第一篇:采購合同、付款及發(fā)票管理制度
湖北武鐵山橋軌道裝備有限公司
采購貨物(工程勞務(wù))合同、付款及發(fā)票管理制度
目的:為規(guī)范公司各類采購貨物(工程勞務(wù))合同、付款及采購(或勞務(wù))發(fā)票的管理,結(jié)合公司實(shí)際情況,制定本制度。
內(nèi)容:公司各類采購業(yè)務(wù)、工程勞務(wù)業(yè)務(wù)按實(shí)際情況不同分以下幾種情況處理:(1)、預(yù)付款業(yè)務(wù),(2)、貨到付款業(yè)務(wù),(3)、以貨易貨業(yè)務(wù)。
第一條、財(cái)務(wù)對(duì)合同管理規(guī)定
公司各類貨物采購及工程勞務(wù)業(yè)務(wù)均需簽訂合同(對(duì)于零星辦公用品的采購,價(jià)值在500元以下的,憑經(jīng)部門經(jīng)理核準(zhǔn)的采購計(jì)劃單進(jìn)行采購,不需簽訂合同),具體規(guī)定如下:
(一)、合同的簽訂及審批
1、采購業(yè)務(wù)合同:公司生產(chǎn)用各類材料物資及固定資產(chǎn)的采購合同的簽訂應(yīng)由采購業(yè)務(wù)經(jīng)辦人經(jīng)根據(jù)經(jīng)批準(zhǔn)的《采購計(jì)劃單》及《采購合同價(jià)格申報(bào)單》進(jìn)行。
《采購計(jì)劃單》、《采購價(jià)格申報(bào)單》及《采購合同》按采購物資屬性及價(jià)值不同由相應(yīng)的領(lǐng)導(dǎo)審批:(1)、正常生產(chǎn)用直接原輔材料及機(jī)物料等低值易耗品采購由分管副總批準(zhǔn);(2)、技術(shù)改造、設(shè)備等固定資產(chǎn)采購,采購價(jià)值2萬元以下的由分管副總批準(zhǔn),超過2萬元的由總經(jīng)理批準(zhǔn)。(3)、對(duì)于設(shè)立最低庫存量的材料物資,由生產(chǎn)保障部提出《采購計(jì)劃單》經(jīng)保管員核實(shí)庫存報(bào)分管副總批準(zhǔn)后實(shí)施采購
2、工程勞務(wù)業(yè)務(wù)合同:公司所有工程建設(shè)及設(shè)備安裝、維修等接受勞務(wù)業(yè)務(wù),應(yīng)提前簽訂工程勞務(wù)合同及工程預(yù)算表。合同額在2萬元以下的由分管副總批準(zhǔn),超過2萬元的工作勞務(wù)合同由總經(jīng)理批準(zhǔn)。
(二)、合同內(nèi)容填寫要求
(1)、合同內(nèi)容應(yīng)按規(guī)范格式內(nèi)容完整填寫,合同中要特別約定發(fā)票事項(xiàng)(采購業(yè)務(wù)需分增值稅專用發(fā)票與增值稅普通發(fā)票,接受勞務(wù)需取得本公司主管稅務(wù)機(jī)關(guān)許可的勞務(wù)發(fā)票,并注明出具時(shí)限為收貨后一個(gè)月內(nèi)寄達(dá))、詳細(xì)品名規(guī)格單價(jià)、結(jié)算方式、結(jié)算時(shí)限、費(fèi)用承擔(dān)及供應(yīng)商(服務(wù)商)帳號(hào)信息等內(nèi)容。
(三)、合同的報(bào)送及執(zhí)行
(1)、合同報(bào)送:各類采購及工程勞務(wù)合同由公司各分管業(yè)務(wù)責(zé)任人負(fù)責(zé)簽訂,報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)核準(zhǔn)后由業(yè)務(wù)經(jīng)辦人將生效的合同報(bào)送一份到計(jì)財(cái)部材料會(huì)計(jì)處存,同時(shí)實(shí)施采購。
(2)、合同執(zhí)行:所有采購合同業(yè)務(wù)均應(yīng)由生產(chǎn)保障部實(shí)施采購,勞務(wù)合同由行管部執(zhí)行實(shí)施,對(duì)于特殊情況下經(jīng)總經(jīng)理特批的采購(工程勞務(wù))業(yè)務(wù)除外。計(jì)財(cái)務(wù)部將按合同約定執(zhí)行付款事宜,款項(xiàng)支付與否及支付方式原則上按合同規(guī)定正常辦理。在付款時(shí),除支付財(cái)務(wù)帳面應(yīng)付帳款外,在提交用款申請(qǐng)的同時(shí)還應(yīng)附有合同,對(duì)一次簽定合同、同一價(jià)格多次進(jìn)貨的,在第一次進(jìn)貨時(shí)發(fā)票要附合同,在以后價(jià)格不變的業(yè)務(wù)發(fā)票后可不附合同,但要在價(jià)格發(fā)生變化時(shí)的第一筆業(yè)務(wù)發(fā)票后附有供貨方的調(diào)價(jià)函。
(3)、計(jì)財(cái)部不受理涂改及未經(jīng)公司總經(jīng)理或有權(quán)簽字副總簽批的合同。第二條、付款管理規(guī)定
采購(往來)付款業(yè)務(wù)流程圖:業(yè)務(wù)經(jīng)手人持用款申請(qǐng)(含附件)→
1、計(jì)財(cái)部往來會(huì)計(jì)核實(shí)→
2、申請(qǐng)人分管領(lǐng)導(dǎo)簽字→
3、財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人簽字→
4、總經(jīng)理簽批→
5、財(cái)務(wù)出納員付款
所有因采購貨物、接受勞務(wù)的付款業(yè)務(wù)均需憑經(jīng)核準(zhǔn)的“用款申請(qǐng)”付款。“用款申請(qǐng)”由業(yè)務(wù)經(jīng)辦人出具,經(jīng)計(jì)財(cái)部往來會(huì)計(jì)、部門負(fù)責(zé)人及分管領(lǐng)導(dǎo)審核,報(bào)財(cái)務(wù)及總經(jīng)理審批后,按財(cái)務(wù)管理制度規(guī)定手續(xù)辦理付款事宜。各采購業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員應(yīng)對(duì)所提交的用款申請(qǐng)中列示的收款人信息及帳號(hào)的真實(shí)性、準(zhǔn)確性負(fù)責(zé),如因提供收款人信息不真實(shí)造成財(cái)務(wù)誤付款,給公司帶來經(jīng)濟(jì)損失的,由采購業(yè)務(wù)責(zé)任人承擔(dān)責(zé)任;因用款申請(qǐng)中收款人帳號(hào)信息錯(cuò)誤造成退匯、退票的,該筆業(yè)務(wù)金融機(jī)構(gòu)手續(xù)費(fèi)由業(yè)務(wù)責(zé)任人個(gè)人承擔(dān),由此造成的誤工誤產(chǎn)及一切后果由業(yè)務(wù)責(zé)任人承擔(dān)。所有付款業(yè)務(wù)的用款申請(qǐng)單,除第一次付款的新增供應(yīng)商外,均需由業(yè)務(wù)經(jīng)辦人到財(cái)務(wù)部往來會(huì)計(jì)處查詢并填寫與收款單位帳面往來余額情況后方可繼續(xù)下一流程環(huán)節(jié)。業(yè)務(wù)經(jīng)辦人在申請(qǐng)正常業(yè)務(wù)付款時(shí)需持“用款申請(qǐng)”依上述簽批流程圖順序依次履行簽字手續(xù),如因總經(jīng)理出差不能及時(shí)簽批的,經(jīng)財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人簽批后付款;如屬特殊業(yè)務(wù)付款,則由業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人、總經(jīng)理簽批,最后交財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人審核后付款。出納員在接到業(yè)務(wù)經(jīng)辦人交來的經(jīng)財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人或總經(jīng)理批準(zhǔn)付款的用款申請(qǐng)時(shí),按實(shí)際批復(fù)的付款金額及付款方式付款,如果批復(fù)付款欄及批復(fù)付款方式欄為空的,按申請(qǐng)付款金額及付款方式辦理付款手續(xù)。
1、預(yù)付款業(yè)務(wù):無特殊情況,除采購生產(chǎn)急需材料業(yè)務(wù)外,其他預(yù)付款業(yè)務(wù)在未結(jié)算總貨款或工程款前,不得預(yù)付全部價(jià)款。預(yù)付款業(yè)務(wù)流程圖:業(yè)務(wù)經(jīng)手人持用款申請(qǐng)(含合同采購計(jì)劃單等附件)→財(cái)務(wù)部往來會(huì)計(jì)核填帳面往來余額→分管領(lǐng)導(dǎo)簽字→財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人簽字→總經(jīng)理簽字→財(cái)務(wù)出納員付款
(1)、預(yù)付款業(yè)務(wù)付款手續(xù):業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員出具經(jīng)分管經(jīng)理、財(cái)務(wù)經(jīng)理及總經(jīng)理批準(zhǔn)的用款申請(qǐng)附合同書、采購計(jì)劃單,到財(cái)務(wù)辦理支付款項(xiàng)手續(xù)。
(2)、對(duì)于預(yù)付貨款的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù), 各物資采購及工程勞務(wù)部門必須慎重把關(guān),確保與供應(yīng)商業(yè)務(wù)關(guān)系良好,合同正常執(zhí)行。對(duì)于財(cái)務(wù)帳面“應(yīng)付賬款”中連續(xù)半年出現(xiàn)未發(fā)生變化負(fù)數(shù)金額的業(yè)務(wù)單位, 由各物資采購部門業(yè)務(wù)經(jīng)辦人負(fù)責(zé)將款項(xiàng)追回, 以避免公司利益受到損失(預(yù)付工程款不在此內(nèi))。
2、貨到付款業(yè)務(wù):原則上必須先取得發(fā)票再付款,但在不超出財(cái)務(wù)規(guī)定的到票時(shí)間內(nèi)付款的,按《財(cái)務(wù)管理制度—貨幣資金及承兌匯票管理制度》中的付款規(guī)定辦理。具體如下:
貨到付款流程圖:業(yè)務(wù)經(jīng)手人持用款申請(qǐng)(含附件)→財(cái)務(wù)部往來會(huì)計(jì)核填應(yīng)付款余額→分管領(lǐng)導(dǎo)簽字→財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人簽字→總經(jīng)理簽字→財(cái)務(wù)出納員付款
(1)、對(duì)貨到付款,發(fā)票未到的規(guī)定: 對(duì)于貨到入庫、發(fā)票未到,需按合同付款的,由業(yè)務(wù)經(jīng)辦人出具用款申請(qǐng),報(bào)材料會(huì)計(jì)在付款申請(qǐng)單上標(biāo)示驗(yàn)收入庫單號(hào)或臨時(shí)收料單號(hào)(注:入庫單必須在付款之前傳達(dá)材料會(huì)計(jì)處),及貨款金額,并附“采購合同”。材料會(huì)計(jì)簽名確認(rèn)后報(bào)財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人審簽、總經(jīng)理核準(zhǔn)后付款。對(duì)于含量待檢的,原則上在未辦理入庫手續(xù)前(即入庫單未傳達(dá)財(cái)務(wù)前),計(jì)財(cái)部不受理該筆業(yè)務(wù)付款,特殊情況確需付款的需總經(jīng)理特批(由財(cái)務(wù)認(rèn)定)。
(2)、對(duì)貨到已驗(yàn)收、發(fā)票已到要求付款的(即帳面應(yīng)付款):貨到驗(yàn)收入庫,相關(guān)單據(jù)傳遞手續(xù)已完畢,并收到該筆業(yè)務(wù)發(fā)票的,要求該筆業(yè)務(wù)經(jīng)手人對(duì)發(fā)票的內(nèi)容(貨物數(shù)量、價(jià)格、金額)進(jìn)行審核,參照該業(yè)務(wù)入庫單及合同等進(jìn)行核對(duì),確認(rèn)無誤后在發(fā)票右下角簽章確認(rèn),將發(fā)票附入庫單等單據(jù)交計(jì)財(cái)部,并按規(guī)定出具用款申請(qǐng),交計(jì)財(cái)部辦理付款手續(xù):材料會(huì)計(jì)核填帳面應(yīng)付該供應(yīng)商款項(xiàng)金額、申請(qǐng)部門負(fù)責(zé)人簽字、財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人審簽、總經(jīng)理核準(zhǔn)后付款。
(3)支付帳面應(yīng)付款:對(duì)于支付帳面應(yīng)付款的業(yè)務(wù),由業(yè)務(wù)經(jīng)辦人開具用款申請(qǐng)單,填明申請(qǐng)支付金額,到財(cái)務(wù)部往來會(huì)計(jì)處核填帳面應(yīng)付金額,經(jīng)財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人審核,總經(jīng)理簽字批準(zhǔn)后方可交出納員辦理付款手續(xù)。
第三條、付款方式及收據(jù)的取得要求:
付款方式主要有現(xiàn)金、銀行電匯、轉(zhuǎn)帳支票、銀行承兌匯票等,為了規(guī)范開支的管理,防止產(chǎn)生不必要的損失和糾紛,款項(xiàng)的支付主要以銀行付款或銀行承兌匯票付款為主,原則上超過1萬元的業(yè)務(wù)或經(jīng)常性的供應(yīng)商款項(xiàng)均以銀行電匯、轉(zhuǎn)帳支票或承兌匯票支付,無特殊情況的均不能支付現(xiàn)金。對(duì)于付出的款項(xiàng)原則上均應(yīng)取得收款方的收款收據(jù),具體付款方式及相關(guān)要求如下:
1、現(xiàn)金付款:對(duì)于確需以現(xiàn)金支付的業(yè)務(wù),在業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員交來的經(jīng)相關(guān)人員審核及總經(jīng)理批準(zhǔn)的用款申請(qǐng)后,視其具體情況分別處理:
(1)、收款人派人上門收款的,公司業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員(指采購員)對(duì)來人身份進(jìn)行確認(rèn),財(cái)務(wù)部出納員驗(yàn)證來人持有的對(duì)方業(yè)務(wù)單位開具并加蓋行政公章的介紹信或?qū)Ψ綐I(yè)務(wù)單位傳真加蓋行政公章或財(cái)務(wù)公章的委托收款證明(傳真件證明中需注明來人姓名、身份證號(hào)、委托事項(xiàng),并注明“本傳真件與原件內(nèi)容一致,具有法律效力”字樣),經(jīng)確認(rèn)無誤的,再辦理支付手續(xù)在收款人點(diǎn)驗(yàn)貨款無誤后,直接開據(jù)收款收據(jù)后交出納員。收款人要在收款憑據(jù)上注明“收款人:XX”字樣,并由出納員填寫該收款人的身份證號(hào),特殊情況下經(jīng)批準(zhǔn)后可不需填寫收款人身份證號(hào)。
(2)、如果是要求公司將款項(xiàng)匯入收款人(指業(yè)務(wù)單位)指定卡號(hào)(或業(yè)務(wù)經(jīng)辦人提供的收款人卡號(hào))的業(yè)務(wù),在匯款前由公司業(yè)務(wù)經(jīng)辦人負(fù)責(zé)提供收款人出具的收款帳號(hào)、戶名并加蓋蓋有財(cái)務(wù)章(或公章)及收款方經(jīng)辦人簽字蓋章的“收款信息確認(rèn)函”傳真件(格式見后附件2),確認(rèn)函要求注明“本傳真件與原件內(nèi)容一致,具有法律效力”字樣。計(jì)財(cái)部收到符合要求的確認(rèn)函傳真件并經(jīng)公司業(yè)務(wù)經(jīng)辦人簽字確認(rèn)后,方可匯款。在辦理完匯款手續(xù),收款人在確認(rèn)款項(xiàng)收到后,由公司業(yè)務(wù)經(jīng)辦人負(fù)責(zé):當(dāng)日內(nèi)將收款人開具的此筆現(xiàn)金業(yè)務(wù)的收款據(jù)的傳真件交至公司計(jì)財(cái)部,并在匯款日起7日內(nèi)(以銀行業(yè)務(wù)單時(shí)間為準(zhǔn)計(jì)算起始時(shí)間),將收據(jù)原件交至公司計(jì)財(cái)部。對(duì)于沒有經(jīng)過審批或有關(guān)人員越權(quán)審批的付款業(yè)務(wù),出納員不予受理。為控制公司資金風(fēng)險(xiǎn),計(jì)財(cái)部對(duì)手續(xù)不全或有疑問的現(xiàn)金打卡付款業(yè)務(wù)有權(quán)拒付?,F(xiàn)金打卡手續(xù)費(fèi)由收款方承擔(dān),特殊情況經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)的除外。
