第一篇：小型會(huì)議策劃方案(修訂文檔)

小型會(huì)議策劃方案

會(huì)議是指有領(lǐng)導(dǎo)、有組織地商議事情的集會(huì)，在現(xiàn)代社會(huì)中是人們從事各類有組織的活動(dòng)的一種重要方式。小型會(huì)議包括辦公會(huì)議、座談會(huì)、雙邊或者多邊的商談會(huì)、經(jīng)驗(yàn)交流會(huì)等?，F(xiàn)以在酒店召開小型會(huì)議為例做一策劃。小型會(huì)議的策劃方案可分為：會(huì)前準(zhǔn)備工作、會(huì)中接待工作、會(huì)后工作。

（一）會(huì)前準(zhǔn)備工作

（1）確定會(huì)議議題：

會(huì)議議題是會(huì)議討論的問題、決策的對(duì)象。

（2）擬定會(huì)議議程、日程及程序：

議程，是會(huì)議所要通過的文件、解決的問題的概略安排；日程，是在一般時(shí)間內(nèi)會(huì)議進(jìn)行的具體安排，一般采用簡短的文字或表格方式，將會(huì)議期間每天上午、下午及晚上的活動(dòng)列出即可。程序，是一次會(huì)議按照時(shí)間先后或依次安排的工作步驟。

（3）準(zhǔn)備會(huì)議各類資料：

會(huì)議資料包括：會(huì)議發(fā)言稿、報(bào)告、會(huì)議通告等。

（4）提出與會(huì)人員名單：

（5）選定酒店會(huì)場：

會(huì)場大小適中，以每人平均2~3平方米為宜，酒店地點(diǎn)合適，交通發(fā)達(dá)，酒店設(shè)施齊全，客房及用餐等各方面條件優(yōu)越。

（6）會(huì)議經(jīng)費(fèi)預(yù)算：

預(yù)算內(nèi)容包括：住宿費(fèi)、餐費(fèi)、會(huì)場租賃費(fèi)、文件印刷費(fèi)、車旅費(fèi)等。

（7）發(fā)布會(huì)議通知：

各項(xiàng)會(huì)議準(zhǔn)備工作基本就緒后，應(yīng)盡早發(fā)出開會(huì)通知，參加人數(shù)較多或較莊重的會(huì)議宜發(fā)書面通知并請(qǐng)與會(huì)者回函確認(rèn)。

（8）制定會(huì)議須知：

內(nèi)容主要包括會(huì)議保密紀(jì)律、請(qǐng)假制度、作息時(shí)間及其他注意事項(xiàng)等。會(huì)議須知是否制定可視會(huì)議情況而定。

（9）布置會(huì)場：

小型會(huì)議的會(huì)場布置要求簡單使用。確定會(huì)場布置形式，日常工作會(huì)議的會(huì)場布置多呈圓形、橢圓形、長方形、正方形、一字形等；座談會(huì)、討論會(huì)的會(huì)場布置多呈半圓形、回字形、U字形、口字形等；培訓(xùn)班類型的會(huì)議會(huì)場布置多為設(shè)置講臺(tái)或講桌的教室形。座次的安排遵循中間高于兩邊、左邊高于右邊、前高于后、遠(yuǎn)離門的高于離門近的等規(guī)律。

（10）制發(fā)會(huì)議證件：

會(huì)議證件可分為會(huì)議正式證件和工作證件兩大類。會(huì)議正式證件可分為：代表證、出席證、列席證、簽到證、旁聽證、來賓證、入場證、請(qǐng)柬證等。工作證件可分為：工作證、記者證、出入證、汽車證等。

（11）了解與會(huì)者的基本情況：

與會(huì)者基本情況：單位、姓名、職務(wù)、性別、民族、抵達(dá)時(shí)間、抵達(dá)方式、日程安排等。

（12）落實(shí)檢查會(huì)場的情況及其他事項(xiàng)：

會(huì)場情況：照明、擴(kuò)音、服務(wù)、錄音、會(huì)場鮮花等，會(huì)議資料的分發(fā)及擺放。

（二）會(huì)中接待工作

（1）接站及協(xié)助與會(huì)者入住并通知與會(huì)者活動(dòng)日程安排。

（2）安排好與會(huì)者開會(huì)期間的食宿。

（3）會(huì)議進(jìn)行時(shí)密切關(guān)注會(huì)場設(shè)施設(shè)備（照明、擴(kuò)音、錄音、錄象、電子文稿演示等）的運(yùn)行，督促服務(wù)人員的服務(wù)工作。

