第一篇：公文知識與寫作教案大全

公文知識與寫作培訓(xùn)教案

第一講 理論篇

一、文書概念

（一）、公務(wù)文書

1、通用文書：①機關(guān)法定文書：行政機關(guān)公文（13種）、黨的機關(guān)公文（14種）、軍隊機關(guān)公文（13種）；②機關(guān)事務(wù)文書：規(guī)章、制度、調(diào)查報告、總結(jié)、計劃、簡報、講話稿、述職報告等；③機關(guān)日常應(yīng)用文書：啟事、條據(jù)、書表等。

2、專用文書:法律、軍事、外交、財經(jīng)等。

（二）、私人文書：書信、日記、回憶錄、讀書筆記、生平簡歷等

二、公文類型劃分

（一）、內(nèi)容：行政公文和事務(wù)公文文種；

（二）、行文關(guān)系：上行文、平行文、下行文；

（三）、涉密程度：絕密、機密、秘密、內(nèi)部；

（四）、文件來源：外來文、對外文、內(nèi)部文件；

（五）、表達方式：敘述性（簡報、通報、調(diào)查報告等）、說明性（通告、通知等）、議論性（決定、決議）。

第二講 公文寫作基礎(chǔ)知識

一、寫作要素

（一）、主題（中心思想）：正確、深刻、新穎、集中。例舉：工作報告、會議紀(jì)要；

（二）、材料（血肉）：事實材料、理論材料、背景材料、數(shù)據(jù)材料；

（三）、結(jié)構(gòu)（骨架）：開頭、主體、結(jié)尾；

（四）、語言（修飾）：莊重、嚴(yán)謹(jǐn)、規(guī)范。

二、表達方式

（一）、敘述：突出重點、概括簡明、與議論結(jié)合；

（二）、描寫：具體實在、真實可信。如：通報；

（三）、議論：一是直接正面闡明觀點，圍繞觀點適當(dāng)展開議論，沒有過多地論證；二是提出觀點后，用事實加以說明。如：重大決議；

（四）、抒情：講話稿：希望、激勵、鼓舞；

（五）、說明：對目的、意義、起因、作法、要求、基本情況等做出說明。

以上五種表達方式，在寫作中并不是彼此孤立、截然分開的，而是常常綜合運用，在各種表達方式的相互聯(lián)系、相互補充、相互交織、相互交叉中，使文章獲得更強烈的藝術(shù)感染力。

第三講 寫作篇

一、行政公文寫作

（一）、行政公文共13種：

1、上行文：報告、請求；

2、平行文：通報、函；

3、下行文：命令（令）、決定、公告、通告、通知、議案、報告、批復(fù)、意見、會議紀(jì)要。

（二）、常用行政公文寫作

報告

1、涵義：適應(yīng)于向上級機關(guān)匯報工作、反映情況、答復(fù)上級機關(guān)的詢問。

2、種類：內(nèi)容分：綜合報告、專題報告；目的分：工作報告、情況報告、答復(fù)報告、調(diào)查報告、總結(jié)報告。

3、基本結(jié)構(gòu)形式

（1）、標(biāo)題：兩種，一是發(fā)文機關(guān)名稱+事由+文種，二是事由+文種。特別注意：“申請”與“報告”不能混用，不能寫成“申請報告”。（2）、主送機關(guān)：正文前一行，只能主送一個直接上級機關(guān)。

（3）、正文：一是說明報告的緣由。二是報告的主要內(nèi)容：主要工作進展情況，突出重點、抓住核心問題，有成績、有經(jīng)驗、有不足、有改進。三是結(jié)語：一般使用“特此報告，請審閱”，“特此報告”。不能用“以上報告如無不妥，請批轉(zhuǎn)……執(zhí)行”。

（4）、成文日期、抄送（原則上不抄送）。

4、正文寫作

（1）、工作報告：①開頭部分：概述報告涉及工作基本情況，包括行文依據(jù)、主要任務(wù)、總體效果，內(nèi)容都點到為止。②主體部分：重點報告工作進展情況和主要成績，工作中采取的主要措施以及主要的經(jīng)驗體會，存在的不足及解決辦法，提出下一步工作打算。③結(jié)尾部分：常用結(jié)語是“特此報告，請審閱”、“以上報告，請審閱”。

（2）、答復(fù)性報告：①開頭部分：簡要寫明答復(fù)的緣由。②主體部分：圍繞詢問或批辦意見，簡要清楚地陳述研究處理意見或結(jié)果，與詢問無關(guān)的問題不涉及。③結(jié)尾部分：常用結(jié)語是“特此報告，請審閱”。

（3）、情況報告：一是講清情況：直接敘述有關(guān)情況，包括情況發(fā)生的時間、地點，嚴(yán)重程度、損失情況等。說明、此種情況的緊迫性、特殊性、重要性；二是提出處置方法：具體匯報對解決問題所采取的措施、辦法和步驟。三是結(jié)尾：提出結(jié)論性意見，或使用結(jié)語“特此報告，評審閱”。

注：報告上呈后，上級領(lǐng)導(dǎo)或上級機關(guān)可以作回復(fù)，也可以不作回復(fù)。

請示

1、涵義：適用于向上級機關(guān)請求指示、批準(zhǔn)。

2、種類：請求指示類的請示、請求批準(zhǔn)類的請示、請求批轉(zhuǎn)類的請示。

3、基本結(jié)構(gòu)形式

（1）、標(biāo)題：兩種，一是發(fā)文機關(guān)+事由+文種；二是事由+文種。特別注意：“請示”與“報告”不能混用，不能把請示寫成報告，也不能寫“請示報告”。

（2）、主送機關(guān)：只能寫一個主管的上級機關(guān)（隸屬關(guān)系）的名稱。受雙重領(lǐng)導(dǎo)的機關(guān)向上級請示，應(yīng)根據(jù)請示內(nèi)容，主送其中一個答復(fù)請示的機關(guān)，抄送另一個上級機關(guān)。

（3）、正文：一是說明請示原因。常用“為此，特請示如下”，或“現(xiàn)將有關(guān)事項請示如下”，或“現(xiàn)提出以下請示意見”，或“擬……”等作過渡句，引出正文的主體部分。二是提出請求示事項。重點在于對解決有關(guān)問題提出具體建議或意見，以及對具體要求的說明，有時還需要提出解決問題的初步方案，供上級機關(guān)定奪。若有可供選擇的多個方案或建議則需提出本機關(guān)的傾向性意見。

（4）、結(jié)尾用語：請示要用簡短的語言，明確提出請上級指示、批準(zhǔn)、批轉(zhuǎn)的肯定要求。注意采用征詢、請求和謙和的語氣，使用期請的語言，通常以“以上意見妥否，請批示”、“以上請示如無不妥，請批準(zhǔn)”、“特此請示，請予審批”，“以上請示如無不妥，請批轉(zhuǎn)各有關(guān)單位執(zhí)行”等慣用結(jié)語表達行文要求。切忌使用強硬、強人所難的語言。（4）、成文日期、抄送。

4、正文寫作

（1）請求指示類的請示：工作中遇到具體問題需要解決，但是沒有相關(guān)政策依據(jù)，也無先例可以遵循，為了妥善解決問題而請示怎樣做。

（2）請求批準(zhǔn)類的請示：在機構(gòu)、人事、財務(wù)、重要事件或重要人物的正理問題上，請上級機關(guān)進行審核批準(zhǔn)即“請求這樣做”。文中要提出具體意見和提供有關(guān)事項的完備材料，以便上級機關(guān)審核批準(zhǔn)或了解有關(guān)情況。

（3）請求批轉(zhuǎn)類的請示：針對本機關(guān)得出的涉及重大事項的解決方案、工作部署性意見，或擬訂的重要規(guī)章制度，請求上級機關(guān)批轉(zhuǎn)在相關(guān)機關(guān)或部門范圍內(nèi)執(zhí)行，即“請求讓同級機關(guān)或部門這樣做”。

報告與請示的區(qū)別

1、行文目的不同：報告是為了向上級機關(guān)匯報工作、反映情況，是一種陳述性的文種，旨在主上級機關(guān)了解有關(guān)情況。請示是為了請求上級機關(guān)的指示和批準(zhǔn)，要求上級機關(guān)給予答復(fù)。

2、行文時間不同：報告可以是事中，也可以是事后行文。請示必須在事前行文，不能“先斬后奏”。

3、內(nèi)容要求不同：報告的內(nèi)容可以具有綜合性特點，可以同時反映多方面的情況和問題。請示的內(nèi)容單純，必須執(zhí)行一文一事的原則。

4、處理結(jié)果不同：報告行文后不需要上級機關(guān)回復(fù)。請示行文后，要求上級機關(guān)必須給予答復(fù),上級機關(guān)同意與不同意都應(yīng)答復(fù)。

決定

1、涵義：對重要事項或者重大行動做出安排，獎懲有關(guān)單位及人員，變更或者撤銷下級機關(guān)不適當(dāng)?shù)臎Q定事項。

2、種類：（1）、法規(guī)性決定

（2）、指揮性決定：是對重要事項和重大行動做出部署，其中提出的行動原則、重點、措施、步驟等等，具有極強的指揮作用，要以此為指針進行貫徹。

（3）、知照性決定：是讓人們對一些重要事項或情況有所了解，機構(gòu)的變動、人員的調(diào)整、會議的召開、采取的有關(guān)措施等等，并不要求下級機關(guān)或有關(guān)人員做什么事情。

（4）、獎懲性決定：用于表彰有重大貢獻、做出突出成績的先進人物或?qū)Ψ赣兄卮箦e誤的人給予懲處。

通知

1、涵義：批轉(zhuǎn)下級機關(guān)的公文，轉(zhuǎn)發(fā)上級機關(guān)和不相隸屬機關(guān)的公文，傳達要求下級機關(guān)辦理和需要有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項，任免人員。通知的應(yīng)用范圍最為廣泛,使用頻率最高。

2、種類（1）、指示性通知：用于結(jié)合實際情況傳達上級指示、布置工作、制定政策，供下級辦理或其他單位共同執(zhí)行。如節(jié)假日放假的通知。（2）、規(guī)定性通知：用于針對某些工作或行為出臺明確規(guī)范，在具體工作上提出明確要求。

（3）、事務(wù)性通知：用于要求下級單位辦理的一般事項或臨時性公務(wù)。

（4）、會議通知：內(nèi)容應(yīng)當(dāng)包括會議時間、地點、參加人、會議議題或主要內(nèi)容、注意事項等要素。必要是，要說明會議指導(dǎo)思想、會議目的、報到時間與地點、會期、聯(lián)系方式、留宿安排、交通、回執(zhí)等相關(guān)事宜。會議通知最為常用。

（5）、批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)、發(fā)布性通知：主要用于上級根據(jù)工作需要和本級的職權(quán)范圍批轉(zhuǎn)下級機關(guān)的公文。被批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)、或發(fā)布的公文形式上成為通知的附件，而實際上往往成為該通知的主要內(nèi)容。（6）、知照性通知：要求有關(guān)單位周知一般事項，以便公務(wù)聯(lián)絡(luò)或信息溝通。如：停電停水通知。

（7）、任免通知。

通報

1、涵義：適用于表彰先進、批評錯誤，傳達重要精神或情況。屬于下行文。

2、分類：

（1）、表彰性通報：用于表彰突發(fā)性事件中的好人好事，也適用于確認(rèn)和公布先進集體、先進個人的表彰結(jié)果，介紹先進經(jīng)驗，樹立先進典型，旨在宣傳先進思想和事跡，鼓勵和號召大家學(xué)習(xí)先進，做好工作。

（2）、批評性通報：用于批評錯誤，教育群眾引以為戒，防止類似問題發(fā)生的通報。（3）、情況通報：主要運用通報對一定時期或某方面的主要工作任務(wù)的進展情況及時溝通交流信息，引起廣泛的重視，統(tǒng)一思想認(rèn)識和行動，共同完成任務(wù)，同時也為領(lǐng)導(dǎo)決策提供重要情況。

3、結(jié)構(gòu)：

（1）標(biāo)題：一般由發(fā)文機關(guān)+事由+文種組成。其中，特別要準(zhǔn)確揭示事實的性質(zhì)。撰寫褒獎性通報，常常用“表彰”或“授予××××稱號等一類的詞語表明發(fā)文機關(guān)的傾向與立場。批評性通報，常常用“給 予××××處分”等。

（2）正文：不同類別的通報具有不同的寫法。但是都不開敘述事實、評價分析、說明處理決定或方法的基本部分。

情況通報：正文多為三個部分：

一、概述通報的是什么情況是在什么時間空間范圍內(nèi)的情況，以及情況的來源；

二、把情況本身的來龍去脈、前因后果等闡述清楚，可以分條列項地說明；

三、寫明上級機關(guān)的指示性意見，提出下級機關(guān)應(yīng)當(dāng)注意的問題。撰寫情況通報，要注意有情況、有問題、有分析、有結(jié)果，能夠起到溝通認(rèn)識、交流信息、督促后進、激勵先進，推動全盤工作的作用。例舉：事故通報。

函

1、涵義：適用于不相隸屬機關(guān)之間商洽工作，詢問和答復(fù)問題，請求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項。

2、種類

（1）、請求函：旨在向職能部門請求批準(zhǔn)。亦指解決的問題涉及同級部門職能部門的職權(quán)范圍，必須請求它們批準(zhǔn)才行，應(yīng)當(dāng)使用“函”請求批準(zhǔn)，而不能使用“請示”；如各部門（車間）缺員向人力資源部請求補員、車間向企管部請求基建改造等。只有下級機關(guān)向上級請求批準(zhǔn)時才能使用“請示”行文；如各部門（車間）向公司（一般交辦公室）或分管領(lǐng)導(dǎo)請求解決問題。原則上有“請求函”，必有“復(fù)函”。

（2）、批準(zhǔn)函：用于批準(zhǔn)有關(guān)機關(guān)的請求事項。（3）、商洽函：旨在對方機關(guān)商洽有關(guān)事情,請求予以協(xié)助解決某個問題。

（4）、詢問函：即向?qū)Ψ皆儐柫私庥嘘P(guān)事項，上下級機關(guān)、平行機關(guān)、無隸屬關(guān)系的機關(guān)之間都可以使用。

（5）、答復(fù)函：答復(fù)對方詢問和商洽之事。（6）、告知函：向?qū)Ψ礁嬷嘘P(guān)事項，以求得對方的協(xié)助配合。

3、結(jié)構(gòu)：重點正文

（1）、主動發(fā)函（請求函、商洽函、詢問函、告知函）一般首先說明發(fā)函的原因、理由、根據(jù)；詢問什么問題，告知哪些情況等，請求批準(zhǔn)什么事項等；要寫得清楚、明白、誠懇，以取得對方的理解和支持。商洽和請求事項，應(yīng)當(dāng)說明本單位的意見。結(jié)語：“請即函復(fù)”、“特此函告”、“請大力支持并研復(fù)為盼”、“盼復(fù)”等。

（2）、復(fù)函（答復(fù)函和批準(zhǔn)函）首先要針對來函表示收悉，如“貴局（部）××年××月××日《關(guān)于××××的函》收悉”，這是復(fù)函慣用的開頭引語。然后，針對來函請求、商洽、詢問的有關(guān)事項，明確答復(fù)或表態(tài)。結(jié)語：“特此函告“、“特此函復(fù)”、“此復(fù)”等。

會議紀(jì)要

1、涵義：適用于記載、傳達會議情況和議定事項，是貫徹落實會議精神、指導(dǎo)工作、解決問題、交流經(jīng)驗的重要工具，是傳達會議信息的主要媒介之一。是國家法定公文，具有現(xiàn)行執(zhí)行效用和很強的約束力，與會議記錄不同。

2、種類（1）、決議性會議紀(jì)要：主要記載和反映領(lǐng)導(dǎo)層做出的重要決策事項，作為傳達和部署工作的重要依據(jù)，對今后的工作具有直接的指導(dǎo)作用。常用于領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)辦公會，如總經(jīng)理辦公會。

（2）、協(xié)議性會議紀(jì)要：主要記載雙邊或多邊會議有關(guān)內(nèi)容及其達成的協(xié)議情況，以便作為會后執(zhí)行公務(wù)和履行職責(zé)的依據(jù)，對協(xié)議各方今后的工作具有約束作用。常用于領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)主持召開的多部門協(xié)調(diào)會或不同單位共同召開的聯(lián)席會。

（3）、研討性會議紀(jì)要：主要記載和反映經(jīng)驗交流會議、專業(yè)會議或?qū)W術(shù)性會議的研討情況，各抒己見，不需做出決議，不必統(tǒng)一意見，旨在闡明各方的主要觀點、意見或情況即可。主要用于專業(yè)會議或?qū)W術(shù)研討會。

3、格式：分為版頭、主體和文尾三部分。（1）、版頭：一種是專門設(shè)計的紀(jì)要版頭，主要用于定期召開的辦公會議，由紀(jì)要名稱、紀(jì)要編號、編4 制單位、編制日期；另一種是依照下行文格式設(shè)計的版頭。

（2）、主體：分為有正文而無標(biāo)題（專門格式版頭）“和標(biāo)題+正文”（下行文格式版頭）兩種。（3）、文尾：與一般公文格式基本相同，主要由主題詞、發(fā)送范圍、印發(fā)日期、印數(shù)等部分構(gòu)成。

4、主體寫作要求

（1）、會議基本情況即開頭部分：采用分條列項式和概述式兩種形式，包括會議時間、地點、參加人、列席人、會議議程、主持人等。舉例說明……

（2）、會議主要精神即核心部分：既是對會議基本精神和議定事項的系統(tǒng)整理和集中反映，也是要求與會單位或有關(guān)方面貫徹落實會議精神的法定依據(jù)。對會議基本精神的介紹，實際上是在轉(zhuǎn)述會議取得的共識，多數(shù)用“與會代表一致認(rèn)為……”、“會議指出……”、“會議決定……”、“會議希望……”等，必須忠實于會議實際和精神實質(zhì)，不能將執(zhí)筆者個人見解摻雜進去，不可隨意增減、借題發(fā)揮；應(yīng)在會議紀(jì)錄的基礎(chǔ)上提煉和概括。

5、主體的表達方式

（1）、條款式：將會議研究決定的事項用條款方式簡要說明，適合于部署工作的會議或辦公會議或工作協(xié)調(diào)會。重要用于決議性、協(xié)議性會議。（2）、概述式：有些會議研究的問題比較集中單一，可把討論的意見概括成幾個方面或幾層意思，依次闡述。

（3）、歸納分類式：將多、廣會議內(nèi)容分類整理，分別列序號來敘述。

（4）、發(fā)言記錄式：重點針對學(xué)術(shù)會、討論會，內(nèi)容單一，可按與會人員發(fā)言摘要整理、提煉、概括。

二、事務(wù)性公文寫作

（一）、種類（六大類）：報告類（調(diào)查報告、簡報），總結(jié)類（總結(jié)、會議記錄、大事記），計劃類（計劃、規(guī)劃、方案），規(guī)約類（章程、條例、規(guī)定、辦法），講話類（報告稿、演講稿、開幕詞、閉幕詞），書信類（證明、介紹信、感謝信、表揚信）。

（二）、常用事務(wù)性公文寫作

1、調(diào)查報告

（1）、涵義：針對現(xiàn)實中出現(xiàn)的較重大的問題，為了解情況，澄清事實、制定解決問題的政策措施，發(fā)現(xiàn)和總結(jié)典型經(jīng)驗，有目的地指定專人或派出調(diào)查小組，深入實際進行調(diào)查研究后寫成的書面報告。

（2）、種類：典型經(jīng)驗調(diào)查報告、揭露問題的調(diào)查報告、社會基本情況調(diào)查報告。

（3）、格式：包括標(biāo)題、正文、落款、成文日期等基本構(gòu)成部分。

標(biāo)題：多數(shù)由“事由+文種”的形式組成，如《關(guān)于××公司科技興企的調(diào)查報告》；正副式標(biāo)題，如《科技與農(nóng)村經(jīng)濟結(jié)合的成功之路——星火科技調(diào)查報告》；設(shè)問式標(biāo)題；揭示主題式標(biāo)題。正文：

前言部分（按語）：以簡要文字交代調(diào)研的目的、時間、地點、調(diào)查對象或范圍、調(diào)查方式。主體部分：主體內(nèi)容由調(diào)查情況和研究結(jié)果兩部分組成。調(diào)查報告情況旨在說明調(diào)查對象的基本狀況，；研究結(jié)果則重點反映對調(diào)查對象有關(guān)經(jīng)驗得失的分析，找出規(guī)律性認(rèn)識，提出解決問題的對策、方法、措施等。調(diào)查情況的必須客觀如實，做到“文中無我”；研究結(jié)果的表達必須有思考、主見，做到“文中有我”應(yīng)當(dāng)在對調(diào)查對象有了全面細(xì)致和了解和透徹分析的基礎(chǔ)上，進行合概括。

落款：署調(diào)查單位、調(diào)查小組名稱或執(zhí)筆人姓名均可，以示負(fù)責(zé)。

2、簡報

（1）、涵義：是各單位簡要報道工作情況、交流重要信息的常有事務(wù)文書。（2）、特點：簡明（篇幅簡短、言簡意賅）、及時（發(fā)現(xiàn)快、編寫快、印制快、發(fā)送快）、典型（新穎獨特）、靈活（行文方式多樣、反映情況廣泛。

（3）、種類：工作簡報、情況簡報、會議簡報、典型經(jīng)驗簡報。

（4）結(jié)構(gòu)：報頭、報核、報尾。

（5）標(biāo)題：概括內(nèi)容式、對仗式如《洪水無情 人間有愛》、正副式（6）正文：、按語、導(dǎo)語、主體、結(jié)尾。

3、總結(jié)（1）、涵義：是針對以往某項工作或某一階段工作的回顧和反思，從而找出經(jīng)驗教訓(xùn)，得出符合事務(wù)發(fā)展規(guī)律的認(rèn)識，用以指導(dǎo)今后工作的常用事務(wù)文書。

（2）、基本結(jié)構(gòu)、寫法

標(biāo)題：一種是公文式“單位名稱+時間+事由+文種”，一種是新聞式正副標(biāo)題。

正文：

前言：即開頭部分。用簡潔的語言概括介紹總結(jié)針對的時間、工作情況、基本經(jīng)驗以及總結(jié)的范圍和目的——總體情況。

主體：一般包括四個方面內(nèi)容。一是開展工作的基本情況，即所做的工作，采取的措施、辦法，取得的成績，存在的問題等。二是歸納經(jīng)驗和體會，分析取得成績的主客觀原因，提煉出規(guī)律性的認(rèn)識。三是找出失誤和教訓(xùn)，分析其產(chǎn)生原因和規(guī)律，提出改進意見和途徑。四是明確今后的努力方向，即今后工作中如何發(fā)揚成績，克服缺點，力爭工作再上新臺階。

落款、成文日期（略）。

（3）、撰寫要求：搜集材料、堅持實事求是、突出重點。

4、計劃（P194）（1）、涵義：是對未來一段時間的工作或即將開展的某項活動，所作的預(yù)想性部署或安排，并以書面形式表達出來的一種事務(wù)文書，它是對日常工作具有指導(dǎo)意義的文件。

（2）、基本結(jié)構(gòu)、寫法

標(biāo)題：一般由“單位名稱+時間+事由+文種”組成。正文：

前言：是計劃的總綱部分，用簡明的文字說明制定計劃的指導(dǎo)思想、目的、依據(jù)、計劃的總目標(biāo)和總?cè)蝿?wù)以及完成計劃指標(biāo)對今后工作的影響等。也就是要說明“為什么做”、“依據(jù)什么做”和“能否做”。

主體：“三要素”即做什么（目標(biāo)）、怎么做（措施）、何時做（步驟）。

結(jié)尾：（略）。（3）、落款（略）。

第四講 行政公文格式（GB/T9704-1999國家行政機關(guān)公文格式）

1、眉首部分（文頭）：眉首部分的位置在公文首頁紅色反線以上。包括秘密等級、保密期限、緊急程度、發(fā)文機關(guān)標(biāo)識、發(fā)文字號簽發(fā)人五個內(nèi)容要素。不是所有公文都具備以上五個要素，但一般應(yīng)具有發(fā)文機關(guān)標(biāo)識、發(fā)文字號。（1）、發(fā)文機關(guān)標(biāo)識:即文頭,套紅印制，“單位（全稱或規(guī)范化簡稱）＋文件”、“單

（2）、發(fā)文字號：由發(fā)文機關(guān)代字、發(fā)文年號、發(fā)文順號組成。如：峨勝水發(fā)﹝2005﹞1號。發(fā)文字號位于紅色反線正上方，距紅色反線4mm，3號仿宋字

（3）、簽發(fā)人：單位負(fù)責(zé)人姓名，用于上行文，與發(fā)文字號平行。發(fā)文字號居左空1字，簽發(fā)人姓名居右空1字?！昂灠l(fā)人”用3號仿宋字，后用全角冒號，冒號后用3號楷體字標(biāo)識簽發(fā)人姓名。

2、主體部分：位于紅色反線以下，主題詞以上的部分。包括標(biāo)題、主送機關(guān)、正文、附件說明、成文日期、印章、附注、附件等八內(nèi)容要素。

（1）、標(biāo)題：規(guī)范由“發(fā)文機關(guān)＋事由＋文種”組成，也可由“事由＋文種”組成或由“文種”。發(fā)文機關(guān)一定要用全稱或規(guī)范化簡稱；事由是對公文內(nèi)容的高度提煉與概括，做到簡約而凝煉，清晰而明確，多是在事由前介詞“關(guān)于”二字；文種就是法定公文名稱（如行政公文的13種名稱）。公文標(biāo)題居于紅色反線下空2行，用2號小標(biāo)宋字。（2）、主送機關(guān)：指行文對象、受文單位。注意①用機關(guān)全稱、規(guī)范簡稱或統(tǒng)稱。②上行文一般只標(biāo)一個主送機關(guān)，報告可以抄送，請示不可以抄送。③一般不向領(lǐng)導(dǎo)個人報送公文，不標(biāo)領(lǐng)導(dǎo)個人姓名。④下行文如果主送機關(guān)較多，要依據(jù)級別，分類依次排列，類與類之間用逗號，一類之內(nèi)用頓號，最后一個主送機關(guān)末用冒號。⑤一些使用范圍較廣，有時也可不標(biāo)明主送機關(guān)，如“公告”、“通告”、“通知”。⑥主送機關(guān)位置在公文標(biāo)題下空一行，左頂格書寫、用3號仿宋字標(biāo)識。

（3）、正文：要求主題鮮明、觀點正確、條理清楚、語言準(zhǔn)確、簡練。位于主送機關(guān)下一行，左空二字開始，回行頂格，數(shù)字、年份不能回行。正文采用3號仿宋字，行距為3號字高度加3號字高度7/8倍（306 左右），小標(biāo)題用黑體字，一般每頁排22行，每行排28個字。正文具體寫法下面講解。

（4）、附件說明：正文結(jié)束后，提行左空二字，標(biāo)明“附件”二字，并加冒號，后寫出附件名稱。附件與公文一起裝訂時，附件左上角第一行頂格標(biāo)識“附件”有序號時標(biāo)識序號；附件與公文不能一起裝訂時，就在附件左上角第一行頂格標(biāo)識公文的發(fā)文字號并在其后標(biāo)識附件（或帶序號）。（5）、成文日期：單一機關(guān)制發(fā)的公文落款處不署發(fā)文機關(guān)名稱，只標(biāo)成文日期。成文日期右空4字，用漢字將年、月、日標(biāo)全；零寫為“○”。特殊公文成文：會議紀(jì)要、決議等。印章：單一發(fā)文加蓋印章應(yīng)在距正文1行之內(nèi)，端正、居中下壓成文日期。當(dāng)印章下弧無文字時，采用下套方式，即僅以下弧壓在成文日期上；當(dāng)印章下弧有文字時，采用中套方式，即印章中心線壓在成文日期上；聯(lián)合行文加蓋印章略。

（6）、特殊情況說明：當(dāng)公文排版后所?？瞻滋幉荒苋菹掠≌挛恢脮r，應(yīng)采取調(diào)行距、字距措施加以解決，務(wù)使印章與正文同處一面，不得采取標(biāo)識“此頁無正文”的方法解決。

