第一篇：現(xiàn)代公文寫作與處理：講話稿

現(xiàn)代公文寫作與處理：講話稿

一、講話稿的概念

講話稿也稱“發(fā)言稿”，是講話人在各種會(huì)議、集會(huì)、儀式上發(fā)表講話而準(zhǔn)備的發(fā)言文稿。它能幫助講話人準(zhǔn)確表達(dá)意思，避免講話的隨意性。

二、話稿的特點(diǎn)

（一）貼近性

擬制講話稿一定要先弄清講話的場(chǎng)合、對(duì)象，做到有的放矢，抓住受眾最關(guān)心的問題，予以切合實(shí)際的解答。說真話，說實(shí)話，切忌空話、套話、大話、假話、過頭話，切忌打官腔。講話稿一般使用第一人稱，這樣便于闡述自己的觀點(diǎn)，使聽眾感到貼近和親切，容易使聽眾與講話者產(chǎn)生共鳴，情不自禁地與講話者站在一起，信服講話的內(nèi)容，接受講話的觀點(diǎn)。

(二)鼓動(dòng)性

講話的目的一般是宣傳和發(fā)表個(gè)人的觀點(diǎn)，或是借個(gè)人名義發(fā)表國家、集體的意見，因此常采用富有鼓動(dòng)性的語言去煽情，讓聽眾信服真理和正義就在講話者一邊，甘心情愿地聽從他的安排和調(diào)動(dòng)。批駁錯(cuò)誤時(shí)，要有理有據(jù)、論證嚴(yán)密，讓人無懈可擊、口服心服。

(三)通俗性

為了最大限度地適應(yīng)受眾的聽覺需要，講話稿要盡可能少采用書面語，而要突出口語色彩。講到激動(dòng)時(shí)，可適當(dāng)輔以某些動(dòng)作，但不宜過多。成功的講話，無不是靠精彩的語言(口語)打動(dòng)聽眾的。適當(dāng)?shù)剡\(yùn)用—點(diǎn)典故、成語、俗語，可以增強(qiáng)語言效果。

(四)政論性

講話稿是機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)班子或領(lǐng)導(dǎo)針對(duì)具體的某個(gè)問題所作的發(fā)言的藍(lán)本，它的內(nèi)容或闡述黨和國家的路線方針政策，或申明領(lǐng)導(dǎo)核心的主張、決策，或分析形勢(shì)以統(tǒng)一認(rèn)識(shí)，或總結(jié)成績闡述經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)以鼓舞士氣，都有較強(qiáng)的政治色彩。

三、講話稿的分類

講話稿的應(yīng)用范圍非常廣泛，種類非常豐富，從事務(wù)性公文的角度可以將講話稿分為兩類。一類是致辭類講話稿。包括開幕詞、閉幕詞、歡迎詞、答謝詞、悼詞等。另一類是報(bào)告類講話稿。包括大會(huì)報(bào)告、講話、發(fā)言、工作匯報(bào)等。盡管每一類講話稿應(yīng)用的場(chǎng)合不同，形式也多種多樣，但總體說來都具有講話稿的一般特點(diǎn)和格式。

講話稿的格式

講話稿的格式包括標(biāo)題、稱謂和正文三部分。

一、標(biāo)題

講話稿的標(biāo)題一般包括講話人的姓名、職務(wù)、事由、機(jī)關(guān)名稱和文種等要素。不同要素組合構(gòu)成不同的標(biāo)題形式。常見的標(biāo)題形式有三種：

（一）公文式標(biāo)題

公文式標(biāo)題，即“機(jī)關(guān)名稱 + 事由 + 文種”，如《某某市 2005 年度工作報(bào)告》，有時(shí)還可以省略機(jī)關(guān)名稱，如《政府工作報(bào)告》。

（二）會(huì)議名稱 + 事由 + 文種，有的還在題前加上報(bào)告人的姓名。如《中國人民政治協(xié)商會(huì)議某某市第十屆常務(wù)委員會(huì)工作報(bào)告》。

（三）新聞式雙標(biāo)題，正題突出報(bào)告內(nèi)容，副題說明會(huì)議名稱、文種，有的還寫明報(bào)告人和時(shí)間。如《中國的和平發(fā)展與東亞的機(jī)遇——溫家寶總理在東亞峰會(huì)領(lǐng)袖對(duì)話會(huì)議上的演講》（2005 年 12 月 12 日，馬來西亞吉隆坡）。

二、稱謂

講話是面對(duì)聽眾的，所以要根據(jù)對(duì)象選擇用何種稱謂，如“各位代表”、“同志們”、“朋友們”等。如有外國人士參加，要稱“女士們”、“先生們”；如有重要來賓到會(huì)時(shí)，也可加上專指性稱呼，以示禮貌、尊重。用稱謂要注意周密得體，不能遺漏一部分與會(huì)考，以免引起這些人的不快。

三、正文

正文包括開頭、主體和結(jié)尾三部分。

（一）開頭

開頭也稱“導(dǎo)語”，是指講話稿的導(dǎo)入部分。開頭要先把重點(diǎn)提出來，以引起聽眾的興趣，把握好開頭就會(huì)容易地把聽眾的注意力吸引過來，這是講話成功的關(guān)鍵。因此，要根據(jù)不同的講話場(chǎng)合、講話地點(diǎn)、講話對(duì)象以及講話者自己的身份來設(shè)計(jì)，可以因時(shí)、因地、因人而異，總的原則是能立刻吸引聽眾的注意。

（二）主體

主體部分是講話稿的核心內(nèi)容，要緊接開頭的話題從各方面加以闡述和論證，做到突出重點(diǎn)，分清層次。結(jié)構(gòu)上要有張有弛，有起有伏，不能平鋪直敘，像流水賬一樣，否則聽眾會(huì)產(chǎn)生厭惡感，達(dá)不到預(yù)期的效果。

（三）結(jié)尾

結(jié)尾是講話稿最精彩部分的展現(xiàn)，有一個(gè)妙趣橫生、令人難忘的講話結(jié)尾，就會(huì)使聽眾或歡欣鼓舞、或心服口服地對(duì)講話人產(chǎn)生信賴感，留下深刻的印象并按他說的去做。有的講話稿可以用“謝謝大家”等平實(shí)的詞語結(jié)尾，表示對(duì)聽眾的尊重。

講話稿的寫法

一、正文開頭與結(jié)尾的寫作

（一）開頭的寫作

開頭的方式多種多樣。有的開篇入題，又叫開門見山，開篇點(diǎn)題；有的介紹內(nèi)容，又叫論題；有的闡明意義，借題發(fā)揮，說明依據(jù)，表示感情等開頭語?？偟膩碚f，開頭語要平直、概括、簡短。

（二）結(jié)尾的寫作

結(jié)尾不是對(duì)開頭和正文的重復(fù)，而是對(duì)整個(gè)講話的總結(jié)。結(jié)尾的方式同樣是多種多樣的，常見的寫法有概括式、希望式、憧憬式、哲理式、抒情式和宣布式。

概括式，即概括要點(diǎn)，強(qiáng)調(diào)或揭示主題，對(duì)全文進(jìn)行回顧和總結(jié)。

希望式，即向聽眾提出一些希望和要求。

憧憬式，即展望未來，指出美好前景，鼓舞斗志。

哲理式，即飽含哲理，發(fā)人深思。

抒情式，即表示感情、祝愿，求得情感上的共鳴。

宣布式，即宣布會(huì)議的某個(gè)決定、某一事項(xiàng)的開始或結(jié)束。

二、正文主體的寫作

主體部分應(yīng)根據(jù)講話內(nèi)容的不同而選擇不同的寫法。一般說來，主體結(jié)構(gòu)有以下幾種方式：

（一）并列式

并列式，即各層次平起平坐，不存在誰主誰次、誰輕誰重的問題，各層次都是直接對(duì)主題負(fù)責(zé)。

（二）遞進(jìn)式

遞進(jìn)式，即各層次之間存在相互作用的邏輯關(guān)系，循序漸進(jìn)式的鋪展開來，這是比較常用的寫作形式。

（三）交互式

交互式，交互式是并列式和遞進(jìn)式的補(bǔ)助排列形式，當(dāng)遇到各層次內(nèi)容有所交叉或重復(fù)的時(shí)，應(yīng)把各層次并列部分的共性問題都抽出來，集中成為另外的層次，而這一層次只是并列層次的遞進(jìn)，是為前面幾個(gè)層次服務(wù)的。

（四）總分式

總分式，總分式有二類形式，一類是先集中說，提出綱領(lǐng)性、覆蓋性的層次，然后再分開來說，提出具體方法、步驟。另一類是主體部分并列起來說，然后再圍繞主體部分分開來說，一般這一類文體多數(shù)用于對(duì)過去工作進(jìn)行總結(jié)評(píng)價(jià)，對(duì)今后工作進(jìn)行布置。

（五）附帶式

附帶式，把主要問題和附帶問題結(jié)合起來講，先講主要內(nèi)容，然后講補(bǔ)充部分。

（六）敘議結(jié)合方式

敘議結(jié)合方式，即在傳達(dá)客觀事實(shí)時(shí)，同時(shí)發(fā)表講話者的感受和認(rèn)識(shí)，將客觀的材料與主觀的體驗(yàn)結(jié)合起來，夾敘夾議。

三、寫作要求

寫講話稿除了要做到觀點(diǎn)正確、中心突出、結(jié)構(gòu)合理、邏輯嚴(yán)密、語言規(guī)范等基本的寫作要求外，還要把握好以下幾個(gè)問題：

（一）要準(zhǔn)確領(lǐng)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)意圖

準(zhǔn)確領(lǐng)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)意圖就是了解上級(jí)機(jī)關(guān)的精神，掌握全局的工作重心，把講話稿寫成領(lǐng)導(dǎo)人認(rèn)識(shí)的豐富和觀點(diǎn)的完善。

（二）要體現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)個(gè)人特色

要體現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)者個(gè)人的特色，就是要考慮領(lǐng)導(dǎo)人的具體身份和平時(shí)講話的特點(diǎn)，寫成領(lǐng)導(dǎo)人想講、愿講的講話稿。

（三）要弄清不同種類的講話在語言等方面的差異

講話的種類不同，語氣、內(nèi)容結(jié)構(gòu)等方面也就各不相同。起草之前一定要有清楚的認(rèn)識(shí)。如，報(bào)告類講話稿一般要求內(nèi)容客觀、全面，格式比較固定，語氣平緩、嚴(yán)肅；致詞類講話稿則要求語氣熱烈、感情充溢，格式活潑，內(nèi)容恰切主題。

（四）要善于搞好前后銜接

要善于搞好前后銜接就是要求講話稿的內(nèi)容（精神）要與上級(jí)精神、全局工作、以往工作、其他領(lǐng)導(dǎo)的工作相兼顧，辯證地分析闡述問題，不能肯定一切，也不能否定一切。

（五）重要的講話稿要由領(lǐng)導(dǎo)人親自動(dòng)手或主持起草

《中共中央關(guān)于各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)干部要親自動(dòng)手起草重要文件，不要一切由秘書代勞的指示》文件中指出：“領(lǐng)導(dǎo)干部必須親自動(dòng)手準(zhǔn)備自己的重要講話、報(bào)告，親自指導(dǎo)、主持自已領(lǐng)導(dǎo)范圍的重要文件的起草，否則他對(duì)自已所領(lǐng)導(dǎo)的主要工作就不能擔(dān)負(fù)政治責(zé)任?！?/p>

第二篇：現(xiàn)代公文寫作與處理：公文處理

文 章來源

蓮山 課件 w w

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現(xiàn)代公文寫作與處理：公文處理

公文的處理

一、公文處理的概念

公文處理是包括公文擬制、辦理、管理、立卷、歸檔在內(nèi)的一系列銜接有序的工作。

二、公文處理的作用

公文處理具有十分重要的作用。

（一）是各級(jí)黨政機(jī)關(guān)實(shí)現(xiàn)管理職能的前提和基本方式。

（二）是國家檔案事業(yè)的基礎(chǔ)。

（三）是機(jī)關(guān)聯(lián)系的紐帶。

三、公文處理的任務(wù)

行政公文處理的主要任務(wù)有：擬制、傳遞、辦理、管理。

（一）行政公文的擬制

行政公文的擬制，是任何行政機(jī)關(guān)、社會(huì)團(tuán)體和企事業(yè)單位處理公務(wù)的必須工作。

擬制行政公文，首先，擬制者要認(rèn)真學(xué)習(xí)和深刻領(lǐng)會(huì)黨和國家的方針政策。其次，擬制者要熟悉本地區(qū)、本部門的客觀實(shí)際情況，將黨和國家的方針政策與本地區(qū)、本部門的實(shí)際結(jié)合起來。再次，擬制者要熟練地掌握公文寫作的基本知識(shí)。

（二）行政公文的傳遞

行政公文的傳遞，是行政公文處理中的一個(gè)重要環(huán)節(jié)。因?yàn)槿魏喂闹挥型ㄟ^傳遞這一環(huán)節(jié)，才能送達(dá)受文機(jī)關(guān)，發(fā)揮公文的效用。

傳遞公文的要求，一要準(zhǔn)確，二要快速，三要保密。

傳遞公文的方法，一般采用外郵、內(nèi)傳和電傳三種。

（三）行政公文的辦理

公文辦理分為收文和發(fā)文。收文辦理一般包括傳遞、簽收、登記、分發(fā)、擬辦、承辦、催辦、查辦、立卷、歸檔、銷毀等程序；發(fā)文辦理一般包括擬稿、審核、簽發(fā)、繕印、校對(duì)、用印、登記、分發(fā)、立卷、歸檔、銷毀等程序。

（四）行政公文的管理

1.分發(fā)與閱讀。

分發(fā)的公文，要經(jīng)過嚴(yán)格的登記手續(xù)，一般只發(fā)組織，不發(fā)個(gè)人。要注意時(shí)限與密級(jí)。時(shí)限性強(qiáng)的公文，要及時(shí)分送；密級(jí)高的公文，要控制發(fā)送機(jī)關(guān)，并編號(hào)備查。

公文的閱讀有一定的范圍。要按有關(guān)規(guī)定辦事。不得自行擴(kuò)大閱讀和傳達(dá)范圍。對(duì)傳閱的公文要隨時(shí)了解公文去向，加強(qiáng)催閱、清退制度。

2.翻印與復(fù)制。

行政機(jī)關(guān)的文件，未經(jīng)制發(fā)機(jī)關(guān)的批準(zhǔn)或授權(quán)，不得自行翻印與復(fù)制。經(jīng)批準(zhǔn)翻印或復(fù)制時(shí)，要注明翻印或復(fù)制機(jī)關(guān)的名稱、翻印或復(fù)制的時(shí)間及份數(shù)，并向原發(fā)文機(jī)關(guān)備案。秘密文件的復(fù)制，須按規(guī)定履行批準(zhǔn)手續(xù)，并建立嚴(yán)格的登記管理制度。復(fù)制的文件要有復(fù)制機(jī)關(guān)的標(biāo)記，并按原本文件樣子和要求管理。

3.利用與保管。

加強(qiáng)公文的管理，其根本目的是為了利用，充分發(fā)揮公文的效用。而公文的利用，又對(duì)公文保管工作提出了更高的要求。文秘人員要對(duì)本機(jī)關(guān)現(xiàn)有公文、存檔公文、余存和準(zhǔn)備銷毀的公文，分門別類地妥加保管，不斷健全保管制度。機(jī)關(guān)撤、并，干部和文秘人員調(diào)動(dòng)時(shí)，有關(guān)公文都應(yīng)按規(guī)定保管和移交。

4.清退和銷毀。

行政機(jī)關(guān)文秘部門，都應(yīng)定期對(duì)收進(jìn)和發(fā)出的公文列出清單進(jìn)行清理和清退，并將清理和清退情況向上級(jí)機(jī)關(guān)報(bào)告。應(yīng)清退的文件，要按規(guī)定和有關(guān)手續(xù)清退，不得自行處理。凡是不需要立卷和超過保管期限的文件，要定期銷毀，不得散失。銷毀秘密文件，必須履行登記手續(xù)，報(bào)經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)人批準(zhǔn)，并由二人以上監(jiān)銷。

四、公文處理的原則

（一）執(zhí)行政策

（二）實(shí)事求是

（三）集中統(tǒng)一

（四）優(yōu)質(zhì)精簡

五、公文處理的管理機(jī)構(gòu)

《辦法》第七條規(guī)定：“各級(jí)行政機(jī)關(guān)的辦公廳(室)是公文處理的管理機(jī)構(gòu)，主管本機(jī)關(guān)公文處理工作并指導(dǎo)下級(jí)機(jī)關(guān)的公文處理工作?！?/p>

公文的發(fā)問辦理程序（略）

公文的收文辦理程序

收文辦理包括簽收、登記、審核、擬辦、批辦、承辦、催辦等程序。

一、簽收

簽收是公文發(fā)送方與接收方的交接手續(xù)。公文發(fā)送一般以信件形式套封送達(dá)。送出文件時(shí)，應(yīng)在公文送達(dá)簿上填寫以下項(xiàng)目：發(fā)文單位、送達(dá)日期(月、日，急件需具體到時(shí)、分)、收件人(單位)、收文號(hào)、件數(shù)、密級(jí)等。收件人應(yīng)在公文送達(dá)簿上簽收。

二、登記

收文登記是公文進(jìn)入收文處置過程的重要環(huán)節(jié)。收到的公文經(jīng)過拆封、清點(diǎn)、分類后，應(yīng)立即登記在《收文登記簿》上(用微機(jī)處理的公文也不例外)。登記的內(nèi)容包括：收文日期(月、日，急件需具體到時(shí)分)、來文字號(hào)、收文號(hào)(即順序號(hào))、來文單位、來文標(biāo)題、份數(shù)、密級(jí)、緊急程度、處置過程及結(jié)果等。還要在登記完畢文件首頁的固定位置(一般在右上方)蓋上本機(jī)關(guān)的收文章。收文章內(nèi)容有：機(jī)關(guān)名稱、收文號(hào)和收文年、月、日三項(xiàng)。一份文件在《收文登記簿》上和收文章上的收文順序號(hào)、日期要一致，以方便日后查找。來文字號(hào)的登記，可以全登(包括機(jī)關(guān)代字、年份和序號(hào))，也可以只登序號(hào)。收文號(hào)為本機(jī)關(guān)收文登記的順序號(hào)，不應(yīng)有漏號(hào)或重號(hào)。收文號(hào)須同時(shí)登記在文件加蓋的收文章之內(nèi)。

