第一篇：第三章 第五節(jié) 會計電算化檔案管理的基本要求

第三章 會計電算化基本要求

第五節(jié)會計電算化檔案管理的基本要求

遵循《會計法》的基本要求，結(jié)合會計電算化的特點來進行 會計數(shù)據(jù)的主要表現(xiàn)形式有（存儲介質(zhì)）：

（1）記載會計業(yè)務(wù)的原始憑證、會計憑證、會計賬簿、會計報表（包括報表格式和計算公式）；

（2）會計電算軟件開發(fā)過程或會計電算化系統(tǒng)實施過程中的各種開發(fā)實施資料

（3）其他會計資料，如客戶、供應(yīng)商資料等

【例題〃多選題】會計電算化檔案包括（）。

A.機內(nèi)會計數(shù)據(jù)

B.軟盤等備份的會計數(shù)據(jù)

C.會計軟件使用手冊

D.打印輸出的會計賬表數(shù)據(jù)

『正確答案』ABCD

一、應(yīng)當(dāng)保存打印出的紙質(zhì)會計檔案

二、系統(tǒng)開發(fā)資料和會計軟件系統(tǒng)也應(yīng)視同會計檔案保管

三、制定與實施檔案管理制度

一、應(yīng)當(dāng)保存打印的紙質(zhì)會計檔案

已經(jīng)實現(xiàn)計算機進行會計核算的單位，其會計檔案必須打印輸出，以紙質(zhì)的形式按《會計檔案管理辦法》的規(guī)定進行保管。

原始憑證在會計電算化后與傳統(tǒng)會計核算時沒有區(qū)別。

（一）現(xiàn)金日記賬和銀行日記賬要求每天打印輸出，做到日清

月結(jié)。如果每天業(yè)務(wù)較少，也可以按旬打印輸出。對于日記賬通常采用定期對計算機打印輸出的活頁賬頁裝訂成冊進行保存。

【例題〃判斷題】電算化后，對于現(xiàn)金日記賬，可以采用計算

機打印輸出活頁賬后再裝訂成冊，而不一定要有訂本式賬簿（）。

『正確答案』對

（二）明細賬要求每年打印一次或在需要時進行打印。

（三）會計電算化后，在所有記賬憑證數(shù)據(jù)和明細賬數(shù)據(jù)都存儲在計算機內(nèi)的情況下，總賬一般用“總分類科目余額發(fā)生額對照表”替代，“總分類科目余額發(fā)生額對照表”一般要求每月打印一次。

（四）會計報表每月打印一次進行保管。

【例題〃判斷題】在任何情況下，都可以用總分類賬戶本期發(fā)

生額對照表替代總分類賬（）。

『正確答案』錯

會計數(shù)據(jù)量大的企業(yè)，賬、證、表的打印工作量極大，在具備采用磁帶、磁盤、光盤和微縮膠片等存儲介質(zhì)保存檔案的條件下，可以用以上存儲介質(zhì)保存會計檔案。必須定期復(fù)制，并且其保存期限同打印輸出的書面形式的會計賬簿、報表一樣。

二、系統(tǒng)開發(fā)資料和會計軟件系統(tǒng)也應(yīng)視同會計檔案保管

會計電算化系統(tǒng)開發(fā)過程中的資料一般有：系統(tǒng)分析說明書、系統(tǒng)設(shè)計說明書、軟件測試報告、各種編碼說明、代碼清單、各種解決方案等，這些都應(yīng)視為會計檔案保管，保管期截止到該系統(tǒng)停止使用

或有重大更改之后的5年。

會計軟件系統(tǒng)也應(yīng)視為會計檔案進行保管，在保管過程中要特別注意版本的升級管理。

【例題〃單選題】會計電算化系統(tǒng)開發(fā)的全套文檔資料，其保存期限截至該系統(tǒng)停止使用或有重大更改后（）。

A.一年

B.二年

C.三年

D.五年

『正確答案』D

【例題〃單選題】采用會計電算化軟件的單位，其會計檔案保管期限與手工核算時相比，應(yīng)該（）。

A.一致

B.有所差別

C.延長

D.縮短

『正確答案』A

三、制定與實施檔案管理制度

（一）存檔的手續(xù)，主要是指各種審批手續(xù)；

（二）各種安全和保密措施；

（三）檔案管理員的職責(zé)與權(quán)限；

（四）檔案分類管理辦法；

（五）檔案使用的各種審批手續(xù)；

（六）各類文檔的保管期限及銷毀手續(xù)。

四、會計電算化檔案安全和保密措施

1、做好防磁、防火、防潮、防塵、防盜、防蟲蛀、防霉爛和防鼠咬等“8防”工作，重要會計檔案的“雙份”，“雙地點”，“雙建筑物”。

2、采用磁性介質(zhì)保存會計檔案的，要定期進行檢查，定期復(fù)制，防止由于磁性介質(zhì)損壞而導(dǎo)致會計資料丟失。

【例題〃多選題】對會計電算化檔案管理要做到防磁、（）工作。

A.防震

B.防火

C.防潮

D.防塵

『正確答案』BCD3、每年形成的會計檔案及時歸檔，當(dāng)年年度終了時，可暫由本單位財務(wù)會計部門保管1年，期滿后移交檔案管理部門保管。

對存檔的會計資料要檢查記賬憑證上錄入員的簽名或蓋章、稽核人員的簽名或蓋章、會計主管的簽名或蓋章，收付款記賬憑證還應(yīng)具備出納人員簽名和蓋章等。

4、關(guān)于會計檔案保管的期限的規(guī)定：

原始憑證、記賬憑證為15年；

銀行存款余額調(diào)節(jié)表為3年；

會計賬簿類的日記賬為15年，現(xiàn)金和銀行存款日記賬為25年，明細賬、總賬、輔助賬為15年；

報表類的如主要財務(wù)指標為15年，年度會計報表為永久

其他類會計檔案的保管清冊及銷毀清冊為25年，財務(wù)成本計劃為3年，主要財務(wù)會計合同、文件、協(xié)議為永久

5、各種會計資料，原則上不得外借和拿出單位。

經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)同意借閱的會計資料，應(yīng)履行相應(yīng)的借閱手續(xù)，經(jīng)手人必須簽字記錄。歸還時，要檢查病毒。

