(fā)文字號(hào)并加括號(hào)，日期要具體寫年月日；

（2）公文用詞用字必須準(zhǔn)確、規(guī)范。使用簡(jiǎn)稱時(shí)一般先用全稱注明簡(jiǎn)稱后，再用簡(jiǎn)稱。公文中的數(shù)字，除成文日期和部分層次序數(shù)詞，以及詞語(yǔ)、慣用語(yǔ)、縮略語(yǔ)、具有修辭色彩語(yǔ)句中作為詞素的數(shù)字必須使用漢字外，應(yīng)使用阿拉伯?dāng)?shù)字；

（3）公文必須使用國(guó)家法定計(jì)量單位；

（4）公文的文種應(yīng)當(dāng)根據(jù)行文目的、發(fā)文的職權(quán)和與主送機(jī)關(guān)的行文關(guān)系確定。（5）擬制緊急公文，應(yīng)當(dāng)體現(xiàn)緊急的原因，并根據(jù)實(shí)際需要確定緊急程度。（6）人名、地名、數(shù)字、引文準(zhǔn)確。引用公文應(yīng)當(dāng)先引標(biāo)題，后引發(fā)文字號(hào)。引用外文應(yīng)當(dāng)注明中文含義。日期應(yīng)當(dāng)寫明具體的年、月、日。

（7）文內(nèi)使用非規(guī)范化簡(jiǎn)稱，應(yīng)當(dāng)先用全稱并注明簡(jiǎn)稱。使用國(guó)際組織外文名稱或其縮寫形式，應(yīng)當(dāng)在第一次出現(xiàn)時(shí)注明準(zhǔn)確的中文譯名。

（8）公文中的數(shù)字，除成文日期、部分結(jié)構(gòu)層次序數(shù)和在詞、詞組、慣用語(yǔ)、縮略語(yǔ)、具有修辭色彩語(yǔ)句中作為詞素的數(shù)字必須使用漢字外，應(yīng)當(dāng)使用阿拉伯?dāng)?shù)碼。

（9）情況確實(shí)，觀點(diǎn)明確，表述準(zhǔn)確，結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)，條理清楚，直述不曲，字詞規(guī)范，標(biāo)點(diǎn)正確，篇幅力求簡(jiǎn)短。

31.公文中結(jié)構(gòu)層次序數(shù)是如何規(guī)定的? 第一層為“

一、”，第二層為“

（一）”，第三層為“1.”第四層為“（1）”。

32.公文復(fù)印件作為正式公文使用時(shí)有何要求? 應(yīng)該在公文復(fù)印件上加蓋復(fù)印機(jī)關(guān)的證明章。

第四篇：公文寫作基本知識(shí)

公文寫作基本知識(shí)

公文文種

根據(jù)規(guī)定，黨的機(jī)關(guān)使用的主要文種為14個(gè)，即決議、決定、指示、意見(jiàn)、通知、通報(bào)、公報(bào)、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、條例、規(guī)定、函、會(huì)議紀(jì)要；

國(guó)家行政機(jī)關(guān)使用的主要文種為13個(gè)，即決定、通知、通報(bào)、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、意見(jiàn)、函、會(huì)議紀(jì)要、命令（令）、公告、通知、議案。

名稱相同與不同的均有9個(gè)，疊加后共18個(gè)法定文種

（一）通知

通知屬于下行文，是黨政機(jī)關(guān)使用頻率最高、適用范圍最廣的一個(gè)文種。按照公文法規(guī)的規(guī)定：

（1）通知適用于發(fā)布有關(guān)法規(guī)和規(guī)章

（2）批轉(zhuǎn)下級(jí)機(jī)關(guān)的公文

（3）轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)機(jī)關(guān)和不相隸屬機(jī)關(guān)的公文

（4）傳達(dá)要求下級(jí)機(jī)關(guān)辦理和需求有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項(xiàng)

（5）任免人員

寫作要求：

（1）擬定好標(biāo)題

（2）符合實(shí)際，切實(shí)可行

（3）交代清楚

（4）文字簡(jiǎn)練準(zhǔn)確

（5）語(yǔ)氣懇切莊重

轉(zhuǎn)發(fā)通知：在撰寫轉(zhuǎn)發(fā)性通知的標(biāo)題時(shí)，經(jīng)常會(huì)遇到幾個(gè)“通知”重復(fù)發(fā)出的問(wèn)題，如《××縣委轉(zhuǎn)發(fā)××州委轉(zhuǎn)發(fā)××自治區(qū)黨委關(guān)于××（事由）的通知的通知的通知》?？蓪懽鳌丁痢量h委轉(zhuǎn)發(fā)××自治區(qū)關(guān)于××（事由）的通知》。

（二）報(bào)告

報(bào)告屬于上行文，是用于向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)工作、反映情況、答復(fù)上級(jí)機(jī)關(guān)詢問(wèn)或要求的公文。

報(bào)告的寫法：內(nèi)容真是可靠、要有信息價(jià)值、有分析有看法、不夾帶請(qǐng)示事項(xiàng)。

（三）請(qǐng)示

標(biāo)題請(qǐng)示屬于上行文，正文基本結(jié)構(gòu)是下級(jí)機(jī)關(guān)結(jié)尾

第五篇：公文寫作基本知識(shí)

公文寫作基本知識(shí)簡(jiǎn)介

一、公文

（一）公文的定義。

關(guān)于公文的定義，現(xiàn)行黨和國(guó)家的公文法規(guī)中都有明確具體的表述。2000年8月24日，《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》第二條明確規(guī)定：行政機(jī)關(guān)的公文（包括電報(bào)），是行政機(jī)關(guān)在行政管理過(guò)程中形成的具有法定效力和規(guī)范體式的文書(shū)。1996年5月3日，中共中央辦公廳發(fā)布的《中國(guó)共產(chǎn)黨機(jī)關(guān)公文處理?xiàng)l例》的第二條明確界定：黨的機(jī)關(guān)公文，是黨的機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)、處理公務(wù)的具有特定效力和規(guī)范格式的文書(shū)。這兩者均為狹義的定義，僅適用于我國(guó)現(xiàn)行黨政機(jī)關(guān)。據(jù)此類推，廣義的公文定義擴(kuò)展表述為：“公文，是各種法定的社會(huì)組織在處理公務(wù)過(guò)程中形成并使用的具有法定效力和規(guī)范體式的文書(shū)?！?/p>

（二）公文的類別。

可按所起作用、行文關(guān)系、制發(fā)機(jī)關(guān)、來(lái)源及發(fā)出使用范圍、內(nèi)容的重要程度、送達(dá)和辦理時(shí)間要求等六個(gè)方面劃分，常用的分類有兩種。

1、根據(jù)所起作用不同，可分為：

（1）法規(guī)性公文。如條例、規(guī)定、辦法、章程、守則、規(guī)范、制度等。

（2）計(jì)劃性公文。如計(jì)劃、規(guī)劃、要點(diǎn)、方案、預(yù)案、設(shè)想、綱要、安排、打算等。

（3）指導(dǎo)性公文。如命令、指示、決定、決議、通知、會(huì)議紀(jì)要、意見(jiàn)等。

（4）陳述性公文。如工作總結(jié)、工作情況報(bào)告、調(diào)查報(bào)告等。

（5）請(qǐng)示答復(fù)性公文。如請(qǐng)示、批復(fù)、復(fù)函等。（6）溝通情況性公文。如通報(bào)、簡(jiǎn)報(bào)等。（7）宣傳教育性公文。如講話稿、通告等。（8）商洽性公文。如函等。

