第一篇：行政機(jī)關(guān)公文基本知識(shí)

行政機(jī)關(guān)公文基本知識(shí)

——苗繪

一、公文的概念

《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》規(guī)定：行政機(jī)關(guān)的公文是指行政機(jī)關(guān)在行政管理過程中形成的具有法定效力和規(guī)范體式的文書，是依法行政和進(jìn)行公務(wù)活動(dòng)的重要工具。

二、公文種類

公文種類，即可根據(jù)公文功能屬性進(jìn)行的分類，簡(jiǎn)稱文種。文種具有概括表明公文性質(zhì)、行文方向和行文目的的重要作用。目前，可劃分為15種，即決議、決定、命令(令)、公報(bào)、公告、通告、意見、通知、通報(bào)、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、議案、函、紀(jì)要。

可以用于向下級(jí)機(jī)關(guān)行文的文種占了大多數(shù)，主要有：決議、命令（令）、決定、通知、通報(bào)、批復(fù)、會(huì)議紀(jì)要等。

上行文文種主要有意見、報(bào)告和請(qǐng)示。

平行文文種主要包括函、議案、意見。

泛行文文種常用的是通告、公告。

三、公文要素

公文一般由秘密等級(jí)和保密期限、緊急程度、發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)、發(fā)文字號(hào)、簽發(fā)人、標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、附件說明、發(fā)文機(jī)關(guān)署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送機(jī)關(guān)、印發(fā)機(jī)關(guān)、印發(fā)日期和頁碼等部分組成。

四、行文規(guī)則

行文規(guī)則是指機(jī)關(guān)行文中必須遵循的行為規(guī)范，包括堅(jiān)持公文處理原則、正確處理行文關(guān)系、準(zhǔn)確把握行文方向、以恰當(dāng)?shù)男形姆绞叫形牡取?/p>

（一）機(jī)關(guān)內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)除辦公室外，不得對(duì)外正式行文。

（二）政府各部門依據(jù)部門職權(quán)可以相互行文和向下一級(jí)政府的相關(guān)業(yè)務(wù)部門行文；除以函的形式商洽工作、詢問和答復(fù)問題、審批事項(xiàng)外，一般不得向下一級(jí)政府正式行文。

（三）同級(jí)政府、同級(jí)政府各部門、上級(jí)政府部門與下級(jí)政府可以聯(lián)合行文；政府與同級(jí)黨委和軍隊(duì)機(jī)關(guān)可以聯(lián)合行文；政府部門與同級(jí)人民團(tuán)體和具有行政職能的事業(yè)單位也可以聯(lián)合行文。

（四）請(qǐng)示須“一文一事 ”，并只寫一個(gè)主送機(jī)關(guān)，不得抄送其他下級(jí)機(jī)關(guān)，不主送領(lǐng)導(dǎo)個(gè)人，不越級(jí)請(qǐng)示。報(bào)告不得夾帶請(qǐng)示事項(xiàng)。

五、公文格式

（一）紙型

行政機(jī)關(guān)公文用紙一般采用國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)A4型（210mm×297mm），左側(cè)裝訂。張貼的公文用紙大小，根據(jù)實(shí)際需要確定。公文頁面設(shè)置參數(shù)為：上下左右邊距各2.5CM，段落為多倍行距1.25。

（二）字體

發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)用小于10號(hào)小標(biāo)宋體，具體字號(hào)以醒目美觀為原則酌定。

標(biāo)題用2號(hào)小標(biāo)宋體。

秘密等級(jí)和保密期限、緊急程度及“主題詞”三字用3號(hào)黑體。

簽發(fā)人（或會(huì)簽人）姓名用3號(hào)楷體。

主題詞詞目、“簽發(fā)人”3字、發(fā)文字號(hào)及主送機(jī)關(guān)、正文、成文時(shí)間、附件說明、附注、抄送（抄報(bào)）機(jī)關(guān)以及印發(fā)（翻?。C(jī)關(guān)、日期、份數(shù)和翻印范圍等均用3號(hào)仿宋體，一般不使用其他字體。如有需要一級(jí)標(biāo)題使用黑體。

全文一律不加粗字體。

標(biāo)點(diǎn)符號(hào)一律使用全角標(biāo)點(diǎn)。

六、撰寫公文應(yīng)注意事項(xiàng)

（一）密級(jí)

涉及國(guó)家秘密的公文應(yīng)在公文首頁右上角標(biāo)明密級(jí)程度和保密期限。密級(jí)和保密期限之間用實(shí)心“★”隔開，如：機(jī)密★一年。其中，“絕密”、“機(jī)密”級(jí)公文還應(yīng)當(dāng)在首頁左上角標(biāo)明份數(shù)序號(hào)。有緊急程度的文件還應(yīng)在密級(jí)下面標(biāo)注“特急”或“急件”字樣。

（二）發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)

行政機(jī)關(guān)公文版頭（即發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)）由發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱及一條紅色橫線組成。若為“發(fā)”號(hào)公文則需在發(fā)文機(jī)關(guān)名稱后加“文件”兩字。聯(lián)合行文時(shí)，主辦機(jī)關(guān)排列在前，如聯(lián)合行文機(jī)關(guān)過多，必須保證文件首頁顯示正文（主送機(jī)關(guān)不算正文）。除明電外，發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)必須用紅色標(biāo)識(shí)。

（三）發(fā)文字號(hào)

如果是幾家單位聯(lián)合行文，只標(biāo)注主辦機(jī)關(guān)的發(fā)文字號(hào)即可。

（四）簽發(fā)人

上行文應(yīng)當(dāng)注明簽發(fā)人姓名。

（五）標(biāo)題

“發(fā)”號(hào)公文應(yīng)當(dāng)在公文標(biāo)題上標(biāo)明發(fā)文機(jī)關(guān)，其他公文不需標(biāo)明。行政機(jī)關(guān)公文多行標(biāo)題的排列方式一般是正梯形或倒梯形。