來文登記注意的事項(xiàng)：一是隨到隨登，應(yīng)于收文當(dāng)日進(jìn)行登記。二是要準(zhǔn)確無誤，特別要防止隨意簡化或省略，特別是使用計(jì)算機(jī)管理公文，這一點(diǎn)尤為重要。三是幾個(gè)部門聯(lián)合發(fā)的公文，可只登記主要部門和聯(lián)合發(fā)文的機(jī)關(guān)數(shù)。四是對(duì)沒有標(biāo)題的來文，可根據(jù)公文內(nèi)容自擬標(biāo)題，不應(yīng)只登記“通知”、“函”，這樣日后查找困難。對(duì)標(biāo)題太長的，可做摘要式登記或使用主題詞。機(jī)密以上密級(jí)的公文，應(yīng)注明密級(jí)，保密期可不注。

登記以上內(nèi)容，應(yīng)做到及時(shí)、準(zhǔn)確，用語簡明扼要。

三、審核

審核的重點(diǎn)有以下幾點(diǎn)：一是先審核來文是否應(yīng)由本機(jī)關(guān)辦理，對(duì)不應(yīng)由本機(jī)關(guān)辦理的公文要選出，待下一步做退辦件處理。二是審核來文是否符合行文規(guī)則，如發(fā)現(xiàn)有越級(jí)請(qǐng)示、一文多事、報(bào)告中夾帶請(qǐng)示內(nèi)容的，視為違背規(guī)則之處，要予指出。三是審核來文是否符合國家法律、法規(guī)及其他有關(guān)規(guī)定，這項(xiàng)工作是審核中的重點(diǎn)和難點(diǎn)，應(yīng)十分謹(jǐn)慎。四是涉及其他部門和地區(qū)的事項(xiàng)是否經(jīng)過了協(xié)商和會(huì)簽。五是文種使用、公文格式是否規(guī)范。審核重點(diǎn)一般是“請(qǐng)示”、“意見”文種方面；格式上注意“簽發(fā)人”、“附注”等是否標(biāo)注齊全。

四、公文摘編

摘編是對(duì)重要公文在辦理前做的加工處理，目的是為節(jié)省辦理公文的時(shí)間提供便利條件。

文摘是公文內(nèi)容的摘要，它對(duì)篇幅較長、內(nèi)容較復(fù)雜的公文，做了簡單而精確的再表達(dá)。文摘應(yīng)該準(zhǔn)確地反映出原文的精神，不遺漏重要內(nèi)容，不能做補(bǔ)充解釋或評(píng)論，力求簡要而明確，要使讀者不需看原文就能知道公文的重點(diǎn)內(nèi)容與概貌。

提要是公文的內(nèi)容提要，對(duì)公文內(nèi)容有簡要介紹和評(píng)價(jià)，作用是向讀者概要提示公文內(nèi)容。編寫提要時(shí)對(duì)內(nèi)容做出的分析和評(píng)價(jià)，要言之有據(jù)，客觀而準(zhǔn)確，篇幅簡短。

綜述是針對(duì)某一問題，對(duì)一段時(shí)間內(nèi)收到的有關(guān)公文進(jìn)行全面系統(tǒng)的歸納、整理、分析后編成的綜合材料。它一般不需要評(píng)論和提建議，只是客觀地綜合敘述各份公文中涉及的情況和問題即可。

數(shù)據(jù)資料匯集是根據(jù)一定的需要和題目，對(duì)分散在多份公文中的有關(guān)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)資料加以匯編集合而成的系統(tǒng)材料。它的內(nèi)容可以是針對(duì)某一地區(qū)、系統(tǒng)、機(jī)關(guān)單位的全面情況，也可以是集中反映一個(gè)方面或一個(gè)具體問題。其形式有文章式的、報(bào)表式的等多種。

文摘、提要可以附在公文上供有關(guān)人員閱處，還可刊登在《公文信》、《來文摘報(bào)》、《今日來文摘要》等刊物上。綜述、數(shù)據(jù)資料匯集一般是單獨(dú)成文，也可刊登在《信息快報(bào)》、《大事紀(jì)要》等刊物上。

五、擬辦

擬辦是公文的處理人員在對(duì)公文認(rèn)真閱讀和分析之后，提出自己的見解和建設(shè)性意見，供領(lǐng)導(dǎo)人審核決策。

（一）摘寫“內(nèi)容提要”。對(duì)篇幅長、內(nèi)容較復(fù)雜的公文，要用準(zhǔn)確、簡練的文字表達(dá)出來，為領(lǐng)導(dǎo)閱文提供便利。做好此點(diǎn)，首先要細(xì)讀全文，然后把核心內(nèi)容提煉出來加以“壓縮”，做到“言簡意賅”。

（二）提出具體的處理意見，也稱辦文預(yù)案。這是秘書人員在辦文中根據(jù)文件內(nèi)容和要求，預(yù)先為領(lǐng)導(dǎo)提出的辦理意見或設(shè)想的方案，并附上有關(guān)的背景材料，供領(lǐng)導(dǎo)人審批時(shí)選擇、參考，如果所提的方案有兩個(gè)或兩個(gè)以上時(shí)，應(yīng)將傾向性意見放在最前面。如果對(duì)公文中的問題處理認(rèn)為有把握時(shí)，可以草擬出復(fù)文文稿一并供領(lǐng)導(dǎo)審核等。

（三）傳閱。傳閱是公文擬辦的一部分。在多種傳閱活動(dòng)中若想取得好的效果，應(yīng)做到以下幾點(diǎn)：一是科學(xué)合理地安排傳閱路線。二是適當(dāng)分流。一份公文的閱讀者有既閱又辦的，也有只閱不需要辦的。三是創(chuàng)新傳閱方式。如開辟閱文室；設(shè)置內(nèi)部閱文欄窗；利用有關(guān)會(huì)議集中傳達(dá)文件；四是要有一套嚴(yán)格而又簡便的傳閱登記管理制度，既使閱文者便于閱讀，又能嚴(yán)格管理。

六、批辦

批辦就是將公文批交承辦部門辦理。

對(duì)上級(jí)來文需要遵照辦理和長期執(zhí)行的，要明確主辦部門，轉(zhuǎn)請(qǐng)辦理。批辦意見要明確，不能只閱不批。請(qǐng)承辦部門如何辦理，是研究提出意見還是遵照?qǐng)?zhí)行，或是綜合協(xié)調(diào)；是正常辦還是限時(shí)急辦，都應(yīng)該有明確的意見，不能模棱兩可。涉及兩個(gè)以上部門共同承辦的，要確定主辦部門，這是為了明確承辦中的責(zé)任。

應(yīng)該注意的是，在公文送批時(shí)，文秘人員要嚴(yán)格按照程序辦理，那就是先將公文送分管領(lǐng)導(dǎo)閱批，然后才能送主要領(lǐng)導(dǎo)者閱批。如果把送批程序弄顛倒了，會(huì)帶來很多麻煩，甚至影響到工作。

七、承辦

公文批辦后到達(dá)承辦部門，即進(jìn)入了承辦過程。承辦部門收到交辦的公文后應(yīng)及時(shí)處理，不得延誤或推諉。緊急公文應(yīng)按時(shí)限要求辦理，確有困難的，要及時(shí)說明情況。對(duì)不屬本單位或不宜本單位辦理的，要及時(shí)退回交辦部門并說明理由。

八、催辦

催辦的方式有以下幾種：一是電話催辦。也是最為常用的一種方式，用電話詢問公文辦理的情況方便快捷，可以反復(fù)使用多次，有利于隨時(shí)掌握新情況、新進(jìn)展。二是發(fā)催辦函(單、件)，此時(shí)需要對(duì)方按要求填寫催辦內(nèi)容，這樣便于催辦方掌握日后有可查的資料。三是會(huì)議催辦，召開專門會(huì)議催促和了解承辦方的辦理進(jìn)度及有關(guān)情況。對(duì)牽涉到諸多部門的事項(xiàng)，適宜采用會(huì)議催辦的方式。四是上門催辦，針對(duì)十分緊迫的重要事項(xiàng)，有關(guān)人員到承辦事項(xiàng)所在地現(xiàn)場(chǎng)催辦，這種方式較前幾種效果要好得多，但除非情況緊急時(shí)不宜過多使用上門催辦方式。

九、查辦

查辦是公文處理的管理機(jī)關(guān)或其他專門組織對(duì)一些重要公文實(shí)際執(zhí)行情況所進(jìn)行的核查協(xié)辦工作。查辦與催辦都帶有監(jiān)督性質(zhì)，但又有明顯區(qū)別：催辦是對(duì)承辦公文過程的監(jiān)督控制，重點(diǎn)在于使公文“按時(shí)”完畢；查辦不僅監(jiān)控公文的承辦過程，重點(diǎn)要管公文產(chǎn)生實(shí)效的全部過程，按時(shí)、按質(zhì)、按量地將有關(guān)事務(wù)辦畢。催辦是以一份公文展開活動(dòng)；查辦則是以一類事情展開活動(dòng)。在若干份公文都反映同一類事情的情況下，查辦往往針對(duì)這類情況展開活動(dòng)。

十、注辦

由公文的承辦人在承辦公文的過程中，將承辦活動(dòng)中的情況記錄在《文件處理單》上，其主要內(nèi)容有：是否辦復(fù)，復(fù)文號(hào)和日期，召開會(huì)議的名稱和與會(huì)人員，決議和結(jié)果，電話聯(lián)系時(shí)受話人姓名和通話內(nèi)容，現(xiàn)場(chǎng)辦公的人員、解決問題的方法和結(jié)果，主要閱卷人、簽注日期等。

辦畢公文的處置

一、清退

清退即經(jīng)過清理將有關(guān)辦畢的收文按期退歸原發(fā)文機(jī)關(guān)或由其指定的有關(guān)單位。需要清退的公文包括：絕密公文、有重大錯(cuò)漏的公文，被明令撤消的公文，僅供征求意見或?qū)忛喌墓模恍┪唇?jīng)領(lǐng)導(dǎo)本人審閱的講話稿，其他發(fā)文機(jī)關(guān)指定需要清退的公文。清退公文的辦法，或按規(guī)定成批定期進(jìn)行，或隨時(shí)清退。但不論以何種方式清退，都應(yīng)該辦理一定的手續(xù)。對(duì)要清退的公文，任何人不允許私自摘錄或復(fù)制。

二、銷毀

銷毀即對(duì)沒有保存價(jià)值和可能性的辦畢公文所做的毀滅性處理。需要銷毀的公文主要包括：所有沒有留存價(jià)值的公文，沒有留存必要的重份公文，不立即銷毀有可能造成失密或樣子損壞的公文，一般性的沒有保存價(jià)值的草稿，印制公文中形成的校樣、印版等。銷毀的方式有：焚毀、變成紙漿、粉碎、清洗消磁等。但對(duì)要銷毀的文件必須按照規(guī)定履行有關(guān)手續(xù)，個(gè)人不得私自銷毀文件。

三、暫存

以不屬于上述范圍的公文暫時(shí)予以妥善保存。

四、立卷與歸檔

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第三篇：現(xiàn)代公文的寫作與處理：公文概述

現(xiàn)代公文的寫作與處理：公文概述

作者：陳華平王太鈞 孫杰

公文的涵義與特點(diǎn)

一、公文的涵義

公文是“公務(wù)文書”的簡稱。

從廣義上講，公文是指黨政機(jī)關(guān)、社會(huì)團(tuán)體、企事業(yè)單位為處理公務(wù)而形成的文字材料。廣義的公文涵蓋了全部通用公文和專用公文。

從狹義上講，公文是指黨政機(jī)關(guān)處理公務(wù)時(shí)所使用的公文。

現(xiàn)在，在行政機(jī)關(guān)，習(xí)慣上將公文和文書、文件這三個(gè)名詞通用。實(shí)際上，公文和文書、文件是三個(gè)既密切聯(lián)系又相互區(qū)別的概念。文書與公文、文件是包含與被包含的關(guān)系，在被包含關(guān)系中，公文與文件可以是并列、交叉、重合關(guān)系；公文與文件又是包含與被包含關(guān)系；因此，文件是公文的一部分，而公文又是文書的一部分。

二、公文的特點(diǎn)

主要有：

（一）公務(wù)性

公文的首要特點(diǎn)就是公務(wù)性。

（二）規(guī)范性

公文的規(guī)范性是指公文具有規(guī)范的體式，即規(guī)范的體裁和格式。公文規(guī)范的體裁和格式是其區(qū)別于其他文章的顯著標(biāo)志。

（三）法定性

公文的法定性是指公文作者的法定性。公文使用的主體是單位，也就是說，只有依法成立并能以自己的名義行使權(quán)力和承擔(dān)責(zé)任的組織或其法定代表人，才能充當(dāng)公文的作者。

（四）程序性

公文的程序性是指公文必須履行規(guī)范的程序方為合法有效。從公文的撰擬、形成到發(fā)布，必須依次經(jīng)過相應(yīng)的程序，否則它就不能生效。

（五）政治性

公文的政治性是由國家政權(quán)的性質(zhì)、政黨以及國家機(jī)關(guān)的階級(jí)性質(zhì)及路線方針決定的。

（六）權(quán)威性

公文的權(quán)威性來自公文制發(fā)機(jī)關(guān)的權(quán)威性和合法地位。

（七）時(shí)效性

公文的時(shí)效性是指公文在特定的時(shí)間區(qū)限內(nèi)具有效力和過了特定的時(shí)間區(qū)限后及被新的公文取代后即失去效力。

公文的作用

歸納起來，公文的作用有：規(guī)范和約束作用、領(lǐng)導(dǎo)和指導(dǎo)作用、溝通和合作作用、宣傳和教育作用、依據(jù)和憑證作用、檔案和史料作用等六個(gè)方面。

公文的分類

從對(duì)公文的制發(fā)和處理具有實(shí)際利用價(jià)值出發(fā)，通常對(duì)公文按其效力、使用范圍、性質(zhì)作用、行文方向、收發(fā)方式、機(jī)密程度、時(shí)限要求和載體等方面進(jìn)行分類。

一、按公文的效力分

按公文的效力分，可分規(guī)范性公文和非規(guī)范性公文兩種。這種劃分可適用于所有的公文。

所謂規(guī)范性公文，是指具有法定效力和規(guī)范體式的文書。這類公文在形成的頒發(fā)程序、執(zhí)行落實(shí)上比較規(guī)范，約束力強(qiáng)，下級(jí)機(jī)關(guān)必須貫徹執(zhí)行。

所謂非規(guī)范性公文，是指制發(fā)程序、行文格式無嚴(yán)格規(guī)定，約束力相對(duì)較小的文書。

二、按公文的使用范圍分

按公文的使用范圍分，可分通用公文和專用公文。

所謂通用公文，是指在黨政機(jī)關(guān)、社會(huì)團(tuán)體和企事業(yè)單位普遍使用的文書。它又可分為通用規(guī)范性公文和通用非規(guī)范性公文兩類。通用規(guī)范性公文是指一切黨政機(jī)關(guān)、社會(huì)團(tuán)體和企事業(yè)單位在公務(wù)活動(dòng)中經(jīng)常使用的，在形成制發(fā)程序、執(zhí)行落實(shí)上比較規(guī)范，約束力較強(qiáng)的文書。通用非規(guī)范性公文是指一切黨政機(jī)關(guān)、社會(huì)團(tuán)體和企事業(yè)單位在日常事務(wù)活動(dòng)中形成和經(jīng)常使用的，其制發(fā)程序、行文格式無嚴(yán)格規(guī)定，約束力較小，實(shí)用性和事務(wù)性很強(qiáng)的文書。

所謂專用公文，是指在一定業(yè)務(wù)范圍內(nèi)，按照特定需要而專門使用的公文，包括法規(guī)公文、司法公文、外交公文、軍事公文、經(jīng)濟(jì)公文、公關(guān)公文等。

三、按公文的性質(zhì)作用分

按公文的性質(zhì)作用分，可分法規(guī)性公文、指揮性公文、知照性公文、報(bào)請(qǐng)性公文、記錄性公文。

所謂法規(guī)性公文，是指國家權(quán)力機(jī)關(guān)、國家行政機(jī)關(guān)依據(jù)《憲法》規(guī)定的權(quán)限，制定的法律、法令、行政法規(guī)和規(guī)章，具有明顯的強(qiáng)制性。法規(guī)性公文一般包括命令（令）、章程、條例、規(guī)定、辦法、細(xì)則等。

所謂指揮性公文，是指向所屬機(jī)關(guān)傳達(dá)、貫徹黨和國家領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)的方針政策，體現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)意圖，實(shí)施工作指揮的公文。指揮性公文一般包括命令（令）、決定、決議、批示、批復(fù)、意見等。

所謂知照性公文，是指向受文機(jī)關(guān)通報(bào)情況，知照事項(xiàng)，要求遵守或辦理的公文。知照性公文一般包括公告、通告、通知、通報(bào)、公報(bào)、函、簡報(bào)等。

所謂報(bào)請(qǐng)性公文，是指下級(jí)機(jī)關(guān)向上級(jí)機(jī)關(guān)報(bào)告工作，反映情況，提出建議，請(qǐng)示問題的公文。一般包括報(bào)告、請(qǐng)示等。

所謂記錄性公文，是指用于記載、歸納會(huì)議議定事項(xiàng)的公文。一般包括會(huì)議紀(jì)要、會(huì)議記錄等。

四、按公文的行文方向分

按公文的行文方向分，可分為上行文、下行文、平行文。

所謂上行文，是指下級(jí)機(jī)關(guān)向具有隸屬關(guān)系的上級(jí)機(jī)關(guān)報(bào)送的公文。如請(qǐng)示、報(bào)告等。

所謂下行文，是指上級(jí)機(jī)關(guān)向所屬下級(jí)機(jī)關(guān)發(fā)送的或向公眾公布的公文。如命令（令）、決定、決議、批示、公報(bào)、公告、通知、通告、通報(bào)、批復(fù)、會(huì)議紀(jì)要、簡報(bào)等。