（4）及時(shí)征求與會(huì)者意見并滿足其合理要求。

（三）會(huì)后工作

（1）征求與會(huì)者對(duì)接待工作的意見，并做好記錄。

（2）將訂購的返程票交到與會(huì)者手中。

（3）協(xié)助與會(huì)者結(jié)算費(fèi)用。

（4）落實(shí)返程安排及送行車輛并送站。

（5）通知來賓單位接站。

（6）將會(huì)議的有關(guān)文字材料整理歸檔。

會(huì)議記錄的格式：會(huì)議組織情況要寫明會(huì)議名稱、屆數(shù)或次數(shù)、時(shí)間、地點(diǎn)、出席人、列席人、缺席人（包括缺席原因）、主持人，會(huì)議記錄內(nèi)容：會(huì)議議程、議題、討論過程、發(fā)言內(nèi)容、決定事項(xiàng)等。

（7）印發(fā)會(huì)議紀(jì)要、會(huì)議決定事項(xiàng)通知。

第二篇：小型會(huì)議策劃方案

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小型會(huì)議策劃方案

現(xiàn)以在酒店召開小型會(huì)議為例做一策劃。

小型會(huì)議的策劃方案可分為：會(huì)前準(zhǔn)備工作、會(huì)中接待工作、會(huì)后工作。

（一）會(huì)前準(zhǔn)備工作

（1）確定會(huì)議議題。會(huì)議議題是會(huì)議討論的問題、決策的對(duì)象。

（2）擬定會(huì)議議程、日程及程序。議程，是會(huì)議所要通過的文件、解決的問題的概略安排；日程，是在一般時(shí)間內(nèi)會(huì)議進(jìn)行的具體安排，一般采用簡短的文字或表格方式，將會(huì)議期間每天上午、下午及晚上的活動(dòng)列出即可。程序，是一次會(huì)議按照時(shí)間先后或依次安排的工作步驟。

（3）準(zhǔn)備會(huì)議各類資料。會(huì)議資料包括：會(huì)議發(fā)言稿、報(bào)告、會(huì)議通告等。

（4）提出與會(huì)人員名單。

（5）選定酒店會(huì)場。會(huì)場大小適中，以每人平均2~3平方米為宜，酒店地點(diǎn)合適，交通發(fā)達(dá)，酒店設(shè)施齊全，客房及用餐等各方面條件優(yōu)越。

（6）會(huì)議經(jīng)費(fèi)預(yù)算。預(yù)算內(nèi)容包括：住宿費(fèi)、餐費(fèi)、會(huì)場租賃費(fèi)、文件印刷費(fèi)、車旅費(fèi)等。

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（7）發(fā)布會(huì)議通知。各項(xiàng)會(huì)議準(zhǔn)備工作基本就緒后，應(yīng)盡早發(fā)出開會(huì)通知，參加人數(shù)較多或較莊重的會(huì)議宜發(fā)書面通知并請(qǐng)與會(huì)者回函確認(rèn)。

（8）制定會(huì)議須知。內(nèi)容主要包括會(huì)議保密紀(jì)律、請(qǐng)假制度、作息時(shí)間及其他注意事項(xiàng)等。會(huì)議須知是否制定可視會(huì)議情況而定。

（9）布置會(huì)場。小型會(huì)議的會(huì)場布置要求簡單使用。確定會(huì)場布置形式，日常工作會(huì)議的會(huì)場布置多呈圓形、橢圓形、長方形、正方形、一字形等；座談會(huì)、討論會(huì)的會(huì)場布置多呈半圓形、回字形、U字形、口字形等；培訓(xùn)班類型的會(huì)議會(huì)場布置多為設(shè)置講臺(tái)或講桌的教室形。座次的安排遵循中間高于兩邊、左邊高于右邊、前高于后、遠(yuǎn)離門的高于離門近的等規(guī)律。

