第一篇：淺談基層社會(huì)保障檔案管理工作

淺談基層社會(huì)保障檔案管理工作

摘 要：基層檔案作為社會(huì)各行各業(yè)改革發(fā)展的真實(shí)記錄，是社會(huì)寶貴財(cái)富，基層單位檔案管理已納入國(guó)家檔案管理，有相關(guān)管理規(guī)定和標(biāo)準(zhǔn)。社會(huì)保障體系建設(shè)是構(gòu)建社會(huì)主義和諧社會(huì)的一項(xiàng)重要內(nèi)容，健全的社會(huì)保障體系是市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的推進(jìn)器，也是社會(huì)穩(wěn)定和諧的安全網(wǎng)和減震器。我國(guó)社會(huì)保障工作正在向法制化、社會(huì)化、規(guī)范化、廣泛化方向發(fā)展。社會(huì)保障檔案管理工作，是社會(huì)保障工作的一個(gè)重要內(nèi)容，也必然需要進(jìn)行創(chuàng)新。

關(guān)鍵詞：社會(huì)保障；檔案；管理

一、社會(huì)保障檔案的特點(diǎn)

（1）廣泛性。指的是參與社會(huì)保障的人員涉及廣泛?，F(xiàn)在，養(yǎng)老、醫(yī)療保健等社會(huì)保障措施的主要對(duì)象是城鎮(zhèn)居民，隨著社會(huì)保障制度的改革，中國(guó)參與社會(huì)保障體制的人員將會(huì)逐步向農(nóng)村延伸，最終使整個(gè)社會(huì)的全體公民在辦理社會(huì)保障時(shí)都會(huì)形成社會(huì)保障檔案。

（2）動(dòng)態(tài)性。指的是社會(huì)保障檔案是一個(gè)動(dòng)態(tài)變化的檔案。社會(huì)保障檔案會(huì)隨著每個(gè)人工作單位的變動(dòng)而發(fā)生關(guān)系轉(zhuǎn)移；個(gè)人工資的增減也直接影響著其各種社會(huì)保障的繳費(fèi)情況發(fā)生響應(yīng)的變化；一些社會(huì)保險(xiǎn)項(xiàng)目，如醫(yī)療保險(xiǎn)、住房公積金等經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)支用、給付等情況，這些變動(dòng)都要在其社會(huì)保障檔案中形成相應(yīng)的更改記錄。

（3）人本性。指的是社會(huì)保障檔案辦理的對(duì)象是個(gè)體的人，人是社會(huì)保障檔案的最基本的形成單位，在參與社會(huì)保障后，都會(huì)對(duì)每個(gè)人建立各自的檔案，所以說，社會(huì)保障檔案即是個(gè)人參與社會(huì)保障原始憑證，也是維護(hù)個(gè)人權(quán)益的重要證據(jù)。以人為本，人人參與，服務(wù)人人。

（4）?范性。指的是社會(huì)保障檔案是基于有關(guān)規(guī)范來辦理的。一是活動(dòng)的規(guī)范，即各類社會(huì)保險(xiǎn)具有統(tǒng)一的處理程序、收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)；其次是材料的規(guī)范，即各類社會(huì)保險(xiǎn)都規(guī)定有標(biāo)準(zhǔn)的記錄卡，登記記錄和報(bào)告，不管什么單位的員工，都將形成一致性的相關(guān)材料。

二、社會(huì)保障檔案管理中存在的問題

（1）對(duì)社會(huì)保障檔案重視不夠。由于社會(huì)保障檔案數(shù)量巨大，工作環(huán)節(jié)繁瑣，加之有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的不重視，對(duì)社會(huì)保障檔案的管理缺少相應(yīng)的軟硬件投入，人員配備、經(jīng)費(fèi)不到位的情況，在全國(guó)普遍存在，有些部門沒有專門的檔案室，該歸檔的檔案沒有歸檔，檔案隨意保存、丟失的情況比較嚴(yán)重。

（2）社會(huì)保障檔案多頭管理，管理機(jī)制沒有理順。社會(huì)保障檔案由于涉及的面比較廣泛，我國(guó)不同的類別社會(huì)保障檔案分別歸屬不同的部門管理，形成了多頭管理問題，造成不同的檔案分屬不同的部門，各部門之間信息溝通困難，一個(gè)人的保險(xiǎn)資料分別保存在不同的機(jī)構(gòu)，且管理方法各異，沒有一個(gè)完整的檔案信息中心能夠查詢到一個(gè)人的全部社會(huì)保障檔案信息。

（3）缺乏專業(yè)社會(huì)保障檔案的管理標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。社會(huì)保障檔案管理缺乏國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)，職工檔案管理仍在執(zhí)行勞動(dòng)部與國(guó)家檔案局共同制定的《企業(yè)職工檔案管理規(guī)定》，而該項(xiàng)制度中的部分條款如適用范圍、歸檔范圍、管理形式、交接流轉(zhuǎn)等規(guī)定已經(jīng)不適應(yīng)現(xiàn)實(shí)工作的需要，亟須修改。在沒有國(guó)家的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)的情況下，各地在相繼制訂了一些社會(huì)保障檔案的地方標(biāo)準(zhǔn)，如有的地市制定了公布了醫(yī)療保險(xiǎn)檔案管理辦法、低保檔案管理辦法，而全國(guó)許多地市則沒有，造成社會(huì)保障檔案的各地管理方法不統(tǒng)一。在社會(huì)保障檔案的不同專業(yè)類別中，管理的規(guī)范和水平也不一致。

