第一篇：會議地點的5大種類

會議地點可以分為5大種類：

a、會議、會展中心

b、飯店

c、大專院校的會議場所

d、不尋常的地點

e、境外會議地點

不尋常的會議地點如：球場、游艇、教堂、私人住宅、賭場、飛機、游船、野外、博物館等等。

第二篇：會議種類劃分之我見

會議種類劃分之我見

1、按照舉辦單位劃分

一般認為，按照舉辦單位性質(zhì)劃分不同，可將會議分為三大類，分別為公司類會議，協(xié)會類會議和其他組織會議。

（1）公司類會議

公司類會議規(guī)模大小不一，小到幾個人，大到上千人。公司管理者強調(diào)的是信息傳遞，而公司內(nèi)部信息傳遞的最資本方式便是會議。因此公司類會議的數(shù)量極其龐大。有關(guān)機構(gòu)在做會議數(shù)量統(tǒng)計時，很難準(zhǔn)確統(tǒng)計公司類會議的數(shù)量，因為很多公司并不愿意對外宣傳內(nèi)部會議，如果將公司類會議比作冰山，那么它們被納入統(tǒng)計資料的僅是冰山一角。公司會議通常與管理、協(xié)調(diào)和技術(shù)等為主題，具體可分為銷售會議、經(jīng)銷商會議、技術(shù)會議、管理者會議及股東會議等。

（2）協(xié)會類會議

協(xié)會類會議在會議市場中同樣占有相當(dāng)重要的位置。協(xié)會因人數(shù)和性質(zhì)而互不相同，他們的規(guī)模從小型地區(qū)性組織、省市級協(xié)會到全國性協(xié)會乃至國際性協(xié)會不等。協(xié)會大致可以劃分為行業(yè)協(xié)會、專業(yè)和科學(xué)協(xié)會、教育協(xié)會和技術(shù)協(xié)會等類型。其中行業(yè)協(xié)會被認為是會議業(yè)最值得爭取市場之一，因為協(xié)會的成員多為業(yè)內(nèi)成功管理人員。協(xié)會類會議常常與展覽結(jié)合舉行。例如，我國定期舉行的旅游交易會每次都吸引大批來自全國各地乃至境外旅游企業(yè)的參與。

（3）其他組織會議

這類會議的典型代表是政府機構(gòu)會議，許多人在電視上看到過政治性會議。電視鏡頭中顯現(xiàn)的雖然是主會場，但是不難想象背后對小型會議室、套房和宴會等設(shè)施的需求。在省市一級、中小規(guī)模的政府機構(gòu)會議的召開十分頻繁，從而形成了可觀的市場。在很多國家里，工會同樣是重要的會議舉辦者。

2、按會議規(guī)模劃分

根據(jù)會議的規(guī)模即參加會議的人數(shù)的多少，可將會議分為小型會議、中型會議、大型會議及特大型會議。

小型會議：出席的人數(shù)少則幾人，多則幾十人，但是不超過100人；

中型會議：出席人數(shù)在100-1000人之間；

大型會議：出席人數(shù)在1000-10000人之間；

特大型會議：人數(shù)在10000人以上，例如節(jié)日聚會、慶祝大會等。

3、按照會議的性質(zhì)和內(nèi)容劃分

年會(convention)

年會是就某一特定主題展開討論的聚會，議題涉及政治、經(jīng)貿(mào)、科學(xué)、教育或者技術(shù)等領(lǐng)域。年會通常包括一次全體會議和幾個小組會議。年會可以單獨召開，也可以附帶展示會，多數(shù)年會是周期性的，最常見的周期是一年一次。參加年會全體會議的人員通常比較多，一般要租用大型宴會廳或者會議廳。小組會議上討論的是具體問題，所租用的是小會議室。

專業(yè)會議(conference)

專業(yè)會議的議題通常是具體問題并就其展開討論，可以召開分組小會，也可以只開大會。就與會者人數(shù)而言，專業(yè)會議的規(guī)?？纱罂尚　?/p>

代表會議(congress)

這個詞最常在歐洲和國際活動中使用。它常指在本質(zhì)上同conference這樣會議的事件和活動。只有在美國，這個詞用來指立法機構(gòu)。（代表）大會的出席人數(shù)差別很大。

論壇(forum)

論壇的特點是反復(fù)深入的討論，一般由小組組長或演講者來主持。它可以有許多的聽眾參與，并可由專門小組成員與聽眾就問題的各方面發(fā)表意見和看法，兩個或更多的講演者可能持相反的立場，對聽眾發(fā)表講演而不是互相講給對方聽。主持人主持討論會并總結(jié)雙方觀點，允許聽眾提問，所以飯店必須對這種論壇會議提供多個話筒。

座談會、專題討論會(symposium)

這種座談會和專題討論會除了更加正式外，與forum那樣的論壇會議是一樣的。不管個人還是專門小組參加，方法就是進行一種陳述講演，有一些預(yù)定好的聽眾參加，但是一般講要少一些論壇會議(forum)所擁有的那種平等交換意見的氣氛和特征。

講座(lecture)

講座要更正式一些，更要有組織一些，常有一位專家進行個別講演，講座后也許有，也許沒有來自觀眾的提問。講座規(guī)模大小都有。

研討會、專家討論會、討論會(seminar)

這種討論會形式通常有許多參與的活動，出席者有許多平等交換意見的機會，知識和經(jīng)驗被大家分享，研討會通常是在討論主持人的主持下進行的。這種形式明顯地在相對范圍內(nèi)進行，當(dāng)這樣會議規(guī)模變大時，它就變成了論壇forum或symposium這樣的討論會或?qū)ｎ}討論會了。

專題討論會(workshop)

專題討論會(workshop)的形式僅指處理專門問題或特殊分配任務(wù)的一般性小組會議，不管workshop這個詞是否被采用，但workshop這種形式是經(jīng)常被培訓(xùn)負責(zé)人所采用來進行技術(shù)培訓(xùn)的，參加這實際上互相學(xué)習(xí)，同時分享新的知識、技能和對問題的看法。很明顯它是一面對面商討和參與性大為其特征的。

專門小組就某一問題公開進行的討論會(pancl)

這種就某一問題公開進行的討論會需要兩位或者更多的提供觀點或某一領(lǐng)域?qū)ｉT知識的講演者，并和專門小組成員或聽眾一起公開進行討論。這種研討會總是由主持人掌握，可以是大型會議的一部分。

培訓(xùn)性會議(trainingsessions)

一般至少要用一天的時間，多則幾周。這類培訓(xùn)會議需要特定場所，培訓(xùn)內(nèi)容高度集中，由某個領(lǐng)域的專業(yè)培訓(xùn)人員教授。

獎勵會議(incentivemeetings)

公司員工為了對員工、分銷商或客戶的出色工作表現(xiàn)進行表彰獎勵。

4、按照會議活動特征劃分

商務(wù)型會議

一些公司、企業(yè)因其業(yè)務(wù)和管理工作發(fā)展需要在飯店召開的商務(wù)會議。出席這類會議的人員素質(zhì)比較高，一般是企業(yè)的管理人員和專業(yè)技術(shù)人員，他們對飯店設(shè)施、環(huán)境和服務(wù)都有較高的要求，且消費標(biāo)準(zhǔn)高。召開商務(wù)會議一般選擇與公司形象大體一致或更高層次的飯店，如大型企業(yè)或跨國公司一般都選擇當(dāng)?shù)刈罡咝羌壍娘埖辍Ｉ虅?wù)型會議在飯店召開常與宴會相結(jié)合，會議效率高，會期短。

