第一篇：檔案管理制度

中鐵十五局集團(tuán)有限公司 溧馬高速公路LM-1標(biāo)施工段

檔案管理制度

中鐵十五局集團(tuán)有限公司 溧馬高速公路LM-1標(biāo)項(xiàng)目經(jīng)理部

二〇一一年一月三日

第一章 檔案管理總則

1、為適應(yīng)集團(tuán)公司新的組織架構(gòu)，明確資料管理程序,按照國(guó)家規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)和地方的有關(guān)規(guī)定，結(jié)合集團(tuán)公司的實(shí)際情況，規(guī)范項(xiàng)目工程檔案管理，增強(qiáng)檔案的實(shí)用性和有效性，特制定本制度。

2、工程資料指在工程建設(shè)過(guò)程中形成的各種形式的信息記錄，包括基建文件、監(jiān)理資料、施工資料、竣工圖等內(nèi)容。

3、工程資料是建筑施工的一個(gè)重要組成部分，是建筑工程進(jìn)行竣工驗(yàn)收的必備條件，也是對(duì)工程進(jìn)行檢查、維修、管理、使用、改建和擴(kuò)建的重要依據(jù)，是城建檔案的重要組成部分。

4、工程資料的編制、整理，依據(jù)國(guó)家、地方現(xiàn)行的有關(guān)工程建設(shè)的法律、法規(guī)、規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行。

第二章 歸檔范圍

公司的規(guī)劃、年度計(jì)劃、統(tǒng)計(jì)資料、財(cái)務(wù)審計(jì)、會(huì)計(jì)檔案、勞動(dòng)工資、經(jīng)營(yíng)情況、人事檔案、會(huì)議記錄、決定、委托書(shū)、協(xié)議、合同、項(xiàng)目方案、通知等具有參考價(jià)值的文件資料。>>精彩專(zhuān)題推薦：公司管理制度大全。工程資料包括基建文件、監(jiān)理資料、施工資料、竣工圖等內(nèi)容。

1、基建文件是指建設(shè)單位在工程建設(shè)過(guò)程中形成的文件，分為工程準(zhǔn)備文件和竣工驗(yàn)收等文件。包括工程準(zhǔn)備文件、工程開(kāi)工以前，在立項(xiàng)、審批、征地、勘察、設(shè)計(jì)、招投標(biāo)等工程準(zhǔn)備階段形成的文件?？⒐を?yàn)收文件、建設(shè)工程項(xiàng)目竣工驗(yàn)收活動(dòng)中形成的文件。

2、監(jiān)理資料是指監(jiān)理單位關(guān)于工程施工方面的通知、相關(guān)文件等。包括監(jiān)理通知、質(zhì)量考核結(jié)果、監(jiān)理抽檢及批復(fù)文件等。

3、施工資料是指施工單位在工程施工過(guò)程中形成的資料。可分為施工質(zhì)量保證資料、技術(shù)資料、安全資料；它包含了整個(gè)建筑物施工開(kāi)始到結(jié)束，所產(chǎn)生的文件內(nèi)容，有聯(lián)系外單位（建設(shè)、設(shè)計(jì)、勘察、監(jiān)理等）的文件；記錄工程的質(zhì)量、技術(shù)及安全等情況（包括新工藝、原材料檢測(cè)、檢驗(yàn)）；保存施工時(shí)的安全信息和安全糾正內(nèi)容（安全方案的編寫(xiě)、安全教育等），是施工全過(guò)程的記錄文件。

施工資料應(yīng)該嚴(yán)格按照規(guī)范編寫(xiě)，真實(shí)的反映施工現(xiàn)場(chǎng)的技術(shù)、質(zhì)量情況，資料的形式有：紙質(zhì)資料、實(shí)物資料、視聽(tīng)、圖片、影像資料等。

4、竣工圖是指工程竣工驗(yàn)收后，真實(shí)反映建設(shè)工程項(xiàng)目施工結(jié)果的圖樣，符合工程實(shí)際狀況的施工圖。因?yàn)樵谑┕み^(guò)程中難免有修改，為了讓建設(shè)單位或者使用者能比較清晰地了解管道的實(shí)際走向和設(shè)備的實(shí)際安裝情況，國(guó)家規(guī)定在工程竣工之后施工單位必須提交竣工圖。

作為城市實(shí)踐案例，持續(xù)建設(shè)新農(nóng)村、新的經(jīng)濟(jì)圈等經(jīng)濟(jì)持續(xù)發(fā)展規(guī)劃建設(shè)，必須進(jìn)行新的規(guī)劃圖和施工圖與現(xiàn)存的竣工圖核查核實(shí)，才可以進(jìn)行施工建設(shè)，尤其是隱蔽工程檢查記錄，必須仔細(xì)進(jìn)行標(biāo)高審查備案！由各專(zhuān)業(yè)人士審查簽字才可放行。

第三章 檔案管理員的職責(zé)

1、保證公司及各部門(mén)的原始資料及單據(jù)齊全完整、安全保密和使用方便。積極宣傳和認(rèn)真貫徹執(zhí)行《檔案法》、《檔案實(shí)施辦法》及《江蘇省檔案條例》。

2、熱愛(ài)檔案事業(yè)，刻苦學(xué)習(xí)檔案業(yè)務(wù)和科學(xué)文化知識(shí)，不斷提高業(yè)務(wù)水平和工作能力。

3、加強(qiáng)組織紀(jì)律性，自覺(jué)遵守黨的紀(jì)律和國(guó)家的法律．法規(guī)，嚴(yán)守黨和國(guó)家的機(jī)密，遵守公司的各項(xiàng)規(guī)章制度。

4、集中統(tǒng)一管理項(xiàng)目全部檔案，維護(hù)檔案的完整與安全，并按規(guī)定積極提供利用，為項(xiàng)目各項(xiàng)工作服務(wù)。

5、熱情、耐心接待查檔人員。堅(jiān)持查檔規(guī)定，做到調(diào)卷迅速準(zhǔn)確，不斷提高工作效率。

6、負(fù)責(zé)項(xiàng)目各部門(mén)各種門(mén)類(lèi)的檔案的收集、整理、立卷、歸檔工作的監(jiān)督和指導(dǎo)。

7、認(rèn)真做好檔案庫(kù)房的內(nèi)務(wù)管理，箱柜排列有序，整齊清潔，布局合理，分類(lèi)明確，查找方便。

8、認(rèn)真做好檔案庫(kù)房防火、防盜、防潮、防塵等八防工作。

9、積極開(kāi)發(fā)檔案信息資源，編制各種檢索工具和編研材料。

10、做好信息利用和檔案利用效果收集整理及有關(guān)檔案工作情況的統(tǒng)計(jì)。

第四章 資料的收集與整理

在職責(zé)范圍內(nèi)做好與高速公路建設(shè)項(xiàng)目有關(guān)的文件材料的收集、積累工作，按《江蘇省高速公路建設(shè)項(xiàng)目文件材料歸檔范圍內(nèi)及保管期限表》的要求將具有查考價(jià)值的各種形式與載體的文件均收集齊全。其中包括合同文本（含工程總包及工程分包合同）、深化設(shè)計(jì)方案、工程會(huì)議記要、工程聯(lián)系單、工程簽證單、竣工資料等

1、施工前資料的收集與整理

（1）由公司組織項(xiàng)目經(jīng)理部配備資料管理人員，成立資料管理組織機(jī)構(gòu)，制定資料管理制度，確定項(xiàng)目經(jīng)理部工程資料管理目標(biāo)，并分解到相關(guān)崗位，做到責(zé)任明確，流程清晰，管理有據(jù)。

（2）工程開(kāi)工前一周內(nèi)，項(xiàng)目經(jīng)理部依據(jù)施工組織設(shè)計(jì)、施工圖紙，結(jié)合地方、行業(yè)、集團(tuán)公司及分、子公司關(guān)于工程技術(shù)資料的有關(guān)規(guī)定，編制《工程資料管理計(jì)劃》，經(jīng)公司審核后報(bào)集團(tuán)公司技術(shù)質(zhì)量部備案。

