第一篇：公司行政管理制度(草稿)（最終版）
公司行政管理制度
第一章 員工行為規(guī)范
一、目的和適用范圍
（一.）規(guī)范員工行為，提升員工精神面貌，樹立公司良好的對外形象。
（二.）本規(guī)范適用于公司全體員工。
二、管理與組織
（一.）本規(guī)范由行政部與人力資源部負責檢查和監(jiān)督執(zhí)行。
（二.）各部門經(jīng)理有對本部門員工行為是否規(guī)范進行監(jiān)督和管理的職能。
三、基本規(guī)定
（一.）儀表
1.儀表應(yīng)端正、整潔。
2.頭發(fā)要保持清潔，梳理整齊，請不要留怪異發(fā)型和怪顏色。
3.男員工請不要留長指甲，發(fā)不過耳，不留胡須。
4.女員工上班提倡畫淡妝，要體現(xiàn)清潔健康的形象，飾物的佩帶應(yīng)得當，不得濃妝艷抹，不用香味濃烈的香水。
5.襯衫領(lǐng)口、袖口要清潔。
6.出席重要場合要符合著裝要求，大方文雅得體。
7.上班前不得喝酒或吃有異味的食物，口腔保持清潔。
（二.）著裝
1.員工在周一至周五的工作時間內(nèi)建議著裝如下
1)男士須穿有領(lǐng)有袖上衣、長褲、皮鞋
2)女士須穿有領(lǐng)有袖上衣、長褲或長裙
2.任何人、任何時候都不得著如下裝束進出公司、會見客戶。
1)衣冠不整（不整齊、不整潔）。
2)穿著短褲、超短裙。
3)穿著無領(lǐng)且無袖、過透、過露的服裝。
4)穿拖鞋（含拖鞋式?jīng)鲂?、運動鞋。
（三.）接打電話
1.接打電話是我們與用戶交往的重要途徑；個人的形象就是公司的形象。員工在日常的接
打電話中要給對方以良好的形象，更好地表現(xiàn)公司員工的文化修養(yǎng)及素質(zhì)，也使外界對
公司的辦事效率，管理水平等方面留下良好印象。
2.基本要求
1)在電話鈴響三聲之內(nèi)接起電話；
2)接打電話，先說聲“您好”，并主動報出部門、姓名。
3)通話言簡意賅，時間不宜過長。
4)鄰座沒人時，請代接電話，有事請寫留言條，并及時轉(zhuǎn)告。
5)盡量減少私人電話，嚴禁撥打信息臺電話。
（四.）言語行為
1.言語、行為、舉止文明、禮貌。
2.嚴禁在公司內(nèi)打架斗毆，互相吵罵。
3.公司內(nèi)與同事相遇應(yīng)點頭表示致意，同事以姓名或職務(wù)稱呼；客戶以先生、小姐稱呼，并使用普通話。
4.站姿要挺拔，坐姿要端正，走路要平穩(wěn)不得拖拉散漫。
5.公司內(nèi)職員與領(lǐng)導或客戶相遇，應(yīng)主動讓行，以示禮貌。
6.公司領(lǐng)導進入辦公室應(yīng)主動起立相迎。
7.握手時應(yīng)主動熱情，不卑不亢。
8.進入辦公室應(yīng)輕輕敲門，聽到應(yīng)答后再進，進門后回手關(guān)門不能大力粗暴。
9.同事之間或部門內(nèi)部如有業(yè)務(wù)問題進行討論時，應(yīng)避免影響他人工作。
10.請不要在辦公區(qū)走廊或通道內(nèi)奔跑、大聲叫喊、高談闊論。
11.在辦公區(qū)走廊或通道內(nèi)請靠右行走，互相禮讓，不要搶行。
12.未經(jīng)同意不得隨意翻看同事的文件、資料等。
13.辦公時間內(nèi)不得在電腦上玩游戲、看影碟、做與工作無關(guān)的事。
14.請愛護公司的辦公用品、設(shè)備及其它財物，不得公私不分。
15.厲行節(jié)約，減少浪費。
16.嚴禁在公司內(nèi)用餐、吃零食。
（五.）個人環(huán)境
1.請保持個人辦公位整潔，辦公桌椅、計算機表面不能有灰塵，物品要擺放整齊，辦公區(qū)
請不要隨便張貼。
2.請不要在辦公區(qū)堆放資料、紙箱等物品。
3.有事離開或下班離開辦公位時，請將座椅推入辦公桌下。
4.下班離開辦公室前，請關(guān)閉機器電源（包括電腦），收好所有資料和文件，最后離開者
請關(guān)閉電燈、門、窗、空調(diào)等。
（六.）公共環(huán)境
1.除指定地點外（辦公室確定并明示），在公司任何地方（包括衛(wèi)生間）都禁止吸煙。
2.無特殊事由請不要帶家人、親屬、朋友到公司辦公場所。（特殊情況需辦公室主管領(lǐng)導
批準）。
3.員工外衣請統(tǒng)一懸掛指定地方（如衣架等），不要隨意擺放。
4.請不要在辦公家具上和公共設(shè)施上任意寫字、刻畫、張貼。
5.請把廢紙、廢物放入紙簍，杯中剩水請倒入指定地點，請不要用飲用水沖洗杯子。
6.請不要在辦公區(qū)大聲喧嘩，有來客請帶至會客室或洽談區(qū)。
7.請不要讓客人在沒有任何員工的陪同下在辦公區(qū)內(nèi)走動。
8.車輛請停至指定區(qū)域，不要隨意停放。
9.愛護公共財物，使用辦公設(shè)備要嚴格遵照使用說明操作。
10.下班前關(guān)好本辦公區(qū)域內(nèi)的門窗、空調(diào)、電腦及其他設(shè)備，隨手關(guān)燈。
11.一切有礙觀瞻，有損形象的行為。如：隨地吐痰，亂扔垃圾等。
（七.）獎懲措施
1.辦公室部將不定期對本規(guī)范進行檢查，并對檢查結(jié)果進行公布；員工遵守此規(guī)范的程度
將作為受聘的依據(jù)。
2.對檢查出的不符合規(guī)范的行為，要求予以糾正或整改。
3.對違反規(guī)定的人員，根據(jù)情節(jié)輕重分別給予當事人和部門負責人警告、公司通報批評、經(jīng)濟處罰、降薪、辭退直至開除的處罰。
4.在公司內(nèi)打架斗毆對當事人予以辭退。
5.在公司內(nèi)互相惡語吵罵，將對當事雙方每次罰款200元，情節(jié)嚴重者還將給予行政處分
直至辭退的處理。
6.在禁止吸煙的地方吸煙，發(fā)現(xiàn)一次罰款200元。三次（含）以上對責任人予以辭退。
7.工作時間內(nèi)在電腦上玩游戲或做與工作無關(guān)的事情，發(fā)現(xiàn)一次罰款200元。
8.其他違規(guī)情況第一次違反予以口頭警告；第二次違反除警告外，填寫過失單，予以經(jīng)濟
處罰20元；第三次違反，予以經(jīng)濟處罰100元，并在公司內(nèi)通報批評，同時對主管領(lǐng)導予以經(jīng)濟處罰50元。
9.對三次以上違反規(guī)范的、屢教不改者，可根據(jù)情節(jié)予以降薪、辭退直至開除的處罰。
10.罰款以現(xiàn)金的形式當場繳納。
11.所有罰款將作為員工活動經(jīng)費，經(jīng)行政總監(jiān)審批后使用。
第二章 會議管理制度
一、內(nèi)部會議管理辦法
（一）公司會議主要包括總經(jīng)理辦公會議、工作調(diào)度會議、各種專題會議、全體員工大會、部門會議及臨時會議等。
（二）公司級會議的組織者視會議內(nèi)容與部門而定。
（三）會議由辦公室提供服務(wù)，會議召開應(yīng)提供、做好會議通知、材料、會場、記錄等各項服務(wù)，會議結(jié)束后，根據(jù)情況撰寫會議紀要，必要時提供水果、茶水、錄音、攝像、投影等服務(wù)。
（四）會議通知形式主要為電話通知，處長、部門經(jīng)理及以上人員應(yīng)通知到本人，其他人員通知到部門，由各部門自行通知。
（五）因故不能參加會議的，必須親自向辦公室說明理由。
（六）會議決議事項，與會人員應(yīng)在會后立即執(zhí)行，不得拖延或敷衍了事，辦公室負責跟進決議事項的執(zhí)行情況。
（七）各部門要把每次調(diào)度會及其它會議精神傳達到基層，也可根據(jù)自己部門的實際情況，定期召開部門級會議傳達會議精神。
（八）部門有關(guān)會議如需辦公室協(xié)助的應(yīng)提前通知辦公室，以便做出統(tǒng)一安排。
第三章公文管理
一、公文撰寫
公文的內(nèi)容資料由相關(guān)部門出示相關(guān)的報表、報告、計劃等，辦公室公文撰寫人員匯總撰寫擬稿。
二、公文簽發(fā)
將經(jīng)審核的文稿交領(lǐng)導在簽字，批準發(fā)文。公司級公文由總經(jīng)理簽發(fā)，各處室、部門或某特定業(yè)務(wù)范圍的行文，由辦公室、部門負責人簽發(fā)。
三、公文的印刷、用印
經(jīng)審核無誤后的公文的即可印刷與裝訂。如需加蓋公章的按《印章管理辦法》加蓋公章。
四、公文發(fā)放
指將公文發(fā)放到相關(guān)部門。確定發(fā)文后，辦公室發(fā)文人員要在《發(fā)文審批單》上編制發(fā)文編號，登記公文名稱、發(fā)文日期、數(shù)量、發(fā)放部門等。對內(nèi)發(fā)放文件須有各處室、部門相關(guān)人員簽收。公司級文件發(fā)放時只發(fā)到相關(guān)部門，部門內(nèi)部的傳達由各部門自行管理。部門收到文件后要簽字確認。
五、公文的傳閱
接收的文件需由多部門閱看時，經(jīng)總經(jīng)理在《文件傳閱單》上審批后，原文件附《文件批閱卡》交由部門閱看，閱看人員簽字確認。
六、公文歸檔
公司發(fā)文由辦公室及時歸檔，填寫《文件歸檔登記表》。各處室、部室自行發(fā)放的文件，如有必要應(yīng)及時報送辦公室歸檔。
第四章檔案管理
一、歸檔范圍：
公司的規(guī)劃、年度計劃、統(tǒng)計資料、科學技術(shù)、財務(wù)審計、勞動工資、經(jīng)營情況、人事檔案、會議記錄、決議、決定、委任書、協(xié)議、合同、項目方案、通告、通知等具有參考價值的文件材料。
二、檔案管理要指定專人負責，明確責任，保證原始資料及單據(jù)齊全完整，密級檔案必須保證安全。
四、檔案要做到系統(tǒng)排列并建立案卷目錄和索引，以便于查找和利用。
五、檔案保管工作應(yīng)做到四不：不散（不使檔案分散），不亂（不使檔案互相混亂），不丟（檔案不丟失不泄密），不壞（不使檔案遭到損壞）。
六、檔案柜應(yīng)符合防盜、防火、防蟲、防鼠、防潮、防塵的要求，以提高檔案的安全性，對破損檔案應(yīng)及時修補，保持整潔、衛(wèi)生。
七、各部門的檔案資料需指定專人進行負責，明確責任，保證原始資料及單據(jù)齊全完整，密級檔案必須保證安全
三、檔案的借閱與索?。?/p>
（一）總經(jīng)理、副總經(jīng)理、總經(jīng)理辦公室主任借閱非密級檔案可通過檔案管理人員辦理借閱手續(xù)，直接提檔；
（二）公司其他人員需借閱檔案時，要經(jīng)主管副總經(jīng)理批準，并辦理借閱手續(xù)；
（三）借閱檔案必須愛護，保持整潔，嚴禁涂改，注意安全和保密，嚴禁擅自翻印、抄錄、轉(zhuǎn)借、遺失，如確屬工作需要摘錄和復制，凡屬密級檔案，必須由總經(jīng)理批準方可摘錄和復制，一般內(nèi)部檔原因總經(jīng)理辦公室主任批準方可摘錄和復制。
八、檔案的銷毀：
（一）.任何組織或個人非經(jīng)允許無權(quán)隨意銷毀公司檔案材料；
（二）若按規(guī)定需要銷毀時，凡屬密級檔案須經(jīng)總經(jīng)理批準后方可銷毀，一般內(nèi)部檔案，須經(jīng)公司辦公室主任批準后方可銷毀。
（三）.經(jīng)批準銷毀的公司檔案。檔案人員要認真填寫、編制銷毀清單，由專人監(jiān)督銷毀。
第六章、印鑒管理
一、公司印鑒由總經(jīng)理辦或公室主任負責保管。
二、公司印鑒的使用一律由主管副總經(jīng)理簽字許可后管理印鑒人方可蓋章，如違反此項規(guī)定造成的后果由直接責任人員負責。
三、公司所有需要蓋印鑒的介紹信、說明及對外開出的任何公文，應(yīng)統(tǒng)一編號登記，以備查詢，存檔。
四、公司一般不允許開具空白介紹信，證明如因工作需要或其它特殊情況確需開具時，必須經(jīng)主管副總經(jīng)理簽字批條方可開出，持空白介紹信外出工作回來必須向公司匯報其介紹信的用途，未使用的必須交回。
五、蓋章后出現(xiàn)的意外情況由批準人負責。
（第五章辦公用品及辦公器材的管理
一、辦公用品的購發(fā)：
（一）每月月底前，各部、室負責人將該部門所需要的辦公用品制定計劃提交總經(jīng)理辦公室；
（二）總經(jīng)理辦公室指定專人制定每月辦公用品計劃及預算；經(jīng)主管副總經(jīng)理審批后負責將辦公用品購回，根據(jù)實際工作需要有計劃的分發(fā)給各個部、室。由部室主任簽字領(lǐng)回；
（三）.除正常配給的辦公用品外，若還需用其它用品的須經(jīng)主管辦公用品的人員批準方可領(lǐng)用；
（四）公司新聘工作人員的辦公用品，辦公室根據(jù)部室負責人提供的名單和用品清單，負責為其配齊，以保證新聘人員的正常工作；
（五）負責購發(fā)辦公用品的人員要做到辦公用品齊全、品種對路、量足質(zhì)優(yōu)、庫存合理、開支適當、用品保管好；
（六）辦公室還應(yīng)負責辦公器材（電話、電腦、打印機、復印機、傳真、掃描儀等）的采購和日常維護。
（七）負責購發(fā)辦公用品的人員要建立帳本，辦好入庫、出庫手續(xù)。出庫一定要由領(lǐng)取人員簽字；
（八）辦公室用品管理一定要做到文明、清潔、注意安全、防火、防盜、嚴格按照規(guī)章制度辦事，不允許非工作人員進入庫房。
（九）采購人員購入的物品必須附有合格證及入庫單，收票時要當面點清數(shù)目，檢查包裝是否完好，如發(fā)現(xiàn)短缺或損壞，應(yīng)立即拆包清點數(shù)目，如發(fā)現(xiàn)實物與入庫單數(shù)量、規(guī)格不符時，庫房保管員應(yīng)向交貨人提出并通知有關(guān)負責人。
（十）物資入庫后，應(yīng)當日填寫帳卡。
（十一）嚴格執(zhí)行出入庫手續(xù)，物資出庫必須填寫出庫單，經(jīng)公司辦公室主任批準后方可出庫。
（十二）庫房物資一般不可外借，特殊情況須由總經(jīng)理或副總經(jīng)理批準，辦理外借手續(xù)。
（十三）嚴格管理帳單資料，所有帳冊、帳單要填寫整潔、清楚、計算準確，不得隨意涂改。
（十四）庫房內(nèi)嚴禁吸煙，禁止無關(guān)工作人員入內(nèi)，庫內(nèi)必須配備消防設(shè)施，做到防火、防盜、防潮。
（十五）辦公室應(yīng)該妥善保管好辦公器材使用說明書和保修卡，如產(chǎn)品日常使用時出現(xiàn)問題，應(yīng)積極與賣家（產(chǎn)家）協(xié)商退貨或維修，從而保證辦公器材的正常使用。
第六章報刊及郵發(fā)管理
一、報刊管理人員每半年按照公司的要求作出訂閱報刊計劃及預算，負責辦理有關(guān)訂閱手續(xù)。
二、報刊管理人員每日負責將報刊取回并進行處理、分類、登記，并分別送到有關(guān)部門。有關(guān)部門處理后，一周內(nèi)交回辦公室由報刊管理人員統(tǒng)一保管、存檔備查。
三、任何人不得隨意將報刊挪作他用，若需處理，需經(jīng)總經(jīng)理辦公室主任批準。
第六章文件打印、復印及傳真管理辦法
（一）在復印和打印的過程中紙張應(yīng)盡量雙面打印，從而實現(xiàn)紙張的充分使用
（二）打印機、復印傳真機由公司辦公室負責管理，各機器設(shè)備須定期檢查、及時維修，確保工作業(yè)務(wù)正常進行。
（三）公司提倡無紙化辦公，非必需事項盡量減少紙張的試用
第七章、保密管理規(guī)定
總則:為維護公司利益，保守公司秘密，進一步加強公司信息及資料管理，特制定本規(guī)定。
一、公司保密內(nèi)容包括以下幾個方面:
（一）公司重大決策及事項；
（二）公司尚未實施的經(jīng)營戰(zhàn)略，經(jīng)營方向、經(jīng)營規(guī)劃、經(jīng)營項目及經(jīng)營決策；
（三）公司內(nèi)部的合同、協(xié)議、及可行性報告、重要會議記錄；
（四）客戶檔案；
（五）公司各類財務(wù)報表、統(tǒng)計報表；
（六）公司產(chǎn)品資料、產(chǎn)品報價等各類信息；
（七）公司員工人事檔案、工資、勞務(wù)性收入及資料；
（八）公司內(nèi)部管理制度。
二、公司資料按密級分為：絕密級、機密級、秘密級三種。
