第一篇:黨政公文處理辦法
黨政公文處理辦法 第六章 發(fā)文辦理
第二十二條
發(fā)文辦理指制發(fā)公文的過程,包括草擬、會(huì)簽、審核、簽發(fā)、復(fù)核、編號、登記、用印、分發(fā)、立卷、歸檔等程序。第二十三條
草擬公文應(yīng)當(dāng)做到:
(一)符合國家法律法規(guī)和黨的路線方針政策,完整準(zhǔn)確體現(xiàn)發(fā)文單位意圖,并同現(xiàn)行有關(guān)公文相銜接。如提出新的政策、規(guī)定等,要切實(shí)可行并加以說明。
(二)情況屬實(shí),觀點(diǎn)明確,開門見山,表述準(zhǔn)確,結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn),條理清楚,文字精煉,字詞規(guī)范,標(biāo)點(diǎn)正確,篇幅力求簡短。內(nèi)容簡潔,主題突出,觀點(diǎn)鮮明,結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn),表述準(zhǔn)確,文字精煉。
(三)文種正確,格式規(guī)范。公文的文種應(yīng)當(dāng)根據(jù)行文目的、發(fā)文單位的職權(quán)和與主送單位的行文關(guān)系確定。
(四)人名、地名、時(shí)間、數(shù)字、引文準(zhǔn)確。引用公文應(yīng)當(dāng)先引標(biāo)題,后引發(fā)文字號。日期應(yīng)當(dāng)寫明具體的年、月、日。
(五)結(jié)構(gòu)層次序數(shù),第一層為“
一、”,第二層為“(一)”,第三層為“1.”,第四層為“(1)”。
(六)應(yīng)當(dāng)使用國家法定計(jì)量單位。
(七)文內(nèi)使用非規(guī)范化簡稱,應(yīng)當(dāng)先用全稱并注明簡稱。使用國際組織外文名稱或其縮寫形式,應(yīng)當(dāng)在第一次出現(xiàn)時(shí)注明準(zhǔn)確的中文譯名。
第二十四條 公文由主辦部門擬稿人對文件內(nèi)容和格式確認(rèn)無誤后交本部門負(fù)責(zé)人審核,主辦部門負(fù)責(zé)人應(yīng)認(rèn)真審核是否需要行文,行文目的是否表述明白,處理意見是否適當(dāng)可行。對涉及其他部門職權(quán)范圍內(nèi)的事項(xiàng),主辦部門負(fù)責(zé)人應(yīng)當(dāng)主動(dòng)與有關(guān)部門協(xié)商,取得一致意見并在設(shè)臵路徑時(shí)設(shè)臵有關(guān)部門會(huì)簽;如有分歧,主辦部門的主要負(fù)責(zé)人應(yīng)當(dāng)出面協(xié)商,仍不能取得一致時(shí),主辦部門負(fù)責(zé)人應(yīng)會(huì)同有關(guān)部門報(bào)請公司分管領(lǐng)導(dǎo)協(xié)調(diào)或裁定后方可進(jìn)入流轉(zhuǎn)程序。
第二十五條 公文發(fā)文審批流轉(zhuǎn)路徑設(shè)臵為:主辦部門(擬稿)——主辦部門負(fù)責(zé)人(核對)——文件管理部門負(fù)責(zé)人(審核)——主管領(lǐng)導(dǎo)(審核或簽發(fā))——單位負(fù)責(zé)人(簽發(fā))——文件管理部門(蓋章)——主辦部門(分發(fā)、歸檔)。需要會(huì)簽的文件在“文件管理部門(核對)”后插入需要會(huì)簽的部門。
第三十六條 主管領(lǐng)導(dǎo)在收到上級、各單位或本系統(tǒng)以外單位來文時(shí),要根據(jù)文件內(nèi)容結(jié)合領(lǐng)導(dǎo)分工及各部門業(yè)務(wù)分工辦理批閱。文件批閱要明確閱知范圍,提出管理要求,落實(shí)承辦、審核、存辦部門。
第三十七條 承辦部門收到交辦的公文后應(yīng)根據(jù)部門分工,及時(shí)落實(shí)部門承辦人員及辦理方案,并對文件涉及辦理的內(nèi)容及時(shí)辦理,不得延誤、推諉,緊急公文應(yīng)當(dāng)按時(shí)限要求辦理,確有困難的,應(yīng)當(dāng)及時(shí)予以說明。對不屬于本部門職權(quán)范圍或者不宜由本部門辦理的,應(yīng)當(dāng)附注理由并及時(shí)退回交辦的文件管理部門。
第三十八條
辦理收到公文中遇有涉及其他部門職權(quán)的事項(xiàng),承辦部門應(yīng)當(dāng)主動(dòng)與有關(guān)部門協(xié)商;如有分歧,承辦部門主要負(fù)責(zé)人要出面協(xié)調(diào),如仍不能取得一致,可以報(bào)請分管領(lǐng)導(dǎo)或主要領(lǐng)導(dǎo)協(xié)調(diào)或裁定。
第三十九條 送主管領(lǐng)導(dǎo)批示或者交有關(guān)部門辦理的公文,文件管理部門和業(yè)務(wù)部門的專兼職文書人員要負(fù)責(zé)催辦。
第四十條
公文管理部門要確定文件管理人員,負(fù)責(zé)收文處理工作。
第四十一條 收文處理流程的各個(gè)環(huán)節(jié),處理人都要簽署意見,具體要求同本辦法第三十一條。
第八章 公文存儲
第四十二條 公文存儲就是將處理完畢的紙質(zhì)版和電子公文收集、整理、分類、保存、利用的過程。
第四十三條 公文存儲要保障公文的真實(shí)性、完整性、安全性和可識別性,便于公文的科學(xué)保管和長期有效利用。
第四十四條 電子公文應(yīng)當(dāng)存儲到本部門文件管理人員的電腦硬盤上,并在每季度末將本季度公文復(fù)制到移動(dòng)硬盤一份。
第四十五條 電子公文要按照本單位發(fā)文和上級單位或者外來單位來文兩大類分類存儲。本單位發(fā)文又分為黨群發(fā)文、行政發(fā)文、網(wǎng)絡(luò)電報(bào)、下級單位來文(請示)、其它(會(huì)議紀(jì)要、發(fā)外單位的函)五類,其中黨群和行政發(fā)文分別再按發(fā)文部門進(jìn)行分類。上級單位或者外來單位來文按照來文單位分為運(yùn)管公司、集團(tuán)公司、中國鐵路總公司、鐵路局。運(yùn)管公司、集團(tuán)公司來文按文件、網(wǎng)絡(luò)電報(bào)和其他劃分為三類,并分別按部門進(jìn)行存儲,中國鐵路總公司、鐵路局文件存儲方式由各單位自定。第四十六條 電子公文在分類存儲時(shí),要設(shè)臵相應(yīng)的文件夾,并在本單位發(fā)文和上級
產(chǎn)生效力。
第五十六條 不具備歸檔和存查價(jià)值的紙質(zhì)公文,經(jīng)過辦公室主任、發(fā)文部門負(fù)責(zé)人共同鑒別后可以做“作廢保留”和“銷毀”處理。
第五十七條 銷毀公文應(yīng)當(dāng)?shù)街付▓鏊啥艘陨媳O(jiān)銷,保證不丟失、不漏銷。同時(shí)對銷毀的公文進(jìn)行記錄(格式見文件控制管理程序)。
第五十八條 機(jī)構(gòu)合并時(shí),全部公文應(yīng)當(dāng)隨之合并管理。機(jī)構(gòu)撤銷時(shí),需要?dú)w檔的公文整理(立卷)后按有關(guān)規(guī)定移交檔案部門。工作人員調(diào)離工作崗位時(shí),應(yīng)當(dāng)將本人暫存、借用的公文按照有關(guān)規(guī)定移交、清退。
第十一章 考核管理
第五十九條 各單位應(yīng)嚴(yán)格按公文種類對應(yīng)的公文格式辦理發(fā)文,并遵守公文行文規(guī)則的有關(guān)規(guī)定。對出現(xiàn)文種與格式對應(yīng)錯(cuò)誤、違反行文規(guī)則的發(fā)文單位要進(jìn)行嚴(yán)肅考核。
第六十條 收到上級或本系統(tǒng)以外單位涉及工區(qū)的來文時(shí),主管領(lǐng)導(dǎo)在批示時(shí)要根據(jù)來文內(nèi)容對文件辦理進(jìn)行嚴(yán)格要求和把關(guān)。確需工區(qū)了解、執(zhí)行和保存的文件發(fā)至工區(qū),其他文件一律由本單位相關(guān)部門負(fù)責(zé)具體辦理。各單位對涉及工區(qū)文件的批閱,要制定具體批示要求。未建立具體批示要求的、出現(xiàn)超范圍批示的,在考核中要加重考核。
第六十一條 公司要重點(diǎn)抽查各單位發(fā)往工區(qū)的文件批示,有不按要求超范圍發(fā)到工區(qū)的情況,要通報(bào)批評并嚴(yán)厲考核。
第六十二條 公文流轉(zhuǎn)時(shí)間嚴(yán)格控制在48小時(shí)內(nèi)完成,超出48小時(shí)的要有具體說明。第六十三條 文件管理人員在分發(fā)文件時(shí),要嚴(yán)格按照領(lǐng)導(dǎo)批示的范圍發(fā)送,不得擅自增減發(fā)送范圍。
第六十四條 各單位收發(fā)文流程中的各個(gè)環(huán)節(jié)都要簽署相應(yīng)意見,出現(xiàn)未表態(tài)或意見內(nèi)容與環(huán)節(jié)不符的,辦公室應(yīng)將文件退回?cái)M稿部門重新進(jìn)行流轉(zhuǎn)。
第六十五條 管理體系文件編制依據(jù)和引用文件發(fā)生變化時(shí),要執(zhí)行《中鐵電化運(yùn)管公司體系文件管理辦法》(附件3)的規(guī)定,未做相應(yīng)變化的,列入考核內(nèi)容。第六十六條 管理體系文件發(fā)布后,各部門要及時(shí)將本部門體系文件上傳到即時(shí)通規(guī)章制度中,各單位辦公室負(fù)責(zé)對本單位文件上傳的監(jiān)督考核工作。
第六十七條 文件管理部門每半年發(fā)布一次有效文件版本清單。涉及質(zhì)量管理、職業(yè)
門,文件管理部門文件管理人員要負(fù)責(zé)催辦、督辦,防止漏辦或延誤。
第十九條 電子公文辦理完畢后,應(yīng)先行歸檔到文檔服務(wù)器,統(tǒng)一保管、存儲,以防散失。一般情況下,文件的處理完成不能超過2個(gè)工作日。緊急公文,應(yīng)當(dāng)按照要求時(shí)限完成。辦理完結(jié)的電子公文,應(yīng)及時(shí)執(zhí)行歸檔命令,按照要求完整歸檔。
第三章 電子公文發(fā)文辦理
第二十條 電子公文發(fā)文辦理,是指通過網(wǎng)上辦公流程制發(fā)本單位電子公文的過程,其辦理程序應(yīng)嚴(yán)格按照紙質(zhì)文件相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。
第二十一條 除涉密公文外,各部門主辦起草的公司文件,應(yīng)通過公司OA辦公系統(tǒng)公文流轉(zhuǎn)在網(wǎng)上流轉(zhuǎn)辦理。公文流轉(zhuǎn)路徑設(shè)臵一般是:主辦部門(擬稿)——主辦部門負(fù)責(zé)人(審核)——文件管理部門負(fù)責(zé)人(審核)——主管領(lǐng)導(dǎo)或主要領(lǐng)導(dǎo)(簽發(fā))——文件管理部門文件管理員(蓋章、填發(fā)文字號)——主辦部門(分發(fā))。第二十二條 擬制電子公文,必須符合規(guī)范體例格式。電子公文的種類、格式及其各組成部分標(biāo)識規(guī)則,適用《中鐵電化運(yùn)管公司黨政公文處理辦法》(電運(yùn)辦?2014?2號)的相關(guān)規(guī)定。
第二十三條 電子公文的起草,應(yīng)堅(jiān)持“誰主辦,誰擬稿”的原則,由主辦部門根據(jù)需要安排人員擬稿。擬稿人要按照擬制公文要求,認(rèn)真起草,并在公文流轉(zhuǎn)中選擇合適的流轉(zhuǎn)路徑。
(一)文件標(biāo)題欄應(yīng)取文件標(biāo)題名,如文件標(biāo)題過長可在表述清楚的情況下適當(dāng)省略。如發(fā)生錯(cuò)誤要?jiǎng)h除重新輸入,避免出現(xiàn)以發(fā)文種類代替電子公文標(biāo)題的情況。
(二)草擬好的電子文檔,應(yīng)當(dāng)以WORD格式導(dǎo)入發(fā)文流程中流轉(zhuǎn)。帶有附件的電子公文,如附件為掃描圖片的,應(yīng)按順序插入組成一個(gè)WORD文檔,并按要求取名。如附件為圖片格式的,圖片應(yīng)小于20M字節(jié)。
(三)如因故中止發(fā)文流程中的擬發(fā)公文時(shí),擬稿人應(yīng)與文件管理部門文件管理人員電話確認(rèn)。
第二十四條 起草好的電子公文,擬稿人應(yīng)發(fā)送部門負(fù)責(zé)人審核、修改。如發(fā)文內(nèi)容涉及其他部門職權(quán)范圍,主辦部門負(fù)責(zé)人需將電子文稿分送相關(guān)部門征求意見。相關(guān)部門負(fù)責(zé)人應(yīng)認(rèn)真審核或提出修改意見,并及時(shí)發(fā)回主辦部門。經(jīng)協(xié)商一致后,主辦部門應(yīng)按程序發(fā)送文件管理部門進(jìn)行審核。
第二十五條 發(fā)送到文件管理部門進(jìn)行審核的電子公文,核稿人員應(yīng)當(dāng)依據(jù)紙質(zhì)公文
第三十六條 電子公文傳輸,是指發(fā)送單位通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)直接發(fā)送電子公文給接收單位,接收單位收到電子公文后進(jìn)行處理的過程。
第三十七條 公司下發(fā)各單位和各單位上報(bào)公司的電子公文,通過公司OA辦公系統(tǒng)進(jìn)行傳輸。
第三十八條 公司及各單位要指定專人負(fù)責(zé)電子公文的接收、傳送工作。負(fù)責(zé)收發(fā)文人員在工作時(shí)段內(nèi)應(yīng)持續(xù)保持在線,實(shí)時(shí)接收電子公文。如因條件限制難以保持正常在線,應(yīng)當(dāng)在每個(gè)工作日的上、下午上下班時(shí)各登錄1次,及時(shí)查看相關(guān)信息,避免延誤工作。
第三十九條 接收單位對不能正常接收的電子公文,應(yīng)及時(shí)與發(fā)送單位聯(lián)系解決。第四十條 接收單位對接收到的電子公文,應(yīng)認(rèn)真履行收文手續(xù),并按程序認(rèn)真做好電子公文處理工作。
第六章 電子公文歸檔
