第一篇：關(guān)于會議接待計劃

關(guān)于鴻鵬公司會議接待計劃

鴻鵬公司會議將于2003年6月3日—5日在我酒店召開，具體接待計劃安排如下：

一、會議用房

1、入住時間：6月3日；

2、退房時間：預計6月6日14:00前；

3、用房數(shù)量及類型：主樓標準雙人房15間，主樓套房2套；

4、要求：（1）標準房內(nèi)撤酒水，電話關(guān)至晉江市話；

（2）套房內(nèi)保留酒水，電話關(guān)至晉江市話，入住當日贈送A款水果一籃。

5、房價：按鴻鵬公司丁麗紅協(xié)議價收取房費，其他消費品另行核算；

6、其他：（1）酒店于6月3日09:00前在大堂設一三人位報到處。

（2）贈送汽球拱門一個，提供豎幅兩條（200元/條）。

二、會議室

1、會議時間：6月4日9:00-12:00；

2、與會人數(shù)：70人左右；

3、會議地點：貴賓樓芙蓉閣II會議室；

4、會場布置及要求：

（1）提供按長方形式擺設70個左右會議桌位、座位牌；

（2）免費提供茶水服務，服務員現(xiàn)場服務；

（3）提供麥克風、投影儀，并由酒店技術(shù)人員全場跟催服務；

（4）場內(nèi)廣告布置由鴻鵬公司專人落實，酒店協(xié)助服務；

（5）由酒店做好會場綠化裝飾工作。

5、場租：按一次性960元/半天收取費用。

三、會議用餐

1、工作餐：6月3日午餐、晚餐，4日午餐、晚餐，5日午餐分別安排在二樓美食

街用自助餐，預計人數(shù)50人/餐（用餐人數(shù)請?zhí)崆芭c餐廳確認，以確保菜肴及服務質(zhì)量），午餐28元/位（凈價），晚餐48元/位（凈價）；

2、宴請餐：6月5日晚宴，8±1桌，按實際費用結(jié)算。

四、費用核算

由鴻鵬公司指定簽單人簽名確認后，掛鴻鵬公司帳。

鴻鵬公司聯(lián)系人：余先生聯(lián)系電話：***確認人：

酒店會議跟催人：周利方營銷部電話：5666665聯(lián)系電話：5556315

第二篇：會議接待計劃

（一）接待要則

1.明確“以代表為本”的接待宗旨，建立“全程服務、分工明確、責任到人”的周密的服務體系，并根據(jù)與會的VIP官員及具有特殊民俗、習俗和宗教信仰的代表具體實際制定接待細案。

2.本次論壇按需配置會務接待人員（含翻譯人員），并安排在 中旬進行短期培訓，課目：A.接待禮儀；B.論壇背景及西博會背景；C.杭州市況及旅游指南。

3.本次論壇報到注冊于10月18日8：00—22：00在浙江世貿(mào)中心飯店、文華賓館、洪橋賓館同時開展，報到注冊配置專用電腦等辦公設施；同時辦理代表返程票務。18日20時起安排上門辦理代表注冊。

（二）條件準備

1.代表證、工作證、下榻處市長附名歡迎卡印制； 2.貴賓胸花、貴賓下榻處鮮花準備； 3.注冊表、住宿分布表、返程登記表印制； 4.引導牌、歡迎橫幅設計、制作； 5.論壇紀念品、論壇日程卡設計、制作； 6.醫(yī)療禮盒：風油精、萬金油、創(chuàng)可貼； 7.會議資料袋設計、制作； 8.杭州指南、西博會介紹；

9.12輛（45-49座）大巴及相應小轎車確認，西博會專用通行證辦理； 10.游覽、參觀接待單位溝通、確認，游覽、參觀線路實地考察； 11.住宿（含備用賓館）確認、餐飲確認；

12.貴賓室、秘書室及注冊桌落實、布置，論壇專用電腦及打印機、復印機等辦公用品準備。

13.機場、火車站實地了解，接待位確認，貴賓免檢手續(xù)辦理；

（三）食宿安排 1.餐飲安排

早餐：代表所住飯店房費均包含早餐

19—21日自助午餐：國際展覽中心5層“國際會議廳”，憑當日午餐券入場。19日歡迎酒會：國際展覽中心5層“國際會議廳”，憑當日晚餐券入場。20日晚餐：除自行安排外，憑當日晚餐券入場。

21日歡送晚宴：國際展覽中心5層“國際會議廳”，憑當日 晚餐券入場。

2.住宿安排

論壇分3個酒店安排住宿：

A.浙江世界貿(mào)易中心飯店（杭州曙光路15號，310007，五 星級）150個標準雙人間；

B.文華賓館（文二路），110個標準雙人間； C.洪橋賓館（靈隱路），94個標準雙人間；

D.備案：考慮到有代表18日前到達杭州，22日后留杭要求，組委會委托“浙江海外”公司安排備用賓館。

（四）報到注冊 1.注冊

18日8：00— —22：00在浙江世貿(mào)中心飯店的大堂設置接待注冊桌，安排專用電腦等辦公設施，辦理代表注冊；

18日20時起安排上客房辦理代表注冊。2.接待 A.蕭山機場

18日由一名會務組副組長帶隊（配備翻譯）駐守蕭山機場迎候?qū)＜摇⒋?；重要貴賓落實相應省市領(lǐng)導迎候；接送車輛保證專家、代表在機場停留時間不超過三十分鐘，機場設立臨時休息室。設置引導牌，歡迎橫幅。