度假型會議

公司等組織利用周末假期組織員工邊度假休閑，邊參加會議，這樣既能增強員工之間的了解，以及企業(yè)自身的凝聚力，又能解決企業(yè)所面臨的問題。度假型會議一般選擇在風(fēng)景、名勝地區(qū)的飯店舉行。這類會議通常會安排足夠的時間讓員工觀光、休閑和娛樂。

展銷會議

參加商品交易會、展銷會、展覽會的各類與會者入住飯店，住店天數(shù)展覽會期長一兩天，同時，還會在飯店舉辦一些招待會、報告會、談判會和簽字儀式等活動，有時晚間還會有娛樂消費。另外，一些大型企業(yè)或公司還會可能單獨在飯店舉辦展銷會，整個展銷活動全在飯店舉行。文化交流會議，各種民間和政府組織組成的跨區(qū)域性的文化學(xué)習(xí)交流的活動，常以考察、交流等形式出現(xiàn)。

專業(yè)學(xué)術(shù)會議

這類會議是某一領(lǐng)域具有一定專業(yè)技術(shù)的專家學(xué)者參加的會議，如專題研究會、學(xué)術(shù)報告會、專家評審會等。

政治性會議

國際政治組織、國家和地方政府為某一政治議題召開的各種會議。會議可根據(jù)其內(nèi)容采用大會和分組討論等形式。

培訓(xùn)會議

用一個會期對某類專業(yè)人員進行的有關(guān)業(yè)務(wù)知識方面的技能訓(xùn)練或新觀念、新知識方面的理論培訓(xùn)，培訓(xùn)會議形式可采用講座、討論、演示等形式。

第三篇：會議通知的種類

會議通知的種類

會議通知是上級對下級、組織對成員或平行單位之間部署工作、傳達事情或召開會議等所使用的應(yīng)用文。通知的寫法有兩種：

一種是以布告形式貼出，把事情通知有關(guān)人員，如學(xué)生、觀眾等，通常不用稱呼；另一種是以書信的形式，發(fā)給有關(guān)人員，次種通知寫作形式同普通書信，只要寫明通知的具體內(nèi)容即可。通知要求言簡意賅、措辭得當(dāng)、時間及時。

會議通知標(biāo)題與正文

1、標(biāo)題。

有完全式和省略式兩種。

①完全式包括發(fā)文機關(guān)、事由、文種。

②省略式，例如《關(guān)于××××××的通知》。

通知內(nèi)容簡單的，只寫“通知”兩字，這也是省略式的一種。

2、正文。

有的正文比較簡單，只講明為什么發(fā)布或批轉(zhuǎn)這一文件，有哪些原則要求，主要的具體內(nèi)容應(yīng)看所附文件。有的正文寫多幾句，借題發(fā)揮，補充強調(diào)有關(guān)要求，或作出指示，布置相應(yīng)的工作。也就是要遵照執(zhí)行、貫徹落實的具體內(nèi)容在附件里，而不是在批轉(zhuǎn)的通知中。批轉(zhuǎn)通知只是一個載體

第四篇：招投標(biāo)會種類及會議流程

招投標(biāo)的流程

1、招標(biāo)資格與備案

招標(biāo)人自行辦理招標(biāo)事宜，按規(guī)定向建設(shè)行政主管部門備案;委托代理招標(biāo)事宜的應(yīng)簽訂委托代理合同。

2、確定招標(biāo)方式

按照法律法規(guī)和規(guī)章確定公開招標(biāo)或邀請招標(biāo)。

3、發(fā)布招標(biāo)公告或投標(biāo)邀請書

實行公開招標(biāo)的，應(yīng)在國家或地方指定的報刊、信息網(wǎng)或其它媒介，并同時在中國工程建設(shè)和建筑業(yè)住處網(wǎng)上發(fā)布招標(biāo)公告;

實行邀請招標(biāo)的應(yīng)向三個以上符合資質(zhì)條件的投標(biāo)人發(fā)送投標(biāo)邀請。

4、編制、發(fā)放資格預(yù)審文件和遞交資格預(yù)審申請書

采用資格預(yù)審的，編制資格預(yù)審文件，向參加投標(biāo)的申請人發(fā)放資格預(yù)審文件。

填寫資格預(yù)審申請書。投標(biāo)人按資格預(yù)審文件要求填寫資格預(yù)審申請書(如是聯(lián)合體投標(biāo)應(yīng)分別填報每個成員的資格預(yù)審申請書)

5、資格預(yù)審，確定合格的投標(biāo)申請人

審查、分析投標(biāo)申請人報送的資格預(yù)審申請書的內(nèi)容，招標(biāo)人如需要對投標(biāo)人的投標(biāo)資格合法性和履約能力進行全面的考察，可通過資格預(yù)審的方式來進行審核。招標(biāo)人可按有關(guān)規(guī)定編制資格預(yù)審文件并在發(fā)出三日前報招標(biāo)投標(biāo)監(jiān)督機構(gòu)審查，資格預(yù)審應(yīng)當(dāng)按有關(guān)規(guī)定進行評審，資格預(yù)審結(jié)束后將評審結(jié)果向招標(biāo)投標(biāo)監(jiān)督機構(gòu)備案。備案三日內(nèi)招標(biāo)投標(biāo)監(jiān)督機構(gòu)沒有提出異議，招標(biāo)人可發(fā)出“資格預(yù)審合格通知書”，并通知所有不合格的投標(biāo)人。

6、編制、發(fā)出招標(biāo)文件

根據(jù)有關(guān)規(guī)定、原則和工程實際情況、要求編制招標(biāo)文件，并報送招標(biāo)投標(biāo)監(jiān)督機構(gòu)進行備案審核。審定的招標(biāo)文件一經(jīng)發(fā)出，招標(biāo)單位不得擅自變更其內(nèi)容，確需變更時，須經(jīng)招標(biāo)投標(biāo)管理機構(gòu)批準(zhǔn)，并在投標(biāo)截止日期前通知所有的投標(biāo)單位。招標(biāo)人按招標(biāo)文件規(guī)定的時間召開發(fā)標(biāo)會議，向投標(biāo)人發(fā)放招標(biāo)文件、施工圖紙及有關(guān)技術(shù)資料。

7、踏勘現(xiàn)場

招標(biāo)人按招標(biāo)文件要求組織投標(biāo)人進行現(xiàn)場踏勘，解答投標(biāo)單位提出的問題，并形成書面材料，報招標(biāo)投標(biāo)監(jiān)督機構(gòu)備案。

8、編制、遞交投標(biāo)文件

投標(biāo)人按照招標(biāo)文件要求編制投標(biāo)書，并按規(guī)定進行密封，在規(guī)定時間送達招標(biāo)文件指定地點。

9、組建評標(biāo)委員會

10、開標(biāo)

招標(biāo)人依據(jù)招標(biāo)文件規(guī)定的時間和地點，開啟所有投標(biāo)人按規(guī)定提交的投標(biāo)文件，公開宣布投標(biāo)人的名稱、投標(biāo)價格及招標(biāo)文件中要求的其他主要內(nèi)容。開標(biāo)由招標(biāo)人主持，邀請所有投標(biāo)人代表和相關(guān)人員在招標(biāo)投標(biāo)監(jiān)督機構(gòu)監(jiān)督下公開按程序進行。