2、根據(jù)不同的行文關(guān)系，可分為：（1）上行公文。如請(qǐng)示、報(bào)告、意見(jiàn)等。

（2）下行公文。如指示、意見(jiàn)、決定、決議、通知、通報(bào)、會(huì)議紀(jì)要、批復(fù)等。

（3）平行公文。如函等。

（三）公文的特性。

1、作用的策令性。策令是反映階級(jí)意志的，這就不能不使公文具有鮮明的階級(jí)性和服務(wù)于政治的作用。

2、特有的嚴(yán)密程式性。嚴(yán)密程式體現(xiàn)了政治集團(tuán)的權(quán)限和從屬關(guān)系。程式性指公文的慣用格式、寫作層次與轉(zhuǎn)述來(lái)文的方式。公文構(gòu)成的三要素，即作為指導(dǎo)國(guó)家治理的政策思想，體現(xiàn)政治集團(tuán)權(quán)限的行文程式，以及作為權(quán)力標(biāo)記的信符，是其他所有文體都不具備的。

3、撰擬的專任性。包括兩種形式，一是職述，即由擔(dān)負(fù)某種職務(wù)的人去擬寫與其職務(wù)相稱的公文；二是代擬，即指一級(jí)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)或領(lǐng)導(dǎo)者個(gè)人授權(quán)由他人代擬公文。

4、嚴(yán)格的時(shí)間性與特有的時(shí)效性。時(shí)間性，決定了公文要快寫、快發(fā)、快處理，以提高機(jī)關(guān)工作的辦事效率，這也是當(dāng)前機(jī)關(guān)行政效能建設(shè)的一項(xiàng)重要內(nèi)容。時(shí)效性，所有文件均以“成文日期”作為生效時(shí)間，也即是公文公章“騎年蓋月”的那個(gè)時(shí)間，非版記印制時(shí)間。

5、實(shí)實(shí)在在的真實(shí)性。為什么要概括成這樣一句正確的廢話？實(shí)在又真實(shí)？原因在于公文的真實(shí)性，要符合本單位的實(shí)際，不是“天馬行空”，也不是“無(wú)法無(wú)邊”，是事實(shí)真實(shí)與方針政策真實(shí)的有機(jī)統(tǒng)一。

6、作者與閱者的特定性。

此外，值得一提的是，從1988年以來(lái)，國(guó)家先后兩次發(fā)布與公文處理法規(guī)相配套的公文格式標(biāo)準(zhǔn)。一是由國(guó)家技術(shù)監(jiān)督局1988年9月5日發(fā)布的《國(guó)家機(jī)關(guān)公文格式》（GB/T9704—1988），該標(biāo)準(zhǔn)適合于各級(jí)黨政機(jī)關(guān)制發(fā)的公文。二是由國(guó)務(wù)院辦公廳提出、由中國(guó)標(biāo)準(zhǔn)研究中心和國(guó)務(wù)院辦公廳秘書(shū)局共同起草、國(guó)家質(zhì)量技術(shù)監(jiān)督局于1999年12月27日發(fā)布的《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文格式》（GB/T9704—1999），該標(biāo)準(zhǔn)在1988年的基礎(chǔ)上作了很大修訂，而且靠攏了國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)，顯得更加科學(xué)、嚴(yán)謹(jǐn)、完備，也正是今天印發(fā)的會(huì)議資料之一。

二、公文的文種

根據(jù)規(guī)定，黨的機(jī)關(guān)使用的主要文種為14個(gè)，即決議、決定、指示、意見(jiàn)、通知、通報(bào)、公報(bào)、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、條例、規(guī)定、函、會(huì)議紀(jì)要；國(guó)家行政機(jī)關(guān)使用的主要文種為13個(gè)，即決定、通知、通報(bào)、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、意見(jiàn)、函、會(huì)議紀(jì)要、命令（令）、公告、通告與議案。綜述之，名稱相同與不同的均有9個(gè)，疊加后共18個(gè)法定文種。著重講述常見(jiàn)五個(gè)文種的寫法。

（一）通知。

1、文種釋義。從運(yùn)用實(shí)際來(lái)看，通知是黨政機(jī)關(guān)使用頻率最高、適用范圍最廣的一個(gè)文種。按照公文法規(guī)的規(guī)定，①通知適用于發(fā)布有關(guān)法規(guī)和規(guī)章，②批轉(zhuǎn)下級(jí)機(jī)關(guān)的公文，③轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)機(jī)關(guān)和不相隸屬機(jī)關(guān)的公文，④傳達(dá)要求下級(jí)機(jī)關(guān)辦理和需要有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項(xiàng)，⑤任免人員。由此可看出，通知文種的適用范圍極廣，呈現(xiàn)出一種明顯的多功能特性。

2、基本結(jié)構(gòu)與寫法。

通知按其作用分為三類，發(fā)布性通知、指示性通知、批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)性通知。

（1）發(fā)布性通知。

發(fā)布性通知一般用于發(fā)布有關(guān)法規(guī)和規(guī)章，市級(jí)以下基本不用，在此即不作深究。

（2）指示性通知。

指示性通知的內(nèi)容結(jié)構(gòu)一般由標(biāo)題、正文、結(jié)尾部分組成。

標(biāo)題。這類通知的標(biāo)題都是標(biāo)準(zhǔn)式的，即由“制文機(jī)關(guān)”、“事由”與“文種”三個(gè)要素組成，如《中共中央關(guān)于在全黨興起學(xué)習(xí)貫徹“三個(gè)代表”重要思想新高潮的通知》等。

正文。正文的寫法主要有兩種形式：一是既有一個(gè)獨(dú)立且簡(jiǎn)短的開(kāi)頭“提要”，又要一個(gè)總括全文中心并要求下級(jí)及時(shí)反饋執(zhí)行情況的結(jié)尾，中間主體部分由若干并列的內(nèi)容組成，呈現(xiàn)“總—分—總”的結(jié)構(gòu)模式。這是內(nèi)容復(fù)雜一些的指示性通知相當(dāng)普遍的一種寫法。還有一個(gè)值得注意的地方，即不論寫幾個(gè)部分，通常第一部分都是講提高思想認(rèn)識(shí)方面的問(wèn)題，而最后一個(gè)部分則是講有關(guān)組織領(lǐng)導(dǎo)的問(wèn)題，這也算是這類通知寫作的一大特點(diǎn)。

二是開(kāi)頭有一個(gè)開(kāi)宗明義，交代緣由、背景的“提要”，然后分條列項(xiàng)提出要求，其結(jié)構(gòu)形式表現(xiàn)為“提要分條式”，這是較前者內(nèi)容簡(jiǎn)單一些的指示性通知的寫法。在寫法上，一般采用“提要”標(biāo)目的方式，先用序號(hào)標(biāo)明層次，隨即列出段旨句，使行文條理清晰，眉目清楚，便于領(lǐng)會(huì)、理解和執(zhí)行。同時(shí)，對(duì)每項(xiàng)規(guī)定要求的闡述都很明確具體，具有很強(qiáng)的針對(duì)性和可操作性。

由于是指示性通知，因而在文中應(yīng)適當(dāng)使用“不得”、“要”、“不要”、“必須”等模態(tài)詞語(yǔ)，以使表意明確，語(yǔ)氣堅(jiān)定有力，令人不容臵疑。這對(duì)于確保通知內(nèi)容的貫徹執(zhí)行，是極為必要的。

結(jié)尾。結(jié)尾部分主要是對(duì)有關(guān)單位提出貫徹執(zhí)行的希望和要求。它既與開(kāi)頭的“提要”相互照應(yīng)，使全文達(dá)到圓潤(rùn)縝密，又起到總括收束的作用，以進(jìn)一步提高人們的認(rèn)識(shí)。

（3）批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)性通知。

批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)性通知的內(nèi)容結(jié)構(gòu)一般由標(biāo)題、正文、結(jié)尾部分組成。

標(biāo)題。此類通知的標(biāo)題，通常由批轉(zhuǎn)（轉(zhuǎn)發(fā)）文件的機(jī)關(guān)名稱、主要內(nèi)容與文種三個(gè)要素構(gòu)成。這里講的主要內(nèi)容即被批轉(zhuǎn)（轉(zhuǎn)發(fā)）文件的標(biāo)題，例如《國(guó)務(wù)院批轉(zhuǎn)財(cái)政部、國(guó)家計(jì)委關(guān)于進(jìn)一步加強(qiáng)外國(guó)政府貸款管理若干意見(jiàn)的通知》。

