第一篇：如何編寫一份使用的工作說明書

如何編寫一份實(shí)用的工作說明書

工作說明書作為組織重要的文件之一，是對(duì)某類職位的工作性質(zhì)、任務(wù)、責(zé)任、權(quán)限、工作內(nèi)容和方法、工作環(huán)境和條件，以及本職務(wù)任職人資格條件所作的書面記錄。通過工作分析程序獲得的資料，經(jīng)過歸納與整理，可撰寫成工作說明書。

工作說明書主要內(nèi)容

工作說明書的編寫無固定的模式，需要根據(jù)該企業(yè)職務(wù)分析的特點(diǎn)、目的與要求具體確定編寫的條目。工作說明書一般包括以下內(nèi)容：

1、工作標(biāo)識(shí)

包括工作的名稱、編號(hào)、工作所屬部門或班組、工作地位、工作說明書的編寫日期、編寫人與審核人，以及文件確認(rèn)時(shí)間等項(xiàng)目。

2、工作綜述

描述工作的總體性質(zhì)，即列出主要工作的特征以及主要工作范圍。

應(yīng)盡量避免在工作綜述中出現(xiàn)籠統(tǒng)的描述，比如“執(zhí)行需要完成的其他任務(wù)”。雖然這樣的描述可以對(duì)主管人員分派工作提供更大的靈活度，但實(shí)際上，—項(xiàng)經(jīng)?？梢钥吹降墓ぷ鲀?nèi)容而不被明確而清晰寫進(jìn)工作說明書，只是用“所分配的其他任務(wù)”一類的文字，就很容易為回避責(zé)任找到一種托辭，這使得對(duì)工作的性質(zhì)以及員工需要完成的工作的敘述出現(xiàn)有意無意的漏洞。

3.工作活動(dòng)和程序

包括所要完成的工作任務(wù)、職位責(zé)任、所使用的工具以及機(jī)器設(shè)備、工作流程、與其他人聯(lián)系、所接受的監(jiān)督以及所實(shí)施的監(jiān)督等。

4.工作條件與物理環(huán)境

簡要地列出有關(guān)的工作條件，包括工作地點(diǎn)的溫度、濕度、光線、噪聲程度、安全條件、地理位置等。

5.內(nèi)外軟環(huán)境

包括工作團(tuán)隊(duì)中的人數(shù)、完成工作所要求的人際交往的數(shù)量和程度、各部門之間的關(guān)系、工作現(xiàn)場(chǎng)內(nèi)外的文化設(shè)施、社會(huì)習(xí)俗等。

6.工作權(quán)限

包括工作人員決策的權(quán)限和行政人事權(quán)限、對(duì)其他人員實(shí)施監(jiān)督權(quán)以及審批財(cái)務(wù)經(jīng)費(fèi)和預(yù)算的權(quán)限等。

7.工作的績效標(biāo)準(zhǔn)

工作說明書中還需包括有關(guān)績效標(biāo)準(zhǔn)的內(nèi)容，即完成某些任務(wù)或工作量所要達(dá)到的標(biāo)準(zhǔn)。這部分內(nèi)容說明企業(yè)期望員工在執(zhí)行工作說明書中的每一項(xiàng)任務(wù)時(shí)所達(dá)到的標(biāo)準(zhǔn)或要求。

比如，要確定績效標(biāo)準(zhǔn)，只要把下面的話補(bǔ)充完整就可以了：“如果你做到這樣，我會(huì)對(duì)你的工作很滿意?！睂?duì)于工作說明書中的每一職責(zé)和任務(wù)都能按照這句話指引敘述完整，自然就會(huì)形成一套較完整的績效標(biāo)準(zhǔn)。

8.聘用條件

包括工作時(shí)數(shù)、工資結(jié)構(gòu)、支付工資的方法、福利待遇、該工作在組織中的正式位置、晉升的機(jī)會(huì)、工作的季節(jié)性、進(jìn)修與學(xué)習(xí)的機(jī)會(huì)等。

