第一篇：國際學(xué)術(shù)會議舉辦程序

國際學(xué)術(shù)會議舉辦程序

為規(guī)范我院國際會議的申辦工作，加強(qiáng)國際會議的歸口管理，根據(jù)上級要求和我院實(shí)際，特制訂本辦法。

第一條 申辦條件

（一）會議主題與內(nèi)容符合我國改革開放和經(jīng)濟(jì)、社會發(fā)展的需要；

（二）屬研討性的國際會議，舉辦單位能組織具有一定數(shù)量和質(zhì)量的學(xué)術(shù)論文；

（三）舉辦單位具有一定的外事工作經(jīng)驗(yàn)和接待力量，能妥善安排食、宿、交通及會議場所，做好安全工作；

（四）會議經(jīng)費(fèi)有保證。

第二條 申辦手續(xù)

（一）主辦單位向?qū)W院國際交流辦公室提交申請報告，至少提前 2個月報送國際交流辦公室。提交報告應(yīng)遵循下列規(guī)定：

1、申辦單位

（1）單獨(dú)舉辦的，由舉辦單位負(fù)責(zé)申報；

（2）幾個單位聯(lián)合舉辦的，由牽頭單位協(xié)調(diào)后負(fù)責(zé)申報；

（3）中外聯(lián)合舉辦的，由聯(lián)辦的中方單位負(fù)責(zé)申報。

2、申辦內(nèi)容

（l）會議名稱、舉辦日期；

（2）舉辦會議的背景、主要議題與內(nèi)容、會議的學(xué)術(shù)價值和經(jīng)濟(jì)、社會意義；（3）外方協(xié)辦或聯(lián)合主辦單位的情況；

（4）會議規(guī)模、中外代表人數(shù)，籌備委員會成員及主要代表的姓名、身份、國籍；

（5）會議聯(lián)系及籌劃進(jìn)展情況；

（6）會議活動的初步安排；

（7）邀請上一級部門負(fù)責(zé)人出席會議的情況；

（8）會議經(jīng)費(fèi)預(yù)算及來源（有外方提供資助的要作具體說明）；

（9）需要請示的帶有政策性的涉外問題。

（二）國際交流辦公室行文報上級主管部門審批。

會議批件下達(dá)后，主辦單位在會議舉行前 40天提交與會外賓及港澳臺人員名單（含英文姓名、護(hù)照號碼/回鄉(xiāng)證、臺胞證號碼），由國際交流辦公室行文上級主管部門，辦理外賓來華簽證手續(xù)及港澳臺人士入境手續(xù)。

第三條 會議總結(jié)

（一）會議結(jié)束后，主辦單位應(yīng)在一個月內(nèi)撰寫會議總結(jié)報送國際交流辦公室。

（二）會議總結(jié)的內(nèi)容：

?會議名稱、時間、地點(diǎn)、主題、主辦單位和學(xué)術(shù)負(fù)責(zé)人，與會中、外賓實(shí)到人數(shù)（港澳臺學(xué)者單列），收到中、外論文數(shù)量；

?會議的收獲和成果以及存在的問題和建議；

?與會國內(nèi)外著名學(xué)者的最新研究成果和動向；

?會議反映出來的我國在相關(guān)學(xué)科領(lǐng)域內(nèi)的現(xiàn)有水平與國際水平的差距；?會議論文集出版情況；

?是否有政治敏感問題出現(xiàn)，解決的情況如何。

第四條 舉辦海峽兩岸及港澳臺地區(qū)學(xué)者參加的學(xué)術(shù)會議適用本辦法。

關(guān)于邀請國（境）外人員來我院講學(xué)程序

為規(guī)范我院邀請國（境）外人員來我院講學(xué)的申辦工作，加強(qiáng)涉外事務(wù)管理，根據(jù)上級要求和我院實(shí)際，特制訂本辦法。

第一條 申辦條件

（一）會議主題與內(nèi)容符合我國改革開放和經(jīng)濟(jì)、社會發(fā)展的需要；

（二）舉辦單位具有一定的外事工作經(jīng)驗(yàn)和接待力量，能妥善安排食、宿、交通及會議場所，做好安全工作；

（三）經(jīng)費(fèi)有保證。

第二條 申辦手續(xù)