(3)、公司派人帶現(xiàn)金外出采購業(yè)務(wù):除零星辦公用品及低值易耗品外的現(xiàn)金,采購金額在10000元以上的材料采購業(yè)務(wù),需由總經(jīng)理批準(zhǔn)。由采購業(yè)務(wù)經(jīng)辦人提出用款申請(qǐng),經(jīng)核準(zhǔn)后到財(cái)務(wù)辦理現(xiàn)金借款手續(xù)(借款人應(yīng)為采購業(yè)務(wù)經(jīng)辦人指定的公司員工),無特殊情況超10000元的采購業(yè)務(wù)不得以此種方式進(jìn)行采購,(4)、對(duì)于正常采購(或勞務(wù))業(yè)務(wù)付款,因相關(guān)申請(qǐng)部門計(jì)劃不到位、不及時(shí),導(dǎo)致原可以電匯或承兌匯票支付的款項(xiàng),而需要計(jì)財(cái)部以現(xiàn)金打卡方式加急支付的,計(jì)財(cái)部有權(quán)拒絕,對(duì)于總經(jīng)理特批的此種情況下的付款,在保證手續(xù)完備,所支付款項(xiàng)安全的前提下,付款手續(xù)費(fèi)由業(yè)務(wù)經(jīng)辦人(即付款申請(qǐng)人)承擔(dān),如果造成資金損失的,還要由業(yè)務(wù)經(jīng)辦人承擔(dān)相應(yīng)損失。
2、銀行電匯付款:計(jì)財(cái)部憑業(yè)務(wù)經(jīng)辦人出具的經(jīng)核準(zhǔn)無誤的用款申請(qǐng)中列示的收款人信息辦理電匯付款業(yè)務(wù)。銀行電匯付款可暫不要對(duì)方出具收據(jù),但對(duì)同一供應(yīng)商,既有現(xiàn)金付款、又有銀行付款業(yè)務(wù)的,原則上,只要對(duì)方收款,就要出具收款據(jù)。
退匯重辦業(yè)務(wù):是指銀行已辦理電匯付款手續(xù),因收款人信息填寫有誤或其它原因,造成正常電匯付款業(yè)務(wù)退匯,需要重新辦理付款的。退匯重辦業(yè)務(wù)按以下幾種情況處理:
(1)、收款單位提供收款信息有誤的,由業(yè)務(wù)經(jīng)辦人負(fù)責(zé)重新出具用款申請(qǐng)辦理付款;(2)、公司采購(或勞務(wù))業(yè)務(wù)經(jīng)辦人工作失誤造成退匯的,由責(zé)任人在退匯單上簽名確認(rèn),并由經(jīng)辦人提供準(zhǔn)確信息,重新辦理匯款,同時(shí)該退匯業(yè)務(wù)的原付款手續(xù)費(fèi)由責(zé)任人承擔(dān)。
(3)、出納員個(gè)人工作失誤退匯的,由出納員據(jù)退匯單重新填制電匯單辦理匯款,同時(shí),原匯款手續(xù)費(fèi)由出納員個(gè)人承擔(dān)。
(4)、因銀行間業(yè)務(wù)劃轉(zhuǎn)不成功或其它非公司可控原因造成正常電匯付款退匯的,由出納員在第一時(shí)間內(nèi)報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)核銷原電匯退匯單據(jù)并重新辦理付款。
3、承兌匯票付款
(1)、對(duì)于付出的承兌匯票,原則由收款單位派人上門收取【來人身份確認(rèn)程序同本制度第三條,1,(1)】,經(jīng)計(jì)財(cái)部出納員確認(rèn)無誤的,再辦理支付手續(xù),在來人對(duì)所收承兌匯票驗(yàn)查無誤后,開具加蓋收款單位財(cái)務(wù)專章的收據(jù)交出納員(其它簽字手續(xù)參照貨幣資金付款業(yè)務(wù)),且本公司業(yè)務(wù)經(jīng)辦人要在相應(yīng)的原始付款憑證上簽字確認(rèn)。
(2)、如收款單位派人上門收款,且來人未帶收款據(jù)的,經(jīng)計(jì)財(cái)部出納員對(duì)來人身份確認(rèn)無誤后,再辦理付款手續(xù)【來人身份確認(rèn)程序同本制度第三條,1,(1)】,在來人對(duì)所收承兌匯票驗(yàn)查無誤后,開具收條(可由收款人在收條上注明“收據(jù)原件到后此收條自動(dòng)轉(zhuǎn)作附件”,并在收條上填寫EMS特快專遞單號(hào),注明“以收款方實(shí)際收到此特快件為開具收據(jù)之依據(jù)”),簽字蓋手印,計(jì)財(cái)部經(jīng)辦人當(dāng)收款人面將匯票裝袋以EMS特快郵寄給收款單位。
(3)、如收款人不能上門收款,需以郵寄方式付款的(此方法存在很大風(fēng)險(xiǎn),無特殊情況,財(cái)務(wù)一律不受理該付款方式),由采購業(yè)務(wù)經(jīng)辦人負(fù)責(zé)辦理郵寄承兌匯票的財(cái)務(wù)登記手續(xù),即在承兌匯票備查簿上對(duì)所支付承兌票號(hào)及金額簽名確認(rèn),出納員將需郵寄承兌匯票,當(dāng)付款申請(qǐng)人面封好快遞袋,并將EMS號(hào)填寫在用款申請(qǐng)單申請(qǐng)人下方,再由付款申請(qǐng)人按收款單位傳真的加蓋財(cái)務(wù)公章的詳細(xì)收件地址證明(證明內(nèi)容含匯票金額、收件人姓名、收件地址、郵編、聯(lián)系電話,并注明“本傳真件與原件內(nèi)容一致,具有法律效力”字樣),填寫快遞單,交出納員辦理投郵(收款單位傳真的收件地址證明交財(cái)務(wù)作此筆付款業(yè)附件。公司業(yè)務(wù)經(jīng)辦人應(yīng)及時(shí)與收款人溝通,跟蹤收款人對(duì)該快件的查收情況,并負(fù)責(zé)在承兌匯票郵寄之日起15日內(nèi)將收款人開具的收款據(jù)原件郵至計(jì)財(cái)部出納員處。
4、票據(jù)的背書:所有需支付的承兌匯票,原則上均應(yīng)由出納員據(jù)批準(zhǔn)的用款申請(qǐng)單中列示的收款單位,在匯票“被背背書人”欄填寫收款單位全稱并加蓋我公司在銀行預(yù)留印鑒后方可對(duì)外支付或特快郵寄。但對(duì)于公司自行從銀行申請(qǐng)辦理的承兌匯票(即應(yīng)付票據(jù)),在支付給匯票列示的收款人之外的第三方單位時(shí),原則上不能再背書(即不能回頭背書),但出票銀行及該匯票實(shí)際接收人許可可以背書的,則需要背書后支付。
5、對(duì)取得的原始收據(jù)的要求:對(duì)于現(xiàn)金、銀行、承兌匯票支付業(yè)務(wù),外來原始憑證原則上一律不得更改、涂抹,錯(cuò)開的原始憑證要重新開具。對(duì)于原始憑證內(nèi)容或金額有誤的,如未按規(guī)定改錯(cuò)的(即在錯(cuò)誤處劃線后,填寫正確內(nèi)容,并加蓋出票單位財(cái)務(wù)章及改錯(cuò)人私章),或在同一處錯(cuò)誤更改兩次(含)以上的,出納員一律不予受理;如出納員收受不合規(guī)定的單據(jù),發(fā)現(xiàn)一次處罰出納員50元。對(duì)于確屬特殊情況的,不合財(cái)務(wù)規(guī)定業(yè)務(wù)單據(jù)經(jīng)總經(jīng)理特批處理的,應(yīng)有總經(jīng)理在該單據(jù)上的親筆簽批說明。
對(duì)于一筆業(yè)務(wù)款項(xiàng)同時(shí)以不同方式支付的,應(yīng)根據(jù)實(shí)際付款方式及金額由收款單位分別開具收款收據(jù),不能合開一張收據(jù)。
6、對(duì)單筆業(yè)務(wù)口徑一致性的要求:每一筆業(yè)務(wù),收款人、簽定合同人及出票人、實(shí)際供貨人必需一致,如果有特殊情況,經(jīng)總經(jīng)理特批的業(yè)務(wù),簽定合同人(即為公司提供勞務(wù)及貨物人),在結(jié)算款項(xiàng)時(shí),出具的發(fā)票與合同不符時(shí),在簽定合同時(shí),應(yīng)單獨(dú)有合同補(bǔ)充說明,收款據(jù)必須用出發(fā)票人的收據(jù),以免給財(cái)務(wù)工作造成混亂,如果是先預(yù)付款后來發(fā)票的業(yè)務(wù),在結(jié)算時(shí),發(fā)票出具人(以發(fā)票專用章確認(rèn))與收款人不符的,對(duì)前面已支付的數(shù)額,收款人應(yīng)補(bǔ)足與原收款時(shí)間金額一致的出發(fā)票單位收款據(jù),在補(bǔ)齊手續(xù)之前,財(cái)務(wù)將不受理該發(fā)票,并停止付款。如果預(yù)付款已全額支付后來發(fā)票的,由業(yè)務(wù)經(jīng)辦人負(fù)責(zé)催收發(fā)票,結(jié)算發(fā)票報(bào)送財(cái)務(wù)時(shí)間定為經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)結(jié)束之日起30天之內(nèi)。對(duì)一些業(yè)務(wù)頻繁、單筆業(yè)務(wù)金額不大,在一定期間內(nèi),價(jià)格不變以業(yè)務(wù),可按月結(jié)算開票。
7、超過規(guī)定時(shí)限未取得付款業(yè)務(wù)收據(jù)的處理:按單筆業(yè)務(wù)計(jì)算,每超期1天,給予采購業(yè)務(wù)經(jīng)辦人5元罰款,從工資中扣除,超過一個(gè)月未能取得收據(jù)的,停發(fā)業(yè)務(wù)經(jīng)辦人工資,直至財(cái)務(wù)部收到收據(jù)原件為止。如發(fā)現(xiàn)業(yè)務(wù)經(jīng)辦人有弄虛作假的,由業(yè)務(wù)經(jīng)辦人承擔(dān)相應(yīng)的損失,后果嚴(yán)重的追究法律責(zé)任。
第四條、計(jì)財(cái)部集中辦理付款業(yè)務(wù)時(shí)間及付款時(shí)限規(guī)定 計(jì)財(cái)部受理現(xiàn)金、承兌匯票付款業(yè)務(wù)時(shí)間:每日上午7:30至11:00,下午自上班起至15:00;銀行付款業(yè)務(wù)受理時(shí)間:每日上午8:30前受理需當(dāng)日付款的“用款申請(qǐng)”,上午8:30至15:00前受理次日付款的“用款申請(qǐng)”。由于工廠地理位置的特殊性,車輛緊張,計(jì)財(cái)部每日上午派專人到銀行辦理付款業(yè)務(wù),下午不辦。具體的付款時(shí)限及責(zé)任劃分如下:
(1)、對(duì)于經(jīng)核準(zhǔn)可支付并已傳遞到財(cái)務(wù)部出納員處的“用款申請(qǐng)”及其它各類報(bào)銷及付款單據(jù),如無問題的,出納員應(yīng)按本制度規(guī)定的付款手續(xù)按受理用款申請(qǐng)時(shí)間的先后辦理付款:對(duì)于“用款申請(qǐng)”在當(dāng)日規(guī)定時(shí)限內(nèi)提交至財(cái)務(wù)部的,當(dāng)日辦理付款手續(xù),超時(shí)限提交的“用款申請(qǐng)”,次日辦理付款手續(xù),無特殊情況,出納員不得私自壓單延遲付款。如果是以銀行電匯付款的“用款申請(qǐng)”,遇法定節(jié)假日、公休日的,付款時(shí)間順延。對(duì)因資金緊張,超過2日未付款的“用款申請(qǐng)單”金額,出納員應(yīng)報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)確定付款時(shí)間,并及時(shí)通知提交用款申請(qǐng)人,此處主要是指電匯及現(xiàn)金打卡付款方式支付的款項(xiàng),如果是收款方提交的相關(guān)證明手續(xù)不完備的,需待公司業(yè)務(wù)經(jīng)辦人協(xié)調(diào)提交完整的手續(xù)后方可付款,補(bǔ)齊手續(xù)前計(jì)財(cái)部不受理該用款申請(qǐng)。
(2)、如屬對(duì)方收款單位派員到公司收取款項(xiàng)的,應(yīng)由分管業(yè)務(wù)經(jīng)辦人負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)計(jì)財(cái)部備款及收款方到公司收款準(zhǔn)確時(shí)間,確保付款工作有序進(jìn)行;(3)、對(duì)于特殊情況下,需加急支付的款項(xiàng),業(yè)務(wù)經(jīng)辦人在提交“用款申請(qǐng)”的同時(shí)還應(yīng)附有經(jīng)核準(zhǔn)的書面“加急付款申請(qǐng)”,否則造成因遲付款而延誤生產(chǎn)的,計(jì)財(cái)部不承擔(dān)責(zé)任。
(4)、如屬出納員工作不負(fù)責(zé)任延遲付款、錯(cuò)付款而給公司造成損失或故意刁難報(bào)銷人、收款人的,發(fā)現(xiàn)一次處罰責(zé)任出納員50元,給公司造成損失的還要按規(guī)定承擔(dān)相應(yīng)以濟(jì)損失。
(5)、如因業(yè)務(wù)經(jīng)辦人提交用款申請(qǐng)及相關(guān)證明材料不及時(shí)、不正確而造成財(cái)務(wù)錯(cuò)誤付款、延期付款誤工誤產(chǎn)的,由業(yè)務(wù)經(jīng)辦人負(fù)責(zé)。(6)、正常情況下,如已批準(zhǔn)付款的“用款申請(qǐng)”,以實(shí)際簽字核準(zhǔn)日期計(jì)算,超過7日未交到計(jì)財(cái)部的,視同無效申請(qǐng),計(jì)財(cái)部不再受理該“用款申請(qǐng)”,再次付款需重新提交“用款申請(qǐng)”,且原已簽批的“用款申請(qǐng)”要交至計(jì)財(cái)部由出納員加蓋“作廢”印章,作新辦用款申請(qǐng)的附件。
(7)、對(duì)于已核準(zhǔn)支付的“用款申請(qǐng)”,相關(guān)提交申請(qǐng)業(yè)務(wù)經(jīng)辦人要負(fù)責(zé)與收款人及時(shí)溝通其收款情況,對(duì)出現(xiàn)異常情況要及時(shí)與財(cái)務(wù)部溝通處理,確保公司各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)正常進(jìn)行。
(8)、所有傳遞到計(jì)財(cái)部的“用款申請(qǐng)”,均應(yīng)進(jìn)行單據(jù)傳遞記錄登記。詳細(xì)記錄傳遞時(shí)間及所傳單據(jù)信息,以明確責(zé)任,該傳遞記錄不允許涂改。
第五條、各種情況下采購(或勞務(wù))業(yè)務(wù)發(fā)票的規(guī)定:
(一)、采購(或勞務(wù))發(fā)票標(biāo)準(zhǔn)要求及處理
1、所有材料物資(含固定資產(chǎn))采購業(yè)務(wù)原則上均應(yīng)由供應(yīng)商出具增值稅專用發(fā)票(增值稅專用發(fā)票進(jìn)項(xiàng)稅有效認(rèn)證期為自發(fā)票開具之日起90天內(nèi)),計(jì)財(cái)部不接收超過認(rèn)證期的增值稅專用發(fā)票,特殊業(yè)務(wù)不能出具增值稅專用發(fā)票的經(jīng)財(cái)務(wù)認(rèn)可、總經(jīng)理批準(zhǔn)的可開具增值稅普通發(fā)票;所有勞務(wù)業(yè)務(wù)發(fā)票均應(yīng)由提供勞務(wù)人按實(shí)際業(yè)務(wù)內(nèi)容出具符合本公司主管稅務(wù)機(jī)關(guān)要求的發(fā)票。
2、采購(或勞務(wù))發(fā)票所開具的內(nèi)容必需與實(shí)際業(yè)務(wù)內(nèi)容(合同內(nèi)容、入庫單、數(shù)量、金額及與合同單價(jià)、勞務(wù)內(nèi)容)相符,即貨、款、票、合同相一致,否則,財(cái)務(wù)不接受該業(yè)務(wù)的結(jié)算發(fā)票。特殊情況經(jīng)財(cái)務(wù)確認(rèn)總經(jīng)理批準(zhǔn)的除外。
3、對(duì)于特殊情況下發(fā)票與實(shí)際業(yè)務(wù)內(nèi)容不符的業(yè)務(wù)發(fā)票經(jīng)財(cái)務(wù)確認(rèn)、總經(jīng)理特批可以接收的,需對(duì)方業(yè)務(wù)單位出具加蓋財(cái)務(wù)公章的情況說明書,說明發(fā)票與實(shí)際業(yè)務(wù)內(nèi)容的業(yè)務(wù)實(shí)質(zhì),經(jīng)公司財(cái)務(wù)部確認(rèn)合格后方可接收對(duì)方的業(yè)務(wù)發(fā)票。為規(guī)避公司財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn),計(jì)財(cái)部有權(quán)拒收任何情況下不合格的采購(或勞務(wù))業(yè)務(wù)發(fā)票。
4、發(fā)票處理:對(duì)經(jīng)常性的供應(yīng)商業(yè)務(wù),不論當(dāng)次開具發(fā)票金額多少,均做轉(zhuǎn)帳處理,對(duì)同一業(yè)務(wù)單位非經(jīng)常性的業(yè)務(wù)(年度內(nèi)業(yè)務(wù)不超過2萬元的)單筆業(yè)務(wù)金額不超過5000元的,可以憑發(fā)票付款,除此以外的所有采購及工程業(yè)務(wù)發(fā)票均做轉(zhuǎn)帳處理,在付款時(shí),由收款人(收款人必須是出票人)提供收款收據(jù),避免同一業(yè)務(wù)單位的業(yè)務(wù)既有現(xiàn)金業(yè)務(wù),又有轉(zhuǎn)帳業(yè)務(wù),不利于財(cái)務(wù)管理工作,也容易形成工作隱患。特殊情況下經(jīng)財(cái)務(wù)確認(rèn),總經(jīng)理批準(zhǔn)的業(yè)務(wù)不受此限。
5、采購(工程勞務(wù))發(fā)票后附件順序依次為:采購入庫單(或直轉(zhuǎn)單)、臨時(shí)收料單(此單實(shí)際業(yè)務(wù)未開具的不附)、質(zhì)檢單、稱重單、采購計(jì)劃單、對(duì)方送(發(fā))貨單[隨貨同行聯(lián)或購貨方備存聯(lián)、采購合同及其它必需附件{按比價(jià)采購、定點(diǎn)采購、招標(biāo)采購等性質(zhì)不同,附詢價(jià)單(即價(jià)格申報(bào)單)、招標(biāo)合同等}。如發(fā)現(xiàn)有不符合規(guī)定的發(fā)票及附件傳遞到計(jì)財(cái)部,對(duì)當(dāng)事保管員及采購經(jīng)辦人各處罰5元。
注:(1)、如勞?;虻椭狄缀钠凡少彏槎嗥贩N集中下達(dá)采購計(jì)劃的,發(fā)票后可不附采購計(jì)劃單,但采購人員應(yīng)對(duì)已執(zhí)行的采購計(jì)劃單做核銷并妥善保管,以作備查用;
