第一篇：公文寫(xiě)作-匯報(bào)材料的寫(xiě)法

匯報(bào)材料的寫(xiě)法

匯報(bào)是下級(jí)機(jī)關(guān)向上級(jí)機(jī)關(guān)、部門(mén)向領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)、分支機(jī)構(gòu)向總部、個(gè)人向單位匯報(bào)工作時(shí)所撰寫(xiě)的文字材料。匯報(bào)屬于日常事務(wù)文書(shū)，雖然不是中共中央辦公廳、國(guó)務(wù)院辦公廳等黨政機(jī)關(guān)明文規(guī)定的正式公文，但在公務(wù)活動(dòng)中使用頻率很高。

一、匯報(bào)的特點(diǎn)：

（一）針對(duì)性

匯報(bào)對(duì)象有針對(duì)性。向誰(shuí)匯報(bào)，是起草之前就確定下來(lái)的。要根據(jù)匯報(bào)對(duì)象組織材料。匯報(bào)對(duì)象要求匯報(bào)什么就匯報(bào)什么，不要講不相干的事情。如果匯報(bào)的內(nèi)容不是匯報(bào)對(duì)象明確要求的，也要是匯報(bào)對(duì)象責(zé)任范圍內(nèi)的事項(xiàng)，或者是同匯報(bào)對(duì)象的職責(zé)有關(guān)。其他內(nèi)容至少是匯報(bào)對(duì)象感興趣的事項(xiàng)。否則，所答非所問(wèn)，風(fēng)馬牛不相及，匯報(bào)對(duì)象肯定不滿(mǎn)意，匯報(bào)人也達(dá)不到預(yù)期的目的。例如，向上級(jí)文物管理部門(mén)匯報(bào)土地開(kāi)發(fā)利用的情況，只應(yīng)匯報(bào)在土地開(kāi)發(fā)利用中同文物保護(hù)、管理有關(guān)的事項(xiàng)，而不應(yīng)大談?wù)猩桃Y一類(lèi)的事項(xiàng)。

匯報(bào)內(nèi)容有針對(duì)性。匯報(bào)在內(nèi)容上具有特定的針對(duì)性，這是同匯報(bào)對(duì)象相一致的。對(duì)同一匯報(bào)對(duì)象的匯報(bào)內(nèi)容不一定一樣。這是因?yàn)?，匯報(bào)對(duì)象的工作范圍不可能就是一項(xiàng)，即使是一項(xiàng)也還有個(gè)不同階段、不同側(cè)重點(diǎn)的問(wèn)題。同是向公安機(jī)關(guān)匯報(bào)，可以有戶(hù)籍管理、流動(dòng)人口管理、社會(huì)治安、刑事案件偵查、交通安全等。起草匯報(bào)時(shí)，要根據(jù)不同的內(nèi)容來(lái)組織匯報(bào)材料。

匯報(bào)目的有針對(duì)性。任何一份匯報(bào)都會(huì)有特定的目的。匯報(bào)人要干什么，要追求什么樣的效果，這是起草匯報(bào)時(shí)必須考慮到的。同樣是講匯報(bào)人工作環(huán)境、條件不好的內(nèi)容，匯報(bào)的針對(duì)性因匯報(bào)目的不同而不同。如果匯報(bào)人的目的是向匯報(bào)對(duì)象要錢(qián)要物要指標(biāo)要批件，則應(yīng)從這一目的出發(fā)組織材料，重點(diǎn)強(qiáng)調(diào)解決這些困難刻不容緩，勢(shì)在必行，匯報(bào)對(duì)象應(yīng)當(dāng)給予支持與幫助。如果匯報(bào)人的目的是向匯報(bào)對(duì)象講功勞、講政績(jī)、講貢獻(xiàn)、講自己的領(lǐng)導(dǎo)才華，讓匯報(bào)對(duì)象對(duì)自己的工作貢獻(xiàn)、成績(jī)、能力、水平了解、認(rèn)可，則應(yīng)重點(diǎn)強(qiáng)調(diào)匯報(bào)人如何克服困難創(chuàng)造性地進(jìn)行工作的經(jīng)驗(yàn)、做法，達(dá)到匯報(bào)對(duì)象聽(tīng)完匯報(bào)后對(duì)匯報(bào)人刮目相看、高看一眼的效果。如果是二者兼而有之，則應(yīng)適當(dāng)把握分寸，把兩方面的內(nèi)容都做適度匯報(bào)，防止說(shuō)過(guò)頭話，顧此失彼。

匯報(bào)環(huán)境有針對(duì)性。同樣的匯報(bào)題目，要針對(duì)不同的時(shí)間、地點(diǎn)、參加人員等作相應(yīng)調(diào)整。匯報(bào)的時(shí)間短，匯報(bào)的內(nèi)容就要適當(dāng)壓縮，在餐桌上匯報(bào)，就要把語(yǔ)言搞得風(fēng)趣幽默些，不能古板、冗長(zhǎng)，要同就餐的氣氛相協(xié)調(diào)，不同的利益當(dāng)事人同時(shí)在場(chǎng)，就要特別把握語(yǔ)言分寸，防止厚此薄彼，傷害一方自尊的問(wèn)題；在施工現(xiàn)場(chǎng)匯報(bào)，就要結(jié)合現(xiàn)場(chǎng)情況，作特別簡(jiǎn)短精煉的匯報(bào)，語(yǔ)言應(yīng)

盡量口語(yǔ)化。

（二）真實(shí)性

匯報(bào)的根本價(jià)值就在于它的真實(shí)性。真實(shí)與否，關(guān)系到匯報(bào)人的立場(chǎng)、觀點(diǎn)、作風(fēng)、道德品質(zhì)問(wèn)題。匯報(bào)必須尊重客觀事實(shí)，以大量具體可靠的可檢驗(yàn)的實(shí)際材料為基礎(chǔ)，真實(shí)地反映事物的本來(lái)面目。首先要做到的是應(yīng)用的事實(shí)是真實(shí)的，而不是虛假、歪曲、經(jīng)過(guò)人為處理的；其次，引用的事實(shí)必須是準(zhǔn)確的，而不能是模糊不清的，含混的。

（三）新穎性

匯報(bào)要體現(xiàn)工作的創(chuàng)新精神和創(chuàng)新實(shí)際。匯報(bào)的事實(shí)材料要新。要有大量的新的信息，提供新發(fā)生的事實(shí)情況，不能老生常談。匯報(bào)的觀點(diǎn)要新。要站在新的角度，用新的視野、新的觀念研究新情況、新問(wèn)題，善于發(fā)現(xiàn)苗頭性、傾向勝、萌芽性問(wèn)題，不能老調(diào)重談。匯報(bào)的結(jié)論要新。提出的意見(jiàn)、建議要有創(chuàng)新性，并能用于指導(dǎo)實(shí)踐。四是條理性。

（四）條理性

內(nèi)容合乎邏輯，概念準(zhǔn)確，判斷正確，推理科學(xué)。所反映的事實(shí)要經(jīng)得起推敲，經(jīng)得起實(shí)踐的檢驗(yàn)。闡述的觀點(diǎn)能夠自圓其說(shuō)，絕不能自相矛盾。人們常常講一分為二，但不能講成詭辯論，不能主次不分，是非不分，功過(guò)不分。人們經(jīng)?？吹剑械膮R報(bào)講成績(jī)過(guò)滿(mǎn)、過(guò)頭、過(guò)度，講問(wèn)題又過(guò)滿(mǎn)、過(guò)頭、過(guò)度，結(jié)果造成自相矛盾、自我否定的后果。如有的扶貧匯報(bào)，講成果時(shí)說(shuō)扶貧對(duì)象百分之百脫貧，一片盛世太平，鶯歌燕舞，講問(wèn)題時(shí)又說(shuō)還有若干扶貧對(duì)象仍然缺衣少食，一片孤苦凄涼，苦不堪言。這在邏輯上無(wú)論如何說(shuō)不通，肯定有造假之嫌。

結(jié)構(gòu)的條理性。一二三四五，脈絡(luò)要清楚。布局謀篇，整齊劃一。大標(biāo)題、小標(biāo)題，各個(gè)層次的序號(hào)，都要合乎常規(guī)的寫(xiě)作習(xí)’質(zhì)，讓人一目了然。

（五）樸實(shí)性

篇幅樸實(shí)。有話則長(zhǎng)，無(wú)話則短，不能故意把匯報(bào)拉得長(zhǎng)而又長(zhǎng)。可長(zhǎng)可短的篇幅一定要短下來(lái)。一般以不超過(guò)3000字為宜。語(yǔ)言樸實(shí)。樸實(shí)簡(jiǎn)練，準(zhǔn)確精當(dāng)。語(yǔ)言樸實(shí)并不排斥生動(dòng)活潑、妙趣橫生。在匯報(bào)中加人精彩的例證、評(píng)論，生動(dòng)的群眾化的語(yǔ)言，同樸實(shí)性的要求是一致的。

（六）靈活性

內(nèi)容有靈活性。內(nèi)容根據(jù)需要，可多可少，可長(zhǎng)可短，可詳可略，甚至可有可無(wú)。匯報(bào)什么，不匯報(bào)什么，多匯報(bào)什么，少匯報(bào)什么，匯報(bào)人是有選擇、調(diào)整的余地的。形式有靈活性。匯報(bào)材料可以是比口頭匯報(bào)的內(nèi)容詳盡的材料，甚至附有若干附件、參考資料；也可以精煉到幾百字、幾十字，僅僅是匯報(bào)的大小標(biāo)題而已。使用有靈活性?？梢杂谜焦膱?bào)給上級(jí)機(jī)關(guān)或職能部門(mén)，可以用簡(jiǎn)報(bào)的載體發(fā)送給有關(guān)方面，可以作為口頭匯報(bào)的依據(jù)或參考，還可以作為口頭匯報(bào)的補(bǔ)充。有時(shí)，匯報(bào)人只講匯報(bào)材料沒(méi)寫(xiě)的內(nèi)容。有時(shí)，則是照本宣科。有時(shí)則聲明，口頭匯報(bào)如有同書(shū)面

