第一篇：淺談圖書館檔案管理工作

摘要：檔案管理作為圖書館管理的一部分,肩負(fù)圖書館檔案收集、掌管、傳播、開(kāi)發(fā)與利用等職責(zé)。加強(qiáng)圖書館檔案管理問(wèn)題已迫在眉睫。但是圖書館檔案管理建設(shè)尚面臨一些問(wèn)題,需要認(rèn)真研究。

關(guān)鍵詞：圖書館檔案管理

檔案管理工作的創(chuàng)新是高校圖書館實(shí)現(xiàn)信息化建設(shè), 提升高校圖書館社會(huì)地位的重要途徑, 也是高校圖書館建設(shè)與時(shí)俱進(jìn)的具體體現(xiàn)。高校圖書館要努力創(chuàng)新檔案工作, 要敢于突破那些與當(dāng)前圖書館工作不相適應(yīng)的工作觀念和管理模式, 積極主動(dòng)地研究高校圖書館發(fā)展過(guò)程中所面臨的新情況、新問(wèn)題, 用新的觀念、新的視角、新的模式、新的技術(shù)和手段來(lái)解決檔案工作中所遇到的矛盾和問(wèn)題, 促進(jìn)高校圖書館檔案工作水平的全面提升, 加快高校圖書館現(xiàn)代化建設(shè)的步伐。

一、檔案管理的內(nèi)容、性質(zhì)和特點(diǎn)

檔案是國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織和個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中形成, 保存?zhèn)洳榈奈淖帧D像、聲音及其他各種形式的原始記錄。檔案管理主要包括兩個(gè)方面的內(nèi)容: 一是對(duì)檔案資源的管理, 也稱檔案實(shí)體管理;二是對(duì)檔案中所包含的信息的管理, 稱檔案信息管理。檔案實(shí)體管理包括檔案的收集、整理、鑒定、保管等內(nèi)容。英語(yǔ)論文格式通過(guò)檔案資源建設(shè)來(lái)建立科學(xué)合理的資源體系, 是對(duì)管理中各項(xiàng)工作記錄的科學(xué)合理的管理, 同時(shí)也是檔案現(xiàn)代化管理的基礎(chǔ)。

檔案信息組織是對(duì)檔案中包含的信息內(nèi)容進(jìn)行揭示、加工和存貯, 形成二次文獻(xiàn), 便于檔案信息的開(kāi)發(fā)和利用,它是為管理工作服務(wù)并對(duì)促進(jìn)管理工作的改進(jìn)提供一手材料。

就圖書館來(lái)說(shuō), 檔案管理是管理工作的一部分, 又是圖書館各項(xiàng)管理工作的組成部分, 如設(shè)備管理檔案是設(shè)備管理的一部分;人事檔案是人事管理的一部分;行政管理檔案是行政管理的一部分;技術(shù)檔案是技術(shù)設(shè)備管理的一部分。檔案管理工作包含了信息的輸入、存貯、加工、輸出這樣一個(gè)信息傳輸過(guò)程, 是一種信息控制系統(tǒng)。因?yàn)闄n案具有原始紀(jì)錄性的特點(diǎn), 所以檔案管理具有檔案資源積累過(guò)程的緩慢性和檔案管理活動(dòng)對(duì)檔案形成者的依附性及檔案管理工作對(duì)社會(huì)的相對(duì)保密性。

二、檔案管理建設(shè)在圖書館管理中的必要性以及面臨的問(wèn)題

檔案管理是一種信息控制系統(tǒng), 檔案的建立需要圖書館各個(gè)部門的材料匯集。材料是在管理工作中形成的, 其形成和管理也就是各部門的管理工作之一。搜集和匯總后的檔案材料經(jīng)過(guò)加工、輸出又為管理工作服務(wù)、提供各項(xiàng)數(shù)據(jù)。同時(shí), 通過(guò)對(duì)檔案材料的分析和總結(jié)又起到促進(jìn)管理工作的作用。檔案管理是圖書館管理的一部分, 同時(shí)又顯現(xiàn)和作用于整個(gè)圖書館管理當(dāng)中。所以說(shuō)，而加強(qiáng)檔案管理與建設(shè)對(duì)圖書館有著很重要的意義。

目前少數(shù)圖書館領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案建設(shè)工作的重要性認(rèn)識(shí)不足, 長(zhǎng)期以來(lái)各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)存在“檔案工作說(shuō)起來(lái)重要,做起來(lái)次要, 忙起來(lái)不要”的工作作風(fēng), 常常是做了好多工作都在腦子里裝著卻沒(méi)有及時(shí)建立完整的檔案, 認(rèn)為部門檔案管理是額外負(fù)擔(dān), 這樣就不能為今后工作的總結(jié)和改進(jìn)提供必要的資料。

三、檔案工作的創(chuàng)新

圖書館是每個(gè)高校必不可少的教輔機(jī)構(gòu), 也是學(xué)校對(duì)外的“門面”, 有其特殊性和相對(duì)獨(dú)立性。圖書館檔案是圖書館發(fā)展變化的歷史見(jiàn)證, 是圖書館管理的重要依據(jù), 具有重要的參考、保存價(jià)值。因此,開(kāi)展獨(dú)立的檔案工作, 建立完整的現(xiàn)代化檔案體系,有利于圖書館制定各項(xiàng)方針政策, 有利于提高圖書館為讀者服務(wù)的質(zhì)量和管理水平, 更有利于圖書館整體事業(yè)的發(fā)展。圖書館的檔案工作并非可有可無(wú), 它是圖書館現(xiàn)代化建設(shè)進(jìn)程中不可或缺的重要組成部分, 在某種意義上說(shuō), 圖書館檔案是“圖書館歷史文明之母”、“高校文化之母”。在樹(shù)立檔案工作是圖書館工作一部分的觀念的同時(shí), 也要樹(shù)立檔案信息化意識(shí)。信息化時(shí)代的到來(lái), 從時(shí)間和空間上大大拓展了檔案工作的范疇, 從而給檔案學(xué)基礎(chǔ)理論帶來(lái)沖擊, 也給圖書館檔案管理工作帶來(lái)變革和發(fā)展機(jī)遇。受其影響, 管理文件的數(shù)量和質(zhì)量都有所提高, 管理對(duì)象更加復(fù)雜、多元化。圖書館檔案管理工作只有順應(yīng)時(shí)代潮流, 在改革創(chuàng)新中不斷前進(jìn),才能更好地為圖書館建設(shè)服務(wù)。加強(qiáng)檔案信息化建設(shè), 是適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的必然選擇, 是信息社會(huì)圖書工作的需要, 也是推進(jìn)檔案事業(yè)發(fā)展、提高檔案信息服務(wù)水平的必由之路。