（一）主辦單位向?qū)W院國際交流辦公室提交申請報告，至少提前 2個月報送國際交流辦公室。提交報告應(yīng)遵循下列規(guī)定：

1、申辦單位

（1）單獨(dú)舉辦的，由舉辦單位負(fù)責(zé)申報；

（2）幾個單位聯(lián)合舉辦的，由牽頭單位協(xié)調(diào)后負(fù)責(zé)申報；

2、申辦內(nèi)容

（l）講座的名稱、舉辦日期；

（2）舉辦講座的背景、主要議題與內(nèi)容、講座的學(xué)術(shù)價值和經(jīng)濟(jì)、社會意義；（3）外方協(xié)辦或聯(lián)合主辦單位的情況；

（4）講座的規(guī)模、與會代表人數(shù)，負(fù)責(zé)籌備講座人的姓名、職務(wù)；

（5）需要請示的帶有政策性的涉外問題。

（二）國際交流辦公室行文報上級主管部門審批。

收到有關(guān)單位的申請后，我辦向?qū)W校領(lǐng)導(dǎo)請示。如有必要，將會行文向我院上級主管部門上報。會議批件下達(dá)后，主辦單位在講座舉行前 40天提交國（境）外人員的姓名、性別、出生年月及相關(guān)職務(wù)職稱，由國際交流辦公室行文上級主管部門，辦理外賓來華簽證手續(xù)及港澳臺人士入境手續(xù)。

第三條 總結(jié)

（一）講座結(jié)束后，主辦單位應(yīng)在15天內(nèi)撰寫講座總結(jié)報送國際交流辦公室。

（二）總結(jié)的內(nèi)容：

?講座名稱、時間、地點(diǎn)、主題、主辦單位和學(xué)術(shù)負(fù)責(zé)人；

?講座的收獲和成果以及存在的問題和建議；

?是否有政治敏感問題出現(xiàn)，解決的情況如何。

第四條 邀請海峽兩岸及港澳臺地區(qū)學(xué)者來我院講學(xué)適用本辦法。

第二篇：浙江大學(xué)關(guān)于舉辦國際學(xué)術(shù)會議的有關(guān)規(guī)定和申報程序

浙江大學(xué)關(guān)于舉辦國際學(xué)術(shù)會議的有關(guān)規(guī)定和申報程序

一、行政管理

1、在我校舉辦國際學(xué)術(shù)會議，有利于提高我校在國內(nèi)外的學(xué)術(shù)地位和國際競爭力，促進(jìn)學(xué)科發(fā)展和國際交流與合作，因此學(xué)校支持具備條件的單位積極發(fā)起、主辦或承辦國際學(xué)術(shù)會議。

2、對外交流與合作部是申報國際學(xué)術(shù)會議的歸口管理單位，負(fù)責(zé)受理會議的申報和代表學(xué)校辦理邀請外國代表來華的“被授權(quán)單位簽證通知表”。

A、主辦會議：主辦單位一般應(yīng)提前一年提交申請表。外方參會人數(shù)在150人以上和有關(guān)領(lǐng)域涉及敏感問題的會議，由對外交流與合作部報教育部審批；外方參會人數(shù)在150人以下的會議，由對外交流與合作部報主管校長審批。舉辦單位收到批件后，即可進(jìn)行籌備工作。

B、承辦會議：承辦單位應(yīng)提交主辦單位的會議批文和委托函。

3、會議主辦單位應(yīng)組成相關(guān)的學(xué)術(shù)委員會和組織委員會，會議的學(xué)術(shù)負(fù)責(zé)人和委員會成員應(yīng)有相應(yīng)的學(xué)術(shù)地位和組織能力，能承擔(dān)會議的學(xué)術(shù)活動和具體會務(wù)工作。

4、會議的用房、用車及會議國內(nèi)外代表的聯(lián)系、接送、住宿、用餐等事項(xiàng)，由主辦或承辦單位負(fù)責(zé)落實(shí)。

5、會議經(jīng)費(fèi)由主辦單位通過收注冊費(fèi)和其他渠道爭取資助或贊助解決，原則上自負(fù)盈虧。

6、需要校領(lǐng)導(dǎo)出席開幕式或參加的會議，由主辦單位會前1個月提出書面申請，交對外交流與合作部辦理。

7、會議的文字材料、總結(jié)、統(tǒng)計表、重要照片、論文集、到會國內(nèi)外代表名單等由主辦單位在會議結(jié)束后一個月內(nèi)，交對外交流與合作部，經(jīng)整理后交學(xué)校檔案館歸檔?？偨Y(jié)提綱和統(tǒng)計表可從我部主頁下載。