三、加強(qiáng)社會(huì)保障檔案管理的建議

根據(jù)社會(huì)保障檔案的特點(diǎn)和社保工作的發(fā)展，改進(jìn)和完善我國(guó)的社會(huì)保障檔案工作，將是社保工作和檔案工作的一項(xiàng)重要內(nèi)容，筆者認(rèn)為，當(dāng)前社會(huì)保障檔案工作可以從以下幾個(gè)方面進(jìn)行一些改進(jìn)：

（1）加強(qiáng)宣傳，加大投入。在全社加大社會(huì)保障檔案工作宣傳力度，利用各種宣傳手段和宣傳渠道，廣泛宣傳社會(huì)保障檔案工作的重要性，提高每一位公民的社會(huì)保障意識(shí)，加大對(duì)社會(huì)保障檔案工作的重視程度，積極爭(zhēng)取各級(jí)黨委、政府領(lǐng)導(dǎo)對(duì)社會(huì)保障檔案工作的重視與支持，加大資金及人力投入，切實(shí)解決社會(huì)保障檔案工作中存在的人員匱乏、資金短缺、庫房緊張等實(shí)際問題，為建設(shè)和完善社會(huì)保障檔案工作創(chuàng)造良好氛圍和有利條件。

（2）完善管理機(jī)制。理順社保工作管理機(jī)制，盡可能將社保的職能工作，集中在一個(gè)職能單位完成，即實(shí)現(xiàn)養(yǎng)老、醫(yī)療、工傷、失業(yè)、生育等社會(huì)保障工作的統(tǒng)一管理，推行一條龍式的服務(wù)模式，避免社會(huì)各保障職能部門間交叉重復(fù)而造成的浪費(fèi)，實(shí)現(xiàn)社會(huì)保障檔案的集中管理，充分體現(xiàn)社會(huì)保障檔案的人本性特點(diǎn)，實(shí)現(xiàn)社會(huì)保障檔案“記錄一生，服務(wù)一生”的管理目標(biāo)。

（3）加強(qiáng)制度標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)，實(shí)現(xiàn)規(guī)范管理。大力加強(qiáng)社會(huì)保障檔案的科學(xué)化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化和制度化建設(shè)，實(shí)行科學(xué)規(guī)范的管理。加強(qiáng)對(duì)社會(huì)保障檔案的形成、整理、保管、利用各工作環(huán)節(jié)的研究，制定操作性強(qiáng)、科學(xué)統(tǒng)一的社會(huì)保障檔案管理規(guī)范，努力促進(jìn)社會(huì)保障檔案信息資源的整合與共享，提高社會(huì)保障檔案的管理效率，使其成為開展社會(huì)保障工作的有力工具。

（4）大膽創(chuàng)新，開創(chuàng)新的管理模式。在以人為本的指導(dǎo)思想下，樹立檔案為人服務(wù)的新觀念，努力開創(chuàng)新的管理模式。如長(zhǎng)春市社保局建立了退休人員檔案管理中心，解決了退休人員的養(yǎng)老金發(fā)放、社會(huì)保障檔案管理問題；南寧市推出了社會(huì)保障檔案托管服務(wù)。這些新的服務(wù)形式的開創(chuàng)，進(jìn)一步推動(dòng)了社會(huì)保障工作社會(huì)化的進(jìn)程，使社會(huì)保障檔案的管理不再依賴于企業(yè)，使職工不再為企業(yè)的破產(chǎn)和自己的退休而擔(dān)心社會(huì)保障檔案的管理問題，同時(shí)也給社會(huì)保障檔案管理帶來了新的活力。

（5）加快社會(huì)保障檔案管理信息化網(wǎng)絡(luò)化的建設(shè)。隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，建設(shè)統(tǒng)一的社會(huì)保障檔案信息網(wǎng)絡(luò)已經(jīng)迫在眉睫。利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)，社保部門可以實(shí)現(xiàn)所有社保繳費(fèi)的網(wǎng)絡(luò)征收、保費(fèi)的網(wǎng)絡(luò)支付，可以利用社會(huì)保障檔案信息網(wǎng)了解社保工作狀態(tài)，實(shí)現(xiàn)無紙化辦公，提高工作效率；用戶可以通過社保檔案信息中心的網(wǎng)站，輸入自己的社保號(hào)就可以查詢到自己的社保繳費(fèi)等情況，輕松完成繳費(fèi)、支付等所有的工作環(huán)節(jié)；通過網(wǎng)絡(luò)，可以和商業(yè)銀行的信用檔案系統(tǒng)、公安的戶籍檔案系統(tǒng)等進(jìn)行信息交互，實(shí)現(xiàn)更大范圍的信息資源共享。因此，各地社會(huì)保障部門要重視社會(huì)保障檔案的信息化建設(shè)，加大投入力度，努力建設(shè)社會(huì)保障檔案信息網(wǎng)絡(luò)。

參考文獻(xiàn)：

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[3] 佟紅霞.淺析新形勢(shì)下的基層檔案管理與發(fā)展[J].人力資源管理.2013（12）

[4] 孫明躍.對(duì)基層檔案從業(yè)人員培養(yǎng)教育的思考[J].浙江檔案.2011（05）

第二篇：基層工商所檔案管理工作

工商所檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)

一、檔案管理人員

各工商所必須配備專職檔案人員，集中統(tǒng)一管理各種門類和載體的檔案。專職檔案員負(fù)責(zé)本單位檔案收集、整理、歸檔、移交、銷毀等工作。

二、歸檔文件收集范圍

1、文書檔案：凡是反映本單位職能活動(dòng)、歷史面貌、單位和個(gè)人權(quán)益的具有查考利用價(jià)值的各種門類和載體的文件材料均屬歸檔范圍。對(duì)符合檔案管理規(guī)定的文件材料按“三合一制度”整理、著錄、歸檔。

