第一篇:小型會議策劃方案(修訂文檔)
小型會議策劃方案
會議是指有領(lǐng)導(dǎo)、有組織地商議事情的集會,在現(xiàn)代社會中是人們從事各類有組織的活動的一種重要方式。小型會議包括辦公會議、座談會、雙邊或者多邊的商談會、經(jīng)驗交流會等?,F(xiàn)以在酒店召開小型會議為例做一策劃。小型會議的策劃方案可分為:會前準(zhǔn)備工作、會中接待工作、會后工作。
(一)會前準(zhǔn)備工作
(1)確定會議議題:
會議議題是會議討論的問題、決策的對象。
(2)擬定會議議程、日程及程序:
議程,是會議所要通過的文件、解決的問題的概略安排;日程,是在一般時間內(nèi)會議進(jìn)行的具體安排,一般采用簡短的文字或表格方式,將會議期間每天上午、下午及晚上的活動列出即可。程序,是一次會議按照時間先后或依次安排的工作步驟。
(3)準(zhǔn)備會議各類資料:
會議資料包括:會議發(fā)言稿、報告、會議通告等。
(4)提出與會人員名單:
(5)選定酒店會場:
會場大小適中,以每人平均2~3平方米為宜,酒店地點(diǎn)合適,交通發(fā)達(dá),酒店設(shè)施齊全,客房及用餐等各方面條件優(yōu)越。
(6)會議經(jīng)費(fèi)預(yù)算:
預(yù)算內(nèi)容包括:住宿費(fèi)、餐費(fèi)、會場租賃費(fèi)、文件印刷費(fèi)、車旅費(fèi)等。
(7)發(fā)布會議通知:
各項會議準(zhǔn)備工作基本就緒后,應(yīng)盡早發(fā)出開會通知,參加人數(shù)較多或較莊重的會議宜發(fā)書面通知并請與會者回函確認(rèn)。
(8)制定會議須知:
內(nèi)容主要包括會議保密紀(jì)律、請假制度、作息時間及其他注意事項等。會議須知是否制定可視會議情況而定。
(9)布置會場:
小型會議的會場布置要求簡單使用。確定會場布置形式,日常工作會議的會場布置多呈圓形、橢圓形、長方形、正方形、一字形等;座談會、討論會的會場布置多呈半圓形、回字形、U字形、口字形等;培訓(xùn)班類型的會議會場布置多為設(shè)置講臺或講桌的教室形。座次的安排遵循中間高于兩邊、左邊高于右邊、前高于后、遠(yuǎn)離門的高于離門近的等規(guī)律。
(10)制發(fā)會議證件:
會議證件可分為會議正式證件和工作證件兩大類。會議正式證件可分為:代表證、出席證、列席證、簽到證、旁聽證、來賓證、入場證、請柬證等。工作證件可分為:工作證、記者證、出入證、汽車證等。
(11)了解與會者的基本情況:
與會者基本情況:單位、姓名、職務(wù)、性別、民族、抵達(dá)時間、抵達(dá)方式、日程安排等。
(12)落實檢查會場的情況及其他事項:
會場情況:照明、擴(kuò)音、服務(wù)、錄音、會場鮮花等,會議資料的分發(fā)及擺放。
(二)會中接待工作
(1)接站及協(xié)助與會者入住并通知與會者活動日程安排。
(2)安排好與會者開會期間的食宿。
(3)會議進(jìn)行時密切關(guān)注會場設(shè)施設(shè)備(照明、擴(kuò)音、錄音、錄象、電子文稿演示等)的運(yùn)行,督促服務(wù)人員的服務(wù)工作。
(4)及時征求與會者意見并滿足其合理要求。
(三)會后工作
(1)征求與會者對接待工作的意見,并做好記錄。
(2)將訂購的返程票交到與會者手中。
(3)協(xié)助與會者結(jié)算費(fèi)用。
