第一篇：采購合同、付款及發(fā)票管理制度

湖北武鐵山橋軌道裝備有限公司

采購貨物（工程勞務(wù)）合同、付款及發(fā)票管理制度

目的：為規(guī)范公司各類采購貨物（工程勞務(wù)）合同、付款及采購（或勞務(wù)）發(fā)票的管理，結(jié)合公司實際情況，制定本制度。

內(nèi)容：公司各類采購業(yè)務(wù)、工程勞務(wù)業(yè)務(wù)按實際情況不同分以下幾種情況處理：（1）、預(yù)付款業(yè)務(wù)，（2）、貨到付款業(yè)務(wù)，（3）、以貨易貨業(yè)務(wù)。

第一條、財務(wù)對合同管理規(guī)定

公司各類貨物采購及工程勞務(wù)業(yè)務(wù)均需簽訂合同（對于零星辦公用品的采購，價值在500元以下的，憑經(jīng)部門經(jīng)理核準的采購計劃單進行采購，不需簽訂合同），具體規(guī)定如下：

（一）、合同的簽訂及審批

1、采購業(yè)務(wù)合同：公司生產(chǎn)用各類材料物資及固定資產(chǎn)的采購合同的簽訂應(yīng)由采購業(yè)務(wù)經(jīng)辦人經(jīng)根據(jù)經(jīng)批準的《采購計劃單》及《采購合同價格申報單》進行。

《采購計劃單》、《采購價格申報單》及《采購合同》按采購物資屬性及價值不同由相應(yīng)的領(lǐng)導(dǎo)審批：（1）、正常生產(chǎn)用直接原輔材料及機物料等低值易耗品采購由分管副總批準；（2）、技術(shù)改造、設(shè)備等固定資產(chǎn)采購，采購價值2萬元以下的由分管副總批準，超過2萬元的由總經(jīng)理批準。（3）、對于設(shè)立最低庫存量的材料物資，由生產(chǎn)保障部提出《采購計劃單》經(jīng)保管員核實庫存報分管副總批準后實施采購

2、工程勞務(wù)業(yè)務(wù)合同：公司所有工程建設(shè)及設(shè)備安裝、維修等接受勞務(wù)業(yè)務(wù)，應(yīng)提前簽訂工程勞務(wù)合同及工程預(yù)算表。合同額在2萬元以下的由分管副總批準，超過2萬元的工作勞務(wù)合同由總經(jīng)理批準。

（二）、合同內(nèi)容填寫要求

（1）、合同內(nèi)容應(yīng)按規(guī)范格式內(nèi)容完整填寫，合同中要特別約定發(fā)票事項（采購業(yè)務(wù)需分增值稅專用發(fā)票與增值稅普通發(fā)票，接受勞務(wù)需取得本公司主管稅務(wù)機關(guān)許可的勞務(wù)發(fā)票，并注明出具時限為收貨后一個月內(nèi)寄達）、詳細品名規(guī)格單價、結(jié)算方式、結(jié)算時限、費用承擔及供應(yīng)商（服務(wù)商）帳號信息等內(nèi)容。

（三）、合同的報送及執(zhí)行

（1）、合同報送：各類采購及工程勞務(wù)合同由公司各分管業(yè)務(wù)責任人負責簽訂，報分管領(lǐng)導(dǎo)核準后由業(yè)務(wù)經(jīng)辦人將生效的合同報送一份到計財部材料會計處存，同時實施采購。

（2）、合同執(zhí)行：所有采購合同業(yè)務(wù)均應(yīng)由生產(chǎn)保障部實施采購，勞務(wù)合同由行管部執(zhí)行實施，對于特殊情況下經(jīng)總經(jīng)理特批的采購（工程勞務(wù)）業(yè)務(wù)除外。計財務(wù)部將按合同約定執(zhí)行付款事宜，款項支付與否及支付方式原則上按合同規(guī)定正常辦理。在付款時，除支付財務(wù)帳面應(yīng)付帳款外，在提交用款申請的同時還應(yīng)附有合同，對一次簽定合同、同一價格多次進貨的，在第一次進貨時發(fā)票要附合同,在以后價格不變的業(yè)務(wù)發(fā)票后可不附合同，但要在價格發(fā)生變化時的第一筆業(yè)務(wù)發(fā)票后附有供貨方的調(diào)價函。

（3）、計財部不受理涂改及未經(jīng)公司總經(jīng)理或有權(quán)簽字副總簽批的合同。第二條、付款管理規(guī)定

采購（往來）付款業(yè)務(wù)流程圖：業(yè)務(wù)經(jīng)手人持用款申請（含附件）→

1、計財部往來會計核實→

2、申請人分管領(lǐng)導(dǎo)簽字→

3、財務(wù)負責人簽字→

4、總經(jīng)理簽批→

5、財務(wù)出納員付款

所有因采購貨物、接受勞務(wù)的付款業(yè)務(wù)均需憑經(jīng)核準的“用款申請”付款?！坝每钌暾垺庇蓸I(yè)務(wù)經(jīng)辦人出具，經(jīng)計財部往來會計、部門負責人及分管領(lǐng)導(dǎo)審核，報財務(wù)及總經(jīng)理審批后，按財務(wù)管理制度規(guī)定手續(xù)辦理付款事宜。各采購業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員應(yīng)對所提交的用款申請中列示的收款人信息及帳號的真實性、準確性負責，如因提供收款人信息不真實造成財務(wù)誤付款，給公司帶來經(jīng)濟損失的，由采購業(yè)務(wù)責任人承擔責任；因用款申請中收款人帳號信息錯誤造成退匯、退票的，該筆業(yè)務(wù)金融機構(gòu)手續(xù)費由業(yè)務(wù)責任人個人承擔，由此造成的誤工誤產(chǎn)及一切后果由業(yè)務(wù)責任人承擔。所有付款業(yè)務(wù)的用款申請單，除第一次付款的新增供應(yīng)商外，均需由業(yè)務(wù)經(jīng)辦人到財務(wù)部往來會計處查詢并填寫與收款單位帳面往來余額情況后方可繼續(xù)下一流程環(huán)節(jié)。業(yè)務(wù)經(jīng)辦人在申請正常業(yè)務(wù)付款時需持“用款申請”依上述簽批流程圖順序依次履行簽字手續(xù)，如因總經(jīng)理出差不能及時簽批的，經(jīng)財務(wù)負責人簽批后付款；如屬特殊業(yè)務(wù)付款，則由業(yè)務(wù)部門負責人、總經(jīng)理簽批，最后交財務(wù)負責人審核后付款。出納員在接到業(yè)務(wù)經(jīng)辦人交來的經(jīng)財務(wù)負責人或總經(jīng)理批準付款的用款申請時，按實際批復(fù)的付款金額及付款方式付款，如果批復(fù)付款欄及批復(fù)付款方式欄為空的，按申請付款金額及付款方式辦理付款手續(xù)。

1、預(yù)付款業(yè)務(wù)：無特殊情況，除采購生產(chǎn)急需材料業(yè)務(wù)外，其他預(yù)付款業(yè)務(wù)在未結(jié)算總貨款或工程款前，不得預(yù)付全部價款。預(yù)付款業(yè)務(wù)流程圖：業(yè)務(wù)經(jīng)手人持用款申請（含合同采購計劃單等附件）→財務(wù)部往來會計核填帳面往來余額→分管領(lǐng)導(dǎo)簽字→財務(wù)負責人簽字→總經(jīng)理簽字→財務(wù)出納員付款

（1）、預(yù)付款業(yè)務(wù)付款手續(xù)：業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員出具經(jīng)分管經(jīng)理、財務(wù)經(jīng)理及總經(jīng)理批準的用款申請附合同書、采購計劃單，到財務(wù)辦理支付款項手續(xù)。

（2）、對于預(yù)付貨款的經(jīng)濟業(yè)務(wù), 各物資采購及工程勞務(wù)部門必須慎重把關(guān),確保與供應(yīng)商業(yè)務(wù)關(guān)系良好，合同正常執(zhí)行。對于財務(wù)帳面“應(yīng)付賬款”中連續(xù)半年出現(xiàn)未發(fā)生變化負數(shù)金額的業(yè)務(wù)單位, 由各物資采購部門業(yè)務(wù)經(jīng)辦人負責將款項追回, 以避免公司利益受到損失（預(yù)付工程款不在此內(nèi)）。

2、貨到付款業(yè)務(wù)：原則上必須先取得發(fā)票再付款，但在不超出財務(wù)規(guī)定的到票時間內(nèi)付款的，按《財務(wù)管理制度—貨幣資金及承兌匯票管理制度》中的付款規(guī)定辦理。具體如下：

貨到付款流程圖：業(yè)務(wù)經(jīng)手人持用款申請（含附件）→財務(wù)部往來會計核填應(yīng)付款余額→分管領(lǐng)導(dǎo)簽字→財務(wù)負責人簽字→總經(jīng)理簽字→財務(wù)出納員付款

（1）、對貨到付款，發(fā)票未到的規(guī)定： 對于貨到入庫、發(fā)票未到，需按合同付款的，由業(yè)務(wù)經(jīng)辦人出具用款申請，報材料會計在付款申請單上標示驗收入庫單號或臨時收料單號（注：入庫單必須在付款之前傳達材料會計處），及貨款金額，并附“采購合同”。材料會計簽名確認后報財務(wù)負責人審簽、總經(jīng)理核準后付款。對于含量待檢的，原則上在未辦理入庫手續(xù)前（即入庫單未傳達財務(wù)前），計財部不受理該筆業(yè)務(wù)付款，特殊情況確需付款的需總經(jīng)理特批（由財務(wù)認定）。

(2)、對貨到已驗收、發(fā)票已到要求付款的（即帳面應(yīng)付款）：貨到驗收入庫，相關(guān)單據(jù)傳遞手續(xù)已完畢，并收到該筆業(yè)務(wù)發(fā)票的，要求該筆業(yè)務(wù)經(jīng)手人對發(fā)票的內(nèi)容（貨物數(shù)量、價格、金額）進行審核，參照該業(yè)務(wù)入庫單及合同等進行核對，確認無誤后在發(fā)票右下角簽章確認，將發(fā)票附入庫單等單據(jù)交計財部，并按規(guī)定出具用款申請，交計財部辦理付款手續(xù)：材料會計核填帳面應(yīng)付該供應(yīng)商款項金額、申請部門負責人簽字、財務(wù)負責人審簽、總經(jīng)理核準后付款。

（3）支付帳面應(yīng)付款：對于支付帳面應(yīng)付款的業(yè)務(wù)，由業(yè)務(wù)經(jīng)辦人開具用款申請單，填明申請支付金額，到財務(wù)部往來會計處核填帳面應(yīng)付金額，經(jīng)財務(wù)負責人審核，總經(jīng)理簽字批準后方可交出納員辦理付款手續(xù)。

第三條、付款方式及收據(jù)的取得要求：

付款方式主要有現(xiàn)金、銀行電匯、轉(zhuǎn)帳支票、銀行承兌匯票等，為了規(guī)范開支的管理，防止產(chǎn)生不必要的損失和糾紛，款項的支付主要以銀行付款或銀行承兌匯票付款為主，原則上超過1萬元的業(yè)務(wù)或經(jīng)常性的供應(yīng)商款項均以銀行電匯、轉(zhuǎn)帳支票或承兌匯票支付，無特殊情況的均不能支付現(xiàn)金。對于付出的款項原則上均應(yīng)取得收款方的收款收據(jù)，具體付款方式及相關(guān)要求如下：

1、現(xiàn)金付款：對于確需以現(xiàn)金支付的業(yè)務(wù)，在業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員交來的經(jīng)相關(guān)人員審核及總經(jīng)理批準的用款申請后，視其具體情況分別處理：

（1）、收款人派人上門收款的，公司業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員（指采購員）對來人身份進行確認，財務(wù)部出納員驗證來人持有的對方業(yè)務(wù)單位開具并加蓋行政公章的介紹信或?qū)Ψ綐I(yè)務(wù)單位傳真加蓋行政公章或財務(wù)公章的委托收款證明（傳真件證明中需注明來人姓名、身份證號、委托事項，并注明“本傳真件與原件內(nèi)容一致，具有法律效力”字樣），經(jīng)確認無誤的，再辦理支付手續(xù)在收款人點驗貨款無誤后，直接開據(jù)收款收據(jù)后交出納員。收款人要在收款憑據(jù)上注明“收款人：XX”字樣，并由出納員填寫該收款人的身份證號，特殊情況下經(jīng)批準后可不需填寫收款人身份證號。

（2）、如果是要求公司將款項匯入收款人（指業(yè)務(wù)單位）指定卡號（或業(yè)務(wù)經(jīng)辦人提供的收款人卡號）的業(yè)務(wù)，在匯款前由公司業(yè)務(wù)經(jīng)辦人負責提供收款人出具的收款帳號、戶名并加蓋蓋有財務(wù)章（或公章）及收款方經(jīng)辦人簽字蓋章的“收款信息確認函”傳真件（格式見后附件2），確認函要求注明“本傳真件與原件內(nèi)容一致，具有法律效力”字樣。計財部收到符合要求的確認函傳真件并經(jīng)公司業(yè)務(wù)經(jīng)辦人簽字確認后，方可匯款。在辦理完匯款手續(xù)，收款人在確認款項收到后，由公司業(yè)務(wù)經(jīng)辦人負責：當日內(nèi)將收款人開具的此筆現(xiàn)金業(yè)務(wù)的收款據(jù)的傳真件交至公司計財部，并在匯款日起7日內(nèi)（以銀行業(yè)務(wù)單時間為準計算起始時間），將收據(jù)原件交至公司計財部。對于沒有經(jīng)過審批或有關(guān)人員越權(quán)審批的付款業(yè)務(wù)，出納員不予受理。為控制公司資金風(fēng)險，計財部對手續(xù)不全或有疑問的現(xiàn)金打卡付款業(yè)務(wù)有權(quán)拒付?，F(xiàn)金打卡手續(xù)費由收款方承擔，特殊情況經(jīng)總經(jīng)理批準的除外。

（3）、公司派人帶現(xiàn)金外出采購業(yè)務(wù)：除零星辦公用品及低值易耗品外的現(xiàn)金，采購金額在10000元以上的材料采購業(yè)務(wù)，需由總經(jīng)理批準。由采購業(yè)務(wù)經(jīng)辦人提出用款申請，經(jīng)核準后到財務(wù)辦理現(xiàn)金借款手續(xù)（借款人應(yīng)為采購業(yè)務(wù)經(jīng)辦人指定的公司員工），無特殊情況超10000元的采購業(yè)務(wù)不得以此種方式進行采購，（4）、對于正常采購（或勞務(wù)）業(yè)務(wù)付款，因相關(guān)申請部門計劃不到位、不及時，導(dǎo)致原可以電匯或承兌匯票支付的款項，而需要計財部以現(xiàn)金打卡方式加急支付的，計財部有權(quán)拒絕，對于總經(jīng)理特批的此種情況下的付款，在保證手續(xù)完備，所支付款項安全的前提下，付款手續(xù)費由業(yè)務(wù)經(jīng)辦人（即付款申請人）承擔，如果造成資金損失的，還要由業(yè)務(wù)經(jīng)辦人承擔相應(yīng)損失。