（7）、附注：是對閱讀、傳達文件的附加說明，一般涉及以下三種情況：一是對專用名詞的解釋，二是指明發(fā)放范圍，三是使用“請示”文種時注明聯(lián)系人的姓名、電話。附注標(biāo)識在成文日期以下一行居左空二字，加圓括號。

3、版記（1）、主題詞：居左頂格用3號黑體字標(biāo)識“主題詞”，后標(biāo)全角冒號；詞目用3號小標(biāo)宋體字；詞目之間空1字，不用標(biāo)點符號。主題詞有專門的規(guī)范（國務(wù)院公文主題詞表）。

（2）、抄送機關(guān)：在主題詞下1行，左右各空1字，用3號仿宋體字標(biāo)識“抄送”，后用冒號，抄送機關(guān)間用逗號隔開，最后要標(biāo)注句號。

（3）、印發(fā)機關(guān)和印發(fā)日期：位于抄送機關(guān)之下（無抄送機關(guān)在主題詞之下）占1行位置；用3號仿宋體字。印發(fā)機關(guān)左空1字，印發(fā)日期右空1字。印發(fā)日期以公文付印的日期為準(zhǔn)，用阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)識。印發(fā)機關(guān)一般是各機關(guān)的辦公廳（室）或文秘部門。

版記中的反線：主題詞、抄送機關(guān)、印發(fā)機關(guān)和印發(fā)日期三大要素之間加一條反線隔開。版記的位置：應(yīng)置于公文最后一面，版記的最后一個要素置于最后一行。

（4）頁碼：用4號半角白體阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)識，置于版心下邊緣7mm處，單頁碼居右空1字，雙頁碼居左空1字，例：“-4-”。表格頁碼：橫排表格頁碼放在橫表的左側(cè)，單頁碼置于表的左下角，雙頁碼置于表的左上角，單頁碼表頭在訂口一邊，雙頁碼表頭在切口一邊。

檔案管理基礎(chǔ)知識培訓(xùn)教案

一、檔案的定義及其含義

（一）、定義：檔案是人們在社會活動中形成的，保存?zhèn)洳榈母鞣N形成的原生信息記錄。

企業(yè)檔案：指企業(yè)在生產(chǎn)、經(jīng)營活動中形成的對國家、社會和本企業(yè)具有保存價值和各種文字、圖表、音像等不同形式和歷史記錄。

（二）、文件檔案必須具備的三個條件：處理完畢、具有查考價值、集中保存、系統(tǒng)的歷史文件。

二、企業(yè)檔案的分類及內(nèi)容

（一）、黨群工作類：黨、工、青、婦等組織文件材料。

（二）、行政管理類：董事會、監(jiān)事會、各行政管理部門的文書、行政事務(wù)、會議等文件材料。

（三）、經(jīng)營管理類：供應(yīng)、營銷、財務(wù)等部門的物資采購、產(chǎn)品銷售、經(jīng)營管理等方面文件材料。

（四）、生產(chǎn)技術(shù)類：生產(chǎn)車間及輔助部門生產(chǎn)調(diào)度、質(zhì)量、能源、安全、環(huán)境保護、技術(shù)應(yīng)用等方面文件材料。

（五）、產(chǎn)品（質(zhì)量）類：質(zhì)量管理部門生產(chǎn)工藝、產(chǎn)品研發(fā)、質(zhì)量管理等方面文件材料。

（六）、基建類：企業(yè)各種基本建設(shè)文件材料。

（七）、設(shè)備技術(shù)類：機械、電氣管理及技術(shù)應(yīng)用等方面文件材料

（八）、財務(wù)會計類：各種會計報表、憑證、帳簿等。

（九）、人事（勞資）類：干部任免、職稱評定、人員調(diào)動、培訓(xùn)、勞動分配、社保福利等方面文件材料。

三、文件歸檔與不歸檔的范圍

（一）、歸檔范圍

1、應(yīng)當(dāng)歸檔的上級單位的文件材料

概括：與本單位相關(guān)聯(lián)的文件。如：需貫徹執(zhí)行的法規(guī)文件，代上單位草擬被采用的文件的草稿、印本，上級轉(zhuǎn)發(fā)本單位的文件，上級單位領(lǐng)導(dǎo)視察、檢查本級單位工作和重要指示、講話、題詞、照片、音像材料等等。

2、應(yīng)當(dāng)歸檔的本單位文件材料（14類）

本單位各種重要會議的全套會議文件以及各種音像材料。本單位印發(fā)的各種正式文件以及簽發(fā)稿。

本單位的請示與上級單位的批復(fù)文件，下級單位和請示與本單位的批復(fù)文件。本單位活動形成的工作計劃、總結(jié)、報告。

本單位檢查下級單位工作、調(diào)查研究形成的主要文件材料。本單位的統(tǒng)計（會計）報表、憑證、賬簿、審計等文件材料。

內(nèi)容重要電話記錄、群眾來信、來訪材料，領(lǐng)導(dǎo)批示及處理情況材料。本單位征用土地、基本建設(shè)工程施工、竣工、預(yù)（決）算等文件材料。

本單位成立、合并、撤銷、變更名稱、啟用印信及其組織、人員編制等文件材料。本單位制定的各種規(guī)章制度等文件材料。

本單位歷史沿革、大事記及反映本機重要活動事件的剪報、榮譽獎勵、紀(jì)實性音像材料。本單位（包括上報和下批）人事任免、聘任、調(diào)動、培訓(xùn)、考核、職稱評定、獎懲等文件材料。本單位財產(chǎn)、物資、檔案等的交接憑證、清冊。

本單位內(nèi)部和相關(guān)單位簽訂的各種合同、協(xié)議、責(zé)任書等文件材料。

3、應(yīng)當(dāng)歸檔的非隸屬單位文件材料（3類）

同級單位和非隸屬單位頒發(fā)的非本單位主管業(yè)務(wù)但需要執(zhí)行的法規(guī)性文件。有關(guān)業(yè)務(wù)單位對本單位工作檢查形成的重要文件；

同級單位和非隸屬單位與本單位聯(lián)系、協(xié)商工作的文件材料。

4、應(yīng)當(dāng)歸檔的下級單位的文件材料

下級單位報送的重要的工作計劃、報告、總結(jié)、典型材料、統(tǒng)計報表、財務(wù)預(yù)（決）等文件材料。

（二）、不歸檔范圍

凡是不屬上述范圍的均可不歸檔，具體不列。

四、歸檔整理

（一）、立卷：將零散的文件材料根據(jù)其相互聯(lián)系特征和保存價值分類組成案卷的整理過程就叫立卷。

（二）、立卷方法

1、一事一卷方法：凡是一個問題、一次會議、一項工作、一起案件、一種活動形成的文件材料，只要保管價值相同，都可單獨組成一卷。

2、四分四注意方法：分年度、分級別、分問題（內(nèi)容）、分保管價值（期限）。

3、適當(dāng)分級方法：按照文件來源的不同級別、不同保管期限分別各自組卷。一般按上級、本級、下級三級組卷。

（三）、歸檔文件分類

1、年度分類法

2、復(fù)式機構(gòu)或問題分法

3、保管期限分類法

4、復(fù)式分類法（很多，七八種）：年度—機構(gòu)（問題）—保管期限分類法。此種分類法適用于內(nèi)部機構(gòu)變化不復(fù)雜的立卷。將一個年度同一機構(gòu)形成的文件按保管期限的不同依次排列在一起，便于實體查閱。方案為：

2003年：辦公室……永久、長期、短期

人資部……永久、長期、短期 企管部……永久、長期、短期

……

2004年：辦公室……永久、長期、短期

人資部……永久、長期、短期

企管部……永久、長期、短期

……

與此類似的還有年度—保管期限—機構(gòu)分類法。

五、檔案保管期限

分為永久、長期、短期種。

（一）、永久：保管期50年以上。凡是反映單位主要職能（生產(chǎn)經(jīng)營）活動的基本歷史面貌，具有長遠(yuǎn)利用價值的檔案。主要包括：本單位召開的各種重要會議的主要文件材料；制發(fā)的各種政策、發(fā)展戰(zhàn)略、規(guī)劃；年度及以上的工作計劃、總結(jié)；機構(gòu)演變、領(lǐng)導(dǎo)干部人事任免文件材料；上級先進評選表彰文件材料；重大問題（事件）處理材料； 有歷史意義和長遠(yuǎn)利用價值的合同、協(xié)定、協(xié)議書；重大外事活動中形成的文件材料；上級制發(fā)的與本級單位具有重要價值并執(zhí)行的政策、法規(guī)文件材料；上級單位視察及檢查本單位形成的重要文件及音像材料。

（二）、長期：保管期16年—50年。凡是反映本單位一般工作活動，在較長時間內(nèi)對本單位有查考利用價值的檔案。

（三）短期：15年以下。凡是在較短時間內(nèi)對本單位有參考利用價值的文件材料。

六、案卷盒及卷內(nèi)目錄

（一）、案卷盒

1、規(guī)格：尺寸為310mm（長）×220mm（寬）×（20mm、30mm、40mm厚）。

2、封面：略。

3、盒脊：略。

（二）、卷內(nèi)目錄（略）。

七、歸檔文件的裝訂

（一）、怎樣確定“件”

一般以每份文件為一件文件正本（前）與定稿（后）為一件，正文（前面與附件（后）為一件，原件（后）與復(fù)制件（前）為一件，轉(zhuǎn)發(fā)文（前）與被轉(zhuǎn)發(fā)文（后）為一件，報表、名冊、圖冊等一冊（本）為一件，去文（后）與復(fù)文（前）為一件。

例：會議材料“件”的確定：第一、如黨委會議為一件，董事（監(jiān)事）會為一件，辦公會為一件，生產(chǎn)調(diào)度會為一件等例行會議。第二、以每次開會的主題確定件數(shù)即一次會議為一件，適用于重大會議，如年度工作總結(jié)會、專題會等。

（二）、裝訂程序、做法及注意事項

1、填寫卷內(nèi)目錄。

2、修（裱）復(fù)（制）破損文件、折疊超大紙張文件、修整（剪）等。

3、去掉訂書訂、曲別針、大頭針等金屬物，以免金屬氧化和腐蝕。

4、裝訂。

裝訂位置：采用左側(cè)裝訂，應(yīng)將左、下側(cè)對齊。

裝訂方式：使用縫紉機在文件左側(cè)軋邊，文件較厚時，按“三孔一線”方法裝訂。

二○○五年八月十二日

第二篇：公文知識與公文寫作

一、什么是公文

公文是公務(wù)文件的簡稱，所指的是機關(guān)辦公時使用的各種

收發(fā)文件、電報、報表、會議文件、調(diào)查材料以及各種記錄、登記表冊等。

公文的定義：

定義一：公文是法定機關(guān)與組織按照特定的體式，經(jīng)過一定處理程序制成的書面文字材料，作為傳達意圖、辦理公務(wù)與記載工作活動的一種工具。

定義二：《中國共產(chǎn)黨機關(guān)公文處理條例》中指出：黨的機關(guān)公文是黨的機關(guān)實施領(lǐng)導(dǎo)、處理業(yè)務(wù)的具有特定效力和規(guī)范各式的文書。

對這段定義的四點說明：

（一）公文是各類機關(guān)與組織在其工作活動中普遍使用的一種工具。

“各類機關(guān)與組織”不僅包括各級政府機關(guān)及其各個部門，也包括黨的機關(guān)以及各種團體、企業(yè)、事業(yè)單位在內(nèi)。

（二）公文是一種記錄和傳遞信息的書面文字。

各類載體和傳遞形式的文書，都是一種記錄信息的書面文字，這是文書與其它信息記錄的區(qū)別。除了書面文字外，還有用聲音、圖象等記錄的材料，如照片、錄音帶、光盤等等，這些又叫聲相記錄。無論聲相記錄反映的內(nèi)容是否屬于公務(wù)活動，它們都不屬于公務(wù)文書的范圍，因為它們不具有公文的性質(zhì)和特點。有時可能作為公文的附件。

（三）公文是按照特定的體式和一定的處理程序制成的書面材料。

公文同一般文章、作品、新聞報道等有所不同，它有規(guī)定的體式，并且要經(jīng)過一定的處理程序。

（四）公文是黨和國家機關(guān)具體領(lǐng)導(dǎo)與管理政務(wù)，機關(guān)與組織處理工作的一種工具。

通過公文制定發(fā)布政策、法令，傳達貫徹方針政策，部署指導(dǎo)工作，交流工作情況與經(jīng)驗，記載工作活動情況等。

二、公文的特點

（一）鮮明的政治性。內(nèi)容必須具有明確的政治意圖，這是公文最本質(zhì)的特征。

（二）法定的權(quán)威性和效用。來源和出處上與其它文章、作品不同，不是誰都可以寫的。必須是“法定的作者”，指的是依據(jù)法律的有關(guān)條例、章則、決定成立的，并且能以自己的名義行使法定的職能、權(quán)力和擔(dān)負(fù)一定任務(wù)、義務(wù)的組織。（黨的機關(guān)、企業(yè)、事業(yè)單位等都可依據(jù)自己的職能權(quán)限發(fā)文，都是法定的組織）用領(lǐng)導(dǎo)人名義作為文件的作者，也是代表所在機關(guān)的身份來發(fā)文的，是行使自己法定職權(quán)的一種表現(xiàn)。對每一份具體文件來說，都有它的特定效用，代表它的制發(fā)機關(guān)賦予它的作用。這種效用具有一定的時間性，但時間長短不等。

（三）嚴(yán)格的程式性。是指公文的撰寫和辦理具有一系列的原則、方法、程度和格式。公文一般具有標(biāo)題、正文、簽發(fā)機關(guān)等基本組成部分，每個部分又有各自的行文格式、寫法和要求，任何機關(guān)部門不能自行其是，更不允許隨意“創(chuàng)造”，自搞一套。

（四）語言的簡明性。一是內(nèi)容集中，力戒空話套話，避免不必要的旁征博引；二是造詞用句精煉，概括力強，行文力求用較少的詞語表達較多的思想內(nèi)容。明快就是開門見山，直敘其事，一目了然；避免使用意義含蓄、模棱兩可的詞語，也不宜用文學(xué)作品中的比喻、夸張和雙關(guān)等修辭方法。

三、公文的作用

（一）制訂政策與發(fā)布法規(guī)的作用

（二）管理與指導(dǎo)的作用

（三）聯(lián)系公務(wù)的作用

（四）宣傳教育的作用

（五）憑證與史料的作用

四、公文的分類

（一）按性質(zhì)和作用劃分

1、指令性公文。內(nèi)容要明確，格式要規(guī)范，行政約束力極強，下級必須嚴(yán)格貫徹執(zhí)行。主要文種有：命令、指令、指令性的通知、通告等。

2、指示性公文。指導(dǎo)下級機關(guān)工作，闡明工作原則、方法和措施，是下級機關(guān)開展工作的依據(jù)。主要文種有：指示、批復(fù)、通知、函等。

3、呈請性公文。下級向上級機關(guān)匯報工作，反映情況，請求批準(zhǔn)答復(fù)時使用的文件。主要有報告、請示等。

4、決策性公文。對于重大問題，重要事項作出決斷性的結(jié)論和安排，下級機關(guān)受文后必須嚴(yán)格遵守和執(zhí)行。主要有決定和決議。

5、公布性公文。向群眾公布應(yīng)當(dāng)遵守的事項。布告、公告、通告。

6、記錄性公文。會議紀(jì)要。

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（二）按引文關(guān)系劃分

1、下行公文。是指上級機關(guān)向下級所屬機關(guān)發(fā)送的各種公文。如命令、指令、指示和批復(fù)等。

2、上行公文。下級機關(guān)向上級領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)呈送的各類公文。如請示、工作報告和上行函等。

3、平行公文。同級機關(guān)或者不相隸屬的機關(guān)之間來往的文件。如公函、通知等。

（三）從文件的來源劃分

兩大類：一類是由外機關(guān)發(fā)送到本機關(guān)的文件，叫收文。另一類是由本機關(guān)制成的文件，叫發(fā)文。（包括內(nèi)部使用的文件，如工作計劃、總結(jié)、規(guī)章制度等）

（四）從文件的制發(fā)機關(guān)及其性質(zhì)劃分

三類：法規(guī)文件、行政文件、黨的文件

（五）從文件的閱讀范圍和機密程度劃分

三類：公布文件、機密文件、內(nèi)部文件

五、公文的格式

公文的格式，是指公文的各組成部分在文面上所占的位置，相互的關(guān)系及排列的規(guī)定。包括用紙規(guī)格、印刷格式、書面格式等。

書面格式，主要包括：文件頭部分、正文部分和文件尾部分。

（一）文件頭部分。位于公文首頁上端，一般約占16開公文用紙的三分之一面積，印有發(fā)文機關(guān)名稱、發(fā)文字號、秘密等級、緊急程度、印數(shù)編號和上行文簽發(fā)人等。

（二）正文部分

1、標(biāo)題

標(biāo)題是公文的基本組成部分。一般由行文機關(guān)名稱、發(fā)文事由和文件種類三部分組成。如《國務(wù)院關(guān)于重組和加強農(nóng)村工作的指示》。從語法結(jié)構(gòu)上看，公文標(biāo)題是一個以文種為中心詞，以發(fā)文機關(guān)名稱和發(fā)文事由為限制成分的較為復(fù)雜的編正詞組，其中事由部分一般是由介詞“關(guān)于”組成的介詞結(jié)構(gòu)。標(biāo)題中不使用逗號，標(biāo)題的最后也不加句號，僅在并例的詞或詞組中間加頓號或書名號。

另外按慣例，有些文種的標(biāo)題結(jié)構(gòu)只有兩部分或一部分。例如：《北京市二○○五年中等專業(yè)學(xué)校招生簡章》，這個標(biāo)題只有事由和文種兩部分。發(fā)文機關(guān)應(yīng)是北京市教育局，后面的“簡章”是文種，也就是章程。又如：《中華人民共和國全國人民代表大會公告》，這個標(biāo)題只有發(fā)文機關(guān)和文種。公告一般不標(biāo)出事由。再如法院的《布告》和機關(guān)內(nèi)部事務(wù)性的《通知》，通常只標(biāo)出文種。為了醒目，使人從遠(yuǎn)處即可看到。

撰寫公文標(biāo)題要注意以下幾個問題：

（1）標(biāo)題應(yīng)準(zhǔn)確、扼要、明快地揭示出全文核心內(nèi)容和主要目的。特別是發(fā)文事由部分，應(yīng)有極強的凝練性，能把全文的核心內(nèi)容集中到一點上，不宜過長，不需要面面俱到，更不能拖拖拉拉。如《高青縣糧食局關(guān)于提請上級部門積極解決我縣增加建設(shè)糧食供應(yīng)點需用資金的請示》，事由羅索、冗長，應(yīng)壓縮成《高青縣糧食局關(guān)于增建糧食供應(yīng)點需用資金的請示》。

（2）要避免轉(zhuǎn)發(fā)文件時文稱重疊的現(xiàn)象。公文文種名稱雖已固定化、規(guī)范化，但不能一級一級地套用。轉(zhuǎn)發(fā)的公文，在被轉(zhuǎn)發(fā)的文件標(biāo)題前加上“轉(zhuǎn)發(fā)”二字即可，不必再加上“通知”文稱，盡量避免“通知的通知”這類現(xiàn)象。

（3）標(biāo)題排列組合要美觀、勻稱。盡量照顧閱讀時醒目，排列整齊美觀。字體宜稍大些。排列格式有七種：

兩行等長、上短下長、上長下短、倒梯形、上下短中間長、上下長中間短、正梯形

2、正文

正文是公文的主體部分，是公文最基本最重要的內(nèi)容。正

文一般由開頭、主體和結(jié)語三方面構(gòu)成、但文種不同，寫法各異。

3、附件

附件是附在公文正件之后的文件，是公文的重要組成部分。如果沒有說明，其效用與正件相同。主要作用：使正件的內(nèi)容具體化和完善化，為受文者正確理解、辦理和貫徹執(zhí)行提供補充說明的依據(jù)材料和參考材料。

（1）附件應(yīng)在正文末尾另起一行空兩格注明,標(biāo)題要具體明確，不得隨意簡化，也不能標(biāo)書名號，末尾一般不用標(biāo)點符號。如：

附件：

1、二○○五年各類產(chǎn)品出口計劃

2、二○○六年技術(shù)改造安排

（2）正文已注明的附件名稱，文尾可不標(biāo)出。

（3）附件本件放在正文末頁之后。

4、公文簽發(fā)機關(guān)

即公文成文機關(guān)名稱。落款時要寫機關(guān)全稱，不得濫用簡稱。如“山東省計劃經(jīng)濟委員會”不能寫成“山東計經(jīng)委”。幾個機關(guān)聯(lián)合發(fā)文，主辦機關(guān)在先，其它機關(guān)按公文內(nèi)容涉及面大小依次排列。如黨政機關(guān)聯(lián)合發(fā)文，黨的機關(guān)在先。有固定文件版頭的情況下，正文之末可不寫簽發(fā)機關(guān)名稱，直接落發(fā)文日期蓋章即可。

5、發(fā)文日期

即成文的具體年月日。無論哪種書寫形式，均要求年月日三者俱全，缺一不可。成文年月日一律用漢字書寫，一般不用阿拉伯?dāng)?shù)字。所落日期，凡一般性公文，以領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)之日為準(zhǔn)；會議通過的文件，以會議通過之日為準(zhǔn)；法規(guī)性文件以批準(zhǔn)日期為準(zhǔn)；幾個機關(guān)聯(lián)合行文的，以最后一個機關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)之日為準(zhǔn)。

6、印章

公文必須加蓋簽發(fā)機關(guān)印章，這是證明公文合法性的憑證。印章要蓋在公文末尾發(fā)文日期處，以印章的下部邊緣騎年壓月，上大下小。聯(lián)合發(fā)文的排列順序應(yīng)與文件頭上的排列順利一致，可不壓年蓋月。

7、附注

公文如要附加說明發(fā)至范圍，可否登報等，要用圓括號注明，頂格標(biāo)在發(fā)文日期的左下端。

（三）文件尾部分

文件尾部分在公文末頁下部，用間隔橫紅與正文部分加以區(qū)別。主要包括主題詞，抄送機關(guān)，印發(fā)機關(guān)和印刷份數(shù)等。

1、主題詞。公文主題的核心內(nèi)容，但又不是完全為了表現(xiàn)主題而確立的，可以從全文的整體中篩選、提煉。書寫排列一般不用考慮語法結(jié)構(gòu)，不一定表達完整的意思。其位置在文件尾部分橫線之上，由左向右排列。詞與詞之間空一格，不用標(biāo)點符號。一般由三至五個詞或詞組構(gòu)成，準(zhǔn)確地反映出全文的內(nèi)容特征和歸屬類別。如《關(guān)于調(diào)整<淄博市征收教育費附加暫行辦法>中有關(guān)規(guī)定的通知》一文的主題詞：調(diào)整教育費附加通知

“調(diào)整”—高度概括了全文內(nèi)容實質(zhì)；“教育費附加”—點明了此文屬于“教育經(jīng)費”類；“通知”—顯示出公文種類。

2、抄送機關(guān)。抄送機關(guān)是送達的平行機關(guān)、下屬機關(guān)。

3、印刷份數(shù)。用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)明“共印××份”并用圓括號括上。

標(biāo)準(zhǔn)體式：

編號：×××特急

國務(wù)院文件

國發(fā)〔2001〕×號〔絕密〕

國務(wù)院關(guān)于×××××××的決定

各省、自治區(qū)、直轄市人民政府、國務(wù)院各部委、各直屬機構(gòu)：

×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。附件：

1、×××××

2、××××××××××中華人民共和國國務(wù)院

二○○一年三月二日

（此件不登報）

主題詞：××××××××××××××

抄送：×××××××××××

國務(wù)院辦公廳秘書局二○○一年三月十一日印發(fā)（共印××份）

六、公文寫作

發(fā)文首先要撰稿，撰寫文件叫公文寫作，指的是文件的起草和修改工作，它是文書處理的一個重要環(huán)節(jié)。這個環(huán)節(jié)比文件收發(fā)、登記、傳閱、催辦、打印、校對等工作環(huán)節(jié)難度要高。它要求掌握有關(guān)政策精神與熟悉本機關(guān)的業(yè)務(wù)，并經(jīng)過周密慎重地思考，針對具體工作問題提出處理方案。尤其是起草重要的領(lǐng)導(dǎo)性文件及方針政策性文件，更是一種艱苦細(xì)致的高水平腦力勞動。

發(fā)文的效果好與不好，不僅在于文字的表達是否清楚準(zhǔn)確，更重要的還在于文件的思想內(nèi)容，在于提出的決策與措施等的水平高低。

撰寫文件的構(gòu)思過程，主要是對于工作問題的調(diào)查研究，做出決策性的處理意見過程，其次才是對于文字表達方面的考慮和選擇。因此，撰寫公文是一項政策性、思想性、業(yè)務(wù)性很強的工作，同時也是一項非常嚴(yán)肅細(xì)致的文字工作。

（一）怎樣提高公文寫作的能力

寫文章一種綜合能力，要有正確的觀點，掌握豐富的實際材料，還要有相當(dāng)?shù)奈淖直磉_能力。公文是一種應(yīng)用文，要把公文寫好，就要從各方面加強修養(yǎng)，練好基本功，提高撰寫文件的能力。

第一，要努力學(xué)習(xí)政治理論，學(xué)習(xí)與研究政策法規(guī)，提高政策思想水平。

政治理論是指導(dǎo)實際工作的指南。政治理論和政治覺悟愈高，工作的效率也愈高，工作也就愈有成效。要有正確的政治理論作指導(dǎo)，有清醒的政治頭腦，才能保證在起草公文時不迷失方向。同時必須注意學(xué)習(xí)黨的政策法規(guī)，認(rèn)清形勢，積極地貫徹執(zhí)行國家的方針政策。

第二，要學(xué)習(xí)和熟練掌握本機關(guān)、本部門的業(yè)務(wù)。

機關(guān)各部室都有本職業(yè)務(wù)，政工部門雖屬于“大政工”的系列，但工作性質(zhì)和職能各有不同。毛澤東同志有段名言：“不論做什么事情，不懂得那件事的情形，它的性質(zhì)，它和它以外的事情的關(guān)聯(lián)，就不知道那件事情的規(guī)律，就不知道如何去做，就不能做好那件事。”這段話講得是做什么就要學(xué)什么，鉆研什么。一個對本部室業(yè)務(wù)生疏的外行，不可能寫出指導(dǎo)工作的高質(zhì)量的文件。由于業(yè)務(wù)上似通非通，似懂非懂，寫出來的文件很容易出現(xiàn)這樣或那樣的毛病。比如，寫反映工作情況的報告，抓不著要害和重點，胡子眉毛一把抓，輕重不分，廢話連篇；寫指導(dǎo)工作和解決問題的文件，抓不住癥結(jié)和關(guān)鍵，提出的措施和辦法行不通，讓人無法下手工作，甚至造成工作上的失誤等等。因此，必須熟悉和鉆研本職業(yè)務(wù)，為公文寫作打好基礎(chǔ)。

第三，要研究文章（公文）寫作知識，不斷提高寫作水平。

有了理論指導(dǎo)，掌握方針政策、業(yè)務(wù)知識和實際工作情況，就可以研究解決問題的關(guān)鍵，明確需要制發(fā)的文件應(yīng)該寫什么內(nèi)容。但是，要把意圖表達出來，還要靠一定的文字表達能力。因此，要學(xué)習(xí)有關(guān)寫作知識，包括形式邏輯、語法修辭，避免文理不通，要懂得如何確立觀點、選擇材料、安排結(jié)構(gòu)。學(xué)習(xí)寫作知識，關(guān)鍵在于能夠熟練掌握運用，還要在多讀常寫上下功夫。自己擬寫的文稿經(jīng)過別人修改的地方，一定要認(rèn)真總結(jié)經(jīng)驗。要經(jīng)常練習(xí)，可先從公函、通知等篇幅小的文件寫起，再逐步寫較長的重要文件。文筆是磨煉出來的，必須在實踐中不斷總結(jié)，逐步提高撰寫文件的技能。

