第一篇：展會管理

? 展前管理方案

1、參展商預(yù)制卡

為保證參展商順利參展，展前2個月根據(jù)參展商信息和數(shù)據(jù)制作實(shí)名制卡，在展

會舉辦前寄送到參展商手中。

2、專業(yè)觀眾登記

為了給專業(yè)觀眾提供更優(yōu)質(zhì)的展會服務(wù)，同時也為了收集專業(yè)觀眾的有關(guān)信息，建立展會數(shù)據(jù)庫，便于下次展會的招展招商和宣傳推廣，展會建議專業(yè)觀眾填寫一份

簡單的觀眾登記表。觀眾登記表分為專業(yè)觀眾預(yù)登記和現(xiàn)場登記兩種。對于預(yù)登記的專業(yè)觀眾將在展會前優(yōu)先收到展會服務(wù)手冊和資料，并發(fā)放專業(yè)觀眾參觀證；現(xiàn)場登

記的專業(yè)觀眾將現(xiàn)場發(fā)放。

3、參展商報到

報到注冊是對數(shù)據(jù)庫中的相關(guān)展會參與者的驗(yàn)證與登記，預(yù)注冊的展商則可以直

接拿到自己的相關(guān)證卡、資料等。未預(yù)注冊的參展商在提交相關(guān)信息后現(xiàn)場領(lǐng)取臨時

卡，領(lǐng)取相關(guān)資料。資料由環(huán)保購物袋統(tǒng)一包裝。

4、參展商申請服務(wù)管理

參展商在報到時可能申請其它服務(wù)，如住宿、飲食、租用設(shè)備等，對參展商提出的要求要做到有條不紊。

5、布展管理

（1）布展時間：2011年10月20日

（2）辦理工商、消防、安保和海關(guān)等有關(guān)手續(xù)，辦理外地車輛進(jìn)城證。

（3）與展會指定承建商和展品運(yùn)輸代理進(jìn)行充分的協(xié)調(diào)和溝通，避免出現(xiàn)現(xiàn)場布展

格調(diào)不統(tǒng)一或展品遲遲未到等不良現(xiàn)象，保證布展現(xiàn)場秩序井然、有條不紊。

（4）展位畫線工作，展會地毯鋪設(shè)，展位搭建協(xié)調(diào)工作，現(xiàn)場施工管理和驗(yàn)收，展

位楣板的制作、安裝和核對，現(xiàn)場安全保衛(wèi)工作，消防和安全檢查，現(xiàn)場清潔和布展

垃圾的處理工作。

二、展中管理方案

（一）展會開幕管理

1、開幕式現(xiàn)場布置

在舉辦開幕儀式之前，首先要將開幕現(xiàn)場布置好，以便為展會開始和觀眾參觀做

好充分的準(zhǔn)備。

2、VIP接待

對于貴賓的接待，應(yīng)給予特別的對待，從到達(dá)酒店到出席開幕直到離開展會地點(diǎn)

都要進(jìn)行周到的安排，對于重要貴賓還需要事先制訂接待計劃，上報有關(guān)負(fù)責(zé)部門和

相關(guān)人員審定后執(zhí)行。

3、媒體的接待和管理

展會開幕前，辦展機(jī)構(gòu)要與有關(guān)媒體取得聯(lián)系，為召開新聞發(fā)布會或邀請媒體記

者對展會開幕現(xiàn)場和展覽現(xiàn)場進(jìn)行采訪和新聞報道做準(zhǔn)備。

4、展會開幕

1）開幕式講話稿和新聞通稿。

2）開幕流程的確定。

3）因?yàn)殚_幕儀式在廣場舉行開幕天氣的影響

（二）展會期間管理

1、專業(yè)觀眾現(xiàn)場登記：觀眾通過登記進(jìn)入展會，展會會對觀眾參觀、信息咨詢、場地休息、參與貿(mào)易談判等提供便利和服務(wù)。

2、保持與參展商的現(xiàn)場聯(lián)系：展會派專門的工作人員或負(fù)責(zé)人親自到展會拜訪

參展商，與他們聯(lián)絡(luò)感情，了解他們的需求，征求他們的意見，及時為他們提供其需

要的各種優(yōu)質(zhì)服務(wù)。

3、對參展商和觀眾行為進(jìn)行管理：對于參展商，展會根據(jù)參展合同以及參展商

手冊的有關(guān)規(guī)定來進(jìn)行。展會派出一些工作人員或安保人員巡邏展會現(xiàn)場。對于觀眾，展會準(zhǔn)備專業(yè)的分流小隊(duì)和巡邏小隊(duì)來保持現(xiàn)場通道的通暢，維持良好的環(huán)境和秩

序。

4、展會在展會現(xiàn)場設(shè)立一個客戶投訴臺，認(rèn)真接待和積極處理收到的各種投訴。

5、對現(xiàn)場參展觀眾進(jìn)行統(tǒng)計，有兩種辦法：一是依據(jù)觀眾辦理登記手續(xù)的內(nèi)容

進(jìn)行統(tǒng)計；二是根據(jù)參展商的客戶統(tǒng)計。

6、展會會刊的發(fā)放，到場的每一位專業(yè)觀眾都將免費(fèi)領(lǐng)取會刊一份，普通觀眾

則可免費(fèi)獲得展會資料一份。

7、隨時關(guān)注天氣情況，并每天兩次向參展商、觀眾和管理人員公布天氣實(shí)況，特別是戶外的互動活動，屆時天氣將對活動的實(shí)施和效果產(chǎn)生較大影響。

8、對前來參展觀眾的車輛進(jìn)行引導(dǎo)工作，車輛統(tǒng)一停放到浙江世貿(mào)展覽中心的停車庫內(nèi)，不得停放在廣場，以免影響廣場的活動。

9、展會安全管理

（1）對參展工作人員進(jìn)行安全教育，提出安全工作要求，將《參展人員須知》發(fā)到

每個單位，并張貼于出入口處；

（2）成立危機(jī)管理小組，做好應(yīng)急救援預(yù)案；

（3）做好臨時搭建的設(shè)施、建筑物的安全檢查，消除安全隱患；

（4）落實(shí)醫(yī)療救護(hù)、滅火、應(yīng)急疏散等應(yīng)急救援措施并組織演練；

（5）嚴(yán)格發(fā)證、驗(yàn)證、檢票，維持展區(qū)秩序，加強(qiáng)展區(qū)巡查，發(fā)現(xiàn)可疑對象及時處

理；

（6）展覽會安保組與浙江世貿(mào)展覽中心安保部及民警辦保持聯(lián)系，及時互通情況，每日召開碰頭會，交流情況，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，研究處理工作中遇到的疑難問題；

（7）每天閉館前15分鐘用廣播向參展、參觀人員預(yù)告，做好閉館的準(zhǔn)備工作。閉

館后，浙江世貿(mào)展覽中心關(guān)閉展區(qū)的電源；展覽會組委會安保組與中心安保人員共同

負(fù)責(zé)清理展廳，并進(jìn)行交接。

三、展后管理方案

1、展位的拆除。展會委托承建商負(fù)責(zé)標(biāo)準(zhǔn)展位的拆除；特裝展位或參展商自己搭建的標(biāo)準(zhǔn)展位，由參展商自己負(fù)責(zé)。辦展單位會監(jiān)督各參展商或承建商按規(guī)定的時間和

程序進(jìn)行展位的拆除工作。

2、參展商租用展具的退還。參展商須按規(guī)定退還租用展具，如有損壞需按規(guī)定償還。

3、參展商展品的處理和回運(yùn)。展會最后一天將對參展商的展品處理意愿進(jìn)行調(diào)查收

集，并統(tǒng)一對展品進(jìn)行處理。需回運(yùn)的展品參展商可委托展會運(yùn)輸承辦商；需銷毀的展品展會主辦方將統(tǒng)一處理。

4、展場的清潔。展會撤展期間清潔保證到位，主辦方需監(jiān)督展會撤展的清潔工作。

5、撤展安全保衛(wèi)。展會的消防、安保工作到展會徹底閉幕，參展商完全撤出時才結(jié)

束。

6、展會總結(jié)報告寄往展會參展商和專業(yè)觀眾。

7、郵寄調(diào)查表，了解專業(yè)觀眾、展商等對展會的評價。

? 展會客服管理

一、展會接待服務(wù)管理

1、安排固定人員搜集參展商和專業(yè)觀眾的信息。

·參加展會人員的國別、地區(qū)、組織機(jī)構(gòu)、姓名、性別、職務(wù)、民族等基本信息；

·參加展會的目的、對展會哪些內(nèi)容感興趣等，以便有針對性地進(jìn)行個性化服務(wù)；

2、接待方案

·根據(jù)身份、職務(wù)的不同，給參加展會的人員提供不同規(guī)格的接待。

·接待職責(zé)落實(shí)到人，建立專門的工作小組。

·做好接站、報到、引導(dǎo)和食宿服務(wù)。

·安排專人做好服務(wù)人員和志愿者的培訓(xùn)工作。

（具體工作和人員分工詳見下文“展會商務(wù)服務(wù)策劃”中的項(xiàng)目分組）

二、展會商務(wù)服務(wù)管理

根據(jù)項(xiàng)目分組情況，每組指定一名組長，安排下屬進(jìn)行工作。

1、注冊組（負(fù)責(zé)注冊表、參觀者接待記錄表等服務(wù)工作）

2、文書組（負(fù)責(zé)文書事務(wù)工作處理、公函、信件往返等）

3、總務(wù)組（負(fù)責(zé)會場簽約事宜、各會議室座位安排、紀(jì)念品、會議資料運(yùn)送、辦公

設(shè)備安排等）

4、物流組（負(fù)責(zé)廠商進(jìn)展、展會撤展協(xié)調(diào)、展品運(yùn)輸安排等）

5、會場搭建布置組（負(fù)責(zé)搭建商安排和聯(lián)絡(luò)、視聽設(shè)備租用、工程人員的溝通聯(lián)絡(luò)、布置物檢視、驗(yàn)收、展品投保等）

