第一篇：有關(guān)文種使用方面的規(guī)范

文種的選擇與規(guī)范使用，也是保證正確行文的一個重要方面，在新《辦法》中規(guī)定的13個文種中，尤應(yīng)注意的是：

（一）請示應(yīng)當(dāng)一文一事；

（二）報(bào)告不得夾帶請示事項(xiàng)；

（三）無隸屬關(guān)系機(jī)關(guān)或部門之間一律以函行文，不得使用上行文種或下行文種；

（四）非法律、法規(guī)規(guī)定可用使用命令（令）的機(jī)關(guān)，一律不得使用命令（令）；

（五）非重要事項(xiàng)或法定事項(xiàng)不得使用公告。

第二篇：文種使用方面存在的不規(guī)范作法

錯用文種問題，主要表現(xiàn)在以下兩個方面，即請示、報(bào)告不分和不相隸屬機(jī)關(guān)之間使用上行文種、下行文種。關(guān)于前者，是多年來一直沒有徹底解決的老問題，請示與報(bào)告的區(qū)別詳見本書第5章；關(guān)于后者，平行單位之間使用請示、報(bào)告以及批復(fù)等上、下行文種行文也是一個屢禁不止的問題。平級機(jī)關(guān)只能使用“函的形式”，對此國辦《意見》中有明確規(guī)定“‘函的形式’是指公文格式中區(qū)別于‘文件格式’的‘信函格式’。以‘函的形式’行文應(yīng)注意選擇使用與行文方向一致、與公文內(nèi)容相符的文種。”

此外，濫發(fā)公文的現(xiàn)象，仍需引起重視，例如種種于公務(wù)活動無補(bǔ)的公文、因未直接行文而造成的過多行文、因體制、機(jī)制不順而造成的過多行文、因協(xié)商不夠而造成的過多行文以及簡報(bào)過多等等，均須嚴(yán)格把好對行文客體的審核關(guān)，控制行文總量。

以上行文不當(dāng)?shù)谋憩F(xiàn)，既造成人力、物力、財(cái)力的浪費(fèi)，又使不少機(jī)關(guān)和領(lǐng)導(dǎo)干部陷于“文山”之中，不能集中精力想大事、議大事、抓大事，同時(shí)也助長了官僚主義、形式主義、文牘主義，影響了機(jī)關(guān)的工作效率，影響了黨和政府機(jī)關(guān)的形象，必須加以改正。

第三篇：正確使用公文文種

正確使用公文文種

【導(dǎo)語】在了解了公文的基本概念以后，我們接下來學(xué)習(xí)如何正確選擇文種，并對一些易混淆的文種進(jìn)行區(qū)分。

一、文種的涵義

在公文寫作和處理中，把性質(zhì)和用途相同的公文歸并為同一種，對每一種公文規(guī)定了固定的名稱，這就是文種的名稱，即公文種類，簡稱文種。文種是公文必不可少的組成部分，所有公文都必須在標(biāo)題中標(biāo)明文種。

二、正確標(biāo)明文種的作用

1.在公文中正確標(biāo)明文種，有利于維護(hù)公文的嚴(yán)肅性、規(guī)范性。

2.為公文的撰寫提供方便?！稐l例》和《辦法》都對每一類公文文種的適用范圍作出了明確規(guī)定;有關(guān)法規(guī)、規(guī)章也對有些公文例如法規(guī)、規(guī)章、經(jīng)濟(jì)合同、法律文書、外交文書等等文種的用途作了明確規(guī)定;還有一些文種例如總結(jié)、調(diào)查報(bào)告、啟事等等，它們的用途則是人們在長期實(shí)踐過程中不斷總結(jié)、約定俗成的。而每一種公文的寫法，也經(jīng)過長期實(shí)踐形成共識逐步規(guī)范，有些文種的寫法例如事故調(diào)查報(bào)告等等，還由主管部門作出了明確的規(guī)定。寫作公文時(shí)，正確選擇、標(biāo)示文種，就能了解該文種寫作的基本要求和基本規(guī)范，有利于提高寫作效率和質(zhì)量。

3.為公文處理提供方便。根據(jù)有關(guān)規(guī)定和慣例，不同的文種有不同的處理方式。收發(fā)文機(jī)關(guān)處理公文的有關(guān)部門和有關(guān)人員，根據(jù)文種名稱就可作出相應(yīng)的處理。例如請示屬辦件，要及時(shí)交有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)部門審批、辦理。而報(bào)告屬閱件，一般就無須答復(fù)，只需交有關(guān)人員傳閱。