（二）撰寫公文的基本要求

公文的寫作有一些特殊要求：

1、準(zhǔn)確、實際

公文是辦事的工具，要用它指導(dǎo)工作和處理問題，這個根本性質(zhì)要求撰寫公文必須實事求是，一就是一，二就是二，不能憑主觀想象，把事實夸大或縮小，或說假話空話。否則，由于脫離實際，不是一紙空文難以實行，就是干擾工作，甚至?xí)斐晒ぷ鲹p失和影響。要文字樸實，注意用詞分寸。引用和涉及的事實、數(shù)字、人名、地名等，必須認(rèn)真核對，避免差錯和出入。

2、生動、及時

生動：一是能夠生動地指導(dǎo)實際工作。運用文件指導(dǎo)和推動工作，既要堅決遵循上級精神，又要善于發(fā)現(xiàn)和創(chuàng)造本單位典型經(jīng)驗，指導(dǎo)工作和創(chuàng)新局面。不要照抄照轉(zhuǎn)上級指示，千篇一律地轉(zhuǎn)發(fā)通知，只起到收發(fā)室、運轉(zhuǎn)站的作用，不能因地制宜創(chuàng)造性地加以貫徹。二是使用的語言和選用的材料也要生動活潑，吸引人閱讀并具有說服力。文件的語言注重樸實、精確，不使用華麗的詞藻，不運用過多的形容和描述。但并不等于寫得呆板枯燥。特別是寫工作簡報、講話稿、工作報告、經(jīng)驗總結(jié)等文件，要注意在比較抽象概括的敘述中穿插一些具體數(shù)字、事例和思想反映，選用一些適當(dāng)?shù)谋扔鳌⑷罕姷恼Z言等。使敘述的語言適當(dāng)形象化，有感情、有趣味，生動真實，具有說服力，使人讀后留下深刻的印象。

及時：文件的時間性很強，發(fā)文及時與否關(guān)系到文件的效用。無論反映情況還是指導(dǎo)工作的文件，都要發(fā)得及時，否則變成“馬后炮”。比如，當(dāng)年的計劃遲到第二季度才寫出來；一份工作指示到了面上的工作已經(jīng)進入收尾階段才發(fā)出去；總結(jié)在工作結(jié)束半年后才著手寫等等。行文拖拉，就會貽誤時機，造成工作被動。

3、簡練、明確

公文便于閱讀和處理，需寫得簡練。比如一份工作報告不能象報告文學(xué)那樣把人的思想感情和活動寫得很細(xì)膩；一份指示、規(guī)定和通知，也不能象學(xué)述論文那樣詳細(xì)論證它的道理。文件的篇幅要盡可能短些，語言要經(jīng)濟，用最簡練的文字把發(fā)文意圖表達清楚。

要把文件寫得簡煉、明確，首先要對工作情況、存在的問題、采取的措施和步驟等，有清楚的分析和概括能力。如果認(rèn)識模糊，抓不住癥結(jié)和主要問題，寫起來就不能層次清晰、文字簡練而又明確。其次要在煉字、煉句上下功夫，學(xué)會用最簡練的文字，準(zhǔn)確說明問題。初稿擬出后，要反復(fù)刪改，毫不吝惜地去掉那些多余的、可以簡縮的字句。

從寫作方法說，要開門見山，如公文常用“根據(jù)……”、“為了……”、“關(guān)于……”、“目前……”等作開頭語，直截了當(dāng)提出問題。文件的開頭，不必寫一大串一般化的形勢、口號等套語。正文的首段宜點明主題，以下分清段落或者列出條目，使全文層次清楚，眉目鮮明，便于閱讀。

4、符合規(guī)定體式

撰寫公文必須符合統(tǒng)一規(guī)定的體式，不能隨意出手，不倫不類。

（三）撰寫公文的方法

1、明確發(fā)文的主題和目的

主題是作者在說明問題，通過全部文章內(nèi)容所表達的基本意見和中心思想。主題的形成大致有三：一是主題在成文前確定。即“主題先行”，這是公文有別于其它文體的主要特征之一。主題不是通過提煉產(chǎn)生的。成文前，根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)意圖、上級的有關(guān)精神，或有關(guān)文件、政策等規(guī)定要求，預(yù)先確定一個主題，然后再組織材料，實施寫作。二是主題在調(diào)研后產(chǎn)生。在得到材料后，進行分析、歸納，最后產(chǎn)生的結(jié)論就是主題。三是調(diào)研后主題的改變。通過調(diào)研，又獲得豐富材料后，與原既定主題有差別，重新確定主題。

弄清發(fā)文的主題和目的主要包括以下幾點：

（1）文件的中心內(nèi)容寫什么？抓什么問題？解決問題的主要意見、措施是什么？請示時擬請上級機關(guān)主要解決什么問題？

（2）準(zhǔn)備用什么文種？文種不同，寫法有所不同。如向上級匯報工作，是寫專題報告，還是情況簡報？

（3）發(fā)送和閱讀的對象是什么范圍？如寫工作總結(jié)是上報領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)，還是向下屬單位介紹工作經(jīng)驗？閱讀對象不同，語氣和詳簡程度有所區(qū)別。

（4）發(fā)文的具體要求是什么？如要求對方了解，還是答復(fù)批轉(zhuǎn)？要求對方貫徹執(zhí)行，還是供對方參照參考等。

2、收集有關(guān)材料，進行調(diào)查研究。

發(fā)文的目的和主題確定后，要圍繞主題收集材料，進行一定的調(diào)研工作。這一步工作，并不是對每個文種的寫作要求。比如，寫一個通知、公函、請示等。一般并不需要專門收集材料和調(diào)研。而對較復(fù)雜的，往往需要收集材料和調(diào)研。如工作計劃、調(diào)查報告、工作總結(jié)、規(guī)章、條例等。收集材料和調(diào)研是一個充分醞釀和構(gòu)思的過程，不僅可使基本觀點逐漸深化和成熟，還可以收集典型材料、有關(guān)統(tǒng)計數(shù)字等，為文件的寫作奠定基礎(chǔ)。

3、擬出提綱，安排結(jié)構(gòu)。

簡短的文件不需要擬提綱就可以直接寫了，篇幅較長的文件，就需要先擬一個寫作提綱，對文件的結(jié)構(gòu)先有個通盤設(shè)計，把它的主要框架勾畫出來，才有利于順利進行寫作，避免半路返工。

提綱可根據(jù)篇幅大小確定，不太長的，可安排一下正文的結(jié)構(gòu)，先寫什么問題，依次再寫什么問題，一共分為幾段、幾層意思等。長的、非常重要的文件，需擬出較詳細(xì)提綱，包括正文幾個部分，每部分講幾個問題，各問題的題目要點，哪一部分、哪一個問題準(zhǔn)備使用什么具體材料說明等。重要的領(lǐng)導(dǎo)指導(dǎo)文件，主要執(zhí)筆人擬出提綱后，還要反復(fù)討論修改補充。幾個人共寫的文件，更要先擬提綱，以免寫的前后重復(fù)、脫節(jié)或互相矛盾。

4、起草正文

一是要注意觀點鮮明，觀點和材料結(jié)合得好；二是文字要簡練，交代的問題要清楚。觀點和材料結(jié)合得好，才能符合準(zhǔn)確性、鮮明性、生動性的要求。只有觀點，沒有材料，使人理解不深；堆積了些材料沒有鮮明的觀點，則使人不了解要學(xué)什么、貫徹什么、吸取什么教訓(xùn)。交待問題要清楚，主要是：什么機關(guān)、什么時間、什么地點、什么問題、什么情況、什么原因、自己有什么處理意見，向?qū)Ψ接惺裁匆蟮取?/p>

5、反復(fù)檢查，認(rèn)真修改

初稿擬定后，自己一定要反復(fù)看幾遍，耐心地仔細(xì)地逐字逐句檢查修改，連每個標(biāo)點符號也不能馬虎，修改可提高文件質(zhì)量，也可從中提高寫作能力，并為領(lǐng)導(dǎo)人審核簽發(fā)這份文件打下良好基礎(chǔ)。

（四）常用公文的寫作

1、報告

報告是向上級機關(guān)匯報工作、反映情況、提出建議時使用的公文。國家各級行政機關(guān)常用的報告有兩大類：

（1）呈報性報告。以匯報工作、反映有關(guān)情況為主要內(nèi)容，行文的目的是供上級機關(guān)了解掌握工作情況。為上級機關(guān)制訂有關(guān)方針政策提供依據(jù)，以便更好地指導(dǎo)和開展工作，所以不要求上級機關(guān)批轉(zhuǎn)。其正文通常分三部分：

第一，開頭。用來總述開展工作的主要背景、主要做法或存在的主要問題等，作為發(fā)文的依據(jù)，然后常用“現(xiàn)將有關(guān)情況報告如下”之類的慣用語過渡，領(lǐng)起下文。這部分內(nèi)容要落筆入題，向上承接標(biāo)題中事由，向下引起正文的主體內(nèi)容，語言要盡量簡潔扼要。

第二，主體。闡述報告的具體內(nèi)容，如內(nèi)容復(fù)雜，可采用分條式或分題式結(jié)構(gòu)進行闡述，具體寫法，要因文而異。如果側(cè)重匯報工作情況，就要寫出主要做了哪些工作，進展到什么程度，采取了哪些措施和方法，收到了什么樣的效果，還有哪些不足等，可以按工作先后順序來寫，也可按工作性質(zhì)、內(nèi)容來安排層次段落。如果側(cè)重于反映有關(guān)問題，需闡述產(chǎn)生問題的原因、問題的危害性及解決問題的方法途徑等。如果側(cè)重于總結(jié)經(jīng)驗體會，就需對取得的成績和存在的缺點進行必要的分析，探索規(guī)律性的東西?？傊?，要詳略得當(dāng)、重點突出，切忌冗長瑣碎，象本流水帳。

第三，結(jié)尾。常用“特此報告”、“以上報告如有不當(dāng)，請指出”等慣用語收束全文。也有的呈報性報告結(jié)尾部分提出有關(guān)建議和安排，但不易多，以免喧賓奪主。例文1

關(guān)于××××公司承擔(dān)土地稅問題的報告公司：

××××公司于三月中旬召開承擔(dān)土地稅工作座談會。各有關(guān)部門對實行《淄博市城鎮(zhèn)土地使用稅暫行條例》提出了一些意見，認(rèn)為土地稅務(wù)負(fù)擔(dān)過重，物業(yè)公司無力承擔(dān)?，F(xiàn)將情況報告如下：

××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。

解決的辦法：一是減免土地稅；二是大幅度提高儲存費用，否則物業(yè)公司無法生存下去；三是××××××。

特此報告

××××公司

二○○六年四月四日

簡析

是份物業(yè)部門無力承擔(dān)土地稅問題的專題情況報告。正文由三部分組成。

第一部分先概述情況背景，點明全文主題“物業(yè)公司負(fù)擔(dān)過重，無力承擔(dān)過多的土地稅”，接著用“現(xiàn)將情況報告如下”一句自然過渡。這是呈報性報告開頭的慣用寫法。

第二部分是行文重點，分兩個層次闡述。

第三部分提出解決問題的辦法及問題嚴(yán)重性，其目的引起上級重視，為上級機關(guān)決策提供依據(jù)。

（2）呈轉(zhuǎn)性報告。是某些業(yè)務(wù)部門針對工作中存在的問題或需要安排的事項，向上級機關(guān)匯報并請求給予批轉(zhuǎn)的報告。例文2

關(guān)于在我公司開展僑、臺情況普查工作安排意見的報告

公司領(lǐng)導(dǎo)：

根據(jù)省市人民政府僑務(wù)辦公室《關(guān)于做好僑臺普查的通知》精神，為進一步做好我公司僑務(wù)工作的對臺工作，促進我公司對外開放和外向型經(jīng)濟的發(fā)展，現(xiàn)確定在全公司開展僑、臺情況普查工作。普查工作的安排意見是：

一、普查對象和范圍。××××××××××××××××××××××××。

二、普查方法、步驟?！痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢?。

三、普查經(jīng)費來源?！痢痢痢痢痢?。

四、組織領(lǐng)導(dǎo)。××××××××××××××××××。

以上報告，如無不當(dāng)，請予批轉(zhuǎn)?！痢痢痢凉緝S聯(lián)

二○○六年×年×月

簡析

是就僑、臺情況普查工作提出安排意見的呈轉(zhuǎn)性報告。正文落筆入題，寫明發(fā)文依據(jù)和目的，簡潔扼要。無一多余筆墨。主體部分從四個方面闡述開展工作的安排意見、對象范圍清晰明了，方法步驟翔實具體。結(jié)尾用語簡練利落。（3）報告的寫作要求

第一，情況要屬實。實事求是，不能弄虛作假。

第二，中心要明確。主次分明，針對性強，圍繞中心問題組織材料。

第三，條理要清晰。哪些先寫，哪些后寫，分幾個方面寫，每個方面又分幾個小層次等等。

2、請示

是下級機關(guān)向上級機關(guān)就有關(guān)問題請求指示和批準(zhǔn)時使用的公文。

寫請示要簡明，一文一事，才能便于及時處理。不要在一份請示中提出好幾件事，免得送到上級機關(guān)后，由于這幾件事需分別由幾個部門辦理，結(jié)果會使這份請示在各個有關(guān)部門輾轉(zhuǎn)傳遞，拖延時間，問題得不到及時解決。

請示的正文，主要應(yīng)寫明請求上級給予批轉(zhuǎn)或指示的問題，并簡要說明提出的理由及本機關(guān)對問題的處理意見。兩種以上處理方案和意見可同時提出，但應(yīng)說明本機關(guān)傾向性意見和理由，供上級參考。為使正文篇幅簡短，中心問題明確和突出，可將詳細(xì)說明的材料作為附件，供領(lǐng)導(dǎo)參閱。

請示正文的末尾，應(yīng)寫明行文的具體要求作為結(jié)束語，如“請予批準(zhǔn)”、“請速審核批示”、“以上請示當(dāng)否，請批示”等。例文

關(guān)于加強備品、備件管理工作的請示

公司領(lǐng)導(dǎo)：

根據(jù)中鋁公司《關(guān)于加強備品、備件管理的指示》精神，對我公司備品、備件實行了統(tǒng)一管理發(fā)放的辦法?！痢痢痢痢?/p>這一辦法有效地制止了備品備件的流失和損壞……為此，提出以下意見：

一、×××××

二、×××××

三、×××××要追究責(zé)任，嚴(yán)肅處理

以上意見如無不妥，請批轉(zhuǎn)各有關(guān)廠礦部門執(zhí)行。裝備能源部

×××××

簡析

是要求上級機關(guān)批轉(zhuǎn)給有關(guān)范圍貫徹執(zhí)行的請示。正文分三部分。第一部分交代了請示的背景；第二部分寫請示事項，從三個方面提出安排意見，簡潔明了，針對性強。第三部分是正文結(jié)尾，提出請求結(jié)語。

（1）請示的寫作要求

第一，要堅持“一事一請示”的原則。

第二，不搞多頭請示。

第三，請示理由要充分有力，具有說明力，引起上級重視，促使問題及時解決。

第四，要注意行文的語氣，選項用詞語要分寸得當(dāng)，象“如問題得不到及時解決，其后果我單位概不負(fù)責(zé)”之類的語句，決不能寫入請示中。

（2）請示與報告的區(qū)別

A、請示用于向上級機關(guān)請求指導(dǎo)、批準(zhǔn)，上級接文后一定要給予批復(fù)；報告則用于向上級機關(guān)匯報工作，反映情況、提出建議，供上級了解情況。為上級提供信息和經(jīng)驗，上級機關(guān)接文后，不一定給予批復(fù)。

B、請示內(nèi)容具體單一，要求一文一事，必須提出明確的請求事項。報告內(nèi)容較廣泛，可一文一事，也可反映多方面情況，但不能在報告中寫入請示事項，也不能請求上級批復(fù)。請示起因、事項和結(jié)語缺一不可；報告行文較長，結(jié)構(gòu)安排不拘一格，因文而異。

C、請示涉及事項是沒有進行的，等上級批復(fù)后才能處理，必須事前行文，不能先斬后奏；報告涉及事項大卻已過去或正在進行中，可以事后行文，也可以事中行文。請求時間性要求強，報告時間性要求一般較差。

D、批準(zhǔn)性請示，上級未作出答復(fù)前，成文單位無權(quán)安排和辦理；批轉(zhuǎn)性報告在上級未作答復(fù)前，成文單位即可進行安排和部署。

3、通知

是發(fā)布行政法規(guī)和規(guī)章，轉(zhuǎn)發(fā)上級機關(guān)、同級機關(guān)和不相隸屬機關(guān)的公文，批轉(zhuǎn)下級機關(guān)的公文，要求下級機關(guān)辦理和需要周知或共同執(zhí)行的公文。

通知的特點：

（1）使用范圍廣。使用的單位多，無論哪一級行政機關(guān)都可以用，不受級別限制。如下達指標(biāo)、部署工作、告知事項、聯(lián)合舉辦活動、轉(zhuǎn)發(fā)上級、同級、下級機關(guān)的公文、，召集會議等，均可使用“通知”。

（2）使用頻率高。約占各級行政機關(guān)收發(fā)文件總量的一半以上。因為“通知”適用范圍寬，行文簡便，寫法多樣。

（3）種類多。按形成情況劃分有：聯(lián)合通知、緊急通知、補充通知；按行文關(guān)系劃分有：下行文通知、平行文通知；按內(nèi)容性質(zhì)劃分有：發(fā)布性通知、告知性通知、會議通知、轉(zhuǎn)發(fā)轉(zhuǎn)批通知。

通知的寫法：

發(fā)出通知的目的，在于告知對方有關(guān)的事項和本機關(guān)的意見，所以通知必須注意把問題寫清楚。如，發(fā)文的依據(jù)是什么，要求對方在什么時間執(zhí)行什么任務(wù)或協(xié)助完成什么工作，有什么具體要求等。再如，召開會議的通知，要寫明時間、地點、什么會議、會期幾天、中心討論什么問題，要求什么人參加，分配名額、報到日期、準(zhǔn)備什么材料等。

4、函

是相互商洽工作、詢問和答復(fù)問題，向有關(guān)主管部門請求批準(zhǔn)等事項的公文。

函的特點：

（1）行文關(guān)系多樣?？捎糜谏闲小⑵叫小⑾滦形暮筒幌嚯`屬機關(guān)。無論哪一級國家行政機關(guān)都可使用，這一點是其它種類的公文無法與之相比。

（2）使用范圍廣泛。除可以代行指示、請示、報告、批復(fù)等職能外，還有獨特的相互商洽工作、詢問等功能。

（3）寫法靈活簡便。內(nèi)容可一個問題或一件事，開門見山直接入題。

函的種類：函的寫作要求：（4）關(guān)系要擺正

5、計劃

為實現(xiàn)一定時期的目標(biāo)決策，制訂總體和階段的任務(wù)及實施的方法、步驟和措施的過程及其書面表達的形式。（在一定時期里要做什么，怎么做，達到什么標(biāo)準(zhǔn)和程度）

計劃的特點

（1）預(yù)想性?？茖W(xué)的預(yù)見、預(yù)想性安排。設(shè)有預(yù)想就沒有計劃；是希望實現(xiàn)而尚未實現(xiàn)的。

（2）可行性。措施辦法必須切實可行，指標(biāo)經(jīng)過努力可以達到的。沒有可行性，就不能稱為計劃。

（3）約束性。計劃一旦通過、下達，就要遵照執(zhí)行。

計劃的寫作要求：

（1）方針政策性。體現(xiàn)黨的方針政策，哪些該做，哪些不該做。

（2）要有全局觀念。從整體利益出發(fā)，服從大局，整體弊多，失去存在價值。

（3）要走群眾路線。集思廣益，內(nèi)容反復(fù)討論、修改、切實可行。

（4）規(guī)定要明確具體。目標(biāo)明確、措施具體，但不可過于具體，束縛創(chuàng)造性。

計劃的三要素：

（1）制訂計劃的依據(jù)，計劃本身成立的前提。

（2）制定計劃的目標(biāo)，達到要求和標(biāo)準(zhǔn)。

（3）實施計劃的細(xì)則，主要是步驟與措施。步驟：達到目標(biāo)完成任務(wù)幾步走，先做什么，后做什么，何時完成；措施：什么手段，動員哪些力量，創(chuàng)造什么條件，克服哪些困難，如何分工協(xié)作等，必要時還要明確獎懲規(guī)定。步驟和措施是實現(xiàn)目標(biāo)的保證，是計劃的主要篇幅。

計劃的寫法沒有固定不變的，但任何計劃都有標(biāo)題和正文兩部分。

6、總結(jié)

對規(guī)定時限內(nèi)的某項工作或任務(wù)加以回顧、分析、研究，從中找出經(jīng)驗和教訓(xùn)，形成文字，就是總結(jié)。（對實踐的認(rèn)識，是由感性認(rèn)識上升到理性認(rèn)識的過程）（在一定時期里做了什么，怎么做的，達到了什么標(biāo)準(zhǔn)和程度）

（1）總結(jié)的作用和種類

一是總結(jié)經(jīng)驗，發(fā)揚成績；二是反思過去，展望未來；三是互通情報，共同提高。種類很多，一般按內(nèi)容分，有綜合性總結(jié)、專題性總結(jié)。

（2）總結(jié)的特點：目的性、客觀性、理論性

（3）總結(jié)的一般寫法成文階段：1）標(biāo)題：陳述式，一般由“單位名稱、時間、事由和文種”四部分構(gòu)成，大部分用于工作總結(jié)，如《山東鋁業(yè)公司紀(jì)委2005年工作總結(jié)》。論斷式，較鮮明地表現(xiàn)主題，大部分用于專題總結(jié)，如《醫(yī)療制度改革深入人心——山鋁醫(yī)院2005年醫(yī)療制度改革工作總結(jié)》。概括式，類似一般文章的寫法，用于經(jīng)驗總結(jié)，如《完善經(jīng)濟責(zé)任制，深化企業(yè)改革》，常由上一級機關(guān)作出。

2）正文：由前言、主體、結(jié)尾三部分組成。前言，概述情況，交待背景，讓人有個大體印象，為主體作為輔墊。主體，這是正文的重點，總結(jié)成績和經(jīng)驗，指出問題和教訓(xùn)，提出改進工作意見三部分。常用結(jié)構(gòu)有：慣用式，按“情況—成績—經(jīng)驗—問題—意見”順序敘述，適用于大型的綜合性總結(jié)。條文式，將總結(jié)內(nèi)容按性質(zhì)和主次輕重逐條排列，分別使用“一、二、三……”等序號，往往在同一條里，把成績經(jīng)驗、方法措施、問題教訓(xùn)溶為一體闡述。標(biāo)題式，正文分若干大段分別列出小標(biāo)題。適用于經(jīng)驗性總結(jié)。階段式，把工作過程分成幾個階段，分別說明每個階段的成績、經(jīng)驗和教訓(xùn)。貫通式，圍繞主題，總結(jié)事態(tài)發(fā)展全過程，文字前后貫通，一氣呵成。按時間或事物發(fā)展順序敘寫。

3）結(jié)尾：概括全文主要內(nèi)容，實事求是，有針對性，同時給人以鼓舞和力量。簡短、有力和自然。

4）總結(jié)的基本要求：態(tài)度端正、抓住重點、寫出特色，一分為二，實事求是；條理清楚、用語準(zhǔn)確。忌空泛、忌籠統(tǒng)（也許、大概、差不多、少數(shù)、大體上）要少用、選用。忌夸張、忌虛假。

5）計劃和總結(jié)的關(guān)系

計劃是工作開始前對所要做的工作的打算，總結(jié)是工作結(jié)束后對計劃完成情況的鑒定。

7、調(diào)查報告

是對某一問題或事件調(diào)查后，將所得的材料和結(jié)論加以整理而寫成的書面報告。一般在標(biāo)題下寫有“調(diào)查報告”等字樣。

（1）調(diào)查報告的作用

第一，制定方針政策的重要依據(jù)；第二，扶植新生事物，傳播典型經(jīng)驗；第三，揭露事實真相，回答社會問題；第四，克服官僚主義，培養(yǎng)求實精神。

調(diào)查報告按調(diào)查的范圍、內(nèi)容分為兩類：綜合性調(diào)查報告、專題性調(diào)查報告。

（2）調(diào)查報告的特點

1）明確的目的性、強烈的針對性；2）尊重客觀實事，憑借事實說話；3）揭示事物的本質(zhì)和規(guī)律；4）體現(xiàn)時代精神，有較強的時間性。

（3）調(diào)查報告一般寫法

1）擬定寫作提綱，根據(jù)確定的主題擬提綱?；窘Y(jié)構(gòu)內(nèi)容是：一要寫出主題，就是調(diào)查的結(jié)論；二要暫定一個標(biāo)題，是主題的重要表現(xiàn)；三要根據(jù)主題的要求對文章整結(jié)構(gòu)進行安排，即開頭寫什么、中間寫什么，結(jié)尾寫什么。此時，把選定的材料分類，認(rèn)真精選，使之進入文章中。擬提綱不可隨意性，必須從宏觀處著想，從微觀處入手使調(diào)查報告能如實反映客觀事物的本來面目。文字量少的可粗略些，只列主題、標(biāo)題，每一層次的主要問題即可。

2）一般寫作方法。標(biāo)題、正文（前言、主體、結(jié)尾三部分）

前言部分，簡要敘述問題的提出，即為什么對這個問題進行調(diào)查；調(diào)查的時間、地點、對象、范圍、經(jīng)過以及采用什么方法等；介紹調(diào)查對象的基本情況，歷史背景；調(diào)查后的結(jié)論等。

主體部分，主要寫事實真相、收獲、經(jīng)驗和教訓(xùn)。主要用大量的事實材料對調(diào)查人、事件、問題作具體說明。要寫出指導(dǎo)思想、具體做法、困難障礙以及解決辦法、獲得的效益、影響和意義等。

（4）調(diào)查報告的寫作要求

1）研究理論，熟悉政策2）深入實際，占有材料

3）整理材料，分析研究4）注意敘述和表達方法一般用第三人稱的敘述方式。以敘述為主，如實反映情況，還得有議論，就是要有觀點。語言除具有公文的準(zhǔn)確、通俗、簡潔等特點外，力求生動、活潑，主要是向群眾學(xué)習(xí)和借助某些修辭方法。

8、講話稿

講話稿和發(fā)言稿都屬于會議文件，是事先經(jīng)過認(rèn)真思考，精心設(shè)計而寫成的文稿。它的作用是鼓動和指導(dǎo)。

講話稿和發(fā)言稿，原則上應(yīng)當(dāng)由本人自己起草，能真實反映發(fā)言人的意見。有些重要講話，實際是代表組織，需要先討論或?qū)ｉT組織人員起草。

起草講話稿，首先要擬一個提綱。在選擇題目和確定主要內(nèi)容時，需考慮以下幾個方面：

一是弄清會議的性質(zhì)和中心任務(wù)。講話和發(fā)言一定要扣住會議的中心問題，不要不著邊際、無的放矢，發(fā)表無關(guān)的議論，浪費與會人的時間。

二是要考慮講話人出席會議的身份、職務(wù)，在會上講什么合適。還要考慮聽眾對象，到會的是哪些人，需要從會議中了解和學(xué)習(xí)什么，最關(guān)心什么問題，需要得到什么教育和經(jīng)驗等。

三是要根據(jù)會議的中心議題，結(jié)合實際，有針對性地提出問題和發(fā)表意見，介紹經(jīng)驗，提出建議和批評等。講話和發(fā)言要有內(nèi)容，有份量，有話則長，無話則短。

講話稿和發(fā)言稿的寫法，沒有固定格式，比較靈活，每位發(fā)言人都有的風(fēng)格，不必千篇一律。要適當(dāng)口語化，避免使用文言和生僻的字眼。要生動活潑、通俗易懂，富有教育意義和說服力。

9、會議紀(jì)要

是傳達會議議定事項和主要精神，要求與會單位共同遵守和執(zhí)行的公文。

特點：具有較強的提要性；具有決議的性質(zhì)，一經(jīng)下發(fā)必須貫徹執(zhí)行，具有存查、備用的作用。

寫法有三種：

（1）綜合概述法。把會議基本情況，討論研究的主要問題等綜合在一起，用概括敘述的方法進行闡述與說明。多用于小型會議，問題單一，篇幅短小。正文的第一部分為會議概貌，先扼要寫出會議時間、地點、參加人員和中心議題，再交代會議的主要議程，然后用一過渡句“現(xiàn)將聯(lián)席會上議定事項紀(jì)要如下”轉(zhuǎn)換內(nèi)容，領(lǐng)起下文。

