第一篇：客服內(nèi)跟單工作流程[小編推薦]

客服內(nèi)跟單工作流程

一、接單：

1、老客戶接單流程：

接到客戶傳真或郵件過來的采購訂單，首先給外跟單核對(duì)單價(jià)及出貨時(shí)間；確定后將訂單信息發(fā)送給相關(guān)人員（唐副總，外跟單→客服主管→倉庫主管及王東(單價(jià)不能發(fā)），再將訂單內(nèi)容保存在《出貨計(jì)劃表》里，最后將采購訂單蓋章回傳給客戶。

2、新客戶接單流程：

接到客戶傳真或郵件過來的采購訂單，首先給外跟單核對(duì)訂單（品名，規(guī)格，單價(jià)，出貨時(shí)間等），訂單確定后將訂單信息發(fā)送給相關(guān)人員，并將新客戶資料：名稱，地址，聯(lián)系人及電話、傳真、是否含稅、付款方式、業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)人等相關(guān)信息等發(fā)送給相關(guān)人員（外跟單→客服主管→唐副總→劉總及相關(guān)業(yè)務(wù)人員）。然后將客戶資料存入客戶資料表，并錄入系統(tǒng)（用友），并告知會(huì)計(jì)，最后將客戶采購訂單蓋章回傳給客戶。

3、打印送貨單及相關(guān)所需資料（檢驗(yàn)報(bào)告等）。

1.依據(jù)《出貨計(jì)劃表》里出貨安排，打印送貨單（留意一下特別客戶的送貨單要求、即送貨單上是否要注明采購訂單號(hào)、物料編號(hào)，是否需顯示單價(jià)與金額，是否需貼標(biāo)簽。是否提供檢驗(yàn)報(bào)告、SGS與MSDS報(bào)告等相關(guān)資料，（在客服部《客戶資料表》與《打印送貨單注意事項(xiàng)》文件里查找。檢驗(yàn)報(bào)告上的檢驗(yàn)日期要比送貨日期提前3~5天，若檢驗(yàn)報(bào)告上若有生產(chǎn)日期的，則生產(chǎn)日期要比檢驗(yàn)日期提前3~5天；檢驗(yàn)日期不要為星期天的日期；需打印標(biāo)簽的，注意標(biāo)簽上生產(chǎn)日期的更改（更新）。若沒有資料請(qǐng)楊工幫忙提供）。

4.打印出倉單(打出倉單時(shí)有型號(hào)之分的要注意型號(hào)是否正確，）及出桶單.二：用友系統(tǒng)的入單

1：接到客戶訂單，經(jīng)外跟單審核無誤后，錄入用友系統(tǒng)：銷售訂單 2：每日客戶出貨輸入用友：出庫單。出貨單從用友里面打

3：客戶資料的系統(tǒng)錄入及更新：基礎(chǔ)設(shè)置-往來單位--客戶分類及客戶檔案，根據(jù)客戶付款方式及地址分別錄入

三、對(duì)賬單

1：每月25號(hào)與月底月初作月結(jié)客戶的對(duì)賬單。作完對(duì)賬單提供給客服助理，客服主管、會(huì)計(jì)審核，然后待會(huì)計(jì)審核完蓋《業(yè)務(wù)專用章》（鼎富和立春需要蓋《公司公章》）傳真或郵件給客戶方對(duì)賬人，并跟催客戶回傳。對(duì)賬單為25號(hào)的其對(duì)賬期限為上個(gè)月26號(hào)—本月25日，對(duì)賬單于26號(hào)完成，月底或月初對(duì)賬的，對(duì)賬期限為自然月即（本月1號(hào)—30號(hào)或31號(hào)），對(duì)賬單于月初8號(hào)完成。如遇特殊情況，需向相關(guān)人員說明情況。

2：依客戶要求，對(duì)賬單會(huì)有異?，F(xiàn)象，（如本月份已出貨客戶要求對(duì)賬入下月）本月出現(xiàn)對(duì)賬單異常的客戶，需做一份明細(xì)報(bào)表給客服主管，會(huì)計(jì)以及出納。

四、做月結(jié)報(bào)表

1、拼音明細(xì)表（匯總各客戶當(dāng)月的銷售明細(xì)與金額），電子檔至客服助理，客服主管審核，無誤后電子檔給唐副總。

2、產(chǎn)品銷售數(shù)量統(tǒng)計(jì)表（分區(qū)域、分公司統(tǒng)計(jì)所有客戶產(chǎn)品的總銷售數(shù)量）。打印出來交至外跟單，客服主管審核，無誤后上交給唐副總。

3.、送貨單金額明細(xì)表（復(fù)制“拼音明細(xì)表”各客戶的當(dāng)月總額，然后再標(biāo)示清楚各客戶的付款方式，最后統(tǒng)計(jì)好當(dāng)月收現(xiàn)金總額、轉(zhuǎn)帳、支票總額、押桶金、運(yùn)費(fèi)總額），打印出來交至外跟單，客服主管審核，若不知付款方式則不用填寫，交至出納，出納審核無誤后交至?xí)?jì)

4、業(yè)務(wù)部銷售金額明細(xì)表（即對(duì)業(yè)務(wù)部業(yè)務(wù)員所跟進(jìn)客戶當(dāng)月對(duì)帳金額為準(zhǔn)，提供如“產(chǎn)品名稱、數(shù)量、總額”的報(bào)表，給外跟單，客服主管審核，無誤后交至劉總。

5、各客戶欠桶數(shù)量累計(jì)表（依據(jù)各桶單記錄表做，做好后打印出來交至外跟單，客服主管審核，無誤后交至?xí)?jì)）

五、做日?qǐng)?bào)表

1.審核倉庫每天上交的單據(jù)（出倉單，出入桶單，銷售退貨入桶單，需過磅產(chǎn)品的磅單），審核時(shí)注意：?jiǎn)螕?jù)是否齊全、完整（需相關(guān)經(jīng)手人員簽字的，相關(guān)經(jīng)手人員（制單人、倉管員、司機(jī)）均需簽字方可；出貨是立方桶的，倉庫人員需在出倉單上注明實(shí)出數(shù)量方可。

2、送貨單回單回簽之后，依據(jù)送貨單與出倉單（送貨單與出倉單上數(shù)量與實(shí)物名稱保持一致）整理好；（送貨單、磅單、客戶給的入庫單或采購收料單都需給一份給會(huì)計(jì)，若是物流或快遞發(fā)貨的，當(dāng)時(shí)沒有客戶回簽的送貨單，做報(bào)表時(shí)先復(fù)印或打印一份沒有客戶方簽字的送貨單給會(huì)計(jì)，待回單回簽之后，再將有客戶方簽字的送貨單給一份給會(huì)計(jì)），日?qǐng)?bào)表從用友系統(tǒng)導(dǎo)出，簽字后交至外跟單.注：日?qǐng)?bào)表每天上午10點(diǎn)前交至?xí)?jì)，特殊情況的需要群里說明遲交單原因。

3、做日?qǐng)?bào)表的注意事項(xiàng)：

因有的客戶要求過磅，故我們送過去的貨，會(huì)出現(xiàn)送貨單的實(shí)收數(shù)量與出倉單的數(shù)量不一致的情況，此時(shí)若送貨單上的實(shí)收數(shù)量少于出倉單上的數(shù)量時(shí)，作報(bào)表將差量作扣重處理（即做一筆只有數(shù)量、單價(jià)與金額都為零的明細(xì)）若出現(xiàn)有過磅后送貨單上數(shù)量多于出倉單的上的數(shù)量，就按送貨單上數(shù)量做報(bào)表；玖龍（重慶）、玖龍（太倉）需物流的客戶，由于在做報(bào)表時(shí)，回單沒有那么快回簽，所以做報(bào)表時(shí)就先按我們內(nèi)部出貨的數(shù)量作報(bào)表（帳），待回單回簽回來之后，再修改。具體修改如下：

