第一篇：采購合同管理制度

上海中測行工程檢測咨詢有限公司資產(chǎn)管理篇ZCH/MS201.12-00-2008

采購合同管理辦法

1、本辦法適用于以公司名稱對外簽訂各類設備、材料、燃油、服務類等采購合同的管理。

2、綜合管理部是采購合同的對口管理單位，負責公司采購合同的編制、簽訂、執(zhí)行、控制等管理事項。

3、供應商必須是公司認可合格供應商。根據(jù)公司管理體系程序文件“服務和供應品采購程序”和“辦公用品、設備等的采購管理制度”的要求，進行采購品的申請、采購以及合同供應商的確定，確保所購產(chǎn)品合格、經(jīng)濟，滿足工作需求。

4、綜合管理部應與合格供應商展開談判，采購技術設備、材料或服務類的商品時，需有相關檢測部門或技術部專業(yè)人員參加，談判內(nèi)容包括采購物料的價格、數(shù)量、質(zhì)量、供貨方式、貨款支付等方面的談判，并根據(jù)談判所形成的方案選擇對公司最有利的供應商。

5、綜合管理部應根據(jù)談判所形成的方案擬定采購合同草案，也可采用供應商提供的合同模板，報送總經(jīng)理進行審批。

6、正式的采購合同必須包括以下九個方面的主要內(nèi)容：

1）合同簽訂雙方的姓名、地址和聯(lián)系方式。

2）采購物品的單價、總價。

3）采購物品的數(shù)量與規(guī)格型號。

4）采購物品的品質(zhì)和技術要求。

5）采購物品的履約方式、期限、到貨地點。

6）采購物品的驗收標準和方式。

7）付款方式和期限。

8）售后服務和其他優(yōu)惠條件。

9）違約責任和解決爭議的方法。

采購合同的條款內(nèi)容必須齊備、明確、具體，表達必須嚴謹。

7、與公司簽訂采購合同的供應商必須具有法人資格，并以其自己的名義簽訂采購合同，如果委托別人代簽，綜合管理部應審驗其委托證明。

8、公司與供應商簽訂的合同必須采用書面形式，其他任何形式的合同視為無效合同。

9、對于金額在10萬元以下的采購合同，可以采用傳真的方式進行簽訂，即公司將合同擬訂好后傳送給供應商，供應商進行蓋章簽字后回傳，公司蓋章簽字后發(fā)給供應商回執(zhí)，視為合同成立。

簽訂后的合同由綜合管理部統(tǒng)一保管。

11、合同簽訂后即具有了法律約束力，綜合管理部應敦促供應商及時準備公司所需的物品。

上海中測行工程檢測咨詢有限公司資產(chǎn)管理篇ZCH/MS201.12-00-200812、綜合管理部應配合相應檢測部門做好采購商品的驗收工作，當所采購的商品不符合合同所約定的質(zhì)量要求時，綜合管理部應積極聯(lián)系供應商進行處理。

13、對于供應商需要按照樣品或圖紙加工的物料，如果存在加工過程周期長、變數(shù)多、監(jiān)控過程比較復雜的現(xiàn)象，要求供應商提供進度安排，綜合管理部根據(jù)進度安排與供應商進行聯(lián)絡，進行積極的協(xié)商，確保采購品能夠及時運送到公司。

14、綜合管理部應本著經(jīng)濟型的原則做好物料的采購進度控制工作，既保證倉庫中的物品庫存最低，同時還能保證采購物品滿足生產(chǎn)的需求。

15、有下列情形之一者，視為合同終止：

1）因不可抗力導致合同無法繼續(xù)執(zhí)行，雙方同意取消合同。

2）因市場環(huán)境或需求的變化一方提出取消合同，由雙方協(xié)商解決賠償事宜。

3）出現(xiàn)違背合同條款的狀況。

4）逾期沒有履行合同約定的。

5）發(fā)生符合合同條款中合約解除的事項。

16、當公司與供應商所簽訂的合同出現(xiàn)糾紛時，其一般采取如下處理方法：

1）與供應商協(xié)商解決。

2）請第三方協(xié)調(diào)解決。

3）由仲裁機構進行仲裁。

4）通過法律途徑解決。

17、采購合同的簽訂人員與資料管理人員要遵守合同的管理紀律，有下列情形之一者，公司將根據(jù)情節(jié)的輕重進行相應的處理：

1）在合同簽訂做資料保管中損害公司利益。

2）私自更改合同內(nèi)容。

3）丟失合同。

18、參與采購合同履行與監(jiān)督的人員違反公司的相關規(guī)定，給公司造成經(jīng)濟損失和其他損失的，公司將根據(jù)性質(zhì)與情節(jié)輕重對責任人進行行政和經(jīng)濟處罰，情節(jié)嚴重者將依法追究其法律責任。