2、銀行電匯付款：計財部憑業(yè)務(wù)經(jīng)辦人出具的經(jīng)核準無誤的用款申請中列示的收款人信息辦理電匯付款業(yè)務(wù)。銀行電匯付款可暫不要對方出具收據(jù)，但對同一供應(yīng)商，既有現(xiàn)金付款、又有銀行付款業(yè)務(wù)的，原則上，只要對方收款,就要出具收款據(jù)。

退匯重辦業(yè)務(wù)：是指銀行已辦理電匯付款手續(xù)，因收款人信息填寫有誤或其它原因，造成正常電匯付款業(yè)務(wù)退匯，需要重新辦理付款的。退匯重辦業(yè)務(wù)按以下幾種情況處理：

（1）、收款單位提供收款信息有誤的，由業(yè)務(wù)經(jīng)辦人負責重新出具用款申請辦理付款；（2）、公司采購（或勞務(wù)）業(yè)務(wù)經(jīng)辦人工作失誤造成退匯的，由責任人在退匯單上簽名確認，并由經(jīng)辦人提供準確信息，重新辦理匯款，同時該退匯業(yè)務(wù)的原付款手續(xù)費由責任人承擔。

（3）、出納員個人工作失誤退匯的，由出納員據(jù)退匯單重新填制電匯單辦理匯款，同時，原匯款手續(xù)費由出納員個人承擔。

（4）、因銀行間業(yè)務(wù)劃轉(zhuǎn)不成功或其它非公司可控原因造成正常電匯付款退匯的，由出納員在第一時間內(nèi)報分管領(lǐng)導(dǎo)核銷原電匯退匯單據(jù)并重新辦理付款。

3、承兌匯票付款

（1）、對于付出的承兌匯票，原則由收款單位派人上門收取【來人身份確認程序同本制度第三條，1，（1）】，經(jīng)計財部出納員確認無誤的，再辦理支付手續(xù)，在來人對所收承兌匯票驗查無誤后，開具加蓋收款單位財務(wù)專章的收據(jù)交出納員（其它簽字手續(xù)參照貨幣資金付款業(yè)務(wù)），且本公司業(yè)務(wù)經(jīng)辦人要在相應(yīng)的原始付款憑證上簽字確認。

（2）、如收款單位派人上門收款，且來人未帶收款據(jù)的，經(jīng)計財部出納員對來人身份確認無誤后，再辦理付款手續(xù)【來人身份確認程序同本制度第三條，1，（1）】，在來人對所收承兌匯票驗查無誤后，開具收條（可由收款人在收條上注明“收據(jù)原件到后此收條自動轉(zhuǎn)作附件”，并在收條上填寫EMS特快專遞單號，注明“以收款方實際收到此特快件為開具收據(jù)之依據(jù)”），簽字蓋手印，計財部經(jīng)辦人當收款人面將匯票裝袋以EMS特快郵寄給收款單位。

（3）、如收款人不能上門收款，需以郵寄方式付款的（此方法存在很大風(fēng)險，無特殊情況，財務(wù)一律不受理該付款方式），由采購業(yè)務(wù)經(jīng)辦人負責辦理郵寄承兌匯票的財務(wù)登記手續(xù)，即在承兌匯票備查簿上對所支付承兌票號及金額簽名確認，出納員將需郵寄承兌匯票，當付款申請人面封好快遞袋，并將EMS號填寫在用款申請單申請人下方，再由付款申請人按收款單位傳真的加蓋財務(wù)公章的詳細收件地址證明(證明內(nèi)容含匯票金額、收件人姓名、收件地址、郵編、聯(lián)系電話，并注明“本傳真件與原件內(nèi)容一致，具有法律效力”字樣)，填寫快遞單，交出納員辦理投郵（收款單位傳真的收件地址證明交財務(wù)作此筆付款業(yè)附件。公司業(yè)務(wù)經(jīng)辦人應(yīng)及時與收款人溝通，跟蹤收款人對該快件的查收情況，并負責在承兌匯票郵寄之日起15日內(nèi)將收款人開具的收款據(jù)原件郵至計財部出納員處。

4、票據(jù)的背書：所有需支付的承兌匯票，原則上均應(yīng)由出納員據(jù)批準的用款申請單中列示的收款單位，在匯票“被背背書人”欄填寫收款單位全稱并加蓋我公司在銀行預(yù)留印鑒后方可對外支付或特快郵寄。但對于公司自行從銀行申請辦理的承兌匯票（即應(yīng)付票據(jù)），在支付給匯票列示的收款人之外的第三方單位時，原則上不能再背書（即不能回頭背書），但出票銀行及該匯票實際接收人許可可以背書的，則需要背書后支付。

5、對取得的原始收據(jù)的要求：對于現(xiàn)金、銀行、承兌匯票支付業(yè)務(wù)，外來原始憑證原則上一律不得更改、涂抹，錯開的原始憑證要重新開具。對于原始憑證內(nèi)容或金額有誤的，如未按規(guī)定改錯的（即在錯誤處劃線后，填寫正確內(nèi)容，并加蓋出票單位財務(wù)章及改錯人私章），或在同一處錯誤更改兩次（含）以上的，出納員一律不予受理；如出納員收受不合規(guī)定的單據(jù)，發(fā)現(xiàn)一次處罰出納員50元。對于確屬特殊情況的，不合財務(wù)規(guī)定業(yè)務(wù)單據(jù)經(jīng)總經(jīng)理特批處理的，應(yīng)有總經(jīng)理在該單據(jù)上的親筆簽批說明。

對于一筆業(yè)務(wù)款項同時以不同方式支付的，應(yīng)根據(jù)實際付款方式及金額由收款單位分別開具收款收據(jù)，不能合開一張收據(jù)。

6、對單筆業(yè)務(wù)口徑一致性的要求：每一筆業(yè)務(wù)，收款人、簽定合同人及出票人、實際供貨人必需一致，如果有特殊情況，經(jīng)總經(jīng)理特批的業(yè)務(wù)，簽定合同人（即為公司提供勞務(wù)及貨物人），在結(jié)算款項時，出具的發(fā)票與合同不符時，在簽定合同時，應(yīng)單獨有合同補充說明，收款據(jù)必須用出發(fā)票人的收據(jù)，以免給財務(wù)工作造成混亂，如果是先預(yù)付款后來發(fā)票的業(yè)務(wù)，在結(jié)算時，發(fā)票出具人（以發(fā)票專用章確認）與收款人不符的，對前面已支付的數(shù)額，收款人應(yīng)補足與原收款時間金額一致的出發(fā)票單位收款據(jù)，在補齊手續(xù)之前，財務(wù)將不受理該發(fā)票，并停止付款。如果預(yù)付款已全額支付后來發(fā)票的，由業(yè)務(wù)經(jīng)辦人負責催收發(fā)票，結(jié)算發(fā)票報送財務(wù)時間定為經(jīng)濟業(yè)務(wù)結(jié)束之日起30天之內(nèi)。對一些業(yè)務(wù)頻繁、單筆業(yè)務(wù)金額不大，在一定期間內(nèi)，價格不變以業(yè)務(wù)，可按月結(jié)算開票。

7、超過規(guī)定時限未取得付款業(yè)務(wù)收據(jù)的處理：按單筆業(yè)務(wù)計算，每超期1天，給予采購業(yè)務(wù)經(jīng)辦人5元罰款，從工資中扣除，超過一個月未能取得收據(jù)的，停發(fā)業(yè)務(wù)經(jīng)辦人工資，直至財務(wù)部收到收據(jù)原件為止。如發(fā)現(xiàn)業(yè)務(wù)經(jīng)辦人有弄虛作假的，由業(yè)務(wù)經(jīng)辦人承擔相應(yīng)的損失，后果嚴重的追究法律責任。

第四條、計財部集中辦理付款業(yè)務(wù)時間及付款時限規(guī)定 計財部受理現(xiàn)金、承兌匯票付款業(yè)務(wù)時間：每日上午7：30至11：00,下午自上班起至15：00；銀行付款業(yè)務(wù)受理時間：每日上午8：30前受理需當日付款的“用款申請”，上午8：30至15：00前受理次日付款的“用款申請”。由于工廠地理位置的特殊性，車輛緊張，計財部每日上午派專人到銀行辦理付款業(yè)務(wù)，下午不辦。具體的付款時限及責任劃分如下：

（1）、對于經(jīng)核準可支付并已傳遞到財務(wù)部出納員處的“用款申請”及其它各類報銷及付款單據(jù)，如無問題的，出納員應(yīng)按本制度規(guī)定的付款手續(xù)按受理用款申請時間的先后辦理付款：對于“用款申請”在當日規(guī)定時限內(nèi)提交至財務(wù)部的，當日辦理付款手續(xù)，超時限提交的“用款申請”，次日辦理付款手續(xù)，無特殊情況，出納員不得私自壓單延遲付款。如果是以銀行電匯付款的“用款申請”，遇法定節(jié)假日、公休日的，付款時間順延。對因資金緊張，超過2日未付款的“用款申請單”金額，出納員應(yīng)報分管領(lǐng)導(dǎo)確定付款時間，并及時通知提交用款申請人，此處主要是指電匯及現(xiàn)金打卡付款方式支付的款項，如果是收款方提交的相關(guān)證明手續(xù)不完備的，需待公司業(yè)務(wù)經(jīng)辦人協(xié)調(diào)提交完整的手續(xù)后方可付款，補齊手續(xù)前計財部不受理該用款申請。

（2）、如屬對方收款單位派員到公司收取款項的，應(yīng)由分管業(yè)務(wù)經(jīng)辦人負責協(xié)調(diào)計財部備款及收款方到公司收款準確時間，確保付款工作有序進行；（3）、對于特殊情況下，需加急支付的款項，業(yè)務(wù)經(jīng)辦人在提交“用款申請”的同時還應(yīng)附有經(jīng)核準的書面“加急付款申請”，否則造成因遲付款而延誤生產(chǎn)的，計財部不承擔責任。

（4）、如屬出納員工作不負責任延遲付款、錯付款而給公司造成損失或故意刁難報銷人、收款人的，發(fā)現(xiàn)一次處罰責任出納員50元，給公司造成損失的還要按規(guī)定承擔相應(yīng)以濟損失。

（5）、如因業(yè)務(wù)經(jīng)辦人提交用款申請及相關(guān)證明材料不及時、不正確而造成財務(wù)錯誤付款、延期付款誤工誤產(chǎn)的，由業(yè)務(wù)經(jīng)辦人負責。（6）、正常情況下，如已批準付款的“用款申請”，以實際簽字核準日期計算，超過7日未交到計財部的，視同無效申請，計財部不再受理該“用款申請”，再次付款需重新提交“用款申請”，且原已簽批的“用款申請”要交至計財部由出納員加蓋“作廢”印章，作新辦用款申請的附件。

（7）、對于已核準支付的“用款申請”，相關(guān)提交申請業(yè)務(wù)經(jīng)辦人要負責與收款人及時溝通其收款情況，對出現(xiàn)異常情況要及時與財務(wù)部溝通處理，確保公司各項經(jīng)濟業(yè)務(wù)正常進行。

（8）、所有傳遞到計財部的“用款申請”，均應(yīng)進行單據(jù)傳遞記錄登記。詳細記錄傳遞時間及所傳單據(jù)信息，以明確責任，該傳遞記錄不允許涂改。

第五條、各種情況下采購（或勞務(wù)）業(yè)務(wù)發(fā)票的規(guī)定：

（一）、采購（或勞務(wù)）發(fā)票標準要求及處理

1、所有材料物資（含固定資產(chǎn)）采購業(yè)務(wù)原則上均應(yīng)由供應(yīng)商出具增值稅專用發(fā)票（增值稅專用發(fā)票進項稅有效認證期為自發(fā)票開具之日起90天內(nèi)），計財部不接收超過認證期的增值稅專用發(fā)票，特殊業(yè)務(wù)不能出具增值稅專用發(fā)票的經(jīng)財務(wù)認可、總經(jīng)理批準的可開具增值稅普通發(fā)票；所有勞務(wù)業(yè)務(wù)發(fā)票均應(yīng)由提供勞務(wù)人按實際業(yè)務(wù)內(nèi)容出具符合本公司主管稅務(wù)機關(guān)要求的發(fā)票。

2、采購（或勞務(wù)）發(fā)票所開具的內(nèi)容必需與實際業(yè)務(wù)內(nèi)容（合同內(nèi)容、入庫單、數(shù)量、金額及與合同單價、勞務(wù)內(nèi)容）相符，即貨、款、票、合同相一致，否則，財務(wù)不接受該業(yè)務(wù)的結(jié)算發(fā)票。特殊情況經(jīng)財務(wù)確認總經(jīng)理批準的除外。

3、對于特殊情況下發(fā)票與實際業(yè)務(wù)內(nèi)容不符的業(yè)務(wù)發(fā)票經(jīng)財務(wù)確認、總經(jīng)理特批可以接收的，需對方業(yè)務(wù)單位出具加蓋財務(wù)公章的情況說明書，說明發(fā)票與實際業(yè)務(wù)內(nèi)容的業(yè)務(wù)實質(zhì)，經(jīng)公司財務(wù)部確認合格后方可接收對方的業(yè)務(wù)發(fā)票。為規(guī)避公司財務(wù)風(fēng)險，計財部有權(quán)拒收任何情況下不合格的采購（或勞務(wù)）業(yè)務(wù)發(fā)票。

4、發(fā)票處理：對經(jīng)常性的供應(yīng)商業(yè)務(wù)，不論當次開具發(fā)票金額多少，均做轉(zhuǎn)帳處理，對同一業(yè)務(wù)單位非經(jīng)常性的業(yè)務(wù)（年度內(nèi)業(yè)務(wù)不超過2萬元的）單筆業(yè)務(wù)金額不超過5000元的，可以憑發(fā)票付款，除此以外的所有采購及工程業(yè)務(wù)發(fā)票均做轉(zhuǎn)帳處理，在付款時，由收款人（收款人必須是出票人）提供收款收據(jù)，避免同一業(yè)務(wù)單位的業(yè)務(wù)既有現(xiàn)金業(yè)務(wù)，又有轉(zhuǎn)帳業(yè)務(wù)，不利于財務(wù)管理工作，也容易形成工作隱患。特殊情況下經(jīng)財務(wù)確認，總經(jīng)理批準的業(yè)務(wù)不受此限。

5、采購（工程勞務(wù)）發(fā)票后附件順序依次為：采購入庫單（或直轉(zhuǎn)單）、臨時收料單（此單實際業(yè)務(wù)未開具的不附）、質(zhì)檢單、稱重單、采購計劃單、對方送（發(fā)）貨單[隨貨同行聯(lián)或購貨方備存聯(lián)、采購合同及其它必需附件{按比價采購、定點采購、招標采購等性質(zhì)不同，附詢價單（即價格申報單）、招標合同等}。如發(fā)現(xiàn)有不符合規(guī)定的發(fā)票及附件傳遞到計財部，對當事保管員及采購經(jīng)辦人各處罰5元。

注：（1）、如勞保或低值易耗品采購為多品種集中下達采購計劃的，發(fā)票后可不附采購計劃單，但采購人員應(yīng)對已執(zhí)行的采購計劃單做核銷并妥善保管，以作備查用；

（2）、對于設(shè)備及工程勞務(wù)發(fā)票后應(yīng)附有設(shè)備及工程勞務(wù)驗收報告單，并應(yīng)注明使用部門，以方便財務(wù)核算。