所謂平行文，是指同級(jí)機(jī)關(guān)或不相隸屬機(jī)關(guān)之間為協(xié)商或通知有關(guān)事項(xiàng)而制發(fā)的公文。如函、通知、議案等。

還有一類公文，它既可以用于上行文，又可以用于下行文，還可以用于平行文。如意見、會(huì)議紀(jì)要等。這類公文又可稱為“通行文”或“泛行文”。

五、按公文的收發(fā)方式分

按公文的收發(fā)方式分，可分為收文、發(fā)文。

所謂收文，是指本機(jī)關(guān)收到的其他機(jī)關(guān)（包括上級(jí)、下級(jí)和平級(jí)機(jī)關(guān)）送達(dá)的公文。

所謂發(fā)文，是指本機(jī)關(guān)發(fā)往外機(jī)關(guān)（包括上級(jí)、下級(jí)和平級(jí)機(jī)關(guān)）的公文。

六、按公文的機(jī)密程度分

按公文的機(jī)密程度分，可分秘密公文、普通公文。

所謂秘密公文，通稱密件，指內(nèi)容涉及黨和國家機(jī)密的公文。它只能在限定的時(shí)間、范圍內(nèi)傳達(dá)和閱辦，以確保機(jī)密的安全。密件又按涉密程度分為絕密、機(jī)密、秘密三個(gè)密級(jí)。

所謂普通公文，通稱平件，按閱讀范圍又分為內(nèi)部文件和公布文件。內(nèi)部文件指文件內(nèi)容雖不涉及機(jī)密，但也不對(duì)外公開發(fā)布，只在機(jī)關(guān)內(nèi)部運(yùn)轉(zhuǎn)的文件。公布文件是指向人民群眾或國內(nèi)外公布周知的公文，如公告、通告、法規(guī)類的公文，以及某些重要的方針政策性文件。

七、按公文辦理的時(shí)限要求分

按公文辦理的時(shí)限要求分，可分常規(guī)公文、緊急公文。

所謂常規(guī)公文，是指按正常的速度、程序制發(fā)和處理的公文，通稱平件。

所謂緊急公文，是指內(nèi)容涉及到重要問題，需要從快制發(fā)和處理的文書。緊急公文根據(jù)緊急程度可分為“特急”、“急件”，其中電報(bào)應(yīng)當(dāng)分別標(biāo)明“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。

八、按公文的載體分

按公文的載體分，可分紙質(zhì)公文、電子公文。

所謂紙質(zhì)公文，是指外在形式以各種紙張、紙板為載體的文書，是沿用時(shí)間最長、使用最普遍的文書。

所謂電子公文，是指在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中形式、處理、傳輸和存儲(chǔ)的電子文書。

第四篇：現(xiàn)代公文寫作與處理：調(diào)查報(bào)告

現(xiàn)代公文寫作與處理：調(diào)查報(bào)告

現(xiàn)代寫作與處理：調(diào)查報(bào)告

調(diào)查報(bào)告概述

一、調(diào)查報(bào)告的含義

調(diào)查報(bào)告是根據(jù)某種特定的需要，有計(jì)劃地對(duì)典型事物、社會(huì)問題或工作情況等，進(jìn)行認(rèn)真調(diào)查研究后形成的書面報(bào)告形式的。

二、調(diào)查報(bào)告的特點(diǎn)

（一）針對(duì)性

調(diào)查報(bào)告是為了解決工作中急需解決的某些問題而寫作的，因此，應(yīng)及時(shí)反映情況，揭露存在的問題，提出迫切需要解決的問題，回答人們最關(guān)心的問題，做到有的放矢。

（二）用事實(shí)揭示事物的本質(zhì)和規(guī)律

調(diào)查報(bào)告不論是研究新事物、總結(jié)新經(jīng)驗(yàn)，還是揭示問題的真相，都必須反映事物的本質(zhì)特征和客觀規(guī)律。

、原因、結(jié)論層層遞進(jìn)的方式安排結(jié)構(gòu)。一般綜合分析性質(zhì)的調(diào)查報(bào)告多采用這種形式。

3.縱橫式結(jié)構(gòu)。這種結(jié)構(gòu)形式兼有縱式和橫式兩種特點(diǎn)，互相穿插配合，組織安排材料。采用這種方式，一般是在敘述和議論發(fā)展過程時(shí)用縱式結(jié)構(gòu)，而寫收獲、認(rèn)識(shí)和經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)時(shí)采用橫式結(jié)構(gòu)。

4.對(duì)比式結(jié)構(gòu)。這種方法是用兩種不同事物的對(duì)比，來提示問題的本質(zhì)。這種對(duì)比的方法可以更深刻地讓讀者辨別某種現(xiàn)象的問題所在，也便于突出顯示調(diào)查報(bào)告的中心旨意。

（三）結(jié)尾

結(jié)尾是調(diào)查報(bào)告分析問題、得出結(jié)論、解決問題的必然結(jié)果。不同的調(diào)查報(bào)告，結(jié)尾的格式各不相同。一般來說，有以下幾種：

.總結(jié)式。對(duì)調(diào)查報(bào)告做歸納說明，總結(jié)主要觀點(diǎn)，深化主題，以提高人們的認(rèn)識(shí)。

2.展望式。對(duì)事物發(fā)展做出展望，提出努力的方向，啟發(fā)人們進(jìn)一步去探索。

3.補(bǔ)充式。補(bǔ)充交代正文中沒有涉及到而又值得重視的情況或問題。

4.問題式。寫出尚存在的問題或不足，說明有待今后研究解決。

三、落款

落款應(yīng)署上調(diào)查者（單位、調(diào)查組織或個(gè)人）和調(diào)查報(bào)告完成的日期（年、月、日）。

調(diào)查報(bào)告的寫作

調(diào)查報(bào)告的寫作包括標(biāo)題、正文和落款的寫作。

一、標(biāo)題和落款的寫作

（一）標(biāo)題的寫作

標(biāo)題的寫作比較靈活，采用何種格式應(yīng)根據(jù)調(diào)查報(bào)告的主題來定。有的調(diào)查報(bào)告為節(jié)省標(biāo)題文字，還可以不用“關(guān)于??的”這個(gè)介詞結(jié)構(gòu)。

（二）落款的寫作

調(diào)查報(bào)告落款的寫作內(nèi)外有別。

內(nèi)部使用的調(diào)查報(bào)告正文之后，應(yīng)署上調(diào)查者（單位、調(diào)查組織或個(gè)人）的名稱或名字，并寫上完成調(diào)查報(bào)告的日期。

公開發(fā)表的調(diào)查報(bào)告可以用上述落款的方式，但大多把調(diào)查者署在標(biāo)題之下，正文之后也不寫完成日期。

二、正文的寫作

正文的寫作包括前言、主體和結(jié)尾的寫作。

（一）前言的寫作

前言是調(diào)查報(bào)告的開頭，用來簡要敘述為什么對(duì)這個(gè)問題進(jìn)行調(diào)查；調(diào)查的時(shí)間、地點(diǎn)、對(duì)象、范圍、經(jīng)過以及采用什么方法；調(diào)查對(duì)象的基本情況、歷史背景；以及調(diào)查后的結(jié)論等。這些方面的側(cè)重點(diǎn)由調(diào)查者根據(jù)調(diào)查的目的來確定，不必面面俱到。開頭的方法很多，采用什么方法開頭要根據(jù)主題來定，沒有固定的格式。

（二）主體的寫作

主體是調(diào)查報(bào)告的主干和核心。這部分主要寫明事實(shí)真相、收獲、經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)，即介紹調(diào)查的主要內(nèi)容是什么，為什么是這樣的，分析問題所在及主要原因，提出處理意見或結(jié)論、辦法等。內(nèi)容較長的，可分列幾部分或加上小標(biāo)題，以求眉目清晰，讓人便于閱讀。主體部分包括了大量的材料，因此，要精心安排調(diào)查報(bào)告的層次，安排好結(jié)構(gòu)，有步驟、有次序地表現(xiàn)主題。

（三）結(jié)尾的寫作

調(diào)查報(bào)告結(jié)尾的寫法形式多樣，采用何種方式結(jié)尾應(yīng)根據(jù)調(diào)查報(bào)告的內(nèi)容來確定。不論哪種方式結(jié)尾，都應(yīng)簡潔、凝練，不能拖泥帶水。有些調(diào)查報(bào)告的前言和主體部分把話都說完了，就不必另加結(jié)尾了。

三、寫作的基本要求

一般地講，要想寫出一份有價(jià)值的調(diào)查報(bào)告，應(yīng)該注意以下幾點(diǎn)要求：

.深入實(shí)際，詳盡地占有材料

2.實(shí)事求是，如實(shí)反映情況

3.認(rèn)真分析，科學(xué)概括

4.夾敘夾議、敘議結(jié)合

第五篇：公文寫作與處理

公文寫作與處理

公文常識(shí)

1、寫作基礎(chǔ)知識(shí)

主題是文章的統(tǒng)帥和綱領(lǐng)，是文章的核心；主題源于材料，主題不能先行，必須從實(shí)際出發(fā)，從材料中引出主題。實(shí)用文體主題的表現(xiàn)表式主要有：①直接闡述；②單一集中；③以意役法；④片言居要；⑤善用標(biāo)題。

文章結(jié)構(gòu)安排的環(huán)節(jié)主要包括：選擇角度；設(shè)置線索；安排層次；劃分段落；設(shè)計(jì)開頭與結(jié)尾；處理過渡和照應(yīng)等。文章的結(jié)構(gòu)應(yīng)達(dá)到嚴(yán)謹(jǐn)（嚴(yán)密精細(xì)，無懈可擊）、自然（順理成章，開闔自如）、完整（勻稱飽滿，首尾圓合）、統(tǒng)一（和諧一致，通篇一貫，決不相互抵觸，自相矛盾）

文章常用的表達(dá)方法有敘述、描寫、議論、說明，其中議論的方法又可具體分為：①例證法；②喻證法；③類比法；④對(duì)比法；⑤反駁法；⑥歸謬法。

語言運(yùn)用的基本要求：合體、得體，準(zhǔn)確、順達(dá)，簡潔、明快，生動(dòng)、有力。

2、公文的特點(diǎn)和種類

公文，也稱公務(wù)文件，是在社會(huì)活動(dòng)中直接形成和使用的具有規(guī)范體式和法定效用的信息記錄，其區(qū)別于圖書、情報(bào)、資料等事物的個(gè)性點(diǎn)主要有：①由法定作者制發(fā)；②具有法定的現(xiàn)實(shí)執(zhí)行效用；③具有規(guī)范的體式；④履行法定的程序。

根據(jù)不同的標(biāo)準(zhǔn)，公文可從不同角度進(jìn)行如下分類：

（1）根據(jù)形成和作用的公務(wù)活動(dòng)領(lǐng)域，公文可分為通用公文和專用公文兩類。

（2）根據(jù)內(nèi)容涉及國家秘密的程度，公文可分為對(duì)外公開、限國內(nèi)公開、內(nèi)部使用、秘密、機(jī)密、絕密六類

（3）根據(jù)行文方向，公文可分為上行文、下行文、平行文三類。

（4）根據(jù)內(nèi)容的性質(zhì)，公文可分為規(guī)范性、領(lǐng)導(dǎo)指導(dǎo)性、公布性、陳述呈請(qǐng)性、商洽性、證明性公文。

（5）根據(jù)處理時(shí)限的要求，公文可分為平件、急件、特急件三類。

（6）根據(jù)來源，在一個(gè)機(jī)關(guān)內(nèi)部可將公文分為收文、發(fā)文兩類。

3、政府系統(tǒng)的通用公文文種

（1）規(guī)范性文件

條例。用于對(duì)某一方面的行政工作作全面、系統(tǒng)的規(guī)定，國務(wù)院各部門和地方人民政府的規(guī)章不得稱“條例”。

規(guī)定。用于對(duì)某一方面的行政工作作部分的規(guī)定。

辦法。用于對(duì)某一項(xiàng)行政工作作比較具體的規(guī)定。

（2）領(lǐng)導(dǎo)指導(dǎo)性文件

命令（令）。用于依照有關(guān)法律規(guī)定發(fā)布行政法規(guī)和規(guī)章；宣布旅行重大強(qiáng)制性行政措施；獎(jiǎng)懲有關(guān)人員；撤銷下級(jí)機(jī)關(guān)不適當(dāng)?shù)臎Q定。

決定。用于對(duì)重要事項(xiàng)或重大行動(dòng)作出安排。

指示。用于對(duì)下級(jí)機(jī)關(guān)布置工作，闡明工作活動(dòng)的指導(dǎo)原則。

批復(fù)。用于答復(fù)下級(jí)機(jī)關(guān)的請(qǐng)示事項(xiàng)。

通知。用于批轉(zhuǎn)下級(jí)機(jī)關(guān)的公文，轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)機(jī)關(guān)和不相隸屬機(jī)關(guān)的公文；發(fā)布規(guī)章；傳達(dá)要求下級(jí)機(jī)關(guān)辦理和有關(guān)單位需要周知或者共同執(zhí)行的事項(xiàng)；任免和聘用干部。

通報(bào)。用于表彰先進(jìn)，批評(píng)錯(cuò)誤，傳達(dá)重要精神或情況。（3）公布性文件

公告。用于向國內(nèi)外宣布重要事項(xiàng)或法定事項(xiàng)。

通告。用于在一定范圍內(nèi)公布應(yīng)當(dāng)遵守或者周知的事項(xiàng)。

（4）陳述呈請(qǐng)性文件

議案。用于各級(jí)人民政府按法律程序向同級(jí)人民代表大會(huì)或其常務(wù)委員會(huì)提請(qǐng)審議事項(xiàng)。

請(qǐng)示。用于向上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)求指示、批準(zhǔn)。

報(bào)告。用于向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)工作，反映情況，提出意見或者建議，答復(fù)上級(jí)機(jī)關(guān)的詢問。

調(diào)查報(bào)告。用于反映調(diào)查研究的成果，揭示事物的真相與規(guī)律。

（5）商洽性文件

函。用于不相隸屬機(jī)關(guān)之間商洽工答、詢問和答復(fù)問題；向有關(guān)主管部門請(qǐng)求批準(zhǔn)等。

（6）會(huì)議文件

會(huì)議紀(jì)要。用于記載和傳達(dá)會(huì)議情況和議定事項(xiàng)。

4、黨政機(jī)關(guān)的通用公文文體

（1）規(guī)范性文件

條例。用于黨的中央組織制定規(guī)范黨組織的工作、活動(dòng)和黨員行為的規(guī)章制度。

規(guī)定。用于對(duì)特定范圍內(nèi)的工作和事務(wù)制定具有約束力的行為規(guī)范。

（2）領(lǐng)導(dǎo)指導(dǎo)性文件

決議。用于經(jīng)會(huì)議討論通過的重要決策事項(xiàng)。

決定。用于對(duì)重要事項(xiàng)作出決策和安排。

指示。用于對(duì)下級(jí)機(jī)關(guān)布置工作，提出開展工作的原則和要求。

意見。對(duì)于重要問題提出見解和處理辦法。

通知。用于發(fā)布黨內(nèi)法規(guī)、任免干部、傳達(dá)上級(jí)機(jī)關(guān)的指示、轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)機(jī)關(guān)和不相隸屬機(jī)關(guān)的公文、批轉(zhuǎn)下級(jí)機(jī)關(guān)的公文、發(fā)布要求下級(jí)機(jī)關(guān)辦理和有關(guān)單位共同執(zhí)行或者周知的事項(xiàng)。

通報(bào)。用于表彰先進(jìn)、批評(píng)錯(cuò)誤、傳達(dá)重要精神、交流重要情況。

批復(fù)。用于答復(fù)下級(jí)機(jī)關(guān)的請(qǐng)示。

（3）公布性文件

公報(bào)。用于公開發(fā)布重要決定或者重大事件。

（4）陳述呈請(qǐng)情文件

報(bào)告。用于向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)工作、反映情況、提出建議，答復(fù)上級(jí)機(jī)關(guān)的詢問。

請(qǐng)示。用于向上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)求指示、批準(zhǔn)。

（5）商洽性工作

函。用于機(jī)關(guān)之間的商洽工作、詢問和答復(fù)問題，向無隸屬關(guān)系的有關(guān)主管部門請(qǐng)求批準(zhǔn)等。

（6）會(huì)議文件

會(huì)議紀(jì)要。用于記載會(huì)議主要精神和議定事項(xiàng)。

5、公文文體與結(jié)構(gòu)常識(shí)

應(yīng)用文體區(qū)別于其他文體的特殊屬性主要有直接應(yīng)用性、全面真實(shí)性、結(jié)構(gòu)格式的規(guī)范性。

公文屬于特殊應(yīng)用文，其區(qū)別于一般應(yīng)用文的特殊性特征表現(xiàn)為：被強(qiáng)制性規(guī)定采用白話文形式；兼用議論、說明、敘述三種基本表達(dá)方法。

公文的基本組成部分有：標(biāo)題、正文、作者、日期、印章或簽署、主題詞。

公文的其他組成部分有文頭、發(fā)文字號(hào)、簽發(fā)人、保密等級(jí)、緊急程度、主送機(jī)關(guān)、附件及其標(biāo)記、抄送機(jī)關(guān)、注釋、印發(fā)說明等。

印章或簽署均為證實(shí)公文作者合法性、真實(shí)性及公文效力的標(biāo)志。

6、公文格式排版規(guī)定

保密等級(jí)：“絕密”“機(jī)密”“秘密”標(biāo)注后，加“★”，必要時(shí)加期限（如機(jī)密★5年），3號(hào)或4號(hào)黑體。

緊急程度：“急”或“特急”，在保密等級(jí)下一行，字號(hào)字體同保密等級(jí)。

發(fā)文字號(hào)：位于文頭下方，居中；如有簽發(fā)人，居左，兩者排一行，3號(hào)或4號(hào)仿宋字。

簽發(fā)人：發(fā)文字號(hào)右側(cè)，空一格，字號(hào)字體同發(fā)文字號(hào)。

標(biāo)題：標(biāo)題由作事、事由、文種組成（可?。?，字?jǐn)?shù)一般不超過50字；除出現(xiàn)法規(guī)、規(guī)章的標(biāo)題外，不用書名號(hào)；具體形式有齊肩形、正梯形、倒梯形、除號(hào)形，公文如經(jīng)會(huì)議討論通過或批準(zhǔn)的，應(yīng)加題注，即用圓括號(hào)居中

