第一篇：在銀行檔案管理中電子檔案管理的應(yīng)用

在銀行檔案管理中電子檔案管理的應(yīng)用

【摘要】主要分析電子檔案管理在銀行管理中的應(yīng)用問(wèn)題，針對(duì)電子檔案在銀行管理中中的問(wèn)題，共同探究在銀行管理中電子檔案的應(yīng)用，電子檔案一方面降低了銀行檔案管理的強(qiáng)度，另一方面適應(yīng)了銀行會(huì)計(jì)電算化的需求和應(yīng)用，在此基礎(chǔ)上提出了在銀行檔案管理中，電子檔案管理的應(yīng)用發(fā)展方向。

【關(guān)鍵字】電子檔案管理；銀行

在科學(xué)技術(shù)不斷進(jìn)步的今天，電子檔案已經(jīng)成為了信息技術(shù)和銀行管理相結(jié)合的產(chǎn)物。它是由數(shù)字電子計(jì)算機(jī)處理的檔案，是通過(guò)把聲音、文字、圖像等信息共同儲(chǔ)存起來(lái)、可以顯示用戶所需求的檔案實(shí)體真實(shí)信息的檔案類型。一方面能夠真實(shí)反映銀行業(yè)務(wù)信息，另一方面能夠整合信息框架結(jié)構(gòu)，有規(guī)律性地進(jìn)行分類處理。

隨著時(shí)代的進(jìn)步發(fā)展，傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)檔案已經(jīng)不能滿足日益劇增的銀行管理業(yè)務(wù)，而且會(huì)計(jì)檔案做為銀行業(yè)務(wù)檔案的一種，數(shù)量龐大，對(duì)銀行經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的反應(yīng)最為全面，在進(jìn)行會(huì)計(jì)檔案時(shí)，像網(wǎng)上銀行、理財(cái)?shù)葮I(yè)務(wù)等都沒(méi)有明顯的區(qū)分，這就導(dǎo)致了原本不屬于會(huì)計(jì)檔案管理類型的檔案被強(qiáng)加到會(huì)計(jì)檔案里面，很容易引發(fā)結(jié)構(gòu)混亂、數(shù)據(jù)無(wú)效的管理局面。因此，采用電子檔案，不僅是當(dāng)代時(shí)代發(fā)展的要求，更是銀行經(jīng)營(yíng)管理實(shí)際操作的重要課題，是對(duì)檔案進(jìn)行總結(jié)概括的最佳方式。但是，電子檔案在運(yùn)行過(guò)程也并不完善，文章將對(duì)銀行檔案管理中運(yùn)用電子檔案管理所面臨的問(wèn)題進(jìn)行簡(jiǎn)單概述。

1.電子檔案在銀行檔案管理中存在的問(wèn)題

銀行檔案規(guī)定期限的劃分與銀行的實(shí)際業(yè)務(wù)特點(diǎn)不相符合，在管制方面存在漏洞。根據(jù)國(guó)家相關(guān)的銀行規(guī)定，有關(guān)部門(mén)要查閱、凍結(jié)、存貸款開(kāi)銷戶記錄等相關(guān)業(yè)務(wù)條款時(shí)，銀行管理人員應(yīng)當(dāng)做好業(yè)務(wù)記錄，保存好憑單收據(jù)。但是，從實(shí)際情況上來(lái)看，這些業(yè)務(wù)并未涉及到具體的賬務(wù)管理，雖然保留有單據(jù)，但是沒(méi)有長(zhǎng)期保存的價(jià)值，對(duì)銀行的業(yè)務(wù)進(jìn)步?jīng)]有過(guò)多的幫助作用；掛失記錄和補(bǔ)發(fā)憑單收據(jù)，從性質(zhì)上看應(yīng)當(dāng)屬于會(huì)計(jì)憑證管理類型，憑證保存年限最多為15年，與相關(guān)對(duì)頂中銀行永久保管期限不相符合；另外，存貸款開(kāi)銷戶記錄，貸款開(kāi)銷戶的的申請(qǐng)表應(yīng)當(dāng)跟隨消費(fèi)記錄而流轉(zhuǎn)，這與永久保管的條款有所沖突。為解決這一矛盾，某些銀行對(duì)該類資料采取了電子檔案和紙質(zhì)檔案并行的管理方式，但這又在無(wú)形中增加了工作量，增大了業(yè)務(wù)操作的復(fù)雜性。

2.在銀行檔案管理中電子檔案的應(yīng)用

2.1電子檔案降低了銀行檔案管理的強(qiáng)度

在進(jìn)行銀行檔案管理的流程設(shè)計(jì)中，相對(duì)于傳統(tǒng)的檔案制度，電子檔案制度，不用書(shū)面書(shū)寫(xiě)，降低了儲(chǔ)存分類的難度，更加容易管理保存，在銷毀無(wú)關(guān)檔案方面也存在一定的優(yōu)勢(shì)。另外，為方便查閱檔案，會(huì)計(jì)檔案通常會(huì)將業(yè)務(wù)資料進(jìn)行分類整理、裝訂和存放，并按照不同的管理體制設(shè)定不同的存留期限，這樣很容易造成混亂，一方面使短期保管的檔案相應(yīng)延長(zhǎng)了保管期限，另一方面，在進(jìn)行檔案到期銷毀階段時(shí)，必須逐項(xiàng)分類，這不僅大大增加了工作難度，檔案保存壓力也日漸加大。

2.2電子檔案迎合了銀行會(huì)計(jì)電算化的需求

電子檔案在銀行會(huì)計(jì)電算化方面存在較多弊端，平時(shí)的銀行工作一般只會(huì)涉及到紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案的管理，對(duì)于電子數(shù)據(jù)的歸檔內(nèi)容、保管期限以及會(huì)計(jì)濟(jì)系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)資料存在很多不足，往往只是籠統(tǒng)管理，例如網(wǎng)點(diǎn)日查情況、計(jì)算機(jī)日志、自助設(shè)備工作日志以及會(huì)計(jì)主管檢查日志等事務(wù)性資料，由于在機(jī)構(gòu)日常的管理過(guò)程中沒(méi)有從檔案的角度做出相應(yīng)的明確規(guī)定，僅僅只在小范圍內(nèi)進(jìn)行管理，使得會(huì)計(jì)電子數(shù)據(jù)沒(méi)有被納入統(tǒng)一的管理范圍內(nèi)，造成了會(huì)計(jì)檔案的無(wú)效膨脹。會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)系統(tǒng)往往也是只關(guān)注業(yè)務(wù)的需求，檔案管理功能模塊沒(méi)有得到確定的設(shè)置，經(jīng)常出現(xiàn)電子數(shù)據(jù)沒(méi)有出口或者出口不暢的現(xiàn)象。2.3電子檔案在銀行中的應(yīng)用

隨著計(jì)算機(jī)的不斷發(fā)展和廣泛應(yīng)用，傳統(tǒng)檔案的保管和利用已經(jīng)不能適應(yīng)現(xiàn)代化銀行業(yè)務(wù)的要求，這極大的影響到銀行財(cái)務(wù)資源的優(yōu)化配置，計(jì)算機(jī)逐漸被廣泛運(yùn)用到各行各業(yè)，銀行的業(yè)務(wù)管理也應(yīng)當(dāng)隨著計(jì)算機(jī)的發(fā)展而不斷更新?lián)Q代。在相關(guān)的銀行法律法規(guī)中，處理涉及到的有關(guān)債權(quán)、債務(wù)關(guān)系的資料可以保留紙質(zhì)資料外，其他的業(yè)務(wù)關(guān)系資料可以保留電子檔案，這符合銀行的規(guī)定要求。另外，隨著銀行業(yè)務(wù)的不斷增加，業(yè)務(wù)資料的層出不窮，紙質(zhì)檔案資料呈倍數(shù)增長(zhǎng)，它們的保管對(duì)檔案庫(kù)房來(lái)說(shuō)也是一種壓力。電子檔案在當(dāng)今的科學(xué)經(jīng)濟(jì)技術(shù)的發(fā)展趨勢(shì)來(lái)說(shuō)，已經(jīng)成為了不可或缺的必要因素，銀行必須不斷順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展潮流，保持良好的業(yè)務(wù)管理，提高銀行的競(jìng)爭(zhēng)力，這對(duì)銀行業(yè)務(wù)的開(kāi)展具有十分重要的意義。

3.電子檔案在銀行管理中的發(fā)展

電子檔案是銀行檔案管理的基礎(chǔ)，在管理過(guò)程中，應(yīng)當(dāng)結(jié)合時(shí)代特點(diǎn)，融入業(yè)務(wù)流程，精簡(jiǎn)操作步驟，規(guī)范操作流程，降低成本管理。創(chuàng)新發(fā)展理念，對(duì)相關(guān)的工作內(nèi)容加以合理的修改整合，做出制度上的安排。要求銀行各業(yè)務(wù)部門(mén)在推出新業(yè)務(wù)時(shí)，一旦涉及到會(huì)計(jì)資料的，都應(yīng)當(dāng)與會(huì)計(jì)部門(mén)協(xié)調(diào)溝通，并且由會(huì)計(jì)部門(mén)規(guī)定資料的歸檔范圍和保管期限。會(huì)計(jì)系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)應(yīng)當(dāng)隨著檔案管理要求的改變而改變，保證電子數(shù)據(jù)能夠得到很好地存檔保留。對(duì)各部門(mén)的業(yè)務(wù)系統(tǒng)加以整改，指定針對(duì)性的方案并相應(yīng)的進(jìn)行指導(dǎo)，降低業(yè)務(wù)難度。對(duì)存檔資料進(jìn)行歸類整理，明確那些資料不用歸檔，哪些資料必須歸檔保管，哪些可以長(zhǎng)期保留，哪些應(yīng)當(dāng)存留規(guī)定年限，以便利于前臺(tái)查閱數(shù)據(jù)，整合管理。另外，電子數(shù)據(jù)應(yīng)當(dāng)根據(jù)實(shí)際業(yè)務(wù)需求，明確是否打印歸檔，避免二次歸檔。在滿足會(huì)計(jì)核算需求的前提下，通過(guò)系統(tǒng)優(yōu)化的方式進(jìn)行合適的分檔，減輕后期檔案保管和銷毀的工作量，可以有效簡(jiǎn)化檔案的分揀工作，增加工作技巧的同時(shí)也可以提高工作效率。