若客戶方實(shí)收數(shù)量多于我們內(nèi)部實(shí)出數(shù)量，則將超量（差量）單獨(dú)做一筆，數(shù)量為正的帳，錄入用友系統(tǒng)廢品倉

若客戶方實(shí)收數(shù)量少于我們內(nèi)部實(shí)出數(shù)量，則做一筆倉庫實(shí)出數(shù)量和一筆扣重的賬，扣重即單價(jià)為0 六：桶單

結(jié)合桶單出入單和桶單記錄表進(jìn)行核對(duì)，做回桶率日?qǐng)?bào)表，回桶率=本期回桶/（上期出桶+本期出桶）%，若回桶率≥50%則為正常，若<50%則說明原因，做好電子檔發(fā)至客服主管和唐副總，若無桶回收記錄，則QQ發(fā)至客服主管和唐副總說明一今日無回桶記錄。

七、自提貨流程

客戶來司——將提貨信息通知給外跟單確認(rèn)單價(jià)（遇異?？捎诋?dāng)事業(yè)務(wù)確認(rèn)價(jià)格）——跟單將客戶提貨信息通知到相關(guān)人員[外跟單——客服主管——倉庫主管——唐副總——出納或會(huì)計(jì)（最主要通知出貨開收據(jù)收錢或會(huì)計(jì)開具發(fā)票）]——手寫或打印送貨單（急，手寫；不急，可打?。ⅲ鹤蕴嶝洉r(shí)間控制在3分鐘

自提貨注意事項(xiàng)：

1、客戶自提貨的是桶裝產(chǎn)品，要先問清楚是否有帶桶，若沒有帶桶，要通知出納，開具押桶金收據(jù)，15KG至30KG的桶 20元/個(gè)，50KG的桶30元/個(gè)。

2、桶裝產(chǎn)品磷酸、消泡劑、重捕劑，氯化鋅是連桶一起賣的，其他的桶裝產(chǎn)品均需收桶押金。

第二篇：跟單客服工作職責(zé)

銷售跟單客服工作職責(zé)

一、銷售方面

1、客戶下單核對(duì)確認(rèn)；

2、客戶定單輸入；

3、發(fā)貨單輸入；

到貨；

5、及時(shí)和客戶客戶確認(rèn)貨品是否收到，同時(shí)確認(rèn)貨品核對(duì)；

6、掌握貨品生產(chǎn)進(jìn)度情況，及時(shí)回復(fù)客戶下單的貨什么時(shí)候能出貨，那些款什么時(shí)候能出；

7、了解貨品存貨情況和各款銷售情況，及時(shí)向公司匯報(bào)，以方便公司做備貨計(jì)劃和生產(chǎn)計(jì)劃；

8、跟進(jìn)客戶銷售情況，及時(shí)向客戶推出公司新款；

9、掌握客戶欠款存款情況，發(fā)貨前及時(shí)向客戶催款；

10、掌握客戶未發(fā)貨情況，及時(shí)提醒公司補(bǔ)貨；

11、每個(gè)星期做出銷售分析表，供公司做生產(chǎn)計(jì)劃參考；

12、做好每月對(duì)帳單，每月和客戶對(duì)帳確認(rèn)交易數(shù)據(jù)；

二、廣告方面

1、設(shè)置廣告資料登記表，分類記錄每個(gè)地區(qū)客戶客做的廣告品；

2、戶傳真噴繪要確認(rèn)尺寸，確認(rèn)做廣告品的地址和聯(lián)系方法，并錄入記錄；

3、按廣告品申請(qǐng)表傳真于制造公司并根據(jù)制作要求確認(rèn)制造方案；

4、跟蹤廣告品制造公司制作進(jìn)度；

5、及時(shí)回復(fù)客戶廣告品發(fā)放情況；

6、廣告品收到確認(rèn)和資料整理核對(duì)；

7、整理好廣告單據(jù)資料，每月核對(duì)交易數(shù)據(jù)；

三、信息收集

1、登記整理客戶對(duì)公司提出的意見和建議；

2、收集整理客戶匯報(bào)市場(chǎng)上各品牌的信息；

3、整理資料并及時(shí)反饋公司；

四、服務(wù)、禮儀和基本要求

1、了解公司結(jié)構(gòu)，了解公司產(chǎn)品，了解品牌定位和加盟模式，了解公司對(duì)加盟的相關(guān)要求；

2、接打電話首先要說：“你好，我是***公司”，并能夠禮貌、不卑不抗、有效和客戶交通，給客戶留下

五、良好的個(gè)人和公司形象；

3、化解客戶對(duì)公司的偏激意見，盡量化解客戶與公司的矛盾；

4、收集和整理市場(chǎng)咨詢客戶，明快回答客戶咨詢問題；

5、登記市場(chǎng)咨詢客戶資料，如果是終端要加盟的，應(yīng)把資料轉(zhuǎn)告區(qū)域代理商，并告知加盟商當(dāng)?shù)卮砩痰?聯(lián)系方法，以便終端咨詢加盟事宜。

4、發(fā)貨單傳真給客戶，讓客戶知道貨品已經(jīng)發(fā)出，讓客戶核對(duì)貨品，客戶好通知其終端什么時(shí)候什么款能

第三篇：跟單流程

從接單到出貨 整個(gè)服裝外貿(mào)的工作流程：

一、工藝單

1先對(duì)工藝單進(jìn)行文字處理，翻譯成中文。

2參照和對(duì)照往年的工藝單進(jìn)行核對(duì)（主要指老客戶），研究是否有新的變化或者是有不對(duì)的地方，著重看一下有無特殊要求，工藝單指示不明的地方要及時(shí)和客戶溝通，如客戶有不明白的地方可按照訂單常規(guī)操作要求處理。

3對(duì)著工藝單進(jìn)行逐項(xiàng)檢查：（1）首先是主料，如面料的品種、紗支、結(jié)構(gòu)、克重、顏色（特別注意特殊色，如麻灰）；（2）輔料，包括拉鏈（是否特指，如YKK）、繩、扣、風(fēng)眼、花邊、松緊帶、梭織布（應(yīng)注意是否需要染色）、橫機(jī)羅紋、主標(biāo)、水洗標(biāo)、吊牌、裝飾牌等。

4對(duì)照工藝單認(rèn)真研究英繡花及其它處理方式，如面料絲光、水洗、扎染等（有關(guān)HTP訂單中對(duì)英繡花方面沒有詳細(xì)的資料，甚至在最初打樣時(shí)連印花顏色、印花尺寸也沒有明確指示，客戶只有一個(gè)要求：效果好就行。雖然客戶把這個(gè)權(quán)利給了工廠，但也給工廠帶來一定難度，要揣測(cè)客戶的心態(tài)，自己要主動(dòng)去創(chuàng)新設(shè)計(jì)一些東西。在這點(diǎn)上，應(yīng)盡快適應(yīng)客戶的這種要求）。

二、核價(jià)

認(rèn)真研究完工藝單后，安排進(jìn)行核價(jià)，即填寫核價(jià)單，在填寫核價(jià)單時(shí)一定要清晰、認(rèn)真，經(jīng)過誰手該把關(guān)的沒把好關(guān)的要負(fù)首要責(zé)任；建議跟單員最好整理一份工廠面料、紗支、克重、幅寬一覽表，以便以后核價(jià)遇到相同的面料時(shí)，可按固定的工藝去填制核價(jià)單，英繡花價(jià)格最好也有價(jià)格一覽表。

