第一篇：e-mail英文常用客套話

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郵件的開頭

感謝讀者是郵件開場白的好辦法。感謝您的讀者能讓對方感到高興，特別是之后你有事相求的情況下會很有幫助。

Thank you for contacting us.如果有人寫信來詢問公司的服務(wù)，就可以使用這句句子開頭。向他們對公司的興趣表示感謝。

Thank you for your prompt reply.當(dāng)一個客戶或是同事很快就回復(fù)了你的郵件，一定記得要感謝他們。如果回復(fù)并不及時，只要將“prompt”除去即可，你還可以 說，“Thank you for getting back to me.”

Thank you for providing the requested information.如果你詢問某人一些信息，他們花了點時間才發(fā)送給你，那就用這句句子表示你仍然對他們的付出表示感激。

Thank you for all your assistance.如果有人給了你特別的幫助，那一定要感謝他們！如果你想對他們表示特別的感激，就用這個句子，“I truly appreciate … your help in resolving the problem.”Thank you raising your concerns.就算某個客戶或是經(jīng)理寫郵件給你對你的工作提出了一定的質(zhì)疑，你還是要感謝他們。這樣你能表現(xiàn)出你對他們的認(rèn)真態(tài)度表示尊重及感激。同時，你也可以使用，“Thank you for your feedback.” 在郵件的結(jié)尾

在郵件開頭表示感謝一般是表示對對方過去付出的感謝，而在郵件結(jié)尾處表示感謝是對將來的幫助表示感謝。事先表示感謝，能讓對方在行動時更主動更樂意。

Thank you for your kind cooperation.如果你需要讀者幫助你做某事，那就先得表示感謝。Thank you for your attention to this matter.與以上的類似，本句包含了你對對方將來可能的幫助表示感謝。

Thank you for your understanding.如果你寫到任何會對讀者產(chǎn)生負(fù)面影響的內(nèi)容那就使用這句句子吧。

Thank you for your consideration.如果您是在尋求機會或是福利，例如你在求職的話，就用這封郵件結(jié)尾。

Thank you again for everything you've done.這句句子可以用在結(jié)尾，和以上有所不同。如果你在郵件開頭已經(jīng)謝過了讀者，你就可以使用這句話，但是因為他們的幫助，你可以著重再次感謝你們的付出。十種場合的表達

1.Greeting message 祝福

Hope you have a good trip back.祝旅途愉快。How are you? 你好嗎?

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How is the project going? 項目進行順利嗎? 2.Initiate a meeting 發(fā)起會議

I suggest we have a call tonight at 9:30pm(China Time)with you and Brown.Please let me know if the time is okay for you and Ben.我建議我們今晚九點半和Brown小聚一下,你和Ben有沒有空? I would like to hold a meeting in the afternoon about our development planning for the project A.今天下午我建議我們就A項目的發(fā)展計劃開會討論一下。We’d like to have the meeting on Thu Oct 30.Same time.十月三十號(周四),老時間,開會。

Let’s make a meeting next Monday at 5:30 PM SLC time.下周一鹽湖城時區(qū)下午五點半開會。

I want to talk to you over the phone regarding issues about report development and the XXX project.我想跟你電話討論下報告進展和XXX項目的情況。

3.Seeking for more information/feedbacks/suggestions 咨詢信息/反饋/建議

Should you have any problem accessing the folders, please let me know.如果存取文件有任何問題請和我聯(lián)系。

Thank you and look forward to having your opinion on the estimation and schedule.謝謝你,希望能聽到更多你對評估和日程計劃的建議。Look forward to your feedbacks and suggestions soon.期待您的反饋建議!What is your opinion on the schedule and next steps we proposed? 你對計劃方面有什么想法?下一步我們應(yīng)該怎么做? What do you think about this? 這個你怎么想? Feel free to give your comments.請隨意提出您的建議。

Any question, please don’t hesitate to let me know.Lucas精心整理

有任何問題,歡迎和我們聯(lián)系。Any question, please let me know.有任何問題,歡迎和我們聯(lián)系。

Please contact me if you have any questions.有任何問題,歡迎和我們聯(lián)系。

Please let me know if you have any question on this.有任何問題,歡迎和我聯(lián)系。

Your comments and suggestions are welcome!歡迎您的評論和建議!Please let me know what you think? 歡迎您的評論和建議!Do you have any idea about this? 對于這個您有什么建議嗎? It would be nice if you could provide a bit more information on the user’s behavior.您若是能夠就用戶行為方面提供更多的信息就太感激了!At your convenience, I would really appreciate you looking into this matter/issue.如果可以,我希望你能負(fù)責(zé)這件事情。4.Give feedback 意見反饋

Please see comments below.請看下面的評論。

My answers are in blue below.我的回答已標(biāo)藍。

I add some comments to the document for your reference.5.Attachment 附件

I enclose the evaluation report for your reference.我附加了評估報告供您閱讀。

Attached please find today’s meeting notes.今天的會議記錄在附件里。

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Attach is the design document, please review it.設(shè)計文檔在附件里,請評閱。

For other known issues related to individual features, please see attached release notes.其他個人特征方面的信息請見附件。6.Point listing 列表

Today we would like to finish following tasks by the end of today:1…….2…….今天我們要完成的任務(wù):1…….2…….Some known issues in this release:1…….2…….聲明中涉及的一些問題:1…….2…….Our team here reviewed the newest SCM policy and has following concerns:1…….2…….我們閱讀了最新的供應(yīng)鏈管理政策,做出如下考慮:1…….2…….Here are some more questions/issues for your team:1…….2…….以下是對你們團隊的一些問題:1…….2…….The current status is as following: 1…… 2……

目前數(shù)據(jù)如下: 1…… 2……

Some items need your attention:1…….2…….以下方面需提請注意:1…….2…….7.Raise question 提出問題

I have some questions about the report XX-XXX 我對XX-XXX報告有一些疑問。

For the assignment ABC, I have the following questions:… 就ABC協(xié)議,我有以下幾個問題:…… 8.Proposal 提議

For the next step of platform implementation, I am proposing… 關(guān)于平臺啟動的下一步計劃,我有一個提議……