(4)落實返程安排及送行車輛并送站。
(5)通知來賓單位接站。
(6)將會議的有關(guān)文字材料整理歸檔。
會議記錄的格式:會議組織情況要寫明會議名稱、屆數(shù)或次數(shù)、時間、地點(diǎn)、出席人、列席人、缺席人(包括缺席原因)、主持人,會議記錄內(nèi)容:會議議程、議題、討論過程、發(fā)言內(nèi)容、決定事項等。
(7)印發(fā)會議紀(jì)要、會議決定事項通知。
第二篇:小型會議策劃方案
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小型會議策劃方案
現(xiàn)以在酒店召開小型會議為例做一策劃。
小型會議的策劃方案可分為:會前準(zhǔn)備工作、會中接待工作、會后工作。
(一)會前準(zhǔn)備工作
(1)確定會議議題。會議議題是會議討論的問題、決策的對象。
(2)擬定會議議程、日程及程序。議程,是會議所要通過的文件、解決的問題的概略安排;日程,是在一般時間內(nèi)會議進(jìn)行的具體安排,一般采用簡短的文字或表格方式,將會議期間每天上午、下午及晚上的活動列出即可。程序,是一次會議按照時間先后或依次安排的工作步驟。
(3)準(zhǔn)備會議各類資料。會議資料包括:會議發(fā)言稿、報告、會議通告等。
(4)提出與會人員名單。
(5)選定酒店會場。會場大小適中,以每人平均2~3平方米為宜,酒店地點(diǎn)合適,交通發(fā)達(dá),酒店設(shè)施齊全,客房及用餐等各方面條件優(yōu)越。
(6)會議經(jīng)費(fèi)預(yù)算。預(yù)算內(nèi)容包括:住宿費(fèi)、餐費(fèi)、會場租賃費(fèi)、文件印刷費(fèi)、車旅費(fèi)等。
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(7)發(fā)布會議通知。各項會議準(zhǔn)備工作基本就緒后,應(yīng)盡早發(fā)出開會通知,參加人數(shù)較多或較莊重的會議宜發(fā)書面通知并請與會者回函確認(rèn)。
(8)制定會議須知。內(nèi)容主要包括會議保密紀(jì)律、請假制度、作息時間及其他注意事項等。會議須知是否制定可視會議情況而定。
(9)布置會場。小型會議的會場布置要求簡單使用。確定會場布置形式,日常工作會議的會場布置多呈圓形、橢圓形、長方形、正方形、一字形等;座談會、討論會的會場布置多呈半圓形、回字形、U字形、口字形等;培訓(xùn)班類型的會議會場布置多為設(shè)置講臺或講桌的教室形。座次的安排遵循中間高于兩邊、左邊高于右邊、前高于后、遠(yuǎn)離門的高于離門近的等規(guī)律。
(10)制發(fā)會議證件。會議證件可分為會議正式證件和工作證件兩大類。會議正式證件可分為:代表證、出席證、列席證、簽到證、旁聽證、來賓證、入場證、請柬證等。工作證件可分為:工作證、記者證、出入證、汽車證等。
(11)了解與會者的基本情況。與會者基本情況
:單位、姓名、職務(wù)、性別、民族、抵達(dá)時間、抵達(dá)方式、日程安排等。
(12)落實檢查會場的情況及其他事項。會場情況:照明、擴(kuò)音、服務(wù)、錄音、會場鮮花等,會議資料的分發(fā)及擺放。
(二)會中接待工作
