第一篇：試論檔案保管過(guò)程中的保密

試論檔案保管過(guò)程中的保密

摘要：檔案庫(kù)房的 科學(xué) 管理，是做好檔案保密、維護(hù)檔案安全的基本保障。為確保國(guó)家核心秘密的安全，必須管理好絕密檔案。根據(jù)工作的需要準(zhǔn)確地判定檔案的保管期限。

關(guān)鍵詞：檔案保管；保密；管理制度。

一、檔案庫(kù)房管理中的保密工作

檔案的庫(kù)房管理是檔案保密的重點(diǎn)。

從總體上講，檔案庫(kù)房應(yīng)按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定單獨(dú)興建，但是有一些不具備條件的單位，往往將庫(kù)房附設(shè)在機(jī)關(guān)辦公樓內(nèi)。應(yīng)注意的是，不是任何一間辦公室都可以用作庫(kù)房的，從檔案保密的角度來(lái)看，不宜將庫(kù)房設(shè)在辦公樓的最底層，庫(kù)房門窗等應(yīng)專門加固，以防盜竊。還應(yīng)盡量做到庫(kù)房與辦公室分開(kāi)，庫(kù)房與閱覽室分開(kāi)。檔案庫(kù)房應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)管理，制定嚴(yán)格的庫(kù)房管理制度，無(wú)關(guān)人員一律禁止入內(nèi)。實(shí)踐證明，檔案庫(kù)房的科學(xué)管理，是做好檔案保密、維護(hù)檔案安全的基本保障。

二、絕密檔案的管理和保密。

絕密檔案是黨和國(guó)家的核心秘密，它關(guān)系到黨和國(guó)家的安全，關(guān)系到國(guó)家的 政治 活動(dòng)、軍事活動(dòng)和 經(jīng)濟(jì) 發(fā)展 的成敗，關(guān)系到四化建設(shè)的進(jìn)程。因此，為確保國(guó)家核心秘密的安全，必須管理好絕密檔案。

1、絕密檔案應(yīng)與非絕密檔案分別保管。要設(shè)保險(xiǎn)柜、保險(xiǎn)鎖、防盜器，從保管條件上確保絕密檔案的安全。

2、提高絕密檔案管理人員的素質(zhì)。絕密檔案管理人員具有特殊的地位和身份，有知密早、知密多、知密深的特點(diǎn)。他們對(duì)保守黨和國(guó)家的秘密負(fù)有比一般工作人員更為重大的責(zé)任，因此，檔案保密工作好與壞，檔案管理人員的素質(zhì)是個(gè)關(guān)鍵。絕密檔案管理人員必須有較強(qiáng)的責(zé)任心、事業(yè)心和高度的保密意識(shí)，不僅要有嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ髯黠L(fēng)，經(jīng)手的事情件件有頭有尾，手續(xù)清楚，而且要防止“無(wú)形”儲(chǔ)存在頭腦中秘密的泄露。由于檔案管理人員經(jīng)常接觸黨和國(guó)家大量的秘密，這些秘密隨著主人的社會(huì)活動(dòng)被帶到各個(gè)復(fù)雜的場(chǎng)合，往往一句話，說(shuō)者無(wú)意，聽(tīng)者有心，在不知不覺(jué)中就泄露了秘密。所以檔案人員無(wú)論在什么場(chǎng)合，都應(yīng)做到守口如瓶，萬(wàn)無(wú)一失，把保守國(guó)家秘密做為自己的神圣職責(zé)和應(yīng)盡的義務(wù)。

3、加強(qiáng)絕密檔案的日常管理。絕密檔案的調(diào)閱、移出、銷毀等應(yīng)嚴(yán)格按規(guī)定手續(xù)辦理，必須經(jīng)指定領(lǐng)導(dǎo)人審批，認(rèn)真履行登記、簽字手續(xù)，任何人無(wú)權(quán)擅自調(diào)閱。絕密檔案使用完畢后應(yīng)及時(shí)清對(duì)、檢查，發(fā)現(xiàn)失密、泄密問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)查明原因，進(jìn)行補(bǔ)救。

三、做好檔案的保管期限與保密期限的區(qū)分工作。

確定保管期限的原則是，正確分析和鑒別檔案內(nèi)容的現(xiàn)實(shí)作用和 歷史 作用，根據(jù)本機(jī)關(guān)工作的需要和為國(guó)家積累歷史文化財(cái)富的需要，全面確定檔案的保存價(jià)值，準(zhǔn)確地判定檔案的保管期限。而保密期限是根據(jù)國(guó)家秘密事項(xiàng)在一定時(shí)間內(nèi)，如被泄露，將對(duì)國(guó)家的安全和利益造成的危害來(lái)確定的，它表示該國(guó)家秘密事項(xiàng)在其確定的期限內(nèi)，受國(guó)家有關(guān)保密 法律、法規(guī)的保護(hù)，產(chǎn)生法律效力的時(shí)限。《國(guó)家秘密保密期限的規(guī)定》中規(guī)定：除有特殊規(guī)定外，絕密級(jí)事項(xiàng)不超過(guò)30年，機(jī)密級(jí)事項(xiàng)不超過(guò)20年，秘密級(jí)事項(xiàng)不超過(guò)10年。保密期限在一年及一年以上的以年計(jì)，在一年以內(nèi)的以月計(jì)。這里所說(shuō)的“特殊規(guī)定”是指制定保密范圍的中央、國(guó)家機(jī)關(guān)可以規(guī)定有關(guān)保密范圍中某類事項(xiàng)的保密期限為“長(zhǎng)期”。對(duì)規(guī)定為“長(zhǎng)期”的國(guó)家秘密事項(xiàng)，在授權(quán)機(jī)關(guān)作出解密前，其他機(jī)關(guān)、單位應(yīng)當(dāng)對(duì)其采取長(zhǎng)期的保密措施，不得擅自決定解密和隨意對(duì)外提供。

四、檔案管理人員的職責(zé)。

檔案管理人員的職責(zé)，就是要維護(hù)檔案的完整與安全。這既是檔案保管工作的基本任務(wù)，也是檔案保管工作的目的。檔案保管工作的具體任務(wù)就是做到不壞、不丟、不散、不亂。不壞，就是使檔案保管得完好無(wú)損，不致因各種不利因素而使檔案損壞。對(duì)已經(jīng)破損的檔案，要及時(shí)搶救。不

丟，就是使檔案絕對(duì)安全，不致因工作疏忽而使檔案遺失或被竊，不僅保證檔案實(shí)體安全，也要保證檔案內(nèi)容的安全。不散，就是要求檔案的保管相對(duì)集中，不致因檔案的分散保管而使檔案管理不便，甚至造成檔案損壞或丟失等嚴(yán)重情況。不亂，就是要求檔案保管工作有條不紊，檔案排架整齊規(guī)范，有規(guī)可循，有目可查。檔案保管工作的任務(wù)是艱巨的，也是光榮的，這是一項(xiàng)重要的基礎(chǔ)工作，檔案保管人員要持之以恒，時(shí)刻警惕，防止檔案的損壞，確保檔案的安全，為檔案工作提供物質(zhì)基礎(chǔ)。

五、檔案涉密情況的變化。

檔案在保管過(guò)程中，其密級(jí)不是一成不變的，而是隨著時(shí)間的推移和文件貫徹的情況變化的?；咀兓巧堋⒔得?、解密。其中升密是極少數(shù)的，也是暫時(shí)的；大多數(shù)的，總的趨勢(shì)是降密，直至解密。其變化原因有三：一是保密范圍的變化；二是密級(jí)文件作用的變化原來(lái)的密級(jí)文件指導(dǎo)作用與現(xiàn)在工作不相適應(yīng)，已失去了指導(dǎo)作用，為此立檔單位廢掉了此類文件，密級(jí) 自然 消除了。三是保密時(shí)限的變化。原館室所存檔案涉密文件，只標(biāo)有密級(jí)而沒(méi)有保密時(shí)限，多數(shù)都是超期服役，因此應(yīng)依據(jù)檔案涉密內(nèi)容的變化掌握劃密標(biāo)準(zhǔn)，嚴(yán)防密級(jí)偏高或偏低，密期偏長(zhǎng)或偏短。