二、申報程序

1、由會議的學(xué)術(shù)負(fù)責(zé)人填寫“浙江大學(xué)舉辦國際學(xué)術(shù)會議申報表”（從我部主頁下載），經(jīng)學(xué)院外事負(fù)責(zé)人簽字和蓋院章，提前一年交對外交流與合作部。涉及敏感問題的會議還需加附擬參會人員名單。

2、會議申請表由對外交流與合作部主管領(lǐng)導(dǎo)審核后，根據(jù)會議規(guī)模和是否涉及敏感問題，報主管校長或教育部審批。

3、會議審批時間： 學(xué)校審批：2周教育部審批：2－3個月

三、參會外國代表的邀請

1、一般參會人員

（1）會議主辦單位填寫“邀請外國代表一覽表”（從我部主頁下載），由學(xué)院外事負(fù)責(zé)人審簽和蓋院章后，交對外交流與合作部審批；

（2）審批時間：3天；

（3）由對外交流與合作部代表學(xué)校簽發(fā)“被授權(quán)單位簽證通知表”；

（4）主辦單位將“被授權(quán)單位簽證通知表”郵寄給受邀代表，對方持表到中國駐所在國的使領(lǐng)館辦理入境簽證手續(xù)。

2、副部級以上和前政要人士參會代表的邀請

（1）填“邀請外國代表一覽表”，并附被邀人中文簡歷，經(jīng)學(xué)院外事負(fù)責(zé)人審簽和蓋院章后，交對外交流與合作部，由對外交流與合作部報教育部審批；

（2）審批時間：2－3個月；

（3）對外交流與合作部收到教育部批件后，代表學(xué)校簽發(fā)“被授權(quán)單位簽證通知表”；

3、臺灣人士參會

（1）由會議主辦單位填“臺灣參會人員一覽表”，（從我部主頁下載）經(jīng)學(xué)院外事負(fù)責(zé)人審簽和蓋院章后，交對外交流與合作部港澳臺辦，由港澳臺辦報省臺辦審批。

（2）得到批準(zhǔn)后，會議主辦單位正式向?qū)Ψ桨l(fā)邀請，對方持臺胞證辦理入境手續(xù)。

4、港澳人士參會

由會議主辦單位發(fā)邀請，對方持回鄉(xiāng)證直接入境。

第三篇：某大學(xué)舉辦國際學(xué)術(shù)會議統(tǒng)計表

XX 大學(xué)舉辦國際學(xué)術(shù)會議統(tǒng)計表 填表人

填表日期

會議名稱 批件文號 主辦單位 會議日期 注 冊 費(fèi) 標(biāo) 準(zhǔn) 國內(nèi)代表（人民幣元）

注冊費(fèi)收入 經(jīng)費(fèi)來源情況

人民幣（元）

學(xué)術(shù)牽頭人 會議主席 境外代表（美元）

美

元（元）

與會 學(xué)者 情況 總

計 中

國 美

國 加拿大 澳大利亞 德

國 英

國 法

國 意大利 俄羅斯 日

本 韓

國

國外代表數(shù) 外國代表國別數(shù) 大

陸 臺 灣 省 港 澳 地 區(qū) 人數(shù)

論文 篇數(shù)

XX代表數(shù)

XX 論文數(shù)

對舉辦國際學(xué)術(shù) 會議管理工作的 意見和建議

備

注

留學(xué)人員

特邀報告 篇

數(shù)

代表數(shù)

第四篇：XX大學(xué)舉辦國際學(xué)術(shù)會議管理辦法

XX大學(xué)舉辦國際學(xué)術(shù)會議管理辦法

第一條 為規(guī)范程序，加強(qiáng)管理，保證學(xué)校國際學(xué)術(shù)會議的辦會質(zhì)量，根據(jù)教育部《關(guān)于在華舉辦國際會議管理辦法的實(shí)施細(xì)則（試行）的通知》（教外際?2006?105號）等文件精神，特制訂本辦法。

第二條 本規(guī)定的國際學(xué)術(shù)會議是指由XX大學(xué)主辦或承辦，與會者來自3個或3個以上國家和地區(qū)（不含港、澳、臺地區(qū)）的年會、例會、研討會、報告會、論壇等會議以及雙邊會議和國際合作項(xiàng)目工作會議。

第三條 舉辦國際學(xué)術(shù)會議的單位（簡稱“舉辦單位”）為我校從事教學(xué)或科研的機(jī)構(gòu)，具備較強(qiáng)的學(xué)術(shù)實(shí)力及召開國際學(xué)術(shù)會議所必需的組織能力。