第四十一條 電子公文歸檔就是將處理完畢的電子公文收集、整理、鑒定、歸檔、保管、利用的過程。電子公文應(yīng)當(dāng)在辦理完畢后實(shí)時(shí)或定期歸檔,定期歸檔自文件辦結(jié)之日起不超過一年。
第四十二條 電子公文的歸檔,應(yīng)參照有關(guān)紙質(zhì)文件的歸檔范圍進(jìn)行歸檔并劃定保管期限。要保障公文的真實(shí)性、完整性、安全性和可識別性,便于電子公文的科學(xué)保管和長期有效利用。
第四十三條 歸檔電子公文的移交形式,可以是交接雙方之間進(jìn)行存儲載體傳遞或通過網(wǎng)上辦公系統(tǒng)交接。
第四十四條 電子公文的收發(fā)登記表、文件目錄、相關(guān)軟件、其他說明等應(yīng)與相對應(yīng)的電子公文一同歸檔保存。
第四十五條 具有永久和長期保存價(jià)值的電子公文,必須制成紙質(zhì)公文與原電子公文的存儲載體一同歸檔,并使兩者建立互聯(lián)。
第四十六條 歸檔電子公文同時(shí)存在相應(yīng)的紙質(zhì)或其他載體形式的文件時(shí),應(yīng)在內(nèi)容、相關(guān)說明及描述上保持一致。
第四十七條 歸檔電子公文應(yīng)存儲到符合保管要求的脫機(jī)載體上。歸檔保存的電子公文一般不加密,必須加密歸檔的電子公文應(yīng)與其解密軟件和說明文件一同歸檔。第四十八條 歸檔電子公文的鑒定和銷毀,按照歸檔紙質(zhì)文件的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。對確
第二篇:公文處理辦法
公文處理辦法
第一章
總
則
第一條
為保證公司公文處理工作的規(guī)范化、制度化和科學(xué)化,結(jié)合公司實(shí)際,制定本辦法。
第二條
公司發(fā)公文(包括電報(bào)和簽報(bào),下同)是公司在行政管理過程中形成的具有法定效力和規(guī)范體式的公務(wù)文書,是依法進(jìn)行公務(wù)活動(dòng)的重要工具。
第三條
公文處理應(yīng)當(dāng)堅(jiān)持實(shí)事求是、精簡、高效的原則,做到及時(shí)、準(zhǔn)確、安全。
第四條
公文處理必須嚴(yán)格執(zhí)行國家保密法律、法規(guī)和其他有關(guān)規(guī)定,確保國家秘密的安全。
第五條
各部門的負(fù)責(zé)人應(yīng)當(dāng)高度重視公文處理工作,模范遵守本辦法并加強(qiáng)對本部門公文處理工作的領(lǐng)導(dǎo)和檢查。
第六條
綜合部是公司公文處理的管理和執(zhí)行機(jī)構(gòu),同時(shí)負(fù)責(zé)指導(dǎo)各部門的公文處理工作。
第七條
專兼職公文處理人員應(yīng)當(dāng)認(rèn)真學(xué)習(xí)掌握公文處理辦法,對公文辦理做到應(yīng)知應(yīng)會(huì)。
第二章
公文主要種類
第八條
公司公文種類主要包括:
(一)決定
適用于對重要事項(xiàng)或者重大行動(dòng)做出安排,獎(jiǎng)懲有關(guān)單位及人員,變更或者撤銷下級單位不適當(dāng)?shù)臎Q定事項(xiàng)。
(二)通告
適用于公布公司范圍內(nèi)應(yīng)當(dāng)遵守或者周知的事項(xiàng)。
(三)通知
適用于發(fā)布規(guī)章、制度,下達(dá)任務(wù),轉(zhuǎn)發(fā)上級機(jī)關(guān)和不相隸屬機(jī)關(guān)的文件,傳達(dá)要求下級單位辦理和需要有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項(xiàng)等。
(四)通報(bào)
適用于表彰先進(jìn),批評錯(cuò)誤,傳達(dá)重要精神或者情況。
(五)報(bào)告
適用于向上級機(jī)關(guān)匯報(bào)工作,反映情況,答復(fù)上級機(jī)關(guān)的詢問。
(六)請示
適用于向上級機(jī)關(guān)請求指示、批準(zhǔn)。
(七)批復(fù)
適用于答復(fù)下級單位的請示事項(xiàng)。
(八)意見
適用于對重要問題提出見解和處理辦法。
(九)函
適用于不相隸屬單位之間商洽工作,詢問和答復(fù)問題,請求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項(xiàng)。
(十)會(huì)議紀(jì)要 適用于記載、傳達(dá)會(huì)議情況和議定事項(xiàng)。
第三章
公文格式
第九條
公文一般由秘密等級和保密期限、緊急程度、發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標(biāo)準(zhǔn)、主送單位、正文、附件說明、成文日期、印章、附注、附件、主題詞、抄送單位、印發(fā)單位和印發(fā)日期等部分組成。
(一)涉及國家秘密的公文應(yīng)當(dāng)標(biāo)明密級(絕密、機(jī)密、秘密)和保密期限。
(二)緊急公文應(yīng)當(dāng)根據(jù)緊急程度分別標(biāo)明“特急”、“急件”。
(三)發(fā)文單位標(biāo)識應(yīng)當(dāng)使用全稱或者規(guī)范化簡稱;聯(lián)合行文,主辦單位排列在前。
(四)發(fā)文字號應(yīng)當(dāng)包括單位代字、年份、序號。
(五)上行文應(yīng)當(dāng)注明簽發(fā)人姓名。其中,“請示”應(yīng)當(dāng)在附注處注明聯(lián)系人的姓名和電話。
(六)公文標(biāo)題應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確簡要地概括公文的主要內(nèi)容并標(biāo)明公文種類。公文
標(biāo)題中除法規(guī)、規(guī)章、書籍、報(bào)刊名稱加書名號外,一般不用標(biāo)點(diǎn)符號。
(七)主送單位指公文的主要受理單位,應(yīng)當(dāng)使用全稱或者規(guī)范化簡稱、統(tǒng)稱。
(八)公文如有附件,應(yīng)當(dāng)注明附件順序和名稱。
(九)印章是公文生效的標(biāo)志,應(yīng)當(dāng)加蓋印章。
(十)成文日期以負(fù)責(zé)人簽發(fā)的日期為準(zhǔn),聯(lián)合行文以最后簽發(fā)機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人的簽發(fā)日期為準(zhǔn)。
(十一)公文如有附注(需要說明的其他事項(xiàng)),應(yīng)當(dāng)加括號標(biāo)注。
(十二)公文應(yīng)當(dāng)標(biāo)注主題詞。
(十三)抄送單位指除主送單位外需要執(zhí)行或知曉公文的其他單位,應(yīng)當(dāng)使用全稱或者規(guī)范化簡稱、統(tǒng)稱。
(十四)印發(fā)單位為綜合部,印發(fā)日期以公文付印的日期為準(zhǔn)。
(十五)會(huì)議紀(jì)要應(yīng)在標(biāo)題之下注明通過日期,通過日期以會(huì)議結(jié)束的日期為準(zhǔn)?!俺瓐?bào)”、“分送”、“抄送”標(biāo)注在公文版記中的主題詞之下。
(十六)文字從左至右橫寫、橫排。
第十條
公文中各組成部分的標(biāo)識規(guī)則和公文繕印要求,按有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。
第十一條
公文用紙一般采用國際標(biāo)準(zhǔn) A4 型(210mm×297mm),左側(cè)裝訂。
第四章
行文規(guī)則
第十二條
根據(jù)公司的隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍,公司公文主要有三種行文關(guān)系,即上行文、平行文、下行文。
(一)上行文:向上級主管部門及業(yè)務(wù)司局報(bào)送的各類請示、報(bào)告、意見等上報(bào)文件。
(二)平行文:向同級或不相隸屬機(jī)關(guān)、單位呈送的各類文件。
(三)下行文:向各部門下發(fā)的各類文件。
第十三條
用公司名義行文的主要內(nèi)容:
(一)向上級主管部門及業(yè)務(wù)司局請示、報(bào)告工作。
(二)與路內(nèi)外有關(guān)單位聯(lián)系工作,商洽問題。
(三)轉(zhuǎn)發(fā)鐵路總公司(原鐵道部)及鐵路局有關(guān)文件,并據(jù)此制訂、提出
具體實(shí)施辦法。
(四)部署公司重大工作和采取的重大行政措施。
(五)公司內(nèi)重要的機(jī)構(gòu)變動(dòng)、人員調(diào)整及通報(bào)、表彰、獎(jiǎng)懲事項(xiàng)。
(六)下達(dá)和調(diào)整各類計(jì)劃。
(七)答復(fù)各單位重要的請示事項(xiàng)。
(八)其它需要以公司名義行文的事項(xiàng)。
第十四條
行文應(yīng)當(dāng)確有必要,注重效用??砂l(fā)可不發(fā)的文件堅(jiān)決不發(fā);對必須印發(fā)的公文應(yīng)嚴(yán)格控制發(fā)文數(shù)量與發(fā)文范圍。凡與公文辦理無關(guān)的單位一律不予抄送。
第十五條
公司內(nèi)各單位之間一般不行文,有事當(dāng)面商洽解決。公司各部門向公司領(lǐng)導(dǎo)請示工作并需批復(fù)的重要事項(xiàng),以“簽報(bào)”形式報(bào)公司綜合部轉(zhuǎn)呈公司領(lǐng)導(dǎo),一般只送主管組領(lǐng)導(dǎo),涉及其他部門職權(quán)范圍內(nèi)的事項(xiàng)要會(huì)簽;“簽報(bào)”不蓋章,由部門負(fù)責(zé)人親筆簽署姓名。
第十六條
重要的下行文,應(yīng)同時(shí)抄送直接上級主管單位。
第十七條
以公司名義下發(fā)的公文,凡內(nèi)容涉及其它相關(guān)單位的職權(quán)范圍時(shí),行文前對有關(guān)問題必須協(xié)商一致,不得各自向下行文。如擅自行文,公司有權(quán)責(zé)令糾正或撤銷。
第十八條
各單位不得越級行文。除直接交辦的事項(xiàng)外,不得向上級領(lǐng)導(dǎo)個(gè)人行文。
第十九條
“請示”應(yīng)當(dāng)一文一事;只寫一個(gè)主送單位,需要同時(shí)送其他單位的,應(yīng)當(dāng)用抄送,但不得同時(shí)抄送下級單位;“報(bào)告”中不得夾帶請示事項(xiàng)。
第二十條
除直接交辦的事項(xiàng)外,各部門原則上不得以本部門名義向局領(lǐng)導(dǎo)和各處室報(bào)送“請示”、“意見”和“報(bào)告”。
第五章
發(fā)文辦理
第二十一條
發(fā)文辦理指以本單位名義制發(fā)公文的過程,包括草擬、審核、簽發(fā)、登記、復(fù)核、繕印、用印、分發(fā)等程序。
第二十二條
公司發(fā)公文稿應(yīng)使用統(tǒng)一的公司發(fā)文稿紙抄寫,并認(rèn)真填寫首頁的文件撰制欄目,尤其是文件標(biāo)題、主題詞、主送、抄送、撰稿人及聯(lián)系電話
欄目。
第二十三條
草擬公文應(yīng)當(dāng)做到:
(一)符合國家的法律、法規(guī)和方針、政策及其他有關(guān)規(guī)定。符合公司各項(xiàng)規(guī)章制度。如提出新的政策規(guī)定,要切實(shí)可行,并加以說明。
(二)情況確實(shí),觀點(diǎn)明確,表述準(zhǔn)確,結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn),條理清楚,直述不曲,字詞規(guī)范,標(biāo)點(diǎn)正確,篇幅力求簡短。
(三)公文的文種應(yīng)當(dāng)根據(jù)行文目的、發(fā)文單位的職權(quán)和與主送單位的行文關(guān)系確定。
(四)擬制緊急公文,應(yīng)當(dāng)體現(xiàn)緊急的原因,并根據(jù)實(shí)際需要確定緊急程度。
(五)人名、地名、數(shù)字、引文準(zhǔn)確。引用公文應(yīng)當(dāng)先引標(biāo)題,后引發(fā)文字號。引用外文應(yīng)當(dāng)注明中文含義。日期應(yīng)當(dāng)寫明具體的年、月、日。
(六)結(jié)構(gòu)層次序數(shù),第一層為“一、”,第二層為“(一)”,第三層為“1.”,第四層為“(1)”。
(七)應(yīng)當(dāng)使用國家法定計(jì)量單位。
(八)文內(nèi)使用非規(guī)范化簡稱,應(yīng)當(dāng)先用全稱并注明簡稱。使用國際組織外文名稱或其縮寫形式,應(yīng)當(dāng)在第一次出現(xiàn)時(shí)注明其中文譯名。
(九)公文中的數(shù)字,除成文日期、部分結(jié)構(gòu)層次序數(shù)和在詞、詞組、慣用語、縮略語、具有修飾色彩語句中作為詞素的數(shù)字必須使用漢字外,應(yīng)當(dāng)使用阿拉伯?dāng)?shù)碼。
第二十四條
擬制公司發(fā)公文,對涉及其他部門職權(quán)范圍內(nèi)的事項(xiàng),主辦單位應(yīng)當(dāng)主動(dòng)與有關(guān)部門協(xié)商、會(huì)簽,取得一致意見后方可行文;會(huì)簽部門應(yīng)迅即辦理,一個(gè)部門最長不應(yīng)超過 1 天。如有分歧,主辦部門的負(fù)責(zé)人應(yīng)當(dāng)出面組織協(xié)調(diào),經(jīng)協(xié)調(diào)仍不能取得一致意見時(shí),主辦部門列明各方理據(jù)、提出建設(shè)性意見報(bào)公司綜合部轉(zhuǎn)呈公司領(lǐng)導(dǎo)協(xié)調(diào)或裁定。
第二十五條
公文稿擬出后,主辦部門負(fù)責(zé)人應(yīng)認(rèn)真核閱、修改并在“主辦部門核稿”處簽字后,送交公司綜合部。
第二十六條