1核實(shí)工藝單上客戶要求的紗支、克重、幅寬或有關(guān)面料生產(chǎn)的生產(chǎn)難易度，主要是與染整廠溝通，落實(shí)確定后，明確面料有關(guān)資料，以便工藝人員核算用料時(shí)與染整廠核對(duì)面料幅寬、克重資料，注意面料的紗支與克重的對(duì)比，方便用料的核算。

2工藝室人員進(jìn)行有關(guān)工藝用量的計(jì)算，此時(shí)要對(duì)輔料情況（特別是百家好事客戶對(duì)輔料一般都是指定廠家，要對(duì)輔料的價(jià)格進(jìn)一步落實(shí)好，以免大貨投產(chǎn)后出現(xiàn)價(jià)格上的差異）進(jìn)行詳細(xì)解說，問明客戶哪些輔料屬于客供及印花的種類及繡花線的種類，避免遺漏，客戶有特殊要求的，更是需要特別說明。

3生產(chǎn)車間對(duì)照工藝單，進(jìn)行生產(chǎn)量及加工費(fèi)的計(jì)算，由于車間是參照工藝單進(jìn)行計(jì)算，好多內(nèi)容僅是“紙上談兵”，因此有條件的盡可能提供樣衣，對(duì)于工藝單上或是客戶特別指示的，要一并詳細(xì)告知(最好是書面)生產(chǎn)部門，以便盡可能核算準(zhǔn)確。

4匯總資料，核算價(jià)格。由于核價(jià)員習(xí)慣于按照自己知道的資料進(jìn)行核價(jià)，因此在客戶有特殊要求的時(shí)候，一定要有明確指示并做相關(guān)提醒，如面料有特殊要求（有無水洗等），輔料比較奇特，英繡花價(jià)格等。所有這一切,都必須詳細(xì)準(zhǔn)確的寫到核價(jià)資料或者是工藝單里,以便以后備查.5報(bào)價(jià)時(shí)如對(duì)某些輔料及英繡花價(jià)格不明確的，報(bào)價(jià)時(shí)要注明所列輔料及英繡花的價(jià)格，如百家好事訂單經(jīng)常會(huì)指定輔料廠，而唯嘉、歐美訂單牽扯到面料檢測(cè)及成衣檢測(cè)（客戶指定輔料，跟單員一定要注意，如果跟單員沒明確標(biāo)注，跟單員要負(fù)主要責(zé)任；所有擔(dān)當(dāng)學(xué)會(huì)看核價(jià)單上的資料，一定要看清楚，把經(jīng)手的資料要做到心中有數(shù)；有特殊要求的，一定要告訴核價(jià)員）。

三、備樣

一般來說，報(bào)完價(jià)后，如客戶覺得價(jià)格接近或者是可以接受，會(huì)要求安排備樣（原則上先談價(jià)格，后打樣；對(duì)新客戶原則上不備樣，備樣要收樣品費(fèi)）。備樣時(shí)主要注意（備樣時(shí)關(guān)鍵在于保證交期及質(zhì)量，因此我們經(jīng)手的資料務(wù)必要準(zhǔn)確，與客戶要求一致，才能保證樣品及時(shí)得到確認(rèn)，避免重復(fù)返工）：

（一）樣品

1款式樣,一般來說款試樣主要是看做工的,可以用代替面料,但當(dāng)有配色時(shí),一定要搭配合適才行，尺寸做工完全按照客供指示及要求。

2確認(rèn)樣 ,作為確認(rèn)樣,客戶看重的是,顏色要對(duì),輔料要齊,印繡花也要按照要求的去做,特別是代表大貨面料,一定要好.因?yàn)橐话銇碚f,確認(rèn)樣是給設(shè)計(jì)師看的,所以一定是好的和準(zhǔn)確的,符合設(shè)計(jì)師口味的,此項(xiàng)工作非常重要.如果做得不好,可以說前功盡棄,一切都是白費(fèi).3產(chǎn)前樣,一般來說是在大貨面料出來以后,為了保證大貨的準(zhǔn)確性,在裁剪前,做給客戶看得樣品,代表大貨水平,也是客戶對(duì)大伙的檢驗(yàn).為了生產(chǎn)的方便,要求產(chǎn)前樣必須符合客戶對(duì)大貨的一切要求，避免出現(xiàn)生產(chǎn)損失,安排起來一定要快。對(duì)于HTP訂單，大貨下來后，再安排做大貨產(chǎn)前樣，待產(chǎn)前樣確認(rèn)后，進(jìn)行大貨生產(chǎn)。HTP訂單不要求打英繡花樣。

4廣告樣,廣告樣一般來說是在訂單確定后,大貨出貨前,客戶用來擴(kuò)大宣傳,增加銷售量的樣品,齊色齊碼,外觀效果要好,一定要起到門面作用（廣告樣必須提前安排，不能臨近再下備樣）。

5齊色樣,此項(xiàng)要求的客戶比較少,可以靈活掌握。對(duì)于HTP的訂單，客戶要求在工藝單下達(dá)后，安排做銷售樣，而且對(duì)于不好找的輔料可用類似或接近的代替，樣衣發(fā)走后，安排核價(jià)、報(bào)價(jià)，然后等客戶確認(rèn)意見。

6水洗樣，要保證成衣水洗尺寸，必須做好前提工作面料縮水率。

7船樣，大多數(shù)客戶船樣要并到大貨里，如該并入大貨收費(fèi)的船樣未并入大貨，跟單員應(yīng)負(fù)主要責(zé)任。

色樣

1色樣

制作要好看、及時(shí)，保存要完整，一式三份：自已必須留存一份，以免以后的生產(chǎn)過程中，對(duì)大貨的顏色進(jìn)行核對(duì)，問明客戶是在自然光還是在燈光下對(duì)色，以便及時(shí)確認(rèn)。

2紗樣

3布樣

如麻灰：如客戶指定麻灰色號(hào)時(shí)，可與客戶溝通直接進(jìn)行大貨生產(chǎn)，如有客戶布樣，可找一些顏色比較相近的布樣待客戶確認(rèn)。色樣在涉及到麻灰或煙灰色時(shí)，最好是讓客戶指定華孚或金蘭紗卡上的色號(hào)，便于采供部門購紗。

英繡花樣

首先是要求盡可能用正確顏色的布、線打樣，特別是繡花，繡花線一定要用正確顏色，如確有難度，可以與客戶溝通，變通安排。英繡花資料必須保證準(zhǔn)確，如顏色搭配、花型等，要及時(shí)同客戶溝通不明確的地方，爭(zhēng)取縮短確認(rèn)周期(英繡花打確認(rèn)樣時(shí)間：原則上從業(yè)務(wù)員將英繡花資料轉(zhuǎn)交外協(xié)員后三日內(nèi)應(yīng)將確認(rèn)樣轉(zhuǎn)業(yè)務(wù)員，外協(xié)員要注意打確認(rèn)樣布料的顏色一定要正確，確認(rèn)樣原則上要檢驗(yàn)合格后才能出廠，對(duì)確認(rèn)樣跟單員也要進(jìn)行檢查，由跟單員將確認(rèn)樣寄給客戶確認(rèn)，客戶確認(rèn)后的確認(rèn)樣要及時(shí)轉(zhuǎn)生產(chǎn)廠，并做好交接記錄)。外協(xié)員要對(duì)以前及以后外加工的英繡花價(jià)格等資料進(jìn)行匯總，便于以后出現(xiàn)同類加工業(yè)務(wù)時(shí)方便查詢。