6、違反會計檔案管理制度的人員，應(yīng)檢查糾正。

7、會計檔案管理應(yīng)該由專人負責(zé)。

【例題〃多選題】會計檔案資料保管員的具體工作包括（）。

A.系統(tǒng)各類數(shù)據(jù)軟盤、系統(tǒng)軟盤及各類賬表、憑證、資料的登記和存檔保管工作

B.做好各類數(shù)據(jù)資料、賬表、憑證的安全保密工作，按規(guī)定的批準手續(xù)辦理借還手續(xù)

C.按規(guī)定期限，向各類有關(guān)人員催交備份數(shù)據(jù)及存檔數(shù)據(jù)資料

D.憑證、賬頁、報表等的打印工作

『正確答案』ABC

【例題〃單選題】對存有重要會計數(shù)據(jù)的磁性介質(zhì)，以下說法正確的是（）。

A.備份一套數(shù)據(jù)進行留檔

B.必須進行雙備份，并異地存放

C.存放地的溫度和濕度等環(huán)境與紙張的保存條件相同

D.借用歸還后，只要磁盤未損壞即可歸檔

『正確答案』B

【例題〃單選題】各種會計資料，包括打印出來的會計資料以及存儲會計資料的軟盤、硬盤等，未經(jīng)（）同意，不得外借和拿出單位。

A.會計主管

B.電算主管

C.上級主管

D.單位領(lǐng)導(dǎo)

『正確答案』D

第二篇：會計電算化管理制度及會計檔案管理

會計電算化管理制度及會計檔案管理

會計電算化管理制度

為提高企業(yè)財會效率，進而提高企業(yè)的經(jīng)濟效益，嚴格執(zhí)行財政部頒發(fā)的《會計電算化管理辦法》，同時結(jié)合本單位的具體情況，特制定本制度。

一、有嚴格的操作管理制度

1、崗位責(zé)任制

在系統(tǒng)運行前，必須確定會計電算化崗位及職責(zé)，根據(jù)會計業(yè)務(wù)量要求和會計數(shù)據(jù)處理方式不同，可設(shè)以下崗位：

A、會計主管：

（1）負責(zé)組織開展單位會計電算化工作，包括制訂會計電算化發(fā)展規(guī)劃、配合計算機人員研制相關(guān)的系統(tǒng)開發(fā)、會計軟件系統(tǒng)的日常應(yīng)用、崗位監(jiān)督、會計檔案管理等。做為會計主管應(yīng)具備會計和計算機知識。

（2）負責(zé)制訂會計崗位責(zé)任制，并協(xié)調(diào)管理各崗位員工的工作。

（3）制訂會計電算化的各項管理制度。

（4）負責(zé)整個系統(tǒng)正常運行、應(yīng)用軟件資源的調(diào)配、系統(tǒng)故障及時處理。

B、系統(tǒng)操作員：

（1）負責(zé)會計核算所需數(shù)據(jù)，如：記帳憑證、往來帳、銀行帳、報表、材料單、工資單等。

（2）打印輸出各種帳簿、報表等。

（3）做好數(shù)據(jù)備份工作。

C、憑證審核員：

（1）對手工計算編制的計帳憑證審核。

（2）負責(zé)計帳、結(jié)帳工作。

（3）負責(zé)報表的編制工作。

（4）做好數(shù)據(jù)的備份工作。

D、會計檔案：

（1）負責(zé)有關(guān)系統(tǒng)軟盤、數(shù)據(jù)軟盤的存檔，各種帳、證、表的保管。

2、操作管理制度：

（1）操作員應(yīng)經(jīng)過系統(tǒng)培訓(xùn)后才能上崗。

（2）應(yīng)經(jīng)會計主管批準才能上崗，且只能在主管批準的權(quán)限內(nèi)工作。

（3）嚴格按系統(tǒng)說明完成每一步工作。

（4）若出現(xiàn)故障情況，應(yīng)報告領(lǐng)導(dǎo)一同分析原因；若出現(xiàn)系統(tǒng)引起的故障，應(yīng)及時通知銷售商派人進行維護。

（5）應(yīng)至少一個月備份一次數(shù)據(jù)，以防數(shù)據(jù)丟失。

（6）外來軟盤不得在有會計軟件的機器上運行，以防感染病毒。

3、機房管理制度：

（1）未經(jīng)許可的無關(guān)人員不得隨意使用財會專用機。嚴禁在機器上玩游戲。

（2）不得帶電拔插頭，以免損壞機器、設(shè)備。

（3）嚴禁使用外來軟盤，必要時要先殺毒后再使用。

（4）嚴格按順序開啟機器，長時間離開應(yīng)關(guān)閉機器，下班必須關(guān)閉電源。

（5）應(yīng)保持計算機清潔。

（6）計算機出現(xiàn)故障，應(yīng)由專人維修，未經(jīng)許可不得擅自拆開。

4、有嚴格的硬件、軟件維護制度：

若硬件出現(xiàn)故障，應(yīng)及時通知銷售商派人維護，切勿自己拆開。

軟件維護包括：

（1）對會計軟件的日常維護，包括：科目的升級、常見錯誤排除、數(shù)據(jù)恢復(fù)、調(diào)整打印機參數(shù)等。

（2）維護人員不得擅自改變原有軟件的程序。

（3）財會人員因正常操作失誤而引起的錯誤，應(yīng)由財會人員改正，不得由維護人員通過維護修改，如打開憑證庫、帳簿庫等文件進行修改。

（4）加強對硬件、軟件的維護，是提高效率的關(guān)鍵。

5、有會計檔案管理制度：

會計電算化的檔案管理，大部分內(nèi)容同手工一樣，應(yīng)特別加強以下方面的管理：

（1）會計電算化軟件的文檔資料的保存。

（2）定期備份核算數(shù)據(jù)軟件的保管。

（3）帳簿中的日記帳、銀行帳每天打印，帳頁打印輸出裝訂成冊；總帳每月打印，年終裝訂成冊。

（4）全年會計結(jié)束，備份兩份完整軟盤分別保存。

（5）所有會計檔案必須造冊登記，以備查用。

會計檔案管理

第一條 為了加強會計檔案管理，統(tǒng)一會計檔案管理制度，更好地為發(fā)展社會主義市場經(jīng)濟服務(wù)，根據(jù)《中華人民共和國會計法》和《中華人民共和國檔案法》的規(guī)定，制定本辦法。