公司綜合部在將公文送公司領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)之前,應(yīng)當(dāng)認(rèn)真做好審核工作。未經(jīng)審核的文稿,不得送領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。審核的重點(diǎn)是:是否需要行文,行文方式是否妥當(dāng),是否符合行文規(guī)則和擬制公文的要求,公文格式是否規(guī)范,附件是否齊全等。涂改勾畫較亂、字跡難以辨認(rèn)的,應(yīng)退擬稿人抄清。審核時(shí)對內(nèi)容的重要改動(dòng),應(yīng)與主辦單位協(xié)商,或提出意見,退擬稿人修改。
第二十七條
公司上行文由公司總經(jīng)理簽發(fā),重要的或涉及面廣的,由主管副經(jīng)理會(huì)簽。對其他單位的公文一般由主管副經(jīng)理簽發(fā),涉及重大問題的公文由總經(jīng)理簽發(fā)。簽發(fā)人應(yīng)對公文的內(nèi)容進(jìn)行最后研究和審定,對文稿、格式的每一個(gè)方面和細(xì)節(jié)進(jìn)行必要的斟酌和修改;簽發(fā)時(shí),要在文稿上簽署全名和具體日期(年月日),字跡清楚。
第二十八條
經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)的文稿,不得擅自改動(dòng);如必須改動(dòng),應(yīng)報(bào)經(jīng)簽發(fā)人同意。
第二十九條
公文正式印制前,擬稿人應(yīng)當(dāng)對清樣進(jìn)行認(rèn)真校對后送交綜合部進(jìn)行復(fù)核。校對應(yīng)對清樣與文稿的一致性負(fù)責(zé)。復(fù)核的重點(diǎn)是:審批、簽發(fā)手續(xù)是否完備,附件材料是否齊全,格式是否規(guī)范等。經(jīng)復(fù)核需要對文稿進(jìn)行實(shí)質(zhì)性修改的,應(yīng)按程序復(fù)審。
第三十條
擬制、修改和簽批公文,用筆用墨必須符合存檔要求。
第六章
收文辦理
第三十一條
收文辦理指對收到公文的辦理過程,包括簽收、登記、審核、擬辦、批辦、承辦、催辦等程序。
第三十二條
公司建立收文登記制度,由指定人員統(tǒng)一進(jìn)行登記、分發(fā)。沒有經(jīng)過公司綜合部簽收的公文,應(yīng)到公司綜合部補(bǔ)辦登記手續(xù)。
第三十三條
需要辦理的公文,文書部門應(yīng)及時(shí)交公司綜合部負(fù)責(zé)人審閱后,送交主管領(lǐng)導(dǎo)批示,并依據(jù)批示迅速交有關(guān)單位辦理。需兩個(gè)以上部門辦理的,應(yīng)明確主辦部門。
第三十四條
收到需辦理的公文后,承辦部門要抓緊辦理,不得延誤推諉。緊急公文應(yīng)當(dāng)按時(shí)限要求辦理;一般公文應(yīng)在 3 個(gè)工作日內(nèi)辦結(jié),最長不應(yīng)超過5 個(gè)工作日。當(dāng)超過辦理時(shí)限時(shí),主辦部門應(yīng)及時(shí)予以說明。對不屬于自己業(yè)務(wù)范圍,或者不適宜由本部門主辦的,應(yīng)迅速退回公司綜合部。
第三十五條
公文辦理中遇有涉及其他部門職權(quán)的事項(xiàng),主辦部門應(yīng)主動(dòng)與之協(xié)商,會(huì)簽;如有分歧,主辦部門負(fù)責(zé)人應(yīng)出面組織協(xié)商,經(jīng)協(xié)商如仍不能取得一致意見,主辦部門應(yīng)當(dāng)說明各方面理據(jù)并提出建設(shè)性意見,送公司領(lǐng)導(dǎo)協(xié)調(diào)
或裁定。
第三十六條
公文在辦理過程中傳閱,每發(fā)生一次閱辦者的轉(zhuǎn)移,均要經(jīng)公司綜合部登記,不得在閱辦者之間直接傳遞(即橫傳),以保證公文來龍去脈清楚,辦理或查詢及時(shí)方便。
第三十七條
審批公文時(shí),對有具體請示事項(xiàng)的,主批人應(yīng)當(dāng)明確簽署意見、姓名和審批日期,其他審批人圈閱視為同意;沒有請示事項(xiàng)的,圈閱表示已閱知。
第七章
公文歸檔與管理
第三十八條
公文辦理完畢,應(yīng)當(dāng)根據(jù)《中華人民共和國檔案法》和有關(guān)規(guī)定,及時(shí)整理立卷、歸檔。個(gè)人不得保存應(yīng)當(dāng)歸檔的公文。
第三十九條
歸檔范圍內(nèi)的公文,應(yīng)當(dāng)根據(jù)其相互聯(lián)系、特征和保存價(jià)值等整理(立卷),要保證歸檔公文的齊全、完整,能正確反映本單位的主要工作情況,便于保管和利用。
第四十條
聯(lián)合辦理的公文,原件由主辦單位整理、歸檔,其他單位保存復(fù)制件或其他形式的公文副本。
第四十一條
公文復(fù)制件作為正式文件使用時(shí),應(yīng)加蓋復(fù)制單位印章,視同正式文件妥善保管。
第四十二條
歸檔范圍內(nèi)的公文應(yīng)當(dāng)確定保管期限,按照有關(guān)規(guī)定定期向檔案部門移交。
第四十三條
沒有歸檔和存查價(jià)值的公文,經(jīng)過鑒別和主管領(lǐng)導(dǎo)人批準(zhǔn),可以定期銷毀。銷毀秘密公文,應(yīng)當(dāng)進(jìn)行登記,由二人以上監(jiān)銷,保證不丟失、不漏銷。
第四十四條
單位合并時(shí),全部公文應(yīng)當(dāng)隨之合并管理。單位撤銷時(shí),需要?dú)w檔的公文整理后按有關(guān)規(guī)定移交檔案部門。
第四十五條
工作人員調(diào)離工作崗位時(shí),應(yīng)當(dāng)將本人暫存、借用的公文按照有關(guān)規(guī)定移交、清退。
第四十六條
密碼電報(bào)的使用和管理,按照有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。
第八章
附
則
第四十七條
行政法規(guī)、規(guī)章、外事等方面的公文,依照有關(guān)規(guī)定處理;公文處理中,涉及電子文件的有關(guān)規(guī)定另行制定。
第四十八條
本辦法由公司綜合部負(fù)責(zé)解釋。
第四十九條
本辦法自發(fā)布之日起施行。
第三篇:公文處理辦法
公文處理暫行辦法
第一章
總 則
第一條 為提高公司公文處理的效率和質(zhì)量,參照國家的有關(guān)規(guī)定,結(jié)合公司實(shí)際,制定本辦法。
第二條 本辦法所稱公文,是指公司在行政管理和業(yè)務(wù)經(jīng)營過程中形成的具有法定效力和規(guī)范體式的文書。
第三條 公文處理是指公文的辦理、管理、整理(立卷)和歸檔等一系列相互關(guān)聯(lián)、銜接有序的工作。
第四條 公文處理應(yīng)當(dāng)堅(jiān)持實(shí)事求是、精簡、高效的原則,做到及時(shí)、準(zhǔn)確、安全和規(guī)范。
第五條 綜合管理部是公文的歸口管理部門,主管公司公文處理工作。綜合管理部負(fù)責(zé)建立健全公司有關(guān)公文管理的工作制度,并組織實(shí)施;負(fù)責(zé)公文從收發(fā)、審核、分辦、傳遞、用印、立卷、歸檔和銷毀的全過程管理;督辦公文的運(yùn)轉(zhuǎn)和實(shí)施情況。
第六條 綜合管理部應(yīng)當(dāng)配備文秘人員負(fù)責(zé)公文處理工作。
第二章
公文種類、公文類別及使用范圍
第七條 公文種類主要有:決定、決議、通知、通報(bào)、報(bào)告、議案、請示、批復(fù)、函、會(huì)議紀(jì)要,規(guī)定、辦法、細(xì)則等。
第八條 各類公文的使用范圍。
一、決定、決議
決定適用于對重要事項(xiàng)或者重大行動(dòng)做出的安排,人事任免,獎(jiǎng)懲有關(guān)部門及人員等。
決議適用于經(jīng)過會(huì)議討論通過,并要求貫徹執(zhí)行的重要事項(xiàng)。
二、通知
適用于發(fā)布規(guī)章制度(包括規(guī)定、辦法、章程、規(guī)程、細(xì)則等)和措施,傳達(dá)上級有關(guān)單位的指示;要求下級部門辦理或者需要知曉的事項(xiàng);轉(zhuǎn)發(fā)上級有關(guān)單位、同級單位和不相隸屬單位的公文;印發(fā)公司領(lǐng)導(dǎo)的講話等。
三、通報(bào)
適用于表彰先進(jìn),批評錯(cuò)誤,傳達(dá)重要情況等。
四、報(bào)告
適用于向上級單位匯報(bào)工作,反映情況,提出意見或建議,回復(fù)上級單位詢問或交辦事項(xiàng)的處理結(jié)果。
五、議案
適用于向股東會(huì)、董事會(huì)等提請審議事項(xiàng)。
六、請示
適用于向上級單位或領(lǐng)導(dǎo)請求指示、批準(zhǔn)的事項(xiàng)。
七、批復(fù)
適用于答復(fù)下級或相關(guān)部門的請示事項(xiàng)。
八、函
適用于平級單位之間或不相隸屬單位之間相互商洽工作、詢問、或答復(fù)問題等。
九、會(huì)議紀(jì)要
適用于記載、傳達(dá)會(huì)議情況和議定事項(xiàng),主要包括:股東會(huì)紀(jì)要、董事會(huì)紀(jì)要、執(zhí)行董事會(huì)紀(jì)要、監(jiān)事會(huì)紀(jì)要;總裁辦公會(huì)紀(jì)要;公司工作例會(huì)紀(jì)要;業(yè)務(wù)評審會(huì)紀(jì)要;專題會(huì)議紀(jì)要等。
十、規(guī)定、辦法、細(xì)則
適用于對特定范圍內(nèi)的工作和事務(wù)制定具有約束力的行為規(guī)范或?qū)ι霞壷鞴懿块T制定的法規(guī)、規(guī)章提出貫徹實(shí)施意見。
第三章 發(fā)文辦理
第九條 發(fā)文一般由版頭、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標(biāo)題、主送單位、正文、附件、成文日期、印章、主題詞、抄送單位、校對人和印發(fā)日期等部分組成。
一、版頭應(yīng)為*******公司加“文件”兩字組成。版頭一經(jīng)確定,應(yīng)長期沿用。
二、發(fā)文字號應(yīng)當(dāng)包括單位代字、發(fā)文年份、發(fā)文順序號組成。
三、公文標(biāo)題應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確簡要地概括公文的主要內(nèi)容并標(biāo)明公文種類,一般應(yīng)當(dāng)標(biāo)明發(fā)文單位。標(biāo)題中除書名號外,一般不使用標(biāo)點(diǎn)符號。
四、正文為公文的主體,包括事由、要求、建議和措施等。
五、主送單位指公文的主要受理單位,應(yīng)當(dāng)使用全稱或者規(guī)范化簡稱、統(tǒng)稱,并按其性質(zhì)、級別或慣例依次排列。
六、抄報(bào)單位指除主送單位外需要執(zhí)行或知曉公文的上級單位;抄送單位指除主送單位外需要執(zhí)行或知曉公文的同級單位、下級單位或其他相關(guān)單位;內(nèi)部發(fā)送指需要執(zhí)行或知曉公文的各部門及其領(lǐng)導(dǎo),抄報(bào)單位與抄送單位應(yīng)當(dāng)使用全稱或規(guī)范化簡稱,并按上級、平級和下級的次序排列。
七、公文除會(huì)議紀(jì)要外,應(yīng)當(dāng)加蓋印章。用印頁如無正文,應(yīng)當(dāng)在頁首用圓括號標(biāo)明“此頁無正文”字樣。
八、公文應(yīng)標(biāo)注主題詞。公文主題詞一般不超過5個(gè)。標(biāo)引順序?yàn)橄葮?biāo)類別詞,再標(biāo)反映公文內(nèi)容的關(guān)屬詞,最后標(biāo)反映公文形式的類屬詞。
九、公文成文日期以簽發(fā)人的簽發(fā)日期為準(zhǔn)。
十、公文文字從左至右橫寫、橫排。
第十條 公司發(fā)文按行文關(guān)系、方式和內(nèi)容等的不同,劃分為不同的類別。使用“*******公司文件”文頭的文件,主要包括:“**發(fā)[ ]××號、**辦發(fā)[ ]××號和*****(部門)[ ] ××號”。
“**發(fā)[ ]××號”主要為對外發(fā)文時(shí)使用,包括請示、報(bào)告、函等文種。
“**辦發(fā)[ ]××號”主要為公司對內(nèi)發(fā)文時(shí)使用,適用于發(fā)布章程、辦法、規(guī)定、實(shí)施辦法、實(shí)施細(xì)則、操作規(guī)程、人事任免,以及重要會(huì)議的領(lǐng)導(dǎo)講話和會(huì)議紀(jì)要等,包括決定、決議、通知、通報(bào)等文種。
“****(部門)[ ] ××號”適用于各部門內(nèi)部發(fā)文,主要為發(fā)文部門內(nèi)部實(shí)施的規(guī)章制度等。
第十一條 公文要按照隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍行文。一般不越級行文,因特殊情況,必須越級行文時(shí),應(yīng)同時(shí)抄送被越級的單位。
除綜合管理部外,其他部門不正式對外發(fā)文。
第十二條 不相隸屬的單位行文應(yīng)當(dāng)遵循對等的原則,“明來明去、密來密去、函來函復(fù)”。
第十三條 上行文應(yīng)根據(jù)內(nèi)容寫明主送單位,如需同時(shí)發(fā)送其他單位,還應(yīng)寫明抄送單位。
“請示”是請求上級單位予以批復(fù)的文種,應(yīng)當(dāng)一文一事,一般只寫一個(gè)主送單位,同時(shí)需要其他單位研究處理的,應(yīng)采用抄送形式。
“報(bào)告”是向上級單位匯報(bào)工作、反映情況的文種,不得夾帶請示事項(xiàng)?!皥?bào)告”中提出的意見和建議,只供上級單位參考而并不要求予以批復(fù)。
第十四條 行文應(yīng)當(dāng)注重效用,對可發(fā)可不發(fā)的或能用電話、面談等方式解決的事項(xiàng),不要行文。
第十五條 發(fā)文辦理是指以********公司名義制發(fā)公文的過程,包括擬稿、審核、會(huì)簽、簽發(fā)、校對、印制、用印、登記、分發(fā)立卷、存檔等程序。
發(fā)文的流程:經(jīng)辦人員(擬文)→部門負(fù)責(zé)人(審批)→綜合管理部(核稿)→總經(jīng)理或分管副總(簽發(fā))?董事長(簽發(fā))→綜合管理部(校對、套紅、印刷、發(fā)送)
第十六條 草擬公文的基本要求
