第一篇：員工檔案管理制度

員工檔案管理制度

1、為加強(qiáng)企業(yè)員工檔案管理，防止檔案遺失、殘損，規(guī)范員工勞資關(guān)系，為員工的培訓(xùn)、調(diào)配、考核、選拔和任用等提供客觀的依據(jù)，特制定本辦法。

2、本辦法所指員工檔案是指員工加入公司后，由公司為其建立的工作檔案（包括員工的業(yè)務(wù)技術(shù)水平、工作表現(xiàn)、工作變動、獎懲等情況的文件材料）。

3、公司人力資源部是員工檔案管理部門，具體負(fù)責(zé)員工檔案材料的收集、鑒別、歸檔、維護(hù)及提供查閱和轉(zhuǎn)遞手續(xù)。

4、員工檔案應(yīng)包括以下內(nèi)容：

4.1 員工基本信息：員工親筆所填的求職人員登記表、兩張一寸的紅底免冠照片、指定醫(yī)療機(jī)構(gòu)出具的健康證或體檢合格證明；

4.2 員工入職信息：求職人員登記表、試用員工轉(zhuǎn)正考核表、試用期員工通知單、試用員工轉(zhuǎn)正審批表、試用員工轉(zhuǎn)正通知單、工作日志；

4.3 證照材料：身份證、學(xué)歷證書及其它國家認(rèn)證的執(zhí)業(yè)資格證書的復(fù)印件； 4.4 勞動關(guān)系材料：勞動合同、安全責(zé)任書、培訓(xùn)協(xié)議、員工培訓(xùn)記錄表、培訓(xùn)后取得的有關(guān)成績和評定及證書復(fù)印件等；

4.5 其他材料：職務(wù)任免決定、社會保險轉(zhuǎn)移檔案材料，員工調(diào)動記錄、員工獎懲記錄、獲得的榮譽(yù)和獎勵、員工離職記錄等其它對企業(yè)發(fā)展、員工狀態(tài)掌握有價值的、有必要保存的材料。

5、檔案的整理、保管與銷毀：

5.1 各單位（部門）必須協(xié)助公司人力資源部進(jìn)行員工相關(guān)考核、培訓(xùn)、獎懲等流程制度的執(zhí)行，形成員工資料，整理立卷，保證材料的完整、真實、文字

清楚、手續(xù)齊備，有承辦單位或個人簽字、有形成時間的日期。

5.2 歸檔的材料，凡規(guī)定應(yīng)由單位蓋章的，須有單位蓋章；規(guī)定要同本人見面的材料（如處分決定或意見、考評反饋等），應(yīng)有本人簽字。特殊情況下，本人見面后未簽字的，需要注明。

5.3 員工檔案材料的載體一律使用A4規(guī)格的辦公用紙（21×29.7cm），材料四周應(yīng)留出頁邊距。不得使用圓珠筆、鉛筆、紅色及純藍(lán)墨水和復(fù)寫紙書寫。除個人需保存的證件采用復(fù)印件存檔外，不得用復(fù)印件代替原件存檔。

5.4 員工檔案只對人力資源主管、行政主管、公司副總經(jīng)理以上人員公開。其它因工作需要查閱員工檔案者，必須經(jīng)副總經(jīng)理書面批準(zhǔn)及公司人力資源部確認(rèn)才可調(diào)閱相關(guān)檔案。

5.5 員工從公司離職后，按規(guī)定需要銷毀的檔案材料，必須保留目錄并經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)，檔案銷毀的方式規(guī)定為粉碎。

6、監(jiān)督檢查

6.1 為維護(hù)員工檔案的真實性，各單位（部門）對送交的歸檔材料，應(yīng)嚴(yán)格審查，防止不符合歸檔要求的材料進(jìn)入員工檔案。對偽造檔案材料、涂改檔案內(nèi)容的，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，予以清除，并根據(jù)情節(jié)輕重，追究當(dāng)事人一切責(zé)任。