（3）、如果所采購貨物由物流公司托運的，還要有托運單，但托運單不能代替供貨單位的發(fā)貨單。

（二）、發(fā)票的取得時限管理規(guī)定

1、所有采購結(jié)算發(fā)票（含運費結(jié)算發(fā)票）應(yīng)由該筆業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員簽字確認后，報送計財部。各類采購業(yè)務(wù)發(fā)票應(yīng)由相關(guān)業(yè)務(wù)經(jīng)辦人負責向供應(yīng)商催收，并自所采購物資驗收合格入庫之日起30日內(nèi)取得，交計財部辦理結(jié)算手續(xù)，且發(fā)票信息需與合同及實際相符；工程、勞務(wù)發(fā)票的取得時限為單項工程、勞務(wù)合同約定的勞務(wù)內(nèi)容結(jié)束之日起60日內(nèi)由相關(guān)分管責任人負責經(jīng)與決算合同內(nèi)容金額相符的發(fā)票交至計財部。結(jié)合公司目前材料貨款結(jié)算可以延期支付的特點，對于未付款的包裝材料結(jié)算發(fā)票，取得時限可延長至自貨物采購入庫之日起90日內(nèi)，此種情況需取得財務(wù)部的書面許可證明。

2、如因結(jié)算價款發(fā)生異議而導(dǎo)致業(yè)務(wù)不能正常辦理結(jié)算手續(xù)，不能在規(guī)定時限取得發(fā)票時，采購（或勞務(wù)）業(yè)務(wù)經(jīng)辦人應(yīng)及時填報“（財務(wù)）問題業(yè)務(wù)報告單”，說明原因及處理方案，報計財部往來會計處經(jīng)財務(wù)負責人核準后備案，并由業(yè)務(wù)經(jīng)辦人負責在自發(fā)生異議之日起30日內(nèi)處理完畢。如無正當理由，又無財務(wù)書面說明可延期取得結(jié)算發(fā)票的業(yè)務(wù)，均以正常業(yè)務(wù)規(guī)定的到票期限為準。特殊情況下，計財部因?qū)嶋H核算的需要，對某一部分業(yè)務(wù)到票時間要求提前的或延遲的以計財部書面下達的發(fā)票到票時間調(diào)整說明書為準。

3、對于特殊業(yè)務(wù)發(fā)票的取得時限，如經(jīng)總經(jīng)理特批處理的，可按特批時限為準，需由計財部處理的由業(yè)務(wù)經(jīng)辦人將業(yè)務(wù)移交計財部處理。

4、對于超過規(guī)定時限未將發(fā)票交到財務(wù)部的，每超期一天給予采購業(yè)務(wù)經(jīng)辦人5元罰款，從工資中扣除，對于無客觀原因超過兩個月發(fā)票未到的，停發(fā)當事采購業(yè)務(wù)經(jīng)辦人工資，直至取得發(fā)票止。

5、業(yè)務(wù)經(jīng)辦人對收到的供應(yīng)商發(fā)票（不得預(yù)開票），要在收到發(fā)票的當日將發(fā)票及相應(yīng)業(yè)務(wù)附件單據(jù)報送至計財部，并在計財部做單據(jù)傳遞記錄登記，對收到的不合要求，財務(wù)不能接收的發(fā)票，由業(yè)務(wù)經(jīng)辦人填寫快遞單，財務(wù)部負責將發(fā)票寄回供應(yīng)商（需作備查記錄），并由業(yè)務(wù)經(jīng)辦人與供應(yīng)商協(xié)調(diào)及時補票，時限為30天。凡因發(fā)票不合格，財務(wù)不接收而退票的，每筆業(yè)務(wù)處罰采購（或勞務(wù)）業(yè)務(wù)經(jīng)辦人10元。如因業(yè)務(wù)經(jīng)辦人個人原因造成已收到的供應(yīng)商發(fā)票過認證期或丟失的，每筆業(yè)務(wù)發(fā)票金額在50000元以下的，對業(yè)務(wù)經(jīng)辦人處以100元罰款，金額在50000元以上的處以200元罰款，并由業(yè)務(wù)經(jīng)辦人負責在退票日或發(fā)現(xiàn)日起30日內(nèi)補換票及提供財務(wù)部所需的其它相關(guān)手續(xù)。對于發(fā)票丟失或過期的情況同時對財務(wù)部往來會計進行考核，如發(fā)現(xiàn)屬不按規(guī)定對帳造成的，每筆丟失或過期發(fā)票對往來會計處以20元罰款。如業(yè)務(wù)經(jīng)辦人故意對不規(guī)范業(yè)務(wù)發(fā)票隱瞞不報或私自壓票、退票等處理的，每發(fā)現(xiàn)一筆，處罰當事業(yè)務(wù)經(jīng)辦人200元。

6、會計年度終了前（每年12月31日）,各業(yè)務(wù)經(jīng)辦人應(yīng)將自己經(jīng)辦、屬于當年度已完成的采購(勞務(wù))業(yè)務(wù)發(fā)票全部催收，并交至計財部。

第六條、定期對帳制度

為確保各類業(yè)務(wù)單據(jù)按時取得及保證與供應(yīng)商帳目相符，計財部將實行定期對帳制度：與公司業(yè)務(wù)經(jīng)辦人備查帳核對時間周期為兩個月一次，時間為次月5-15日；與供應(yīng)商對帳每半年一次，核對范圍為半年內(nèi)與公司發(fā)生經(jīng)濟業(yè)務(wù)往來的單位，由業(yè)務(wù)經(jīng)辦人負責與相應(yīng)的供應(yīng)商協(xié)調(diào)取得對方業(yè)務(wù)往來帳單（需經(jīng)手人簽名并加蓋賬務(wù)或業(yè)務(wù)公章），并最遲于次月10日前交計財部往來會計處，由往來會計負責核對并作核對情況備查記錄。凡業(yè)務(wù)經(jīng)辦人未設(shè)立業(yè)務(wù)備查帳或帳目不清的，每次處罰20元，并在10日內(nèi)規(guī)范備查帳；對未按規(guī)定時間取得供應(yīng)商對帳單的，按單個供應(yīng)商計算，每個次處罰業(yè)務(wù)經(jīng)辦人10元，并限定在規(guī)定時間（10天內(nèi)）完成對帳手續(xù)，過期仍未完成的，每日處罰5元，直至對帳業(yè)務(wù)手續(xù)完成，所處罰款項從當事業(yè)務(wù)經(jīng)辦人工資中扣除。特殊情況經(jīng)當事業(yè)務(wù)經(jīng)辦人提出申請，計財部確認的除外。

第七條、補充規(guī)定

（1）、每一筆采購業(yè)務(wù)合同、供貨人、開票人、收款人必需是同一業(yè)務(wù)對象。與新供應(yīng)商第一次合作時，業(yè)務(wù)經(jīng)辦人應(yīng)及時以書面形式向?qū)Ψ綐I(yè)務(wù)單位提供我方的開票資料。

（2）、對于業(yè)務(wù)單位到公司直接收取往來帳款的業(yè)務(wù)，公司采購業(yè)務(wù)或接受勞務(wù)業(yè)務(wù)經(jīng)辦人應(yīng)對業(yè)務(wù)單位來人身份進行確認，經(jīng)計財部驗證來人出具的加蓋對方業(yè)務(wù)單位公章的介紹信，確認無誤的，計財部方受理付款業(yè)務(wù)，按正常財務(wù)手續(xù)辦理付款事宜，且在相關(guān)付款原始憑證上，本公司業(yè)務(wù)經(jīng)辦人要簽字確認。

（3）、如果外購?fù)环N貨物不同供應(yīng)商有多種名稱稱呼的，在簽訂采購合同時，各當事業(yè)務(wù)責任人應(yīng)統(tǒng)一以公司已有的標準規(guī)范名稱、規(guī)格等填寫，即與用友檔案中信息一致，并及時與供應(yīng)商溝通以免發(fā)錯貨。

（4）、凡外地業(yè)務(wù)單位派人到公司收款的業(yè)務(wù)，應(yīng)由公司業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員確認來人身份，并由來人出示對方業(yè)務(wù)單位出具的加蓋行政公章的證明信后，計財部經(jīng)辦人對來人身份及證明信確認無誤的，方可受理來人經(jīng)辦業(yè)務(wù)，且公司經(jīng)辦人員應(yīng)在相應(yīng)的業(yè)務(wù)單據(jù)及證明材料上上簽名，以示負責(對方上門收款的業(yè)務(wù),必需在付款同時取得對方的收款收據(jù))。對于本地業(yè)務(wù)單位派人到公司收款的業(yè)務(wù)，如彼此熟知情況并對來人確認的，可不需證明信，按正常付款手續(xù)辦理。反之則需按財務(wù)要求出具相應(yīng)的證明材料方可辦理付款手續(xù)。（5、各相關(guān)采購業(yè)務(wù)經(jīng)辦人，應(yīng)按月份（以每月20日價格為準）對自己分管的采購物資進行歸類按不同供應(yīng)商分別列示供應(yīng)價格，出具物資采購報價明細單，于每月25日前報財務(wù)部材料會計處。

（6）、設(shè)立采購備查帳：相關(guān)業(yè)務(wù)經(jīng)辦人應(yīng)自采購（或勞務(wù)）合同生效之日起開始分供應(yīng)商進行業(yè)務(wù)備查帳記錄（注明供應(yīng)商名稱、電話、聯(lián)系人），按業(yè)務(wù)發(fā)生時間先后順序、詳細記錄每一筆經(jīng)濟業(yè)務(wù)的采購計劃單號、合同號、品名、規(guī)格、含量、合同數(shù)量、合同金額，到貨時間、規(guī)格、含量、來料數(shù)量、入庫數(shù)量、金額，付款時間、付款方式、付款金額、欠款金額及開票情況等，屬工程勞務(wù)業(yè)務(wù)的，經(jīng)辦人要登記工程勞務(wù)名稱、合同金額、付款金額及開具發(fā)票情況，以便與財務(wù)核對帳目之用。在供應(yīng)商開票時,要求業(yè)務(wù)經(jīng)手人與供應(yīng)商核對無誤（金額、數(shù)量、品名）才能開票，以免取得的發(fā)票與實際業(yè)務(wù)內(nèi)容不附。

（7）、公司采購貨物或接受勞務(wù)業(yè)務(wù)經(jīng)辦人以私人名義或未經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)簽批許可，私自以公司各類公章與外部業(yè)務(wù)單位產(chǎn)生的負債業(yè)務(wù)（即個人行為后果），由行為個人自負，如因此給公司造成經(jīng)濟糾紛的，公司將追究當事人經(jīng)濟或刑事責任。以職務(wù)之便侵吞公司資金的，以貪污論處。

（8）、采購業(yè)務(wù)經(jīng)辦人應(yīng)對所提交財務(wù)部的原始業(yè)務(wù)憑證的合法性、真實性、完整性、規(guī)范性負責,并對傳遞至財務(wù)部的用款申請與發(fā)票做好單據(jù)傳遞記錄。

（9）、涉及采購業(yè)務(wù)，應(yīng)由需求部門提出需求計劃單(采購計劃單)，經(jīng)倉庫保管員確認庫存、部門負責人及分管領(lǐng)導(dǎo)核準后，報采購部后進入實際采購流程。

（10）、公司財務(wù)及審計小組對所有采購（工程勞務(wù)）業(yè)務(wù)從需求計劃到采購計劃、合同、價格、質(zhì)量、數(shù)量及采購（工程勞務(wù)）業(yè)務(wù)完成時限、財務(wù)結(jié)算等全過程進行跟蹤監(jiān)督與審計。采購人員要自覺接受財務(wù)和審計部門對采購活動的監(jiān)督和質(zhì)詢。對采購人員在采購過程發(fā)生的違犯廉潔制度的行為，審計部門將有權(quán)對有關(guān)人員提出降級、處罰、開除的處理建議，直至追究法律責任。

（11）、對經(jīng)總經(jīng)理批準的特殊業(yè)務(wù)，在規(guī)避公司風(fēng)險的前提下，按總經(jīng)理批復(fù)處理。

第八條、本制度經(jīng)總經(jīng)理簽字批準之日起執(zhí)行 第九條、本制度由計財部負責解釋及修訂 附件：

附件

1、“用款申請單”使用方法 附件

2、收款信息確認函。

附件

1、“用款申請單”使用方法：

1、公司對外支付各種業(yè)務(wù)款項時使用本單。本單由公司相關(guān)部門業(yè)務(wù)經(jīng)辦人在提出款項支付申請時開具。

2、本單的開具：

（1）、本單 “收款單位”的相關(guān)信息及申請付款金額、付款依據(jù)由公司相關(guān)業(yè)務(wù)用款申請人填寫，（2）、本單中“帳面應(yīng)付款”相關(guān)信息由計財部往來會計填寫。對本單涉及到的業(yè)務(wù)收款單位，在業(yè)務(wù)經(jīng)辦人申請支付該單位款項時，均應(yīng)將用款申請交往來會計核實與該單位業(yè)務(wù)往來的余額情況，并簽名確認，如是新業(yè)務(wù)單位的要在帳面應(yīng)付款中注明“無”。

（3）、經(jīng)辦人在本單“申請付款依據(jù)”欄填寫時，按所附申請依據(jù)所屬類型，在相對應(yīng)的編號前方格內(nèi)標示明確，對于申請付款依據(jù)選擇為：“

1、采購（或勞務(wù)）合同”或“其它”的，要在橫線內(nèi)詳細注明使用部門、品名、數(shù)量及單價或勞務(wù)內(nèi)容等業(yè)務(wù)內(nèi)容信息。

3、本單簽批及傳遞流程：申請付款人持內(nèi)容填寫完整的用款申請→（1）、財務(wù)往來會計核實往來余額→（2）、部門負責人、分管領(lǐng)導(dǎo)審簽→（3）、財務(wù)負責人審核→（4）、總經(jīng)理簽批→（5）、交出納員辦理付款手續(xù)。

附件

2、收款信息確認函格式

收款信息確認函

*********有限公司： 請將款額 元，大寫： 匯入我公司下列帳戶：

戶 名：

開戶行： 帳 號： 貴公司將款項匯入上述帳戶后，我公司將及時為貴公司出具收款收據(jù)。本傳真件與原件內(nèi)容一致，具有法律效力！

現(xiàn)金打卡手續(xù)費由收款方承擔。

謝謝合作！

經(jīng)辦人：

收款方: 公司（公章）

年 月 日

第二篇：采購付款及發(fā)票管理制度

采購付款及發(fā)票管理制度 總則

1.1 為規(guī)范公司各類采購貨物（或勞務(wù)）申請單、付款及采購（或勞務(wù)）發(fā)票的管理，維護公司利益，結(jié)合

公司實際情況，制定本制度。內(nèi)容

2.1 公司各類采購業(yè)務(wù)、工程勞務(wù)業(yè)務(wù)按實際情況不同分以下幾種情況處理：采購申請單、采購合同規(guī)定，付管理，付款方式，發(fā)票管理，對賬管理。2.1.1 采購申請單、采購合同規(guī)定

2.1.1.1 《采購申請單》、《費用類報銷單》單比1萬以下、月累計5萬以上由常務(wù)副總王青春簽字審核，此金額

以上由總經(jīng)理簽字有效。

2.1.1.2 研發(fā)樣品及工具采購，根據(jù)分管經(jīng)理或總經(jīng)理簽字審批過的《采購申請單》，研發(fā)樣品采購申請中，必須填

寫批量價格，轉(zhuǎn)入批量采購后，采購價格不得高于研發(fā)要求的批量價格，樣品價格則可以不受批量價格的約束，但是偏離太多時（批 量價格的2倍）需要附有情況說明。