匯報(bào)不一致的地方，以正式印發(fā)的匯報(bào)材料為準(zhǔn)。有的匯報(bào)材料，如有些企事業(yè)單位的匯報(bào)，還以套色加圖片的書(shū)刊畫(huà)報(bào)風(fēng)格印制，追求特別的宣傳效果。

（七）時(shí)效性

匯報(bào)對(duì)時(shí)限的要求特別嚴(yán)格。在一定意義上說(shuō)，時(shí)間就是匯報(bào)的質(zhì)量。再好的匯報(bào)，錯(cuò)過(guò)了匯報(bào)的最佳時(shí)間，也就成了“馬后炮”，失去了匯報(bào)的意義。匯報(bào)對(duì)象只有在第一時(shí)間獲得有價(jià)值的信息，才能及時(shí)作出準(zhǔn)確的分析判斷，制定正確的對(duì)策，科學(xué)地指導(dǎo)工作。

二、匯報(bào)的作用是：

（一）保證匯報(bào)人口頭發(fā)言心中有數(shù)，突出，避免重復(fù)和遺漏。

（二）為聽(tīng)取匯報(bào)的人提供文字依據(jù)，有所遵循，條理清楚，中心明確，重點(diǎn)利于把握要點(diǎn)，聽(tīng)清楚，看明白，節(jié)約時(shí)間，提高工作效率。

（三）作為聽(tīng)取匯報(bào)人處理問(wèn)題的依據(jù)。

（四）需要時(shí)匯報(bào)也可作為公文組成部分印發(fā)。

匯報(bào)前印成文件送給聽(tīng)取匯報(bào)的領(lǐng)導(dǎo)．匯報(bào)后，根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)意見(jiàn)，加以修改整理，形成正式文件，發(fā)給有關(guān)單位參考或執(zhí)行。一些比較重大的涉及面較廣的工作，比如黨和國(guó)家的重大方針政策貫徹執(zhí)行的情況，常常需要寫(xiě)出匯報(bào)材料。這類(lèi)匯報(bào)材料，實(shí)際上也具有工作報(bào)告提綱的作用。

某一項(xiàng)重大的調(diào)查研究活動(dòng)，進(jìn)行到一定階段時(shí)，調(diào)查組給上級(jí)單位匯報(bào)情況前，也常常先準(zhǔn)備出匯報(bào)材料。這個(gè)匯報(bào)常常是調(diào)查報(bào)告的基礎(chǔ)材料。特別是調(diào)查結(jié)束前的匯報(bào)，往往轉(zhuǎn)化為調(diào)查報(bào)告的寫(xiě)作提綱。一些有關(guān)制定方針政策或者對(duì)某些重大問(wèn)題統(tǒng)一認(rèn)識(shí)的會(huì)議結(jié)束后，也需要向主管領(lǐng)導(dǎo)部門(mén)作匯報(bào)。這個(gè)匯報(bào)經(jīng)過(guò)修改后，往往轉(zhuǎn)化為反映該會(huì)議的情況報(bào)告或者會(huì)議紀(jì)要。

三、匯報(bào)的分類(lèi)

（一）匯報(bào)按照其目的，可以分為以反映社會(huì)基本情況和民情民意為主要目的的匯報(bào)、以進(jìn)行政策調(diào)整為主要目的的匯報(bào)、以反映和支持新生事物、表?yè)P(yáng)正面典型為主要目的的匯報(bào)、以揭露問(wèn)題為主要目的的匯報(bào)、以思想教育為主要目的的匯報(bào)、以理論研究為主要目的的學(xué)術(shù)性匯報(bào)等。這類(lèi)匯報(bào)主要是通過(guò)對(duì)理論問(wèn)題的詳細(xì)分析，為學(xué)術(shù)團(tuán)體、研究機(jī)構(gòu)或者政府決策提供參考，往往在匯報(bào)中針對(duì)不同的理論觀點(diǎn)做出評(píng)論，提出有見(jiàn)地的主張。

（二）按照匯報(bào)問(wèn)題涉及的范圍，可以分為綜合工作匯報(bào)和專(zhuān)項(xiàng)工作匯報(bào)。

（三）按照匯報(bào)內(nèi)容涵蓋時(shí)間，可以分為多年期匯報(bào)、全年匯報(bào)、半年匯報(bào)、季度匯報(bào)、月匯報(bào)、即時(shí)匯報(bào)等。

（四）按照匯報(bào)人，可以分為領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)匯報(bào)提綱、職能部門(mén)匯報(bào)提綱、基層單位匯報(bào)提綱、個(gè)

人匯報(bào)提綱等。如市委匯報(bào)提綱、市委組織部匯報(bào)提綱、鄉(xiāng)黨委匯報(bào)提綱、村民委員會(huì)匯報(bào)提綱、人黨思想?yún)R報(bào)提綱等。

（五）按照文字詳略的不同，可以分為詳細(xì)匯報(bào)材料和簡(jiǎn)要匯報(bào)提綱。詳細(xì)匯報(bào)是完整的詳細(xì)的具體的匯報(bào)文字材料。在口頭匯報(bào)時(shí)，可以原文照讀，也可以只擇其要點(diǎn)口述，其余內(nèi)容供匯報(bào)對(duì)象自己查閱。簡(jiǎn)要匯報(bào)提綱也稱(chēng)標(biāo)題式匯報(bào)提綱。標(biāo)題式匯報(bào)往往只是提供一個(gè)匯報(bào)的大體范圍，具體內(nèi)容主要靠匯報(bào)人的口頭表達(dá)。匯報(bào)人要根據(jù)聽(tīng)匯報(bào)人的需求，隨時(shí)調(diào)整匯報(bào)的詳略點(diǎn)、側(cè)重點(diǎn)。

（六）按照匯報(bào)對(duì)象的不同，可以分為向上級(jí)機(jī)關(guān)的匯報(bào)、向上級(jí)部門(mén)的匯報(bào)，向會(huì)議的匯報(bào)、向領(lǐng)導(dǎo)的匯報(bào)等。

（七）按照公開(kāi)程度的不同，可以分為公開(kāi)匯報(bào)、內(nèi)部匯報(bào)、秘密匯報(bào)。

（八）按照辦理時(shí)限要求的不同，可以分為一般匯報(bào)、緊急匯報(bào)。

四、格式與寫(xiě)作要求

匯報(bào)對(duì)寫(xiě)作的格式、語(yǔ)言要求比較寬松，并不要求形式的整齊劃一。匯報(bào)有時(shí)也寫(xiě)作“匯報(bào)提綱”。

匯報(bào)正文一般由標(biāo)題、成文時(shí)間、摘要、匯報(bào)對(duì)象，主體、落款等部分組成。

（一）匯報(bào)標(biāo)題

標(biāo)題一般采用醒目的二號(hào)宋體字居中排列。字?jǐn)?shù)少的單行居中排列，如“人口普查工作匯報(bào)”等。字?jǐn)?shù)多的可兩行或兩行以上呈正梯形或倒梯形狀居中排列。注意不能排列成長(zhǎng)方形狀。不能把一個(gè)詞分在兩行排列。如果兩行的字?jǐn)?shù)完全相同，可以采取調(diào)整上下行字?jǐn)?shù)的辦法解決。實(shí)在不能調(diào)整，則可以采取擴(kuò)大或縮小其中一行的字間距的辦法，造成兩行實(shí)際長(zhǎng)短的不同。如倒梯形的標(biāo)題排列：

關(guān)于我市發(fā)動(dòng)群眾開(kāi)展秋季愛(ài)國(guó)衛(wèi)生運(yùn)動(dòng)

并取得階段性成果的匯報(bào)提綱

匯報(bào)標(biāo)題分三種：

第一種是公文式標(biāo)題，由匯報(bào)事由＋文種構(gòu)成。如“關(guān)于稅收工作情況的匯報(bào)提綱”、“關(guān)于新（征管法＞實(shí)施情況的匯報(bào)，等。

第二種是復(fù)式標(biāo)題，由主標(biāo)題和副標(biāo)題兩部分組成。主標(biāo)題一般是同匯報(bào)內(nèi)容有關(guān)的一句話，如“落實(shí)中央扶持農(nóng)業(yè)政策，促進(jìn)農(nóng)業(yè)增產(chǎn)增收”、“落實(shí)科學(xué)發(fā)展觀，努力構(gòu)建和諧社會(huì)”、“認(rèn)真學(xué)習(xí)黨章，立志為共產(chǎn)主義事業(yè)奮斗終生”、“實(shí)行政務(wù)公開(kāi)，推進(jìn)依法治縣”、“把解決農(nóng)民工子女上學(xué)難的問(wèn)題作為政府的一件大事來(lái)抓”等。副標(biāo)題一般是標(biāo)明匯報(bào)的內(nèi)容、范圍、文種

等，如“關(guān)于黨的積極分子隊(duì)伍建設(shè)清況的匯報(bào)”、“關(guān)于我縣推廣水稻旱育稀植技術(shù)情況的匯報(bào)，、“關(guān)于我市國(guó)有中小企業(yè)深化改革情況的匯報(bào)”、“關(guān)于我市醫(yī)療衛(wèi)生改革試點(diǎn)的匯報(bào)提綱”等。

第三種是直接式寫(xiě)法，如“稅收征管改革進(jìn)展情況匯報(bào)提綱’、“匯報(bào)提綱”等。

（二）匯報(bào)成文時(shí)間

匯報(bào)的成文時(shí)間一般以定稿人定稿的時(shí)間為準(zhǔn)，多在標(biāo)題下另起行居中標(biāo)注，并用不同的字體或加括號(hào)的辦法體現(xiàn)區(qū)別。時(shí)間應(yīng)寫(xiě)清年月日，不要省略年份或月份，也不要省略年份的前兩位數(shù)。如不能把“xxxx年x月x日”寫(xiě)成 "xx年x月x日”或“x月x日”。也有的匯報(bào)時(shí)間同匯報(bào)人的署名一起標(biāo)在匯報(bào)材料的最后。