4.結(jié)束語(yǔ)

電子檔案在當(dāng)今時(shí)代發(fā)展當(dāng)中十分重要，在銀行的檔案管理工作中，應(yīng)結(jié)合信息化管理制度，大力推行電子存檔，對(duì)紙質(zhì)檔案實(shí)行物理集中保管，這是各大銀行檔案管理的要求之一。銀行要盡可能地運(yùn)用電子檔案進(jìn)行資料的分類整理，代替紙質(zhì)檔案的歸檔存檔，以減少紙質(zhì)檔案對(duì)庫(kù)房需求的壓力。同時(shí)，也要適應(yīng)電子數(shù)據(jù)的不斷發(fā)展變化，結(jié)合電子數(shù)據(jù)的結(jié)構(gòu)特點(diǎn)，進(jìn)行內(nèi)容的擴(kuò)充優(yōu)化整理，支持遠(yuǎn)程查詢，保證資料的查詢工作，在改進(jìn)會(huì)計(jì)檔案堅(jiān)定銷毀時(shí)，應(yīng)當(dāng)將檔案的業(yè)務(wù)價(jià)值和歷史價(jià)值作為出發(fā)點(diǎn)，應(yīng)當(dāng)與銀行檔案相互補(bǔ)充、互為印證，在滿足基本方針政策的基礎(chǔ)上，創(chuàng)新分檔原則，簡(jiǎn)化工作步驟，減低工作量，提高工作效率。

第二篇：淺談?dòng)?jì)算機(jī)在檔案管理中的應(yīng)用

淺談?dòng)?jì)算機(jī)在檔案管理中的應(yīng)用

摘要：文章認(rèn)為計(jì)算機(jī)技術(shù)在現(xiàn)代檔案管理應(yīng)用中起著越來(lái)越重要的作用，這是檔案現(xiàn)代化發(fā)展的客觀要求，有利于促進(jìn)計(jì)算機(jī)信息處理與檔案信息管理的結(jié)合。同時(shí)，也順應(yīng)了社會(huì)信息化的要求，提高了檔案工作者的素質(zhì)。

關(guān)鍵詞：計(jì)算機(jī)技術(shù)；檔案管理；重要性

隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)信息技術(shù)迅猛發(fā)展和廣泛應(yīng)用，計(jì)算機(jī)技術(shù)為檔案信息資源的科學(xué)管理和有效開(kāi)發(fā)利用創(chuàng)造了前所未有的契機(jī)，信息成為知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代最為重要的資源。目前，檔案電子化是檔案管理工作必須實(shí)施的重要工作，已經(jīng)成為人們的共識(shí)并顯示出非常顯著的成績(jī)。

計(jì)算機(jī)對(duì)檔案信息進(jìn)行管理，具有手工管理所無(wú)法比擬的優(yōu)勢(shì)，如檢索迅速、查找方便、可靠性高、存儲(chǔ)量大、保密性好、壽命長(zhǎng)、成本低等，這些優(yōu)點(diǎn)能極大地提高檔案管理的效率及利用工作的水平，也是檔案部門(mén)的科學(xué)化、正規(guī)化管理與世界接軌的重要條件，但是受行業(yè)和規(guī)模的影響，計(jì)算機(jī)的應(yīng)用技術(shù)水平還參差不齊。

就目前狀況看普及程度還存在一定的局限性，只是在科研院校、金融保險(xiǎn)業(yè)較為普遍，其它行業(yè)檔案管理工作仍然是處于人工管理或半人工管理狀態(tài)，檔案的信息功能還不能得以充分發(fā)揮。實(shí)踐證明，怎樣擺脫傳統(tǒng)的檔案管理方式，實(shí)現(xiàn)檔案的計(jì)算機(jī)應(yīng)用管理，怎樣為檔案的開(kāi)發(fā)、整理、改革發(fā)揮重要的作用已成為一個(gè)重要課題擺在檔案工作面前。

一、檔案管理應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)是檔案現(xiàn)代化發(fā)展的要求

從20世紀(jì)80年代開(kāi)始，世界范圍內(nèi)以計(jì)算機(jī)為核心的現(xiàn)代化信息技術(shù)的發(fā)展和應(yīng)用，給檔案管理帶來(lái)前所未有的沖擊和革命。首先，計(jì)算機(jī)技術(shù)被廣泛引入日常的檔案管理工作中。其中最為突出的是表現(xiàn)在檔案檢索工作上，即利用計(jì)算機(jī)的超大容量和運(yùn)算快捷的特點(diǎn)，將檔案檢索系統(tǒng)輸入計(jì)算機(jī)之中。以提高檔案檢索的質(zhì)量和速度。其次，由于電子檔案的大量涌現(xiàn)，同時(shí)人們?yōu)榱朔奖憷糜职褌鹘y(tǒng)的固態(tài)檔案錄入計(jì)算機(jī)，建成數(shù)字檔案館，這種借助于新技術(shù)建立的檔案館為檔案管理工作開(kāi)拓了一個(gè)全新的領(lǐng)域和課題。再次，為了適應(yīng)用戶對(duì)開(kāi)放的先行文件和歷史檔案的快捷查找，利用的需求各級(jí)各類檔案館（室）紛紛建立各種類型的計(jì)算機(jī)網(wǎng)站。檔案載體的變化是出現(xiàn)了電子檔案，黨政機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位的辦公、管理和經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的方式發(fā)生了質(zhì)的變化，電子政務(wù)、電子商務(wù)這種新形式的辦公方式開(kāi)始嶄露頭角，逐漸替代了以紙張為介質(zhì)傳遞信息的傳統(tǒng)辦公模式。人們利用計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)來(lái)書(shū)寫(xiě)、傳遞、儲(chǔ)存、查找檢索和利用信息。信息的存在形式就由原先看的見(jiàn)，摸的著的固態(tài)形式轉(zhuǎn)化為看不見(jiàn)、摸不著的數(shù)碼形式，它轉(zhuǎn)化的檔案就是電子檔案。隨著電子文件幾何式驟增，對(duì)電子檔案的超前控制、及時(shí)收集、有效管理與開(kāi)發(fā)利用以及數(shù)字化技術(shù)的推廣。服務(wù)范圍的拓展，管理手段的革新都要求檔案管理人員的計(jì)算機(jī)知識(shí)和技能必須與時(shí)代同步。要樹(shù)立適應(yīng)新形式要求的全新的服務(wù)理念，把現(xiàn)代化計(jì)算機(jī)技術(shù)與我們積累的工作經(jīng)驗(yàn)、檔案利用的典型案例、檔案史料、編研材料結(jié)合起來(lái)，參與到這場(chǎng)文案管理的變革中來(lái)，在變革中求生存，在變革中求發(fā)展，不斷改進(jìn)工作方法，增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)，改善服務(wù)環(huán)境，使檔案信息得到更好的利用，順應(yīng)時(shí)代的要求。

二、計(jì)算機(jī)技術(shù)管理檔案是促進(jìn)計(jì)算機(jī)信息處理與檔案信息管理相結(jié)合的一種嘗試近20年來(lái)，我國(guó)檔案事業(yè)發(fā)生了巨大變化，檔案隊(duì)伍的綜合素質(zhì)也有了顯著提高，而檔案的信息管理基本上沒(méi)有進(jìn)行相應(yīng)的調(diào)整來(lái)反映這些發(fā)展變化。檔案管理除保管檔案實(shí)體延長(zhǎng)其保存壽命維護(hù)歷史真實(shí)面貌外，其重要任務(wù)就是管理，開(kāi)發(fā)檔案信息提供檔案信息服務(wù)。檔案工作屬于信息管理服務(wù)范疇，而計(jì)算機(jī)在數(shù)據(jù)處理與信息管理方面又具有無(wú)與倫比的優(yōu)勢(shì)，是檔案信息化建設(shè)的最重要的物質(zhì)基礎(chǔ)和技術(shù)支持。檔案管理信息化就是利用現(xiàn)代 1

化的信息技術(shù)變革檔案管理的模式，具體地說(shuō)它包括檔案本身的信息化，檔案管理工作模式的信息化，檔案工作目的的信息化，檔案管理方法的信息化，就是我們通常說(shuō)的檔案的數(shù)字化。檔案管理方法的信息化就是我們用現(xiàn)代化信息科技的成果革新管理方法、手段和工具，比如使用計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和建立在其上的管理信息系統(tǒng)軟件進(jìn)行檔案的信息化管理。進(jìn)一步發(fā)揮它在檔案事業(yè)宏觀管理中的積極促進(jìn)作用，又可促進(jìn)計(jì)算機(jī)信息處理與檔案信息管理及開(kāi)發(fā)的有機(jī)結(jié)合，對(duì)提高檔案人員現(xiàn)代化能力和檔案信息化建設(shè)發(fā)揮引導(dǎo)和推動(dòng)作用。

三、用計(jì)算機(jī)技術(shù)管理，有利于增強(qiáng)檔案工作領(lǐng)導(dǎo)的計(jì)算機(jī)意識(shí)、現(xiàn)代化意識(shí)