6、會場便利設(shè)施組（負(fù)責(zé)指示牌的設(shè)計布置、電話、傳真、打印、復(fù)印以及取款機(jī)

和銀行代理處的相關(guān)服務(wù)）

7、推廣組（負(fù)責(zé)開幕式、閉幕式組織安排、平面廣告、海報、新聞發(fā)布會的安排與

協(xié)調(diào)、新聞媒體及刊物報道的接洽、電視、報刊的采訪，記者會的安排等）

8、住宿、旅游、餐飲組（主要負(fù)責(zé)展會指定賓館的洽談、貴賓的住宿房間安排、會

展旅游和旅行社的協(xié)調(diào)安排，午餐、茶點(diǎn)的安排等）

三、展會交通服務(wù)管理

1、選擇一家出租車公司作為合作伙伴，展會可為該公司提供客源和品牌宣傳，該公

司為展會提供優(yōu)惠服務(wù)。

2、印制展館到指定賓館、周邊的景點(diǎn)和風(fēng)景區(qū)、其他社交活動地點(diǎn)之間的路線圖和

公交車班次時刻表，以方便參觀者出行。

四、展會安保和清潔服務(wù)管理

1、在展會開始前對其進(jìn)行安全風(fēng)險評估，指定具體的工作方案。

2、配備專業(yè)的安保人員、警察等，明確主辦方對于這些力量的調(diào)動權(quán)利。

3、安排工作人員進(jìn)行排班，確定崗位，以便出事后追究相關(guān)責(zé)任人責(zé)任。

4、檢查安全門、安檢設(shè)施，以及應(yīng)急的廣播、照明系統(tǒng)運(yùn)作正常。

5、確保消防安全和電路安全。

6、根據(jù)展會規(guī)模辦理好各種保險。

7、現(xiàn)場醫(yī)療急救。

8、安排適量的清潔人員，確保展會環(huán)境的舒適清潔。洗手間的清潔工作實(shí)行專人負(fù)

責(zé)制，洗手液及卷紙及時更換。

第二篇：展會安全管理協(xié)議

廣州師盛展覽公司

展會安全管理協(xié)議

師盛會務(wù) 2012.08

場地出租方：

(以下簡稱甲方)展覽主辦方：

(以下簡稱乙方)

第一條 展覽項(xiàng)目

１、展覽項(xiàng)目名稱： ２、展覽地點(diǎn)： ３、展覽面積： ４、展覽其他合作方：

第二條 展覽項(xiàng)目期限

自

****年**月**日起進(jìn)館,至

****年**月**日撤館結(jié)束。

第三條 乙方安全管理責(zé)任

根據(jù)舉辦大型活動要堅持“安全第一、預(yù)防為主”的方針，按照“誰主辦、誰負(fù)責(zé)”的原則，本協(xié)議明確乙方作為上述展覽的主辦方，必須對展覽項(xiàng)目的安全工作全面負(fù)責(zé)，保持展覽的基本安全條件和狀態(tài)符合國家有關(guān)安全技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)。

一、做好安全預(yù)防工作：

1、制訂安全防范措施和處置突發(fā)公共事件應(yīng)急預(yù)案；

2、建立并落實(shí)安全責(zé)任制度，確定安全責(zé)任人，明確各級崗位職責(zé)；

3、配備與展覽活動安全工作相適應(yīng)的專職工作人員；

4、為展覽活動安全工作提供必需的物資保障，在各個入口處設(shè)置安檢系統(tǒng)，出入口處必須安排保安，由此產(chǎn)生費(fèi)用乙方自行承擔(dān)；

5、組織實(shí)施現(xiàn)場安全管理，開展安全檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時整改；

6、對參加展覽活動的所有人員進(jìn)行安全宣傳和教育，及時有效制止影響活動秩序的行為，發(fā)現(xiàn)違法犯罪行為及時報告公安機(jī)關(guān)；

7、接受相關(guān)管理部門的指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查，及時消除安全隱患。

8、展覽活動如有承辦方或主場搭建商、主場運(yùn)輸商等供應(yīng)商，且其與乙方無隸

廣州師盛展覽公司

屬關(guān)系的，乙方與承辦方或供應(yīng)商應(yīng)簽訂安全協(xié)議，明確各自安全職責(zé)。承辦方或供應(yīng)商應(yīng)按安全協(xié)議規(guī)定的職責(zé)，與主辦方共同落實(shí)安全措施。

二、承擔(dān)相關(guān)安全責(zé)任

1、防恐安全責(zé)任：負(fù)責(zé)展位區(qū)域內(nèi)的消防、治安、防恐安全工作；保證租賃區(qū)域內(nèi)所有展品必須符合國家質(zhì)量管理的有關(guān)規(guī)定；下述物品禁止展示或進(jìn)入甲方展館：武器、槍支、刀劍、彈藥、炸藥、易燃品、放射性物質(zhì)和其他危險物品；未經(jīng)海關(guān)批準(zhǔn)的進(jìn)口物品；可能有礙甲方順利經(jīng)營的物品和任何被有關(guān)部門禁止的物品；

2、消防安全責(zé)任：乙方在展會期間嚴(yán)禁對通道、安全門、應(yīng)急燈、消火栓、滅火器、消防噴淋裝置、火警報警器等消防安全設(shè)施進(jìn)行改造、改裝或移動；

乙方嚴(yán)禁影響和阻塞緊急通道，嚴(yán)禁阻擋滅火器、消防栓等安全設(shè)施，甲方有權(quán)要求租賃方將各種對安全構(gòu)成威脅的物品移開；

嚴(yán)禁在消防卷簾門下擺放物品，消防卷簾門滑道兩邊不準(zhǔn)懸掛任何裝飾物；嚴(yán)禁在展館內(nèi)燒煮、燒烤、明火操作、切割金屬，嚴(yán)禁在展館內(nèi)使用各類加熱器和電熱器；

保證現(xiàn)場施工人員不在展館內(nèi)調(diào)漆、噴漆或用汽油、酒精等易燃物進(jìn)行清洗作業(yè)；展館內(nèi)嚴(yán)禁吸煙。

3、治安管理責(zé)任：保證展館內(nèi)無尋釁滋事，打架斗毆；展會期間，保證展位搭建的質(zhì)量，如違反安全規(guī)定，甲方有權(quán)要求其限時整改、查封展位直至清除出館，由此造成的人身、財產(chǎn)損失，乙方承擔(dān)一切責(zé)任；

制訂安全工作計劃，并落實(shí)施工安全技術(shù)措施；應(yīng)當(dāng)建立和健全必要的搭建和開展期間的安全管理制度；

應(yīng)當(dāng)落實(shí)專（兼）職安全管理人員，并明確其安全管理責(zé)任；對從事電工、起重機(jī)械設(shè)備操作、高空作業(yè)等特殊工種作業(yè)的人員，必須經(jīng)勞動行政管理部門按照國家有關(guān)規(guī)定持證上崗。

４、其他安全責(zé)任：乙方應(yīng)制定應(yīng)急預(yù)案，如遇緊急情況，及時疏散人員； 必須負(fù)責(zé)設(shè)置施工安全防護(hù)設(shè)施，并設(shè)立醒目的警示標(biāo)志；搭建和撤館時施工時必須派專人進(jìn)行現(xiàn)場監(jiān)護(hù)；

必須配置必要的合格的施工安全勞動保護(hù)器具和用品，搭建和撤館期間須佩帶安全帽方可入館；

必須經(jīng)常對展覽現(xiàn)場進(jìn)行安全檢查，及時整改不安全因素，杜絕事故苗子和隱患，預(yù)防和避免人身傷害事故；

必須采取措施重點(diǎn)做好防止高處墜落和墜物傷人事故的工作；必須做好防觸電和防止發(fā)生火災(zāi)事故。

廣州師盛展覽公司

三、乙方在展覽項(xiàng)目開始前，應(yīng)將本安全管理協(xié)議及現(xiàn)場應(yīng)急預(yù)案等展會資料上報廣饒縣會展節(jié)慶辦公室；并指定

（身份證號碼：）為租用期間安全管理負(fù)責(zé)人。

四、本協(xié)議明確在展覽項(xiàng)目實(shí)施過程中，若因乙方安全管理不到位而發(fā)生任何人身傷亡生產(chǎn)安全事故，包括第三者責(zé)任安全事故，由乙方承擔(dān)全部責(zé)任。

五、展覽項(xiàng)目實(shí)施過程中意外人身傷亡事故的報告和處理

１、在實(shí)施上述展覽項(xiàng)目過程中若發(fā)生施工意外人身傷亡事故的，乙方必須在國家規(guī)定的時限內(nèi)，主動及時地向有關(guān)管理單位報告。

２、若發(fā)生意外人身傷亡事故，乙方必須負(fù)責(zé)妥善處理事故的善后相關(guān)事宜，并配合有關(guān)管理部門做好事故情況調(diào)查工作。

３、若發(fā)生意外人身傷亡事故，乙方應(yīng)根據(jù)政府相關(guān)部門的判定，負(fù)責(zé)承擔(dān)所有責(zé)任。

六、乙方應(yīng)遵守的其他規(guī)定

1．不得超過有關(guān)部門核定的人員容量印制、發(fā)放、出售票證； 2．公開售票的，采取票證防偽、現(xiàn)場驗(yàn)票等措施；

3．根據(jù)安全需要，在展覽入口設(shè)置安全、有效的驗(yàn)票設(shè)施、設(shè)備； 4．保證臨時搭建、安裝、懸掛設(shè)施、設(shè)備的安全。

第四條 甲方安全責(zé)任

1.保證對外租賃時展覽活動場所、設(shè)施符合國家有關(guān)規(guī)定和消防安全技術(shù)規(guī)范； 2.在安全出入口和安全疏散通道設(shè)置明顯的疏散指示標(biāo)志，并保證安全疏散通道和消防通道暢通； 3.向乙方提供該場所的核定人員容量、安全出入口、安全疏散通道及供電系統(tǒng)等數(shù)據(jù)；