（一）絕密級：公司經(jīng)營發(fā)展過程中，直接影響公司權(quán)益的重要決策文件及技術(shù)信息資料；
（二）機密級：公司的工作規(guī)劃、財務(wù)報表、統(tǒng)計資料、重要會議記錄、客戶資料、經(jīng)營狀況、管理制度等；
（三）秘密級：公司人事檔案、合同、協(xié)議、員工工資等各類信息。
三、屬于公司機密文件、資料由專人專職進行管理，其他人員不得摘抄、復制及打聽。
四、負責機密文件、資料的管理者不得在私人交往和通信中泄露公司秘密，不得在公共場所談?wù)摴久孛?，不得通過其他方式傳遞公司秘密；
五、對于泄露公司機密文件、資料者，并給公司造成經(jīng)濟損失的，按照公司獎懲制度進行處理，公司并有權(quán)追究當事人的經(jīng)濟和法律責任。
第二篇：行政管理制度草稿
行政管理制度
為樹立和保持公司管理的良好形象，給全體員工提供一個良好的辦公環(huán)境，特對辦公室行政管理制度做如下規(guī)定：
一、辦公室行政管理制度
1、每一個員工要維持好自己的桌面衛(wèi)生及地面衛(wèi)生，下班后個人桌面須保持整潔，不許擺放任何雜物。
2、公司管理內(nèi)不許大聲喧嘩，不得影響他人工作。
3、員工間交談提倡使用普通話。
4、愛護公司管理配置的電腦、打印機、復印機、辦公桌椅等。
5、為了維護整體環(huán)境的整潔，公司管理內(nèi)的墻面不可亂寫、亂貼。
6、辦公區(qū)域內(nèi)禁止吸煙。
7、下班時應(yīng)檢查辦公室門窗、空調(diào)、照明是否已經(jīng)關(guān)閉。
8、不得將親友或無關(guān)人員帶入工作場所。
二、辦公用品的管理
（一）、辦公用品的購發(fā)：
1、每月10日前，各部門負責人將該部門所需要的辦公用品制定計劃提交至行政部。（申購表）
2、行政部負責制定每月辦公用品計劃及預算；經(jīng)總經(jīng)理審批后負責將辦公用品購回，根據(jù)實際工作需要由領(lǐng)用人簽字領(lǐng)回。（辦公用品領(lǐng)用表）
3、公司新聘工作人員的辦公用品按基本標準予以供給。除正常配給的辦公用品外，若還需用其他特殊用品的須經(jīng)總經(jīng)理批準方可領(lǐng)用。
4、負責購發(fā)辦公用品的人員要做到辦公用品齊全、品種對路、量足質(zhì)優(yōu)、庫存合理、開支適當、用品保管好。
5、負責購發(fā)辦公用品的人員要建立帳本，辦好入庫、出庫手續(xù)。出庫一定要由領(lǐng)取人員簽字。
6、辦公用品管理一定要做到文明、清潔、注意安全、防火、防盜、嚴格按照規(guī)章制度辦事。
三、員工考勤管理制度
1、一般崗位執(zhí)行標準工時制，部分崗位執(zhí)行不定時工時制。目前公司執(zhí)行5天工作制，每天工作時間為上午9：30至下午18:00時,星期六及星期日休息。實行不定時工時制的則不受上述時間規(guī)定限制。
2、各部門考勤應(yīng)指定專人負責，考勤記錄要公開，考勤記錄與請假單要相符。
3、各部門的考勤員必須每天認真負責做好考勤工作，不得徇私舞弊、弄虛作假?？记诘怯洷聿坏秒S意改動，如需改動需備注簡要說明其情況。
4、各級領(lǐng)導要帶頭遵守考勤制度，重視考勤管理，支持考勤員工作。
5、部門每月的考勤表應(yīng)由考勤員及部門領(lǐng)導簽字后，在次月1日前交送行政部。
6、各部門除上交考勤表外，還需將每月考勤表電子文件郵件至行政部，行政部負責匯總、統(tǒng)計，審核全公司職工考勤，分析和填報員工出勤率情況。
7、員工請假（包括病假、事假、婚假、喪假、探親假、工傷假、公假、年休假等）應(yīng)說明理由，填寫好請假單，經(jīng)批準后方能離開工作崗位。各部門副職請假，須經(jīng)分管公司領(lǐng)導批準，一周以上經(jīng)總經(jīng)理批準；正職請假，須經(jīng)總經(jīng)理批準；一般員工請假，須經(jīng)部門負責人批準。
8、對于逾期不能返回者，需提前辦理續(xù)假手續(xù)，可以郵件或短信請示，事后補續(xù)假手續(xù)。逾期不辦續(xù)假手續(xù)者或續(xù)假未及時請示者，按曠工處理。
9、員工上班時間外出必須經(jīng)部門領(lǐng)導批準。
10、員工加班的有關(guān)規(guī)定
10.1 各部門應(yīng)盡量安排員工在工作時間內(nèi)完成各項生產(chǎn)和工作任務(wù)。一般情況不允許安排加班。除公司統(tǒng)一安排的加班外，部門人員單加班的需要提出申請，部門領(lǐng)導批準后交由行政部辦理，部門主管的加班由分管領(lǐng)導批準。特殊情況來不及事前提出申請的，需事后補申請。（加班申請單）
10.2 加班時間以小時計，累計加班滿8小時計算為1個工作日。工作日的加班每天不得超過4小時。工作日加班不計加班工資，可計為補休。原則上補休不準累計，必須在月內(nèi)安排調(diào)休，如工作需要可適當累計，由部門進行調(diào)整。
10.3 員工因公外出期間，自行調(diào)節(jié)工作和休息時間，公出期間不計加班（國家法定節(jié)假日及休息日除外）。
10.4 國家法定節(jié)假日及休息日如因公外出正常計加班，但每天時間不得超過8小時。10.5 員工根據(jù)領(lǐng)導安排參加各類學習或其它非生產(chǎn)活動期間，不計算加班時間。10.6 員工加班發(fā)給加班工資，加班工資的發(fā)放辦法如下: ? 在休息日工作的，按本人日基本工資的200%發(fā)給加班工資； ? 在法定節(jié)假日工作的，按本人日基本工資300%發(fā)給加班工資。? 日基本工資：按月崗薪工資÷21.75計算。
10.7 法定節(jié)假日加班，節(jié)日后15天內(nèi)發(fā)給加班工資，其余時間加班的加班工資每月結(jié)算一次。
10.8 部門負責人應(yīng)通過對工作任務(wù)的調(diào)劑或及時安排補休。
11、各類假期考勤的處理
11.1 遲到、早退除按相關(guān)的人事考核規(guī)定處理外，每發(fā)現(xiàn)一次扣20元。11.2 病假
? 員工在探親、婚、喪、產(chǎn)假期內(nèi)患病，不另給病假。
? 員工在外地出差、開會、學習、考察等期間發(fā)生疾病不另給病假。11.3 事假
? 員工未經(jīng)請假無故缺勤或請假未準擅自不上班者，按曠工處理。
? 假期已滿無正當理由，未經(jīng)批準而又不能如期回崗位上班者，按曠工處理。? 員工因酗酒、打架斗毆、家庭鄰里糾紛等不能上班者，視情況按事假或曠工處理。? 員工因違反治安條例或違法違紀行為，被公安、司法機關(guān)拘留、傳喚的均作曠工處理。? 仿造假期證明或雖已請假但在從事不正當活動者，一經(jīng)查實，均按曠工處理。? 曠工按曠工天數(shù)扣發(fā)工資。
12、檢查與考核
12.1 本辦法由行政部負責檢查考核。
12.2 行政部每月按本辦法規(guī)定的內(nèi)容與要求，對本辦法的執(zhí)行情況進行檢查,提出考核意見。
第三篇：公司行政管理制度
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（2014年12月訂）
XXX化妝品有限公司 二○一四年十二月
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目
錄
第一章 總則 … ………………………………………………………2 第二章 規(guī)章制度建設(shè)及管理辦法 ……………………………………2 第三章 公文使用管理規(guī)定 …………………………………………3 第四章 儀容儀表管理規(guī)定 ……………………………………………6 第五章 出差管理規(guī)定 ……………………………………………… 7 第六章 圖書、報刊、信函等資料管理規(guī)定 …………………………8 第七章 物品管理規(guī)定 ……………………………………………… 9 第八章 印章管理規(guī)定……………………………………………… 14 第九章 文印管理規(guī)定 ……………………………………………… 18 第十章 會議管理規(guī)定 ……………………………………………… 19 第十一章 車輛使用管理規(guī)定…………………………………………22 第十二章 鑰匙管理規(guī)定………………………………………………30 第十三章 檔案管理規(guī)定………………………………………………31 第十四章 保密管理規(guī)定………………………………………………39 第十五章 計算機及網(wǎng)絡(luò)管理規(guī)定 ……………………………………43 第十六章 固定電話使用管理規(guī)定 ………………………………… 45 第十七章 員工考勤管理規(guī)定………………………………………… 46 第十八章 信息報告管理規(guī)定 …………………………………………49 第十九章 對外宣傳及公共關(guān)系管理辦法………………………………52 附件 XXX化妝品有限公司
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第一章 總則
第一條 為加強公司的行政事務(wù)管理，使各項管理標準化、制度化，提高辦事效率，特制定本制度。
第二條 本制度所指的行政事務(wù)管理包括：《規(guī)章制度建設(shè)及管理辦法》、《公文使用管理規(guī)定》、《儀容儀表管理規(guī)定》、《出差管理規(guī)定》、《圖書、報刊、信函等資料管理規(guī)定》、《物品管理規(guī)定》、《印章管理規(guī)定》、《文印管理規(guī)定》、《會議管理規(guī)定》、《車輛使用管理規(guī)定》、《鑰匙管理規(guī)定》、《檔案管理規(guī)定》、《保密管理規(guī)定》、《計算機及網(wǎng)絡(luò)管理規(guī)定》、《固定電話使用管理規(guī)定》、《員工考勤制度》、《信息報告管理辦法》、《對外宣傳及公共關(guān)系管理辦法》等規(guī)定。
第三條 管理中執(zhí)行“一個上級原則”，接受直接領(lǐng)導管理，非特殊情況不得越級請示、報告，不得越級指揮，但員工可以越級申訴。
第四條 本管理辦法適用于美炫風化妝品有限公司，其他業(yè)務(wù)公司可參照執(zhí)行。
第五條 本制度經(jīng)正式審批通過后生效實施，原有相關(guān)規(guī)定同時廢止。由綜合部負責解釋、補充。
第二章 規(guī)章制度建設(shè)及管理辦法
第六條 為規(guī)范公司制度管理，特制定本辦法。
第七條 制度分為根本制度、基本制度和業(yè)務(wù)管理制度三類。
一、根本制度是指公司最高制度，是制定其他管理制度的基本依據(jù)。主要包括公司章程、綱領(lǐng)等。
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二、基本制度是指公司各項工作或業(yè)務(wù)活動的重要管理規(guī)定。主要包括行政管理制度、人力資源管理制度、財務(wù)管理制度、經(jīng)營管理制度等。
三、業(yè)務(wù)管理制度是指公司各部門及因工作需要制定的適用于其部門或其公司的管理規(guī)定、流程、細則或辦法。
第八條 制度按照“務(wù)實適用”的原則制定。
第九條 公司制度由公司組織研議擬定，報公司總經(jīng)理辦公會審議通過，提請公司董事長審批并下發(fā)。
第十條 制度應(yīng)用詞確切，語句通順，符合企業(yè)發(fā)展實際，應(yīng)充分考慮其他相關(guān)制度規(guī)定，避免相互抵觸。
第十一條 企業(yè)制度由綜合管理部統(tǒng)一編排文號，統(tǒng)一存檔和下發(fā)，底稿由綜合管理部統(tǒng)一存檔。
第十二條 與重大經(jīng)營管理活動相關(guān)的制度的制定與修訂工作由業(yè)務(wù)部門負責，公司綜合部為歸口管理部門形成專項提案列入議事日程，報公司領(lǐng)導班子審核批準。
第十三條 各類制度文本發(fā)放至有權(quán)保管人時應(yīng)辦理交接手續(xù)，文本保管人調(diào)動或離職時，制度文件列入移交內(nèi)容。
第十四條 制度頒發(fā)后，由制定部門負責監(jiān)督實施。
第十五條 公司綜合部負責組織本公司各部門對現(xiàn)行各類制度進行修訂。第十六條 修訂后的制度下發(fā)后，原來的制度同時廢止。
第三章 公文使用管理規(guī)定
第十七條 股東會及董事會文件、公司管理文件等公文，是傳達公司決策、XXX化妝品有限公司
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管理、指令、報告經(jīng)營情況、與外部聯(lián)系或商洽工作的重要工具。
第十八條 公文由綜合部實行統(tǒng)一管理。公文的管理，要做到規(guī)范、準確、及時、安全。
第十九條 文件起草按職能分配，由各主管部門負責。行文單位，要克服官僚主義和文牘主義，文字要簡潔明了、詞意表達正確。
第二十條 各部門及各有關(guān)人員，對公文中涉及政府、公司應(yīng)保密的事項，必須嚴守機密，不準隨便向他人泄露。
第二十一條 各類文件、資料按照保密等級分為絕密、機密、秘密、內(nèi)部文件、公開文件五種。涉密文件及內(nèi)部文件應(yīng)嚴格控制知情范圍，由承辦人按閱批權(quán)限承辦，閱后妥善保管歸檔。
第二十二條 發(fā)文的程序為：擬搞、審核、簽發(fā)、復核、印發(fā)、歸檔、銷毀等。
一、擬稿
（一）以公司名義下發(fā)的公文和對外公函，根據(jù)其業(yè)務(wù)內(nèi)容，由主辦部門套用公司發(fā)文格式進行擬稿，并填寫主題詞、抄報、抄送、日期、打印人、校對人、承辦人、份數(shù)。草擬公文應(yīng)注意以下事項：
1.內(nèi)容要符合政策、法律、法令及地方性行政規(guī)章 ； 2.反映情況要客觀，實事求是；
3.文字要準確、精煉，條理要清楚，層次要分明，結(jié)構(gòu)要緊密，用語要規(guī)范；
4.人、地、物名、引文及時間要具體、準確；
5.結(jié)構(gòu)層次次序，第一層為“
一、”，第二層為“
（一）”，第三層為“1.”，第四層為“（1）”。XXX化妝品有限公司
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（二）編號、登記、規(guī)范文件格式：主辦部門將草擬好的文件電子版發(fā)送至綜合部進行編號、登記、規(guī)范文件格式。
1.以公司名義行文，用“美炫風發(fā)字[××××]×號”格式（見附件1）； 2.以公司名義發(fā)函，用“美炫風函字[××××]×號” 格式（見附件2）； 3.公司會議紀要，用“美炫風紀字[××××]X號” 格式（見附件3）； 4.公司各部門向公司請示、報批有關(guān)事項，使用《XXX化妝品有限公司》格式（見附件4）；
5.公司簡報,用“20XX第X期（總第X期）”格式（見附件5）；
6.公司紅頭文件，只適用于需遵照執(zhí)行的制度、規(guī)定、決定、決議、紀要、任命等，其他發(fā)文一般不用公司紅頭文件格式。一般事項發(fā)文，無需簽批、落款為具體部門的，不用字號。
（三）公司發(fā)文文體、字號要求：
1.文件眉頭統(tǒng)一為“XXX化妝品有限公司文件”。字體均用一號紅色黑體； 2.文件號一行用四號宋體。
3.文件標題用三號黑體字，一級標題用小三號黑體，二級標題用小三號仿宋加粗。
4.文件正文字體為仿宋小三號。5.正式文稿一律采用A4打印紙。6.主題詞用小三仿宋，并加粗。
7.其他文件的格式、字體要求，參照發(fā)文標準，參見附件1。
二、審核、簽發(fā)、復核