實(shí)現(xiàn)檔案計(jì)算機(jī)管理應(yīng)先培養(yǎng)計(jì)算機(jī)意識(shí)。所謂計(jì)算機(jī)意識(shí)，筆者認(rèn)為，是人們?cè)谏a(chǎn)、生活中的一種新的思維方式，在這種意識(shí)下，人們?cè)跁r(shí)間中首先盡可能地企圖通過(guò)應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)來(lái)分析問(wèn)題、解決問(wèn)題，使計(jì)算機(jī)及其技術(shù)成為人們勞動(dòng)的一種重要甚至是首選的工具或手段。21世紀(jì)是一個(gè)高科技無(wú)所不在的新世紀(jì)，我們將在高科技的環(huán)境中工作，在高科技的背景下學(xué)習(xí)和生活，將在高科技的發(fā)展中求生存、謀發(fā)展。高科技在向世界展示其強(qiáng)大無(wú)比的奔騰勢(shì)頭的同時(shí)，也向我們每一個(gè)人提出了新的使命：不僅要具備高科技的基礎(chǔ)知識(shí)、基本技能及對(duì)高科技的運(yùn)用和創(chuàng)造能力，而且要有一顆緊扣高科技發(fā)展脈搏而跳動(dòng)的心。在新的世紀(jì)，屬信息管理范疇的檔案部門(mén)，其工作對(duì)象的拓展、工作手段的更新，信息技術(shù)是發(fā)展方向。然而現(xiàn)實(shí)中，檔案部門(mén)的計(jì)算機(jī)意識(shí)較弱，時(shí)代緊迫感不強(qiáng)?，F(xiàn)行的管理手段仍停留在傳統(tǒng)的手工管理階段，工作效率低，檔案人員沒(méi)有時(shí)間和精力進(jìn)行信息開(kāi)發(fā)，即使做了一些開(kāi)發(fā)工作，質(zhì)量也不高。究其根源，除機(jī)制、經(jīng)費(fèi)等因素外，一個(gè)重要方面就是有些檔案工作領(lǐng)導(dǎo)對(duì)計(jì)算機(jī)在檔案管理中的作用缺乏足夠的認(rèn)識(shí)，缺少計(jì)算機(jī)管理檔案的意識(shí)和愿望。整個(gè)檔案隊(duì)伍中先進(jìn)生產(chǎn)力的代表太少，現(xiàn)代科技理論與管理技能層次較低，知識(shí)結(jié)構(gòu)不合理，因而檔案 管理水平很難有實(shí)質(zhì)性的提高。

這些狀況表明，在信息化時(shí)代強(qiáng)化檔案人員特別是檔案領(lǐng)導(dǎo)干部的現(xiàn)代化意識(shí)、科技化意識(shí)、計(jì)算機(jī)管理檔案意識(shí)，在加快檔案由手工管理向計(jì)算機(jī)數(shù)字化管理的轉(zhuǎn)變工作中是至關(guān)重要的，也是非常迫切的。而這種意識(shí)的形成，不僅需要一個(gè)過(guò)程，而且需要以多種途徑或方式逐步實(shí)現(xiàn)。筆者認(rèn)為，增置檔案人員計(jì)算機(jī)技能管理內(nèi)容，無(wú)疑是個(gè)強(qiáng)烈的指示信號(hào)，也應(yīng)是一種有效途徑。這將會(huì)促進(jìn)檔案人員關(guān)注檔案工作現(xiàn)代化，自覺(jué)學(xué)習(xí)計(jì)算機(jī)知識(shí)并積極應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)的認(rèn)識(shí)，可強(qiáng)化檔案人員的現(xiàn)代化意識(shí)，加快檔案工作現(xiàn)代化建設(shè)。

四、順應(yīng)社會(huì)信息化的要求，全面提高檔案工作者的素質(zhì)

隨著全社會(huì)信息化建設(shè)步伐的不斷加快，電子文件的產(chǎn)生與管理給檔案管理工作帶來(lái)了極大的挑戰(zhàn)。在信息網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下如何發(fā)揮檔案工作自身的特點(diǎn)和優(yōu)勢(shì)來(lái)為社會(huì)提供高質(zhì)量、全方位的檔案信息服務(wù)，是擺在當(dāng)前的重要任務(wù)之一，適應(yīng)政務(wù)信息化，檔案工作者素質(zhì)的提高和意識(shí)的培養(yǎng)是關(guān)鍵。

在信息觀念日益增強(qiáng)的市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)環(huán)境中，新知識(shí)、新技術(shù)、新事物、新經(jīng)驗(yàn)層出不窮，而檔案管理工作人員還存在著知識(shí)結(jié)構(gòu)老化，服務(wù)技能單一現(xiàn)象。如果僅憑原有的知識(shí)、技能、經(jīng)驗(yàn)很難適應(yīng)新技術(shù)應(yīng)用的要求，檔案人員只有不斷學(xué)習(xí)和掌握新知識(shí)、新技能、新本領(lǐng)才能參與電子環(huán)境下的業(yè)務(wù)轉(zhuǎn)型并起到積極的促進(jìn)作用，《檔案法》規(guī)定要“采用先進(jìn)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化”?，F(xiàn)代化管理的基礎(chǔ)是工作者的知識(shí)化，盡管技術(shù)進(jìn)步對(duì)信息環(huán)境的構(gòu)建起著至關(guān)重要的作用，但是人仍然是決定的因素，檔案工作人員素質(zhì)的提高和電子環(huán)境下工作意識(shí)的培養(yǎng)是檔案信息化的關(guān)鍵所在。可見(jiàn)掌握檔案人員計(jì)算機(jī)技能整體狀況，不僅可以促進(jìn)檔案專業(yè)教育加快改革步伐，調(diào)整人才培養(yǎng)方向，以適應(yīng)時(shí)代需求，有利于增強(qiáng)檔案人員的終身學(xué)習(xí)意識(shí)和時(shí)代意識(shí)，促進(jìn)干部隊(duì)伍知識(shí)結(jié)構(gòu)的改善和優(yōu)化。

在電子商務(wù)和電子政務(wù)活動(dòng)中，檔案工作人員不僅要達(dá)到政治素質(zhì)過(guò)硬，檔案業(yè)務(wù)精通，還要求熟悉檔案信息系統(tǒng)開(kāi)發(fā)，檔案保護(hù)技術(shù)和具備相當(dāng)?shù)耐庹Z(yǔ)水平以及開(kāi)拓創(chuàng)新能力。

同時(shí)應(yīng)當(dāng)具有有效利用現(xiàn)代工具開(kāi)展工作的習(xí)慣和意識(shí)，實(shí)現(xiàn)從傳統(tǒng)的檔案業(yè)務(wù)型向多元和復(fù)合知識(shí)型方向轉(zhuǎn)變，即一職多能。因此檔案部門(mén)要定期對(duì)檔案管理人員進(jìn)行專業(yè)技能和現(xiàn)代信息技術(shù)應(yīng)用能力的培訓(xùn)，使之在掌握檔案專業(yè)知識(shí)，了解新學(xué)科發(fā)展的基礎(chǔ)上不斷更新自身的知識(shí)結(jié)構(gòu)，以適應(yīng)網(wǎng)絡(luò)化社會(huì)對(duì)信息的要求，也只有具備一支高素質(zhì)的專業(yè)隊(duì)伍，才能靈活應(yīng)對(duì)電子形式的檔案信息服務(wù)，提高管理效率和質(zhì)量，可以肯定地說(shuō)：隨著以計(jì)算機(jī)技術(shù)為基礎(chǔ)的現(xiàn)代科技的普及和發(fā)展，以及檔案部門(mén)運(yùn)用計(jì)算機(jī)技迫切需要，計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案部門(mén)的普及應(yīng)用已經(jīng)成為不可逆轉(zhuǎn)的發(fā)展潮流。為適應(yīng)這一新形勢(shì)的發(fā)展，檔案部門(mén)應(yīng)培養(yǎng)造就一批具有世界科技前沿水平的高層次的檔案人才隊(duì)伍和檔案學(xué)科帶頭人，不斷更新知識(shí)，以適應(yīng)新時(shí)期檔案事業(yè)發(fā)展的需求。

第三篇：銀行檔案管理工作總結(jié)

銀行檔案管理員的個(gè)人工作總結(jié)

在市分行領(lǐng)導(dǎo)及部門(mén)負(fù)責(zé)人的正確指導(dǎo)與幫助下，我始終堅(jiān)持學(xué)習(xí)鄧小平理論和“三個(gè)代表”重要思想，堅(jiān)持黨的路線方針政策和國(guó)家 的法律、法規(guī)以及農(nóng)業(yè)銀行內(nèi)部的各項(xiàng)規(guī)章制度，能以農(nóng)業(yè)銀行員工行為守則嚴(yán)格要求自己，刻苦鉆研業(yè)務(wù)，熟練掌握本崗位的管理辦法和操作規(guī)程?，F(xiàn)將一年來(lái)的 主要工作匯報(bào)如下：

一、思想政治學(xué)習(xí)方面 能夠認(rèn)真學(xué)習(xí)馬列主義、毛澤東思想及鄧小平理論和“三個(gè)代表”重要思想，深刻領(lǐng)會(huì)黨的十六屆五中全會(huì)精神，不斷加強(qiáng)自身黨 性修養(yǎng)，在政治上、思想上始終與黨中央保持一致，實(shí)事求是，堅(jiān)持原則，遵紀(jì)守法，沒(méi)有出現(xiàn)違紀(jì)違規(guī)行為。特別是通過(guò)前一階段保持黨員先進(jìn)性教育活動(dòng)開(kāi)展以 來(lái)，通過(guò)學(xué)習(xí)《讀本》，學(xué)習(xí)鄧小平同志、江澤民同志、胡錦濤同志的講話，使自己在思想政治水平方面有了更進(jìn)一步的提高。撰寫(xiě)個(gè)人心得體會(huì) 2 篇，撰寫(xiě)分析整 改材料 1 篇，并按照大家提出的在寫(xiě)作方面多下功夫，以提高寫(xiě)作水平等 3 條意見(jiàn)，制訂了整改措施。

