第一篇：關(guān)于召開會議的一些建議

關(guān)于組織召開會議的一些建議

尊敬的公司領(lǐng)導(dǎo)：

本人加入天種集團(tuán)以來已有快五個月的時間了，期間參加了兩次集團(tuán)組織召開的各場月度生產(chǎn)經(jīng)營例會。發(fā)現(xiàn)集團(tuán)在組織召開會議方面存在一些不足，特別是做為一個準(zhǔn)備上市的集團(tuán)公司，組織召開會議應(yīng)該有一個標(biāo)準(zhǔn)的組織召開會議流程成型文件并固化?，F(xiàn)特在此根據(jù)本人的經(jīng)歷與學(xué)習(xí)他人總結(jié)的經(jīng)驗提出一些個人建議，請集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)批評指正！

組織召開會議通常有以下的一些標(biāo)準(zhǔn)流程：如提前5—7天下發(fā)召開會議的書面通知；下發(fā)與會議有關(guān)的資料或提前準(zhǔn)備會議發(fā)言資料；注明召開會議的準(zhǔn)確時間與地點；參加會議人員名單；會議議題；會議議程；注意事件；結(jié)束時間；會議結(jié)束后的會議紀(jì)錄并發(fā)放與會人員；會議討論的事件跟進(jìn)表等等。

而開會召開會經(jīng)常會存在以下的一些通?。喝鐩]有明確目標(biāo)與程序；沒有準(zhǔn)備，主管失控；無法發(fā)言或離題；盲從或漠然；無人負(fù)責(zé)也無從追蹤；太多人參加等等。需要解決這些通病，我個人認(rèn)為需要注意以下七個方面。

一：誰參加？召開會議參加的人應(yīng)該分為兩種：“必須參加”與“隨意參加”。在召開會議的通知中注明“必須參加”與“隨意參加”的人員名單，“必須參加”的人必須要參加會議并發(fā)言，而“隨意參加”的可以到也可以不到，因為有時候會議的內(nèi)容只有一部分跟“隨

意參加”的人有關(guān)，他聽完就可以走了，這樣可以節(jié)約時間，提高工作效率，而不用從頭到尾開完整個會議。

二：誰主持？從我們集團(tuán)來講，應(yīng)該是副總經(jīng)理做“主持人”，總經(jīng)理做“觀察人”，部門經(jīng)理或場長做“發(fā)言人”。“主持人”，“觀察人”，“發(fā)言人”共同主持會議。

三：誰控制？“主持人”控制會場秩序，“發(fā)言人”控制會場時間，“觀察人”控制全場，尤其是“發(fā)言人”控制會場時間這一塊必須重視，在會議召開前的會議議程規(guī)定了每個“發(fā)言人”的發(fā)言時間，時間一到必須停止發(fā)言，否則會影響整個會議議程。例如一些“隨意參加”的是財務(wù)人員，他只想聽與財務(wù)有關(guān)的會議內(nèi)容，聽完就走，技術(shù)部本來只有半個小時的發(fā)言時間，結(jié)果講了一個小時還沒有講，“隨意參加”的財務(wù)人員根據(jù)下發(fā)的會議安排時間進(jìn)來聽聽看，這樣他會發(fā)怎么還是技術(shù)部的人在發(fā)言。這樣就會影響了會議議程。如果“發(fā)言人”沒有講完，可以開完會后再講。從而對整個會議議程形成控制。

四：誰先發(fā)言？應(yīng)該是“由下向上”，“由外而內(nèi)”這樣一個程序，首先是下級或外勤的人員先發(fā)言，鼓勵下級發(fā)表意見。副總經(jīng)理總經(jīng)理再做總結(jié)決策。否則上級一講話，下面就沒有聲音了，就算有什么意見也不會提了，這樣就會造成公司高層對一些事情缺乏了解。

五：誰負(fù)責(zé)與誰追蹤？一個會議必須要有一個結(jié)果，會議討論的議題結(jié)束全必須要有明確的負(fù)責(zé)人與追蹤人，否則這樣的會議開得毫無意義。如果會議沒有明確負(fù)責(zé)人與追蹤人，那么召集會議的人就是

