第一篇：公文寫作的知識

關(guān)于公文寫作的有關(guān)知識

什么是公文？

所謂公文，它是公務(wù)文書的簡稱，它是國家機(jī)關(guān)在行政管理過程中為處理公務(wù)而按規(guī)定格式制作的書面 材料。公文的種類主要包括：命令、議案、決定、公告、通告、通報(bào)、報(bào)告、請示、批復(fù)、意見、函、會議 紀(jì)要。

在各類企業(yè)中，所指的公文一般為商務(wù)公文，主要分為介紹報(bào)告、請示、會議紀(jì)要、工作計(jì)劃要點(diǎn)、公 司及產(chǎn)品介紹、信函、講話稿、可行性報(bào)告、工作總結(jié)、市場調(diào)查報(bào)告、說明等

公文擬寫的步驟與方法

公文擬寫的步驟與方法大體同一般文章的寫作方式相似，但是由于公文在性質(zhì)、作用上及其寫作要求上 的不同，擬寫時(shí)也有一些需要特別注意的問題。

公文的擬寫通常按以下步驟進(jìn)行：

一、明確發(fā)文主旨

任何一份公文都是根據(jù)工作中的實(shí)際需要來擬寫的。因此，在動筆之前，首先要弄清楚 發(fā)文的主旨，即發(fā)文的主題與目的，包括以下幾項(xiàng)內(nèi)容：

1．文件的中心內(nèi)容是什么？比如相關(guān)工作的改善，主要提出目前情況怎樣？存在哪些問題，解決方式、需協(xié)助事項(xiàng)；再如請求事項(xiàng)，擬請上級機(jī)關(guān)答復(fù)或解決問題等。

2．根據(jù)文件內(nèi)容，準(zhǔn)備采用什么文種？比如，匯報(bào)工作情況，是寫專題報(bào)告還是寫情況簡報(bào)；針對下 級來文所反映的問題，是寫一個(gè)指示或復(fù)函，還是一個(gè)帶規(guī)定 性質(zhì)的通知等。

3．明確文件發(fā)送范圍和閱讀對象。比如，向上級匯報(bào)工作，還是向有關(guān)單位推廣、介紹經(jīng)驗(yàn)；是給領(lǐng) 導(dǎo)、有關(guān)部門人員閱讀，還是向全體人員進(jìn)行傳達(dá)。

4．明確發(fā)文的具體要求。例如，是要求對方了解，還是要求對方答復(fù)，是供收文機(jī)關(guān)貫徹執(zhí)行，還是 參照執(zhí)行、研究參考、征求意見等。

總之，發(fā)文必須明確采取什么方式，主要闡述哪些問題，具體要達(dá)到什么目的，只有對這些問題做到心 中有數(shù)，才能夠落筆起草。

二、收集有關(guān)資料，進(jìn)行調(diào)查研究

發(fā)文的目的和主題明確之后，就可以圍繞這個(gè)主題搜集材料和進(jìn)行一定的調(diào)查研究當(dāng)然，這也要根據(jù)具 體的情況，并不是擬寫每一份公文都要進(jìn)行這一步工作。例如，擬寫一份簡短的通知、公告，一般來說不需 要專門做搜集材料和調(diào)查研究工作，在明確發(fā)文主旨之后，稍加考慮就可以提筆寫作了。但對于問題較為復(fù) 雜，還要進(jìn)行具體的分析和歸納；如擬訂篇幅較長的文件，擬訂工作計(jì)劃、進(jìn)行工作總結(jié)、起草規(guī)章、條例、擬寫工作指示等，往往都需要搜集有關(guān)材料和進(jìn)行進(jìn)一步調(diào)查研究工作。

總之，收集材料及調(diào)查研究，是一個(gè)醞釀的過程，是為了掌握全面的、大量的素材了解問題的各個(gè)方面，然后經(jīng)過分析思考產(chǎn)生一個(gè)認(rèn)識的飛躍。

三、擬出提綱，安排結(jié)構(gòu)

在收集材料的基礎(chǔ)上，草擬出一個(gè)寫作提綱。提綱是所要擬寫的文件的內(nèi)容要點(diǎn)，把它的主要框架勾畫 出來，以便正式動筆之前，對全篇做到通盤安排、胸有成竹，使寫作進(jìn)展順利，盡量避免半途返工。提綱的詳略，可以根據(jù)文件的具體情況和個(gè)人的習(xí)慣、寫作的熟練程度而定。篇幅不長的文件，可以大 致安排一下文件的結(jié)構(gòu)，先寫什么問題，依次再寫什么問題，主要分幾層意思等。篇幅較長、比較重要的文件，往往需要擬出比較詳細(xì)的提綱，包括文件共分幾個(gè)部分，每一個(gè)部分又分作幾個(gè)問題，各個(gè)大小問題的題目和要點(diǎn)及使用什么具體材料說明等。提綱的文字不需要很多，也不需要在文字上推敲。當(dāng)然，需要集體討論或送給領(lǐng)導(dǎo)審閱的提綱除外。

擬寫提綱是一個(gè)很重要的構(gòu)思過程，文件的基本觀點(diǎn)，可以召集相關(guān)人員進(jìn)行集體討論研究和修改，使提綱日益完善。由兩人以上分工合寫的文件，更需要共同研究寫作提綱，以免發(fā)生前后重復(fù)、脫節(jié)或相互矛盾的現(xiàn)象。

四、落筆起草、擬寫正文

結(jié)構(gòu)安排好后，要按照要求所列順序，開宗明義、緊扣主題、擬寫正文。寫作中注意兩點(diǎn)：

1． 要觀點(diǎn)鮮明，用材得當(dāng)。也就是說要用觀點(diǎn)來統(tǒng)帥材料，使材料來為觀點(diǎn)服務(wù)。運(yùn)用材料要能說明問題，做到材料與觀點(diǎn)統(tǒng)一。

在寫作當(dāng)中，要注意明確觀點(diǎn)，用語不能含糊不清，模棱兩可、詞不達(dá)意，似是而非。如果觀點(diǎn)不明，令人不知所云。有些文件，只講觀點(diǎn)沒有實(shí)際材料，就會使人感到抽象空洞、缺乏依據(jù)，不易信服。而只羅列材料沒有鮮明的觀點(diǎn)，則會使人弄不清要說明什么問題，不了解發(fā)文的意圖，特別是情況匯報(bào)、工作匯報(bào)介紹。

2． 要語句簡練，交代清楚。擬寫文件既要盡量節(jié)省用字、縮短篇幅、簡潔通順，又要注意交代的問題清楚明了。

五、反復(fù)檢查，認(rèn)真修改

初稿寫出后，要認(rèn)真進(jìn)行修改。寫文章，需要下功夫。自古以來，好文章都要經(jīng)過反復(fù)修改的，寫文件也同樣，尤其是重要的文件，往往要經(jīng)過幾稿才能通過。

1． 關(guān)于主題的修改?？粗黝}是否明確，主題論述是否集中，主題挖掘是否深刻。

2． 關(guān)于觀點(diǎn)的修改。修改公文要考慮到觀點(diǎn)是否正確，表達(dá)有無問題。

3． 關(guān)于材料的修改。材料是文件的基礎(chǔ)，有了正確的觀點(diǎn)，還要通過適當(dāng)?shù)牟牧媳憩F(xiàn)出來。

4． 關(guān)于結(jié)構(gòu)的修改。修改文件的結(jié)構(gòu)，包括文件總體結(jié)構(gòu)的修正，使全文更加嚴(yán)謹(jǐn)。

5． 關(guān)于語言的精練。主要是修改不通順的語句，不規(guī)范的字及標(biāo)點(diǎn)符號。

修改工作要做到認(rèn)真仔細(xì)，必須有足夠的耐心和精益求精的精神。

幾種常用的商務(wù)公文

請示

請示是下級向上級請求決斷、指示或批準(zhǔn)事項(xiàng)所使用的呈批性公文。

請示的特點(diǎn)

一、針對性。只有本單位權(quán)限范圍內(nèi)無法決定的重大事項(xiàng)，如重要決定、重要決策、人事安排等問題，以及在工作中遇到的新問題、新情況或克服不了的困難，才可用“請示”行文。請示上級給予指示、決斷或答復(fù)、批準(zhǔn)。因而“請示”具有很強(qiáng)的針對性。

二、呈批性。請示是有針對性的上行文，上級領(lǐng)導(dǎo)對于呈報(bào)的請示事項(xiàng)，無論同意與否，都必須給予明確的“批復(fù)”回文。

三、單一性。請示應(yīng)一文一事，一般只寫一個(gè)受文領(lǐng)導(dǎo)，即使需要同時(shí)呈送其他領(lǐng)導(dǎo)，也只能用抄送形式。

四、時(shí)效性。請示是針對本單位當(dāng)前工作中出現(xiàn)的情況和問題，求得上級單位指示、批準(zhǔn)的公文，如能及時(shí)發(fā)出，就會使問題得以及時(shí)解決。

請示的分類

根據(jù)內(nèi)容、性質(zhì)的不同，請示分為以下三種：

一、請求指示性請示。

二、請求批準(zhǔn)性請示。

三、請求批轉(zhuǎn)性請示。

請示的結(jié)構(gòu)、內(nèi)容和寫法

請示由首部、正文和尾部三部分組成，其各部分的格式、內(nèi)容和寫法如下：

一、首部。主要包括標(biāo)題和主送機(jī)關(guān)兩個(gè)項(xiàng)目內(nèi)容。

1． 標(biāo)題。請示的標(biāo)題一般有兩種書寫方式：一種是有發(fā)文機(jī)關(guān)名稱、事由和文種構(gòu)成。如《***組關(guān)于********的請示》；另一種是由事和文種構(gòu)成，如《關(guān)于*******的請示》

2． 受文領(lǐng)導(dǎo)。每份請示只能寫一個(gè)受文領(lǐng)導(dǎo)，不能多頭請示。

二、正文，其結(jié)構(gòu)一般由開頭、主體、結(jié)語構(gòu)成。

1． 開頭。主要交代請示的理由。

2． 主題。主要說明請示事項(xiàng)，它是向上級機(jī)關(guān)提出的具體請求，這部分內(nèi)容要單一，只宜請求一件事。

3． 結(jié)語。另起一段，其習(xí)慣用語有“當(dāng)否，請批示”、“妥否、請批復(fù)”、“以上請示，請予審批”、“以上請示，呈請核準(zhǔn)”或“以上請示如無不妥，請批轉(zhuǎn)各部門予以執(zhí)行”。

三、尾部，其主要結(jié)構(gòu)為落款與成文時(shí)間兩部分。

請示應(yīng)注意的問題一、一文一事的原則。

二、材料真實(shí)，不要為得到領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)而虛構(gòu)情況。

三、理由充分，請示事項(xiàng)明確。

四、語氣平實(shí)、懇切，以引起上級的重視。

報(bào)告

報(bào)告是下級向上級匯報(bào)工作、反映情況、提出意見或建議、答復(fù)詢問的陳述性上行公文。

“報(bào)告”是陳述性文體。寫作時(shí)要以真實(shí)材料為主要內(nèi)容，以概括敘述為主要的表達(dá)方式.“報(bào)告”是行政 公文中的上行文種，撰寫“報(bào)告”的目的就是為了讓上級掌握本單位的情況，了解本單位的工作狀況及要求，使上級領(lǐng)導(dǎo)能及時(shí)給予支持，為上級機(jī)關(guān)處理問題，布置工作或作出某一決策提供依據(jù)?！跋虑樯线_(dá)”是制發(fā) 報(bào)告的目的。所以報(bào)告的內(nèi)容要求以擺事實(shí)為主，要客觀的反映具體情況，不要過多的采用議論和說明，表 達(dá)方式以概括為主，語氣要委婉、謙和、不宜用指令性語言。

報(bào)告的特點(diǎn)：

一、報(bào)告的目的為了向上級匯報(bào)工作、情況、建議、答復(fù)等，它不直

接請求上級機(jī)關(guān)正面回答報(bào)告中的問題，所以不帶請示事項(xiàng)，這是它與請示的重要區(qū)別之一。

二、報(bào)告中一般不提建議或意見。如果確實(shí)需要在某一領(lǐng)域或某些部門貫徹報(bào)告中提出的建議或意見，可建議上級機(jī)關(guān)批轉(zhuǎn)到有關(guān)部門貫徹執(zhí)行，報(bào)告一經(jīng)批準(zhǔn)，便作為批轉(zhuǎn)文件的附件下發(fā)，其權(quán)威性依賴或附 屬于批轉(zhuǎn)機(jī)關(guān)。

三、報(bào)告在內(nèi)容上不像“請示”那樣有“一文一事”的要求，它可在一件公文中綜合報(bào)告幾件事情，層次結(jié) 構(gòu)比較復(fù)雜。

四、報(bào)告廣泛使用于下級向上級反饋信息，是溝通上下級機(jī)關(guān)縱向聯(lián)系的一種重要形式。向上級及時(shí)匯 報(bào)工作、反映問題、提出建議，也是下級機(jī)關(guān)必須履行的一項(xiàng)工作制度。

報(bào)告的種類

報(bào)告從種類與內(nèi)容上分主要有：匯報(bào)性報(bào)告、答復(fù)性報(bào)告、呈報(bào)性報(bào)告、例行工作報(bào)告。

寫法

報(bào)告的結(jié)構(gòu)一般由標(biāo)題、受文領(lǐng)導(dǎo)、正文、落款、成文時(shí)間組成，下面介紹幾種報(bào)告的寫法

一、匯報(bào)性報(bào)告

匯報(bào)性報(bào)告主要是下級向上級匯報(bào)工作、反映情況的報(bào)告，一般分為兩類：

1． 綜合報(bào)告。這種報(bào)告是本單位工作到一定的階段，就工作的全面情況向上級寫的匯報(bào)性報(bào)告。其內(nèi) 容大體包括工作進(jìn)展情況，成績或問題，經(jīng)驗(yàn)或教訓(xùn)以及對今后工作的意見或建議。這種報(bào)告的特點(diǎn)全面、概括、精練。

2． 專題報(bào)告。這種報(bào)告是針對某項(xiàng)工作中的某個(gè)問題，向上級所寫的匯報(bào)性報(bào)告。

二、答復(fù)性報(bào)告

這種報(bào)告是針對上級或管理層所提出的問題或某些要求而寫出的報(bào)告。這種報(bào)告要求問 什么答什么，不 涉及詢問以外的問題或情況。

三、呈報(bào)性報(bào)告

呈報(bào)性報(bào)告主要用于下級向上級報(bào)送文件、物件隨文呈報(bào)的一種報(bào)告。一般是一兩句話說明報(bào)送文件或 物件的根據(jù)或目的以及與文件、物件相關(guān)的事宜。

四、例行工作報(bào)告

例行工作報(bào)告是下級向上級，因工作需要定期向上級所寫的報(bào)告。如，財(cái)務(wù)報(bào)告、費(fèi)用 支出報(bào)告等。

公告

公告是用于對企業(yè)內(nèi)、外宣布重要事項(xiàng)的公文。

公告的寫法

公告是一種嚴(yán)肅、莊重的公文，它內(nèi)容較為單一，篇幅較短，表達(dá)直截了當(dāng)，語言簡潔明快。

一、標(biāo)題。

公告標(biāo)題有三種：一種是完全標(biāo)題，包括發(fā)文機(jī)關(guān)、事由、文種；二是發(fā)文機(jī)關(guān)和文種 以上兩項(xiàng)，多 用于政府機(jī)關(guān)；有的只有文種，如《公告》，標(biāo)題之下，有時(shí)可依公告單獨(dú)編號。

二、正文

正文一般由主旨與說明構(gòu)成。

主旨單獨(dú)成段，用簡短的一句話概括出此公告的主題內(nèi)容。

說明寫出公告依據(jù)、公告事項(xiàng)。結(jié)尾一般用“特此公告”作為結(jié)語。

三、落款及日期

公告日期有的標(biāo)注在標(biāo)題下方，也可以注在公告結(jié)尾處。重要的公告落款處除注明發(fā)文單位外，還應(yīng)標(biāo) 明發(fā)文地點(diǎn)。

會議紀(jì)要

會議紀(jì)要是一種記載、傳達(dá)會議情況及議定事項(xiàng)的紀(jì)實(shí)性公文。它用于各機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位召開的工作 會議、座談會、研討會等重要會議。

會議紀(jì)要通過記載會議的基本情況、會議成果、會議議定事項(xiàng)，綜合概括反映會議精神，以便使與會者 統(tǒng)一認(rèn)識，會后全面如實(shí)的進(jìn)行傳達(dá)組織開展工作的依據(jù)。同時(shí)“會議紀(jì)要”是可以多向行文，具有上報(bào)、下 達(dá)以及同級單位進(jìn)行交流的作用。

會議紀(jì)要的寫法

會議紀(jì)要一般由首部、正文、尾部三部分組成。其各部分的寫作要求如下：

一、首部。這部分的主要項(xiàng)目是標(biāo)題。有的會議紀(jì)要的首部還有成文時(shí)間等項(xiàng)目內(nèi)容。會議紀(jì)要的標(biāo)題 通常是由會議名稱和文種構(gòu)成的。如《*****公司******會議紀(jì)要》。

二、正文。會議紀(jì)要正文結(jié)構(gòu)由前言、主體兩部分組成。

1． 前言。首先概括交代會議的名稱、時(shí)間、地點(diǎn)、主持人、主要議程、參加人員、會議形式以及會議 主要的成果。

2． 主體。它是會議機(jī)要的核心內(nèi)容，主要記載會議情況和會議結(jié)果，寫作時(shí)要注意緊緊圍繞中心議題，把會議的基本精神，特別是會議形成的決定、決議準(zhǔn)確的表達(dá)清楚。對于會議上有爭議的問題和不同意見，必須如實(shí)予以反映。

三、尾部。包括署名和成文時(shí)間兩項(xiàng)內(nèi)容。

電子公文

隨著網(wǎng)絡(luò)化的發(fā)展，公文通過E-mail的方式批閱使傳統(tǒng)的辦公模式正在發(fā)生著革命性的變化，但現(xiàn)在國 內(nèi)缺少實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上公文批閱的軟件，文件容易被拷貝、篡改，企業(yè)的辦公方式還無法真正實(shí)現(xiàn)無紙化。電子公文的寫法

電子公文主要由主題、事項(xiàng)或附件落款組成。

一、收件單位/人

二、抄送單位/人

三、主題。相當(dāng)與公文的標(biāo)題，如《關(guān)于***請示》、《關(guān)于****報(bào)告》。

四、事項(xiàng)。公文的主要內(nèi)容，包括發(fā)文目的，事項(xiàng)等（與日常公文協(xié)作方法一致），若提供相關(guān)文件或報(bào)告等，可以附件方式發(fā)送（注明）。

五、落款。署名及成文時(shí)間

第二篇：公文寫作知識

公文知識培訓(xùn)二

制度小故事

故事說，有7個(gè)人住在一起，每個(gè)人都是平凡而且平等的，他們沒有兇險(xiǎn)禍害之心，但不免自私自利。這個(gè)小團(tuán)體每天共食一鍋粥，因人多粥少，爭先恐后，秩序混亂，還互相埋怨，心存芥蒂。【出現(xiàn)了公平抱怨問題，如何解決呢？需要建立制度。】

于是，他們就想用非暴力的方式，通過建立制度來解決每天的吃飯問題——要分食一鍋粥，但并沒有稱量用具或有刻度的容器。大家試驗(yàn)了不同的方法，發(fā)揮了聰明才智，經(jīng)過多次博弈逐漸形成了日益完善的制度：

第一種方法，指定一個(gè)人分粥。很快大家就發(fā)現(xiàn)，這個(gè)人為自己分的粥最多，于是又換了一個(gè)人，結(jié)果總是主持分粥的人碗里的粥最多最好；【第一個(gè)制度實(shí)施后，效果并不好，沒有解決已經(jīng)存在的問題，忽略了“權(quán)力導(dǎo)致腐敗，絕對權(quán)力導(dǎo)致絕對腐敗”這個(gè)法則，有效率而無公平，需要改進(jìn)?！?/p>

第二種方法，推選出一個(gè)信得過的人來分粥。開始時(shí)這位品德尚屬上乘的人還能公平分粥，但沒多久，他開始為自己和溜須拍馬的人多分，搞得整個(gè)小團(tuán)體烏煙瘴氣；【第二個(gè)制度實(shí)施后，效果也不好，仍然沒有解決已經(jīng)存在的問題，也是有效率而無公平，還需要改進(jìn)?！?/p>

第三種方法，大家輪流主持分粥，每人一天。雖然看起來平等了，但是幾乎每周下來，他們只有一天是飽的，就是自己分粥的那一天；【第三個(gè)制度實(shí)施后，效果也不好，仍然沒有解決已經(jīng)存在的問題，既無公平也無效率，更需要改進(jìn)?！?/p>

第四種方法，選舉一個(gè)分粥委員會和一個(gè)監(jiān)督委員會。由于形成監(jiān)督和制約機(jī)制，公平基本上做到了，可是效率降低了，由于監(jiān)督委員會常提出各種議案，分粥委員會又據(jù)理力爭，等分粥完畢時(shí)，粥早就涼了，大家也很不滿意；【第四個(gè)制度實(shí)施后，效果也不好，仍然沒有解決已經(jīng)存在的問題，有公平而無效率，還需要改進(jìn)?！?/p>

第五種方法，輪流分粥，而分粥的人要等到其他人都挑完后才能取剩下的最后一碗。令人驚奇的是，采用此辦法后，七只碗里的粥每次都幾乎一樣多，即便偶有不均，各人也認(rèn)了，大家快快樂樂，和和氣氣，日子越過越好?！竞玫闹贫葴喨惶斐?，清晰而精妙，既簡潔又高效，令人為之感嘆。它既方便快捷地實(shí)現(xiàn)分粥目的，又有效地解決公平問題，還增強(qiáng)了內(nèi)部團(tuán)結(jié)?！?這個(gè)故事能夠帶給我們哪些有益的啟示呢？

1.首先要承認(rèn)，制度是有優(yōu)劣之分的。同樣是分粥制度，制度5在科學(xué)性上明顯要優(yōu)于其它制度，既注重了公平又兼顧了效率。

2.評判制度優(yōu)劣的標(biāo)準(zhǔn)是，看它能否解決問題。同樣是分粥制度，只有制度5在沒有增加成本的基礎(chǔ)上成功解決了公平抱怨問題。

3.優(yōu)良的制度之所以優(yōu)良，是因?yàn)槠渲刑N(yùn)含了制度創(chuàng)立者的汗水和智慧。我們在為精巧的制度5拍案叫絕的同時(shí)，不要忘了向它的創(chuàng)造者致敬呦。

4.制度從劣走到優(yōu)，并不是一蹴而就的。制度5的發(fā)現(xiàn)，也是經(jīng)過了一波三折這么一個(gè)探索過程的。

如何起草制度

制度是國家機(jī)關(guān)、社會團(tuán)體、企事業(yè)單位為了建立正常的工作、學(xué)習(xí)、生產(chǎn)秩序，而制定的一種具有法規(guī)性與約束力的文件。制度是國家法律、政策的具體化，具有法規(guī)的效力。它對人們有指導(dǎo)和約束作用，是人們行動的準(zhǔn)則和依據(jù)。制度的使用范圍極廣，不論是行政工作、經(jīng)濟(jì)活動，還是日常事務(wù)、學(xué)習(xí)、生產(chǎn)、管理等，凡是要求有關(guān)人員共同遵守，并按一定程序辦理的事情，都可以使用制度這一文種。

制度的分類，按制定部門分，有國家制定的制度，企業(yè)制定的制度、個(gè)人制定的制度；按時(shí)間長短分，有長期性的制度、臨時(shí)性的制度；按內(nèi)容性質(zhì)分，有行政工作制度、生產(chǎn)管理制度、學(xué)習(xí)制度等。目前在我國的經(jīng)濟(jì)管理制度中，又出現(xiàn)了生產(chǎn)崗位責(zé)任制和工作崗位責(zé)任制等新的制度。

崗位責(zé)任制度，是責(zé)、權(quán)、利在一個(gè)崗位上的有機(jī)結(jié)合體，它可以使一名員工或干部明確自己的責(zé)任、義務(wù)、權(quán)利，增強(qiáng)責(zé)任感，也便于衡量和檢查勞動和工作成果，從而更好地貫徹執(zhí)行按勞分配原則。

制度編寫規(guī)范

制度起草時(shí)須嚴(yán)格遵循規(guī)范進(jìn)行起草，公文印發(fā)時(shí)的制度附件也須符合本規(guī)范。

一、制度編寫總體要求

（一）依法合規(guī)：制度應(yīng)正確體現(xiàn)法律法規(guī)、相關(guān)政策及公司上位制度要求，不得與上述規(guī)范性文件存在矛盾或沖突;

（二）全面具體：制度應(yīng)將所涉及到的業(yè)務(wù)逐一闡明，制度內(nèi)容盡量細(xì)化，明確流程，體現(xiàn)閉環(huán)管理的思想。對所規(guī)定的適用范圍、操作步驟、評價(jià)標(biāo)準(zhǔn)等要具體、明確;

（三）嚴(yán)謹(jǐn)規(guī)范：制度撰寫時(shí)應(yīng)嚴(yán)格依照制度模板進(jìn)行撰寫，符合格式規(guī)范。制度的行文用語應(yīng)盡量準(zhǔn)確，不使用彈性語言和模糊性描述。

二、制度標(biāo)題規(guī)范

（一）制度統(tǒng)一按照“適用范圍+制度內(nèi)容+體現(xiàn)制度屬性的名稱”進(jìn)行命名?！斑m用范圍”是指該制度施行時(shí)所涵蓋的范圍，標(biāo)題使用全稱：如“神華寧夏煤業(yè)集團(tuán)有限責(zé)任公司”，文中第一次出現(xiàn)的地方使用簡稱：“集團(tuán)公司”；“制度內(nèi)容”是指該制度針對哪些內(nèi)容做出了規(guī)范，如“煤礦安全管理”等；“體現(xiàn)制度屬性的名稱”指基于制度屬性對該制度的命名，如“章程”，“規(guī)定”、“辦法”、“細(xì)則”等。

根據(jù)屬性，不同制度應(yīng)使用不同名稱。綱領(lǐng)類制度可使用章程、綱要；原則類制度可使用規(guī)定；實(shí)施類制度可使用辦法、細(xì)則、規(guī)范、守則、規(guī)則、預(yù)案。

（二）制度的“試行”、“暫行”等版本說明，以括號括起來放在標(biāo)題下方。如無，則說明是正式版本。制度的生成和修訂記錄等修訂歷史信息應(yīng)記錄在《制度信息總覽表》中，并于每次修訂時(shí)更新。

三、制度結(jié)構(gòu)規(guī)范

（一）制度一般包括以下內(nèi)容：

1.第一章為總則，說明制作本制度的目的、依據(jù)、適用范圍、執(zhí)行原則、關(guān)鍵名詞術(shù)語解釋等。

2.第二章為組織與職責(zé)，說明業(yè)務(wù)相關(guān)的組織體系、管理模式以及相關(guān)組織和部門的職責(zé)等。

3.關(guān)于制度的執(zhí)行監(jiān)督、檢查以及相應(yīng)的考核、獎(jiǎng)懲等內(nèi)容是制度的關(guān)鍵內(nèi)容，一般應(yīng)獨(dú)立成章，置于附則之前。

4.最后一章為附則，說明一般名詞術(shù)語解釋、所屬單位實(shí)施說明、生效日期、解釋權(quán)、修訂記錄等未盡事宜。

5.除上述四章之外，中間各章制訂具體的業(yè)務(wù)流程、執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)、管理措施等。

6.附則之后，給出制度的附件列表。

（二）根據(jù)內(nèi)容的復(fù)雜程度，制度的層級結(jié)構(gòu)可依次分為“章”、“節(jié)”、“條”、“款”、“項(xiàng)”、“目”。

1.“章”是制度內(nèi)容劃分的基本單元，以中文數(shù)字配合文字依次表述，如“第一章”、“第二章”。編號應(yīng)從“總則”章開始直到“附則”結(jié)束。

2.“節(jié)”是章的細(xì)分，以中文數(shù)字配合文字依次表述，如“第一節(jié)”、“第二節(jié)”。每章中至少需包含兩節(jié)。單獨(dú)一節(jié)不能成章。

3.“條”是節(jié)或章的細(xì)分，每章或每節(jié)中至少需包含有兩條。單獨(dú)一條不能成章或成節(jié)。

4.“款”是條的組成部分，表示一個(gè)獨(dú)立的內(nèi)容，或?qū)η耙豢顑?nèi)容的補(bǔ)充?？羁梢元?dú)立適用?！翱睢钡谋憩F(xiàn)形式為條中的自然段，每個(gè)自然段為一款，“款”前不編序號。

5.“項(xiàng)”是以列舉的形式對前段文字的說明。含有項(xiàng)的條目，其前段文字中一般都有“下列”二字或相應(yīng)的文字表述。“項(xiàng)”前冠以中文數(shù)字加括號依次表示，如

（一）、（二）、（三）。標(biāo)識

（一）、（二）、（三）后不加標(biāo)點(diǎn)，直接跟文字。

6.“目”是“項(xiàng)”的內(nèi)容細(xì)分，是制度層級結(jié)構(gòu)的最小單位?！澳俊钡男蛱栍冒⒗?dāng)?shù)字依次表述。阿拉伯?dāng)?shù)字后加全角的圓點(diǎn)標(biāo)識與文本間隔開。

（三）篇幅超過一百條（含）的制度可用“章”、“節(jié)”、“條”、“款”、“項(xiàng)”、“目”；篇幅少于一百條超過三十條（含）的制度可使用“章”、“條”、“款”、“項(xiàng)”、“目”；篇幅少于三十條的制度，可使用“條”、“款”、“項(xiàng)”、“目”。

（四）為使制度結(jié)構(gòu)清晰易讀，避免內(nèi)容層級嵌套過深，應(yīng)盡量限制“目”的使用。嚴(yán)格禁止“目”下的下一級細(xì)分標(biāo)識的使用。

（五）制度的中間章節(jié)，可按照制度所涵蓋內(nèi)容的業(yè)務(wù)種類、執(zhí)行環(huán)節(jié)、所涉及業(yè)務(wù)的關(guān)鍵因素、管理對象等劃分，但應(yīng)保持劃分邏輯的一致性。章節(jié)劃分應(yīng)做到不重不漏、均勻連貫。條目劃分方式與章節(jié)劃分類似。

（六）章節(jié)標(biāo)題和條目標(biāo)題應(yīng)能夠言簡意賅地體現(xiàn)本章節(jié)的內(nèi)容主旨。章節(jié)必須有標(biāo)題。若條目內(nèi)容不便歸納，或僅是操作性說明，則可不撰寫條目標(biāo)題，直接撰寫條目內(nèi)容。使用細(xì)分標(biāo)識的條目，則必須使用條目標(biāo)題對內(nèi)容進(jìn)行歸納，使文檔更加清晰。

（七）制度應(yīng)與相應(yīng)業(yè)務(wù)流程進(jìn)行關(guān)聯(lián)（綱領(lǐng)類制度除外）。如出臺的制度已有相對應(yīng)的流程，則須在制度中說明相關(guān)的流程，并將流程做為制度附件；如尚未制定制定相關(guān)流程，則應(yīng)按照統(tǒng)一的流程規(guī)范繪制流程，并做為制度附件。

四、附件規(guī)范

附件是對制度內(nèi)容具有解釋性、參考性、指示性的圖、表、文本，以及業(yè)務(wù)相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范等。附件與制度正文具有同等效力。

附件清單中的附件名稱應(yīng)與制度正文中提及的附件名稱按照文中出現(xiàn)順序一一對應(yīng)。附件清單置于制度正文之后，空一行，在“附件：”后，以“阿拉伯?dāng)?shù)字+全角句點(diǎn)”順序列出附件名稱，數(shù)字編號需對齊。如附件名稱超過一行時(shí)，下面的文字應(yīng)縮進(jìn)并與第一字對齊。格式如下所示：

附件：1.附件名稱

2.附件名稱

各附件應(yīng)按附件清單順序逐一附在制度正文后。附件與附件之間應(yīng)以分頁符間隔開，并于每頁頁面左上角以 “附件1”、“附件2”的格式順次說明所附內(nèi)容。

（一）附件中表的規(guī)范

1.同一個(gè)附件中若有多個(gè)表，則需要對表進(jìn)行編號。表的編號采用從1開始的阿拉伯?dāng)?shù)字編號，如：“表1”、“表2”、??。表的編號與表題之間應(yīng)空一個(gè)漢字的間隙。表的編號與表的標(biāo)題置于表上方，居中。若同一附件中只有一個(gè)表，則不再對表編號，直接書寫表的標(biāo)題。

2.表內(nèi)文字為五號仿宋_GB2312，數(shù)字和字母為五號Arial字體，單倍行距，文字垂直對齊方式設(shè)為居中，其他格式無。

3.如某個(gè)表需要轉(zhuǎn)頁接排，設(shè)置為“允許跨頁斷行”，“在各頁頂端以標(biāo)題行形式重復(fù)出現(xiàn)”。表頭跨頁，在隨后的各頁上應(yīng)重復(fù)表的編排。編號后跟表題（可省略）和“（續(xù)）”。

4.表單需附注文字說明時(shí)，附注寫在表的下方，與表之間空一行。所附表單的整體說明在表后附注中的第一條進(jìn)行描述。表中只有一個(gè)注時(shí)，在注的第一行文字前標(biāo)明“注：”；表中有多個(gè)注時(shí)，在“注：”后加“阿拉伯?dāng)?shù)字 + 全角句點(diǎn)”表示，數(shù)字編號需對齊。每個(gè)表的注應(yīng)單獨(dú)編號。單個(gè)附注超過一行時(shí)，下面的文字應(yīng)縮進(jìn)并與第一字對齊。具體如下所示：

注：1．附注

2．附注

5.表的外框線及表內(nèi)框線均為黑色實(shí)線，寬度0.5磅。

（二）附件中圖的規(guī)范

1.同一個(gè)附件中若有多個(gè)圖，則需要對圖進(jìn)行編號。圖的編號采用從1開始的阿拉伯?dāng)?shù)字編號，如：“圖1”、“圖2”、??。圖的編號與圖題之間應(yīng)空一個(gè)漢字的間隙。圖的編號與圖的標(biāo)題置于圖上方，居中。若同一附件中只有一個(gè)圖，則不再對圖編號，直接書寫圖的標(biāo)題。

2.圖題應(yīng)明確簡短，用小三號黑體，數(shù)字和字母為小三號Arial字體，居中，行間距26磅，其他格式無。英文語句首字母須大寫。

3.圖內(nèi)文字為五號仿宋_GB2312，數(shù)字和字母為五號Arial字體。

4.圖應(yīng)具有“自明性”，即只看圖、圖題和圖例，不閱讀正文，就可理解圖意。

5.圖需附注文字說明時(shí)，附注寫在圖的下方，與圖之間空一行。圖的附注規(guī)范同表的附注。

（三）文本附件規(guī)范

文本格式的附件采用與制度模板相同的文本格式的規(guī)范。

若文本附件中某些名詞需要加以注釋，則將該名詞的注釋以腳注的形式展示。腳注按照需要解釋名詞的出現(xiàn)順序，使用阿拉伯?dāng)?shù)字順次排列，不重復(fù)標(biāo)號。單獨(dú)一個(gè)注釋以星號(★)表示，不編號。相應(yīng)解釋附在附件正文文末左下角，按照順序?qū)ο鄳?yīng)的名詞進(jìn)行解釋，格式規(guī)范文字為五號仿宋_GB2312，數(shù)字和字母為五號Arial字體。

五、其他規(guī)范

任何數(shù)字均應(yīng)從小數(shù)點(diǎn)符號起，向左或向右每三位數(shù)字為一組，組間空一個(gè)英文半角的空格，但表示年號的四位數(shù)除外。如23 456；2 345；2.345 6；2010（年號）。

表示公式時(shí)，應(yīng)盡量避免使用多于一行的表示形式，乘號使用“×”，除號應(yīng)使用“÷”。

公式示例：

式中：

ｘ— ｘ坐標(biāo)

ω — 角頻率

??

