第一篇：會議公文寫作基本常識

會議公文寫作基本常識

一、開幕詞

（一）文種釋義。開幕詞是會議的序曲、前奏、動員令，它是在比較重要或隆

重的會議開始時，由會議主要領(lǐng)導(dǎo)人所作的講話。主要是簡明扼要地介紹會議召開的背景、組織工作等情況，宣布會議的目的、議程，對會議的進(jìn)行起著定調(diào)的作用。

開幕詞屬專題靈活式的講話稿，它雖然多以個人名義出現(xiàn)，但實際上代表了

某一組織和領(lǐng)導(dǎo)集體，當(dāng)其作為公文發(fā)出，具有了相應(yīng)的權(quán)威性時，就成為講話體

公文。從文體上看，屬于議論文，但比一般議論文更具有鮮明的個性、生動的臨場

性、實際的針對性、高度的概括性和激昂的鼓動性。對會議的有關(guān)問題只是提示一

下即可，不必講得過細(xì)，主要是通過簡明扼要、莊重?zé)崆椋瑤в兄笇?dǎo)性的提示，使

與會者明確會議的有關(guān)內(nèi)容，調(diào)動其參加會議的積極性。

（二）基本結(jié)構(gòu)。開幕詞的內(nèi)容結(jié)構(gòu)由標(biāo)題、稱謂、正文和結(jié)語四部分組成。

1、標(biāo)題。有三種寫法：一是由會議名稱加文種組成，例如鄧小平所作的《中

國共產(chǎn)黨第十二次全國代表大會開幕詞》；二是由講話人姓名、職務(wù)、會議名稱以

及文種組成，如《胡錦濤主席在慶祝澳門回歸祖國五周年紀(jì)念大會開幕式上的致

辭》；三是用開幕詞的主旨或主要內(nèi)容做標(biāo)題，例如毛澤東在1945年4月27日中

國共產(chǎn)黨第七次全國代表大會上所作的《兩個中國之命運》的開幕詞。

2、稱謂。稱謂是對與會者的統(tǒng)稱，要根據(jù)會議的性質(zhì)和與會者的身份來稱呼。

在國內(nèi)，黨的會議一般用“同志們”來稱呼；人大、政協(xié)會議用“各位代表”來稱

呼；國際會議一般按國際慣例用“各位嘉賓、女士們、先生們、朋友們”來稱呼。

3、正文。正文有開頭、主體和結(jié)尾三部分。

第一，開頭。開頭常見的寫法：以宣布大會開幕為開頭。如毛澤東在1945年4

月27日中國共產(chǎn)黨第七次全國代表大會上所作的《兩個中國之命運》的開幕詞，只用了一句“中國共產(chǎn)黨第七次全國代表大會今天開幕了”作為開頭，既簡潔又莊

重。

以介紹與會者的有關(guān)情況為開頭。如毛澤東在1954年9月15日第一屆全國人

民代表大會第一次會議上的開幕詞的開頭：“中華人民共和國第一屆全國人民代表

大會第一次會議，今天在我國首都北京舉行。代表總數(shù)1226人，報到的代表1211

人，因病因事請假沒有報到的代表15人，報到了因病因事今天臨時缺席的代表70

人。今天會議實到的代表1141人，合乎法定人數(shù)?！?/p>

以向與會者表示祝賀與歡迎為開頭。如溫家寶同志在《共同推進(jìn)新世紀(jì)的亞洲

合作》的開頭即是如此。

第二，主體。主體是開幕詞的核心部分，主要寫明召開大會的意義、會議的議程、大會的目的和任務(wù)等幾方面內(nèi)容。

第三，結(jié)尾。結(jié)尾或提出希望與要求，或發(fā)出號召，或展望前景，堅定信念。

4、結(jié)語。常用“預(yù)祝大會圓滿成功”之類的祝頌語來結(jié)束全文。

（三）寫作要領(lǐng)

1、篇幅不宜太長。開幕詞要奠定會議的基調(diào)，在會議上一般用十幾分鐘即可講完，因此要求層次清楚，語言簡潔明了。雖然對會議的主要內(nèi)容、意義、開法等都要有一個明確交代，但也僅僅是畫龍點睛般的提示，而不宜說得過細(xì)。切忌長篇大論，尤其要防止成為大會報告的縮寫。

2、氣氛莊重?zé)崃?。開幕詞既要莊重有力，又要富有感情色彩；既要具有嚴(yán)肅性，又要具有生動性，使講話熱情激昂，富于感染力和鼓動性，盡量避免“官話”、“套話”。結(jié)尾或動員與會者開好會議，或號召完成今后任務(wù)，或預(yù)祝大會成功，都需要熱情昂揚，使與會者受到鼓舞，產(chǎn)生開好會議的信心，沉浸在待戰(zhàn)的興奮情緒之中。

3、專題要鮮明。要緊緊圍繞會議專題，傳達(dá)會議的主要精神。

二、主持詞

（一）文種釋義。主持詞是主持人在各種重要的集會、儀式和盛大典禮上進(jìn)行主持活動過程中所使用的一種文稿。

在當(dāng)今越來越多、越來越復(fù)雜的社會活動中，為了確?；顒拥馁|(zhì)量，主持人需要準(zhǔn)備合乎規(guī)范的主持詞，以使活動朝著預(yù)定的計劃運行。有了主持詞，主持人就可以從容不迫地進(jìn)行他的主持工作，使各項議程有條不紊；同時，對于一些重要或者大型活動而言，事先準(zhǔn)備好主持詞，還能夠體現(xiàn)出一種莊重嚴(yán)肅的氣氛。正因為如此，主持詞在當(dāng)今的社會實踐中被人們廣泛地運用。

（二）基本結(jié)構(gòu)。主持詞的寫作結(jié)構(gòu)比較簡單，一般應(yīng)當(dāng)載明標(biāo)題、稱呼和正文三方面的內(nèi)容。

1、標(biāo)題。標(biāo)題是主持詞的眉目，應(yīng)當(dāng)寫得簡明醒目，要反映出活動的名稱和文種，如《冀東人民抗日暴動60周年紀(jì)念大會主持詞》。有些比較簡單的會議或典禮，起標(biāo)題可以直接寫《主持詞》，以示簡潔。

2、稱呼。是主持人活動的起首語，是整個活動的開場白，要恰當(dāng)?shù)皿w。

3、正文。這是主持詞的主體和核心部分。一般應(yīng)載明三層內(nèi)容：

一是對活動的目的、性質(zhì)、意義等的介紹或說明，以便給人以總體的了解和把握。在文字上一定要簡練明快，寥寥數(shù)語即說明問題，切不可拖泥帶水，失之冗長，否則就起不到應(yīng)有的效果，甚至令人產(chǎn)生厭煩之感。

二是對出席活動人員的介紹。要注意講究順序，切不可隨意而為。就通常而論，應(yīng)當(dāng)先介紹來賓，再介紹主人；先介紹領(lǐng)導(dǎo)，再介紹一般群眾；要記住的是，恰當(dāng)?shù)皿w的介紹是確?；顒禹樌M(jìn)行的重要一環(huán)。

三是按照事先確定的活動議程，逐一宣讀主持詞。要注意敏銳地把握活動的進(jìn)程，適時宣讀，既不能“搶話”，也不可出現(xiàn)“冷場”；要通過適度得體的主持詞，順利引導(dǎo)活動程序的進(jìn)行，使人感到前后銜接順暢，既緊湊又舒適，渾然天成。實踐表明，主持人主持水平的高低，直接關(guān)系到活動的成敗。

最后，還要對所有參與活動的人員再次致以謝意，并宣布活動結(jié)束。

（三）寫作要領(lǐng)

1、稱呼要得體。稱呼可以說是主持人主持活動的起首語，是整個活動的“開場”，因此顯得特別重要。要做到恰切得體，根據(jù)活動的具體情況采用不同的稱呼，如是系統(tǒng)內(nèi)部的活動，可稱“各位領(lǐng)導(dǎo)、同志們”；如是對外的大型活動，則可稱“各位來賓、各位領(lǐng)導(dǎo)、同志們”，或“各位來賓、各位領(lǐng)導(dǎo)、女士們、先生們、朋友們”等。

2、用語要恰切適當(dāng)。要切合主持人的身份和活動的具體環(huán)境，使用恰當(dāng)?shù)闹鞒衷~，不可形同“領(lǐng)導(dǎo)講話”，也不可盲目追求活動氣氛而過多地使用浮華艷麗的辭藻，那樣會使人感到厭煩。

3、要簡短精煉。主持詞是用來引導(dǎo)活動議程的，因此一定要講求精短，話不在多而在精。如不注意這一點，也會使整個主持的質(zhì)量大打折扣。

三、會議記錄

（一）文種釋義。會議記錄是指在會議進(jìn)行過程中，記錄人員把會議的基本情況如實記錄下來的文字材料。會議記錄記載了會議的全過程，反映了會議的全貌，是關(guān)于會議情況、會議內(nèi)容的最原始的材料。它可以被立卷、歸檔，作為研究資料保存起來，以備查考；也可以作為第一手材料為領(lǐng)導(dǎo)部門制定政策、措施提供參考依據(jù)。

（二）基本結(jié)構(gòu)。會議記錄的內(nèi)容結(jié)構(gòu)一般由標(biāo)題、會議組織情況和會議內(nèi)容和署名四部分組成。

1、標(biāo)題。由召開會議的機關(guān)或單位名稱、會議名稱和文種三個要素構(gòu)成，例如《××市企業(yè)改革和發(fā)展工作會議記錄》。

2、會議組織情況。這部分要求寫明下列內(nèi)容：①會議名稱。②會議時間。具體寫明××年×月×日×?xí)r。③會議地點。④出席人員。一般而言，在出席人員不

多的情況下應(yīng)一一寫出每個人的職務(wù)、姓名；如果出席人員較多，則只需寫出人數(shù)。⑤列席人員。記錄方法與出席人員相同。⑥缺席人員。寫明缺席人姓名、職務(wù)、缺席原因。如果是大型會議，缺席人較多，則只需寫缺席人數(shù)。⑦主持人。寫明主持人的姓名和職務(wù)。⑧記錄人。寫明記錄人的姓名和職務(wù)。

以上八項應(yīng)各自單獨成段。

3、會議內(nèi)容。這是會議記錄的主體部分，主要包括：①會議議題。②會議發(fā)言。一般按發(fā)言的先后順序記錄，要求依次寫明發(fā)言人的姓名及發(fā)言內(nèi)容。③會議決議。有的會議形成決議，有的則沒有。形成決議時要在會議內(nèi)容下面另起段落，逐條寫出決議內(nèi)容。假如通過表決，還應(yīng)記錄表決情況，即有多少贊成票，多少反對票，多少棄權(quán)票。

會議結(jié)束，記錄完畢應(yīng)另提一行空兩格寫上“散會”二字。

4、署名。在全文結(jié)尾的右下方，由主持人和記錄人分別簽名，并注明會議散會時間。

（三）寫作要領(lǐng)

1、要寫得清楚、正確。指會議記錄內(nèi)容一定要忠實原意，如實記錄會議的基本情況、會議進(jìn)程、發(fā)言人的發(fā)言以及議項等，不能違背發(fā)言人的意圖，甚至曲解其觀點。否則，將會給工作造成損失。

2、注意力要集中、責(zé)任心要強。作會議記錄時，一定要聚精會神，一絲不茍；要有高度的政治責(zé)任感和強烈的事業(yè)心，抓住發(fā)言要點，扼要地記錄下來。