六、做好檔案密級(jí)的調(diào)整工作

１、要貫徹落實(shí)《保密法》以及1991年國(guó)家保密局、國(guó)家檔案局聯(lián)合制發(fā)的《各級(jí)國(guó)家檔案館館藏檔案解密和劃分控制使用范圍的暫行規(guī)定》的精神，在廣泛宣傳、提高認(rèn)識(shí)、大力協(xié)調(diào)的基礎(chǔ)上，重點(diǎn)解決好兩個(gè)問(wèn)題：一要嚴(yán)格執(zhí)行解密劃控的時(shí)間標(biāo)準(zhǔn)、有關(guān)涉密內(nèi)容標(biāo)準(zhǔn)及保密規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，做到有法必依，執(zhí)法必嚴(yán)，違法必糾。二要主動(dòng)接受保密部門對(duì)調(diào)密工作的監(jiān)督指導(dǎo)，齊心協(xié)力搞好檔案涉密文件的清查鑒定，為今后進(jìn)一步搞好規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化和涉密檔案建設(shè)奠定基礎(chǔ)。

2、要建立起法制的新秩序。對(duì)涉密檔案的變化調(diào)整，不僅要立足于當(dāng)前的實(shí)際工作，還要著眼于長(zhǎng)遠(yuǎn)。歷史 的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)告訴我們，以往關(guān)于檔案保密的制度還不健全，適應(yīng)不了《保密法》的要求，需要完善增加新的內(nèi)容。為了適應(yīng)涉密檔案調(diào)密工作制度化、正規(guī)化的需要，應(yīng)建立以下三個(gè)制度：

（1）、建立劃定密期制度，以便屆滿自行解密；

（2）、建立調(diào)密通知單制度，對(duì)保密期間提前解密或發(fā)生升降變化的密級(jí)文件，要下發(fā)通知單告知檔案館室，以便銜接工作，及時(shí)掌握，適時(shí)變動(dòng)；

（3）、建立涉密檔案接收標(biāo)準(zhǔn)制度，加強(qiáng)涉密檔案的規(guī)范化建設(shè)。

3、要加強(qiáng)涉密檔案的 科學(xué) 管理。在調(diào)密工作中我們發(fā)現(xiàn)，過(guò)去經(jīng)常把密和非密文件混合組卷、混合保管、混合提供，造成了擴(kuò)散機(jī)密的漏洞。對(duì)此，可以采取分段治理的辦法。以1991年貫徹國(guó)檔發(fā)28號(hào)文件實(shí)施館、室、藏涉密檔案解密劃控工作為界，對(duì)以前大量混訂在卷內(nèi)的密級(jí)

文件可以原封不動(dòng)，但在今后一般查檔中只提供所查內(nèi)容，不提供含涉密文件的原卷；外供卷時(shí)，可采取對(duì)與所查檔案無(wú)關(guān)的涉密文件進(jìn)行密封等措施。今后對(duì)密級(jí)文件特別是絕密文件應(yīng)當(dāng)單份盒裝保存，徹底解決密與非密的文件材料混卷問(wèn)題，堵塞過(guò)去那種因混卷在提供利用中造成機(jī)密擴(kuò)散的漏洞，以及涉密檔案文件分散不集中，日后調(diào)密不便的問(wèn)題。同時(shí)，要按立檔單位檔案中的文件密級(jí)編制目錄或卡片，建立涉密文件統(tǒng)計(jì)臺(tái)帳和存放地點(diǎn)索引，為科學(xué)的管理，準(zhǔn)確的掌握，有效的保密，及時(shí)的提供創(chuàng)造條件。

第二篇：檔案保管

第五條：人事檔案管理相關(guān)規(guī)定

（一）基礎(chǔ)管理

1、原則：分類標(biāo)準(zhǔn)、歸檔及時(shí)、排列有序、層次清楚、整理規(guī)范。

2、員工入職前，人力資源部應(yīng)對(duì)人事檔案的真實(shí)性、有效性進(jìn)行核查，如有虛假，可不予錄用或解聘處理。

3、人事檔案按工號(hào)分類、歸檔檢索。員工的檔案裝入FILE夾管理，職員的檔案用檔案袋管理，并在檔案袋上做清楚的標(biāo)識(shí)。人事檔案原則上為永久保存。

4、當(dāng)在職員工的基本檔案資料有變動(dòng)時(shí)（如學(xué)歷變動(dòng)，身份證號(hào)碼變動(dòng)、個(gè)人技術(shù)職稱變動(dòng)，婚姻狀況變動(dòng)等），應(yīng)及時(shí)將相關(guān)資料復(fù)印交人事部歸案，原件當(dāng)場(chǎng)查驗(yàn)。

5、員工離職檔案每月清查，另外存檔，檔案保存二年后方可銷毀（高管及核心技術(shù)人員保留至該員工離崗5年止）。

第三篇：檔案保管期限

一、黨群類的文件

（一）黨委綜合部門

1、黨和國(guó)家、省、市領(lǐng)導(dǎo)人，人民代表視察、檢查本單位

工作中形成的不同載體的各種文件材料 永久

2、上級(jí)機(jī)關(guān)檢查本單位工作中形成的有關(guān)材料 30年

3、報(bào)刊登載反映本單位 情況的重要材料 永久

4、黨員代表大會(huì)（換屆選舉）的請(qǐng)示、批復(fù)、會(huì)議通知、代表名額構(gòu)成分配表、代表名單、主席團(tuán)名單、主席團(tuán)會(huì) 議記錄、日程表、開(kāi)幕詞、上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)講話、工作報(bào)告、決議、選舉方案、有選舉結(jié)果統(tǒng)計(jì)的選票、選舉結(jié)果、閉幕詞等各 種文件材料

5、黨委（擴(kuò)大）會(huì)會(huì)議記錄、紀(jì)要

6、黨委中心組學(xué)習(xí)計(jì)劃、學(xué)習(xí)記錄、民主生活會(huì)記錄 107、黨委重要會(huì)議通知、領(lǐng)導(dǎo)講話、工作總結(jié)、表獎(jiǎng)決定

及名單、倡議書(shū)

8、黨委出席市以上的先進(jìn)黨支部、優(yōu)秀黨員審批表、登

記表、評(píng)先事跡、經(jīng)驗(yàn)材料等

9、黨委成員在上級(jí)會(huì)議上的發(fā)言材料和匯報(bào)材料

10、黨委向上級(jí)黨委的請(qǐng)示和上級(jí)的批復(fù)以及下級(jí)的請(qǐng)

示和本級(jí)的批復(fù)

11、黨委的工作計(jì)劃、總結(jié)及專題報(bào)告、典型調(diào)查材料

（1）、或全過(guò)程的（2）、非或階段性的 3012、黨委制發(fā)的屬本單位主要職能的決定、規(guī)定、通報(bào)

13、領(lǐng)導(dǎo)班子述職述廉報(bào)告、離任審計(jì)材料

14、黨委制定的各項(xiàng)規(guī)章制度 3015、以黨委名義舉辦的展覽會(huì)、圖表、照片、底片、說(shuō)明詞

16、信訪中的結(jié)案材料

（1）、重要的有領(lǐng)導(dǎo)批示的永久 永久 年 永久 永久 永久 永久 永久

年 永久 永久 年 永久 永久

（2）、一般的 30年

17、人大代表活動(dòng)計(jì)劃、總結(jié) 30年

18、人大代表視察、述職報(bào)告、向區(qū)人大匯報(bào) 30年

19、人大代表選舉工作計(jì)劃、總結(jié)、宣傳動(dòng)員材料、選區(qū)劃分、選民登記冊(cè)、候選人名單、選舉結(jié)果公布 永久 20、本單位工作人員停薪留職、辭職離退休、死亡等文件材料 永久

（二）、組織

1、工作計(jì)劃、總結(jié) 302、黨員名冊(cè)、黨組織統(tǒng)計(jì)報(bào)表、黨員組織關(guān)系介紹信（存根）

3、發(fā)展黨員計(jì)劃、積極分子培養(yǎng)材料 104、發(fā)展新黨員工作形成的材料

5、民主評(píng)議黨組織、民主評(píng)議黨員材料 106、黨費(fèi)收繳及使用有關(guān)方面材料 307、會(huì)議記錄 30

（三）、宣傳

1、工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告（或全過(guò)程的）302、統(tǒng)計(jì)報(bào)表（的）

3、會(huì)議記錄 30

（四）、紀(jì)檢

1、工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告（或全過(guò)程的）302、對(duì)街道工作人員的黨紀(jì)政紀(jì)處分材料