(2)、對(duì)于設(shè)備及工程勞務(wù)發(fā)票后應(yīng)附有設(shè)備及工程勞務(wù)驗(yàn)收?qǐng)?bào)告單,并應(yīng)注明使用部門,以方便財(cái)務(wù)核算。
(3)、如果所采購貨物由物流公司托運(yùn)的,還要有托運(yùn)單,但托運(yùn)單不能代替供貨單位的發(fā)貨單。
(二)、發(fā)票的取得時(shí)限管理規(guī)定
1、所有采購結(jié)算發(fā)票(含運(yùn)費(fèi)結(jié)算發(fā)票)應(yīng)由該筆業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員簽字確認(rèn)后,報(bào)送計(jì)財(cái)部。各類采購業(yè)務(wù)發(fā)票應(yīng)由相關(guān)業(yè)務(wù)經(jīng)辦人負(fù)責(zé)向供應(yīng)商催收,并自所采購物資驗(yàn)收合格入庫之日起30日內(nèi)取得,交計(jì)財(cái)部辦理結(jié)算手續(xù),且發(fā)票信息需與合同及實(shí)際相符;工程、勞務(wù)發(fā)票的取得時(shí)限為單項(xiàng)工程、勞務(wù)合同約定的勞務(wù)內(nèi)容結(jié)束之日起60日內(nèi)由相關(guān)分管責(zé)任人負(fù)責(zé)經(jīng)與決算合同內(nèi)容金額相符的發(fā)票交至計(jì)財(cái)部。結(jié)合公司目前材料貨款結(jié)算可以延期支付的特點(diǎn),對(duì)于未付款的包裝材料結(jié)算發(fā)票,取得時(shí)限可延長至自貨物采購入庫之日起90日內(nèi),此種情況需取得財(cái)務(wù)部的書面許可證明。
2、如因結(jié)算價(jià)款發(fā)生異議而導(dǎo)致業(yè)務(wù)不能正常辦理結(jié)算手續(xù),不能在規(guī)定時(shí)限取得發(fā)票時(shí),采購(或勞務(wù))業(yè)務(wù)經(jīng)辦人應(yīng)及時(shí)填報(bào)“(財(cái)務(wù))問題業(yè)務(wù)報(bào)告單”,說明原因及處理方案,報(bào)計(jì)財(cái)部往來會(huì)計(jì)處經(jīng)財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人核準(zhǔn)后備案,并由業(yè)務(wù)經(jīng)辦人負(fù)責(zé)在自發(fā)生異議之日起30日內(nèi)處理完畢。如無正當(dāng)理由,又無財(cái)務(wù)書面說明可延期取得結(jié)算發(fā)票的業(yè)務(wù),均以正常業(yè)務(wù)規(guī)定的到票期限為準(zhǔn)。特殊情況下,計(jì)財(cái)部因?qū)嶋H核算的需要,對(duì)某一部分業(yè)務(wù)到票時(shí)間要求提前的或延遲的以計(jì)財(cái)部書面下達(dá)的發(fā)票到票時(shí)間調(diào)整說明書為準(zhǔn)。
3、對(duì)于特殊業(yè)務(wù)發(fā)票的取得時(shí)限,如經(jīng)總經(jīng)理特批處理的,可按特批時(shí)限為準(zhǔn),需由計(jì)財(cái)部處理的由業(yè)務(wù)經(jīng)辦人將業(yè)務(wù)移交計(jì)財(cái)部處理。
4、對(duì)于超過規(guī)定時(shí)限未將發(fā)票交到財(cái)務(wù)部的,每超期一天給予采購業(yè)務(wù)經(jīng)辦人5元罰款,從工資中扣除,對(duì)于無客觀原因超過兩個(gè)月發(fā)票未到的,停發(fā)當(dāng)事采購業(yè)務(wù)經(jīng)辦人工資,直至取得發(fā)票止。
5、業(yè)務(wù)經(jīng)辦人對(duì)收到的供應(yīng)商發(fā)票(不得預(yù)開票),要在收到發(fā)票的當(dāng)日將發(fā)票及相應(yīng)業(yè)務(wù)附件單據(jù)報(bào)送至計(jì)財(cái)部,并在計(jì)財(cái)部做單據(jù)傳遞記錄登記,對(duì)收到的不合要求,財(cái)務(wù)不能接收的發(fā)票,由業(yè)務(wù)經(jīng)辦人填寫快遞單,財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)將發(fā)票寄回供應(yīng)商(需作備查記錄),并由業(yè)務(wù)經(jīng)辦人與供應(yīng)商協(xié)調(diào)及時(shí)補(bǔ)票,時(shí)限為30天。凡因發(fā)票不合格,財(cái)務(wù)不接收而退票的,每筆業(yè)務(wù)處罰采購(或勞務(wù))業(yè)務(wù)經(jīng)辦人10元。如因業(yè)務(wù)經(jīng)辦人個(gè)人原因造成已收到的供應(yīng)商發(fā)票過認(rèn)證期或丟失的,每筆業(yè)務(wù)發(fā)票金額在50000元以下的,對(duì)業(yè)務(wù)經(jīng)辦人處以100元罰款,金額在50000元以上的處以200元罰款,并由業(yè)務(wù)經(jīng)辦人負(fù)責(zé)在退票日或發(fā)現(xiàn)日起30日內(nèi)補(bǔ)換票及提供財(cái)務(wù)部所需的其它相關(guān)手續(xù)。對(duì)于發(fā)票丟失或過期的情況同時(shí)對(duì)財(cái)務(wù)部往來會(huì)計(jì)進(jìn)行考核,如發(fā)現(xiàn)屬不按規(guī)定對(duì)帳造成的,每筆丟失或過期發(fā)票對(duì)往來會(huì)計(jì)處以20元罰款。如業(yè)務(wù)經(jīng)辦人故意對(duì)不規(guī)范業(yè)務(wù)發(fā)票隱瞞不報(bào)或私自壓票、退票等處理的,每發(fā)現(xiàn)一筆,處罰當(dāng)事業(yè)務(wù)經(jīng)辦人200元。
6、會(huì)計(jì)年度終了前(每年12月31日),各業(yè)務(wù)經(jīng)辦人應(yīng)將自己經(jīng)辦、屬于當(dāng)年度已完成的采購(勞務(wù))業(yè)務(wù)發(fā)票全部催收,并交至計(jì)財(cái)部。
第六條、定期對(duì)帳制度
為確保各類業(yè)務(wù)單據(jù)按時(shí)取得及保證與供應(yīng)商帳目相符,計(jì)財(cái)部將實(shí)行定期對(duì)帳制度:與公司業(yè)務(wù)經(jīng)辦人備查帳核對(duì)時(shí)間周期為兩個(gè)月一次,時(shí)間為次月5-15日;與供應(yīng)商對(duì)帳每半年一次,核對(duì)范圍為半年內(nèi)與公司發(fā)生經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)往來的單位,由業(yè)務(wù)經(jīng)辦人負(fù)責(zé)與相應(yīng)的供應(yīng)商協(xié)調(diào)取得對(duì)方業(yè)務(wù)往來帳單(需經(jīng)手人簽名并加蓋賬務(wù)或業(yè)務(wù)公章),并最遲于次月10日前交計(jì)財(cái)部往來會(huì)計(jì)處,由往來會(huì)計(jì)負(fù)責(zé)核對(duì)并作核對(duì)情況備查記錄。凡業(yè)務(wù)經(jīng)辦人未設(shè)立業(yè)務(wù)備查帳或帳目不清的,每次處罰20元,并在10日內(nèi)規(guī)范備查帳;對(duì)未按規(guī)定時(shí)間取得供應(yīng)商對(duì)帳單的,按單個(gè)供應(yīng)商計(jì)算,每個(gè)次處罰業(yè)務(wù)經(jīng)辦人10元,并限定在規(guī)定時(shí)間(10天內(nèi))完成對(duì)帳手續(xù),過期仍未完成的,每日處罰5元,直至對(duì)帳業(yè)務(wù)手續(xù)完成,所處罰款項(xiàng)從當(dāng)事業(yè)務(wù)經(jīng)辦人工資中扣除。特殊情況經(jīng)當(dāng)事業(yè)務(wù)經(jīng)辦人提出申請(qǐng),計(jì)財(cái)部確認(rèn)的除外。
第七條、補(bǔ)充規(guī)定
(1)、每一筆采購業(yè)務(wù)合同、供貨人、開票人、收款人必需是同一業(yè)務(wù)對(duì)象。與新供應(yīng)商第一次合作時(shí),業(yè)務(wù)經(jīng)辦人應(yīng)及時(shí)以書面形式向?qū)Ψ綐I(yè)務(wù)單位提供我方的開票資料。
(2)、對(duì)于業(yè)務(wù)單位到公司直接收取往來帳款的業(yè)務(wù),公司采購業(yè)務(wù)或接受勞務(wù)業(yè)務(wù)經(jīng)辦人應(yīng)對(duì)業(yè)務(wù)單位來人身份進(jìn)行確認(rèn),經(jīng)計(jì)財(cái)部驗(yàn)證來人出具的加蓋對(duì)方業(yè)務(wù)單位公章的介紹信,確認(rèn)無誤的,計(jì)財(cái)部方受理付款業(yè)務(wù),按正常財(cái)務(wù)手續(xù)辦理付款事宜,且在相關(guān)付款原始憑證上,本公司業(yè)務(wù)經(jīng)辦人要簽字確認(rèn)。
(3)、如果外購?fù)环N貨物不同供應(yīng)商有多種名稱稱呼的,在簽訂采購合同時(shí),各當(dāng)事業(yè)務(wù)責(zé)任人應(yīng)統(tǒng)一以公司已有的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范名稱、規(guī)格等填寫,即與用友檔案中信息一致,并及時(shí)與供應(yīng)商溝通以免發(fā)錯(cuò)貨。
(4)、凡外地業(yè)務(wù)單位派人到公司收款的業(yè)務(wù),應(yīng)由公司業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員確認(rèn)來人身份,并由來人出示對(duì)方業(yè)務(wù)單位出具的加蓋行政公章的證明信后,計(jì)財(cái)部經(jīng)辦人對(duì)來人身份及證明信確認(rèn)無誤的,方可受理來人經(jīng)辦業(yè)務(wù),且公司經(jīng)辦人員應(yīng)在相應(yīng)的業(yè)務(wù)單據(jù)及證明材料上上簽名,以示負(fù)責(zé)(對(duì)方上門收款的業(yè)務(wù),必需在付款同時(shí)取得對(duì)方的收款收據(jù))。對(duì)于本地業(yè)務(wù)單位派人到公司收款的業(yè)務(wù),如彼此熟知情況并對(duì)來人確認(rèn)的,可不需證明信,按正常付款手續(xù)辦理。反之則需按財(cái)務(wù)要求出具相應(yīng)的證明材料方可辦理付款手續(xù)。(5、各相關(guān)采購業(yè)務(wù)經(jīng)辦人,應(yīng)按月份(以每月20日價(jià)格為準(zhǔn))對(duì)自己分管的采購物資進(jìn)行歸類按不同供應(yīng)商分別列示供應(yīng)價(jià)格,出具物資采購報(bào)價(jià)明細(xì)單,于每月25日前報(bào)財(cái)務(wù)部材料會(huì)計(jì)處。
(6)、設(shè)立采購備查帳:相關(guān)業(yè)務(wù)經(jīng)辦人應(yīng)自采購(或勞務(wù))合同生效之日起開始分供應(yīng)商進(jìn)行業(yè)務(wù)備查帳記錄(注明供應(yīng)商名稱、電話、聯(lián)系人),按業(yè)務(wù)發(fā)生時(shí)間先后順序、詳細(xì)記錄每一筆經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的采購計(jì)劃單號(hào)、合同號(hào)、品名、規(guī)格、含量、合同數(shù)量、合同金額,到貨時(shí)間、規(guī)格、含量、來料數(shù)量、入庫數(shù)量、金額,付款時(shí)間、付款方式、付款金額、欠款金額及開票情況等,屬工程勞務(wù)業(yè)務(wù)的,經(jīng)辦人要登記工程勞務(wù)名稱、合同金額、付款金額及開具發(fā)票情況,以便與財(cái)務(wù)核對(duì)帳目之用。在供應(yīng)商開票時(shí),要求業(yè)務(wù)經(jīng)手人與供應(yīng)商核對(duì)無誤(金額、數(shù)量、品名)才能開票,以免取得的發(fā)票與實(shí)際業(yè)務(wù)內(nèi)容不附。
(7)、公司采購貨物或接受勞務(wù)業(yè)務(wù)經(jīng)辦人以私人名義或未經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)簽批許可,私自以公司各類公章與外部業(yè)務(wù)單位產(chǎn)生的負(fù)債業(yè)務(wù)(即個(gè)人行為后果),由行為個(gè)人自負(fù),如因此給公司造成經(jīng)濟(jì)糾紛的,公司將追究當(dāng)事人經(jīng)濟(jì)或刑事責(zé)任。以職務(wù)之便侵吞公司資金的,以貪污論處。
(8)、采購業(yè)務(wù)經(jīng)辦人應(yīng)對(duì)所提交財(cái)務(wù)部的原始業(yè)務(wù)憑證的合法性、真實(shí)性、完整性、規(guī)范性負(fù)責(zé),并對(duì)傳遞至財(cái)務(wù)部的用款申請(qǐng)與發(fā)票做好單據(jù)傳遞記錄。
(9)、涉及采購業(yè)務(wù),應(yīng)由需求部門提出需求計(jì)劃單(采購計(jì)劃單),經(jīng)倉庫保管員確認(rèn)庫存、部門負(fù)責(zé)人及分管領(lǐng)導(dǎo)核準(zhǔn)后,報(bào)采購部后進(jìn)入實(shí)際采購流程。
(10)、公司財(cái)務(wù)及審計(jì)小組對(duì)所有采購(工程勞務(wù))業(yè)務(wù)從需求計(jì)劃到采購計(jì)劃、合同、價(jià)格、質(zhì)量、數(shù)量及采購(工程勞務(wù))業(yè)務(wù)完成時(shí)限、財(cái)務(wù)結(jié)算等全過程進(jìn)行跟蹤監(jiān)督與審計(jì)。采購人員要自覺接受財(cái)務(wù)和審計(jì)部門對(duì)采購活動(dòng)的監(jiān)督和質(zhì)詢。對(duì)采購人員在采購過程發(fā)生的違犯廉潔制度的行為,審計(jì)部門將有權(quán)對(duì)有關(guān)人員提出降級(jí)、處罰、開除的處理建議,直至追究法律責(zé)任。
(11)、對(duì)經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)的特殊業(yè)務(wù),在規(guī)避公司風(fēng)險(xiǎn)的前提下,按總經(jīng)理批復(fù)處理。
第八條、本制度經(jīng)總經(jīng)理簽字批準(zhǔn)之日起執(zhí)行 第九條、本制度由計(jì)財(cái)部負(fù)責(zé)解釋及修訂 附件:
附件
1、“用款申請(qǐng)單”使用方法 附件
2、收款信息確認(rèn)函。
附件
1、“用款申請(qǐng)單”使用方法:
1、公司對(duì)外支付各種業(yè)務(wù)款項(xiàng)時(shí)使用本單。本單由公司相關(guān)部門業(yè)務(wù)經(jīng)辦人在提出款項(xiàng)支付申請(qǐng)時(shí)開具。
2、本單的開具:
(1)、本單 “收款單位”的相關(guān)信息及申請(qǐng)付款金額、付款依據(jù)由公司相關(guān)業(yè)務(wù)用款申請(qǐng)人填寫,(2)、本單中“帳面應(yīng)付款”相關(guān)信息由計(jì)財(cái)部往來會(huì)計(jì)填寫。對(duì)本單涉及到的業(yè)務(wù)收款單位,在業(yè)務(wù)經(jīng)辦人申請(qǐng)支付該單位款項(xiàng)時(shí),均應(yīng)將用款申請(qǐng)交往來會(huì)計(jì)核實(shí)與該單位業(yè)務(wù)往來的余額情況,并簽名確認(rèn),如是新業(yè)務(wù)單位的要在帳面應(yīng)付款中注明“無”。
(3)、經(jīng)辦人在本單“申請(qǐng)付款依據(jù)”欄填寫時(shí),按所附申請(qǐng)依據(jù)所屬類型,在相對(duì)應(yīng)的編號(hào)前方格內(nèi)標(biāo)示明確,對(duì)于申請(qǐng)付款依據(jù)選擇為:“
1、采購(或勞務(wù))合同”或“其它”的,要在橫線內(nèi)詳細(xì)注明使用部門、品名、數(shù)量及單價(jià)或勞務(wù)內(nèi)容等業(yè)務(wù)內(nèi)容信息。
3、本單簽批及傳遞流程:申請(qǐng)付款人持內(nèi)容填寫完整的用款申請(qǐng)→(1)、財(cái)務(wù)往來會(huì)計(jì)核實(shí)往來余額→(2)、部門負(fù)責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)審簽→(3)、財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人審核→(4)、總經(jīng)理簽批→(5)、交出納員辦理付款手續(xù)。
附件
2、收款信息確認(rèn)函格式
收款信息確認(rèn)函
*********有限公司: 請(qǐng)將款額 元,大寫: 匯入我公司下列帳戶:
戶 名:
開戶行: 帳 號(hào): 貴公司將款項(xiàng)匯入上述帳戶后,我公司將及時(shí)為貴公司出具收款收據(jù)。本傳真件與原件內(nèi)容一致,具有法律效力!
現(xiàn)金打卡手續(xù)費(fèi)由收款方承擔(dān)。
謝謝合作!