4.甲方在本展會過程中，委派

負(fù)責(zé)聯(lián)系和協(xié)調(diào)乙方相關(guān)工作，負(fù)責(zé)對乙方施工安全管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查。

5.一旦發(fā)生施工意外人身傷亡事故或其他緊急情況，甲方有協(xié)助緊急搶救傷員，協(xié)助乙方采取必要措施防止事故擴(kuò)大，減少事故損失的義務(wù)。

廣州師盛展覽公司

第五條 協(xié)議的簽署

本協(xié)議經(jīng)雙方代表簽署后即行生效，協(xié)議雙方均必須認(rèn)真執(zhí)行。本協(xié)議作為場地租賃合同的附件。

甲方：

乙方： 法人代表或

法人代表或 委托代理人：

委托代理人： 地址：

聯(lián)系電話：

地址：

聯(lián)系電話： 二O一二年

月

日

第三篇：展會后期跟蹤管理

第十講 展會后期跟蹤管理

教學(xué)目標(biāo)：

1.復(fù)習(xí)上一節(jié)的內(nèi)容(通過總結(jié)上一節(jié)課的討論題)2． 本節(jié)教學(xué)要求: 通過對本節(jié)的課堂學(xué)習(xí),要求學(xué)生: 掌握: 會展（后）效果評估 熟悉:收集客戶意見渠道 了解: 建立會展客戶數(shù)據(jù)庫的意義 3.教學(xué)方法: 課堂講授,學(xué)生討論

4．重點(diǎn): 會展效果評估內(nèi)容 難點(diǎn): 展后客戶跟蹤服務(wù)的內(nèi)容

教學(xué)內(nèi)容及過程:

一．以重慶高新技術(shù)成果交易會展后調(diào)查為例（相關(guān)資料學(xué)生已分發(fā)），包括：

1、問卷設(shè)計

A．參展商調(diào)查內(nèi)容：

? 參展的目的 ? 獲取信息的渠道 ? 展臺搭建情況

? 對展臺組織管理水平的總體看法 ? 總體評價

? 參展目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)程度 B．參觀觀眾調(diào)查內(nèi)容：

? 展臺吸引注意力的主要原因 ? 對展臺工作人員的看法

? 對展會服務(wù)水平的看法 ? 對展會整體布局的看法

2、調(diào)查設(shè)置

分4個館隨機(jī)抽樣。

對于參展團(tuán)隊(duì)，先海外、后國內(nèi)，先外省、后本地的原則，選取一位為代表，力爭選其中的領(lǐng)導(dǎo)。

? 對于參觀觀眾，優(yōu)先調(diào)查佩戴有嘉賓證以及來自境外、外省的參觀者。

參展商調(diào)查結(jié)論統(tǒng)計內(nèi)容包括：

1、獲得展會信息的渠道：報刊新聞、廣告、同行、電視新聞、網(wǎng)絡(luò)等。

2、參展商來參展的主要目的和動機(jī)：了解參展商參展動機(jī)對于有針對性地提供展會服務(wù)大有好處。

3、參展商的展臺布置情況

4、展商對展會組織管理水平和服務(wù)水平的總體評價

5、參展商對客戶群質(zhì)量的評價

參展觀眾調(diào)查結(jié)論統(tǒng)計分析

1、參觀者獲得展會信息的渠道

2、展臺吸引參觀者的主要原因

3、專業(yè)參觀者對展臺工作人員的看法

4、參觀觀眾對主體的評價

5、參觀者對會展組織管理水平和服務(wù)水平的總體評價 對策與評價

1、挖掘本地會展資源

2、完善展后服務(wù)調(diào)查

以上是一般會展展后調(diào)查的主要內(nèi)容。

通過上述案例學(xué)習(xí)及學(xué)生的參與，目的使學(xué)生對展會后期的跟蹤管理有感性的認(rèn)識。

二．會展效果評估（展后）

會展效果評估是對展覽環(huán)境、工作效果等方面進(jìn)行系統(tǒng)深入地考核和評價，是個有程序和步驟的動態(tài)過程，包括：

1、確立會展效果評估的目標(biāo)：主要是展會投入和展會效益的比較看是否達(dá)到預(yù)期目的。

2、選擇規(guī)范的評估標(biāo)準(zhǔn)：包括：展會整體成效、宣傳效果、接待成果和成交結(jié)果。要量化評估標(biāo)準(zhǔn)，排出主次。

3、制定評估方案：確定具體的評估內(nèi)容和安排，評估的對象和抽樣分布，問卷的設(shè)計，經(jīng)費(fèi)預(yù)算等。

4、實(shí)施評估方案：通過各類資料收集，安排記錄，召集會議座談，問卷調(diào)查等收集數(shù)據(jù)；整理分析數(shù)據(jù)。

5、總結(jié)評價：對整個展會各項(xiàng)活動在分析數(shù)據(jù)的基礎(chǔ)上進(jìn)行總結(jié)，形成總體評價報告。

包括：

(1)對展會策劃進(jìn)行總結(jié)。對展會策劃方案進(jìn)行分析評估，評估的內(nèi)容包括：展會的舉辦時間、地點(diǎn)、展品范圍、展會規(guī)模、辦展機(jī)構(gòu)組成、展會定位、展會價格、人員分工、展會晶牌形象策劃等，找出它們好的方面和不足之處。

(2)對展會籌備工作進(jìn)行總結(jié)。內(nèi)容包括：展會工作的統(tǒng)籌、協(xié)調(diào)，各項(xiàng)籌備工作的安排和調(diào)整等。

(3)對展會招展工作進(jìn)行總結(jié)。內(nèi)容包括：目標(biāo)參展商數(shù)據(jù)庫的建立和改進(jìn)辦法、展區(qū)和層位劃分、展覽題材的增減、招展價格的合理性、招展函的編印、招展分工、招展代理的工作、招展進(jìn)度安排、招展宜傳推廣和招展策略等。

(4)對展會招商和宣傳推廣工作進(jìn)行總結(jié)。內(nèi)容包括：目標(biāo)觀眾數(shù)據(jù)庫的建立和改進(jìn)辦法、招商分工、招商宣傳推廣、招商進(jìn)度安排、觀眾邀請函的編印、招商渠道的建立等。

(5)對展會服務(wù)進(jìn)行總結(jié)。內(nèi)容包括對展會的展前、展中和展后各服務(wù)環(huán)節(jié)的服務(wù)，以及對這些服務(wù)的質(zhì)量、提供方式等。

(6)對展會現(xiàn)場管理工作進(jìn)行總結(jié)。包括對展會布展、開展以及撒展等的現(xiàn)場管理。

(7)對展會的指定服務(wù)商進(jìn)行評估。包括對展會指定層位承建商、指定展品運(yùn)輸代理、指定旅游代理、指定清潔和保安公司等的工作進(jìn)行總結(jié)。

(8)對展會的時間管理辦法進(jìn)行總結(jié)。包括對展會的招展、招商、宣傳推廣、展會服務(wù)、籌展撒展以及展會整體時間管理等進(jìn)行總結(jié)。

(9)對展會的客戶關(guān)系管理措施進(jìn)行總結(jié)。

(10)對展會的各種相關(guān)活動進(jìn)行評估：包括對在展會展覽期間舉辦的各種會議、表演、比賽及其他相關(guān)活動等進(jìn)行總結(jié)。

(11)財務(wù)總結(jié)：包括對展會的預(yù)算、成本、費(fèi)用支出時間安排、收益、收款狀況以及其他財務(wù)問題進(jìn)行總結(jié)。

（12）成交評估：成交額與預(yù)期的比較及新客戶的實(shí)際成交量等。

三．展后客戶跟蹤服務(wù)

1．建立客戶信息數(shù)據(jù)庫：一屆展會完畢，辦展機(jī)構(gòu)的客戶數(shù)據(jù)庫可能會發(fā)生很大的變化：有新客戶的加入．有老客戶的流失，有些客戶的信息發(fā)牛變更等等。辦展機(jī)構(gòu)要根據(jù)本屆展會客戶的實(shí)際情況，及時準(zhǔn)確地更新客戶數(shù)據(jù)庫，并根據(jù)客戶信息的變化，及時調(diào)整客戶工作的方式和方向。成功的展會往往是那些客戶工作做得出色的展會。更新展會客戶數(shù)據(jù)庫既包括對參展商數(shù)據(jù)的更新，也包括對觀眾的數(shù)據(jù)的更新，還包括對各種展會服務(wù)商以及業(yè)務(wù)代理的資料的更新。

2．向客戶郵寄展會總結(jié)并致謝。展會閉幕以后，要及時給所有參加展會的參展商和觀眾郵寄展會總結(jié)，并對他們參加本展會表示真誠的感謝。展會總結(jié)不僅要郵寄給屜會現(xiàn)有的參展商和觀眾，對于那些暫時還沒有來參加本展會的目標(biāo)參展商和目標(biāo)觀眾也要郵寄，這樣可以幫助展會下一屆的招展和招商；展會的致謝函可以只郵寄給現(xiàn)有的參展商和觀眾，但對于那些曾經(jīng)幫助過展會籌辦的機(jī)構(gòu)和個人如各協(xié)辦單位，支持單位、消防保安部門等也要致謝，對于一些重要的客戶和機(jī)構(gòu)，辦展機(jī)構(gòu)還可以派人親自登門致謝。至于展會總結(jié)和感謝函的郵寄方式，可以采用信函、電子郵件和電話傳真等，對特別重要的客戶甚至要派人上門拜訪。

隨函還可附上客戶意見和建議搜集問卷，就以下內(nèi)容讓客戶打分，可達(dá)到發(fā)展和鞏固客戶關(guān)系的目的。a、展出內(nèi)容和質(zhì)量 b、交通 c、購物 d、服務(wù)