高校圖書館檔案工作本質(zhì)上是一項(xiàng)管理性工作, 不管是什么類型的創(chuàng)新, 最終要通過(guò)一定的管理機(jī)制來(lái)實(shí)現(xiàn)。機(jī)制創(chuàng)新是其他創(chuàng)新工作實(shí)現(xiàn)的條件、途徑和保障。傳統(tǒng)的檔案管理模式與管理機(jī)制已不能適應(yīng)日益發(fā)展的現(xiàn)代化需要, 因此, 檔案工作創(chuàng)新最重要的環(huán)節(jié)就是要實(shí)現(xiàn)機(jī)制創(chuàng)新。早期圖書館由于人員少、業(yè)務(wù)范圍狹窄等因素, 在檔案管理方面, 采用傳統(tǒng)的兼職檔案員管理模式, 即由辦公室文書一人擔(dān)當(dāng)兼職檔案員進(jìn)行全館檔案管理工作。近年來(lái), 伴隨著普通高等學(xué)校辦學(xué)規(guī)模的壯大, 英語(yǔ)論文格式圖書館也隨之發(fā)展壯大, 館員隊(duì)伍得到擴(kuò)充, 業(yè)務(wù)范圍不斷擴(kuò)展, 更因普通高等學(xué)校本科教學(xué)水平評(píng)估的具體要求, 使圖書館在教學(xué)和科研中的重要作用越來(lái)越明顯。因此, 建立一套完整的檔案管理體系,不但是圖書館自身發(fā)展的客觀要求, 也是圖書館現(xiàn)代化建設(shè)的體制保障。

圖書館分三級(jí)檔案管理體系。第一級(jí)管理：一個(gè)單位工作情況開(kāi)展得如何, 與單位領(lǐng)導(dǎo)的重視程度有直接關(guān)系。館領(lǐng)導(dǎo)的重視是檔案工作得以順利開(kāi)展的根本保障。因此, 館領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)親自主抓并參與檔案體系的建設(shè)工作, 不僅要隨時(shí)提供領(lǐng)導(dǎo)級(jí)檔案材料, 更要在人力、物力、財(cái)力方面給予檔案工作大力支持和幫助。第二級(jí)管理：由專職檔案員負(fù)責(zé)全館檔案的管理工作。它繼承了傳統(tǒng)檔案管理模式———辦公室文書模式, 但不同的是檔案員是專職負(fù)責(zé)全館檔案的收集、整理、歸檔工作。他向上直接對(duì)館長(zhǎng)負(fù)責(zé), 執(zhí)行館長(zhǎng)決策, 向下對(duì)基層檔案員布置工作,聽(tīng)取基層意見(jiàn)和建議, 將館長(zhǎng)決策及時(shí)傳達(dá), 將基層意見(jiàn)及時(shí)反饋。第三級(jí)管理：由于圖書館工作的特殊性, 決定了檔案工作并非辦公室一個(gè)部門力所能及, 圖書館各部門有其相對(duì)獨(dú)立的業(yè)務(wù)范圍、工作活動(dòng), 這就要求各部門分設(shè)自己獨(dú)立的兼職檔案管理員, 同時(shí)圖書館工會(huì)、共青團(tuán)組織、黨支部也作為基層檔案歸檔部門, 向?qū)Ｂ殭n案員負(fù)責(zé), 及時(shí)準(zhǔn)確地提交歸檔材料, 如此形成了檔案管理體系的最基層管理。出于工作便利考慮, 第三級(jí)兼職檔案員通常是由各部室主任、工會(huì)主席、共青團(tuán)書記、黨支部書記擔(dān)當(dāng), 負(fù)責(zé)本業(yè)務(wù)范圍內(nèi)檔案材料的整理上報(bào)工作。圖書館三級(jí)檔案管理體系的創(chuàng)建是圖書館檔案建設(shè)的前提和基礎(chǔ)。

高校圖書館檔案建設(shè)是一個(gè)循序漸進(jìn)的創(chuàng)新過(guò)程,有了思想上的創(chuàng)新認(rèn)識(shí)做基礎(chǔ), 有了機(jī)制上的創(chuàng)新變革作保障, 有了技術(shù)上的創(chuàng)新應(yīng)用做動(dòng)力, 另外再加之檔案工作者在工作中不斷積累的創(chuàng)新實(shí)踐, 高校圖書館現(xiàn)代化建設(shè)的嶄新局面即將出現(xiàn)。

參考文獻(xiàn)：

[1]楊振江.淺談企事業(yè)單位檔案的創(chuàng)新[J].中國(guó)檔案，2006（6）．

[2]何曉威.對(duì)高校圖書館檔案工作的幾點(diǎn)思考[J].圖書情報(bào)知識(shí), 1999（6）．

第二篇：電子檔案圖書館管理工作職責(zé)

電子檔案圖書館管理工作職責(zé)