（3）工程資料管理計(jì)劃的內(nèi)容應(yīng)包括以下內(nèi)容 1）編制依據(jù)。

2）工程總體概況，旨在明確工程資料中統(tǒng)一的工程名稱(chēng)、工程各參建單位、建筑規(guī)模、結(jié)構(gòu)形式、開(kāi)竣工時(shí)間等內(nèi)容。

3）工程資料清單，包括資料類(lèi)別、組成內(nèi)容、原件份數(shù)。4）工程資料管理組織機(jī)構(gòu)。5）工程資料填報(bào)、整理職責(zé)分工。

6）工程資料管理制度，包括項(xiàng)目部?jī)?nèi)部移交時(shí)限、獎(jiǎng)罰措施等。7）竣工組卷及對(duì)外移交要求。

（4）項(xiàng)目經(jīng)理部在分包項(xiàng)目施工前與其簽訂資料管理協(xié)議，依據(jù)“誰(shuí)施工，誰(shuí)負(fù)責(zé)”的原則對(duì)分包單位施工資料的編制、報(bào)審、移交等提出具體要求。

2、施工過(guò)程中資料整理

（1）項(xiàng)目經(jīng)理部資料員應(yīng)根據(jù)資料內(nèi)容進(jìn)行資料盒的脊背、封面標(biāo)識(shí)，做到整齊、美觀，便于查閱。資料盒內(nèi)應(yīng)包括總目錄、卷內(nèi)目錄、資料封面、分目錄和資料內(nèi)容五部分，各級(jí)目錄及資料內(nèi)容必須對(duì)應(yīng)一致，層次清晰。

（2）工程資料應(yīng)隨工程進(jìn)度及時(shí)收集、整理，項(xiàng)目齊全、字跡清楚、圖面整潔、簽章齊全，必須使用檔案規(guī)定用筆。資料編制表格式樣應(yīng)符合國(guó)家、行業(yè)或地方有關(guān)規(guī)定。

（3）項(xiàng)目經(jīng)理部各部門(mén)管理人員應(yīng)根據(jù)工程進(jìn)度及時(shí)填寫(xiě)工程資料，并按規(guī)定及時(shí)移交資料室。資料填寫(xiě)人員應(yīng)對(duì)資料內(nèi)容的真實(shí)性、準(zhǔn)確性負(fù)責(zé)。

（4）做好施工記錄、檢驗(yàn)試驗(yàn)記錄、交工驗(yàn)收記錄和各種表格匯總簽證施工組織設(shè)計(jì)、圖紙會(huì)審記錄，施工日志，變更設(shè)計(jì)報(bào)告，設(shè)計(jì)變更通知單，開(kāi)工報(bào)告，施工技術(shù)總結(jié)等，按規(guī)定在工程竣工驗(yàn)收前編制好竣工圖，并加蓋竣工圖章，由施工單位負(fù)責(zé)人審核簽字。

（5）項(xiàng)目經(jīng)理部資料員隨時(shí)掌握工程進(jìn)度情況，保證資料與工程同步，發(fā)現(xiàn)滯后情況時(shí)，應(yīng)依據(jù)項(xiàng)目部資料管理制度進(jìn)行報(bào)告、催交工作。

（6）項(xiàng)目經(jīng)理部資料員負(fù)責(zé)對(duì)工程資料的編制情況進(jìn)行初檢。根據(jù)地方規(guī)定及相關(guān)規(guī)范要求對(duì)工程資料中的工程名稱(chēng)、施工部位、內(nèi)容填寫(xiě)、簽名蓋章、交卷情況進(jìn)行檢查并督促相關(guān)人員整改，保證其正確性。對(duì)檢查合格的資料，做好編目、外觀整理、組卷等工作。

（7）項(xiàng)目經(jīng)理部總工程師應(yīng)定期組織工程技術(shù)人員對(duì)工程資料進(jìn)行自檢，留下檢查記錄，按項(xiàng)目部規(guī)定對(duì)相關(guān)責(zé)任人進(jìn)行獎(jiǎng)罰并限期整改，并組織工程技術(shù)人員對(duì)資料檢查中存在的問(wèn)題進(jìn)行認(rèn)真分析、總結(jié)和再培訓(xùn)學(xué)習(xí)。

（8）公司定期或不定期對(duì)所屬在施項(xiàng)目部的工程資料進(jìn)行檢查，對(duì)存在的問(wèn)題填寫(xiě)檢查記錄并限期整改，并跟蹤驗(yàn)證整改結(jié)果，確保工程資料的完整性、真實(shí)性、及時(shí)性、準(zhǔn)確性。

3、竣工驗(yàn)收階段工程資料管理

在檔案資料歸檔期，由檔案管理員分別向各主管部門(mén)收集應(yīng)該歸檔的原始資料。各主管部門(mén)經(jīng)理應(yīng)積極配合與支持。凡應(yīng)該及時(shí)歸檔的資料，由檔案管理員負(fù)責(zé)及時(shí)歸檔。各部門(mén)專(zhuān)用的收、發(fā)文件資料，按文件的密級(jí)確定是否歸檔。高速公路建設(shè)項(xiàng)目完成后三個(gè)月內(nèi)將項(xiàng)目檔案文件向建設(shè)單位移交、歸檔。

（1）工程竣工驗(yàn)收前，項(xiàng)目經(jīng)理部必須按當(dāng)?shù)毓こ碳夹g(shù)資料管理規(guī)定，完成工程技術(shù)資料的整理、組卷、自查工作，為工程竣工驗(yàn)收提供必要條件。

（2）項(xiàng)目經(jīng)理部，應(yīng)負(fù)責(zé)匯總整理分包單位編制的全部工程資料，統(tǒng)一管理。

（3）工程竣工驗(yàn)收通過(guò)后，項(xiàng)目經(jīng)理部應(yīng)及時(shí)收集各項(xiàng)驗(yàn)收記錄的原件，經(jīng)整理、匯總后形成完整的竣工資料。

（4）編制檔案總目錄，分目錄，移交單位和接收單位目錄。歸檔的案卷質(zhì)量必須符合下列十條標(biāo)準(zhǔn)。

1）歸檔文件、齊全完整； 2）分類(lèi)清楚，保持聯(lián)系； 3）題名確定，容易查找； 4）卷內(nèi)排列，系統(tǒng)條理； 5）保管期限準(zhǔn)確； 6）密級(jí)劃分恰當(dāng)； 7）藍(lán)圖折疊，符合要求； 8）卷皮書(shū)寫(xiě)，正楷整法； 9）案卷裝訂，整齊美觀； 10）聲像資料，清楚清晰。

第五章 資料的分類(lèi)、歸檔與統(tǒng)計(jì)

高速公路建設(shè)項(xiàng)目形成的全部文件在歸檔前必須進(jìn)行系統(tǒng)整理。其分類(lèi)組卷做到科學(xué)合理，充分保持卷內(nèi)文件有機(jī)聯(lián)系，歸檔案卷要符合《江蘇省高速公路建設(shè)項(xiàng)目檔案、案卷質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)》的要求，分類(lèi)編號(hào)方法依據(jù)《江蘇省高速公路建設(shè)項(xiàng)目檔案分類(lèi)編號(hào)表》執(zhí)行。

1、檔案分類(lèi)

按照業(yè)主、監(jiān)理單位對(duì)竣工文件的編制原則和要求，將工程資料進(jìn)行整理分類(lèi)，分類(lèi)過(guò)程中，將資料的形成時(shí)間、機(jī)構(gòu)、資料載體、保管期限等因素全面考慮。首先按保管期限把資料劃分為短期、長(zhǎng)期、永久三大類(lèi)，再根據(jù)施工時(shí)間把資料劃分為一期、二期工程，最后按照機(jī)構(gòu)分前期檔案資料、建設(shè)單位資料、監(jiān)理單位資料、施工單位資料、竣工驗(yàn)收資料、其他檔案資料。