3、條理清晰，詳細(xì)分明。會議記錄雖然要忠實原意，但并非有言必錄，而要在真實、準(zhǔn)確的前提下抓住重點，如會議主持者與主要領(lǐng)導(dǎo)人發(fā)言的中心思想，決議結(jié)果等。與主題關(guān)系不大的話可以概括記錄，或甚至不記。

4、要講求技巧，提高效率。要做到這一點，需在記錄過程中使用簡稱、縮寫及簡化符號，其中速記起著非常重要的作用，對于較長的專用名詞，可以使用通用的或約定俗成的簡稱，如中國共產(chǎn)黨第十五屆中央委員會第六次全體會議可簡稱為“中共十五屆六中全會”；對于常用詞語，可記其中主要詞素，如“整頓黨風(fēng)”可寫為“整黨”；對生僻字詞或一時想不起的字詞，可用漢語拼音字母標(biāo)注，會后補上；對于一些成語、俗語等，可省略一部分，如“路遙知馬力??”（日久見人心）等；對于發(fā)言人使用引語時，可只用引語的首句和末句，中間用省略號，但需標(biāo)明引語的出處、版次、卷次、頁數(shù)等，會后及時查對補上。對于數(shù)字的書寫，可用阿拉伯?dāng)?shù)字，既醒目又方便。對于某些專業(yè)或特殊詞語，可用外語符號記錄，如“辦公自動化”可寫成“OA”，“世界貿(mào)易組織”可寫為“WTO”，“亞太經(jīng)合組織”可寫為“APEC”等。

四、閉幕詞

（一）文種釋義。閉幕詞是在會議結(jié)束時，由主要領(lǐng)導(dǎo)所作的講話，是會議的結(jié)束語。主要是總結(jié)會議的成果，指出貫徹會議精神的要求，指出今后努力的方向，最后祝賀會議的成功等。閉幕詞能明確人們的工作方向，鼓舞與會人員的斗志，增強完成會議內(nèi)容的信心。

閉幕詞通常要概括總結(jié)會議完成的任務(wù)，以及所通過的報告、章程和決議，肯定會議的成功之外，評價會議產(chǎn)生的深遠(yuǎn)影響，提出貫徹會議精神的要求，激勵與會人員為實現(xiàn)會議提出的任務(wù)和目標(biāo)而奮斗。結(jié)束語常常是用一句話莊嚴(yán)宣布大會勝利閉幕。

閉幕詞與開幕詞密切相關(guān)，一為大會收尾，一為大會開篇，首尾呼應(yīng)，缺一不可，同時又各有側(cè)重，各具特色。

閉幕詞要求言簡意賅，表達(dá)清楚，感情激昂，主要是站在一定高度對會議進(jìn)行科學(xué)評價、準(zhǔn)確地歸納會議的成功之處，有力地提出號召，從而激發(fā)與會者貫徹好大會精神的決心，使大會氣氛達(dá)到完滿的高潮。

（二）基本結(jié)構(gòu)。閉幕詞的內(nèi)容結(jié)構(gòu)一般由標(biāo)題、稱謂、正文和結(jié)語四部分組成。

1、標(biāo)題。標(biāo)題的寫法與開幕詞類似，可以直接標(biāo)明會議的內(nèi)容和文種，如上述例文就是如此。同一會議的閉幕詞要與開幕詞標(biāo)題相對應(yīng)，例如毛澤東在中國共產(chǎn)黨第七次全國代表大會上所作的題為《愚公移山》的閉幕詞與題為《兩個中國之命運》的開幕詞相應(yīng)，兩者都是以主要內(nèi)容為標(biāo)題。

2、稱謂。稱謂的寫法與開幕詞的稱謂一致。

3、正文。正文有開頭、主體和結(jié)尾三部分。

第一，開頭。用簡潔的文字對會議作總體的評價，如《在第十屆全國人民代表大會第二次會議閉幕時的講話》的開頭就是如此。

第二，主體。主體是對會議所完成的任務(wù)以及會議的意義進(jìn)行概括總結(jié)，并提出貫徹會議精神的要求和希望。對會議所完成任務(wù)的概括總結(jié)，一定要注意列舉出實在內(nèi)容，不能空泛籠統(tǒng)。

第三，結(jié)尾。結(jié)尾可提出希望，發(fā)出號召；也可對主持會議以及為會議服務(wù)的人員表示感謝，或?qū)εc會者表示祝愿。

4、結(jié)語。結(jié)語用以宣布會議結(jié)束，常用“現(xiàn)在，我宣布，大會勝利閉幕！”作為結(jié)束語。

閉幕詞要對會議作出科學(xué)、深刻的總結(jié)和客觀、中肯的評價，語言精練，富于感染力。

（三）寫作要領(lǐng)

1、概括簡潔準(zhǔn)確，忌冗長空泛。閉幕詞貴在對會議總結(jié)的科學(xué)深刻，用語凝練，結(jié)論準(zhǔn)確，畫龍點睛。在用一兩句說明大會勝利成功之后，應(yīng)從理論的高度，提綱挈領(lǐng)地總結(jié)大會的主要收獲，取得了什么經(jīng)驗，如何貫徹大會精神，然后收尾，提出號召，宣布大會閉幕。

撰寫閉幕詞必須了解會議的全過程，掌握大會的基本精神和討論情況，緊緊圍繞大會宗旨，體現(xiàn)大會成果，不能偏離大會精神另搞一套。

文字要少而精，千萬不可長篇大論，空話連篇，不著邊際。

2、語言堅定有力。閉幕詞是在總結(jié)大會精神的基礎(chǔ)上，進(jìn)一步喚起與會者領(lǐng)會、貫徹、落實大會任務(wù)的高昂情緒，因而宜用滿懷激情而又堅定有力的語言，能給人鼓舞，催人振奮。切忌“無病呻吟式”的抒情，句式要簡短急促，避免拖沓疲軟。

“文以氣而立”，好的閉幕詞講究氣勢，勢如破竹，一氣呵成。為此，可以適當(dāng)?shù)剡\用排比句，以增加用語的整齊之美?？傊玫拈]幕詞能夠使人重溫大會要點，受到啟發(fā)和鼓舞，給人留下美好的印象，值得回味。

3、全面掌握會議情況。撰寫閉幕詞應(yīng)對會議的宗旨、議程、出席人員等情況作全面的了解，把握會議精神，并注意收集會議的各種文字材料，這樣才能寫出切合會議的好的閉幕詞來。

————以上內(nèi)容摘自《黨政公文寫作規(guī)范技巧范例全書》（研究出版社2012年6月第一版，張保忠編著）

第二篇：公文寫作基本常識

公文寫作基本常識

1、公文的基本含義：公文即公務(wù)文書，是黨和國家機關(guān)及其他社會組織在行使職權(quán)和實施管理過程中形成的具有法定效用和規(guī)范格式的文件材料，是辦理公務(wù)的重要工具。它的這一基本含義，可以從四個方面理解：①公文形成的主體是國家機關(guān)及其他社會組織；②公文形成的條件是行使職權(quán)和實施管理；③公文是具有法定效用與規(guī)范格式的文件材料；④公文是辦理公務(wù)的重要工具之一。

2、公文的特點：公文的特點主要表現(xiàn)在：①公文有法定的作者。公文不是誰都可以任意制發(fā)的，公文是由法定的作者制成和發(fā)布的。②公文有法定的權(quán)威。公文可以代表機關(guān)發(fā)言，代表制發(fā)機關(guān)的法定權(quán)威。③公文有特定的效用。公文的特定效用是指公文的現(xiàn)實效用，是公文制發(fā)機關(guān)的法定地位所賦予的。④公文有規(guī)范的體式。公文有規(guī)范的體式，這是公文同圖書、情報資料、通訊報道以至于一般文章相區(qū)別的又一顯著特點。⑤公文有規(guī)定的處理程序。公文在形成過程中，要經(jīng)過規(guī)定的程序逐層、逐級審核，并給制發(fā)機關(guān)最高領(lǐng)導(dǎo)或最高領(lǐng)導(dǎo)委托的領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)后印發(fā)、執(zhí)行。

3、機關(guān)公文的作用：機關(guān)公文的作用在于它是黨和國家具體領(lǐng)導(dǎo)和管理政務(wù)，機關(guān)之間相互進(jìn)行聯(lián)系以及機關(guān)內(nèi)部處理工作事務(wù)的一種工具。它的作用主要表現(xiàn)在以下五個方面：①領(lǐng)導(dǎo)與指導(dǎo)作用。②行為規(guī)范作用。③傳遞信息作用。④公務(wù)聯(lián)系作用。⑤憑據(jù)記載作用。

4、我國現(xiàn)行黨政機關(guān)公文的常用種類：任何事物都有自已的名稱，公文作為實施管理的一種工具，也有自己的名稱。一份公文的名稱并不是隨意確定的，它是根據(jù)發(fā)文機關(guān)的權(quán)限、發(fā)文機關(guān)和收文機關(guān)之間的關(guān)系以及發(fā)文的具體目的和要求而確定的。我國現(xiàn)行黨委機關(guān)的常用公文主要有14種：決議、決定、指示、意見、通知、通報、公報、報告、請示、批復(fù)、條例、規(guī)定、函、會議紀(jì)要。我國現(xiàn)行國家機關(guān)的常用公文主要有13種：命令（令）、決定、公告、通告、通知、通報、議案、報告、請示、批復(fù)、意見、函、會議紀(jì)要。

5、正式公包括的一般項目：黨政機關(guān)公文一般由版頭、密級、緊急程度、發(fā)文字號、簽發(fā)人、橫隔線、標(biāo)題、主送機關(guān)、正文、附件、發(fā)文機關(guān)署名、成文日期、印章、主題詞、抄送機關(guān)和印制版記等16個部分組成。

（一）版頭 由發(fā)文機關(guān)全稱或規(guī)范化簡稱加“文件”二字或加()標(biāo)明文種組成，用套紅大字居中印在公文首頁上部。聯(lián)合行文，版頭一般用主辦機關(guān)名稱，也可并用聯(lián)署機關(guān)名稱，主辦機關(guān)排列在前。

(二)密級 公文的秘密等級。有保密要求的公文應(yīng)確定具體密級，標(biāo)注于公文首頁左上角。

(三)緊急程度 公文送達(dá)和辦理的時間要求。緊急公文應(yīng)當(dāng)根據(jù)緊急程度分別標(biāo)明“特急”、“加急”，緊急電報分別標(biāo)明“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。

(四)發(fā)文字號 由發(fā)文機關(guān)代字、發(fā)文和發(fā)文順序號組成，標(biāo)注于版頭下方居中位置。聯(lián)合行文，一般只標(biāo)明主辦機關(guān)的發(fā)文字號。上報公文發(fā)文字號中不能出現(xiàn)“發(fā)”字。

(五)簽發(fā)人 上報公文應(yīng)在發(fā)文字號右側(cè)標(biāo)注“簽發(fā)人”?！昂灠l(fā)人”后面標(biāo)注簽發(fā)人姓名。聯(lián)合上報的公文，同時標(biāo)注聯(lián)署機關(guān)簽發(fā)人姓名。

(六)橫隔線 隔開公文版頭部分與公文主體部分的紅色橫線。黨委機關(guān)一般為中間帶有實心五角星的紅色橫線，政府機關(guān)一般為一條完整的紅色橫線。橫隔線位于發(fā)文字號下方。