附件：附件應(yīng)標(biāo)明標(biāo)題、件數(shù)、份數(shù)。在正文以下日期以上，排出附件號(hào)。

注釋：注釋排在日期下方，用4號(hào)或小4號(hào)仿宋體。

7、公文的稿本

（1）草稿。不具備正式公文效用，常有“討論稿”“征求意見稿”“送審稿”“草稿”“初稿”“二稿”“三稿”等稿本標(biāo)記。

（2）定稿。具備正式公文效用，是制作公文正本的標(biāo)準(zhǔn)依據(jù)。有法定的生效標(biāo)志（簽發(fā)等）。

（3）正本。正本是格式正規(guī)并有印章或簽署等表明真實(shí)性、權(quán)威性、有效性的標(biāo)。

（4）試行本。在試驗(yàn)期間具有正式公文的法定效力。

（5）暫行本。在規(guī)定的暫行時(shí)間內(nèi)具有正式公文的法定效用。

（6）副本。正本復(fù)份（與正本同時(shí)印刷）在外形上與正本沒有區(qū)別，具有相同的法律效用；作為復(fù)印件的公文副本（如抄本、復(fù)印件）不具備公文的法定效用，需加注“副本”字樣標(biāo)記。

（7）修訂本?？梢詷?biāo)題結(jié)尾處標(biāo)作：“（修訂本）”，也可在標(biāo)題下做題注，在圓括號(hào)內(nèi)注明“某年某月修訂”。

8、公文寫作的基本要求

合“法”、求實(shí)、合體、簡明、嚴(yán)謹(jǐn)、準(zhǔn)確、規(guī)范、完整、清晰、耐久。

9、行文規(guī)則

可以采用越級(jí)行文方式的情況：一是由于情況特殊緊急，如逐級(jí)上報(bào)下達(dá)會(huì)延誤時(shí)機(jī)造成重大損失；二是經(jīng)多次請(qǐng)示直接上級(jí)機(jī)關(guān)而問題長期未予解決；三是有上級(jí)機(jī)關(guān)交辦并指定直接越級(jí)上報(bào)的具體事項(xiàng)；四是出現(xiàn)需要直接詢問、答復(fù)或聯(lián)系不涉及被越過的機(jī)關(guān)職權(quán)范圍的具體事項(xiàng)；五是需要檢舉、控告直接上級(jí)機(jī)關(guān)等。

行政機(jī)關(guān)不能逕向黨的組織發(fā)布指令性公文，一般也不得以行政機(jī)關(guān)名義逕向黨的組織報(bào)告工作或請(qǐng)求指示或批準(zhǔn)。

10、公文寫作的語言運(yùn)用

公文語言的特點(diǎn)：莊重、準(zhǔn)確、樸實(shí)、精練、嚴(yán)謹(jǐn)、規(guī)范。

公文中需用歷史年號(hào)時(shí)，要先標(biāo)出公歷年份，再注歷史年號(hào)并加圓括號(hào)，如1912年（民國元年）。

數(shù)量表示時(shí)，表示增加時(shí)用倍數(shù)或分?jǐn)?shù)，表示減少時(shí)只能用分?jǐn)?shù)。

11、各種文種的撰寫

（1）規(guī)范性公文。規(guī)范性公文一般包括文件標(biāo)題、發(fā)布或通過或批準(zhǔn)的日期、章題、正文；規(guī)范性公文的標(biāo)題由事由（問題）、文種兩部分構(gòu)成；正文中開始部分的制定目的是規(guī)范性公文的核心內(nèi)容與指導(dǎo)性“綱領(lǐng)”。（2）決定。標(biāo)題由發(fā)文機(jī)關(guān)、事由、文種組成。

（3）決議。其性質(zhì)、功用與決定沒有大的差別，特點(diǎn)在于必須經(jīng)過會(huì)議討論通過或批準(zhǔn)。

（4）通知。標(biāo)題由發(fā)文機(jī)關(guān)、事由、文種組成。

（5）通報(bào)。標(biāo)題由發(fā)文機(jī)關(guān)、表彰或批評(píng)的對(duì)象與事實(shí)性質(zhì)（情況）以及文種（通報(bào)）。

（6）批復(fù)。標(biāo)題寫明發(fā)文機(jī)關(guān)、事由、文種，必要時(shí)也可在標(biāo)題中標(biāo)明“同意”“批準(zhǔn)”與否的態(tài)度。

（7）通告。標(biāo)題由發(fā)文機(jī)關(guān)、事由、文種構(gòu)成，有時(shí)可省略事由或只標(biāo)注文種。

（8）請(qǐng)示。標(biāo)題由發(fā)文機(jī)關(guān)名稱、事由與文種構(gòu)成。

（9）函。依格式正規(guī)、鄭重的程度，函有公函、便函之分；依行文主動(dòng)與否，函又可分為發(fā)函、復(fù)函。格式正規(guī)、鄭得、涉及相對(duì)重要問題的是公函；相對(duì)靈活（略去標(biāo)題、發(fā)文字號(hào)等）并涉及一般具體事項(xiàng)的是便函。

12、公文處理的基本原則

（1）法制原則。指處理方法手段、程序手續(xù)、行為準(zhǔn)則與方法規(guī)化、制度化。（2）實(shí)事求是原則；（3）全面技師原則；（4）時(shí)效原則；（5）集中統(tǒng)一原則；（6）黨政分工原則；（7）保密原則；（8）簡化原則

13、收文處理的一般過程

（1）公文的收受與分流

簽收。指履行規(guī)定的確認(rèn)、清點(diǎn)、核對(duì)、檢查、簽注手續(xù)后，收到公文。登記形式有薄式、卡片式、聯(lián)單式

外收文登記。由外收發(fā)人員在完成簽收工作后，對(duì)收文情況做簡要記載。

啟封。外收文登記完成后，統(tǒng)一交由內(nèi)收發(fā)人員，統(tǒng)一啟封或徑送有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)親啟。

內(nèi)收文登記。由內(nèi)收發(fā)人員對(duì)收文情況做詳細(xì)記載。

分辦。有關(guān)人員將公文分送有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)、有關(guān)部門工作人員閱知辦理。

摘編。文件管理人員對(duì)部分準(zhǔn)備投入辦理過程的重要文件編寫文摘、提要、綜述、匯集有關(guān)數(shù)據(jù)資料。

（2）辦理收文

擬辦。由部門負(fù)責(zé)人或有關(guān)具體工作人員提出處置意見，供有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審核定奪。

批辦。機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)者或部門負(fù)責(zé)人提出處置意見。

承辦。有關(guān)工作人員按意見具體處置公文所針對(duì)的事務(wù)和問題。

注辦。由承辦人簽注公文承辦情況，以備忘待查。

（3）組織傳閱與催辦查辦

組織傳閱。使公文有工作人員中的有效傳閱活動(dòng)。

催辦。由公文處理管理機(jī)構(gòu)或承辦人對(duì)公文承辦過程實(shí)施的催促檢查。

查辦。由公文處理管理機(jī)構(gòu)或其他專門組織對(duì)重要公文實(shí)際執(zhí)行情況進(jìn)行的核查協(xié)辦工作。

（4）處置辦畢公文

包括：閱卷歸檔、清退、暫存、銷毀。

14、發(fā)文處理程序與方法

（1）文稿形成

擬稿。撰擬公文文稿。

會(huì)商。當(dāng)公文內(nèi)容涉及其他有關(guān)同級(jí)或不相隸屬機(jī)關(guān)或部門的職權(quán)范圍，需征得其同意和協(xié)助。

核稿。文稿在送交有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)或會(huì)議通過前，由專人進(jìn)行全面核查。

簽發(fā)。指由機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人或被授以專門權(quán)限的部門負(fù)責(zé)人對(duì)文稿終審核準(zhǔn)之后，批注正式定稿。按簽發(fā)人身份、地位及工作程序的不同，簽發(fā)分為正簽、代簽、核簽、會(huì)簽等數(shù)種。

（2）公文的制作

注發(fā)。定稿形成后，批注繕寫印發(fā)要求的活動(dòng)，以使簽發(fā)意見進(jìn)一步具體化、技術(shù)化。

繕印。制作供對(duì)外發(fā)出的公文。

用印或簽署。在印畢的公文上蓋發(fā)文機(jī)關(guān)公章，或請(qǐng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽名。

（3）公文的對(duì)外傳遞

分裝。按規(guī)定具體揀配和封裝公文。

發(fā)出。將分裝完畢的公文以適當(dāng)?shù)姆绞桨l(fā)給受文者。

（4）處置辦畢公文

包括：閱卷歸檔、暫存、銷毀。

15、公文銷毀的方式和范圍

銷毀的主要方式有：焚毀、重新制成紙漿、粉碎、清洗消磁（磁盤、磁鼓、磁帶）。以各種方式銷毀公文均應(yīng)履行如下程序手續(xù)：由文書部門組織對(duì)公文進(jìn)行鑒定；確認(rèn)應(yīng)銷毀后逐文逐件核定造冊(cè)；呈請(qǐng)本機(jī)關(guān)或上級(jí)機(jī)關(guān)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審定批準(zhǔn)；獲準(zhǔn)后再行銷毀。任何個(gè)人均不得私自銷毀公文。

公文寫作

第一類 正式公文

一、計(jì)劃類公文

包括：規(guī)劃、設(shè)想、計(jì)劃、要點(diǎn)、方案、安排等。必須有目標(biāo)；內(nèi)容（做法）；保障措施。

1、工作計(jì)劃

工作計(jì)劃是行政活動(dòng)中使用范圍很廣的重要公文。機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位的各級(jí)機(jī)構(gòu)，對(duì)一定時(shí)期的工作預(yù)先作出安排和打算時(shí)，都要制定工作計(jì)劃，用到“工作計(jì)劃”這種公文。工作計(jì)劃實(shí)際上有許多不同種類，它們不僅有時(shí)間長短之分，而且有范圍大小之別。從計(jì)劃的具體分類來講，比較長遠(yuǎn)、宏大的為“規(guī)劃”，比較切近、具體的為“安排”，比較繁雜、全面的為“方案”，比較簡明、概括的為“要點(diǎn)”，比較深入、細(xì)致的為“計(jì)劃”，比較粗略、雛形的為“設(shè)想”，無論如何都是計(jì)劃文種的范疇。不管其如何分類，計(jì)劃內(nèi)容的范圍都是“做什么”、“怎么做”和“做到何種程度”三大項(xiàng)。

2、規(guī)劃

規(guī)劃是計(jì)劃中最宏大的一種：從時(shí)間上說，一般都要在三五年以上；從范圍上說，大都是全局性工作或涉及面較廣的重要工作項(xiàng)目；從內(nèi)容和寫法上說，往往是粗線條的，比較概括，如《××省經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展十年規(guī)劃》，《××省工業(yè)結(jié)構(gòu)調(diào)整規(guī)劃》等。規(guī)劃是為了對(duì)全局或長遠(yuǎn)工作作出統(tǒng)籌部署，以便明確方向，激發(fā)干勁，鼓舞斗志；相對(duì)其它計(jì)劃類公文而言，規(guī)劃帶有方向性、戰(zhàn)略性、指導(dǎo)性，因而其內(nèi)容往往要更具有嚴(yán)肅性、科學(xué)性和可行性。這就要求寫作者必須首先進(jìn)行深入的調(diào)查和周密的測(cè)算，在掌握大量可靠資料的基礎(chǔ)上，根據(jù)黨、國家和具體單位的發(fā)展方針確定發(fā)展遠(yuǎn)景和總體目標(biāo)，然后充分吸收有關(guān)意見，以科學(xué)的態(tài)度，反復(fù)經(jīng)過多種方案的比較、研究和選擇，確定各項(xiàng)指標(biāo)和措施。

規(guī)劃的具體寫法：標(biāo)題是“四要素”寫法：單位名稱＋時(shí)間期限＋內(nèi)容范圍＋“規(guī)劃”二字。如《××省“八五”期間經(jīng)濟(jì)發(fā)展規(guī)劃》。規(guī)劃的正文一般都比較長，大致有以下幾方面內(nèi)容：（１）前言，即有關(guān)的背景材料，也就是制定規(guī)劃的起因和緣由。這是制定規(guī)劃的依據(jù)，因此不能簡單地羅列事實(shí)，而應(yīng)把諸多有關(guān)情況以過認(rèn)真地綜合、分析，找出其有得因素和不得因素。這樣才會(huì)使人相信下面所提的規(guī)劃目標(biāo)言之有據(jù)，有可靠性。（２）指導(dǎo)方針和目標(biāo)要求。這是規(guī)劃的綱領(lǐng)和原則，是在前言的基礎(chǔ)上提出的，因此既要寫得鼓舞人心，又要寫得堅(jiān)定有力，要用精煉的語言，概要地闡述出來。（３）主要任務(wù)和政策、措施。這是規(guī)劃的主體和核心，是解決“做什么”和“怎樣做”的問題，因此任務(wù)要提得明確，措施要提得概括有力。這部分寫作通常有兩種結(jié)構(gòu)：對(duì)于全面規(guī)劃或任務(wù)項(xiàng)目較多的規(guī)劃，因其各項(xiàng)任務(wù)比較獨(dú)立，沒有多少共同的完成措施，一般采用以任務(wù)為主線的“并列式結(jié)構(gòu)”（措施都在各自的任務(wù)之后分別提出）；對(duì)于專題規(guī)劃或任務(wù)較單一的規(guī)劃，因其任務(wù)項(xiàng)目較少而其項(xiàng)目之間的聯(lián)系又較大，一般采用任務(wù)、措施分說的“分列式結(jié)構(gòu)”。（４）結(jié)尾，即遠(yuǎn)景展望和號(hào)召。這部分要寫得簡短、有力、富有號(hào)召力。

3、設(shè)想

設(shè)想是計(jì)劃中最粗略的一種：在內(nèi)容上是初步的，多是不太成熟的想法；在寫法上是概括地、粗線條地勾勒。但時(shí)間不一定都是遠(yuǎn)的，范圍也不一定都是宏大的。一般說來，時(shí)間長遠(yuǎn)些的稱“設(shè)想”；范圍較廣泛的稱為“構(gòu)想”；時(shí)間不太長、范圍也不太大的則稱為“思路”或“打算”。設(shè)想是為制定某些規(guī)劃、計(jì)劃作出準(zhǔn)備的，是一些初步想法。設(shè)想在嚴(yán)肅性、科學(xué)性和可行性方面的要求相對(duì)差一些，因?yàn)樗菫檎降囊?guī)劃或計(jì)劃作準(zhǔn)備，不是給各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)看的，就是交群眾討論的，不必也沒時(shí)間考慮得太周密，只要基本成形就可以，且在提出任務(wù)或目標(biāo)時(shí)，往往還有一些簡短的論述語句。設(shè)想與規(guī)劃一樣，在內(nèi)容的寫法上都是比較原則和概括，不可能也沒有必要寫得太細(xì)、太具體。

設(shè)想的具體寫法：設(shè)想因具有超前性，所以其寫作要求并不十分嚴(yán)格，其格式也不大一樣：如果是給領(lǐng)導(dǎo)看的，報(bào)給上級(jí)，就要嚴(yán)肅一些，隨報(bào)告報(bào)送，不必落款，也不必寫行文時(shí)間；如果是交給群眾討論的，或者不以通知或報(bào)告的形式轉(zhuǎn)發(fā)或上報(bào)，就要落款并寫明具體行文時(shí)間。設(shè)想的標(biāo)題可以是“四要素”，也可以是“三要素”，或省略單位名稱，或省略時(shí)間期限，還可以是“兩要素”省略單位名稱和時(shí)間期限，如《關(guān)于機(jī)構(gòu)改革的初步設(shè)想》。設(shè)想的正文一般有兩種寫法。第一種是只講目標(biāo)、要求的條項(xiàng)并列式寫法，適用于時(shí)間較長遠(yuǎn)的“設(shè)想”或工作計(jì)劃的最初構(gòu)思或打算。第二種是也按規(guī)劃、計(jì)劃、方案或安排的格式結(jié)構(gòu)，只是內(nèi)容粗略一些的想法，適用于預(yù)備性計(jì)劃，即只是征求意見的“構(gòu)想”、“思路”或“打算”。

4、計(jì)劃

狹義的計(jì)劃是廣義工作計(jì)劃中最適中的一種。這個(gè)特點(diǎn)表現(xiàn)在，時(shí)間一般在一年、半年左右，范圍一般都是一個(gè)單位的工作或某一大項(xiàng)重要工作，內(nèi)容和寫法要比規(guī)劃具體、深入，要比設(shè)想正規(guī)、細(xì)致，要比方案簡明、集中，要比安排闊展、概要。

計(jì)劃的具體寫法：計(jì)劃由于大多以一個(gè)單位的工作內(nèi)容范圍，只在單位內(nèi)要求執(zhí)行，所以一般不以文件形式下發(fā)，因而除標(biāo)題和正文外，往往還要在題下或文后標(biāo)明“×年×月×日制定”字樣，以示鄭重。計(jì)劃的標(biāo)題也是“四要素”寫法，其中哪一個(gè)要素都不應(yīng)省略。正文寫法，由于計(jì)劃是對(duì)一個(gè)單位的全面工作或某一項(xiàng)重要工作的具體要求，所以寫作是要比規(guī)劃和設(shè)想都要具體、詳細(xì)得多。一般包括以下幾方面內(nèi)容：（１）開頭，或闡述依據(jù)，或概述情況，或直述目的，要寫得簡明扼要；（２）主體，即計(jì)劃的核心內(nèi)容，闡述“做什么”（目標(biāo)、任務(wù)）、“做到什么程度”（要求）和“怎樣做”（措施辦法）三項(xiàng)內(nèi)容，既要寫得全面周到，又要寫得有條不紊，具體明白。全面工作計(jì)劃一般采取“并列式結(jié)構(gòu)”（任務(wù)、措施分說）。（３）結(jié)尾，或突出重點(diǎn)，或強(qiáng)調(diào)有關(guān)事項(xiàng)，或提出簡短號(hào)召，當(dāng)然也可不寫結(jié)尾。