3．進(jìn)行展會總結(jié)性宣傳：展會閉幕以后，可以就展會總的情況進(jìn)行一次總結(jié)性宣傳，辦展機(jī)構(gòu)可以將展會的情況準(zhǔn)備一份總結(jié)性的新聞稿，提供給各新聞媒體，讓展會“有始有終”。很多辦展機(jī)構(gòu)都不注意展后的總結(jié)性宣傳，其實(shí)，展后總結(jié)性宣傳不僅是將本屆展會的舉辦成果對社會和客戶做一個“交代”，及時通報會展信息最新發(fā)展，更是為下一屆展會做輿論準(zhǔn)備。進(jìn)行展后總結(jié)性宣傳，往往會獲得比較好的效果。

4．處理展會可能存在的一些遺留問題：展覽期間，由于時間有限，業(yè)務(wù)又較多，可能會遺留一些問題，如有些客戶的款項(xiàng)可能還沒有完全付清，有些客戶的展品還沒有處理完畢，有些客戶還需要展后商務(wù)考察等。屜會閉幕以后，辦展機(jī)構(gòu)要組織力量，及時處理展后遺留問題，盡量不要將這些問題拖到下一屆展會，更不能讓這些問題影響到下一屆展會。

5．準(zhǔn)備下一屆展會：展會閉幕以后，辦展機(jī)構(gòu)要開始著手準(zhǔn)備下一屆展會的各項(xiàng)籌備工作了。例如，準(zhǔn)備下一屆展會的策劃方案，制定下一屆展會的招展和招商辦法，策劃好下一屆展會的宣傳推廣方案，編印下一屆展會的招展書、觀眾邀請函，制定展區(qū)和層位劃分辦法等。

作業(yè)：請從網(wǎng)上尋找一個已舉辦的展會，假設(shè)你是展會主辦者，請問從哪幾方面對本屆展會進(jìn)行總結(jié)評估。

第四篇：展會管理規(guī)定綜述

展會管理規(guī)定

一、總則

明確公司參展標(biāo)準(zhǔn)和操作流程，掌握國內(nèi)外的大型專業(yè)展會的行情，持續(xù)改進(jìn)和完善公司展會的組織、開展和管理工作。

二、適用范圍

本制度適用于展會的組織、信息收集和參展的程序管理。綜合辦行政管理員為展會統(tǒng)一負(fù)責(zé)人，原展會負(fù)責(zé)人趙業(yè)水與劉建開應(yīng)與綜合辦行政管理員進(jìn)行工作交接，并負(fù)責(zé)給綜合辦行政管理員提供之前參加過的展會相關(guān)資料。

三、展會操作規(guī)程

（一）國內(nèi)展會參展操作規(guī)程

第一步：收集資料。收集與本公司業(yè)務(wù)相關(guān)的專業(yè)展會信息，并與展會組委會取得聯(lián)系，向其索要參展指南以及參展注意事項(xiàng)；

第二步：確展。經(jīng)公司研究后確認(rèn)參展及參展人員，籌備參展計劃及人員分工；

第三步：簽訂合同。與展會組委會聯(lián)系、洽談合同簽訂事宜，合同簽訂后，催促對方盡快確認(rèn)展位；

第四步：簽訂廣告合同。與展會組委會聯(lián)系，確定本次會議的廣告代理商，如需廣告宣傳，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)同意后，與其聯(lián)系并簽訂合同，辦理相關(guān)事宜；

第五步：辦理參展商證、參觀證。攤位確認(rèn)后，向組委會詢問參展商證和參觀證辦理的有關(guān)事項(xiàng)，確定參觀人數(shù)后，酌情辦理參觀人員的證件；

第六步：預(yù)訂房間。展位確認(rèn)后，盡快預(yù)訂房間，房間盡量訂在展區(qū)附近或交通便利、價格適中的酒店，做到既節(jié)省費(fèi)用又方便與客戶洽談；

第七步：展會籌備。在展前的籌備時間內(nèi)，參展人員按展會方案分工實(shí)施完成；

第八步：展前動員。展前要求召開參展會議，以確保參展過程中萬無一失；

第九步：參展總結(jié)。將各人匯報附在材料后歸檔，并將所有帶回的客戶名單輸入公司客戶名單，所有影像資料，在電腦中存檔；

第十步：存檔。將所有展會的資料匯總裝訂成冊，經(jīng)董事長審批后存檔，要求在電腦和檔案櫥中各保存一份；

第十一步：落實(shí)政策補(bǔ)貼。根據(jù)國家、省、市相關(guān)規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)，積極申報各項(xiàng)扶持政策。

（二）國外展會參展操作規(guī)程

第一步：收集資料。通過因特網(wǎng)和各類信息刊物收集與本公司相關(guān)的專業(yè)展覽會，特別是國際專業(yè)展覽會；與展會的組委會或中國承辦方聯(lián)系，向其索要參展指南及注意事項(xiàng)；

第二步：確展。經(jīng)公司研究后確認(rèn)參展及參展人員，籌備參展計劃及人員分工；

第三步：簽訂合同。與展會主辦單位或組展方聯(lián)系洽談簽訂合同事宜，合同簽訂后，催促主辦單位或組展方盡快確認(rèn)展位；

第四步：簽訂廣告合同。與展會組委會聯(lián)系，確定本次會議的廣告代理商，如需廣告宣傳，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)同意后，與其聯(lián)系并簽訂合同，辦理相關(guān)事宜；

第五步：展會籌備。在展前的籌備時間內(nèi)，各人按展會方案的分工實(shí)施完成；特別注意如參展形式為特裝展的，應(yīng)做好展臺的設(shè)計、搭建工作；

第六步：簽證辦理。攤位確認(rèn)后，向主辦機(jī)構(gòu)詢問簽證的有關(guān)事項(xiàng)，督促參展人員辦理護(hù)照，要求對方寄發(fā)邀請函，隨后安排辦理簽證；該項(xiàng)事宜由組展方統(tǒng)一辦理的，應(yīng)積極配合提供相關(guān)證件；

第八步：預(yù)訂房間及往返機(jī)票。展位確認(rèn)后，應(yīng)盡快預(yù)訂往返機(jī)票及房間，房間應(yīng)盡量訂在展區(qū)附近或交通便利、價格適中的酒店，做到既節(jié)省費(fèi)用又方便與客戶洽談；

第九步：展前動員。展前召開參展要求會議，以確保參展過程中萬無一失；

第十步：參展總結(jié)。將各人匯報附在材料后歸檔，并將所有帶回的客戶名單輸入公司客戶名單，所有影像資料，在電腦中存檔；

第十一步：存檔。將所有展會的資料匯總裝訂成冊，經(jīng)董事長審批后存檔，要求在電腦和檔案櫥中各保存一份；

第十二步：落實(shí)政策補(bǔ)貼。根據(jù)國家、省、市相關(guān)規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)，積極申報各項(xiàng)扶持政策。

四、展會管理實(shí)施細(xì)則

（一）參展目的

企業(yè)形象和品牌推廣、產(chǎn)品展示、市場宣傳和信息收集。

（二）參展原則

1）參加展會應(yīng)本著嚴(yán)謹(jǐn)、經(jīng)濟(jì)、實(shí)效、符合市場戰(zhàn)略的原則，避免盲目、沖動及鋪張浪費(fèi)的參展行為；

2）參展前應(yīng)認(rèn)真了解展會信息，仔細(xì)閱讀參展商手冊，并做好真實(shí)性調(diào)查等風(fēng)險防范工作；

3）參加展會應(yīng)做詳細(xì)周密的策劃，包括展位的選擇、展臺的布置方案、廣告的發(fā)布、目標(biāo)客戶的邀請等；

4）除布展工作外，應(yīng)強(qiáng)調(diào)參展人員的作用，做好明確的職責(zé)分工和展前培訓(xùn)，展示公司團(tuán)結(jié)、專業(yè)的良好形象，把握商機(jī)；

5）展會應(yīng)與市場拓展緊密集合，國外展會是我公司拓展市場區(qū)域接觸客戶的主要途徑之一，展會后應(yīng)及時、積極跟進(jìn)，做好后續(xù)宣傳和客戶開發(fā)工作；

6）展會結(jié)束后應(yīng)做效果分析并提交總結(jié)報告，積累參展活動經(jīng)驗(yàn)。

（三）展會計劃 組織展會負(fù)責(zé)人應(yīng)在每年12月份對下一展會的信息進(jìn)行收集，并整理為《展會信息報告》，發(fā)給國際項(xiàng)目部，國外展會具體市場調(diào)研由國際項(xiàng)目部負(fù)責(zé)，國際項(xiàng)目部對收集后的展會信息應(yīng)做初步的評價，對其相關(guān)性、影響力、往期信譽(yù)和效果進(jìn)行分析，選定目標(biāo)展會；綜合辦行政管理員負(fù)責(zé)在每年1月份根據(jù)各項(xiàng)目部意見，整理、確定本《展會信息及參展提案》報公司領(lǐng)導(dǎo)研究確定，企劃法務(wù)室趙業(yè)水與采購履約部劉建開負(fù)責(zé)協(xié)助綜合辦整理《展會信息機(jī)參提案》。

1）信息調(diào)研

綜合辦行政管理員應(yīng)對目標(biāo)展會做詳盡的信息調(diào)查，包括：主辦方、承辦單位、舉辦時間、展館位置、承租信息、展位信息、展會影響力、往期影響和反饋、參展單位、參觀者范圍等。國際項(xiàng)目部經(jīng)理應(yīng)配合外聯(lián)員做好該項(xiàng)工作，通過咨詢展會所在國代理商考究展會的真實(shí)情況；如赴國外參展，還應(yīng)了解當(dāng)?shù)卣Z言、政治環(huán)境、文化風(fēng)俗、交通和食宿信息等。（企劃法務(wù)室與采購履約部劉建開負(fù)責(zé)協(xié)助綜合辦處理相關(guān)事宜）

2）價格及優(yōu)惠政策落實(shí)

