第一篇：公文知識(shí)與公文寫(xiě)作

一、什么是公文

公文是公務(wù)文件的簡(jiǎn)稱，所指的是機(jī)關(guān)辦公時(shí)使用的各種

收發(fā)文件、電報(bào)、報(bào)表、會(huì)議文件、調(diào)查材料以及各種記錄、登記表冊(cè)等。

公文的定義：

定義一：公文是法定機(jī)關(guān)與組織按照特定的體式，經(jīng)過(guò)一定處理程序制成的書(shū)面文字材料，作為傳達(dá)意圖、辦理公務(wù)與記載工作活動(dòng)的一種工具。

定義二：《中國(guó)共產(chǎn)黨機(jī)關(guān)公文處理?xiàng)l例》中指出：黨的機(jī)關(guān)公文是黨的機(jī)關(guān)實(shí)施領(lǐng)導(dǎo)、處理業(yè)務(wù)的具有特定效力和規(guī)范各式的文書(shū)。

對(duì)這段定義的四點(diǎn)說(shuō)明：

（一）公文是各類機(jī)關(guān)與組織在其工作活動(dòng)中普遍使用的一種工具。

“各類機(jī)關(guān)與組織”不僅包括各級(jí)政府機(jī)關(guān)及其各個(gè)部門(mén)，也包括黨的機(jī)關(guān)以及各種團(tuán)體、企業(yè)、事業(yè)單位在內(nèi)。

（二）公文是一種記錄和傳遞信息的書(shū)面文字。

各類載體和傳遞形式的文書(shū)，都是一種記錄信息的書(shū)面文字，這是文書(shū)與其它信息記錄的區(qū)別。除了書(shū)面文字外，還有用聲音、圖象等記錄的材料，如照片、錄音帶、光盤(pán)等等，這些又叫聲相記錄。無(wú)論聲相記錄反映的內(nèi)容是否屬于公務(wù)活動(dòng)，它們都不屬于公務(wù)文書(shū)的范圍，因?yàn)樗鼈儾痪哂泄牡男再|(zhì)和特點(diǎn)。有時(shí)可能作為公文的附件。

（三）公文是按照特定的體式和一定的處理程序制成的書(shū)面材料。

公文同一般文章、作品、新聞報(bào)道等有所不同，它有規(guī)定的體式，并且要經(jīng)過(guò)一定的處理程序。

（四）公文是黨和國(guó)家機(jī)關(guān)具體領(lǐng)導(dǎo)與管理政務(wù)，機(jī)關(guān)與組織處理工作的一種工具。

通過(guò)公文制定發(fā)布政策、法令，傳達(dá)貫徹方針政策，部署指導(dǎo)工作，交流工作情況與經(jīng)驗(yàn)，記載工作活動(dòng)情況等。

二、公文的特點(diǎn)

（一）鮮明的政治性。內(nèi)容必須具有明確的政治意圖，這是公文最本質(zhì)的特征。

（二）法定的權(quán)威性和效用。來(lái)源和出處上與其它文章、作品不同，不是誰(shuí)都可以寫(xiě)的。必須是“法定的作者”，指的是依據(jù)法律的有關(guān)條例、章則、決定成立的，并且能以自己的名義行使法定的職能、權(quán)力和擔(dān)負(fù)一定任務(wù)、義務(wù)的組織。（黨的機(jī)關(guān)、企業(yè)、事業(yè)單位等都可依據(jù)自己的職能權(quán)限發(fā)文，都是法定的組織）用領(lǐng)導(dǎo)人名義作為文件的作者，也是代表所在機(jī)關(guān)的身份來(lái)發(fā)文的，是行使自己法定職權(quán)的一種表現(xiàn)。對(duì)每一份具體文件來(lái)說(shuō)，都有它的特定效用，代表它的制發(fā)機(jī)關(guān)賦予它的作用。這種效用具有一定的時(shí)間性，但時(shí)間長(zhǎng)短不等。

（三）嚴(yán)格的程式性。是指公文的撰寫(xiě)和辦理具有一系列的原則、方法、程度和格式。公文一般具有標(biāo)題、正文、簽發(fā)機(jī)關(guān)等基本組成部分，每個(gè)部分又有各自的行文格式、寫(xiě)法和要求，任何機(jī)關(guān)部門(mén)不能自行其是，更不允許隨意“創(chuàng)造”，自搞一套。

（四）語(yǔ)言的簡(jiǎn)明性。一是內(nèi)容集中，力戒空話套話，避免不必要的旁征博引；二是造詞用句精煉，概括力強(qiáng)，行文力求用較少的詞語(yǔ)表達(dá)較多的思想內(nèi)容。明快就是開(kāi)門(mén)見(jiàn)山，直敘其事，一目了然；避免使用意義含蓄、模棱兩可的詞語(yǔ)，也不宜用文學(xué)作品中的比喻、夸張和雙關(guān)等修辭方法。

三、公文的作用

（一）制訂政策與發(fā)布法規(guī)的作用

（二）管理與指導(dǎo)的作用

（三）聯(lián)系公務(wù)的作用

（四）宣傳教育的作用

（五）憑證與史料的作用

四、公文的分類

（一）按性質(zhì)和作用劃分

1、指令性公文。內(nèi)容要明確，格式要規(guī)范，行政約束力極強(qiáng)，下級(jí)必須嚴(yán)格貫徹執(zhí)行。主要文種有：命令、指令、指令性的通知、通告等。

2、指示性公文。指導(dǎo)下級(jí)機(jī)關(guān)工作，闡明工作原則、方法和措施，是下級(jí)機(jī)關(guān)開(kāi)展工作的依據(jù)。主要文種有：指示、批復(fù)、通知、函等。

3、呈請(qǐng)性公文。下級(jí)向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)工作，反映情況，請(qǐng)求批準(zhǔn)答復(fù)時(shí)使用的文件。主要有報(bào)告、請(qǐng)示等。

4、決策性公文。對(duì)于重大問(wèn)題，重要事項(xiàng)作出決斷性的結(jié)論和安排，下級(jí)機(jī)關(guān)受文后必須嚴(yán)格遵守和執(zhí)行。主要有決定和決議。

5、公布性公文。向群眾公布應(yīng)當(dāng)遵守的事項(xiàng)。布告、公告、通告。

6、記錄性公文。會(huì)議紀(jì)要。

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（二）按引文關(guān)系劃分

1、下行公文。是指上級(jí)機(jī)關(guān)向下級(jí)所屬機(jī)關(guān)發(fā)送的各種公文。如命令、指令、指示和批復(fù)等。

2、上行公文。下級(jí)機(jī)關(guān)向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)呈送的各類公文。如請(qǐng)示、工作報(bào)告和上行函等。

3、平行公文。同級(jí)機(jī)關(guān)或者不相隸屬的機(jī)關(guān)之間來(lái)往的文件。如公函、通知等。

（三）從文件的來(lái)源劃分

兩大類：一類是由外機(jī)關(guān)發(fā)送到本機(jī)關(guān)的文件，叫收文。另一類是由本機(jī)關(guān)制成的文件，叫發(fā)文。（包括內(nèi)部使用的文件，如工作計(jì)劃、總結(jié)、規(guī)章制度等）

（四）從文件的制發(fā)機(jī)關(guān)及其性質(zhì)劃分

三類：法規(guī)文件、行政文件、黨的文件

（五）從文件的閱讀范圍和機(jī)密程度劃分

三類：公布文件、機(jī)密文件、內(nèi)部文件

五、公文的格式

公文的格式，是指公文的各組成部分在文面上所占的位置，相互的關(guān)系及排列的規(guī)定。包括用紙規(guī)格、印刷格式、書(shū)面格式等。

書(shū)面格式，主要包括：文件頭部分、正文部分和文件尾部分。

（一）文件頭部分。位于公文首頁(yè)上端，一般約占16開(kāi)公文用紙的三分之一面積，印有發(fā)文機(jī)關(guān)名稱、發(fā)文字號(hào)、秘密等級(jí)、緊急程度、印數(shù)編號(hào)和上行文簽發(fā)人等。

（二）正文部分

1、標(biāo)題

標(biāo)題是公文的基本組成部分。一般由行文機(jī)關(guān)名稱、發(fā)文事由和文件種類三部分組成。如《國(guó)務(wù)院關(guān)于重組和加強(qiáng)農(nóng)村工作的指示》。從語(yǔ)法結(jié)構(gòu)上看，公文標(biāo)題是一個(gè)以文種為中心詞，以發(fā)文機(jī)關(guān)名稱和發(fā)文事由為限制成分的較為復(fù)雜的編正詞組，其中事由部分一般是由介詞“關(guān)于”組成的介詞結(jié)構(gòu)。標(biāo)題中不使用逗號(hào)，標(biāo)題的最后也不加句號(hào)，僅在并例的詞或詞組中間加頓號(hào)或書(shū)名號(hào)。

另外按慣例，有些文種的標(biāo)題結(jié)構(gòu)只有兩部分或一部分。例如：《北京市二○○五年中等專業(yè)學(xué)校招生簡(jiǎn)章》，這個(gè)標(biāo)題只有事由和文種兩部分。發(fā)文機(jī)關(guān)應(yīng)是北京市教育局，后面的“簡(jiǎn)章”是文種，也就是章程。又如：《中華人民共和國(guó)全國(guó)人民代表大會(huì)公告》，這個(gè)標(biāo)題只有發(fā)文機(jī)關(guān)和文種。公告一般不標(biāo)出事由。再如法院的《布告》和機(jī)關(guān)內(nèi)部事務(wù)性的《通知》，通常只標(biāo)出文種。為了醒目，使人從遠(yuǎn)處即可看到。

撰寫(xiě)公文標(biāo)題要注意以下幾個(gè)問(wèn)題：

（1）標(biāo)題應(yīng)準(zhǔn)確、扼要、明快地揭示出全文核心內(nèi)容和主要目的。特別是發(fā)文事由部分，應(yīng)有極強(qiáng)的凝練性，能把全文的核心內(nèi)容集中到一點(diǎn)上，不宜過(guò)長(zhǎng)，不需要面面俱到，更不能拖拖拉拉。如《高青縣糧食局關(guān)于提請(qǐng)上級(jí)部門(mén)積極解決我縣增加建設(shè)糧食供應(yīng)點(diǎn)需用資金的請(qǐng)示》，事由羅索、冗長(zhǎng)，應(yīng)壓縮成《高青縣糧食局關(guān)于增建糧食供應(yīng)點(diǎn)需用資金的請(qǐng)示》。

（2）要避免轉(zhuǎn)發(fā)文件時(shí)文稱重疊的現(xiàn)象。公文文種名稱雖已固定化、規(guī)范化，但不能一級(jí)一級(jí)地套用。轉(zhuǎn)發(fā)的公文，在被轉(zhuǎn)發(fā)的文件標(biāo)題前加上“轉(zhuǎn)發(fā)”二字即可，不必再加上“通知”文稱，盡量避免“通知的通知”這類現(xiàn)象。

（3）標(biāo)題排列組合要美觀、勻稱。盡量照顧閱讀時(shí)醒目，排列整齊美觀。字體宜稍大些。排列格式有七種：

兩行等長(zhǎng)、上短下長(zhǎng)、上長(zhǎng)下短、倒梯形、上下短中間長(zhǎng)、上下長(zhǎng)中間短、正梯形

2、正文

正文是公文的主體部分，是公文最基本最重要的內(nèi)容。正

文一般由開(kāi)頭、主體和結(jié)語(yǔ)三方面構(gòu)成、但文種不同，寫(xiě)法各異。

3、附件

附件是附在公文正件之后的文件，是公文的重要組成部分。如果沒(méi)有說(shuō)明，其效用與正件相同。主要作用：使正件的內(nèi)容具體化和完善化，為受文者正確理解、辦理和貫徹執(zhí)行提供補(bǔ)充說(shuō)明的依據(jù)材料和參考材料。

（1）附件應(yīng)在正文末尾另起一行空兩格注明,標(biāo)題要具體明確，不得隨意簡(jiǎn)化，也不能標(biāo)書(shū)名號(hào)，末尾一般不用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。如：

附件：

1、二○○五年各類產(chǎn)品出口計(jì)劃

2、二○○六年技術(shù)改造安排

（2）正文已注明的附件名稱，文尾可不標(biāo)出。

（3）附件本件放在正文末頁(yè)之后。

4、公文簽發(fā)機(jī)關(guān)

即公文成文機(jī)關(guān)名稱。落款時(shí)要寫(xiě)機(jī)關(guān)全稱，不得濫用簡(jiǎn)稱。如“山東省計(jì)劃經(jīng)濟(jì)委員會(huì)”不能寫(xiě)成“山東計(jì)經(jīng)委”。幾個(gè)機(jī)關(guān)聯(lián)合發(fā)文，主辦機(jī)關(guān)在先，其它機(jī)關(guān)按公文內(nèi)容涉及面大小依次排列。如黨政機(jī)關(guān)聯(lián)合發(fā)文，黨的機(jī)關(guān)在先。有固定文件版頭的情況下，正文之末可不寫(xiě)簽發(fā)機(jī)關(guān)名稱，直接落發(fā)文日期蓋章即可。

5、發(fā)文日期

即成文的具體年月日。無(wú)論哪種書(shū)寫(xiě)形式，均要求年月日三者俱全，缺一不可。成文年月日一律用漢字書(shū)寫(xiě)，一般不用阿拉伯?dāng)?shù)字。所落日期，凡一般性公文，以領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)之日為準(zhǔn)；會(huì)議通過(guò)的文件，以會(huì)議通過(guò)之日為準(zhǔn)；法規(guī)性文件以批準(zhǔn)日期為準(zhǔn)；幾個(gè)機(jī)關(guān)聯(lián)合行文的，以最后一個(gè)機(jī)關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)之日為準(zhǔn)。

6、印章

公文必須加蓋簽發(fā)機(jī)關(guān)印章，這是證明公文合法性的憑證。印章要蓋在公文末尾發(fā)文日期處，以印章的下部邊緣騎年壓月，上大下小。聯(lián)合發(fā)文的排列順序應(yīng)與文件頭上的排列順利一致，可不壓年蓋月。

7、附注

公文如要附加說(shuō)明發(fā)至范圍，可否登報(bào)等，要用圓括號(hào)注明，頂格標(biāo)在發(fā)文日期的左下端。

（三）文件尾部分

文件尾部分在公文末頁(yè)下部，用間隔橫紅與正文部分加以區(qū)別。主要包括主題詞，抄送機(jī)關(guān)，印發(fā)機(jī)關(guān)和印刷份數(shù)等。

1、主題詞。公文主題的核心內(nèi)容，但又不是完全為了表現(xiàn)主題而確立的，可以從全文的整體中篩選、提煉。書(shū)寫(xiě)排列一般不用考慮語(yǔ)法結(jié)構(gòu)，不一定表達(dá)完整的意思。其位置在文件尾部分橫線之上，由左向右排列。詞與詞之間空一格，不用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。一般由三至五個(gè)詞或詞組構(gòu)成，準(zhǔn)確地反映出全文的內(nèi)容特征和歸屬類別。如《關(guān)于調(diào)整<淄博市征收教育費(fèi)附加暫行辦法>中有關(guān)規(guī)定的通知》一文的主題詞：調(diào)整教育費(fèi)附加通知

“調(diào)整”—高度概括了全文內(nèi)容實(shí)質(zhì)；“教育費(fèi)附加”—點(diǎn)明了此文屬于“教育經(jīng)費(fèi)”類；“通知”—顯示出公文種類。

2、抄送機(jī)關(guān)。抄送機(jī)關(guān)是送達(dá)的平行機(jī)關(guān)、下屬機(jī)關(guān)。

3、印刷份數(shù)。用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)明“共印××份”并用圓括號(hào)括上。

標(biāo)準(zhǔn)體式：

編號(hào)：×××特急

國(guó)務(wù)院文件

國(guó)發(fā)〔2001〕×號(hào)〔絕密〕

國(guó)務(wù)院關(guān)于×××××××的決定

各省、自治區(qū)、直轄市人民政府、國(guó)務(wù)院各部委、各直屬機(jī)構(gòu)：

×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。附件：

1、×××××

2、××××××××××中華人民共和國(guó)國(guó)務(wù)院

二○○一年三月二日

（此件不登報(bào)）

主題詞：××××××××××××××

抄送：×××××××××××

國(guó)務(wù)院辦公廳秘書(shū)局二○○一年三月十一日印發(fā)（共印××份）

六、公文寫(xiě)作

發(fā)文首先要撰稿，撰寫(xiě)文件叫公文寫(xiě)作，指的是文件的起草和修改工作，它是文書(shū)處理的一個(gè)重要環(huán)節(jié)。這個(gè)環(huán)節(jié)比文件收發(fā)、登記、傳閱、催辦、打印、校對(duì)等工作環(huán)節(jié)難度要高。它要求掌握有關(guān)政策精神與熟悉本機(jī)關(guān)的業(yè)務(wù)，并經(jīng)過(guò)周密慎重地思考，針對(duì)具體工作問(wèn)題提出處理方案。尤其是起草重要的領(lǐng)導(dǎo)性文件及方針政策性文件，更是一種艱苦細(xì)致的高水平腦力勞動(dòng)。

發(fā)文的效果好與不好，不僅在于文字的表達(dá)是否清楚準(zhǔn)確，更重要的還在于文件的思想內(nèi)容，在于提出的決策與措施等的水平高低。

撰寫(xiě)文件的構(gòu)思過(guò)程，主要是對(duì)于工作問(wèn)題的調(diào)查研究，做出決策性的處理意見(jiàn)過(guò)程，其次才是對(duì)于文字表達(dá)方面的考慮和選擇。因此，撰寫(xiě)公文是一項(xiàng)政策性、思想性、業(yè)務(wù)性很強(qiáng)的工作，同時(shí)也是一項(xiàng)非常嚴(yán)肅細(xì)致的文字工作。

（一）怎樣提高公文寫(xiě)作的能力

寫(xiě)文章一種綜合能力，要有正確的觀點(diǎn)，掌握豐富的實(shí)際材料，還要有相當(dāng)?shù)奈淖直磉_(dá)能力。公文是一種應(yīng)用文，要把公文寫(xiě)好，就要從各方面加強(qiáng)修養(yǎng)，練好基本功，提高撰寫(xiě)文件的能力。

第一，要努力學(xué)習(xí)政治理論，學(xué)習(xí)與研究政策法規(guī)，提高政策思想水平。

政治理論是指導(dǎo)實(shí)際工作的指南。政治理論和政治覺(jué)悟愈高，工作的效率也愈高，工作也就愈有成效。要有正確的政治理論作指導(dǎo)，有清醒的政治頭腦，才能保證在起草公文時(shí)不迷失方向。同時(shí)必須注意學(xué)習(xí)黨的政策法規(guī)，認(rèn)清形勢(shì)，積極地貫徹執(zhí)行國(guó)家的方針政策。

第二，要學(xué)習(xí)和熟練掌握本機(jī)關(guān)、本部門(mén)的業(yè)務(wù)。

機(jī)關(guān)各部室都有本職業(yè)務(wù)，政工部門(mén)雖屬于“大政工”的系列，但工作性質(zhì)和職能各有不同。毛澤東同志有段名言：“不論做什么事情，不懂得那件事的情形，它的性質(zhì)，它和它以外的事情的關(guān)聯(lián)，就不知道那件事情的規(guī)律，就不知道如何去做，就不能做好那件事?！边@段話講得是做什么就要學(xué)什么，鉆研什么。一個(gè)對(duì)本部室業(yè)務(wù)生疏的外行，不可能寫(xiě)出指導(dǎo)工作的高質(zhì)量的文件。由于業(yè)務(wù)上似通非通，似懂非懂，寫(xiě)出來(lái)的文件很容易出現(xiàn)這樣或那樣的毛病。比如，寫(xiě)反映工作情況的報(bào)告，抓不著要害和重點(diǎn)，胡子眉毛一把抓，輕重不分，廢話連篇；寫(xiě)指導(dǎo)工作和解決問(wèn)題的文件，抓不住癥結(jié)和關(guān)鍵，提出的措施和辦法行不通，讓人無(wú)法下手工作，甚至造成工作上的失誤等等。因此，必須熟悉和鉆研本職業(yè)務(wù)，為公文寫(xiě)作打好基礎(chǔ)。

第三，要研究文章（公文）寫(xiě)作知識(shí)，不斷提高寫(xiě)作水平。

有了理論指導(dǎo)，掌握方針政策、業(yè)務(wù)知識(shí)和實(shí)際工作情況，就可以研究解決問(wèn)題的關(guān)鍵，明確需要制發(fā)的文件應(yīng)該寫(xiě)什么內(nèi)容。但是，要把意圖表達(dá)出來(lái)，還要靠一定的文字表達(dá)能力。因此，要學(xué)習(xí)有關(guān)寫(xiě)作知識(shí)，包括形式邏輯、語(yǔ)法修辭，避免文理不通，要懂得如何確立觀點(diǎn)、選擇材料、安排結(jié)構(gòu)。學(xué)習(xí)寫(xiě)作知識(shí)，關(guān)鍵在于能夠熟練掌握運(yùn)用，還要在多讀常寫(xiě)上下功夫。自己擬寫(xiě)的文稿經(jīng)過(guò)別人修改的地方，一定要認(rèn)真總結(jié)經(jīng)驗(yàn)。要經(jīng)常練習(xí)，可先從公函、通知等篇幅小的文件寫(xiě)起，再逐步寫(xiě)較長(zhǎng)的重要文件。文筆是磨煉出來(lái)的，必須在實(shí)踐中不斷總結(jié)，逐步提高撰寫(xiě)文件的技能。

（二）撰寫(xiě)公文的基本要求

公文的寫(xiě)作有一些特殊要求：

1、準(zhǔn)確、實(shí)際

公文是辦事的工具，要用它指導(dǎo)工作和處理問(wèn)題，這個(gè)根本性質(zhì)要求撰寫(xiě)公文必須實(shí)事求是，一就是一，二就是二，不能憑主觀想象，把事實(shí)夸大或縮小，或說(shuō)假話空話。否則，由于脫離實(shí)際，不是一紙空文難以實(shí)行，就是干擾工作，甚至?xí)斐晒ぷ鲹p失和影響。要文字樸實(shí)，注意用詞分寸。引用和涉及的事實(shí)、數(shù)字、人名、地名等，必須認(rèn)真核對(duì)，避免差錯(cuò)和出入。

2、生動(dòng)、及時(shí)

生動(dòng)：一是能夠生動(dòng)地指導(dǎo)實(shí)際工作。運(yùn)用文件指導(dǎo)和推動(dòng)工作，既要堅(jiān)決遵循上級(jí)精神，又要善于發(fā)現(xiàn)和創(chuàng)造本單位典型經(jīng)驗(yàn)，指導(dǎo)工作和創(chuàng)新局面。不要照抄照轉(zhuǎn)上級(jí)指示，千篇一律地轉(zhuǎn)發(fā)通知，只起到收發(fā)室、運(yùn)轉(zhuǎn)站的作用，不能因地制宜創(chuàng)造性地加以貫徹。二是使用的語(yǔ)言和選用的材料也要生動(dòng)活潑，吸引人閱讀并具有說(shuō)服力。文件的語(yǔ)言注重樸實(shí)、精確，不使用華麗的詞藻，不運(yùn)用過(guò)多的形容和描述。但并不等于寫(xiě)得呆板枯燥。特別是寫(xiě)工作簡(jiǎn)報(bào)、講話稿、工作報(bào)告、經(jīng)驗(yàn)總結(jié)等文件，要注意在比較抽象概括的敘述中穿插一些具體數(shù)字、事例和思想反映，選用一些適當(dāng)?shù)谋扔?、群眾的語(yǔ)言等。使敘述的語(yǔ)言適當(dāng)形象化，有感情、有趣味，生動(dòng)真實(shí)，具有說(shuō)服力，使人讀后留下深刻的印象。