輔料

由于我們的輔料開發(fā)有一定局限性，因此安排輔料時(shí)一定要盡可能廣。如同行、客戶及其它部門，在此特別指出的是網(wǎng)絡(luò)查詢，重點(diǎn)是快！光客戶要求的輔料確有一定難度時(shí)，及時(shí)與客戶協(xié)商處理意見。輔料管理員要對(duì)以前及以后采購的輔料價(jià)格等資料進(jìn)行匯總，便于以后出現(xiàn)同類輔料時(shí)方便查詢。對(duì)于HTP的訂單，輔料多而且雜，要特別注意染色問題，如梭織布，人字帶等；還有一些輔料雖然好找，但達(dá)不到輔料廠的起訂量，工廠不愿意做，本著客戶一般確認(rèn)銷售樣上的輔料的作風(fēng)，因此，應(yīng)在打樣時(shí)，就考慮找一些好做.好找的輔料，減少大貨生產(chǎn)不必要的麻煩。輔料總體要求為價(jià)格低及質(zhì)量好，因此廣泛匯總各輔料廠資料是非常必需的，以后再遇到此類輔料時(shí)能有據(jù)可查。輔料打確認(rèn)樣時(shí)間：原則上從業(yè)務(wù)員將打輔料確認(rèn)樣的資料轉(zhuǎn)交輔料管理員后三日內(nèi)應(yīng)將確認(rèn)樣寄給客戶確認(rèn)。

四、合同的執(zhí)行

在征得客戶同意或簽定合同并確認(rèn)客戶已執(zhí)行合同后（如開L/C、電匯、預(yù)付款等），以L/C結(jié)算的，要盡快催信用證，以預(yù)付款結(jié)算的，款要及時(shí)催，以電匯結(jié)算的，風(fēng)險(xiǎn)較大，通常適用于老客戶。下達(dá)生產(chǎn)通知單，生產(chǎn)通知必須盡可能資料齊全、完備、正確，并在指令下達(dá)后落實(shí)相關(guān)部門在合理的時(shí)間內(nèi)接收到了正確的指令，并已開始執(zhí)行。向生產(chǎn)廠要生產(chǎn)計(jì)劃，監(jiān)督生產(chǎn)指令在各環(huán)節(jié)中的進(jìn)行，保證其順暢。如有客戶資料未到時(shí)，要及時(shí)與相關(guān)部門和客戶進(jìn)行溝通和調(diào)解，做出最合理的生產(chǎn)計(jì)劃。

五、確認(rèn)

在合同簽定后，對(duì)于擔(dān)當(dāng)來說，確認(rèn)工作是最重要的。在安排確認(rèn)時(shí)，要掌握以下幾條原則：a)首先排列生產(chǎn)計(jì)劃，盤查確認(rèn)點(diǎn)，首先要清點(diǎn)好輔料，核對(duì)好來料顏色是否一致，特別是對(duì)主、輔料的盤查，保證生產(chǎn)安期順利開始。

b)監(jiān)督和督促生產(chǎn)計(jì)劃，確認(rèn)所有保證生產(chǎn)順利進(jìn)行的有關(guān)指示，書面或?qū)嵨镆呀淮接嘘P(guān)部門的責(zé)任人心中，并已得到認(rèn)真執(zhí)行。如正確的工藝單、樣品、印繡花樣、客戶的最終確認(rèn)意見或修改意見要及時(shí)傳達(dá)，對(duì)生產(chǎn)中出現(xiàn)的各種問題進(jìn)行監(jiān)督、反饋，對(duì)于生產(chǎn)中出現(xiàn)的問題要及時(shí)和客戶進(jìn)行溝通和處理。

c)核對(duì)所有來物，與客戶確認(rèn)意見相符一致。

d)要注意客戶的變更，如面料顏色、合同數(shù)量，如出現(xiàn)變更，要在第一時(shí)間內(nèi)通知生產(chǎn)部門，減少不必要的損失。

六、合同的跟蹤

在合同的執(zhí)行過程中，要準(zhǔn)時(shí)填報(bào)跟單表，及時(shí)給客戶報(bào)告生產(chǎn)進(jìn)度，并要及時(shí)匯總資料，整理訂單，避免出現(xiàn)疏漏的地方，并及時(shí)與客戶和生產(chǎn)部門溝通，對(duì)出現(xiàn)的意外情況要及時(shí)處理，如上報(bào)、與客戶協(xié)商拖期、協(xié)調(diào)有關(guān)部門采取補(bǔ)救措施等。

在臨近交期時(shí)，如生產(chǎn)過程中如有防礙大貨交期無法按合同順利執(zhí)行時(shí)，必須事先通知客戶；當(dāng)大貨生產(chǎn)過程中，縫制、印花、繡花等出現(xiàn)防礙生產(chǎn)順利進(jìn)行時(shí)，一定要及時(shí)通知客戶（同時(shí)發(fā)樣給客戶）采取有關(guān)補(bǔ)救措施。

為了大貨生產(chǎn)能夠順利進(jìn)行，首先要及時(shí)去生產(chǎn)廠看每天的生產(chǎn)情況。對(duì)于客戶確認(rèn)遲緩或者提供一些資料不及時(shí)，除了溝通之外，還應(yīng)有書面形式傳真于客戶或者把生產(chǎn)進(jìn)度情況告訴客戶，并提醒有可能影響交期，同時(shí)，要排查生產(chǎn)環(huán)節(jié)中還可能存在的問題，要及時(shí)匯總情況，尤其是輔料。

品管主管要會(huì)同品管員一起在大貨交貨前對(duì)產(chǎn)品進(jìn)行檢驗(yàn)，并出具驗(yàn)貨報(bào)告單（對(duì)于發(fā)現(xiàn)的問題要提出整改建議和防范措施）；客戶來我司驗(yàn)貨時(shí)，品管主管或品管員要陪同客戶一起驗(yàn)貨，并做好記錄。

七、出貨

根據(jù)合同的規(guī)定及與客戶協(xié)商的最后結(jié)果，及時(shí)安排出貨（HTP的客戶可能不止一個(gè)，他對(duì)于箱嘜、條形碼、包裝袋會(huì)有不同要求，應(yīng)當(dāng)引起注意，并以書面形式下達(dá)給車間）1出貨時(shí)間、數(shù)量、入貨時(shí)間，及時(shí)通知相關(guān)部門（根據(jù)入貨通知時(shí)間及時(shí)安排發(fā)貨，如不能保證交貨，衣時(shí)同船運(yùn)公司或客戶協(xié)商處理）2訂艙、報(bào)關(guān)3辦理內(nèi)部發(fā)貨手續(xù)4船樣及相關(guān)事宜，船樣一般在大貨出貨前一周給客戶寄出。

八、發(fā)票的開具及貨款回收

國際業(yè)務(wù)部單證員負(fù)責(zé)外銷產(chǎn)品發(fā)票的開具，并負(fù)責(zé)填寫開具外銷發(fā)票的相關(guān)表格；國際業(yè)務(wù)部核算員負(fù)責(zé)內(nèi)銷產(chǎn)品發(fā)票的開具，由跟單員負(fù)責(zé)填寫開具內(nèi)銷發(fā)票的相關(guān)表格。

跟單員負(fù)責(zé)內(nèi)銷貨款的回收，及時(shí)督促客戶辦理，加快我司的資金周轉(zhuǎn)。對(duì)于外銷產(chǎn)品貨款的結(jié)算方面，信用證結(jié)算的，由跟單員督促客戶及時(shí)為我司開具信用證，單證員負(fù)責(zé)對(duì)信用證的內(nèi)容進(jìn)行審核；電匯方式結(jié)算的，要在發(fā)貨后，及時(shí)督促客戶付款，避免壞帳損失的發(fā)生。

九、報(bào)帳

對(duì)于我部門負(fù)責(zé)的采購及加工業(yè)務(wù)，要及時(shí)與生產(chǎn)廠進(jìn)行對(duì)帳，在業(yè)務(wù)結(jié)束確認(rèn)無誤后，讓對(duì)方開具符合我司要求的增值稅專用發(fā)票，并按我司相關(guān)文件規(guī)定進(jìn)行及時(shí)報(bào)帳。

