第一篇：檔案管理制度

文件檔案管理制度

為規(guī)范公司資料管理，便于查找利用，做好收集、立卷、保管、等工作，維護(hù)文件檔案的完整和安全，特制定本制度。

一、公司設(shè)立文件檔案管理專員，切實(shí)做好文件檔案的收集、分類、整理、立卷、歸檔工作，保證文件檔案資料的齊全完整，提高案卷質(zhì)量，使文件檔案管理工作達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)化、制度化、規(guī)范化的要求，并逐步實(shí)現(xiàn)電子信息化管理。

二、凡是公司在工作中形成的文件和具有查考利用價(jià)值的各類資料、原始記錄、各種圖表薄冊(cè)、照片以及與本公司生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)相關(guān)的上級(jí)事文等都要齊全完整地收集、整理、保管。

三、每個(gè)部門應(yīng)有一位檔案管理員對(duì)接檔案館的工作,要對(duì)公司安全生產(chǎn)相關(guān)文件資料專門建檔，進(jìn)行管理。

四、資料應(yīng)根據(jù)其相互聯(lián)系、保存價(jià)值分類整理資料，保證檔案的齊全、完整，能反映公司的主要情況，以便于保管和利用。

五、文件資料檔案的保管、查閱。

1、所有檔案必須入框上架，科學(xué)排列，便于查找，避免暴露或捆扎堆放。

2、文件柜、檔案室要保持整潔衛(wèi)生，認(rèn)真做好文件檔案“八防”工作，特別是檔案室防火、防鼠、防濕、防盜工作要常抓不懈，要定期檢查、經(jīng)常核對(duì)文件檔案資料，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理、報(bào)告并做好相關(guān)記錄，確保文件檔案資料的完整與安全。

3、所有提供資料請(qǐng)使用紙質(zhì)檔案盒裝載,利用紙質(zhì)檔案盒對(duì)所提供文件進(jìn)行分類,相同類型的文件裝在一個(gè)檔案盒中,并在檔案盒側(cè)面按照檔案模版要求粘貼說明,標(biāo)注清楚文件類型。檔案盒模版見附件1。

4、檔案盒內(nèi)設(shè)文檔目錄,文檔目錄要求嚴(yán)格按照模版填寫,字體用宋體12號(hào)字,如有文件名稱過長(zhǎng)可以適當(dāng)縮小字體,要求內(nèi)容必須如實(shí)填寫,不能多添加和遺漏，目錄不許手寫。詳見附件<<歸檔文件目錄表>>。

5、各部門指定專人負(fù)責(zé)文檔交接工作，公司檔案館資料只進(jìn)不出,一旦交接完畢原件不得取回，在交接過程中如實(shí)填寫交接記錄表。詳見附件<<文件交接記錄表>>。

六、公司員工因工作需要查閱檔案資料，須報(bào)請(qǐng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，填寫<<公司文檔借閱審批表>>，公司所有檔案一律不允許外借。不論是誰(shuí)查閱、復(fù)印檔案，公司檔案管理員都必須如實(shí)進(jìn)行登記，填寫<<文件借閱記錄表>>，注清查閱時(shí)間、查閱內(nèi)容、查閱人姓名、批準(zhǔn)領(lǐng)導(dǎo)、是否復(fù)印等相關(guān)內(nèi)容。

七、對(duì)于公司機(jī)密文件及檔案的管理，要有專柜存放并單獨(dú)設(shè)鎖，無(wú)關(guān)人員不準(zhǔn)接觸，工作人員要嚴(yán)守機(jī)密。

八、本制度從二〇一一年十二月十日起執(zhí)行。

辦公室

2011年12月10日

第二篇：檔案管理制度

第一條為加強(qiáng)公司行政事務(wù)管理，理順公司內(nèi)部關(guān)系，使各項(xiàng)管理標(biāo)準(zhǔn)化、制度化，提高辦事效率，特制定本規(guī)定。

第二條公文承辦部門或承辦人員應(yīng)保證經(jīng)辦文件的系統(tǒng)完整(公文上的各種附件一律不準(zhǔn)抽存)。結(jié)案后及時(shí)交專(兼)職文書人員歸檔。工作變動(dòng)或因故離職時(shí)應(yīng)將經(jīng)辦的文件材料向接辦人員交接清楚，不得擅自帶走或銷毀。

第三條　凡本公司繕印發(fā)出的公文（含定稿和兩份打印的正件與附件、批復(fù)請(qǐng)示、轉(zhuǎn)發(fā)文件含被轉(zhuǎn)發(fā)的原件）一律由辦公室統(tǒng)一收集管理。

第四條　檔案管理要指定專人負(fù)責(zé)，明確責(zé)任，保證原始資料及單據(jù)齊全完整，密級(jí)檔案必須保證安全。

第五條　歸檔范圍：

1、公司的規(guī)劃、計(jì)劃、統(tǒng)計(jì)資料、科學(xué)技術(shù)、財(cái)務(wù)審計(jì)、勞動(dòng)工資、經(jīng)營(yíng)情況、人事檔案、會(huì)議記錄（包括會(huì)議的通知、報(bào)告、決議、總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)人講話、典型發(fā)言、會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)、會(huì)議記錄等）、決定、委任書、協(xié)議、合同、項(xiàng)目方案等具有參考價(jià)值的文件材料。

