第一篇：基建處檔案管理辦法

基建處檔案管理辦法

為加強(qiáng)基建檔案資料的管理，全面、完整地收集基建檔案資料，保證基建檔案的真實、安全性，結(jié)合我處特點，制定本辦法。

一、認(rèn)真貫徹執(zhí)行《中華人民共和國檔案法》，以及黨和國家關(guān)于檔案工作的方針、政策，努力做好基建檔案歸檔工作。

二、檔案資料的收集范圍，凡屬新建、改建、擴(kuò)建的房屋，從設(shè)計資料，上級部門對項目建議書、可行性研究報告及擴(kuò)初設(shè)計的批復(fù)，地質(zhì)鉆探資料，小區(qū)規(guī)劃、土方平衡，室外標(biāo)高、外水、外電、下水，道路駁岸，初步設(shè)計，擴(kuò)大初步設(shè)計，施工預(yù)算，開工報告，測量定

位記錄，施工合同，工程協(xié)議書，圖紙會審記錄，修改設(shè)計資料，設(shè)計修改圖，竣工圖，隱蔽工程圖，室內(nèi)設(shè)備安裝資料和圖紙，竣工結(jié)算，招投標(biāo)工作文件等資料。

三、檔案資料統(tǒng)一由資料管理員收集整理、歸檔，各類資料的經(jīng)辦人都必須主動將原件資料交資料室存檔。資料室所存放的所有資料，不論是內(nèi)部還是外部人員來查閱時，均必須辦理手續(xù)，隨查隨還，不得任意攜出室外。特殊情況必需借出時，由處領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，限期交還。若有丟失，除須作出書面檢討外，還視其情節(jié)處以100-500元賠償。

四、為便于及時使各種應(yīng)存檔的資料歸檔，凡屬設(shè)計好的圖紙由資料管理員發(fā)放，各項資料整理裝訂成冊由經(jīng)辦人發(fā)放。兩天內(nèi)送達(dá)到各科室，三天內(nèi)送達(dá)到施工單位。

五、凡屬訂購、采購各類書籍資料，由綜合科統(tǒng)一辦理，所需數(shù)量由處領(lǐng)導(dǎo)審批決定。需借閱使用，或因工作需要長期使用者，統(tǒng)一由資料室編目登記，使用者應(yīng)及時歸還或辦理移交手續(xù)。若有丟失損壞，視其情節(jié)處以賠償。

六、對已竣工項目的基建檔案資料，項目負(fù)責(zé)人協(xié)調(diào)有關(guān)部門辦理竣工驗收手續(xù)，各種資料壹年之內(nèi)及時歸檔。七、八、妥善保存好圖片資料，建筑模型。 資料室管理人員，要認(rèn)真做好基建檔案資料的收集，整理鑒定、保管、統(tǒng)計和利用工作，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供依據(jù)。

第二篇：濟(jì)南大學(xué)基建處檔案管理辦法

濟(jì)南大學(xué)基建處檔案管理辦法

為了加強(qiáng)濟(jì)南大學(xué)基建檔案資料的管理，保證基建檔案資料得到及時、完整、規(guī)范的收集。根據(jù)國家關(guān)于檔案工作的方針、政策，并結(jié)合我校基建檔案工作特點，制定本辦法。

一、歸檔資料的內(nèi)容、范圍

㈠、檔案資料的收集范圍。凡濟(jì)南大學(xué)新建、改建、擴(kuò)建的工程項目，在基建管理和建設(shè)工程項目活動過程中直接形成的，具有保存價值的文字、圖表及聲像載體材料等，均屬基建檔案資料。

㈡、歸檔內(nèi)容

⒈建設(shè)資料。

⑴立項文件：基建項目的申請與批復(fù)、計劃任務(wù)書、可行性研究報告、基本建設(shè)項目投資建設(shè)計劃表等立項依據(jù)文件。⑵建設(shè)規(guī)劃用地文件：選址、征地申請，征地報告、協(xié)議書及批復(fù)文件，拆遷方案、建設(shè)規(guī)劃用地許可證、土地使用證及地界劃分等文件材料。⑶勘察、設(shè)計文件：勘探、測試中形成的文件材料； 設(shè)計委托書及設(shè)計要求；建筑工程規(guī)劃許可證；消防、環(huán)保、人防、衛(wèi)生等行政主管部門批準(zhǔn)文件或有關(guān)協(xié)議；初步設(shè)計、施工圖、設(shè)計計算及審批文件。⑷工程招標(biāo)及合同文件：勘察、設(shè)計、監(jiān)理、施工的招投標(biāo)文件及中標(biāo)通知書、開標(biāo)記錄；勘察、設(shè)計、監(jiān)理、施工等的合同。⑸工程開工文件：工程規(guī)劃許可證、驗線合格文件、工質(zhì)量監(jiān)督手續(xù)、建筑工程施工許可證、開工報告及審批表。