表示物理量的數(shù)值時(shí)，應(yīng)使用后跟法定計(jì)量單位符號的阿拉伯?dāng)?shù)字。標(biāo)準(zhǔn)制度模板

神華寧夏煤業(yè)集團(tuán)有限責(zé)任公司管理規(guī)定（）

第一章

總則

第一條

訂立該制度目的和依據(jù)

第二條

制度規(guī)范的主要業(yè)務(wù)內(nèi)容

第三條

關(guān)鍵名詞術(shù)語解釋

第四條

制度所規(guī)范業(yè)務(wù)的管理原則

第五條

制度適用范圍，適用人員或適用情況等

闡述適用情況時(shí)，須根據(jù)該制度所規(guī)范業(yè)務(wù)的管控力度，明確制度的適用范圍，說明該項(xiàng)制度是否需要各分子公司按此嚴(yán)格執(zhí)行，或需要各分子公司根據(jù)實(shí)際情況制定相應(yīng)的操作細(xì)則。

第六條

其他需說明的制度內(nèi)容

第二章

組織與職責(zé)

第條

組織體系

第條

管理模式

第條

部門職責(zé)

第條

第三章

第條

明確制度規(guī)范的業(yè)務(wù)活動內(nèi)容與管理要求

（一）1．2．

（二）1．2．

第條

第章

第條

明確制度規(guī)范的相關(guān)業(yè)務(wù)流程

第 章

檢查與考核

第條

明確制度涉及的監(jiān)督與檢查對象、考核方法、標(biāo)準(zhǔn)與獎(jiǎng)懲辦法

（一）1.2．

（二）1．2．

第 條

第 章

附

則

第條

一般名詞術(shù)語解釋

第條

所屬單位實(shí)施說明：分子公司可根據(jù)本規(guī)定，結(jié)合實(shí)際情況，制定實(shí)施辦法或細(xì)則。

第條

本規(guī)定由

負(fù)責(zé)解釋。

第條

生效日期及版本說明: 本規(guī)定自發(fā)布之日起施行。第條

本規(guī)定自發(fā)布之日起施行，原《制度名稱》（發(fā)文號）廢止。附件：1．×××

2．×××等

3．×××等

第三篇：公文寫作知識

公文寫作知識匯編

第一章 公文概述

一、含義

公文，即公務(wù)文書的簡稱，屬于應(yīng)用文。公文有廣義和狹義之分。廣義的公文，是指黨政機(jī)關(guān)、社會團(tuán)體、企事業(yè)單位為處理公務(wù)而形成的文字材料。狹義的公文，是指黨政機(jī)關(guān)處理公務(wù)時(shí)所使用的公文。

二、分類

公文作為傳達(dá)和貫徹黨和國家的方針政策、聯(lián)系和處理各級機(jī)關(guān)公務(wù)的工具，體現(xiàn)著組織的意志，表達(dá)著組織的主張，顯現(xiàn)著組織活動的行為目的。因此，公文的種類和體式取決于公文的性質(zhì)和公務(wù)活動的內(nèi)容與方式。不同的文種反映著公文不同的內(nèi)容與作用。各機(jī)關(guān)在擬制公文時(shí)，必須從實(shí)際需要出發(fā)，根據(jù)本機(jī)關(guān)的職權(quán)范圍、所處地位與發(fā)文目的，正確使用文種。

公文按其行文方向，可分為上行文、下行文、平行文。上行文是指下級機(jī)關(guān)向上級機(jī)關(guān)報(bào)送的公文，如請示、報(bào)告等。下行文是指上級機(jī)關(guān)向所屬下級機(jī)關(guān)的行文，如決定、指示、公告、通知、通知、通報(bào)等。平行文指同級機(jī)關(guān)或不同隸屬機(jī)關(guān)之間的行文，如函等。通知、公文紀(jì)要有時(shí)也可作為平行文。

公文按其時(shí)限要求，可分為特急公文、急辦公文、常規(guī)公文。公文內(nèi)容有時(shí)限要求，需迅速傳遞辦理的，稱緊急公文。緊急文件可分為特急和急件兩種，緊急公文應(yīng)隨到隨辦，時(shí)限要求越高，傳遞、辦理的速度也就要求越快，但要“快中求準(zhǔn)”。隨著社會的發(fā)展，對公文的時(shí)效要求越來越高，即使常規(guī)公文，也應(yīng)隨到隨辦，以提高辦文效率。

公文按其機(jī)密程度，可分為絕密公文、機(jī)密公文、秘密公文、普通公文。絕密、機(jī)密、秘密公文又稱保密文件，是指內(nèi)容涉及黨和國家的機(jī)密，需要控制知密范圍和知密對象的文件。文件的密級越高，傳達(dá)、閱辦、保管的要求也越嚴(yán)。

根據(jù)國務(wù)院辦公廳1993年修訂發(fā)布的《國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》規(guī)定，公文種類主要包括：命令（令）、議案、決定、指示、公告、通告、通知、通報(bào)、報(bào)告、請示、批復(fù)、函、會議紀(jì)要。

三、公文的行文關(guān)系

（1）行文關(guān)系，是各級黨政機(jī)關(guān)、各個(gè)部門和單位之間的組織關(guān)系和業(yè)務(wù)關(guān)系在公文運(yùn)行中的體現(xiàn)。機(jī)關(guān)部門、單位之間的相互關(guān)系，一般可分為同一系統(tǒng)上下級之間的相互隸屬關(guān)系，同一系統(tǒng)的平級機(jī)關(guān)之間以及同一機(jī)關(guān)各部門之間的平行關(guān)系，不同系統(tǒng)的機(jī)關(guān)、部門之間不相隸屬關(guān)系。行文關(guān)系是根據(jù)行文單位各處的隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍確定的。

（2）建立正確的行文關(guān)系，遵守必要的行文規(guī)則，有助于機(jī)關(guān)、部門、單位維護(hù)正常的領(lǐng)導(dǎo)和管理，避免行文混亂，防止“公文旅行”，克服文牘主義，提高工作效率。一定的行文關(guān)系，規(guī)定和約束了公文按照一定的方向運(yùn)行，通稱為行文方向。行文方向是行文關(guān)系的反映。行文方向分為上行文、平行文和下行文。在具體行文中，根據(jù)組織關(guān)系和工作需要，可以采取逐級、多級、越級、直達(dá)、直接等不同的行文方式。

（3）遵照以下規(guī)則：按照職權(quán)范圍行文、按隸屬關(guān)系行文、一般應(yīng)當(dāng)逐級行文等。（4）行文其他注意事項(xiàng)：主送與抄送應(yīng)準(zhǔn)確得當(dāng)；一般應(yīng)一文一事；準(zhǔn)確把握聯(lián)合行文規(guī)定、公布公文如不另行文，應(yīng)在公布時(shí)注明。

第二章 辦公用文

第一節(jié) 通 告

一、通告的概念

通告適用于在一定范圍內(nèi)公布應(yīng)當(dāng)遵守或者周知的事項(xiàng)。

二、通告的特征

（一）用于宣布一般性事項(xiàng)，有別于公告宣布重大事項(xiàng)。

（二）通告只在國內(nèi)一定范圍內(nèi)公布，有別于公告向國內(nèi)也向國外公布。

（三）通告可以由各級機(jī)關(guān)、人民團(tuán)體、企業(yè)或事業(yè)單位發(fā)布，有別于公告只能由地位較高機(jī)關(guān)發(fā)布。

（四）通告不寫抬頭，無主送單位。

三、通告的種類

周知類通告。主要是使受文者了解重要情況、重要消息。因此文中不提直接的執(zhí)行要求。

執(zhí)行類通告。主要向受文者交待需要遵守、執(zhí)行的政策、措施以及其他行為規(guī)范，具有一定的強(qiáng)制力。

四、通告的寫作格式

通告由標(biāo)題、正文、發(fā)文機(jī)關(guān)和日期等部分組成。

標(biāo)題 由發(fā)文機(jī)關(guān)、事由、文種構(gòu)成。根據(jù)具體情況，也可使用發(fā)文機(jī)關(guān)加文種、事由加文種或只寫“通告”二字。

正文 由緣由和通告事項(xiàng)兩部分組成。緣由為發(fā)布通告的原因和根據(jù)，事項(xiàng)為須知和遵守的內(nèi)容。用“特通告如下”轉(zhuǎn)承連接。通告事項(xiàng)是面對大眾的，應(yīng)簡潔明了，敘述清楚，通俗易懂，便于掌握。結(jié)尾部分可提出要求、希望，并用“特此通告”作結(jié)。有時(shí)也可不寫，形式比較靈活。

署名和日期 正文后簽署發(fā)布通告的機(jī)關(guān)名稱和日期。

第二節(jié) 通 知

一、通知的概念

通知適用于批轉(zhuǎn)下級機(jī)關(guān)公文，轉(zhuǎn)發(fā)上級機(jī)關(guān)和不相隸屬機(jī)關(guān)的公文；發(fā)布規(guī)章；傳達(dá)要求下級機(jī)關(guān)辦理和有關(guān)單位需要周知或者共同執(zhí)行的事項(xiàng)；任免或聘用干部。通知大多屬下行公文。

二、通知的種類

印發(fā)、批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)性通知。用于印發(fā)本級機(jī)關(guān)，批轉(zhuǎn)下級機(jī)關(guān)，轉(zhuǎn)發(fā)上級機(jī)關(guān)、同級機(jī)關(guān)和不相隸屬機(jī)關(guān)的公文以及發(fā)布某些行政法規(guī)等。

指示性通知。上級機(jī)關(guān)對下級機(jī)關(guān)某一項(xiàng)工作作出指示和安排，而根據(jù)公文內(nèi)容又不必用“命令”或“指示”時(shí)，可使用這類通知。

知照性通知。用于告之各有關(guān)方面周知的事項(xiàng)等。這種通知發(fā)送對象廣泛，對下級、平級均可發(fā)送。

事務(wù)性通知。用于上級機(jī)關(guān)對下級就某一具體事項(xiàng)布臵工作，交待任務(wù)；同級機(jī)關(guān)及不相隸屬的單位之間就某一項(xiàng)具體工作的進(jìn)行或某一具體問題的解決要求對方配合、協(xié)助辦理等。

任免、聘用通知。用于任免或聘用國家機(jī)關(guān)工作人員職務(wù)等。

三、通知的寫作格式

通知的寫作形式多樣、方法靈活，不同類型的通知使用不同的寫作方法。

（一）印發(fā)、批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)性通知的寫法。標(biāo)題由發(fā)文機(jī)關(guān)、被印發(fā)、批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)的公文標(biāo)題和文種組成，也可省去發(fā)文機(jī)關(guān)名稱。正文須把握三點(diǎn)：對印發(fā)、批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)的文件提出意見，表明態(tài)度，如“同意”、“原則同意”、“要認(rèn)真貫徹執(zhí)行”、“望遵照執(zhí)行”、“參照執(zhí)行”等；寫明所印發(fā)、批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)文件的目的和意義；提出希望和要求。最后寫明發(fā)文日期。

（二）批示性通知的寫法。標(biāo)題由發(fā)文機(jī)關(guān)、事由和文種組成，也可省去發(fā)文機(jī)關(guān)名稱。正文由緣由、內(nèi)容包括要求等部分組成。緣由要簡潔明了，說理充分。內(nèi)容要具體明確、條理清楚、詳略得當(dāng)，充分體現(xiàn)指示性通知的政策性、權(quán)威性、原則性。要求要切實(shí)可行，便于受文單位具體操作。

（三）知照性通知的寫法。這種通知使用廣泛，體式多樣，主要是根據(jù)通知的內(nèi)容，交代清楚知照事項(xiàng)。

（四）事務(wù)性通知的寫法。通常由發(fā)文緣由、具體任務(wù)、執(zhí)行要求等組成。會議通知也屬事務(wù)性通知的一種，但寫法又與一般事務(wù)性通知有所不同。會議通知的內(nèi)容一般應(yīng)寫明召開會議的原因、目的、名稱，通知對象，會議的時(shí)間、地點(diǎn)，需準(zhǔn)備的材料等

（五）任免、聘用通知的寫法。一般只寫決定任免、聘用的機(jī)關(guān)、依據(jù)，以及任免、聘用人員的具體職務(wù)即可。

第三節(jié) 報(bào) 告

一、報(bào)告的概念

報(bào)告適用于向上級機(jī)關(guān)匯報(bào)工作、反映情況、提出意見或者建議，答復(fù)上級機(jī)關(guān)的詢問。報(bào)告屬上行文，一般產(chǎn)生于事后和事情過程中。

二、報(bào)告的種類

綜合性報(bào)告。是將全面工作或一個(gè)階段許多方面的工作綜合起來寫成的報(bào)告。它在內(nèi)容上具有綜合性、廣泛性，寫作難度較大，要求較高。

專題性報(bào)告。是針對某項(xiàng)工作、某一問題、某一事件或某一活動寫成的報(bào)告，在內(nèi)容上具有專一性。

回復(fù)報(bào)告。是根據(jù)上級機(jī)關(guān)或領(lǐng)導(dǎo)人的查詢、提問作出的報(bào)告。

三、報(bào)告的寫作格式

（一）綜合性報(bào)告的寫法

標(biāo)題

事由加文種，如《關(guān)于2003年上半年工作情況的報(bào)告》；報(bào)告單位、事由加文種，如《東北師范大學(xué)教務(wù)處關(guān)于2003工作情況的報(bào)告》。正文

把握三點(diǎn)：（1）開頭，概括說明全文主旨，開門見山，起名立意。將一定時(shí)間內(nèi)各方面工作的總情況，如依據(jù)、目的，對整個(gè)工作的估計(jì)、評價(jià)等作概述，以點(diǎn)明主旨。（2）主體，內(nèi)容要豐富充實(shí)。作為正文的核心，將工作的主要情況、主要做法，取得的經(jīng)驗(yàn)、效果等，分段加以表述，要以數(shù)據(jù)和材料說話，內(nèi)容力求既翔實(shí)又概括。（3）結(jié)尾，要具體切實(shí)。寫工作上存在的問題，提出下步工作具體意見。最后可寫“請審閱”或“特此報(bào)告”等語作結(jié)。

（二）專題報(bào)告的寫法

標(biāo)題

由事由、文種組成，如《關(guān)于招商工作有關(guān)政策的報(bào)告》。有的報(bào)告標(biāo)題也可標(biāo)明發(fā)文機(jī)關(guān)。標(biāo)題要明顯反映報(bào)告專題事由，突出其專一性。

正文

可采用“三段式”結(jié)構(gòu)法。以反映情況為主的專題工作報(bào)告主要寫情況、存在的問題、今后的打算和意見；以總結(jié)經(jīng)驗(yàn)為主的專題工作報(bào)告主要寫情況、經(jīng)驗(yàn)，有的還可略寫不足之處和改進(jìn)措施；因工作失誤向上級寫的檢查報(bào)告主要寫錯(cuò)誤的事實(shí)、產(chǎn)生錯(cuò)誤的主客觀原因、造成錯(cuò)誤的責(zé)任、處理意見及改進(jìn)措施等。結(jié)尾通常以“請審核”、“請審示”等語作結(jié)。

（三）回復(fù)報(bào)告的寫法 標(biāo)題

與前兩種報(bào)告大體相同

正文

根據(jù)上級機(jī)關(guān)或領(lǐng)導(dǎo)的查詢、提問，有針對性作出報(bào)告，要突出專一性、時(shí)效性。

四、報(bào)告的寫作要求

（一）寫綜合報(bào)告應(yīng)注意抓住重點(diǎn)，突出主要矛盾和矛盾的主要方面。在此基礎(chǔ)上列出若干觀點(diǎn)，分層次闡述。說明觀點(diǎn)的材料要詳略得當(dāng)，以觀點(diǎn)統(tǒng)領(lǐng)材料。

（二）專題報(bào)告，要一事一報(bào)，體現(xiàn)其專一性，切忌在同一專題報(bào)告中反映幾件各不相干的事項(xiàng)和問題。

（三）切忌將報(bào)告提出的建議或意見當(dāng)作請示，要求上級指示或批準(zhǔn)。

第四節(jié) 通 報(bào)

一、通報(bào)的概念

通報(bào)適用于表彰先進(jìn)、批評錯(cuò)誤、傳達(dá)重要精神或者情況。通報(bào)屬下行公文。

二、通報(bào)的種類

表彰性通報(bào)。主要用來表彰先進(jìn)，介紹單位或個(gè)人成功的經(jīng)驗(yàn)、做法，以學(xué)習(xí)先進(jìn)，見賢思齊，改進(jìn)與推動工作。

批評性通報(bào)。用來批評后進(jìn)，糾正錯(cuò)誤，打擊歪風(fēng)，指出有關(guān)單位或個(gè)人存在的錯(cuò)誤事實(shí)，提出解決辦法或處理意見。

傳達(dá)性通報(bào)。用于傳達(dá)上級重要精神與重要情況；引起人們的警覺與注意，對當(dāng)前的工作起指導(dǎo)作用。

三、通報(bào)的格式和寫作要求

通報(bào)由標(biāo)題、主送單位、正文、發(fā)文機(jī)關(guān)和日期組成。

標(biāo)題 由發(fā)文機(jī)關(guān)、事由、文種或事由、文種構(gòu)成。如《國務(wù)院關(guān)于一份國務(wù)院文件周轉(zhuǎn)情況的通報(bào)》、《關(guān)于人大建議、政協(xié)提案辦理情況的通報(bào)》等。

正文 表彰性通報(bào)和批評性通報(bào)一般分為三部分：

（一）主要事實(shí)。表彰性通報(bào)要突出主要先進(jìn)事跡，批評性通報(bào)要抓住主要錯(cuò)誤事實(shí)；

（二）分析指出事例的教育意義。表彰性通報(bào)，有在闡述先進(jìn)事跡的基礎(chǔ)上，提煉出主要經(jīng)驗(yàn)、意義和值得學(xué)習(xí)與發(fā)揚(yáng)的精神。批評性通報(bào)要分析錯(cuò)誤的性質(zhì)、危害，產(chǎn)生的根源和責(zé)任，指出應(yīng)吸取的主要教訓(xùn)等；

（三）決定要求。表彰性和批評性的通報(bào)，應(yīng)寫明組織結(jié)論與予以表彰或處理的決定，同時(shí)提出對表彰或批評對象與讀者的希望、要求。為了防范和杜絕類似錯(cuò)誤發(fā)生，批評性通報(bào)的結(jié)尾處，通常要有針對性地提出防范的措施或規(guī)定。傳達(dá)性通報(bào)一般不寫決定要求。

（四）生效標(biāo)識。在正文右下方標(biāo)明發(fā)文機(jī)關(guān)名稱，加蓋印章，寫明發(fā)文日期。

情況通報(bào)有兩種形式：一種只對有關(guān)事實(shí)作客觀敘述；另一種還對有關(guān)情況加以分析說明，有時(shí)還針對具體問題提出應(yīng)采取何種對策的指導(dǎo)性意見。

第五節(jié) 請 示

一、請示的概念

請示是下級機(jī)關(guān)向上級機(jī)關(guān)請示指示和批準(zhǔn)的公文文種。請示主要用于：1.在實(shí)際工作中，遇到缺乏明確政策規(guī)定的情況需要處理；2.工作中遇到需要上級批準(zhǔn)才能辦理的事情；3.超出本部門職權(quán)之外，涉及多個(gè)部門和地區(qū)的事情，請示上級予以指示。

請示和報(bào)告既有相同之處，又有區(qū)別。相同之處是兩個(gè)都是寫給上級的上行文，公文里都有陳述意見，反映情況的內(nèi)容。區(qū)別是：第一，時(shí)間有別。請示跟報(bào)告相比，時(shí)間要求更緊迫。請示寫的情況是未解決的，屬于將來時(shí)，報(bào)告寫的情況是已做過的，6 屬于過去時(shí)；第二，內(nèi)容的側(cè)重點(diǎn)有別。請示著重于請示批準(zhǔn)，報(bào)告著重于匯報(bào)工作；第三，要求有別，請示要求上級必須回復(fù)，報(bào)告則不必，只供上級參考。

三、請示的寫法

請示按請示目的分，可分為批準(zhǔn)性請示和呈轉(zhuǎn)性請示兩類。

批準(zhǔn)性請示 內(nèi)容比較簡單、具體，往往是一些較為細(xì)小的實(shí)際事項(xiàng)的請求。請示被批準(zhǔn)后，執(zhí)行機(jī)關(guān)范圍也比較小，常常就是請示單位自己。

批準(zhǔn)性請示一般由三部分組成：請示理由、請示內(nèi)容、請示結(jié)語。

請示理由是文章的開頭部分，常是導(dǎo)語式的，要扼要地講明請示的背景和根據(jù)，及概括地寫出請示事項(xiàng)。復(fù)雜的一般寫成一段話，簡單的則就以一句話為之。請示理由之后，許多請示中都要緊接著寫上一句承上啟下的過渡語。它們的基本的格式是“現(xiàn)將……報(bào)告如下”，隨之點(diǎn)上冒號。但有些極短小的請求也可不寫。

請示內(nèi)容是請示的中心部分，要寫得具體，條理清楚，說服力強(qiáng)。請示內(nèi)容包括提出請示事項(xiàng)和闡述說明道理或事實(shí)兩項(xiàng)內(nèi)容。提出請示事項(xiàng)要詳細(xì)，闡述說明道理要充分，只有這樣才能使有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)心中有數(shù)，易下決心。

有些情況簡單，有條文和規(guī)定可依據(jù)，只是出于組織原則報(bào)給上級知道，請示批準(zhǔn)的請示。請示內(nèi)容部分只需提出請示事項(xiàng)即可，不必闡釋道理。

請示結(jié)語是請示的結(jié)尾部分，一般是另起一行空兩格書寫，請示結(jié)語語氣要謙恭。請示結(jié)語的通常寫法是：“特此請示，請審批”、“以上意見當(dāng)否，請指示”、“特些請示，請批復(fù)”等。

呈轉(zhuǎn)性請示，請示事項(xiàng)較為重大復(fù)雜，具有一定的普遍意義，不但需要上級批準(zhǔn)，還需要上級轉(zhuǎn)發(fā)。

呈轉(zhuǎn)性請示和呈轉(zhuǎn)性報(bào)告的區(qū)別主要有兩點(diǎn)：呈轉(zhuǎn)性請示不但要求上級批轉(zhuǎn)，而且一定要有復(fù)文。呈轉(zhuǎn)性報(bào)告雖也要求上級批轉(zhuǎn)，但不要求上級復(fù)文；呈轉(zhuǎn)性請示里要求批轉(zhuǎn)的意見往往是較具體的作法、措施；呈轉(zhuǎn)性報(bào)告里要求批轉(zhuǎn)的意見往往是較原則、較概括的政策性意見。

批準(zhǔn)性請示和呈轉(zhuǎn)性請示也有較大區(qū)別，不僅是要求目的上的區(qū)別，而且在執(zhí)行范圍上也有區(qū)別。批準(zhǔn)性請示執(zhí)行范圍較窄，一般就是請示單位自己；呈轉(zhuǎn)性請示執(zhí)行范圍較寬泛，往往不僅是請示者的本單位，而且還要包括其他很多有關(guān)單位共同執(zhí)行。

呈轉(zhuǎn)性請示一般由三部分組成：請示理由、請示內(nèi)容、請示結(jié)語。

請示理由和批準(zhǔn)性請示的寫法基本相同，只不過有時(shí)語氣較批準(zhǔn)性請示更為莊重一些，由于這種請示批準(zhǔn)轉(zhuǎn)發(fā)后帶有指導(dǎo)性，所以有時(shí)理由交待得要較詳細(xì)，以期更加引起領(lǐng)導(dǎo)重視。

請示理由之后的過渡語和批準(zhǔn)性請示相同。

請示內(nèi)容，一般都是請示單位的設(shè)想和建議。因?yàn)楸容^復(fù)雜，提出請示事項(xiàng)和闡述說明道理兩條，缺一不可。闡釋道理時(shí)，可采取引用理論根據(jù)或擺明事實(shí)根據(jù)兩種寫法。呈轉(zhuǎn)性請示內(nèi)容部分在書寫時(shí)要更注意條理分明，較長者要分條分項(xiàng)來寫。

請示結(jié)語，呈轉(zhuǎn)性請示結(jié)語也要另起一行空兩格書寫。寫法與批準(zhǔn)性請示結(jié)尾略有不同，通常寫法是：“以上報(bào)告，如無不妥，請批轉(zhuǎn)各地貫徹執(zhí)行”、“以上意見，如屬可行，請批轉(zhuǎn)有關(guān)單位執(zhí)行”，或其他一些類似的說法。

在寫請示時(shí)，應(yīng)當(dāng)注意以下一些事項(xiàng)：要堅(jiān)持一文一事；請示事項(xiàng)必須明確、具體、可行；不要搞多頭請示（請示應(yīng)主送直接主管機(jī)關(guān)或主管領(lǐng)導(dǎo)，其他確需了解請示事項(xiàng)的領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)或領(lǐng)導(dǎo)人，采取抄報(bào)形式處理。如是受雙重領(lǐng)導(dǎo)的機(jī)關(guān)，也應(yīng)根據(jù)請示內(nèi)容，擇要送一處領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)，由主送機(jī)關(guān)答復(fù)請示的問題，對另一領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)采取抄報(bào)形式）；一般不得越級請示，個(gè)別需要越級請示的，常采用兩種方式：一種是轉(zhuǎn)呈式，可以既避免越級，又明確主送機(jī)關(guān)；另一種是在越級請求的同時(shí)，把請示抄報(bào)被越過的主管部門；不要把請示寫成報(bào)告或請示報(bào)告；除領(lǐng)導(dǎo)直接交辦的事項(xiàng)外，請示不要直接送領(lǐng)導(dǎo)者個(gè)人，或既寫主送機(jī)關(guān)，又同時(shí)主送、抄送給主送機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人。一般情況下，也不得在上報(bào)請示的同時(shí)抄送平級和下級機(jī)關(guān)。

第六節(jié) 批 復(fù)

一、批復(fù)的性質(zhì)和特點(diǎn)

批復(fù)是上級機(jī)關(guān)答復(fù)下級機(jī)關(guān)請示事項(xiàng)的答復(fù)性公文，具有權(quán)威性、針對性和指示性等特點(diǎn)：

1、權(quán)威性。批復(fù)發(fā)自上級機(jī)關(guān)，代表著上級機(jī)關(guān)的權(quán)力和意志，對請示事項(xiàng)的單位有約束力，特別是那些關(guān)于重要事項(xiàng)或問題的批復(fù)，常常具有明顯的法規(guī)作用。

2、針對性。凡是批復(fù)，必須是針對下級機(jī)關(guān)請示事項(xiàng)而發(fā)，內(nèi)容單純，針對性強(qiáng)。

3、指示性。批復(fù)的目的是指導(dǎo)下級機(jī)關(guān)的工作，因此批復(fù)在表明態(tài)度以后，還應(yīng)當(dāng)概括地說明方針、政策以及執(zhí)行中的注意事項(xiàng)。

二、批復(fù)的寫作

1、標(biāo)題 批復(fù)的標(biāo)題有兩點(diǎn)需要特別強(qiáng)調(diào)： 8（1）關(guān)于發(fā)文單位。批復(fù)的發(fā)文單位即行文主體，既不能不寫，也不能隨意略寫或簡化。

（2）關(guān)于事由。批復(fù)的事由大致有兩種寫法，一種是用表示關(guān)聯(lián)范圍的介詞“關(guān)于”加上請示或批復(fù)的事項(xiàng)來表述，如《國務(wù)院關(guān)于1991—2000年全國治沙工程規(guī)劃要點(diǎn)的批復(fù)》；另一種是在“關(guān)于”和請示或批復(fù)事項(xiàng)中間再插入一個(gè)表態(tài)動詞“同意”來表述，如《國務(wù)院關(guān)于同意開放×××航空口岸的批復(fù)》。

2、正文 批復(fù)的正文一般由三個(gè)部分組成：

（1）引語 批復(fù)的開頭通常要引述來文作為批復(fù)的依據(jù)，引述的方法有四種：第一種是結(jié)合請示的日期引述，如“×年×月×日來文收悉”；第二種是結(jié)合來文的日期和文號引述，如“×年×月×日×號文收悉”；第三種是引來文日期和來文名稱，如“×年×月×日《關(guān)于……的請示》收悉”，第四種是引述來文日期和請示事項(xiàng)，如“×年×月×日關(guān)于……問題的請示收悉”。

（2）主文 主文是批復(fù)的主體，這部分應(yīng)針對下級機(jī)關(guān)請示的事項(xiàng)，表示同意與否的態(tài)度，有時(shí)還要闡述同意或不同意的理由。答復(fù)請示事項(xiàng)針對性要強(qiáng)，答復(fù)要明確具體，簡明扼要，表達(dá)要準(zhǔn)確無誤。

（3）結(jié)尾 是批復(fù)正文的最后部分，它的寫法有三種：第一種是提行寫“此復(fù)”或“特此批復(fù)”；第二種是寫希望和要求，給執(zhí)行請求事項(xiàng)的答復(fù)指明方向；第三種是禿尾，就是請示事項(xiàng)答復(fù)完畢就告結(jié)束，此種結(jié)尾方法使用的頻率越來越高。要寫好批復(fù)還應(yīng)注意以下幾點(diǎn)：第一，有核實(shí)請示緣由的真實(shí)性，研究請示所注意所提意見或建議的可行性，有些情況應(yīng)先作調(diào)查研究；第二，凡請示事項(xiàng)涉及其它部門或地區(qū)的問題，批復(fù)前都要與其協(xié)商，取得一致意見；第三，及時(shí)批復(fù)，以免貽誤工作。對不按行文的正常渠道辦理或一文多頭的請示，應(yīng)予以糾正，以免誤事。

第七節(jié) 會議紀(jì)要

一、概念和特點(diǎn)

會議紀(jì)要是根據(jù)會議記錄和會議文件以及其他有關(guān)材料加工整理而成的，它是反映會議基本情況和精神的紀(jì)實(shí)性公文，是會議議定事項(xiàng)和重要精神，并要求有關(guān)單位執(zhí)行的一種文體。有的需要下發(fā)執(zhí)行的會議紀(jì)要，可以“通知”形式發(fā)出。

會議紀(jì)要有以下幾個(gè)特點(diǎn)：

（一）綜合性。會議紀(jì)要是在對會議中各種材料、與會人員的發(fā)言以及會議簡報(bào)等等進(jìn)行綜合分析和概括提煉基礎(chǔ)上形成的，它具有整理和提要的基本特點(diǎn)。

(二)指導(dǎo)性。這一特性包含兩層含義：一是會議本身的權(quán)威性；二是會議紀(jì)要集中反映了會議的主要精神和決定事項(xiàng)。因而紀(jì)要一經(jīng)下發(fā)，將對有關(guān)單位和人員產(chǎn)生約束力，起著類似于指示、決定或決議等指揮性公文的作用。會議紀(jì)要還可以作為與會同志向單位領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)、向群眾傳達(dá)的文字依據(jù)。

（三）備考性。一些會議紀(jì)要主要不是為了貫徹執(zhí)行，而是向上匯報(bào)或向下通報(bào)情況，必要時(shí)可作查閱之用。

二、分類

按照會議性質(zhì)來分，會議紀(jì)要大致有辦公會議紀(jì)要、專題會議紀(jì)要、聯(lián)席（協(xié)調(diào)）會議紀(jì)要、座談會議紀(jì)要等。

辦公會議紀(jì)要是記述機(jī)關(guān)或企業(yè)、事業(yè)單位等對重要的、綜合性工作進(jìn)行討論、研究、議決等事項(xiàng)的一種會議紀(jì)要。辦公會議紀(jì)要一般有例行型辦公會議紀(jì)要，即記述例行辦公會議情況及其議決事項(xiàng)的會議紀(jì)要，以及現(xiàn)場辦公會議紀(jì)要，即為解決某重大問題而召集有關(guān)方面和有關(guān)單位在現(xiàn)場研究、議決或協(xié)商的辦公會議紀(jì)要。

專題會議紀(jì)要是專門記述座談會討論、研究的情況與成果的一種會議紀(jì)要。其主要特點(diǎn)是主題的集中性與觀點(diǎn)意見的分呈性相結(jié)合，既要?dú)w納比較集中、統(tǒng)一的認(rèn)識，又要將各種不同觀點(diǎn)和傾向性意見都?xì)w納表達(dá)出來。

三、寫法

會議紀(jì)要一般分兩大部分。開頭第一部分一般應(yīng)寫明會議概況，包括會議進(jìn)行的時(shí)間、地點(diǎn)、屆次、組織者、出席和列席人員名單、主持人、會議議程和進(jìn)行情況以及對會議的總體評價(jià)等。第二部分是紀(jì)要的中心部分，反映會議的主要精神、討論意見和議決事項(xiàng)等。根據(jù)會議性質(zhì)、規(guī)模、議題等不同，大致可以有以下幾種寫法：

（一）集中概述法。這種寫法是把會議的基本情況，討論研究的主要問題，與會人員的認(rèn)識、議定的有關(guān)事項(xiàng)（包括解決問題的措施、辦法和要求等），用概括敘述的方法，進(jìn)行整體的闡述和說明。這種寫法多用于召開小型會議，而且討論的問題比較集中單一，意見比較統(tǒng)一，容易貫徹操作，寫的篇幅相對短小。如果會議的議題較多，可分條列述。

（二）分項(xiàng)敘述法。召開大中型會議或議題較多的會議，一般要采取分項(xiàng)敘述的辦法，即把會議的主要內(nèi)容分成幾個(gè)大的問題，然后另上標(biāo)號或小標(biāo)題，分項(xiàng)來寫。10 這種寫法側(cè)重于橫向分析闡述，內(nèi)容相對全面，問題也說得比較細(xì)，常常包括對目的、意義、現(xiàn)狀的分析，以及目標(biāo)、任務(wù)、政策措施等的闡述。這種紀(jì)要一般用于需要基層全面領(lǐng)會、深入貫徹的會議。

（三）發(fā)言提要法。這種寫法是把會上具有典型性、代表性的發(fā)言加以整理，提煉出內(nèi)容要點(diǎn)和精神實(shí)質(zhì)，然后按照發(fā)言順序或不同內(nèi)容，分別加以闡述說明。這種寫法能比較如實(shí)地反映與會人員的意見。某些根據(jù)上級機(jī)關(guān)布臵，需要了解與會人員不同意見的會議紀(jì)要，可采用這種寫法。

第八節(jié) 函

一、函的概念

函適用于不相隸屬機(jī)關(guān)之間相互商洽工作、詢問和答復(fù)問題，向有關(guān)主管部門請求批準(zhǔn)等。函的使用范圍廣泛，涉及各方面的公務(wù)聯(lián)系。

二、函的種類

函可分為公函與便函兩種。

三、公函的寫作格式

公函包括標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、發(fā)文機(jī)關(guān)、日期等。

標(biāo)題 一般由發(fā)文機(jī)關(guān)、事由、文種或事由、文種組成。一般發(fā)函為《關(guān)于**（事由）的函》；復(fù)函為《關(guān)于**（答復(fù)事項(xiàng)）的復(fù)函》。

正文 一般包括三層：簡要介紹背景情況；商洽、詢問、答復(fù)的事項(xiàng)和問題；希望和要求，如：“務(wù)希研究承復(fù)”，敬請大力支持為盼”等。

四、公函的寫作要求

（一）要一函一事，切忌一函數(shù)事。

（二）要體現(xiàn)平等坦誠精神，文字懇切得體、簡潔樸實(shí)，用語謙和有禮切不可盛氣凌人。

第三章 常用文書

第一節(jié) 計(jì)劃類公文

計(jì)劃類公文包括：規(guī)劃、設(shè)想、計(jì)劃、要點(diǎn)、方案、安排等。

工作計(jì)劃是行政活動中使用范圍很廣的重要公文。機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位的各級機(jī)構(gòu)，對一定時(shí)期的工作預(yù)先作出安排和打算時(shí)，都要制定工作計(jì)劃，用到“工作

計(jì)劃”這種公文。工作計(jì)劃實(shí)際上有許多不同種類，它們不僅有時(shí)間長短之分，而且有范圍大小之別。從計(jì)劃的具體分類來講，比較長遠(yuǎn)、宏大的為“規(guī)劃”，比較切近、具體的為“安排”，比較繁雜、全面的為“方案”，比較簡明、概括的為“要點(diǎn)”，比較深入、細(xì)致的為“計(jì)劃”，比較粗略、雛形的為“設(shè)想”，無論如何都是計(jì)劃文種的范疇。不管其如何分類，計(jì)劃內(nèi)容的范圍都是“做什么”、“怎么做”和“做到何種程度”三大項(xiàng)。

（一）各種工作計(jì)劃特征和寫作特點(diǎn) １、規(guī)劃

規(guī)劃是計(jì)劃中最宏大的一種：從時(shí)間上說，一般都要在三五年以上；從范圍上說，大都是全局性工作或涉及面較廣的重要工作項(xiàng)目；從內(nèi)容和寫法上說，往往是粗線條的，比較概括，如《××省經(jīng)濟(jì)和社會發(fā)展十年規(guī)劃》，《××省工業(yè)結(jié)構(gòu)調(diào)整規(guī)劃》等。規(guī)劃是為了對全局或長遠(yuǎn)工作作出統(tǒng)籌部署，以便明確方向，激發(fā)干勁，鼓舞斗志；相對其它計(jì)劃類公文而言，規(guī)劃帶有方向性、戰(zhàn)略性、指導(dǎo)性，因而其內(nèi)容往往要更具有嚴(yán)肅性、科學(xué)性和可行性。這就要求寫作者必須首先進(jìn)行深入的調(diào)查和周密的測算，在掌握大量可靠資料的基礎(chǔ)上，根據(jù)黨、國家和具體單位的發(fā)展方針確定發(fā)展遠(yuǎn)景和總體目標(biāo)，然后充分吸收有關(guān)意見，以科學(xué)的態(tài)度，反復(fù)經(jīng)過多種方案的比較、研究和選擇，確定各項(xiàng)指標(biāo)和措施。

規(guī)劃的具體寫法：規(guī)劃因具有嚴(yán)肅性，所以一般都是通過“指示性通知”來轉(zhuǎn)發(fā)的，其格式都是由“標(biāo)題”和“正文”兩部分組成，一般不必再落款，也不用寫成文時(shí)間。規(guī)劃的標(biāo)題是“四要素”寫法：單位名稱＋時(shí)間期限＋內(nèi)容范圍＋“規(guī)劃”二字。如《××省“八五”期間經(jīng)濟(jì)發(fā)展規(guī)劃》。規(guī)劃的正文一般都比較長，大致有以下幾方面內(nèi)容：（１）前言，即有關(guān)的背景材料，也就是制定規(guī)劃的起因和緣由。這是制定規(guī)劃的依據(jù)，因此不能簡單地羅列事實(shí)，而應(yīng)把諸多有關(guān)情況以過認(rèn)真地綜合、分析，找出其有得因素和不得因素。這樣才會使人相信下面所提的規(guī)劃目標(biāo)言之有據(jù)，有可靠性。（２）指導(dǎo)方針和目標(biāo)要求。這是規(guī)劃的綱領(lǐng)和原則，是在前言的基礎(chǔ)上提出的，因此既要寫得鼓舞人心，又要寫得堅(jiān)定有力，要用精煉的語言，概要地闡述出來。（３）主要任務(wù)和政策、措施。這是規(guī)劃的主體和核心，是解決“做什么”和“怎樣做”的問題，因此任務(wù)要提得明確，措施要提得概括有力。這部分寫作通常有兩種結(jié)構(gòu)：對于全面規(guī)劃或任務(wù)項(xiàng)目較多的規(guī)劃，因其各項(xiàng)任務(wù)比較獨(dú)立，沒有多少共同的完成措施，一般采用以任務(wù)為主線的“并列式結(jié)構(gòu)”（措施都在各自的任務(wù)之12 后分別提出）；對于專題規(guī)劃或任務(wù)較單一的規(guī)劃，因其任務(wù)項(xiàng)目較少而其項(xiàng)目之間的聯(lián)系又較大，一般采用任務(wù)、措施分說的“分列式結(jié)構(gòu)”。（４）結(jié)尾，即遠(yuǎn)景展望和號召。這部分要寫得簡短、有力、富有號召力。

２、設(shè)想

設(shè)想是計(jì)劃中最粗略的一種：在內(nèi)容上是初步的，多是不太成熟的想法；在寫法上是概括地、粗線條地勾勒。但時(shí)間不一定都是遠(yuǎn)的，范圍也不一定都是宏大的。一般說來，時(shí)間長遠(yuǎn)些的稱“設(shè)想”；范圍較廣泛的稱為“構(gòu)想”；時(shí)間不太長、范圍也不太大的則稱為“思路”或“打算”。設(shè)想是為制定某些規(guī)劃、計(jì)劃作出準(zhǔn)備的，是一些初步想法。設(shè)想在嚴(yán)肅性、科學(xué)性和可行性方面的要求相對差一些，因?yàn)樗菫檎降囊?guī)劃或計(jì)劃作準(zhǔn)備，不是給各級領(lǐng)導(dǎo)看的，就是交群眾討論的，不必也沒時(shí)間考慮得太周密，只要基本成形就可以，且在提出任務(wù)或目標(biāo)時(shí)，往往還有一些簡短的論述語句。設(shè)想與規(guī)劃一樣，在內(nèi)容的寫法上都是比較原則和概括，不可能也沒有必要寫得太細(xì)、太具體。

設(shè)想的具體寫法：設(shè)想因具有超前性，所以其寫作要求并不十分嚴(yán)格，其格式也不大一樣：如果是給領(lǐng)導(dǎo)看的，報(bào)給上級，就要嚴(yán)肅一些，隨報(bào)告報(bào)送，不必落款，也不必寫行文時(shí)間；如果是交給群眾討論的，或者不以通知或報(bào)告的形式轉(zhuǎn)發(fā)或上報(bào)，就要落款并寫明具體行文時(shí)間。設(shè)想的標(biāo)題可以是“四要素”，也可以是“三要素”，或省略單位名稱，或省略時(shí)間期限，還可以是“兩要素”省略單位名稱和時(shí)間期限，如《關(guān)于機(jī)構(gòu)改革的初步設(shè)想》。設(shè)想的正文一般有兩種寫法。第一種是只講目標(biāo)、要求的條項(xiàng)并列式寫法，適用于時(shí)間較長遠(yuǎn)的“設(shè)想”或工作計(jì)劃的最初構(gòu)思或打算。第二種是也按規(guī)劃、計(jì)劃、方案或安排的格式結(jié)構(gòu)，只是內(nèi)容粗略一些的想法，適用于預(yù)備性計(jì)劃，即只是征求意見的“構(gòu)想”、“思路”或“打算”。

３、計(jì)劃

狹義的計(jì)劃是廣義工作計(jì)劃中最適中的一種。這個(gè)特點(diǎn)表現(xiàn)在，時(shí)間一般在一年、半年左右，范圍一般都是一個(gè)單位的工作或某一大項(xiàng)重要工作，內(nèi)容和寫法要比規(guī)劃具體、深入，要比設(shè)想正規(guī)、細(xì)致，要比方案簡明、集中，要比安排闊展、概要。