I suggest we can have a weekly project meeting over the phone call in the near future.Lucas精心整理

我建議我們就一周項目開一個電話會議。

Achievo team suggest to adopt option A to solve outstanding issue…… Achievo團隊建議應(yīng)對突出問題采用A辦法。9.Thanks note 感謝信

Thank you so much for the cooperation感謝你的合作!Thanks for the information 謝謝您提供的信息!I really appreciate the effort you all made for this sudden and tight project.對如此緊急的項目您做出的努力我表示十分感謝。Thank you for your attention!Thanks to your attention!謝謝關(guān)心!Your kind assistance on this are very much appreciated.我們對您的協(xié)助表示感謝。Really appreciate your help!非常感謝您的幫助!10.Apology 道歉

I sincerely apologize for this misunderstanding!對造成的誤解我真誠道歉!I apologize for the late asking but we want to make sure the correctness of our implementation ASAP.很抱歉現(xiàn)在才進行詢問,但是我們需要盡快核實執(zhí)行信息。

第二篇：英文email問候語

“What great news!I'd be thrilled to meet with you。?！?/p>

“Would it be convenient to。。“

”Yes, it would certainly be fine to。?！?/p>

“Would you prefer to。。”

“I look forward to it with great pleasure and thank you for your efforts and time.”

“Thank you for the very kind XXXX.I was touched by your thoughtfulness, and assure you that it was wholly my pleasure to xxxx.I'm delighted to know that。。”Thanks for all of your effort and service to xxxx.It's been a pleasure to work with you and I'm looking forward to the results of your xxxx“

” I hope you had a very good Spring break in spite of this much appreciated work that you've done for....“

”I'm looking forward with great pleasure to working with you on xxxx“

“ I hope this email finds you well...”

“ We're honored and grateful for your support.....and eagerly look forward to your thoughts.....”

問候方式有：

“Best wishes“

“With very best wishes”

“With all best wishes”

“With warm regards”

“With thanks and best regards“

“with very best wishes and much gratitude”(gratitude....－_,－)

“Best regards for a great weekend”

“With warm regards for a sunny and relaxing break”

“I hope you're all enjoying an excellent break”

“I'm grateful for you all, and wish you and yours a very happy Thanksgiving.”

第三篇：英文郵件結(jié)尾 Email

英文結(jié)尾

There are some slight differences in connotations of each letter ending.I'll order them in increasing formality.Love

Very personal.Used between lovers, family and close friends.Cheers

Very casual.Used between friends.Can be used between coworkers if you want to appear very casual, at the risk of sounding unprofessional.Take care

Casual and used between friends.Thanks or Thank You

'Thanks' is very casual and 'Thank You' is formal.Usually used in a business setting.'Thank You' is a great way to end an email to a stranger, especially if you are making a request or asking a question.Yours or Yours Truly or Truly

Casual or Business casual.A more personal, but still polite way to end the letter.You've probably met the recipient in real life.Best or Best Wishes

Casual or Business casual.A polite way to end the letter.Can be used between friends or strangers.Sincerely or Sincerely Yours or Yours Sincerely

Casual, Business casual or Formal.The standard letter ending.'Sincerely' is the most versatile ending because it can be used to end either casual or formal correspondence.If you're unsure about how to sign your letter, use 'Sincerely'.Regards or Best Regards

Business casual or formal.You would use this if the recipient is someone you haven't met in real life.Cordially

Formal.Used in business correspondence when the topic of the letter is serious.Sometimes used if there is a conflict between the sender and the recipient.Using an ending that is too casual for the situation may not always be inappropriate.Conversely, using a casual ending can show your self-confidence.But to do this requires you to gauge whether the recipient would like a more casual conversation.Love 個人性質(zhì)。用于愛人，家庭或者親密的友人。

Cheers

隨和性質(zhì)。用于朋友。如果你希望看起來平和一點，也可以用于同事，但有不太正式，顯得不專業(yè)的風(fēng)險。

Take care

隨和，也是用于朋友的。

Thanks or Thank You

Thanks偏隨和，而Thank You偏正式，常用于商務(wù)場合。當(dāng)你給陌生人寫信，尤其是請求協(xié)助，提出要求或者詢問事項時，Thank You是收尾的好選擇。

Yours or Yours Truly or Truly

日常交往或者商務(wù)場合都可以用，雖然有一點點隨意，但還是一種禮貌的方式。一般用于你之前見過面的對象。

Best or Best Wishes 日常交往或者商務(wù)場合都可以用，是一種禮貌的方式。對朋友和陌生人都可以用。

Sincerely or Sincerely Yours or Yours Sincerely

日常交往，商務(wù)往來或者正式文書都可以使用，是標(biāo)準(zhǔn)的結(jié)尾方式。Sincerely是最為通用的形式，無論日常和正式通信都可以使用。如果不確定怎么結(jié)尾署名，就用sincerely吧。

Regards or Best Regards

商務(wù)往來或者正式文書。如果你和收信人沒有在現(xiàn)實中打過交道，就用這個。

Cordially

正式。在商務(wù)談判場合，當(dāng)信件話題很嚴(yán)肅的時候使用。有時，當(dāng)你和收件人之間有分歧或者沖突的時候，可以使用。

在正式場合使用一個隨和的結(jié)尾并不一定意味著什么不恰當(dāng)?shù)氖虑?。有的時候，這樣做可以顯得你很自信，談話很隨和。然而，這樣做之前請了解一下對方是不是喜歡這種隨和的方式。

除了幾位答主提到的語氣不同，還有諸位都沒提到一點，英文比較正式信或者是商業(yè)信件中yours fathfully 和yours sincerly跟開頭稱呼是有固定搭配的。參看BBC的Learning English 括號里的是簡略翻譯

Beginning and ending the letter

We can now begin the letter but leave as much space as possible so that the body of the letter sits tidily in the middle part of the page.（信正文部分放在紙的中間）

If you know the person you are writing to very well or are on friendly terms, begin simply with the first name, Dear Mary or Dear Henry.（如果跟這個人很熟或者友好，用Dear+first name）