（10）制發(fā)會(huì)議證件。會(huì)議證件可分為會(huì)議正式證件和工作證件兩大類。會(huì)議正式證件可分為：代表證、出席證、列席證、簽到證、旁聽證、來賓證、入場證、請(qǐng)柬證等。工作證件可分為：工作證、記者證、出入證、汽車證等。

（11）了解與會(huì)者的基本情況。與會(huì)者基本情況

：單位、姓名、職務(wù)、性別、民族、抵達(dá)時(shí)間、抵達(dá)方式、日程安排等。

（12）落實(shí)檢查會(huì)場的情況及其他事項(xiàng)。會(huì)場情況：照明、擴(kuò)音、服務(wù)、錄音、會(huì)場鮮花等，會(huì)議資料的分發(fā)及擺放。

（二）會(huì)中接待工作

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（1）接站及協(xié)助與會(huì)者入住并通知與會(huì)者活動(dòng)日程安排。

（2）安排好與會(huì)者開會(huì)期間的食宿。

（3）會(huì)議進(jìn)行時(shí)密切關(guān)注會(huì)場設(shè)施設(shè)備（照明、擴(kuò)音、錄音、錄象、電子文稿演示等）的運(yùn)行，督促服務(wù)人員的服務(wù)工作。

（4）及時(shí)征求與會(huì)者意見并滿足其合理要求。

（三）會(huì)后工作

（1）征求與會(huì)者對(duì)接待工作的意見，并做好記錄。

（2）將訂購的返程票交到與會(huì)者手中。

（3）協(xié)助與會(huì)者結(jié)算費(fèi)用。

（4）落實(shí)返程安排及送行車輛并送站。

（5）通知來賓單位接站。

（6）將會(huì)議的有關(guān)文字材料整理歸檔。會(huì)議記錄的格式：會(huì)議組織情況要寫明會(huì)議名稱、屆數(shù)或次數(shù)、時(shí)間、地點(diǎn)、出席人、列席人、缺席人（包括缺席原因）、主持人，會(huì)議記錄內(nèi)容：會(huì)議議程、議題、深圳培訓(xùn)網(wǎng) 004km.cn

討論過程、發(fā)言內(nèi)容、決定事項(xiàng)等。

（7）印發(fā)會(huì)議紀(jì)要、會(huì)議決定事項(xiàng)通知。

第三篇：小型婚禮策劃方案

蘇州（中國）婚紗城小編認(rèn)為婚禮不一定要盛大才溫馨，小型婚禮一樣可以很浪漫溫馨。今天蘇州（中國）婚紗城小編就為你奉上最經(jīng)典的小型婚禮策劃方案，讓你的婚禮策劃在細(xì)節(jié)與創(chuàng)意方面幫你打造一個(gè)超浪漫的小型婚禮。蘇州（中國）婚紗城不僅僅是婚紗采購平臺(tái)，更是您的婚禮策劃專家。

小型婚禮策劃方案之主題

婚禮主題應(yīng)該在確定婚禮預(yù)算之后定下來。≤50人的小型婚禮在主題上應(yīng)該盡量以溫馨、輕松的氛圍為主。具體來說：如果說參加婚禮的客人以家人、摯友為主，那么充滿溫情的婚禮是首選。在婚禮節(jié)目的安排上以情感為線索，著重強(qiáng)調(diào)親情、友情、愛情和感恩。

小型婚禮策劃方案之婚慶場地的挑選

太小的婚慶場地會(huì)顯得逼仄從而讓人有凌亂的感覺，而太大賓客人數(shù)又太少的話又會(huì)有冷場的感覺所以婚慶場地的大小一定要根據(jù)預(yù)計(jì)的來賓人數(shù)確定。新人要記住小規(guī)?；槎Y布置的重點(diǎn)在于體現(xiàn)精致、精細(xì)，所以挑選的場地最好也是細(xì)節(jié)要求比較多的。小花園、院落、餐吧等都是非常好的選擇。無論室內(nèi)還是室外只要布置得當(dāng)，都可以作為小型婚宴的舉辦場地。