一、接受學(xué)?，F(xiàn)代教育領(lǐng)導(dǎo)小組領(lǐng)導(dǎo)，在教科室指導(dǎo)下開(kāi)展現(xiàn)代教育電子檔案圖書館管理工作。

二、加強(qiáng)電子檔案圖書管理學(xué)習(xí), 提高管理水平，嚴(yán)格按照《國(guó)家公文處理辦法》及時(shí)、準(zhǔn)確地做好文件圖書的積累、保管、整理、歸檔、立卷、移交工作。

三、鉆研業(yè)務(wù)，熟悉資源內(nèi)容，根據(jù)學(xué)校課程安排，編錄電子檔案圖書和參考資源檢索目錄，保證學(xué)科教師教學(xué)使用。

四、依據(jù)師生教學(xué)要求，提出圖書資源購(gòu)買需求，負(fù)責(zé)新入圖書資源編錄存檔立卷，向?qū)W校師生公示、開(kāi)放，有效提供圖書資源參考。

五、指導(dǎo)學(xué)科教師和學(xué)生正確使用電子圖書資源，注重圖書資源的良好保養(yǎng)與維護(hù)，養(yǎng)成良好的使用習(xí)慣，用后歸架還卷。

六、建立學(xué)校電子檔案圖書借閱制度，科學(xué)完善檔案圖書資源借閱手續(xù)，落實(shí)歸還時(shí)間，按時(shí)歸還入檔。

七、電子檔案圖書管理人員工作調(diào)動(dòng)，要嚴(yán)格辦理交接手續(xù)，交清電子檔案圖書資源，保證資料不得流失。

八、負(fù)責(zé)電子檔案圖書資源防火、防盜、防潮、防鼠等日常保潔工作，做到圖書、資源、地面、墻壁、門窗無(wú)塵光潔，保證檔案圖書資源良好使用。

渠縣有慶鎮(zhèn)第一中心小學(xué)

第三篇：檔案管理工作

管理工作（25分）管理措施

（3分）

（1）學(xué)習(xí)、宣傳、貫徹《檔案法》及《檔案法實(shí)施辦法》，對(duì)檔案工作有部署、有檢查、有切實(shí)可行的考核辦法、獎(jiǎng)勵(lì)措施。聽(tīng)匯報(bào)、實(shí)地考核，查看有關(guān)文件與原始記錄

（2）機(jī)關(guān)檔案工作已納入機(jī)關(guān)工作計(jì)劃或目標(biāo)管理。

（3）機(jī)關(guān)檔案工作已列入分客領(lǐng)導(dǎo)的崗位責(zé)任制，作為考績(jī)內(nèi)容。機(jī)構(gòu)人員

（1）建立了與本機(jī)關(guān)檔案工作任務(wù)相適應(yīng)的綜合檔案機(jī)構(gòu)。

（2）配備了與本機(jī)關(guān)檔案工作任務(wù)相適應(yīng)的檔案人員。

（3）所配檔案干部具有大專以上學(xué)識(shí)水平，經(jīng)過(guò)市級(jí)以上檔案專業(yè)五門主要課程的培訓(xùn)和業(yè)務(wù)培訓(xùn)。

（4）檔案人員忠于職守、遵守紀(jì)律、熟悉業(yè)務(wù)。管理體制（3分）

（1）明確有1名機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)分管檔案工作；明確有1名機(jī)關(guān)綜合部門負(fù)責(zé)人主管檔案工作。

（2）對(duì)檔案和檔案工作實(shí)行了綜合管理，即對(duì)本機(jī)關(guān)檔案工作實(shí)行了統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一制度、統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)；對(duì)本機(jī)關(guān)各種門類、各種載體的檔案實(shí)體及資料實(shí)行了集中保管。

（3）建立了以機(jī)關(guān)檔案綜合管理機(jī)構(gòu)為中心的檔案管理網(wǎng)絡(luò)。職能任務(wù)（7分）

（1）對(duì)本機(jī)關(guān)文書部門和業(yè)務(wù)部門形成的各種門類和載體的文件材料歸檔工作進(jìn)行了指導(dǎo)和監(jiān)督；并將文件材料的收集、歸檔工作列入了有關(guān)人員、部門的職責(zé)范圍。

聽(tīng)匯報(bào)、實(shí)地考核，查看有關(guān)文件與原始記錄

（2）對(duì)本機(jī)關(guān)所屬單位的檔案工作開(kāi)展了正常的業(yè)務(wù)指導(dǎo)與監(jiān)督工作，并取得了顯著成績(jī)。5 管理制度（5分）

制訂了符合規(guī)范化的檔案管理制度：立卷歸檔制度、檔案保管制度、檔案保密制度、檔案利用制度、檔案人員崗位責(zé)任制等制度。并得到落實(shí)。業(yè)務(wù)聯(lián)系（3分）

（1）主動(dòng)接受檔案行政管理機(jī)關(guān)的指導(dǎo)與監(jiān)督，切實(shí)改進(jìn)本機(jī)關(guān)的檔案工作。

（2）積極參加協(xié)作組活動(dòng)，并較好地完成檔案行政管理部門交辦的任務(wù)。

二 保管設(shè)施（15分）用房（5分）

（1）有保管檔案的專門庫(kù)房。

2．5

現(xiàn)場(chǎng)考核

（2）檔案庫(kù)房安全適用，有防火、防盜、防鼠、防塵、防強(qiáng)光、防潮等措施。

2．52

裝具（10分）

（1）有足夠的檔案柜、箱，并統(tǒng)一規(guī)范。

2．5

（2）配有溫濕度計(jì)、消防器材、吸塵器、去濕機(jī)。

4．5

（3）檔案庫(kù)房和柜箱內(nèi)配有防蟲(chóng)、防霉等藥物。

三 業(yè)務(wù)建設(shè)（40分）立卷（16分）

（1）采取了與本機(jī)關(guān)工作相適應(yīng)的立卷方法?，F(xiàn)場(chǎng)考核，查看有關(guān)文件，抽查案卷（跨度較長(zhǎng)）