第二條 必須加強對會計檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)，建立會計檔案的立卷、歸檔、保管、查閱和銷毀等管理制度，保證會計檔案妥善保管、有序存放、方便查閱、嚴防毀損、散失和泄密。

第三條 會計檔案是指會計憑證，會計賬簿和財務(wù)報告等會計核算專業(yè)材料，是記錄和反映單位經(jīng)濟業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)。具體包括：

(一)會計憑證類：原始憑證，記賬憑證、匯總憑證，其他會計憑證。

(二)會計賬簿類：總賬，明細賬，日記賬，固定資產(chǎn)卡片，輔助賬簿，其他會計賬薄。

(三)財務(wù)報告類：月度、季度、財務(wù)報告，包括會計報表、附表、附注及文字說明，其他財務(wù)報告。

(四)其他類：銀行存款余額調(diào)節(jié)表，銀行對賬單，其他應(yīng)當(dāng)保存的會計核算專業(yè)資料，會計檔案移交清冊，會計檔案保管清冊，會計檔案銷毀清冊。

第四條 每年形成的會計檔案，應(yīng)當(dāng)由會計機構(gòu)按照歸檔要求，負責(zé)整理立卷，裝訂成冊，編制會計檔案保管清冊。

當(dāng)年形成的會計檔案，在會計終了后，可暫由會計機構(gòu)保管一年，期滿之后，應(yīng)當(dāng)由會計機構(gòu)編制移交清冊，移交本單位檔案機構(gòu)統(tǒng)一保管；未設(shè)立檔案機構(gòu)的，應(yīng)當(dāng)在會計機構(gòu)內(nèi)部指定專人保管。出納入員不得兼管會計檔案。

移交公司檔案機構(gòu)保管的會計檔案，原則上應(yīng)當(dāng)保持原卷冊的封裝。個別需要拆封重新整理的，檔案機構(gòu)應(yīng)當(dāng)會同會計機構(gòu)和經(jīng)辦人員共同拆封整理，以分清責(zé)任。

第五條 公司保存的會計檔案不得借出。如有特殊需要，經(jīng)本單位負責(zé)人批準，可以提供查閱或者復(fù)制，并辦理登記手續(xù)。查閱或者復(fù)制會計檔案的人員，嚴禁在會計檔案上涂畫、拆封和抽換。

公司應(yīng)當(dāng)建立健全會計檔案查閱、復(fù)制登記制度。

第六條 會計檔案的保管期限分為永久、定期兩類。定期保管期限分為3年、5年、10年、15年、25年5類。

會計檔案的保管期限，從會計終了后的第一天算起。

第七條 本辦法規(guī)定的會計檔案保管期限為最低保管期限，各類會計檔案的保管原則上應(yīng)當(dāng)按照本辦法附表所列期限執(zhí)行。

會計檔案的具體名稱如有同本辦法附表所列檔案名稱不相符的，可以比照類似檔案的保管期限辦理。

第八條 保管期滿的會計檔案，除本辦法第十一條規(guī)定的情形外，可以按照以下程序銷毀：

(一)由公司檔案機構(gòu)會同會計機構(gòu)提出銷毀意見，編制會計檔案銷毀清冊，列明銷毀會計檔案的名稱。卷號、冊數(shù)、起止和檔案編號、應(yīng)保管期限、已保管期限、銷毀時間等內(nèi)容。

(二)公司負責(zé)人在會計檔案銷毀清冊上簽署意見。

(三)銷毀會計檔案時，應(yīng)當(dāng)由檔案機構(gòu)和會計機構(gòu)共同派員監(jiān)銷。

(四)監(jiān)銷人在銷毀會計檔案前，應(yīng)當(dāng)按照會計檔案銷毀清冊所列內(nèi)容清點核對所要銷毀的會計檔案了銷毀后，應(yīng)當(dāng)在會計檔案銷毀清冊上簽名蓋章，并將監(jiān)銷情況報告本單位負責(zé)人。

第九條 保管期滿但未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)原始憑證和涉及其他未了事項的原始憑證，不得銷毀，應(yīng)當(dāng)單獨抽出立卷，保管到末了事項完結(jié)時為止。單獨抽出立卷的會計檔案，應(yīng)當(dāng)在會計檔案銷毀清冊和會計檔案保管清冊中列明。

正在項目建設(shè)期間的建設(shè)單位，其保管期滿的會計檔案不得銷毀。

第十條 采用電子計算機進行會計核算的單位，應(yīng)當(dāng)保存打印出的紙質(zhì)會計檔案。

具備采用磁帶、磁盤、光盤、微縮膠片等磁性介質(zhì)保存會計檔案條件的，由國務(wù)院業(yè)務(wù)主管部門統(tǒng)一規(guī)定，并報財政部、國家檔案局備案。

第十一條 單位因撤銷、解散、破產(chǎn)或者其他原因而終止的，在終止和辦理注銷登記手續(xù)之前形成的會計檔案，應(yīng)當(dāng)由終止單位的業(yè)務(wù)主管部門或財產(chǎn)所有者代管或移交有關(guān)檔案館代管，法律、行政法規(guī)另有規(guī)定的，從其規(guī)定。