2、本公司的請(qǐng)示與上級(jí)機(jī)關(guān)的批復(fù)以及對(duì)外的正式發(fā)文與有關(guān)單位來(lái)往的文書。

3、本公司的歷史沿革、大事記及反映本公司重要活動(dòng)的剪報(bào)、照片、錄音、錄像等。

第六條 檔案的借閱與索?。?/p>

1、借閱檔案要認(rèn)真填寫《借閱檔案登記薄》。

2、借閱檔案必須愛護(hù)，保持整潔，嚴(yán)禁涂改，注意安全和保密，嚴(yán)禁擅自翻印、抄錄、轉(zhuǎn)借、遺失，如確屬工作需要摘錄和復(fù)制，凡屬密級(jí)檔案，必須由總經(jīng)理批準(zhǔn)方可摘錄和復(fù)制，一般內(nèi)部檔原因總經(jīng)理辦公室主任批準(zhǔn)方可摘錄和復(fù)制。

3、歸還檔案時(shí)，檔案管理人員要嚴(yán)格檢查，如發(fā)現(xiàn)遺失、污損、或隨意涂改情況的，要追究借閱者責(zé)任，并及時(shí)報(bào)告公司主管領(lǐng)導(dǎo)。

第六條 檔案的銷毀：

1、任何組織或個(gè)人非經(jīng)允許無(wú)權(quán)隨意銷毀公司檔案材料。

2、若按規(guī)定需要銷毀時(shí)，必須編制《檔案銷毀清冊(cè)》，屬密級(jí)檔案須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可銷毀，一般內(nèi)部檔案，須經(jīng)公司辦公室主任批準(zhǔn)核對(duì)清楚后方可銷毀。

3、經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的公司檔案。檔案人員要認(rèn)真填寫、編制銷毀清單，由專人監(jiān)督銷毀。

第三篇：檔案管理制度

泰州市歌德電商職業(yè)培訓(xùn)學(xué)校

檔案資料管理制度

一、各培訓(xùn)機(jī)構(gòu)都必須建立健全各類培訓(xùn)檔案，如：培訓(xùn)教師檔案、教學(xué)檔案、培訓(xùn)學(xué)員考勤、成績(jī)、培訓(xùn)合格證、操作證等檔案，并指定專人負(fù)責(zé)檔案管理工作。

二、培訓(xùn)教師檔案應(yīng)包括以下內(nèi)容：目錄、培訓(xùn)教師聘用“協(xié)議書”、基本情況登記表（個(gè)人簡(jiǎn)歷）、學(xué)歷證書（復(fù)印件）培訓(xùn)教師資格證（復(fù)印件）、個(gè)人教研成果資料及論文、教學(xué)工作鑒定等，并按規(guī)定裝訂成冊(cè)，每人一檔一袋，妥善保管。

三、各培訓(xùn)中心按照《泰州市民辦教育管理暫行辦法》建立教學(xué)檔案，并以班（期）次為單位進(jìn)行立卷。

（一）教學(xué)檔案的內(nèi)容材料：

1、卷宗目錄

2、教學(xué)工作總結(jié)

3、開辦培訓(xùn)班的有關(guān)文件（計(jì)劃、報(bào)告、批文等）

4、教學(xué)大綱

5、教學(xué)計(jì)劃表

6、教學(xué)計(jì)劃執(zhí)行表

7、學(xué)員登記表

8、學(xué)員考勤

9、監(jiān)考表

10、考試成績(jī)登記表

11、考試試卷

12、學(xué)員學(xué)籍登記表

13、證書發(fā)放審核備案表

14、參加培訓(xùn)學(xué)員相應(yīng)的學(xué)歷證明、身份證明材料。

（二）所有立卷材料應(yīng)該按照《泰州市民辦教育管理暫行辦法》附件提供的樣表及填寫說明規(guī)范填寫。表內(nèi)所列內(nèi)容、責(zé)任人簽名、單位印章等不得隨意漏填和缺項(xiàng)，沒有內(nèi)容的在卷宗目錄欄內(nèi)予以注明。

四、職工技能培訓(xùn)檔案，按班（期）次參照上款內(nèi)容和要求立卷，分工種（崗位）按匯總，妥善保管。

五、各培訓(xùn)中心安全培訓(xùn)檔案、資料必須專人專柜管理，按規(guī)定需移交單位檔案室保管的應(yīng)及時(shí)移交。

六、技工學(xué)校聯(lián)辦的大專、本科函授學(xué)歷教育的學(xué)員檔案，學(xué)員畢業(yè)后交職工培訓(xùn)部登記后轉(zhuǎn)學(xué)員所在單位。