擬稿一般按照職能部門分工負(fù)責(zé)的原則和日常工作程序,誰主管誰主辦。涉及兩個(gè)部門以上的事項(xiàng),應(yīng)以一個(gè)部門為主,與有關(guān)部門協(xié)商一致后再辦理行文。
草擬公文應(yīng)當(dāng)做到:
一、公文的文種應(yīng)當(dāng)根據(jù)行文目的、發(fā)文單位的職權(quán)和與主送單位的行文關(guān)系確定。
二、公文中的數(shù)字除成文日期、部分結(jié)構(gòu)層次序數(shù)和在詞、詞組、慣用語、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的字必須使用漢字外,其它應(yīng)當(dāng)使用阿拉伯?dāng)?shù)字。日期應(yīng)當(dāng)寫具體的年、月、日。
三、公文的結(jié)構(gòu)層次數(shù),第一層為“
一、”,第二層為“
(一)”,第三層為“
1、”,第四層為“(1)”。
四、公文內(nèi)使用非規(guī)范化簡稱,應(yīng)當(dāng)先用全稱并注明簡稱。使用國際組織外文名稱或其縮寫形式,應(yīng)當(dāng)在第一次出現(xiàn)時(shí)注明準(zhǔn)確的中文譯名。
第十七條 辦文部門申請發(fā)文的程序
擬稿人擬稿后,應(yīng)在OA系統(tǒng)中提起發(fā)文流程,并在線提交至本部門主要負(fù)責(zé)人審核。擬稿部門負(fù)責(zé)人要嚴(yán)格把關(guān),對所擬公文進(jìn)行初審,對發(fā)文的必要性、政策性、文稿內(nèi)容、文內(nèi)數(shù)字的真實(shí)性、準(zhǔn)確性負(fù)責(zé),審核無誤后,部門主要負(fù)責(zé)人在OA流程中進(jìn)行審批,簽注是否同意發(fā)文的意見。
第十八條 公文審核
一、公文送領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)之前,應(yīng)先由綜合管理部文秘人員進(jìn)行審核,無誤后報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。
二、公文審核的基本任務(wù)是協(xié)助公司領(lǐng)導(dǎo)保證公文的質(zhì)量。
核稿的主要內(nèi)容為:是否確需行文;是否符合有關(guān)政策;文稿中提出的解決問題的意見、辦法和措施是否切實(shí)可行;行文方式是否妥當(dāng);是否符合行文規(guī)則和公文擬制的有關(guān)要求。
三、綜合管理部對于審核的公文一般可按三種方法處理:一是做必要的文字修改;二是對文稿改動(dòng)較多或者不合格的文稿,請?jiān)瓟M稿部門修改;三是建議不辦發(fā)文或者另行處理。
四、一般公文核稿不超過2個(gè)工作日。
第十九條 公文簽發(fā)的基本原則 核稿后,由綜合管理部根據(jù)文件的內(nèi)容送相關(guān)部門簽署意見,并送公司領(lǐng)導(dǎo)審閱、簽發(fā)。
公司層面的發(fā)文一般由總經(jīng)理簽發(fā),其中規(guī)章制度需先經(jīng)總經(jīng)理辦公會(huì)議審議通過;部門層面的規(guī)章制度由分管副總簽發(fā);特殊要求下需董事會(huì)審議通過的規(guī)章制度應(yīng)由董事長簽發(fā)。
第二十條 發(fā)文校對、編號、打印、蓋章、分發(fā)
一、如公司領(lǐng)導(dǎo)對發(fā)文提出了修改意見或發(fā)文被文秘修改過,則發(fā)文應(yīng)進(jìn)入校對環(huán)節(jié)。公文校對由發(fā)文部門負(fù)責(zé)人親校,要求做到準(zhǔn)確無誤;校對人如發(fā)現(xiàn)原稿有問題時(shí),應(yīng)及時(shí)與有關(guān)人員聯(lián)系,未經(jīng)簽發(fā)人同意不得隨意改動(dòng)。
二、公文編號、打印由綜合管理部負(fù)責(zé)。打印文件必須以經(jīng)簽發(fā)的原稿為依據(jù),應(yīng)忠于原稿,不得擅自改動(dòng)。如發(fā)現(xiàn)明顯錯(cuò)誤,應(yīng)與擬稿部門聯(lián)系。
三、根據(jù)發(fā)文的形式確定用印種類。公司發(fā)文應(yīng)加蓋公章,部門發(fā)文可加蓋部門章。
四、公文分發(fā)。公文發(fā)放范圍由擬稿部門提出,綜合管理部審核確定。需要上級部門批復(fù)或相關(guān)單位回復(fù)的公文,各承辦部門應(yīng)負(fù)責(zé)跟蹤文件的運(yùn)轉(zhuǎn)情況,并將信息及時(shí)反饋給綜合管理部。
第二十一條 公文的更改
公文的更改應(yīng)由文件原起草部門擬定文件修改稿或補(bǔ)充稿,經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核,交綜合管理部核稿后,報(bào)原簽發(fā)人簽發(fā)。文件修改稿或補(bǔ)充稿應(yīng)在原文件受控范圍內(nèi)發(fā)放。
第四章 收文辦理
第二十二條 公文收文一般包括簽收、上傳OA系統(tǒng)、擬辦、傳閱(批辦)、承辦、督辦、立卷歸檔、銷毀等程序。
收文的流程:青島管理部/綜合管理部(收文并發(fā)起流程)→綜合管理部(辦文)→分管副總、總經(jīng)理、董事長(閱示或閱知)?職能部門(處理)→綜合管理部(辦結(jié))
第二十三條 審核擬辦
一、審核:
收到需要辦理的公文,綜合管理部應(yīng)當(dāng)進(jìn)行審核。審核的重點(diǎn):來文是否應(yīng)為本單位辦理,是否超過了應(yīng)辦理時(shí)限;有關(guān)要求是否明確具體等。
經(jīng)審核,不應(yīng)由本單位辦理的來文,經(jīng)與對方核對并經(jīng)綜合管理部領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后,可退回原單位。處理退文時(shí),應(yīng)向來文單位說明退文的理由,對于來文不規(guī)范但請示事項(xiàng)十分緊急的情況,可采取邊受理邊補(bǔ)辦手續(xù)的辦法。
二、擬辦:
收文流程發(fā)起后,由綜合管理部根據(jù)文件內(nèi)容、性質(zhì)分別提出閱知、閱批(處)等擬辦意見,按擬辦意見送公司領(lǐng)導(dǎo)閱批,或送有關(guān)職能部門提出承辦意見。
急件和限時(shí)辦理的公文,應(yīng)隨到隨登記、隨擬辦、隨送批、隨送辦。
第二十四條 送閱(傳閱)和處理
閱處類文件原則上一個(gè)部門主辦一位領(lǐng)導(dǎo)審批以減少流轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)。對于內(nèi)容跨越多個(gè)部門職責(zé)范圍的文件,擬辦時(shí)應(yīng)明確主辦部門和協(xié)辦部門,由主辦部門牽頭辦理并提出協(xié)商一致的意見,對于確實(shí)無法統(tǒng)一意見的,應(yīng)由主辦部門如實(shí)注明分歧意見,經(jīng)各部會(huì)簽后反饋。承辦部門接到需辦理的公文后,應(yīng)及時(shí)撰寫處理意見,并返回綜合管理部。
第六章 簽報(bào)管理
第二十五條 “簽報(bào)”作為內(nèi)部文書,是公司內(nèi)各部門向本級單位領(lǐng)導(dǎo)請示工作、報(bào)告情況,以及部門之間協(xié)商請辦工作、解決具體問題的內(nèi)部文書工具,是領(lǐng)導(dǎo)決策和部門辦事的重要依據(jù)?!昂瀳?bào)”納入公文一體管理。
簽報(bào)的流程:經(jīng)辦人員(擬報(bào)告)→部門經(jīng)理(審批)→綜合管理部(擬辦)?相關(guān)部門(會(huì)簽)→分管副總、總經(jīng)理、董事長(閱示)→綜合管理部(辦結(jié))。
第二十六條 簽報(bào)的種類
簽報(bào)的種類主要包括:請示、報(bào)告和意見。
一、請示:適用于向部門內(nèi)、公司內(nèi)領(lǐng)導(dǎo)請求指示、批準(zhǔn)的事項(xiàng),以及商請有關(guān)部門辦理的事項(xiàng)。
二、報(bào)告:適用于向部門內(nèi)、公司內(nèi)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)工作,反映情況,答復(fù)交辦事項(xiàng)處理結(jié)果等。
三、意見:適用于對重要問題提出見解和建議等。
第二十七條 簽報(bào)的適用范圍
一、主送公司領(lǐng)導(dǎo)的簽報(bào)
(一)有重要工作事項(xiàng),需要提供公司領(lǐng)導(dǎo)知曉或決策的;
(二)根據(jù)工作進(jìn)展情況,提出新的建議、意見或措施的;
(三)部門參加外部重要會(huì)議或活動(dòng)及進(jìn)行的工作調(diào)研等需事后報(bào)告的;
(四)公司領(lǐng)導(dǎo)交辦事項(xiàng)處理結(jié)果等需報(bào)告公司領(lǐng)導(dǎo)知曉的;
(五)其他特殊事項(xiàng)需向公司領(lǐng)導(dǎo)請示、報(bào)告的。
二、主送有關(guān)部門的簽報(bào)
根據(jù)工作分工,需要其他有關(guān)部門解決的事項(xiàng),可以向有關(guān)部門簽報(bào),要求協(xié)助處理。部門在職權(quán)范圍內(nèi)能決定的事項(xiàng),不需簽報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)或其他部門。
第二十八條 “簽報(bào)”必須由主辦部門負(fù)責(zé)人(如負(fù)責(zé)人外出,由部門其他負(fù)責(zé)人順序替代)簽名。
凡呈送公司領(lǐng)導(dǎo)的簽報(bào),由綜合管理部審核后統(tǒng)報(bào)送公司領(lǐng)導(dǎo)審批。
審批或會(huì)簽簽報(bào)應(yīng)提出明確的批示意見,即“同意”、“不同意”或其他具體意見。
第二十九條 公司領(lǐng)導(dǎo)審批后,由綜合管理部將審批結(jié)果告知擬稿部門,擬稿部門應(yīng)抓緊辦理。會(huì)簽的簽報(bào)需告知有關(guān)會(huì)簽部門。對有公司領(lǐng)導(dǎo)重要批示、需督辦的簽報(bào)事項(xiàng),由綜合管理部立項(xiàng)跟蹤督辦。
第七章
公文歸檔
第三十條 公文辦結(jié)后,綜合管理部收集整理文件、文件底稿、附件及有關(guān)的簽報(bào)、批示等材料,按公司檔案管理辦法要求立卷歸檔。個(gè)人不得保存應(yīng)當(dāng)歸檔的公文。第三十一條 公文歸檔的范圍
一、本公司各類發(fā)文的原稿、定稿、正本由綜合管理部立卷。
二、公司收文包括監(jiān)管機(jī)構(gòu)和公司股東方等下發(fā)的文件由綜合管理部負(fù)責(zé)歸檔立卷。
第三十二條 公文材料立卷程序
公文材料立卷程序包括:案卷類目的編制、文件的平時(shí)歸卷。
一、案卷類目的編制
綜管部文秘應(yīng)根據(jù)本部門工作情況和任務(wù),按照便于管理、查找、利用的原則制定本部門的案卷類目,對具有保存價(jià)值的文件及時(shí)收集、歸檔。
二、文件的平時(shí)歸卷
根據(jù)案卷類目的條款名稱,為每一條款準(zhǔn)備一個(gè)卷夾。文件處理完畢,立卷人員根據(jù)文件所針對的條款,歸入有關(guān)卷夾內(nèi),以備查找。
第八章 公文管理
第三十三條 不具備歸檔和存查價(jià)值的公文,經(jīng)過鑒別并經(jīng)綜合管理部主要負(fù)責(zé)人批準(zhǔn),可以銷毀。
第三十四條
公司人員調(diào)離工作崗位時(shí),應(yīng)當(dāng)將本人暫存、借用的公文按照有關(guān)規(guī)定移交、清退,個(gè)人不得保存文件。
第九章 附 則
第三十五條 本辦法由綜合管理部負(fù)責(zé)解釋,經(jīng)總經(jīng)理辦公會(huì)議審議通過后,自公布之日起執(zhí)行。
附件: 公文格式要求
一、公文用紙
對外發(fā)文(包括通知、通報(bào)、請示、報(bào)告、批復(fù)、函等文種)一律采用國際標(biāo)準(zhǔn)A4型(210mm×297mm)。
二、公文排版格式及裝訂要求
發(fā)文文件版心:225mm(高)X 156 mm(寬),公文版面要干凈無底灰,字跡清楚無斷劃。公文應(yīng)左側(cè)裝訂,不掉頁。
三、公文眉首要求
公文眉首,一般是指首頁紅色反線以上部分,包括文件名稱(發(fā)文單位標(biāo)識)、發(fā)文字號等內(nèi)容。
(一)版頭
版頭應(yīng)為*******公司加“文件”兩字組成,應(yīng)居中印在公文首頁上部,用1號黑體字。海協(xié)辦發(fā)文件用白頭文件,其余發(fā)文用紅頭文件。
(二)發(fā)文字號
由發(fā)文單位代字、年份和序號組成,標(biāo)注于版頭下方居中或者左下方。用小三號仿宋字,居中排布;年份、序號用阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)識;年份應(yīng)全稱,用六角括號“〔〕”括入;序號不加“第”字。
(五)簽發(fā)人,上報(bào)公文應(yīng)在發(fā)文字號右側(cè)標(biāo)注“簽發(fā)人: ”,用小三號仿宋體。
(六)橫隔線,隔開公文版頭部分與行文部分的紅色橫線,居中,位于發(fā)文字號下方。
四、公文主體要求
(一)公文標(biāo)題
紅色反線下空1行,用三號宋標(biāo)黑體,可分一行或多行居中排布,回行時(shí),要做到詞意完整,排列對稱,間距恰當(dāng)。
(二)主送單位
標(biāo)題下空1行,左側(cè)頂格用小三號仿宋體,回格時(shí)仍頂格;最后一個(gè)主送單位名稱后標(biāo)全角冒號。有些不便于在首頁列出主送單位的公文,如決定、決議、會(huì)議紀(jì)要、規(guī)范性文件等,主送單位可以寫在公文末頁抄送單位之前。
(三)公文正文
主送單位名稱下1行,每自然段左空2字,回行頂格。數(shù)字、年份不能回行,用小三號仿宋體。
(四)公文結(jié)構(gòu)層次數(shù)
第一層為“
一、”,第二層為“
(一)”,第三層為“
1、”,第四層為“(1)”。