（1）、受到警告（不含）以上處分的（2）、受到警告處分的 30（3）、受到通報(bào)批評(píng)的 103、決定或批準(zhǔn)、改變或取消給予黨員的黨紀(jì)處分材料

4、受理黨員的申訴、復(fù)查、復(fù)議案件材料

5、統(tǒng)計(jì)報(bào)表

6、會(huì)議記錄 30 2

年 永久 年 永久 年 年 年 年 永久 年 年 永久 年 年 永久 永久 永久 年

（五）、統(tǒng)戰(zhàn)

1、工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告（或全過(guò)程）30年

2、統(tǒng)戰(zhàn)對(duì)象名冊(cè) 30年

3、統(tǒng)計(jì)報(bào)表 永久

4、會(huì)議記錄 30年

（六）、政協(xié)

工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告（或全過(guò)程）30

（七）科協(xié)

工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告（或全過(guò)程）30

（八）、工商會(huì)

1、工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告（或全過(guò)程的）302、典型調(diào)研報(bào)告、重要統(tǒng)計(jì)報(bào)表、轄區(qū)內(nèi)重要民企數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)

（九）、工會(huì)

1、工會(huì)成立、改選、換屆有關(guān)材料

2、工會(huì)代表大會(huì)文件材料

3、工會(huì)召開(kāi)的總結(jié)表彰會(huì)議材料

4、工會(huì)委員會(huì)會(huì)議記錄 305、工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告（或階段性的）306、工會(huì)委員登記表、退休人員登記表 307、工會(huì)制發(fā)的規(guī)定、決定、通知、通報(bào) 108、統(tǒng)計(jì)報(bào)表（的）

（十）、共青團(tuán)

1、共青團(tuán)組織成立、改選、換屆有關(guān)材料

2、團(tuán)員代表大會(huì)文件材料

3、團(tuán)委召開(kāi)的總結(jié)表彰會(huì)議材料

4、會(huì)議記錄 305、工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告（或全過(guò)程的）306、基層團(tuán)組織基本情況及團(tuán)員名冊(cè) 307、團(tuán)委制發(fā)的規(guī)定、決定、通知、通報(bào) 10 3

年 年 年 年 永久 永久 永久 年 年 年 年 永久 永久 永久 永久 年 年 年 年

308、統(tǒng)計(jì)報(bào)表 永久

（十一）、婦聯(lián)

1、婦聯(lián)組織成立、改選、換屆有關(guān)材料 永久

2、婦女代表大會(huì)文件材料 永久

3、婦聯(lián)召開(kāi)的總結(jié)表彰會(huì)議材料 永久

4、會(huì)議記錄 305、工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告（或全過(guò)程的）306、婦聯(lián)制發(fā)的決定、規(guī)定、通知、通報(bào) 107、托幼工作有關(guān)材料、五好樓院、文明家庭類材料 308、統(tǒng)計(jì)報(bào)表

（十二）、武裝

1、工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告（或全過(guò)程）302、會(huì)議記錄 303、統(tǒng)計(jì)報(bào)表

4、新兵入伍登記名冊(cè)

二、行政類的文件

（一）、行政綜合部門

1、上級(jí)機(jī)關(guān)頒發(fā)的針對(duì)本單位通報(bào)的文件

2、普選工作文件材料（關(guān)于成立選舉委員會(huì)、啟用印章、人選的請(qǐng)示、批復(fù)、報(bào)告、決定、通知、通告、工作總結(jié)、匯總統(tǒng)計(jì)表）

3、單位主任會(huì)議（聯(lián)席會(huì)議）記錄

4、其他會(huì)議記錄 305、工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告（或全過(guò)程的）

6、專題報(bào)告、典型調(diào)查材料、經(jīng)驗(yàn)材料及在上級(jí)會(huì)議上的發(fā)言材料

（1）、重要的（2）、一般的 30 4

年 年 年 年 永久 年 年 永久 永久 永久 永久 永久 年 永久 永久 年

7、單位與區(qū)政府簽訂的責(zé)任狀及責(zé)任狀的落實(shí)情況 永久

8、單位領(lǐng)導(dǎo)在公務(wù)活動(dòng)中形成的重要信件、從外機(jī)關(guān)帶回 的與本單位有關(guān)的材料 30年

9、單位制發(fā)的屬于本單位主要業(yè)務(wù)職能并要貫徹執(zhí)行的

通知、通報(bào)、決定、規(guī)定 永久

10、本單位的請(qǐng)示與上級(jí)單位的批復(fù)文件，下級(jí)單位的請(qǐng)示

與本單位的批復(fù)文件

11、社區(qū)（村）委員會(huì)徽標(biāo)、社區(qū)概況、社區(qū)平面示意圖、大事記、組織沿革

12、規(guī)章制度（含獎(jiǎng)懲、考核制度）、工作條例、崗位責(zé)

任制材料 3013、以單位名義舉辦的展覽會(huì)、圖表、圖片、說(shuō)明詞

14、人口普查工作材料、統(tǒng)計(jì)表 3015、單位固定資產(chǎn)登記、檔案登記及交接憑證以及檔案移交 清冊(cè)

16、單位工作簡(jiǎn)報(bào)、情況反映、工作信息等 1017、單位與機(jī)關(guān)部門、科室、個(gè)人簽訂的責(zé)任書(shū) 1018、辦事處與社區(qū)（村委會(huì)）簽訂的責(zé)任書(shū) 3019、與有關(guān)單位及個(gè)人簽訂的重要合同、協(xié)議、議定書(shū)等

（二）、民政

1、工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告（或全過(guò)程的）302、革命烈士英名錄

3、統(tǒng)計(jì)報(bào)表

4、行政區(qū)劃變更材料

5、扶貧工作文件材料 306、殯葬管理工作文件材料 307、會(huì)議記錄 108、最低生活費(fèi)保障工作總結(jié)、年報(bào)材料

9、關(guān)工委工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告（或全過(guò)程的）30 5

永久 永久 年 永久 年 永久 年 年 年 永久 年 永久 永久 永久 年 年 年 永久 年

10、老齡委工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告（或全過(guò)程的）30年

（三）、人事

1、招聘、錄用、轉(zhuǎn)干、轉(zhuǎn)正、定級(jí)、調(diào)整工資、專業(yè)職務(wù)評(píng)聘、工傷處理、離休、退職、退休的文件材料 永久

2、行政處分及復(fù)查平反材料 永久

3、行政及所屬企事業(yè)單位干部名冊(cè) 永久

4、干部、人事、工資介紹信及存根

5、統(tǒng)計(jì)報(bào)表

6、辦理編制、機(jī)構(gòu)設(shè)置依據(jù)及其變動(dòng)性材料

7、會(huì)議記錄 10

（四）、司法

1、工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告（或全過(guò)程的）302、統(tǒng)計(jì)報(bào)表（的）

3、案件調(diào)查、調(diào)解、處理材料 304、會(huì)議記錄 10

（五）綜合治理

1、工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告（或全過(guò)程的）302、統(tǒng)計(jì)報(bào)表

3、會(huì)議記錄 10

（六）、城建衛(wèi)生

1、工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告（或全過(guò)程）302、環(huán)境整治、美化、凈化、三廢治理工作形成的材料 103、重要的亂占、亂建違章建筑處理材料 304、綜合統(tǒng)計(jì)報(bào)表

5、居民修建房屋申請(qǐng)審核材料 306、上級(jí)機(jī)關(guān)批準(zhǔn)的有關(guān)區(qū)域變化和解決邊界糾紛用土

地的文件材料

7、綠化數(shù)據(jù)材料 308、拆遷工作過(guò)程中形成的文件材料 30 6

永久 永久 永久 年 年 永久 年 年 年 永久 年 年 年 年 永久 年 永久 年 年

9、會(huì)議記錄 10年

（七）、計(jì)劃生育

1、工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告（或全過(guò)程的）30年

2、會(huì)議記錄 10年

3、統(tǒng)計(jì)報(bào)表 永久

4、獨(dú)生子女審批表及生二胎申報(bào)表 永久

5、計(jì)劃生育手術(shù)后遺癥處理意見(jiàn)報(bào)告 306、獨(dú)生子女費(fèi)用發(fā)放材料 307、計(jì)劃生育管理工作有關(guān)材料 30

（八）、文教體育

1、工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告（或全過(guò)程的）302、統(tǒng)計(jì)報(bào)表