If you don't know the person you are writing to so well, but know of him as a named individual, start with title and surname: Dear Mr Potter or Dear Dr Baker or Dear Miss Taylor or Dear Mrs Cook or Dear Ms Barber.If you are not sure which of the last three titles is appropriate in any particular case, it is probably best to stick to Ms.（如果不認(rèn)識這個人，只知這人名字，用Dear+title(Mr/Dr/Miss/Mrs/Ms，不知道女性婚否，就用Ms）

Finish this type of letter with Yours sincerely.It is not necessary to insert a comma after beginnings or endings.If you know the person you are writing to well, it may be appropriate to insert a closing formula, such as With very best wishes, before the ending itself.（結(jié)尾用Yours sincerely，前后不用加逗號。如果你跟你寫信的那個人很熟，直接加With very best wishes結(jié)尾）Sign the letter with your first name, if you are on first-name terms, or with your full name, if it needs to be a little more formal, but without any title.Your full typewritten name and designation(on separate lines)should appear beneath your handwritten signature.(如果給人去信開頭是那人first name，你也first name落款，稍微鄭重一點，就不加title全名落款。上面是手寫簽名，清晰打印簽名放手寫的下面。)

If you do not know the name of the person you are writing to, begin with Dear Sir or Dear Sir or Madam or Dear Madam and end your letter with Yours faithfully, followed by your full name and designation.（如果你不知道你去信的人的名字，開頭用Dear Sir或者Dear Sir or Madam或者Dear Madam，結(jié)尾用Yours Faithfully,然后落款）

同時可參考Using Yours faithfully and Yours sincerely.‘Yours faithfully’ or ‘Yours sincerely’ in a business letter? When the recipient’s name is unknown to you:

? ? ? Dear Sir ? Yours faithfully Dear Madam ? Yours faithfully

Dear Sir or Madam ? Yours faithfully

When you know the recipient’s name:

? ? ? ? Dear Mr Hanson ? Yours sincerely Dear Mrs Hanson ? Yours sincerely Dear Miss Hanson ? Yours sincerely Dear Ms Hanson ? Yours sincerely

When addressing a good friend or colleague: ? Dear Jack ? Best wishes/Best regards

Addressing whole departments: ? Dear Sirs ? Yours faithfully

從澳洲求職的流程中涉及到的信件談?wù)勥@幾個詞的用法

cover letter

一般是第一次和對方（中介 或者 hr）聯(lián)系，開頭是 Dear Sir / Madam, 結(jié)尾就要對應(yīng)放 Yours faithfully 接下來 可能有過電話/郵件的聯(lián)系 敲定面試日期，開頭是 Dear XXX，結(jié)尾對應(yīng) Yours sincerely 入職后，澳洲的人際關(guān)系距離變近的很快，日常寒暄是不用以上正式結(jié)尾，Best regards;Best wishes;Thanks and regards 隨便用，cheers 也見過。當(dāng)然你也可以參考發(fā)件人的結(jié)尾用語，選個同等程度的用回去。最后朋友之間就隨便啦。如果有個女神給你發(fā)郵件沒有結(jié)尾語，恭喜你她不是愛死你了 就是恨死你了。

首先，Best Wishes和其他3個詞不是同類阿。Best wishes是一個祝福語，并不是用在最后記名的地方。用法： Best Wishes

Yours Sincerely, Name

-------------

大家都說了Sincerely／Regards和Cheers大致區(qū)別是正式和非正式。

Sincerely在信中不單用，一般都是Yours Sincerely.這個非常正式。并且是要對認(rèn)識對方才用。如果雙方不認(rèn)識，但要非常正式，就用Yours Faithfully

Regards一般也不單用，一般用的是Best Regards／Warm Regards／Kind Regards。介于不正式和正式之間

Cheers就很隨意，甚至有點隨便咯。在國外有時候cheers也代表說謝謝。比如Cheers, mate.Cheers，man

就我考G類IELTS作文task1的經(jīng)驗

英文書信結(jié)尾通常會加上“Yours faithfully”、“Yours sincerely”或者“Best regards”.這些詞的使用區(qū)別如下: 當(dāng)收信人的姓名不知道時,用下例格式: Dear Sir...Yours faithfully Dear Madam...Yours faithfully Dear Sir or Madam...Yours faithfully Dear Sirs...Yours faithfully(收信人是一個部門或整體)當(dāng)已知道收信人的姓名,(但比較正式，不是顯得太熟）用下例格式: Dear Mr Hanson...Yours sincerely Dear Mrs Hanson...Yours sincerely Dear Miss Hanson...Yours sincerely 收信人是好朋友或同事或鄰居,關(guān)系比較親密,使用下例格式: Dear Jack...Best wishes/Best regards

個人經(jīng)驗，在商業(yè)信函中，或者說在郵件中，1.第一次聯(lián)系，推銷，建立業(yè)務(wù)關(guān)系，通常用sincerely,(Yours sincerely=I'm sincerely yours).學(xué)校學(xué)的外貿(mào)商業(yè)函電中比較正式的這種。

2.建立關(guān)系后，業(yè)務(wù)伙伴來往直接降為 best regards, 甚至直接br.歐洲客戶特別喜歡這樣，美國人則隨意的多。甚至不用br, 直接收尾。

3.沒有見過cheers.4.thanks一般只用過thanks for your cooperation in advance 或者最后再次致謝。個人不喜歡用br, 經(jīng)常順手thanks/xxxx.也沒啥問題。

5.best wishes 過年，圣誕等私人場合用過，平時還是br.，一句話，br打天下。

看了高票答案覺得都不夠完整。

使用valediction的時候，不僅要考慮隨意／正式，也要考慮對方是哪國人。

美式英語：隨意親近的表示通常用Best；正式的用Sincerely, 或Yours sincerely，或Thank you。英 式英語：隨意親近的表示通常用Cheers；正式書信中，Best regards常見但偏商業(yè)化（香港人不管干什么都喜歡用BR），而在standard British English中，若信件開頭為Dear Sir/Madam, Dear Manager此類未特指對方姓名的稱呼，則用Yours faithfully結(jié)尾，若開頭稱呼有具體指稱對方姓名，則用Yours sincerely。