(五)附件
公文如有附件,在正文下空1行左右,發(fā)文單位之上,空2字用小三號仿宋字標(biāo)識“附件”,后標(biāo)全角冒號和名稱。如附件名稱較長需要轉(zhuǎn)行時(shí),應(yīng)與附件名稱第1個(gè)字對齊。附件如有序號使用阿拉伯?dāng)?shù)碼(如“附件:
1、×××××××”);附件名稱后面不加標(biāo)點(diǎn)符號。附件應(yīng)與公文正文一起裝訂,并在附件左上角第1行頂格標(biāo)識“附件”,有序號時(shí)標(biāo)識序號;附件的序號和名稱前后標(biāo)識應(yīng)一致。
(六)發(fā)文單位署名應(yīng)用全稱或者規(guī)范化簡稱,位于正文右下方,字體字號與正文相同。
(七)成文日期
用漢字將年、月、日標(biāo)全,“零”寫為“○”,字體字號與正文相同。
(八)公文主題詞,位于公文末頁抄報(bào)(送)單位上方,詞目之間應(yīng)有一字間隔,用小三號黑體。
(九)公文生效標(biāo)識
成文日期右空4字,加蓋印章即可,印章應(yīng)上具正文1行之內(nèi),端正、居中下壓成文日期,印章用紅色。當(dāng)印章下弧無文字時(shí),采取下套方式,即僅以下弧壓在成文日期上;當(dāng)下弧有文字時(shí),采取中套方式,即印章中心線壓在成文日期上。
五、公文版記要求
(一)主題詞
“主題詞”用小三號黑體字,居左頂格標(biāo)識,后標(biāo)全角冒號;詞目用小三號仿宋字;詞目之間空1字。
(二)抄報(bào)、抄送單位
公文如有抄報(bào)、抄送單位在主題詞下1行;左右各空1字,用仿宋小三號字標(biāo)識“抄報(bào)”或“抄送”,后標(biāo)全角冒號;抄報(bào)或抄送單位用逗號隔開,回行時(shí)與冒號后的抄報(bào)或抄送單位對齊;在最后一個(gè)抄報(bào)或抄送單位后標(biāo)句號。
(三)印發(fā)單位和印發(fā)日期
位于抄報(bào)或抄送單位之下占一行位置;用仿宋小三號字。印發(fā)單位左空1字,印發(fā)日期右空1字。印發(fā)日期以公文付印日期為準(zhǔn),用阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)識。
六、行距和頁碼要求
行距:根據(jù)發(fā)文文字多少,可選擇多倍行距中的1.25倍行距或1.5倍行距
頁碼:用4號半角白體阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)識,置于版心下邊緣之下1行,數(shù)碼左右各放一條4號一字線,一字線距版心下邊緣7mm。
第四篇:公文處理辦法
中國農(nóng)業(yè)銀行公文處理辦法
第一章 總 則
第一條 為使農(nóng)業(yè)銀行公文處理工作規(guī)范化、制度化、科學(xué)化,提高公文處理質(zhì)量和效率,參照國務(wù)院發(fā)布的《國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》(國發(fā)?2000?23號)等有關(guān)規(guī)定,結(jié)合農(nóng)業(yè)銀行實(shí)際,制定本辦法。
第二條 本辦法所稱公文,是指農(nóng)業(yè)銀行在經(jīng)營管理過程中形成的具有法定效力和規(guī)范格式的文書,是傳達(dá)貫徹黨和國家方針、政策,發(fā)布農(nóng)業(yè)銀行規(guī)章制度,報(bào)告情況,請示和答復(fù)問題,指
導(dǎo)、部署和商洽工作,以及進(jìn)行其他公務(wù)活動(dòng)的重要工具。第三條 公文處理是指公文的辦理、管理、整理(立卷)、歸檔、清收、銷毀等相互關(guān)聯(lián)、銜接有序的工作。
第四條 公文處理應(yīng)當(dāng)堅(jiān)持實(shí)事求是、精簡高效原則,做到及時(shí)、準(zhǔn)確、規(guī)范、安全。
第五條 在公文處理工作中,必須嚴(yán)格執(zhí)行國家保密法律、法規(guī)和農(nóng)業(yè)銀行有關(guān)保密規(guī)定,確保國家秘密和農(nóng)業(yè)銀行商業(yè)秘密安全。
第六條 總行辦公室是農(nóng)業(yè)銀行公文處理的管理部門,并負(fù)責(zé)指導(dǎo)檢查各分支機(jī)構(gòu)的公文處理工作。各分支機(jī)構(gòu)辦公室(或綜合管理部門,下同)負(fù)責(zé)本單位公文處理的管理工作,并指導(dǎo)檢查所轄分支機(jī)構(gòu)的公文處理工作。辦公室應(yīng)設(shè)立文秘部門或配備專職文秘人員負(fù)責(zé)公文處理工作。
第七條 農(nóng)業(yè)銀行各分支機(jī)構(gòu)、總行各部室負(fù)責(zé)同志要高度重視公文處理工作,遵守本辦法并加強(qiáng)對本單位公文處理工作的領(lǐng)導(dǎo)
和檢查,并明確專門人員負(fù)責(zé)公文審核、收發(fā)、管理和歸檔等工作。
第二章 公文文種
第八條 農(nóng)業(yè)銀行公文文種包括:
(一)決定
適用于對重要事項(xiàng)或者重大行動(dòng)做出安排;獎(jiǎng)懲系統(tǒng)內(nèi)有關(guān)單位及人員;變更或者撤銷下級行不適當(dāng)?shù)臎Q定事項(xiàng)。
(二)公告
適用于向國內(nèi)外宣布重要事項(xiàng)或者法定事項(xiàng)。
(三)通告
適用于向社會(huì)各有關(guān)方面公布需要周知的事項(xiàng)。
(四)通知
適用于傳達(dá)黨中央、國務(wù)院的指示和決定,發(fā)布農(nóng)業(yè)銀行規(guī)章制度,轉(zhuǎn)發(fā)上級機(jī)關(guān)和不相隸屬機(jī)關(guān)的公文,批轉(zhuǎn)各省級分行、直屬分行、培訓(xùn)學(xué)院、境外機(jī)構(gòu)的公文,傳達(dá)要求下級行辦理和需要周知或執(zhí)行的事項(xiàng);任免和聘用人員。
(五)通報(bào)
適用于表彰先進(jìn),批評錯(cuò)誤,傳達(dá)、溝通重要精神或者情況。
(六)議案
適用于向職工代表大會(huì)、黨員代表大會(huì)及股東大會(huì)提請審議事項(xiàng)。
(七)報(bào)告
適用于向上級機(jī)關(guān)匯報(bào)工作,反映情況,答復(fù)上級機(jī)關(guān)的詢問。
(八)請示
適用于向上級機(jī)關(guān)請求指示、批準(zhǔn)。
(九)批復(fù)
適用于答復(fù)下級機(jī)構(gòu)的請示事項(xiàng)。
(十)意見
適用于對重要問題提出見解和處理辦法。
(十一)函
適用于不相隸屬機(jī)構(gòu)之間商洽工作,詢問和答復(fù)問題,請求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項(xiàng)。
(十二)會(huì)議紀(jì)要
適用于記載、傳達(dá)會(huì)議情況和議定事項(xiàng)。第三章 公文類別
第九條 農(nóng)業(yè)銀行公文按行文關(guān)系、方式和內(nèi)容的不同,劃分為不同類別,并可根據(jù)實(shí)際需要進(jìn)行調(diào)整。
第十條 總行機(jī)關(guān)行務(wù)發(fā)文的類別及適用范圍
(一)行發(fā)文
行發(fā)文是以中國農(nóng)業(yè)銀行名義制發(fā)的公文。包括:農(nóng)銀發(fā)、農(nóng)銀函、農(nóng)銀復(fù)、農(nóng)銀任、農(nóng)銀規(guī)章等字號的發(fā)文。
1、農(nóng)銀發(fā)。
主要用于向國務(wù)院、人民銀行、銀監(jiān)會(huì)等上級機(jī)關(guān)報(bào)告、請示工作;向全行發(fā)布全局性、政策性工作事項(xiàng);印發(fā)行領(lǐng)導(dǎo)在全行工作會(huì)議上的講話;轉(zhuǎn)發(fā)上級機(jī)關(guān)重要方針政策及其他重要事項(xiàng)的文件;印發(fā)表彰、處分決定及重大事件通報(bào)等。包括的公文文種主要有請示、報(bào)告、意見、決定、通知、通報(bào)等,使用“中國農(nóng)業(yè)銀行文件”文頭。
2、農(nóng)銀函。
主要用于同國務(wù)院有關(guān)部門、各地人民政府及其他不相隸屬的單位之間商洽工作,詢問和答復(fù)問題,溝通情況,答復(fù)全國人大代表建議、全國政協(xié)委員提案等。農(nóng)銀函字號中包括的公文文種主要有函、通知、意見等,使用“中國農(nóng)業(yè)銀行”文頭。
3、農(nóng)銀復(fù)。
主要用于對各省級分行、直屬分行、培訓(xùn)學(xué)院、境外機(jī)構(gòu)請示事項(xiàng)的回復(fù)。農(nóng)銀復(fù)字號中包括的公文文種為批復(fù),使用“中國農(nóng)業(yè)銀行文件”文頭。
4、農(nóng)銀任。
主要用于干部的任免和聘用有關(guān)事項(xiàng)。農(nóng)銀任字號中包括的公文文種為通知,使用“中國農(nóng)業(yè)銀行”文頭。
5、農(nóng)銀規(guī)章。
主要用于印發(fā)系統(tǒng)內(nèi)各項(xiàng)制度規(guī)范,包括基本制度、政策、基本規(guī)范、守則、管理辦法、規(guī)定、實(shí)施細(xì)則、操作規(guī)程等。農(nóng)銀規(guī)章字號中包括的公文文種為通知,使用“中國農(nóng)業(yè)銀行文件”文頭。
(二)辦公室發(fā)文
辦公室發(fā)文是以中國農(nóng)業(yè)銀行辦公室名義制發(fā)的公文,是行發(fā)文的重要補(bǔ)充形式。包括農(nóng)銀辦發(fā)、農(nóng)銀辦函等字號的發(fā)文。
1、農(nóng)銀辦發(fā)。
主要用于向全行部署一般性工作事項(xiàng)或開展全行性檢查、要求下級行上報(bào)有關(guān)綜合性材料等事務(wù)性工作事項(xiàng);印發(fā)全行專業(yè)性工作會(huì)議紀(jì)要、業(yè)務(wù)經(jīng)營情況通報(bào);印發(fā)黨中央、國務(wù)院領(lǐng)導(dǎo)同志批示,轉(zhuǎn)發(fā)不相隸屬機(jī)關(guān)的文件;特殊情況下,確需印發(fā)或批轉(zhuǎn)的分支機(jī)構(gòu)文件;與國務(wù)院辦公廳秘書局及國務(wù)院各部門、各地人民政府和其他不相隸屬單位的辦公廳(室)商洽工作、征求或回復(fù)意見,請求批準(zhǔn)有關(guān)事項(xiàng);其他確需以辦公室文件處理的工作事項(xiàng)等。農(nóng)銀辦發(fā)字號中包括的公文文種主要有請示、報(bào)告、意見、決定、通知、通報(bào)、批復(fù)等,使用“中國農(nóng)業(yè)銀行辦公室文件”文頭。
2、農(nóng)銀辦函。
主要用于與不相隸屬單位商洽工作,回復(fù)上級機(jī)關(guān)便函或非正
式文件,以及各類會(huì)議及培訓(xùn)班通知、文件內(nèi)容更正通知等。農(nóng)銀辦函字號中包括的公文文種主要有通知、批復(fù)和函等,使用“中
國農(nóng)業(yè)銀行辦公室”文頭。
(三)部室發(fā)文
部室發(fā)文是以農(nóng)業(yè)銀行內(nèi)設(shè)部門名義制發(fā)的公文,使用“中國農(nóng)業(yè)銀行(XX部)”文頭,包括部室專用代字和部室函??傂袡C(jī)關(guān)各部室只限于在部門職權(quán)范圍內(nèi)或根據(jù)總行授權(quán),向各省級分行、直屬分行、培訓(xùn)學(xué)院、境外機(jī)構(gòu)對口部門發(fā)文,一般不向系統(tǒng)外其他單位發(fā)文。
部室發(fā)文主要用于向各省級分行、直屬分行、培訓(xùn)學(xué)院、境外機(jī)構(gòu)對口部門布臵本部門職權(quán)范圍內(nèi)的事務(wù)性工作,如開展專項(xiàng)檢查或調(diào)研,上報(bào)數(shù)據(jù)材料,布臵具體工作等;批復(fù)對口部門向本
部門報(bào)送的僅屬于部門職權(quán)范圍內(nèi)處理事項(xiàng)的請示;印發(fā)僅要求對口部門負(fù)責(zé)同志參加的專業(yè)會(huì)議及培訓(xùn)班通知;印發(fā)本業(yè)務(wù)條線單項(xiàng)業(yè)務(wù)或常規(guī)性經(jīng)營情況通報(bào);印發(fā)部室專業(yè)會(huì)議紀(jì)要、部室負(fù)責(zé)人在專業(yè)會(huì)議上的講話,以及部室工作總結(jié)、工作計(jì)劃等。使用的公文文種主要有通知、批復(fù)和函等。
第十一條 總行機(jī)關(guān)的黨務(wù)發(fā)文比照行務(wù)發(fā)文有關(guān)要求辦理。其發(fā)文類別主要包括:
(一)中共中國農(nóng)業(yè)銀行委員會(huì)發(fā)文。公文字號為:農(nóng)銀黨發(fā)、農(nóng)銀黨復(fù)、農(nóng)銀黨任、農(nóng)銀黨函。
(二)中共中國農(nóng)業(yè)銀行紀(jì)律檢查委員會(huì)發(fā)文。公文字號為:農(nóng)銀黨紀(jì)、農(nóng)銀黨紀(jì)函。
(三)中共中國農(nóng)業(yè)銀行委員會(huì)辦公室發(fā)文。公文字號為:農(nóng)銀黨辦發(fā)、農(nóng)銀黨辦函。
(四)中共中國農(nóng)業(yè)銀行委員會(huì)組織部發(fā)文。公文字號為:農(nóng)
銀黨組。
第十二條 總行機(jī)關(guān)的其他發(fā)文
(一)中國農(nóng)業(yè)銀行工會(huì)工作委員會(huì)發(fā)文。公文字號為:農(nóng)銀工會(huì)、農(nóng)銀工會(huì)函。
(二)共青團(tuán)中國農(nóng)業(yè)銀行委員會(huì)發(fā)文,公文字號為:農(nóng)銀團(tuán)、農(nóng)銀團(tuán)函。
(三)中國農(nóng)業(yè)銀行保密委員會(huì)發(fā)文,公文字號為:農(nóng)銀密。中國農(nóng)業(yè)銀行密碼領(lǐng)導(dǎo)小組發(fā)文,公文字號為:農(nóng)銀密組。