經(jīng)辦人:
收款方: 公司(公章)
年 月 日
第二篇:采購付款及發(fā)票管理制度
采購付款及發(fā)票管理制度 總則
1.1 為規(guī)范公司各類采購貨物(或勞務(wù))申請(qǐng)單、付款及采購(或勞務(wù))發(fā)票的管理,維護(hù)公司利益,結(jié)合
公司實(shí)際情況,制定本制度。內(nèi)容
2.1 公司各類采購業(yè)務(wù)、工程勞務(wù)業(yè)務(wù)按實(shí)際情況不同分以下幾種情況處理:采購申請(qǐng)單、采購合同規(guī)定,付管理,付款方式,發(fā)票管理,對(duì)賬管理。2.1.1 采購申請(qǐng)單、采購合同規(guī)定
2.1.1.1 《采購申請(qǐng)單》、《費(fèi)用類報(bào)銷單》單比1萬以下、月累計(jì)5萬以上由常務(wù)副總王青春簽字審核,此金額
以上由總經(jīng)理簽字有效。
2.1.1.2 研發(fā)樣品及工具采購,根據(jù)分管經(jīng)理或總經(jīng)理簽字審批過的《采購申請(qǐng)單》,研發(fā)樣品采購申請(qǐng)中,必須填
寫批量價(jià)格,轉(zhuǎn)入批量采購后,采購價(jià)格不得高于研發(fā)要求的批量價(jià)格,樣品價(jià)格則可以不受批量價(jià)格的約束,但是偏離太多時(shí)(批 量價(jià)格的2倍)需要附有情況說明。
2.1.1.3 辦公用品、固定資產(chǎn)采購,根據(jù)分管經(jīng)理和總經(jīng)理簽字審批過的《采購申請(qǐng)單》,實(shí)際采購中不得高于
行政交由財(cái)務(wù)部存檔的價(jià)格,如果高于這個(gè)價(jià)格必須附有情況說明。2.1.2 付款管理規(guī)定
所有因采購貨物、接受勞務(wù)的付款業(yè)務(wù)均需憑經(jīng)核準(zhǔn)的“用款申請(qǐng)單”付款?!坝每钌暾?qǐng)單”由業(yè)務(wù)經(jīng)
辦人出具,并不得涂改。2.1.2.1 預(yù)付款業(yè)務(wù)
無特殊情況,除采購生產(chǎn)急需材料業(yè)務(wù)外,其他預(yù)付款業(yè)務(wù)在未結(jié)算總貨款或工程款前,不得預(yù)付全部
價(jià)款。
(1)預(yù)付款業(yè)務(wù)付款手續(xù):業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員出具經(jīng)分管經(jīng)理、總經(jīng)理批準(zhǔn)的合同書、采購申請(qǐng)單,到財(cái)務(wù)辦
理支付款項(xiàng)手續(xù)。
(2)對(duì)于預(yù)付貨款的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù), 各采購及工程勞務(wù)部門必須慎重把關(guān),確保與供應(yīng)商業(yè)務(wù)關(guān)系良好,合同正
常執(zhí)行對(duì)于財(cái)務(wù)帳面“應(yīng)付賬款”中連續(xù)三個(gè)月出現(xiàn)未發(fā)生變化負(fù)數(shù)金額的業(yè)務(wù)單位, 由業(yè)務(wù)經(jīng)辦人負(fù)
責(zé)將款項(xiàng)追回,為避免公司利益受到損失,從付款后第四個(gè)月開始,每延遲一周,對(duì)經(jīng)辦人罰款20元。
直寄追回預(yù)付款項(xiàng)為止。2.1.2.2 貨到付款業(yè)務(wù)
(1)對(duì)貨到已驗(yàn)收、發(fā)票已到要求付款的(即帳面應(yīng)付款):貨到驗(yàn)收入庫,相關(guān)單據(jù)傳遞手續(xù)已完畢,并收 到該筆業(yè)務(wù)發(fā)票的,要求該筆業(yè)務(wù)經(jīng)手人對(duì)發(fā)票的內(nèi)容(貨物數(shù)量、價(jià)格、金額)進(jìn)行審核,并在U8結(jié) 算后附到貨庫單等單據(jù)交財(cái)務(wù)部審核入賬。為避免多開重開發(fā)票現(xiàn)象,發(fā)票所附的到貨單與U8的入庫單的內(nèi)容必須一致。財(cái)務(wù)根據(jù)采購合同、采購申請(qǐng)單或《采購分工及付款清單》審核付款。
(2)對(duì)貨到付款,發(fā)票未到的規(guī)定(此情況有稅務(wù)風(fēng)險(xiǎn),無特殊情況,財(cái)務(wù)有權(quán)拒絕): 對(duì)于貨到入庫、發(fā)票
未到,需按合同付款的,由業(yè)務(wù)經(jīng)辦人出具用款申請(qǐng)單、由品管驗(yàn)收簽字的材料到貨單、采購合同號(hào)。2.1.2.3 勞務(wù)服務(wù)業(yè)務(wù)
委外服務(wù)業(yè)務(wù),業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員出具經(jīng)分管經(jīng)理、總經(jīng)理批準(zhǔn)的委外服務(wù)申請(qǐng)或合同書、服務(wù)發(fā)票、付款申請(qǐng)
單,到財(cái)務(wù)辦理支付款項(xiàng)手續(xù)。分期付款的可以要求對(duì)方分批開具發(fā)票,但必須先到發(fā)票再申請(qǐng)付款。否則,財(cái)務(wù)可以拒付。
2.1.3 付款方式及收據(jù)的取得要求
付款方式主要有現(xiàn)金、銀行轉(zhuǎn)賬、轉(zhuǎn)帳支票等,為了規(guī)范開支的管理,防止產(chǎn)生不必要的損失和
糾紛,款項(xiàng)的支付主要以銀行轉(zhuǎn)賬或轉(zhuǎn)賬支票付款為主,無特殊情況的均不能支付現(xiàn)金。
2.1.3.3 對(duì)單筆業(yè)務(wù)口徑一致性的要求
每一筆業(yè)務(wù),收款人、簽定合同人及出票人、實(shí)際供貨人必須一致,如果有特殊情況,經(jīng)總經(jīng)理特批的業(yè)
務(wù),簽定合同人(即為公司提供勞務(wù)及貨物人),在結(jié)算款項(xiàng)時(shí),出具的發(fā)票與合同不符時(shí),在簽定合同
時(shí),應(yīng)單獨(dú)有合同補(bǔ)充說明,收款據(jù)必須用出發(fā)票人的收據(jù),以免給財(cái)務(wù)工作造成混亂,如果是先預(yù)付款
后來發(fā)票的業(yè)務(wù),在結(jié)算時(shí),發(fā)票出具人與收款人不符的,財(cái)務(wù)將不予受理該發(fā)票,并停止付款。2.1.4 各種情況下采購(或勞務(wù))業(yè)務(wù)發(fā)票的規(guī)定 2.1.4.1 采購(或勞務(wù))發(fā)票標(biāo)準(zhǔn)要求及處理
(1)所有材料物資、勞務(wù)服務(wù)(含固定資產(chǎn)、運(yùn)輸服務(wù)、設(shè)備租賃、研發(fā)技術(shù)服務(wù)、信息技術(shù)服務(wù)、快
遞服務(wù)、鑒證咨詢服務(wù))采購業(yè)務(wù)原則上均應(yīng)由供應(yīng)商出具增值稅專用發(fā)票(增值稅專用發(fā)票進(jìn)項(xiàng)稅有
效認(rèn)證期為自發(fā)票開具之日起180天內(nèi)),財(cái)務(wù)部不接收超過認(rèn)證期的增值稅專用發(fā)票,特殊業(yè)務(wù)不能
出具增值稅專用發(fā)票的經(jīng)財(cái)務(wù)認(rèn)可、總經(jīng)理批準(zhǔn)的可開具增值稅普通發(fā)票;
(2)采購(或勞務(wù))發(fā)票所開具的內(nèi)容必需與實(shí)際業(yè)務(wù)內(nèi)容(合同內(nèi)容、入庫單、數(shù)量、金額及與合同
單價(jià)、勞務(wù)內(nèi)容)相符,即貨、款、票、合同相一致,否則,財(cái)務(wù)不接受該業(yè)務(wù)的結(jié)算發(fā)票。特殊情況經(jīng)
財(cái)務(wù)確認(rèn)總經(jīng)理批準(zhǔn)的除外。
(3)對(duì)于特殊情況下發(fā)票與實(shí)際業(yè)務(wù)內(nèi)容不符的業(yè)務(wù)發(fā)票經(jīng)財(cái)務(wù)確認(rèn)、總經(jīng)理特批可以接收的,需對(duì)方業(yè)
務(wù)單位出具加蓋財(cái)務(wù)公章的情況說明書,說明發(fā)票與實(shí)際業(yè)務(wù)內(nèi)容的業(yè)務(wù)實(shí)質(zhì),經(jīng)公司財(cái)務(wù)部確認(rèn)合格后
方可接收對(duì)方的業(yè)務(wù)發(fā)票。為規(guī)避公司財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn),財(cái)務(wù)部有權(quán)拒收任何情況下不合格的采購(或勞務(wù))業(yè)
務(wù)發(fā)票。2.1.4.2 發(fā)票的取得時(shí)限管理規(guī)定
(1)所有采購結(jié)算發(fā)票(含運(yùn)費(fèi)結(jié)算發(fā)票)應(yīng)由該筆業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員簽字確認(rèn)后,報(bào)送財(cái)務(wù)部。各類采購業(yè)
務(wù)發(fā)票應(yīng)由相關(guān)業(yè)務(wù)經(jīng)辦人負(fù)責(zé)向供應(yīng)商催收,并自所采購物資驗(yàn)收合格入庫之日起60日內(nèi)取得,并在 U8系統(tǒng)里結(jié)算后交財(cái)務(wù)部辦理入賬手續(xù);工程、勞務(wù)發(fā)票的取得時(shí)限為單項(xiàng)工程、勞務(wù)合同約定的勞內(nèi)
容結(jié)束之日起60日內(nèi)由相關(guān)分管責(zé)任人負(fù)責(zé)經(jīng)與決算合同內(nèi)容金額相符的發(fā)票交至財(cái)務(wù)部。
(2)對(duì)于超過規(guī)定時(shí)限未將發(fā)票交到財(cái)務(wù)部的,每超期一周給予業(yè)務(wù)經(jīng)辦人5元罰款,直至取得發(fā)票為止。
(3)如因經(jīng)辦人個(gè)人原因造成已收到的供應(yīng)商發(fā)票過認(rèn)證期或丟失的,每筆業(yè)務(wù)發(fā)票金額在10000元以下的,對(duì)業(yè)務(wù)經(jīng)辦人處以100元罰款,金額在10000元以上的處以200元罰款,并由業(yè)務(wù)經(jīng)辦人負(fù)責(zé)在退票
日或發(fā)現(xiàn)日起30日內(nèi)補(bǔ)換票及提供財(cái)務(wù)部所需的其它相關(guān)手續(xù)。如經(jīng)辦人故意對(duì)不規(guī)范業(yè)務(wù)發(fā)票隱瞞不報(bào)
或私自壓票、退票等處理的,每發(fā)現(xiàn)一筆,處罰當(dāng)事業(yè)務(wù)經(jīng)辦人100元。2.1.5 定期對(duì)帳制度
為確保各類業(yè)務(wù)單據(jù)按時(shí)取得及保證與供應(yīng)商帳目相符,業(yè)務(wù)經(jīng)辦人應(yīng)設(shè)立業(yè)務(wù)備查賬,財(cái)務(wù)部將實(shí)行定期
對(duì)帳制度:
2.1.5.1 與公司業(yè)務(wù)經(jīng)辦人備查帳核對(duì)時(shí)間周期為一月一次,時(shí)間為次月3-10日;次月5日之前財(cái)務(wù)把當(dāng)年的供應(yīng)
商往來明細(xì)提交采購部,次月10日前采購部把對(duì)賬核對(duì)情況結(jié)果反潰財(cái)務(wù)部。
2.1.5.2 業(yè)務(wù)經(jīng)辦人在離職時(shí),賬目必須對(duì)清,填寫供應(yīng)商賬務(wù)交接單,并要求相互交接的業(yè)務(wù)員在其負(fù)責(zé)的每家供
應(yīng)商核對(duì)后的賬目進(jìn)行確認(rèn)簽字,否則財(cái)務(wù)部不得在離職單上簽字。2.1.6 本制度由財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)解釋及修訂
第三篇:采購、付款及發(fā)票管理制度(工業(yè)實(shí)用)
藥業(yè)有限公司財(cái)務(wù)制度之采購貨物、接受勞務(wù)業(yè)務(wù)付款及發(fā)票取得管理制度
采購貨物(工程勞務(wù))合同、付款及
發(fā)票管理制度
**財(cái)字2009第[005]號(hào)
目的:為規(guī)范公司各類采購貨物(工程勞務(wù))合同、付款及采購(或勞務(wù))發(fā)票的管理,結(jié)合公司實(shí)際情況,制定本制度。
適用范圍:**公司
內(nèi)容:公司各類采購業(yè)務(wù)、工程勞務(wù)業(yè)務(wù)按實(shí)際情況不同分以下幾種情況處理:(1)、預(yù)付款業(yè)務(wù),(2)、貨到付款業(yè)務(wù),(3)、以貨易貨業(yè)務(wù)。
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分管副總批準(zhǔn)后實(shí)施采購
2、工程勞務(wù)業(yè)務(wù)合同:公司所有工程建設(shè)及設(shè)備安裝、保暖、維修等接受勞務(wù)業(yè)務(wù),應(yīng)提前簽訂工程勞務(wù)合同及工程預(yù)算表。合同額在2萬元以下的由分管副總批準(zhǔn),超過2萬元的工作勞務(wù)合同由總經(jīng)理批準(zhǔn)。
(二)、合同
內(nèi)
容
填
寫
要
求
(1)、合同內(nèi)容應(yīng)按規(guī)范格式內(nèi)容完整填寫,合同中要特別約定發(fā)票事項(xiàng)(采購業(yè)務(wù)需分增值稅專用發(fā)票與增值稅普通發(fā)票,接受勞務(wù)需取得本公司主管稅務(wù)機(jī)關(guān)許可的勞務(wù)發(fā)票,并注明出具時(shí)限為收貨后一個(gè)月內(nèi)寄達(dá))、詳細(xì)品名規(guī)格單價(jià)、結(jié)算方式、結(jié)算時(shí)限、費(fèi)用承擔(dān)及供應(yīng)商(服務(wù)商)帳號(hào)信息等內(nèi)容。
(三)、合同的報(bào)送及執(zhí)行
(1)、合同報(bào)送:各類采購及工程勞務(wù)合同由公司各分管業(yè)務(wù)責(zé)任人負(fù)責(zé)簽訂,報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)核準(zhǔn)后由業(yè)務(wù)經(jīng)辦人將生效的合同報(bào)送一份到財(cái)務(wù)部材料會(huì)計(jì)處
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存,同時(shí)實(shí)施采購。
(2)、合同執(zhí)行:所有采購合同業(yè)務(wù)均應(yīng)由供應(yīng)部實(shí)施采購,勞務(wù)合同由工程設(shè)備部執(zhí)行實(shí)施,對(duì)于特殊情況下經(jīng)總經(jīng)理特批的采購(工程勞務(wù))業(yè)務(wù)除外。財(cái)務(wù)部將按合同約定執(zhí)行付款事宜,款項(xiàng)支付與否及支付方式原則上按合同規(guī)定正常辦理。在付款時(shí),除支付財(cái)務(wù)帳面應(yīng)付帳款外,在提交用款申請(qǐng)的同時(shí)還應(yīng)附有合同,對(duì)一次簽定合同、同一價(jià)格多次進(jìn)貨的,在第一次進(jìn)貨時(shí)發(fā)票要附合同,在以后價(jià)格不變的業(yè)務(wù)發(fā)票后可不附合同,但要在價(jià)格發(fā)生變化時(shí)的第一筆業(yè)務(wù)發(fā)票后附有供貨方的調(diào)價(jià)函(各類包裝材料采購業(yè)務(wù),供應(yīng)部采購員應(yīng)于每月5日前報(bào)一份經(jīng)董事長批準(zhǔn)的按不同供應(yīng)商分材質(zhì)、規(guī)格填列的各類包裝材料采購價(jià)格表交財(cái)務(wù)部,作審核采購價(jià)格之參考依據(jù)。月中如有變化應(yīng)及時(shí)列表經(jīng)董事長批準(zhǔn)后報(bào)至財(cái)務(wù)部備案)。
(3)、財(cái)務(wù)部不受理涂改及未經(jīng)公司董事長(總經(jīng)理)或有權(quán)簽字副總簽批的合同。
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果由業(yè)務(wù)責(zé)任人承擔(dān)。所有付款業(yè)務(wù)的用款申請(qǐng)單,除第一次付款的新增供應(yīng)商外,均需由業(yè)務(wù)經(jīng)辦人到財(cái)務(wù)部往來會(huì)計(jì)處查詢并填寫與收款單位帳面往來余額情況后方可繼續(xù)下一流程環(huán)節(jié)。業(yè)務(wù)經(jīng)辦人在申請(qǐng)正常業(yè)務(wù)付款時(shí)需持“用款申請(qǐng)”依上述簽批流程圖順序依次履行簽字手續(xù),如因董事長出差不能及時(shí)簽批的,經(jīng)財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人簽批后付款;如屬特殊業(yè)務(wù)付款,則由業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人、董事長簽批,最后交財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人審核后付款。出納員在接到業(yè)務(wù)經(jīng)辦人交來的經(jīng)財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人或董事長總經(jīng)理批準(zhǔn)付款的用款申請(qǐng)時(shí),按實(shí)際批復(fù)的付款金額及付款方式付款,如果批復(fù)付款欄及批復(fù)付款方式欄為空的,按申請(qǐng)付款金額及付款方式辦理付款手續(xù)。
1、預(yù)付款業(yè)務(wù):無特殊情況,除采購生產(chǎn)急需材料業(yè)務(wù)外,其他預(yù)付款業(yè)務(wù)在未結(jié)算總貨款或工程款前,不得預(yù)付全部價(jià)款。
預(yù)付款業(yè)務(wù)流程圖:業(yè)務(wù)經(jīng)手人持用款申請(qǐng)(含合同采購計(jì)劃單等附件)→財(cái)務(wù)部往來會(huì)計(jì)核填帳面往來余額→分管領(lǐng)導(dǎo)簽字→財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人簽字→董事長(總經(jīng)理簽字)→財(cái)務(wù)出納員付款