二、認(rèn)真完成本職工作及領(lǐng)導(dǎo)交辦的各項(xiàng)工作任務(wù)。

1、加強(qiáng)對(duì)文件的收發(fā)與管理。首先加強(qiáng)對(duì)來(lái)文的登記與管理。2005 年，全行共收到省分行行政及黨委來(lái)文 1000多份，地直機(jī)關(guān)來(lái)文 170 多份，各縣支行來(lái)文 150 多份。每份文件都能及時(shí)送領(lǐng)導(dǎo)傳閱，然后按領(lǐng)導(dǎo)的批示再分送到各個(gè)部室辦理，讓上級(jí)行的精神迅速傳達(dá)下去，基本杜絕了公文處理上 的積壓、延時(shí)、誤事等現(xiàn)象的發(fā)生。其次，認(rèn)真核登規(guī)范了內(nèi)部發(fā)文。2005 年全行共發(fā)文 500 多份，每份文件都經(jīng)過(guò)認(rèn)真登記編號(hào)。第三，每年年底，每個(gè)部 室處理完畢的文件，都要分門(mén)別類，妥善保管，為以后裝訂檔案做好準(zhǔn)備。

2、認(rèn)真做好電子公文傳輸工作。自從 2004 年 11 月份電子公文系統(tǒng)開(kāi)通到各縣以來(lái)，所有的文件都要從公文系統(tǒng)傳輸，因?yàn)閷?duì)于縣支行操作人員來(lái) 說(shuō)，這畢竟是一門(mén)新技術(shù)，每天既要收發(fā)省分行來(lái)文及本行發(fā)文，又要及時(shí)解決各縣支行在傳輸過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題，由于文件發(fā)送及時(shí)，周報(bào)被省分行“信息情況” 采用 27 期，“xxx 分行信息”采用3 期，“xxx 分行簡(jiǎn)報(bào)”采用 2 期，發(fā)送的“xx 分行保持黨員先進(jìn)性教育活動(dòng)簡(jiǎn)報(bào)”27 期，被省分行采用 6 期，信息采用率排名全省農(nóng)行前列。

3、促進(jìn)檔案管理與達(dá)標(biāo)。根據(jù)《檔案法》和《檔案管理?xiàng)l例》，緊密結(jié)合《中國(guó)農(nóng)業(yè)銀行各類檔案歸檔范圍及保管期限的規(guī)定試行》以及《甘肅省 〈歸檔文件整理規(guī)則〉實(shí)施細(xì)則》和一級(jí)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)，今年共裝訂檔案 1312件，其中：永久 104 件、長(zhǎng)期 674 件、短期 544 件，所有檔案從收集、整理、分類、編號(hào)、裝訂、打印目錄都由我一人完成。既為機(jī)關(guān)節(jié)省費(fèi)用 4000 多元，又使機(jī)關(guān)的檔 案管理從收集、保管、檢索、利用等各個(gè)方面得到了進(jìn)一步加強(qiáng)和完善。在今年 10 月份省分行組織的全省檔案管理工作檢查及 12 月份當(dāng)?shù)貦n案部門(mén)工作檢查中，我行檔案工作得到了檢查組的充分肯定，使檔案管理工作基本實(shí)現(xiàn)了制度化和規(guī)范化，為提高檔案管理的自身價(jià)值和促進(jìn)全行系統(tǒng)的檔案管理達(dá)標(biāo)升級(jí)工作起到了積 極的促進(jìn)作用。止年末，全行 10個(gè)單位有 9 個(gè)單位的文書(shū)檔案達(dá)標(biāo)，其中： 3 個(gè)單位達(dá)到“省一級(jí)”、3 個(gè)單位達(dá)到“省二級(jí)”、2 個(gè)單位達(dá)到“省三級(jí)”、1 個(gè)單位達(dá)到“縣市一級(jí)。

4、積極配合辦公室主任、副主任抓好全行日常事務(wù)性工作，積極協(xié)助辦公室領(lǐng)導(dǎo)籌辦各類會(huì)議和來(lái)人接待、上下溝通、內(nèi)外聯(lián)系工作，做到了各類事項(xiàng)安排合理有序，為保持市分行機(jī)關(guān)正常工作，盡到了自己的責(zé)任。

三、存在問(wèn)題及打算 一是理論功底不夠扎實(shí)，尤其是馬列主義理論水平較低，分析問(wèn)題不透徹，獨(dú)自解決問(wèn)題的能力較差。二是對(duì)金融業(yè)務(wù)知識(shí)學(xué)習(xí)不夠，專業(yè)知識(shí)欠缺。三 是寫(xiě)作水平較低，對(duì)文稿起草還需進(jìn)一步提高。四是深入基層較少，尤其對(duì)檔案管理工作指導(dǎo)不夠。今后，我將進(jìn)一步加強(qiáng)學(xué)習(xí)，努力克服工作中存在的不足與缺 點(diǎn)，不斷提高自身政治素質(zhì)、學(xué)識(shí)水平及工作能力，盡職盡責(zé)，圓滿完成各項(xiàng)工作任務(wù)，為農(nóng)業(yè)銀行的快速發(fā)展做出自己的貢獻(xiàn)。篇二：2016銀行檔案工作總結(jié)及工作計(jì)劃 2016銀行檔案工作總結(jié)及工作計(jì)劃 2016年，我行緊緊圍繞上級(jí)行檔案管理工作的安排部署，在分行的高度重視下，嚴(yán)格按照國(guó)家有關(guān)檔案管理工作的法律、法規(guī)和總行的檔案管理工作規(guī)章制度，堅(jiān)持檔案集中統(tǒng)一管理原則，不斷加大檔案工作力度，努力提高檔案工作管理水平，科學(xué)保管各類檔案，做到檔案管理與業(yè)務(wù)發(fā)展有效結(jié)合，檔案的利用價(jià)值和利用效果普遍有了提高。

一、2016年檔案工作完成情況

（一）抓組織領(lǐng)導(dǎo)，建立完善組織管理體系。按照上級(jí)行和當(dāng)?shù)貦n案管理部門(mén)的指示要求，分行將檔案管理工作當(dāng)作內(nèi)部管理和加強(qiáng)精神文明、企業(yè)文化建設(shè)的一項(xiàng)重要內(nèi)容，通過(guò)組織學(xué)習(xí)《檔案法》和《檔案管理?xiàng)l例》，以及上級(jí)行關(guān)于檔案管理的有關(guān)規(guī)定，強(qiáng)化了全行員工，特別是檔案人員的執(zhí)法守法意識(shí)和崗位職責(zé)意識(shí)。明確了分管領(lǐng)導(dǎo)和配合協(xié)作部門(mén)，把檔案管理工作列為分管領(lǐng)導(dǎo)的重要議事日程，定期分析研究檔案工作，及時(shí)解決存在的問(wèn)題，并把此項(xiàng)工作納入崗位責(zé)任制中，落實(shí)到具體部門(mén)，實(shí)行部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任制，從而加強(qiáng)了對(duì)各支行檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)、督促和幫助，為促進(jìn)全行系統(tǒng)檔案工作的不斷規(guī)范起到了有力的組織保障作用。

（二）抓標(biāo)準(zhǔn)化管理，努力提高檔案管理工作質(zhì)量。分行按照集中統(tǒng)一管理原則，對(duì)全轄業(yè)務(wù)檔案實(shí)行了集中統(tǒng)一管理。全行的法人客戶信貸檔案，個(gè)人客戶信貸檔案，文書(shū)、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)、科技、特殊載體檔案等都基本上實(shí)現(xiàn)了集中管理。進(jìn)一步規(guī)范了操作流程，在各類檔案的收集、整理、保管、借閱使用、鑒定銷毀方面，都嚴(yán)格遵守檔案管理制度，確保檔案收集充分、檔案交接手續(xù)齊全、檔案整理規(guī)范、檔案內(nèi)容完整、檔案管理期限劃分準(zhǔn)確，做到交接有手續(xù)、借閱有審批、歸還有記錄、鑒定銷毀有依據(jù)。同時(shí)做好檔案統(tǒng)計(jì)工作，確保檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表上報(bào)的及時(shí)和準(zhǔn)確完整。

（三）抓制度完善，進(jìn)一步做好保密工作。我行制定了一整套的保密制度，做到事事有章可循，能夠嚴(yán)格按照文件保密制度辦理手續(xù)傳遞文件。行領(lǐng)導(dǎo)在工作中自覺(jué)遵守保密制度，嚴(yán)格執(zhí)行保密紀(jì)律，自覺(jué)做到“三個(gè)堅(jiān)持”，即堅(jiān)持在辦公室閱文制度；堅(jiān)持外出開(kāi)會(huì)帶回的文件先登記保管，再按規(guī)定傳閱；堅(jiān)持文件傳閱制度，做到文件不橫傳、不抽走，確保文件萬(wàn)無(wú)一失。對(duì)信息、數(shù)據(jù)、人事管理等秘密實(shí)行“三專”制度，即專卷入檔、專卷保存和專人管理。加強(qiáng)密碼的通訊管理，依法進(jìn)行保密監(jiān)督，加強(qiáng)了印章、印鑒、有價(jià)證券、密押管理等。特別是加強(qiáng)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的技術(shù)防范和管理，制定、完善計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)保密管理的措施，對(duì)上網(wǎng)的資料、數(shù)據(jù)、信息和技防手段等作出明確規(guī)定，確保了內(nèi)部信息網(wǎng)絡(luò)的絕對(duì)安全。