（六）主送機(jī)關(guān)

除公告、通告外，公文應(yīng)當(dāng)標(biāo)明主送機(jī)關(guān)。有些不便于在公文首頁列出主送機(jī)關(guān)的公文（如政府令、會(huì)議紀(jì)要等），主送機(jī)關(guān)可置于公文主題詞之下，抄送（抄報(bào)）機(jī)關(guān)之上。

（七）正文

正文中的結(jié)構(gòu)層次序數(shù)的標(biāo)法：第一層為“

一、”第二層為“

（一）”，第三層為“1.”，第四層為“（1）”。如有需要一級(jí)標(biāo)題使用黑體，其它層次字體不變。

（八）成文日期

行政機(jī)關(guān)成文日期一律用數(shù)字寫全稱，如：2014年5月21日。

（九）印章

印章是權(quán)力和職責(zé)的憑證，是公文生效的標(biāo)志。除會(huì)議紀(jì)要和以電報(bào)形式發(fā)出的公文外，都應(yīng)加蓋公章。行政機(jī)關(guān)加蓋印章代替署名。聯(lián)合上報(bào)的公文，由主辦機(jī)關(guān)加蓋印章；聯(lián)合下發(fā)的公文，所有發(fā)文機(jī)關(guān)都應(yīng)加蓋印章。

（十）附注

正文內(nèi)容之外需要說明的其它事項(xiàng)可用附注。附注應(yīng)在成文日期下一行，居左空2字加圓括號(hào)標(biāo)注。請(qǐng)示、報(bào)告中聯(lián)系人和聯(lián)系電話可標(biāo)注于此。

（十一）公文版記

版記是公文的最后一個(gè)要素，始終放在公文的最后一頁置于最后一行。

特別注意：

1、公文標(biāo)題中運(yùn)用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)有一項(xiàng)特殊的原則要在擬寫公文標(biāo)題時(shí)認(rèn)真遵守，即：公文標(biāo)題中除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號(hào)外，一般不用任何標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。

2、正文內(nèi)引用公文時(shí)，應(yīng)先引標(biāo)題，后引公文字號(hào)。

七、關(guān)于印發(fā)、批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)的公文

（一）通常是“印發(fā)”本級(jí)機(jī)關(guān)的，“批轉(zhuǎn)”下級(jí)機(jī)關(guān)的，“轉(zhuǎn)發(fā)”上級(jí)和不相隸屬機(jī)關(guān)的。

（二）被印發(fā)、批轉(zhuǎn)和轉(zhuǎn)發(fā)的文件，不是附件。

（三）被批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)的文件，經(jīng)處理以后，只保留原文件的標(biāo)題、正文、成文機(jī)關(guān)、成文日期，不可保留被批轉(zhuǎn)和轉(zhuǎn)發(fā)機(jī)關(guān)的印章。

（四）印轉(zhuǎn)類通知標(biāo)題中可出現(xiàn)兩個(gè)文種名稱，如轉(zhuǎn)發(fā)“意見”或“函”。但標(biāo)題不宜出現(xiàn)一個(gè)以上的“關(guān)于”或“通知”。

（五）擬定層層轉(zhuǎn)發(fā)的公文標(biāo)題時(shí)，為避免出現(xiàn)多個(gè)“關(guān)于”或“通知”，有兩種處理方法：一是采用“復(fù)轉(zhuǎn)”字樣，如：縣政府復(fù)轉(zhuǎn)國(guó)務(wù)院關(guān)于印發(fā)×××的通知。二是采用轉(zhuǎn)發(fā)公文字號(hào)的方式，如：旗政府轉(zhuǎn)發(fā)國(guó)發(fā)?2010?×××號(hào)文關(guān)于×××的通知。

第二篇：行政機(jī)關(guān)公文格式

北京市國(guó)家行政機(jī)關(guān)實(shí)施

《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文格式》印制標(biāo)準(zhǔn)（試行）

第一條 為規(guī)范本市國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文格式，保證國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文形式的嚴(yán)肅、整潔、統(tǒng)一，根據(jù)國(guó)務(wù)院發(fā)布的《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》有關(guān)規(guī)定及國(guó)家質(zhì)量技術(shù)監(jiān)督局發(fā)布的《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文格式》（GB／T9704－1999），結(jié)合本市實(shí)際，制定本標(biāo)準(zhǔn)。

第二條 本標(biāo)準(zhǔn)適用于本市各級(jí)國(guó)家行政機(jī)關(guān)。其他單位可參照?qǐng)?zhí)行。

第三條 本標(biāo)準(zhǔn)由國(guó)家行政機(jī)關(guān)通用的公文用紙、公文各要素標(biāo)識(shí)、公文排版、公文印刷、公文裝訂等部分組成。

第四條 公文用紙一般采用國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)A4型（210毫米×297毫米）。

（一）公文用紙技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)：一般為60克～80克的膠版印刷紙或者復(fù)印紙；紙張白度為85％～90％左右；橫向耐折度≥15次，不透明度≥85％，PH值為7．5～9．5。

（二）公文版心規(guī)格：156毫米×225毫米（不含頁碼）。

（三）公文頁邊：公文用紙上白邊為：37毫米±1毫米，下白邊為35毫米±1毫米；公文用紙左白邊為28毫米±1毫米，右白邊為26毫米±1毫米。

第五條 公文各要素劃分為公文眉首、公文主體、公文版記。

第六條 公文眉首標(biāo)識(shí)規(guī)則：公文眉首為置于公文首頁紅色反線（寬度為版心規(guī)格156毫米）以上的各要素，按排列順序依次為：公文份數(shù)序號(hào)、秘密等級(jí)和保密期限、緊急程度、發(fā)文機(jī)關(guān)名稱、發(fā)文字號(hào)、簽發(fā)人、紅色反線等部分。

