第一篇：檔案管理工作規(guī)范

檔案管理工作規(guī)范

一、工作事項

1、檔案材料收集、鑒別、分類、歸檔、立卷整理工作。

2、檔案查閱工作。

3、檔案轉(zhuǎn)遞工作。

4、檔案安全、保護(hù)、保密工作。

5、檔案整理工作。

6、檔案材料清理、清退工作。

二、工作權(quán)限

1、保管好檔案，為有關(guān)部門提供檔案資料信息。

2、負(fù)責(zé)辦理檔案的查閱和轉(zhuǎn)遞。

3、經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，按有關(guān)規(guī)定要求承辦外借檔案。

4、經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，按有關(guān)規(guī)定要求承辦檔案材料銷毀。

三、工作標(biāo)準(zhǔn)

1、堅持原則、嚴(yán)格按照檔案管理工作的各項規(guī)章制度辦事。

2、采取多種形式，全面、及時地做好材料的收集工作，認(rèn)真、細(xì)致地做好鑒別、歸檔、整理工作。

3、遵守保密制度和閱檔規(guī)定，嚴(yán)格查閱、利用手續(xù)，為前來查閱的同志提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。

4、根據(jù)檔案保管、保護(hù)的規(guī)定，做好檔案的“六防”措施，發(fā)現(xiàn)問題及時解決。

四、工作程序

（一）干部人事檔案整理工作程序

1、對收集的材料進(jìn)行鑒別、編號、歸檔。

2、檔案的整理

①材料分類；②編“類頁號”；③抄寫檔案目錄；④填寫工資變動表；⑤對不符和規(guī)定的材料進(jìn)行技術(shù)加工；⑥裝訂；⑦校對；⑧驗收；⑨編寫索引號；⑩放入檔案櫥。

（二）文書檔案整理工作程序

1、材料收集、鑒別、分類。

2、文書檔案材料整理

①編寫頁號；②抄寫卷內(nèi)目錄；③技術(shù)加工；④裝訂；⑤驗收；⑥編寫目錄號、歸檔號；⑦裝入檔案盒；⑧放入檔案櫥。

（三）檔案查、借閱程序

1、查閱人須持單位介紹信或檔案查閱審批表。

2、經(jīng)檔案管理人員審查并符合規(guī)定，辦理閱檔登記。

3、按名單提取檔案。

4、查閱人在閱檔室進(jìn)行查閱。如果需抄寫檔案內(nèi)容，須經(jīng)檔案管理人員同意。

5、因特殊情況需借閱檔案的，由借檔單位寫出申請，經(jīng)分管局長同意后，辦理有關(guān)借閱手續(xù)。

6、查、借閱完后，檔案管理人員對所查、借閱的檔案進(jìn)行審查，確認(rèn)無誤后，放回原處。

（四）干部人事檔案轉(zhuǎn)遞工作程序

1、轉(zhuǎn)入檔案。①因工作調(diào)動轉(zhuǎn)入的檔案，由干部科提供檔案，并辦理交接手續(xù)；②新參加工作的大中專畢業(yè)生檔案，轉(zhuǎn)正定級后，由人才市場檔案管理人員轉(zhuǎn)交局檔案室，辦理交接手續(xù)。③填寫轉(zhuǎn)入檔案登記表；④對轉(zhuǎn)入的人事檔案，按規(guī)定整理后，編寫索引號，放入檔案櫥。

2、轉(zhuǎn)出檔案。①因工作調(diào)動需轉(zhuǎn)出的干部人事檔案，由干部科提供名單，并在檔案室辦理提檔手續(xù)；② 提拔副局（科）級以上職務(wù)人員的檔案，按市委組織部提供名單提取檔案，填寫《干部人事檔案轉(zhuǎn)遞通知單》，連同檔案一并交組織部；③檔案管理人員在索引上用紅筆注明檔案轉(zhuǎn)出時間、轉(zhuǎn)往單位；④填寫轉(zhuǎn)出檔案登記表；⑤檔案回執(zhí)收到后，貼在存根上，長期保存。

（五）文書檔案轉(zhuǎn)遞工作程序

根據(jù)檔案局的統(tǒng)一安排，經(jīng)局領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，辦理入館事宜。①按要求對入館檔案進(jìn)行審查、整理；②打印卷內(nèi)目錄、全宗目錄；③入館文書檔案驗收；④檔案移交；⑤辦理交接手續(xù)。