（1）前期檔案資料

1）招標(biāo)、招標(biāo)補(bǔ)遺、投標(biāo)文件的收集整理。2）施工行政許可證、設(shè)計(jì)交底 3）征地拆遷土地?cái)?shù)量一覽表 4）合同書(shū)、協(xié)議書(shū)等（2）單位工程施工資料 1）路基及構(gòu)造物工程 2）路面工程 3）房建工程 4）交通設(shè)施工程 5）綠化工程 6）工程照片 7）支付資料

（3）竣（交）工驗(yàn)收檔案資料 1）工程交工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告

2）單項(xiàng)工程驗(yàn)收?qǐng)?bào)告（機(jī)電工程驗(yàn)收、房建工程驗(yàn)收、環(huán)保工程驗(yàn)收、工程檔案驗(yàn)收）

3)工程竣工驗(yàn)收影像資料（4）新技術(shù)、新材料檔案資料

2、檔案立卷歸檔制度

凡是工程項(xiàng)目在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的具有現(xiàn)實(shí)查考使用價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式載體的材料，必須歸檔保存。

立卷歸檔的基本要求

(1）應(yīng)歸檔的文件材料齊全、完整，書(shū)寫(xiě)材料字跡符合保存要求。(2）分類(lèi)組卷合理正確、案卷標(biāo)題簡(jiǎn)明確切，關(guān)鍵要素（單位工程名稱(chēng)、分部工程名稱(chēng)、分項(xiàng)工程名稱(chēng)、立卷時(shí)間、歸檔人等）要求。

(3）卷內(nèi)文件的排列，必須保持文件之間的聯(lián)系，準(zhǔn)確區(qū)分保管期限，便于保管和利用。

(4）案卷裝訂結(jié)實(shí)，頁(yè)號(hào)編寫(xiě)正確，封面封底填寫(xiě)完整。

為了科學(xué)管理，了解庫(kù)情，有利于保護(hù)、促進(jìn)利用，使各項(xiàng)檔案工作健全地發(fā)展，特制定本制度。

3、檔案的統(tǒng)計(jì)

（1）做好各類(lèi)檔案收進(jìn)和移動(dòng)登記臺(tái)帳。（2）做好檔案查閱、借閱登記簿。

（3）每年年末對(duì)庫(kù)存檔案的數(shù)量、類(lèi)別，提供利用情況，檔案機(jī)構(gòu)人員變動(dòng)情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。（4）堅(jiān)持統(tǒng)計(jì)原則，仔細(xì)核對(duì)數(shù)據(jù)，按時(shí)、按質(zhì)、按量完成各項(xiàng)統(tǒng)計(jì)工作。

第六章 檔案的借閱

1、總經(jīng)理、副總經(jīng)理、總監(jiān)、總經(jīng)理辦公室主任借閱非密級(jí)檔案可直接通過(guò)檔案管理員辦理借閱手續(xù)。

2、因工作需要，公司的其他人員需借閱非密級(jí)檔案時(shí)，由部門(mén)經(jīng)理辦理《借閱檔案申請(qǐng)表》送總經(jīng)理辦公室主任核批。

3、公司檔案密級(jí)分為絕密、機(jī)密、秘密三個(gè)級(jí)別，絕密級(jí)檔案禁止調(diào)閱，機(jī)密級(jí)檔案只能在檔案室閱覽，不準(zhǔn)外借；秘密級(jí)檔案經(jīng)審批可以借閱，但借閱時(shí)間不得超過(guò)4小時(shí)。秘密級(jí)檔案的借閱必須由總經(jīng)理或分管副總經(jīng)理批準(zhǔn)?？偨?jīng)理因公外出時(shí)可委托副總經(jīng)理或總經(jīng)理辦公室主任審批，具體按委托書(shū)的內(nèi)容執(zhí)行。

4、檔案借閱者必須做到：

（1）愛(ài)護(hù)檔案，保持整潔，嚴(yán)禁涂改。

（2）注意安全保密，嚴(yán)禁擅自翻印、抄錄、轉(zhuǎn)借、遺失。

5、檔案借閱內(nèi)容包括：招投標(biāo)文件，各單位、分部工程的施工設(shè)計(jì)圖紙，設(shè)計(jì)變更、設(shè)計(jì)交底及工程相關(guān)文件。

第七章 檔案室管理制度

1、檔案室是保管學(xué)校檔案的機(jī)要重地，必須嚴(yán)格執(zhí)行檔案庫(kù)房技術(shù)保護(hù)管理辦法，認(rèn)真做好保密和防盜、防火、防潮、防光、防塵等保護(hù)工作。

2、非檔案管理人員未經(jīng)允許不得進(jìn)入庫(kù)房。

3、檔案室內(nèi)必須配備適宜保存檔案的鐵質(zhì)箱柜，并采取防盜、防火、防潮、防光、防塵、防高溫等八防措施，使庫(kù)房溫度控制在14℃—24℃，相對(duì)濕度保持在45—60％，并做好記錄。

4、庫(kù)房門(mén)窗必須保持堅(jiān)固，出入庫(kù)房應(yīng)隨手關(guān)門(mén)，以確保庫(kù)房的安全。

5、調(diào)閱或出借檔案，應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行本單位制訂的檔案查（借）閱制度。

6、檔案室應(yīng)經(jīng)常保持清潔，做到窗明、門(mén)潔、地凈，箱柜無(wú)灰塵。

7、室內(nèi)檔案應(yīng)分類(lèi)存放，箱、柜、架必須擺放整齊，并編上箱號(hào)，嚴(yán)禁在庫(kù)房?jī)?nèi)存放個(gè)人物品或堆放雜物，嚴(yán)禁煙火。

8、對(duì)室內(nèi)的檔案，定期進(jìn)行檢查核對(duì)，并做好記錄，發(fā)現(xiàn)可疑情況應(yīng)追查。

9、離開(kāi)檔案庫(kù)房，要隨手關(guān)門(mén)，鑰匙要妥善保管。

第八章 維修檔案管理制度

1、維修檔案屬工程檔案的一部分，由工程組文員統(tǒng)一管理。

2、設(shè)備維修檔案按強(qiáng)電、弱電、機(jī)管、空調(diào)、裝修分類(lèi)。

3、檔案按類(lèi)別存放，在相應(yīng)的檔案盒上貼上標(biāo)簽。

4、文員根據(jù)返回工程組的維修單，當(dāng)天填寫(xiě)維修檔案記錄表，并錄入電腦中已設(shè)置密碼的“維修管理”項(xiàng)目。

5、文員每天核對(duì)發(fā)出和返回的維修單，將有關(guān)內(nèi)容如實(shí)錄入維修檔案記錄表，如發(fā)現(xiàn)不符馬上追查原因。

6、文員每月對(duì)維修檔案記錄表、維修單等進(jìn)行整理，并分類(lèi)歸檔。

7、維修檔案作為評(píng)估大廈設(shè)備運(yùn)行情況的根據(jù)，應(yīng)妥善保存。保存期限一般為一年，重大維修項(xiàng)目保存期至少為兩年。過(guò)期檔案由總工程師、系統(tǒng)工程師組成的鑒定小組統(tǒng)一審定后銷(xiāo)毀。

第九章 檔案的銷(xiāo)毀

1、項(xiàng)目部任何個(gè)人或部門(mén)非經(jīng)允許不得銷(xiāo)毀公司檔案資料。

2、當(dāng)某些檔案到了銷(xiāo)毀期時(shí)，由檔案管理員填寫(xiě)《公司檔案資料銷(xiāo)毀審批表》交辦公室主任、總工程師、項(xiàng)目經(jīng)理、審核批準(zhǔn)后執(zhí)行。