(七)標(biāo)題 由發(fā)文機關(guān)全稱或規(guī)范化簡稱、公文主題和文種組成，位于橫隔線下方。

(八)主送機關(guān) 主要受理公文的機關(guān)。主送機關(guān)名稱應(yīng)用全稱、規(guī)范化簡稱或同類型機關(guān)的統(tǒng)稱。主送機關(guān)名稱位于標(biāo)題之下、正文左上方，頂格排印。決議、決定、意見、規(guī)定、會議紀(jì)要等文種不標(biāo)注主送機關(guān)。

(九)正文 公文的主體。用來表述公文的內(nèi)容。

(十)附件 公文正文的說明、補充或參考材料，應(yīng)置于主件之后。公文如有附件，在正文之后、發(fā)文機關(guān)署名之前注明附件名稱，也可在正文中涉及附件內(nèi)容處標(biāo)注“(見附件)”或“(附后)”。附件與主件應(yīng)一起裝訂。有兩個以上附件時，應(yīng)注明順序并將順序號分別標(biāo)注于各附件首頁的左上方。

批轉(zhuǎn)的下級機關(guān)公文和轉(zhuǎn)發(fā)的上級、同級機關(guān)的公文，不屬公文附件，在批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)“通知”之后另頁排印，不加附件標(biāo)注。

(十一)發(fā)文機關(guān)署名 公文制發(fā)機關(guān)名稱。發(fā)文機關(guān)署名應(yīng)使用全稱或規(guī)范化簡稱，位于正文右下方。公文一般以機關(guān)名義署名，特殊情況需要以機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人署名的，應(yīng)寫明職務(wù)。

(十二)成文日期 公文制成的時間。一般署會議通過日期或領(lǐng)導(dǎo)同志簽發(fā)日期；聯(lián)合行文，署最后簽發(fā)機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同志簽發(fā)日期；電報署發(fā)出日期。成文日期應(yīng)寫明年、月、日，位于發(fā)文機關(guān)署名下方。決議、決定、條例、規(guī)定等不標(biāo)明主送機關(guān)的公文，成文日期加括號標(biāo)注于標(biāo)題下方居中位置。

(十三)印章 公文發(fā)生效力的憑據(jù)。除有固定版頭的普發(fā)性公文、無主送機關(guān)的公文和會議紀(jì)要外，公文應(yīng)加蓋發(fā)文機關(guān)印章。用印位置居成文日期中間偏上，以上不壓正文、下略壓成文日期為宜。用印要端正、清晰。

(十四)主題詞 反映公文內(nèi)容、公文主題及公文種類的詞，位于印制版記上方。主題詞按中共中央辦公廳秘書局編制的《公文主題詞表》標(biāo)注?！豆闹黝}詞表》中未涉及的詞，根據(jù)公文內(nèi)容擬定，后加“△”。(十五)抄送機關(guān) 指除主送機關(guān)以外的其他需要告知公文內(nèi)容的上級、下級和不相隸屬機關(guān)。抄送機關(guān)名稱用全稱或規(guī)范化簡稱，標(biāo)注于印制版記上方，主題詞下方。

(十六)印制版記 由公文印發(fā)機關(guān)名稱、印發(fā)日期和印制份數(shù)組成。一般在文件末頁下部，左側(cè)注明制發(fā)單位名稱，右側(cè)注明印發(fā)日期，底線下面標(biāo)注：（共印□□份）。

6、公務(wù)寫作體現(xiàn)機關(guān)干部三大能力：早在戰(zhàn)爭年代，毛澤東同志就主張：“一個革命干部，必須能看能寫?！毙轮袊闪⒑?，鄧小平多次提倡并要求：“領(lǐng)導(dǎo)干部要學(xué)會拿筆桿子”。文章在我國，自古以來就是治理國家、管理社會的工具。公文寫作，是機關(guān)干部多種能力、多種知識水平的綜合反映，但最基本的可以檢驗機關(guān)干部的三大能力：一是認(rèn)識能力。文章的好與不好，寫作的成功與否，最關(guān)鍵的是要看有沒有思想內(nèi)容，而思想內(nèi)容來自于對客觀存在、客觀事物的認(rèn)識，來自于對客觀事物的正確分析、觀察和判斷，透過現(xiàn)象發(fā)現(xiàn)事物的本質(zhì)方面和固有的規(guī)律，由感性認(rèn)識躍進(jìn)到理性認(rèn)識。二是思維能力。文章的寫作，從認(rèn)識事物、信息分類、資料加工、命題立意、布局謀篇、遣詞造句到修改定稿，都貫穿著思維活動。善于寫好文章的人，其思維能力都是比較強的。思維能力分為一般思維能力和創(chuàng)造思維能力。三是表達(dá)能力。毛澤東說：“有了正確的觀點和正確的思想，還要有比較恰當(dāng)?shù)谋磉_(dá)方式告訴別人”。這種”恰當(dāng)?shù)谋磉_(dá)方式”，就是表達(dá)能力，具體應(yīng)該包含以下幾個方面：第一，遣詞用字規(guī)范準(zhǔn)確，能夠完整、準(zhǔn)確地把文章的思想內(nèi)容表達(dá)出來，不會衍生別的意思；第二，文字簡潔，能夠用最少的文字把思想內(nèi)容完整準(zhǔn)確地表達(dá)清楚，既表達(dá)明白，又“惜墨如金”，少用文字；第三，形象生動，能夠在表達(dá)的時候為讀者著想，讓讀者能夠很快地理解、接受文章所表達(dá)思想內(nèi)容，并且容易記住，長時間難以忘記。

7、公文寫作的構(gòu)思方法：構(gòu)思是在動筆起草之前對文章的全局進(jìn)行設(shè)計和安排，做到“胸有成竹”。構(gòu)思的結(jié)果，應(yīng)是理出文章的主題、標(biāo)題、觀點(論點)及論證觀點的事實和道理(論據(jù))。簡要地說，構(gòu)思可以遵循四個步驟展開：

第一步：確定主題。文章由內(nèi)容和形式兩方面構(gòu)成。內(nèi)容是文章的主題和表現(xiàn)主題的客觀事實和道理等材料；形式就是文章的結(jié)構(gòu)。公文寫作首先要確定主題，然后才能依據(jù)主題選材用材，布局成篇。確定機關(guān)政務(wù)文章的主題，首先要正確，即符合客觀實際，與黨和國家的路線、方針、政策相一致，與黨中央、國務(wù)院在政治上保持高度一致；其次要有新意，即要避免老生常談，要有所發(fā)現(xiàn)，要總結(jié)新的實踐，要進(jìn)行新的分析，要得出新的觀點，要提出新的思路；第三要集中，即一篇文章的主題只能有一個，如果內(nèi)容比較多，包括的范圍比較廣，就需要在更高的層次上確定主題，以達(dá)到主題集中的目的。

第二步：由主題確定標(biāo)題。在機關(guān)公文寫作中，文章的標(biāo)題與主題密切相關(guān)，文章的標(biāo)題是主題的概括，是為主題服務(wù)的，標(biāo)題是為了引導(dǎo)主題。古人云：題好文半，意思是說：標(biāo)題起得好就相當(dāng)于文章寫好了一半，這雖然是夸張的說法，但說明了標(biāo)題在文章寫作中的重要性。在一些全國性的報社，就有專門的編輯人員專門給報道的內(nèi)容起標(biāo)題，報紙標(biāo)題很吸引人，讀了標(biāo)題大家都想看個究竟。標(biāo)題是為主題服務(wù)的，確定標(biāo)題時要考慮三個方面：①標(biāo)題要與主題所表現(xiàn)的思想內(nèi)容、思想感情相適應(yīng)，確切適宜地體現(xiàn)主題，比如，嚴(yán)肅的主題就必須起個嚴(yán)肅的標(biāo)題，這樣才能達(dá)到為主題服務(wù)的目的；②標(biāo)題的文字要簡

潔明白，含意清楚，一目了然；③標(biāo)題要醒目，有新鮮感，有吸引力，激發(fā)人們閱讀的欲望。

怎樣確定標(biāo)題，常用的有四種方式：①一是直接提示主題，如《大力發(fā)揚艱苦奮斗的精神》、《關(guān)心群眾生活注意工作方法》等；②間接地暗示主題，如《星星之火，可以燎原》等；③引導(dǎo)讀者關(guān)注主題，如《鋼鐵是怎樣煉成的》、《誰是最可愛的人》等；④表明主題的范圍，如《政府工作報告》、《目前的形勢和任務(wù)》等。

第三步：由標(biāo)題確立觀點（論點）。主題、標(biāo)題不等于文章的內(nèi)容，而是作者通過具體材料的敘述和論述要告訴讀者的思想觀點的核心。因此，有了主題和標(biāo)題之后，還要確立能夠表現(xiàn)主題思想的材料和觀點。一般可以從以下三個方面進(jìn)行考慮：一是從回答“為什么”的角度出發(fā)確立觀點(論點)，把“為什么”的原因分析清楚了，文章也就寫好了。這種常見于理論文章、領(lǐng)導(dǎo)講話材料。二是從回答“怎么樣”的角度出發(fā)確立觀點(論點)，把“怎么樣”的情況敘說清楚了，文章也就寫好了。這種常見于工作報告、調(diào)研(查)報告、經(jīng)濟形勢分析報告、述職報告等以記敘為主的文章。三是從回答“怎么辦”的角度出發(fā)確立觀點(論點)，把“怎么辦”的思路論述清楚了，文章也就寫好了。這種常見于理論文章、工作報告、調(diào)查報告、領(lǐng)導(dǎo)講話、述職報告等文章的后半部分，即政策建議和工作思路的論述部分。以上所說的由標(biāo)題確立觀點的三種方式，僅僅是我個人在寫作實踐中的一點體會，不一定完全準(zhǔn)確。

第四步：由觀點（論點）選擇材料。一般需要考慮四個因素：一是有用，能夠為敘述和論證觀點(論點)服務(wù)。不能為敘述和論證觀點（論點）服務(wù)的材料，必須舍棄。二是真實，真材實料，不能使用虛假的材料，引經(jīng)據(jù)典也要有出處。三是新穎，富有吸引力，使用最新的事實、數(shù)據(jù)、經(jīng)驗、理論。四是典型，有代表性，能夠反映事物的本質(zhì)、主流和發(fā)展規(guī)律，能夠證明觀點（論點）的正確性、科學(xué)性。

8、公文寫作的謀篇方法：經(jīng)過主題——標(biāo)題——觀點（論點）——材料（論據(jù)）的構(gòu)思之后，文章的主體部分就基本上形成了。在此基礎(chǔ)上，加上文章的開頭、結(jié)尾，進(jìn)行結(jié)構(gòu)布局，安排觀點（論點）的次序，擬出一個寫作提綱，“篇”就基本上“謀成”了。

“磨刀不誤砍柴工”。在文章的主體部分基本形成之后，擬出寫作提綱是非常重要的一環(huán)。提綱是公文寫作的“綱要”，它的重要性和實用性就像大型建筑建造前的“藍(lán)圖”一樣?！八{(lán)圖”設(shè)計得合理、科學(xué)、美觀，建筑就能“立”起來，就能拔地而起。因此，我們要十分重視公文提綱的擬寫。寫出了成功的公文提綱，公文也就成功的一大半，剩下的工作就是往提綱里裝材料和修改了。