（2）歸納分項法。內(nèi)容分門別類加以整理，歸納成幾個大的方面或大的問題，然后加上標(biāo)號或小標(biāo)題分成幾項來寫。側(cè)重橫向分析，內(nèi)容多、問題談得細(xì)，多用大型會議。

（3）發(fā)言提要法。把會上具有典型性、代表性的言論加以整理，提煉出內(nèi)容要點和精神實質(zhì)，然后按發(fā)言順序或內(nèi)容的類別加以闡述說明。這種寫法能如實反映會議討論的情況和與會人員的意見，適用于一些座談會、討論會和研究會的紀(jì)要等。

公文知識與公文寫作責(zé)任編輯：飛雪 閱讀：人次

第三篇：公文寫作的知識

關(guān)于公文寫作的有關(guān)知識

什么是公文？

所謂公文，它是公務(wù)文書的簡稱，它是國家機關(guān)在行政管理過程中為處理公務(wù)而按規(guī)定格式制作的書面 材料。公文的種類主要包括：命令、議案、決定、公告、通告、通報、報告、請示、批復(fù)、意見、函、會議 紀(jì)要。

在各類企業(yè)中，所指的公文一般為商務(wù)公文，主要分為介紹報告、請示、會議紀(jì)要、工作計劃要點、公 司及產(chǎn)品介紹、信函、講話稿、可行性報告、工作總結(jié)、市場調(diào)查報告、說明等

公文擬寫的步驟與方法

公文擬寫的步驟與方法大體同一般文章的寫作方式相似，但是由于公文在性質(zhì)、作用上及其寫作要求上 的不同，擬寫時也有一些需要特別注意的問題。

公文的擬寫通常按以下步驟進行：

一、明確發(fā)文主旨

任何一份公文都是根據(jù)工作中的實際需要來擬寫的。因此，在動筆之前，首先要弄清楚 發(fā)文的主旨，即發(fā)文的主題與目的，包括以下幾項內(nèi)容：

1．文件的中心內(nèi)容是什么？比如相關(guān)工作的改善，主要提出目前情況怎樣？存在哪些問題，解決方式、需協(xié)助事項；再如請求事項，擬請上級機關(guān)答復(fù)或解決問題等。

2．根據(jù)文件內(nèi)容，準(zhǔn)備采用什么文種？比如，匯報工作情況，是寫專題報告還是寫情況簡報；針對下 級來文所反映的問題，是寫一個指示或復(fù)函，還是一個帶規(guī)定 性質(zhì)的通知等。

3．明確文件發(fā)送范圍和閱讀對象。比如，向上級匯報工作，還是向有關(guān)單位推廣、介紹經(jīng)驗；是給領(lǐng) 導(dǎo)、有關(guān)部門人員閱讀，還是向全體人員進行傳達。

4．明確發(fā)文的具體要求。例如，是要求對方了解，還是要求對方答復(fù)，是供收文機關(guān)貫徹執(zhí)行，還是 參照執(zhí)行、研究參考、征求意見等。

總之，發(fā)文必須明確采取什么方式，主要闡述哪些問題，具體要達到什么目的，只有對這些問題做到心 中有數(shù)，才能夠落筆起草。

二、收集有關(guān)資料，進行調(diào)查研究

發(fā)文的目的和主題明確之后，就可以圍繞這個主題搜集材料和進行一定的調(diào)查研究當(dāng)然，這也要根據(jù)具 體的情況，并不是擬寫每一份公文都要進行這一步工作。例如，擬寫一份簡短的通知、公告，一般來說不需 要專門做搜集材料和調(diào)查研究工作，在明確發(fā)文主旨之后，稍加考慮就可以提筆寫作了。但對于問題較為復(fù) 雜，還要進行具體的分析和歸納；如擬訂篇幅較長的文件，擬訂工作計劃、進行工作總結(jié)、起草規(guī)章、條例、擬寫工作指示等，往往都需要搜集有關(guān)材料和進行進一步調(diào)查研究工作。

總之，收集材料及調(diào)查研究，是一個醞釀的過程，是為了掌握全面的、大量的素材了解問題的各個方面，然后經(jīng)過分析思考產(chǎn)生一個認(rèn)識的飛躍。

三、擬出提綱，安排結(jié)構(gòu)

在收集材料的基礎(chǔ)上，草擬出一個寫作提綱。提綱是所要擬寫的文件的內(nèi)容要點，把它的主要框架勾畫 出來，以便正式動筆之前，對全篇做到通盤安排、胸有成竹，使寫作進展順利，盡量避免半途返工。提綱的詳略，可以根據(jù)文件的具體情況和個人的習(xí)慣、寫作的熟練程度而定。篇幅不長的文件，可以大 致安排一下文件的結(jié)構(gòu)，先寫什么問題，依次再寫什么問題，主要分幾層意思等。篇幅較長、比較重要的文件，往往需要擬出比較詳細(xì)的提綱，包括文件共分幾個部分，每一個部分又分作幾個問題，各個大小問題的題目和要點及使用什么具體材料說明等。提綱的文字不需要很多，也不需要在文字上推敲。當(dāng)然，需要集體討論或送給領(lǐng)導(dǎo)審閱的提綱除外。

擬寫提綱是一個很重要的構(gòu)思過程，文件的基本觀點，可以召集相關(guān)人員進行集體討論研究和修改，使提綱日益完善。由兩人以上分工合寫的文件，更需要共同研究寫作提綱，以免發(fā)生前后重復(fù)、脫節(jié)或相互矛盾的現(xiàn)象。

四、落筆起草、擬寫正文

結(jié)構(gòu)安排好后，要按照要求所列順序，開宗明義、緊扣主題、擬寫正文。寫作中注意兩點：

1． 要觀點鮮明，用材得當(dāng)。也就是說要用觀點來統(tǒng)帥材料，使材料來為觀點服務(wù)。運用材料要能說明問題，做到材料與觀點統(tǒng)一。

在寫作當(dāng)中，要注意明確觀點，用語不能含糊不清，模棱兩可、詞不達意，似是而非。如果觀點不明，令人不知所云。有些文件，只講觀點沒有實際材料，就會使人感到抽象空洞、缺乏依據(jù)，不易信服。而只羅列材料沒有鮮明的觀點，則會使人弄不清要說明什么問題，不了解發(fā)文的意圖，特別是情況匯報、工作匯報介紹。

2． 要語句簡練，交代清楚。擬寫文件既要盡量節(jié)省用字、縮短篇幅、簡潔通順，又要注意交代的問題清楚明了。

五、反復(fù)檢查，認(rèn)真修改

初稿寫出后，要認(rèn)真進行修改。寫文章，需要下功夫。自古以來，好文章都要經(jīng)過反復(fù)修改的，寫文件也同樣，尤其是重要的文件，往往要經(jīng)過幾稿才能通過。

1． 關(guān)于主題的修改?？粗黝}是否明確，主題論述是否集中，主題挖掘是否深刻。

2． 關(guān)于觀點的修改。修改公文要考慮到觀點是否正確，表達有無問題。

3． 關(guān)于材料的修改。材料是文件的基礎(chǔ)，有了正確的觀點，還要通過適當(dāng)?shù)牟牧媳憩F(xiàn)出來。

4． 關(guān)于結(jié)構(gòu)的修改。修改文件的結(jié)構(gòu)，包括文件總體結(jié)構(gòu)的修正，使全文更加嚴(yán)謹(jǐn)。

5． 關(guān)于語言的精練。主要是修改不通順的語句，不規(guī)范的字及標(biāo)點符號。

修改工作要做到認(rèn)真仔細(xì)，必須有足夠的耐心和精益求精的精神。

幾種常用的商務(wù)公文

請示

請示是下級向上級請求決斷、指示或批準(zhǔn)事項所使用的呈批性公文。

請示的特點

一、針對性。只有本單位權(quán)限范圍內(nèi)無法決定的重大事項，如重要決定、重要決策、人事安排等問題，以及在工作中遇到的新問題、新情況或克服不了的困難，才可用“請示”行文。請示上級給予指示、決斷或答復(fù)、批準(zhǔn)。因而“請示”具有很強的針對性。

二、呈批性。請示是有針對性的上行文，上級領(lǐng)導(dǎo)對于呈報的請示事項，無論同意與否，都必須給予明確的“批復(fù)”回文。

三、單一性。請示應(yīng)一文一事，一般只寫一個受文領(lǐng)導(dǎo)，即使需要同時呈送其他領(lǐng)導(dǎo)，也只能用抄送形式。

四、時效性。請示是針對本單位當(dāng)前工作中出現(xiàn)的情況和問題，求得上級單位指示、批準(zhǔn)的公文，如能及時發(fā)出，就會使問題得以及時解決。

請示的分類

根據(jù)內(nèi)容、性質(zhì)的不同，請示分為以下三種：

一、請求指示性請示。

二、請求批準(zhǔn)性請示。

三、請求批轉(zhuǎn)性請示。

請示的結(jié)構(gòu)、內(nèi)容和寫法

請示由首部、正文和尾部三部分組成，其各部分的格式、內(nèi)容和寫法如下：

一、首部。主要包括標(biāo)題和主送機關(guān)兩個項目內(nèi)容。

1． 標(biāo)題。請示的標(biāo)題一般有兩種書寫方式：一種是有發(fā)文機關(guān)名稱、事由和文種構(gòu)成。如《***組關(guān)于********的請示》；另一種是由事和文種構(gòu)成，如《關(guān)于*******的請示》

2． 受文領(lǐng)導(dǎo)。每份請示只能寫一個受文領(lǐng)導(dǎo)，不能多頭請示。

二、正文，其結(jié)構(gòu)一般由開頭、主體、結(jié)語構(gòu)成。

1． 開頭。主要交代請示的理由。

2． 主題。主要說明請示事項，它是向上級機關(guān)提出的具體請求，這部分內(nèi)容要單一，只宜請求一件事。

3． 結(jié)語。另起一段，其習(xí)慣用語有“當(dāng)否，請批示”、“妥否、請批復(fù)”、“以上請示，請予審批”、“以上請示，呈請核準(zhǔn)”或“以上請示如無不妥，請批轉(zhuǎn)各部門予以執(zhí)行”。

三、尾部，其主要結(jié)構(gòu)為落款與成文時間兩部分。

請示應(yīng)注意的問題一、一文一事的原則。

二、材料真實，不要為得到領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)而虛構(gòu)情況。

三、理由充分，請示事項明確。

四、語氣平實、懇切，以引起上級的重視。

報告

報告是下級向上級匯報工作、反映情況、提出意見或建議、答復(fù)詢問的陳述性上行公文。

“報告”是陳述性文體。寫作時要以真實材料為主要內(nèi)容，以概括敘述為主要的表達方式.“報告”是行政 公文中的上行文種，撰寫“報告”的目的就是為了讓上級掌握本單位的情況，了解本單位的工作狀況及要求，使上級領(lǐng)導(dǎo)能及時給予支持，為上級機關(guān)處理問題，布置工作或作出某一決策提供依據(jù)。“下情上達”是制發(fā) 報告的目的。所以報告的內(nèi)容要求以擺事實為主，要客觀的反映具體情況，不要過多的采用議論和說明，表 達方式以概括為主，語氣要委婉、謙和、不宜用指令性語言。

報告的特點：

一、報告的目的為了向上級匯報工作、情況、建議、答復(fù)等，它不直

接請求上級機關(guān)正面回答報告中的問題，所以不帶請示事項，這是它與請示的重要區(qū)別之一。

二、報告中一般不提建議或意見。如果確實需要在某一領(lǐng)域或某些部門貫徹報告中提出的建議或意見，可建議上級機關(guān)批轉(zhuǎn)到有關(guān)部門貫徹執(zhí)行，報告一經(jīng)批準(zhǔn)，便作為批轉(zhuǎn)文件的附件下發(fā)，其權(quán)威性依賴或附 屬于批轉(zhuǎn)機關(guān)。

三、報告在內(nèi)容上不像“請示”那樣有“一文一事”的要求，它可在一件公文中綜合報告幾件事情，層次結(jié) 構(gòu)比較復(fù)雜。

四、報告廣泛使用于下級向上級反饋信息，是溝通上下級機關(guān)縱向聯(lián)系的一種重要形式。向上級及時匯 報工作、反映問題、提出建議，也是下級機關(guān)必須履行的一項工作制度。

報告的種類

報告從種類與內(nèi)容上分主要有：匯報性報告、答復(fù)性報告、呈報性報告、例行工作報告。

寫法

報告的結(jié)構(gòu)一般由標(biāo)題、受文領(lǐng)導(dǎo)、正文、落款、成文時間組成，下面介紹幾種報告的寫法

一、匯報性報告

匯報性報告主要是下級向上級匯報工作、反映情況的報告，一般分為兩類：

1． 綜合報告。這種報告是本單位工作到一定的階段，就工作的全面情況向上級寫的匯報性報告。其內(nèi) 容大體包括工作進展情況，成績或問題，經(jīng)驗或教訓(xùn)以及對今后工作的意見或建議。這種報告的特點全面、概括、精練。

2． 專題報告。這種報告是針對某項工作中的某個問題，向上級所寫的匯報性報告。

二、答復(fù)性報告

這種報告是針對上級或管理層所提出的問題或某些要求而寫出的報告。這種報告要求問 什么答什么，不 涉及詢問以外的問題或情況。

三、呈報性報告

呈報性報告主要用于下級向上級報送文件、物件隨文呈報的一種報告。一般是一兩句話說明報送文件或 物件的根據(jù)或目的以及與文件、物件相關(guān)的事宜。

四、例行工作報告

例行工作報告是下級向上級，因工作需要定期向上級所寫的報告。如，財務(wù)報告、費用 支出報告等。

公告

公告是用于對企業(yè)內(nèi)、外宣布重要事項的公文。

公告的寫法

公告是一種嚴(yán)肅、莊重的公文，它內(nèi)容較為單一，篇幅較短，表達直截了當(dāng)，語言簡潔明快。

一、標(biāo)題。

公告標(biāo)題有三種：一種是完全標(biāo)題，包括發(fā)文機關(guān)、事由、文種；二是發(fā)文機關(guān)和文種 以上兩項，多 用于政府機關(guān)；有的只有文種，如《公告》，標(biāo)題之下，有時可依公告單獨編號。

二、正文

正文一般由主旨與說明構(gòu)成。

主旨單獨成段，用簡短的一句話概括出此公告的主題內(nèi)容。

說明寫出公告依據(jù)、公告事項。結(jié)尾一般用“特此公告”作為結(jié)語。

三、落款及日期

公告日期有的標(biāo)注在標(biāo)題下方，也可以注在公告結(jié)尾處。重要的公告落款處除注明發(fā)文單位外，還應(yīng)標(biāo) 明發(fā)文地點。

會議紀(jì)要

會議紀(jì)要是一種記載、傳達會議情況及議定事項的紀(jì)實性公文。它用于各機關(guān)、企事業(yè)單位召開的工作 會議、座談會、研討會等重要會議。

會議紀(jì)要通過記載會議的基本情況、會議成果、會議議定事項，綜合概括反映會議精神，以便使與會者 統(tǒng)一認(rèn)識，會后全面如實的進行傳達組織開展工作的依據(jù)。同時“會議紀(jì)要”是可以多向行文，具有上報、下 達以及同級單位進行交流的作用。

會議紀(jì)要的寫法

會議紀(jì)要一般由首部、正文、尾部三部分組成。其各部分的寫作要求如下：

一、首部。這部分的主要項目是標(biāo)題。有的會議紀(jì)要的首部還有成文時間等項目內(nèi)容。會議紀(jì)要的標(biāo)題 通常是由會議名稱和文種構(gòu)成的。如《*****公司******會議紀(jì)要》。

二、正文。會議紀(jì)要正文結(jié)構(gòu)由前言、主體兩部分組成。

1． 前言。首先概括交代會議的名稱、時間、地點、主持人、主要議程、參加人員、會議形式以及會議 主要的成果。

2． 主體。它是會議機要的核心內(nèi)容，主要記載會議情況和會議結(jié)果，寫作時要注意緊緊圍繞中心議題，把會議的基本精神，特別是會議形成的決定、決議準(zhǔn)確的表達清楚。對于會議上有爭議的問題和不同意見，必須如實予以反映。

三、尾部。包括署名和成文時間兩項內(nèi)容。

電子公文

隨著網(wǎng)絡(luò)化的發(fā)展，公文通過E-mail的方式批閱使傳統(tǒng)的辦公模式正在發(fā)生著革命性的變化，但現(xiàn)在國 內(nèi)缺少實現(xiàn)網(wǎng)上公文批閱的軟件，文件容易被拷貝、篡改，企業(yè)的辦公方式還無法真正實現(xiàn)無紙化。電子公文的寫法

電子公文主要由主題、事項或附件落款組成。

一、收件單位/人

二、抄送單位/人

三、主題。相當(dāng)與公文的標(biāo)題，如《關(guān)于***請示》、《關(guān)于****報告》。

四、事項。公文的主要內(nèi)容，包括發(fā)文目的，事項等（與日常公文協(xié)作方法一致），若提供相關(guān)文件或報告等，可以附件方式發(fā)送（注明）。

五、落款。署名及成文時間

第四篇：《公文與寫作》

《公文與寫作》

1.轉(zhuǎn)發(fā)上級機關(guān)和不相隸屬機關(guān)的公文應(yīng)使用的文種是____.A.通知 B.報告 C.通報 D.公函 2.聯(lián)合行文的成文時間，以____為準(zhǔn)。

A.領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)的日期 B.最后簽發(fā)機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)的日期

C.發(fā)出的日期 D.會商的日期 3.抄送機關(guān)指____.A.收文機關(guān) B.辦理或答復(fù)收文的機關(guān)

C.需要了解發(fā)文內(nèi)容的機關(guān) D.必須送達的機關(guān) 4.對重要事項或重大行動作出安排，應(yīng)使用的文種是____.A.公告 B.通告 C.決定 D.命令 5.向下級機關(guān)的重要行文，應(yīng)抄送____.A.直接上級機關(guān) B.其他下級機關(guān) C.同級機關(guān) D.業(yè)務(wù)主管機關(guān) 6.承辦，指____.A.對來文執(zhí)行與辦復(fù)

B.對來文辦理做出批示和決策性意見

C.對來文辦理結(jié)果做出反饋

D.對來文辦理提出建議性意見 7.發(fā)文機關(guān)代字指____.A.發(fā)文機關(guān)名稱的號碼

B.發(fā)文機關(guān)名稱的縮寫

C.發(fā)文機關(guān)名稱的簡稱

D.發(fā)文機關(guān)名稱的別稱

8.請示的正文一般由請示的事由、請示事項和_____三部分組成。

A.結(jié)束語 B.請求目的 C.陳述意見 D.工作計劃 9.簽發(fā)人標(biāo)識用于______。

A.所有的公文 B.上行文 C.平行文 D.下行文 10.跨的請示與批復(fù)，應(yīng)放在______的立卷。

A.發(fā)出請示 B.接到批復(fù) C.請示或批復(fù)任選 D.各自 11.幾個機關(guān)聯(lián)合發(fā)文，發(fā)文字號要標(biāo)明______。

A.主辦機關(guān)的 B.所有機關(guān)的

C.至少兩個機關(guān)的 D.根據(jù)情況臨時規(guī)定的 12.“指示”根據(jù)《條例》適用于______。

A.對下級機關(guān)布臵工作，提出開展工作的原則和要求

B.對下級機關(guān)布臵工作，并提出工作建議

C.對下級機關(guān)不適當(dāng)?shù)臎Q定予以撤消

D.適用于答復(fù)下級機關(guān)的請示事項 13.“意見”根據(jù)《條例》適用于______。

A.對下級機關(guān)布臵工作，提出開展工作的原則和要求

B.對重要問題提出見解和處理辦法

C.對下級機關(guān)不適當(dāng)?shù)臎Q定予以撤消

D.適用于答復(fù)下級機關(guān)的請示事項

14.向上級主管部門請求批準(zhǔn)事項，使用______。

A.請示 B.報告 C.通知 D.函 15.文件的成文日期一般指______。

A.領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)的日期 B.文件用印的日期 C.文件的發(fā)出日期 D.領(lǐng)導(dǎo)人簽署的日期 16.向無隸屬關(guān)系的單位答復(fù)問題，使用______。

A.批復(fù) B.通報 C.通知 D.函 17.傳達會議情況，使用______。

A.通知 B.通報 C.會議記錄 D.會議紀(jì)要 18.規(guī)范機關(guān)、團體、單位的某一方面工作，適用______。

A.條例 B.規(guī)定 C.辦法 D.意見 19.保管年限中的“長期”，其年限為______。

A.5年～10年 B.8年～20年

C.16年～50年 D.32年～50年 20.按時間特征組卷，其時間特征______。

A.只能是文件辦理完畢的時間 B.只能是文件形成時間

C.只能是文件內(nèi)容針對時間

D.既包括形成時間也包括內(nèi)容針對時間 21.向上級機關(guān)匯報工作，反映情況，使用______。

A.通報 B.請示 C.報告 D.意見 22.答復(fù)上級機關(guān)的詢問，使用______。

A.通報 B.請示 C.報告 D.意見 23.體現(xiàn)“請示”單一性的特點是因為______。

A.內(nèi)容一文一事 B.請求理由單一 C.辦事事先請示 D.內(nèi)容明確說明情況 24.答復(fù)下級機關(guān)的請示事項，使用______。

A.指示 B.批復(fù) C.通知 D.通報 25.向不相隸屬的單位商洽工作，使用______。

A.請示 B.報告 C.通知 D.函 26.對某項行政工作作比較細(xì)的具體規(guī)定，使用______。

A.條例 B.規(guī)定 C.辦法 D.意見

27.實現(xiàn)目標(biāo)期限短，在一年之內(nèi)的，制定工作目標(biāo)的計劃類文書，使用______。

A.計劃 B.規(guī)劃 C.安排 D.綱要 28.總結(jié)的特點是______。

A.回顧性和經(jīng)驗性 B.綜合性 C.專題性 D.理論性 29.總結(jié)的特點是______。

A.針對性強和紀(jì)實性強 B.新聞性 C.政務(wù)性 D.個案性 30.記錄類文書不包括______。

A.會議記錄 B.大事記和接待記錄 C.電話記錄 D.工作簡報 1.向同級業(yè)務(wù)主管部門請求批準(zhǔn)時，應(yīng)使用的文種是____.A.請示 B.報告 C.議案 D.公函 2.簽署是指____.A.機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人在定稿上親筆簽名 B.機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人在公文正本上親筆簽名

C.機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人對收文的辦理簽注批示意見

D.文件的承辦人在文件處理單上親筆簽名

3.主送機關(guān)指____.A.收文機關(guān)

B.辦理或答復(fù)收文的機關(guān)

C.需要了解收文內(nèi)容的機關(guān)

D.必須送達的機關(guān) 4.擬辦，指____.A.擬稿 B.對發(fā)文審核把關(guān) C.對來文辦理做出批示 D.對來文辦理提出建議性意見

5.用于注明卷內(nèi)文件與立卷狀況的是______.A.卷末備考表 B.文件分類表

C.卷內(nèi)文件目錄

D.案卷目錄 6.撰寫請示，要求_____.A.主送一個主管的上級機關(guān)

B.主送上級機關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)人

C.受雙重領(lǐng)導(dǎo)的機關(guān)主送兩個上級機關(guān)

D.主送主管的與有關(guān)的上級機關(guān) 7.撰寫批復(fù)，開頭應(yīng)寫明_____.A.上級機關(guān)的指示

B.國家的有關(guān)法規(guī)

C.下級機關(guān)的工作情況 D.所針對的請示的日期與標(biāo)題 8.一般文件的成文日期，指_____.A.領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)的日期 B.文件用印日期

C.文件發(fā)出日期 D.領(lǐng)導(dǎo)人簽署文件正本日期 9.聯(lián)合行文的作者，應(yīng)為______.A.具有隸屬關(guān)系的機關(guān)

B.同級或級別相近的機關(guān)

C.同一組織系統(tǒng)中的上下級機關(guān) D.具有業(yè)務(wù)指導(dǎo)關(guān)系的機關(guān) 10.轉(zhuǎn)發(fā)與批轉(zhuǎn)公文時用______.A.通報 B.通知 C.公函 D.批復(fù) 11.發(fā)文字號是指

A.文件代號 B.機關(guān)代字 C.發(fā)文 D.發(fā)文順序號 12.注辦是指_____.A.對來文進行分送

B.對來文辦理提出初步方案或建議

C.對來文閱讀、執(zhí)行與辦復(fù) D.對來文辦畢簽注承辦經(jīng)過和結(jié)果 13.______文件，不能用簽發(fā)形式生效。

A.指導(dǎo)類 B.會議類 C.報請類 D.知照類 14.清退指將辦完清理出的文書交給_______.A.發(fā)文機關(guān)或指定的專門部門 B.檔案部門 C.文件銷毀部門 D.秘書部門 15.簽署是指_____.A.機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人在公文定稿上親筆簽名 B.機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人在公文正本上親筆簽名

C.機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人在收文的辦理簽注上批示意見 D.機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人文件處理單上簽親筆簽名

16.以機關(guān)名義對外簽發(fā)公文，必須遵循_____.A.集體會商的原則 B.先核后簽的原則 C.正職簽發(fā)的原則 D.規(guī)范簽發(fā)的原則

17.蓋印章時，應(yīng)做到_____.A.上壓正文，下不壓成文日期

B.既壓正文，又壓成文日期

C.上不壓正文，下壓成文日期

D.上不壓正文，下不壓成文日期 18.注發(fā)是指_____.A.在定稿上注明辦理情況

B.在定稿上批注繕印要求

C.在定稿上批注發(fā)文要求

D.在定稿上落款處簽署 19.最有效的催辦方式是_____.A.電話催辦 B.文字催辦 C.登門催辦 D.會議催辦 20.立卷是指_____.A.將辦理完畢文件進行整理 B.將辦理完畢文件組成案卷

C.將辦理完畢文件組成組合體

D.將辦理完畢文件進行編目 21.國家主席依照有關(guān)法律公布行政法規(guī)和規(guī)章，應(yīng)當(dāng)用_____.A.令 B.決定 C.通知 D.公告

22.國家主席依照有關(guān)法律宣布施行重大強制性行政措施應(yīng)當(dāng)用_____.A.令 B.決定 C.通知 D.公告

23.國家主席依照有關(guān)法律嘉獎有關(guān)單位及人員應(yīng)當(dāng)用_____.A.令 B.決定 C.通知 D.公告 24.根據(jù)《辦法》，“議案”的作者指_____.A.各級人民政府 B.各級人民代會大會代表 C.群眾 D.國家領(lǐng)導(dǎo)人 25.下列哪個事由，根據(jù)《辦法》，不可以使用“決定” _____.A.關(guān)于嚴(yán)懲嚴(yán)重破壞社會治安的犯罪分子的工作安排

B.關(guān)于大興安嶺森林特大火災(zāi)事故的處理

C.關(guān)于授予×××全國勞動模范的稱號的嘉獎

D.關(guān)于在太平洋×地區(qū)試驗運載火箭使過往船只周知 26.“公告”根據(jù)《辦法》適用于_____.A.向國內(nèi)外宣布重要事項或者法定事項

B.公布社會有關(guān)方面應(yīng)當(dāng)遵守或者周知的事項

C.對重要事項或者重大行動做出安排

D.宣布施行重大強制性行政措施 27.“通告”根據(jù)《辦法》適用于_____.A.向國內(nèi)外宣布重要事項或者法定事項

B.公布社會有關(guān)方面應(yīng)當(dāng)遵守或者周知的事項

C.對重要事項或者重大行動做出安排

D.宣布施行重大強制性行政措施

28.傳達有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項，使用_____.A.公告 B.通告 C.通知 D.通報

29.轉(zhuǎn)發(fā)上級機關(guān)和不相隸屬機關(guān)的公文，使用_____.A.決定 B.通告 C.通知 D.通報 30.傳達重要精神或者情況，使用_____.A.決定 B.通告 C.通知 D.通報

二、多項選擇題（本大題共10小題，每小題2分，共20分）在每小題列出的五個選項中有二至五個選項是符合題目要求的，請將正確選項前的字母填在題后的括號內(nèi)。多選、少選、錯選均無分。