正文。此種通知的正文，通常要寫明三層意思。一是表明對(duì)被批轉(zhuǎn)文件的態(tài)度；二是強(qiáng)調(diào)闡述批轉(zhuǎn)該文件的重要性和必要性；最后是提出貫徹執(zhí)行的希望和要求。這層內(nèi)容要視具體情況而定。它可以是一句話，也可以是若干條段。

結(jié)尾。要寫明本通知的制發(fā)日期，并加蓋公章。

3、寫作要求。

（1）要擬定一個(gè)明晰恰切的標(biāo)題。通知的性質(zhì)及功用決定了在寫作時(shí)必須十分關(guān)注其標(biāo)題的擬制，要使讀者一看標(biāo)題便知通知什么，或要求做什么事情，為此，就需要寫明有關(guān)表示通知類型的詞語(yǔ)，如在文種之前冠以“緊急”、“特急”、“補(bǔ)充”、“聯(lián)合”等等。

（2）對(duì)于非周知性的通知，應(yīng)一律寫明主送機(jī)關(guān)名稱，不論被通知的機(jī)關(guān)為幾個(gè)，都應(yīng)這樣做。

（3）不論是哪種類型的通知，其事項(xiàng)部分都要寫得符合實(shí)際，切實(shí)可行；應(yīng)知應(yīng)辦的事項(xiàng)要交代清楚，文字要簡(jiǎn)練準(zhǔn)確，語(yǔ)氣要懇切莊重。

（4）在撰寫轉(zhuǎn)發(fā)性通知的標(biāo)題時(shí)，經(jīng)常會(huì)遇到幾個(gè)“通知”重復(fù)出現(xiàn)的問(wèn)題，如《××縣人民政府轉(zhuǎn)發(fā)××市人民政府轉(zhuǎn)發(fā)××省人民政府關(guān)于××（事由）的通知的通知的通知》。對(duì)于這種情況，為了避免重疊煩瑣，按照慣例，可以省略中間層次（即市政府）和自己所使用的兩個(gè)“通知”，只保留文件發(fā)源處的一個(gè)文種“通知”。這樣，即可將標(biāo)題簡(jiǎn)化為《××縣人民政府轉(zhuǎn)發(fā)××省人民政府關(guān)于××（事由）的通知》。為了彌補(bǔ)如此變通后可能出現(xiàn)的遺憾，應(yīng)把被刪掉的中間層次寫進(jìn)公文的開(kāi)頭，如“近接市人民政府關(guān)于×月×日發(fā)來(lái)省人民政府關(guān)于××（事由）的通知（×政發(fā)[2006]6號(hào)），現(xiàn)轉(zhuǎn)發(fā)你們……”由于標(biāo)題中已有“通知”字樣，省略了自己的那個(gè)“通知”也不會(huì)引起歧義，更不妨礙主題詞中對(duì)文種的標(biāo)引。

（二）報(bào)告。

1、文種釋義。

報(bào)告，是用于向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)工作、反映情況、答復(fù)上級(jí)機(jī)關(guān)詢問(wèn)的公文。報(bào)告不是單一的文種，是由若干具體文種構(gòu)成的一個(gè)組合體。按行文的目的與作用不同，報(bào)告一般分為七種：

一是工作報(bào)告，即用于向上級(jí)匯報(bào)工作活動(dòng)情況的報(bào)告，它側(cè)重于陳述工作的開(kāi)展情況及主要做法，有時(shí)也夾有成功的經(jīng)驗(yàn)和挫折的教訓(xùn)；

二是情況報(bào)告，即用于向上級(jí)匯報(bào)、反映各種社會(huì)情況及動(dòng)態(tài)的報(bào)告。情況報(bào)告與工作報(bào)告相比，其突出的特點(diǎn)是使用面廣、反映迅速、方式靈活，具有較強(qiáng)的信息性，往往成為上級(jí)決策的依據(jù)；而工作報(bào)告的作用則側(cè)重于決策的信息反饋性，服務(wù)于決策的連續(xù)性；

三是呈請(qǐng)性報(bào)告，即呈報(bào)上級(jí)要求加以批轉(zhuǎn)或批示的報(bào)告，基本都是向上級(jí)提出工作意見(jiàn)與建議，故亦叫“建議性報(bào)告”；

四是檢討（檢查）報(bào)告，是因?yàn)楣ぷ髦邪l(fā)生失誤而寫給上級(jí)的報(bào)告，它不同于個(gè)人寫的檢查材料；它是下級(jí)組織寫給上級(jí)組織的；

五是例行報(bào)告。即在特殊緊急情況下（如戰(zhàn)爭(zhēng)、自然災(zāi)害、社會(huì)**等），上級(jí)機(jī)關(guān)要求下級(jí)按周、按半周、按日向上級(jí)機(jī)關(guān)反映工作、匯報(bào)相關(guān)情況的報(bào)告；

六是回復(fù)性報(bào)告。即為答復(fù)上級(jí)機(jī)關(guān)的詢問(wèn)事宜而寫的報(bào)告；

七是送文送物報(bào)告，即向上級(jí)機(jī)關(guān)報(bào)送非法定文種（如工作總結(jié)、計(jì)劃、規(guī)劃、調(diào)查報(bào)告、述職報(bào)告、決策方案）等文件材料時(shí)使用的“文件頭”或向上級(jí)機(jī)關(guān)送某一重要物品（如武器、彈藥、毒品等）時(shí)隨物一同送文的報(bào)告。

2、基本結(jié)構(gòu)與寫法。

報(bào)告的內(nèi)容結(jié)構(gòu)一般由標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文和結(jié)尾四部分組成。

標(biāo)題。報(bào)告的標(biāo)題有兩種形式：一是完全型標(biāo)題，即由發(fā)文機(jī)關(guān)、事由和文種三部分組成；二是由事由與文種構(gòu)成。

主送機(jī)關(guān)。報(bào)告的主送機(jī)關(guān)即直接上級(jí)機(jī)關(guān)。但《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》規(guī)定：除上級(jí)機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人直接交辦的事項(xiàng)外，不得以機(jī)關(guān)名義向上級(jí)機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人報(bào)送“請(qǐng)示”、“意見(jiàn)”和“報(bào)告”。如果是上級(jí)機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人直接交辦的事項(xiàng)，就可以機(jī)關(guān)名義制發(fā)報(bào)告（請(qǐng)示或意見(jiàn)）主送機(jī)關(guān)處標(biāo)寫上級(jí)機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人的姓名。

正文。一般應(yīng)載明三項(xiàng)內(nèi)容：

一是報(bào)告原由。原由類似導(dǎo)言，一般要概述制發(fā)報(bào)告的目的、原因、背景等。工作報(bào)告一般概述過(guò)去的工作業(yè)績(jī)；情況報(bào)告一般概敘實(shí)踐情況、事故總的情況；答復(fù)報(bào)告概敘作出答復(fù)的原由，即接受或收到關(guān)于某方面的詢問(wèn)（公文或口頭交辦），并做了什么調(diào)查，有什么結(jié)果等工作，并以“現(xiàn)就某問(wèn)題報(bào)告如下”之類的句式過(guò)渡到下文。報(bào)送報(bào)告一般沒(méi)有此部分。