七、檔案記錄填寫要字跡工整，嚴(yán)禁涂改、剪裁，檔案附件資料必須齊全。各類檔案只可查閱，不得外借。八、二級(jí)單位的培訓(xùn)機(jī)構(gòu)都必須建立企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人員和后備人才培訓(xùn)檔案，內(nèi)容包括：個(gè)人基本情況、參加培訓(xùn)時(shí)間、地點(diǎn)、內(nèi)容、考試考核結(jié)果、個(gè)人論文、后續(xù)學(xué)歷證書（復(fù)印件）等。

第四篇：檔案管理制度

遼寧交通建設(shè)集團(tuán)規(guī)章制度匯編

檔案管理制度

一 總 則

1、為了加強(qiáng)集團(tuán)檔案管理，實(shí)現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化、制度化、更好地為集團(tuán)各項(xiàng)工作服務(wù)，特制定本制度。

2、凡集團(tuán)各部門在工作活動(dòng)中形成的，具有查考利用價(jià)值的文件材料，必須定期向集團(tuán)機(jī)要檔案室移交，集中管理，任何部門和個(gè)人不得據(jù)為已有。

3、各部門的領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)重視本部門文件資料的收集管理和文書立卷歸檔工作，責(zé)任到人。各項(xiàng)目部的財(cái)務(wù)賬簿及憑證由財(cái)務(wù)部長(zhǎng)負(fù)責(zé)移交，內(nèi)業(yè)資料由項(xiàng)目總工負(fù)責(zé)移交。

4、各部門的文書立卷工作和檔案管理工作由集團(tuán)辦公室負(fù)責(zé)監(jiān)督和指導(dǎo)。

二 歸檔范圍

1、凡是反映集團(tuán)工作活動(dòng)、具有查考利用價(jià)值的文件材料（合同、公文、電報(bào)、傳真、圖表、書信、報(bào)刊、錄音、錄像、光盤等）均屬歸檔范圍。

2、上級(jí)機(jī)關(guān)文件材料應(yīng)歸檔的有：

（1）上級(jí)機(jī)關(guān)頒發(fā)的需要集團(tuán)貫徹執(zhí)行的文件材料；（2）上級(jí)機(jī)關(guān)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)視察、檢查集團(tuán)工作時(shí)的重要指示、講話。題詞、照片和有特殊保存價(jià)值的錄音、錄像等聲像材料及登載相關(guān)內(nèi)容的報(bào)刊;（3）代上級(jí)機(jī)關(guān)草擬并被采用為文件的定稿和印本;（4）其他文件材料。

遼寧交通建設(shè)集團(tuán)規(guī)章制度匯編

3、集團(tuán)文件材料應(yīng)歸檔的有:（1）集團(tuán)頒發(fā)的（包括轉(zhuǎn)發(fā)及其他單位聯(lián)合頒發(fā)的）各種正式文件的簽發(fā)稿、印本、重要文件的修改稿。

（2）集團(tuán)的請(qǐng)示與上級(jí)機(jī)關(guān)的批復(fù)文件，所屬各單位、各部門的請(qǐng)求與本集團(tuán)的批復(fù)文件；

（3）集團(tuán)及各部門的工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告；

（4）集團(tuán)召開的各種會(huì)議的全套文件與記錄以及會(huì)議形成的聲像材料；

（5）集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)公務(wù)活動(dòng)形成的重要文件、電報(bào)、電話記錄，從外單位帶回的與公司有關(guān)的文件材料；

（6）集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)或各部門有關(guān)負(fù)責(zé)人代表集團(tuán)對(duì)電視臺(tái)、廣播電臺(tái)及報(bào)刊記者的新聞發(fā)布稿和聲像材料、撰寫專題文章及在外單位重要講話的稿本；

（7）反映集團(tuán)經(jīng)營(yíng)和管理的專業(yè)文件材料，如項(xiàng)目競(jìng)標(biāo)文件、信貸、租賃、轉(zhuǎn)貸等業(yè)務(wù)中產(chǎn)生的各種文件、資料、合同、樣票等；

（8）集團(tuán)或各單位、各部門匯總的統(tǒng)計(jì)報(bào)表和統(tǒng)計(jì)分析資料（包括計(jì)算機(jī)盤片等）；

（9）集團(tuán)及各部門、各公司成立、啟用印章及其組織機(jī)構(gòu)、人員編制等文件材料；

（10）集團(tuán)及各部門、各公司制定的規(guī)章制度等；

（11）集團(tuán)的歷史沿革（包括公司簡(jiǎn)介）、大事記、年鑒，反映集團(tuán)重要活動(dòng)、事件的剪報(bào)、聲像材料，榮譽(yù)獎(jiǎng)勵(lì)證書，有紀(jì)念意義和憑證性的實(shí)物及展覽照片、錄音、錄像等文件材料；

（12）集團(tuán)編印的公司要聞、簡(jiǎn)報(bào)等刊物的定稿和印本，編輯出版物的定稿、樣本；

遼寧交通建設(shè)集團(tuán)規(guī)章制度匯編

（13）集團(tuán)及各部門、各專業(yè)公司干部任免、調(diào)配、培訓(xùn)、專業(yè)技術(shù)職務(wù)評(píng)定、職工的錄用、轉(zhuǎn)正、定級(jí)、調(diào)資退職、退休、醫(yī)療、扶恤、死亡、獎(jiǎng)懲等工作形成的文件材料；