第十二條 單位分立后原單位存續(xù)的，其會計檔案應(yīng)當(dāng)由分立后的存續(xù)方統(tǒng)一保管，其他方可查閱、復(fù)制與其業(yè)務(wù)相關(guān)的會計檔案；單位分立后原單位解散的，共會計檔案應(yīng)當(dāng)經(jīng)各方協(xié)商后由其中一方代管或移交檔案館代管，各方可查閱、復(fù)制與其業(yè)務(wù)相關(guān)的會計檔案。單位分立中未結(jié)清的會計事項所涉及的原始憑證，應(yīng)當(dāng)單獨抽出由業(yè)務(wù)相關(guān)方保存，并按規(guī)定辦理交接手續(xù)。

單位因業(yè)務(wù)移交其他單位辦理所涉及的會計檔案，應(yīng)當(dāng)由原單位保管，承接業(yè)務(wù)單位可查閱，復(fù)制與其業(yè)務(wù)相關(guān)的會計檔案，對其中未結(jié)清的會計事項所涉及的原始憑證，應(yīng)當(dāng)單獨抽出由業(yè)務(wù)承接單位保存，并按規(guī)定辦理交接手續(xù)。

第十三條 單位合并后原各單位解散或一方存續(xù)其他方解散的，原各單位的會計檔案應(yīng)當(dāng)由合并后的單位統(tǒng)一保管；單位合并后原各單位仍存續(xù)的，其會計檔案仍應(yīng)由原各單位保管。

第十四條 建設(shè)單位在項目建設(shè)期間形成的會計檔案，應(yīng)當(dāng)在辦理竣工決算后移交給建設(shè)項目的接受單位，并按規(guī)定辦理交接手續(xù)。

第十五條 單位之間交接會計檔案的，交接雙方應(yīng)當(dāng)辦理會計檔案交按手續(xù)。

移交會計檔案的單位，應(yīng)當(dāng)編制會計檔案移交清冊，列明應(yīng)當(dāng)移交的會計檔案名稱、卷號，冊數(shù)，起止和檔案編號、應(yīng)保管期限、已保管期限等內(nèi)容。

交接會計檔案時，交接雙人應(yīng)當(dāng)按照會計檔案移交清冊所列內(nèi)容逐項交接，并由交接雙方的單位負責(zé)人負責(zé)監(jiān)交。交接完畢后、交接雙方經(jīng)辦人和監(jiān)交人應(yīng)當(dāng)在會計檔案移交清冊上簽名或者益章。

第十六條 會計檔案不得攜帶出境。駐外機構(gòu)和境內(nèi)單位在境外設(shè)立的企業(yè)(簡稱境外單位)的會計檔案，應(yīng)當(dāng)按照本辦法和國家有關(guān)規(guī)定進行管理。

第十七條 預(yù)算、計劃，制度等文件材料，應(yīng)當(dāng)執(zhí)行文書檔案管理規(guī)定，不適用本辦法。

第二十一條 本辦法由公司負責(zé)解釋，自 年 月 日起執(zhí)行。

附表一：企業(yè)和共他組織會計檔案保管期限表

企業(yè)和其他組織會計檔案保管期限表

序號 檔案名稱 保管期限 備 往

一 會計憑證類原始憑證 15年記賬憑證 15年匯總憑證 15年

二 會計賬薄類總賬 15年 包括日記總賬…明細賬 15年日記賬 15年 現(xiàn)金和銀行存款日記賬保管25年。固定資產(chǎn)卡片 15年 固定資產(chǎn)報廢清理后保管5年。輔助賬簿 15年

三 財務(wù)報告類 包括各級主管部門匯總財務(wù)報告。月、季度財務(wù)報告 3年 包括文字分析

財務(wù)報告（決算）永久 包括文字分析

四 其他類

會計移交清冊 15年

會計檔案保管清冊 永久

會計檔案銷毀清冊 永久

銀行余額調(diào)節(jié)表 5年

銀行對賬單 5年

第三篇：會計電算化檔案管理的要求

1、會計電算化檔案管理的要求:采用電子計算機進行會計核算的單位,應(yīng)當(dāng)保管打印出的紙質(zhì)會計檔案。會計電算化檔案包括機內(nèi)會計數(shù)據(jù)、軟盤等備份的會計數(shù)據(jù),以及打印輸出的會計憑證、賬簿、報表等數(shù)據(jù)。系統(tǒng)開發(fā)資料和會計軟件系統(tǒng)也應(yīng)視同會計檔案保管。會計電算化檔案管理要嚴格按照財政部有關(guān)規(guī)定,并由專人負責(zé)。對會計電算化檔案管理要做到防磁、防火、防潮和防塵工作,重要會計檔案應(yīng)準備雙份,存放在兩個不同的地點。對采用存儲介質(zhì)保存的會計檔案,要定期進行檢查,定期進行復(fù)制.2、系統(tǒng)管理員與帳套主管的區(qū)別：系統(tǒng)管理員負責(zé)整個系統(tǒng)的總體控制和維護工作，可以管理系統(tǒng)中的所有帳套。以系統(tǒng)管理員身份注冊進入，可以進行帳套的建議、引入和輸出，設(shè)置操作員和帳套主管，設(shè)置和修改操作員的密碼及其權(quán)限等。帳套主管主要負責(zé)所選帳套的維護工作，主要包括對所選帳套進行修改，對的管理以及對該帳套操作人員權(quán)限的設(shè)置。

3、計算機風(fēng)險：系統(tǒng)故障風(fēng)險、內(nèi)部人員道德風(fēng)險、系統(tǒng)關(guān)聯(lián)方風(fēng)險、社會道德風(fēng)險、計算機病毒。防范方法：學(xué)習(xí)國家關(guān)于計算機安全的相關(guān)法律。掌握安全技術(shù)。建立健全的計算機系統(tǒng)內(nèi)部控制與管理制度。加強病毒的防范。

4、會計電算化的作用：提高了會計數(shù)據(jù)的處理實時效性和準確性，提高了會計人員的勞動強度，提高了工作效率。提高經(jīng)營管理水平，使財務(wù)會計管理由時候管理向事中控制和事先預(yù)測轉(zhuǎn)變，為管理信息打下基礎(chǔ)。推動會計技術(shù)、理論創(chuàng)新和觀念更新，促進會計工作的進一步發(fā)展。