計(jì)劃的具體寫法：計(jì)劃由于大多以一個(gè)單位的工作內(nèi)容范圍，只在單位內(nèi)要求執(zhí)行，所以一般不以文件形式下發(fā)，因而除標(biāo)題和正文外，往往還要在題下或文后標(biāo)明“×年×月×日制定”字樣，以示鄭重。計(jì)劃的標(biāo)題也是“四要素”寫法，其中哪一個(gè)要素都不應(yīng)省略。正文寫法，由于計(jì)劃是對一個(gè)單位的全面工作或某一項(xiàng)重要工作

的具體要求，所以寫作是要比規(guī)劃和設(shè)想都要具體、詳細(xì)得多。一般包括以下幾方面內(nèi)容：（１）開頭，或闡述依據(jù)，或概述情況，或直述目的，要寫得簡明扼要；（２）主體，即計(jì)劃的核心內(nèi)容，闡述“做什么”（目標(biāo)、任務(wù)）、“做到什么程度”（要求）和“怎樣做”（措施辦法）三項(xiàng)內(nèi)容，既要寫得全面周到，又要寫得有條不紊，具體明白。全面工作計(jì)劃一般采取“并列式結(jié)構(gòu)”（任務(wù)、措施分說）。（３）結(jié)尾，或突出重點(diǎn)，或強(qiáng)調(diào)有關(guān)事項(xiàng)，或提出簡短號召，當(dāng)然也可不寫結(jié)尾。

４、要點(diǎn)

所謂要點(diǎn)，實(shí)際就是計(jì)劃的摘要，即經(jīng)過整理，把主要內(nèi)容摘出來的計(jì)劃。一般以文件下發(fā)的計(jì)劃都采用“要點(diǎn)”的形式。

要點(diǎn)的具體寫法：要點(diǎn)大多是上級機(jī)關(guān)某一項(xiàng)重要或較大工作計(jì)劃的摘要，一般都要以文件形式下發(fā)，因而多用某個(gè)通知作“文件頭”，所以只要有標(biāo)題和正文兩部分內(nèi)容就可以了，不必再落款，再寫成文時(shí)間；但也有些要點(diǎn)，由于涉及的工作重大，為鄭重起見，往往要在標(biāo)題下標(biāo)明發(fā)文機(jī)關(guān)名稱和制發(fā)具體時(shí)間。要點(diǎn)的標(biāo)題可寫“四要素”，也可寫“三要素”，但“三要素”的寫法一般要在題下標(biāo)明被省略的發(fā)文機(jī)關(guān)名稱。正文寫法，由于要點(diǎn)的內(nèi)容是摘錄計(jì)劃的主要之點(diǎn)，所以其正文都寫得比較概要，既不要兼顧到各個(gè)方面，也不必講具體做法，更不用講道理；沒有過渡段，段落也不長。在結(jié)構(gòu)方式上，大都是并列式，可分若干項(xiàng)目一貫到底，也可分幾大項(xiàng)，大項(xiàng)下分若干小項(xiàng)，其中的小項(xiàng)可在每一大項(xiàng)下單獨(dú)排列，也可全文排列。

５、方案

方案是計(jì)劃中內(nèi)容最為復(fù)雜的一種。由于一些具有某種職能的具體工作比較復(fù)雜，不作全面部署不足以說明問題，因而公文內(nèi)容構(gòu)成勢必要繁瑣一些，一般有指導(dǎo)思想、主要目標(biāo)、工作重點(diǎn)、實(shí)施步驟、政策措施、具體要求等項(xiàng)目。

方案的具體寫法：方案的內(nèi)容由于是上級對下級或涉及面比較大的工作，一般都用帶“文件頭”形式下發(fā)，所以不用落款，只有標(biāo)題、成文時(shí)間和正文三部分內(nèi)容。方案的標(biāo)題有兩種寫法：一個(gè)是“三要素”寫法，即由發(fā)文機(jī)關(guān)、計(jì)劃內(nèi)容和文種三部分組成，如《東北師范大學(xué)五年發(fā)展規(guī)劃總體方案》；一個(gè)是“兩要素”寫法，即省略發(fā)文機(jī)關(guān)，但這個(gè)發(fā)文機(jī)關(guān)必須在領(lǐng)頭的“批示性通知”（文件頭）的標(biāo)題中體現(xiàn)出來，如《治理采掘工業(yè)危機(jī)，實(shí)現(xiàn)良性循環(huán)方案》。成文時(shí)間，為鄭重起見，方案的成文時(shí)間一般不省略，而且要注在標(biāo)題下。方案的正文一般有兩種寫法：一是常規(guī)寫法，即按“指導(dǎo)方針”、“主要目標(biāo)（重點(diǎn)）”、“實(shí)施步驟”、“政策措施”14 及“要求”幾個(gè)部分來寫，這個(gè)較固定的程序適合于一般常規(guī)性單項(xiàng)工作；二是變項(xiàng)寫法，即根據(jù)實(shí)際需要加項(xiàng)或減項(xiàng)的寫法，適合于特殊性的單項(xiàng)工作。但不管哪種寫法，“主要目標(biāo)”、“實(shí)施步驟”、“政策措施”這三項(xiàng)必不可少的，實(shí)際寫作時(shí)的稱呼可以不同，如把“主要目標(biāo)”稱為“目標(biāo)和任務(wù)”或“目標(biāo)和對策”等，把“政策措施”稱為“實(shí)施辦法”或“組織措施”等。在“主要目標(biāo)”一項(xiàng)中，一般還要分總體目標(biāo)和具體目標(biāo)；“實(shí)施步驟”一般還要分基本步驟或階段和關(guān)鍵步驟，關(guān)鍵步驟里還有重點(diǎn)工作項(xiàng)目；“政策措施”的內(nèi)容里一般還要分“政策保證”、“組織保證”和“具體措施”等。

６、安排

安排是計(jì)劃中最為具體的一種格式：由于其工作比較確切、單一，不作具體安排就不能達(dá)到目的，所以其內(nèi)容要寫得詳細(xì)一些，這樣容易使人把握。

安排的具體寫法：安排的內(nèi)容由于是涉及范圍較小或單位內(nèi)部的工作，所以一般有兩種發(fā)文形式：一種是上級對下級安排工作，盡管涉及面較小，也要用“文件頭”形式下發(fā)?！鞍才拧钡母袷绞恰皹?biāo)題”和“正文”兩部分。另一種，如果是單位內(nèi)部的工作安排，也可直接下發(fā)文件，格式就由“標(biāo)題”、“正文”、“落款及時(shí)間”三部分組成。但不管哪種形式，作為“安排”本身都不該有受文單位，如果必須有，則或者以“文件頭”形式下發(fā)，或者以“關(guān)于.....安排的通知”名義下發(fā)。安排的標(biāo)題可是“三要素”寫法，也可是“兩要素”寫法（省略機(jī)關(guān)名稱）。安排的正文一般由“開頭”、“主體”和“結(jié)尾”三部分組成；也有的省略“結(jié)尾”，“主體”結(jié)束，正文即隨之結(jié)束?！伴_頭”同計(jì)劃的開頭差不多，或闡述依據(jù)，或概述簡明扼要?！爸黧w”是正文的核心，一般包括任務(wù)、要求、步驟、措施四方面內(nèi)容。在結(jié)構(gòu)上可按這四方面內(nèi)容分項(xiàng)來寫；也可把任務(wù)和要求合在一起，把步驟和措施合在一起來寫；還可以先寫總?cè)蝿?wù)，然后按時(shí)間先后順序一項(xiàng)一項(xiàng)地寫具體任務(wù)，每一項(xiàng)有每一項(xiàng)的要求及措施，要依據(jù)工作性質(zhì)及具體內(nèi)容來定。但不管怎樣結(jié)構(gòu)，其任務(wù)都要具體，其要求都要明確，其措施都要得當(dāng)。

方案和安排有共同之處，即寫作題材都是單項(xiàng)的工作，即只對一項(xiàng)工作作出部署和安排。這也正是方案、安排與規(guī)劃、設(shè)想、計(jì)劃、要點(diǎn)的根本不同。但二者在內(nèi)容范圍上也有個(gè)大小之分：方案的內(nèi)容范圍適合于上級對下級或涉及面比較大的工作，安排的內(nèi)容范圍則適合于單位內(nèi)部或涉及面較小的工作，如《××市關(guān)于計(jì)劃生育的工作安排》。方案和安排還有一種較為概要一點(diǎn)的寫法，以便于下級具體實(shí)施時(shí)靈活

掌握，叫做“意見”：方案大多稱“實(shí)施意見”，如《××市“七五”期間社會主義精神文明建設(shè)的實(shí)施意見》；安排往往稱“安排意見”，如《××××系統(tǒng)關(guān)于開展增收節(jié)支活動的安排意見》。在此需要說明的是，有些機(jī)關(guān)把單位內(nèi)部或涉及面很窄的單項(xiàng)工作計(jì)劃也稱之為“方案”，這是不合適的，因?yàn)檫@些工作都比較切近、具體，也并不復(fù)雜，只要用“安排”就足夠了，如果較為原則，則可稱為“安排意見”。

（二）寫好計(jì)劃的方法

寫好計(jì)劃可能是公文寫作中比較難的事。因?yàn)檫@不僅僅是個(gè)文字表達(dá)上的事，還是個(gè)涉及具體工作業(yè)務(wù)的組織和安排問題，需要有長遠(yuǎn)眼光和領(lǐng)導(dǎo)魄力，這種寫作是一個(gè)人綜合能力的表現(xiàn)。但是在寫作上也有一些章法。首先，寫作者必須分清這個(gè)計(jì)劃的內(nèi)容屬于哪一類，適合用哪一個(gè)具體的計(jì)劃種類來表達(dá)，從而確定具體文種，即是規(guī)劃、設(shè)想、計(jì)劃、要點(diǎn)、方案、安排中的哪一種。然后，再根據(jù)具體內(nèi)容和文種寫作要求進(jìn)行寫作。如果是時(shí)間較長、范圍較廣的計(jì)劃，就要用“規(guī)劃”。因?yàn)橐?guī)劃不必也不能寫得太細(xì)，只要能起到明確方向，鼓舞人心，激發(fā)熱情的作用也就差不多了。當(dāng)然這并不是說規(guī)劃就可以寫得不切實(shí)際；但規(guī)劃的切合實(shí)際問題的確只是個(gè)大致的切合。如果是初步的、不太成熟的計(jì)劃，就要用“設(shè)想”。因?yàn)樵O(shè)想是為計(jì)劃作準(zhǔn)備的，也不必寫得很細(xì)，甚至不用寫得很好，只要能把大致的“思路”或想法寫出來也就夠了。但這也不是說設(shè)想就可以寫得沒條理，而只是說它更注重“想”，即要有突破和創(chuàng)新。如果計(jì)劃內(nèi)容是某一項(xiàng)工作，一般則用“方案”或“安排”，工作項(xiàng)目比較復(fù)雜者用“方案”，較簡單者為“安排”。因?yàn)榉桨负桶才哦急仨殞懙煤芗?xì)（或很全面，或很具體），否則工作就沒法開展。當(dāng)然，若考慮到要給下級執(zhí)行中留有余地，這方案可變成“實(shí)施意見”，這安排也可變成“安排意見”。如果計(jì)劃內(nèi)容既不是單項(xiàng)工作，又不是很宏大的，這就該用真正的“計(jì)劃”了。因?yàn)楠M義的計(jì)劃是廣義計(jì)劃中最適中的一種。當(dāng)然，若只想把這計(jì)劃摘要加以公布，則可用“要點(diǎn)”來寫。

（三）計(jì)劃寫作注意事項(xiàng)

不論哪種計(jì)劃，寫作中都必須注意掌握以下五條原則：第一，對上負(fù)責(zé)的原則。要堅(jiān)決貫徹執(zhí)行黨和國家的有關(guān)方針、政策和上級的指示精神，反對本位主義。第二，切實(shí)可行的原則。要從實(shí)際情況出發(fā)定目標(biāo)、定任務(wù)、定標(biāo)準(zhǔn)，既不要因循守舊，也不要盲目冒進(jìn)。即使是做規(guī)劃和設(shè)想，也應(yīng)當(dāng)保證可行，能基本做到，其目標(biāo)要明確，其措施要可行，其要求也是可以達(dá)到的。第三，集思廣益的原則。要深入調(diào)查研究，廣泛聽取群眾意見、博采眾長，反對主觀主義。第四，突出重點(diǎn)的原則。要分清輕重16 緩急，突出重點(diǎn)，以點(diǎn)帶面，不能眉毛胡子一把抓。第五，防患未然的原則。要預(yù)先想到實(shí)行中可能發(fā)行的偏差，可能出現(xiàn)的故障，有必要的防范措施或補(bǔ)充辦法。

第二節(jié) 總結(jié)的寫作

總結(jié)是單位或個(gè)人對過去一個(gè)時(shí)期內(nèi)的實(shí)踐活動作出系統(tǒng)的回顧歸納、分析評價(jià)，從中得出規(guī)律性認(rèn)識用以指導(dǎo)今后工作的事務(wù)性文書。

(一)總結(jié)的種類

從性質(zhì)、時(shí)間、形式等角度可劃分出不同類型的總結(jié)，從內(nèi)容分主要有綜合總結(jié)和專題總結(jié)兩種。綜合總結(jié)又稱全面總結(jié)，它是對某一時(shí)期各項(xiàng)工作的全面回顧和檢查，進(jìn)而總結(jié)經(jīng)驗(yàn)與教訓(xùn)。專題總結(jié)是對某項(xiàng)工作或某方面問題進(jìn)行專項(xiàng)的總結(jié)，尤以總結(jié)推廣成功經(jīng)驗(yàn)為多見?？偨Y(jié)也有各種別稱，如自查性質(zhì)的評估及匯報(bào)、回顧、小結(jié)等都具總結(jié)的性質(zhì)。

(二)總結(jié)的寫法

1、標(biāo)題

文件式標(biāo)題 一般由單位名稱、時(shí)限、內(nèi)容、文種名稱構(gòu)成。例：《××局 19××擁軍擁屬工作總結(jié)》。

文章式標(biāo)題 以單行標(biāo)題概括主要內(nèi)容或基本觀點(diǎn)，不出現(xiàn)總結(jié)字樣，但對總結(jié)內(nèi)容有提示作用。例某高校的專題總結(jié)《我們是如何實(shí)行教學(xué)與科研相結(jié)合的》。

雙行式標(biāo)題 即分別以文章式標(biāo)題和文件式標(biāo)題為正副標(biāo)題，正標(biāo)題揭示觀點(diǎn)或概括內(nèi)容，副標(biāo)題點(diǎn)明單位、時(shí)限、性質(zhì)和總結(jié)種類。例：《知名教授上講臺 教書育人放異彩——×× 大學(xué)德育工作總結(jié)》。

2、正文

前言 一般介紹工作背景、基本概況等，也可交待總結(jié)主旨并作出基本評價(jià)。開頭力求簡潔，開宗明義。

主體 應(yīng)包括主要工作內(nèi)容、成績及評價(jià)、經(jīng)驗(yàn)和體會、問題或教訓(xùn)等。這些內(nèi)容是總結(jié)的核心部分，可按縱式或橫式結(jié)構(gòu)形式撰寫。所謂縱式結(jié)構(gòu)，即按主體內(nèi)容縱向所做的工作、方法、成績、經(jīng)驗(yàn)、教訓(xùn)等逐層展開。所謂橫式結(jié)構(gòu)即按材料的邏輯關(guān)系將其分成若干部分，標(biāo)序加題，逐一寫來。

結(jié)尾 作為結(jié)的結(jié)束語可以歸納呼應(yīng)主題、指出努力方向、提出改進(jìn)意見或表示決心信心等語作結(jié)，要求簡短精練。

3、落款

一般在正文右下方署名署時(shí)。如是報(bào)刊雜志或簡報(bào)刊用的交流經(jīng)驗(yàn)的專題總結(jié)，應(yīng)在標(biāo)題下方居中署名。

第三節(jié) 調(diào)查報(bào)告

一、概念與特點(diǎn)

調(diào)查報(bào)告是對某項(xiàng)工作、某個(gè)事件、某個(gè)問題，經(jīng)過深入細(xì)致的調(diào)查后，將調(diào)查中收集到的材料加以系統(tǒng)整理，分析研究，以書面形式向組織和領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)調(diào)查情況的一種文書。

調(diào)查報(bào)告有以下幾個(gè)特點(diǎn)：

（一）寫實(shí)性。調(diào)查報(bào)告是在占有大量現(xiàn)實(shí)和歷史資料的基礎(chǔ)上，用敘述性的語言實(shí)事求是地反映某一客觀事物。充分了解實(shí)情和全面掌握真實(shí)可靠的素材是寫好調(diào)查報(bào)告的基礎(chǔ)。

（二）針對性。調(diào)查報(bào)告一般有比較明確的意向，相關(guān)的調(diào)查取證都是針對和圍繞某一綜合性或是專題性問題展開的。所以，調(diào)查報(bào)告反映的問題集中而有深度。

（三）邏輯性。調(diào)查報(bào)告離不開確鑿的事實(shí)，但又不是材料的機(jī)械堆砌，而是對核實(shí)無誤的數(shù)據(jù)和事實(shí)進(jìn)行嚴(yán)密的邏輯論證，探明事物發(fā)展變化的原因，預(yù)測事物發(fā)展變化的趨勢，提示本質(zhì)性和規(guī)律性的東西，得出科學(xué)的結(jié)論。

二、分類

調(diào)查報(bào)告的種類主要有以下幾種：

（一）情況調(diào)查報(bào)告。是比較系統(tǒng)地反映本地區(qū)、本單位基本情況的一種調(diào)查報(bào)告。這種調(diào)查報(bào)告平方根是為了弄清情況，供決策者使用。

（二）典型經(jīng)驗(yàn)調(diào)查報(bào)告。是通過分析典型事例，總結(jié)工作中出現(xiàn)的新經(jīng)驗(yàn)，從而指導(dǎo)和推動某方面工作的一種調(diào)查報(bào)告。

（三）問題調(diào)查報(bào)告。是針對某一方面的問題，進(jìn)行專項(xiàng)調(diào)查，澄清事實(shí)真相，判明問題的原因和性質(zhì)，確定造成的危害，并提出解決問題的途徑和建議，為問題的最后處理提供依據(jù)，也為其他有關(guān)方面提供參考和借鑒的一種調(diào)查報(bào)告。

三、寫法

調(diào)查報(bào)告一般由標(biāo)題和正文兩部分組成。18

（一）標(biāo)題。標(biāo)題可以有兩種寫法。一種是規(guī)范化的標(biāo)題格式，即“發(fā)文主題”加“文種”，基本格式為“××關(guān)于××××的調(diào)查報(bào)告”、“關(guān)于××××的調(diào)查報(bào)告”、“××××調(diào)查”等。另一種是自由式標(biāo)題，包括陳述式、提問式和正副題結(jié)合使用三種。陳述式如《東北師范大學(xué)碩士畢業(yè)生就業(yè)情況調(diào)查》，提問式如《為什么大學(xué)畢業(yè)生擇業(yè)傾向沿海和京津地區(qū)》，正副標(biāo)題結(jié)合式，正題陳述調(diào)查報(bào)告的主要結(jié)論或提出中心問題，副題標(biāo)明調(diào)查的對象、范圍、問題，這實(shí)際上類似于“發(fā)文主題”加“文種”的規(guī)范格式，如《高校發(fā)展重在學(xué)科建設(shè)――××××大學(xué)學(xué)科建設(shè)實(shí)踐思考》等。作為公文，最好用規(guī)范化的標(biāo)題格式或自由式中正副題結(jié)合式標(biāo)題。

（二）正文。正文一般分前言、主體、結(jié)尾三部分。

1．前言。有幾種寫法：第一種是寫明調(diào)查的起因或目的、時(shí)間和地點(diǎn)、對象或范圍、經(jīng)過與方法，以及人員組成等調(diào)查本身的情況，從中引出中心問題或基本結(jié)論來；第二種是寫明調(diào)查對象的歷史背景、大致發(fā)展經(jīng)過、現(xiàn)實(shí)狀況、主要成績、突出問題等基本情況，進(jìn)而提出中心問題或主要觀點(diǎn)來；第三種是開門見山，直接概括出調(diào)查的結(jié)果，如肯定做法、指出問題、提示影響、說明中心內(nèi)容等。前言起到畫龍點(diǎn)睛的作用，要精練概括，直切主題。

2．主體。這是調(diào)查報(bào)告最主要的部分，這部分詳述調(diào)查研究的基本情況、做法、經(jīng)驗(yàn)，以及分析調(diào)查研究所得材料中得出的各種具體認(rèn)識、觀點(diǎn)和基本結(jié)論。

3．結(jié)尾。結(jié)尾的寫法也比較多，可以提出解決問題的方法、對策或下一步改進(jìn)工作的建議；或總結(jié)全文的主要觀點(diǎn)，進(jìn)一步深化主題；或提出問題，引發(fā)人們的進(jìn)一步思考；或展望前景，發(fā)出鼓舞和號召。

第四節(jié) 述職報(bào)告

一、述職報(bào)告的性質(zhì)、種類

述職報(bào)告是領(lǐng)導(dǎo)干部向所屬的干部和職工或向上級組織和領(lǐng)導(dǎo)陳述自己任職一定時(shí)期內(nèi)的工作情況的自我評述性報(bào)告。

述職報(bào)告的種類很多，從時(shí)間上分有任期述職報(bào)告、述職報(bào)告、臨時(shí)述職報(bào)告；從范圍上分有個(gè)人述職報(bào)告、集體述職報(bào)告；從內(nèi)容上分則有專題（單項(xiàng)）述職報(bào)告、綜合述職報(bào)告。

二、述職報(bào)告的寫作格式

1、標(biāo)題 有四種寫法：一是只寫“述職報(bào)告”四個(gè)字；二是“ＸＸ年任ＸＸ職務(wù)期間的工作匯報(bào)”的公文寫法；三是“ＸＸＸ（姓名）ＸＸＸ（職務(wù)）ＸＸ會議上的匯報(bào)（或報(bào)告）”的寫法；四是新聞標(biāo)題式的寫法。

2、署名及日期 可以寫在題下，也可以寫在正文后。

3、正文 述職報(bào)告的正文包括三部分內(nèi)容。第一部分是任職概況和述職評估，包括何時(shí)任職、工作變動情況、背景情況、崗位職責(zé)、目標(biāo)及對個(gè)人盡職的總體估價(jià)、確定述職范圍和基調(diào)。第二部分是盡職情況，這是述職報(bào)告的主體，主要寫工作實(shí)績、經(jīng)驗(yàn)和問題。對于核心內(nèi)容的寫作，多數(shù)是按性質(zhì)不同分成幾個(gè)方面（可列小標(biāo)題）來寫，每個(gè)方面可先寫實(shí)績，后寫認(rèn)識和做法；也可先寫認(rèn)識和做法，后寫實(shí)績。但不管怎么寫，都要實(shí)現(xiàn)個(gè)人的工作能力和管理水平，尤其是在處理敏感、棘手問題方面，以及突發(fā)事件或重大事件方面，更能表現(xiàn)出個(gè)人的素質(zhì)、才能和領(lǐng)導(dǎo)水平。在具體業(yè)務(wù)工作中，黨的方針、政策和上級的批示、部署的任務(wù)，是如何在自己分管的部門或單位得以貫徹實(shí)施的……等等。第三部分是今后的設(shè)想和決心，要從實(shí)際出發(fā)，對今后工作在科學(xué)分析的基礎(chǔ)上作出戰(zhàn)略性規(guī)劃，表明盡職的態(tài)度。

三、述職報(bào)告寫作應(yīng)注意的事項(xiàng)

在寫作述職報(bào)告時(shí)，要實(shí)事求是，嚴(yán)肅認(rèn)真，客觀公正。要注意論斷準(zhǔn)確，重點(diǎn)突出，有針對性，既不要脫離自己的職責(zé)范圍和工作目標(biāo)，又要分析概括，不能寫成流水帳；既要突出政績，又要評價(jià)正確、適當(dāng)，不能故意夸大或縮??；缺點(diǎn)和不足的地方也要說夠、說充分。

第五節(jié) 講話稿

講話，屬會議主要領(lǐng)導(dǎo)者使用的文種。領(lǐng)導(dǎo)者為實(shí)施領(lǐng)導(dǎo)，在各種會議上所作的指示性發(fā)言，即領(lǐng)導(dǎo)講話。講話一般專門就某一方面的問題發(fā)表意見，內(nèi)容集中，中心突出，容易講深講透。講話稿是會議的主要文件，有些會議不安排會議報(bào)告，講話稿起到報(bào)告的作用，成為反映會議精神的最主要的文件。

（一）領(lǐng)導(dǎo)講話具有三個(gè)特點(diǎn)

一是權(quán)威性。講話歷來是政治家和各級領(lǐng)導(dǎo)宣傳政見、安排部署工作的有效形式。領(lǐng)導(dǎo)講話不同于一般的演講和發(fā)言，目的是貫徹上級的指示精神，實(shí)施本級的決定，對分管的工作提出指導(dǎo)性意見。因此，領(lǐng)導(dǎo)講話具有一定的權(quán)威性和有效性。領(lǐng)導(dǎo)職務(wù)的不同，講話的權(quán)威效果也不同。二是思想性。領(lǐng)導(dǎo)講話一定要有理論色彩，要能20 以馬列主義的理論為指針，闡述所進(jìn)行的工作的意義，以動員群眾投身于改革開放和經(jīng)濟(jì)建設(shè)之中。講話就是要用自己的語言去思考，去總結(jié)，通過自己的思考和理解去分析問題，去說服人。這樣才能打動聽眾，讓人接受，共同與你去實(shí)行。三是鼓動性。統(tǒng)治者要達(dá)到某種政治目的，要通過講話起到激勵(lì)、鼓動的作用。講話稿，要注意鼓動、激勵(lì)作用，針對形勢、問題或某種思想動態(tài)展開富有啟發(fā)性的議論，才能取得成效。

（二）起草領(lǐng)導(dǎo)講話要處理好三個(gè)關(guān)系

一是權(quán)威與平易的關(guān)系。一篇好的講話稿，總是權(quán)威性與平易性相結(jié)合的產(chǎn)物。領(lǐng)導(dǎo)講話無疑要具有權(quán)威性，這種權(quán)威，與講話人的身份、地位、所代表的方面相符合，立場堅(jiān)定，原則性強(qiáng)，嚴(yán)肅、認(rèn)真、鮮明、有力地展示自己的觀點(diǎn)，起到應(yīng)有的強(qiáng)調(diào)、號召作用。這種權(quán)威，確實(shí)是一種原則的把握。但如果一個(gè)領(lǐng)導(dǎo)者在講話中，處處炫耀自己的身份、地位，措辭生硬，居高臨下發(fā)號施令，危言聳聽地闡明自己的思想、觀點(diǎn)、就會拉遠(yuǎn)與聽眾的距離，阻礙雙方情感上的交流，就得不到思想上的共鳴，起不到應(yīng)有的影響、教育和引導(dǎo)作用。領(lǐng)導(dǎo)講話的坦率、誠摯，能很快溝通，大大縮短與聽眾之間的距離，在自然而親切的氣氛中傳達(dá)自己的思想。起草領(lǐng)導(dǎo)講話稿，不僅要言之成理，還要善于把“理”說白說透，將各種事理滲透到親切、自然的語言誘導(dǎo)中，便于領(lǐng)導(dǎo)權(quán)威的自然貫徹，消除逆反心理，起到講話應(yīng)有的權(quán)威效果。

二是莊重與幽默的關(guān)系。領(lǐng)導(dǎo)講話無疑要莊重，不能拉家常式的漫談、閑扯，要嚴(yán)肅、認(rèn)真、準(zhǔn)確地傳達(dá)上級的指示精神，闡明自己的思想。這是領(lǐng)導(dǎo)講話所必須把握的原則。這個(gè)原則要求一個(gè)領(lǐng)導(dǎo)者不論是在何種社會環(huán)境中，運(yùn)用什么樣的語言，都不能超越一定的原則限度，去闡述、說明、表現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)者的思想意識。領(lǐng)導(dǎo)者既不能無原則地去評價(jià)某些事、某些人，也不能無原則地按照自己的思想意識，一味地表現(xiàn)自己，或以我為中心。起草領(lǐng)導(dǎo)講話一定要堅(jiān)持這個(gè)原則，行文沉穩(wěn)、扎實(shí)、鄭重其事，以使領(lǐng)導(dǎo)活動嚴(yán)肅、認(rèn)真、原則性強(qiáng)，達(dá)到預(yù)期目的。但如果在講稿中一味照本宣科或講些大話、套話，開始說一通形勢如何如何，結(jié)尾原則性地提提要求，沒有一點(diǎn)靈活性，也打動不了聽眾的。講話作為一種鼓動、號召的手段，還必須講求一些現(xiàn)場效應(yīng)，努力與聽眾產(chǎn)生共鳴，才能起到應(yīng)有的作用。靈活性是原則性運(yùn)用過程中一種必要的補(bǔ)充，以基本原則為指導(dǎo)，對具體問題進(jìn)行具體分析和靈活處理。幽默性是靈活性的種絕妙體現(xiàn)。在講話中適當(dāng)增強(qiáng)語言的幽默性，不但會提高語言的藝術(shù)魅力，而且也會為領(lǐng)導(dǎo)者的風(fēng)度增添異彩。當(dāng)然講話中使用幽默的方式、方法是多種多樣的，需要靈活運(yùn)用，以使領(lǐng)導(dǎo)講話豐富多彩，獨(dú)具魅力。

三是深入與淺出的關(guān)系。領(lǐng)導(dǎo)講話，總是要通過闡明一定的道理來說服人、教育人，“以理服人”可以說是講話所必須遵循的一條原則，但是如果僅僅以此為根據(jù)，通篇都是名詞、定義、概論，一味進(jìn)行簡單的“滿堂灌”，會使人覺得深奧難懂。起草領(lǐng)導(dǎo)講話稿，只有將說理性與通俗性結(jié)合起來，才能使所要闡明的道理生動、明了，聽眾易于接受，從而起到講話應(yīng)有的效果。能夠把高深的道理講得明白流暢、簡單透徹，首先需要寬廣的知識面和具有靈活運(yùn)用語言的功力。撰寫講話要想事理嚴(yán)明而又深入淺出、明白通暢，撰稿人必須要具備一定的知識素養(yǎng)，平時(shí)注意積累各學(xué)科的知識，并在實(shí)踐中注意培養(yǎng)自己的悟性與靈感。其次，掌握語言的技巧也是一個(gè)重要的方面。講話語言的技巧是多種多樣的，如數(shù)字串連法、借題發(fā)揮法、引經(jīng)據(jù)典法、用數(shù)字說明法，掌握語言表達(dá)的技巧，并能在起草中靈活應(yīng)用，會使領(lǐng)導(dǎo)講話有理有據(jù)，生動有趣，具有較強(qiáng)的吸引力。

（三）起草領(lǐng)導(dǎo)講話應(yīng)注意三個(gè)問題

１、避免雷同。領(lǐng)導(dǎo)者參加會議應(yīng)邀講話，常常會遇到多位領(lǐng)導(dǎo)人講同一個(gè)問題，如果在這種情況下再重復(fù)講，勢必使聽眾失去興趣，會場將產(chǎn)生無人關(guān)注的局面。起草人員應(yīng)預(yù)先考慮到這一點(diǎn)，在避免雷同上下功夫，使領(lǐng)導(dǎo)講話既全面又獨(dú)特，緊緊抓住觀眾，收到好的效果。一般來講，獨(dú)劈蹊徑會避免雷同現(xiàn)象，常常也會出乎意料地大受歡迎。有些會議的主辦單位分頭請領(lǐng)導(dǎo)出席并講話，所送的是相同的背景材料，缺乏總體設(shè)計(jì)，起草講稿很可能重復(fù)。避免雷同確實(shí)需要?jiǎng)幽X筋、想辦法。一般說來，撰稿人在起草講話過程中避免雷同可以在以下幾個(gè)方面下功夫：一是可根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)者的特定身份就會議的主旨闡發(fā)觀點(diǎn)，展開議論，這樣可較為自然地成為“一家之言”；二是適當(dāng)變換議題的角度，用獨(dú)特的角度來看待問題、闡發(fā)觀點(diǎn)，使人耳目一新；三是選擇那些富有新意的材料來說明問題，不同程度地滿足人們審美活動和求異思維的需要，使聽眾開拓視野，回味無窮；四是會議組織者要有總體設(shè)計(jì)，撰稿人不僅要擁有會議背景材料，還應(yīng)該和會議組織者研究講話的內(nèi)容、側(cè)重點(diǎn)。避免重復(fù)的方式方法是多種多樣的，需要撰稿人預(yù)先著手，多角度展開同一主題下的不同論述，以使領(lǐng)導(dǎo)講話獨(dú)具色彩而富有成效。

２、獨(dú)樹風(fēng)格。領(lǐng)導(dǎo)講話最忌千篇一律地發(fā)表意見，平淡無奇。講話要有自己的風(fēng)格，才能抓住聽眾。撰稿人要在把握領(lǐng)導(dǎo)者思維、語言特點(diǎn)的基礎(chǔ)上，發(fā)揮創(chuàng)造性，使領(lǐng)導(dǎo)講話講出自己的風(fēng)格來。每個(gè)人所具有的異于他人的品格，異于他人的創(chuàng)造特點(diǎn)，就是其風(fēng)格的具體體現(xiàn)。領(lǐng)導(dǎo)講話要有風(fēng)格，這也是客觀實(shí)踐所決定的。傳達(dá)貫22 徹上級指示，安排部署工作，每個(gè)領(lǐng)導(dǎo)都有各自的方式方法，不可能千人一面。如果整篇講話都是文件搬家、照抄報(bào)紙，那么聽眾的感覺便始終處于麻木的、未觸動的狀態(tài)。這樣的講話是過去也是現(xiàn)在存在的一種通病，即在內(nèi)容的安排上成為上級領(lǐng)導(dǎo)講話或有關(guān)文件的翻版。常有這樣的事，當(dāng)有人問起文章上的幾句話的時(shí)候，起草人則說，這句話是誰的，那句話是誰的，這句是從那個(gè)文件上講的，那句話是那個(gè)報(bào)紙上說的，問他哪句話是你的，他說那句話都有出處，沒有我的，可見講話成了拼字游戲；在篇章結(jié)構(gòu)上，也常常是：帽子、總結(jié)肯定前段工作、根據(jù)上級指示提出要求。長此以往，形成了許多“套路”。這講話四平八穩(wěn)，毫無新意，使聽眾越來越?jīng)]有耐心。其實(shí)，任何一篇成功的講話稿都有其獨(dú)具的風(fēng)格，或真摯細(xì)膩，或警喻深刻，或文采飛揚(yáng)。起草領(lǐng)導(dǎo)講話，要以傳達(dá)、貫通領(lǐng)導(dǎo)者的思想、觀點(diǎn)為主旨，不應(yīng)拘于一章一法的限制和束縛。講話不應(yīng)有固定的章法，應(yīng)隨講話的內(nèi)容和場合而隨時(shí)變化，不僅邏輯嚴(yán)明、思路清晰，而且生動活潑、文采盎然。撰寫領(lǐng)導(dǎo)講話稿，應(yīng)當(dāng)瀟灑一些，講究一些文采。文采對形成風(fēng)格有著很大的關(guān)系，可使講話更富有生氣，富有感染力、號召力，是語言表述中的一個(gè)極其重要的方面。由于領(lǐng)導(dǎo)人的性格，職務(wù)特點(diǎn)，語言習(xí)慣不同，講話風(fēng)格也必然各具特色。

３、適當(dāng)調(diào)劑。由于會議不同，領(lǐng)導(dǎo)的講話有長有短，如果是遇到長一些的講話，一般來講任何都會感到疲勞，精力往往不會象開始那樣集中，特別是到會議最后，主要的東西已經(jīng)講完，聽眾的情緒開始松弛下來，臺下有人開小會，有人收拾東西準(zhǔn)備走，這樣講話就需要調(diào)劑情緒和氣氛，即需要興調(diào)劑情緒了。對這一點(diǎn)，撰稿人也要預(yù)先考慮到，適當(dāng)在較長的講話中增加一些“調(diào)劑品”，激發(fā)聽眾的情緒和注意力。運(yùn)用即興調(diào)劑要因領(lǐng)導(dǎo)講話的內(nèi)容而變化，因聽眾不同而變化，有時(shí)用在開頭，有時(shí)用在中間，有時(shí)用在結(jié)尾。講話即興調(diào)劑是領(lǐng)導(dǎo)者機(jī)智靈活的表現(xiàn)，能夠很好地借鑒使用調(diào)劑藝術(shù)將使領(lǐng)導(dǎo)講話自始至終保持活力，富有吸引力。

第六節(jié) 開幕詞

開幕詞是在一些大型會議開始時(shí)由會議主持人或主要領(lǐng)導(dǎo)人所作的開宗明義的講話。它具有宣告性、提示性和指導(dǎo)性。

（一）開幕詞的特點(diǎn)

一是簡明性，開幕詞要簡潔明了、短小精悍，最忌長篇累牘，言不及義，多使用祈使句，表示祝賀和希望；二是口語化。它的語言應(yīng)該通俗、明快、上口。

（二）開幕詞的種類

按內(nèi)容可以分為側(cè)重性開幕詞和一般性開幕詞兩種。側(cè)重性開幕詞往往對會議召開的歷史背景、重大意義或會議的中心議題等，作重點(diǎn)闡述，其他問題一帶而過。一般性開幕詞則只對會議的目的、議程、基本精神、來賓等作簡要概述。

（三）開幕詞的寫作方法

通常由標(biāo)題、稱謂及正文三部分組成。

1、標(biāo)題通常有三種寫法：一是用會議名稱作標(biāo)題；二是前邊再加上領(lǐng)導(dǎo)人姓名；三是用提示內(nèi)容中心或主旨的標(biāo)題，在后面通常加上副標(biāo)題。

2、稱謂一般寫在標(biāo)題下行頂格，稱呼通常用“同志們”、“朋友們”、“各位代表”等。

3、正文一般包括開頭、主體和結(jié)尾。開頭寫宣布開幕之類的話。主體部分一般包括以下內(nèi)容：會議的籌備和出席會議人員情況；會議召開的背景和意義；會議的性質(zhì)、目的及主要任務(wù)；會議的主要議程及要求；會議的奮斗目標(biāo)及深遠(yuǎn)影響等等。但寫作中一定要把握會議的性質(zhì)，鄭重闡述會議的特點(diǎn)、意義、要求和希望，對于會議本身的情況如議程等，要概括說明，點(diǎn)到為止；行文則要明快、流暢，評議要堅(jiān)定有力，充滿熱情，富于鼓舞力量。最后是結(jié)尾，一般都是“祝大會圓滿成功”之類。

第七節(jié) 閉幕詞

（一）閉幕詞的概念和種類

閉幕詞是一些大型會議結(jié)束時(shí)由有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人或德高望重者向會議所作的講話。具有總結(jié)性、評估性和號召性。