（四）抓防治結(jié)合，加強(qiáng)檔案安全工作。我們把檔案安全工作放在首要位置，堅(jiān)持“防治結(jié)合，以防為主”的方針，通過(guò)定期或不定期對(duì)檔案實(shí)體進(jìn)行安全檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，及時(shí)匯報(bào)處理，保證了檔案實(shí)體的安全；通過(guò)定期或不定期對(duì)庫(kù)房防護(hù)設(shè)施的運(yùn)行情況進(jìn)行檢查，確保了所配備設(shè)施的正常運(yùn)行；通過(guò)檢查庫(kù)房環(huán)境，定期測(cè)記溫濕度變化，定期投放防蟲(chóng)藥物，確保了庫(kù)房溫濕度適宜，庫(kù)房清潔衛(wèi)生，檔案無(wú)蟲(chóng)霉滋生現(xiàn)象。

（五）抓系統(tǒng)運(yùn)用，努力提高檔案信息化管理水平。按照上級(jí)行的工作安排部署，我們按時(shí)完成了對(duì)文書(shū)檔案的錄入工作，積極做好各種檔案管理系統(tǒng)的推廣工作，除了檔案工作人員做到熟練掌握和應(yīng)用檔案系統(tǒng)的各項(xiàng)功能，能充分利用系統(tǒng)完成監(jiān)測(cè)分析、督促歸檔、保管利用等各項(xiàng)工作外，還按規(guī)定及時(shí)向全行開(kāi)放了各系統(tǒng)的客戶端，準(zhǔn)確、合規(guī)地建立用戶，設(shè)置權(quán)限，以滿足遠(yuǎn)程網(wǎng)上調(diào)閱的需要。

二、存在的主要問(wèn)題

我行的檔案管理工作雖然取得了一定成績(jī)，但也還存在一些不足：一是在檔案工作管理

方面，支行的部分永久文書(shū)檔案以及科技、特殊載體檔案尚未集中到分行檔案部門(mén)管理，沒(méi)有出臺(tái)檔案工作機(jī)構(gòu)設(shè)置情況的文件。二是在檔案管理工作方面，照片檔案不夠齊全，已收公文檔案中處理單不齊全，沒(méi)有及時(shí)對(duì)已超過(guò)保管期限的檔案進(jìn)行鑒定和銷毀。三是在檔案保密方面，個(gè)別單位對(duì)保密工作重要性認(rèn)識(shí)的不足，在保密制度的嚴(yán)格執(zhí)行上還存在著一定的不平衡性。四是檔案管理工作創(chuàng)新方面，我行在檔案管理理念、管理方式、管理手段的創(chuàng)新上有些薄弱。這些問(wèn)題都有待下步認(rèn)真解決。

三、2016年檔案工作計(jì)劃

針對(duì)當(dāng)前檔案管理工作面臨的實(shí)際情況和工作中存在的問(wèn)題，我們進(jìn)行了認(rèn)真研究，并制定了2016年檔案工作計(jì)劃：

一是進(jìn)一步健全完善各項(xiàng)檔案管理制度。在認(rèn)真學(xué)習(xí)《檔案法》和《檔案管理?xiàng)l例》的基礎(chǔ)上，按照上級(jí)行要求，把建立和完善各項(xiàng)檔案管理制度當(dāng)作加強(qiáng)檔案管理工作的重點(diǎn)，認(rèn)真按照檔案管理的有關(guān)規(guī)定和要求，結(jié)合分行特點(diǎn)，從檔案人員的崗位職責(zé)，到檔案的保管、查詢、移交、保密、安全、統(tǒng)計(jì)、鑒定、銷毀、接收、利用等各個(gè)方面都建立比較系統(tǒng)完善的制度。從收藏、借閱、利用，到保管接交，都統(tǒng)一實(shí)行嚴(yán)格的登記簽字制度，有效杜絕丟失、泄密、損毀等各類事故的發(fā)生，實(shí)現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化、程序化和制度化。

二是進(jìn)一步提高檔案管理服務(wù)水平。在不斷建立完善檔案設(shè)施和管理制度的同時(shí)，集中精力抓好業(yè)務(wù)基礎(chǔ)建設(shè)，通過(guò)強(qiáng)調(diào)、檢查和督導(dǎo)落實(shí)，使全行每個(gè)單位的檔案用房、安全設(shè)施、檔案裝具等管理設(shè)備不斷完善。注重抓好文件的歸檔收集，特別是對(duì)積存文件中一些應(yīng)歸檔而未歸檔的重要文件，進(jìn)行了再收集，使檔案內(nèi)容不斷得到豐富和充實(shí)。并將按照正規(guī)庫(kù)房標(biāo)準(zhǔn)配備相應(yīng)設(shè)施，以確保檔案工作的正常開(kāi)展，確保檔案實(shí)體的安全。

三是進(jìn)一步提高檔案保密意識(shí)。組織有關(guān)部門(mén)和人員認(rèn)真學(xué)習(xí)各級(jí)保密工作會(huì)議上的講話及文件，提高對(duì)新時(shí)期保密工作重要性的認(rèn)識(shí)，組織干部職工認(rèn)真學(xué)習(xí)有關(guān)泄密事件的情況通報(bào)，用鐵的事實(shí)教育干部職工。進(jìn)一步加強(qiáng)各行保密工作的投入，提高人防、技防的實(shí)際水平；加強(qiáng)計(jì)算機(jī)安全保密工作，密碼定期更換；加強(qiáng)密級(jí)文件管理；建立行長(zhǎng)負(fù)責(zé)制，實(shí)行保密事故一票否決制，確保全轄無(wú)泄密事故。

四是進(jìn)一步提高檔案管理創(chuàng)新能力。我們要將檔案管理工作變被動(dòng)為主動(dòng)，主動(dòng)去研究各類新業(yè)務(wù)所形成檔案的管理問(wèn)題，實(shí)實(shí)在在的將檔案管理工作與業(yè)務(wù)發(fā)展有效結(jié)合，保證檔案工作跟上業(yè)務(wù)發(fā)展的需要，提高我們的檔案管理工作創(chuàng)新能力。篇三：檔案管理工作總結(jié)

2013年 檔案管理工作總結(jié)

檔案，記載著學(xué)校的光輝歷史，彰顯著教育教學(xué)工作的個(gè)性、風(fēng)采，此項(xiàng)工作對(duì)推進(jìn)學(xué)校各項(xiàng)工作的開(kāi)展，起著舉足輕重的作用。

本，在教育局有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的指導(dǎo)下，在本校領(lǐng)導(dǎo)和全體老師的支持、配合縣，我校的檔案工作得以順利開(kāi)展，而且有條不紊。現(xiàn)總結(jié)如下。篇四：檔案員工作總結(jié)

檔案員工作總結(jié)

本人自參加工作以來(lái),一直從事辦公室檔案管理工作。通過(guò)多年來(lái)的實(shí)踐與學(xué)習(xí)，使自己充分具備了相應(yīng)的檔案專業(yè)知識(shí)和業(yè)務(wù)能力，逐漸成長(zhǎng)為業(yè)務(wù)骨干，受到了單位領(lǐng)導(dǎo)和廣大職工的認(rèn)可。本人終堅(jiān)持學(xué)習(xí)鄧小平理論和“三個(gè)代表”重要思想，堅(jiān)持黨的路線方針政策和國(guó)家的法律、法規(guī)各項(xiàng)規(guī)章制度，嚴(yán)格要求自己，刻苦鉆研業(yè)務(wù)，熟練掌握本崗位的管理辦法和操作規(guī)程?，F(xiàn)將一年來(lái)的主要工作匯報(bào)如下：

一、思想政治學(xué)習(xí)方面

能夠認(rèn)真學(xué)習(xí)馬列主義、毛澤東思想及鄧小平理論和“三個(gè)代表”重要思想，深刻領(lǐng)會(huì)黨的十六屆五中全會(huì)精神，不斷加強(qiáng)自身黨性修養(yǎng)，在政治上、思想上始終與黨中央保持一致，實(shí)事求是，堅(jiān)持原則，遵紀(jì)守法，沒(méi)有出現(xiàn)違紀(jì)違規(guī)行為。

二、認(rèn)真完成本職工作及領(lǐng)導(dǎo)交辦的各項(xiàng)工作任務(wù)。

1、檔案收集整理工作

從年初開(kāi)始，為了更好的服務(wù)于檔案事業(yè)，努力收集檔案文書(shū)。案卷整理遵循文件材料形成規(guī)律，保持卷內(nèi)文件的系統(tǒng)聯(lián)系，合理、規(guī)范組卷，符合國(guó)家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)。所有檔案從收集、整理、分類、編號(hào)、裝訂、打印目錄我都認(rèn)真完成。既為單位節(jié)省了費(fèi)用，又使我局的檔案管理從收集、保管、檢索、利用等各個(gè)方面得到了進(jìn)一步加強(qiáng)和完善。

2、做好檔案編研工作

我積極做好檔案的編研工作，廣泛涉獵《檔案利用效益匯編》、《組織沿革》等資料。根據(jù)單位工作需要，編制了我局機(jī)構(gòu)沿革及建站以來(lái)的《大事記》等編研資料。

3、積極配合上級(jí)做好協(xié)調(diào)溝通工作

我作為辦公室一員，始終積極配合辦公室主任、副主任做好辦公室日常管理工作，充分履行辦公室參與政務(wù)、管理事務(wù)、綜合服務(wù)的職能作用，做到了各類事項(xiàng)安排合理有序，認(rèn)真履行職責(zé)，有效地保證了黨務(wù)、政務(wù)工作的正常運(yùn)轉(zhuǎn)。

三、存在問(wèn)題及打算

理論功底不夠扎實(shí)，尤其是馬列主義理論水平較低，分析問(wèn)題不透徹，獨(dú)自解決問(wèn)題的能力較差。今后，我將進(jìn)一步加強(qiáng)學(xué)習(xí)，努力克服工作中存在的不足與缺點(diǎn)，不斷提高自身政治素質(zhì)、學(xué)識(shí)水平及工作能力，盡職盡責(zé)，圓滿完成各項(xiàng)工作任務(wù)，為農(nóng)業(yè)銀行的快速發(fā)展做出自己的貢獻(xiàn)。篇五：檔案管理工作總結(jié) **鎮(zhèn)文化服務(wù)中心檔案管理