綜合辦行政管理員在參展前應(yīng)與主辦方或組展單位咨詢價格，爭取國家、省、市方面的各項(xiàng)優(yōu)惠政策。對我公司擬長期參展的展會，應(yīng)與主辦方或組展單位建立良好關(guān)系，以獲得優(yōu)惠的參展價格，好的展位和相關(guān)待遇。

3）參展財務(wù)預(yù)算

在提交參展計劃提案時應(yīng)做好財務(wù)預(yù)算，包括：參展費(fèi)用、特裝展示布置費(fèi)用、展品運(yùn)輸保管費(fèi)用、廣告費(fèi)用、宣傳贈品費(fèi)用、人員差旅費(fèi)用等其他可預(yù)見費(fèi)用；

參展的投資規(guī)模應(yīng)參考展會對市場戰(zhàn)略的支持作用、對區(qū)域市場銷售的現(xiàn)實(shí)作用、品牌宣傳和企業(yè)宣傳的影響力。

（四）參展籌備工作 1）定立合同

決定參展后應(yīng)與主辦方或組展單位訂立合同；如有條件，事先核實(shí)后，請法律顧問出具意見和確認(rèn)。

2）展會策劃

綜合辦行政管理員針對每一展會制定詳細(xì)的參展方案并負(fù)責(zé)落實(shí)。①展位選擇

展位應(yīng)選擇有利位置，主要考慮：出口、入口、中廳、休息區(qū)、餐飲區(qū)、洗手間附近等人流密集地段。避免選擇死角、長排中段、有墻柱障礙等展位；

展位的大小可根據(jù)具體需要選用標(biāo)準(zhǔn)展位、雙展位、特裝展位以適合品牌形象策略；

選擇展位前，應(yīng)了解附近展位的廠商信息和展示方式，并作出必要的設(shè)計調(diào)整。

②展臺布置和展品陳列 展臺布置的基本原則：

遠(yuǎn)觀效果醒目、有沖擊力，近觀效果舒適、明快，整體效果協(xié)調(diào)； 展位結(jié)構(gòu)和圖片序列應(yīng)考慮人流密度和流向； 無論標(biāo)準(zhǔn)展位還是特裝展示，都必須增加照明燈光； 展品和圖片的展示高度應(yīng)符合人體身高和視角；

展區(qū)微觀細(xì)節(jié)構(gòu)造應(yīng)考慮：展臺、展架、展示墻、標(biāo)牌、標(biāo)識、洽談區(qū)，圖片設(shè)計、說明性文字、動態(tài)屏幕演示系統(tǒng)、布展使用材料材質(zhì)（一次性/重復(fù)性）。

③廣告信息的發(fā)布

根據(jù)需要可考慮在會刊發(fā)布廣告，可以封面和頁內(nèi)文章形式發(fā)表。可根據(jù)需要選擇條幅、彩球等展會外設(shè)廣告；

在參加展會前三個月，可以考慮在有影響力的網(wǎng)站、刊物上發(fā)布報道，以擴(kuò)大知曉度。

④目標(biāo)客戶的邀請

參展前應(yīng)邀請潛在客戶、原有客戶、目標(biāo)客戶前來參加。⑤展品及模型的運(yùn)輸和保管

各種資料及展品及模型應(yīng)在展前3個月列出明細(xì)清單并制定運(yùn)輸方案，綜合辦專人負(fù)責(zé)，展后應(yīng)對展品進(jìn)行核對，對損壞、丟失等情況進(jìn)行匯報。

（五）參展人員

根據(jù)展會的規(guī)模，應(yīng)配備相應(yīng)的參展人員，并做明確的職責(zé)分配和展前培訓(xùn)。人員主要包括：展會項(xiàng)目經(jīng)理、項(xiàng)目助理、專業(yè)技術(shù)人員，參展前2個月由國際項(xiàng)目部提報并報公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。

1）參展人員的職責(zé) 展會項(xiàng)目經(jīng)理：

了解市場和廣告需求；監(jiān)督展位的制作和設(shè)計方案；保證布展時模型和文件的及時到場；保證展期提供充足的材料和宣傳品，確保公司形象反映在展會上；負(fù)責(zé)資料和宣傳品的分發(fā)管理并解答提問；負(fù)責(zé)展品的清點(diǎn)和匯總；負(fù)責(zé)信息的收集、匯總和整理；負(fù)責(zé)參展人員的管理；撰寫展會總結(jié)報告。

專業(yè)技術(shù)人員：

必須是經(jīng)驗(yàn)豐富的技術(shù)人員，對產(chǎn)品和技術(shù)細(xì)節(jié)非常了解，在參觀客戶的要求下進(jìn)行產(chǎn)品演示，或預(yù)先安排演示；對客戶提出的技術(shù)問題進(jìn)行回答；撰寫信息收集和產(chǎn)品反饋報告。

項(xiàng)目助理：

主動問訊駐足的參觀者，并對公司和產(chǎn)品的概況進(jìn)行介紹；將參觀者引導(dǎo)給項(xiàng)目經(jīng)理或?qū)I(yè)技術(shù)人員；分發(fā)宣傳品和紀(jì)念品；指導(dǎo)客人填寫信息和聯(lián)絡(luò)表格；恭送問詢者離開，負(fù)責(zé)展會客商來訪登記表的填寫、整理及展會客戶信息匯總表的匯總；會后負(fù)責(zé)撰寫展會總結(jié)。2）人員規(guī)范和培訓(xùn)

全體參展人員要求統(tǒng)一著裝；佩戴名卡；態(tài)度親切主動，舉止合乎禮儀；談吐規(guī)范，富有熱情；對參展的必要事項(xiàng)、信息和規(guī)范應(yīng)該做事前培訓(xùn)，由負(fù)責(zé)展會所在國的市場部負(fù)責(zé)。

3）參展人員培訓(xùn)內(nèi)容

參展意義、目的和理念，展覽必要常識（當(dāng)?shù)仫L(fēng)俗禮節(jié)、展會性質(zhì)、目標(biāo)客戶鎖定等）；行為、規(guī)范和禮儀；職責(zé)分配和合作溝通；活動時間表；產(chǎn)品知識及常規(guī)問題的統(tǒng)一回答；信息的收集。

（六）展會的總結(jié)

展會結(jié)束后應(yīng)該對參展的效果進(jìn)行總結(jié)和評價。必須指出，展覽的效果，尤其是潛在影響力不易測定，因此，對展覽的實(shí)效分析不宜作不切實(shí)際的要求。

1）效果分析

包括參觀流量、有效客戶數(shù)量、展覽對銷售的促進(jìn)效果、客戶對該次展覽的印象等等。

2）信息收集

信息收集應(yīng)作為展會活動的一項(xiàng)重要內(nèi)容。信息內(nèi)容包括：行業(yè)信息、產(chǎn)品發(fā)展動態(tài)、新技術(shù)、競爭對手信息、客戶信息、客戶質(zhì)詢和建議、展示設(shè)計趨勢和改進(jìn)等等；

可考慮安排專門的信息收集人員，不參與展臺展示活動以起到身份隱蔽作用，主要負(fù)責(zé)收集其他競爭對手信息。

3）總結(jié)報告

展會總結(jié)報告應(yīng)在參展后10個工作日內(nèi)由展會項(xiàng)目經(jīng)理提交綜合辦主任，內(nèi)容涵蓋信息收集概要、效果分析、展會評價、改進(jìn)建議等；

展會結(jié)束10個工作日內(nèi)，展會項(xiàng)目經(jīng)理負(fù)責(zé)按財務(wù)規(guī)定報銷完畢所有展會財務(wù)支出。

4）資料存檔 所有參展人員于展會結(jié)束10個工作日內(nèi)，遞交展會總結(jié)，同時將所有整理的客戶名單，所有影像資料整理轉(zhuǎn)交綜合辦存檔；

綜合辦行政管理員將所有展會的資料匯總裝訂成冊，經(jīng)總經(jīng)理、董事長審批后存檔，在電腦和檔案櫥中各保存一份。

5）落實(shí)政策補(bǔ)貼

綜合辦行政管理員根據(jù)國家、省、市相關(guān)規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)，積極申報各項(xiàng)扶持政策。

五、記錄存檔

（一）保存地點(diǎn)：綜合辦

（二）保存時間：五年

（三）保存要求：裝訂成冊

第五篇：展會現(xiàn)場管理計劃

篇一：展會現(xiàn)場管理計劃

展會開幕計劃

一、時間：2011年8月24日10:00am-3:00pm

二、地點(diǎn)：北京橋藝術(shù)中心

三、貴賓廳：

1.貴賓廳設(shè)置簽到臺，擺設(shè)鮮花和綠色植物，提供簽到本、簽到筆、茶水和熱毛巾 2.展會禮儀人員于8:00am在貴賓廳就位，負(fù)責(zé)在入口處就位等候特邀來賓并且引導(dǎo)

來賓，為貴賓佩戴鮮花

四、開幕式表演項(xiàng)目：模特眼鏡時尚秀

五、參加開幕式人員

1.特邀來賓（4人）2.參會人員

六、貴賓抵達(dá)安排

1.參會人員于9:00am開始由入口進(jìn)入現(xiàn)場參加開幕式

2.貴賓在貴賓樓口下車，進(jìn)入貴賓廳休息，9:25am由相關(guān)人員引至開幕式特邀來賓

臺參加開幕式 3.貴賓行徑路線：入口處——貴賓通道——貴賓廳——開幕式現(xiàn)場——參觀展覽

七、開幕式儀程

8:30 現(xiàn)場音響設(shè)備調(diào)試；禮儀服務(wù)人員入場并準(zhǔn)備；檢查show用具 9:00 參展商及組織的普通觀眾到位；音響再度調(diào)試；禮儀人員就位