第二篇：檔案管理工作規(guī)范

檔案管理工作規(guī)范

檔案管理制度

一、為規(guī)范國欣總會營銷中心檔案管理，增強檔案的實用性和有效性，特制定本制度。

二、歸檔范圍，計劃、人事檔案、委托書、協(xié)議、合同、項目方案、通知等具有參考價值的文件資料。

三、檔案管理由各部門辦公室人員管理負(fù)責(zé)。

四、相關(guān)檔案管理人的職責(zé)：保證部門的原始資料及單據(jù)齊全完整、安全保密和使用方便。

五、資料的收集與整理

1.在檔案資料歸檔期，由檔案負(fù)責(zé)人分別向各負(fù)責(zé)人收集應(yīng)該歸檔的原始資料及相關(guān)合同。各主管部門經(jīng)理應(yīng)積極配合與支持。

2、凡應(yīng)該及時歸檔的資料，由檔案管理人負(fù)責(zé)及時歸檔、整理。

六、資料的分類與歸檔

1.檔案資料的分類依據(jù)資料的相關(guān)類型執(zhí)行。

2.公司檔案資料的歸檔應(yīng)及時準(zhǔn)確，確保無損壞丟失

3．檔案管理者必須做到：①愛護(hù)檔案，保持整潔，嚴(yán)禁涂改。②注意安全保密，嚴(yán)禁擅自翻印、抄錄、轉(zhuǎn)借、遺失。

八、檔案的銷毀

1.非經(jīng)允許不得隨意銷毀。

2.當(dāng)某些檔案到了銷毀期時，由檔案管理員及相關(guān)責(zé)任人確認(rèn)后銷毀。

第三篇：中小學(xué)校檔案管理工作規(guī)范

中小學(xué)校檔案管理工作規(guī)范

一、檔案工作的基本原則

（一）學(xué)校檔案是指在教學(xué)、科研、黨政管理和其他各項活動中直接形成的具有保存價值的文字、圖表、聲像等不同載體的歷史記錄。

（二）學(xué)校檔案工作是辦好學(xué)校的重要基礎(chǔ)工作之一，是衡量學(xué)校教育質(zhì)量和管理水平的一個重要標(biāo)志，也是評估學(xué)校全面建設(shè)的重要內(nèi)容之一。

（三）學(xué)校必須按照《山東省中小學(xué)檔案管理暫行辦法》管理好本校檔案。本校檔案必須實行集中統(tǒng)一管理，確保完整、準(zhǔn)確、安全、便于開發(fā)利用。

（四）學(xué)校應(yīng)制定立卷歸檔制度，逐步做到“三納入”、“四同步”：納入學(xué)校工作計劃和規(guī)劃、納入管理制度、納入各部門的職責(zé)范圍和有關(guān)人員崗位責(zé)任制；在布臵、檢查、總結(jié)、驗收各項工作時，要同時考慮做好檔案工作。

（五）學(xué)校應(yīng)設(shè)立綜合檔案室，明確一位校領(lǐng)導(dǎo)分管檔案工作，校內(nèi)各部門要有一位負(fù)責(zé)人分管本部門的檔案工作，并配備適當(dāng)?shù)膶＃妫┞殭n案人員。學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)要關(guān)心檔案人員的思想、工作、生活，不斷提高檔案人員的政治、業(yè)務(wù)素質(zhì)。檔案人員應(yīng)相對穩(wěn)定。

（六）學(xué)校要把檔案工作列入學(xué)校發(fā)展計劃，在人員、經(jīng)費、庫房、設(shè)備等方面給予保證。

（七）學(xué)校檔案工作要逐步從經(jīng)驗管理向科學(xué)管理轉(zhuǎn)變，采用電子計算機等先進(jìn)技術(shù)管理檔案，大力開發(fā)檔案信息資源，滿足教學(xué)和各項工作需要。

二、檔案室的主要任務(wù)

（一）貫徹執(zhí)行黨和國家檔案工作的方針、政策和法規(guī)，規(guī)劃全校檔案工作。

（二）制定本校檔案工作規(guī)章制度，監(jiān)督、指導(dǎo)檢查執(zhí)行情況。

（三）負(fù)責(zé)收集、征集、整理、分類、鑒定、保管和統(tǒng)計全校各類檔案及有關(guān)資料。

（四）開展檔案的利用工作。

（五）參加信息工作的整體化建設(shè)，負(fù)責(zé)編輯檔案參考資料，編制檢索工具，積極開發(fā)檔案信息資源。

（六）參加檔案工作協(xié)作、學(xué)術(shù)研究和交流活動。

（七）接受同級檔案部門及上級業(yè)務(wù)主管部門的監(jiān)督指導(dǎo)，培訓(xùn)全校各有關(guān)部門兼職檔案工作人員。

（八）開展檔案宣傳工作和利用者教育活動。

（九）完成學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他任務(wù)。

三、檔案工作的制度建設(shè)