如果雙方實在夠熟悉，或短時間多次電郵往來，為了省事也可直接署名。

以上依據(jù)為自己與外國人電郵來往之觀察及Business English課上所教授。

至于best wishes，老實講現(xiàn)實生活中我還未遇到過。好像小學(xué)初中學(xué)寫英文賀卡的時候蠻常用。

首先，熟人之間是不寫信的。因此，只說說在商務(wù)信函中的使用。

1）Sincerely, Regards, 沒有區(qū)別，可以在任何情況下使用。你寫了sincerely，也無法顯出你sincere。2）Best wishes, 我個人認(rèn)為這種說法比較娘炮。適用于不談工作的商業(yè)信函，比如溝通感情、表達感謝的那種。3）Cheers，適用于團隊內(nèi)部。我也不知道寫了這個cheers想表達什么，但是看起來特熟絡(luò)、地道、高端。對于團隊里的那些菜鳥來說，顯得逼格高人一等。

Cheers 是英式英語。

第四篇：英文商務(wù)email禮儀（范文模版）

[分享]財務(wù)經(jīng)理人應(yīng)知商務(wù)電子郵件禮儀

隨著網(wǎng)絡(luò)的普及，日常財務(wù)工作中電子郵件成為了必不可少的溝通工具之一，但是在實際工作中，經(jīng)常遇到這樣的問題，收到的一封郵件，題目竟然是“無標(biāo)題”，偶爾收到一個還好，收到的多了，在后期查找時很不方便，下屬公司報送的財務(wù)報表，不注明公司名稱，下面是從網(wǎng)上看到一篇關(guān)于電子郵件的商務(wù)禮儀，和大家分享。

“在商務(wù)交往中要尊重一個人，首先就要懂得替他節(jié)省時間”，電子郵件禮儀的一個重要方面就是節(jié)省他人時間，只把有價值的信息提供給需要的人。

寫Email就能看出其人為人處世的態(tài)度。你作為發(fā)信人寫每封Email的時候，要想到收信人會怎樣看這封Email，時刻站在對方立場考慮，將心比心。

同時勿對別人之回答過度期望，當(dāng)然更不應(yīng)對別人之回答不屑一顧。以下職業(yè)電子郵件中禮儀問題，希望能給您的工作帶來幫助！

一、關(guān)于郵件主題

主題是接收者了解郵件的第一信息，因此要提綱挈領(lǐng)，使用有意義的主題行，這樣可以讓收件人迅速了解郵件內(nèi)容并判斷其重要性。

1．一定不要空白標(biāo)題，這是最失禮的；

2．標(biāo)題要簡短，不宜冗長，不要讓outlook用，才能顯示完你的標(biāo)題；

3.標(biāo)題要能反映文章的內(nèi)容和重要性，切忌使用含義不清的標(biāo)題，如“王先生收”；

4．一封信盡可能只針對一個主題，不在一封信內(nèi)談及多件事情，以便于日后整理；

5．可適當(dāng)用使用大寫字母或特殊字符（如“*!”等）來突出標(biāo)題，引起收件人注意，但應(yīng)適度，特別是不要隨便就用“緊急”之類的字眼；

6．回復(fù)對方郵件時，可以根據(jù)回復(fù)內(nèi)容需要更改標(biāo)題，不要RE、RE一大串。

二、關(guān)于稱呼與問候

1．恰當(dāng)?shù)胤Q呼收件者，拿捏尺度 1.1 郵件的開頭要稱呼收件人。這既顯得禮貌，也明確提醒某收件人，此郵件是面向他的，要求其給出必要的回應(yīng)；在多個收件人的情況下可以稱呼大家、ALL。

1.2 如果對方有職務(wù)，應(yīng)按職務(wù)尊稱對方，如“x經(jīng)理”；如果不清楚職務(wù)，則應(yīng)按通常的“x先生”、“x小姐”稱呼，但要把性別先搞清楚。

1.3 不熟悉的人不宜直接稱呼英文名，對級別高于自己的人也不宜稱呼英文名。稱呼全名也是不禮貌 的，不要逮誰都用個“Dear xxx”，顯得很熟絡(luò)。

2．Email開頭結(jié)尾最好要有問候語

最簡單的開頭寫一個“HI”，中文的寫個“你好”；結(jié)尾常見的寫個Best Regards，中文的寫個“祝您順利”之類的也就可以了。

俗話說得好，“禮多人不怪”，禮貌一些，總是好的，即便郵件中有些地方不妥，對方也能平靜的看待。

三、職場的電子郵件禮儀

1.Email正文要簡明扼要，行文通順

Email正文應(yīng)簡明扼要的說清楚事情；如果具體內(nèi)容確實很多，正文應(yīng)只作摘要介紹，然后單獨寫個文件作為附件進行詳細描述。

正文行文應(yīng)通順，多用簡單詞匯和短句，準(zhǔn)確清晰的表達，不要出現(xiàn)讓人晦澀難懂的語句。

2.注意Email的論述語氣

根據(jù)收件人與自己的熟絡(luò)程度、等級關(guān)系；郵件是對內(nèi)還是對外性質(zhì)的不同，選擇恰當(dāng)?shù)恼Z氣進行論述，以免引起對方不適。