（三）匯報(bào)署名

署名多在標(biāo)題、成文時(shí)間的下面另起行居中排列。署名要署單位或個(gè)人的規(guī)范名稱(chēng)。署名是單位的，要同單位的法定正式名稱(chēng)一致，或使用規(guī)范的簡(jiǎn)稱(chēng)。個(gè)人則要寫(xiě)姓名全稱(chēng)，不能省略姓或名字的任何部分。個(gè)人如果要標(biāo)明職務(wù)，一般應(yīng)先寫(xiě)職務(wù)后寫(xiě)姓名全稱(chēng)。如“xxxx人大常委會(huì)辦公廳”；不能寫(xiě)作“省人大辦公廳”。“縣長(zhǎng)張國(guó)梁”不能寫(xiě)成“國(guó)梁”、“張縣長(zhǎng)“、“國(guó)梁縣長(zhǎng)”。

（四）匯報(bào)摘要

摘要也稱(chēng)內(nèi)容提要。篇幅較長(zhǎng)，一般5000字以上的匯報(bào)，可以寫(xiě)出500字左右的摘要，以方便匯報(bào)對(duì)象的閱讀和處理。摘要是對(duì)匯報(bào)內(nèi)容的簡(jiǎn)明扼要的陳述，一般位于標(biāo)題、署名之下，正文之前。

摘要的常見(jiàn)位置有兩種，一是單獨(dú)放在封面的后面，在第一行正中間寫(xiě)上“摘要”二字，再另起一行空兩格寫(xiě)摘要的正文。二是寫(xiě)成獨(dú)立的段落，放在調(diào)研報(bào)告的標(biāo)題之下、正文之上。也可以將“摘要”二字用方括號(hào)括住放在段首，接著寫(xiě)摘要的內(nèi)容。

撰寫(xiě)摘要，要求作者將匯報(bào)的主要內(nèi)容、提出的主要觀點(diǎn)、意見(jiàn)和建議做出準(zhǔn)確清楚的交代，讓匯報(bào)對(duì)象通過(guò)閱讀摘要就可以把握匯報(bào)的主要內(nèi)容，做出自己的判斷。

（五）匯報(bào)主送人

匯報(bào)的主送單位或個(gè)人在標(biāo)題、成文時(shí)間、署名下面另起行頂格排列，后加冒號(hào)。有時(shí)也可以不寫(xiě)匯報(bào)對(duì)象稱(chēng)呼。

（六）匯報(bào)開(kāi)頭

匯報(bào)一般有開(kāi)頭。有些簡(jiǎn)短的匯報(bào)也可以不寫(xiě)開(kāi)頭。開(kāi)頭也稱(chēng)前言、開(kāi)場(chǎng)白。開(kāi)頭主要介紹匯報(bào)的目的、原因或概括工作的總體情況、得出的有關(guān)結(jié)論，介紹匯報(bào)的有關(guān)背景情況等。不論何種開(kāi)頭，都要求簡(jiǎn)潔、明快，開(kāi)門(mén)見(jiàn)山。切忌海闊天空的套話、假話、阿談奉承話。如有的匯報(bào)開(kāi)頭：“在舉國(guó)上下學(xué)習(xí)xxxx的熱潮中，在全國(guó)人民滿(mǎn)懷信心地迎接新的一年到來(lái)的時(shí)候，以xxx 為組長(zhǎng)、xxx為副組長(zhǎng)的檢查組代表上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)來(lái)我單位檢查指導(dǎo)工作。這是對(duì)我們的極大關(guān)懷，極大幫

助，同時(shí)也把上級(jí)機(jī)關(guān)的好思想、好作風(fēng)、好傳統(tǒng)帶給了我們。我們要乘這個(gè)東風(fēng)，開(kāi)創(chuàng)工作的新局面。一年來(lái)，在黨中央、國(guó)務(wù)院的親切關(guān)懷下，在省市領(lǐng)導(dǎo)的直接領(lǐng)導(dǎo)下，在我單位黨政領(lǐng)導(dǎo)班子的帶領(lǐng)下，在有關(guān)方面的大力支持下，在關(guān)系單位的無(wú)私幫助下，經(jīng)過(guò)全體職工的積極努力，我單位的工作取得了很大成績(jī)?，F(xiàn)將主要經(jīng)驗(yàn)匯報(bào)如下”。這里面的話多為套話、奉承話，說(shuō)多少也沒(méi)大錯(cuò)，但也實(shí)在沒(méi)大用。說(shuō)與不說(shuō)一個(gè)樣。這樣的匯報(bào)開(kāi)頭就給人以虛偽、哆嗦、拖泥帶水的印象。常見(jiàn)的開(kāi)頭方式有：

一是說(shuō)明匯報(bào)的起因、依據(jù)。如“按照全省義務(wù)教育工作會(huì)議的要求，現(xiàn)將我市貫徹落實(shí)這次會(huì)議精神的情況匯報(bào)如下”。又如“根據(jù)省委x發(fā)xxx司xx 號(hào)文件關(guān)于xxxxxxxx的規(guī)定，我縣開(kāi)展了xxxx xx工作。現(xiàn)將情況作一匯報(bào)”。再如，“我市在城建動(dòng)遷工作中，遇到一些新的有關(guān)政策法律問(wèn)題，特向省政府匯報(bào)如下”等。

二是說(shuō)明匯報(bào)的背景材料。如“xxx，年xx月xx日，我縣xx煤礦發(fā)生一起瓦斯爆炸的惡性事故，造成人員死亡xx人，重傷xx人，失蹤x人。有關(guān)新聞媒體己于當(dāng)天作了報(bào)道。現(xiàn)將我們調(diào)查處理的情況匯報(bào)如下”。

三是直接說(shuō)明匯報(bào)的主題。如“現(xiàn)將我局xx xx年的工作情況匯報(bào)如下”;“現(xiàn)將我鄉(xiāng)招商引資的情況匯報(bào)如下”等。

四是說(shuō)明匯報(bào)材料形成的過(guò)程。如“自今年x月中旬開(kāi)始，我們組織三個(gè)調(diào)查組，對(duì)落實(shí)xxxxxxxx文件精神的情況開(kāi)展調(diào)查研究。x月xx一xx日，局黨組聽(tīng)取并討論了三個(gè)調(diào)查組報(bào)送的專(zhuān)題調(diào)查報(bào)告。在此基礎(chǔ)上，形成了本匯報(bào)的草稿。之后，又征求了局內(nèi)各處室及直屬單位的意見(jiàn)，經(jīng)局黨組會(huì)議研究通過(guò)，形成了本匯報(bào)”。

五是直接提出匯報(bào)的主要觀點(diǎn)。如“我們認(rèn)為，解決當(dāng)前城市房?jī)r(jià)虛高的問(wèn)題，必須從地方政府做起”。

（七）匯報(bào)主體

主體部分的結(jié)構(gòu)分為三種，即縱式結(jié)構(gòu)、橫式結(jié)構(gòu)、縱橫交錯(cuò)式結(jié)構(gòu)。

縱式結(jié)構(gòu)是指按照事物發(fā)展的內(nèi)在邏輯或時(shí)間順序來(lái)安排觀點(diǎn)和材料。用這種結(jié)構(gòu)敘述事實(shí)，闡明觀點(diǎn)，有頭有尾，過(guò)程清晰，便于作者把握歷史和邏輯的統(tǒng)一，使讀者可以清晰地了解事物發(fā)展的整個(gè)過(guò)程。

橫式結(jié)構(gòu)是指將掌握的材料和形成的觀點(diǎn)按照其性質(zhì)或者類(lèi)別，并列放置，分別敘述，從不同的方面綜合說(shuō)明匯報(bào)的主題。這種寫(xiě)法的優(yōu)勢(shì)是可以從多角度全方位地展示匯報(bào)的中心問(wèn)題，收到議題集中、觀點(diǎn)突出、條理清晰、說(shuō)服力強(qiáng)的效果。如關(guān)于農(nóng)民工問(wèn)題的匯報(bào)，從基本情況、隊(duì)伍心態(tài)、意見(jiàn)或建議這三個(gè)方面寫(xiě)起，可以較為全面地說(shuō)明社會(huì)經(jīng)濟(jì)關(guān)系新變化中的農(nóng)民工的現(xiàn)狀。

縱橫交錯(cuò)式結(jié)構(gòu)，就是縱式結(jié)構(gòu)和橫式結(jié)構(gòu)的結(jié)合使用。

一是以縱為主，縱中有橫的結(jié)構(gòu)。二是以橫為主，橫中有縱的結(jié)構(gòu)。需要說(shuō)明的是，縱橫交錯(cuò)的結(jié)構(gòu)方式并不是等距離交錯(cuò)的，也有某些部分不交錯(cuò)的情況。

（八）匯報(bào)結(jié)尾

匯報(bào)的結(jié)尾一般是一個(gè)簡(jiǎn)要的小結(jié)，用以對(duì)匯報(bào)的總體內(nèi)容做一個(gè)綱要式的總結(jié)。這一部分可以省略，也可以簡(jiǎn)明扼要地表述，點(diǎn)到為止。結(jié)尾的主要

寫(xiě)法有：

一是概括全文，進(jìn)一步深化主題。概括地說(shuō)明匯報(bào)的主要觀點(diǎn)，進(jìn)一步深化主題，加強(qiáng)報(bào)告的說(shuō)服力和感染力。

二是總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，形成結(jié)論性意見(jiàn)。根據(jù)匯報(bào)的情況，總結(jié)工作經(jīng)驗(yàn)，形成基本結(jié)論。三是指出問(wèn)題，提出解決問(wèn)題的建議。指出當(dāng)前存在的問(wèn)題和不足，提出改進(jìn)工作的具體意見(jiàn)和建議。

四是說(shuō)明危害，引起匯報(bào)對(duì)象的重視。重申某一現(xiàn)象的嚴(yán)重性、危害性，以引起有關(guān)部門(mén)的注意和重視。

五是展望未來(lái)，說(shuō)明匯報(bào)提出的決策建議的意義。

匯報(bào)單位或個(gè)人的名稱(chēng)可寫(xiě)在標(biāo)題下面，也可以放在文末，與成文時(shí)間并行。

第二篇：公文寫(xiě)作-匯報(bào)的寫(xiě)法

匯報(bào)又稱(chēng)“綜合反映”，是向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)工作，反映問(wèn)題，或在本部門(mén)、本系統(tǒng)內(nèi)交流情況的一種事務(wù)文書(shū)，報(bào)告與匯報(bào)都是陳述性文件，都可以用作向上級(jí)反映情況，但它們有如下區(qū)別：