（一）綜合性的規(guī)章制度，包括各種綜合性的實施辦法、細(xì)則和規(guī)定。

（二）立卷、單份文件歸檔制度，包括各種門類和載體的檔案歸檔范圍、歸檔時間和歸檔要求。

（三）檔案保管制度，包括檔案的安全保護(hù)和庫房、設(shè)備的管理措施。

（四）檔案的保密、保衛(wèi)制度，包括檔案的保密、保衛(wèi)措施和對檔案人員的相應(yīng)要求。

（五）檔案統(tǒng)計制度，包括統(tǒng)計時間、類別、數(shù)量、內(nèi)容、檢索和利用工作。

（六）利用制度，包括利用手續(xù)、方式、要求、批準(zhǔn)權(quán)限和管理辦法等。

（七）檔案的鑒定制度，包括鑒定原則、范圍、組織、辦法、程序、手續(xù)等。

（八）崗位責(zé)任制，包括目標(biāo)、職責(zé)、權(quán)限、任務(wù)、考核、獎懲措施等。

四、檔案人員的素質(zhì)要求

（一）能認(rèn)真執(zhí)行黨和國家方針政策、公正廉潔，嚴(yán)守黨和國家機密。

（二）能認(rèn)真學(xué)習(xí)檔案專業(yè)知識、管理科學(xué)知識和其它相關(guān)學(xué)科知識，工作責(zé)任心強，敬業(yè)愛崗。

（三）具有一定專業(yè)知識并經(jīng)上崗培訓(xùn)。

五、檔案的收集

（一）收集范圍

1、學(xué)校在教學(xué)、科研、管理各項活動中直接形成的對學(xué)校和社

會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同載體的材料。

（1）學(xué)校檔案的歸檔范圍共分七大類：黨政、教學(xué)、科研、基本建設(shè)、儀器設(shè)備、會計、特殊載體（含聲像）等。幼兒園還要增加衛(wèi)生保健類。

（2）國內(nèi)外與學(xué)校有關(guān)的各種具有保存價值和其它資料。（3）校內(nèi)教職員工在其非職務(wù)范圍的公務(wù)活動中形成的文件材料，可交由學(xué)校檔案室作資料保存。

2、建國前本學(xué)校的各類檔案。

3、并入本校的單位的檔案資料。

4、上級決定由本校保管的撤銷單位的檔案。

（二）立卷歸檔分工。

1、部門整理立卷歸檔是檔案工作的基本制度和基礎(chǔ)，校內(nèi)各部門必須分工明確，協(xié)同配合。

2、學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)及各職能部門分管檔案工作的負(fù)責(zé)人，都應(yīng)把涉及相應(yīng)范圍的檔案工作列入自己的職責(zé)范圍，督促有關(guān)部門、有關(guān)人員認(rèn)真做好工作。

3、全校性、綜合性的由校長辦公室負(fù)責(zé)整理歸檔，其余按部門職能分工負(fù)責(zé)立卷歸檔。

4、整理立卷歸檔涉及多個部門的文件，應(yīng)由主要職能部門歸口，其他部門形成的亦應(yīng)相對集中。

（三）歸檔文件和案卷的質(zhì)量要求。

1、歸檔文件及案卷質(zhì)量總的要求是：遵循文件材料的形成規(guī)律，保持彼此之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管利用。文件材料必須準(zhǔn)確反映學(xué)校教學(xué)、科研和管理活動的真實內(nèi)容，手續(xù)完備，制作和書寫材料應(yīng)利于長期保存。