31.向不相隸屬的機關(guān)發(fā)文請求事項，不能用___________.A.請示 B.報告 C.公函 D.通知 E.通報 32.收文的辦理包括的環(huán)節(jié)有___________.A.擬辦 B.批辦 C.承辦 D.注辦 E.催辦 33.不需要立卷的范圍是___________.A.重份文件 B.無查考利用價值的事務(wù)性、臨時性文件 C.未經(jīng)審閱簽發(fā)的不生效文件和一般修改稿

D.與本單位工作無關(guān)的參考文件 E.無保存價值的人民來信和無特殊保存價值的信封

34.“有關(guān)××機床廠第七屆職代會的通知、報告和決議”不是按照____特征組卷的。

A.作者 B.問題 C.時間 D.文種 E.通訊者 35.《××省衛(wèi)生系統(tǒng)1999年工作總結(jié)》_____.A.文件式標(biāo)題 B.文章式標(biāo)題 C.雙標(biāo)題 D.單標(biāo)題 36.總結(jié)的文章式標(biāo)題，可以是_____.A.概括主要內(nèi)容 B.概括基本觀點 C.時限和內(nèi)容 D.單位名稱 37.述職報告的結(jié)尾的內(nèi)容一般包括_____.A.自我批評 B.努力方向 C.表示決心 D.總結(jié)工作 38.常用的調(diào)查報告有_____.A.經(jīng)驗調(diào)查報告 B.情況調(diào)查報告 C.問題調(diào)查報告 D.專題調(diào)查報告 39.不適用于按文件名稱立卷的有_____.A.司法文件 B.人事文件 C.教學(xué)文件 D.統(tǒng)計文件 E.會計文件 40.不能作為批復(fù)結(jié)束語的是_____.A.上述批復(fù)如無不妥，請參照執(zhí)行 B.上述批復(fù)如有不妥，請予回函。C.特此批復(fù)。

D.此致敬禮。E.此復(fù)在執(zhí)行中若有新問題，必須立即上報。

一、單項選擇題

1.制發(fā)公文的目的和要求，一般是由（）確定的。

A.撰寫者本人或團體 B.機關(guān)黨政負(fù)責(zé)人 C.行文對象及行文內(nèi)容 D.作者的上級機關(guān) 2.公文對結(jié)構(gòu)的要求是（）。

A.完整

B.生動 C.突出 D.簡明

3.以強制力推行的用以規(guī)定各種行為規(guī)范的法規(guī)、規(guī)章同于（）。

A.規(guī)范性文件

B.領(lǐng)指導(dǎo)性文件 C.呈請性文件

D.證明性文件

4.內(nèi)容重要并緊急需要打破常規(guī)優(yōu)先傳遞處理的文件，叫作（）。A.平件

B.加急件 C.特急件

D.急件

5.供受文者使用的具有法定效用的正式文本，格式規(guī)范并具備各種生效標(biāo)志的稿本稱作（）。

A.草稿

B.定稿 C.正本

D.副本

6.為了維護正常的領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系，具有隸屬關(guān)系或業(yè)務(wù)指導(dǎo)關(guān)系的機關(guān)之間應(yīng)基本采取（）。

A.逐級行文

B.多級行文 C.越級行文 D.直接行文 7.下面公文寫作中，語句符合規(guī)范的是（）。

A.該卷煙廠全體職工同心協(xié)力，奮發(fā)自強，在上半年不到三個月時間里，就 創(chuàng)造出產(chǎn)值比去年同期增長 200%的奇跡

B.我們一定要采取措施，盡可能節(jié)省不必要的開支和浪費

C.目前有關(guān)部門已對議報作出停刊整頓并令其主要負(fù)責(zé)人深刻檢查等等紀(jì)律處分的處理

D.一艘在巴拿馬注冊的名為“協(xié)友”的貨輪9月9日1時30分在斯里蘭卡東部亭可馬里突然遭到泰米爾“猛虎”組織襲擊而失事，五名船員失蹤

8.“由于我們沒有建立健全安全保衛(wèi)制度，結(jié)果給流氓、慣偷、壞人造成了盜竊、行兇、陰謀破壞的可趁之機”這句公文用語顯然是不規(guī)范的，其不正確的原因是（）。A.含義不明確不清晰，讓人產(chǎn)生歧義 B.句子成分搭配不當(dāng) C.語序安排欠妥當(dāng) D.不合乎事理 9.下面幾種說法中，不正確的是（）。

A.在公文中安排語序時，當(dāng)一組概念表現(xiàn)由若干連續(xù)的動作、行為構(gòu)成的活動過程

時，一般應(yīng)按時間發(fā)展順序排列

B.受雙重領(lǐng)導(dǎo)的機關(guān)向上級機關(guān)請示，應(yīng)寫明主送機關(guān)和抄進機關(guān)，由抄送機關(guān)答復(fù)

C.有些公文的主題，可以根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)人授意而直接表達，有些公文的主題，則需在調(diào)查研究的過程中，隨著對客觀實際情況全面而深入的探索而逐步提煉與明確 D.公文中的疑問語氣一般較少使用語氣“啊”“呢”“吧”等，“嗎”也展可能不用或少用

10.調(diào)查報告的特點是（）。

A.具有明確的針對性 B.具有法定的權(quán)威性和執(zhí)行性

C.作者廣泛 D.根據(jù)調(diào)查研究成果寫成的用于揭示事物真象與規(guī)律的報告

11.關(guān)于答復(fù)詢問的報告，敘述錯誤的是（）。

A.用語簡明，得體，分寸適宜 B.可夾帶請示事項

C.是下級機關(guān)答復(fù)上級機關(guān)詢問的文種

D.內(nèi)容準(zhǔn)確真實，實事求是地向領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)作認(rèn)真負(fù)責(zé)的報告

12.函靈活簡便，可廣泛應(yīng)用于公務(wù)聯(lián)系的各個領(lǐng)域，以下事項不適宜使用函件這一形式的有（）。

A.北京市人民政府就X X發(fā)電廠建設(shè)問題向國家計委申請

B.上海市浦東新區(qū)人民政府就浦東新區(qū)的道路規(guī)劃問題向上海市交通廳詢問 C.上海市公安廳就打擊車匪路霸問題向華東六省的公安廳提出建議 D.國務(wù)院、中央軍委就軍隊營區(qū)外義務(wù)植樹進行指示 13.以下有關(guān)公文的說法錯誤的有（）。

A.公文的基本組成部分有：標(biāo)題、正文、作者、日期、印章或簽署、主題詞 B.通用公文，文稱行政公文，指各類機關(guān)普遍使用的文件，如請示、報告、函等 C.通知的作者廣泛，不受機關(guān)性質(zhì)與級別層次的限制

D.函為不相隸屬機關(guān)間相互往來的正式公文，對受文者的行為沒有強制性影響 14.會議紀(jì)要是會議文件的一種，以下關(guān)于會議紀(jì)要的標(biāo)題說法正確的是（）。A.標(biāo)題需寫明會議名稱與文種

B.標(biāo)題須寫明發(fā)文機關(guān)名稱、事由與文種 C.標(biāo)題需寫明會議名稱、事由、文種

D.可以采用一般文章標(biāo)題的形式在標(biāo)題中簡要明確地揭示中心思想 15.立卷的文件是已經(jīng)辦理完畢的；立卷的作用主要是為了（）。A.反映本機關(guān)的活動 B.便于檢索和管理 C.便于映證機關(guān)工作的歷史 D.便于研究有關(guān)問題 16.公文立卷的具體方法很多，但其本質(zhì)都是（）。

A.一案一卷，一會一卷 B.同人同事立一卷 C.統(tǒng)計表、報表合卷 D.把握文件的特

17.編目是對組合之后的文件加以系統(tǒng)排列并編列出（）。

A.卷內(nèi)文件次號 B.卷內(nèi)文件目錄 C.編制立卷目 D.立卷計劃和案卷目錄

二、多項選擇題

1.公文提綱的內(nèi)容包括（）。

A.公文標(biāo)題 B.公文開頭 C.表述層次及論點、論據(jù)、字?jǐn)?shù)安排 D.結(jié)尾

2.下面說法錯誤的有（）。

A.蓋印應(yīng)端正、清晰，做到上壓正文，下壓成文日期。B.一件聯(lián)合發(fā)文，可有數(shù)個發(fā)文號

C.聯(lián)合行文的成文日期以最后簽發(fā)機關(guān)的簽發(fā)日期為準(zhǔn)。D.公文中的附注一般標(biāo)注于主題詞下方。E.題注一般用圓括號標(biāo)注于標(biāo)題下方。3.具備法定效力的公文稿本有（）。

A.副本

B.草稿 C.定稿

D.試行本 E.暫行本 4.選定公文種類主要的原則方法是（）。

A.考慮行文的具體需要 B.考慮本單位的權(quán)限 C.考慮公文撰擬者的寫作水平D.考慮行文走向 5.國家對公文的格式有具體的要求其特點有（）。

A.結(jié)構(gòu)完整 B.規(guī)范性 C.相對確定性 D.靈活性 6.規(guī)定公文的統(tǒng)一規(guī)范格式，其目的在于（）

A.維護公文的嚴(yán)肅性 B.維護公文的有效性 C.維護公文的權(quán)威性 D.維護公文的準(zhǔn)確性

7.主送機關(guān)有以下幾種（）。

A.上級機關(guān)

B.下級機關(guān) C.平行機關(guān)

D.不相隸屬機關(guān) 8.通報有以下特點（）。

A.具有較強的時效性 B.讓事實和數(shù)據(jù)說話，而不過多地闡發(fā)和論證道理

C.具有教育性質(zhì)，主要起宣傳教育、溝通情況和交流經(jīng)驗的作用 D.內(nèi)容單純，行文簡便

9.通報按其內(nèi)容性質(zhì)劃分，可分為（）。

A.表彰性通報

B.批評性通報 C.指示性通報

D.情況通報 10.通報的總體結(jié)構(gòu)包括（）。

A.標(biāo)題

B.主送機關(guān) C.正文

D.通報的日期 11.通報與通知的區(qū)別是（）。

A.通報用來傳達重要精神或情況 B.通報的事例典型，情況重要，具有較大影響

C.通報的目的是引起讀者的廣泛注意和從中受到教育，而不著重要求予以具體辦理和執(zhí)行

D.通知有主送機關(guān)通報沒有主送機關(guān) 12.批復(fù)具有以下特點（）。

A.權(quán)威性

B.針對性 C.被動性

D.公開性 13.下列有關(guān)說法，能用來說明批復(fù)有明確針對性的是（）。A.批復(fù)只印發(fā)給申報請示的單位及有關(guān)單位 B.批復(fù)的內(nèi)容只答復(fù)請示的具體事項 C.批復(fù)的內(nèi)容應(yīng)予認(rèn)真遵守與執(zhí)行

D.批復(fù)的開頭和結(jié)尾要與請示的標(biāo)題與發(fā)文字號相互照應(yīng) 14.批復(fù)在制發(fā)前需進行認(rèn)真的調(diào)查，調(diào)查的內(nèi)容包括（）A.查閱有關(guān)的規(guī)定和指示 B.調(diào)閱前案處理的材料

C.與內(nèi)容涉及到的有關(guān)部門協(xié)商 D.調(diào)查研究請示的理由、事項與具體要求 15.下列各具體事項可以使用請示這一文種的有（）。A.請求協(xié)調(diào)與幫助解決本機關(guān)無法解決的困難與問題

B.請求審核批準(zhǔn)或批轉(zhuǎn)本機關(guān)制定的法規(guī)、規(guī)章或決定、報告等。C.請求協(xié)調(diào)與解決本機關(guān)無法解決的困難和問題 D.根據(jù)規(guī)定必須履行審批程序的事項 16.請示的主送對象可以是（）

A.有商洽必要的平行機關(guān) B.需請求其批準(zhǔn)的不相隸屬機關(guān)

C.直屬的上級領(lǐng)導(dǎo)機關(guān) D.上級業(yè)務(wù)主管部門 17.下列有關(guān)說法正確的是（）。

A.各機關(guān)對于自己無權(quán)決定或難以處理的問題均應(yīng)制發(fā)請示公文 B.請示這類公文要求上級回復(fù)，故應(yīng)與工作報告相區(qū)別

C.某機關(guān)對于后勤的安排，因幾位領(lǐng)導(dǎo)意見不一致，此時應(yīng)該制發(fā)請示 D.請示不能使用議論的表達方式

18.分辦的主要依據(jù)是文件的性質(zhì)、重要程度、（）等。

A.涉密程度 B.緩急時限要求 C.內(nèi)容所涉及的職責(zé)范圍 D.黨和政府的方針政策

19.簽收文件的工作由（）完成。

A.專職外收發(fā)人員 B.兼職外收發(fā)人員 C．通訊人員 D.各機關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)、負(fù)責(zé)人

三、不定項選擇題

1.具有正式法定效用的文本有（）。

A.正本 B.試行本 C.暫行本 D.修訂本

2.用于對某一項行政工作作比較具體規(guī)定的規(guī)范性文件，稱作（）。A.條例

B.規(guī)定 C.辦法

D.決定

3.用于對下級機關(guān)布臵工作，闡明工作活動的指導(dǎo)原則的領(lǐng)導(dǎo)指導(dǎo)性文件，稱為（）。

A.命令

B.指示 C.批復(fù)

D.通知 4.公文中的詞語應(yīng)（）。

A.含義確切 B.韻味無窮 C.可圈可點

D.包彩豐富 5.下面說法正確的有（）。

A.黨政機關(guān)應(yīng)在各自的系統(tǒng)內(nèi)部發(fā)布文件 B.行政機關(guān)可直接向黨的組織發(fā)布指令性文件 C.行政機關(guān)可直接向黨的組織匯報工作 D.黨政機關(guān)盡可能地增加聯(lián)合發(fā)文 6.公文詞語要求（）。

A.選擇最貼切，最能表情達意的 B.盡量使用同音調(diào) C.使用口語詞、歇后語，諺語

D.為反復(fù)強調(diào)、突出重點，大量用同意詞 E.使文章新穎，可用方言詞匯 7.維護公文的簡明性易出的問題是（）。

A.贅言泛濫，大量重復(fù) B.語言含混、語義多歧 C.歸類不準(zhǔn)、文不對題 D.主題不明、離題萬里 E.內(nèi)容不全，掛一漏萬

8.維護文件的高度嚴(yán)密性是指（）。

A.公文的保密性 B.公文語言結(jié)構(gòu)的嚴(yán)密 C.公文行文程序的嚴(yán)密 D.施行辦法的嚴(yán)密 9.承辦公文工作的依據(jù)主要是（）。

A.有關(guān)法律、法規(guī)、制度 B.一部分群眾的要求 C.上級領(lǐng)導(dǎo)做出的批示 D.上級領(lǐng)導(dǎo)傳授的意圖

一、單項選擇題

1.制發(fā)公文的目的和要求，一般是由（）確定的。

A.撰寫者本人或團體 B.機關(guān)黨政負(fù)責(zé)人 C.行文對象及行文內(nèi)容 D.作者的上級機關(guān) 2.公文對結(jié)構(gòu)的要求是（）。

A.完整

B.生動 C.突出

D.簡明

3.以強制力推行的用以規(guī)定各種行為規(guī)范的法規(guī)、規(guī)章同于（）。A.規(guī)范性文件 B.領(lǐng)指導(dǎo)性文件 C.呈請性文件 D.證明性文件 4.內(nèi)容重要并緊急需要打破常規(guī)優(yōu)先傳遞處理的文件，叫作（）。

A.平件

B.加急件 C.特急件

D.急件

5.供受文者使用的具有法定效用的正式文本，格式規(guī)范并具備各種生效標(biāo)志的稿本稱作（）。

A.草稿

B.定稿 C.正本

D.副本

6.為了維護正常的領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系，具有隸屬關(guān)系或業(yè)務(wù)指導(dǎo)關(guān)系的機關(guān)之間應(yīng)基本采?。ǎ?。

A.逐級行文

B.多級行文 C.越級行文 D.直接行文 7.下面公文寫作中，語句符合規(guī)范的是（）。

A.該卷煙廠全體職工同心協(xié)力，奮發(fā)自強，在上半年不到三個月時間里，就創(chuàng)造出產(chǎn)值比去年同期增長 200%的奇跡

B.我們一定要采取措施，盡可能節(jié)省不必要的開支和浪費

C.目前有關(guān)部門已對議報作出停刊整頓并令其主要負(fù)責(zé)人深刻檢查等等紀(jì)律處分的處理

D.一艘在巴拿馬注冊的名為“協(xié)友”的貨輪9月9日1時30分在斯里蘭卡東部亭可馬里突然遭到泰米爾“猛虎”組織襲擊而失事，五名船員失蹤

8.“由于我們沒有建立健全安全保衛(wèi)制度，結(jié)果給流氓、慣偷、壞人造成了盜竊、行兇、陰謀破壞的可趁之機”這句公文用語顯然是不規(guī)范的，其不正確的原因是（）。

A.含義不明確不清晰，讓人產(chǎn)生歧義 B.句子成分搭配不當(dāng) C.語序安排欠妥當(dāng) D.不合乎事理 9.下面幾種說法中，不正確的是（）。

A.在公文中安排語序時，當(dāng)一組概念表現(xiàn)由若干連續(xù)的動作、行為構(gòu)成的活動過程 時，一般應(yīng)按時間發(fā)展順序排列

B.受雙重領(lǐng)導(dǎo)的機關(guān)向上級機關(guān)請示，應(yīng)寫明主送機關(guān)和抄進機關(guān)，由抄送機關(guān)答復(fù) C.有些公文的主題，可以根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)人授意而直接表達，有些公文的主題，則需在調(diào)查研究的過程中，隨著對客觀實際情況全面而深入的探索而逐步提煉與明確 D.公文中的疑問語氣一般較少使用語氣“啊”“呢”“吧”等，“嗎”也展可能不用或少用

10.調(diào)查報告的特點是（）。

A.具有明確的針對性 B.具有法定的權(quán)威性和執(zhí)行性 C.作者廣泛 D.根據(jù)調(diào)查研究成果寫成的用于揭示事物真象與規(guī)律的報告 11.關(guān)于答復(fù)詢問的報告，敘述錯誤的是（）。

A.用語簡明，得體，分寸適宜你 B.可夾帶請示事項 C.是下級機關(guān)答復(fù)上級機關(guān)詢問的文種

D.內(nèi)容準(zhǔn)確真實，實事求是地向領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)作認(rèn)真負(fù)責(zé)的報告

12.函靈活簡便，可廣泛應(yīng)用于公務(wù)聯(lián)系的各個領(lǐng)域，以下事項不適宜使用函件這一形式的有（）。

A.北京市人民政府就X X發(fā)電廠建設(shè)問題向國家計委申請

B.上海市浦東新區(qū)人民政府就浦東新區(qū)的道路規(guī)劃問題向上海市交通廳詢問 C.上海市公安廳就打擊車匪路霸問題向華東六省的公安廳提出建議 D.國務(wù)院、中央軍委就軍隊營區(qū)外義務(wù)植樹進行指示 13.以下有關(guān)公文的說法錯誤的有（）。

A.公文的基本組成部分有：標(biāo)題、正文、作者、日期、印章或簽署、主題詞 B.通用公文，文稱行政公文，指各類機關(guān)普遍使用的文件，如請示、報告、函等 C.通知的作者廣泛，不受機關(guān)性質(zhì)與級別層次的限制 D.函為不相隸屬機關(guān)間相互往來的正式公文，對受文者的行為沒有強制性影響 14.會議紀(jì)要是會議文件的一種，以下關(guān)于會議紀(jì)要的標(biāo)題說法正確的是（）。

A.標(biāo)題需寫明會議名稱與文種 B.標(biāo)題須寫明發(fā)文機關(guān)名稱、事由與文種

C.標(biāo)題需寫明會議名稱、事由、文種

D.可以采用一般文章標(biāo)題的形式在標(biāo)題中簡要明確地揭示中心思想 15.立卷的文件是已經(jīng)辦理完畢的；立卷的作用主要是為了（）。

A.反映本機關(guān)的活動 B.便于檢索和管理 C.便于映證機關(guān)工作的歷史 D.便于研究有關(guān)問題 16.公文立卷的具體方法很多，但其本質(zhì)都是（）。

A.一案一卷，一會一卷 B.同人同事立一卷 C.統(tǒng)計表、報表合卷 D.把握文件的特 17.編目是對組合之后的文件加以系統(tǒng)排列并編列出（）。

A.卷內(nèi)文件次號 B.卷內(nèi)文件目錄 C.編制立卷目 D.立卷計劃和案卷目錄

二、多項選擇題

1.公文提綱的內(nèi)容包括（）。

A.公文標(biāo)題 B.公文開頭 C.表述層次及論點、論據(jù)、字?jǐn)?shù)安排 D.結(jié)尾

2.下面說法錯誤的有（）。

A.蓋印應(yīng)端正、清晰，做到上壓正文，下壓成文日期。B.一件聯(lián)合發(fā)文，可有數(shù)個發(fā)文號

C.聯(lián)合行文的成文日期以最后簽發(fā)機關(guān)的簽發(fā)日期為準(zhǔn)。D.公文中的附注一般標(biāo)注于主題詞下方。E.題注一般用圓括號標(biāo)注于標(biāo)題下方。3.具備法定效力的公文稿本有（）。

A.副本 B.草稿 C.定稿 D.試行本 E.暫行本 4.選定公文種類主要的原則方法是（）。

A.考慮行文的具體需要 B.考慮本單位的權(quán)限 C.考慮公文撰擬者的寫作水平D.考慮行文走向 5.國家對公文的格式有具體的要求其特點有（）。

A.結(jié)構(gòu)完整 B.規(guī)范性 C.相對確定性 D.靈活性 6.規(guī)定公文的統(tǒng)一規(guī)范格式，其目的在于（）

A.維護公文的嚴(yán)肅性 B.維護公文的有效性 C.維護公文的權(quán)威性 D.維護公文的準(zhǔn)確性 7.主送機關(guān)有以下幾種（）。

A.上級機關(guān) B.下級機關(guān) C.平行機關(guān)

D.不相隸屬機關(guān) 8.通報有以下特點（）。

A.具有較強的時效性 B.讓事實和數(shù)據(jù)說話，而不過多地闡發(fā)和論證道理

C.具有教育性質(zhì)，主要起宣傳教育、溝通情況和交流經(jīng)驗的作用 D.內(nèi)容單純，行文簡便

9.通報按其內(nèi)容性質(zhì)劃分，可分為（）。

A.表彰性通報 B.批評性通報 C.指示性通報

D.情況通報 10.通報的總體結(jié)構(gòu)包括（）。

A.標(biāo)題 B.主送機關(guān) C.正文

D.通報的日期 11.通報與通知的區(qū)別是（）。A.通報用來傳達重要精神或情況

B.通報的事例典型，情況重要，具有較大影響

C.通報的目的是引起讀者的廣泛注意和從中受到教育，而不著重要求予以具體辦理和執(zhí)行

D.通知有主送機關(guān)通報沒有主送機關(guān) 12.批復(fù)具有以下特點（）。

A.權(quán)威性

B.針對性 C.被動性 D.公開性 13.下列有關(guān)說法，能用來說明批復(fù)有明確針對性的是（）。

A.批復(fù)只印發(fā)給申報請示的單位及有關(guān)單位 B.批復(fù)的內(nèi)容只答復(fù)請示的具體事項 C.批復(fù)的內(nèi)容應(yīng)予認(rèn)真遵守與執(zhí)行

D.批復(fù)的開頭和結(jié)尾要與請示的標(biāo)題與發(fā)文字號相互照應(yīng) 14.批復(fù)在制發(fā)前需進行認(rèn)真的調(diào)查，調(diào)查的內(nèi)容包括（）

A.查閱有關(guān)的規(guī)定和指示 B.調(diào)閱前案處理的材料

C.與內(nèi)容涉及到的有關(guān)部門協(xié)商 D.調(diào)查研究請示的理由、事項與具體要求 15.下列各具體事項可以使用請示這一文種的有（）。

A.請求協(xié)調(diào)與幫助解決本機關(guān)無法解決的困難與問題

B.請求審核批準(zhǔn)或批轉(zhuǎn)本機關(guān)制定的法規(guī)、規(guī)章或決定、報告等。C.請求協(xié)調(diào)與解決本機關(guān)無法解決的困難和問題 D.根據(jù)規(guī)定必須履行審批程序的事項 16.請示的主送對象可以是（）

A.有商洽必要的平行機關(guān) B.需請求其批準(zhǔn)的不相隸屬機關(guān) C.直屬的上級領(lǐng)導(dǎo)機關(guān) D.上級業(yè)務(wù)主管部門 17.下列有關(guān)說法正確的是（）。

A.各機關(guān)對于自己無權(quán)決定或難以處理的問題均應(yīng)制發(fā)請示公文 B.請示這類公文要求上級回復(fù)，故應(yīng)與工作報告相區(qū)別

C.某機關(guān)對于后勤的安排，因幾位領(lǐng)導(dǎo)意見不一致，此時應(yīng)該制發(fā)請示 D.請示不能使用議論的表達方式

18.分辦的主要依據(jù)是文件的性質(zhì)、重要程度、（）等。

A.涉密程度 B.緩急時限要求

C.內(nèi)容所涉及的職責(zé)范圍 D.黨和政府的方針政策 19.簽收文件的工作由（）完成。

A.專職外收發(fā)人員 B.兼職外收發(fā)人員

C．通訊人員 D.各機關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)、負(fù)責(zé)人

三、不定項選擇題

1.具有正式法定效用的文本有（）。

A.正本

B.試行本 C.暫行本

D.修訂本

2.用于對某一項行政工作作比較具體規(guī)定的規(guī)范性文件，稱作（）。

A.條例 B.規(guī)定 C.辦法

D.決定

3.用于對下級機關(guān)布臵工作，闡明工作活動的指導(dǎo)原則的領(lǐng)導(dǎo)指導(dǎo)性文件，稱為（）。

A.命令 B.指示 C.批復(fù) D.通知 4.公文中的詞語應(yīng)（）。

A.含義確切 B.韻味無窮 C.可圈可點 D.包彩豐富 5.下面說法正確的有（）。

A.黨政機關(guān)應(yīng)在各自的系統(tǒng)內(nèi)部發(fā)布文件 B.行政機關(guān)可直接向黨的組織發(fā)布指令性文件 C.行政機關(guān)可直接向黨的組織匯報工作 D.黨政機關(guān)盡可能地增加聯(lián)合發(fā)文 6.公文詞語要求（）。

A.選擇最貼切，最能表情達意的 B.盡量使用同音調(diào)

C.使用口語詞、歇后語，諺語 D.為反復(fù)強調(diào)、突出重點，大量用同意詞 E.使文章新穎，可用方言詞匯

7.維護公文的簡明性易出的問題是（）。

A.贅言泛濫，大量重復(fù) B.語言含混、語義多歧 C.歸類不準(zhǔn)、文不對題 D.主題不明、離題萬里 E.內(nèi)容不全，掛一漏萬

8.維護文件的高度嚴(yán)密性是指（）。

A.公文的保密性 B.C.公文行文程序的嚴(yán)密 D.9.承辦公文工作的依據(jù)主要是（A.有關(guān)法律、法規(guī)、制度 B.公文語言結(jié)構(gòu)的嚴(yán)密 施行辦法的嚴(yán)密）。

一部分群眾的要求

第五篇：公文寫作(教案 )

第一章 公文概說 第一節(jié) 公文的界定

一、公文的定義和分類

（一）公文的定義

公文是指國家機關(guān)、社會團體、企事業(yè)單位在處理日常工作時使用的具有一定規(guī)范體式的各種文字資料。

這個定義包含四層意思：

1、公文制作和使用的主體是社會組織，而不是個人。

2、公文制作和使用的目的是為了處理 公務(wù)。

3、公文的制作和使用有規(guī)范的格式和規(guī)則，必需遵守，不允許各行其是。

4、公文必須是書面的文字載體。

（二）公文的分類

大致可以分為5類：

1、按作者性質(zhì)分

可以分為黨內(nèi)公文、行政公文、軍隊機關(guān)公文、社會團體公文、企事業(yè)單位公文。

2、按不同來源分

可以分為收文和發(fā)文兩類。

收文是指外機關(guān)發(fā)送到本機關(guān)的公文，包括上級機關(guān)、下級機關(guān)以及不相隸屬機關(guān)發(fā)送到本機關(guān)的公文；

