第一篇：應(yīng)用文寫作之商務(wù)信函

環(huán)球時(shí)代

英語(yǔ)專業(yè)考研 MTI翻譯碩士 專四專八 日語(yǔ)考研等

中文商務(wù)信函的寫作格式

中文商業(yè)商務(wù)信函的寫作格式

如同一般信函，商業(yè)信文一般由開頭、正文、結(jié)尾、署名、日期等5個(gè)部分組成。

(1)開頭

開頭寫收信人或收信單位的稱呼。稱呼單獨(dú)占行、頂格書寫，稱呼后用冒號(hào)。

(2)正文

信文的正文是書信的主要部分，敘述商業(yè)業(yè)務(wù)往來聯(lián)系的實(shí)質(zhì)問題，通常包括：

①向收信人問候；

②寫信的事由，例如何時(shí)收到對(duì)方的來信，表示謝意，對(duì)于來信中提到的問題答復(fù)等等；

③該信要進(jìn)行的業(yè)務(wù)聯(lián)系，如詢問有關(guān)事宜，回答對(duì)方提出的問題，闡明自己的想法或看法，向?qū)Ψ教岢鲆蟮?。如果既要向?qū)Ψ皆儐枺忠卮饘?duì)方的詢問，則先答后問，以示尊重；

④提出進(jìn)一步聯(lián)系的希望、方式和要求。

(3)結(jié)尾

結(jié)尾往往用簡(jiǎn)單的一兩句話，寫明希望對(duì)方答復(fù)的要求。如“特此函達(dá)，即希函復(fù)?！蓖瑫r(shí)寫表示祝愿或致敬的話，如“此致敬禮”、“敬祝健康”等。祝語(yǔ)一般分為兩行書寫，“此致”、“敬?！笨删o隨正文，也可和正文空開。“敬禮”、“健康”則轉(zhuǎn)行頂格書寫。

(4)署名

署名即寫信人簽名，通常寫在結(jié)尾后另起一行(或空一、二行)的偏右下方位置。以單位名義發(fā)出的商業(yè)信函，署名時(shí)可寫單位名稱或單位內(nèi)具體部門名稱，也可同時(shí)署寫信人的姓名。重要的商業(yè)信函，為鄭重起見，也可加蓋公章。

(5)日期

寫信日期—般寫在署名的下一行或同一行偏右下方位置。商業(yè)信函的日期很重要，不要遺漏。

外貿(mào)信函的結(jié)構(gòu)

（1）信封。信封一定要寫得準(zhǔn)確、整潔，是寫信封的基本要求。但英語(yǔ)和漢語(yǔ)在地址的寫法上是截然不同的。

英文信封的基本格式是（美國(guó)式）：

THE TENTH NATIONALBANK，Stamp

Wall Street，NEW YORK 5．N．Y．，U． S． via airmail

Mr．Liming，No 363，Renmin Road，Chong Qing，630000

英語(yǔ)專業(yè)考研 MTI翻譯碩士 專四專八 日語(yǔ)考研等

China

這是英文信封的通常寫法。按照中文習(xí)慣，則是這樣的：630000

中國(guó)重慶人民路363號(hào)： 貼郵票

李明 先生 收

美國(guó)紐約市第5郵區(qū)·華爾街101號(hào)第10國(guó)民銀行寄

由上例可見，英文和中文信封寫法的最明顯的區(qū)別，是收寄信人的先后排列不同。英文信封是先在左上角寫上寄信人的名址（這是美國(guó)式寫法，英國(guó)式寫法往往將寄信人名址寫在信封的左下角。），在信封正中寫上收信人名址。在名址的排列順序上，是先寫收（寄）信人的姓名（名稱），第二行寫住址的門牌號(hào)、街名，第三行寫城鎮(zhèn)名稱及所在地區(qū)的郵政區(qū)碼，第四行寫州名、國(guó)家名稱。我們所熟悉的漢語(yǔ)信封寫法和這就大不一樣了。需要注意的是，我國(guó)由國(guó)內(nèi)發(fā)往國(guó)外的信件，郵電部門規(guī)定有統(tǒng)一的外函信封。其要求是，信封的正面寫收信人名址，背面寫寄信人名址。收信人名址應(yīng)用英文書寫，寄信人名址除國(guó)名用英文書寫外，均用中文書寫。

（2）信頭。商貿(mào)英文書信與中文書信不同的一個(gè)特點(diǎn)是，在信紙的開頭必須首先寫上信頭，即寄信人的名址和寫信日期。而在中文信件中，這一部分是放在書信的末尾的。這是英文書信的固定格式。通常，信頭寫在信紙的右上角，先寫寄信人名址（與信封上寫法一樣），再寫寫信日期。但也有寫在信紙正上方和左上角的。如：

