第一篇：信件管理制度

信件收發(fā)管理制度

為規(guī)范本單位信件的收發(fā)管理、更好的為本單位各領導服務，特制定本制度：

第一條快遞、掛號、匯款單、機要、包裹單等重要信件要認真對待，做好電腦登記工作。凡涉及到查無此人等需退還的信件，要經(jīng)蓋本單位收發(fā)章按要求批條退信，沒有蓋收發(fā)章的一概不許退還郵局。

第二條信件收件人已退休需及時聯(lián)系老干處，按征求意見辦理，特殊情況下請示主管領導。

第三條信件收件人為來辦公廳幫忙人員投放到幫忙的相應處室，不清楚的及時聯(lián)系車隊、秘書一處、人事處。

第四條關于領導遺屬的信件直接請示主管領導解決。

第五條凡包裹單、匯款單涉及時效性的信件直接通知收件人及時領取。

第六條凡收到不清楚的重要信件或特殊情況發(fā)不到的及時請示主管領導。

本單位信件應指定專人負責，按以上六條嚴辦。

秘書二處2013-10-15

第二篇：報刊、信件管理制度

報刊、信件管理制度

第一條為規(guī)范公司報刊、信件收發(fā)管理，特制定本制度。

第二條綜合管理部負責公司報刊、信件收發(fā)的歸口管理，包括公司郵寄資源的整合，公司報刊、信件、物品的日常收發(fā)工作。

第三條公司領導、各職能部門的報刊由綜合管理部在每年末統(tǒng)一編制征訂目錄并組織訂閱。

第四條保安部保安員應對郵局每天送來的報刊郵件及時分部門發(fā)送，不得耽擱延誤，對一些重要的貨物、信件應進行登記編號。

第五條保安部保安員將報刊郵件及時遞送到公司領導和相關部門，應做到不漏遞、不錯送。

第六條對一些重要的刊物、郵件（專遞件、掛號信等）應與收件人辦理好簽收手續(xù)，并做好記錄的保存歸檔。

第七條每年各部門應將本部門的雜志進行整理、裝訂并歸檔到綜合管理部檔案室。

第八條廢舊報刊可由檔案室整理后交給倉庫集中回收處理，并做好記錄。

第九條本制度的解釋權歸綜合管理部，未盡事宜由綜合管理部負責修訂。

吉林省國富集團有限公司

二○一○年十二月十一日

第三篇：公司報刊信件管理制度

公司報刊、信件管理制度

第一條：為規(guī)范公司報刊、信件的收發(fā)以及保管工作，提高工作效率，特制定本制度。

第二條：辦公室全面負責公司報刊征訂、信件收發(fā)和保管工作。

報刊

第三條：報刊申請：

（1、）在新一年報刊征訂開始的前一月，由辦公室提出報刊征訂的種類報總經(jīng)理審批；

（2、）部門因工作需征訂報刊的在新一年征訂開始的前一月向辦公室提出報刊征訂的申請；

（3、）不得征訂與工作無關的報刊。

第四條：采購

由辦公室人員按照辦公用品的程序進行購買。

第五條：接收保管與發(fā)放：

（1、）由辦公室每天登記接收的報刊并按照日期進行整理；（2、）及時將報刊送呈領導以及相關部門，做好不漏送、不錯送；（3、）定期對報刊進行回收整理。

第六條：報廢處理：

對回收的報紙進行分類擺放，由公司檔案人員對報刊價值進行評測，凡涉及公司信息的、業(yè)務工作內(nèi)容的、公司形象的等等編纂成檔案保存，其他則裝訂整理存儲于倉庫，年末集中處理。

第七條：負責報刊管理人員要具有高度責任心，做好相關報刊的防潮、防霉等工作。

信件

第八條：郵件（信函）的收發(fā) ：（1、）公司辦公室負責接收外界寄到公司的所有郵件（信函）并進行登記。有具體收件人的，辦公室直接交與收件人并進行簽收登記，無具體收件人的，辦公室分選后再交與相關部門人員，接收人員也需進行簽收登記；

（2、）公司重要郵件（信函）由公司董事長、總經(jīng)理親自簽收，非重要郵件（信函）注明是董事長、總經(jīng)理簽收的，在董事長、總經(jīng)理不在公司的情況下，由公司辦公室負責人簽收處理；