2.1.1.3 辦公用品、固定資產(chǎn)采購，根據(jù)分管經(jīng)理和總經(jīng)理簽字審批過的《采購申請單》，實際采購中不得高于

行政交由財務(wù)部存檔的價格，如果高于這個價格必須附有情況說明。2.1.2 付款管理規(guī)定

所有因采購貨物、接受勞務(wù)的付款業(yè)務(wù)均需憑經(jīng)核準的“用款申請單”付款。“用款申請單”由業(yè)務(wù)經(jīng)

辦人出具，并不得涂改。2.1.2.1 預(yù)付款業(yè)務(wù)

無特殊情況，除采購生產(chǎn)急需材料業(yè)務(wù)外，其他預(yù)付款業(yè)務(wù)在未結(jié)算總貨款或工程款前，不得預(yù)付全部

價款。

（1）預(yù)付款業(yè)務(wù)付款手續(xù)：業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員出具經(jīng)分管經(jīng)理、總經(jīng)理批準的合同書、采購申請單，到財務(wù)辦

理支付款項手續(xù)。

（2）對于預(yù)付貨款的經(jīng)濟業(yè)務(wù), 各采購及工程勞務(wù)部門必須慎重把關(guān),確保與供應(yīng)商業(yè)務(wù)關(guān)系良好，合同正

常執(zhí)行對于財務(wù)帳面“應(yīng)付賬款”中連續(xù)三個月出現(xiàn)未發(fā)生變化負數(shù)金額的業(yè)務(wù)單位, 由業(yè)務(wù)經(jīng)辦人負

責將款項追回,為避免公司利益受到損失，從付款后第四個月開始，每延遲一周，對經(jīng)辦人罰款20元。

直寄追回預(yù)付款項為止。2.1.2.2 貨到付款業(yè)務(wù)

（1）對貨到已驗收、發(fā)票已到要求付款的（即帳面應(yīng)付款）：貨到驗收入庫，相關(guān)單據(jù)傳遞手續(xù)已完畢，并收 到該筆業(yè)務(wù)發(fā)票的，要求該筆業(yè)務(wù)經(jīng)手人對發(fā)票的內(nèi)容（貨物數(shù)量、價格、金額）進行審核，并在U8結(jié) 算后附到貨庫單等單據(jù)交財務(wù)部審核入賬。為避免多開重開發(fā)票現(xiàn)象，發(fā)票所附的到貨單與U8的入庫單的內(nèi)容必須一致。財務(wù)根據(jù)采購合同、采購申請單或《采購分工及付款清單》審核付款。

（2）對貨到付款，發(fā)票未到的規(guī)定（此情況有稅務(wù)風(fēng)險，無特殊情況，財務(wù)有權(quán)拒絕）： 對于貨到入庫、發(fā)票

未到，需按合同付款的，由業(yè)務(wù)經(jīng)辦人出具用款申請單、由品管驗收簽字的材料到貨單、采購合同號。2.1.2.3 勞務(wù)服務(wù)業(yè)務(wù)

委外服務(wù)業(yè)務(wù)，業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員出具經(jīng)分管經(jīng)理、總經(jīng)理批準的委外服務(wù)申請或合同書、服務(wù)發(fā)票、付款申請

單，到財務(wù)辦理支付款項手續(xù)。分期付款的可以要求對方分批開具發(fā)票，但必須先到發(fā)票再申請付款。否則，財務(wù)可以拒付。

2.1.3 付款方式及收據(jù)的取得要求

付款方式主要有現(xiàn)金、銀行轉(zhuǎn)賬、轉(zhuǎn)帳支票等，為了規(guī)范開支的管理，防止產(chǎn)生不必要的損失和

糾紛，款項的支付主要以銀行轉(zhuǎn)賬或轉(zhuǎn)賬支票付款為主，無特殊情況的均不能支付現(xiàn)金。

2.1.3.3 對單筆業(yè)務(wù)口徑一致性的要求

每一筆業(yè)務(wù)，收款人、簽定合同人及出票人、實際供貨人必須一致，如果有特殊情況，經(jīng)總經(jīng)理特批的業(yè)

務(wù)，簽定合同人（即為公司提供勞務(wù)及貨物人），在結(jié)算款項時，出具的發(fā)票與合同不符時，在簽定合同

時，應(yīng)單獨有合同補充說明，收款據(jù)必須用出發(fā)票人的收據(jù)，以免給財務(wù)工作造成混亂，如果是先預(yù)付款

后來發(fā)票的業(yè)務(wù)，在結(jié)算時，發(fā)票出具人與收款人不符的，財務(wù)將不予受理該發(fā)票，并停止付款。2.1.4 各種情況下采購（或勞務(wù)）業(yè)務(wù)發(fā)票的規(guī)定 2.1.4.1 采購（或勞務(wù)）發(fā)票標準要求及處理

（1）所有材料物資、勞務(wù)服務(wù)（含固定資產(chǎn)、運輸服務(wù)、設(shè)備租賃、研發(fā)技術(shù)服務(wù)、信息技術(shù)服務(wù)、快

遞服務(wù)、鑒證咨詢服務(wù)）采購業(yè)務(wù)原則上均應(yīng)由供應(yīng)商出具增值稅專用發(fā)票（增值稅專用發(fā)票進項稅有

效認證期為自發(fā)票開具之日起180天內(nèi)），財務(wù)部不接收超過認證期的增值稅專用發(fā)票，特殊業(yè)務(wù)不能

出具增值稅專用發(fā)票的經(jīng)財務(wù)認可、總經(jīng)理批準的可開具增值稅普通發(fā)票；

（2）采購（或勞務(wù)）發(fā)票所開具的內(nèi)容必需與實際業(yè)務(wù)內(nèi)容（合同內(nèi)容、入庫單、數(shù)量、金額及與合同

單價、勞務(wù)內(nèi)容）相符，即貨、款、票、合同相一致，否則，財務(wù)不接受該業(yè)務(wù)的結(jié)算發(fā)票。特殊情況經(jīng)

財務(wù)確認總經(jīng)理批準的除外。

（3）對于特殊情況下發(fā)票與實際業(yè)務(wù)內(nèi)容不符的業(yè)務(wù)發(fā)票經(jīng)財務(wù)確認、總經(jīng)理特批可以接收的，需對方業(yè)

務(wù)單位出具加蓋財務(wù)公章的情況說明書，說明發(fā)票與實際業(yè)務(wù)內(nèi)容的業(yè)務(wù)實質(zhì)，經(jīng)公司財務(wù)部確認合格后

方可接收對方的業(yè)務(wù)發(fā)票。為規(guī)避公司財務(wù)風(fēng)險，財務(wù)部有權(quán)拒收任何情況下不合格的采購（或勞務(wù)）業(yè)

務(wù)發(fā)票。2.1.4.2 發(fā)票的取得時限管理規(guī)定

（1）所有采購結(jié)算發(fā)票（含運費結(jié)算發(fā)票）應(yīng)由該筆業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員簽字確認后，報送財務(wù)部。各類采購業(yè)

務(wù)發(fā)票應(yīng)由相關(guān)業(yè)務(wù)經(jīng)辦人負責向供應(yīng)商催收，并自所采購物資驗收合格入庫之日起60日內(nèi)取得，并在 U8系統(tǒng)里結(jié)算后交財務(wù)部辦理入賬手續(xù)；工程、勞務(wù)發(fā)票的取得時限為單項工程、勞務(wù)合同約定的勞內(nèi)

容結(jié)束之日起60日內(nèi)由相關(guān)分管責任人負責經(jīng)與決算合同內(nèi)容金額相符的發(fā)票交至財務(wù)部。

（2）對于超過規(guī)定時限未將發(fā)票交到財務(wù)部的，每超期一周給予業(yè)務(wù)經(jīng)辦人5元罰款，直至取得發(fā)票為止。

（3）如因經(jīng)辦人個人原因造成已收到的供應(yīng)商發(fā)票過認證期或丟失的，每筆業(yè)務(wù)發(fā)票金額在10000元以下的，對業(yè)務(wù)經(jīng)辦人處以100元罰款，金額在10000元以上的處以200元罰款，并由業(yè)務(wù)經(jīng)辦人負責在退票

日或發(fā)現(xiàn)日起30日內(nèi)補換票及提供財務(wù)部所需的其它相關(guān)手續(xù)。如經(jīng)辦人故意對不規(guī)范業(yè)務(wù)發(fā)票隱瞞不報

或私自壓票、退票等處理的，每發(fā)現(xiàn)一筆，處罰當事業(yè)務(wù)經(jīng)辦人100元。2.1.5 定期對帳制度

為確保各類業(yè)務(wù)單據(jù)按時取得及保證與供應(yīng)商帳目相符，業(yè)務(wù)經(jīng)辦人應(yīng)設(shè)立業(yè)務(wù)備查賬，財務(wù)部將實行定期

對帳制度：

2.1.5.1 與公司業(yè)務(wù)經(jīng)辦人備查帳核對時間周期為一月一次，時間為次月3-10日；次月5日之前財務(wù)把當年的供應(yīng)

商往來明細提交采購部，次月10日前采購部把對賬核對情況結(jié)果反潰財務(wù)部。

2.1.5.2 業(yè)務(wù)經(jīng)辦人在離職時，賬目必須對清，填寫供應(yīng)商賬務(wù)交接單，并要求相互交接的業(yè)務(wù)員在其負責的每家供

應(yīng)商核對后的賬目進行確認簽字，否則財務(wù)部不得在離職單上簽字。2.1.6 本制度由財務(wù)部負責解釋及修訂

第三篇：采購、付款及發(fā)票管理制度(工業(yè)實用)

藥業(yè)有限公司財務(wù)制度之采購貨物、接受勞務(wù)業(yè)務(wù)付款及發(fā)票取得管理制度

采購貨物（工程勞務(wù)）合同、付款及

發(fā)票管理制度

**財字2009第[005]號

目的：為規(guī)范公司各類采購貨物（工程勞務(wù)）合同、付款及采購（或勞務(wù)）發(fā)票的管理，結(jié)合公司實際情況，制定本制度。

適用范圍：**公司

內(nèi)容：公司各類采購業(yè)務(wù)、工程勞務(wù)業(yè)務(wù)按實際情況不同分以下幾種情況處理：（1）、預(yù)付款業(yè)務(wù)，（2）、貨到付款業(yè)務(wù)，（3）、以貨易貨業(yè)務(wù)。

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分管副總批準后實施采購

2、工程勞務(wù)業(yè)務(wù)合同：公司所有工程建設(shè)及設(shè)備安裝、保暖、維修等接受勞務(wù)業(yè)務(wù)，應(yīng)提前簽訂工程勞務(wù)合同及工程預(yù)算表。合同額在2萬元以下的由分管副總批準，超過2萬元的工作勞務(wù)合同由總經(jīng)理批準。

（二）、合同

內(nèi)

容

填

寫

要

求

（1）、合同內(nèi)容應(yīng)按規(guī)范格式內(nèi)容完整填寫，合同中要特別約定發(fā)票事項（采購業(yè)務(wù)需分增值稅專用發(fā)票與增值稅普通發(fā)票，接受勞務(wù)需取得本公司主管稅務(wù)機關(guān)許可的勞務(wù)發(fā)票，并注明出具時限為收貨后一個月內(nèi)寄達）、詳細品名規(guī)格單價、結(jié)算方式、結(jié)算時限、費用承擔及供應(yīng)商（服務(wù)商）帳號信息等內(nèi)容。

（三）、合同的報送及執(zhí)行

（1）、合同報送：各類采購及工程勞務(wù)合同由公司各分管業(yè)務(wù)責任人負責簽訂，報分管領(lǐng)導(dǎo)核準后由業(yè)務(wù)經(jīng)辦人將生效的合同報送一份到財務(wù)部材料會計處

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存，同時實施采購。

（2）、合同執(zhí)行：所有采購合同業(yè)務(wù)均應(yīng)由供應(yīng)部實施采購，勞務(wù)合同由工程設(shè)備部執(zhí)行實施，對于特殊情況下經(jīng)總經(jīng)理特批的采購（工程勞務(wù)）業(yè)務(wù)除外。財務(wù)部將按合同約定執(zhí)行付款事宜，款項支付與否及支付方式原則上按合同規(guī)定正常辦理。在付款時，除支付財務(wù)帳面應(yīng)付帳款外，在提交用款申請的同時還應(yīng)附有合同，對一次簽定合同、同一價格多次進貨的，在第一次進貨時發(fā)票要附合同,在以后價格不變的業(yè)務(wù)發(fā)票后可不附合同，但要在價格發(fā)生變化時的第一筆業(yè)務(wù)發(fā)票后附有供貨方的調(diào)價函（各類包裝材料采購業(yè)務(wù)，供應(yīng)部采購員應(yīng)于每月5日前報一份經(jīng)董事長批準的按不同供應(yīng)商分材質(zhì)、規(guī)格填列的各類包裝材料采購價格表交財務(wù)部，作審核采購價格之參考依據(jù)。月中如有變化應(yīng)及時列表經(jīng)董事長批準后報至財務(wù)部備案）。

（3）、財務(wù)部不受理涂改及未經(jīng)公司董事長（總經(jīng)理）或有權(quán)簽字副總簽批的合同。

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果由業(yè)務(wù)責任人承擔。所有付款業(yè)務(wù)的用款申請單，除第一次付款的新增供應(yīng)商外，均需由業(yè)務(wù)經(jīng)辦人到財務(wù)部往來會計處查詢并填寫與收款單位帳面往來余額情況后方可繼續(xù)下一流程環(huán)節(jié)。業(yè)務(wù)經(jīng)辦人在申請正常業(yè)務(wù)付款時需持“用款申請”依上述簽批流程圖順序依次履行簽字手續(xù)，如因董事長出差不能及時簽批的，經(jīng)財務(wù)負責人簽批后付款；如屬特殊業(yè)務(wù)付款，則由業(yè)務(wù)部門負責人、董事長簽批，最后交財務(wù)負責人審核后付款。出納員在接到業(yè)務(wù)經(jīng)辦人交來的經(jīng)財務(wù)負責人或董事長總經(jīng)理批準付款的用款申請時，按實際批復(fù)的付款金額及付款方式付款，如果批復(fù)付款欄及批復(fù)付款方式欄為空的，按申請付款金額及付款方式辦理付款手續(xù)。

1、預(yù)付款業(yè)務(wù)：無特殊情況，除采購生產(chǎn)急需材料業(yè)務(wù)外，其他預(yù)付款業(yè)務(wù)在未結(jié)算總貨款或工程款前，不得預(yù)付全部價款。

預(yù)付款業(yè)務(wù)流程圖：業(yè)務(wù)經(jīng)手人持用款申請（含合同采購計劃單等附件）→財務(wù)部往來會計核填帳面往來余額→分管領(lǐng)導(dǎo)簽字→財務(wù)負責人簽字→董事長（總經(jīng)理簽字）→財務(wù)出納員付款

（1）、預(yù)付款業(yè)務(wù)付款手續(xù)：業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員出具經(jīng)分管經(jīng)理、財務(wù)經(jīng)理及總經(jīng)理、董事長批準的用款申請附合同書、采購計劃單，到財務(wù)辦理支付款項手續(xù)。