例一：

Kensington Road

Brooklyn，New York 12②，N．Y．③

June 10 1985

例二：

Established 1900

TELEPHONE：CHICAGO ENVELOPE COMPANY CABLE ADDRESS：CALUMET 4251 2901-2917 INDIANA AVENUE ENVELOPE CHICAGORef．No．CHICAGO，ILLINOIS CODES USED：

March 16 1982 ALL CODES

RENTLEY’S PREFERRED

注：實(shí)例中央上面Established 1900是指該公司創(chuàng)立于1900年。因公司的歷史悠久，可證明公司的信用良好，所以常常被采用。中間大寫的是公司名稱“芝加哥信封公司”和公司所在地“伊利諾斯州，芝加哥市印地安街2901-2917號(hào)”。左邊的細(xì)小字（Telephone）是電話號(hào)碼，Ref．No（等于Correspondence Reference No．）是“信件編號(hào)”，其用途是便于索引，按此號(hào)碼可將信件歸案存檔，因而又可稱為“索引號(hào)碼”。右邊的細(xì)小字（Cable Address）電報(bào)掛號(hào)，用于發(fā)收電報(bào)。這個(gè)公司只有“ENVELOPE CHICAGO”二個(gè)字就夠了，其手續(xù)費(fèi)和電報(bào)費(fèi)均能節(jié)省。（Codes Used）即“使用電訊密碼簿”。（All Codes，Rentlev’s preferred）即“在所有密碼簿中，請(qǐng)選用（Rentley）密碼簿”。

例三：

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17．Philpot Lane，London，E．C．①3，April，1991

寫信頭還需要注意的一點(diǎn)是，在寫日期時(shí)，要區(qū)分開英國(guó)習(xí)慣和美國(guó)習(xí)慣。如1995年5月2日，按英國(guó)習(xí)慣，應(yīng)寫為“2ndMay，1995”按美國(guó)習(xí)慣是“May 2，1995”。

（3）收信人名址。與信封上的收信人地址相同，一般寫在信紙的左上部，即在寄信日期下隔二行起寫。如：

Messrs．Allen ＆ Son（1919）Pty，Ltd．，155，F(xiàn)linders Lane，Melbourne，C．①1．

Australia

March 16，1991

Messrs．Smith ＆ James，Inc．

500 Norton Bldg．

Seattle 4，Wash

U．S．A

寫收信人地址特別要注意的是，不僅要詳細(xì)，而且必須按照收信人自身所固定的寫法來寫，不能隨意改變，因?yàn)槁殬I(yè)、職位不同，以及在不同的國(guó)家，其頭銜、區(qū)域的寫法是完全不一樣的。

（4）稱呼。商貿(mào)英文書信稱呼的寫法與中文信件的寫法也是不一樣的。這里所指的稱呼，相當(dāng)于中文書信“敬啟者”，例如：Dear Sir Dear sirs，Dear Madam，Dear Ladies，Gentlemen： Dear Mesdames，Dear Sir and Madam，Ladies and Gentlemen：

在不同的信件中，稱呼是多種多樣的，但最常見的不外是Gentlemen（美國(guó)式）和Dear sirs（英國(guó)式）二種?？梢?，在商貿(mào)英文書信的稱呼中，由于在“稱呼”前已專門有收信人名址一欄，所以一般不再寫收信人的姓名，通常就寫Dear sirs或Gentlemen即可。只有在雙方關(guān)系較為密切時(shí)，才加上人名，如Dear Mr．Small。在這里，Dear Sirs就相當(dāng)于中文信件的“敬啟者”之類的禮節(jié)性用語(yǔ)，是公文中常用的，不宜直譯為“親愛的先生”。另外，由于英、美習(xí)慣的不同，還要注意在“Dear Sirs”之后，通常用“，”號(hào)，而美國(guó)式“Gentlemen”之后，則應(yīng)用“：”號(hào)。

（5）正文。這是一封信的核心部分。寫作要求是要做到五個(gè)“C”，即禮貌（Courtesy）、簡(jiǎn)潔（Conciseness）、明了（Clarity）、正確（Correctness）和完整（Completeness），以準(zhǔn)確表達(dá)自己的商貿(mào)意圖。正文應(yīng)從稱呼下一行開始寫，信紙?jiān)谧笥覂蛇叾家艏s一寸寬的空白，以保持書信應(yīng)有的齊整格式。同時(shí)，一封信要按內(nèi)容分成幾段，不要把一封長(zhǎng)信寫成單獨(dú)的一段。為了明確起見，商貿(mào)英文書信常將各段加上編號(hào)或以每段之間加空行來分隔。但要特別注意的是，商貿(mào)英文書信原則上應(yīng)符合“一事一信”的要求，即一封信原則上只談一件事或主要只談一件事，不要把幾件事放在一信內(nèi)敘述，以利于所談事情能及時(shí)得到處理。

