第一篇：采購合同、付款及發(fā)票管理制度

湖北武鐵山橋軌道裝備有限公司

采購貨物（工程勞務(wù)）合同、付款及發(fā)票管理制度

目的：為規(guī)范公司各類采購貨物（工程勞務(wù)）合同、付款及采購（或勞務(wù)）發(fā)票的管理，結(jié)合公司實(shí)際情況，制定本制度。

內(nèi)容：公司各類采購業(yè)務(wù)、工程勞務(wù)業(yè)務(wù)按實(shí)際情況不同分以下幾種情況處理：（1）、預(yù)付款業(yè)務(wù)，（2）、貨到付款業(yè)務(wù)，（3）、以貨易貨業(yè)務(wù)。

第一條、財(cái)務(wù)對合同管理規(guī)定

公司各類貨物采購及工程勞務(wù)業(yè)務(wù)均需簽訂合同（對于零星辦公用品的采購，價(jià)值在500元以下的，憑經(jīng)部門經(jīng)理核準(zhǔn)的采購計(jì)劃單進(jìn)行采購，不需簽訂合同），具體規(guī)定如下：

（一）、合同的簽訂及審批

1、采購業(yè)務(wù)合同：公司生產(chǎn)用各類材料物資及固定資產(chǎn)的采購合同的簽訂應(yīng)由采購業(yè)務(wù)經(jīng)辦人經(jīng)根據(jù)經(jīng)批準(zhǔn)的《采購計(jì)劃單》及《采購合同價(jià)格申報(bào)單》進(jìn)行。

《采購計(jì)劃單》、《采購價(jià)格申報(bào)單》及《采購合同》按采購物資屬性及價(jià)值不同由相應(yīng)的領(lǐng)導(dǎo)審批：（1）、正常生產(chǎn)用直接原輔材料及機(jī)物料等低值易耗品采購由分管副總批準(zhǔn)；（2）、技術(shù)改造、設(shè)備等固定資產(chǎn)采購，采購價(jià)值2萬元以下的由分管副總批準(zhǔn)，超過2萬元的由總經(jīng)理批準(zhǔn)。（3）、對于設(shè)立最低庫存量的材料物資，由生產(chǎn)保障部提出《采購計(jì)劃單》經(jīng)保管員核實(shí)庫存報(bào)分管副總批準(zhǔn)后實(shí)施采購

2、工程勞務(wù)業(yè)務(wù)合同：公司所有工程建設(shè)及設(shè)備安裝、維修等接受勞務(wù)業(yè)務(wù)，應(yīng)提前簽訂工程勞務(wù)合同及工程預(yù)算表。合同額在2萬元以下的由分管副總批準(zhǔn)，超過2萬元的工作勞務(wù)合同由總經(jīng)理批準(zhǔn)。

（二）、合同內(nèi)容填寫要求

（1）、合同內(nèi)容應(yīng)按規(guī)范格式內(nèi)容完整填寫，合同中要特別約定發(fā)票事項(xiàng)（采購業(yè)務(wù)需分增值稅專用發(fā)票與增值稅普通發(fā)票，接受勞務(wù)需取得本公司主管稅務(wù)機(jī)關(guān)許可的勞務(wù)發(fā)票，并注明出具時(shí)限為收貨后一個(gè)月內(nèi)寄達(dá)）、詳細(xì)品名規(guī)格單價(jià)、結(jié)算方式、結(jié)算時(shí)限、費(fèi)用承擔(dān)及供應(yīng)商（服務(wù)商）帳號信息等內(nèi)容。

（三）、合同的報(bào)送及執(zhí)行

（1）、合同報(bào)送：各類采購及工程勞務(wù)合同由公司各分管業(yè)務(wù)責(zé)任人負(fù)責(zé)簽訂，報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)核準(zhǔn)后由業(yè)務(wù)經(jīng)辦人將生效的合同報(bào)送一份到計(jì)財(cái)部材料會(huì)計(jì)處存，同時(shí)實(shí)施采購。

（2）、合同執(zhí)行：所有采購合同業(yè)務(wù)均應(yīng)由生產(chǎn)保障部實(shí)施采購，勞務(wù)合同由行管部執(zhí)行實(shí)施，對于特殊情況下經(jīng)總經(jīng)理特批的采購（工程勞務(wù)）業(yè)務(wù)除外。計(jì)財(cái)務(wù)部將按合同約定執(zhí)行付款事宜，款項(xiàng)支付與否及支付方式原則上按合同規(guī)定正常辦理。在付款時(shí)，除支付財(cái)務(wù)帳面應(yīng)付帳款外，在提交用款申請的同時(shí)還應(yīng)附有合同，對一次簽定合同、同一價(jià)格多次進(jìn)貨的，在第一次進(jìn)貨時(shí)發(fā)票要附合同,在以后價(jià)格不變的業(yè)務(wù)發(fā)票后可不附合同，但要在價(jià)格發(fā)生變化時(shí)的第一筆業(yè)務(wù)發(fā)票后附有供貨方的調(diào)價(jià)函。

（3）、計(jì)財(cái)部不受理涂改及未經(jīng)公司總經(jīng)理或有權(quán)簽字副總簽批的合同。第二條、付款管理規(guī)定

采購（往來）付款業(yè)務(wù)流程圖：業(yè)務(wù)經(jīng)手人持用款申請（含附件）→

1、計(jì)財(cái)部往來會(huì)計(jì)核實(shí)→

2、申請人分管領(lǐng)導(dǎo)簽字→

3、財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人簽字→

4、總經(jīng)理簽批→

5、財(cái)務(wù)出納員付款

所有因采購貨物、接受勞務(wù)的付款業(yè)務(wù)均需憑經(jīng)核準(zhǔn)的“用款申請”付款?！坝每钌暾垺庇蓸I(yè)務(wù)經(jīng)辦人出具，經(jīng)計(jì)財(cái)部往來會(huì)計(jì)、部門負(fù)責(zé)人及分管領(lǐng)導(dǎo)審核，報(bào)財(cái)務(wù)及總經(jīng)理審批后，按財(cái)務(wù)管理制度規(guī)定手續(xù)辦理付款事宜。各采購業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員應(yīng)對所提交的用款申請中列示的收款人信息及帳號的真實(shí)性、準(zhǔn)確性負(fù)責(zé)，如因提供收款人信息不真實(shí)造成財(cái)務(wù)誤付款，給公司帶來經(jīng)濟(jì)損失的，由采購業(yè)務(wù)責(zé)任人承擔(dān)責(zé)任；因用款申請中收款人帳號信息錯(cuò)誤造成退匯、退票的，該筆業(yè)務(wù)金融機(jī)構(gòu)手續(xù)費(fèi)由業(yè)務(wù)責(zé)任人個(gè)人承擔(dān)，由此造成的誤工誤產(chǎn)及一切后果由業(yè)務(wù)責(zé)任人承擔(dān)。所有付款業(yè)務(wù)的用款申請單，除第一次付款的新增供應(yīng)商外，均需由業(yè)務(wù)經(jīng)辦人到財(cái)務(wù)部往來會(huì)計(jì)處查詢并填寫與收款單位帳面往來余額情況后方可繼續(xù)下一流程環(huán)節(jié)。業(yè)務(wù)經(jīng)辦人在申請正常業(yè)務(wù)付款時(shí)需持“用款申請”依上述簽批流程圖順序依次履行簽字手續(xù)，如因總經(jīng)理出差不能及時(shí)簽批的，經(jīng)財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人簽批后付款；如屬特殊業(yè)務(wù)付款，則由業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人、總經(jīng)理簽批，最后交財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人審核后付款。出納員在接到業(yè)務(wù)經(jīng)辦人交來的經(jīng)財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人或總經(jīng)理批準(zhǔn)付款的用款申請時(shí)，按實(shí)際批復(fù)的付款金額及付款方式付款，如果批復(fù)付款欄及批復(fù)付款方式欄為空的，按申請付款金額及付款方式辦理付款手續(xù)。

1、預(yù)付款業(yè)務(wù)：無特殊情況，除采購生產(chǎn)急需材料業(yè)務(wù)外，其他預(yù)付款業(yè)務(wù)在未結(jié)算總貨款或工程款前，不得預(yù)付全部價(jià)款。預(yù)付款業(yè)務(wù)流程圖：業(yè)務(wù)經(jīng)手人持用款申請（含合同采購計(jì)劃單等附件）→財(cái)務(wù)部往來會(huì)計(jì)核填帳面往來余額→分管領(lǐng)導(dǎo)簽字→財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人簽字→總經(jīng)理簽字→財(cái)務(wù)出納員付款

（1）、預(yù)付款業(yè)務(wù)付款手續(xù)：業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員出具經(jīng)分管經(jīng)理、財(cái)務(wù)經(jīng)理及總經(jīng)理批準(zhǔn)的用款申請附合同書、采購計(jì)劃單，到財(cái)務(wù)辦理支付款項(xiàng)手續(xù)。

（2）、對于預(yù)付貨款的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù), 各物資采購及工程勞務(wù)部門必須慎重把關(guān),確保與供應(yīng)商業(yè)務(wù)關(guān)系良好，合同正常執(zhí)行。對于財(cái)務(wù)帳面“應(yīng)付賬款”中連續(xù)半年出現(xiàn)未發(fā)生變化負(fù)數(shù)金額的業(yè)務(wù)單位, 由各物資采購部門業(yè)務(wù)經(jīng)辦人負(fù)責(zé)將款項(xiàng)追回, 以避免公司利益受到損失（預(yù)付工程款不在此內(nèi)）。

2、貨到付款業(yè)務(wù)：原則上必須先取得發(fā)票再付款，但在不超出財(cái)務(wù)規(guī)定的到票時(shí)間內(nèi)付款的，按《財(cái)務(wù)管理制度—貨幣資金及承兌匯票管理制度》中的付款規(guī)定辦理。具體如下：

貨到付款流程圖：業(yè)務(wù)經(jīng)手人持用款申請（含附件）→財(cái)務(wù)部往來會(huì)計(jì)核填應(yīng)付款余額→分管領(lǐng)導(dǎo)簽字→財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人簽字→總經(jīng)理簽字→財(cái)務(wù)出納員付款

（1）、對貨到付款，發(fā)票未到的規(guī)定： 對于貨到入庫、發(fā)票未到，需按合同付款的，由業(yè)務(wù)經(jīng)辦人出具用款申請，報(bào)材料會(huì)計(jì)在付款申請單上標(biāo)示驗(yàn)收入庫單號或臨時(shí)收料單號（注：入庫單必須在付款之前傳達(dá)材料會(huì)計(jì)處），及貨款金額，并附“采購合同”。材料會(huì)計(jì)簽名確認(rèn)后報(bào)財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人審簽、總經(jīng)理核準(zhǔn)后付款。對于含量待檢的，原則上在未辦理入庫手續(xù)前（即入庫單未傳達(dá)財(cái)務(wù)前），計(jì)財(cái)部不受理該筆業(yè)務(wù)付款，特殊情況確需付款的需總經(jīng)理特批（由財(cái)務(wù)認(rèn)定）。

(2)、對貨到已驗(yàn)收、發(fā)票已到要求付款的（即帳面應(yīng)付款）：貨到驗(yàn)收入庫，相關(guān)單據(jù)傳遞手續(xù)已完畢，并收到該筆業(yè)務(wù)發(fā)票的，要求該筆業(yè)務(wù)經(jīng)手人對發(fā)票的內(nèi)容（貨物數(shù)量、價(jià)格、金額）進(jìn)行審核，參照該業(yè)務(wù)入庫單及合同等進(jìn)行核對，確認(rèn)無誤后在發(fā)票右下角簽章確認(rèn)，將發(fā)票附入庫單等單據(jù)交計(jì)財(cái)部，并按規(guī)定出具用款申請，交計(jì)財(cái)部辦理付款手續(xù)：材料會(huì)計(jì)核填帳面應(yīng)付該供應(yīng)商款項(xiàng)金額、申請部門負(fù)責(zé)人簽字、財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人審簽、總經(jīng)理核準(zhǔn)后付款。

（3）支付帳面應(yīng)付款：對于支付帳面應(yīng)付款的業(yè)務(wù)，由業(yè)務(wù)經(jīng)辦人開具用款申請單，填明申請支付金額，到財(cái)務(wù)部往來會(huì)計(jì)處核填帳面應(yīng)付金額，經(jīng)財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人審核，總經(jīng)理簽字批準(zhǔn)后方可交出納員辦理付款手續(xù)。

第三條、付款方式及收據(jù)的取得要求：

付款方式主要有現(xiàn)金、銀行電匯、轉(zhuǎn)帳支票、銀行承兌匯票等，為了規(guī)范開支的管理，防止產(chǎn)生不必要的損失和糾紛，款項(xiàng)的支付主要以銀行付款或銀行承兌匯票付款為主，原則上超過1萬元的業(yè)務(wù)或經(jīng)常性的供應(yīng)商款項(xiàng)均以銀行電匯、轉(zhuǎn)帳支票或承兌匯票支付，無特殊情況的均不能支付現(xiàn)金。對于付出的款項(xiàng)原則上均應(yīng)取得收款方的收款收據(jù)，具體付款方式及相關(guān)要求如下：

1、現(xiàn)金付款：對于確需以現(xiàn)金支付的業(yè)務(wù)，在業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員交來的經(jīng)相關(guān)人員審核及總經(jīng)理批準(zhǔn)的用款申請后，視其具體情況分別處理：

（1）、收款人派人上門收款的，公司業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員（指采購員）對來人身份進(jìn)行確認(rèn)，財(cái)務(wù)部出納員驗(yàn)證來人持有的對方業(yè)務(wù)單位開具并加蓋行政公章的介紹信或?qū)Ψ綐I(yè)務(wù)單位傳真加蓋行政公章或財(cái)務(wù)公章的委托收款證明（傳真件證明中需注明來人姓名、身份證號、委托事項(xiàng)，并注明“本傳真件與原件內(nèi)容一致，具有法律效力”字樣），經(jīng)確認(rèn)無誤的，再辦理支付手續(xù)在收款人點(diǎn)驗(yàn)貨款無誤后，直接開據(jù)收款收據(jù)后交出納員。收款人要在收款憑據(jù)上注明“收款人：XX”字樣，并由出納員填寫該收款人的身份證號，特殊情況下經(jīng)批準(zhǔn)后可不需填寫收款人身份證號。

（2）、如果是要求公司將款項(xiàng)匯入收款人（指業(yè)務(wù)單位）指定卡號（或業(yè)務(wù)經(jīng)辦人提供的收款人卡號）的業(yè)務(wù)，在匯款前由公司業(yè)務(wù)經(jīng)辦人負(fù)責(zé)提供收款人出具的收款帳號、戶名并加蓋蓋有財(cái)務(wù)章（或公章）及收款方經(jīng)辦人簽字蓋章的“收款信息確認(rèn)函”傳真件（格式見后附件2），確認(rèn)函要求注明“本傳真件與原件內(nèi)容一致，具有法律效力”字樣。計(jì)財(cái)部收到符合要求的確認(rèn)函傳真件并經(jīng)公司業(yè)務(wù)經(jīng)辦人簽字確認(rèn)后，方可匯款。在辦理完匯款手續(xù)，收款人在確認(rèn)款項(xiàng)收到后，由公司業(yè)務(wù)經(jīng)辦人負(fù)責(zé)：當(dāng)日內(nèi)將收款人開具的此筆現(xiàn)金業(yè)務(wù)的收款據(jù)的傳真件交至公司計(jì)財(cái)部，并在匯款日起7日內(nèi)（以銀行業(yè)務(wù)單時(shí)間為準(zhǔn)計(jì)算起始時(shí)間），將收據(jù)原件交至公司計(jì)財(cái)部。對于沒有經(jīng)過審批或有關(guān)人員越權(quán)審批的付款業(yè)務(wù)，出納員不予受理。為控制公司資金風(fēng)險(xiǎn)，計(jì)財(cái)部對手續(xù)不全或有疑問的現(xiàn)金打卡付款業(yè)務(wù)有權(quán)拒付。現(xiàn)金打卡手續(xù)費(fèi)由收款方承擔(dān)，特殊情況經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)的除外。

（3）、公司派人帶現(xiàn)金外出采購業(yè)務(wù)：除零星辦公用品及低值易耗品外的現(xiàn)金，采購金額在10000元以上的材料采購業(yè)務(wù)，需由總經(jīng)理批準(zhǔn)。由采購業(yè)務(wù)經(jīng)辦人提出用款申請，經(jīng)核準(zhǔn)后到財(cái)務(wù)辦理現(xiàn)金借款手續(xù)（借款人應(yīng)為采購業(yè)務(wù)經(jīng)辦人指定的公司員工），無特殊情況超10000元的采購業(yè)務(wù)不得以此種方式進(jìn)行采購，（4）、對于正常采購（或勞務(wù)）業(yè)務(wù)付款，因相關(guān)申請部門計(jì)劃不到位、不及時(shí)，導(dǎo)致原可以電匯或承兌匯票支付的款項(xiàng)，而需要計(jì)財(cái)部以現(xiàn)金打卡方式加急支付的，計(jì)財(cái)部有權(quán)拒絕，對于總經(jīng)理特批的此種情況下的付款，在保證手續(xù)完備，所支付款項(xiàng)安全的前提下，付款手續(xù)費(fèi)由業(yè)務(wù)經(jīng)辦人（即付款申請人）承擔(dān)，如果造成資金損失的，還要由業(yè)務(wù)經(jīng)辦人承擔(dān)相應(yīng)損失。

2、銀行電匯付款：計(jì)財(cái)部憑業(yè)務(wù)經(jīng)辦人出具的經(jīng)核準(zhǔn)無誤的用款申請中列示的收款人信息辦理電匯付款業(yè)務(wù)。銀行電匯付款可暫不要對方出具收據(jù)，但對同一供應(yīng)商，既有現(xiàn)金付款、又有銀行付款業(yè)務(wù)的，原則上，只要對方收款,就要出具收款據(jù)。