閉幕詞與開幕詞一樣，具有簡明性和口語化兩個(gè)共同特點(diǎn)，其種類與開幕詞相同。

（二）閉幕詞的寫作方法

由標(biāo)題、稱呼和正文三部分組成，標(biāo)題與稱呼的寫法與開幕詞基本相同。在標(biāo)題和稱謂之后，另起一段首先說明會議已經(jīng)完成預(yù)定任務(wù)，現(xiàn)在就要閉幕了；然后概述會議的進(jìn)行情況，恰當(dāng)?shù)卦u價(jià)會議的收獲、意義及影響。核心部分要寫明：會議通過的主要事項(xiàng)和基本精神；會議的重要性和深遠(yuǎn)意義；向與會人員提出貫徹會議精神的基本要求，等等。一般說來，這幾方面內(nèi)容都不能少，而且順序是基本不變的。寫作時(shí)要掌握會議情況，有針對性地對會議內(nèi)容予以闡述和肯定；同時(shí)可以對會議未能展開都已認(rèn)識到的重要問題作出適當(dāng)強(qiáng)調(diào)或補(bǔ)充；行文要熱情洋溢，文章要簡潔有力，24 起到激發(fā)斗志，增強(qiáng)信念的作用。結(jié)尾部分一般先以堅(jiān)定語氣發(fā)出號召，提出希望，表示祝愿等；最后鄭重宣布會議閉幕。

閉幕詞出現(xiàn)在會議終了，因此，要寫得與開幕詞前后呼應(yīng)、首尾銜接，顯示大會開得很圓滿、很成功。

第八節(jié) 簡 報(bào)

一、概念

簡報(bào)是各行政機(jī)關(guān)之間用來下情上報(bào)、上情下達(dá)和互通情況、交流信息的一個(gè)文種，是信息類公文中最重要、最常用的一種。它是一種機(jī)關(guān)文書。

二、作用

1、反映情況。通過簡報(bào)，可以將工作進(jìn)展情況以及工作中出現(xiàn)的新情況、新問題、新經(jīng)驗(yàn)，及時(shí)反映給各級決策機(jī)關(guān)，使決策機(jī)關(guān)了解下情，為決策機(jī)關(guān)制定政策、指導(dǎo)工作提供參考。

2、交流經(jīng)驗(yàn)。簡報(bào)體現(xiàn)了領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)的一定指導(dǎo)能力，通過組織交流，可以提供情況、借鑒經(jīng)驗(yàn)、吸取教訓(xùn)，這樣對工作有指導(dǎo)和推動作用。

3、傳播信息。簡報(bào)本身即是一種信息載體，可以使各級機(jī)關(guān)及從事行政工作的人互相了解情況，吸收經(jīng)驗(yàn)、學(xué)習(xí)先進(jìn)、改進(jìn)工作。

三、簡報(bào)種類 可分為三種類型：

1、工作情況簡報(bào)。主要用于反映工作中的動態(tài)和一般工作進(jìn)展情況，2、經(jīng)驗(yàn)交流簡報(bào)。專門用來簡要介紹一些工作經(jīng)驗(yàn)的簡報(bào)。

3、會議簡報(bào)。在某一會議召開期間，為交流代表觀點(diǎn)、反映會議動態(tài)而縮寫的簡報(bào)。

四、簡報(bào)的格式結(jié)構(gòu)

簡報(bào)的種類盡管很多，但其結(jié)構(gòu)卻不無共同之處，一般都包括報(bào)頭、標(biāo)題、正文和報(bào)尾四個(gè)部分。有些還由編者配加按語，成為五個(gè)組成部分。

簡報(bào)一般都有固定的報(bào)頭，包括簡報(bào)的名稱、期號、編發(fā)單位和發(fā)行日期。１、簡報(bào)名稱 印在簡報(bào)第一頁上方的正中處，為了醒目起見，字號易大，盡可能用套紅印刷。

２、期號 位臵在簡報(bào)名稱的正下方，一般按依次排列期號，有的還可以標(biāo)出累計(jì)的總期號。屬于“增刊”的期號，要單獨(dú)編排，不能與“正刊”期號混編。

３、編發(fā)單位，應(yīng)標(biāo)明全稱，位臵在期號的左下方。

４、發(fā)行日期，以領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)日期為準(zhǔn)，應(yīng)標(biāo)明具體的年、月、日，位臵在期號的右下方。

報(bào)頭部分與標(biāo)題和正文之間，一般都用一條粗線攔開。

有些簡報(bào)根據(jù)需要，還應(yīng)標(biāo)明密級，如“內(nèi)部參閱”、“秘密”、“機(jī)密”、“絕密”等，位臵在簡報(bào)名稱的左上方。

報(bào)尾部分應(yīng)包括簡報(bào)的報(bào)、送、發(fā)單位。報(bào)，指簡報(bào)呈報(bào)的上級單位，送，指簡報(bào)送往的同級單位或不相隸屬的單位，發(fā)，指簡報(bào)發(fā)放的下級單位。如果簡報(bào)的報(bào)、送、發(fā)單位是固定的，而又要臨時(shí)增加發(fā)放單位，一般還應(yīng)注明“本期增發(fā)×××（單位）”。報(bào)尾還應(yīng)包括本期簡報(bào)的印刷份數(shù)，以便于管理、查對。報(bào)尾部分印在簡報(bào)末頁的下端。

五、簡報(bào)的寫作要求

第一、抓準(zhǔn)問題，有的放矢。簡報(bào)應(yīng)該圍繞本單位的實(shí)際，反映那些最重要、最典型、最新鮮、最為群眾關(guān)心、最需要引起注意的問題。一是圍繞領(lǐng)導(dǎo)決策，抓“超前型”問題。在領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行某項(xiàng)活動或者將要討論決定問題之前，搞小超前，努力收集與此有關(guān)的情況，經(jīng)過篩選加工、研究提出可供領(lǐng)導(dǎo)參考的建議和方案。二是在領(lǐng)導(dǎo)決策之中，抓“追蹤型”問題。努力掌握決策貫徹執(zhí)行的情況、各方面有什么反應(yīng)、發(fā)生什么偏差，迅速地反饋給領(lǐng)導(dǎo)，使領(lǐng)導(dǎo)能及時(shí)糾正偏差，使決策逐步完善。三是要著眼大局，從小中見大。收集情況時(shí)，就要從全局考慮，從小處著手，深入上點(diǎn)，“解剖麻雀”，抓住有代表性的小問題，作推廣放大的思考，挖掘和開拓更廣泛深刻的涵意。四是抓新情況、新經(jīng)驗(yàn)、新問題。在改革、開放的過程中，許多新情況、新問題，迫切需要領(lǐng)導(dǎo)去認(rèn)真研究和解決，制定符合實(shí)際的方針、政策和措施。所以，必須花氣力積極地收集，捕捉這類信息，抓這類的問題，提供領(lǐng)導(dǎo)參閱。五是注意抓傾向性、苗頭性的問題。對這類問題若不及時(shí)發(fā)現(xiàn)和注意解決，而任其發(fā)展，可能會釀成大問題，給工作帶來不應(yīng)有的損失。六是抓突發(fā)性問題。如假期寢室大范圍被盜，直接關(guān)系到學(xué)校治安管理和全體學(xué)生切身利益的問題。得到這類信息后，應(yīng)迅速向領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告。抓準(zhǔn)問題，應(yīng)該注意四點(diǎn)：１、從全局著眼。簡報(bào)的作者必須站在單位領(lǐng)導(dǎo)的高度、全局的高度去觀察事情、分析問題。一定要跳出自己工作崗位的“小天地”，放眼全局，做到“全局在胸”。２、善于抓趨勢。所謂趨勢性問題，既不是偶然發(fā)生的問題，也不是個(gè)別的問題，而是反映事物發(fā)展的動向性問題。這種動向，有好的，也有不好的，不論哪一種，只要及時(shí)抓住，就能提煉出有針對性的好的簡報(bào)主題。掌握了事物發(fā)展的趨勢，了解了本單位工作和生產(chǎn)下步朝著哪個(gè)方向發(fā)展，再去觀察問題，就能是非清楚。符合事物發(fā)展方向的先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)、障礙事物發(fā)展的不良傾向以及事物發(fā)展遇到的實(shí)際問題，都是撰寫簡報(bào)應(yīng)該抓準(zhǔn)的問題。３、善于抓苗頭。所謂苗頭性問題，就是那些代表新生事物的先聲、新創(chuàng)造的火花、新經(jīng)驗(yàn)的先導(dǎo)，具有強(qiáng)大的生命力，采寫簡報(bào)應(yīng)該對這種代表事物發(fā)展方向但還處于萌芽狀態(tài)的苗頭性問題予以高度的注意。不能只注意那些眾所周知的典型性事物，還必須特別留神尚未引起人們注意的細(xì)小之事，認(rèn)真剖析，放大比較，沙里淘金，抓出“小中見大”的帶有典型意義的問題，用簡報(bào)宣傳、反映。４、具備工作敏感。所謂工作敏感，是指作者對于單位內(nèi)外各種客觀事物具有敏銳的觀察能力、判斷能力和預(yù)見事物發(fā)展進(jìn)程的能力，以及能夠及時(shí)、準(zhǔn)確反映事物的能力。我們要抓準(zhǔn)問題，從長遠(yuǎn)看，必須不斷地提高自己的工作敏感。工作敏感不是一日之功，它是長期學(xué)習(xí)、觀察和實(shí)踐的結(jié)果。

第二、材料準(zhǔn)確，內(nèi)容真實(shí)。簡報(bào)作為加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)和推動工作的重要工具，內(nèi)容必須保證絕對真實(shí)、準(zhǔn)確。否則，就會造成不良后果。簡報(bào)一是要準(zhǔn)確。不允許對那些心理活動、環(huán)境、氣氛等無形的事實(shí)搞“合理想象”。必須深入調(diào)查研究，不走馬觀花、浮光掠影，更不可“聽風(fēng)就是雨”，保證材料絕對真實(shí)可靠。也就是說，要做到簡報(bào)所選用的任何材料，包括人名、地點(diǎn)、時(shí)間、情節(jié)、數(shù)字、引語、因果關(guān)系等等，都完全準(zhǔn)確無誤，沒有絲毫的虛構(gòu)、夸張、縮小和差錯(cuò)。特別在估計(jì)成績和宣傳先進(jìn)時(shí)，更要嚴(yán)格把握分寸，有一說一，有二說二，實(shí)事求是，恰如其分，留有余地。二是要強(qiáng)調(diào)真實(shí)性。必須注意做到不為迎合而弄虛作假，不趕“浪頭”追時(shí)髦，不歪扭寫作角度，不搞事態(tài)發(fā)展的“提前量”，必須忠實(shí)于事實(shí)，保證符合事物本來面貌。

第三、簡明扼要，一目了然。簡報(bào)的寫作必須注意做到簡短、明快，用盡可能少的文字說清楚必須說明的問題。一是注意主題集中，一稿一事，不貪大求全。一份簡報(bào)只抓住一個(gè)問題，不搞面面具到才能使簡報(bào)的主題凝聚，篇幅短小，問題說得透徹。如果簡報(bào)所涉及的內(nèi)容較多，可以把想說的問題進(jìn)行歸納、提煉，抓住最能反映事物性質(zhì)的東西做主題，重點(diǎn)來寫，其他則一概摒棄；也可以將可寫的幾個(gè)問題，各寫一

期簡報(bào)分期介紹，一期一個(gè)重點(diǎn)，上篇一個(gè)側(cè)面，千萬不可使幾個(gè)觀點(diǎn)糾纏在一篇簡報(bào)上。二是注意精選材料，圍繞主題精心挑選典型事例。簡報(bào)所使用的材料和其他文章一樣，總是以個(gè)別反映一般，不能也沒有必要寫盡事物的整體。因此，撰寫簡報(bào)之前，必須對材料進(jìn)行分析研究，精心選擇。凡是能夠表現(xiàn)主題的材料，都要注意加以精選，不可輕易放過；凡是與主題無關(guān)的材料，即使十分生動，也必須忍痛割愛、堅(jiān)決舍棄。選擇材料還要注意選擇典型材料。典型材料具有代表性，最能反映事物的本質(zhì)。篩選出最能代表一般的典型材料加以使用，做到不堆砌，不羅列，不雷同，少而精。要通過材料的剪裁突出主題、縮短篇幅。使簡報(bào)的主題充分而明確地表現(xiàn)出來，使簡報(bào)的內(nèi)容更加簡潔。三是注意既要求簡，又要寫清。簡報(bào)求簡，是在說明問題的前提下求簡。“簡”，應(yīng)該是服從內(nèi)容的需要，不能由一個(gè)極端走向另一個(gè)極端。

第四、講究時(shí)效，反映迅速。簡報(bào)是單位領(lǐng)導(dǎo)對一些問題做出決策的參考依據(jù)之一，也是單位推動工作的一個(gè)重要手段。簡報(bào)的功能，決定了簡報(bào)的編者必須講求時(shí)效。這就要求簡報(bào)的作者思想敏銳、行動敏捷，對問題反映得快，對材料分析得快，寫作構(gòu)思快，動筆成稿快，同時(shí)，還要求簡報(bào)的編輯、簽發(fā)、打印、發(fā)稿速度快，共同把握發(fā)稿時(shí)機(jī)。

第五、內(nèi)容實(shí)在，不空洞。簡報(bào)的寫作既不同于文字作品，也不同于評論文章。文學(xué)作品的創(chuàng)作，靠刻劃形象來表達(dá)主題思想；評論文章的寫作，靠理論論證來闡述觀點(diǎn)。簡報(bào)則和新聞報(bào)道一樣，是靠用現(xiàn)實(shí)生活中活生生的生活事實(shí)來宣傳黨的路線、方針、政策。用事實(shí)說話，是簡報(bào)的主要特征之一，也是我們編寫簡報(bào)應(yīng)該注意的一個(gè)重要問題。

（三）簡報(bào)的選稿要求。

選稿是機(jī)關(guān)文字工作中常涉及到的問題，但簡報(bào)選稿最有代表性。選好稿子，必須圍繞該簡報(bào)所在機(jī)關(guān)的職能來確定主要選稿原則“有的放矢”選稿。簡報(bào)編輯要從大量來稿中挑出好的稿子，需要注意四個(gè)問題：

１、思想要敏感。簡報(bào)編輯的思想敏感應(yīng)該表現(xiàn)在三點(diǎn)上：一是對中央的方針政策，對上級機(jī)關(guān)的工作部署和本單位領(lǐng)導(dǎo)的要作安排，頭腦要敏感。既要能夠迅速理解其精神實(shí)質(zhì)，又要能夠清醒而敏捷地意識到簡報(bào)在貫徹落實(shí)這些部署中應(yīng)起的作用。二是對周圍的事物，對各方面工作的變化和發(fā)展，對各式各樣的信息，反應(yīng)要敏感。既能夠條理清楚地把這些情況輸入自己的腦海，又能夠迅速地反應(yīng)出簡報(bào)工作應(yīng)28 采取的對策。三是對來稿中反映的動向、火花、事物萌芽反應(yīng)要敏感，既能意識、鑒別，又能牢牢抓住不放，不讓好的線索在自己手中白白放過。

２、看問題要有預(yù)見性。工作不是一成不變的，是在不斷發(fā)展的。作為單位“機(jī)關(guān)報(bào)”的簡報(bào)，要起到對工作的指導(dǎo)作用，就必須對工作的進(jìn)程有預(yù)見性。也就是說，簡報(bào)的編輯看問題、審稿子，不能只想到今天，只看到眼前，還是看到明天，還要想到工作的下步發(fā)展，這樣才能真正抓住符合事物發(fā)展方向的先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)，抓住障礙事物發(fā)展的不良傾向，抓住事物發(fā)展過程中即將遇到的實(shí)際問題，選擇出有指導(dǎo)意義的簡報(bào)來。

３、判斷要準(zhǔn)確。簡報(bào)編輯的水平，在很大程度上體現(xiàn)在對稿子的判斷能力上。具體講，做好稿子的選擇工作，應(yīng)從三個(gè)方面搞好判斷：一是搞好稿件的真?zhèn)魏蜏?zhǔn)確程度的判斷。也就是通過看稿，要對稿件的真實(shí)程度心中有數(shù)，對稿件在政治上、政策上、理論上以及工作上的指導(dǎo)意義正確與否心中有數(shù)。二是搞好稿件實(shí)際價(jià)值的判斷。有的來稿所反映的問題抓得很準(zhǔn)，寫得也很清新，也有的來稿反映問題不突出，缺乏指導(dǎo)意義，簡報(bào)編輯對這兩類稿子是容易鑒別的，是能夠迅速做出選擇的。但有的稿子拉拉雜雜，往往把有價(jià)值的內(nèi)容淹沒在一大堆材料中了，對這種稿子，編輯要慧眼識貨，能從璞玉中剖露出“和氏璧”來。三是搞好稿件刊發(fā)“利與弊”的判斷。有些來稿，事情是真實(shí)的，觀點(diǎn)也是對的，但怎樣刊發(fā)，什么時(shí)候刊發(fā)，有的應(yīng)該掌握一定的火侯。特別的一些反映問題的、對工作提出批評的稿子，在刊發(fā)時(shí)機(jī)上，是早發(fā)還是晚發(fā)“情況簡報(bào)”，讓大家都知道，還是發(fā)“情況反映”，只供領(lǐng)導(dǎo)參閱，不擴(kuò)大宣傳范圍；在提法和措詞上，掌握什么樣的分寸、用什么樣的口徑，這些都需要簡報(bào)編輯認(rèn)真動一番腦筋，積極而穩(wěn)妥地做出判斷。

４、要靈活掌握稿件的寫作質(zhì)量。有些來稿雖然在寫作質(zhì)量上差一些，但反映的問題都很重要，材料也是翔實(shí)的，就應(yīng)該考慮編發(fā)。必要時(shí)，簡報(bào)的編輯還可以親自動手重寫，決不要僅僅因?yàn)槲淖诌d色了一點(diǎn)，就把一些很有價(jià)值的文稿拋棄。

第四章 行文規(guī)則

第一節(jié) 行文規(guī)則的含義

行文規(guī)則是指各級機(jī)關(guān)公文往來時(shí)需要共同遵守的制度和原則。遵守這一原則，有利于公文傳遞方向正確、線路短捷有效，避免公文旅行，阻止部分公文進(jìn)入不必要

的流通過程，抑制無價(jià)值公文的產(chǎn)生。行文規(guī)則規(guī)定了各級機(jī)關(guān)的行文關(guān)系，即各級機(jī)關(guān)之間公文的授受關(guān)系，它是根據(jù)機(jī)關(guān)的組織系統(tǒng)、領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系和職權(quán)范圍來確定的。

機(jī)關(guān)之間的工作關(guān)系是由各自的組織系統(tǒng)或?qū)I(yè)系統(tǒng)歸屬、地位、職責(zé)、權(quán)利范圍等因素決定的。它對行文關(guān)系有決定性的影響，規(guī)定著公文傳遞的基本方向。機(jī)關(guān)之間的工作關(guān)系有如下幾種類型： 第一類，處于同一組織系統(tǒng)的上級機(jī)關(guān)與下級機(jī)關(guān)存在領(lǐng)導(dǎo)與被領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)系。第二類，處于同一專業(yè)系統(tǒng)的上級主管業(yè)務(wù)部門與下級主管業(yè)務(wù)部門之間存在指導(dǎo)與被指導(dǎo)關(guān)系。第三類，處于同一組織系統(tǒng)或?qū)I(yè)系統(tǒng)的同級機(jī)關(guān)之間的平行關(guān)系。如全國各省、自治區(qū)、直轄市人民政府之間。第四類，非同一組織系統(tǒng)、專業(yè)系統(tǒng)的機(jī)關(guān)之間，無論級別高低，均為不相隸屬關(guān)系。如軍事機(jī)關(guān)與各級地方人民政府之間。

根據(jù)公文授受機(jī)關(guān)的工作關(guān)系不同，可以將公文劃分為上行文、下行文和平行文。上行文和下行文主要存在于以上第一類和第二類工作關(guān)系類型中，上行文是指下級機(jī)關(guān)向上級機(jī)關(guān)發(fā)送的公文，如報(bào)告、請示等；下行文正好相反，是上級機(jī)關(guān)向下級發(fā)送的公文，如批復(fù)、指示等。平行文存在于以上第三類和第四類關(guān)系類型中，同級機(jī)關(guān)和不相隸屬機(jī)關(guān)相互發(fā)送公文都是平行文，如函等。

第二節(jié) 行文的基本規(guī)則

正常有效的行文應(yīng)當(dāng)遵循以下普遍適用的基本規(guī)則:

一、按機(jī)關(guān)隸屬關(guān)系和職責(zé)范圍行文的規(guī)則

這條規(guī)則要明確兩點(diǎn)：一是按機(jī)關(guān)隸屬關(guān)系行文。上級機(jī)關(guān)對下級機(jī)關(guān)可以作指示、布臵工作、提出要求；下級機(jī)關(guān)可以向直接的上級機(jī)關(guān)報(bào)告工作、提出請示，上級機(jī)關(guān)對請示事項(xiàng)應(yīng)予研究答復(fù)。除了這一層關(guān)系外，在我們國家現(xiàn)行管理體制中，還形成了一種各業(yè)務(wù)部門上下垂直的條條關(guān)系，其中有些部門屬本級政府和上級部門雙重領(lǐng)導(dǎo)，大部分和上級業(yè)務(wù)部門之間雖然不屬直接領(lǐng)導(dǎo)與被領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)系，但在業(yè)務(wù)上的確存在指導(dǎo)與被指導(dǎo)的關(guān)系，也就形成了直接的上下行文關(guān)系。二是按機(jī)關(guān)的職責(zé)范圍行文。這一點(diǎn)的要求是，行文的內(nèi)容應(yīng)是本機(jī)關(guān)職責(zé)范圍內(nèi)的事項(xiàng)，而不能超出，超出了即為越權(quán)。如果干涉了別的機(jī)關(guān)事務(wù)，不僅在實(shí)踐中行不通，而且會造成政令混亂。當(dāng)然，不相隸屬機(jī)關(guān)之間也有公文往來，那只能是商洽工作、通知事項(xiàng)、征詢意見等，而不存在請示、報(bào)告或布臵任務(wù)的性質(zhì)。

二、授權(quán)行文的規(guī)則 30 這條規(guī)則是上一條規(guī)則的引申。如果一個(gè)部門的業(yè)務(wù)需要下級政府和有關(guān)部門的支持與配合，按隸屬關(guān)系和職責(zé)范圍又不具備布臵工作提出要求的行文權(quán)限時(shí)，這就可以通過授權(quán)行文來解決。具體說，這個(gè)部門可向本級政府請示，經(jīng)本級政府同意并授權(quán)后，向下級政府行文。在操作中，應(yīng)將文稿擬好，由本部門領(lǐng)導(dǎo)簽署，請本級政府分管領(lǐng)導(dǎo)審批。經(jīng)政府領(lǐng)導(dǎo)審批后的文稿，在行文時(shí)，才能在文首或文中注明“經(jīng)**政府同意”的字樣。這里特別需要說明的是各級政府辦公廳（室）的行文都具有授權(quán)行文的性質(zhì)（內(nèi)部事務(wù)除外）。各級政府辦公廳（室）以及各部門的辦公室是政府和部門的綜合辦事機(jī)構(gòu)，對外行文都是代表政府和部門的，與本級政府和本部門的公文具有同等效力，下級機(jī)關(guān)（部門）都應(yīng)貫徹執(zhí)行，可不在文首或文中標(biāo)注“經(jīng)***同意”的字樣。

三、聯(lián)合行文的規(guī)則

這條規(guī)則仍屬第一條規(guī)則的引申。同級政府與政府之間，部門與部門之間，上級部門與下級政府之間可以聯(lián)合行文；政府與同級黨委、軍事機(jī)關(guān)之間可以聯(lián)合行文；政府部門與同級黨委部門、軍事機(jī)關(guān)部門之間可以聯(lián)合行文；政府部門與同級人民團(tuán)體和行使行政職能的事業(yè)單位之間，就某些互相有關(guān)的業(yè)務(wù)，經(jīng)過會商一致后可以聯(lián)合行文。

聯(lián)合行文，既可聯(lián)合向上行文，也可聯(lián)合向下行文。聯(lián)合行文應(yīng)當(dāng)確有必要，單位不宜過多。四、一般情況下不越級行文的規(guī)則

不越級行文體現(xiàn)了一級抓一級、一級對一級負(fù)責(zé)的原則。一般情況下不能破壞這種原則，破壞了，就會造成混亂，也影響機(jī)關(guān)辦事效率。所以通常情況下不越級行文。遇有特殊情況，如發(fā)生重大的事故、防汛救災(zāi)等突發(fā)事件或上級領(lǐng)導(dǎo)在現(xiàn)場辦公中特別交待的問題，可越級行文，特事特辦，但要抄送被越過的上級機(jī)關(guān)。否則，受文機(jī)關(guān)對越級公文，可退回原呈報(bào)機(jī)關(guān)，或可作為閱件處理，不予辦理或答復(fù)。

五、不越權(quán)行文的規(guī)則

第一條規(guī)則中已明確要求按機(jī)關(guān)職責(zé)范圍行文，如果有涉及其它部門職責(zé)范圍的事項(xiàng)又未與其它部門協(xié)商，或雖經(jīng)協(xié)商但未達(dá)成一致意見，不可以單獨(dú)向下行文。如果擅自行文就構(gòu)成侵權(quán)行為，會造成工作中的許多矛盾。上級機(jī)關(guān)如發(fā)現(xiàn)這種情況，有權(quán)責(zé)令糾正或撤銷這類公文。現(xiàn)實(shí)中，這類情況時(shí)有發(fā)生，因此造成“文件

打架”、“政出多門”。解決這類問題，應(yīng)提倡部門之間多協(xié)商、多對話、多溝通，通過聯(lián)合行文或授權(quán)行文的方式解決。

六、“請示”不直接報(bào)送領(lǐng)導(dǎo)者個(gè)人的規(guī)則

“請示”直接報(bào)送領(lǐng)導(dǎo)者個(gè)人，其危害性大體上有三點(diǎn)：一是未經(jīng)文秘機(jī)構(gòu)簽收、登記，成了“帳外公文”，公文的流向、處理情況不得而知，查無蹤跡，成了“斷線的風(fēng)箏”；二是這類公文到了領(lǐng)導(dǎo)同志手里，領(lǐng)導(dǎo)同志也頗為難，批，沒有部門的審批意見，只能以經(jīng)驗(yàn)、憑感覺辦事，往往失去決策的科學(xué)性；不批，也有可能影響報(bào)送單位的工作；三是現(xiàn)實(shí)中一些單位拿著直送領(lǐng)導(dǎo)的批示件當(dāng)“尚方寶劍”，到有關(guān)部門要錢要物，借領(lǐng)導(dǎo)批示向?qū)Ψ绞┘訅毫Γ鹈?。所以，領(lǐng)導(dǎo)同志一般不受理這類直報(bào)的請示，而退給文秘機(jī)構(gòu)統(tǒng)一簽收、登記、分辦，這便形成了公文“倒流”，它破壞了公文處理的正常程序，造成了不必要的紊亂。如果上級領(lǐng)導(dǎo)個(gè)別交辦、答應(yīng)的事項(xiàng)，由此而上報(bào)的“請示”，最好也應(yīng)主送該領(lǐng)導(dǎo)所在的機(jī)關(guān)，并在公文中作出說明。收文機(jī)關(guān)在分辦時(shí)，自然會把這份公文分送給這位領(lǐng)導(dǎo)同志批閱。

七、“請示”應(yīng)一文一事、只主送一個(gè)機(jī)關(guān)、不抄送下級機(jī)關(guān)的規(guī)則 這條規(guī)則包括三項(xiàng)內(nèi)容：一是一文一事。機(jī)關(guān)或部門都有明確分工，各自只能辦理職責(zé)范圍內(nèi)的事，如果一文數(shù)事，必然涉及幾個(gè)主管部門，給公文交辦帶來困難，即使勉強(qiáng)交辦出去，可能誰也不愿牽頭辦理，造成互相推諉、扯皮。二是請示公文只主送一個(gè)機(jī)關(guān)。請示內(nèi)容是要求答復(fù)的事項(xiàng)，主送機(jī)關(guān)有責(zé)任研究并作出答復(fù)。相關(guān)的機(jī)關(guān)或部門采用抄送形式，以便主辦機(jī)關(guān)征求意見或會簽。如果多頭呈送，上級機(jī)關(guān)一般不予受理。如果辦理，會造成機(jī)關(guān)之間相互等待或意見不統(tǒng)一，增加協(xié)調(diào)難度，影響工作效率。三是不同時(shí)抄送下級機(jī)關(guān)。請示內(nèi)容是未決事項(xiàng)，在上級機(jī)關(guān)還沒有批準(zhǔn)前，向下級機(jī)關(guān)抄送透露，會引起不必要的誤會或矛盾，不利于工作的開展。因此，請示事項(xiàng)只能在上級機(jī)關(guān)答復(fù)或批準(zhǔn)之后，通知下級機(jī)關(guān)。

八、“報(bào)告”中不得夾帶請示事項(xiàng)的規(guī)則

“報(bào)告”和“請示”是兩種不同的文種，適用范圍有明顯的界限，不能混用。“報(bào)告”是向上級機(jī)關(guān)匯報(bào)工作，反映情況，或向上級機(jī)關(guān)提出意見、建議，供上級機(jī)關(guān)決策參考。上級機(jī)關(guān)對“報(bào)告”一般不作答復(fù)，如果報(bào)告中夾帶請示事項(xiàng)，很容易誤事。如果既想?yún)R報(bào)工作，讓上級掌握，又想請示解決問題，一般有兩種辦法解決：一是將“報(bào)告”和“請示”分開，形成兩份公文分別上報(bào)；二是以請示公文為主，將報(bào)告的內(nèi)容作為附件，附在請示后面作為背景材料，讓上級了解請示的充分理由。

九、公文由文秘機(jī)構(gòu)統(tǒng)一處理的規(guī)則

為了使公文按正常的渠道運(yùn)轉(zhuǎn)，按規(guī)范的程序辦理，機(jī)關(guān)都設(shè)有專司公文處理的文秘機(jī)構(gòu)或配備專人處理公文。公文的正常流程應(yīng)該是：“收”由文秘機(jī)構(gòu)統(tǒng)一簽收，拆封，清點(diǎn)分類，登記，擬辦，分辦，催辦；“發(fā)”由文秘機(jī)構(gòu)統(tǒng)一核稿，分送領(lǐng)導(dǎo)簽批，然后再回到文秘機(jī)構(gòu)登記編號，繕印，校對，用印，分發(fā)，分發(fā)前，要經(jīng)過復(fù)核或第一讀者認(rèn)真閱讀無誤后，才可照單分發(fā)。這樣，無論是公文收進(jìn)或發(fā)出，都經(jīng)過專司公文處理工作的一個(gè)口子把關(guān)，就能保證公文在機(jī)關(guān)有秩序地運(yùn)轉(zhuǎn)，規(guī)范辦理，提高機(jī)關(guān)辦事效率，保證公文質(zhì)量。

行文規(guī)則中還要說明的是黨的領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)根據(jù)工作需要，可向同級政府及部門或下級政府機(jī)關(guān)行文；而政府機(jī)關(guān)不得向黨的組織行文作指示、交任務(wù)。經(jīng)批準(zhǔn)的報(bào)刊上全文發(fā)布的行政法規(guī)和規(guī)章，應(yīng)視為正式公文依照執(zhí)行，可不再發(fā)文。發(fā)文機(jī)關(guān)可印制少量文本，供存檔備查。

第五章 常見病例

第一節(jié) 公文寫作中常見的問題

一、文種使用不當(dāng)

有的公文作者不了解或不會正確運(yùn)用確切的文種，以致長期只使用通知、決定等二三個(gè)公文，其余文種一概不用；有的公告、通告、通報(bào)分不清，望文生義去應(yīng)用；有的不知公文中報(bào)告與請示是兩種不同的文種，經(jīng)?；煜磺澹褂脮r(shí)張冠李戴或干脆寫成“請示報(bào)告”；有的不知有命令（令）、批示函、會議紀(jì)要等公文，遇到該使用這些公文的場合則都用通知等公文去代替。

二、格式不規(guī)范

公文格式上存在的問題，主要有以下表現(xiàn)：

（一）公文文頭不規(guī)范；

（二）標(biāo)題冗長、混亂、殘缺不全；

（三）主送機(jī)關(guān)排列混亂；

（四）結(jié)構(gòu)層次序數(shù)混亂；

（五）附件不符；

（六）主送、抄送單位不正確。

三、行文規(guī)則混亂

（一）越級行文。

（二）多頭行文。

（三）請示一文多事。

（四）黨政不分。

四、提法不當(dāng)

有的公文提出一些未經(jīng)仔細(xì)推敲的方針、口號、任務(wù)，而這些方針、口號、任務(wù)又往往與黨和國家在某一時(shí)期的工作方針相違背，從而造成一定的混亂。

五、名稱表述混亂

公文中的人名、地名、單位等名稱表述混亂主要有：一是同一名詞在一篇公文中數(shù)次出現(xiàn)時(shí)表述不一致。二是排名次序混亂。三是隨意用簡稱。

六、時(shí)間表述含糊

(一)用時(shí)間代名詞而不用具體日期。(二)年份隨意省略。(三)年份不使用公元紀(jì)年。

七、用詞不當(dāng)(一)詞義誤用。(二)生造詞語。

(三)詞語使用不當(dāng)。

(四)濫用模糊詞語。

八、不符合語法

不少公文存在不合語法的現(xiàn)象，以致于造成理解上的歧義或錯(cuò)誤。

（一）成分殘缺。

（二）成分多余。

（三）搭配不當(dāng)。

（四）語序不當(dāng)。

九、數(shù)字使用不統(tǒng)一

公文使用數(shù)字概念模糊，書寫形式雜亂和不準(zhǔn)確，主要有以下幾種情況：

（一）是數(shù)字概念不清楚。

（二）是數(shù)字概念不準(zhǔn)確。

（三）是數(shù)字書寫形式不統(tǒng)一。

第二節(jié) 公文標(biāo)題中常見病例分析

標(biāo)題是行政公文的重要組成部分，它要求主旨鮮明、重點(diǎn)突出、文字簡潔、格式規(guī)范，是擬寫案卷標(biāo)題和編制檔案檢索工具的唯一依據(jù)。據(jù)此，須精心制作。但是，有相當(dāng)一部分公文標(biāo)題存在病句，最常見的有兩大類：一是語句不合語法規(guī)范；二是請示、函、報(bào)告三者混淆使用。結(jié)合具體病例分析如下：

一、語句不合語法規(guī)范

例

1、***部、***部、***部、***部優(yōu)先提高有突出貢獻(xiàn)的中青年科學(xué)技術(shù)管理專家生活待遇的通知。

例

2、***高校關(guān)于進(jìn)一步搞活校產(chǎn)辦集體企業(yè)有關(guān)政策的試行辦法。例

3、***高校關(guān)于加快發(fā)展本院彩色印刷品生產(chǎn)若干措施的通知。

例

4、***省教育廳關(guān)于加快和深化普通高校教育體制改革若干問題的試行意見。例

5、***高校關(guān)于認(rèn)真做好一九九四年表彰優(yōu)秀教師和教育工作者的通知。病例分析：

例1的介詞“關(guān)于”應(yīng)用未用。以標(biāo)題中四個(gè)機(jī)關(guān)聯(lián)合發(fā)文，其辦文意圖應(yīng)是面向全國各單位的，但也可理解為只是面向本系統(tǒng)，易產(chǎn)生歧義，其原因是在發(fā)文機(jī)關(guān)與理由之間缺少了介詞“關(guān)于”，應(yīng)補(bǔ)上。

例2的動賓搭配不當(dāng)。此標(biāo)題中心詞為“試行辦法”，其限定部分為“關(guān)于”引導(dǎo)的介詞詞組，“進(jìn)一步搞活校產(chǎn)辦集體企業(yè)有關(guān)政策”，“搞活”的賓語應(yīng)是“企業(yè)”而不能是“有關(guān)政策”，“有關(guān)政策”緊接賓語之后，則需要另有一個(gè)動詞與之搭配，因?yàn)椤罢摺敝荒苁秦瀼貓?zhí)行，而不能是“試行”，“試行”的只能是“辦法”而不能是“政策”。

例3的動賓搭配失當(dāng)，文種使用不當(dāng)。此標(biāo)題“加快發(fā)展”的賓語應(yīng)是“彩色印刷品”而不能是“若干措施”，閱文件內(nèi)容有“決定采取以下措施”等語，應(yīng)使用“決定”、“規(guī)定”。若使用“措施”等是非規(guī)定文種，應(yīng)另擬發(fā)文通知，并隨通知附發(fā)。

例4的標(biāo)題有多項(xiàng)錯(cuò)誤：

1、動賓搭配不當(dāng)，標(biāo)題限定部分“加快和發(fā)展”的賓語應(yīng)是“普通高校教育體制改革”而不能是“若干問題”。“若干問題”需另外用一個(gè)動詞與之搭配，2、在沒有適配動詞與之搭配的情況下，“若干問題”被迫充當(dāng)限定部分的中心詞，而“若干問題”不能限定“試行意見”；

3、“意見”本屬于導(dǎo)向性和參考性文書，不具強(qiáng)制性，在“意見”之前再加上“試行”實(shí)屬多余。

例5缺賓語。此標(biāo)題動詞是“做好”后面缺少賓語“工作”應(yīng)補(bǔ)上。

二、請示、函、報(bào)告三者混淆

例

6、***關(guān)于申請解決更換一臺鍋爐并大修一臺鍋爐的報(bào)告。例

7、***關(guān)于申請1995年公費(fèi)醫(yī)療補(bǔ)助費(fèi)的報(bào)告。例

8、***關(guān)于元旦文藝聯(lián)歡會所需經(jīng)費(fèi)的報(bào)告。病例分析：

例6的標(biāo)題內(nèi)容十分明確，就是要求解決問題，關(guān)鍵詞是“請示”，“請示”的標(biāo)題可直接準(zhǔn)確概括出“請示”的內(nèi)容，使人一目了然。正確的作法應(yīng)是將“報(bào)告”兩字替換為“請示”。

例7的標(biāo)題內(nèi)容是某高校請求某市批準(zhǔn)“醫(yī)療補(bǔ)助費(fèi)問題”，他們之間不屬于隸屬關(guān)系，是屬于平行關(guān)系。《國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》中明確指出“相互商洽工作、詢問和答復(fù)問題，向有關(guān)主管部門請求批準(zhǔn)等應(yīng)用“函””。該文件是屬于請求批準(zhǔn)“函”性公文，理應(yīng)刪除“報(bào)告”，將“報(bào)告”兩字改為“函”。

例8的標(biāo)題顯然是學(xué)院下屬單位向上級主管部門請求解決經(jīng)費(fèi)的問題。《辦法》中規(guī)定，向上級機(jī)關(guān)請求指示和批準(zhǔn)應(yīng)該用“請示”。此文是屬于請示性公文，“報(bào)告”兩字應(yīng)改為“請示”。

附件1：

中國共產(chǎn)黨機(jī)關(guān)公文處理?xiàng)l例

(中共中央辦公廳1996年5月3日印發(fā))

第一章 總則

第一條 為適應(yīng)中國共產(chǎn)黨機(jī)關(guān)(以下簡稱黨的機(jī)關(guān))工作的需要，實(shí)現(xiàn)黨的機(jī)關(guān)公文處理工作的科學(xué)化、制度化、規(guī)范化，制定本條例。

第二條 黨的機(jī)關(guān)的公文，是黨的機(jī)關(guān)實(shí)施領(lǐng)導(dǎo)、處理公務(wù)的具有特定效力和規(guī)范格式的文書，是傳達(dá)貫徹黨的路線、方針、政策，指導(dǎo)、布臵和商洽工作，請示和答復(fù)問題，報(bào)告和交流情況的工具。

第三條 公文處理是包括公文擬制、辦理、管理、立卷歸檔在內(nèi)的一系列銜接有序的工作。

第四條 公文處理應(yīng)當(dāng)堅(jiān)持實(shí)事求是、按照行文機(jī)關(guān)要求和公文處理規(guī)定進(jìn)行的原則，做到準(zhǔn)確、及時(shí)、安全、保密。