19、本方法自批準之日起開始實施。

第二篇：采購合同管理制度

采購合同管理制度

第1章總則

第1條為規(guī)范工廠對采購合同的管理事宜，做好采購合同的編制、簽訂、執(zhí)行、修改等工作，使其符合采購管理的要求及工廠的利益，特制定本制度。

第2條本制度適用于對采購合同管理的相關事宜。

第2章采購合同的編寫

第3條工廠采購部是采購合同的對口管理部門，負責工廠采購合同的編制、簽訂、執(zhí)行、控制等管理事項。

第4條采購合同的編寫程序。1.調(diào)查供應商。

在編寫合同前，采購部應組織專人對《初選供應商名單》中的供應商展開調(diào)查，調(diào)查的主要內(nèi)容包括供應商的經(jīng)營范圍、銀行資金、履約能力、技術水平、管理水平、產(chǎn)品質(zhì)量、法人資格、信用等級等方面，以確定可進行談判的供應商。

2.進行談判。

采購部應與合格的供應商展開談判，談判內(nèi)容包括采購物料的價格、數(shù)量、質(zhì)量以及供貨方式、貨款支付等，并根據(jù)談判所形成的方案選擇對工廠最有利的供應商。

3.擬定草案并評審。

采購部應根據(jù)談判所形成的方案擬定采購合同草案，并交各部門進行評審，同時報送法律顧問及總經(jīng)理進行審批。

4.擬定正式的采購合同。

采購部應根據(jù)各相關部門、法律顧問及總經(jīng)理的意見對采購合同草案進行修訂，并據(jù)此形成正式的采購合同。

第5條正式的采購合同主要包括以下九個方面的內(nèi)容。1.合同簽訂雙方的姓名、住所和聯(lián)系方式。2.標的的全稱、價格及報酬。3.標的的數(shù)量和規(guī)格型號。4.標的的品質(zhì)和技術要求。5.標的的履約方式、期限和地點。6.標的的驗收標準和方式。7.付款方式和期限。8.售后服務和其他優(yōu)惠條件。9.違約責任和解決爭議的方法。

第6條采購合同的條款內(nèi)容必須齊備、明確、具體，文字的表述必須嚴謹。

第3章采購合同的簽訂

第7條工廠采購合同原則上由總經(jīng)理負責簽訂，但金額在5000元以下時經(jīng)過總經(jīng)理的授權可委托采購部經(jīng)理出面代表工廠進行合同的簽訂。

第8條與工廠簽訂采購合同的供應商必須具有法人資格，并以其自己的名義簽訂采購合同，如果委托他人代簽，采購部應審驗其委托證明。

第9條工廠與供應商簽訂的合同必須采用書面的形式，不能采取其他任何形式，否則視為無效合同。

第10條對于金額在10萬元以下的采購合同，可以采用傳真的方式進行簽訂，即工廠將合同擬訂好后傳真給供應商，供應商進行蓋章簽字后回傳，工廠蓋章簽字后發(fā)給供應商回執(zhí)，視為合同成立。

第11條簽訂后的合同由財務部保管采購合同的原件并復印三份，分別交行政部、采購部及法律顧問處進行保管。

第4章采購合同的執(zhí)行與控制

第12條合同簽訂后即具有了法律約束力，采購部應及時向供應商發(fā)送訂貨單，使供應商及時準備工廠所需的物料。

第13條采購部應配合質(zhì)量管理部進行采購物料的進廠驗收工作，當所采購的物料不符合合同所約定的質(zhì)量要求時，采購部應積極聯(lián)系供應商進行處理。

第14條采購的所有物料都必須附帶由供應商提供的驗收報告，且在驗收報告中有供應商的簽章。

第15條采購部應建立合同履約的管理臺賬，對雙方的履約進程進行逐次、詳細的書面登記，并保存好能夠證明合同履約的原始憑證。

第16條對于供應商需要按照樣品或圖紙加工的物料，如果存在加工周期長、加工變數(shù)大、監(jiān)控過程比較復雜的現(xiàn)象，應要求供應商提供進度安排，采購部根據(jù)進度安排與供應商進行聯(lián)絡，進行積極的協(xié)商，確保物料能夠及時運送到工廠。若供應商提供的物料將延緩工廠的生產(chǎn)，采購部應減少在供應商處的采購數(shù)量并與其他供應商聯(lián)系，增加采購數(shù)量。第17條在合同的執(zhí)行過程中采購部要處理好與供應商的關系，將供應商視為工廠的戰(zhàn)略發(fā)展伙伴，便于在生產(chǎn)旺季加大物料采購時能夠得到及時供應，在生產(chǎn)淡季時能夠縮減或取消物料采購的數(shù)量。