退匯重辦業(yè)務(wù)：是指銀行已辦理電匯付款手續(xù)，因收款人信息填寫有誤或其它原因，造成正常電匯付款業(yè)務(wù)退匯，需要重新辦理付款的。退匯重辦業(yè)務(wù)按以下幾種情況處理：

（1）、收款單位提供收款信息有誤的，由業(yè)務(wù)經(jīng)辦人負(fù)責(zé)重新出具用款申請辦理付款；（2）、公司采購（或勞務(wù)）業(yè)務(wù)經(jīng)辦人工作失誤造成退匯的，由責(zé)任人在退匯單上簽名確認(rèn)，并由經(jīng)辦人提供準(zhǔn)確信息，重新辦理匯款，同時(shí)該退匯業(yè)務(wù)的原付款手續(xù)費(fèi)由責(zé)任人承擔(dān)。

（3）、出納員個(gè)人工作失誤退匯的，由出納員據(jù)退匯單重新填制電匯單辦理匯款，同時(shí)，原匯款手續(xù)費(fèi)由出納員個(gè)人承擔(dān)。

（4）、因銀行間業(yè)務(wù)劃轉(zhuǎn)不成功或其它非公司可控原因造成正常電匯付款退匯的，由出納員在第一時(shí)間內(nèi)報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)核銷原電匯退匯單據(jù)并重新辦理付款。

3、承兌匯票付款

（1）、對于付出的承兌匯票，原則由收款單位派人上門收取【來人身份確認(rèn)程序同本制度第三條，1，（1）】，經(jīng)計(jì)財(cái)部出納員確認(rèn)無誤的，再辦理支付手續(xù)，在來人對所收承兌匯票驗(yàn)查無誤后，開具加蓋收款單位財(cái)務(wù)專章的收據(jù)交出納員（其它簽字手續(xù)參照貨幣資金付款業(yè)務(wù)），且本公司業(yè)務(wù)經(jīng)辦人要在相應(yīng)的原始付款憑證上簽字確認(rèn)。

（2）、如收款單位派人上門收款，且來人未帶收款據(jù)的，經(jīng)計(jì)財(cái)部出納員對來人身份確認(rèn)無誤后，再辦理付款手續(xù)【來人身份確認(rèn)程序同本制度第三條，1，（1）】，在來人對所收承兌匯票驗(yàn)查無誤后，開具收條（可由收款人在收條上注明“收據(jù)原件到后此收條自動(dòng)轉(zhuǎn)作附件”，并在收條上填寫EMS特快專遞單號，注明“以收款方實(shí)際收到此特快件為開具收據(jù)之依據(jù)”），簽字蓋手印，計(jì)財(cái)部經(jīng)辦人當(dāng)收款人面將匯票裝袋以EMS特快郵寄給收款單位。

（3）、如收款人不能上門收款，需以郵寄方式付款的（此方法存在很大風(fēng)險(xiǎn)，無特殊情況，財(cái)務(wù)一律不受理該付款方式），由采購業(yè)務(wù)經(jīng)辦人負(fù)責(zé)辦理郵寄承兌匯票的財(cái)務(wù)登記手續(xù)，即在承兌匯票備查簿上對所支付承兌票號及金額簽名確認(rèn)，出納員將需郵寄承兌匯票，當(dāng)付款申請人面封好快遞袋，并將EMS號填寫在用款申請單申請人下方，再由付款申請人按收款單位傳真的加蓋財(cái)務(wù)公章的詳細(xì)收件地址證明(證明內(nèi)容含匯票金額、收件人姓名、收件地址、郵編、聯(lián)系電話，并注明“本傳真件與原件內(nèi)容一致，具有法律效力”字樣)，填寫快遞單，交出納員辦理投郵（收款單位傳真的收件地址證明交財(cái)務(wù)作此筆付款業(yè)附件。公司業(yè)務(wù)經(jīng)辦人應(yīng)及時(shí)與收款人溝通，跟蹤收款人對該快件的查收情況，并負(fù)責(zé)在承兌匯票郵寄之日起15日內(nèi)將收款人開具的收款據(jù)原件郵至計(jì)財(cái)部出納員處。

4、票據(jù)的背書：所有需支付的承兌匯票，原則上均應(yīng)由出納員據(jù)批準(zhǔn)的用款申請單中列示的收款單位，在匯票“被背背書人”欄填寫收款單位全稱并加蓋我公司在銀行預(yù)留印鑒后方可對外支付或特快郵寄。但對于公司自行從銀行申請辦理的承兌匯票（即應(yīng)付票據(jù)），在支付給匯票列示的收款人之外的第三方單位時(shí)，原則上不能再背書（即不能回頭背書），但出票銀行及該匯票實(shí)際接收人許可可以背書的，則需要背書后支付。

5、對取得的原始收據(jù)的要求：對于現(xiàn)金、銀行、承兌匯票支付業(yè)務(wù)，外來原始憑證原則上一律不得更改、涂抹，錯(cuò)開的原始憑證要重新開具。對于原始憑證內(nèi)容或金額有誤的，如未按規(guī)定改錯(cuò)的（即在錯(cuò)誤處劃線后，填寫正確內(nèi)容，并加蓋出票單位財(cái)務(wù)章及改錯(cuò)人私章），或在同一處錯(cuò)誤更改兩次（含）以上的，出納員一律不予受理；如出納員收受不合規(guī)定的單據(jù)，發(fā)現(xiàn)一次處罰出納員50元。對于確屬特殊情況的，不合財(cái)務(wù)規(guī)定業(yè)務(wù)單據(jù)經(jīng)總經(jīng)理特批處理的，應(yīng)有總經(jīng)理在該單據(jù)上的親筆簽批說明。

對于一筆業(yè)務(wù)款項(xiàng)同時(shí)以不同方式支付的，應(yīng)根據(jù)實(shí)際付款方式及金額由收款單位分別開具收款收據(jù)，不能合開一張收據(jù)。

6、對單筆業(yè)務(wù)口徑一致性的要求：每一筆業(yè)務(wù)，收款人、簽定合同人及出票人、實(shí)際供貨人必需一致，如果有特殊情況，經(jīng)總經(jīng)理特批的業(yè)務(wù)，簽定合同人（即為公司提供勞務(wù)及貨物人），在結(jié)算款項(xiàng)時(shí)，出具的發(fā)票與合同不符時(shí)，在簽定合同時(shí)，應(yīng)單獨(dú)有合同補(bǔ)充說明，收款據(jù)必須用出發(fā)票人的收據(jù)，以免給財(cái)務(wù)工作造成混亂，如果是先預(yù)付款后來發(fā)票的業(yè)務(wù)，在結(jié)算時(shí)，發(fā)票出具人（以發(fā)票專用章確認(rèn)）與收款人不符的，對前面已支付的數(shù)額，收款人應(yīng)補(bǔ)足與原收款時(shí)間金額一致的出發(fā)票單位收款據(jù)，在補(bǔ)齊手續(xù)之前，財(cái)務(wù)將不受理該發(fā)票，并停止付款。如果預(yù)付款已全額支付后來發(fā)票的，由業(yè)務(wù)經(jīng)辦人負(fù)責(zé)催收發(fā)票，結(jié)算發(fā)票報(bào)送財(cái)務(wù)時(shí)間定為經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)結(jié)束之日起30天之內(nèi)。對一些業(yè)務(wù)頻繁、單筆業(yè)務(wù)金額不大，在一定期間內(nèi)，價(jià)格不變以業(yè)務(wù)，可按月結(jié)算開票。

7、超過規(guī)定時(shí)限未取得付款業(yè)務(wù)收據(jù)的處理：按單筆業(yè)務(wù)計(jì)算，每超期1天，給予采購業(yè)務(wù)經(jīng)辦人5元罰款，從工資中扣除，超過一個(gè)月未能取得收據(jù)的，停發(fā)業(yè)務(wù)經(jīng)辦人工資，直至財(cái)務(wù)部收到收據(jù)原件為止。如發(fā)現(xiàn)業(yè)務(wù)經(jīng)辦人有弄虛作假的，由業(yè)務(wù)經(jīng)辦人承擔(dān)相應(yīng)的損失，后果嚴(yán)重的追究法律責(zé)任。

第四條、計(jì)財(cái)部集中辦理付款業(yè)務(wù)時(shí)間及付款時(shí)限規(guī)定 計(jì)財(cái)部受理現(xiàn)金、承兌匯票付款業(yè)務(wù)時(shí)間：每日上午7：30至11：00,下午自上班起至15：00；銀行付款業(yè)務(wù)受理時(shí)間：每日上午8：30前受理需當(dāng)日付款的“用款申請”，上午8：30至15：00前受理次日付款的“用款申請”。由于工廠地理位置的特殊性，車輛緊張，計(jì)財(cái)部每日上午派專人到銀行辦理付款業(yè)務(wù)，下午不辦。具體的付款時(shí)限及責(zé)任劃分如下：

（1）、對于經(jīng)核準(zhǔn)可支付并已傳遞到財(cái)務(wù)部出納員處的“用款申請”及其它各類報(bào)銷及付款單據(jù)，如無問題的，出納員應(yīng)按本制度規(guī)定的付款手續(xù)按受理用款申請時(shí)間的先后辦理付款：對于“用款申請”在當(dāng)日規(guī)定時(shí)限內(nèi)提交至財(cái)務(wù)部的，當(dāng)日辦理付款手續(xù)，超時(shí)限提交的“用款申請”，次日辦理付款手續(xù)，無特殊情況，出納員不得私自壓單延遲付款。如果是以銀行電匯付款的“用款申請”，遇法定節(jié)假日、公休日的，付款時(shí)間順延。對因資金緊張，超過2日未付款的“用款申請單”金額，出納員應(yīng)報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)確定付款時(shí)間，并及時(shí)通知提交用款申請人，此處主要是指電匯及現(xiàn)金打卡付款方式支付的款項(xiàng)，如果是收款方提交的相關(guān)證明手續(xù)不完備的，需待公司業(yè)務(wù)經(jīng)辦人協(xié)調(diào)提交完整的手續(xù)后方可付款，補(bǔ)齊手續(xù)前計(jì)財(cái)部不受理該用款申請。

（2）、如屬對方收款單位派員到公司收取款項(xiàng)的，應(yīng)由分管業(yè)務(wù)經(jīng)辦人負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)計(jì)財(cái)部備款及收款方到公司收款準(zhǔn)確時(shí)間，確保付款工作有序進(jìn)行；（3）、對于特殊情況下，需加急支付的款項(xiàng)，業(yè)務(wù)經(jīng)辦人在提交“用款申請”的同時(shí)還應(yīng)附有經(jīng)核準(zhǔn)的書面“加急付款申請”，否則造成因遲付款而延誤生產(chǎn)的，計(jì)財(cái)部不承擔(dān)責(zé)任。

（4）、如屬出納員工作不負(fù)責(zé)任延遲付款、錯(cuò)付款而給公司造成損失或故意刁難報(bào)銷人、收款人的，發(fā)現(xiàn)一次處罰責(zé)任出納員50元，給公司造成損失的還要按規(guī)定承擔(dān)相應(yīng)以濟(jì)損失。

（5）、如因業(yè)務(wù)經(jīng)辦人提交用款申請及相關(guān)證明材料不及時(shí)、不正確而造成財(cái)務(wù)錯(cuò)誤付款、延期付款誤工誤產(chǎn)的，由業(yè)務(wù)經(jīng)辦人負(fù)責(zé)。（6）、正常情況下，如已批準(zhǔn)付款的“用款申請”，以實(shí)際簽字核準(zhǔn)日期計(jì)算，超過7日未交到計(jì)財(cái)部的，視同無效申請，計(jì)財(cái)部不再受理該“用款申請”，再次付款需重新提交“用款申請”，且原已簽批的“用款申請”要交至計(jì)財(cái)部由出納員加蓋“作廢”印章，作新辦用款申請的附件。

（7）、對于已核準(zhǔn)支付的“用款申請”，相關(guān)提交申請業(yè)務(wù)經(jīng)辦人要負(fù)責(zé)與收款人及時(shí)溝通其收款情況，對出現(xiàn)異常情況要及時(shí)與財(cái)務(wù)部溝通處理，確保公司各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)正常進(jìn)行。

（8）、所有傳遞到計(jì)財(cái)部的“用款申請”，均應(yīng)進(jìn)行單據(jù)傳遞記錄登記。詳細(xì)記錄傳遞時(shí)間及所傳單據(jù)信息，以明確責(zé)任，該傳遞記錄不允許涂改。

第五條、各種情況下采購（或勞務(wù)）業(yè)務(wù)發(fā)票的規(guī)定：

（一）、采購（或勞務(wù)）發(fā)票標(biāo)準(zhǔn)要求及處理

1、所有材料物資（含固定資產(chǎn)）采購業(yè)務(wù)原則上均應(yīng)由供應(yīng)商出具增值稅專用發(fā)票（增值稅專用發(fā)票進(jìn)項(xiàng)稅有效認(rèn)證期為自發(fā)票開具之日起90天內(nèi)），計(jì)財(cái)部不接收超過認(rèn)證期的增值稅專用發(fā)票，特殊業(yè)務(wù)不能出具增值稅專用發(fā)票的經(jīng)財(cái)務(wù)認(rèn)可、總經(jīng)理批準(zhǔn)的可開具增值稅普通發(fā)票；所有勞務(wù)業(yè)務(wù)發(fā)票均應(yīng)由提供勞務(wù)人按實(shí)際業(yè)務(wù)內(nèi)容出具符合本公司主管稅務(wù)機(jī)關(guān)要求的發(fā)票。

2、采購（或勞務(wù)）發(fā)票所開具的內(nèi)容必需與實(shí)際業(yè)務(wù)內(nèi)容（合同內(nèi)容、入庫單、數(shù)量、金額及與合同單價(jià)、勞務(wù)內(nèi)容）相符，即貨、款、票、合同相一致，否則，財(cái)務(wù)不接受該業(yè)務(wù)的結(jié)算發(fā)票。特殊情況經(jīng)財(cái)務(wù)確認(rèn)總經(jīng)理批準(zhǔn)的除外。

3、對于特殊情況下發(fā)票與實(shí)際業(yè)務(wù)內(nèi)容不符的業(yè)務(wù)發(fā)票經(jīng)財(cái)務(wù)確認(rèn)、總經(jīng)理特批可以接收的，需對方業(yè)務(wù)單位出具加蓋財(cái)務(wù)公章的情況說明書，說明發(fā)票與實(shí)際業(yè)務(wù)內(nèi)容的業(yè)務(wù)實(shí)質(zhì)，經(jīng)公司財(cái)務(wù)部確認(rèn)合格后方可接收對方的業(yè)務(wù)發(fā)票。為規(guī)避公司財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)，計(jì)財(cái)部有權(quán)拒收任何情況下不合格的采購（或勞務(wù)）業(yè)務(wù)發(fā)票。

4、發(fā)票處理：對經(jīng)常性的供應(yīng)商業(yè)務(wù)，不論當(dāng)次開具發(fā)票金額多少，均做轉(zhuǎn)帳處理，對同一業(yè)務(wù)單位非經(jīng)常性的業(yè)務(wù)（年度內(nèi)業(yè)務(wù)不超過2萬元的）單筆業(yè)務(wù)金額不超過5000元的，可以憑發(fā)票付款，除此以外的所有采購及工程業(yè)務(wù)發(fā)票均做轉(zhuǎn)帳處理，在付款時(shí)，由收款人（收款人必須是出票人）提供收款收據(jù)，避免同一業(yè)務(wù)單位的業(yè)務(wù)既有現(xiàn)金業(yè)務(wù)，又有轉(zhuǎn)帳業(yè)務(wù)，不利于財(cái)務(wù)管理工作，也容易形成工作隱患。特殊情況下經(jīng)財(cái)務(wù)確認(rèn)，總經(jīng)理批準(zhǔn)的業(yè)務(wù)不受此限。

5、采購（工程勞務(wù)）發(fā)票后附件順序依次為：采購入庫單（或直轉(zhuǎn)單）、臨時(shí)收料單（此單實(shí)際業(yè)務(wù)未開具的不附）、質(zhì)檢單、稱重單、采購計(jì)劃單、對方送（發(fā)）貨單[隨貨同行聯(lián)或購貨方備存聯(lián)、采購合同及其它必需附件{按比價(jià)采購、定點(diǎn)采購、招標(biāo)采購等性質(zhì)不同，附詢價(jià)單（即價(jià)格申報(bào)單）、招標(biāo)合同等}。如發(fā)現(xiàn)有不符合規(guī)定的發(fā)票及附件傳遞到計(jì)財(cái)部，對當(dāng)事保管員及采購經(jīng)辦人各處罰5元。

注：（1）、如勞?；虻椭狄缀钠凡少彏槎嗥贩N集中下達(dá)采購計(jì)劃的，發(fā)票后可不附采購計(jì)劃單，但采購人員應(yīng)對已執(zhí)行的采購計(jì)劃單做核銷并妥善保管，以作備查用；

（2）、對于設(shè)備及工程勞務(wù)發(fā)票后應(yīng)附有設(shè)備及工程勞務(wù)驗(yàn)收報(bào)告單，并應(yīng)注明使用部門，以方便財(cái)務(wù)核算。

（3）、如果所采購貨物由物流公司托運(yùn)的，還要有托運(yùn)單，但托運(yùn)單不能代替供貨單位的發(fā)貨單。

（二）、發(fā)票的取得時(shí)限管理規(guī)定

1、所有采購結(jié)算發(fā)票（含運(yùn)費(fèi)結(jié)算發(fā)票）應(yīng)由該筆業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員簽字確認(rèn)后，報(bào)送計(jì)財(cái)部。各類采購業(yè)務(wù)發(fā)票應(yīng)由相關(guān)業(yè)務(wù)經(jīng)辦人負(fù)責(zé)向供應(yīng)商催收，并自所采購物資驗(yàn)收合格入庫之日起30日內(nèi)取得，交計(jì)財(cái)部辦理結(jié)算手續(xù)，且發(fā)票信息需與合同及實(shí)際相符；工程、勞務(wù)發(fā)票的取得時(shí)限為單項(xiàng)工程、勞務(wù)合同約定的勞務(wù)內(nèi)容結(jié)束之日起60日內(nèi)由相關(guān)分管責(zé)任人負(fù)責(zé)經(jīng)與決算合同內(nèi)容金額相符的發(fā)票交至計(jì)財(cái)部。結(jié)合公司目前材料貨款結(jié)算可以延期支付的特點(diǎn)，對于未付款的包裝材料結(jié)算發(fā)票，取得時(shí)限可延長至自貨物采購入庫之日起90日內(nèi)，此種情況需取得財(cái)務(wù)部的書面許可證明。