6.2 員工檔案管理人員，應(yīng)認(rèn)真鑒別、嚴(yán)格把關(guān)、保守機(jī)密、認(rèn)真負(fù)責(zé)地做好員工檔案材料的收集歸檔和保管工作。

第二篇：員工檔案管理制度

員工檔案管理制度

1.目的規(guī)范人事檔案管理，加強(qiáng)檔案管理的完整性、真實性、及時性和保密性。

2.適用范圍

適用于公司員工紙質(zhì)檔案和電子檔案的管理工作。

3.職責(zé)

公司管理部門為本公司員工人事檔案的歸口管理部門。

4．程序

4.1 員工人事檔案以紙質(zhì)檔案和電子檔案兩種載體保存、紙質(zhì)檔案統(tǒng)一歸入每位員工的個人

檔案袋，電子檔案以HR信息管理系統(tǒng)為平臺進(jìn)行統(tǒng)一管理。員工人事檔案管理人員必須忠于職守，嚴(yán)格保密員工的信息資料。

4.2 檔案建立：新員工經(jīng)考核合格，入職之日起，即建立個人人事檔案，起始檔案材料包括：

身份證和學(xué)歷職稱證件的復(fù)印件、個人簡歷、個人信息表、戶口本復(fù)印件、勞動合同等。

4.3 員工個人檔案不經(jīng)過公司檔案管理人員歸檔，而是通過檔案代保管服務(wù)機(jī)構(gòu)進(jìn)行代保管

本單位員工檔案。如公司對員工檔案材料（如鑒定、考核材料、離職、參加中國共產(chǎn)黨、共青團(tuán)的材料，獎懲材料等）的收集、維護(hù)、應(yīng)當(dāng)符合國家法律法規(guī)、政策文件的規(guī)定。檔案材料交至檔案代保管服務(wù)機(jī)構(gòu)由檔案代保管服務(wù)機(jī)構(gòu)工作人員放入員工的檔案。

4.4 檔案資料收錄：員工在職期間，管理部門應(yīng)及時將員工的動態(tài)變動材料收錄入個人的紙

質(zhì)檔案和電子檔案，如：獎罰記錄、職位調(diào)動、任命、借用、離職申請、考核管理等。

4.5 本部門職工的人事檔案調(diào)閱需經(jīng)部門主管、管理部經(jīng)理批準(zhǔn)。

4.6 調(diào)閱檔案原則上在管理部門內(nèi)部并在指定人員陪同下調(diào)閱。如需借出管理部門、需管理

部經(jīng)理批準(zhǔn)。

4.7 所有調(diào)閱檔案，均需登記備案。

4.8 離職員工的人事檔案，應(yīng)在妥善保管一年以后銷毀，部門主管以上人員、關(guān)鍵崗位人員

檔案應(yīng)妥善保管三年以上銷毀。

第三篇：員工檔案管理制度

員工檔案管理制度

員工檔案管理制度

1制度（體系）提要

1.1 制度名稱 員工檔案管理制度管理； 1.2 適用范圍 集團(tuán)各職能部門及各分子公司；

1.3 制度主要涉及 制度體系的定義、管理職責(zé)、起草、修訂、審核、批準(zhǔn)、發(fā)布、流程；

1.4 指令發(fā)出部門 企業(yè)管理部； 1.5 制度日常管理部門：企業(yè)管理部

1.6 制度執(zhí)行檢查部門：總裁辦 法務(wù)與股權(quán)治理中心 2 目的

為規(guī)范集團(tuán)人力資源管理中員工檔案管理，保證檔案管理的保密性和機(jī)要性，特制定此制度。此制度規(guī)定了員工檔案管理的原則、標(biāo)準(zhǔn)、流程、內(nèi)容和配套的記錄與表格。3 適用范圍