第18條采購部應本著經(jīng)濟性的原則做好物料的采購進度控制，既保證倉庫中所采購的物料庫存最低，同時保證庫存物料滿足生產(chǎn)的需求。

第5章采購合同的修改與終止

第19條在合同執(zhí)行過程中，因供應商的原因造成無法按需求量供應的采購物料，采購部經(jīng)調(diào)查核實后，可與供應商簽訂新的采購物料的數(shù)量規(guī)定，作為采購合同的附件予以執(zhí)行。

第20條在合同執(zhí)行過程中，若外部市場環(huán)境發(fā)生變化，因原材料價格或工資上漲而導致供應商無法按合同規(guī)定的價格交貨，采購部可與供應商進行協(xié)商，簽訂新的供貨價格的條款，作為采購合同的附件執(zhí)行。

第21條在合同執(zhí)行過程中，若因不可抗力導致供應商無法按時交貨，采購部經(jīng)過核實后可與供應商進行協(xié)商、簽訂雙方的延期交貨規(guī)定，作為采購合同的附件予以執(zhí)行。

第22條有下列情形之一者，視為合同終止。

1.因不可抗力導致合同無法繼續(xù)執(zhí)行，雙方同意取消合同。

2.因市場環(huán)境或需求的變化一方提出取消合同，由雙方協(xié)商解決賠償事宜。3.出現(xiàn)違背合同中條約的狀況。4.合同約定期滿。

5.發(fā)生符合合同條款中合約解除的事項。

第6章合同糾紛的處理與合同管理

第23條當工廠與供應商所簽訂的合同出現(xiàn)糾紛時，一般情況采取以下四種解決方法。1.與供應商協(xié)商解決。2.請第三方協(xié)調(diào)解決。3.由仲裁機構進行仲裁。4.通過法律途徑解決。

第24條采購合同的簽訂人員與資料管理人員要遵守合同的管理紀律，有下列情形之一的，工廠將根據(jù)情節(jié)的輕重進行相應的處理。

1.泄露合同內(nèi)容。2.私自更改合同內(nèi)容。3.丟失合同。4.在合同簽訂及資料保管時發(fā)生損害工廠利益的行為。

第25條參與采購合同履行與監(jiān)督的人員違反工廠的相關規(guī)定，給工廠造成經(jīng)濟損失和其他損失的，工廠將根據(jù)性質(zhì)與情節(jié)輕重對責任人進行行政和經(jīng)濟處罰，情節(jié)嚴重、觸犯法律的，將依法追究其法律責任。

第7章附則

第26條本制度未盡事宜，依照國家相關的法律、法規(guī)和政策執(zhí)行。第27條本制度自總經(jīng)理辦公會議審議后執(zhí)行。

第三篇：采購合同管理制度

采購合同管理制度

總則

1.為規(guī)范公司對采購合同的管理事宜，做好采購合同的編制、簽訂、執(zhí)行、修改等工作，使其符合采購

管理的要求及公司的利益，特制定本制度。

2.本制度適用于對采購合同管理的相關事宜。

采購合同的編寫

1.公司采購部是采購合同的對口管理單位，負責公司采購合同的編制、簽訂、執(zhí)行、控制等管理事項。

2.公司一次性采購物品金額高于

3.采購合同的編寫程序。

1)選擇供應商。必須是公司認可合格供應商。

2)進行談判。采購部應與合適的供應商展開談判，談判內(nèi)容包括采購物料的價格、數(shù)量、質(zhì)量、供

貨方式、貨款支付等方面的談判，并根據(jù)談判所形成的方案選擇對公司最有利的供應商。

3)擬定草案并評審。采購部應根據(jù)談判所形成的方案擬定采購合同草案，報送法律顧問審核及總經(jīng)