5、廣義會計電算化的內(nèi)容：會計電算化軟件的開發(fā)和應(yīng)用，會計電算化人才的培養(yǎng)，會計電算化的宏觀規(guī)劃，會計電算化的制度建設(shè)，會計電算化軟件市場的培育與發(fā)展等。

6、計算機網(wǎng)絡(luò)及其功能：計算機網(wǎng)路是現(xiàn)代計算機技術(shù)與通信技術(shù)相結(jié)合的產(chǎn)物，它是以硬件資源、軟件資源共享和信息傳遞為目的，在統(tǒng)一的網(wǎng)絡(luò)協(xié)議控制下，將地理位置分散的許多獨立的計算機系統(tǒng)連接在一起所形成的網(wǎng)絡(luò)。它的只要功能有資源共享、信息傳遞、分布處理。

7、賬務(wù)處理模塊系統(tǒng)初始化內(nèi)容：設(shè)置操作員的權(quán)限、設(shè)置會計科目、設(shè)置輔助核算項目、設(shè)置外幣幣種匯率、錄入科目、期初余額并失算平衡、設(shè)置憑證類別。日常賬務(wù)處理的內(nèi)容：錄入記賬憑證、憑證審核、記賬憑證查詢打

印、憑證匯總、記賬、賬簿查詢。編制會計報表的流程：新建報表、定義報表格式、定義報表公式、錄入關(guān)鍵字、生成報表數(shù)據(jù)、報表審核查詢。

8、計算機的特點：高速運算能力、高度的精確性、超強的記憶能力、自動執(zhí)行程序。

9、編制會計電算化的基本流程：編制記賬憑證、審核憑證、記賬、結(jié)賬并編制會計報表。

10、工資核算模塊的初始設(shè)置：部門及人員的設(shè)置、工資項目設(shè)置、工資計算定義公式、工資原始數(shù)據(jù)輸入、工資轉(zhuǎn)賬關(guān)系定義。日常業(yè)務(wù)處理：錄入變動的基礎(chǔ)工資數(shù)據(jù)、輸入變動的工資數(shù)據(jù)、工資計算、工資匯總、計算所得稅進行扣繳處理、工資分配和轉(zhuǎn)賬、工資報表查詢和輸出。

11、固定資產(chǎn)模塊初始設(shè)置：固定資產(chǎn)編碼設(shè)置、使用部門設(shè)置、固定資產(chǎn)折舊率殘值設(shè)置、固定資產(chǎn)折舊和轉(zhuǎn)賬關(guān)系定義。日常使用操作：變動資料輸入、計提折舊、帳表輸出。

12、應(yīng)收應(yīng)付賬款初始設(shè)置：間往來單位檔案、付款定義條件、初始數(shù)據(jù)錄入。日常使用操作：收款單據(jù)的錄入、付款單據(jù)的輸出、往來業(yè)務(wù)核銷、生成打印應(yīng)收應(yīng)付賬款警示表、賬齡分析、應(yīng)收應(yīng)付賬款查詢打印。

13、實現(xiàn)電算化后、保證計算機安全的對策：對社會來說、需要不斷加強和完善法律的威懾作用、安全技術(shù)產(chǎn)品；對企業(yè)來說、則需要不斷提高企業(yè)內(nèi)部管理與控制的有效性、主要是：不斷完善計算機安全立法、不斷創(chuàng)新計算機安全技術(shù)、不斷加強計算機系統(tǒng)內(nèi)部控制與管理。

14、計算機代替手工記賬必須健全的內(nèi)部管理制度包括:崗位分工制度、操作管理制度、機房管理制度、會計檔案管理制度、會計數(shù)據(jù)與軟件管理制度。

15、會計核算模塊劃分的意義：有助于合理組織和使用會計核算軟件功能模塊所需用的信息、存取方便的高校會計數(shù)據(jù)庫、提高會計核算軟件的整體效率；有助于提高整個軟件系統(tǒng)的可靠性；有助于會計核算軟件適應(yīng)性和實用性的提高。

16、電算化會計崗位：電算主管、軟件操作、審核記賬、電算維護、電算審查、數(shù)據(jù)分析、會計檔案保管?；緧徫唬簳嬛鞴?、出納、會計核算各崗、稽核、會計檔案保管。軟件操作與電算主管、審核記賬、電算維護、電算審查為不相容職務(wù)。

17、憑證錯誤如何修改：已填制的未審核的由制單人直接修改；已審核的先取消審核再由制單人修改；已記賬的采用紅字沖銷和補充登記法修改，或者先取消記賬再取消審核由制單人直接修改；已結(jié)賬的先取消結(jié)賬再取消記賬再取消審核再由制單人修改。

18、財政部制定并發(fā)布的：會計電算化管理辦法、會計電算化軟件基本功能規(guī)范、會計電算化工作規(guī)范、會計基礎(chǔ)工作規(guī)范、會計檔案管理辦法。

19、結(jié)賬前系統(tǒng)自動完成的檢查工作：檢查本月是否全部記賬、有未記賬的不能結(jié)賬；月末結(jié)轉(zhuǎn)必須全部生成并記賬、否則本月不能結(jié)賬；檢查上月是否結(jié)賬、未結(jié)賬的本月不能記賬；核對總賬與明細輔助賬、有不一致的不能結(jié)賬；損益類賬戶是否全部結(jié)轉(zhuǎn)、否則本月不能結(jié)賬；如與其他子系統(tǒng)結(jié)合使用、其他子系統(tǒng)是否結(jié)賬、否則不能結(jié)賬；結(jié)賬前要進行數(shù)據(jù)備份、結(jié)賬后不能錄入本月憑證、并終止各賬戶記賬工作。

20、如何防范計算機病毒：不隨便使用外來軟盤和其他介質(zhì)、不用費原始系統(tǒng)盤引導(dǎo)系統(tǒng)、做好系統(tǒng)備份工作、接受網(wǎng)上傳送的數(shù)據(jù)要先檢查再使用、定期對計算機進行病毒檢查、如果發(fā)現(xiàn)計算機感染病毒應(yīng)該立即將計算機從網(wǎng)上撤下以防病毒蔓延。