9:20 特邀嘉賓抵達(dá)，禮儀人員列隊(duì)迎接、戴花，并引導(dǎo)嘉賓至貴賓休息室休息 9:28 由禮儀小姐引導(dǎo)嘉賓上貴賓席

9:30 主持人（展會承辦人員）介紹貴賓臺嘉賓，宣布開幕 9:40 主承辦方代表致辭

10:00 模特眼鏡時尚秀開始，結(jié)束后展會開放參觀

展會管理計劃

一、展會現(xiàn)場布置

在舉辦開幕儀式之前，首先要將開幕現(xiàn)場布置好，以便為展會開始和觀眾參觀做好充分的準(zhǔn)備。

二、vip接待

對于貴賓的接待，應(yīng)給予特別的對待，從到達(dá)會展地點(diǎn)到出席開幕直到離開展會地點(diǎn)都要進(jìn)行周到的安排，對于重要貴賓還需要事先制定接待計劃，上報有關(guān)負(fù)責(zé)部門和相關(guān)人員審定后執(zhí)行。

三、媒體的接待和管理

展會開幕前，與有關(guān)媒體取得聯(lián)系，邀請媒體記者對展會開幕現(xiàn)場和展覽現(xiàn)場進(jìn)行采訪和新聞報道做準(zhǔn)備。

四、展會設(shè)備設(shè)施管理

1.設(shè)備管理：保養(yǎng)、修理、更新等 2.環(huán)境管理：養(yǎng)護(hù)、保潔、綠化等

五、展會現(xiàn)場的安全管理

1.制定安全應(yīng)急策略，按照制定的應(yīng)急策略，突出自救意識、自救能力、組織紀(jì)律和

服從等方面的宣傳，熟悉緊急情況的處理方法和人員疏散程序，增強(qiáng)穩(wěn)操勝券的信心和決心。

2.防止危險品進(jìn)入展場。在展場的醒目位置、關(guān)鍵路口、場內(nèi)和場外的各個關(guān)口，尤

其是安全出口等，均設(shè)置各種各樣的導(dǎo)導(dǎo)示圖、標(biāo)志牌等，對安全出口通道、進(jìn)出只需、飲水、就餐、防滑、公廁、停車等進(jìn)行指示。3.安全責(zé)任實(shí)行問責(zé)制。根據(jù)展覽活動消防安全管理的相關(guān)規(guī)定，以及大型社會活動

治安管理?xiàng)l例等法律、法規(guī)精神，由一名主要領(lǐng)導(dǎo)全面負(fù)責(zé)各項(xiàng)安全管理工作，實(shí)行問責(zé)制，并配備一定數(shù)量的、具備一定安全管理工作經(jīng)驗(yàn)的管理人員具體負(fù)責(zé)展會的日常安全管理工作，組織重組的安全保衛(wèi)力量。

六、展會現(xiàn)場的其他服務(wù)

飲水、就餐、指引等。

撤展計劃

一、展位的拆除

二、參展商租用展具的退還

三、參展商展品的處理和回運(yùn)

四、展品出館控制

五、展場的清潔

六、撤展安全保衛(wèi)

觀眾登記計劃

參會登記表

地址：北京橋藝術(shù)中心

預(yù)先登記，避免繁瑣的手續(xù)，成為參會觀眾，以期聯(lián)系。

＊ 登錄主辦方網(wǎng)站可下載“觀眾登記表”，此表格復(fù)印有效。篇二：展會現(xiàn)場管理

博覽會現(xiàn)場管理方案

（二）博覽會現(xiàn)場管理對本屆博覽會至關(guān)重要，現(xiàn)場管理做得不好會影響專業(yè)觀眾和參展商對博覽會的滿意程度，直至影響整個展覽會的品質(zhì)。

為了使本次刺繡、銀飾博覽會有組織、有次序的、有計劃、有目的進(jìn)行。盡量減少展會期間帶來了不必要的麻煩，促使本次博覽會取的圓滿的成功。

現(xiàn)場管理的原則： ?找出可能出現(xiàn)的問題并作精密分析。

?努力在不確定因素里找出盡量確定的因素。

1、盡量利用服務(wù)鏈外包服務(wù)，進(jìn)行監(jiān)控。

2、指定專人在專門時間負(fù)責(zé)專項(xiàng)工作，明前分工、分清職責(zé)、責(zé)任到人。

3、對于重點(diǎn)工作，實(shí)行雙重核查制度。

4、對重要環(huán)節(jié)，負(fù)責(zé)人應(yīng)及早提出注意問題，實(shí)時監(jiān)督。

5、重視對臨時人員的短期培訓(xùn)。

a、系統(tǒng)的現(xiàn)場管理如下：

一、觀眾登記和入場管理

設(shè)觀眾登記處——為了提高工作效率，把預(yù)先登記的觀眾和現(xiàn)場注冊的觀眾分開或進(jìn)一步將現(xiàn)場注冊的觀眾分成兩類，即有名片的和無名片的，前者只需憑名片在觀眾登記處辦好相關(guān)手續(xù)就可以換取胸卡，后者則要在主辦方人員的指導(dǎo)下填寫登記表，然后再到登記處辦理手續(xù)。

為了消磨人們在登記處的等待時間，主辦單位應(yīng)該在入口處

設(shè)置了展覽活動及論壇議程牌，以便于人們尤其是現(xiàn)場注冊的觀眾預(yù)先了解展覽會的總體結(jié)構(gòu)和主要活動安排。

二、博覽會現(xiàn)場廣告管理

在本次博覽會活動中，主辦單位獲取廣告收入的渠道很多，如展覽快訊、展會會刊、戶外廣告牌、氣球、標(biāo)語等。

但無論采用什么樣的廣告載體，展會主辦單位都必須制定明確、統(tǒng)一的廣告政策，做到對所有參展商一視同仁。即使制定有相應(yīng)的優(yōu)惠措施，也應(yīng)該讓所有參展商都了解，而不應(yīng)簡單地根據(jù)參展企業(yè)的規(guī)模大小來決定是否給予其優(yōu)惠。

三、對參展商的行為管理

主要工作依據(jù)是參展合同。在布展（尤其是某參展商需要進(jìn)行特裝時）、開展和撤展等不同階段，展覽會主辦單位都應(yīng)和參展商進(jìn)行有效的溝通，確保它們的行為符合參展合同尤其是場館的使用規(guī)定。必要時主辦單位可以采用強(qiáng)制性措施，以維護(hù)絕大多數(shù)參展商的正當(dāng)利益和保證整個展覽會的順利進(jìn)行。

四、安全管理 博覽會現(xiàn)場的安全管理主要涉及三個方面，即盜竊、火

災(zāi)和衛(wèi)生。為此，展會主辦單位需要和消防、衛(wèi)生和公安等部門主動聯(lián)系，積極爭取這些部門的支持。

五、交通、物流管理

展會的交通主要指現(xiàn)場的交通工具、停車場及線路的

規(guī)劃，如展品運(yùn)輸車輛、巴士（往返于地鐵或機(jī)場與場館之間）、taxi、停車場等。

物流管理工作十分繁瑣，哪怕是看似簡單的停車場事

務(wù)，也要充分考慮到展品運(yùn)貨司機(jī)、貴賓、參展商和專業(yè)觀眾的不同需要?，F(xiàn)場交通與物流管理的負(fù)責(zé)人至少應(yīng)該掌握： ■一份相關(guān)聯(lián)系人名單；

■場館地圖；

■展品抵達(dá)場館的時間；

■現(xiàn)場交通規(guī)劃草圖；

■緊急情況應(yīng)對計劃；

■現(xiàn)場聯(lián)絡(luò)點(diǎn)，包括安全和志愿者。

六、餐飲管理

博覽會主辦單位可采取外包的方式，將展會期間餐飲區(qū)的經(jīng)營權(quán)臨時轉(zhuǎn)讓給知名酒店或連鎖餐廳，并通過合同條款對其菜單、份量和價格等進(jìn)行嚴(yán)格的約束，以確?，F(xiàn)場餐飲服務(wù)的質(zhì)量。在這一點(diǎn)上，有些展覽公司所采取的餐飲服務(wù)公開招標(biāo)的方法值得借鑒。還有一點(diǎn)需要強(qiáng)調(diào)，在展會餐飲區(qū)，餐飲服務(wù)人員還應(yīng)該對簡易飯盒等餐具進(jìn)行及時清理，為參展商和專業(yè)觀眾營造一個良好的就餐環(huán)境。

七、證件管理

通常來說，主辦單位把印刷的各種證件發(fā)給放給參展商、專業(yè)觀眾、工作人員（包括主辦機(jī)構(gòu)、承辦機(jī)構(gòu)和協(xié)辦機(jī)構(gòu)的相關(guān)工作人員）、籌（撤）展人員、媒體記者及與會嘉賓（包括領(lǐng)導(dǎo)

和演講嘉賓）。

為了保證參展商、專業(yè)觀眾和嘉賓的停車位，場館管理方還會使用停車證。如果博覽會擬出售門票，主辦單位需要事先向稅務(wù)部門報告，在征得同意后方可印制和出售門票。

八、參展商和觀眾投訴處理 博覽會舉辦過程中，不可避免地會存在個別參展商和專業(yè)觀眾會對場館現(xiàn)場管理、餐飲配套服務(wù)等表示不滿，并向主辦單位接待辦公室提出投訴，有些則直接到問詢處投訴，這時迫切需要有一個專門的機(jī)構(gòu)來處理各種投訴。

九、新聞管理

現(xiàn)場設(shè)立新聞中心或新聞辦公室，以便參展商和主辦單位能及時發(fā)布各種信息。新聞中心的硬件設(shè)施和人員配備應(yīng)根據(jù)展會規(guī)模等實(shí)際情況決定。

另外，展覽會主辦單位往往會安排專門的新聞主管，負(fù)責(zé)統(tǒng)一發(fā)布展覽會的官方信息，并接受媒體的采訪；所委任的新聞主管必須善于言辭，舉止落落大方，并十分熟悉展覽會的相關(guān)情況。