理分管副總進行審批。

4)擬寫正式的采購合同。采購部應根據(jù)各相關部門、法律顧問及總經(jīng)理分管副總的意見對采購合同

草案進行修訂，并據(jù)此形成正式的采購合同。

4.正式的采購合同必須包括以下九個方面的主要內(nèi)容。

1)合同簽訂雙方的姓名、地址和聯(lián)系方式。

2)采購物品的單價、總價。

3)采購物品的數(shù)量與規(guī)格型號。

4)采購物品的品質(zhì)和技術要求。

5)采購物品的履約方式、期限、到貨地點。

6)采購物品的驗收標準和方式。

7)付款方式和期限。

8)售后服務和其他優(yōu)惠條件。

9)違約責任和解決爭議的方法。

5.采購合同的條款內(nèi)容必須齊備、明確、具體，表達必須嚴謹。

采購合同的簽訂

1.與公司簽訂采購合同的供應商必須具有法人資格，并以其自己的名義簽訂采購合同，如果委托別人代

簽，采購部應審驗其委托證明。

2.公司與供應商簽訂的合同必須采用書面形式，其他任何形式的合同視為無效合同。

3.對于金額在10萬元以下的采購合同，可以采用傳真的方式進行簽訂，即公司將合同擬訂好后傳送給供

應商，供應商進行蓋章簽字后回傳，公司蓋章簽字后發(fā)給供應商回執(zhí)，視為合同成立。

4.簽訂后的合同由財務部保管。

采購合同的執(zhí)行與控制

1.合同簽訂后即具有了法律約束力，采購部應及時向供應商發(fā)送訂貨單，使供應商及時準備公司所需的物品。

2.采購部應配合質(zhì)量管理部做好采購物料的進廠驗收工作，當所采購的物料不符合合同所約定的質(zhì)量要

求時，采購部應積極聯(lián)系供應商進行處理。

3.采購部應建立合同履約的管理臺賬，對雙方的履約進程逐次、詳細地進行書面登記，并保存好能夠證

明合同履約的原始憑證。

4.對于供應商需要按照樣品或圖紙加工的物料，如果存在加工過程周期長、變數(shù)多、監(jiān)控過程比較復雜的現(xiàn)象，要求供應商提供進度安排，采購部根據(jù)進度安排與供應商進行聯(lián)絡，進行積極的協(xié)商，確保物料能夠及時運送到公司。如果供應商提供的物料將延緩公司的生產(chǎn)，采購部應減少在供應商處的采購數(shù)量并與其他供應商聯(lián)系，增加采購數(shù)量。

5.在合同的執(zhí)行過程中采購部要處理好與供應商的關系，將供應商視為公司的戰(zhàn)略發(fā)展伙伴，便于在生

產(chǎn)旺季加大物料采購時能夠及時供應，在生產(chǎn)淡季時能夠縮減或取消物料采購的數(shù)量。

6.采購部應本著經(jīng)濟型的原則做好物料的采購進度控制工作，既保證倉庫中的采購物料庫存最低，同時

還能保證采購物料滿足生產(chǎn)的需求。

采購合同的修改與終止

1.在合同執(zhí)行過程中，因供應商的原因造成無法按量供應的采購物料，采購部經(jīng)調(diào)查核實，可與供應商

簽訂新的采購物料的數(shù)量規(guī)定，作為采購合同的附件進行執(zhí)行。

2.在合同執(zhí)行過程中，若外部市場環(huán)境發(fā)生變化（例如原材料價格或工資出現(xiàn)上漲，供應商無法按合同

規(guī)定的價格交貨）采購部可與供應商進行協(xié)商，簽訂新的供貨價格的條款，作為采購合同的附件執(zhí)行。

3.在合同執(zhí)行過程中，若因不可抗力導致供應商無法按時交貨，采購部經(jīng)過核實后，可與供應商進行協(xié)

商簽訂雙方的延期交貨規(guī)定，作為采購合同的附件執(zhí)行。

4.有下列情形之一者，視為合同終止。

1)因不可抗力導致合同無法繼續(xù)執(zhí)行，雙方同意取消合同。

2)因市場環(huán)境或需求的變化一方提出取消合同，由雙方協(xié)商解決賠償事宜。

3)出現(xiàn)違背合同條款的狀況。

4)逾期沒有履行合同約定的。

5)發(fā)生符合合同條款中合約解除的事項。

合同糾紛的處理與合同管理

1.當公司與供應商所簽訂的合同出現(xiàn)糾紛時，其一般采取如下處理方法。

1)與供應商協(xié)商解決

2)請第三方協(xié)調(diào)解決。

3)由仲裁機構進行仲裁。

4)通過法律途徑解決。

2.采購合同的簽訂人員與資料管理人員要遵守合同的管理紀律，有下列情形之一者，公司將根據(jù)情節(jié)的輕重進行相應的處理。

1)泄露合同內(nèi)容。

2)私自更改合同內(nèi)容。

3)丟失合同。

4)在合同簽訂做資料保管中損害公司利益。

3.參與采購合同履行與監(jiān)督的人員違反公司的相關規(guī)定，給公司造成經(jīng)濟損失和其他損失的，公司將根

據(jù)性質(zhì)與情節(jié)輕重對責任人進行行政和經(jīng)濟處罰，情節(jié)嚴重者將

依法追究其法律責任。

附則

1.本制度未盡事宜，依照國家相關的法律、法規(guī)和政策執(zhí)行。

2.本制度自總經(jīng)理分管副總辦公會議審議后執(zhí)行。

第四篇：采購合同管理制度

【采購合同管理制度】采購管理制度

一、實行統(tǒng)一采購物資的范圍

本廠所有的外購物品實行統(tǒng)一采購管理，具體范圍包括：

1、生產(chǎn)所用原材料、輔助材料(含直接材料、間接材料、消耗品);