（1）黨政類檔案，按“卷”整理的，依問題、時間或重要程度組卷。

按“件”整理歸檔的，可采用—類別（二級類目）—保管期限的方法分類，文件數(shù)量少的單位可采用—保管期限的方法分類。

（2）教學(xué)、科研、基建、設(shè)備等專題性、成套性的檔案，按階段、項目、型號等分別組卷（具體參閱各工作規(guī)范）。

（3）特殊載體類，按類別（指實物、照片、錄音、錄像）、內(nèi)容、項目組合。

2、確定文件材料的保存價值，要根據(jù)學(xué)校工作需要和為國家積累歷史文化財富的需要，準(zhǔn)確進(jìn)行判斷：

（1）凡反映學(xué)校主要職能活動和基本歷史面貌，對本校、社會、歷史研究有長遠(yuǎn)利用價值的，列為永久保管；

（2）凡反映學(xué)校一般工作活動，長期對學(xué)校和社會有查考利用價值的，列入長期保管；

（3）凡在較短時期內(nèi)對學(xué)校工作有查考價值的，列為短期保管。

3、對上級發(fā)來的文電，除少數(shù)直接針對本校，并要執(zhí)行的重要文件，應(yīng)永久保管外，其余列為短期保管或作資料保管。

4、卷內(nèi)文件排列，卷內(nèi)文件要求文字材料在前，圖樣在后（圖樣按目錄或圖號排列）、正文在前，文稿在后。

5、編目：卷內(nèi)文件材料按排列次序打印卷內(nèi)文件目錄，并按頁依次在文件右上角（背面有文、圖的在左上角）編頁號。單份整理的文件材料按件號順序編制打印歸檔文件目錄。

對文件材料原有題名不能隨意更改和簡化，若原有題名無實質(zhì)內(nèi)容或無題名的，要重新擬定并在前后加[

]。沒有責(zé)任者、日期的文件，要考證清楚，及時補上。會議記錄應(yīng)概括出主要內(nèi)容。聲像材料應(yīng)按規(guī)定內(nèi)容標(biāo)出與紙質(zhì)載體、不同聲像載體之間的參見號。

6、填寫備考表應(yīng)將卷內(nèi)文件材料立卷情況說明，立卷人、檢查人姓名、時間填上。檢查人應(yīng)是立卷單位負(fù)責(zé)人。

7、案卷題名：案卷題名應(yīng)簡明確切，體式一致。題名須包括責(zé)任者、內(nèi)容、名稱（文種）等。字?jǐn)?shù)不超過50個字。

8、案卷裝訂：案卷裝訂前要去掉卷內(nèi)文件上的金屬物，托裱破損文件，字跡模糊的應(yīng)復(fù)制與原件放在一起。裝訂使用軟封面，并用毛筆、鋼筆或計算機打印封面的題名和應(yīng)填寫的項目。

（四）歸檔時間和手續(xù)。

1、黨政部門和按歸檔的部門應(yīng)在次年三月底之前初步立卷（整理）后，移交綜合檔案室。

2、教學(xué)部門和按教學(xué)歸檔的部門應(yīng)在每學(xué)年結(jié)束后三個月內(nèi)，將文件材料整理立卷，并移交綜合檔案室。

3、科研檔案應(yīng)在項目完成通過鑒定驗收后兩個月內(nèi)歸檔。教師在公開刊物上發(fā)表的論文、出版的專著應(yīng)在出版后及時歸檔。

4、基建文件材料歸檔工作應(yīng)與工程建設(shè)同步進(jìn)行，在項目完成通過鑒定驗收時應(yīng)通知檔案部門參加，工程驗收后三個月內(nèi)將基建

全過程形成的文件、材料、圖紙立卷整理好，并移交綜合檔案室。

5、設(shè)備儀器檔案，在設(shè)備儀器開箱時，有關(guān)部門應(yīng)通知檔案室參加驗收，安裝調(diào)試后一個月內(nèi)主辦部門應(yīng)將全部相關(guān)材料整理好移交綜合檔案室。

6、會計檔案按由財務(wù)部門按要求和規(guī)定整理歸檔，在財務(wù)部門保管三年期滿后的次年6月底前移交綜合檔案室。

7、特殊載體檔案在每項工作完成后，由主辦部門將聲像材料和文字簡介或?qū)嵨铮?個月內(nèi)移交綜合檔案室歸檔。

8、隨時接收上級規(guī)定應(yīng)接收的檔案。

9、接收檔案必須履行手續(xù)，填寫移交清冊，一式二份，交接雙方要簽名蓋章。

六、檔案的整理

（一）劃分全宗

1、檔案必須按全宗整理，同一全宗的檔案不能分散，不同全宗的檔案不能混雜。

2、建國后學(xué)校形成的包括各門類和載體的檔案作一個全宗，全宗名稱隨學(xué)校名稱變動而改變。

（二）檔案的分類、編號。

1、檔案分類編號是在文件收集齊全的基礎(chǔ)上，按一定原則和屬性逐卷或逐件分別歸類編號。

2、分類是以全宗為單位，按檔案產(chǎn)生的領(lǐng)域范疇，結(jié)合記述的內(nèi)容性質(zhì)，對庫存檔案整理、編號、排架。

（三）檔案檢索工具的編制。

1、案卷目錄應(yīng)根據(jù)不同門類檔案的具體情況分編制，做到不出現(xiàn)重復(fù)的檔號。

2、從實際出發(fā)逐步編制配套的其他檢索和參考工具：全宗介紹、分類目錄、全引目錄、專題目錄和文件字號索引。

七、檔案的計算機管理

（一）檔案管理應(yīng)納入學(xué)校自動化信息管理網(wǎng)絡(luò)，可使用廣東省檔案局推薦的與本規(guī)范配套的計算機檔案管理系統(tǒng)，提高開發(fā)利用檔案信息資源的能力。