9.工作要求

主要說明擔(dān)任此職務(wù)的人員應(yīng)具備的基本資格和條件，基本分為： ①一般要求：包括年齡、性別、學(xué)歷、工作經(jīng)驗(yàn)；②身體要求：包括健康狀況、力量與體力、運(yùn)動(dòng)的靈活性、感覺器官的靈敏度；③心理要求：包括觀察能力、學(xué)習(xí)能力、解決問題的能力、語言表達(dá)能力、人際交往能力、性格特點(diǎn)、品格氣質(zhì)、興趣愛好等。

工作說明書編寫要求

工作說明書在組織管理中的地位極為重要，是人力資源部門與相關(guān)用人部門招聘人員和考核的重要決策和參考依據(jù)。一份實(shí)用性強(qiáng)的工作說明書應(yīng)符合下列要求：

1、清晰明白

在編寫工作說明書時(shí)，對(duì)于工作的描述必須清晰透徹，讓任職人員讀過以后，可以準(zhǔn)確地明白其工作內(nèi)容、工作程序與工作要求等，無需再詢問他人或查看其他說明材料。應(yīng)避免使用原則性的評(píng)價(jià)，同時(shí)對(duì)較專業(yè)且難懂的詞匯必須解釋清楚，以免在理解上產(chǎn)生誤差。這樣做的目的是為了使用工作說明書的人能夠清楚地理解這些職責(zé)。

2、具體細(xì)致

在說明工作的種類、復(fù)雜程度、任職者須具備的技能、任職者對(duì)工作各方面應(yīng)負(fù)責(zé)任的程度這些問題時(shí)，用詞上應(yīng)盡量選用一些具體的動(dòng)詞，盡量使用能夠準(zhǔn)確地表達(dá)你的意思的語言。

比如運(yùn)用“安裝”、“加工”、“設(shè)計(jì)”等詞匯，避免使用籠統(tǒng)含糊的語言，如在一個(gè)崗位的職責(zé)描述上，使用了“處理文件”這樣的文句，顯然有含混不清的成份，“處理”是什么意思呢？因此，在具體的編寫時(shí)，需要仔細(xì)區(qū)分到底是對(duì)文件進(jìn)行分類，還是進(jìn)行分發(fā)。

3、簡短扼要

整個(gè)工作說明書必須簡短扼要，以免由于過于復(fù)雜、龐大，不便于記憶。在描述一個(gè)崗位的職責(zé)時(shí)，應(yīng)該選取主要的職責(zé)進(jìn)行描述，一般不超過十項(xiàng)為適，對(duì)于兼顧的職責(zé)可作出必要的補(bǔ)充或說明。

編寫時(shí)應(yīng)注意的事項(xiàng)

1、以符合邏輯的順序來編寫

—般說來，一個(gè)崗位通常有多項(xiàng)工作職責(zé)，在工作說明書中羅列這些工作職責(zé)并非是雜亂無章的、隨機(jī)的，而是要按照—定的邏輯順序來編排，這樣才有助于理解和使用工作說明書。

2、盡量使用通俗易懂的語言

應(yīng)盡量避免過于強(qiáng)調(diào)技術(shù)性的文字或概念，所描述工作說明書不僅要讓上級(jí)能夠理解，更重要的是上崗人員能實(shí)實(shí)在在地領(lǐng)會(huì)，因此，當(dāng)遇到技術(shù)性的問題時(shí)，3、應(yīng)該表明各項(xiàng)職責(zé)重次性

許多具體的工作，所出現(xiàn)的頻率、各項(xiàng)職責(zé)所占的時(shí)間比重都有所不同。因此，可考慮按重次程度自上而下排列，或者結(jié)合各項(xiàng)職責(zé)出現(xiàn)的頻率高低，在對(duì)應(yīng)的備注欄上說明職責(zé)在總的職責(zé)中占的比例。要較好的編寫工作說明書，不僅要清楚其崗位工作的主要內(nèi)容，而且對(duì)其職責(zé)大小與次序的劃分也是要明確的。在實(shí)際編寫方面，可按照各項(xiàng)職責(zé)的重要程度、難易程度和任職者花費(fèi)的時(shí)間等進(jìn)行具體分析，關(guān)鍵是客觀如實(shí)和可操作性(即做什么、如何做、做得好)。