（一）由主辦部門打印公文及其附件，并填寫《發(fā)文審核表》（見附件6），由主辦部門負責人、分管領(lǐng)導審核文件內(nèi)容，綜合管理部負責人審核文件格式，XXX化妝品有限公司
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報總經(jīng)理以上領(lǐng)導審批簽發(fā)，印章保管人方可蓋章。若需其他有關(guān)部門會簽的，應(yīng)先會簽，然后再送領(lǐng)導審批簽發(fā)。
（二）經(jīng)領(lǐng)導簽發(fā)的公文，原則性的內(nèi)容、條款不得改動，如需刪改，需經(jīng)原簽發(fā)人同意。
三、印發(fā)
（一）主辦部門將經(jīng)領(lǐng)導簽發(fā)的公文及《發(fā)文審核表》送到綜合部辦理蓋章；
（二）以公司名義下發(fā)的公文，原則上由綜合部統(tǒng)一登記發(fā)送。對公司以外的單位發(fā)業(yè)務(wù)聯(lián)系函，蓋章后由主辦部門送至相關(guān)單位，并辦理好簽收手續(xù),將對方簽收的原件在5個工作日內(nèi)交綜合管理部存檔。
四、歸檔
公司所有發(fā)文，主辦部門和相關(guān)部門應(yīng)有復印件存檔，并由主辦部門將文件原稿、對方簽收件、《發(fā)文審核表》、審核稿件各一份送綜合管理部存檔。有領(lǐng)導批示的，還應(yīng)附批復件。
第二十三條 公司所有文件實行統(tǒng)一的歸口管理。公司收文的處理程序為：收文、登記、審核、分文、傳送、辦理、立卷、歸檔。
第二十四條 各級領(lǐng)導對送來的公文要及時閱批，急件當天批復；一般文件三天內(nèi)批復。
第二十五條 各級領(lǐng)導閱、批公文應(yīng)仔細認真，不得圈閱，須簽署明確、具體意見的，閱完后要簽名并注明日期。
第四章 儀容儀表管理規(guī)定 XXX化妝品有限公司
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為了樹立和保持公司員工良好的職業(yè)形象,進一步規(guī)范化管理，特制定本管理規(guī)定。
第二十六條 個人儀容儀表及著裝要求
一、員工個人形象應(yīng)保持端莊、大方，頭發(fā)保持干凈清爽，女員工妝容應(yīng)以淡妝為主，禁止以濃妝艷抹形象出現(xiàn)在辦公場合。
二、所有員工工作期間外出辦事、出差等同于正常上班，均應(yīng)著正裝上下班，以展現(xiàn)公司規(guī)范管理的品牌形象。
三、節(jié)假日上班著裝要大方得體，不可著奇裝異服，女員工不可著抹胸、吊帶裙、熱褲等過于暴露的服裝，不可穿拖鞋上班。
四、員工不按規(guī)定著裝者，每次罰款50元，其直接上級領(lǐng)導負連帶責任，處以罰款100元。
第五章 出差管理規(guī)定
第二十七條 員工出差必須依下列程序辦理：
一、出差前應(yīng)填寫《出差申請表》（見附件7），由部門領(lǐng)導簽字確認，報經(jīng)營班子分管領(lǐng)導審批；部門領(lǐng)導及以上人員出差須報總經(jīng)理審批。因緊急事務(wù)未按程序辦理申請的，由執(zhí)行該項公務(wù)的員工在出差返回后3個工作日內(nèi)補辦有關(guān)手續(xù)。
二、出差人員憑《出差申請表》到財務(wù)管理部填寫《借款單》，按審批程序預借差旅費；并將《出差申請表》交綜合管理部相關(guān)人員處進行存檔及考勤登記。
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三、出差人員出差返回后五個工作日內(nèi)必須報賬，并結(jié)清出差借款，未能結(jié)清的借款,財務(wù)部有權(quán)在其當月和以后月份的工資或其他補貼中扣回，直至扣清為止。
第二十八條 出差超出預定時間，須報經(jīng)出差審批人同意，因病或其它不可抗拒因素需要延長出差期限的,須及時報經(jīng)出差審批人同意并在出差結(jié)束后提交相關(guān)證明至綜合管理部，否則按曠工處理；未經(jīng)批準，超出預定出差期間的費用不予報銷。
第二十九條 出差費用的報銷：出差費用包括交通費、住宿費、伙食費、通訊費、招待費等，其標準按公司財務(wù)制度相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。
一、交通費、住宿費在標準內(nèi)憑票據(jù)實報銷，超標自付。
二、伙食費、市內(nèi)交通費在標準內(nèi)憑票據(jù)實報銷。
三、通訊費超出標準部分，按相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。
第六章 圖書、報刊、信函等資料管理規(guī)定
第三十條 圖書、報刊、信函由綜合管理部統(tǒng)一管理。指定專人負責登記、分類、發(fā)送，并及時整理、存檔以備查閱。
第三十一條 各部門負責人可根據(jù)業(yè)務(wù)實際需要，合理安排購買業(yè)務(wù)參考書籍，依公司規(guī)定的申購程序辦理；否則，費用自理。以公司名義購買的書籍需到綜合部辦理出入庫，并蓋公章后才能借出。第三十二條 圖書借閱
一、公司員工經(jīng)所在部門領(lǐng)導同意，綜合部辦理借閱登記手續(xù)，可借閱公司所存各類圖書、雜志。XXX化妝品有限公司
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二、專業(yè)性強的工具書（如：規(guī)程、規(guī)范、定額等）可以隨項目長期借用。三、一般圖書每人每次最多可借閱兩冊，借閱時間不得超過一個月，如有特殊事由需續(xù)借者，務(wù)必辦理續(xù)借手續(xù)。
四、損壞、丟失圖書、資料，責任人應(yīng)照原價雙倍賠償，并負責購買或協(xié)助購買。
五、員工所借圖書，如遇清點或公務(wù)上需參考時必須隨時收回，借書人不得拒絕。
第三十三條 綜合部圖書管理人員每隔半年清點庫存書籍1次，并將清單上報綜合部經(jīng)理。
第三十四條 各部門訂閱的報刊、雜志需由綜合部指派專人收發(fā)。第三十五條 報紙在閱覽后，請務(wù)必歸回原位；過期的報紙由綜合部統(tǒng)一回收管理。
第三十六條 員工調(diào)崗、離職時，還清所借閱圖書、資料后，方可辦理相關(guān)手續(xù)。
第三十七條 公務(wù)信函由綜合部收發(fā)人員登記后統(tǒng)一寄發(fā)，掛號信和特快專遞需經(jīng)所在部門負責人批準，登記后方可郵發(fā)。
第七章 物品管理規(guī)定
為更好的控制公司的辦公成本，合理使用辦公費用，規(guī)范辦公用品的采購和領(lǐng)用，特制定本規(guī)定。第三十八條 物品分類
一、固定資產(chǎn)：單位價值2000元以上或者使用年限超過一年以上的物品，XXX化妝品有限公司
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如車輛、電腦、復印機等。
二、低值易耗品：不屬于固定資產(chǎn)，但價值較高或使用時間較長的物品，如鐵皮柜、打印機等。
三、辦公用品：辦公使用的消耗性物品，分為耐用辦公用品和易耗辦公用品兩大類。
（一）耐用辦公用品包括計算器、裁紙刀、剪刀、筆筒、直尺、訂書機、卷筒紙盒、檔案（文件）盒、書立、垃圾桶、煙灰缸、電話機等。
（二）易耗辦公用品包括公共所需辦公用品和員工個人所需辦公用品： 1.公共所需辦公用品包括：打印紙、傳真紙、復寫紙、紙杯、杯托、茶葉、垃圾袋、墨盒（水）、碳粉、硒鼓等。
2.員工個人所需辦公用品包括：透明膠、膠水、水性筆（芯）、圓珠筆（芯）、鉛筆、釘書針、卷筒紙、面巾紙、檔案袋、文件夾、回形針、大頭針、鐵夾、筆記本、熒光筆、橡皮、涂改液、裝訂夾、光盤等。第三十九條 物品的采購
一、物品的采購遵循“統(tǒng)一采購，貨比三家”的原則。
二、辦公用品的采購
（一）定點采購原則
由綜合管理部和成本合約部視情況在每年年初進行市場詢價比較后，確認2-3家作為定點采購單位。
（二）季度定期性采購
綜合部按季度定期申購公司常備辦公用品，建立常備辦公用品庫。采購時間一般為每季度第一個月的10日前，可根據(jù)具體情況調(diào)整。
（三）月度補充性采購 XXX化妝品有限公司
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各部門于每月向公司上報下月辦公用品采購計劃（詳見附件8），由綜合部負責收集、統(tǒng)計、審核。綜合部根據(jù)統(tǒng)計結(jié)果，比照常備辦公用品庫存情況對需采購的物品進行調(diào)劑，對庫存緊張或無庫存的物品可進行補充性采購。文員負責制作當月常用辦公用品補充采購計劃表，經(jīng)綜合部經(jīng)理審核，報公司領(lǐng)導審批通過后，于每月5日前完成當月采購工作，并辦理入庫手續(xù)。
（四）預算內(nèi)日常應(yīng)急性采購
在日常工作期間，如各部門需在預算內(nèi)應(yīng)急采購無庫存或庫存緊缺的物品，須填寫庫存外(預算內(nèi))辦公用品申購表，經(jīng)本部門負責人確認，報董事長核同意后，由文員聯(lián)系定點供應(yīng)商落實采購。
（五）預算外采購
預算外物品的申購程序按公司現(xiàn)行規(guī)定執(zhí)行。
三、大宗物品的采購達到招標要求的須按招標管理規(guī)定辦理，未達到招標規(guī)定要求的需要進行多家詢價，力求價廉物美。領(lǐng)用時按照計劃采購清單領(lǐng)用。
四、特殊物品無法統(tǒng)一采購時，必須事前征得分管領(lǐng)導同意后方可自行采購。
五、固定資產(chǎn)和大批量低值易耗品的采購必須由使用部門提出申請，經(jīng)公司領(lǐng)導同意后方可進行采購。
六、采購單件物品在500元以上的，必須填寫呈批件，經(jīng)領(lǐng)導審批同意后,由招投標采購專員進行采購。第四十條 物品的保管
一、公司的物品由綜合部進行登記造冊（見附件9），集中保管；單價物品價值超過500元的，還應(yīng)配備圖像資料。
二、常備辦公用品庫由文員擔任保管責任人，具體負責辦公用品采購計劃XXX化妝品有限公司
行政管理制度 的收集、匯總、統(tǒng)計、分析，辦公用品采購工作的實施，辦公用品的入庫登記、保管、分發(fā)以及各類相關(guān)報表的制作等工作。第四十一條 物品的領(lǐng)用
一、部門和個人領(lǐng)用物品時需到公司綜合部辦理領(lǐng)用手續(xù)。
二、領(lǐng)用新購固定資產(chǎn)時，領(lǐng)用人必須在《出入庫單》中“保管人”一欄簽字，經(jīng)綜合部經(jīng)理和保管人簽字后方可領(lǐng)用，并由保管人將《出入庫單》送財務(wù)部登記備案。
三、員工如需領(lǐng)用辦公用品的，在文員處填寫辦公用品簽領(lǐng)表，經(jīng)部門負責人確認后方可領(lǐng)用。
四、耐用辦公用品于員工入職時，由員工本人向綜合部按標準領(lǐng)用，原則上不再增補，若破損、殘舊需更換的必須以舊換新重新辦理領(lǐng)用手續(xù)；發(fā)生遺失的，由領(lǐng)用人在《辦公用品領(lǐng)用登記表》（見附件10）中“備注”欄寫明原因并辦理領(lǐng)用手續(xù)。
五、各部門須領(lǐng)用墨盒、碳粉等辦公耗材的，按照“憑舊領(lǐng)新”原則，向文員退還舊耗材，填寫辦公用品簽領(lǐng)表后，經(jīng)本部門負責人確認后方可領(lǐng)用。
六、領(lǐng)用低值易耗品時領(lǐng)用人必須在《低值易耗品領(lǐng)用登記表》（見附件11）中簽字確認，特殊情況如由各部門自行購買的低值易耗品，必須到綜合部辦理登記備案；發(fā)生遺失或損壞的，需向綜合部報告并簽字確認。
七、公共場所所需辦公用品由文員按上月用量標準按月進行分配，領(lǐng)用人可依據(jù)當月用量進行合理調(diào)整。
八、部分辦公用品領(lǐng)用標準
（一）水性筆：員工入職時領(lǐng)取1支；
（二）反尾夾：各部門每半年各型號限領(lǐng)一盒； XXX化妝品有限公司
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（三）皮質(zhì)筆記本：經(jīng)理級以上人員每半年限領(lǐng)一本，對基層員工不提供皮質(zhì)筆記本；
（四）普通軟抄筆記本：基層員工每人每半年限領(lǐng)一本；
（五）水性筆芯：每人每次限領(lǐng)1支；
（六）耐用辦公用品：員工入職時按標準領(lǐng)取。
九、員工調(diào)離部門或離開公司時，應(yīng)交回所領(lǐng)用的物品，并在《員工離職移交手續(xù)清單》中的“移交事項”對應(yīng)欄簽字，復印一份交綜合部存檔，由綜合部對所退還物品進行重新登記。如因調(diào)崗或離職須移交固定資產(chǎn)價值較高的低值易耗品給其他人員的，由綜合部組織驗收后，確認無誤后，方可辦理移交手續(xù)；如移交清單中發(fā)生物品損壞或遺失的，根據(jù)財務(wù)部意見辦理責任人賠償事宜。
第四十二條 物品的后續(xù)管理
一、綜合部應(yīng)對固定資產(chǎn)和價值較高的低值易耗品進行編號，貼上標簽，年末由綜合管理部門協(xié)同財務(wù)部對所有物品進行盤點核對。
二、辦公用品應(yīng)由綜合部每月進行數(shù)量、金額統(tǒng)計后報財務(wù)部備案（見附件12）
三、固定資產(chǎn)和價值較高的低值易耗品使用地點發(fā)生變化時，綜合部和財務(wù)部應(yīng)及時更正有關(guān)備案資料，保證帳、卡、物一致。
四、固定資產(chǎn)和價值較高的低值易耗品發(fā)生外借和出售，必須由綜合部填寫呈批件，經(jīng)領(lǐng)導同意后，報財務(wù)部備案；若發(fā)生遺失、損壞、報廢或被盜丟失，必須由相關(guān)部門書面上報綜合部，由綜合部查明原因，并填寫呈批件報領(lǐng)導審批后，由財務(wù)部作出相應(yīng)的處理。
五、固定資產(chǎn)和價值較高的低值易耗品如需搬出辦公場所時，須填寫《放XXX化妝品有限公司
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行條》（見附件13），報部門領(lǐng)導及綜合部經(jīng)理同意后方可搬離。未經(jīng)許可，嚴禁私自搬離。
六、管理人員違反規(guī)定致使物品流失的，由其本人負責追回，無法追回造成公司損失的，由責任人負責賠償。
第八章 印章管理規(guī)定
第四十三條 印章的刻制和收繳
一、刻制印章要嚴格履行手續(xù)?？讨茊挝弧⒉块T及有關(guān)業(yè)務(wù)專用印章，必須有上報批準的正式公文，由需要刻章的單位提出申請，并詳細寫明印章的樣式、規(guī)格和名稱，報公司領(lǐng)導領(lǐng)導批準。公司領(lǐng)導批準后，由綜合部出具證明，交指定人員到公安機關(guān)指定的部門辦理刻制事宜。
二、刻好的印章詳細登記印章刻制單位、使用單位、啟用日期、保管人員，并留下印模，作為鑒別真?zhèn)蔚囊罁?jù)。
三、公司只能刻制一枚法定代表人印鑒；如需更換法定代表人印鑒時，應(yīng)將舊法定代表人印鑒交回公司綜合部封存后集中銷毀。
四、印章如因各種原因報廢停止使用時，由綜合部將原印章收回封存或銷毀，并將印章停用日期、收繳部門、收繳人姓名、收繳日期、封存或銷毀人姓名及日期等登記存檔備案。第四十四條 印章的保管
一、公章、合同專用章由法定代表人保管。
二、財務(wù)專用章、法定代表人印鑒由法定代表人授權(quán)財務(wù)部負責人負責保XXX化妝品有限公司
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管。