從發(fā)布招標(biāo)文件之日起至開標(biāo)，時間不得少于20天。

11、評標(biāo)

評標(biāo)是對投標(biāo)文件的評審和比較，可以采用綜合評估法或經(jīng)評審的最低價中標(biāo)法。

評標(biāo)委員會根據(jù)招標(biāo)文件規(guī)定的評標(biāo)方法，借助計算機輔助評標(biāo)系統(tǒng)對投標(biāo)人的投標(biāo)文件按程序要求進行全面、認真、系統(tǒng)地評審和比較后，確定出不超過3名合格中標(biāo)候選人，并標(biāo)明排列順序。

評標(biāo)委員會推薦中標(biāo)候選人或直接確定中標(biāo)人應(yīng)當(dāng)符合：

1、能夠最大限度滿足招標(biāo)文件中規(guī)定的各項綜合評價標(biāo)準(zhǔn);

2、能夠滿足招標(biāo)文件的實質(zhì)性要求，并且經(jīng)評審的投標(biāo)價格最低，但低于企業(yè)成本的除外。

12、定標(biāo)

招標(biāo)人根據(jù)招標(biāo)文件要求和評標(biāo)委員會推薦的合格中標(biāo)候選人，確定中標(biāo)人，也可授權(quán)評標(biāo)委員會直接確定中標(biāo)人。

使用國有資金投資的項目，招標(biāo)人應(yīng)當(dāng)確定排名第一的中標(biāo)候選人為中標(biāo)人。排名第一的中標(biāo)候選人放棄中標(biāo)，因不可抗力提出不能履行合同，或者招標(biāo)文件中規(guī)定內(nèi)容未滿足的，招標(biāo)人可以確定排名第二的中標(biāo)候選人為中標(biāo)人，以此類推。所有推薦的中標(biāo)候選人未被選中的，應(yīng)重新組織招標(biāo)。不得在未推薦的中標(biāo)候選人中確定中標(biāo)人。

招標(biāo)人授權(quán)評標(biāo)委員會直接確定中標(biāo)人的應(yīng)按排序確定排名第一的為中標(biāo)人。

13、中標(biāo)結(jié)果公示

招標(biāo)人在確定中標(biāo)人后，對中標(biāo)結(jié)果進行公示，時間不少于3天。

14、中標(biāo)通知書備案

公示無異議后，招標(biāo)人將工程招標(biāo)、開標(biāo)、評標(biāo)、定評情況形成書面報告送招標(biāo)投標(biāo)監(jiān)督機構(gòu)備案。發(fā)出經(jīng)招標(biāo)投標(biāo)監(jiān)督機構(gòu)備案的中標(biāo)通知書。

15、合同簽署、備案

中標(biāo)人在30個工作日內(nèi)與招標(biāo)人按照招標(biāo)文件和投標(biāo)文件訂立書面合同，簽訂合同5日內(nèi)報招標(biāo)投標(biāo)監(jiān)督機構(gòu)備案。

各類招標(biāo)的會議流程

招標(biāo)采購方式：

1、主持人致主持詞：宣布開標(biāo)會開始，介紹采購項目內(nèi)容及投標(biāo)人名稱。宣布本次招標(biāo)活動的主持人、監(jiān)標(biāo)人、唱標(biāo)人、記錄人、聯(lián)絡(luò)人等工作人員名單。

2、宣讀大會《會場紀律》。

3、查驗投標(biāo)單位與會代表資格：公證員（監(jiān)標(biāo)人、工作人員）查驗投標(biāo)單位與會代表資格身份證明。

4、查驗保證金交納情況。請公證員（監(jiān)標(biāo)人、工作人員）查驗。

5、宣布各標(biāo)書送達時間，查驗標(biāo)書密封情況：請公證員（供應(yīng)商代表）檢查投標(biāo)文件密封情況，并公布檢驗結(jié)果。

6、公開啟封投標(biāo)文件：請公證員（監(jiān)標(biāo)人、工作人員）啟封標(biāo)書，并做好記錄。同時要求各投標(biāo)人對開標(biāo)情況如有疑問，請當(dāng)場提出。

7、轉(zhuǎn)入評審階段：宣布進入評標(biāo)階段，請投標(biāo)人在指定場所等候，等待評標(biāo)小組通知對有關(guān)事宜進行澄清，所有聯(lián)絡(luò)工作請與本次招標(biāo)活動的聯(lián)絡(luò)人聯(lián)系。

8、宣讀《評標(biāo)專家須知》并介紹評委會成員：主持人宣讀《評標(biāo)專家須知》，介紹出席評標(biāo)會議的評標(biāo)委員會成員和其他工作人員，征詢評委會成員回避主張。

9、推選評委會組長：請評委會成員推選評委會組長。

10、討論招標(biāo)文件、評標(biāo)辦法（指未進行事前論證的項目）：由采購人介紹項目基本情況，并對招標(biāo)文件的內(nèi)容進行介紹。

11、評定技術(shù)標(biāo)及商務(wù)標(biāo)。

12、公開啟封價格標(biāo)投標(biāo)文件：公開唱標(biāo)，請各投標(biāo)人確認投標(biāo)報價。

13、決標(biāo)：評委會根據(jù)招標(biāo)文件規(guī)定的評標(biāo)辦法和投標(biāo)人的投標(biāo)情況進行評審，由評委會組長根據(jù)評委員會成員簽字的原始評標(biāo)記錄和評審結(jié)果編寫評標(biāo)報告，評標(biāo)報告由評委員會成員確認、簽字。

14、宣布評標(biāo)結(jié)果：主持人在開標(biāo)會場宣讀評標(biāo)結(jié)果及供應(yīng)商質(zhì)疑權(quán)利。

15、公證員致公正詞：請公證處公證員致公證詞。

16、開標(biāo)、評標(biāo)活動結(jié)束：感謝大家參與本次政府采購招標(biāo)工作，感謝對政府采購工作的支持。

競爭性談判采購方式：

1、主持人致主持詞：宣布競爭性談判采購會開始，介紹采購項目內(nèi)容及談判供應(yīng)商名稱。宣布本次采購活動的主持人、監(jiān)標(biāo)人、唱標(biāo)人、記錄人、聯(lián)絡(luò)人等工作人員名單。

2、宣讀大會《會場紀律》。

3、查驗談判供應(yīng)商與會代表資格：公證處（監(jiān)標(biāo)人、工作人員）查驗談判供應(yīng)商與會代表資格身份證明。

4、查驗保證金交納情況。請公證員（監(jiān)標(biāo)人、工作人員）查驗。

5、宣布各談判文件送達時間，查驗談判文件密封情況：請談判供應(yīng)商代表檢查談判文件密封情況，并公布檢驗結(jié)果。

6、公開啟封談判文件：請公證員（監(jiān)標(biāo)人、工作人員）啟封判標(biāo)文件，并做好記錄。同時要求各談判供應(yīng)商對啟封情況如有疑問，請當(dāng)場提出。

7、介紹談判小組成員并推選談判小組組長：主持人宣讀《專家須知》，主持人逐個介紹談判小組成員，詢問是否存在回避問題，并由談判小組成員推薦一名組長作為主談人。

8、談判供應(yīng)商資格評審：請談判供應(yīng)商在指定場所等候，等待談判小組通知對有關(guān)事宜進行澄清，所有聯(lián)絡(luò)工作請與本次招標(biāo)活動的聯(lián)絡(luò)人聯(lián)系。