第五條 黨的機(jī)關(guān)的辦公廳(室)主管本機(jī)關(guān)的公文處理工作，并對下級機(jī)關(guān)的公文處理工作進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)。

第六條 黨的機(jī)關(guān)的辦公廳(室)應(yīng)當(dāng)設(shè)立秘書部門或者配備秘書人員具體負(fù)責(zé)公文處理工作，并逐步改善辦公手段，努力提高工作效率和質(zhì)量。秘書人員應(yīng)當(dāng)具有較高的政治和業(yè)務(wù)素質(zhì)，工作積極，作風(fēng)嚴(yán)謹(jǐn)，遵守紀(jì)律、恪盡職守。

第二章 公文種類

第七條 黨的機(jī)關(guān)公文種類主要有：

(一)決議 用于經(jīng)會議討論通過的重要決策事項(xiàng)。(二)決定 用于對重要事項(xiàng)作出決策和安排。

(三)指示 用于對下級機(jī)關(guān)布臵工作，提出開展工作的原則和要求。(四)意見 用于對重要問題提出見解和處理辦法。

(五)通知 用于發(fā)布黨內(nèi)法規(guī)、任免干部、傳達(dá)上級機(jī)關(guān)的指示、轉(zhuǎn)發(fā)上級機(jī)關(guān)和不相隸屬機(jī)關(guān)的公文、批轉(zhuǎn)下級機(jī)關(guān)的公文、發(fā)布要求下級機(jī)關(guān)辦理和有關(guān)單位共同執(zhí)行或者周知的事項(xiàng)。

(六)通報(bào) 用于表彰先進(jìn)、批評錯(cuò)誤、傳達(dá)重要精神、交流重要情況。

(七)公報(bào) 用于公開發(fā)布重要決定或者重大事件。

(八)報(bào)告 用于向上級機(jī)關(guān)匯報(bào)工作、反映情況、提出建議，答復(fù)上級機(jī)關(guān)的詢問。(九)請示 用于向上級機(jī)關(guān)請求指示、批準(zhǔn)。(十)批復(fù) 用于答復(fù)下級機(jī)關(guān)的請示。

(十一)條例 用于黨的中央組織制定規(guī)范黨組織的工作、活動和黨員行為的規(guī)章制度。

(十二)規(guī)定 用于對特定范圍內(nèi)的工作和事務(wù)制定具有約束力的行為規(guī)范。(十三)函 用于機(jī)關(guān)之間商洽工作、詢問和答復(fù)問題，向無隸屬關(guān)系的有關(guān)主管部門請求批準(zhǔn)等。

(十四)會議紀(jì)要 用于記載會議主要精神和議定事項(xiàng)。

第三章 公文格式

第八條 黨的機(jī)關(guān)公文由版頭、份號、密級、緊急程度、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、附件、發(fā)文機(jī)關(guān)署名、成文日期、印章、印發(fā)傳達(dá)范圍、主題詞、抄送機(jī)關(guān)、印制版記組成。

(一)版頭 由發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或者規(guī)范化簡稱加“文件”二字或者加括號標(biāo)明文種組成，用套紅大字居中印在公文首頁上部。聯(lián)合行文，版頭可以用主辦機(jī)關(guān)名稱，也可以并用聯(lián)署機(jī)關(guān)名稱。在民族自治地方，發(fā)文機(jī)關(guān)名稱可以并用自治民族的文字和漢字印制。

(二)份號 公文印制份數(shù)的順序號，標(biāo)注于公文首頁左上角。秘密公文應(yīng)當(dāng)標(biāo)明份號。

(三)密級 公文的秘密等級，標(biāo)注于份號下方。

(四)緊急程度 對公文傳達(dá)和辦理的時(shí)間要求。緊急文件應(yīng)當(dāng)分別標(biāo)明“特急”、“加急”，緊急電報(bào)應(yīng)當(dāng)分別標(biāo)明“特急”、“加急”、“平急”。

(五)發(fā)文字號 由發(fā)文機(jī)關(guān)代字、發(fā)文和發(fā)文順序號組成，標(biāo)注于版頭下方居中或者左下方。聯(lián)合行文，一般只標(biāo)明主辦機(jī)關(guān)的發(fā)文字號。

(六)簽發(fā)人 上報(bào)公文應(yīng)當(dāng)在發(fā)文字號右側(cè)標(biāo)注“簽發(fā)人”，“簽發(fā)人”后面標(biāo)注簽發(fā)人姓名。

(七)標(biāo)題 由發(fā)文機(jī)關(guān)名稱、公文主題和文種組成，位于發(fā)文字號下方。38(八)主送機(jī)關(guān) 主要受理公文的機(jī)關(guān)。主送機(jī)關(guān)名稱應(yīng)當(dāng)用全稱或者規(guī)范化簡稱或者同類型機(jī)關(guān)的統(tǒng)稱，位于正文上方，頂格排印。

(九)正文 公文的主體，用于表述公文的內(nèi)容，位于標(biāo)題或者主送機(jī)關(guān)下方。(十)附件 公文附件，應(yīng)當(dāng)臵于主件之后，與主件裝訂在一起，并在正文之后、發(fā)文機(jī)關(guān)署名之前注明附件的名稱。

(十一)發(fā)文機(jī)關(guān) 署名應(yīng)當(dāng)用全稱或者規(guī)范化簡稱，位于正方的右下方。(十二)成文日期 一般署會議通過或者領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)日期；聯(lián)合發(fā)文，署最后簽發(fā)機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人的簽發(fā)日期；特殊情況署印發(fā)日期。成文日期應(yīng)當(dāng)寫明年、月、日，位于發(fā)文機(jī)關(guān)署名右下方。決議、決定、條例、規(guī)定等不標(biāo)明主送機(jī)關(guān)的公文，成文日期加括號標(biāo)注于標(biāo)題下方居中位臵。

(十三)印章 除會議紀(jì)要和印制的有特定版頭的普發(fā)性公文外，公文應(yīng)當(dāng)加蓋發(fā)文機(jī)關(guān)印章。

(十四)印發(fā)傳達(dá)范圍 加括號標(biāo)注于成文日期左下方。

(十五)主題詞 按上級機(jī)關(guān)的要求和《公文主題詞表》標(biāo)注，位于抄送機(jī)關(guān)上方。(十六)抄送機(jī)關(guān) 指除主送機(jī)關(guān)以外的其他需要告知公文內(nèi)容的上級、下級和不相隸屬機(jī)關(guān)。抄送機(jī)關(guān)名稱標(biāo)注于印制版記上方。

(十七)印制版記 由公文印發(fā)機(jī)關(guān)名稱、印發(fā)日期和份數(shù)組成，位于公文末頁下端。第九條 公文的漢字從左至右橫排；少數(shù)民族文字按其書寫習(xí)慣排印。公文用紙幅面規(guī)格可采用16開型(長260毫米，寬184毫米)，也可采用國際標(biāo)準(zhǔn)A4型(長297毫米，寬210毫米)。左側(cè)裝訂。

第十條 黨的機(jī)關(guān)公文版頭的主要形式及適用范圍；

(一)《中共××文件》用于各級黨委發(fā)布、傳達(dá)貫徹黨的方針、政策，作出重要工作部署，轉(zhuǎn)發(fā)上級機(jī)關(guān)的文件，批轉(zhuǎn)下級機(jī)關(guān)的重要報(bào)告、請示。

(二)《中國共產(chǎn)黨××委員會(××)》用于各級黨委通知重要事項(xiàng)、任免干部、批復(fù)下級機(jī)關(guān)的請示，向上級機(jī)關(guān)報(bào)告、請示工作。

(三)《中共××辦公廳(室)文件》、《中共××辦公廳(室)(××)》用于各級黨委辦公廳(室)根據(jù)授權(quán)，傳達(dá)黨委的指示，答復(fù)下級黨委的請示，轉(zhuǎn)發(fā)上級機(jī)關(guān)的文件，批轉(zhuǎn)下級機(jī)關(guān)的報(bào)告、請示，發(fā)布有關(guān)事項(xiàng)，向上級機(jī)關(guān)報(bào)告、請求工作。

(四)《中共××部文件》、《中共××部(××)》用于除辦公廳(室)以外的黨委各部門發(fā)布本部門職權(quán)范圍內(nèi)的事項(xiàng)。向上級機(jī)關(guān)報(bào)告、請示工作。

第四章 行文規(guī)則

第十一條 行文應(yīng)當(dāng)確有需要，注重實(shí)效，堅(jiān)持少而精?？砂l(fā)可不發(fā)的公文不發(fā)，可長可短的公文要短。

第十二條 黨的機(jī)關(guān)的行文關(guān)系，根據(jù)各自的隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍確定。(一)向上級機(jī)關(guān)行文，應(yīng)當(dāng)主送一個(gè)上級機(jī)關(guān)；如需其他相關(guān)的上級機(jī)關(guān)閱知，可以抄送。不得越級向上級機(jī)關(guān)行文，尤其不得越級請示問題；因特殊情況必須越級行文時(shí)，應(yīng)當(dāng)同時(shí)抄送被越過的上級機(jī)關(guān)。

(二)向下級機(jī)關(guān)的重要行文，應(yīng)當(dāng)同時(shí)抄送發(fā)文機(jī)關(guān)的直接上級機(jī)關(guān)。(三)黨委各部門在各自職權(quán)范圍內(nèi)可以向下級黨委的相關(guān)部門行文。黨委辦公廳(室)根據(jù)黨委授權(quán)，可以向下級黨委行文；黨委的其他部門，不得對下級黨委發(fā)布指示性公文。部門之間對有關(guān)問題未經(jīng)協(xié)商一致，不得各自向下行文。

(四)同級黨的機(jī)關(guān)、黨的機(jī)關(guān)與其他同級機(jī)關(guān)之間必要時(shí)可以聯(lián)合行文。(五)不相隸屬機(jī)關(guān)之間一般用函行文。

第十三條受雙重領(lǐng)導(dǎo)的機(jī)關(guān)向上級機(jī)關(guān)行文，應(yīng)當(dāng)寫明主送機(jī)關(guān)和抄送機(jī)關(guān)，由主送機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)答復(fù)其請示事項(xiàng)。上級機(jī)關(guān)向受雙重領(lǐng)導(dǎo)的下級機(jī)關(guān)行文，應(yīng)當(dāng)抄送其另一上級機(jī)關(guān)。

第十四條 向上級機(jī)關(guān)請示問題，應(yīng)當(dāng)一文一事，不應(yīng)當(dāng)在非請示公文中夾帶請示事項(xiàng)。

請示事項(xiàng)涉及其他部門業(yè)務(wù)范圍時(shí)，應(yīng)當(dāng)經(jīng)過協(xié)商并取得一致意見后上報(bào)；經(jīng)過協(xié)商未能取得一致意見時(shí)，應(yīng)當(dāng)在請示中寫明。除特殊情況外，請示應(yīng)當(dāng)送上級機(jī)關(guān)的辦公廳(室)按規(guī)定程序辦理，不應(yīng)直接送領(lǐng)導(dǎo)者個(gè)人。

黨委各部門應(yīng)當(dāng)向本級黨委請示問題。未經(jīng)本級黨委同意或授權(quán)，不得越過本級黨委向上級黨委主管部門請示重大問題。

第十五條 對不符合行文規(guī)則的上報(bào)公文，上級機(jī)關(guān)的秘書部門可退回下級呈報(bào)機(jī)關(guān)。

第五章 公文起草

第十六條 起草公文應(yīng)當(dāng)做到：

(一)符合黨的路線、方針、政策和國家的法律、法規(guī)及上級機(jī)關(guān)的指示，完整、準(zhǔn)確地體現(xiàn)發(fā)文機(jī)關(guān)的意圖，并同現(xiàn)行有關(guān)公文相銜接。

40(二)全面、準(zhǔn)確地反映客觀實(shí)際情況，提出的政策、措施切實(shí)可行。(三)觀點(diǎn)明確，條理清晰，內(nèi)容充實(shí)，結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)，表述準(zhǔn)確。(四)開門見山，文字精煉，用語準(zhǔn)確，篇幅簡短，文風(fēng)端正。

(五)人名、地名、時(shí)間、數(shù)字、引文準(zhǔn)確。公文中漢字和標(biāo)點(diǎn)符號的用法符合國家發(fā)布的標(biāo)準(zhǔn)方案，計(jì)量單位和數(shù)字用法符合國家主管部門的規(guī)定。

(六)文種、格式使用正確。(七)杜絕形式主義和繁瑣哲學(xué)。

第十七條 起草重要公文應(yīng)當(dāng)由領(lǐng)導(dǎo)人親自動手或親自主持、指導(dǎo)，進(jìn)行調(diào)查研究和充分論證，征求有關(guān)部門意見。

第六章 公文校核

第十八條 公文文稿送領(lǐng)導(dǎo)人審批之前，應(yīng)當(dāng)由辦公廳(室)進(jìn)行校核。公文校核的基本任務(wù)是協(xié)助機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人保證公文的質(zhì)量。公文校核的內(nèi)容是：

(一)報(bào)批程序是否符合規(guī)定；(二)是否確需行文；

(三)內(nèi)容是否符合黨的路線、方針、政策和國家的法律、法規(guī)及上級機(jī)關(guān)的指示精神，是否完整、準(zhǔn)確地體現(xiàn)發(fā)文機(jī)關(guān)的意圖，并同現(xiàn)行有關(guān)公文相銜接；

(四)涉及有關(guān)部門業(yè)務(wù)的事項(xiàng)是否經(jīng)過協(xié)調(diào)并取得一致意見；(五)所提措施和辦法是否切實(shí)可行；

(六)人名、地名、時(shí)間、數(shù)字、引文和文字表述、密級、印發(fā)傳達(dá)范圍、主題詞是否準(zhǔn)確、恰當(dāng)、漢字、標(biāo)點(diǎn)符號、計(jì)量單位、數(shù)字的用法及文種使用、公文格式是否符合本條例的規(guī)定。

第十九條 文稿如需作較大修改，應(yīng)當(dāng)與原起草部門協(xié)商或請其修改。第二十條 已經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)人審批過的文稿，在印發(fā)之前應(yīng)再作校核。校核的內(nèi)容同第十八條(六)款。經(jīng)校核如需作涉及內(nèi)容的實(shí)質(zhì)性修改，須報(bào)原審批領(lǐng)導(dǎo)人復(fù)審。

第七章 公文簽發(fā)

第二十一條 公文須經(jīng)本機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人審批簽發(fā)。重要公文應(yīng)當(dāng)由機(jī)關(guān)主要領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)。聯(lián)合發(fā)文，須經(jīng)所有聯(lián)署機(jī)關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)人會簽。黨委辦公廳(室)根據(jù)黨委授權(quán)發(fā)

布的公文，由被授權(quán)者簽發(fā)或者按照有關(guān)規(guī)定簽發(fā)。領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)公文，應(yīng)當(dāng)明確簽署意見，寫上姓名和時(shí)間。若圈閱，則視為同意。

第八章 公文辦理和傳遞

第二十二條 公文辦理分為收文辦理和發(fā)文辦理。收文辦理包括公文的簽收、登記、擬辦、請辦、分發(fā)、傳閱、承辦和催辦等程序。公文經(jīng)起草、校核和領(lǐng)導(dǎo)審批簽發(fā)后轉(zhuǎn)入發(fā)文辦理，發(fā)文辦理包括公文的核發(fā)、登記、印制和分類等程序。

(一)簽收收到有關(guān)公文并以簽字或蓋章的方式給發(fā)文方以憑據(jù)。簽收公文應(yīng)當(dāng)逐件清點(diǎn)，如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)當(dāng)及時(shí)向發(fā)文機(jī)關(guān)查詢，并采取相應(yīng)的處理措施。急件應(yīng)當(dāng)注明簽收的具體時(shí)間。

(二)登記公文辦理過程中就公文的特征和辦理情況進(jìn)行記載。登記應(yīng)當(dāng)將公文標(biāo)題、密級、發(fā)文字號、發(fā)文機(jī)關(guān)、成文日期、主送機(jī)關(guān)、份數(shù)、收發(fā)文日期及辦理情況逐項(xiàng)填寫清楚。

(三)擬辦秘書部門對需要辦理的公文提出辦理意見，并提供必要的背景材料，送領(lǐng)導(dǎo)人批示。

(四)請辦辦公廳(室)根據(jù)授權(quán)或有關(guān)部門將需要辦理的公文注請主管領(lǐng)導(dǎo)人批示或者主管部門研辦。對需要兩個(gè)以上部門辦理的，應(yīng)當(dāng)指明主辦部門。

(五)分發(fā)秘書部門根據(jù)有關(guān)規(guī)定或者領(lǐng)導(dǎo)人批示將公文分送有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人和部門。(六)傳閱秘書部門根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)人批示或者授權(quán)，按照一定的程序?qū)⒐乃陀嘘P(guān)領(lǐng)導(dǎo)人閱知或者批示。辦理公文傳閱應(yīng)當(dāng)隨時(shí)掌握公文去向，避免漏傳、誤傳和延誤。

(七)承辦主管部門對需要辦理的公文進(jìn)行辦理。凡屬承辦部門職權(quán)范圍內(nèi)可以答復(fù)的事項(xiàng)，承辦部門應(yīng)當(dāng)直接答復(fù)呈文機(jī)關(guān)；凡涉及其他部門業(yè)務(wù)范圍的事項(xiàng)，承辦部門應(yīng)當(dāng)主動與有關(guān)部門協(xié)商辦理；凡須報(bào)請上級機(jī)關(guān)審批的事項(xiàng)，承辦部門應(yīng)當(dāng)提出處理意見并代擬文稿，一并送請上級機(jī)關(guān)審批。

(八)催辦秘書部門對公文的承辦情況進(jìn)行督促檢查。催辦貫穿于公文處理的各個(gè)環(huán)節(jié)。對緊急或者重要公文應(yīng)當(dāng)及時(shí)催辦，對一般公文應(yīng)當(dāng)定期催辦，并隨時(shí)或者定期向領(lǐng)導(dǎo)人反饋辦理情況。

(九)核發(fā)秘書部門在公文正式印發(fā)前，對公文的審批手續(xù)、文種、格式等進(jìn)行復(fù)核，確定發(fā)文字號、分送單位和印制份數(shù)。

42(十)印制應(yīng)當(dāng)做到準(zhǔn)確、及時(shí)、規(guī)范、安全、保密。秘密公文應(yīng)當(dāng)由機(jī)要印刷廠(或一般印刷廠的保密車間)印制。

第二十三條 公文處理過程中，應(yīng)當(dāng)使用符合存檔要求的書寫材料。需要送請領(lǐng)導(dǎo)人閱批的傳真件，應(yīng)當(dāng)復(fù)制后辦理。

第二十四條 秘密公文應(yīng)當(dāng)通過機(jī)要交通(或機(jī)要通信)傳遞、密電傳輸或者計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)加密傳輸，不得密電明傳、明電密電混用。

第九章 公文管理

第二十五條 黨的機(jī)關(guān)公文當(dāng)發(fā)給組織，由秘書部門統(tǒng)一管理，一般不發(fā)給個(gè)人。秘書部門應(yīng)當(dāng)切實(shí)做好公文的管理工作，既發(fā)揮公文效用，又有利于公文保密。

第二十六條 黨的機(jī)關(guān)秘密公文的印發(fā)傳達(dá)范圍應(yīng)當(dāng)近照發(fā)文機(jī)關(guān)的要求執(zhí)行，下級機(jī)關(guān)、不相隸屬機(jī)關(guān)如需變更，須經(jīng)發(fā)文機(jī)關(guān)批準(zhǔn)。

第二十七條 公開發(fā)布黨的機(jī)關(guān)公文，須經(jīng)發(fā)文機(jī)關(guān)批準(zhǔn)。經(jīng)批準(zhǔn)公開發(fā)布的公文，同發(fā)文機(jī)關(guān)正式印發(fā)的公文具有同等效力。

第二十八條 復(fù)制上級黨的機(jī)關(guān)的秘密公文，須經(jīng)發(fā)文機(jī)關(guān)批準(zhǔn)或者授權(quán)。翻印件應(yīng)當(dāng)注明翻印機(jī)關(guān)名稱、翻印日期和份數(shù)；復(fù)印件應(yīng)當(dāng)加蓋復(fù)印機(jī)關(guān)戳記。復(fù)制的公文應(yīng)當(dāng)與正式印發(fā)的公文同樣管理。

第二十九條 匯編上級黨的機(jī)關(guān)秘密公文，須經(jīng)發(fā)文機(jī)關(guān)批準(zhǔn)或者授權(quán)。公文匯編本的密級按照編入公文的最高密級標(biāo)注進(jìn)行管理。

第三十條 絕密級公文應(yīng)當(dāng)由秘書部門指定專人管理，并采取嚴(yán)格的保密措施。第三十一條 秘書部門應(yīng)當(dāng)按照規(guī)定對秘密公文進(jìn)行清理、清退和銷毀，并向主管機(jī)關(guān)報(bào)告公文管理情況。

銷毀秘密公文，必須嚴(yán)格履行登記手續(xù)，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)人批準(zhǔn)后，由二人監(jiān)銷，保證不丟失、不漏銷。個(gè)人不得擅自銷毀公文。

第三十二條 機(jī)關(guān)合并時(shí)，全部公文應(yīng)當(dāng)隨之合并管理。機(jī)關(guān)撤銷時(shí)，需要?dú)w檔公文立卷后按照有關(guān)規(guī)定移交檔案部門，其他公文按照有關(guān)規(guī)定登記銷毀。工作人員調(diào)離工作崗位時(shí)，應(yīng)當(dāng)將本人保管、借用的公文按照有關(guān)規(guī)定移交、清退。

第十章 公文立卷歸檔

第三十三條 公文辦理完畢后，秘書部門應(yīng)當(dāng)按照有關(guān)規(guī)定將公文的定稿、正本和有關(guān)材料收集齊全，進(jìn)行立卷歸檔。個(gè)人不得保存應(yīng)當(dāng)歸檔的公文。

第三十四條 兩個(gè)以上機(jī)關(guān)聯(lián)合辦理的公文，原件由主辦機(jī)關(guān)立卷歸檔，相關(guān)機(jī)關(guān)保存復(fù)制件。機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人兼任其他機(jī)關(guān)職務(wù)的，在履行其所兼職務(wù)過程中形成的公文，由其兼職的機(jī)關(guān)立卷歸檔。

第十一章 公文保密

第三十五條 公文處理必須嚴(yán)格遵守《中華人民共和國保守國家秘密法》及有關(guān)保密法規(guī)，遵守黨的保密紀(jì)律，確保黨和國家秘密的安全。

凡泄露或出賣黨和國家秘密公文的，依照有關(guān)法律、法規(guī)的規(guī)定進(jìn)行處理。第三十六條 黨內(nèi)秘密公文的密級按其內(nèi)容及如泄露可能對黨和國家利益造成危害的程度劃分為“絕密”、“機(jī)密”、“秘密”。不公開發(fā)表又未標(biāo)注密級的公文，按內(nèi)部公文管理。

第三十七條 發(fā)文機(jī)關(guān)在擬制公文時(shí)，應(yīng)當(dāng)根據(jù)公文的內(nèi)容和工作需要，嚴(yán)格劃分密與非密的界限；對于需要保密的公文，要準(zhǔn)確標(biāo)注其密級。公文密級的變更和解除由發(fā)文機(jī)關(guān)或其上級機(jī)關(guān)決定。

第十二章 附則

第三十八條 本條例適用于中國共產(chǎn)黨各級機(jī)關(guān)。第三十九條 本條例由中共中央辦公廳負(fù)責(zé)解釋。第四十條 本條例自發(fā)布之日起施行。

附件2：

國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法

第一章 總 則

第一條 為使國家行政機(jī)關(guān)（以下簡稱行政機(jī)關(guān)）的公文處理工作規(guī)范化、制度化、科學(xué)化，制定本辦法。

第二條 行政機(jī)關(guān)的公文（包括電報(bào)，下同），是行政機(jī)關(guān)在行政管理過程中所形成的具有法定效力和規(guī)范體式的文書，是依法行政和進(jìn)行公務(wù)活動的重要工具。

第三條 公文處理是指公文的辦理、管理、整理（立卷）、歸檔等一系列相互關(guān)聯(lián)、銜接有序的工作。

第四條 公文處理應(yīng)當(dāng)堅(jiān)持實(shí)事求是、精簡、高效的原則，做到及時(shí)、準(zhǔn)確、安全。

第五條 公文處理必須嚴(yán)格執(zhí)行國家保密法律、法規(guī)和其他有關(guān)規(guī)定，確保國家秘密的安全。

第六條 各級行政機(jī)關(guān)的負(fù)責(zé)人應(yīng)當(dāng)高度重視公文處理工作，模范遵守本辦法并加強(qiáng)對本機(jī)關(guān)公文處理工作的領(lǐng)導(dǎo)和檢查。

第七條 各級行政機(jī)關(guān)的辦公廳（室）是公文處理的管理機(jī)構(gòu)，主管本機(jī)關(guān)的公文處理工作并指導(dǎo)下級機(jī)關(guān)的公文處理工作。

第八條 各級行政機(jī)關(guān)的辦公廳（室）應(yīng)當(dāng)設(shè)立文秘部門或者配備專職人員負(fù)責(zé)公文處理工作。

第二章 公文種類

第九條 行政機(jī)關(guān)的公文種類主要有：(一)命令（令）

適用于依照有關(guān)法律公布行政法規(guī)和規(guī)章；宣布施行重大強(qiáng)制性行政措施；嘉獎(jiǎng)有關(guān)單位及人員。

（二）決定

適用于對重要事項(xiàng)或重大行動做出安排，獎(jiǎng)懲有關(guān)單位及人員，變更或者撤銷下級機(jī)關(guān)不適當(dāng)?shù)臎Q定事項(xiàng)。

（三）公告

適用于向國內(nèi)外宣布重要事項(xiàng)或者法定事項(xiàng)。

（四）通告

適用于公布各有關(guān)方面應(yīng)當(dāng)遵守或者周知的事項(xiàng)。

（五）通知

適用于批轉(zhuǎn)下級機(jī)關(guān)的公文，轉(zhuǎn)發(fā)上級機(jī)關(guān)和不相隸屬機(jī)關(guān)的公文，傳達(dá)要求下級機(jī)關(guān)辦理和需要有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項(xiàng)，任免人員。

（六）通報(bào)

適用于表彰先進(jìn)，批評錯(cuò)誤，傳達(dá)重要精神或者情況。

（七）議案

適用于各級人民政府按照法律程序向同級人民代表大會或人民代表大會常務(wù)委員會提請審議事項(xiàng)。

（八）報(bào)告

適用于向上級機(jī)關(guān)匯報(bào)工作，反映情況，答復(fù)上級機(jī)關(guān)的詢問。

（九）請示

適用于向上級機(jī)關(guān)請求指示、批準(zhǔn)。

（十）批復(fù)

適用于答復(fù)下級機(jī)關(guān)請示事項(xiàng)。

（十一）意見

適用于對重要問題提出見解和處理辦法。

（十二）函

適用于不相隸屬機(jī)關(guān)之間相互商洽工作、詢問和答復(fù)問題,請求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項(xiàng)。

（十三）會議紀(jì)要

適用于記載、傳達(dá)會議情況和議定事項(xiàng)。

第三章 公文格式

第十條 公文一般由秘密等級和保密期限、緊急程度、發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、附件說明、成文日期、印章、附注、附件、主題詞、抄送機(jī)關(guān)、印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期等部分組成。

（一）涉及國家秘密的公文應(yīng)當(dāng)標(biāo)明密級和保密期限，其中，“絕密”、機(jī)密“級46 公文還應(yīng)當(dāng)標(biāo)明份數(shù)序號。

（二）緊急公文應(yīng)當(dāng)根據(jù)緊急程度分別標(biāo)明“特急”、“急件”。其中電報(bào)應(yīng)當(dāng)分別標(biāo)明“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。

（三）發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識應(yīng)當(dāng)使用發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或者規(guī)范化簡稱；聯(lián)合行文，主辦機(jī)關(guān)排列在前。

（四）發(fā)文字號應(yīng)當(dāng)包括機(jī)關(guān)代字、年份、序號。聯(lián)合行文，只標(biāo)明主辦機(jī)關(guān)發(fā)文字號。

（五）上行文應(yīng)當(dāng)注明簽發(fā)人、會簽人姓名。其中，“請示“應(yīng)當(dāng)在附注處注明聯(lián)系人的姓名和電話。

（六）公文標(biāo)題應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確簡要地概括公文的主要內(nèi)容并標(biāo)明公文種類，一般應(yīng)當(dāng)標(biāo)明發(fā)文機(jī)關(guān)。公文標(biāo)題中除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號外，一般不用標(biāo)點(diǎn)符號。

（七）主送機(jī)關(guān)指公文的主要受理機(jī)關(guān)，應(yīng)當(dāng)使用全稱或者規(guī)范化簡稱、統(tǒng)稱。

（八）公文如有附件，應(yīng)當(dāng)注明附件順序和名稱。

（九）公文除會議紀(jì)要和以電報(bào)形式發(fā)出的以外，應(yīng)當(dāng)加蓋印章。聯(lián)合上報(bào)的公文，由主辦機(jī)關(guān)加蓋印章；聯(lián)合下發(fā)的公文，發(fā)文機(jī)關(guān)都應(yīng)當(dāng)加蓋印章。

（十）成文日期以負(fù)責(zé)人簽發(fā)的日期為準(zhǔn)，聯(lián)合行文以最后簽發(fā)機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人的簽發(fā)日期為準(zhǔn)。電報(bào)以發(fā)出日期為準(zhǔn)。

（十一）公文如有附注（需要說明的其他事項(xiàng)），應(yīng)當(dāng)加括號標(biāo)注。

（十二）公文應(yīng)當(dāng)標(biāo)注主題詞。上行文按照上級機(jī)關(guān)的要求標(biāo)注主題詞。

（十三）抄送機(jī)關(guān)指除主送機(jī)關(guān)外需要執(zhí)行或知曉公文的其他機(jī)關(guān)，應(yīng)當(dāng)使用全稱或者規(guī)范化簡稱、統(tǒng)稱。

（十四）文字從左至右橫寫、橫排。在民族自治地方，可以并用漢字和通用的少數(shù)民族文字（按其習(xí)慣書寫、排版）。

第十一條 公文中各組成部分的標(biāo)識規(guī)則，參照《國家行政機(jī)關(guān)公文格式》國家標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行。

第十二條 公文用紙一般采用國際標(biāo)準(zhǔn)A4型（210mm×297mm），左側(cè)裝訂。張貼的公文用紙大小，根據(jù)實(shí)際需要確定。

第四章 行文規(guī)則

第十三條 行文應(yīng)當(dāng)確有必要，注重效用。

第十四條 行文關(guān)系根據(jù)隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍確定，一般不得越級請示和報(bào)告。第十五條 政府各部門依據(jù)部門職權(quán)可以互相行文和向下一級政府的相關(guān)業(yè)務(wù)部門行文；除以函的形式商洽工作、詢問和答復(fù)問題、審批事項(xiàng)外，一般不得向下一級政府正式行文。

部門內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)除辦公廳（室）外不得對外正式行文。

第十六條 同級政府、同級政府各部門、上級政府部門與下一級政府可以聯(lián)合行文；政府與同級黨委和軍隊(duì)機(jī)關(guān)可以聯(lián)合行文；政府部門與相應(yīng)的黨組織和軍隊(duì)機(jī)關(guān)可以聯(lián)合行文；政府部門與同級人民團(tuán)體和具有行政職能的事業(yè)單位也可以聯(lián)合行文。

第十七條 屬于部門職權(quán)范圍內(nèi)的事務(wù)，應(yīng)當(dāng)由部門自行行文或聯(lián)合行文。聯(lián)合行文應(yīng)當(dāng)明確主辦部門。須經(jīng)政府審批的事項(xiàng)，經(jīng)政府同意也可以由部門行文，文中應(yīng)當(dāng)注明經(jīng)政府同意。

第十八條 屬于主管部門職權(quán)范圍內(nèi)的具體問題，應(yīng)當(dāng)直接報(bào)送主管部門處理。第十九條 部門之間對有關(guān)問題未經(jīng)協(xié)商一致，不得各自向下行文。如擅自行文，上級機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)責(zé)令糾正或撤銷。

第二十條 向下級機(jī)關(guān)或者本系統(tǒng)的重要行文，應(yīng)當(dāng)同時(shí)抄送直接上級機(jī)關(guān)。第二十一條 “請示”應(yīng)當(dāng)一文一事；一般只寫一個(gè)主送機(jī)關(guān)，如需同時(shí)送其他機(jī)關(guān)的，應(yīng)當(dāng)用抄送形式，但不得抄送其下級機(jī)關(guān)。

“報(bào)告”不得夾帶請示事項(xiàng)。

第二十二條 除上級機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人直接交辦的事項(xiàng)外，不得以機(jī)關(guān)名義向上級機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人報(bào)送“請示”、“意見”和“報(bào)告”。

第二十三條 受雙重領(lǐng)導(dǎo)的機(jī)關(guān)向上級機(jī)關(guān)行文，應(yīng)當(dāng)寫明主送機(jī)關(guān)和抄送機(jī)關(guān)。上級機(jī)關(guān)向受雙重領(lǐng)導(dǎo)的下級機(jī)關(guān)行文，必要時(shí)應(yīng)當(dāng)抄送其另一上級機(jī)關(guān)。

第五章 發(fā)文辦理

第二十四條 發(fā)文辦理指以本機(jī)關(guān)名義制發(fā)公文的過程，包括草擬、審核、簽發(fā)、復(fù)核、繕印、用印、登記、分發(fā)等程序。

第二十五條 草擬公文應(yīng)當(dāng)做到：

（一）符合國家的法律、法規(guī)及其他有關(guān)規(guī)定。如提出新的政策、規(guī)定等，要切實(shí)可行并加以說明。

（二）情況確實(shí)，觀點(diǎn)明確，表述準(zhǔn)確，結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)，條理清楚，直述不曲，字詞48 規(guī)范，標(biāo)點(diǎn)正確，篇幅力求簡短。

（三）公文的文種應(yīng)當(dāng)根據(jù)行文目的、發(fā)文的職權(quán)和與主送機(jī)關(guān)的行文關(guān)系確定。

（四）擬制緊急公文，應(yīng)當(dāng)體現(xiàn)緊急的原因，并根據(jù)實(shí)際需要確定緊急程度。

（五）人名、地名、數(shù)字、引文準(zhǔn)確。引用公文應(yīng)當(dāng)先引標(biāo)題，后引發(fā)文字號。引用外文應(yīng)當(dāng)注明中文含義。日期應(yīng)當(dāng)寫明具體的年、月、日。

（六）結(jié)構(gòu)層次序數(shù)，第一層為“

一、”，第二層為“

（一）”，第三層為“1.”第四層為“（1）”。

（七）應(yīng)當(dāng)使用國家法定計(jì)量單位。

（八）文內(nèi)使用非規(guī)范化簡稱，應(yīng)當(dāng)先用全稱并注明簡稱。使用國際組織外文名稱或其縮寫形式，應(yīng)當(dāng)在第一次出現(xiàn)時(shí)注明準(zhǔn)確的中文譯名。

（九）公文中的數(shù)字，除成文日期、部分結(jié)構(gòu)層次序數(shù)和在詞、詞組、慣用語、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數(shù)字必須使用漢字外，應(yīng)當(dāng)使用阿拉伯?dāng)?shù)碼。

第二十六條 擬制公文，對涉及其他部門職權(quán)范圍內(nèi)的事項(xiàng)，主辦部門應(yīng)當(dāng)主動與有關(guān)部門協(xié)商，取得一致意見后方可行文；如有分歧，主辦部門的主要負(fù)責(zé)人應(yīng)當(dāng)出面協(xié)調(diào)，仍不能取得一致時(shí)，主辦部門可以列明各方理據(jù)，提出建設(shè)性意見，并與有關(guān)部門會簽后報(bào)請上級機(jī)關(guān)協(xié)調(diào)或裁定。

第二十七條 公文送負(fù)責(zé)人簽發(fā)前，應(yīng)當(dāng)由辦公廳（室）進(jìn)行審核。審核的重點(diǎn)是：是否需要行文，行文方式是否妥當(dāng)，是否符合行文規(guī)則和擬制公文的有關(guān)要求，公文格式是否符合本辦法的規(guī)定等。

第二十八條 以本機(jī)關(guān)的名義制發(fā)的上行文，由主要負(fù)責(zé)人或者主持工作的負(fù)責(zé)人簽發(fā)；以本機(jī)關(guān)名義制發(fā)的下行文或平行文，由主要負(fù)責(zé)人或者由主要負(fù)責(zé)人授權(quán)的其他負(fù)責(zé)人簽發(fā)。

第二十九條 公文正式印制前，文秘部門應(yīng)當(dāng)進(jìn)行復(fù)核，重點(diǎn)是：審批、簽發(fā)手續(xù)是否完備，附件材料是否齊全，格式是否統(tǒng)一、規(guī)范等。

經(jīng)復(fù)核需要對文稿進(jìn)行實(shí)質(zhì)性修改的，應(yīng)按程序復(fù)審。

第六章 收文辦理

第三十條 收文辦理指對收到的公文的辦理過程，包括簽收、登記、審核、擬辦、批辦、承辦、催辦等程序。

第三十一條 收到下級機(jī)關(guān)上報(bào)的需要辦理的公文，文秘部門應(yīng)當(dāng)進(jìn)行審核。審

核的重點(diǎn)是：是否應(yīng)由本機(jī)關(guān)辦理；是否符合行文規(guī)則；內(nèi)容是否符合國家法律、法規(guī)及其他有關(guān)規(guī)定；涉及其他部門或地區(qū)職權(quán)的事項(xiàng)是否已協(xié)商、會簽；文種使用、公文格式是否規(guī)范。

第三十二條 經(jīng)審核，對符合本辦法規(guī)定的公文，文秘部門應(yīng)當(dāng)及時(shí)提出擬辦意見送負(fù)責(zé)人批示或者交有關(guān)部門辦理，需要兩個(gè)以上部門辦理的應(yīng)當(dāng)明確主辦部門。緊急公文，應(yīng)當(dāng)明確辦理時(shí)限。對不符合本辦法規(guī)定的公文，經(jīng)辦公廳（室）負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，可以退呈報(bào)單位并說明理由。

第三十三條 承辦部門收到交辦的公文后應(yīng)當(dāng)及時(shí)辦理，不得延誤、推諉。緊急公文應(yīng)當(dāng)按時(shí)限要求辦理，確有困難的，應(yīng)當(dāng)及時(shí)予以說明。對不屬于本單位職權(quán)范圍或者不宜由本單位辦理的，應(yīng)當(dāng)及時(shí)退回交辦的文秘部門并說明理由。

第三十四條 收到上級機(jī)關(guān)下發(fā)或交辦的公文，由文秘部門提出擬辦意見，送負(fù)責(zé)人批示后辦理。

第三十五條 公文辦理過程中遇有涉及其他部門職權(quán)的事項(xiàng)，主辦部門應(yīng)當(dāng)主動與有關(guān)部門協(xié)商；如有分歧，主辦部門主要負(fù)責(zé)人要出面協(xié)調(diào)，如仍不能取得一致，可以報(bào)請上級機(jī)關(guān)協(xié)調(diào)或裁定。

第三十六條 審批公文時(shí)，對有具體請示事項(xiàng)的，主批人應(yīng)當(dāng)明確簽署意見、姓名和審批日期，其他審批人圈閱視為同意；沒有請示事項(xiàng)的，圈閱表示已閱知。