3、文化站有關(guān)材料 104、會(huì)議記錄 10

（九）、財(cái)會(huì)

1、工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告（或全過(guò)程的）302、財(cái)務(wù)制度、規(guī)定、辦法 303、審計(jì)材料

4、會(huì)計(jì)報(bào)表

（1）會(huì)計(jì)決算報(bào)表（2）月、季度會(huì)計(jì)報(bào)表

55、會(huì)計(jì)賬簿

（1）現(xiàn)金出納帳、銀行存款帳 25（2）日記賬、總帳 15（3）明細(xì)分類帳、分戶賬（登記簿）156、會(huì)計(jì)憑證

（1）各種原始憑證、記帳憑證、匯總憑證 15（2）涉及外事的會(huì)計(jì)憑證

7、其它

年 年 年 年 永久 年 年 年 年 永久 永久 年 年 年 年 年 永久（1）會(huì)計(jì)移交清冊(cè) 15年（2）會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè) 永久（3）會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè) 永久

（十）、勞動(dòng)保障

1、工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告（或全過(guò)程的）30年

2、開(kāi)展再就業(yè)培訓(xùn)及安置就業(yè)情況統(tǒng)計(jì)表 30年

3、綜合統(tǒng)計(jì)報(bào)表 永久

（十一）、企業(yè)公司

1、工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告（非或全過(guò)程的）30年

2、統(tǒng)計(jì)報(bào)表 永久

三、照片檔案

1、上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)來(lái)本單位指導(dǎo)、視察工作形成的照片 永久

2、本單位召開(kāi)各種會(huì)議及文化、體育、慶典活動(dòng)

形成的照片 永久

3、報(bào)刊、電臺(tái)及刊登反映本社區(qū)情況的照片及文字

說(shuō)明材料 永久

4、本單位主要領(lǐng)導(dǎo)和著名人物的照片 永久

5、本單位榮獲的各種證書(shū)、獎(jiǎng)狀、錦旗、獎(jiǎng)牌、獎(jiǎng)品等照片（市級(jí)以上的）永久

6、本單位概貌及所屬基礎(chǔ)設(shè)施的照片 永久

第四篇：檔案保管制度

檔案保管制度

檔案保管工作必須貫徹集中統(tǒng)一管理原則，維護(hù)檔案地完整與安全，做到勿使檔案遭到破損，最大限度地延長(zhǎng)檔案的壽命，使檔案多而不亂，排列有序，便于查找利用，特作如下規(guī)定：

一、貫徹“以防為主，防治結(jié)合，加強(qiáng)重點(diǎn)，兼顧一般”的方針，要把保管工作貫徹到檔案工作的各個(gè)環(huán)節(jié)中，注意避免單純“為保管而保管”。

二、建立定期或不定期的對(duì)所有的檔案的保管情況進(jìn)行了認(rèn)真的檢查制度，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，及時(shí)處理，防患未然。

一般一周一小查，一月一大查，如遇特殊情況或意外事故應(yīng)及時(shí)查。發(fā)生意外時(shí)，應(yīng)及時(shí)采取有效的措施補(bǔ)救。

三、檔案庫(kù)必須堅(jiān)固，有防盜、防火、防蟲(chóng)、防潮、防鼠、防塵、防高溫等安全設(shè)施，保持適當(dāng)?shù)臏囟龋?624℃為宜，日波幅±2℃）和適當(dāng)?shù)倪m度（相對(duì)濕度4560％為宜，日波幅±5％）。

四、保持庫(kù)房整齊清潔，搞好經(jīng)常性衛(wèi)生。

在搬動(dòng)檔案時(shí)要盡量減少檔案的磨損和污染。

五、檔案庫(kù)房嚴(yán)禁吸煙和存放易燃品。

非檔案工作人員，未經(jīng)同意，不得擅自進(jìn)入庫(kù)房。

六、檔案工作人員要加強(qiáng)責(zé)任心，下班前檢查庫(kù)房、文件柜、門窗是否上鎖關(guān)好，方可離去。

第五篇：檔案保管制度

檔案保管制度

一、嚴(yán)格執(zhí)行檔案收集、整理、保管、鑒定、提供利用與銷毀等有關(guān)制度和規(guī)定，確保其完整、系統(tǒng)和安全。

二、檔案按檔號(hào)排放，檔案柜編順序號(hào)，庫(kù)房?jī)?nèi)懸掛相關(guān)檔案資料管理規(guī)章和制度。

三、借出的檔案須按時(shí)歸還，利用后的檔案應(yīng)隨即放回原處。

四、不得竊取、出賣和涂改檔案，違者追究法律責(zé)任。

五、切實(shí)做好防盜、防火、防水、防潮、防塵、防蟲(chóng)、防霉工作。

六、做好庫(kù)房溫濕度的監(jiān)控與登記工作。

七、每學(xué)期開(kāi)學(xué)初對(duì)庫(kù)房檔案進(jìn)行全面檢查、清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理。

檔案保密制度

一、高度認(rèn)識(shí)檔案保密工作的重要性，嚴(yán)格遵守有關(guān)法規(guī)和制度。

二、查閱涉密檔案或內(nèi)部材料，須經(jīng)有關(guān)部門和辦公室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，必要時(shí)報(bào)請(qǐng)有關(guān)校領(lǐng)導(dǎo)審批。查閱時(shí)須嚴(yán)格履行登記手續(xù)，注明查閱目的和內(nèi)容。

三、未經(jīng)批準(zhǔn)，任何人不得私自帶檔案出館；檔案工作人員不得私自摘抄、復(fù)制、傳播具有保密性質(zhì)的檔案內(nèi)容。

四、因需要經(jīng)批準(zhǔn)摘錄或復(fù)制涉密檔案材料的，須妥善保管，用后銷毀，如發(fā)生涉密問(wèn)題，后果由利用者負(fù)責(zé)。

五、不歸檔的重份文件及內(nèi)部材料，須交由學(xué)校集中銷毀。

六、在校保密委員會(huì)的指導(dǎo)下，做好檔案密級(jí)變更和解密工作。

七、檔案館工作人員或利用者，如有違反保密規(guī)定的，視情節(jié)輕重按有關(guān)規(guī)定處理。

檔案利用制度

一、查閱利用本館開(kāi)放檔案、資料者，須持身份證（或工作證、學(xué)歷證書(shū)）等有效證件，同時(shí)填寫(xiě)查閱登記表；受他人委托者，還須出具他人上述任一證件(含復(fù)印、傳真件)及委托查閱申請(qǐng)書(shū)。

二、查閱重要的或密級(jí)檔案，按《檔案保密制度》辦理；查閱本職范圍外的重要檔案，須經(jīng)辦公室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)；查閱珍貴檔案時(shí)，以復(fù)印件代替原件利用。

三、檔案、資料一般不外借。確因工作需要外借的，除出具所在單位證明外，須經(jīng)辦公室負(fù)責(zé)人或?qū)W校分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并辦理外借手續(xù)（限5天內(nèi)歸還）；若續(xù)借，需辦續(xù)借手續(xù)。

四、提供利用檔案時(shí)，按學(xué)校有關(guān)規(guī)定收費(fèi)。

五、外國(guó)組織和人員利用開(kāi)放檔案、資料，按國(guó)家有關(guān)規(guī)定辦理。

六、查閱利用檔案時(shí)不得隨意涂改、拆卷或損毀。本室工作人員對(duì)違規(guī)者，有權(quán)給予勸告、責(zé)令賠償或其它處置，直至追究法律責(zé)任。

七、未經(jīng)主管校領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)或辦公室授權(quán)，任何單位、個(gè)人無(wú)權(quán)公布檔案內(nèi)容。

檔案管理制度

目 錄

檔案工作崗位責(zé)任制 文件、材料收集歸檔制度

檔案鑒定制度 檔案借閱管理制度

檔案保密管理制度

檔案復(fù)制制度 檔案統(tǒng)計(jì)制度 檔案庫(kù)房管理制度 檔案銷毀制度 檔案工作崗位責(zé)任制

一、分管檔案工作的局領(lǐng)導(dǎo)職責(zé)

1、組織全局性的宣傳、貫徹、執(zhí)行《中華人民共和國(guó)檔案法》和上級(jí)關(guān)于檔案工作的各項(xiàng)方針政策的活動(dòng)。