1、報(bào)告是公文，由法定的作者制成，以機(jī)關(guān)，團(tuán)體的名義發(fā)出；而匯報(bào)一般不作正式文件，匯報(bào)的作者可以是機(jī)關(guān)、團(tuán)體，也可以是個(gè)人，不具有法定公文的權(quán)威和效力。

2、報(bào)告按公文處理程序制作，簽發(fā)、上報(bào)，具有匯報(bào)性；而匯報(bào)一般作為內(nèi)部文件刊登在“簡(jiǎn)報(bào)”等內(nèi)部刊物上，用以推動(dòng)本部門(mén)、本系統(tǒng)的工作，除具有匯報(bào)性外，還具有交流性。

3、報(bào)告的標(biāo)題有固定寫(xiě)法；匯報(bào)的標(biāo)題寫(xiě)法靈活，可以是文件標(biāo)題，也可以是文章標(biāo)題，無(wú)其他固定格式。

4、報(bào)告的內(nèi)容可以是專(zhuān)題性的，也可以是綜合性的；而匯報(bào)的內(nèi)容則必須是綜合性的，以綜述經(jīng)驗(yàn)、動(dòng)態(tài)、情況為主。

5、報(bào)告用第一人稱(chēng)；匯報(bào)可以用第一人稱(chēng)，也可以用第三人稱(chēng)。

工作匯報(bào)，就是把某一時(shí)期已經(jīng)做過(guò)的工作，進(jìn)行一次全面系統(tǒng)的總檢查、總評(píng)價(jià)，進(jìn)行一次具體的總分析、總研究；也就是看看取得了哪些成績(jī)，存在哪些缺點(diǎn)和不足，有什么經(jīng)驗(yàn)、提高。

基本情況

1．工作匯報(bào)必須有情況的概述和敘述，有的比較簡(jiǎn)單，有的比較詳細(xì)。這部分內(nèi)容主要是對(duì)工作的主客觀條件、有利和不利條件以及工作的環(huán)境和基礎(chǔ)等進(jìn)行分析。

2．成績(jī)和缺點(diǎn)。這是匯報(bào)的中心。匯報(bào)的目的就是要肯定成績(jī)，找出缺點(diǎn)。成績(jī)有哪些，有多大，表現(xiàn)在哪些方面，是怎樣取得的；缺點(diǎn)有多少，表現(xiàn)在哪些方面，是什么性質(zhì)的，怎樣產(chǎn)生的，都應(yīng)講清楚。

3．經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)。做過(guò)一件事，總會(huì)有經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)。為便于今后的工作，須對(duì)以往工作的經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)進(jìn)行分析、研究、概括、集中，并上升到理論的高度來(lái)認(rèn)識(shí)。

4．今后的打算。根據(jù)今后的工作任務(wù)和要求，吸取前一時(shí)期工作的經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)，明確努力方向，提出改進(jìn)措施等。

注意事項(xiàng)

1．工作匯報(bào)前要充分占有材料。一定要實(shí)事求是，成績(jī)不夸大，缺點(diǎn)不縮小，更不能弄虛作假。

2．條理要清楚。匯報(bào)是寫(xiě)給人看的，條理不清，人們就看不下去，即使看了也不知其所以然，這樣就達(dá)不到匯報(bào)的目的。

3．要剪裁得體，詳略適宜。

4．工作匯報(bào)的具體寫(xiě)作，可先議論，然后由專(zhuān)人寫(xiě)出初稿，再行討論、修改。最好由主要負(fù)責(zé)人執(zhí)筆，或親自主持討論、起草、修改。

第三篇：公文寫(xiě)作：報(bào)告寫(xiě)法及（精選）

建議報(bào)告

關(guān)于××××××的報(bào)告

院領(lǐng)導(dǎo)：

根據(jù)×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××現(xiàn)將主要情況報(bào)告如下：

一、×××××××××××××××××××××××××××××。

二、××××××××××××××××××。

以上意見(jiàn)如無(wú)不妥，請(qǐng)批轉(zhuǎn)各部門(mén)執(zhí)行。

北京積水潭醫(yī)院××處

××××年×月×日

例文(建議報(bào)告)

關(guān)于開(kāi)展強(qiáng)化免疫活動(dòng)消滅脊髓灰質(zhì)炎的報(bào)告

國(guó)務(wù)院：

脊髓灰質(zhì)炎(俗稱(chēng)小兒麻痹)是一種不能有效治療，卻可用疫苗徹底預(yù)防的急性傳染病。為實(shí)現(xiàn)《九十年代中國(guó)兒童發(fā)展規(guī)劃綱要》規(guī)定的一九九五年消滅脊髓灰質(zhì)炎的目標(biāo)，國(guó)家決定開(kāi)展強(qiáng)化免疫活動(dòng)。現(xiàn)將有關(guān)情況報(bào)告如下：

一、自我國(guó)開(kāi)展計(jì)劃免疫工作以來(lái)，脊髓灰質(zhì)炎疫苗接種率提高，發(fā)病率顯著下降，取得了可喜的戰(zhàn)績(jī)。

二、在冬季，脊髓灰質(zhì)炎病毒傳播能力最弱。為此，決定從現(xiàn)在起至一九九五年一月期間，每年的十二月五日和一月五日，對(duì)全國(guó)四歲以下兒童各加服一次疫苗。

以上意見(jiàn)如無(wú)不妥，請(qǐng)批轉(zhuǎn)各地區(qū)、各部門(mén)執(zhí)行。

衛(wèi) 生 部

一九九三年十月二日

情況報(bào)告

關(guān)于××××××的報(bào)告

根據(jù)××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××現(xiàn)將主要情況報(bào)告如下：

××××××××××××××××××××××××××××××××

針對(duì)××××××，提出以下建議：

一、×××××××××××××××××××。

二、×××××××××××××××××××。

北京積水潭醫(yī)院××處

××××年×月×日

例文(情況報(bào)告)

關(guān)于中央移民建鎮(zhèn)資金審計(jì)情況的報(bào)告

(審計(jì)署一九九九年十月二十二日)

根據(jù)《國(guó)務(wù)院辦公廳轉(zhuǎn)發(fā)國(guó)家計(jì)委災(zāi)后重建整治江湖興修水利現(xiàn)場(chǎng)辦公會(huì)會(huì)議紀(jì)要的通知》(國(guó)辦發(fā) [1999] 2號(hào))的有關(guān)要求，我署組織省審計(jì)機(jī)關(guān)進(jìn)行了審計(jì)調(diào)查?，F(xiàn)將主要情況報(bào)告如下：

去冬今春，國(guó)家計(jì)委下達(dá)4省移民建鎮(zhèn)安置計(jì)劃23.3萬(wàn)戶(hù)，中央財(cái)政預(yù)算內(nèi)專(zhuān)項(xiàng)資金34.9億元，并于3月底前下?lián)艿绞　徲?jì)及調(diào)查結(jié)果表明，中央采取的移民建鎮(zhèn)措施，使飽受洪澇災(zāi)害之苦的廣大移民發(fā)自?xún)?nèi)心地感謝黨和政府的關(guān)懷，對(duì)改善、密切黨群關(guān)系及維護(hù)社會(huì)穩(wěn)定起到了有效的促進(jìn)作用，同時(shí)也活躍了這些地區(qū)的市場(chǎng)，對(duì)經(jīng)濟(jì)增長(zhǎng)起到了一定的拉動(dòng)作用。但是，審計(jì)也發(fā)現(xiàn)了一些問(wèn)題，需要引起足夠重視。

一、多數(shù)地方未按每戶(hù)1.5萬(wàn)元撥補(bǔ)資金到戶(hù)(略)

二、一些地方統(tǒng)建房造價(jià)高，入住率低(略)

三、地方各級(jí)部門(mén)滯留占?jí)骸D占挪用資金等問(wèn)題比較普遍(略)

四、拆舊完成情況不好(略)針對(duì)這次審計(jì)查出的問(wèn)題，提出以下建議：

一、對(duì)中央移民建鎮(zhèn)資金用于基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的比例，國(guó)家計(jì)委應(yīng)會(huì)同有關(guān)部門(mén)做出限制性規(guī)定，防止各行其是，隨意擴(kuò)大。

二、重視和解決統(tǒng)建房入住率低的問(wèn)題。

三、對(duì)這次審計(jì)查出的滯留占?jí)嘿Y金、擠占挪用資金及項(xiàng)目、資金管理混亂等問(wèn)題，要進(jìn)行整改，同時(shí)要進(jìn)一步采取有力措施解決退耕移民的生計(jì)問(wèn)題，并嚴(yán)格按照國(guó)辦發(fā)[1999]2號(hào)文件要求做好拆除舊房工作，切實(shí)做到建新拆舊。

《報(bào)告》寫(xiě)作要點(diǎn)

報(bào)告是向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)工作、反映情況、提出意見(jiàn)或建議、答復(fù)上級(jí)機(jī)關(guān)詢(xún)問(wèn)時(shí)用的陳述性公文。

一、標(biāo)題：制發(fā)機(jī)關(guān)＋事由＋報(bào)告；報(bào)告前可加“緊急”。

二、正文：

㈠事由：直陳其事，把情況及前因、后果寫(xiě)清楚。

㈡事項(xiàng)：寫(xiě)工作步驟、措施、效果。也可以寫(xiě)工作的意見(jiàn)、建議或應(yīng)注意的問(wèn)題。

三、結(jié)尾：可寫(xiě)“特此報(bào)告”、“專(zhuān)此報(bào)告”，后面不用任何標(biāo)點(diǎn)符號(hào)，或“以上報(bào)告如無(wú)不妥，請(qǐng)批轉(zhuǎn)各地、各部門(mén)執(zhí)行”，或“以上報(bào)告，請(qǐng)指示”等語(yǔ)。