及時(shí)：文件的時(shí)間性很強(qiáng)，發(fā)文及時(shí)與否關(guān)系到文件的效用。無(wú)論反映情況還是指導(dǎo)工作的文件，都要發(fā)得及時(shí)，否則變成“馬后炮”。比如，當(dāng)年的計(jì)劃遲到第二季度才寫(xiě)出來(lái)；一份工作指示到了面上的工作已經(jīng)進(jìn)入收尾階段才發(fā)出去；總結(jié)在工作結(jié)束半年后才著手寫(xiě)等等。行文拖拉，就會(huì)貽誤時(shí)機(jī)，造成工作被動(dòng)。

3、簡(jiǎn)練、明確

公文便于閱讀和處理，需寫(xiě)得簡(jiǎn)練。比如一份工作報(bào)告不能象報(bào)告文學(xué)那樣把人的思想感情和活動(dòng)寫(xiě)得很細(xì)膩；一份指示、規(guī)定和通知，也不能象學(xué)述論文那樣詳細(xì)論證它的道理。文件的篇幅要盡可能短些，語(yǔ)言要經(jīng)濟(jì)，用最簡(jiǎn)練的文字把發(fā)文意圖表達(dá)清楚。

要把文件寫(xiě)得簡(jiǎn)煉、明確，首先要對(duì)工作情況、存在的問(wèn)題、采取的措施和步驟等，有清楚的分析和概括能力。如果認(rèn)識(shí)模糊，抓不住癥結(jié)和主要問(wèn)題，寫(xiě)起來(lái)就不能層次清晰、文字簡(jiǎn)練而又明確。其次要在煉字、煉句上下功夫，學(xué)會(huì)用最簡(jiǎn)練的文字，準(zhǔn)確說(shuō)明問(wèn)題。初稿擬出后，要反復(fù)刪改，毫不吝惜地去掉那些多余的、可以簡(jiǎn)縮的字句。

從寫(xiě)作方法說(shuō)，要開(kāi)門(mén)見(jiàn)山，如公文常用“根據(jù)……”、“為了……”、“關(guān)于……”、“目前……”等作開(kāi)頭語(yǔ)，直截了當(dāng)提出問(wèn)題。文件的開(kāi)頭，不必寫(xiě)一大串一般化的形勢(shì)、口號(hào)等套語(yǔ)。正文的首段宜點(diǎn)明主題，以下分清段落或者列出條目，使全文層次清楚，眉目鮮明，便于閱讀。

4、符合規(guī)定體式

撰寫(xiě)公文必須符合統(tǒng)一規(guī)定的體式，不能隨意出手，不倫不類。

（三）撰寫(xiě)公文的方法

1、明確發(fā)文的主題和目的

主題是作者在說(shuō)明問(wèn)題，通過(guò)全部文章內(nèi)容所表達(dá)的基本意見(jiàn)和中心思想。主題的形成大致有三：一是主題在成文前確定。即“主題先行”，這是公文有別于其它文體的主要特征之一。主題不是通過(guò)提煉產(chǎn)生的。成文前，根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)意圖、上級(jí)的有關(guān)精神，或有關(guān)文件、政策等規(guī)定要求，預(yù)先確定一個(gè)主題，然后再組織材料，實(shí)施寫(xiě)作。二是主題在調(diào)研后產(chǎn)生。在得到材料后，進(jìn)行分析、歸納，最后產(chǎn)生的結(jié)論就是主題。三是調(diào)研后主題的改變。通過(guò)調(diào)研，又獲得豐富材料后，與原既定主題有差別，重新確定主題。

弄清發(fā)文的主題和目的主要包括以下幾點(diǎn)：

（1）文件的中心內(nèi)容寫(xiě)什么？抓什么問(wèn)題？解決問(wèn)題的主要意見(jiàn)、措施是什么？請(qǐng)示時(shí)擬請(qǐng)上級(jí)機(jī)關(guān)主要解決什么問(wèn)題？

（2）準(zhǔn)備用什么文種？文種不同，寫(xiě)法有所不同。如向上級(jí)匯報(bào)工作，是寫(xiě)專題報(bào)告，還是情況簡(jiǎn)報(bào)？

（3）發(fā)送和閱讀的對(duì)象是什么范圍？如寫(xiě)工作總結(jié)是上報(bào)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)，還是向下屬單位介紹工作經(jīng)驗(yàn)？閱讀對(duì)象不同，語(yǔ)氣和詳簡(jiǎn)程度有所區(qū)別。

（4）發(fā)文的具體要求是什么？如要求對(duì)方了解，還是答復(fù)批轉(zhuǎn)？要求對(duì)方貫徹執(zhí)行，還是供對(duì)方參照參考等。

2、收集有關(guān)材料，進(jìn)行調(diào)查研究。

發(fā)文的目的和主題確定后，要圍繞主題收集材料，進(jìn)行一定的調(diào)研工作。這一步工作，并不是對(duì)每個(gè)文種的寫(xiě)作要求。比如，寫(xiě)一個(gè)通知、公函、請(qǐng)示等。一般并不需要專門(mén)收集材料和調(diào)研。而對(duì)較復(fù)雜的，往往需要收集材料和調(diào)研。如工作計(jì)劃、調(diào)查報(bào)告、工作總結(jié)、規(guī)章、條例等。收集材料和調(diào)研是一個(gè)充分醞釀和構(gòu)思的過(guò)程，不僅可使基本觀點(diǎn)逐漸深化和成熟，還可以收集典型材料、有關(guān)統(tǒng)計(jì)數(shù)字等，為文件的寫(xiě)作奠定基礎(chǔ)。

3、擬出提綱，安排結(jié)構(gòu)。

簡(jiǎn)短的文件不需要擬提綱就可以直接寫(xiě)了，篇幅較長(zhǎng)的文件，就需要先擬一個(gè)寫(xiě)作提綱，對(duì)文件的結(jié)構(gòu)先有個(gè)通盤(pán)設(shè)計(jì)，把它的主要框架勾畫(huà)出來(lái)，才有利于順利進(jìn)行寫(xiě)作，避免半路返工。

提綱可根據(jù)篇幅大小確定，不太長(zhǎng)的，可安排一下正文的結(jié)構(gòu)，先寫(xiě)什么問(wèn)題，依次再寫(xiě)什么問(wèn)題，一共分為幾段、幾層意思等。長(zhǎng)的、非常重要的文件，需擬出較詳細(xì)提綱，包括正文幾個(gè)部分，每部分講幾個(gè)問(wèn)題，各問(wèn)題的題目要點(diǎn)，哪一部分、哪一個(gè)問(wèn)題準(zhǔn)備使用什么具體材料說(shuō)明等。重要的領(lǐng)導(dǎo)指導(dǎo)文件，主要執(zhí)筆人擬出提綱后，還要反復(fù)討論修改補(bǔ)充。幾個(gè)人共寫(xiě)的文件，更要先擬提綱，以免寫(xiě)的前后重復(fù)、脫節(jié)或互相矛盾。

4、起草正文

一是要注意觀點(diǎn)鮮明，觀點(diǎn)和材料結(jié)合得好；二是文字要簡(jiǎn)練，交代的問(wèn)題要清楚。觀點(diǎn)和材料結(jié)合得好，才能符合準(zhǔn)確性、鮮明性、生動(dòng)性的要求。只有觀點(diǎn)，沒(méi)有材料，使人理解不深；堆積了些材料沒(méi)有鮮明的觀點(diǎn)，則使人不了解要學(xué)什么、貫徹什么、吸取什么教訓(xùn)。交待問(wèn)題要清楚，主要是：什么機(jī)關(guān)、什么時(shí)間、什么地點(diǎn)、什么問(wèn)題、什么情況、什么原因、自己有什么處理意見(jiàn)，向?qū)Ψ接惺裁匆蟮取?/p>

5、反復(fù)檢查，認(rèn)真修改

初稿擬定后，自己一定要反復(fù)看幾遍，耐心地仔細(xì)地逐字逐句檢查修改，連每個(gè)標(biāo)點(diǎn)符號(hào)也不能馬虎，修改可提高文件質(zhì)量，也可從中提高寫(xiě)作能力，并為領(lǐng)導(dǎo)人審核簽發(fā)這份文件打下良好基礎(chǔ)。

（四）常用公文的寫(xiě)作

1、報(bào)告

報(bào)告是向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)工作、反映情況、提出建議時(shí)使用的公文。國(guó)家各級(jí)行政機(jī)關(guān)常用的報(bào)告有兩大類：

（1）呈報(bào)性報(bào)告。以匯報(bào)工作、反映有關(guān)情況為主要內(nèi)容，行文的目的是供上級(jí)機(jī)關(guān)了解掌握工作情況。為上級(jí)機(jī)關(guān)制訂有關(guān)方針政策提供依據(jù)，以便更好地指導(dǎo)和開(kāi)展工作，所以不要求上級(jí)機(jī)關(guān)批轉(zhuǎn)。其正文通常分三部分：

第一，開(kāi)頭。用來(lái)總述開(kāi)展工作的主要背景、主要做法或存在的主要問(wèn)題等，作為發(fā)文的依據(jù)，然后常用“現(xiàn)將有關(guān)情況報(bào)告如下”之類的慣用語(yǔ)過(guò)渡，領(lǐng)起下文。這部分內(nèi)容要落筆入題，向上承接標(biāo)題中事由，向下引起正文的主體內(nèi)容，語(yǔ)言要盡量簡(jiǎn)潔扼要。

第二，主體。闡述報(bào)告的具體內(nèi)容，如內(nèi)容復(fù)雜，可采用分條式或分題式結(jié)構(gòu)進(jìn)行闡述，具體寫(xiě)法，要因文而異。如果側(cè)重匯報(bào)工作情況，就要寫(xiě)出主要做了哪些工作，進(jìn)展到什么程度，采取了哪些措施和方法，收到了什么樣的效果，還有哪些不足等，可以按工作先后順序來(lái)寫(xiě)，也可按工作性質(zhì)、內(nèi)容來(lái)安排層次段落。如果側(cè)重于反映有關(guān)問(wèn)題，需闡述產(chǎn)生問(wèn)題的原因、問(wèn)題的危害性及解決問(wèn)題的方法途徑等。如果側(cè)重于總結(jié)經(jīng)驗(yàn)體會(huì)，就需對(duì)取得的成績(jī)和存在的缺點(diǎn)進(jìn)行必要的分析，探索規(guī)律性的東西。總之，要詳略得當(dāng)、重點(diǎn)突出，切忌冗長(zhǎng)瑣碎，象本流水帳。

第三，結(jié)尾。常用“特此報(bào)告”、“以上報(bào)告如有不當(dāng)，請(qǐng)指出”等慣用語(yǔ)收束全文。也有的呈報(bào)性報(bào)告結(jié)尾部分提出有關(guān)建議和安排，但不易多，以免喧賓奪主。例文1

關(guān)于××××公司承擔(dān)土地稅問(wèn)題的報(bào)告公司：

××××公司于三月中旬召開(kāi)承擔(dān)土地稅工作座談會(huì)。各有關(guān)部門(mén)對(duì)實(shí)行《淄博市城鎮(zhèn)土地使用稅暫行條例》提出了一些意見(jiàn)，認(rèn)為土地稅務(wù)負(fù)擔(dān)過(guò)重，物業(yè)公司無(wú)力承擔(dān)?，F(xiàn)將情況報(bào)告如下：

××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。

解決的辦法：一是減免土地稅；二是大幅度提高儲(chǔ)存費(fèi)用，否則物業(yè)公司無(wú)法生存下去；三是××××××。

特此報(bào)告

××××公司

二○○六年四月四日

簡(jiǎn)析

是份物業(yè)部門(mén)無(wú)力承擔(dān)土地稅問(wèn)題的專題情況報(bào)告。正文由三部分組成。

第一部分先概述情況背景，點(diǎn)明全文主題“物業(yè)公司負(fù)擔(dān)過(guò)重，無(wú)力承擔(dān)過(guò)多的土地稅”，接著用“現(xiàn)將情況報(bào)告如下”一句自然過(guò)渡。這是呈報(bào)性報(bào)告開(kāi)頭的慣用寫(xiě)法。

第二部分是行文重點(diǎn)，分兩個(gè)層次闡述。

第三部分提出解決問(wèn)題的辦法及問(wèn)題嚴(yán)重性，其目的引起上級(jí)重視，為上級(jí)機(jī)關(guān)決策提供依據(jù)。

（2）呈轉(zhuǎn)性報(bào)告。是某些業(yè)務(wù)部門(mén)針對(duì)工作中存在的問(wèn)題或需要安排的事項(xiàng)，向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)并請(qǐng)求給予批轉(zhuǎn)的報(bào)告。例文2

關(guān)于在我公司開(kāi)展僑、臺(tái)情況普查工作安排意見(jiàn)的報(bào)告

公司領(lǐng)導(dǎo)：

根據(jù)省市人民政府僑務(wù)辦公室《關(guān)于做好僑臺(tái)普查的通知》精神，為進(jìn)一步做好我公司僑務(wù)工作的對(duì)臺(tái)工作，促進(jìn)我公司對(duì)外開(kāi)放和外向型經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，現(xiàn)確定在全公司開(kāi)展僑、臺(tái)情況普查工作。普查工作的安排意見(jiàn)是：

一、普查對(duì)象和范圍?！痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢?。

二、普查方法、步驟。××××××××××××××××××××××××。

三、普查經(jīng)費(fèi)來(lái)源?！痢痢痢痢痢痢?/p>

四、組織領(lǐng)導(dǎo)?！痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢?/p>以上報(bào)告，如無(wú)不當(dāng)，請(qǐng)予批轉(zhuǎn)。××××公司僑聯(lián)

二○○六年×年×月

簡(jiǎn)析

是就僑、臺(tái)情況普查工作提出安排意見(jiàn)的呈轉(zhuǎn)性報(bào)告。正文落筆入題，寫(xiě)明發(fā)文依據(jù)和目的，簡(jiǎn)潔扼要。無(wú)一多余筆墨。主體部分從四個(gè)方面闡述開(kāi)展工作的安排意見(jiàn)、對(duì)象范圍清晰明了，方法步驟翔實(shí)具體。結(jié)尾用語(yǔ)簡(jiǎn)練利落。（3）報(bào)告的寫(xiě)作要求

第一，情況要屬實(shí)。實(shí)事求是，不能弄虛作假。

第二，中心要明確。主次分明，針對(duì)性強(qiáng)，圍繞中心問(wèn)題組織材料。

第三，條理要清晰。哪些先寫(xiě)，哪些后寫(xiě)，分幾個(gè)方面寫(xiě)，每個(gè)方面又分幾個(gè)小層次等等。

2、請(qǐng)示

是下級(jí)機(jī)關(guān)向上級(jí)機(jī)關(guān)就有關(guān)問(wèn)題請(qǐng)求指示和批準(zhǔn)時(shí)使用的公文。

寫(xiě)請(qǐng)示要簡(jiǎn)明，一文一事，才能便于及時(shí)處理。不要在一份請(qǐng)示中提出好幾件事，免得送到上級(jí)機(jī)關(guān)后，由于這幾件事需分別由幾個(gè)部門(mén)辦理，結(jié)果會(huì)使這份請(qǐng)示在各個(gè)有關(guān)部門(mén)輾轉(zhuǎn)傳遞，拖延時(shí)間，問(wèn)題得不到及時(shí)解決。

請(qǐng)示的正文，主要應(yīng)寫(xiě)明請(qǐng)求上級(jí)給予批轉(zhuǎn)或指示的問(wèn)題，并簡(jiǎn)要說(shuō)明提出的理由及本機(jī)關(guān)對(duì)問(wèn)題的處理意見(jiàn)。兩種以上處理方案和意見(jiàn)可同時(shí)提出，但應(yīng)說(shuō)明本機(jī)關(guān)傾向性意見(jiàn)和理由，供上級(jí)參考。為使正文篇幅簡(jiǎn)短，中心問(wèn)題明確和突出，可將詳細(xì)說(shuō)明的材料作為附件，供領(lǐng)導(dǎo)參閱。

請(qǐng)示正文的末尾，應(yīng)寫(xiě)明行文的具體要求作為結(jié)束語(yǔ)，如“請(qǐng)予批準(zhǔn)”、“請(qǐng)速審核批示”、“以上請(qǐng)示當(dāng)否，請(qǐng)批示”等。例文

關(guān)于加強(qiáng)備品、備件管理工作的請(qǐng)示

公司領(lǐng)導(dǎo)：

根據(jù)中鋁公司《關(guān)于加強(qiáng)備品、備件管理的指示》精神，對(duì)我公司備品、備件實(shí)行了統(tǒng)一管理發(fā)放的辦法?！痢痢痢痢?/p>這一辦法有效地制止了備品備件的流失和損壞……為此，提出以下意見(jiàn)：

一、×××××

二、×××××

三、×××××要追究責(zé)任，嚴(yán)肅處理

以上意見(jiàn)如無(wú)不妥，請(qǐng)批轉(zhuǎn)各有關(guān)廠礦部門(mén)執(zhí)行。裝備能源部

×××××

簡(jiǎn)析

是要求上級(jí)機(jī)關(guān)批轉(zhuǎn)給有關(guān)范圍貫徹執(zhí)行的請(qǐng)示。正文分三部分。第一部分交代了請(qǐng)示的背景；第二部分寫(xiě)請(qǐng)示事項(xiàng)，從三個(gè)方面提出安排意見(jiàn)，簡(jiǎn)潔明了，針對(duì)性強(qiáng)。第三部分是正文結(jié)尾，提出請(qǐng)求結(jié)語(yǔ)。

（1）請(qǐng)示的寫(xiě)作要求

第一，要堅(jiān)持“一事一請(qǐng)示”的原則。

第二，不搞多頭請(qǐng)示。

第三，請(qǐng)示理由要充分有力，具有說(shuō)明力，引起上級(jí)重視，促使問(wèn)題及時(shí)解決。

第四，要注意行文的語(yǔ)氣，選項(xiàng)用詞語(yǔ)要分寸得當(dāng)，象“如問(wèn)題得不到及時(shí)解決，其后果我單位概不負(fù)責(zé)”之類的語(yǔ)句，決不能寫(xiě)入請(qǐng)示中。

（2）請(qǐng)示與報(bào)告的區(qū)別

A、請(qǐng)示用于向上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)求指導(dǎo)、批準(zhǔn)，上級(jí)接文后一定要給予批復(fù)；報(bào)告則用于向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)工作，反映情況、提出建議，供上級(jí)了解情況。為上級(jí)提供信息和經(jīng)驗(yàn)，上級(jí)機(jī)關(guān)接文后，不一定給予批復(fù)。

B、請(qǐng)示內(nèi)容具體單一，要求一文一事，必須提出明確的請(qǐng)求事項(xiàng)。報(bào)告內(nèi)容較廣泛，可一文一事，也可反映多方面情況，但不能在報(bào)告中寫(xiě)入請(qǐng)示事項(xiàng)，也不能請(qǐng)求上級(jí)批復(fù)。請(qǐng)示起因、事項(xiàng)和結(jié)語(yǔ)缺一不可；報(bào)告行文較長(zhǎng)，結(jié)構(gòu)安排不拘一格，因文而異。

C、請(qǐng)示涉及事項(xiàng)是沒(méi)有進(jìn)行的，等上級(jí)批復(fù)后才能處理，必須事前行文，不能先斬后奏；報(bào)告涉及事項(xiàng)大卻已過(guò)去或正在進(jìn)行中，可以事后行文，也可以事中行文。請(qǐng)求時(shí)間性要求強(qiáng)，報(bào)告時(shí)間性要求一般較差。

D、批準(zhǔn)性請(qǐng)示，上級(jí)未作出答復(fù)前，成文單位無(wú)權(quán)安排和辦理；批轉(zhuǎn)性報(bào)告在上級(jí)未作答復(fù)前，成文單位即可進(jìn)行安排和部署。

3、通知

是發(fā)布行政法規(guī)和規(guī)章，轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)機(jī)關(guān)、同級(jí)機(jī)關(guān)和不相隸屬機(jī)關(guān)的公文，批轉(zhuǎn)下級(jí)機(jī)關(guān)的公文，要求下級(jí)機(jī)關(guān)辦理和需要周知或共同執(zhí)行的公文。

通知的特點(diǎn)：

（1）使用范圍廣。使用的單位多，無(wú)論哪一級(jí)行政機(jī)關(guān)都可以用，不受級(jí)別限制。如下達(dá)指標(biāo)、部署工作、告知事項(xiàng)、聯(lián)合舉辦活動(dòng)、轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)、同級(jí)、下級(jí)機(jī)關(guān)的公文、，召集會(huì)議等，均可使用“通知”。

（2）使用頻率高。約占各級(jí)行政機(jī)關(guān)收發(fā)文件總量的一半以上。因?yàn)椤巴ㄖ边m用范圍寬，行文簡(jiǎn)便，寫(xiě)法多樣。

（3）種類多。按形成情況劃分有：聯(lián)合通知、緊急通知、補(bǔ)充通知；按行文關(guān)系劃分有：下行文通知、平行文通知；按內(nèi)容性質(zhì)劃分有：發(fā)布性通知、告知性通知、會(huì)議通知、轉(zhuǎn)發(fā)轉(zhuǎn)批通知。

通知的寫(xiě)法：

發(fā)出通知的目的，在于告知對(duì)方有關(guān)的事項(xiàng)和本機(jī)關(guān)的意見(jiàn)，所以通知必須注意把問(wèn)題寫(xiě)清楚。如，發(fā)文的依據(jù)是什么，要求對(duì)方在什么時(shí)間執(zhí)行什么任務(wù)或協(xié)助完成什么工作，有什么具體要求等。再如，召開(kāi)會(huì)議的通知，要寫(xiě)明時(shí)間、地點(diǎn)、什么會(huì)議、會(huì)期幾天、中心討論什么問(wèn)題，要求什么人參加，分配名額、報(bào)到日期、準(zhǔn)備什么材料等。

4、函

是相互商洽工作、詢問(wèn)和答復(fù)問(wèn)題，向有關(guān)主管部門(mén)請(qǐng)求批準(zhǔn)等事項(xiàng)的公文。

函的特點(diǎn)：

（1）行文關(guān)系多樣?？捎糜谏闲小⑵叫?、下行文和不相隸屬機(jī)關(guān)。無(wú)論哪一級(jí)國(guó)家行政機(jī)關(guān)都可使用，這一點(diǎn)是其它種類的公文無(wú)法與之相比。

（2）使用范圍廣泛。除可以代行指示、請(qǐng)示、報(bào)告、批復(fù)等職能外，還有獨(dú)特的相互商洽工作、詢問(wèn)等功能。

（3）寫(xiě)法靈活簡(jiǎn)便。內(nèi)容可一個(gè)問(wèn)題或一件事，開(kāi)門(mén)見(jiàn)山直接入題。

函的種類：函的寫(xiě)作要求：（4）關(guān)系要擺正

5、計(jì)劃

為實(shí)現(xiàn)一定時(shí)期的目標(biāo)決策，制訂總體和階段的任務(wù)及實(shí)施的方法、步驟和措施的過(guò)程及其書(shū)面表達(dá)的形式。（在一定時(shí)期里要做什么，怎么做，達(dá)到什么標(biāo)準(zhǔn)和程度）

計(jì)劃的特點(diǎn)

（1）預(yù)想性?？茖W(xué)的預(yù)見(jiàn)、預(yù)想性安排。設(shè)有預(yù)想就沒(méi)有計(jì)劃；是希望實(shí)現(xiàn)而尚未實(shí)現(xiàn)的。