—般來說，由于基層或生產(chǎn)線員工的工作更為具體，其工作說明書中的描述也應(yīng)更為詳細(xì)。實(shí)際上，許多企業(yè)是使用“作業(yè)指導(dǎo)書”和“崗位操作規(guī)程”來替代的。

第二篇：怎樣編寫工業(yè)產(chǎn)品使用說明書

怎樣編寫工業(yè)產(chǎn)品使用說明書

編寫工業(yè)產(chǎn)品使用說明書應(yīng)符合下列四個(gè)方面基本要求：

1．應(yīng)明確具體規(guī)定產(chǎn)品的用途和使用方法

要根據(jù)產(chǎn)品的使用功能和特點(diǎn)，具體而明確地寫明產(chǎn)品的用途和適用范圍，同時(shí)寫明主要結(jié)構(gòu)、性能參數(shù)、型式和規(guī)格以及正確貯運(yùn)、安裝、使用（操作）、維修、保護(hù)等方法。

產(chǎn)品使用說明書可按產(chǎn)品型號(hào)編寫，也可按產(chǎn)品系列編寫。

2．涉及到安全、衛(wèi)生和環(huán)境保護(hù)等方面要求必需寫明

當(dāng)產(chǎn)品具有危險(xiǎn)和有害因素時(shí)，必須在產(chǎn)品使用說明書中寫明保護(hù)產(chǎn)品和操作者的安全衛(wèi)生措施，對(duì)易燃、易爆、有毒、有腐蝕性和有放射性的危險(xiǎn)產(chǎn)品，更應(yīng)在使用說明書上規(guī)定防范措施、注意事項(xiàng)以及發(fā)生意外時(shí)的緊急處理辦法等內(nèi)容。

對(duì)影響環(huán)境的產(chǎn)品，使用說明書上還應(yīng)規(guī)定必要的保護(hù)環(huán)境方面的內(nèi)容。此外，對(duì)一些耗能較大產(chǎn)品應(yīng)說明節(jié)能措施。

3．復(fù)雜產(chǎn)品和成套設(shè)備應(yīng)編寫系統(tǒng)的使用說明書

對(duì)一些復(fù)雜產(chǎn)品和成套設(shè)備，可按其功能單元、整機(jī)分別編寫使用說明書，再組合成一套系統(tǒng)的使用說明書。

4．簡單產(chǎn)品可不寫使用說明書

對(duì)一些冶金、礦產(chǎn)、建材等原材料類產(chǎn)品以及用于組裝配套的一些元器件、零部件等簡單產(chǎn)品，如其產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)、產(chǎn)品手冊(cè)、質(zhì)量證明書等有關(guān)技術(shù)文件能滿足用戶需要時(shí)，可由這些技術(shù)文件代管產(chǎn)品使用說明書，不必另行編寫產(chǎn)品使用說明書。

二、產(chǎn)品使用說明書的內(nèi)容構(gòu)成 一般工業(yè)產(chǎn)品使用說明書應(yīng)包括下列內(nèi)容：

1．產(chǎn)品概述

產(chǎn)品概述部分主要寫明產(chǎn)品的用途，適用范圍（必要時(shí)還應(yīng)寫明不適用范圍），產(chǎn)品規(guī)格型號(hào)的含義，使用環(huán)境條件或工作條件等方面內(nèi)容。

2．結(jié)構(gòu)特征與工作原理

該部分?jǐn)⑹霎a(chǎn)品結(jié)構(gòu)特點(diǎn)及其工作原理，包括主要部件或功能單元的結(jié)構(gòu)，作用及其工作原理，輔助裝置的功能結(jié)構(gòu)及工作原理和各單元之間的機(jī)電聯(lián)系，故障告警系統(tǒng)等。

3．技術(shù)特征

這部分主要是寫明產(chǎn)品的主要性能和主要參數(shù)。

4．尺寸、重量

寫明產(chǎn)品的外形尺寸、安裝尺寸和產(chǎn)品重量（毛重）。

5．安裝與調(diào)試

這部分主要寫明安裝的地基、條件、程序與注意事項(xiàng)，安裝后調(diào)試程序、方法與注意事項(xiàng)，必要時(shí)還應(yīng)寫明安裝、調(diào)試后的驗(yàn)收項(xiàng)目、方法以及試運(yùn)行要求。