（6）結(jié)束語(yǔ)。是指在正文之后，簽名之前所使用的客套用語(yǔ)，一般在正文最后

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一行的下一行或空一行書寫。常用的客套語(yǔ)是：Yours truly（你的真誠(chéng)的），Yours sincerely（你的忠誠(chéng)的）Yours faithfully（你的忠實(shí)的），等等。

在需要特別禮貌或帶有特殊的官方性質(zhì)的信件中，還可用Yours most Cordially（你的最真誠(chéng)的）或Yours respectfully（你的恭順的）等。

（7）簽名。是指寫信人在書信的末尾用鋼筆簽上個(gè)人名字或公司名稱，相當(dāng)于我國(guó)的簽字蓋章。在商貿(mào)英文書信中，簽名通常要占三至四行，第一行常用作公司名稱，全部要用大寫；第二行用于個(gè)人簽字，通常是既有簽名，又有打印名，以便易于辨認(rèn)簽名；第三行常用于簽名人的頭銜。例如：Yours truly，F(xiàn)IDELITY TRADING CO．ING．

（簽 名）

H．B．Haslehurst

General Manager

Very truly yours，I．T．INPORMATION

（簽 名）

Director hose M．Net

Very truly yours，UNITED EXPORTERS COMPANY

（簽 名）

Max de Hes

Very truly yours，LEWERS ＆ COOKE，LIMITED

（簽 名）

E．W．Twelmeyer

Purchasing Department

Very truly yours，STERN，MCRGENTHAU＆ CO．，INC．

（簽 名）

Edward N．Megay

Machinery Division

在商貿(mào)英文書信中，即使是對(duì)認(rèn)識(shí)的收信人，也要簽上全名，即使信是打印的，也要親自簽名。在簽名后打印上寫信人的職務(wù)是很重要的，這是告訴對(duì)方你有處理信中所談事務(wù)的權(quán)威。

商貿(mào)英文書信除了信頭、收信人名址、稱呼、正文、結(jié)束語(yǔ)和簽名外，有的信還要注明收發(fā)信編號(hào)，載入特別注意事項(xiàng)，如注意事項(xiàng)或特別指定閱信人、書信主題、附言和附件等（當(dāng)然這些都不是必需的，可視情況而定。），都有其固定的位置。如下圖：

發(fā)文編號(hào)

收文編號(hào)

信頭

日期

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收信人名址

特別指定閱信人

稱 呼

書信主題

正 文

結(jié) 尾

簽 名

附 件

外貿(mào)信函的概念

商貿(mào)英文書信在我國(guó)又稱為外貿(mào)書信，它是指外貿(mào)公司（企業(yè)）及其人員在對(duì)外貿(mào)易活動(dòng)中，與涉外企業(yè)及其人員之間相互往來的以商貿(mào)交往為內(nèi)容的各種英文信件。廣義上的商貿(mào)英文書信還包括電報(bào)、電傳、明信片以及各種商務(wù)報(bào)告書、廣告詞等。商貿(mào)英文書信是外貿(mào)交往的重要工具，外貿(mào)人員不僅要懂得外貿(mào)英語(yǔ)，而且必須善于運(yùn)用外貿(mào)英文與貿(mào)易伙伴進(jìn)行書信交流。

與普通信件相比，商貿(mào)英文書信有其特殊的格式、固定的商業(yè)術(shù)語(yǔ)和特定的商業(yè)習(xí)慣用語(yǔ)。由于東西方文化的差異，它與中文書信在形式和內(nèi)容上也都有很大的不同。因此，要寫好商貿(mào)英文書信，除了要求撰寫人精通英語(yǔ)，具有較高的商貿(mào)專業(yè)水平和政策、法律水平以外，還必須認(rèn)真研究商貿(mào)英文書信的寫作特點(diǎn)和技巧，即信封的寫法和信內(nèi)的信頭、收信人名址、稱呼、正文、結(jié)尾、簽名等幾大部分

外貿(mào)信函實(shí)例1

Established 1900

TELEPHONE：CHICAGO ENVELOPE COMPANY CABLE ADDRESS：CALUMET 4251 2901-2917 INDIANA AVENUE ENVELOPE CHICAGORef．No．CHICAGO，ILLINOIS CODES USED：