（2）制訂了本機(jī)關(guān)的檔案分類類目、歸檔范圍、保管期限表，并符合業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范。2

（3）歸檔文件材料齊全、完整，歸檔率、完整率達(dá)95%。

（4）1986年來(lái)檔案立卷質(zhì)量基本符合《機(jī)關(guān)檔案工作業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范》要求：組卷合理，保管期限劃分準(zhǔn)確；案卷標(biāo)題擬寫準(zhǔn)確；案卷封面按規(guī)定填寫清楚；卷內(nèi)文件排列有序；卷內(nèi)目錄清晰；備考表填寫完整；裝訂結(jié)實(shí)整齊，裝具統(tǒng)一規(guī)范。

（5）檔案字跡材料基本符合國(guó)家有關(guān)規(guī)定的質(zhì)量要求。

收集（4分）

（1）按期做好各種門類、各種載體檔案的接收工作，對(duì)檔案資料實(shí)行了集中保管。2 各類檔案實(shí)體（人事檔案除外）與目錄未實(shí)行統(tǒng)一管理的酌情扣分。

（2）應(yīng)歸檔保存的各種門類、各種載體檔案的資料收集齊全，歸檔及時(shí)。

整理（8分）

（1）各類檔案、資料均已整理編目、上架，并符合規(guī)范編制了目錄號(hào)，無(wú)積存文件。4 現(xiàn)場(chǎng)考核

（2）已按機(jī)關(guān)檔案、資料的內(nèi)容和載體，制訂了統(tǒng)一的、科學(xué)的分類方案。

（3）已按不同門類、載體和不同的保管期限分別排列，并做到規(guī)范、有序、方法一致。24

保管（7分）

（1）建立了全宗卷，卷內(nèi)材料不少于三種；有檔案資料存放示意圖。

現(xiàn)場(chǎng)考核，查看有關(guān)原始資料

（2）測(cè)記庫(kù)房溫濕度正常，在高溫、高濕季節(jié)采取了積極措施。

（3）檔案基本無(wú)霉變、褪色、塵污、破損、蟲(chóng)蛀、鼠咬等現(xiàn)象，并開(kāi)展了定期檢查、有原始記錄。

（4）對(duì)永長(zhǎng)破損、褪色檔案進(jìn)行了修復(fù)或復(fù)制，并80%完成。

鑒定統(tǒng)計(jì)（3分）

（1）建立了檔案鑒定工作制度，成立了鑒定小組，定期進(jìn)行鑒定、銷毀工作，手續(xù)完備。

1（2）檔案的收進(jìn)移出登記及時(shí)，統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)準(zhǔn)確，帳物相符，各類檔案統(tǒng)計(jì)臺(tái)帳齊全。1

查看有關(guān)文件、臺(tái)帳，查看原始記錄。

（3）準(zhǔn)確編制檔案工作情況統(tǒng)計(jì)年報(bào)，上報(bào)及時(shí)

移交（2分）

（1）按規(guī)定向檔案館及時(shí)移交檔案、案卷質(zhì)量符合進(jìn)館要求。

（2）檔案人員工作變動(dòng)時(shí)，交接制度健全、移交手續(xù)完備。

四

利用服務(wù)（20分）

檢索工具（9分）

（1）按不同門類、不同保管期限，不同載體分別編制室藏全部檔案的案卷目錄。4

如編有其它簡(jiǎn)便適用的檢索工具可予適當(dāng)加分，計(jì)算機(jī)檢索檔案可加1分，加分不超過(guò)2分。

（2）永久、長(zhǎng)期檔案全部編制了全引目錄或文件卡片。

（3）有文卷號(hào)索引，并有五種專題目錄（索引）或卡片（三年以上）。

利用（5分）

（1）檔案人員熟悉室藏，調(diào)卷迅速準(zhǔn)確，四分鐘內(nèi)準(zhǔn)確查到一份永久和長(zhǎng)期檔案。2

現(xiàn)場(chǎng)考核查看有關(guān)材料

（2）有檔案資料查借閱和利用效果登記簿，并堅(jiān)持做好利用效果收集工作。

（3）編有利用事例匯編。

編研（6分）

編有：（1）全宗指南；（2）組織沿革；（3）發(fā)文匯編；（4）基礎(chǔ)數(shù)據(jù)匯編；（5）專題匯編；

（6）機(jī)關(guān)歷年大事記。

如編定了有衫價(jià)值，能反映本單位特色的可以適當(dāng)加分；加分不超過(guò)2

中華人民共和國(guó)檔案法

第一章 總 則

第一條 為了加強(qiáng)對(duì)檔案的管理和收集、整理工作，有效地保護(hù)和利用檔案，為社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)，制定本法。

第二條 本法所稱的檔案，是指過(guò)去和現(xiàn)在的國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織以及個(gè)人從事政治、軍事、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、技術(shù)、文化、宗教等活動(dòng)直接形成的對(duì)國(guó)家和社會(huì)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。

第三條 一切國(guó)家機(jī)關(guān)、武裝力量、政黨、社會(huì)團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和公民都有保護(hù)檔案的義務(wù)。

第四條 各級(jí)人民政府應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，把檔案事業(yè)的建設(shè)列入國(guó)民經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展計(jì)劃。

第五條 檔案工作實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理的原則，維護(hù)檔案完整與安全，便于社會(huì)各方面的利用，第二章 檔案機(jī)構(gòu)及其職責(zé)

第六條 國(guó)家檔案行政管理部門主管全國(guó)檔案事業(yè)，對(duì)全國(guó)的檔案事業(yè)實(shí)行統(tǒng)籌規(guī)劃，組織協(xié)調(diào)，統(tǒng)一制度，監(jiān)督和指導(dǎo)。