尊重對方，請、謝謝之類的語句要經(jīng)常出現(xiàn)。

電子郵件可輕易地轉(zhuǎn)給他人，因此對別人意見的評論必須謹(jǐn)慎而客觀。“郵件門”就是深刻的教訓(xùn)！

3.Email正文多用1234之類的列表，以清晰明確。

如果事情復(fù)雜，最好1、2、3、4的列幾個段落進行清晰明確的說明。保持你的每個段落簡短不冗長，沒人有時間仔細看你沒分段的長篇大論。4.一次郵件交待完整信息

最好在一次郵件中把相關(guān)信息全部說清楚、說準(zhǔn)確。不要過兩分鐘之后再發(fā)一封什么“補充”或者“更正”之類的郵件，這會讓人很反感。

5.盡可能避免拼寫錯誤和錯別字，注意使用拼寫檢查

這是對別人的尊重，也是自己態(tài)度的體現(xiàn)。如果是英文Email，最好把拼寫檢查功能打開。

在郵件發(fā)送之前，務(wù)必自己仔細閱讀一遍，檢查行文是否通順，拼寫是否有錯誤。

6.合理提示重要信息

不要動不動就用大寫字母、粗體斜體、顏色字體、加大字號等手段對一些信息進行提示。合理的提 示是必要的，但過多的提示則會讓人抓不住重點，影響閱讀。

7.合理利用圖片，表格等形式來輔助闡述

對于很多帶有技術(shù)介紹或討論性質(zhì)的郵件，單純以文字形式很難描述清楚。如果配合圖表加以闡述，收件人一定會表揚你的體貼。

8.不要動不動使用¤之類的笑臉字符，在商務(wù)信函里面這樣顯得比較輕佻

Business Email 不是你的情書，所以¤之類的最好慎用。只用在某些你確實需要強調(diào)出一定的輕松氣氛的場合。

四、夾帶附件

1.如果郵件帶有附件，應(yīng)在正文里面提示收件人查看附件；

2.附件文件應(yīng)按有意義的名字命名，不可用外星人才看懂的文件名；

3.正文中應(yīng)對附件內(nèi)容做簡要說明，特別是帶有多個附件時；

4.附件數(shù)目不宜超過4個，數(shù)目較多時應(yīng)打包壓縮成一個文件；

5.如果附件是特殊格式文件，因在正文中說明打開方式，以免影響使用；

6.如果附件過大（不宜超過2MB），應(yīng)分割成幾個小文件分別發(fā)送；

7.尊重對方的習(xí)慣，不主動發(fā)起英文郵件；

如果對方與你的郵件往來是采用中文，請不要自作聰明的發(fā)送英文郵件給他；如果對方發(fā)英文郵件給你，也不要老土的用中文回復(fù)。8.選擇便于閱讀的字號和字體。

中文老實點用宋體或新宋體，英文就用Verdana 或 Arial 字型，字號用五號或10號字即可。這是經(jīng)研究證明最適合在線閱讀的字號和字體。

不要用稀奇古怪的字體或斜體，最好不用背景信紙，特別對公務(wù)郵件。

五、結(jié)尾簽名

每封郵件在結(jié)尾都應(yīng)簽名，這樣對方可以清楚的知道發(fā)件人信息。雖然你的朋友可能從發(fā)件人中認(rèn)出你，但不要為你的朋友設(shè)計這樣的工作。

1.簽名信息不宜過多

電子郵件消息末尾加上簽名檔是必要的。簽名檔可包括姓名、職務(wù)、公司、電話、傳真、地址等信息，但信息不宜行數(shù)過多，一般不超過4行。

你只需將一些必要信息放在上面，對方如果需要更詳細的信息，自然會與你聯(lián)系。

引用一個短語作為你的簽名的一部分是可行的，比如你的座右銘，或公司的宣傳口號。但是要分清收件人對象與場合，切記一定要得體。

2.不要只用一個簽名檔

對內(nèi)、對私、對熟悉的客戶等群體的郵件往來，簽名檔應(yīng)該進行簡化。過于正式的簽名檔會讓對方顯得疏遠。你可以在OUTLOOK中設(shè)置多個簽名檔，靈活調(diào)用。

3.簽名檔文字應(yīng)選擇與正文文字匹配，簡體、繁體或英文，以免出現(xiàn)亂碼。字號一般應(yīng)選擇比正文字體小一些。

六、郵件回復(fù) 1.及時回復(fù)Email

收到他人的重要電子郵件后，即刻回復(fù)對方一下，往往還是不可少的，這是對他人的尊重，理想的回復(fù)時間是2小時內(nèi)，特別是對一些緊急重要的郵件。

對每一份郵件都立即處理是很占用時間的，對于一些優(yōu)先級低的郵件可集中在特定時間處理，但一般不要超過24小時。

如果事情復(fù)雜，你無法及時確切回復(fù)，那至少應(yīng)該及時的回復(fù)說“收到了”，我們正在處理，一旦有結(jié)果就會及時回復(fù)。不要讓對方苦苦等待，記?。杭皶r做出響應(yīng)，哪怕只是確認(rèn)一下收到了。如果你正在出差或休假，應(yīng)該設(shè)定自動回復(fù)功能，提示發(fā)件人，以免影響工作。

2.進行針對性回復(fù)

當(dāng)回件答復(fù)問題的時候，最好把相關(guān)的問題抄到回件中，然后附上答案。不要用簡單的，那樣太生硬了，應(yīng)該進行必要的闡述，讓對方一次性理解，避免再反復(fù)交流，浪費資源。

3.回復(fù)不得少于10個字

對方給你發(fā)來一大段郵件，你卻只回復(fù)“是的”、“對”、“謝謝”、“已知道”等字眼，這是非 常不禮貌的。怎么著也要湊夠10個字，顯示出你的尊重。

4.不要就同一問題多次回復(fù)討論，不要蓋高樓

如果收發(fā)雙方就同一問題的交流回復(fù)超過3次，這只能說明交流不暢，說不清楚。此時應(yīng)采用電話 溝通等其它方式進行交流后再做判斷。

電子郵件有時并不是最好的交流方式。

對于較為復(fù)雜的問題，多個收件人頻繁回復(fù)，發(fā)表看法，把郵件越RE越高，這將導(dǎo)致郵件過于冗長笨拙而不可閱讀。

此時應(yīng)即是對之前討論的結(jié)果進行小結(jié)，刪減瘦身，突出有用信息。5．要區(qū)分Reply和Reply All（區(qū)分單獨回復(fù)和回復(fù)全體）

如果只需要單獨一個人知道的事，單獨回復(fù)給他一個人就行了。

如果你對發(fā)件人提出的要求做出結(jié)論響應(yīng)，應(yīng)該replay all，讓大家都知道；不要讓對方幫你完成 這件事情。

如果你對發(fā)件人的提出的問題不清楚，或有不同的意見，應(yīng)該與發(fā)件人單獨溝通，不要當(dāng)著所有人的面，不停的RE來RE去，與發(fā)件人討論。