⑹商務(wù)文件：工程概算；工程結(jié)、決算。⑺工程竣工驗收及備案文件：各主管部門出具的認(rèn)可或準(zhǔn)許使用的文件；竣工驗收報告。

2、施工資料。施工管理資料；施工技術(shù)資料；施工檢測資料；隱蔽工程檢查驗收紀(jì)錄；單位工程竣工驗收報告等。

3、監(jiān)理資料。監(jiān)理管理資料；監(jiān)理質(zhì)量控制資料；監(jiān)理規(guī)劃；工程質(zhì)量評估報告；監(jiān)理總結(jié)等。

4、工程竣工圖?？⒐D應(yīng)包括設(shè)計總說明；建筑、結(jié)構(gòu)、給排水、通風(fēng)、電氣、電梯、智能竣工圖。

5、濟(jì)南大學(xué)總體規(guī)劃圖，現(xiàn)狀總平面圖、供排水線路圖、電路布置圖（含地下電纜圖）、燃?xì)夤芫€圖、供暖管道圖及其他隱蔽工程分布圖等；

二、檔案整理的基本要求

1、建設(shè)單位歸檔的資料、圖紙均應(yīng)滿足以下要求：

⑴管理性文字材料：應(yīng)按事項、專業(yè)順序排列。同一事項的請示與批復(fù)、主件與附件不能分開，并按批復(fù)在前、請示在后，主件在前、附件在后的順序排列。

⑵工程文件材料：內(nèi)容必須真實、準(zhǔn)確，與工程實際相符合；應(yīng)采用耐久性強(qiáng)的書寫材料，如碳素墨水、藍(lán)黑墨水，不得使用易退色的書寫材料，如：紅色墨水、純蘭墨水、圓珠筆、復(fù)寫紙、鉛筆等；應(yīng)字跡清楚、圖樣清晰、圖表整潔、簽字蓋章、手續(xù)完備，幅面尺寸規(guī)格宜為A4幅面（297mmх210mm）；凡小于A4幅面的，可由A4幅面紙以襯托法襯托，大于A4幅面的應(yīng)折疊成A4幅面；若是復(fù)印件需加蓋單位公章。

⑶技術(shù)文件材料：蓋章，簽字手續(xù)必須完備。

⑷竣工圖：要求確保完整，并須裝訂成冊，按建筑結(jié)構(gòu)、給排水、暖、電氣設(shè)備等專業(yè)排列，組卷時應(yīng)保持各專業(yè)材料的相互聯(lián)系和完整；同專業(yè)圖紙按圖號順序排列，規(guī)格尺寸為A4。圖面須整潔、無破損，字跡工整；變更內(nèi)容要蓋變更單位圖章；設(shè)計圖簽折在右下角，并應(yīng)附檔案明細(xì)目錄；既有文字材料又有圖紙的案卷，文字材料排前，圖紙排后。

2、監(jiān)理資料應(yīng)要求裝訂成冊，一套必須是原件，另一套可為復(fù)印件（但必須加蓋公司圖章），要清楚、整齊。具體內(nèi)容按濟(jì)南大學(xué)基建處《濟(jì)南大學(xué)基建處建設(shè)工程文件歸檔范圍及要求》的有關(guān)規(guī)定報送。

3、經(jīng)濟(jì)商務(wù)檔案：與工程相關(guān)的各類經(jīng)濟(jì)合同、協(xié)議，必須在合同或協(xié)議簽訂后三天內(nèi)送檔案室存檔。

三、檔案的收集、整理。

為了便于檔案收集，基建檔案工作要納入基建處工作人員職責(zé)范圍之中，做到基建工程項目一開始就與檔案工作同步進(jìn)行；工程項目建設(shè)過程中，要與竣工材料的積累、整編、審定工作同步進(jìn)行；工程項目竣工驗收時，要與提交一整套合格的竣工圖的驗收同步進(jìn)行。

1、濟(jì)南大學(xué)建設(shè)工程建設(shè)方資料統(tǒng)一由綜合科收集整理、歸檔。⑴各類資料的經(jīng)辦人在辦完相關(guān)手續(xù)后，必須及時、主動地將文件、資料原件移交給基建處檔案員存檔，嚴(yán)禁拖延或不移交。

⑵各類資料原件一般移交時間為兩天，移交人與檔案員需辦理移交手續(xù)。

⑶如因不按規(guī)定移交而造成的文件丟失、損壞等情況，由當(dāng)事人承擔(dān)一切責(zé)任并限期補辦。如造成不可挽回的損失，將按學(xué)校相關(guān)規(guī)定處理。