縣級(jí)以上地方各級(jí)人民政府的檔案行政管理部門主管本行政區(qū)域內(nèi)的檔案事業(yè)，并對(duì)本行政區(qū)域內(nèi)機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織的檔案工作實(shí)行監(jiān)督和指導(dǎo)。

鄉(xiāng)、民族鄉(xiāng)、鎮(zhèn)人民政府應(yīng)當(dāng)指定人員負(fù)責(zé)保管本機(jī)關(guān)的檔案，并對(duì)所屬單位的檔案工作實(shí)行監(jiān)督和指導(dǎo)。

第七條 機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織的檔案機(jī)構(gòu)或者檔案工作人員，負(fù)責(zé)保管本單位的檔案，并對(duì)所屬機(jī)構(gòu)的檔案工作實(shí)行監(jiān)督和指導(dǎo)。

第八條 中央和縣級(jí)以上地方各級(jí)各類檔案館，是集中管理檔案的文化事業(yè)機(jī)構(gòu)，負(fù)責(zé)接收、收集、整理、保管和提供利用各分管范圍內(nèi)的檔案。

第九條 檔案工作人員應(yīng)當(dāng)忠于職守，遵守紀(jì)律，具備專業(yè)知識(shí)。

在檔案的收集、整理、保護(hù)和提供利用等方面成績(jī)顯著的單位或者個(gè)人，由各級(jí)人民政府給予獎(jiǎng)勵(lì)。

第三章 檔案的管理

第十條 對(duì)國(guó)家規(guī)定的應(yīng)當(dāng)立卷歸檔的材料，必須按照規(guī)定，定期向本單位檔案機(jī)構(gòu)或者檔案工作人員移交，集中管理，任何個(gè)人不得據(jù)為已有。

國(guó)家規(guī)定不得歸檔的材料，禁止擅自歸檔。

第十一條 機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織必須按照國(guó)家規(guī)定，定期向檔案館移交檔案。

第四篇：圖書館檔案管理辦法

圖書館檔案管理辦法

一．圖書館檔案是指圖書館及其工作人員在各項(xiàng)活動(dòng)中產(chǎn)生的、具有查考利用價(jià)值并歸檔保存起來(lái)的材料。我館歸檔的材料分文書檔案和業(yè)務(wù)檔案兩類，材料形式主要有：圖紙、圖表、文字材料、照片、電子形式等。

二．我館文書檔案和業(yè)務(wù)檔案由館辦公室集中統(tǒng)一管理，以維護(hù)它的完整性、真實(shí)性。負(fù)責(zé)檔案管理的人員應(yīng)認(rèn)真負(fù)責(zé)，對(duì)各方面應(yīng)歸檔的材料及時(shí)督促、檢察、收集、鑒定、整理。本館各部門及工作人員應(yīng)積極主動(dòng)提供有關(guān)歸檔材料，保障檔案工作順利進(jìn)行。

三．我館文書檔案按類別歸檔，歸檔的內(nèi)容主要包括，I．上級(jí)文件：政府部門、圖工委、圖書館學(xué)會(huì)下發(fā)至我館的文件。

2．校內(nèi)文件：學(xué)校及其職能部門下發(fā)至我館的有關(guān)文件，包括決議、規(guī)章制度等。

3．本館文件：館內(nèi)的有關(guān)決定，規(guī)章制度等。4．規(guī)劃計(jì)劃：本館制訂的長(zhǎng)遠(yuǎn)規(guī)劃和工作計(jì)劃。5．工作總結(jié)：各部室、全館所做的工作總結(jié)。

6．報(bào)告及批復(fù)：本館向?qū)W校及有關(guān)部門遞交的請(qǐng)示報(bào)告及批復(fù)意見(jiàn)。7．來(lái)往信函：我館與外單位有工作關(guān)系時(shí)產(chǎn)生的信函。

8．會(huì)議文件：我校圖書情報(bào)工作委員會(huì)會(huì)議材料，本館主辦的有關(guān)會(huì)議材料，我館人員參加校外會(huì)議的材料及遞交的論文，本館各種會(huì)議的記錄。

9．大事記載：隨時(shí)對(duì)本館發(fā)生事情進(jìn)行的記錄，收集有關(guān)報(bào)刊對(duì)我館的報(bào)道。10．館舍資料：有關(guān)我館建筑、內(nèi)部改建的有關(guān)資料，以及內(nèi)部布置的資料。11．設(shè)備家具：有關(guān)我館設(shè)備、家具的購(gòu)置、制做等方面的資料，以及設(shè)備維修記錄。

12．機(jī)構(gòu)人員：我校圖工委、圖書館機(jī)構(gòu)的情況及人員名單，人員進(jìn)館離館情況。

13．晉升材料：有關(guān)我館人員晉升、評(píng)職稱的有關(guān)資料。

14．統(tǒng)計(jì)資料:各部室上報(bào)的統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)和全館匯總的資料，以及我館上報(bào)的數(shù)據(jù)資料。

15．考勤資料：各部的考勤表及有關(guān)材料。

16．考核評(píng)估：對(duì)個(gè)人、部室考核的有關(guān)材料，上級(jí)對(duì)我館進(jìn)行評(píng)估的有關(guān)材料。

17．成果記載：我館人員出版的著作、在報(bào)刊發(fā)表的論文，以及其它科研成果的記載。

18．獎(jiǎng)懲記載：我館人員獲得獎(jiǎng)勵(lì)的材料和受處分的情況。19．建議意見(jiàn)：對(duì)改講我館工作提出的各種書面建議或意見(jiàn)。

20．業(yè)務(wù)工作：有關(guān)我館各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作的有關(guān)材料，如計(jì)算機(jī)、檢索課、書友會(huì)等。