2、電子和聲像檔案：反映本單位職能活動(dòng)的照片、錄音、錄像材料、電子文件材料。

4、實(shí)物檔案：本單位獲得的上級(jí)表彰，包括獎(jiǎng)狀，獎(jiǎng)牌，獎(jiǎng)杯以及榮譽(yù)證書等。

3、專業(yè)檔案：以所名義下發(fā)的案件檔案資料；個(gè)體工商戶資料。

三、檔案整理規(guī)范

1、文書檔案

（1）對(duì)收到的上級(jí)正式來文應(yīng)于當(dāng)天打印出來，填好來文處理簽，發(fā)全所工作人員傳閱，并簽字留存。

（2）對(duì)收到的上級(jí)各項(xiàng)階段性的工作要求，應(yīng)于該項(xiàng)工作任務(wù)完成后5個(gè)工作日內(nèi)將相關(guān)資料整理齊全并裝訂成冊(cè)備查。

（3）重要的人民來信來訪材料、領(lǐng)導(dǎo)的指示和本單位處理人民來信、來訪形成的記錄、調(diào)查處理報(bào)告等應(yīng)于來信來訪結(jié)束后3個(gè)工作日內(nèi)將相關(guān)資料整理歸檔。

（4）當(dāng)年的文書檔案應(yīng)于次年3月底以前立卷歸檔。歸檔文件以“件”為單位進(jìn)行整理，檔案內(nèi)不得有訂書針等金屬物質(zhì)。對(duì)列為永久和長(zhǎng)期保存的文件應(yīng)采用線繩裝訂，統(tǒng)一采用“三孔法”，在文件左側(cè)邊緣裝訂。裝訂完成后在每份歸檔文件上方空白處正中間蓋文書檔案歸檔章，并填寫歸檔號(hào)。對(duì)裝訂好的檔案統(tǒng)一使用市局下發(fā)的文書檔案盒裝盒，每盒裝30份歸檔文件，裝完后各所負(fù)責(zé)人和專職檔案員在盒內(nèi)備考表上簽字，盒內(nèi)備考表放于每個(gè)檔案盒底部。卷內(nèi)文件目錄要求排列有序、案卷題名整齊標(biāo)準(zhǔn)，最后按要求規(guī)范填寫好檔案盒脊背。

2、電子和聲像檔案：

（1）對(duì)本單位的所有電子文件按進(jìn)行刻錄留存，在刻錄好的磁盤上貼上編寫好的檔案號(hào)后歸檔。

（2）照片檔案整理中每張照片都應(yīng)配備照片題名、照片號(hào)、攝影時(shí)間、攝影者、照片說明5項(xiàng)基本內(nèi)容，其中照片號(hào)由全宗號(hào)、檔案號(hào)和順序號(hào)組成；照片說明字?jǐn)?shù)應(yīng)控制在50字以內(nèi)。

3、實(shí)物檔案：對(duì)本單位受到上級(jí)表彰的獎(jiǎng)狀，獎(jiǎng)牌，獎(jiǎng)杯以及榮譽(yù)證書等進(jìn)行分類整理，并按“三合一”制度要求貼上編寫好的檔案號(hào)后歸檔。

4、專業(yè)檔案

（1）以所名義下發(fā)的案件檔案應(yīng)在案件辦結(jié)后的3個(gè)工作日內(nèi)，按《工商行政管理機(jī)關(guān)行政處罰程序規(guī)定》（28號(hào)令）整理案件卷宗。并在案件卷宗右上角蓋歸檔章，按一個(gè)一個(gè)流水號(hào)填寫檔號(hào)，并將案件檔案基本信息錄入檔案管理軟件，將生成的卷內(nèi)文件目錄打印裝訂成冊(cè)，按要求存放備查。

（2）個(gè)體工商戶檔案。在整理好的個(gè)體工商戶資料目錄的右上角蓋歸檔章，并按一個(gè)一個(gè)流水號(hào)填寫歸檔號(hào)。對(duì)整理完后的個(gè)體工商戶檔案，對(duì)裝訂好的個(gè)體檔案用市局統(tǒng)一下發(fā)的檔案盒裝盒并按要求填寫檔案盒封面和脊背后歸檔。

四、檔案管理工作要求：

1、將各種門類和載體的檔案及有關(guān)資料收集齊全，整理立卷時(shí)要認(rèn)真對(duì)照我局檔案管理“三合一”制度要求分類層次分明、保管期限劃分正確。

2、歸檔文件材料應(yīng)保持其完整性和系統(tǒng)性，如有缺損，須及時(shí)考證并修補(bǔ)。

3、立卷歸檔應(yīng)嚴(yán)格按檔案制度執(zhí)行，并接受市局的監(jiān)督和指導(dǎo)。

4、檔案室要做好防火、防盜、防潮、防鼠、防蟲工作，檔案員應(yīng)做好相關(guān)溫濕度記錄。

5、借閱檔案檔案員應(yīng)做好登記工作，并負(fù)責(zé)督促借閱人員及時(shí)歸還，不得遺失污損。

6、對(duì)保管期限屆滿的檔案應(yīng)組織人員重新逐卷進(jìn)行鑒定，對(duì)無需保存的，上報(bào)市局批準(zhǔn)后按檔案管理相關(guān)規(guī)定進(jìn)行集中銷毀。

7、每形成的檔案資料必須于次年3月底前完成歸檔工作。各所專職檔案人員因工作調(diào)動(dòng)時(shí)，應(yīng)做好交接工作。

第三篇：基層工商所檔案管理工作

工商所檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)