撰寫公文時(shí)，務(wù)必正確選用文種。不用、錯用或生造文種，都會損害公文的效用。

三、選擇文種的依據(jù) 1.選擇文種要依據(jù)國家的有關(guān)法律、法規(guī)以及黨和國家有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)關(guān)于公文處理的有關(guān)規(guī)定，選擇恰當(dāng)?shù)摹⒁?guī)范的文種。絕不能違反有關(guān)法規(guī)、規(guī)定和標(biāo)準(zhǔn)，隨意另選文種。

2.要看作者與主要受文者(即主送機(jī)關(guān)單位)的工作關(guān)系。只有當(dāng)作者是主要受文者的所屬上級機(jī)關(guān)單位時(shí)，才能選用具有規(guī)定性、領(lǐng)導(dǎo)指導(dǎo)性、公布性的下行文種。當(dāng)作者是主要受文者的所屬下級機(jī)關(guān)單位時(shí)，才能選取呈報(bào)性的上行文種。當(dāng)作者與主要受文者是同級或不相隸屬關(guān)系時(shí)則只能選用商洽性的平行文種。

3.要看作者權(quán)限。有一些文種對使用者的權(quán)限有明確規(guī)定，如作者不具備規(guī)定的法定權(quán)限，則不能使用這些文種。如命令、決議、議案、公告等等文種的使用。

4.要看行文目的、行文要求的需要。每一種文種都有特定的適用范圍，只在實(shí)現(xiàn)某一行文目的和要求方面有效。因此，應(yīng)選取最有利于表達(dá)和實(shí)現(xiàn)具體行文目的、行文要求的文種。

四、正確區(qū)分一些易混淆的文種

公文中有的文種之間既有相似之處，又有不同之處，既有聯(lián)系又有區(qū)別，使用時(shí)容易混淆。能否正確選用文種，直接關(guān)系到公文質(zhì)量的高低、表達(dá)效果的好壞和公文處理的方便與否。強(qiáng)調(diào)公文文種規(guī)范，尤其要注意正確區(qū)分一些容易混淆的文種。

(一)決定與決議

他們都是帶有制約，規(guī)范、指揮或指導(dǎo)作用的指揮性公文，在性質(zhì)、寫法上都有許多相似之處。

從寫法上看，他們一般都不在正文前寫主送機(jī)關(guān)，而可在文尾抄送欄標(biāo)明“主送”或者“分送”單位。正文都由行文依據(jù)、行文事項(xiàng)和結(jié)語三部分構(gòu)成;都可視內(nèi)容多少寫為篇段合一式、多段式、總分條文式和分部式結(jié)構(gòu)。但是他們又有以下顯著區(qū)別。

1.成文過程不同。決定可經(jīng)會議議論通過，也可由領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)或機(jī)關(guān)單位領(lǐng)導(dǎo)審定簽發(fā)。而決議成文程序嚴(yán)格，須經(jīng)全體會議或代表大會例如黨代會、人代會、職代會、會員代表大會討論通過方才生效。

2.發(fā)文機(jī)關(guān)(組織)不同。各級領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)及機(jī)關(guān)、單位領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)都可以制發(fā)決定;而決議只能由圣手關(guān)會議發(fā)布，不能以機(jī)關(guān)、單位的名義制發(fā)決議。正因?yàn)槿绱?，決議己不再列為國家行政機(jī)關(guān)常用公文。

3.涉及內(nèi)容不同。決定內(nèi)容多為對某一領(lǐng)域、某一方面的重要事項(xiàng)、重大行動做出安排。因此它可分為部署指揮重要工作的決定(簡稱部署性決定)、處理具體事項(xiàng)的決定(事項(xiàng)決定)和表彰處分決定。決議內(nèi)容多是某系統(tǒng)、某單位、某組織帶全局性、原則性的重要決策事項(xiàng)。它可分為部署指揮性決議、批準(zhǔn)性決議和專門問題決議。

4.作用不同。決定都帶指令性。起領(lǐng)導(dǎo)、指導(dǎo)作用。決議則有多種作用：有的帶指令性，如 《四川省人民代表大會常務(wù)委員會關(guān)于依靠科技振興農(nóng)業(yè)的決議》;有的帶說理性，對有關(guān)人和事做出評價(jià)，如《中國共產(chǎn)黨中央委員會關(guān)于建國以來黨的若千歷史問題的決議》;有的帶號召性，如《中共中央關(guān)于社會主義精神文明建設(shè)指導(dǎo)方針的決議》：有的帶批準(zhǔn)性，如黨代會、人代會對各種工作報(bào)告所作的決議。

