第一篇：行政機關(guān)公文基本知識

行政機關(guān)公文基本知識

——苗繪

一、公文的概念

《國家行政機關(guān)公文處理辦法》規(guī)定：行政機關(guān)的公文是指行政機關(guān)在行政管理過程中形成的具有法定效力和規(guī)范體式的文書，是依法行政和進行公務(wù)活動的重要工具。

二、公文種類

公文種類，即可根據(jù)公文功能屬性進行的分類，簡稱文種。文種具有概括表明公文性質(zhì)、行文方向和行文目的的重要作用。目前，可劃分為15種，即決議、決定、命令(令)、公報、公告、通告、意見、通知、通報、報告、請示、批復(fù)、議案、函、紀要。

可以用于向下級機關(guān)行文的文種占了大多數(shù)，主要有：決議、命令（令）、決定、通知、通報、批復(fù)、會議紀要等。

上行文文種主要有意見、報告和請示。

平行文文種主要包括函、議案、意見。

泛行文文種常用的是通告、公告。

三、公文要素

公文一般由秘密等級和保密期限、緊急程度、發(fā)文機關(guān)標識、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標題、主送機關(guān)、正文、附件說明、發(fā)文機關(guān)署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送機關(guān)、印發(fā)機關(guān)、印發(fā)日期和頁碼等部分組成。

四、行文規(guī)則

行文規(guī)則是指機關(guān)行文中必須遵循的行為規(guī)范，包括堅持公文處理原則、正確處理行文關(guān)系、準確把握行文方向、以恰當?shù)男形姆绞叫形牡取?/p>

（一）機關(guān)內(nèi)設(shè)機構(gòu)除辦公室外，不得對外正式行文。

（二）政府各部門依據(jù)部門職權(quán)可以相互行文和向下一級政府的相關(guān)業(yè)務(wù)部門行文；除以函的形式商洽工作、詢問和答復(fù)問題、審批事項外，一般不得向下一級政府正式行文。

（三）同級政府、同級政府各部門、上級政府部門與下級政府可以聯(lián)合行文；政府與同級黨委和軍隊機關(guān)可以聯(lián)合行文；政府部門與同級人民團體和具有行政職能的事業(yè)單位也可以聯(lián)合行文。

（四）請示須“一文一事 ”，并只寫一個主送機關(guān)，不得抄送其他下級機關(guān)，不主送領(lǐng)導(dǎo)個人，不越級請示。報告不得夾帶請示事項。

五、公文格式

（一）紙型

行政機關(guān)公文用紙一般采用國際標準A4型（210mm×297mm），左側(cè)裝訂。張貼的公文用紙大小，根據(jù)實際需要確定。公文頁面設(shè)置參數(shù)為：上下左右邊距各2.5CM，段落為多倍行距1.25。

（二）字體

發(fā)文機關(guān)標識用小于10號小標宋體，具體字號以醒目美觀為原則酌定。

標題用2號小標宋體。

秘密等級和保密期限、緊急程度及“主題詞”三字用3號黑體。

簽發(fā)人（或會簽人）姓名用3號楷體。

主題詞詞目、“簽發(fā)人”3字、發(fā)文字號及主送機關(guān)、正文、成文時間、附件說明、附注、抄送（抄報）機關(guān)以及印發(fā)（翻印）機關(guān)、日期、份數(shù)和翻印范圍等均用3號仿宋體，一般不使用其他字體。如有需要一級標題使用黑體。

全文一律不加粗字體。

標點符號一律使用全角標點。

六、撰寫公文應(yīng)注意事項

（一）密級

涉及國家秘密的公文應(yīng)在公文首頁右上角標明密級程度和保密期限。密級和保密期限之間用實心“★”隔開，如：機密★一年。其中，“絕密”、“機密”級公文還應(yīng)當在首頁左上角標明份數(shù)序號。有緊急程度的文件還應(yīng)在密級下面標注“特急”或“急件”字樣。

（二）發(fā)文機關(guān)標識

行政機關(guān)公文版頭（即發(fā)文機關(guān)標識）由發(fā)文機關(guān)全稱或規(guī)范化簡稱及一條紅色橫線組成。若為“發(fā)”號公文則需在發(fā)文機關(guān)名稱后加“文件”兩字。聯(lián)合行文時，主辦機關(guān)排列在前，如聯(lián)合行文機關(guān)過多，必須保證文件首頁顯示正文（主送機關(guān)不算正文）。除明電外，發(fā)文機關(guān)標識必須用紅色標識。