第四條 舉辦單位是國際學(xué)術(shù)會議的承辦人和責(zé)任人，負(fù)責(zé)會議方案擬定、會議組織、會議預(yù)算編制、會務(wù)管理、與會專家邀請及接待、突發(fā)事件處理、會議學(xué)術(shù)成果收集及應(yīng)用、會議宣傳報道等工作。

第五條 國際交流與合作辦公室（以下簡稱“國合辦”）負(fù)責(zé)學(xué)校國際學(xué)術(shù)會議的申報及審批工作。舉辦單位須提前5個月將會議計劃報送至國合辦，由國合辦上報廣東省人民政府外事辦公室等相關(guān)部門審批。獲得批準(zhǔn)后，舉辦單位方可對外宣布或承

–– 1 –– 諾。

（一）舉辦單位提交申辦會議的書面請示文件，內(nèi)容須包括： 1.舉辦國際學(xué)術(shù)會議的必要性、會議預(yù)期目標(biāo)；

2.國際學(xué)術(shù)會議的中、英文全稱；會議舉辦的時間、地點(diǎn)；主辦單位、合辦單位、協(xié)辦單位、委托承辦單位名稱（國外單位應(yīng)注明中外文全稱）；會議規(guī)模及擬參會外賓人數(shù)和名單（中英文姓名、單位、職務(wù)及論文題目等）；

3.會議的主題、議題及主要內(nèi)容； 4.經(jīng)費(fèi)來源及預(yù)算；

5.有關(guān)境外國際組織介紹（中英文名稱、該組織的章程、組織機(jī)構(gòu)、歷次活動、政治背景、對華態(tài)度及有無“一中一臺”或 “兩個中國”問題等）。

6.報批所需的其它材料

（二）國合辦將相關(guān)材料報上級主管部門審批。

（三）會議批件下達(dá)后，舉辦單位須在會議舉辦前40天向國合辦提交擬參會的國外及港澳臺代表名單（含中英文姓名、護(hù)照、證件號碼），國合辦協(xié)助辦理國（境）外代表來華簽證及入境手續(xù)。

第六條 舉辦單位須于國際會議舉辦前2周內(nèi)，將會議日程安排、與會國外及港澳臺代表接待方案等報國合辦備案。

第七條 舉辦國際學(xué)術(shù)會議應(yīng)厲行節(jié)約、講求實(shí)效，從嚴(yán)控 –– 2 –– 制經(jīng)費(fèi)支出，努力做到以會養(yǎng)會。國際會議的收入、支出等經(jīng)費(fèi)管理參照財政部《在華舉辦國際會議經(jīng)費(fèi)管理辦法》(財行?2015?371號)及學(xué)校財務(wù)部門的具體要求執(zhí)行。

第八條 國際學(xué)術(shù)會議結(jié)束后，舉辦單位須在1周內(nèi)向國合辦提交會議總結(jié)報告，總結(jié)報告應(yīng)包括以下內(nèi)容：

（一）會議名稱、時間、地點(diǎn)、主題、主辦單位、承辦單位和學(xué)術(shù)負(fù)責(zé)人，與會中、外代表實(shí)到名單（港澳臺代表單列），收到中、外論文數(shù)量；

（二）會議學(xué)術(shù)水平評價；

（三）與會國內(nèi)外著名學(xué)者的最新研究成果和動向；

（四）會議反映出來的我國在相關(guān)學(xué)科領(lǐng)域內(nèi)的現(xiàn)有水平與國際水平的差距、收獲和成果以及存在的問題和建議；

（五）印制或出版的會議論文集；

（六）是否出現(xiàn)意識形態(tài)問題以及解決情況。

第九條 本辦法自發(fā)布之日起施行，由國合辦負(fù)責(zé)解釋。

–– 3 ––

第五篇：南京師范大學(xué)關(guān)于舉辦國際學(xué)術(shù)會議的管理辦法

南京師范大學(xué)關(guān)于舉辦國際學(xué)術(shù)會議的管理辦法

為了加強(qiáng)對我校舉辦國際學(xué)術(shù)會議的管理，規(guī)范申辦程序，提高舉辦國際會議的效益，根據(jù)國家教育部有關(guān)文件精神，結(jié)合我校實(shí)際，制定本管理辦法。