3、凡屬于密級(jí)的檔案資料必須由項(xiàng)目經(jīng)理批準(zhǔn)方可銷(xiāo)毀；一般的檔案資料，由辦公室、各部室、總工程師批準(zhǔn)后方可銷(xiāo)毀。

4、經(jīng)批準(zhǔn)銷(xiāo)毀的公司檔案，檔案管理員須認(rèn)真核對(duì)，將批準(zhǔn)的《公司檔案資料銷(xiāo)毀審批表》和將要銷(xiāo)毀的檔案資料做好登記并歸檔。登記表永久保存。

第二篇：檔案管理制度

第一條為加強(qiáng)公司行政事務(wù)管理，理順公司內(nèi)部關(guān)系，使各項(xiàng)管理標(biāo)準(zhǔn)化、制度化，提高辦事效率，特制定本規(guī)定。

第二條公文承辦部門(mén)或承辦人員應(yīng)保證經(jīng)辦文件的系統(tǒng)完整(公文上的各種附件一律不準(zhǔn)抽存)。結(jié)案后及時(shí)交專(zhuān)(兼)職文書(shū)人員歸檔。工作變動(dòng)或因故離職時(shí)應(yīng)將經(jīng)辦的文件材料向接辦人員交接清楚，不得擅自帶走或銷(xiāo)毀。

第三條　凡本公司繕印發(fā)出的公文（含定稿和兩份打印的正件與附件、批復(fù)請(qǐng)示、轉(zhuǎn)發(fā)文件含被轉(zhuǎn)發(fā)的原件）一律由辦公室統(tǒng)一收集管理。

第四條　檔案管理要指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)，明確責(zé)任，保證原始資料及單據(jù)齊全完整，密級(jí)檔案必須保證安全。

第五條　歸檔范圍：

1、公司的規(guī)劃、計(jì)劃、統(tǒng)計(jì)資料、科學(xué)技術(shù)、財(cái)務(wù)審計(jì)、勞動(dòng)工資、經(jīng)營(yíng)情況、人事檔案、會(huì)議記錄（包括會(huì)議的通知、報(bào)告、決議、總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)人講話、典型發(fā)言、會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)、會(huì)議記錄等）、決定、委任書(shū)、協(xié)議、合同、項(xiàng)目方案等具有參考價(jià)值的文件材料。

2、本公司的請(qǐng)示與上級(jí)機(jī)關(guān)的批復(fù)以及對(duì)外的正式發(fā)文與有關(guān)單位來(lái)往的文書(shū)。

3、本公司的歷史沿革、大事記及反映本公司重要活動(dòng)的剪報(bào)、照片、錄音、錄像等。

第六條 檔案的借閱與索?。?/p>

1、借閱檔案要認(rèn)真填寫(xiě)《借閱檔案登記薄》。

2、借閱檔案必須愛(ài)護(hù)，保持整潔，嚴(yán)禁涂改，注意安全和保密，嚴(yán)禁擅自翻印、抄錄、轉(zhuǎn)借、遺失，如確屬工作需要摘錄和復(fù)制，凡屬密級(jí)檔案，必須由總經(jīng)理批準(zhǔn)方可摘錄和復(fù)制，一般內(nèi)部檔原因總經(jīng)理辦公室主任批準(zhǔn)方可摘錄和復(fù)制。

3、歸還檔案時(shí)，檔案管理人員要嚴(yán)格檢查，如發(fā)現(xiàn)遺失、污損、或隨意涂改情況的，要追究借閱者責(zé)任，并及時(shí)報(bào)告公司主管領(lǐng)導(dǎo)。

第六條 檔案的銷(xiāo)毀：

1、任何組織或個(gè)人非經(jīng)允許無(wú)權(quán)隨意銷(xiāo)毀公司檔案材料。

2、若按規(guī)定需要銷(xiāo)毀時(shí)，必須編制《檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)》，屬密級(jí)檔案須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可銷(xiāo)毀，一般內(nèi)部檔案，須經(jīng)公司辦公室主任批準(zhǔn)核對(duì)清楚后方可銷(xiāo)毀。

3、經(jīng)批準(zhǔn)銷(xiāo)毀的公司檔案。檔案人員要認(rèn)真填寫(xiě)、編制銷(xiāo)毀清單，由專(zhuān)人監(jiān)督銷(xiāo)毀。

第三篇：檔案管理制度

泰州市歌德電商職業(yè)培訓(xùn)學(xué)校

檔案資料管理制度

一、各培訓(xùn)機(jī)構(gòu)都必須建立健全各類(lèi)培訓(xùn)檔案，如：培訓(xùn)教師檔案、教學(xué)檔案、培訓(xùn)學(xué)員考勤、成績(jī)、培訓(xùn)合格證、操作證等檔案，并指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)檔案管理工作。

二、培訓(xùn)教師檔案應(yīng)包括以下內(nèi)容：目錄、培訓(xùn)教師聘用“協(xié)議書(shū)”、基本情況登記表（個(gè)人簡(jiǎn)歷）、學(xué)歷證書(shū)（復(fù)印件）培訓(xùn)教師資格證（復(fù)印件）、個(gè)人教研成果資料及論文、教學(xué)工作鑒定等，并按規(guī)定裝訂成冊(cè)，每人一檔一袋，妥善保管。

三、各培訓(xùn)中心按照《泰州市民辦教育管理暫行辦法》建立教學(xué)檔案，并以班（期）次為單位進(jìn)行立卷。

（一）教學(xué)檔案的內(nèi)容材料：

1、卷宗目錄

2、教學(xué)工作總結(jié)

3、開(kāi)辦培訓(xùn)班的有關(guān)文件（計(jì)劃、報(bào)告、批文等）

4、教學(xué)大綱

5、教學(xué)計(jì)劃表

6、教學(xué)計(jì)劃執(zhí)行表

7、學(xué)員登記表

8、學(xué)員考勤

9、監(jiān)考表

10、考試成績(jī)登記表

11、考試試卷

12、學(xué)員學(xué)籍登記表

13、證書(shū)發(fā)放審核備案表

14、參加培訓(xùn)學(xué)員相應(yīng)的學(xué)歷證明、身份證明材料。

（二）所有立卷材料應(yīng)該按照《泰州市民辦教育管理暫行辦法》附件提供的樣表及填寫(xiě)說(shuō)明規(guī)范填寫(xiě)。表內(nèi)所列內(nèi)容、責(zé)任人簽名、單位印章等不得隨意漏填和缺項(xiàng)，沒(méi)有內(nèi)容的在卷宗目錄欄內(nèi)予以注明。

四、職工技能培訓(xùn)檔案，按班（期）次參照上款內(nèi)容和要求立卷，分工種（崗位）按匯總，妥善保管。

五、各培訓(xùn)中心安全培訓(xùn)檔案、資料必須專(zhuān)人專(zhuān)柜管理，按規(guī)定需移交單位檔案室保管的應(yīng)及時(shí)移交。

六、技工學(xué)校聯(lián)辦的大專(zhuān)、本科函授學(xué)歷教育的學(xué)員檔案，學(xué)員畢業(yè)后交職工培訓(xùn)部登記后轉(zhuǎn)學(xué)員所在單位。

七、檔案記錄填寫(xiě)要字跡工整，嚴(yán)禁涂改、剪裁，檔案附件資料必須齊全。各類(lèi)檔案只可查閱，不得外借。八、二級(jí)單位的培訓(xùn)機(jī)構(gòu)都必須建立企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人員和后備人才培訓(xùn)檔案，內(nèi)容包括：個(gè)人基本情況、參加培訓(xùn)時(shí)間、地點(diǎn)、內(nèi)容、考試考核結(jié)果、個(gè)人論文、后續(xù)學(xué)歷證書(shū)（復(fù)印件）等。