本標(biāo)準(zhǔn)適用于集團(tuán)各層級人員以及集團(tuán)全資，控股公司的所有人員。4 術(shù)語

4.1 員工檔案：是指由所集團(tuán)企業(yè)管理部相關(guān)主管所建立的員工在招聘、入職、任免、調(diào)動等相關(guān)工作中所產(chǎn)生形成的文字書面性材料。

4.2 員工檔案所包含的內(nèi)容：身份證明、體檢報告、學(xué)歷學(xué)位證明、各類證書、應(yīng)聘資料、勞動合同及附件、異?？记谟涗洝⒃囉棉D(zhuǎn)正文件、各類人事通知單、獎懲文件、績效評估報告、員工與單位就有關(guān)保險、工傷、公積金、休假等待遇關(guān)系形成的材料、離職文件、行政處罰及任免等相關(guān)材料。

4.3 檔案材料的有效性：檔案材料必須是完整的正式材料，材料必須完整、齊全、真實、工整、清晰，必須對象明確，必須有組織蓋章或本人簽字方為有效檔案材料。

4.4 企業(yè)管理部、財務(wù)管理部、總裁辦主管有查閱員工檔案的執(zhí)行權(quán)。4.5 公司總（副）經(jīng)理，集團(tuán)部門主管（含以上級別）對查閱所屬員工檔案有審批權(quán)。

4.6 集團(tuán)企業(yè)管理部部長對員工檔案查閱的申請有批準(zhǔn)權(quán)。

4.7 所有需要限期借閱檔案的，須經(jīng)過總裁批準(zhǔn)后，方可限期借閱。4.8 集團(tuán)企業(yè)管理部員工關(guān)系主管對不符合查閱手續(xù)的行為有否決權(quán)。5 職責(zé)與權(quán)限

5.1.1 集團(tuán)企業(yè)管理部員工關(guān)系主管對員工的入職資料檔案的建立有執(zhí)行權(quán)，對缺失重要入職資料的員工，有入職辦理的否決權(quán)。

5.1.2 集團(tuán)企業(yè)管理部員工關(guān)系主管有對相關(guān)部、部門、公司相關(guān)人員要求提供

所需檔案資料的執(zhí)行權(quán)。6 員工檔案管理的內(nèi)容 6.1檔案材料的收集與歸檔

6.1.1新員工入職當(dāng)天，由集團(tuán)企業(yè)管理部員工關(guān)系主管進(jìn)行檔案資料的首次收集并建立員工檔案以及編號、歸檔。

6.1.2對于缺失重要材料的員工，如缺失離職證明、缺失身份證復(fù)印件等，需填寫《入職資料缺失申明》，否則不能辦理入職手續(xù)。

6.1.3各有關(guān)部門應(yīng)主動將平時形成的應(yīng)該歸檔的材料，及時送交集團(tuán)企業(yè)管理部員工關(guān)系主管，送交歸檔材料要填寫《檔案資料交接登記表》。

6.1.4按集團(tuán)企業(yè)管理部統(tǒng)一布置，由員工本人填寫的招聘資料等，必須經(jīng)員工關(guān)系主管核對無誤后方可歸檔。員工填寫表目應(yīng)實事求是，不得隨意更改年齡（出生年月）、學(xué)歷，參加工作時間和工作經(jīng)歷等。若核對有誤，以企業(yè)管理部、審計處部門審查意見為準(zhǔn)。因員工本人填寫內(nèi)容前后不一致，影響調(diào)資、晉升、調(diào)配、福利、離職等，一切責(zé)任由員工本人自負(fù)。6.2 檔案的查閱

6.2.1凡因調(diào)配、任免、考察、獎懲等工作需要了解員工情況的，由所屬部、部門或公司主管審核，集團(tuán)企業(yè)管理部部長批準(zhǔn)后，方可以查閱所申請的檔案。6.2.2查閱人員應(yīng)填寫《人事檔案查閱/使用申請表》并辦理審批手續(xù)，集團(tuán)企業(yè)管理部員工關(guān)系主管根據(jù)申請中注明的查閱內(nèi)容和查閱方式、內(nèi)容，確定的材料，申請中未注明的，則不予提供。