（三）發(fā)文字號

如果是幾家單位聯(lián)合行文，只標注主辦機關(guān)的發(fā)文字號即可。

（四）簽發(fā)人

上行文應(yīng)當注明簽發(fā)人姓名。

（五）標題

“發(fā)”號公文應(yīng)當在公文標題上標明發(fā)文機關(guān)，其他公文不需標明。行政機關(guān)公文多行標題的排列方式一般是正梯形或倒梯形。

（六）主送機關(guān)

除公告、通告外，公文應(yīng)當標明主送機關(guān)。有些不便于在公文首頁列出主送機關(guān)的公文（如政府令、會議紀要等），主送機關(guān)可置于公文主題詞之下，抄送（抄報）機關(guān)之上。

（七）正文

正文中的結(jié)構(gòu)層次序數(shù)的標法：第一層為“

一、”第二層為“

（一）”，第三層為“1.”，第四層為“（1）”。如有需要一級標題使用黑體，其它層次字體不變。

（八）成文日期

行政機關(guān)成文日期一律用數(shù)字寫全稱，如：2014年5月21日。

（九）印章

印章是權(quán)力和職責(zé)的憑證，是公文生效的標志。除會議紀要和以電報形式發(fā)出的公文外，都應(yīng)加蓋公章。行政機關(guān)加蓋印章代替署名。聯(lián)合上報的公文，由主辦機關(guān)加蓋印章；聯(lián)合下發(fā)的公文，所有發(fā)文機關(guān)都應(yīng)加蓋印章。

（十）附注

正文內(nèi)容之外需要說明的其它事項可用附注。附注應(yīng)在成文日期下一行，居左空2字加圓括號標注。請示、報告中聯(lián)系人和聯(lián)系電話可標注于此。

（十一）公文版記

版記是公文的最后一個要素，始終放在公文的最后一頁置于最后一行。

特別注意：

1、公文標題中運用標點符號有一項特殊的原則要在擬寫公文標題時認真遵守，即：公文標題中除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號外，一般不用任何標點符號。

2、正文內(nèi)引用公文時，應(yīng)先引標題，后引公文字號。

七、關(guān)于印發(fā)、批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)的公文

（一）通常是“印發(fā)”本級機關(guān)的，“批轉(zhuǎn)”下級機關(guān)的，“轉(zhuǎn)發(fā)”上級和不相隸屬機關(guān)的。

（二）被印發(fā)、批轉(zhuǎn)和轉(zhuǎn)發(fā)的文件，不是附件。

（三）被批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)的文件，經(jīng)處理以后，只保留原文件的標題、正文、成文機關(guān)、成文日期，不可保留被批轉(zhuǎn)和轉(zhuǎn)發(fā)機關(guān)的印章。

（四）印轉(zhuǎn)類通知標題中可出現(xiàn)兩個文種名稱，如轉(zhuǎn)發(fā)“意見”或“函”。但標題不宜出現(xiàn)一個以上的“關(guān)于”或“通知”。

（五）擬定層層轉(zhuǎn)發(fā)的公文標題時，為避免出現(xiàn)多個“關(guān)于”或“通知”，有兩種處理方法：一是采用“復(fù)轉(zhuǎn)”字樣，如：縣政府復(fù)轉(zhuǎn)國務(wù)院關(guān)于印發(fā)×××的通知。二是采用轉(zhuǎn)發(fā)公文字號的方式，如：旗政府轉(zhuǎn)發(fā)國發(fā)?2010?×××號文關(guān)于×××的通知。

第二篇：行政機關(guān)公文格式

北京市國家行政機關(guān)實施

《國家行政機關(guān)公文格式》印制標準（試行）

第一條 為規(guī)范本市國家行政機關(guān)公文格式，保證國家行政機關(guān)公文形式的嚴肅、整潔、統(tǒng)一，根據(jù)國務(wù)院發(fā)布的《國家行政機關(guān)公文處理辦法》有關(guān)規(guī)定及國家質(zhì)量技術(shù)監(jiān)督局發(fā)布的《國家行政機關(guān)公文格式》（GB／T9704－1999），結(jié)合本市實際，制定本標準。

第二條 本標準適用于本市各級國家行政機關(guān)。其他單位可參照執(zhí)行。

第三條 本標準由國家行政機關(guān)通用的公文用紙、公文各要素標識、公文排版、公文印刷、公文裝訂等部分組成。

第四條 公文用紙一般采用國際標準A4型（210毫米×297毫米）。

（一）公文用紙技術(shù)標準：一般為60克～80克的膠版印刷紙或者復(fù)印紙；紙張白度為85％～90％左右；橫向耐折度≥15次，不透明度≥85％，PH值為7．5～9．5。