2、在建設(shè)工程竣工驗收前應(yīng)重點做好基建檔案資料的驗收準(zhǔn)備工作。

⑴由分管施工的副處長負(fù)責(zé)催促施工單位、監(jiān)理單位在工程竣工驗收合格后，在規(guī)定時間內(nèi)報送規(guī)定數(shù)量的完整竣工資料。

⑵待施工單位、監(jiān)理單位所交資料達(dá)到檔案移送標(biāo)準(zhǔn)時，辦理移交手續(xù)（見附表）。由綜合科有關(guān)人員簽字證明檔案移交合格后，才能予以工程結(jié)算。

⑶如遇特殊情況，應(yīng)給予說明，經(jīng)處長同意后可先行結(jié)算，在允許的延長期內(nèi)完成報送。

3、在工程招標(biāo)及與勘察、設(shè)計、施工、監(jiān)理等單位簽訂協(xié)議、合同時，必須對工程文件、竣工資料的套數(shù)、費用、質(zhì)量、移交時間等問題提出明確要求。

4、對于移交的工程資料，凡不符合基建檔案資料歸檔內(nèi)容和要求的，綜合科有權(quán)拒收，并要求限期整改。

四、基建檔案的管理

1、基建處工程手續(xù)文件、檔案資料由綜合科專人管理，其他個人不得保留工程資料文件。

2、檔案室所存放的文件、資料，謝絕外部人員查閱。內(nèi)部人員查閱時，隨查隨還，不得任意攜出室外，嚴(yán)禁非檔案管理人員私自進(jìn)入檔案室翻閱資料。

3、原則上文件、資料原件不予借出，只提供復(fù)印件。如遇特殊情況或辦理手續(xù)必需借出原件時，由處長或科長批準(zhǔn)，由經(jīng)辦人辦理借出手續(xù)，限期交還。

4、在資料及圖紙歸還時，基建檔案員應(yīng)進(jìn)行核對，確認(rèn)完整后檔案員簽字，才可予以核銷；若不完整，則不予接收，并限期歸還。

5、凡屬基建處訂購、采購各類書籍資料，由綜合科統(tǒng)一辦理，所需數(shù)量由處領(lǐng)導(dǎo)審批決定。需借閱使用，或因工作需要長期使用者，統(tǒng)一由綜合科編目登記，使用者應(yīng)及時歸還或辦理移交手續(xù)。若有丟失損壞，視其情節(jié)處以賠償。

五、基建處綜合科檔案室管理人員。要認(rèn)真做好基建檔案資料的收集，整理、立卷、保管、統(tǒng)計工作，做到心中有數(shù)，并詳細(xì)記錄在案，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供依據(jù)。

六、其它

（1）未盡事宜應(yīng)由基建處負(fù)責(zé)解釋。

（2）本辦法自2008年起執(zhí)行。

第三篇：基建處招標(biāo)管理辦法

基建處招標(biāo)管理辦法

第一條

為加強(qiáng)對基建工程及材料、設(shè)備采購招投標(biāo)工作的管理，規(guī)范招投標(biāo)活動，完善監(jiān)督約束機(jī)制，提高工程建設(shè)資金的投資效益，保證投資項目質(zhì)量，依據(jù)《中華人民共和國招標(biāo)投標(biāo)法》和國家、地方有關(guān)規(guī)定，結(jié)合基建工作實際，特制定本辦法。

第二條

學(xué)校招標(biāo)工作基建處負(fù)責(zé)。其主要職責(zé)是在學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)下，按照本管理辦法具體組織、實施基本建設(shè)工程項目招投標(biāo)工作。

第三條

建設(shè)工程項目的代建、可研報告的編制、勘察、設(shè)計、施工、監(jiān)理、檢測、造價咨詢以及與工程建設(shè)有關(guān)的重要設(shè)備、材料等的采購，達(dá)到下列標(biāo)準(zhǔn)之一的，原則上應(yīng)納入省、市招投標(biāo)交易市場管理，所有招標(biāo)程序及招標(biāo)辦法均按國家、省、市有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

1、施工單項合同估算價在50萬元人民幣以上（含50萬，下同）的；

2、重要設(shè)備、材料等貨物采購，單項合同估算價在30萬元人民幣以上的；

3、項目代建、可研報告的編制、勘察、設(shè)計、監(jiān)理、檢測、造價咨詢等工程類服務(wù)采購，單項合同估算價在30萬元人民幣以上的；

4、單項合同估價低于前3款規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)，但項目總投資在1000萬元人民幣以上的。