March 16 1982 ALL CODES

RENTLEY’S PREFERRED

注：實(shí)例中央上面Established 1900是指該公司創(chuàng)立于1900年。因公司的歷史悠久，可證明公司的信用良好，所以常常被采用。中間大寫的是公司名稱“芝加哥信封公司”和公司所在地“伊利諾斯州，芝加哥市印地安街2901-2917號(hào)”。左邊的細(xì)小字（Telephone）是電話號(hào)碼，Ref．No（等于Correspondence Reference No．）是“信件編號(hào)”，其用途是便于索引，按此號(hào)碼可將信件歸案存檔，因而又可稱為“索引號(hào)碼”。右邊的細(xì)小字（Cable Address）電報(bào)掛號(hào)，用于發(fā)收電報(bào)。這個(gè)公司只有“ENVELOPE CHICAGO”二個(gè)字就夠了，其手續(xù)費(fèi)和電報(bào)費(fèi)均能節(jié)省。（Codes Used）即“使用電訊密碼簿”。（All Codes，Rentlev’s preferred）即“在所有密碼簿中，請(qǐng)選用（Rentley）密碼簿”。

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外貿(mào)信函實(shí)例2

17．Philpot Lane，London，E．C．①3，April，1991

寫信頭還需要注意的一點(diǎn)是，在寫日期時(shí)，要區(qū)分開英國(guó)習(xí)慣和美國(guó)習(xí)慣。如1995年5月2日，按英國(guó)習(xí)慣，應(yīng)寫為“2ndMay，1995”按美國(guó)習(xí)慣是“May 2，1995”。

（3）收信人名址。與信封上的收信人地址相同，一般寫在信紙的左上部，即在寄信日期下隔二行起寫。如：

Messrs．Allen ＆ Son（1919）Pty，Ltd．，155，F(xiàn)linders Lane，Melbourne，C．①1．

Australia

March 16，1991

Messrs．Smith ＆ James，Inc．

500 Norton Bldg．

Seattle 4，Wash

U．S．A

英文信封的基本格式是（美國(guó)式）：

THE TENTH NATIONALBANK，Stamp

Wall Street，NEW YORK 5．N．Y．，U． S． via airmail

Mr．Liming，No 363，Renmin Road，Chong Qing，630000

China

這是英文信封的通常寫法。按照中文習(xí)慣，則是這樣的：630000

中國(guó)重慶人民路363號(hào)： 貼郵票

李明 先生 收

美國(guó)紐約市第5郵區(qū)·華爾街101號(hào)第10國(guó)民銀行寄

第二篇：商務(wù)信函寫作

邀請(qǐng)函

邀請(qǐng)人：

人事部經(jīng)理，張建國(guó)

被邀請(qǐng)人：各有關(guān)公司人事部門經(jīng)理

時(shí)間：12月3日——4日

地點(diǎn)：濱海友誼酒店

會(huì)議內(nèi)容：就有關(guān)新形勢(shì)人事管理模式和方法進(jìn)行討論和發(fā)言

信函

以李明的名義給Mr.Black寫一封信，內(nèi)容：您已收到他寄來的禮物（一本精美的相冊(cè)）你非常喜歡這份禮物，你得知他將來上海參加你的生日派對(duì)，非常高興，請(qǐng)他告知你所乘坐的航班，你到時(shí)去機(jī)場(chǎng)接

他，要求：按標(biāo)準(zhǔn)的寫信格式，寫明時(shí)間，地點(diǎn)，地址，發(fā)信人等

投訴信

寫一封投訴信給學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)

1.八個(gè)人住一間宿舍，太擁擠了

2.宿舍上不了網(wǎng)，學(xué)習(xí)不方便

3.希望可以延遲熄燈時(shí)間，特別是在考試期間

4.要求裝空調(diào)，否則夏天太熱無(wú)法入睡

㈠ Dear mangers,I’m the Personnel Manger of the Blue Sky Bloc.Our bloc is going to hold a conference at Coastal Friendship Hotel in December from third to fourth.The conference is aimed at discussing about new personnel management mode and method and making a statement.I’m looking forward to attending the conference.Yours sincerelyZhangjianguoPersonnel Manger

㈡Li Ming

Box408

No.18 Nanjing Road

Mr Black

Dep.Of Business College

Leland Stanford Junior University

California

U.S.A Shanghai 200001 P.R.China December.9.2012

Dear Mr Black,Thank you for sending me the gift, a elegant photo album.I like it very much.Since I knew you would come to Shanghai to join my birthday party, I’ve been so pleased.If you’re planning to come to Shanghai , please inform me that the flight in advance and I’ll be there to meet you at the airport.Friendly yoursLi Ming

㈢ Dear sir(madam),I am writing to complaint about the dormitory problems ,which have affected our normal life.Firstly, eight people live in a dormitory ,too crowded.Secondly, it’s not handy to study without network in the dorm.Thirdly, we hope the dorm supervisor can delay turning off the lights, especially during the test period.Finally, we require to set an air conditioning in the dorm, for we can’t fall asleep because of the hot weather in summer.Could you please look into these and we’d really appreciate if you could solve all of the problems for us.Thanks.Yours cordiallyLi Hua