（二）計算機檔案管理系統(tǒng)應(yīng)用軟件的配臵環(huán)境、機種選型要和本單位自動化信息管理網(wǎng)絡(luò)一致。最好盡可能選用容量較大，檔次較高的計算機，以保證檔案科學(xué)管理的需要和學(xué)校教育管理信息

系統(tǒng)聯(lián)網(wǎng)要求。

八、檔案的保管

（一）庫房要求。

1、新設(shè)臵的庫房應(yīng)基本符合國家檔案部門的有關(guān)規(guī)定。原有不合格庫房，應(yīng)按規(guī)范逐步改造。新建校辦公樓或數(shù)字樓應(yīng)考慮檔案庫房的設(shè)臵。

2、庫房應(yīng)有防盜、防火、防潮、防塵、防蟲、防鼠、防高溫、防強光等設(shè)施。

3、庫房標(biāo)準(zhǔn)溫度為14—24°C，標(biāo)準(zhǔn)相對濕度為45—60%。

（二）庫房應(yīng)根據(jù)工作需要逐步配臵計算機、復(fù)印機、抽濕機、空調(diào)機、吸塵器等必須的設(shè)備。

（三）檔案入庫時應(yīng)檢查帳、卡、物是否相符。以全宗為單位，按不同門類、載體，依檔號順序排列。

（四）庫房排架應(yīng)從左至右，從上至下依分類大綱次序和檔號順序排架，庫房排架應(yīng)編順序號，各柜、各庫均應(yīng)有檔案資料存放指引卡和示意圖。

（五）綜合檔案室應(yīng)對檔案的安全定期組織檢查，記錄在案。發(fā)現(xiàn)問題，及時解決，對破損、褪變檔案要及時修補復(fù)制。

九、檔案的鑒定和統(tǒng)計

（一）檔案的鑒定。

1、綜合檔案室應(yīng)根據(jù)本規(guī)范并結(jié)合國家有關(guān)保管期限原則規(guī)定，對已到期的檔案進(jìn)行鑒定。

2、在分管校長領(lǐng)導(dǎo)下，由檔案室和相關(guān)部門組成鑒定小組，采用直接鑒定的方法，以一個或一個項目的成套檔案材料為基礎(chǔ)，按照分工，個人初鑒，集體審查，對到期的檔案，提出銷毀或延長保管期限的意見，登記造冊，經(jīng)分管校長批準(zhǔn)后，方可存毀。

3、銷毀檔案必須有兩人監(jiān)銷，并在銷毀清冊上簽字。

（二）檔案的統(tǒng)計。

1、建立健全統(tǒng)計臺帳并指定專人負(fù)責(zé)，掌握檔案的接收、整理、利用、移出、銷毀和庫存內(nèi)各種情況數(shù)據(jù)，按檔案行政管理部門和上級主管部門的要求及時報送各種報表。

2、按上級主管部門和學(xué)校要求進(jìn)行定期的綜合或?qū)ｍ椊y(tǒng)計分析。

3、對統(tǒng)計數(shù)字進(jìn)行綜合分析，找出存在的問題，提出改進(jìn)措施、建議，并報學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)審閱。

十、檔案的開發(fā)利用

（一）檔案人員要熟悉庫藏，主動為校領(lǐng)導(dǎo)和各部門提供利用服務(wù)。

1、要充分發(fā)揮各校優(yōu)勢，加強內(nèi)外信息的綜合開發(fā)利用，發(fā)揮檔案的信息功能，定期跟蹤服務(wù)，提高其社會效益和經(jīng)濟(jì)效益。

2、綜合檔案室內(nèi)應(yīng)有閱覽室和復(fù)印設(shè)備，為利用者提供方便。

（二）珍貴檔案應(yīng)以復(fù)制件代替原件提供利用。

（三）建立健全利用手續(xù)。

1、凡利用庫藏檔案，均應(yīng)按規(guī)定辦理利用手續(xù)，填寫《檔案借閱登記表》，經(jīng)批準(zhǔn)才能給予利用。

2、利用結(jié)束后，利用者應(yīng)如實填寫《檔案利用效果登記表》，留檔案室存查。

3、學(xué)校檔案一般不外借，特殊情況，經(jīng)校領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方能借出。對借出的檔案室要定期催還，發(fā)現(xiàn)損壞或丟失，應(yīng)寫出書面報告，并根據(jù)不同情況，報學(xué)校按規(guī)定嚴(yán)肅處理。