2、機器、設備、工具(含零配件、量具、檢驗儀器、模具等);

3、辦公事務用品及文具用品、表單印制。

二、相關部門的工作職責

1、銷售部門的工作職責

(1)根據(jù)銷售訂單編制銷售計劃并下發(fā)相關部門。

(2)根據(jù)產(chǎn)品銷售趨勢，擬訂材料采購價格要求。

2、生產(chǎn)技術部門的工作職責

(1)根據(jù)本廠產(chǎn)品特點，編制產(chǎn)品材料、輔助材料耗用定額，作為原輔材料采購的基礎數(shù)據(jù)。

(2)根據(jù)生產(chǎn)計劃，編制材料需求清單。

(3)根據(jù)本廠產(chǎn)品銷售趨勢、生產(chǎn)加工能力，為降低采購成本，減少采購費用，會同銷售、供應、倉儲、財務部門擬訂大宗消耗原輔材料的庫存儲備安全定額，報總經(jīng)理批準后執(zhí)行。

3、供應部門的工作職責

(1)向供貨廠商詢價，篩選供貨單位，報經(jīng)總經(jīng)理審批確認。

(2)對經(jīng)總經(jīng)理審批確認的供貨廠商，供應部門應與其協(xié)商，草擬采購合同，其中涉稅事務處理，須先經(jīng)財務部門審核確認，然后報經(jīng)總理審批后確認。

(3)根據(jù)生產(chǎn)部門報送的材料需求清單，核實倉庫存量，結(jié)合材料庫存安全定額，編制材料請購單，報經(jīng)總經(jīng)理批準后組織采購。

(4)采購物資運抵本廠后，根據(jù)本廠內(nèi)部控制的流程規(guī)定，簽發(fā)入庫單或待檢驗物資入庫單，交本廠有關部門辦理質(zhì)檢、點數(shù)入庫手續(xù)，并核銷采購計劃。

(5)對現(xiàn)款采購的材料物資，付款時審核供貨廠商的結(jié)算憑證、本廠的入庫憑證，經(jīng)審核無誤后，簽字確認，報送有關部門及總經(jīng)理審批付款。

(6)對賒購物資在本廠規(guī)定的掛帳結(jié)算日，審核供貨廠商提交的入庫單、退貨憑證，根據(jù)采購合同規(guī)定條款，編制掛帳結(jié)算單，報送財務部門審核。

4、財務部門的工作職責

(1)設置供應商、委托加工廠商資料檔案，做好采購合同備案管理工作。

(2)認真審核物資采購及銷售的貨款結(jié)算、物資出入庫手續(xù)制度的執(zhí)行結(jié)果，發(fā)現(xiàn)問題及時向有關領導報告。

(3)對貨款結(jié)算憑證進行合理性、合法性審核，發(fā)現(xiàn)問題督促有關部門糾正，避免給本廠造成經(jīng)濟損失。

(4)設置有關明細賬簿，及時辦理記賬手續(xù)，做到賬目清楚。

(5)做好與倉庫、采購、銷售部門的賬賬、賬實的核對工作。

5、質(zhì)檢部門的工作職責

(1)根據(jù)供貨廠商的信譽度，分別采取抽檢或全檢的方式，及時檢驗采購入庫的外購物資、委托加工交庫產(chǎn)品的質(zhì)量，并在入庫單上簽證確認。

(2)凡檢驗不合格的物資、委托加工工件應拒絕辦理簽證確認手續(xù)，并及時報告有關領導處理。

6、倉儲部門的工作職責

(1)凡購進的各種材料、委托加工收回的工件等物資，必須及時按入庫單驗收點數(shù)，并填寫實收數(shù)，及時記入庫存臺賬。

(2)對賒購采購的物資，在掛帳結(jié)算簽證時，認真審核退貨資料，避免給本廠造成經(jīng)濟損失。

7、其他部門的工作職責

其他部門因生產(chǎn)、經(jīng)營、管理需要，需采購相關物資時，必須編制請購單，報經(jīng)有關部門審核，并經(jīng)總經(jīng)理，必要時董事會審批后，交供應部門辦理采購事務。