第三篇：商務(wù)信函寫作

商務(wù)信函寫作

書信是日常生活中常用的文體，是用以交涉事宜、傳達(dá)信息、交流思想、聯(lián)絡(luò)感情、增進(jìn)了解的重要工具。書信一般可分為商務(wù)信件或公函（Business Letter or Official Correspondence）和私人信件（Private Letter）兩大類。值得注意的是，英語(yǔ)書信的寫法與漢語(yǔ)書信有一些明顯區(qū)別，應(yīng)特別加以區(qū)分。英語(yǔ)書信通常包括下面幾個(gè)組成部分：信端、信內(nèi)地址、稱呼、正文、結(jié)束語(yǔ)、簽名、附件、再啟等。下面我們將逐個(gè)進(jìn)行介紹。

1、信端（Heading）

信端即信頭，一般包括寫信人的地址和寫信日期。一些正式信函的信端還包括發(fā)信人或單位的電話號(hào)碼、電報(bào)掛號(hào)、電傳、傳真和郵政編碼等。西方國(guó)家中有些信端甚至還有單位負(fù)責(zé)人的姓名、職務(wù)和職稱等。信端的目的是使收信人一看便知道書信來自何處，何時(shí)發(fā)出，便于復(fù)信和查閱。用一般的信紙寫信時(shí)，信端應(yīng)寫在信紙的右上角，若字?jǐn)?shù)較多，可從信紙中間或偏右的地方寫起。若字?jǐn)?shù)較少，可適當(dāng)多向右移一些，使整個(gè)信端的重心落在右上角。

信端的寫法主要有并列式和斜列式兩種。從目前情況來看，前者更為常用。采用并列式時(shí)，每行開頭要左對(duì)齊；采用斜列式時(shí)，每行開頭逐次向右移二三個(gè)字母的距離。例如：

（1）并列式

Fuxing Street

Haidian District

Beijing

Post Code: 100035People’s Republic of China

Tel: 63211234

Aug.20, 2004

（2）斜列式（Indented Form）Fuxing Street

Haidian District

Beijing

Post Code: 100035

People’s Republic of China

Tel: 63211234

Aug.20, 2004

寫信端時(shí)，先寫發(fā)信人的地址，地點(diǎn)的名稱按由小到大的順序排列，然后是其它項(xiàng)目和發(fā)信日期。具體次序是：第一行寫門牌號(hào)和街名；第二行寫區(qū)名、市（縣）名、?。ㄖ荨睿┟?，往國(guó)外寄的信，還要寫上國(guó)家的名稱；國(guó)家名稱的前面加上郵政編碼，其后可寫上電話號(hào)碼，最后一行寫發(fā)信日期。如果寫信人的地址是機(jī)關(guān)單位的名稱，則將其作為第一行。如果寫信人的單位沒有門牌號(hào)碼和街名，則第一行可寫上所在班級(jí)或?qū)I(yè)組的名稱；第二行寫系、科、室名稱；第三行寫學(xué)校名稱；第四行寫市（縣）、?。ㄖ荩┟Q；然后再寫郵政編碼、國(guó)名、電話號(hào)碼、發(fā)信日期等項(xiàng)。

如果使用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)，則在每行末尾加逗號(hào)，最后一行的末尾加句號(hào)。但當(dāng)前的信件中行末大都不加標(biāo)點(diǎn)符號(hào)，但在每行之內(nèi)該用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)的地方，仍要用標(biāo)點(diǎn)。特別要注意的是，門牌號(hào)碼和街名之間要加逗號(hào)。月份和日期之間不可用逗號(hào)。在西方國(guó)家，城市名稱之后往往寫有字母或數(shù)字（如 New York, 103），表示城市的郵政編碼。

關(guān)于發(fā)信日期的寫法，應(yīng)注意以下幾點(diǎn)：

①年份應(yīng)完全寫出，不能簡(jiǎn)寫。

②月份要用英文名稱，不要用數(shù)字代替。

③月份名稱多用公認(rèn)的縮寫式。但 May, June, July, 因?yàn)檩^短，不可縮寫。

④寫日期時(shí)，可用基數(shù)詞1，2，3，4，5，……28，29，30，31等，也可用序數(shù)詞 lst, 2nd, 3rd, 4th, 5th, ……28th, 29th, 30th, 31lst等。但最好用基數(shù)詞，簡(jiǎn)單明了。