另外，根據(jù)歸檔材料的實(shí)際情況，可增設(shè)一些其它類別。四．我館業(yè)務(wù)檔案按個(gè)人歸檔，歸檔的材料主要包括，1．基本情況：工作人員的姓名、性別、民族、籍貫、出生年月、參加工作時(shí)間、學(xué)歷、政治面貌等。

2．學(xué)歷情況: 個(gè)人學(xué)業(yè)情況，包括畢業(yè)的學(xué)校、專業(yè)、學(xué)制、學(xué)位等。3．工作經(jīng)歷：所工作過(guò)的單位及部門，包括本館的崗位調(diào)動(dòng)。4．任職記載：所擔(dān)任的黨政工職務(wù)、專業(yè)技術(shù)職務(wù)。

5．學(xué)習(xí)進(jìn)修：在職進(jìn)修的有關(guān)情況，如學(xué)習(xí)時(shí)間、學(xué)習(xí)內(nèi)容、成績(jī) 6．講課報(bào)告：在校內(nèi)外講課、做報(bào)告的有關(guān)情況。

7．學(xué)術(shù)交流：參加業(yè)務(wù)考察、學(xué)術(shù)會(huì)漢、學(xué)術(shù)團(tuán)體的有關(guān)情況。8．研究成果：出版著作、發(fā)表論文的記載。9．獎(jiǎng)懲情況：個(gè)人受獎(jiǎng)勵(lì)或處分的有關(guān)情況。10．考勤記載：關(guān)于個(gè)人病事假、出勤情況的記載。11．考評(píng)情況：對(duì)個(gè)人德、能、勤、績(jī)的考核結(jié)果。

另外，凡本館人員在工作、學(xué)術(shù)中形成的其它材料，可根據(jù)實(shí)際情況歸檔。五．凡歸檔的材料應(yīng)妥善保管，凡借閱者必須辦理借閱手續(xù)，及時(shí)歸還。六．根據(jù)學(xué)院有關(guān)檔案工作的文件，及時(shí)向?qū)W校提供我館的有關(guān)材料，包括：統(tǒng)計(jì)表、計(jì)劃、總結(jié)、各項(xiàng)規(guī)章制度、本校圖書情報(bào)工作委員會(huì)議紀(jì)要、研究成果、校外獲獎(jiǎng)證書或獎(jiǎng)狀復(fù)印件等

第五篇：高校圖書館檔案管理工作現(xiàn)狀分析及對(duì)策研究

摘要：從高校圖書館檔案管理的工作現(xiàn)狀出發(fā)，提出了一些改進(jìn)檔案管理工作的新思路。關(guān)鍵詞：高校圖書館檔案工作現(xiàn)狀措施

近年來(lái)，伴隨著普通高等學(xué)校辦學(xué)規(guī)模的壯大，圖書館也隨之發(fā)展壯大，館員隊(duì)伍得到擴(kuò)充，業(yè)務(wù)范圍不斷擴(kuò)展，更因普通高等學(xué)校本科教學(xué)水平評(píng)估的具體要求，使得圖書館在教學(xué)和科研中的重要作用越來(lái)越明顯。高校圖書館是高校三大支柱之一，高校圖書館檔案同樣是高校檔案工作的重要組成部分，其管理的好壞程度直接反映了圖書館的管理水平。

然而目前許多高校圖書館檔案管理工作還非常滯后，如何建立健全高校圖書館的檔案，以滿足高校教學(xué)、科研等各方面的需要。筆者根據(jù)目前高校圖書館檔案管理之現(xiàn)狀進(jìn)行了初步探討，并就高校圖書館檔案管理工作提出了一些改進(jìn)思路，以便更好地為圖書館的日常管理、學(xué)校的教學(xué)、科研提供服務(wù)。

一、高校圖書館檔案管理工作現(xiàn)狀分析 1．檔案管理制度相對(duì)滯后

目前大部分高校圖書館沒(méi)有建立一套適合本館的檔案管理制度，沒(méi)有制定檔案管理的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，缺乏統(tǒng)一管理，很多文件材料沒(méi)有進(jìn)行整理歸檔，只是雜亂地放在一起，管理混亂，對(duì)許多案卷沒(méi)有進(jìn)行分類、標(biāo)引，缺乏系統(tǒng)性和完整性，給查找利用帶來(lái)困難；辦公室對(duì)圖書館的日常管理檔案還比較重視，但對(duì)各業(yè)務(wù)部門提交的業(yè)務(wù)檔案沒(méi)有統(tǒng)一的要求，提交的業(yè)務(wù)檔案有采用打印的，但紙張不統(tǒng)一；有直接手寫的，用什么紙張就不用說(shuō)了。如此的檔案資料裝訂起來(lái)很是麻煩，即使裝訂，也不美觀；更不用說(shuō)電子檔案了。

2．檔案管理工作不到位

圖書館檔案是圖書館發(fā)展變化的歷史見(jiàn)證，是圖書館管理的重要依據(jù)，具有重要的參考保存價(jià)值。但在高校，圖書館檔案管理工作并沒(méi)有受到應(yīng)有的重視，具體表現(xiàn)在：一是缺乏專職檔案員負(fù)責(zé)圖書館檔案的收集、整理、歸檔工作。高校圖書館檔案工作大都是辦公室人員兼職，而沒(méi)有安排專人去負(fù)責(zé)。眾所周知，檔案工作是一項(xiàng)長(zhǎng)期而復(fù)雜的工作，不可能一蹴而就，它是日積月累而成的。沒(méi)有專人管理會(huì)使多數(shù)應(yīng)歸檔的文件散落于不同的經(jīng)辦人手中，最終會(huì)導(dǎo)致檔案材料的不完整、不系統(tǒng)，這樣圖書館的檔案工作永遠(yuǎn)都做不好。二是無(wú)專用檔案室，檔案沒(méi)有集中統(tǒng)一管理。現(xiàn)時(shí)的檔案材料大多放于紙盒或文件盒中，缺乏保護(hù)措施。材料長(zhǎng)期堆放，導(dǎo)致文獻(xiàn)不斷膨脹，這都不利于文獻(xiàn)資料的開(kāi)發(fā)利用。