（二）公文版心規(guī)格：156毫米×225毫米（不含頁碼）。

（三）公文頁邊：公文用紙上白邊為：37毫米±1毫米，下白邊為35毫米±1毫米；公文用紙左白邊為28毫米±1毫米，右白邊為26毫米±1毫米。

第五條 公文各要素劃分為公文眉首、公文主體、公文版記。

第六條 公文眉首標識規(guī)則：公文眉首為置于公文首頁紅色反線（寬度為版心規(guī)格156毫米）以上的各要素，按排列順序依次為：公文份數(shù)序號、秘密等級和保密期限、緊急程度、發(fā)文機關(guān)名稱、發(fā)文字號、簽發(fā)人、紅色反線等部分。

（一）公文份數(shù)序號：為公文印制若干份時每份公文的順序編號，使用阿拉伯數(shù)碼，頂格標識在版心左上角第1行。

（二）秘密等級和保密期限：如需要標識秘密等級，使用3號黑體字，頂格標識在版心右上角第1行，兩字之間空1字；如需要標識保密期限，使用3號黑體字，頂格標識在版心右上角第1行，秘密等級和保密期限之間用“★”隔開。

（三）緊急程度：如需要標識緊急程度，使用3號黑體字，頂格標識在版心右上角第1行，兩字之間空1字；如需要同時標識秘密等級和緊急程度，秘密等級頂格標識在版心右上角第1行，緊急程度頂格標識在版心右上角第2行。

（四）發(fā)文機關(guān)名稱：由發(fā)文機關(guān)全稱或者規(guī)范化簡稱加“文件”組成。發(fā)文機關(guān)標識上邊緣至版心邊緣一般為25毫米。發(fā)文機關(guān)標識推薦使用小標宋體字（紅色），字號按照醒目美觀原則確定，一般應(yīng)當小于22毫米×15毫米。聯(lián)合行文時主辦機關(guān)名稱應(yīng)當排列在前，如

加“文件”，應(yīng)置于發(fā)文機關(guān)名稱右側(cè)，上下居中排布；如聯(lián)合行文機關(guān)過多，必須保證公文首頁顯示正文。

（五）發(fā)文字號：發(fā)文字號由發(fā)文機關(guān)代字、年份和序號組成。發(fā)文機關(guān)名稱下空2行，用3號仿宋體字，居中排布；年份和序號用阿拉伯數(shù)碼標識；年份使用全稱，用六角括號“〔〕”擴入；序號不編虛位（即1不編為001），不加“第”字。

（六）簽發(fā)人：上報的公文標識簽發(fā)人姓名，平行排列于發(fā)文字號右側(cè)；發(fā)文字號居左空1字，簽發(fā)人姓名居右空1字；“簽發(fā)人”用3號仿宋體字，后標全角冒號，冒號后用3號楷體字標識簽發(fā)人姓名。如有多個簽發(fā)人，主辦單位簽發(fā)人姓名置于第1行，其他簽發(fā)人姓名從第2行起在主辦單位簽發(fā)人姓名之下按發(fā)文單位順序依次排列，下移紅色反線，使發(fā)文字號與最后一個簽發(fā)人姓名處在同一行，并與紅色反線相距4毫米。

（七）紅色反線：發(fā)文字號之下4毫米處印一條與版心等寬（156毫米）的紅色線。

第七條 公文主體標識規(guī)則：公文主體為公文首頁紅色反線以下到主題詞以上部分，按排列順序依次為：公文標題、主送機關(guān)名稱、正文、附件序號及附件標題、成文日期、機關(guān)印章、附注等部分。

（一）公文標題：紅色反紅下空2行，使用2號小標宋體字，居中排布，寬度不超過版心（156毫米）；2行以上的標題，回行時要做到詞意完整，排列對稱，間距恰當。

（二）主送機關(guān)名稱：標題下空1行，左側(cè)頂格用3號仿宋體字標識，回行時仍頂格；最后1個主送機關(guān)名稱后標全角冒號。如主送機關(guān)名稱過多，公文首頁不能顯示正文時，應(yīng)當將主送機關(guān)名稱移至版記中的主題詞之下、抄送之上，標識方法同抄送。