（2）可行性。措施辦法必須切實(shí)可行，指標(biāo)經(jīng)過(guò)努力可以達(dá)到的。沒(méi)有可行性，就不能稱為計(jì)劃。

（3）約束性。計(jì)劃一旦通過(guò)、下達(dá)，就要遵照?qǐng)?zhí)行。

計(jì)劃的寫(xiě)作要求：

（1）方針政策性。體現(xiàn)黨的方針政策，哪些該做，哪些不該做。

（2）要有全局觀念。從整體利益出發(fā)，服從大局，整體弊多，失去存在價(jià)值。

（3）要走群眾路線。集思廣益，內(nèi)容反復(fù)討論、修改、切實(shí)可行。

（4）規(guī)定要明確具體。目標(biāo)明確、措施具體，但不可過(guò)于具體，束縛創(chuàng)造性。

計(jì)劃的三要素：

（1）制訂計(jì)劃的依據(jù)，計(jì)劃本身成立的前提。

（2）制定計(jì)劃的目標(biāo)，達(dá)到要求和標(biāo)準(zhǔn)。

（3）實(shí)施計(jì)劃的細(xì)則，主要是步驟與措施。步驟：達(dá)到目標(biāo)完成任務(wù)幾步走，先做什么，后做什么，何時(shí)完成；措施：什么手段，動(dòng)員哪些力量，創(chuàng)造什么條件，克服哪些困難，如何分工協(xié)作等，必要時(shí)還要明確獎(jiǎng)懲規(guī)定。步驟和措施是實(shí)現(xiàn)目標(biāo)的保證，是計(jì)劃的主要篇幅。

計(jì)劃的寫(xiě)法沒(méi)有固定不變的，但任何計(jì)劃都有標(biāo)題和正文兩部分。

6、總結(jié)

對(duì)規(guī)定時(shí)限內(nèi)的某項(xiàng)工作或任務(wù)加以回顧、分析、研究，從中找出經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)，形成文字，就是總結(jié)。（對(duì)實(shí)踐的認(rèn)識(shí)，是由感性認(rèn)識(shí)上升到理性認(rèn)識(shí)的過(guò)程）（在一定時(shí)期里做了什么，怎么做的，達(dá)到了什么標(biāo)準(zhǔn)和程度）

（1）總結(jié)的作用和種類

一是總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，發(fā)揚(yáng)成績(jī)；二是反思過(guò)去，展望未來(lái)；三是互通情報(bào)，共同提高。種類很多，一般按內(nèi)容分，有綜合性總結(jié)、專題性總結(jié)。

（2）總結(jié)的特點(diǎn)：目的性、客觀性、理論性

（3）總結(jié)的一般寫(xiě)法成文階段：1）標(biāo)題：陳述式，一般由“單位名稱、時(shí)間、事由和文種”四部分構(gòu)成，大部分用于工作總結(jié)，如《山東鋁業(yè)公司紀(jì)委2005年工作總結(jié)》。論斷式，較鮮明地表現(xiàn)主題，大部分用于專題總結(jié)，如《醫(yī)療制度改革深入人心——山鋁醫(yī)院2005年醫(yī)療制度改革工作總結(jié)》。概括式，類似一般文章的寫(xiě)法，用于經(jīng)驗(yàn)總結(jié)，如《完善經(jīng)濟(jì)責(zé)任制，深化企業(yè)改革》，常由上一級(jí)機(jī)關(guān)作出。

2）正文：由前言、主體、結(jié)尾三部分組成。前言，概述情況，交待背景，讓人有個(gè)大體印象，為主體作為輔墊。主體，這是正文的重點(diǎn)，總結(jié)成績(jī)和經(jīng)驗(yàn)，指出問(wèn)題和教訓(xùn)，提出改進(jìn)工作意見(jiàn)三部分。常用結(jié)構(gòu)有：慣用式，按“情況—成績(jī)—經(jīng)驗(yàn)—問(wèn)題—意見(jiàn)”順序敘述，適用于大型的綜合性總結(jié)。條文式，將總結(jié)內(nèi)容按性質(zhì)和主次輕重逐條排列，分別使用“一、二、三……”等序號(hào)，往往在同一條里，把成績(jī)經(jīng)驗(yàn)、方法措施、問(wèn)題教訓(xùn)溶為一體闡述。標(biāo)題式，正文分若干大段分別列出小標(biāo)題。適用于經(jīng)驗(yàn)性總結(jié)。階段式，把工作過(guò)程分成幾個(gè)階段，分別說(shuō)明每個(gè)階段的成績(jī)、經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)。貫通式，圍繞主題，總結(jié)事態(tài)發(fā)展全過(guò)程，文字前后貫通，一氣呵成。按時(shí)間或事物發(fā)展順序敘寫(xiě)。

3）結(jié)尾：概括全文主要內(nèi)容，實(shí)事求是，有針對(duì)性，同時(shí)給人以鼓舞和力量。簡(jiǎn)短、有力和自然。

4）總結(jié)的基本要求：態(tài)度端正、抓住重點(diǎn)、寫(xiě)出特色，一分為二，實(shí)事求是；條理清楚、用語(yǔ)準(zhǔn)確。忌空泛、忌籠統(tǒng)（也許、大概、差不多、少數(shù)、大體上）要少用、選用。忌夸張、忌虛假。

5）計(jì)劃和總結(jié)的關(guān)系

計(jì)劃是工作開(kāi)始前對(duì)所要做的工作的打算，總結(jié)是工作結(jié)束后對(duì)計(jì)劃完成情況的鑒定。

7、調(diào)查報(bào)告

是對(duì)某一問(wèn)題或事件調(diào)查后，將所得的材料和結(jié)論加以整理而寫(xiě)成的書(shū)面報(bào)告。一般在標(biāo)題下寫(xiě)有“調(diào)查報(bào)告”等字樣。

（1）調(diào)查報(bào)告的作用

第一，制定方針政策的重要依據(jù)；第二，扶植新生事物，傳播典型經(jīng)驗(yàn)；第三，揭露事實(shí)真相，回答社會(huì)問(wèn)題；第四，克服官僚主義，培養(yǎng)求實(shí)精神。

調(diào)查報(bào)告按調(diào)查的范圍、內(nèi)容分為兩類：綜合性調(diào)查報(bào)告、專題性調(diào)查報(bào)告。

（2）調(diào)查報(bào)告的特點(diǎn)

1）明確的目的性、強(qiáng)烈的針對(duì)性；2）尊重客觀實(shí)事，憑借事實(shí)說(shuō)話；3）揭示事物的本質(zhì)和規(guī)律；4）體現(xiàn)時(shí)代精神，有較強(qiáng)的時(shí)間性。

（3）調(diào)查報(bào)告一般寫(xiě)法

1）擬定寫(xiě)作提綱，根據(jù)確定的主題擬提綱?；窘Y(jié)構(gòu)內(nèi)容是：一要寫(xiě)出主題，就是調(diào)查的結(jié)論；二要暫定一個(gè)標(biāo)題，是主題的重要表現(xiàn)；三要根據(jù)主題的要求對(duì)文章整結(jié)構(gòu)進(jìn)行安排，即開(kāi)頭寫(xiě)什么、中間寫(xiě)什么，結(jié)尾寫(xiě)什么。此時(shí)，把選定的材料分類，認(rèn)真精選，使之進(jìn)入文章中。擬提綱不可隨意性，必須從宏觀處著想，從微觀處入手使調(diào)查報(bào)告能如實(shí)反映客觀事物的本來(lái)面目。文字量少的可粗略些，只列主題、標(biāo)題，每一層次的主要問(wèn)題即可。

2）一般寫(xiě)作方法。標(biāo)題、正文（前言、主體、結(jié)尾三部分）

前言部分，簡(jiǎn)要敘述問(wèn)題的提出，即為什么對(duì)這個(gè)問(wèn)題進(jìn)行調(diào)查；調(diào)查的時(shí)間、地點(diǎn)、對(duì)象、范圍、經(jīng)過(guò)以及采用什么方法等；介紹調(diào)查對(duì)象的基本情況，歷史背景；調(diào)查后的結(jié)論等。

主體部分，主要寫(xiě)事實(shí)真相、收獲、經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)。主要用大量的事實(shí)材料對(duì)調(diào)查人、事件、問(wèn)題作具體說(shuō)明。要寫(xiě)出指導(dǎo)思想、具體做法、困難障礙以及解決辦法、獲得的效益、影響和意義等。

（4）調(diào)查報(bào)告的寫(xiě)作要求

1）研究理論，熟悉政策2）深入實(shí)際，占有材料

3）整理材料，分析研究4）注意敘述和表達(dá)方法一般用第三人稱的敘述方式。以敘述為主，如實(shí)反映情況，還得有議論，就是要有觀點(diǎn)。語(yǔ)言除具有公文的準(zhǔn)確、通俗、簡(jiǎn)潔等特點(diǎn)外，力求生動(dòng)、活潑，主要是向群眾學(xué)習(xí)和借助某些修辭方法。

8、講話稿

講話稿和發(fā)言稿都屬于會(huì)議文件，是事先經(jīng)過(guò)認(rèn)真思考，精心設(shè)計(jì)而寫(xiě)成的文稿。它的作用是鼓動(dòng)和指導(dǎo)。

講話稿和發(fā)言稿，原則上應(yīng)當(dāng)由本人自己起草，能真實(shí)反映發(fā)言人的意見(jiàn)。有些重要講話，實(shí)際是代表組織，需要先討論或?qū)ｉT(mén)組織人員起草。

起草講話稿，首先要擬一個(gè)提綱。在選擇題目和確定主要內(nèi)容時(shí)，需考慮以下幾個(gè)方面：

一是弄清會(huì)議的性質(zhì)和中心任務(wù)。講話和發(fā)言一定要扣住會(huì)議的中心問(wèn)題，不要不著邊際、無(wú)的放矢，發(fā)表無(wú)關(guān)的議論，浪費(fèi)與會(huì)人的時(shí)間。

二是要考慮講話人出席會(huì)議的身份、職務(wù)，在會(huì)上講什么合適。還要考慮聽(tīng)眾對(duì)象，到會(huì)的是哪些人，需要從會(huì)議中了解和學(xué)習(xí)什么，最關(guān)心什么問(wèn)題，需要得到什么教育和經(jīng)驗(yàn)等。

三是要根據(jù)會(huì)議的中心議題，結(jié)合實(shí)際，有針對(duì)性地提出問(wèn)題和發(fā)表意見(jiàn)，介紹經(jīng)驗(yàn)，提出建議和批評(píng)等。講話和發(fā)言要有內(nèi)容，有份量，有話則長(zhǎng)，無(wú)話則短。

講話稿和發(fā)言稿的寫(xiě)法，沒(méi)有固定格式，比較靈活，每位發(fā)言人都有的風(fēng)格，不必千篇一律。要適當(dāng)口語(yǔ)化，避免使用文言和生僻的字眼。要生動(dòng)活潑、通俗易懂，富有教育意義和說(shuō)服力。

9、會(huì)議紀(jì)要

是傳達(dá)會(huì)議議定事項(xiàng)和主要精神，要求與會(huì)單位共同遵守和執(zhí)行的公文。

特點(diǎn)：具有較強(qiáng)的提要性；具有決議的性質(zhì)，一經(jīng)下發(fā)必須貫徹執(zhí)行，具有存查、備用的作用。

寫(xiě)法有三種：

（1）綜合概述法。把會(huì)議基本情況，討論研究的主要問(wèn)題等綜合在一起，用概括敘述的方法進(jìn)行闡述與說(shuō)明。多用于小型會(huì)議，問(wèn)題單一，篇幅短小。正文的第一部分為會(huì)議概貌，先扼要寫(xiě)出會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、參加人員和中心議題，再交代會(huì)議的主要議程，然后用一過(guò)渡句“現(xiàn)將聯(lián)席會(huì)上議定事項(xiàng)紀(jì)要如下”轉(zhuǎn)換內(nèi)容，領(lǐng)起下文。

（2）歸納分項(xiàng)法。內(nèi)容分門(mén)別類加以整理，歸納成幾個(gè)大的方面或大的問(wèn)題，然后加上標(biāo)號(hào)或小標(biāo)題分成幾項(xiàng)來(lái)寫(xiě)。側(cè)重橫向分析，內(nèi)容多、問(wèn)題談得細(xì)，多用大型會(huì)議。

（3）發(fā)言提要法。把會(huì)上具有典型性、代表性的言論加以整理，提煉出內(nèi)容要點(diǎn)和精神實(shí)質(zhì)，然后按發(fā)言順序或內(nèi)容的類別加以闡述說(shuō)明。這種寫(xiě)法能如實(shí)反映會(huì)議討論的情況和與會(huì)人員的意見(jiàn)，適用于一些座談會(huì)、討論會(huì)和研究會(huì)的紀(jì)要等。

公文知識(shí)與公文寫(xiě)作責(zé)任編輯：飛雪 閱讀：人次

第二篇：公文知識(shí)與寫(xiě)作教案

公文知識(shí)與寫(xiě)作培訓(xùn)教案

第一講 理論篇

一、文書(shū)概念

（一）、公務(wù)文書(shū)

1、通用文書(shū)：①機(jī)關(guān)法定文書(shū)：行政機(jī)關(guān)公文（13種）、黨的機(jī)關(guān)公文（14種）、軍隊(duì)機(jī)關(guān)公文（13種）；②機(jī)關(guān)事務(wù)文書(shū)：規(guī)章、制度、調(diào)查報(bào)告、總結(jié)、計(jì)劃、簡(jiǎn)報(bào)、講話稿、述職報(bào)告等；③機(jī)關(guān)日常應(yīng)用文書(shū)：?jiǎn)⑹?、條據(jù)、書(shū)表等。

2、專用文書(shū):法律、軍事、外交、財(cái)經(jīng)等。

（二）、私人文書(shū)：書(shū)信、日記、回憶錄、讀書(shū)筆記、生平簡(jiǎn)歷等

二、公文類型劃分

（一）、內(nèi)容：行政公文和事務(wù)公文文種；

（二）、行文關(guān)系：上行文、平行文、下行文；

（三）、涉密程度：絕密、機(jī)密、秘密、內(nèi)部；

（四）、文件來(lái)源：外來(lái)文、對(duì)外文、內(nèi)部文件；

（五）、表達(dá)方式：敘述性（簡(jiǎn)報(bào)、通報(bào)、調(diào)查報(bào)告等）、說(shuō)明性（通告、通知等）、議論性（決定、決議）。

第二講 公文寫(xiě)作基礎(chǔ)知識(shí)

一、寫(xiě)作要素

（一）、主題（中心思想）：正確、深刻、新穎、集中。例舉：工作報(bào)告、會(huì)議紀(jì)要；

（二）、材料（血肉）：事實(shí)材料、理論材料、背景材料、數(shù)據(jù)材料；

（三）、結(jié)構(gòu)（骨架）：開(kāi)頭、主體、結(jié)尾；

（四）、語(yǔ)言（修飾）：莊重、嚴(yán)謹(jǐn)、規(guī)范。

二、表達(dá)方式

（一）、敘述：突出重點(diǎn)、概括簡(jiǎn)明、與議論結(jié)合；

（二）、描寫(xiě)：具體實(shí)在、真實(shí)可信。如：通報(bào)；

（三）、議論：一是直接正面闡明觀點(diǎn)，圍繞觀點(diǎn)適當(dāng)展開(kāi)議論，沒(méi)有過(guò)多地論證；二是提出觀點(diǎn)后，用事實(shí)加以說(shuō)明。如：重大決議；

（四）、抒情：講話稿：希望、激勵(lì)、鼓舞；

（五）、說(shuō)明：對(duì)目的、意義、起因、作法、要求、基本情況等做出說(shuō)明。

以上五種表達(dá)方式，在寫(xiě)作中并不是彼此孤立、截然分開(kāi)的，而是常常綜合運(yùn)用，在各種表達(dá)方式的相互聯(lián)系、相互補(bǔ)充、相互交織、相互交叉中，使文章獲得更強(qiáng)烈的藝術(shù)感染力。

第三講 寫(xiě)作篇

一、行政公文寫(xiě)作

（一）、行政公文共13種：

1、上行文：報(bào)告、請(qǐng)求；

2、平行文：通報(bào)、函；

3、下行文：命令（令）、決定、公告、通告、通知、議案、報(bào)告、批復(fù)、意見(jiàn)、會(huì)議紀(jì)要。

（二）、常用行政公文寫(xiě)作

報(bào)告

1、涵義：適應(yīng)于向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)工作、反映情況、答復(fù)上級(jí)機(jī)關(guān)的詢問(wèn)。

2、種類：內(nèi)容分：綜合報(bào)告、專題報(bào)告；目的分：工作報(bào)告、情況報(bào)告、答復(fù)報(bào)告、調(diào)查報(bào)告、總結(jié)報(bào)告。

3、基本結(jié)構(gòu)形式

（1）、標(biāo)題：兩種，一是發(fā)文機(jī)關(guān)名稱+事由+文種，二是事由+文種。特別注意：“申請(qǐng)”與“報(bào)告”不能混用，不能寫(xiě)成“申請(qǐng)報(bào)告”。（2）、主送機(jī)關(guān)：正文前一行，只能主送一個(gè)直接上級(jí)機(jī)關(guān)。

（3）、正文：一是說(shuō)明報(bào)告的緣由。二是報(bào)告的主要內(nèi)容：主要工作進(jìn)展情況，突出重點(diǎn)、抓住核心問(wèn)題，有成績(jī)、有經(jīng)驗(yàn)、有不足、有改進(jìn)。三是結(jié)語(yǔ)：一般使用“特此報(bào)告，請(qǐng)審閱”，“特此報(bào)告”。不能用“以上報(bào)告如無(wú)不妥，請(qǐng)批轉(zhuǎn)……執(zhí)行”。

（4）、成文日期、抄送（原則上不抄送）。

4、正文寫(xiě)作

（1）、工作報(bào)告：①開(kāi)頭部分：概述報(bào)告涉及工作基本情況，包括行文依據(jù)、主要任務(wù)、總體效果，內(nèi)容都點(diǎn)到為止。②主體部分：重點(diǎn)報(bào)告工作進(jìn)展情況和主要成績(jī)，工作中采取的主要措施以及主要的經(jīng)驗(yàn)體會(huì)，存在的不足及解決辦法，提出下一步工作打算。③結(jié)尾部分：常用結(jié)語(yǔ)是“特此報(bào)告，請(qǐng)審閱”、“以上報(bào)告，請(qǐng)審閱”。

（2）、答復(fù)性報(bào)告：①開(kāi)頭部分：簡(jiǎn)要寫(xiě)明答復(fù)的緣由。②主體部分：圍繞詢問(wèn)或批辦意見(jiàn)，簡(jiǎn)要清楚地陳述研究處理意見(jiàn)或結(jié)果，與詢問(wèn)無(wú)關(guān)的問(wèn)題不涉及。③結(jié)尾部分：常用結(jié)語(yǔ)是“特此報(bào)告，請(qǐng)審閱”。

（3）、情況報(bào)告：一是講清情況：直接敘述有關(guān)情況，包括情況發(fā)生的時(shí)間、地點(diǎn)，嚴(yán)重程度、損失情況等。說(shuō)明、此種情況的緊迫性、特殊性、重要性；二是提出處置方法：具體匯報(bào)對(duì)解決問(wèn)題所采取的措施、辦法和步驟。三是結(jié)尾：提出結(jié)論性意見(jiàn)，或使用結(jié)語(yǔ)“特此報(bào)告，評(píng)審閱”。

注：報(bào)告上呈后，上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)或上級(jí)機(jī)關(guān)可以作回復(fù)，也可以不作回復(fù)。

請(qǐng)示

1、涵義：適用于向上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)求指示、批準(zhǔn)。

2、種類：請(qǐng)求指示類的請(qǐng)示、請(qǐng)求批準(zhǔn)類的請(qǐng)示、請(qǐng)求批轉(zhuǎn)類的請(qǐng)示。

3、基本結(jié)構(gòu)形式

（1）、標(biāo)題：兩種，一是發(fā)文機(jī)關(guān)+事由+文種；二是事由+文種。特別注意：“請(qǐng)示”與“報(bào)告”不能混用，不能把請(qǐng)示寫(xiě)成報(bào)告，也不能寫(xiě)“請(qǐng)示報(bào)告”。

（2）、主送機(jī)關(guān)：只能寫(xiě)一個(gè)主管的上級(jí)機(jī)關(guān)（隸屬關(guān)系）的名稱。受雙重領(lǐng)導(dǎo)的機(jī)關(guān)向上級(jí)請(qǐng)示，應(yīng)根據(jù)請(qǐng)示內(nèi)容，主送其中一個(gè)答復(fù)請(qǐng)示的機(jī)關(guān)，抄送另一個(gè)上級(jí)機(jī)關(guān)。

（3）、正文：一是說(shuō)明請(qǐng)示原因。常用“為此，特請(qǐng)示如下”，或“現(xiàn)將有關(guān)事項(xiàng)請(qǐng)示如下”，或“現(xiàn)提出以下請(qǐng)示意見(jiàn)”，或“擬……”等作過(guò)渡句，引出正文的主體部分。二是提出請(qǐng)求示事項(xiàng)。重點(diǎn)在于對(duì)解決有關(guān)問(wèn)題提出具體建議或意見(jiàn)，以及對(duì)具體要求的說(shuō)明，有時(shí)還需要提出解決問(wèn)題的初步方案，供上級(jí)機(jī)關(guān)定奪。若有可供選擇的多個(gè)方案或建議則需提出本機(jī)關(guān)的傾向性意見(jiàn)。

（4）、結(jié)尾用語(yǔ)：請(qǐng)示要用簡(jiǎn)短的語(yǔ)言，明確提出請(qǐng)上級(jí)指示、批準(zhǔn)、批轉(zhuǎn)的肯定要求。注意采用征詢、請(qǐng)求和謙和的語(yǔ)氣，使用期請(qǐng)的語(yǔ)言，通常以“以上意見(jiàn)妥否，請(qǐng)批示”、“以上請(qǐng)示如無(wú)不妥，請(qǐng)批準(zhǔn)”、“特此請(qǐng)示，請(qǐng)予審批”，“以上請(qǐng)示如無(wú)不妥，請(qǐng)批轉(zhuǎn)各有關(guān)單位執(zhí)行”等慣用結(jié)語(yǔ)表達(dá)行文要求。切忌使用強(qiáng)硬、強(qiáng)人所難的語(yǔ)言。（4）、成文日期、抄送。

4、正文寫(xiě)作

（1）請(qǐng)求指示類的請(qǐng)示：工作中遇到具體問(wèn)題需要解決，但是沒(méi)有相關(guān)政策依據(jù)，也無(wú)先例可以遵循，為了妥善解決問(wèn)題而請(qǐng)示怎樣做。

（2）請(qǐng)求批準(zhǔn)類的請(qǐng)示：在機(jī)構(gòu)、人事、財(cái)務(wù)、重要事件或重要人物的正理問(wèn)題上，請(qǐng)上級(jí)機(jī)關(guān)進(jìn)行審核批準(zhǔn)即“請(qǐng)求這樣做”。文中要提出具體意見(jiàn)和提供有關(guān)事項(xiàng)的完備材料，以便上級(jí)機(jī)關(guān)審核批準(zhǔn)或了解有關(guān)情況。

（3）請(qǐng)求批轉(zhuǎn)類的請(qǐng)示：針對(duì)本機(jī)關(guān)得出的涉及重大事項(xiàng)的解決方案、工作部署性意見(jiàn)，或擬訂的重要規(guī)章制度，請(qǐng)求上級(jí)機(jī)關(guān)批轉(zhuǎn)在相關(guān)機(jī)關(guān)或部門(mén)范圍內(nèi)執(zhí)行，即“請(qǐng)求讓同級(jí)機(jī)關(guān)或部門(mén)這樣做”。

報(bào)告與請(qǐng)示的區(qū)別

1、行文目的不同：報(bào)告是為了向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)工作、反映情況，是一種陳述性的文種，旨在主上級(jí)機(jī)關(guān)了解有關(guān)情況。請(qǐng)示是為了請(qǐng)求上級(jí)機(jī)關(guān)的指示和批準(zhǔn)，要求上級(jí)機(jī)關(guān)給予答復(fù)。