一、檔案管理人員

各工商所必須配備專職檔案人員，集中統(tǒng)一管理各種門類和載體的檔案。專職檔案員負(fù)責(zé)本單位檔案收集、整理、歸檔、移交、銷毀等工作。

二、歸檔文件收集范圍

1、文書檔案：凡是反映本單位職能活動(dòng)、歷史面貌、單位和個(gè)人權(quán)益的具有查考利用價(jià)值的各種門類和載體的文件材料均屬歸檔范圍。對(duì)符合檔案管理規(guī)定的文件材料按“三合一制度”整理、著錄、歸檔。

2、電子和聲像檔案：反映本單位職能活動(dòng)的照片、錄音、錄像材料、電子文件材料。

4、實(shí)物檔案：本單位獲得的上級(jí)表彰，包括獎(jiǎng)狀，獎(jiǎng)牌，獎(jiǎng)杯以及榮譽(yù)證書等。

3、專業(yè)檔案：以所名義下發(fā)的案件檔案資料；個(gè)體工商戶資料。

三、檔案整理規(guī)范

1、文書檔案

（1）對(duì)收到的上級(jí)正式來文應(yīng)于當(dāng)天打印出來，填好來文處理簽，發(fā)全所工作人員傳閱，并簽字留存。

（2）對(duì)收到的上級(jí)各項(xiàng)階段性的工作要求，應(yīng)于該項(xiàng)工作

任務(wù)完成后5個(gè)工作日內(nèi)將相關(guān)資料整理齊全并裝訂成冊(cè)備查。

（3）重要的人民來信來訪材料、領(lǐng)導(dǎo)的指示和本單位處理人民來信、來訪形成的記錄、調(diào)查處理報(bào)告等應(yīng)于來信來訪結(jié)束后3個(gè)工作日內(nèi)將相關(guān)資料整理歸檔。

（4）當(dāng)年的文書檔案應(yīng)于次年3月底以前立卷歸檔。歸檔文件以“件”為單位進(jìn)行整理，檔案內(nèi)不得有訂書針等金屬物質(zhì)。對(duì)列為永久和長(zhǎng)期保存的文件應(yīng)采用線繩裝訂，統(tǒng)一采用“三孔法”，在文件左側(cè)邊緣裝訂。裝訂完成后在每份歸檔文件上方空白處正中間蓋文書檔案歸檔章，并填寫歸檔號(hào)。對(duì)裝訂好的檔案統(tǒng)一使用市局下發(fā)的文書檔案盒裝盒，每盒裝30份歸檔文件，裝完后各所負(fù)責(zé)人和專職檔案員在盒內(nèi)備考表上簽字，盒內(nèi)備考表放于每個(gè)檔案盒底部。卷內(nèi)文件目錄要求排列有序、案卷題名整齊標(biāo)準(zhǔn)，最后按要求規(guī)范填寫好檔案盒脊背。

2、電子和聲像檔案：

（1）對(duì)本單位的所有電子文件按進(jìn)行刻錄留存，在刻錄好的磁盤上貼上編寫好的檔案號(hào)后歸檔。

（2）照片檔案整理中每張照片都應(yīng)配備照片題名、照片號(hào)、攝影時(shí)間、攝影者、照片說明5項(xiàng)基本內(nèi)容，其中照片號(hào)由全宗號(hào)、檔案號(hào)和順序號(hào)組成；照片說明字?jǐn)?shù)應(yīng)控制在50字以內(nèi)。

3、實(shí)物檔案：對(duì)本單位受到上級(jí)表彰的獎(jiǎng)狀，獎(jiǎng)牌，獎(jiǎng)杯以及榮譽(yù)證書等進(jìn)行分類整理，并按“三合一”制度要求貼上編寫好的檔案號(hào)后歸檔。

4、專業(yè)檔案

（1）以所名義下發(fā)的案件檔案應(yīng)在案件辦結(jié)后的3個(gè)工作日內(nèi)，按《工商行政管理機(jī)關(guān)行政處罰程序規(guī)定》（28號(hào)令）整理案件卷宗。并在案件卷宗右上角蓋歸檔章，按一個(gè)一個(gè)流水號(hào)填寫檔號(hào)，并將案件檔案基本信息錄入檔案管理軟件，將生成的卷內(nèi)文件目錄打印裝訂成冊(cè)，按要求存放備查。

（2）個(gè)體工商戶檔案。在整理好的個(gè)體工商戶資料目錄的右上角蓋歸檔章，并按一個(gè)一個(gè)流水號(hào)填寫歸檔號(hào)。對(duì)整理完后的個(gè)體工商戶檔案，對(duì)裝訂好的個(gè)體檔案用市局統(tǒng)一下發(fā)的檔案盒裝盒并按要求填寫檔案盒封面和脊背后歸檔。

四、檔案管理工作要求：

1、將各種門類和載體的檔案及有關(guān)資料收集齊全，整理立卷時(shí)要認(rèn)真對(duì)照我局檔案管理“三合一”制度要求分類層次分明、保管期限劃分正確。

2、歸檔文件材料應(yīng)保持其完整性和系統(tǒng)性，如有缺損，須及時(shí)考證并修補(bǔ)。

3、立卷歸檔應(yīng)嚴(yán)格按檔案制度執(zhí)行，并接受市局的監(jiān)督和指導(dǎo)。

4、檔案室要做好防火、防盜、防潮、防鼠、防蟲工作，檔案員應(yīng)做好相關(guān)溫濕度記錄。

5、借閱檔案檔案員應(yīng)做好登記工作，并負(fù)責(zé)督促借閱人員及時(shí)歸還，不得遺失污損。

6、對(duì)保管期限屆滿的檔案應(yīng)組織人員重新逐卷進(jìn)行鑒定，對(duì)無需保存的，上報(bào)市局批準(zhǔn)后按檔案管理相關(guān)規(guī)定進(jìn)行集中銷毀。