21、會計核算軟件必須提供的提示（對記賬憑證的控制功能）：正在輸入的記帳憑證編號是否與已輸入的機內(nèi)記帳憑證編號重復(fù)；以編號形式輸入會計科目的，應(yīng)當(dāng)提示該編號所對應(yīng)的會計科目名稱；正在輸入的記帳憑證中的會計科

目借貸雙方金額不平衡，或沒有輸入金額，應(yīng)予提示并拒絕執(zhí)行；正在輸入的記帳憑證有借方會計科目而無貸方會計科目或者有貸方會計科目而無借方會計科目的，應(yīng)予提示并拒絕執(zhí)行；正在輸入的收款憑證借方科目不是“現(xiàn)金”或“銀行存款”科目、付款憑證貸方科目不是“現(xiàn)金”或“銀行存款”科目的，應(yīng)提示并拒絕執(zhí)行。

22、電算主管如何正確實施方案：制定系統(tǒng)實施計劃、配備計算機硬件和軟件系統(tǒng)、配置財務(wù)軟件、培訓(xùn)電算化管理人員、建立會計電算化管理制度、實施計算機記賬代替手工記賬。如何選購財務(wù)軟件：合法性、安全性、正確性、可擴充行、方便性、售后服務(wù)的可靠性和軟件公司的實力。

23、憑證類別設(shè)置：記賬憑證；收款、付款、轉(zhuǎn)賬憑證；現(xiàn)金、銀行、轉(zhuǎn)賬憑證；現(xiàn)金收款、現(xiàn)金付款、銀行收款、銀行付款、轉(zhuǎn)賬憑證；自定義憑證類別。

第四篇：會計檔案管理

濟寧市泰中貿(mào)易有限責(zé)任公司

會計檔案管理制度

號碼、裝訂人簽章等。

2.會計賬簿。

各種會計賬簿辦理完結(jié)賬后，除跨年使用的賬簿外，其它均需整理妥善保管。

（1）會計賬簿在辦理完結(jié)賬后，只在下一行的摘要欄填寫“結(jié)轉(zhuǎn)下年”字樣，不填其它內(nèi)容。

（2）會計賬簿在裝訂前，應(yīng)按賬簿啟用表的使用頁數(shù)，核對各個賬戶賬面是否齊

全，是否按順序排列。

（3）活頁賬簿去空白頁后，將本賬面數(shù)項填寫齊全，撤去賬尺，用堅固耐磨的紙

張做封面、封底，裝訂成冊。不同規(guī)格的活頁賬不得裝訂在一起。

（4）會計賬簿的裝訂順序：

會計賬簿裝訂封面→賬簿啟用表→賬戶目錄→按本賬簿頁數(shù)順序裝訂賬頁→會計

賬簿裝訂封底。

（5）裝訂后的會計賬簿應(yīng)牢固、平整、不得有折角，掉頁現(xiàn)象。

（6）賬簿裝訂的封口處，應(yīng)加蓋裝訂人印章。

（7）裝訂后，會計賬簿的脊背應(yīng)平整，并注明所屬及賬簿名稱和編號。

（8）會計賬簿的編號為一年一編，編號順序為總賬、現(xiàn)金日記賬、銀行存（借）

款日記賬、分戶明細賬、輔助賬。

3.會計報表。

會計報表編制完成并按時報送后，留存報表均應(yīng)按月裝訂成冊，終了統(tǒng)一歸檔

保管。

第五章會計檔案的歸檔保管

1.當(dāng)年的會計檔案在會計終了后，可暫由財務(wù)部門保管一年，期滿后存入檔

案并由專人保管。

2.會計檔案管理人員負責(zé)全部會計檔案的整理、立卷、保管、調(diào)閱、銷毀等一系

列工作。

3.機構(gòu)變動或檔案管理人員調(diào)動時，應(yīng)辦理交接手續(xù)，由原管理人員編制會計檔

案移交清冊，將全部案卷逐一點交，接管人員逐一接收。

第六章會計檔案的借閱使用

1.財務(wù)部建立會計檔案清冊和借閱登記清冊。

2.凡需借會計檔案人員，須經(jīng)財務(wù)負責(zé)人或單位領(lǐng)導(dǎo)批準后，方可辦理調(diào)閱手續(xù)。

3.借閱會計檔案人員，不得在案卷中標畫，不得拆散原卷冊，更不得抽換。

4.借閱會計檔案人員，不得將會計檔案攜帶出外，特殊情況，須經(jīng)單位領(lǐng)導(dǎo)批準

需

需要復(fù)制會計檔案的，須經(jīng)財務(wù)負責(zé)人或單位領(lǐng)導(dǎo)批準后方可復(fù)制。

第七章各種會計檔案保管期限

1.會計憑證保管15年。

2.會計賬簿保存15年，其中現(xiàn)金和銀行存款日記賬保存25年。

3.會計報表保存10年，其中決算表永久保存。

4.發(fā)貨票保管5年。

第八章會計檔案的銷毀

1.會計檔案保管期滿，需要銷毀時由檔案部門提出銷毀清單，匯同財務(wù)部門共同

鑒定后，編制會計檔案銷毀清冊，報經(jīng)主管經(jīng)理和上級主管部門批準后，方可銷毀。對

其中未了結(jié)的債權(quán)、債務(wù)的原始憑證，應(yīng)單獨抽出，另行立卷，由檔案部門保管到結(jié)清

債權(quán)、債務(wù)時為止。

2.按規(guī)定銷毀會計檔案時，應(yīng)由檔案部門和財會部門、審計部門共同派人監(jiān)銷，監(jiān)銷人在銷毀會計檔案以前要認真清點、核對，銷毀后，在銷毀清冊上簽名蓋章，并將