第四條

建設(shè)工程項目的代建、可研報告的編制、勘察、設(shè)計、施工、監(jiān)理、檢測、造價咨詢以及與工程建設(shè)有關(guān)的重要設(shè)備、材料等的采購，不在省、市招投標(biāo)規(guī)定范圍內(nèi)的，應(yīng)按照校內(nèi)招標(biāo)程序進(jìn)行招投標(biāo)。校內(nèi)招投標(biāo)方式有：校內(nèi)公開（邀請）招標(biāo)、詢價競標(biāo)和競爭性談判三種方式。

第五條

下列項目屬于通過學(xué)院院務(wù)會集體決策直接發(fā)包范圍。

1、施工單項合同估算價在50萬元人民幣以下的；

2、設(shè)備、材料等貨物采購，單項合同估算價在10萬元人民幣以下的；

3、項目代建、可研報告的編制、勘察、設(shè)計、監(jiān)理、檢測、造價咨詢等工程類服務(wù)采購，單項合同估算價在10萬元人民幣以下的；

4、因特殊原因（考慮到施工環(huán)境等實際問題）不能實行招標(biāo)的工程；帶有壟斷行業(yè)性質(zhì)的工程，如：電力、天然氣、通信、給排水等。

第六條

納入省、市招投標(biāo)交易市場管理的項目，按照國家、省、市有關(guān)規(guī)定組織招投標(biāo)，學(xué)院紀(jì)委對招標(biāo)過程全程監(jiān)督。

第七條

采取校內(nèi)招標(biāo)的，由基建處組織招投標(biāo)。校紀(jì)檢監(jiān)察室、計財處對招標(biāo)過程全程監(jiān)督。

1、采取邀請招標(biāo)的，由基建處組織校紀(jì)檢監(jiān)察室、計財處等部門對相關(guān)企業(yè)進(jìn)行考察，初步確定擬邀請招投標(biāo)的企業(yè)，報院領(lǐng)導(dǎo)審批，確定邀請不少于3家的招投標(biāo)企業(yè)。

2、采取競爭性談判及詢價競標(biāo)的方式進(jìn)行招標(biāo)的，由基建處會同校紀(jì)檢監(jiān)察室、計財處等部門的負(fù)責(zé)人組成談判組，通過競爭性談判確定中標(biāo)單位，并報院領(lǐng)導(dǎo)及紀(jì)委備案。

第八條

采取直接發(fā)包的，由基建處通過召開處會議集體討論，確定直接發(fā)包的單位，并報學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)備案。

第九條

凡按相關(guān)規(guī)定應(yīng)納入省、市招投標(biāo)交易市場管理的項目，按照國家、省、市有關(guān)法定程序進(jìn)行招投標(biāo)。

第十條

校內(nèi)邀請招投標(biāo)工作程序一般為：

（一）提出招標(biāo)申請，報有關(guān)職能部門審批。

（二）組織編制招標(biāo)文件、發(fā)布招標(biāo)信息、審查投標(biāo)人資格、確定投標(biāo)人名單。

（三）成立評標(biāo)小組，由評標(biāo)小組進(jìn)行評標(biāo)并采取評分或無記名投票方式定標(biāo)。

（四）組織開標(biāo)、評標(biāo)、定標(biāo)，公布中標(biāo)單位；

（五）主管部門與中標(biāo)單位簽訂合同，加蓋學(xué)院公章。

（六）項目單位按照合同予以實施，工作完畢，應(yīng)及時總結(jié)經(jīng)驗，不定期向校領(lǐng)導(dǎo)反饋結(jié)果。

第十一條

招投標(biāo)必須堅持公開、公正、公平競爭和擇優(yōu)定標(biāo)的原則，每項招標(biāo)一般應(yīng)由三家或三家以上投標(biāo)單位競爭，招標(biāo)時要對投標(biāo)者進(jìn)行資質(zhì)審查，評標(biāo)應(yīng)以方案可行性、企業(yè)誠信度、企業(yè)履約能力、質(zhì)量可靠性、技術(shù)先進(jìn)性、報價合理性和售后服務(wù)質(zhì)量等為依據(jù)進(jìn)行綜合評定，擇優(yōu)確定中標(biāo)單位，公布評標(biāo)結(jié)果，簽訂的合同必須不違反《中華人民共和國合同法》的有關(guān)規(guī)定。