三、印章保管人員出差或其他特殊情況不能到崗，其不得私自委托他人保管，須辦理委托經(jīng)總經(jīng)理批準，并填寫委托保管印章書，辦理好托管交接手續(xù)。
四、保管人員變動時，應(yīng)及時辦理交接手續(xù)并提交綜合部備案。第四十五條 印章適用范圍
一、公章
凡是以公司名義發(fā)出的信函、公文、介紹信、委托書、證明等相關(guān)材料均應(yīng)加蓋公司公章。
二、合同專用章
“合同專用章”主要用于公司對外簽訂的一切合同。
三、財務(wù)專用章
“財務(wù)專用章”主要用于財務(wù)收支憑證、報表、稅務(wù)、工商、銀行相關(guān)單位等資料確認；預算、結(jié)算書審核；材料價格以及內(nèi)部單位財務(wù)往來的審定。
四、法定代表人印鑒
“法定代表人印鑒”主要用于需要法定代表人簽字的協(xié)議、文件等書面文本，由法定代表人審批后方可使用。第四十六條 印章的使用
一、公章、合同章、業(yè)務(wù)印章的審批：
（一）重要文件：簽署合同（協(xié)議）使用公司印章必須填寫《合同審批表》（見附件15）及蓋合同審批章，根據(jù)審批程序報領(lǐng)導審批完畢后方可蓋章；重要正式發(fā)文必須按照公文管理規(guī)定審批程序（見公文管理規(guī)定）審批完畢方可蓋章；重要業(yè)務(wù)文件可由經(jīng)辦人部門負責人及經(jīng)營班子分管領(lǐng)導在《XXX化妝品年有限公司用印審批表》（見附件16）簽批方可蓋章。XXX化妝品有限公司
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（二）財務(wù)相關(guān)文件：如報表、投融資須提供的材料等財務(wù)相關(guān)文件，由公司財務(wù)總監(jiān)（分管財務(wù)、成本）審批方可使用。
（三）普通文件：日常對外業(yè)務(wù)聯(lián)系和業(yè)務(wù)辦理事項等一般事務(wù)性的函、委托書、證明、復印件等需加蓋公章的，由部門負責人（含）以上領(lǐng)導審批后方可蓋章。如員工因私辦理個人業(yè)務(wù)需要蓋章的，如收入證明、在職證明等還需填寫《XXX化妝品年有限公司用印審批表》，經(jīng)相關(guān)部門審核后方可蓋章。
（四）五險一金等相關(guān)福利的文件:由綜合部負責人（含）以上領(lǐng)導簽批方可蓋章。
（五）勞動合同:由董事長或董事長授權(quán)的人員簽批方可蓋章。
（六）業(yè)務(wù)印章根據(jù)公司相關(guān)制度規(guī)定使用。
二、檔案留存
（一）用印憑據(jù)：《用印審批登記表》、《合同審批登記表》或領(lǐng)導簽發(fā)文件的原件交綜合部留存；
（二）用印材料：所有對相關(guān)單位的正式發(fā)文、合同（協(xié)議）或其他重要文件都必須在綜合部留存原件一份以上（含對方簽收件），其他相關(guān)部門根據(jù)需要留存復印件；合同（協(xié)議）還須將電子版發(fā)至綜合部備案。如因業(yè)務(wù)需要暫不能留存原件的，辦理完畢之后必須在5個工作日內(nèi)交綜合部存檔。
三、公司所有印章均不允許蓋在空白紙和空白介紹信上，特殊情況需在空白紙或空白介紹信上蓋章須報請經(jīng)營班子分管領(lǐng)導審批，由批準人承擔連帶責任擔保。印章保管人應(yīng)對所蓋空白紙張進行登記（數(shù)量）、回收。對不符合用章規(guī)定的合同（協(xié)議）、介紹信、公函等文件，印章保管人有權(quán)拒絕蓋印。第四十七條 印章的借出
（一）如無特殊情況，公司各類印章應(yīng)由印章保管人進行妥善保管。XXX化妝品有限公司
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（二）如因特殊工作情況需要，經(jīng)業(yè)務(wù)發(fā)生部門負責人申請，填寫《印章借出審批表》（詳見附件17），可辦理相關(guān)印章借出手續(xù)。其中，公章、合同章及法定代表人印鑒須經(jīng)公司總經(jīng)理以上領(lǐng)導審批同意后，方可借出；業(yè)務(wù)印章須經(jīng)公司分管經(jīng)營班子以上領(lǐng)導審批同意后，方可借出。
（三）印章借出人為臨時保管責任人，其應(yīng)為公司正式員工，在保管印章過程中，須按照公司制度要求，履行印章保管責任，正確、規(guī)范實施用印。
（四）印章借出后，臨時保管責任人應(yīng)對用印文件進行詳細記錄，并在印章歸還的同時補充填寫《印章借出審批表》中的“用印文件記錄”項目。第四十八條 其他
（一）啟用其他業(yè)務(wù)章，應(yīng)同時制訂適用范圍，并以公司正式發(fā)文形式周知。
（二）公司部門之間往來不宜使用業(yè)務(wù)專用章，由各部門經(jīng)理簽字即可。
（三）對外行政工作應(yīng)使用公司公章。公司公章在特殊情況下，經(jīng)公司總經(jīng)理批準可以代替業(yè)務(wù)專用章。
第九章 文印管理規(guī)定
第四十九條 公司文件的打印、復印、傳真，經(jīng)部門領(lǐng)導批準后，由指定承辦人負責文件的打印、復印、傳真。承辦人應(yīng)認真做好本職工作，按時完成任務(wù)。
第五十條 私人資料不得在公司打印、復印或用公司傳真機傳遞。第五十一條 文印承辦人員應(yīng)樹立嚴格的保密觀念，不得隨意將打印、復印或傳真資料中有關(guān)商業(yè)秘密或公司管理中須保密的事項透露給他人，不得截XXX化妝品有限公司
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留任何文件。
第五十二條 承辦人員在接收傳真后應(yīng)及時送達收件人,因接收文件、傳真疏忽造成文件、傳真件未能及時送達的,或未送達的,視造成損失程度給予處罰。
第五十三條 公司內(nèi)部使用的文件資料打印時應(yīng)注意節(jié)儉,打印紙能兩面使用的盡量兩面使用。
第五十四條 作廢文件，須用碎紙機粉碎處理，不可隨便放臵。
第十章 會議管理規(guī)定
第五十五條 會議召集與通知
一、會議按不同級別和性質(zhì)采用不同的召集辦法：
（一）公司或董事會會議按相關(guān)公司章程的規(guī)定召集。由董事出席會議，其他人員可根據(jù)會議議程由董事長指定出席或列席。會議一般由董事長主持，也可由董事長委托其他董事主持。會議由董事會秘書負責組織落實。
（二）公司經(jīng)營管理會議主要包括經(jīng)營班子會、總經(jīng)理辦公會、全面預算會、運營分析會（會議、季度會議、月度會議）、項目研討會、總結(jié)考評會、業(yè)務(wù)專題會等。會議由總經(jīng)理決定召開或由經(jīng)營班子提議召開，公司經(jīng)營班子成員出席，其他人員可根據(jù)會議議程由總經(jīng)理指定出席或列席。會議由總經(jīng)理指定人員主持。各類會議的承辦部門為綜合部，其中業(yè)務(wù)會議由主管該項業(yè)務(wù)的部門負責組織，綜合部協(xié)助。
（三）公司業(yè)務(wù)層面專項會議：如經(jīng)營計劃會、財務(wù)分析會、行政人事會等。由公司相關(guān)部門提出，經(jīng)營班子分管領(lǐng)導批準后召開。會議由主辦部門負XXX化妝品有限公司
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責組織落實，公司綜合部協(xié)助。
（四）公司各部門或內(nèi)部工作會議由各部門負責人召集并確定出席及列席人選，需要公司領(lǐng)導參加會議的，須向公司相關(guān)領(lǐng)導匯報，確定參加時間及事項。會議由主辦部門組織落實，綜合部提供協(xié)助。
二、會議通知的內(nèi)容包括：會議的名稱，議題，時間，地點，參加人（出席/列席），需準備資料以及通知方法和途徑。重要會議應(yīng)以書面通知的方法傳達。
三、會議應(yīng)于會議通知約定的時間召開，如議題改變、改期或取消，會議組織部門應(yīng)提前通知參會人員，并根據(jù)本管理辦法重新組織、布臵會場。第五十六條 會前準備
一、大型會議須提前兩天知會公司綜合部，便于安排會場及相關(guān)保障工作；專業(yè)會議須提前一天知會公司綜合部；部門會議須提前半天知會公司綜合管理部。
二、會議主持人、召集部門及與會人員都應(yīng)分別做好有關(guān)準備工作，包括擬好會議時間、議程、提案、匯報總結(jié)提綱、發(fā)言要點、工作計劃草案、決議決定草案、落實會場、填寫會議通知單通知與會人員等。會議主持人應(yīng)該根據(jù)議題的內(nèi)容事前進行相關(guān)信息搜集和整理，并將議題和相關(guān)資料分發(fā)給與會人員。
三、會議場所提前布臵，保持整潔，所需儀器設(shè)備提前到位并調(diào)試正常。組織會議部門需提前一天跟公司綜合部明確，并在《會議室使用審批單》中注明。
四、會場布臵、會議材料、用品準備和會后處臵由指定的會務(wù)人員負責。各種會議召開前，公司綜合部聯(lián)系落實會議準備事項。如要求同時進行多個會XXX化妝品有限公司
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議的，由公司綜合部根據(jù)輕重緩急妥善安排，以免沖突。第五十七條 會議主持人應(yīng)控制會議進程，提高會議效率。
第五十八條
會議形成的決議，會議主持人要明確任務(wù)、目標、責任者，監(jiān)督實施，保證落實。
第五十九條 會議記錄及紀要
一、各類會議應(yīng)指定會議記錄員，會議記錄員要在會議進行期間使用專用記錄本認真記錄，對會議進行全程或提綱式記錄，對結(jié)論性發(fā)言做重點記錄。
二、如需形成會議紀要的，會議記錄員要在會議結(jié)束后24小時內(nèi)整理原始記錄，按照公司發(fā)文的審批程序，需由與會人員在會議紀要上簽名的，會議記錄員須及時督促簽署，并提請公司總經(jīng)理簽發(fā)。會議紀要應(yīng)統(tǒng)一編號、及時整理、規(guī)范格式和文字，按分級管理要求分發(fā)、存檔、上報（也可通過電子郵件傳遞）。
第六十條 會議考勤、秩序、違紀、監(jiān)督檢查
一、與會人員應(yīng)提前到會，會議過程禁止吸煙，不得喧嘩，不得來回走動，不得無故遲到、早退或缺席。如有特殊情況不能按時到會，應(yīng)提前向會議組織者書面請假方可，緊急情況可先口頭請假，會后補辦假條。
二、遲到、中途離席者應(yīng)輕聲入、出席，盡量不干擾會議進行。重要會議與會人員應(yīng)按照臺卡對號入座，坐姿（站姿）端正，將手機關(guān)閉或調(diào)至振動狀態(tài)，會議期間不準接聽電話，有重要電話須離開會議室接聽，禁止交頭接耳開小會。認真聽取會議內(nèi)容并做好記錄。
三、與會者到會必須有準備，均應(yīng)保持良好的會風，注意言談舉止，發(fā)言力求言簡意賅。不可無故打斷他人的發(fā)言，不可對發(fā)言者吹毛求疵。
四、涉及到秘密事項的會議與會人員負有保密義務(wù)，記錄員應(yīng)在保密地方XXX化妝品有限公司
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整理，并且嚴格按照主持人簽發(fā)的抄送人員發(fā)送。
五、公司綜合部負責對相關(guān)各種類型會議的執(zhí)行與保密事項進行監(jiān)督檢查。
六、會議中手機響、接電話每次罰款50元；遲到、早退三十分鐘內(nèi)罰款30元，超過30分鐘罰款60元；無故缺席（含請假未批）按曠工處理，所扣基本工資不足100元按100元處罰。
七、接到會議通知后如有特殊情況需請假的員工,必須在會議召開半個小時前向分管經(jīng)營班子或總經(jīng)理書面請假，并立即報公司綜合部備案，緊急情況可先口頭請假，會后補辦假條。會議開始后請假的不予以受理，并根據(jù)第六點情況進行處罰。
八、公司組織的培訓活動參照第六點，第七點執(zhí)行。
九、會議的考勤、違紀記錄和處理意見，由會議主持部門負責人在會議結(jié)束后轉(zhuǎn)交給公司綜合部。
十、會議決策的執(zhí)行情況由會議主持部門進行跟蹤和監(jiān)督。
第十一章 車輛派車管理規(guī)定
第六十一條 為公司的經(jīng)營管理活動提供良好的服務(wù)，結(jié)合公司實際情況，保證安全運行、合理派車、特制定本辦法。第六十二條 出車管理
一、在日常工作中，以下情況可安排用車：
（一）財務(wù)部其他因公存、取現(xiàn)金伍仟元以上的業(yè)務(wù)（特殊情況另行處理）；
（二）需要到較遠地方辦理的工作業(yè)務(wù)； XXX化妝品有限公司
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（三）因公運輸拾公斤以上物品；
（四）前往無公交車到達的地點辦理業(yè)務(wù)；
（五）公司經(jīng)營班子以上領(lǐng)導特許的緊急事務(wù)；
（六）公司集體活動統(tǒng)一用車。第六十三條
為降低辦公成本，綜合部要嚴格按照用車范圍派車。如因緊急公務(wù)需要且無車輛可調(diào)派的，經(jīng)部門負責人同意，綜合部確認后，員工可搭乘出租車出行，費用列入所在部門辦公管理費用。
第六十四條
公司經(jīng)營班子以上人員出差可派長途車，其他人員出差原則上不派長途車，以下情況由分管領(lǐng)導確認，報總經(jīng)理特批后方可派長途車。
（一）有政府相關(guān)部門或重要合作單位人員需陪同前往。
（二）經(jīng)理以上人員2人以上或其他員工4人以上共同前往同一目的地。第六十五條
《派車單》必須嚴格按照格式要求填寫，寫明出發(fā)時間及實際返回時間。實際返回時間為車輛返回公司后，由綜合部時填寫并存檔。第六十六條
公司所需派車車輛須報董事長同意，綜合部負責車輛的出借登記。
第十二章 鑰匙管理規(guī)定
第六十七條 公司所有鑰匙由綜合部指定專人負責管理、配制，對公司所有原始鑰匙必須留一把加以編號、存檔，以便復制。XXX化妝品有限公司
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第六十八條 部門負責人負責管理本部門的鑰匙（包括門、抽屜、柜子等鑰匙），不得任意自制。特殊情況自行配備的需報綜合部備案登記。第六十九條 鑰匙不得擅自借給他人使用，特殊情況需借用鑰匙的，需做好相關(guān)登記（見附23）。鑰匙丟失后應(yīng)立即向綜合管理部門報告、備案，因鑰匙丟失所產(chǎn)生的損失由保管人承擔，并視情節(jié)輕重給予處分。公共區(qū)域的鑰匙由綜合部統(tǒng)一管理，任何人不得私自配制，違者一經(jīng)查出，每次處以500元的罰款。
第七十條 離職時應(yīng)將所保管的鑰匙退還綜合部并做好相關(guān)登記。
第十三章 檔案管理規(guī)定
第七十一條 檔案管理：由綜合部負責歸口管理。第七十二條 檔案管理的范圍：
一、公司各種行政文件；
二、公司各種會議記錄；
三、股東會議的有關(guān)文件；
四、各部門的工作報告；
五、公司領(lǐng)導及有關(guān)人員外出考察、參加各種業(yè)務(wù)活動所收集的有關(guān)資料；
六、各種信息情報資料；
七、公司各種設(shè)施、設(shè)備、用品的說明使用資料；
八、公司法律訴訟資料；
九、公司人事資料；
十、公司對外宣傳的相片、影音材料等； XXX化妝品有限公司
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十一、公司的所有合同（協(xié)議）等資料；
十二、公司的采購檔案資料。第七十三條 檔案的收集