負(fù)責(zé)人。

六：誰在浪費(fèi)時間？應(yīng)該明確規(guī)定會議的開始與結(jié)束時間并嚴(yán)格執(zhí)行，并且事先準(zhǔn)備會議的材料發(fā)給與會人員或要求與會人員提前準(zhǔn)備好會議相關(guān)資料上報到組織召開會議的相關(guān)人員，嚴(yán)禁在會議的上再去閱讀資料或再去準(zhǔn)備資料。會議一開始就直接討論或表決會議議題，這樣就可以減少時間的浪費(fèi)按時結(jié)束會議。

七：誰結(jié)論？一個會議必須要一個負(fù)責(zé)人或者結(jié)果，如果沒有結(jié)果就用主席人的方法。按照順序依次是（發(fā)言人—）主持人—）觀察人）結(jié)論。

以上是我個人的一些不成熟建議，請集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)多多指正！希望能給集團(tuán)在組織召開會議方面提供一些借鑒的地方。

彭群華

2011-11-9

第二篇：公司領(lǐng)導(dǎo)召開會議的七點建議

公司領(lǐng)導(dǎo)召開會議的七點建議

成功和失敗的公司都開會，我們國內(nèi)的企業(yè)每天每個月每個禮拜都花很多時間在開會。其實開會就是一種溝通，我們來研究一下開會的問題。

一般公司開會有哪些通??？一般公司開會的通病就是事先沒有講清楚，也沒有準(zhǔn)備，進(jìn)去就隨便講話，然后大家也沒有興趣表決，一舉手就都統(tǒng)統(tǒng)起立鼓掌，開完會以后也沒有人去管，一大堆人坐在里面不知道在開什么，這些統(tǒng)統(tǒng)都叫做開會的通病。其實我們的會議還有很多可以改善的空間，我們準(zhǔn)備了幾點，跟大家交流一下。

第一點，要確定哪些人參加會議

我個人的觀點是：參加的人應(yīng)該分成兩種，必須參加與隨意參加。所以我們公司發(fā)會議通知的時候上面寫了兩行，一行是必須參加的人員名單，另一行是隨意參加的人員名單。必須參加的人不到我要追究，隨意參加的人我們會把會議記錄復(fù)印一份給他，他高興就進(jìn)去聽，他不高興就可以不進(jìn)去，這是因為有的人只是想聽到會議的其中一個部分，比如說今天會議談到一個物流問題，倉儲的就過來聽聽，談完他就走了，因為下面那個是財務(wù)的問題，跟他沒有關(guān)系。所以沒有必要叫一大堆人都坐在那里。為了解決這個問題，我設(shè)計了一下我們公司的會議桌，坐在我們公司的會議室里面那一圈是必須參加的，后面的一排是隨意參加，意思是坐在后排的人來也可以不來也可以。其實我曾經(jīng)把后面這個設(shè)計成兩個U字形，后來發(fā)現(xiàn)隨意參加的人比必須參加的人還多，我就把后面設(shè)計成兩個直排，不過形狀并不重要，重要是在會議里面要區(qū)別兩種人。所以對隨意參加的人我們先把會議議程表發(fā)下去，他一看就知道對哪種話題有興趣，那么他就在那個時間進(jìn)來，講完他就出去了。