9、公文的行文起草：行文起草、快速成篇是公文寫作的最終目的。雖然說經(jīng)過構(gòu)思謀篇，確定了主題，有了寫作思路和寫作提綱，依照提綱行文起草不會太困難，但是在具體的行文起草過程中還是會遇到這樣那樣的障礙，還會有思考不太周全的方面，還會有些不容易表達(dá)的地方?？傊痪湓?，還需要在行文起草、語言表達(dá)、材料運用、修改定稿等方面還需要付出艱苦的努力。在這個過程中，也有些方法和技巧可以借鑒運用。主要有四個方面：一是位置要擺正，語言要得體。公務(wù)文稿既有政治性、政策性的特點，又有作者的社會身份、政治地位的特點。因此，起筆之時，首先要擺正文章作者的位置，行文過程中要寫出與文章作者的身份地位相符合的語言，如果說的話與作者的身份地位和職責(zé)不一致，不但達(dá)不到效果，而且會適得其反，引起非議。二是確定段落內(nèi)容，依據(jù)段意用材。由于構(gòu)思謀篇是從文章的全局整體考慮的，寫作提綱一般也只是列到“段”，還不能深入到“段”的內(nèi)部。行文起草時不能想一句寫一句，對整“段”所要表達(dá)的思想內(nèi)容、從哪些方面入手進(jìn)行表達(dá)，使用哪些事實數(shù)字、講哪些道理觀點，都要事先想好，安排好表達(dá)“段意”的內(nèi)部結(jié)構(gòu)，依內(nèi)部結(jié)構(gòu)的順序?qū)懗鐾暾摹岸温洹?，然后一段一段地往下寫，并注意每段的思想觀點完整，段與段之間的銜接自然，以及全篇文章脈絡(luò)的貫通。三是立“三性”破“四話”，文風(fēng)要獨具一格。良好的文風(fēng)表現(xiàn)為文章的“三性”：即準(zhǔn)確性、鮮明性和生動性，也表現(xiàn)為沒有“四話”：即假話、大話、空話、套話。所謂準(zhǔn)確性，就是公文寫作所運用的事實和道理要準(zhǔn)確，引用經(jīng)典論述要準(zhǔn)確，不錯用詞語，不用那些類似“據(jù)說”、“也許”、“大致”一類的含義不確切的詞語；鮮明性，就是公文寫作所要表達(dá)的思想觀點，要態(tài)度鮮明、毫不含糊；生動性，就是公務(wù)文稿所要表達(dá)的思想觀點，所運用的事實、道理，要形象生動，能引起讀者的興趣，富有感染力。四是快速進(jìn)入情境，力爭一氣呵成。寫作是一種創(chuàng)造性思維活動，而思維又受周圍環(huán)境的影響。人在特定的環(huán)境中往往會獲得或強化某種特殊的技能，或產(chǎn)生某種特殊的智慧，即所謂的“情急智生”。因此，在行文起草時要集中時間和精力，創(chuàng)造

一種寫作的特別情境，把思維快速地引入其中，進(jìn)入寫作思維狀態(tài)。這樣，思想上沒有其他干擾，精力高度集中、思維積極活躍、思路順暢，文字表述的準(zhǔn)確性、條理性增強，寫作速度加快、效率提高、效果更好，在此情境下，力爭一氣呵成，不要間斷停止，即使有些障礙也要暫且放過，以最快的速度先擬出完整的初稿，以保持思維的連貫和文章的完整。在行文起草過程中，可能還會產(chǎn)生出一些新的思想“火花”、新的觀點、新的表達(dá)方式，要及時記錄下來，吸收到文章中去。這種在寫作過程中閃現(xiàn)的思想“火花”是非常珍貴的，是在創(chuàng)造性思維活動中，由多種信息的排列、組合、匹配、增值而產(chǎn)生出的新信息，這種新信息只有在創(chuàng)造性的寫作勞動中才能產(chǎn)生出來，而且往往會成為文章中的最精彩、最富有創(chuàng)新意義的部分。

10、公文的修改方法：修改定稿是公文寫作的最后一道工序。從寫作的實踐看，會寫文章的人，歷史上的文章大師，都很重視文章的修改，修改的方法和步驟可以歸結(jié)為讀、審、查、拔四個字。一是讀，就是朗讀。修改稿子不光要“看”，還要“念”。就是把全篇稿子有聲地讀出來，疏忽的地方自然會發(fā)現(xiàn)。二是審，就是審視文章的內(nèi)容和形式。內(nèi)容方面主要是審閱文章的政治性、政策性，看是否有不妥的方面。審視文章的主題是否突出，觀點（論點）是否準(zhǔn)確，論據(jù)材料是否充分，是否能論證觀點，事實和道理是否真實可信等。形式方面主要是審閱文章的結(jié)構(gòu)，也就是開頭、主體、結(jié)尾，各層次、段落之間的關(guān)系是否符合邏輯，過渡、照應(yīng)是否順暢自然等。三是查，就是檢查文句表達(dá)方面的毛病。要檢查和改正語言文字不準(zhǔn)確、不規(guī)范、不通順的地方。沒有表達(dá)清楚的概念、意思，要增加文字表達(dá)清楚，將一些慣用的陳言套話改寫成新穎生動、形象感人的新話，將一些可有可無的文字、句子、段落要大膽刪減。四是拔，就是提拔文章的思想高度，深化文章的主題。這是對修改文章的更進(jìn)一步的要求。要再一次循著構(gòu)思謀篇的思路，把文章所要表達(dá)的思想內(nèi)容再理一遍，通過局部的個別的修改，選擇推敲運用一些“點睛之筆”，增強文章的氣勢，深化文章的主題，提拔文章的思想高度。

第三篇：公文寫作基本常識

公文寫作基本常識

通報等公文，叫普發(fā)公文，凡下屬機關(guān)都是受文機關(guān)，也就是發(fā)文的主送機關(guān)；下級機關(guān)向上級機關(guān)報告或請示的公文，一般只寫一個主送機關(guān)，如需同時報送另一機關(guān)，可彩抄報形式。主送機關(guān)一般寫在正文之前、標(biāo)題之下、頂行寫。

三、正文。這是公文的主體，是敘述公文具體內(nèi)容的，為公文最重要的部分。正文內(nèi)容要求準(zhǔn)確地傳達(dá)發(fā)文機關(guān)的有關(guān)方針、政策精神，寫法力求簡明扼要，條理清楚，實事求是，合乎文法，切忌冗長雜亂。請示問題應(yīng)當(dāng)一文一事，不要一文數(shù)事。

四、發(fā)文機關(guān)。寫在正文的下面偏右處，又稱落款。發(fā)文機關(guān)一般要寫全稱。也可蓋印，不寫發(fā)文機關(guān)。機關(guān)印章蓋在公文末尾年月日的中間，作為發(fā)文機關(guān)對公文生效的憑證。

五、發(fā)文日期。公文必須注明發(fā)文日期，以表明公文從何時開始生效。發(fā)文日期位于公文的末尾、發(fā)文機關(guān)的下面并稍向右錯開。發(fā)文日期必須寫明發(fā)文日期的全稱，以免日后考察時間發(fā)生困難。發(fā)文日期一般以領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)的日期為準(zhǔn)。

六、主題詞。一般是將文件的核心內(nèi)容概括成幾個詞組列在文尾發(fā)文日期下方，如“人事 任免 通知”，“財務(wù) 管理 規(guī)定”等，詞組之間不使用標(biāo)點符號，用醒目的黑體字標(biāo)出，以便分類歸檔。

七、抄報、抄送單位，是指需要了解此公文內(nèi)容的有關(guān)單位。送往單位是上級機關(guān)列為抄報，是平級或下級機關(guān)列為抄送。抄報、抄送單位名稱列于文尾，即公文末頁下端。為了整齊美觀，文尾處的抄報抄送單位、印刷機關(guān)和印發(fā)時間，一般均用上下兩條線隔開，主題詞印在第一條線上，文件份數(shù)印在第二條線下。

八、文件版頭。正式公文一般都有版頭，標(biāo)明是哪個機關(guān)的公文。版頭以大紅套字印上“××××××（機關(guān)）文件”，下面加一條紅線（黨的機關(guān)在紅線中加一五角星）襯托。

九、公文編號。一般包括機關(guān)代字、年號、順序號。如：“國發(fā)[1997]5號”，代表的是國務(wù)院一九九七年第五號發(fā)文?！皣l(fā)”是國務(wù)院的代字，“[1997]”是年號，（年號要使用方括號“[ ]”），“5號”是發(fā)文順序號。幾個機關(guān)聯(lián)合發(fā)文的，只注明主辦機關(guān)的發(fā)文編號。編號的位置：凡有文件版頭的，放在標(biāo)題的上方紅線與文頭下面的正中位置；無文件版頭的，放在標(biāo)題下的右側(cè)方。編號的作用：在于統(tǒng)計發(fā)文數(shù)量，便于公文的管理和查找；在引用公文時，可以作為公文的代號使用。

十、簽發(fā)人。許多文件尤其是請示或報告，需要印有簽發(fā)人名，以示對所發(fā)文件負(fù)責(zé)。簽發(fā)人應(yīng)排在文頭部分，即在版頭紅線右上方，編號的右下方，字體較編號稍小。一般格式為“簽發(fā)人：×××”。

十一、機密等級。機密公文應(yīng)根據(jù)機密程度劃分機密等級，分別注明“絕密”、“機密”、“秘密”等字樣。機密等級由發(fā)文機關(guān)根據(jù)公文內(nèi)容所涉及的機密程度來劃定，并據(jù)此確定其送遞方式，以保證機密的安全。密級的位置：通常放在公文標(biāo)題的左上方醒目處。機密公文還要按份數(shù)編上號碼，印在文件版頭的左上方，以便查對、清退。

十二、緊急程度。這是對公文送達(dá)和輸時限的要求，分為“急件”、“緊急”、“特急”幾種。標(biāo)明緊急程度是為了引起特別注意，以保證公文的時效，確保緊急工作問題的及時處理。緊急程度的標(biāo)明，通常也是放在標(biāo)題左上方的明顯處。

十三、閱讀范圍，根據(jù)工作需要和機密程度，有些公文還要明確其發(fā)送和閱讀范圍，通常寫在發(fā)文日期之下，抄報抄送單位之上偏左的地方，并加上括號。如：“（此件發(fā)至縣團級）”。行政性、事務(wù)性的非機密性公文，下級機關(guān)對上級機關(guān)的行文，都不需特別規(guī)定閱讀范圍。

十四、附件。這是指附屬于正文的文字材料，它也是某些公文的重要組成部分。附件不是每份公文都有，它是根據(jù)需要一般作為正文的補充說明或參考材料的。公文如有附件，應(yīng)當(dāng)在正文之后、發(fā)文機關(guān)之前，注明附件的名稱和件數(shù)，不可只寫“附件如文”或者只寫“附件×件”。

十五、其他。公文文字一般從左至可橫寫、橫排。擬寫、謄寫公文，一律用鋼筆或毛筆，嚴(yán)禁使用圓珠筆和鉛筆，也不要復(fù)寫。公文紙一般用16開，在左側(cè)裝訂。

公文的行文關(guān)系

行文的關(guān)系，指的是發(fā)文機關(guān)與收文機關(guān)之間的關(guān)系。注意：

一、下級機關(guān)一般應(yīng)按照直接的隸屬關(guān)系行文而不要越級行文。

二、行文常規(guī)：平行或不相隸屬的機關(guān)之間，應(yīng)當(dāng)使用平行文（如函、通知等），不能使用上行文（如請示、報告等），更不能使用下行文（如命令、指示、決定等）。