7、每形成的檔案資料必須于次年3月底前完成歸檔工作。各所專職檔案人員因工作調(diào)動(dòng)時(shí)，應(yīng)做好交接工作。

第四篇：基層藥監(jiān)檔案管理工作之我見

作為一種重要的信息資源，檔案在食品藥品市場(chǎng)監(jiān)管和保障群眾飲食用藥安全中發(fā)揮著積極重要的作用。檔案工作的好壞，將直接影響食品藥品監(jiān)管各項(xiàng)工作的開展。因此檔案管理工作是食品藥品監(jiān)管眾多工作中不可忽視的一項(xiàng)重要性、基礎(chǔ)性工作。

一、基層縣局檔案管理的特點(diǎn)

影響基層檔案管理的特點(diǎn)包括積極的和消極的兩個(gè)方面。積極的方面：

（一）組建時(shí)間不長(zhǎng)，一些材料仍可以搜集并補(bǔ)充歸檔。也就是收集材料的時(shí)間跨度不大，如筆者所在的**縣藥監(jiān)局于2002年7月29日掛牌成立，增加食品綜合監(jiān)管職能后，于2004年12月8日，掛**縣食品藥品監(jiān)督管理局牌子?，F(xiàn)在離組建之初不滿6年，利于搜集未及時(shí)歸檔的相關(guān)材料。

（二）垂直管理的行政管理模式，縮短了機(jī)構(gòu)組建時(shí)間，包括檔案管理在內(nèi)的各項(xiàng)工作快速高效地開展起來。在省市局的直接領(lǐng)導(dǎo)下，根據(jù)三定方案很快配齊了班子、較快地選調(diào)、招收了工作人員，作為檔案管理的業(yè)務(wù)股室──辦公室，在最早的時(shí)間開展起了工作,這對(duì)最初的檔案管理起到了關(guān)鍵的作用。

（三）檔案管理得到了重視。歷屆局領(lǐng)導(dǎo)都對(duì)檔案管理非常重視，投入資金購置了一些檔案管理設(shè)備及工具，如檔案柜、檔案盒及切紙刀等。在前幾年人手缺乏時(shí)，還臨時(shí)聘請(qǐng)了檔案管理專業(yè)人才對(duì)以前的檔案進(jìn)行了歸檔。特別是近年來，更是從源頭開始，注重檔案管理工作。為便于收集保存有關(guān)材料，特為辦公室配備了攝影機(jī)、照相機(jī)、可刻錄光盤計(jì)算機(jī)等一些設(shè)備。

事物都有兩面性，正因?yàn)槭切鲁闪⒌臋C(jī)構(gòu)，要將檔案管理這樣的單項(xiàng)工作開展好需要一段過程。在機(jī)構(gòu)成立之初，面臨著事情多、人手不夠、經(jīng)費(fèi)少、無檔案庫房、無檔案管理人員的問題，往往檔案管理工作落入了“說起來重要，做起來次要，忙起來不要”的尷尬境地，必然給檔案管理帶來了消極的影響。

二、基層食品藥品監(jiān)管檔案管理易忽視的幾點(diǎn)

隨著機(jī)構(gòu)幾年來的發(fā)展，檔案管理也投入了大量的人力、物力、財(cái)力，檔案管理水平顯著提高。一些基層局也專門設(shè)置了檔案庫房、辦公室、閱覽室，購置了檔案裝訂機(jī)、先進(jìn)檔案柜，制定了檔案管理相關(guān)制度，建立了檔案檢索工具，藥監(jiān)檔案管理工作得到了較快發(fā)展?，F(xiàn)根據(jù)檔案管理的要求，結(jié)合食品藥品監(jiān)管的特點(diǎn)，列舉一些在檔案管理具體業(yè)務(wù)中容易忽視的一些問題，與大家共同探討。

1、行政處罰案卷未及時(shí)按序移交檔案室

行政處罰決定書等文書都是具有法律效力的材料，有較強(qiáng)的強(qiáng)制力和約束力，具有特定的法律效力。行政處罰檔案是行政檢查及處罰的原始記錄，如現(xiàn)場(chǎng)檢查筆錄、調(diào)查筆錄、重大案件合議筆錄等一般都是手抄孤本。要求檔案安全保護(hù)措施嚴(yán)密，稍一疏忽，造成材料丟失，就是難以彌補(bǔ)的損失。檔案室相對(duì)于辦案業(yè)務(wù)股室，保管條件和防范措施要好。另外，業(yè)務(wù)股室管理檔案人員大多是兼職、人員變化快，加上交接難以規(guī)范，容易出現(xiàn)檔案管理鏈的脫節(jié)，影響檔案安全。所以行政處罰檔案不能長(zhǎng)時(shí)期存放于業(yè)務(wù)股室，最好是在案卷辦結(jié)一年內(nèi)，及時(shí)歸檔移交到檔案室，并做好細(xì)致的交接手續(xù)。檔案室將按-類別-案號(hào)，一案一號(hào)歸檔。

2、機(jī)關(guān)成立、名稱變化、職能改變時(shí)要注意收集檔案

機(jī)關(guān)成立之初、增加食品綜合監(jiān)管職能更名為食品藥品監(jiān)督管理局之際，將產(chǎn)生許多諸如“三定”方案、掛牌儀式、人員調(diào)整、職能變化、經(jīng)費(fèi)上劃等重要檔案。這些檔案記錄著組織機(jī)構(gòu)的演變發(fā)展過程，極其重要。特別是掛牌儀式等重大活動(dòng)的聲像資料，若當(dāng)時(shí)沒收集，以后將無法補(bǔ)充。