第二點，誰主持

我發(fā)現(xiàn)很多公司的會議都是總經(jīng)理主持，我覺得作為一個總經(jīng)理和副總經(jīng)理這種高級主管應(yīng)該多聽少講，不要什么會都要自己主持。我把公司開會的時候坐在上面的人分為三種：第一種人是主席，我把這種人定位為副總；第二種人是導(dǎo)言人，我把這種人定位為經(jīng)理；第三種人是觀察員，我把這個定位為總經(jīng)理。這里指的是大會，如果是小會的話，那么經(jīng)理是觀察員，副總經(jīng)理是主席，主任和組長是導(dǎo)言人；真正在這里面最重要的人是導(dǎo)言人，后面坐的是主席，你看外國的電影，外國的法院，那個法官的位置稍微高點就是這個意思。公司導(dǎo)言人在前面，主席在后面，主席的桌子故意坐高一點，底下有個腳墊，意思就是主席是維持秩序的人，真正講話的是導(dǎo)言人。公司的議程如果是四個，就是四個經(jīng)理有一個負(fù)責(zé)引言，這個人才是主持話題的人。主席是控制秩序的，至于我自己不是真正的主持人，我叫做觀察員，其實我是在旁邊觀察，我可以在旁邊插話，但是大部分的時間我沉默，除非會場發(fā)生事情，發(fā)生問題大家爭執(zhí)不下，我才講話。作為一個總經(jīng)理，我需要冷靜地去思考他們所講的東西，我要盡量地聽，必要的時候我插一兩句關(guān)鍵的話，這才叫做總經(jīng)理。第一我不需要那么勞碌，第二個我要訓(xùn)練他們講話，第三他們在替我工作不是我在替他們工作。

第三點，誰控制

這個會場誰在控制，三種人在上面各有各的功能，來看看我的答案，主席是控制秩序的，導(dǎo)言人是控制時間的。這個要講清楚，比如說今天下午我們公司開會，從兩點半開到四點，也就是九十分鐘，那么我就給每一個人四十分鐘，四個議程，一共八十分鐘，另外十分鐘給主席或者給觀察員做結(jié)論，大致上這樣分配。如果你的時間是二十分鐘，而且議程排得很清楚，中間有一個是物料部門，他二十分鐘，跟他有關(guān)的倉儲人員想要來聽，結(jié)果物料部門在議程里面給我排到第二，幾點到幾點，可是人家進(jìn)來聽了卻還在講財務(wù)問題，財務(wù)問題是第二個議程，那么你叫人家隨意參加人家怎么隨意參加呢？所以我們公司規(guī)定，控制時間的是導(dǎo)言人，時間一到就得下去，話沒講完等一下再講，這個叫做控制時間。這要求導(dǎo)言人對20分鐘的議程要掌握得很好，不要講一些亂七八糟的話，跟你沒有關(guān)系的事情你不要講，真的講不完就等大家都講完了再補(bǔ)充。但是我們開會不是這樣，一個財務(wù)講掉一個鐘頭，全部的人都在等，結(jié)果一個半小時的會一開就是三個鐘頭，我很少看到有人準(zhǔn)時把會開完的。觀察員控制會場底下的人，我這個總經(jīng)理坐在那里，什么東西都跟我有關(guān)，什么東西也跟我無關(guān)，因為我沉默。但是出了事情只有我能夠擺平，這叫做控制全場。誰應(yīng)該控制時間，當(dāng)然是經(jīng)理了，因為他是導(dǎo)言人，誰應(yīng)該控制秩序，當(dāng)然是主席了，因為他高高在上，那么我呢，是沉默，但是控制全場，因為我是觀察員。