（三）批（按）語：使用3號仿宋體字或者3號楷體字，寬度不超過24個字。

（四）公文正文：主送機關(guān)名稱下1行，每自然段左空2個字，回行頂格，使用3號仿宋體字；公文正文中小標題使用3號黑體字。數(shù)字、年份不能回行。

（五）附件：公文如有附件，在正文下空1行，左空2字，用3號仿宋體字標識“附件”，其后標全角冒號和附件標題，附件標題后不加標點符號。如有序號，使用阿拉伯數(shù)碼。附件應(yīng)當與公文正文一起裝訂，并在左上角第1行頂格標識“附件”或者“附件”及序號；附件序號與附件標題前后標識應(yīng)當一致。如附件與公文正文不能一起裝訂，應(yīng)當在附件左上角第1行頂格標識公文的發(fā)文字號，并在其后標識“附件”或者“附件”及序號。

（六）成文日期和機關(guān)印章：成文日期用漢字將年、月、日標全；“零”寫為“O”。機關(guān)印章使用紅色。

1．單一機關(guān)制發(fā)的公文，落款處不署發(fā)文機關(guān)名稱，只標識成文日期；成文日期右空4個字；加蓋印章應(yīng)當上距正文2毫米～4毫米，端正、居中，下壓成文日期。

2．聯(lián)合機關(guān)制發(fā)的公文，需要加蓋2個印章時，應(yīng)當將日期拉開，左右各空7個字；主辦機關(guān)在前，2個印章均壓成文日期，采用同種加蓋印章方式，并保證印章端正、排列整齊；2個印章之間互不相交叉或者相切，相距不超過3毫米。

3．聯(lián)合機關(guān)制發(fā)的公文，需要加蓋3個以上印章時，應(yīng)當將各發(fā)文機關(guān)名稱（可使用規(guī)范簡稱）排在成文日期和正文之間；每排最多排3個印章，兩端不得超出版心；最后一排如排1個或者2個印章，均居中排布；印章之間互不相交叉或者相切；在最后一排印章之下右空2個字標識成文日期。

4．特殊情況說明：不得出現(xiàn)空白印章；當印章下弧無文字時，采用下套方式，以下弧壓在成文日期上；當印章下弧有文字時，采用中套方式，將印章中心線壓在成文日期上；當公文排版后所?？瞻滋幉荒苋菹掠≌挛恢脮r，應(yīng)當采用調(diào)整行距、字距的方式處理，必須使印章與正文同處一頁；不得標識“此頁無正文”。會議紀要不加蓋印章。

（七）附注：公文如有附注，居成文日期左下方，空3行，用3號仿宋體字，左空2個字加圓括號標識。

第八條 公文版記標識規(guī)則：公文版記為主題詞及其主題記號以下部分，置于公文最后一頁，按排列順序依次為：主題詞、分欄線、抄送、印發(fā)（翻印）機關(guān)和印發(fā)（翻?。┤掌?、印數(shù)等部分。

（一）主題詞：“主題詞”使用3號黑體字，居左頂格標識，后標全角冒號；詞目使用3號小標宋體字，接排于冒號之后；詞目之間空1個字，不加標點符號。

（二）分欄線：主題詞以下，每欄均用分欄線隔開，首線與底線用反線，中間為正線，寬度同版心（156毫米）。

（三）抄送：公文如有抄送，在主題詞下1行，左右各空1個字，使用4號仿宋體字標識，“抄送”后標全角冒號；抄送機關(guān)名稱排于冒號之后，抄送機關(guān)名稱之間用頓號或者逗號隔開，回行時與冒號后的抄送機關(guān)對齊；最后1個抄送機關(guān)后標句號。如主送機關(guān)移至主題詞之下，標識方法同抄送機關(guān)。

（四）印發(fā)（翻?。C關(guān)和印發(fā)（翻?。┤掌冢河“l(fā)（翻印）機關(guān)名稱和印發(fā)（翻?。┤掌谄搅杏谝恍?，使用4號仿宋體字，左右各空1個字，位于抄送機關(guān)之下；無抄送機關(guān)的，位于主題詞之下。印發(fā)日期以公文付印的日期為準，使用阿拉伯數(shù)碼。

（五）印數(shù)：版心右下端，右空2個字，使用小4號仿宋體字。

第九條 頁碼：均使用4號半角白體阿拉伯數(shù)碼，置于版心下邊緣之下1行，數(shù)碼左右各放4號一字線，一字線距版心下邊緣7毫米。單頁碼居右空1字，雙頁碼居左空1字?？瞻醉摵涂瞻醉撘院蟮捻摬粯俗R頁碼。