工作總結(jié) 今年我中心檔案管理工作緊緊圍繞落實(shí)“文化興鎮(zhèn)”戰(zhàn)略，加快推進(jìn)文化事業(yè)和文化產(chǎn)業(yè)發(fā)展這一目標(biāo)，不斷夯實(shí)檔案基礎(chǔ)建設(shè)，加大檔案管理工作力度，有效發(fā)揮檔案的功能，檔案工作有了較大的發(fā)展，較圓滿完成了工作任務(wù)?，F(xiàn)將具體情況總結(jié)如下：

一、高度重視，加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)

今年以來(lái)，我中心高度重視體育、文化檔案管理工作，將檔案管理工作納入工作日程，加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)，真正做到了認(rèn)識(shí)到位，組織到位，措施到位。2012年，新的工作調(diào)整后，及時(shí)調(diào)整了**鎮(zhèn)文化體育廣播電視服務(wù)中心檔案管理工作領(lǐng)導(dǎo)小組，并把檔案工作列入中心的長(zhǎng)遠(yuǎn)規(guī)劃、計(jì)劃及有關(guān)人員的崗位標(biāo)準(zhǔn)和職責(zé)中，把檔案工作作為管理的一項(xiàng)重要的內(nèi)容納入目標(biāo)，與其它工作同部署、同組織、同考核。同時(shí)，配備了具有較懂的工作人員任檔案管理人員，建立檔案管理工作，形成了以分管領(lǐng)導(dǎo)掛帥、主任分管、檔案室具體負(fù)責(zé)、各職能協(xié)助抓的有關(guān)檔案管理。

二、加強(qiáng)制度建設(shè)，規(guī)范檔案管理

為進(jìn)一步加強(qiáng)我中心的檔案管理制度建設(shè)，規(guī)范文體的文書(shū)檔案管理，及時(shí)定出有關(guān)規(guī)章制度，明確了檔案工作職責(zé)和任務(wù)，以及的歸檔范圍及整理要求，使各職工對(duì)文件材料的形成、積累、收集、整理有據(jù)可依，同時(shí)，制定了檔案管理獎(jiǎng)懲制度，并納入單位的崗位責(zé)任制，充分發(fā)揮和調(diào)動(dòng)檔案管理工作人員的積極性。

為規(guī)范檔案管理，提高檔案管理質(zhì)量，我文化中心按照鎮(zhèn)檔案室的要求，對(duì)所有須歸檔的文件材料經(jīng)整理后，在歸檔過(guò)程中，我文化中心檔案所有文件歸檔目錄、盒內(nèi)文件目錄、盒底備考表、文件資料匯編等全部歸檔，全部使用無(wú)酸檔案盒，文件不易被腐蝕、變質(zhì)，有利于檔案的保存，使我文化中心的檔案逐步走向了規(guī)范化、科學(xué)化管理軌道。

三、采取有力措施，做好歸檔和利用工作 2006年以來(lái)，我文化中心按照鎮(zhèn)檔案室的要求，全力做好文書(shū)檔案的歸檔和移交工作，截止目前，共歸檔文書(shū)檔案18盒，財(cái)務(wù)檔案2盒。組織鎮(zhèn)文藝專業(yè)人員，積極開(kāi)展全鎮(zhèn)文藝藝術(shù)檔案的收集、歸檔工作，為落實(shí)“文化興鎮(zhèn)”戰(zhàn)略，弘揚(yáng)崔派文藝藝術(shù)做出了積極貢獻(xiàn)。

四、積極參加檔案培訓(xùn)，完成上級(jí)交辦的任務(wù)

為進(jìn)一步提高檔案工作的規(guī)范化、科學(xué)化管理水平，我中心檔案專職人員多次參加檔案局舉辦的檔案培訓(xùn)班，對(duì)檔案工作的開(kāi)展，提供了科學(xué)依據(jù)。在時(shí)間緊、任務(wù)重的情況下，我文化中心克服重重困難，從各崗位工作人員抽調(diào)，并在鎮(zhèn)檔案室領(lǐng)導(dǎo)的指導(dǎo)和支持下，完成了文書(shū)檔案與財(cái)務(wù)檔案的整理歸檔任務(wù)，為我文化中心檔案管理邁上新臺(tái)階奠定了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

五、工作中的不足和今后打算

1、加強(qiáng)宣傳工作力度，提高全員檔案意識(shí)。由于對(duì)檔案法規(guī)宣傳力度不夠，缺乏全員檔案意識(shí)。因此，造成歸檔不規(guī)范，歸檔質(zhì)量差等，今后，我們將著力加強(qiáng)檔案法制宣傳，不斷強(qiáng)化檔案意識(shí)。

2、加大人力、資金投入，強(qiáng)化檔案現(xiàn)代化管理。隨著時(shí)代的發(fā)展，社會(huì)信息化程度越來(lái)越高。我們將進(jìn)一步加強(qiáng)檔案現(xiàn)代化管理，有效發(fā)揮檔案的信息功能。加大資金投入，做好各項(xiàng)基礎(chǔ)工作，加強(qiáng)檔案的規(guī)范化管理，不斷提高檔案管理的現(xiàn)代化水平，充分發(fā)揮檔案的作用，為推進(jìn)全鎮(zhèn)文化事業(yè)繁榮發(fā)展做出積極的貢獻(xiàn)。

3、加大檔案管理人員培訓(xùn)力度，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)，加大培訓(xùn)工作力度，提高檔案管理專業(yè)人員的素質(zhì)，以帶動(dòng)全鎮(zhèn)文化系統(tǒng)檔案管理水平的提高。

第四篇：淺談?dòng)?jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理應(yīng)用中的必要性

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淺談?dòng)?jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理應(yīng)用中的必要性 作者：任艷菊

來(lái)源：《沿海企業(yè)與科技》2005年第09期

[摘要]文章認(rèn)為計(jì)算機(jī)技術(shù)在現(xiàn)代檔案管理應(yīng)用中起著越來(lái)越重要的作用，這是檔案現(xiàn)代化發(fā)展的客觀要求，有利于促進(jìn)計(jì)算機(jī)信息處理與檔案信息管理的結(jié)合，同時(shí)，也順應(yīng)了社會(huì)信息化的要求，提高了檔案工作者的素質(zhì)。

[關(guān)鍵詞]計(jì)算機(jī)技術(shù)；檔案管理；必要性

[中圖分類號(hào)]P270．7

[文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼]A

第五篇：第四章 路政電子檔案管理

第四章 電子檔案管理

近年來(lái)，隨著交通事業(yè)的飛速發(fā)展，高速公路路政管理的辦公自動(dòng)化程度不斷提高，路政執(zhí)法部門(mén)的紙質(zhì)、圖像檔案不斷增多，對(duì)紙質(zhì)檔案信息的保存、傳輸、讀取的難度不斷加大，這就要求我們將不同表現(xiàn)形式的紙質(zhì)檔案信息，通過(guò)計(jì)算機(jī)的錄入、掃描、刻錄等多種形式轉(zhuǎn)化為數(shù)字信息，借用計(jì)算機(jī)和互聯(lián)網(wǎng)來(lái)進(jìn)行信息的管理和傳輸，于是大量的電子文件也隨之產(chǎn)生，并將逐步成為人們進(jìn)行信息交流的主要媒介。作為衡量路政管理科學(xué)化和現(xiàn)代化重要尺度內(nèi)業(yè)管理而言，必須承擔(dān)起收集電子文件、管理電子檔案的責(zé)任，保證路政管理的歷史記憶的完整性。

一、電子檔案的形成及其特點(diǎn)

電子文件在計(jì)算機(jī)專業(yè)辭典里翻譯成“文件、文檔”，是數(shù)據(jù)媒體和記錄在媒體上的信息集合體。通?？梢杂谰帽４娌⒖晒┤嘶驒C(jī)器所閱讀。通俗的講，電子文件就是通過(guò)計(jì)算機(jī)進(jìn)行操作、傳輸和處理的文件，它包括文字、表格、圖像以及聲音的信息，可以記錄在計(jì)算機(jī)能夠閱讀的任何一種介質(zhì)上，如光盤(pán)、硬盤(pán)、磁盤(pán)等。由此我們可以歸納出所謂路政電子檔案是指：將路政管理過(guò)程中產(chǎn)生的各類單一的電子文件進(jìn)行收集，按照工作的實(shí)際需求，經(jīng)過(guò)科學(xué)的分類和有序的整理后，存儲(chǔ)于計(jì)算機(jī)能夠閱讀的介質(zhì)上，并按一定要求進(jìn)行管理的電子信息集合體。

因電子檔案其載體的特殊性，決定了電子檔案具有與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案不同的特點(diǎn)：即信息的非人工識(shí)讀性、對(duì)系統(tǒng)的依賴性、信息與載體間的可分離性、信息的易變性、存儲(chǔ)的高密度性、多種信息媒體的集成性、信息的可操作性等等。

二、電子檔案的種類

（一）按電子文件的信息存在形式分類

1、文本文件；是指使用文字處理軟件生成的，由字詞數(shù)字符號(hào)表達(dá)的文件。文本文件是通過(guò)特定的編輯軟件生成的。存儲(chǔ)內(nèi)容由ASC 且標(biāo)準(zhǔn)代碼和GB2312 一80 標(biāo)準(zhǔn)漢字代碼構(gòu)成。純文本文件不包含格式代碼，受計(jì)算機(jī)配置和軟件類型的限制。