第四點，開會的時候誰先發(fā)言

這個很重要。開會的時候為什么總經(jīng)理和副總經(jīng)理盡量不要說話呢？我開會的時候會這樣說：“各位，今天是我們今年下半年的秋季戰(zhàn)略會議，希望大家踴躍發(fā)言”，說完以后我就坐下來，就什么聲音都沒有了，然后主席就站起來說“現(xiàn)在市場部經(jīng)理發(fā)言”，他就馬上站上去開始導(dǎo)言，這個就叫做當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)的最后說，底下的話先講，這叫做由下而上。結(jié)果市場部經(jīng)理講話的時候，市場部底下又有很多主任還有很多門店，你認(rèn)為誰應(yīng)該先發(fā)言？外野兵團(tuán)先發(fā)言！看過解放軍開會嗎？解放軍開會是師部旅部先發(fā)言，接下來就是軍長發(fā)言，接下來是軍區(qū)司令發(fā)言，接下是參謀本部發(fā)言，最后是參謀首長做結(jié)論，這叫做由外而內(nèi)。因為野戰(zhàn)兵團(tuán)師部和旅部是最接近敵人的，所以最接近敵人的人應(yīng)該是最了解敵情最了解戰(zhàn)場，他們應(yīng)該先發(fā)言。所以解放軍開會不是參謀本部講話以后交給野戰(zhàn)師去操作，是野戰(zhàn)兵團(tuán)把問題統(tǒng)統(tǒng)反映給參謀本部，由參謀本部下決策。所以開會是由外而內(nèi)由下而上。但是很多公司不是這樣，是由上而下，由內(nèi)而外，這樣子沒有誰會講話，只有由外而內(nèi)和由下而上才可以鼓勵意見。所以開會的時候要多叫你們外地的門市跟各地分公司的經(jīng)理先發(fā)言，大本營集中的參謀本部后發(fā)言，而且主任、副主任、組長、副組長先發(fā)言，總經(jīng)理、副總經(jīng)理、廠長、副廠長最后發(fā)言。不要一講話就讓官大的先發(fā)言，這種會議沒有意義，就叫做宣布政令好了。第五點，誰負(fù)責(zé)、誰追蹤開會的時候會有一個好笑的現(xiàn)象，“各位，我們的會議到這里結(jié)束”，門一打開，嘩，都跑掉了。你知道為什么嗎？因為這個會不是我負(fù)責(zé)的。因此，我開會的時候有個規(guī)定，門打開以前要告訴我今天的會議誰負(fù)責(zé)結(jié)果，誰追蹤。沒有確定負(fù)責(zé)和追蹤的人，今天不準(zhǔn)散會，非把這個人找出來不可。為什么？因為我要盯，我是總經(jīng)理，我該做所有的事情嗎？我又不是你們的仆人，所以最重要的是大家都以為總經(jīng)理就應(yīng)該要做全部的事情?？偨?jīng)理只負(fù)責(zé)決策，其他的人才是做事的人。但是好笑的是，每次會議都是總經(jīng)理召開的，一開完會就都跑掉了，總經(jīng)理在那里收拾東西。不是這樣的，我規(guī)定追蹤和負(fù)責(zé)人的名字要寫在會議記錄上面，我下次就問這個人，不然就不要開。所以我平時很少召集會議，我們公司有個簡單的規(guī)定，誰召集會議誰負(fù)責(zé)，除非他把負(fù)責(zé)人找出來。我從來不愿意把我自己弄得那么慘，我來盯全部的事情，他們在外面唱KTV我在加班。這叫做誰負(fù)責(zé)誰追蹤。這兩件事情散會之前如果沒有答案，就是召集人的問題。

第六點，誰在浪費(fèi)時間

難怪我們開會一開就要開二三個鐘頭，原來是有人在浪費(fèi)時間。我們都知道很多公司在開會的時候?qū)懙煤芎茫航裉煸缟祥_會，9：30會議室集合。但是從來沒有人寫幾點結(jié)束，就是寫了也是假的。你知道問題出在哪里嗎？就是會議資料不應(yīng)該在會場閱讀，資料應(yīng)該開會前發(fā)放并閱讀，一到會場就得直接討論和表決，開會就是為了馬上把結(jié)果作出來。結(jié)果發(fā)

生了一個有趣的事情，我把我手上的講義當(dāng)作資料：“各位，今天我們開會決定廣西桂林這個分公司要不要開。那么，現(xiàn)在大家研究一下，手上是廣西桂林的調(diào)查報告?！蹦悴聲l(fā)生什么事情？每個都在這里看！今天是開會還是閱讀資料？他既然沒有看，他怎么能講他的意見呢？我在我們公司規(guī)定資料是要先發(fā)的，我不準(zhǔn)當(dāng)場發(fā)資料。接下來，我就說：“各位，資料都看過了吧?”底下一片沉默?！昂?，現(xiàn)在就開始第一個議題，我們表決，表決完了之后，第二個議題，我們開始復(fù)議，第三個議題，我們現(xiàn)在決定我們做還是不做?！倍昼娢覀兊臅烷_完了。