2、行文時(shí)間不同：報(bào)告可以是事中，也可以是事后行文。請(qǐng)示必須在事前行文，不能“先斬后奏”。

3、內(nèi)容要求不同：報(bào)告的內(nèi)容可以具有綜合性特點(diǎn)，可以同時(shí)反映多方面的情況和問(wèn)題。請(qǐng)示的內(nèi)容單純，必須執(zhí)行一文一事的原則。

4、處理結(jié)果不同：報(bào)告行文后不需要上級(jí)機(jī)關(guān)回復(fù)。請(qǐng)示行文后，要求上級(jí)機(jī)關(guān)必須給予答復(fù),上級(jí)機(jī)關(guān)同意與不同意都應(yīng)答復(fù)。

決定

1、涵義：對(duì)重要事項(xiàng)或者重大行動(dòng)做出安排，獎(jiǎng)懲有關(guān)單位及人員，變更或者撤銷下級(jí)機(jī)關(guān)不適當(dāng)?shù)臎Q定事項(xiàng)。

2、種類：（1）、法規(guī)性決定

（2）、指揮性決定：是對(duì)重要事項(xiàng)和重大行動(dòng)做出部署，其中提出的行動(dòng)原則、重點(diǎn)、措施、步驟等等，具有極強(qiáng)的指揮作用，要以此為指針進(jìn)行貫徹。

（3）、知照性決定：是讓人們對(duì)一些重要事項(xiàng)或情況有所了解，機(jī)構(gòu)的變動(dòng)、人員的調(diào)整、會(huì)議的召開(kāi)、采取的有關(guān)措施等等，并不要求下級(jí)機(jī)關(guān)或有關(guān)人員做什么事情。

（4）、獎(jiǎng)懲性決定：用于表彰有重大貢獻(xiàn)、做出突出成績(jī)的先進(jìn)人物或?qū)Ψ赣兄卮箦e(cuò)誤的人給予懲處。

通知

1、涵義：批轉(zhuǎn)下級(jí)機(jī)關(guān)的公文，轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)機(jī)關(guān)和不相隸屬機(jī)關(guān)的公文，傳達(dá)要求下級(jí)機(jī)關(guān)辦理和需要有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項(xiàng)，任免人員。通知的應(yīng)用范圍最為廣泛,使用頻率最高。

2、種類（1）、指示性通知：用于結(jié)合實(shí)際情況傳達(dá)上級(jí)指示、布置工作、制定政策，供下級(jí)辦理或其他單位共同執(zhí)行。如節(jié)假日放假的通知。（2）、規(guī)定性通知：用于針對(duì)某些工作或行為出臺(tái)明確規(guī)范，在具體工作上提出明確要求。

（3）、事務(wù)性通知：用于要求下級(jí)單位辦理的一般事項(xiàng)或臨時(shí)性公務(wù)。

（4）、會(huì)議通知：內(nèi)容應(yīng)當(dāng)包括會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、參加人、會(huì)議議題或主要內(nèi)容、注意事項(xiàng)等要素。必要是，要說(shuō)明會(huì)議指導(dǎo)思想、會(huì)議目的、報(bào)到時(shí)間與地點(diǎn)、會(huì)期、聯(lián)系方式、留宿安排、交通、回執(zhí)等相關(guān)事宜。會(huì)議通知最為常用。

（5）、批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)、發(fā)布性通知：主要用于上級(jí)根據(jù)工作需要和本級(jí)的職權(quán)范圍批轉(zhuǎn)下級(jí)機(jī)關(guān)的公文。被批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)、或發(fā)布的公文形式上成為通知的附件，而實(shí)際上往往成為該通知的主要內(nèi)容。（6）、知照性通知：要求有關(guān)單位周知一般事項(xiàng)，以便公務(wù)聯(lián)絡(luò)或信息溝通。如：停電停水通知。

（7）、任免通知。

通報(bào)

1、涵義：適用于表彰先進(jìn)、批評(píng)錯(cuò)誤，傳達(dá)重要精神或情況。屬于下行文。

2、分類：

（1）、表彰性通報(bào)：用于表彰突發(fā)性事件中的好人好事，也適用于確認(rèn)和公布先進(jìn)集體、先進(jìn)個(gè)人的表彰結(jié)果，介紹先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)，樹(shù)立先進(jìn)典型，旨在宣傳先進(jìn)思想和事跡，鼓勵(lì)和號(hào)召大家學(xué)習(xí)先進(jìn)，做好工作。

（2）、批評(píng)性通報(bào)：用于批評(píng)錯(cuò)誤，教育群眾引以為戒，防止類似問(wèn)題發(fā)生的通報(bào)。（3）、情況通報(bào)：主要運(yùn)用通報(bào)對(duì)一定時(shí)期或某方面的主要工作任務(wù)的進(jìn)展情況及時(shí)溝通交流信息，引起廣泛的重視，統(tǒng)一思想認(rèn)識(shí)和行動(dòng)，共同完成任務(wù)，同時(shí)也為領(lǐng)導(dǎo)決策提供重要情況。

3、結(jié)構(gòu)：

（1）標(biāo)題：一般由發(fā)文機(jī)關(guān)+事由+文種組成。其中，特別要準(zhǔn)確揭示事實(shí)的性質(zhì)。撰寫(xiě)褒獎(jiǎng)性通報(bào)，常常用“表彰”或“授予××××稱號(hào)等一類的詞語(yǔ)表明發(fā)文機(jī)關(guān)的傾向與立場(chǎng)。批評(píng)性通報(bào)，常常用“給 予××××處分”等。

（2）正文：不同類別的通報(bào)具有不同的寫(xiě)法。但是都不開(kāi)敘述事實(shí)、評(píng)價(jià)分析、說(shuō)明處理決定或方法的基本部分。

情況通報(bào)：正文多為三個(gè)部分：

一、概述通報(bào)的是什么情況是在什么時(shí)間空間范圍內(nèi)的情況，以及情況的來(lái)源；

二、把情況本身的來(lái)龍去脈、前因后果等闡述清楚，可以分條列項(xiàng)地說(shuō)明；

三、寫(xiě)明上級(jí)機(jī)關(guān)的指示性意見(jiàn)，提出下級(jí)機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)注意的問(wèn)題。撰寫(xiě)情況通報(bào)，要注意有情況、有問(wèn)題、有分析、有結(jié)果，能夠起到溝通認(rèn)識(shí)、交流信息、督促后進(jìn)、激勵(lì)先進(jìn)，推動(dòng)全盤(pán)工作的作用。例舉：事故通報(bào)。

函

1、涵義：適用于不相隸屬機(jī)關(guān)之間商洽工作，詢問(wèn)和答復(fù)問(wèn)題，請(qǐng)求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項(xiàng)。

2、種類

（1）、請(qǐng)求函：旨在向職能部門(mén)請(qǐng)求批準(zhǔn)。亦指解決的問(wèn)題涉及同級(jí)部門(mén)職能部門(mén)的職權(quán)范圍，必須請(qǐng)求它們批準(zhǔn)才行，應(yīng)當(dāng)使用“函”請(qǐng)求批準(zhǔn)，而不能使用“請(qǐng)示”；如各部門(mén)（車間）缺員向人力資源部請(qǐng)求補(bǔ)員、車間向企管部請(qǐng)求基建改造等。只有下級(jí)機(jī)關(guān)向上級(jí)請(qǐng)求批準(zhǔn)時(shí)才能使用“請(qǐng)示”行文；如各部門(mén)（車間）向公司（一般交辦公室）或分管領(lǐng)導(dǎo)請(qǐng)求解決問(wèn)題。原則上有“請(qǐng)求函”，必有“復(fù)函”。

（2）、批準(zhǔn)函：用于批準(zhǔn)有關(guān)機(jī)關(guān)的請(qǐng)求事項(xiàng)。（3）、商洽函：旨在對(duì)方機(jī)關(guān)商洽有關(guān)事情,請(qǐng)求予以協(xié)助解決某個(gè)問(wèn)題。

（4）、詢問(wèn)函：即向?qū)Ψ皆儐?wèn)了解有關(guān)事項(xiàng)，上下級(jí)機(jī)關(guān)、平行機(jī)關(guān)、無(wú)隸屬關(guān)系的機(jī)關(guān)之間都可以使用。

（5）、答復(fù)函：答復(fù)對(duì)方詢問(wèn)和商洽之事。（6）、告知函：向?qū)Ψ礁嬷嘘P(guān)事項(xiàng)，以求得對(duì)方的協(xié)助配合。

3、結(jié)構(gòu)：重點(diǎn)正文

（1）、主動(dòng)發(fā)函（請(qǐng)求函、商洽函、詢問(wèn)函、告知函）一般首先說(shuō)明發(fā)函的原因、理由、根據(jù)；詢問(wèn)什么問(wèn)題，告知哪些情況等，請(qǐng)求批準(zhǔn)什么事項(xiàng)等；要寫(xiě)得清楚、明白、誠(chéng)懇，以取得對(duì)方的理解和支持。商洽和請(qǐng)求事項(xiàng)，應(yīng)當(dāng)說(shuō)明本單位的意見(jiàn)。結(jié)語(yǔ)：“請(qǐng)即函復(fù)”、“特此函告”、“請(qǐng)大力支持并研復(fù)為盼”、“盼復(fù)”等。

（2）、復(fù)函（答復(fù)函和批準(zhǔn)函）首先要針對(duì)來(lái)函表示收悉，如“貴局（部）××年××月××日《關(guān)于××××的函》收悉”，這是復(fù)函慣用的開(kāi)頭引語(yǔ)。然后，針對(duì)來(lái)函請(qǐng)求、商洽、詢問(wèn)的有關(guān)事項(xiàng)，明確答復(fù)或表態(tài)。結(jié)語(yǔ)：“特此函告“、“特此函復(fù)”、“此復(fù)”等。

會(huì)議紀(jì)要

1、涵義：適用于記載、傳達(dá)會(huì)議情況和議定事項(xiàng)，是貫徹落實(shí)會(huì)議精神、指導(dǎo)工作、解決問(wèn)題、交流經(jīng)驗(yàn)的重要工具，是傳達(dá)會(huì)議信息的主要媒介之一。是國(guó)家法定公文，具有現(xiàn)行執(zhí)行效用和很強(qiáng)的約束力，與會(huì)議記錄不同。

2、種類（1）、決議性會(huì)議紀(jì)要：主要記載和反映領(lǐng)導(dǎo)層做出的重要決策事項(xiàng)，作為傳達(dá)和部署工作的重要依據(jù)，對(duì)今后的工作具有直接的指導(dǎo)作用。常用于領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)辦公會(huì)，如總經(jīng)理辦公會(huì)。

（2）、協(xié)議性會(huì)議紀(jì)要：主要記載雙邊或多邊會(huì)議有關(guān)內(nèi)容及其達(dá)成的協(xié)議情況，以便作為會(huì)后執(zhí)行公務(wù)和履行職責(zé)的依據(jù)，對(duì)協(xié)議各方今后的工作具有約束作用。常用于領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)主持召開(kāi)的多部門(mén)協(xié)調(diào)會(huì)或不同單位共同召開(kāi)的聯(lián)席會(huì)。

（3）、研討性會(huì)議紀(jì)要：主要記載和反映經(jīng)驗(yàn)交流會(huì)議、專業(yè)會(huì)議或?qū)W術(shù)性會(huì)議的研討情況，各抒己見(jiàn)，不需做出決議，不必統(tǒng)一意見(jiàn)，旨在闡明各方的主要觀點(diǎn)、意見(jiàn)或情況即可。主要用于專業(yè)會(huì)議或?qū)W術(shù)研討會(huì)。

3、格式：分為版頭、主體和文尾三部分。（1）、版頭：一種是專門(mén)設(shè)計(jì)的紀(jì)要版頭，主要用于定期召開(kāi)的辦公會(huì)議，由紀(jì)要名稱、紀(jì)要編號(hào)、編4 制單位、編制日期；另一種是依照下行文格式設(shè)計(jì)的版頭。

（2）、主體：分為有正文而無(wú)標(biāo)題（專門(mén)格式版頭）“和標(biāo)題+正文”（下行文格式版頭）兩種。（3）、文尾：與一般公文格式基本相同，主要由主題詞、發(fā)送范圍、印發(fā)日期、印數(shù)等部分構(gòu)成。

4、主體寫(xiě)作要求

（1）、會(huì)議基本情況即開(kāi)頭部分：采用分條列項(xiàng)式和概述式兩種形式，包括會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、參加人、列席人、會(huì)議議程、主持人等。舉例說(shuō)明……

（2）、會(huì)議主要精神即核心部分：既是對(duì)會(huì)議基本精神和議定事項(xiàng)的系統(tǒng)整理和集中反映，也是要求與會(huì)單位或有關(guān)方面貫徹落實(shí)會(huì)議精神的法定依據(jù)。對(duì)會(huì)議基本精神的介紹，實(shí)際上是在轉(zhuǎn)述會(huì)議取得的共識(shí)，多數(shù)用“與會(huì)代表一致認(rèn)為……”、“會(huì)議指出……”、“會(huì)議決定……”、“會(huì)議希望……”等，必須忠實(shí)于會(huì)議實(shí)際和精神實(shí)質(zhì)，不能將執(zhí)筆者個(gè)人見(jiàn)解摻雜進(jìn)去，不可隨意增減、借題發(fā)揮；應(yīng)在會(huì)議紀(jì)錄的基礎(chǔ)上提煉和概括。

5、主體的表達(dá)方式

（1）、條款式：將會(huì)議研究決定的事項(xiàng)用條款方式簡(jiǎn)要說(shuō)明，適合于部署工作的會(huì)議或辦公會(huì)議或工作協(xié)調(diào)會(huì)。重要用于決議性、協(xié)議性會(huì)議。（2）、概述式：有些會(huì)議研究的問(wèn)題比較集中單一，可把討論的意見(jiàn)概括成幾個(gè)方面或幾層意思，依次闡述。

（3）、歸納分類式：將多、廣會(huì)議內(nèi)容分類整理，分別列序號(hào)來(lái)敘述。

（4）、發(fā)言記錄式：重點(diǎn)針對(duì)學(xué)術(shù)會(huì)、討論會(huì)，內(nèi)容單一，可按與會(huì)人員發(fā)言摘要整理、提煉、概括。

二、事務(wù)性公文寫(xiě)作

（一）、種類（六大類）：報(bào)告類（調(diào)查報(bào)告、簡(jiǎn)報(bào)），總結(jié)類（總結(jié)、會(huì)議記錄、大事記），計(jì)劃類（計(jì)劃、規(guī)劃、方案），規(guī)約類（章程、條例、規(guī)定、辦法），講話類（報(bào)告稿、演講稿、開(kāi)幕詞、閉幕詞），書(shū)信類（證明、介紹信、感謝信、表?yè)P(yáng)信）。

（二）、常用事務(wù)性公文寫(xiě)作

1、調(diào)查報(bào)告

（1）、涵義：針對(duì)現(xiàn)實(shí)中出現(xiàn)的較重大的問(wèn)題，為了解情況，澄清事實(shí)、制定解決問(wèn)題的政策措施，發(fā)現(xiàn)和總結(jié)典型經(jīng)驗(yàn)，有目的地指定專人或派出調(diào)查小組，深入實(shí)際進(jìn)行調(diào)查研究后寫(xiě)成的書(shū)面報(bào)告。

（2）、種類：典型經(jīng)驗(yàn)調(diào)查報(bào)告、揭露問(wèn)題的調(diào)查報(bào)告、社會(huì)基本情況調(diào)查報(bào)告。

（3）、格式：包括標(biāo)題、正文、落款、成文日期等基本構(gòu)成部分。

標(biāo)題：多數(shù)由“事由+文種”的形式組成，如《關(guān)于××公司科技興企的調(diào)查報(bào)告》；正副式標(biāo)題，如《科技與農(nóng)村經(jīng)濟(jì)結(jié)合的成功之路——星火科技調(diào)查報(bào)告》；設(shè)問(wèn)式標(biāo)題；揭示主題式標(biāo)題。正文：

前言部分（按語(yǔ)）：以簡(jiǎn)要文字交代調(diào)研的目的、時(shí)間、地點(diǎn)、調(diào)查對(duì)象或范圍、調(diào)查方式。主體部分：主體內(nèi)容由調(diào)查情況和研究結(jié)果兩部分組成。調(diào)查報(bào)告情況旨在說(shuō)明調(diào)查對(duì)象的基本狀況，；研究結(jié)果則重點(diǎn)反映對(duì)調(diào)查對(duì)象有關(guān)經(jīng)驗(yàn)得失的分析，找出規(guī)律性認(rèn)識(shí)，提出解決問(wèn)題的對(duì)策、方法、措施等。調(diào)查情況的必須客觀如實(shí)，做到“文中無(wú)我”；研究結(jié)果的表達(dá)必須有思考、主見(jiàn)，做到“文中有我”應(yīng)當(dāng)在對(duì)調(diào)查對(duì)象有了全面細(xì)致和了解和透徹分析的基礎(chǔ)上，進(jìn)行合概括。

落款：署調(diào)查單位、調(diào)查小組名稱或執(zhí)筆人姓名均可，以示負(fù)責(zé)。

2、簡(jiǎn)報(bào)

（1）、涵義：是各單位簡(jiǎn)要報(bào)道工作情況、交流重要信息的常有事務(wù)文書(shū)。（2）、特點(diǎn)：簡(jiǎn)明（篇幅簡(jiǎn)短、言簡(jiǎn)意賅）、及時(shí)（發(fā)現(xiàn)快、編寫(xiě)快、印制快、發(fā)送快）、典型（新穎獨(dú)特）、靈活（行文方式多樣、反映情況廣泛。

（3）、種類：工作簡(jiǎn)報(bào)、情況簡(jiǎn)報(bào)、會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)、典型經(jīng)驗(yàn)簡(jiǎn)報(bào)。

（4）結(jié)構(gòu)：報(bào)頭、報(bào)核、報(bào)尾。

（5）標(biāo)題：概括內(nèi)容式、對(duì)仗式如《洪水無(wú)情 人間有愛(ài)》、正副式（6）正文：、按語(yǔ)、導(dǎo)語(yǔ)、主體、結(jié)尾。

3、總結(jié)（1）、涵義：是針對(duì)以往某項(xiàng)工作或某一階段工作的回顧和反思，從而找出經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，得出符合事務(wù)發(fā)展規(guī)律的認(rèn)識(shí)，用以指導(dǎo)今后工作的常用事務(wù)文書(shū)。

（2）、基本結(jié)構(gòu)、寫(xiě)法

標(biāo)題：一種是公文式“單位名稱+時(shí)間+事由+文種”，一種是新聞式正副標(biāo)題。

正文：

前言：即開(kāi)頭部分。用簡(jiǎn)潔的語(yǔ)言概括介紹總結(jié)針對(duì)的時(shí)間、工作情況、基本經(jīng)驗(yàn)以及總結(jié)的范圍和目的——總體情況。

主體：一般包括四個(gè)方面內(nèi)容。一是開(kāi)展工作的基本情況，即所做的工作，采取的措施、辦法，取得的成績(jī)，存在的問(wèn)題等。二是歸納經(jīng)驗(yàn)和體會(huì)，分析取得成績(jī)的主客觀原因，提煉出規(guī)律性的認(rèn)識(shí)。三是找出失誤和教訓(xùn)，分析其產(chǎn)生原因和規(guī)律，提出改進(jìn)意見(jiàn)和途徑。四是明確今后的努力方向，即今后工作中如何發(fā)揚(yáng)成績(jī)，克服缺點(diǎn)，力爭(zhēng)工作再上新臺(tái)階。

落款、成文日期（略）。

（3）、撰寫(xiě)要求：搜集材料、堅(jiān)持實(shí)事求是、突出重點(diǎn)。

4、計(jì)劃（P194）（1）、涵義：是對(duì)未來(lái)一段時(shí)間的工作或即將開(kāi)展的某項(xiàng)活動(dòng)，所作的預(yù)想性部署或安排，并以書(shū)面形式表達(dá)出來(lái)的一種事務(wù)文書(shū)，它是對(duì)日常工作具有指導(dǎo)意義的文件。

（2）、基本結(jié)構(gòu)、寫(xiě)法

標(biāo)題：一般由“單位名稱+時(shí)間+事由+文種”組成。正文：

前言：是計(jì)劃的總綱部分，用簡(jiǎn)明的文字說(shuō)明制定計(jì)劃的指導(dǎo)思想、目的、依據(jù)、計(jì)劃的總目標(biāo)和總?cè)蝿?wù)以及完成計(jì)劃指標(biāo)對(duì)今后工作的影響等。也就是要說(shuō)明“為什么做”、“依據(jù)什么做”和“能否做”。

主體：“三要素”即做什么（目標(biāo)）、怎么做（措施）、何時(shí)做（步驟）。

結(jié)尾：（略）。（3）、落款（略）。

第四講 行政公文格式（GB/T9704-1999國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文格式）

1、眉首部分（文頭）：眉首部分的位置在公文首頁(yè)紅色反線以上。包括秘密等級(jí)、保密期限、緊急程度、發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)、發(fā)文字號(hào)簽發(fā)人五個(gè)內(nèi)容要素。不是所有公文都具備以上五個(gè)要素，但一般應(yīng)具有發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)、發(fā)文字號(hào)。（1）、發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí):即文頭,套紅印制，“單位（全稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱）＋文件”、“單

（2）、發(fā)文字號(hào)：由發(fā)文機(jī)關(guān)代字、發(fā)文年號(hào)、發(fā)文順號(hào)組成。如：峨勝水發(fā)﹝2005﹞1號(hào)。發(fā)文字號(hào)位于紅色反線正上方，距紅色反線4mm，3號(hào)仿宋字

（3）、簽發(fā)人：?jiǎn)挝回?fù)責(zé)人姓名，用于上行文，與發(fā)文字號(hào)平行。發(fā)文字號(hào)居左空1字，簽發(fā)人姓名居右空1字?！昂灠l(fā)人”用3號(hào)仿宋字，后用全角冒號(hào)，冒號(hào)后用3號(hào)楷體字標(biāo)識(shí)簽發(fā)人姓名。

2、主體部分：位于紅色反線以下，主題詞以上的部分。包括標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、附件說(shuō)明、成文日期、印章、附注、附件等八內(nèi)容要素。

（1）、標(biāo)題：規(guī)范由“發(fā)文機(jī)關(guān)＋事由＋文種”組成，也可由“事由＋文種”組成或由“文種”。發(fā)文機(jī)關(guān)一定要用全稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱；事由是對(duì)公文內(nèi)容的高度提煉與概括，做到簡(jiǎn)約而凝煉，清晰而明確，多是在事由前介詞“關(guān)于”二字；文種就是法定公文名稱（如行政公文的13種名稱）。公文標(biāo)題居于紅色反線下空2行，用2號(hào)小標(biāo)宋字。（2）、主送機(jī)關(guān)：指行文對(duì)象、受文單位。注意①用機(jī)關(guān)全稱、規(guī)范簡(jiǎn)稱或統(tǒng)稱。②上行文一般只標(biāo)一個(gè)主送機(jī)關(guān)，報(bào)告可以抄送，請(qǐng)示不可以抄送。③一般不向領(lǐng)導(dǎo)個(gè)人報(bào)送公文，不標(biāo)領(lǐng)導(dǎo)個(gè)人姓名。④下行文如果主送機(jī)關(guān)較多，要依據(jù)級(jí)別，分類依次排列，類與類之間用逗號(hào)，一類之內(nèi)用頓號(hào)，最后一個(gè)主送機(jī)關(guān)末用冒號(hào)。⑤一些使用范圍較廣，有時(shí)也可不標(biāo)明主送機(jī)關(guān)，如“公告”、“通告”、“通知”。⑥主送機(jī)關(guān)位置在公文標(biāo)題下空一行，左頂格書(shū)寫(xiě)、用3號(hào)仿宋字標(biāo)識(shí)。