三、要分清主送機關(guān)和抄送機關(guān)。向上級的請示，不要同時抄送下級機關(guān)；向下級機關(guān)的重要行文，可以抄送直接上級機關(guān)。受雙重領(lǐng)導(dǎo)的單位向上級機關(guān)的請示，應(yīng)當(dāng)根據(jù)內(nèi)容寫明主送機關(guān)和抄報機關(guān)，由主送機關(guān)負(fù)責(zé)答復(fù)所請求的問題；上級機關(guān)向受雙重領(lǐng)導(dǎo)的單位行文時，應(yīng)當(dāng)抄送另一個上級機關(guān)。

四、要注意黨政不分的現(xiàn)象。黨務(wù)和政務(wù)事宜要分別行文，凡屬政府方面的工作，應(yīng)以政府名義行文；凡屬黨委方面的工作，應(yīng)以黨委名義行文。公文寫作的基本要求

不同種類的公文，有著不同的具體要求和寫作方法，但是，不論哪一種類的公文，都必須做到以下同點：

一、要符合黨和國家的方針政策、法律法令和上級機關(guān)的有關(guān)規(guī)定。

二、要符合客觀實際，符合工作規(guī)律。

三、公文的撰寫和修改必須及時、迅速，反對拖拉、積壓。

四、詞章必須準(zhǔn)確、嚴(yán)密、鮮明、生動。注意幾點：

（一）條理要清楚。公文內(nèi)容要有主有次，有綱有目，層次分明，中心突出，一目了然。

（二）文字要精煉，篇幅要簡短。

（三）遣詞用句要準(zhǔn)確。公文要講究提法、分寸，措詞用語要準(zhǔn)確地反映客觀實際，做到文如其事，恰如其分。

（四）論理要合符邏輯。公文的觀點要明確，概念要準(zhǔn)確，切忌模棱兩可，含糊其詞，產(chǎn)生岐義，耽誤工作。

（五）造句要合符文法，通俗易懂，并注意修辭。不要隨便生造一些難解其意的縮略語，對涉及一些平時用簡稱的單位應(yīng)使用全稱。

（六）正確使用標(biāo)點符號。

（七）正確使用順序號[

一、（一）、1、（1）]。

五、要符合保密制度的要求。公文的種類

公文的種類簡稱文種。一九八一年二月，國務(wù)院辦公廳發(fā)布的《國家行政機關(guān)公文處理暫行辦法》將國家行政機關(guān)的公文歸納為九類十五種，即命令、令、指令、決定、決議、指示、布告、公告、通告、通知、通報、報告、請求、批復(fù)、函。這些文種近視眼行文關(guān)系、文件去向，可分為上行文、平行文、下行文： 上行文──下級機關(guān)向所屬上級機關(guān)的發(fā)文，如請求、報告。平行文──平行機關(guān)或不相隸屬的機關(guān)之間的發(fā)文，如通知、函。

下行文──上級機關(guān)對所屬下級機關(guān)的發(fā)文，如命令、令、指令、決定、決議、指示、布告、公告、通告、通知、通報、批復(fù)等。

延華集團和各成員企業(yè)使用頻率較高的文種只有請示、報告、通知、通報、函五種。請示和報告

一、請示。請示是向主管上級機關(guān)請求對某項工作或問題作出指示、給予答復(fù)、審核批準(zhǔn)時所使用的公文。請示與報告的區(qū)別：請示是要求上級機關(guān)給予答復(fù)的文件，而報告則是不要求答復(fù)的文件。

（一）什么事情應(yīng)該請示？

一般而言，凡向上級請示的問題，應(yīng)屬于以下幾種情況：

1、屬于主管上級單位明確規(guī)定必須請示批準(zhǔn)才能辦理的事項。

2、對現(xiàn)行方針、政策、法令、規(guī)章、制度等不甚了解，有待上級單位明確答復(fù)才能辦理的事項。

3、工作中發(fā)生了新情況，而無章可循，有等上級明確指示才能辦理的事項。

4、因情況特殊難以執(zhí)行現(xiàn)行規(guī)定，有待上級重新指示才能辦理的事項。

5、因意見分岐，無法統(tǒng)一，難于工作，有待上級裁決才能辦理的事項。

6、有章可循，有法可依，可以開展工作，但因事由重大，為防止工作中失誤，需請示上級審核的事項。

7、按上級明文規(guī)定，完成一個任務(wù)，需報請上級審核的有關(guān)事項。

（二）撰寫請示需掌握的三個要領(lǐng)：

1、詳細(xì)、準(zhǔn)確地寫明請示事由。不僅應(yīng)在標(biāo)題上寫清，還要在在正文里寫明請示什么問題，為什么要向上級請求。請示事項要專題專文，以便上級及時答復(fù)。

2、明確提出本單位對解決這一問題的意見，供上級參考。意見要寫得有理有據(jù)，必要時可引證有關(guān)的現(xiàn)行政策、規(guī)定條文。如本單位意見分岐，要分別陳述不同意見的內(nèi)容，并加以分析比較，還可提出傾向性的意見，供上級權(quán)衡、批復(fù)。

3、具體提出對上級的要求。包括希望按某個最佳方案批示；由于時間限制，或事態(tài)嚴(yán)重，希望上級盡快答復(fù)，甚至務(wù)請在什么時限內(nèi)答復(fù)；提請上級批復(fù)時需要注意或強調(diào)的問題，否則可能引起什么不良后果；在上級正式批復(fù)前，建議上級同意暫先按什么原則進(jìn)行工作；等等。向上級提出上述要求的目的，是為了得到上級及時、準(zhǔn)確的批復(fù)，但行文中切勿使用要挾的言辭。

二、報告。報告是陳述性文件。它的種類很多，按內(nèi)容可分為專題報告、綜合報告、總結(jié)報告；按時間可分為報告、季度報告、月份報告和工作進(jìn)程報告等。為了陳述清楚，報告的擬寫方式一般可分為四個部分：

一、情況；

二、經(jīng)驗；

三、問題；

四、今后意見。如果屬于自我批評、工作反省的專題報告，也可分為四個部分：

一、情況；

二、原因；

三、責(zé)任；

四、處理情況和意見。通知

通知是一種使用范圍較廣的文體。凡需要特定機關(guān)和人員知道、辦理的事宜，都可以用通知。但也不能因為通知便于使用而濫用通知。

通知可分為“批示性通知”、“指示性通知”、“一般性通知”、“會議性通知”、“任免通知”五種。這里僅介紹“一般性通知”、“會議性通知”、“任免通知”三種。一、一般性通知。在上級機關(guān)的有關(guān)事宜需要使下級機關(guān)知道或辦理時，如：慶祝某個節(jié)日，成立、調(diào)整、合并、撤銷某個機構(gòu)，啟用印章，更正文件差錯，請下級機關(guān)報送有關(guān)材料等，都可使用這種通知。這種通知，要交待清楚所通知的事項，如何辦理，有什么要求等。

二、會議通知。上級機關(guān)要召開比較重要的會議時，一般都要提前通知所屬有關(guān)單位，這就是會議通知。這種通知要求寫得明確具體，交待清楚會議名稱、主持單位、會議內(nèi)容、起止時間、參加人員、會議地點、報到地點、攜帶材料以及其他有關(guān)事宜。如果這些事項交待不清，丟三拉四，就可能影響會議的按時召開和正常進(jìn)行。

三、任免通知。上能機關(guān)在任免下級機關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)人或上級機關(guān)的有關(guān)任免事項需要下級機關(guān)知道時要發(fā)任免通知。這種通知的寫法比較簡單，一般只要寫清楚決定任免的時間、機關(guān)、會議或依據(jù)文件，以及任免人員的具體職務(wù)即可。不論哪種類型的通知，都應(yīng)該注意以下幾點：

一、通知一般都要有一個符合標(biāo)題“三要素”（即發(fā)文機關(guān)、事由、文種）的標(biāo)題，使人一看標(biāo)題就知道是通知什么事情或要求做什么事情。有些機關(guān)簡單地使用“通知”作標(biāo)題，這是不確切的，應(yīng)盡量避免，更不應(yīng)提倡。

二、被通知單位就是文件的主送單位，有的通知往往不寫被通知單位，這是不妥當(dāng)?shù)摹?/p>

三、如果所通知的事項需要被通知的單位盡快知道，可在“通知”之前加“緊急”二字，這就是常見的“緊急通知”。通報

通報是把工作情況、經(jīng)驗教訓(xùn)、好壞典型事例等，通知所屬下級單位的文件。通報的作用在于溝通消息，互通情報，使有關(guān)單位和組織了解工作的進(jìn)程，樹立全局思想，安排自己的工作；或使其學(xué)習(xí)他地、他人的經(jīng)驗，見賢思齊，推動自己的工作；或使其記取他地、他人的教訓(xùn)，引以為戒，警惕類似問題的發(fā)生。因此，撰寫此類公文，要放眼全局，拿準(zhǔn)所通報內(nèi)容的普遍意義。要事實準(zhǔn)確，把時間、地點、人物、數(shù)據(jù)、事例、背景都書寫清楚。要目的明確，對其原因、影響、經(jīng)驗、教訓(xùn)進(jìn)行科學(xué)地總結(jié)，使人得到教益。004km.cn版權(quán)歸屬原作者謝謝合作通報采用敘事的寫法，總的要求：敘事清楚，簡明扼要。函

函，即信；公函即公務(wù)信件。它是上下級和平行機關(guān)或不相隸屬機關(guān)之間在商洽和聯(lián)系工作、詢問和答復(fù)問題時所使用的文體。函的特點是不受公文規(guī)定的嚴(yán)格限制，如不用正式文件頭，也可不編文件號，有時還可不擬標(biāo)題，因此用起來極為簡便。

公函大體有以下幾種用法：

一、下級機關(guān)向上級機關(guān)詢問一般事宜，或上級機關(guān)答復(fù)或催辦下級機關(guān)有關(guān)事宜。

二、平行機關(guān)或不相隸屬機關(guān)之間商洽有關(guān)事宜，三、用函來通知一般事項。如通知開一般性的會議、要求下級機關(guān)報送某項材料或統(tǒng)計某些數(shù)字等時，也常用公函。

四、向上級機關(guān)請示較小事宜也常用函。

函件采用書寫、復(fù)印、打印、傳真等傳遞方式均可。機關(guān)公文的制發(fā)程序

凡以機關(guān)名義制發(fā)的各類文件，均須按以下程序處理： 制發(fā)文件單位擬稿 送機關(guān)辦公室核稿 呈領(lǐng)導(dǎo)審閱簽發(fā) 機要員登記編號 打字校對付印裝訂 機要員用印留存 發(fā)文單位發(fā)出文件 2012年1月22日 辦公室主任應(yīng)具備的素質(zhì)

無論什么機關(guān)的辦公室主任，都是那個機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)者的耳目、參謀和助手。一個稱職的辦公室主任，應(yīng)該具備以下素質(zhì)：

一、具有正確領(lǐng)會領(lǐng)導(dǎo)意圖的理解能力。領(lǐng)導(dǎo)的意見、指示一般都是通過辦公室主任上傳下達(dá)的。因此辦公室主任必須要正確理解領(lǐng)導(dǎo)的意圖，以便準(zhǔn)確地上傳和下達(dá)領(lǐng)導(dǎo)的意見、指示。