你們討論好了再告訴大家。不要向上司頻繁發(fā)送沒有確定結(jié)果的郵件。

點擊“回復(fù)全部”前，要三思而行！6.主動控制郵件的來往

為避免無謂的回復(fù)，浪費資源，可在文中指定部分收件人給出回復(fù)，或在文末添上以下語句：“全 部辦妥”、“無需行動”、“僅供參考，無需回復(fù)”。

七、正確使用發(fā)送，抄送，密送 要區(qū)分To和CC還有BCC（區(qū)分收件人、抄送人、秘送人）

1．To的人是要受理這封郵件所涉及的主要問題的，理應(yīng)對郵件予以回復(fù)響應(yīng)。

2．而CC的人則只是需要知道這回事，CC的人沒有義務(wù)對郵件予以響應(yīng)，當(dāng)然如果CC的人有建議，當(dāng)然可以回Email。

3．而BCC是秘送，即收信人是不知道你發(fā)給了BCC的人了的。這個可能用在非常的場合。

4．TO，CC中的各收件人的排列應(yīng)遵循一定的規(guī)則。比如按部門排列；按職位等級從高到低或從低到高都可以。適當(dāng)?shù)囊?guī)則有助于提升你的形象!

5．只給需要信息的人發(fā)送郵件，不要占用他人的資源。

6．轉(zhuǎn)發(fā)郵件要突出信息。

八、注意事項

1．在你轉(zhuǎn)發(fā)消息之前，首先確保所有收件人需要此消息；

2．轉(zhuǎn)發(fā)敏感或者機密信息要小心謹(jǐn)慎，不要把內(nèi)部消息轉(zhuǎn)發(fā)給外部人員，或者未經(jīng)授權(quán)的接收人；

3．如果有需要 還應(yīng)對轉(zhuǎn)發(fā)郵件的內(nèi)容進行修改和整理，以突出信息； 4．不要將RE了幾十層的郵件發(fā)給他人，讓人摸不著頭腦；

5．對外重要文件必須經(jīng)高階主管認(rèn)可簽字轉(zhuǎn)為PDF文件，或由高階主管親自發(fā)送；

6．所有的電子郵件應(yīng)自我Double check后才發(fā)出。

【點評】

1、溝通的效果，面對面最好，電話次之，郵件最差；

2、以后發(fā)送的郵件切記不要出現(xiàn)無標(biāo)題之類，這樣給收件人后期查詢帶來很多不便，同時也給收件人留下一個不好的印象；

3、如果前后發(fā)送同一個主題的郵件，但是郵件的內(nèi)容有所變化，應(yīng)在郵件標(biāo)題中有所提示，如（更新）字樣，當(dāng)然，最好的方式是一步到位；

4、準(zhǔn)確把握收件人、抄送人、密送人的不同使用方法及不同；

5、一個郵件通常只包含一件事情；

6、郵件的征文應(yīng)突出主題，便于收件人閱讀所要表達的重點，如果內(nèi)容太多，可在郵件正文簡明扼要的概括下內(nèi)容要點，并注明詳細內(nèi)容請參看附件；

7、特殊格式的文件，需注明打開的方式，這樣給使用者會帶來更多的方便；

8、對財務(wù)人員來說，在報送報表、應(yīng)收賬款等情況時，可注明“**年**月**公司**報表”，在報送應(yīng)收賬款時，可注明“**公司應(yīng)收賬款表（截止**月**日）”，這樣可以使人更加方便的閱讀，也便于后期查看；

9、日常在發(fā)送郵件時，可以在word里面先進行輸入，然后再復(fù)制到郵箱里，一方面在word里面便于編輯，另一方面word提供了自動保存功能，可以使我們更高效的工作，最后還可以利用word提供的【工具】-【拼寫和語法】來檢查是否存在語法錯誤；

郵件溝通較之面對面交流的一大優(yōu)勢在于，你可以借助一切力量使得你撰寫的郵件準(zhǔn)確無誤得表達你的意圖，而不必?fù)?dān)心發(fā)音不標(biāo)準(zhǔn)或語法錯誤等讓人尷尬的掉鏈子情況發(fā)生。

但往往人們忽視的便是一些細枝末節(jié)的注意事項，這兒有一些建議可以保證你的郵件給人留下好印象。

1.Know your email terms: 英語電子郵件發(fā)送程序有很多縮寫，如果你不知道意思的話，你向老板提出的加薪請求就可能發(fā)給了整個辦公室！

“Reply to all”表示你的回復(fù)將發(fā)送給每一個收到原始郵件的人。在郵件的地址欄內(nèi)，“cc”(carbon copy)部分指的是該郵件發(fā)給你指定的人，即“抄送），而“bcc”指你可以悄悄的發(fā)送郵件而不讓其他的人知道，即”密送“，b代表的是“blind”(掩藏的)。如果有人要你“forward”一封郵件，意思是要你通過轉(zhuǎn)發(fā)的功能發(fā)送郵件，有時侯簡寫成“fw.” 2.Use the Right Greeting:盡管用“Hey”作為寫給朋友的電子郵件開場白沒有任何問題，但是最好不要用這種方式給一個潛在的商務(wù)伙伴這樣寫信。另一方面，使用非常正式的傳統(tǒng)開場白“Dear Sir” 也已經(jīng)越來越過時了。最好寫成“Dear Mr./ Ms.” 后跟那個人的姓氏。同事之間，通?？芍焙羝涿?，如“Dear John”)。

3.Keep it Short and Clear: 有些情況下，可能需要用華麗的詞藻和復(fù)雜的句式來彰顯你的聰明才智和教育背景。而在用英語寫郵件的時候，清晰、有條理的方式才是最佳選擇。在郵件的第一段清楚的表明你寫信的目的，保證每一段中都有代表核心觀點的中心句。使用類似“first, second, next, and finally”的詞引導(dǎo)讀者你所要表述的每一個觀點。你不需在郵件中包括所有的詳細內(nèi)容，取而代之的可以是類似“If you have any other questions please feel free to contact me,”這樣的短語來結(jié)束郵件，這樣一來可以為對方創(chuàng)造進一步交流的前提。