5、要點(diǎn)

所謂要點(diǎn)，實(shí)際就是計(jì)劃的摘要，即經(jīng)過整理，把主要內(nèi)容摘出來的計(jì)劃。一般以文件下發(fā)的計(jì)劃都采用“要點(diǎn)”的形式。

要點(diǎn)的具體寫法：要點(diǎn)大多是上級(jí)機(jī)關(guān)某一項(xiàng)重要或較大工作計(jì)劃的摘要，一般都要以文件形式下發(fā)，因而多用某個(gè)通知作“文件頭”，所以只要有標(biāo)題和正文兩部分內(nèi)容就可以了，不必再落款，再寫成文時(shí)間；但也有些要點(diǎn)，由于涉及的工作重大，為鄭重起見，往往要在標(biāo)題下標(biāo)明發(fā)文機(jī)關(guān)名稱和制發(fā)具體時(shí)間。要點(diǎn)的標(biāo)題可寫“四要素”，也可寫“三要素”，但“三要素”的寫法一般要在題下標(biāo)明被省略的發(fā)文機(jī)關(guān)名稱。正文寫法，由于要點(diǎn)的內(nèi)容是摘錄計(jì)劃的主要之點(diǎn)，所以其正文都寫得比較概要，既不要兼顧到各個(gè)方面，也不必講具體做法，更不用講道理；沒有過渡段，段落也不長。在結(jié)構(gòu)方式上，大都是并列式，可分若干項(xiàng)目一貫到底，也可分幾大項(xiàng)，大項(xiàng)下分若干小項(xiàng)，其中的小項(xiàng)可在每一大項(xiàng)下單獨(dú)排列，也可全文排列。

6、方案

方案是計(jì)劃中內(nèi)容最為復(fù)雜的一種。由于一些具有某種職能的具體工作比較復(fù)雜，不作全面部署不足以說明問題，因而公文內(nèi)容構(gòu)成勢(shì)必要繁瑣一些，一般有指導(dǎo)思想、主要目標(biāo)、工作重點(diǎn)、實(shí)施步驟、政策措施、具體要求等項(xiàng)目。

方案的具體寫法：方案的內(nèi)容由于是上級(jí)對(duì)下級(jí)或涉及面比較大的工作，一般都用帶“文件頭”形式下發(fā)，所以不用落款，只有標(biāo)題、成文時(shí)間和正文三部分內(nèi)容。方案的標(biāo)題有兩種寫法：一個(gè)是“三要素”寫法，即由發(fā)文機(jī)關(guān)、計(jì)劃內(nèi)容和文種三部分組成，如《北華大學(xué)五年發(fā)展規(guī)劃總體方案》；一個(gè)是“兩要素”寫法，即省略發(fā)文機(jī)關(guān)，但這個(gè)發(fā)文機(jī)關(guān)必須在領(lǐng)頭的“批示性通知”（文件頭）的標(biāo)題中體現(xiàn)出來，如《治理采掘工業(yè)危機(jī)，實(shí)現(xiàn)良性循環(huán)方案》。成文時(shí)間，為鄭重起見，方案的成文時(shí)間一般不省略，而且要注在標(biāo)題下。方案的正文一般有兩種寫法：一是常規(guī)寫法，即按“指導(dǎo)方針”、“主要目標(biāo)（重點(diǎn)）”、“實(shí)施步驟”、“政策措施”及“要求”幾個(gè)部分來寫，這個(gè)較固定的程序適合于一般常規(guī)性單項(xiàng)工作；二是變項(xiàng)寫法，即根據(jù)實(shí)際需要加項(xiàng)或減項(xiàng)的寫法，適合于特殊性的單項(xiàng)工作。但不管哪種寫法，“主要目標(biāo)”、“實(shí)施步驟”、“政策措施”這三項(xiàng)必不可少的，實(shí)際寫作時(shí)的稱呼可以不同，如把“主要目標(biāo)”稱為“目標(biāo)和任務(wù)”或“目標(biāo)和對(duì)策”等，把“政策措施”稱為“實(shí)施辦法”或“組織措施”等。在“主要目標(biāo)”一項(xiàng)中，一般還要分總體目標(biāo)和具體目標(biāo)；“實(shí)施步驟”一般還要分基本步驟或階段和關(guān)鍵步驟，關(guān)鍵步驟里還有重點(diǎn)工作項(xiàng)目；“政策措施”的內(nèi)容里一般還要分“政策保證”、“組織保證”和“具體措施”等。

7、安排

安排是計(jì)劃中最為具體的一種格式：由于其工作比較確切、單一，不作具體安排就不能達(dá)到目的，所以其內(nèi)容要寫得詳細(xì)一些，這樣容易使人把握。安排的具體寫法：安排的內(nèi)容由于是涉及范圍較小或單位內(nèi)部的工作，所以一般有兩種發(fā)文形式：一種是上級(jí)對(duì)下級(jí)安排工作，盡管涉及面較小，也要用“文件頭”形式下發(fā)?！鞍才拧钡母袷绞恰皹?biāo)題”和“正文”兩部分。另一種，如果是單位內(nèi)部的工作安排，也可直接下發(fā)文件，格式就由“標(biāo)題”、“正文”、“落款及時(shí)間”三部分組成。但不管哪種形式，作為“安排”本身都不該有受文單位，如果必須有，則或者以“文件頭”形式下發(fā)，或者以“關(guān)于.....安排的通知”名義下發(fā)。安排的標(biāo)題可是“三要素”寫法，也可是“兩要素”寫法（省略機(jī)關(guān)名稱）。安排的正文一般由“開頭”、“主體”和“結(jié)尾”三部分組成；也有的省略“結(jié)尾”，“主體”結(jié)束，正文即隨之結(jié)束?！伴_頭”同計(jì)劃的開頭差不多，或闡述依據(jù)，或概述簡明扼要?！爸黧w”是正文的核心，一般包括任務(wù)、要求、步驟、措施四方面內(nèi)容。在結(jié)構(gòu)上可按這四方面內(nèi)容分項(xiàng)來寫；也可把任務(wù)和要求合在一起，把步驟和措施合在一起來寫；還可以先寫總?cè)蝿?wù)，然后按時(shí)間先后順序一項(xiàng)一項(xiàng)地寫具體任務(wù)，每一項(xiàng)有每一項(xiàng)的要求及措施，要依據(jù)工作性質(zhì)及具體內(nèi)容來定。但不管怎樣結(jié)構(gòu)，其任務(wù)都要具體，其要求都要明確，其措施都要得當(dāng)。

方案和安排有共同之處，即寫作題材都是單項(xiàng)的工作，即只對(duì)一項(xiàng)工作作出部署和安排。這也正是方案、安排與規(guī)劃、設(shè)想、計(jì)劃、要點(diǎn)的根本不同。但二者在內(nèi)容范圍上也有個(gè)大小之分：方案的內(nèi)容范圍適合于上級(jí)對(duì)下級(jí)或涉及面比較大的工作，安排的內(nèi)容范圍則適合于單位內(nèi)部或涉及面較小的工作，如《××市關(guān)于計(jì)劃生育的工作安排》。方案和安排還有一種較為概要一點(diǎn)的寫法，以便于下級(jí)具體實(shí)施時(shí)靈活掌握，叫做“意見”：方案大多稱“實(shí)施意見”，如《××市“七五”期間社會(huì)主義精神文明建設(shè)的實(shí)施意見》；安排往往稱“安排意見”，如《××××系統(tǒng)關(guān)于開展增收節(jié)支活動(dòng)的安排意見》。在此需要說明的是，有些機(jī)關(guān)把單位內(nèi)部或涉及面很窄的單項(xiàng)工作計(jì)劃也稱之為“方案”，這是不合適的，因?yàn)檫@些工作都比較切近、具體，也并不復(fù)雜，只要用“安排”就足夠了，如果較為原則，則可稱為“安排意見”。

二、函

一般格式主要包括：標(biāo)題、主送單位、正文、落款與時(shí)間。

標(biāo)題：函的標(biāo)題是全要素標(biāo)題，即包括發(fā)文單位、事由及文種。其中事由應(yīng)是對(duì)正文主要內(nèi)容的標(biāo)準(zhǔn)而精煉的概括。

正文：函的正文是文件的主要部分。強(qiáng)調(diào)就事論事，應(yīng)直陳其事。第一部分是敘述事項(xiàng)，第二部分說明希望和要求。去函的正文先寫商洽、請(qǐng)求、詢問或告知的事項(xiàng)，然后提出希望、請(qǐng)求或要求。最后明確提出“以上意見可否，請(qǐng)函復(fù)”，“敬請(qǐng)函復(fù)”，“特此函告”等?！笆马?xiàng)”部分基本是敘述和說明的寫法，是什么就寫什么，應(yīng)簡單扼要，又要交待清楚?！耙蟆辈糠挚啥嗫缮伲绻马?xiàng)很簡單，而且沒有過多要求就同事項(xiàng)寫在一起，一氣呵成；如果事項(xiàng)復(fù)雜些，或要求多些可以單列一段來寫，甚至分條列項(xiàng)來寫，而且無論是哪一種內(nèi)容，也不論是對(duì)哪一級(jí)，要求的口氣都是謙和的。復(fù)函正文的一般結(jié)構(gòu)是：先引述來函，可引來函的文件名稱、發(fā)文字號(hào)、主要內(nèi)容。如“貴廠×字×號(hào)文悉”這樣的格式，也可以直接寫“電悉”“函悉”，然后寫答復(fù)的主要事項(xiàng)，所答復(fù)的內(nèi)容要圍繞來函，要準(zhǔn)確表達(dá)本機(jī)關(guān)的意見，態(tài)度要鮮明。復(fù)函的結(jié)尾一般可寫上“此復(fù)”“特此函復(fù)”等話語。在復(fù)函中要針對(duì)來函中提出的問題予以答復(fù)：同意或不同意，同意將怎么辦；不同意是什么原因或應(yīng)該怎么辦，不應(yīng)該怎么辦等。文中用語應(yīng)言簡意賅。

落款與日期：函的正文寫完之后，最后要有簽署和日期，并要加蓋公章。

三、情況、問題報(bào)告

報(bào)告適用于向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)工作，反映情況，答復(fù)上級(jí)機(jī)關(guān)的詢問。

在下列三種情況下使用報(bào)告：一種是匯報(bào)工作，屬于匯報(bào)性的；一種是反映情況，提出意見或建議的，屬于反映性的；一種是答復(fù)上級(jí)機(jī)關(guān)的詢問，屬于回復(fù)性的。

報(bào)告的標(biāo)題：機(jī)關(guān)名稱+報(bào)告事由+文種。主送機(jī)關(guān)：頂格寫。開頭：回復(fù)性的—— 根據(jù)××指示或要求，我們?cè)趺刺幚淼?，結(jié)果如何，現(xiàn)將××報(bào)告如下。反映性的—— 簡述基本情況（最近一段時(shí)間）、提出寫作目的。匯報(bào)性的—— 先簡述基本情況，說明取得了一定的進(jìn)展，現(xiàn)將有關(guān)情況報(bào)告如下。

報(bào)告的內(nèi)容主體：一般為四部分：1．基本情況。不論是匯報(bào)工作、還是反映情況，答復(fù)上級(jí)的詢問，均應(yīng)實(shí)事求是地將具體情況交代清楚，以便上級(jí)了解下情，并以此作為依據(jù)，妥善地予以處理和指導(dǎo)。2．存在問題（或具體意見）。呈報(bào)性報(bào)告寫存在問題，以便于上級(jí)了解工作進(jìn)展的情況，同時(shí)為報(bào)告的下一部分內(nèi)容（提出要求）打下基礎(chǔ)；呈轉(zhuǎn)性報(bào)告也要根據(jù)基本情況提出具體處理意見或解決辦法，以供上級(jí)機(jī)關(guān)參考。3．具體要求或措施。即對(duì)今后工作的設(shè)想，提出要求或準(zhǔn)備采取的措施。4．結(jié)語。報(bào)告的結(jié)語，要根據(jù)報(bào)告的性質(zhì)和內(nèi)容而定，不能千篇一律。報(bào)告的結(jié)語一般用“特此報(bào)告”、“以上報(bào)告，如無不妥，請(qǐng)批轉(zhuǎn)有關(guān)部門貫徹執(zhí)行”、“以上報(bào)告，請(qǐng)審閱”等字樣。但也有的報(bào)告結(jié)尾不寫這些用語。

回復(fù)性的—— 處理好的、效果會(huì)令上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)滿意的，就主要寫處理的經(jīng)過，在其中流露出對(duì)這項(xiàng)工作的重視、對(duì)待工作的態(tài)度、工作熱情和責(zé)任感以及工作能力；如果是沒有處理好的，效果上級(jí)不滿意的，則除了寫處理情況、表示重視和認(rèn)真對(duì)待以外，又要寫意見，即分情況、問題及問題分析兩部分，讓上級(jí)了解全面情況和問題的復(fù)雜。反映性的—— 如果是發(fā)展變化快的，急于上報(bào)的，就以寫情況為主。如一些惡性事件，要報(bào)告起因、經(jīng)過、事態(tài)現(xiàn)狀；有一些比較復(fù)雜的情況，則歸納為幾個(gè)方面，分項(xiàng)細(xì)說現(xiàn)象和實(shí)質(zhì)。如果是發(fā)展變化緩慢的，需要寫情況、原因、意見或建議。匯報(bào)性的—— 先寫工作成績、工作體會(huì)，然后寫存在的問題、今后的工作思路和安排。

四、“三通”

1、通告

社會(huì)管理部門使用的一個(gè)文種；需要人們周知或應(yīng)當(dāng)遵守的。有知照性的，如水電提價(jià)、火車提價(jià)；有辦理性的，如更換駕駛執(zhí)照、更換身份證、辦理入托；有行止性的，即允許干什么和不許干什么，如關(guān)于收繳槍支的通告、關(guān)于禁止燃放煙花爆竹的通告。一般先寫依據(jù)或者目的，用“為了??”、“根據(jù)??”的形式；然后分條列款寫內(nèi)容、要求、處置；最后落款。

2、通報(bào)

通報(bào)適用于表彰先進(jìn)、批評(píng)錯(cuò)誤、傳遞重要精神或者情況。通報(bào)也為知照類公文，其主要作用在于學(xué)習(xí)他人經(jīng)驗(yàn)，推動(dòng)工作；吸取他人教訓(xùn)，防止類似問題的發(fā)生；了解有關(guān)情況，促進(jìn)各方面工作的順利開展。通報(bào)的寫作要有代表性、針對(duì)性，使人們從中受到啟發(fā)和教益。

事故通報(bào)是批評(píng)性通報(bào)的一種，其正文主要包括：事故的概況（時(shí)間、地點(diǎn)、過程、結(jié)果等）；對(duì)事故性質(zhì)、原因以及后果的分析說明；提出防止類似事故的原則性要求、措施及各方面應(yīng)記取的主要教訓(xùn)。有時(shí)還包括對(duì)事故責(zé)任者的處理決定。上述內(nèi)容可以直接敘述說明，也可以轉(zhuǎn)發(fā)有關(guān)事故報(bào)告等公文的形式間接轉(zhuǎn)述有關(guān)情況（以這些報(bào)告等為附件）。

表彰性通報(bào)。用于表彰好人好事和介紹先進(jìn)典型經(jīng)驗(yàn)，其正文主要有三方面內(nèi)容：先進(jìn)事跡（人物、時(shí)間、地點(diǎn)、過程、結(jié)果）或經(jīng)驗(yàn)（單位及所處的客觀條件、主要作法、規(guī)律性的認(rèn)識(shí)等）；評(píng)價(jià)分析（性質(zhì)、意義、經(jīng)驗(yàn)所在及適用的條件情況，經(jīng)驗(yàn)中的不足及其原因等）；決定事項(xiàng)（給有關(guān)單位或個(gè)人何種稱號(hào)或其他精神的、經(jīng)濟(jì)的獎(jiǎng)勵(lì)），以及提出一些學(xué)習(xí)先進(jìn)事跡、借鑒吸收典型經(jīng)驗(yàn)方面的要求或號(hào)召等。

批評(píng)錯(cuò)誤典型的通報(bào)。用以批評(píng)壞人壞事以及有關(guān)單位或個(gè)人的錯(cuò)誤，其正文主要有這樣一些內(nèi)容：主要的錯(cuò)誤事實(shí)（單位、人物、時(shí)間、地點(diǎn)、主要過程、結(jié)果等）；分析評(píng)價(jià)（錯(cuò)誤性質(zhì)及原因、嚴(yán)重后果）；對(duì)有關(guān)當(dāng)事人的處理意見，以及要求各方面從中記取的教訓(xùn)。有時(shí)還提出請(qǐng)檢查上報(bào)有無類似問題、匯總有關(guān)反映等方面的要求。

情況通報(bào)。用以報(bào)道、傳達(dá)重要情況和有關(guān)精神，其正文有兩種組成方式，其中一種只對(duì)有關(guān)事實(shí)作客觀敘述；另一種除此外還對(duì)情況加以分析說明，有時(shí)還針對(duì)具體問題提出應(yīng)采取何種對(duì)策的指導(dǎo)性意見。

3、通知

通知的用途：批轉(zhuǎn)下級(jí)機(jī)關(guān)公文，轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)機(jī)關(guān)公文和不相隸屬機(jī)關(guān)公文；發(fā)布規(guī)章；傳達(dá)要求下級(jí)機(jī)關(guān)辦理和有關(guān)單位需要周知或共同執(zhí)行的事項(xiàng)。通知是機(jī)關(guān)最常見、最常用的文種。按內(nèi)容和性質(zhì)分為4類：

告諭性通知—— 只告知，不要求辦理，如人事任免、機(jī)構(gòu)設(shè)置撤消或合并、更改名稱。寫法：題目，發(fā)文機(jī)關(guān)+事由+文種；受文單位；正文，為了、根據(jù)、特；成文時(shí)間。

布置性通知—— 正文，原由、特通知如下；具體事項(xiàng)。會(huì)議通知、征訂通知屬于這種類型，要求語言準(zhǔn)確、明白。

指示性通知—— 正文，以發(fā)文原由為目的，即提出問題，分析問題；通知事項(xiàng)，即解決問題。注意語氣：請(qǐng)務(wù)必、必須、一定、嚴(yán)格、決不允許。