第七點，誰下結(jié)論

開會的時候要有第二個要求，回想一下，我剛才講的第一個要求是什么？沒有負(fù)責(zé)和追蹤的人，門不準(zhǔn)打開；第二個沒有解決的方法門不準(zhǔn)打開。所以我們公司有個規(guī)定，一個會議如果沒有答案，連總經(jīng)理都沒有答案，這個會這個月不準(zhǔn)開第二次，這叫做無能，統(tǒng)統(tǒng)都無能，連總經(jīng)理都無能。其實我有個想法，我開會的時候我怎么可能沒有答案呢？但是我永遠(yuǎn)不會先把我的答案講出來，我提醒各位一件事情，我們不要低估了我們手下的腦子，其實人和人一樣的聰明，問題是你要逼迫他。但是我又不能讓這個會開得沒有結(jié)果，所以我在開會的前一天，我把我的答案就收在了我的口袋里，但開會的時候我不會拿出來，第一個我要激勵他們，第二個我要要求他們，第三個我要利用他們。所以我的答案是擺在口袋里面，結(jié)果真的沒有答案，我就站起來說了：“各位，我們公司的規(guī)定是沒有答案不準(zhǔn)開門，要開會就要有結(jié)果，那么剛才好像各位都沒有什么答案，在沒有答案以前，我的答案就是最好的答案，一直到你們有更好的答案為止，好吧！”還好，這一招我很少用。有時候我的紙還沒有掏出來，聽他們在講答案，我就開始流汗了，他們的答案比我的還好，還好我的沒有掏出來。所以各位我給你一個建議，你那個餿主意不要一動就掏出來，底下的人在講，說這個爛點子也講得出來，人家會笑。我們當(dāng)總經(jīng)理就是要去盯著他們，去利用他們，不是我們在這里替他想方法。

現(xiàn)在我給各位最后一句話，開會的時候不要一動就把總經(jīng)理的名字寫上去。我發(fā)現(xiàn)很多公司都有個毛病，總認(rèn)為開會沒有總經(jīng)理就不像會。結(jié)果總經(jīng)理今天沒來，因為有一個客人；結(jié)果下次總經(jīng)理又沒有來，因為他要到北京去；再下次總經(jīng)理又沒有來，因為他出國；最后那個月底他又沒有來，因為他生病在家。這樣子你知道會有什么后果嗎？你們公司的會議通知單一發(fā)下去，上面寫著個總經(jīng)理，人家就會說：“他不會來了?！彼砸婚_會的時候，就抱著汽水、瓜子、花生米。喲，沒想到老總今天來了。我給各位一個建議，會議通知單上如果寫了你的名字，你就一定要參加。如果不能參加就告訴他們延期，延到今天下午或者延到明天上午。我們公司的會議通知單上面，如果寫著一個余總，他們就知道余總一定會到。你知道我為什么這樣做嗎？就表示余總到了，這個會非常重要。所以有我的名字掛在上頭的會都是非常重要的，而且我親自參加，他們也非常的認(rèn)真，頭一天晚上都把報告和資料全部讀完了。還有的總經(jīng)理，不要上面寫著你的名字，進(jìn)去不到五分鐘就又走了：“各位我有事，上面領(lǐng)導(dǎo)要來?！蹦蔷筒灰獙懩憬裉飚?dāng)主席嘛！給人家的感覺是你不重視這個會議，所以大家也就不重視。會議開得如何，其實就是領(lǐng)導(dǎo)，就是一個公司的總經(jīng)理要負(fù)起責(zé)任，因為以上我所講的這七點，都跟總經(jīng)理有關(guān)?？偨?jīng)理如果有決心要改善這個會議，是不可能不改善的。（根據(jù)余世維先生《有效溝通》演講內(nèi)容整理）