3、機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)更替、職工花名冊(cè)，要定期和隨時(shí)收集

檔案管理也要堅(jiān)持“以人為本”，機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的變更，關(guān)鍵時(shí)期的職工崗位情況，職工變動(dòng)情況要及時(shí)收集歸檔。職工花名冊(cè)要按制表、蓋章歸檔。這些檔案在編制單位大事記和作為職工個(gè)人檔案的補(bǔ)充將起到重要作用。如這次省局編制食品藥品監(jiān)管志時(shí)，就需要基層局提供此方面相關(guān)材料。

4、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、總結(jié)需按要求歸檔

各類統(tǒng)計(jì)報(bào)表、總結(jié)在按要求報(bào)送外，同時(shí)留存一份存檔。對(duì)于人、財(cái)、物方面重要的報(bào)表，還需單位負(fù)責(zé)人簽字、蓋章后存檔。

5、領(lǐng)導(dǎo)檢查指導(dǎo)工作、市場(chǎng)監(jiān)管等重要活動(dòng)時(shí)的聲像檔案

各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)來單位檢查指導(dǎo)工作、參加重要活動(dòng)，單位組織開展的專項(xiàng)整治檢查、市場(chǎng)秩序整頓等重要執(zhí)法活動(dòng)時(shí)，盡可能做好攝像工作，同時(shí)要配備相關(guān)的文字材料。聲像檔案以形象性、直觀性的特點(diǎn)，真實(shí)地反映歷史，再現(xiàn)許多活動(dòng)的場(chǎng)面和細(xì)節(jié)，有著文書檔案難以替代的作用，是目前檔案資料中及其珍貴的資料。

6、固定資產(chǎn)管理檔案

辦公房建設(shè)招投標(biāo)、圖紙、承包合同、租賃合同，設(shè)備驗(yàn)收單、資產(chǎn)交接單，固定資產(chǎn)報(bào)廢申請(qǐng)單、資產(chǎn)處置審批表等。此類檔案記錄著固定資產(chǎn)管理的全過程，利于明晰責(zé)任，促進(jìn)資產(chǎn)管理工作。

7、機(jī)關(guān)工作亮點(diǎn)、特色及被有關(guān)媒體報(bào)道的相關(guān)資料要?dú)w檔

如我局分片監(jiān)管模式的探索、農(nóng)村藥品“兩網(wǎng)”建設(shè)成果及經(jīng)驗(yàn)介紹。以及被市級(jí)以上媒體報(bào)道過的好的作法。要按類分不同載體歸檔。

8、榮譽(yù)檔案

集體被上級(jí)部門評(píng)為先進(jìn)單位，單項(xiàng)工作和個(gè)人獲有關(guān)部門表彰的，要將審批表、通報(bào)表彰文件及相關(guān)材料歸檔。

9、會(huì)議檔案

黨組、局長(zhǎng)辦公會(huì)議記錄，縣政府召開的有關(guān)食品藥品監(jiān)管的重要會(huì)議記錄、領(lǐng)導(dǎo)發(fā)言稿、會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)、會(huì)議通知等要分類別歸檔。

10、大事記

按將機(jī)關(guān)重要的事情編寫機(jī)關(guān)大事記，一并存入當(dāng)年檔案。

三、需要加強(qiáng)的幾個(gè)方面。

（一）強(qiáng)化領(lǐng)導(dǎo)，健全管理制度。

要成立檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組，各股室要指定具體負(fù)責(zé)所在股室檔案工作的人員，利于各類檔案資料的收集。制定檔案員職責(zé)，檔案保密、查閱、庫房管理等相關(guān)制度，同時(shí)檔案室要設(shè)立案卷借閱登記簿、檔案收進(jìn)移出登記簿、室內(nèi)檔案統(tǒng)計(jì)臺(tái)賬等，并完善檢索工具和專題參考資料的編制工作。

（二）加強(qiáng)培訓(xùn)，提升管理水平。

組織干部職工認(rèn)真學(xué)習(xí)《檔案法》、《檔案法實(shí)施辦法》，提高干部職工對(duì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)。全體人員積極參與檔案管理工作，營(yíng)造良好的檔案管理環(huán)境。在工作實(shí)踐中加強(qiáng)對(duì)專兼職檔案員的培訓(xùn)，定期組織管理人員到相關(guān)部門學(xué)習(xí)檔案管理專業(yè)知識(shí)。

（三）加大投入，加強(qiáng)基礎(chǔ)建設(shè)。

要加大資金投入，設(shè)立條件較好的檔案室，配備檔案柜、空氣加（除）濕器、實(shí)物展示柜、檔案裝訂機(jī)等硬件設(shè)施。

（四）開拓創(chuàng)新，積極利用新技術(shù)、新方法。

積極探索實(shí)行計(jì)算機(jī)管理檔案，購置先進(jìn)的檔案軟件。利用先進(jìn)技術(shù)和設(shè)備既可提高工作效率、減輕工作強(qiáng)度，又使檔案美觀整齊規(guī)范，方便檔案查詢，增強(qiáng)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化規(guī)范化。

第五篇：檔案管理工作

管理工作（25分）管理措施

（3分）

（1）學(xué)習(xí)、宣傳、貫徹《檔案法》及《檔案法實(shí)施辦法》，對(duì)檔案工作有部署、有檢查、有切實(shí)可行的考核辦法、獎(jiǎng)勵(lì)措施。聽匯報(bào)、實(shí)地考核，查看有關(guān)文件與原始記錄