第三十七條 送負(fù)責(zé)人批示或者交有關(guān)部門辦理的公文，文秘部門要負(fù)責(zé)催辦，做到緊急公文跟蹤催辦，重要公文重點(diǎn)催辦，一般公文定期催辦。

第七章 公文歸檔

第三十八條 公文辦完后，應(yīng)當(dāng)根據(jù)《中華人民共和國檔案法》和其他有關(guān)規(guī)定，及時(shí)整理（立卷）、歸檔。

個(gè)人不得保存應(yīng)當(dāng)歸檔的公文。

第三十九條 歸檔范圍內(nèi)的公文，應(yīng)當(dāng)根據(jù)其相互聯(lián)系、特征和保存價(jià)值整理（立卷），要保證歸檔公文的齊全、完整，能正確反映本機(jī)關(guān)的主要工作情況，便于保管和利用。

第四十條 聯(lián)合辦理的公文，原件由主辦機(jī)關(guān)整理（立卷）、歸檔，其他單位保存復(fù)制件或其他形式的公文副本。

第四十一條 本機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人兼任其他機(jī)關(guān)職務(wù)，在履行所兼職務(wù)職責(zé)過程中形成50

第四篇：公文寫作知識

公文寫作知識

第一節(jié) 公文的含義及作用

公文的定義：行政公文，是公務(wù)文書的簡稱，是人類在治理社會、管理國家的公務(wù)實(shí)踐中使用的具有法定權(quán)威和規(guī)范格式的應(yīng)用文。公文的作用：

一、有上傳下達(dá)、互通情報(bào)的作用。

二、有工作依據(jù)和憑證的作用。

三、有宣傳教育的作用。

四、有規(guī)定人們行為的規(guī)范作用。

第二節(jié)公文的格式

公文的格式一般包括：

一、標(biāo)題。居于正文的上端中央。

二、主送機(jī)關(guān)。主送機(jī)關(guān)一般寫在正文之前、標(biāo)題之下、頂行寫。

三、正文。這是公文的主體。

四、發(fā)文機(jī)關(guān)。寫在正文的下面偏右處，又稱落款。

五、發(fā)文日期。發(fā)文日期位于公文的末尾。

六、主題詞。一般是將文件的核心內(nèi)容概括成幾個(gè)詞組列在文尾發(fā)文日期下方。

七、抄報(bào)、抄送單位。列于文尾，即公文末頁下端。

八、文件版頭。版頭以大紅套字印上“××××××（機(jī)關(guān)）文件”，下面加一條紅線（黨的機(jī)關(guān)在紅線中加一五角星）襯托。

九、公文編號。編號的位置：凡有文件版頭的，放在標(biāo)題的上方紅線與文頭下面的正中位置；無文件版頭的，放在標(biāo)題下的右側(cè)方。

十、簽發(fā)人。一般格式為“簽發(fā)人：×××”。

十一、機(jī)密等級。機(jī)密等級由發(fā)文機(jī)關(guān)根據(jù)公文內(nèi)容所涉及的機(jī)密程度來劃定。密級的位置：通常放在公文標(biāo)題的左上方醒目處。

十二、緊急程度。緊急程度的標(biāo)明，通常也是放在標(biāo)題左上方的明顯處。

十三、閱讀范圍。通常寫在發(fā)文日期之下，抄報(bào)抄送單位之上偏左的地方，并加上括號。

十四、附件。公文如有附件，應(yīng)當(dāng)在正文之后、發(fā)文機(jī)關(guān)之前。

十五、其他。擬寫、謄寫公文，一律用鋼筆或毛筆，嚴(yán)禁使用圓珠筆和鉛筆，也不要復(fù)寫。

第三節(jié)公文的行文關(guān)系

行文的關(guān)系可分為上行文、平行文、下行文：

上行文──下級機(jī)關(guān)向所屬上級機(jī)關(guān)的發(fā)文，如請示、報(bào)告。平行文──平行機(jī)關(guān)或不相隸屬的機(jī)關(guān)之間的發(fā)文，如通知、函。下行文──上級機(jī)關(guān)對所屬下級機(jī)關(guān)的發(fā)文，如命令（令）、決定、公告、通告、通知、通報(bào)、批復(fù)、意見等。

第四節(jié)公文寫作的基本要求

不論哪一種類的公文，都必須做到以下五點(diǎn)：

一、要符合黨和國家的方針政策、法律法令和上級機(jī)關(guān)的有關(guān)規(guī)定。

二、要符合客觀實(shí)際，符合工作規(guī)律。

三、公文的撰寫和修改必須及時(shí)、迅速，反對拖拉、積壓。

四、詞章必須準(zhǔn)確、嚴(yán)密、鮮明、生動。

五、要符合保密制度的要求。

第五節(jié)公文的種類及常見文種寫作方法

公文的種類

公文的種類有十三類十四種，即命令（令）、決定、公告、通告、通知、通報(bào)、議案、報(bào)告、請示、批復(fù)、意見、函、會議紀(jì)要。目前黨委辦公室系統(tǒng)使用頻率較高的文種有請示、報(bào)告、通知、通報(bào)、函、會議紀(jì)要等六種。

幾種常見文種的寫作方法

請示是向主管上級機(jī)關(guān)請求對某項(xiàng)工作或問題作出指示、給予答復(fù)、審核批準(zhǔn)時(shí)所使用的公文。

請示可以分為三種類型：第一種是請求指示的。第二種是請求批示、解決問題的。第三種是請求批轉(zhuǎn)的。

撰寫請示應(yīng)注意：第一，要控制使用，當(dāng)用才用。第二，要一文一事為宜。第三，要按級請示。第四，它的格式也包括標(biāo)題。

報(bào)告：“適用于向上級機(jī)關(guān)匯報(bào)工作，反映情況，答復(fù)上級機(jī)關(guān)的詢問”。

報(bào)告可分為三種類型：

1．工作報(bào)告。它的正文，一般包括基本情況、主要成績、經(jīng)驗(yàn)

體會、存在問題、今后意見等幾部分。2．情況報(bào)告。是對工作中的重大情況、特殊情況、新情況進(jìn)行調(diào)查了解后，向上級作出的報(bào)告。

3．答復(fù)報(bào)告。正文包括答復(fù)依據(jù)、答復(fù)事項(xiàng)兩部分，寫法比較自由。

通知是一種使用范圍較廣的文體。凡需要特定機(jī)關(guān)和人員知道、辦理的事宜，都可以用通知。

這里僅介紹“一般性通知”、“會議性通知”、“任免通知”三種。一、一般性通知。這種通知，要交待清楚所通知的事項(xiàng)，如何辦理，有什么要求等。

二、會議通知。這種通知要求寫得明確具體，交待清楚會議名稱、主持單位、會議內(nèi)容、起止時(shí)間、參加人員、會議地點(diǎn)、報(bào)到地點(diǎn)、攜帶材料以及其他有關(guān)事宜。

三、任免通知。這種通知的寫法比較簡單，一般只要寫清楚決定任免的時(shí)間、機(jī)關(guān)、會議或依據(jù)文件，以及任免人員的具體職務(wù)即可。

通報(bào)：“適用于表彰先進(jìn)，批評錯(cuò)誤，傳達(dá)重要精神或者情況”。通報(bào)可分為表揚(yáng)性通報(bào)、批評性通報(bào)、情況通報(bào)等。

（一）表揚(yáng)性通報(bào)：正文一般包括先進(jìn)事跡及其意義、先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)、表彰決定、希望和要求四個(gè)部分。

（二）批評性通報(bào)：這類通報(bào)內(nèi)容除在一定范圍內(nèi)公布對某單位、某人、某事的批評處理外，著重是要從被通報(bào)的事件中吸取教訓(xùn)，以典型事例對群眾進(jìn)行教育，以防類似事件的發(fā)生。

函是上下級和平行機(jī)關(guān)或不相隸屬機(jī)關(guān)之間在商洽和聯(lián)系工作、詢問和答復(fù)問題時(shí)所使用的文體。

函的寫法可分為三部分：開頭，包括標(biāo)題、編號和受文單位。正文是函的主要部分，要看不同用途來確定寫法。去函要把商洽的原委、詢問的問題、請求的事項(xiàng)、告知的情況等寫清楚。復(fù)函，要針對來件所詢問的問題、商請的事項(xiàng)給予明確答復(fù)。結(jié)尾包括結(jié)束語及署名、日期。

會議紀(jì)要：“適用于記載、傳達(dá)會議情況和議定事項(xiàng)”。

根據(jù)會議性質(zhì)的不同，會議紀(jì)要可以分為辦公會議紀(jì)要和其它專題會議紀(jì)要兩大類。

辦公會議紀(jì)要的標(biāo)題，可寫為會議名稱加紀(jì)要。專題會議紀(jì)要的標(biāo)題可寫為事由加會議紀(jì)要。

正文可以分為兩個(gè)部分：第一部分簡要敘述會議組織情況。第二部分是寫會議精神和議定事項(xiàng)，這是紀(jì)要的主要部分。

第六節(jié) 機(jī)關(guān)公文的制發(fā)程序

一、公文的制發(fā)程序

凡以機(jī)關(guān)名義制發(fā)的各類文件，均須按以下程序處理：

1、制發(fā)文件單位擬稿；

2、送機(jī)關(guān)辦公室核稿 ；

3、呈領(lǐng)導(dǎo)審閱簽發(fā) ；

4、機(jī)要員登記編號；

5、打字校對付印裝訂；

6、機(jī)要員用印留存；

7、發(fā)文單位發(fā)出文件。

二、公文字號規(guī)格

公文標(biāo)題居中排一行或數(shù)行。公文標(biāo)題用2號宋體。正文用3號仿宋。一般每頁22行，每行28個(gè)字。結(jié)構(gòu)層次序數(shù)，第一層為“一”；第二層為“㈠”；第三層為“⒈”；第四層為“⑴”。成文時(shí)間用漢字（黨委系統(tǒng)公文用阿拉伯?dāng)?shù)字），“零”可寫為“○”，右空4個(gè)字。印章上不壓正文，下壓日期，“騎年蓋月”。

第五篇：公文寫作知識

公文寫作基礎(chǔ)知識

一、公文的主要文種：

國務(wù)院頒布的《國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》第二章“公文種類”共確定了“命令（令）、決定、公告、通告、通知、通報(bào)、議案、報(bào)告、請示、批復(fù)、意見、函、會議紀(jì)要”共13類、14個(gè)文種。

公文文種的選擇根據(jù)：一是行文目的，二是發(fā)文機(jī)關(guān)的職權(quán)，三是與主送機(jī)關(guān)的行文關(guān)系。

經(jīng)常出現(xiàn)的錯(cuò)誤有：文種選擇不當(dāng)，混用文種，生造文種等。幾種常用文種的區(qū)別：

（一）請示與報(bào)告

“請示”和“報(bào)告”都是上行文，是行政機(jī)關(guān)公文使用頻率較高且容易混淆的文種。常見的問題主要有：將“請示”文種用“報(bào)告”文種呈送上級機(jī)關(guān)，請求上級機(jī)關(guān)批復(fù)（答復(fù)），這樣就容易貽誤工作。因此，在撰寫“請示”和“報(bào)告”時(shí)，要特別注意二者之間八個(gè)方面的區(qū)別。

一是作用不同?！罢埵尽笔窍蛏霞墮C(jī)關(guān)請求指示、批準(zhǔn)；“報(bào)告”是向上級機(jī)關(guān)匯報(bào)工作，反映情況，提出意見和建議，答復(fù)上級訊問，報(bào)送文件、物品等。

二是內(nèi)容不同。“請示”是本單位無力無權(quán)解決或按規(guī)定須上級批準(zhǔn)之后才能實(shí)施的事項(xiàng)；“報(bào)告”是本單位職責(zé)范圍內(nèi)比較重大的工作或向上級機(jī)關(guān)建議，須上級機(jī)關(guān)知道的事項(xiàng)。

三是容量不同?！罢埵尽睉?yīng)一文一事；“報(bào)告”可多事一報(bào)，但不得夾帶請示的事項(xiàng)。四是時(shí)間不同?！罢埵尽睉?yīng)事前行文；“報(bào)告”可在事前、事中、事后行文。五是范圍不同?！罢埵尽币话阒恢魉鸵粋€(gè)上級機(jī)關(guān)，不得多頭主送或越級主送；“報(bào)告”可以主送幾個(gè)相關(guān)的上級機(jī)關(guān)，其他上級機(jī)關(guān)也可以抄送。六是處理不同。上級機(jī)關(guān)收到下級的請示后，應(yīng)及時(shí)批準(zhǔn)、批復(fù)（答復(fù)），是辦理件，下級應(yīng)在收到上級批復(fù)（答復(fù)）后才能實(shí)施；上級機(jī)關(guān)收到下級的報(bào)告后，主要是了解情況，可以不答復(fù)，下級不用等待上級答復(fù)。七是篇幅不同?！罢埵尽钡钠容^短，一般不超過1500字；“報(bào)告”的篇幅相對較長，但一般不超過3000字。

八是結(jié)束語不同?！罢埵尽痹诮Y(jié)束時(shí)用“特此請示”、“特此請示，請批示”、“請審示”等；“報(bào)告”用“專此報(bào)告”、“特此報(bào)告”。

（二）請示與函

“函”是不相隸屬機(jī)關(guān)之間商洽工作，詢問和答復(fù)問題，請求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項(xiàng)的公文。“函”可分為商函、詢答函、請批函（請求批準(zhǔn)函、審批函）?！昂痹诠耐鶃碇惺褂帽容^廣泛，其主要作用有兩個(gè)方面：一是不相隸屬的同系統(tǒng)部門之間詢問和答復(fù)工作；二是請求平行或不相隸屬的職能部門批準(zhǔn)有關(guān)事項(xiàng)，不能用“請示”或“報(bào)告”，應(yīng)使用“請求批準(zhǔn)函”。

在公文撰寫中，容易出現(xiàn)“請求批準(zhǔn)函”誤認(rèn)為就是“請示”或“報(bào)告”文種，在與平行或不相隸屬的機(jī)關(guān)行文時(shí)使用“請示”或“報(bào)告”，是欠妥的?！罢埵尽迸c“請求批準(zhǔn)函”有嚴(yán)格的區(qū)別，主要有：

一是類型不同?！罢埵尽笔巧闲形模弧罢埱笈鷾?zhǔn)函”是平行文。二是主送機(jī)關(guān)不同?！罢埵尽钡闹魉蜋C(jī)關(guān)是具有領(lǐng)導(dǎo)、指導(dǎo)關(guān)系的上級；“請求批準(zhǔn)函”的主送機(jī)關(guān)是平行或不相隸屬的職能單位。

三是內(nèi)容范圍不同。“請示”是請求批準(zhǔn)、指示；“請求批準(zhǔn)函”是請求批準(zhǔn)某項(xiàng)職能事項(xiàng)。

四是行文語氣不同?！罢埵尽钡挠谜Z應(yīng)尊敬上級機(jī)關(guān)；“請求批準(zhǔn)函”應(yīng)互相尊重。

五是辦復(fù)方式不同?！罢埵尽钡氖马?xiàng)由上級機(jī)關(guān)批復(fù)下級機(jī)關(guān)；“請求批準(zhǔn)函”的有關(guān)批準(zhǔn)事項(xiàng)由受文單位復(fù)函（審批函）。

（三）報(bào)告與總結(jié)

“報(bào)告”是上行文，其主要作用是向上級機(jī)關(guān)匯報(bào)工作，反映情況，答復(fù)上級機(jī)關(guān)的詢問等?！翱偨Y(jié)”不是公文文種，但在實(shí)際工作中，部分?jǐn)M稿人將工作總結(jié)作為公文文種行文，如在帶有工作總結(jié)性的公文標(biāo)題中用“某某單位2007年XX工作總結(jié)”等，這樣的標(biāo)題是不對的。其實(shí)，工作總結(jié)就是向上級機(jī)關(guān)匯報(bào)工作，可直接使用“報(bào)告”文種，主送上級機(jī)關(guān)（可多頭主送），抄送有關(guān)機(jī)關(guān)。如將上述公文標(biāo)題改為“某某單位關(guān)于2007年XX工作情況的報(bào)告”，這樣就比較規(guī)范了。

（四）意見與建議

“意見”是對重要的問題提出見解和處理辦法的公文文種。可用于上行文、平行文和下行文。作為上行文，應(yīng)按請示性公文的程序和要求辦理；作為平行文，提出的意見供受文單位參考；作為下行文，對貫徹執(zhí)行有明確要求的，下級機(jī)關(guān)應(yīng)遵照執(zhí)行，無明確要求的，下級機(jī)關(guān)可參照執(zhí)行。這里著重談?wù)勛鳛橄滦形牡摹耙庖姟蔽姆N。在實(shí)際工作中，部分?jǐn)M稿人往往將“工作打算”、“工作安排”和“工作計(jì)劃”作為公文文種行文，如：“某某單位2008年XX工作打算”或“工作安排”、“工作計(jì)劃”等，都是欠妥的?！肮ぷ鞔蛩恪?、“工作安排”和“工作計(jì)劃”不是公文文種?？芍苯邮褂孟滦形牡囊庖娢姆N，規(guī)范的標(biāo)題應(yīng)為“某某單位關(guān)于2008年XX工作的意見”。

（五）通告與通知

“通告”是公布社會各有關(guān)方面應(yīng)當(dāng)遵守或周知的事項(xiàng)的公文文種，其主送對象是不確定的。如：“某某單位關(guān)于XX的通告”。

“通知”是批轉(zhuǎn)下級機(jī)關(guān)、轉(zhuǎn)發(fā)上級機(jī)關(guān)和不相隸屬機(jī)關(guān)的公文，傳達(dá)要求下級機(jī)關(guān)辦理和需要有關(guān)單位周知或執(zhí)行的事項(xiàng)，任免人員等的公文文種，是平行文、下行文，主送對象是確定的?！巴ㄖ痹谛姓C(jī)關(guān)公文往來中使用較多，如會議通知、轉(zhuǎn)發(fā)性通知等。轉(zhuǎn)發(fā)性通知應(yīng)注意標(biāo)題臃腫的問題。

二、公文格式

（一）發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識

由發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或規(guī)范化簡稱后加“文件”組成。比如：“綿陽市財(cái)政局文件”。

主要應(yīng)注意的問題是：在沒有文頭紙的情況下，發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識的位置問題，平行文、下行文發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識上邊緣至版心上邊緣為25mm，上行文發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識上邊緣至版心上邊緣為80mm。如需標(biāo)識公文份數(shù)序號、秘密等級和保密期限以及緊急程度，可在發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識上空2行向下依次標(biāo)識。聯(lián)合行文時(shí)應(yīng)使主辦機(jī)關(guān)名稱在前，“文件”二字置于發(fā)文機(jī)關(guān)名稱右側(cè)，上下居中排布；如聯(lián)合行文機(jī)關(guān)過多，必須保證公文首頁顯示正文。

（二）發(fā)文字號

發(fā)文字號由發(fā)文機(jī)關(guān)代字、年份和序號組成。發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識下空2行，用3號仿宋體字，居中排布；年份、序號用阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)識；年份應(yīng)標(biāo)全稱，用六角“〔〕”括入，經(jīng)常出現(xiàn)使用“（）”或“【】”或“[]”。文件序號不編虛位（即1不編為001），不加“第”字。

（三）簽發(fā)人

上報(bào)的公文需標(biāo)識簽發(fā)人姓名，平行排列于發(fā)文字號右側(cè)。發(fā)文字號居左空1字，簽發(fā)人姓名居右空1字；簽發(fā)人用3號仿宋體字，簽發(fā)人后標(biāo)全角冒號，冒號后用3號楷體字標(biāo)識簽發(fā)人姓名。經(jīng)常出現(xiàn)的錯(cuò)誤是，左右空格不對，使用字體不對。

如有多個(gè)簽發(fā)人，主辦單位簽發(fā)人姓名置于第1行，其他簽發(fā)人姓名從第2行起在主辦單位簽發(fā)人姓名之下按發(fā)文機(jī)關(guān)順序依次順排。

（四）公文標(biāo)題

紅色反線下空2行，用2號小標(biāo)宋體字，可分一行或多行居中排布；回行時(shí)，要做到詞意完整，排列對稱，間距恰當(dāng)。經(jīng)常出現(xiàn)分行沒有注意詞意完整，比如“關(guān)于加強(qiáng)抗震救災(zāi)專項(xiàng)資金監(jiān)督檢查工作的通知”在“專項(xiàng)”處分行，正確的分行應(yīng)在“資金”后；使用字體字號錯(cuò)誤，有的沒有用2號字，有的沒有用小標(biāo)宋字；行距不對，有的距離過大，有的過小。

（五）主送機(jī)關(guān) 標(biāo)題下空1行，左側(cè)頂格用3號仿宋體字標(biāo)識，回行時(shí)仍頂格；最后一個(gè)主送機(jī)關(guān)名稱后標(biāo)全角冒號。如主送機(jī)關(guān)名稱過多而使公文首頁不能顯示正文時(shí)，應(yīng)將主送機(jī)關(guān)名稱移至版記中的主題詞之下、抄送之上，標(biāo)識方法同抄送。

（六）公文正文

主送機(jī)關(guān)名稱下l行，每自然段左空2字，回行頂格。數(shù)字、年份不能回行。經(jīng)常出現(xiàn)自然段開始少空或多空。

結(jié)構(gòu)層次序數(shù)，第一層為“

一、”，第二層為“(一)”，第三層為“1.”，第四層為“(1)”。經(jīng)常出現(xiàn)的錯(cuò)誤有亂用次序數(shù)，比如“

一、”以后就是“1.”，亂加標(biāo)點(diǎn)符號，比如“(一)” “(1)”后面加“、”或“1.”園點(diǎn)標(biāo)為“、”。

公文中的計(jì)量單位應(yīng)當(dāng)使用國家法定計(jì)量單位。常見問題是長度單位KM用成“公里”，重量單位KG用成“公斤”。

公文中的數(shù)字，除成文日期、部分結(jié)構(gòu)層次序數(shù)和在詞、詞組、慣用語、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數(shù)字必須使用漢字外，應(yīng)當(dāng)使用阿拉伯?dāng)?shù)字。

1．定型的詞、詞組、成語、慣用語、縮略語或具有倏色彩的詞語中作為語素的數(shù)字，必須使用漢字。如：二萬五千里長征、三心二意、四平八穩(wěn)、五星紅旗、六神無主、七上八下、八國聯(lián)軍、九死一生、十萬火急、零點(diǎn)方案、星期

五、第三季度、不管三七二十一、十六屆四中全會等。

2．中國歷史紀(jì)年、干支紀(jì)年、各民族非公歷紀(jì)年等，均使用漢字。如：萬歷十五年、丙寅年十月十八日、八月十五中秋節(jié)、正月初五等。有時(shí)為了表達(dá)得更加明白，可以在它們的后邊用阿拉伯?dāng)?shù)字括注公歷。如：藏歷陽森龍年八月二十六日（1964年10月1日）。

3．含有月日簡稱表示事件、節(jié)日或其它特定意義的詞組，應(yīng)用漢字?jǐn)?shù)字。如果涉及一月、十一月、十二月，為避免歧義，要將表示月和日的數(shù)字用間隔號“﹒”隔開，并處加引號。如：“一?二八”事跡（1月28曰）、“一二?九運(yùn)動”（12月9曰）等。涉及其他月份時(shí)，不用間隔號，是否使用引號，視事件的知名度而定。如五四運(yùn)動、五一國際勞動節(jié)、十一國慶節(jié)、“九一三”事件等。

4．相鄰的兩個(gè)數(shù)字并列連用表示概數(shù)的，須使用漢字?jǐn)?shù)字。連用的兩個(gè)數(shù)字之間不能用頓號隔開，如：三四天、五六米、七八個(gè)、十五六歲、五六萬套、三四百里、四十五六歲等。

5．用“幾”“多”“余”“左右”“上下”“約”等表示約數(shù)時(shí)，使用漢字?jǐn)?shù)字。如：幾千年、百多次、十余年、八萬左右、三十上下、約五十人等。如果文中出現(xiàn)一組最有統(tǒng)計(jì)意義和比較意義的數(shù)字，用“多”“約”等表示約數(shù)時(shí)，為保持局部體例上的一致，其約數(shù)也可以使用阿拉伯?dāng)?shù)字。如：該省從機(jī)動財(cái)政中拿出近2000萬元，調(diào)撥鋼材3000多噸、水泥30000多噸、柴油1400多噸，用于農(nóng)田水利基本建設(shè)。

6．公歷世紀(jì)、年代、年、月、日、分、秒，要求使用阿拉伯?dāng)?shù)字。如，公元前9世紀(jì)、公元前221年、20世紀(jì)80年代、公元1949年10月1曰、15時(shí)20分45秒等。年份一般不用簡寫，如：2005年，不應(yīng)寫成05年。7．統(tǒng)計(jì)表中的數(shù)值，如正負(fù)數(shù)、小數(shù)、百分比、分?jǐn)?shù)、比例等，必須使用阿拉伯?dāng)?shù)字。例如，34568、23.5、1:500、56%、1/8等。8．物理量量值必須使用阿拉伯?dāng)?shù)字。如300kg、15cm、350C等。非物理量，一般情況下應(yīng)使用阿拉伯?dāng)?shù)字，如235元，11個(gè)月、100名。9．部隊(duì)番號、文件編號、證件號碼和其他序號，須用阿拉伯?dāng)?shù)字。例如：38915部隊(duì)、總3211號、國辦發(fā)〔2005〕8號文件、T37/T38次快車、HP—3000型電子計(jì)算機(jī)、90號汽油、維生素B1等。

10．引文標(biāo)注中的版次、卷次、頁碼，除古籍應(yīng)與所擾版本一致外，一般要使用阿拉伯?dāng)?shù)字。例如：列寧：《新生的中國》，見《列寧全集》中文2版，第22卷，208頁，北京，人民出版社，1990。

11．表示數(shù)字的范圍也有寫法的講究。例如：“3萬～8萬”，不能寫成“3～8萬”；5%～15%，不能寫成“5～15%”。

（七）附件

公文如有附件，在正文下空l行左空2字用3號仿字體字標(biāo)識“附件”，后標(biāo)全角冒號和名稱。附件如有序號使用阿拉伯?dāng)?shù)碼(如“附件：1．×××××”)；附件名稱后不加標(biāo)點(diǎn)符號。附件應(yīng)與公文正文一起裝訂，并在附件左上角第l行頂格標(biāo)識“附件”，有序號時(shí)標(biāo)識序號；附件的序號和名稱前后標(biāo)識應(yīng)一致。如附件與公文正文不能一起裝訂，應(yīng)在附件左上角第l行頂格標(biāo)識公文的發(fā)文字號并在其后標(biāo)識附件(或帶序號)。

（八）成文日期

用漢字將年、月、日標(biāo)全；“零”寫為“O”，不能寫為“0”。

（九）公文生效標(biāo)識 公文生效標(biāo)識是證明公文效力的表現(xiàn)形式。它包括發(fā)文機(jī)關(guān)印章或簽署人姓名。公文生效標(biāo)識有以下兩種情況，一種是單一發(fā)文機(jī)關(guān)如何標(biāo)識公文生效標(biāo)識，另一種是聯(lián)合行文的機(jī)關(guān)如何標(biāo)識公文生效標(biāo)識。單一機(jī)關(guān)制發(fā)的公文在落款處不署發(fā)文機(jī)關(guān)名稱，只標(biāo)識成文日期。成文日期右空4字；加蓋印章應(yīng)上距正文l行之內(nèi)，端正、居中下壓成文時(shí)間，印章用紅色。

當(dāng)聯(lián)合行文需加蓋兩個(gè)印章時(shí)，應(yīng)將成文日期拉開，左右各空7字；主辦機(jī)關(guān)印章在前；兩個(gè)印章均壓成文日期，印章用紅色。

當(dāng)聯(lián)合行文需加蓋3個(gè)以上印章時(shí)，為防止出現(xiàn)空白印章，應(yīng)將各發(fā)文機(jī)關(guān)名稱(可用簡稱)按加蓋印章順序排列在相應(yīng)位置，并使印章加蓋或套印在其上。主辦機(jī)關(guān)印章在前，每排最多排3個(gè)印章，兩端不得超出版心。

（十）特殊情況說明

當(dāng)公文排版后所剩空白處不能容下印章位置時(shí)，應(yīng)采取調(diào)整行距、字距的措施加以解決，務(wù)使印章與正文同處一面，不得采取標(biāo)識“此頁無正文”的方法解決。

（十一）主題詞

“主題詞”用3號黑體字，居左頂格標(biāo)識，后標(biāo)全角冒號；詞目用3號小標(biāo)宋體字；詞目之間空1字；主題詞不能超過5個(gè)。

（十二）抄送機(jī)關(guān)

公文如有抄送機(jī)關(guān)，在主題詞下l行；左右各空1字，用3號仿宋體字標(biāo)識“抄送”，后標(biāo)全角冒號；抄送機(jī)關(guān)間用逗號隔開，回行時(shí)與冒號后的抄送機(jī)關(guān)對齊；在最后一個(gè)抄送機(jī)關(guān)后標(biāo)句號。如主送機(jī)關(guān)移至主題詞之下，標(biāo)識方法同抄送機(jī)關(guān)。

（十三）印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期

位于抄送機(jī)關(guān)之下(無抄送機(jī)關(guān)在主題詞之下)占l行位置；用3號仿宋體字。印發(fā)機(jī)關(guān)左空l字，印發(fā)日期右空1字。印發(fā)日期以公文付印的日期為準(zhǔn)，用阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)識。

（十四）頁碼

用4號半角白體阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)識。

三、行文規(guī)則

（一）上行文規(guī)則

請示和報(bào)告等上行文一般不得越級行文?！罢埵尽睉?yīng)當(dāng)一文一事，一般只寫一個(gè)主送機(jī)關(guān)，需要同時(shí)送其他機(jī)關(guān)的，應(yīng)當(dāng)用抄送形式，但不得抄送其下級機(jī)關(guān)。“報(bào)告”不得夾帶請示事項(xiàng)。除上級機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人直接交辦的事項(xiàng)外，不得以機(jī)關(guān)名義向上級機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人報(bào)送“請示”、“意見”和“報(bào)告”。

（二）下行文規(guī)則

政府各部門依據(jù)部門職權(quán)可以相互行文和向下一級政府的相關(guān)業(yè)務(wù)部門行文；除以函的形式商洽工作、詢問和答復(fù)問題、審批事項(xiàng)外，一般不得向下一級政府正式行文。向下級機(jī)關(guān)或者本系統(tǒng)的重要行文，應(yīng)當(dāng)同時(shí)抄送直接上級機(jī)關(guān)。

部門內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)除辦公廳(室)外不得對外正式行文。比如說：市財(cái)政局辦公室可以以辦公室的名義對外行文，蓋辦公室的印鑒，但其它業(yè)務(wù)科室不可以以科室名義對外行文，我們經(jīng)常可以看到的是以市政府辦公室的名義的公文，但沒有看到過市政府政研室等對外的行文。

（三）聯(lián)合行文規(guī)則

同級政府、同級政府各部門、上級政府部門與下一級政府可以聯(lián)合行文；政府與同級黨委和軍隊(duì)機(jī)關(guān)可以聯(lián)合行文；政府部門與相應(yīng)的黨組織和軍隊(duì)機(jī)關(guān)可以聯(lián)合行文；政府部門與同級人民團(tuán)體和具有行政職能的事業(yè)單位也可以聯(lián)合行文。政府部門不能與企業(yè)聯(lián)合行文。

聯(lián)合行文應(yīng)當(dāng)明確主辦部門。須經(jīng)政府審批的事項(xiàng)，經(jīng)政府同意也可以由部門行文，文中應(yīng)當(dāng)注明經(jīng)政府同意。但門之間對有關(guān)問題未經(jīng)協(xié)商一致，不得各自向下行文。如擅自行文，上級機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)責(zé)令糾正或撤銷。公文寫作基礎(chǔ)知識二

一、公文的概念

－－公文，即公務(wù)文書，是國家機(jī)關(guān)及其他社會組織在行使職權(quán)和實(shí)施管理的過程中形成的具有法定效用與規(guī)范格式的文件材料,是辦理公務(wù)的重要工具。公文的基本含義,可以從四個(gè)方面來理解：(1)公文形成的主體是國家機(jī)關(guān)及其他社會組織。(2)公文形成的條件是行使職權(quán)和實(shí)施管理。

(3)公文是具有法定效用與規(guī)范格式的文件材料.這是公文區(qū)別于其他文章和圖書資料的主要特點(diǎn)。

(4)公文是辦理公務(wù)的重要工具之一。

二、公文的發(fā)展、演變，反映了歷代政權(quán)的性質(zhì)，也反映了統(tǒng)治者的需要及其對公文在行使政治權(quán)力中的重要性的認(rèn)識程度。公文是統(tǒng)治階級實(shí)現(xiàn)其統(tǒng)治的一種重要工具，因此，文書工作具有鮮明的階級性，它從屬于一定的政治集團(tuán)并為其服務(wù)。

三、“文書”、“文件”、“公文”這三個(gè)概念，在機(jī)關(guān)的日?；顒又惺腔疽恢碌?。

四、公文的特點(diǎn)主要表現(xiàn)在五個(gè)方面(1)公文有法定的作者。(2)公文有法定的權(quán)威。(3)公文有特定的效用。(4)公文有規(guī)范的體式。(5)公文有規(guī)定的處理程序。

五、公文的作用主要表現(xiàn)在五個(gè)方面(1)領(lǐng)導(dǎo)和指導(dǎo)作用。(2)行為規(guī)范作用。(3)傳遞信息作用。(4)公文聯(lián)系作用。(5)憑證記載作用。

六、公文的分類：

(1)從公文的來源來劃分：對外文件、收來文件、內(nèi)部文件，(2)從公文的行文關(guān)系上來劃分：上行文、平行文、下行文。(3)從公文的秘密程度和閱讀范圍來劃分：秘密文件、普通文件、公布文件。

(4)從公文的制發(fā)機(jī)關(guān)的性質(zhì)和公文作用來劃分：法規(guī)文件、行政文件、黨的文件。法規(guī)文件又可分為法律文件、法令文件、行政法規(guī)文件。(5)從公文內(nèi)容的性質(zhì)和特點(diǎn)來劃分：指揮性公文、規(guī)范性公文、報(bào)請性公文、知照性公文、記錄性公文。常見的公文分類還有：

(1)從文件的緩急程度上劃分，分為特急件和急件。

(2)從文件的使用范圍來劃分，可分為通用文件、專用文件和技術(shù)文件。(3)從文件的發(fā)送目的來劃分，可分為主送件、抄送件和批轉(zhuǎn)件、轉(zhuǎn)發(fā)件。(4)從文件的處理要求來劃分，可分為急件和平件。急件又可可分為需辦文件(辦件)和參閱文件(閱件)等。第二章 公文寫作

一、公文寫作，是指公文的起草與修改，是撰寫者代機(jī)關(guān)立言，體現(xiàn)機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)意圖和愿望的寫作活動．公文寫作包括起草初稿、討論修改形成送審稿的整個(gè)過程。在機(jī)關(guān)起草的實(shí)踐中，起草公文的任務(wù)可以由一人承擔(dān)，也可以由多人承擔(dān)，這主要取決于公文的重要程度和機(jī)關(guān)的文書人員隊(duì)伍條件。

二、公文質(zhì)量直接關(guān)系到機(jī)關(guān)的工作效率問題，關(guān)系到黨和國家方針政策的貫徹問題，關(guān)系到公文本身的效用問題。公文質(zhì)量主要體現(xiàn)在公文的思想內(nèi)容與文字表達(dá)兩個(gè)方面．在思想內(nèi)容方面，應(yīng)該政策性強(qiáng)、針對性強(qiáng)、科學(xué)性強(qiáng)。在文字表達(dá)方面，應(yīng)該結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)、語言精當(dāng)、行文規(guī)范。

三、公文寫作的主要特點(diǎn)表現(xiàn)在六個(gè)方面(1)被動寫作，遵命性強(qiáng)。(2)對象明確，針對性強(qiáng)。(3)集思廣益，群體性強(qiáng)。(4)決策之作，政策性強(qiáng)。(5)急迫之作，時(shí)限性強(qiáng)。(6)講究格式，規(guī)范性強(qiáng)。

四、公文寫作的基本要求是：

(1)要保證公文內(nèi)容在政治上的正確性。(2)要實(shí)事求是，在業(yè)務(wù)上符合客觀規(guī)律。

(3)在文字表述上準(zhǔn)確、鮮明、生動、符合語法邏輯。(4)公文起草要符合統(tǒng)一規(guī)定的體式與程序。(5)要注意選用書寫的載體材料與字跡材料。

五、公文寫作的一般步驟和方法是：(1)明確發(fā)文主旨。(2)收集有關(guān)材料。(3)擬出寫作提綱。(4)認(rèn)真起草正文。(5)反復(fù)檢查修改。

六、公文寫作人員的素質(zhì)修養(yǎng)主要體現(xiàn)在五個(gè)方面：(1)政治素質(zhì)好。

(2)有一定的政策理論水平。(3)熟悉業(yè)務(wù)和機(jī)關(guān)工作情況。(4)有較寬的知識面。(5)有較好的文字功底。

七、公文寫作人員加強(qiáng)修養(yǎng)應(yīng)從三個(gè)方面著手：(1)完善自我，勇于創(chuàng)新。(2)博覽群書，增長知識。(3)深入實(shí)踐，勤學(xué)苦練。第三章 公文的體式與稿本

一、公文的體式是指公文的文體、構(gòu)成要素及其在格式上的安排。公文之所以要有一定的體式，主要是為了保證公文的完整性、正確性與有效性，提高辦事效率并為公文處理工作提供方便。建國以來，為了擺脫舊的公文體式的影響，黨和國家曾對公文體式作過多次規(guī)定和改革，從而使公文成為黨政機(jī)關(guān)實(shí)施領(lǐng)導(dǎo)與管理的有力工具。

二、公文質(zhì)量直接關(guān)系到機(jī)關(guān)的工作效率問題，關(guān)系到黨和國家方針政策的貫徹問題，關(guān)系到公文本身的效用問題。公文質(zhì)量主要體現(xiàn)在公文的思想內(nèi)容與文字表達(dá)兩個(gè)方面．在思想內(nèi)容方面，應(yīng)該政策性強(qiáng)、針對性強(qiáng)、科學(xué)性強(qiáng)。在文字表達(dá)方面，應(yīng)該結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)、語言精當(dāng)、行文規(guī)范。

二、公文的文體是指在公文寫作中運(yùn)用語言陳述事情、說明問題所采取的具體方法和特點(diǎn)，即公文的表達(dá)方式和語體特征。公文屬應(yīng)用文體，它除具有應(yīng)用文體的一般特點(diǎn)外，在表達(dá)方式和語言運(yùn)用上又有它自身的特點(diǎn)：在表達(dá)方式上，兼用敘述、說明和議論三種表達(dá)方式是公文文體的主要特點(diǎn)；公文在語言運(yùn)用方面應(yīng)當(dāng)做到準(zhǔn)確、簡明、莊重、得體。三、一份完整的公文由一些規(guī)定的數(shù)據(jù)項(xiàng)目構(gòu)成，這些數(shù)據(jù)項(xiàng)目就是公文的構(gòu)成要素，或稱公文的組成部分。《國家機(jī)關(guān)公文格式》將公文結(jié)構(gòu)的諸要素分為指定項(xiàng)目和選定項(xiàng)目。