B.火車站

18日由一名會務接待組副組長負責杭州火車站迎候?qū)＜?、代表；重要貴賓，落實相應省市領(lǐng)導迎候；接待處常時保證一輛接待車輛，并以代表在火車站停留時間不超過15分鐘配置車輛。設置引導牌，歡迎橫幅，并安排好翻譯。

C.住宿賓館

18日，三家接待賓館安排專人聯(lián)絡、協(xié)調(diào)專家、代表客房登記。設置歡迎橫幅。3.接待原則

A.18日18時以前，專家、代表一律先到浙江世貿(mào)中心飯店大堂注冊；

B.18日18時以后，與專家、代表商洽或①先注冊，或②先就餐，后注冊，或③先住宿，20時后上門注冊；

C.19日后，原則上先到會務組注冊。

（四）論壇服務 1.交通

A.住宿在文華賓館、洪橋 賓館的代表每天上午7：30由專用大巴送達浙江世貿(mào)中心； B.晚上用餐后，根據(jù)參觀游覽項目安排用車（參見參觀旅游部分）。2.茶休

在會議廳處設立休息點，準備咖啡、飲料、點心、水果供代表茶休使用。3.文秘

在世貿(mào)廳一側(cè)設秘書間，配備有電話、打印機、復印機、及懂英文的高素質(zhì)文秘。4.醫(yī)保

在世貿(mào)廳毗鄰處貴賓接待室，安排有有經(jīng)驗的醫(yī)護人員，（醫(yī)、護各二名）及必要急救設施，（有貴賓接待任務時，醫(yī)護人員暫時移住秘書間）；落實浙江醫(yī)院、杭州中醫(yī)院為定點醫(yī)院，確保搶救綠色通道的暢道。

5.安保

設立專職安保負責人，及時準確地與安全、公安部門協(xié)調(diào)好安全保工作，組織落實浙江世貿(mào)中心的安保工作及參觀旅游的安保工作。

（五）參觀旅游 1.有組織外出參觀游覽 A.20日晚西博會開幕式

晚7：00在浙江世貿(mào)中心集合，由導游及安保帶隊集體進場；結(jié)束時，步行返回；住文華賓館、洪橋賓館的代表，在黃龍體育中心停車處集體乘車返回賓館；

B.21日晚煙火大會。方案

一、現(xiàn)場觀看

晚7：00在浙江世貿(mào)中心集體乘車送達觀賞點，煙火大會結(jié)束，在指定地點乘車返回。方案

二、租用臨湖各賓館觀景臺觀景

晚7：00在浙江世貿(mào)中心集體乘車分別前往觀景點，煙火大會結(jié)束，乘車返回。C.22日參觀游覽

根據(jù)各參觀線路實際代表人數(shù)，安排車輛（注意協(xié)調(diào)代表退房手續(xù)及把握代表返程安排），并分批安排中餐，部分將安排藥膳，候選用膳處：胡慶余堂、娃哈哈美食城杭州環(huán)湖大酒店、杭州中山大酒店等。

2.非組織外出

非組織外出，陪同人員主要為志愿者，由會務接待組統(tǒng)一安排。

（六）專家接待 1.免檢手續(xù)辦理

遵循國際慣例，對被邀請的世界衛(wèi)生組織及其它貴賓做好免 檢手續(xù)，并安排陪同翻譯、專車司機。

2.領(lǐng)導會見安排

A.根據(jù)組委會統(tǒng)一安排，明確國家領(lǐng)導人及國家藥監(jiān)局及省市領(lǐng)導的會見時 間、地點、參加會見人員的名單、人數(shù)及流程安排；