(1)、預(yù)付款業(yè)務(wù)付款手續(xù):業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員出具經(jīng)分管經(jīng)理、財(cái)務(wù)經(jīng)理及總經(jīng)理、董事長批準(zhǔn)的用款申請(qǐng)附合同書、采購計(jì)劃單,到財(cái)務(wù)辦理支付款項(xiàng)手續(xù)。
(2)、對(duì)于預(yù)付貨款的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù), 各物資采購及工程勞務(wù)部門必須慎重把關(guān),確保與供應(yīng)商業(yè)務(wù)關(guān)系良好,合同正常執(zhí)行。對(duì)于財(cái)務(wù)帳面“應(yīng)付賬款”中連續(xù)半年出現(xiàn)未發(fā)生變化負(fù)數(shù)金額的業(yè)務(wù)單位, 由各物資采購部門業(yè)務(wù)經(jīng)辦人負(fù)責(zé)將款項(xiàng)追回, 以避免公司利益受到損失(預(yù)付工程款不在此內(nèi))。
2、貨到付款業(yè)務(wù):原則上必須先取得發(fā)票再付款,但在不超出財(cái)務(wù)規(guī)定的到票時(shí)間內(nèi)付款的,按《財(cái)務(wù)管理制度—貨幣資金及承兌匯票管理制度》中的付款規(guī)定辦理。具體如下:
貨到付款流程圖:業(yè)務(wù)經(jīng)手人持用款申請(qǐng)(含附件)→財(cái)務(wù)部往來會(huì)計(jì)核填應(yīng)付款余額→分管領(lǐng)導(dǎo)簽字→財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人簽字→董事長(總經(jīng)理簽字)→財(cái)務(wù)出納員付款
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(1)、對(duì)貨到付款,發(fā)票未到的規(guī)定: 對(duì)于貨到入庫、發(fā)票未到,需按合同付款的,由業(yè)務(wù)經(jīng)辦人出具用款申請(qǐng),報(bào)材料會(huì)計(jì)在付款申請(qǐng)單上標(biāo)示驗(yàn)收入庫單號(hào)或臨時(shí)收料單號(hào)(注:入庫單必須在付款之前傳達(dá)材料會(huì)計(jì)處),及貨款金額,并附“采購合同”。材料會(huì)計(jì)簽名確認(rèn)后報(bào)財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人審簽、董事長核準(zhǔn)后付款。對(duì)于含量待檢的,原則上在未辦理入庫手續(xù)前(即入庫單未傳達(dá)財(cái)務(wù)前),財(cái)務(wù)部不受理該筆業(yè)務(wù)付款,特殊情況確需付款的需總經(jīng)理特批(由財(cái)務(wù)認(rèn)定)。
(2)、對(duì)貨到已驗(yàn)收、發(fā)票已到要求付款的(即帳面應(yīng)付款):貨到驗(yàn)收入庫,相關(guān)單據(jù)傳遞手續(xù)已完畢,并收到該筆業(yè)務(wù)發(fā)票的,要求該筆業(yè)務(wù)經(jīng)手人對(duì)發(fā)票的內(nèi)容(貨物數(shù)量、價(jià)格、金額)進(jìn)行審核,參照該業(yè)務(wù)入庫單及合同等進(jìn)行核對(duì),確認(rèn)無誤后在發(fā)票右下角簽章確認(rèn),將發(fā)票附入庫單等單據(jù)交財(cái)務(wù)部,并按規(guī)定出具用款申請(qǐng),交財(cái)務(wù)部辦理付款手續(xù):材料會(huì)計(jì)核填帳面應(yīng)付該供應(yīng)商款項(xiàng)金額、申請(qǐng)部門負(fù)責(zé)人簽字、財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人審簽、董事長核準(zhǔn)后付款。
(3)支付帳面應(yīng)付款:對(duì)于支付帳面應(yīng)付款的業(yè)務(wù),由業(yè)務(wù)經(jīng)辦人開具用款申請(qǐng)單,填明申請(qǐng)支付金額,到財(cái)務(wù)部往來會(huì)計(jì)處核填帳面應(yīng)付金額,經(jīng)財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人審核,總經(jīng)理董事長簽字批準(zhǔn)后方可交出納員辦理付款手續(xù)。
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人員審核及總經(jīng)理批準(zhǔn)的用款申請(qǐng)后,視其具體情況分別處理:
(1)、收款人派人上門收款的,公司業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員(指采購員)對(duì)來人身份進(jìn)行確認(rèn),財(cái)務(wù)部出納員驗(yàn)證來人持有的對(duì)方業(yè)務(wù)單位開具并加蓋行政公章的介紹信或?qū)Ψ綐I(yè)務(wù)單位傳真加蓋行政公章或財(cái)務(wù)公章的委托收款證明(傳真件證明中需注明來人姓名、身份證號(hào)、委托事項(xiàng),并注明“本傳真件與原件內(nèi)容一致,具有法律效力”字樣),經(jīng)確認(rèn)無誤的,再辦理支付手續(xù)在收款人點(diǎn)驗(yàn)貨款無誤后,直接開據(jù)收款收據(jù)后交出納員。收款人要在收款憑據(jù)上注明“收款人:XX”字樣,并由出納員填寫該收款人的身份證號(hào),特殊情況下經(jīng)批準(zhǔn)后可不需填寫收款人身份證號(hào)。
(2)、如果是要求公司將款項(xiàng)匯入收款人(指業(yè)務(wù)單位)指定卡號(hào)(或業(yè)務(wù)經(jīng)辦人提供的收款人卡號(hào))的業(yè)務(wù),在匯款前由公司業(yè)務(wù)經(jīng)辦人負(fù)責(zé)提供收款人出具的收款帳號(hào)、戶名并加蓋蓋有財(cái)務(wù)章(或公章)及收款方經(jīng)辦人簽字蓋章的“收款信息確認(rèn)函”傳真件(格式見后附件2),確認(rèn)函要求注明“本傳真件與原件內(nèi)容一致,具有法律效力”字樣。財(cái)務(wù)部收到符合要求的確認(rèn)函傳真件并經(jīng)公司業(yè)務(wù)經(jīng)辦人簽字確認(rèn)后,方可匯款。在辦理完匯款手續(xù),收款人在確認(rèn)款項(xiàng)收到后,由公司業(yè)務(wù)經(jīng)辦人負(fù)責(zé):當(dāng)日內(nèi)將收款人開具的此筆現(xiàn)金業(yè)務(wù)的收款據(jù)的傳真件交至公司財(cái)務(wù)部,并在匯款日起7日內(nèi)(以銀行業(yè)務(wù)單時(shí)間為準(zhǔn)計(jì)算起始時(shí)間),將收據(jù)原件交至公司財(cái)務(wù)部。對(duì)于沒有經(jīng)過審批或有關(guān)人員越權(quán)審批的付款業(yè)務(wù),出納員不予受理。為控制公司資金風(fēng)險(xiǎn),財(cái)務(wù)部對(duì)手續(xù)不全或有疑問的現(xiàn)金打卡付款業(yè)務(wù)有權(quán)拒付?,F(xiàn)金打卡手續(xù)費(fèi)由收款方承擔(dān),特殊情況經(jīng)董事長批準(zhǔn)的除外。
(3)、公司派人帶現(xiàn)金外出采購業(yè)務(wù):除零星辦公用品及低值易耗品外的現(xiàn)
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金,采購金額在10000元以上的材料采購業(yè)務(wù),需由總經(jīng)理批準(zhǔn)。由采購業(yè)務(wù)經(jīng)辦人提出用款申請(qǐng),經(jīng)核準(zhǔn)后到財(cái)務(wù)辦理現(xiàn)金借款手續(xù)(借款人應(yīng)為采購業(yè)務(wù)經(jīng)辦人指定的公司員工),無特殊情況超10000元的采購業(yè)務(wù)不得以此種方式進(jìn)行采購,(4)、對(duì)于正常采購(或勞務(wù))業(yè)務(wù)付款,因相關(guān)申請(qǐng)部門計(jì)劃不到位、不及時(shí),導(dǎo)致原可以電匯或承兌匯票支付的款項(xiàng),而需要財(cái)務(wù)部以現(xiàn)金打卡方式加急支付的,財(cái)務(wù)部有權(quán)拒絕,對(duì)于董事長特批的此種情況下的付款,在保證手續(xù)完備,所支付款項(xiàng)安全的前提下,付款手續(xù)費(fèi)由業(yè)務(wù)經(jīng)辦人(即付款申請(qǐng)人)承擔(dān),如果造成資金損失的,還要由業(yè)務(wù)經(jīng)辦人承擔(dān)相應(yīng)損失。
2、銀行電匯付款:財(cái)務(wù)部憑業(yè)務(wù)經(jīng)辦人出具的經(jīng)核準(zhǔn)無誤的用款申請(qǐng)中列示的收款人信息辦理電匯付款業(yè)務(wù)。銀行電匯付款可暫不要對(duì)方出具收據(jù),但對(duì)同一供應(yīng)商,既有現(xiàn)金付款、又有銀行付款業(yè)務(wù)的,原則上,只要對(duì)方收款,就要出具收款據(jù)。
退匯重辦業(yè)務(wù):是指銀行已辦理電匯付款手續(xù),因收款人信息填寫有誤或其它原因,造成正常電匯付款業(yè)務(wù)退匯,需要重新辦理付款的。退匯重辦業(yè)務(wù)按以下幾種情況處理:
(1)、收款單位提供收款信息有誤的,由業(yè)務(wù)經(jīng)辦人負(fù)責(zé)重新出具用款申請(qǐng)辦理付款;
(2)、公司采購(或勞務(wù))業(yè)務(wù)經(jīng)辦人工作失誤造成退匯的,由責(zé)任人在退匯單上簽名確認(rèn),并由經(jīng)辦人提供準(zhǔn)確信息,重新辦理匯款,同時(shí)該退匯業(yè)務(wù)的原付款手續(xù)費(fèi)由責(zé)任人承擔(dān)。
(3)、出納員個(gè)人工作失誤退匯的,由出納員據(jù)退匯單重新填制電匯單辦理
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匯款,同時(shí),原匯款手續(xù)費(fèi)由出納員個(gè)人承擔(dān)。
(4)、因銀行間業(yè)務(wù)劃轉(zhuǎn)不成功或其它非公司可控原因造成正常電匯付款退匯的,由出納員在第一時(shí)間內(nèi)報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)核銷原電匯退匯單據(jù)并重新辦理付款。
3、承兌匯票付款:
(1)、對(duì)于付出的承兌匯票,原則由收款單位派人上門收取【來人身份確認(rèn)程序同本制度第三條,1,(1)】,經(jīng)財(cái)務(wù)部出納員確認(rèn)無誤的,再辦理支付手續(xù),在來人對(duì)所收承兌匯票驗(yàn)查無誤后,開具加蓋收款單位財(cái)務(wù)專章的收據(jù)交出納員(其它簽字手續(xù)參照貨幣資金付款業(yè)務(wù)),且本公司業(yè)務(wù)經(jīng)辦人要在相應(yīng)的原始付款憑證上簽字確認(rèn)。
(2)、如收款單位派人上門收款,且來人未帶收款據(jù)的,經(jīng)財(cái)務(wù)部出納員對(duì)來人身份確認(rèn)無誤后,再辦理付款手續(xù)【來人身份確認(rèn)程序同本制度第三條,1,(1)】,在來人對(duì)所收承兌匯票驗(yàn)查無誤后,開具收條(可由收款人在收條上注明“收據(jù)原件到后此收條自動(dòng)轉(zhuǎn)作附件”,并在收條上填寫EMS特快專遞單號(hào),注明“以收款方實(shí)際收到此特快件為開具收據(jù)之依據(jù)”),簽字蓋手印,財(cái)務(wù)部經(jīng)辦人當(dāng)收款人面將匯票裝袋以EMS特快郵寄給收款單位。
(3)、如收款人不能上門收款,需以郵寄方式付款的(此方法存在很大風(fēng)險(xiǎn),無特殊情況,財(cái)務(wù)一律不受理該付款方式),由采購業(yè)務(wù)經(jīng)辦人負(fù)責(zé)辦理郵寄承兌匯票的財(cái)務(wù)登記手續(xù),即在承兌匯票備查簿上對(duì)所支付承兌票號(hào)及金額簽名確認(rèn),出納員將需郵寄承兌匯票,當(dāng)付款申請(qǐng)人面封好快遞袋,并將EMS號(hào)填寫在用款申請(qǐng)單申請(qǐng)人下方,再由付款申請(qǐng)人按收款單位傳真的加蓋財(cái)務(wù)公章的詳細(xì)收件地址證明(證明內(nèi)容含匯票金額、收件人姓名、收件地址、郵編、聯(lián)系電話,并注明“本傳真件與原件內(nèi)容一致,具有法律效力”字樣),填寫快遞單,交出
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納員辦理投郵(收款單位傳真的收件地址證明交財(cái)務(wù)作此筆付款業(yè)附件。公司業(yè)務(wù)經(jīng)辦人應(yīng)及時(shí)與收款人溝通,跟蹤收款人對(duì)該快件的查收情況,并負(fù)責(zé)在承兌匯票郵寄之日起15日內(nèi)將收款人開具的收款據(jù)原件郵至財(cái)務(wù)部出納員處。
4、票據(jù)的背書:所有需支付的承兌匯票,原則上均應(yīng)由出納員據(jù)批準(zhǔn)的用款申請(qǐng)單中列示的收款單位,在匯票“被背背書人”欄填寫收款單位全稱并加蓋我公司在銀行預(yù)留印鑒后方可對(duì)外支付或特快郵寄。但對(duì)于公司自行從銀行申請(qǐng)辦理的承兌匯票(即應(yīng)付票據(jù)),在支付給匯票列示的收款人之外的第三方單位時(shí),原則上不能再背書(即不能回頭背書),但出票銀行及該匯票實(shí)際接收人許可可以背書的,則需要背書后支付。
5、對(duì)取得的原始收據(jù)的要求:對(duì)于現(xiàn)金、銀行、承兌匯票支付業(yè)務(wù),外來原始憑證原則上一律不得更改、涂抹,錯(cuò)開的原始憑證要重新開具。對(duì)于原始憑證內(nèi)容或金額有誤的,如未按規(guī)定改錯(cuò)的(即在錯(cuò)誤處劃線后,填寫正確內(nèi)容,并加蓋出票單位財(cái)務(wù)章及改錯(cuò)人私章),或在同一處錯(cuò)誤更改兩次(含)以上的,出納員一律不予受理;如出納員收受不合規(guī)定的單據(jù),發(fā)現(xiàn)一次處罰出納員50元。對(duì)于確屬特殊情況的,不合財(cái)務(wù)規(guī)定業(yè)務(wù)單據(jù)經(jīng)董事長特批處理的,應(yīng)有董事長在該單據(jù)上的親筆簽批說明。
對(duì)于一筆業(yè)務(wù)款項(xiàng)同時(shí)以不同方式支付的,應(yīng)根據(jù)實(shí)際付款方式及金額由收款單位分別開具收款收據(jù),不能合開一張收據(jù)。
6、對(duì)單筆業(yè)務(wù)口徑一致性的要求:每一筆業(yè)務(wù),收款人、簽定合同人及出票人、實(shí)際供貨人必需一致,如果有特殊情況,經(jīng)董事長、總經(jīng)理特批的業(yè)務(wù),簽定合同人(即為公司提供勞務(wù)及貨物人),在結(jié)算款項(xiàng)時(shí),出具的發(fā)票與合同不符時(shí),在簽定合同時(shí),應(yīng)單獨(dú)有合同補(bǔ)充說明,收款據(jù)必須用出發(fā)票人的收據(jù),2009-01-01 藥業(yè)有限公司財(cái)務(wù)制度之采購貨物、接受勞務(wù)業(yè)務(wù)付款及發(fā)票取得管理制度
以免給財(cái)務(wù)工作造成混亂,如果是先預(yù)付款后來發(fā)票的業(yè)務(wù),在結(jié)算時(shí),發(fā)票出具人(以發(fā)票專用章確認(rèn))與收款人不符的,對(duì)前面已支付的數(shù)額,收款人應(yīng)補(bǔ)足與原收款時(shí)間金額一致的出發(fā)票單位收款據(jù),在補(bǔ)齊手續(xù)之前,財(cái)務(wù)將不受理該發(fā)票,并停止付款。如果預(yù)付款已全額支付后來發(fā)票的,由業(yè)務(wù)經(jīng)辦人負(fù)責(zé)催收發(fā)票,結(jié)算發(fā)票報(bào)送財(cái)務(wù)時(shí)間定為經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)結(jié)束之日起30天之內(nèi)。對(duì)一些業(yè)務(wù)頻繁、單筆業(yè)務(wù)金額不大,在一定期間內(nèi),價(jià)格不變以業(yè)務(wù),可按月結(jié)算開票。
7、超過規(guī)定時(shí)限未取得付款業(yè)務(wù)收據(jù)的處理:按單筆業(yè)務(wù)計(jì)算,每超期1天,給予采購業(yè)務(wù)經(jīng)辦人5元罰款,從工資中扣除,超過一個(gè)月未能取得收據(jù)的,停發(fā)業(yè)務(wù)經(jīng)辦人工資,直至財(cái)務(wù)部收到收據(jù)原件為止。如發(fā)現(xiàn)業(yè)務(wù)經(jīng)辦人有弄虛作假的,由業(yè)務(wù)經(jīng)辦人承擔(dān)相應(yīng)的損失,后果嚴(yán)重的追究法律責(zé)任。
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款申請(qǐng)單”金額,出納員應(yīng)報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)確定付款時(shí)間,并及時(shí)通知提交用款申請(qǐng)人,此處主要是指電匯及現(xiàn)金打卡付款方式支付的款項(xiàng),如果是收款方提交的相關(guān)證明手續(xù)不完備的,需待公司業(yè)務(wù)經(jīng)辦人協(xié)調(diào)提交完整的手續(xù)后方可付款,補(bǔ)齊手續(xù)前財(cái)務(wù)部不受理該用款申請(qǐng)。
(2)、如屬對(duì)方收款單位派員到公司收取款項(xiàng)的,應(yīng)由分管業(yè)務(wù)經(jīng)辦人負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)財(cái)務(wù)部備款及收款方到公司收款準(zhǔn)確時(shí)間,確保付款工作有序進(jìn)行;(3)、對(duì)于特殊情況下,需加急支付的款項(xiàng),業(yè)務(wù)經(jīng)辦人在提交“用款申請(qǐng)”的同時(shí)還應(yīng)附有經(jīng)核準(zhǔn)的書面“加急付款申請(qǐng)”,否則造成因遲付款而延誤生產(chǎn)的,財(cái)務(wù)部不承擔(dān)責(zé)任。