（一）公文份數(shù)序號(hào)：為公文印制若干份時(shí)每份公文的順序編號(hào)，使用阿拉伯?dāng)?shù)碼，頂格標(biāo)識(shí)在版心左上角第1行。

（二）秘密等級(jí)和保密期限：如需要標(biāo)識(shí)秘密等級(jí)，使用3號(hào)黑體字，頂格標(biāo)識(shí)在版心右上角第1行，兩字之間空1字；如需要標(biāo)識(shí)保密期限，使用3號(hào)黑體字，頂格標(biāo)識(shí)在版心右上角第1行，秘密等級(jí)和保密期限之間用“★”隔開。

（三）緊急程度：如需要標(biāo)識(shí)緊急程度，使用3號(hào)黑體字，頂格標(biāo)識(shí)在版心右上角第1行，兩字之間空1字；如需要同時(shí)標(biāo)識(shí)秘密等級(jí)和緊急程度，秘密等級(jí)頂格標(biāo)識(shí)在版心右上角第1行，緊急程度頂格標(biāo)識(shí)在版心右上角第2行。

（四）發(fā)文機(jī)關(guān)名稱：由發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或者規(guī)范化簡(jiǎn)稱加“文件”組成。發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)上邊緣至版心邊緣一般為25毫米。發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)推薦使用小標(biāo)宋體字（紅色），字號(hào)按照醒目美觀原則確定，一般應(yīng)當(dāng)小于22毫米×15毫米。聯(lián)合行文時(shí)主辦機(jī)關(guān)名稱應(yīng)當(dāng)排列在前，如

加“文件”，應(yīng)置于發(fā)文機(jī)關(guān)名稱右側(cè)，上下居中排布；如聯(lián)合行文機(jī)關(guān)過多，必須保證公文首頁顯示正文。

（五）發(fā)文字號(hào)：發(fā)文字號(hào)由發(fā)文機(jī)關(guān)代字、年份和序號(hào)組成。發(fā)文機(jī)關(guān)名稱下空2行，用3號(hào)仿宋體字，居中排布；年份和序號(hào)用阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)識(shí)；年份使用全稱，用六角括號(hào)“〔〕”擴(kuò)入；序號(hào)不編虛位（即1不編為001），不加“第”字。

（六）簽發(fā)人：上報(bào)的公文標(biāo)識(shí)簽發(fā)人姓名，平行排列于發(fā)文字號(hào)右側(cè)；發(fā)文字號(hào)居左空1字，簽發(fā)人姓名居右空1字；“簽發(fā)人”用3號(hào)仿宋體字，后標(biāo)全角冒號(hào)，冒號(hào)后用3號(hào)楷體字標(biāo)識(shí)簽發(fā)人姓名。如有多個(gè)簽發(fā)人，主辦單位簽發(fā)人姓名置于第1行，其他簽發(fā)人姓名從第2行起在主辦單位簽發(fā)人姓名之下按發(fā)文單位順序依次排列，下移紅色反線，使發(fā)文字號(hào)與最后一個(gè)簽發(fā)人姓名處在同一行，并與紅色反線相距4毫米。

（七）紅色反線：發(fā)文字號(hào)之下4毫米處印一條與版心等寬（156毫米）的紅色線。

第七條 公文主體標(biāo)識(shí)規(guī)則：公文主體為公文首頁紅色反線以下到主題詞以上部分，按排列順序依次為：公文標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)名稱、正文、附件序號(hào)及附件標(biāo)題、成文日期、機(jī)關(guān)印章、附注等部分。

（一）公文標(biāo)題：紅色反紅下空2行，使用2號(hào)小標(biāo)宋體字，居中排布，寬度不超過版心（156毫米）；2行以上的標(biāo)題，回行時(shí)要做到詞意完整，排列對(duì)稱，間距恰當(dāng)。

（二）主送機(jī)關(guān)名稱：標(biāo)題下空1行，左側(cè)頂格用3號(hào)仿宋體字標(biāo)識(shí)，回行時(shí)仍頂格；最后1個(gè)主送機(jī)關(guān)名稱后標(biāo)全角冒號(hào)。如主送機(jī)關(guān)名稱過多，公文首頁不能顯示正文時(shí)，應(yīng)當(dāng)將主送機(jī)關(guān)名稱移至版記中的主題詞之下、抄送之上，標(biāo)識(shí)方法同抄送。

（三）批（按）語：使用3號(hào)仿宋體字或者3號(hào)楷體字，寬度不超過24個(gè)字。

（四）公文正文：主送機(jī)關(guān)名稱下1行，每自然段左空2個(gè)字，回行頂格，使用3號(hào)仿宋體字；公文正文中小標(biāo)題使用3號(hào)黑體字。數(shù)字、年份不能回行。

（五）附件：公文如有附件，在正文下空1行，左空2字，用3號(hào)仿宋體字標(biāo)識(shí)“附件”，其后標(biāo)全角冒號(hào)和附件標(biāo)題，附件標(biāo)題后不加標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。如有序號(hào)，使用阿拉伯?dāng)?shù)碼。附件應(yīng)當(dāng)與公文正文一起裝訂，并在左上角第1行頂格標(biāo)識(shí)“附件”或者“附件”及序號(hào)；附件序號(hào)與附件標(biāo)題前后標(biāo)識(shí)應(yīng)當(dāng)一致。如附件與公文正文不能一起裝訂，應(yīng)當(dāng)在附件左上角第1行頂格標(biāo)識(shí)公文的發(fā)文字號(hào)，并在其后標(biāo)識(shí)“附件”或者“附件”及序號(hào)。