一、公司各部門的重要檔案需報綜合部備案的，應(yīng)安排專人整理，于每年2月10日前將檔案、檔案目錄及電子版移交綜合部，并辦理簽收登記手續(xù)。
公司各部門需在本部門留存的檔案資料，應(yīng)安排專人整理、保管，于每年2月10日前報送上一年檔案目錄（含電子版）至公司綜合部備案。
二、及各部門上報文件。和各部門上報公司的文件及董事會相關(guān)文件，由董事長秘書或總經(jīng)理秘書呈辦（承辦程序見公文管理規(guī)定）完畢后，每半年將檔案原件移交公司綜合部文檔管理員存檔。
三、文件的檔案由檔案管理人員負責整理、保管，并于每年2月10日前將上一年檔案目錄、營銷類及其他重要合同、文件等檔案（含電子版）報送至公司綜合部備案。
四、公司及工商變更、建立等資料，經(jīng)辦人必須在辦理完畢后5個工作日內(nèi)報公司綜合部存檔備案。
五、公司綜合部必須及時補充完善員工成長檔案。第七十四條 檔案的整理
一、綜合部每年年初必須對上一的檔案資料進行全面整理建檔。
二、各種檔案資料按業(yè)務(wù)類別分類。2.1行政管理類： 2.1.1各種會議紀要； 2.1.2行政公文； 2.1.3處罰決定； XXX化妝品有限公司
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2.1.4信息情報資料；
2.1.5各種設(shè)施、設(shè)備、用品的說明使用資料； 2.1.6車輛有效復印證件； 2.1.7各種營業(yè)執(zhí)照資料等； 2.1.8對外宣傳的相片、影音材料。2.2人事管理類
2.2.1員工成長資料包括：
員工任職材料（求職材料、入職申請表、面試登記表、錄用審核表、轉(zhuǎn)正申請表、轉(zhuǎn)正審批表、員工異動材料、勞動關(guān)系聲明、勞動合同、培訓協(xié)議、身份證（復印件）等相關(guān)材料）
員工考評材料（員工績效考核、任職條件考核、工作述職、崗位評定、參與公司內(nèi)外培訓及考試等相關(guān)材料）
員工獎罰材料（公司以正式發(fā)文形式對其進行通報表彰或批評的文件、榮譽證書（復印件）；黨政部門或社會團體所授予的聘書、榮譽證書（復印件）等相關(guān)材料）
員工資證材料（所擁有的專業(yè)資格證、職稱證、學歷證等（復印件）相關(guān)材料）
員工綜合材料（反映員工成長信息的其他材料）2.2.2人才儲備資料； 2.2.3考核資料； 2.2.4員工福利資料； 2.2.5員工花名冊； 2.2.6人力資源規(guī)劃資料?；瘖y品有限公司
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2.3財務(wù)管理類（由財管部門負責）： 2.3.1會計憑證類； 2.3.2會計賬簿類； 2.3.3會計報表類； 2.3.4其他類。2.4專題項目類：
2.4.1項目可行性分析報告； 2.4.2企業(yè)章程； 2.4.3董事會決議； 2.4.4工商營業(yè)執(zhí)照；
2.4.5產(chǎn)權(quán)變更有關(guān)文件、材料； 2.4.6給政府有關(guān)部門的申請報告； 2.4.7合資企業(yè)合同書； 2.4.8合資雙方法定代表證明書； 2.4.9合資雙方委派的董事名單； 2.4.10進口設(shè)備清單； 2.4.11有關(guān)政府批文； 2.4.12歷年經(jīng)營業(yè)績資料。2.5經(jīng)營計劃類：
2.5.1月、季、發(fā)展計劃； 2.5.2中長期發(fā)展規(guī)劃； 2.5.3經(jīng)營分析總結(jié)報告； 2.5.4業(yè)務(wù)報表； XXXXXX化妝品有限公司
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2.5.5業(yè)務(wù)考核。2.6合同管理類： 2.6.1合同正本； 2.6.2營業(yè)執(zhí)照復印件； 2.6.3授權(quán)委托書； 2.6.4雙方來往的信函； 2.6.5雙方的電報、傳真； 2.6.6變更解除合同的文件資料； 2.6.7補充協(xié)議。2.7綜合類。
三、綜合部對所有資料按以上類別分類后，按不同類別、時間、項目、性質(zhì)等逐一排列，用標準檔案盒保存。
四、每個檔案盒上必須填上檔案層級、類別、起止時間并按序號填寫檔案盒內(nèi)的文件名。
五、檔案盒內(nèi)的每份文件，第一頁的左上方必須蓋上寫有該文件名的專用檔案章，并在文件右下角填寫頁碼，以便文件的查閱。
六、不能裝訂的有關(guān)文件資料，如營業(yè)執(zhí)照、法人代碼證書等，必須用文件冊裝存，其文件冊上必須注明袋內(nèi)物品的名稱。
七、綜合部將所收集的文件資料按要求建立檔案后，多余的文件資料必須再清理一次，確定沒有必要保存的，應(yīng)在綜合部經(jīng)理的監(jiān)督下一次性銷毀。
八、會計檔案的保管按財務(wù)相關(guān)管理制度執(zhí)行。第七十五條 檔案的保管期限分為永久、定期兩種。
一、永久保管的檔案：凡是對公司有長遠利用價值的文件材料，以及在維XXX化妝品有限公司
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護公司等方面具有永久性憑證價值和文化價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的文件材料。
二、定期保管的檔案：在一定時期內(nèi)，公司進行工作、總結(jié)經(jīng)驗有考察利用價值的材料。
第七十六條 檔案的密級確定（參照《保密管理規(guī)定》）。第七十七條 檔案的查閱、借閱、復印
一、檔案查閱、借閱、復印審批：公司員工查閱、借閱、復印檔案室檔案，必須經(jīng)本部門領(lǐng)導簽批同意；及外單位人員查閱、借閱、復印公司檔案室檔案，對接的承辦部門人員必須經(jīng)本部門領(lǐng)導簽批同意，人員借出的檔案還須在該企業(yè)檔案管理人員處備案，經(jīng)該企業(yè)行政部負責人簽字后方可自行復印。
二、檔案歸還：公司檔案室的檔案辦理借出后，借出人必須在一個月內(nèi)交還。一個月后如需再借，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱者要愛護檔案，確保檔案的完整性，不得擅自涂改、勾畫、剪裁、抽取、拆散或損毀。借閱檔案交還時，須當面查看清楚。
三、公司員工調(diào)閱會計檔案需經(jīng)檔案保管人同意，如需復印會計資料需經(jīng)財務(wù)經(jīng)理或以上領(lǐng)導同意，外單位人員調(diào)閱、復印、摘錄會計檔案，必須經(jīng)公司領(lǐng)導批準；會計檔案原則上不得外借，確屬特殊需要,必須經(jīng)公司領(lǐng)導批準。
四、員工離職前，必須歸還借出的檔案，檔案列入離職移交物品范圍。第七十八條 檔案保管
一、檔案管理人員必須精心管理檔案，不得讓無關(guān)人員查閱檔案，不得口頭向外泄露有關(guān)檔案秘密。違反規(guī)定者，給予責任人一次記過處分，造成損失的，追究其經(jīng)濟責任，違反規(guī)定二次者給予開除處分。
二、檔案管理人員必須定時對檔案進行檢查，根據(jù)季節(jié)變化或具體環(huán)境放XXX化妝品有限公司
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臵防潮劑。如發(fā)現(xiàn)檔案受潮后，及時進行除濕處理，防止霉變。
三、檔案室必須配臵滅火器，防止火災(zāi)事故。
四、檔案遺失處理：各部門人員必須妥善保管好檔案（包括電子版）。任何檔案、文件、資料一經(jīng)簽收，不論是電子版或紙質(zhì)版，接收人或借閱人如出現(xiàn)檔案資料遺失情況，必須及時報告本部門負責人和綜合部負責人，并負責在指定的時間內(nèi)追蹤查找。如查找無果，公司將根據(jù)產(chǎn)生后果的輕重予以批評，責任人負責或協(xié)助補辦和承擔補辦過程中發(fā)生的一切費用。各部門人員的檔案列入離職移交物品范圍，由離職人員的部門負責人負責監(jiān)督。
第十四章 保密管理規(guī)定
第七十九條 公司保密范圍和密級確定
一、公司應(yīng)列入保密管理范圍的包含但不限于以下事項：
（一）公司重大決策中的秘密事項；
（二）公司尚未討論實施的經(jīng)營戰(zhàn)略、經(jīng)營方向、經(jīng)營規(guī)劃、經(jīng)營項目及經(jīng)營決策；
（三）公司內(nèi)部掌握的合同、協(xié)議、意向書及可行性報告、主要會議紀錄；
（四）公司財務(wù)預決算報告及各類財務(wù)報告、統(tǒng)計報表；
（五）公司所掌握的尚未進入市場或尚未公開的各類信息、資料；
（六）公司職員人事檔案、勞資性收入及資料；
（七）其他經(jīng)領(lǐng)導確定應(yīng)當保密的事項。
二、公司保密等級級分為“絕密”、“機密”、“秘密”三級。
“絕密”是最重要的公司秘密，泄露會使公司的權(quán)利和權(quán)益遭受特別嚴重的損害；“機密”是重要的公司秘密，泄露會使公司權(quán)利和權(quán)益遭受嚴重的損XXX化妝品有限公司
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害；“秘密”是一般的公司秘密，泄露會使公司的權(quán)利和權(quán)益遭受損害。
三、公司保密等級的確定：
（一）公司經(jīng)營發(fā)展中，直接影響公司權(quán)益的重要決策文件資料為絕密級；
（二）公司的規(guī)劃、財務(wù)報表、統(tǒng)計資料、重要會議紀錄、公司經(jīng)營情況為機密級；
（三）公司的人事檔案、合同、協(xié)議、職員工資性收入、尚未進入市場或尚未公開的各類信息為秘密。
四、屬于公司秘密的文件、資料，應(yīng)當按規(guī)定標明密級，并確定保密期限。除有特別規(guī)定的以外，絕密級不超過30年，機密級不超過20年，秘密級不超過10年。保密期限屆滿，自行解密。五、一般性決定、決議、通知、行政管理資料等內(nèi)部文件不屬于保密范圍；如屬不鼓勵對外公開的內(nèi)容，僅限公司員工知曉。第十八條 確定密級、變更密級和解密
一、確定密級、變更密級和解密應(yīng)當接受公司領(lǐng)導及綜合部指導和監(jiān)督。
二、公司秘密事項，應(yīng)當依據(jù)保密范圍的規(guī)定及時確定密級，最遲不得超過十日。
三、密級確定以后，責任部門發(fā)現(xiàn)不符合保密范圍規(guī)定的，應(yīng)當及時糾正；公司領(lǐng)導發(fā)現(xiàn)不符合保密范圍的，應(yīng)當及時通知責任部門糾正。
四、屬于公司秘密的文件、資料和物品，由責任部門標明密級和保密期限。書面形式的密件，應(yīng)在封面（或者首頁）的左上角標明密級和保密期限；地圖、圖紙、圖表則在其標題之后或者下方標明密級和保密期限。
五、屬于公司秘密的事項不能標明密級時，由責任部門負責通知接觸范圍內(nèi)的人員。公司確定密級、變更密級或者決定解密，應(yīng)當由責任部門提出具體XXX化妝品有限公司
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意見報公司領(lǐng)導審核批準。
六、公司秘密事項（包括政府來文中的國家秘密事項）變更密級或者解密后，應(yīng)當及時通知各有關(guān)部門，并及時在有關(guān)文件、資料和物品上標明。
七、保密期限屆滿或者被合法公開的公司秘密事項，即為自行解密。自行解密不需履行解密手續(xù)。第八十一條 保密措施
一、屬于公司秘密的文件、資料和物品的制作、收發(fā)、傳遞、使用、復制、摘抄、保存和銷毀，由綜合管理部門指定專人執(zhí)行。
二、采用電腦技術(shù)存取、處理、傳遞的公司秘密由電腦使用部門負責保密。
三、非經(jīng)批準，不得復制和摘抄公司保密文件。
四、復制、摘錄、引用、匯編屬于公司秘密的內(nèi)容，亦需按規(guī)定采取保密措施，且不能擅自改動原件的密級。
五、收發(fā)、傳遞和外出攜帶保密文件，由指定人員負責，并采取必要的安全措施。
六、保密文件需在設(shè)備完善的保險裝臵中保存。
七、在對外交往與合作中需要提供公司秘密事項的，應(yīng)當事先經(jīng)公司領(lǐng)導批準。
八、不準在私人交往和通信中泄露公司秘密，不準在公共場所談?wù)摴久孛?，不準通過其他方式傳遞公司秘密。
九、具有屬于公司秘密內(nèi)容的會議，應(yīng)采取下列保密措施：
（一）選擇具有保密條件的會議場所；
（二）根據(jù)工作需要，限定參會人員的范圍，對參加涉及密級事項會議的人員予以指定；
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（三）依照保密規(guī)定使用會議設(shè)備和管理會議文件；
（四）確定會議內(nèi)容是否傳達及傳達范圍。
十、員工發(fā)現(xiàn)公司秘密已經(jīng)泄露或者可能泄露時，應(yīng)立即采取補救措施并及時報告行政管理部門，行政管理部門接到報告后，應(yīng)立即做出處理。
十一、在無線、有線通信中傳遞公司秘密的，必須采取保密措施。
十二、檔案室、財務(wù)檔案室等機要重地，非工作人員不得入內(nèi)。
十三、機密件原則上不能在文檔室以外的地方放臵過夜。
十四、所有密級文件，在文件的承辦、打印、歸檔過程中都要采取保密措施。
十五、涉及公司秘密的計算機信息系統(tǒng)，不得直接或間接地與國際互聯(lián)網(wǎng)或其它公共信息網(wǎng)絡(luò)相聯(lián)接。涉及公司秘密的信息，不得在國際互聯(lián)網(wǎng)的計算機信息系統(tǒng)中存儲、處理、傳遞。
十六、上網(wǎng)信息的保密管理堅持“誰上網(wǎng)誰負責”的原則。凡向國際互聯(lián)網(wǎng)的站點提供或發(fā)布信息，必須經(jīng)過公司領(lǐng)導審查批準。
十七、各部門和個人不得在電子公告系統(tǒng)、聊天室、網(wǎng)絡(luò)新聞組上發(fā)布、談?wù)摵蛡鞑ス久孛苄畔ⅰ?/p>
十八、各部門使用電子郵件進行網(wǎng)上信息交流時，應(yīng)當遵守公司有關(guān)保密規(guī)定，不得利用電子郵件傳遞、轉(zhuǎn)發(fā)或抄送公司秘密信息。
十九、所有需要銷毀的密級文件，必須使用碎紙機進行銷毀。第八十二條 責任與處罰
一、“泄露公司秘密”是指下列行為之一：使公司秘密被不應(yīng)知悉者知悉的；使公司秘密超出了限定的接觸范圍，而不能證明未被不應(yīng)知悉者知悉的。
二、出現(xiàn)下列情況之一者，依情節(jié)輕重給予行政處分：
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（一）泄露公司秘密，尚未造成嚴重后果或經(jīng)濟損失的；
（二）已泄露公司秘密但采取補救措施的。
三、出現(xiàn)下列情況之一者，予以辭退并酌情賠償經(jīng)濟損失：
（一）故意或過失泄露公司秘密，造成嚴重后果的；
（二）違反本保密規(guī)定，以謀取私利為目的泄露公司秘密的；
（三）利用職權(quán)強制他人違反保密規(guī)定的。
第十五章 計算機及網(wǎng)絡(luò)管理規(guī)定
第八十三條 管理目的
為規(guī)范計算機使用及網(wǎng)絡(luò)管理，實現(xiàn)規(guī)范化、制度化，保障辦公網(wǎng)絡(luò)狀態(tài)安全、高效、有序可控。杜絕在計算機及網(wǎng)絡(luò)使用中存在的不良現(xiàn)象，從而最大限度發(fā)揮信息網(wǎng)絡(luò)作用，提高工作效率，制定本規(guī)定。第八十四條 硬件管理