小型婚禮策劃方案之可省略步驟

假如婚宴場地相對(duì)狹小，可以省去花門之類的布置，同時(shí)將婚禮儀式全部轉(zhuǎn)移在舞臺(tái)上，集中精力和財(cái)力，在舞臺(tái)這處視覺焦點(diǎn)，精心打造，使婚宴顯得主次分明，不會(huì)因場地的狹小使空間顯得壓抑。如果覺得門口處太單調(diào)，也可用少數(shù)氣球進(jìn)行裝扮，同樣美觀，卻省時(shí)省事。

小型婚禮策劃方案之用亮點(diǎn)吸引賓客

設(shè)置一些有趣的場景，引導(dǎo)你們的賓客去指定的地方活動(dòng)是非常巧妙的手段。你需要從多個(gè)角度觀察場地，詳細(xì)地記錄下哪些地方可以營造出溫馨有趣的氛圍。一般來說，一個(gè)小角落是比較容易裝飾的地方。你可以運(yùn)用噴繪的手段做出一個(gè)帶有你們照片的浪漫場景，賓客可以站在這里合影。

婚禮不一定要盛大才溫馨，小型婚禮一樣可以很浪漫溫馨。今天小編就為你奉上最經(jīng)典的小型婚禮策劃書，讓你的婚禮策劃書在細(xì)節(jié)與創(chuàng)意方面幫你打造一個(gè)超浪漫的小型婚禮。

小型婚禮策劃方案之炮制熱烈的現(xiàn)場氣氛

因?yàn)閳龅乇容^小，你們和賓客之間屬于近距離接觸，所以全場互動(dòng)的節(jié)目會(huì)能充分調(diào)動(dòng)起大家的積極性。讓大家共同舉杯留張合影、所有人一起重復(fù)你們的結(jié)婚誓言甚至大合唱，都是不用太大活動(dòng)空間又能調(diào)動(dòng)積極性的好游戲。當(dāng)然，這需要你們和主持人事前好好溝通。

小型婚禮策劃方案之布置要點(diǎn)

想要小型婚禮不顯得冷清，那么緊湊、精致的婚禮布置是提升品位、增加溫馨感覺的秘訣。其實(shí)任何一場婚禮現(xiàn)場的布置在原則上都是一樣的，主要分為迎賓區(qū)、舞臺(tái)和賓客席(婚桌)三個(gè)部分。如果婚禮預(yù)算比較充裕，建議你請(qǐng)專業(yè)的花藝工作室，用花藝作為婚禮裝飾的主角，這樣讓相對(duì)小的空間充滿新鮮自然的感覺。

對(duì)于客人不多，且以家人為主的小型婚禮，婚禮布置的重點(diǎn)贏集中在舞臺(tái)和婚桌上，而不必浪費(fèi)太多的金錢和精力用在裝飾迎賓區(qū)。假如婚禮場地相對(duì)狹小，那么 建議你干脆省去花門之類的布置，同時(shí)將婚禮儀式全部轉(zhuǎn)移在舞臺(tái)上，這樣集中經(jīng)歷對(duì)舞臺(tái)做精致裝飾，效果更好。

小型婚禮策劃方案之色彩的巧妙選擇

由于規(guī)模的限制，小型婚禮色彩的選擇和搭配就更為重要。一般來講，熱烈的色彩會(huì)使空間顯得更小，但色彩的選擇還是要在場地的條件和來賓人數(shù)的前提下來確定。如果你們是在室內(nèi)辦宴會(huì)，由于餐廳的面積及層高所限，運(yùn)用濃烈的色彩會(huì)造成一定的視覺壓力，最好和策劃師商量，大面積使用比較淡的色彩，桌花、裝飾物等配件采用鮮艷的顏色。如果是在一塊開闊的室外綠地舉辦宴會(huì)，限制就沒有那么多，有時(shí)采用鮮艷的顏色反而能帶來活力和張力，令宴會(huì)更出彩。