（2）、對于預(yù)付貨款的經(jīng)濟業(yè)務(wù), 各物資采購及工程勞務(wù)部門必須慎重把關(guān),確保與供應(yīng)商業(yè)務(wù)關(guān)系良好，合同正常執(zhí)行。對于財務(wù)帳面“應(yīng)付賬款”中連續(xù)半年出現(xiàn)未發(fā)生變化負數(shù)金額的業(yè)務(wù)單位, 由各物資采購部門業(yè)務(wù)經(jīng)辦人負責將款項追回, 以避免公司利益受到損失（預(yù)付工程款不在此內(nèi)）。

2、貨到付款業(yè)務(wù)：原則上必須先取得發(fā)票再付款，但在不超出財務(wù)規(guī)定的到票時間內(nèi)付款的，按《財務(wù)管理制度—貨幣資金及承兌匯票管理制度》中的付款規(guī)定辦理。具體如下：

貨到付款流程圖：業(yè)務(wù)經(jīng)手人持用款申請（含附件）→財務(wù)部往來會計核填應(yīng)付款余額→分管領(lǐng)導(dǎo)簽字→財務(wù)負責人簽字→董事長（總經(jīng)理簽字）→財務(wù)出納員付款

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（1）、對貨到付款，發(fā)票未到的規(guī)定： 對于貨到入庫、發(fā)票未到，需按合同付款的，由業(yè)務(wù)經(jīng)辦人出具用款申請，報材料會計在付款申請單上標示驗收入庫單號或臨時收料單號（注：入庫單必須在付款之前傳達材料會計處），及貨款金額，并附“采購合同”。材料會計簽名確認后報財務(wù)負責人審簽、董事長核準后付款。對于含量待檢的，原則上在未辦理入庫手續(xù)前（即入庫單未傳達財務(wù)前），財務(wù)部不受理該筆業(yè)務(wù)付款，特殊情況確需付款的需總經(jīng)理特批（由財務(wù)認定）。

(2)、對貨到已驗收、發(fā)票已到要求付款的（即帳面應(yīng)付款）：貨到驗收入庫，相關(guān)單據(jù)傳遞手續(xù)已完畢，并收到該筆業(yè)務(wù)發(fā)票的，要求該筆業(yè)務(wù)經(jīng)手人對發(fā)票的內(nèi)容（貨物數(shù)量、價格、金額）進行審核，參照該業(yè)務(wù)入庫單及合同等進行核對，確認無誤后在發(fā)票右下角簽章確認，將發(fā)票附入庫單等單據(jù)交財務(wù)部，并按規(guī)定出具用款申請，交財務(wù)部辦理付款手續(xù)：材料會計核填帳面應(yīng)付該供應(yīng)商款項金額、申請部門負責人簽字、財務(wù)負責人審簽、董事長核準后付款。

（3）支付帳面應(yīng)付款：對于支付帳面應(yīng)付款的業(yè)務(wù)，由業(yè)務(wù)經(jīng)辦人開具用款申請單，填明申請支付金額，到財務(wù)部往來會計處核填帳面應(yīng)付金額，經(jīng)財務(wù)負責人審核，總經(jīng)理董事長簽字批準后方可交出納員辦理付款手續(xù)。

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人員審核及總經(jīng)理批準的用款申請后，視其具體情況分別處理：

（1）、收款人派人上門收款的，公司業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員（指采購員）對來人身份進行確認，財務(wù)部出納員驗證來人持有的對方業(yè)務(wù)單位開具并加蓋行政公章的介紹信或?qū)Ψ綐I(yè)務(wù)單位傳真加蓋行政公章或財務(wù)公章的委托收款證明（傳真件證明中需注明來人姓名、身份證號、委托事項，并注明“本傳真件與原件內(nèi)容一致，具有法律效力”字樣），經(jīng)確認無誤的，再辦理支付手續(xù)在收款人點驗貨款無誤后，直接開據(jù)收款收據(jù)后交出納員。收款人要在收款憑據(jù)上注明“收款人：XX”字樣，并由出納員填寫該收款人的身份證號，特殊情況下經(jīng)批準后可不需填寫收款人身份證號。

（2）、如果是要求公司將款項匯入收款人（指業(yè)務(wù)單位）指定卡號（或業(yè)務(wù)經(jīng)辦人提供的收款人卡號）的業(yè)務(wù)，在匯款前由公司業(yè)務(wù)經(jīng)辦人負責提供收款人出具的收款帳號、戶名并加蓋蓋有財務(wù)章（或公章）及收款方經(jīng)辦人簽字蓋章的“收款信息確認函”傳真件（格式見后附件2），確認函要求注明“本傳真件與原件內(nèi)容一致，具有法律效力”字樣。財務(wù)部收到符合要求的確認函傳真件并經(jīng)公司業(yè)務(wù)經(jīng)辦人簽字確認后，方可匯款。在辦理完匯款手續(xù)，收款人在確認款項收到后，由公司業(yè)務(wù)經(jīng)辦人負責：當日內(nèi)將收款人開具的此筆現(xiàn)金業(yè)務(wù)的收款據(jù)的傳真件交至公司財務(wù)部，并在匯款日起7日內(nèi)（以銀行業(yè)務(wù)單時間為準計算起始時間），將收據(jù)原件交至公司財務(wù)部。對于沒有經(jīng)過審批或有關(guān)人員越權(quán)審批的付款業(yè)務(wù)，出納員不予受理。為控制公司資金風(fēng)險，財務(wù)部對手續(xù)不全或有疑問的現(xiàn)金打卡付款業(yè)務(wù)有權(quán)拒付?，F(xiàn)金打卡手續(xù)費由收款方承擔，特殊情況經(jīng)董事長批準的除外。

（3）、公司派人帶現(xiàn)金外出采購業(yè)務(wù)：除零星辦公用品及低值易耗品外的現(xiàn)

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金，采購金額在10000元以上的材料采購業(yè)務(wù)，需由總經(jīng)理批準。由采購業(yè)務(wù)經(jīng)辦人提出用款申請，經(jīng)核準后到財務(wù)辦理現(xiàn)金借款手續(xù)（借款人應(yīng)為采購業(yè)務(wù)經(jīng)辦人指定的公司員工），無特殊情況超10000元的采購業(yè)務(wù)不得以此種方式進行采購，（4）、對于正常采購（或勞務(wù)）業(yè)務(wù)付款，因相關(guān)申請部門計劃不到位、不及時，導(dǎo)致原可以電匯或承兌匯票支付的款項，而需要財務(wù)部以現(xiàn)金打卡方式加急支付的，財務(wù)部有權(quán)拒絕，對于董事長特批的此種情況下的付款，在保證手續(xù)完備，所支付款項安全的前提下，付款手續(xù)費由業(yè)務(wù)經(jīng)辦人（即付款申請人）承擔，如果造成資金損失的，還要由業(yè)務(wù)經(jīng)辦人承擔相應(yīng)損失。

2、銀行電匯付款：財務(wù)部憑業(yè)務(wù)經(jīng)辦人出具的經(jīng)核準無誤的用款申請中列示的收款人信息辦理電匯付款業(yè)務(wù)。銀行電匯付款可暫不要對方出具收據(jù)，但對同一供應(yīng)商，既有現(xiàn)金付款、又有銀行付款業(yè)務(wù)的，原則上，只要對方收款,就要出具收款據(jù)。

退匯重辦業(yè)務(wù)：是指銀行已辦理電匯付款手續(xù)，因收款人信息填寫有誤或其它原因，造成正常電匯付款業(yè)務(wù)退匯，需要重新辦理付款的。退匯重辦業(yè)務(wù)按以下幾種情況處理：

（1）、收款單位提供收款信息有誤的，由業(yè)務(wù)經(jīng)辦人負責重新出具用款申請辦理付款；

（2）、公司采購（或勞務(wù)）業(yè)務(wù)經(jīng)辦人工作失誤造成退匯的，由責任人在退匯單上簽名確認，并由經(jīng)辦人提供準確信息，重新辦理匯款，同時該退匯業(yè)務(wù)的原付款手續(xù)費由責任人承擔。

（3）、出納員個人工作失誤退匯的，由出納員據(jù)退匯單重新填制電匯單辦理

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匯款，同時，原匯款手續(xù)費由出納員個人承擔。

（4）、因銀行間業(yè)務(wù)劃轉(zhuǎn)不成功或其它非公司可控原因造成正常電匯付款退匯的，由出納員在第一時間內(nèi)報分管領(lǐng)導(dǎo)核銷原電匯退匯單據(jù)并重新辦理付款。

3、承兌匯票付款：

（1）、對于付出的承兌匯票，原則由收款單位派人上門收取【來人身份確認程序同本制度第三條，1，（1）】，經(jīng)財務(wù)部出納員確認無誤的，再辦理支付手續(xù)，在來人對所收承兌匯票驗查無誤后，開具加蓋收款單位財務(wù)專章的收據(jù)交出納員（其它簽字手續(xù)參照貨幣資金付款業(yè)務(wù)），且本公司業(yè)務(wù)經(jīng)辦人要在相應(yīng)的原始付款憑證上簽字確認。

（2）、如收款單位派人上門收款，且來人未帶收款據(jù)的，經(jīng)財務(wù)部出納員對來人身份確認無誤后，再辦理付款手續(xù)【來人身份確認程序同本制度第三條，1，（1）】，在來人對所收承兌匯票驗查無誤后，開具收條（可由收款人在收條上注明“收據(jù)原件到后此收條自動轉(zhuǎn)作附件”，并在收條上填寫EMS特快專遞單號，注明“以收款方實際收到此特快件為開具收據(jù)之依據(jù)”），簽字蓋手印，財務(wù)部經(jīng)辦人當收款人面將匯票裝袋以EMS特快郵寄給收款單位。

（3）、如收款人不能上門收款，需以郵寄方式付款的（此方法存在很大風(fēng)險，無特殊情況，財務(wù)一律不受理該付款方式），由采購業(yè)務(wù)經(jīng)辦人負責辦理郵寄承兌匯票的財務(wù)登記手續(xù)，即在承兌匯票備查簿上對所支付承兌票號及金額簽名確認，出納員將需郵寄承兌匯票，當付款申請人面封好快遞袋，并將EMS號填寫在用款申請單申請人下方，再由付款申請人按收款單位傳真的加蓋財務(wù)公章的詳細收件地址證明(證明內(nèi)容含匯票金額、收件人姓名、收件地址、郵編、聯(lián)系電話，并注明“本傳真件與原件內(nèi)容一致，具有法律效力”字樣)，填寫快遞單，交出

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納員辦理投郵（收款單位傳真的收件地址證明交財務(wù)作此筆付款業(yè)附件。公司業(yè)務(wù)經(jīng)辦人應(yīng)及時與收款人溝通，跟蹤收款人對該快件的查收情況，并負責在承兌匯票郵寄之日起15日內(nèi)將收款人開具的收款據(jù)原件郵至財務(wù)部出納員處。

4、票據(jù)的背書：所有需支付的承兌匯票，原則上均應(yīng)由出納員據(jù)批準的用款申請單中列示的收款單位，在匯票“被背背書人”欄填寫收款單位全稱并加蓋我公司在銀行預(yù)留印鑒后方可對外支付或特快郵寄。但對于公司自行從銀行申請辦理的承兌匯票（即應(yīng)付票據(jù)），在支付給匯票列示的收款人之外的第三方單位時，原則上不能再背書（即不能回頭背書），但出票銀行及該匯票實際接收人許可可以背書的，則需要背書后支付。

5、對取得的原始收據(jù)的要求：對于現(xiàn)金、銀行、承兌匯票支付業(yè)務(wù)，外來原始憑證原則上一律不得更改、涂抹，錯開的原始憑證要重新開具。對于原始憑證內(nèi)容或金額有誤的，如未按規(guī)定改錯的（即在錯誤處劃線后，填寫正確內(nèi)容，并加蓋出票單位財務(wù)章及改錯人私章），或在同一處錯誤更改兩次（含）以上的，出納員一律不予受理；如出納員收受不合規(guī)定的單據(jù)，發(fā)現(xiàn)一次處罰出納員50元。對于確屬特殊情況的，不合財務(wù)規(guī)定業(yè)務(wù)單據(jù)經(jīng)董事長特批處理的，應(yīng)有董事長在該單據(jù)上的親筆簽批說明。

對于一筆業(yè)務(wù)款項同時以不同方式支付的，應(yīng)根據(jù)實際付款方式及金額由收款單位分別開具收款收據(jù)，不能合開一張收據(jù)。

6、對單筆業(yè)務(wù)口徑一致性的要求：每一筆業(yè)務(wù)，收款人、簽定合同人及出票人、實際供貨人必需一致，如果有特殊情況，經(jīng)董事長、總經(jīng)理特批的業(yè)務(wù)，簽定合同人（即為公司提供勞務(wù)及貨物人），在結(jié)算款項時，出具的發(fā)票與合同不符時，在簽定合同時，應(yīng)單獨有合同補充說明，收款據(jù)必須用出發(fā)票人的收據(jù)，2009-01-01 藥業(yè)有限公司財務(wù)制度之采購貨物、接受勞務(wù)業(yè)務(wù)付款及發(fā)票取得管理制度

以免給財務(wù)工作造成混亂，如果是先預(yù)付款后來發(fā)票的業(yè)務(wù)，在結(jié)算時，發(fā)票出具人（以發(fā)票專用章確認）與收款人不符的，對前面已支付的數(shù)額，收款人應(yīng)補足與原收款時間金額一致的出發(fā)票單位收款據(jù)，在補齊手續(xù)之前，財務(wù)將不受理該發(fā)票，并停止付款。如果預(yù)付款已全額支付后來發(fā)票的，由業(yè)務(wù)經(jīng)辦人負責催收發(fā)票，結(jié)算發(fā)票報送財務(wù)時間定為經(jīng)濟業(yè)務(wù)結(jié)束之日起30天之內(nèi)。對一些業(yè)務(wù)頻繁、單筆業(yè)務(wù)金額不大，在一定期間內(nèi)，價格不變以業(yè)務(wù)，可按月結(jié)算開票。

7、超過規(guī)定時限未取得付款業(yè)務(wù)收據(jù)的處理：按單筆業(yè)務(wù)計算，每超期1天，給予采購業(yè)務(wù)經(jīng)辦人5元罰款，從工資中扣除，超過一個月未能取得收據(jù)的，停發(fā)業(yè)務(wù)經(jīng)辦人工資，直至財務(wù)部收到收據(jù)原件為止。如發(fā)現(xiàn)業(yè)務(wù)經(jīng)辦人有弄虛作假的，由業(yè)務(wù)經(jīng)辦人承擔相應(yīng)的損失，后果嚴重的追究法律責任。

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款申請單”金額，出納員應(yīng)報分管領(lǐng)導(dǎo)確定付款時間，并及時通知提交用款申請人，此處主要是指電匯及現(xiàn)金打卡付款方式支付的款項，如果是收款方提交的相關(guān)證明手續(xù)不完備的，需待公司業(yè)務(wù)經(jīng)辦人協(xié)調(diào)提交完整的手續(xù)后方可付款，補齊手續(xù)前財務(wù)部不受理該用款申請。