第十二條

招投標(biāo)工作紀(jì)律：

（一）各級領(lǐng)導(dǎo)干部及主管工程、設(shè)備、物資采購人員的配偶、子女和親屬及其上列人員所在單位應(yīng)回避競標(biāo)；

（二）參加招投標(biāo)工作的人員必須堅持原則，秉公辦事，保守機(jī)密，廉潔自律；

（三）嚴(yán)禁不經(jīng)招標(biāo)或集體討論而確定中標(biāo)單位；

（四）嚴(yán)禁明招暗定、泄露標(biāo)底、招標(biāo)走過場。

對違反以上規(guī)定者，要追究直接責(zé)任人和有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人的責(zé)任，直至給予黨紀(jì)政紀(jì)處分，觸犯刑律的移交司法機(jī)關(guān)處理。

第十三條

任何單位和個人不得將依本辦法必須招投標(biāo)的項目化整為零或以其它方式規(guī)避招投標(biāo)。

第十四條

因人為因素造成的時間倉促而使得項目無法招標(biāo)的，一經(jīng)查實將追究有關(guān)人員責(zé)任。

第十五條

依本辦法必須招投標(biāo)而未招標(biāo)的項目，應(yīng)追究有關(guān)人員責(zé)任。校計財處應(yīng)拒絕辦理項目付款。

第十六條

本辦法由學(xué)?；ㄌ庁?fù)責(zé)解釋。

第四篇：檔案管理辦法

陜西電子信息國際商務(wù)有限公司

關(guān)于檔案管理辦法實施方案

第一章 總則

第一條 為建立健全公司檔案管理制度，使檔案更有效地為公司管理、經(jīng)營、研究等各項工作服務(wù)，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》等有關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合公司實際制定本辦法。

第二條 公司檔案主要是指公司在各種活動中形成的具有保存和使用價值的文字、法律文書、數(shù)據(jù)、圖紙、圖片、錄音、錄像等資料。

第三條 公司檔案工作實行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)與分級管理相結(jié)合的原則。

第四條 本辦法適用于公司全體員工。

第二章 檔案分類與內(nèi)容

第五條 結(jié)合公司實際情況，對檔案進(jìn)行分類管理。可分為陜西電子信息國際商務(wù)有限公司和上海樺霖國際貿(mào)易有限公司檔案。

第六條 檔案內(nèi)容即歸檔范圍。公司檔案由文書檔案、項目檔案及音、影像資料等組成。其中文書檔案由以下部分組成：

（一）綜合類：上級下達(dá)的有關(guān)文件、批復(fù)、規(guī)定等資料；集團(tuán)公司辦公會、專題會議、黨政聯(lián)席會、黨工委會議及管辦公司聯(lián)席會、專題會議及董事會的會議紀(jì)要；公司組建、變更設(shè)計資產(chǎn)產(chǎn)權(quán)變動等方面的資料。

（二）勞動人事類：公司員工聘任、解聘、工資、福利、勞保、退養(yǎng)、獎勵、考核、培訓(xùn)等文件資料。

（三）黨群類：黨務(wù)、工會、共青團(tuán)、婦女活動中形成的重要文件資料。

（四）財務(wù)類：公司資金管理、成本管理、投資管理、經(jīng)濟(jì)核算資料，預(yù)決算及各類財務(wù)統(tǒng)計憑證、財薄及報表。

（五）審計監(jiān)察類：上級有關(guān)規(guī)定和公司在監(jiān)察審計過程中形成的資料。

（六）固定資產(chǎn)管理類：設(shè)備購置報批文件和驗收調(diào)試使用、維修、轉(zhuǎn)讓、報廢、損毀、更新改造過程中形成的資料。

（七）基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)類：包括規(guī)劃、勘察、工程設(shè)計、建筑施工、竣工驗收階段的資料文件。

（八）業(yè)務(wù)經(jīng)營類：業(yè)務(wù)計劃及執(zhí)行情況資料，擔(dān)保、投資原始資料和評估、評審、監(jiān)管的各類操作管理文件、各類合同、協(xié)議，抵押、質(zhì)押的各類法律文件和文書及有關(guān)商務(wù)糾紛的重要文件等。

（九）外事類：公司與其他業(yè)務(wù)單位進(jìn)行業(yè)務(wù)合作、業(yè)務(wù)交流等文件資料。

第三章 檔案管理部門與職責(zé)

第五條 檔案管理應(yīng)有相關(guān)部門負(fù)責(zé)。

（一）公司檔案集中統(tǒng)一管理部門為辦公室。

（二）根據(jù)公司實際情況及項目需要，各部門需分別負(fù)責(zé)該部門及項目類的檔案管理工作。

第六條 檔案管理部門應(yīng)明確檔案管理職責(zé)。

（一）辦公室設(shè)立檔案室，由辦公室主任負(fù)責(zé)公司檔案的集中統(tǒng)一整理歸檔，并對各部門的檔案工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。