6.2.3查閱檔案原則上僅限在檔案室內(nèi)進(jìn)行，由集團(tuán)企業(yè)管理部員工關(guān)系主管在場陪同監(jiān)督，若員工關(guān)系主管有事不能在場的，應(yīng)指定其他人員陪同監(jiān)督。若檔案需出庫要清點材料并做好記錄，收回檔案時要清點、歸位。

6.2.4查閱檔案要注意保密，不得與無關(guān)人員討論檔案內(nèi)容；使用檔案時要注意愛護(hù)，保持檔案清潔，嚴(yán)禁在材料上圈劃、涂改；不準(zhǔn)折疊，拆散和損壞檔案。6.2.5未經(jīng)批準(zhǔn)，不得擅自拍攝、復(fù)制檔案材料。查檔摘抄的材料，使用后應(yīng)自行銷毀。

6.3.6檔案一般不予外借，特殊情況非借出不可的，要說明原因，經(jīng)人事部主管批準(zhǔn)并辦理手續(xù)后方可借用，借出時間一般不超過兩周。用后及時歸還，不得擅自轉(zhuǎn)借他人。

6.3.7查閱、借閱、歸還檔案，必須登記簽字以示負(fù)責(zé)。檔案使用完畢，檔案人員

要清點入柜。凡遺失、損壞檔案或泄露檔案內(nèi)容造成不良影響的，要給予紀(jì)律處分。

6.3 檔案的保護(hù)與傳遞

6.3.1設(shè)專人保管，備齊必要的存檔設(shè)備。

6.3.2檔案柜保持整潔，不得存放無關(guān)物品中。檔案室應(yīng)及時將檔案轉(zhuǎn)出。轉(zhuǎn)出檔案須通過機(jī)要渠道（非國有企業(yè)無機(jī)要渠道）由當(dāng)事人本人負(fù)責(zé)寄發(fā)。6.3.3如有需要轉(zhuǎn)出檔案，檔案不能由本人或其親屬隨帶。同時，轉(zhuǎn)出的檔案必須完整齊全，并按規(guī)定整理裝訂，不得扣留材料或分批轉(zhuǎn)出。

6.3.4檔案人員應(yīng)經(jīng)常核對職工人數(shù)與檔案數(shù)量，發(fā)現(xiàn)“有人無檔”或“有檔無人”要及時索調(diào)或轉(zhuǎn)遞檔案。

6.3.5未經(jīng)批準(zhǔn)，任何人不得強(qiáng)行要求檔案管理部門和人員更改檔案。對于無理取鬧，視情節(jié)給予批評教育或紀(jì)律處分。6.4 檔案管理的違紀(jì)處理