二、具有組織大型會議和大型活動的組織能力。大型會議和大型活動，一般都由辦公室出面組織，需要辦公室主任作出詳盡的計劃與周密的安排，包括會議通知、材料準(zhǔn)備、會場布置、食宿安排等等，凡涉及到的所有細(xì)小末節(jié)的事情都必須安排得十分周到，否則就會貽誤工作。

三、具有妥善處理事務(wù)的能力。因為辦公室主任有時候是代表領(lǐng)導(dǎo)者處理事務(wù)的，所以，無論是領(lǐng)導(dǎo)交辦的事務(wù)還是領(lǐng)導(dǎo)沒有交辦的機關(guān)其他事務(wù)，都必須一件一件處理得恰到好處，不能因事務(wù)處理得不妥當(dāng)而損害領(lǐng)導(dǎo)的形象。

四、具有很強的駕馭文字的能力。辦公室主任不僅要做好會議記錄、綜合文字材料等簡單的文字工作，更重要的是要參與審定或者親自撰寫領(lǐng)導(dǎo)講話文稿、審核并修改以機關(guān)名義發(fā)文的各類文稿。所有這些出臺的文字材料，都代表著機關(guān)的形象。因此，辦公室主任應(yīng)該具備很強的駕馭語言文字的能力，并不斷努力提高自己的寫作水平。

五、要有很強的綜合、平衡、協(xié)凋能力。機關(guān)辦公室是具有綜合、平衡、協(xié)調(diào)職能的機構(gòu)，很多時候都代表領(lǐng)導(dǎo)者綜合情況、平衡關(guān)系、協(xié)調(diào)工作。因此，辦公室主任要全面地了解和掌握全局情況，站在領(lǐng)導(dǎo)者的立場和角度做好全局各項工作。

六、要有一定的公關(guān)能力。辦公室主任經(jīng)常接待來訪人員和來客，領(lǐng)導(dǎo)不在場要接待得十分得體；領(lǐng)導(dǎo)在場時，不能喧賓奪主。代表領(lǐng)導(dǎo)者到外面辦事，要想方設(shè)法克服一切困難，千方百計把事情辦成。

七、要有超前的預(yù)測和參謀能力。某些事預(yù)計領(lǐng)導(dǎo)會想到，要提前作好準(zhǔn)備；某些事領(lǐng)導(dǎo)暫時還沒有想到而辦公室主任想到了，要提醒領(lǐng)導(dǎo)；領(lǐng)導(dǎo)辦某一件事，辦公室主任要注意學(xué)習(xí)領(lǐng)導(dǎo)的辦事方法，設(shè)身處地想想這件事要是由自己來處理該怎么處理，必要時還可為領(lǐng)導(dǎo)當(dāng)參謀，出主意。

第四篇：公文基本常識

公文基本常識

一、公文的涵義

公文：是機關(guān)、單位、團體在管理過程中形成的具有法定效力和規(guī)范體式的文書，是依法行政和進(jìn)行公務(wù)活動的重要工具。

二、黨、政公文的種類

15種：決議、決定、命令（令）、公報、公告、通告、意見、通知、通報、請示、批復(fù)、議案、函、紀(jì)要。

（一）規(guī)范黨政公文的新文件：

1、中共中央辦公廳、國務(wù)院辦公廳關(guān)于印發(fā)《黨政機關(guān)公文處理工作條例》的通知（中辦發(fā)[2012]14號）

2、中華人民共和國國家標(biāo)準(zhǔn)《黨政機關(guān)公文格式》（GB/T9704—2012）

（黨政公文不再區(qū)分，統(tǒng)一了格式。）

（二）原來依據(jù)的文件：

1、《國粗行政機關(guān)公文處理辦法》（2000年8月）

2、《中國共產(chǎn)黨機關(guān)公文處理條例》（1996年5月）

原來規(guī)定的黨、政公文共18種：

黨政相同：決定、意見、通知、通報、報告、請示、批復(fù)、函、會議紀(jì)要。（9種）行政特有：命令（）令、議案、公告、通告。（4種）

黨特有：決議、公報、指示、條例、規(guī)定。（5種）

（三）新舊公文的主要區(qū)別

1、在“文種”方面，在《國有行政機關(guān)公文處理辦法》的13個文種基礎(chǔ)上，增加了黨委的“決議”和“公報”兩個文種，共15個文種。

2、在“格式”方面，取消了主題詞；行政公文也要署發(fā)文機關(guān)名稱。

3、在公文擬制方面，要求“重要公文”由主要負(fù)責(zé)人簽發(fā)。

4、在行文規(guī)則方面，增加“不得以本機關(guān)負(fù)責(zé)人民意向上級機關(guān)報送公文”。

5、在公文管理方面，增加發(fā)文立戶的規(guī)定。

（四）15種黨、政公文的使用說明：

1、決議。適用于會議討論通過的重大決策事項。

2、決定。適用于對重要事項作出決策和部署、獎懲有關(guān)單位和人員、變更或者撤銷下級機關(guān)不適當(dāng)?shù)臎Q定事項。

3、命令（令）。適用于公布行政法規(guī)和規(guī)章、宣布施行重大強制措施、批準(zhǔn)授予和晉升銜級、嘉獎有關(guān)單位和人員。

4、公報。適用于公布重要決定或者重大事項。

5、公告。適用于向國內(nèi)外宣布重要事項或者法定事項。

6、通告。適用于在一定范圍內(nèi)公布應(yīng)當(dāng)遵守或者周知的事項。

7、意見。適用于對重要問題提出見解和處理辦法。

8、通知。適用于發(fā)布、傳達(dá)要求下級機關(guān)執(zhí)行和有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項，批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)公文。

9、通報。適用于表彰先進(jìn)、批評錯誤、傳達(dá)重要精神和告知重要情況。

10、報告。適用于向上級機關(guān)匯報工作，反映情況，回復(fù)上級機關(guān)的詢問。

11、請示。適用于向上級機關(guān)請求指示、批準(zhǔn)事項。

12、批復(fù)。適用于答復(fù)下級機關(guān)請示事項。

13、議案。適用于各級人民政府按照法律程序向同級人民代表大會或者人民代表大會常務(wù)委員會提請審議事項。

14、函。適用于不相隸屬機關(guān)之間商洽工作、詢問和答復(fù)問題、請求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項。

15、紀(jì)要。適用于記載會議主要情況和議定事項。

三、公文的分類

（一）按行文方向劃分——4種

1、上行文：下級機關(guān)向上級機關(guān)傳遞的公文。

如：報告、請示。

2、下行文：向下級機關(guān)傳遞的公文。

如：通告、批復(fù)、通知、[命令（令）、決定、公告、通報、公報、決議、會議紀(jì)要]

3、平行文：向平級機關(guān)或不相隸屬機關(guān)傳遞的公文。

如：函、通知

4、泛行文：既向發(fā)文機關(guān)的上級單位、下級單位、平行單位行文，也向不相隸屬的單位行文，行文面廣泛，方向不定，如公告等。

（二）按保密級別劃分——4種

普通件、秘密件、機密件、絕密件。（說明：保密級別越來越高。）

（三）按緊急程度劃分——4種

緊急公文分“特急”、“加急”。電報格式的緊急公文分為四級，從急到緩依次為：“特提、特急加急、平急”。

特提屬于最高級。“特提”電報需要馬上辦理；“特急”電報需在8小時內(nèi)閱辦；“加急”需在24小時內(nèi)閱辦；“平急”電報閱辦不超過48小時?！疤靥帷笔且笠惶熘畠?nèi)辦完的電報，“特急”是要求三天之內(nèi)辦完的電報，“加急”是要求五天之內(nèi)辦完的電報，“平急”是要求十天之內(nèi)辦完的電報。

（四）按處理方式劃分——2種

1、閱件（閱知即可，不需辦理，文件中無需要辦的事件）如：報告、簡報。

2、辦件（需要承辦，在文件中有明確需要辦的事件）如：請示、函。

四、公文的處理程序

（一）收文處理——7個步驟。

簽收—登記—初審—承辦—傳閱—催辦—答復(fù)。

（二）發(fā)文處理——4個步驟。

發(fā)文處理包括：復(fù)核、登記、印制、核發(fā)。

（三）辦結(jié)公文處理——5個步驟。

辦結(jié)暫存——立卷——歸檔——清退——銷毀

五、常用公文——報告和請示的區(qū)別

（一）行文目的不同

報告是向上級反映情況，不需要上級答復(fù)，也無問題作答，因此報告中不能請求批準(zhǔn)； 而請示是請求上級解決問題，上級同不同意均須答復(fù)，因此，凡是要解決問題的，在行文時就必須用請示，不能用報告。

（二）行文時間不同

請示需要事前行文，不能“先斬后奏”；而報告可以在前中行文，也可以在事后行文。

（三）行文包含的內(nèi)容不同

報告可以一文一事，也可以一文數(shù)事；而請示必須是一文一事，有兩件事就只能用兩個請示。

（四）受文機關(guān)處理方式不同

請示屬于辦件，收文機關(guān)必須及時處理，明確作答，限期批復(fù)；報告多屬閱件，一般不作答復(fù)。報告與請示是兩種文種，不能用“請示報告”，在公文中無此文種。該用請示就用請示，該用報告就用報告，兩者不能混用。

六、請示的特點

（一）一文一事

為了方便領(lǐng)導(dǎo)批復(fù)，請示行文必須是一文一事。即每份請示只能請示一個事項、解決一個問題。

（二）請批對應(yīng)

一請示一批復(fù)，沒有請示就沒有批復(fù)。請示所涉及的問題，一般較緊迫，沒有批復(fù)，下級機關(guān)也就無法工作。

（三）事前行文

請示應(yīng)該在問題的發(fā)生或處理前行文，不可先斬后奏。報告的時限可以在事后，或工作進(jìn)行中行文。

七、函的特點

主要用平級、不相隸屬單位之間，函具有請求的作用。

函有不相隸屬單位之間使用時：

如果主送機關(guān)與自己的上級平級，文種建議使用“請示”，盡量少用“函”。

八、公文的行文注意事項

（一）公文一般不能越級行文，如需越級時被越機關(guān)應(yīng)得到抄送的公文。

（二）受雙重領(lǐng)導(dǎo)的單位，在行文時應(yīng)明白所辦的事務(wù)應(yīng)屬哪個部門主管，主辦單位為主送機關(guān)，周知或協(xié)辦單位為“抄送”件。除“通知”這類普發(fā)性公文外，主送機關(guān)只有一個，其余為抄送機關(guān)。

（三）抄送的原則是有必要知道的機關(guān)才抄送，無關(guān)的機關(guān)一般不抄送。

（四）行文時應(yīng)注意自己的職權(quán)范圍，不能越權(quán)和超越有關(guān)規(guī)定。

（五）抄送機關(guān)排名可依上級、平級與不相隸屬、下級的次序排列，同級之間用逗號，各級之間用分號，也可按級分行排列。

第五篇：企業(yè)行政公文寫作基本常識1[模版]