（3、）當收件人不在本崗位時，可由其同事代理簽收，簽收人應及時與收件人取得聯(lián)系并告知郵件（信函）情況，未經(jīng)收件人許可，簽收人不得私自拆封收件人的郵件（信函）；

（4、）寄出郵件（信函）需經(jīng)部門負責人批準，涉及到公司機密郵件（信函）的需上報公司總經(jīng)理批準，任何人不準寄發(fā)與工作無關的郵件(信函)；

（5、）寄出郵件（信函）后應及時與收件人聯(lián)系其是否收到，如因郵件在途中遺失的，要采取補寄措施，不得因郵件（信函）遺失而耽誤工作；

（6、）公司電子郵箱由辦公室進行管理，如有客戶發(fā)送電子郵件，辦公室應及時查詢并向收件人報告。

第八條：工作責任 ：

（1、）收件人必須進行郵件（信函）簽收登記，如因個人原因造成郵件(信函)丟失的,要等價賠償;（2、）代他人簽收的郵件（信函）要注意妥善保管,如造成丟失，由當事人負責賠償；

（3、）未經(jīng)收件人許可,不準私自拆封郵件（信函）,不準泄漏公司的商業(yè)機密，違者按公司將嚴肅處理；

（4、）月末辦公室人員進行匯總整理，年末進行年末匯總整理。

第九條：費用報銷：

以上所述相關業(yè)務費用，均按財務報銷程序進行報銷。

第十條：附則：

本制度經(jīng)各部門代表討論后報總經(jīng)理審批后執(zhí)行。

聰哥

第四篇：公司印章、信件管理制度

天津****有限公司印章、信件管理規(guī)定為了加強天津****有限公司（以下簡稱“公司”）印章、信件的管理，保證印章、信件的正確使用，避免因使用不當給公司造成聲譽損害和經(jīng)濟損失，結合公司實際情況，特制定本規(guī)定。

一、職責

1、公司辦公室是印章、信件管理的歸口部門。

2、各部門負責人負責部門公章的管理。

3、辦公室文書人員負責公司印章、信件的管理。

二、范圍

1、本規(guī)定規(guī)定了印章、信件管理范圍、印章使用范圍、使用原則、用印手續(xù)、印章的管理、部門印章的使用管理和公司信件的使用管理。

2、本規(guī)定適用于公司公章、法人代表名章、公司介紹信、證明信及部門公章的使用管理。

三、印章、信件管理范圍

1、印章、信件管理范圍包括：

（1）公司公章；

（2）法人代表名章；

（3）部門公章；

（4）公司介紹信；

（5）證明信。

四、公司印章使用范圍

1、以公司名義上報、下發(fā)的公文、函件，應注明簽發(fā)人。

2、有關工程招投標、施工建設、法人資格證明等相關文件、資料、報表等。

3、公司財務報表及以公司名義上報的各類資料。

4、各種證明材料。

5、其他情況需要加蓋公章時。

五、印章使用原則

1、使用公司印章時，由承辦人填寫《天津****有限公司用印審批單》，經(jīng)本部門負責人和辦公室主任簽字，公司經(jīng)理批準后，由辦公室文書人員加蓋印章。