二是報(bào)告事項(xiàng)。這部分是報(bào)告的核心。工作報(bào)告要敘說(shuō)工作的各個(gè)方面是如何開(kāi)展的，包括進(jìn)程、措施、成績(jī)、經(jīng)驗(yàn)、教訓(xùn)、存在問(wèn)題、今后打算等；情況報(bào)告則要詳敘事情的起因、過(guò)程和結(jié)果；事故報(bào)告和檢討報(bào)告在情況報(bào)告的基礎(chǔ)上，往往還要寫對(duì)事故責(zé)任人所做的處理；答復(fù)報(bào)告要完整地?cái)⑹龌蛘f(shuō)明所要回答的內(nèi)容；報(bào)送報(bào)告一般用固定性的句式“現(xiàn)將……報(bào)上，請(qǐng)審閱”。三是未盡事宜。這部分內(nèi)容應(yīng)根據(jù)事項(xiàng)而定。工作報(bào)告、情況報(bào)告、檢討性報(bào)告一般在客觀敘述了事項(xiàng)之后，再簡(jiǎn)述主觀方面的看法和已采取的做法或今后的努力方向之類；答復(fù)、報(bào)送類報(bào)告一般沒(méi)有這部分。

結(jié)尾。包括結(jié)束語(yǔ)、發(fā)文機(jī)關(guān)印章和成文日期等三項(xiàng)要素。結(jié)束語(yǔ)可寫可不寫，如果寫，一般用“特此報(bào)告”之類的固定性語(yǔ)句。

3、寫作要求。

（1）匯報(bào)的內(nèi)容必須真實(shí)可靠。

（2）反映報(bào)告的情況要有信息價(jià)值。在報(bào)告內(nèi)容方面，應(yīng)著重反映那些政策性強(qiáng)、影響面大、帶有動(dòng)向性的情況和問(wèn)題。

（3）對(duì)情況要有分析、有看法。無(wú)論是綜合報(bào)告還是專題報(bào)告，都應(yīng)避免羅列情況，冗長(zhǎng)瑣碎，寫成“流水帳”。應(yīng)該把情況、問(wèn)題歸納起來(lái)，進(jìn)行認(rèn)真的、實(shí)事求是的分析，使之條理化，并具體地提出解決問(wèn)題的意見(jiàn)和措施。切忌矛盾上交，只擺情況，不作分析；或只提問(wèn)題，向上級(jí)要辦法。

（4）報(bào)告中不要夾帶請(qǐng)示事項(xiàng)。報(bào)告與請(qǐng)示是公文中的兩種文體，各有各的內(nèi)容和寫作要求，不能混為一談。報(bào)告這種問(wèn)題不需要上級(jí)批復(fù)，如果夾帶請(qǐng)示事項(xiàng)，勢(shì)必貽誤工作。

（三）請(qǐng)示。

1、文種釋義。

請(qǐng)示，是下級(jí)機(jī)關(guān)向上級(jí)機(jī)關(guān)提出要求，請(qǐng)求上級(jí)機(jī)關(guān)給予指示或批準(zhǔn)的公文。下級(jí)機(jī)關(guān)一般需要請(qǐng)示的問(wèn)題有：①對(duì)有關(guān)方針、政策、指示、決定中不了解的問(wèn)題；②工作中發(fā)生重大問(wèn)題和原無(wú)規(guī)定、難以處理的問(wèn)題；③由于本單位、本地區(qū)的特殊情況而造成的難以處理或需要變通處理的問(wèn)題；④不屬于本單位權(quán)限范圍內(nèi)，須經(jīng)上級(jí)批準(zhǔn)后方可決定的問(wèn)題等。

2、基本結(jié)構(gòu)與寫法。

請(qǐng)示的內(nèi)容結(jié)構(gòu)一般由標(biāo)題、正文和落款三部分組成，其寫法如下： 標(biāo)題。請(qǐng)示的標(biāo)題由發(fā)文機(jī)關(guān)、事由、文種三個(gè)要素組成。例如《四川省瀘州質(zhì)量技術(shù)監(jiān)督局關(guān)于修建辦公大樓的請(qǐng)示》。

正文。請(qǐng)示的正文一般由請(qǐng)示理由（問(wèn)題）和請(qǐng)示事項(xiàng)兩部分構(gòu)成。

請(qǐng)示問(wèn)題的理由。這部分應(yīng)寫明請(qǐng)示的問(wèn)題并陳述理由。請(qǐng)示的要求一般從標(biāo)題上就能反映出來(lái)。但請(qǐng)示的要求是根據(jù)什么問(wèn)題提出的、其理由是什么，必須在請(qǐng)示的正文中先作具體陳述。只有讓上級(jí)了解到請(qǐng)示的問(wèn)題輕重如何、屬于什么性質(zhì)，是否非解決不可，才能為上級(jí)機(jī)關(guān)提供指示或是否批準(zhǔn)的依據(jù)。撰寫這部分內(nèi)容一定要做到問(wèn)題明確，理由充分。

請(qǐng)示批準(zhǔn)的事項(xiàng)。請(qǐng)示的問(wèn)題明確，理由充分，要求解決的事項(xiàng)就能得到上級(jí)的認(rèn)可和批準(zhǔn)。

向上級(jí)機(jī)關(guān)提出請(qǐng)示，既要從請(qǐng)示機(jī)關(guān)的實(shí)際問(wèn)題和需要出發(fā)，又要考慮上級(jí)機(jī)關(guān)的批準(zhǔn)權(quán)限和解決問(wèn)題的能力。任意提高解決問(wèn)題的要求，或不考慮上級(jí)機(jī)關(guān)是否能夠解決，都不利于實(shí)現(xiàn)請(qǐng)示的目的。因此，在寫請(qǐng)示批準(zhǔn)的事項(xiàng)時(shí)，要抱著客觀實(shí)際的態(tài)度，向上級(jí)機(jī)關(guān)提出合理可行的請(qǐng)求。

結(jié)尾寫上“以上意見(jiàn)當(dāng)否，請(qǐng)批示”、“當(dāng)否，請(qǐng)批示”之類的結(jié)束語(yǔ)。

3、寫作要求。

（1）要一文一事。任何機(jī)關(guān)都有一定的職權(quán)范圍，在請(qǐng)示行文中如果不是一文一事，就有可能出現(xiàn)某些事項(xiàng)屬于職權(quán)范圍之類，而有些事項(xiàng)卻超出職權(quán)范圍的情況，以致使領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)難于批復(fù)，影響請(qǐng)示目的的順利實(shí)現(xiàn)。

（2）不要多頭請(qǐng)示。多頭請(qǐng)示容易因責(zé)任不清、互相扯皮而延誤工作。因此，請(qǐng)示行文只能主送一個(gè)機(jī)關(guān)。

（3）一般不要越級(jí)請(qǐng)示。在特殊情況下必須越級(jí)行文時(shí)，應(yīng)當(dāng)同時(shí)抄送被越過(guò)的上級(jí)機(jī)關(guān)。

（4）不要與報(bào)告混淆使用。請(qǐng)示與報(bào)告同屬上行文，但兩者之間卻有嚴(yán)格的區(qū)別。比如，“報(bào)告”對(duì)上級(jí)沒(méi)有肯定性的批復(fù)要求，而“請(qǐng)示”則相反；在行文時(shí)間上，“報(bào)告”是事中或事后行文，而“請(qǐng)示”則是事前行文（舉例）；上級(jí)對(duì)下級(jí)報(bào)送的“報(bào)告”，可做批示也可以不做批示，一切全由上級(jí)酌情處理，如確需批示時(shí)，只能使用“批示”這個(gè)文種；而“請(qǐng)示”則不然，不論所請(qǐng)示的事項(xiàng)上級(jí)同意與否，按理都應(yīng)及時(shí)做出批示，但批示時(shí)使用的文種都是“批復(fù)”而不是“批示”。