企業(yè)行政公文寫作基本常識

第一部分：公文種類、格式、行文要求概述

企業(yè)公文是在生產(chǎn)經(jīng)營和行政管理等過程中形成的具有強制執(zhí)行效力和規(guī)范體式的公務(wù)文書，是傳達(dá)貫徹黨和國家的方針、政策，貫徹落實企業(yè)戰(zhàn)略部署、經(jīng)營方針，發(fā)布規(guī)章制度，施行行政措施，請示和答復(fù)問題，指導(dǎo)、布置和商洽工作，報告情況和進(jìn)行經(jīng)營活動等的重要工具和歷史資料。（桂林電科所公文分為電科所文件、黨委文件、紀(jì)委文件、部門/公司文件、專用文件等）。

一、公文種類

公文種類主要分為：決定、通知、通報、報告、請示、批復(fù)、意見、函、會議紀(jì)要等種類。（命令、指示、公告、通告、議案）

（一）決定

適用于對重要事項或重大行動做出安排，獎懲有關(guān)單位及人員。

（二）通知 適用于批轉(zhuǎn)所屬部門/公司的公文，轉(zhuǎn)發(fā)上級主管部門和不相隸屬單位公文；發(fā)布規(guī)章制度；要求所屬部門/公司辦理和需要周知或共同執(zhí)行的事項；任免干部等。

（三）通報 適用于表彰先進(jìn)，批評錯誤，傳達(dá)重要精神或情況。

（四）報告 適用于向上級主管部門匯報工作、反映情況、提出意見或建議，答復(fù)上級機關(guān)的詢問。

（五）請示 適用于向上級主管部門請求指示、批準(zhǔn)。

（六）批復(fù) 適用于答復(fù)所屬部門/公司、群眾組織請示事項。

（七）意見 適用于對重要問題提出意見和處理辦法。

（八）函 適用于不相隸屬單位之間相互商洽工作、詢問和答復(fù)某一事項或某些業(yè)務(wù)性、臨時性的問題等。

（九）會議紀(jì)要 適用于記載、傳達(dá)會議情況和議定事項。

（十）命令 適用于依照有關(guān)法律公布行政法規(guī)和規(guī)章；宣布施行重大強制性行政措施；嘉獎有關(guān)單位及人員。

（十一）公告 適用于向國內(nèi)外宣布重要事項或者法定事項。

（十二）通告 適用于公布社會各有關(guān)方面應(yīng)當(dāng)遵守或者周知的事項。

（十三）議案 適用于各級人民政府按照法律程序向同級人民代表大會或人民代表大會常務(wù)委員會提請審議事項。

二、公文格式

公文一般由秘密等級和保密期限、緊急程度、發(fā)文機關(guān)標(biāo)識、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標(biāo)題、主送機關(guān)、正文、附件說明、成文日期、印章、附注、附件、主題詞、抄送機關(guān)、印發(fā)機關(guān)和印發(fā)日期等部分組成。

二、公文格式的基本要求： 1.公文用紙：一般使用紙張定量為60g/㎡～80g/㎡的膠版印刷紙或復(fù)印紙。紙張白度80%～90%，橫向耐折度≥15次，不透明度≥85%，pH值為7.5～9.5。

2.紙張大?。篈4型紙：210mm×297mm。

4.字體：如無特殊說明，公文各要素一般用3號仿宋體字。特定情況可作適當(dāng)調(diào)整。

5.行數(shù)和字?jǐn)?shù)：一般每面排22行，每行排28個字，并撐滿版心。特定情況可作適當(dāng)調(diào)整。6.公文應(yīng)當(dāng)雙面印刷。7.公文應(yīng)當(dāng)左側(cè)裝訂。三 公文的通用格式

版頭：份號、密級和保密期限、緊急程度、發(fā)文機關(guān)標(biāo)志、發(fā)文字號、簽發(fā)人。

主體：標(biāo)題、主送機關(guān)、正文、附件說明、發(fā)文機關(guān)署名、成文日期、印章、附注、附件。

版記：抄送機關(guān)、印發(fā)機關(guān)和印發(fā)日期、頁碼。

三、行文要求

（一）行文應(yīng)當(dāng)注重必要性和實效，堅持少而精的原則。

（二）行文關(guān)系根據(jù)職權(quán)范圍、隸屬關(guān)系確定，一般不得越級請示或 報告。

（三）“請示”應(yīng)當(dāng)一文一事，只寫一個主送單位。如需要同時送其 他單位，應(yīng)用抄送形式，原則上不得同時抄送下屬單位。

（四）報告不得夾帶請示事項。

（五）主送上級主管單位的公文，用“請示”或“報告”；向無隸屬 關(guān)系的有關(guān)部門洽談工作、詢問和答復(fù)問題、請求批準(zhǔn)等，行文用“函”，只主送一個單位，其他有關(guān)單位抄送。

四、草擬公文應(yīng)注意以下事項：

（一）內(nèi)容要符合國家的法律、法規(guī)，符合黨的方針、政策，符合上級主管部門和本企業(yè)的有關(guān)規(guī)定和實際。

（二）情況確實、觀點明確、條理清楚，層次分明，文字精煉，用詞恰當(dāng)，標(biāo)點準(zhǔn)確，篇幅力求簡短。行文關(guān)系恰當(dāng)，公文體式得當(dāng)，使用規(guī)范化簡稱。

（三）涉及國家秘密和企業(yè)秘密事項的公文要依據(jù)《中華人民共和國保守國家秘密法》規(guī)定，準(zhǔn)確劃定密級，按要求明確標(biāo)明密級及保密期限。

（四）人名、地名、數(shù)字、行文要準(zhǔn)確。時間應(yīng)寫具體的年月日。引用公文先引標(biāo)題，后引發(fā)文字號。

（五）行文要使用國家法定計量單位。數(shù)字，除成文時間、部分結(jié)構(gòu)層次、序數(shù)和詞、詞組、慣用語、縮略語、具有修辭色彩語句中作為語素的數(shù)字必須使用漢字外，應(yīng)當(dāng)使用阿拉伯?dāng)?shù)碼。

（六）公文中章節(jié)序數(shù)的寫法一般按下列順序排列：第一層為“一”，第二層為“

（一）”，第三層為“1”，第四層為“（1）”。

（七）文稿一律用鋼筆、簽字筆書寫或計算機打印稿，原稿一并附后

通 知

一、格式與內(nèi)容

按通知的性質(zhì)來劃分，一般可分為告知性通知、布置性通知、發(fā)布性通知和會議性通知。告知性是每一種通知的共同特性。

通知一般由標(biāo)題、正文和落款及時間幾個部分組成。

1、標(biāo)題

標(biāo)題有兩種格式，一種是公文規(guī)范性標(biāo)題，另一種由事由加文種構(gòu)成。前者由發(fā)文單位、文種構(gòu)成，如《×××(發(fā)文單位名稱)通知》；后者由事由和文種構(gòu)成，如《關(guān)于認(rèn)真貫徹執(zhí)行會計從業(yè)資格管理制度有關(guān)規(guī)定的通知》。

2、正文

因通知的類型不同，正文的寫法、要求也不同。(1)告知性和布置性通知。這類通知是上級單位向下級單位作出某項指示、布置某項工作的通知。具體要求是：緣由要充分，行文要簡潔，事項要交代清楚?！疤卮送ㄖ薄ⅰ耙陨鲜马椡苤笔沁@類通知慣用的結(jié)尾句式。(2)批示性通知。這類通知大都以批轉(zhuǎn)或轉(zhuǎn)發(fā)的文件為主，通知本身只起按語的作用?！艾F(xiàn)將??轉(zhuǎn)批(轉(zhuǎn)發(fā)》給你們，請研究執(zhí)行(參照執(zhí)行、遵照執(zhí)行)”是這類通知慣用的結(jié)尾句式。

(3)會議性通知。這類通知正文包括兩部分，即通知的緣由和通知事項及內(nèi)容。前者要寫出召開會議的目的、意義；后者主要交待會議議題、時間、地點，必要時還要交待參加人員的條件、范圍

等。

(4)任免性通知。這類通知就是任命和免去干部(企業(yè)管理、領(lǐng)導(dǎo)層人員)職務(wù)的通知。只有任命事項沒有免去事項的通知，叫任命通知；只有免去事項沒有任命事項的通知，叫免職通知。因為任免通知關(guān)系到人事變動，所以在提法、措辭、人名次序排列上要特別慎重。

3、結(jié)尾

簽署發(fā)文單位和發(fā)文時間。單位就是指發(fā)文單位，時間就是發(fā)布通知的時間。

二、范例

例1（會議通知）

會議通知

各部門領(lǐng)導(dǎo)：

謹(jǐn)定于20××年××月××日上午9時30分在××召開××?xí)h，請準(zhǔn)時參加。隨本通知送評議表一份，請認(rèn)真填寫并于開會前上交。

××公司

通 報

一、格式與內(nèi)容

1、標(biāo)題

有規(guī)范的完整標(biāo)題，也有不完整的、由事由加文種的標(biāo)題礎(chǔ)瞅xx公司關(guān)于糾正銷售工作的不正之風(fēng)的情況通報》。有時也可以只寫“通報”二字。

2、主送單位

一般通報都有主送單位，少數(shù)普發(fā)性通報可以不寫此項。

3、正文

一般由四部分組成，(1)引言。主要是概括通報的內(nèi)容、性質(zhì)、作用和要求。

(2)事實。表揚性通報寫先進(jìn)事跡；批評性通報寫錯誤事實。寫作時應(yīng)注意的問題是：既要把主要事實寫清楚，又要寫得概括精練。

(3)分析及處理。對先進(jìn)事跡的先進(jìn)性或錯誤事實的本質(zhì)，進(jìn)行恰如其分地分析，有的還寫出先進(jìn)事跡或犯錯誤的原因，并且提出處理意見；表揚性通報寫出給予精神或物質(zhì)獎勵的決定：批評性通報寫出處分決定。

(4)號召或要求。根據(jù)通報的精神要求如何去做，或者號召為實現(xiàn)什么目標(biāo)而奮斗。

4、結(jié)尾

寫明發(fā)文單位和日期。如果發(fā)文單位在標(biāo)題前已加上去，此處可以只寫日期。下發(fā)或張貼的通報要加蓋公章。

二、范例

例2

××公司關(guān)于對×××運輸員處罰的通報

各部門：

木公司運輸員×××，自今年3月2—12日，利用發(fā)貨職權(quán)，在××客運碼頭先后向7個提貨的貨主進(jìn)行勒索，當(dāng)貨主不答應(yīng)時，×××就采取不發(fā)貨、不點數(shù)、不放行的手段進(jìn)行刁難。經(jīng)查實，×××共勒索錢物××元。由于該員工的違紀(jì)做法破壞了木公司的商業(yè)信譽，使貨運工作受到一定的損失。為嚴(yán)肅紀(jì)律，整頓風(fēng)紀(jì)，公司決定給予×××辭退的處分，給予其直接領(lǐng)導(dǎo)通報批評，并扣發(fā)三個月的獎金的處分。

為了防止類似事件的發(fā)生，各部門要嚴(yán)肅行業(yè)紀(jì)律，堵塞漏洞，對違反紀(jì)律的員工應(yīng)嚴(yán)肅處理。

××公司

××××年××月××日

通 告

按通告內(nèi)容的性質(zhì)劃分，通告有兩種類型：

法規(guī)性通告：其內(nèi)容主要是社會各有關(guān)方面應(yīng)遵守的帶有法規(guī)性質(zhì)的事項，有強制性和行政約束力，一旦公布，社會各有關(guān)方面應(yīng)當(dāng)切實遵守和執(zhí)行。例如，《××省人民政府關(guān)于整治機動車超載違章的通告》就是一個法規(guī)性通告。