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(1)接站及協(xié)助與會者入住并通知與會者活動日程安排。
(2)安排好與會者開會期間的食宿。
(3)會議進(jìn)行時密切關(guān)注會場設(shè)施設(shè)備(照明、擴(kuò)音、錄音、錄象、電子文稿演示等)的運(yùn)行,督促服務(wù)人員的服務(wù)工作。
(4)及時征求與會者意見并滿足其合理要求。
(三)會后工作
(1)征求與會者對接待工作的意見,并做好記錄。
(2)將訂購的返程票交到與會者手中。
(3)協(xié)助與會者結(jié)算費(fèi)用。
(4)落實返程安排及送行車輛并送站。
(5)通知來賓單位接站。
(6)將會議的有關(guān)文字材料整理歸檔。會議記錄的格式:會議組織情況要寫明會議名稱、屆數(shù)或次數(shù)、時間、地點(diǎn)、出席人、列席人、缺席人(包括缺席原因)、主持人,會議記錄內(nèi)容:會議議程、議題、深圳培訓(xùn)網(wǎng) 004km.cn
討論過程、發(fā)言內(nèi)容、決定事項等。
(7)印發(fā)會議紀(jì)要、會議決定事項通知。
第三篇:小型婚禮策劃方案
蘇州(中國)婚紗城小編認(rèn)為婚禮不一定要盛大才溫馨,小型婚禮一樣可以很浪漫溫馨。今天蘇州(中國)婚紗城小編就為你奉上最經(jīng)典的小型婚禮策劃方案,讓你的婚禮策劃在細(xì)節(jié)與創(chuàng)意方面幫你打造一個超浪漫的小型婚禮。蘇州(中國)婚紗城不僅僅是婚紗采購平臺,更是您的婚禮策劃專家。
小型婚禮策劃方案之主題
婚禮主題應(yīng)該在確定婚禮預(yù)算之后定下來。≤50人的小型婚禮在主題上應(yīng)該盡量以溫馨、輕松的氛圍為主。具體來說:如果說參加婚禮的客人以家人、摯友為主,那么充滿溫情的婚禮是首選。在婚禮節(jié)目的安排上以情感為線索,著重強(qiáng)調(diào)親情、友情、愛情和感恩。
小型婚禮策劃方案之婚慶場地的挑選
太小的婚慶場地會顯得逼仄從而讓人有凌亂的感覺,而太大賓客人數(shù)又太少的話又會有冷場的感覺所以婚慶場地的大小一定要根據(jù)預(yù)計的來賓人數(shù)確定。新人要記住小規(guī)?;槎Y布置的重點(diǎn)在于體現(xiàn)精致、精細(xì),所以挑選的場地最好也是細(xì)節(jié)要求比較多的。小花園、院落、餐吧等都是非常好的選擇。無論室內(nèi)還是室外只要布置得當(dāng),都可以作為小型婚宴的舉辦場地。
小型婚禮策劃方案之可省略步驟
假如婚宴場地相對狹小,可以省去花門之類的布置,同時將婚禮儀式全部轉(zhuǎn)移在舞臺上,集中精力和財力,在舞臺這處視覺焦點(diǎn),精心打造,使婚宴顯得主次分明,不會因場地的狹小使空間顯得壓抑。如果覺得門口處太單調(diào),也可用少數(shù)氣球進(jìn)行裝扮,同樣美觀,卻省時省事。
小型婚禮策劃方案之用亮點(diǎn)吸引賓客
設(shè)置一些有趣的場景,引導(dǎo)你們的賓客去指定的地方活動是非常巧妙的手段。你需要從多個角度觀察場地,詳細(xì)地記錄下哪些地方可以營造出溫馨有趣的氛圍。一般來說,一個小角落是比較容易裝飾的地方。你可以運(yùn)用噴繪的手段做出一個帶有你們照片的浪漫場景,賓客可以站在這里合影。