(4)、如屬出納員工作不負(fù)責(zé)任延遲付款、錯(cuò)付款而給公司造成損失或故意刁難報(bào)銷人、收款人的,發(fā)現(xiàn)一次處罰責(zé)任出納員50元,給公司造成損失的還要按規(guī)定承擔(dān)相應(yīng)以濟(jì)損失。
(5)、如因業(yè)務(wù)經(jīng)辦人提交用款申請(qǐng)及相關(guān)證明材料不及時(shí)、不正確而造成財(cái)務(wù)錯(cuò)誤付款、延期付款誤工誤產(chǎn)的,由業(yè)務(wù)經(jīng)辦人負(fù)責(zé)。
(6)、正常情況下,如已批準(zhǔn)付款的“用款申請(qǐng)”,以實(shí)際簽字核準(zhǔn)日期計(jì)算,超過7日未交到財(cái)務(wù)部的,視同無效申請(qǐng),財(cái)務(wù)部不再受理該“用款申請(qǐng)”,再次付款需重新提交“用款申請(qǐng)”,且原已簽批的“用款申請(qǐng)”要交至財(cái)務(wù)部由出納員加蓋“作廢”印章,作新辦用款申請(qǐng)的附件。
(7)、對(duì)于已核準(zhǔn)支付的“用款申請(qǐng)”,相關(guān)提交申請(qǐng)業(yè)務(wù)經(jīng)辦人要負(fù)責(zé)與收款人及時(shí)溝通其收款情況,對(duì)出現(xiàn)異常情況要及時(shí)與財(cái)務(wù)部溝通處理,確保公司各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)正常進(jìn)行。
(8)、所有傳遞到財(cái)務(wù)部的“用款申請(qǐng)”,均應(yīng)進(jìn)行單據(jù)傳遞記錄登記。詳細(xì)
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記錄傳遞時(shí)間及所傳單據(jù)信息,以明確責(zé)任,該傳遞記錄不允許涂改。
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5、采購(工程勞務(wù))發(fā)票后附件順序依次為:采購入庫單(或直轉(zhuǎn)單)、臨時(shí)收料單(此單實(shí)際業(yè)務(wù)未開具的不附)、質(zhì)檢單、稱重單、采購計(jì)劃單、對(duì)方送(發(fā))貨單[隨貨同行聯(lián)或購貨方備存聯(lián)]、采購合同及其它必需附件{按比價(jià)采購、定點(diǎn)采購、招標(biāo)采購等性質(zhì)不同,附詢價(jià)單(即價(jià)格申報(bào)單)、招標(biāo)合同等}。如發(fā)現(xiàn)有不符合規(guī)定的發(fā)票及附件傳遞到財(cái)務(wù)部,對(duì)當(dāng)事保管員及采購經(jīng)辦人各處罰5元。
注:(1)、如制劑材料采購為多品種集中下達(dá)采購計(jì)劃的,發(fā)票后可不附采購計(jì)劃單,但采購人員應(yīng)對(duì)已執(zhí)行的采購計(jì)劃單做核銷并妥善保管,以作備查用;
(2)、對(duì)于設(shè)備及工程勞務(wù)發(fā)票后應(yīng)附有設(shè)備及工程勞務(wù)驗(yàn)收?qǐng)?bào)告單,并應(yīng)注明使用部門,以方便財(cái)務(wù)核算。
(3)、如果所采購貨物由物流公司托運(yùn)的,還要有托運(yùn)單,但托運(yùn)單不能代替供貨單位的發(fā)貨單。
(二)、發(fā)票的取得時(shí)限管理規(guī)定:
1、所有采購結(jié)算發(fā)票(含運(yùn)費(fèi)結(jié)算發(fā)票)應(yīng)由該筆業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員簽字確認(rèn)后,報(bào)送財(cái)務(wù)部。各類采購業(yè)務(wù)發(fā)票應(yīng)由相關(guān)業(yè)務(wù)經(jīng)辦人負(fù)責(zé)向供應(yīng)商催收,并自所采購物資驗(yàn)收合格入庫之日起30日內(nèi)取得,交財(cái)務(wù)部辦理結(jié)算手續(xù),且發(fā)票信息需與合同及實(shí)際相符;工程、勞務(wù)發(fā)票的取得時(shí)限為單項(xiàng)工程、勞務(wù)合同約定的勞務(wù)內(nèi)容結(jié)束之日起60日內(nèi)由相關(guān)分管責(zé)任人負(fù)責(zé)經(jīng)與決算合同內(nèi)容金額相符的發(fā)票交至財(cái)務(wù)部。結(jié)合公司目前制劑產(chǎn)品包裝材料貨款結(jié)算可以延期支付的特點(diǎn),對(duì)于未付款的包裝材料結(jié)算發(fā)票,取得時(shí)限可延長至自貨物采購入庫之日起90日內(nèi),此種情況需取得財(cái)務(wù)部的書面許可證明。
2、如因結(jié)算價(jià)款發(fā)生異議而導(dǎo)致業(yè)務(wù)不能正常辦理結(jié)算手續(xù),不能在規(guī)定
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時(shí)限取得發(fā)票時(shí),采購(或勞務(wù))業(yè)務(wù)經(jīng)辦人應(yīng)及時(shí)填報(bào)“(財(cái)務(wù))問題業(yè)務(wù)報(bào)告單”,說明原因及處理方案,報(bào)財(cái)務(wù)部往來會(huì)計(jì)處經(jīng)財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人核準(zhǔn)后備案,并由業(yè)務(wù)經(jīng)辦人負(fù)責(zé)在自發(fā)生異議之日起30日內(nèi)處理完畢。如無正當(dāng)理由,又無財(cái)務(wù)書面說明可延期取得結(jié)算發(fā)票的業(yè)務(wù),均以正常業(yè)務(wù)規(guī)定的到票期限為準(zhǔn)。特殊情況下,財(cái)務(wù)部因?qū)嶋H核算的需要,對(duì)某一部分業(yè)務(wù)到票時(shí)間要求提前的或延遲的以財(cái)務(wù)部書面下達(dá)的發(fā)票到票時(shí)間調(diào)整說明書為準(zhǔn)。
3、對(duì)于特殊業(yè)務(wù)發(fā)票的取得時(shí)限,如經(jīng)董事長特批處理的,可按特批時(shí)限為準(zhǔn),需由財(cái)務(wù)部處理的由業(yè)務(wù)經(jīng)辦人將業(yè)務(wù)移交財(cái)務(wù)部處理。
4、對(duì)于超過規(guī)定時(shí)限未將發(fā)票交到財(cái)務(wù)部的,每超期一天給予采購業(yè)務(wù)經(jīng)辦人5元罰款,從工資中扣除,對(duì)于無客觀原因超過兩個(gè)月發(fā)票未到的,停發(fā)當(dāng)事采購業(yè)務(wù)經(jīng)辦人工資,直至取得發(fā)票止。
5、業(yè)務(wù)經(jīng)辦人對(duì)收到的供應(yīng)商發(fā)票(不得預(yù)開票),要在收到發(fā)票的當(dāng)日將發(fā)票及相應(yīng)業(yè)務(wù)附件單據(jù)報(bào)送至財(cái)務(wù)部,并在財(cái)務(wù)部做單據(jù)傳遞記錄登記,對(duì)收到的不合要求,財(cái)務(wù)不能接收的發(fā)票,由業(yè)務(wù)經(jīng)辦人填寫快遞單,財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)將發(fā)票寄回供應(yīng)商(需作備查記錄),并由業(yè)務(wù)經(jīng)辦人與供應(yīng)商協(xié)調(diào)及時(shí)補(bǔ)票,時(shí)限為30天。凡因發(fā)票不合格,財(cái)務(wù)不接收而退票的,每筆業(yè)務(wù)處罰采購(或勞務(wù))業(yè)務(wù)經(jīng)辦人10元。如因業(yè)務(wù)經(jīng)辦人個(gè)人原因造成已收到的供應(yīng)商發(fā)票過認(rèn)證期或丟失的,每筆業(yè)務(wù)發(fā)票金額在50000元以下的,對(duì)業(yè)務(wù)經(jīng)辦人處以100元罰款,金額在50000元以上的處以200元罰款,并由業(yè)務(wù)經(jīng)辦人負(fù)責(zé)在退票日或發(fā)現(xiàn)日起30日內(nèi)補(bǔ)換票及提供財(cái)務(wù)部所需的其它相關(guān)手續(xù)。對(duì)于發(fā)票丟失或過期的情況同時(shí)對(duì)財(cái)務(wù)部往來會(huì)計(jì)進(jìn)行考核,如發(fā)現(xiàn)屬不按規(guī)定對(duì)帳造成的,每筆丟失或過期發(fā)票對(duì)往來會(huì)計(jì)處以20元罰款。如業(yè)務(wù)經(jīng)辦人故意對(duì)不規(guī)范業(yè)務(wù)
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發(fā)票隱瞞不報(bào)或私自壓票、退票等處理的,每發(fā)現(xiàn)一筆,處罰當(dāng)事業(yè)務(wù)經(jīng)辦人200元。
6、會(huì)計(jì)終了前(每年12月31日),各業(yè)務(wù)經(jīng)辦人應(yīng)將自己經(jīng)辦、屬于當(dāng)已完成的采購(勞務(wù))業(yè)務(wù)發(fā)票全部催收,并交至財(cái)務(wù)部。
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對(duì)方業(yè)務(wù)單位公章的介紹信,確認(rèn)無誤的,財(cái)務(wù)部方受理付款業(yè)務(wù),按正常財(cái)務(wù)手續(xù)辦理付款事宜,且在相關(guān)付款原始憑證上,本公司業(yè)務(wù)經(jīng)辦人要簽字確認(rèn)。
(3)、如果外購?fù)环N貨物不同供應(yīng)商有多種名稱稱呼的,在簽訂采購合同時(shí),各當(dāng)事業(yè)務(wù)責(zé)任人應(yīng)統(tǒng)一以公司已有的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范名稱、規(guī)格等填寫,即與用友檔案中信息一致,并及時(shí)與供應(yīng)商溝通以免發(fā)錯(cuò)貨。
(4)、凡外地業(yè)務(wù)單位派人到公司收款的業(yè)務(wù),應(yīng)由公司業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員確認(rèn)來人身份,并由來人出示對(duì)方業(yè)務(wù)單位出具的加蓋行政公章的證明信后,財(cái)務(wù)部經(jīng)辦人對(duì)來人身份及證明信確認(rèn)無誤的,方可受理來人經(jīng)辦業(yè)務(wù),且公司經(jīng)辦人員應(yīng)在相應(yīng)的業(yè)務(wù)單據(jù)及證明材料上上簽名,以示負(fù)責(zé)(對(duì)方上門收款的業(yè)務(wù),必需在付款同時(shí)取得對(duì)方的收款收據(jù))。對(duì)于本地業(yè)務(wù)單位派人到公司收款的業(yè)務(wù),如彼此熟知情況并對(duì)來人確認(rèn)的,可不需證明信,按正常付款手續(xù)辦理。反之則需按財(cái)務(wù)要求出具相應(yīng)的證明材料方可辦理付款手續(xù)。
(5、各相關(guān)采購業(yè)務(wù)經(jīng)辦人,應(yīng)按月份(以每月20日價(jià)格為準(zhǔn))對(duì)自己分管的采購物資進(jìn)行歸類按不同供應(yīng)商分別列示供應(yīng)價(jià)格,出具物資采購報(bào)價(jià)明細(xì)單,于每月25日前報(bào)財(cái)務(wù)部材料會(huì)計(jì)處。
(6)、設(shè)立采購備查帳:相關(guān)業(yè)務(wù)經(jīng)辦人應(yīng)自采購(或勞務(wù))合同生效之日起開始分供應(yīng)商進(jìn)行業(yè)務(wù)備查帳記錄(注明供應(yīng)商名稱、電話、聯(lián)系人),按業(yè)務(wù)發(fā)生時(shí)間先后順序、詳細(xì)記錄每一筆經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的采購計(jì)劃單號(hào)、合同號(hào)、品名、規(guī)格、含量、合同數(shù)量、合同金額,到貨時(shí)間、規(guī)格、含量、來料數(shù)量、入庫數(shù)量、金額,付款時(shí)間、付款方式、付款金額、欠款金額及開票情況等,屬工程勞務(wù)業(yè)務(wù)的,經(jīng)辦人要登記工程勞務(wù)名稱、合同金額、付款金額及開具發(fā)票情況,以便與財(cái)務(wù)核對(duì)帳目之用。在供應(yīng)商開票時(shí),要求業(yè)務(wù)經(jīng)手人與供應(yīng)商核對(duì)無誤
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(金額、數(shù)量、品名)才能開票,以免取得的發(fā)票與實(shí)際業(yè)務(wù)內(nèi)容不附。
(7)、公司采購貨物或接受勞務(wù)業(yè)務(wù)經(jīng)辦人以私人名義或未經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)簽批許可,私自以公司各類公章與外部業(yè)務(wù)單位產(chǎn)生的負(fù)債業(yè)務(wù)(即個(gè)人行為后果),由行為個(gè)人自負(fù),如因此給公司造成經(jīng)濟(jì)糾紛的,公司將追究當(dāng)事人經(jīng)濟(jì)或刑事責(zé)任。以職務(wù)之便侵吞公司資金的,以貪污論處。
(8)、采購業(yè)務(wù)經(jīng)辦人應(yīng)對(duì)所提交財(cái)務(wù)部的原始業(yè)務(wù)憑證的合法性、真實(shí)性、完整性、規(guī)范性負(fù)責(zé),并對(duì)傳遞至財(cái)務(wù)部的用款申請(qǐng)與發(fā)票做好單據(jù)傳遞記錄。
(9)、涉及采購業(yè)務(wù),應(yīng)由需求部門提出需求計(jì)劃單(采購計(jì)劃單),經(jīng)倉庫保管員確認(rèn)庫存、部門負(fù)責(zé)人及分管領(lǐng)導(dǎo)核準(zhǔn)后,報(bào)采購部后進(jìn)入實(shí)際采購流程。
(10)、公司財(cái)務(wù)及審計(jì)小組對(duì)所有采購(工程勞務(wù))業(yè)務(wù)從需求計(jì)劃到采購計(jì)劃、合同、價(jià)格、質(zhì)量、數(shù)量及采購(工程勞務(wù))業(yè)務(wù)完成時(shí)限、財(cái)務(wù)結(jié)算等全過程進(jìn)行跟蹤監(jiān)督與審計(jì)。采購人員要自覺接受財(cái)務(wù)和審計(jì)部門對(duì)采購活動(dòng)的監(jiān)督和質(zhì)詢。對(duì)采購人員在采購過程發(fā)生的違犯廉潔制度的行為,審計(jì)部門將有權(quán)對(duì)有關(guān)人員提出降級(jí)、處罰、開除的處理建議,直至追究法律責(zé)任。
(11)、對(duì)經(jīng)董事長批準(zhǔn)的特殊業(yè)務(wù),在規(guī)避公司風(fēng)險(xiǎn)的前提下,按董事長批復(fù)處理。
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********藥業(yè)有限公司
財(cái)務(wù)部 2009-01-01
附件
1、“用款申請(qǐng)單”使用方法:
1、公司對(duì)外支付各種業(yè)務(wù)款項(xiàng)時(shí)使用本單。本單由公司相關(guān)部門業(yè)務(wù)經(jīng)辦人在提出款項(xiàng)支付申請(qǐng)時(shí)開具。
2、本單的開具:
(1)、本單 “收款單位”的相關(guān)信息及申請(qǐng)付款金額、付款依據(jù)由公司相關(guān)業(yè)務(wù)用款申請(qǐng)人填寫,(2)、本單中“帳面應(yīng)付款”相關(guān)信息由財(cái)務(wù)部往來會(huì)計(jì)填寫。對(duì)本單涉及到的業(yè)務(wù)收款單位,在業(yè)務(wù)經(jīng)辦人申請(qǐng)支付該單位款項(xiàng)時(shí),均應(yīng)將用款申請(qǐng)交往來會(huì)計(jì)核實(shí)與該單位業(yè)務(wù)往來的余額情況,并簽名確認(rèn),如是新業(yè)務(wù)單位的要在帳面應(yīng)付款中注明“無”。
(3)、經(jīng)辦人在本單“申請(qǐng)付款依據(jù)”欄填寫時(shí),按所附申請(qǐng)依據(jù)所屬類型,在相對(duì)應(yīng)的編號(hào)前方格內(nèi)標(biāo)示明確,對(duì)于申請(qǐng)付款依據(jù)選擇為:“
1、采購
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(或勞務(wù))合同”或“
3、“其它”的,要在橫線內(nèi)詳細(xì)注明使用部門、品名、數(shù)量及單價(jià)或勞務(wù)內(nèi)容等業(yè)務(wù)內(nèi)容信息。
3、本單簽批及傳遞流程:申請(qǐng)付款人持內(nèi)容填寫完整的用款申請(qǐng)→(1)、財(cái)務(wù)往來會(huì)計(jì)核實(shí)往來余額→(2)、部門負(fù)責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)審簽→(3)、財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人審核→(4)、董事長或總經(jīng)理簽批→(5)、交出納員辦理付款手續(xù)。
附件
2、收款信息確認(rèn)函格式
收款信息確認(rèn)函
*********藥業(yè)有限公司:
請(qǐng)將款額 元,大寫: 匯入我公司下列帳戶:
戶 名:
開戶行: 帳 號(hào):
貴公司將款項(xiàng)匯入上述帳戶后,我公司將及時(shí)為貴公司出具收款收據(jù)。本傳真件與原件內(nèi)容一致,具有法律效力!
現(xiàn)金打卡手續(xù)費(fèi)由收款方承擔(dān)。
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謝謝合作!