（3）、正文：要求主題鮮明、觀點(diǎn)正確、條理清楚、語(yǔ)言準(zhǔn)確、簡(jiǎn)練。位于主送機(jī)關(guān)下一行，左空二字開(kāi)始，回行頂格，數(shù)字、年份不能回行。正文采用3號(hào)仿宋字，行距為3號(hào)字高度加3號(hào)字高度7/8倍（306 左右），小標(biāo)題用黑體字，一般每頁(yè)排22行，每行排28個(gè)字。正文具體寫(xiě)法下面講解。

（4）、附件說(shuō)明：正文結(jié)束后，提行左空二字，標(biāo)明“附件”二字，并加冒號(hào)，后寫(xiě)出附件名稱。附件與公文一起裝訂時(shí)，附件左上角第一行頂格標(biāo)識(shí)“附件”有序號(hào)時(shí)標(biāo)識(shí)序號(hào)；附件與公文不能一起裝訂時(shí)，就在附件左上角第一行頂格標(biāo)識(shí)公文的發(fā)文字號(hào)并在其后標(biāo)識(shí)附件（或帶序號(hào)）。（5）、成文日期：?jiǎn)我粰C(jī)關(guān)制發(fā)的公文落款處不署發(fā)文機(jī)關(guān)名稱，只標(biāo)成文日期。成文日期右空4字，用漢字將年、月、日標(biāo)全；零寫(xiě)為“○”。特殊公文成文：會(huì)議紀(jì)要、決議等。印章：?jiǎn)我话l(fā)文加蓋印章應(yīng)在距正文1行之內(nèi)，端正、居中下壓成文日期。當(dāng)印章下弧無(wú)文字時(shí)，采用下套方式，即僅以下弧壓在成文日期上；當(dāng)印章下弧有文字時(shí)，采用中套方式，即印章中心線壓在成文日期上；聯(lián)合行文加蓋印章略。

（6）、特殊情況說(shuō)明：當(dāng)公文排版后所?？瞻滋幉荒苋菹掠≌挛恢脮r(shí)，應(yīng)采取調(diào)行距、字距措施加以解決，務(wù)使印章與正文同處一面，不得采取標(biāo)識(shí)“此頁(yè)無(wú)正文”的方法解決。

（7）、附注：是對(duì)閱讀、傳達(dá)文件的附加說(shuō)明，一般涉及以下三種情況：一是對(duì)專用名詞的解釋，二是指明發(fā)放范圍，三是使用“請(qǐng)示”文種時(shí)注明聯(lián)系人的姓名、電話。附注標(biāo)識(shí)在成文日期以下一行居左空二字，加圓括號(hào)。

3、版記（1）、主題詞：居左頂格用3號(hào)黑體字標(biāo)識(shí)“主題詞”，后標(biāo)全角冒號(hào)；詞目用3號(hào)小標(biāo)宋體字；詞目之間空1字，不用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。主題詞有專門(mén)的規(guī)范（國(guó)務(wù)院公文主題詞表）。

（2）、抄送機(jī)關(guān)：在主題詞下1行，左右各空1字，用3號(hào)仿宋體字標(biāo)識(shí)“抄送”，后用冒號(hào)，抄送機(jī)關(guān)間用逗號(hào)隔開(kāi)，最后要標(biāo)注句號(hào)。

（3）、印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期：位于抄送機(jī)關(guān)之下（無(wú)抄送機(jī)關(guān)在主題詞之下）占1行位置；用3號(hào)仿宋體字。印發(fā)機(jī)關(guān)左空1字，印發(fā)日期右空1字。印發(fā)日期以公文付印的日期為準(zhǔn)，用阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)識(shí)。印發(fā)機(jī)關(guān)一般是各機(jī)關(guān)的辦公廳（室）或文秘部門(mén)。

版記中的反線：主題詞、抄送機(jī)關(guān)、印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期三大要素之間加一條反線隔開(kāi)。版記的位置：應(yīng)置于公文最后一面，版記的最后一個(gè)要素置于最后一行。

（4）頁(yè)碼：用4號(hào)半角白體阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)識(shí)，置于版心下邊緣7mm處，單頁(yè)碼居右空1字，雙頁(yè)碼居左空1字，例：“-4-”。表格頁(yè)碼：橫排表格頁(yè)碼放在橫表的左側(cè)，單頁(yè)碼置于表的左下角，雙頁(yè)碼置于表的左上角，單頁(yè)碼表頭在訂口一邊，雙頁(yè)碼表頭在切口一邊。

檔案管理基礎(chǔ)知識(shí)培訓(xùn)教案

一、檔案的定義及其含義

（一）、定義：檔案是人們?cè)谏鐣?huì)活動(dòng)中形成的，保存?zhèn)洳榈母鞣N形成的原生信息記錄。

企業(yè)檔案：指企業(yè)在生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中形成的對(duì)國(guó)家、社會(huì)和本企業(yè)具有保存價(jià)值和各種文字、圖表、音像等不同形式和歷史記錄。

（二）、文件檔案必須具備的三個(gè)條件：處理完畢、具有查考價(jià)值、集中保存、系統(tǒng)的歷史文件。

二、企業(yè)檔案的分類及內(nèi)容

（一）、黨群工作類：黨、工、青、婦等組織文件材料。

（二）、行政管理類：董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)、各行政管理部門(mén)的文書(shū)、行政事務(wù)、會(huì)議等文件材料。

（三）、經(jīng)營(yíng)管理類：供應(yīng)、營(yíng)銷、財(cái)務(wù)等部門(mén)的物資采購(gòu)、產(chǎn)品銷售、經(jīng)營(yíng)管理等方面文件材料。

（四）、生產(chǎn)技術(shù)類：生產(chǎn)車間及輔助部門(mén)生產(chǎn)調(diào)度、質(zhì)量、能源、安全、環(huán)境保護(hù)、技術(shù)應(yīng)用等方面文件材料。

（五）、產(chǎn)品（質(zhì)量）類：質(zhì)量管理部門(mén)生產(chǎn)工藝、產(chǎn)品研發(fā)、質(zhì)量管理等方面文件材料。

（六）、基建類：企業(yè)各種基本建設(shè)文件材料。

（七）、設(shè)備技術(shù)類：機(jī)械、電氣管理及技術(shù)應(yīng)用等方面文件材料

（八）、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)類：各種會(huì)計(jì)報(bào)表、憑證、帳簿等。

（九）、人事（勞資）類：干部任免、職稱評(píng)定、人員調(diào)動(dòng)、培訓(xùn)、勞動(dòng)分配、社保福利等方面文件材料。

三、文件歸檔與不歸檔的范圍

（一）、歸檔范圍

1、應(yīng)當(dāng)歸檔的上級(jí)單位的文件材料

概括：與本單位相關(guān)聯(lián)的文件。如：需貫徹執(zhí)行的法規(guī)文件，代上單位草擬被采用的文件的草稿、印本，上級(jí)轉(zhuǎn)發(fā)本單位的文件，上級(jí)單位領(lǐng)導(dǎo)視察、檢查本級(jí)單位工作和重要指示、講話、題詞、照片、音像材料等等。

2、應(yīng)當(dāng)歸檔的本單位文件材料（14類）

本單位各種重要會(huì)議的全套會(huì)議文件以及各種音像材料。本單位印發(fā)的各種正式文件以及簽發(fā)稿。

本單位的請(qǐng)示與上級(jí)單位的批復(fù)文件，下級(jí)單位和請(qǐng)示與本單位的批復(fù)文件。本單位活動(dòng)形成的工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告。

本單位檢查下級(jí)單位工作、調(diào)查研究形成的主要文件材料。本單位的統(tǒng)計(jì)（會(huì)計(jì)）報(bào)表、憑證、賬簿、審計(jì)等文件材料。

內(nèi)容重要電話記錄、群眾來(lái)信、來(lái)訪材料，領(lǐng)導(dǎo)批示及處理情況材料。本單位征用土地、基本建設(shè)工程施工、竣工、預(yù)（決）算等文件材料。

本單位成立、合并、撤銷、變更名稱、啟用印信及其組織、人員編制等文件材料。本單位制定的各種規(guī)章制度等文件材料。

本單位歷史沿革、大事記及反映本機(jī)重要活動(dòng)事件的剪報(bào)、榮譽(yù)獎(jiǎng)勵(lì)、紀(jì)實(shí)性音像材料。本單位（包括上報(bào)和下批）人事任免、聘任、調(diào)動(dòng)、培訓(xùn)、考核、職稱評(píng)定、獎(jiǎng)懲等文件材料。本單位財(cái)產(chǎn)、物資、檔案等的交接憑證、清冊(cè)。

本單位內(nèi)部和相關(guān)單位簽訂的各種合同、協(xié)議、責(zé)任書(shū)等文件材料。

3、應(yīng)當(dāng)歸檔的非隸屬單位文件材料（3類）

同級(jí)單位和非隸屬單位頒發(fā)的非本單位主管業(yè)務(wù)但需要執(zhí)行的法規(guī)性文件。有關(guān)業(yè)務(wù)單位對(duì)本單位工作檢查形成的重要文件；

同級(jí)單位和非隸屬單位與本單位聯(lián)系、協(xié)商工作的文件材料。

4、應(yīng)當(dāng)歸檔的下級(jí)單位的文件材料

下級(jí)單位報(bào)送的重要的工作計(jì)劃、報(bào)告、總結(jié)、典型材料、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、財(cái)務(wù)預(yù)（決）等文件材料。

（二）、不歸檔范圍

凡是不屬上述范圍的均可不歸檔，具體不列。

四、歸檔整理

（一）、立卷：將零散的文件材料根據(jù)其相互聯(lián)系特征和保存價(jià)值分類組成案卷的整理過(guò)程就叫立卷。

（二）、立卷方法

1、一事一卷方法：凡是一個(gè)問(wèn)題、一次會(huì)議、一項(xiàng)工作、一起案件、一種活動(dòng)形成的文件材料，只要保管價(jià)值相同，都可單獨(dú)組成一卷。

2、四分四注意方法：分、分級(jí)別、分問(wèn)題（內(nèi)容）、分保管價(jià)值（期限）。

3、適當(dāng)分級(jí)方法：按照文件來(lái)源的不同級(jí)別、不同保管期限分別各自組卷。一般按上級(jí)、本級(jí)、下級(jí)三級(jí)組卷。

（三）、歸檔文件分類

1、分類法

2、復(fù)式機(jī)構(gòu)或問(wèn)題分法

3、保管期限分類法

4、復(fù)式分類法（很多，七八種）：—機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）—保管期限分類法。此種分類法適用于內(nèi)部機(jī)構(gòu)變化不復(fù)雜的立卷。將一個(gè)同一機(jī)構(gòu)形成的文件按保管期限的不同依次排列在一起，便于實(shí)體查閱。方案為：

2003年：辦公室……永久、長(zhǎng)期、短期

人資部……永久、長(zhǎng)期、短期 企管部……永久、長(zhǎng)期、短期

……

2004年：辦公室……永久、長(zhǎng)期、短期

人資部……永久、長(zhǎng)期、短期

企管部……永久、長(zhǎng)期、短期

……

與此類似的還有—保管期限—機(jī)構(gòu)分類法。

五、檔案保管期限

分為永久、長(zhǎng)期、短期種。

（一）、永久：保管期50年以上。凡是反映單位主要職能（生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)）活動(dòng)的基本歷史面貌，具有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案。主要包括：本單位召開(kāi)的各種重要會(huì)議的主要文件材料；制發(fā)的各種政策、發(fā)展戰(zhàn)略、規(guī)劃；及以上的工作計(jì)劃、總結(jié)；機(jī)構(gòu)演變、領(lǐng)導(dǎo)干部人事任免文件材料；上級(jí)先進(jìn)評(píng)選表彰文件材料；重大問(wèn)題（事件）處理材料； 有歷史意義和長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的合同、協(xié)定、協(xié)議書(shū)；重大外事活動(dòng)中形成的文件材料；上級(jí)制發(fā)的與本級(jí)單位具有重要價(jià)值并執(zhí)行的政策、法規(guī)文件材料；上級(jí)單位視察及檢查本單位形成的重要文件及音像材料。

（二）、長(zhǎng)期：保管期16年—50年。凡是反映本單位一般工作活動(dòng)，在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)對(duì)本單位有查考利用價(jià)值的檔案。

（三）短期：15年以下。凡是在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)本單位有參考利用價(jià)值的文件材料。

六、案卷盒及卷內(nèi)目錄

（一）、案卷盒

1、規(guī)格：尺寸為310mm（長(zhǎng)）×220mm（寬）×（20mm、30mm、40mm厚）。

2、封面：略。

3、盒脊：略。

（二）、卷內(nèi)目錄（略）。

七、歸檔文件的裝訂

（一）、怎樣確定“件”

一般以每份文件為一件文件正本（前）與定稿（后）為一件，正文（前面與附件（后）為一件，原件（后）與復(fù)制件（前）為一件，轉(zhuǎn)發(fā)文（前）與被轉(zhuǎn)發(fā)文（后）為一件，報(bào)表、名冊(cè)、圖冊(cè)等一冊(cè)（本）為一件，去文（后）與復(fù)文（前）為一件。

例：會(huì)議材料“件”的確定：第一、如黨委會(huì)議為一件，董事（監(jiān)事）會(huì)為一件，辦公會(huì)為一件，生產(chǎn)調(diào)度會(huì)為一件等例行會(huì)議。第二、以每次開(kāi)會(huì)的主題確定件數(shù)即一次會(huì)議為一件，適用于重大會(huì)議，如工作總結(jié)會(huì)、專題會(huì)等。

（二）、裝訂程序、做法及注意事項(xiàng)

1、填寫(xiě)卷內(nèi)目錄。

2、修（裱）復(fù)（制）破損文件、折疊超大紙張文件、修整（剪）等。

3、去掉訂書(shū)訂、曲別針、大頭針等金屬物，以免金屬氧化和腐蝕。

4、裝訂。

裝訂位置：采用左側(cè)裝訂，應(yīng)將左、下側(cè)對(duì)齊。

裝訂方式：使用縫紉機(jī)在文件左側(cè)軋邊，文件較厚時(shí)，按“三孔一線”方法裝訂。

二○○五年八月十二日

第三篇：《公文與寫(xiě)作》

《公文與寫(xiě)作》

1.轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)機(jī)關(guān)和不相隸屬機(jī)關(guān)的公文應(yīng)使用的文種是____.A.通知 B.報(bào)告 C.通報(bào) D.公函 2.聯(lián)合行文的成文時(shí)間，以____為準(zhǔn)。

A.領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)的日期 B.最后簽發(fā)機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)的日期

C.發(fā)出的日期 D.會(huì)商的日期 3.抄送機(jī)關(guān)指____.A.收文機(jī)關(guān) B.辦理或答復(fù)收文的機(jī)關(guān)

C.需要了解發(fā)文內(nèi)容的機(jī)關(guān) D.必須送達(dá)的機(jī)關(guān) 4.對(duì)重要事項(xiàng)或重大行動(dòng)作出安排，應(yīng)使用的文種是____.A.公告 B.通告 C.決定 D.命令 5.向下級(jí)機(jī)關(guān)的重要行文，應(yīng)抄送____.A.直接上級(jí)機(jī)關(guān) B.其他下級(jí)機(jī)關(guān) C.同級(jí)機(jī)關(guān) D.業(yè)務(wù)主管機(jī)關(guān) 6.承辦，指____.A.對(duì)來(lái)文執(zhí)行與辦復(fù)

B.對(duì)來(lái)文辦理做出批示和決策性意見(jiàn)

C.對(duì)來(lái)文辦理結(jié)果做出反饋

D.對(duì)來(lái)文辦理提出建議性意見(jiàn) 7.發(fā)文機(jī)關(guān)代字指____.A.發(fā)文機(jī)關(guān)名稱的號(hào)碼

B.發(fā)文機(jī)關(guān)名稱的縮寫(xiě)

C.發(fā)文機(jī)關(guān)名稱的簡(jiǎn)稱

D.發(fā)文機(jī)關(guān)名稱的別稱

8.請(qǐng)示的正文一般由請(qǐng)示的事由、請(qǐng)示事項(xiàng)和_____三部分組成。

A.結(jié)束語(yǔ) B.請(qǐng)求目的 C.陳述意見(jiàn) D.工作計(jì)劃 9.簽發(fā)人標(biāo)識(shí)用于______。

A.所有的公文 B.上行文 C.平行文 D.下行文 10.跨的請(qǐng)示與批復(fù)，應(yīng)放在______的立卷。

A.發(fā)出請(qǐng)示 B.接到批復(fù) C.請(qǐng)示或批復(fù)任選 D.各自 11.幾個(gè)機(jī)關(guān)聯(lián)合發(fā)文，發(fā)文字號(hào)要標(biāo)明______。

A.主辦機(jī)關(guān)的 B.所有機(jī)關(guān)的

C.至少兩個(gè)機(jī)關(guān)的 D.根據(jù)情況臨時(shí)規(guī)定的 12.“指示”根據(jù)《條例》適用于______。

A.對(duì)下級(jí)機(jī)關(guān)布臵工作，提出開(kāi)展工作的原則和要求

B.對(duì)下級(jí)機(jī)關(guān)布臵工作，并提出工作建議

C.對(duì)下級(jí)機(jī)關(guān)不適當(dāng)?shù)臎Q定予以撤消

D.適用于答復(fù)下級(jí)機(jī)關(guān)的請(qǐng)示事項(xiàng) 13.“意見(jiàn)”根據(jù)《條例》適用于______。

A.對(duì)下級(jí)機(jī)關(guān)布臵工作，提出開(kāi)展工作的原則和要求

B.對(duì)重要問(wèn)題提出見(jiàn)解和處理辦法

C.對(duì)下級(jí)機(jī)關(guān)不適當(dāng)?shù)臎Q定予以撤消

D.適用于答復(fù)下級(jí)機(jī)關(guān)的請(qǐng)示事項(xiàng)

14.向上級(jí)主管部門(mén)請(qǐng)求批準(zhǔn)事項(xiàng)，使用______。

A.請(qǐng)示 B.報(bào)告 C.通知 D.函 15.文件的成文日期一般指______。

A.領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)的日期 B.文件用印的日期 C.文件的發(fā)出日期 D.領(lǐng)導(dǎo)人簽署的日期 16.向無(wú)隸屬關(guān)系的單位答復(fù)問(wèn)題，使用______。

A.批復(fù) B.通報(bào) C.通知 D.函 17.傳達(dá)會(huì)議情況，使用______。

A.通知 B.通報(bào) C.會(huì)議記錄 D.會(huì)議紀(jì)要 18.規(guī)范機(jī)關(guān)、團(tuán)體、單位的某一方面工作，適用______。

A.條例 B.規(guī)定 C.辦法 D.意見(jiàn) 19.保管年限中的“長(zhǎng)期”，其年限為_(kāi)_____。

A.5年～10年 B.8年～20年

C.16年～50年 D.32年～50年 20.按時(shí)間特征組卷，其時(shí)間特征______。

A.只能是文件辦理完畢的時(shí)間 B.只能是文件形成時(shí)間

C.只能是文件內(nèi)容針對(duì)時(shí)間

D.既包括形成時(shí)間也包括內(nèi)容針對(duì)時(shí)間 21.向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)工作，反映情況，使用______。

A.通報(bào) B.請(qǐng)示 C.報(bào)告 D.意見(jiàn) 22.答復(fù)上級(jí)機(jī)關(guān)的詢問(wèn)，使用______。

A.通報(bào) B.請(qǐng)示 C.報(bào)告 D.意見(jiàn) 23.體現(xiàn)“請(qǐng)示”單一性的特點(diǎn)是因?yàn)開(kāi)_____。

A.內(nèi)容一文一事 B.請(qǐng)求理由單一 C.辦事事先請(qǐng)示 D.內(nèi)容明確說(shuō)明情況 24.答復(fù)下級(jí)機(jī)關(guān)的請(qǐng)示事項(xiàng)，使用______。

A.指示 B.批復(fù) C.通知 D.通報(bào) 25.向不相隸屬的單位商洽工作，使用______。

A.請(qǐng)示 B.報(bào)告 C.通知 D.函 26.對(duì)某項(xiàng)行政工作作比較細(xì)的具體規(guī)定，使用______。

A.條例 B.規(guī)定 C.辦法 D.意見(jiàn)

27.實(shí)現(xiàn)目標(biāo)期限短，在一年之內(nèi)的，制定工作目標(biāo)的計(jì)劃類文書(shū)，使用______。

A.計(jì)劃 B.規(guī)劃 C.安排 D.綱要 28.總結(jié)的特點(diǎn)是______。

A.回顧性和經(jīng)驗(yàn)性 B.綜合性 C.專題性 D.理論性 29.總結(jié)的特點(diǎn)是______。

A.針對(duì)性強(qiáng)和紀(jì)實(shí)性強(qiáng) B.新聞性 C.政務(wù)性 D.個(gè)案性 30.記錄類文書(shū)不包括______。

A.會(huì)議記錄 B.大事記和接待記錄 C.電話記錄 D.工作簡(jiǎn)報(bào) 1.向同級(jí)業(yè)務(wù)主管部門(mén)請(qǐng)求批準(zhǔn)時(shí)，應(yīng)使用的文種是____.A.請(qǐng)示 B.報(bào)告 C.議案 D.公函 2.簽署是指____.A.機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人在定稿上親筆簽名 B.機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人在公文正本上親筆簽名

C.機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人對(duì)收文的辦理簽注批示意見(jiàn)

D.文件的承辦人在文件處理單上親筆簽名

3.主送機(jī)關(guān)指____.A.收文機(jī)關(guān)

B.辦理或答復(fù)收文的機(jī)關(guān)

C.需要了解收文內(nèi)容的機(jī)關(guān)

D.必須送達(dá)的機(jī)關(guān) 4.擬辦，指____.A.擬稿 B.對(duì)發(fā)文審核把關(guān) C.對(duì)來(lái)文辦理做出批示 D.對(duì)來(lái)文辦理提出建議性意見(jiàn)

5.用于注明卷內(nèi)文件與立卷狀況的是______.A.卷末備考表 B.文件分類表

C.卷內(nèi)文件目錄

D.案卷目錄 6.撰寫(xiě)請(qǐng)示，要求_____.A.主送一個(gè)主管的上級(jí)機(jī)關(guān)

B.主送上級(jí)機(jī)關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)人

C.受雙重領(lǐng)導(dǎo)的機(jī)關(guān)主送兩個(gè)上級(jí)機(jī)關(guān)

D.主送主管的與有關(guān)的上級(jí)機(jī)關(guān) 7.撰寫(xiě)批復(fù)，開(kāi)頭應(yīng)寫(xiě)明_____.A.上級(jí)機(jī)關(guān)的指示

B.國(guó)家的有關(guān)法規(guī)

C.下級(jí)機(jī)關(guān)的工作情況 D.所針對(duì)的請(qǐng)示的日期與標(biāo)題 8.一般文件的成文日期，指_____.A.領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)的日期 B.文件用印日期

C.文件發(fā)出日期 D.領(lǐng)導(dǎo)人簽署文件正本日期 9.聯(lián)合行文的作者，應(yīng)為_(kāi)_____.A.具有隸屬關(guān)系的機(jī)關(guān)

B.同級(jí)或級(jí)別相近的機(jī)關(guān)

C.同一組織系統(tǒng)中的上下級(jí)機(jī)關(guān) D.具有業(yè)務(wù)指導(dǎo)關(guān)系的機(jī)關(guān) 10.轉(zhuǎn)發(fā)與批轉(zhuǎn)公文時(shí)用______.A.通報(bào) B.通知 C.公函 D.批復(fù) 11.發(fā)文字號(hào)是指

A.文件代號(hào) B.機(jī)關(guān)代字 C.發(fā)文 D.發(fā)文順序號(hào) 12.注辦是指_____.A.對(duì)來(lái)文進(jìn)行分送