一、申請舉辦國際會議應(yīng)具備的條件

1、申請舉辦國際會議的單位對會議的學(xué)術(shù)領(lǐng)域有較強(qiáng)的教學(xué)及科研力量，教學(xué)、科研水平較高，一般應(yīng)在國內(nèi)處于領(lǐng)先地位。

2、能夠征集到國內(nèi)外具有較高學(xué)術(shù)水平的論文，并能夠邀請國際及國內(nèi)的著名學(xué)者出席會議。

3、得到有關(guān)主管部分的同意和支持。

4、會議經(jīng)費(fèi)落實(shí)，須提供相應(yīng)的證明材料，并具備會務(wù)及接待工作的能力。

二、申請舉辦國際會議的程序

1、凡申請舉辦國際學(xué)術(shù)會議，一般應(yīng)在一年前由所在學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)真研究后填寫《南京師范大學(xué)舉辦國際學(xué)術(shù)會議申請表》（附件一）送國際交流處，經(jīng)科技處審核會簽報分管校長審批后，由國際交流處擬文上報。

2、申請報告應(yīng)包括以下內(nèi)容：

1）舉辦國際學(xué)術(shù)會議的必要性以及所具備的條件； 2）會議的主要議題和組委會的主要成員；

3）舉辦會議的時間、地點(diǎn)、規(guī)模（中、外學(xué)者人數(shù)）；

4）提供擬邀請的國外及港、澳、臺地區(qū)代表的名單、職務(wù)、職稱、單位及通信地址； 5）如會議需要安排專業(yè)性質(zhì)的考察，要寫清楚線路并說明專業(yè)考察的范圍及地區(qū)； 6）會議經(jīng)費(fèi)預(yù)算及其來源，并附相關(guān)證明材料。

3、待有關(guān)主管部門正式批準(zhǔn)下文后，承辦單位方應(yīng)積極開展各項(xiàng)籌備工作。

4、確定正式邀請參加國際學(xué)術(shù)會議的海外代表名單后，承辦單位應(yīng)在會前2個月填寫《南京師范大學(xué)聘請外籍專業(yè)人員審批表》（附件二）報送國際交流處，由國際交流處統(tǒng)一向上級主管部門申辦其來華簽證事宜。

三、舉辦國際會議的注意事項(xiàng)

1． 會議所需經(jīng)費(fèi)主要由承辦單位自籌解決，需要學(xué)校資助的，按學(xué)校有關(guān)文件執(zhí)行。經(jīng)費(fèi)使用應(yīng)有專人負(fù)責(zé)，會議結(jié)束后應(yīng)及時進(jìn)行財務(wù)決算。

2． 對國際組織要求在我國舉辦學(xué)術(shù)會議，需區(qū)別情況對待：如我國是該組織的成員國，應(yīng)盡會員國義務(wù)，可考慮同意在我國舉辦；對我未參加的國際組織要求在我國舉辦會議，應(yīng)認(rèn)真研究利弊，慎重對待。

3． 原則上不邀請未建交國家人員出席會議。如有特殊需要，須事先通過國際交流處報江蘇省外辦審批。

4． 原則上不邀請外國記者和外國駐華使、領(lǐng)館人員參加會議，如需要，則須專案報批。5． 一般不承諾外國代表的會后旅游事宜。如代表提出要求，可與有關(guān)旅行社聯(lián)系安排。6． 確定會議議題、準(zhǔn)備會議材料、國內(nèi)代表發(fā)言以及會議期間安排的參觀考察活動，均不得違反國家有關(guān)保密規(guī)定。

7． 一切涉外事宜，均應(yīng)事先與國際交流處溝通，以便及時請示報告，妥善處理。

四、國際會議總結(jié)

1． 會議結(jié)束后，承辦單位要認(rèn)真總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，按提綱要求（附件三）在一個月內(nèi)寫出書面總結(jié)，分別送科技處和國際交流處。

2． 會議上獲得的有較大或重大學(xué)術(shù)價值的學(xué)術(shù)論文或信息應(yīng)及時向科技處通報。

3． 承辦單位必須將有關(guān)會議始末的全套材料（包括會議通知、名冊、提交論文、批文及有關(guān)會議的錄音、錄象、照片及會標(biāo)、會議報道等有保存價值的材料），于一個月內(nèi)搜集、整理完畢，送國際交流處歸檔。

本規(guī)定自2004年發(fā)布之日起實(shí)施。寧師外（1999）第115號文作廢。本規(guī)定由國際交流處負(fù)責(zé)解釋。