對(duì)于費(fèi)用方面的報(bào)帳：差旅費(fèi)，出差歸來后，要及時(shí)報(bào)帳，具體按公司文件執(zhí)行；其他費(fèi)用的報(bào)帳，力求在費(fèi)用發(fā)生的當(dāng)月進(jìn)行報(bào)帳，避免費(fèi)用跨月報(bào)帳，影響公司及部門的利潤(rùn)核算。

十、資料的整理與歸檔

本部門所有人員對(duì)于自己負(fù)責(zé)的所有資料要及時(shí)進(jìn)行整理并歸檔，保持桌面清潔、資料擺放有序，分配到個(gè)人的檔案櫥要及時(shí)進(jìn)行整理，保持資料的整體外觀和實(shí)用性，不準(zhǔn)亂放；對(duì)于公用部分的辦公用品等，要及時(shí)進(jìn)行整理，個(gè)人的資料、樣品、樣布等不準(zhǔn)隨意亂放，如發(fā)現(xiàn)隨意亂放者，將對(duì)責(zé)任人進(jìn)行處罰。

第四篇：毛織跟單工作流程

工作流程

（一）初辦制單、配齊資料/物料---------移交辦房制辦

流程：收到客人提供的樣衣或是設(shè)計(jì)圖（或是尺寸表）------分析及溝通{了解清楚款式/規(guī)格/針種/主料(毛料支數(shù)/條數(shù)/顏色組合/成份)/組織/織法及相關(guān)輔料及做工要求等等，遇到不明白之處必須-積極與客人溝通清楚，切記不可自以為是，亂做主張}-----記錄相關(guān)內(nèi)容（版單號(hào)/來料期等）及制單（初辦生產(chǎn)單）--------找主料/輔料及相關(guān)資料（如：樣衣/設(shè)計(jì)圖等）------配齊后移交辦房生產(chǎn)

1)客提供樣辦或是設(shè)計(jì)圖（留意是否有修改意見；提供的規(guī)格尺寸是否合理等）

2)初辦制單（包含款式描述；針種;毛料成份/用毛條數(shù)/有必要做色卡區(qū)分；組織/織法；配料/數(shù)量/位置；做工要求等）

3)辦毛/用量（客供/自找；成份/支數(shù)/用毛條數(shù)；顏色組合；縫毛是否配毛等及到料時(shí)間/是否夠毛料）

4)配料（客供/自找；數(shù)量；位置/要求及到料時(shí)間/是否夠輔料)

5)工藝方面（工序順序如：印花拆夾 繡花/車花 用線/花樣/位置等）

6)估計(jì)樣辦完成各工序 需要時(shí)間。

（二）與辦房溝通及辦房制辦過程跟進(jìn)

1)送辦單前跟單本人必須清楚版單的一切 容,并且傳達(dá)清楚客人對(duì)樣辦的要求及洽辦期（復(fù)期）；多一點(diǎn)溝通，有問題及時(shí)解決！

2)了解板房制版的運(yùn)作；板房師傅收毛后，先安辦單要求試片，試片后寫嚇數(shù)，接著織片----縫挑------洗燙------工藝等其他工序；

3)跟進(jìn)辦版過程及進(jìn)度，如有問題或是延誤預(yù)先告知客人原因，切忌先斬后奏！

（三）收辦檢驗(yàn)/成本資料匯總及寄辦

1)核對(duì)款式/組織/織法/毛料/顏色組合/輔料/手感/度尺/磅重等并做相關(guān)記錄保留（發(fā)織時(shí)，考慮多織一件留底）；如發(fā)現(xiàn)問題與辦房溝通，可否改善？或與客人作解釋說明！待定

2)索取各工序的工時(shí)表及用料情況等資料，匯總用作成本報(bào)價(jià)；（核價(jià)）及嚇數(shù)存檔

3)經(jīng)檢驗(yàn)確認(rèn)OK，掛牌包裝；通知快遞收件及電郵知會(huì)客人留意查收！并作記錄單號(hào)，以便查詢?。⊕炫苾?nèi)容：初辦，毛料/支數(shù)/成份，重量，日期等相關(guān)信息。）

（四）跟蹤樣板-------客戶接受后復(fù)辦/齊碼辦/批辦

1)樣辦寄出后，適當(dāng)時(shí)候查詢客人是否已收到？了解客人對(duì)樣辦的意見或是建議；或是通知做修正辦：此處用詞不是很恰當(dāng)；

2)客人收到辦后，客人會(huì)進(jìn)行評(píng)估，如果覺得滿意的話；即時(shí)給出樣辦意見及通知做齊色辦<齊碼辦/大辦/銷售辦>或是直接做批辦；

3)跟進(jìn)齊色辦<齊碼辦/大辦/銷售辦>或是批辦制作過程 如同：初辦制作，需要增加以下各項(xiàng)更詳細(xì)/更準(zhǔn)確的資料：

① 樣辦意見/修正辦/規(guī)格尺寸表/制作辦單（注明：毛料/顏色/缸號(hào)/毛價(jià)；輔料/成本；及供應(yīng)商等信息）② 主料/輔料寄客人批復(fù)/核對(duì);:

③ 詳細(xì)各工序的工時(shí)表；用料明細(xì)表；做成本核價(jià)。及嚇數(shù)存檔

④ 生產(chǎn)單位有可能是車間或是辦房。

⑤ 收集各項(xiàng)更詳細(xì)/更準(zhǔn)確的資料，做好下單前的準(zhǔn)備工作！預(yù)定

（五）客批辦后，正式下單提供規(guī)格尺寸/生產(chǎn)數(shù)及細(xì)數(shù)-------制作生產(chǎn)通知單及計(jì)毛/訂貨毛/訂配料-----及跟進(jìn)/跟蹤

1)制作生產(chǎn)通知單；核對(duì)各項(xiàng)相關(guān)資料與數(shù)據(jù)

2)收集各項(xiàng)生產(chǎn)資料；如：批辦，嚇數(shù)，《批辦意見》等移交生產(chǎn)部

3)計(jì)算毛料/輔料；匯總移交采購部門，下達(dá)《物料采購?fù)ㄖ獑巍芳邦A(yù)計(jì)毛料與輔料到廠截止日期；

4)寄客批缸片，制作布片/色卡

5)毛料客批確認(rèn)OK即時(shí)通知生產(chǎn)部開機(jī)生產(chǎn)

6)寄客批輔料，及制作輔料卡

7)根據(jù)生產(chǎn)預(yù)排期表跟進(jìn)主料/輔料等到位情況。

（六）根據(jù)生產(chǎn)狀況預(yù)約客QC驗(yàn)貨（中期/尾期，個(gè)別要初期）

1)織縫挑衫（齊色齊碼）可安排初期查貨； 主要核對(duì)款式/字碼/毛料顏色/重量及基本做工等

2)大貨進(jìn)入后整并且已經(jīng)開始洗水，開燙；（齊色齊碼）可安排中期驗(yàn)貨； 主要核對(duì)手感/顏色/衫形

尺寸檢查/基本手工等及提出對(duì)大貨的品質(zhì)要求（視單量大小及各公司要求不一樣?。?/p>

3)大貨進(jìn)入后整已經(jīng)生產(chǎn)完成10%—20%左右，進(jìn)行中期驗(yàn)貨；主要核對(duì)手感/顏色/衫形尺寸檢查/手

工及嘜頭/腳嘜/箱嘜等全面檢查；

4)大貨進(jìn)入后整已經(jīng)生產(chǎn)完成80%以上，可以進(jìn)行未期驗(yàn)貨（嚴(yán)格的要求100%裝箱及要求公證行驗(yàn)