十一、檔案的編研和學(xué)術(shù)研究

（一）學(xué)校檔案室應(yīng)加強編研工作，對檔案資料進(jìn)行研究、整理、編輯。自編或配合有關(guān)部門編寫重要參考資料。

1、編研的重要參考資料包括：學(xué)校沿革、歷任校領(lǐng)導(dǎo)（含副職）簡介、學(xué)校各種基礎(chǔ)數(shù)據(jù)匯編、年鑒、學(xué)校大事記（可與黨辦、校辦合編）、重要檔案史料匯編、重要專題文件匯編（如學(xué)生運動、規(guī)章制度、科研成果、重要教材、基建工程、大型設(shè)備等）、重要會議簡介等。

2、檔案室對編纂的各種匯編要注意把關(guān)，保證質(zhì)量。印發(fā)前應(yīng)報有關(guān)部分或分管校領(lǐng)導(dǎo)審查。

（二）各學(xué)校應(yīng)積極參加本系統(tǒng)的檔案學(xué)術(shù)與業(yè)務(wù)研討活動。

第四篇：個體工商戶檔案管理工作規(guī)范

個體工商戶檔案管理工作規(guī)范

一、個體工商戶檔案分為書式靜態(tài)檔案（登記檔案）和動態(tài)檔案（巡查記錄）。靜態(tài)檔案主要存放個體戶登記、變更、注銷、處罰決定書等材料，一戶一檔，十至二十戶為一盒；動態(tài)檔案主要存放登記基本情況、電子信息下載資料、信用資料、日常監(jiān)管巡查記錄等，一戶一檔，十至二十戶為一盒。靜態(tài)檔案和動態(tài)檔案要分別存放，靜態(tài)檔案放檔案室保管，動態(tài)檔案由巡查隊保管，檔案室要有防盜、防潮、防蟲、防火等安全保管措施。

二、各工商所必須有專門檔案室存放個體戶靜態(tài)書式檔案，要指定專門檔案員負(fù)責(zé)轄區(qū)內(nèi)個體戶登記檔案管理工作。檔案員要對檔案進(jìn)行定期或不定期的檢查，確保檔案規(guī)范、齊全和安全。

三、登記人員頒發(fā)營業(yè)執(zhí)照后，應(yīng)在5個工作日內(nèi)將全套登記材料按目錄進(jìn)行整理、編號移交檔案室歸檔。檔案管理員應(yīng)在3個工作日內(nèi)對符合要求予以接收的檔案進(jìn)行登記并整理歸檔。各所都要建立檔案交接登記薄，交接雙方必須簽字。

四、檔案管理人員要執(zhí)行保密制度。除公、檢、法和有關(guān)國家機關(guān)外，其他單位一般不得借調(diào)和查閱檔案，特殊情況的應(yīng)報市局批準(zhǔn)。如需內(nèi)部調(diào)用、查閱、復(fù)制檔案，必須經(jīng)所長批準(zhǔn)，由檔案員辦理借閱手續(xù)。

五、檔案的保管期限。登記檔案按國家局《個體戶檔案管理

暫行辦法》工商〔1990〕334號規(guī)定的期限保管。動態(tài)檔案保存期3年，3年后進(jìn)行集中清理。需要長期保存的，轉(zhuǎn)入書式檔案，不需長期存放的，填寫銷毀登記表，記錄銷毀資料目錄，然后由所長、巡查隊長和檔案員共同簽字后銷毀。銷毀登記表要存入檔案室永久保管。

二〇一〇年十月十四日

第五篇：法律檔案管理工作規(guī)范 (參考性強)

法律檔案管理工作規(guī)范

一、目的

為規(guī)范法律檔案管理工作，加強公司各部門檔案的收集、整理等工作，有效保護(hù)和利用公司的法律檔案，為公司發(fā)展提供信息支持，根據(jù)公司相關(guān)制度，結(jié)合公司實際情況，制定本操作規(guī)范。

二、定義

“法律檔案”是指法務(wù)部在進(jìn)行訴訟、仲裁、審核合同、參與國內(nèi)項目、工商事務(wù)管理等國內(nèi)法律事務(wù)；參與涉外項目談判、審核國際事務(wù)合同等國際法律事務(wù)；進(jìn)行專