6．使用與操作方法

這部分主要寫明使用前的準(zhǔn)備與檢查內(nèi)容，使用中的安全防護(hù)措施，運(yùn)行操作程序、方法、注意事項(xiàng)，監(jiān)測(cè)和記錄內(nèi)容，直到停機(jī)的操作程序、方法的注意事項(xiàng)。

7．故障分析與排除

對(duì)產(chǎn)品使用中可能出現(xiàn)的故障應(yīng)寫明原因及排除方法，一般采用下表格式。

故障現(xiàn)象 原因分析 排除方法 備注

8．安全保護(hù)裝置及事故處理

對(duì)一些具有危險(xiǎn)因素的產(chǎn)品，應(yīng)寫明：

a．安全保護(hù)裝置及注意事項(xiàng)；

b．出現(xiàn)故障或事故時(shí)的處理程序和方法。

9．保養(yǎng)與維修

這部分既要寫明日常維護(hù)、保養(yǎng)和校準(zhǔn)方面內(nèi)容，又要寫明檢修周期、正常維修程序，以及長期停放時(shí)的維修保養(yǎng)措施。

10．貯存、運(yùn)輸

應(yīng)寫明吊裝、吊卸、運(yùn)輸過程中注意事項(xiàng)和貯存時(shí)的條件、期限及檢查等內(nèi)容。

11．開箱及檢查

應(yīng)寫明開箱時(shí)步驟及注意事項(xiàng)，以及檢查步驟及內(nèi)容。

12．其他

應(yīng)寫明產(chǎn)品生產(chǎn)企業(yè)和售后服務(wù)事項(xiàng)、聯(lián)系方法和質(zhì)量保證等方面內(nèi)容，還可寫一些需要向用戶說明的其他事項(xiàng)。

上述內(nèi)容并不是每份產(chǎn)品使用說明書都要寫的，應(yīng)根據(jù)具體產(chǎn)品的特點(diǎn)，恰當(dāng)?shù)剡x擇上述內(nèi)容，并合理編排次序，還可增加一些必需的內(nèi)容，如隨機(jī)備件、易損件明細(xì)表等。使用說明書中所需用的各種圖表、照片，既可分別編排在上述各部分內(nèi)容中，也可集中在一起附在最后。

機(jī)械部門依據(jù)GB9969．1制定了《機(jī)電產(chǎn)品使用說明書編寫規(guī)定》，從機(jī)電產(chǎn)品特性出發(fā)，規(guī)定了更具體明確的要求，其正文包括：

⑴產(chǎn)品的主要用途和適用范圍；

⑵產(chǎn)品適用的工作環(huán)境和條件，必要時(shí)還可規(guī)定不適用的工作環(huán)境和條件；

⑶產(chǎn)品的規(guī)格及與使用、安裝有關(guān)的技術(shù)參數(shù)；

⑷產(chǎn)品的總體結(jié)構(gòu)或主要部件的結(jié)構(gòu)、性能，并配備必要的圖形；

⑸產(chǎn)品系統(tǒng)說明，如機(jī)械傳動(dòng)系統(tǒng)、電氣系統(tǒng)、液壓系統(tǒng)、氣動(dòng)系統(tǒng)、光學(xué)系統(tǒng)等，敘述其工作原理、操作方法，必要時(shí)繪制系統(tǒng)圖、原理圖、電路圖等；

⑹吊運(yùn)和保管中注意事項(xiàng)，必要時(shí)附吊運(yùn)圖；

⑺安裝與調(diào)試程序、方法、要求等；

⑻使用與操作。包括：

a．使用前的準(zhǔn)備和檢查；

b．使用前和使用中的安全及安全防護(hù)；

c．操作程序、方法、注意事項(xiàng)及容易出現(xiàn)的誤操作和防范措施；

d．運(yùn)行中的監(jiān)測(cè)與記錄等。

⑼維護(hù)與保養(yǎng)周期、方法、工具、條件及易損件等；

⑽常見故障及其排除方法。

⑾附件及易損件（表）

⑿成套性。即產(chǎn)品的主機(jī)，輔機(jī)或輔加裝置及其它配套件，可列表敘述。

其它工業(yè)產(chǎn)品，也應(yīng)由產(chǎn)品歸口行業(yè)部門編制具體明確的產(chǎn)品使用說明書編寫規(guī)定或細(xì)則。