發(fā)文是指本機關(guān)制發(fā)的公文，包括兩部分：

一部分是發(fā)送到上級機關(guān)、下級機關(guān)和不相隸屬機關(guān)的公文；一部分是下發(fā)給本機關(guān)內(nèi)部使用的公文。

3、按行文方向分 公文的行文方向，是指公文的流動方向，可以分為上行文、下行文和平行文三類。

上行文是指下級機關(guān)向它有隸屬關(guān)系的上級領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)發(fā)送的文件；下行文是指領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)向所屬下級機關(guān)的發(fā)文；平行文是指同級機關(guān)或不相隸屬機關(guān)之間的行文。

4、按時間要求分

從公文發(fā)送與處理的時間要求劃分，分特急件、急件、平件三類：

特急件是指內(nèi)容特別緊急，必須隨到隨時優(yōu)先迅速傳遞處理的公文；

急件是指內(nèi)容緊急，必須打破常規(guī)優(yōu)先迅速傳遞處理的公文；平件是指無特殊的時間要求，可以按照工作常規(guī)傳遞處理的文件。

5、按密級程度分

公文可以分為絕密公文、機密公文、秘密公文和普通公文。絕密公文是指含有最重要的國家機密，泄露會使國家的安全和利益遭受特別嚴(yán)重?fù)p害的公文；

機密公文是指含有重要的國家機密，泄露會使國家的安全和利益遭受嚴(yán)重?fù)p害的公文；

秘密公文是指含有一般的國家秘密，泄露會使國家的安全和利益遭受損害的公文；

普通公文是指可以向群眾公開發(fā)布或在機關(guān)組織內(nèi)部使用的公文。

二、公文的特點

（一）政治性 所謂公文的政治性，包含以下三層含義：一是公文是統(tǒng)治階級意志的反映，在我國，公文必須體現(xiàn)、符合黨的意志、國家的意志、人民的意志，而不能違背；二是制發(fā)公文必須符合黨的綱領(lǐng)、路線、方針、政策、以及憲法、法律，而不能違背；三是公文是社會政治活動的產(chǎn)物，而不是個人活動的產(chǎn)物。

這個特點給我們的啟示是:公文從撰寫過程來看，是某個人或某幾個人起草撰寫的，但就公文的內(nèi)容而言，它反映的決不是起草人個人的意志，而是國家的意志、黨的意志。因而，起草人的政治思想水平越高，反映的黨和國家的意志就越準(zhǔn)確，公文的質(zhì)量也就越高。

（二）權(quán)威性

公文的權(quán)威性有兩層含義：

一是公文是根據(jù)法定職權(quán)制作和發(fā)布的。如：“命令”這個文種，不是任何單位在任何情況下都可以使用，是有極嚴(yán)格的法律限制的，只有國家權(quán)力機關(guān)和部門才可以依照憲法來發(fā)布，因而具有至高無上的權(quán)威性。

二是在它所管轄的范圍內(nèi)，具有法定的強制力和約束力。這個特點給我們的啟示是：制發(fā)公文是一件極其嚴(yán)肅的事情，必須依法制作，不能越位，更不能違法，以維護公文的權(quán)威性。

（三）實用性

公文的實用性有兩層含義：一是就公文的制作目的而言，是為了解決現(xiàn)實生活中出現(xiàn)的問題和矛盾 ；二是就公文的效用而言，公文一經(jīng)發(fā)出就應(yīng)當(dāng)貫徹執(zhí)行，以發(fā)揮其應(yīng)有的效用。

這個特點給我們的啟示是：制發(fā)公文要從實際出發(fā)，講求效用，不要事無大小巨細(xì)都要發(fā)文件。制發(fā)公文應(yīng)當(dāng)是那些必須通 過公文形式進行處理的公務(wù)。

（四）規(guī)范性

所謂規(guī)范性是指制發(fā)公文必須遵守統(tǒng)一規(guī)定的文種種類、公文格式以及行文規(guī)則等，任何機關(guān)、單位和個人都必須嚴(yán)格遵守，不能混用，不能標(biāo)新立異，不能另搞一套。

這個特點給我們的啟示是：為了保證公文得到迅速、及時、準(zhǔn)確、規(guī)范地處理，必須認(rèn)真學(xué)習(xí)、堅決執(zhí)行各項有關(guān)規(guī)定。

（五）時效性

所謂時效性，是指各種公文都有不同程度的時限要求：有的要求馬上執(zhí)行；有的要求在規(guī)定的時限內(nèi)生效；有的過了一定的時限就失去了效用。

這個特點給我們的啟示是：制發(fā)和處理公文要講求時效，雷厲風(fēng)行，不要拖拖拉拉，延誤時機。

三、公文的作用

（一）領(lǐng)導(dǎo)和指導(dǎo)作用

指導(dǎo)工作是行政管理中的一項重要工作，這項工作的執(zhí)行，通常是由領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)制發(fā)相關(guān)公文來承擔(dān)的。如：上級機關(guān)要向下屬部門發(fā)布政令、布置工作、提出要求時，總是通過適當(dāng)?shù)墓奈姆N如政令、決定、通知、批復(fù)等形式，盡可能及時、準(zhǔn)確地把有關(guān)情況傳達下去，使人們在工作中責(zé)任明確，有章可循。為了更好地開展工作，各級黨政領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)還經(jīng)常通過編寫總結(jié)、計劃、簡報、報告、請示、調(diào)查報告等反映工作情況，總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)，部署新的任務(wù)，使人們知道下一步該做什么，怎么去做。

（二）依據(jù)和憑證作用

公文是一種以記錄實事為主的書面語體，盡管現(xiàn)代社會科技 發(fā)展日新月異，傳播媒介和記事工具越來越先進，但是，公文的依據(jù)和憑證作用仍然不可取代。在各項事務(wù)的處理過程中，各種法規(guī)性文件、公務(wù)文書都不同程度的具有依據(jù)和憑證作用。上級的文件自然是下屬各部門的行動準(zhǔn)則；下級機關(guān)的文書可以為上級決策機關(guān)制定政策、做出決定提供重要的參考依據(jù)；平行機關(guān)在商洽工作、協(xié)作共事時，也可以將對方的文件作為憑證。過去若干年后，各個不同時期形成的公務(wù)文書，又是后人研究社會歷史、政治、經(jīng)濟、文化的寶貴資料和依據(jù)。

（三）聯(lián)系和知照作用

所謂聯(lián)系作用，是指各系統(tǒng)機關(guān)都有各自相應(yīng)的權(quán)限范圍，這就需要相互配合、互相促進。這種相互之間的聯(lián)系形式，包括上下級之間的縱向聯(lián)系，也包括各同級機關(guān)之間的橫向聯(lián)系，實現(xiàn)這種聯(lián)系的紐帶之一，就是公文。

所謂知照作用，是指通過制發(fā)公文，把有關(guān)事項通知、關(guān)照對方，使之了解情況，以作為今后工作的參照依據(jù)。

（四）宣傳和教育作用

國家行政機關(guān)的公文，有許多是發(fā)布黨和國家各項方針政策的公務(wù)文件。要使各項方針政策得以很好的貫徹執(zhí)行，首先必須對廣大干部群眾進行宣傳和教育工作，以提高人們的思想認(rèn)識水平，增強執(zhí)行政策的自覺性。因此，上級機關(guān)在發(fā)布指示、做出決定、制定措施時總是要針對普遍性、典型性的問題發(fā)表意見，擺事實，講道理，闡明政策法規(guī)制定的理論基礎(chǔ)和現(xiàn)實依據(jù),指出現(xiàn)行工作的基本性質(zhì)和實施開展的重要意義。為了更有效地開展宣傳教育工作，上級機關(guān)還經(jīng)常采用專文形式，如獎懲決定、通報、調(diào)查報告等交流經(jīng)驗，總結(jié)教訓(xùn)，表彰懲處，揚正抑邪，力 圖使干部群眾在學(xué)習(xí)和工作中明辨是非，統(tǒng)一認(rèn)識，以推動工作的順利開展。

（五）規(guī)范和制約作用

一是在公文中有許多是專門用來明法傳令、規(guī)范行為的文件。如憲法、刑法、民法、婚姻法等法律性文體。這些文件通常以公文的形式發(fā)布，是由國家強制保證執(zhí)行的行為規(guī)范，一經(jīng)正式發(fā)布執(zhí)行，任何人都不得違反它，除非制定和發(fā)布機關(guān)經(jīng)過修改重新發(fā)布，它始終具有法律約束力。

二是在公文中還有一些是根據(jù)憲法和各種法律條文的要求制定的規(guī)章制度，如章程、條例、規(guī)章等。這些文件都是一定范圍內(nèi)人們行為的規(guī)范和準(zhǔn)則，正式發(fā)布以后，便具備了國家憲法所賦予的行政權(quán)力，對它所涉及的單位和個人具有規(guī)范和約束、限制作用。

三是領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)所發(fā)布的下行文，雖然多數(shù)不屬于法規(guī)性公文，但對其所屬單位和個人同樣具有規(guī)范和約束作用。

第二節(jié) 公文的格式

一、公文的結(jié)構(gòu)格式

公文的格式，是指公文的各個組成部分在文面上所占的位置、相互關(guān)系及排列的規(guī)定。

這個概念包含三層意思：

一是指公文的各個組成部分如：文頭、正文、文尾在公文中所占的位置，誰在先、誰在后是有明確規(guī)定的，不能相互顛倒、不能越位。

二是指公文各個組成部分中間的相互關(guān)系也是有規(guī)定的，如公文的標(biāo)題必須規(guī)范書寫，并要簡明扼要地反映正文的主題，不 能標(biāo)題說的是一回事，正文說的又是另一回事，文不對題。

三是公文各個組成部分的排列也是有明確要求的，必需按照規(guī)定排列，不能各行其是，隨意排列。

公文的格式包括結(jié)構(gòu)格式和外觀形式兩部分。所謂結(jié)構(gòu)格式是指公文的各個組成部分；所謂公文的外觀形式，是指公文的形式要求。如：發(fā)文機關(guān)標(biāo)識字號必須大于正文字號，用紅色印制，文頭和正文中間必須用紅線隔開等。

下面按照公文文頭、正文、文尾三部分作一簡介。

（一）文頭部分

文頭又叫眉首，一般占公文首頁的1/3到2/5，用紅線與正文隔開。

文頭由以下六個部分構(gòu)成：

1、文件名稱

文件名稱（注：準(zhǔn)確的提法是發(fā)文機關(guān)標(biāo)識。）應(yīng)當(dāng)使用發(fā)文機關(guān)全稱或者規(guī)范化簡稱。位于文頭上部正中位置，在發(fā)文字號之上，用大號字體套紅印制。

兩個機關(guān)以上聯(lián)合行文時，行政機關(guān)聯(lián)合行文，主辦機關(guān)排列在先；行政機關(guān)與同級或相應(yīng)的黨的機關(guān)、軍隊機關(guān)、人民團體聯(lián)合行文，按照黨、政、軍、群的順序排列。

2、發(fā)文字號

發(fā)文字號是一個機關(guān)制發(fā)公文的順序號。

發(fā)文字號由三部分組成：機關(guān)代字、年號、順序號。機關(guān)代字是發(fā)文機關(guān)的縮寫，如：海政字，表明發(fā)文機關(guān)是海軍政治部；中辦字，表明發(fā)文機關(guān)是中共中央辦公廳；政組字，發(fā)文機關(guān)是政治部組織部（處）。發(fā)文代字一經(jīng)確定，就要長期延 續(xù)使用，不要朝令夕改。

年號是表明該文件是那一年制發(fā)的。年號要用阿拉伯?dāng)?shù)字寫全稱并加〔〕。如：〔 1998 〕

順序號是為了表明當(dāng)年制發(fā)文件的數(shù)量，一般從1號往后順延。當(dāng)舊的一年結(jié)束，新的一年開始時，重新排列順序號。

個別文種的順序號，不是按年排列，而是按照任期從一號一直往下排下去，直到任期結(jié)束，如命令。

行政機關(guān)之間聯(lián)合行文，標(biāo)注主辦機關(guān)的發(fā)文字號；與其他機關(guān)聯(lián)合行文原則上使用排列在前機關(guān)的發(fā)文字號，也可以協(xié)商編定，但只能標(biāo)注一個機關(guān)的發(fā)文字號。

發(fā)文字號置于文件名稱之下，紅線上面居中位置，用和正文相同的字體型號印刷。

3、秘密等級

秘密等級是為了標(biāo)明文件的涉密程度，分秘密、機密、絕密三級。秘密等級的位置一般標(biāo)于公文文頭的左上角，也有標(biāo)于紅線下標(biāo)題的左上側(cè)的。但是，一個機關(guān)的文件，標(biāo)注秘密等級的位置要一致。

4、緊急程度

文件的緊急程度分急件、特急件兩種。標(biāo)于文件的左上角，位于密級之下。同時在寄發(fā)文件的信封上也要標(biāo)明緊急程度。

5、文件份號

文件份號是指把同一份文件印刷出來的若干份正本，一份一份編排起來的順序號碼，也叫編號。如：一份文件共印發(fā)了60 份，份號就是從1號到60號。份號位于文頭的左上角。一般寫法是“編號：0015”。文 件標(biāo)明份號是為了方便查找、收回。一般用于會議中下發(fā)、會后需要收回的文件。

6、文件簽發(fā)

凡向上級政府、上級機關(guān)報送審批的文件，要由本地區(qū)、本部門的主要負(fù)責(zé)人簽發(fā)，主要負(fù)責(zé)人外出時，由主持工作的負(fù)責(zé)人簽發(fā)。簽發(fā)人姓名印在發(fā)文字號的同行右端。

文頭舉例（略）這份眉首的問題是：

一、緊急程度

緊急程度標(biāo)識的位置是正確的，但是，多寫了一個“件”字。

二、密級

密級應(yīng)當(dāng)在左上角標(biāo)識，現(xiàn)在標(biāo)識在右上角了。

三、發(fā)文字號

一是機關(guān)代字使用不當(dāng)。發(fā)文機關(guān)的代字，一般由單位和部門組成，如“青衛(wèi)字”、“青辦字”等，現(xiàn)在只有單位代字而沒有部門代字。二是年份應(yīng)當(dāng)用〔〕號，現(xiàn)在用了（）號。三是順序號應(yīng)當(dāng)在〔〕號的外面，現(xiàn)在放在了〔〕號的里面。

四、簽發(fā)人使用不當(dāng)

這份文件的文種是通知，通知屬于下行文，不應(yīng)當(dāng)標(biāo)注簽發(fā)人。只有向上級政府和上級機關(guān)報送審批的文件如“請示”、“報告”，才需要由主要負(fù)責(zé)人簽發(fā)。

文頭舉例（略）

（二）正文部分

1、標(biāo)題

公文標(biāo)題應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確簡要地概括公文的主要內(nèi)容并標(biāo)明公文種 類。

公文的標(biāo)題一般應(yīng)標(biāo)明發(fā)文機關(guān)和文種。具體有四種寫法： 一是由發(fā)文機關(guān)、事由、文種三部分組成。

例如：中共中央關(guān)于加強黨風(fēng)建設(shè)的通知。這個標(biāo)題中的“中共中央”是發(fā)文機關(guān)，“關(guān)于加強黨風(fēng)建設(shè)”是事由，這個文件的文種是“通知”。

二是由發(fā)文機關(guān)、文種組成。

例如：中華人民共和國主席令。這個標(biāo)題中“中華人民共和國主席”是發(fā)文機關(guān)，“令”是文種。

三是由事由、文種組成。

例如：關(guān)于任免王長江等4名同志職務(wù)的通知。這個標(biāo)題中“關(guān)于任免王長江等4名同志的職務(wù)”是事由，“通知”是文種。

四是由文種組成。

例如：布告。這種公文標(biāo)題主要用于向社會公開張貼的文件。以上這四種公文標(biāo)題的寫法，反映出兩條起草公文標(biāo)題的基本規(guī)律：一條是在標(biāo)題上要不要標(biāo)出發(fā)文機關(guān)和事由應(yīng)根據(jù)具體情況確定；另一條是在標(biāo)題上必須標(biāo)明文種，不可以省略文種。

公文標(biāo)題位于文頭紅線之下居中位置，用2號字體印刷。除發(fā)布和批轉(zhuǎn)政府規(guī)章性文件外，標(biāo)題一般不加書名號，也不用其它標(biāo)點符號。

文頭舉例（略）

在起草公文標(biāo)題中容易出現(xiàn)的問題：

例一：關(guān)于通報兩起經(jīng)濟犯罪案件

這個標(biāo)題使用的文種是通報，而公文的文種應(yīng)當(dāng)在標(biāo)題的最后，這個標(biāo)題把文種放在前面了。改正：關(guān)于兩起經(jīng)濟犯罪案件的通報 例二：請示擴建外賓樓事

這份文件是向上級請示要求擴建外賓樓，應(yīng)當(dāng)使用請示這個文種。但是這個標(biāo)題把請示當(dāng)做事由了，并自造了“事”這個文種。

改正：關(guān)于請求擴建外賓樓的請示。例三：關(guān)于請求擴建外賓樓的請示報告

這個標(biāo)題中事由是正確的，但是文種使用是錯誤的，把“請示”和“報告”這兩個文種混用了。對“請示”，上級必須作出批復(fù)；而對“報告”，上級一般不做批復(fù)。所以，在同一個標(biāo)題中只能使用一個文種，不能使用兩個或兩個以上文種。

例四：關(guān)于開展保持共產(chǎn)黨員先進性教育的計劃

這個標(biāo)題中事由是正確的，但是文種使用不當(dāng)。計劃不屬于正式公文，不能作為

正式文件下發(fā)。如果需要下發(fā)，可以以通知的形式發(fā)文。改正：印發(fā)《關(guān)于開展保持共產(chǎn)黨員先進性教育計劃》的通知

例五：改革研究生教學(xué)

標(biāo)題成分不完整，缺少發(fā)文機關(guān)和文種。文頭舉例（略）這份文件的問題是：

一、應(yīng)當(dāng)標(biāo)注緊急程度

從文件的標(biāo)題來看，是關(guān)于嚴(yán)禁亂砍濫伐森林的緊急通知，是需要打破工作常規(guī)，緊急處理的文件，因而應(yīng)當(dāng)定為“急件”。

二、不應(yīng)當(dāng)標(biāo)注密級

盡快剎住亂砍濫伐的歪風(fēng)，既需要政府做工作，更需要讓林 區(qū)群眾家喻戶曉，不需要定密級。如果需要定密級，應(yīng)當(dāng)標(biāo)識在左上角。

三、發(fā)文機關(guān)標(biāo)示使用不當(dāng)

應(yīng)當(dāng)在發(fā)文機關(guān)同一行的后面加上（通知）

四、發(fā)文字號使用不當(dāng)

一是機關(guān)代字不應(yīng)當(dāng)使用“政組字”；二是年號應(yīng)當(dāng)使用阿拉伯?dāng)?shù)字，現(xiàn)在用了漢字。應(yīng)當(dāng)用〔〕號，現(xiàn)在用了［］號；三是發(fā)文字號應(yīng)當(dāng)居中標(biāo)識，現(xiàn)在左頂格標(biāo)識了。

五、不應(yīng)當(dāng)標(biāo)識簽發(fā)人

通知屬于下行文，不需要標(biāo)識簽發(fā)人姓名。

2、主送機關(guān)

主送機關(guān)又稱受文機關(guān)，即公文的主要受理機關(guān)。在擬寫主送機關(guān)時，請注意以下幾個方面：

一是除去直接面向社會的“公告”、“布告”、“通知”以外，都要寫上主送機關(guān)。

二是主送機關(guān)應(yīng)當(dāng)使用全稱，或者規(guī)范化簡稱、統(tǒng)稱。如：報送黨中央的文件，可以寫中國共產(chǎn)黨中央委員會，也可以寫中共中央。

三是向上級的“請示”、“報告”只寫一個主送機關(guān)。

四是在回復(fù)上級兩個以上機關(guān)聯(lián)合行文時，可以只寫主辦機關(guān)的名稱。

五是對下級機關(guān)的“批復(fù)”，只寫一個主送機關(guān)。

六是向所有下級機關(guān)下達的文件，有若干個主送機關(guān)時，可以寫統(tǒng)稱。如：“各市、縣人民政府”。

七是發(fā)送下級并列機關(guān)的公文，一般按照黨、政、軍、群順 序排列。

主送機關(guān)位于標(biāo)題之下、正文之上，左端頂格書寫，并加冒號。

文頭舉例（略）

3、正文

4、附件

附件是附在正文后面的文字材料，是整個公文的重要組成部分。起草公文時，遇到下列情況時，應(yīng)當(dāng)有附件：

一是在公布法律、法規(guī)、規(guī)章、制度、辦法時，需要在正文之后，附上所公布的法律、法規(guī)、規(guī)章、制度、辦法的原文，以便執(zhí)行。

如：

中華人民共和國主席令

第八十二號

《中華人民共和國合伙企業(yè)法》已由中華人民共和國第八屆全國人民代表大會常務(wù)委員會第二十四次會議于1997 年2月23日通過?，F(xiàn)予公布，自1997 年8月1日起施行。

中華人民共和國主席

江澤民

1997年2月23 日

附件：《中華人民共和國合伙企業(yè)法》

二是對正文的補充和說明。

如：

關(guān)于進行保持共產(chǎn)黨員先進性教育活動的通知（正文略）附件：《關(guān)于進行共產(chǎn)黨員先進性教育活動進度表》

某某市某某局 2005年3月14日

三是向下級批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)有關(guān)文件時。如：

某省人民政府辦公廳轉(zhuǎn)發(fā)省財政廳 關(guān)于臨時出國人員用匯管理實施細(xì)則的通知（正文略）

附件：《某省臨時出國人員用匯管理實施細(xì)則》

關(guān)于附件的具體位置，是在發(fā)文機關(guān)之后，還是在正文之后，《國家行政機關(guān)公文處理辦法》中，只規(guī)定“公文如有附件，應(yīng)當(dāng)注明附件順序和名稱”，而沒有具體規(guī)定附件的位置。在實際工作有兩種做法：

一是附在發(fā)文機關(guān)之后。這種附法，主要用在命令上。二是在正文之后、發(fā)文機關(guān)之上。這種做法比較常用。標(biāo)注時要空兩格，寫明“附件”，然后把附件的標(biāo)題完整的寫上。

不論采用那種附法，如果有兩個以上附件時，要按順序把所有附件的標(biāo)題一一寫上。

附件應(yīng)當(dāng)與主件一起裝訂，如果因故不能與主件訂在一起時，要在附件首頁左上角注明文件的發(fā)文字號，與主件同時發(fā)送

5、發(fā)文機關(guān)

發(fā)文機關(guān)又稱落款。發(fā)文機關(guān)應(yīng)當(dāng)寫全稱或規(guī)范化簡稱。幾個機關(guān)聯(lián)合發(fā)文，應(yīng)當(dāng)把主辦機關(guān)排列在前。用機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人名義發(fā)文時，由其本人親筆在所發(fā)的正式文本的落款處簽署姓名，或者使用簽名章。發(fā)文機關(guān)應(yīng)當(dāng)寫在正文下面的右側(cè)。

6、發(fā)文日期

發(fā)文日期以公文的簽發(fā)日期為準(zhǔn)；經(jīng)過

經(jīng)過會議批準(zhǔn)的，以通過之日為準(zhǔn)；幾個機關(guān)聯(lián)合發(fā)文的，以最后一個機關(guān)簽發(fā)之日為準(zhǔn)。

發(fā)文日期寫在發(fā)文機關(guān)下面；“決議”與會議通過的文件，在標(biāo)題之下、正文之前注明會議名稱和通過日期。

發(fā)文日期一般要用漢字書寫，年份要寫完整。

7、印章

公文需加蓋印章，機關(guān)印章應(yīng)蓋在機關(guān)名稱上；如直接以機關(guān)印章代替機關(guān)名稱，印章蓋在文件末尾發(fā)文日期的中間。

有的領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)所發(fā)的公文，需要大量印刷，用專門的文件版頭并經(jīng)機要通訊傳遞，也可以不蓋印章。

8、發(fā)文范圍

有些文件在下發(fā)時，需要規(guī)定傳達范圍，可以在發(fā)文日期之下，主題詞之上，加括號注明，如（此件傳達到省軍級）。

（三）文尾部分

1、主題詞

公文的主題詞是指能夠表達公文內(nèi)容特征和歸屬類別的最關(guān)鍵性的詞匯，也是公文信息輸入計算機的一種信息符號。

標(biāo)引主題詞必須準(zhǔn)確，應(yīng)當(dāng)從有關(guān)主題詞表中選用。如：報送國務(wù)院的公文，應(yīng)使用《國務(wù)院公文主題詞表》。標(biāo)引次序應(yīng)根據(jù)其涵義由大到小排列，一般三到五個。

主題詞的位置在公文文尾部分紅線之上，由左向右排列，詞與詞之間空一格，不用標(biāo)點符號。函件、會議紀(jì)要、情況通報所 標(biāo)主題詞，與抄報抄送之間不用紅線隔開。

例如：《山東省人民政府關(guān)于保護通信線路安全的通告》，其主題詞是“通信

安全

通告”。

2、抄送、抄報機關(guān)

抄報、抄送是指在報送主辦機關(guān)的同時，對與公文有關(guān)的機關(guān)，或需要協(xié)助承辦，或需要了解公文的內(nèi)容，應(yīng)當(dāng)使用抄報、抄送。抄報主要用于對上級機關(guān)；抄送用于對下級機關(guān)。遇有下列情況時，需要使用抄報：

一是向下級機關(guān)的重要行文，都要同時抄報直接上級機關(guān)； 二是受雙重領(lǐng)導(dǎo)的機關(guān)上報公文時，應(yīng)同時報送雙重領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)，并根據(jù)文件內(nèi)容寫明主報機關(guān)和抄報機關(guān)；

三是上級機關(guān)向受雙重領(lǐng)導(dǎo)的下級機關(guān)行文時，同時抄報另一上級機關(guān)。

抄送用于對下級、平級或不相隸屬機關(guān)。

抄報、抄送機關(guān)的位置在主題詞下，分列兩段，抄報機關(guān)在上。

如有多個抄送機關(guān)，一般按黨委部門、人大部門、政協(xié)部門、法院、檢察院、軍隊部門、政府部門的順序排列。抄報、抄送機關(guān)名稱，可用規(guī)范化簡稱。

3、印發(fā)機關(guān)、日期

印發(fā)機關(guān)是指負(fù)責(zé)印發(fā)文件的機關(guān)，一般是發(fā)文機關(guān)的辦公廳（室）。印發(fā)日期

指辦公部門接稿后送往印刷的時間。印發(fā)機關(guān)攔置于抄送攔下，左端署印發(fā)機關(guān)全稱，右端署印發(fā)日期。

翻印文件在印發(fā)機關(guān)攔下署名翻印機關(guān)的全稱和翻印日期，用橫線與原印發(fā)機關(guān)及日期攔隔開。

4、印刷份數(shù)

印刷份數(shù)是指該份文件的總印數(shù)，置于印發(fā)機關(guān)及日期攔橫線右下一行。翻印文件份數(shù)置于翻印機關(guān)日期攔橫線右下一行。函件會議紀(jì)要的共印份數(shù)放在抄送、分送攔右下一行，不用橫線隔開。

文件舉例（略）

二、公文的外觀形式

公文的外觀形式，包括公文的紙張尺寸、規(guī)格、書寫形式和公文各組成部分的排列順序、區(qū)域劃分、字體字號等。

1、公文用紙

一般用16開型，應(yīng)當(dāng)用A4型紙張。布告、公告、通告的用紙大小，根據(jù)實際需要確定。

2、公文的文頭、正文、文尾三大部分，每一部分的項目內(nèi)容和區(qū)域位置，都必須按規(guī)定和標(biāo)準(zhǔn)安排。機關(guān)正式文件用固定的套紅版頭，標(biāo)明機關(guān)的全稱或規(guī)范化簡稱，并用間隔紅線將文頭與正文部分隔開。