（六）成文日期和機(jī)關(guān)印章：成文日期用漢字將年、月、日標(biāo)全；“零”寫為“O”。機(jī)關(guān)印章使用紅色。

1．單一機(jī)關(guān)制發(fā)的公文，落款處不署發(fā)文機(jī)關(guān)名稱，只標(biāo)識(shí)成文日期；成文日期右空4個(gè)字；加蓋印章應(yīng)當(dāng)上距正文2毫米～4毫米，端正、居中，下壓成文日期。

2．聯(lián)合機(jī)關(guān)制發(fā)的公文，需要加蓋2個(gè)印章時(shí)，應(yīng)當(dāng)將日期拉開，左右各空7個(gè)字；主辦機(jī)關(guān)在前，2個(gè)印章均壓成文日期，采用同種加蓋印章方式，并保證印章端正、排列整齊；2個(gè)印章之間互不相交叉或者相切，相距不超過3毫米。

3．聯(lián)合機(jī)關(guān)制發(fā)的公文，需要加蓋3個(gè)以上印章時(shí)，應(yīng)當(dāng)將各發(fā)文機(jī)關(guān)名稱（可使用規(guī)范簡(jiǎn)稱）排在成文日期和正文之間；每排最多排3個(gè)印章，兩端不得超出版心；最后一排如排1個(gè)或者2個(gè)印章，均居中排布；印章之間互不相交叉或者相切；在最后一排印章之下右空2個(gè)字標(biāo)識(shí)成文日期。

4．特殊情況說明：不得出現(xiàn)空白印章；當(dāng)印章下弧無文字時(shí)，采用下套方式，以下弧壓在成文日期上；當(dāng)印章下弧有文字時(shí)，采用中套方式，將印章中心線壓在成文日期上；當(dāng)公文排版后所?？瞻滋幉荒苋菹掠≌挛恢脮r(shí)，應(yīng)當(dāng)采用調(diào)整行距、字距的方式處理，必須使印章與正文同處一頁；不得標(biāo)識(shí)“此頁無正文”。會(huì)議紀(jì)要不加蓋印章。

（七）附注：公文如有附注，居成文日期左下方，空3行，用3號(hào)仿宋體字，左空2個(gè)字加圓括號(hào)標(biāo)識(shí)。

第八條 公文版記標(biāo)識(shí)規(guī)則：公文版記為主題詞及其主題記號(hào)以下部分，置于公文最后一頁，按排列順序依次為：主題詞、分欄線、抄送、印發(fā)（翻?。C(jī)關(guān)和印發(fā)（翻印）日期、印數(shù)等部分。

（一）主題詞：“主題詞”使用3號(hào)黑體字，居左頂格標(biāo)識(shí)，后標(biāo)全角冒號(hào)；詞目使用3號(hào)小標(biāo)宋體字，接排于冒號(hào)之后；詞目之間空1個(gè)字，不加標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。

（二）分欄線：主題詞以下，每欄均用分欄線隔開，首線與底線用反線，中間為正線，寬度同版心（156毫米）。

（三）抄送：公文如有抄送，在主題詞下1行，左右各空1個(gè)字，使用4號(hào)仿宋體字標(biāo)識(shí)，“抄送”后標(biāo)全角冒號(hào)；抄送機(jī)關(guān)名稱排于冒號(hào)之后，抄送機(jī)關(guān)名稱之間用頓號(hào)或者逗號(hào)隔開，回行時(shí)與冒號(hào)后的抄送機(jī)關(guān)對(duì)齊；最后1個(gè)抄送機(jī)關(guān)后標(biāo)句號(hào)。如主送機(jī)關(guān)移至主題詞之下，標(biāo)識(shí)方法同抄送機(jī)關(guān)。

（四）印發(fā)（翻?。C(jī)關(guān)和印發(fā)（翻?。┤掌冢河“l(fā)（翻?。C(jī)關(guān)名稱和印發(fā)（翻?。┤掌谄搅杏谝恍?，使用4號(hào)仿宋體字，左右各空1個(gè)字，位于抄送機(jī)關(guān)之下；無抄送機(jī)關(guān)的，位于主題詞之下。印發(fā)日期以公文付印的日期為準(zhǔn)，使用阿拉伯?dāng)?shù)碼。

（五）印數(shù)：版心右下端，右空2個(gè)字，使用小4號(hào)仿宋體字。

第九條 頁碼：均使用4號(hào)半角白體阿拉伯?dāng)?shù)碼，置于版心下邊緣之下1行，數(shù)碼左右各放4號(hào)一字線，一字線距版心下邊緣7毫米。單頁碼居右空1字，雙頁碼居左空1字?？瞻醉摵涂瞻醉撘院蟮捻摬粯?biāo)識(shí)頁碼。

第十條 公文中的表格：公文如有附表，表格長(zhǎng)寬比例與版心比例同，阿拉伯?dāng)?shù)字要對(duì)齊數(shù)位；橫排表格，應(yīng)當(dāng)將頁碼置于表格左側(cè)，單頁碼置于表格左下角，雙頁碼置于表格左上角；單頁碼表頭在訂口一邊，雙頁碼表頭在切口一邊。

第十一條 公文成品排版標(biāo)準(zhǔn)：公文中的橫向距離的長(zhǎng)度單位為“字”，指1個(gè)漢字所占空間；公文中的縱向距離的長(zhǎng)度單位為“行”，指以3號(hào)字為高度加3號(hào)字高度7／8倍的距離為一基準(zhǔn)行。一般每頁排22行，每行排28個(gè)字。其它部分按本標(biāo)準(zhǔn)第六、七、八、九、十條的規(guī)定排版。