日期可有下列幾種寫法：

① Oct.20, 2004

② 10 May., 2004

③ 3rd June, 2004

④ Sept.16th, 2004

其中，①最為通用。

2、信內(nèi)地址（Inside Address, Introductory Address）

信內(nèi)地址收信人的姓名和地址，寫在信紙的左上角，從信紙的左邊頂格開始寫，低于寫信人地址和發(fā)信日期一二行，也分并列式和斜列式兩種，但應(yīng)與信端的書寫格式保持一致。其次序是，先寫收信人姓名、頭銜和單位名稱，占一二行，然后寫地址，可占二至四行，例如：

①并列式

Ms.Joanna Kerry

Peking University

Haidian District, 100871

Beijing

China

②斜列式

Ms.Joanna Kerry

Peking University

Haidian District,100871

Beijing

China

3.稱呼（Salutation）

對(duì)收信人的稱呼應(yīng)自成一行，寫在低于信內(nèi)地址一二行的地方，從信紙的左邊頂格開始寫，每個(gè)詞的開頭字母要大寫，至于末尾處的符號(hào)，英國(guó)人用逗號(hào)，但美國(guó)和加拿大英語(yǔ)則多用冒號(hào)。稱呼用語(yǔ)可視寫信人與收信人的關(guān)系而定。給外國(guó)人寫英文信時(shí)，稱呼用語(yǔ)要注意以下幾點(diǎn)：

①對(duì)沒有頭銜的男性一般稱呼 Mr.。Mr.用在姓氏之前或姓氏和名字之前，不可只用在名字之前，例如對(duì)的稱呼，應(yīng)該是：Mr.或 Mr.White, 不可是：Mr.Phil。若稱呼多個(gè)男性，則在姓名前用 Mr.的復(fù)數(shù)形式 Messrs.。對(duì)一般以人名為名稱的公司和企業(yè)常用這種稱呼，例如：Messrs.Black and Brothers 布萊克兄弟公司。

②對(duì)女性一般稱呼 Mrs.，Madam 或 Miss。Mrs.用在已婚女子的丈夫的姓氏之前，或姓氏和名字之前，一般不用在名字前 Madame 此詞可以單獨(dú)使用或加在丈夫的姓名之前 Mrs.沒有復(fù)數(shù)形式。若稱呼多個(gè)女性，則在姓名前用 Mme.的復(fù)數(shù)形式 Mmes.而對(duì)以女子名字為名稱的公司、企業(yè)可用 Mesdames 稱呼。Miss 多用于未婚女子，此詞可縮寫為 Ms，用于姓氏之前或姓氏和名字之前，一般不用于名字之前。

③對(duì)收信人的稱呼，也可用頭銜或職位的名稱，不分性別。例如 Professor（縮寫為 Prof.），Doctor（縮寫為 Dr.），General(縮寫為 Gen.)。這些稱呼都放在姓氏之前或姓氏和名字之前，如 Prof.（Phil）White等。

④對(duì)外公函中對(duì)收信人的稱呼，可用 Gentlemen（而不是 Gentleman），Dear Sir(s)和 My dear Sir(s)等。Gentlemen 之前不能加 Dear，后面也不能帶姓名。用 Sirs 時(shí)，前面常用 Dear 一詞，但也可單獨(dú)用 Sir。若收信人是婦女，則無(wú)論已婚或未婚，都可單獨(dú)使用 Madam 或其復(fù)數(shù) Mesdames。

⑤對(duì)外國(guó)高級(jí)官員的稱呼，如國(guó)家元首、政府首腦、部長(zhǎng)、大使、公使和特使等，可用（Dear）Sir，（Dear）Mr.Chairman，（Dear）Mr.Premier，（My dear）Mr.Ambassador，Your Excellency（復(fù)數(shù)為 Excellencies）。

⑥對(duì)君主制國(guó)家的國(guó)王和皇帝等男性君主，可以 Sir 稱呼，對(duì)女王、女皇和皇后等女性君主，可用 Madam 稱呼。有時(shí)也用 Your Majesty 稱呼以表示。客氣和尊敬Your Majesty 可兼指男性和女性，其復(fù)數(shù)為 Your Majesties。

⑦對(duì)王室成員，如太子、王子、親王和公主等，一般可用（Dear）Sir 或（Dear）Madam 但在正式尊稱時(shí)，一般用 Your Highness(復(fù)數(shù)為 Highnesses)。

收信人稱呼

先生（男人）Mr./Esq.夫人（已婚）Mrs.小姐（未婚）Miss

夫人、小姐統(tǒng)稱Ms.夫婦倆人Mr.and Mrs.兩位或兩位以上男子Messrs

兩位或兩位以上女子（已婚）Mesdames

兩位或兩位以上小姐（未婚）Misses

常見的頭銜（漢英對(duì)照）如下：

教授Professor

博士Doctor(Dr.,Ph.D.)

醫(yī)學(xué)博士Medical Doctor(M.D.)