第十條 公文中的表格：公文如有附表，表格長寬比例與版心比例同，阿拉伯數(shù)字要對齊數(shù)位；橫排表格，應(yīng)當將頁碼置于表格左側(cè)，單頁碼置于表格左下角，雙頁碼置于表格左上角；單頁碼表頭在訂口一邊，雙頁碼表頭在切口一邊。

第十一條 公文成品排版標準：公文中的橫向距離的長度單位為“字”，指1個漢字所占空間；公文中的縱向距離的長度單位為“行”，指以3號字為高度加3號字高度7／8倍的距離為一基準行。一般每頁排22行，每行排28個字。其它部分按本標準第六、七、八、九、十條的規(guī)定排版。

（一）文字準確率100％，編排美觀；規(guī)格符合標準，版心端正，誤差不超過1毫米。

（二）字跡清楚，圖文附著牢固、親墨親水性好。

（三）版心不斜不走，版面干凈，無底灰、無污點、無劃痕。

（四）制版樣張字跡清晰，筆劃實，無斷劃，清潔無臟，不歪不斜。

（五）頁碼順序拼制準確，誤差不超過±1毫米。

第十二條 公文印刷標準：印刷字面清晰，無段劃；墨色純正、濃淡適度均勻；套印準確、上下一致；白邊保留符合規(guī)定要求，無臟、無皺、無破、無白頁。

（一）套印準確，白邊符合標準，誤差均不超過±2毫米。

（二）字跡清楚、印品著墨實、均勻，字面不花、不白、前后一致。

（三）無掉字、無斷劃，無破頁、無白頁，不起皺，無倒印、錯印。

（四）印刷份數(shù)準確。

（五）雙面印刷，頁碼套正，兩頁頁碼之間誤差不超過2毫米。

第十三條 公文裝訂標準：左側(cè)裝訂，整齊牢固，不掉頁；切口光潔，符合標準，數(shù)量準確。

（一）無多頁、無缺頁，無顛倒、無混裝，無漏號、無重號。

（二）裁切規(guī)格符合標準，誤差不超過±1毫米；不歪、不斜，四角成90°直角。

（三）清潔無臟，無折角、無刀花，無毛茬、無缺損。

（四）裝本平整，釘距適當，無壞釘、無漏釘、無重釘，膠裝不掉頁、不粘面，膠口不超過5毫米。

（五）序號準確，碼放整齊。

第十四條 本標準執(zhí)行中的具體問題，由市政府辦公廳負責(zé)解釋。

第十五條 本標準自2001年1月1日起施行。

附件：公文格式式樣（略）

第三篇：行政機關(guān)公文寫作知識

公文，即公務(wù)文書，是指黨政機關(guān)，企事業(yè)單位和一切社會團體在處理公務(wù)過程中形成的有現(xiàn)行功用和特定格式的文字材料。行政機關(guān)公文（以下簡稱公文）是行政機關(guān)在行政管理過程中形成的具有法定效力和規(guī)范體式的文書，通俗的講，就是我們平時所講的文件，它是依法行政和進行公務(wù)活動的工具。

一、公文的種類與適用范圍公文的種類主要有13個文種，包括：命令(令)適用于依照有關(guān)法律公布行政法規(guī)和規(guī)章；宣布施行重大強制性行政措施；嘉獎有關(guān)單位及人員。決定適用于對重要事項或者重大行動作出安排，獎懲有關(guān)單位及人員，變更或者撤銷下級機關(guān)不適當?shù)臎Q定事項。公告 適用于向國內(nèi)外宣布重要事項或者法定事項。通告適用于公布社會各有關(guān)方面應(yīng)當遵守或者周知的事項。通知 適用于批轉(zhuǎn)下級機關(guān)的公文，轉(zhuǎn)發(fā)上級機關(guān)和不相隸屬機關(guān)的公文，傳達要求下級機關(guān)辦理和需要有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項，任免人員。通報 適用于表彰先進，批評錯誤，傳達重要精神或者情況.議案適用于各級人民政府按照法律程序向同級人民代表大會或人民代表大會常務(wù)委員會提請審議事項。

第四篇：行政機關(guān)函件公文格式

X X人 民 政 府HX-OL-﹝2013﹞001號

XX人民政府

關(guān)于的----

XX：

---------------------------------------。（正文用3號仿宋，每頁22行，每行28個字，首頁不顯示頁碼）

一、------------------。（標題可用3號宋體）

（一）----------------。

1．-------------------。

（1）-----------------。

二、-------------------。

三、-------------------。

附件：(函件首頁不加頁碼)