4.Be polite and tactful: 懂得謙遜和準(zhǔn)確傳達信息的重要性。“I want.”之類的詞能避免則避免出現(xiàn)，相比之下，“I would like”顯得更尊重對方。又如“I am interested in”是提出請求建議或?qū)で笠庖姷暮梅椒ā?.電子郵件正確結(jié)尾： “I am looking forward to your reply,” “Thank you,”或者“Sincerely”都是給收信人留下好印象的結(jié)尾方式。

電子郵件?？雌饋頉]有打印出來的商務(wù)信那樣正式，在商場上你可決不能讓你的語言顯得很不正式。電子郵件可能更快捷更有效，但是你的客戶和生意伙伴可不會輕易允許隨隨便便的通訊聯(lián)系。不要害怕！本文能使你了解更多能使你英語郵件更規(guī)范化的簡單秘訣。

從問候開始

用問候語開始郵件內(nèi)容非常重要，例如“Dear Lillian,”。根據(jù)你與收件人的關(guān)系親近與否，你可能選擇使用他們的姓氏來稱呼他們而不是直呼其名，例如“Dear Mrs.Price,”。如果關(guān)系比較親密的話，你就可以說，“Hi Kelly,”如果你和公司聯(lián)系，而不是個人，你就可以寫“To Whom It May Concern:”

感謝收件人

如果你在回復(fù)客戶的詢問，你應(yīng)該以感謝開頭。例如，如果有客戶想了解你的公司，你就可以說，“Thank you for contacting ABC Company.”如果此人已經(jīng)回復(fù)過你的一封郵件了，那就一定要說，“Thank you for your prompt reply.”或是“Thanks for getting back to me.”如果你可以找到任何機會那一定要謝謝收信人。這樣對方就會感到比較舒服，而且顯得更禮貌。

表明你的意圖

然后，如果是你主動寫電子郵件給別人的話，那就不可能再寫什么感謝的字句了。那就以你寫此郵件的目的開頭。例如，“I am writing to enquire about …”或是“I am writing in reference to …”在電子郵件開頭澄清你的來意非常重要，這樣才能更好的引出郵件的主要內(nèi)容。記得要注意語法，拼寫和標(biāo)點符號，保持句子簡短明了并句意前后一致。

結(jié)束語 在你結(jié)束郵件之前，再次感謝收信人并加上些禮貌語結(jié)尾。你可以“Thank you for your patience and cooperation.”或“Thank you for your consideration.”開始接著寫，“If you have any questions or concerns, don't hesitate to let me know.” 及“I look forward to hearing from you.”

結(jié)束

最后是寫上合適的結(jié)尾并附上你的名字。“Best regards,” “Sincerely,”及“Thank you,”都很規(guī)范化。最好不要用“Best wishes,”或“Cheers,”類的詞因為這些詞都常用在非正式的私人郵件中。最后，在你發(fā)送郵件之前，最好再讀一遍你的內(nèi)容并檢查其中有沒有任何的拼寫錯誤，這樣就能保證你發(fā)出的是一封真正完美的郵件！

1.Greeting message 祝福

Hope you have a good trip back.祝旅途愉快。How are you? 你好嗎? How is the project going on? 項目進行順利嗎? 2.Initiate a meeting 發(fā)起會議

I suggest we have a call tonight at 9:30pm(China Time)with you and Brown.Please let me know if the time is okay for you and Ben.我建議我們今晚九點半和Brown小聚一下,你和Ben有沒有空? I would like to hold a meeting in the afternoon about our development planning for the project A.今天下午我建議我們就A項目的發(fā)展計劃開會討論一下。

We‘d like to have the meeting on Thu Oct 30.Same time.十月三十號(周三),老時間,開會。

Let‘s make a meeting next Monday at 5:30 PM SLC time.下周一鹽湖城時區(qū)下午五點半開會。

I want to talk to you over the phone regarding issues about report development and the XXX project.我想跟你電話討論下報告進展和XXX項目的情況。3.Seeking for more information/feedbacks/suggestions 咨詢信息/反饋/建議 Shall you have any problem accessing the folders, please let me know.如果存取文件有任何問題請和我聯(lián)系。

Thank you and look forward to having your opinion on the estimation and schedule.謝謝你,希望能聽到更多你對評估和日程計劃的建議。Look forward to your feedbacks and suggestions soon.期待您的反饋建議!What is your opinion on the schedule and next steps we proposed? 你對計劃方面有什么想法?下一步我們應(yīng)該怎么做? What do you think about this? 這個你怎么想? Feel free to give your comments.請隨意提出您的建議。

Any question, please don‘t hesitate to let me know.有任何問題,歡迎和我們聯(lián)系。Any question, please let me know.有任何問題,歡迎和我們聯(lián)系。

Please contact me if you have any questions.有任何問題,歡迎和我們聯(lián)系。

Please let me know if you have any question on this.有任何問題,歡迎和我聯(lián)系。

Your comments and suggestions are welcome!歡迎您的評論和建議!Please let me know what you think? 歡迎您的評論和建議!Do you have any idea about this? 對于這個您有什么建議嗎? It would be nice if you could provide a bit more information on the user‘s behavior.您若是能夠就用戶行為方面提供更多的信息就太感激了!At your convenience, I would really appreciate you looking into this matter/issue.如果可以,我希望你能負(fù)責(zé)這件事情。4.Give feedback 意見反饋 Please see comments below.請看下面的評論。

My answers are in blue below.我的回答已標(biāo)藍。

I add some comments to the document for your reference.我就文檔添加了一些備注,僅供參考。5.Attachment 附件

I enclose the evaluation report for your reference.我附加了評估報告供您閱讀。

Attached please find today‘s meeting notes.今天的會議記錄在附件里。

Attach is the design document, please review it.設(shè)計文檔在附件里,請評閱。

For other known issues related to individual features, please see attached release notes.其他個人特征方面的信息請見附件。6.Point listing 列表

Today we would like to finish following tasks by the end of today:1??.2??.今天我們要完成的任務(wù):1??.2??.Some known issues in this release:1??.2??.聲明中涉及的一些問題:1??.2??.Our team here reviewed the newest SCM policy and has following concerns:1??.2??.我們閱讀了最新的供應(yīng)鏈管理政策,做出如下考慮:1??.2??.Here are some more questions/issues for your team:1??.2??.以下是對你們團隊的一些問題:1??.2??.The current status is as following: 1?? 2??