9、確定談判順序：由工作人員準(zhǔn)備號牌讓參加談判的供應(yīng)商代表抽取，以確定談判順序，并予以公布。

10、談判小組與供應(yīng)商逐一談判：按抽簽確定好的順序，談判小組與供應(yīng)商代表逐一進行談判。

11、最終報價：由各談判供應(yīng)商代表在事前準(zhǔn)備好的報價表上填寫最終報價交談判小組。

12、評審談判結(jié)果：談判小組根據(jù)供應(yīng)商的最終報價及談判文件中的評審要求進行評審，并推薦或確定成交候選人。

13、宣布談判結(jié)果：主持人宣讀談判結(jié)果及供應(yīng)商質(zhì)疑權(quán)利。

14、談判采購活動結(jié)束：感謝大家參與本次政府談判采購工作，感謝對政府采購工作的支持。

詢價采購方式：

1、主持人致主持詞：宣布詢價采購會開始，介紹采購項目內(nèi)容及詢價供應(yīng)商名稱。宣布本次采購活動的主持人、監(jiān)標(biāo)人、唱標(biāo)人、記錄人、聯(lián)絡(luò)人等工作人員名單。

2、宣讀大會《會場紀律》。

3、查驗詢價供應(yīng)商與會代表資格：公證處（監(jiān)標(biāo)人、工作人員）查驗詢價供應(yīng)商與會代表資格身份證明。

4、查驗保證金交納情況。請公證員（監(jiān)標(biāo)人、工作人員）查驗。

5、宣布各報價文件送達時間，查驗詢價文件密封情況：請詢價供應(yīng)商代表檢查報價文件密封情況，并公布檢驗結(jié)果。

6、公開啟封詢價采購文件：請公證員（監(jiān)標(biāo)人、工作人員）啟封報價文件，并做好記錄。同時要求各詢價供應(yīng)商對啟封情況如有疑問，請當(dāng)場提出。

7、詢價供應(yīng)商資格評審：請詢價供應(yīng)商在指定場所等候，等待詢價采購小組通知對有關(guān)事宜進行澄清，所有聯(lián)絡(luò)工作請與本次招標(biāo)活動的聯(lián)絡(luò)人聯(lián)系。

8、唱標(biāo)：請工作人員當(dāng)場拆開報價書，公開唱標(biāo)，并做好記錄。同時要求各投標(biāo)人對開標(biāo)情況如有疑問，請當(dāng)場提出。唱標(biāo)記錄表（含各投標(biāo)人名稱、投標(biāo)價格、價格折扣等有關(guān)內(nèi)容）由報價人、唱標(biāo)人、記錄人、詢價小組確認簽字。

9、宣布詢價結(jié)果：根據(jù)符合采購需求、質(zhì)量和服務(wù)相等且報價最低的原則確定成交供應(yīng)商，并當(dāng)場宣布結(jié)果。

10、詢價采購活動結(jié)束：感謝大家參與本次政府詢價采購工作，感謝對政府采購工作的支持。

1、投標(biāo)人身份確認

招標(biāo)人和工作人員依照招標(biāo)文件要求，對參與開標(biāo)的人員進行身份確認。投標(biāo)企業(yè)的法定代表人或委托的公司總經(jīng)理、專職交易員須出示法人卡和交易員卡，項目經(jīng)理出示本人身份證，符合要求方可進場參與開標(biāo)。投標(biāo)人代表應(yīng)按招標(biāo)文件規(guī)定的時間，提前到達開標(biāo)會地點并簽到，無故缺席、遲到或不佩戴法人卡、交易員卡的視為放棄。

2、繳納投標(biāo)保證金

投標(biāo)人須繳納招標(biāo)文件中規(guī)定數(shù)額的投標(biāo)保證金。

3、主持人（招標(biāo)人）宣布開標(biāo)會議開始

4、采招監(jiān)管辦監(jiān)督人員宣布投標(biāo)人身份確認情況、投標(biāo)須知及會場紀律：(1)、投標(biāo)人進入會場按指定位臵依牌入座

(2)、遵守開標(biāo)紀律，不得大聲喧嘩，禁止吸煙，自覺愛護公共財物及設(shè)施

(3)、各投標(biāo)單位之間不得交頭接耳，交流信息(4)、按秩序遞交投標(biāo)書，不得前擁后擠(5)、自覺服從會場工作人員的指揮

(6)、主持人宣布會議結(jié)束后，投標(biāo)人方可退場(7)、如違反投標(biāo)須知及會場紀律的投標(biāo)人，按擾亂投標(biāo)秩序論處，將列入不良行為和黑名單。

5、主持人介紹該工程的評標(biāo)辦法及工期、質(zhì)量等要求。并詢問投標(biāo)人對招標(biāo)文件有無異議，有異議當(dāng)場解釋，確認無異議后開始開標(biāo)。

6、各投標(biāo)人按招標(biāo)文件要求填寫投標(biāo)書（時間5分鐘）

7、投標(biāo)人依序遞交投標(biāo)書

8、交易中心工作人員開標(biāo)、唱標(biāo)及記錄，投標(biāo)人法人代表或委托的公司總經(jīng)理先對唱標(biāo)內(nèi)容予以口頭確認。

9、確定中標(biāo)候選人

按評標(biāo)辦法抽取讓利標(biāo)底，并計算確定中標(biāo)候選人。

10、開標(biāo)結(jié)果確認簽字

開標(biāo)后投標(biāo)人法定代表人或委托的公司總經(jīng)理、招標(biāo)人、唱標(biāo)人、記錄人及監(jiān)督人均應(yīng)在開標(biāo)記錄單上簽字確認。

11、公示中標(biāo)候選人

招標(biāo)人應(yīng)按規(guī)定將中標(biāo)候選單位公示2天，并按要求提交招投標(biāo)情況書面報告

12、發(fā)放中標(biāo)通知書

公示無異議，發(fā)放中標(biāo)通知書。

開標(biāo)流程

招標(biāo)標(biāo)的名稱:

開標(biāo)前:宣布廢標(biāo)或因故(采購法48所列8項要點)不予開標(biāo)決標(biāo).應(yīng)宣布投標(biāo)廠商名稱或代號.說明:「公告期間,無廠商於釋疑期限內(nèi),以書面提請招標(biāo)文件釋疑」或「廠商所提招標(biāo)文件疑義已依法處臵」,現(xiàn)在開始進行開標(biāo)(開標(biāo)現(xiàn)場不再釋疑).詢問:監(jiān)辦單位有無意見 列席單位有無補充說明

詢問:投標(biāo)廠商有無需要提出已至本校指定地點繳納押標(biāo)金之憑證.(若投標(biāo)廠商未於詢問時提出,又未將押標(biāo)金憑證附於投標(biāo)件內(nèi),則雖已至本校指定繳納地點繳納,仍視為未

繳納押標(biāo)金…為無效標(biāo)).開啟標(biāo)封前:合格標(biāo)封審查

投標(biāo)文件於截標(biāo)日期: 年 月 日 時前抵達.使用本機關(guān)隨招標(biāo)文件所附外封套,且外封已書面密封.外封套上已載明廠商名稱,地址.無采購法103條規(guī)定不得參加投標(biāo)之情形(上網(wǎng)查詢).同一廠商只投寄一份投標(biāo)文件.隸屬同一家公司之二個以上分公司,或一公司與其分公

司未就本采購案分別投標(biāo).審查結(jié)果:□有 家(應(yīng)有三家)以上符合上列各款情形之合格廠商.□未滿三家宣布流標(biāo).開啟標(biāo)封: 證件封審查