注意事項(xiàng)：概述事實(shí)，重點(diǎn)突出，中心明確，實(shí)事求是，有針對(duì)性。

第四篇：公文、匯報(bào)材料的寫(xiě)法

寫(xiě)好匯報(bào)材料的7大技巧

寫(xiě)材料，從茫然無(wú)措到胸有成竹，必然走過(guò)一段不為人知路程，經(jīng)歷一個(gè)十分痛苦的過(guò)程，然后涅槃重生，直至手到擒來(lái)的境界。如何寫(xiě)好匯報(bào)材料，淺談幾點(diǎn)看法。

板塊熟悉，方能合理布局

匯報(bào)材料一般分為引言、基本情況、具體做法、取得成效、存在問(wèn)題、下步工作打算等方面，根據(jù)具體匯報(bào)內(nèi)容酌情進(jìn)行板塊選擇，謀篇布局，合理籌劃。

對(duì)象明確，方能有的放矢

匯報(bào)材料一般都有確定的對(duì)象，比如向某位領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，在起草材料的時(shí)候就要明確領(lǐng)導(dǎo)或部門(mén)主抓的業(yè)務(wù)、分管的工作、施行的措施、具體的要求等等，如果對(duì)前來(lái)調(diào)研、檢查工作的領(lǐng)導(dǎo)不熟悉，一般從這個(gè)領(lǐng)導(dǎo)以前講話稿、簡(jiǎn)報(bào)等材料中了解到領(lǐng)導(dǎo)的思想，緊緊圍繞領(lǐng)導(dǎo)工作思想，結(jié)合具體工作實(shí)際，寫(xiě)出的材料就不會(huì)跑題。

標(biāo)題漂亮，方能抓人眼球

不可否認(rèn)，一個(gè)漂亮的標(biāo)題確實(shí)能夠讓人眼前一亮，甚至產(chǎn)生意想不到的好處。好標(biāo)題沒(méi)有一定的標(biāo)準(zhǔn)，一般來(lái)說(shuō)，好的標(biāo)題都具有貼切、凝練、獨(dú)到等特點(diǎn)。標(biāo)題包括大標(biāo)題、小標(biāo)題、一是二是三是等，甚至是一段話的開(kāi)頭，都是抓人眼球的地方。

論點(diǎn)鮮明，方能條理清晰

確定了布局、目的、標(biāo)題，就要提出論點(diǎn)，尤其是做法、問(wèn)題、打算三個(gè)板塊，一段話就提出一個(gè)論點(diǎn)，然后論證這個(gè)論點(diǎn)，不要東一句西一句，一是一、二是二，一個(gè)釘子一個(gè)眼，看著、讀著自然覺(jué)得條理清楚。

事例貼切，方能讓人信服

事例要具體、貼切、能夠很好地論證論點(diǎn)，事例一般放在論點(diǎn)后面，有些時(shí)候事例巧妙穿插，采取夾敘夾議的方式，也是一個(gè)好方法，但是所選的事例一定要真實(shí)、有說(shuō)服力，才能讓領(lǐng)導(dǎo)信服。

數(shù)據(jù)準(zhǔn)確，方能彰顯用心

在文章成稿后，一定要仔細(xì)核對(duì)、校驗(yàn)數(shù)據(jù)，有些甚至精確到小數(shù)的后兩位，數(shù)據(jù)不準(zhǔn)確的話容易出丑、鬧笑話，相反，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確能夠彰顯出材料寫(xiě)作者的用心、細(xì)心。

注重細(xì)節(jié)，方能完美無(wú)瑕

在定稿前一定要逐字逐句的讀，不厭其煩的讀，多讀多改，格式、字體、標(biāo)點(diǎn)、錯(cuò)別字、意思是否流暢、論點(diǎn)是否突出、中心是否明確等都是檢查的重點(diǎn)，這樣修改下來(lái)，在定稿后即使不能達(dá)到完美無(wú)瑕的地步，也一定是一篇不錯(cuò)的匯報(bào)材料。

請(qǐng)示報(bào)告

“請(qǐng)示”和“報(bào)告”都是上行文，是行政機(jī)關(guān)公文使用頻率較高且容易混淆的文種。常見(jiàn)的問(wèn)題主要有：將“請(qǐng)示”文種用“報(bào)告”文種呈送上級(jí)機(jī)關(guān)，請(qǐng)求上級(jí)機(jī)關(guān)批復(fù)（答復(fù)），這樣就容易貽誤工作。因此，在撰寫(xiě)“請(qǐng)示”和“報(bào)告”時(shí)，要特別注意二者之間八個(gè)方面的區(qū)別。

一是作用不同。

“請(qǐng)示”是向上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)求指示、批準(zhǔn)；“報(bào)告”是向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)工作，反映情況，提出意見(jiàn)和建議，答復(fù)上級(jí)訊問(wèn)，報(bào)送文件、物品等。

二是內(nèi)容不同。

“請(qǐng)示”是本單位無(wú)力無(wú)權(quán)解決或按規(guī)定須上級(jí)批準(zhǔn)之后才能實(shí)施的事項(xiàng)；“報(bào)告”是本單位職責(zé)范圍內(nèi)比較重大的工作或向上級(jí)機(jī)關(guān)建議，須上級(jí)機(jī)關(guān)知道的事項(xiàng)。

三是容量不同。

“請(qǐng)示”應(yīng)一文一事；“報(bào)告”可多事一報(bào)，但不得夾帶請(qǐng)示的事項(xiàng)。

四是時(shí)間不同。

“請(qǐng)示”應(yīng)事前行文；“報(bào)告”可在事前、事中、事后行文。

五是范圍不同。

“請(qǐng)示”一般只主送一個(gè)上級(jí)機(jī)關(guān)，不得多頭主送或越級(jí)主送；“報(bào)告”可以主送幾個(gè)相關(guān)的上級(jí)機(jī)關(guān)，其他上級(jí)機(jī)關(guān)也可以抄送。

六是處理不同。

上級(jí)機(jī)關(guān)收到下級(jí)的請(qǐng)示后，應(yīng)及時(shí)批準(zhǔn)、批復(fù)（答復(fù)），是辦理件，下級(jí)應(yīng)在收到上級(jí)批復(fù)（答復(fù)）后才能實(shí)施；上級(jí)機(jī)關(guān)收到下級(jí)的報(bào)告后，主要是了解情況，可以不答復(fù)，下級(jí)不用等待上級(jí)答復(fù)。

七是篇幅不同。

“請(qǐng)示”的篇幅比較短，一般不超過(guò)1500字；“報(bào)告”的篇幅相對(duì)較長(zhǎng)，但一般不超過(guò)3000字。

八是結(jié)束語(yǔ)不同。

“請(qǐng)示”在結(jié)束時(shí)用“特此請(qǐng)示”、“特此請(qǐng)示，請(qǐng)批示”、“請(qǐng)審示”等；“報(bào)告”用“專(zhuān)此報(bào)告”、“特此報(bào)告”。請(qǐng)示函 “函”是不相隸屬機(jī)關(guān)之間商洽工作，詢(xún)問(wèn)和答復(fù)問(wèn)題，請(qǐng)求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項(xiàng)的公文。“函”可分為商函、詢(xún)答函、請(qǐng)批函（請(qǐng)求批準(zhǔn)函、審批函）?！昂痹诠耐鶃?lái)中使用比較廣泛，其主要作用有兩個(gè)方面：一是不相隸屬的同系統(tǒng)部門(mén)之間詢(xún)問(wèn)和答復(fù)工作；二是請(qǐng)求平行或不相隸屬的職能部門(mén)批準(zhǔn)有關(guān)事項(xiàng)，不能用“請(qǐng)示”或“報(bào)告”，應(yīng)使用“請(qǐng)求批準(zhǔn)函”。

在公文撰寫(xiě)中，容易出現(xiàn)“請(qǐng)求批準(zhǔn)函”誤認(rèn)為就是“請(qǐng)示”或“報(bào)告”文種，在與平行或不相隸屬的機(jī)關(guān)行文時(shí)使用“請(qǐng)示”或“報(bào)告”，是欠妥的?！罢?qǐng)示”與“請(qǐng)求批準(zhǔn)函”有嚴(yán)格的區(qū)別，主要有：

一是類(lèi)型不同。

“請(qǐng)示”是上行文；“請(qǐng)求批準(zhǔn)函”是平行文。

二是主送機(jī)關(guān)不同。

“請(qǐng)示”的主送機(jī)關(guān)是具有領(lǐng)導(dǎo)、指導(dǎo)關(guān)系的上級(jí)；“請(qǐng)求批準(zhǔn)函”的主送機(jī)關(guān)是平行或不相隸屬的職能單位。

三是內(nèi)容范圍不同。

“請(qǐng)示”是請(qǐng)求批準(zhǔn)、指示；“請(qǐng)求批準(zhǔn)函”是請(qǐng)求批準(zhǔn)某項(xiàng)職能事項(xiàng)。

四是行文語(yǔ)氣不同。

“請(qǐng)示”的用語(yǔ)應(yīng)尊敬上級(jí)機(jī)關(guān)；“請(qǐng)求批準(zhǔn)函”應(yīng)互相尊重。五是辦復(fù)方式不同。

“請(qǐng)示”的事項(xiàng)由上級(jí)機(jī)關(guān)批復(fù)下級(jí)機(jī)關(guān)；“請(qǐng)求批準(zhǔn)函”的有關(guān)批準(zhǔn)事項(xiàng)由受文單位復(fù)函（審批函）。

報(bào)告總結(jié)

“報(bào)告”是上行文，其主要作用是向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)工作，反映情況，答復(fù)上級(jí)機(jī)關(guān)的詢(xún)問(wèn)等?！翱偨Y(jié)”不是公文文種，但在實(shí)際工作中，部分?jǐn)M稿人將工作總結(jié)作為公文文種行文，如在帶有工作總結(jié)性的公文標(biāo)題中用“某某單位2014年XX工作總結(jié)”等，這樣的標(biāo)題是不對(duì)的。其實(shí)，工作總結(jié)就是向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)工作，可直接使用“報(bào)告”文種，主送上級(jí)機(jī)關(guān)（可多頭主送），抄送有關(guān)機(jī)關(guān)。如將上述公文標(biāo)題改為“某某單位關(guān)于2014年XX工作情況的報(bào)告”，這樣就比較規(guī)范了。