2、如因結(jié)算價(jià)款發(fā)生異議而導(dǎo)致業(yè)務(wù)不能正常辦理結(jié)算手續(xù)，不能在規(guī)定時(shí)限取得發(fā)票時(shí)，采購（或勞務(wù)）業(yè)務(wù)經(jīng)辦人應(yīng)及時(shí)填報(bào)“（財(cái)務(wù)）問題業(yè)務(wù)報(bào)告單”，說明原因及處理方案，報(bào)計(jì)財(cái)部往來會(huì)計(jì)處經(jīng)財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人核準(zhǔn)后備案，并由業(yè)務(wù)經(jīng)辦人負(fù)責(zé)在自發(fā)生異議之日起30日內(nèi)處理完畢。如無正當(dāng)理由，又無財(cái)務(wù)書面說明可延期取得結(jié)算發(fā)票的業(yè)務(wù)，均以正常業(yè)務(wù)規(guī)定的到票期限為準(zhǔn)。特殊情況下，計(jì)財(cái)部因?qū)嶋H核算的需要，對某一部分業(yè)務(wù)到票時(shí)間要求提前的或延遲的以計(jì)財(cái)部書面下達(dá)的發(fā)票到票時(shí)間調(diào)整說明書為準(zhǔn)。

3、對于特殊業(yè)務(wù)發(fā)票的取得時(shí)限，如經(jīng)總經(jīng)理特批處理的，可按特批時(shí)限為準(zhǔn)，需由計(jì)財(cái)部處理的由業(yè)務(wù)經(jīng)辦人將業(yè)務(wù)移交計(jì)財(cái)部處理。

4、對于超過規(guī)定時(shí)限未將發(fā)票交到財(cái)務(wù)部的，每超期一天給予采購業(yè)務(wù)經(jīng)辦人5元罰款，從工資中扣除，對于無客觀原因超過兩個(gè)月發(fā)票未到的，停發(fā)當(dāng)事采購業(yè)務(wù)經(jīng)辦人工資，直至取得發(fā)票止。

5、業(yè)務(wù)經(jīng)辦人對收到的供應(yīng)商發(fā)票（不得預(yù)開票），要在收到發(fā)票的當(dāng)日將發(fā)票及相應(yīng)業(yè)務(wù)附件單據(jù)報(bào)送至計(jì)財(cái)部，并在計(jì)財(cái)部做單據(jù)傳遞記錄登記，對收到的不合要求，財(cái)務(wù)不能接收的發(fā)票，由業(yè)務(wù)經(jīng)辦人填寫快遞單，財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)將發(fā)票寄回供應(yīng)商（需作備查記錄），并由業(yè)務(wù)經(jīng)辦人與供應(yīng)商協(xié)調(diào)及時(shí)補(bǔ)票，時(shí)限為30天。凡因發(fā)票不合格，財(cái)務(wù)不接收而退票的，每筆業(yè)務(wù)處罰采購（或勞務(wù)）業(yè)務(wù)經(jīng)辦人10元。如因業(yè)務(wù)經(jīng)辦人個(gè)人原因造成已收到的供應(yīng)商發(fā)票過認(rèn)證期或丟失的，每筆業(yè)務(wù)發(fā)票金額在50000元以下的，對業(yè)務(wù)經(jīng)辦人處以100元罰款，金額在50000元以上的處以200元罰款，并由業(yè)務(wù)經(jīng)辦人負(fù)責(zé)在退票日或發(fā)現(xiàn)日起30日內(nèi)補(bǔ)換票及提供財(cái)務(wù)部所需的其它相關(guān)手續(xù)。對于發(fā)票丟失或過期的情況同時(shí)對財(cái)務(wù)部往來會(huì)計(jì)進(jìn)行考核，如發(fā)現(xiàn)屬不按規(guī)定對帳造成的，每筆丟失或過期發(fā)票對往來會(huì)計(jì)處以20元罰款。如業(yè)務(wù)經(jīng)辦人故意對不規(guī)范業(yè)務(wù)發(fā)票隱瞞不報(bào)或私自壓票、退票等處理的，每發(fā)現(xiàn)一筆，處罰當(dāng)事業(yè)務(wù)經(jīng)辦人200元。

6、會(huì)計(jì)年度終了前（每年12月31日）,各業(yè)務(wù)經(jīng)辦人應(yīng)將自己經(jīng)辦、屬于當(dāng)年度已完成的采購(勞務(wù))業(yè)務(wù)發(fā)票全部催收，并交至計(jì)財(cái)部。

第六條、定期對帳制度

為確保各類業(yè)務(wù)單據(jù)按時(shí)取得及保證與供應(yīng)商帳目相符，計(jì)財(cái)部將實(shí)行定期對帳制度：與公司業(yè)務(wù)經(jīng)辦人備查帳核對時(shí)間周期為兩個(gè)月一次，時(shí)間為次月5-15日；與供應(yīng)商對帳每半年一次，核對范圍為半年內(nèi)與公司發(fā)生經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)往來的單位，由業(yè)務(wù)經(jīng)辦人負(fù)責(zé)與相應(yīng)的供應(yīng)商協(xié)調(diào)取得對方業(yè)務(wù)往來帳單（需經(jīng)手人簽名并加蓋賬務(wù)或業(yè)務(wù)公章），并最遲于次月10日前交計(jì)財(cái)部往來會(huì)計(jì)處，由往來會(huì)計(jì)負(fù)責(zé)核對并作核對情況備查記錄。凡業(yè)務(wù)經(jīng)辦人未設(shè)立業(yè)務(wù)備查帳或帳目不清的，每次處罰20元，并在10日內(nèi)規(guī)范備查帳；對未按規(guī)定時(shí)間取得供應(yīng)商對帳單的，按單個(gè)供應(yīng)商計(jì)算，每個(gè)次處罰業(yè)務(wù)經(jīng)辦人10元，并限定在規(guī)定時(shí)間（10天內(nèi)）完成對帳手續(xù)，過期仍未完成的，每日處罰5元，直至對帳業(yè)務(wù)手續(xù)完成，所處罰款項(xiàng)從當(dāng)事業(yè)務(wù)經(jīng)辦人工資中扣除。特殊情況經(jīng)當(dāng)事業(yè)務(wù)經(jīng)辦人提出申請，計(jì)財(cái)部確認(rèn)的除外。

第七條、補(bǔ)充規(guī)定

（1）、每一筆采購業(yè)務(wù)合同、供貨人、開票人、收款人必需是同一業(yè)務(wù)對象。與新供應(yīng)商第一次合作時(shí)，業(yè)務(wù)經(jīng)辦人應(yīng)及時(shí)以書面形式向?qū)Ψ綐I(yè)務(wù)單位提供我方的開票資料。

（2）、對于業(yè)務(wù)單位到公司直接收取往來帳款的業(yè)務(wù)，公司采購業(yè)務(wù)或接受勞務(wù)業(yè)務(wù)經(jīng)辦人應(yīng)對業(yè)務(wù)單位來人身份進(jìn)行確認(rèn)，經(jīng)計(jì)財(cái)部驗(yàn)證來人出具的加蓋對方業(yè)務(wù)單位公章的介紹信，確認(rèn)無誤的，計(jì)財(cái)部方受理付款業(yè)務(wù)，按正常財(cái)務(wù)手續(xù)辦理付款事宜，且在相關(guān)付款原始憑證上，本公司業(yè)務(wù)經(jīng)辦人要簽字確認(rèn)。

（3）、如果外購?fù)环N貨物不同供應(yīng)商有多種名稱稱呼的，在簽訂采購合同時(shí)，各當(dāng)事業(yè)務(wù)責(zé)任人應(yīng)統(tǒng)一以公司已有的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范名稱、規(guī)格等填寫，即與用友檔案中信息一致，并及時(shí)與供應(yīng)商溝通以免發(fā)錯(cuò)貨。

（4）、凡外地業(yè)務(wù)單位派人到公司收款的業(yè)務(wù)，應(yīng)由公司業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員確認(rèn)來人身份，并由來人出示對方業(yè)務(wù)單位出具的加蓋行政公章的證明信后，計(jì)財(cái)部經(jīng)辦人對來人身份及證明信確認(rèn)無誤的，方可受理來人經(jīng)辦業(yè)務(wù)，且公司經(jīng)辦人員應(yīng)在相應(yīng)的業(yè)務(wù)單據(jù)及證明材料上上簽名，以示負(fù)責(zé)(對方上門收款的業(yè)務(wù),必需在付款同時(shí)取得對方的收款收據(jù))。對于本地業(yè)務(wù)單位派人到公司收款的業(yè)務(wù)，如彼此熟知情況并對來人確認(rèn)的，可不需證明信，按正常付款手續(xù)辦理。反之則需按財(cái)務(wù)要求出具相應(yīng)的證明材料方可辦理付款手續(xù)。（5、各相關(guān)采購業(yè)務(wù)經(jīng)辦人，應(yīng)按月份（以每月20日價(jià)格為準(zhǔn)）對自己分管的采購物資進(jìn)行歸類按不同供應(yīng)商分別列示供應(yīng)價(jià)格，出具物資采購報(bào)價(jià)明細(xì)單，于每月25日前報(bào)財(cái)務(wù)部材料會(huì)計(jì)處。

（6）、設(shè)立采購備查帳：相關(guān)業(yè)務(wù)經(jīng)辦人應(yīng)自采購（或勞務(wù)）合同生效之日起開始分供應(yīng)商進(jìn)行業(yè)務(wù)備查帳記錄（注明供應(yīng)商名稱、電話、聯(lián)系人），按業(yè)務(wù)發(fā)生時(shí)間先后順序、詳細(xì)記錄每一筆經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的采購計(jì)劃單號、合同號、品名、規(guī)格、含量、合同數(shù)量、合同金額，到貨時(shí)間、規(guī)格、含量、來料數(shù)量、入庫數(shù)量、金額，付款時(shí)間、付款方式、付款金額、欠款金額及開票情況等，屬工程勞務(wù)業(yè)務(wù)的，經(jīng)辦人要登記工程勞務(wù)名稱、合同金額、付款金額及開具發(fā)票情況，以便與財(cái)務(wù)核對帳目之用。在供應(yīng)商開票時(shí),要求業(yè)務(wù)經(jīng)手人與供應(yīng)商核對無誤（金額、數(shù)量、品名）才能開票，以免取得的發(fā)票與實(shí)際業(yè)務(wù)內(nèi)容不附。

（7）、公司采購貨物或接受勞務(wù)業(yè)務(wù)經(jīng)辦人以私人名義或未經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)簽批許可，私自以公司各類公章與外部業(yè)務(wù)單位產(chǎn)生的負(fù)債業(yè)務(wù)（即個(gè)人行為后果），由行為個(gè)人自負(fù)，如因此給公司造成經(jīng)濟(jì)糾紛的，公司將追究當(dāng)事人經(jīng)濟(jì)或刑事責(zé)任。以職務(wù)之便侵吞公司資金的，以貪污論處。

（8）、采購業(yè)務(wù)經(jīng)辦人應(yīng)對所提交財(cái)務(wù)部的原始業(yè)務(wù)憑證的合法性、真實(shí)性、完整性、規(guī)范性負(fù)責(zé),并對傳遞至財(cái)務(wù)部的用款申請與發(fā)票做好單據(jù)傳遞記錄。

（9）、涉及采購業(yè)務(wù)，應(yīng)由需求部門提出需求計(jì)劃單(采購計(jì)劃單)，經(jīng)倉庫保管員確認(rèn)庫存、部門負(fù)責(zé)人及分管領(lǐng)導(dǎo)核準(zhǔn)后，報(bào)采購部后進(jìn)入實(shí)際采購流程。

（10）、公司財(cái)務(wù)及審計(jì)小組對所有采購（工程勞務(wù)）業(yè)務(wù)從需求計(jì)劃到采購計(jì)劃、合同、價(jià)格、質(zhì)量、數(shù)量及采購（工程勞務(wù)）業(yè)務(wù)完成時(shí)限、財(cái)務(wù)結(jié)算等全過程進(jìn)行跟蹤監(jiān)督與審計(jì)。采購人員要自覺接受財(cái)務(wù)和審計(jì)部門對采購活動(dòng)的監(jiān)督和質(zhì)詢。對采購人員在采購過程發(fā)生的違犯廉潔制度的行為，審計(jì)部門將有權(quán)對有關(guān)人員提出降級、處罰、開除的處理建議，直至追究法律責(zé)任。

（11）、對經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)的特殊業(yè)務(wù)，在規(guī)避公司風(fēng)險(xiǎn)的前提下，按總經(jīng)理批復(fù)處理。

第八條、本制度經(jīng)總經(jīng)理簽字批準(zhǔn)之日起執(zhí)行 第九條、本制度由計(jì)財(cái)部負(fù)責(zé)解釋及修訂 附件：

附件

1、“用款申請單”使用方法 附件

2、收款信息確認(rèn)函。

附件

1、“用款申請單”使用方法：

1、公司對外支付各種業(yè)務(wù)款項(xiàng)時(shí)使用本單。本單由公司相關(guān)部門業(yè)務(wù)經(jīng)辦人在提出款項(xiàng)支付申請時(shí)開具。

2、本單的開具：

（1）、本單 “收款單位”的相關(guān)信息及申請付款金額、付款依據(jù)由公司相關(guān)業(yè)務(wù)用款申請人填寫，（2）、本單中“帳面應(yīng)付款”相關(guān)信息由計(jì)財(cái)部往來會(huì)計(jì)填寫。對本單涉及到的業(yè)務(wù)收款單位，在業(yè)務(wù)經(jīng)辦人申請支付該單位款項(xiàng)時(shí)，均應(yīng)將用款申請交往來會(huì)計(jì)核實(shí)與該單位業(yè)務(wù)往來的余額情況，并簽名確認(rèn)，如是新業(yè)務(wù)單位的要在帳面應(yīng)付款中注明“無”。

（3）、經(jīng)辦人在本單“申請付款依據(jù)”欄填寫時(shí)，按所附申請依據(jù)所屬類型，在相對應(yīng)的編號前方格內(nèi)標(biāo)示明確，對于申請付款依據(jù)選擇為：“

1、采購（或勞務(wù)）合同”或“其它”的，要在橫線內(nèi)詳細(xì)注明使用部門、品名、數(shù)量及單價(jià)或勞務(wù)內(nèi)容等業(yè)務(wù)內(nèi)容信息。

3、本單簽批及傳遞流程：申請付款人持內(nèi)容填寫完整的用款申請→（1）、財(cái)務(wù)往來會(huì)計(jì)核實(shí)往來余額→（2）、部門負(fù)責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)審簽→（3）、財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人審核→（4）、總經(jīng)理簽批→（5）、交出納員辦理付款手續(xù)。

附件

2、收款信息確認(rèn)函格式

收款信息確認(rèn)函

*********有限公司： 請將款額 元，大寫： 匯入我公司下列帳戶：

戶 名：

開戶行： 帳 號： 貴公司將款項(xiàng)匯入上述帳戶后，我公司將及時(shí)為貴公司出具收款收據(jù)。本傳真件與原件內(nèi)容一致，具有法律效力！

現(xiàn)金打卡手續(xù)費(fèi)由收款方承擔(dān)。

謝謝合作！

經(jīng)辦人：

收款方: 公司（公章）

年 月 日

第二篇：采購付款及發(fā)票管理制度

采購付款及發(fā)票管理制度 總則

1.1 為規(guī)范公司各類采購貨物（或勞務(wù)）申請單、付款及采購（或勞務(wù)）發(fā)票的管理，維護(hù)公司利益，結(jié)合

公司實(shí)際情況，制定本制度。內(nèi)容

2.1 公司各類采購業(yè)務(wù)、工程勞務(wù)業(yè)務(wù)按實(shí)際情況不同分以下幾種情況處理：采購申請單、采購合同規(guī)定，付管理，付款方式，發(fā)票管理，對賬管理。2.1.1 采購申請單、采購合同規(guī)定

2.1.1.1 《采購申請單》、《費(fèi)用類報(bào)銷單》單比1萬以下、月累計(jì)5萬以上由常務(wù)副總王青春簽字審核，此金額

以上由總經(jīng)理簽字有效。

2.1.1.2 研發(fā)樣品及工具采購，根據(jù)分管經(jīng)理或總經(jīng)理簽字審批過的《采購申請單》，研發(fā)樣品采購申請中，必須填

寫批量價(jià)格，轉(zhuǎn)入批量采購后，采購價(jià)格不得高于研發(fā)要求的批量價(jià)格，樣品價(jià)格則可以不受批量價(jià)格的約束，但是偏離太多時(shí)（批 量價(jià)格的2倍）需要附有情況說明。

2.1.1.3 辦公用品、固定資產(chǎn)采購，根據(jù)分管經(jīng)理和總經(jīng)理簽字審批過的《采購申請單》，實(shí)際采購中不得高于

行政交由財(cái)務(wù)部存檔的價(jià)格，如果高于這個(gè)價(jià)格必須附有情況說明。2.1.2 付款管理規(guī)定

所有因采購貨物、接受勞務(wù)的付款業(yè)務(wù)均需憑經(jīng)核準(zhǔn)的“用款申請單”付款?！坝每钌暾垎巍庇蓸I(yè)務(wù)經(jīng)