2、數(shù)據(jù)文件； 也稱為數(shù)據(jù)庫(kù)電子文件，是指在事務(wù)處理系統(tǒng)中單獨(dú)承擔(dān)文件職責(zé)，或作為文件的重要組成部分出現(xiàn)的具有文件屬性的記錄。一個(gè)數(shù)據(jù)庫(kù)由若干記錄組成，一個(gè)記錄由若干字段組成。根據(jù)機(jī)構(gòu)需要建立的數(shù)據(jù)文件，它可以是數(shù)據(jù)庫(kù)的一個(gè)記錄，也可以是若干相關(guān)的記錄。在實(shí)際工作中，都使用著大量的數(shù)據(jù)庫(kù)，如上級(jí)文件數(shù)據(jù)庫(kù)、領(lǐng)導(dǎo)批示數(shù)據(jù)庫(kù)、政策法規(guī)數(shù)據(jù)庫(kù)等。路政使用的有HOS路政業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)、網(wǎng)上辦公系統(tǒng)等。

3、圖形文件（graphic)是指根據(jù)一定算法繪制的圖表、曲線圖，包括幾何圖形和把物理量如應(yīng)力、強(qiáng)度等用圖標(biāo)表示的圖形等。計(jì)算機(jī)輔助設(shè)計(jì)（photoshop、CAI)）產(chǎn)生的設(shè)計(jì)模型、圖紙、圖畫(huà)等即為圖形文件。圖形文件由繪圖中產(chǎn)生的矢量和一些參數(shù)組成，可以使用特殊的代碼格式存儲(chǔ)，也可以使用純文本文件的代碼存儲(chǔ)，以便在不同的軟件包之間進(jìn)行信息、交換。

4、圖象文件（image)是指使用數(shù)字設(shè)備采集或制作的畫(huà)面，如用掃描儀掃描的各種原件，用照相機(jī)拍攝的照片等。紙質(zhì)文件、縮微膠片均可經(jīng)過(guò)掃描轉(zhuǎn)換成數(shù)字圖像文件。圖像文件的分辨率與存儲(chǔ)空間成正比，不同格式的圖像文件不能任意進(jìn)行交換使用。

5、影像文件（vidio)是指使用視頻文件捕獲設(shè)備錄人的數(shù)字影像或使用動(dòng)畫(huà)軟件生成的文件。影像文件有不同的格式或標(biāo)準(zhǔn)，播放時(shí)需要使用相關(guān)的設(shè)備和程序。

6、聲音文件（audio)是指使用音頻設(shè)備錄人或用編曲軟件生成的文件。用音頻設(shè)備錄人并轉(zhuǎn)化為數(shù)字形式的文件，其聲音質(zhì)量取決于采樣頻率，主要有11kHZ、22kHZ、44KHZ三種。還有一些文件是將上述文件通過(guò)壓縮或轉(zhuǎn)換而生成的（如WAV、MP3）等。聲音文件播放時(shí)需要使用相關(guān)的設(shè)備和程序。

（二）、按文件的功能分類可分為主文件和支持性、輔助性、工具性文件。

主文件是指表達(dá)作者意圖，先行使職能的文件。對(duì)于紙質(zhì)文件而言，任何一份文件都是主文件，可以獨(dú)立地發(fā)揮作用。而電子文件生成、運(yùn)行和存在于一定網(wǎng)絡(luò)環(huán)境當(dāng)中，需要以相應(yīng)的支持性、輔助性、工具性文件作為讀取和處理?xiàng)l件。支持性文件主要是指生成和運(yùn)行主文件的軟件，如文字處理軟件（word等）表格處理軟件、圖形軟件、多媒體軟件等。輔助性、工具性文件是指在制作、查找主文件過(guò)程中起輔助作用的文件，如計(jì)算機(jī)程序類文件（命令文件）往往附帶若干輔助設(shè)計(jì)文件、圖形文件，數(shù)據(jù)庫(kù)往往附帶有若干輔助數(shù)據(jù)庫(kù)和相應(yīng)的索引文件、備注文件等。

（三）、按文件的生成方式分類

可分為計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中直接生成的原始文件和將紙質(zhì)或其他載體（掃描儀掃描）文件重新錄入生成的轉(zhuǎn)換文件。

三、電子文件的歸檔和管理的基本要求

電子文件的歸檔是指將電子文件經(jīng)過(guò)整理確定檔案屬性后，從電子計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)器或網(wǎng)絡(luò)存儲(chǔ)器上，拷貝或刻錄到可脫機(jī)的存儲(chǔ)載體上，以便長(zhǎng)期保存的工作過(guò)程。

（一）電子文件的邏輯歸檔

1、歸檔內(nèi)容：每形成的路政文書(shū)檔案、路政法律文書(shū)檔案（公路賠（補(bǔ)）償檔案按省公路局、省檔案局共同制定的《廣東省路政檔案管理辦法》進(jìn)行歸檔）、路政業(yè)務(wù)檔案等（按路政管理檔案分類項(xiàng)目進(jìn)行歸檔）。

2、歸檔文件屬性：歸檔電子文件的光盤(pán)應(yīng)設(shè)置成禁止寫(xiě)操作的狀態(tài)，即只讀光盤(pán)。對(duì)于加密電子文件，則應(yīng)在解密后再制作拷貝。

3、歸檔文件的格式：要求文件以word、Excel、pdf格式保存。

4、歸檔文件的建立和名稱：

（1）在電腦硬盤(pán)中選擇一個(gè)非操作系統(tǒng)所在分區(qū)，建立一個(gè)總文件夾，把文件夾改名為“××單位電子檔案”。

（2）在總文件夾下建立若干個(gè)子文件夾，分別用于存放不同的歸檔電子文件。分別將文件夾改名為“××單位××電子檔案”。

（3）在每個(gè)文件夾下，根據(jù)路政檔案、相應(yīng)的紙質(zhì)文件分類方案，再建立若干個(gè)子文件夾、文件檢索目錄。

（4）子文件夾的命名統(tǒng)一為項(xiàng)目名稱，如：規(guī)章制度，上級(jí)來(lái)文件，中隊(duì)發(fā)文，會(huì)議紀(jì)要；文件的命名方法統(tǒng)一為各單位發(fā)文文號(hào)或文件名稱，如 “粵高京分[2010]1號(hào)......50號(hào)”、“關(guān)于XXX修復(fù)的報(bào)告”、“XXX公路路政報(bào)表”。

（5）影像材料另外建檔。按再建立若干個(gè)子文件夾，命名為“XXX2010年影像材料”。

①施工監(jiān)管。在項(xiàng)目文件夾下，根據(jù)月度，再建立若干個(gè)子文件夾，命名統(tǒng)一為月度名稱，如“1月份”.......”12月份”，在月份文件夾下，按日期，再建立若干個(gè)子文件夾，命名統(tǒng)一為日期名稱，如“1.1”......“1.31”。文件的命名方法為統(tǒng)一為文件名稱+日期+順序號(hào)，如“施工201001001”。

②橋涵隧、標(biāo)志牌管理。在項(xiàng)目文件夾下，根據(jù)班組分級(jí)管理，再建立若干個(gè)子文件夾，命名統(tǒng)一為班組名稱，如A班、B班、C班、D班。每個(gè)班組文件夾下，根據(jù)檢查日期，再建立若干個(gè)子文件夾，命名統(tǒng)一為日期名稱，如“1.1”...“5.20”...“12.25”。文件的命名方法為統(tǒng)一為文件名稱(拼音第一個(gè)字母)+班組+日期+順序號(hào)，如橋梁相片為“QA201001001”、涵洞相片為“HA201001001”、隧道相片為“SA201001001”、標(biāo)志牌相片為 “BA201001001”。

5、歸檔文件目錄的名稱：歸檔目錄命名應(yīng)區(qū)分和名稱，統(tǒng)一存放在以下項(xiàng)目文件夾中，如“2010年XX目錄”、“2010年XX收發(fā)文登記表”。

6、確?？啼浀碾娮游募?nèi)容與紙質(zhì)文件內(nèi)容一致。

7、刻錄成的光盤(pán)上應(yīng)貼有標(biāo)簽，標(biāo)簽上應(yīng)注明單位名稱、光盤(pán)名稱、光盤(pán)編號(hào)、刻錄日期。

8、歸檔完畢后，電子文件形成單位還應(yīng)將歸檔前的電子文件保存至少1年，施工、橋涵隧、標(biāo)志牌圖像文件保存至少三個(gè)月。

（二）電子文件的物理歸檔

在邏輯歸檔和紙質(zhì)文件歸檔工作完成后，即可著手進(jìn)行物理歸檔。在物理歸檔前，要編寫(xiě)光盤(pán)內(nèi)容的“文件目錄”。文件編寫(xiě)完成并存放到相應(yīng)的邏輯歸檔文件夾內(nèi)后，即可進(jìn)行刻錄操作。

光盤(pán)的刻錄是由刻錄機(jī)完成的。為確?？啼洺龅碾娮游募獗P(pán)數(shù)據(jù)有效和保存長(zhǎng)久，必須選擇好刻錄機(jī)和CD-R刻錄光盤(pán)。

常用的刻錄機(jī)有CD刻錄機(jī)和DVD刻錄機(jī)兩種，一般選用CD刻錄機(jī)?？啼洐C(jī)的選購(gòu)應(yīng)注意以下幾點(diǎn)，一是應(yīng)選購(gòu)大公司的主流產(chǎn)品；二是要確保是正品；三是盡量選用新品。這樣可以確?？啼洐C(jī)質(zhì)量和刻錄機(jī)與光盤(pán)之間的良好兼容性。

刻錄光盤(pán)應(yīng)選用A級(jí)或A+級(jí)優(yōu)質(zhì)一次寫(xiě)刻錄光盤(pán)(CD-R光盤(pán))?？啼涇浖姆N類很多，如Nero、Easy-CD、Direct CD等。在購(gòu)買刻錄機(jī)時(shí)，一般附帶有刻錄軟件。