2、加強(qiáng)對(duì)局檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，將檔案工作納入局的整體發(fā)展計(jì)劃，列入局議事日程，督促分管部門按上級(jí)和局檔案部門要求做好應(yīng)做的工作。

3、關(guān)心檔案工作和檔案室的建設(shè)與發(fā)展，從人力、物力、財(cái)力上給予支持，及時(shí)解決工作中的重大問(wèn)題和困難，改善工作條件，使檔案工作與局各項(xiàng)工作協(xié)調(diào)發(fā)展。

二、局檔案員職責(zé)

1、貫徹實(shí)施《檔案法》、《山東省檔案條例》等檔案工作的法律、法規(guī)，建立健全檔案管理制度。

2、對(duì)各有關(guān)處室形成的各種材料的收集、整理、立卷和歸檔進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)。

3、負(fù)責(zé)收集出國(guó)考察人員應(yīng)當(dāng)歸檔的有關(guān)材料和照片，收集領(lǐng)導(dǎo)同志外出開(kāi)會(huì)的發(fā)言材料和帶回的帶有密級(jí)的材料。

4、負(fù)責(zé)管理全局各種門類和載體的檔案，維護(hù)檔案的完整、準(zhǔn)確與安全，并為本單位各項(xiàng)工作的需要提供服務(wù)。

5、按時(shí)向上級(jí)主管部門報(bào)送檔案工作統(tǒng)計(jì)材料。

6、按規(guī)定向檔案館移交應(yīng)進(jìn)館的檔案。

三、分管檔案工作的各處（室）領(lǐng)導(dǎo)職責(zé)

1、配備具有較好政治業(yè)務(wù)素質(zhì)的專（兼）職檔案人員，并保持相對(duì)穩(wěn)定。

2、將檔案工作納入本單位的議事日程（每半年研究一次檔案工作），幫助專（兼）職檔案人員解決工作中的實(shí)際困難。

3、組織本單位人員學(xué)習(xí)檔案法規(guī)，執(zhí)行局檔案工作的規(guī)章制度。

4、疏通渠道，嚴(yán)格制度，督促有關(guān)人員注意平時(shí)各類文件材料的形成積累，積極配合專（兼）職檔案人員的歸檔工作。

5、協(xié)同檔案室監(jiān)督、檢查本單位文件材料預(yù)立卷、整理組卷、歸檔驗(yàn)收及檔案鑒定工作。

6、負(fù)責(zé)檢查本單位專（兼）職檔案人員履行檔案崗位職責(zé)情況。

四、各處、室專（兼）職檔案人員職責(zé)

1、堅(jiān)持平時(shí)整理。根據(jù)本單位不同種類文件材料的形成特征，制定案卷類目，合理分類存放，便于利用和歸檔。

2、負(fù)責(zé)本單位文件材料的形成、積累、保管和整理歸檔工作，保證歸檔文件材料完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。

3、歸檔案卷做到組卷合理，頁(yè)號(hào)編寫(xiě)準(zhǔn)確，案卷目錄清楚，案卷標(biāo)題簡(jiǎn)明扼要。

4、保管好本部門應(yīng)歸檔的案卷，注意文件材料的安全和保密。

5、主動(dòng)接收局檔案員的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和督促檢查，按規(guī)定時(shí)間向檔案室移交。

6、積極參加業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，不斷提高檔案工作水平。

7、按檔案室要求對(duì)檔案進(jìn)行分類、整理、編目，并編制檢索工具。

8、按歸檔時(shí)間向檔案室提供檔案目錄和統(tǒng)計(jì)年報(bào)表。文件、材料收集歸檔制度

一、收集歸檔范圍

本機(jī)關(guān)在各項(xiàng)工作中形成的具有保存價(jià)值的，或者上級(jí)和下級(jí)送來(lái)的與本機(jī)關(guān)關(guān)系很密切的文件材料(包括公文、電報(bào)簿冊(cè)、書(shū)信、會(huì)議、電話記錄、圖紙、登記表、報(bào)表、名冊(cè)、獎(jiǎng)品、照片、錄音帶、錄像帶等，下同)都屬收集歸檔范圍，應(yīng)按規(guī)定的范圍、時(shí)間和要求交本部門資料員或綜合檔案室歸檔。(一)本級(jí)文件

1、各種代表會(huì)議、工作會(huì)議、專業(yè)會(huì)議、各級(jí)干部會(huì)議的會(huì)議記錄、會(huì)議紀(jì)要。

2、工作計(jì)劃、規(guī)定、方案、安排、總結(jié)、小結(jié)、匯報(bào)、簡(jiǎn)報(bào)、通報(bào)、通知。

3、各種綜合的或?qū)ｎ}的調(diào)查、檢查、考察等報(bào)告。

4、向上級(jí)請(qǐng)示，與其他單位的來(lái)往文書(shū)，對(duì)下級(jí)的指示、批復(fù)、通知。

5、各項(xiàng)決定、決議、規(guī)定、標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范、條例、辦法、制度、守則、要求。

6、各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的報(bào)告、講話、發(fā)言稿或提綱、記錄。

7、反映生產(chǎn)、基建、科研設(shè)備、工藝情況底圖、藍(lán)圖及文字材料。

8、各種報(bào)表、名冊(cè)、登記表、簿冊(cè)、數(shù)據(jù)、憑證。

9、反映本機(jī)關(guān)、本地區(qū)重要活動(dòng)的照片、錄音帶、錄像帶。

10、電報(bào)、重要電話記錄、機(jī)關(guān)工作日記。

11、年鑒、大事記、基礎(chǔ)數(shù)字匯編、基本情況綜合。

12、本機(jī)關(guān)制發(fā)的獎(jiǎng)狀、獎(jiǎng)證、獎(jiǎng)?wù)隆ⅹ?jiǎng)旗、獎(jiǎng)品。

13、有關(guān)房產(chǎn)、財(cái)產(chǎn)、物資、檔案、債權(quán)、捐贈(zèng)等的憑證，發(fā)放各種證明、證件存根。

14、已故人員資料。

15、重要的人民來(lái)信及處理材料。

16、本機(jī)關(guān)編輯、出版的書(shū)刊、資料樣板。

17、本機(jī)關(guān)(包括上報(bào)和下批)干部任免、呈批表、調(diào)配培訓(xùn)、專業(yè)技術(shù)職務(wù)評(píng)定、聘任、黨、團(tuán)干部名冊(cè)、年終統(tǒng)計(jì)、報(bào)表、干部的錄用、轉(zhuǎn)正、定級(jí)、調(diào)資、離休、撫恤等審批表及干部獎(jiǎng)懲等文件材料。(二)上級(jí)文件材料

1、上級(jí)(包括各部門及派駐本機(jī)關(guān)的調(diào)查組、檢查組、工作組，下同)有關(guān)本機(jī)關(guān)、本地區(qū)工作或問(wèn)題的決定、決議、指示、批復(fù)及調(diào)查、檢查、經(jīng)驗(yàn)材料。

2、各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)同志、國(guó)際友人、人民代表、政協(xié)委員視察本機(jī)關(guān)、本地區(qū)時(shí)的指示、講話、題詞、照片、錄音、錄像。

3、上級(jí)發(fā)給本機(jī)關(guān)的獎(jiǎng)狀、獎(jiǎng)冊(cè)、獎(jiǎng)?wù)?、?jiǎng)旗、獎(jiǎng)品。

4、上級(jí)報(bào)刊刊載有關(guān)本機(jī)關(guān)、本地區(qū)情況的文章。(三)同級(jí)文件材料

1、有關(guān)單位與本機(jī)關(guān)聯(lián)合召開(kāi)會(huì)議，共同進(jìn)行工作，協(xié)作查處案件或問(wèn)題共同署名的文件材料。

2、有關(guān)單位與本機(jī)關(guān)簽訂的合同、合約、協(xié)議。

3、有關(guān)單位與本機(jī)關(guān)涉及比較重要的工作或問(wèn)題的來(lái)往文書(shū)。

4、有關(guān)單位發(fā)來(lái)的重要的、需要執(zhí)行的方針、政策性文件。(四)下級(jí)文件材料

1、年季度工作總結(jié)、重要的專題工作總結(jié)。

2、重要的調(diào)查報(bào)告、檢查報(bào)告、典型材料，比較重要的工作經(jīng)驗(yàn)、重要的請(qǐng)示、法規(guī)性的備案文件。

3、重要的名冊(cè)、登記表。

4、大事記、基本情況匯編、基礎(chǔ)數(shù)字匯編。

二、歸檔份數(shù)