(四)中國農(nóng)村金融學(xué)會(huì)發(fā)文,公文字號為:農(nóng)銀學(xué)。第十三條 內(nèi)部情況通報(bào)
內(nèi)部情況通報(bào)是我行一種十分重要的公文形式,主要用于印發(fā)行領(lǐng)導(dǎo)在全行專業(yè)工作會(huì)議及其他重要會(huì)議上的講話。
第十四條 農(nóng)業(yè)銀行省級分行及以下分支機(jī)構(gòu)的公文文種、類別、字號及適用范圍等,參照本章有關(guān)規(guī)定辦理。
第四章 公文格式
第十五條 農(nóng)業(yè)銀行公文一般由涉密等級和保密期限、緊急程度、發(fā)文單位標(biāo)識、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標(biāo)題、主送單位、正文、附件說明、成文日期、印章、附注、附件、主題詞、抄送單位、內(nèi)部發(fā)送、印發(fā)單位和印發(fā)日期等要素組成。
(一)涉密標(biāo)識。涉及國家秘密和農(nóng)業(yè)銀行商業(yè)秘密的公文應(yīng)當(dāng)標(biāo)明涉密等級和保密期限。其中,“絕密”、“機(jī)密”、“商密AAA”級公文還應(yīng)當(dāng)標(biāo)明印發(fā)份數(shù)和序號。
公文涉密標(biāo)識由主辦單位根據(jù)國家有關(guān)保密規(guī)定及《中國農(nóng)業(yè)銀行商業(yè)秘密管理暫行辦法》、《中國農(nóng)業(yè)銀行定密工作一覽表》確定并標(biāo)注,并由辦公室保密部門審核。
涉密公文不得在網(wǎng)上流轉(zhuǎn),商密AAA級以上公文應(yīng)使用涉密
專機(jī)起草。
(二)緊急程度。對涉及緊急事宜的公文,應(yīng)根據(jù)公文送達(dá)或辦理的時(shí)間要求合理標(biāo)注緊急程度。
緊急程度分為“特急”、“急件”兩級。公文緊急程度由主辦單位提出意見,經(jīng)辦公室確認(rèn)。標(biāo)注為“特急”、“急件”的公文應(yīng)當(dāng)注明緊急辦理原因。一般情況下,無明確辦理時(shí)間要求的文件,不應(yīng)定為特急件。
農(nóng)業(yè)銀行公告和通告一律不標(biāo)注緊急程度。
(三)發(fā)文單位標(biāo)識。發(fā)文單位標(biāo)識是標(biāo)明公文制發(fā)單位的字樣,應(yīng)使用公文制發(fā)單位全稱或規(guī)范化簡稱。聯(lián)合行文,發(fā)文單位標(biāo)識應(yīng)當(dāng)包括所有聯(lián)合行文單位的名稱,同時(shí)主辦單位名稱應(yīng)排
列在前。
中國農(nóng)業(yè)銀行是中國農(nóng)業(yè)銀行股份有限公司的規(guī)范簡稱,總行制發(fā)的公文,發(fā)文單位標(biāo)識使用“中國農(nóng)業(yè)銀行”,各分行及以下分支機(jī)構(gòu)制發(fā)的公文,發(fā)文單位標(biāo)識均使用“中國農(nóng)業(yè)銀行××分
(支)行”。
(四)發(fā)文字號。發(fā)文字號是按照公文類別、發(fā)文順序?qū)牡木幪?,一般包括發(fā)文單位代字、年份、序號。聯(lián)合行文,只標(biāo)明主辦單位發(fā)文字號。
總行機(jī)關(guān)的公文,發(fā)文字號為“農(nóng)銀”+發(fā)文類別+年份+序號,各分行及以下分支機(jī)構(gòu)發(fā)文字號統(tǒng)一為“農(nóng)銀”+發(fā)文單位簡稱+發(fā)文類別+年份+序號,如“農(nóng)銀京辦發(fā)?2009?××號”。
(五)簽發(fā)人。上行文應(yīng)當(dāng)注明簽發(fā)人、行外會(huì)簽人(聯(lián)合發(fā)文時(shí))姓名,平行排列于發(fā)文字號的右側(cè)。
(六)標(biāo)題。公文標(biāo)題應(yīng)準(zhǔn)確簡要地概括公文主要內(nèi)容并標(biāo)明公文種類,一般由發(fā)文單位、事由和文種詞組成,其中,對系統(tǒng)內(nèi)
印發(fā)的下行文標(biāo)題中發(fā)文單位名稱可以省略。公文標(biāo)題中除法規(guī)、規(guī)章名稱或者被轉(zhuǎn)發(fā)、印發(fā)的文件名稱加書名號外,一般不用標(biāo)點(diǎn)符號。
(七)正文。正文是公文的主體和中心,應(yīng)明確表達(dá)發(fā)文目的和公文具體內(nèi)容。
(八)閱知范圍。公文的閱知范圍包括主送單位、抄送單位和內(nèi)部發(fā)送單位。
1、主送單位指公文的受理單位,應(yīng)當(dāng)使用全稱或者規(guī)范化簡稱、統(tǒng)稱。
總行發(fā)送各分支機(jī)構(gòu)的行(辦)發(fā)文,主送(或抄送)單位應(yīng)為:“各省、自治區(qū)、直轄市分行,新疆兵團(tuán)分行,各直屬分行,各培訓(xùn)學(xué)院,各境外機(jī)構(gòu)”。發(fā)送總行機(jī)關(guān)內(nèi)設(shè)部門的,主送(或抄送)單位應(yīng)為:“各部室”。發(fā)送特定分支機(jī)構(gòu)的,主送(或抄送)單位應(yīng)按照農(nóng)業(yè)銀行分支機(jī)構(gòu)順序排列。
各分支機(jī)構(gòu)報(bào)送總行的公文,主送單位應(yīng)為:“總行”或“總行辦公室”、“總行**部(室、局)”;向總行相關(guān)職能部門行文(不包括辦公室),不得將主送單位寫成“總行”或“總行辦公室”。
2、抄送單位指除主送單位外需要執(zhí)行或知曉公文內(nèi)容的其他單位,應(yīng)當(dāng)使用全稱或者規(guī)范化簡稱、統(tǒng)稱。
3、公文有兩個(gè)以上主送單位或抄送單位時(shí),應(yīng)按照級別高低或與公文內(nèi)容聯(lián)系的緊密程度順序排列。
4、內(nèi)部發(fā)送單位為公文制發(fā)單位內(nèi)部需要執(zhí)行或了解公文內(nèi)容的單位。
總行機(jī)關(guān)的行(辦)發(fā)文,除發(fā)送相關(guān)部門外,還可根據(jù)實(shí)際情況,在內(nèi)部發(fā)送單位中填寫董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)、高級管理層成員、董事會(huì)秘書、專業(yè)總監(jiān)等。
(九)附件。公文附件是指隨公文正文發(fā)出的文字材料及表格等。公文如有附件,應(yīng)當(dāng)注明附件順序和名稱。
(十)印章。公文應(yīng)當(dāng)加蓋印章。聯(lián)合上報(bào)的公文,由主辦單位加蓋印章;聯(lián)合下發(fā)的公文,發(fā)文單位都應(yīng)當(dāng)加蓋印章。
公文排版后所剩空白處不能容下印章位臵時(shí),應(yīng)采取調(diào)整行距、字距的措施加以解決,務(wù)使印章與正文同處一面,不得采取標(biāo)識“此頁無正文”的方法解決。
(十一)成文日期。成文日期以簽發(fā)人簽發(fā)的日期為準(zhǔn),聯(lián)合行文以最后簽發(fā)單位負(fù)責(zé)人的簽發(fā)日期為準(zhǔn)。
(十二)附注。公文如有附注(需要說明的其他事項(xiàng)),應(yīng)加括號標(biāo)注。其中,“請示”應(yīng)當(dāng)在附注處注明聯(lián)系單位及聯(lián)系人的姓名和電話。附注的位臵在成文日期和印章之下,版記之上。
(十三)主題詞。主題詞是用于公文分類和檢索的標(biāo)識符號,由類別詞、類屬詞、文種詞和歸屬詞組成。一篇公文的主題詞一般不少于3個(gè),最多不超過6個(gè)。
平行公文、下行公文的主題詞應(yīng)當(dāng)按照《中國農(nóng)業(yè)銀行公文主題詞表》標(biāo)注,上行公文按照上級機(jī)關(guān)有關(guān)要求標(biāo)注主題詞。
(十四)公文的文字從左至右橫寫、橫排。在民族自治地區(qū),可以并用漢字和通用的少數(shù)民族文字(按其習(xí)慣書寫、排版)。
第十六條 公文中各組成部分的標(biāo)識規(guī)則,按照中國農(nóng)業(yè)銀行公文格式標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行。
第十七條 公文用紙一般采用國際標(biāo)準(zhǔn)A4型(210mm×297mm),左側(cè)裝訂。張貼的公文用紙大小,根據(jù)實(shí)際需要確定。
第五章 行文規(guī)則
第十八條 行文應(yīng)當(dāng)確有必要,注重效用。
第十九條 行文關(guān)系根據(jù)隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍確定。系統(tǒng)內(nèi)應(yīng)
當(dāng)遵循逐級行文的原則,一般不得越級行文。因特殊情況確需越級行文時(shí),應(yīng)當(dāng)說明原因并抄送被越過的上級機(jī)關(guān)。不相隸屬單位行文應(yīng)當(dāng)遵循對等的原則,做到“明來明復(fù)、密來密復(fù)、函來函復(fù)”。
第二十條 各級行根據(jù)職權(quán)范圍,可以同上級行相互行文;可以同所轄分支機(jī)構(gòu)相互行文;可以向本級機(jī)關(guān)內(nèi)設(shè)部門行文;可以根據(jù)工作需要以函的形式向不相隸屬的單位商洽工作、詢問和答
復(fù)問題。
第二十一條 各級行向所轄分支機(jī)構(gòu)或本級機(jī)關(guān)內(nèi)設(shè)部門的重要行文,可視情況同時(shí)抄送直接上級機(jī)關(guān)或其他有關(guān)單位。轉(zhuǎn)發(fā)上級機(jī)關(guān)文件,原則上不再抄送上級機(jī)關(guān)。
第二十二條 各級行報(bào)送上級機(jī)關(guān)的公文,原則上不得多頭分送;確需分送的,應(yīng)注明分送情況。受雙重領(lǐng)導(dǎo)的單位,向其中一個(gè)上級機(jī)關(guān)行文,應(yīng)同時(shí)抄送另一個(gè)上級機(jī)關(guān)。
第二十三條 各級行內(nèi)設(shè)部門(不包括二級部)根據(jù)職權(quán)范圍,可向上級行及所轄分支機(jī)構(gòu)的對口部門行文。二級部確需行文的,應(yīng)以辦公室或所掛靠的一級部名義印發(fā)。
除辦公室外,各級行內(nèi)設(shè)部門原則上不得以部門名義對外或?qū)λ牱种C(jī)構(gòu)(包括非對口部門)正式行文。
第二十四條 公文涉及本級機(jī)關(guān)其他內(nèi)設(shè)部門職責(zé)的事項(xiàng),行文時(shí)應(yīng)與相關(guān)部門協(xié)商一致,未經(jīng)協(xié)商一致,不得擅自行文;內(nèi)設(shè)部門不得超范圍或越權(quán)行文,如擅自行文,辦公室應(yīng)當(dāng)責(zé)令糾正
或者撤銷。
第二十五條 “請示”應(yīng)當(dāng)一文一事,一般只寫一個(gè)主送單位。需要其他單位閱知的,應(yīng)當(dāng)用抄送形式,但不得抄送下級行。
(一)各省級分行、直屬分行、培訓(xùn)學(xué)院、境外機(jī)構(gòu)上報(bào)總行的請示,凡涉及總行機(jī)關(guān)兩個(gè)以上內(nèi)設(shè)部門分工負(fù)責(zé)的工作事項(xiàng),應(yīng)以分行(學(xué)院)名義行文,以總行為主送單位,總行以行發(fā)文件予以批復(fù)。
(二)在確定請示事項(xiàng)只涉及總行一個(gè)內(nèi)設(shè)部門職責(zé)范圍情況下,可以分行(學(xué)院)辦公室名義行文,以總行內(nèi)設(shè)部門(不包括二級部)為主送單位,總行視情況以行發(fā)文或部室發(fā)文予以批復(fù)。
(三)就一般事務(wù)性、操作性事項(xiàng)請示總行對口部門的,可以分行(學(xué)院)內(nèi)設(shè)部門名義向總行對口部門行文,總行以部室發(fā)文予以批復(fù)。以分行(學(xué)院)辦公室名義向總行辦公室行文,僅限于總行辦公室職責(zé)范圍內(nèi)的事項(xiàng)。
第二十六條“報(bào)告”中不得夾帶請示事項(xiàng)。凡在“報(bào)告”中夾帶請示事項(xiàng),未得到及時(shí)批復(fù),造成工作延誤或失誤的,由行文單位承擔(dān)責(zé)任。
第二十七條除上級機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人直接交辦的事項(xiàng)或確需直接報(bào)送審批的敏感涉密事項(xiàng)、重大突發(fā)事件外,不得以機(jī)關(guān)名義向上級機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人個(gè)人報(bào)送正式文件。
第六章 發(fā)文辦理
第二十八條 發(fā)文辦理指制發(fā)公文的過程,包括擬稿、會(huì)簽、審核、簽發(fā)、復(fù)核、校對、繕印、用印、登記、分發(fā)等程序。
第二十九條 草擬公文的基本要求
(一)公文內(nèi)容應(yīng)符合國家的方針、政策、法律、法規(guī)及農(nóng)業(yè)銀行有關(guān)規(guī)定。如提出新的政策、規(guī)定等,要切實(shí)可行,并與以往辦理的相關(guān)文件保持銜接。
(二)公文內(nèi)容應(yīng)情況確實(shí),觀點(diǎn)明確,表述準(zhǔn)確,結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn),條理清楚,直述不曲,字詞規(guī)范,標(biāo)點(diǎn)正確,篇幅力求簡短。
(三)公文的文種應(yīng)當(dāng)根據(jù)行文目的、發(fā)文機(jī)關(guān)的職權(quán)和與主送機(jī)關(guān)的行文關(guān)系確定。
(四)擬制緊急公文,應(yīng)當(dāng)體現(xiàn)緊急辦理的原因,并根據(jù)實(shí)際需要確定緊急程度。
(五)公文中人名、地名、數(shù)字、引文準(zhǔn)確。引用公文應(yīng)當(dāng)先引標(biāo)題,后引發(fā)文字號。引用外文應(yīng)當(dāng)注明中文含義。日期應(yīng)當(dāng)寫明具體的年、月、日。