6.4.1 對于違反本制度

第四篇：員工培訓(xùn)檔案管理制度

員工培訓(xùn)檔案管理制度

第一條員工培訓(xùn)檔案是對員工自進(jìn)入公司工作開始所參與過的各

種培訓(xùn)活動的詳細(xì)記錄。

第二條員工培訓(xùn)記錄的內(nèi)容包括：

1.在職前訓(xùn)練中，該員工接受各種專業(yè)培訓(xùn)課程的課程名稱、內(nèi)容

時間、出勤記錄、參加有關(guān)考試的試卷、培訓(xùn)員對該員工的培訓(xùn)評語以及員工參加職前訓(xùn)練后的心得體會或總結(jié)報告等；

2.在崗位培訓(xùn)中，員工參與的專業(yè)或外語的培訓(xùn)課程考勤記錄、課

程情況、考試成績、評語表格、總結(jié)報告等；

3.在工作期間，員工自參加社會上舉辦的各類業(yè)余進(jìn)修課程的成績

報告單與結(jié)業(yè)證書復(fù)印件等有關(guān)材料。

第三條員工培訓(xùn)檔案將與其工作檔案一起被公司人事部作為對員

晉升、提級、加薪時的參考依據(jù)。

第四條員工的培訓(xùn)檔案也是公司人事培訓(xùn)部發(fā)掘與調(diào)配人才的原

始依據(jù)。

第五篇：員工培訓(xùn)檔案管理制度

員工培訓(xùn)檔案管理制度

一、目的

為更有效的對員工人事檔案進(jìn)行妥善保管，有效保守機(jī)密;同時為了維護(hù)人事檔案材料的完整，防止材料損壞，便于高效、有序的利用檔案材料，特制定本制度。

二、歸檔范圍

全體員工之個人檔案(入職檔案、培訓(xùn)檔案、績效管理檔案、離 職檔案)、統(tǒng)計資料、勞動工資、會議記錄、決定、委托書、協(xié)議、合同、通知等具有參考價值的文件資料。

三、檔案管理員的職責(zé)

由行政部專人負(fù)責(zé)保管人事檔案，收集、鑒別和整理檔案材料， 保證公司及各部門的原始資料及單據(jù)齊全完整、安全保密和使用方便。

四、檔案管理內(nèi)容

(一)員工入職檔案：

1)個人簡歷;

2) 員工入職登記表

3)應(yīng)聘人員登記表;

4)面試記錄及待遇核定事項審批表;

5)筆試結(jié)果報告;

6)身份證復(fù)印件

7)學(xué)歷學(xué)位、資格證書復(fù)印件材料

8)離職證明;

9)試用期員工跟蹤表;

10)試用期考核表;

11)各類合同及協(xié)議;

12)員工異動履歷表.

(二)員工培訓(xùn)檔案：

1)培訓(xùn)通知;

2)培訓(xùn)簽到表;

3)培訓(xùn)總結(jié)報告(或考評 結(jié)果);

4)派出培訓(xùn)審批表;

5)員工外派培訓(xùn)合同

6)外出培訓(xùn)反饋表(證書原件) ;

7)員工培訓(xùn)統(tǒng)計表。

(三)績效管理檔案：將員工績效考核相關(guān)的檔案資料按月歸整。

(四)員工離崗檔案：員工離崗包括員工與公司解除(終止)勞動關(guān)系，死亡等情形。

五、人事檔案管理相關(guān)規(guī)定

(一)基礎(chǔ)管理

1、原則：分類標(biāo)準(zhǔn)、歸檔及時、排列有序、層次清楚、整 理規(guī)范。

2、員工入職前，人力資源部應(yīng)對人事檔案的真實性、有效 性進(jìn)行核查，如有虛假，可不予錄用或解聘處理。

3、人事檔案按入司時間分類存檔，按在職人員、離職人員 進(jìn)行整理，并及時登錄于《在職員工人事檔案目錄》(附件 一)、《離職員工人事檔案目錄》(附件二)，并在檔案袋上 填寫各種人事資料的名稱及對檔案袋進(jìn)行編號。人事檔案 原則上為永久保存。

4、當(dāng)在職員工的基本檔案資料有變動時(如學(xué)歷變動，身份證號碼變動、個人技術(shù)職稱變動，婚姻狀況變動等)，應(yīng) 及時將相關(guān)資料復(fù)印交人事部歸案，原件當(dāng)場查驗。

5、調(diào)動和錄用入公司的員工，應(yīng)在辦理手續(xù)前調(diào)閱檔案， 在其報到一個月內(nèi)立檔。對調(diào)入或新建立的檔案都應(yīng)造冊 登記。

6、對員工進(jìn)行考察、考核、培訓(xùn)、獎懲等形成的材料要及 時收集、整理立卷、保持檔案的完整。立卷歸檔的材料必 須認(rèn)真鑒別，保證材料的真實、文字清楚、手續(xù)齊備。材 料須經(jīng)組織審查蓋章或本人簽字的，應(yīng)在蓋章、字后歸檔。