文書(shū)檔案一式兩份，其中正文和簽發(fā)稿各一份作存檔用，一份作文件匯編用。

三、歸檔時(shí)間和方法

(一)凡經(jīng)過(guò)打字室打印的文件，打印好后由打字員收集，交文書(shū)檔案員歸檔。(二)凡各部門發(fā)出的文件，由各部門辦公室的有關(guān)人員收集，交由綜合檔案室歸檔。

(三)一項(xiàng)工作已完成時(shí)(包括一項(xiàng)已完成或一個(gè)會(huì)議已結(jié)束，一個(gè)問(wèn)題已解決，一件案件已處理等)，由各部門辦公室的有關(guān)人員，將進(jìn)行該項(xiàng)工作形成的全部文件材料，系統(tǒng)整理后送交綜合檔案室歸檔。

(四)外出開(kāi)會(huì)、考察、學(xué)習(xí)、參觀形成或帶回應(yīng)歸檔的文件材料，在該項(xiàng)活動(dòng)結(jié)束時(shí)交由文書(shū)檔案員歸檔。(五)工作總結(jié)、各種年報(bào)、黨員、干部名冊(cè)，應(yīng)于翌年一月底前交文書(shū)檔案歸檔。

(六)每年的二月底前進(jìn)行一次全面、徹底的歸檔，各部門要把上一年應(yīng)歸檔而未歸檔的全部文件材料移交綜合檔案室歸檔。

四、歸檔要求(一)應(yīng)歸檔的文件、材料應(yīng)由各辦線資料員收集全齊。

(二)正文與底稿(簽發(fā)稿)主件或附件、請(qǐng)示與批復(fù)、來(lái)文與復(fù)文一起歸檔。

(三)歸檔文件材料注意：檢查應(yīng)蓋公章是否蓋了，文件沒(méi)有標(biāo)題應(yīng)加上標(biāo)題，內(nèi)容、摘要、文件沒(méi)有標(biāo)明日期的要標(biāo)上日期。(四)歸檔的文件材料應(yīng)是原稿原件，不得用復(fù)制件。(五)歸檔的照片、錄音帶、錄像帶要一一寫(xiě)上文字說(shuō)明。

(六)凡是歸檔的文件材料必須經(jīng)過(guò)初步整理，把同一具體問(wèn)題的文件材料集中在一起，按文件的先后形成排列好。

檔案管理制度

目 錄

檔案工作崗位責(zé)任制 文件、材料收集歸檔制度

檔案鑒定制度 檔案借閱管理制度

檔案保密管理制度

檔案復(fù)制制度 檔案統(tǒng)計(jì)制度 檔案庫(kù)房管理制度 檔案銷毀制度 檔案工作崗位責(zé)任制

一、分管檔案工作的局領(lǐng)導(dǎo)職責(zé)

1、組織全局性的宣傳、貫徹、執(zhí)行《中華人民共和國(guó)檔案法》和上級(jí)關(guān)于檔案工作的各項(xiàng)方針政策的活動(dòng)。

2、加強(qiáng)對(duì)局檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，將檔案工作納入局的整體發(fā)展計(jì)劃，列入局議事日程，督促分管部門按上級(jí)和局檔案部門要求做好應(yīng)做的工作。

3、關(guān)心檔案工作和檔案室的建設(shè)與發(fā)展，從人力、物力、財(cái)力上給予支持，及時(shí)解決工作中的重大問(wèn)題和困難，改善工作條件，使檔案工作與局各項(xiàng)工作協(xié)調(diào)發(fā)展。

二、局檔案員職責(zé)

1、貫徹實(shí)施《檔案法》、《山東省檔案條例》等檔案工作的法律、法規(guī)，建立健全檔案管理制度。

2、對(duì)各有關(guān)處室形成的各種材料的收集、整理、立卷和歸檔進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)。

3、負(fù)責(zé)收集出國(guó)考察人員應(yīng)當(dāng)歸檔的有關(guān)材料和照片，收集領(lǐng)導(dǎo)同志外出開(kāi)會(huì)的發(fā)言材料和帶回的帶有密級(jí)的材料。

4、負(fù)責(zé)管理全局各種門類和載體的檔案，維護(hù)檔案的完整、準(zhǔn)確與安全，并為本單位各項(xiàng)工作的需要提供服務(wù)。

5、按時(shí)向上級(jí)主管部門報(bào)送檔案工作統(tǒng)計(jì)材料。

6、按規(guī)定向檔案館移交應(yīng)進(jìn)館的檔案。

三、分管檔案工作的各處（室）領(lǐng)導(dǎo)職責(zé)

1、配備具有較好政治業(yè)務(wù)素質(zhì)的專（兼）職檔案人員，并保持相對(duì)穩(wěn)定。

2、將檔案工作納入本單位的議事日程（每半年研究一次檔案工作），幫助專（兼）職檔案人員解決工作中的實(shí)際困難。

3、組織本單位人員學(xué)習(xí)檔案法規(guī)，執(zhí)行局檔案工作的規(guī)章制度。

4、疏通渠道，嚴(yán)格制度，督促有關(guān)人員注意平時(shí)各類文件材料的形成積累，積極配合專（兼）職檔案人員的歸檔工作。

5、協(xié)同檔案室監(jiān)督、檢查本單位文件材料預(yù)立卷、整理組卷、歸檔驗(yàn)收及檔案鑒定工作。

6、負(fù)責(zé)檢查本單位專（兼）職檔案人員履行檔案崗位職責(zé)情況。

四、各處、室專（兼）職檔案人員職責(zé)

1、堅(jiān)持平時(shí)整理。根據(jù)本單位不同種類文件材料的形成特征，制定案卷類目，合理分類存放，便于利用和歸檔。

2、負(fù)責(zé)本單位文件材料的形成、積累、保管和整理歸檔工作，保證歸檔文件材料完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。

3、歸檔案卷做到組卷合理，頁(yè)號(hào)編寫(xiě)準(zhǔn)確，案卷目錄清楚，案卷標(biāo)題簡(jiǎn)明扼要。

4、保管好本部門應(yīng)歸檔的案卷，注意文件材料的安全和保密。

5、主動(dòng)接收局檔案員的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和督促檢查，按規(guī)定時(shí)間向檔案室移交。

6、積極參加業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，不斷提高檔案工作水平。

7、按檔案室要求對(duì)檔案進(jìn)行分類、整理、編目，并編制檢索工具。

8、按歸檔時(shí)間向檔案室提供檔案目錄和統(tǒng)計(jì)年報(bào)表。文件、材料收集歸檔制度

一、收集歸檔范圍

本機(jī)關(guān)在各項(xiàng)工作中形成的具有保存價(jià)值的，或者上級(jí)和下級(jí)送來(lái)的與本機(jī)關(guān)關(guān)系很密切的文件材料(包括公文、電報(bào)簿冊(cè)、書(shū)信、會(huì)議、電話記錄、圖紙、登記表、報(bào)表、名冊(cè)、獎(jiǎng)品、照片、錄音帶、錄像帶等，下同)都屬收集歸檔范圍，應(yīng)按規(guī)定的范圍、時(shí)間和要求交本部門資料員或綜合檔案室歸檔。(一)本級(jí)文件

1、各種代表會(huì)議、工作會(huì)議、專業(yè)會(huì)議、各級(jí)干部會(huì)議的會(huì)議記錄、會(huì)議紀(jì)要。

2、工作計(jì)劃、規(guī)定、方案、安排、總結(jié)、小結(jié)、匯報(bào)、簡(jiǎn)報(bào)、通報(bào)、通知。

3、各種綜合的或?qū)ｎ}的調(diào)查、檢查、考察等報(bào)告。

4、向上級(jí)請(qǐng)示，與其他單位的來(lái)往文書(shū)，對(duì)下級(jí)的指示、批復(fù)、通知。

5、各項(xiàng)決定、決議、規(guī)定、標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范、條例、辦法、制度、守則、要求。

6、各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的報(bào)告、講話、發(fā)言稿或提綱、記錄。