3、文字從左到右橫寫、橫排。少數(shù)民族文字按其習(xí)慣書寫、排版。

4、公文標(biāo)題使用二號宋體，小標(biāo)題使用三號宋體，正文一般用三號或四號仿宋體。

三、行文規(guī)則

（一）行文應(yīng)當(dāng)確有必要，注重效用。

（二）行文關(guān)系根據(jù)隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍確定，一般不得越級請示和報告。

（三）政府各部門依據(jù)部門職權(quán)可以相互行文和向下一級政府的相關(guān)業(yè)務(wù)部門行文；除以函的形式商洽工作、詢問和答復(fù)問題、審批事項外，一般不得向下一級政府正式行文。部門內(nèi)設(shè)機構(gòu)除辦公廳（室）外，不得對外正式行文。

（四）同級政府、同級政府各部門、上級政府部門于與一級政府可以聯(lián)合行文；政府與同級黨委和軍隊機關(guān)可以聯(lián)合行文；政府部門與相應(yīng)的黨組織和軍隊機關(guān)可以聯(lián)合行文；政府部門與同級人民團體和具有行政職能的事業(yè)單位也可以聯(lián)合行文。

（五）屬于部門職權(quán)范圍內(nèi)的事務(wù)，應(yīng)當(dāng)由部門自行行文或聯(lián)合行文。聯(lián)合行文應(yīng)當(dāng)明確主辦部門。需經(jīng)政府審批的事項，經(jīng)政府同意也可以由部門行文，文中應(yīng)當(dāng)注明經(jīng)政府同意。

（六）屬于主管部門職權(quán)范圍內(nèi)的具體問題，應(yīng)當(dāng)報送主管部門處理。

（七）部門之間對有關(guān)問題未經(jīng)協(xié)商一致，不得各自向下行文。如擅自行文，上級機關(guān)應(yīng)當(dāng)責(zé)令糾正或撤消。

（八）向下級機關(guān)或者本系統(tǒng)的重要行文，應(yīng)當(dāng)同時抄送直接上級機關(guān)。

（九）“請示”應(yīng)當(dāng)一文一事；一般只寫一個主送機關(guān)，需要同時送其他機關(guān)的，應(yīng)當(dāng)用抄送形式，但不得抄送其下級機關(guān)。

（十）除上級機關(guān)負(fù)責(zé)人直接交辦的事項外，不得以機關(guān)名義向上級機關(guān)負(fù)責(zé)人報送“請示”、“意見”和報告。

（十一）受雙重領(lǐng)導(dǎo)的機關(guān)向上級機關(guān)的行文，應(yīng)當(dāng)寫明主送機關(guān)和抄送機關(guān)。上級機關(guān)向受雙重領(lǐng)導(dǎo)的下級機關(guān)行文，必要時應(yīng)當(dāng)抄送其另一上級機關(guān)。文件舉例（略）文件舉例（略）文件舉例（略）文件舉例（略）文件舉例（略）文件舉例（略）文件舉例（略）

第三節(jié) 公文的語言

一、公文的語體

語體是指行文中所體現(xiàn)的語言風(fēng)格特色和不同的語言運用體式。不同的文體所使用的語體是不同的。

如：詩歌這種文體所使用的語言風(fēng)格，往往充滿浪漫主義色彩，具有豐富的想象力，給讀者留下了寬廣的想象空間，對同一首詩，不同的讀者往往可以有絕然相反的理解。一些古代詩詞，還要求對偶和對杖。如果用寫公文的語言來寫詩歌，便失去了詩歌的魅力。當(dāng)然，如果用寫詩歌的語言來寫公文，便使人難以準(zhǔn)確把握公文的原意而無法執(zhí)行。

公文的語言風(fēng)格有以下幾個特點：

（一）平實。

所謂平實是指公文的語言應(yīng)當(dāng)平直、樸實。

平直是指筆法而言。要秉筆直書，少用或者不用渲染、夸張等筆法。不要用曲筆、倒敘等筆法。

樸實是指語言風(fēng)格而言。內(nèi)容要實在，事實要真實，要文實相符，文如其事。

例如：敘述黨成立以來的光榮歷程，就可以直接寫成：：中國 共產(chǎn)黨從1921年誕生以來，從小到大，由弱到強，經(jīng)歷了革命戰(zhàn)爭和社會主義建設(shè)的嚴(yán)峻考驗，發(fā)展成為今天擁有6800萬黨員的執(zhí)政黨。

如果換一種寫法：：從什么時候開始，黑暗的中國才露出了黎明的曙光，那低矮的茅屋才停止了哭泣，伸出了一支支鐵矛的紅纓？是七月，是黨誕生的八十多年前的七月。顯然，這不是在寫公文，而是在作詩了。

（二）明確

所謂明確是指語言清楚明白，不生歧義。不論什么人，在閱讀了同一份公文以后，所得出的認(rèn)識都應(yīng)當(dāng)是一致的。

（三）簡要。

語言要簡潔扼要，用最少的文字表達所要闡述的內(nèi)容。

（四）得體。

所謂得體主要表現(xiàn)為三個方面：

1、文種要使用得當(dāng)。

如對同級機關(guān)或不相隸屬機關(guān)行文商洽工作時，不可以使用“通知、” “通報” 等下行文文種。也不可以使用“請示”、“報告” 等上行文文種。只能施用“函”。

2、用語要得當(dāng)。要根據(jù)不同性質(zhì)的公文，選用不同詞語。如帶強制性的公文，為了強調(diào)其權(quán)威性和不可抗拒性，應(yīng)當(dāng)使用“必須”；

指示規(guī)定性公文，應(yīng)當(dāng)使用“應(yīng)該”； 報請性公文應(yīng)當(dāng)使用“擬請”； 商洽性公文應(yīng)當(dāng)使用“煩請”；

請示、報告應(yīng)當(dāng)使用陳述性說明語言，避免使用過多的論述 性語言；

指示、決議等應(yīng)當(dāng)偏重于使用概括性、論斷性語言； 通知則偏重于說明性語言。再次，語氣使用要得當(dāng)。

3、語氣使用要得當(dāng)。

不同性質(zhì)的文種應(yīng)當(dāng)用不同的語氣。如頒布政令要莊重嚴(yán)肅； 表彰先進要熱烈歡快； 申請要求要委婉平和； 商洽問題要謙誠以待； 通報錯誤要說理嚴(yán)正；

上行文要尊重上級、實實在在、不卑不亢； 下行文要鄭重嚴(yán)肅、平等為懷、質(zhì)直不傲；平行文要謙誠有理、協(xié)商互尊、顧全大局。

（五）程式

公文的標(biāo)題、開頭、表述、結(jié)束等用語都有模式性。

1、標(biāo)題用語

標(biāo)題由發(fā)文單位、事由、文種組成。事由多用“關(guān)于”。

2、開頭用語

有些公文開頭常用“為了”、“根據(jù)”、“依照”說明發(fā)文的目的或依據(jù)。用“近接”、“收悉”、“收到”等引述來文，用作批答性公文的開頭用語。

3、表述用語

特通告（通知）如下”、“特此批復(fù)如下”等用語來表明文種和聯(lián)系上下文。

4、結(jié)束用語 除表示結(jié)束全文以外，還兼有區(qū)別文種，引起注意，表示盼望等作用。例如：上行文常用“以上報告請審查”、“當(dāng)否，請指示”等。

平行文常用“特此函達”、“特此函復(fù)”、“請接洽為盼”。下行文常用“此令”、“此復(fù)”、“從公布之日起執(zhí)行”。

二、公文的遣詞

公文的語體為體現(xiàn)平實、簡要、明確、得體的特色，要求使用的詞語應(yīng)是單義的、本義的、穩(wěn)定的、不帶感情色彩。

（一）要選用專業(yè)用語

公文是聯(lián)系、處理、指導(dǎo)公務(wù)的書面語體，與業(yè)務(wù)工作密切相關(guān)，因而撰寫公文必然要選用與業(yè)務(wù)有關(guān)的專業(yè)用語。

在實際生活中，隨著社會政治、經(jīng)濟、科技的發(fā)展，各行業(yè)大都有自己的行業(yè)用語。這些專業(yè)用語的突出特點是詞義的單一性，即在專業(yè)范圍內(nèi)它表示的意義是比較單一的專門概念。

如：醫(yī)療衛(wèi)生行業(yè)常用的內(nèi)科、外科、理療、化療、脫水、休克、心動過速：財經(jīng)部門常用的資金、銷售、信貸、核算、流通、成本等；司法部門常用的起訴、原告、被告、立案、判決、終審等。

正確使用專業(yè)用語，可以避免歧義，確保公文表意的準(zhǔn)確性。當(dāng)然，也不宜用得過多、過專，以避免給讀者閱讀理解時造成困難。

（二）體現(xiàn)莊重的語體風(fēng)格

1、用規(guī)范的書面用語，不要用口語；

2、用語直截了當(dāng)，使讀者明于行止；

3、用語簡練。

（三）恰當(dāng)使用某些文言用語

茲、茲因、悉、貴、擬、務(wù)請、是荷、承蒙、為宜、值此、凡等。

（四）運用簡縮語和習(xí)慣用語 忠于職守、廉潔奉公、舍己為人。

三、公文的造句

（一）大量使用陳述句和祈使句

所謂陳述句是指敘述事實、說明情況、判斷是非的句子；所謂祈使句是指要人們做什么或不作什么的句子。陳述句和祈使句是公文寫作中經(jīng)常使用的兩種句子形式。

陳述句可以用來介紹背景、說明情況、陳述事實、總結(jié)經(jīng)驗，還可以用來對事物作出評介、表明態(tài)度、提出主張。

例文一：今年我省又遭受百年不遇的洪澇災(zāi)害，給農(nóng)業(yè)生產(chǎn)和群眾的生活帶來很大的困難，災(zāi)害造成的損失是嚴(yán)重 的。

這是對背景材料的介紹。

例文二：當(dāng)前，許多地方再次出現(xiàn)了亂砍濫伐森林的歪風(fēng)，并且，這股風(fēng)還在蔓延擴大。

這是說明當(dāng)前存在的問題。

例文三：評定各系列職稱的具體做法不一致，互相影響，往往造成工作上的混亂。

這是指出工作中應(yīng)當(dāng)吸取的教訓(xùn)。

例文四：制定優(yōu)惠政策，加強管理服務(wù)，維護良好的市場交易程序。

這是總結(jié)出工作中的經(jīng)驗。

例文五：到會代表一致認(rèn)為，電視劇要適應(yīng)精神文明建設(shè)的 發(fā)展要求，不僅要有一定的數(shù)量，更重要的是提高思想文藝質(zhì)量。

這是表明態(tài)度，提出主張。

祈使句在指揮性公文或法規(guī)性公文中使用比較普遍，主要用來表示請求、勸勉、禁止、阻止、命令等意義。

例文一：請速研究并予函復(fù)為盼。

例文二：現(xiàn)將文件轉(zhuǎn)發(fā)你們，請結(jié)合實際情況研究執(zhí)行。

（二）恰當(dāng)運用長句

在公文寫作中，由于長句具有較多的附加成分對意義加以修飾、限制，能使表義更加準(zhǔn)確，因而也常使用長句。

例文：大會的主題是：高舉鄧小平理論偉大旗幟，全面貫徹“三個代表”重要思想，繼往開來，與時俱進，全面建設(shè)小康社會，加快推進社會主義現(xiàn)代化，為開創(chuàng)中國特色社會主義事業(yè)新局面而奮斗。

這是黨的十六大報告中的一段話，是一個典型的長句。這個句子共有69個字，句中用了6個逗號，最后用了一個句號。

這6個逗號分別講了6層意思：第一個逗號是講的旗幟問題，即我們應(yīng)當(dāng)舉什么樣的旗幟；第二個逗號是講的指導(dǎo)思想問題；第三個逗號是講的要繼往開來；第四個逗號是講的要求；第五個逗號是講的的奮斗目標(biāo)；第六個逗號是講的要加快推進社會主義現(xiàn)代化建設(shè)，最后講了總目的。這7層意思相互關(guān)聯(lián)，不可分割，共同組成了十六大的主題。

（三）使用成分共用句

為了使表達清晰、明了，公文經(jīng)常使用成分共用句。如：要在總結(jié)整黨經(jīng)驗的基礎(chǔ)上努力建立、健全和改革黨內(nèi)生活的各種必要制度。這句話的謂語是由三個動詞“建立”、“健全”、“改革” 三個動詞構(gòu)成的聯(lián)合詞組充當(dāng)?shù)?，共用一個賓語，把三個意思凝聚在一個成分里，就使得句子結(jié)構(gòu)緊湊、簡潔。

（四）無主句的運用

當(dāng)公文執(zhí)行主體或遵守著不言自明時，可以運用無主句，以達到行文簡練的要求。如：“經(jīng)研究，批復(fù)如下”。如果補足全句，應(yīng)當(dāng)是“經(jīng)我們研究”，這樣寫反而不如前面的寫法簡練。

（五）插入語的運用

插入語是句子的特殊成分，一般表示強調(diào)、范圍、注釋、說明等。如：中華人民共和國聲明：收回香港地區(qū)（包括香港島、九龍和新界，以下簡稱香港）是中國人民共同的愿望，中華人民共和國政府決定于1997年7月1日對香港恢復(fù)行使主權(quán)。

其中括號內(nèi)的插入部分表明收回的范圍。

四、公文詞語的選擇

所謂詞語選擇，是指在充分注意和把握公文寫作語言特點的同時，認(rèn)真學(xué)習(xí)和占有豐富的詞匯，根據(jù)行文目的和語言環(huán)境的需要，遵從語法規(guī)則，選取最準(zhǔn)確、最貼切而有效表情達意的詞語。在選擇詞語的過程中，要注意以下幾個方面：

（一）認(rèn)真辯析詞語的確切含義，使詞語的意義符合客觀實際在公文中可以使用的詞語數(shù)量大、種類多，不同詞語在意義和用法上是有差別的。要使公文用語恰當(dāng)，就必須對詞語認(rèn)真加以辯析，真正掌握其確切含義，否則，就有可能造成表意的失當(dāng)或失誤，影響文件效用的發(fā)揮。

如：“經(jīng)反復(fù)核查證明，張某、王某曾在1999年8月間收受過大華公司巨額賄賂（每人分別收受現(xiàn)金35000元），已構(gòu)成受賄罪。案發(fā)后，二人還與大華公司業(yè)務(wù)員某某訂立攻守同盟，妄圖 掩蓋過錯”。

文中“過錯” 一詞，顯然是對“罪行”的誤用?！白镄小迸c“過錯”在法律意義上都是違法行為，但卻有明顯的輕重之別。文中已確定二人的行為構(gòu)成犯罪，卻又妄圖掩蓋過失，是自相矛盾。

在辯析詞語含義的過程中，應(yīng)特別注意不同詞語所包含的意義在范圍的大小、性質(zhì)輕重等方面的差別。

如：“權(quán)利”與“權(quán)力”，前者的范圍大于后者；“差錯”、“”過失“、”過錯“的性質(zhì)是依次嚴(yán)重的； “冤案”、“假案”、“錯案”的程度使依次減輕的

（二）注意詞語的感情色彩，以正確表達作者的立場、觀點 在公文中，對事實的敘述要求客觀準(zhǔn)確。而在表明立場、主張時，則要求旗幟鮮明。即：肯定什么，否定什么；贊成什么，反對什么；欽佩什么，鄙視什么；是愛，還是憎；是獎賞，還是譴責(zé)，都要態(tài)度明確。為了達到這一要求，必須注意分辯詞語的感情色彩。

如：“據(jù)了解各地對物價問題反映很強烈，請注意清理這些流言，并及時報告局政策研究室?！?/p>

文中的“流言”是一種誤用。按作者本意無需對這種反映表態(tài)定性，因此，無所謂褒貶，只能沒有感情流露的中性詞。這里用了貶義詞，就容易使閱文者誤以為對物價的反映都是錯誤的，是要加以反對的。

這個例子說明，由于詞語的感情色彩能對鮮明表意產(chǎn)生重要影響，所以要注意避免對不同感情色彩詞語的誤用，否則，就會造成閱文者的誤解或降低文件的嚴(yán)肅性、正確性。

（三）注意詞語聲音和語調(diào)對詞義的影響以提高表達效果 詞語的聲音和語調(diào)對詞義有一定的影響，如果能予以重視，在選詞中注意使音節(jié)勻稱，注意避免同音異義和詞語附近加語義帶來的歧義，則有利于提高表達效果。

如：“這種作風(fēng)，拿來律己，則害了自己；拿來教人，則害了別人；拿來指導(dǎo)革命，則害了革命”。其中的“己”與“自己”、“人和”“別人”分別為同義詞，只是前者為單音節(jié)，后者為雙音節(jié)。這樣安排，使音節(jié)勻稱，不僅避免了重復(fù)，讀起來順口，便于記憶，給閱文者以鮮明的印象。

如果我們這樣改一下：

“這種作風(fēng)，如果拿來要求自己，就會害了自己；拿來教育別人，也就會害了別人；拿來指導(dǎo)革命，就會使革命受到損失?！边@樣一改，雖然表達的意思是一樣的，但是表達效果就不如前者。

另外，在一些詞語中，不僅詞語本身，而且念讀詞語的語調(diào)也會附加一部分信息。由于書面表示語調(diào)受到一定局限，如果處置不當(dāng)，這種語調(diào)附加意義現(xiàn)象，也會給人們帶來理解方面的困難。在閱文者無法通過標(biāo)點符號來正確了解撰稿人所持語調(diào)的情況下尤其如此。

如：“1998年6月8日，張先生和李先生的法律顧問曾來過出事現(xiàn)場”。這句話，在念讀時的語調(diào)不同，會出現(xiàn)不同的解釋。

“張先生----和李先生的法律顧問曾來過出事現(xiàn)場”（來過張先生和李先生的法律顧問）

“張先生和李先生的法律顧問----曾來過出事現(xiàn)場”（只來過法律顧問，可能是一人或二人）

如果張、李二人同是一個法律顧問，可以這樣寫：張、李二人聘請的共同法律顧問來過出事現(xiàn)場； 如果張、李各有法律顧問，可以寫成：張李二人各自的法律顧問來過出事現(xiàn)場。

（四）注意詞語間的正確搭配

詞語的選擇要受事理邏輯和搭配習(xí)慣的制約，如果隨意超越這些制約，就會發(fā)生差錯，影響表達效果。

如：“堅持用馬列主義、毛澤東思想和鄧小平理論武裝我們的頭腦”。這樣搭配詞語，既符合事理邏輯，說明馬列主義、毛澤東思想、鄧小平理論是一脈相承的，又符合搭配習(xí)慣。

如果我們這樣搭配：“堅持用三個代表重要思想和鄧小平理論以及 毛澤東思想武裝我們的頭腦”，這樣搭配，既違背事理邏輯，又不符合搭配習(xí)慣。

（五）注意公文具體使用場合對詞語風(fēng)格的要求，維護公文的嚴(yán)肅性和強制性

公文大都使用于正式、莊重、嚴(yán)肅的場合，選擇詞語時，務(wù)必注意詞語的風(fēng)格特點，除特殊情況外，一般不用口語、諺語、歇后語以及方言、土語。書面詞語中帶有調(diào)侃、詼諧以及不夠嚴(yán)肅、鄭重的詞語，也不應(yīng)入選。

如：“人才培養(yǎng)目標(biāo)的確定，是院校教學(xué)的頂層設(shè)計，這是禿子頭上的虱子——明擺著的事”。

如：“實施名師、名將戰(zhàn)略不只是為了培養(yǎng)幾個名師、造就幾個名將，其根本目的，是要以此為抓手形成進一步提高教學(xué)、科研質(zhì)的新增長點”。

如：一炮里。

（六）注意根據(jù)上下文的需要選詞，以維護公文的完整性和有效性。一件公文的上下文，對詞語的選擇具有很大的影響。有時為了使文氣貫通，協(xié)調(diào)一致。上下文的詞語需要相互照應(yīng)配合；有時為了避免不必要的重復(fù)，則要相互制約對方的選詞范圍。

如：“對于未按標(biāo)準(zhǔn)交費的同志，要由其所在單位的領(lǐng)導(dǎo)進行批評教育，并責(zé)令其進行補交”。

文中“進行”一詞的重復(fù)出現(xiàn)是不必要的，后一個 “進行”可以改為“予以”，既避免了重復(fù)，又和上一個詞互相照應(yīng)配合。

如：“奮勇前進，堅決、徹底、干凈、全部地殲滅中國境內(nèi)敢于抵抗的國民黨反動派”。文中，“堅決、徹底、干凈、全部”四個詞意義相近，但并不重復(fù)，分別從意志（堅決）、過程（徹底）、程度（干凈）范圍（全部）四個方面提出了殲敵要求，而且相互間密切配合，？棺材有力的整體。

五、公文語句的組織

公文寫作中的語句組織，同撰寫其它文章一樣，要在語句通順、合理，獲得最佳效果上下功夫。

（一）公文語句的基本要求

1、含義明確、清晰、完整，便于準(zhǔn)確理解，不會發(fā)生理解上的歧義。

如：“剛從大城市來到這荒僻的山區(qū)工作，的確會有些不習(xí)慣，但這種不習(xí)慣實在只是個時間問題?！?/p>

這里的“時間問題” 語義含混，應(yīng)當(dāng)直接寫 “但這種不習(xí)慣是暫時的”。

如：“如果售貨員與顧客吵架，值班經(jīng)理應(yīng)立即向負(fù)有責(zé)任的這屬于語義多歧。作者要表達的本意是售貨員與顧客吵架，售貨員提出警告，并記錄在案，作為考慮獎金發(fā)放的依據(jù)?！?/p>

要少發(fā)或扣發(fā)獎金。而“作為考慮獎金發(fā)放的依據(jù)”則包括多發(fā)、少發(fā)、不發(fā)多種意義。不如直接說“作為少發(fā)或扣發(fā)獎金的依據(jù)”。

2、句子成分完整，不能省略語句中必須有的成分。如：“從這份文件里，使全廠干部了解到開展政治思想工作的重要性”。

缺主語。可以改為：“全廠干部從這份文件里了解到政治思想工作的重要性。”

如：“這個班組的工人普遍有健康的情趣，大家在業(yè)余時間里從不屑于那些烏七八糟的小報”。

缺謂語。應(yīng)當(dāng)在不屑于后面加上謂語“看”。

如：“我們必須排除種種因素，在第一季度建成東方大廈”。缺狀語，可以在因素前加“不利”

3、語序安排妥當(dāng)。語序是指詞語組合的次序。它既反映一定的語言習(xí)慣，又反映了事物之間的邏輯關(guān)系。語序有時可以決定語義，變更語序后語義會發(fā)生很大的變化。有時語序變更后雖不改變語義，但卻可以改變語言的表達效果。因此，無論從語法的、邏輯的還是修辭的角度看，語序的正確安排都是重要的。

如：“我公司于3月30日召開了表彰先進大會，李總經(jīng)理和其他公司的領(lǐng)導(dǎo)都出席了這次會議”。

作者的本意是要說明李總和公司的其他副總都出席了會議，但由于語序安排不當(dāng)，容易使人誤解為李總和其它公司的領(lǐng)導(dǎo)都出席了表彰大會。

可以通過調(diào)整語序來表達：“李總和公司的其他領(lǐng)導(dǎo)?！?如：屢戰(zhàn)屢敗，表達的是一種悲觀情緒；而把語序一調(diào)整，變?yōu)閷覕覒?zhàn)，表達的則是一種頑強的戰(zhàn)斗意志。

4、合乎事理。即語句應(yīng)當(dāng)合乎邏輯規(guī)律，合乎實際。如：“這個地區(qū)氣候宜人，除氣溫偏低外很適合發(fā)展水產(chǎn)養(yǎng)殖業(yè)?！?/p>

如：“我們應(yīng)當(dāng)注意提拔、發(fā)現(xiàn)、培養(yǎng)青年干部”。如： “蘇聯(lián)十月社會主義革命后，世界形勢發(fā)生了很大變化 ”。

（二）語序的安排要求

在起草公文時，正確安排語序主要注意以下四個方面： 一是注意尊重語序的習(xí)慣性。詞中的語素，詞組中的詞，其先后順序有許多都必須按照約定俗成的習(xí)慣排列，否則，人們就看不懂，不易接受。如：表達方位時，習(xí)慣稱“東西南北”，不可以寫成“西東北南”，“素質(zhì)”不可以寫成“質(zhì)素”。

二是注意事理的邏輯次序。

三是注意語序的強制性，不論是誰，要想利用公文清楚地表意并使別人理解，都必須服從這種約束。

四是注意語序的選擇性。具體如下：

1、當(dāng)要表達的一組并列概念之間有輕重、主次、大小、高低、多少之別時，應(yīng)依次順排或列排；如無這種分別時，則按一定的標(biāo)準(zhǔn)（空間分布、章節(jié)多少）分門別類排列。

如：“黨的紀(jì)律處分有五種：警告、嚴(yán)重警告、撤消黨內(nèi)職務(wù)、留黨察看、開除黨籍”（由輕到重）

如：“國庫券的面額，分為1元、5元、10元、50元、100元?！保ㄓ缮俚蕉啵?/p>

2、當(dāng)一組概念表現(xiàn)由若干連續(xù)動作、行為構(gòu)成的活動過程時，一般應(yīng)按時間發(fā)展順序排列。

如：“該犯從我市某監(jiān)獄眼壓越獄逃跑后，先后流竄到石家莊、鄭州、廣州、武漢等地繼續(xù)作案”。

3、當(dāng)一組概念表現(xiàn)一個認(rèn)識過程時，一般應(yīng)按由淺入深，由此及彼，由表及里的次序排列。

如：“這是一份很好的材料，它能引人深思，促人猛醒，催人奮進?！?/p>

4、當(dāng)以一個語句反映因果關(guān)系時，一般是按先因后果的順序排列。

如：“因為我們是為人民服務(wù)的，所以如果我們有缺點就不怕別人批評指出”。

5、當(dāng)由于語句中幾個成分的相互關(guān)系不明而出現(xiàn)歧義時，有時可以通過語序改變來消除歧義。

如：“幾個工廠的工人來局里反映了這一情況?！边@里定語“幾個”的修飾對象不明確，因此可能產(chǎn)生不同的解釋?？梢愿臑椤肮S的幾個工人”。

六、若干事物和概念的特殊表達要求

（一）時間的表達

1、除了不必和不允許（如：：出于保密需要）精確表達的以外，必須用有確切含義的詞語表達時間，日期要標(biāo)明完整的年、月、日，特殊情況下還需標(biāo)出更確切的時、分。

2、要盡量避免使用“今年”、“明年 ”、“本月”、“上月”等需要借助其它時間概念才能準(zhǔn)確理解其含義的時間代詞。

3、不要使用“上月以前”、“去年之后”等一類不易劃定界限的詞語。

4、年份一律使用公歷年份的全稱。如：1998年，不可以省

略為98 年。如需使用有關(guān)歷史年號時，要先標(biāo)出公歷年份，再注歷史年號并加圓括號。如：1912 年（中華民國元年）

（二）空間的表達

1、表示地方的專用名詞中，城市、地區(qū)、縣、鄉(xiāng)等名稱第一次出現(xiàn)在文中時，如屬國外的應(yīng)冠以國別，屬于國內(nèi)的應(yīng)冠以所屬省、自治區(qū)、直轄市的名稱。

2、所有國名、地名均應(yīng)使用國家頒布的標(biāo)準(zhǔn)名稱（包括標(biāo)準(zhǔn)譯名），一般不使用別稱，國內(nèi)地名不使用簡稱。

3、慎重使用表示處所的代詞（這里、那里）以防止誤解和費解。

（三）數(shù)量的表達

1、公文中的數(shù)字概念應(yīng)用確數(shù)表達。如：0至無窮的基數(shù)；整數(shù)前加第字的序數(shù)；以數(shù)學(xué)用語“幾分之幾”和“百分之百”表示的分?jǐn)?shù)；整數(shù)后面加 “倍”字的倍數(shù)。

2、表示增加時用倍數(shù)或分?jǐn)?shù)，表示減少時只能用分?jǐn)?shù)而不用倍數(shù)。如：：可以說“增加了二倍”，不可以說“減少了二倍”。

3、名量詞中的度量衡單位，必須使用國家法定計量單位和國家公布的中文名稱。如文中出現(xiàn)歷史上使用的或外國使用的單位，如：石、斗、升、英寸、普特等，應(yīng)折算成國家法定計量單位并加以說明。