（14）集團(tuán)職工、黨員、團(tuán)員名冊(cè)、報(bào)表；

（15）集團(tuán)職工轉(zhuǎn)移工資、行政、黨、團(tuán)關(guān)系的介紹信存根；

（16）集團(tuán)外事活動(dòng)中形成的請(qǐng)示、報(bào)告、計(jì)劃、考察總結(jié)、重要簡(jiǎn)報(bào)、會(huì)議紀(jì)要、會(huì)談?dòng)涗?、聲像材料、有參考價(jià)值的材料、工作來(lái)往文件等；

（17）集團(tuán)解決法律糾紛問題形成的文件材料；

（18）集團(tuán)或部門、專業(yè)公司與有關(guān)單位簽訂的各種合同、協(xié)議書等文件材料；

（19）集團(tuán)固定資產(chǎn)登記，財(cái)產(chǎn)，物資、財(cái)務(wù)賬簿及憑證。（20）集團(tuán)購(gòu)置大型設(shè)備和基建工作中形成的憑證、協(xié)議合同、圖紙文件材料。

（21）集團(tuán)下屬各單位、各項(xiàng)目部財(cái)務(wù)賬簿、憑證及分包合同等（22）集團(tuán)所轄的各施工項(xiàng)目?jī)?nèi)業(yè)資料中開竣工報(bào)告、業(yè)主獎(jiǎng)懲、竣工質(zhì)量驗(yàn)收?qǐng)?bào)告及真實(shí)反應(yīng)施工過程中特殊施工工藝、質(zhì)量控制、變更資料等有價(jià)值的文字文件材料。

三 立卷歸檔要求

1、集團(tuán)各單位應(yīng)在每年一月底以前將上需歸檔的文件材料整理、立卷，向集團(tuán)檔案室移交完畢。

2、各單位必須嚴(yán)格遵守歸檔制度，不得無(wú)故延期或不交應(yīng)歸檔的文件材料，如有些材料還需使用，也應(yīng)先按立卷歸檔后再辦理借閱手續(xù)。

遼寧交通建設(shè)集團(tuán)規(guī)章制度匯編

3、各公司、各部門向集團(tuán)檔案室移交檔案時(shí)，要嚴(yán)格履行移交手續(xù)。

4、歸檔案卷的總要求是：遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)別不同價(jià)值，便于保管和利用。具體應(yīng)做到下述幾點(diǎn)：

（1）歸檔的文件材料種類、份數(shù)以及每份文件的頁(yè)數(shù)均應(yīng)齊全完整。歸檔的項(xiàng)目檔案應(yīng)包括如下文件：項(xiàng)目建議書、可行性研究報(bào)告、立項(xiàng)批復(fù)、項(xiàng)目評(píng)估報(bào)告、批準(zhǔn)項(xiàng)目文件、協(xié)議、合同、營(yíng)業(yè)執(zhí)照（復(fù)印件）、章程、項(xiàng)目人員任免文件，有關(guān)項(xiàng)目業(yè)務(wù)的各種意向書、紀(jì)要、備忘錄、電話記錄、請(qǐng)示、報(bào)告、批復(fù)及其它有關(guān)項(xiàng)目業(yè)務(wù)的音像制品、計(jì)算機(jī)盤片等。

（2）在歸檔的文件材料中，應(yīng)將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請(qǐng)示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件、多種文字形成的同一文件立在一起，不得分開；文電應(yīng)全在一起立卷。

（3）卷內(nèi)文件材料應(yīng)區(qū)別不同情況進(jìn)行排列，密不可分的文件材料應(yīng)依序排列在一起，即批復(fù)在前，請(qǐng)示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；

（4）卷內(nèi)文件材料應(yīng)按排列順序依次編寫頁(yè)號(hào)或件號(hào)。裝訂的案卷，應(yīng)統(tǒng)一在有文字的每頁(yè)材料正面的右上角、背面的左上角填寫頁(yè)號(hào)；不裝訂的案卷，應(yīng)在卷內(nèi)每份文件材料的右上方編號(hào)，圖表和聲像材料等也應(yīng)在圖表上或聲像材料的背面編號(hào)。

（5）永久、長(zhǎng)期和短期案卷必須按規(guī)定的格式逐件填寫卷內(nèi)文件目錄，對(duì)文件材料的題名不要隨意更改和簡(jiǎn)化；沒有題名應(yīng)擬寫題名，有的雖有題名無(wú)實(shí)質(zhì)內(nèi)容的也應(yīng)重新擬寫：沒有責(zé)任者、年、月、日的文件材料要考證清楚，填入有關(guān)項(xiàng)內(nèi)；卷內(nèi)文件目錄放在卷目。

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（6）聲像材料應(yīng)用文字標(biāo)出攝像或錄音的對(duì)象、時(shí)間、地點(diǎn)、中心內(nèi)容和責(zé)任者。