辦人出具，并不得涂改。2.1.2.1 預(yù)付款業(yè)務(wù)

無特殊情況，除采購生產(chǎn)急需材料業(yè)務(wù)外，其他預(yù)付款業(yè)務(wù)在未結(jié)算總貨款或工程款前，不得預(yù)付全部

價(jià)款。

（1）預(yù)付款業(yè)務(wù)付款手續(xù)：業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員出具經(jīng)分管經(jīng)理、總經(jīng)理批準(zhǔn)的合同書、采購申請單，到財(cái)務(wù)辦

理支付款項(xiàng)手續(xù)。

（2）對于預(yù)付貨款的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù), 各采購及工程勞務(wù)部門必須慎重把關(guān),確保與供應(yīng)商業(yè)務(wù)關(guān)系良好，合同正

常執(zhí)行對于財(cái)務(wù)帳面“應(yīng)付賬款”中連續(xù)三個(gè)月出現(xiàn)未發(fā)生變化負(fù)數(shù)金額的業(yè)務(wù)單位, 由業(yè)務(wù)經(jīng)辦人負(fù)

責(zé)將款項(xiàng)追回,為避免公司利益受到損失，從付款后第四個(gè)月開始，每延遲一周，對經(jīng)辦人罰款20元。

直寄追回預(yù)付款項(xiàng)為止。2.1.2.2 貨到付款業(yè)務(wù)

（1）對貨到已驗(yàn)收、發(fā)票已到要求付款的（即帳面應(yīng)付款）：貨到驗(yàn)收入庫，相關(guān)單據(jù)傳遞手續(xù)已完畢，并收 到該筆業(yè)務(wù)發(fā)票的，要求該筆業(yè)務(wù)經(jīng)手人對發(fā)票的內(nèi)容（貨物數(shù)量、價(jià)格、金額）進(jìn)行審核，并在U8結(jié) 算后附到貨庫單等單據(jù)交財(cái)務(wù)部審核入賬。為避免多開重開發(fā)票現(xiàn)象，發(fā)票所附的到貨單與U8的入庫單的內(nèi)容必須一致。財(cái)務(wù)根據(jù)采購合同、采購申請單或《采購分工及付款清單》審核付款。

（2）對貨到付款，發(fā)票未到的規(guī)定（此情況有稅務(wù)風(fēng)險(xiǎn)，無特殊情況，財(cái)務(wù)有權(quán)拒絕）： 對于貨到入庫、發(fā)票

未到，需按合同付款的，由業(yè)務(wù)經(jīng)辦人出具用款申請單、由品管驗(yàn)收簽字的材料到貨單、采購合同號。2.1.2.3 勞務(wù)服務(wù)業(yè)務(wù)

委外服務(wù)業(yè)務(wù)，業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員出具經(jīng)分管經(jīng)理、總經(jīng)理批準(zhǔn)的委外服務(wù)申請或合同書、服務(wù)發(fā)票、付款申請

單，到財(cái)務(wù)辦理支付款項(xiàng)手續(xù)。分期付款的可以要求對方分批開具發(fā)票，但必須先到發(fā)票再申請付款。否則，財(cái)務(wù)可以拒付。

2.1.3 付款方式及收據(jù)的取得要求

付款方式主要有現(xiàn)金、銀行轉(zhuǎn)賬、轉(zhuǎn)帳支票等，為了規(guī)范開支的管理，防止產(chǎn)生不必要的損失和

糾紛，款項(xiàng)的支付主要以銀行轉(zhuǎn)賬或轉(zhuǎn)賬支票付款為主，無特殊情況的均不能支付現(xiàn)金。

2.1.3.3 對單筆業(yè)務(wù)口徑一致性的要求

每一筆業(yè)務(wù)，收款人、簽定合同人及出票人、實(shí)際供貨人必須一致，如果有特殊情況，經(jīng)總經(jīng)理特批的業(yè)

務(wù)，簽定合同人（即為公司提供勞務(wù)及貨物人），在結(jié)算款項(xiàng)時(shí)，出具的發(fā)票與合同不符時(shí)，在簽定合同

時(shí)，應(yīng)單獨(dú)有合同補(bǔ)充說明，收款據(jù)必須用出發(fā)票人的收據(jù)，以免給財(cái)務(wù)工作造成混亂，如果是先預(yù)付款

后來發(fā)票的業(yè)務(wù)，在結(jié)算時(shí)，發(fā)票出具人與收款人不符的，財(cái)務(wù)將不予受理該發(fā)票，并停止付款。2.1.4 各種情況下采購（或勞務(wù)）業(yè)務(wù)發(fā)票的規(guī)定 2.1.4.1 采購（或勞務(wù)）發(fā)票標(biāo)準(zhǔn)要求及處理

（1）所有材料物資、勞務(wù)服務(wù)（含固定資產(chǎn)、運(yùn)輸服務(wù)、設(shè)備租賃、研發(fā)技術(shù)服務(wù)、信息技術(shù)服務(wù)、快

遞服務(wù)、鑒證咨詢服務(wù)）采購業(yè)務(wù)原則上均應(yīng)由供應(yīng)商出具增值稅專用發(fā)票（增值稅專用發(fā)票進(jìn)項(xiàng)稅有

效認(rèn)證期為自發(fā)票開具之日起180天內(nèi)），財(cái)務(wù)部不接收超過認(rèn)證期的增值稅專用發(fā)票，特殊業(yè)務(wù)不能

出具增值稅專用發(fā)票的經(jīng)財(cái)務(wù)認(rèn)可、總經(jīng)理批準(zhǔn)的可開具增值稅普通發(fā)票；

（2）采購（或勞務(wù)）發(fā)票所開具的內(nèi)容必需與實(shí)際業(yè)務(wù)內(nèi)容（合同內(nèi)容、入庫單、數(shù)量、金額及與合同

單價(jià)、勞務(wù)內(nèi)容）相符，即貨、款、票、合同相一致，否則，財(cái)務(wù)不接受該業(yè)務(wù)的結(jié)算發(fā)票。特殊情況經(jīng)

財(cái)務(wù)確認(rèn)總經(jīng)理批準(zhǔn)的除外。

（3）對于特殊情況下發(fā)票與實(shí)際業(yè)務(wù)內(nèi)容不符的業(yè)務(wù)發(fā)票經(jīng)財(cái)務(wù)確認(rèn)、總經(jīng)理特批可以接收的，需對方業(yè)

務(wù)單位出具加蓋財(cái)務(wù)公章的情況說明書，說明發(fā)票與實(shí)際業(yè)務(wù)內(nèi)容的業(yè)務(wù)實(shí)質(zhì)，經(jīng)公司財(cái)務(wù)部確認(rèn)合格后

方可接收對方的業(yè)務(wù)發(fā)票。為規(guī)避公司財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)，財(cái)務(wù)部有權(quán)拒收任何情況下不合格的采購（或勞務(wù)）業(yè)

務(wù)發(fā)票。2.1.4.2 發(fā)票的取得時(shí)限管理規(guī)定

（1）所有采購結(jié)算發(fā)票（含運(yùn)費(fèi)結(jié)算發(fā)票）應(yīng)由該筆業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員簽字確認(rèn)后，報(bào)送財(cái)務(wù)部。各類采購業(yè)

務(wù)發(fā)票應(yīng)由相關(guān)業(yè)務(wù)經(jīng)辦人負(fù)責(zé)向供應(yīng)商催收，并自所采購物資驗(yàn)收合格入庫之日起60日內(nèi)取得，并在 U8系統(tǒng)里結(jié)算后交財(cái)務(wù)部辦理入賬手續(xù)；工程、勞務(wù)發(fā)票的取得時(shí)限為單項(xiàng)工程、勞務(wù)合同約定的勞內(nèi)

容結(jié)束之日起60日內(nèi)由相關(guān)分管責(zé)任人負(fù)責(zé)經(jīng)與決算合同內(nèi)容金額相符的發(fā)票交至財(cái)務(wù)部。

（2）對于超過規(guī)定時(shí)限未將發(fā)票交到財(cái)務(wù)部的，每超期一周給予業(yè)務(wù)經(jīng)辦人5元罰款，直至取得發(fā)票為止。

（3）如因經(jīng)辦人個(gè)人原因造成已收到的供應(yīng)商發(fā)票過認(rèn)證期或丟失的，每筆業(yè)務(wù)發(fā)票金額在10000元以下的，對業(yè)務(wù)經(jīng)辦人處以100元罰款，金額在10000元以上的處以200元罰款，并由業(yè)務(wù)經(jīng)辦人負(fù)責(zé)在退票

日或發(fā)現(xiàn)日起30日內(nèi)補(bǔ)換票及提供財(cái)務(wù)部所需的其它相關(guān)手續(xù)。如經(jīng)辦人故意對不規(guī)范業(yè)務(wù)發(fā)票隱瞞不報(bào)

或私自壓票、退票等處理的，每發(fā)現(xiàn)一筆，處罰當(dāng)事業(yè)務(wù)經(jīng)辦人100元。2.1.5 定期對帳制度

為確保各類業(yè)務(wù)單據(jù)按時(shí)取得及保證與供應(yīng)商帳目相符，業(yè)務(wù)經(jīng)辦人應(yīng)設(shè)立業(yè)務(wù)備查賬，財(cái)務(wù)部將實(shí)行定期

對帳制度：

2.1.5.1 與公司業(yè)務(wù)經(jīng)辦人備查帳核對時(shí)間周期為一月一次，時(shí)間為次月3-10日；次月5日之前財(cái)務(wù)把當(dāng)年的供應(yīng)

商往來明細(xì)提交采購部，次月10日前采購部把對賬核對情況結(jié)果反潰財(cái)務(wù)部。

2.1.5.2 業(yè)務(wù)經(jīng)辦人在離職時(shí)，賬目必須對清，填寫供應(yīng)商賬務(wù)交接單，并要求相互交接的業(yè)務(wù)員在其負(fù)責(zé)的每家供

應(yīng)商核對后的賬目進(jìn)行確認(rèn)簽字，否則財(cái)務(wù)部不得在離職單上簽字。2.1.6 本制度由財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)解釋及修訂

第三篇：采購、付款及發(fā)票管理制度(工業(yè)實(shí)用)

藥業(yè)有限公司財(cái)務(wù)制度之采購貨物、接受勞務(wù)業(yè)務(wù)付款及發(fā)票取得管理制度

采購貨物（工程勞務(wù)）合同、付款及

發(fā)票管理制度

**財(cái)字2009第[005]號

目的：為規(guī)范公司各類采購貨物（工程勞務(wù)）合同、付款及采購（或勞務(wù)）發(fā)票的管理，結(jié)合公司實(shí)際情況，制定本制度。

適用范圍：**公司

內(nèi)容：公司各類采購業(yè)務(wù)、工程勞務(wù)業(yè)務(wù)按實(shí)際情況不同分以下幾種情況處理：（1）、預(yù)付款業(yè)務(wù)，（2）、貨到付款業(yè)務(wù)，（3）、以貨易貨業(yè)務(wù)。

2009-01-01 藥業(yè)有限公司財(cái)務(wù)制度之采購貨物、接受勞務(wù)業(yè)務(wù)付款及發(fā)票取得管理制度

分管副總批準(zhǔn)后實(shí)施采購

2、工程勞務(wù)業(yè)務(wù)合同：公司所有工程建設(shè)及設(shè)備安裝、保暖、維修等接受勞務(wù)業(yè)務(wù)，應(yīng)提前簽訂工程勞務(wù)合同及工程預(yù)算表。合同額在2萬元以下的由分管副總批準(zhǔn)，超過2萬元的工作勞務(wù)合同由總經(jīng)理批準(zhǔn)。

（二）、合同

內(nèi)

容

填

寫

要

求

（1）、合同內(nèi)容應(yīng)按規(guī)范格式內(nèi)容完整填寫，合同中要特別約定發(fā)票事項(xiàng)（采購業(yè)務(wù)需分增值稅專用發(fā)票與增值稅普通發(fā)票，接受勞務(wù)需取得本公司主管稅務(wù)機(jī)關(guān)許可的勞務(wù)發(fā)票，并注明出具時(shí)限為收貨后一個(gè)月內(nèi)寄達(dá)）、詳細(xì)品名規(guī)格單價(jià)、結(jié)算方式、結(jié)算時(shí)限、費(fèi)用承擔(dān)及供應(yīng)商（服務(wù)商）帳號信息等內(nèi)容。

（三）、合同的報(bào)送及執(zhí)行

（1）、合同報(bào)送：各類采購及工程勞務(wù)合同由公司各分管業(yè)務(wù)責(zé)任人負(fù)責(zé)簽訂，報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)核準(zhǔn)后由業(yè)務(wù)經(jīng)辦人將生效的合同報(bào)送一份到財(cái)務(wù)部材料會(huì)計(jì)處

2009-01-01 藥業(yè)有限公司財(cái)務(wù)制度之采購貨物、接受勞務(wù)業(yè)務(wù)付款及發(fā)票取得管理制度

存，同時(shí)實(shí)施采購。

（2）、合同執(zhí)行：所有采購合同業(yè)務(wù)均應(yīng)由供應(yīng)部實(shí)施采購，勞務(wù)合同由工程設(shè)備部執(zhí)行實(shí)施，對于特殊情況下經(jīng)總經(jīng)理特批的采購（工程勞務(wù)）業(yè)務(wù)除外。財(cái)務(wù)部將按合同約定執(zhí)行付款事宜，款項(xiàng)支付與否及支付方式原則上按合同規(guī)定正常辦理。在付款時(shí)，除支付財(cái)務(wù)帳面應(yīng)付帳款外，在提交用款申請的同時(shí)還應(yīng)附有合同，對一次簽定合同、同一價(jià)格多次進(jìn)貨的，在第一次進(jìn)貨時(shí)發(fā)票要附合同,在以后價(jià)格不變的業(yè)務(wù)發(fā)票后可不附合同，但要在價(jià)格發(fā)生變化時(shí)的第一筆業(yè)務(wù)發(fā)票后附有供貨方的調(diào)價(jià)函（各類包裝材料采購業(yè)務(wù)，供應(yīng)部采購員應(yīng)于每月5日前報(bào)一份經(jīng)董事長批準(zhǔn)的按不同供應(yīng)商分材質(zhì)、規(guī)格填列的各類包裝材料采購價(jià)格表交財(cái)務(wù)部，作審核采購價(jià)格之參考依據(jù)。月中如有變化應(yīng)及時(shí)列表經(jīng)董事長批準(zhǔn)后報(bào)至財(cái)務(wù)部備案）。

（3）、財(cái)務(wù)部不受理涂改及未經(jīng)公司董事長（總經(jīng)理）或有權(quán)簽字副總簽批的合同。

2009-01-01 藥業(yè)有限公司財(cái)務(wù)制度之采購貨物、接受勞務(wù)業(yè)務(wù)付款及發(fā)票取得管理制度

果由業(yè)務(wù)責(zé)任人承擔(dān)。所有付款業(yè)務(wù)的用款申請單，除第一次付款的新增供應(yīng)商外，均需由業(yè)務(wù)經(jīng)辦人到財(cái)務(wù)部往來會(huì)計(jì)處查詢并填寫與收款單位帳面往來余額情況后方可繼續(xù)下一流程環(huán)節(jié)。業(yè)務(wù)經(jīng)辦人在申請正常業(yè)務(wù)付款時(shí)需持“用款申請”依上述簽批流程圖順序依次履行簽字手續(xù)，如因董事長出差不能及時(shí)簽批的，經(jīng)財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人簽批后付款；如屬特殊業(yè)務(wù)付款，則由業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人、董事長簽批，最后交財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人審核后付款。出納員在接到業(yè)務(wù)經(jīng)辦人交來的經(jīng)財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人或董事長總經(jīng)理批準(zhǔn)付款的用款申請時(shí)，按實(shí)際批復(fù)的付款金額及付款方式付款，如果批復(fù)付款欄及批復(fù)付款方式欄為空的，按申請付款金額及付款方式辦理付款手續(xù)。

1、預(yù)付款業(yè)務(wù)：無特殊情況，除采購生產(chǎn)急需材料業(yè)務(wù)外，其他預(yù)付款業(yè)務(wù)在未結(jié)算總貨款或工程款前，不得預(yù)付全部價(jià)款。

預(yù)付款業(yè)務(wù)流程圖：業(yè)務(wù)經(jīng)手人持用款申請（含合同采購計(jì)劃單等附件）→財(cái)務(wù)部往來會(huì)計(jì)核填帳面往來余額→分管領(lǐng)導(dǎo)簽字→財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人簽字→董事長（總經(jīng)理簽字）→財(cái)務(wù)出納員付款

（1）、預(yù)付款業(yè)務(wù)付款手續(xù)：業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員出具經(jīng)分管經(jīng)理、財(cái)務(wù)經(jīng)理及總經(jīng)理、董事長批準(zhǔn)的用款申請附合同書、采購計(jì)劃單，到財(cái)務(wù)辦理支付款項(xiàng)手續(xù)。

（2）、對于預(yù)付貨款的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù), 各物資采購及工程勞務(wù)部門必須慎重把關(guān),確保與供應(yīng)商業(yè)務(wù)關(guān)系良好，合同正常執(zhí)行。對于財(cái)務(wù)帳面“應(yīng)付賬款”中連續(xù)半年出現(xiàn)未發(fā)生變化負(fù)數(shù)金額的業(yè)務(wù)單位, 由各物資采購部門業(yè)務(wù)經(jīng)辦人負(fù)責(zé)將款項(xiàng)追回, 以避免公司利益受到損失（預(yù)付工程款不在此內(nèi)）。

2、貨到付款業(yè)務(wù)：原則上必須先取得發(fā)票再付款，但在不超出財(cái)務(wù)規(guī)定的到票時(shí)間內(nèi)付款的，按《財(cái)務(wù)管理制度—貨幣資金及承兌匯票管理制度》中的付款規(guī)定辦理。具體如下：