(六)結(jié)構(gòu)層次序數(shù),第一層為“
一、”,第二層為“
(一)”,第三層為“1.”,第四層為“(1)”。其中,第一層內(nèi)容的標(biāo)題,句末可不加標(biāo)點(diǎn)符號。
(七)公文中應(yīng)當(dāng)使用國家法定計(jì)量單位。
(八)公文中使用非規(guī)范簡稱,應(yīng)當(dāng)先用全稱并注明簡稱。使用國際組織或外國企業(yè)外文名稱或其縮寫形式,應(yīng)當(dāng)在第一次出現(xiàn)時(shí)注明準(zhǔn)確的中文譯名。
(九)公文中的數(shù)字,除成文日期、部分結(jié)構(gòu)層次序數(shù)和在詞、詞組、慣用語、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數(shù)字必須使用漢字外,應(yīng)當(dāng)使用阿拉伯?dāng)?shù)字。
(十)各類發(fā)文的正文中不得出現(xiàn)圖表(包括柱狀圖、餅狀圖、曲線圖等),相關(guān)問題可用文字進(jìn)行說明。必須使用圖表進(jìn)行說明的,相關(guān)圖表應(yīng)作為文件附件。
(十一)按規(guī)定填寫發(fā)文稿紙有關(guān)內(nèi)容,具體包括:標(biāo)題、主送單位、抄送單位、內(nèi)部發(fā)送、附件、擬文部室、擬稿人及聯(lián)系電話、擬文部室核稿及擬文部室負(fù)責(zé)人審核、有關(guān)部門會(huì)簽、秘密等級及期限、緊急程度和主題詞等。
(十二)草擬公文時(shí),應(yīng)將與文件相關(guān)的支持性材料作為辦文依據(jù)。根據(jù)對方單位來文擬辦的公文,應(yīng)附對方單位來文及辦公室文件處理單;根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)批示或簽報(bào)擬辦的公文,應(yīng)附領(lǐng)導(dǎo)批示或
簽報(bào);根據(jù)會(huì)議議定事項(xiàng)辦理的公文,應(yīng)附有關(guān)會(huì)議紀(jì)要;因
工作需要擬辦的公文,必要時(shí)應(yīng)附簡要的辦文說明。草擬的公文中涉及對已制發(fā)公文、制度辦法等內(nèi)容進(jìn)行修改或廢止的,應(yīng)附原公文及相應(yīng)的制度辦法。
草擬公文過程中,其他需要說明或領(lǐng)導(dǎo)簽批文稿需要知悉的情況,也應(yīng)作為辦文依據(jù)。主要包括:附件和依據(jù)中沒有,而領(lǐng)導(dǎo)簽批文件需要知悉的情況;需要提請領(lǐng)導(dǎo)關(guān)注的某些相關(guān)情況;文稿中的決策或決定突破了某些規(guī)定,或改變了慣例,需要做特殊說明的;涉及文稿辦理過程的有關(guān)情況,決策選擇、取舍的理由辨析,文稿處理方式的解釋;由非分管行領(lǐng)導(dǎo)代簽文稿時(shí),應(yīng)說明的背景情況及確需代簽的理由;涉及其他部門業(yè)務(wù)時(shí),應(yīng)會(huì)簽但未經(jīng)會(huì)簽的理由,或會(huì)簽后對會(huì)簽意見的協(xié)商情況;不便在文稿中表述的有關(guān)意見,包括緊急或拖延辦理的理由、密級處理考慮、文稿涉及事件的處理步驟等。
第三十條 總行機(jī)關(guān)公文草擬的程序依次為:擬稿人擬稿、擬文處室負(fù)責(zé)人審核、擬文部室審核、擬文部室負(fù)責(zé)人審核、專業(yè)總監(jiān)審核(涉及相關(guān)業(yè)務(wù)板塊部門公文)。
辦文部門要高度重視公文處理工作,各流經(jīng)環(huán)節(jié)要從政策、內(nèi)容、文字、體例等方面對公文認(rèn)真審核把關(guān),部門負(fù)責(zé)人要對文稿內(nèi)容、數(shù)字的真實(shí)性和準(zhǔn)確性負(fù)責(zé),確保公文質(zhì)量。
第三十一條 公文會(huì)簽
(一)擬制公文,對涉及其他部門職權(quán)范圍內(nèi)的事項(xiàng),應(yīng)辦理會(huì)簽。會(huì)簽時(shí),主辦部門應(yīng)當(dāng)主動(dòng)與有關(guān)部門協(xié)商,取得一致意見后方可行文;如有分歧,主辦部門的主要負(fù)責(zé)人應(yīng)當(dāng)出面協(xié)調(diào),仍不能取得一致時(shí),應(yīng)書面說明不能采納會(huì)簽意見的理由,并將有關(guān)會(huì)簽意見一并呈行領(lǐng)導(dǎo)審簽。報(bào)送上級機(jī)關(guān)的公文,如有行外單位會(huì)簽內(nèi)容,應(yīng)在文內(nèi)說明行外會(huì)簽單位的意見,如有分歧,還應(yīng)列
明各方理據(jù),提出建設(shè)性意見,請上級機(jī)關(guān)裁定。對需要多個(gè)部門會(huì)簽的文件,主辦部門要同時(shí)發(fā)送各會(huì)簽部門,提高會(huì)簽效率。
(二)會(huì)簽部門在接到會(huì)簽文稿后,應(yīng)認(rèn)真研究,及時(shí)提出修改意見,并迅速反饋給主辦部門。一般公文會(huì)簽時(shí)間不超過2個(gè)工作日;急件、特急件隨到隨簽。
會(huì)簽部門如因特殊情況不能按期會(huì)簽的,應(yīng)當(dāng)提前與主辦部門說明情況,并協(xié)商確定回復(fù)時(shí)限及方式。
(三)會(huì)簽最終意見由部門主要負(fù)責(zé)人或委托其他負(fù)責(zé)人簽注。
(四)使用制度專有文號發(fā)布規(guī)范性文件的,需經(jīng)制度管理部門會(huì)簽審查。
(五)涉及行外會(huì)簽的公文,如會(huì)簽后需作重大改動(dòng),應(yīng)重新核稿,并就改動(dòng)情況做出書面說明,連同會(huì)簽文稿送簽發(fā)人重新閱簽。
(六)其他單位主辦、送我行簽發(fā)或會(huì)簽的公文,行內(nèi)有關(guān)承辦部門應(yīng)當(dāng)及時(shí)辦理。對文件內(nèi)容有不同意見的,應(yīng)主動(dòng)與來文單位協(xié)商。一般應(yīng)在3個(gè)工作日內(nèi)完成,對方有時(shí)限要求的,按規(guī)定
時(shí)限辦理。
第三十二條 公文審核
公文送行領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)前,應(yīng)由辦公室公文審核人員、辦公室負(fù)責(zé)人進(jìn)行審核。審核重點(diǎn)包括:是否確需行文;行文方式是否妥當(dāng),是否符合行文規(guī)則和擬制公文的有關(guān)要求;內(nèi)容涉及其他部門職責(zé)范圍的文稿是否經(jīng)過會(huì)簽、會(huì)簽意見采納情況;規(guī)章制度類文件是否經(jīng)制度管理部門審查;公文處理程序及公文格式是否符合規(guī)定;有關(guān)附件和發(fā)文依據(jù)是否齊備;密級確定和緊急程度設(shè)定是否合理;主題詞標(biāo)引是否準(zhǔn)確;閱知范圍是否恰當(dāng)?shù)取?/p>
審核后的文稿如需較大調(diào)整,辦公室應(yīng)將文稿退回?cái)M文部室修
改或清稿,擬文部室應(yīng)及時(shí)完成修改、清稿工作。
第三十三條 公文簽批
(一)基本原則。
以本行(黨委)名義制發(fā)的公文,由主要負(fù)責(zé)人或主要負(fù)責(zé)人授權(quán)的其他負(fù)責(zé)人簽發(fā)。以本行(黨委)部門名義的發(fā)文,由部門主要負(fù)責(zé)人或授權(quán)其他負(fù)責(zé)人簽發(fā)。
(二)總行文件的簽批。
1、總行機(jī)關(guān)各部室起草的行(辦)發(fā)文,一般由辦文部門的分管行領(lǐng)導(dǎo)簽批。文件內(nèi)容涉及其他行領(lǐng)導(dǎo)分管工作的,由分管行領(lǐng)導(dǎo)轉(zhuǎn)送其他行領(lǐng)導(dǎo)簽批;涉及全行經(jīng)營管理工作的,由分管行領(lǐng)導(dǎo)審核簽批后呈行長簽批,行長視情況呈董事長簽批;涉及董事會(huì)工作的,由分管行領(lǐng)導(dǎo)審核簽批后呈董事長簽批;涉及監(jiān)事會(huì)工作的,由分管行領(lǐng)導(dǎo)審核簽批后呈監(jiān)事長簽批,由監(jiān)事長視情況呈董事長簽批。涉及行領(lǐng)導(dǎo)協(xié)管與分管的部門呈送的行(辦)發(fā)文,由協(xié)管行領(lǐng)導(dǎo)審核簽批后送分管行領(lǐng)導(dǎo)簽批。
2、總行黨委發(fā)文由黨委書記簽批或委托黨委副書記簽批;黨委書記、副書記均外出時(shí),由黨委書記委托其他黨委成員簽批。紀(jì)委發(fā)文,一般由紀(jì)委書記或委托紀(jì)委副書記簽批,重要公文由黨委書記簽批。
3、總行報(bào)送國務(wù)院的公文,必須由董事長或主持工作的行領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)或?qū)徍?。?bào)送重要事項(xiàng)的公文,由董事長簽發(fā),董事長外出期間由主持工作的行領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā);一般事項(xiàng)的公文可由分管行領(lǐng)導(dǎo)
簽發(fā),但必須經(jīng)董事長審核,并在公文簽發(fā)人處注明:“XXX同志已閱”。
4、辦公室、黨委辦公室發(fā)文內(nèi)容僅涉及部門職責(zé)范圍內(nèi)事項(xiàng)的,由辦公室(黨委辦公室)主任簽批,重要的呈分管行領(lǐng)導(dǎo)或黨
委領(lǐng)導(dǎo)同志簽批??傂衅渌块T制發(fā)的部室發(fā)文一般由部門主要負(fù)
責(zé)人簽批,涉及各業(yè)務(wù)板塊部門的,由部室主要負(fù)責(zé)人視情況,決定是否呈相關(guān)專業(yè)總監(jiān)簽批。
5、內(nèi)部情況通報(bào)一般由辦公室主任或授權(quán)分管副主任簽發(fā),重要的內(nèi)部情況通報(bào)由行領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。
6、工會(huì)、共青團(tuán)、保密委及農(nóng)村金融學(xué)會(huì)等其他發(fā)文由相應(yīng)單位的負(fù)責(zé)人簽發(fā)。
(三)簽發(fā)人應(yīng)在發(fā)文稿紙簽署是否發(fā)文的意見、姓名和日期。凡已簽發(fā)的公文,不得隨意變更公文內(nèi)容。確需變更的,一般性內(nèi)容需經(jīng)辦公室公文審核部門同意;實(shí)質(zhì)性內(nèi)容變更的,應(yīng)報(bào)請簽發(fā)人同意。
第三十四條 公文正式印制前,應(yīng)分別由發(fā)文部門和辦公室公文印制部門進(jìn)行復(fù)核,復(fù)核重點(diǎn)是:審批、簽發(fā)手續(xù)是否完備,附件材料是否齊全,格式是否規(guī)范等。經(jīng)復(fù)核需要對文稿進(jìn)行實(shí)質(zhì)性修改的,應(yīng)按程序復(fù)審,并請簽發(fā)人重新核簽。
第三十五條 打印的公文必須以經(jīng)簽發(fā)的原稿為依據(jù),不得擅自改動(dòng)。如發(fā)現(xiàn)問題,應(yīng)與辦公室公文審核人員或發(fā)文部室聯(lián)系。打印的公文應(yīng)符合中國農(nóng)業(yè)銀行公文格式標(biāo)準(zhǔn)。
總行的行、辦發(fā)文由擬稿人、辦公室公文印制部門指定專人負(fù)責(zé)校對,部室發(fā)文由部室擬稿人負(fù)責(zé)校對。
絕密、機(jī)密級、商秘AAA級公文由辦公室公文印制部門指定專人打印。
第七章 收文辦理
第三十六條 收文辦理指對收到公文的辦理過程,包括簽收、拆封、登記、審核、擬辦、批辦、承辦、督辦等程序。
第三十七條 辦公室收文處理部門接收到公文(包括行外來文
和行內(nèi)來文)后,應(yīng)當(dāng)對公文進(jìn)行簽收登記和審核。
(一)收到上級機(jī)關(guān)或其他不相隸屬單位的各類來文,經(jīng)簽收登記,收文單位為本級機(jī)關(guān)的,由辦公室附“文件處理單”,提出擬辦意見,呈行領(lǐng)導(dǎo)批示后,發(fā)送相關(guān)部門閱辦,需要辦理落實(shí)的,轉(zhuǎn)交進(jìn)入督辦流程;收文單位為本級機(jī)關(guān)內(nèi)設(shè)部門的,直接發(fā)送相關(guān)部門辦理。
(二)收到下一級分支機(jī)構(gòu)上報(bào)的公文,應(yīng)進(jìn)行收文審核,重點(diǎn)是:是否應(yīng)由本單位處理;是否符合行文規(guī)則;文種使用、公文格式是否規(guī)范等。經(jīng)審核,對符合規(guī)定的公文,收文單位為本級機(jī)關(guān)的,由辦公室附“文件處理單”,提出擬辦意見,確定主、會(huì)辦部門后,發(fā)送相關(guān)部門辦理;收文單位為本級機(jī)關(guān)內(nèi)設(shè)部門的,直接發(fā)送有關(guān)部門。對不符合規(guī)定的公文,經(jīng)辦公室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后,退回報(bào)單位并說明理由。
第三十八條 辦公室公文收發(fā)部門每日應(yīng)按規(guī)定進(jìn)行來文分發(fā),各部門公文收發(fā)人員應(yīng)按時(shí)收取文件,將文件分類登記,并按各自業(yè)務(wù)范圍分發(fā)文件,根據(jù)文件緊急程度、密級要求等及時(shí)組織
傳閱,盡快辦理。電子公文實(shí)行網(wǎng)上分發(fā),由各部門管理員負(fù)責(zé)接收。
第三十九條 承辦部門收到交辦的公文后應(yīng)按“文件處理單”要求及時(shí)辦理,不得延誤、推諉。緊急公文應(yīng)當(dāng)按時(shí)限要求辦理,確有困難的,應(yīng)及時(shí)予以說明。