利、商標(biāo)等知識產(chǎn)權(quán)法律事務(wù)以及日常事務(wù)管理活動中形成的文字、圖像、聲像等各種形式 的原始記錄。

三、適用范圍

（一）本操作規(guī)范適用于公司日常法律檔案管理工作。

（二）法律檔案移交至公司檔案管理部門后的管理工作按公司相關(guān)制度執(zhí)行。

四、法律檔案分類

根據(jù)公司業(yè)務(wù)活動范圍和實際情況，現(xiàn)將公司法律檔案分為以下幾類：

（一）案件檔案：公司法務(wù)人員在公司案件訴訟、仲裁、商標(biāo)異議、復(fù)審和評審及專利無效宣告請求過程中形成的各種原始記錄。

（二）工商檔案：公司法務(wù)人員在公司工商投資活動中形成的各種原始記錄．

（三）商標(biāo)檔案：公司法務(wù)人員在辦理公司的商標(biāo)申請過程中形成的各種原始記錄．

（四）專利檔案：公司法務(wù)人員在辦理公司的專利申請過程中形成的各種原始記錄．

（五）合同檔案：公司法務(wù)人員在公司業(yè)務(wù)活動中形成的各種中文／英文合同。

（六）項目檔案：公司法務(wù)人員在參與公司項目活動中形成的各種法律方面的原始記錄。

（七）法律意見書：公司法務(wù)人員在工作中針對相關(guān)業(yè)務(wù)對外出具的書面法律意見的原始記錄。

（八）其他檔案：公司在日常事務(wù)活動中形成的各種原始記錄．

五、職責(zé)和權(quán)限

（一）法務(wù)部按公司檔案管理制度設(shè)立一名部門檔案員，負(fù)責(zé)公司檔案管理工作，部門檔案員管理職責(zé)如下：

1.貫徹執(zhí)行公司及公司的相關(guān)制度，建立健全公司的檔案工作規(guī)章度。

2.指導(dǎo)公司文件、資料的形成、積累、整理和歸檔工作．

3.統(tǒng)一管理公司法律資料，控制法律檔案的法律風(fēng)險。

4.為公司其它部門、全資子公司和其他機構(gòu)提供法律檔案的利用服務(wù)。

5.監(jiān)督、指導(dǎo)、檢查和考核各部門的檔案工作。

6.按照公司制度配合公司檔案管理部門的管理。

（二）各部門分別指定一名部門檔案員，負(fù)責(zé)該部門檔案管理工作，部門檔案員管理職責(zé)如下：

1.貫徹執(zhí)行公司及公司的相關(guān)制度，負(fù)責(zé)公司檔案的收集，整理和歸檔工作．

2.監(jiān)督和指導(dǎo)部門員工按要求完成各自的檔案的收集，整理和歸檔工作．

3.配合部門檔案管理員的檔案管理工作。

（三）公司檔案員和部門檔案員相互協(xié)作，共同進(jìn)行公司法律檔案管理工作。

六、法律檔案管理流程

（一）法律檔案形成

1.根據(jù)公司檔案管理相關(guān)制度要求，法律檔案歸檔應(yīng)遵循“生成歸檔負(fù)責(zé)制”，即文件生

成者為文件歸檔主要責(zé)任人．在一項業(yè)務(wù)活動中有多人參加的由分管領(lǐng)導(dǎo)指定一名文件生成

者，負(fù)責(zé)該項業(yè)務(wù)檔案的收集工作。

2.各部門員工在工作活動過程中形成的所有有保存價值的文件和實物材料，在使用過程

中或者使用完畢后，統(tǒng)一歸檔到各部門檔案員處．

3.檔案基本要求

（1）原則上要求所歸檔的文件材料是原件。

（2）材料無三筆現(xiàn)象，對已形成三筆現(xiàn)象的文件材料，需用黑色墨水筆描寫。

（3）齊全完整即歸檔紙質(zhì)文件材料不缺張少頁，電子文件載體無破損．

（4）明確標(biāo)示密級．

（5）按順序整理好文件材料，并給出詳細(xì)清單。

（二）法律檔案部門歸檔

1.各部門員工在工作全部終結(jié)之日起將工作過程中的形成文件資料于1個月內(nèi)按要求歸

檔至公司檔案員處。

2.各部門檔案員按照6.1.3條進(jìn)行審查、整理和保存。符合歸檔條件的，在清單上標(biāo)明

移交時間由移交人和部門檔案員共同簽字確認(rèn)。按照公司相關(guān)制度要求進(jìn)行歸檔，收集、整理、立卷，編制每份檔案清單，并根據(jù)公司具體情況，編制部門檔案清單。