四 檔案保管期限

1、文書檔案的保管期限定為永久、長(zhǎng)期和短期三種。長(zhǎng)期為十六至五十年，短期為十五年以下，三年以上。

2、確定檔案保管期限的原則

（1）凡是反映各部門主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的，對(duì)本集團(tuán)有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，列為永久保管。

（2）凡是反映各部門一般活動(dòng)，在較長(zhǎng)期時(shí)間內(nèi)對(duì)集團(tuán)工作有查考利用價(jià)值的文件材料，列為長(zhǎng)期保管。

（3）凡是在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)集團(tuán)有參考價(jià)值的文件材料，列為短期保管。

五 檔案的鑒定與銷毀

1、集團(tuán)辦公室對(duì)所保存的檔案定期進(jìn)行鑒定，對(duì)于保存期限已滿的檔案材料，按規(guī)定進(jìn)行銷毀。

2、檔案鑒定工作由辦公室主持，有關(guān)部門參加，組成檔案鑒定小組，對(duì)被鑒定的檔案進(jìn)行逐件審查，提出銷毀意見。

3、檔案材料鑒定小組審定，并經(jīng)公司有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可銷毀。

4、銷毀檔案材料，要由二人以上并在指定地點(diǎn)進(jìn)行監(jiān)銷，監(jiān)銷人要在銷毀清冊(cè)上簽字。

六 檔案的借閱

1、公司各部門因工作需要，借閱本部門的業(yè)務(wù)檔案需經(jīng)本部門

遼寧交通建設(shè)集團(tuán)規(guī)章制度匯編

領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，然后到集團(tuán)檔案室填寫檔案借閱單，方可借閱。

2、集團(tuán)各部門借閱非本部門的業(yè)務(wù)檔案須經(jīng)檔案所屬部門同意或集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。

3、借閱檔案必須嚴(yán)格履行登記手續(xù)，歸還的檔案要進(jìn)行檢查、清點(diǎn)，并在登記薄上注銷。

4、借閱檔案的同志，不得泄密、涂改、折散、轉(zhuǎn)借復(fù)印和攜帶檔案外出，如有特殊情況需要轉(zhuǎn)借或攜帶檔案外出時(shí)，須經(jīng)辦公室主任批準(zhǔn)。

5、借閱的檔案用完后，應(yīng)及時(shí)歸還，借用時(shí)間一般不得超過十天。

6、借閱人對(duì)檔案要妥善保管，不得遺失，如有遺失檔案的，應(yīng)立即報(bào)告。

7、凡借閱的檔案、文件一律不得私自復(fù)印，如工作需要，須經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。

第五篇：檔案管理制度

檔案管理制度

第一章 總則

第一條 為了加強(qiáng)對(duì)公司檔案材料的管理，充分發(fā)揮檔案信息的作用，根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》、《廣東省中外合資、合作經(jīng)營(yíng)企業(yè)檔案管理規(guī)定》、《外商投資企業(yè)檔案管理暫行規(guī)定》和其他有關(guān)法律法規(guī)的規(guī)定，結(jié)合本企業(yè)的實(shí)際，制定本辦法。

第二條 公司各類檔案材料的形成、歸檔、分類、鑒定、保管、借閱、保密、統(tǒng)計(jì)、銷毀等檔案管理的步驟和內(nèi)容，均要遵照本辦法執(zhí)行。

第二章 檔案管理機(jī)構(gòu)

第三條 公司的檔案工作由公司行政總監(jiān)分管，設(shè)置檔案室和專職或兼職檔案管理人員，檔案管理人員應(yīng)具有檔案專業(yè)知識(shí)和技能，負(fù)責(zé)檔案的具體管理工作。

第四條 檔案管理人員的主要職責(zé)：(一)參與制定公司檔案工作的規(guī)章制度；

(二)對(duì)公司各部門檔案材料的歸檔工作，進(jìn)行指導(dǎo)和監(jiān)督；(三)做好公司檔案材料的收集、整理、保管和利用工作；(四)做好永久性檔案材料向有關(guān)檔案機(jī)關(guān)移交工作；

(五)提高檔案管理的水平和技術(shù)，逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化和科學(xué)化。第三章 檔案材料歸檔的范圍

第五條 公司文件材料的歸檔范圍主要包括：

(一)企業(yè)設(shè)立和變更的申請(qǐng)、審批、登記以及終止、解散后清算等方面的文件材料。包括合資企業(yè)申請(qǐng)立項(xiàng)的意向書、可行性研究報(bào)告、洽談紀(jì)要、協(xié)議、合資合同、公司章程、出資證明、批準(zhǔn)文件、委派和撤換董事通知、董事會(huì)名單等。

(二)董事會(huì)、總裁辦公會(huì)議及其相關(guān)的會(huì)議形成的文件材料。包括會(huì)議決議，會(huì)議紀(jì)要、會(huì)議紀(jì)錄等。