3．檔案信息得不到充分利用

隨著信息時(shí)代的到來(lái)和高等教育全球化的發(fā)展，高校圖書館面臨著日趨激烈的競(jìng)爭(zhēng)趨勢(shì)。圖書館是高校的窗口部門，是高校的學(xué)術(shù)研究中心，圖書館的工作過(guò)程中產(chǎn)生的大量具有保存價(jià)值的檔案材料，已成為領(lǐng)導(dǎo)決策、業(yè)務(wù)工作和學(xué)術(shù)研究的重要資料。充分利用好方方面面收集到的檔案資料，留學(xué)生論文 將對(duì)圖書館未來(lái)的發(fā)展起著非常重要的作用。但由于檔案意識(shí)的薄弱，許多圖書館的檔案管理大都采用了重藏輕用的管理模式，對(duì)圖書館檔案資料的利用沒(méi)有引起足夠的重視，很少利用現(xiàn)存的檔案資料來(lái)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，解決問(wèn)題，在一定程度上造成了圖書館檔案資源的浪費(fèi)。

4．檔案結(jié)構(gòu)不合理

從檔案門類看，許多圖書館的文書檔案比重較大，以業(yè)務(wù)檔案為主的特色檔案需要豐富； 從檔案載體看，紙質(zhì)檔案比重較大，其它載體檔案的種類和數(shù)量相對(duì)較小。這樣的館藏結(jié)構(gòu)和內(nèi)容顯然不能適應(yīng)圖書館業(yè)務(wù)發(fā)展和信息社會(huì)化的需求。

二、改進(jìn)高校圖書館檔案管理工作應(yīng)采取的對(duì)策

高校圖書館檔案是高校圖書館工作的一個(gè)重要組成部分，它真實(shí)地記載著高校圖書館各個(gè)歷史時(shí)期的發(fā)展軌跡，具有很強(qiáng)的信息利用價(jià)值和信息傳播功能，對(duì)圖書館的未來(lái)發(fā)展能起到很重要的作用。圖書館檔案管理的好壞，直接反映了圖書館的管理水平，因此，我們的檔案水平，而應(yīng)著眼于今后的發(fā)展，既做到能適應(yīng)今后管理的基礎(chǔ)工作，又能盡快運(yùn)用現(xiàn)代化管理理論和科學(xué)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案管理科學(xué)化、現(xiàn)代化。

1．加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)，提高檔案管理水平（1）從思想上引起領(lǐng)導(dǎo)的高度重視

領(lǐng)導(dǎo)重視是搞好檔案管理工作的重要前提和關(guān)鍵。要做好圖書館檔案工作，首先要積極爭(zhēng)取領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作的支持。一個(gè)單位檔案工作開(kāi)展得如何，與單位領(lǐng)導(dǎo)的重視程度有密切的關(guān)系。因此，館領(lǐng)導(dǎo)要親自抓并主動(dòng)參與檔案管理工作。

只有圖書館各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)及檔案管理人員明確認(rèn)識(shí)到圖書館檔案對(duì)圖書館未來(lái)發(fā)展的重要性，從思想上給予重視，樹(shù)立起存檔意識(shí)，圖書館的檔案工作才會(huì)有大的起色。（2）從硬軟件設(shè)施上得到大的改觀

在硬件方面，圖書館應(yīng)當(dāng)設(shè)置專門的檔案室，購(gòu)置專用檔案柜及檔案盒，并配備計(jì)算機(jī)、打印機(jī)等現(xiàn)代辦公設(shè)備。在軟件上，圖書館要指定專職檔案管理人員。檔案工作要求細(xì)致、嚴(yán)謹(jǐn)，館領(lǐng)導(dǎo)要將有責(zé)任心、有耐心、有經(jīng)驗(yàn)、業(yè)務(wù)能力強(qiáng)的同志抽調(diào)到檔案管理工作崗位上，發(fā)揮他們的主觀能動(dòng)性。隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的普及，應(yīng)同時(shí)安裝檔案管理軟件，只有這樣，才能把檔案錄入計(jì)算機(jī)，建立起檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，這將大大提高圖書館檔案管理中存儲(chǔ)、處理、控制、開(kāi)發(fā)利用檔案信息的能力，促進(jìn)圖書館檔案工作的提高與發(fā)展，來(lái)實(shí)現(xiàn)圖書館檔案管理的現(xiàn)代化。

2．完善檔案管理制度

建立健全完善的檔案管理制度，是搞好檔案工作的基礎(chǔ)。圖書館應(yīng)根據(jù)《檔案法》和國(guó)家有關(guān)檔案文件規(guī)定，結(jié)合本館的實(shí)際情況，制定出適合本館的檔案管理制度。一是建立科學(xué)的檔案組織管理和運(yùn)作機(jī)制，不僅要把科學(xué)的管理制度形成文件，而且在收集、整理、鑒定、保管、利用等每一個(gè)環(huán)節(jié)上都必須制定出相應(yīng)的規(guī)章制度，保管要求、保護(hù)措施和提供利用等方面都必須制度化、規(guī)范化。二是建立和落實(shí)各級(jí)檔案管理工作責(zé)任制，明確個(gè)人職責(zé)，使圖書館檔案的收集、整理、歸檔、保管等工作落到實(shí)處。三是建立健全各項(xiàng)規(guī)章制度，使檔案管理做到按章辦事、按規(guī)操作、有條不紊；做到妥善保管、萬(wàn)無(wú)一失。3．加強(qiáng)檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用