貨）；做大貨的最終驗(yàn)貨。

（七）驗(yàn)貨通過/做資料給船務(wù)做單/報(bào)關(guān)出貨

（八）出貨后對(duì)單/總結(jié)憑單收款

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第五篇：跟單業(yè)務(wù)員工作流程

跟單業(yè)務(wù)員工作流程

轉(zhuǎn)載自 Grade'亮轉(zhuǎn)載于2009年05月16日 11:45 閱讀(20)評(píng)論(0)分類： 個(gè)人日記舉報(bào)

一、跟單員的定義：（什么是跟單員？）Documentary Handler 跟單員是指在企業(yè)運(yùn)作過程中，以客戶訂單為依據(jù)，跟蹤產(chǎn)品，跟蹤服務(wù)運(yùn)作流向的專職人員。（不能兼職，替代）所有圍繞著訂單去工作，對(duì)出貨交期負(fù)責(zé)的人，都是跟單員。

二。跟單員的工作界定： 跟單員廣泛存在于訂單型生產(chǎn)企業(yè)和進(jìn)出口外貿(mào)企業(yè)中，跟單員的工作性質(zhì)與特點(diǎn)隨企業(yè)的規(guī)模與性質(zhì)而有所區(qū)別，但跟單員總的來說是作為業(yè)務(wù)跟單與生產(chǎn)跟單而存在的。

1． 業(yè)務(wù)跟單：對(duì)客戶進(jìn)行跟進(jìn)。尤其是已對(duì)本公司的產(chǎn)品已有了興趣，有購買意向的人進(jìn)行跟進(jìn)。以締結(jié)業(yè)務(wù)，簽定合同為目標(biāo)的一系列活動(dòng)。對(duì)外叫業(yè)務(wù)員or 業(yè)務(wù)助理。

2． 生產(chǎn)跟單：對(duì)已接來的訂單進(jìn)行生產(chǎn)按排。對(duì)生產(chǎn)進(jìn)度進(jìn)行跟蹤，按期將貨物送到客戶手中。對(duì)內(nèi)叫：業(yè)務(wù)經(jīng)理or生產(chǎn)主管or總經(jīng)理助理。不管是外貿(mào)公司的跟單員，還是工廠企業(yè)里的跟單員，他們基本職責(zé)都是由“業(yè)務(wù)跟單”和“生產(chǎn)跟單”兩部分構(gòu)成。

跟單員是協(xié)調(diào)員：跟單員對(duì)客戶所訂產(chǎn)品的交貨進(jìn)行跟蹤，即進(jìn)行生產(chǎn)跟蹤。跟蹤的要點(diǎn)是生產(chǎn)進(jìn)度，貨物報(bào)關(guān)，裝運(yùn)等。

因此，在小企業(yè)中，跟單員身兼數(shù)職，既是內(nèi)勤員，又是生產(chǎn)計(jì)劃員，物控員，還可能是采購員。在大企業(yè)，則代表企業(yè)的業(yè)務(wù)部門向生產(chǎn)制造部門催單要貨，跟蹤出貨。

五。跟單員的主導(dǎo)意識(shí)： 什么是主導(dǎo)意識(shí)？就是全局觀念 你要對(duì)所處的環(huán)境，擔(dān)負(fù)的任務(wù)及產(chǎn)生的結(jié)果有深刻的了解，這樣你去做你的工作的主導(dǎo)意識(shí)就會(huì)很強(qiáng)。舉例：足球隊(duì)，每個(gè)隊(duì)員有自已的位置，但如只顧自已的位置，這一定是個(gè)很差的球隊(duì)。這就要有全局觀念：要不失球，要進(jìn)攻，要戰(zhàn)勝對(duì)方，要進(jìn)球。作為跟單員的跟單工作也同樣如此，不是我將訂單下了就沒事了，你們?nèi)绾紊a(chǎn)？何時(shí)完成？出來的產(chǎn)品怎樣？與我無關(guān)，那就不能做好跟單員工作。你就沒有主導(dǎo)意識(shí)。有責(zé)：全局意識(shí)，責(zé)任感，對(duì)一切負(fù)起責(zé)任。有方：有辦法，有主意，遇到問題有解決的能力 有效：有效率，有結(jié)果。目標(biāo)要達(dá)到：所有工作以最終結(jié)果，最終目標(biāo)作為我們的指導(dǎo)思想。最終失敗了，就沒什么好說的?？傊?，主導(dǎo)意識(shí)的你心中要裝著大目標(biāo)，要有全局觀念，每個(gè)人的工作只是整個(gè)工作鏈中的一個(gè)部分。而不是以某一個(gè)人，一個(gè)部門來評(píng)定。因此，在你的工作中，你心中要把別人（工作環(huán)節(jié)涉及到的人）看成是自已的部下。（不是說你就是領(lǐng)導(dǎo)，而是要給他們布置任務(wù)，明確目標(biāo)，提供條件。你的目標(biāo)很明確：就是對(duì)最終結(jié)果負(fù)責(zé)。

六。跟單員的素質(zhì)要求：（跟單員的訓(xùn)練）跟單員的工作性質(zhì)與特點(diǎn)決定了其從業(yè)的素質(zhì)要求：

（1）分析能力。分析出客戶的特點(diǎn)及產(chǎn)品的價(jià)格構(gòu)成，以利于報(bào)價(jià)。

（2）預(yù)測(cè)能力。能預(yù)測(cè)出客戶的需求，企業(yè)的生產(chǎn)能力及物料的供應(yīng)情況，便于接單，生產(chǎn)及交貨的安排。

（3）表達(dá)能力。善于用文字和語言與客戶溝通。

（4）專業(yè)知識(shí)。對(duì)所跟單的產(chǎn)品要熟悉。了解產(chǎn)品的原材料特點(diǎn)，來源及成分。知道產(chǎn)品的特點(diǎn)，款式，質(zhì)量。便于和客戶及生產(chǎn)人員的溝通。

（5）與人共事的能力。與各部門的人員打成一片，使其自覺完成客戶訂單。

（6）人際關(guān)系處理的能力。處理好與客戶，與上級(jí)，與同事，與外單位人員的關(guān)系。通過他們來完成自己想要做的事。

（7）法律知識(shí)。了解合同法，票據(jù)法，經(jīng)濟(jì)法等與跟單工作有關(guān)的法律知識(shí)。做到知法，守法，懂法，用法。

（8）談判能力。有口才，有技巧。

（9）管理與推銷能力。對(duì)外推銷高手。對(duì)內(nèi)管理行家。

（10）物流知識(shí)。了解運(yùn)輸，裝卸搬運(yùn)，保管，配送，報(bào)關(guān)等知識(shí)。

七．跟單員的工作內(nèi)容及知識(shí)，技能要求： 跟單員的工作內(nèi)容主要有：外貿(mào)業(yè)務(wù)跟單，物料采購跟單，生產(chǎn)過程跟單，貨物運(yùn)輸跟單及客戶聯(lián)絡(luò)跟蹤（客戶接待）。

1.出口貨物跟單；（外貿(mào)業(yè)務(wù)跟進(jìn)）了解基本外貿(mào)知識(shí)：（談判，報(bào)價(jià)，接單，簽合同 等等）?；A(chǔ)外語及函電往來。.物料采購跟單。（業(yè)務(wù)跟進(jìn)）懂營銷，懂產(chǎn)品。（物料，性能，使用，保養(yǎng)）.生產(chǎn)過程跟單（生產(chǎn)進(jìn)度跟進(jìn)）懂生產(chǎn)，懂管理，懂溝通。.貨物運(yùn)輸跟單（出貨跟進(jìn)）貨物運(yùn)輸知識(shí)，（運(yùn)輸工具，方法，配柜）及了解報(bào)關(guān)知識(shí)。