總統(tǒng)或校長(zhǎng)President

主席或董事長(zhǎng)Chairman

副主席或副董事長(zhǎng)Vice Chairman

副總統(tǒng)或副校長(zhǎng)Vice President

首相Prime Minister

總理Premier

省長(zhǎng)或州長(zhǎng)Governor

市長(zhǎng)Mayor

參議員Senator

大使Ambassador

秘書長(zhǎng)Secretary General

一秘First Secretary

二秘Second Secretary

院長(zhǎng)Director,Dean

副院長(zhǎng)Vice Director

系主任Dean,Head,Chair

館長(zhǎng)Chief Librarian,Curator

閣下Excellency

神甫Father

4.信的正文（Body of the Letter）

信的正文每段第一行應(yīng)往右縮進(jìn)約四五個(gè)字母。在寫事務(wù)性信件時(shí)，正文一般開門見山，內(nèi)容簡(jiǎn)單明了，條理清楚。在寫私人信件時(shí)，信寫好之后若有什么遺漏，可用 P.S.表示補(bǔ)敘。

5.結(jié)束語(yǔ)（Complimentary Close）

結(jié)束語(yǔ)是寫信人表示自己對(duì)收信人的一種謙稱，只占一行，低于正文一二行，從信紙的中間或偏右的地方開始寫。第一個(gè)詞的開頭字母要大寫，末尾用逗號(hào)。結(jié)束語(yǔ)視寫信人與收信人的關(guān)系而定例如寫給機(jī)關(guān)、團(tuán)體或不相識(shí)的人的信，一般用：

Yours(very)truly, Yours(very)faithfully, Yours(very)sincerely，等等。

寫給上級(jí)和長(zhǎng)者的信一般可用：

Yours(very)respectfully, Yours(very)obediently, Yours gratefully, Yours appreciatively, Your obedient servant, 等等。

寫給同志或同事的信一般可用：

Fraternally yours, Comradely yours，等等。

寫給熟人或朋友的信可用：

Yours, Ever yours, Yours affectionately, As ever, Yours sincerely Yours devotedly,(Most)Fondly yours, Yours excitedly, Intimately yours，等等。

寫給親屬或摯友的信一般用：

Yours, Ever yours, Yours as ever, As ever, Yours affectionately, Lovingly yours,(Much)Love, With Love, Lovingly, Your loving son, Your most affectionate, Your devoted friend, Devotedly, 等等，意即：“您的”、“永遠(yuǎn)是您的”、“您的親愛的”、“您的愛子（孩子、姐妹、侄、侄女、祖母）”、“您的摯友”等。

寫給摯友的信有時(shí)也可用：

Yours hurriedly, Yours hastily, Yours in haste, 等等。

寫信給摯友，表示歉意時(shí)，可用：

Contritely yours, Regretfully yours, Yours in(with)regret, Yours in(with)deep remorse 等。

在歐洲一些國(guó)家里，多把Yours 放在 sincerely等詞的前面。在美國(guó)和加拿大等國(guó)，則多用，把 yours 放在 Sincerely 等詞之后。Yours 一詞有時(shí)也可省略。

6.簽名（Signature）

信末的簽名一般低于結(jié)束語(yǔ)一二行，從信紙中間偏右的地方開始寫。若寫信人是女性，與收信人又不相識(shí)，則一般在署名前用括號(hào)注上 Miss, Mrs.或 Ms.，以便對(duì)方回信時(shí)知道如何稱呼。有的還有署名后寫上自己的職稱、職務(wù)或頭銜

7.附件（Enclosure）

信件若有附件，應(yīng)在左下角注明 Encl.或 Enc.。若附件不止一個(gè)，則應(yīng)寫出2（或3，4，5等）Encls.，例如：

Enc: Resume

Encls:Grade Certificate

8.再啟（Postscript, 縮寫為 P.S.）

再啟部分用于補(bǔ)敘正文中遺漏的話，一般應(yīng)盡量少用，正式的函件中更應(yīng)避免使用。

9.私人和公務(wù)信函--注意事項(xiàng)

首先，寫信者應(yīng)設(shè)身處地想到對(duì)方，尊重對(duì)方的風(fēng)俗習(xí)慣。

其次，英文信應(yīng)該行文流暢、言簡(jiǎn)意賅，避免冗長(zhǎng)。這就是說，寫信者應(yīng)用盡可能少的文字表達(dá)其必須傳遞的信息，而且寫信者應(yīng)將其所需傳遞的信息表達(dá)清楚，以免對(duì)方產(chǎn)生誤解。書信交往，同樣需要以禮待人。因而在寫信過程中，要避免傷害對(duì)方感情，措辭上多選用些禮貌婉轉(zhuǎn)詞語(yǔ)。

最后，除了避免語(yǔ)法、拼寫、標(biāo)點(diǎn)錯(cuò)誤外，信中所引用的史料、數(shù)據(jù)等也應(yīng)準(zhǔn)確無(wú)誤.私人和公務(wù)信函--常用句式。常用的起首語(yǔ)有：

1）Thank you for your letter dated Dec.22,1969.2)Many thanks for your letter of Sept.5，1997.3)A thousand thanks for your kind letter of June 5,1997.4)Your kind letter of November 22th arrived this morning.5)Your letter which arrived this morning gave me great comfort.6)In reply to your letter dated 4th July,I want to say…

7)Thank you very much for your letter of August 2 and the gift you sent me on Christmas Eve.8)What a treat to receive your kind letter of May 5th!