小型婚禮策劃方案之選擇恰當(dāng)?shù)挠貌托问?/p>

如果外你的場地空間小，而邀請(qǐng)的客人較多時(shí)，最好不要采用自助餐的形式。傳統(tǒng)的入席就餐的方式顯然會(huì)降低賓客走動(dòng)的幾率。而且你們還應(yīng)該準(zhǔn)備好專人替賓客上酒水、分蛋糕，所有的事情都有服務(wù)人員來完成，這樣不僅讓你的宴會(huì)現(xiàn)場很有秩序，連賓客也會(huì)認(rèn)為你們想得很周到。

蘇州中國婚紗城整理發(fā)布：蘇州中國婚紗城位于蘇州相城，主營婚紗、新娘婚紗、婚紗禮服、禮服、晚禮服，提供蘇州婚紗設(shè)計(jì)、婚紗定做、蘇州婚紗批發(fā)代理，歡迎新娘婚紗來蘇州婚紗城定做婚紗、批發(fā)婚紗.

第四篇：最新小型婚禮策劃方案

最新小型婚禮策劃方案

在參加過婚禮策劃師培訓(xùn)的學(xué)員當(dāng)中，很多學(xué)員反應(yīng)，“來賓很少，場面很小，婚禮應(yīng)該怎么樣策劃才好？”如何讓小型婚禮辦得更精彩？其實(shí)在外地工作、結(jié)婚的新人結(jié)婚，經(jīng)常就是很少人參加，但是又想讓婚禮做的比較有創(chuàng)意，在這里中華盛世主持人培訓(xùn)為您講述小型婚禮實(shí)用技巧，從主題婚禮、選擇場地、布置要點(diǎn)和婚禮創(chuàng)意上為您提供妙招。讓您小婚禮收獲大幸福。

一、小型婚禮的主題

婚禮主題應(yīng)該在確定婚禮預(yù)算之后定下來。小于50人的小型婚禮在主題上應(yīng)該盡量以輕松、溫馨、浪漫的氛圍為主。詳細(xì)來說：如果說參加婚禮的來賓以家人、摯友為主，那么充滿溫馨的婚禮是首選。在婚禮節(jié)目的安排上以情感為線索，著重強(qiáng)調(diào)親情、友情、愛情和感恩。

推薦一：如果說客人很少，并且以家人為主，建議以親情感恩作為婚禮的重頭戲。

推薦二：如果婚禮上的客人中以新人的朋友和同事居多，那么建議舉辦party酒會(huì)式的婚禮。也可以舉辦兩段式婚禮。具體來說，新人可以在中午和至親舉辦結(jié)婚儀式，等到下午和晚上和年輕的朋友盡享氣氛活躍party。在婚宴的用餐形式上可以選擇自由開放的自助餐形式。如果是舉辦酒會(huì)活躍party，選擇自助式婚宴。

貼士：小型婚禮要以溫馨的情感和輕松的氛圍取勝，在細(xì)節(jié)上體現(xiàn)婚禮的品質(zhì)，切忌講究排場和大氣。

二、小型婚禮的場地選擇

婚禮形式和客人數(shù)量決定了婚禮場地。通常邀請(qǐng)大約50位客人的小型婚禮可以選擇小草坪、度假村、別墅、餐吧、游艇等，當(dāng)然擁有6張餐桌左右的酒店宴會(huì)廳也是個(gè)不錯(cuò)的選擇。

貼士：如果你的客人少，你又想在星級(jí)酒店舉辦婚禮，那你事先要有和別人拼用婚禮場地的心理準(zhǔn)備（一般星級(jí)酒店對(duì)婚宴的最低消費(fèi)和婚禮規(guī)模有限制），并提前在請(qǐng)柬中告知客人，以避免當(dāng)天由于拼婚帶來的尷尬。

三、小型婚禮的布置要點(diǎn)