第四篇：檔案管理制度

遼寧交通建設(shè)集團(tuán)規(guī)章制度匯編

檔案管理制度

一 總 則

1、為了加強(qiáng)集團(tuán)檔案管理，實(shí)現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化、制度化、更好地為集團(tuán)各項(xiàng)工作服務(wù)，特制定本制度。

2、凡集團(tuán)各部門(mén)在工作活動(dòng)中形成的，具有查考利用價(jià)值的文件材料，必須定期向集團(tuán)機(jī)要檔案室移交，集中管理，任何部門(mén)和個(gè)人不得據(jù)為已有。

3、各部門(mén)的領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)重視本部門(mén)文件資料的收集管理和文書(shū)立卷歸檔工作，責(zé)任到人。各項(xiàng)目部的財(cái)務(wù)賬簿及憑證由財(cái)務(wù)部長(zhǎng)負(fù)責(zé)移交，內(nèi)業(yè)資料由項(xiàng)目總工負(fù)責(zé)移交。

4、各部門(mén)的文書(shū)立卷工作和檔案管理工作由集團(tuán)辦公室負(fù)責(zé)監(jiān)督和指導(dǎo)。

二 歸檔范圍

1、凡是反映集團(tuán)工作活動(dòng)、具有查考利用價(jià)值的文件材料（合同、公文、電報(bào)、傳真、圖表、書(shū)信、報(bào)刊、錄音、錄像、光盤(pán)等）均屬歸檔范圍。

2、上級(jí)機(jī)關(guān)文件材料應(yīng)歸檔的有：

（1）上級(jí)機(jī)關(guān)頒發(fā)的需要集團(tuán)貫徹執(zhí)行的文件材料；（2）上級(jí)機(jī)關(guān)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)視察、檢查集團(tuán)工作時(shí)的重要指示、講話。題詞、照片和有特殊保存價(jià)值的錄音、錄像等聲像材料及登載相關(guān)內(nèi)容的報(bào)刊;（3）代上級(jí)機(jī)關(guān)草擬并被采用為文件的定稿和印本;（4）其他文件材料。

遼寧交通建設(shè)集團(tuán)規(guī)章制度匯編

3、集團(tuán)文件材料應(yīng)歸檔的有:（1）集團(tuán)頒發(fā)的（包括轉(zhuǎn)發(fā)及其他單位聯(lián)合頒發(fā)的）各種正式文件的簽發(fā)稿、印本、重要文件的修改稿。

（2）集團(tuán)的請(qǐng)示與上級(jí)機(jī)關(guān)的批復(fù)文件，所屬各單位、各部門(mén)的請(qǐng)求與本集團(tuán)的批復(fù)文件；

（3）集團(tuán)及各部門(mén)的工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告；

（4）集團(tuán)召開(kāi)的各種會(huì)議的全套文件與記錄以及會(huì)議形成的聲像材料；

（5）集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)公務(wù)活動(dòng)形成的重要文件、電報(bào)、電話記錄，從外單位帶回的與公司有關(guān)的文件材料；

（6）集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)或各部門(mén)有關(guān)負(fù)責(zé)人代表集團(tuán)對(duì)電視臺(tái)、廣播電臺(tái)及報(bào)刊記者的新聞發(fā)布稿和聲像材料、撰寫(xiě)專(zhuān)題文章及在外單位重要講話的稿本；

（7）反映集團(tuán)經(jīng)營(yíng)和管理的專(zhuān)業(yè)文件材料，如項(xiàng)目競(jìng)標(biāo)文件、信貸、租賃、轉(zhuǎn)貸等業(yè)務(wù)中產(chǎn)生的各種文件、資料、合同、樣票等；

（8）集團(tuán)或各單位、各部門(mén)匯總的統(tǒng)計(jì)報(bào)表和統(tǒng)計(jì)分析資料（包括計(jì)算機(jī)盤(pán)片等）；

（9）集團(tuán)及各部門(mén)、各公司成立、啟用印章及其組織機(jī)構(gòu)、人員編制等文件材料；

（10）集團(tuán)及各部門(mén)、各公司制定的規(guī)章制度等；

（11）集團(tuán)的歷史沿革（包括公司簡(jiǎn)介）、大事記、年鑒，反映集團(tuán)重要活動(dòng)、事件的剪報(bào)、聲像材料，榮譽(yù)獎(jiǎng)勵(lì)證書(shū)，有紀(jì)念意義和憑證性的實(shí)物及展覽照片、錄音、錄像等文件材料；

（12）集團(tuán)編印的公司要聞、簡(jiǎn)報(bào)等刊物的定稿和印本，編輯出版物的定稿、樣本；

遼寧交通建設(shè)集團(tuán)規(guī)章制度匯編

（13）集團(tuán)及各部門(mén)、各專(zhuān)業(yè)公司干部任免、調(diào)配、培訓(xùn)、專(zhuān)業(yè)技術(shù)職務(wù)評(píng)定、職工的錄用、轉(zhuǎn)正、定級(jí)、調(diào)資退職、退休、醫(yī)療、扶恤、死亡、獎(jiǎng)懲等工作形成的文件材料；

（14）集團(tuán)職工、黨員、團(tuán)員名冊(cè)、報(bào)表；

（15）集團(tuán)職工轉(zhuǎn)移工資、行政、黨、團(tuán)關(guān)系的介紹信存根；

（16）集團(tuán)外事活動(dòng)中形成的請(qǐng)示、報(bào)告、計(jì)劃、考察總結(jié)、重要簡(jiǎn)報(bào)、會(huì)議紀(jì)要、會(huì)談?dòng)涗?、聲像材料、有參考價(jià)值的材料、工作來(lái)往文件等；

（17）集團(tuán)解決法律糾紛問(wèn)題形成的文件材料；

（18）集團(tuán)或部門(mén)、專(zhuān)業(yè)公司與有關(guān)單位簽訂的各種合同、協(xié)議書(shū)等文件材料；

（19）集團(tuán)固定資產(chǎn)登記，財(cái)產(chǎn)，物資、財(cái)務(wù)賬簿及憑證。（20）集團(tuán)購(gòu)置大型設(shè)備和基建工作中形成的憑證、協(xié)議合同、圖紙文件材料。

（21）集團(tuán)下屬各單位、各項(xiàng)目部財(cái)務(wù)賬簿、憑證及分包合同等（22）集團(tuán)所轄的各施工項(xiàng)目?jī)?nèi)業(yè)資料中開(kāi)竣工報(bào)告、業(yè)主獎(jiǎng)懲、竣工質(zhì)量驗(yàn)收?qǐng)?bào)告及真實(shí)反應(yīng)施工過(guò)程中特殊施工工藝、質(zhì)量控制、變更資料等有價(jià)值的文字文件材料。

三 立卷歸檔要求

1、集團(tuán)各單位應(yīng)在每年一月底以前將上需歸檔的文件材料整理、立卷，向集團(tuán)檔案室移交完畢。

2、各單位必須嚴(yán)格遵守歸檔制度，不得無(wú)故延期或不交應(yīng)歸檔的文件材料，如有些材料還需使用，也應(yīng)先按立卷歸檔后再辦理借閱手續(xù)。

遼寧交通建設(shè)集團(tuán)規(guī)章制度匯編

3、各公司、各部門(mén)向集團(tuán)檔案室移交檔案時(shí)，要嚴(yán)格履行移交手續(xù)。

4、歸檔案卷的總要求是：遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)別不同價(jià)值，便于保管和利用。具體應(yīng)做到下述幾點(diǎn)：