婚禮不一定要盛大才溫馨,小型婚禮一樣可以很浪漫溫馨。今天小編就為你奉上最經(jīng)典的小型婚禮策劃書,讓你的婚禮策劃書在細(xì)節(jié)與創(chuàng)意方面幫你打造一個超浪漫的小型婚禮。
小型婚禮策劃方案之炮制熱烈的現(xiàn)場氣氛
因為場地比較小,你們和賓客之間屬于近距離接觸,所以全場互動的節(jié)目會能充分調(diào)動起大家的積極性。讓大家共同舉杯留張合影、所有人一起重復(fù)你們的結(jié)婚誓言甚至大合唱,都是不用太大活動空間又能調(diào)動積極性的好游戲。當(dāng)然,這需要你們和主持人事前好好溝通。
小型婚禮策劃方案之布置要點(diǎn)
想要小型婚禮不顯得冷清,那么緊湊、精致的婚禮布置是提升品位、增加溫馨感覺的秘訣。其實任何一場婚禮現(xiàn)場的布置在原則上都是一樣的,主要分為迎賓區(qū)、舞臺和賓客席(婚桌)三個部分。如果婚禮預(yù)算比較充裕,建議你請專業(yè)的花藝工作室,用花藝作為婚禮裝飾的主角,這樣讓相對小的空間充滿新鮮自然的感覺。
對于客人不多,且以家人為主的小型婚禮,婚禮布置的重點(diǎn)贏集中在舞臺和婚桌上,而不必浪費(fèi)太多的金錢和精力用在裝飾迎賓區(qū)。假如婚禮場地相對狹小,那么 建議你干脆省去花門之類的布置,同時將婚禮儀式全部轉(zhuǎn)移在舞臺上,這樣集中經(jīng)歷對舞臺做精致裝飾,效果更好。
小型婚禮策劃方案之色彩的巧妙選擇
由于規(guī)模的限制,小型婚禮色彩的選擇和搭配就更為重要。一般來講,熱烈的色彩會使空間顯得更小,但色彩的選擇還是要在場地的條件和來賓人數(shù)的前提下來確定。如果你們是在室內(nèi)辦宴會,由于餐廳的面積及層高所限,運(yùn)用濃烈的色彩會造成一定的視覺壓力,最好和策劃師商量,大面積使用比較淡的色彩,桌花、裝飾物等配件采用鮮艷的顏色。如果是在一塊開闊的室外綠地舉辦宴會,限制就沒有那么多,有時采用鮮艷的顏色反而能帶來活力和張力,令宴會更出彩。
小型婚禮策劃方案之選擇恰當(dāng)?shù)挠貌托问?/p>
如果外你的場地空間小,而邀請的客人較多時,最好不要采用自助餐的形式。傳統(tǒng)的入席就餐的方式顯然會降低賓客走動的幾率。而且你們還應(yīng)該準(zhǔn)備好專人替賓客上酒水、分蛋糕,所有的事情都有服務(wù)人員來完成,這樣不僅讓你的宴會現(xiàn)場很有秩序,連賓客也會認(rèn)為你們想得很周到。
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第四篇:最新小型婚禮策劃方案
最新小型婚禮策劃方案
在參加過婚禮策劃師培訓(xùn)的學(xué)員當(dāng)中,很多學(xué)員反應(yīng),“來賓很少,場面很小,婚禮應(yīng)該怎么樣策劃才好?”如何讓小型婚禮辦得更精彩?其實在外地工作、結(jié)婚的新人結(jié)婚,經(jīng)常就是很少人參加,但是又想讓婚禮做的比較有創(chuàng)意,在這里中華盛世主持人培訓(xùn)為您講述小型婚禮實用技巧,從主題婚禮、選擇場地、布置要點(diǎn)和婚禮創(chuàng)意上為您提供妙招。讓您小婚禮收獲大幸福。
一、小型婚禮的主題
婚禮主題應(yīng)該在確定婚禮預(yù)算之后定下來。小于50人的小型婚禮在主題上應(yīng)該盡量以輕松、溫馨、浪漫的氛圍為主。詳細(xì)來說:如果說參加婚禮的來賓以家人、摯友為主,那么充滿溫馨的婚禮是首選。在婚禮節(jié)目的安排上以情感為線索,著重強(qiáng)調(diào)親情、友情、愛情和感恩。