（2）、如屬對方收款單位派員到公司收取款項的，應(yīng)由分管業(yè)務(wù)經(jīng)辦人負責協(xié)調(diào)財務(wù)部備款及收款方到公司收款準確時間，確保付款工作有序進行；（3）、對于特殊情況下，需加急支付的款項，業(yè)務(wù)經(jīng)辦人在提交“用款申請”的同時還應(yīng)附有經(jīng)核準的書面“加急付款申請”，否則造成因遲付款而延誤生產(chǎn)的，財務(wù)部不承擔責任。

（4）、如屬出納員工作不負責任延遲付款、錯付款而給公司造成損失或故意刁難報銷人、收款人的，發(fā)現(xiàn)一次處罰責任出納員50元，給公司造成損失的還要按規(guī)定承擔相應(yīng)以濟損失。

（5）、如因業(yè)務(wù)經(jīng)辦人提交用款申請及相關(guān)證明材料不及時、不正確而造成財務(wù)錯誤付款、延期付款誤工誤產(chǎn)的，由業(yè)務(wù)經(jīng)辦人負責。

（6）、正常情況下，如已批準付款的“用款申請”，以實際簽字核準日期計算，超過7日未交到財務(wù)部的，視同無效申請，財務(wù)部不再受理該“用款申請”，再次付款需重新提交“用款申請”，且原已簽批的“用款申請”要交至財務(wù)部由出納員加蓋“作廢”印章，作新辦用款申請的附件。

（7）、對于已核準支付的“用款申請”，相關(guān)提交申請業(yè)務(wù)經(jīng)辦人要負責與收款人及時溝通其收款情況，對出現(xiàn)異常情況要及時與財務(wù)部溝通處理，確保公司各項經(jīng)濟業(yè)務(wù)正常進行。

（8）、所有傳遞到財務(wù)部的“用款申請”，均應(yīng)進行單據(jù)傳遞記錄登記。詳細

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記錄傳遞時間及所傳單據(jù)信息，以明確責任，該傳遞記錄不允許涂改。

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5、采購（工程勞務(wù)）發(fā)票后附件順序依次為：采購入庫單（或直轉(zhuǎn)單）、臨時收料單（此單實際業(yè)務(wù)未開具的不附）、質(zhì)檢單、稱重單、采購計劃單、對方送（發(fā)）貨單[隨貨同行聯(lián)或購貨方備存聯(lián)]、采購合同及其它必需附件{按比價采購、定點采購、招標采購等性質(zhì)不同，附詢價單（即價格申報單）、招標合同等}。如發(fā)現(xiàn)有不符合規(guī)定的發(fā)票及附件傳遞到財務(wù)部，對當事保管員及采購經(jīng)辦人各處罰5元。

注：（1）、如制劑材料采購為多品種集中下達采購計劃的，發(fā)票后可不附采購計劃單，但采購人員應(yīng)對已執(zhí)行的采購計劃單做核銷并妥善保管，以作備查用；

（2）、對于設(shè)備及工程勞務(wù)發(fā)票后應(yīng)附有設(shè)備及工程勞務(wù)驗收報告單，并應(yīng)注明使用部門，以方便財務(wù)核算。

（3）、如果所采購貨物由物流公司托運的，還要有托運單，但托運單不能代替供貨單位的發(fā)貨單。

（二）、發(fā)票的取得時限管理規(guī)定：

1、所有采購結(jié)算發(fā)票（含運費結(jié)算發(fā)票）應(yīng)由該筆業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員簽字確認后，報送財務(wù)部。各類采購業(yè)務(wù)發(fā)票應(yīng)由相關(guān)業(yè)務(wù)經(jīng)辦人負責向供應(yīng)商催收，并自所采購物資驗收合格入庫之日起30日內(nèi)取得，交財務(wù)部辦理結(jié)算手續(xù)，且發(fā)票信息需與合同及實際相符；工程、勞務(wù)發(fā)票的取得時限為單項工程、勞務(wù)合同約定的勞務(wù)內(nèi)容結(jié)束之日起60日內(nèi)由相關(guān)分管責任人負責經(jīng)與決算合同內(nèi)容金額相符的發(fā)票交至財務(wù)部。結(jié)合公司目前制劑產(chǎn)品包裝材料貨款結(jié)算可以延期支付的特點，對于未付款的包裝材料結(jié)算發(fā)票，取得時限可延長至自貨物采購入庫之日起90日內(nèi)，此種情況需取得財務(wù)部的書面許可證明。

2、如因結(jié)算價款發(fā)生異議而導(dǎo)致業(yè)務(wù)不能正常辦理結(jié)算手續(xù)，不能在規(guī)定

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時限取得發(fā)票時，采購（或勞務(wù)）業(yè)務(wù)經(jīng)辦人應(yīng)及時填報“（財務(wù)）問題業(yè)務(wù)報告單”，說明原因及處理方案，報財務(wù)部往來會計處經(jīng)財務(wù)負責人核準后備案，并由業(yè)務(wù)經(jīng)辦人負責在自發(fā)生異議之日起30日內(nèi)處理完畢。如無正當理由，又無財務(wù)書面說明可延期取得結(jié)算發(fā)票的業(yè)務(wù)，均以正常業(yè)務(wù)規(guī)定的到票期限為準。特殊情況下，財務(wù)部因?qū)嶋H核算的需要，對某一部分業(yè)務(wù)到票時間要求提前的或延遲的以財務(wù)部書面下達的發(fā)票到票時間調(diào)整說明書為準。

3、對于特殊業(yè)務(wù)發(fā)票的取得時限，如經(jīng)董事長特批處理的，可按特批時限為準，需由財務(wù)部處理的由業(yè)務(wù)經(jīng)辦人將業(yè)務(wù)移交財務(wù)部處理。

4、對于超過規(guī)定時限未將發(fā)票交到財務(wù)部的，每超期一天給予采購業(yè)務(wù)經(jīng)辦人5元罰款，從工資中扣除，對于無客觀原因超過兩個月發(fā)票未到的，停發(fā)當事采購業(yè)務(wù)經(jīng)辦人工資，直至取得發(fā)票止。

5、業(yè)務(wù)經(jīng)辦人對收到的供應(yīng)商發(fā)票（不得預(yù)開票），要在收到發(fā)票的當日將發(fā)票及相應(yīng)業(yè)務(wù)附件單據(jù)報送至財務(wù)部，并在財務(wù)部做單據(jù)傳遞記錄登記，對收到的不合要求，財務(wù)不能接收的發(fā)票，由業(yè)務(wù)經(jīng)辦人填寫快遞單，財務(wù)部負責將發(fā)票寄回供應(yīng)商（需作備查記錄），并由業(yè)務(wù)經(jīng)辦人與供應(yīng)商協(xié)調(diào)及時補票，時限為30天。凡因發(fā)票不合格，財務(wù)不接收而退票的，每筆業(yè)務(wù)處罰采購（或勞務(wù)）業(yè)務(wù)經(jīng)辦人10元。如因業(yè)務(wù)經(jīng)辦人個人原因造成已收到的供應(yīng)商發(fā)票過認證期或丟失的，每筆業(yè)務(wù)發(fā)票金額在50000元以下的，對業(yè)務(wù)經(jīng)辦人處以100元罰款，金額在50000元以上的處以200元罰款，并由業(yè)務(wù)經(jīng)辦人負責在退票日或發(fā)現(xiàn)日起30日內(nèi)補換票及提供財務(wù)部所需的其它相關(guān)手續(xù)。對于發(fā)票丟失或過期的情況同時對財務(wù)部往來會計進行考核，如發(fā)現(xiàn)屬不按規(guī)定對帳造成的，每筆丟失或過期發(fā)票對往來會計處以20元罰款。如業(yè)務(wù)經(jīng)辦人故意對不規(guī)范業(yè)務(wù)

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發(fā)票隱瞞不報或私自壓票、退票等處理的，每發(fā)現(xiàn)一筆，處罰當事業(yè)務(wù)經(jīng)辦人200元。

6、會計終了前（每年12月31日）,各業(yè)務(wù)經(jīng)辦人應(yīng)將自己經(jīng)辦、屬于當已完成的采購(勞務(wù))業(yè)務(wù)發(fā)票全部催收，并交至財務(wù)部。

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對方業(yè)務(wù)單位公章的介紹信，確認無誤的，財務(wù)部方受理付款業(yè)務(wù)，按正常財務(wù)手續(xù)辦理付款事宜，且在相關(guān)付款原始憑證上，本公司業(yè)務(wù)經(jīng)辦人要簽字確認。

（3）、如果外購?fù)环N貨物不同供應(yīng)商有多種名稱稱呼的，在簽訂采購合同時，各當事業(yè)務(wù)責任人應(yīng)統(tǒng)一以公司已有的標準規(guī)范名稱、規(guī)格等填寫，即與用友檔案中信息一致，并及時與供應(yīng)商溝通以免發(fā)錯貨。

（4）、凡外地業(yè)務(wù)單位派人到公司收款的業(yè)務(wù)，應(yīng)由公司業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員確認來人身份，并由來人出示對方業(yè)務(wù)單位出具的加蓋行政公章的證明信后，財務(wù)部經(jīng)辦人對來人身份及證明信確認無誤的，方可受理來人經(jīng)辦業(yè)務(wù)，且公司經(jīng)辦人員應(yīng)在相應(yīng)的業(yè)務(wù)單據(jù)及證明材料上上簽名，以示負責(對方上門收款的業(yè)務(wù),必需在付款同時取得對方的收款收據(jù))。對于本地業(yè)務(wù)單位派人到公司收款的業(yè)務(wù)，如彼此熟知情況并對來人確認的，可不需證明信，按正常付款手續(xù)辦理。反之則需按財務(wù)要求出具相應(yīng)的證明材料方可辦理付款手續(xù)。

（5、各相關(guān)采購業(yè)務(wù)經(jīng)辦人，應(yīng)按月份（以每月20日價格為準）對自己分管的采購物資進行歸類按不同供應(yīng)商分別列示供應(yīng)價格，出具物資采購報價明細單，于每月25日前報財務(wù)部材料會計處。

（6）、設(shè)立采購備查帳：相關(guān)業(yè)務(wù)經(jīng)辦人應(yīng)自采購（或勞務(wù)）合同生效之日起開始分供應(yīng)商進行業(yè)務(wù)備查帳記錄（注明供應(yīng)商名稱、電話、聯(lián)系人），按業(yè)務(wù)發(fā)生時間先后順序、詳細記錄每一筆經(jīng)濟業(yè)務(wù)的采購計劃單號、合同號、品名、規(guī)格、含量、合同數(shù)量、合同金額，到貨時間、規(guī)格、含量、來料數(shù)量、入庫數(shù)量、金額，付款時間、付款方式、付款金額、欠款金額及開票情況等，屬工程勞務(wù)業(yè)務(wù)的，經(jīng)辦人要登記工程勞務(wù)名稱、合同金額、付款金額及開具發(fā)票情況，以便與財務(wù)核對帳目之用。在供應(yīng)商開票時,要求業(yè)務(wù)經(jīng)手人與供應(yīng)商核對無誤

2009-01-01 藥業(yè)有限公司財務(wù)制度之采購貨物、接受勞務(wù)業(yè)務(wù)付款及發(fā)票取得管理制度

（金額、數(shù)量、品名）才能開票，以免取得的發(fā)票與實際業(yè)務(wù)內(nèi)容不附。

（7）、公司采購貨物或接受勞務(wù)業(yè)務(wù)經(jīng)辦人以私人名義或未經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)簽批許可，私自以公司各類公章與外部業(yè)務(wù)單位產(chǎn)生的負債業(yè)務(wù)（即個人行為后果），由行為個人自負，如因此給公司造成經(jīng)濟糾紛的，公司將追究當事人經(jīng)濟或刑事責任。以職務(wù)之便侵吞公司資金的，以貪污論處。

（8）、采購業(yè)務(wù)經(jīng)辦人應(yīng)對所提交財務(wù)部的原始業(yè)務(wù)憑證的合法性、真實性、完整性、規(guī)范性負責,并對傳遞至財務(wù)部的用款申請與發(fā)票做好單據(jù)傳遞記錄。

（9）、涉及采購業(yè)務(wù)，應(yīng)由需求部門提出需求計劃單(采購計劃單)，經(jīng)倉庫保管員確認庫存、部門負責人及分管領(lǐng)導(dǎo)核準后，報采購部后進入實際采購流程。

（10）、公司財務(wù)及審計小組對所有采購（工程勞務(wù)）業(yè)務(wù)從需求計劃到采購計劃、合同、價格、質(zhì)量、數(shù)量及采購（工程勞務(wù)）業(yè)務(wù)完成時限、財務(wù)結(jié)算等全過程進行跟蹤監(jiān)督與審計。采購人員要自覺接受財務(wù)和審計部門對采購活動的監(jiān)督和質(zhì)詢。對采購人員在采購過程發(fā)生的違犯廉潔制度的行為，審計部門將有權(quán)對有關(guān)人員提出降級、處罰、開除的處理建議，直至追究法律責任。

（11）、對經(jīng)董事長批準的特殊業(yè)務(wù)，在規(guī)避公司風(fēng)險的前提下，按董事長批復(fù)處理。

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********藥業(yè)有限公司

財務(wù)部 2009-01-01

附件

1、“用款申請單”使用方法：

1、公司對外支付各種業(yè)務(wù)款項時使用本單。本單由公司相關(guān)部門業(yè)務(wù)經(jīng)辦人在提出款項支付申請時開具。

2、本單的開具：

（1）、本單 “收款單位”的相關(guān)信息及申請付款金額、付款依據(jù)由公司相關(guān)業(yè)務(wù)用款申請人填寫，（2）、本單中“帳面應(yīng)付款”相關(guān)信息由財務(wù)部往來會計填寫。對本單涉及到的業(yè)務(wù)收款單位，在業(yè)務(wù)經(jīng)辦人申請支付該單位款項時，均應(yīng)將用款申請交往來會計核實與該單位業(yè)務(wù)往來的余額情況，并簽名確認，如是新業(yè)務(wù)單位的要在帳面應(yīng)付款中注明“無”。

（3）、經(jīng)辦人在本單“申請付款依據(jù)”欄填寫時，按所附申請依據(jù)所屬類型，在相對應(yīng)的編號前方格內(nèi)標示明確，對于申請付款依據(jù)選擇為：“

1、采購

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（或勞務(wù)）合同”或“

3、“其它”的，要在橫線內(nèi)詳細注明使用部門、品名、數(shù)量及單價或勞務(wù)內(nèi)容等業(yè)務(wù)內(nèi)容信息。

3、本單簽批及傳遞流程：申請付款人持內(nèi)容填寫完整的用款申請→（1）、財務(wù)往來會計核實往來余額→（2）、部門負責人、分管領(lǐng)導(dǎo)審簽→（3）、財務(wù)負責人審核→（4）、董事長或總經(jīng)理簽批→（5）、交出納員辦理付款手續(xù)。