告知性通告：這類通告主要用于告知大家某件事情，如發(fā)生的新情況，出現(xiàn)的新事物，以及需要大家知道的新決定等。這類通告大都具有專業(yè)性和單一性，往往不具有法規(guī)性質(zhì)，但也有一定的約束力。

一、格式與內(nèi)容

通告的結(jié)構(gòu)由標(biāo)題、正文、生效標(biāo)識組成。

1、標(biāo)題

通告的標(biāo)題與公告標(biāo)題形式基本相同，有四種形式，可以根據(jù)實際情況選用一種，四種形式?jīng)]有原則上的區(qū)別。

(1)由發(fā)文機關(guān)、事由和文種組成。如《民航總局、公安部關(guān)于民航安全問題的通告》。(2)由發(fā)文機關(guān)和文種組成。如《中華人民共和國公安部通告》。(3)由事由和文種組成。如《關(guān)于維護校園秩序的通告》。(4)只用文種名稱。如《通告》。

通告與公告都是公布性的公文，不需要寫主送單位。

2、正文

通告的正文一般由三個層次組成，即通告的依據(jù)或緣由、通告的事項和通告的結(jié)尾。

第一部分寫通告的依據(jù)或緣由，然后用“現(xiàn)通告如下”、“特通告如下”等過渡語導(dǎo)入下文。第二部分寫通告的具體事項，為使通告的條理清晰，可采用分條列項的寫法。第三部分是正文的結(jié)尾，可提出要求，或使用常用語“特此通告”等來作結(jié)。

3、生效標(biāo)識

在正文的石下方寫上發(fā)文機關(guān)的全稱，加蓋印章。有的通告在標(biāo)題中己經(jīng)寫出發(fā)文機關(guān)的名稱，可不再寫。

4、落款

通告的落款，與標(biāo)題有關(guān)系。標(biāo)題有發(fā)布單位的，后面可無落款；標(biāo)題沒有發(fā)布單位的，落款要注明發(fā)布單位。發(fā)布通告的時間，寫在標(biāo)題之后、內(nèi)容之前，或?qū)懺诼淇畹暮竺婢伞?/p>

三、范例 例2

慶 典 通 告

為慶祝x x購物中心成立10周年，特于9月25日～10月10日在x x路總店舉辦“真情回報一—十年輝煌慶典晚會”，歡迎各界人士踴躍參與!聯(lián)系電話：1234567 聯(lián)系人：王先生

X X購物中心 ××××年××月××日

報 告

一、格式與內(nèi)容

報告寫作內(nèi)容要真實、可靠，重點突出，耍如實反映情況，抓住主要矛盾，分清主次，大膽取舍，以便于上級機關(guān)清楚地了解情況，處理問題。

報告的種類繁多，有工作報告、情況報告、答復(fù)報告、報送報告、綜合報告、專題報告等(市場分析報告及財務(wù)報告在下文中將進(jìn)行專門闡述)。但不管是哪一類報告，其格式一般都包括標(biāo)題、主送單位、正文、落款四部分。

1、標(biāo)題

一般有兩種寫法：一種是公文規(guī)范標(biāo)題，即由發(fā)文單位、事由和文種組成，如《××市人民政府關(guān)于高新技術(shù)開發(fā)區(qū)資金使用情況的報告》；另一種標(biāo)題由事由和文種組成，如《關(guān)于×××次列車在××站發(fā)生出軌事故的報告》。

2、主送單位

即接受“報告”的上級機關(guān)或組織，其位置在標(biāo)題與正文之間，獨占一行，頂格寫，如“xx省人民政府”，應(yīng)盡量用全稱。

3、正文

這部分是報告的主體，其結(jié)構(gòu)一般由開頭(引據(jù))、事項和結(jié)尾三部分組成。

(1)開頭。作為正文的導(dǎo)語，應(yīng)承接標(biāo)題中的事由，導(dǎo)出報告的目的，即為什么而報告，一般要用“現(xiàn)將有關(guān)情況報告如下” 作為過渡句，起承上啟下作用。這部分要求落筆扣題，簡明扼要，直陳其旨。

(2)事項。這是報告的具體內(nèi)容部分，一般包括基本情況、主要經(jīng)驗、體會、存在的問題和下一步打算。在一份報告中，這幾部分不一定全寫，要看具體情況，有所側(cè)重。

(3)結(jié)尾。常用的是約定俗成的結(jié)語，如“特此報告”或“以上報告如有不妥之處請指正”等。

4、落款

一般寫發(fā)文單位名稱或負(fù)責(zé)人姓名、發(fā)文時間，最后加蓋公章。

三、范例

關(guān)于請求出具同意我所購置小車意見的報告

中國機械工業(yè)集團有限公司：

隨著市場經(jīng)濟的發(fā)展和我所產(chǎn)業(yè)規(guī)模不斷擴大，各級領(lǐng)導(dǎo)和大客戶到所視察、洽談業(yè)務(wù)比較頻繁，而所部只有兩輛接待車輛，故急需添置一部小汽車。為解決這一問題，所里擬購置一部價值24.98萬元的東風(fēng)日產(chǎn)天籟小汽車（排氣量2.5），以緩解經(jīng)營接待用車緊張狀態(tài)。按廣西區(qū)小汽車定編辦的有關(guān)規(guī)定，企業(yè)購置小汽車需經(jīng)上級主管部門同意后方予以辦理小車定編手續(xù)，故特向國機集團報告，懇望國機集團出具同意我所購置小汽車的意見，以便我所辦理小車定編手續(xù)。

聯(lián)系人:××× 電話:××××××× 手機:×××××× 附件：廣西壯族自治區(qū)小汽車定編申請審批表

桂林電器科學(xué)研究所

二0 0九年十月十四日

指 示

一、格式與內(nèi)容

指示在結(jié)構(gòu)上，由標(biāo)題、受文單位和正文三部分組成。

1、標(biāo)題

包括三部分內(nèi)容：(1)發(fā)布指示的機關(guān)；

(2)指示的中心內(nèi)容(概括性的)；(3)文種(指示)。如果指示的內(nèi)容比較急切，或有時間限制，還要在標(biāo)題的“指示”前面寫上“緊急”二字。作為緊急指示發(fā)布。在標(biāo)題的下面，要注明指示發(fā)布的時間或者文號。

2、受文單位

在正文之前，先寫明受文的單位名稱。

3、正文

正文一般由兩部分內(nèi)容組成：一是發(fā)布本指示的根據(jù)或原因，二是本指示的具體事項，而重點要放在指示的事項上。指示事項一般多采用分條分項的辦法撰寫。這樣做不但層次清晰，易于理解，而且便于貫徹和落實。

正文部分的內(nèi)容要視具體的指示而定。一般分三個層次：

第一層，簡要闡述發(fā)布本指示的依據(jù)和主旨。如果是貫徹性指示，還要闡明貫徹有關(guān)政策、法規(guī)的意義和有關(guān)政策、法規(guī)的主要內(nèi)容，以及應(yīng)著重在哪些方面進(jìn)行貫徹。

第二層，詳細(xì)寫明本指示的內(nèi)容。這是正文的重點部分。一般先用“特作如下指示”或“為此，特發(fā)本指示” 來過渡到正文。然后展開，一般是分項寫明指示的具體條款;完成指示的辦法、措施等。這部分內(nèi)容，要求具有很強的現(xiàn)實針對性和明確的工作指導(dǎo)思想，文字表達(dá)要講究簡練、準(zhǔn)確。

第三層，指出落實指示的幾點要求。然后，一般用“以上各項，希即研究推行”或“以上諸點，望結(jié)合本地實際情況，具體組織實施”作結(jié)。

三、范例 例1

XXX公司關(guān)干暫停銷售產(chǎn)品的指示

×××公司駐各地辦事處和各級代理商：

最近，由我公司自主研發(fā)、銷售的×××產(chǎn)品，在部分地區(qū)有消費者提出產(chǎn)品質(zhì)量有暇疵，主要反映的問題是：(l)??；(2)??。為了保護消費者的權(quán)益，減低×

××，產(chǎn)品對公司形象的不良影響，經(jīng)公司董事會研究討論，現(xiàn)對有關(guān)問題作如下指示：(一)暫?！痢痢廉a(chǎn)品的銷售。

(二)主動聯(lián)系消費者，征詢×××產(chǎn)品的使用情況。(三)熱情接待消費者的意見或投訴。??

產(chǎn)品質(zhì)量是企業(yè)生存的根本，我公司將本著對消費者負(fù)責(zé)的態(tài)度，積極、妥善地處理此次事件。在各辦事處和代理商的情況上報后，公司將派工程師到各地對產(chǎn)品進(jìn)行調(diào)試，有需要的就回收到產(chǎn)地進(jìn)行改造，直至完全合格為止。

以上諸點，望各辦事處和代理商結(jié)合木地實際情況，具體組織實施。

×××公司總經(jīng)理辦公室

××××年××月××日

第七節(jié) 請 示

一、格式與內(nèi)容

根據(jù)請示的性質(zhì)、用途劃分，大體上可分為陳述性請示、請求性請示

和建議性請示。無論哪種請示，一般都由標(biāo)題、主送單位、正文和落款四個部分組成，有的請示還帶有附件。

1、標(biāo)題

一般有兩種寫法:一種是公文規(guī)范標(biāo)題，即由發(fā)文單位、事由和文種組 成，如《關(guān)于××公司實施股份合作制改造的請示》、《××市關(guān)于修建××高等級公路的請示》；另一種是省略標(biāo)題，即在標(biāo)題中省略了規(guī)范標(biāo)題中的某一部分，多數(shù)情況是省略發(fā)文單位，如《關(guān)于××問題的請示》。

2、主送單位

即接受“請示”的上級機關(guān)或組織，其位置在標(biāo)題與正文之間，獨占一行，頂格寫，有時也可省略。主送單位應(yīng)盡量寫全稱，除特殊情況外，不能越級寫主送單位。

3、正文

一般由開頭、主體和結(jié)語三部分組成。開頭，寫請示原因；主體，寫請示事項，即處理某件事的具體措施；結(jié)語，寫請示語，如“特此請示，望批復(fù)”或“請批示”等。

4、落款

寫明發(fā)文單位和成其日期。發(fā)文單位(發(fā)出請示的單位名稱)要寫全稱，成文日期(年、月、日)也要寫全，不能省略。

二、范例

關(guān)于為開辟新欄目需要撥款 50萬元的請示

××董事會：

我臺節(jié)目制作中心要開辟一檔新欄目，叫做“××××”，這檔節(jié)目是專門研究促進(jìn)中小學(xué)差生學(xué)習(xí)進(jìn)步的問題。目前在中小學(xué)教育中存在一些不容忽視的問題，最為突出的是學(xué)習(xí)成績差的學(xué)生由于缺少有效的關(guān)心和幫助，不少同學(xué)在心理上產(chǎn)生了自卑的心理，自暴自棄，有的甚至選擇了自殺。

鑒于這些問題，我臺節(jié)目制作中心決定開辟“××××”欄目，由一些資深的教育學(xué)家和心理醫(yī)生擔(dān)任主持，為這些差生排憂解難，進(jìn)一步提高他們的心理素質(zhì)和學(xué)習(xí)素質(zhì)。為此，需要50萬元的經(jīng)費。

以上請示，請批復(fù)。

××電視臺

××××年××月××日