三、使用說明書的經(jīng)寫和印刷細(xì)則

GB9969．1規(guī)定了編寫和印刷使用說明書的一些具體事項(xiàng)：

1．使用說明書的文本尺寸

產(chǎn)品使用說明書的開本相面，一般應(yīng)符合GB788《圖書雜志開本幅面尺寸》的規(guī)定。

鉛印本建議采用32開（130mm×184mm）和16開（188mm×26mm），也可采用64開（92mm×126mm）和GB788規(guī)定的其他幅面尺寸。

曬印本應(yīng)采用A4號(hào)圖紙（210mm×297mm）。

圖表等允許向橫向加長，確屬必要時(shí)，也可向縱向加長，但均應(yīng)按使用說明書開本大小折疊。數(shù)量太多時(shí)，也可與使用說明書分開裝訂。

使用說明書根據(jù)內(nèi)容多少確定為單頁、折頁和多頁。多頁應(yīng)裝訂成冊(cè)。

2．使用說明書的封面和封底

使用說明書的封面應(yīng)有能識(shí)別產(chǎn)品類別的名稱、產(chǎn)品名稱和使用說明書字樣，并應(yīng)有生產(chǎn)企業(yè)名稱。出口產(chǎn)品使用說明書應(yīng)在企業(yè)名稱上冠以“中華人民共和國”字樣，并應(yīng)中、英文對(duì)照。

允許在封面上印有產(chǎn)品照片、圖形和經(jīng)認(rèn)可的標(biāo)志和標(biāo)記，如注冊(cè)商標(biāo)、廠標(biāo)、產(chǎn)品標(biāo)記和合格認(rèn)證標(biāo)志等。

使用說明書的封底必須有產(chǎn)品生產(chǎn)企業(yè)的詳細(xì)地址及郵政編碼。必要時(shí)亦可寫（?。┥下?lián)系電話和電報(bào)掛號(hào)。

3．使用說明書的目次和目錄

在使用說明內(nèi)容較多、章條太多時(shí)應(yīng)編寫目次，以方便用戶查閱。

復(fù)雜產(chǎn)品和成套設(shè)備的使用說明書應(yīng)裝訂在一起，并編寫目錄。

4．使用說明書的文字、符號(hào)和單位

使用說明書只供國內(nèi)用戶，可只寫漢字，但漢字中簡化字必須為國家正式公布的規(guī)范簡化字，供給港、澳、臺(tái)地區(qū)用戶的使用說明書應(yīng)寫繁體字，不用簡化字。

出口產(chǎn)品使用說明書應(yīng)漢英文對(duì)照（必要時(shí)還可書寫其他外文），或按用戶要求文種編寫使用說明書。

使用說明書中的文字應(yīng)簡明扼要，通俗易懂，段落分明，標(biāo)點(diǎn)符號(hào)無誤。無論是漢字、外文字母及數(shù)字均應(yīng)字體端正、筆劃清楚、排列整齊、間隔均勻。

使用說明書中使用的各種符號(hào)、代號(hào)和計(jì)量單位均應(yīng)符合國家有關(guān)法令、法規(guī)和標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)定，在同價(jià)使用說明書中前后一致。

使用說明書的圖、表、公式和數(shù)值，應(yīng)符合GB1．l等標(biāo)準(zhǔn)的有關(guān)規(guī)定。產(chǎn)品結(jié)構(gòu)圖優(yōu)先采用立體圖。采用非標(biāo)準(zhǔn)圖形符號(hào)時(shí)，應(yīng)注明其含義。