B.對(duì)來(lái)文辦理提出初步方案或建議

C.對(duì)來(lái)文閱讀、執(zhí)行與辦復(fù) D.對(duì)來(lái)文辦畢簽注承辦經(jīng)過(guò)和結(jié)果 13.______文件，不能用簽發(fā)形式生效。

A.指導(dǎo)類 B.會(huì)議類 C.報(bào)請(qǐng)類 D.知照類 14.清退指將辦完清理出的文書(shū)交給_______.A.發(fā)文機(jī)關(guān)或指定的專門(mén)部門(mén) B.檔案部門(mén) C.文件銷毀部門(mén) D.秘書(shū)部門(mén) 15.簽署是指_____.A.機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人在公文定稿上親筆簽名 B.機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人在公文正本上親筆簽名

C.機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人在收文的辦理簽注上批示意見(jiàn) D.機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人文件處理單上簽親筆簽名

16.以機(jī)關(guān)名義對(duì)外簽發(fā)公文，必須遵循_____.A.集體會(huì)商的原則 B.先核后簽的原則 C.正職簽發(fā)的原則 D.規(guī)范簽發(fā)的原則

17.蓋印章時(shí)，應(yīng)做到_____.A.上壓正文，下不壓成文日期

B.既壓正文，又壓成文日期

C.上不壓正文，下壓成文日期

D.上不壓正文，下不壓成文日期 18.注發(fā)是指_____.A.在定稿上注明辦理情況

B.在定稿上批注繕印要求

C.在定稿上批注發(fā)文要求

D.在定稿上落款處簽署 19.最有效的催辦方式是_____.A.電話催辦 B.文字催辦 C.登門(mén)催辦 D.會(huì)議催辦 20.立卷是指_____.A.將辦理完畢文件進(jìn)行整理 B.將辦理完畢文件組成案卷

C.將辦理完畢文件組成組合體

D.將辦理完畢文件進(jìn)行編目 21.國(guó)家主席依照有關(guān)法律公布行政法規(guī)和規(guī)章，應(yīng)當(dāng)用_____.A.令 B.決定 C.通知 D.公告

22.國(guó)家主席依照有關(guān)法律宣布施行重大強(qiáng)制性行政措施應(yīng)當(dāng)用_____.A.令 B.決定 C.通知 D.公告

23.國(guó)家主席依照有關(guān)法律嘉獎(jiǎng)有關(guān)單位及人員應(yīng)當(dāng)用_____.A.令 B.決定 C.通知 D.公告 24.根據(jù)《辦法》，“議案”的作者指_____.A.各級(jí)人民政府 B.各級(jí)人民代會(huì)大會(huì)代表 C.群眾 D.國(guó)家領(lǐng)導(dǎo)人 25.下列哪個(gè)事由，根據(jù)《辦法》，不可以使用“決定” _____.A.關(guān)于嚴(yán)懲嚴(yán)重破壞社會(huì)治安的犯罪分子的工作安排

B.關(guān)于大興安嶺森林特大火災(zāi)事故的處理

C.關(guān)于授予×××全國(guó)勞動(dòng)模范的稱號(hào)的嘉獎(jiǎng)

D.關(guān)于在太平洋×地區(qū)試驗(yàn)運(yùn)載火箭使過(guò)往船只周知 26.“公告”根據(jù)《辦法》適用于_____.A.向國(guó)內(nèi)外宣布重要事項(xiàng)或者法定事項(xiàng)

B.公布社會(huì)有關(guān)方面應(yīng)當(dāng)遵守或者周知的事項(xiàng)

C.對(duì)重要事項(xiàng)或者重大行動(dòng)做出安排

D.宣布施行重大強(qiáng)制性行政措施 27.“通告”根據(jù)《辦法》適用于_____.A.向國(guó)內(nèi)外宣布重要事項(xiàng)或者法定事項(xiàng)

B.公布社會(huì)有關(guān)方面應(yīng)當(dāng)遵守或者周知的事項(xiàng)

C.對(duì)重要事項(xiàng)或者重大行動(dòng)做出安排

D.宣布施行重大強(qiáng)制性行政措施

28.傳達(dá)有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項(xiàng)，使用_____.A.公告 B.通告 C.通知 D.通報(bào)

29.轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)機(jī)關(guān)和不相隸屬機(jī)關(guān)的公文，使用_____.A.決定 B.通告 C.通知 D.通報(bào) 30.傳達(dá)重要精神或者情況，使用_____.A.決定 B.通告 C.通知 D.通報(bào)

二、多項(xiàng)選擇題（本大題共10小題，每小題2分，共20分）在每小題列出的五個(gè)選項(xiàng)中有二至五個(gè)選項(xiàng)是符合題目要求的，請(qǐng)將正確選項(xiàng)前的字母填在題后的括號(hào)內(nèi)。多選、少選、錯(cuò)選均無(wú)分。

31.向不相隸屬的機(jī)關(guān)發(fā)文請(qǐng)求事項(xiàng)，不能用___________.A.請(qǐng)示 B.報(bào)告 C.公函 D.通知 E.通報(bào) 32.收文的辦理包括的環(huán)節(jié)有___________.A.擬辦 B.批辦 C.承辦 D.注辦 E.催辦 33.不需要立卷的范圍是___________.A.重份文件 B.無(wú)查考利用價(jià)值的事務(wù)性、臨時(shí)性文件 C.未經(jīng)審閱簽發(fā)的不生效文件和一般修改稿

D.與本單位工作無(wú)關(guān)的參考文件 E.無(wú)保存價(jià)值的人民來(lái)信和無(wú)特殊保存價(jià)值的信封

34.“有關(guān)××機(jī)床廠第七屆職代會(huì)的通知、報(bào)告和決議”不是按照____特征組卷的。

A.作者 B.問(wèn)題 C.時(shí)間 D.文種 E.通訊者 35.《××省衛(wèi)生系統(tǒng)1999年工作總結(jié)》_____.A.文件式標(biāo)題 B.文章式標(biāo)題 C.雙標(biāo)題 D.單標(biāo)題 36.總結(jié)的文章式標(biāo)題，可以是_____.A.概括主要內(nèi)容 B.概括基本觀點(diǎn) C.時(shí)限和內(nèi)容 D.單位名稱 37.述職報(bào)告的結(jié)尾的內(nèi)容一般包括_____.A.自我批評(píng) B.努力方向 C.表示決心 D.總結(jié)工作 38.常用的調(diào)查報(bào)告有_____.A.經(jīng)驗(yàn)調(diào)查報(bào)告 B.情況調(diào)查報(bào)告 C.問(wèn)題調(diào)查報(bào)告 D.專題調(diào)查報(bào)告 39.不適用于按文件名稱立卷的有_____.A.司法文件 B.人事文件 C.教學(xué)文件 D.統(tǒng)計(jì)文件 E.會(huì)計(jì)文件 40.不能作為批復(fù)結(jié)束語(yǔ)的是_____.A.上述批復(fù)如無(wú)不妥，請(qǐng)參照?qǐng)?zhí)行 B.上述批復(fù)如有不妥，請(qǐng)予回函。C.特此批復(fù)。

D.此致敬禮。E.此復(fù)在執(zhí)行中若有新問(wèn)題，必須立即上報(bào)。

一、單項(xiàng)選擇題

1.制發(fā)公文的目的和要求，一般是由（）確定的。

A.撰寫(xiě)者本人或團(tuán)體 B.機(jī)關(guān)黨政負(fù)責(zé)人 C.行文對(duì)象及行文內(nèi)容 D.作者的上級(jí)機(jī)關(guān) 2.公文對(duì)結(jié)構(gòu)的要求是（）。

A.完整

B.生動(dòng) C.突出 D.簡(jiǎn)明

3.以強(qiáng)制力推行的用以規(guī)定各種行為規(guī)范的法規(guī)、規(guī)章同于（）。

A.規(guī)范性文件

B.領(lǐng)指導(dǎo)性文件 C.呈請(qǐng)性文件

D.證明性文件

4.內(nèi)容重要并緊急需要打破常規(guī)優(yōu)先傳遞處理的文件，叫作（）。A.平件

B.加急件 C.特急件

D.急件

5.供受文者使用的具有法定效用的正式文本，格式規(guī)范并具備各種生效標(biāo)志的稿本稱作（）。

A.草稿

B.定稿 C.正本

D.副本

6.為了維護(hù)正常的領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系，具有隸屬關(guān)系或業(yè)務(wù)指導(dǎo)關(guān)系的機(jī)關(guān)之間應(yīng)基本采?。ǎ?/p>

A.逐級(jí)行文

B.多級(jí)行文 C.越級(jí)行文 D.直接行文 7.下面公文寫(xiě)作中，語(yǔ)句符合規(guī)范的是（）。

A.該卷煙廠全體職工同心協(xié)力，奮發(fā)自強(qiáng)，在上半年不到三個(gè)月時(shí)間里，就 創(chuàng)造出產(chǎn)值比去年同期增長(zhǎng) 200%的奇跡

B.我們一定要采取措施，盡可能節(jié)省不必要的開(kāi)支和浪費(fèi)

C.目前有關(guān)部門(mén)已對(duì)議報(bào)作出停刊整頓并令其主要負(fù)責(zé)人深刻檢查等等紀(jì)律處分的處理

D.一艘在巴拿馬注冊(cè)的名為“協(xié)友”的貨輪9月9日1時(shí)30分在斯里蘭卡東部亭可馬里突然遭到泰米爾“猛虎”組織襲擊而失事，五名船員失蹤

8.“由于我們沒(méi)有建立健全安全保衛(wèi)制度，結(jié)果給流氓、慣偷、壞人造成了盜竊、行兇、陰謀破壞的可趁之機(jī)”這句公文用語(yǔ)顯然是不規(guī)范的，其不正確的原因是（）。A.含義不明確不清晰，讓人產(chǎn)生歧義 B.句子成分搭配不當(dāng) C.語(yǔ)序安排欠妥當(dāng) D.不合乎事理 9.下面幾種說(shuō)法中，不正確的是（）。

A.在公文中安排語(yǔ)序時(shí)，當(dāng)一組概念表現(xiàn)由若干連續(xù)的動(dòng)作、行為構(gòu)成的活動(dòng)過(guò)程

時(shí)，一般應(yīng)按時(shí)間發(fā)展順序排列

B.受雙重領(lǐng)導(dǎo)的機(jī)關(guān)向上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)示，應(yīng)寫(xiě)明主送機(jī)關(guān)和抄進(jìn)機(jī)關(guān)，由抄送機(jī)關(guān)答復(fù)

C.有些公文的主題，可以根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)人授意而直接表達(dá)，有些公文的主題，則需在調(diào)查研究的過(guò)程中，隨著對(duì)客觀實(shí)際情況全面而深入的探索而逐步提煉與明確 D.公文中的疑問(wèn)語(yǔ)氣一般較少使用語(yǔ)氣“啊”“呢”“吧”等，“嗎”也展可能不用或少用

10.調(diào)查報(bào)告的特點(diǎn)是（）。

A.具有明確的針對(duì)性 B.具有法定的權(quán)威性和執(zhí)行性

C.作者廣泛 D.根據(jù)調(diào)查研究成果寫(xiě)成的用于揭示事物真象與規(guī)律的報(bào)告

11.關(guān)于答復(fù)詢問(wèn)的報(bào)告，敘述錯(cuò)誤的是（）。

A.用語(yǔ)簡(jiǎn)明，得體，分寸適宜 B.可夾帶請(qǐng)示事項(xiàng)

C.是下級(jí)機(jī)關(guān)答復(fù)上級(jí)機(jī)關(guān)詢問(wèn)的文種

D.內(nèi)容準(zhǔn)確真實(shí)，實(shí)事求是地向領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)作認(rèn)真負(fù)責(zé)的報(bào)告

12.函靈活簡(jiǎn)便，可廣泛應(yīng)用于公務(wù)聯(lián)系的各個(gè)領(lǐng)域，以下事項(xiàng)不適宜使用函件這一形式的有（）。

A.北京市人民政府就X X發(fā)電廠建設(shè)問(wèn)題向國(guó)家計(jì)委申請(qǐng)

B.上海市浦東新區(qū)人民政府就浦東新區(qū)的道路規(guī)劃問(wèn)題向上海市交通廳詢問(wèn) C.上海市公安廳就打擊車匪路霸問(wèn)題向華東六省的公安廳提出建議 D.國(guó)務(wù)院、中央軍委就軍隊(duì)營(yíng)區(qū)外義務(wù)植樹(shù)進(jìn)行指示 13.以下有關(guān)公文的說(shuō)法錯(cuò)誤的有（）。

A.公文的基本組成部分有：標(biāo)題、正文、作者、日期、印章或簽署、主題詞 B.通用公文，文稱行政公文，指各類機(jī)關(guān)普遍使用的文件，如請(qǐng)示、報(bào)告、函等 C.通知的作者廣泛，不受機(jī)關(guān)性質(zhì)與級(jí)別層次的限制

D.函為不相隸屬機(jī)關(guān)間相互往來(lái)的正式公文，對(duì)受文者的行為沒(méi)有強(qiáng)制性影響 14.會(huì)議紀(jì)要是會(huì)議文件的一種，以下關(guān)于會(huì)議紀(jì)要的標(biāo)題說(shuō)法正確的是（）。A.標(biāo)題需寫(xiě)明會(huì)議名稱與文種

B.標(biāo)題須寫(xiě)明發(fā)文機(jī)關(guān)名稱、事由與文種 C.標(biāo)題需寫(xiě)明會(huì)議名稱、事由、文種

D.可以采用一般文章標(biāo)題的形式在標(biāo)題中簡(jiǎn)要明確地揭示中心思想 15.立卷的文件是已經(jīng)辦理完畢的；立卷的作用主要是為了（）。A.反映本機(jī)關(guān)的活動(dòng) B.便于檢索和管理 C.便于映證機(jī)關(guān)工作的歷史 D.便于研究有關(guān)問(wèn)題 16.公文立卷的具體方法很多，但其本質(zhì)都是（）。

A.一案一卷，一會(huì)一卷 B.同人同事立一卷 C.統(tǒng)計(jì)表、報(bào)表合卷 D.把握文件的特

17.編目是對(duì)組合之后的文件加以系統(tǒng)排列并編列出（）。

A.卷內(nèi)文件次號(hào) B.卷內(nèi)文件目錄 C.編制立卷目 D.立卷計(jì)劃和案卷目錄

二、多項(xiàng)選擇題

1.公文提綱的內(nèi)容包括（）。

A.公文標(biāo)題 B.公文開(kāi)頭 C.表述層次及論點(diǎn)、論據(jù)、字?jǐn)?shù)安排 D.結(jié)尾

2.下面說(shuō)法錯(cuò)誤的有（）。

A.蓋印應(yīng)端正、清晰，做到上壓正文，下壓成文日期。B.一件聯(lián)合發(fā)文，可有數(shù)個(gè)發(fā)文號(hào)

C.聯(lián)合行文的成文日期以最后簽發(fā)機(jī)關(guān)的簽發(fā)日期為準(zhǔn)。D.公文中的附注一般標(biāo)注于主題詞下方。E.題注一般用圓括號(hào)標(biāo)注于標(biāo)題下方。3.具備法定效力的公文稿本有（）。

A.副本

B.草稿 C.定稿

D.試行本 E.暫行本 4.選定公文種類主要的原則方法是（）。

A.考慮行文的具體需要 B.考慮本單位的權(quán)限 C.考慮公文撰擬者的寫(xiě)作水平D.考慮行文走向 5.國(guó)家對(duì)公文的格式有具體的要求其特點(diǎn)有（）。

A.結(jié)構(gòu)完整 B.規(guī)范性 C.相對(duì)確定性 D.靈活性 6.規(guī)定公文的統(tǒng)一規(guī)范格式，其目的在于（）

A.維護(hù)公文的嚴(yán)肅性 B.維護(hù)公文的有效性 C.維護(hù)公文的權(quán)威性 D.維護(hù)公文的準(zhǔn)確性

7.主送機(jī)關(guān)有以下幾種（）。

A.上級(jí)機(jī)關(guān)

B.下級(jí)機(jī)關(guān) C.平行機(jī)關(guān)

D.不相隸屬機(jī)關(guān) 8.通報(bào)有以下特點(diǎn)（）。

A.具有較強(qiáng)的時(shí)效性 B.讓事實(shí)和數(shù)據(jù)說(shuō)話，而不過(guò)多地闡發(fā)和論證道理

C.具有教育性質(zhì)，主要起宣傳教育、溝通情況和交流經(jīng)驗(yàn)的作用 D.內(nèi)容單純，行文簡(jiǎn)便

9.通報(bào)按其內(nèi)容性質(zhì)劃分，可分為（）。

A.表彰性通報(bào)

B.批評(píng)性通報(bào) C.指示性通報(bào)

D.情況通報(bào) 10.通報(bào)的總體結(jié)構(gòu)包括（）。

A.標(biāo)題

B.主送機(jī)關(guān) C.正文

D.通報(bào)的日期 11.通報(bào)與通知的區(qū)別是（）。

A.通報(bào)用來(lái)傳達(dá)重要精神或情況 B.通報(bào)的事例典型，情況重要，具有較大影響

C.通報(bào)的目的是引起讀者的廣泛注意和從中受到教育，而不著重要求予以具體辦理和執(zhí)行

D.通知有主送機(jī)關(guān)通報(bào)沒(méi)有主送機(jī)關(guān) 12.批復(fù)具有以下特點(diǎn)（）。

A.權(quán)威性

B.針對(duì)性 C.被動(dòng)性

D.公開(kāi)性 13.下列有關(guān)說(shuō)法，能用來(lái)說(shuō)明批復(fù)有明確針對(duì)性的是（）。A.批復(fù)只印發(fā)給申報(bào)請(qǐng)示的單位及有關(guān)單位 B.批復(fù)的內(nèi)容只答復(fù)請(qǐng)示的具體事項(xiàng) C.批復(fù)的內(nèi)容應(yīng)予認(rèn)真遵守與執(zhí)行

D.批復(fù)的開(kāi)頭和結(jié)尾要與請(qǐng)示的標(biāo)題與發(fā)文字號(hào)相互照應(yīng) 14.批復(fù)在制發(fā)前需進(jìn)行認(rèn)真的調(diào)查，調(diào)查的內(nèi)容包括（）A.查閱有關(guān)的規(guī)定和指示 B.調(diào)閱前案處理的材料

C.與內(nèi)容涉及到的有關(guān)部門(mén)協(xié)商 D.調(diào)查研究請(qǐng)示的理由、事項(xiàng)與具體要求 15.下列各具體事項(xiàng)可以使用請(qǐng)示這一文種的有（）。A.請(qǐng)求協(xié)調(diào)與幫助解決本機(jī)關(guān)無(wú)法解決的困難與問(wèn)題

B.請(qǐng)求審核批準(zhǔn)或批轉(zhuǎn)本機(jī)關(guān)制定的法規(guī)、規(guī)章或決定、報(bào)告等。C.請(qǐng)求協(xié)調(diào)與解決本機(jī)關(guān)無(wú)法解決的困難和問(wèn)題 D.根據(jù)規(guī)定必須履行審批程序的事項(xiàng) 16.請(qǐng)示的主送對(duì)象可以是（）

A.有商洽必要的平行機(jī)關(guān) B.需請(qǐng)求其批準(zhǔn)的不相隸屬機(jī)關(guān)

C.直屬的上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān) D.上級(jí)業(yè)務(wù)主管部門(mén) 17.下列有關(guān)說(shuō)法正確的是（）。

A.各機(jī)關(guān)對(duì)于自己無(wú)權(quán)決定或難以處理的問(wèn)題均應(yīng)制發(fā)請(qǐng)示公文 B.請(qǐng)示這類公文要求上級(jí)回復(fù)，故應(yīng)與工作報(bào)告相區(qū)別

C.某機(jī)關(guān)對(duì)于后勤的安排，因幾位領(lǐng)導(dǎo)意見(jiàn)不一致，此時(shí)應(yīng)該制發(fā)請(qǐng)示 D.請(qǐng)示不能使用議論的表達(dá)方式

18.分辦的主要依據(jù)是文件的性質(zhì)、重要程度、（）等。

A.涉密程度 B.緩急時(shí)限要求 C.內(nèi)容所涉及的職責(zé)范圍 D.黨和政府的方針政策

19.簽收文件的工作由（）完成。

A.專職外收發(fā)人員 B.兼職外收發(fā)人員 C．通訊人員 D.各機(jī)關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)、負(fù)責(zé)人

三、不定項(xiàng)選擇題

1.具有正式法定效用的文本有（）。

A.正本 B.試行本 C.暫行本 D.修訂本

2.用于對(duì)某一項(xiàng)行政工作作比較具體規(guī)定的規(guī)范性文件，稱作（）。A.條例

B.規(guī)定 C.辦法

D.決定

3.用于對(duì)下級(jí)機(jī)關(guān)布臵工作，闡明工作活動(dòng)的指導(dǎo)原則的領(lǐng)導(dǎo)指導(dǎo)性文件，稱為（）。

A.命令

B.指示 C.批復(fù)

D.通知 4.公文中的詞語(yǔ)應(yīng)（）。

A.含義確切 B.韻味無(wú)窮 C.可圈可點(diǎn)

D.包彩豐富 5.下面說(shuō)法正確的有（）。

A.黨政機(jī)關(guān)應(yīng)在各自的系統(tǒng)內(nèi)部發(fā)布文件 B.行政機(jī)關(guān)可直接向黨的組織發(fā)布指令性文件 C.行政機(jī)關(guān)可直接向黨的組織匯報(bào)工作 D.黨政機(jī)關(guān)盡可能地增加聯(lián)合發(fā)文 6.公文詞語(yǔ)要求（）。

A.選擇最貼切，最能表情達(dá)意的 B.盡量使用同音調(diào) C.使用口語(yǔ)詞、歇后語(yǔ)，諺語(yǔ)

D.為反復(fù)強(qiáng)調(diào)、突出重點(diǎn)，大量用同意詞 E.使文章新穎，可用方言詞匯 7.維護(hù)公文的簡(jiǎn)明性易出的問(wèn)題是（）。

A.贅言泛濫，大量重復(fù) B.語(yǔ)言含混、語(yǔ)義多歧 C.歸類不準(zhǔn)、文不對(duì)題 D.主題不明、離題萬(wàn)里 E.內(nèi)容不全，掛一漏萬(wàn)

8.維護(hù)文件的高度嚴(yán)密性是指（）。

A.公文的保密性 B.公文語(yǔ)言結(jié)構(gòu)的嚴(yán)密 C.公文行文程序的嚴(yán)密 D.施行辦法的嚴(yán)密 9.承辦公文工作的依據(jù)主要是（）。

A.有關(guān)法律、法規(guī)、制度 B.一部分群眾的要求 C.上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)做出的批示 D.上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)傳授的意圖

一、單項(xiàng)選擇題

1.制發(fā)公文的目的和要求，一般是由（）確定的。

A.撰寫(xiě)者本人或團(tuán)體 B.機(jī)關(guān)黨政負(fù)責(zé)人 C.行文對(duì)象及行文內(nèi)容 D.作者的上級(jí)機(jī)關(guān) 2.公文對(duì)結(jié)構(gòu)的要求是（）。

A.完整

B.生動(dòng) C.突出

D.簡(jiǎn)明

3.以強(qiáng)制力推行的用以規(guī)定各種行為規(guī)范的法規(guī)、規(guī)章同于（）。A.規(guī)范性文件 B.領(lǐng)指導(dǎo)性文件 C.呈請(qǐng)性文件 D.證明性文件 4.內(nèi)容重要并緊急需要打破常規(guī)優(yōu)先傳遞處理的文件，叫作（）。

A.平件

B.加急件 C.特急件

D.急件

5.供受文者使用的具有法定效用的正式文本，格式規(guī)范并具備各種生效標(biāo)志的稿本稱作（）。

A.草稿

B.定稿 C.正本

D.副本

6.為了維護(hù)正常的領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系，具有隸屬關(guān)系或業(yè)務(wù)指導(dǎo)關(guān)系的機(jī)關(guān)之間應(yīng)基本采取（）。