貨到付款流程圖：業(yè)務(wù)經(jīng)手人持用款申請（含附件）→財(cái)務(wù)部往來會(huì)計(jì)核填應(yīng)付款余額→分管領(lǐng)導(dǎo)簽字→財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人簽字→董事長（總經(jīng)理簽字）→財(cái)務(wù)出納員付款

2009-01-01 藥業(yè)有限公司財(cái)務(wù)制度之采購貨物、接受勞務(wù)業(yè)務(wù)付款及發(fā)票取得管理制度

（1）、對貨到付款，發(fā)票未到的規(guī)定： 對于貨到入庫、發(fā)票未到，需按合同付款的，由業(yè)務(wù)經(jīng)辦人出具用款申請，報(bào)材料會(huì)計(jì)在付款申請單上標(biāo)示驗(yàn)收入庫單號或臨時(shí)收料單號（注：入庫單必須在付款之前傳達(dá)材料會(huì)計(jì)處），及貨款金額，并附“采購合同”。材料會(huì)計(jì)簽名確認(rèn)后報(bào)財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人審簽、董事長核準(zhǔn)后付款。對于含量待檢的，原則上在未辦理入庫手續(xù)前（即入庫單未傳達(dá)財(cái)務(wù)前），財(cái)務(wù)部不受理該筆業(yè)務(wù)付款，特殊情況確需付款的需總經(jīng)理特批（由財(cái)務(wù)認(rèn)定）。

(2)、對貨到已驗(yàn)收、發(fā)票已到要求付款的（即帳面應(yīng)付款）：貨到驗(yàn)收入庫，相關(guān)單據(jù)傳遞手續(xù)已完畢，并收到該筆業(yè)務(wù)發(fā)票的，要求該筆業(yè)務(wù)經(jīng)手人對發(fā)票的內(nèi)容（貨物數(shù)量、價(jià)格、金額）進(jìn)行審核，參照該業(yè)務(wù)入庫單及合同等進(jìn)行核對，確認(rèn)無誤后在發(fā)票右下角簽章確認(rèn)，將發(fā)票附入庫單等單據(jù)交財(cái)務(wù)部，并按規(guī)定出具用款申請，交財(cái)務(wù)部辦理付款手續(xù)：材料會(huì)計(jì)核填帳面應(yīng)付該供應(yīng)商款項(xiàng)金額、申請部門負(fù)責(zé)人簽字、財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人審簽、董事長核準(zhǔn)后付款。

（3）支付帳面應(yīng)付款：對于支付帳面應(yīng)付款的業(yè)務(wù)，由業(yè)務(wù)經(jīng)辦人開具用款申請單，填明申請支付金額，到財(cái)務(wù)部往來會(huì)計(jì)處核填帳面應(yīng)付金額，經(jīng)財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人審核，總經(jīng)理董事長簽字批準(zhǔn)后方可交出納員辦理付款手續(xù)。

2009-01-01 藥業(yè)有限公司財(cái)務(wù)制度之采購貨物、接受勞務(wù)業(yè)務(wù)付款及發(fā)票取得管理制度

人員審核及總經(jīng)理批準(zhǔn)的用款申請后，視其具體情況分別處理：

（1）、收款人派人上門收款的，公司業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員（指采購員）對來人身份進(jìn)行確認(rèn)，財(cái)務(wù)部出納員驗(yàn)證來人持有的對方業(yè)務(wù)單位開具并加蓋行政公章的介紹信或?qū)Ψ綐I(yè)務(wù)單位傳真加蓋行政公章或財(cái)務(wù)公章的委托收款證明（傳真件證明中需注明來人姓名、身份證號、委托事項(xiàng)，并注明“本傳真件與原件內(nèi)容一致，具有法律效力”字樣），經(jīng)確認(rèn)無誤的，再辦理支付手續(xù)在收款人點(diǎn)驗(yàn)貨款無誤后，直接開據(jù)收款收據(jù)后交出納員。收款人要在收款憑據(jù)上注明“收款人：XX”字樣，并由出納員填寫該收款人的身份證號，特殊情況下經(jīng)批準(zhǔn)后可不需填寫收款人身份證號。

（2）、如果是要求公司將款項(xiàng)匯入收款人（指業(yè)務(wù)單位）指定卡號（或業(yè)務(wù)經(jīng)辦人提供的收款人卡號）的業(yè)務(wù)，在匯款前由公司業(yè)務(wù)經(jīng)辦人負(fù)責(zé)提供收款人出具的收款帳號、戶名并加蓋蓋有財(cái)務(wù)章（或公章）及收款方經(jīng)辦人簽字蓋章的“收款信息確認(rèn)函”傳真件（格式見后附件2），確認(rèn)函要求注明“本傳真件與原件內(nèi)容一致，具有法律效力”字樣。財(cái)務(wù)部收到符合要求的確認(rèn)函傳真件并經(jīng)公司業(yè)務(wù)經(jīng)辦人簽字確認(rèn)后，方可匯款。在辦理完匯款手續(xù)，收款人在確認(rèn)款項(xiàng)收到后，由公司業(yè)務(wù)經(jīng)辦人負(fù)責(zé)：當(dāng)日內(nèi)將收款人開具的此筆現(xiàn)金業(yè)務(wù)的收款據(jù)的傳真件交至公司財(cái)務(wù)部，并在匯款日起7日內(nèi)（以銀行業(yè)務(wù)單時(shí)間為準(zhǔn)計(jì)算起始時(shí)間），將收據(jù)原件交至公司財(cái)務(wù)部。對于沒有經(jīng)過審批或有關(guān)人員越權(quán)審批的付款業(yè)務(wù)，出納員不予受理。為控制公司資金風(fēng)險(xiǎn)，財(cái)務(wù)部對手續(xù)不全或有疑問的現(xiàn)金打卡付款業(yè)務(wù)有權(quán)拒付?，F(xiàn)金打卡手續(xù)費(fèi)由收款方承擔(dān)，特殊情況經(jīng)董事長批準(zhǔn)的除外。

（3）、公司派人帶現(xiàn)金外出采購業(yè)務(wù)：除零星辦公用品及低值易耗品外的現(xiàn)

2009-01-01 藥業(yè)有限公司財(cái)務(wù)制度之采購貨物、接受勞務(wù)業(yè)務(wù)付款及發(fā)票取得管理制度

金，采購金額在10000元以上的材料采購業(yè)務(wù)，需由總經(jīng)理批準(zhǔn)。由采購業(yè)務(wù)經(jīng)辦人提出用款申請，經(jīng)核準(zhǔn)后到財(cái)務(wù)辦理現(xiàn)金借款手續(xù)（借款人應(yīng)為采購業(yè)務(wù)經(jīng)辦人指定的公司員工），無特殊情況超10000元的采購業(yè)務(wù)不得以此種方式進(jìn)行采購，（4）、對于正常采購（或勞務(wù)）業(yè)務(wù)付款，因相關(guān)申請部門計(jì)劃不到位、不及時(shí)，導(dǎo)致原可以電匯或承兌匯票支付的款項(xiàng)，而需要財(cái)務(wù)部以現(xiàn)金打卡方式加急支付的，財(cái)務(wù)部有權(quán)拒絕，對于董事長特批的此種情況下的付款，在保證手續(xù)完備，所支付款項(xiàng)安全的前提下，付款手續(xù)費(fèi)由業(yè)務(wù)經(jīng)辦人（即付款申請人）承擔(dān)，如果造成資金損失的，還要由業(yè)務(wù)經(jīng)辦人承擔(dān)相應(yīng)損失。

2、銀行電匯付款：財(cái)務(wù)部憑業(yè)務(wù)經(jīng)辦人出具的經(jīng)核準(zhǔn)無誤的用款申請中列示的收款人信息辦理電匯付款業(yè)務(wù)。銀行電匯付款可暫不要對方出具收據(jù)，但對同一供應(yīng)商，既有現(xiàn)金付款、又有銀行付款業(yè)務(wù)的，原則上，只要對方收款,就要出具收款據(jù)。

退匯重辦業(yè)務(wù)：是指銀行已辦理電匯付款手續(xù)，因收款人信息填寫有誤或其它原因，造成正常電匯付款業(yè)務(wù)退匯，需要重新辦理付款的。退匯重辦業(yè)務(wù)按以下幾種情況處理：

（1）、收款單位提供收款信息有誤的，由業(yè)務(wù)經(jīng)辦人負(fù)責(zé)重新出具用款申請辦理付款；

（2）、公司采購（或勞務(wù)）業(yè)務(wù)經(jīng)辦人工作失誤造成退匯的，由責(zé)任人在退匯單上簽名確認(rèn)，并由經(jīng)辦人提供準(zhǔn)確信息，重新辦理匯款，同時(shí)該退匯業(yè)務(wù)的原付款手續(xù)費(fèi)由責(zé)任人承擔(dān)。

（3）、出納員個(gè)人工作失誤退匯的，由出納員據(jù)退匯單重新填制電匯單辦理

2009-01-01 藥業(yè)有限公司財(cái)務(wù)制度之采購貨物、接受勞務(wù)業(yè)務(wù)付款及發(fā)票取得管理制度

匯款，同時(shí)，原匯款手續(xù)費(fèi)由出納員個(gè)人承擔(dān)。

（4）、因銀行間業(yè)務(wù)劃轉(zhuǎn)不成功或其它非公司可控原因造成正常電匯付款退匯的，由出納員在第一時(shí)間內(nèi)報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)核銷原電匯退匯單據(jù)并重新辦理付款。

3、承兌匯票付款：

（1）、對于付出的承兌匯票，原則由收款單位派人上門收取【來人身份確認(rèn)程序同本制度第三條，1，（1）】，經(jīng)財(cái)務(wù)部出納員確認(rèn)無誤的，再辦理支付手續(xù)，在來人對所收承兌匯票驗(yàn)查無誤后，開具加蓋收款單位財(cái)務(wù)專章的收據(jù)交出納員（其它簽字手續(xù)參照貨幣資金付款業(yè)務(wù)），且本公司業(yè)務(wù)經(jīng)辦人要在相應(yīng)的原始付款憑證上簽字確認(rèn)。

（2）、如收款單位派人上門收款，且來人未帶收款據(jù)的，經(jīng)財(cái)務(wù)部出納員對來人身份確認(rèn)無誤后，再辦理付款手續(xù)【來人身份確認(rèn)程序同本制度第三條，1，（1）】，在來人對所收承兌匯票驗(yàn)查無誤后，開具收條（可由收款人在收條上注明“收據(jù)原件到后此收條自動(dòng)轉(zhuǎn)作附件”，并在收條上填寫EMS特快專遞單號，注明“以收款方實(shí)際收到此特快件為開具收據(jù)之依據(jù)”），簽字蓋手印，財(cái)務(wù)部經(jīng)辦人當(dāng)收款人面將匯票裝袋以EMS特快郵寄給收款單位。

（3）、如收款人不能上門收款，需以郵寄方式付款的（此方法存在很大風(fēng)險(xiǎn)，無特殊情況，財(cái)務(wù)一律不受理該付款方式），由采購業(yè)務(wù)經(jīng)辦人負(fù)責(zé)辦理郵寄承兌匯票的財(cái)務(wù)登記手續(xù)，即在承兌匯票備查簿上對所支付承兌票號及金額簽名確認(rèn)，出納員將需郵寄承兌匯票，當(dāng)付款申請人面封好快遞袋，并將EMS號填寫在用款申請單申請人下方，再由付款申請人按收款單位傳真的加蓋財(cái)務(wù)公章的詳細(xì)收件地址證明(證明內(nèi)容含匯票金額、收件人姓名、收件地址、郵編、聯(lián)系電話，并注明“本傳真件與原件內(nèi)容一致，具有法律效力”字樣)，填寫快遞單，交出

2009-01-01 藥業(yè)有限公司財(cái)務(wù)制度之采購貨物、接受勞務(wù)業(yè)務(wù)付款及發(fā)票取得管理制度

納員辦理投郵（收款單位傳真的收件地址證明交財(cái)務(wù)作此筆付款業(yè)附件。公司業(yè)務(wù)經(jīng)辦人應(yīng)及時(shí)與收款人溝通，跟蹤收款人對該快件的查收情況，并負(fù)責(zé)在承兌匯票郵寄之日起15日內(nèi)將收款人開具的收款據(jù)原件郵至財(cái)務(wù)部出納員處。

4、票據(jù)的背書：所有需支付的承兌匯票，原則上均應(yīng)由出納員據(jù)批準(zhǔn)的用款申請單中列示的收款單位，在匯票“被背背書人”欄填寫收款單位全稱并加蓋我公司在銀行預(yù)留印鑒后方可對外支付或特快郵寄。但對于公司自行從銀行申請辦理的承兌匯票（即應(yīng)付票據(jù)），在支付給匯票列示的收款人之外的第三方單位時(shí)，原則上不能再背書（即不能回頭背書），但出票銀行及該匯票實(shí)際接收人許可可以背書的，則需要背書后支付。

5、對取得的原始收據(jù)的要求：對于現(xiàn)金、銀行、承兌匯票支付業(yè)務(wù)，外來原始憑證原則上一律不得更改、涂抹，錯(cuò)開的原始憑證要重新開具。對于原始憑證內(nèi)容或金額有誤的，如未按規(guī)定改錯(cuò)的（即在錯(cuò)誤處劃線后，填寫正確內(nèi)容，并加蓋出票單位財(cái)務(wù)章及改錯(cuò)人私章），或在同一處錯(cuò)誤更改兩次（含）以上的，出納員一律不予受理；如出納員收受不合規(guī)定的單據(jù)，發(fā)現(xiàn)一次處罰出納員50元。對于確屬特殊情況的，不合財(cái)務(wù)規(guī)定業(yè)務(wù)單據(jù)經(jīng)董事長特批處理的，應(yīng)有董事長在該單據(jù)上的親筆簽批說明。

對于一筆業(yè)務(wù)款項(xiàng)同時(shí)以不同方式支付的，應(yīng)根據(jù)實(shí)際付款方式及金額由收款單位分別開具收款收據(jù)，不能合開一張收據(jù)。

6、對單筆業(yè)務(wù)口徑一致性的要求：每一筆業(yè)務(wù)，收款人、簽定合同人及出票人、實(shí)際供貨人必需一致，如果有特殊情況，經(jīng)董事長、總經(jīng)理特批的業(yè)務(wù)，簽定合同人（即為公司提供勞務(wù)及貨物人），在結(jié)算款項(xiàng)時(shí)，出具的發(fā)票與合同不符時(shí)，在簽定合同時(shí)，應(yīng)單獨(dú)有合同補(bǔ)充說明，收款據(jù)必須用出發(fā)票人的收據(jù)，2009-01-01 藥業(yè)有限公司財(cái)務(wù)制度之采購貨物、接受勞務(wù)業(yè)務(wù)付款及發(fā)票取得管理制度

以免給財(cái)務(wù)工作造成混亂，如果是先預(yù)付款后來發(fā)票的業(yè)務(wù)，在結(jié)算時(shí)，發(fā)票出具人（以發(fā)票專用章確認(rèn)）與收款人不符的，對前面已支付的數(shù)額，收款人應(yīng)補(bǔ)足與原收款時(shí)間金額一致的出發(fā)票單位收款據(jù)，在補(bǔ)齊手續(xù)之前，財(cái)務(wù)將不受理該發(fā)票，并停止付款。如果預(yù)付款已全額支付后來發(fā)票的，由業(yè)務(wù)經(jīng)辦人負(fù)責(zé)催收發(fā)票，結(jié)算發(fā)票報(bào)送財(cái)務(wù)時(shí)間定為經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)結(jié)束之日起30天之內(nèi)。對一些業(yè)務(wù)頻繁、單筆業(yè)務(wù)金額不大，在一定期間內(nèi)，價(jià)格不變以業(yè)務(wù)，可按月結(jié)算開票。

7、超過規(guī)定時(shí)限未取得付款業(yè)務(wù)收據(jù)的處理：按單筆業(yè)務(wù)計(jì)算，每超期1天，給予采購業(yè)務(wù)經(jīng)辦人5元罰款，從工資中扣除，超過一個(gè)月未能取得收據(jù)的，停發(fā)業(yè)務(wù)經(jīng)辦人工資，直至財(cái)務(wù)部收到收據(jù)原件為止。如發(fā)現(xiàn)業(yè)務(wù)經(jīng)辦人有弄虛作假的，由業(yè)務(wù)經(jīng)辦人承擔(dān)相應(yīng)的損失，后果嚴(yán)重的追究法律責(zé)任。

2009-01-01 藥業(yè)有限公司財(cái)務(wù)制度之采購貨物、接受勞務(wù)業(yè)務(wù)付款及發(fā)票取得管理制度

款申請單”金額，出納員應(yīng)報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)確定付款時(shí)間，并及時(shí)通知提交用款申請人，此處主要是指電匯及現(xiàn)金打卡付款方式支付的款項(xiàng)，如果是收款方提交的相關(guān)證明手續(xù)不完備的，需待公司業(yè)務(wù)經(jīng)辦人協(xié)調(diào)提交完整的手續(xù)后方可付款，補(bǔ)齊手續(xù)前財(cái)務(wù)部不受理該用款申請。

（2）、如屬對方收款單位派員到公司收取款項(xiàng)的，應(yīng)由分管業(yè)務(wù)經(jīng)辦人負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)財(cái)務(wù)部備款及收款方到公司收款準(zhǔn)確時(shí)間，確保付款工作有序進(jìn)行；（3）、對于特殊情況下，需加急支付的款項(xiàng)，業(yè)務(wù)經(jīng)辦人在提交“用款申請”的同時(shí)還應(yīng)附有經(jīng)核準(zhǔn)的書面“加急付款申請”，否則造成因遲付款而延誤生產(chǎn)的，財(cái)務(wù)部不承擔(dān)責(zé)任。

（4）、如屬出納員工作不負(fù)責(zé)任延遲付款、錯(cuò)付款而給公司造成損失或故意刁難報(bào)銷人、收款人的，發(fā)現(xiàn)一次處罰責(zé)任出納員50元，給公司造成損失的還要按規(guī)定承擔(dān)相應(yīng)以濟(jì)損失。