1．------------

2．------------

印章

（單位右空４字）二○一三年月日（右空2字）

（附注：-------------------）

主題詞： 詞目用3號仿宋，詞間空一格，自創(chuàng)加三角。抄送：----、----、----。不抄送領(lǐng)導(dǎo)個人（左空一字）（共印份）2

第五篇：行政機關(guān)辦會基本知識

行政機關(guān)辦會基本知識（2009年12月）

一、會議概述

（一）會議的涵義與作用

組織會議，簡稱“辦會”，是辦公室或秘書工作的重要內(nèi)容之一。什么是會議?簡單地說，三個人以上、聚合在一起、就某個或某些議題進行討論、研究和解決，就是會議。會議是溝通信息、協(xié)調(diào)關(guān)系、集思廣益、制定計劃、科學(xué)決策的重要手段。

通常，召開會議需要一定的時間，在一定的地點，正式的會議還要冠以能反映會議內(nèi)容、性質(zhì)、人員、時間、地點等完整而確切的名稱。

1、會議可按不同的標準劃分為不同的類別。會議的種類非常多,如:有黨代會、人代會、專題會、現(xiàn)場辦公會、聯(lián)席會、總結(jié)會、表彰會、座談會、電視電話會等等。

2、會議的作用。會議的作用：一是有利于集實行體領(lǐng)導(dǎo)；二是有利于執(zhí)行黨的民主集中制原則；三是有利于溝通思想，統(tǒng)一認識，協(xié)調(diào)工作；四是有利于指導(dǎo)和推動工作的順利開展。

（二）會議的要素及特點

一般來說，會議有六個要素，即：與會者、主持人、議題、名稱、時間、地點。

會議的基本特點：一是必須合法；二是必須有一定議題；三是必須有一個最低人數(shù)臨界點；四是與會者有平等發(fā)表意見的機會；五是會議的目的；六是要有組織、有領(lǐng)導(dǎo)的舉行會議。

二、會前準備

在領(lǐng)導(dǎo)確定了會議諸要素以后，辦公室或者秘書就應(yīng)著手做準備工作了。會前準備很重要，不允許有絲毫的疏漏和差錯。會前準備充分是會議成功的保證。

（一）會議計劃和成本預(yù)算

1、會議計劃（會議方案）。

首先，會議計劃應(yīng)明確會議的目的和任務(wù)，確定會議的名稱、出席對象、主持人、規(guī)模、規(guī)格、召開時間、需用時間、地點、議程等，即會議六要素的具體化。

其次，會議計劃應(yīng)明確會議應(yīng)做哪些準備工作，如需用哪些文件，會場怎樣布臵，是否需要食宿、車輛，是否安排參觀、文化娛樂等其他活動。

再次，決定會議的工作人員和服務(wù)人員，必要時成立籌備組、會務(wù)組、臨時秘書處或籌備委員會。

會議計劃由辦公室（或者是指定的科室、部門）、會議秘書組或者秘書擬訂、提出，總體要求是越詳細越好。經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審核批準后再由會議各工作組或秘書秘書處組織人員分頭按計劃執(zhí)行。

2、會議成本預(yù)算。一般來說，會期超過一天的會議，必須計算成本，作出預(yù)算。

（二）文件準備

較重要的會議都需要事先準備會議文件。會議文件有兩大類：一類是供會上學(xué)習(xí)參考的文件資料。另一類就是會議本身所產(chǎn)生的文件。

會前需要準備的文件大致有以下9個方面：

1、會議須知。會議須知是向與會人員提供的、使與會人員了解掌握會議全過程安排的會議文件。內(nèi)容一般包括會議議程、分組討論安排、作息時間、食宿安排、活動安排、紀律要求、會務(wù)組織等。

2、主持辭。主持辭是主持會議的領(lǐng)導(dǎo)引導(dǎo)會議按照預(yù)定程序進行的用稿。內(nèi)容大體包括七方面：

（1）對會議主題或主要內(nèi)容進行說明；

（2）對會議議程和會議目的進行說明；

（3）介紹會議組成人員情況（要注意準確介紹參會領(lǐng)導(dǎo)的職務(wù)，有規(guī)范要求）；

（4）對會議紀律和要求作強調(diào)；（5）引導(dǎo)會議按照議程有序進行；

（6）對會議進行階段小結(jié)或總結(jié)；

（7）對會務(wù)組織或有關(guān)人員表示肯定和感謝。

3、致辭。也可叫作祝詞。它是泛指對人、對事表示祝賀的言辭或文章。我們這里講的是指對會議表示祝賀的言辭或文章。致辭一般對象是事情未果，表示祝愿、希望的意思。致辭篇幅簡明扼要，帶有禮儀性質(zhì)。內(nèi)容大體包括四方面：