意見(jiàn)建議

“意見(jiàn)”是對(duì)重要的問(wèn)題提出見(jiàn)解和處理辦法的公文文種。可用于上行文、平行文和下行文。作為上行文，應(yīng)按請(qǐng)示性公文的程序和要求辦理；作為平行文，提出的意見(jiàn)供受文單位參考；作為下行文，對(duì)貫徹執(zhí)行有明確要求的，下級(jí)機(jī)關(guān)應(yīng)遵照?qǐng)?zhí)行，無(wú)明確要求的，下級(jí)機(jī)關(guān)可參照?qǐng)?zhí)行。

這里著重談?wù)勛鳛橄滦形牡摹耙庖?jiàn)”文種。在實(shí)際工作中，部分?jǐn)M稿人往往將“工作打算”、“工作安排”和“工作計(jì)劃”作為公文文種行文，如：“某某單位2014年XX工作打算”或“工作安排”、“工作計(jì)劃”等，都是欠妥的?！肮ぷ鞔蛩恪?、“工作安排”和“工作計(jì)劃”不是公文文種?？芍苯邮褂孟滦形牡囊庖?jiàn)文種，規(guī)范的標(biāo)題應(yīng)為“某某單位關(guān)于2014年XX工作的意見(jiàn)”。

通告通知

“通告”是公布社會(huì)各有關(guān)方面應(yīng)當(dāng)遵守或周知的事項(xiàng)的公文文種，其主送對(duì)象是不確定的。如：“某某單位關(guān)于XX的通告”。

“通知”是批轉(zhuǎn)下級(jí)機(jī)關(guān)、轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)機(jī)關(guān)和不相隸屬機(jī)關(guān)的公文，傳達(dá)要求下級(jí)機(jī)關(guān)辦理和需要有關(guān)單位周知或執(zhí)行的事項(xiàng)。

第五篇：公文寫(xiě)作通知的寫(xiě)法及

公文寫(xiě)作試論

通報(bào)采用敘事的寫(xiě)法，總的要求：敘事清楚，簡(jiǎn)明扼要。

函

函，即信；公函即公務(wù)信件。它是上下級(jí)和平行機(jī)關(guān)或不相隸屬機(jī)關(guān)之間在商洽和聯(lián)系工作、詢(xún)問(wèn)和答復(fù)問(wèn)題時(shí)所使用的文體。函的特點(diǎn)是不受公文規(guī)定的嚴(yán)格限制，如不用正式文件頭，也可不編文件號(hào)，有時(shí)還可不擬標(biāo)題，因此用起來(lái)極為簡(jiǎn)便。公函大體有以下幾種用法：

一、下級(jí)機(jī)關(guān)向上級(jí)機(jī)關(guān)詢(xún)問(wèn)一般事宜，或上級(jí)機(jī)關(guān)答復(fù)或催辦下級(jí)機(jī)關(guān)有關(guān)事宜。

二、平行機(jī)關(guān)或不相隸屬機(jī)關(guān)之間商洽有關(guān)事宜，三、用函來(lái)通知一般事項(xiàng)。如通知開(kāi)一般性的會(huì)議、要求下級(jí)機(jī)關(guān)報(bào)送某項(xiàng)材料或統(tǒng)計(jì)某些數(shù)字等時(shí)，也常用公函。

四、向上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)示較小事宜也常用函。

函件采用書(shū)寫(xiě)、復(fù)印、打印、傳真等傳遞方式均可。

機(jī)關(guān)公文的制發(fā)程序

凡以機(jī)關(guān)名義制發(fā)的各類(lèi)文件，均須按以下程序處理：

制發(fā)文件單位擬稿 送機(jī)關(guān)辦公室核稿 呈領(lǐng)導(dǎo)審閱簽發(fā) 機(jī)要員登記編號(hào) 打字校對(duì)付印裝訂 機(jī)要員用印留存 發(fā)文單位發(fā)出文件

1998年1月22日

辦公室主任應(yīng)具備的素質(zhì)

無(wú)論什么機(jī)關(guān)的辦公室主任，都是那個(gè)機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)者的耳目、參謀和助手。一個(gè)稱(chēng)職的辦公室主任，應(yīng)該具備以下素質(zhì)：

一、具有正確領(lǐng)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)意圖的理解能力。領(lǐng)導(dǎo)的意見(jiàn)、指示一般都是通過(guò)辦公室主任上傳下達(dá)的。因此辦公室主任必須要正確理解領(lǐng)導(dǎo)的意圖，以便準(zhǔn)確地上傳和下達(dá)領(lǐng)導(dǎo)的意見(jiàn)、指示。

二、具有組織大型會(huì)議和大型活動(dòng)的組織能力。大型會(huì)議和大型活動(dòng)，一般都由辦公室出面組織，需要辦公室主任作出詳盡的計(jì)劃與周密的安排，包括會(huì)議通知、材料準(zhǔn)備、會(huì)場(chǎng)布置、食宿安排等等，凡涉及到的所有細(xì)小末節(jié)的事情都必須安排得十分周到，否則就會(huì)貽誤工作。

三、具有妥善處理事務(wù)的能力。因?yàn)檗k公室主任有時(shí)候是代表領(lǐng)導(dǎo)者處理事務(wù)的，所以，無(wú)論是領(lǐng)導(dǎo)交辦的事務(wù)還是領(lǐng)導(dǎo)沒(méi)有交辦的機(jī)關(guān)其他事務(wù)，都必須一件一件處理得恰到好處，不能因事務(wù)處理得不妥當(dāng)而損害領(lǐng)導(dǎo)的形象。

四、具有很強(qiáng)的駕馭文字的能力。辦公室主任不僅要做好會(huì)議記錄、綜合文字材料等簡(jiǎn)單的文字工作，更重要的是要參與審定或者親自撰寫(xiě)領(lǐng)導(dǎo)講話文稿、審核并修改以機(jī)關(guān)名義發(fā)文的各類(lèi)文稿。所有這些出臺(tái)的文字材料，都代表著機(jī)關(guān)的形象。因此，辦公室主任應(yīng)該具備很強(qiáng)的駕馭語(yǔ)言文字的能力，并不斷努力提高自己的寫(xiě)作水平。

五、要有很強(qiáng)的綜合、平衡、協(xié)凋能力。機(jī)關(guān)辦公室是具有綜合、平衡、協(xié)調(diào)職能的機(jī)構(gòu)，很多時(shí)候都代表領(lǐng)導(dǎo)者綜合情況、平衡關(guān)系、協(xié)調(diào)工作。因此，辦公室主任要全面地了解和掌握全局情況，站在領(lǐng)導(dǎo)者的立場(chǎng)和角度做好全局各項(xiàng)工作。

六、要有一定的公關(guān)能力。辦公室主任經(jīng)常接待來(lái)訪人員和來(lái)客，領(lǐng)導(dǎo)不在場(chǎng)要接待得十分得體；領(lǐng)導(dǎo)在場(chǎng)時(shí)，不能喧賓奪主。代表領(lǐng)導(dǎo)者到外面辦事，要想方設(shè)法克服一切困難，千方百計(jì)把事情辦成。

七、要有超前的預(yù)測(cè)和參謀能力。某些事預(yù)計(jì)領(lǐng)導(dǎo)會(huì)想到，要提前作好準(zhǔn)備；某些事領(lǐng)導(dǎo)暫時(shí)還沒(méi)有想到而辦公室主任想到了，要提醒領(lǐng)導(dǎo)；領(lǐng)導(dǎo)辦某一件事，辦公室主任要注意學(xué)習(xí)領(lǐng)導(dǎo)的辦事方法，設(shè)身處地想想這件事要是由自己來(lái)處理該怎么處理，必要時(shí)還可為領(lǐng)導(dǎo)當(dāng)參謀，出主意。

九、公文編號(hào)。一般包括機(jī)關(guān)代字、年號(hào)、順序號(hào)。如：“國(guó)發(fā)[1997]5號(hào)”，代表的是國(guó)務(wù)院一九九七年第五號(hào)發(fā)文。“國(guó)發(fā)”是國(guó)務(wù)院的代字，“[1997]”是年號(hào)，（年號(hào)要使用方括號(hào)“[ ]”），“5號(hào)”是發(fā)文順序號(hào)。幾個(gè)機(jī)關(guān)聯(lián)合發(fā)文的，只注明主辦機(jī)關(guān)的發(fā)文編號(hào)。編號(hào)的位置：凡有文件版頭的，放在標(biāo)題的上方紅線與文頭下面的正中位置；無(wú)文件版頭的，放在標(biāo)題下的右側(cè)方。編號(hào)的作用：在于統(tǒng)計(jì)發(fā)文數(shù)量，便于公文的管理和查找；在引用公文時(shí)，可以作為公文的代號(hào)使用。

十、簽發(fā)人。許多文件尤其是請(qǐng)示或報(bào)告，需要印有簽發(fā)人名，以示對(duì)所發(fā)文件負(fù)責(zé)。簽發(fā)人應(yīng)排在文頭部分，即在版頭紅線右上方，編號(hào)的右下方，字體較編號(hào)稍小。一般格式為“簽發(fā)人：×××”。

十一、機(jī)密等級(jí)。機(jī)密公文應(yīng)根據(jù)機(jī)密程度劃分機(jī)密等級(jí)，分別注明“絕密”、“機(jī)密”、“秘密”等字樣。機(jī)密等級(jí)由發(fā)文機(jī)關(guān)根據(jù)公文內(nèi)容所涉及的機(jī)密程度來(lái)劃定，并據(jù)此確定其送遞方式，以保證機(jī)密的安全。密級(jí)的位置：通常放在公文標(biāo)題的左上方醒目處。機(jī)密公文還要按份數(shù)編上號(hào)碼，印在文件版頭的左上方，以便查對(duì)、清退。