5．使用說明書的印制

使用說明書應(yīng)能長期使用，保證在產(chǎn)品預(yù)期壽命期內(nèi)的可用性。

一般已批量定型生產(chǎn)的產(chǎn)品使用說明書，應(yīng)采用鉛印，否則可曬印。

使用說明書上的文字、符號(hào)、圖形、表格、照片均應(yīng)印制得清晰易閱，雙面印制者，不得因透背等原因影響閱視。

6．使用說明書的更改

使用說明書不允許隨意更改或涂改，如確需更改時(shí)，應(yīng)按規(guī)定手續(xù)和方法進(jìn)行。以保證其內(nèi)容正確無誤。

第三篇：編寫工作說明書的準(zhǔn)則

編寫工作說明書的準(zhǔn)則 １、準(zhǔn)確性 ２、完備性 ３、普遍性 ４、實(shí)用性 ５、預(yù)見性

6、邏輯性

7、簡約性

8、統(tǒng)一性

第四篇：編寫住宅質(zhì)量保證書及質(zhì)量使用說明書作業(yè)指導(dǎo)書.

編寫住宅質(zhì)量保證書及質(zhì)量使用說明書作業(yè)指導(dǎo)書

一、適用范圍

適用于本公司所開發(fā)的所有建設(shè)項(xiàng)目。

二、職責(zé)

工程部為該工作的主控部門。

三、程序及內(nèi)容

1、質(zhì)量保證書

1.1該保證書應(yīng)明確業(yè)主所購房屋的使用面積、建筑面積。1.2該保證書應(yīng)包含房屋各部位保修范圍及保修期限。

1.3該保證書還應(yīng)包含甲方維修電話及承諾的維修期限，以便業(yè)主監(jiān)督。

2、使用說明書

2.1該書應(yīng)包括房屋各部位（基礎(chǔ)、墻體、樓地面、樓梯、陽臺(tái)、屋面、窗、內(nèi)外裝飾）的性能和作用，及所需注意事項(xiàng)。

2.2該書還應(yīng)包括采暖、供水、煤氣、電氣、排水、排煙、排氣孔等系統(tǒng)的材質(zhì)、功能及在使用和裝修過程中需注意的問題。

第五篇：職位說明書的編寫

職位說明書的編寫

職位（也稱工作說明書）說明書是關(guān)于工作執(zhí)行者實(shí)際在做什么，如何做以及在什么條件下做的一種書面文件。這種信息又可以用來編寫工作規(guī)范。工作規(guī)范說明了工作執(zhí)行人為了圓滿完成工作所必須具備的知識(shí)，能力和技術(shù)。

職位說明書的編寫并沒有一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)化的模式，但大多數(shù)的職位說明書都包括以下幾項(xiàng)內(nèi)容：1，工作標(biāo)識(shí)；

2，工作綜述

3，工作聯(lián)系，職責(zé)與任務(wù)

4，工作權(quán)限

5，績效標(biāo)準(zhǔn)

6，工作條件

7，工作規(guī)范

圖3-----8就是工作描述的一個(gè)例子。

續(xù)前圖

圖—8職位說明書樣本舉例

這部分還應(yīng)當(dāng)包括對(duì)那些令人不舒服的.比較臟的以及危險(xiǎn)任務(wù)的描述。

工作標(biāo)識(shí)

如圖3—8所示，“工作標(biāo)識(shí)”部分包括了這樣幾類信息工作名稱一欄對(duì)工作的名稱（例如數(shù)據(jù)處理操作主管人員.銷售經(jīng)理或庫存控制員等）加以明確。（正像職位說明書一樣，你應(yīng)當(dāng)使工作名稱符合當(dāng)前鄒勢(shì)，在這方面，美國勞工部的〈職位名稱詞典〉非常有用。它不僅`列出了數(shù)千種工作的名稱，而且還對(duì)每一種工作的典型任務(wù)都進(jìn)行了描述。）職位說明書的工作地位一欄主要是為了快捷地顯示出工作是否有法律免除控制的情形（根據(jù)〈公平就業(yè)法〉的規(guī)定，某些特定職位，主要是一些管理類和專業(yè)類的職位可以不受最低工資和超時(shí)工作條款的限制）。主要代碼一欄則是為了便于快速查找所有的工作，組織中的每一種工作都應(yīng)當(dāng)能有一個(gè)代碼，這些代碼代表了工作的一些重要特征，比如，它屬于何種工資等級(jí)。工作分類的日期一欄標(biāo)明了工作說明書的具體編寫日期是什么時(shí)間。說明書中還標(biāo)明誰認(rèn)可了這份說明書，此外，還要標(biāo)明工作所處的“企業(yè)/分公司和部門/事業(yè)部”以確定工作的位置，直接主管的職位名稱在工作標(biāo)識(shí)中同樣也要顯示出來。