（一）文字準(zhǔn)確率100％，編排美觀；規(guī)格符合標(biāo)準(zhǔn)，版心端正，誤差不超過1毫米。

（二）字跡清楚，圖文附著牢固、親墨親水性好。

（三）版心不斜不走，版面干凈，無底灰、無污點(diǎn)、無劃痕。

（四）制版樣張字跡清晰，筆劃實(shí)，無斷劃，清潔無臟，不歪不斜。

（五）頁碼順序拼制準(zhǔn)確，誤差不超過±1毫米。

第十二條 公文印刷標(biāo)準(zhǔn)：印刷字面清晰，無段劃；墨色純正、濃淡適度均勻；套印準(zhǔn)確、上下一致；白邊保留符合規(guī)定要求，無臟、無皺、無破、無白頁。

（一）套印準(zhǔn)確，白邊符合標(biāo)準(zhǔn)，誤差均不超過±2毫米。

（二）字跡清楚、印品著墨實(shí)、均勻，字面不花、不白、前后一致。

（三）無掉字、無斷劃，無破頁、無白頁，不起皺，無倒印、錯(cuò)印。

（四）印刷份數(shù)準(zhǔn)確。

（五）雙面印刷，頁碼套正，兩頁頁碼之間誤差不超過2毫米。

第十三條 公文裝訂標(biāo)準(zhǔn)：左側(cè)裝訂，整齊牢固，不掉頁；切口光潔，符合標(biāo)準(zhǔn)，數(shù)量準(zhǔn)確。

（一）無多頁、無缺頁，無顛倒、無混裝，無漏號(hào)、無重號(hào)。

（二）裁切規(guī)格符合標(biāo)準(zhǔn)，誤差不超過±1毫米；不歪、不斜，四角成90°直角。

（三）清潔無臟，無折角、無刀花，無毛茬、無缺損。

（四）裝本平整，釘距適當(dāng)，無壞釘、無漏釘、無重釘，膠裝不掉頁、不粘面，膠口不超過5毫米。

（五）序號(hào)準(zhǔn)確，碼放整齊。

第十四條 本標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行中的具體問題，由市政府辦公廳負(fù)責(zé)解釋。

第十五條 本標(biāo)準(zhǔn)自2001年1月1日起施行。

附件：公文格式式樣（略）

第三篇：行政機(jī)關(guān)公文寫作知識(shí)

公文，即公務(wù)文書，是指黨政機(jī)關(guān)，企事業(yè)單位和一切社會(huì)團(tuán)體在處理公務(wù)過程中形成的有現(xiàn)行功用和特定格式的文字材料。行政機(jī)關(guān)公文（以下簡(jiǎn)稱公文）是行政機(jī)關(guān)在行政管理過程中形成的具有法定效力和規(guī)范體式的文書，通俗的講，就是我們平時(shí)所講的文件，它是依法行政和進(jìn)行公務(wù)活動(dòng)的工具。

一、公文的種類與適用范圍公文的種類主要有13個(gè)文種，包括：命令(令)適用于依照有關(guān)法律公布行政法規(guī)和規(guī)章；宣布施行重大強(qiáng)制性行政措施；嘉獎(jiǎng)有關(guān)單位及人員。決定適用于對(duì)重要事項(xiàng)或者重大行動(dòng)作出安排，獎(jiǎng)懲有關(guān)單位及人員，變更或者撤銷下級(jí)機(jī)關(guān)不適當(dāng)?shù)臎Q定事項(xiàng)。公告 適用于向國(guó)內(nèi)外宣布重要事項(xiàng)或者法定事項(xiàng)。通告適用于公布社會(huì)各有關(guān)方面應(yīng)當(dāng)遵守或者周知的事項(xiàng)。通知 適用于批轉(zhuǎn)下級(jí)機(jī)關(guān)的公文，轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)機(jī)關(guān)和不相隸屬機(jī)關(guān)的公文，傳達(dá)要求下級(jí)機(jī)關(guān)辦理和需要有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項(xiàng)，任免人員。通報(bào) 適用于表彰先進(jìn)，批評(píng)錯(cuò)誤，傳達(dá)重要精神或者情況.議案適用于各級(jí)人民政府按照法律程序向同級(jí)人民代表大會(huì)或人民代表大會(huì)常務(wù)委員會(huì)提請(qǐng)審議事項(xiàng)。

第四篇：行政機(jī)關(guān)函件公文格式

X X人 民 政 府HX-OL-﹝2013﹞001號(hào)

XX人民政府

關(guān)于的----

XX：

---------------------------------------。（正文用3號(hào)仿宋，每頁22行，每行28個(gè)字，首頁不顯示頁碼）

一、------------------。（標(biāo)題可用3號(hào)宋體）

（一）----------------。

1．-------------------。

（1）-----------------。

二、-------------------。

三、-------------------。

附件：(函件首頁不加頁碼)

1．------------

2．------------

印章

（單位右空４字）二○一三年月日（右空2字）

（附注：-------------------）

主題詞： 詞目用3號(hào)仿宋，詞間空一格，自創(chuàng)加三角。抄送：----、----、----。不抄送領(lǐng)導(dǎo)個(gè)人（左空一字）（共印份）2

第五篇：行政機(jī)關(guān)辦會(huì)基本知識(shí)

行政機(jī)關(guān)辦會(huì)基本知識(shí)（2009年12月）

一、會(huì)議概述

（一）會(huì)議的涵義與作用

組織會(huì)議，簡(jiǎn)稱“辦會(huì)”，是辦公室或秘書工作的重要內(nèi)容之一。什么是會(huì)議?簡(jiǎn)單地說，三個(gè)人以上、聚合在一起、就某個(gè)或某些議題進(jìn)行討論、研究和解決，就是會(huì)議。會(huì)議是溝通信息、協(xié)調(diào)關(guān)系、集思廣益、制定計(jì)劃、科學(xué)決策的重要手段。