B.會見場地布置； C.安排接送司機、專車。3.細微關(guān)懷

A.下榻處置市長附名歡迎卡、鮮花； B.下榻處每日必換的水果。

（七）記者接待 1.記者報道團

記者報道團的外地記者安排住宿，全部統(tǒng)一安排就餐，并注意做好夜宵的安排，記者報道團的外出用車予以特殊照顧。

2.新聞發(fā)布會

明確新聞發(fā)布會的采訪記者名單、人數(shù)并準備相應禮品，安排會后用車。3.個別采訪

對于非組委會安排的新聞媒體臨時采訪，在秘書處協(xié)調(diào)下，積極配合、友好合作。

（八）其它服務 1.會前接待

18日前到杭并要求接待的代表（費用自理）委托由“浙江海外”公司安排并盡量滿足用車需要。

2.返程安排

A.22日中午12點為退房時間，應提前與代表接洽，辦好退房手續(xù)。B.根據(jù)返程時間，安排好返程用車。3.會后服務

22日仍要求在杭的代表（費用自理），代為安排住宿，并負責送達并協(xié)助辦好手續(xù)。

第三篇：會議接待

會議接待

一次會議的成功開始最關(guān)鍵的就在會議接待的環(huán)節(jié)。必須安排好會議接待的人員、會 議接待的場所、會議接待時所需要的各種物品。

會前工作

1、與會議主辦者洽談。

2、向會議主辦方提供會議接待策劃方案和報價。

3、邀請會議主辦者實地考察會議舉辦場所。

4、與會議主辦者確認會議接待方案。

5、與會議主辦者簽訂會議接待標準合同。

6、確認會議主辦者預付會議訂金事宜。

7、在會議舉辦前制定會議工作人員服務標準條例及會議接待手冊。

8、準備會議資料。含代邀請相關(guān)領(lǐng)導、新聞媒體、新聞通稿、接待資料、會議配套的商 務服務及公關(guān)禮儀、翻譯、通訊及文秘服務。

會中工作

9、機場、碼頭、車站專人、專車分批分時段按要求接站。

10、會議酒店現(xiàn)場會議秘書分發(fā)會議資料來客接待。

11、會議秘書協(xié)助會場布置及會場的會務服務。

12、會議秘書在會議接待報到處協(xié)助會務組確認和分發(fā)房間確認VIP用房及整理記 錄有關(guān)信息。協(xié)助分發(fā)會議禮品及房間派送水果等會務工作。

13、確認用餐時間、菜單、標準、形式、酒水及主次桌和其他相關(guān)安排等工作。

14、提前確認會議代表客戶的娛樂項目、娛樂場所及消費和付費的方式。

15、確認旅游公司為該會議提供的旅游考察的吃、住、行、游、購、娛安排事宜日程安排、房餐車導游等安排。

16、確認并保障會議期間會場防盜、消防等安全工作、參會代表的人、財、物等安全工作

18、協(xié)調(diào)會議期間的交通工具的安排。

19、代辦會議代表返程及他程的交通票務及其他委托代辦服務。

會后工作

20、會務服務的總結(jié)、評估、會議代表的意見反饋及處理工作。

21、會議資料、領(lǐng)導講話稿、代表發(fā)言稿、新聞報道資料的匯總結(jié)書工作及印刷代表通訊錄。

22、與會議主辦者的費用結(jié)算工作。

23、歡送代表工作。

會議接待方案

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一會議接待方案的含義

會議接待方案是指安排與會者的迎送和吃、住、行、游、樂等接待活動及具體事務的文 案屬于會議專題策劃方案可以包含在會議總體方案中也可以單獨擬寫作為會議總體方案的附件。

二會議接待方案的基本內(nèi)容

1接待對象和接待緣由。會議的接待對象的種類眾多包括上級領(lǐng)導、政府官員、協(xié) 辦支持單位、特邀嘉賓、會議成員正式和列席、參展單位、客商、普通觀眾以及媒體記 者等等有以政府代表團名義來訪的也有聯(lián)合組團參加的還有的是以個人身份參會、參 展、參觀。每一種接待方案一定要寫清楚具體的對象。同時還要簡要說明為何接待即接待 的緣由、目的和意義。

2接待方針。接待方針即會議接待工作的總原則和指導思想。接待方針應當根據(jù)會議 目標和會議領(lǐng)導機構(gòu)對接待工作的要求以及參加對象的具體情況確定。

3接待規(guī)格。包括迎接、宴請、看望、陪同、送別參加對象時主辦方出面的人員的 身份以及主辦方安排的食宿標準等。

4接待內(nèi)容。包括接站、食宿安排、歡迎儀式、宴請、看望、翻譯服務、文藝招待、參觀游覽、聯(lián)歡娛樂、票務、返離送別等方面。

5接待日程。寫明各項接待活動的日程安排。

6接待責任。寫明各項接待工作的責任部門及人員的具體職責。如大型會議活動可設 置報到組、觀光組、票務組等工作小組分別負責與會者的接站、報到、簽到、觀光旅游、返離時的票務聯(lián)系等工作。

7接待經(jīng)費。寫明與會者的食宿和交通的費用安排有時也包含安排參觀、游覽、觀 看文藝演出等的支出涉外會議活動還包括一定數(shù)量的禮品費。對外公布的接待方案一般不 寫這一部分的內(nèi)容。

會議接待范圍

一、【會議接待類別】各科研機構(gòu)、機關(guān)、學校各培訓中心的學術(shù)研討會、筆會、論文發(fā)布會、各類培訓班企業(yè)業(yè)務洽談會、訂貨 會、新產(chǎn)品推廣會、集團公司董事會、獎評會、客戶聯(lián)誼會、行業(yè)研討會等各類型會議等

二、【會議接待人數(shù)】不限。

三、【會議接待標準參考】

1會議酒店范圍二星級酒店★★ 三星級酒店★★★四星級酒店★ ★★★,五星級酒店★★★★★

2會議室范圍根據(jù)需要可提供5人至1000人的會議室或報告大廳。

3會議用餐范圍25元/人/天--180元/人/天多種標準供選擇。

4會議用車范圍豐田面包車、依維柯、金龍中巴大巴、瑞典沃爾沃、韓國現(xiàn)代 等進口豪華大巴及各種品牌的中高檔轎車任你們選擇。

5會議接站及用車優(yōu)惠價格提供會議期間用車服務。

6會議票務免費代訂往返程飛機票代訂返程火車臥鋪票。

7旅游考察安排提供多條考察線路優(yōu)惠價格安排參會代表的會后考察活動。8會議娛樂及活動協(xié)助會議期間的各項娛樂活動回答客戶的咨詢并提供實惠選擇的建議