審查結(jié)果:□宣布(通知)不得為決標(biāo)對象(無效標(biāo))之廠商,家數(shù)及其原因.□有 家(一家以上)廠商符合招標(biāo)文件規(guī)定(若無,宣布流標(biāo)).標(biāo)單封及標(biāo)單審查(后,由承辦,主辦,監(jiān)辦人員會同簽認)

審查結(jié)果:□宣布(通知)不得為決標(biāo)對象(無效標(biāo))之廠商,家數(shù)及其原因.□有 家(一家以上)廠商符合招標(biāo)文件規(guī)定(若無,宣布流標(biāo)).唱標(biāo)-有標(biāo)價者,應(yīng)宣布標(biāo)價

開啟底價封

◎最低標(biāo)未達底價之減價流程 最低標(biāo)者提示身份及授權(quán)證件及印鑒.最低標(biāo)廠商標(biāo)價超過底價,洽最低標(biāo)廠商減價一次.第一次比減價前,應(yīng)宣布最低標(biāo)價廠商減價結(jié)果.第二或第三次比減價前,應(yīng)宣布前一次比減價格之最低標(biāo)價.決標(biāo)并制作開(決)標(biāo)紀錄表(主持人宣布開標(biāo),審標(biāo),決標(biāo)情形).1.本案投標(biāo)場商計 家,合格投標(biāo)廠商計 家.2.依序開啟證件封,審查結(jié)果 家符合招標(biāo)文件規(guī)定,有家不合格.3.合格證件封之標(biāo)單封,經(jīng)開啟審查有 家合格, 家不合格.4.以編號 投標(biāo)廠商以新臺幣 元整最低,且在底價 元

整以內(nèi),依采購法52條第1項第1款宣布決標(biāo).較規(guī)范的會議流程

1、介紹出席開標(biāo)會議的招標(biāo)單位各有關(guān)部門的領(lǐng)導(dǎo)；

2、介紹參加投標(biāo)的單位；

3、宣布本次開標(biāo)會議的開標(biāo)會議的唱標(biāo)、監(jiān)標(biāo)、記標(biāo)等工作人員

4、宣布開標(biāo)會議會場紀律；

5、檢查、公示標(biāo)書的密封情況和投標(biāo)保證金交納情況，在檢查、公示結(jié)束后由投標(biāo)的單位代表在記錄人員處簽字確認。

6、由投標(biāo)的單位代表或開標(biāo)會議唱標(biāo)主持人進行唱標(biāo)并由監(jiān)標(biāo)工作人員檢查投標(biāo)文件印鑒是否齊全、進一步確認投標(biāo)人的資質(zhì)和能力，并當(dāng)場審查確認后記標(biāo)人做好記錄；

7、開標(biāo)階段結(jié)束，進入評標(biāo)程序，各投標(biāo)人依次單獨與招標(biāo)單位各有關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)見面交流與答疑；

8、根據(jù)投標(biāo)人的最終報價、工期、質(zhì)量保證、售后服務(wù)、企業(yè)信譽、項目負責(zé)人的業(yè)績等情況，對投標(biāo)人經(jīng)行綜合評價，在此階段評委應(yīng)充分表達自己的意見，最后進行記名表決。評標(biāo)結(jié)果上報領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)（一般較大的工程都不現(xiàn)場公布評標(biāo)結(jié)果）；

9、中標(biāo)單位持招標(biāo)辦簽發(fā)的中標(biāo)通知書與工程項目主管部門及負責(zé)人商談簽定合同。

二、讓人難以接受的做法：

1、開、評標(biāo)過程缺乏透明度，現(xiàn)場不唱標(biāo)，始終暗箱操作；

2、現(xiàn)場拍賣式競標(biāo)，（總會有人出來壓價競標(biāo)）；

3、投標(biāo)聯(lián)盟單位以不正當(dāng)手段排擠詆毀非投標(biāo)聯(lián)盟單位。

^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^

一、會議時間：

二、會議地點：

三、主持人：

四、會議議程 第一階段：投標(biāo)

1、主持人宣布會議開始，介紹與會領(lǐng)導(dǎo)及有關(guān)人員。

2、監(jiān)督人員宣讀施工招標(biāo)開標(biāo)工作紀律。

3、主持人宣布投標(biāo)開始，投標(biāo)人順序?qū)⑼稑?biāo)文件放入投標(biāo)箱。

4、到投標(biāo)截止時間，主持人宣布投標(biāo)截止，投標(biāo)結(jié)束。

5、投標(biāo)人現(xiàn)場稍候，等待開標(biāo)。第二階段：評審?fù)稑?biāo)控制價上限

1、投標(biāo)控制價上限編制人員匯報編制情況。

2、招標(biāo)人組織評審?fù)稑?biāo)控制價上限并形成決議。

3、招標(biāo)委員會主任簽署決議。

4、工作人員將投標(biāo)控制價上限評審決議密封后交招標(biāo)委員會主任。第三階段 ：開標(biāo)

1、主持人宣布會議開始，介紹與會領(lǐng)導(dǎo)及有關(guān)人員。

2、與會人員簽到，并現(xiàn)場核對投標(biāo)人代表身份(投標(biāo)人必須派法定代表人或其授權(quán)代理人攜單位介紹信及本人身份證(均必須為原件)按時出席開標(biāo)會，否則一律視為放棄投標(biāo)，其投標(biāo)文件將不予開啟并原封退還給投標(biāo)人)。

3、招標(biāo)委員會主任宣讀投標(biāo)控制價上限評審決議，工作人員在公告牌上公布。

4、監(jiān)督人員和工作人員現(xiàn)場核對投標(biāo)人投標(biāo)擔(dān)保提交情況(投標(biāo)人應(yīng)確保投標(biāo)保證金在投標(biāo)文件送交截止時間前能有效遞交招標(biāo)代理人并取得招標(biāo)代理人財務(wù)部門開據(jù)的收據(jù)或匯票原件，否則，其投標(biāo)擔(dān)保視為無效)。

5、監(jiān)督人員、工作人員與投標(biāo)人代表對已有效提交投標(biāo)擔(dān)保的投標(biāo)文件的密封性情況逐個進行核查。

6、工作人員啟封通過密封性情況核查的投標(biāo)文件，對投標(biāo)文件的簽署等情況進行核查，對符合要求的投標(biāo)文件，工作人員在監(jiān)督人員和投標(biāo)人代表的監(jiān)督下宣讀投標(biāo)人名稱、投標(biāo)價等相關(guān)內(nèi)容，同時在公告牌上公布投標(biāo)價。

7、投標(biāo)人法定代表人或其授權(quán)代理人確認投標(biāo)價并簽字。

8、監(jiān)督人員與投標(biāo)人代表檢查抽取箱，監(jiān)督人員將標(biāo)有百分點數(shù)字的乒乓球逐個公示后放入抽取箱中，招標(biāo)人代表從抽取箱中隨機抽取乒乓球，確定一次平均后下降的百分點，并現(xiàn)場計算評標(biāo)基準(zhǔn)價。