2、如遇經(jīng)理外出又急需蓋章時，需電話請示經(jīng)理后在《天津****有限公司用印審批單》上注明。

3、凡使用公司法人代表名章，必須由經(jīng)理審核簽字后方可用印。

4、辦理用印事宜一般應在工作時間之內(nèi)。

5、公文按照相應程序得到經(jīng)理批準同意后，由辦公室加蓋公司印章后主送、上報或下發(fā)。

6、使用《天津****有限公司用印審批單》的工作包括：

（1）有關工程招投標、施工建設、法人資格證明等文件、資料、報表。

（2）公司與其它單位發(fā)生經(jīng)濟往來的文件、資料、報表。

（3）公司與其它單位制訂、簽訂的協(xié)議、合同、章程等材料。

（4）公司財務報表及以公司名義上報的各類資料。

7、如果印章使用出現(xiàn)失誤，造成影響的，根據(jù)情況追究相關人員責任。

六、公司印章的管理

1、印章管理人員應要求承辦人填寫《天津****有限公司用印審批單》，對

沒有進行登記而用印的，出現(xiàn)問題由主印人員負責，辦公室主任負連帶責任。

2、嚴禁將印章帶出公司。如遇特殊情況需借出時，必須由借出人提出申請，填寫《天津****有限公司用印審批單》，由辦公室主任批準后，方可借出,并嚴格按時歸還。

3、出現(xiàn)公司名稱變更、法人代表變更、部門變動、印章磨損等情況需刻制新印章時，由辦公室文檔管理員負責，按照國家有關制度進行刻制。

4、新印章交付使用前需留存印模，并由使用人簽字領取。

5、新印章交付使用前必須將舊印章交回辦公室保存。

6、印章應妥善保管，注意防損、防盜，一旦出現(xiàn)損壞或失竊應立即向經(jīng)理報告，必要時向公安局報警。

七、部門印章的使用及管理

1、部門印章的使用

（1）根據(jù)使用情況，由部門負責人批準用印。

（2）以部門名義報送的文件、資料及報表等需加蓋部門印章。

（3）根據(jù)公司的要求需加蓋部門印章時。

（4）部門印章一般不得對外，只限本公司范圍內(nèi)使用。原則上部門印章對外沒有法律效力，特殊情況部門印章需對外使用的，必須由經(jīng)理批準后方可。

2、部門印章的管理

部門印章由部門負責人負責保管。

八、信件的使用管理

1、各部室或個人開據(jù)公司介紹信、各類證明信，由開信人填寫《天津****有限公司用印審批單》，部門負責人簽字后，由辦公室審核開信。

2、開出的信件，因某些情況沒有使用時，應及時退回，并注明情況。如信件丟失，應立即報告辦公室，并由使用人寫明丟失過程。

3、嚴禁開據(jù)空白介紹信。

4、各部門及個人要嚴格執(zhí)行用印制度，對不符合加蓋手續(xù)的，文書人員有權不予辦理。

第五篇：各類信件格式

介紹信

張明總經(jīng)理：

茲有我公司業(yè)務主管李維雄先生前往貴公司購買Win95軟件事宜，請接洽為盼。

致

李張翔

某年某月某日大明汽車公司

（蓋章）

證明信

市人事局：

郝明先生原是我公司職員，1990年7月至1998年8月在我公司業(yè)務部工作，工作努力，業(yè)績出色，沒有違紀記錄，離職出于自愿，特此證明。

天寶飲料公司

1998年9月

致謝函

某某公司某某部經(jīng)理先生：

敬啟者祝公司大展鴻圖，這次請您了解了某某商品市場情況，承蒙您在百忙之中做深入的調(diào)查了解，實在不盛感激。關于某某商品價格，待我公司調(diào)整修正以后再函告您。希今后加強往來，并請給予大力支持，特此書面表達感謝之意。

此致

敬禮

某某敬上

某年某月某日

查詢函

某某公司某某經(jīng)理先生：

敬啟者最近我公司接到貴府某某公司來函，定購大量貨物，該公司地址隨函附上，因為與該公司第一次交易，B公司不知其資訊及經(jīng)濟狀況如何？愿請貴公司代請查明敬告。貴公司所提供情報，B公司嚴守秘密。今后若有同類情況，B公司愿作同樣之效勞。

某某公司經(jīng)理某某

某年某月某日

申請記帳函

某某某商行：

敬啟者數(shù)日以來，我公司向貴商行購買之貨物，均是以貨到付款之方

式辦理，為要求雙方便利起見，您申請開立銀行帳戶，所需資料及查詢事宜與

貴行之通常賒賬期限請記告之。

某某公司敬上

某年某月某日

復定貨函

某某公司：

大函敬悉。在久疏音息之后，接老主顧之信函，格外高興，在此深表謝意。

第27號辦公桌既可裝運，35號辦公椅可在元月10日前運出，元月底到達貴處，若貴公司認為滿意，請寄函告以資確定。隨函附上本公司科技產(chǎn)品預告一份，希閑暇時閱覽。其中各種貨物都尚未上市，但望貴公司先行注意，以你做將來