9會議禮品向開會客戶調(diào)配優(yōu)秀國語導游或優(yōu)秀外語導游、翻譯等做好會議禮品 的解說與建議工作。

以上為一般性的會議范圍具體的會議、會展、活動具體建議具體策劃、具體協(xié)商。

會議接待禮儀

根據(jù)參加會議的人數(shù)不同、會議接待的準備工作的內(nèi)容不同以及會議接待的方式不同 對會議的組織方法禮儀要求也不同。

首先是會議的籌備工作。

●根據(jù)會議規(guī)模確定接待規(guī)格。

●發(fā)放會議通知和會議日程。

會議通知必須寫明召集人的姓名或組織、單位名稱會議的時間、地點、會議主題以及 會議參加者、會務費、應帶的材料、聯(lián)系方式等內(nèi)容。通知后面要注意附回執(zhí)這樣可以確 定受邀請的人是否參加會議準備參加會議的是否有其他要求等。對于外地的會議參加者還 要附上到達會議地點和住宿賓館的路線圖。這個路線圖避免了外地人問路的許多麻煩。

會議日程是會議活動在會期以內(nèi)每一天的具體安排它是人們了解會議情況的重要依 據(jù)。它的形式既可以是文字的也可以是表格的。它可以隨會議通知一起發(fā)放。●選擇會場。

選擇會場要根據(jù)參加會議的人數(shù)和會議的內(nèi)容來綜合考慮。最好是達到一下標準

第一大小要適中。會場太大人數(shù)太少空下的座位太多松松散散給與會者一種 不景氣的感覺會場太小人數(shù)過多擠在一起像鄉(xiāng)下人趕集不僅顯得小氣而且也根

本無法把會開好。所以英國的首相丘吉爾曾說“絕對不用太大的房間而只要一個大小 正好的房間?！?/p>

第二地點要合理。歷史召集的會議一兩個小時就散的可以把會場定在與會人員較 集中的地方。超過一天的會議應盡量把地點定的離與會者住所較近一些免得與會者來回 奔波。

第三附屬設施要齊全。會務人員一定要對會場的照明、通風、衛(wèi)生、服務、電話、擴 音、錄音等進行檢查不能夠因為“上次會議是從這里開的沒出什么問題”就草率地認為 “這回也會同樣順利”。否則可能會造成損失。

第四要有停車場。現(xiàn)代社會召集會議“一雙草鞋一把傘”趕來開會的人已經(jīng)不多了。轎車、摩托車都要有停放處會才能開得成。

●會場的布置。

會場的布置包括會場四周的裝飾和坐席的配置。

一般大型的會議根據(jù)會議內(nèi)容在場內(nèi)懸掛橫幅。門口張貼歡迎和慶祝標語?？稍跁?場內(nèi)擺放適當?shù)妮p松盆景、盆花為使會場更加莊嚴主席臺上可懸掛國旗、黨旗或懸掛國 徽、會徽。桌面上如需擺放茶杯、飲料應擦洗干凈擺放美觀、統(tǒng)一。

坐席的配置要是和會議的風格和氣氛講究禮賓次序主要有以下幾種配置方法

①圓桌型。如果是使用圓桌或橢圓形桌子。這種布置使與會者同領(lǐng)導一起圍桌而坐從 而消除不平等的感覺。另外與會者能清楚地看到其他人的面容因而有利于互相交換意見。這種形式適于10—20人左右的會議。座次安排應注意來賓或上級領(lǐng)導與企業(yè)領(lǐng)導及陪同面 對面做來賓的最高領(lǐng)導應坐在朝南或朝門的正中位置企業(yè)最高領(lǐng)導與上級領(lǐng)導相對而坐。

同級別的對角線相對而坐。

②口字型。如果使用長形方桌。這種形式比圓桌型更適用于較多人數(shù)的會議。

③教室型。這是采用得最多的一種形式它適用于以傳達情況、指示為目的的會議這 時與會者人數(shù)比較多、而且與會者之間不需要討論、交流意見。這種形式主席臺與聽眾席相 對而坐。主席臺的座次按人員的職務、社會的地位排列。主席的座位以第一排正中間的席位 為上其余按左為下右為上的原則依次排列。

●準備會議資料。會務組應該準備有關(guān)會議議題的必要資料這些資料在整理后放在文件夾中發(fā)放給與會

者方便于與會者的閱讀和做好發(fā)言準備。

會議前的接待禮儀。

●會前檢查。

這是對在準備工作階段考慮不周或不落實的地方進行的補救。比如檢查音像、文件、錦 旗等是否準備齊全。

●提前進入接待崗位。

接待人員應該在與會者到來之前提前進入各自的崗位、并進入工作狀態(tài)。一般的接待工 作分以下幾個崗位。

① 到。設一張簽字臺配上1-2名工作人員如果是要求接待檔次比較高可以派禮 儀小姐承擔。簽字臺北有毛筆、鋼筆和簽到本。向客人遞鋼筆時應脫下筆套筆尖對自己發(fā)放資料應禮貌地雙手遞上。接待人員應經(jīng)常向會議組織者匯報到會人數(shù)。

②引座。簽到后。會議接待人員應有禮貌地將與會者引入會場就座。對重要領(lǐng)導應先引 入休息室由企業(yè)領(lǐng)導親自作陪會議開始前幾分鐘再到主席臺就座。