9、監(jiān)督人員對宣讀內(nèi)容和抽取過程現(xiàn)場復(fù)核并致監(jiān)督詞。

10、與會領(lǐng)導(dǎo)講話。

第五篇：會議的種類與工作原則

會議的種類與工作原則

（一）會議的種類

會議作為人們從事社會活動或從事各項工作的一種重要手段和方法，其應(yīng)用十分廣泛，因而可以從不同角度劃分類型。

1．按會議的規(guī)模劃分

會議的規(guī)模是相對的，通常依據(jù)出席會議人數(shù)的多少可分為四類：

(1)小型會議。一般是指少則幾人，多則幾十人參加的會議，但往往不少于3人。兩人會面、交談通常不稱為會議。如各種辦公會、座談會、現(xiàn)場會。小型會議一般安排在工作現(xiàn)場或小型會議室召開。

(2)中型會議。一般是指人數(shù)在幾十人至數(shù)百人參加的會議。如節(jié)日慰問會、表彰會、學(xué)術(shù)交流會和大型企事業(yè)單位的職代會。中型會議根據(jù)與會人員數(shù)量，可安排在會議廳或禮堂召開。

(3)大型會議。一般是指人數(shù)在千人至數(shù)干人參加的會議。如全國人民代表大會、博覽會、交易會。大型會議一般在禮堂、會堂或劇場、會議中心召開。

(4)特大型會議。一般是指人數(shù)在萬人以上的集會。如大型節(jié)日集會、慶祝大會等，特大型的會議一般可在體育場、露天廣場召開。

2．按會議內(nèi)容劃分

(1)綜合性會議。一次會議要討論和研究多方面的問題，如各級人民代表大會、政府常務(wù)會議等。

(2)專題性會議。這類會議一次只集中解決一方面的問題，討論研究一方面的事情或工作，如專題討論會、銷售會議等。

3．按會議的性質(zhì)劃分

(1)決策性會議。決策性會議是指擁有立法權(quán)或決策權(quán)的領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)或領(lǐng)導(dǎo)層，為了制定和頒布有針、政策、法規(guī)或就某些問題進行商討，對重大事項做出決策而召開的會議。決策性會議大致包括以下兩種：

①代表性會議。是指按照法定的程序，為了制定頒布法律、法規(guī)，選舉產(chǎn)生新一屆領(lǐng)導(dǎo)班子等重大事項而召開的會議。如各級人民代表大會等。

②領(lǐng)導(dǎo)辦公會議。是指由各級機關(guān)、企事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)班子內(nèi)部定期召開的，研究日常工作中重要事項，并做出決策的會議。如各級領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)辦公會議、董事會議等。

(2)非決策性會議。非決策性會議是不產(chǎn)生需要貫徹執(zhí)行的政策、法規(guī)或不做出決策的會議。非決策性會議又可分為以下幾種：

①日常辦公會議。通常是指根據(jù)本單位、本部門的工作職能，具體研究、討論日常工作的會議。如工作例會、辦公會議等。

②咨詢性會議。通常是指在做出重大決策、具體開展工作之前，邀請有關(guān)專家對決策目標(biāo)和方案進行可行性的咨詢、論證的會議。如投資咨詢會等。

③總結(jié)交流會議。通常是指在工作任務(wù)完成之后，對工作中的情況和問題、經(jīng)驗和教訓(xùn)進行總結(jié)交流的會議。如經(jīng)驗交流大會、工作總結(jié)大會等。

④洽談?wù)勁行詴h。通常是指圍繞商業(yè)活動達成合作事宜，簽訂合同協(xié)議的會議。如訂貨會、商務(wù)洽談會等。

⑤進修培訓(xùn)會議。通常是指為了提高員工業(yè)務(wù)水平，強化理論知識，加強專業(yè)技能而召開的會議。如公文寫作培訓(xùn)會議等。

⑥慶典性會議。通常是指為了慶祝重要節(jié)日、重大事件或工作取得重大成果而召開的會議。如聯(lián)歡會、慶祝大會、周年慶等。

⑦商品展示和推介性會議。通常是指由商品生產(chǎn)單位舉辦的，在某一場所和一定期限內(nèi)，用展示的形式，向?qū)I(yè)群體和消費者介紹和推廣自己的新產(chǎn)品。如新產(chǎn)品發(fā)布會等。

4．按會議所跨的地域范圍劃分

(1)國際性會議。指會議的內(nèi)容涉及不同國家和地區(qū)，與會者來自不同國家和地區(qū)的會議，如聯(lián)合國大會、國際經(jīng)濟發(fā)展會議、南北對話、西方國家首腦會議和亞太經(jīng)濟合作組織領(lǐng)導(dǎo)人非正式會議等。

(2)全國性會議。指會議的內(nèi)容涉及全國性問題，參加會議的人員來自全國各個地區(qū)的會議，如全國人民代表大會。

(3)地區(qū)性會議。指省、市、縣或其他地區(qū)性的會議，如市政府常務(wù)會議等。

(4)部門性會議。根據(jù)部閂的工作職能而召開的會議，如部門員工例會、業(yè)務(wù)洽談會、新產(chǎn)品推介會、銷售會議、培訓(xùn)會議、客戶咨詢會、獎勵會議等。

5．按會議的目的劃分

根據(jù)會議的具體目的，大致可以分為以下幾類。但在實際操作中，同一個會議常常包含其中之一或更多的目的。

(1)說明會議。主要以信息的傳遞為目的。說明會議是把上層做出的決策，單方面地傳遞給下層的會議，可以有提問和回答，但是沒有討論、表決。

(2)研究會議。主要是以信息的交換和相互啟發(fā)為目的。相互啟發(fā)就是對于一些個人未能注意的問題，彼此交換看法和經(jīng)驗。會議上雖然會有討論，但不以表決的方法做出決定。

(3)解決問題會議。主要是以做出決定為目的。針對某些特定問題或議案，通過參加者的討論、表決的方式，獲得解決問題方案的會議。會議上，有時以原方案為基礎(chǔ)，請參加會議的人員想出改善方案。這既能收集與會者的智慧，同時又能讓每個人都有參與感。

(4)溝通協(xié)調(diào)會議。以溝通信息、調(diào)解矛盾為目的。在一個企業(yè)中，往往會出現(xiàn)部門與部門之間、員工與員工之間意見分歧、產(chǎn)生矛盾的情況，甚至影響到工作的整體進展。有時候就需要讓雙方坐在一起，消除誤會、溝通信息、進行協(xié)調(diào)工作。

(5)創(chuàng)意會議。以收集創(chuàng)意為目的，由參加會議者自由發(fā)揮想象力，借以收集、開發(fā)更多創(chuàng)意，所以也稱為開發(fā)型會議。許多廣告公司、媒體公司有時會開一些開發(fā)創(chuàng)意的會議，通過舉行會議，形成新的構(gòu)思，并且論證新構(gòu)思，使其具有可行性。

6．按會議的形式劃分

(1)圓桌會議。這是指大約10～20名的人員，圍著圓桌而坐，各自以平等的地位自由發(fā)言的會議。在某些國際會議中，主席和各國代表的席位不分上下尊卑，可避免其他排座方式可能出現(xiàn)的一些代表席位居前、居中，另一些代表居后、居側(cè)的矛盾，更能體現(xiàn)各國平等原則和協(xié)商精神?，F(xiàn)“圓桌會議”已成為平等交流、意見開放的代名詞，是國家之間以及國家內(nèi)部一種重要的協(xié)商和討論形式。