（5）不要與上行的意見(jiàn)混淆使用。“請(qǐng)示”與上行的“意見(jiàn)”非常近似，具有一定的交叉性，他們都是要求上級(jí)機(jī)關(guān)對(duì)自己所提的事項(xiàng)或問(wèn)題，或給予批準(zhǔn)、或給予指示、或予以認(rèn)可，即這兩個(gè)文種的行文方向與目的在某種程度上有著同一性，但他們之間又存在著離散性，主要表現(xiàn)在所提的事項(xiàng)與內(nèi)容不盡相同。“請(qǐng)示”的內(nèi)容較多涉及的是“人、財(cái)、物、機(jī)構(gòu)、編制、出境出國(guó)”以及工作中遇到的需要上級(jí)作出決定的重大問(wèn)題或應(yīng)由上級(jí)加以審批的事項(xiàng)等具體問(wèn)題，也即是我們通常所說(shuō)的“硬件”；而上行“意見(jiàn)”的內(nèi)容則多是對(duì)工作中一些重大問(wèn)題提出見(jiàn)解和處理辦法以及所遇到的困難等，要求上級(jí)給予指示或支持，也即是我們通常所說(shuō)的“軟件”。

（6）注意請(qǐng)示內(nèi)容要完整。請(qǐng)求撥款的應(yīng)附預(yù)算表；請(qǐng)求批準(zhǔn)規(guī)章制度的，應(yīng)附規(guī)章制度的內(nèi)容；請(qǐng)示處理問(wèn)題的，本單位應(yīng)先明確表態(tài)。

（7）聯(lián)合行文時(shí)要搞好會(huì)簽。會(huì)簽時(shí)，應(yīng)將主辦機(jī)關(guān)排在首位。強(qiáng)調(diào)一句：聯(lián)合行文時(shí)，作者應(yīng)是“同級(jí)機(jī)關(guān)”，即：同級(jí)政府之間、同級(jí)政府各部門之間、上級(jí)政府部門與下一級(jí)政府之間可以聯(lián)合行文；政府及其部門與同級(jí)黨委、軍隊(duì)機(jī)關(guān)及其部門可以聯(lián)合行文；政府部門與同級(jí)人民團(tuán)體和行政職能的事業(yè)單位、公司也可以聯(lián)合行文。聯(lián)合行文應(yīng)當(dāng)確有必要，單位不宜過(guò)多。

（四）批復(fù)。

1、文種釋義。

批復(fù)，是上級(jí)機(jī)關(guān)對(duì)下級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)示事項(xiàng)作出答復(fù)的公文。批復(fù)要對(duì)請(qǐng)示事項(xiàng)明確表示同意或不同意、批準(zhǔn)或不批準(zhǔn)的態(tài)度。批復(fù)是具有指示性質(zhì)的公文，下級(jí)部門要解決請(qǐng)求的問(wèn)題必須以批復(fù)內(nèi)容為依據(jù)。

2、基本結(jié)構(gòu)與寫法。

一般對(duì)簡(jiǎn)單請(qǐng)示事項(xiàng)的批復(fù)，文字內(nèi)容都比較簡(jiǎn)短，針對(duì)重大問(wèn)題或復(fù)雜問(wèn)題的批復(fù)，文字就比較長(zhǎng)。無(wú)論長(zhǎng)短，批復(fù)的結(jié)構(gòu)內(nèi)容一般都由標(biāo)題、正文、落款三個(gè)部分組成。

標(biāo)題。由發(fā)文機(jī)關(guān)名稱、發(fā)文事由、文種三個(gè)要素組成。擬寫標(biāo)題的事由部分有兩種常見(jiàn)的情況：一種是寫出下級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)示文件的標(biāo)題來(lái)體現(xiàn)事由，如《關(guān)于對(duì)市計(jì)量測(cè)試所關(guān)于購(gòu)買交換機(jī)計(jì)時(shí)計(jì)費(fèi)檢定儀等設(shè)備請(qǐng)示的批復(fù)》；另一種是針對(duì)下級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)示的事項(xiàng)，直接寫出批復(fù)的事由，如《關(guān)于同意市計(jì)量測(cè)試所購(gòu)買電導(dǎo)儀的批復(fù)》。

正文。批復(fù)的正文由批復(fù)的根據(jù)和批復(fù)的意見(jiàn)兩部分內(nèi)容構(gòu)成。

一是批復(fù)的根據(jù)。引述下級(jí)單位的來(lái)文標(biāo)題和發(fā)文字號(hào)，“你局《關(guān)于開(kāi)通縣政務(wù)服務(wù)中心代碼數(shù)據(jù)接口的請(qǐng)示》（發(fā)文字號(hào)）已收悉¨¨¨”

二是批復(fù)的意見(jiàn)。緊接批復(fù)根據(jù)寫出批復(fù)意見(jiàn)，對(duì)請(qǐng)示或報(bào)告的事項(xiàng)作出明確、具體的答復(fù)。如《××市物價(jià)局關(guān)于對(duì)××市電子原件廠〈關(guān)于提高電子原件出廠價(jià)格的請(qǐng)示〉的批復(fù)》，正文寫出批復(fù)的根據(jù)后，針對(duì)請(qǐng)示中陳述的困難和申請(qǐng)批準(zhǔn)的事項(xiàng)，寫出批復(fù)意見(jiàn)：“由于電子產(chǎn)品的原材料及輔料價(jià)格的提高，生產(chǎn)成本上升較大。為保證電子產(chǎn)品正常生產(chǎn)，滿足市場(chǎng)的需要，同意將你廠電子產(chǎn)品出廠價(jià)格提高5%，從文到之日起執(zhí)行?！边@篇批復(fù)的文字不多，但結(jié)構(gòu)完整，內(nèi)容簡(jiǎn)明扼要，針對(duì)性強(qiáng)。

如批復(fù)的意見(jiàn)較長(zhǎng)，就需要單獨(dú)寫成一個(gè)部分，并以條款的形式來(lái)分別表述有關(guān)的意見(jiàn)。在正文的結(jié)尾處，常用“此復(fù)”、“特此批復(fù)”等習(xí)慣用語(yǔ)。

落款。在正文右下方位臵寫上發(fā)文機(jī)關(guān)名稱及發(fā)文日期。

3、寫作要求。

（1）慎重對(duì)待，及時(shí)答復(fù)。批復(fù)機(jī)關(guān)收到請(qǐng)示后，要及時(shí)進(jìn)行周密的調(diào)查了解，掌握有關(guān)情況，根據(jù)現(xiàn)行政策法令及辦事準(zhǔn)則，經(jīng)認(rèn)真研究后，及時(shí)給予答復(fù)。

（2）針對(duì)請(qǐng)示進(jìn)行答復(fù)。上下行文要互相對(duì)應(yīng)。

（3）要明確態(tài)度。批復(fù)意見(jiàn)不管同意與否，必須十分清楚明白，態(tài)度明朗。不能含糊其詞，摸棱兩可，以免下級(jí)機(jī)關(guān)無(wú)所適從。批復(fù)的主送機(jī)關(guān)非常明確，只有請(qǐng)示機(jī)關(guān)一個(gè)，如果所請(qǐng)示問(wèn)題帶有普遍性，或需告知其他機(jī)關(guān)，可用如下辦法處理：一是除批復(fù)原請(qǐng)示單位外，并轉(zhuǎn)有關(guān)單位；二是將批復(fù)抄送有關(guān)單位；三是將有關(guān)意見(jiàn)另用“通知”行文。將本機(jī)關(guān)對(duì)一些普遍性問(wèn)題的意見(jiàn)及時(shí)傳達(dá)下去。

（4）不能指示、復(fù)函混用。同為下行文，均對(duì)有關(guān)事項(xiàng)提出原則、要求，但兩者的區(qū)別是明顯的。首先是內(nèi)容不同，指示是對(duì)下級(jí)機(jī)關(guān)布臵工作，闡明工作活動(dòng)的指導(dǎo)原則。而批復(fù)事項(xiàng)較窄，只能針對(duì)請(qǐng)示事項(xiàng)作出具體答復(fù)。其次是受文對(duì)象不同。指示的受文對(duì)象一般不是某個(gè)機(jī)關(guān)，而是有關(guān)的機(jī)關(guān)單位，受文對(duì)象甚至不確定。而批復(fù)有特定的受文單位，只給原請(qǐng)示機(jī)關(guān)發(fā)出批復(fù)。再次是制發(fā)動(dòng)因不同。指示根據(jù)需要而作，屬主動(dòng)行文，批復(fù)則是針對(duì)下級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)示而發(fā)的，屬于被動(dòng)行文。