5.寫作格式上簽注和落款不同。決議都在標(biāo)題下加括號簽注通過決議的會議名稱和通過日期，正文后就不另標(biāo)落款了。凡會議通過的決定，也同決議一樣簽注;由領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)的決定，則在正文后寫明發(fā)文機(jī)關(guān)和成文日期。

(二)公告與通告

公告和通告都是周知性公文，內(nèi)容都不涉密，都要公開發(fā)布，登報(bào)、張貼、通過電視播出或廣播，其寫法也相似。但他們也有明顯區(qū)別。

1.內(nèi)容適用范圍不同這是兩個文種最主要的區(qū)別。公告用于向國內(nèi)外宣布重要事項(xiàng)，公布某些法定專門事項(xiàng)，通告用于向一定范圍公布應(yīng)當(dāng)遵守或周知的事項(xiàng)。

2.制發(fā)單位不同公告由較高級別的國家機(jī)關(guān)、人大機(jī)關(guān)和有關(guān)法律、法規(guī)指定機(jī)關(guān)制發(fā)。規(guī)定勝通告多由政府機(jī)關(guān)或者機(jī)關(guān)單位領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)發(fā)布，周知性通告任何行政機(jī)關(guān)、團(tuán)體、單位均可發(fā)布。但黨的機(jī)關(guān)正式常用公文一般不用這兩個文種。

3.發(fā)送對象不同公告向國內(nèi)外有關(guān)方面、法定有關(guān)方面發(fā)布。通告向一定范圍內(nèi)的機(jī)關(guān)單位和有關(guān)人員發(fā)布。

4.作用不同公告強(qiáng)調(diào)法定權(quán)威性，其周知事項(xiàng)常有較強(qiáng)的法律效力或行政效力。除法定機(jī)關(guān)或者較高級別行政機(jī)關(guān)外，基層行政機(jī)關(guān)和企事業(yè)單位不用公告行文。規(guī)定性通告有一定的規(guī)定性，涉及的事項(xiàng)往往要求一定范圍的機(jī)關(guān)、單位、群眾遵守或辦理，對其有一定的約束力。而周知性通告只具有告知性、知曉性作用。

特別要注意不濫用公告。(三)請示與報(bào)告

它們都是上行文，常常被混淆使用，但實(shí)際上是有明顯區(qū)別的兩類文種。

1.行文目的、作用不同。請示旨在請求上級批準(zhǔn)、指示，需要上級批復(fù)，重在呈請。報(bào)告重在向上級匯報(bào)工作、反映情況，一般不需上級答復(fù)，重在呈報(bào)。

2.呈報(bào)時(shí)間不同。請示要事前行文，報(bào)告一般在事后或者工作進(jìn)行過程中行文。

3.主送機(jī)關(guān)不同。請示一般只寫一個主送機(jī)關(guān)，而且一般必須逐級上報(bào)。報(bào)告有時(shí)可有多個主送機(jī)關(guān)，如情況緊急需要上幾級領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)盡快知道的災(zāi)情、疫情等等。

4.受文機(jī)關(guān)處理方式不同。請示均屬辦件，收文機(jī)關(guān)必須及時(shí)處理，明確作答，限期批復(fù)。報(bào)告均屬閱件，收文機(jī)關(guān)對其不作答復(fù)。

5.涉及內(nèi)容不同。請示用于向上級機(jī)關(guān)請求批準(zhǔn)、指示，凡是下級機(jī)關(guān)、單位無權(quán)解決、無力解決以及按規(guī)定應(yīng)經(jīng)上級機(jī)關(guān)批準(zhǔn)認(rèn)定的問題，均可寫為請示。而報(bào)告用于向上級機(jī)關(guān)匯報(bào)工作、反映情況、答復(fù)詢問。

6.寫作側(cè)重點(diǎn)不同。它們雖然都要陳述、匯報(bào)情況，但報(bào)告的重點(diǎn)就在匯報(bào)工作情況，報(bào)告中不能夾帶請示事項(xiàng)。而請示中陳述情況只是作為請示原因，即使反映情況所占篇幅再大，其重點(diǎn)仍在請示事項(xiàng)。