(2)公開討論會議(forum)。古羅馬時期，人們集會用的廣場稱為“fo-rum"，由此衍生出的名稱。是指大家就某一個公開的議題各抒己見，熱烈討論的會議。

(3)代表人會議。這是指從參加者當(dāng)中迭出兩名以上的代表人，在全體人員面前彼此討論特定的議題，接著由全體人員公開討論并質(zhì)詢的會議。

(4)演講型討論會議。由幾位專門人員，在全體人員討論之前，從各自的立場發(fā)表對特定議題的意見，再由全體公開討論質(zhì)詢。

(5)小組討論。參加者人數(shù)太多時，事先將全體人員分成幾個小組，分別由各個小組討論不同的議題，再由小組推派的代表整理小組的意見。小組討論時，有時像打翻蜂窩般的嘈雜，所以也稱作蜂音會議“buzz session”。

(6)議會型討論。這是在預(yù)先分發(fā)有關(guān)議題的詳細資料，使參加者對內(nèi)容都熟知的前提下，讓贊成者和反對者各自發(fā)表意見，而省略全體的討論，并付諸表決。這是一種重視表決勝于討論的會議。在股東會議時，如果人數(shù)太多而且時間有限，也可采用這種方式。

(7)頭腦風(fēng)暴會議。這是以自由暢想、收集較多的創(chuàng)意為目標(biāo)的會議。對聽提出的創(chuàng)意，不在當(dāng)場予以批評。所收集的創(chuàng)意、點子，應(yīng)當(dāng)另外開會整理、評估、匯集，并使之具體化。

(8)遠程電信會議。利用計算機、傳真、電子黑板及各種人機通信系統(tǒng)召開的會議。這種形式的會議有多種，有的只涉及聲頻通信（電信會議），有的則提供了視頻傳輸（電視會議）。不僅可以通過聲音或聲像組合的方式相互通信，而且計算機和傳真也可以在沒有通信者現(xiàn)場參與的情況下相互通信（發(fā)送和接收電文或圖形）。與會者避免了費時又費錢的遠程旅行。

7．按會議的職級劃分

(1)股東會議。股東大會是公司最高權(quán)力機構(gòu)。股東會議就是由公司的出資者（股東）出席的，定期或臨時召開的會議。會議主要審議批準(zhǔn)公司財務(wù)預(yù)算、利潤分配和彌補虧損方案，決定公司經(jīng)營方針和投資計劃，選舉更換董事，修訂公司章程等。

(2)董事會。董事會是公司的執(zhí)行機構(gòu)。董事會議是由全體董事（被全體股東任命經(jīng)營公司的人員）出席的，定期或臨時召開的會議。會議主要決定和批準(zhǔn)總經(jīng)理提出的計劃、經(jīng)營、資金使用等方面的報告，批準(zhǔn)財務(wù)報表，收支預(yù)算、利潤分配方案，制定公司的規(guī)章制度，決定聘用總經(jīng)理等高級職員等。

(3)高層管理人員會議。是由公司高屢管理人員參加的會議。比如在總經(jīng)理的主持下重點討論公司的生產(chǎn)經(jīng)營管理工作，組織實施董事會決議；組織實施公司經(jīng)營計劃和投資方案等工作。

(4)中層管理人員會議。是召集處長、科長、部門經(jīng)理等中層管理人員的會議。該類會議是在公司做出決策后，進行生產(chǎn)、經(jīng)營活動的正式會議，通常定期舉行。

(5)職工大會。由企業(yè)全體職工參加的會議。主要有動員大會和總結(jié)評比大會。前者是鼓舞士氣，調(diào)動職工積極性和工作熱情；后者意在總結(jié)經(jīng)驗，展望未來，向全體職工提出新的希望和要求。

(6)部門會議。這種會議是在每一個部門內(nèi)部所舉行的，以解決問題及傳遞信息為目的，以工作場所為單位的會議。

（二）會議的工作原則

會議是一種形式和手段，是工作方法而不是工作目的。會議都是圍繞某一特定目標(biāo)而開展的，要使會議達到預(yù)期的效果，就必須遵循會議工作的有關(guān)原則。會議的工作原則主要有以下幾個方面：

1．必要性

會議是實施決策、計劃、組織、指揮、控制、協(xié)調(diào)等現(xiàn)代管理職能必不可少的重要手段，是貫徹政策、統(tǒng)一思想、布置工作、溝通信息、統(tǒng)籌協(xié)調(diào)、學(xué)習(xí)培訓(xùn)的有效途徑。會議對于領(lǐng)導(dǎo)者而言，是進行領(lǐng)導(dǎo)和管理的一種必要手段。會議如果開得適度合理，有利于推動工作的進展，可以提高工作效率。但是，如果召開過多的會議，就可能使人陷入“茫茫會?！敝?，不利于工作的開展。

中共十五屆六中全會就明確提出：“改進領(lǐng)導(dǎo)萬式和工作方法，下決心精簡會議和文件，改進會風(fēng)和文風(fēng)?！碧岢瞿懿婚_的會議堅決不開，可以合并開的會議合并召開。

要不要開會，值不值得開會，是掌握會議必要性的前提。堅持必要性的原則就必須根據(jù)內(nèi)容和實際情況來準(zhǔn)確判斷采用會議這種形式的價值，即與其他形式（如發(fā)文件，電話聯(lián)系，派人直接到基層）相比，開會是否是最好的手段。這樣，才能做到不必要開的會堅持不開，可開可不開的會也不開，或者是將幾個會合在一起開?，F(xiàn)在有些政府機構(gòu)已在漸漸試行“無會日”，提出如果沒有特殊緊急情況，能通過電話、文件解決問題的絕不集中開會。同時也提出對一些不必要的表彰會、慶功會一律不準(zhǔn)召開。

通常當(dāng)出現(xiàn)下列情況時，需要及時開會：

(1)遇到危機突發(fā)事件，足以使目前工作停滯，需要及時集體協(xié)商、處理時；

(2)-項決定或一項管理辦法的推出，非經(jīng)會議的形式不能產(chǎn)生法定效力時：

(3)事情較為緊急，有關(guān)人員采取逐層、分頭商議的辦法已行不通時；

(4)采用會議的形式是將特定情況（內(nèi)容）向有關(guān)人員了解或告知的最快捷或最簡便的方式時。

2．高效性

會議，看似平淡，實則不然。英特爾前總裁安迪·格魯夫就將會議作為撬動企業(yè)效率的重要杠桿。所以，在“低碳經(jīng)濟、節(jié)能減排、綠色行動”的宗旨下，我們也應(yīng)積極開展“綠色會議”。綠色會議就是指講求高效性。這就是說，開會也有投入與產(chǎn)出的問題?！巴度搿保檎匍_會議所耗費的人力、物力、財力和時間；而“產(chǎn)出”，指的是會議的結(jié)果。要使會議取得一定的成果，當(dāng)然需要一定的投入。高效率的要求，就是要盡可能地減少投入，但與此同時又要達到最佳的效果。然而，目前的會議效果如何呢？有資料顯示，即使是高科技企業(yè)的會議，也僅有49%稱得上是有效率的會議，會議浪費了經(jīng)理人1/3還多的時間，更令人吃驚的是，竟然很少有人能確切說出時間到底浪費在哪里。1989年美國南加州大學(xué)的愛倫堡傳播學(xué)院針對為何開會無效率做了調(diào)查后發(fā)現(xiàn)：員工常常在開會前兩小時才接到通知，而且鮮有書面?zhèn)鬟_；即使有，會議也未必按照所寫的時間準(zhǔn)時召開。而且與會者認為其在會議中的角色向來受限，未必能言其所恩。