③接待。與會者坐下后接待人員應遞茶或遞上毛巾、水果熱情向與會者解答各種 問題滿足各種要求提供盡可能周到的服務。

會議中的服務禮儀

會議進行中的服務要做到穩(wěn)重、大方、敏捷、及時。

●倒茶服務人員注意觀察每一位與會者以便及時為期天茶水。到誰是動作輕盈、快捷、規(guī)范。杯蓋的內(nèi)口不能接觸桌面手指不能因在北口上不能發(fā)生杯蓋碰撞的聲音。一般是 左手拿開背蓋右手吃水戶將熱開水準確倒入杯里不能讓茶水見到桌面上或與會者身上。

杯子放在與會者桌上的右上面。如果操作不慎出了差錯應不動聲色地盡快處理不能驚 動其他人不能慌慌張張來回奔跑將與會者的注意力引到自己身上否則這將是極大 的工作失誤。

●其他服務會議按擬定的程序進行應緊湊不要出現(xiàn)冷場的局面。這就要求各個工作 人員“嚴陣以待”做好各項準備工作。如會議進行第一項全體起立、奏國歌。這是音響

應立即播放出國歌。又如大會宣布辦法榮譽證書組織人員應迅速將受獎人員排好隊禮 儀小姐把領(lǐng)導從主席坐席上引出來另有禮儀小姐將證書一一遞上由領(lǐng)導頒發(fā)給受獎者。為使會場上的活動有條不紊必要時應將有關(guān)人員組織起來進行模擬訓練避免會場上出現(xiàn)

混亂。

如果與會者有電話或有人要相告特別重要的事服務人員應走到他身邊輕聲轉(zhuǎn)告他。如果要通知主席臺上的領(lǐng)導最好用字條傳遞通知避免無關(guān)人員在臺上頻繁走動和耳語 分散與會者注意力。

●做好會后服務的準備。會議進行之中就應為會后服務做好準備。如會后要照相 就應提前將場地、椅子等布置好攝影師做好攝影的準備。另外會后的用車也應在會議結(jié) 束前妥善安排。

會后服務

會議結(jié)束后全部接待人員應分工明確地做好善后處理工作。

●組織活動會議結(jié)束后有時還會安排一些活動。如聯(lián)歡會、會餐、參觀、照相等這 些工作很繁瑣應有一位領(lǐng)導統(tǒng)一指揮和協(xié)調(diào)而且這位領(lǐng)導要有很強的組織能力才能勝任同時其他接待人員要積極配合各負其責做好自己分擔的工作以保證活動計劃的順利實 施。

●送別根據(jù)情況安排好與會者的交通工具使其愉快、及時地踏上歸程。

●清理會議文件 ①根據(jù)保密原則回收有關(guān)文件資料。②整理會議紀要。③新聞報道。④主卷歸檔。⑤會議總結(jié)

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公司重大會議接待人員禮儀要點

在參加重大會議接待的時候一般著裝、儀容和舉止是外在表現(xiàn)它既反映了員工個人修養(yǎng)

又代表企業(yè)的形象。只有規(guī)范的儀表、舉止才能給現(xiàn)場會與會人員留下良好的印象?，F(xiàn)結(jié)合現(xiàn)場會議接待需要擬訂以下會議接待禮儀要點請各所參與會議接待有關(guān)人員遵照執(zhí)行。

1、所有員工統(tǒng)一外著公司西服套裝工作服男士內(nèi)穿藍色襯衣工作服女士內(nèi)穿白色襯衣工作服,服裝應完好、無污漬扣子齊全不漏扣、錯扣。打好領(lǐng)帶配穿皮鞋上衣袋不裝東西褲袋少裝東西并做到不挽袖口和褲腳。

2、上崗期間員工必須佩帶工作證牌公司領(lǐng)導使用佩帶在左胸的證牌公司其他員工使用掛在胸前的證牌

3、男職工胡須應修剪整潔頭發(fā)長不覆額、側(cè)不掩耳、后不觸領(lǐng)。女職工淡妝上崗、修飾文雅且與年齡、身份相符。工作時間不能當眾化裝。注意講究公共衛(wèi)(165范文網(wǎng))生上班前不應吃帶有刺激性氣味的食物避免口腔異味。

4、接待時注意力集中展現(xiàn)良好的精神狀態(tài)無疲勞狀、憂郁狀和不滿狀。立姿端正抬頭、挺胸、收腹、雙手自然下垂。行走步伐有力步幅適當節(jié)奏適宜。

5、避免在客戶面前打哈欠、伸懶腰、打噴嚏、挖耳朵等實在難以控制時應側(cè)面回避。與領(lǐng)導、客人交談時要神態(tài)專注表情自然表達得體不得背手、袖手、抱手或抄手不要左右晃動和抓耳撓腮。

第四篇：會議接待

1.會議接待

會務組工作由公司會務人員配合主辦方聯(lián)合組成會務組，負責代表報到、食宿安排、分發(fā)資料、會場布置、作息日程、代定返程機票及會后旅游等相關(guān)事宜。配合主辦方會務組協(xié)調(diào)會務組與代表之間、酒店之間的相關(guān)事宜，妥善解決各類問題。代定會議酒店按主辦單位的要求，提供各類標準的酒店，爭取最優(yōu)惠的價格，并協(xié)調(diào)與酒店的各項事宜。會議廳會前準備好會議所需的所有培訓設備，精選安靜、舒適、明亮的會議室，特別是在音響效果上的質(zhì)感要求，我們將盡善盡美的為您安排，充分讓會代表感覺到與會所值。根據(jù)需要可提供數(shù)十人至數(shù)百人的會議室，目前江西擁有星級酒店數(shù)百家，商務會議室近百個，多功能會議廳數(shù)十個；提供電子商務及會議接待服務。