通常，召開會(huì)議需要一定的時(shí)間，在一定的地點(diǎn)，正式的會(huì)議還要冠以能反映會(huì)議內(nèi)容、性質(zhì)、人員、時(shí)間、地點(diǎn)等完整而確切的名稱。

1、會(huì)議可按不同的標(biāo)準(zhǔn)劃分為不同的類別。會(huì)議的種類非常多,如:有黨代會(huì)、人代會(huì)、專題會(huì)、現(xiàn)場(chǎng)辦公會(huì)、聯(lián)席會(huì)、總結(jié)會(huì)、表彰會(huì)、座談會(huì)、電視電話會(huì)等等。

2、會(huì)議的作用。會(huì)議的作用：一是有利于集實(shí)行體領(lǐng)導(dǎo)；二是有利于執(zhí)行黨的民主集中制原則；三是有利于溝通思想，統(tǒng)一認(rèn)識(shí)，協(xié)調(diào)工作；四是有利于指導(dǎo)和推動(dòng)工作的順利開展。

（二）會(huì)議的要素及特點(diǎn)

一般來說，會(huì)議有六個(gè)要素，即：與會(huì)者、主持人、議題、名稱、時(shí)間、地點(diǎn)。

會(huì)議的基本特點(diǎn)：一是必須合法；二是必須有一定議題；三是必須有一個(gè)最低人數(shù)臨界點(diǎn)；四是與會(huì)者有平等發(fā)表意見的機(jī)會(huì)；五是會(huì)議的目的；六是要有組織、有領(lǐng)導(dǎo)的舉行會(huì)議。

二、會(huì)前準(zhǔn)備

在領(lǐng)導(dǎo)確定了會(huì)議諸要素以后，辦公室或者秘書就應(yīng)著手做準(zhǔn)備工作了。會(huì)前準(zhǔn)備很重要，不允許有絲毫的疏漏和差錯(cuò)。會(huì)前準(zhǔn)備充分是會(huì)議成功的保證。

（一）會(huì)議計(jì)劃和成本預(yù)算

1、會(huì)議計(jì)劃（會(huì)議方案）。

首先，會(huì)議計(jì)劃應(yīng)明確會(huì)議的目的和任務(wù)，確定會(huì)議的名稱、出席對(duì)象、主持人、規(guī)模、規(guī)格、召開時(shí)間、需用時(shí)間、地點(diǎn)、議程等，即會(huì)議六要素的具體化。

其次，會(huì)議計(jì)劃應(yīng)明確會(huì)議應(yīng)做哪些準(zhǔn)備工作，如需用哪些文件，會(huì)場(chǎng)怎樣布臵，是否需要食宿、車輛，是否安排參觀、文化娛樂等其他活動(dòng)。

再次，決定會(huì)議的工作人員和服務(wù)人員，必要時(shí)成立籌備組、會(huì)務(wù)組、臨時(shí)秘書處或籌備委員會(huì)。

會(huì)議計(jì)劃由辦公室（或者是指定的科室、部門）、會(huì)議秘書組或者秘書擬訂、提出，總體要求是越詳細(xì)越好。經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審核批準(zhǔn)后再由會(huì)議各工作組或秘書秘書處組織人員分頭按計(jì)劃執(zhí)行。

2、會(huì)議成本預(yù)算。一般來說，會(huì)期超過一天的會(huì)議，必須計(jì)算成本，作出預(yù)算。

（二）文件準(zhǔn)備

較重要的會(huì)議都需要事先準(zhǔn)備會(huì)議文件。會(huì)議文件有兩大類：一類是供會(huì)上學(xué)習(xí)參考的文件資料。另一類就是會(huì)議本身所產(chǎn)生的文件。

會(huì)前需要準(zhǔn)備的文件大致有以下9個(gè)方面：

1、會(huì)議須知。會(huì)議須知是向與會(huì)人員提供的、使與會(huì)人員了解掌握會(huì)議全過程安排的會(huì)議文件。內(nèi)容一般包括會(huì)議議程、分組討論安排、作息時(shí)間、食宿安排、活動(dòng)安排、紀(jì)律要求、會(huì)務(wù)組織等。

2、主持辭。主持辭是主持會(huì)議的領(lǐng)導(dǎo)引導(dǎo)會(huì)議按照預(yù)定程序進(jìn)行的用稿。內(nèi)容大體包括七方面：

（1）對(duì)會(huì)議主題或主要內(nèi)容進(jìn)行說明；

（2）對(duì)會(huì)議議程和會(huì)議目的進(jìn)行說明；

（3）介紹會(huì)議組成人員情況（要注意準(zhǔn)確介紹參會(huì)領(lǐng)導(dǎo)的職務(wù)，有規(guī)范要求）；

（4）對(duì)會(huì)議紀(jì)律和要求作強(qiáng)調(diào)；（5）引導(dǎo)會(huì)議按照議程有序進(jìn)行；

（6）對(duì)會(huì)議進(jìn)行階段小結(jié)或總結(jié)；

（7）對(duì)會(huì)務(wù)組織或有關(guān)人員表示肯定和感謝。

3、致辭。也可叫作祝詞。它是泛指對(duì)人、對(duì)事表示祝賀的言辭或文章。我們這里講的是指對(duì)會(huì)議表示祝賀的言辭或文章。致辭一般對(duì)象是事情未果，表示祝愿、希望的意思。致辭篇幅簡(jiǎn)明扼要，帶有禮儀性質(zhì)。內(nèi)容大體包括四方面：