經(jīng)辦人:
收款方: 公司(公章)
年 月 日
采購及付款業(yè)務(wù)流程圖:
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車間、部門
1、物資采購計(jì)劃單分管領(lǐng)導(dǎo)簽批采購部入庫已單核第價(jià)三的聯(lián)貨3采到、購付用計(jì)款款劃業(yè)申單務(wù)請(qǐng)
2、比價(jià)單、合同單[采購部實(shí)施采購] 保管員將臨時(shí)收料單第三聯(lián)報(bào)財(cái)務(wù)部 保 管 員 將 “報(bào)驗(yàn)采收購入部庫核單價(jià)第三聯(lián)”機(jī)務(wù)保操,管作貨員員物將錄入入數(shù)庫庫后單直報(bào)第轉(zhuǎn)財(cái)二單務(wù)聯(lián)單部附第質(zhì)二檢聯(lián)單報(bào)報(bào)財(cái)微財(cái)務(wù)部
5、批準(zhǔn)付款核4的、用經(jīng)款財(cái)申務(wù)請(qǐng)審分管領(lǐng)導(dǎo)簽批3現(xiàn)、采款附購及用業(yè)預(yù)款務(wù)付申款請(qǐng)到貨(需質(zhì)物量)檢驗(yàn)的貨通知質(zhì)檢檢驗(yàn)質(zhì)量董事長總經(jīng)理(將不訂需貨質(zhì)通量知檢單驗(yàn)傳的倉貨管物)部質(zhì)檢部可采(收購如貨及不并分合確管標(biāo)簽領(lǐng)準(zhǔn)的導(dǎo)的質(zhì),貨檢經(jīng)物單批,)準(zhǔn)報(bào)貨物檢驗(yàn)合格的質(zhì)檢報(bào)告單開具[貨物驗(yàn)收入庫單] 過磅單或[直轉(zhuǎn)單][臨時(shí)收料單]質(zhì)檢部出具質(zhì)檢單后保管員參照“臨時(shí)收料單”開具入庫單倉管部 開具質(zhì)檢部不能實(shí)時(shí)出具質(zhì)檢單時(shí)
2009-01-01
第四篇:采購貨物(工程勞務(wù))合同、付款及發(fā)票管理制度
采購貨物(工程勞務(wù))合同、付款及發(fā)票管理制度
目的:規(guī)范公司各類采購貨物(工程勞務(wù))合同、付款及采購(或勞務(wù))發(fā)票的管理,結(jié)合公司實(shí)際情況,制定本制度。
內(nèi)容:公司各類采購業(yè)務(wù)、工程勞務(wù)業(yè)務(wù)按實(shí)際情況不同分以下幾種情況處理:
(1)、預(yù)付款業(yè)務(wù)(2)、貨到付款業(yè)務(wù)(3)、以貨易貨業(yè)務(wù)
出具,經(jīng)財(cái)務(wù)部往來會(huì)計(jì)、部門負(fù)責(zé)人及分管領(lǐng)導(dǎo)審核,報(bào)財(cái)務(wù)及總經(jīng)理審批后,按財(cái)務(wù)管理制度規(guī)定手續(xù)辦理付款事宜。各采購業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員應(yīng)對(duì)所提交的用款申請(qǐng)中列示的收款人信息及帳號(hào)的真實(shí)性、準(zhǔn)確性負(fù)責(zé),如因提供收款人信息不真實(shí)造成財(cái)務(wù)誤付款,給公司帶來經(jīng)濟(jì)損失的,由采購業(yè)務(wù)責(zé)任人承擔(dān)責(zé)任;因用款申請(qǐng)中收款人帳號(hào)信息錯(cuò)誤造成退匯、退票的,該筆業(yè)務(wù)金融機(jī)構(gòu)手續(xù)費(fèi)由業(yè)務(wù)責(zé)任人個(gè)人承擔(dān),由此造成的誤工誤產(chǎn)及一切后果由業(yè)務(wù)責(zé)任人承擔(dān)。所有付款業(yè)務(wù)的用款申請(qǐng)單,除
項(xiàng)原則上均應(yīng)取得收款方的收款收據(jù),具體付款方式及相關(guān)要求如下:
1、現(xiàn)金付款:對(duì)于確需以現(xiàn)金支付的業(yè)務(wù),在業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員交來的經(jīng)相關(guān)人員審核及總經(jīng)理批準(zhǔn)的用款申請(qǐng)后,視其具體情況分別處理:
(1)、收款人派人上門收款的,公司業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員(指采購員)對(duì)來人身份進(jìn)行確認(rèn),財(cái)務(wù)部出納員驗(yàn)證來人持有的對(duì)方業(yè)務(wù)單位開具并加蓋行政公章的介紹信或?qū)Ψ綐I(yè)務(wù)單位傳真加蓋行政公章或財(cái)務(wù)公章的委托收款證明(傳真件證明中需注明來人姓名、身份證號(hào)、委托事項(xiàng),并注明“本傳真件與原件內(nèi)容一致,具有法律效力”字樣),經(jīng)確認(rèn)無誤的,再辦理支付手續(xù)在收款人點(diǎn)驗(yàn)貨款無誤后,直接開據(jù)收款收據(jù)后交出納員。收款人要在收款憑據(jù)上注明“收款人:XX”字樣,并由出納員填寫該收款人的身份證號(hào),特殊情況下經(jīng)批準(zhǔn)后可不需填寫收款人身份證號(hào)。
(2)、如果是要求公司將款項(xiàng)匯入收款人(指業(yè)務(wù)單位)指定卡號(hào)(或業(yè)務(wù)經(jīng)辦人提供的收款人卡號(hào))的業(yè)務(wù),在匯款前由公司業(yè)務(wù)經(jīng)辦人負(fù)責(zé)提供收款人出具的收款帳號(hào)、戶名并加蓋蓋有財(cái)務(wù)章(或公章)及收款方經(jīng)辦人簽字蓋章的“收款信息確認(rèn)函”傳真件(格式見后附件2),確認(rèn)函要求注明“本傳真件與原件內(nèi)容一致,具有法律效力”字樣。財(cái)務(wù)部收到符合要求的確認(rèn)函傳真件并經(jīng)公司業(yè)務(wù)經(jīng)辦人簽字確認(rèn)后,方可匯款。在辦理完匯款手續(xù),收款人在確認(rèn)款項(xiàng)收到后,由公司業(yè)務(wù)經(jīng)辦人負(fù)責(zé):當(dāng)日內(nèi)將收款人開具的此筆現(xiàn)金業(yè)務(wù)的收款據(jù)的傳真件交至公司財(cái)務(wù)部,并在匯款日起7日內(nèi)(以銀行業(yè)務(wù)單時(shí)間為準(zhǔn)計(jì)算起始時(shí)間),將收據(jù)原件交至公司財(cái)務(wù)部。對(duì)于沒有經(jīng)過審批或有關(guān)人員越權(quán)審批的付款業(yè)務(wù),出納員不予受理。為控制公司資金風(fēng)險(xiǎn),財(cái)務(wù)部對(duì)手續(xù)不全或有疑問的現(xiàn)金打卡付款業(yè)務(wù)有權(quán)拒付?,F(xiàn)金打卡手續(xù)費(fèi)由收款方承擔(dān),特殊情況經(jīng)董事長批準(zhǔn)的除外。
(3)、公司派人帶現(xiàn)金外出采購業(yè)務(wù):除零星辦公用品及低值易耗品外的現(xiàn)金,采購金額在10000元以上的材料采購業(yè)務(wù),需由總經(jīng)理批準(zhǔn)。由采購業(yè)務(wù)經(jīng)辦人提出用款申請(qǐng),經(jīng)核準(zhǔn)后到財(cái)務(wù)辦理現(xiàn)金借款手續(xù)(借款人應(yīng)為采購業(yè)務(wù)經(jīng)辦人指定的公司員工),無特殊情況超10000元的采購業(yè)務(wù)不得以此種方式進(jìn)行采購,(4)、對(duì)于正常采購(或勞務(wù))業(yè)務(wù)付款,因相關(guān)申請(qǐng)部門計(jì)劃不到位、不及時(shí),導(dǎo)致原可以電匯或承兌匯票支付的款項(xiàng),而需要財(cái)務(wù)部以現(xiàn)金打卡方式加急支付的,財(cái)務(wù)部有權(quán)拒絕,對(duì)于董事長特批的此種情況下的付款,在保證手續(xù)完備,所支付款項(xiàng)安全的前提下,付款手續(xù)費(fèi)由業(yè)務(wù)經(jīng)辦人(即付款申請(qǐng)人)承擔(dān),如果造成資金損失的,還要由業(yè)務(wù)經(jīng)辦人承擔(dān)相應(yīng)損失。
2、銀行電匯付款:財(cái)務(wù)部憑業(yè)務(wù)經(jīng)辦人出具的經(jīng)核準(zhǔn)無誤的用款申請(qǐng)中列示的收款人信息辦理電匯付款業(yè)務(wù)。銀行電匯付款可暫不要對(duì)方出具收據(jù),但對(duì)同一供應(yīng)商,既有現(xiàn)金付款、又有銀行付款業(yè)務(wù)的,原則上,只要對(duì)方收款,就要出具收款據(jù)。
退匯重辦業(yè)務(wù):是指銀行已辦理電匯付款手續(xù),因收款人信息填寫有誤或其它原因,造成正常電匯付款業(yè)務(wù)退匯,需要重新辦理付款的。退匯重辦業(yè)務(wù)按以下幾種情況處理:
(1)、收款單位提供收款信息有誤的,由業(yè)務(wù)經(jīng)辦人負(fù)責(zé)重新出具用款申請(qǐng)辦理付款;(2)、公司采購(或勞務(wù))業(yè)務(wù)經(jīng)辦人工作失誤造成退匯的,由責(zé)任人在退匯單上簽名確認(rèn),并由經(jīng)辦人提供準(zhǔn)確信息,重新辦理匯款,同時(shí)該退匯業(yè)務(wù)的原付款手續(xù)費(fèi)由責(zé)任人承擔(dān)。
(3)、出納員個(gè)人工作失誤退匯的,由出納員據(jù)退匯單重新填制電匯單辦理匯款,同時(shí),原匯款手續(xù)費(fèi)由出納員個(gè)人承擔(dān)。
(4)、因銀行間業(yè)務(wù)劃轉(zhuǎn)不成功或其它非公司可控原因造成正常電匯付款退匯的,由出納員在
辦理付款手續(xù)【來人身份確認(rèn)程序同本制度
特殊情況,出納員不得私自壓單延遲付款。如果是以銀行電匯付款的“用款申請(qǐng)”,遇法定節(jié)假日、公休日的,付款時(shí)間順延。對(duì)因資金緊張,超過2日未付款的“用款申請(qǐng)單”金額,出納員應(yīng)報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)確定付款時(shí)間,并及時(shí)通知提交用款申請(qǐng)人,此處主要是指電匯及現(xiàn)金打卡付款方式支付的款項(xiàng),如果是收款方提交的相關(guān)證明手續(xù)不完備的,需待公司業(yè)務(wù)經(jīng)辦人協(xié)調(diào)提交完整的手續(xù)后方可付款,補(bǔ)齊手續(xù)前財(cái)務(wù)部不受理該用款申請(qǐng)。
(2)、如屬對(duì)方收款單位派員到公司收取款項(xiàng)的,應(yīng)由分管業(yè)務(wù)經(jīng)辦人負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)財(cái)務(wù)部備款及收款方到公司收款準(zhǔn)確時(shí)間,確保付款工作有序進(jìn)行;(3)、對(duì)于特殊情況下,需加急支付的款項(xiàng),業(yè)務(wù)經(jīng)辦人在提交“用款申請(qǐng)”的同時(shí)還應(yīng)附有經(jīng)核準(zhǔn)的書面“加急付款申請(qǐng)”,否則造成因遲付款而延誤生產(chǎn)的,財(cái)務(wù)部不承擔(dān)責(zé)任。(4)、如屬出納員工作不負(fù)責(zé)任延遲付款、錯(cuò)付款而給公司造成損失或故意刁難報(bào)銷人、收款人的,發(fā)現(xiàn)一次處罰責(zé)任出納員50元,給公司造成損失的還要按規(guī)定承擔(dān)相應(yīng)以濟(jì)損失。(5)、如因業(yè)務(wù)經(jīng)辦人提交用款申請(qǐng)及相關(guān)證明材料不及時(shí)、不正確而造成財(cái)務(wù)錯(cuò)誤付款、延期付款誤工誤產(chǎn)的,由業(yè)務(wù)經(jīng)辦人負(fù)責(zé)。(6)、正常情況下,如已批準(zhǔn)付款的“用款申請(qǐng)”,以實(shí)際簽字核準(zhǔn)日期計(jì)算,超過7日未交到財(cái)務(wù)部的,視同無效申請(qǐng),財(cái)務(wù)部不再受理該“用款申請(qǐng)”,再次付款需重新提交“用款申請(qǐng)”,且原已簽批的“用款申請(qǐng)”要交至財(cái)務(wù)部由出納員加蓋“作廢”印章,作新辦用款申請(qǐng)的附件。(7)、對(duì)于已核準(zhǔn)支付的“用款申請(qǐng)”,相關(guān)提交申請(qǐng)業(yè)務(wù)經(jīng)辦人要負(fù)責(zé)與收款人及時(shí)溝通其收款情況,對(duì)出現(xiàn)異常情況要及時(shí)與財(cái)務(wù)部溝通處理,確保公司各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)正常進(jìn)行。(8)、所有傳遞到財(cái)務(wù)部的“用款申請(qǐng)”,均應(yīng)進(jìn)行單據(jù)傳遞記錄登記。詳細(xì)記錄傳遞時(shí)間及所傳單據(jù)信息,以明確責(zé)任,該傳遞記錄不允許涂改。
已執(zhí)行的采購計(jì)劃單做核銷并妥善保管,以作備查用;
(2)、對(duì)于設(shè)備及工程勞務(wù)發(fā)票后應(yīng)附有設(shè)備及工程勞務(wù)驗(yàn)收?qǐng)?bào)告單,并應(yīng)注明使用部門,以方便財(cái)務(wù)核算。
(3)、如果所采購貨物由物流公司托運(yùn)的,還要有托運(yùn)單,但托運(yùn)單不能代替供貨單位的發(fā)貨單。
(二)、發(fā)票的取得時(shí)限管理規(guī)定:
1、所有采購結(jié)算發(fā)票(含運(yùn)費(fèi)結(jié)算發(fā)票)應(yīng)由該筆業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員簽字確認(rèn)后,報(bào)送財(cái)務(wù)部。各類采購業(yè)務(wù)發(fā)票應(yīng)由相關(guān)業(yè)務(wù)經(jīng)辦人負(fù)責(zé)向供應(yīng)商催收,并自所采購物資驗(yàn)收合格入庫之日起30日內(nèi)取得,交財(cái)務(wù)部辦理結(jié)算手續(xù),且發(fā)票信息需與合同及實(shí)際相符;工程、勞務(wù)發(fā)票的取得時(shí)限為單項(xiàng)工程、勞務(wù)合同約定的勞務(wù)內(nèi)容結(jié)束之日起60日內(nèi)由相關(guān)分管責(zé)任人負(fù)責(zé)經(jīng)與決算合同內(nèi)容金額相符的發(fā)票交至財(cái)務(wù)部。結(jié)合公司目前制劑產(chǎn)品包裝材料貨款結(jié)算可以延期支付的特點(diǎn),對(duì)于未付款的包裝材料結(jié)算發(fā)票,取得時(shí)限可延長至自貨物采購入庫之日起90日內(nèi),此種情況需取得財(cái)務(wù)部的書面許可證明。
2、如因結(jié)算價(jià)款發(fā)生異議而導(dǎo)致業(yè)務(wù)不能正常辦理結(jié)算手續(xù),不能在規(guī)定時(shí)限取得發(fā)票時(shí),采購(或勞務(wù))業(yè)務(wù)經(jīng)辦人應(yīng)及時(shí)填報(bào)“(財(cái)務(wù))問題業(yè)務(wù)報(bào)告單”,說明原因及處理方案,報(bào)財(cái)務(wù)部往來會(huì)計(jì)處經(jīng)財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人核準(zhǔn)后備案,并由業(yè)務(wù)經(jīng)辦人負(fù)責(zé)在自發(fā)生異議之日起30日內(nèi)處理完畢。如無正當(dāng)理由,又無財(cái)務(wù)書面說明可延期取得結(jié)算發(fā)票的業(yè)務(wù),均以正常業(yè)務(wù)規(guī)定的到票期限為準(zhǔn)。特殊情況下,財(cái)務(wù)部因?qū)嶋H核算的需要,對(duì)某一部分業(yè)務(wù)到票時(shí)間要求提前的或延遲的以財(cái)務(wù)部書面下達(dá)的發(fā)票到票時(shí)間調(diào)整說明書為準(zhǔn)。
3、對(duì)于特殊業(yè)務(wù)發(fā)票的取得時(shí)限,如經(jīng)董事長特批處理的,可按特批時(shí)限為準(zhǔn),需由財(cái)務(wù)部處理的由業(yè)務(wù)經(jīng)辦人將業(yè)務(wù)移交財(cái)務(wù)部處理。
4、對(duì)于超過規(guī)定時(shí)限未將發(fā)票交到財(cái)務(wù)部的,每超期一天給予采購業(yè)務(wù)經(jīng)辦人5元罰款,從工資中扣除,對(duì)于無客觀原因超過兩個(gè)月發(fā)票未到的,停發(fā)當(dāng)事采購業(yè)務(wù)經(jīng)辦人工資,直至取得發(fā)票止。
5、業(yè)務(wù)經(jīng)辦人對(duì)收到的供應(yīng)商發(fā)票(不得預(yù)開票),要在收到發(fā)票的當(dāng)日將發(fā)票及相應(yīng)業(yè)務(wù)附件單據(jù)報(bào)送至財(cái)務(wù)部,并在財(cái)務(wù)部做單據(jù)傳遞記錄登記,對(duì)收到的不合要求,財(cái)務(wù)不能接收的發(fā)票,由業(yè)務(wù)經(jīng)辦人填寫快遞單,財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)將發(fā)票寄回供應(yīng)商(需作備查記錄),并由業(yè)務(wù)經(jīng)辦人與供應(yīng)商協(xié)調(diào)及時(shí)補(bǔ)票,時(shí)限為30天。凡因發(fā)票不合格,財(cái)務(wù)不接收而退票的,每筆業(yè)務(wù)處罰采購(或勞務(wù))業(yè)務(wù)經(jīng)辦人10元。如因業(yè)務(wù)經(jīng)辦人個(gè)人原因造成已收到的供應(yīng)商發(fā)票過認(rèn)證期或丟失的,每筆業(yè)務(wù)發(fā)票金額在50000元以下的,對(duì)業(yè)務(wù)經(jīng)辦人處以100元罰款,金額在50000元以上的處以200元罰款,并由業(yè)務(wù)經(jīng)辦人負(fù)責(zé)在退票日或發(fā)現(xiàn)日起30日內(nèi)補(bǔ)換票及提供財(cái)務(wù)部所需的其它相關(guān)手續(xù)。對(duì)于發(fā)票丟失或過期的情況同時(shí)對(duì)財(cái)務(wù)部往來會(huì)計(jì)進(jìn)行考核,如發(fā)現(xiàn)屬不按規(guī)定對(duì)帳造成的,每筆丟失或過期發(fā)票對(duì)往來會(huì)計(jì)處以20元罰款。如業(yè)務(wù)經(jīng)辦人故意對(duì)不規(guī)范業(yè)務(wù)發(fā)票隱瞞不報(bào)或私自壓票、退票等處理的,每發(fā)現(xiàn)一筆,處罰當(dāng)事業(yè)務(wù)經(jīng)辦人200元。
6、會(huì)計(jì)終了前(每年12月31日),各業(yè)務(wù)經(jīng)辦人應(yīng)將自己經(jīng)辦、屬于當(dāng)已完成的采購(勞務(wù))業(yè)務(wù)發(fā)票全部催收,并交至財(cái)務(wù)部。
********藥業(yè)有限公司
財(cái)務(wù)部 2009-01-01
附件
1、“用款申請(qǐng)單”使用方法:
1、公司對(duì)外支付各種業(yè)務(wù)款項(xiàng)時(shí)使用本單。本單由公司相關(guān)部門業(yè)務(wù)經(jīng)辦人在提出款項(xiàng)支付申請(qǐng)時(shí)開具。
2、本單的開具:(1)、本單 “收款單位”的相關(guān)信息及申請(qǐng)付款金額、付款依據(jù)由公司相關(guān)業(yè)務(wù)用款申請(qǐng)人填寫,(2)、本單中“帳面應(yīng)付款”相關(guān)信息由財(cái)務(wù)部往來會(huì)計(jì)填寫。對(duì)本單涉及到的業(yè)務(wù)收款單位,在業(yè)務(wù)經(jīng)辦人申請(qǐng)支付該單位款項(xiàng)時(shí),均應(yīng)將用款申請(qǐng)交往來會(huì)計(jì)核實(shí)與該單位業(yè)務(wù)往來的余額情況,并簽名確認(rèn),如是新業(yè)務(wù)單位的要在帳面應(yīng)付款中注明“無”。
(3)、經(jīng)辦人在本單“申請(qǐng)付款依據(jù)”欄填寫時(shí),按所附申請(qǐng)依據(jù)所屬類型,在相對(duì)應(yīng)的編號(hào)前方格內(nèi)標(biāo)示明確,對(duì)于申請(qǐng)付款依據(jù)選擇為:“
1、采購(或勞務(wù))合同”或“
3、“其它”的,要在橫線內(nèi)詳細(xì)注明使用部門、品名、數(shù)量及單價(jià)或勞務(wù)內(nèi)容等業(yè)務(wù)內(nèi)容信息。
3、本單簽批及傳遞流程:申請(qǐng)付款人持內(nèi)容填寫完整的用款申請(qǐng)→(1)、財(cái)務(wù)往來會(huì)計(jì)核實(shí)往來余額→(2)、部門負(fù)責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)審簽→(3)、財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人審核→(4)、董事長或總經(jīng)理簽批→(5)、交出納員辦理付款手續(xù)。
附件
2、收款信息確認(rèn)函格式
收款信息確認(rèn)函
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請(qǐng)將款額 元,大寫: 匯入我公司下列帳戶:
戶 名:
開戶行: 帳 號(hào):
貴公司將款項(xiàng)匯入上述帳戶后,我公司將及時(shí)為貴公司出具收款收據(jù)。本傳真件與原件內(nèi)容一致,具有法律效力!