根據(jù)我們此次會議300人的參與人數(shù)和國家會議中心這種大型的會議場所以及“電子商務會議”這個主題，我們決定采取雞尾酒會式桌形擺設。因為雞尾酒會式桌形擺設是以酒會式擺桌，只擺放供應酒水、飲料、餐點的桌子及此次會議展示品的展示柜，不擺設椅子，突出了“電子商務”的自由交流和輕松氛圍，自由的活動空間可以讓參會者自由交流。

在車輛交通服務上但凡在一個地區(qū)舉辦會議，肯定需要協(xié)調(diào)交通的問題，無論是從機場到酒店的接送機服務、會間旅游期間需要的旅游用車服務，還是外出用餐的用車安排，都離不開車輛的運輸需求，特別在北京，酒店和會場之間的交通就是一大難題，所以就更加突出了會間用車的重要性。由于北京酒店業(yè)較為發(fā)達，我們將參會人員安排在距離國家會議中心較近的酒店下榻，所以車程較近。又根據(jù)我們300人的參會人數(shù)。所以我們安排了三十三座大巴車12輛，每輛大巴車乘坐25人的方式用于會間用車。

會議票務我公司有專業(yè)訂票員，免費代訂各大航空公司及相應各大航線優(yōu)惠折扣機票；和代訂全國各地返程火車硬（座）臥鋪車票。

而在物品運輸方面，會議中若是需要很多相應物品和設備的，我們愿意為客戶解決這些物品的運輸、搬運問題。資料運輸：宣傳資料，印刷品，紀念禮品的運送；小件運輸：展柜，展桌，椅子，小型設備，小件貨物的運送；大件運輸：大型器械，大件物品的運送； 特種運輸：化學用品，醫(yī)藥用品以及復雜物品的運送； 遠程運輸：遠距離的展品運送；貴重展品運輸：電腦、服務器、鋼琴等貴重物品的運送。2.會議視覺設計

由于我們此次會議的主題為“電子商務”會議，所以我們采用了立體設計的視覺設計方案來體現(xiàn)、傳達此次會議的主題。例如：LED燈光、冷煙火等不同燈光對會場進行照明。

背影墻我們采用大紅色為主，因為這樣顯得很高檔，很大氣。背影墻能烘托會場氣氛。投影儀要避開背影墻，背影墻是展現(xiàn)公司形象的一方面，如果投影儀擋住了背影墻，就有點喧賓奪主的感覺。所以要根據(jù)領(lǐng)導講話的習慣，關(guān)在領(lǐng)導的左側(cè)或右側(cè)，不與背影墻重疊。

而條幅一定要掛在人們一眼就能看到的正對著門的位置，因為人一進門，首先看到的就是正對著門的那個位置。讓參加會議的客人一走進會場就有一個好心情，有一種被尊重的感覺。3.會議材料

在會議材料方面我們將為此次會議準備橫幅、綬帶、迎賓牌、代表證、臺卡、宣傳資料、獎杯、證書等。

在印刷設計方面很多文字性的宣傳資料，由于量大不便攜帶，我們愿意在當?shù)貫榭蛻艚鉀Q這些資料的制作工作。

其他方面我們將為參會人員準備充足的單色和多色名片。意見調(diào)查表格；相關(guān)資料的打字、復印、印刷；彩旗的制作；

最后背景牌我們將采用進口材料做夾板和進口螢光紙。

4.會議禮品

首先我們?yōu)槊课粎藛T準備了馬到成功藍牙USB輕巧方便攜帶音箱一個。因為我們此次會議主題為“電子商務”會議，所以參會人群以年輕人為主，所以便攜音箱這種禮品非常適合此次的參會人群。

5.會議物資

背景版、投影布、易拉寶、音頻線15M電腦連功放、橫幅、投影儀20*投影視頻線、POP美工筆（多色）粗、音頻線轉(zhuǎn)換頭、白板（120CM*150CM）、筆記本電腦（會議音樂專 用）、白板紙、數(shù)據(jù)線、夾子、音樂硬盤、白板筆、白板擦、麥克風專用電池、.麥克風—無線、胸麥、講臺（附公司logo）、插線板、X架/配套噴繪、會議指示牌、會議宣傳海報、講師桌、橫幅、投影桌、調(diào)音板、展示柜、音控臺、座位牌、碟機及控制器、鬧鐘、音響

第五篇：會議接待

接待工作

? 接待準備 ? 接待過程

? 接待計劃與接待實施

接待過程 ? 親切迎客 ? 熱忱待客 ? 禮貌送客 ? 接待過程禮節(jié) 接待過程——親切迎客 ? 起立，問候

? 預約的來訪者——準備，引入，通報

? 事先不知道的預約來訪者——詢問，致歉，引入，通報 ? 未預約來訪者——詢問，判斷，說明

接待過程——熱忱待客

? 帶領(lǐng)來訪者（配合對方的步幅，在客人左側(cè)前一米處引導，動作示意轉(zhuǎn)彎或上樓梯）—— “外開門客先入，內(nèi)開門己先入” ——引導就座 ——茶水、雜志等