想要小型婚禮不顯得冷清，那么緊湊、精致的婚禮布置是提升品位、增加溫馨感覺的秘訣。其實(shí)任何一場婚禮現(xiàn)場的布置在原則上都是一樣的，主要分為迎賓區(qū)、舞臺(tái)和賓客席（婚桌）三個(gè)部分。如果婚禮預(yù)算比較充裕，建議你請(qǐng)婚慶公司用花藝作為婚禮裝飾的主角，這樣讓相對(duì)小的空間充滿新鮮自然的感覺。

對(duì)于客人不多，且以家人為主的小型婚禮，婚禮布置的重點(diǎn)應(yīng)該集中在舞臺(tái)和餐桌上，而不必浪費(fèi)太多的金錢和精力用在裝飾迎賓區(qū)。

假如婚禮場地相對(duì)狹小，那么歡天喜地婚慶建議你干脆省去花門之類的布置，同時(shí)將婚禮儀式全部轉(zhuǎn)移在舞臺(tái)上，這樣集中精力對(duì)舞臺(tái)做精致裝飾，效果更好。

四、提升小型婚禮品味的幾個(gè)小創(chuàng)意

色彩的巧妙選擇，由于規(guī)模的限制，小型婚禮色彩的選擇和搭配就更為重要。一般來講，熱烈的色彩會(huì)使空間顯得更小，但色彩的選擇還是要在場地的條件和來賓人數(shù)的前提下來確定。如果你們是在室內(nèi)辦宴會(huì)，由于餐廳的面積及層高所限，運(yùn)用濃烈的色彩會(huì)造成一定的視覺壓力，最好和策劃師商量，大面積使用比較淡的色彩，桌花、裝飾物等配件采用鮮艷的顏色。如果是在一塊開闊的室外綠地舉辦宴會(huì)，限制就沒有那么多，有時(shí)采用鮮艷的顏色反而能帶來活力和張力，令宴會(huì)更出彩。

新娘拋手捧花的創(chuàng)新方法—抽絲帶

首先介紹一下抽絲帶的方法，一般的花店都通曉新娘手捧花絲帶的做法，通常捧花的把部會(huì)留下幾條絲帶，但是只有一根是真正系在捧花上的，參與活動(dòng)的女賓抽取絲帶，抽到系著捧花的那條絲帶的女賓自然是捧花的主人了。

五、司儀的選擇

可能大多策劃師感覺司儀的選擇應(yīng)該不屬于婚禮策劃的范疇，但是正是如此卻大錯(cuò)特錯(cuò)，場地的布置只是感覺到了溫馨，而司儀的主持風(fēng)格及形象很大程度的影響了正?；槎Y的效果，建議選擇慢聲細(xì)語的主持，不要選擇大氣及搞笑的，這樣的司儀反而不好融入到現(xiàn)場觀眾當(dāng)中。

六、婚禮音樂的選擇

很多婚禮策劃師認(rèn)為婚禮音樂因該是司儀自己帶的，反而大錯(cuò)特錯(cuò)，一場婚禮的音樂要跟一場婚禮的氣氛及分為有很大的關(guān)系，相對(duì)于小婚禮不應(yīng)該去放一些激情的音樂，而需要放適合新人的音樂，溫馨、唯美、浪漫的音樂都是非常適合的，能夠讓婚禮現(xiàn)場更有想要的氛圍。

七、選擇恰當(dāng)?shù)挠貌托问?/p>

如果戶外你的場地空間小，而邀請(qǐng)的客人較多時(shí)，最好不要采用自助餐的形式。傳統(tǒng)的入席就餐的方式顯然會(huì)降低賓客走動(dòng)的幾率。而且你們還應(yīng)該準(zhǔn)備好專人替賓客上酒水、分蛋糕，所有的事情都有服務(wù)人員來完成，這樣不僅讓你的宴會(huì)現(xiàn)場很有秩序，連賓客也會(huì)認(rèn)為你們想得很周到。

第五篇：小型會(huì)議

小型會(huì)議

通過這段時(shí)間在《辦公室管理通識(shí)》這門選修課的學(xué)習(xí)，在老師的耐心指導(dǎo)下,加上個(gè)人的不懈努力，我已逐漸了解了辦公室的工作，同時(shí)也對(duì)如何做好辦公室工作有了更加深入透徹的認(rèn)識(shí)和體會(huì)。最讓我覺得有趣的就是怎樣策劃小型會(huì)議，雖然會(huì)議是小型的，但也要做好各方面的準(zhǔn)備，不能有一絲馬虎，這樣會(huì)議才能很好的進(jìn)行。