四、公文的書面格式是指公文構(gòu)成的數(shù)據(jù)項(xiàng)目在公文文面上所處的位置和書寫的樣式。公文講求書面格式,這是公文在形式上區(qū)別于一般公文的重要標(biāo)志.公文的書面格式在文面上一般分為文頭、行文和文尾三個(gè)部分。公文的文頭部分包括公文格式代碼、印制順序號、秘密等級、緊急程度、收文處理標(biāo)記、發(fā)文機(jī)關(guān)版頭、發(fā)文字號、簽發(fā)人姓名等項(xiàng)；公文的行文部分包括公文標(biāo)題、題注、主送機(jī)關(guān)、正文、無正文說明、附件說明、發(fā)文機(jī)關(guān)署名、成文日期、機(jī)關(guān)印章與領(lǐng)導(dǎo)人簽署、注釋及特殊要求說明等項(xiàng)；公文的文尾部分包括主題詞、抄送機(jī)關(guān)、印發(fā)說明、頁碼等項(xiàng)。

五、公文的排版形式是指公文數(shù)據(jù)項(xiàng)目在文件版面上的標(biāo)印格式,是指公文的外觀形式.公文的排版形式主要包括：公文版頭設(shè)計(jì)、版面安摔、字體字號、字行字距、天地頁邊、用紙規(guī)格等。

六、公文的裝訂要求：公文一律左側(cè)裝訂.一般采用線裝、釘裝或膠帖的辦法。裝訂時(shí),文件頁碼要折疊整齊，認(rèn)真編排，注意不可錯(cuò)頁漏滑頁，以保持公文的完整。

七、公文的稿本是指公文的文稿和文本，同一內(nèi)容和形式的文件，在撰寫印刷過程中，以及根據(jù)使用時(shí)的不同需要，又往往形成不同的文稿和文本。公文的文稿是指公文在起草過程中形成的一次又一次的稿子，包括草稿、定稿兩種。同一份文件，根據(jù)它們的不同用途，可分為正本、副本、存本、修訂本；一些法規(guī)性文件又有試行本、暫行本妁形式，同一內(nèi)容的文件使用不同的文字就又成為不同的文字文本。第四章 公文的行文規(guī)范

一、按照一定的規(guī)定或準(zhǔn)則來維護(hù)機(jī)關(guān)之間的行文秩序稱為行文規(guī)范。公文行文規(guī)范的內(nèi)容包括行文關(guān)系、行文方向與方式以及行文規(guī)則三個(gè)方面。

二、公文的行文關(guān)系是指發(fā)文機(jī)關(guān)與收文機(jī)關(guān)之間的公文往來關(guān)系。具體地說，行文關(guān)系是根據(jù)機(jī)關(guān)的組織系統(tǒng)、領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系和職權(quán)范圍所確定的機(jī)關(guān)之間的文件授受關(guān)系。國家行政機(jī)關(guān)的隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍是由《中華人民共和國憲法》規(guī)定的.地方各級人民政府服從國務(wù)院(中央人民政府)是我國各級行政機(jī)關(guān)行文關(guān)系的基本準(zhǔn)則.黨的各級組織的隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍是由《中國共產(chǎn)黨章程》規(guī)定的。下級服從上級，全黨服從中央是黨的各級組織行文關(guān)系的基本準(zhǔn)則。

三、根據(jù)機(jī)關(guān)之間的不同的行文關(guān)系，可以將機(jī)關(guān)的行文分為上行下行和平行三個(gè)方向，并根據(jù)機(jī)關(guān)工作的需要分為三種行文方式：(1)下行文。下行文是指上級領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)或業(yè)務(wù)主管部門對所屬下級機(jī)關(guān)或業(yè)務(wù)部門的一種行文。根據(jù)發(fā)文的不同目的和要求,下行文可分為三種行文方式：①逐級下行文；②多級下行文；⑧直達(dá)基層組織和群眾的下行文。

(2)上行文。上行文是指下級機(jī)關(guān)或業(yè)務(wù)部門向所屬上級領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)或業(yè)務(wù)主管部門的一種行文。根據(jù)發(fā)文機(jī)關(guān)的實(shí)際工作需要,上行文又可以分為三種行文方式：①逐級上行文,這是上行文中最基本、最常用的一種方式；②多級上行文；⑧越級上行文。

(3)平行文是指同級機(jī)關(guān)或者不相隸屬的，沒有領(lǐng)導(dǎo)與指導(dǎo)關(guān)系的機(jī)關(guān)之間的行文。

第五章 機(jī)關(guān)法定公文的寫作（上）

一、命令，簡稱令，是領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)頒發(fā)的具有強(qiáng)制執(zhí)行性質(zhì)的指揮性公文。它具有權(quán)威性、指揮性和強(qiáng)制性。就行政系統(tǒng)而言，國家最高領(lǐng)導(dǎo)人、國務(wù)院及其所屬部委、鄉(xiāng)級以上地方各級人民政府，有權(quán)發(fā)布命令。其最常用的有：公布令、行政令、嘉獎(jiǎng)令。它的寫作要求是：(1)必須根據(jù)憲法，法律規(guī)定的權(quán)限范圍發(fā)布命令；(2)要注意各類型命令寫作的共同點(diǎn)和不同點(diǎn)；(3)語言要準(zhǔn)確、凝練、莊重有力；

二、議案，是供各級人民代表大會和各級人民代表大會常務(wù)委員會在開會期間審議使用的一種書面文件．它的特點(diǎn)主要有：(1)行文關(guān)系及辦理程序的法定性；(2)行文內(nèi)容的單一性和可行性。

三、可以提出議案的是國家權(quán)力機(jī)關(guān)的有關(guān)機(jī)構(gòu)及人員以及人民代表。議案可分為由職能機(jī)構(gòu)提的議案和由人民代表提出的議案。它的寫作要求有：

(1)提出的問題重要且已具備解決的條件；(2)要注意提出的權(quán)限和時(shí)限；

(3)要注意行文格式和辦理程序。

四、決定，是黨政機(jī)關(guān)對重要事項(xiàng)或重大行動作出決策和安排的指導(dǎo)性公文。其特點(diǎn)主要是性質(zhì)重要、政策性強(qiáng)和有約束力。它的類型有指揮型、個(gè)案型和知照型。各類決定的寫作有相同點(diǎn)也有不同點(diǎn)。決定的標(biāo)題由決定機(jī)構(gòu)、決定事由、文種三部分構(gòu)成。決定的正文，三種類型的寫法略有不同。決定的文字，要準(zhǔn)確、鮮明、簡潔。以便于領(lǐng)會和執(zhí)行。

五、決議，是經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)主持召開的會議通過的對重要事項(xiàng)進(jìn)行決策部署的指導(dǎo)性公文。其特點(diǎn)有二：即表達(dá)群體意志、有權(quán)威性和約束力。決議的主要類型有決策部署和結(jié)果公布兩種類型。

六、指示，是上級機(jī)關(guān)對下級機(jī)關(guān)指導(dǎo)工作的公文。其特點(diǎn)主要是針對性和原則性。按照指示內(nèi)容涉及的范圍，指示可分為：(1)涉及全局問題，帶普遍性的指示；(2)涉及局部問題，帶特殊性的指示。

總的來說，指示的寫作，要以政策把握方向，內(nèi)容要明確扼要，條理要清晰。

七、意見，是黨政機(jī)關(guān)對重要事項(xiàng)發(fā)表的對工作有指導(dǎo)性質(zhì)的文件。依據(jù)發(fā)表見解機(jī)構(gòu)地位的不同，其類型可包括直接指導(dǎo)型和批轉(zhuǎn)執(zhí)行型兩種類型。意見的寫作要注意內(nèi)容的政策性、原則性，對下級的要求要明確具體，表述條理要清晰等等。第六章 機(jī)關(guān)法定公文的寫作（中）

一、公告是機(jī)關(guān)、團(tuán)體向公眾宣布重要事項(xiàng)的告知性文件。通告是機(jī)關(guān)、團(tuán)體在一定范圍內(nèi)公布事項(xiàng)的告知牲文件。其特點(diǎn)為：發(fā)布的公開性、事項(xiàng)的重要性和操作的嚴(yán)肅性。按照其內(nèi)容的性質(zhì)可以分為兩大類；①涉及法定事項(xiàng)的公告、通告；②知照性公告．通告。公告、通告的寫作要求是：①符合權(quán)限，一事一告；②內(nèi)容明確，語氣莊重；②注意格式。

二、公報(bào)是公開發(fā)布重要決定或重大事件的告知性文件。公報(bào)的特點(diǎn)和公告接近，也具有內(nèi)容的公開性和重要性。發(fā)布機(jī)關(guān)的權(quán)威性。常用的公報(bào)類型有：①會議公報(bào)；②統(tǒng)計(jì)公報(bào)；②外交公報(bào)。不同類型的公報(bào)，寫作時(shí)要注意的側(cè)重點(diǎn)有所不同：①會議公報(bào)因發(fā)布目的的不同而有不同的寫法。②統(tǒng)計(jì)公報(bào)必須由國家各級統(tǒng)計(jì)部門或國家指定的機(jī)構(gòu)發(fā)布，任何機(jī)構(gòu)不得隨意發(fā)布全國性、地區(qū)性的統(tǒng)計(jì)數(shù)字。②外交公報(bào)涉及對外關(guān)系，其發(fā)布應(yīng)遵循法定的審批手續(xù)和途徑。

三、通知是向特定受文對象告知或轉(zhuǎn)達(dá)有關(guān)事項(xiàng)或文件，讓對象知道或執(zhí)行的公文。根據(jù)適用范圍的不同，通知主要可分為六大類：發(fā)布性通知、批轉(zhuǎn)性通知、轉(zhuǎn)發(fā)性通知、指示性通知、任免性通知、事務(wù)性通知。通知適用面廣，不同類型的通知因作用不同而寫法也有差異，寫作時(shí)要注意不同類型通知的不同特點(diǎn)。第七章 機(jī)關(guān)法定公文的寫作（下）

一、報(bào)告，是下級機(jī)關(guān)向上級機(jī)關(guān)匯報(bào)工作情況的陳述性公文。報(bào)告的主要特點(diǎn)是重陳述和有主見。報(bào)告的類型：按照內(nèi)容涉及的范圍，報(bào)告可分為綜合報(bào)告和專題報(bào)告。按照行文的目的的不同，可將報(bào)告分為呈報(bào)性報(bào)告和呈轉(zhuǎn)性報(bào)告。報(bào)告的寫作要求：①陳述事實(shí)要清楚扼要；②表述觀點(diǎn)要精練清晰；⑨語言要簡潔樸實(shí)。

二、請示，是下級機(jī)關(guān)向上級機(jī)關(guān)請求指示或批準(zhǔn)的報(bào)請性公文。請示的特點(diǎn)有超前性、說明性和單一性，請示的類型：根據(jù)行文目的的不同，請示可分為三大類：請求批準(zhǔn)類、請求幫助類，請求批轉(zhuǎn)類。請示的寫作：總的說來，要注意這樣幾點(diǎn)：①要遵守行文規(guī)則；②理由要充分，要求要合理，⑧格式要正確，語言要得體。

三、批復(fù)，是答復(fù)下級機(jī)關(guān)請示事項(xiàng)的指示性公文。批復(fù)的主要特點(diǎn)有針對性和指導(dǎo)性。批復(fù)的類型：針對請示的內(nèi)容主要是請求批準(zhǔn)和請求幫助兩方面，批復(fù)也可以分為兩類：表態(tài)性批復(fù)和指示性批復(fù)。批復(fù)寫作要注意這樣三點(diǎn)：①要先回應(yīng)后批復(fù)：⑦態(tài)度要鮮明，措辭要明確；⑧要及時(shí)批復(fù)。

四、函，是機(jī)關(guān)之間辦理日常公務(wù)的交往性公文。函的特點(diǎn)主要有二：①形式靈活，適應(yīng)性強(qiáng)；②務(wù)實(shí)性強(qiáng)。函的類型：根據(jù)內(nèi)容性質(zhì)，函大體可分為四類:商洽函、問復(fù)函、請準(zhǔn)函和知照函。函的寫作總的來說，要注意：一事一“函”，直陳其事和浯言要平實(shí)、親切，自然。

五、會議紀(jì)要，是記載會議情況和精神用以公布或傳達(dá)的紀(jì)實(shí)性文體。會議紀(jì)要的主要特點(diǎn)包括紀(jì)要性、約束性、知照性。根據(jù)會議紀(jì)要的性質(zhì)和擬寫會議紀(jì)要的目的，把會議紀(jì)要分為三大類；決議性會議紀(jì)要、協(xié)議性會議紀(jì)要和研討性會議紀(jì)要。會議紀(jì)要的寫作：

(1)會議紀(jì)要一般是在會議結(jié)束后起草的，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)人簽字同意才算定稿。

(2)會議紀(jì)要的標(biāo)題最常用的形式是“會議名稱加文種”,但中間可省去“會議”二字，也有的會議紀(jì)要，多半是研討性會議紀(jì)要．可以用正副標(biāo)題的形式。

(3)會議紀(jì)要的正文一般分為會議概況、會議內(nèi)容、結(jié)束語三部分。(4)會議紀(jì)要由會議主持機(jī)關(guān)撰寫,可以在最后署機(jī)關(guān)名稱和撰寫日期，也可以只在正文中寫出主持機(jī)關(guān)，不另外署名。

六、條例、規(guī)定：條例是由黨政領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)制定和發(fā)布的系統(tǒng)規(guī)范某一方面工作、活動、行為等的法規(guī)性公文。條例的類型：根據(jù)發(fā)布條例的機(jī)關(guān)的不同，條例可分為三類：①黨的中央機(jī)關(guān)制定的條例；②國家行政機(jī)關(guān)制定的條例；③地方權(quán)力機(jī)關(guān)制定的條例。規(guī)定，是各級黨政機(jī)關(guān)、社會團(tuán)體、企事業(yè)單位規(guī)范某方面工作的規(guī)章性公文。規(guī)定的類型：根據(jù)發(fā)布機(jī)構(gòu)和實(shí)際作用的不同，規(guī)定分為三種類型；①黨內(nèi)規(guī)定；②法規(guī)性規(guī)定；③一般性規(guī)定?？蓪l例和規(guī)定的寫作要點(diǎn)綜合為以下四點(diǎn)：①草擬條例和規(guī)定要遵循一定的原則；②起草條例和規(guī)定，應(yīng)當(dāng)對現(xiàn)行內(nèi)容相同的法規(guī)進(jìn)行清理，同時(shí)應(yīng)當(dāng)注意與其他有關(guān)法規(guī)的銜接和協(xié)調(diào)；③條例和規(guī)定的內(nèi)容用條文表達(dá)，常見的有“章條式”和“條款式”兩種寫法。

第八章 機(jī)關(guān)其他常用文書的寫作(上)

一、規(guī)章類文書是規(guī)范工作、活動、行為等的法規(guī)、規(guī)章制度類文書，適用于黨政系統(tǒng)、社會團(tuán)體、企事業(yè)單位及各類組織機(jī)構(gòu)。規(guī)章類文書包括條例、規(guī)定、辦法、實(shí)施細(xì)則、章程、規(guī)則、守則、制度、公約等等文種.規(guī)章類文書的特點(diǎn);內(nèi)容的規(guī)范性、執(zhí)行的強(qiáng)制性和制定的程序性。不同的規(guī)章類文書的寫作要求存在一定的差別。

1、辦法的內(nèi)容較多的用“章條式”，一般常見的是“條款式”。辦法的內(nèi)容，應(yīng)具體、周全、便于操作。

2、實(shí)施細(xì)則的寫法一般也是“章條式”或“條款式”,但其第一條必須說明是哪個(gè)法律或法規(guī)的實(shí)施細(xì)則。

3、章程是一定的組織機(jī)構(gòu)制定的確定組織原則或辦事原則的規(guī)章類文書.章程的形式也是“章條式”和“條款式”兩種。政黨、較大的社會團(tuán)體的章程多為“章條式”，機(jī)構(gòu)較小、涉及事務(wù)不多的章程，可用“條款式”。

4、守則是特定范圍的全體成員必須遵守的行為準(zhǔn)則，要求內(nèi)容簡短、精練、易記。

二、計(jì)劃類文書的作用：下情上達(dá)、上情下達(dá)、統(tǒng)一自身步調(diào)。計(jì)劃類文書的特點(diǎn):目標(biāo)的前瞻性、操作的預(yù)想性．計(jì)劃類文書的類型：規(guī)劃類、計(jì)劃類、安排類。計(jì)劃類文書的寫作要求:分析情況要認(rèn)真細(xì)致、確定目標(biāo)要實(shí)事求是、措施要切實(shí)可行、條目要分明、語言要簡潔。

三、總結(jié)是機(jī)關(guān)團(tuán)體在實(shí)施計(jì)劃或完成任務(wù)之后，對已做工作進(jìn)行概括及評估的文書?？偨Y(jié)的主要作用：下情上達(dá)、提高自身。總結(jié)的特點(diǎn)：回顧性、經(jīng)驗(yàn)性?？偨Y(jié)的寫作要求：回顧工作情況要實(shí)事求是、總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)要著跟未來、綱目要清晰、文風(fēng)要平實(shí)。

四、調(diào)查報(bào)告是針對現(xiàn)實(shí)中發(fā)生的較重大的問題，作專門調(diào)查后，利用調(diào)查材料寫成的書面報(bào)告。調(diào)查報(bào)告的作用：提供真實(shí)的社會情況，為制定政策、貫徹政策、宣揚(yáng)先進(jìn)、揭露黑暗、解決工作中的疑難問題服務(wù)。調(diào)查報(bào)告的特點(diǎn)：針對性強(qiáng)、紀(jì)實(shí)性強(qiáng)。調(diào)查報(bào)告的寫作應(yīng)注意:深入細(xì)致、客觀公正的調(diào)查是寫好調(diào)查報(bào)告的前提。第九章 機(jī)關(guān)其他常用文書的寫作（下）

一、講話類文書就是人們在各種特定場合發(fā)言時(shí)所依據(jù)的各類文稿的總稱。根據(jù)講話的場合及主旨的不同，講話類文書可以分為三種類型：①講話稿；②開幕詞、閉幕詞；⑧歡迎詞、歡送詞、答謝詞。講話類文書一般都包括以下特點(diǎn)；口頭性、直接性、針對性、情感性。講話稿、歡迎詞、歡送詞、答謝詞的寫作格式包括開頭、主體、結(jié)尾。開幕詞、閉幕詞的寫作格式包括開頭、正文、結(jié)尾。講話類文書的寫作要求：主題要鮮明、集中；材料要真實(shí)、新穎；布局要清晰、緊湊；語言要明白、生動。

二、記錄類文書是指如實(shí)記錄有關(guān)內(nèi)容而形成的公務(wù)文書。記錄類文書包括會議記錄、電話記錄、接待記錄和大事記。記錄類文書的特點(diǎn)：內(nèi)容的紀(jì)實(shí)性、材料的直接性、語言的實(shí)錄性。會議記錄一般包括會議組織情況、會議的議題和議程、會議的進(jìn)程和內(nèi)容、必要的手續(xù)。電話記錄可分為發(fā)出電話記錄和接收電話記錄。接待記錄的格式應(yīng)包括來訪者的姓名及有關(guān)情況、反映的問題及要求、接待人姓名、時(shí)間以及辦理結(jié)果等項(xiàng)。大事記是按年、月、日的先后順序進(jìn)行如實(shí)記載的一種記錄性文書。大事記的寫作要求：要記錄“大”事、記錄要客觀真實(shí)、要言簡意賅。

三、簡報(bào)就是簡明扼要的書面報(bào)告。按內(nèi)容分，簡報(bào)包括會議簡報(bào)和工作簡報(bào)。簡報(bào)類文書的特點(diǎn)：簡、快、新。筒報(bào)類文書一般都由報(bào)頭、主體、報(bào)尾組成。簡報(bào)類文書的寫作要求：內(nèi)容要真實(shí)、確刨；篇幅要短??；針對性、指導(dǎo)性要強(qiáng)。

四、建議類文書是以書面形式提出建議、意見的一類公務(wù)文書。建議類文書一般可分為議案、提案和建議等。建議類文書的特點(diǎn)：建議性、說理性、委婉性、提案是指提請機(jī)關(guān)或一定組織的會議討論、處理的意見或建議的文書。提案一般在各級政協(xié)會議和職工代表大會中使用。提案的寫作格式一般包括標(biāo)題、案由、提案人、理由、辦法、日期.提案的寫作要求:熱悉同提案有關(guān)的情況、注意區(qū)別提案同一般文章的行文格式.建議是組織、單位或個(gè)人對某項(xiàng)工作、某項(xiàng)活動或某方面的問題提出建議性的意見、建議時(shí)使用的文書.建議的篇章結(jié)構(gòu):是由標(biāo)題、稱謂、正文和落款組成。

建議的寫作要求：把握分寸要適度、所列內(nèi)容要具體、表達(dá)語言要精練。第十章 公文處理工作

一、在機(jī)關(guān)秘書部門的工作活動中，公文處理工作是一項(xiàng)最主要、最大量。也是最重要的日常工作.公文處理工作通過公文的擬制、辦理、管理以及立卷歸檔的一系列相互銜接的程序和環(huán)節(jié),構(gòu)成機(jī)關(guān)信息運(yùn)轉(zhuǎn)與處理的科學(xué)流程。公文處理工作具有政治性、時(shí)限性、機(jī)要性和規(guī)范性的特點(diǎn)。

二、公文處理工作是機(jī)關(guān)工作的一個(gè)重要組成部分,在機(jī)關(guān)工作中起著重要的作用。公文處理工作的作用與公文的作用是有區(qū)別的，公文處理工作的作用主要是指從公文的形成到公文的辦理、管理、立卷歸檔等一系列環(huán)節(jié)對機(jī)關(guān)工作所發(fā)揮的作用，這種作用主要表現(xiàn)為：助手作用、紐帶作用和查考作用。公文處理工作的基本任務(wù)是：科學(xué)地組織機(jī)關(guān)的文書工作，有條理地、安全地運(yùn)轉(zhuǎn)公文，完整地保管公文．正確地發(fā)揮公文的作用，有效地推進(jìn)機(jī)關(guān)工作，為機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)工作服務(wù)，為社會主義現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)，公文處理工作的組織，包括組織機(jī)構(gòu)、組織領(lǐng)導(dǎo)和組織形式三個(gè)方面。

三、就一個(gè)機(jī)關(guān)而言，它的公文處理工作不像機(jī)關(guān)的人事、財(cái)務(wù)等職能部門一樣，設(shè)立某一機(jī)構(gòu)負(fù)起全部的責(zé)任,或者各機(jī)構(gòu)自上面下地形成一個(gè)垂直領(lǐng)導(dǎo)的獨(dú)立體系,各機(jī)關(guān)公文處理機(jī)構(gòu)的設(shè)置，要視機(jī)關(guān)規(guī)模的大小、工作任務(wù)的繁簡、公文數(shù)量的多少而定。

四、公文處理工作的領(lǐng)導(dǎo)、指導(dǎo)關(guān)系可以從以下幾個(gè)方面分析;1)從全國來說，由中共中央辦公廳、國務(wù)院辦公廳分別負(fù)責(zé)領(lǐng)導(dǎo)和指導(dǎo)黨和政府系統(tǒng)的文書工作。(2)從一個(gè)機(jī)關(guān)來說，它的公文處理工作是由本機(jī)關(guān)的秘書長或辦公廳(室)主任負(fù)責(zé)領(lǐng)導(dǎo)的。(3)從上下級的關(guān)系來說，上級機(jī)關(guān)的辦公廳(室)負(fù)有責(zé)任對其下屬的機(jī)關(guān)，單位的公文處理工作進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)。(4)機(jī)關(guān)檔案部門對機(jī)關(guān)的文書工作也負(fù)有一定的指導(dǎo)責(zé)任。

五、公文處理工作的組織形式可分為兩種類型；集中形式和分工形式。一個(gè)機(jī)關(guān)究竟應(yīng)當(dāng)采取什么樣的公文處理工作組織形式，通常要結(jié)合考慮以下幾種情況：

(1)機(jī)關(guān)的工作性質(zhì)、任務(wù)和職權(quán)范圍。(2)機(jī)關(guān)內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)設(shè)置的層次、數(shù)量。(3)機(jī)關(guān)收發(fā)文件數(shù)量的多少。

(4)機(jī)關(guān)辦公駐地是集中還是分散以及距離的遠(yuǎn)近。

(5)機(jī)關(guān)工作人員的數(shù)目和機(jī)關(guān)文書工作人員的配備，等等。

六、公文處理工作的具體要求可以概括為:①準(zhǔn)確周密，確保質(zhì)量;②及時(shí)迅速,注重時(shí)效；⑧保守機(jī)密，安全可靠;④集中統(tǒng)一，加強(qiáng)管理；⑤實(shí)事求是，遵規(guī)守紀(jì)；⑥精簡文件,提高效率。

第十一章 公文辦理程序

一、公文辦理程序就是指公文在機(jī)關(guān)內(nèi)部從形成到運(yùn)轉(zhuǎn)處理所必須經(jīng)過的一系列環(huán)節(jié)。公文辦理程序包括收文辦理和發(fā)文辦理兩個(gè)部分。

二、收文,是指機(jī)關(guān)文書部門收進(jìn)外單位發(fā)來的文件材料。收文辦理是指文書部門收到文件材料后，在機(jī)關(guān)內(nèi)部及時(shí)運(yùn)轉(zhuǎn)直到閱辦完畢的全過程。組成這一過程的一系列相互銜接的環(huán)節(jié)稱之為收文辦理程序.主要有:簽收、拆封與登記、分發(fā)與傳閱；擬辦、批辦與承辦；催辦、查辦與注辦。

公文的簽收是指收到文件材料后，收件人在對方的公文投遞單或送文簿上簽字，以明確交接雙方的責(zé)任，保證公文運(yùn)轉(zhuǎn)的安全可靠。它是收文辦理的第一個(gè)環(huán)節(jié)。簽收后，文件的拆封是文書人員的職責(zé)。公文的登記就是將需要登記的文件在收文登記簿上編號和記載文件的來源、去向，以保證文件的收受和處理。登記的原則是方便文件的運(yùn)轉(zhuǎn)和管理。收文登記的形式一般可分為簿冊式、聯(lián)單式和卡片式三種。公文的分發(fā)亦稱分辦，是指文書人員在文件拆封登記以后，按照文件的內(nèi)容、性質(zhì)和辦理要求，及時(shí)準(zhǔn)確地將收來的文件分送給有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)、有關(guān)部門和承辦人員閱辦。公文的傳閱是指單份或份數(shù)很少的文件以及一些非承辦性文件，需要經(jīng)機(jī)關(guān)各位領(lǐng)導(dǎo)和許多部門閱知時(shí)，由文書人員組織在他們中間傳遞和閱讀。公文的擬辦是指對來文的處理提出初步意見，供領(lǐng)導(dǎo)人批辦時(shí)參考。公文的批辦是指機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人對送批的文件如何處理所作的批示．公文的承辦，這一環(huán)節(jié)，既是收文辦理的最后一道程序，又是發(fā)文程序的開始。它直接關(guān)系到發(fā)文的質(zhì)量和機(jī)關(guān)工作的效率。公文的催辦是指那些必須辦理答復(fù)的文件，根據(jù)承辦時(shí)限的要求，及時(shí)地對文件承辦的情況進(jìn)行督促和檢查。催辦工作一般有對內(nèi)催辦和對外催辦兩種情況。查辦是指文書工作人雖協(xié)助機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)檢查各項(xiàng)方針、政策、決議、指示的執(zhí)行和落實(shí),以及對某些問題進(jìn)行查處,解決的一項(xiàng)承辦性工作。公文的注辦是對公文承辦的情況和結(jié)果，由經(jīng)辦人在公文處理單上所作的簡要說明。

三、發(fā)文，是指機(jī)關(guān)文書部門根據(jù)本機(jī)關(guān)的工作需要向外發(fā)出文件材料,包括本機(jī)關(guān)制發(fā)、轉(zhuǎn)發(fā)、翻印、復(fù)印的文件材料等。發(fā)文辦理，就是指文從擬稿到印制發(fā)出的整個(gè)運(yùn)行過程。發(fā)文辦理程序由擬稿、審核與簽發(fā)；核發(fā)、繕印與校對；用印、登記與分發(fā)等環(huán)節(jié)組成。公文擬稿是發(fā)文辦堙的第一個(gè)環(huán)節(jié)，同時(shí)也是整個(gè)公文處理工作的關(guān)鍵性環(huán)節(jié)之一。公文的審核是指公文的草稿在送交機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人審批簽發(fā)以前，對公文的內(nèi)容，體式進(jìn)行的全面審核和檢查。它也是公工處理工作的關(guān)鍵性環(huán)節(jié)之一。公文的簽發(fā)是指機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人對文稿最后審批。它是公文形成的關(guān)鍵性環(huán)節(jié)。公文的核發(fā)是指在公文正式印發(fā)之前，對經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)的文稿進(jìn)行復(fù)核并確定發(fā)文字號、分送單位和印制份數(shù)的一項(xiàng)工作。公文的繕印是對已簽發(fā)的公文定稿進(jìn)行印制。公文的校對是對文件質(zhì)量的量后一次檢查。公文的用印是指在印好的文件上加蓋機(jī)關(guān)印章。發(fā)文的登記，其作用與收文登記一樣。第十二章 公文立卷工作

一、公文立卷，是指機(jī)關(guān)文書部門將已經(jīng)辦理完畢的．具有一定查考利用價(jià)值的文件材料，按照它們在形成過程中的聯(lián)系和一定的規(guī)律組成案卷。它是文書部門整理與保存文件的一種重要方法，也是機(jī)關(guān)公文處理工作的重要內(nèi)容。

二、案卷，是指有關(guān)某一問題或某項(xiàng)工作活動的系統(tǒng)的具有密切聯(lián)系的文件材料的組合體。它是文書檔案的基本保管單位，與公文立卷有著密切的聯(lián)系。

三、公文立卷工作的組織。公文立卷工作的組織主要有建立和健全文書部門的立卷制度，正確選擇立卷的地點(diǎn)和確定公文立卷范圍等方面。其中，建立和健全文書部門立卷制度是組織好立卷工作首先要解決好的一個(gè)問題。明確公文立卷的范圍，是保證在公文立卷工作中將那些具有一定查考利用價(jià)值的文件材料，齊全完整地保存下來，便于以后查找利用的需要。

四、公文立卷的原則可表述為,“保持文件之間的歷史聯(lián)系，區(qū)分保存價(jià)值,便于保管和利用”。根據(jù)這一原則對公文立卷工作捉出了“保持文件間的歷史聯(lián)系”、“區(qū)分保存價(jià)值”、“便于保管和利用”三個(gè)方面的要求。公文立卷的基本方法可以概括為：遵循公文立卷的原則與要求，科學(xué)地選用公文中的某些特征作為立卷標(biāo)準(zhǔn)，把文件組合成案卷。這一方法的核心是科學(xué)地選用文件特征作為立卷標(biāo)準(zhǔn)的問題。根據(jù)文件本身的特征組合案卷是公文立卷的主要方法。問題、時(shí)間、文種、作者、地區(qū)和通訊者可作為公文立卷的基本特征。

五、公文立卷的準(zhǔn)備工作包括事先編制好立卷類目、堅(jiān)持做好平時(shí)立卷工作兩方面的內(nèi)容。立卷類目也稱歸卷類目、案卷類目。它大體上可分為綜合的立卷類目、分編的立卷類目兩種。在編制或者修訂立卷類目時(shí)，必須堅(jiān)持由公文處理部門為主的原則。立卷類目的結(jié)構(gòu)主要由類名和條款兩部分組成。在編制好立卷類目的同時(shí)還必須做好平時(shí)立卷工作。所謂平時(shí)立卷工作是指機(jī)關(guān)的公文立卷人員根據(jù)已經(jīng)編好的立卷類目，將已經(jīng)處理完畢的文件，隨時(shí)按類目上的有關(guān)條款歸人卷內(nèi)。

第十三章 案卷整理與歸檔

一、案卷的整理與歸檔，或稱正式立卷與移交歸檔。包括編目成卷和移交歸檔等項(xiàng)內(nèi)容。

二、案卷的組合，簡稱組卷，是指機(jī)關(guān)文書部門在年終或第二年上半年對歸卷的各個(gè)條款內(nèi)的文件材料進(jìn)行調(diào)整立卷、卷內(nèi)文件排列和編號以及擬寫案卷標(biāo)題等一系列工作。它是文書案卷整理的一項(xiàng)重要內(nèi)容，也是整個(gè)公文立卷工作中的一個(gè)很重要的環(huán)節(jié)。調(diào)整定卷，是指在平時(shí)立卷的基礎(chǔ)上，詳細(xì)檢查每一條款中所積累的文件材料，進(jìn)行適當(dāng)?shù)恼{(diào)整，并且最后確定組合案卷的一項(xiàng)工作。年終進(jìn)行調(diào)整定卷是機(jī)關(guān)文書部門或業(yè)務(wù)部門一項(xiàng)非常重要的工作。

卷內(nèi)文件排列和編號，卷內(nèi)文件排列是指將每個(gè)案卷內(nèi)的文件技用一定的規(guī)律和順序進(jìn)行系統(tǒng)化排列，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系和條理性，使每一份文件在案卷內(nèi)都有一個(gè)固定的位置。卷內(nèi)文件在系統(tǒng)排列以后，應(yīng)當(dāng)用阿拉伯?dāng)?shù)字給卷內(nèi)文件編頁號，以固定它們的排列順序，這樣就便于統(tǒng)計(jì)和保護(hù)文件。

擬寫案卷標(biāo)題，案卷標(biāo)題，也稱案卷題名，是對春內(nèi)全部文件內(nèi)容的總概括。它是案卷封面上最重要的項(xiàng)目，也是以后編制檔案工作的主要依據(jù)，擬寫案卷標(biāo)題是文書工作人員、檔案管理人員的一項(xiàng)基本功。

編目成卷工作，是指在組合案卷的基礎(chǔ)上，對卷內(nèi)文件進(jìn)行編目、裝訂，以及案卷的排列、編號等一系列工作。這些工作的完成標(biāo)志著整個(gè)公文立卷工作的基本完成。

案卷的編目，是指在卷內(nèi)文件排列編號的基礎(chǔ)上，填寫卷內(nèi)文件目錄,備考表和案卷封皮等工作。它是進(jìn)行手工檢索的基本條件,也是實(shí)現(xiàn)檔案計(jì)算機(jī)檢索與儲存的基礎(chǔ)性工作。案卷的裝訂,是為了固定文件之間的排列順序，保護(hù)文件不受損壞和散失，便于保管和利用。

案卷裝訂的要求是；整齊、牢固，不影響閱讀。案卷排列與編號,是指案卷經(jīng)過編目裝訂以后,將一個(gè)、一個(gè)組織機(jī)構(gòu)的案卷進(jìn)行系統(tǒng)化排列、編號，以固定其順序，使卷與卷之間保持一定的聯(lián)系，系統(tǒng)地反塊機(jī)關(guān)的工作話動。案卷組合和編目成卷工作完成以后，公文處理部門應(yīng)根據(jù)歸檔的要求填寫案卷目錄、編制各種檢索工具，井按照歸檔制度將案卷目錄、檢索工具同所有案卷一起向機(jī)關(guān)檔案室移交。至此，標(biāo)志著整個(gè)公文立卷工作的完結(jié)，文書材料從現(xiàn)行處理階段轉(zhuǎn)入檔案管理階段。案卷目錄是案卷的名冊，是查找利用檔案的一種最基本的工具。案卷目錄又可作為移交目錄，是公文處理部門逐年向機(jī)關(guān)檔案室交接案卷的依據(jù)和憑證。案卷目錄的項(xiàng)目有：“案卷號、案卷題名,頁數(shù)、保管期限、備注"等。文件檢索工具，是指用來查找、利用文件材料的目錄、卡片等。文件檢索工具的編制是公文處理部門在文件材料立卷后進(jìn)行的一項(xiàng)重要工作，主要有文號索引、文件分類目錄等。公文立卷部門立好案卷，必須逐年移交給機(jī)關(guān)檔案室集中保管，稱為“歸檔”。文書案卷的歸檔，既能保證本機(jī)關(guān)的檔案完整，便于查找利用，又可為黨和國家積累檔案財(cái)富.（二）常用非規(guī)范性公文

常用非規(guī)范性公文有講話稿、調(diào)查報(bào)告、匯報(bào)材料、禮儀講話、簡報(bào)信息等，下面分別作簡單介紹。

1、講話稿:主要有工作報(bào)告（政府工作報(bào)告）、會議講話（報(bào)告）、匯報(bào)材料、傳達(dá)提綱、述職報(bào)告等。

標(biāo)題的寫法：工作報(bào)告和會議講話的標(biāo)題可以使用標(biāo)題式（主標(biāo)題、副標(biāo)題構(gòu)成，主標(biāo)題是報(bào)告內(nèi)容的精煉、概括，副標(biāo)題寫報(bào)告人、報(bào)告時(shí)間，比如《解放思想、團(tuán)結(jié)奮進(jìn)，奪取改革開放和現(xiàn)代化建設(shè)的新勝利》，是主標(biāo)題，副標(biāo)題是**省長*年*月在**會議上的報(bào)告則是副標(biāo)題）；還有一種常用的標(biāo)題，就是講話人＋會議名稱+文種構(gòu)成，如《張縣長在全縣人口與計(jì)劃生育工作會議上的講話》，簡潔明了。

主體內(nèi)容和基本要求：上年（上一階段）工作回顧、存在問題和困難、下年工作任務(wù)、措施。要分析形勢，統(tǒng)一思想，安排工作?？傮w要求是中心突出、議題集中、政策清楚、任務(wù)明確。寫的好的講話，還需要生動、富于感情。工作報(bào)告比較正規(guī)，用語莊重，一般不用口語化語言，一般不舉例子，但工作做的怎么樣，要用詳實(shí)的數(shù)據(jù)說話，一般不允許脫稿臨場發(fā)揮。會議講話就相反，用語要力求生動，可以較多的使用口語化語言，體現(xiàn)個(gè)人風(fēng)格，可以臨場脫稿發(fā)揮。（脫稿講話責(zé)任認(rèn)定）要具備的基本條件：一是全面、深入了解工作情況，包括困難問題、經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，才能做到落筆真實(shí)、全面、客觀；二是要了解有關(guān)政策，特別是新機(jī)遇新政策，有什么好的新的政策，有什么限制因素和政策，擬訂措施才能夠有針對性，體現(xiàn)時(shí)代性；三是高度要站夠，（高度不夠是現(xiàn)在部門起草報(bào)告最突出的毛?。?，你如果是代縣長擬講話稿，就要站在縣長的角度思考問題，該講什么，該怎樣講，都有講究；你若是代書記擬講話稿，就要站在書記的角度思想如何講、怎樣講，二者是有差別的。部門代擬講話稿存在的突出問題：一是高度不夠，二是不結(jié)合本縣本工作實(shí)際，不具有針對性和操作性，三是提煉歸納不夠，邏輯性不強(qiáng)（段落之間、層次之間）。比如，去年我們縣召開了大規(guī)模、高規(guī)格的全縣教育工作會議，總結(jié)近幾年來的教育工作，出臺一些新的開創(chuàng)性的重要政策措施（教師調(diào)整政策、穩(wěn)定教師隊(duì)伍的辦法、實(shí)行中高考政府獎(jiǎng)勵(lì)政策等）。教育局很重視籌備工作，代縣委政府主要領(lǐng)導(dǎo)擬的講話稿先后修改了兩次才送到兩辦，但最后修改很大，許多內(nèi)容都沒用，原因就在于沒有結(jié)合我們的實(shí)際，沒有突出我們的亮點(diǎn)（通篇基本講的是黨中央國務(wù)院關(guān)于教育發(fā)展的意見綱領(lǐng)精神）。