（五）函。

1、文種釋義。

函是機(jī)關(guān)之間用于商洽工作、詢問(wèn)和答復(fù)問(wèn)題的一種公文。函可分公函、便函兩種。便函用機(jī)關(guān)信箋繕寫或打印，可加標(biāo)題，不必編號(hào)，落款署上機(jī)關(guān)名稱，簽上日期，蓋上公章即可。這種形式的便函不屬于正式文件，一般也不歸入檔案。公函是正式文件，應(yīng)按正規(guī)形式的公文處理。一般情況下，函是用于不相隸屬的機(jī)關(guān)之間商洽工作、咨詢和答復(fù)問(wèn)題的公文，不具備指導(dǎo)作用，也無(wú)批準(zhǔn)效力；但上級(jí)機(jī)關(guān)對(duì)下級(jí)機(jī)關(guān)詢問(wèn)重要問(wèn)題的復(fù)函，就有指示作用或批準(zhǔn)作用。

2、基本結(jié)構(gòu)與寫法。（略）

3、寫作要求。

（1）要正確區(qū)分公函與便函?！昂笔屈h和國(guó)家行政機(jī)關(guān)使用的一個(gè)主要文種，行文時(shí)要采用正式文件的標(biāo)印格式。因此，不能把機(jī)關(guān)日常使用的普通“信函”（也叫“便信”、“便函”）與“函”混為一談，信函不是正式公文。

（2）掌握分寸，用語(yǔ)平和。當(dāng)遇有屬于糾紛、交涉性的事情，相互致“函”時(shí)，要注意掌握分寸，抑制過(guò)激詞語(yǔ)，做到敘事入木三分，但用語(yǔ)要顯得平和，即“外柔內(nèi)剛”，切不可使用怒斥、討伐等語(yǔ)調(diào)。俗話說(shuō)“有理不在聲高”，這是由“函”這一文種的性質(zhì)所決定的。

（3）要準(zhǔn)確理解“函代批復(fù)”。對(duì)于下級(jí)機(jī)關(guān)的“請(qǐng)示”，由上級(jí)機(jī)關(guān)進(jìn)行批復(fù)時(shí)要使用“批復(fù)”，但當(dāng)這種批復(fù)是由上級(jí)機(jī)關(guān)的辦公廳（室）代行時(shí)，由于它們之間形成了一種平行關(guān)系，故用“函”代行“批復(fù)”行文，這就是人們通常所說(shuō)的“函代批復(fù)”。因?yàn)閺墓耐庑紊峡此且环荨昂保鴮?shí)質(zhì)上是一份千真萬(wàn)確的“批復(fù)”?！昂鷱?fù)”的代字，在此并未作“代替”理解，而是強(qiáng)調(diào)它的實(shí)質(zhì)，是形式與內(nèi)在的完整與統(tǒng)一。

（4）一函一事。

（5）語(yǔ)言要得體、有分寸。寫函應(yīng)力避客套，在語(yǔ)言上應(yīng)講究禮貌。不能使用指示、命令式的語(yǔ)言，要用平等磋商的語(yǔ)調(diào)，應(yīng)在語(yǔ)言上恰如其分地體現(xiàn)出行文機(jī)關(guān)的“地位”和姿態(tài)，這樣才能充分發(fā)揮函的作用。

三、常見(jiàn)公文的幾點(diǎn)注意事項(xiàng)

（一）公文標(biāo)題。

標(biāo)題是公文的“眼睛”，擬好標(biāo)題是寫好公文的必然要求。這里對(duì)一些常見(jiàn)的錯(cuò)誤加以分析，歸納起來(lái)的標(biāo)題十二忌，供大家參考。

1、文種要正確。

一忌不可錯(cuò)用。公文文種的種類和適用范圍是法定的，不可錯(cuò)用。主要存在以下幾種病例：

報(bào)告、請(qǐng)示不分：如《××市人民政府關(guān)于解決水利建設(shè)資金的報(bào)告》，解決水利建設(shè)資金需要“請(qǐng)示”，標(biāo)題應(yīng)改為《××市人民政府關(guān)于解決水利建設(shè)資金的請(qǐng)示》；再如《××縣工業(yè)普查領(lǐng)導(dǎo)小組關(guān)于工業(yè)普查準(zhǔn)備工作情況的請(qǐng)示》，“工作情況”無(wú)須請(qǐng)示，文種應(yīng)改為“報(bào)告”。

批復(fù)、復(fù)函不分：兩個(gè)不相隸屬的單位，只能用復(fù)函。如《××省人民政府關(guān)于××市總體規(guī)劃的復(fù)函》，是省政府對(duì)市政府請(qǐng)示的答復(fù)，應(yīng)把“復(fù)函”改為“批復(fù)”。

公告、通告不分：主要是將“通告”錯(cuò)用成“公告”，“公告”是屬于向國(guó)內(nèi)外宣布重要事項(xiàng)和法定事項(xiàng)，如在小區(qū)門前常見(jiàn)的《××市供電局關(guān)于××區(qū)域暫時(shí)停電的公告》、《××市關(guān)于嚴(yán)禁在市區(qū)養(yǎng)犬的公告》等，都要把“公告”改為“通告”。

除此之外，還有通報(bào)與決定不分、批復(fù)與決定不分、通報(bào)與通知不分等錯(cuò)用情況。

二忌不可并用。“文種并用”指兩種法定公文文種在標(biāo)題中同時(shí)出現(xiàn)，比較常見(jiàn)的有“關(guān)于××的請(qǐng)示報(bào)告”、“關(guān)于××的請(qǐng)示函”等。如《××縣民政局關(guān)于成立消防科的請(qǐng)示報(bào)告》(應(yīng)將“報(bào)告”刪去)，《××縣人民政府關(guān)于同意建立××集貿(mào)市場(chǎng)給縣工商局的批復(fù)函》(應(yīng)將“函”刪去)。

三忌不可自造。擬寫公文標(biāo)題時(shí)，一定要準(zhǔn)確地從本單位所在系統(tǒng)的法定文種中選定，不能自造文種。如《××關(guān)于開(kāi)展××活動(dòng)的匯報(bào)》，“匯報(bào)”不屬于公文文種，應(yīng)改為“報(bào)告”。再如《××單位關(guān)于增設(shè)××科室的申請(qǐng)》，“申請(qǐng)”也不屬于公文文種，應(yīng)改為“請(qǐng)示”。

四忌不可省略。公文標(biāo)題中表示公文文種的名詞，無(wú)論在什么情況下都不能省略。如《××市人民政府批轉(zhuǎn)市規(guī)劃局關(guān)于實(shí)施城市規(guī)劃管理的請(qǐng)示》，這不是“請(qǐng)示”而是批轉(zhuǎn)性通知，應(yīng)改為《××市人民政府批轉(zhuǎn)市規(guī)劃局關(guān)于實(shí)施城市規(guī)劃管理的請(qǐng)示的通知》。

2、事由要準(zhǔn)確。五忌不可隨意省略?！笆掠伞奔垂牡闹饕獌?nèi)容。某些公告，若正文特別簡(jiǎn)短，概括事由又很冗長(zhǎng)，省略事由未嘗不可，但事由在多數(shù)情況下是不可以省略的。如《××省人民政府關(guān)于……的決定》，不能省略為《××省人民政府決定》；《××省科學(xué)技術(shù)委員會(huì)關(guān)于詢問(wèn)貫徹全省科學(xué)技術(shù)工作會(huì)議情況的函》，不能省略為《××省科學(xué)技術(shù)委員會(huì)的函》。