7、員工離職檔案每月清查，另外存檔，檔案保存原則上三 年后方可銷毀(高管及核心技術(shù)人員保留至該員工離崗8 年止)。

8、人力資源部檔案管理人員根據(jù)氣候的不同變化，經(jīng)常注 意檔案的通風(fēng)、溫度、清潔、防火、防盜、防潮、防曬、防蛀。

9、檔案應(yīng)分類編號后存放，編簽號應(yīng)與員工編號統(tǒng)一，防 止重名重姓員工材料入檔交叉，制檢索目錄，以便查找。

10、要不斷研究和改進(jìn)檔案的管理方法和技術(shù)，逐步實現(xiàn)檔 案管理的科學(xué)化。

(二)檔案的查、借閱

1、公司檔案分為保密級與非保密級兩個級別，保密級檔案 禁止調(diào)閱，只能在檔案室閱覽，不準(zhǔn)外借;非保密級檔各部門因工作需要查、借閱，須填寫《查、借閱人事檔案審 批表》(附件三)，并經(jīng)人事行政部經(jīng)理批準(zhǔn)后方可辦理。

2、任何單位一般不得跨部門查、借閱人事檔案，下級員工 不得查、借閱上級員工人事檔案，特殊情況下經(jīng)人事行政 部經(jīng)理批準(zhǔn)后方可辦理。

3、公司級領(lǐng)導(dǎo)、人事行政部可直接通過檔案管理員辦理借 閱手續(xù)。

4、所有經(jīng)批準(zhǔn)后借閱出的人事檔案需于借閱的三天之內(nèi)歸 還(特殊情況可延長期限)，對借閱后到期未還者、歸還破 損、私自復(fù)印檔案者、遺失者依檔案管理的相關(guān)規(guī)定處理。

5、外單位來公司查閱檔案時，必須持蓋有公章的單位介紹 信，經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱。

6、檔案管理人員應(yīng)做好查、借閱登記，并在《人事檔案借 閱登記本》簽字登記(附件四)。

(三)查、借閱檔案注意事項

1、嚴(yán)禁涂改、圈劃、抽取、撤換和損壞檔案材料;

2、不得擅自復(fù)制(拍攝)檔案內(nèi)容，如因工作需要從檔案中 取證必須事先經(jīng)人事行政部經(jīng)理同意。

3、查、借閱者不得擅自泄露檔案內(nèi)容，違反者視情節(jié)輕重， 予以懲處。

4、原則上不允許員工自帶檔案流動，確有需要，由檔案發(fā) 出方做好封口，接收方接受檔案時須注意檢查檔案封口是否完整。

六、檔案的銷毀

(一)公司任何個人或部門非經(jīng)允許不得銷毀公司檔案資料。

(二)當(dāng)某些檔案到了銷毀期時，由檔案管理員填寫《公司檔案 資料銷毀審批表》交人事行政部經(jīng)理審核經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后執(zhí)行。

(三)凡屬于密級的檔案資料必須由總經(jīng)理批準(zhǔn)方可銷毀;一般 的檔案資料，由總經(jīng)理辦公室主任批準(zhǔn)后方可銷毀。

(四)經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的公司檔案，檔案管理員須認(rèn)真核對，將批準(zhǔn) 的《公司檔案資料銷毀審批表》和將要銷毀的檔案資料做好登記并歸檔。登記表永久保存。

(五)在銷毀公司檔案資料時，必須由總經(jīng)理或分管副總經(jīng)理或總經(jīng)理辦公室主任指定專人監(jiān)督銷毀。

七、制定、修訂、廢除與頒布實施

本辦法經(jīng)核準(zhǔn)后，由行政部公告實施;修訂或廢止亦同。