（1）歸檔的文件材料種類(lèi)、份數(shù)以及每份文件的頁(yè)數(shù)均應(yīng)齊全完整。歸檔的項(xiàng)目檔案應(yīng)包括如下文件：項(xiàng)目建議書(shū)、可行性研究報(bào)告、立項(xiàng)批復(fù)、項(xiàng)目評(píng)估報(bào)告、批準(zhǔn)項(xiàng)目文件、協(xié)議、合同、營(yíng)業(yè)執(zhí)照（復(fù)印件）、章程、項(xiàng)目人員任免文件，有關(guān)項(xiàng)目業(yè)務(wù)的各種意向書(shū)、紀(jì)要、備忘錄、電話記錄、請(qǐng)示、報(bào)告、批復(fù)及其它有關(guān)項(xiàng)目業(yè)務(wù)的音像制品、計(jì)算機(jī)盤(pán)片等。

（2）在歸檔的文件材料中，應(yīng)將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請(qǐng)示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件、多種文字形成的同一文件立在一起，不得分開(kāi)；文電應(yīng)全在一起立卷。

（3）卷內(nèi)文件材料應(yīng)區(qū)別不同情況進(jìn)行排列，密不可分的文件材料應(yīng)依序排列在一起，即批復(fù)在前，請(qǐng)示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；

（4）卷內(nèi)文件材料應(yīng)按排列順序依次編寫(xiě)頁(yè)號(hào)或件號(hào)。裝訂的案卷，應(yīng)統(tǒng)一在有文字的每頁(yè)材料正面的右上角、背面的左上角填寫(xiě)頁(yè)號(hào)；不裝訂的案卷，應(yīng)在卷內(nèi)每份文件材料的右上方編號(hào)，圖表和聲像材料等也應(yīng)在圖表上或聲像材料的背面編號(hào)。

（5）永久、長(zhǎng)期和短期案卷必須按規(guī)定的格式逐件填寫(xiě)卷內(nèi)文件目錄，對(duì)文件材料的題名不要隨意更改和簡(jiǎn)化；沒(méi)有題名應(yīng)擬寫(xiě)題名，有的雖有題名無(wú)實(shí)質(zhì)內(nèi)容的也應(yīng)重新擬寫(xiě)：沒(méi)有責(zé)任者、年、月、日的文件材料要考證清楚，填入有關(guān)項(xiàng)內(nèi)；卷內(nèi)文件目錄放在卷目。

遼寧交通建設(shè)集團(tuán)規(guī)章制度匯編

（6）聲像材料應(yīng)用文字標(biāo)出攝像或錄音的對(duì)象、時(shí)間、地點(diǎn)、中心內(nèi)容和責(zé)任者。

四 檔案保管期限

1、文書(shū)檔案的保管期限定為永久、長(zhǎng)期和短期三種。長(zhǎng)期為十六至五十年，短期為十五年以下，三年以上。

2、確定檔案保管期限的原則

（1）凡是反映各部門(mén)主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的，對(duì)本集團(tuán)有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，列為永久保管。

（2）凡是反映各部門(mén)一般活動(dòng)，在較長(zhǎng)期時(shí)間內(nèi)對(duì)集團(tuán)工作有查考利用價(jià)值的文件材料，列為長(zhǎng)期保管。

（3）凡是在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)集團(tuán)有參考價(jià)值的文件材料，列為短期保管。

五 檔案的鑒定與銷(xiāo)毀

1、集團(tuán)辦公室對(duì)所保存的檔案定期進(jìn)行鑒定，對(duì)于保存期限已滿(mǎn)的檔案材料，按規(guī)定進(jìn)行銷(xiāo)毀。

2、檔案鑒定工作由辦公室主持，有關(guān)部門(mén)參加，組成檔案鑒定小組，對(duì)被鑒定的檔案進(jìn)行逐件審查，提出銷(xiāo)毀意見(jiàn)。

3、檔案材料鑒定小組審定，并經(jīng)公司有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可銷(xiāo)毀。

4、銷(xiāo)毀檔案材料，要由二人以上并在指定地點(diǎn)進(jìn)行監(jiān)銷(xiāo)，監(jiān)銷(xiāo)人要在銷(xiāo)毀清冊(cè)上簽字。

六 檔案的借閱

1、公司各部門(mén)因工作需要，借閱本部門(mén)的業(yè)務(wù)檔案需經(jīng)本部門(mén)

遼寧交通建設(shè)集團(tuán)規(guī)章制度匯編

領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，然后到集團(tuán)檔案室填寫(xiě)檔案借閱單，方可借閱。

2、集團(tuán)各部門(mén)借閱非本部門(mén)的業(yè)務(wù)檔案須經(jīng)檔案所屬部門(mén)同意或集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。

3、借閱檔案必須嚴(yán)格履行登記手續(xù)，歸還的檔案要進(jìn)行檢查、清點(diǎn)，并在登記薄上注銷(xiāo)。

4、借閱檔案的同志，不得泄密、涂改、折散、轉(zhuǎn)借復(fù)印和攜帶檔案外出，如有特殊情況需要轉(zhuǎn)借或攜帶檔案外出時(shí)，須經(jīng)辦公室主任批準(zhǔn)。

5、借閱的檔案用完后，應(yīng)及時(shí)歸還，借用時(shí)間一般不得超過(guò)十天。

6、借閱人對(duì)檔案要妥善保管，不得遺失，如有遺失檔案的，應(yīng)立即報(bào)告。

7、凡借閱的檔案、文件一律不得私自復(fù)印，如工作需要，須經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。

第五篇：檔案管理制度

檔案管理制度

第一章 總則

第一條 為了加強(qiáng)對(duì)公司檔案材料的管理，充分發(fā)揮檔案信息的作用，根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》、《廣東省中外合資、合作經(jīng)營(yíng)企業(yè)檔案管理規(guī)定》、《外商投資企業(yè)檔案管理暫行規(guī)定》和其他有關(guān)法律法規(guī)的規(guī)定，結(jié)合本企業(yè)的實(shí)際，制定本辦法。

第二條 公司各類(lèi)檔案材料的形成、歸檔、分類(lèi)、鑒定、保管、借閱、保密、統(tǒng)計(jì)、銷(xiāo)毀等檔案管理的步驟和內(nèi)容，均要遵照本辦法執(zhí)行。

第二章 檔案管理機(jī)構(gòu)

第三條 公司的檔案工作由公司行政總監(jiān)分管，設(shè)置檔案室和專(zhuān)職或兼職檔案管理人員，檔案管理人員應(yīng)具有檔案專(zhuān)業(yè)知識(shí)和技能，負(fù)責(zé)檔案的具體管理工作。

第四條 檔案管理人員的主要職責(zé)：(一)參與制定公司檔案工作的規(guī)章制度；

(二)對(duì)公司各部門(mén)檔案材料的歸檔工作，進(jìn)行指導(dǎo)和監(jiān)督；(三)做好公司檔案材料的收集、整理、保管和利用工作；(四)做好永久性檔案材料向有關(guān)檔案機(jī)關(guān)移交工作；

(五)提高檔案管理的水平和技術(shù)，逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化和科學(xué)化。第三章 檔案材料歸檔的范圍

第五條 公司文件材料的歸檔范圍主要包括：

(一)企業(yè)設(shè)立和變更的申請(qǐng)、審批、登記以及終止、解散后清算等方面的文件材料。包括合資企業(yè)申請(qǐng)立項(xiàng)的意向書(shū)、可行性研究報(bào)告、洽談紀(jì)要、協(xié)議、合資合同、公司章程、出資證明、批準(zhǔn)文件、委派和撤換董事通知、董事會(huì)名單等。

(二)董事會(huì)、總裁辦公會(huì)議及其相關(guān)的會(huì)議形成的文件材料。包括會(huì)議決議，會(huì)議紀(jì)要、會(huì)議紀(jì)錄等。

(三)行政管理方面的文件材料。包括公司頒布的各種綜合性的規(guī)定、決定、規(guī)章制度和獎(jiǎng)懲辦法等。

(四)財(cái)務(wù)、會(huì)計(jì)及其管理方面的文件材料。包括審計(jì)報(bào)告，財(cái)務(wù)計(jì)劃，財(cái)務(wù)預(yù)算，財(cái)務(wù)決算，年、季、月會(huì)計(jì)報(bào)表，會(huì)計(jì)賬簿，會(huì)計(jì)憑證等。