三、采購作業(yè)操作規(guī)程

(一)基本規(guī)定

1、本公司的采購業(yè)務統(tǒng)一由供應部門負責辦理，其他部門或人員不得自行采購。

2、供應部門應根據(jù)銷售部門下達的銷售訂單計劃結(jié)合庫存物資的數(shù)量、生產(chǎn)耗用進度的實際需要編制采購計劃，報總經(jīng)理(或其授權人員)批準后執(zhí)行。

3、供應部門根據(jù)批準的采購計劃組織采購，除零星采購外，批量采購業(yè)務必須先與供貨方簽訂采購合同，采購合同應包括品種、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量、價格、交貨日期、運費承擔、結(jié)算方式及經(jīng)濟處罰等項條款。在采購合同有效期內(nèi)，若因市場行情發(fā)生較大變化時，經(jīng)過總經(jīng)理批準可以與供貨商簽訂《調(diào)價協(xié)議》，并報請財務部門備案。

4、采購物資運到本公司時，先由供應部門對照核對采購計劃，經(jīng)確認無誤后開具《入庫單》或《代保管送檢入庫單》，交質(zhì)檢部門進行質(zhì)量檢驗，檢驗合格的入庫物資交倉庫進行點數(shù)入庫。

5、除現(xiàn)款購入的物資外，所有以賒銷方式購入的物資均必須由送貨廠商代表簽字確認，以明確雙方的經(jīng)濟責任。賒購入庫物資實行代保管管理方式，供貨商持有的《代保管送檢入庫單》不得作為結(jié)算付款的憑證。

6、入庫物資檢驗過程中，對現(xiàn)款采購的物資實行全檢的方式進行質(zhì)量檢驗，對賒銷采購的物資除新的供貨商需要實行全檢外，對信譽好的老的供貨商可以實行抽檢的方式進行質(zhì)量檢驗。質(zhì)量檢驗按照本公司規(guī)定的技術標準、圖樣或封樣件的有關要求執(zhí)行。

對于同一型號、多家供貨商的入庫物資，必須要求供貨商標上辨認標志，否則將視為不合格產(chǎn)品令其退貨。

7、對以賒銷方式購入的物資，采用“平時送貨、月末掛帳結(jié)算”的方式，在公司規(guī)定的掛賬日，供貨方須提交的本廠出具的《代保管送檢入庫單》、退貨出庫單，經(jīng)倉庫部門簽字確認后，由供應部門填開《掛帳結(jié)算單》，報財會部門審核后，分別交由供貨方收執(zhí)及報送有關部門存查。

8、賒銷方式購入物資的合同約定付款日，供應部門根據(jù)財務部門規(guī)定的結(jié)算要求，通知供貨方開具發(fā)票，收回《掛帳結(jié)算單》，并在扣除本期付款金額后重新填開《掛帳結(jié)算單》，經(jīng)財會部門審核后，交由供貨方收執(zhí)。

9、無論是現(xiàn)款采購還是賒購，在結(jié)算付款時均需由供應部門填開《采購付款申請單》，連同有關憑證報經(jīng)財務部門審核，并經(jīng)總經(jīng)理批準后，出納人員方可付款。

10、財務部門在對采購物品結(jié)算付款時，應當認真審核《請購單》、《采購合同》、《采購計劃單》、《采購付款申請單》、《入庫單》、《發(fā)票》或《收款收據(jù)》等有關單證，賬目結(jié)算不清或未按合同規(guī)定期限付款以及不符合稅務制度規(guī)定的結(jié)算憑證財務部門不得辦理審核手續(xù)。

11、出納員須在接到經(jīng)總經(jīng)理批準的付款憑證后辦理付款手續(xù)，付款時必須認真審核是否具備簽章齊全的條件，對簽章不起的付款憑證不得辦理付款手續(xù)。若因付款時間較急，出納員可以先以電話請示的方式報經(jīng)總經(jīng)理同意后辦理付款手續(xù)，但必須在總經(jīng)理回到公司后補辦審批手續(xù)。

12、采購物資除經(jīng)總經(jīng)理批準直接交付使用部門使用及管理外，其他物料、工具等必須先經(jīng)過倉庫驗收后由領用部門辦理領用手續(xù)。

第五篇：采購合同管理制度0918

江蘇其元集團采購合同管理制度

《采購合同管理制度》

一 總則

1．0目的為了規(guī)范采購合同簽訂的管理，降低采購風險，最大限度維護企業(yè)利益，特制定本管理制度。

2。0適用范圍。

本制度適用于生產(chǎn)原輔料、外協(xié)加工、設備、工裝模具、辦公用品等采購單價100元（含）和采購交易金額1000元（含）以上的單項采購。小額零星采購項目直接由部門總經(jīng)理或受總經(jīng)理委托的合同簽署代理人正式簽署采購單即可！