（1）對(duì)會(huì)議的召開或在本地召開表示祝賀和歡迎；（2）對(duì)會(huì)議的重要意義表示肯定；

（3）介紹本地的主要情況以及本地涉及會(huì)議主題的主要做法、經(jīng)驗(yàn)和不足；

（4）預(yù)祝會(huì)議成功并對(duì)與會(huì)人員表示祝愿。

4、開幕詞。一般針對(duì)大型或比較莊重的會(huì)議來準(zhǔn)備。開幕詞是會(huì)議開始時(shí)會(huì)議主席所作的發(fā)言稿，一般帶有預(yù)告及禮儀性質(zhì)，比較簡(jiǎn)短。內(nèi)容大體包括三方面：

（1）對(duì)來賓和與會(huì)人員表示歡迎。

（2）對(duì)會(huì)議的內(nèi)容、任務(wù)、目的作簡(jiǎn)要介紹。

（3）預(yù)祝會(huì)議成功。

5、工作報(bào)告。工作報(bào)告是會(huì)議的主要文件，其中的主要內(nèi)容往往是會(huì)議討論的中心議題。工作報(bào)告必須有實(shí)質(zhì)性的內(nèi)容，既可以是對(duì)前階段工作成果、經(jīng)驗(yàn)、缺點(diǎn)的回顧與總結(jié)，也可以是對(duì)后階段工作提出計(jì)劃、預(yù)算、部署或展望。工作報(bào)告既要全面，又要重點(diǎn)突出。篇幅一般較長(zhǎng)，幾千字到幾萬字不等，視內(nèi)容而定。

6、發(fā)言稿。這里指的是除工作報(bào)告之外的其他與會(huì)者的發(fā)言稿。發(fā)言稿也要有具體的內(nèi)容，但不像工作報(bào)告那樣面面俱到。有些會(huì)議對(duì)發(fā)言時(shí)間有限定，發(fā)言稿一般不宜太長(zhǎng)。

7、閉幕詞。一般針對(duì)大型或比較莊重的會(huì)議來準(zhǔn)備。

8、會(huì)議總結(jié)。單獨(dú)形成會(huì)議總結(jié)的會(huì)議很少，一般可安排在領(lǐng)導(dǎo)會(huì)議結(jié)束時(shí)的講話中作一總結(jié)性的歸納；也可由主持人在主持辭中 作一總結(jié)性的歸納。會(huì)議總結(jié)既要對(duì)會(huì)議全過程的基本情況以及會(huì)議特點(diǎn)、成效和不足進(jìn)行歸納，也要對(duì)貫徹落實(shí)會(huì)議精神以及下步主要工作進(jìn)行要求和部署。

9、其他會(huì)議文書。除上述需要準(zhǔn)備的文件之外，還必須準(zhǔn)備好會(huì)議所用的技術(shù)性、程序性文書材料，如：會(huì)議通知、與會(huì)人員名單、席位卡、通訊錄、車輛調(diào)度表、獎(jiǎng)牌證書、會(huì)議證件等等。

（三）會(huì)場(chǎng)準(zhǔn)備

對(duì)會(huì)場(chǎng)的要求總體是：整潔、安靜、明亮、空氣流通、大小適宜、一應(yīng)設(shè)備齊全、利于安全和保密。具休要求如下：

1、會(huì)場(chǎng)布臵。會(huì)場(chǎng)是否舒適,會(huì)影響到會(huì)議的效果,要考慮周到，妥善布臵。

2、主席臺(tái)席位。按我國(guó)傳統(tǒng)習(xí)慣左為首右為次。（具體詳見圖例）

3、會(huì)場(chǎng)設(shè)施。

4、其他準(zhǔn)備。

（四）會(huì)議通知

會(huì)前一切準(zhǔn)備就緒之后，就應(yīng)及時(shí)發(fā)送會(huì)議通知，以便與會(huì)人員提前做好準(zhǔn)備。會(huì)議通知一般分書面通知和口頭通知兩種。書面通知態(tài)度莊重嚴(yán)肅，備忘性好，參加人數(shù)較多或比較莊重的會(huì)議，宜發(fā)書面通知?？陬^通知特別是電話通知，應(yīng)擬一個(gè)電話通知稿，以便簡(jiǎn)明、扼要、完整地進(jìn)行通知。重要會(huì)議的通知發(fā)出后，應(yīng)及時(shí)檢查并進(jìn)行落實(shí)。本單位的小型會(huì)議，可采用口頭、電話等方式通知；全局性、邀請(qǐng)外單位或跨地區(qū)的會(huì)議必須寄送書面通知，有的邀請(qǐng)性會(huì)議則可寄送請(qǐng)柬或邀請(qǐng)信。

會(huì)議通知上應(yīng)寫明下列內(nèi)容：

1、會(huì)議是正式通知或是預(yù)通知；

2、會(huì)議經(jīng)哪一級(jí)同意召開或根據(jù)什么召開；

3、會(huì)議名稱和主要議題（內(nèi)容）。

4、會(huì)議報(bào)到、召開的時(shí)間、會(huì)期或地點(diǎn)(會(huì)址)。

5、參加對(duì)象（分類說明）。

6、須作什么準(zhǔn)備。

7、相關(guān)要求（下延通知、回執(zhí)、紀(jì)律、報(bào)道、乘車等）。

8、召集單位署名、通知發(fā)出日期，加蓋公章。

一個(gè)會(huì)議通知是否寫得齊全完整，主要評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)：會(huì)議通知發(fā)出之后，除反饋參加名單外，沒有任何一個(gè)單位來電咨詢關(guān)于開會(huì)的有關(guān)內(nèi)容。