十二、緊急程度。這是對(duì)公文送達(dá)和輸時(shí)限的要求，分為“急件”、“緊急”、“特急”幾種。標(biāo)明緊急程度是為了引起特別注意，以保證公文的時(shí)效，確保緊急工作問(wèn)題的及時(shí)處理。緊急程度的標(biāo)明，通常也是放在標(biāo)題左上方的明顯處。

十三、閱讀范圍，根據(jù)工作需要和機(jī)密程度，有些公文還要明確其發(fā)送和閱讀范圍，通常寫(xiě)在發(fā)文日期之下，抄報(bào)抄送單位之上偏左的地方，并加上括號(hào)。如：“（此件發(fā)至縣團(tuán)級(jí)）”。行政性、事務(wù)性的非機(jī)密性公文，下級(jí)機(jī)關(guān)對(duì)上級(jí)機(jī)關(guān)的行文，都不需特別規(guī)定閱讀范圍。

十四、附件。這是指附屬于正文的文字材料，它也是某些公文的重要組成部分。附件不是每份公文都有，它是根據(jù)需要一般作為正文的補(bǔ)充說(shuō)明或參考材料的。公文如有附件，應(yīng)當(dāng)在正文之后、發(fā)文機(jī)關(guān)之前，注明附件的名稱(chēng)和件數(shù)，不可只寫(xiě)“附件如文”或者只寫(xiě)“附件×件”。

十五、其他。公文文字一般從左至可橫寫(xiě)、橫排。擬寫(xiě)、謄寫(xiě)公文，一律用鋼筆或毛筆，嚴(yán)禁使用圓珠筆和鉛筆，也不要復(fù)寫(xiě)。公文紙一般用16開(kāi)，在左側(cè)裝訂。公文的行文關(guān)系

行文的關(guān)系，指的是發(fā)文機(jī)關(guān)與收文機(jī)關(guān)之間的關(guān)系。注意：

一、下級(jí)機(jī)關(guān)一般應(yīng)按照直接的隸屬關(guān)系行文而不要越級(jí)行文。

二、行文常規(guī)：平行或不相隸屬的機(jī)關(guān)之間，應(yīng)當(dāng)使用平行文（如函、通知等），不能使用上行文（如請(qǐng)示、報(bào)告等），更不能使用下行文（如命令、指示、決定等）。

三、要分清主送機(jī)關(guān)和抄送機(jī)關(guān)。向上級(jí)的請(qǐng)示，不要同時(shí)抄送下級(jí)機(jī)關(guān)；向下級(jí)機(jī)關(guān)的重要行文，可以抄送直接上級(jí)機(jī)關(guān)。受雙重領(lǐng)導(dǎo)的單位向上級(jí)機(jī)關(guān)的請(qǐng)示，應(yīng)當(dāng)根據(jù)內(nèi)容寫(xiě)明主送機(jī)關(guān)和抄報(bào)機(jī)關(guān)，由主送機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)答復(fù)所請(qǐng)求的問(wèn)題；上級(jí)機(jī)關(guān)向受雙重領(lǐng)導(dǎo)的單位行文時(shí)，應(yīng)當(dāng)抄送另一個(gè)上級(jí)機(jī)關(guān)。

四、要注意黨政不分的現(xiàn)象。黨務(wù)和政務(wù)事宜要分別行文，凡屬政府方面的工作，應(yīng)以政府名義行文；凡屬黨委方面的工作，應(yīng)以黨委名義行文。公文寫(xiě)作的基本要求

不同種類(lèi)的公文，有著不同的具體要求和寫(xiě)作方法，但是，不論哪一種類(lèi)的公文，都必須做到以下同點(diǎn)：

一、要符合黨和國(guó)家的方針政策、法律法令和上級(jí)機(jī)關(guān)的有關(guān)規(guī)定。

二、要符合客觀實(shí)際，符合工作規(guī)律。

三、公文的撰寫(xiě)和修改必須及時(shí)、迅速，反對(duì)拖拉、積壓。

四、詞章必須準(zhǔn)確、嚴(yán)密、鮮明、生動(dòng)。注意幾點(diǎn)：

（一）條理要清楚。公文內(nèi)容要有主有次，有綱有目，層次分明，中心突出，一目了然。

（二）文字要精煉，篇幅要簡(jiǎn)短。

（三）遣詞用句要準(zhǔn)確。公文要講究提法、分寸，措詞用語(yǔ)要準(zhǔn)確地反映客觀實(shí)際，做到文如其事，恰如其分。

（四）論理要合符邏輯。公文的觀點(diǎn)要明確，概念要準(zhǔn)確，切忌模棱兩可，含糊其詞，產(chǎn)生岐義，耽誤工作。

（五）造句要合符文法，通俗易懂，并注意修辭。不要隨便生造一些難解其意的縮略語(yǔ)，對(duì)涉及一些平時(shí)用簡(jiǎn)稱(chēng)的單位應(yīng)使用全稱(chēng)。

（六）正確使用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。

（七）正確使用順序號(hào)[

一、（一）、1、（1）]。

五、要符合保密制度的要求。

公文的種類(lèi)

公文的種類(lèi)簡(jiǎn)稱(chēng)文種。一九八一年二月，國(guó)務(wù)院辦公廳發(fā)布的《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理暫行辦法》將國(guó)家行政機(jī)關(guān)的公文歸納為九類(lèi)十五種，即命令、令、指令、決定、決議、指示、布告、公告、通告、通知、通報(bào)、報(bào)告、請(qǐng)求、批復(fù)、函。這些文種近視眼行文關(guān)系、文件去向，可分為上行文、平行文、下行文：

上行文──下級(jí)機(jī)關(guān)向所屬上級(jí)機(jī)關(guān)的發(fā)文，如請(qǐng)求、報(bào)告。平行文──平行機(jī)關(guān)或不相隸屬的機(jī)關(guān)之間的發(fā)文，如通知、函。

下行文──上級(jí)機(jī)關(guān)對(duì)所屬下級(jí)機(jī)關(guān)的發(fā)文，如命令、令、指令、決定、決議、指示、布告、公告、通告、通知、通報(bào)、批復(fù)等。

延華集團(tuán)和各成員企業(yè)使用頻率較高的文種只有請(qǐng)示、報(bào)告、通知、通報(bào)、函五種。

請(qǐng)示和報(bào)告

一、請(qǐng)示。請(qǐng)示是向主管上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)求對(duì)某項(xiàng)工作或問(wèn)題作出指示、給予答復(fù)、審核批準(zhǔn)時(shí)所使用的公文。請(qǐng)示與報(bào)告的區(qū)別：請(qǐng)示是要求上級(jí)機(jī)關(guān)給予答復(fù)的文件，而報(bào)告則是不要求答復(fù)的文件。

（一）什么事情應(yīng)該請(qǐng)示？

一般而言，凡向上級(jí)請(qǐng)示的問(wèn)題，應(yīng)屬于以下幾種情況：

1、屬于主管上級(jí)單位明確規(guī)定必須請(qǐng)示批準(zhǔn)才能辦理的事項(xiàng)。

2、對(duì)現(xiàn)行方針、政策、法令、規(guī)章、制度等不甚了解，有待上級(jí)單位明確答復(fù)才能辦理的事項(xiàng)。

3、工作中發(fā)生了新情況，而無(wú)章可循，有等上級(jí)明確指示才能辦理的事項(xiàng)。

4、因情況特殊難以執(zhí)行現(xiàn)行規(guī)定，有待上級(jí)重新指示才能辦理的事項(xiàng)。

5、因意見(jiàn)分岐，無(wú)法統(tǒng)一，難于工作，有待上級(jí)裁決才能辦理的事項(xiàng)。

6、有章可循，有法可依，可以開(kāi)展工作，但因事由重大，為防止工作中失誤，需請(qǐng)示上級(jí)審核的事項(xiàng)。

7、按上級(jí)明文規(guī)定，完成一個(gè)任務(wù)，需報(bào)請(qǐng)上級(jí)審核的有關(guān)事項(xiàng)。

（二）撰寫(xiě)請(qǐng)示需掌握的三個(gè)要領(lǐng)：

1、詳細(xì)、準(zhǔn)確地寫(xiě)明請(qǐng)示事由。不僅應(yīng)在標(biāo)題上寫(xiě)清，還要在在正文里寫(xiě)明請(qǐng)示什么問(wèn)題，為什么要向上級(jí)請(qǐng)求。請(qǐng)示事項(xiàng)要專(zhuān)題專(zhuān)文，以便上級(jí)及時(shí)答復(fù)。

2、明確提出本單位對(duì)解決這一問(wèn)題的意見(jiàn)，供上級(jí)參考。意見(jiàn)要寫(xiě)得有理有據(jù)，必要時(shí)可引證有關(guān)的現(xiàn)行政策、規(guī)定條文。如本單位意見(jiàn)分岐，要分別陳述不同意見(jiàn)的內(nèi)容，并加以分析比較，還可提出傾向性的意見(jiàn)，供上級(jí)權(quán)衡、批復(fù)。

3、具體提出對(duì)上級(jí)的要求。包括希望按某個(gè)最佳方案批示；由于時(shí)間限制，或事態(tài)嚴(yán)重，希望上級(jí)盡快答復(fù)，甚至務(wù)請(qǐng)?jiān)谑裁磿r(shí)限內(nèi)答復(fù)；提請(qǐng)上級(jí)批復(fù)時(shí)需要注意或強(qiáng)調(diào)的問(wèn)題，否則可能引起什么不良后果；在上級(jí)正式批復(fù)前，建議上級(jí)同意暫先按什么原則進(jìn)行工作；等等。向上級(jí)提出上述要求的目的，是為了得到上級(jí)及時(shí)、準(zhǔn)確的批復(fù)，但行文中切勿使用要挾的言辭。

二、報(bào)告。報(bào)告是陳述性文件。它的種類(lèi)很多，按內(nèi)容可分為專(zhuān)題報(bào)告、綜合報(bào)告、總結(jié)報(bào)告；按時(shí)間可分為報(bào)告、季度報(bào)告、月份報(bào)告和工作進(jìn)程報(bào)告等。