會(huì)議是指有領(lǐng)導(dǎo)、有組織地商議事情的集會(huì)，在現(xiàn)代社會(huì)中是人們從事各類有組織的活動(dòng)的一種重要方式。它的使用非常普遍。通常小型會(huì)議包括辦公會(huì)議、座談會(huì)、雙邊或者多邊的商談會(huì)、經(jīng)驗(yàn)交流會(huì)等等。

小型會(huì)議是市場運(yùn)作的基本形式，是從事新時(shí)代事業(yè)的基本功之一，是傳遞信息、傳授業(yè)務(wù)技能的場所。

小型會(huì)議簡單實(shí)用、靈活易行，容易復(fù)制；能夠提高工作效率，直接而有效地發(fā)現(xiàn)問題、解決問題。

小型會(huì)議的策劃方案可分為：會(huì)前準(zhǔn)備工作、會(huì)中接待工作、會(huì)后工作。而這些工作，光靠一個(gè)人是很難完成的，所以必須成立小型會(huì)議籌備小組?；I備組大致由以下成員組成：籌備組組長、后勤處、秘書處。組長負(fù)責(zé)全過程的協(xié)調(diào)、安排工作、后勤處負(fù)責(zé)聯(lián)系各種會(huì)議所需的備品，包括聯(lián)系會(huì)場、攝影、投影及會(huì)議禮品、水果、鮮花等等。秘書處負(fù)責(zé)整個(gè)會(huì)議的軟件部分，包括起草各種文檔、接待、協(xié)調(diào)等工作。

（一）會(huì)前準(zhǔn)備工作

（1）確定會(huì)議議題。會(huì)議議題是會(huì)議討論的問題、決策的對(duì)象。

（2）擬定會(huì)議議程、日程及程序。議程，是會(huì)議所要通過的文件、解決的問題的概略安排；日程，是在一般時(shí)間內(nèi)會(huì)議進(jìn)行的具體安排，一般采用簡短的文字或表格方式，將會(huì)議期間每天上午、下午及晚上的活動(dòng)列出即可。程序，是一次會(huì)議按照時(shí)間先后或依次安排的工作步驟。

（3）準(zhǔn)備會(huì)議各類資料。會(huì)議資料包括：會(huì)議發(fā)言稿、報(bào)告、會(huì)議通告等等。

（4）提出與會(huì)人員名單，竟可能的詳細(xì)。

（5）選定會(huì)場。會(huì)場大小要適中，以每人平均2~3平方米為宜。

（6）會(huì)議經(jīng)費(fèi)預(yù)算。預(yù)算內(nèi)容包括：住宿費(fèi)、餐費(fèi)、會(huì)場租賃費(fèi)、文件印刷費(fèi)、車旅費(fèi)等等。

（7）發(fā)布會(huì)議通知。各項(xiàng)會(huì)議準(zhǔn)備工作基本就緒后，應(yīng)盡早發(fā)出開會(huì)通知，參加人數(shù)較多或較莊重的會(huì)議宜發(fā)書面通知并請(qǐng)與會(huì)者回函確認(rèn)。秘書應(yīng)該根據(jù)會(huì)議的特點(diǎn),將會(huì)議的日期、時(shí)間、地點(diǎn)。內(nèi)容、名稱、被通知者名字、所在部門、所在職務(wù)等等內(nèi)容排列成引人注目的非常規(guī)范的格式。如有改動(dòng)要在第一時(shí)間通知到場嘉賓，不要讓他們白來一趟。

（8）制定會(huì)議須知。內(nèi)容主要包括會(huì)議保密紀(jì)律、請(qǐng)假制度、作息時(shí)間及其他注意事項(xiàng)等。會(huì)議須知是否制定可視會(huì)議情況而定。