5.客戶聯(lián)絡(luò)跟蹤（客戶接待）：了解對(duì)客戶的管理，懂國際禮儀知識(shí)：

八．跟單員工作的重要性： 企業(yè)之生存與發(fā)展都是以訂單為主線的。跟單工作是一個(gè)企業(yè)的主生命線和管理制高點(diǎn)。而作為訂單的跟進(jìn)者——跟單員的工作跨越了企業(yè)運(yùn)作的每個(gè)環(huán)節(jié)，它是企業(yè)內(nèi)各部門之間及企業(yè)與客戶之間相互聯(lián)系的中心區(qū)紐和橋梁，是一個(gè)企業(yè)的窗口和門戶。從圖表我們可以更清楚地得到論證： 跟單員工作部門關(guān)聯(lián)圖：（P。4）跟單員：對(duì)外：業(yè)務(wù)部門（國內(nèi)，國外貿(mào)易部，）客戶（國內(nèi)，國外客戶，外貿(mào)公司，中間商）運(yùn)輸（海運(yùn)，空運(yùn)，汽運(yùn)，鐵路運(yùn)輸，集裝箱，快遞公司）政府/金融（海關(guān)，銀巷，稅務(wù)，商檢，保險(xiǎn)）對(duì)內(nèi)：計(jì)劃/物料（生產(chǎn)計(jì)劃，物料進(jìn)度，報(bào)價(jià)）制造部門（生產(chǎn)進(jìn)度，樣品制造）技術(shù)/品管（產(chǎn)品規(guī)格，新品開發(fā)，估價(jià)，產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)）財(cái)務(wù)/資財(cái)（出貨管制，成品倉，準(zhǔn)確報(bào)價(jià)，包裝防護(hù)，匯率結(jié)算）行政部門（派車，放行，報(bào)關(guān)，船務(wù)）跟單員工作流程關(guān)聯(lián)圖：（P。5）客戶——訂單處理中心——訂單——訂單處理中心——生產(chǎn)部門——生產(chǎn)計(jì)劃——采購部（庫存查詢）（出貨傳票）——供應(yīng)商——進(jìn)料——倉庫——生產(chǎn)轉(zhuǎn)換——倉庫——出庫

跟單業(yè)務(wù)員工作流程

（二）第二講 外貿(mào)業(yè)務(wù)跟單

本章要點(diǎn)：接單與審單 進(jìn)出口貨物的基本程序 外貿(mào)業(yè)務(wù)主要就是進(jìn)行貨物的進(jìn)出口交易。我們分別來了解一下出口貨物跟單和進(jìn)口貨物跟單的基本程序及跟單員所要做的工作。

貨物的出口交易有二種形式，一種通過外貿(mào)公司出口，另一種是自營出口。跟單員對(duì)出口貨物的跟單工作主要有：接單，跟進(jìn)生產(chǎn)，出貨跟蹤，制單結(jié)匯等。

一．接單：接單也即合同的簽定，訂單的取得。合同的書面形式并不限于某種特定的格式。任何載明雙方當(dāng)事人名稱，標(biāo)的物的質(zhì)量，數(shù)量，價(jià)格，交貨和支付等交易條件的書面文件，包括買賣雙方為達(dá)成交易而交換的信件，電報(bào)或電傳，都足以構(gòu)成書面合同。

1．下單方式：客戶下單的方式有：通過電話，F(xiàn)ax, Email或書面合同等方式。

2．接單的途徑：交易會(huì)，出訪，出國參展，邀請(qǐng)客戶來訪，利用我們的網(wǎng)站，等等。

3．接單的形式：在出口貿(mào)易中，跟單員接的單沒有特定的限制，最常見的是：

（1）合同：（CONTRACT）合同有銷貨合同（SALES CONTRACT）和購貨合同（PURCHASE CONTRACT）。前者由賣方草擬，后者由買方草擬。

（2）確認(rèn)書；（CONFIRMATION）它比合同要簡(jiǎn)化些。對(duì)異議，仲裁，不可抗力等條款都不列入。它也有銷貨確認(rèn)書（SALES CONFIRMATION）和購貨確認(rèn)書（PURCHASE CONFIRMATION）。這種格式的合同一般適用于成交金額不大，批次較多的輕工商品，日用品，土特產(chǎn)等。而合同用的比較正規(guī)。機(jī)器設(shè)備，大棕貿(mào)易的進(jìn)出口。還有協(xié)議書，意向書，訂單和委托訂單等。要提的是，客戶從國外直接發(fā)來的訂單或委托訂單，我們收到后要回復(fù)，不能置之不理，否則算默認(rèn)。

4．接單的程序： 接單的程序可分為詢盤，發(fā)盤，還盤和接受四個(gè)環(huán)節(jié)。

（1）詢盤：（INQUIRY）又叫詢價(jià)。

（2）發(fā)盤：（OFFER）又叫發(fā)價(jià)。是買方或賣方向?qū)Ψ教岢龈黜?xiàng)交易條件，并愿意按照這些條件達(dá)成交易，訂立合同的一種確定的表示。在實(shí)際業(yè)務(wù)中，發(fā)盤通常是一方在收到對(duì)方的詢盤后作出的。

（3）還盤：（COUNTER-OFFER）又叫還價(jià)。

（4）接受（ACCEPTANCE）買方或賣方同意對(duì)方在發(fā)盤中提出的各項(xiàng)交易條件，并愿意按這些條件達(dá)成交易，訂立合同的一種確定的表示。

二．審單：即審核合同

1．審單內(nèi)容： 確認(rèn)產(chǎn)品名稱，規(guī)格，質(zhì)量，數(shù)量，單價(jià)，價(jià)格條款，總額，付款方式，包裝要求，交貨期，交貨方式。

2．審單方法：

（1）產(chǎn)品名稱，規(guī)格： 審查時(shí)產(chǎn)品代碼是不是自身的產(chǎn)品？與我們的產(chǎn)品資料能否對(duì)上號(hào)？ 有很多公司和企業(yè)產(chǎn)品名稱的代碼同時(shí)也代表了規(guī)格。

（2）質(zhì)量： 也稱品質(zhì)。是貨物的外觀形態(tài)和內(nèi)在質(zhì)量的綜合。在國際貨物買賣中，貨物的品質(zhì)不僅是主要交易條件，也是我們跟單員進(jìn)行審單的首要條件。

（3）數(shù)量： 應(yīng)審查貨物的數(shù)量是否可以及時(shí)備妥，其計(jì)量單位，重量以及約數(shù)有何規(guī)定。約數(shù)：如合同數(shù)量前加―約‖，可使交貨數(shù)量有適當(dāng)?shù)臋C(jī)動(dòng)。國際上對(duì)約字的含義解釋不一。有的認(rèn)為是2。5%，有的認(rèn)為是5%。按《跟單信用證統(tǒng)一慣例》，信用證上如規(guī)定約字，應(yīng)允許有不超過10%的增減幅度。

（4）單價(jià)，總額的審查：

1． 客戶下單有的會(huì)將單價(jià)標(biāo)出，我們要對(duì)照我們的報(bào)價(jià)表審查是否對(duì)？總額有沒有加錯(cuò)？ 新客戶下單，要查看我們給他的報(bào)價(jià)。

2． 通常我們以美元為結(jié)算貨幣，但也有以其它幣種的。要注意的是要用在國際上流通的硬貨幣。（英鎊，港幣，歐元）

（5）價(jià)格條款的審查： 出口貨物的單價(jià)條款，也稱價(jià)格術(shù)語，常用的有：

FOB 船上交貨價(jià)（指裝運(yùn)港的價(jià)格條件）

C&F（Freight or Carriage Paid to…..）運(yùn)費(fèi)付至指定目地的交貨

CIF 成本+保險(xiǎn)費(fèi)+運(yùn)費(fèi)（指目的港）價(jià)格

常用的FOB CFR CIF幾種價(jià)格的換算及公式介紹如下：

（1）FOB價(jià)格換算為其它價(jià)： CFR價(jià) = FOB價(jià) + 運(yùn)費(fèi) FOB價(jià) + 運(yùn)費(fèi) CIF價(jià) =-----------------------1運(yùn)費(fèi) CFR價(jià) = CIF價(jià) X（1 – 投保加成 X 保險(xiǎn)費(fèi)率）