接待過程——禮貌送客

? 客人告辭 —— 等客人起身 —— 起身相送 —— 握手告別（代提重物 —— 代叫車輛 ——握手告別）?——目送離開 接待過程禮節(jié) 禮節(jié)的一般原則

講究態(tài)度。弄清關(guān)系。把握分寸。送禮貴在適宜。

交際心理基本原則

尊重別人、關(guān)心別人、理解別人、體貼別人、善待別人 自尊與尊人的原則 內(nèi)在美與外在美的原則 自信大方與適應環(huán)境的原則 言行適度與交往目的原則 ? 言談的基本禮節(jié) 有禮有理有利 口齒清晰，聲音適度 注意說話時的交流 ? 使用禮貌慣用語 ? 稱謂禮節(jié) ? 見面禮節(jié) ? 次序禮節(jié) 使用禮貌慣用語

? 問候語——問候時表情應該自然、和藹、親切，臉上應帶有溫和的微笑。

? 感謝語——感謝的時候應該以熱情的目光注視對方。? 道歉語 ? 征詢語： ? 應答話： ? 慰問語： ? “請”字的運用：

見面禮節(jié)

? 致意：見面時問好、點頭、舉手、抬身、脫帽等都是致意 ? 握手： “尊”先“卑”后

與多人握手時應遵守先高后低，先長后幼，先主后賓，先女后男的原則 ? 引見介紹

自我介紹

介紹他人：先“卑”后“尊” ? 遞接名片

次序禮儀

一般以右為大、為尊，以左為小，為次，進門上車，應讓尊者先行，一切

服務均從尊者開始。? 就坐時，右為上座

? 上樓時，客人走在前，主人走在后；下樓時，主人走在前，客人走在后。

? 迎客時，主人走在前；送客時，主人走在后。

? 有專人看守電梯，客人先進，先出；無人看守電梯，主人先進、后出并按住電鈕

? 奉茶、遞名片、握手、介紹時，按職務從高至低進行。?

“外開門客先入，內(nèi)開門己先入”

? 乘車時，通?！坝覟樯稀⒆鬄橄?；后為上、前為下”，小轎車后座右位為首位，左位次之，中間位再次之，前座右位殿后；入右座進右門，入左座進左門，不要讓客人在車內(nèi)再移動座位

接待計劃與接待實施

? 擬定接待計劃 ? 接待計劃具體內(nèi)容 ? 接待咨詢工作 ? 接待實施原則 ? 少數(shù)民族接待禮儀 ? 中國傳統(tǒng)節(jié)慶習俗禮儀

擬定接待計劃

? 接待方針

? 接待規(guī)格：高格接待、低格接待、對等接待 ? 接待日程安排 ? 接待形式 ? 接待經(jīng)費開支

接待計劃與接待實施

接待計劃具體內(nèi)容

? 首先要了解清楚來賓的基本情況

? 填報請示報告卡片，擬出接待計劃和日程安排的初步意見，報請領(lǐng)導批示。

? 通知具體接待部門安排好住宿。? 安排好來賓用車和接待工作用車。? 盡可能周到地安排好來賓的飲食。? 根據(jù)來賓的工作內(nèi)容，分別做好安排。

? 擬訂出各個項目陪同人員的名單，報請領(lǐng)導批準后，即通知有關(guān)人員準備。

? 安排有關(guān)領(lǐng)導或工作人員到車站、機場、碼頭迎接。? 來賓到達后，雙方商定活動日程，安排印發(fā)執(zhí)行。? 安排有關(guān)領(lǐng)導同志看望來賓。? 作好游覽風景區(qū)和名勝古跡的安排。? 安排一些必要的文化娛樂活動。? 安排好體育活動。? 通知有關(guān)新聞單位派人。? 預訂、預購返程車船或飛機票。

? 安排有關(guān)領(lǐng)導或工作人員到住地或去車站、碼頭、機場為客人送行。

接待計劃與接待實施

接待計劃具體內(nèi)容——工作、生活、娛樂安排

接待咨詢工作

“一聽、二問、三記、四分析” ? 做到熱情周到接待 ? 認真聽記意見要求 ? 滿足正當要求

當面解答

電話聯(lián)系

出具便函

立案辦理

聯(lián)合辦理

接待咨詢工作

對來訪者所反映的問題和要求處理原則：

? 要求合理、按政策應當解決的問題： “分級負責，歸口辦理” ? 要求合理、但由于現(xiàn)行政策不允許或現(xiàn)實情況還難以解決的問題：解釋說明

? 要求過高、按照政策規(guī)定無法解決的問題：說服放棄

接待實施原則

? 誠懇熱情 ? 講究禮儀 ? 細致周到 ? 按章辦事 ? 儉省節(jié)約 ? 保守秘密

少數(shù)民族接待禮儀

東北內(nèi)蒙地區(qū)：蒙古族、滿族、朝鮮族、赫哲族、達斡爾 族、鄂溫克族和鄂倫春族等

? 滿族——請安禮、抱見禮、餃子、手扒肉、薩其瑪、忌吃狗肉、不戴狗皮帽子、“義狗救主” ? 朝鮮族——尊老愛幼、老人節(jié)、歌舞之鄉(xiāng)、秋千、跳板、足球、冷面、打糕、泡菜、明太魚、狗肉、“麻格里” ? 蒙古族——“祭灶”、“那達慕”、白食(牛、羊馬的奶制品)、紅食(牛、羊等牲畜的肉食品)、喝奶茶、吃炒米