對沒有辦理時(shí)限要求的公文,一般在7個(gè)工作日內(nèi)處理完畢,需要答復(fù)的緊急文件,一般應(yīng)在2個(gè)工作日內(nèi)做出答復(fù)。對不屬于本部門職權(quán)范圍或者不宜由本部門辦理的,應(yīng)于收文后最多1個(gè)工作日內(nèi)退回辦公室收文管理員并說明理由。
遇有涉及其他部門職權(quán)的事項(xiàng),主辦部門應(yīng)當(dāng)主動(dòng)與有關(guān)部門
進(jìn)行協(xié)商;如有分歧,主辦部門的負(fù)責(zé)人要出面協(xié)調(diào),仍不能取得一致的,報(bào)請行領(lǐng)導(dǎo)審定。
第四十條 審批公文時(shí),對有具體請示事項(xiàng)的,主批人應(yīng)當(dāng)明確簽署意見、姓名和審批日期,其他審批人圈閱視為同意;沒有請示事項(xiàng)的,圈閱表示已閱知。
第四十一條 需要辦理落實(shí)的收文文件,由辦公室督辦部門立項(xiàng)督辦。行領(lǐng)導(dǎo)批辦有關(guān)部門辦理的公文,由辦公室負(fù)責(zé)督辦立項(xiàng)。辦公室督辦部門對立項(xiàng)的公文進(jìn)行跟蹤督辦,承辦、協(xié)辦部門要積極辦理,并在規(guī)定時(shí)間向辦公室反饋承辦公文的辦理情況。
第八章 公文歸檔
第四十二條 公文辦理完畢后,應(yīng)按照《中國農(nóng)業(yè)銀行檔案管理辦法》、《中國農(nóng)業(yè)銀行電子檔案管理暫行辦法》有關(guān)規(guī)定,及時(shí)進(jìn)行整理、編目和歸檔。
任何部門和個(gè)人不得保存應(yīng)歸檔的公文。
第四十三條 歸檔公文的范圍,應(yīng)依據(jù)《中國農(nóng)業(yè)銀行各類檔案歸檔范圍及保管期限的規(guī)定》進(jìn)行收集和確定保管期限,保證歸檔公文的齊全完整,便于保管和利用。
第四十四條 歸檔公文以件為單位進(jìn)行整理,每件歸檔公文的內(nèi)容為:印件、發(fā)文稿紙、定稿、請示件、依據(jù)件、轉(zhuǎn)發(fā)件以及相關(guān)附件等。
第四十五條 歸檔的電子公文與紙質(zhì)公文必須一同編制檔號章,標(biāo)明每件歸檔公文期限、件號、盒號后,紙質(zhì)公文方可裝入相應(yīng)的盒中歸檔。
第四十六條 各類公文歸檔完畢后,按照發(fā)文字號和部門,分別打印出目錄,裝訂成冊,以備查考。
第四十七條 每電子檔案庫要進(jìn)行備份,刻錄成光盤,異
地保管。
第九章 公文管理
第四十八條 公文應(yīng)由各級行辦公室或指定的專人負(fù)責(zé)管理,確保公文收取、傳遞、用印、整理(立卷)和歸檔等各環(huán)節(jié)順暢運(yùn)轉(zhuǎn)。
公文傳遞要建立嚴(yán)格的登記、簽收手續(xù),確保及時(shí)準(zhǔn)確,確保安全。傳遞密級公文時(shí),必須采取相應(yīng)的保密措施。
第四十九條 上級機(jī)關(guān)的公文,除絕密級和注明不準(zhǔn)翻印的以外,經(jīng)行領(lǐng)導(dǎo)或辦公室主任批準(zhǔn),可以翻印。翻印時(shí),應(yīng)當(dāng)注明翻印的單位、日期、份數(shù)和印發(fā)范圍。翻印文件與正式印發(fā)的公文具有同等效力,視同正式公文進(jìn)行管理。
第五十條 經(jīng)批準(zhǔn)公開發(fā)布的農(nóng)業(yè)銀行公文,同農(nóng)業(yè)銀行正式印發(fā)的公文具有同等效力。
第五十一條 公文復(fù)印件作為正式公文使用時(shí),應(yīng)當(dāng)加蓋復(fù)印單位證明章。
第五十二條 公文被撤銷,視作自始不產(chǎn)生效力;公文被廢止,視作自廢止之日起不產(chǎn)生效力。
第五十三條 不具備歸檔和存查價(jià)值的公文,經(jīng)過鑒別并經(jīng)辦公室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn),可以銷毀。
第五十四條 辦公室負(fù)責(zé)本級機(jī)關(guān)的文件銷毀工作。銷毀公文應(yīng)當(dāng)?shù)街付▓鏊蓛扇艘陨媳O(jiān)銷,保證不丟失、不漏銷。其中,銷毀絕密公文(含密碼電報(bào))應(yīng)當(dāng)進(jìn)行登記。
第五十五條 機(jī)構(gòu)合并時(shí),全部公文應(yīng)當(dāng)隨之合并管理。機(jī)構(gòu)撤銷時(shí),需要?dú)w檔的公文整理(立卷)后按有關(guān)規(guī)定移交檔案部門。
工作人員調(diào)離工作崗位時(shí),應(yīng)當(dāng)將本人暫存、借用的公文按照有關(guān)規(guī)定移交、清退。
第十章 附
則
第五十六條 電子公文處理流程參照紙質(zhì)文件辦理,公文處理中其他涉及電子公文管理的有關(guān)規(guī)定另行制定。
第五十七條 本辦法由總行負(fù)責(zé)解釋和修訂。
第五十八條 本辦法自印發(fā)之日起施行。2001年4月29日印發(fā)的《中國農(nóng)業(yè)銀行總行機(jī)關(guān)公文處理辦法》(農(nóng)銀發(fā)[2001]77號)同時(shí)廢止。各級行可根據(jù)本辦法,結(jié)合本行實(shí)際情況,制定實(shí)施細(xì)則。
第五篇:公文處理辦法
公文處理辦法
第一章 總 則
第一條 為使學(xué)院的公文處理建立科學(xué)、合理、規(guī)范的程序,使公文處理準(zhǔn)確、及時(shí),提高公文處理的工作效率和公文的質(zhì)量,根據(jù)中共中央辦公廳、國務(wù)院辦公廳印發(fā)《黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》和教育部《教育部關(guān)于印發(fā)<教育部公文處理規(guī)定>的通知》及有關(guān)規(guī)定,結(jié)合我院實(shí)際情況,制定本辦法。
第二條 公文是學(xué)院在管理過程中所形成的具有法定效力和規(guī)范體式的公務(wù)文書,是依法行政和進(jìn)行公務(wù)活動(dòng)的重要工具。
第三條 公文處理應(yīng)當(dāng)堅(jiān)持實(shí)事求是、精簡、高效的原則,做到準(zhǔn)確、及時(shí)、安全。
第四條 公文處理必須符合國家有關(guān)法律、法規(guī)和其他有關(guān)規(guī)定,確保國家秘密安全。
第五條 學(xué)院黨政辦公室(以下簡稱院辦)是學(xué)院公文處理的管理機(jī)構(gòu),主管學(xué)院的公文處理工作并指導(dǎo)全院各部門的公文處理工作。各部門要以學(xué)院名義外發(fā)的文件一律要經(jīng)過院辦的審核,按發(fā)文處理程序處理。
第六條 公文處理工作應(yīng)貫徹統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理的原則。各部門(系、部、中心、處、室)負(fù)責(zé)人應(yīng)當(dāng)高度重視公文處理工作,加強(qiáng)對本部門公文處理工作的領(lǐng)導(dǎo)和檢查。
院函、英達(dá)院報(bào)、英達(dá)黨、英達(dá)黨報(bào)等。
(五)請示、報(bào)告等上行文應(yīng)當(dāng)注明簽發(fā)人、會(huì)簽人姓名。其中,“請示”應(yīng)當(dāng)在附注處注明聯(lián)系人的姓名和電話。
(六)公文標(biāo)題應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確簡要地概括公文的主要內(nèi)容并標(biāo)明公文種類,一般應(yīng)當(dāng)標(biāo)明發(fā)文機(jī)關(guān)。公文標(biāo)題中除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號外,一般不用標(biāo)點(diǎn)符號。
(七)主送機(jī)關(guān)指公文的主要受理機(jī)關(guān),應(yīng)當(dāng)使用全稱或者規(guī)范化簡稱、統(tǒng)稱。
(八)公文如有附件,應(yīng)當(dāng)注明附件順序和名稱。
(九)成文日期以負(fù)責(zé)人簽發(fā)的日期為準(zhǔn),聯(lián)合行文以最后簽發(fā)單位負(fù)責(zé)人的簽發(fā)日期為準(zhǔn)。會(huì)議通過的文件,以通過日期為準(zhǔn)。
(十)公文如有附注(需要說明的其他事項(xiàng)),應(yīng)當(dāng)加括號標(biāo)注。
(十一)抄送機(jī)關(guān)指除主送機(jī)關(guān)外需要執(zhí)行或知曉公文的其它機(jī)關(guān),應(yīng)當(dāng)使用全稱或者規(guī)范化簡稱、統(tǒng)稱。
第九條 一般情況下,公文使用的字體應(yīng)統(tǒng)一。標(biāo)題用二號黑體字體,文中如有小標(biāo)題可用三號黑體或楷體字,正文用三號仿宋字體。公文用紙一般使用國際標(biāo)準(zhǔn)A4型。特殊形式的公文用紙幅面,根據(jù)實(shí)際需要確定。
第四章 行文規(guī)則 第十條 行文應(yīng)當(dāng)確有必要,注重效用,注重針對性和可操作性。
第十一條 院辦經(jīng)院長授權(quán)可以對外行文,各部門(處室)一般不得對外行文。各部門如需就其所主管的業(yè)務(wù)工作提出重要的指導(dǎo)性“意見”或作出決定,則由院辦加批轉(zhuǎn)發(fā)。如需布置事務(wù)性、臨時(shí)性工作,可以用無機(jī)關(guān)標(biāo)識的紙張印發(fā)通知等形式進(jìn)行。
第十二條 確因工作需要,黨政工團(tuán)等組織,可按照協(xié)商一致的原則聯(lián)合行文。
第十三條 “請示”應(yīng)當(dāng)一文一事,一般只寫一個(gè)主送機(jī)關(guān),如需同時(shí)送其它職能部門或領(lǐng)導(dǎo),應(yīng)用抄送形式,但不得同時(shí)抄送下級機(jī)關(guān)。
除上級單位負(fù)責(zé)人直接交辦的事項(xiàng)外,不得以單位名義向上級單位負(fù)責(zé)人報(bào)送“請示”、“意見”和“報(bào)告”。“報(bào)告”不得夾帶請示事項(xiàng)。
第十四條 各單位承辦的相關(guān)行文(請示、報(bào)告、函等),按程序辦理用印后,一律由各承辦單位或部門的具體承辦人負(fù)責(zé)呈報(bào)、溝通與協(xié)調(diào),履行后續(xù)對接內(nèi)容。院辦做好督辦工作。
第五章 發(fā)文辦理
第十五條 發(fā)文辦理指以本單位名義制發(fā)公文的過程,包括草擬、審核、簽發(fā)、復(fù)核、繕印、用印、登記、分發(fā)、存檔等程序。
第二十條 公文正式印制前,院辦發(fā)文人員應(yīng)當(dāng)進(jìn)行復(fù)核,重點(diǎn)是:審批、簽發(fā)手續(xù)是否完備,附件材料是否齊全,格式是否統(tǒng)一、規(guī)范等。
第二十一條 公文簽發(fā)后,統(tǒng)一由院辦安排印制,印制后統(tǒng) 一由院辦分發(fā)。公文原稿由檔案室集中統(tǒng)一存檔。
第六章 收文辦理
第二十二條 收文辦理指對收到公文的辦理過程,包括簽收、登記、審核、擬辦、承辦、催辦等程序。
第二十三條 對收到的公文,院辦應(yīng)當(dāng)及時(shí)提出擬辦意見并送院領(lǐng)導(dǎo)批示或者交有關(guān)部門辦理,需要兩個(gè)以上部門辦理的應(yīng)當(dāng)明確主辦部門。緊急公文,應(yīng)當(dāng)明確辦理時(shí)限。
第二十四條 承辦部門收到交辦的公文后應(yīng)當(dāng)及時(shí)辦理,不得延誤、推諉。緊急公文應(yīng)當(dāng)按時(shí)限要求辦理,確有困難的,應(yīng)當(dāng)及時(shí)予以說明。對不屬于本部門職權(quán)范圍或者不宜由本部門辦理的,應(yīng)當(dāng)及時(shí)退回院辦并說明理由。
第二十五條 公文辦理中涉及其他部門職權(quán)的事項(xiàng),主辦部門應(yīng)當(dāng)主動(dòng)與有關(guān)部門協(xié)商;如有分歧,主辦部門負(fù)責(zé)人要出面協(xié)商,如仍不能取得一致,可以通過院辦報(bào)請?jiān)侯I(lǐng)導(dǎo)協(xié)商或裁定。
第二十六條 審批公文時(shí),對有具體工作事項(xiàng)的,主批人應(yīng)當(dāng)明確簽署意見、姓名和審批日期。第二十七條 送院領(lǐng)導(dǎo)批示或者交有關(guān)部門辦理的公文,院辦要負(fù)責(zé)催辦,做到緊急公文跟蹤催辦,重要公文重點(diǎn)催辦,一般公文定期催辦。
第七章 公文歸檔
第二十八條 公文辦理完畢后,應(yīng)當(dāng)根據(jù)《中華人民共和國檔案法》和其他有關(guān)規(guī)定,及時(shí)整理(立卷)、歸檔。
個(gè)人不得保存應(yīng)當(dāng)歸檔的公文。
第二十九條 歸檔范圍內(nèi)的公文,應(yīng)當(dāng)根據(jù)其相互聯(lián)系、特征和保存價(jià)值等整理(立卷),要保證歸檔公文的齊全、完整,能正確反映本單位的主要工作情況,便于保管和利用。
第三十條 歸檔范圍內(nèi)的公文應(yīng)當(dāng)確定保管期限,按照有關(guān)規(guī)定定期向檔案室移交。
第三十一條 擬制、修改和簽批公文,書寫及所用紙張和字跡材料必須符合存檔要求。
第八章 公文管理
第三十二條 公文由文秘人員或?qū)B毴藛T統(tǒng)一收發(fā)、用印、歸檔和銷毀。
第三十三條 學(xué)院各部門應(yīng)當(dāng)建立健全本單位公文處理的有關(guān)制度。
第三十四條 上級機(jī)關(guān)的公文,除絕密級和注明不準(zhǔn)翻印外,經(jīng)院領(lǐng)導(dǎo)或者院辦主任批準(zhǔn),可以翻印。翻印時(shí),應(yīng)當(dāng)注明翻印的機(jī)關(guān)、日期、份數(shù)和印發(fā)范圍。