推薦一:如果說客人很少,并且以家人為主,建議以親情感恩作為婚禮的重頭戲。
推薦二:如果婚禮上的客人中以新人的朋友和同事居多,那么建議舉辦party酒會式的婚禮。也可以舉辦兩段式婚禮。具體來說,新人可以在中午和至親舉辦結(jié)婚儀式,等到下午和晚上和年輕的朋友盡享氣氛活躍party。在婚宴的用餐形式上可以選擇自由開放的自助餐形式。如果是舉辦酒會活躍party,選擇自助式婚宴。
貼士:小型婚禮要以溫馨的情感和輕松的氛圍取勝,在細(xì)節(jié)上體現(xiàn)婚禮的品質(zhì),切忌講究排場和大氣。
二、小型婚禮的場地選擇
婚禮形式和客人數(shù)量決定了婚禮場地。通常邀請大約50位客人的小型婚禮可以選擇小草坪、度假村、別墅、餐吧、游艇等,當(dāng)然擁有6張餐桌左右的酒店宴會廳也是個不錯的選擇。
貼士:如果你的客人少,你又想在星級酒店舉辦婚禮,那你事先要有和別人拼用婚禮場地的心理準(zhǔn)備(一般星級酒店對婚宴的最低消費(fèi)和婚禮規(guī)模有限制),并提前在請柬中告知客人,以避免當(dāng)天由于拼婚帶來的尷尬。
三、小型婚禮的布置要點(diǎn)
想要小型婚禮不顯得冷清,那么緊湊、精致的婚禮布置是提升品位、增加溫馨感覺的秘訣。其實任何一場婚禮現(xiàn)場的布置在原則上都是一樣的,主要分為迎賓區(qū)、舞臺和賓客席(婚桌)三個部分。如果婚禮預(yù)算比較充裕,建議你請婚慶公司用花藝作為婚禮裝飾的主角,這樣讓相對小的空間充滿新鮮自然的感覺。
對于客人不多,且以家人為主的小型婚禮,婚禮布置的重點(diǎn)應(yīng)該集中在舞臺和餐桌上,而不必浪費(fèi)太多的金錢和精力用在裝飾迎賓區(qū)。
假如婚禮場地相對狹小,那么歡天喜地婚慶建議你干脆省去花門之類的布置,同時將婚禮儀式全部轉(zhuǎn)移在舞臺上,這樣集中精力對舞臺做精致裝飾,效果更好。
四、提升小型婚禮品味的幾個小創(chuàng)意
色彩的巧妙選擇,由于規(guī)模的限制,小型婚禮色彩的選擇和搭配就更為重要。一般來講,熱烈的色彩會使空間顯得更小,但色彩的選擇還是要在場地的條件和來賓人數(shù)的前提下來確定。如果你們是在室內(nèi)辦宴會,由于餐廳的面積及層高所限,運(yùn)用濃烈的色彩會造成一定的視覺壓力,最好和策劃師商量,大面積使用比較淡的色彩,桌花、裝飾物等配件采用鮮艷的顏色。如果是在一塊開闊的室外綠地舉辦宴會,限制就沒有那么多,有時采用鮮艷的顏色反而能帶來活力和張力,令宴會更出彩。
新娘拋手捧花的創(chuàng)新方法—抽絲帶
首先介紹一下抽絲帶的方法,一般的花店都通曉新娘手捧花絲帶的做法,通常捧花的把部會留下幾條絲帶,但是只有一根是真正系在捧花上的,參與活動的女賓抽取絲帶,抽到系著捧花的那條絲帶的女賓自然是捧花的主人了。
五、司儀的選擇
可能大多策劃師感覺司儀的選擇應(yīng)該不屬于婚禮策劃的范疇,但是正是如此卻大錯特錯,場地的布置只是感覺到了溫馨,而司儀的主持風(fēng)格及形象很大程度的影響了正常婚禮的效果,建議選擇慢聲細(xì)語的主持,不要選擇大氣及搞笑的,這樣的司儀反而不好融入到現(xiàn)場觀眾當(dāng)中。
六、婚禮音樂的選擇