A.逐級(jí)行文

B.多級(jí)行文 C.越級(jí)行文 D.直接行文 7.下面公文寫(xiě)作中，語(yǔ)句符合規(guī)范的是（）。

A.該卷煙廠全體職工同心協(xié)力，奮發(fā)自強(qiáng)，在上半年不到三個(gè)月時(shí)間里，就創(chuàng)造出產(chǎn)值比去年同期增長(zhǎng) 200%的奇跡

B.我們一定要采取措施，盡可能節(jié)省不必要的開(kāi)支和浪費(fèi)

C.目前有關(guān)部門(mén)已對(duì)議報(bào)作出?？D并令其主要負(fù)責(zé)人深刻檢查等等紀(jì)律處分的處理

D.一艘在巴拿馬注冊(cè)的名為“協(xié)友”的貨輪9月9日1時(shí)30分在斯里蘭卡東部亭可馬里突然遭到泰米爾“猛虎”組織襲擊而失事，五名船員失蹤

8.“由于我們沒(méi)有建立健全安全保衛(wèi)制度，結(jié)果給流氓、慣偷、壞人造成了盜竊、行兇、陰謀破壞的可趁之機(jī)”這句公文用語(yǔ)顯然是不規(guī)范的，其不正確的原因是（）。

A.含義不明確不清晰，讓人產(chǎn)生歧義 B.句子成分搭配不當(dāng) C.語(yǔ)序安排欠妥當(dāng) D.不合乎事理 9.下面幾種說(shuō)法中，不正確的是（）。

A.在公文中安排語(yǔ)序時(shí)，當(dāng)一組概念表現(xiàn)由若干連續(xù)的動(dòng)作、行為構(gòu)成的活動(dòng)過(guò)程 時(shí)，一般應(yīng)按時(shí)間發(fā)展順序排列

B.受雙重領(lǐng)導(dǎo)的機(jī)關(guān)向上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)示，應(yīng)寫(xiě)明主送機(jī)關(guān)和抄進(jìn)機(jī)關(guān)，由抄送機(jī)關(guān)答復(fù) C.有些公文的主題，可以根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)人授意而直接表達(dá)，有些公文的主題，則需在調(diào)查研究的過(guò)程中，隨著對(duì)客觀實(shí)際情況全面而深入的探索而逐步提煉與明確 D.公文中的疑問(wèn)語(yǔ)氣一般較少使用語(yǔ)氣“啊”“呢”“吧”等，“嗎”也展可能不用或少用

10.調(diào)查報(bào)告的特點(diǎn)是（）。

A.具有明確的針對(duì)性 B.具有法定的權(quán)威性和執(zhí)行性 C.作者廣泛 D.根據(jù)調(diào)查研究成果寫(xiě)成的用于揭示事物真象與規(guī)律的報(bào)告 11.關(guān)于答復(fù)詢問(wèn)的報(bào)告，敘述錯(cuò)誤的是（）。

A.用語(yǔ)簡(jiǎn)明，得體，分寸適宜你 B.可夾帶請(qǐng)示事項(xiàng) C.是下級(jí)機(jī)關(guān)答復(fù)上級(jí)機(jī)關(guān)詢問(wèn)的文種

D.內(nèi)容準(zhǔn)確真實(shí)，實(shí)事求是地向領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)作認(rèn)真負(fù)責(zé)的報(bào)告

12.函靈活簡(jiǎn)便，可廣泛應(yīng)用于公務(wù)聯(lián)系的各個(gè)領(lǐng)域，以下事項(xiàng)不適宜使用函件這一形式的有（）。

A.北京市人民政府就X X發(fā)電廠建設(shè)問(wèn)題向國(guó)家計(jì)委申請(qǐng)

B.上海市浦東新區(qū)人民政府就浦東新區(qū)的道路規(guī)劃問(wèn)題向上海市交通廳詢問(wèn) C.上海市公安廳就打擊車匪路霸問(wèn)題向華東六省的公安廳提出建議 D.國(guó)務(wù)院、中央軍委就軍隊(duì)營(yíng)區(qū)外義務(wù)植樹(shù)進(jìn)行指示 13.以下有關(guān)公文的說(shuō)法錯(cuò)誤的有（）。

A.公文的基本組成部分有：標(biāo)題、正文、作者、日期、印章或簽署、主題詞 B.通用公文，文稱行政公文，指各類機(jī)關(guān)普遍使用的文件，如請(qǐng)示、報(bào)告、函等 C.通知的作者廣泛，不受機(jī)關(guān)性質(zhì)與級(jí)別層次的限制 D.函為不相隸屬機(jī)關(guān)間相互往來(lái)的正式公文，對(duì)受文者的行為沒(méi)有強(qiáng)制性影響 14.會(huì)議紀(jì)要是會(huì)議文件的一種，以下關(guān)于會(huì)議紀(jì)要的標(biāo)題說(shuō)法正確的是（）。

A.標(biāo)題需寫(xiě)明會(huì)議名稱與文種 B.標(biāo)題須寫(xiě)明發(fā)文機(jī)關(guān)名稱、事由與文種

C.標(biāo)題需寫(xiě)明會(huì)議名稱、事由、文種

D.可以采用一般文章標(biāo)題的形式在標(biāo)題中簡(jiǎn)要明確地揭示中心思想 15.立卷的文件是已經(jīng)辦理完畢的；立卷的作用主要是為了（）。

A.反映本機(jī)關(guān)的活動(dòng) B.便于檢索和管理 C.便于映證機(jī)關(guān)工作的歷史 D.便于研究有關(guān)問(wèn)題 16.公文立卷的具體方法很多，但其本質(zhì)都是（）。

A.一案一卷，一會(huì)一卷 B.同人同事立一卷 C.統(tǒng)計(jì)表、報(bào)表合卷 D.把握文件的特 17.編目是對(duì)組合之后的文件加以系統(tǒng)排列并編列出（）。

A.卷內(nèi)文件次號(hào) B.卷內(nèi)文件目錄 C.編制立卷目 D.立卷計(jì)劃和案卷目錄

二、多項(xiàng)選擇題

1.公文提綱的內(nèi)容包括（）。

A.公文標(biāo)題 B.公文開(kāi)頭 C.表述層次及論點(diǎn)、論據(jù)、字?jǐn)?shù)安排 D.結(jié)尾

2.下面說(shuō)法錯(cuò)誤的有（）。

A.蓋印應(yīng)端正、清晰，做到上壓正文，下壓成文日期。B.一件聯(lián)合發(fā)文，可有數(shù)個(gè)發(fā)文號(hào)

C.聯(lián)合行文的成文日期以最后簽發(fā)機(jī)關(guān)的簽發(fā)日期為準(zhǔn)。D.公文中的附注一般標(biāo)注于主題詞下方。E.題注一般用圓括號(hào)標(biāo)注于標(biāo)題下方。3.具備法定效力的公文稿本有（）。

A.副本 B.草稿 C.定稿 D.試行本 E.暫行本 4.選定公文種類主要的原則方法是（）。

A.考慮行文的具體需要 B.考慮本單位的權(quán)限 C.考慮公文撰擬者的寫(xiě)作水平D.考慮行文走向 5.國(guó)家對(duì)公文的格式有具體的要求其特點(diǎn)有（）。

A.結(jié)構(gòu)完整 B.規(guī)范性 C.相對(duì)確定性 D.靈活性 6.規(guī)定公文的統(tǒng)一規(guī)范格式，其目的在于（）

A.維護(hù)公文的嚴(yán)肅性 B.維護(hù)公文的有效性 C.維護(hù)公文的權(quán)威性 D.維護(hù)公文的準(zhǔn)確性 7.主送機(jī)關(guān)有以下幾種（）。

A.上級(jí)機(jī)關(guān) B.下級(jí)機(jī)關(guān) C.平行機(jī)關(guān)

D.不相隸屬機(jī)關(guān) 8.通報(bào)有以下特點(diǎn)（）。

A.具有較強(qiáng)的時(shí)效性 B.讓事實(shí)和數(shù)據(jù)說(shuō)話，而不過(guò)多地闡發(fā)和論證道理

C.具有教育性質(zhì)，主要起宣傳教育、溝通情況和交流經(jīng)驗(yàn)的作用 D.內(nèi)容單純，行文簡(jiǎn)便

9.通報(bào)按其內(nèi)容性質(zhì)劃分，可分為（）。

A.表彰性通報(bào) B.批評(píng)性通報(bào) C.指示性通報(bào)

D.情況通報(bào) 10.通報(bào)的總體結(jié)構(gòu)包括（）。

A.標(biāo)題 B.主送機(jī)關(guān) C.正文

D.通報(bào)的日期 11.通報(bào)與通知的區(qū)別是（）。A.通報(bào)用來(lái)傳達(dá)重要精神或情況

B.通報(bào)的事例典型，情況重要，具有較大影響

C.通報(bào)的目的是引起讀者的廣泛注意和從中受到教育，而不著重要求予以具體辦理和執(zhí)行

D.通知有主送機(jī)關(guān)通報(bào)沒(méi)有主送機(jī)關(guān) 12.批復(fù)具有以下特點(diǎn)（）。

A.權(quán)威性

B.針對(duì)性 C.被動(dòng)性 D.公開(kāi)性 13.下列有關(guān)說(shuō)法，能用來(lái)說(shuō)明批復(fù)有明確針對(duì)性的是（）。

A.批復(fù)只印發(fā)給申報(bào)請(qǐng)示的單位及有關(guān)單位 B.批復(fù)的內(nèi)容只答復(fù)請(qǐng)示的具體事項(xiàng) C.批復(fù)的內(nèi)容應(yīng)予認(rèn)真遵守與執(zhí)行

D.批復(fù)的開(kāi)頭和結(jié)尾要與請(qǐng)示的標(biāo)題與發(fā)文字號(hào)相互照應(yīng) 14.批復(fù)在制發(fā)前需進(jìn)行認(rèn)真的調(diào)查，調(diào)查的內(nèi)容包括（）

A.查閱有關(guān)的規(guī)定和指示 B.調(diào)閱前案處理的材料

C.與內(nèi)容涉及到的有關(guān)部門(mén)協(xié)商 D.調(diào)查研究請(qǐng)示的理由、事項(xiàng)與具體要求 15.下列各具體事項(xiàng)可以使用請(qǐng)示這一文種的有（）。

A.請(qǐng)求協(xié)調(diào)與幫助解決本機(jī)關(guān)無(wú)法解決的困難與問(wèn)題

B.請(qǐng)求審核批準(zhǔn)或批轉(zhuǎn)本機(jī)關(guān)制定的法規(guī)、規(guī)章或決定、報(bào)告等。C.請(qǐng)求協(xié)調(diào)與解決本機(jī)關(guān)無(wú)法解決的困難和問(wèn)題 D.根據(jù)規(guī)定必須履行審批程序的事項(xiàng) 16.請(qǐng)示的主送對(duì)象可以是（）

A.有商洽必要的平行機(jī)關(guān) B.需請(qǐng)求其批準(zhǔn)的不相隸屬機(jī)關(guān) C.直屬的上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān) D.上級(jí)業(yè)務(wù)主管部門(mén) 17.下列有關(guān)說(shuō)法正確的是（）。

A.各機(jī)關(guān)對(duì)于自己無(wú)權(quán)決定或難以處理的問(wèn)題均應(yīng)制發(fā)請(qǐng)示公文 B.請(qǐng)示這類公文要求上級(jí)回復(fù)，故應(yīng)與工作報(bào)告相區(qū)別

C.某機(jī)關(guān)對(duì)于后勤的安排，因幾位領(lǐng)導(dǎo)意見(jiàn)不一致，此時(shí)應(yīng)該制發(fā)請(qǐng)示 D.請(qǐng)示不能使用議論的表達(dá)方式

18.分辦的主要依據(jù)是文件的性質(zhì)、重要程度、（）等。

A.涉密程度 B.緩急時(shí)限要求

C.內(nèi)容所涉及的職責(zé)范圍 D.黨和政府的方針政策 19.簽收文件的工作由（）完成。

A.專職外收發(fā)人員 B.兼職外收發(fā)人員

C．通訊人員 D.各機(jī)關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)、負(fù)責(zé)人

三、不定項(xiàng)選擇題

1.具有正式法定效用的文本有（）。

A.正本

B.試行本 C.暫行本

D.修訂本

2.用于對(duì)某一項(xiàng)行政工作作比較具體規(guī)定的規(guī)范性文件，稱作（）。

A.條例 B.規(guī)定 C.辦法

D.決定

3.用于對(duì)下級(jí)機(jī)關(guān)布臵工作，闡明工作活動(dòng)的指導(dǎo)原則的領(lǐng)導(dǎo)指導(dǎo)性文件，稱為（）。

A.命令 B.指示 C.批復(fù) D.通知 4.公文中的詞語(yǔ)應(yīng)（）。

A.含義確切 B.韻味無(wú)窮 C.可圈可點(diǎn) D.包彩豐富 5.下面說(shuō)法正確的有（）。

A.黨政機(jī)關(guān)應(yīng)在各自的系統(tǒng)內(nèi)部發(fā)布文件 B.行政機(jī)關(guān)可直接向黨的組織發(fā)布指令性文件 C.行政機(jī)關(guān)可直接向黨的組織匯報(bào)工作 D.黨政機(jī)關(guān)盡可能地增加聯(lián)合發(fā)文 6.公文詞語(yǔ)要求（）。

A.選擇最貼切，最能表情達(dá)意的 B.盡量使用同音調(diào)

C.使用口語(yǔ)詞、歇后語(yǔ)，諺語(yǔ) D.為反復(fù)強(qiáng)調(diào)、突出重點(diǎn)，大量用同意詞 E.使文章新穎，可用方言詞匯

7.維護(hù)公文的簡(jiǎn)明性易出的問(wèn)題是（）。

A.贅言泛濫，大量重復(fù) B.語(yǔ)言含混、語(yǔ)義多歧 C.歸類不準(zhǔn)、文不對(duì)題 D.主題不明、離題萬(wàn)里 E.內(nèi)容不全，掛一漏萬(wàn)

8.維護(hù)文件的高度嚴(yán)密性是指（）。

A.公文的保密性 B.C.公文行文程序的嚴(yán)密 D.9.承辦公文工作的依據(jù)主要是（A.有關(guān)法律、法規(guī)、制度 B.公文語(yǔ)言結(jié)構(gòu)的嚴(yán)密 施行辦法的嚴(yán)密）。

一部分群眾的要求

第四篇：公文寫(xiě)作的知識(shí)

關(guān)于公文寫(xiě)作的有關(guān)知識(shí)

什么是公文？

所謂公文，它是公務(wù)文書(shū)的簡(jiǎn)稱，它是國(guó)家機(jī)關(guān)在行政管理過(guò)程中為處理公務(wù)而按規(guī)定格式制作的書(shū)面 材料。公文的種類主要包括：命令、議案、決定、公告、通告、通報(bào)、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、意見(jiàn)、函、會(huì)議 紀(jì)要。

在各類企業(yè)中，所指的公文一般為商務(wù)公文，主要分為介紹報(bào)告、請(qǐng)示、會(huì)議紀(jì)要、工作計(jì)劃要點(diǎn)、公 司及產(chǎn)品介紹、信函、講話稿、可行性報(bào)告、工作總結(jié)、市場(chǎng)調(diào)查報(bào)告、說(shuō)明等

公文擬寫(xiě)的步驟與方法

公文擬寫(xiě)的步驟與方法大體同一般文章的寫(xiě)作方式相似，但是由于公文在性質(zhì)、作用上及其寫(xiě)作要求上 的不同，擬寫(xiě)時(shí)也有一些需要特別注意的問(wèn)題。

公文的擬寫(xiě)通常按以下步驟進(jìn)行：

一、明確發(fā)文主旨

任何一份公文都是根據(jù)工作中的實(shí)際需要來(lái)擬寫(xiě)的。因此，在動(dòng)筆之前，首先要弄清楚 發(fā)文的主旨，即發(fā)文的主題與目的，包括以下幾項(xiàng)內(nèi)容：

1．文件的中心內(nèi)容是什么？比如相關(guān)工作的改善，主要提出目前情況怎樣？存在哪些問(wèn)題，解決方式、需協(xié)助事項(xiàng)；再如請(qǐng)求事項(xiàng)，擬請(qǐng)上級(jí)機(jī)關(guān)答復(fù)或解決問(wèn)題等。

2．根據(jù)文件內(nèi)容，準(zhǔn)備采用什么文種？比如，匯報(bào)工作情況，是寫(xiě)專題報(bào)告還是寫(xiě)情況簡(jiǎn)報(bào)；針對(duì)下 級(jí)來(lái)文所反映的問(wèn)題，是寫(xiě)一個(gè)指示或復(fù)函，還是一個(gè)帶規(guī)定 性質(zhì)的通知等。

3．明確文件發(fā)送范圍和閱讀對(duì)象。比如，向上級(jí)匯報(bào)工作，還是向有關(guān)單位推廣、介紹經(jīng)驗(yàn)；是給領(lǐng) 導(dǎo)、有關(guān)部門(mén)人員閱讀，還是向全體人員進(jìn)行傳達(dá)。

4．明確發(fā)文的具體要求。例如，是要求對(duì)方了解，還是要求對(duì)方答復(fù)，是供收文機(jī)關(guān)貫徹執(zhí)行，還是 參照?qǐng)?zhí)行、研究參考、征求意見(jiàn)等。

總之，發(fā)文必須明確采取什么方式，主要闡述哪些問(wèn)題，具體要達(dá)到什么目的，只有對(duì)這些問(wèn)題做到心 中有數(shù)，才能夠落筆起草。

二、收集有關(guān)資料，進(jìn)行調(diào)查研究

發(fā)文的目的和主題明確之后，就可以圍繞這個(gè)主題搜集材料和進(jìn)行一定的調(diào)查研究當(dāng)然，這也要根據(jù)具 體的情況，并不是擬寫(xiě)每一份公文都要進(jìn)行這一步工作。例如，擬寫(xiě)一份簡(jiǎn)短的通知、公告，一般來(lái)說(shuō)不需 要專門(mén)做搜集材料和調(diào)查研究工作，在明確發(fā)文主旨之后，稍加考慮就可以提筆寫(xiě)作了。但對(duì)于問(wèn)題較為復(fù) 雜，還要進(jìn)行具體的分析和歸納；如擬訂篇幅較長(zhǎng)的文件，擬訂工作計(jì)劃、進(jìn)行工作總結(jié)、起草規(guī)章、條例、擬寫(xiě)工作指示等，往往都需要搜集有關(guān)材料和進(jìn)行進(jìn)一步調(diào)查研究工作。

總之，收集材料及調(diào)查研究，是一個(gè)醞釀的過(guò)程，是為了掌握全面的、大量的素材了解問(wèn)題的各個(gè)方面，然后經(jīng)過(guò)分析思考產(chǎn)生一個(gè)認(rèn)識(shí)的飛躍。

三、擬出提綱，安排結(jié)構(gòu)

在收集材料的基礎(chǔ)上，草擬出一個(gè)寫(xiě)作提綱。提綱是所要擬寫(xiě)的文件的內(nèi)容要點(diǎn)，把它的主要框架勾畫(huà) 出來(lái)，以便正式動(dòng)筆之前，對(duì)全篇做到通盤(pán)安排、胸有成竹，使寫(xiě)作進(jìn)展順利，盡量避免半途返工。提綱的詳略，可以根據(jù)文件的具體情況和個(gè)人的習(xí)慣、寫(xiě)作的熟練程度而定。篇幅不長(zhǎng)的文件，可以大 致安排一下文件的結(jié)構(gòu)，先寫(xiě)什么問(wèn)題，依次再寫(xiě)什么問(wèn)題，主要分幾層意思等。篇幅較長(zhǎng)、比較重要的文件，往往需要擬出比較詳細(xì)的提綱，包括文件共分幾個(gè)部分，每一個(gè)部分又分作幾個(gè)問(wèn)題，各個(gè)大小問(wèn)題的題目和要點(diǎn)及使用什么具體材料說(shuō)明等。提綱的文字不需要很多，也不需要在文字上推敲。當(dāng)然，需要集體討論或送給領(lǐng)導(dǎo)審閱的提綱除外。

擬寫(xiě)提綱是一個(gè)很重要的構(gòu)思過(guò)程，文件的基本觀點(diǎn)，可以召集相關(guān)人員進(jìn)行集體討論研究和修改，使提綱日益完善。由兩人以上分工合寫(xiě)的文件，更需要共同研究寫(xiě)作提綱，以免發(fā)生前后重復(fù)、脫節(jié)或相互矛盾的現(xiàn)象。

四、落筆起草、擬寫(xiě)正文

結(jié)構(gòu)安排好后，要按照要求所列順序，開(kāi)宗明義、緊扣主題、擬寫(xiě)正文。寫(xiě)作中注意兩點(diǎn)：

1． 要觀點(diǎn)鮮明，用材得當(dāng)。也就是說(shuō)要用觀點(diǎn)來(lái)統(tǒng)帥材料，使材料來(lái)為觀點(diǎn)服務(wù)。運(yùn)用材料要能說(shuō)明問(wèn)題，做到材料與觀點(diǎn)統(tǒng)一。

在寫(xiě)作當(dāng)中，要注意明確觀點(diǎn)，用語(yǔ)不能含糊不清，模棱兩可、詞不達(dá)意，似是而非。如果觀點(diǎn)不明，令人不知所云。有些文件，只講觀點(diǎn)沒(méi)有實(shí)際材料，就會(huì)使人感到抽象空洞、缺乏依據(jù)，不易信服。而只羅列材料沒(méi)有鮮明的觀點(diǎn)，則會(huì)使人弄不清要說(shuō)明什么問(wèn)題，不了解發(fā)文的意圖，特別是情況匯報(bào)、工作匯報(bào)介紹。

2． 要語(yǔ)句簡(jiǎn)練，交代清楚。擬寫(xiě)文件既要盡量節(jié)省用字、縮短篇幅、簡(jiǎn)潔通順，又要注意交代的問(wèn)題清楚明了。

五、反復(fù)檢查，認(rèn)真修改

初稿寫(xiě)出后，要認(rèn)真進(jìn)行修改。寫(xiě)文章，需要下功夫。自古以來(lái)，好文章都要經(jīng)過(guò)反復(fù)修改的，寫(xiě)文件也同樣，尤其是重要的文件，往往要經(jīng)過(guò)幾稿才能通過(guò)。

1． 關(guān)于主題的修改?？粗黝}是否明確，主題論述是否集中，主題挖掘是否深刻。

2． 關(guān)于觀點(diǎn)的修改。修改公文要考慮到觀點(diǎn)是否正確，表達(dá)有無(wú)問(wèn)題。

3． 關(guān)于材料的修改。材料是文件的基礎(chǔ)，有了正確的觀點(diǎn)，還要通過(guò)適當(dāng)?shù)牟牧媳憩F(xiàn)出來(lái)。

4． 關(guān)于結(jié)構(gòu)的修改。修改文件的結(jié)構(gòu)，包括文件總體結(jié)構(gòu)的修正，使全文更加嚴(yán)謹(jǐn)。

5． 關(guān)于語(yǔ)言的精練。主要是修改不通順的語(yǔ)句，不規(guī)范的字及標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。

修改工作要做到認(rèn)真仔細(xì)，必須有足夠的耐心和精益求精的精神。

幾種常用的商務(wù)公文

請(qǐng)示

請(qǐng)示是下級(jí)向上級(jí)請(qǐng)求決斷、指示或批準(zhǔn)事項(xiàng)所使用的呈批性公文。

請(qǐng)示的特點(diǎn)

一、針對(duì)性。只有本單位權(quán)限范圍內(nèi)無(wú)法決定的重大事項(xiàng)，如重要決定、重要決策、人事安排等問(wèn)題，以及在工作中遇到的新問(wèn)題、新情況或克服不了的困難，才可用“請(qǐng)示”行文。請(qǐng)示上級(jí)給予指示、決斷或答復(fù)、批準(zhǔn)。因而“請(qǐng)示”具有很強(qiáng)的針對(duì)性。