第三篇：召開會議流程

召開會議流程

1、接領(lǐng)導(dǎo)指示，確定會議的內(nèi)容、時間、參會人員，預(yù)定教室。

2、發(fā)放會議通知，通知相關(guān)人員會議時間、地點及要求。

3、準(zhǔn)備會議用品：如筆記本電腦、數(shù)據(jù)線、電子大屏、課件、會議簽到表、相機(jī)，必要時準(zhǔn)備席位牌、茶水、錄音筆、激光筆。

4、會議開始前調(diào)試好多媒體、音響，試放幻燈。

5、做好參會人員簽到、會場秩序維持、照相、會議記錄工作。

6、會后及時整理資料、存檔。

7、必要時撰寫會議紀(jì)要、通訊報道。

第四篇：如何有效召開會議

如何有效召開會議

1.明確開會需要達(dá)到什么目標(biāo)？是否有必要開會，會議的目的是多方討論建立統(tǒng)一的認(rèn)識，如果會議內(nèi)容只是單方面的信息傳遞，那么以郵件通知形式即可，沒必要大動干戈；

2.會前制定好計劃。利用幾分鐘明確你要討論的是什么，每一個小topic分配多少時間；

3.確定必要的參會人員。只邀請“主角”，其他“配角”可由“主角”傳達(dá)下去，避免造成大雜燴的局面，達(dá)不到預(yù)期效果

4.提前發(fā)會議通知?？蓪h召開的幾大塊內(nèi)容用簡潔的文字寫入郵件正文，盡量避免使用附件，很多人沒有看附件的習(xí)慣。讓與會者明白會議目標(biāo)，并有充分的時間去準(zhǔn)備。若有人私下與你溝通他的想法，你也可以及時修訂議程

5.會中控制。最頭疼的就是會上你一言我一語，常常跑題，一是主持人必須時刻提醒各位，二是可在會議室放個小鬧鐘，時間很寶貴，別在無意義的爭論中揮霍。借助白板，把會議topic和主意展示在每個與會者眼前，起到提醒作用，關(guān)鍵會議還需做好會議紀(jì)要

6.會議紀(jì)要。會后及時把剛剛討論出來的新想法、新決定告知關(guān)鍵人員，保證會議沒有白開，最重要的是跟蹤落實，跟進(jìn)會議任務(wù)得到有效落實，反之，竹籃子打水一場空一個有效的會議是每個人在離開會議的時候都應(yīng)該知道他們要做什么，以及什么時候該做完，或者下次會議召開時間，結(jié)束的時候，要問每一個人他們是否覺得這次會議是有用的，如果不是，那么下一次如何做才能開得更好。

第五篇：召開會議通知

召開會議通知

大家好，明天下午（1月9日.周六）3點，請有時間的協(xié)會管理和新老志愿

者到市政協(xié)一樓開會，會議內(nèi)容：

一、關(guān)于協(xié)會申請?zhí)焓怪鷮W(xué)金入選的情況通報，二、關(guān)于協(xié)會入選河南省溫暖2009先進(jìn)集體候選人的通報，三、協(xié)會近期主要工作。

本次會議暫定1-1.5小時結(jié)束，不延長時間。

注意事項：在規(guī)定時間內(nèi)超過十分鐘未到的志愿者拒絕參加。大家可以發(fā)表

意見和建議。

平頂山市志愿者協(xié)會確定是哪兒

都能找到會議通知范文，原因是會議通知范文很容易找的，而且會議通知范文現(xiàn)

在也不是太難找。關(guān)于找具體的會議通知范文，我建議你到這里看看會議通知范

文，之所以這里的會議通知范文比較全，其他地方的會議通知范文網(wǎng)，可能不如

這里的會議通知范文全面，確定是哪兒都能找到會議通知范文，原因是會議通知

范文很容易找的，而且會議通知范文現(xiàn)在也不是太難找。關(guān)于找具體的會議通知

范文，我建議你到這里看看會議通知范文，之所以這里的會議通知范文比較全，其他地方的會議通知范文網(wǎng)，可能不如這里的會議通知范文全面