一、公司辦公類固定資產(chǎn)由綜合部門統(tǒng)一管理，使用人負責保管。計算機（及附件）使用者對計算機（及附件）的損壞、丟失負責（不可抗力原因除外），人為損壞或丟失必須照價賠償；部門共用的計算機（及附件）由部門領(lǐng)導指定專人保管，人為損壞或丟失由該保管人承擔，照價賠償。
二、計算機管理員應(yīng)對計算機（及附件）型號、使用者及領(lǐng)用時間等有關(guān)事項進行詳盡、準確的登記。離職時由計算機管理員對計算機進行檢查驗收后方可辦理退機手續(xù)。
三、服務(wù)器是計算機信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的核心，由計算機管理員統(tǒng)一管理。在沒有公司領(lǐng)導及主管領(lǐng)導授權(quán)情況下，任何人不得對服務(wù)器進行操作，計算機
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管理員也不能將服務(wù)器委托他人管理。
四、計算機（及附件）的產(chǎn)權(quán)歸公司所有，由計算機管理員統(tǒng)一管理，未經(jīng)許可任何人不得將計算機或其附件的部分或全部自行拆卸、添加、移動、撤換。
五、下班后必須關(guān)閉計算機，并切斷電源。第八十五條 軟件管理
一、計算機軟件產(chǎn)權(quán)歸公司所有，由計算機管理員根據(jù)工作需要統(tǒng)一安裝。
二、任何人不得擅自刪除、增加、修改計算機內(nèi)的軟件。計算機因工作需要安裝其它軟件須經(jīng)計算機管理員同意。第八十六條 網(wǎng)絡(luò)管理
一、公司網(wǎng)絡(luò)資源由計算機管理員統(tǒng)一分配，禁止擅自修改計算機網(wǎng)絡(luò)參數(shù)。
二、嚴禁擅自將外來設(shè)備接入公司網(wǎng)絡(luò)，計算機管理員必須定期對網(wǎng)絡(luò)使用情況進行檢查。
三、計算機使用者應(yīng)自覺遵守國家的有關(guān)法律法規(guī)，不得在網(wǎng)絡(luò)上發(fā)布、傳播、查閱危害公共安全、有礙政治和社會穩(wěn)定、有傷風化的信息。
四、嚴禁員工利用計算機從事與工作無關(guān)的事宜。第八十七條 安全管理
一、公司計算機統(tǒng)一安裝殺毒軟件和設(shè)臵防火墻，并定期對殺毒軟件進行升級。對外來文件及移動存儲設(shè)備，應(yīng)先殺毒后使用，以確保計算機的安全。
二、保存有機密文件的計算機必須設(shè)臵密碼，密碼由計算機管理人員統(tǒng)一設(shè)臵。使用者應(yīng)妥善保管密碼，嚴禁將計算機密碼透露給其他人員。
三、計算機使用者應(yīng)定期備份文件，以免計算機故障或其他原因造成文件
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丟失。
四、嚴禁以任何方式蓄意破壞公司的計算機設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備，竊取網(wǎng)絡(luò)內(nèi)的機密信息。
五、未經(jīng)計算機使用者本人同意，不得隨意使用他人的計算機。
六、任何人不得隨意刪除公用共享文件夾中的文件，不得隨意設(shè)臵共享文件夾。
七、公司以外的人員修理計算機（及附件）時，要有公司的專業(yè)人員陪同。第八十八條 監(jiān)督執(zhí)行
一、違反規(guī)定將計算機或其附件的部分或全部自行拆卸、添加、移動、撤換，每發(fā)現(xiàn)一次罰款100元。如造成計算機設(shè)備損壞或網(wǎng)絡(luò)故障的，照價賠償計算機設(shè)備及網(wǎng)絡(luò)故障帶來的直接或間接的損失。
二、擅自刪除、增加、修改計算機內(nèi)的軟件，發(fā)現(xiàn)一次罰款100元。如造成計算機設(shè)備損壞及網(wǎng)絡(luò)故障的，照價賠償設(shè)備計算機設(shè)備及網(wǎng)絡(luò)故障帶來的直接或間接的損失。
三、利用計算機從事與工作無關(guān)事宜的，第一次發(fā)現(xiàn)，給予批評，并處以罰款20元；第二次發(fā)現(xiàn)，給予警告，處以50元的罰款；第三次發(fā)現(xiàn)，視為藐視公司紀律，給予嚴重警告，并處以100元的罰款。
四、竊取公司機密文件的或惡意刪除所從事崗位重要文件的，給予記大過處理，并處以500元的罰款；情節(jié)嚴重的，給予撤職處理，造成損失的，追究其相關(guān)責任。
第十六章 固定電話使用管理規(guī)定
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第八十九條 語言規(guī)定
員工拔打外線電話，用語盡量簡潔、明確，以減少通話時間。打長途電話應(yīng)拔打IP電話。接聽外線電話時的標準用語為“您好，美炫風公司”。第九十條 行為規(guī)定
一、電話鈴聲響起，在三聲后接聽。通話完畢，一般應(yīng)由打進電話者和職務(wù)高者或長者先掛斷。
二、重要事項的電話要做好記錄，并向部門領(lǐng)導匯報。需要電話留言的，需做好書面記錄并及時轉(zhuǎn)告本人。
三、接聽過程中，需要叫人來聽電話或拿文件的，放下話筒時動作要輕，辦公室其他人員不得大聲說話或喧鬧。第九十一條 使用規(guī)定
一、公司固定電話為辦公電話，一般情況下不允許員工撥打私人長途電話，如有急事，需長話短說，禁止電話閑聊；禁止用辦公電話撥打收費聲訊電話，違者除如數(shù)扣繳所產(chǎn)生的費用外，還將視情況對其進行處罰。第九十二條 監(jiān)管執(zhí)行
一、部門因工作需要須配備固定電話，由部門提出書面申請，綜合部審核報批后進行調(diào)配。
二、因公司安排的特殊活動，需增加話費時，由部門寫出書面申請經(jīng)總經(jīng)理批準后，按審批標準核報。
三、各部門負責人要定期檢查本部門的電話使用管理情況。綜合部每月要查清電話異常情況。
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第十七章 員工考勤管理規(guī)定
第九十三條 為規(guī)范公司考勤及休假事宜，特制定本制度。第九十四條 公司全體員工必須遵守工作時間，不得遲到、早退。第九十五條 工作時間：公司每周工作5天，具體時間安排：
周一到周五：上午 8:30-12:00，下午14:00—17:30(夏至14:30-18:00)（個別部門根據(jù)業(yè)務(wù)需要安排人員值班）。
第九十六條 工作時間離開公司半小時以上者，需向直接上級請假。第九十七條 如因工作性質(zhì)需要，員工無需按時上下班，由所屬部門提出人員名單及申請，由所在部門負責人簽意見,經(jīng)綜合部審核后，報總經(jīng)理批準。
第九十八條 公司的考勤區(qū)間為每月的1號------31日(或30日)。第九十九條 公司上下班實行輸指紋（登記）制度，公司總經(jīng)理、副總經(jīng)理可以免輸指紋。以下情況分別處理：
一、因故不能正常打卡者，包括上班時間外出辦事不能打卡的員工，向直接領(lǐng)導匯報得到口頭（或書面）批準后，必須當天（最遲不超過次日下午18：00）到綜合部人事專員處說明事由，并補辦或補交有關(guān)手續(xù)證明；出差人員出差前將領(lǐng)導批示好的《出差申請審批單》交到綜合部登記出差，由于時間緊急出差前未來得及交審批單到綜合部的，可延緩在出差回來后次日上班（最遲不超過當日上班下午18：00）將審批單交到綜合部。逾期未到綜合部辦理登記則按曠工處理。綜合部月末將本月特殊出勤記錄匯總交于各部門直接領(lǐng)導簽字確認，領(lǐng)導不確認當事者特殊出勤記錄仍按曠工處理。
二、如遇臨時加班，超過晚9點以后，每多一小時，第二天上班時間可以往后推延一小時出勤，但須以當晚下班打卡的時間及直接領(lǐng)導確認為準。
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三、忘記打卡雖然事實上按時上班，但必須按上述第一條規(guī)定執(zhí)行確認程序，每次忘記打卡按-15元/次扣發(fā)工資；每月忘記打卡超過三次按曠工一天計算，以此類推。
四、月底綜合部統(tǒng)計考勤情況作為工資發(fā)放依據(jù)，出現(xiàn)出勤空缺但未及時在綜合部辦登記的，則按曠工處理。
第一百條 公司綜合部負責管理日?？记诩翱记诮y(tǒng)計工作，并須于每月3日前（遇節(jié)假日順延）將上月公司的考勤情況匯總后，填寫考勤匯總表。
第一百零一條 綜合部在收到考勤匯總表后，進行記錄存檔。綜合部根據(jù)本制度審核考勤意見，并于每月8日前（遇節(jié)假日順延）將工資發(fā)放表交到財務(wù)管理部。
第一百零二條 考勤懲罰：
遲到、早退在10分鐘之內(nèi)者，每次扣基本工資日薪的10%。超過10分鐘者，每次扣發(fā)基本工資日薪的50%。超過30分鐘，扣發(fā)全天基本工資日薪。曠工者，扣發(fā)基本工資日薪的2倍，連續(xù)曠工5天或一年內(nèi)累計曠工8天以上者，公司予以辭退。
第一百零三條 請假管理：
一、員工請假，應(yīng)提前向綜合部提交請假申請單（見附件24）。請假天數(shù)在3個工作日（含）以內(nèi)的，應(yīng)提前1個工作日請假；請假天數(shù)在4個工作日（含）以上的，應(yīng)提前3天請假。確因不可預見的原因沒來得及提前請假的，應(yīng)委托他人代為填寫請假單。
二、病、事假期限。到崗后的試用期員工事假每月不可超過2個工作日（含），病假每月不可超過3個工作日（含），試用期間的病、事假合計不可超過5個工作日（含），否則終止試用，予以辭退。正式員工1年內(nèi)事假
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不可超過15個工作日，否則公司將保留采取處理措施的權(quán)利。
三、審批權(quán)限
請假1天以內(nèi)（含1天），部門負責人審批；請假2-3天，部門負責人意見→部門分管領(lǐng)導批示;請假3天以上，部門負責人意見→部門分管領(lǐng)導意見→總經(jīng)理批示→董事長批示。部門負責人級（含）以上級別員工請假，無論天數(shù)多少，需經(jīng)過總經(jīng)理審批。
四、除事假外的其他假期,部門簽意見以后須經(jīng)綜合部核實,才能上報分管領(lǐng)導審批。所有假條都應(yīng)及時交綜合部備案。
五、加班管理
（一）視為加班情況確認：各部門員工因臨時工作任務(wù)或緊急事務(wù)須在休息時間安排上班的，須填寫《加班申請/確認表》（見附件25）報部門負責人審核，經(jīng)營班子分管領(lǐng)導審批后方可安排值班，且必須在加班后5個工作日內(nèi)，經(jīng)部門負責人再次簽字確認后交綜合部備案。連續(xù)上班時間超過3小時的方可確認為加班。
（二）加班員工可安排補休。需申請加班補休的員工，原則上在加班確認登記后3個月內(nèi)安排補休，在要求補休日的前3天遞交《加班補休申請表》（見附件26），經(jīng)綜合部核實可休天數(shù)，再根據(jù)請假管理中的審批權(quán)限逐級報批，連續(xù)補休不能超過5天。
六、公司組織集體活動時（包括節(jié)假日、周末時間），除特殊情況下領(lǐng)導明確指示需加班外，均不得以工作為由不參加活動，請假不參加活動的均需報總經(jīng)理審批，且請假按照事假處理，無故不參加活動的按曠工處理。
七、員工在把有關(guān)考勤的記錄包括請假單、加班申請/確認表、非正?？记趩蔚仍痪C合部登記存檔。
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第十八章 信息報告管理辦法
第一百零四條 總則
一、為規(guī)范公司的內(nèi)部信息溝通，形成高效的信息溝通機制從而降低經(jīng)營風險提高管理效率，特制定本管理辦法。
二、本管理規(guī)定適用于公司，遵照執(zhí)行。第一百零五條 工作職責界定
一、各部門信息報告工作職責和權(quán)限劃分如下：
（一）公司綜合部負責公司內(nèi)的信息報告管理工作： 1.負責將公司各部門的信息進行匯總和整理；
2.負責對需要發(fā)布的內(nèi)容進行審核和修改，重大新聞事件要求于事件發(fā)生后48小時內(nèi)發(fā)布。
3.如當月公司有三件以上的重大事件，則需整理當月的《XXX化妝品有限公司簡報》報送總經(jīng)理審批后刊發(fā)；當月無三件以上重大事件的，該月不印發(fā)簡報。
4.有權(quán)向公司各部門及催收、質(zhì)詢、核實和確認相關(guān)信息，要求經(jīng)辦部門于事件發(fā)生后兩天內(nèi)根據(jù)公司綜合部要求提交完整的材料；如事件發(fā)生在月底，提交時間不能跨月。相關(guān)部門因故拖延，導致簡報不能按時印發(fā)將追究相關(guān)人員責任，該部門負責人及經(jīng)辦人每次各罰人民幣50元。
（二）工作職責：
發(fā)生信息相關(guān)部門負責對本公司信息進行匯總、核實和整理后，兩個工作日內(nèi)發(fā)送至公司綜合部；如事件發(fā)生在月底，提交時間不能跨月。
（三）公司各部門工作職責：
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各部門負責人應(yīng)確定專人將本部門收集的信息進行匯總、核實和整理后，兩個工作日內(nèi)報送公司綜合部（如事件發(fā)生在月底，提交時間不能跨月）；
二、對于重大信息，應(yīng)以最快的速度即時匯報，不能延遲。
（一）報告責任人必須按規(guī)定及時報告各類重大事項信息，因故來不及報送詳細情況的，可先進行初報，然后根據(jù)事態(tài)進展和處理情況，隨時進行續(xù)報。
（二）公司有關(guān)領(lǐng)導對需要辦理的重大事項報告，在3個工作日內(nèi)要做出處理批復。對突發(fā)重大事件和事故等應(yīng)急報告要特事特辦，急事急辦，不得延誤處理。
（三）重大事項在按照領(lǐng)導的批復意見辦結(jié)后，公司各部門責任人要把辦理情況向公司綜合部經(jīng)理及時匯報反饋，由公司綜合部經(jīng)理上報公司總經(jīng)理和相關(guān)領(lǐng)導。
第一百零六條 信息報告的內(nèi)容
一、信息報告的主要內(nèi)容包括：
（一）報告單位的重要工作動態(tài)、重要活動，包括重要會議、重大培訓、重大人事變動、組織結(jié)構(gòu)變動、重要管理辦法和流程的變動等；
（二）公司重大會議精神的貫徹落實執(zhí)行情況（會議結(jié)束后一周內(nèi)報告）；
（三）區(qū)市縣級及以上的領(lǐng)導和重要合作單位到視察、訪問等活動的計劃及實際情況；
（四）其他內(nèi)部信息。
二、需要即時上報的重大信息包括：
（一）法院立案、訴訟標的在10000元及以上的案件。
（二）單位銀行賬號被法院查封，銀行還貸出現(xiàn)逾期，發(fā)生1小時內(nèi)報告。
（三）重傷或死亡1人及以上的生產(chǎn)安全事故，發(fā)生1小時內(nèi)報告。
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（四）各類新聞媒體上涉及到的有關(guān)企業(yè)的重大負面報道，發(fā)現(xiàn)2小時內(nèi)報告。
（五）其他重大信息。第一百零七條 紀律與考核
一、各部門負責人是第一責任人，要高度重視信息報告工作，尤其是重大信息的及時報告。
二、信息報告程序中所涉及的相關(guān)責任人必須確保信息的準確和及時報送，并嚴格遵守公司相關(guān)保密紀律。