批示性通知—— 正文非常簡單：現(xiàn)將××印發(fā)、轉(zhuǎn)發(fā)給你們，請(qǐng)××。

五、請(qǐng)示 向上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)求指示、批準(zhǔn)，分三種情況：求示性的、求準(zhǔn)性的、求助性的。整個(gè)結(jié)構(gòu)分標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文（請(qǐng)示理由、事項(xiàng)即要求）、結(jié)語。接語用妥否、可否、是否妥當(dāng)，請(qǐng)批復(fù)、請(qǐng)批示、請(qǐng)批準(zhǔn)、請(qǐng)復(fù)，后有署名、時(shí)間、蓋章等。

關(guān)鍵在于寫請(qǐng)示的理由。一是要講必要性—— 必要、重要、緊迫，講關(guān)鍵性、實(shí)質(zhì)性的理由。二是要講有政策，政策允許，去說服上級(jí)。三是要講有條件，不難辦，這一點(diǎn)最重要。需要辦的事、應(yīng)該辦的事太多了，客觀條件具備才行。如果沒有條件，全靠上級(jí)資金支持、政策扶持，上級(jí)是不會(huì)同意的。還要注意，要一事一請(qǐng)示，有請(qǐng)示必有批復(fù)，一請(qǐng)示一批復(fù)。

第二類 事務(wù)文書

一、簡報(bào)

也叫簡訊、動(dòng)態(tài)、情況反映、工作交流、內(nèi)部參考、快報(bào)。簡單情況的報(bào)告，用以指導(dǎo)下級(jí)工作，向上級(jí)反映情況，溝通平級(jí)信息。它與新聞報(bào)道不一樣，屬于機(jī)關(guān)、單位的內(nèi)部文件，有的還有一定的密級(jí)。特點(diǎn)是快、簡、新。類型有工作簡報(bào)（即經(jīng)驗(yàn)簡報(bào)）、動(dòng)態(tài)簡報(bào)（即情況簡報(bào)）、會(huì)議簡報(bào)。結(jié)構(gòu)、格式由報(bào)頭、標(biāo)題、按語、正文、報(bào)尾幾部分組成。

經(jīng)驗(yàn)簡報(bào)介紹工作經(jīng)驗(yàn)用以推廣，有通報(bào)表揚(yáng)的性質(zhì)，體現(xiàn)了領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)的意圖。選取與工作中心有關(guān)系的先進(jìn)典型，帶動(dòng)全局工作的全面開展，起到示范推動(dòng)作用。有兩種寫法：一種是認(rèn)識(shí)到位，措施有力，制度保證，領(lǐng)導(dǎo)帶頭；另一種是基本情況和取得的成效，具體做法，保障措施（基本經(jīng)驗(yàn)）。

情況簡報(bào)的內(nèi)容，是抓住工作中出現(xiàn)的典型的、帶傾向性的、苗頭性的或者引起社會(huì)強(qiáng)烈反響的問題，向上級(jí)反映，以引起重視，及早采取對(duì)策措施。一般按照敘述事情、點(diǎn)明性質(zhì)或者強(qiáng)調(diào)引起重視兩大部分寫。

二、調(diào)查報(bào)告

調(diào)查報(bào)告是對(duì)某一事件、某一人物、某一問題，通過深入細(xì)致的調(diào)查研究之后所寫出的真實(shí)地反映情況的書面報(bào)告。調(diào)查報(bào)告的運(yùn)用范圍十分廣泛，凡制定正確的方針政策，解決各種實(shí)際問題，弄清事情真相，交流典型經(jīng)驗(yàn)，吸取教訓(xùn)，推動(dòng)工作等都離不開調(diào)查報(bào)告。

調(diào)查報(bào)告的特點(diǎn)：針對(duì)性。調(diào)查報(bào)告的針對(duì)性體現(xiàn)在撰寫目的上，撰寫調(diào)查報(bào)告，一是為了給決策者提供決策的依據(jù)，二是發(fā)現(xiàn)典型，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，指導(dǎo)工作，三是為領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)了解情況，處理實(shí)際問題。因此，從實(shí)際出發(fā)，有針對(duì)性地調(diào)查研究，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，回答人們最關(guān)心的問題，提出現(xiàn)實(shí)生活中迫切需要解決的問題是調(diào)查報(bào)告的關(guān)鍵所在。調(diào)查報(bào)告的針對(duì)性越強(qiáng)，社會(huì)作用越大。真實(shí)性。調(diào)查報(bào)告的主旨是調(diào)查研究后所揭示的客觀事物的本質(zhì)和規(guī)律。因此，寫調(diào)查報(bào)告必須是自己親自調(diào)查了解到的情況，絕不能道聽途說、東拼西湊一些虛偽的材料。在調(diào)查報(bào)告中，不僅主要人物和事實(shí)要真實(shí)，就是事件的時(shí)間、地點(diǎn)、過程及各種細(xì)節(jié)，也要絕對(duì)真實(shí)，不能有半點(diǎn)浮夸和歪曲。敘議結(jié)合。調(diào)查報(bào)告的表達(dá)采用敘議結(jié)合的方式，簡明扼要、條理清楚地?cái)⑹鍪聦?shí)。調(diào)查報(bào)告不追求事件的曲折波瀾，只求敘說清楚。調(diào)查報(bào)告還要對(duì)調(diào)查材料中得出的結(jié)論進(jìn)行適當(dāng)?shù)姆治?、議論，但只是畫龍點(diǎn)睛式的，點(diǎn)到即止，不作展開，不反復(fù)論證，有時(shí)甚至觀點(diǎn)于事實(shí)之中，用事實(shí)說話。

調(diào)查報(bào)告的正文由前言、主體和結(jié)尾三部分組成。

前言。前言是調(diào)查報(bào)告的開頭部分，通常是簡要地?cái)⑹鰹槭裁磳?duì)這個(gè)問題（工作、事件、人物等）進(jìn)行調(diào)查；調(diào)查的時(shí)間、地點(diǎn)、對(duì)象、范圍、經(jīng)過以及采用什么方法；調(diào)查對(duì)象的基本情況、歷史背景；以及調(diào)查后的結(jié)論等。這些方面的側(cè)重點(diǎn)由調(diào)查人根據(jù)調(diào)查目的來確定，不必面面俱到。前言部分常見的寫法有：說明式、概述式、提問式、結(jié)論式等，寫作時(shí)不論采用何種方法，都要簡明扼要，具有吸引力，便于引出下文。

主體。主體是調(diào)查報(bào)告的核心部分。是前言的引申展開，是結(jié)論的根據(jù)所在。主體的內(nèi)容一般包括三個(gè)方面：一是調(diào)查到的事實(shí)情況，包括事情產(chǎn)生的前因后果、發(fā)展經(jīng)過、具體做法等；二是研究、分析事實(shí)材料所揭示的事物本質(zhì)及其特點(diǎn)、規(guī)律；三是提出具體建議或應(yīng)采取的一些具體措施。主體部分內(nèi)容豐富，結(jié)構(gòu)安排力求條理清晰、簡潔明快。調(diào)查報(bào)告主體部分的結(jié)構(gòu)框架有:一是根據(jù)邏輯關(guān)系安排結(jié)構(gòu)如：縱式結(jié)構(gòu)、橫式結(jié)構(gòu)、縱橫式結(jié)構(gòu)。這三種結(jié)構(gòu)，以縱橫式結(jié)構(gòu)常為人們采用。二是按照內(nèi)容安排結(jié)構(gòu)如：“情況——成果——問題——建議”式結(jié)構(gòu)，多用于反映基本情況的調(diào)查報(bào)告；“成果——具體做法——經(jīng)驗(yàn)”式結(jié)構(gòu),多用于介紹經(jīng)驗(yàn)的調(diào)查報(bào)告；“問題——原因——意見或建議”式結(jié)構(gòu)，多用于揭露問題的調(diào)查報(bào)告；“事件過程——事件性質(zhì)結(jié)論——處理意見”式結(jié)構(gòu)，多用于揭示案件是非的調(diào)查報(bào)告。

結(jié)尾。調(diào)查報(bào)告可以有結(jié)尾部分也可以不寫結(jié)尾部分。

一般而言，結(jié)尾也叫結(jié)論。有四種情況需要寫結(jié)尾：一是主體報(bào)告情況，介紹經(jīng)驗(yàn)，需要結(jié)論；二是主體中沒有提到的問題、希望、要求、建議等，需在結(jié)尾中提及；三是附帶說明有關(guān)情況，如調(diào)查過程中遇到的一些情況，主體中沒有提及，需在末尾加以說明；四是有附帶材料需要加以說明的，如一些典型材料、專題報(bào)告、統(tǒng)計(jì)圖表等。無論采用哪種形式，都必須簡潔有力，切忌拖泥帶水，畫蛇添足。

三、總結(jié)

正文包括以下四個(gè)部分：

基本情況。這是總結(jié)的開頭部分。這部分的寫法，常見的有以下幾種：一是概述總結(jié)工作的全貌、背景；一是說明總結(jié)的指導(dǎo)思想和成果；或是將主要的成績、經(jīng)驗(yàn)、問題扼要地提出來，先給人以總的印象，作為下文的鋪墊。

成績和問題。成績要說夠，問題要寫透。

經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)。經(jīng)驗(yàn)體會(huì)是總結(jié)的核心，是從實(shí)踐中概括出來的具有規(guī)律性和指導(dǎo)性的東西。能否概括出具有規(guī)律性和指導(dǎo)性的東西，是衡量一篇總結(jié)好壞的關(guān)鍵。

今后的設(shè)想和打算。

署名和日期。全文之后要寫上單位全稱及完整的年、月、日。

四、講話稿

講話是指干部面對(duì)群眾、下級(jí)進(jìn)行的有條理的系統(tǒng)的傳達(dá)信息、交流思想的過程。領(lǐng)導(dǎo)的職責(zé)，如貫徹落實(shí)黨的方針政策和上級(jí)指示精神、形成與實(shí)施決策、傳達(dá)政策和決定的要求、宣傳教育發(fā)動(dòng)，大都是通過講話這種方便、快捷、經(jīng)濟(jì)的形式來完成的。講話是一種方便、快捷、經(jīng)濟(jì)的管理手段。

領(lǐng)導(dǎo)講話有廣義和狹義之分。狹義的講話是與做報(bào)告、演講、發(fā)言并列的一種以傳達(dá)、交辦、宣傳教育、通報(bào)情況、表彰先進(jìn)和禮儀性等內(nèi)容的口語交際形式；廣義的概念，包括做報(bào)告（如會(huì)議報(bào)告、形勢(shì)報(bào)告、總結(jié)報(bào)告）、座談（匯報(bào)、對(duì)話、采訪、記者招待會(huì)）、發(fā)言（如隨機(jī)講話、演講）、講座等一系列管理語言行為，它是與一般的談話相對(duì)而言的。

講話稿要有權(quán)威性。講話歷來是政治家和各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)宣傳政見、安排部署工作的有效形式。其權(quán)威性表現(xiàn)在組織法定權(quán)和個(gè)人影響權(quán)兩個(gè)方面。要有針對(duì)性。領(lǐng)導(dǎo)講話目的是貫徹上級(jí)的指示精神，實(shí)施本級(jí)的決定，對(duì)分管的工作提出的指導(dǎo)性意見。因此，領(lǐng)導(dǎo)講話具有一定的針對(duì)性，要體現(xiàn)群體目標(biāo)，講一些政策性、決策性、預(yù)見性、指導(dǎo)性的內(nèi)容。要有群眾性。在講話中要講一些關(guān)于工作的目的、方法、工作標(biāo)準(zhǔn)、社會(huì)實(shí)踐的東西，都離不開群眾觀點(diǎn)，都是為了群眾利益。應(yīng)該善于將群眾的社會(huì)實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)總結(jié)出來，指導(dǎo)工作更深入全面地開展。只有和人民群眾的偉大實(shí)踐和創(chuàng)造力結(jié)合起來，才能實(shí)現(xiàn)講話的權(quán)威性和有效性。要有政治性。講話稿一般都是在各種會(huì)議上使用的，是指導(dǎo)工作的依據(jù)，也是會(huì)議文件的重要組成部分。不論是以組織名義，還是以個(gè)人名字，事實(shí)上是代表一級(jí)組織的聲音，具有政治性、政策性強(qiáng)的特點(diǎn)。講話稿中對(duì)問題的分析、主張的闡述，都應(yīng)有確切的理論和政策依據(jù)。講話稿中的觀點(diǎn)、事例、概念和文字語言上的錯(cuò)誤，都會(huì)造成種種不良后果，有損領(lǐng)導(dǎo)人的形象和威信，甚至?xí)o工作帶來損失。要口語化。講話稿靠聲音傳遞，講話者將自己的見解、主張，以及聲音為媒介進(jìn)行表達(dá)。要充分利用有聲語言的長處，用聲調(diào)的高低、語氣的變化、節(jié)奏的起伏，賦予講話以強(qiáng)烈的感情色彩。講話的類型及其寫法主要有：

（1）就職、述職一類的講話稿。主要寫就職感想、任職目標(biāo)、施政打算、希望和要求四個(gè)方面。就職感想，主要內(nèi)容有：表達(dá)謝意、自我剖析、介紹背景、宣布就職等；任職目標(biāo)，在撰寫就職講話稿中也具有非常重要地位。就職講話一定要向部屬和群眾宣布自己任期內(nèi)要達(dá)到的目標(biāo)，借以鼓舞群眾，鞭策自己；施政打算，也要有明確的思路，具體的方案（不能太具體，具體難以兌現(xiàn)）；希望和要求，主要包括三個(gè)方面內(nèi)容：一是希望群眾對(duì)自己進(jìn)行監(jiān)督；二是希望和要求群眾與自己合作，共同奮斗；三是對(duì)自己提出更高的要求。述職講話，看接受述職的對(duì)象，緊扣職務(wù)去寫自己的政治水平、人才使用、班子建設(shè)、組織協(xié)調(diào)能力：一是何時(shí)任職、任職背景、崗位職責(zé)以及自己盡職盡責(zé)的總體評(píng)價(jià)；二是寫盡職的情況，包括任職以來政治學(xué)習(xí)、業(yè)務(wù)工作、建章立制、人員素質(zhì)提高及人才培養(yǎng)等主要工作，主要體會(huì)（包括工作臺(tái)布和從政思想、工作方法、工作熱情、輕重主次擺得正、抓得準(zhǔn)），不足之處；三是表態(tài)，正確對(duì)待評(píng)議，做好整改，爭(zhēng)取更大的成績。

（2）禮儀講話稿，包括各種謝辭、祝辭、歡迎、歡送辭以及悼詞等。一是以情為主，合乎氣氛；二是短小簡潔；三是合乎禮節(jié)，如稱謂上，按照“各位女士、各位先生，各位領(lǐng)導(dǎo)，各位來賓，同志們”的順序依次說出。

（3）動(dòng)員講話稿。通過部署動(dòng)員明確目標(biāo)，統(tǒng)一認(rèn)識(shí)；通過部署動(dòng)員以消除顧慮，輕裝上陣；通過部署動(dòng)員以啟發(fā)自覺，協(xié)調(diào)行動(dòng)，奮勇拼搏。

（4）表彰講話稿，這是在表彰先進(jìn)、宣傳典型的會(huì)議上使用的一種講話稿。它對(duì)于推動(dòng)工作的健康發(fā)展具有不可忽視的作用。這類講話，篇幅不應(yīng)過長，主要內(nèi)容應(yīng)包括以下方面，一是說明表彰的依據(jù)，上級(jí)的精神和本系統(tǒng)的實(shí)際，表彰的目的和表彰的對(duì)象；二是說明表彰對(duì)象的事跡、經(jīng)驗(yàn)或特點(diǎn)；三是對(duì)表彰的單位和個(gè)人提出希望和要求，同時(shí)對(duì)群眾發(fā)出號(hào)召，講明向先進(jìn)學(xué)什么，怎樣學(xué)。

（5）貫徹執(zhí)行性的，主要寫認(rèn)識(shí)、意義、安排、落實(shí)措施、具體辦法。

（6）傳達(dá)交流性的，主要是傳遞交流信息和思想；要做到聯(lián)系實(shí)際，既“不走樣”，又不是“傳聲筒”，而是將“普通話”與“方言”結(jié)合起來。

（7）說服教育性的，要立足現(xiàn)實(shí)，動(dòng)之以情，把 “情”作為做好職工思想政治工作的起點(diǎn)，協(xié)調(diào)人際關(guān)系的動(dòng)力，語言要富有人情味，感染力，要以情感人，以情動(dòng)人；然后曉之以理，給人以啟迪和深思。如果對(duì)待邪惡勢(shì)力，就要以浩然正氣壓倒邪氣。

講話文稿通常是四個(gè)部分：標(biāo)題、開頭、正文和結(jié)尾。標(biāo)題。講話稿的標(biāo)題有三種形式：一是會(huì)議名稱加文種作標(biāo)題；二是講話人、會(huì)議名稱加文種作標(biāo)題；三是講話主旨作標(biāo)題。它是用概括講話稿中心論點(diǎn)的一個(gè)短語做主標(biāo)題。主標(biāo)題下通常有副標(biāo)題，副標(biāo)題標(biāo)明講話場(chǎng)合。

開頭，講話稿開頭沒有固定不變的模式，要根據(jù)講話的內(nèi)容、環(huán)境和對(duì)象等集體情況來定。常見的開頭方法有六種：開宗明義，提示主題。一開頭就闡明講話的主題，直接點(diǎn)明講話的中心思想。說明緣由，強(qiáng)調(diào)意義。以闡述召開這次會(huì)議的原因、背景和重要性開頭。分析實(shí)際，提出問題。對(duì)當(dāng)前面臨的形勢(shì)和工作中的實(shí)際問題進(jìn)行概括的分析，進(jìn)而提出會(huì)議要解決的問題。做出評(píng)價(jià)，說明目的。一些紀(jì)念性、群眾性的會(huì)議，領(lǐng)導(dǎo)同志講話時(shí)，對(duì)所紀(jì)念的重要人物和重要事件，做出評(píng)價(jià)，然后交代講話的目的。致以祝賀，表示慰問。一般紀(jì)念性的會(huì)議講話、節(jié)日的祝詞及各種代表大會(huì)的祝賀講話等，開頭一般是致以祝賀或慰問的。抒發(fā)感情，渲染氣氛。針對(duì)不同的講話內(nèi)容，有的抒發(fā)對(duì)聽眾的贊美之情，有的抒發(fā)參加會(huì)議的激動(dòng)之情，進(jìn)而起到渲染氣氛，拉近與聽眾的距離的效果。用在慶賀、禮儀性質(zhì)的會(huì)議講話中。