附件

2、收款信息確認函格式

收款信息確認函

*********藥業(yè)有限公司：

請將款額 元，大寫： 匯入我公司下列帳戶：

戶 名：

開戶行： 帳 號：

貴公司將款項匯入上述帳戶后，我公司將及時為貴公司出具收款收據(jù)。本傳真件與原件內(nèi)容一致，具有法律效力！

現(xiàn)金打卡手續(xù)費由收款方承擔。

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謝謝合作！

經(jīng)辦人：

收款方: 公司（公章）

年 月 日

采購及付款業(yè)務(wù)流程圖：

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車間、部門

1、物資采購計劃單分管領(lǐng)導(dǎo)簽批采購部入庫已單核第價三的聯(lián)貨3采到、購付用計款款劃業(yè)申單務(wù)請

2、比價單、合同單[采購部實施采購] 保管員將臨時收料單第三聯(lián)報財務(wù)部 保 管 員 將 “報驗采收購入部庫核單價第三聯(lián)”機務(wù)保操，管作貨員員物將錄入入數(shù)庫庫后單直報第轉(zhuǎn)財二單務(wù)聯(lián)單部附第質(zhì)二檢聯(lián)單報報財微財務(wù)部

5、批準付款核4的、用經(jīng)款財申務(wù)請審分管領(lǐng)導(dǎo)簽批3現(xiàn)、采款附購及用業(yè)預(yù)款務(wù)付申款請到貨（需質(zhì)物量）檢驗的貨通知質(zhì)檢檢驗質(zhì)量董事長總經(jīng)理（將不訂需貨質(zhì)通量知檢單驗傳的倉貨管物）部質(zhì)檢部可采（收購如貨及不并分合確管標簽領(lǐng)準的導(dǎo)的質(zhì)，貨檢經(jīng)物單批，）準報貨物檢驗合格的質(zhì)檢報告單開具[貨物驗收入庫單] 過磅單或[直轉(zhuǎn)單][臨時收料單]質(zhì)檢部出具質(zhì)檢單后保管員參照“臨時收料單”開具入庫單倉管部 開具質(zhì)檢部不能實時出具質(zhì)檢單時

2009-01-01

第四篇：采購貨物(工程勞務(wù))合同、付款及發(fā)票管理制度

采購貨物（工程勞務(wù)）合同、付款及發(fā)票管理制度

目的：規(guī)范公司各類采購貨物（工程勞務(wù)）合同、付款及采購（或勞務(wù)）發(fā)票的管理，結(jié)合公司實際情況，制定本制度。

內(nèi)容：公司各類采購業(yè)務(wù)、工程勞務(wù)業(yè)務(wù)按實際情況不同分以下幾種情況處理：

（1）、預(yù)付款業(yè)務(wù)（2）、貨到付款業(yè)務(wù)（3）、以貨易貨業(yè)務(wù)

出具，經(jīng)財務(wù)部往來會計、部門負責人及分管領(lǐng)導(dǎo)審核，報財務(wù)及總經(jīng)理審批后，按財務(wù)管理制度規(guī)定手續(xù)辦理付款事宜。各采購業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員應(yīng)對所提交的用款申請中列示的收款人信息及帳號的真實性、準確性負責，如因提供收款人信息不真實造成財務(wù)誤付款，給公司帶來經(jīng)濟損失的，由采購業(yè)務(wù)責任人承擔責任；因用款申請中收款人帳號信息錯誤造成退匯、退票的，該筆業(yè)務(wù)金融機構(gòu)手續(xù)費由業(yè)務(wù)責任人個人承擔，由此造成的誤工誤產(chǎn)及一切后果由業(yè)務(wù)責任人承擔。所有付款業(yè)務(wù)的用款申請單，除

項原則上均應(yīng)取得收款方的收款收據(jù)，具體付款方式及相關(guān)要求如下：

1、現(xiàn)金付款：對于確需以現(xiàn)金支付的業(yè)務(wù)，在業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員交來的經(jīng)相關(guān)人員審核及總經(jīng)理批準的用款申請后，視其具體情況分別處理：

（1）、收款人派人上門收款的，公司業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員（指采購員）對來人身份進行確認，財務(wù)部出納員驗證來人持有的對方業(yè)務(wù)單位開具并加蓋行政公章的介紹信或?qū)Ψ綐I(yè)務(wù)單位傳真加蓋行政公章或財務(wù)公章的委托收款證明（傳真件證明中需注明來人姓名、身份證號、委托事項，并注明“本傳真件與原件內(nèi)容一致，具有法律效力”字樣），經(jīng)確認無誤的，再辦理支付手續(xù)在收款人點驗貨款無誤后，直接開據(jù)收款收據(jù)后交出納員。收款人要在收款憑據(jù)上注明“收款人：XX”字樣，并由出納員填寫該收款人的身份證號，特殊情況下經(jīng)批準后可不需填寫收款人身份證號。

（2）、如果是要求公司將款項匯入收款人（指業(yè)務(wù)單位）指定卡號（或業(yè)務(wù)經(jīng)辦人提供的收款人卡號）的業(yè)務(wù)，在匯款前由公司業(yè)務(wù)經(jīng)辦人負責提供收款人出具的收款帳號、戶名并加蓋蓋有財務(wù)章（或公章）及收款方經(jīng)辦人簽字蓋章的“收款信息確認函”傳真件（格式見后附件2），確認函要求注明“本傳真件與原件內(nèi)容一致，具有法律效力”字樣。財務(wù)部收到符合要求的確認函傳真件并經(jīng)公司業(yè)務(wù)經(jīng)辦人簽字確認后，方可匯款。在辦理完匯款手續(xù)，收款人在確認款項收到后，由公司業(yè)務(wù)經(jīng)辦人負責：當日內(nèi)將收款人開具的此筆現(xiàn)金業(yè)務(wù)的收款據(jù)的傳真件交至公司財務(wù)部，并在匯款日起7日內(nèi)（以銀行業(yè)務(wù)單時間為準計算起始時間），將收據(jù)原件交至公司財務(wù)部。對于沒有經(jīng)過審批或有關(guān)人員越權(quán)審批的付款業(yè)務(wù)，出納員不予受理。為控制公司資金風(fēng)險，財務(wù)部對手續(xù)不全或有疑問的現(xiàn)金打卡付款業(yè)務(wù)有權(quán)拒付?，F(xiàn)金打卡手續(xù)費由收款方承擔，特殊情況經(jīng)董事長批準的除外。

（3）、公司派人帶現(xiàn)金外出采購業(yè)務(wù)：除零星辦公用品及低值易耗品外的現(xiàn)金，采購金額在10000元以上的材料采購業(yè)務(wù)，需由總經(jīng)理批準。由采購業(yè)務(wù)經(jīng)辦人提出用款申請，經(jīng)核準后到財務(wù)辦理現(xiàn)金借款手續(xù)（借款人應(yīng)為采購業(yè)務(wù)經(jīng)辦人指定的公司員工），無特殊情況超10000元的采購業(yè)務(wù)不得以此種方式進行采購，（4）、對于正常采購（或勞務(wù)）業(yè)務(wù)付款，因相關(guān)申請部門計劃不到位、不及時，導(dǎo)致原可以電匯或承兌匯票支付的款項，而需要財務(wù)部以現(xiàn)金打卡方式加急支付的，財務(wù)部有權(quán)拒絕，對于董事長特批的此種情況下的付款，在保證手續(xù)完備，所支付款項安全的前提下，付款手續(xù)費由業(yè)務(wù)經(jīng)辦人（即付款申請人）承擔，如果造成資金損失的，還要由業(yè)務(wù)經(jīng)辦人承擔相應(yīng)損失。

2、銀行電匯付款：財務(wù)部憑業(yè)務(wù)經(jīng)辦人出具的經(jīng)核準無誤的用款申請中列示的收款人信息辦理電匯付款業(yè)務(wù)。銀行電匯付款可暫不要對方出具收據(jù)，但對同一供應(yīng)商，既有現(xiàn)金付款、又有銀行付款業(yè)務(wù)的，原則上，只要對方收款,就要出具收款據(jù)。

退匯重辦業(yè)務(wù)：是指銀行已辦理電匯付款手續(xù)，因收款人信息填寫有誤或其它原因，造成正常電匯付款業(yè)務(wù)退匯，需要重新辦理付款的。退匯重辦業(yè)務(wù)按以下幾種情況處理：

（1）、收款單位提供收款信息有誤的，由業(yè)務(wù)經(jīng)辦人負責重新出具用款申請辦理付款；（2）、公司采購（或勞務(wù)）業(yè)務(wù)經(jīng)辦人工作失誤造成退匯的，由責任人在退匯單上簽名確認，并由經(jīng)辦人提供準確信息，重新辦理匯款，同時該退匯業(yè)務(wù)的原付款手續(xù)費由責任人承擔。

（3）、出納員個人工作失誤退匯的，由出納員據(jù)退匯單重新填制電匯單辦理匯款，同時，原匯款手續(xù)費由出納員個人承擔。

（4）、因銀行間業(yè)務(wù)劃轉(zhuǎn)不成功或其它非公司可控原因造成正常電匯付款退匯的，由出納員在

辦理付款手續(xù)【來人身份確認程序同本制度

特殊情況，出納員不得私自壓單延遲付款。如果是以銀行電匯付款的“用款申請”，遇法定節(jié)假日、公休日的，付款時間順延。對因資金緊張，超過2日未付款的“用款申請單”金額，出納員應(yīng)報分管領(lǐng)導(dǎo)確定付款時間，并及時通知提交用款申請人，此處主要是指電匯及現(xiàn)金打卡付款方式支付的款項，如果是收款方提交的相關(guān)證明手續(xù)不完備的，需待公司業(yè)務(wù)經(jīng)辦人協(xié)調(diào)提交完整的手續(xù)后方可付款，補齊手續(xù)前財務(wù)部不受理該用款申請。

（2）、如屬對方收款單位派員到公司收取款項的，應(yīng)由分管業(yè)務(wù)經(jīng)辦人負責協(xié)調(diào)財務(wù)部備款及收款方到公司收款準確時間，確保付款工作有序進行；（3）、對于特殊情況下，需加急支付的款項，業(yè)務(wù)經(jīng)辦人在提交“用款申請”的同時還應(yīng)附有經(jīng)核準的書面“加急付款申請”，否則造成因遲付款而延誤生產(chǎn)的，財務(wù)部不承擔責任。（4）、如屬出納員工作不負責任延遲付款、錯付款而給公司造成損失或故意刁難報銷人、收款人的，發(fā)現(xiàn)一次處罰責任出納員50元，給公司造成損失的還要按規(guī)定承擔相應(yīng)以濟損失。（5）、如因業(yè)務(wù)經(jīng)辦人提交用款申請及相關(guān)證明材料不及時、不正確而造成財務(wù)錯誤付款、延期付款誤工誤產(chǎn)的，由業(yè)務(wù)經(jīng)辦人負責。（6）、正常情況下，如已批準付款的“用款申請”，以實際簽字核準日期計算，超過7日未交到財務(wù)部的，視同無效申請，財務(wù)部不再受理該“用款申請”，再次付款需重新提交“用款申請”，且原已簽批的“用款申請”要交至財務(wù)部由出納員加蓋“作廢”印章，作新辦用款申請的附件。（7）、對于已核準支付的“用款申請”，相關(guān)提交申請業(yè)務(wù)經(jīng)辦人要負責與收款人及時溝通其收款情況，對出現(xiàn)異常情況要及時與財務(wù)部溝通處理，確保公司各項經(jīng)濟業(yè)務(wù)正常進行。（8）、所有傳遞到財務(wù)部的“用款申請”，均應(yīng)進行單據(jù)傳遞記錄登記。詳細記錄傳遞時間及所傳單據(jù)信息，以明確責任，該傳遞記錄不允許涂改。

已執(zhí)行的采購計劃單做核銷并妥善保管，以作備查用；

（2）、對于設(shè)備及工程勞務(wù)發(fā)票后應(yīng)附有設(shè)備及工程勞務(wù)驗收報告單，并應(yīng)注明使用部門，以方便財務(wù)核算。

（3）、如果所采購貨物由物流公司托運的，還要有托運單，但托運單不能代替供貨單位的發(fā)貨單。

（二）、發(fā)票的取得時限管理規(guī)定：

1、所有采購結(jié)算發(fā)票（含運費結(jié)算發(fā)票）應(yīng)由該筆業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員簽字確認后，報送財務(wù)部。各類采購業(yè)務(wù)發(fā)票應(yīng)由相關(guān)業(yè)務(wù)經(jīng)辦人負責向供應(yīng)商催收，并自所采購物資驗收合格入庫之日起30日內(nèi)取得，交財務(wù)部辦理結(jié)算手續(xù)，且發(fā)票信息需與合同及實際相符；工程、勞務(wù)發(fā)票的取得時限為單項工程、勞務(wù)合同約定的勞務(wù)內(nèi)容結(jié)束之日起60日內(nèi)由相關(guān)分管責任人負責經(jīng)與決算合同內(nèi)容金額相符的發(fā)票交至財務(wù)部。結(jié)合公司目前制劑產(chǎn)品包裝材料貨款結(jié)算可以延期支付的特點，對于未付款的包裝材料結(jié)算發(fā)票，取得時限可延長至自貨物采購入庫之日起90日內(nèi)，此種情況需取得財務(wù)部的書面許可證明。

2、如因結(jié)算價款發(fā)生異議而導(dǎo)致業(yè)務(wù)不能正常辦理結(jié)算手續(xù)，不能在規(guī)定時限取得發(fā)票時，采購（或勞務(wù)）業(yè)務(wù)經(jīng)辦人應(yīng)及時填報“（財務(wù)）問題業(yè)務(wù)報告單”，說明原因及處理方案，報財務(wù)部往來會計處經(jīng)財務(wù)負責人核準后備案，并由業(yè)務(wù)經(jīng)辦人負責在自發(fā)生異議之日起30日內(nèi)處理完畢。如無正當理由，又無財務(wù)書面說明可延期取得結(jié)算發(fā)票的業(yè)務(wù)，均以正常業(yè)務(wù)規(guī)定的到票期限為準。特殊情況下，財務(wù)部因?qū)嶋H核算的需要，對某一部分業(yè)務(wù)到票時間要求提前的或延遲的以財務(wù)部書面下達的發(fā)票到票時間調(diào)整說明書為準。

3、對于特殊業(yè)務(wù)發(fā)票的取得時限，如經(jīng)董事長特批處理的，可按特批時限為準，需由財務(wù)部處理的由業(yè)務(wù)經(jīng)辦人將業(yè)務(wù)移交財務(wù)部處理。

4、對于超過規(guī)定時限未將發(fā)票交到財務(wù)部的，每超期一天給予采購業(yè)務(wù)經(jīng)辦人5元罰款，從工資中扣除，對于無客觀原因超過兩個月發(fā)票未到的，停發(fā)當事采購業(yè)務(wù)經(jīng)辦人工資，直至取得發(fā)票止。