7、反映生產(chǎn)、基建、科研設(shè)備、工藝情況底圖、藍(lán)圖及文字材料。

8、各種報(bào)表、名冊(cè)、登記表、簿冊(cè)、數(shù)據(jù)、憑證。

9、反映本機(jī)關(guān)、本地區(qū)重要活動(dòng)的照片、錄音帶、錄像帶。

10、電報(bào)、重要電話記錄、機(jī)關(guān)工作日記。

11、年鑒、大事記、基礎(chǔ)數(shù)字匯編、基本情況綜合。

12、本機(jī)關(guān)制發(fā)的獎(jiǎng)狀、獎(jiǎng)證、獎(jiǎng)?wù)?、?jiǎng)旗、獎(jiǎng)品。

13、有關(guān)房產(chǎn)、財(cái)產(chǎn)、物資、檔案、債權(quán)、捐贈(zèng)等的憑證，發(fā)放各種證明、證件存根。

14、已故人員資料。

15、重要的人民來(lái)信及處理材料。

16、本機(jī)關(guān)編輯、出版的書(shū)刊、資料樣板。

17、本機(jī)關(guān)(包括上報(bào)和下批)干部任免、呈批表、調(diào)配培訓(xùn)、專業(yè)技術(shù)職務(wù)評(píng)定、聘任、黨、團(tuán)干部名冊(cè)、年終統(tǒng)計(jì)、報(bào)表、干部的錄用、轉(zhuǎn)正、定級(jí)、調(diào)資、離休、撫恤等審批表及干部獎(jiǎng)懲等文件材料。(二)上級(jí)文件材料

1、上級(jí)(包括各部門及派駐本機(jī)關(guān)的調(diào)查組、檢查組、工作組，下同)有關(guān)本機(jī)關(guān)、本地區(qū)工作或問(wèn)題的決定、決議、指示、批復(fù)及調(diào)查、檢查、經(jīng)驗(yàn)材料。

2、各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)同志、國(guó)際友人、人民代表、政協(xié)委員視察本機(jī)關(guān)、本地區(qū)時(shí)的指示、講話、題詞、照片、錄音、錄像。

3、上級(jí)發(fā)給本機(jī)關(guān)的獎(jiǎng)狀、獎(jiǎng)冊(cè)、獎(jiǎng)?wù)?、?jiǎng)旗、獎(jiǎng)品。

4、上級(jí)報(bào)刊刊載有關(guān)本機(jī)關(guān)、本地區(qū)情況的文章。(三)同級(jí)文件材料

1、有關(guān)單位與本機(jī)關(guān)聯(lián)合召開(kāi)會(huì)議，共同進(jìn)行工作，協(xié)作查處案件或問(wèn)題共同署名的文件材料。

2、有關(guān)單位與本機(jī)關(guān)簽訂的合同、合約、協(xié)議。

3、有關(guān)單位與本機(jī)關(guān)涉及比較重要的工作或問(wèn)題的來(lái)往文書(shū)。

4、有關(guān)單位發(fā)來(lái)的重要的、需要執(zhí)行的方針、政策性文件。(四)下級(jí)文件材料

1、年季度工作總結(jié)、重要的專題工作總結(jié)。

2、重要的調(diào)查報(bào)告、檢查報(bào)告、典型材料，比較重要的工作經(jīng)驗(yàn)、重要的請(qǐng)示、法規(guī)性的備案文件。

3、重要的名冊(cè)、登記表。

4、大事記、基本情況匯編、基礎(chǔ)數(shù)字匯編。

二、歸檔份數(shù)

文書(shū)檔案一式兩份，其中正文和簽發(fā)稿各一份作存檔用，一份作文件匯編用。

三、歸檔時(shí)間和方法

(一)凡經(jīng)過(guò)打字室打印的文件，打印好后由打字員收集，交文書(shū)檔案員歸檔。(二)凡各部門發(fā)出的文件，由各部門辦公室的有關(guān)人員收集，交由綜合檔案室歸檔。

(三)一項(xiàng)工作已完成時(shí)(包括一項(xiàng)已完成或一個(gè)會(huì)議已結(jié)束，一個(gè)問(wèn)題已解決，一件案件已處理等)，由各部門辦公室的有關(guān)人員，將進(jìn)行該項(xiàng)工作形成的全部文件材料，系統(tǒng)整理后送交綜合檔案室歸檔。

(四)外出開(kāi)會(huì)、考察、學(xué)習(xí)、參觀形成或帶回應(yīng)歸檔的文件材料，在該項(xiàng)活動(dòng)結(jié)束時(shí)交由文書(shū)檔案員歸檔。(五)工作總結(jié)、各種年報(bào)、黨員、干部名冊(cè)，應(yīng)于翌年一月底前交文書(shū)檔案歸檔。

(六)每年的二月底前進(jìn)行一次全面、徹底的歸檔，各部門要把上一年應(yīng)歸檔而未歸檔的全部文件材料移交綜合檔案室歸檔。

四、歸檔要求(一)應(yīng)歸檔的文件、材料應(yīng)由各辦線資料員收集全齊。

(二)正文與底稿(簽發(fā)稿)主件或附件、請(qǐng)示與批復(fù)、來(lái)文與復(fù)文一起歸檔。

(三)歸檔文件材料注意：檢查應(yīng)蓋公章是否蓋了，文件沒(méi)有標(biāo)題應(yīng)加上標(biāo)題，內(nèi)容、摘要、文件沒(méi)有標(biāo)明日期的要標(biāo)上日期。(四)歸檔的文件材料應(yīng)是原稿原件，不得用復(fù)制件。(五)歸檔的照片、錄音帶、錄像帶要一一寫(xiě)上文字說(shuō)明。

(六)凡是歸檔的文件材料必須經(jīng)過(guò)初步整理，把同一具體問(wèn)題的文件材料集中在一起，按文件的先后形成排列好。

檔案鑒定制度

１、檔案鑒定工作，是甄別和判定檔案的價(jià)值，并據(jù)以確定檔案“存毀”的工作。２、檔案鑒定工作，是一項(xiàng)科學(xué)性很強(qiáng)的工作，必須堅(jiān)持全面觀點(diǎn)、堅(jiān)持歷史觀點(diǎn)、堅(jiān)持發(fā)展觀點(diǎn)。３、檔案鑒定，必須按照黨和國(guó)家制定的鑒定工作原則和鑒定標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行。

４、檔案鑒定工作，必須有組織、有領(lǐng)導(dǎo)地進(jìn)行，一般應(yīng)有領(lǐng)導(dǎo)、專業(yè)人員和有關(guān)單位代表參加的鑒定小組負(fù)責(zé)進(jìn)行。５、凡是經(jīng)過(guò)認(rèn)真的鑒定，判定為保存或銷毀的檔案，必須按照規(guī)定的程序，辦好鑒定手續(xù)。

６、檔案鑒定工作，是一項(xiàng)決定檔案命運(yùn)的工作，檔案工作人員必須嚴(yán)肅、慎重地對(duì)待鑒定工作，嚴(yán)格遵守檔案鑒定工作制度。檔案借閱管理制度

為了加強(qiáng)本單位檔案管理，搞好各門類檔案的提供利用工作，特制定以下制度：

1、本單位各部門借閱檔案，必須按照單位制定的各門類檔案借閱管理標(biāo)準(zhǔn)辦理借閱手續(xù)。

2、外單位來(lái)人查閱本單位檔案，需持單位介紹信并經(jīng)單位有關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)，方可查閱，不得抄錄或借出。

3、機(jī)密、秘密、絕密檔案借閱一律按照《檔案安全保密標(biāo)準(zhǔn)》中的要求辦理。

4、查閱各門類檔案應(yīng)在閱覽室內(nèi)進(jìn)行，不劃道、涂改、折卷、裁剪、拍照、撕毀等。特殊情況需借出的，需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人 批準(zhǔn)，但借出時(shí)間不得超過(guò)一周，不得轉(zhuǎn)借他人。需繼續(xù)使用者要辦續(xù)借手續(xù)，確保檔案的完整與安全。

5、珍貴的實(shí)物檔案、重要的照片、底片、縮微膠片等檔案一律不借出。

6、凡私自抄錄、攝、描繪、折散、刪刮、撕毀檔案等行為者嚴(yán)格按照國(guó)家《檔案法》、《保密法》予以追究法律現(xiàn)行責(zé)任。檔案保密管理制度

一、檔案是國(guó)家的寶貴財(cái)富，企業(yè)各門類檔案本身具有機(jī)要性質(zhì)，因此，檔案部門和工作人員，必須遵守保密制度，履行保密手續(xù)，嚴(yán)格遵守保密十條原則，確保檔案的安全。