正文。大型講話稿中最常見的形式是并列式。即正文的各個(gè)層次之間為橫式結(jié)構(gòu)，各部分間是并列關(guān)系，例如總結(jié)講話、部署工作的講話等；一般的講話稿用遞進(jìn)式，即各個(gè)層次之間表現(xiàn)為層層深入的關(guān)系，或者以時(shí)間發(fā)展為序，或者以事物發(fā)展或工作進(jìn)展為序，或者按照提出問題、分析問題、解決問題的順序安排講話內(nèi)容。部署性講話一般按照意義、做法、要求三部分結(jié)構(gòu)文章，總結(jié)型講話按照成績、經(jīng)驗(yàn)、問題和打算三部分撰寫。當(dāng)然，除精短的講話稿以外，一篇講話稿的層次安排，很少單純采用哪能一種方式，而是多種方式結(jié)合使用，這點(diǎn)在撰寫講話稿時(shí)應(yīng)該注意的。第三類 實(shí)用文體

一、摘要

摘要又稱概要、內(nèi)容提要。包含所給材料的基本內(nèi)容。

將所給材料按照內(nèi)容分出幾個(gè)部分，然后概括出幾個(gè)部分的大衣，最后用“材料首先”、“其次”、此外等關(guān)聯(lián)詞語連接成一段文字即可。

二、消息

消息即狹義的新聞，它是對(duì)新近發(fā)生的有社會(huì)意義并引起公眾興趣的事實(shí)的簡短報(bào)道。因此，真實(shí)性、時(shí)效性及文字少、篇幅小成為消息的基本特征。

1、消息種類

動(dòng)態(tài)消息：也稱動(dòng)態(tài)新聞，這種消息迅速、及時(shí)地報(bào)道國內(nèi)國際的重大事件，報(bào)道社會(huì) 主義建設(shè)中的新人新事、新氣象、新成就、新經(jīng)驗(yàn)。動(dòng)態(tài)消息中有不少是簡訊(短訊、簡明 新聞)，內(nèi)容更加單一，文字更加精簡，常常一事一訊，幾行文字。

綜合消息：也稱綜合新聞，指的是綜合反映帶有全局性情況、動(dòng)向、成就和問題的消息 報(bào)道。

典型消息：也稱典型新聞，這是對(duì)某一部門或某一單位的典型經(jīng)驗(yàn)或成功做法的集中報(bào) 道，用以帶動(dòng)全局，指導(dǎo)一般。(四)述評(píng)消息：也稱新聞述評(píng)，它除具有動(dòng)態(tài)消息的一般特征外，還往往在敘述新聞事實(shí)的 同時(shí)，由作者直接發(fā)出一些必要的議論，簡明地表示作者的觀點(diǎn)。記者述評(píng)、時(shí)事述評(píng)就是 其中的兩種。

以上四類消息，以動(dòng)態(tài)消息較易寫作，可以經(jīng)常練習(xí)寫一些，從實(shí)踐中提高新聞寫作能力。

2、消息寫作

寫作消息要設(shè)想并回答讀者問的問題，這些問題就構(gòu)成了新聞五要素，即：When(何時(shí))、Where(何地)、Who(何人)、What(何事)、Why(何故)。有的新聞學(xué)上補(bǔ)充了一個(gè)要素：HOW(如 何)。在五個(gè)W和一個(gè)H中，最主要的是What(何事)、Who(何人)。寫作時(shí)要認(rèn)真寫好這幾 個(gè)方 面的內(nèi)容。

當(dāng)我們弄清了“我要說些什么”，接下來就是“怎么說這些內(nèi)容”，顯然這涉及到了如何安 排消息的結(jié)構(gòu)。只要我們用心分析一下報(bào)刊發(fā)表的消息，就會(huì)發(fā)現(xiàn)，消息的結(jié)構(gòu)比較固定、簡單，大多數(shù)消息的結(jié)構(gòu)都是“倒金字塔”式的，即：最重要的材料放在開頭，次要材料放 在后面。消息的結(jié)構(gòu)具體表現(xiàn)為：標(biāo)題、導(dǎo)語、主體、結(jié)尾，并在文中穿插背景材料。

標(biāo)題是消息的眼睛，擬寫得好，可以吸引讀者；擬寫得差，一篇好消息也會(huì)被埋沒。可見標(biāo) 題有著向讀者推薦的作用。如：《兩位市長直接關(guān)懷 大港“油郎”喜結(jié)良緣》（新華社1990 年1月6日電訊稿）、《地球三分鐘 凈增五百人》（新華社1996年7月13日電訊稿）、《杭城新事見新風(fēng) 拎書拜年書壓歲》（1991年2月19日《解放日?qǐng)?bào)》）。

消息的標(biāo)題必須簡明、準(zhǔn)確地概括消息內(nèi)容，幫助讀者理解報(bào)道的事實(shí)。消息標(biāo)題有主題(正題)、引題(眉題)、副題(次題)三種。

主題：概括與說明主要事實(shí)和思想內(nèi)容。

引題：揭示消息的思想意義或交待背景，說明原因，烘托氣氛。

副題：提示報(bào)道的事實(shí)結(jié)果，或作內(nèi)容提要。

導(dǎo)語是指一篇消息的第一自然段或第一句話。它是用簡明生動(dòng)的文字，寫出消息中最主要、最新鮮的事實(shí)，鮮明地提示消息的主題思想。

導(dǎo)語的要求，一是要抓住事情的核心，二是要能吸引讀者看下去。要做到第一條，必須具備 訓(xùn)練有素的分析能力；要做到第二條，則要有寫作技巧。

導(dǎo)語寫作中的思維過程，通常是以作者的自問自答開始的：①什么事情是已經(jīng)發(fā)生的事件中最重要的？ ②什么人參加進(jìn)去了？——誰干的或誰講的？ ③是用直接性導(dǎo)語，還是用延緩性導(dǎo)語？④有沒有什么吸引人的詞匯或生動(dòng)形象的短語要寫進(jìn)導(dǎo)語中？⑤主題是什么？什么樣的動(dòng)詞能最有效地吸引讀者？以上五個(gè)問題中，第三個(gè)問題涉及到導(dǎo)語的類型。那末，導(dǎo)語有哪些類型呢？

一類是直接性導(dǎo)語：直接寫出事實(shí)的核心的導(dǎo)語。多是陳述性的像速記一樣地反映事實(shí)。

另一類是延緩性導(dǎo)語：多用于“軟”消息。即所報(bào)道的不是正在發(fā)展中的、變化中的或突發(fā) 性的事件。它通常用來設(shè)置一種現(xiàn)場(chǎng)或創(chuàng)造某種氣氛。多是解釋性、說明性的。

導(dǎo)語的形式主要有：

敘述式。用摘錄或綜合的方法，把消息中最新鮮、最主要的事實(shí)簡明扼要地寫出來。

描寫式。對(duì)消息的主要事實(shí)或某一有意義的側(cè)面作簡潔樸素而又有特色的描寫，以釀成 氣氛。

提問式。先揭露矛盾，鮮明地、尖銳地提出問題，再作簡要的回答，引起讀者的關(guān)注和 思考。

結(jié)論式。把結(jié)論寫在開頭，提示報(bào)道某一事物的意義或目的或總結(jié)。

號(hào)召式。提出號(hào)召，給讀者指出方向和奮斗目標(biāo)。

另外還有摘要式、評(píng)論式、綜合式、解釋式等等。

主體是消息的主干部分。它緊接導(dǎo)語之后，對(duì)導(dǎo)語作具體全面的闡述，具體展開事實(shí)或進(jìn)一步 突出中心，從而寫出導(dǎo)語所概括的內(nèi)容，表現(xiàn)全篇消息的主題思想。應(yīng)按“時(shí)間順序”或“ 邏輯順序”寫作，但仍然要先寫主要的，再寫次要的。

新聞背景，指事件的歷史背景、周圍環(huán)境及與其它方面的聯(lián)系等。寫新聞?dòng)袝r(shí)要交代背景，目的在于幫助讀者深刻理解新聞的內(nèi)容和價(jià)值，起到襯托、深化主題的作 用，也就是回答五個(gè)“Ｗ”中的Why（為什么）。

西方新聞學(xué)認(rèn)為背景就是對(duì)新聞事件作出的解釋。美國新聞學(xué)家賴斯特說得很清楚：“我看 不出新聞背景與解釋有什么區(qū)別?！薄敖忉專谖铱磥?，就是新聞報(bào)道的深入化。就是把單 一的新聞事件放到一系列的事件中去寫”，“就是提供新聞的背景知識(shí)，從而使讀者能夠?qū)?新聞事件作出客觀的判斷?！?/p>

但是“解釋”不是議論，解釋本身就是事實(shí)，也就是說用事實(shí)去解釋。所以新聞背景又稱之 為“事實(shí)背景”。

背景有哪些作用？第一個(gè)作用，是說明新聞事件的起因。第二個(gè)作用，顯示或幫助讀者理解新聞事件的重要性。第三個(gè)作用，突出新聞稿件的新聞價(jià)值。第四個(gè)作用，表明記者的觀點(diǎn)。記者是不準(zhǔn)在新聞中發(fā)表議論的，但是，誰也無法禁止記者通過自己來寫的新聞表達(dá)自己的立場(chǎng)和看法。純客觀的報(bào)道是不存在的。

背景的類型有幾種？常見的有三種：對(duì)比性的，說明性的，注釋性的。有的新聞學(xué)則將 背景分為四種：人物背景、地理背景、歷史背景和事物背景。

新聞的結(jié)尾有小結(jié)式、啟發(fā)式、號(hào)召式、分析式、展望式??等等。這些結(jié)尾寫作與一般記 敘文結(jié)尾的寫作并無大的不同。

三、倡議書

由個(gè)人或集體發(fā)出，作用是倡導(dǎo)某項(xiàng)活動(dòng)，書寫格式和一般書信大致相同，由標(biāo)題、稱呼、正文、結(jié)尾、落款五部分組成。

標(biāo)題。標(biāo)題一般直接寫“倡議書”三個(gè)字，也可以由倡議內(nèi)容和文種名共同組成，如《關(guān)于ⅹⅹ的倡議書》。

稱呼。寫稱呼是為了明確倡議的對(duì)象，一般要依據(jù)倡議的對(duì)象而選用適當(dāng)?shù)姆Q呼，如，“親愛的同學(xué)們”“廣大的青少年朋友們”等。也可不用稱呼，而在正文中指出。

正文。這是倡議書的主體，可以分成兩部分。第一部分要寫明在什么情況下，為了什么目的，發(fā)出什么倡議，倡議有哪些作用、意義。倡議書的發(fā)出旨在引起廣泛響應(yīng)，只有交待清楚舉行次倡議的目的，人么才會(huì)理解、信服并自覺地行動(dòng)。第二部分寫明倡議的體內(nèi)容和要求做到的具體事項(xiàng)，如應(yīng)開展怎樣的活動(dòng)、做哪些事情、具體要求是什么、價(jià)值和意義是什么等都必須一一寫明。此外，倡議的具體內(nèi)容最好分成條塊寫出，這樣清晰明確、一目了然。

結(jié)尾。結(jié)尾要表示倡議者的決心和希望或者某種建議。倡議書一般不在結(jié)尾寫表示敬意或祝愿的話。

落款。在右下方署名發(fā)出倡議的集體或倡議者的姓名，另起一行署上發(fā)出倡議的時(shí)間。此外，還有注意事項(xiàng)：（1）內(nèi)容應(yīng)當(dāng)符合時(shí)代精神，切實(shí)可行，與國家的路線方針政策相一致；（2）交代清楚背景、目的，有充分的理由；（3）措辭貼切，情感真摯，富有鼓動(dòng)性；（4）篇幅不宜過長。

四、動(dòng)員報(bào)告

是對(duì)學(xué)習(xí)、教育、整頓活動(dòng)的安排和布置。

動(dòng)員報(bào)告應(yīng)包括：第一，活動(dòng)的開展的依據(jù)（根據(jù)上級(jí)安排、根據(jù)什么通知精神等）、目的、意義；第二，活動(dòng)組織者、參加者；第三，組織及安排。1）動(dòng)員時(shí)間及內(nèi)容2）集體學(xué)習(xí)時(shí)間及內(nèi)容3）自學(xué)時(shí)間及內(nèi)容4）討論時(shí)間及內(nèi)容5）對(duì)照檢查時(shí)間及內(nèi)容6）整改措施制定時(shí)間及內(nèi)容7）活動(dòng)總結(jié)時(shí)間及內(nèi)容；第四，確?；顒?dòng)落實(shí)的措施。1）統(tǒng)一思想，提高認(rèn)識(shí)。2）領(lǐng)導(dǎo)帶頭，組織落實(shí)。3）處理好工學(xué)矛盾，確保時(shí)間、人員、內(nèi)容三落實(shí)。4）學(xué)習(xí)態(tài)度及表現(xiàn)的獎(jiǎng)懲辦法；第五，發(fā)出號(hào)召，提出要求。

五、建議書

結(jié)構(gòu)：a 存在問題； b 說明產(chǎn)生的原因；c 危害性；d 解決問題的建議。

寫法——書寫格式要正確：

a 根據(jù)建議書的內(nèi)容先寫上標(biāo)題；

b 開頭頂格寫清楚，建議書是寫給誰的；

c 正文另起一行，開頭空兩格，寫反映存在的問題，說明產(chǎn)生的原因，造成的影響或危害，具體建議標(biāo)明序號(hào)分條寫出；

d 另起一行寫上建議人的姓名和寫建議書的日期。

六、述評(píng)

1、述評(píng)的特點(diǎn)

評(píng)述結(jié)合，以評(píng)為主述評(píng)集新聞報(bào)道和評(píng)論的職能于一身，既及時(shí)報(bào)道新聞事實(shí)，反映現(xiàn)實(shí)生活的發(fā)展變化，又揭示新聞事實(shí)的本質(zhì)和意義，指明事物的發(fā)展趨勢(shì)。新聞報(bào)道貴在客觀，主要是報(bào)道事實(shí)，讓讀者從客觀事實(shí)中得出結(jié)論；述評(píng)則是敘事說理兼而有之，使讀者不但可以得到必要的信息，還可以了解作者對(duì)這些新聞事實(shí)所具有的意義的探討。新聞評(píng)論既要擺事實(shí)又要講道理，都要針對(duì)現(xiàn)實(shí)生活中的新聞事件和重要問題發(fā)表議論，但新聞評(píng)論一般不對(duì)新聞事實(shí)作詳細(xì)的介紹。它有時(shí)配合新聞報(bào)道，根據(jù)報(bào)道中提供的新聞事實(shí)立論，有時(shí)在評(píng)論中用典型的新聞事實(shí)作為由頭或論據(jù)，引發(fā)議論。述評(píng)作為一種具有獨(dú)特個(gè)性的新聞評(píng)論體裁，一般都要對(duì)新聞事實(shí)進(jìn)行比較全面的，有時(shí)是多方面的介紹，包括典型的具體事實(shí)、概括的情況以及必要的背景材料等，在敘述事實(shí)的同時(shí)進(jìn)行議論。當(dāng)然，這種比較只是為了更具體地說明述評(píng)這種評(píng)論體裁的特點(diǎn)，為了便于掌握和運(yùn)用這種體裁，不能把它劃定為一個(gè)一成不變的框框。這些體裁都是為了恰當(dāng)?shù)乇磉_(dá)一定的內(nèi)容，它們之間不可能也不應(yīng)當(dāng)有什么不可逾越的界限。

評(píng)述結(jié)合并不意味著評(píng)和述在篇幅或比重上相等，它主要表現(xiàn)在兼有新聞報(bào)道和新聞評(píng)論的特點(diǎn)，具備兩者的功能，同時(shí)它又是以評(píng)為主的。評(píng)述結(jié)合、以評(píng)為本，這就是說，述評(píng)的目的在于評(píng)，述是為評(píng)服務(wù)的；述是評(píng)的基礎(chǔ)，評(píng)是述的目的。因此，就一篇評(píng)論來說，評(píng)多于述，或述多于評(píng)都是常見的現(xiàn)象，有時(shí)在敘述新聞事實(shí)的同時(shí)，已經(jīng)包含了作者的傾向和分析，只要再加以畫龍點(diǎn)睛的議論，就足以說明問題了。

述中有評(píng)，評(píng)中有述述評(píng)以事實(shí)為依據(jù)，這些事實(shí)來自實(shí)際生活，反映實(shí)際生活。述評(píng)的評(píng)，或者說它所講的道理，就是在對(duì)這些事實(shí)進(jìn)行分析的過程中加以闡明的。述和評(píng)的有機(jī)結(jié)合，體現(xiàn)了由個(gè)別到一般、由具體到抽象、由感性到理性的認(rèn)識(shí)規(guī)律，易于被人們所理解。述評(píng)的評(píng)，并不是就事論事，而是為了弄清客觀事物的本質(zhì)和它所包含的帶有普遍性的新經(jīng)驗(yàn)、新問題。許多述評(píng)采取夾敘夾議的論述方式，述中有評(píng)，評(píng)中有述，可以從理論和實(shí)踐的結(jié)合上，把握事物之間的共同規(guī)律并提出問題和解決問題。

由述而評(píng)，以評(píng)馭述述評(píng)擺事實(shí)和講道理兼而有之。它所講的道理，是作者通過大量新聞事實(shí)進(jìn)行分析而得出的結(jié)論。這也正是述評(píng)區(qū)別于某些推理性評(píng)論的主要之點(diǎn)。因此，述評(píng)更注重材料和觀點(diǎn)的統(tǒng)一。述評(píng)中對(duì)新聞事實(shí)的敘述，有時(shí)多一些，有時(shí)少一些，但都服務(wù)于觀點(diǎn)，或者說受觀點(diǎn)的統(tǒng)率。述評(píng)的作者要接觸大量的事實(shí)和各種背景材料，這樣才能經(jīng)過分析研究，得出正確的結(jié)論。但是，在述評(píng)中不可能也沒有必要把所有的事實(shí)和材料都羅列出來。運(yùn)用哪些新聞事實(shí)，哪些情況概括地?cái)⑹?，哪些情況用具體的典型事實(shí)加以說明，都要服從于評(píng)，服從于作者闡明觀點(diǎn)的需要。