5、業(yè)務(wù)經(jīng)辦人對收到的供應(yīng)商發(fā)票（不得預(yù)開票），要在收到發(fā)票的當日將發(fā)票及相應(yīng)業(yè)務(wù)附件單據(jù)報送至財務(wù)部，并在財務(wù)部做單據(jù)傳遞記錄登記，對收到的不合要求，財務(wù)不能接收的發(fā)票，由業(yè)務(wù)經(jīng)辦人填寫快遞單，財務(wù)部負責將發(fā)票寄回供應(yīng)商（需作備查記錄），并由業(yè)務(wù)經(jīng)辦人與供應(yīng)商協(xié)調(diào)及時補票，時限為30天。凡因發(fā)票不合格，財務(wù)不接收而退票的，每筆業(yè)務(wù)處罰采購（或勞務(wù)）業(yè)務(wù)經(jīng)辦人10元。如因業(yè)務(wù)經(jīng)辦人個人原因造成已收到的供應(yīng)商發(fā)票過認證期或丟失的，每筆業(yè)務(wù)發(fā)票金額在50000元以下的，對業(yè)務(wù)經(jīng)辦人處以100元罰款，金額在50000元以上的處以200元罰款，并由業(yè)務(wù)經(jīng)辦人負責在退票日或發(fā)現(xiàn)日起30日內(nèi)補換票及提供財務(wù)部所需的其它相關(guān)手續(xù)。對于發(fā)票丟失或過期的情況同時對財務(wù)部往來會計進行考核，如發(fā)現(xiàn)屬不按規(guī)定對帳造成的，每筆丟失或過期發(fā)票對往來會計處以20元罰款。如業(yè)務(wù)經(jīng)辦人故意對不規(guī)范業(yè)務(wù)發(fā)票隱瞞不報或私自壓票、退票等處理的，每發(fā)現(xiàn)一筆，處罰當事業(yè)務(wù)經(jīng)辦人200元。

6、會計終了前（每年12月31日）,各業(yè)務(wù)經(jīng)辦人應(yīng)將自己經(jīng)辦、屬于當已完成的采購(勞務(wù))業(yè)務(wù)發(fā)票全部催收，并交至財務(wù)部。

********藥業(yè)有限公司

財務(wù)部 2009-01-01

附件

1、“用款申請單”使用方法：

1、公司對外支付各種業(yè)務(wù)款項時使用本單。本單由公司相關(guān)部門業(yè)務(wù)經(jīng)辦人在提出款項支付申請時開具。

2、本單的開具：（1）、本單 “收款單位”的相關(guān)信息及申請付款金額、付款依據(jù)由公司相關(guān)業(yè)務(wù)用款申請人填寫，（2）、本單中“帳面應(yīng)付款”相關(guān)信息由財務(wù)部往來會計填寫。對本單涉及到的業(yè)務(wù)收款單位，在業(yè)務(wù)經(jīng)辦人申請支付該單位款項時，均應(yīng)將用款申請交往來會計核實與該單位業(yè)務(wù)往來的余額情況，并簽名確認，如是新業(yè)務(wù)單位的要在帳面應(yīng)付款中注明“無”。

（3）、經(jīng)辦人在本單“申請付款依據(jù)”欄填寫時，按所附申請依據(jù)所屬類型，在相對應(yīng)的編號前方格內(nèi)標示明確，對于申請付款依據(jù)選擇為：“

1、采購（或勞務(wù)）合同”或“

3、“其它”的，要在橫線內(nèi)詳細注明使用部門、品名、數(shù)量及單價或勞務(wù)內(nèi)容等業(yè)務(wù)內(nèi)容信息。

3、本單簽批及傳遞流程：申請付款人持內(nèi)容填寫完整的用款申請→（1）、財務(wù)往來會計核實往來余額→（2）、部門負責人、分管領(lǐng)導(dǎo)審簽→（3）、財務(wù)負責人審核→（4）、董事長或總經(jīng)理簽批→（5）、交出納員辦理付款手續(xù)。

附件

2、收款信息確認函格式

收款信息確認函

*********藥業(yè)有限公司：

請將款額 元，大寫： 匯入我公司下列帳戶：

戶 名：

開戶行： 帳 號：

貴公司將款項匯入上述帳戶后，我公司將及時為貴公司出具收款收據(jù)。本傳真件與原件內(nèi)容一致，具有法律效力！

現(xiàn)金打卡手續(xù)費由收款方承擔。

謝謝合作！

經(jīng)辦人：

收款方: 公司（公章）

年 月 日

采購及付款業(yè)務(wù)流程圖：

車間、部門

1、物資采購計劃單分管領(lǐng)導(dǎo)簽批采購部入庫已單核

第五篇：采購付款管理制度

采購付款管理制度

第一章總則

第一條為了加強（以下簡稱“公司”）合理采購，保障生產(chǎn)經(jīng)營需要，規(guī)范采購行為，防范采購風(fēng)險，依據(jù)《深圳證券交易所股票上市規(guī)則》（以下簡稱“《上市規(guī)則》”）、《深圳證券交易所上市公司內(nèi)部控制指引》等相關(guān)法律法規(guī)，并結(jié)合公司具體情況制定本制度。

第二條本制度所稱“采購”，是指購買物資（包括購買勞務(wù))及支付款項等相關(guān)活動。第三條公司采購業(yè)務(wù)應(yīng)注重防范下列風(fēng)險:(一)采購計劃安排不合理，市場變化趨勢預(yù)測不準確，造成庫存短缺或積壓，導(dǎo)致企業(yè)生產(chǎn)停滯或資源浪費；(二)供應(yīng)商選擇不當，采購方式不合理，招標或定價機制不科學(xué)，授權(quán)審批不規(guī)范，導(dǎo)致采購物資質(zhì)次價高，出現(xiàn)舞弊或遭受欺詐；

(三)采購驗收不規(guī)范，付款審核不嚴，導(dǎo)致采購物資，資金損失或信用受損。第四條公司通過全面梳理采購業(yè)務(wù)流程，完善采購業(yè)務(wù)相關(guān)管理制度，統(tǒng)籌安排采購計劃，明確請購、審批、購買、驗收、付款、采購后評估等環(huán)節(jié)的職責和審批權(quán)限，按照規(guī)定的審批權(quán)限和程序辦理采購業(yè)務(wù)，建立價格監(jiān)督機制，定期檢查和評價采購過程中的薄弱環(huán)節(jié)，采取有效控制措施，確保物資采購滿足生產(chǎn)經(jīng)營需要。第二章采購管理組織機構(gòu)

第五條公司采購歸口管理部門負責匯總物資需求信息，選擇和管理供應(yīng)商，組織確定采購價格，訂立和管理采購合同，控制采購供應(yīng)過程，參與采購驗收及結(jié)算付款申請等工作。

第六條公司物資需求部門配合采購歸口管理部門的主要職責是：

(一)負責提交已審定后的物資需求、進度要求和技術(shù)規(guī)范書；采購付款管理制度(二)負責合同履約過程中的技術(shù)問題，配合合同變更技術(shù)談判等工作；(三)負責組織物資驗收、資產(chǎn)移交并配合項目決算；(四)配合物資采購、監(jiān)造和檢驗；

(五)負責職責范圍內(nèi)的其他有關(guān)工作。第七條公司采購管理的具體目標是：

(一)確保物資采購的質(zhì)量和及時供應(yīng)，保障公司正常運營；(二)控制庫存水平，降低庫存成本，減少庫存損失；(三)盡可能實現(xiàn)采購物資的標準化；(四)發(fā)展優(yōu)質(zhì)的供應(yīng)商合作伙伴；(五)加強公司各部門之間的合作；

(六)降低公司運營總成本，增強公司核心競爭力。

第八條為了實現(xiàn)采購作業(yè)相互監(jiān)督的制衡機制，采購組織應(yīng)貫徹不相容職務(wù)分離的原則：

(一)請購與審批崗位分離；

(二)供應(yīng)商選擇、采購執(zhí)行、審批崗位分離；

(三)采購業(yè)務(wù)的詢價崗位與確定供應(yīng)商崗位分離；(四)采購合同或協(xié)議的擬定與審核、審批崗位分離；(五)采購、驗收與記錄崗位分離；

(六)付款申請、審批與執(zhí)行崗位分離。第三章需求及采購管理

第九條公司采購歸口管理部門對物資需求的編制、報送提出規(guī)范管理的要求。物資需求部門提交的物資需求，不符合規(guī)范要求的，應(yīng)退回重報。

第十條在實施物資采購過程中，由于市場供求關(guān)系、采購周期、技術(shù)能力等原因，不能滿足物資需求要求的，采購歸口管理部門應(yīng)及時向物資需求部門進行反饋，物資需求部門應(yīng)調(diào)整后重新提出物資需求。

第十一條物資采購所需的技術(shù)規(guī)范等技術(shù)資料，必須經(jīng)生產(chǎn)技術(shù)部或其他相關(guān)技術(shù)管理機構(gòu)審核。采購付款管理制度 第十二條物資采購執(zhí)行遵循“先利庫，后采購”的原則。對于滿足需求條件的物資，公司采購歸口管理部門先平衡利庫，后進行采購，加快庫存物資周轉(zhuǎn)，提高庫存物資利用率。

第四章選擇和管理供應(yīng)商

第十三條公司采購歸口管理部門應(yīng)當建立和完善合格供應(yīng)商名錄，并于每年年初組織相關(guān)部門人員對上各類供應(yīng)商的供貨情況進行評審，對價格高、服務(wù)差的供應(yīng)商進行淘汰替換，實現(xiàn)合格供應(yīng)商名錄的動態(tài)管理。

第十四條采購人員應(yīng)經(jīng)常性地跟蹤合格供應(yīng)商名錄企業(yè)的經(jīng)營動態(tài)和產(chǎn)品質(zhì)量情況，掌握合格供應(yīng)商的保障供應(yīng)的資信動態(tài)。發(fā)展新的合格供應(yīng)商，并對該供應(yīng)商建立供應(yīng)商檔案，作為進一步考察評估的依據(jù)。供應(yīng)商檔案包括，供應(yīng)商基本信息，供應(yīng)商資信檔案，供應(yīng)商所提供的資質(zhì)證明、價格表及相關(guān)資料等。

第十五條每批物資供應(yīng)結(jié)束后，采購人員應(yīng)及時將供應(yīng)商供應(yīng)的質(zhì)量、及時性等實際表現(xiàn)記錄于供應(yīng)商資信檔案，作為定期進行供應(yīng)商評審的資料。

第十六條采購人員每年復(fù)查一次供應(yīng)商基本信息，更新原有資料內(nèi)容。供應(yīng)商檔案應(yīng)由采購歸口管理部門專人負責管理，未經(jīng)采購歸口管理部門負責人批準，不得隨便查閱。

第十七條采購歸口管理部門應(yīng)對供應(yīng)商的選擇加強監(jiān)督指導(dǎo)，在下列情況下，應(yīng)當更換供應(yīng)商：

(一)原有供應(yīng)商在定期評審中被淘汰；

(二)原有供應(yīng)商不能滿足物資需求變化的需要；(三)原有供應(yīng)商拒絕供貨；

(四)新供應(yīng)商的物資更適合公司的需求。

第十八條物資使用部門、生產(chǎn)技術(shù)管理部門必須將設(shè)備、物資使用過程中出現(xiàn)的問題及時反饋給采購歸口管理部門，采購歸口管理部門應(yīng)及時做好產(chǎn)品質(zhì)量的記錄工作。采購付款管理制度 第五章采購價格管理

第十九條采購歸口管理部門執(zhí)行采購時，應(yīng)優(yōu)先與公司合格供應(yīng)商名錄上的供應(yīng)商聯(lián)系購買。如公司合格供應(yīng)商名錄上的供應(yīng)商不能滿足供應(yīng)，采購人員應(yīng)進行充分的市場詢價調(diào)查，并作好市場詢價記錄，擇優(yōu)擇廉購買，同時保管好市場詢價記錄表以供以后參考和審核，保管期限為三年。

第二十條需要進行詢價采購的物資，先由采購人員至少向三家供應(yīng)商詢價、談判，達成初步意見后由采購部門簽訂正式合同后進行物資采購。

第二十一條需進行現(xiàn)場零星物資采購的，采購人員應(yīng)2人或2人以上同行，在物資市場了解物資價格及供應(yīng)商基本情況，要做到貨比三家、優(yōu)質(zhì)優(yōu)價、承諾良好的售后服務(wù)。采購歸口管理部門負責人應(yīng)根據(jù)物資采購的數(shù)量、規(guī)格等對價格進行審查。第二十二條采購歸口管理部門、公司內(nèi)部審計機構(gòu)應(yīng)當獨立地進行定期或不定期的市場信息調(diào)查，檢查采購人員市場詢價的真實性和合格供應(yīng)商供貨的價格情況，對購買活動進行評審，監(jiān)督采購價格執(zhí)行。

第二十三條供應(yīng)商給予公司現(xiàn)金折扣和銷售折讓的情況，必須在合同條款中反映，嚴禁采購人員私自收取或索要供應(yīng)商回扣、傭金等。第六章合同和采購供應(yīng)管理

第二十四條采購價格確定后，應(yīng)與供應(yīng)商簽訂采購合同，簽訂合同的具體規(guī)定，按照《合同管理制度》執(zhí)行。

第二十五條采購人員必須取得合法的發(fā)票，并且盡量取得增值稅專用發(fā)票。采購人員應(yīng)向供應(yīng)商索取合格證明、使用說明及供應(yīng)商名片等資料。采購物資到達公司后，主管采購人員應(yīng)及時到達倉庫，對供應(yīng)商所提供物資進行詳細檢驗，確認是否與采購申請單所列內(nèi)容一致。

第二十六條采購歸口管理部門應(yīng)充分研究各類物資的歷史需求數(shù)據(jù)規(guī)律、貨源緊缺狀況、采購生產(chǎn)周期等因素，協(xié)助物資倉儲管理部門確定最佳安全庫存。第二十七條倉庫管理員應(yīng)定期報送庫存物資報表，反映現(xiàn)有庫存物資的名稱、規(guī)格、單價、數(shù)量、儲存位臵和區(qū)域等信息，配合采購歸口管理部門根據(jù)物資庫存狀況平衡利庫后安排具體采購。采購付款管理制度 第二十八條對需要監(jiān)造的物資，應(yīng)擇優(yōu)確定監(jiān)造單位，簽訂監(jiān)造合同，落實監(jiān)造責任人，審核確認監(jiān)造大綱，審定監(jiān)造報告，并及時向生產(chǎn)技術(shù)部等部門通報。第二十九條倉儲部門負責物資接收的組織管理，按照合同、技術(shù)協(xié)議和有關(guān)產(chǎn)品標準進行清點、查驗，對到達的物資及時卸車、入庫、開箱檢驗。一般常規(guī)物資的驗收由倉庫保管員、主管采購人員等進行；大宗、大型、重要物資和非常規(guī)、特殊物資驗收由生產(chǎn)技術(shù)部、提出物資需求的運行/建設(shè)部門技術(shù)人員、倉庫保管員、主管采購人員共同進行。驗收完成，主管驗收人員要填寫驗收記錄憑證，驗收記錄憑證要明確表述驗收狀態(tài)。第七章采購付款管理

第三十條采購物資未經(jīng)驗收人員驗收合格，確認數(shù)量、質(zhì)量、價格、規(guī)格型號完全符合采購訂單要求，并完成入庫手續(xù)，不得辦理采購付款。第三十一條采購付款流程如下： 采購貨到付款

采購人員提出付款申請（付款申請須附有采購合同、入庫單、發(fā)票）—采購歸口管理部門負責人審批—財務(wù)審核—總經(jīng)理審批—董事長審批（100萬以上）—出納付款。采購預(yù)付款

采購人員依據(jù)采購合同提出付款申請—采購歸口管理部門負責人審批—財務(wù)審核—總經(jīng)理審批—董事長審批（100萬以上）—出納付款。第八章附則

第三十二條本制度未盡事宜，按國家有關(guān)法律、法規(guī)和《公司章程》的規(guī)定執(zhí)行。第三十三條本制度由公司董事會負責解釋和修訂。

第三十四條本制度自公司董事會通過之日起實施。采購付款管理制度

二〇一七年十月