(五)勞動(dòng)工資、人事管理方面的文件材料。包括人事任命、人事調(diào)整、人事管理、獎(jiǎng)懲記錄、員工名冊(cè)、員工檔案，員工工資審核記錄等。

發(fā)布實(shí)施日期 第1頁(yè)

(六)法律事務(wù)方面的文件材料。包括法律意見(jiàn)書(shū)、經(jīng)濟(jì)糾紛材料、各類(lèi)訴訟案件材料等。(七)經(jīng)營(yíng)管理方面的文件材料。包括公司發(fā)展計(jì)劃，的生產(chǎn)計(jì)劃，營(yíng)銷(xiāo)計(jì)劃，公司和月度工作總結(jié)，單項(xiàng)工作總結(jié)，調(diào)查報(bào)告，公司的各類(lèi)計(jì)劃指標(biāo)、技術(shù)指標(biāo)、營(yíng)銷(xiāo)指標(biāo)，以及公司各類(lèi)命令、工作指示、調(diào)度紀(jì)錄等，還包括在經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中形成的合同書(shū)、協(xié)議書(shū)，以及其他原始記錄和憑證。

(八)安全生產(chǎn)管理方面的文件材料。包括安全生產(chǎn)規(guī)章制度、操作規(guī)程、安全生產(chǎn)檢查總結(jié)、安全生產(chǎn)統(tǒng)計(jì)報(bào)表、事故調(diào)查報(bào)告等。

(九)生產(chǎn)技術(shù)管理方面的文件材料。

(十)儀器、設(shè)備方面的文件材料。包括儀器、設(shè)備維修、改裝、保養(yǎng)記錄，設(shè)備統(tǒng)計(jì)臺(tái)帳，設(shè)備使用說(shuō)明書(shū)，合格證，圖紙和有關(guān)技術(shù)文件、材料等。

(十一)基本建設(shè)方面的文件材料。包括立項(xiàng)、報(bào)建、設(shè)計(jì)、施工、竣工驗(yàn)收各個(gè)階段的文件材料。

(十二)科學(xué)技術(shù)研究、技術(shù)引進(jìn)、技術(shù)轉(zhuǎn)讓方面的文件材料。(十三)教育培訓(xùn)方面的文件材料。(十四)情報(bào)信息方面的文件材料。

(十五)證書(shū)證件方面的文件材料。包括法人營(yíng)業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、法人代碼證、土地使用證，房產(chǎn)證、進(jìn)出口許可證等各種企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)需要的證件，以及企業(yè)和產(chǎn)品獲得的各類(lèi)榮譽(yù)證書(shū)，達(dá)標(biāo)證書(shū)和證明等。

日常工作需要使用的證照由總裁辦保管，有關(guān)部門(mén)按規(guī)定辦理借用和年審。(十六)其他具有利用價(jià)值的文件材料。第四章 檔案材料管理的程序

第六條 檔案管理的程序包括：收集、整理、鑒定、保管、銷(xiāo)毀、統(tǒng)計(jì)、檢索、編研、利用等工序。

第七條 會(huì)計(jì)檔案按照《中華人民共和國(guó)會(huì)計(jì)法》有關(guān)規(guī)定進(jìn)行管理。第五章 檔案材料的收集

第八條 各部門(mén)形成的檔案材料原則上由本部門(mén)負(fù)責(zé)立卷和歸檔，根據(jù)公司規(guī)定向檔案室移交，任何個(gè)人不得據(jù)為己有。

第九條 凡屬第三章規(guī)定范圍的檔案材料，均應(yīng)立卷歸檔。第十條 立卷歸檔的時(shí)間要求。

(一)會(huì)議材料，在會(huì)議結(jié)束后一周內(nèi)歸檔。

發(fā)布實(shí)施日期 第2頁(yè)

(二)基建項(xiàng)目材料，在項(xiàng)目驗(yàn)收后二周內(nèi)歸檔。(三)各種案件材料，在結(jié)案后一周內(nèi)歸檔。

(四)其他檔案材料，在已經(jīng)辦理完畢后，一周內(nèi)立卷歸檔，移交給檔案室。

(五)對(duì)于某些專(zhuān)門(mén)文件、或個(gè)別駐地在外的業(yè)務(wù)部門(mén)單位的文件，為方便日常工作的需要，檔案材料立卷歸檔的時(shí)間，報(bào)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后可適當(dāng)延長(zhǎng)。

(六)會(huì)計(jì)檔案原則上在翌年五月份前，將檔案目錄移交檔案室，兩年后移交檔案材料。(七)各部門(mén)確實(shí)因?yàn)闃I(yè)務(wù)和工作需要保留檔案材料的，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，可以保留，但必須按照立卷歸檔時(shí)間要求，移交檔案目錄清單，并辦理有關(guān)手續(xù)。

第十一條 立卷歸檔的要求

(一)各部門(mén)兼職檔案員或經(jīng)辦人員，在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)，把整理審定完畢的檔案資料，移交給檔案室歸檔。

(二)移交檔案要填寫(xiě)移交清單，移交清單一式三份，移交人和接收人雙方簽字后各執(zhí)一份，另一份保留在移交的檔案中。

(三)歸檔的文件材料必須完整、真實(shí)、準(zhǔn)確，請(qǐng)示和批復(fù)，印本和底稿，正文和附件必須立在一起。

(四)立卷時(shí)要編制好案卷目錄，把文件的作者、標(biāo)題、日期等項(xiàng)目填寫(xiě)清楚，概括而簡(jiǎn)潔的擬寫(xiě)好案卷標(biāo)題，把案卷內(nèi)容表達(dá)出來(lái)，裝訂整齊、牢固，無(wú)金屬物，填寫(xiě)備考表，注明保管期限。

(五)填寫(xiě)案卷一律使用碳素墨水鋼筆或毛筆，禁止用圓珠筆或鉛筆，字跡應(yīng)該清楚，準(zhǔn)確。

(六)立卷應(yīng)以本公司形成的文件為主，根據(jù)文件形成的特點(diǎn)，保持文件間的歷史聯(lián)系，適當(dāng)照顧文件的保存價(jià)值，使案卷能夠正確反映企業(yè)生產(chǎn)活動(dòng)狀況和面貌。

(七)立卷應(yīng)以問(wèn)題為主，結(jié)合其他特征的方法組卷，把有密切關(guān)系的文件組合在一起。(八)立卷應(yīng)把其他單位的文件與本公司的文件（除請(qǐng)示、批復(fù)外）按保管期限和文件年限分開(kāi)立卷。

(九)立卷后，發(fā)現(xiàn)需立卷的文件材料，可按立卷原則進(jìn)行插卷。

(十)文件組成案卷后，卷內(nèi)文件應(yīng)按照一定規(guī)律進(jìn)行排列，系統(tǒng)反映問(wèn)題，做到查找方便。

(十一)各種實(shí)物檔案（獎(jiǎng)品、獎(jiǎng)杯、錦旗、獎(jiǎng)?wù)?、證書(shū)、牌匾、饋贈(zèng)品等）必須是原件，并保持完好。

發(fā)布實(shí)施日期 第3頁(yè)

(十二)聲像檔案攝錄必須詳細(xì)記錄事由、時(shí)間、地點(diǎn)、主要人物、背景、攝錄者，歸檔聲像資料必須是原版、原件、清晰、完整。

第六章 檔案材料的借閱

第十二條 檔案材料主要供本公司利用，一般不允許外單位人員查閱，如有特殊情況，外單位人員須持介紹信，并經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，可查閱無(wú)密級(jí)檔案。