（二）公司各部門指派檔案管理工作人員，專門負(fù)責(zé)本部門項目資料的收集及整理工作。

第四章 檔案管理要求

第七條 歸檔時間

（一）綜合類文書資料（包含集團(tuán)公司文件、會議紀(jì)要、通知、通報等，公司發(fā)文、會議紀(jì)要、通知、通報等）及合同類資料在流轉(zhuǎn)完成之后，應(yīng)立即交予辦公室整理存檔。

（二）項目資料應(yīng)在項目工程完結(jié)后立即整理歸檔，歸檔資料的完整性由各部門專職人員負(fù)責(zé)，規(guī)范管理由辦公室人員負(fù)責(zé)，并將完整項目資料統(tǒng)一交辦公室整理歸檔。

（三）規(guī)劃類資料由相關(guān)部門專職人員負(fù)責(zé)，年終時統(tǒng)一交由辦公室整理歸檔。

（四）財務(wù)類、審計監(jiān)察類及固定資產(chǎn)管理類資料在財政結(jié)束后，暫由財務(wù)部保管。

（五）音頻、影像資料由辦公室定期統(tǒng)一整理歸檔。第八條 歸檔要求

（一）公司各部門應(yīng)嚴(yán)格按照歸檔時間進(jìn)行歸檔。

（二）公司辦公室制定出統(tǒng)一的目錄格式（見附表一），要求各部門檔案管理人員采用統(tǒng)一格式填寫電子版和紙質(zhì)版目錄，案卷目錄一式兩份，一份由檔案管理人員存檔，另一份由歸檔部門留存，任何人不得據(jù)為己有或拒絕歸檔。

（三）歸檔的文件資料應(yīng)完整、準(zhǔn)確地反映公司在各項活動中的真實過程，必須是定稿后由公司領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)的原件。

（四）歸檔的文件資料應(yīng)由各部門檔案工作人員加以系統(tǒng)整理，認(rèn)真填寫目錄（電子版及紙質(zhì)版）備案。

第五章 檔案管理

第九條 檔案的保管。公司檔案管理實行辦公室統(tǒng)一整理歸檔，各部門配合管理的原則，各部門應(yīng)按照歸檔時間、歸檔要求保管檔案。

（一）公司必須有專門的檔案室，配用專用的檔案柜架，并且具備防火、防盜、防潮、防塵、防有害生物等安全措施；各部門檔案管理有專門的檔案柜，配備專用鑰匙等。

（二）公司辦公室檔案管理人員要定期對各部門整理檔案對照目錄進(jìn)行檢查、清點，發(fā)現(xiàn)有破損、遺漏等現(xiàn)象應(yīng)及時修補、復(fù)制或進(jìn)行其他技術(shù)處理。

第十條 歸檔資料及檔案的移交

（一）檔案管理人員接受歸檔資料及檔案時要認(rèn)真驗收，嚴(yán)格履行交接手續(xù)，填寫檔案交接單（見附件二）。管理人員調(diào)動工作時，必須辦完移交手續(xù)后方可離崗。

（二）公司各部門發(fā)生變動、撤銷時，應(yīng)及時將原由原部門管理的檔案交至辦公室檔案管理人員處。

第十一條 檔案的利用

（一）檔案管理人員應(yīng)編制各種檔案檢索工具，以保證及時、準(zhǔn)確的提供利用檔案信息。

（二）檔案的借閱

1、公司各部門查閱檔案要在檔案室進(jìn)行。員工查閱檔案時應(yīng)填寫《檔案查閱單》（見附件三），經(jīng)檔案管理人員批準(zhǔn)后方可查閱。

2、公司檔案文件一般不外借，如有特殊情況需要外借，必須認(rèn)真填寫《檔案外借單》（見附件四），經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并嚴(yán)格歸還期限，檔案管理人員在核對無誤后方可收回?！稒n案外借單》一式兩聯(lián)，借閱人和管理部門各執(zhí)一份。

3、具有密級的檔案文件原則上不得復(fù)印，若特殊情況密級文件有公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可復(fù)印，復(fù)印人在復(fù)印件用完后自覺銷毀，以防泄密。

4、公司各部門查閱其他部門的檔案必須經(jīng)歸檔部門同意并由本部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，再根據(jù)查閱手續(xù)進(jìn)行查閱。

5、外單位人員查閱或使用公司各部門的檔案，需持單位介紹信，并加蓋單位公章，嚴(yán)格按照檔案管理辦法執(zhí)行。

6、檔案利用者，在借閱檔案時必須愛護(hù)檔案，不得涂改、抽拆檔案文件，未經(jīng)審批程序，不得擅自傳閱、轉(zhuǎn)借、復(fù)制檔案資料。

（三）開發(fā)使用檔案信息應(yīng)遵守國家有關(guān)保密和知識產(chǎn)權(quán)等方面的法律、法規(guī)，任何個人不得擅自公布檔案內(nèi)容，對涉及侵犯公司利益和第三者權(quán)益的行為，應(yīng)追究責(zé)任人相應(yīng)的法律責(zé)任。