監(jiān)銷情況以書面形式報告有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)。

第九章 附則

1.本制度自頒布之日起實施，未涉及情況按國家有關(guān)規(guī)定處理。

2.附表：《會計檔案保管期限表》﹙見下表﹚。

會計檔案保管期限表

序號 檔案名稱 保管期限 備注

一、會計憑證類原始憑證 15年記賬憑證 15年匯總憑證 15年

二、會計賬簿類總賬 15 包括日記賬明細賬 1

日記賬 15年 現(xiàn)金和銀行存款日記賬保管25年固定資產(chǎn)卡片固定資產(chǎn)報廢清理后保管5年輔助賬簿 15年

三、財務(wù)報告類 包括各級主管部門匯總財務(wù)報告月、季度財務(wù)報告 3年 包括文字分析財務(wù)報告(決算)永久 包括文字分析

四、其他類會計移交清冊 15年會計檔案保管清冊 永久會計檔案銷毀清冊 永久銀行余額調(diào)節(jié)表 5年銀行對賬單 5年

第五篇：會計檔案管理

會計檔案管理

會計檔案概念

?會計檔案是國家機關(guān)、社會團體、企業(yè)、事業(yè)單位、個體工商戶和其他組織在會計核算活動中形成的具有保存價值的原始記錄，是記錄和反映單位經(jīng)濟業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)。會計核算材料的歸檔

?會計核算材料的歸檔，是指單位會計部門或會計人員將辦理完畢的會計核算材料經(jīng)過整理向檔案部門或檔案人員移交的過程

會計核算材料的歸檔要求

?１、歸檔范圍。憑證、賬簿、財務(wù)報告、其他會計核算資料。

不歸檔范圍:本單位經(jīng)費預(yù)算、財務(wù)收支計劃、調(diào)資定級、財務(wù)制度財務(wù)政策管理文件材料，納入文書檔案立卷，不納入會計檔案歸檔范圍。

?２、時間。第三年。

?

3、要求和手續(xù)。完整齊全、真實準確、裝訂成冊。清點核對無誤。

二、會計檔案的整理

?１、分類。原則上按——類型進行分類，分類4類。

?會計憑證類

?會計賬簿類

?會計報告類

?其他會計核算材料類（主要包括銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對帳單、以及其他應(yīng)當(dāng)保存的會計核算專材料）

會計檔案的整理

?2.會計檔案的組卷

會計檔案的組卷，就是按照其形成規(guī)律和有機聯(lián)系，區(qū)分不同的類型和保管期限，將會計核算材料組成保管單位——案卷的過程。

(1)會計憑證的組卷要求

?一般按年、月順序組卷整理。厚度一般在2cm以內(nèi)。

?

1、分類組卷，按順序排列，檢查日期是否齊全。

?

2、按憑證匯總?cè)掌跉w集，確定裝訂成冊的本數(shù)。

?

3、摘除憑證內(nèi)的金屬物，對大的紙張要折疊成同記帳憑證大小，且要避免裝訂線，以便翻閱保持數(shù)字完整。

?

4、記帳憑證有關(guān)人員的印章是否齊全。

?

5、憑證一本為1卷，必須r按照國家統(tǒng)一標準的會計檔案憑證軟封面，封面要按項目填寫。

?以下材料可另行組卷：

土地征用及重大固定資產(chǎn)的買賣單據(jù)；

工資名冊；

債權(quán)債務(wù)；

交通肇事、工傷事故的處理；

涉外（含港、澳、臺地區(qū)）的會計材料；

各種經(jīng)濟合同、存出保證金收據(jù)、契約

有必要延長延長保管期限的其他會計材料。

（2）會計帳簿的組卷要求

?按和帳簿的不同種類進行組卷。對總帳、明細帳、現(xiàn)金日記帳、銀行日記帳、固定資產(chǎn)卡片、輔助帳簿、其他會計帳簿等分別組卷裝訂。

?帳簿在形成時一般都有固定的格式和明確的分類可在年終結(jié)帳后整理立卷。

?

1、按形成的帳簿，一冊一卷，“死頁帳”不必拆去空頁，“活頁帳”去掉空白頁，將已記帳帳頁依次編號，填寫卷內(nèi)帳戶目錄和備考表。

?

2、去掉塑料夾封面，每本帳簿加封面或在原封面上貼會計檔案面簽，并按封面或標簽上內(nèi)容填寫。

（3）財務(wù)報告的組卷要求

?按、保管期限立卷

?

1、首先將本級與下級財務(wù)報告分開。

?

2、其次將年報、季報、月報分開。

?

3、在整理報表時，對報表進行分析和說明的文字，是會計報表 的重要組成部分，如財務(wù)情況說明、財務(wù)報告等，審批報告、批復(fù)等要與報表一同組卷歸檔，并放在被說明報表前。注意：因保管期限不同，財務(wù)報告與季、月度財務(wù)報告分開立卷。

4、組好的案卷要除去卷內(nèi)文件的金屬物，編頁號、填寫封面、卷內(nèi)目錄、備考表。

（4）其他會計核算資料的組卷要求

?按——問題結(jié)合保管期限分別立卷裝訂。如銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對帳單、會計檔案移交清冊，會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊等。

會計檔案的整理

3.會計檔案的編目

?會計檔案的編目應(yīng)和符合《會計檔案案卷格式》（DA/T39-2008）（2）填寫卷內(nèi)文件目錄和備考表。（3）填寫案卷（盒）封面。（4）案卷的排列編號。（5）編制案卷目錄。

（1）擬寫案卷題名

?一般由單位名稱、會計核算針對時間、會計文件名稱等要素組成。

如“× ×單位×年×月付款會計憑證”

“× ×公司×年×月現(xiàn)金日記帳”等

（2）填寫卷內(nèi)文件目錄和備考表

?除會計憑證外，其他會計檔案案卷都應(yīng)填寫卷內(nèi)文件目錄和備考表。

卷內(nèi)文件目錄

卷 內(nèi) 備 考 表

（3）填寫案卷（盒）封面

?會計憑證

?會計檔案盒

?帳簿啟用及交接表

1.會計憑證的格式

?憑證外面要加封面，封面尺寸規(guī)格采用245mm×130mm（長×寬）或245×150mm（長×寬）；?適用于會計憑證的裝訂

會計憑證封面(樣式)