第十三條 各部門(mén)工作人員可以查閱本部門(mén)業(yè)務(wù)工作范圍的檔案資料，如需查閱非本部門(mén)的重要文件和有密級(jí)檔案，須經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，方可查閱。

第十四條 檔案材料的借閱者應(yīng)負(fù)責(zé)檔案的完整和完全，未經(jīng)許可，不得私自影印、復(fù)制、翻印，不得擅自拆散、調(diào)換、抽取、污損、加標(biāo)注記，不得轉(zhuǎn)借，如有違反，予以處罰。

第十五條 對(duì)珍貴或易損的檔案，應(yīng)制成復(fù)制品提供使用。復(fù)制可采用復(fù)印、照片、重印副本、摘錄等方式，復(fù)制品應(yīng)仔細(xì)校對(duì)，與原稿無(wú)誤后，提供使用。

第十六條 必要時(shí)，檔案室可對(duì)所提供檔案出具證明，證明材料寫(xiě)好后應(yīng)仔細(xì)校對(duì)和審查，加蓋檔案室印章才有效。對(duì)外單位出具證明材料，必須得到主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。檔案證明材料只是證明某事在檔案上有記載，而不能對(duì)某事下結(jié)論。檔案管理員不可擅自對(duì)檔案材料作解釋或下結(jié)論。

第十七條 檔案材料一般不可帶出檔案室，如有特殊情況，必須經(jīng)過(guò)主管領(lǐng)導(dǎo)的批準(zhǔn)并辦理借閱手續(xù)，借期最多為一周，如延長(zhǎng)借閱時(shí)間，需及時(shí)辦理續(xù)借手續(xù)。逾期不歸還者，檔案管理員要及時(shí)催還。

第十八條 借閱檔案材料必須妥善保管，若有遺失，將根據(jù)檔案的價(jià)值和數(shù)量報(bào)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，責(zé)令遺失者賠償，并給予紀(jì)律處分。

第七章 檔案材料的保密要求

第十九條 檔案管理員和借閱檔案的人員，要加強(qiáng)保密意識(shí)，共同做好保密工作。第二十條 檔案分一般檔案和密級(jí)檔案兩類(lèi)，密級(jí)檔案分為絕密、機(jī)密和秘密三級(jí)。第二十一條 有密級(jí)檔案只允許在檔案室查閱，不許帶離檔案室。有密級(jí)檔案需要復(fù)制、摘錄時(shí)，必須得到主管領(lǐng)導(dǎo)的批準(zhǔn)。

第二十二條 有密級(jí)檔案只限歸檔人使用，其他人利用要經(jīng)過(guò)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。第二十三條 對(duì)已經(jīng)到了保密期限的檔案，要及時(shí)請(qǐng)檔案鑒定小組鑒定解密，并報(bào)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，對(duì)解密檔案作一般檔案管理，提供使用。

第二十四條 檔案管理員丟失或擅自提供、泄漏檔案機(jī)密，應(yīng)根據(jù)情節(jié)輕重，給予紀(jì)律處分。

發(fā)布實(shí)施日期 第4頁(yè)

第二十五條 公司員工調(diào)離本企業(yè)時(shí)，需按照檔案室的要求整理已經(jīng)形成的文件材料，移交給檔案室，并退還所借的檔案資料，檔案員審查無(wú)誤簽字后，才能辦理離職手續(xù)。檔案管理員離職，由主管領(lǐng)導(dǎo)監(jiān)督辦理交接手續(xù)，完成交接后，才能辦理離職手續(xù)。

第八章 檔案材料的鑒定

第二十六條 公司成立檔案鑒定小組，負(fù)責(zé)制定檔案材料的保管期限表，確定和調(diào)整檔案的密級(jí)，對(duì)檔案存、毀提出處理意見(jiàn)。檔案鑒定小組由主管領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)任組長(zhǎng)，組員由有關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)人、技術(shù)人員和檔案管理工作人員組成。

第二十七條 檔案保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期。具有長(zhǎng)遠(yuǎn)查考利用及研究?jī)r(jià)值的永久保存，在一定時(shí)期內(nèi)有查考利用價(jià)值的長(zhǎng)期或短期保存，凡是介于兩種保管期限之間的檔案，其保管期從長(zhǎng)。

第二十八條 對(duì)每一份檔案材料應(yīng)根據(jù)保管期限表，確定該檔案材料的保管期限。第二十九條 基本建設(shè)方面檔案材料保管期限，遵照《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》GB/T50328-2001執(zhí)行。

第三十條 會(huì)計(jì)檔案保管期限以具體保管年限登記，遵照《會(huì)計(jì)法》和其他有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

第九章 超期檔案的銷(xiāo)毀

第三十一條 對(duì)超過(guò)保存期限、失去保存價(jià)值的檔案，由檔案管理員登記造冊(cè)，經(jīng)檔案鑒定小組鑒定后，報(bào)董事會(huì)批準(zhǔn)，按規(guī)定銷(xiāo)毀。

第三十二條 經(jīng)批準(zhǔn)銷(xiāo)毀的檔案，可單獨(dú)存放半年，經(jīng)驗(yàn)證確無(wú)保留價(jià)值時(shí)，再行銷(xiāo)毀，以免誤毀。銷(xiāo)毀檔案的目錄必須永久保存。

第三十三條 銷(xiāo)毀文件必須在指定地點(diǎn)進(jìn)行，由檔案室和有關(guān)部門(mén)指派專(zhuān)人共同監(jiān)督，嚴(yán)禁將銷(xiāo)毀的文件作為他用、或作廢紙出售，文件銷(xiāo)毀后，監(jiān)銷(xiāo)人應(yīng)在銷(xiāo)毀冊(cè)上簽字，以示負(fù)責(zé)

第十章 檔案材料的保管

第三十四條 檔案材料是公司的寶貴財(cái)富，必須妥善保管，確保萬(wàn)無(wú)一失。

第三十五條 檔案管理人員對(duì)歸檔的檔案材料要認(rèn)真整理、分類(lèi)、標(biāo)號(hào)、登記、保管，做到檔案材料齊全、分類(lèi)準(zhǔn)確、折疊整齊、美觀、規(guī)范，以及存放合理。

第三十六條 設(shè)置存放檔案的庫(kù)房和箱柜，并做好防盜、防火、防潮、防塵、防蟲(chóng)、防高溫、防污染措施，維護(hù)和延長(zhǎng)檔案的壽命。

第三十七條 實(shí)物和聲像檔案材料的要更根據(jù)其自身的特點(diǎn)，制定完善的保管方案，妥發(fā)布實(shí)施日期 第5頁(yè) 善保管。

第十一章 違反檔案管理辦法的處罰規(guī)定

第三十八條 對(duì)將工作中形成的應(yīng)當(dāng)歸檔的檔案材料據(jù)為己有，拒絕向公司檔案室移交者，除追繳檔案和責(zé)令賠償損失外，還給予記大過(guò)和降職、撤職處分，拒絕移交檔案超過(guò)二年的給予開(kāi)除處分。

第三十九條 損毀、丟失或者擅自銷(xiāo)毀檔案材料者，除責(zé)令賠償損失外，視檔案的期限不同，分別給予警告或記過(guò)處分，屬永久保存期限檔案的，給予降職、撤職或開(kāi)除處分。

第四十條 擅自提供、抄錄、復(fù)制密級(jí)檔案者，視密級(jí)情況分別給予警告、記過(guò)和降職、撤職處分。泄露秘密者，按照《員工獎(jiǎng)懲辦法》處分，并責(zé)令賠償經(jīng)濟(jì)損失。

第四十一條 涂改、偽造檔案者，除責(zé)令改正、賠償損失外，給予警告或記過(guò)處分。第十二章 其他

第四十二條 本辦法經(jīng)總裁核準(zhǔn)后頒布實(shí)施，修改時(shí)亦同。

發(fā)布實(shí)施日期 第6頁(yè)