為了陳述清楚，報(bào)告的擬寫(xiě)方式一般可分為四個(gè)部分：

一、情況；

二、經(jīng)驗(yàn)；

三、問(wèn)題；

四、今后意見(jiàn)。如果屬于自我批評(píng)、工作反省的專(zhuān)題報(bào)告，也可分為四個(gè)部分：

一、情況；

二、原因；

三、責(zé)任；

四、處理情況和意見(jiàn)。

通知

通知是一種使用范圍較廣的文體。凡需要特定機(jī)關(guān)和人員知道、辦理的事宜，都可以用通知。但也不能因?yàn)橥ㄖ阌谑褂枚鵀E用通知。

通知可分為“批示性通知”、“指示性通知”、“一般性通知”、“會(huì)議性通知”、“任免通知”五種。這里僅介紹“一般性通知”、“會(huì)議性通知”、“任免通知”三種。一、一般性通知。在上級(jí)機(jī)關(guān)的有關(guān)事宜需要使下級(jí)機(jī)關(guān)知道或辦理時(shí)，如：慶祝某個(gè)節(jié)日，成立、調(diào)整、合并、撤銷(xiāo)某個(gè)機(jī)構(gòu)，啟用印章，更正文件差錯(cuò)，請(qǐng)下級(jí)機(jī)關(guān)報(bào)送有關(guān)材料等，都可使用這種通知。這種通知，要交待清楚所通知的事項(xiàng)，如何辦理，有什么要求等。

二、會(huì)議通知。上級(jí)機(jī)關(guān)要召開(kāi)比較重要的會(huì)議時(shí)，一般都要提前通知所屬有關(guān)單位，這就是會(huì)議通知。這種通知要求寫(xiě)得明確具體，交待清楚會(huì)議名稱(chēng)、主持單位、會(huì)議內(nèi)容、起止時(shí)間、參加人員、會(huì)議地點(diǎn)、報(bào)到地點(diǎn)、攜帶材料以及其他有關(guān)事宜。如果這些事項(xiàng)交待不清，丟三拉四，就可能影響會(huì)議的按時(shí)召開(kāi)和正常進(jìn)行。

三、任免通知。上能機(jī)關(guān)在任免下級(jí)機(jī)關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)人或上級(jí)機(jī)關(guān)的有關(guān)任免事項(xiàng)需要下級(jí)機(jī)關(guān)知道時(shí)要發(fā)任免通知。這種通知的寫(xiě)法比較簡(jiǎn)單，一般只要寫(xiě)清楚決定任免的時(shí)間、機(jī)關(guān)、會(huì)議或依據(jù)文件，以及任免人員的具體職務(wù)即可。

不論哪種類(lèi)型的通知，都應(yīng)該注意以下幾點(diǎn)：

一、通知一般都要有一個(gè)符合標(biāo)題“三要素”（即發(fā)文機(jī)關(guān)、事由、文種）的標(biāo)題，使人一看標(biāo)題就知道是通知什么事情或要求做什么事情。有些機(jī)關(guān)簡(jiǎn)單地使用“通知”作標(biāo)題，這是不確切的，應(yīng)盡量避免，更不應(yīng)提倡。

二、被通知單位就是文件的主送單位，有的通知往往不寫(xiě)被通知單位，這是不妥當(dāng)?shù)摹?/p>

三、如果所通知的事項(xiàng)需要被通知的單位盡快知道，可在“通知”之前加“緊急”二字，這就是常見(jiàn)的“緊急通知”。

通報(bào)

通報(bào)是把工作情況、經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)、好壞典型事例等，通知所屬下級(jí)單位的文件。

通報(bào)的作用在于溝通消息，互通情報(bào)，使有關(guān)單位和組織了解工作的進(jìn)程，樹(shù)立全局思想，安排自己的工作；或使其學(xué)習(xí)他地、他人的經(jīng)驗(yàn)，見(jiàn)賢思齊，推動(dòng)自己的工作；或使其記取他地、他人的教訓(xùn)，引以為戒，警惕類(lèi)似問(wèn)題的發(fā)生。因此，撰寫(xiě)此類(lèi)公文，要放眼全局，拿準(zhǔn)所通報(bào)內(nèi)容的普遍意義。要事實(shí)準(zhǔn)確，把時(shí)間、地點(diǎn)、人物、數(shù)據(jù)、事例、背景都書(shū)寫(xiě)清楚。要目的明確，對(duì)其原因、影響、經(jīng)驗(yàn)、教訓(xùn)進(jìn)行科學(xué)地總結(jié)，使人得到教益。

通報(bào)采用敘事的寫(xiě)法，總的要求：敘事清楚，簡(jiǎn)明扼要。

函

函，即信；公函即公務(wù)信件。它是上下級(jí)和平行機(jī)關(guān)或不相隸屬機(jī)關(guān)之間在商洽和聯(lián)系工作、詢(xún)問(wèn)和答復(fù)問(wèn)題時(shí)所使用的文體。函的特點(diǎn)是不受公文規(guī)定的嚴(yán)格限制，如不用正式文件頭，也可不編文件號(hào)，有時(shí)還可不擬標(biāo)題，因此用起來(lái)極為簡(jiǎn)便。公函大體有以下幾種用法：

一、下級(jí)機(jī)關(guān)向上級(jí)機(jī)關(guān)詢(xún)問(wèn)一般事宜，或上級(jí)機(jī)關(guān)答復(fù)或催辦下級(jí)機(jī)關(guān)有關(guān)事宜。

二、平行機(jī)關(guān)或不相隸屬機(jī)關(guān)之間商洽有關(guān)事宜，三、用函來(lái)通知一般事項(xiàng)。如通知開(kāi)一般性的會(huì)議、要求下級(jí)機(jī)關(guān)報(bào)送某項(xiàng)材料或統(tǒng)計(jì)某些數(shù)字等時(shí)，也常用公函。

四、向上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)示較小事宜也常用函。

函件采用書(shū)寫(xiě)、復(fù)印、打印、傳真等傳遞方式均可。

機(jī)關(guān)公文的制發(fā)程序

凡以機(jī)關(guān)名義制發(fā)的各類(lèi)文件，均須按以下程序處理：

制發(fā)文件單位擬稿 送機(jī)關(guān)辦公室核稿 呈領(lǐng)導(dǎo)審閱簽發(fā) 機(jī)要員登記編號(hào) 打字校對(duì)付印裝訂 機(jī)要員用印留存 發(fā)文單位發(fā)出文件

1998年1月22日

辦公室主任應(yīng)具備的素質(zhì)

無(wú)論什么機(jī)關(guān)的辦公室主任，都是那個(gè)機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)者的耳目、參謀和助手。一個(gè)稱(chēng)職的辦公室主任，應(yīng)該具備以下素質(zhì)：

一、具有正確領(lǐng)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)意圖的理解能力。領(lǐng)導(dǎo)的意見(jiàn)、指示一般都是通過(guò)辦公室主任上傳下達(dá)的。因此辦公室主任必須要正確理解領(lǐng)導(dǎo)的意圖，以便準(zhǔn)確地上傳和下達(dá)領(lǐng)導(dǎo)的意見(jiàn)、指示。

二、具有組織大型會(huì)議和大型活動(dòng)的組織能力。大型會(huì)議和大型活動(dòng)，一般都由辦公室出面組織，需要辦公室主任作出詳盡的計(jì)劃與周密的安排，包括會(huì)議通知、材料準(zhǔn)備、會(huì)場(chǎng)布置、食宿安排等等，凡涉及到的所有細(xì)小末節(jié)的事情都必須安排得十分周到，否則就會(huì)貽誤工作。

三、具有妥善處理事務(wù)的能力。因?yàn)檗k公室主任有時(shí)候是代表領(lǐng)導(dǎo)者處理事務(wù)的，所以，無(wú)論是領(lǐng)導(dǎo)交辦的事務(wù)還是領(lǐng)導(dǎo)沒(méi)有交辦的機(jī)關(guān)其他事務(wù)，都必須一件一件處理得恰到好處，不能因事務(wù)處理得不妥當(dāng)而損害領(lǐng)導(dǎo)的形象。

四、具有很強(qiáng)的駕馭文字的能力。辦公室主任不僅要做好會(huì)議記錄、綜合文字材料等簡(jiǎn)單的文字工作，更重要的是要參與審定或者親自撰寫(xiě)領(lǐng)導(dǎo)講話文稿、審核并修改以機(jī)關(guān)名義發(fā)文的各類(lèi)文稿。所有這些出臺(tái)的文字材料，都代表著機(jī)關(guān)的形象。因此，辦公室主任應(yīng)該具備很強(qiáng)的駕馭語(yǔ)言文字的能力，并不斷努力提高自己的寫(xiě)作水平。

五、要有很強(qiáng)的綜合、平衡、協(xié)凋能力。機(jī)關(guān)辦公室是具有綜合、平衡、協(xié)調(diào)職能的機(jī)構(gòu)，很多時(shí)候都代表領(lǐng)導(dǎo)者綜合情況、平衡關(guān)系、協(xié)調(diào)工作。因此，辦公室主任要全面地了解和掌握全局情況，站在領(lǐng)導(dǎo)者的立場(chǎng)和角度做好全局各項(xiàng)工作。

六、要有一定的公關(guān)能力。辦公室主任經(jīng)常接待來(lái)訪人員和來(lái)客，領(lǐng)導(dǎo)不在場(chǎng)要接待得十分得體；領(lǐng)導(dǎo)在場(chǎng)時(shí)，不能喧賓奪主。代表領(lǐng)導(dǎo)者到外面辦事，要想方設(shè)法克服一切困難，千方百計(jì)把事情辦成。

七、要有超前的預(yù)測(cè)和參謀能力。某些事預(yù)計(jì)領(lǐng)導(dǎo)會(huì)想到，要提前作好準(zhǔn)備；某些事領(lǐng)導(dǎo)暫時(shí)還沒(méi)有想到而辦公室主任想到了，要提醒領(lǐng)導(dǎo)；領(lǐng)導(dǎo)辦某一件事，辦公室主任要注意學(xué)習(xí)領(lǐng)導(dǎo)的辦事方法，設(shè)身處地想想這件事要是由自己來(lái)處理該怎么處理，必要時(shí)還可為領(lǐng)導(dǎo)當(dāng)參謀，出主意。