3.各部門檔案員在接收到文件資料之日起1 5日內(nèi)將檔案移交至公司檔案員處。

4.部門檔案員按照6.1.3條規(guī)定進(jìn)行審查、整理和保存，符合歸檔條件的，在清單上標(biāo)

明移交時間由部門檔案員和公司檔案員共同簽字確認(rèn)。

5.專利檔案可按季度，根據(jù)其實際情況按申請部門提交材料分類歸檔。

（三）法律檔案的利用

1.法律檔案不對外單位開放．按照法律規(guī)定必須履行協(xié)助義務(wù)的，經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)同意后可

對外開放．

2.本操作規(guī)范所稱檔案利用，是指對法律檔案的查閱、復(fù)印和借用。

3.檔案的查閱、復(fù)印流程

（1）利用部門從公司檔案員處取得《法律檔案利用申請單》，經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)簽字后方可查閱、復(fù)印．

（2）復(fù)印后的材料均需加蓋“再次復(fù)印無效”章后方可拿走。

4.檔案的借用流程

（1）利用部門從公司檔案員處取得《法律檔案利用申請單》，經(jīng)部門部級領(lǐng)導(dǎo)簽字后方可借用。

（2）借用部門在公司檔案員處《法律檔案借閱登記表》中登記簽字后方可借走。

（3）借走檔案者應(yīng)當(dāng)愛護(hù)檔案原件，維護(hù)其原狀，不得拆換、污損和丟失，嚴(yán)禁在檔案原件上圈點、劃線、剪裁和涂改，如發(fā)生以上情況，由法務(wù)部報請有關(guān)部門，對責(zé)任者進(jìn)行處理。

（4）借用結(jié)束后，借用部門應(yīng)及時歸還，歸還時需將原登記記錄予以注銷．

5.保密檔案的利用

（1）國家機密檔案不外借不復(fù)印。如需查閱必須填寫（（法律檔案利用申請表>，經(jīng)法務(wù)部批準(zhǔn)，且只能在部門檔案員的陪同下查閱。

（2）國家秘密文件一般不提供復(fù)印，如需復(fù)印需填《法律檔案利用申請表》，由申請部門部級領(lǐng)導(dǎo)和法務(wù)部部級領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)后方可復(fù)印，公司檔案管理員要對復(fù)印件加蓋“再次復(fù)印無效”章，并登記編號，在使用完畢后收回。

（3）利用公司商秘檔案需填寫《法律檔案利用申請單》，由該申請部門部級領(lǐng)導(dǎo)及法務(wù)部相關(guān)業(yè)務(wù)部門領(lǐng)導(dǎo)簽字后方可。

（4）保密檔案不提供外單位利用。

（5）凡利用法律檔案信息的部門和個人必須嚴(yán)格遵守保密制度，不得向無關(guān)員泄漏檔案內(nèi)容，凡有泄漏或造成檔案信息外露的由查閱人、借閱人負(fù)責(zé)。

（6）在檔案利用過程中如有違反以上規(guī)定的，法務(wù)部的檔案員有權(quán)拒絕和終止檔案利用的服務(wù)工作。

6.法律檔案歸檔公司檔案管理部門

部門檔案員按公司檔案管理相關(guān)制度要求及規(guī)定的時間將文件材料歸檔案管理部門。由于特殊原因需保留在公司的檔案由部門檔案員按照本制度要求進(jìn)行管理。

七、獎懲

為強化本操作規(guī)范的執(zhí)行，以《獎懲制度管理規(guī)定》、（（獎懲條例》為依據(jù)，將按照以下細(xì)則對公司檔案工作進(jìn)行考核：

（一）公司各部門員工沒有按照規(guī)定歸檔時間歸檔的，視為該項工作未做。各部門檔案員沒有按照規(guī)定歸檔時間歸檔的，對該員工罰款30元。

（二）公司各部門員工檔案歸檔時沒有滿足6.1.3條款要求的，且不按照檔案員的要求的時間內(nèi)整改并歸檔的，對該員工罰款30元。各部門檔案員檔案歸檔時沒有滿足6.2.2條款要求的，且不按照部門檔案員的要求的時間內(nèi)整改并歸檔的，對該員工罰款30元。

（三）部門檔案員未按照本規(guī)范管理公司檔案的罰款30元。

八、附則

（一）本操作規(guī)范未規(guī)定的法律檔案的管理由法務(wù)部處理。

（二）公司其他規(guī)章制度有特別規(guī)定的，按特別規(guī)定執(zhí)行．

（三）本操作規(guī)范由公司法務(wù)部負(fù)責(zé)解釋。