工作標(biāo)識(shí)部分還包括可與工作的工資等級(jí)和/或工資范圍相關(guān)的信息。工資等級(jí)一欄表明在組織中存在工作等級(jí)分類的情況下，此工作處于那一等級(jí)例如，一家公司將秘書分為秘書二等.秘書三等等。最后，工資范圍部分提供工作的特定工資水平或工資范圍方面的信息。工作綜述

工作綜述這部分應(yīng)當(dāng)描述工作的總體性質(zhì)，因此只列出其主要功能或活動(dòng)即可。這樣，對(duì)于數(shù)據(jù)處理主管人來說，起工作綜述可以描述為：“指導(dǎo)所有的數(shù)據(jù)處理的操作.對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行控制以及滿足數(shù)據(jù)準(zhǔn)備方面的要求。”對(duì)于物料經(jīng)理這一工作來說，其工作綜述可以描述為：“物料經(jīng)理負(fù)責(zé)生產(chǎn)線上所需要的所有材料的經(jīng)濟(jì)性購買.規(guī)范性運(yùn)輸以及存儲(chǔ)和分配?！睂?duì)于郵件收發(fā)監(jiān)督員這一工作來說，其工作綜述可描述為：“郵件收發(fā)主管人負(fù)責(zé)接受寄來的郵件，對(duì)其進(jìn)行適當(dāng)?shù)姆诸悾喝缓鬁?zhǔn)確地遞送到收件人手中；還負(fù)責(zé)處理待寄出郵件，要求準(zhǔn)確.及時(shí)地把它們發(fā)送出去”。

應(yīng)力圖避免在工作綜述中可以為主管人員分派工作提供更大的靈活度，但一些專家明確認(rèn)為，如果一項(xiàng)經(jīng)?？梢钥吹降墓ぷ鲀?nèi)容不被明確寫進(jìn)工作說明書，而只是用象所分配的其他任務(wù)一類的語言，就很可能會(huì)成為逃避責(zé)任的一種托辭因?yàn)檫@使得對(duì)工作的性質(zhì)以及雇員需要完成的工作的敘述出現(xiàn)了漏洞。

工作聯(lián)系

工作聯(lián)系這部分說明工作承擔(dān)者與組織內(nèi)以及組織外的其他人之間的聯(lián)系情況，這一點(diǎn)我們可以人力資源經(jīng)理為例來加以說明。

報(bào)告工作對(duì)象：雇員關(guān)系副總裁

監(jiān)督對(duì)象：人力資源職員?？荚嚬芾砣藛T。勞資關(guān)系員以及一個(gè)秘書。

工作合作對(duì)象：所有的部門經(jīng)理和行政管理人員。

接觸的公司外部人員：就業(yè)機(jī)構(gòu)。管理人員代理招募機(jī)構(gòu)。工會(huì)代表。州及聯(lián)邦就業(yè)辦公室以及各種公司客戶等。

工作的責(zé)任與任務(wù)

職位說明書的另一部分是關(guān)于工作責(zé)任和工作任務(wù)的詳細(xì)羅列。如圖3—8所示，每一種工作的主要職責(zé)都應(yīng)當(dāng)列舉出來。并用一到兩句話分別對(duì)每一項(xiàng)任務(wù)加以描述。比如在此圖中挑選。培訓(xùn)。開發(fā)下屬人員這一任務(wù)被進(jìn)一步定義為培養(yǎng)合作和互相理解精神。確保工作群體成員得到必要的專門訓(xùn)練。以及對(duì)培訓(xùn)工作進(jìn)行指導(dǎo)。包括教育說明建議等。其他一些工作的典型任務(wù)包括維持收支平衡和控制庫存。精確的編制帳戶。維持一種有利的購買價(jià)格浮動(dòng)區(qū)間。修理生產(chǎn)線上的工具和設(shè)備等等。