十、知識產(chǎn)權(quán)保護(hù)工作

1、主辦方應(yīng)在現(xiàn)場設(shè)立專門辦公室，并聘請專職律師咨詢。

2、基本原則：

? 堅決反對利用展覽侵犯知識產(chǎn)權(quán)。

? 用證據(jù)講話。? 被告方如有異議，有申辯權(quán)利，但須提供證據(jù)。否則暫時

撤下有疑問的展品。

? 雙方應(yīng)在展后訴諸法律解決。

十一、現(xiàn)場保潔管理

現(xiàn)場保潔分別由場館方、主場搭建商和特裝搭建商分工負(fù)

責(zé)。展覽場地內(nèi)公共區(qū)域的清潔工作由場館方負(fù)責(zé)，如通道、廁所、餐廳等。展臺內(nèi)的清潔按“誰搭建、誰負(fù)責(zé)保潔”原則來負(fù)責(zé)。特裝搭建商應(yīng)在撤展時將展臺內(nèi)的裝修垃圾清理帶走。

十二、展覽會運(yùn)輸代理商管理

1、運(yùn)前：認(rèn)真挑選運(yùn)輸商

2、運(yùn)中：緊密聯(lián)系運(yùn)輸商

3、進(jìn)館：迅速有序搬進(jìn)場

4、展后：妥善處理參展品

十三、配套服務(wù)管理

在布展和撤展期間，展會主辦單位應(yīng)該為參展商提供相關(guān)

配套服務(wù)，如出門證管理、餐飲服務(wù)、保安服務(wù)和消防管理等。

十四、專業(yè)觀眾入場管理

1、填寫登記表

2、辦理證件

3、檢查門票

4、領(lǐng)取參觀指南

5、免費(fèi)贈送或出售會刊

篇三：展會現(xiàn)場管理計劃

展覽會現(xiàn)場管理對成功地辦好一屆展覽會至關(guān)重要，現(xiàn)場管理做得不好會影響專業(yè)觀眾和參展商對展覽會的滿意程度，直至影響整個展覽會的品質(zhì)。

一、觀眾登記和入場管理

觀眾登記處——

為了提高工作效率，絕大多數(shù)展會組織者都偏向于把預(yù)先登記的觀眾和現(xiàn)場注冊的觀眾分開，有些展覽會還進(jìn)一步將現(xiàn)場注冊的觀眾分成兩類，即有名片的和無名片的，前者只需憑名片在觀眾登記處辦好相關(guān)手續(xù)就可以換取胸卡，后者則要在主辦方人員的指導(dǎo)下填寫登記表，然后再到登記處辦理手續(xù)。

為了消磨人們在登記處的等待時間，一些展覽會的主辦單位還在入口處設(shè)置了展覽活動及論壇議程牌，這樣無疑也便于人們尤其是現(xiàn)場注冊的觀眾預(yù)先了解展覽會的總體結(jié)構(gòu)和主要活動安排。

二、展覽會現(xiàn)場廣告管理

在一次大型展覽活動中，主辦單位獲取廣告收入的渠道很多，如展覽快訊、展會會刊、戶外廣告牌、氣球、標(biāo)語等，但無論采用什么樣的廣告載體，展會主辦單位都必須制定明確、統(tǒng)一的廣告政策，做到對所有參展商一視同仁。即使制定有相應(yīng)的優(yōu)惠措施，也應(yīng)該讓所有參展商都了解，而不應(yīng)簡單地根據(jù)參展企業(yè)的規(guī)模大小來決定是否給予其優(yōu)惠。

三、參展商行為管理

參展商行為管理的主要工作依據(jù)是參展合同。在布展（尤其是某參展商需要進(jìn)行特裝時）、開展和撤展等不同階段，展覽會主辦單位都應(yīng)和參展商進(jìn)行有效的溝通，確保它們的行為符合參展合同尤其是場館的使用規(guī)定。必要時主辦單位可以

采用強(qiáng)制性措施，以維護(hù)絕大多數(shù)參展商的正當(dāng)利益和保證整個展覽會的順利進(jìn)行。

四、安全管理 1.制定安全應(yīng)急策略，按照制定的應(yīng)急策略，突出自救意識、自救能力、組織紀(jì)律和 服從等方面的宣傳，熟悉緊急情況的處理方法和人員疏散程序，增強(qiáng)穩(wěn)操勝券的信 心和決心。

2.防止危險品進(jìn)入展場。在展場的醒目位置、關(guān)鍵路口、場內(nèi)和場外的各個關(guān)口，尤 其是安全出口等，均設(shè)置各種各樣的導(dǎo)導(dǎo)示圖、標(biāo)志牌等，對安全出口通道、進(jìn)出 只需、飲水、就餐、防滑、公廁、停車等進(jìn)行指示。

3.安全責(zé)任實(shí)行問責(zé)制。根據(jù)展覽活動消防安全管理的相關(guān)規(guī)定，以及大型社會活動 治安管理?xiàng)l例等法律、法規(guī)精神，由一名主要領(lǐng)導(dǎo)全面負(fù)責(zé)各項(xiàng)安全管理工作，實(shí) 行問責(zé)制，并配備一定數(shù)量的、具備一定安全管理工作經(jīng)驗(yàn)的管理人員具體負(fù)責(zé)展 會的日常安全管理工作，組織重組的安全保衛(wèi)力量。

五、展會設(shè)備設(shè)施管理

1.設(shè)備管理：保養(yǎng)、修理、更新等

2.環(huán)境管理：養(yǎng)護(hù)、保潔、綠化等

六、媒體的接待和管理

展會開幕前，與有關(guān)媒體取得聯(lián)系，邀請媒體記者對展會開幕現(xiàn)場和展覽現(xiàn)場進(jìn)行采訪 和新聞報道做準(zhǔn)備。

七、交通、物流管理

對現(xiàn)場物流和交通的控制是展覽會全面控制的至關(guān)重要的部分，事實(shí)上，交通也屬于物流的范疇，只不過這里的“交通”主要指現(xiàn)場的交通工具、停車場及線路的規(guī)劃，如展品運(yùn)輸車輛、巴士（往返于地鐵或機(jī)場與場館之間）、taxi、停車場等。

展覽會現(xiàn)場的物流管理工作十分繁瑣，哪怕是看似簡單的停車場事務(wù)，也要充分考慮到展品運(yùn)貨司機(jī)、貴賓、參展商和專業(yè)觀眾的不同需要。

對于大型展覽活動而言，現(xiàn)場交通與物流管理的負(fù)責(zé)人至少應(yīng)該掌握：

■一份相關(guān)聯(lián)系人名單；

■場館地圖；

■展品抵達(dá)場館的時間；

■現(xiàn)場交通規(guī)劃草圖；

■緊急情況應(yīng)對計劃；

■現(xiàn)場聯(lián)絡(luò)點(diǎn)，包括安全和志愿者。

八、餐飲管理

餐飲服務(wù)是展覽會質(zhì)量的一個重要環(huán)節(jié)。

展覽會主辦單位可采取外包的方式，將展會期間餐飲區(qū)的經(jīng)營權(quán)臨時轉(zhuǎn)讓給知名酒店或連鎖餐廳，并通過合同條款對其菜單、份量和價格等進(jìn)行嚴(yán)格的約束，以確保現(xiàn)場餐飲服務(wù)的質(zhì)量。在這一點(diǎn)上，有些展覽公司所采取的餐飲服務(wù)公開招標(biāo)的方法值得借鑒。還有一點(diǎn)需要強(qiáng)調(diào)，在展會餐飲區(qū)，餐飲服務(wù)人員還應(yīng)該對簡易飯盒等餐具進(jìn)行及時清理，為參展商和專業(yè)觀眾營造一個良好的就餐環(huán)境。

九、證件管理

通常來說，在一次展覽會中，主辦機(jī)構(gòu)至少要印制 6種證件，分別發(fā)放給參展商、專業(yè)觀眾、工作人員（包括主辦機(jī)構(gòu)、承辦機(jī)構(gòu)和協(xié)辦機(jī)構(gòu)的相關(guān)工作人員）、籌（撤）展人員、媒體記者及與會嘉賓（包括領(lǐng)導(dǎo)和演講嘉賓）。

另外，為了保證參展商、專業(yè)觀眾和嘉賓的停車位，場館管理方還會使用停車證。如果展覽會擬出售門票，主辦單位需要事先向稅務(wù)部門報告，在征得同意后方可印制和出售門票。

十、參展商和觀眾投訴處理

在展覽會舉辦過程中，不可避免地會存在個別參展商和專業(yè)觀眾會對場館現(xiàn)場管理、餐飲配套服務(wù)等表示不滿，并向主辦單位接待辦公室提出投訴，有些則直接

到問詢處投訴，這時迫切需要有一個專門的機(jī)構(gòu)來處理各種投訴。

例如，在第二屆中國（深圳）消費(fèi)商品采購大會上，組委會在總服務(wù)臺設(shè)立了問詢投訴處，負(fù)責(zé)回答參展商和觀眾的問詢，并處理各種投訴，收到了比較好的效果。

十一、新聞管理

一般來說，國內(nèi) 1 萬平方米以上的展覽會都會在現(xiàn)場設(shè)立新聞中心或新聞辦公室，以便參展商和主辦單位能及時發(fā)布各種信息。新聞中心的硬件設(shè)施和人員配備應(yīng)根據(jù)展會規(guī)模等實(shí)際情況決定。

另外，展覽會主辦單位往往會安排專門的新聞主管，負(fù)責(zé)統(tǒng)一發(fā)布展覽會的官方信息，并接受媒體的采訪；所委任的新聞主管必須善于言辭，舉止落落大方，并十分熟悉展覽會的相關(guān)情況。

十二、知識產(chǎn)權(quán)保護(hù)工作

一般來說，國內(nèi) 1 萬平方米以上的展覽會都會在現(xiàn)場設(shè)立新聞中心或新聞辦公室，以便參展商和主辦單位能及時發(fā)布各種信息。新聞中心的硬件設(shè)施和人員配備應(yīng)根據(jù)展會規(guī)模等實(shí)際情況決定。