3。0權責劃分。

1．各部門總經(jīng)理或其授權人負責合同簽訂的批準。

2．各事業(yè)部采購計劃：常備材料由生產(chǎn)管理部門制定；預備材料由物料管理部門制定；非常備材料由使用部門制定。

3．采購部負責合同條款的商討和合同的履行跟蹤。

4．合同審計部門負責對合同簽定和執(zhí)行的合理性進行審核監(jiān)督！

二、合同擬定、審批和簽署

1．合同擬訂。

1．1．合同擬訂必須在進行供應商調(diào)查和詢價、比價、議價的基礎上進行。

1．1．1采購部門應調(diào)查主要材料的市場與行情，并建立廠商資料，作為采購及價格審核的參考。

1．1．2采購部門應就企業(yè)內(nèi)各公司事業(yè)部所提重要材料的項目，提供市場行情資料，作為材料存量管理及核決價格的參考。

1．1．3采購人員接獲“請購單”后應依請購案件的緩急，并參考市場行情及過去采購記錄或廠商提供的資料，除經(jīng)核準得以電話詢價之外，另需精選三家以上的供應商辦理比價或經(jīng)分析后議價。

1．1．4若廠商報價的規(guī)格與請購材料規(guī)格略有不同或?qū)俅闷氛?，采購?jīng)辦人員應檢附資料并于“請購單”上予以證明，經(jīng)主管核發(fā)后，先會使用部門或請購部門簽注意見后呈核。

1．1．5對于廠商的報價資料經(jīng)整理后，經(jīng)辦人員應深入分析后，以電話等聯(lián)絡方式向廠商議價。

1．1．6采購部門接到請購部門以電話聯(lián)絡的緊急采購案件，應立即先行詢價、議價，待接到請購單后優(yōu)先辦理。

1．1．7 如屬新品開發(fā)“試車檢驗”的采購條件，采購經(jīng)辦人員應于“請購單”注明與廠商議定的付款條件呈核。

1．1．8采購人員詢價完成后，送“請購單”附呈三家以上報價單（供應商名稱，生產(chǎn)/銷售許可證，營業(yè)執(zhí)照，聯(lián)系人，電話，公章等）及詳細詢價或議價結(jié)果及擬訂“訂購廠商”“交貨期限”與“報價有效期限”經(jīng)主管審核，并依請購核決權限呈核。

1．2．采購人員根據(jù)對方資信情況，起草符合本制度規(guī)定的采購合同。

1．3．企業(yè)采購合同采用統(tǒng)一的標準格式和條款，依據(jù)不同物品的特性各由事業(yè)部門總經(jīng)理會同法律顧問共同擬定；應至少包括但不限于以下內(nèi)容：

1．3．1．交貨地點、方式。

1．3．2．交貨期。

1．3．3．包裝要求。

1．3．4．規(guī)格、特性指標。對于有特殊品質(zhì)要求或內(nèi)在性能較為復雜的設備或非標準件等，必要時簽訂技術協(xié)議書。

1．3．5．驗收：供應商應嚴格遵守合同約定，按期、如數(shù)、保質(zhì)于指定地點交貨。

1．3．6．標識要求：對不同批次混用可能導致品質(zhì)問題或帶來生產(chǎn)不便的貨品，應要求明確標識，以便進行區(qū)分管理。

1．3．7．不合格品處理。

（1）不合格品應由供應商取回，并由企業(yè)另定期限補齊。

（2）鑒別不合格品時所產(chǎn)生的人工費用由供應商承擔。

（3）企業(yè)降低驗收水準接受供應商的貨品時，貨款應酌情折讓。

（4）因貨品不合格所產(chǎn)生的一切損失及費用由供應商負擔。

1．3．8．保密條款：供應商不得泄露企業(yè)訂購物品或估價的零件、材料規(guī)格、數(shù)量、貨物及其他業(yè)務機密。

1．3．9．付款方式。

（1）應盡量采用貨到后每月按特定時間段付款的方式；

（2）如采取付定金 %，貨到付 %，驗收合格在一個月后付 %的方式，原則上定金不超過 %，最后一筆款在 %以上。

（3）款到發(fā)貨的方式應盡量避免，不得已時也應以此為條件爭取折扣。

2。合同審批。

2。1．部門采購計劃申請人將擬訂的合同初稿交相關部門審核并使之提出建議。

2。2．公司副總負責對合同所涉內(nèi)容進行全面審查并提出審查意見。

2。3．公司合同審計部門負責對合同內(nèi)容條款的合法性和合理性進行審查并提出審查意見。并負責對合同價款的形成依據(jù)、款項收取或支付條件等條款進行審查并提出意見。審查作業(yè)中，若發(fā)現(xiàn)異常情況，審查部門應立即通知有關部門處理。