單位名稱：憑證名稱：

會計憑證封面的填寫

?單位名稱：填寫形成會計檔案的單位名稱（全稱或通用簡稱）。不能用“本部”、“本局”、“本市財政廳”等。

?會計憑證名稱：填寫能夠反映會計憑證用途或內(nèi)容的名稱。如收款會計憑證、付款會計憑證、轉(zhuǎn)賬會計憑證或基建會計憑證、工會會計憑證、預(yù)算外會計憑證等。

?起止時間：填寫本冊會計憑證的起止年月日。

?冊數(shù)：起止時間內(nèi)會計憑證的冊數(shù)。

?冊次：填寫本冊會計憑證的序號。

?記賬憑證起止號：填寫本冊記賬憑證起號和止號。

?記賬憑證數(shù)：填寫記賬憑證的張數(shù)。

?附件數(shù)：填寫本冊記賬憑證附件的張數(shù)。

?會計憑證總數(shù)：填寫本冊所有憑證的合計張數(shù)。

?會計主管：填寫單位內(nèi)部具體負責(zé)會計工作的中層領(lǐng)導(dǎo)人員。

?裝訂人：填寫負責(zé)該本會計憑證裝訂的人員。

?裝訂時間：填寫負責(zé)該本會計憑證裝訂結(jié)束的時間。

?備注：填寫該項憑證需要說明的事項。

2.會計憑證盒的格式

?會計憑證盒的外形尺寸采用275mm×155mm（長×寬），盒脊的厚度可根據(jù)需要設(shè)置30、40、60mm。

?適用于會計憑證的裝盒

會計憑證盒正面格式

?很多內(nèi)容與憑證封面一致。

?全宗號：填寫檔案館給立檔單位編制的代號。企業(yè)可填寫表達單位的漢語拼音代字。?目錄號：填寫全宗內(nèi)案卷所屬目錄的編號，在同一個全宗內(nèi)不允許出現(xiàn)重復(fù)的案卷目錄號，企業(yè)或參照《工業(yè)企業(yè)檔案分類試行規(guī)則》編制分類方案的單位，可填寫類別特征代碼。?案卷號：目錄內(nèi)案卷的順序編號，在同一個案卷目錄（或分類體系的最低一級類目）內(nèi)不允許出現(xiàn)重復(fù)的案卷號。

會計憑證盒脊格式

3、會計檔案盒的格式

適用于財務(wù)報告和其他類會計檔案的整理。

會計檔案盒脊

4.賬簿啟用及接交表格式

?賬簿啟用及接交表用紙一般采用國際標準A4型。非國際標準的賬簿可根據(jù)實際需要確定。?賬簿啟用及交接表宜采用70克以上的白紙制作。

?適用于會計賬簿的整理。

賬簿啟用及接交表（正面）

檔號：

賬簿啟用及接交表（背面）賬戶目錄

?檔號章

（4）案卷的排列編號

?一般按照以下次序：會計憑證按形成時間順序排列，會計帳簿、財務(wù)報告和其他類按保管期限長短排列。具體排列方法有兩種。

第一種，流水編號法：按財務(wù)報告、會計帳簿、會計憑證和其他類的順序排列，一年的全部會計檔案編一個大流水號（案卷號）。

第二種，分類流水編號法：會計憑證、會計帳簿、財務(wù)報告和其他類按類別分開排列，各編一個流水號（案卷號）。

（5）編制案卷目錄

?案卷目錄即是會計檔案的保管清冊，也是會計檔案的檢索工具。案卷目錄應(yīng)根據(jù)會計檔案的分類方案和案卷的排列編號順序進行編制。

會計檔案目錄格式

會計檔案移交清單格式 會計檔案移交清單

（三）會計檔案的鑒定與銷毀

1、會計檔案的鑒定（確定保管期限）

根據(jù)國家規(guī)定，會計檔案保管期限分為永久、定期兩種，其中定期又分為3年、5年、10年、15年、25年5類。會計檔案的保管期限，從會計終了后的第一天算起。

日記帳 25年

總帳15年

明細帳15年

?報表永久

?月季報表5年

?會計移交清冊15年

?會計保管清冊永久

?會計檔案銷毀清冊永久

?銀行余額調(diào)節(jié)表5年

?銀行對帳單5年

（三）會計檔案的鑒定與銷毀

?2.會計檔案的銷毀

?保管期滿的會計檔案，經(jīng)鑒定確無繼續(xù)保存價值的，可以按照以下程序銷毀：

（1）由本單位檔案機構(gòu)會同會計機構(gòu)提出銷毀意見，編制會計檔案銷毀清冊，列明銷毀會計檔案的名稱、卷號、冊數(shù)、起止和檔案編號、應(yīng)保管期限、已保管期限、銷毀時間等內(nèi)容。

（三）會計檔案的鑒定與銷毀

（2）單位負責(zé)人在會計檔案銷毀清冊上簽署意見。

?（3）銷毀會計檔案時,應(yīng)當(dāng)由檔案機構(gòu)和會計機構(gòu)共同派員監(jiān)銷。

?（4）監(jiān)銷人在銷毀會計檔案前,應(yīng)當(dāng)按照會計檔案銷毀清冊所列內(nèi)容清點核對。銷毀后,應(yīng)當(dāng)在銷毀清冊上簽名蓋章,并將監(jiān)銷情況報告本單位負責(zé)人。

會計檔案移交應(yīng)注意的事項

?（1）應(yīng)編制移交清冊

?（2）應(yīng)履行移交手續(xù)

?會計檔案常見問題

?

1、會計檔案屬專業(yè)檔案，是由本單位會計人員整理，檔案人員只是接收保管和提供利用 ?

2、出納人員不得保管會計檔案（會計法規(guī)定）?

3、會計報表第一頁要有卷內(nèi)文件目錄，最后一頁有備考表 ?

4、憑證封面接洽處要加蓋財務(wù)專用章 謝謝大家！

2012年5月9日