正因?yàn)橛猩鲜鰠^(qū)別，絕不能把向上級請求批準(zhǔn)、指示的請示寫成報(bào)告，也不能寫為請示報(bào)告。

(四)請示與函(請求批準(zhǔn)函)這里的函專指用于向有關(guān)主管部門請求批準(zhǔn)的函。請示和請求批準(zhǔn)函都可用于請求批準(zhǔn)，但使用時(shí)有嚴(yán)格的區(qū)別。

1.類型不同。請示是上行文，函是平行文。

2.主送機(jī)關(guān)不同。請示是向有領(lǐng)導(dǎo)、指導(dǎo)關(guān)系的上級機(jī)關(guān)行文;而函是向同一系統(tǒng)平行的和不相隸屬的業(yè)務(wù)主管機(jī)關(guān)行文。

3.內(nèi)容范圍不同。請示既可用于請求批準(zhǔn)，又可用于請求指示。函主要用于請求批準(zhǔn)涉及業(yè)務(wù)主管部門職權(quán)范圍內(nèi)的事項(xiàng)。

4.受文機(jī)關(guān)復(fù)文方式不同。請示的受文機(jī)關(guān)以批復(fù)表明是否批準(zhǔn)或作出指示。函的受文機(jī)關(guān)只能用函(審批函)表明是否批準(zhǔn)或作出答復(fù)。

(五)批復(fù)與函(審批函)

這里的函專指用于有關(guān)主管部門發(fā)出的審批函。批復(fù)和審批函都可用于審批有關(guān)事項(xiàng)，但使用時(shí)有嚴(yán)格的區(qū)別。

1.類型不同。批復(fù)是下行文，函是平行文。

2.主送機(jī)關(guān)不同。批復(fù)是向有領(lǐng)導(dǎo)、指導(dǎo)關(guān)系的下級機(jī)關(guān)、單位行文;而函是向同一系統(tǒng)平行的和不相隸屬的機(jī)關(guān)、單位行文。

3.內(nèi)容范圍不同。批復(fù)既可用于作出批準(zhǔn)，又可用于作出指示。函主要用于審批涉及業(yè)務(wù)主管部門職權(quán)范圍內(nèi)的事項(xiàng)。

(六)規(guī)劃與計(jì)劃

規(guī)劃、計(jì)劃都屬計(jì)劃類文種，但在使用上有區(qū)別。

規(guī)劃是時(shí)間較長、范圍較廣、內(nèi)容比較概括的長遠(yuǎn)計(jì)劃，常常是對工作方向、目標(biāo)提出提綱式、原則性的計(jì)劃。

計(jì)劃則可用于各種情況、各種場合。但從時(shí)間角度來區(qū)分，內(nèi)常用計(jì)劃;從機(jī)關(guān)單位的層級來區(qū)分，基層單位常用計(jì)劃。其內(nèi)容更為具體，通常包括目標(biāo)任務(wù)(做什么)、工作措施(怎么做)、步驟時(shí)間(什么時(shí)候誰做)、督促檢查(檢查計(jì)劃執(zhí)行情況)。

(七)法規(guī)、規(guī)章與管理規(guī)章(規(guī)章制度)的區(qū)別

盡管法規(guī)、規(guī)章與管理規(guī)章(規(guī)章制度)在寫作上有一些共同特點(diǎn)，但它們畢竟是外部結(jié)構(gòu)相似而性質(zhì)極不相同的兩類公文。它們的主要區(qū)別如下。

1.效用不同。法規(guī)是法律文書，具有法律效力，違反法規(guī)就是違法行為;規(guī)章也具有法律效力。而管理規(guī)章是行政文書，具有行政效力、組織效力或紀(jì)律效力，違反管理規(guī)章(規(guī)章制度)就是違政違紀(jì)行為。

2.作者的限定范圍不同。法規(guī)不是任何機(jī)關(guān)、團(tuán)體、單位都可制發(fā)的，它的作者有嚴(yán)格的限定。按照有關(guān)規(guī)定，行政法規(guī)中的部門法規(guī)由國務(wù)院制定;地方性法規(guī)由省、自治區(qū)、直轄市人民代表大會及其常務(wù)委員會、較大的市(專指省、自治區(qū)政府所在市、經(jīng)濟(jì)特區(qū)所在地的市和經(jīng)國務(wù)院批準(zhǔn)的較大的市[一般為計(jì)劃單列市])的人民代表大會及其常務(wù)委員會制定;民族自治地方的人民代表大會可制定自治條例和單行條例。