三、公司對信息報告程序中所涉及的相關(guān)責任人，執(zhí)行公司制定的相關(guān)獎懲辦法，視情節(jié)輕重給予當事人對應(yīng)的獎勵或處罰。
附件：信息報告格式（見附件27）
公司簡報格式（見附件5）
第十九章 對外宣傳及公共關(guān)系管理辦法
第一百零八條 總則
一、為明確公司與在對內(nèi)對外宣傳中各自的職能，統(tǒng)一宣傳口徑，把握宣傳工作方向，提高宣傳效能，促進鳳凰公司企業(yè)形象、產(chǎn)品形象建設(shè)，特制定本管理辦法。
二、本管理辦法所稱對外宣傳是指公司及在外界各類宣傳媒體上進行企業(yè)形象、產(chǎn)品形象的新聞報道、廣告策劃及宣傳和通過網(wǎng)絡(luò)進行的宣傳活動。第一百零九條 工作職責界定
一、公司危機公關(guān)預案由營銷管理部門組織擬定，報總經(jīng)理審批通過，營
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銷部是公司對外宣傳工作的執(zhí)行部門，公司綜合部是對外宣傳監(jiān)管部門，并行使對對外宣傳進行業(yè)務(wù)指導職能。第一百一十條 對外新聞宣傳
一、公司對外新聞宣傳工作統(tǒng)一由營銷部負責，包括選擇媒體、撰稿、組稿以及接待安排新聞媒體來公司所進行的采訪活動；各部門協(xié)助配合。
二、新聞報道內(nèi)容無論涉及哪個部門，營銷管理部門都有責任積極配合采訪報道工作，根據(jù)要求及時提供新聞素材或撰寫新聞稿。
三、對外宣傳新聞稿必須經(jīng)公司分管領(lǐng)導審核后，方可定稿。未經(jīng)公司領(lǐng)導審核同意的稿件一律不得見報。
四、根據(jù)業(yè)務(wù)需要可以自行聯(lián)系對外新聞宣傳事宜，但必須與營銷部溝通，并由營銷部對報道內(nèi)容進行審核把關(guān)，必要時呈報公司領(lǐng)導審核后，方可定稿見報。
五、公司要充分利用網(wǎng)絡(luò)宣傳工具，及時將本企業(yè)重要新聞事件通過公司網(wǎng)站對外發(fā)布。新聞稿統(tǒng)一交由公司綜合部審核并上網(wǎng)發(fā)布。
六、公司要根據(jù)需要確定若干名通訊員，負責本企業(yè)、本部門新聞事件的采寫，可由企業(yè)文化專員或行政專員擔任。通訊員要認真履行職責，及時采寫本企業(yè)、本部門所發(fā)生的新聞事件，并報送公司綜合部，通過報刊、宣傳欄、網(wǎng)站等多種形式及時反映企業(yè)各方面發(fā)展情況。
七、公司綜合部每季度對各企業(yè)的稿件報送數(shù)、采用情況進行統(tǒng)計公布；每年年底可視情況組織評選優(yōu)秀通訊員和先進宣傳單位。
八、公司綜合部可根據(jù)實際情況不定期組織通訊員隊伍培訓工作，不斷提高廣大通訊員善于捕捉信息的能力和撰寫新聞等題材稿件的水平。第一百一十一條 廣告宣傳
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行政管理制度 一、一般性廣告宣傳的形式、時間、媒體選擇等由自行確定；需要征得代理公司同意的，須事先征求代理公司的意見。大型廣告宣傳活動統(tǒng)一由營銷部負責策劃。
二、文字性廣告宣傳材料必須送公司經(jīng)營班子分管領(lǐng)導審核后，方可發(fā)布。
三、公司綜合部對廣告內(nèi)容的審核包括內(nèi)容是否真實、結(jié)構(gòu)是否合理、語句是否通順、相關(guān)數(shù)據(jù)是否口徑一致和準確、有無必要進行廣告宣傳等等。第一百一十二條 公共關(guān)系管理
一、公司綜合部負責公司的對外接待組織與協(xié)調(diào)，負責建立和維護公司與政府主管部門以及關(guān)聯(lián)單位的良好關(guān)系。
二、公司舉辦重要的公關(guān)活動，由公司綜合部、營銷管理部共同制定具體方案并報總經(jīng)理辦公會審批后組織實施。
三、公司綜合部負責組織、協(xié)調(diào)、檢查、指導建立針對重大負面媒體報道、嚴重公共關(guān)系危機以及涉外負面事件的應(yīng)急處理機制，提高危機管理能力。第一百一十三條 附則
一、本管理制度由公司綜合部制定并負責解釋。
二、本管理制度與此前公司的相關(guān)管理規(guī)定，凡與本管理辦法有抵觸的，均依照本管理制度執(zhí)行。
三、本管理辦法未盡事宜，執(zhí)行國家有關(guān)法律、法規(guī)和公司的有關(guān)規(guī)定。
四、本管理制度從下發(fā)之日起執(zhí)行。
第四篇：公司行政管理制度
(二)檔案管理
第三條歸檔范圍：
公司的規(guī)劃、計劃、統(tǒng)計資料、科學技術(shù)、財務(wù)審計、勞動工資、經(jīng)營情況、人事檔案、會議記錄、決議、決定、委任書、協(xié)議、合同、項目方案、通告、通知等具有參考價值的文件材料。第四條檔案管理要指定專人負責，明確責任，保證原始資料及單據(jù)齊全完整，密級檔案必須保證安全。
第五條檔案的借閱與索?。?/p>
1.總經(jīng)理、副總經(jīng)理、總經(jīng)理辦公室主任借閱非密級檔案可通過檔案管理人員辦理借閱手續(xù)，直接提檔；
2.公司其他人員需借閱檔案時，要經(jīng)主管副總經(jīng)理批準，并辦理借閱手續(xù)；
3.借閱檔案必須愛護，保持整潔，嚴禁涂改，注意安全和保密，嚴禁擅自翻印、抄錄、轉(zhuǎn)借、遺失，如確屬工作需要摘錄和復制，凡屬密級檔案，必須由總經(jīng)理批準方可摘錄和復制，一般內(nèi)部檔原因總經(jīng)理辦公室主任批準方可摘錄和復制。
第六條檔案的銷毀：
1.任何組織或個人非經(jīng)允許無權(quán)隨意銷毀公司檔案材料；
2.若按規(guī)定需要銷毀時，凡屬密級檔案須經(jīng)總經(jīng)理批準后方可銷毀，一般內(nèi)部檔案，須經(jīng)公司辦公室主任批準后方可銷毀。
3.經(jīng)批準銷毀的公司檔案。檔案人員要認真填寫、編制銷毀清單，由專人監(jiān)督銷毀。(三)印鑒管理
第七條公司印鑒由總經(jīng)理辦公室主任負責保管。
第八條公司印鑒的使用一律由主管副總經(jīng)理簽字許可后管理印鑒人方可蓋章，如違反此項規(guī)定造成的后果由直接責任人員負責。
第九條公司所有需要蓋印鑒的介紹信、說明及對外開出的任何公文，應(yīng)統(tǒng)一編號登記，以備查詢，存檔。
第十條公司一般不允許開具空白介紹信，證明如因工作需要或其它特殊情況確需開具時，必須經(jīng)主管副總經(jīng)理簽字批條方可開出，持空白介紹信外出工作回來必須向公司匯報其介紹信的用途，未使用的必須交回。
第十一條蓋章后出現(xiàn)的意外情況由批準人負責。
(四)公文打印管理
第十二條公司公文的打印工作由總經(jīng)理辦公室負責。
第十三條各部室打印的公文或其他資料須經(jīng)本部門負責人簽字，交電腦部打印，按價計費。
第十四條公司各部、室所有打印公文、文件，必須一式三份，交總經(jīng)理辦公室留底存檔。
(五)辦公及勞保用品的管理
第十五條辦公用品的購發(fā)：
1.每月月底前，各部、室負責人將該部門所需要的辦公用品制定計劃提交總經(jīng)理辦公室；
2.總經(jīng)理辦公室指定專人制定每月辦公用品計劃及預算；經(jīng)主管副總經(jīng)理審批后負責將辦公用品購回，根據(jù)實際工作需要有計劃的分發(fā)給各個部、室。由部室主任簽字領(lǐng)回；
3.除正常配給的辦公用品外，若還需用其它用品的須經(jīng)總經(jīng)理辦公室主任批準方可領(lǐng)用；
4.公司新聘工作人員的辦公用品，辦公室根據(jù)部室負責人提供的名單和用品清單，負責為其配齊，以保證新聘人員的正常工作；
5.負責購發(fā)辦公用品的人員要做到辦公用品齊全、品種對路、量足質(zhì)優(yōu)、庫存合理、開支適當、用品保管好；
6.負責購發(fā)辦公用品的人員要建立帳本，辦好入庫、出庫手續(xù)。出庫一定要由領(lǐng)取人員簽字；
7.辦公室用品管理一定要做到文明、清潔、注意安全、防火、防盜、嚴格按照規(guī)章制度辦事，不允許非工作人員進入庫房。
第十六條勞保用品的購發(fā)：
勞保用品的配給，由總經(jīng)理辦公室根據(jù)各部、室的實際工作需要統(tǒng)一購買、統(tǒng)一發(fā)放。
(六)庫房管理
第十七條庫房物資的存放必須按分類、品種、規(guī)格、型號分別建立帳卡。
第十八條采購人員購入的物品必須附有合格證及入庫單，收票時要當面點清數(shù)目，檢查包裝是否完好，如發(fā)現(xiàn)短缺或損壞，應(yīng)立即拆包清點數(shù)目，如發(fā)現(xiàn)實物與入庫單數(shù)量、規(guī)格不符時，庫房保管員應(yīng)向交貨人提出并通知有關(guān)負責人。
第十九條物資入庫后，應(yīng)當日填寫帳卡。
第二十條嚴格執(zhí)行出入庫手續(xù)，物資出庫必須填寫出庫單，經(jīng)公司辦公室主任批準后方可出庫。
第二十一條庫房物資一般不可外借，特殊情況須由總經(jīng)理或副總經(jīng)理批準，辦理外借手續(xù)。
第二十二條嚴格管理帳單資料，所有帳冊、帳單要填寫整潔、清楚、計算準確，不得隨意涂改。
第二十三條庫房內(nèi)嚴禁吸煙，禁止無關(guān)工作人員入內(nèi)，庫內(nèi)必須配備消防設(shè)施，做到防火、防盜、防潮。
(七)報刊及郵發(fā)管理
第二十四條報刊管理人員每半年按照公司的要求作出訂閱報刊計劃及預算，負責辦理有關(guān)訂閱手續(xù)。
第二十五條報刊管理人員每日負責將報刊取回并進行處理、分類、登記，并分別送到有關(guān)部門。有關(guān)部門處理后，一周內(nèi)交回辦公室由報刊管理人員統(tǒng)一保管、存檔備查。第二十六條任何人不得隨意將報刊挪作他用，若需處理，需經(jīng)總經(jīng)理辦公室主任批準。
(八)附則
第二十七條公司辦公室負責為各部室郵發(fā)信件、郵件。
(一)私人信件，一律實行自費，貼足郵票，交辦公室或自己送往郵局。
(二)所有公發(fā)信件、郵件一律不封口，由收發(fā)員登記，統(tǒng)一封口，負責寄發(fā)；
(三)控制各類掛號信凡因公需掛號者，須經(jīng)各部室主任批準，總經(jīng)理辦公室登記后方可郵發(fā)。
第二十八條本規(guī)定如有未盡事宜或隨著公司的發(fā)展有些條款不適應(yīng)工作需要的，各部門可提出修改意見交總經(jīng)理辦公室研究并提請總經(jīng)理批復。
第二十九條本規(guī)定解釋權(quán)歸總經(jīng)理辦
公室。
第三十條本規(guī)定從發(fā)布之日起生效。
第五篇：公司行政管理制度(范本)
公司行政管理制度
員工行為規(guī)范 1 目的和適用范圍
1.1 規(guī)范員工行為，提升員工精神面貌，樹立公司良好的對外形象。1.2 本規(guī)范適用于公司全體員工。2 管理與組織
2.1 本規(guī)范由行政部與人力資源部負責檢查和監(jiān)督執(zhí)行。
2.2 各部門經(jīng)理有對本部門員工行為是否規(guī)范進行監(jiān)督和管理的職能。3 基本規(guī)定 3.1 儀表
3.1.1 儀表應(yīng)端正、整潔。
3.1.2 頭發(fā)要保持清潔，梳理整齊，請不要留怪異發(fā)型和怪顏色。3.1.3 男員工請不要留長指甲，發(fā)不過耳，不留胡須。
3.1.4 女員工上班提倡畫淡妝，要體現(xiàn)清潔健康的形象，飾物的佩帶應(yīng)得當，不得濃妝艷抹，不用香味濃烈的香水。
3.1.5 襯衫領(lǐng)口、袖口要清潔。
3.1.6 出席重要場合要符合著裝要求，大方文雅得體。3.1.7 上班前不得喝酒或吃有異味的食物，口腔保持清潔。3.2 著裝
3.2.1 員工在周一至周四的工作時間內(nèi)請著正裝，建議為： 3.2.1.1 男士
3.2.1.1.1 西裝：深色（深藍、藏青、灰、鐵灰）西服套裝，以不易起皺的面料為最佳。3.2.1.1.2 襯衫：單色長袖襯衫。
3.2.1.1.3 領(lǐng)帶：以單色或帶有小巧的幾何或條紋圖案為最佳。3.2.1.1.4 皮鞋：以黑色、深色的皮鞋為最佳。
3.2.1.1.5 襪子：顏色應(yīng)以深色、單色為宜，最好是黑色。質(zhì)地以純棉、純毛為宜。避免穿與西裝對比鮮明的白色襪子。3.2.1.1 女士
3.2.1.2.1 職業(yè)套裝：以黑色、灰色、暗紅色或藏青色為最佳。3.2.1.2.2 襪子：穿西服套裙必須穿長襪，以中性顏色為主。3.2.1.2.3 皮鞋：著職業(yè)套裝或西服套裙必須配相應(yīng)的皮鞋。
3.2.2 夏季男士可不用穿西裝外套，可只穿款式簡單的長或短袖襯衫，以單色為主；不用佩帶領(lǐng)帶（若有接待任務(wù)、正式會議等必須著正裝、佩帶領(lǐng)帶）；應(yīng)穿長西褲結(jié)皮帶，款式、顏色莊重得體，建議以黑、深/淺灰、深藍、棕色等深色或中性色為主。3.2.3 夏季女士著裝應(yīng)以莊重、大方、得體的職業(yè)套裝為主；可穿襯衫、、短袖襯衫、針織開衫或裙子；有領(lǐng)有袖的連衣裙配長襪；如穿無袖連衣裙，應(yīng)外套長袖或短袖的上衣。3.2.4 如果沒有接待任務(wù)、正式會議等，每周五工作時間可著便裝；要求為：
3.2.4.1 男士：建議上衣為帶領(lǐng)的T恤衫或休閑外套，不要透明或上面有字；下衣為單色休閑長褲；鞋為便裝皮鞋，運動鞋.3.2.4.1 女士：建議上衣為帶領(lǐng)的T恤衫或休閑外套，不要透明或上面有字；下裝為單色休閑長褲/裙、；鞋為便裝鞋、運動鞋。
3.2.5 任何人、任何時候（包括周五及休息日）都不得著如下裝束進出公司、會見客戶。3.2.5.1 衣冠不整（不整齊、不整潔）。3.2.5.2 穿著短褲、超短裙。
3.2.5.3 穿著無領(lǐng)且無袖、過透、過露的服裝。3.2.5.4 穿拖鞋（含拖鞋式?jīng)鲂?.3 接打電話
3.3.1 接打電話是我們與用戶交往的重要途徑；個人的形象就是公司的形象。員工在日常的接打電話中要給對方以良好的形象，更好地表現(xiàn)公司員工的文化修養(yǎng)及素質(zhì)，也使外界對公司的辦事效率，管理水平等方面留下良好印象。3.3.2 基本要求
3.3.2.1 在電話鈴響三聲之內(nèi)接起電話； 3.3.2.2 接打電話，先說聲“您好”，并主動報出部門、姓名。3.3.2.3 通話言簡意賅，時間不宜過長。
3.3.2.4 鄰座沒人時，請代接電話，有事請寫留言條，并及時轉(zhuǎn)告。3.3.2.5 盡量減少私人電話，嚴禁撥打信息臺電話。3.4 言語行為
3.4.1 言語、行為、舉止文明、禮貌。3.4.2 嚴禁在公司內(nèi)打架斗毆，互相吵罵。
3.4.3 公司內(nèi)與同事相遇應(yīng)點頭表示致意，同事以姓名或職務(wù)稱呼；客戶以先生、小姐稱呼，并使用普通話。
3.4.4 站姿要挺拔，坐姿要端正，走路要平穩(wěn)不得拖拉散漫。
3.4.5 公司內(nèi)職員與領(lǐng)導或客戶相遇，應(yīng)主動讓行，以示禮貌。3.4.6 公司領(lǐng)導進入辦公室應(yīng)主動起立相迎。3.4.7 握手時應(yīng)主動熱情，不卑不亢。
3.4.8 進入辦公室應(yīng)輕輕敲門，聽到應(yīng)答后再進，進門后回手關(guān)門不能大力粗暴。3.4.9 同事之間或部門內(nèi)部如有業(yè)務(wù)問題進行討論時，應(yīng)避免影響他人工作。3.4.10 請不要在辦公區(qū)走廊或通道內(nèi)奔跑、大聲叫喊、高談闊論。3.4.11 在辦公區(qū)走廊或通道內(nèi)請靠右行走，互相禮讓，不要搶行。3.4.12 未經(jīng)同意不得隨意翻看同事的文件、資料等。