二、凡是利用檔案，必須經(jīng)檔案人員提供，任何人不得直接動(dòng)用。

三、借閱檔案必須嚴(yán)格按照檔案借閱制度辦理手續(xù)，限期使用，按期返還，返還檔案要認(rèn)真檢查核對(duì)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)追查。

四、利用絕密、機(jī)密檔案以及引進(jìn)技術(shù)資料、科研成果、發(fā)明創(chuàng)造、專利、新產(chǎn)品、新工藝等技術(shù)文件材料，須嚴(yán)格履行審批手續(xù)，未經(jīng)批準(zhǔn)的，嚴(yán)禁提供利用。

五、外單位查閱檔案，需持介紹信經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)和主管部門批準(zhǔn)。復(fù)制檔案和外供圖紙和技術(shù)文件，統(tǒng)一由公司檔案信息中心嚴(yán)格按照審批手續(xù)提供，任何單位和個(gè)人一律無(wú)權(quán)外供。對(duì)于擅自向外轉(zhuǎn)借、提供圖紙資料和技術(shù)文件等檔案材料者，必須追查責(zé)任，對(duì)于嚴(yán)重?fù)p害國(guó)家和我公司利益者，要依法追查刑事責(zé)任。

六、停產(chǎn)或已生產(chǎn)完畢的產(chǎn)品圖紙和技術(shù)文件材料以及其他經(jīng)鑒定審批擬銷毀的檔案資料，統(tǒng)一按公司下文件由公司檔案信息中心組織回收，統(tǒng)一銷毀，其他任何單位和個(gè)人一律無(wú)權(quán)處理或自行銷毀。

七、發(fā)現(xiàn)有關(guān)泄密事件，應(yīng)立即報(bào)告，及時(shí)追查。

八、不允許傳抄、自行翻印機(jī)密文件和帶密級(jí)的檔案材料。

九、不允許將機(jī)密文件帶回家中和到領(lǐng)導(dǎo)辦公室隨意翻閱文件。嚴(yán)禁攜帶機(jī)密文件、檔案資料游覽、參觀、探親、訪友，出入公共場(chǎng)所。

十、單位領(lǐng)導(dǎo)和保密小組要定期檢查保密工作，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，堵塞漏洞嚴(yán)防失密、泄密發(fā)生。檔案復(fù)制制度

1、本單位工因工作需要復(fù)制一般文件材料時(shí)要經(jīng)檔案室審批；本單位工復(fù)制本職工作范圍以外的檔案，需經(jīng)有關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人同意；復(fù)制機(jī)密檔案材料（局會(huì)議記錄等）須經(jīng)局檔案員和分管檔案工作的局領(lǐng)導(dǎo)審批后方可復(fù)制。

2、外單位一般不予復(fù)制，確因工作需要應(yīng)持單位介紹信，經(jīng)檔案員同意方可復(fù)制。

3、復(fù)制后要及時(shí)進(jìn)行登記。檔案統(tǒng)計(jì)制度

１、檔案統(tǒng)計(jì)工作是以檔案工作中大量的現(xiàn)象為對(duì)象，以表格、數(shù)字的形式揭示檔案和檔案工作中諸現(xiàn)象的現(xiàn)狀、發(fā)展過(guò)程及其一般規(guī)律性的工作。

２、統(tǒng)計(jì)作用。檔案統(tǒng)計(jì)工作，為制定檔案工作的方針、政策，編制檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃，開(kāi)展檔案科學(xué)研究，進(jìn)行定性分析與定量分析，提供科學(xué)的依據(jù)。

３、統(tǒng)計(jì)內(nèi)容。對(duì)檔案的收進(jìn)、移出、整理、鑒定、保管數(shù)量和狀況，以及檔案的構(gòu)成、利用、機(jī)構(gòu)和人員等情況的基本統(tǒng)計(jì)和其他專門統(tǒng)計(jì)。４、統(tǒng)計(jì)任務(wù)。對(duì)檔案和檔案工作的發(fā)展情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)調(diào)查、統(tǒng)計(jì)分析、提供資料，實(shí)行統(tǒng)計(jì)監(jiān)督。５、統(tǒng)計(jì)對(duì)象。對(duì)檔案實(shí)體及其管理狀況的統(tǒng)計(jì)和檔案事業(yè)的組織與管理現(xiàn)狀的統(tǒng)計(jì)。

６、統(tǒng)計(jì)方法。檔案統(tǒng)計(jì)工作，必須把零星的個(gè)別的原始資料，進(jìn)行綜合整理，使之成為能反映整體現(xiàn)象的資料，再進(jìn)行分析和研究，總結(jié)出典型性的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，以提高檔案的科學(xué)管理水平。

７、按期統(tǒng)計(jì)。平時(shí)必須積極收集資料，做好單項(xiàng)的統(tǒng)計(jì)；半年必須做好各項(xiàng)工作的初步統(tǒng)計(jì)；年終必須進(jìn)行全面的系統(tǒng)的統(tǒng)計(jì)。８、專人統(tǒng)計(jì)。配備統(tǒng)計(jì)人員，熟悉統(tǒng)計(jì)業(yè)務(wù)；掌握統(tǒng)計(jì)資料，數(shù)字統(tǒng)計(jì)連貫；準(zhǔn)確統(tǒng)計(jì)數(shù)字，按時(shí)統(tǒng)計(jì)上報(bào)。

檔案庫(kù)房管理制度

１、檔案保管工作，是采用一定的技術(shù)設(shè)備、措施和方法，對(duì)檔案實(shí)行科學(xué)保管和保護(hù)，防治檔案損毀，延長(zhǎng)檔案壽命，維護(hù)檔案安全。２、按專業(yè)類項(xiàng)進(jìn)行保管，做到檔案存放條理化、排列系統(tǒng)化、保管科學(xué)化，以利于檔案的保護(hù)管理。

３、堅(jiān)持以防為主、防治結(jié)合方針，切實(shí)做好檔案“十防”（即防盜、防水、防火、防潮、防塵、防鼠、防蟲(chóng)、防高溫、防強(qiáng)光、防泄密）工作，確保檔案完整安全。

４、加強(qiáng)庫(kù)房基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，逐步購(gòu)置先進(jìn)設(shè)備，改善庫(kù)房管理?xiàng)l件；引用先進(jìn)科學(xué)技術(shù)，實(shí)行科學(xué)管理。

５、庫(kù)房要保持溫度在攝氏１４－２４°Ｃ，相對(duì)濕度在４５－６０％之內(nèi)；保持清潔干凈，做到無(wú)塵、無(wú)蟲(chóng)、無(wú)鼠、無(wú)有害氣體污染。６、庫(kù)房管理人員要做到天天打掃衛(wèi)生，每天上下班各檢查一次溫濕度，每月清理二次檔案柜衛(wèi)生，發(fā)現(xiàn)有字跡褪變和紙張破損的案卷，及時(shí)進(jìn)行搶救。

７、接交進(jìn)館的檔案，要認(rèn)真清點(diǎn)，履行簽字接交手續(xù)；檔案外借，要認(rèn)真清點(diǎn)，履行批準(zhǔn)手續(xù)，并保證按期歸還；非工作人員不得進(jìn)庫(kù)房，以防意外；在庫(kù)房里不準(zhǔn)吸煙。檔案銷毀制度

１、檔案的銷毀，是指對(duì)沒(méi)有保存價(jià)值的不歸檔文件和保管期限已滿無(wú)須繼續(xù)保存的檔案進(jìn)行銷毀處理。２、檔案銷毀，必須按照國(guó)家規(guī)定檔案銷毀的標(biāo)準(zhǔn)，嚴(yán)格進(jìn)行鑒定。

３、經(jīng)過(guò)鑒定確需銷毀的檔案，必須寫(xiě)出銷毀檔案內(nèi)容分析報(bào)告，列出檔案銷毀清冊(cè)。４、檔案銷毀，必須嚴(yán)格執(zhí)行審批制度，履行批準(zhǔn)手續(xù)。

５、批準(zhǔn)銷毀的檔案，應(yīng)及時(shí)送造紙廠化為紙漿或焚毀，且要有兩人鑒銷；銷毀完畢，鑒銷人要在銷毀清冊(cè)上寫(xiě)明某曰已銷毀并簽名蓋章。６、檔案的銷毀，必須在相應(yīng)的《案卷目錄》、《檔案總登記簿》和《案卷目錄登記簿》上注明“已銷毀”。