講話稿的用語和感情問題：有人認(rèn)為公文都是平鋪直敘，沒有感情的。其實(shí)不然，好的公文可以寫得既樸實(shí)，又有文采，體現(xiàn)講話人的心聲；既有操作性，又能帶來聽覺和感官上的享受.過去我們認(rèn)為公文中不適宜引經(jīng)據(jù)典、富有文采，這是片面的看法。公文的寫作特別是講話稿的寫作，要視講話人的風(fēng)格而定，有的領(lǐng)導(dǎo)喜歡引經(jīng)據(jù)典，我們就要考慮和體現(xiàn)他的風(fēng)格，有人說我不具備豐厚的古典文學(xué)修養(yǎng)怎么辦，現(xiàn)在網(wǎng)絡(luò)可以幫忙，可以針對性的查閱、學(xué)習(xí)、選擇。

２、匯報(bào)材料和傳達(dá)提綱：都要簡明扼要，條理清晰，實(shí)事求是。匯報(bào)材料事實(shí)準(zhǔn)確、重點(diǎn)突出、要有事例和數(shù)據(jù)，事例要有說服力。一般根據(jù)工作情況來安排框架，但上級有明確要求內(nèi)容的，一般按上級要求逐一匯報(bào)。傳達(dá)提綱的寫作要點(diǎn)：一是不能原原本本的照搬領(lǐng)導(dǎo)講話或討論發(fā)言，要抽取、綜合主要的、有代表性的體現(xiàn)會議精神的東西；二是要有側(cè)重，要將本地區(qū)本部門急待落實(shí)的方面作為傳達(dá)重點(diǎn)（比較工業(yè)園區(qū)與沿江路復(fù)建與我縣的關(guān)系和意義）；三是貫徹落實(shí)措施也要緊密結(jié)合本地本部門實(shí)際。

３、禮儀講話：歡迎詞、答謝詞、祝酒詞、悼詞、紀(jì)念性講話等（我把開幕詞、閉幕詞也列入禮儀講話）。其特點(diǎn)：一是簡短精煉；二是富有感情，歡迎詞、祝酒詞要熱情洋溢，悼詞要沉痛沉重；三是力求文采斐然。講起來流暢悅耳，聽起來文采飛揚(yáng)。一般要避免小標(biāo)題。歡迎詞除在開篇表示歡迎外，要簡要介紹本地的風(fēng)土人情、經(jīng)濟(jì)社會概貌（但是忌寫得呆板），要展望今后的合作與情誼，最后要有祝愿的話。（例文）

（三）信息寫作

１、定義：是黨政機(jī)關(guān)、人民團(tuán)體、企事業(yè)單位為了向上級機(jī)關(guān)、平行機(jī)關(guān)、不相隸屬機(jī)關(guān)、單位或個(gè)人送閱、通報(bào)有關(guān)情況、信息形成的材料。

２、定位：信息工作是各級黨委、政府辦公室履行“參與政務(wù)，管理事務(wù)，綜合服務(wù)”職能的重要手段，是各級政府及其部門辦公室工作的重要組成部分。信息是各級政府及其部門之間溝通情況、交流經(jīng)驗(yàn)、反映下情、輔助決策的重要手段。它不可能代替行政公文，但是對行政公文作用的必要補(bǔ)充；它不可能涵蓋辦公室的所有工作，但是辦公室工作的重要組成部分；它不是輔助決策的唯一渠道，但是輔助決策的重要手段。這個(gè)定位是從上到下都比較統(tǒng)一和認(rèn)可的。在我們過去的信息工作中，存在對信息工作定位及其理解的片面性，即僅僅把信息工作作為反映工作進(jìn)展動態(tài)的資料，而沒有從溝通情況、交流經(jīng)驗(yàn)、反映下情、輔助決策這個(gè)全面的定位上來宏觀理解和把握信息工作。在鄉(xiāng)鎮(zhèn)和部門上報(bào)的信息中，多數(shù)是新聞報(bào)道式的會議信息，即х年х月х日開個(gè)什么會，хх領(lǐng)導(dǎo)講了話，或者хх領(lǐng)導(dǎo)去檢查什么工作，而沒有從更高、更深刻的角度去總結(jié)、提煉可供借鑒和推廣的工作經(jīng)驗(yàn)，去思考、調(diào)研某項(xiàng)政策執(zhí)行或者工作推進(jìn)中存在的問題、困難及意見建議。在信息工作反映下情、輔助決策方面，昭通市政府辦做得非常好，他們利用被列入國務(wù)院信息直報(bào)點(diǎn)的機(jī)遇，及時(shí)編寫、上報(bào)各類信息，通過國務(wù)院領(lǐng)導(dǎo)批示等途徑，促成了漁洞水庫、巧威公路等重大建設(shè)項(xiàng)目中一些問題的解決，其中關(guān)于林業(yè)采伐政策的調(diào)研、扶貧攻堅(jiān)進(jìn)展情況等信息被國務(wù)院領(lǐng)導(dǎo)批示后促成了一些政策的出臺。信息工作也先后獲得省政府辦公廳的特等獎(jiǎng)、一等獎(jiǎng)、二等獎(jiǎng)。

3、發(fā)展趨勢：隨著政府職能從全能向有限、從管理型向服務(wù)型、從封閉型向開放型轉(zhuǎn)變速度的不斷加快，以及經(jīng)濟(jì)社會的快速發(fā)展和信息時(shí)代的到來，信息工作顯得越來越重要，面臨的形勢也在不斷發(fā)生變化。主要體現(xiàn)為兩個(gè)方面：

一是各級領(lǐng)導(dǎo)越來越重視信息工作。信息工作具有傳遞快速便捷、反映內(nèi)容全面廣泛深刻的特點(diǎn)，越來越受到各級領(lǐng)導(dǎo)的重視。近年來，從國務(wù)院到省、市政府領(lǐng)導(dǎo)及辦公廳（室）領(lǐng)導(dǎo)都反復(fù)強(qiáng)調(diào)和要求，要把做好信息工作作為辦公室工作的重要內(nèi)容，使信息工作真正成為領(lǐng)導(dǎo)了解情況的一個(gè)重要窗口和向領(lǐng)導(dǎo)同志反映情況的一個(gè)重要渠道。從國務(wù)院到省、市政府辦公廳（室）都設(shè)立了一定比例的信息直報(bào)點(diǎn)，將一些重點(diǎn)省、市、縣（區(qū)）列為直報(bào)點(diǎn)，便于第一時(shí)間將各類信息傳遞到上級領(lǐng)導(dǎo)手中，提供真實(shí)、及時(shí)的決策參考（如昭通、水富）。2002年，徐榮凱省長兩次對信息工作作出重要批示，要求省委辦公廳和省政府辦公廳研究并主動做好信息上報(bào)工作，讓黨中央和國務(wù)院了解云南省的工作情況。縣委、政府領(lǐng)導(dǎo)經(jīng)常對信息工作提出明確、具體的要求，（張縣長批示、我縣的成績、名次）。建立了鄉(xiāng)鎮(zhèn)（部門）信息上報(bào)、采用臺帳，實(shí)行縣政府辦文秘人員信息上報(bào)責(zé)任制，要求每位文秘人員每周撰寫、上報(bào)信息不得少于1條，對全縣辦公室系統(tǒng)信息工作量化考核和稿酬獎(jiǎng)勵(lì)試行辦法。發(fā)計(jì)、田壩等少數(shù)部門（鄉(xiāng)鎮(zhèn)）還實(shí)行了信息工作考核獎(jiǎng)勵(lì)制度，大多數(shù)部門和鄉(xiāng)鎮(zhèn)加強(qiáng)了信息報(bào)送工作?？偟恼f來，信息工作已經(jīng)逐步引起大家的高度重視。

二是政府工作越來越需要信息工作。首先，是政府各項(xiàng)政策措施、工作部署的貫徹落實(shí)，及其存在的困難、問題的收集反饋離不開信息工作。其次，隨著社會主義市場經(jīng)濟(jì)體制的日益完善，政府職能轉(zhuǎn)變不斷深化，政府決策也從過去單純的憑經(jīng)驗(yàn)、拍腦子轉(zhuǎn)化為科學(xué)、民主決策，對信息的需求量大、依賴程度高。第三，在經(jīng)濟(jì)全球化迅猛發(fā)展，經(jīng)濟(jì)轉(zhuǎn)軌和社會轉(zhuǎn)型加快的情況下，各種矛盾容易碰撞、激蕩，社會容易失序，經(jīng)濟(jì)容易失調(diào)，人的心理容易失衡，新情況、新問題將層出不窮，領(lǐng)導(dǎo)同志也需要及時(shí)、準(zhǔn)確、全面地獲取各方面的信息，以便預(yù)測走勢，調(diào)整策略，指導(dǎo)決策。

4、分類：第一大類是動態(tài)類。動態(tài)類信息主要指反映重要工作進(jìn)展情況、重大決策部署貫徹落實(shí)情況、重要經(jīng)濟(jì)社會動態(tài)和社情民意等方面的簡要信息。它的特點(diǎn)是一事一報(bào)，及時(shí)準(zhǔn)確，文字精煉（一般不超過500字）。動態(tài)類信息又可細(xì)分為八個(gè)小類：一是上級做出的重要決策部署、召開的重要會議在本地的貫徹落實(shí)情況；二是對上級出臺實(shí)施的重大決策執(zhí)行效果的情況反饋；三是上級領(lǐng)導(dǎo)關(guān)注的重點(diǎn)工作情況；四是反映本地當(dāng)前發(fā)展中一些較為突出的熱點(diǎn)、難點(diǎn)問題；五是各地承擔(dān)的一些重點(diǎn)工作的進(jìn)展情況；六是各地最新災(zāi)情及救災(zāi)工作情況；七是反映各地政府工作中存在的突出困難；八是其他重大的社會動態(tài)和重要的社情民意。第二大類是綜合類。綜合類信息主要是就涉及某方面工作或某個(gè)問題的相關(guān)情況，進(jìn)行匯總、分析所形成的信息，一般應(yīng)有情況、有分析、有建議，主要目的是匯報(bào)工作、反映問題、建言獻(xiàn)策。這類信息的特點(diǎn)是要素齊全（時(shí)間、地點(diǎn)、問題、經(jīng)驗(yàn)、建議等），數(shù)據(jù)準(zhǔn)確；主題鮮明，層次清晰；論據(jù)充分，不空發(fā)議論；平鋪直敘，文字簡煉（一般不超過2500字）。綜合類信息主要分為五個(gè)小類：一是報(bào)告類。主要匯總報(bào)告重點(diǎn)工作的階段性進(jìn)展情況，反映經(jīng)濟(jì)運(yùn)行和社會發(fā)展中出現(xiàn)的需要上級領(lǐng)導(dǎo)了解的重要情況。二是反饋類。主要反映上級決策部署、上級領(lǐng)導(dǎo)同志重要指示的貫徹落實(shí)情況。三是問題建議類。主要反映工作中遇到的各種需要上級領(lǐng)導(dǎo)幫助或協(xié)調(diào)解決的突出困難和問題，以及就某些重大問題向上級領(lǐng)導(dǎo)建言獻(xiàn)策等。四是經(jīng)驗(yàn)成效類。主要是對一些具有普遍性的重點(diǎn)、難點(diǎn)、熱點(diǎn)問題，本地區(qū)有哪些獨(dú)到的、值得上級領(lǐng)導(dǎo)同志了解或其他地區(qū)和部門借鑒的好做法。五是調(diào)研類。主要是圍繞政府中心工作，組織開展一些考察、調(diào)研、研究活動形成的對上級有參考價(jià)值的材料。

5、縣政府辦公室信息督辦載體情況：目前縣委辦有《綏江信息》、《信息增刊》、《信息專報(bào)》3個(gè)載體?？h政府辦公室的信息載體有5個(gè)：一是《綏江政務(wù)信息》，屬下發(fā)信息，主要登載上級有關(guān)政策和外地好的經(jīng)驗(yàn)、做法及各鄉(xiāng)鎮(zhèn)各部門反映的各方面工作進(jìn)展情況的動態(tài)信息，約每月出刊3期，全年在40期左右。二是《信息專報(bào)》，主要反映我縣某項(xiàng)重要工作的進(jìn)展情況、取得的經(jīng)驗(yàn)和成效、存在的困難和問題，及自然災(zāi)害、重大疫情等重大突發(fā)事件的發(fā)生和處置情況等。這個(gè)載體一般不下發(fā)，重點(diǎn)是上報(bào)市政府辦和送呈縣政府領(lǐng)導(dǎo)，原則是一事一報(bào)。三是《信息快報(bào)》，屬上報(bào)信息，就是收集和綜合各鄉(xiāng)鎮(zhèn)各部門重要工作情況、成效、經(jīng)驗(yàn)等，向市政府辦公室上報(bào)，同時(shí)送縣政府領(lǐng)導(dǎo)閱知。這個(gè)載體基本上每周編輯上報(bào)2期。四是《調(diào)研信息》，主要就國家和省市某項(xiàng)政策貫徹執(zhí)行中存在的困難、問題及解決建議，縣政府某項(xiàng)重點(diǎn)工作、社會熱點(diǎn)、難點(diǎn)問題等進(jìn)行調(diào)研，形成專題信息上報(bào)市政府辦，這個(gè)載體一般不下發(fā)。五是《綏江移民》，屬上報(bào)和下發(fā)兼用的載體，專門摘錄刊登國家有關(guān)移民政策、反映我縣移民工作進(jìn)展情況、存在問題、困難等，一般每周出刊2期。（縣委辦的載體有《綏江信息》，政辦擬開辦《領(lǐng)導(dǎo)參考》?？瑢ｉT刊印具有參考價(jià)值的消息、文章、政策，供領(lǐng)導(dǎo)決策參考）

6、我縣的信息工作情況：兩辦都有信息科，有專人負(fù)責(zé)信息工作，負(fù)責(zé)收集全縣的工作信息上報(bào)，編輯下發(fā)信息。黨務(wù)信息在全市排名平穩(wěn)居中，政務(wù)信息在全市排名曾經(jīng)一直靠后。2006年、2007年狠抓了信息工作，2006年政務(wù)信息居全市第6，2007年躍到第3名。

7、當(dāng)前各鄉(xiāng)鎮(zhèn)各部門信息上報(bào)中存在的突出問題： 主要存在五個(gè)方面的問題：

一是認(rèn)識有差距，發(fā)展不平衡。主要是指對信息工作的定位認(rèn)識不到位，這是各鄉(xiāng)鎮(zhèn)各部門帶共性的問題，也是當(dāng)前信息工作存在的主要問題。最突出的現(xiàn)象是，由于大家還沒有充分認(rèn)識到信息工作反映下情、輔助決策的重要作用，把上報(bào)信息簡單等同于新聞報(bào)道，信息內(nèi)容單

一、單薄，參考價(jià)值不大。從上報(bào)信息的量上看，各鄉(xiāng)鎮(zhèn)各部門在信息工作上做了大量工作，但采用率普遍不高。信息質(zhì)量較好、采用率較高的有農(nóng)業(yè)局（2007年上報(bào)54條，被綏江《政務(wù)信息》采用14條、轉(zhuǎn)報(bào)35條、市級整條采用3條、采用簡訊3條，綜合采用率達(dá)到70%左右）、林業(yè)局（2007年上報(bào)信息65條，政務(wù)信息采用8條、轉(zhuǎn)報(bào)25條，市級采用整條2條、簡訊4條，采用率達(dá)到40%左右）、移民局、發(fā)計(jì)局、中城鎮(zhèn)、南岸鎮(zhèn)、會儀鎮(zhèn)等做的不錯(cuò)；衛(wèi)生局上報(bào)數(shù)量不多，但采用率高，監(jiān)察局、國稅局、民政局上報(bào)數(shù)量多，但采用率低。

二是針對性和時(shí)效性不強(qiáng)。一些鄉(xiāng)鎮(zhèn)和部門沒有把信息工作的著眼點(diǎn)放在全縣全局和重點(diǎn)工作的高度，進(jìn)行提煉和綜合，雖然報(bào)送的數(shù)量多，但上報(bào)信息與領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)需求不對徑，參考價(jià)值不大；收集信息的渠道不暢，情況掌握不及時(shí)，上報(bào)遲緩，導(dǎo)致一些重要信息時(shí)效性喪失。尤為突出的是，報(bào)喜的多，報(bào)憂的少（也就是說成效類信息過多，問題類的少，問題類即調(diào)研、綜合類信息恰恰是上級關(guān)心的，采用率會高）。

三是綜合調(diào)研類信息嚴(yán)重缺乏?？梢哉f這是各級政府系統(tǒng)辦公室信息和日常工作的“軟肋”。因平常耽于事務(wù)，沒有足夠的時(shí)間主動深入基層或工作一線調(diào)研，沒有形成深入調(diào)查研究的工作作風(fēng)，“見子打子”，理性思考少。近一年來，除約稿信息外，各鄉(xiāng)鎮(zhèn)各部門基本沒有主動上報(bào)綜合調(diào)研類信息。上報(bào)的一些調(diào)研信息也缺乏深度，缺乏全局性的意見建議，輔助決策的參考價(jià)值不大。

四是重大突發(fā)信息報(bào)送遲緩，報(bào)送程序不規(guī)范。這個(gè)現(xiàn)象在各鄉(xiāng)鎮(zhèn)各部門都十分突出，在一定程度上給我們造成了工作被動。在突發(fā)公共事件和社會熱點(diǎn)、難點(diǎn)方面尤為突出。還有不按程序規(guī)范上報(bào)的現(xiàn)象也比較突出。表現(xiàn)為：主管部門只按照行業(yè)管理規(guī)定向省市對口部門上報(bào)，而沒有堅(jiān)持先向政府辦報(bào)告、統(tǒng)一口徑后再對口上報(bào)。這樣不僅造成相關(guān)部門上報(bào)口徑不統(tǒng)一，還給工作造成了被動，往往是省市領(lǐng)導(dǎo)的批示下來了我們才知道，也對政府及政府領(lǐng)導(dǎo)的從政形象帶來了不良影響。希望各級各部門高度重視重大突發(fā)事件的信息上報(bào)和處置，不要出現(xiàn)因遲報(bào)、瞞報(bào)、漏報(bào)、謊報(bào)信息行為受到批評和追究，爭取工作的主動權(quán)。

五是寫作質(zhì)量有待提高。我總結(jié)為四個(gè)缺乏：1缺乏數(shù)據(jù)和素材支撐，上報(bào)的工作措施空洞乏味，上報(bào)的工作進(jìn)展情況缺乏數(shù)據(jù)支撐。2缺乏與相鄰縣區(qū)相比獨(dú)到的、適宜在更大范圍推廣的經(jīng)驗(yàn)性提煉（如微耕機(jī)推廣、畜牧科技扶貧）。不注重挖掘和提煉工作中的亮點(diǎn)，總結(jié)不夠深刻全面，精煉程度有待提高。3缺乏深入調(diào)研的精神和心得，對信息輔助決策的作用認(rèn)識不組（市辦調(diào)研信息促進(jìn)重大項(xiàng)目的落實(shí)、重大政策的調(diào)整）。4缺乏對全局性重點(diǎn)工作、社會熱點(diǎn)問題、領(lǐng)導(dǎo)關(guān)注事件的把握（要關(guān)注社情民意（當(dāng)初兩縣撤并思潮）、關(guān)注重大政策實(shí)施后的反應(yīng)、關(guān)注特殊重要工作（如移民16118政策的出臺）。

8、怎樣提高信息寫作的質(zhì)量和做好信息上報(bào)工作：一是注意以點(diǎn)帶面，選好上報(bào)信息的角度。選擇有新意、有價(jià)值、有效用的信息上報(bào)，角度抓得新，抓得巧，很快就能進(jìn)入領(lǐng)導(dǎo)的決策視野，反之不然；六求是所反映的問題和提出的建議能夠給人以啟示，動態(tài)類信息要快速上報(bào)，“以快帶新”；問題類信息要注意事物發(fā)展的新動向、新變化；經(jīng)驗(yàn)建議類要注重現(xiàn)實(shí)性，要僅僅圍繞工作中心，體現(xiàn)單位工作特色，力求有推廣價(jià)值。二是要突出時(shí)效性，加快信息上報(bào)速度。收集要快，編寫要快，上報(bào)要快，有預(yù)見性的東西要超前介入。三是切中領(lǐng)導(dǎo)需求，增強(qiáng)信息上報(bào)工作的“貼近度”，當(dāng)前，要加強(qiáng)調(diào)研，在綜合類信息報(bào)送上取得突破，努力實(shí)現(xiàn)信息工作的四個(gè)轉(zhuǎn)向（單純的動態(tài)類轉(zhuǎn)為動態(tài)和綜合類并重、動態(tài)信息向調(diào)研信息、反映情況向建言獻(xiàn)策、報(bào)喜向喜憂兼報(bào)、喜憂并重）。過去有一個(gè)保守的觀念，認(rèn)為報(bào)憂就得憂，現(xiàn)在要轉(zhuǎn)變?yōu)閳?bào)憂解憂，促進(jìn)問題解決，衡量的尺度是：由于客觀因素或者上級政策執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題均可上報(bào)，只要不是本地主觀工作上出現(xiàn)的問題均可上報(bào)。在平常的執(zhí)行工作中出現(xiàn)了問題，需要上級調(diào)整政策，我們一般采用專門的匯報(bào)方式，其實(shí)信息也是一種重要的匯報(bào)方式，不能忽略。三是結(jié)合實(shí)際，加強(qiáng)寫作和上報(bào)中的薄弱環(huán)節(jié)。四是加強(qiáng)制度和隊(duì)伍建設(shè)，要有人分管（分管領(lǐng)導(dǎo)定期不定期的召集研究，確定報(bào)送重點(diǎn)），有具體人員撰寫，要建立激勵(lì)機(jī)制。

9、信息與新聞的異同：

共同點(diǎn)：黨政信息和新聞都是對客觀事物的反映，都具有客觀性、真實(shí)性、新鮮性、時(shí)效性，都能影響人們的認(rèn)識和行動，在一定意義上講都具有指導(dǎo)性。信息追求信息價(jià)值，新聞追求新聞價(jià)值，有的時(shí)候兩者是相通的。比如國家最新做出的一些需要全社會周知的重大的決定，政務(wù)信息和新聞就是兩條重要的傳播渠道。通過新聞渠道可以讓更廣泛的群眾知情，而這些指導(dǎo)性的意見通過政務(wù)信息渠道傳達(dá)貫徹到基層，可以在最短的時(shí)間內(nèi)讓基層領(lǐng)會其精神實(shí)質(zhì)并組織實(shí)施。

廣義的信息是對客觀事物的表述（包括發(fā)生的和未發(fā)生的），而新聞是對已經(jīng)發(fā)生的事情的表述，從廣義上講，信息包含了新聞。二者有四個(gè)共同點(diǎn)：一是都是對客觀事物的反映和表述；二是都是受眾預(yù)先未知的事情；三是都講求新鮮、真實(shí)、準(zhǔn)確；四是都有可傳遞性。

區(qū)別點(diǎn)：一是信息的包含量比新聞大。新聞只是新近所發(fā)生的，為受眾所關(guān)注的具有新聞價(jià)值的那部分事實(shí)的報(bào)道，信息則是反映事物存在方式或運(yùn)動狀態(tài)的普遍形式。這是最大的區(qū)別。信息稿件有超前性（趨勢性的苗頭問題，預(yù)測事物未來的發(fā)展方向和態(tài)勢），新聞是對已經(jīng)發(fā)生事情的報(bào)道，注重影響、導(dǎo)向，信息則側(cè)重于告知，反映事物的存在和運(yùn)動狀態(tài)。二是信息的時(shí)效性要求不及新聞要求強(qiáng)。三是公開性上不同，新聞向社會公開，信息則分類上報(bào)、公開，專屬性信息（如涉及國家安全）不能公開。四是信息提供的服務(wù)效果比新聞要直接。

公文寫作基礎(chǔ)知識

公文寫作

2009 06 24 13:54

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什么是公文?公文是公務(wù)文書的簡稱，它是一級機(jī)關(guān)在行政管理過程中為處理公務(wù)而按規(guī)定格式制作的書面材料。

公文是黨組織、國家機(jī)關(guān)、企業(yè)、事業(yè)、團(tuán)體、學(xué)校等在黨務(wù)活動、政務(wù)活動、技術(shù)活動和經(jīng)濟(jì)活動等公務(wù)活動中的產(chǎn)物；公文還是宣布和傳達(dá)政策法令、指導(dǎo)工作、報(bào)告和商洽國家事務(wù)的一種工具。

公文具有直接生效的指導(dǎo)作用。這種指導(dǎo)作用包括命令作用、法律作用、執(zhí)行作用、指示作用、宣傳作用、教育作用、交涉作用……等等。寫作公文不能離開政策和法律，必須符合黨和政府的方針、政策和法規(guī)、法律。只有不斷提高公文寫作水平，才能不斷提高辦文質(zhì)量，使公文發(fā)揮它的特殊的功用。

根據(jù)國務(wù)院辦公廳1993年11月發(fā)布的《國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》規(guī)定，我國現(xiàn)行的國家行政機(jī)關(guān)公文分12類13種：①命令(令)；②議案；③決定；④指示；⑤公告、通告；⑥通知；⑦通報(bào)；⑧報(bào)告；⑨請示； 10 批復(fù)； 11 函； 12 會議紀(jì)要。根據(jù)中央中央辦公廳1996年5月印發(fā)的《中國共產(chǎn)黨機(jī)關(guān)公文處理?xiàng)l例》規(guī)定，我國現(xiàn)行的各級黨的機(jī)關(guān)公文有14種：①決議；②決定；③指示；④意見；⑤通知；⑥通報(bào)；⑦公報(bào)；⑧報(bào)告；⑨請示； 10 批復(fù)； 11 條例； 12 規(guī)定； 13 函； 14 會議紀(jì)要。

以上兩個(gè)文件是黨政機(jī)關(guān)公文制發(fā)的依據(jù)，同時(shí)也成為企事業(yè)單位、社會團(tuán)體、行業(yè)等選擇通用公文文種的依據(jù)。當(dāng)然一些專職機(jī)關(guān)，如軍事、外交、經(jīng)濟(jì)、法律等的機(jī)構(gòu)另有一些專用公文。

公文的處理程序一般包括：①收文；②分辦、批辦；③催辦；④擬稿；⑤審核、簽發(fā)；⑥編號、印發(fā)；⑦立卷（歸檔）；⑧銷毀。與寫作有直接關(guān)系的是擬稿。

二、公文的格式與要素〖HT〗〖KH*3/4〗公文具有規(guī)定的格式，公文要按規(guī)定的格式寫作。這樣可以保證公文的完整性、準(zhǔn)確性和程序性，并且便于公文的處理，提高辦文的工作效率。公文的格式要素一般包括：

（一）發(fā)文機(jī)關(guān)（版頭）發(fā)文機(jī)關(guān)即公文的作者，發(fā)文機(jī)關(guān)應(yīng)寫機(jī)關(guān)全稱或規(guī)范化的簡稱。同級政府、政府各部門、上級政府部門與下級政府可以聯(lián)合行文，各級政府及其部門與同級常委、軍隊(duì)、人民團(tuán)體和行使行政職能的事業(yè)單位、公司也可聯(lián)合行文。幾個(gè)機(jī)關(guān)聯(lián)合行文，應(yīng)將主辦機(jī)關(guān)排列在前。版頭是發(fā)文機(jī)關(guān)的標(biāo)記。目前我國使用的公文版頭有以下三種： １、由發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或規(guī)范化簡稱加“文件”兩字組成，以大字套紅居中，印在文件首頁上端，俗稱“大版頭”。例如，“浙江省人民政府文件”、“浙江省人事廳文件”。

２、由發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或規(guī)范化簡稱加圓括號標(biāo)注文種名稱，俗稱“小版頭”。例如，“浙江省人民政府（通知）”、“××市教育委員會（函）”。３、印有發(fā)文機(jī)關(guān)全稱的公函紙，作為版頭。

至于幾個(gè)機(jī)關(guān)聯(lián)合行文的，可用公文主辦機(jī)關(guān)一家版頭，也可用所有聯(lián)合行文機(jī)關(guān)的版頭。

（二）公文份號 〖HT〗公文份號是同一公文印制若干份時(shí)每份的順序編號，位于版頭左上角，用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識，用以掌握每份公文的流向。絕密、機(jī)密公文應(yīng)標(biāo)明份號。

（三）秘密等級 〖HT〗公文的秘密等級分為“絕密”、“機(jī)密”、“秘密”三種，由發(fā)文機(jī)關(guān)依據(jù)《中華人民共和國保守國家秘密法》及其《實(shí)施細(xì)則》、中央和國家各部、委、辦、局制訂的國家秘密及其密級具體范圍的規(guī)定等確定，標(biāo)注在版頭左上角“公文份號”之下。其具體標(biāo)識為“★”，“★”前標(biāo)密級，后標(biāo)保密期限。沒有標(biāo)上保密期限的，絕密、機(jī)密、秘密分別可按３０年、２０年、１０年認(rèn)定。

（四）緊急程度

緊急程度是指對公文送達(dá)和辦理速度的要求。緊急公文分為“特急”、“急”兩種，標(biāo)注在版頭左上角“秘密等級”下。電報(bào)分別標(biāo)注“特急”、“加急”。

（五）發(fā)文字號 〖HT〗發(fā)文字號是指發(fā)文機(jī)關(guān)編制的公文代號，簡稱文號。發(fā)文字號由發(fā)文機(jī)關(guān)代字、發(fā)文、發(fā)文順序號三部分組成。其中發(fā)文用六角括號括入。如國務(wù)院1998年制發(fā)的第１２號文件，發(fā)文字號為“國發(fā)〔1998〕１２號”。發(fā)文字號位于版頭與紅線之間的正中處，用公函紙制發(fā)的，位于標(biāo)題右上側(cè)。幾個(gè)機(jī)關(guān)聯(lián)合發(fā)文，一般只標(biāo)明主辦機(jī)關(guān)發(fā)文字號。

（六）簽發(fā)人

簽發(fā)人與簽署不同。簽署是某些需要以本機(jī)關(guān)行政首長名義發(fā)布的公文，由其簽名或加蓋簽名章后才能發(fā)出。簽發(fā)人則有兩種情況：一是指機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人在審定文稿后簽上姓名表示同意印發(fā)；二是報(bào)送上級機(jī)關(guān)的請示、報(bào)告，必須注明簽發(fā)人。這里指的是后一種情況，簽發(fā)人的姓名署于版頭紅線之上發(fā)文字號的右側(cè)：“簽發(fā)人：×××”。為使公文顯得對稱，發(fā)文字號應(yīng)相應(yīng)向左移位。重要的或涉及面廣的，必須由正職或主持日常工作的副職領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)。

（七）標(biāo)題

公文標(biāo)題位于版頭下面居中的位置，通常在版頭與標(biāo)題之間，用一紅線作區(qū)別標(biāo)志。如一份公文沒有版頭，標(biāo)題置于公函紙首端機(jī)關(guān)名稱下的紅線稍下居中位置。

公文標(biāo)題由發(fā)文機(jī)關(guān)名稱、公文主題（事由）、文種三部分組成。例如，《國務(wù)院關(guān)于加強(qiáng)血吸蟲病防治工作的決定》，這里“國務(wù)院”是發(fā)文機(jī)關(guān)；“關(guān)于加強(qiáng)血吸蟲病防治工作”是事由；“決定”是文種。事由一般都用介詞“關(guān)于”和表達(dá)主要內(nèi)容的詞組組成介詞結(jié)構(gòu)。擬寫公文標(biāo)題時(shí)，應(yīng)特別注意以下幾點(diǎn)：

１、批轉(zhuǎn)或轉(zhuǎn)發(fā)公文的標(biāo)題，一般由批轉(zhuǎn)或轉(zhuǎn)發(fā)機(jī)關(guān)名稱、被批轉(zhuǎn)或轉(zhuǎn)發(fā)的公文標(biāo)題、文種三部分組成。如《國務(wù)院批轉(zhuǎn)國家土地管理局關(guān)于部分地方政府越權(quán)批地情況報(bào)告的通知》。批轉(zhuǎn)和轉(zhuǎn)發(fā)公文的標(biāo)題，應(yīng)杜絕出現(xiàn)介詞和文種的重疊，如“關(guān)于”的“關(guān)于”，“通知”的“通知”。同時(shí)應(yīng)注意，除批轉(zhuǎn)法規(guī)性文件加書名號外，均不對原標(biāo)題加書名號。２、事由應(yīng)簡明確切地概括公文的主要內(nèi)容。例如，某市人民政府對歷年來制定的規(guī)范性文件進(jìn)行清理，應(yīng)予廢止的共有幾十件，發(fā)文時(shí)如將這些廢止的規(guī)范性文件的標(biāo)題全部列為事由，顯然不可能，即使僅寫一個(gè)，后加“等”字，也嫌過長，但概括為“廢止部分規(guī)范性文件”，就顯得既明確又簡潔。

３、在擬寫標(biāo)題時(shí)，一定要準(zhǔn)確選定和標(biāo)明文種，不能自造文種。４、標(biāo)題排列要對稱、美觀，除字?jǐn)?shù)較少的一行字標(biāo)題外，兩行以上的可排成寶塔形，也可排成長短一致的雙平行形或三平行形。在轉(zhuǎn)行時(shí)，不要把人名、地名、機(jī)關(guān)名稱等專用名詞乃至詞拆開。

５、公文標(biāo)題中除書名號的使用有明確規(guī)定外，一般不加標(biāo)點(diǎn)符號。標(biāo)題過長或中間需停頓的，可用空格或換行的方式表述。例如： 國務(wù)院關(guān)于依靠科技振興農(nóng)業(yè) 加強(qiáng)農(nóng)業(yè)科技成果推廣工作的決定

（八）主送機(jī)關(guān) 主送機(jī)關(guān)是發(fā)文機(jī)關(guān)要求對公文予以辦理或答復(fù)的對方機(jī)關(guān)。除了直接面向社會發(fā)布的公文之外，公文一般均應(yīng)在正文之前標(biāo)題左下方頂格書寫主送機(jī)關(guān)的名稱。確定主送機(jī)關(guān)應(yīng)注意：

１、政府各部門應(yīng)根據(jù)本級政府授權(quán)和職權(quán)規(guī)定，方可對下一級人民政府直接行文。

２、請示的公文，應(yīng)堅(jiān)持主送一個(gè)機(jī)關(guān)的原則，不能多頭主送；除特殊情況外，不得越級請示。受雙重領(lǐng)導(dǎo)的機(jī)關(guān)向上請示，應(yīng)根據(jù)內(nèi)容寫明主送機(jī)關(guān)和抄送機(jī)關(guān)，由主送機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)答復(fù)。除領(lǐng)導(dǎo)直接交辦的事項(xiàng)外，請示不得直接送領(lǐng)導(dǎo)者個(gè)人。

３、批復(fù)下級請示，只能主送原請示機(jī)關(guān)（單位），對相關(guān)機(jī)關(guān)（單位），用抄送。

４、普發(fā)公文，主送機(jī)關(guān)應(yīng)寫規(guī)范化統(tǒng)稱，如××省人民政府普發(fā)文件，主送機(jī)關(guān)寫為“各市、縣人民政府，各地區(qū)行政公署，省政府直屬各單位”。

（九）正文

正文是公文的主體，是反映公文具體內(nèi)容的部分。正文緊接主送機(jī)關(guān)之后，提行空兩格書寫。（寫法見后）

（十）附件

附件是根據(jù)正文的需要附加的公文或材料，用以對正文作補(bǔ)充說明或提供參考資料。附件附于正文之后。

（十一）印章 印章是機(jī)關(guān)權(quán)力的象征。公文加印，是制文機(jī)關(guān)確認(rèn)公文效力的憑證。印章蓋于公文右下端落款處，上不壓正文，下要騎年蓋月。印章要清楚、端正。聯(lián)合上報(bào)的非法規(guī)類公文，由主報(bào)機(jī)關(guān)加蓋印章，但在首頁要注明會簽機(jī)關(guān)的簽發(fā)人姓名。聯(lián)合下發(fā)的公文，都應(yīng)加蓋印章。以行政首長名義行文的公文，前具職務(wù)，后蓋簽名章。黨的文件，有特定版頭的普發(fā)性文件不加蓋發(fā)文機(jī)關(guān)印章。這是與國家行政機(jī)關(guān)公文的一大不同。

（十二）成文時(shí)間

一般就是公文的簽發(fā)日期，標(biāo)注于正文右下方。聯(lián)合行文的成文時(shí)間，以最后簽發(fā)機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人的簽發(fā)時(shí)間為準(zhǔn)。會議討論通過的公文，應(yīng)以會議通過的日期為準(zhǔn)，并寫上會議名稱及屆次，以圓括號括入，標(biāo)注于公文標(biāo)題之下。

（十三）附注 〖HT〗附注用以說明在公文其它區(qū)域不便說明的各種事項(xiàng)。如需要加以解釋的名詞術(shù)語，或用于表示公文的閱讀范圍、使用方法等內(nèi)容，標(biāo)注于落款下另起一行空兩格位置。其中閱讀范圍是對閱讀對象的規(guī)定，還應(yīng)用六角括號括入，如〔發(fā)至省軍級〕、〔發(fā)至縣團(tuán)級〕等。

（十四）主題詞 〖HT〗主題詞是由對這一公文內(nèi)容所述及的主題用規(guī)范的詞加文種組成，以便日后按公文的主題和文種進(jìn)行檢索。制訂公文主題詞表，是為準(zhǔn)確選用表中的詞目提供方便，防止隨意性。上報(bào)的公文，應(yīng)標(biāo)注上級機(jī)關(guān)公文主題詞表中所規(guī)定的主題詞。一件公文的主題詞至少用兩個(gè)，一般不超過七個(gè)。例如，《國務(wù)院關(guān)于深入開展企業(yè)扭虧增盈工作的通知》這一公文，主題詞就有“企業(yè)”、“經(jīng)營”、“效益”、“通知”四個(gè)。從這里也可歸納出，主題詞必須正確無誤地反映出公文的內(nèi)容特征和歸屬類別，要有層次性，并且不要與標(biāo)題混同。

（十五）抄送機(jī)關(guān)

民工抄送機(jī)關(guān)是指雖然不主辦，但應(yīng)該了解這件公文內(nèi)容的有關(guān)機(jī)關(guān)。抄送機(jī)關(guān)名稱應(yīng)寫在“主題詞”后公文尾部的兩條等長平行細(xì)實(shí)線內(nèi)。（十六）印發(fā)機(jī)關(guān)和時(shí)間

印發(fā)機(jī)關(guān)，為發(fā)文機(jī)關(guān)的辦公部門；印發(fā)時(shí)間，一般為印刷時(shí)間，放在抄送機(jī)關(guān)細(xì)實(shí)線下。

以上的公文格式要素在一份公文中要根據(jù)規(guī)定，合理安排，以示公文的嚴(yán)肅性。隨著辦公自動化的逐步實(shí)現(xiàn)，格式要素和編排更為嚴(yán)格規(guī)范，同時(shí)還將新增一些格式構(gòu)成要素。

三、公文正文的寫作方法

草擬公文正文必須符合以下要求：

(一)符合國家的法律、法規(guī)、規(guī)章，符合黨和國家的方針、政策及有關(guān)規(guī)定。如提出新的政策規(guī)定，就要切實(shí)可行，并需另紙加以說明。(二)情況確實(shí)，觀點(diǎn)明確，條理清楚，層次分明，文字精練，書寫工整，標(biāo)點(diǎn)準(zhǔn)確，篇幅力求簡短。

(三)人名、地名、數(shù)字、引文準(zhǔn)確。時(shí)間應(yīng)寫具體的年月日，如“１９９４年”不能寫成“９４年”。