你可以利用美國工部的《職位名稱詞典》來界定工作的任務(wù)和責(zé)任/如3—9圖

職位說明書中還適當(dāng)界定工作承擔(dān)者的權(quán)限范圍，包括決策的權(quán)限。對(duì)其他人實(shí)施監(jiān)督的權(quán)限以及經(jīng)費(fèi)預(yù)算的權(quán)限。比如，工作承擔(dān)者有權(quán)批準(zhǔn)購買500美元以上的物品，有權(quán)批準(zhǔn)雇員請(qǐng)假或缺勤的時(shí)間；有權(quán)對(duì)部門內(nèi)的人實(shí)施懲罰；有權(quán)建議提薪；有權(quán)進(jìn)行新雇員的面談和雇用等等。

工作的績效標(biāo)準(zhǔn)

有些職位說明書中還包括一部分有關(guān)工作績效標(biāo)準(zhǔn)的內(nèi)容。著部分內(nèi)容說明雇主期望雇員在執(zhí)行職位說明書中的每一項(xiàng)任務(wù)時(shí)所達(dá)到的標(biāo)準(zhǔn)是什么樣的。

設(shè)定工作績效標(biāo)準(zhǔn)并不是一件容易的事情。然而，大多數(shù)的管理人員都已經(jīng)意識(shí)到僅僅告訴下屬雇員要盡最大努力工作并不能保證雇員發(fā)揮最大的工作績效。確定績效標(biāo)準(zhǔn)的一個(gè)最為直接的方法是只要把下面的話補(bǔ)充完整就可以如果對(duì)于職位說明書中的每一職責(zé)和任務(wù)都能按照這句話敘述完整，那么就形成了一套完整的績效標(biāo)準(zhǔn)

任務(wù)：將應(yīng)付帳款準(zhǔn)確過帳

1在同一個(gè)工作日內(nèi)收到的發(fā)貨票要在當(dāng)天過帳

2對(duì)于收到的所有收據(jù)都必須在收到收據(jù)的第二天之前送交負(fù)責(zé)的部門經(jīng)理簽字認(rèn)可 3平均每月發(fā)生記帳失誤不得超過三次

4每月的第三個(gè)工作日結(jié)素時(shí)必須平衡總帳

任務(wù)：完成每日生產(chǎn)計(jì)劃

1生產(chǎn)群體每一工作日所生產(chǎn)產(chǎn)品不低于426個(gè)單位

2在下一工作程序被拒絕的產(chǎn)品[平均不得超過2%

3每周延時(shí)完成工作時(shí)間平均不得超過5%

工作條件和工作的物理環(huán)境

職位說明書還要列明工作中所包含的一般工作條件。這包括嗓音水平危害條件或熱度等 編寫職位說明書的準(zhǔn)則

以下是編寫職位說明書的一些技巧

清楚工作描述應(yīng)當(dāng)清楚說明職位的工作情況，不能與其他職位說明書混淆不清

指明范圍在界定職位時(shí)，要確保指明工作的范圍和性質(zhì)，如用像為部門或按照經(jīng)理的要求這樣的句式來說明。此外，還要把所有重要的工作關(guān)系也要包括近來

專門化選用最專門化的詞匯來表示：1工作的種類2復(fù)雜程度3技能要求程度4可能出先的問題的標(biāo)準(zhǔn)化程度5任職者對(duì)工作的各方面所負(fù)的責(zé)任大小6責(zé)任的程度與類型運(yùn)用表示動(dòng)作的詞匯如分析搜集召集計(jì)劃分解引導(dǎo)運(yùn)輸轉(zhuǎn)交維護(hù)監(jiān)督以及推崇等通常情況下組織中較低級(jí)職位的任務(wù)最為具體；而叫高層次的職位側(cè)處理涉及面更廣一些的問題

簡單化最后，檢查一下職位說明書是否囊括工作的所有基本要求。問問你自己如果一位新雇員讀了這份工作說明書他或她對(duì)這份工作是自會(huì)有所了解？