很多婚禮策劃師認(rèn)為婚禮音樂因該是司儀自己帶的,反而大錯特錯,一場婚禮的音樂要跟一場婚禮的氣氛及分為有很大的關(guān)系,相對于小婚禮不應(yīng)該去放一些激情的音樂,而需要放適合新人的音樂,溫馨、唯美、浪漫的音樂都是非常適合的,能夠讓婚禮現(xiàn)場更有想要的氛圍。
七、選擇恰當(dāng)?shù)挠貌托问?/p>
如果戶外你的場地空間小,而邀請的客人較多時,最好不要采用自助餐的形式。傳統(tǒng)的入席就餐的方式顯然會降低賓客走動的幾率。而且你們還應(yīng)該準(zhǔn)備好專人替賓客上酒水、分蛋糕,所有的事情都有服務(wù)人員來完成,這樣不僅讓你的宴會現(xiàn)場很有秩序,連賓客也會認(rèn)為你們想得很周到。
第五篇:小型會議
小型會議
通過這段時間在《辦公室管理通識》這門選修課的學(xué)習(xí),在老師的耐心指導(dǎo)下,加上個人的不懈努力,我已逐漸了解了辦公室的工作,同時也對如何做好辦公室工作有了更加深入透徹的認(rèn)識和體會。最讓我覺得有趣的就是怎樣策劃小型會議,雖然會議是小型的,但也要做好各方面的準(zhǔn)備,不能有一絲馬虎,這樣會議才能很好的進(jìn)行。
會議是指有領(lǐng)導(dǎo)、有組織地商議事情的集會,在現(xiàn)代社會中是人們從事各類有組織的活動的一種重要方式。它的使用非常普遍。通常小型會議包括辦公會議、座談會、雙邊或者多邊的商談會、經(jīng)驗交流會等等。
小型會議是市場運(yùn)作的基本形式,是從事新時代事業(yè)的基本功之一,是傳遞信息、傳授業(yè)務(wù)技能的場所。
小型會議簡單實用、靈活易行,容易復(fù)制;能夠提高工作效率,直接而有效地發(fā)現(xiàn)問題、解決問題。
小型會議的策劃方案可分為:會前準(zhǔn)備工作、會中接待工作、會后工作。而這些工作,光靠一個人是很難完成的,所以必須成立小型會議籌備小組?;I備組大致由以下成員組成:籌備組組長、后勤處、秘書處。組長負(fù)責(zé)全過程的協(xié)調(diào)、安排工作、后勤處負(fù)責(zé)聯(lián)系各種會議所需的備品,包括聯(lián)系會場、攝影、投影及會議禮品、水果、鮮花等等。秘書處負(fù)責(zé)整個會議的軟件部分,包括起草各種文檔、接待、協(xié)調(diào)等工作。
(一)會前準(zhǔn)備工作
(1)確定會議議題。會議議題是會議討論的問題、決策的對象。
(2)擬定會議議程、日程及程序。議程,是會議所要通過的文件、解決的問題的概略安排;日程,是在一般時間內(nèi)會議進(jìn)行的具體安排,一般采用簡短的文字或表格方式,將會議期間每天上午、下午及晚上的活動列出即可。程序,是一次會議按照時間先后或依次安排的工作步驟。
(3)準(zhǔn)備會議各類資料。會議資料包括:會議發(fā)言稿、報告、會議通告等等。
(4)提出與會人員名單,竟可能的詳細(xì)。
(5)選定會場。會場大小要適中,以每人平均2~3平方米為宜。
(6)會議經(jīng)費(fèi)預(yù)算。預(yù)算內(nèi)容包括:住宿費(fèi)、餐費(fèi)、會場租賃費(fèi)、文件印刷費(fèi)、車旅費(fèi)等等。
(7)發(fā)布會議通知。各項會議準(zhǔn)備工作基本就緒后,應(yīng)盡早發(fā)出開會通知,參加人數(shù)較多或較莊重的會議宜發(fā)書面通知并請與會者回函確認(rèn)。秘書應(yīng)該根據(jù)會議的特點(diǎn),將會議的日期、時間、地點(diǎn)。內(nèi)容、名稱、被通知者名字、所在部門、所在職務(wù)等等內(nèi)容排列成引人注目的非常規(guī)范的格式。如有改動要在第一時間通知到場嘉賓,不要讓他們白來一趟。