之計劃。

某某辦公設備公司

某年某月某日

關于結帳、清單

某某公司：

現(xiàn)一季度已屆滿，資寄上今查核的貴公司之季結算清單一份，共計1200元，量數(shù)無誤，此前供應貴公司之物品，想必滿意，期待今后更密切的合作。

某某公司（蓋章）

某年某月某日

函附結帳清單

某某公司：

今接大函及所附結至3月31日一季度結算清單一份。所列各款均相

符，總計無誤，現(xiàn)郵寄奉上銀行匯票一張，計1200元。請將收據(jù)寄我公司。

某某公司

某年某月某日

關于通知提價函

某某總公司：

敬啟者，由于本公司所生產(chǎn)的物品之原料價格上漲，不得不宣布自今年6

月1日起，原有的價目表予以作廢，并代之以另定新價目表?，F(xiàn)隨函附上，5月

31日前收到之定貨單仍按舊價計算。6月1日以后則以新價目表為準。因本公

司產(chǎn)品需求量日增，而原料市價一直上漲，故預料在短期內(nèi)貨價勢將再漲，閣

下如需購買，務請盡早，以免誤失時機。

某某某公司

某年某月某日

通知開會函件

各位董事：

董事會定于某年某月某日上午八點至十一點在公司總部二層會議室召開會

議，請各位準時出席為荷。

某某董事會議辦公室

某年某月某日

關于求職任職函件

某某先生：

您所申請的秘書職位以補滿，我們剛雇用了一位大學畢業(yè)的小姐，將先予

以使用幾個星期，以決定其能力是否勝任，我們很樂意把您的名字列入秘密人

選檔案之中，但倘若將來有缺額，一定首先與您聯(lián)系。

某某公司經(jīng)理

某年某月某日

關于結束商業(yè)信函的方式，可以從以下方面著手：

（一）祝愿式，例如：“祝您事業(yè)成功！”；

（二）促銷式，例如：“選購我公司

產(chǎn)品，將是您的英明決策！”

（三）行動式，例如：“收到通知后，請回函確認！”

關于擬寫一封給顧客致歉函，在這封信函中，必須包括以下方面的內(nèi)容：

（一）稱謂與結束語、簽名；

（二）承認事實；

（三）正式道歉；

（四）解釋原因；

（五）賠償意見；

（六）感謝顧客協(xié)助工作。

關于擬寫一份介紹信，介紹信應包括以下方面的內(nèi)容：

（一）抬頭；

（二）持信人的姓名、職務；

（三）接洽事項；

（四）結束語；

（五）簽名、蓋章；

（六）日期。

關于擬寫一封致謝函件，必須包括的內(nèi)容有以下方面：

（一）抬頭；

（二）事由；

（三）致謝；

（四）合作愿望；

（五）結語；

（六）簽名、蓋章、日期。

關于擬寫一封推薦信，必須包括的內(nèi)容有以下方面：

（一）抬頭；

（二）說明被介紹人的職務、崗位；

（三）評價被介紹

人的能力、個性、水平；

（四）表示支持被介紹人繼續(xù)深造；

（五）附上被介紹人在公司的主要業(yè)績；

（六）結語、簽名、蓋章。

關于咨詢信函的內(nèi)容必須包括以下方面：

（一）抬頭；

（二）說明事情原由；

（三）指出新客戶公司的具體要

求，包括定單規(guī)模與付款期限；

（四）請求達成公司評估并提供細節(jié)；

（五）預致謝意，并表鞏固良好關系的愿望；

（六）結語、簽名、蓋章、日期。關于擬寫一封退貨函件必須包含的內(nèi)容包括：

（一）抬頭；

（二）事由；

（三）退貨要求；

（四）結束語、簽名、蓋章、日期。

關于給供應商的一封信函必須包括的內(nèi)容有以下方面：

（一）抬頭；

（二）事由；

（三）要求；

（四）結束語；

簽名、蓋章、日期。

首先，關于擬寫一封給顧客的致歉信，必須包括的內(nèi)容主要有：

一）抬頭；

（二）事由；

（三）解釋；

（四）致歉；

感謝批評指正，希望建立良好關系；

（六）結束語、簽名、日期。

（五）（五）