4、若需用“以上”、“以下”等詞表示數(shù)字界限時，為使界限劃分清晰、準(zhǔn)確，應(yīng)注明本數(shù)是否包含在內(nèi)。如：：“十四歲以下（含十四歲）兒童不得入內(nèi)”。

5、一般用阿拉伯?dāng)?shù)字，特殊情況下用漢字，同一個文件中同一數(shù)量的表示方法應(yīng)當(dāng)前后一致。

（四）范圍的表達

范圍是指事物量的界限。在現(xiàn)代漢語中，表達范圍是通過詞語實現(xiàn)的。表示全部或部分的詞語分別是一些副詞、數(shù)量詞以及量詞的重疊形式。

如：所有、一切、全部、凡、每一個、任何一個、總共、統(tǒng)統(tǒng)、沒有一個、人人、個個等就可以用來表示全部。

而有些、若干、有的、一些、部分、大部分、小部分、少數(shù)、多數(shù)、大多數(shù)、絕大多數(shù)、幾乎全部、一半、超過半數(shù)等則用于表示部分。在使用時，請注意以下幾點：

1、當(dāng)事物是被全面肯定或否定時，才能用表示全部的詞語，稍有保留或無法最終確定時只能用表示部分的詞語。

2、公文中表示部分時，常要求精確，這時應(yīng)當(dāng)使用詞義精確的詞語。如用百分比等。

3、不能在一個語句中同時出現(xiàn)表示全部和部分的詞語。如：“全體職工大部分都參加勞動競賽?！?/p>

4、前后句子中出現(xiàn)的表示范圍的詞語不能自相矛盾。如：“凡現(xiàn)在生產(chǎn)崗位上的工人同志，不少是在解放初期廠里情況十分困難的情況下進廠的”。

（五）語氣、神態(tài)的表達

公文表達正確有效還有賴于語氣得體、神態(tài)自然貼切。如果語氣不對或神態(tài)的強弱緩急出了格，也會影響閱文者對語義的正確理解，影響文件效用的正常發(fā)揮。

1、陳述語氣

公文中的基本語氣是平直而堅定不移的陳述語氣，以有效地敘事說理。如有必要，還可以換詞或變更句式以加重或緩和這種

語氣。

如：“全體干部都贊同這個意見”；“全體干部沒有一個不贊同這個意見”。

如：“該廠廠長應(yīng)對事故負(fù)主要責(zé)任”；

“事故的主要責(zé)任是該廠廠長，這一點是無可置疑的”。

2、祈使語氣

公文中常要表達一些主張，要求對方做某些事情，或禁止對方做某些事情，這時就需要用祈使語氣。根據(jù)這些主張、要求的性質(zhì)的不同，具體神態(tài)也有剛?cè)峋徏敝畡e。其中表示命令、訓(xùn)誡的，神態(tài)嚴(yán)厲、語氣強烈、不容置疑；表示請求的，則語氣緩和，神態(tài)也有盼望、商洽、勸慰、召喚等等的分別。

公文中祈使語氣主要靠慣用的句式或詞語表現(xiàn)，如：“請”、“希望”、“要求”、“必須”。

3、疑問語氣

公文中有時也需要提出一些疑問請對方回答，征詢其意見或反映，這時需要使用疑問語氣。

當(dāng)需要對方回答而且是肯定或否定回答時，需要用是非問形式，這時語氣肯定，其神態(tài)有探詢、窮究之別。

如：“這個問題由我公司出面解決妥當(dāng)嗎？請指示?！?當(dāng)要求對方按特指的要求回答必答問題時，需要用特指的形式，這時的語氣也是肯定的，其神態(tài)有探詢、質(zhì)詢、責(zé)問、質(zhì)問之別。

當(dāng)需對方在兩種可能性中必須選擇一項作答時，可以用肯定、否定相重疊的形式，將兩種可能答復(fù)均列出，以供其選擇。

如：“當(dāng)否，請批示”。（探詢）

4、感嘆語氣。

公文中帶強烈感情的感嘆語氣雖不多見，但在這為數(shù)不多的語句中，其神態(tài)也有喜、怒、哀、樂、驚、憂等分別，它們常出現(xiàn)在需要表示強烈態(tài)度、立場或需要表現(xiàn)較強感染力的場合。

如：：“由上可見，某某以權(quán)謀私已經(jīng)到了河等地步!” 如：讓我們團結(jié)起來，為爭取更大的勝利而奮斗!

（六）姓名、職務(wù)的表達

1、各種職務(wù)、姓名應(yīng)用全稱。

2、當(dāng)一個人物擔(dān)負(fù)多種職務(wù)時，只列出與文件內(nèi)容相關(guān)的。

3、列出一個人物兩個或兩個以上職務(wù)時，國內(nèi)的按先黨內(nèi)后黨外，由大至小排序；國外的應(yīng)尊重對方習(xí)慣或雙方的需要。

4、國外人士的姓名、職務(wù)應(yīng)以新華社公布的標(biāo)準(zhǔn)譯名為準(zhǔn)。如無標(biāo)準(zhǔn)譯名，在所有有關(guān)文件中應(yīng)使用同一譯名，譯名之后一般應(yīng)用圓括號注明其外文名稱。

5、若干人物的姓名需同時并列出現(xiàn)在文件中時，應(yīng)按一定標(biāo)準(zhǔn)排序。如：職務(wù)高低、姓氏筆畫數(shù)量、姓氏字母的規(guī)定順序、與事情相關(guān)的程度等均可構(gòu)成排序標(biāo)準(zhǔn)。

第四節(jié) 公文的立意煉旨

一、公文材料的收集

材料是文章寫作的基礎(chǔ)，沒有材料，文章的主題便無從提煉，文章的思想內(nèi)容也無從表達。公文材料的收集要注意以下幾個方面：

(一)注意廣泛性

所謂廣泛性，是指盡可能多地占有材料。是不是要做到上通

天文，下懂地理，學(xué)貫中西，博古通今？也不必這樣。這里所說的廣泛性是指盡可能圍繞自己的本職工作，廣泛占有和做好本職工作直接相關(guān)的材料。

和做好本職工作直接相關(guān)的材料大體有兩類：一類是背景材料，如有關(guān)的理論、方針、政策、法規(guī)、規(guī)定、要求等；另一類是實際材料，如上級下發(fā)的文件，本單位上報下發(fā)的文件，有關(guān)的經(jīng)驗總結(jié)、調(diào)查報告、典型材料、統(tǒng)計數(shù)據(jù)、書報資料等。

（二）注意政策性

指以收集黨和國家的方針、政策、法律以及領(lǐng)導(dǎo)的講話、指示等有關(guān)材料，以便在撰寫時參考、引用。

（三）注意實用性

所謂實用性，是指在收集材料是要緊密結(jié)合本單位的實際和本職工作的實際，講求實用，講求質(zhì)量。

二、公文的選材溶材

所謂選材溶材，是指在對材料經(jīng)過鑒別大量占有的基礎(chǔ)上，根據(jù)主旨的需要，對材料進行篩選和使用。寫作時如果貪多求全，不加選擇地把所有的材料都寫進去，勢必造成良莠不分，精粗并存，難以準(zhǔn)確的表達主題。因此，選材貴在“嚴(yán)”和“精”。要選那些能反映主題，與主題關(guān)系密切的材料；選那些真實準(zhǔn)確，能揭示事物的本質(zhì)規(guī)律，具有一定代表性的材料；選那些新穎生動，能及時地反映社會現(xiàn)實，給人以借鑒和啟發(fā)的材料。這樣，所選取的材料才可以“以一當(dāng)十”，有效地為表達主題服務(wù)

（一）去偽存真

1、鑒定材料來源，是第一手材料，還是轉(zhuǎn)引、轉(zhuǎn)述的二、三手材料。所謂第一手材料，是指自己親身經(jīng)歷的，或是親自通過

調(diào)查研究得來的，或是通過查證原始材料、原始記錄得來的。這樣得來的第一手材料，一般比較真實可靠，可以放心大膽的使用。

所謂二、三手材料，是指間接得來的材料。這些材料的可靠性，就不如第一手材料。對二、三手材料就需要進行鑒別，不要人云亦云，以免以訛傳訛。

2、考察材料提供者的“立場”有無問題。這里所講的“立場”，是指材料提供者能否客觀真實地反映問題。往往有這種情形，對同一個問題，反映卻截然不同，結(jié)論也不同。這就需要進行鑒別。

3、衡量材料提供者的思想政策水平和觀察、表述、領(lǐng)悟能力，查其局限性、片面性、詞不達意性。

4、不同來源的材料相互比對，互相印證。

（二）去粗取精

1、割舍累贅、重復(fù)、空洞無物的文字；

2、刪削可有可無的詞句；

3、凡適用性廣的重要情況、數(shù)據(jù)，單獨摘抄成卡片，靈活運用。

4、對比較零散、細(xì)碎的情況，應(yīng)當(dāng)進行概括、匯總、統(tǒng)計等以利于進行定量分析，反映整體面貌。

（三）由此及彼

所謂由此及彼，是指要從材料的相互聯(lián)系、相互對比中來進行選材溶材，以避免可能產(chǎn)生的片面性。往往有這種情形，從局部看來是合理的，但是，從全局看來恰恰是應(yīng)當(dāng)反對的。

（四）由表及里

所謂由表及里，是指既要看現(xiàn)象，更要透過現(xiàn)象看到問題的本質(zhì)。例如：中國經(jīng)濟體制改革是從農(nóng)村開始的，農(nóng)村的經(jīng)濟體

制改革是從安徽農(nóng)村開始的。當(dāng)安徽農(nóng)村十幾個農(nóng)民冒著坐牢的風(fēng)險在搞大包干的協(xié)議書上摁手印的時候，他們并沒有意識到正在做一件開創(chuàng)先河的偉大事業(yè)，反而忐忑不安。鄧小平同志卻一下子抓住了問題的本質(zhì)，把這件事情作為我國進行經(jīng)濟體制改革的突破口加以肯定。

三、公文的主旨要素

所謂公文的主旨，是指通過公文的全部內(nèi)容表現(xiàn)出來的一種貫穿文章全文的基本觀點和中心思想。公文的主旨包括三個方面的因素：

（一）公文的中心思想.所謂公文的中心思想，是指公文究竟要表達什么樣的意見、要求、辦法、主張、措施等。一份公文質(zhì)量的優(yōu)劣，取決于所要表達的中心思想是否集中、清楚、準(zhǔn)確、明白。如果下筆萬言，洋洋灑灑，可是別人讀了以后，不明白你究竟要表達一個什么樣的思想，或者是和公文的中心思想不沾邊，這份公文就失敗了。

我們可以把公文的中心思想通俗地理解為要回答清楚“是什么”。

（二）公文的所述事項的背景、原委

所謂所述事項的背景、原委，是指在公文中為什么要提出這樣的的意見、要求、辦法、主張，措施等。一份公文有沒有針對性，主要取決于這一條。

我們可以把它通俗地理解為要回答清楚“為什么”。

（三）公文的寫作目的

四、公文的表述要求

（一）一文一旨

一篇公文只表達一個思想，提出和解決一個問題。不能有兩個或多個中心，主旨不能分散。

（二）觀點明確

對主旨的表達要態(tài)度明朗，觀點明確。是則是，非則非，清清楚楚，明明白白，毫不含糊。

第五節(jié) 公文的布局謀篇

一、公文布局的要求

所謂布局謀篇，是指要搭好文章架子，遵循一定的邏輯，有規(guī)則有次序地依據(jù)文章主題的需要，對材料加以排列組合，使文章成為一個有機整體。這個概念包含四層意思 ：

一是首先要搭好文章架子。所謂搭好架子，就是圍繞主題搞好文章的總體設(shè)計。

二是要遵循邏輯規(guī)律。所謂遵循邏輯規(guī)律，主要是指要遵循事理邏輯。如：要表達的事物有因果關(guān)系時，一般要先講原因，后講結(jié)果。

三是緊緊圍繞主題對材料進行排列組合。四是使文章成為一個有機的整體 在具體操作時注意以下四個方面：

（一）嚴(yán)謹(jǐn)

所謂嚴(yán)謹(jǐn)，有三個意思：一是結(jié)構(gòu)要嚴(yán)謹(jǐn)，不要顛三倒四，更不要漏洞百出。二是邏輯要嚴(yán)謹(jǐn)，先寫什么，后寫什么要順理成章。三是材料組合要嚴(yán)謹(jǐn)，不要前后矛盾。

要做到嚴(yán)謹(jǐn)，一是寫作態(tài)度要認(rèn)真，要一絲不茍，精益求精。不要潦草從事，馬馬虎虎。有些公文寫不好，不是能力問題，而是態(tài)度問題。二是平時就要養(yǎng)成嚴(yán)密思維的習(xí)慣。

（二）完整

所謂完整，是指一篇公文要有頭有尾，有起有承，有轉(zhuǎn)有合，渾然一體。不要有頭無尾，有起無承，有轉(zhuǎn)無合，支離破碎。

（三）勻稱

所謂勻稱，是指行文時該疏就疏，該密就密，疏密相間，詳略得當(dāng)。主體文字置于中間，詳細(xì)論述，謂之密筆；而把目的、意義、希望、要求等放在開頭和結(jié)尾，概要簡述之梳筆。

（四）連貫

文章內(nèi)容上要相互貫通，協(xié)調(diào)一致，語言過渡上要自然，銜接緊密，不能出現(xiàn)前后矛盾或不一致。

二、公文布局的體式

所謂公文布局的體式，就是指公文布局的基本模式。不同種類的公文，有著不同的布局模式。歸納起來，大致有以下幾種模式。

（一）篇段合一式

所謂篇段合一式，是指一篇公文只有一段文字，在這一段文字中，分層次地把要敘述的內(nèi)容寫清楚。

這種模式適用內(nèi)容簡單、單一的公文。如命令（令）、公告和部分內(nèi)容簡單的決定、批復(fù)、函等。

（二）撮要分條式

所謂撮要分條式，是指在公文的開頭先概括寫出該文的中心內(nèi)容，然后按照所要解決的問題的主次先后分條寫出，每一條的前面用數(shù)碼序號標(biāo)明。

這種模式適用于內(nèi)容比較復(fù)雜的下行文，如通知、通告、公告、決定、會議紀(jì)要等。

（三）分列小標(biāo)題式

所謂分列小標(biāo)題式，是指把全文分成若干段，每一段的全面，依照本段的內(nèi)容歸納出一個小標(biāo)題。

這種模式通常 適用于指示性通知、調(diào)查報告、決定、簡報、通報等。

（四）分塊式

這種模式是全文分成幾大塊，每一塊獨立成章，塊的前面正中加

（一）、（二）、（三）等序號，塊中可以有自然段。

這種模式通常用于調(diào)查報告、工作總結(jié)、會議紀(jì)要等文種。

（五）轉(zhuǎn)發(fā)轉(zhuǎn)述式

這種模式主要用批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)、轉(zhuǎn)述的形式，把上下級和平級的有關(guān)公文轉(zhuǎn)印給下級單位。通常用于批轉(zhuǎn)性通知、轉(zhuǎn)發(fā)性通知等。

（六）條段貫通式

條段貫通式有兩種情況：一是把文章分成若干條，每條冠以序號，一條一條敘述下來；二是把文章分成若干段，一段一段寫下來，不表序號。

這種模式通常適用于指示性通知或講話稿，一些法規(guī)性文件也采用這種形式。

（七）章條款分列式

這種模式是把全文分成幾章，章下分條，條中有款。通常適用于章程、規(guī)定、規(guī)則、辦法、細(xì)則等法規(guī)性公文。

（八）并列式

并列式是在以簡要的語句開宗明義以后，正文部分采用若干并列的句子來表述。通常用于守則。

第六節(jié) 公文的起草與修改

一、公文的起草

教材上講了三條即：１、凝神結(jié)想；２、一揮而就；３、講究方法。這三條都有道理，但過于簡括，使人不好把握。下面，我從操作層面講一些意見。

（一）編寫提綱

起草公文的第一步是要列提綱，因為提綱是文章的基本思路和寫作綱要。怎樣列提綱？

一是要緊緊圍繞公文的中心來列提綱。特別是對于一些論述性較強、篇幅較長的公文，更要列出比較詳細(xì)的提綱。

二是列提綱就是要搭出文章的框架，寫清楚每個部分各個層次的安排和內(nèi)容要點，大致篇幅。使人一看提綱，就大體知道要寫些什么。

三是對一些篇幅不長、內(nèi)容簡單的公文，可以不列提綱，但要打“腹稿”，即先寫什么，后寫什么要心中有數(shù)。

四是也可以邊列提綱邊構(gòu)思，在構(gòu)思的過程中，進一步完善提綱。

（二）擬稿

擬稿是正式寫作公文的過程，它不是提綱的簡單再現(xiàn)和擴展，而是思想觀點的繼續(xù)深化，表達逐步完善的過程。擬寫的順序一般都是按照寫作提綱的安排從頭寫起，具體包括標(biāo)題、開頭、主體、結(jié)尾幾個部分。

1、標(biāo)題

標(biāo)題是對公文的命名，是公文中最引人注目的地方。標(biāo)題一

般要求準(zhǔn)確、醒目、簡潔、合體。

準(zhǔn)確，是指標(biāo)題要切合文意。過寬過窄，文不對題，都會影響思想內(nèi)容的表達和文章主題的和諧統(tǒng)一。

醒目，是指標(biāo)題在揭示主旨時要鮮明突出，并在形式上巧妙安排，增強文題的吸引力。

簡潔，是指標(biāo)題在概括文章主旨和內(nèi)容范圍時，要言簡意賅，易于理解，便于記憶。

合體，是指什么樣的文種用什么類型的標(biāo)題。

公文標(biāo)題一般由發(fā)文單位、事由、文種三部分組成，其中事由常用介詞“關(guān)于”引出。如《財政部關(guān)于加強農(nóng)業(yè)稅征收工作的通知》。

2、開頭

初學(xué)寫公文，往往為不會開頭而苦惱，不知道該從哪里寫起。實際上有多種開頭方式，如：概述情況、回顧歷史、介紹現(xiàn)狀、說明根據(jù)、交待原因、闡明原因、作出評價、提出問題等都可以作為開頭。下面，我們講幾種常用的開頭方式。

⑴引述式

引用下級來文、上級的指示精神，或有關(guān)的方針政策、法令法規(guī)，以此作為文件撰寫的依據(jù)。這種開頭多見于公文中的報告、函復(fù)、批復(fù)、通知、條例等文種。

如：根據(jù)中共中央、國務(wù)院有關(guān)擋案工作的決定和指示，為加強各級黨、政、軍機關(guān)和人民團體（以下統(tǒng)稱機關(guān)）檔案的科學(xué)管理，更好地為機關(guān)工作服務(wù)，特制定本條例。

⑵目的式

開宗明義，表明行文目的。這種開頭常見于通知、規(guī)定、條例、辦法等。

如：為了切實貫徹執(zhí)行第五屆全國人民代表大會第四次會議《關(guān)于開展全民義務(wù)植樹運動的決議》，特制定如下實施辦法。

⑶說明式

先說明寫作的原因，所論述對象或工作的意義以及背景情況，再敘述主旨或其它材料。這種開頭多用于指示、報告、調(diào)查報告、決定等。

如：山西小西天懸塑是我國僅存的幾處古代懸塑之一，在宗教雕塑藝術(shù)上別具一格。所謂懸塑，即利用佛像上部或背后空間，懸空布置的多層次組雕。一般由仙山樓閣、云朵波濤、神人弟子、奇花異獸等構(gòu)成一堂大面積畫面，以表現(xiàn)有關(guān)的宗教故事。

（4）敘述式

用敘述的方式，概括地介紹事物的基本情況或事情的來龍去脈。這種開頭，多用于總結(jié)、報告、調(diào)查報告。

如：座落在涪江旁的江油市曙光造紙廠，是我市二輕系統(tǒng)的一家集體所有制企業(yè)。1990年，該廠全員勞動生產(chǎn)率為40150元∕人年，在全國造紙行業(yè)排名第五、西南片區(qū)第一。從1986年起連續(xù)5年產(chǎn)品出口新加坡、馬來西亞等國家和地區(qū)。這家集體所有制企業(yè)之所以能夠在短短的幾年內(nèi)獲得快速發(fā)展，是同該廠領(lǐng)導(dǎo)始終堅持“以技術(shù)進步為前提，科學(xué)管理為中心，提高降耗為重點，精神文明作保證，適應(yīng)市場需求，提高經(jīng)濟效益” 的經(jīng)營方針密不可分的。

如果要說該廠有什么秘訣和高招的話，以下三個方面就是他們的秘密武器。

45（5）提問式

這種開頭是先提出問題，然后引起下文，容易引起讀者的注意和思考。常見于調(diào)查報告的寫作。

如：近兩年來，山西省新建、擴建、改建了一批集貿(mào)市場，這些市場投入使用后運行情況如何？為什么有的效益好，有的效益差？可以從中得到哪些啟示？最近我們采用實地考察和座談研討的方法，對這些問題進行了調(diào)查分析。

（6）結(jié)論式

先對情況或工作進行總結(jié)，作出評價，提出看法，然后分別加以論述。這種開頭多見于報告、總結(jié)。

如：我廠是一個小型鐵合金企業(yè)，年生產(chǎn)能力9000噸，19××年，客觀情況發(fā)生變化，我廠出現(xiàn)了暫時的新的困難。但是，我們沒有接受有關(guān)部門的照顧，而是努力順應(yīng)宏觀變化，積極致力于微觀搞活，增縱強企業(yè)自我消化能力，年終不僅沒有發(fā)生虧損，還實現(xiàn)利潤100萬元，繳納產(chǎn)品稅100萬元。我們能夠很快地從困境中走出來，關(guān)鍵在于我們主動加強了財務(wù)管理，堅持向財務(wù)管理要效益。

3、主體部分

主體部分是文章的中心部分，是寫作的重點。文章開了頭，提出了問題，闡明了觀點，就要依照科學(xué)的方法，運用材料對所提出的問題和觀點進行闡述和分析。

從寫作角度來看，主體部分的寫作，主要在于層次段落的安排，以及文章各部分內(nèi)容的過渡和照應(yīng)。

所謂層次，是指文章主旨表現(xiàn)的次序。公文層次的劃分，主要根據(jù)文章的內(nèi)容和性質(zhì)來安排，46 一般要能夠體現(xiàn)出客觀事物存在和發(fā)展的階段性、系統(tǒng)性、規(guī)律性。事物特征的一個方面，事件發(fā)展的一個階段，諸多問題中的一部分，分析推論的一個分論點等，都可以組成一個層次。無論怎樣安排層次，都要注意其內(nèi)在組織的邏輯關(guān)系，分層有序，完整統(tǒng)一。

所謂段落是篇章的最小單位。它有換行的明確標(biāo)志。段落和層次既有聯(lián)系又有區(qū)別。段落是文章表達過程中由于轉(zhuǎn)換、強調(diào)、間歇等造成的文字停頓；層次著眼于文章思想內(nèi)容先后次序的劃分。一般來說層次大于或等于段落。但是，在公文中，有時會出現(xiàn)段落大于層次的情形，如有些通知、通告、批復(fù)等，一事一文，全篇一體，不分段落，卻表現(xiàn)幾個層次的內(nèi)容。

所謂過渡和照應(yīng)是指使文章承前啟后，前后呼應(yīng)，脈絡(luò)清楚，文氣貫通。

4、結(jié)尾

公文的結(jié)尾，一般根據(jù)行文的需要當(dāng)斷則斷，語言簡潔，態(tài)度明朗。常用的結(jié)尾方式有以下幾種。

（1）請求式

用請求答復(fù)和指示作結(jié)尾，一般用于報告、請示、信函。如：以上意見如無不妥，請批轉(zhuǎn)各區(qū)人民政府遵照執(zhí)行。如：以上問題，經(jīng)與省人行聯(lián)系未能解決，特報總行，望與人民銀行總行研究，示知。

（2）號召式

在結(jié)尾處提出希望，發(fā)出號召，指明努力方向，以激勵讀者。如；中共中央、國務(wù)院要求各級黨委和人民政府都要十分重視綠化工作，進一步動員各族人民，知難而進，堅持不懈，為加

快綠化我們偉大的社會主義祖國，盡快改變山河面貌而奮斗﹗

（3）總結(jié)式

如：總之，今年上半年我們做了不少工作，取得了明顯的經(jīng)濟效益，也積累了一些寶貴的經(jīng)驗，為今年下半年的工作奠定了良好的基礎(chǔ)。

（4）說明式

在公文末尾交待說明有關(guān)問題和注意事項，以引起讀者的注意。

如：目前，這個大隊已通過各種途徑，切實安排落實了扶貧致富工作，已幫助困難戶安排剩余勞動力32個，落實收入6718元，從而使這30戶困難戶今年的收入水平基本上也能達到富裕程度。

（5）建議式

公文結(jié)尾針對文章主體部分論述、分析的情況，提出解決問題的意見和相應(yīng)措施。

二、公文的表達技巧

常用的公文表達技巧主要有敘述、說明、議論等方法。

（一）敘述

所謂敘述，是指對人物、事件等表達對象所作的概括或具體的交代和陳述。在公文寫作中，這種方法主要用來介紹人物，交待情況，闡述問題，說明原委。如在通報、總結(jié)中介紹先進人物的事跡，在調(diào)查報告中講述事件發(fā)展的過程等都可以用這種方法來撰寫。

敘述有六個要素，即時間、地點、人物、事件、原因、結(jié)果。要客觀、詳盡、細(xì)致地記敘某一事件，這六大要素缺一不可。

在公文寫作中，常用的敘述方式有四種：

1、順敘

即按照事情發(fā)生發(fā)展的過程，依時間的順序進行敘述。采用這種敘事方式，首尾連貫，順流而下，來龍去脈交待得比較清楚。

2、直敘

即直截了當(dāng)?shù)挠洈?。公文的敘事要用直筆，不用曲筆。即作者對所記敘的人物、事件的態(tài)度及其所表現(xiàn)的涵義，要在記敘中毫不隱晦的表現(xiàn)出來。

3、概敘

即用簡潔的語言對要反映的客觀對象作一概括的介紹。概敘不能理解成對事物內(nèi)容的簡單壓縮，而是將最能說明全貌，最富有代表性的東西簡明扼要地敘述出來。

4、詳敘

即對客觀事物作具體詳盡的敘述。

（二）說明

所謂說明，就是用簡潔平實的語言，對客觀事物進行介紹，使人們對這種事物的性質(zhì)、特點、構(gòu)造等方面有全面的了解和清楚的認(rèn)識。

如知照類公文、法規(guī)性文件常用這種寫法。常用的說明方法有：

1、下定義

即用簡潔的語言對事物的本質(zhì)屬性作概括性的說明。這是解釋概念，揭示事物本質(zhì)特征的一種方式。

2、舉例

即用例證說明問題。這種方式可使說明的內(nèi)容具體化，便于

讀者了解。不過，所舉的例子必須準(zhǔn)確、典型、真實。

3、分類

對于復(fù)雜的事物，可以根據(jù)它們的性質(zhì)、形狀、成因、關(guān)系等分成不同的類別，然后按類分項逐一說明。

4、對比

即將幾種可以作比的事物放在一起進行對比說明。這種方式往往在用別的方法說明有難處時采用。用來對比的事物要盡可能是大家所熟悉的、容易理解的事物。

（三）議論

議論，是作者對所反映的人或事的看法、態(tài)度和評價。在公文寫作中，常用來闡述道理，發(fā)表意見，作出評價，提出措施。

議論有三個要素組成：論點、論據(jù)、論證。

論點，是對所論述的問題提出的主張和看法，從中可以表明作者的立場和態(tài)度。一篇文章只有一個中心論點，圍繞這個中心論點還可以有若干個分論點。論點確立之后，需要用論據(jù)來論證說明。

論據(jù)，即證明論點的材料，包括事實論據(jù)和理論論據(jù)，如歷史事實、現(xiàn)實經(jīng)驗、數(shù)據(jù)材料、經(jīng)典著作的結(jié)論等，都可以作為論據(jù)來使

用。

論證，即運用證據(jù)證明論點的過程。主要采用邏輯推理的方式進行。

三、公文的修改

（一）重視修改

（二）修改內(nèi)容