（5）、如因業(yè)務(wù)經(jīng)辦人提交用款申請及相關(guān)證明材料不及時(shí)、不正確而造成財(cái)務(wù)錯(cuò)誤付款、延期付款誤工誤產(chǎn)的，由業(yè)務(wù)經(jīng)辦人負(fù)責(zé)。

（6）、正常情況下，如已批準(zhǔn)付款的“用款申請”，以實(shí)際簽字核準(zhǔn)日期計(jì)算，超過7日未交到財(cái)務(wù)部的，視同無效申請，財(cái)務(wù)部不再受理該“用款申請”，再次付款需重新提交“用款申請”，且原已簽批的“用款申請”要交至財(cái)務(wù)部由出納員加蓋“作廢”印章，作新辦用款申請的附件。

（7）、對于已核準(zhǔn)支付的“用款申請”，相關(guān)提交申請業(yè)務(wù)經(jīng)辦人要負(fù)責(zé)與收款人及時(shí)溝通其收款情況，對出現(xiàn)異常情況要及時(shí)與財(cái)務(wù)部溝通處理，確保公司各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)正常進(jìn)行。

（8）、所有傳遞到財(cái)務(wù)部的“用款申請”，均應(yīng)進(jìn)行單據(jù)傳遞記錄登記。詳細(xì)

2009-01-01 藥業(yè)有限公司財(cái)務(wù)制度之采購貨物、接受勞務(wù)業(yè)務(wù)付款及發(fā)票取得管理制度

記錄傳遞時(shí)間及所傳單據(jù)信息，以明確責(zé)任，該傳遞記錄不允許涂改。

2009-01-01 藥業(yè)有限公司財(cái)務(wù)制度之采購貨物、接受勞務(wù)業(yè)務(wù)付款及發(fā)票取得管理制度

5、采購（工程勞務(wù)）發(fā)票后附件順序依次為：采購入庫單（或直轉(zhuǎn)單）、臨時(shí)收料單（此單實(shí)際業(yè)務(wù)未開具的不附）、質(zhì)檢單、稱重單、采購計(jì)劃單、對方送（發(fā)）貨單[隨貨同行聯(lián)或購貨方備存聯(lián)]、采購合同及其它必需附件{按比價(jià)采購、定點(diǎn)采購、招標(biāo)采購等性質(zhì)不同，附詢價(jià)單（即價(jià)格申報(bào)單）、招標(biāo)合同等}。如發(fā)現(xiàn)有不符合規(guī)定的發(fā)票及附件傳遞到財(cái)務(wù)部，對當(dāng)事保管員及采購經(jīng)辦人各處罰5元。

注：（1）、如制劑材料采購為多品種集中下達(dá)采購計(jì)劃的，發(fā)票后可不附采購計(jì)劃單，但采購人員應(yīng)對已執(zhí)行的采購計(jì)劃單做核銷并妥善保管，以作備查用；

（2）、對于設(shè)備及工程勞務(wù)發(fā)票后應(yīng)附有設(shè)備及工程勞務(wù)驗(yàn)收報(bào)告單，并應(yīng)注明使用部門，以方便財(cái)務(wù)核算。

（3）、如果所采購貨物由物流公司托運(yùn)的，還要有托運(yùn)單，但托運(yùn)單不能代替供貨單位的發(fā)貨單。

（二）、發(fā)票的取得時(shí)限管理規(guī)定：

1、所有采購結(jié)算發(fā)票（含運(yùn)費(fèi)結(jié)算發(fā)票）應(yīng)由該筆業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員簽字確認(rèn)后，報(bào)送財(cái)務(wù)部。各類采購業(yè)務(wù)發(fā)票應(yīng)由相關(guān)業(yè)務(wù)經(jīng)辦人負(fù)責(zé)向供應(yīng)商催收，并自所采購物資驗(yàn)收合格入庫之日起30日內(nèi)取得，交財(cái)務(wù)部辦理結(jié)算手續(xù)，且發(fā)票信息需與合同及實(shí)際相符；工程、勞務(wù)發(fā)票的取得時(shí)限為單項(xiàng)工程、勞務(wù)合同約定的勞務(wù)內(nèi)容結(jié)束之日起60日內(nèi)由相關(guān)分管責(zé)任人負(fù)責(zé)經(jīng)與決算合同內(nèi)容金額相符的發(fā)票交至財(cái)務(wù)部。結(jié)合公司目前制劑產(chǎn)品包裝材料貨款結(jié)算可以延期支付的特點(diǎn)，對于未付款的包裝材料結(jié)算發(fā)票，取得時(shí)限可延長至自貨物采購入庫之日起90日內(nèi)，此種情況需取得財(cái)務(wù)部的書面許可證明。

2、如因結(jié)算價(jià)款發(fā)生異議而導(dǎo)致業(yè)務(wù)不能正常辦理結(jié)算手續(xù)，不能在規(guī)定

2009-01-01 藥業(yè)有限公司財(cái)務(wù)制度之采購貨物、接受勞務(wù)業(yè)務(wù)付款及發(fā)票取得管理制度

時(shí)限取得發(fā)票時(shí)，采購（或勞務(wù)）業(yè)務(wù)經(jīng)辦人應(yīng)及時(shí)填報(bào)“（財(cái)務(wù)）問題業(yè)務(wù)報(bào)告單”，說明原因及處理方案，報(bào)財(cái)務(wù)部往來會(huì)計(jì)處經(jīng)財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人核準(zhǔn)后備案，并由業(yè)務(wù)經(jīng)辦人負(fù)責(zé)在自發(fā)生異議之日起30日內(nèi)處理完畢。如無正當(dāng)理由，又無財(cái)務(wù)書面說明可延期取得結(jié)算發(fā)票的業(yè)務(wù)，均以正常業(yè)務(wù)規(guī)定的到票期限為準(zhǔn)。特殊情況下，財(cái)務(wù)部因?qū)嶋H核算的需要，對某一部分業(yè)務(wù)到票時(shí)間要求提前的或延遲的以財(cái)務(wù)部書面下達(dá)的發(fā)票到票時(shí)間調(diào)整說明書為準(zhǔn)。

3、對于特殊業(yè)務(wù)發(fā)票的取得時(shí)限，如經(jīng)董事長特批處理的，可按特批時(shí)限為準(zhǔn)，需由財(cái)務(wù)部處理的由業(yè)務(wù)經(jīng)辦人將業(yè)務(wù)移交財(cái)務(wù)部處理。

4、對于超過規(guī)定時(shí)限未將發(fā)票交到財(cái)務(wù)部的，每超期一天給予采購業(yè)務(wù)經(jīng)辦人5元罰款，從工資中扣除，對于無客觀原因超過兩個(gè)月發(fā)票未到的，停發(fā)當(dāng)事采購業(yè)務(wù)經(jīng)辦人工資，直至取得發(fā)票止。

5、業(yè)務(wù)經(jīng)辦人對收到的供應(yīng)商發(fā)票（不得預(yù)開票），要在收到發(fā)票的當(dāng)日將發(fā)票及相應(yīng)業(yè)務(wù)附件單據(jù)報(bào)送至財(cái)務(wù)部，并在財(cái)務(wù)部做單據(jù)傳遞記錄登記，對收到的不合要求，財(cái)務(wù)不能接收的發(fā)票，由業(yè)務(wù)經(jīng)辦人填寫快遞單，財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)將發(fā)票寄回供應(yīng)商（需作備查記錄），并由業(yè)務(wù)經(jīng)辦人與供應(yīng)商協(xié)調(diào)及時(shí)補(bǔ)票，時(shí)限為30天。凡因發(fā)票不合格，財(cái)務(wù)不接收而退票的，每筆業(yè)務(wù)處罰采購（或勞務(wù)）業(yè)務(wù)經(jīng)辦人10元。如因業(yè)務(wù)經(jīng)辦人個(gè)人原因造成已收到的供應(yīng)商發(fā)票過認(rèn)證期或丟失的，每筆業(yè)務(wù)發(fā)票金額在50000元以下的，對業(yè)務(wù)經(jīng)辦人處以100元罰款，金額在50000元以上的處以200元罰款，并由業(yè)務(wù)經(jīng)辦人負(fù)責(zé)在退票日或發(fā)現(xiàn)日起30日內(nèi)補(bǔ)換票及提供財(cái)務(wù)部所需的其它相關(guān)手續(xù)。對于發(fā)票丟失或過期的情況同時(shí)對財(cái)務(wù)部往來會(huì)計(jì)進(jìn)行考核，如發(fā)現(xiàn)屬不按規(guī)定對帳造成的，每筆丟失或過期發(fā)票對往來會(huì)計(jì)處以20元罰款。如業(yè)務(wù)經(jīng)辦人故意對不規(guī)范業(yè)務(wù)

2009-01-01 藥業(yè)有限公司財(cái)務(wù)制度之采購貨物、接受勞務(wù)業(yè)務(wù)付款及發(fā)票取得管理制度

發(fā)票隱瞞不報(bào)或私自壓票、退票等處理的，每發(fā)現(xiàn)一筆，處罰當(dāng)事業(yè)務(wù)經(jīng)辦人200元。

6、會(huì)計(jì)終了前（每年12月31日）,各業(yè)務(wù)經(jīng)辦人應(yīng)將自己經(jīng)辦、屬于當(dāng)已完成的采購(勞務(wù))業(yè)務(wù)發(fā)票全部催收，并交至財(cái)務(wù)部。

2009-01-01 藥業(yè)有限公司財(cái)務(wù)制度之采購貨物、接受勞務(wù)業(yè)務(wù)付款及發(fā)票取得管理制度

對方業(yè)務(wù)單位公章的介紹信，確認(rèn)無誤的，財(cái)務(wù)部方受理付款業(yè)務(wù)，按正常財(cái)務(wù)手續(xù)辦理付款事宜，且在相關(guān)付款原始憑證上，本公司業(yè)務(wù)經(jīng)辦人要簽字確認(rèn)。

（3）、如果外購?fù)环N貨物不同供應(yīng)商有多種名稱稱呼的，在簽訂采購合同時(shí)，各當(dāng)事業(yè)務(wù)責(zé)任人應(yīng)統(tǒng)一以公司已有的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范名稱、規(guī)格等填寫，即與用友檔案中信息一致，并及時(shí)與供應(yīng)商溝通以免發(fā)錯(cuò)貨。

（4）、凡外地業(yè)務(wù)單位派人到公司收款的業(yè)務(wù)，應(yīng)由公司業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員確認(rèn)來人身份，并由來人出示對方業(yè)務(wù)單位出具的加蓋行政公章的證明信后，財(cái)務(wù)部經(jīng)辦人對來人身份及證明信確認(rèn)無誤的，方可受理來人經(jīng)辦業(yè)務(wù)，且公司經(jīng)辦人員應(yīng)在相應(yīng)的業(yè)務(wù)單據(jù)及證明材料上上簽名，以示負(fù)責(zé)(對方上門收款的業(yè)務(wù),必需在付款同時(shí)取得對方的收款收據(jù))。對于本地業(yè)務(wù)單位派人到公司收款的業(yè)務(wù)，如彼此熟知情況并對來人確認(rèn)的，可不需證明信，按正常付款手續(xù)辦理。反之則需按財(cái)務(wù)要求出具相應(yīng)的證明材料方可辦理付款手續(xù)。

（5、各相關(guān)采購業(yè)務(wù)經(jīng)辦人，應(yīng)按月份（以每月20日價(jià)格為準(zhǔn)）對自己分管的采購物資進(jìn)行歸類按不同供應(yīng)商分別列示供應(yīng)價(jià)格，出具物資采購報(bào)價(jià)明細(xì)單，于每月25日前報(bào)財(cái)務(wù)部材料會(huì)計(jì)處。

（6）、設(shè)立采購備查帳：相關(guān)業(yè)務(wù)經(jīng)辦人應(yīng)自采購（或勞務(wù)）合同生效之日起開始分供應(yīng)商進(jìn)行業(yè)務(wù)備查帳記錄（注明供應(yīng)商名稱、電話、聯(lián)系人），按業(yè)務(wù)發(fā)生時(shí)間先后順序、詳細(xì)記錄每一筆經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的采購計(jì)劃單號、合同號、品名、規(guī)格、含量、合同數(shù)量、合同金額，到貨時(shí)間、規(guī)格、含量、來料數(shù)量、入庫數(shù)量、金額，付款時(shí)間、付款方式、付款金額、欠款金額及開票情況等，屬工程勞務(wù)業(yè)務(wù)的，經(jīng)辦人要登記工程勞務(wù)名稱、合同金額、付款金額及開具發(fā)票情況，以便與財(cái)務(wù)核對帳目之用。在供應(yīng)商開票時(shí),要求業(yè)務(wù)經(jīng)手人與供應(yīng)商核對無誤

2009-01-01 藥業(yè)有限公司財(cái)務(wù)制度之采購貨物、接受勞務(wù)業(yè)務(wù)付款及發(fā)票取得管理制度

（金額、數(shù)量、品名）才能開票，以免取得的發(fā)票與實(shí)際業(yè)務(wù)內(nèi)容不附。

（7）、公司采購貨物或接受勞務(wù)業(yè)務(wù)經(jīng)辦人以私人名義或未經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)簽批許可，私自以公司各類公章與外部業(yè)務(wù)單位產(chǎn)生的負(fù)債業(yè)務(wù)（即個(gè)人行為后果），由行為個(gè)人自負(fù)，如因此給公司造成經(jīng)濟(jì)糾紛的，公司將追究當(dāng)事人經(jīng)濟(jì)或刑事責(zé)任。以職務(wù)之便侵吞公司資金的，以貪污論處。

（8）、采購業(yè)務(wù)經(jīng)辦人應(yīng)對所提交財(cái)務(wù)部的原始業(yè)務(wù)憑證的合法性、真實(shí)性、完整性、規(guī)范性負(fù)責(zé),并對傳遞至財(cái)務(wù)部的用款申請與發(fā)票做好單據(jù)傳遞記錄。

（9）、涉及采購業(yè)務(wù)，應(yīng)由需求部門提出需求計(jì)劃單(采購計(jì)劃單)，經(jīng)倉庫保管員確認(rèn)庫存、部門負(fù)責(zé)人及分管領(lǐng)導(dǎo)核準(zhǔn)后，報(bào)采購部后進(jìn)入實(shí)際采購流程。

（10）、公司財(cái)務(wù)及審計(jì)小組對所有采購（工程勞務(wù)）業(yè)務(wù)從需求計(jì)劃到采購計(jì)劃、合同、價(jià)格、質(zhì)量、數(shù)量及采購（工程勞務(wù)）業(yè)務(wù)完成時(shí)限、財(cái)務(wù)結(jié)算等全過程進(jìn)行跟蹤監(jiān)督與審計(jì)。采購人員要自覺接受財(cái)務(wù)和審計(jì)部門對采購活動(dòng)的監(jiān)督和質(zhì)詢。對采購人員在采購過程發(fā)生的違犯廉潔制度的行為，審計(jì)部門將有權(quán)對有關(guān)人員提出降級、處罰、開除的處理建議，直至追究法律責(zé)任。

（11）、對經(jīng)董事長批準(zhǔn)的特殊業(yè)務(wù)，在規(guī)避公司風(fēng)險(xiǎn)的前提下，按董事長批復(fù)處理。

2009-01-01 藥業(yè)有限公司財(cái)務(wù)制度之采購貨物、接受勞務(wù)業(yè)務(wù)付款及發(fā)票取得管理制度

********藥業(yè)有限公司

財(cái)務(wù)部 2009-01-01

附件

1、“用款申請單”使用方法：

1、公司對外支付各種業(yè)務(wù)款項(xiàng)時(shí)使用本單。本單由公司相關(guān)部門業(yè)務(wù)經(jīng)辦人在提出款項(xiàng)支付申請時(shí)開具。

2、本單的開具：

（1）、本單 “收款單位”的相關(guān)信息及申請付款金額、付款依據(jù)由公司相關(guān)業(yè)務(wù)用款申請人填寫，（2）、本單中“帳面應(yīng)付款”相關(guān)信息由財(cái)務(wù)部往來會(huì)計(jì)填寫。對本單涉及到的業(yè)務(wù)收款單位，在業(yè)務(wù)經(jīng)辦人申請支付該單位款項(xiàng)時(shí)，均應(yīng)將用款申請交往來會(huì)計(jì)核實(shí)與該單位業(yè)務(wù)往來的余額情況，并簽名確認(rèn)，如是新業(yè)務(wù)單位的要在帳面應(yīng)付款中注明“無”。

（3）、經(jīng)辦人在本單“申請付款依據(jù)”欄填寫時(shí)，按所附申請依據(jù)所屬類型，在相對應(yīng)的編號前方格內(nèi)標(biāo)示明確，對于申請付款依據(jù)選擇為：“

1、采購

2009-01-01 藥業(yè)有限公司財(cái)務(wù)制度之采購貨物、接受勞務(wù)業(yè)務(wù)付款及發(fā)票取得管理制度

（或勞務(wù)）合同”或“

3、“其它”的，要在橫線內(nèi)詳細(xì)注明使用部門、品名、數(shù)量及單價(jià)或勞務(wù)內(nèi)容等業(yè)務(wù)內(nèi)容信息。

3、本單簽批及傳遞流程：申請付款人持內(nèi)容填寫完整的用款申請→（1）、財(cái)務(wù)往來會(huì)計(jì)核實(shí)往來余額→（2）、部門負(fù)責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)審簽→（3）、財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人審核→（4）、董事長或總經(jīng)理簽批→（5）、交出納員辦理付款手續(xù)。