(三)行政管理方面的文件材料。包括公司頒布的各種綜合性的規(guī)定、決定、規(guī)章制度和獎(jiǎng)懲辦法等。

(四)財(cái)務(wù)、會(huì)計(jì)及其管理方面的文件材料。包括審計(jì)報(bào)告，財(cái)務(wù)計(jì)劃，財(cái)務(wù)預(yù)算，財(cái)務(wù)決算，年、季、月會(huì)計(jì)報(bào)表，會(huì)計(jì)賬簿，會(huì)計(jì)憑證等。

(五)勞動(dòng)工資、人事管理方面的文件材料。包括人事任命、人事調(diào)整、人事管理、獎(jiǎng)懲記錄、員工名冊(cè)、員工檔案，員工工資審核記錄等。

發(fā)布實(shí)施日期 第1頁(yè)

(六)法律事務(wù)方面的文件材料。包括法律意見書、經(jīng)濟(jì)糾紛材料、各類訴訟案件材料等。(七)經(jīng)營(yíng)管理方面的文件材料。包括公司發(fā)展計(jì)劃，的生產(chǎn)計(jì)劃，營(yíng)銷計(jì)劃，公司和月度工作總結(jié)，單項(xiàng)工作總結(jié)，調(diào)查報(bào)告，公司的各類計(jì)劃指標(biāo)、技術(shù)指標(biāo)、營(yíng)銷指標(biāo)，以及公司各類命令、工作指示、調(diào)度紀(jì)錄等，還包括在經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中形成的合同書、協(xié)議書，以及其他原始記錄和憑證。

(八)安全生產(chǎn)管理方面的文件材料。包括安全生產(chǎn)規(guī)章制度、操作規(guī)程、安全生產(chǎn)檢查總結(jié)、安全生產(chǎn)統(tǒng)計(jì)報(bào)表、事故調(diào)查報(bào)告等。

(九)生產(chǎn)技術(shù)管理方面的文件材料。

(十)儀器、設(shè)備方面的文件材料。包括儀器、設(shè)備維修、改裝、保養(yǎng)記錄，設(shè)備統(tǒng)計(jì)臺(tái)帳，設(shè)備使用說明書，合格證，圖紙和有關(guān)技術(shù)文件、材料等。

(十一)基本建設(shè)方面的文件材料。包括立項(xiàng)、報(bào)建、設(shè)計(jì)、施工、竣工驗(yàn)收各個(gè)階段的文件材料。

(十二)科學(xué)技術(shù)研究、技術(shù)引進(jìn)、技術(shù)轉(zhuǎn)讓方面的文件材料。(十三)教育培訓(xùn)方面的文件材料。(十四)情報(bào)信息方面的文件材料。

(十五)證書證件方面的文件材料。包括法人營(yíng)業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、法人代碼證、土地使用證，房產(chǎn)證、進(jìn)出口許可證等各種企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)需要的證件，以及企業(yè)和產(chǎn)品獲得的各類榮譽(yù)證書，達(dá)標(biāo)證書和證明等。

日常工作需要使用的證照由總裁辦保管，有關(guān)部門按規(guī)定辦理借用和年審。(十六)其他具有利用價(jià)值的文件材料。第四章 檔案材料管理的程序

第六條 檔案管理的程序包括：收集、整理、鑒定、保管、銷毀、統(tǒng)計(jì)、檢索、編研、利用等工序。

第七條 會(huì)計(jì)檔案按照《中華人民共和國(guó)會(huì)計(jì)法》有關(guān)規(guī)定進(jìn)行管理。第五章 檔案材料的收集

第八條 各部門形成的檔案材料原則上由本部門負(fù)責(zé)立卷和歸檔，根據(jù)公司規(guī)定向檔案室移交，任何個(gè)人不得據(jù)為己有。

第九條 凡屬第三章規(guī)定范圍的檔案材料，均應(yīng)立卷歸檔。第十條 立卷歸檔的時(shí)間要求。

(一)會(huì)議材料，在會(huì)議結(jié)束后一周內(nèi)歸檔。

發(fā)布實(shí)施日期 第2頁(yè)

(二)基建項(xiàng)目材料，在項(xiàng)目驗(yàn)收后二周內(nèi)歸檔。(三)各種案件材料，在結(jié)案后一周內(nèi)歸檔。

(四)其他檔案材料，在已經(jīng)辦理完畢后，一周內(nèi)立卷歸檔，移交給檔案室。

(五)對(duì)于某些專門文件、或個(gè)別駐地在外的業(yè)務(wù)部門單位的文件，為方便日常工作的需要，檔案材料立卷歸檔的時(shí)間，報(bào)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后可適當(dāng)延長(zhǎng)。

(六)會(huì)計(jì)檔案原則上在翌年五月份前，將檔案目錄移交檔案室，兩年后移交檔案材料。(七)各部門確實(shí)因?yàn)闃I(yè)務(wù)和工作需要保留檔案材料的，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，可以保留，但必須按照立卷歸檔時(shí)間要求，移交檔案目錄清單，并辦理有關(guān)手續(xù)。

第十一條 立卷歸檔的要求

(一)各部門兼職檔案員或經(jīng)辦人員，在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)，把整理審定完畢的檔案資料，移交給檔案室歸檔。