六忌不可繁復(fù)冗贅。繁復(fù)冗贅的公文標(biāo)題往往含混不清，讓人難解其意。避免此病誤的關(guān)鍵是善于概括和精練詞語(yǔ)。如《國(guó)務(wù)院批轉(zhuǎn)財(cái)政部等部門關(guān)于制止亂開(kāi)減收增支口子的報(bào)告的通知》，對(duì)聯(lián)合發(fā)文的幾個(gè)部門和批轉(zhuǎn)公文的主要內(nèi)容都進(jìn)行了概括，擬制得簡(jiǎn)潔、規(guī)范。

另外，對(duì)層層轉(zhuǎn)發(fā)，即轉(zhuǎn)發(fā)層次較多的公文，盡量不要出現(xiàn)《××縣人民政府關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)××市人民政府關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)××省人民政府關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)國(guó)務(wù)院……的通知的通知的通知的通知》，可采取“直轉(zhuǎn)法”處理，將標(biāo)題簡(jiǎn)化為《××縣人民政府關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)國(guó)務(wù)院……的通知》。

七忌不可簡(jiǎn)而不明。簡(jiǎn)而不明的公文標(biāo)題，往往似是而非，改正時(shí)須根據(jù)公文內(nèi)容恰當(dāng)?shù)靥釤挸鍪掠伞Ｈ纭丁痢梁竭\(yùn)管理所航行通告》，根據(jù)文件內(nèi)容，可改為《××航運(yùn)管理所關(guān)于確保施工和航行安全的通告》；再如《××縣人民政府關(guān)于國(guó)慶節(jié)的通知》，事由“國(guó)慶節(jié)”太簡(jiǎn)單，可改為《××縣人民政府關(guān)于國(guó)慶節(jié)放假的通知》。

八忌不可錯(cuò)用詞語(yǔ)。此處主要指批轉(zhuǎn)性通知和轉(zhuǎn)發(fā)性通知中“批轉(zhuǎn)”與“轉(zhuǎn)發(fā)”的錯(cuò)用。如區(qū)縣局報(bào)來(lái)關(guān)于實(shí)施民生計(jì)量的意見(jiàn)，市局如同意在全市質(zhì)監(jiān)系統(tǒng)執(zhí)行，則應(yīng)“批轉(zhuǎn)”文種；而對(duì)省局或國(guó)家總局下發(fā)的文件，我們就會(huì)用“轉(zhuǎn)發(fā)”。在擬制這類標(biāo)題時(shí)，一定要根據(jù)行文關(guān)系來(lái)確定用“批轉(zhuǎn)”還是“轉(zhuǎn)發(fā)”。“批轉(zhuǎn)”是先批示再轉(zhuǎn)發(fā)，因此只有上級(jí)機(jī)關(guān)才有權(quán)批轉(zhuǎn)下級(jí)機(jī)關(guān)的來(lái)文。

還有一種情況是在“報(bào)告”、“請(qǐng)示”中濫用了“上報(bào)”、“呈報(bào)”、“申請(qǐng)”、“要求”、“請(qǐng)求”等報(bào)請(qǐng)性詞語(yǔ)。如《××市工商行政管理局關(guān)于上報(bào)加強(qiáng)工商行政管理工作的報(bào)告》，“上報(bào)”與“報(bào)告”重復(fù)，應(yīng)把“上報(bào)”刪去。再如《××市人民政府關(guān)于請(qǐng)求解決水利建設(shè)資金的請(qǐng)示》，“請(qǐng)求”和“請(qǐng)示”重復(fù)，應(yīng)把“請(qǐng)求”刪去。

3、形式要規(guī)范。

九忌不可出現(xiàn)語(yǔ)病。各種語(yǔ)病在公文標(biāo)題中都有可能出現(xiàn)，比如搭配不當(dāng)，語(yǔ)序不當(dāng)，成分殘缺，成分多余，句式雜糅等，應(yīng)運(yùn)用語(yǔ)法、修辭、邏輯知識(shí)加以改正。如：《××學(xué)校關(guān)于加快發(fā)展本校彩色印刷品生產(chǎn)若干措施的通知》，這個(gè)標(biāo)題動(dòng)賓搭配失當(dāng)，文種使用不當(dāng)：“加快發(fā)展”的賓語(yǔ)應(yīng)是“彩色印刷品生產(chǎn)”而不能是“若干措施”；若文件內(nèi)容有“決定采取以下措施”等語(yǔ)，應(yīng)將“通知”改為“決定”。

《××省教育廳關(guān)于加強(qiáng)普通高校保衛(wèi)工作若干問(wèn)題的試行意見(jiàn)》，這個(gè)標(biāo)題有多項(xiàng)錯(cuò)誤：一是動(dòng)賓搭配不當(dāng)，“加強(qiáng)”的賓語(yǔ)應(yīng)是“保衛(wèi)工作”而不能是‘若干問(wèn)題”；二是“若干問(wèn)題”不能限定“試行意見(jiàn)”；三是“意見(jiàn)”屬于導(dǎo)向性和參考性文書(shū)，不具有強(qiáng)制性，在“意見(jiàn)”之前再加上“試行”實(shí)屬多余。

十忌不可隨意省略或錯(cuò)用介詞“關(guān)于”。介詞“關(guān)于”在標(biāo)題中不可濫用，也不可隨意省略，而且位臵必須正確。如（舉例）《××局優(yōu)先提高辦公室生活待遇的通知》，缺少“關(guān)于”，應(yīng)在“××局”后加上“關(guān)于”；《關(guān)于××市財(cái)政局向××市物價(jià)局聯(lián)系臨時(shí)住房問(wèn)題的函》，“關(guān)于”位臵不當(dāng)，應(yīng)將“關(guān)于”移至“財(cái)政局”后?！瓣P(guān)于”濫用主要表現(xiàn)在層層轉(zhuǎn)發(fā)的公文標(biāo)題中，如《××關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)××關(guān)于××的通知》，前面的“關(guān)于”可省略，因發(fā)文機(jī)關(guān)是“轉(zhuǎn)發(fā)”這一動(dòng)作的施事者，省略“關(guān)于”不會(huì)產(chǎn)生歧義。但在兩個(gè)“關(guān)于”相距較遠(yuǎn)且不大拗口的情況下，則以不省略為好。

十一忌不可濫用或錯(cuò)用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)?！秶?guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》明確規(guī)定：“公文標(biāo)題中除法規(guī)、規(guī)章名稱加書(shū)名符號(hào)外，一般不用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)?！惫臉?biāo)題中贅加或錯(cuò)用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)的問(wèn)題一直比較嚴(yán)重。其主要表現(xiàn)，一是批轉(zhuǎn)(轉(zhuǎn)發(fā)、發(fā)布)法規(guī)、規(guī)章，不用書(shū)名號(hào)而錯(cuò)用引號(hào)，如《××省人民政府關(guān)于學(xué)習(xí)宣傳“中華人民共和國(guó)森林法”的通知》，應(yīng)把引號(hào)改為書(shū)名號(hào)；二是批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)或批復(fù)非法規(guī)性公文(如請(qǐng)示、報(bào)告、意見(jiàn)等)，濫用書(shū)名號(hào)，如《××縣人民政府批轉(zhuǎn)縣經(jīng)委〈關(guān)于加快經(jīng)濟(jì)適用房建設(shè)的意見(jiàn)〉的通知》，其中“意見(jiàn)”不屬于法規(guī)，應(yīng)去掉書(shū)名符號(hào)；三是不必使用其他標(biāo)點(diǎn)符號(hào)而隨意使用，如《××縣勞動(dòng)局關(guān)于推薦訂購(gòu)企業(yè)二、三級(jí)人員定額定員方法講座錄像片的函》，其中的頓號(hào)不能使用；四是標(biāo)點(diǎn)符號(hào)標(biāo)錯(cuò)位臵，如《××省人民政府關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)國(guó)務(wù)院〈關(guān)于職工工作時(shí)間的規(guī)定〉的通知》，應(yīng)改為《××省人民政府關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)〈國(guó)務(wù)院關(guān)于職工工作時(shí)間的規(guī)定〉的通知》。