另外，展覽會主辦單位往往會安排專門的新聞主管，負(fù)責(zé)統(tǒng)一發(fā)布展覽會的官方信息，并接受媒體的采訪；所委任的新聞主管必須善于言辭，舉止落落大方，并十分熟悉展覽會的相關(guān)情況。

十三、現(xiàn)場保潔管理

1.主辦方應(yīng)在現(xiàn)場設(shè)立專門辦公室，并聘請專職律師咨詢。

2.基本原則： 1)堅決反對利用展覽侵犯知識產(chǎn)權(quán)。

2)用證據(jù)講話。3)被告方如有異議，有申辯權(quán)利，但須提供證據(jù)。否則暫時撤下有疑問的展品。

3.雙方應(yīng)在展后訴諸法律解決。

4.現(xiàn)場保潔分別由場館方、主場搭建商和特裝搭建商分工負(fù)責(zé)。展覽場地內(nèi)公共區(qū)域的清潔工作由場館方負(fù)責(zé)，如通道、廁所、餐廳等。展臺內(nèi)的清潔按“誰搭建、誰負(fù)責(zé)保潔”原則來負(fù)責(zé)。特裝搭建商應(yīng)在撤展時將展臺內(nèi)的裝修垃圾清理帶走。

展覽會布展和撤展管理

一、布展管理

布展工作一般在展覽會開幕前幾天舉行，時間長短依展覽會的不同規(guī)模和主題而定。譬如，大型汽車展或機(jī)械展往往需要近一個星期的時間，而消費(fèi)品或珠寶首飾等主題的展覽會通常只需要一兩天的時間。

對于主辦單位而言，布展就是對展覽會現(xiàn)場環(huán)境進(jìn)行規(guī)劃，對參展商、搭建商、運(yùn)輸商等的有關(guān)工作進(jìn)行協(xié)調(diào)和管理，從而為展覽會正式開幕做好準(zhǔn)備的籌備階段。

表1 布展期間的主要工作內(nèi)容

篇四：展會現(xiàn)場管理

博覽會現(xiàn)場管理方案

博覽會現(xiàn)場管理對本屆博覽會至關(guān)重要，現(xiàn)場管理做得不好會影響專業(yè)觀眾和參展商對博覽會的滿意程度，直至影響整個展覽會的品質(zhì)。

為了使本次博覽會有組織、有次序的、有計劃、有目的進(jìn)行。盡量減少展會期間帶來了不必要的麻煩，促使本次博覽會取的圓滿的成功。

現(xiàn)場管理的原則： ?找出可能出現(xiàn)的問題并作精密分析。

?努力在不確定因素里找出盡量確定的因素。

?要有預(yù)案和預(yù)備力量。

1、盡量利用服務(wù)鏈外包服務(wù)，進(jìn)行監(jiān)控。

2、指定專人在專門時間負(fù)責(zé)專項(xiàng)工作，明前分工、分清職責(zé)、責(zé)任到人。

3、對于重點(diǎn)工作，實(shí)行雙重核查制度。

4、對重要環(huán)節(jié)，負(fù)責(zé)人應(yīng)及早提出注意問題，實(shí)時監(jiān)督。

5、重視對臨時人員的短期培訓(xùn)。

a、系統(tǒng)的現(xiàn)場管理如下：

一、觀眾登記和入場管理

設(shè)觀眾登記處

1、預(yù)先登記的觀眾;

2、現(xiàn)場注冊的觀眾;現(xiàn)場注冊的觀眾分成有名片的和無名片的。前者只需憑名片在觀眾登記處辦好相關(guān)手續(xù)就可，后者則要在主辦方人員的指導(dǎo)下填寫登記表，然后再到登記處辦理手續(xù)。為了消磨人們在登記處的等待時間，主辦單位應(yīng)該在入口處

設(shè)置了展覽活動議程牌，以便于人們尤其是現(xiàn)場注冊的觀眾預(yù)先了解展覽會的總體結(jié)構(gòu)和主要活動安排。

二、博覽會現(xiàn)場廣告管理

在本次博覽會活動中，主辦單位獲取廣告收入的渠道很多，如展覽快訊、展會會刊、戶外廣告牌、氣球、標(biāo)語等。

但無論采用什么樣的廣告載體，展會主辦單位都必須制定明確、統(tǒng)一的廣告政策，做到對所有參展商一視同仁。即使制定有相應(yīng)的優(yōu)惠措施，也應(yīng)該讓所有參展商都了解，而不應(yīng)簡單地根據(jù)參展企業(yè)的規(guī)模大小來決定是否給予其優(yōu)惠。

三、對參展商的行為管理

主要工作依據(jù)是參展合同。在布展、開展和撤展等不同階段，展覽會主辦單位都應(yīng)和參展商進(jìn)行有效的溝通，確保它們的行為符合參展合同尤其是場館的使用規(guī)定。必要時主辦單位可以采用強(qiáng)制性措施，以維護(hù)絕大多數(shù)參展商的正當(dāng)利益和保證整個展覽會的順利進(jìn)行。

四、安全管理

博覽會現(xiàn)場的安全管理主要涉及三個方面，即盜竊、火 災(zāi)和衛(wèi)生。為此，展會主辦單位需要和消防、衛(wèi)生和公安等部門主動聯(lián)系，積極爭取這些部門的支持。

五、交通、物流管理

展會的交通主要指現(xiàn)場的交通工具、停車場及線路的

規(guī)劃，如展品運(yùn)輸車輛、巴士（往返于地鐵或機(jī)場與場館之間）、taxi、停車場等。

物流管理工作十分繁瑣，哪怕是看似簡單的停車場事務(wù)，也要充分考慮到展品運(yùn)貨司機(jī)、貴賓、參展商和專業(yè)觀眾的不同需要?，F(xiàn)場交通與物流管理的負(fù)責(zé)人至少應(yīng)該掌握：

■一份相關(guān)聯(lián)系人名單；

■場館地圖；

■現(xiàn)場交通規(guī)劃草圖；

■緊急情況應(yīng)對計劃；

■現(xiàn)場聯(lián)絡(luò)點(diǎn)，包括安全和志愿者。

六、餐飲管理

博覽會主辦單位可采取外包的方式，將展會期間餐飲區(qū)的經(jīng)營權(quán)臨時轉(zhuǎn)讓給知名酒店或連鎖餐廳，并通過合同條款對其菜單、份量和價格等進(jìn)行嚴(yán)格的約束，以確?，F(xiàn)場餐飲服務(wù)的質(zhì)量。在這一點(diǎn)上，有些展覽公司所采取的餐飲服務(wù)公開招標(biāo)的方法值得借鑒。還有一點(diǎn)需要強(qiáng)調(diào)，在展會餐飲區(qū)，餐飲服務(wù)人員還應(yīng)該對簡易飯盒等餐具進(jìn)行及時清理，為參展商和專業(yè)觀眾營造一個良好的就餐環(huán)境。

七、證件管理

通常來說，主辦單位把印刷的各種證件發(fā)給放給參展商、專業(yè)觀眾、工作人員（包括主辦機(jī)構(gòu)、承辦機(jī)構(gòu)和協(xié)辦機(jī)構(gòu)的相關(guān)工作人員）、籌（撤）展人員、媒體記者及與會嘉賓（包括領(lǐng)導(dǎo)和演講嘉賓）。

為了保證參展商、專業(yè)觀眾和嘉賓的停車位，場館管理方還會使用停車證。如果博覽會擬出售門票，主辦單位需要事先向稅務(wù)部門報告，在征得同意后方可印制和出售門票。

八、參展商和觀眾投訴處理

博覽會舉辦過程中，不可避免地會存在個別參展商和專業(yè)觀眾會對場館現(xiàn)場管理、餐飲配套服務(wù)等表示不滿，并向主辦單位接待辦公室提出投訴，有些則直接到問詢處投訴，這時迫切需要有一個專門的機(jī)構(gòu)來處理各種投訴。

九、新聞管理

現(xiàn)場設(shè)立新聞中心或新聞辦公室，以便參展商和主辦單位能及時發(fā)布各種信息。新聞中心的硬件設(shè)施和人員配備應(yīng)根據(jù)展會規(guī)模等實(shí)際情況決定。

另外，展覽會主辦單位往往會安排專門的新聞主管，負(fù)責(zé)統(tǒng)一發(fā)布展覽會的官方信息，并接受媒體的采訪；所委任的新聞主管必須善于言辭，舉止落落大方，并十分熟悉展覽會的相關(guān)情況。

十、知識產(chǎn)權(quán)保護(hù)工作

1、主辦方應(yīng)在現(xiàn)場設(shè)立專門辦公室，并聘請專職律師咨詢。

2、基本原則： ? 堅決反對利用展覽侵犯知識產(chǎn)權(quán)。

? 用證據(jù)講話。? 被告方如有異議，有申辯權(quán)利，但須提供證據(jù)。否則暫時撤下有疑問的展品。

? 雙方應(yīng)在展后訴諸法律解決。

十一、現(xiàn)場保潔管理

現(xiàn)場保潔分別由場館方、主場搭建商和特裝搭建商分工負(fù)責(zé)。展覽場地內(nèi)公共區(qū)域的清潔工作由場館方負(fù)責(zé)，如通道、廁所、餐廳等。展臺內(nèi)的清潔按“誰搭建、誰負(fù)責(zé)保潔”原則來負(fù)責(zé)。特裝搭建商應(yīng)在撤展時將展臺內(nèi)的裝修垃圾清理帶走。

十二、展覽會運(yùn)輸代理商管理

1、運(yùn)前：認(rèn)真挑選運(yùn)輸商

2、運(yùn)中：緊密聯(lián)系運(yùn)輸商

3、進(jìn)館：迅速有序搬進(jìn)場

4、展后：妥善處理參展品

十三、配套服務(wù)管理

在布展和撤展期間，展會主辦單位應(yīng)該為參展商提供相關(guān)配套服務(wù)，如出門證管理、餐飲服務(wù)、保安服務(wù)和消防管理等。