附件

2、收款信息確認(rèn)函格式

收款信息確認(rèn)函

*********藥業(yè)有限公司：

請將款額 元，大寫： 匯入我公司下列帳戶：

戶 名：

開戶行： 帳 號：

貴公司將款項(xiàng)匯入上述帳戶后，我公司將及時(shí)為貴公司出具收款收據(jù)。本傳真件與原件內(nèi)容一致，具有法律效力！

現(xiàn)金打卡手續(xù)費(fèi)由收款方承擔(dān)。

2009-01-01 藥業(yè)有限公司財(cái)務(wù)制度之采購貨物、接受勞務(wù)業(yè)務(wù)付款及發(fā)票取得管理制度

謝謝合作！

經(jīng)辦人：

收款方: 公司（公章）

年 月 日

采購及付款業(yè)務(wù)流程圖：

2009-01-01 藥業(yè)有限公司財(cái)務(wù)制度之采購貨物、接受勞務(wù)業(yè)務(wù)付款及發(fā)票取得管理制度

車間、部門

1、物資采購計(jì)劃單分管領(lǐng)導(dǎo)簽批采購部入庫已單核第價(jià)三的聯(lián)貨3采到、購付用計(jì)款款劃業(yè)申單務(wù)請

2、比價(jià)單、合同單[采購部實(shí)施采購] 保管員將臨時(shí)收料單第三聯(lián)報(bào)財(cái)務(wù)部 保 管 員 將 “報(bào)驗(yàn)采收購入部庫核單價(jià)第三聯(lián)”機(jī)務(wù)保操，管作貨員員物將錄入入數(shù)庫庫后單直報(bào)第轉(zhuǎn)財(cái)二單務(wù)聯(lián)單部附第質(zhì)二檢聯(lián)單報(bào)報(bào)財(cái)微財(cái)務(wù)部

5、批準(zhǔn)付款核4的、用經(jīng)款財(cái)申務(wù)請審分管領(lǐng)導(dǎo)簽批3現(xiàn)、采款附購及用業(yè)預(yù)款務(wù)付申款請到貨（需質(zhì)物量）檢驗(yàn)的貨通知質(zhì)檢檢驗(yàn)質(zhì)量董事長總經(jīng)理（將不訂需貨質(zhì)通量知檢單驗(yàn)傳的倉貨管物）部質(zhì)檢部可采（收購如貨及不并分合確管標(biāo)簽領(lǐng)準(zhǔn)的導(dǎo)的質(zhì)，貨檢經(jīng)物單批，）準(zhǔn)報(bào)貨物檢驗(yàn)合格的質(zhì)檢報(bào)告單開具[貨物驗(yàn)收入庫單] 過磅單或[直轉(zhuǎn)單][臨時(shí)收料單]質(zhì)檢部出具質(zhì)檢單后保管員參照“臨時(shí)收料單”開具入庫單倉管部 開具質(zhì)檢部不能實(shí)時(shí)出具質(zhì)檢單時(shí)

2009-01-01

第四篇：采購貨物(工程勞務(wù))合同、付款及發(fā)票管理制度

采購貨物（工程勞務(wù)）合同、付款及發(fā)票管理制度

目的：規(guī)范公司各類采購貨物（工程勞務(wù)）合同、付款及采購（或勞務(wù)）發(fā)票的管理，結(jié)合公司實(shí)際情況，制定本制度。

內(nèi)容：公司各類采購業(yè)務(wù)、工程勞務(wù)業(yè)務(wù)按實(shí)際情況不同分以下幾種情況處理：

（1）、預(yù)付款業(yè)務(wù)（2）、貨到付款業(yè)務(wù)（3）、以貨易貨業(yè)務(wù)

出具，經(jīng)財(cái)務(wù)部往來會(huì)計(jì)、部門負(fù)責(zé)人及分管領(lǐng)導(dǎo)審核，報(bào)財(cái)務(wù)及總經(jīng)理審批后，按財(cái)務(wù)管理制度規(guī)定手續(xù)辦理付款事宜。各采購業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員應(yīng)對所提交的用款申請中列示的收款人信息及帳號的真實(shí)性、準(zhǔn)確性負(fù)責(zé)，如因提供收款人信息不真實(shí)造成財(cái)務(wù)誤付款，給公司帶來經(jīng)濟(jì)損失的，由采購業(yè)務(wù)責(zé)任人承擔(dān)責(zé)任；因用款申請中收款人帳號信息錯(cuò)誤造成退匯、退票的，該筆業(yè)務(wù)金融機(jī)構(gòu)手續(xù)費(fèi)由業(yè)務(wù)責(zé)任人個(gè)人承擔(dān)，由此造成的誤工誤產(chǎn)及一切后果由業(yè)務(wù)責(zé)任人承擔(dān)。所有付款業(yè)務(wù)的用款申請單，除

項(xiàng)原則上均應(yīng)取得收款方的收款收據(jù)，具體付款方式及相關(guān)要求如下：

1、現(xiàn)金付款：對于確需以現(xiàn)金支付的業(yè)務(wù)，在業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員交來的經(jīng)相關(guān)人員審核及總經(jīng)理批準(zhǔn)的用款申請后，視其具體情況分別處理：

（1）、收款人派人上門收款的，公司業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員（指采購員）對來人身份進(jìn)行確認(rèn)，財(cái)務(wù)部出納員驗(yàn)證來人持有的對方業(yè)務(wù)單位開具并加蓋行政公章的介紹信或?qū)Ψ綐I(yè)務(wù)單位傳真加蓋行政公章或財(cái)務(wù)公章的委托收款證明（傳真件證明中需注明來人姓名、身份證號、委托事項(xiàng)，并注明“本傳真件與原件內(nèi)容一致，具有法律效力”字樣），經(jīng)確認(rèn)無誤的，再辦理支付手續(xù)在收款人點(diǎn)驗(yàn)貨款無誤后，直接開據(jù)收款收據(jù)后交出納員。收款人要在收款憑據(jù)上注明“收款人：XX”字樣，并由出納員填寫該收款人的身份證號，特殊情況下經(jīng)批準(zhǔn)后可不需填寫收款人身份證號。

（2）、如果是要求公司將款項(xiàng)匯入收款人（指業(yè)務(wù)單位）指定卡號（或業(yè)務(wù)經(jīng)辦人提供的收款人卡號）的業(yè)務(wù)，在匯款前由公司業(yè)務(wù)經(jīng)辦人負(fù)責(zé)提供收款人出具的收款帳號、戶名并加蓋蓋有財(cái)務(wù)章（或公章）及收款方經(jīng)辦人簽字蓋章的“收款信息確認(rèn)函”傳真件（格式見后附件2），確認(rèn)函要求注明“本傳真件與原件內(nèi)容一致，具有法律效力”字樣。財(cái)務(wù)部收到符合要求的確認(rèn)函傳真件并經(jīng)公司業(yè)務(wù)經(jīng)辦人簽字確認(rèn)后，方可匯款。在辦理完匯款手續(xù)，收款人在確認(rèn)款項(xiàng)收到后，由公司業(yè)務(wù)經(jīng)辦人負(fù)責(zé)：當(dāng)日內(nèi)將收款人開具的此筆現(xiàn)金業(yè)務(wù)的收款據(jù)的傳真件交至公司財(cái)務(wù)部，并在匯款日起7日內(nèi)（以銀行業(yè)務(wù)單時(shí)間為準(zhǔn)計(jì)算起始時(shí)間），將收據(jù)原件交至公司財(cái)務(wù)部。對于沒有經(jīng)過審批或有關(guān)人員越權(quán)審批的付款業(yè)務(wù)，出納員不予受理。為控制公司資金風(fēng)險(xiǎn)，財(cái)務(wù)部對手續(xù)不全或有疑問的現(xiàn)金打卡付款業(yè)務(wù)有權(quán)拒付?，F(xiàn)金打卡手續(xù)費(fèi)由收款方承擔(dān)，特殊情況經(jīng)董事長批準(zhǔn)的除外。

（3）、公司派人帶現(xiàn)金外出采購業(yè)務(wù)：除零星辦公用品及低值易耗品外的現(xiàn)金，采購金額在10000元以上的材料采購業(yè)務(wù)，需由總經(jīng)理批準(zhǔn)。由采購業(yè)務(wù)經(jīng)辦人提出用款申請，經(jīng)核準(zhǔn)后到財(cái)務(wù)辦理現(xiàn)金借款手續(xù)（借款人應(yīng)為采購業(yè)務(wù)經(jīng)辦人指定的公司員工），無特殊情況超10000元的采購業(yè)務(wù)不得以此種方式進(jìn)行采購，（4）、對于正常采購（或勞務(wù)）業(yè)務(wù)付款，因相關(guān)申請部門計(jì)劃不到位、不及時(shí)，導(dǎo)致原可以電匯或承兌匯票支付的款項(xiàng)，而需要財(cái)務(wù)部以現(xiàn)金打卡方式加急支付的，財(cái)務(wù)部有權(quán)拒絕，對于董事長特批的此種情況下的付款，在保證手續(xù)完備，所支付款項(xiàng)安全的前提下，付款手續(xù)費(fèi)由業(yè)務(wù)經(jīng)辦人（即付款申請人）承擔(dān)，如果造成資金損失的，還要由業(yè)務(wù)經(jīng)辦人承擔(dān)相應(yīng)損失。

2、銀行電匯付款：財(cái)務(wù)部憑業(yè)務(wù)經(jīng)辦人出具的經(jīng)核準(zhǔn)無誤的用款申請中列示的收款人信息辦理電匯付款業(yè)務(wù)。銀行電匯付款可暫不要對方出具收據(jù)，但對同一供應(yīng)商，既有現(xiàn)金付款、又有銀行付款業(yè)務(wù)的，原則上，只要對方收款,就要出具收款據(jù)。

退匯重辦業(yè)務(wù)：是指銀行已辦理電匯付款手續(xù)，因收款人信息填寫有誤或其它原因，造成正常電匯付款業(yè)務(wù)退匯，需要重新辦理付款的。退匯重辦業(yè)務(wù)按以下幾種情況處理：

（1）、收款單位提供收款信息有誤的，由業(yè)務(wù)經(jīng)辦人負(fù)責(zé)重新出具用款申請辦理付款；（2）、公司采購（或勞務(wù)）業(yè)務(wù)經(jīng)辦人工作失誤造成退匯的，由責(zé)任人在退匯單上簽名確認(rèn)，并由經(jīng)辦人提供準(zhǔn)確信息，重新辦理匯款，同時(shí)該退匯業(yè)務(wù)的原付款手續(xù)費(fèi)由責(zé)任人承擔(dān)。

（3）、出納員個(gè)人工作失誤退匯的，由出納員據(jù)退匯單重新填制電匯單辦理匯款，同時(shí)，原匯款手續(xù)費(fèi)由出納員個(gè)人承擔(dān)。

（4）、因銀行間業(yè)務(wù)劃轉(zhuǎn)不成功或其它非公司可控原因造成正常電匯付款退匯的，由出納員在

辦理付款手續(xù)【來人身份確認(rèn)程序同本制度

特殊情況，出納員不得私自壓單延遲付款。如果是以銀行電匯付款的“用款申請”，遇法定節(jié)假日、公休日的，付款時(shí)間順延。對因資金緊張，超過2日未付款的“用款申請單”金額，出納員應(yīng)報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)確定付款時(shí)間，并及時(shí)通知提交用款申請人，此處主要是指電匯及現(xiàn)金打卡付款方式支付的款項(xiàng)，如果是收款方提交的相關(guān)證明手續(xù)不完備的，需待公司業(yè)務(wù)經(jīng)辦人協(xié)調(diào)提交完整的手續(xù)后方可付款，補(bǔ)齊手續(xù)前財(cái)務(wù)部不受理該用款申請。

（2）、如屬對方收款單位派員到公司收取款項(xiàng)的，應(yīng)由分管業(yè)務(wù)經(jīng)辦人負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)財(cái)務(wù)部備款及收款方到公司收款準(zhǔn)確時(shí)間，確保付款工作有序進(jìn)行；（3）、對于特殊情況下，需加急支付的款項(xiàng)，業(yè)務(wù)經(jīng)辦人在提交“用款申請”的同時(shí)還應(yīng)附有經(jīng)核準(zhǔn)的書面“加急付款申請”，否則造成因遲付款而延誤生產(chǎn)的，財(cái)務(wù)部不承擔(dān)責(zé)任。（4）、如屬出納員工作不負(fù)責(zé)任延遲付款、錯(cuò)付款而給公司造成損失或故意刁難報(bào)銷人、收款人的，發(fā)現(xiàn)一次處罰責(zé)任出納員50元，給公司造成損失的還要按規(guī)定承擔(dān)相應(yīng)以濟(jì)損失。（5）、如因業(yè)務(wù)經(jīng)辦人提交用款申請及相關(guān)證明材料不及時(shí)、不正確而造成財(cái)務(wù)錯(cuò)誤付款、延期付款誤工誤產(chǎn)的，由業(yè)務(wù)經(jīng)辦人負(fù)責(zé)。（6）、正常情況下，如已批準(zhǔn)付款的“用款申請”，以實(shí)際簽字核準(zhǔn)日期計(jì)算，超過7日未交到財(cái)務(wù)部的，視同無效申請，財(cái)務(wù)部不再受理該“用款申請”，再次付款需重新提交“用款申請”，且原已簽批的“用款申請”要交至財(cái)務(wù)部由出納員加蓋“作廢”印章，作新辦用款申請的附件。（7）、對于已核準(zhǔn)支付的“用款申請”，相關(guān)提交申請業(yè)務(wù)經(jīng)辦人要負(fù)責(zé)與收款人及時(shí)溝通其收款情況，對出現(xiàn)異常情況要及時(shí)與財(cái)務(wù)部溝通處理，確保公司各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)正常進(jìn)行。（8）、所有傳遞到財(cái)務(wù)部的“用款申請”，均應(yīng)進(jìn)行單據(jù)傳遞記錄登記。詳細(xì)記錄傳遞時(shí)間及所傳單據(jù)信息，以明確責(zé)任，該傳遞記錄不允許涂改。

已執(zhí)行的采購計(jì)劃單做核銷并妥善保管，以作備查用；

（2）、對于設(shè)備及工程勞務(wù)發(fā)票后應(yīng)附有設(shè)備及工程勞務(wù)驗(yàn)收報(bào)告單，并應(yīng)注明使用部門，以方便財(cái)務(wù)核算。

（3）、如果所采購貨物由物流公司托運(yùn)的，還要有托運(yùn)單，但托運(yùn)單不能代替供貨單位的發(fā)貨單。

（二）、發(fā)票的取得時(shí)限管理規(guī)定：

1、所有采購結(jié)算發(fā)票（含運(yùn)費(fèi)結(jié)算發(fā)票）應(yīng)由該筆業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員簽字確認(rèn)后，報(bào)送財(cái)務(wù)部。各類采購業(yè)務(wù)發(fā)票應(yīng)由相關(guān)業(yè)務(wù)經(jīng)辦人負(fù)責(zé)向供應(yīng)商催收，并自所采購物資驗(yàn)收合格入庫之日起30日內(nèi)取得，交財(cái)務(wù)部辦理結(jié)算手續(xù)，且發(fā)票信息需與合同及實(shí)際相符；工程、勞務(wù)發(fā)票的取得時(shí)限為單項(xiàng)工程、勞務(wù)合同約定的勞務(wù)內(nèi)容結(jié)束之日起60日內(nèi)由相關(guān)分管責(zé)任人負(fù)責(zé)經(jīng)與決算合同內(nèi)容金額相符的發(fā)票交至財(cái)務(wù)部。結(jié)合公司目前制劑產(chǎn)品包裝材料貨款結(jié)算可以延期支付的特點(diǎn)，對于未付款的包裝材料結(jié)算發(fā)票，取得時(shí)限可延長至自貨物采購入庫之日起90日內(nèi)，此種情況需取得財(cái)務(wù)部的書面許可證明。

2、如因結(jié)算價(jià)款發(fā)生異議而導(dǎo)致業(yè)務(wù)不能正常辦理結(jié)算手續(xù)，不能在規(guī)定時(shí)限取得發(fā)票時(shí)，采購（或勞務(wù)）業(yè)務(wù)經(jīng)辦人應(yīng)及時(shí)填報(bào)“（財(cái)務(wù)）問題業(yè)務(wù)報(bào)告單”，說明原因及處理方案，報(bào)財(cái)務(wù)部往來會(huì)計(jì)處經(jīng)財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人核準(zhǔn)后備案，并由業(yè)務(wù)經(jīng)辦人負(fù)責(zé)在自發(fā)生異議之日起30日內(nèi)處理完畢。如無正當(dāng)理由，又無財(cái)務(wù)書面說明可延期取得結(jié)算發(fā)票的業(yè)務(wù)，均以正常業(yè)務(wù)規(guī)定的到票期限為準(zhǔn)。特殊情況下，財(cái)務(wù)部因?qū)嶋H核算的需要，對某一部分業(yè)務(wù)到票時(shí)間要求提前的或延遲的以財(cái)務(wù)部書面下達(dá)的發(fā)票到票時(shí)間調(diào)整說明書為準(zhǔn)。

3、對于特殊業(yè)務(wù)發(fā)票的取得時(shí)限，如經(jīng)董事長特批處理的，可按特批時(shí)限為準(zhǔn)，需由財(cái)務(wù)部處理的由業(yè)務(wù)經(jīng)辦人將業(yè)務(wù)移交財(cái)務(wù)部處理。

4、對于超過規(guī)定時(shí)限未將發(fā)票交到財(cái)務(wù)部的，每超期一天給予采購業(yè)務(wù)經(jīng)辦人5元罰款，從工資中扣除，對于無客觀原因超過兩個(gè)月發(fā)票未到的，停發(fā)當(dāng)事采購業(yè)務(wù)經(jīng)辦人工資，直至取得發(fā)票止。