（五）預(yù)定食宿

本單位召開會(huì)議，一般都不會(huì)安排食宿，至多有的單位年終大會(huì)會(huì)安排職工聚餐。但本系統(tǒng)或全局性、跨地區(qū)的會(huì)議一般都要安排食宿。兵馬未動(dòng)，糧草先行。一次會(huì)議的成功舉辦，食宿安排得是否恰當(dāng)也是很關(guān)鍵的。此項(xiàng)工作需要注意的是：

1、必須提前預(yù)定。

2、便于集中管理。

3、堅(jiān)持量力而行。

4、把握不同需求。

三、會(huì)中服務(wù)

會(huì)中服務(wù)，是召開會(huì)議的實(shí)質(zhì)性環(huán)節(jié)，在這一環(huán)節(jié)中，既要認(rèn)真組織落實(shí)好既定的會(huì)議方案（各項(xiàng)議程），又要了解和掌握會(huì)議過程中出現(xiàn)的新情況、新問題并及時(shí)加以解決，同時(shí)還要超前考慮會(huì)后的跟蹤落實(shí)事宜。需要做的工作主要有：

（一）會(huì)議報(bào)到。會(huì)議報(bào)到是指需要集中住宿的中大型會(huì)議的與會(huì)者到達(dá)指定地點(diǎn)并由會(huì)務(wù)人員或辦公室進(jìn)行統(tǒng)一接待的過程。報(bào)到是會(huì)議秘書部門準(zhǔn)確掌握與會(huì)人員到會(huì)情況并實(shí)施組織的重要一環(huán)。對(duì)于應(yīng)該報(bào)到而未及時(shí)報(bào)到的，應(yīng)注意催促。報(bào)到完畢后，應(yīng)匯總情況，向會(huì)議領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告。需注意事項(xiàng)有：

1、進(jìn)行報(bào)到登記。

2、分發(fā)會(huì)議須知（會(huì)議方案）、相關(guān)會(huì)議文件材料或紀(jì)念品，未盡事項(xiàng)或其他需要告知與會(huì)者的事宜進(jìn)行當(dāng)面交代。

3、按照事先與住宿點(diǎn)聯(lián)系排布好的房號(hào)安排入住。

4、進(jìn)行報(bào)到情況匯總。

（二）會(huì)場(chǎng)服務(wù)。是指正式召開會(huì)議期間會(huì)議工作班子或辦公室所開展的涉及政務(wù)和事務(wù)服務(wù)全過程。內(nèi)容主要包括會(huì)議簽到、分發(fā)材料、起用會(huì)場(chǎng)一應(yīng)設(shè)施、供水、會(huì)議司儀、收集匯總意見、會(huì)議記錄、制發(fā)會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)等。

1、會(huì)議簽到。要備有專門的簽到冊(cè)，注明到會(huì)人員的單位、姓名、職務(wù)，會(huì)后應(yīng)作為會(huì)議資料存檔備查。要根據(jù)會(huì)議場(chǎng)所門廳設(shè)計(jì)來安排簽到席，并指定專人負(fù)責(zé)。

2、分發(fā)材料?？捎韶?fù)責(zé)會(huì)議簽到的人員一并完成。

3、起用會(huì)場(chǎng)一應(yīng)設(shè)施。需提前到場(chǎng)檢查并開啟、放臵。

4、供水。根據(jù)會(huì)議實(shí)際需要確定用水、用茶或其他飲料，并安排專人負(fù)責(zé)。

5、會(huì)議司儀。比較莊重的會(huì)議應(yīng)考慮安排專門的司儀，并為其準(zhǔn)備好司儀稿。同時(shí)要根據(jù)會(huì)議性質(zhì)選擇好司儀的著裝。

6、收集匯總意見。安排有討論的會(huì)議，應(yīng)指定專人參加討論負(fù)責(zé)收集與會(huì)人員的意見建議，討論結(jié)束后及時(shí)進(jìn)行整理匯總提交會(huì)議主席或主持人，以供會(huì)議表決或供會(huì)后決策使用。

7、會(huì)議記錄。會(huì)議記錄是有關(guān)會(huì)議情況的筆錄。一般用于比較重要和正式的會(huì)議，并使用專門的記錄簿。它的作用在于正確反映會(huì)議情況，以作為整理會(huì)議文件、總結(jié)經(jīng)驗(yàn)、研究工作等存查備考的一種歷史資料。比較重要的會(huì)議都有兩個(gè)以上的記錄員。

8、制發(fā)會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)。制發(fā)會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)，主要是針對(duì)大中型會(huì)議而言，且會(huì)議一般安排分組討論。會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)是報(bào)道、交流有關(guān)重要會(huì)議內(nèi)容和情況的簡(jiǎn)報(bào)。這類簡(jiǎn)報(bào)專門報(bào)道會(huì)議期間的情況：包括會(huì)議進(jìn)程、討論內(nèi)容、與會(huì)者提出的問題、建議以及會(huì)議的決議事項(xiàng)等。

（三）活動(dòng)組織。

（四）就餐安排。

四、會(huì)后跟蹤 一次成功的會(huì)議，不能僅僅看會(huì)議的準(zhǔn)備和會(huì)議期間的服務(wù)質(zhì)量，而會(huì)后的跟蹤服務(wù)、督促檢查工作往往更為重要。這是體現(xiàn)辦公室或秘書人員助手作用的重要方面。

會(huì)后跟蹤服務(wù)、督促檢查工作主要是針對(duì)會(huì)議決定事項(xiàng)和其他會(huì)議要求事項(xiàng)?？刹捎弥攸c(diǎn)督查或?qū)ｍ?xiàng)督查的方式。跟蹤服務(wù)、督促檢查可用情況專報(bào)的方式報(bào)告給領(lǐng)導(dǎo)，必要時(shí)要提出處理意見供領(lǐng)導(dǎo)參考。