（2）機(jī)關(guān)檔案工作已納入機(jī)關(guān)工作計(jì)劃或目標(biāo)管理。

（3）機(jī)關(guān)檔案工作已列入分客領(lǐng)導(dǎo)的崗位責(zé)任制，作為考績(jī)內(nèi)容。機(jī)構(gòu)人員

（1）建立了與本機(jī)關(guān)檔案工作任務(wù)相適應(yīng)的綜合檔案機(jī)構(gòu)。

（2）配備了與本機(jī)關(guān)檔案工作任務(wù)相適應(yīng)的檔案人員。

（3）所配檔案干部具有大專以上學(xué)識(shí)水平，經(jīng)過市級(jí)以上檔案專業(yè)五門主要課程的培訓(xùn)和業(yè)務(wù)培訓(xùn)。

（4）檔案人員忠于職守、遵守紀(jì)律、熟悉業(yè)務(wù)。管理體制（3分）

（1）明確有1名機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)分管檔案工作；明確有1名機(jī)關(guān)綜合部門負(fù)責(zé)人主管檔案工作。

（2）對(duì)檔案和檔案工作實(shí)行了綜合管理，即對(duì)本機(jī)關(guān)檔案工作實(shí)行了統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一制度、統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)；對(duì)本機(jī)關(guān)各種門類、各種載體的檔案實(shí)體及資料實(shí)行了集中保管。

（3）建立了以機(jī)關(guān)檔案綜合管理機(jī)構(gòu)為中心的檔案管理網(wǎng)絡(luò)。職能任務(wù)（7分）

（1）對(duì)本機(jī)關(guān)文書部門和業(yè)務(wù)部門形成的各種門類和載體的文件材料歸檔工作進(jìn)行了指導(dǎo)和監(jiān)督；并將文件材料的收集、歸檔工作列入了有關(guān)人員、部門的職責(zé)范圍。

聽匯報(bào)、實(shí)地考核，查看有關(guān)文件與原始記錄

（2）對(duì)本機(jī)關(guān)所屬單位的檔案工作開展了正常的業(yè)務(wù)指導(dǎo)與監(jiān)督工作，并取得了顯著成績(jī)。5 管理制度（5分）

制訂了符合規(guī)范化的檔案管理制度：立卷歸檔制度、檔案保管制度、檔案保密制度、檔案利用制度、檔案人員崗位責(zé)任制等制度。并得到落實(shí)。業(yè)務(wù)聯(lián)系（3分）

（1）主動(dòng)接受檔案行政管理機(jī)關(guān)的指導(dǎo)與監(jiān)督，切實(shí)改進(jìn)本機(jī)關(guān)的檔案工作。

（2）積極參加協(xié)作組活動(dòng)，并較好地完成檔案行政管理部門交辦的任務(wù)。

二 保管設(shè)施（15分）用房（5分）

（1）有保管檔案的專門庫房。

2．5

現(xiàn)場(chǎng)考核

（2）檔案庫房安全適用，有防火、防盜、防鼠、防塵、防強(qiáng)光、防潮等措施。

2．52

裝具（10分）

（1）有足夠的檔案柜、箱，并統(tǒng)一規(guī)范。

2．5

（2）配有溫濕度計(jì)、消防器材、吸塵器、去濕機(jī)。

4．5

（3）檔案庫房和柜箱內(nèi)配有防蟲、防霉等藥物。

三 業(yè)務(wù)建設(shè)（40分）立卷（16分）

（1）采取了與本機(jī)關(guān)工作相適應(yīng)的立卷方法。現(xiàn)場(chǎng)考核，查看有關(guān)文件，抽查案卷（跨度較長(zhǎng)）

（2）制訂了本機(jī)關(guān)的檔案分類類目、歸檔范圍、保管期限表，并符合業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范。2

（3）歸檔文件材料齊全、完整，歸檔率、完整率達(dá)95%。

（4）1986年來檔案立卷質(zhì)量基本符合《機(jī)關(guān)檔案工作業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范》要求：組卷合理，保管期限劃分準(zhǔn)確；案卷標(biāo)題擬寫準(zhǔn)確；案卷封面按規(guī)定填寫清楚；卷內(nèi)文件排列有序；卷內(nèi)目錄清晰；備考表填寫完整；裝訂結(jié)實(shí)整齊，裝具統(tǒng)一規(guī)范。

（5）檔案字跡材料基本符合國(guó)家有關(guān)規(guī)定的質(zhì)量要求。

收集（4分）

（1）按期做好各種門類、各種載體檔案的接收工作，對(duì)檔案資料實(shí)行了集中保管。2 各類檔案實(shí)體（人事檔案除外）與目錄未實(shí)行統(tǒng)一管理的酌情扣分。

（2）應(yīng)歸檔保存的各種門類、各種載體檔案的資料收集齊全，歸檔及時(shí)。

整理（8分）

（1）各類檔案、資料均已整理編目、上架，并符合規(guī)范編制了目錄號(hào)，無積存文件。4 現(xiàn)場(chǎng)考核

（2）已按機(jī)關(guān)檔案、資料的內(nèi)容和載體，制訂了統(tǒng)一的、科學(xué)的分類方案。

（3）已按不同門類、載體和不同的保管期限分別排列，并做到規(guī)范、有序、方法一致。24

保管（7分）

（1）建立了全宗卷，卷內(nèi)材料不少于三種；有檔案資料存放示意圖。

現(xiàn)場(chǎng)考核，查看有關(guān)原始資料

（2）測(cè)記庫房溫濕度正常，在高溫、高濕季節(jié)采取了積極措施。

（3）檔案基本無霉變、褪色、塵污、破損、蟲蛀、鼠咬等現(xiàn)象，并開展了定期檢查、有原始記錄。

（4）對(duì)永長(zhǎng)破損、褪色檔案進(jìn)行了修復(fù)或復(fù)制，并80%完成。

鑒定統(tǒng)計(jì)（3分）

（1）建立了檔案鑒定工作制度，成立了鑒定小組，定期進(jìn)行鑒定、銷毀工作，手續(xù)完備。

1（2）檔案的收進(jìn)移出登記及時(shí)，統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)準(zhǔn)確，帳物相符，各類檔案統(tǒng)計(jì)臺(tái)帳齊全。1