2。4．公司總經(jīng)理根據(jù)相關部門所提意見、辦理程序的規(guī)范性以及其他認為需要審查的內(nèi)容對合同進行審閱并簽署意見。

2。5．公司采購部根據(jù)公司總經(jīng)理的審查意見修改合同文本，并將總經(jīng)理審查意見、合同簽署相關附件等文件再次報送審查后，由公司總經(jīng)理或受總經(jīng)理委托的合同簽署代理人正式簽署合同。

3。采購作業(yè)方式：除一般采購作業(yè)方式外，采購部門可依材料使用及采購特性，選擇下列一種最有利的方式進行采購：

3。1集中計劃采購：凡具有共同性的材料，須以集中計劃辦理采購較為有利者，可核定材料項目，通知各請購部門依計劃提出請購，采購部門定期集中辦理采購。

3。2長期報價采購：凡經(jīng)常性使用，且使用量較大宗的材料，采購部門應事先選定穩(wěn)定的供應商，議定長期供應價格，呈準后通知各請購部門依需要提出請購，此后以每一采購單作為合同附件的方式進行交易。

4、采購合同歸檔管理：

采購合同經(jīng)公司總經(jīng)理或受總經(jīng)理委托的合同簽署代理人正式簽署蓋章生效后，采購經(jīng)辦人員返還供應商一份，并以電話或傳真確定交貨(到貨)日期；其余三份，一份交集團總裁審閱后經(jīng)財務總監(jiān)轉(zhuǎn)財務部門留存；一份交各部門采購部門遵照執(zhí)行；合同正本交檔案室存檔備查。

三 合同履行

1合同履行。

1。1．合同生效即具有法律約束力，公司必須按合同約定全面履行規(guī)定的通知、協(xié)助、保密等義務。1。2．在合同履行過程中，合同承辦單位應對合同的履行情況做詳細、全面的書面記錄，并保留相關原始憑證。如合同履行困難，必須及時向相關參與合同管理的部門通報和報告相關公司領導。1。3物料管理部門應按照已辦妥收料的“請購單”連同“材料檢驗報告表”(其免填“材料檢驗報告表”部分，應由部門副總級以上主管在送貨單簽字確認品質(zhì)沒有問題)送采購部門，經(jīng)與發(fā)票核對無誤，于翌日前由主管核章后送財務部門。財務部門應于結(jié)帳前，辦妥付款手續(xù)。

1。4材料須待試車檢驗者，其訂立合同部分，依合同規(guī)定辦理付款，未訂合同部分，依采購部門呈準的付款條件整理付款。

1。5短交應補足者，請購部門應依照實收數(shù)量，進行整理付款。

1。6超交應經(jīng)主管核示始得依照實收數(shù)量進行整理付款，否則僅依訂貨數(shù)付款。合同變更。

嚴格按照合同約定維護公司權利和履行相關義務。在合同履行中出現(xiàn)下列情況之一，執(zhí)行機構應及時報告公司，并按照國家法律法規(guī)和公司有關規(guī)定及合同約定與對方當事人協(xié)商變更或解除合同。2。1．由于不可抗力致使合同不能履行的。

2。2．由于對方在合同約定的期限內(nèi)沒有履行合同所規(guī)定的義務。

2。3．因情況變更，致使我方無法按約定履行合同，或雖能履行但會導致我方重大損失的。2。4．其他合同約定的或法律規(guī)定的情形出現(xiàn)。

3合同發(fā)生糾紛時，會同法律顧問與合同對方協(xié)商解決，協(xié)商不成需進行仲裁或訴訟的，協(xié)助法律顧問辦理有關事宜。

四 采購合同的管理各部門采購人員負責設置合同文本簽收記錄。記錄內(nèi)容包含合同簽定時間、供應商、規(guī)格、訂單量、訂單金額、預定交期、包裝方式等資料。每周由各部門采購人員書面統(tǒng)計當月累計簽定采購合同總量；已交量、未交量等；并報告預計影響合同交付的困難等！采購合同按年、月、按裝訂成冊，保存一年以作備查。

4采購合同保存兩年以上的，各部門采購人員應將其中未付款或有欠款單位的合同清理另冊保管，已付款合同報部門總經(jīng)理批準后作銷毀處理。

五 附則本制度由集團辦公室審計監(jiān)督部門負責制定、解釋及修改。本制度經(jīng)董事長批準后實施，未盡事宜適時修訂，增補亦同。

3附件：《采購合同審計箋》

編制：審核：批準：