目前許多會議效率不高的主要原因，可以歸納為以下五點：

(1)時間。管理大師彼得·德魯克說過：“時間是管理者最稀有的資源”。但是我們可以看到有的會議被安排在事務(wù)繁多的周一，領(lǐng)導(dǎo)精力分散，無法全身心投入，或者被安排在即將午餐的時間，每個人都饑腸轆轆，無心開會，從而也會影響會議的效率。此外，臨時會議也要盡量選擇與會者感到方便的時間。對于一般會議來講，會議的召開時間越長，效率也就越低。應(yīng)該提倡開短會、講短話，一般會議時間控制在兩個小時之內(nèi)，領(lǐng)導(dǎo)講話不超過1小時，工作匯報或典型發(fā)言不應(yīng)冗長，應(yīng)言簡意賅、突出重點。

(2)地點。會議場所的選擇，要依據(jù)會議的目的和程序，預(yù)計與會的人數(shù)，選擇有會議設(shè)施的酒店或旅館、單位的會議禮堂或大型會議中心等。選擇會址，要考慮到與會者和會議的主辦者是否便于前往。如果需要住宿的會議，還要考慮到會場與住宿地點的距離。一般來說，兩者之間的距離越近越方便．否則在路途上要花費大量的時間，就會影響會議的效率。

(3)開會對象的選擇。在確定會議規(guī)模與規(guī)格的基礎(chǔ)上，提出參加會議的范圍和人員名單。多大規(guī)模何種規(guī)格檔次的會議應(yīng)當(dāng)由何種層次或何種身份的人參加，這里所說的層次，一般指參加會議入員的級別、地位；這里所說的身份，卻并不完全在于某人職位級別的高低，而是根據(jù)會議的需要，邀請參加會議人員的專業(yè)、知識背景要符合會議的主題。目前，社會上有些單位辦會，動不動就請上一大堆的“名人”，其實他們的專業(yè)、研究領(lǐng)域與會議的內(nèi)容毫不相關(guān)，只是想借“名人”效應(yīng)來提高企業(yè)的知名度。這樣做雖然可能會引起一時轟動，但卻增加了成本，造成了不必要的浪費。最終，很有可能是必須出席會議的未能到會，來的一部分是一些可有可無的參加者，從而影響了會議的效率。所以，在擬定會議范圍或人員名單時，應(yīng)將應(yīng)當(dāng)參加會議的人員列入名單，無關(guān)人員排除在外。

(4)主持人的能力。會議主持人缺乏影響力、說服力和組織能力，被參會者牽著鼻子走，或者會議主持人自顧自發(fā)表言論，而不顧會議的既定議程，這樣也不能進行有效的溝通。

(5)開會的原因和目的不明確。如果與會者連對開會的原因、目的以及討論的議題都不明確的話，肯定也會影響會議的效率。

在《卓有成效的管理者》．一書中，德魯克極為精辟地指出：“卓有成效的管理者，知道他們能從會議中得到什么，也知道會議的目的是什么或應(yīng)該是什么。他會自問：我們?yōu)槭裁匆羞@次會議？是為了某項決策？是為了宣布什么？還是為了理清什么？他會在事箭想清楚會議的目的，想清楚要求什么報告，以及想清楚報告的用意。他一定堅持開會需有所真正貢獻?！?/p>

3．目標(biāo)性

幾乎所有的會議都是為了達到某一目的、解決某一問題而召開的。有時公司為了培養(yǎng)團隊精神，回顧過去的工作經(jīng)驗與教訓(xùn)，以便更好地推動來年工作的開展，就會召開總結(jié)會議；有時公司為了開發(fā)人力資源，提高員工的業(yè)務(wù)水平，就需要舉行企業(yè)內(nèi)部的培訓(xùn)會議；有時為了溝通思想、互通信息，公司就可能會舉行座談會；公司如果遇到像消費者對產(chǎn)品投訴、公司聲譽受到影響這樣的危機事件時，就需要及時召開會議，共同探討解決方案，重新樹立企業(yè)良好形象或者召開新聞發(fā)布會，澄清事實。

4．嚴肅性

開會，作為一種重要管理手段具有其鮮明的嚴肅性。而有時候有些領(lǐng)導(dǎo)對會議的嚴肅性缺乏足夠的認識，想什么時候開會就什么時候開會，要開什么會就開什么會，想開多久就開多久。有些會議缺乏明確的目的和必要的準(zhǔn)備，議而不決，大家聚在一起七扯八扯，破壞了會議的嚴肅性。為了維護和保持會議嚴肅性和權(quán)威性，首先必須要明確開會的議題、目的，即確定為什么召開這次會議；其次，計劃要周全，設(shè)立會議組織機構(gòu)，妥善安排會議各方面的相關(guān)工作；再次，準(zhǔn)備充分，一些大型的會議要事先擬好會議預(yù)案，做好會議召開所必需的各項準(zhǔn)備工作；最后，議程要落實，保證會議的每個環(huán)節(jié)按原定的計劃進行。

5．節(jié)儉性

小到企事業(yè)單位會議，大到地區(qū)、全國性會議，無不“牽一發(fā)而動全身”?，F(xiàn)在，“三天一大會，兩天一小會”成為很多領(lǐng)導(dǎo)干部的真實寫照。并且，會議組織者容易走人這樣一個誤區(qū)：為了博得與會人員的好評，特別是領(lǐng)導(dǎo)的嘉賞，過度講究排場，形式主義泛濫。會議經(jīng)費也逐年上漲，到了讓人深惡痛絕的地步。顯性的浪費在于會議中的酒店住宿、‘弋機票、禮品等大量消耗，再加上其他瑣碎的經(jīng)費，動輒上萬元甚至幾十萬元；隱性的浪費自然就是耽誤工作時間，給正常工作帶來一定的延誤。所以中共十五屆六中全會提出“精簡”會議，“精”就是指能不開的會議不開；“簡”就是指對于一些重要會議，能簡單開的，就絕不興師動眾地開。這一“精”一“簡”，既避免了與會者的舟車勞頓，又節(jié)約了大量的會議經(jīng)費。

在召開會議時，要把節(jié)約做到細處、實處，還可以從以下幾個具體方面著手：

(1)控制會議時間。開會時盡量少講空話、長話、套話等，長話短說，節(jié)省了時間就是節(jié)約。上海市<關(guān)于進一步精簡會議活動和文件簡報的通知》規(guī)定，全市性大會交流發(fā)言原則不超過3位，每位不超過8分鐘，會議時間一般不超過2小時。

(2)控制會議規(guī)模，不要隨意提高會議規(guī)格。根據(jù)會議內(nèi)容確定參會人員，與會議無關(guān)的不要求參會；能由副職參會解決問題的不要求正職參會；與會議內(nèi)容無關(guān)的人員應(yīng)不邀請參會。管理學(xué)家指出，出席討論型會議的人數(shù)超過12人，其中就有可能出現(xiàn)“搭便車”的現(xiàn)象，削減了平均原有的會議資源與發(fā)言機會，也就增加了溝通與組織的難度。

(3)開支要精打細算。召開一次大型會議，往往需要一筆不少的經(jīng)費，但節(jié)約的辦法還是有的，比如會期盡量縮短，住所不必一味追求高檔，能合住就合住，能在本單位開的就不要出去。通過類似的方法，少花錢也能將會議開好，達到預(yù)期效果。

(4)目的務(wù)求明確。開會就是開會，不能有別的什么名目。有些單位借開會名義大吃大喝，贈送高梢禮品，甚至假借開會到某一旅游勝地進行療養(yǎng)游玩。這樣做既損害會議形象，又敗壞社會風(fēng)氣。