(8)制定會議須知。內(nèi)容主要包括會議保密紀(jì)律、請假制度、作息時間及其他注意事項等。會議須知是否制定可視會議情況而定。
(9)布置會場。小型會議的會場布置要求簡單使用。確定會場布置形式,日常工作會議的會場布置多呈圓形、橢圓形、長方形、正方形、一字形等;座談會、討論會的會場布置多呈半圓形、回字形、U字形、口字形等;培訓(xùn)班類型的會議會場布置多為設(shè)置講臺或講桌的教室形。座次的安排遵循中間高于兩邊、左邊高于右邊、前高于后、遠(yuǎn)離門的高于離門近的等規(guī)律。
(10)制發(fā)會議證件。會議證件可分為會議正式證件和工作證件兩大類。會議正式證件可分為:代表證、出席證、列席證、簽到證、旁聽證、來賓證、入場證、請柬證等。工作證件可分為:工作證、記者證、出入證、汽車證等。
(11)了解與會者的基本情況。與會者基本情況:單位、姓名、職務(wù)、性別、民族、抵達(dá)時間、抵達(dá)方式、日程安排等。
(12)落實檢查會場的情況及其他事項。會場情況:照明、擴(kuò)音、服務(wù)、錄音、會場鮮花等,會議資料的分發(fā)及擺放。
(二)會中接待工作
(1)接站及協(xié)助與會者入住并通知與會者活動日程安排。
(2)安排好與會者開會期間的食宿。
(3)會議進(jìn)行時密切關(guān)注會場設(shè)施設(shè)備(照明、擴(kuò)音、錄音、錄象、電子文稿演示等)的運(yùn)行,督促服務(wù)人員的服務(wù)工作。
(4)及時征求與會者意見并滿足其合理要求。
(5)當(dāng)一切準(zhǔn)備工作全部到位后,或許會有提前到的嘉賓,這時一定要做好接待工作,不能讓客人感到冷場。
(三)會后工作
(1)征求與會者對接待工作的意見,并做好記錄。
(2)將訂購的返程票交到與會者手中。
(3)協(xié)助與會者結(jié)算費(fèi)用。
(4)落實返程安排及送行車輛并送站。
(5)通知來賓單位接站。
(6)將會議的有關(guān)文字材料整理歸檔。會議記錄的格式:會議組織情況要寫明會議名稱、屆數(shù)或次數(shù)、時間、地點(diǎn)、出席人、列席人、缺席人(包括缺席原因)、主持人,會議記錄內(nèi)容:會議議程、議題、討論過程、發(fā)言內(nèi)容、決定事項等。
(7)印發(fā)會議紀(jì)要、會議決定事項通知。
小型會議看似簡單,里面卻大有學(xué)問,不是隨隨便便就能策劃好的,要經(jīng)過周密計劃,才能如期順利的進(jìn)行。在會議開始前還要想到一些突發(fā)事件并想出這些突發(fā)事件的解決方法。有豐富工作經(jīng)驗的人對此不會多慮,因為經(jīng)歷本身給予相應(yīng)的解決之道。但作為初學(xué)者,在會議之前,我們可以通過想象感悟和體會自己的假設(shè)性突發(fā)事件和解決方案。
雖然這門學(xué)修課只有短短的幾個星期時間,但我學(xué)到了很多,讓我受益匪淺。或許在不久的將來我能夠把這幾個星期學(xué)到的知識學(xué)以致用。
參考文獻(xiàn)
1.《辦公室日常事務(wù)管理》,梁濤 著,2003年出版,黑龍江出版社
2.《行政秘書手冊》