查看有關(guān)文件、臺(tái)帳，查看原始記錄。

（3）準(zhǔn)確編制檔案工作情況統(tǒng)計(jì)年報(bào)，上報(bào)及時(shí)

移交（2分）

（1）按規(guī)定向檔案館及時(shí)移交檔案、案卷質(zhì)量符合進(jìn)館要求。

（2）檔案人員工作變動(dòng)時(shí)，交接制度健全、移交手續(xù)完備。

四

利用服務(wù)（20分）

檢索工具（9分）

（1）按不同門類、不同保管期限，不同載體分別編制室藏全部檔案的案卷目錄。4

如編有其它簡(jiǎn)便適用的檢索工具可予適當(dāng)加分，計(jì)算機(jī)檢索檔案可加1分，加分不超過2分。

（2）永久、長(zhǎng)期檔案全部編制了全引目錄或文件卡片。

（3）有文卷號(hào)索引，并有五種專題目錄（索引）或卡片（三年以上）。

利用（5分）

（1）檔案人員熟悉室藏，調(diào)卷迅速準(zhǔn)確，四分鐘內(nèi)準(zhǔn)確查到一份永久和長(zhǎng)期檔案。2

現(xiàn)場(chǎng)考核查看有關(guān)材料

（2）有檔案資料查借閱和利用效果登記簿，并堅(jiān)持做好利用效果收集工作。

（3）編有利用事例匯編。

編研（6分）

編有：（1）全宗指南；（2）組織沿革；（3）發(fā)文匯編；（4）基礎(chǔ)數(shù)據(jù)匯編；（5）專題匯編；

（6）機(jī)關(guān)歷年大事記。

如編定了有衫價(jià)值，能反映本單位特色的可以適當(dāng)加分；加分不超過2

中華人民共和國(guó)檔案法

第一章 總 則

第一條 為了加強(qiáng)對(duì)檔案的管理和收集、整理工作，有效地保護(hù)和利用檔案，為社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)，制定本法。

第二條 本法所稱的檔案，是指過去和現(xiàn)在的國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織以及個(gè)人從事政治、軍事、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、技術(shù)、文化、宗教等活動(dòng)直接形成的對(duì)國(guó)家和社會(huì)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。

第三條 一切國(guó)家機(jī)關(guān)、武裝力量、政黨、社會(huì)團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和公民都有保護(hù)檔案的義務(wù)。

第四條 各級(jí)人民政府應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，把檔案事業(yè)的建設(shè)列入國(guó)民經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展計(jì)劃。

第五條 檔案工作實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理的原則，維護(hù)檔案完整與安全，便于社會(huì)各方面的利用，第二章 檔案機(jī)構(gòu)及其職責(zé)

第六條 國(guó)家檔案行政管理部門主管全國(guó)檔案事業(yè)，對(duì)全國(guó)的檔案事業(yè)實(shí)行統(tǒng)籌規(guī)劃，組織協(xié)調(diào)，統(tǒng)一制度，監(jiān)督和指導(dǎo)。

縣級(jí)以上地方各級(jí)人民政府的檔案行政管理部門主管本行政區(qū)域內(nèi)的檔案事業(yè)，并對(duì)本行政區(qū)域內(nèi)機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織的檔案工作實(shí)行監(jiān)督和指導(dǎo)。

鄉(xiāng)、民族鄉(xiāng)、鎮(zhèn)人民政府應(yīng)當(dāng)指定人員負(fù)責(zé)保管本機(jī)關(guān)的檔案，并對(duì)所屬單位的檔案工作實(shí)行監(jiān)督和指導(dǎo)。

第七條 機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織的檔案機(jī)構(gòu)或者檔案工作人員，負(fù)責(zé)保管本單位的檔案，并對(duì)所屬機(jī)構(gòu)的檔案工作實(shí)行監(jiān)督和指導(dǎo)。

第八條 中央和縣級(jí)以上地方各級(jí)各類檔案館，是集中管理檔案的文化事業(yè)機(jī)構(gòu)，負(fù)責(zé)接收、收集、整理、保管和提供利用各分管范圍內(nèi)的檔案。

第九條 檔案工作人員應(yīng)當(dāng)忠于職守，遵守紀(jì)律，具備專業(yè)知識(shí)。

在檔案的收集、整理、保護(hù)和提供利用等方面成績(jī)顯著的單位或者個(gè)人，由各級(jí)人民政府給予獎(jiǎng)勵(lì)。

第三章 檔案的管理

第十條 對(duì)國(guó)家規(guī)定的應(yīng)當(dāng)立卷歸檔的材料，必須按照規(guī)定，定期向本單位檔案機(jī)構(gòu)或者檔案工作人員移交，集中管理，任何個(gè)人不得據(jù)為已有。

國(guó)家規(guī)定不得歸檔的材料，禁止擅自歸檔。

第十一條 機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織必須按照國(guó)家規(guī)定，定期向檔案館移交檔案。