（1）對會議的召開或在本地召開表示祝賀和歡迎；（2）對會議的重要意義表示肯定；

（3）介紹本地的主要情況以及本地涉及會議主題的主要做法、經(jīng)驗和不足；

（4）預(yù)祝會議成功并對與會人員表示祝愿。

4、開幕詞。一般針對大型或比較莊重的會議來準備。開幕詞是會議開始時會議主席所作的發(fā)言稿，一般帶有預(yù)告及禮儀性質(zhì)，比較簡短。內(nèi)容大體包括三方面：

（1）對來賓和與會人員表示歡迎。

（2）對會議的內(nèi)容、任務(wù)、目的作簡要介紹。

（3）預(yù)祝會議成功。

5、工作報告。工作報告是會議的主要文件，其中的主要內(nèi)容往往是會議討論的中心議題。工作報告必須有實質(zhì)性的內(nèi)容，既可以是對前階段工作成果、經(jīng)驗、缺點的回顧與總結(jié)，也可以是對后階段工作提出計劃、預(yù)算、部署或展望。工作報告既要全面，又要重點突出。篇幅一般較長，幾千字到幾萬字不等，視內(nèi)容而定。

6、發(fā)言稿。這里指的是除工作報告之外的其他與會者的發(fā)言稿。發(fā)言稿也要有具體的內(nèi)容，但不像工作報告那樣面面俱到。有些會議對發(fā)言時間有限定，發(fā)言稿一般不宜太長。

7、閉幕詞。一般針對大型或比較莊重的會議來準備。

8、會議總結(jié)。單獨形成會議總結(jié)的會議很少，一般可安排在領(lǐng)導(dǎo)會議結(jié)束時的講話中作一總結(jié)性的歸納；也可由主持人在主持辭中 作一總結(jié)性的歸納。會議總結(jié)既要對會議全過程的基本情況以及會議特點、成效和不足進行歸納，也要對貫徹落實會議精神以及下步主要工作進行要求和部署。

9、其他會議文書。除上述需要準備的文件之外，還必須準備好會議所用的技術(shù)性、程序性文書材料，如：會議通知、與會人員名單、席位卡、通訊錄、車輛調(diào)度表、獎牌證書、會議證件等等。

（三）會場準備

對會場的要求總體是：整潔、安靜、明亮、空氣流通、大小適宜、一應(yīng)設(shè)備齊全、利于安全和保密。具休要求如下：

1、會場布臵。會場是否舒適,會影響到會議的效果,要考慮周到，妥善布臵。

2、主席臺席位。按我國傳統(tǒng)習(xí)慣左為首右為次。（具體詳見圖例）

3、會場設(shè)施。

4、其他準備。

（四）會議通知

會前一切準備就緒之后，就應(yīng)及時發(fā)送會議通知，以便與會人員提前做好準備。會議通知一般分書面通知和口頭通知兩種。書面通知態(tài)度莊重嚴肅，備忘性好，參加人數(shù)較多或比較莊重的會議，宜發(fā)書面通知?？陬^通知特別是電話通知，應(yīng)擬一個電話通知稿，以便簡明、扼要、完整地進行通知。重要會議的通知發(fā)出后，應(yīng)及時檢查并進行落實。本單位的小型會議，可采用口頭、電話等方式通知；全局性、邀請外單位或跨地區(qū)的會議必須寄送書面通知，有的邀請性會議則可寄送請柬或邀請信。

會議通知上應(yīng)寫明下列內(nèi)容：

1、會議是正式通知或是預(yù)通知；

2、會議經(jīng)哪一級同意召開或根據(jù)什么召開；

3、會議名稱和主要議題（內(nèi)容）。

4、會議報到、召開的時間、會期或地點(會址)。

5、參加對象（分類說明）。

6、須作什么準備。

7、相關(guān)要求（下延通知、回執(zhí)、紀律、報道、乘車等）。

8、召集單位署名、通知發(fā)出日期，加蓋公章。

一個會議通知是否寫得齊全完整，主要評價標準：會議通知發(fā)出之后，除反饋參加名單外，沒有任何一個單位來電咨詢關(guān)于開會的有關(guān)內(nèi)容。