行政規(guī)章的作者也有限定性，國務(wù)院各部、委員會、中國人民銀行、審計(jì)署和具有行政管理職能的直屬機(jī)構(gòu)可以制定部門規(guī)章;省、自治區(qū)、直轄市和較大的市的人民政府，可以制定地方政府規(guī)章。

而管理規(guī)章的作者范圍十分寬泛。所有的機(jī)關(guān)、單位、團(tuán)體都可以制定。

第四篇：公文文種的規(guī)范

公文文種的規(guī)范

一,公文文種種類

《國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》(國務(wù)院二OOO年八月二十四日發(fā)布)

命令(令),議案,決定,意見,公告,通告,通知,通報(bào),報(bào)告,請示,批復(fù),函,會議紀(jì)要(13種)“令議決意加兩告,兩通報(bào)請批函要”

黨政機(jī)關(guān)通用公文:決定,意見,通知,通報(bào),請示,報(bào)告,批復(fù),函,會議紀(jì)要(9種)國家行政機(jī)關(guān)專用公文:命令,公告,通告,議案(4種)

黨委機(jī)關(guān)專用公文: 公報(bào),指示,決議,條例,規(guī)定(5種)

二,文種辨析

(一)公告與通告

公告:用于向國內(nèi)外宣布重要事項(xiàng)或法定事項(xiàng).通告:用于公布社會各有關(guān)方面應(yīng)當(dāng)遵守或周知的事項(xiàng)

相同之處:均是周知性公文,內(nèi)容都不涉秘,都要公開發(fā)布.是國家行政機(jī)關(guān)用來向國內(nèi)外公開宣布,告知某一重要事項(xiàng),是非常嚴(yán)肅,莊重的公文.不同之處:

1.內(nèi)容適用范圍不同

2.制發(fā)單位不同

3.發(fā)送對象不同

4.作用不同

(二)請示與報(bào)告

請示:用于向上級機(jī)關(guān)請求指示,批準(zhǔn).報(bào)告:用于向上級機(jī)關(guān)匯報(bào)工作,反映情況,答復(fù)上級機(jī)關(guān)的詢問

相同之處:均是上行文

不同之處:

1.行文目的不同

2.行文內(nèi)容不同

3.行文時(shí)間不同

4.受文機(jī)關(guān)處理方式不同

(三)請示與請求批準(zhǔn)函

請示:向上級機(jī)關(guān)請求指示,批準(zhǔn).(同一系統(tǒng),如區(qū)政府――市政府――國務(wù)院,或有業(yè)務(wù)指導(dǎo)關(guān)系,如區(qū)人事局――市人事局――國家人事部)

函:機(jī)關(guān)之間商洽工作,詢問和答復(fù)問題,向無隸屬關(guān)系的有關(guān)主管部門請求批準(zhǔn)等.區(qū)別

1.類型不同

2.主送機(jī)關(guān)不同

3.內(nèi)容范圍不同

4.受文機(jī)關(guān)復(fù)文方式不同

請示――批復(fù)請求批準(zhǔn)函――審批函

(四)意見(可上行,可下行,也可平行)

適用于對重要問題提出見解和處理辦法.主要特征

1.“意見”所涉及的內(nèi)容必須是“重要問題”.2.“意見”的寫作形式,對“重要問題”不僅要有“見解”,而且要有“處理辦法”.3.“意見”在一般情況下,它只具有建議性質(zhì),這樣的“意見”是指來自于下級,一經(jīng)上級批轉(zhuǎn)或批準(zhǔn),即從建議性轉(zhuǎn)化為指導(dǎo)性和約束性.

第五篇：在什么情況下使用“請示”文種

在什么情況下使用“請示”文種？

(l)涉及方針、政策界限或法規(guī)、規(guī)章不夠明確等方面的重大問題,請求上級給予明確、具體的解釋;

(2)從本地區(qū)本單位的實(shí)際情況出發(fā)，需要對上級的某項(xiàng)政策、規(guī)定作出變通處理，有待上級重新審定明確答復(fù)；

(3)工作中遇到新的情況、新的問題而無章可循時(shí);

(4)在工作中遇到具體疑難問題,請求上級給予指示;或某項(xiàng)工作遇到困難,需要上級給予支持;

(5)本單位意見嚴(yán)重分歧,無法統(tǒng)一執(zhí)行,須上級做出裁決的問題;

(6)工作中出現(xiàn)了某些涉及面廣而職能部門無法獨(dú)立解決的困難和問題，需要上級部門協(xié)調(diào)和幫助。