目前數(shù)據(jù)如下: 1?? 2??

Some items need your attention:1??.2??.以下方面需提請注意:1??.2??.7.Raise question 提出問題

I have some questions about the report XX-XXX 我對XX-XXX報告有一些疑問。

For the assignment ABC, I have the following questions:?

就ABC協(xié)議,我有以下幾個問題:?? 8.Proposal 提議

For the next step of platform implementation, I am proposing?

關(guān)于平臺啟動的下一步計劃,我有一個提議??

I suggest we can have a weekly project meeting over the phone call in the near future.我建議我們就一周項目開一個電話會議。

Achievo team suggest to adopt option A to solve outstanding issue?? Achievo團隊建議應(yīng)對突出問題采用A辦法。9.Thanks note 感謝信

Thank you so much for the cooperation感謝你的合作!Thanks for the information 謝謝您提供的信息!I really appreciate the effort you all made for this sudden and tight project.對如此緊急的項目您做出的努力我表示十分感謝。Thanks for your attention!謝謝關(guān)心!Your kind assistance on this are very much appreciated.我們對您的協(xié)助表示感謝。Really appreciate your help!非常感謝您的幫助!10.Apology 道歉

I sincerely apologize for this misunderstanding!對造成的誤解我真誠道歉!I apologize for the late asking but we want to make sure the correctness of our implementation ASAP.

第五篇：英文投稿信的客套話

英文投稿信的客套話

一、投稿信

往國外雜志投稿,就是寫COVER LETTER,主要內(nèi)容應(yīng)該有: 簡述所投稿件的核心內(nèi)容、主要發(fā)現(xiàn)和意義，擬投期刊，對稿件處理有無特殊要求等（如“not to review” list）。另外，請附上主要作者的中文姓名、通訊地址、電話、傳真和e-mail地址。此外有的雜志要求推薦幾位審稿人及其聯(lián)系方式。以及誰已經(jīng)閱讀過該文（當(dāng)然是牛人）。最后給一個模板: Dear Dr.主編name: We submit our manuscript entitled “ 文章title” to 雜志名for publication.接著簡單介紹你文章的主要創(chuàng)新點和意義，不易過多，但要突出新意和關(guān)鍵點。All authors have seen the manuscript and approved to submit to your journal.Thank you very much for your attention and consideration.Sincerely yours, 通訊作者

[search]投稿信[/search]

1.Dear Dr.Defendi ML: I am sending a manuscript entitled “” by – which I should like to submit for possible publication in the journal of.We have chosen this journal because it deals with.6.Please ask someone familiar with English language to help you rewrite this paper.As you will see, I have made some correction at the beginning of the paper where some syntax is not satisfactory.7.We feel that this potentially interesting study has been marred by an inability to communicate the finding correctly in English and should like to suggest that the authors seek the advice of someone with a good knowledge of English, preferable native speaker.8.The wording and style of some section, particularly those concerning HPLC, need careful editing.Attention should be paid to the wording of those parts of the Discussion of and Summary which have been underlined.9.Preliminary experiments only have been done and with exception of that summarized in Table 2, none has been repeated.This is clearly unsatisfactory, particularly when there is so much variation between assays.10.The condition of incubation are poorly defined.What is the temperature? Were antibody used?

五、給編輯的回信

1.In reply to the referee’s main criticism of paper, it is possible to say that –

One minor point raised by the referee concerns of the extra composition of the reaction mixture in Figure 1.This has now been corrected.Further minor changes had been made on page 3, paragraph 1(line 3-8)and 2(line 6-11).These do not affect our interpretation of the result.2.I have read the referee’s comments very carefully and conclude that the paper has been rejected on the sole grounds that it lake toxicity data.I admit that I did not include a toxicity table in my article although perhaps I should have done.This was for the sake of brevity rather than an error or omission.3.Thank you for your letter of – and for the referee’s comments concerning our manuscript entitled “”.We have studied their comments carefully and have made correction which we hope meet with their approval.4.I enclosed a revised manuscript which includes a report of additional experiments done at the referee’s suggestion.You will see that our original findings are confirmed.5.We are sending the revised manuscript according to the comments of the reviewers.Revised portion are underlined in red.6.We found the referee’s comments most helpful and have revised the manuscript 7.We are pleased to note the favorable comments of reviewers in their opening sentence.8.Thank you for your letter.I am very pleased to learn that our manuscript is acceptable for publication in Cancer Research with minor revision.9.We have therefore completed a further series of experiments, the result of which are summarized in Table 5.From this we conclude that intrinsic factor is not account.10.We deleted the relevant passage since they are not essential to the contents of the paper.11.I feel that the reviewer’s comments concerning Figures 1 and 2 result from a misinterpretation of the data.12.We would have include a non-protein inhibitor in our system, as a control, if one had been available.13.We prefer to retain the use of Table 4 for reasons that it should be clear from the new paragraph inserted at the end of the Results section.14.Although reviewer does not consider it is important to measure the temperature of the cells, we consider it essential.15.The running title has been changed to “”.16.The Materials and Methods section now includes details for measuring uptake of isotope and assaying hexokinase.17.The concentration of HAT media(page12 paragraph 2)was incorrectly stated in the original manuscript.This has been rectified.The authors are grateful to the referees for pointing out their error.18.As suggested by both referees, a discussion of the possibility of laser action on chromosome has been included(page16, paragraph 2).19.We included a new set of photographs with better definition than those originally submitted and to which a scale has been added.20.Following the suggestion of the referees, we have redraw Figure 3 and 4.21.Two further papers, published since our original submission, have been added to the text and Reference section.These are: 22.We should like to thank the referees for their helpful comments and hope that we have now produced a more balance and better account of our work.We trust that the revised manuscript is acceptable for publication.23.I greatly appreciate both your help and that of the referees concerning improvement to this paper.I hope that the revised manuscript is now suitable for publication.24.I should like to express my appreciation to you and the referees for suggesting how to improve our paper.25.I apologize for the delay in revising the manuscript.This was due to our doing an additional experiment, as suggested by referees