十二忌不可不講究文字排列。標(biāo)題排列要對(duì)稱、美觀，除字?jǐn)?shù)較少的一行字標(biāo)題外，兩行以上的可排成寶塔形，也可排成長(zhǎng)短一致的雙平行形或三平行形。在轉(zhuǎn)行時(shí)，不要把人名、地名、機(jī)關(guān)名稱等專用名詞拆開(kāi)。許多公文標(biāo)題在文字排列上很不講究，主要病誤是未能盡量保持詞或詞組的完整性以及字?jǐn)?shù)搭配上的勻稱。有的將一個(gè)合成詞拆開(kāi)排成兩行，有的行與行字?jǐn)?shù)相差懸殊，有的因排列不當(dāng)造成錯(cuò)誤語(yǔ)意等等。

（二）漢字的使用規(guī)范。

1、定型的詞、詞組、成語(yǔ)、慣用語(yǔ)、縮略語(yǔ)或具有修辭色彩的詞語(yǔ)中作為語(yǔ)素的數(shù)字，必須使用漢字。如，一律，二倍體，四書(shū)五經(jīng)，五四運(yùn)動(dòng)，十一屆三中全會(huì)，十屆全國(guó)人大三次會(huì)議。

2、相鄰的兩個(gè)數(shù)字并列連用表示概數(shù)，必須使用漢字，期間不能用頓號(hào)“、”隔開(kāi)，如，三五天，兩三人，十之八九不能寫成三、五天，兩、三人，十之八、九。

3、含有月日簡(jiǎn)稱表示事件、節(jié)日和其他意義的詞組的數(shù)字要求使用漢字。如果涉及一月、十一月、十二月，應(yīng)用間隔號(hào)“??”將表示月和日的數(shù)字隔開(kāi)，并外加引號(hào)，避免歧義。涉及其他月份時(shí)，不用間隔號(hào)。是否使用引號(hào)，視事件的知名度而言。如五四運(yùn)動(dòng)，“一二??九”運(yùn)動(dòng)，“九一三”事件。

4、概數(shù)、約數(shù)數(shù)字的書(shū)寫。概率(或模糊)數(shù)字在文件中出現(xiàn)，應(yīng)當(dāng)模糊一頭，而不能模糊兩頭。如，近百人或百人左右，不能寫或“近百人左右”；80％以上或接近80％，不能寫成“接近80％以上”等。

5、文章標(biāo)題序號(hào)標(biāo)寫問(wèn)題。根據(jù)國(guó)務(wù)院的統(tǒng)一規(guī)定，文件標(biāo)題序號(hào)標(biāo)寫采用漢字和阿拉伯?dāng)?shù)字混合使用的編排方式，其標(biāo)準(zhǔn)格式是，第一層為“

一、”，第層二“(一)”，第三層為“1．”，第四層為“(1)”。

6、關(guān)于語(yǔ)序的問(wèn)題。句子中使用的定語(yǔ)、狀語(yǔ)等中心詞修飾不當(dāng)，容易產(chǎn)生語(yǔ)義混亂。如“今天，我們學(xué)了兩個(gè)國(guó)務(wù)院文件”，這里用“兩個(gè)”修飾國(guó)務(wù)院顯然是不對(duì)的，國(guó)務(wù)院只有一個(gè)，修飾的應(yīng)該是文件，應(yīng)改為“今天，我們學(xué)習(xí)了國(guó)務(wù)院的兩個(gè)文件?！背Ｒ?jiàn)的還有“原國(guó)務(wù)院總理朱容基參加了座談會(huì)?！贝颂帲霸毙揎椀膽?yīng)該是“總理”，國(guó)務(wù)院沒(méi)有原來(lái)和現(xiàn)在之分，應(yīng)改為“國(guó)務(wù)院原總理朱容基參加了座談會(huì)”。

同時(shí)，還有主體變化，側(cè)重點(diǎn)相應(yīng)轉(zhuǎn)移。

（三）引用規(guī)范。

常見(jiàn)的引用病誤，主要有以下幾種：

1、引用不規(guī)范。例如，有一份通知的開(kāi)頭是：“根據(jù)市委（2004）6號(hào)文件的要求……”根據(jù)《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》第二十八條第三項(xiàng)的規(guī)定，引用公文“應(yīng)當(dāng)先引標(biāo)題，后引發(fā)文字號(hào)”。公文中如涉及對(duì)有關(guān)法律、法規(guī)的引用，必須注意寫其全稱或規(guī)范性簡(jiǎn)稱，不能隨意裁剪。例如，我們經(jīng)常碰見(jiàn)的行政執(zhí)法中會(huì)用到法律、法規(guī)，如行政起訴方面的，此時(shí)不能用口語(yǔ)里的“根據(jù)《行訴法》第某條，”而應(yīng)改為《中華人民共和國(guó)行政訴訟法》或我國(guó)《行政訴訟法》。

2、引用不準(zhǔn)確。不能因?yàn)槲募?biāo)題較長(zhǎng)，在引用時(shí)就濫行省略，以免影響其準(zhǔn)確性。

3、引用不得體。主要有兩方面的表現(xiàn)。其一是所因內(nèi)容與上下文之間的銜接不夠緊湊，給人以不協(xié)調(diào)感。例如有一篇題為《在改革中探索發(fā)展縣辦工業(yè)的新路子》的調(diào)查報(bào)告，其中有這樣一段文字：“我市十個(gè)縣辦工業(yè)是在原來(lái)手工業(yè)社的基礎(chǔ)上，在大躍進(jìn)和大辦農(nóng)業(yè)時(shí)期，圍繞為農(nóng)業(yè)服務(wù)這個(gè)中心，用土法上馬、因陋就簡(jiǎn)的方法發(fā)展起來(lái)的。毛澤東同志指出：沒(méi)有什么困難可以阻礙人的前進(jìn)，只要奮斗，加以堅(jiān)持，困難就趕跑了……”此例所引毛澤東同志的指示，目的在于說(shuō)明該市十個(gè)縣辦工業(yè)克服困難、艱苦創(chuàng)業(yè)的斗爭(zhēng)精神，但與上下文意不連貫，引用是多余的，應(yīng)將其刪掉。

其二是引用有損公文的莊嚴(yán)風(fēng)格。例如《中共××市紀(jì)律檢查委員會(huì)關(guān)于嚴(yán)肅處理××貪污問(wèn)題的通報(bào)》中有一段文字：“作為黨員領(lǐng)導(dǎo)干部，本應(yīng)以身作則，克己奉公，用人民給的權(quán)力，忠實(shí)地為人民創(chuàng)業(yè)造福。而××相反，他無(wú)視黨紀(jì)國(guó)法，采用多種手段，與人合伙貪污人民幣×萬(wàn)元，真可謂電線桿上綁雞毛—撣（膽）子不小?！贝艘眯笳Z(yǔ)與通報(bào)文體的性質(zhì)要求不協(xié)調(diào)，有損于該文體的莊重性和嚴(yán)肅性，應(yīng)將其刪掉。

4、引用無(wú)序。公文中涉及對(duì)有關(guān)公文或經(jīng)典著作的版次、卷次、頁(yè)數(shù)、法律、法規(guī)條款項(xiàng)目等的引用，一定要注意順序。譬如剛才講的引用有關(guān)公文或文件的注意事項(xiàng)。又如對(duì)版次、卷次、頁(yè)數(shù)的引用，如引用《鄧小平文選》的某段話，應(yīng)標(biāo)注為（《鄧小平文選》第3卷，人民出版社1993年10月版，第39頁(yè)）。再如，對(duì)法律條款的引用，應(yīng)是“條、款、項(xiàng)”的順序。