第六章 附則

第十七條 本辦法經(jīng)公司聯(lián)席會討論通過。第十八條 本辦法由公司辦公室負(fù)責(zé)解釋，實施。

第十九條 本辦法自發(fā)布之日起實行。

附件1：公司文件資料歸檔范圍與保管期限表 附件2：檔案目錄格式 附件3：檔案移交單附件4：檔案查閱單附件5：檔案借閱單附件6：檔案借閱登記表

附件一：

公司文件資料歸檔范圍與保管期限表

一、綜合類

（一）公司組建資料（永久）

1、申辦公司的報告與批件

2、公司章程

3、資金證明

4、場地證明

5、法定代表人任命書

6、注冊登記的函件與批件

7、營業(yè)執(zhí)照正本（副本）及復(fù)印件

7、稅務(wù)登記證正本（副本）及復(fù)印件

8、組織機(jī)構(gòu)代碼證正本（副本）及復(fù)印件

（三）集團(tuán)公司下發(fā)紅頭文件及會議紀(jì)要

（四）公司向上級領(lǐng)導(dǎo)的請示與上級領(lǐng)導(dǎo)的批示

1、方針政策性的重要業(yè)務(wù)問題（永久）

2、一般業(yè)務(wù)問題（短期）

（五）公司會議紀(jì)要（永久）

1、集團(tuán)公司下發(fā)的有關(guān)公司的決定性或相關(guān)事項的會議紀(jì)要

2、公司聯(lián)席會會議紀(jì)要

3、公司專題會會議紀(jì)要

4、公司董事會會議紀(jì)要

（六）各級領(lǐng)導(dǎo)視察、檢查公司工作時重要指示、講話、題詞、照片和有特殊保存價值的錄音、影像資料（永久）

（七）公司領(lǐng)導(dǎo)在重大活動的講話（永久）

（八）公司啟用或更改印信、徽標(biāo)的通知（永久）

（九）公司機(jī)構(gòu)、名稱等變更的報告、批復(fù)、通知（永久）

（十）公司總結(jié)報告（永久）

（十一）公司發(fā)展規(guī)劃、計劃（永久）

（十二）公司大事記（永久）

（十三）公司榮譽證書、獎狀、獎牌、獎杯（永久）

（十四）公司內(nèi)部機(jī)構(gòu)調(diào)整與設(shè)置的報告、批復(fù)、通知（長期）

（十五）公司制定的各類規(guī)章制度（長期）

（十六）公司與外單位經(jīng)濟(jì)糾紛訴訟案件資料（長期）（十七）公司形象宣傳資料（長期）（十八）公司內(nèi)部刊物（長期）

二、勞動人事類

（一）公司領(lǐng)導(dǎo)任職通知（永久）

（二）公司董事長、總經(jīng)理（含副職）、財務(wù)負(fù)責(zé)人等公司領(lǐng)導(dǎo)的聘任與解聘通知（永久）

（三）公司職工名冊（永久）

（四）工資冊（永久）

（五）公司各階段組織結(jié)構(gòu)圖（永久）

（六）公司與職工簽訂的招聘錄用合同等資料（長期）

（七）公司職工辭退、除名、退休的通知（長期）

（八）公司制定的勞動人事管理制度（長期）

（九）公司的工資、獎金福利分配方案（長期）

（十）公司勞動工資年報（長期）

（十一）公司歷年內(nèi)部薪配調(diào)查結(jié)果（長期）

三、財務(wù)類

（一）財務(wù)管理類（永久）

（二）會計檔案類（長期）

四、規(guī)劃項目工程類

（一）規(guī)劃設(shè)計類圖紙（永久）

（二）規(guī)劃設(shè)計類合同及協(xié)議書（永久）

（三）規(guī)劃設(shè)計類文書資料、會議紀(jì)要等（永久）

（四）招投標(biāo)文件類

1、中標(biāo)資料（永久）

2、投標(biāo)文件在一項工程完結(jié)后，中標(biāo)人投標(biāo)文件應(yīng)永久保存，未中標(biāo)投標(biāo)文件，在工程審計結(jié)束后可銷毀。