9)It is always a thrill to see your nice handwriting.10)First of all I must thank you for your kind assistance and high attention to me.11)With great delight I learn from your letter of this Sunday that … 12)I wish to apply for teaching position you are offering.13)I am too excited and delighted at your good news.14)I am very obliged to you for your warm congratulations.…

15)I am very much pleased to inform you that my visit to your country has been approved.常用的結(jié)束語(yǔ)有：

1）Awaiting your good news，2)Looking forward to your early reply，3)Hoping to hear from you soon，4)We await your good news.5)I hope to hear from you very soon.6)We look forward to your reply at your earliest convenience.7)I look forward to our next meeting there in Los Angeles.8)Your early reply will be highly appreciated.9)Any other particulars wanted we shall be pleased to send you.10)The help you give me is sincerely valued.11)I hope everything will be well with you.12)Please let us know if you want more information.13)I hope you always enjoy yourself.14)I wish you very success in the coming year.15)Please remember me to your family.16)With best regards to your family.17)All the best.18)With love and good wishes.

第四篇：商務(wù)信函寫作：投訴信

商務(wù)信函寫作：投訴信范文Directions:

You found something wrong with the telephone bill you have received from the local post office.You made a call to inquire about this however the person who answered the call was very rude.Write a letter of complaint to the manager of the post office, explaining the situation and giving your suggestions for improvement.Your letter should be no less than 100 words.You dont need to write the address.Dont sign your own name at the end of the letter, use Donna instead.Dear Sir,I am writing to let you know the deplorable attitude of one of your staff member.I received my telephone bill for the previous month from you and thought there were some errors in calculation: I had been overcharged for two overseas calls.However, when I called your Complaints Department, the girl who answered my phone was very rude.For one thing she interrupted me continually, for another she even said that the fault was my own.Needless to say, such a way of dealing with customers is unacceptable.I would like to suggest that the girl in question should be disciplined, and instructed on the proper way to deal with clients.And I hope she can make formal apology to me.An early response will be appreciated.Sincerely yours,Mary

譯文親愛的先生：我寫這封信是想讓你知道你們的一個(gè)員工的服務(wù)態(tài)度。我收到你們上個(gè)月的話費(fèi)單后發(fā)現(xiàn)有一些計(jì)算錯(cuò)誤，我認(rèn)為我被多收了兩個(gè)國(guó)際長(zhǎng)途費(fèi)用。但當(dāng)我打電話詢問客服部門時(shí)，接電話的女孩態(tài)度非常粗魯。一方面她總是打斷我的話，另一方面她甚至說錯(cuò)誤在我。這樣對(duì)待客戶的態(tài)度實(shí)在讓人難以接受。我建議對(duì)這個(gè)女孩進(jìn)行懲罰，另外告訴該如何對(duì)待客戶。我希望她能向我正式道歉。請(qǐng)?jiān)缛栈貜?fù)。真摯的：瑪麗

第五篇：商務(wù)信函寫作 Payment

Relon Brand Company Limited

No.28Queen’s Road Hong Kong, China Email：xxy2016@163.com

November.16,2016

Armanii Company No.36 Baker Street London,British.We have received your letter of11 this month, in which you suggested our accepting payment by D/A at 45 days for better cash flow and lower costs.Whilewe appreciate your trial order of $7,800for our goods, we very much regret that we are unable to entertain your request for payment under D/A terms as we generally ask for payment by Letter of Credit.In consideration of promoting business between us, we are, as an exceptional case, prepared to accept payment for your trial order on a D/P sight basis.Please understand that we can only make this concession under the circumstance, but this should not be taken as a precedence.Our products always find a good market in many counties in the world.We are confident that this product you have ordered will have a wonderful sales in your market.We hope that the above payment terms will be acceptable to you and look forward to the pleasure of hearing from you soon.Yours faithfully

Wendy

Wendy

Sales manager 題目 ：要求：Your customer Mr.Smith is placing a trial order for $7,800, and asking for payment by D/A 45 days, for better cash flow and lower costs.Please write a reply to negotiate the most suitable payment terms.