檔案的開(kāi)發(fā)利用是檔案工作的最終目的，只有積極開(kāi)發(fā)利用信息資源，圖書館檔案才有生機(jī)和活力。在開(kāi)發(fā)利用方面，檔案人員應(yīng)做到以下幾點(diǎn)：

一是加強(qiáng)圖書館檔案的信息化建設(shè)。針對(duì)網(wǎng)絡(luò)時(shí)代用戶對(duì)信息需求快捷、方便、準(zhǔn)確等特點(diǎn)，檔案管理人員應(yīng)利用現(xiàn)代技術(shù)對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)管理和深層次的開(kāi)發(fā)。

二是在圖書館日常管理中，圖書館檔案管理人員應(yīng)配合領(lǐng)導(dǎo)決策，配合館內(nèi)各項(xiàng)工作及時(shí)準(zhǔn)確地提交檔案材料，為圖書館的各項(xiàng)工作服務(wù)。

三是搞好宣傳工作，提高檔案資源的利用率。檔案資源共享是今后的發(fā)展趨勢(shì)，重藏輕用的檔案管理模式已不再適應(yīng)當(dāng)今社會(huì)的需要，因此，我們要加強(qiáng)圖書館檔案工作的宣傳力度，使用戶真正認(rèn)識(shí)到圖書館檔案資料的存在價(jià)值。4． 做到科學(xué)分類，實(shí)行分級(jí)管理

（1）高校圖書館因其專業(yè)性、服務(wù)性、學(xué)術(shù)性的特點(diǎn)，應(yīng)不斷拓寬檔案信息收集范圍，適時(shí)、準(zhǔn)確、全面地做好各類檔案信息的收集、整理、存儲(chǔ)工作。科學(xué)分類就是按照檔案部門的要求，根據(jù)圖書館的實(shí)際情況，按部門、內(nèi)容等形式上的異同，分成若干類別。一是黨群類。主要包括：上級(jí)文件、校內(nèi)文件、本館文件、規(guī)劃計(jì)劃、工作總結(jié)、規(guī)章制度等。二是業(yè)務(wù)類。主要包括：各業(yè)務(wù)部門的統(tǒng)計(jì)報(bào)表、工作日志、各類業(yè)務(wù)活動(dòng)等，如：圖書館的采購(gòu)情況、借閱情況、文獻(xiàn)檢索情況、課題跟蹤情況等。三是人事類。包括圖書館職工檔案，如：職工基本情況、工作經(jīng)歷；組織機(jī)構(gòu)及人員配備情況，如：機(jī)構(gòu)人員名單、人員調(diào)進(jìn)調(diào)出名單；還有職工晉升、考勤、考核，職工培訓(xùn)、進(jìn)修情況等。四是后勤管理類。包括圖書館的后勤管理、圖書館的建筑、儀器設(shè)備等。圖書館的檔案收集只有通過(guò)科學(xué)分類，才能揭示出它們之間的聯(lián)系和規(guī)律，有條理地反映立檔單位的歷史面貌，便于系統(tǒng)地查找利用。（2）由于圖書館工作的特殊性，決定了檔案工作并非辦公室一個(gè)部門所為。圖書館各部門都有其獨(dú)立的業(yè)務(wù)范圍。圖書館日常管理檔案，如經(jīng)費(fèi)、財(cái)產(chǎn)、人事情況，各級(jí)文件的保存情況等，應(yīng)由館里指定的專職檔案員集中管理； 圖書館業(yè)務(wù)檔案，如文獻(xiàn)采購(gòu)檔案、文獻(xiàn)典藏檔案、讀者檔案、閱覽檔案等應(yīng)由各業(yè)務(wù)部門分散管理。各業(yè)務(wù)部門也應(yīng)建立起自己獨(dú)特的業(yè)務(wù)檔案體系，并隨時(shí)配合館里的各項(xiàng)活動(dòng)，及時(shí)提交某一個(gè)階段的檔案資料。這樣有利于各部門結(jié)合自己的業(yè)務(wù)進(jìn)行管理和利用，激發(fā)各部門開(kāi)展檔案工作的積極性。5．做好檔案信息資料編研工作

隨著高校辦學(xué)規(guī)模不斷擴(kuò)大，辦學(xué)層次不斷提高，隨之而來(lái)的圖書館的各個(gè)方面也發(fā)生了很大的變化。比如高校的合并、新校址的建立、圖書館的搬遷、各種服務(wù)功能的改進(jìn)等，這就需要高校圖書館及時(shí)地根據(jù)圖書館的館藏變基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、服務(wù)功能創(chuàng)新等有關(guān)檔案存儲(chǔ)信息，編制出最新的圖書館使用手冊(cè)、高校圖書館入館指南等對(duì)讀者進(jìn)行宣傳教育或作為文獻(xiàn)檢索課教學(xué)使用教材；還可以將本館科研、學(xué)術(shù)活動(dòng)情況，留學(xué)生論文編制出圖書館科研工作實(shí)錄，圖書館專業(yè)論文匯編，科研成果論文集等，從而實(shí)現(xiàn)對(duì)本館已存檔的業(yè)務(wù)活動(dòng)記錄、科研活動(dòng)狀況、成果等，通過(guò)有效形式在館內(nèi)外宣傳、介紹、交流，提升圖書館的影響力及檔案信息資源的利用率。

高校圖書館是學(xué)校的學(xué)術(shù)中心，是學(xué)校的重要組成部分，高校圖書館檔案也是學(xué)校檔案的重要組成部分。做好高校圖書館檔案工作，對(duì)于提高圖書館的管理水平、對(duì)于學(xué)校的教學(xué)和科研都起著十分重要的作用。相信通過(guò)大家的共同努力，高校圖書館的檔案管理工作會(huì)上一個(gè)新的臺(tái)階。

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