二、呈批性。請(qǐng)示是有針對(duì)性的上行文，上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)于呈報(bào)的請(qǐng)示事項(xiàng)，無(wú)論同意與否，都必須給予明確的“批復(fù)”回文。

三、單一性。請(qǐng)示應(yīng)一文一事，一般只寫(xiě)一個(gè)受文領(lǐng)導(dǎo)，即使需要同時(shí)呈送其他領(lǐng)導(dǎo)，也只能用抄送形式。

四、時(shí)效性。請(qǐng)示是針對(duì)本單位當(dāng)前工作中出現(xiàn)的情況和問(wèn)題，求得上級(jí)單位指示、批準(zhǔn)的公文，如能及時(shí)發(fā)出，就會(huì)使問(wèn)題得以及時(shí)解決。

請(qǐng)示的分類

根據(jù)內(nèi)容、性質(zhì)的不同，請(qǐng)示分為以下三種：

一、請(qǐng)求指示性請(qǐng)示。

二、請(qǐng)求批準(zhǔn)性請(qǐng)示。

三、請(qǐng)求批轉(zhuǎn)性請(qǐng)示。

請(qǐng)示的結(jié)構(gòu)、內(nèi)容和寫(xiě)法

請(qǐng)示由首部、正文和尾部三部分組成，其各部分的格式、內(nèi)容和寫(xiě)法如下：

一、首部。主要包括標(biāo)題和主送機(jī)關(guān)兩個(gè)項(xiàng)目?jī)?nèi)容。

1． 標(biāo)題。請(qǐng)示的標(biāo)題一般有兩種書(shū)寫(xiě)方式：一種是有發(fā)文機(jī)關(guān)名稱、事由和文種構(gòu)成。如《***組關(guān)于********的請(qǐng)示》；另一種是由事和文種構(gòu)成，如《關(guān)于*******的請(qǐng)示》

2． 受文領(lǐng)導(dǎo)。每份請(qǐng)示只能寫(xiě)一個(gè)受文領(lǐng)導(dǎo)，不能多頭請(qǐng)示。

二、正文，其結(jié)構(gòu)一般由開(kāi)頭、主體、結(jié)語(yǔ)構(gòu)成。

1． 開(kāi)頭。主要交代請(qǐng)示的理由。

2． 主題。主要說(shuō)明請(qǐng)示事項(xiàng)，它是向上級(jí)機(jī)關(guān)提出的具體請(qǐng)求，這部分內(nèi)容要單一，只宜請(qǐng)求一件事。

3． 結(jié)語(yǔ)。另起一段，其習(xí)慣用語(yǔ)有“當(dāng)否，請(qǐng)批示”、“妥否、請(qǐng)批復(fù)”、“以上請(qǐng)示，請(qǐng)予審批”、“以上請(qǐng)示，呈請(qǐng)核準(zhǔn)”或“以上請(qǐng)示如無(wú)不妥，請(qǐng)批轉(zhuǎn)各部門(mén)予以執(zhí)行”。

三、尾部，其主要結(jié)構(gòu)為落款與成文時(shí)間兩部分。

請(qǐng)示應(yīng)注意的問(wèn)題一、一文一事的原則。

二、材料真實(shí)，不要為得到領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)而虛構(gòu)情況。

三、理由充分，請(qǐng)示事項(xiàng)明確。

四、語(yǔ)氣平實(shí)、懇切，以引起上級(jí)的重視。

報(bào)告

報(bào)告是下級(jí)向上級(jí)匯報(bào)工作、反映情況、提出意見(jiàn)或建議、答復(fù)詢問(wèn)的陳述性上行公文。

“報(bào)告”是陳述性文體。寫(xiě)作時(shí)要以真實(shí)材料為主要內(nèi)容，以概括敘述為主要的表達(dá)方式.“報(bào)告”是行政 公文中的上行文種，撰寫(xiě)“報(bào)告”的目的就是為了讓上級(jí)掌握本單位的情況，了解本單位的工作狀況及要求，使上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)能及時(shí)給予支持，為上級(jí)機(jī)關(guān)處理問(wèn)題，布置工作或作出某一決策提供依據(jù)。“下情上達(dá)”是制發(fā) 報(bào)告的目的。所以報(bào)告的內(nèi)容要求以擺事實(shí)為主，要客觀的反映具體情況，不要過(guò)多的采用議論和說(shuō)明，表 達(dá)方式以概括為主，語(yǔ)氣要委婉、謙和、不宜用指令性語(yǔ)言。

報(bào)告的特點(diǎn)：

一、報(bào)告的目的為了向上級(jí)匯報(bào)工作、情況、建議、答復(fù)等，它不直

接請(qǐng)求上級(jí)機(jī)關(guān)正面回答報(bào)告中的問(wèn)題，所以不帶請(qǐng)示事項(xiàng)，這是它與請(qǐng)示的重要區(qū)別之一。

二、報(bào)告中一般不提建議或意見(jiàn)。如果確實(shí)需要在某一領(lǐng)域或某些部門(mén)貫徹報(bào)告中提出的建議或意見(jiàn)，可建議上級(jí)機(jī)關(guān)批轉(zhuǎn)到有關(guān)部門(mén)貫徹執(zhí)行，報(bào)告一經(jīng)批準(zhǔn)，便作為批轉(zhuǎn)文件的附件下發(fā)，其權(quán)威性依賴或附 屬于批轉(zhuǎn)機(jī)關(guān)。

三、報(bào)告在內(nèi)容上不像“請(qǐng)示”那樣有“一文一事”的要求，它可在一件公文中綜合報(bào)告幾件事情，層次結(jié) 構(gòu)比較復(fù)雜。

四、報(bào)告廣泛使用于下級(jí)向上級(jí)反饋信息，是溝通上下級(jí)機(jī)關(guān)縱向聯(lián)系的一種重要形式。向上級(jí)及時(shí)匯 報(bào)工作、反映問(wèn)題、提出建議，也是下級(jí)機(jī)關(guān)必須履行的一項(xiàng)工作制度。

報(bào)告的種類

報(bào)告從種類與內(nèi)容上分主要有：匯報(bào)性報(bào)告、答復(fù)性報(bào)告、呈報(bào)性報(bào)告、例行工作報(bào)告。

寫(xiě)法

報(bào)告的結(jié)構(gòu)一般由標(biāo)題、受文領(lǐng)導(dǎo)、正文、落款、成文時(shí)間組成，下面介紹幾種報(bào)告的寫(xiě)法

一、匯報(bào)性報(bào)告

匯報(bào)性報(bào)告主要是下級(jí)向上級(jí)匯報(bào)工作、反映情況的報(bào)告，一般分為兩類：

1． 綜合報(bào)告。這種報(bào)告是本單位工作到一定的階段，就工作的全面情況向上級(jí)寫(xiě)的匯報(bào)性報(bào)告。其內(nèi) 容大體包括工作進(jìn)展情況，成績(jī)或問(wèn)題，經(jīng)驗(yàn)或教訓(xùn)以及對(duì)今后工作的意見(jiàn)或建議。這種報(bào)告的特點(diǎn)全面、概括、精練。

2． 專題報(bào)告。這種報(bào)告是針對(duì)某項(xiàng)工作中的某個(gè)問(wèn)題，向上級(jí)所寫(xiě)的匯報(bào)性報(bào)告。

二、答復(fù)性報(bào)告

這種報(bào)告是針對(duì)上級(jí)或管理層所提出的問(wèn)題或某些要求而寫(xiě)出的報(bào)告。這種報(bào)告要求問(wèn) 什么答什么，不 涉及詢問(wèn)以外的問(wèn)題或情況。

三、呈報(bào)性報(bào)告

呈報(bào)性報(bào)告主要用于下級(jí)向上級(jí)報(bào)送文件、物件隨文呈報(bào)的一種報(bào)告。一般是一兩句話說(shuō)明報(bào)送文件或 物件的根據(jù)或目的以及與文件、物件相關(guān)的事宜。

四、例行工作報(bào)告

例行工作報(bào)告是下級(jí)向上級(jí)，因工作需要定期向上級(jí)所寫(xiě)的報(bào)告。如，財(cái)務(wù)報(bào)告、費(fèi)用 支出報(bào)告等。

公告

公告是用于對(duì)企業(yè)內(nèi)、外宣布重要事項(xiàng)的公文。

公告的寫(xiě)法

公告是一種嚴(yán)肅、莊重的公文，它內(nèi)容較為單一，篇幅較短，表達(dá)直截了當(dāng)，語(yǔ)言簡(jiǎn)潔明快。

一、標(biāo)題。

公告標(biāo)題有三種：一種是完全標(biāo)題，包括發(fā)文機(jī)關(guān)、事由、文種；二是發(fā)文機(jī)關(guān)和文種 以上兩項(xiàng)，多 用于政府機(jī)關(guān)；有的只有文種，如《公告》，標(biāo)題之下，有時(shí)可依公告單獨(dú)編號(hào)。

二、正文

正文一般由主旨與說(shuō)明構(gòu)成。

主旨單獨(dú)成段，用簡(jiǎn)短的一句話概括出此公告的主題內(nèi)容。

說(shuō)明寫(xiě)出公告依據(jù)、公告事項(xiàng)。結(jié)尾一般用“特此公告”作為結(jié)語(yǔ)。

三、落款及日期

公告日期有的標(biāo)注在標(biāo)題下方，也可以注在公告結(jié)尾處。重要的公告落款處除注明發(fā)文單位外，還應(yīng)標(biāo) 明發(fā)文地點(diǎn)。

會(huì)議紀(jì)要

會(huì)議紀(jì)要是一種記載、傳達(dá)會(huì)議情況及議定事項(xiàng)的紀(jì)實(shí)性公文。它用于各機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位召開(kāi)的工作 會(huì)議、座談會(huì)、研討會(huì)等重要會(huì)議。

會(huì)議紀(jì)要通過(guò)記載會(huì)議的基本情況、會(huì)議成果、會(huì)議議定事項(xiàng)，綜合概括反映會(huì)議精神，以便使與會(huì)者 統(tǒng)一認(rèn)識(shí)，會(huì)后全面如實(shí)的進(jìn)行傳達(dá)組織開(kāi)展工作的依據(jù)。同時(shí)“會(huì)議紀(jì)要”是可以多向行文，具有上報(bào)、下 達(dá)以及同級(jí)單位進(jìn)行交流的作用。

會(huì)議紀(jì)要的寫(xiě)法

會(huì)議紀(jì)要一般由首部、正文、尾部三部分組成。其各部分的寫(xiě)作要求如下：

一、首部。這部分的主要項(xiàng)目是標(biāo)題。有的會(huì)議紀(jì)要的首部還有成文時(shí)間等項(xiàng)目?jī)?nèi)容。會(huì)議紀(jì)要的標(biāo)題 通常是由會(huì)議名稱和文種構(gòu)成的。如《*****公司******會(huì)議紀(jì)要》。

二、正文。會(huì)議紀(jì)要正文結(jié)構(gòu)由前言、主體兩部分組成。

1． 前言。首先概括交代會(huì)議的名稱、時(shí)間、地點(diǎn)、主持人、主要議程、參加人員、會(huì)議形式以及會(huì)議 主要的成果。

2． 主體。它是會(huì)議機(jī)要的核心內(nèi)容，主要記載會(huì)議情況和會(huì)議結(jié)果，寫(xiě)作時(shí)要注意緊緊圍繞中心議題，把會(huì)議的基本精神，特別是會(huì)議形成的決定、決議準(zhǔn)確的表達(dá)清楚。對(duì)于會(huì)議上有爭(zhēng)議的問(wèn)題和不同意見(jiàn)，必須如實(shí)予以反映。

三、尾部。包括署名和成文時(shí)間兩項(xiàng)內(nèi)容。

電子公文

隨著網(wǎng)絡(luò)化的發(fā)展，公文通過(guò)E-mail的方式批閱使傳統(tǒng)的辦公模式正在發(fā)生著革命性的變化，但現(xiàn)在國(guó) 內(nèi)缺少實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上公文批閱的軟件，文件容易被拷貝、篡改，企業(yè)的辦公方式還無(wú)法真正實(shí)現(xiàn)無(wú)紙化。電子公文的寫(xiě)法

電子公文主要由主題、事項(xiàng)或附件落款組成。

一、收件單位/人

二、抄送單位/人

三、主題。相當(dāng)與公文的標(biāo)題，如《關(guān)于***請(qǐng)示》、《關(guān)于****報(bào)告》。

四、事項(xiàng)。公文的主要內(nèi)容，包括發(fā)文目的，事項(xiàng)等（與日常公文協(xié)作方法一致），若提供相關(guān)文件或報(bào)告等，可以附件方式發(fā)送（注明）。

五、落款。署名及成文時(shí)間

第五篇：公文寫(xiě)作格式

公文印發(fā)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)及制度：（制度全文將以紅頭形式印發(fā)）

第三章 公文版式

第七條 公文格式

（一）公文用紙、排版規(guī)格和裝訂要求

公文用紙為A3（420mm×297mm），A3頁(yè)面設(shè)置頁(yè)邊距： 上：3.7mm，下：3mm，內(nèi)側(cè)：2.8mm，外側(cè)：2.6mm，版式：選擇奇偶頁(yè)不同，頁(yè)眉：1.5cm，頁(yè)腳：2.2cm；

不足2頁(yè)可以用A4（297mm×210mm），A4頁(yè)面設(shè)置頁(yè)邊距： 上：3.7mm，下：3mm，左：2.8mm，右：2.6mm，版式選擇奇偶頁(yè)不同，頁(yè)眉：1.5mm，頁(yè)腳：2.2cm；

每頁(yè)22行，每行28字。A3中縫裝訂。

（二）標(biāo)題和正文

1.標(biāo)題一般用2號(hào)小宋標(biāo)體，編排與紅色分割線下空二行位置（約20mm），分一行或多行居中排布；回行時(shí)，要做到詞意完整，排列對(duì)稱，長(zhǎng)短適宜，間距恰當(dāng)，標(biāo)題排列應(yīng)當(dāng)使用梯形或菱形。多個(gè)發(fā)文機(jī)關(guān)名稱之間用空格分開(kāi)，不加頓號(hào)，換行時(shí)省略。副標(biāo)題用3號(hào)楷體。副標(biāo)題中的人名，兩個(gè)字的中間加開(kāi)二個(gè)字，三個(gè)字的中間隔加開(kāi)一個(gè)字。

2.公文首頁(yè)必須顯示正文。一般用3號(hào)仿宋體字，編排于主送機(jī)關(guān)名稱下一行，每個(gè)自然段左空二字，回行頂格。文中結(jié)構(gòu)層次序數(shù)依次可以用“一”、“

（一）”、“1.”、“（1）”標(biāo)注；一般第一層用黑體字、第二層用楷體字、第三層和第四層用仿宋字體注。

（三）行距和字間距

行距（固定值29磅），字間距不作調(diào)整按照默認(rèn)值（標(biāo)準(zhǔn)0）。

如特殊情況，可根據(jù)正文內(nèi)容適當(dāng)調(diào)整行距，一般在28-30磅之間。其中：注意正文中的標(biāo)題不在單獨(dú)一頁(yè)，可通過(guò)適當(dāng)調(diào)整行距和字間距，使其排到下一頁(yè)后提升一行下一頁(yè)的正文。

注意調(diào)整行距有時(shí)會(huì)出現(xiàn)段落不滿頁(yè)，可按以下值進(jìn)行調(diào)整：工具欄格式---段落：縮進(jìn)（左右為0字符），間距（段前和段后為0行），首行縮進(jìn)（2個(gè)字符），固定值（30磅）。

當(dāng)公文排版后所?？瞻滋幉荒苋菹掠≌挛恢脮r(shí)，應(yīng)采用調(diào)整行距、字距來(lái)解決，務(wù)必使印章與正文處一面，不得采取標(biāo)識(shí)“此頁(yè)無(wú)正文”的方法。

（四）附件

如有附件，正文下空一行左空二行編排“附件”二字，后標(biāo)全角冒號(hào)和附件名稱。如有多個(gè)附件，使用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注附件序號(hào)。附件名稱后不加標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。附件名稱較長(zhǎng)需回行時(shí)，應(yīng)當(dāng)與上一行附件名稱的首字對(duì)齊。如： 附件：1.××××××××××××××××××××× ×××

2.××××××××××××

附件內(nèi)容應(yīng)當(dāng)另面編排，格式要求同正文。

附件為公文的一部分，應(yīng)與公文一起裝訂，在左上角第一行頂格標(biāo)識(shí)“附件”或“附件1”（3號(hào)黑體字），附件二字與附件內(nèi)容正文空一行，附件的序號(hào)和名稱與正文標(biāo)識(shí)中的內(nèi)容、順序一致。

（五）落款

公文要在落款處標(biāo)識(shí)發(fā)文機(jī)關(guān)全稱，成文日期一般右空四字編排，用阿拉伯?dāng)?shù)字將年月日標(biāo)全，年份應(yīng)標(biāo)全稱，月、日、不編虛位，即1不編位01。

如：××××××××××××，××××年×月×日

（六）裝訂

公文應(yīng)當(dāng)雙面打印、長(zhǎng)邊裝訂；左側(cè)裝訂，不掉頁(yè)。騎馬釘或平訂的公文應(yīng)當(dāng)：

1.訂位為兩訂外訂眼距版面上下邊緣各70mm處，允許誤差±4mm；

2.無(wú)壞釘、漏釘、重釘，釘腳平伏牢固；

3.騎馬釘釘距均訂在折縫線上，平訂釘鋸與書(shū)脊間的距離為3mm-5mm。4.包本裝訂公文的封皮（封面、書(shū)脊、封底）與書(shū)芯應(yīng)吻合、包緊、包平、不脫落。

（七）公章

印章用紅色，不得出現(xiàn)空白印章。

單一機(jī)關(guān)行文時(shí)，一般在成文日期之上、以成文日期為準(zhǔn)居中編排發(fā)文機(jī)關(guān)署名，印章端正、居中下壓發(fā)文機(jī)關(guān)署名和成文日期，使發(fā)文機(jī)關(guān)署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章頂端應(yīng)當(dāng)上距正文（或附件說(shuō)明）一行之內(nèi)。

聯(lián)合行文時(shí)，一般將各發(fā)文機(jī)關(guān)署名按照發(fā)文機(jī)關(guān)順序整齊排列在相應(yīng)位置，并將印章一一對(duì)應(yīng)、端正、居中下壓發(fā)文機(jī)關(guān)署名，最后一個(gè)印章端正、居中下壓發(fā)文機(jī)關(guān)署名和成文日期，印章之間排列整齊、互不相交或相切，每排印章兩端不得超出版心，首排印章頂端應(yīng)當(dāng)上距正文（或附件說(shuō)明）一行之內(nèi)。

第四章 公文行文

第八條 行文應(yīng)當(dāng)確有必要，講求實(shí)效，注重針對(duì)性和可操作性。

第九條 行文關(guān)系根據(jù)隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍確定。一般不得越級(jí)行文，特殊情況需要越級(jí)行文的，應(yīng)當(dāng)同時(shí)抄送被越過(guò)的機(jī)關(guān)。

第十條

向上行文應(yīng)當(dāng)遵循以下規(guī)則：

（一）委屬各部門(mén)、各科室、區(qū)級(jí)相關(guān)部門(mén)下設(shè)辦公室向上級(jí)主管部門(mén)請(qǐng)示、報(bào)告重大事項(xiàng)時(shí)，應(yīng)當(dāng)經(jīng)委黨委、委領(lǐng)導(dǎo)班子同意或授權(quán)。

（二）請(qǐng)示應(yīng)當(dāng)一文一事。不得在報(bào)告等非請(qǐng)示性公文中夾帶請(qǐng)示事項(xiàng)。

第十一條 公文擬制包括公文的起草、審核、簽發(fā)等程序。第十二條 公文起草應(yīng)當(dāng)做到：

（一）符合黨的理論路線方針政策和國(guó)家法律法規(guī)，完整準(zhǔn)確體現(xiàn)發(fā)文機(jī)關(guān)意圖，并同現(xiàn)行有關(guān)公文相銜接。

（二）一切從實(shí)際出發(fā)，分析問(wèn)題實(shí)事求是，所提政策措施和辦法切實(shí)可行。

（三）內(nèi)容簡(jiǎn)潔，主題突出，觀點(diǎn)鮮明，結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)，表述準(zhǔn)確，文字精煉。

（四）文種正確，格式規(guī)范。

（五）深入調(diào)查研究，充分進(jìn)行論證，廣泛聽(tīng)取意見(jiàn)。

（六）公文涉及其他單位或者部門(mén)職權(quán)范圍內(nèi)的事項(xiàng)，起草部門(mén)必須征求他單位或者部門(mén)意見(jiàn)，力求達(dá)成一致。

第五章 公文簽發(fā)

第十三條 公文文稿簽發(fā)前，應(yīng)當(dāng)由委黨政辦公室進(jìn)行審核。審核的重點(diǎn)是：

（一）行文理由是否充分，行文依據(jù)是否準(zhǔn)確。

（二）內(nèi)容是否符合黨的理論路線方針政策和國(guó)家法律法規(guī)；是否完整準(zhǔn)確體現(xiàn)發(fā)文意圖；是否現(xiàn)行有關(guān)公文相銜接；所提政策措施和辦法是否切實(shí)可行。

（三）涉及其他單位或者部門(mén)職權(quán)范圍內(nèi)的事項(xiàng)是否經(jīng)過(guò)充分協(xié)商并達(dá)成一致意見(jiàn)。

（四）文種是否正確，格式是否規(guī)范；人名、地名、時(shí)間、數(shù)字、段落順序、引文等是否準(zhǔn)確；文字、數(shù)字、計(jì)量單位和標(biāo)點(diǎn)符號(hào)等用法是否規(guī)范。

（五）其他內(nèi)容是否符合公文起草的有關(guān)要求。

第十四條 需要委黨委、委領(lǐng)導(dǎo)班子審議的公文文稿，審議前須由擬稿部門(mén)送委黨政辦公室進(jìn)行初核。

第十五條 報(bào)請(qǐng)發(fā)文稿件要求

（一）擬稿部門(mén)須提前印發(fā)時(shí)間 3 個(gè)工作日，將文稿送黨政辦公室進(jìn)行審核，未經(jīng)審核不得發(fā)文。

（二）報(bào)請(qǐng)發(fā)文稿件未經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審簽，不得報(bào)送委黨政辦公室辦文發(fā)文。

（三）報(bào)請(qǐng)發(fā)文稿件應(yīng)當(dāng)做到文字標(biāo)點(diǎn)格式正確，無(wú)病句和歧義語(yǔ)句。經(jīng)審核不宜發(fā)文的公文文稿，應(yīng)當(dāng)退回?cái)M稿部門(mén)并說(shuō)明理由；經(jīng)審稿發(fā)現(xiàn)文稿內(nèi)容需做進(jìn)一步研究和修改的，擬稿部門(mén)要及時(shí)修改。修改后重新報(bào)請(qǐng)發(fā)文的稿件，視為重新送審。

（四）文件一經(jīng)印發(fā)，原則上不再行修改或重印，如因重大變故需重新印發(fā)的，需擬稿部門(mén)報(bào)請(qǐng)分管領(lǐng)導(dǎo)和主要領(lǐng)導(dǎo)重新審簽。

第十六條 公文印發(fā)應(yīng)由委主要領(lǐng)導(dǎo)審批簽發(fā)。重要公文和上行文由機(jī)關(guān)主要負(fù)責(zé)人簽發(fā)。區(qū)級(jí)相關(guān)部門(mén)下設(shè)辦公室授權(quán)制發(fā)的公文，由授權(quán)機(jī)關(guān)主要負(fù)責(zé)人簽發(fā)或者按照有關(guān)規(guī)定簽發(fā)。