2、述評(píng)的類型

述評(píng)的應(yīng)用范圍十分廣泛，其選題可以涉及社會(huì)生活的方方面面，反映人民群眾普遍關(guān)心的問題。目前我國報(bào)紙、通訊社、廣播、電視的述評(píng)，按它們的內(nèi)容和所反映的社會(huì)生活的性質(zhì)，大致可分為以下幾種類型：

工作述評(píng)工作述評(píng)，顧名思義是針對(duì)實(shí)際工作中的經(jīng)驗(yàn)或問題進(jìn)行評(píng)述。在我國社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)的進(jìn)程中，各個(gè)領(lǐng)域各行各業(yè)的新情況、新經(jīng)驗(yàn)、新問題層出不窮。人們不僅需要及時(shí)得到各種必須的信息，而且在他們對(duì)各種新聞事實(shí)進(jìn)行思考的同時(shí)，也需要了解新聞媒介或記者的看法和主張，以便作出自己的判斷，辨明是非和方向。對(duì)于社會(huì)生活中的一些“熱點(diǎn)”或“難點(diǎn)”的問題，更是如此。

形勢(shì)述評(píng)形勢(shì)述評(píng)是對(duì)國內(nèi)外形勢(shì)，包括政治、經(jīng)濟(jì)、文化以及其他領(lǐng)域形勢(shì)的述評(píng)。它的內(nèi)容所及，可以是全局的形勢(shì)，也可以是某個(gè)特定地區(qū)或某一條戰(zhàn)線在一個(gè)時(shí)期、一定階段的形勢(shì)。這類述評(píng)的特點(diǎn)是著眼于形勢(shì)的變化和轉(zhuǎn)折，著眼于群眾普遍關(guān)心或需要引起群眾注意的問題和動(dòng)向，概括全貌，指明發(fā)展趨勢(shì)，幫助讀者開闊眼界，提高認(rèn)識(shí)。

事件述評(píng)這類述評(píng)是根據(jù)記者直接調(diào)查和掌握的材料，對(duì)國內(nèi)外發(fā)生的重要事件或某些影響較大的突發(fā)事件進(jìn)行評(píng)述，它的特點(diǎn)主要是從具體的事件，聯(lián)系到它產(chǎn)生的原因和背景，探索其性質(zhì)和意義，或通過對(duì)材料的分析，澄清事實(shí)，說明真相。

七、演講稿

演講稿也叫演說辭，它是在較為隆重的儀式上和某些公眾場(chǎng)所發(fā)表的講話文稿。演講稿是人們?cè)诠ぷ骱蜕鐣?huì)生活中經(jīng)常使用的一種文體。它可以用來交流思想、感情，表達(dá)主張、見解，也可以用來介紹自己的學(xué)習(xí)、工作情況和經(jīng)驗(yàn)，等等。演講稿具有宣傳、鼓動(dòng)、教育和欣賞等作用，它可以把演講者的觀點(diǎn)、主張與思想感情傳達(dá)給聽眾，使他們信服并在思想感情上產(chǎn)生共鳴。

演講的基本要求是，第一，了解對(duì)象，有的放矢。演講是講給人聽的，因此，演講首先要了解聽眾對(duì)象：了解他們的思想狀況、文化程度、職業(yè)狀況如何；了解他們所關(guān)心和迫切需要解決的問題是什么，等等。否則，不看對(duì)象，演講稿寫得再花功夫，說得再天花亂墜，聽眾也會(huì)感到索然無味，無動(dòng)于衷，也就達(dá)不到宣傳、鼓動(dòng)、教育和欣賞的目的。第二，觀點(diǎn)鮮明，感情真摯。演講要觀點(diǎn)鮮明，顯示著演講者對(duì)一種理性認(rèn)識(shí)的肯定，顯示著演講者對(duì)客觀事物見解的透辟程度，能給人以可信性和可靠感。演講稿觀點(diǎn)不鮮明，就缺乏說服力，就失去了演講的作用。演講要有真摯的感情，才能打動(dòng)人、感染人，有鼓動(dòng)性。因此，它要求在表達(dá)上注意感情色彩，把說理和抒情結(jié)合起來。既有冷靜的分析，又有熱情的鼓動(dòng)；既有所怒，又有所喜；既有所憎，又有所愛。當(dāng)然這種深厚動(dòng)人的感情不應(yīng)是“擠”出來的，而要發(fā)自肺腑，就像泉水噴涌而出。第三，行文變化，富有波瀾。構(gòu)成演講的要素很多，有內(nèi)容，有安排，也有聽眾的心理特征和認(rèn)識(shí)事物的規(guī)律。

標(biāo)題多為主題句。稱謂符合申論作答給定的身份，如“各位同學(xué)”、“同志們”。開場(chǎng)白，或通過概括所給材料開門見山，或提出問題，或采用設(shè)問式。

主體要環(huán)環(huán)相扣，層層深入，用過渡句，或用“首先”、“其次”、“然后”等語詞來區(qū)別層次。要對(duì)表達(dá)的對(duì)象熟悉了解，認(rèn)識(shí)必須對(duì)頭。要做到概念明確，判斷恰當(dāng)，用詞貼切，句子組織結(jié)構(gòu)合理。用普普通通的語言，明晰、通暢地表達(dá)演講的思想內(nèi)容，而不刻意在形式上追求詞藻的華麗。

結(jié)束語，或強(qiáng)調(diào)主題、或抒發(fā)感情、或展望未來、或表示態(tài)度、或表示感謝。

模擬訓(xùn)練

一、單項(xiàng)選擇題

１．公文區(qū)別于其他文章的主要之點(diǎn)是 

Ａ．公文形成的主體是國家機(jī)關(guān)及其他社會(huì)組織

Ｂ．公文形成的條件是行使職權(quán)和實(shí)施管理

Ｃ．公文是具有法定效用與規(guī)范格式的文件

Ｄ．公文是辦理公務(wù)的重要工具之一

２．《關(guān)于××廠進(jìn)口ＳＤ６型自動(dòng)車床的請(qǐng)示》，作者是 

Ａ．××廠 Ｂ．××廠的負(fù)責(zé)人

Ｃ．起草文件的劉秘書

Ｄ．簽發(fā)文件的董廠長

３．不相隸屬的機(jī)關(guān)之間聯(lián)系工作，應(yīng)當(dāng)用 

Ａ．通報(bào) Ｂ．通知 Ｃ．函 Ｄ．意見

４．下列撰寫公文常見的缺點(diǎn)，屬于“語句表述不完整”的問題是 

Ａ．濫用省略 Ｂ．篇幅冗長

Ｃ．交代不明 Ｄ．眉目不清

５．下列“請(qǐng)示”的結(jié)束語中得體的是 

Ａ．以上事項(xiàng)，請(qǐng)盡快批準(zhǔn)

Ｂ．以上所請(qǐng)，如有不同意，請(qǐng)來函商量

Ｃ．所請(qǐng)事關(guān)重大，不可延誤，務(wù)必于本月１０日前答復(fù)

Ｄ．以上所請(qǐng)，妥否﹖請(qǐng)批復(fù)

６．幾個(gè)機(jī)關(guān)聯(lián)合發(fā)文，只能標(biāo)明 

Ａ．主辦機(jī)關(guān)的發(fā)文字號(hào) Ｂ．所有機(jī)關(guān)的發(fā)文字號(hào)

Ｃ．至少兩個(gè)機(jī)關(guān)的發(fā)文字號(hào)

Ｄ．根據(jù)情況臨時(shí)規(guī)定的發(fā)文字號(hào)

７．一般應(yīng)標(biāo)識(shí)簽發(fā)負(fù)責(zé)人姓名的文件是 

Ａ．上行文 Ｂ．平行文

Ｃ．下行文 Ｄ．越級(jí)行文

８．主送機(jī)關(guān)是 

Ａ．有隸屬關(guān)系的上級(jí)機(jī)關(guān)

Ｂ．受理公文的機(jī)關(guān) Ｃ．收文機(jī)關(guān)

Ｄ．需要了解公文內(nèi)容的機(jī)關(guān)

９．下列文種必須以領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)日期為成文日期的是 

Ａ．會(huì)議報(bào)告 Ｂ．條例

Ｃ．工作總結(jié) Ｄ．請(qǐng)示

１０．特殊情況越級(jí)向上行文，應(yīng)抄送給  

Ａ．直屬上級(jí)機(jī)關(guān) Ｂ．直屬下級(jí)機(jī)關(guān)

Ｃ．系統(tǒng)內(nèi)的所有同級(jí)機(jī)關(guān)

Ｄ．有業(yè)務(wù)聯(lián)系的機(jī)關(guān)

１１．“請(qǐng)示”可以直接交給領(lǐng)導(dǎo)者個(gè)人的是 

Ａ．領(lǐng)導(dǎo)人直接交辦的事項(xiàng)

Ｂ．與領(lǐng)導(dǎo)人直接相關(guān)的事項(xiàng)

Ｃ．重要文件 Ｄ．機(jī)密文件

１２．下列哪個(gè)事由，根據(jù)《辦法》，不可以使用“決定” 

Ａ．嚴(yán)懲嚴(yán)重破壞社會(huì)治安的犯罪分子的工作安排

Ｂ．大興安嶺森林特大火災(zāi)事故的處理

Ｃ．授予×××全國勞動(dòng)模范的稱號(hào)的嘉獎(jiǎng)

Ｄ．在太平洋×地區(qū)試驗(yàn)運(yùn)載火箭，使過往船只周知

１３．答復(fù)上級(jí)機(jī)關(guān)的詢問，使用 

Ａ．通報(bào) Ｂ．請(qǐng)示 Ｃ．報(bào)告 Ｄ．通知

１４．根據(jù)事由：“××公司發(fā)行重點(diǎn)鋼鐵企業(yè)債券”，應(yīng)使用的文種是 

Ａ．通報(bào) Ｂ．通知

Ｃ．通告 Ｄ．決定

１５．《××廣播局關(guān)于向××縣土地局申請(qǐng)劃撥建設(shè)電視轉(zhuǎn)播臺(tái)用地的請(qǐng)示》，該標(biāo)題主要的錯(cuò)誤是

Ａ．違反報(bào)告不得夾帶請(qǐng)示的規(guī)定

Ｂ．違反應(yīng)協(xié)商同意后再發(fā)文的規(guī)定

Ｃ．錯(cuò)誤使用文種，應(yīng)使用函

Ｄ．錯(cuò)誤使用文種，應(yīng)使用報(bào)告

１６．負(fù)責(zé)公文處理工作的是本機(jī)關(guān)的 

Ａ．檔案室 Ｂ．業(yè)務(wù)處

Ｃ．收發(fā)室 Ｄ．辦公廳室

１７．公文辦理主要分為 

Ａ．收文和發(fā)文 Ｂ．?dāng)M辦與承辦

Ｃ．登記與分發(fā) Ｄ．整理與保管

１８．文件的拆封是文書人員的職責(zé)。至于密件，則應(yīng)交  Ａ．領(lǐng)導(dǎo)人本人或由其委托的人代拆

Ｂ．機(jī)要文書或機(jī)要室拆封

Ｃ．辦公廳室主任拆封

Ｄ．文書人員拆封

１９．辦公部門或業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人根據(jù)來文情況提出初步處理意見，就是公文的 

Ａ．?dāng)M辦 Ｂ．承辦 Ｃ．批辦 Ｄ．催辦

２０．一般的傳閱文件，在有關(guān)人員傳閱完畢后，文書人員應(yīng)注明（）

Ａ．已復(fù)文 Ｂ．閱畢的日期

Ｃ．已閱文 Ｄ．承辦的結(jié)果

２１．機(jī)關(guān)公文文稿經(jīng)簽發(fā)后，即為 

Ａ．公文的定稿 Ｂ．公文的草稿

Ｃ．公文的會(huì)簽 Ｄ．公文的核發(fā)

２２．文件封裝發(fā)出后，文書人員對(duì)辦復(fù)的發(fā)文，要履行 

Ａ．登記手續(xù) Ｂ．注辦手續(xù)

Ｃ．歸檔手續(xù) Ｄ．簽字手續(xù)

２３．凡是需要立卷的文件是 

Ａ．辦理完畢的文件 Ｂ．已經(jīng)使用的文件

Ｃ．已經(jīng)辦復(fù)的文件

Ｄ．領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為重要的文件

２４．將平時(shí)辦理完畢的文件材料，按照立卷目錄中的要求存放起來，叫做 

Ａ．立卷 Ｂ．定卷

Ｃ．歸卷 Ｄ．組卷

２５．一般說來，應(yīng)該立卷歸檔的文件材料，應(yīng)以 

Ａ．上級(jí)機(jī)關(guān)、上級(jí)部門為主

Ｂ．本機(jī)關(guān)、本部門為主

Ｃ．上級(jí)機(jī)關(guān)和本機(jī)關(guān)為主

Ｄ．本機(jī)關(guān)和下級(jí)機(jī)關(guān)為主

２６．將內(nèi)容涉及同一地區(qū)的文件組合在一起的方法，叫 

Ａ．地方特征立卷 Ｂ．文件特征立卷

Ｃ．通訊特征立卷 Ｄ．地區(qū)特征立卷

２７．所謂長期保存的案卷，是指保管期為 

Ａ．２５年以上的文件材料

Ｂ．３５年以上的文件材料

Ｃ．１６—５０年左右的文件材料

Ｄ．３６—７０年左右的文件材料

２８．綜合概括歸類文件材料的類屬名稱的叫做 

Ａ．類名 Ｂ．類目 Ｃ．卷名 Ｄ．條款

２９．根據(jù)文件在形成中的歷史聯(lián)系并區(qū)別不同保管價(jià)值進(jìn)行系統(tǒng)整理和排列的是 

Ａ．歸卷 Ｂ．案卷

Ｃ．立卷 Ｄ．定卷

３０．卷內(nèi)文件名稱是反映文件的性質(zhì)和價(jià)值的，一般寫在案卷標(biāo)題的 

Ａ．開頭 Ｂ．末尾 Ｃ．中間 Ｄ．上方

二、多項(xiàng)選擇題

３１．公文寫作不同于其他文種的寫作，其主要特點(diǎn)是 

Ａ．被動(dòng)寫作，遵命性強(qiáng)

Ｂ．對(duì)象明確，針對(duì)性強(qiáng)

Ｃ．決策之作，政策性強(qiáng)

Ｄ．文字簡約，說明性強(qiáng)

Ｅ．講究格式，規(guī)范性強(qiáng)

３２．公文進(jìn)入擬稿階段的步驟是 

Ａ．明確發(fā)文主旨

Ｂ．收集有關(guān)材料

Ｃ．深入調(diào)查研究

Ｄ．?dāng)M出寫作提綱

Ｅ．認(rèn)真起草正文

３３．“決定”的主要類型有 

Ａ．指揮型 Ｂ．懲誡型

Ｃ．個(gè)案型 Ｄ．知照型 Ｅ．權(quán)威型

３４．“命令”的特點(diǎn)是 

Ａ．權(quán)威性 Ｂ．知照性

Ｃ．指揮性 Ｄ．強(qiáng)制性

Ｅ．嚴(yán)肅性

３５．寫作“報(bào)告”應(yīng)注意的問題是 

Ａ．陳述事實(shí)要清楚扼要

Ｂ．表達(dá)觀點(diǎn)要精練清晰

Ｃ．語言要簡潔樸實(shí)

Ｄ．引文不能斷章取義

Ｅ．注解不能道聽途說

３６．書文辦理程序有 

Ａ．簽收、拆封與登記 Ｂ．?dāng)M辦、批辦與承辦

Ｃ．分發(fā)與傳閱 Ｄ．校對(duì)與印制

Ｅ．催辦、查辦與注辦

３７．公文處理的特點(diǎn)是 

Ａ．政治性 Ｂ．時(shí)限性 Ｃ．科學(xué)性

Ｄ．機(jī)要性 Ｅ．規(guī)范性

３８．收文登記可分為 

Ａ．簿冊(cè)式登記 Ｂ．聯(lián)單式登記

Ｃ．表格式登記 Ｄ．卡片式登記

Ｅ．宗卷式登記

３９．按問題特征立卷的文件材料主要有 

Ａ．反映同一事物的文件材料

Ｂ．反映同一人物事件的文件材料

Ｃ．反映同一問題的文件材料

Ｄ．反映同一地區(qū)情況的文件材料 Ｅ．反映同一工作性質(zhì)的文件材料

４０．案卷歸檔的主要內(nèi)容有 

Ａ．歸檔范圍 Ｂ．歸檔時(shí)限

Ｃ．歸檔原則 Ｄ．歸檔要求

Ｅ．歸檔方法

參考答案

一、單項(xiàng)選擇題

１．Ｃ ２．Ａ ３．Ｃ ４．Ａ ５．Ｄ ６．Ａ ７．Ａ ８．Ｂ ９．Ｄ

１０．Ａ １１．Ａ １２．Ｄ １３．Ｃ １４．Ｃ １５．Ｃ １６．Ｄ １７．Ａ １８．Ｂ １９．Ａ ２０．Ｂ ２１．Ａ ２２．Ｂ ２３．Ａ ２４．Ｃ ２５．Ｂ ２６．Ｄ ２７．Ｃ ２８．Ａ ２９．Ｃ ３０．Ｂ

二、多項(xiàng)選擇題

３１．Ａ Ｂ Ｃ Ｅ ３２．Ａ Ｂ Ｄ Ｅ ３３．Ａ Ｂ Ｃ Ｄ ３４．Ａ Ｃ Ｄ ３５．Ａ Ｃ Ｄ ３６．Ａ Ｂ Ｃ Ｅ ３７．Ａ Ｂ Ｄ Ｅ ３８．Ａ Ｂ Ｄ ３９．Ａ Ｂ Ｃ Ｅ ４０．Ａ Ｂ Ｄ