(二)移交檔案要填寫移交清單，移交清單一式三份，移交人和接收人雙方簽字后各執(zhí)一份，另一份保留在移交的檔案中。

(三)歸檔的文件材料必須完整、真實(shí)、準(zhǔn)確，請(qǐng)示和批復(fù)，印本和底稿，正文和附件必須立在一起。

(四)立卷時(shí)要編制好案卷目錄，把文件的作者、標(biāo)題、日期等項(xiàng)目填寫清楚，概括而簡(jiǎn)潔的擬寫好案卷標(biāo)題，把案卷內(nèi)容表達(dá)出來(lái)，裝訂整齊、牢固，無(wú)金屬物，填寫備考表，注明保管期限。

(五)填寫案卷一律使用碳素墨水鋼筆或毛筆，禁止用圓珠筆或鉛筆，字跡應(yīng)該清楚，準(zhǔn)確。

(六)立卷應(yīng)以本公司形成的文件為主，根據(jù)文件形成的特點(diǎn)，保持文件間的歷史聯(lián)系，適當(dāng)照顧文件的保存價(jià)值，使案卷能夠正確反映企業(yè)生產(chǎn)活動(dòng)狀況和面貌。

(七)立卷應(yīng)以問題為主，結(jié)合其他特征的方法組卷，把有密切關(guān)系的文件組合在一起。(八)立卷應(yīng)把其他單位的文件與本公司的文件（除請(qǐng)示、批復(fù)外）按保管期限和文件年限分開立卷。

(九)立卷后，發(fā)現(xiàn)需立卷的文件材料，可按立卷原則進(jìn)行插卷。

(十)文件組成案卷后，卷內(nèi)文件應(yīng)按照一定規(guī)律進(jìn)行排列，系統(tǒng)反映問題，做到查找方便。

(十一)各種實(shí)物檔案（獎(jiǎng)品、獎(jiǎng)杯、錦旗、獎(jiǎng)?wù)隆⒆C書、牌匾、饋贈(zèng)品等）必須是原件，并保持完好。

發(fā)布實(shí)施日期 第3頁(yè)

(十二)聲像檔案攝錄必須詳細(xì)記錄事由、時(shí)間、地點(diǎn)、主要人物、背景、攝錄者，歸檔聲像資料必須是原版、原件、清晰、完整。

第六章 檔案材料的借閱

第十二條 檔案材料主要供本公司利用，一般不允許外單位人員查閱，如有特殊情況，外單位人員須持介紹信，并經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，可查閱無(wú)密級(jí)檔案。

第十三條 各部門工作人員可以查閱本部門業(yè)務(wù)工作范圍的檔案資料，如需查閱非本部門的重要文件和有密級(jí)檔案，須經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，方可查閱。

第十四條 檔案材料的借閱者應(yīng)負(fù)責(zé)檔案的完整和完全，未經(jīng)許可，不得私自影印、復(fù)制、翻印，不得擅自拆散、調(diào)換、抽取、污損、加標(biāo)注記，不得轉(zhuǎn)借，如有違反，予以處罰。

第十五條 對(duì)珍貴或易損的檔案，應(yīng)制成復(fù)制品提供使用。復(fù)制可采用復(fù)印、照片、重印副本、摘錄等方式，復(fù)制品應(yīng)仔細(xì)校對(duì)，與原稿無(wú)誤后，提供使用。

第十六條 必要時(shí)，檔案室可對(duì)所提供檔案出具證明，證明材料寫好后應(yīng)仔細(xì)校對(duì)和審查，加蓋檔案室印章才有效。對(duì)外單位出具證明材料，必須得到主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。檔案證明材料只是證明某事在檔案上有記載，而不能對(duì)某事下結(jié)論。檔案管理員不可擅自對(duì)檔案材料作解釋或下結(jié)論。

第十七條 檔案材料一般不可帶出檔案室，如有特殊情況，必須經(jīng)過主管領(lǐng)導(dǎo)的批準(zhǔn)并辦理借閱手續(xù)，借期最多為一周，如延長(zhǎng)借閱時(shí)間，需及時(shí)辦理續(xù)借手續(xù)。逾期不歸還者，檔案管理員要及時(shí)催還。

第十八條 借閱檔案材料必須妥善保管，若有遺失，將根據(jù)檔案的價(jià)值和數(shù)量報(bào)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，責(zé)令遺失者賠償，并給予紀(jì)律處分。

第七章 檔案材料的保密要求

第十九條 檔案管理員和借閱檔案的人員，要加強(qiáng)保密意識(shí)，共同做好保密工作。第二十條 檔案分一般檔案和密級(jí)檔案兩類，密級(jí)檔案分為絕密、機(jī)密和秘密三級(jí)。第二十一條 有密級(jí)檔案只允許在檔案室查閱，不許帶離檔案室。有密級(jí)檔案需要復(fù)制、摘錄時(shí)，必須得到主管領(lǐng)導(dǎo)的批準(zhǔn)。