現(xiàn)金打卡手續(xù)費(fèi)由收款方承擔(dān)。
謝謝合作!
經(jīng)辦人:
收款方: 公司(公章)
年 月 日
采購及付款業(yè)務(wù)流程圖:
車間、部門
1、物資采購計(jì)劃單分管領(lǐng)導(dǎo)簽批采購部入庫已單核
第五篇:采購付款管理制度
采購付款管理制度
第一章總則
第一條為了加強(qiáng)(以下簡稱“公司”)合理采購,保障生產(chǎn)經(jīng)營需要,規(guī)范采購行為,防范采購風(fēng)險(xiǎn),依據(jù)《深圳證券交易所股票上市規(guī)則》(以下簡稱“《上市規(guī)則》”)、《深圳證券交易所上市公司內(nèi)部控制指引》等相關(guān)法律法規(guī),并結(jié)合公司具體情況制定本制度。
第二條本制度所稱“采購”,是指購買物資(包括購買勞務(wù))及支付款項(xiàng)等相關(guān)活動(dòng)。第三條公司采購業(yè)務(wù)應(yīng)注重防范下列風(fēng)險(xiǎn):(一)采購計(jì)劃安排不合理,市場變化趨勢(shì)預(yù)測(cè)不準(zhǔn)確,造成庫存短缺或積壓,導(dǎo)致企業(yè)生產(chǎn)停滯或資源浪費(fèi);(二)供應(yīng)商選擇不當(dāng),采購方式不合理,招標(biāo)或定價(jià)機(jī)制不科學(xué),授權(quán)審批不規(guī)范,導(dǎo)致采購物資質(zhì)次價(jià)高,出現(xiàn)舞弊或遭受欺詐;
(三)采購驗(yàn)收不規(guī)范,付款審核不嚴(yán),導(dǎo)致采購物資,資金損失或信用受損。第四條公司通過全面梳理采購業(yè)務(wù)流程,完善采購業(yè)務(wù)相關(guān)管理制度,統(tǒng)籌安排采購計(jì)劃,明確請(qǐng)購、審批、購買、驗(yàn)收、付款、采購后評(píng)估等環(huán)節(jié)的職責(zé)和審批權(quán)限,按照規(guī)定的審批權(quán)限和程序辦理采購業(yè)務(wù),建立價(jià)格監(jiān)督機(jī)制,定期檢查和評(píng)價(jià)采購過程中的薄弱環(huán)節(jié),采取有效控制措施,確保物資采購滿足生產(chǎn)經(jīng)營需要。第二章采購管理組織機(jī)構(gòu)
第五條公司采購歸口管理部門負(fù)責(zé)匯總物資需求信息,選擇和管理供應(yīng)商,組織確定采購價(jià)格,訂立和管理采購合同,控制采購供應(yīng)過程,參與采購驗(yàn)收及結(jié)算付款申請(qǐng)等工作。
第六條公司物資需求部門配合采購歸口管理部門的主要職責(zé)是:
(一)負(fù)責(zé)提交已審定后的物資需求、進(jìn)度要求和技術(shù)規(guī)范書;采購付款管理制度(二)負(fù)責(zé)合同履約過程中的技術(shù)問題,配合合同變更技術(shù)談判等工作;(三)負(fù)責(zé)組織物資驗(yàn)收、資產(chǎn)移交并配合項(xiàng)目決算;(四)配合物資采購、監(jiān)造和檢驗(yàn);
(五)負(fù)責(zé)職責(zé)范圍內(nèi)的其他有關(guān)工作。第七條公司采購管理的具體目標(biāo)是:
(一)確保物資采購的質(zhì)量和及時(shí)供應(yīng),保障公司正常運(yùn)營;(二)控制庫存水平,降低庫存成本,減少庫存損失;(三)盡可能實(shí)現(xiàn)采購物資的標(biāo)準(zhǔn)化;(四)發(fā)展優(yōu)質(zhì)的供應(yīng)商合作伙伴;(五)加強(qiáng)公司各部門之間的合作;
(六)降低公司運(yùn)營總成本,增強(qiáng)公司核心競爭力。
第八條為了實(shí)現(xiàn)采購作業(yè)相互監(jiān)督的制衡機(jī)制,采購組織應(yīng)貫徹不相容職務(wù)分離的原則:
(一)請(qǐng)購與審批崗位分離;
(二)供應(yīng)商選擇、采購執(zhí)行、審批崗位分離;
(三)采購業(yè)務(wù)的詢價(jià)崗位與確定供應(yīng)商崗位分離;(四)采購合同或協(xié)議的擬定與審核、審批崗位分離;(五)采購、驗(yàn)收與記錄崗位分離;
(六)付款申請(qǐng)、審批與執(zhí)行崗位分離。第三章需求及采購管理
第九條公司采購歸口管理部門對(duì)物資需求的編制、報(bào)送提出規(guī)范管理的要求。物資需求部門提交的物資需求,不符合規(guī)范要求的,應(yīng)退回重報(bào)。
第十條在實(shí)施物資采購過程中,由于市場供求關(guān)系、采購周期、技術(shù)能力等原因,不能滿足物資需求要求的,采購歸口管理部門應(yīng)及時(shí)向物資需求部門進(jìn)行反饋,物資需求部門應(yīng)調(diào)整后重新提出物資需求。
第十一條物資采購所需的技術(shù)規(guī)范等技術(shù)資料,必須經(jīng)生產(chǎn)技術(shù)部或其他相關(guān)技術(shù)管理機(jī)構(gòu)審核。采購付款管理制度 第十二條物資采購執(zhí)行遵循“先利庫,后采購”的原則。對(duì)于滿足需求條件的物資,公司采購歸口管理部門先平衡利庫,后進(jìn)行采購,加快庫存物資周轉(zhuǎn),提高庫存物資利用率。
第四章選擇和管理供應(yīng)商
第十三條公司采購歸口管理部門應(yīng)當(dāng)建立和完善合格供應(yīng)商名錄,并于每年年初組織相關(guān)部門人員對(duì)上各類供應(yīng)商的供貨情況進(jìn)行評(píng)審,對(duì)價(jià)格高、服務(wù)差的供應(yīng)商進(jìn)行淘汰替換,實(shí)現(xiàn)合格供應(yīng)商名錄的動(dòng)態(tài)管理。
第十四條采購人員應(yīng)經(jīng)常性地跟蹤合格供應(yīng)商名錄企業(yè)的經(jīng)營動(dòng)態(tài)和產(chǎn)品質(zhì)量情況,掌握合格供應(yīng)商的保障供應(yīng)的資信動(dòng)態(tài)。發(fā)展新的合格供應(yīng)商,并對(duì)該供應(yīng)商建立供應(yīng)商檔案,作為進(jìn)一步考察評(píng)估的依據(jù)。供應(yīng)商檔案包括,供應(yīng)商基本信息,供應(yīng)商資信檔案,供應(yīng)商所提供的資質(zhì)證明、價(jià)格表及相關(guān)資料等。
第十五條每批物資供應(yīng)結(jié)束后,采購人員應(yīng)及時(shí)將供應(yīng)商供應(yīng)的質(zhì)量、及時(shí)性等實(shí)際表現(xiàn)記錄于供應(yīng)商資信檔案,作為定期進(jìn)行供應(yīng)商評(píng)審的資料。
第十六條采購人員每年復(fù)查一次供應(yīng)商基本信息,更新原有資料內(nèi)容。供應(yīng)商檔案應(yīng)由采購歸口管理部門專人負(fù)責(zé)管理,未經(jīng)采購歸口管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn),不得隨便查閱。
第十七條采購歸口管理部門應(yīng)對(duì)供應(yīng)商的選擇加強(qiáng)監(jiān)督指導(dǎo),在下列情況下,應(yīng)當(dāng)更換供應(yīng)商:
(一)原有供應(yīng)商在定期評(píng)審中被淘汰;
(二)原有供應(yīng)商不能滿足物資需求變化的需要;(三)原有供應(yīng)商拒絕供貨;
(四)新供應(yīng)商的物資更適合公司的需求。
第十八條物資使用部門、生產(chǎn)技術(shù)管理部門必須將設(shè)備、物資使用過程中出現(xiàn)的問題及時(shí)反饋給采購歸口管理部門,采購歸口管理部門應(yīng)及時(shí)做好產(chǎn)品質(zhì)量的記錄工作。采購付款管理制度 第五章采購價(jià)格管理
第十九條采購歸口管理部門執(zhí)行采購時(shí),應(yīng)優(yōu)先與公司合格供應(yīng)商名錄上的供應(yīng)商聯(lián)系購買。如公司合格供應(yīng)商名錄上的供應(yīng)商不能滿足供應(yīng),采購人員應(yīng)進(jìn)行充分的市場詢價(jià)調(diào)查,并作好市場詢價(jià)記錄,擇優(yōu)擇廉購買,同時(shí)保管好市場詢價(jià)記錄表以供以后參考和審核,保管期限為三年。
第二十條需要進(jìn)行詢價(jià)采購的物資,先由采購人員至少向三家供應(yīng)商詢價(jià)、談判,達(dá)成初步意見后由采購部門簽訂正式合同后進(jìn)行物資采購。
第二十一條需進(jìn)行現(xiàn)場零星物資采購的,采購人員應(yīng)2人或2人以上同行,在物資市場了解物資價(jià)格及供應(yīng)商基本情況,要做到貨比三家、優(yōu)質(zhì)優(yōu)價(jià)、承諾良好的售后服務(wù)。采購歸口管理部門負(fù)責(zé)人應(yīng)根據(jù)物資采購的數(shù)量、規(guī)格等對(duì)價(jià)格進(jìn)行審查。第二十二條采購歸口管理部門、公司內(nèi)部審計(jì)機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)獨(dú)立地進(jìn)行定期或不定期的市場信息調(diào)查,檢查采購人員市場詢價(jià)的真實(shí)性和合格供應(yīng)商供貨的價(jià)格情況,對(duì)購買活動(dòng)進(jìn)行評(píng)審,監(jiān)督采購價(jià)格執(zhí)行。
第二十三條供應(yīng)商給予公司現(xiàn)金折扣和銷售折讓的情況,必須在合同條款中反映,嚴(yán)禁采購人員私自收取或索要供應(yīng)商回扣、傭金等。第六章合同和采購供應(yīng)管理
第二十四條采購價(jià)格確定后,應(yīng)與供應(yīng)商簽訂采購合同,簽訂合同的具體規(guī)定,按照《合同管理制度》執(zhí)行。
第二十五條采購人員必須取得合法的發(fā)票,并且盡量取得增值稅專用發(fā)票。采購人員應(yīng)向供應(yīng)商索取合格證明、使用說明及供應(yīng)商名片等資料。采購物資到達(dá)公司后,主管采購人員應(yīng)及時(shí)到達(dá)倉庫,對(duì)供應(yīng)商所提供物資進(jìn)行詳細(xì)檢驗(yàn),確認(rèn)是否與采購申請(qǐng)單所列內(nèi)容一致。
第二十六條采購歸口管理部門應(yīng)充分研究各類物資的歷史需求數(shù)據(jù)規(guī)律、貨源緊缺狀況、采購生產(chǎn)周期等因素,協(xié)助物資倉儲(chǔ)管理部門確定最佳安全庫存。第二十七條倉庫管理員應(yīng)定期報(bào)送庫存物資報(bào)表,反映現(xiàn)有庫存物資的名稱、規(guī)格、單價(jià)、數(shù)量、儲(chǔ)存位臵和區(qū)域等信息,配合采購歸口管理部門根據(jù)物資庫存狀況平衡利庫后安排具體采購。采購付款管理制度 第二十八條對(duì)需要監(jiān)造的物資,應(yīng)擇優(yōu)確定監(jiān)造單位,簽訂監(jiān)造合同,落實(shí)監(jiān)造責(zé)任人,審核確認(rèn)監(jiān)造大綱,審定監(jiān)造報(bào)告,并及時(shí)向生產(chǎn)技術(shù)部等部門通報(bào)。第二十九條倉儲(chǔ)部門負(fù)責(zé)物資接收的組織管理,按照合同、技術(shù)協(xié)議和有關(guān)產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行清點(diǎn)、查驗(yàn),對(duì)到達(dá)的物資及時(shí)卸車、入庫、開箱檢驗(yàn)。一般常規(guī)物資的驗(yàn)收由倉庫保管員、主管采購人員等進(jìn)行;大宗、大型、重要物資和非常規(guī)、特殊物資驗(yàn)收由生產(chǎn)技術(shù)部、提出物資需求的運(yùn)行/建設(shè)部門技術(shù)人員、倉庫保管員、主管采購人員共同進(jìn)行。驗(yàn)收完成,主管驗(yàn)收人員要填寫驗(yàn)收記錄憑證,驗(yàn)收記錄憑證要明確表述驗(yàn)收狀態(tài)。第七章采購付款管理
第三十條采購物資未經(jīng)驗(yàn)收人員驗(yàn)收合格,確認(rèn)數(shù)量、質(zhì)量、價(jià)格、規(guī)格型號(hào)完全符合采購訂單要求,并完成入庫手續(xù),不得辦理采購付款。第三十一條采購付款流程如下: 采購貨到付款
采購人員提出付款申請(qǐng)(付款申請(qǐng)須附有采購合同、入庫單、發(fā)票)—采購歸口管理部門負(fù)責(zé)人審批—財(cái)務(wù)審核—總經(jīng)理審批—董事長審批(100萬以上)—出納付款。采購預(yù)付款
采購人員依據(jù)采購合同提出付款申請(qǐng)—采購歸口管理部門負(fù)責(zé)人審批—財(cái)務(wù)審核—總經(jīng)理審批—董事長審批(100萬以上)—出納付款。第八章附則
第三十二條本制度未盡事宜,按國家有關(guān)法律、法規(guī)和《公司章程》的規(guī)定執(zhí)行。第三十三條本制度由公司董事會(huì)負(fù)責(zé)解釋和修訂。
第三十四條本制度自公司董事會(huì)通過之日起實(shí)施。采購付款管理制度
二〇一七年十月