5、業(yè)務(wù)經(jīng)辦人對收到的供應(yīng)商發(fā)票（不得預(yù)開票），要在收到發(fā)票的當(dāng)日將發(fā)票及相應(yīng)業(yè)務(wù)附件單據(jù)報(bào)送至財(cái)務(wù)部，并在財(cái)務(wù)部做單據(jù)傳遞記錄登記，對收到的不合要求，財(cái)務(wù)不能接收的發(fā)票，由業(yè)務(wù)經(jīng)辦人填寫快遞單，財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)將發(fā)票寄回供應(yīng)商（需作備查記錄），并由業(yè)務(wù)經(jīng)辦人與供應(yīng)商協(xié)調(diào)及時(shí)補(bǔ)票，時(shí)限為30天。凡因發(fā)票不合格，財(cái)務(wù)不接收而退票的，每筆業(yè)務(wù)處罰采購（或勞務(wù)）業(yè)務(wù)經(jīng)辦人10元。如因業(yè)務(wù)經(jīng)辦人個(gè)人原因造成已收到的供應(yīng)商發(fā)票過認(rèn)證期或丟失的，每筆業(yè)務(wù)發(fā)票金額在50000元以下的，對業(yè)務(wù)經(jīng)辦人處以100元罰款，金額在50000元以上的處以200元罰款，并由業(yè)務(wù)經(jīng)辦人負(fù)責(zé)在退票日或發(fā)現(xiàn)日起30日內(nèi)補(bǔ)換票及提供財(cái)務(wù)部所需的其它相關(guān)手續(xù)。對于發(fā)票丟失或過期的情況同時(shí)對財(cái)務(wù)部往來會(huì)計(jì)進(jìn)行考核，如發(fā)現(xiàn)屬不按規(guī)定對帳造成的，每筆丟失或過期發(fā)票對往來會(huì)計(jì)處以20元罰款。如業(yè)務(wù)經(jīng)辦人故意對不規(guī)范業(yè)務(wù)發(fā)票隱瞞不報(bào)或私自壓票、退票等處理的，每發(fā)現(xiàn)一筆，處罰當(dāng)事業(yè)務(wù)經(jīng)辦人200元。

6、會(huì)計(jì)終了前（每年12月31日）,各業(yè)務(wù)經(jīng)辦人應(yīng)將自己經(jīng)辦、屬于當(dāng)已完成的采購(勞務(wù))業(yè)務(wù)發(fā)票全部催收，并交至財(cái)務(wù)部。

********藥業(yè)有限公司

財(cái)務(wù)部 2009-01-01

附件

1、“用款申請單”使用方法：

1、公司對外支付各種業(yè)務(wù)款項(xiàng)時(shí)使用本單。本單由公司相關(guān)部門業(yè)務(wù)經(jīng)辦人在提出款項(xiàng)支付申請時(shí)開具。

2、本單的開具：（1）、本單 “收款單位”的相關(guān)信息及申請付款金額、付款依據(jù)由公司相關(guān)業(yè)務(wù)用款申請人填寫，（2）、本單中“帳面應(yīng)付款”相關(guān)信息由財(cái)務(wù)部往來會(huì)計(jì)填寫。對本單涉及到的業(yè)務(wù)收款單位，在業(yè)務(wù)經(jīng)辦人申請支付該單位款項(xiàng)時(shí)，均應(yīng)將用款申請交往來會(huì)計(jì)核實(shí)與該單位業(yè)務(wù)往來的余額情況，并簽名確認(rèn)，如是新業(yè)務(wù)單位的要在帳面應(yīng)付款中注明“無”。

（3）、經(jīng)辦人在本單“申請付款依據(jù)”欄填寫時(shí)，按所附申請依據(jù)所屬類型，在相對應(yīng)的編號前方格內(nèi)標(biāo)示明確，對于申請付款依據(jù)選擇為：“

1、采購（或勞務(wù)）合同”或“

3、“其它”的，要在橫線內(nèi)詳細(xì)注明使用部門、品名、數(shù)量及單價(jià)或勞務(wù)內(nèi)容等業(yè)務(wù)內(nèi)容信息。

3、本單簽批及傳遞流程：申請付款人持內(nèi)容填寫完整的用款申請→（1）、財(cái)務(wù)往來會(huì)計(jì)核實(shí)往來余額→（2）、部門負(fù)責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)審簽→（3）、財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人審核→（4）、董事長或總經(jīng)理簽批→（5）、交出納員辦理付款手續(xù)。

附件

2、收款信息確認(rèn)函格式

收款信息確認(rèn)函

*********藥業(yè)有限公司：

請將款額 元，大寫： 匯入我公司下列帳戶：

戶 名：

開戶行： 帳 號：

貴公司將款項(xiàng)匯入上述帳戶后，我公司將及時(shí)為貴公司出具收款收據(jù)。本傳真件與原件內(nèi)容一致，具有法律效力！

現(xiàn)金打卡手續(xù)費(fèi)由收款方承擔(dān)。

謝謝合作！

經(jīng)辦人：

收款方: 公司（公章）

年 月 日

采購及付款業(yè)務(wù)流程圖：

車間、部門

1、物資采購計(jì)劃單分管領(lǐng)導(dǎo)簽批采購部入庫已單核

第五篇：采購付款管理制度

采購付款管理制度

第一章總則

第一條為了加強(qiáng)（以下簡稱“公司”）合理采購，保障生產(chǎn)經(jīng)營需要，規(guī)范采購行為，防范采購風(fēng)險(xiǎn)，依據(jù)《深圳證券交易所股票上市規(guī)則》（以下簡稱“《上市規(guī)則》”）、《深圳證券交易所上市公司內(nèi)部控制指引》等相關(guān)法律法規(guī)，并結(jié)合公司具體情況制定本制度。

第二條本制度所稱“采購”，是指購買物資（包括購買勞務(wù))及支付款項(xiàng)等相關(guān)活動(dòng)。第三條公司采購業(yè)務(wù)應(yīng)注重防范下列風(fēng)險(xiǎn):(一)采購計(jì)劃安排不合理，市場變化趨勢預(yù)測不準(zhǔn)確，造成庫存短缺或積壓，導(dǎo)致企業(yè)生產(chǎn)停滯或資源浪費(fèi)；(二)供應(yīng)商選擇不當(dāng)，采購方式不合理，招標(biāo)或定價(jià)機(jī)制不科學(xué)，授權(quán)審批不規(guī)范，導(dǎo)致采購物資質(zhì)次價(jià)高，出現(xiàn)舞弊或遭受欺詐；

(三)采購驗(yàn)收不規(guī)范，付款審核不嚴(yán)，導(dǎo)致采購物資，資金損失或信用受損。第四條公司通過全面梳理采購業(yè)務(wù)流程，完善采購業(yè)務(wù)相關(guān)管理制度，統(tǒng)籌安排采購計(jì)劃，明確請購、審批、購買、驗(yàn)收、付款、采購后評估等環(huán)節(jié)的職責(zé)和審批權(quán)限，按照規(guī)定的審批權(quán)限和程序辦理采購業(yè)務(wù)，建立價(jià)格監(jiān)督機(jī)制，定期檢查和評價(jià)采購過程中的薄弱環(huán)節(jié)，采取有效控制措施，確保物資采購滿足生產(chǎn)經(jīng)營需要。第二章采購管理組織機(jī)構(gòu)

第五條公司采購歸口管理部門負(fù)責(zé)匯總物資需求信息，選擇和管理供應(yīng)商，組織確定采購價(jià)格，訂立和管理采購合同，控制采購供應(yīng)過程，參與采購驗(yàn)收及結(jié)算付款申請等工作。

第六條公司物資需求部門配合采購歸口管理部門的主要職責(zé)是：

(一)負(fù)責(zé)提交已審定后的物資需求、進(jìn)度要求和技術(shù)規(guī)范書；采購付款管理制度(二)負(fù)責(zé)合同履約過程中的技術(shù)問題，配合合同變更技術(shù)談判等工作；(三)負(fù)責(zé)組織物資驗(yàn)收、資產(chǎn)移交并配合項(xiàng)目決算；(四)配合物資采購、監(jiān)造和檢驗(yàn)；

(五)負(fù)責(zé)職責(zé)范圍內(nèi)的其他有關(guān)工作。第七條公司采購管理的具體目標(biāo)是：

(一)確保物資采購的質(zhì)量和及時(shí)供應(yīng)，保障公司正常運(yùn)營；(二)控制庫存水平，降低庫存成本，減少庫存損失；(三)盡可能實(shí)現(xiàn)采購物資的標(biāo)準(zhǔn)化；(四)發(fā)展優(yōu)質(zhì)的供應(yīng)商合作伙伴；(五)加強(qiáng)公司各部門之間的合作；

(六)降低公司運(yùn)營總成本，增強(qiáng)公司核心競爭力。

第八條為了實(shí)現(xiàn)采購作業(yè)相互監(jiān)督的制衡機(jī)制，采購組織應(yīng)貫徹不相容職務(wù)分離的原則：

(一)請購與審批崗位分離；

(二)供應(yīng)商選擇、采購執(zhí)行、審批崗位分離；

(三)采購業(yè)務(wù)的詢價(jià)崗位與確定供應(yīng)商崗位分離；(四)采購合同或協(xié)議的擬定與審核、審批崗位分離；(五)采購、驗(yàn)收與記錄崗位分離；

(六)付款申請、審批與執(zhí)行崗位分離。第三章需求及采購管理

第九條公司采購歸口管理部門對物資需求的編制、報(bào)送提出規(guī)范管理的要求。物資需求部門提交的物資需求，不符合規(guī)范要求的，應(yīng)退回重報(bào)。

第十條在實(shí)施物資采購過程中，由于市場供求關(guān)系、采購周期、技術(shù)能力等原因，不能滿足物資需求要求的，采購歸口管理部門應(yīng)及時(shí)向物資需求部門進(jìn)行反饋，物資需求部門應(yīng)調(diào)整后重新提出物資需求。

第十一條物資采購所需的技術(shù)規(guī)范等技術(shù)資料，必須經(jīng)生產(chǎn)技術(shù)部或其他相關(guān)技術(shù)管理機(jī)構(gòu)審核。采購付款管理制度 第十二條物資采購執(zhí)行遵循“先利庫，后采購”的原則。對于滿足需求條件的物資，公司采購歸口管理部門先平衡利庫，后進(jìn)行采購，加快庫存物資周轉(zhuǎn)，提高庫存物資利用率。

第四章選擇和管理供應(yīng)商

第十三條公司采購歸口管理部門應(yīng)當(dāng)建立和完善合格供應(yīng)商名錄，并于每年年初組織相關(guān)部門人員對上各類供應(yīng)商的供貨情況進(jìn)行評審，對價(jià)格高、服務(wù)差的供應(yīng)商進(jìn)行淘汰替換，實(shí)現(xiàn)合格供應(yīng)商名錄的動(dòng)態(tài)管理。

第十四條采購人員應(yīng)經(jīng)常性地跟蹤合格供應(yīng)商名錄企業(yè)的經(jīng)營動(dòng)態(tài)和產(chǎn)品質(zhì)量情況，掌握合格供應(yīng)商的保障供應(yīng)的資信動(dòng)態(tài)。發(fā)展新的合格供應(yīng)商，并對該供應(yīng)商建立供應(yīng)商檔案，作為進(jìn)一步考察評估的依據(jù)。供應(yīng)商檔案包括，供應(yīng)商基本信息，供應(yīng)商資信檔案，供應(yīng)商所提供的資質(zhì)證明、價(jià)格表及相關(guān)資料等。

第十五條每批物資供應(yīng)結(jié)束后，采購人員應(yīng)及時(shí)將供應(yīng)商供應(yīng)的質(zhì)量、及時(shí)性等實(shí)際表現(xiàn)記錄于供應(yīng)商資信檔案，作為定期進(jìn)行供應(yīng)商評審的資料。

第十六條采購人員每年復(fù)查一次供應(yīng)商基本信息，更新原有資料內(nèi)容。供應(yīng)商檔案應(yīng)由采購歸口管理部門專人負(fù)責(zé)管理，未經(jīng)采購歸口管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，不得隨便查閱。

第十七條采購歸口管理部門應(yīng)對供應(yīng)商的選擇加強(qiáng)監(jiān)督指導(dǎo)，在下列情況下，應(yīng)當(dāng)更換供應(yīng)商：

(一)原有供應(yīng)商在定期評審中被淘汰；

(二)原有供應(yīng)商不能滿足物資需求變化的需要；(三)原有供應(yīng)商拒絕供貨；

(四)新供應(yīng)商的物資更適合公司的需求。

第十八條物資使用部門、生產(chǎn)技術(shù)管理部門必須將設(shè)備、物資使用過程中出現(xiàn)的問題及時(shí)反饋給采購歸口管理部門，采購歸口管理部門應(yīng)及時(shí)做好產(chǎn)品質(zhì)量的記錄工作。采購付款管理制度 第五章采購價(jià)格管理

第十九條采購歸口管理部門執(zhí)行采購時(shí)，應(yīng)優(yōu)先與公司合格供應(yīng)商名錄上的供應(yīng)商聯(lián)系購買。如公司合格供應(yīng)商名錄上的供應(yīng)商不能滿足供應(yīng)，采購人員應(yīng)進(jìn)行充分的市場詢價(jià)調(diào)查，并作好市場詢價(jià)記錄，擇優(yōu)擇廉購買，同時(shí)保管好市場詢價(jià)記錄表以供以后參考和審核，保管期限為三年。

第二十條需要進(jìn)行詢價(jià)采購的物資，先由采購人員至少向三家供應(yīng)商詢價(jià)、談判，達(dá)成初步意見后由采購部門簽訂正式合同后進(jìn)行物資采購。

第二十一條需進(jìn)行現(xiàn)場零星物資采購的，采購人員應(yīng)2人或2人以上同行，在物資市場了解物資價(jià)格及供應(yīng)商基本情況，要做到貨比三家、優(yōu)質(zhì)優(yōu)價(jià)、承諾良好的售后服務(wù)。采購歸口管理部門負(fù)責(zé)人應(yīng)根據(jù)物資采購的數(shù)量、規(guī)格等對價(jià)格進(jìn)行審查。第二十二條采購歸口管理部門、公司內(nèi)部審計(jì)機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)獨(dú)立地進(jìn)行定期或不定期的市場信息調(diào)查，檢查采購人員市場詢價(jià)的真實(shí)性和合格供應(yīng)商供貨的價(jià)格情況，對購買活動(dòng)進(jìn)行評審，監(jiān)督采購價(jià)格執(zhí)行。

第二十三條供應(yīng)商給予公司現(xiàn)金折扣和銷售折讓的情況，必須在合同條款中反映，嚴(yán)禁采購人員私自收取或索要供應(yīng)商回扣、傭金等。第六章合同和采購供應(yīng)管理

第二十四條采購價(jià)格確定后，應(yīng)與供應(yīng)商簽訂采購合同，簽訂合同的具體規(guī)定，按照《合同管理制度》執(zhí)行。

第二十五條采購人員必須取得合法的發(fā)票，并且盡量取得增值稅專用發(fā)票。采購人員應(yīng)向供應(yīng)商索取合格證明、使用說明及供應(yīng)商名片等資料。采購物資到達(dá)公司后，主管采購人員應(yīng)及時(shí)到達(dá)倉庫，對供應(yīng)商所提供物資進(jìn)行詳細(xì)檢驗(yàn)，確認(rèn)是否與采購申請單所列內(nèi)容一致。

第二十六條采購歸口管理部門應(yīng)充分研究各類物資的歷史需求數(shù)據(jù)規(guī)律、貨源緊缺狀況、采購生產(chǎn)周期等因素，協(xié)助物資倉儲(chǔ)管理部門確定最佳安全庫存。第二十七條倉庫管理員應(yīng)定期報(bào)送庫存物資報(bào)表，反映現(xiàn)有庫存物資的名稱、規(guī)格、單價(jià)、數(shù)量、儲(chǔ)存位臵和區(qū)域等信息，配合采購歸口管理部門根據(jù)物資庫存狀況平衡利庫后安排具體采購。采購付款管理制度 第二十八條對需要監(jiān)造的物資，應(yīng)擇優(yōu)確定監(jiān)造單位，簽訂監(jiān)造合同，落實(shí)監(jiān)造責(zé)任人，審核確認(rèn)監(jiān)造大綱，審定監(jiān)造報(bào)告，并及時(shí)向生產(chǎn)技術(shù)部等部門通報(bào)。第二十九條倉儲(chǔ)部門負(fù)責(zé)物資接收的組織管理，按照合同、技術(shù)協(xié)議和有關(guān)產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行清點(diǎn)、查驗(yàn)，對到達(dá)的物資及時(shí)卸車、入庫、開箱檢驗(yàn)。一般常規(guī)物資的驗(yàn)收由倉庫保管員、主管采購人員等進(jìn)行；大宗、大型、重要物資和非常規(guī)、特殊物資驗(yàn)收由生產(chǎn)技術(shù)部、提出物資需求的運(yùn)行/建設(shè)部門技術(shù)人員、倉庫保管員、主管采購人員共同進(jìn)行。驗(yàn)收完成，主管驗(yàn)收人員要填寫驗(yàn)收記錄憑證，驗(yàn)收記錄憑證要明確表述驗(yàn)收狀態(tài)。第七章采購付款管理

第三十條采購物資未經(jīng)驗(yàn)收人員驗(yàn)收合格，確認(rèn)數(shù)量、質(zhì)量、價(jià)格、規(guī)格型號完全符合采購訂單要求，并完成入庫手續(xù)，不得辦理采購付款。第三十一條采購付款流程如下： 采購貨到付款

采購人員提出付款申請（付款申請須附有采購合同、入庫單、發(fā)票）—采購歸口管理部門負(fù)責(zé)人審批—財(cái)務(wù)審核—總經(jīng)理審批—董事長審批（100萬以上）—出納付款。采購預(yù)付款

采購人員依據(jù)采購合同提出付款申請—采購歸口管理部門負(fù)責(zé)人審批—財(cái)務(wù)審核—總經(jīng)理審批—董事長審批（100萬以上）—出納付款。第八章附則

第三十二條本制度未盡事宜，按國家有關(guān)法律、法規(guī)和《公司章程》的規(guī)定執(zhí)行。第三十三條本制度由公司董事會(huì)負(fù)責(zé)解釋和修訂。

第三十四條本制度自公司董事會(huì)通過之日起實(shí)施。采購付款管理制度

二〇一七年十月