（五）預(yù)定食宿

本單位召開會議，一般都不會安排食宿，至多有的單位年終大會會安排職工聚餐。但本系統(tǒng)或全局性、跨地區(qū)的會議一般都要安排食宿。兵馬未動，糧草先行。一次會議的成功舉辦，食宿安排得是否恰當也是很關(guān)鍵的。此項工作需要注意的是：

1、必須提前預(yù)定。

2、便于集中管理。

3、堅持量力而行。

4、把握不同需求。

三、會中服務(wù)

會中服務(wù)，是召開會議的實質(zhì)性環(huán)節(jié)，在這一環(huán)節(jié)中，既要認真組織落實好既定的會議方案（各項議程），又要了解和掌握會議過程中出現(xiàn)的新情況、新問題并及時加以解決，同時還要超前考慮會后的跟蹤落實事宜。需要做的工作主要有：

（一）會議報到。會議報到是指需要集中住宿的中大型會議的與會者到達指定地點并由會務(wù)人員或辦公室進行統(tǒng)一接待的過程。報到是會議秘書部門準確掌握與會人員到會情況并實施組織的重要一環(huán)。對于應(yīng)該報到而未及時報到的，應(yīng)注意催促。報到完畢后，應(yīng)匯總情況，向會議領(lǐng)導(dǎo)報告。需注意事項有：

1、進行報到登記。

2、分發(fā)會議須知（會議方案）、相關(guān)會議文件材料或紀念品，未盡事項或其他需要告知與會者的事宜進行當面交代。

3、按照事先與住宿點聯(lián)系排布好的房號安排入住。

4、進行報到情況匯總。

（二）會場服務(wù)。是指正式召開會議期間會議工作班子或辦公室所開展的涉及政務(wù)和事務(wù)服務(wù)全過程。內(nèi)容主要包括會議簽到、分發(fā)材料、起用會場一應(yīng)設(shè)施、供水、會議司儀、收集匯總意見、會議記錄、制發(fā)會議簡報等。

1、會議簽到。要備有專門的簽到冊，注明到會人員的單位、姓名、職務(wù)，會后應(yīng)作為會議資料存檔備查。要根據(jù)會議場所門廳設(shè)計來安排簽到席，并指定專人負責(zé)。

2、分發(fā)材料?？捎韶撠?zé)會議簽到的人員一并完成。

3、起用會場一應(yīng)設(shè)施。需提前到場檢查并開啟、放臵。

4、供水。根據(jù)會議實際需要確定用水、用茶或其他飲料，并安排專人負責(zé)。

5、會議司儀。比較莊重的會議應(yīng)考慮安排專門的司儀，并為其準備好司儀稿。同時要根據(jù)會議性質(zhì)選擇好司儀的著裝。

6、收集匯總意見。安排有討論的會議，應(yīng)指定專人參加討論負責(zé)收集與會人員的意見建議，討論結(jié)束后及時進行整理匯總提交會議主席或主持人，以供會議表決或供會后決策使用。

7、會議記錄。會議記錄是有關(guān)會議情況的筆錄。一般用于比較重要和正式的會議，并使用專門的記錄簿。它的作用在于正確反映會議情況，以作為整理會議文件、總結(jié)經(jīng)驗、研究工作等存查備考的一種歷史資料。比較重要的會議都有兩個以上的記錄員。

8、制發(fā)會議簡報。制發(fā)會議簡報，主要是針對大中型會議而言，且會議一般安排分組討論。會議簡報是報道、交流有關(guān)重要會議內(nèi)容和情況的簡報。這類簡報專門報道會議期間的情況：包括會議進程、討論內(nèi)容、與會者提出的問題、建議以及會議的決議事項等。

（三）活動組織。

（四）就餐安排。

四、會后跟蹤 一次成功的會議，不能僅僅看會議的準備和會議期間的服務(wù)質(zhì)量，而會后的跟蹤服務(wù)、督促檢查工作往往更為重要。這是體現(xiàn)辦公室或秘書人員助手作用的重要方面。

會后跟蹤服務(wù)、督促檢查工作主要是針對會議決定事項和其他會議要求事項?？刹捎弥攸c督查或?qū)ｍ椂讲榈姆绞?。跟蹤服?wù)、督促檢查可用情況專報的方式報告給領(lǐng)導(dǎo)，必要時要提出處理意見供領(lǐng)導(dǎo)參考。