（五）合同及協(xié)議書（永久）

（六）產(chǎn)品類圖紙（永久）

五、固定資產(chǎn)管理類

（一）購置設(shè)備的申請、協(xié)議書及購銷合同（長期）

（二）驗收與調(diào)試資料（短期）

（三）使用與維修資料（短期）

（四）設(shè)備更新資料（長期）

六、外事、招商類

（一）公司與國外或國內(nèi)進(jìn)行業(yè)務(wù)合作的意向書、協(xié)議書、備忘錄、會議紀(jì)要（永久）

（二）公司外出考察報批文件（長期）

（三）公司人員外出進(jìn)行參加業(yè)務(wù)交流會和業(yè)務(wù)洽談的資料（長期）

（四）公司參加國際國內(nèi)會議資料（長期）

（五）外賓來公司參觀考察的相關(guān)文件（長期）

（六）上級印發(fā)的外事類保密文件（短期）

七、審計監(jiān)察類

（一）公司主要負(fù)責(zé)人離任審計的通知、報告、結(jié)論、決定、證明資料（永久）

（二）公司自查報告（長期）

（三）監(jiān)察調(diào)查結(jié)果與處理決定（長期）

（四）一般審計事項的通知、報告、結(jié)論與調(diào)查資料（短期）

八、黨群類

（一）黨組織建設(shè)的文件（長期）

（二）公司黨員違紀(jì)處理資料（長期）

（三）黨支部工作總結(jié)、計劃（長期）

（四）黨支部會議記錄、紀(jì)要（長期）

（五）評選優(yōu)秀黨員及表彰資料（永久）

（六）工會工作計劃、總結(jié)（短期）

第五篇：檔案管理辦法

關(guān)于公路工程竣工文件材料立卷歸檔

整理要求

各施工單位、監(jiān)理單位、設(shè)計單位：

為進(jìn)一步做好工程項目檔案管理工作，省交通廳下發(fā)了豫交辦【2011】39號關(guān)于下發(fā)《河南省公路建設(shè)項目文件材料歸檔整理規(guī)范》的通知。對工程項目檔案的驗收提出了明確要求，為貫徹落實好該通知精神，切實做好檔案管理工作，對于S236平郟快速通道的工程技術(shù)檔案工作特做以下要求：

一、各有關(guān)單位必須加強(qiáng)檔案工作的統(tǒng)一管理，各施工、監(jiān)理單位應(yīng)建立健全檔案工作各項規(guī)章制度，明確有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)分管項目檔案工作，并配備專（兼）職資料員，做好日常工作中資料的收集、整理工作，杜絕竣工驗收前突擊整卷。設(shè)計、監(jiān)理及施工單位注意收集在工程建設(shè)過程中形成的各種資料，為了保證檔案資料的完整性、準(zhǔn)確性及系統(tǒng)性，應(yīng)加強(qiáng)對施工工地檔案資料管理人員的培訓(xùn)和教育，使他們盡快掌握和了解公路工程檔案管理的方法和內(nèi)容。對日常工程檔案的收集整理工作，有關(guān)部門要不定期的進(jìn)行現(xiàn)場抽查，發(fā)現(xiàn)問題及時解決。

二、做好平時工作的監(jiān)督檢查，經(jīng)常性地督促、檢查、指導(dǎo)。各級領(lǐng)導(dǎo)要對工程項目檔案管理工作引起高度重視。

三、竣工資料的整理方法嚴(yán)格按照省廳印發(fā)的《河南省公路建設(shè)項目文件材料歸檔整理規(guī)范》附件中的各項規(guī)定進(jìn)行整理。

四、根據(jù)豫豫交辦【2011】39號關(guān)于下發(fā)《河南省公路建設(shè)項目文件材料歸檔整理規(guī)范》的通知，各個項目竣工材料的組卷、分類以及編制檔號等系統(tǒng)化整理工作必須利用計算機(jī)檔案管理軟件完成（該軟件是由國家檔案局推薦經(jīng)省交通廳檔案科考察在全省統(tǒng)一使用的檔案管理軟件）。

五、各項目辦對項目檔案的形成以及利用計算機(jī)檔案管理軟件對項目檔案案卷目錄、卷內(nèi)目錄、光盤的整理制作及移交等工作應(yīng)做統(tǒng)一安排。

六、各單位在合同段交工驗收前將已經(jīng)系統(tǒng)化整理的項目檔案連同案卷目錄（含電子版目錄）和案卷編制說明，公路局工程科和監(jiān)理檢查合格后移交給公路局檔案室，并按照規(guī)定辦理移交手續(xù)。案卷的編制說明內(nèi)容包括本合同段項目建設(shè)內(nèi)容，檔案整理執(zhí)行的標(biāo)準(zhǔn)、項目檔案整理情況及組卷數(shù)量，竣工圖編制質(zhì)量及其他需要說明的問題。

七、檔號的統(tǒng)一編寫部分為：S236PJL/….二〇一四年二月十三日