（9）布置會(huì)場。小型會(huì)議的會(huì)場布置要求簡單使用。確定會(huì)場布置形式，日常工作會(huì)議的會(huì)場布置多呈圓形、橢圓形、長方形、正方形、一字形等；座談會(huì)、討論會(huì)的會(huì)場布置多呈半圓形、回字形、U字形、口字形等；培訓(xùn)班類型的會(huì)議會(huì)場布置多為設(shè)置講臺(tái)或講桌的教室形。座次的安排遵循中間高于兩邊、左邊高于右邊、前高于后、遠(yuǎn)離門的高于離門近的等規(guī)律。

（10）制發(fā)會(huì)議證件。會(huì)議證件可分為會(huì)議正式證件和工作證件兩大類。會(huì)議正式證件可分為：代表證、出席證、列席證、簽到證、旁聽證、來賓證、入場證、請(qǐng)柬證等。工作證件可分為：工作證、記者證、出入證、汽車證等。

（11）了解與會(huì)者的基本情況。與會(huì)者基本情況：單位、姓名、職務(wù)、性別、民族、抵達(dá)時(shí)間、抵達(dá)方式、日程安排等。

（12）落實(shí)檢查會(huì)場的情況及其他事項(xiàng)。會(huì)場情況：照明、擴(kuò)音、服務(wù)、錄音、會(huì)場鮮花等，會(huì)議資料的分發(fā)及擺放。

（二）會(huì)中接待工作

（1）接站及協(xié)助與會(huì)者入住并通知與會(huì)者活動(dòng)日程安排。

（2）安排好與會(huì)者開會(huì)期間的食宿。

（3）會(huì)議進(jìn)行時(shí)密切關(guān)注會(huì)場設(shè)施設(shè)備（照明、擴(kuò)音、錄音、錄象、電子文稿演示等）的運(yùn)行，督促服務(wù)人員的服務(wù)工作。

（4）及時(shí)征求與會(huì)者意見并滿足其合理要求。

（5）當(dāng)一切準(zhǔn)備工作全部到位后，或許會(huì)有提前到的嘉賓，這時(shí)一定要做好接待工作，不能讓客人感到冷場。

（三）會(huì)后工作

（1）征求與會(huì)者對(duì)接待工作的意見，并做好記錄。

（2）將訂購的返程票交到與會(huì)者手中。

（3）協(xié)助與會(huì)者結(jié)算費(fèi)用。

（4）落實(shí)返程安排及送行車輛并送站。

（5）通知來賓單位接站。

（6）將會(huì)議的有關(guān)文字材料整理歸檔。會(huì)議記錄的格式：會(huì)議組織情況要寫明會(huì)議名稱、屆數(shù)或次數(shù)、時(shí)間、地點(diǎn)、出席人、列席人、缺席人（包括缺席原因）、主持人，會(huì)議記錄內(nèi)容：會(huì)議議程、議題、討論過程、發(fā)言內(nèi)容、決定事項(xiàng)等。

（7）印發(fā)會(huì)議紀(jì)要、會(huì)議決定事項(xiàng)通知。

小型會(huì)議看似簡單，里面卻大有學(xué)問，不是隨隨便便就能策劃好的，要經(jīng)過周密計(jì)劃，才能如期順利的進(jìn)行。在會(huì)議開始前還要想到一些突發(fā)事件并想出這些突發(fā)事件的解決方法。有豐富工作經(jīng)驗(yàn)的人對(duì)此不會(huì)多慮，因?yàn)榻?jīng)歷本身給予相應(yīng)的解決之道。但作為初學(xué)者，在會(huì)議之前，我們可以通過想象感悟和體會(huì)自己的假設(shè)性突發(fā)事件和解決方案。

雖然這門學(xué)修課只有短短的幾個(gè)星期時(shí)間，但我學(xué)到了很多，讓我受益匪淺。或許在不久的將來我能夠把這幾個(gè)星期學(xué)到的知識(shí)學(xué)以致用。

參考文獻(xiàn)

1.《辦公室日常事務(wù)管理》,梁濤 著，2003年出版，黑龍江出版社

2.《行政秘書手冊(cè)》