會中服務

會中服務是企業(yè)會議管理最重要的一步，是檢驗所有會前準備的唯一標準

1、專人負責機場、車站的禮儀、接站、公關(guān)等服務。提前在酒店、會議室擺放好歡迎橫 幅、歡迎牌、簽到臺、指示牌等。

2、會前準備：準備好會議需要的資料，會議用品，等會議相關(guān)物品。

3、會議策劃： 會議前后間歇階段活動安排，即興表演等

4、會議場地：專人到會議室檢查會議室的條幅、燈光、音響、茶飲等。

5、會議住宿：房間樓層及房間號確認，詢問是否有特殊要求。

6、會議餐飲：用餐時間、用餐地點、用餐標準及特殊客人（少數(shù)民族）的確認。

7、會議旅游：旅游線路行程、用車、導游是否增加景點。

8、會議娛樂：娛樂消費形式、消費標準、娛樂地點的確認。

9、會議服務：會議代表合影留念、為代表提供文秘服務及相關(guān)服務。

會中服務工作

一、報到及接待工作（1）與會人員的接送（2）會議交通工具的安排

（3）與會人員返回時，車、船和飛機票的預定及購買（4）會議文娛活動的安排和組織（5）其他屬于招待方面的工作

二、組織簽到（1）秘書人員代簽到（2）簿式簽到（3）電子計算機簽到

（二）會中流程圖

報到及接待工作——組織簽到——做好會議記錄——會議信息工作——編寫會議簡報或快報——做好會議值班保衛(wèi)——做好會議保密工作——做好后勤保障工作

三、做好會議記錄

（一）會議記錄格式

1、記錄頭（會議組織情況）

會議名稱；會議時間；會議地點；會議出席、列席和缺席情況；會議主席；會議記錄人；會議主要議題

2、記錄主體（會議主要內(nèi)容）與會者的發(fā)言、議定事項

3、記錄尾部

散會。主持人、記錄人簽字

（二）會議記錄的要求 準確、完整、簡潔、明確

（三）會議記錄的重點

會議中心議題以及圍繞中心議題展開的有關(guān)活動； 會議你討論、爭論的焦點及其各方面的主要見解； 權(quán)威人士或代表人物的言論；

會議開始時的定調(diào)性言論和結(jié)束前的總結(jié)性言論； 會議已經(jīng)議決的或議而未決的事項； 對會議產(chǎn)生較大影響的其他言論或活動

（四）會議記錄方法

1、記錄的重點是將主要討論的觀點、決議、決定，重要聲明、修正案內(nèi)容、結(jié)論全記下來，其它的可簡要記錄。

2、漏記的內(nèi)容先作記號。然后對照錄音帶修改。或請發(fā)言者重復

3、與會者提的意見、建議、要記人名

（五）會議記錄的修改

1、定稿打印前，請主席簽字批準

2、與會者指出錯誤，主席或秘書可改

3、會議記錄一經(jīng)簽名，不能再改動

四、確保會議期間信息的溝通

（一）做好會議期間信息的收集、傳遞、反饋工作

（1）秘書要多聽、多記、多想、多算、多跑，全面搜集信息（2）深入會議，掌握第一手資料

（3）注重對會議信息加工提煉，方便各方利用（4）注重實效，并收集反饋信息

（二）會議期間的對外宣傳（1）妥善處理與新聞媒體的關(guān)系（2）注意內(nèi)外有別，嚴守單位秘密

（3）選擇宣傳內(nèi)容應堅持對象、效果、時效、費用的原則（4）收集媒體對會議的報道提供給領(lǐng)導（5）為領(lǐng)導召開記者招待會提供資料

五、編發(fā)會議簡報（1）類型

綜合型、專題型、實錄型（2）格式 報頭、報核、報尾（3）要求 簡練、快捷、準確

六、值班保衛(wèi)工作

（一）值班工作

1、值班電話記錄；

2、值班接待記錄；

3、值班日志；

4、作好信息傳遞

（二）保衛(wèi)工作

1、重要與會者人身安全保衛(wèi)

2、重要文件的保衛(wèi)

3、會場和駐地的保衛(wèi)

4、會議設備的保衛(wèi)

5、與會者貴重物品的保衛(wèi)

七、監(jiān)督會議經(jīng)費的類型

1、會議經(jīng)費的類型（1）與會人員交費（2）參展商交費（3）聯(lián)合主辦者交費（4）廣告、贊助和捐助（5）公司分配（6）其他收入項目

2、會議經(jīng)費使用的主要方面（1）文件資料費（2）郵電通訊費用（3）會議設備和用品費（4）會議場所租用費（5）會議辦公費（6）會議住宿補貼費（7）會議宣傳交際費（8）會議伙食補貼費（9）會議交通費（10）其他開支

3、會議經(jīng)費使用的監(jiān)督方法（1）報告和會議（2）授權(quán)與自我控制（3）質(zhì)量（4）損益平衡表（5）比率分析（6）審核時要逐項細審