第二十二條 有密級(jí)檔案只限歸檔人使用，其他人利用要經(jīng)過主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。第二十三條 對(duì)已經(jīng)到了保密期限的檔案，要及時(shí)請(qǐng)檔案鑒定小組鑒定解密，并報(bào)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，對(duì)解密檔案作一般檔案管理，提供使用。

第二十四條 檔案管理員丟失或擅自提供、泄漏檔案機(jī)密，應(yīng)根據(jù)情節(jié)輕重，給予紀(jì)律處分。

發(fā)布實(shí)施日期 第4頁(yè)

第二十五條 公司員工調(diào)離本企業(yè)時(shí)，需按照檔案室的要求整理已經(jīng)形成的文件材料，移交給檔案室，并退還所借的檔案資料，檔案員審查無(wú)誤簽字后，才能辦理離職手續(xù)。檔案管理員離職，由主管領(lǐng)導(dǎo)監(jiān)督辦理交接手續(xù)，完成交接后，才能辦理離職手續(xù)。

第八章 檔案材料的鑒定

第二十六條 公司成立檔案鑒定小組，負(fù)責(zé)制定檔案材料的保管期限表，確定和調(diào)整檔案的密級(jí)，對(duì)檔案存、毀提出處理意見。檔案鑒定小組由主管領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)任組長(zhǎng)，組員由有關(guān)部門負(fù)責(zé)人、技術(shù)人員和檔案管理工作人員組成。

第二十七條 檔案保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期。具有長(zhǎng)遠(yuǎn)查考利用及研究?jī)r(jià)值的永久保存，在一定時(shí)期內(nèi)有查考利用價(jià)值的長(zhǎng)期或短期保存，凡是介于兩種保管期限之間的檔案，其保管期從長(zhǎng)。

第二十八條 對(duì)每一份檔案材料應(yīng)根據(jù)保管期限表，確定該檔案材料的保管期限。第二十九條 基本建設(shè)方面檔案材料保管期限，遵照《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》GB/T50328-2001執(zhí)行。

第三十條 會(huì)計(jì)檔案保管期限以具體保管年限登記，遵照《會(huì)計(jì)法》和其他有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

第九章 超期檔案的銷毀

第三十一條 對(duì)超過保存期限、失去保存價(jià)值的檔案，由檔案管理員登記造冊(cè)，經(jīng)檔案鑒定小組鑒定后，報(bào)董事會(huì)批準(zhǔn)，按規(guī)定銷毀。

第三十二條 經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的檔案，可單獨(dú)存放半年，經(jīng)驗(yàn)證確無(wú)保留價(jià)值時(shí)，再行銷毀，以免誤毀。銷毀檔案的目錄必須永久保存。

第三十三條 銷毀文件必須在指定地點(diǎn)進(jìn)行，由檔案室和有關(guān)部門指派專人共同監(jiān)督，嚴(yán)禁將銷毀的文件作為他用、或作廢紙出售，文件銷毀后，監(jiān)銷人應(yīng)在銷毀冊(cè)上簽字，以示負(fù)責(zé)

第十章 檔案材料的保管

第三十四條 檔案材料是公司的寶貴財(cái)富，必須妥善保管，確保萬(wàn)無(wú)一失。

第三十五條 檔案管理人員對(duì)歸檔的檔案材料要認(rèn)真整理、分類、標(biāo)號(hào)、登記、保管，做到檔案材料齊全、分類準(zhǔn)確、折疊整齊、美觀、規(guī)范，以及存放合理。

第三十六條 設(shè)置存放檔案的庫(kù)房和箱柜，并做好防盜、防火、防潮、防塵、防蟲、防高溫、防污染措施，維護(hù)和延長(zhǎng)檔案的壽命。

第三十七條 實(shí)物和聲像檔案材料的要更根據(jù)其自身的特點(diǎn)，制定完善的保管方案，妥發(fā)布實(shí)施日期 第5頁(yè) 善保管。

第十一章 違反檔案管理辦法的處罰規(guī)定

第三十八條 對(duì)將工作中形成的應(yīng)當(dāng)歸檔的檔案材料據(jù)為己有，拒絕向公司檔案室移交者，除追繳檔案和責(zé)令賠償損失外，還給予記大過和降職、撤職處分，拒絕移交檔案超過二年的給予開除處分。

第三十九條 損毀、丟失或者擅自銷毀檔案材料者，除責(zé)令賠償損失外，視檔案的期限不同，分別給予警告或記過處分，屬永久保存期限檔案的，給予降職、撤職或開除處分。

第四十條 擅自提供、抄錄、復(fù)制密級(jí)檔案者，視密級(jí)情況分別給予警告、記過和降職、撤職處分。泄露秘密者，按照《員工獎(jiǎng)懲辦法》處分，并責(zé)令賠償經(jīng)濟(jì)損失。

第四十一條 涂改、偽造檔案者，除責(zé)令改正、賠償損失外，給予警告或記過處分。第十二章 其他

第四十二條 本辦法經(jīng)總裁核準(zhǔn)后頒布實(shí)施，修改時(shí)亦同。

發(fā)布實(shí)施日期 第6頁(yè)