（6）付款方式審查：

1.付款方式是否能接受？LC，付定金，等等。

2.支付的貨幣能否接受？

（7）包裝要求的審查：

1． 工廠的產(chǎn)品本身有自已的包裝，展示給客戶能否接受？

2． 客戶提供的包裝（彩印，尺寸）我們能否做？

3． 客戶提供的包裝資料是否齊全？（內(nèi)包裝，外包裝，標(biāo)簽，說明書）內(nèi)包裝：普合，白合，彩合，吸塑 外包裝：紙箱，木箱，桶裝，編織袋。最主要是嘜頭印刷。

（8）交貨期的審查（1）跟單員應(yīng)審查交貨期是否合理，公司是否能及時(shí)籌備到貨物，并裝船送達(dá)。交貨期一般應(yīng)規(guī)定一個(gè)期限，而不是某個(gè)具體日期。期限有長(zhǎng)有短?？梢允?周，3周，或一個(gè)月，二個(gè)月，一個(gè)季度或更長(zhǎng)。

（9）交貨方式的審查： 運(yùn)輸主要有海運(yùn)，陸運(yùn)，空運(yùn)，郵寄等等。注：如運(yùn)費(fèi)由客戶支付，客戶決定交貨方式。如我們付費(fèi)，盡量用海運(yùn)。如報(bào)的價(jià)是連同海運(yùn)價(jià)，而客戶要求空運(yùn)（趕銷售），我們可要求客戶承擔(dān)多出部分的費(fèi)用。

關(guān)于樣品： 要獲取訂單，備好樣品是很重要的一步。

1． 寄目錄，樣本：

2． 準(zhǔn)備樣品。（1）工廠現(xiàn)有的款式（2）新款（3）客戶來樣。

要領(lǐng)：無論老品，新品，還是客戶來樣，樣品都要寄給客人進(jìn)行確認(rèn)。特別是新品可能要反復(fù)修改幾次。跟單員一定要保存好最終的確認(rèn)樣品，以免客人在下單時(shí)找不到確認(rèn)樣。在國際貿(mào)易中，憑樣品成交的比重很大。

作為跟單員，我們要做到：

（1）有完整的產(chǎn)品資料，主動(dòng)進(jìn)行宣傳。

（2）新品的成本，價(jià)格要進(jìn)行核算。

（3）新品的制作要留有實(shí)樣。

（4）客戶的來樣要保存好原樣。

三．形式發(fā)票：PROFORMA INVOICE 買方為了向其本國當(dāng)局申請(qǐng)進(jìn)口許可證或核批外匯，在未成交前要求出口方將擬出售成交的商品名稱，規(guī)格，價(jià)格等條件開立的一份參考性發(fā)票。這種發(fā)票在成交后不能代替正式發(fā)票使用，對(duì)雙方都無最終約束力。為了區(qū)別于正式發(fā)票，它必須明顯表明―形式發(fā)票‖字樣。形式發(fā)票上一般要顯示訂單的相關(guān)信息。（收貨人，合同號(hào)，形式發(fā)票號(hào)，開出日期）。產(chǎn)品信息（品名，數(shù)量，價(jià)格，交貨期）。合同條款（價(jià)格條款，付款方法）。此外，提供我們的銀行資料以便客戶開證或匯款。注意幾點(diǎn)：.單價(jià)條款要明確（FOB, CFR, CIF）.交期要明確.付款條件要明確（L/C, T/T）

四．出口貨物跟單的基本程序： 出口貨物跟單是跟單員對(duì)履行合同的跟進(jìn)。它以貨，證，船，款為中心，包括備貨，催證，改證，租船訂倉，(報(bào)關(guān)，報(bào)驗(yàn)，裝船)，制單，結(jié)匯等環(huán)節(jié)。我們將這些程序概括為：

(1).籌備貨物：按訂單及信用證的要求，按時(shí)，按質(zhì)，按量地備好貨物。

(2).催審單證：大多數(shù)的支付方式是L/C。對(duì)安全收匯有保障，因它是銀行信用。只要所裝運(yùn)貨物與信用證條款一致，銀行保證付款。跟單員應(yīng)對(duì)以L/C為支付方式的合同進(jìn)行催證，審核和修改的跟蹤工作。催證：貨物快完成時(shí)，要催證。審證：審證是銀行和公司的共同職責(zé)，但在范圍和內(nèi)容上有所不同。銀行從政策面上，開證的國家有無貿(mào)易往來？開證行的資信？公司審開證人和受益人對(duì)否？L/C的貨物和金額與合同是否相同？裝期？特別條款？ 改證：審證后發(fā)現(xiàn)問題是常事。包裝上，總金額，效期，包括拼寫錯(cuò)誤。要求對(duì)方修改，一份L/C，可能有幾處問題，我們要一一指出，一次性修改。

(3).訂倉裝船：貨物備妥，L/C沒問題后，我們就要進(jìn)入到出貨裝柜，租船訂倉和裝船的階段。按CFR 和CIF成交的，我們負(fù)責(zé)租船訂倉和裝船的手續(xù)。首先： 出貨裝柜：（P。28）跟單員在出貨前三四天就要聯(lián)系出貨裝柜事。這當(dāng)中要做的工作有貨柜選擇，制作裝箱單，跟蹤裝柜等。

A． 貨柜選擇：（P。29）根據(jù)貨物的不同而選擇不同的貨柜。常用的有：20’ 29 – 30立方/17.5噸 40’ 58 – 61 立方/22.5噸 40’H 68 –71立方/27.5噸

B． 制作裝箱單：（P。30）裝箱單著重表現(xiàn)貨物的包裝情況。應(yīng)包括出貨的品名規(guī)格，數(shù)量，箱數(shù)，毛凈重，包裝尺碼，總體積，箱號(hào)，嘜頭等。

C． 跟蹤裝柜：（P。31）出貨前一天通知有關(guān)人員并確定出貨數(shù)量的準(zhǔn)確性。協(xié)助生產(chǎn)部門安排好人員裝柜。貨柜到廠后，跟單員要監(jiān)裝，指導(dǎo)貨物的擺放。如一個(gè)柜內(nèi)有幾種貨，每一規(guī)格的產(chǎn)品要留一二箱放于貨柜尾部用于海關(guān)查貨用。

(4)制單結(jié)匯：是出口貨物跟單的最后一個(gè)環(huán)節(jié)。

A.制單：貨物裝船后，跟單員要及時(shí)按L/C，合同或其它單據(jù)的內(nèi)容制作各種單據(jù)。要在L/C的有效期內(nèi)

將單據(jù)送交銀行。出口單據(jù)主要有：匯票，發(fā)票，海關(guān)發(fā)票，提單，裝箱單，產(chǎn)地證，商檢證，保險(xiǎn)單等。

B.結(jié)匯:如按L/C的規(guī)定制作了單據(jù)，并及時(shí)送交了銀行，我們就可及時(shí)收到貨款了。單據(jù)要求：正確，完整，及時(shí)，簡(jiǎn)明，整潔

五．進(jìn)口貨物跟單的基本程序：

就是跟進(jìn)進(jìn)口合同的履行。其程序?yàn)椋鹤獯唫}，申請(qǐng)開證，催交裝運(yùn)，辦理保險(xiǎn)，商檢報(bào)關(guān)及接貨驗(yàn)收等。