為確?？啼涍^(guò)程的安全，刻錄時(shí)還應(yīng)注意以下幾點(diǎn)：一是刻錄前要對(duì)電腦系統(tǒng)進(jìn)行殺毒處理；二是關(guān)閉其他的運(yùn)行程序，包括屏幕保護(hù)程序等；三是適當(dāng)降低刻錄速度；四是斷開(kāi)網(wǎng)絡(luò)連接。

下面以常用的Nero刻錄軟件為例，介紹刻錄操作的步驟。首先，在刻錄機(jī)內(nèi)插入一張空白CD-R光盤(pán)，按如下步驟操作： 第一步，雙擊電腦桌面上的Nero圖標(biāo)，啟動(dòng)刻錄軟件；

第二步，單擊“制作數(shù)據(jù)光盤(pán)”圖標(biāo)；

單擊制作數(shù)據(jù)光盤(pán)

第三步，單擊“添加”按鈕；

單擊“添加”按鈕

第四步，單擊打開(kāi)下拉菜單；

單擊打開(kāi)下拉菜單

第五步，單擊存放總文件夾的硬盤(pán)分區(qū)；

選擇存放文件的硬盤(pán)分區(qū)

第六步，雙擊打開(kāi)總文件夾；雙擊的打開(kāi)總文件夾

第七步，單擊選擇要刻錄的文件夾；

選擇要刻錄的文件夾

第八步，單擊“添加”按鈕；

單擊“添加按鈕”

第九步，單擊“已完成”按鈕；

單擊“已完成”按鈕

第十步，單擊“下一步”按鈕；

單擊“下一步”按鈕

第十一步，單擊去除“√”，使記錄方式為“一次寫(xiě)”方式；

單擊去除“√”

第十二步，單擊打開(kāi)下拉菜單，降低刻錄速度至24x或16x；

單擊打開(kāi)下拉菜單

第十三步，單擊“刻錄”按鈕；

單擊“刻錄”按鈕

第十四步，刻錄完畢，單擊“確定”按鈕；

單擊“確定”按鈕

第十五步，單擊“下一步”按鈕；

單擊“下一步”按鈕

第十六步，單擊“退出”按鈕；

單擊“退出”按鈕

退出后，回到刻錄軟件打開(kāi)時(shí)的初始界面。這樣，一張歸檔電子文件光盤(pán)就刻錄完成了。光盤(pán)刻錄完畢后，要進(jìn)行瀏覽檢查，看內(nèi)容是否齊全、有效。檢查完畢確認(rèn)無(wú)誤后，退出光盤(pán)CD-R光盤(pán)。

全部刻錄完成后，再打印一張光盤(pán)標(biāo)簽。在標(biāo)簽上標(biāo)明單位名稱、光盤(pán)名稱、光盤(pán)編號(hào)（+電子文件性質(zhì)代碼+順序號(hào)）、刻錄日期，電子文件性質(zhì)代碼： O—正式電子文件； T—文本文件；I一圖象文件；G—圖形文件；V一影像文件；A—聲音文件；M—多媒體文件；P—計(jì)算機(jī)程序；D—數(shù)據(jù)文件，如“2009年文本文件”光盤(pán)編號(hào)合命為“2009-T-001”。將打印好的標(biāo)簽貼在光盤(pán)背面，即可將光盤(pán)裝盒或入袋。

四、電子檔案的保管與利用

電子檔案的特性不同于紙質(zhì)檔案,決定其在保存與維護(hù)方面的復(fù)雜性.維護(hù)電子檔案的信息安全,是一項(xiàng)極其重要而復(fù)雜的工作.在管理過(guò)程中,應(yīng)充分考慮環(huán)境、設(shè)備、技術(shù)、人員及電子檔案的特點(diǎn)等綜合條件,制定穩(wěn)妥的技術(shù)方案和嚴(yán)格的管理制度,確保電子檔案能夠安全可靠地處于可準(zhǔn)確提供利用的狀態(tài), 使其在路政管理中發(fā)揮更大的作用。

（一）、電子檔案的保管儲(chǔ)藏

由于電子檔案的載體為硬盤(pán)、磁盤(pán)、光盤(pán)等，這些介質(zhì)抵抗外界不利因素的能力都比較差，往往因?yàn)楸４娌簧茣?huì)造成破碎、形變或其它損壞，即使不造成損壞，隨著時(shí)間的推移，其存儲(chǔ)的信息也會(huì)出問(wèn)題。電子文件極易被抹掉，在電子計(jì)算機(jī)上操作如果違反了操作程序或者不注意按錯(cuò)了鍵鈕，就會(huì)造成文件的破壞或被全部抹掉。所以檔案工作者必須對(duì)電子檔案載體使用專門(mén)的裝具和進(jìn)行有效的檢測(cè)與維護(hù)。

首先，電子檔案應(yīng)當(dāng)存放在具有防磁性能的裝具中，以保證硬盤(pán)、磁盤(pán)、光盤(pán)的穩(wěn)定性。由于電子文件載體與傳統(tǒng)紙質(zhì)載體有明顯區(qū)別，其存放環(huán)境和防護(hù)設(shè)備除調(diào)溫、調(diào)濕、防水、防盜、防光、防蟲(chóng)、防塵、防鼠、防雷電等外，還應(yīng)具備防磨損、防強(qiáng)震、防病毒等措施。

其次，必須對(duì)電子檔案進(jìn)行定期檢測(cè)和拷貝，以確保電子檔案信息的可靠性。定期檢測(cè)，應(yīng)每年一次，采用等距抽樣或隨機(jī)抽樣的方式進(jìn)行。首先進(jìn)行外觀檢查，確認(rèn)載體表面是否有損壞或變形，外表涂層是否清潔及有無(wú)霉斑出現(xiàn)等。然后進(jìn)行邏輯檢測(cè)，采用專用檢測(cè)軟件對(duì)載體上的信息進(jìn)行讀寫(xiě)校驗(yàn)。通過(guò)檢測(cè)發(fā)現(xiàn)有出錯(cuò)的載體，須進(jìn)行有效的修正或更新。對(duì)電子檔案要進(jìn)行定期拷貝，并將原件與拷貝件同時(shí)保存一段時(shí)間，以確保檔案的安全性。對(duì)于電子檔案的檢測(cè)與維護(hù)，必須進(jìn)行嚴(yán)格管理，要對(duì)檢測(cè)、維護(hù)、拷貝等操作過(guò)程進(jìn)行記錄，避免發(fā)生人為的誤操作或不必要的重復(fù)勞動(dòng)。

（二）、電子檔案的開(kāi)發(fā)利用

電子檔案具有可重復(fù)使用的特點(diǎn)，允許若干個(gè)查詢者同步利用一份電子文件，同紙質(zhì)文件比，使用更快捷、更方便，信息的利用效率大大提高。但電子文件只有實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化，才能發(fā)揮出真正的優(yōu)越性。

1、電子檔案提供利用的方法。對(duì)路政檔案部門(mén)來(lái)說(shuō)，電子檔案提供利用，一般有三種方法：即提供拷貝；通信傳輸；直接利用。（1）提供拷貝，內(nèi)業(yè)可將檔案?jìng)浞菹蚶谜咛峁?，并將文件轉(zhuǎn)換成通用標(biāo)準(zhǔn)文檔存儲(chǔ)格式，由利用者自行解決恢復(fù)和顯示的軟硬件平臺(tái)。當(dāng)利用者不具備利用電子文件的軟硬件平臺(tái)時(shí)，也可以向這些用戶提供打印件。

（2）通信傳輸。即用網(wǎng)絡(luò)傳輸電子檔案。這一方法適合于建立局域網(wǎng)的單位。檔案部門(mén)可將整理歸檔完畢的文件材料作為共享信息，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)傳遞，提供給本單位的查閱者。還可利用檔案管理軟件，進(jìn)行網(wǎng)上借閱檔案，實(shí)現(xiàn)上下級(jí)之間、部門(mén)之間的信息傳遞、信息查詢和上級(jí)對(duì)下級(jí)的監(jiān)督檢查，為檔案的利用提供了方便。

（3）直接利用。是利用檔案部門(mén)的電腦，在檔案部門(mén)的數(shù)據(jù)庫(kù)上直接查詢的一種方法。其特點(diǎn)是：可為利用者提供技術(shù)支援；同通信傳輸相比減少了大量的管理工作；可以使更多的讀者同時(shí)利用同一份電子檔案。這要求檔案員注意平時(shí)的積累，不斷擴(kuò)大數(shù)據(jù)庫(kù)中檔案的信息量，盡可能為閱檔者提供豐富的檔案信息資源。

2、電子檔案的利用管理。由于電子檔案提供利用方式的多樣化與所依賴技術(shù)的多樣化，導(dǎo)致利用工作的復(fù)雜性。因此，加強(qiáng)電子檔案的利用管理，就顯得特別重要。利用管理的內(nèi)涵很豐富，從信息安全的角度出發(fā)，主要有對(duì)用戶及提供利用者的管理、對(duì)提供利用載體的管理及利用中安全保密措施等。

一是采用的利用方式應(yīng)視利用者的情況而定，不能無(wú)原則地向所有利用者提供全部利用方式； 二是依據(jù)電子檔案內(nèi)容的密級(jí)層次，進(jìn)行有效的管理。一般情況下，對(duì)于內(nèi)容不是完全開(kāi)放的電子檔案，不宜用拷貝的方式提供利用，對(duì)于提供拷貝的制作，必須在有效監(jiān)控下進(jìn)行； 三是采用通信傳輸或直接利用等利用方式時(shí)，對(duì)有密級(jí)的信息內(nèi)容要進(jìn)行加密處理，并對(duì)所使用的密鑰進(jìn)行定期或不定期的更換。