3.4.13 辦公時間內(nèi)不得在電腦上玩游戲、看影碟、做與工作無關(guān)的事。3.4.14 請愛護公司的辦公用品、設(shè)備及其它財物，不得公私不分。3.4.15 厲行節(jié)約，減少浪費。
3.4.16 嚴禁在公司內(nèi)用餐、吃零食。3.5 個人環(huán)境
3.5.1 請保持個人辦公位整潔，辦公桌椅、計算機表面不能有灰塵，物品要擺放整齊，辦公區(qū)請不要隨便張貼。
3.5.2 請不要在辦公區(qū)堆放資料、紙箱等物品。
3.5.3 有事離開或下班離開辦公位時，請將座椅推入辦公桌下。3.5.4 下班離開辦公室前，請關(guān)閉機器電源（包括電腦），收好所有資料和文件，最后離開者請關(guān)閉電燈、門、窗、空調(diào)等。3.6 公共環(huán)境
3.6.1 除指定地點外（行政部確定并明示），在公司任何地方（包括衛(wèi)生間）都禁止吸煙。3.6.2 無特殊事由請不要帶家人、親屬、朋友到公司辦公場所。（特殊情況需行政總監(jiān)批準，并報行政部備案）。
3.6.3 員工外衣請統(tǒng)一懸掛指定地方（如衣架等），不要隨意擺放。3.6.4 請不要在辦公家具上和公共設(shè)施上任意寫字、刻畫、張貼。
3.6.5 請把廢紙、廢物放入指簍，杯中剩水請倒入指定地點，請不要用飲用水沖洗杯子。3.6.6 請不要在辦公區(qū)大聲喧嘩，有來客請帶至會客室或洽談區(qū)。3.6.7 請不要讓客人在沒有任何員工的陪同下在辦公區(qū)內(nèi)走動。3.6.8 車輛請停至指定區(qū)域，不要隨意停放。
3.6.9 愛護公共財物，使用辦公設(shè)備要嚴格遵照使用說明操作。
3.6.10 下班前關(guān)好本辦公區(qū)域內(nèi)的門窗、空調(diào)、電腦及其他設(shè)備，隨手關(guān)燈。3.6.11 一切有礙觀瞻，有損形象的行為。如：隨地吐痰，亂扔雜務(wù)。4 獎懲措施
4.1 行政部和人力資源部將不定期對本規(guī)范進行檢查，并對檢查結(jié)果進行公布；員工遵守此規(guī)范的程度將作為受聘的依據(jù)。
4.2 對檢查出的不符合規(guī)范的行為，要求予以糾正或整改。
4.3 對違反規(guī)定的人員，根據(jù)情節(jié)輕重分別給予當事人和部門負責人警告、公司通報批評、經(jīng)濟處罰、降薪、辭退直至開除的處罰。4.3.1 在公司內(nèi)打架斗毆對當事人予以辭退。
4.3.2 在公司內(nèi)互相惡語吵罵，將對當事人每次罰款200元，情節(jié)嚴重者還將給予行政處分直至辭退的處理。
4.3.3 在禁止吸煙的地方吸煙，發(fā)現(xiàn)一次罰款200元。三次（含）以上對責任人予以辭退。4.3.4 工作時間內(nèi)在電腦上玩游戲或做與工作無關(guān)的事情，發(fā)現(xiàn)一次罰款200元。
4.3.5 其他違規(guī)情況第一次違反予以口頭警告；第二次違反除警告外，填寫過失單，予以經(jīng)濟處罰20元；第三次違反，予以經(jīng)濟處罰100元，并在公司內(nèi)通報批評，同時對主管領(lǐng)導予以經(jīng)濟處罰50元。
4.3.6 對三次以上違反規(guī)范的、屢教不改者，可根據(jù)情節(jié)予以降薪、辭退直至開除的處罰。4.4 罰款以現(xiàn)金的形式當場繳納。
4.5 所有罰款將作為員工活動經(jīng)費，經(jīng)行政總監(jiān)審批后使用。
行政事務(wù)管理制度
總 則
為進一步適應(yīng)公司質(zhì)量、環(huán)境體系雙認證的實施，規(guī)范公司行政事務(wù)管理行為，理順內(nèi)部關(guān)系，提高辦事效率，特制定本規(guī)定。本制度匯編了公司內(nèi)部的行政事務(wù)類文件，以加強行政管理的有效性，并在公司內(nèi)部形成辦事有程序，工作有標準，事事有人管，人人有專責的工作局面。
第一章 會議管理制度
一、內(nèi)部會議管理辦法
（一）公司會議主要包括總經(jīng)理辦公會議、工作調(diào)度會議、各種專題會議、全體員工大會、部門會議及臨時會議等。
（二）公司級會議的組織者為綜合處。
（三）會議由綜合處提供服務(wù)，會議召開應(yīng)提供、做好會議通知、材料、會場、記錄等各項服務(wù)，會議結(jié)束后，根據(jù)情況撰寫會議紀要，必要時提供水果、茶水、錄音、攝像、投影等服務(wù)。
（四）會議通知形式主要為電話通知，處長、部門經(jīng)理及以上人員應(yīng)通知到本人，其他人員通知到部門，由各部門自行通知。
（五）因故不能參加會議的，必須親自向綜合處說明理由。
（六）會議決議事項，與會人員應(yīng)在會后立即執(zhí)行，不得拖延或敷衍了事。
（七）各處室、部門要把每次調(diào)度會及其它會議精神傳達到基層，也可根據(jù)自己部門的實際情況，定期召開部門級會議傳達會議精神。
（八）部門有關(guān)會議如需綜合處協(xié)助的應(yīng)提前通知綜合處，以便做出統(tǒng)一安排。
二、對外出租會議室、多功能廳管理辦法
（一）公司所屬會議室及多功能廳由物業(yè)處負責辦理租用手續(xù)，綜合處負責提供相關(guān)會議服務(wù)。
（二）物業(yè)處根據(jù)會議室使用情況與租用會議室單位商定相關(guān)出租事宜，填寫《會議室使用登記單》，經(jīng)主管經(jīng)理簽字確認后通知綜合處，綜合處同使用單位協(xié)商會議室使用的具體事
..................4、公文簽發(fā)。將經(jīng)審核的文稿交領(lǐng)導簽字，批準發(fā)文。公司級公文由總經(jīng)理簽發(fā)，各處室、部門或某特定業(yè)務(wù)范圍的行文，由處室、部門負責人簽發(fā)。
5、公文的印刷、用印。經(jīng)審核無誤后的公文的即可印刷與裝訂。如需加蓋公章的按《印章管理辦法》加蓋公章。
二、公文發(fā)放
指將公文發(fā)放到相關(guān)部門。確定發(fā)文后，綜合處發(fā)文人員要在《高新物業(yè)發(fā)文表》上編制發(fā)文編號，登記公文名稱、發(fā)文日期、數(shù)量、發(fā)放部門等。對內(nèi)發(fā)放文件須有各處室、部門相關(guān)人員簽收。公司級文件發(fā)放時只發(fā)到處室及相關(guān)部門，處室、部門內(nèi)部的傳達由各處室、部門自行管理。各處室、部門收到文件后要簽字確認。
三、公文的傳閱
接收的文件需由多部門閱看時，經(jīng)綜合處處長、總經(jīng)理在《文件批閱卡》上審批后，原文件附《文件批閱卡》交由相關(guān)處室、部門閱看，閱看人員簽字確認。
四、公文歸檔
公司發(fā)文由綜合處及時歸檔，填寫《文件歸檔登記表》。各處室、部室自行發(fā)放的文件，如有必要應(yīng)及時報送綜合處歸檔。
第四章 辦公用品管理制度
為進一步開源節(jié)流，規(guī)范辦公用品管理，特做如下規(guī)定：
一、職責及范圍
（一）本制度所指辦公用品是指日常辦公用品及一些低值易消耗品，本制度規(guī)定了辦公用品計劃、采購、發(fā)放、使用、保管等方面的職責和管理要求。
（二）辦公用品的采購、保管及發(fā)放歸口綜合處管理。各處室、部門辦公用品計劃、領(lǐng)取、使用、保管等由各處室、部門負責人或指定專人負責
二、辦公用品計劃、采購、保管及發(fā)放管理辦法
（一）每月15日以前，各處室、部門自行統(tǒng)計本處或部門的辦公用品需求狀況，并列出詳細計劃，分類（日常辦公用品、印刷品、其它）填寫《用料計劃單》，計劃本著“節(jié)省、實用、必需”的原則，經(jīng)處室、部門負責人審批后統(tǒng)一提交綜合處。
（二）綜合處采購人員根據(jù)實際情況給予審核并制定采購計劃及預算，報經(jīng)綜合處處長審
..................中小型企業(yè)行政管理制度范本
(一)總 則
第一條 為加強公司行政事務(wù)管理，理順公司內(nèi)部關(guān)系，使各項管理標準化、制度化，提高辦事效率，特制定本規(guī)定。
第二條 本規(guī)定所指行政事務(wù)包括檔案管理、印鑒管理、公文打印管理、辦公及勞保用品管理、庫房管理、報刊及郵發(fā)管理等。
(二)檔案管理
第三條 歸檔范圍：
公司的規(guī)劃、計劃、統(tǒng)計資料、科學技術(shù)、財務(wù)審計、勞動工資、經(jīng)營情況、人事檔案、會議記錄、決議、決定、委任書、協(xié)議、合同、項目方案、通告、通知等具有參考價值的文件材料。
第四條 檔案管理要指定專人負責，明確責任，保證原始資料及單據(jù)齊全完整，密級檔案必須保證安全。
第五條 檔案的借閱與索?。?/p>
1.總經(jīng)理、副總經(jīng)理、總經(jīng)理辦公室主任借閱非密級檔案可通過檔案管理人員辦理借閱手續(xù)，直接提檔；
2.公司其他人員需借閱檔案時，要經(jīng)主管副總經(jīng)理批準，并辦理借閱手續(xù)；
3.借閱檔案必須愛護，保持整潔，嚴禁涂改，注意安全和保密，嚴禁擅自翻印、抄錄、轉(zhuǎn)借、遺失，如確屬工作需要摘錄和復制，凡屬密級檔案，必須由總經(jīng)理批準方可摘錄和復制，一般內(nèi)部檔原因總經(jīng)理辦公室主任批準方可摘錄和復制。
第六條 檔案的銷毀：
1.任何組織或個人非經(jīng)允許無權(quán)隨意銷毀公司檔案材料；
2.若按規(guī)定需要銷毀時，凡屬密級檔案須經(jīng)總經(jīng)理批準后方可銷毀，一般內(nèi)部檔案，須經(jīng)公司辦公室主任批準后方可銷毀。
3.經(jīng)批準銷毀的公司檔案。檔案人員要認真填寫、編制銷毀清單，由專人監(jiān)督銷毀。
(三)印鑒管理
第七條 公司印鑒由總經(jīng)理辦公室主任負責保管。
第八條 公司印鑒的使用一律由主管副總經(jīng)理簽字許可后管理印鑒人方可蓋章，如違反此項規(guī)定造成的后果由直接責任人員負責。
第九條 公司所有需要蓋印鑒的介紹信、說明及對外開出的任何公文，應(yīng)統(tǒng)一編號登記，以備查詢，存檔。
第十條
公司一般不允許開具空白介紹信，證明如因工作需要或其它特殊情況確需開具時，必須經(jīng)主管副總經(jīng)理簽字批條方可開出，持空白介紹信外出工作回來必須向公司匯報其介紹信的用途，未使用的必須交回。
第十一條 蓋章后出現(xiàn)的意外情況由批準人負責。
(四)公文打印管理
第十二條 公司公文的打印工作由總經(jīng)理辦公室負責。
第十三條 各部室打印的公文或其他資料須經(jīng)本部門負責人簽字，交電腦部打印，按價計費。
第十四條 公司各部、室所有打印公文、文件，必須一式三份，交總經(jīng)理辦公室留底存檔。
(五)辦公及勞保用品的管理
第十五條 辦公用品的購發(fā)：
1.每月月底前，各部、室負責人將該部門所需要的辦公用品制定計劃提交總經(jīng)理辦公室；
2.總經(jīng)理辦公室指定專人制定每月辦公用品計劃及預算；經(jīng)主管副總經(jīng)理審批后負責將辦公用品購回，根據(jù)實際工作需要有計劃的分發(fā)給各個部、室。由部室主任簽字領(lǐng)回；
3.除正常配給的辦公用品外，若還需用其它用品的須經(jīng)總經(jīng)理辦公室主任批準方可領(lǐng)用；
4.公司新聘工作人員的辦公用品，辦公室根據(jù)部室負責人提供的名單和用品清單，負責為其配齊，以保證新聘人員的正常工作；
5.負責購發(fā)辦公用品的人員要做到辦公用品齊全、品種對路、量足質(zhì)優(yōu)、庫存合理、開支適當、用品保管好；
6.負責購發(fā)辦公用品的人員要建立帳本，辦好入庫、出庫手續(xù)。出庫一定要由領(lǐng)取人員簽字；
7.辦公室用品管理一定要做到文明、清潔、注意安全、防火、防盜、嚴格按照規(guī)章制度辦事，不允許非工作人員進入庫房。
第十六條 勞保用品的購發(fā)：
勞保用品的配給，由總經(jīng)理辦公室根據(jù)各部、室的實際工作需要統(tǒng)一購買、統(tǒng)一發(fā)放。
(六)庫房管理
第十七條 庫房物資的存放必須按分類、品種、規(guī)格、型號分別建立帳卡。
第十八條
采購人員購入的物品必須附有合格證及入庫單，收票時要當面點清數(shù)目，檢查包裝是否完好，如發(fā)現(xiàn)短缺或損壞，應(yīng)立即拆包清點數(shù)目，如發(fā)現(xiàn)實物與入庫單數(shù)量、規(guī)格不符時，庫房保管員應(yīng)向交貨人提出并通知有關(guān)負責人。
第十九條 物資入庫后，應(yīng)當日填寫帳卡。
第二十條 嚴格執(zhí)行出入庫手續(xù)，物資出庫必須填寫出庫單，經(jīng)公司辦公室主任批準后方可出庫。
第二十一條 庫房物資一般不可外借，特殊情況須由總經(jīng)理或副總經(jīng)理批準，辦理外借手續(xù)。
第二十二條 嚴格管理帳單資料，所有帳冊、帳單要填寫整潔、清楚、計算準確，不得隨意涂改。
第二十三條 庫房內(nèi)嚴禁吸煙，禁止無關(guān)工作人員入內(nèi)，庫內(nèi)必須配備消防設(shè)施，做到防火、防盜、防潮。
(七)報刊及郵發(fā)管理
第二十四條 報刊管理人員每半年按照公司的要求作出訂閱報刊計劃及預算，負責辦理有關(guān)訂閱手續(xù)。
第二十五條
報刊管理人員每日負責將報刊取回并進行處理、分類、登記，并分別送到有關(guān)部門。有關(guān)部門處理后，一周內(nèi)交回辦公室由報刊管理人員統(tǒng)一保管、存檔備查。
第二十六條 任何人不得隨意將報刊挪作他用，若需處理，需經(jīng)總經(jīng)理辦公室主任批準。
(八)附則
第二十七條 公司辦公室負責為各部室郵發(fā)信件、郵件。
(一)私人信件，一律實行自費，貼足郵票，交辦公室或自己送往郵局。
(二)所有公發(fā)信件、郵件一律不封口，由收發(fā)員登記，統(tǒng)一封口，負責寄發(fā)；
(三)控制各類掛號信凡因公需掛號者，須經(jīng)各部室主任批準，總經(jīng)理辦公室登記后方可郵發(fā)。
第二十八條 本規(guī)定如有未盡事宜或隨著公司的發(fā)展有些條款不適應(yīng)工作需要的，各部門可提出修改意見交總經(jīng)理辦公室研究并提請總經(jīng)理批復。
第二十九條 本規(guī)定解釋權(quán)歸總經(jīng)理辦公室。
第三十條 本規(guī)定從發(fā)布之日起生效。
以下是我們公司的行政事務(wù)管理制度，可供參考：
行政事務(wù)管理制度
一、目的
為了加強公司行政事務(wù)管理，使公司各項管理標準化、制度化，提高辦事效率，特制定本管理制度。
二、適用范圍
本制度行政事務(wù)管理所指的是公司會議管理；辦公環(huán)境衛(wèi)生管理；文件打印、復印管理；保密規(guī)定；檔案管理；電話管理規(guī)定等。
三、職 責
3.1綜合部負責組織執(zhí)行并監(jiān)督各項管理工作；
3.2其他所有部門需遵守各項管理規(guī)定。
四、會議管理制度
4.1總則：為規(guī)范公司會議管理，做好上情下達和下情上報工作，實現(xiàn)公司信息資源在各部門之間快速有效傳遞，確保會議內(nèi)容及議定的事項得到有效落實，特制定本管理制度。
4.2為避免會議過多或重復，全公司正常性的會議一律納入例會制，原則上要按例行規(guī)定的時間、地點、內(nèi)容、組織召開。例行會議安排如下：
4.2.1公司全體會議：每月底或月初進行一次，公司所有人員參加，主要內(nèi)容是各部門報告本部門工作情況；對照上次會議安排，逐條逐項檢查落實完成情況；由總經(jīng)理安排和部署下月公司整體工作；需要公司協(xié)調(diào)解決的問題。
4.2.2銷售會議：每周及每月底召開，銷售部所有人員及財務(wù)人員參加，主要內(nèi)容總結(jié)公司本周/當月銷售工作情況；對下一工作月度銷售工作進行預測；研判行業(yè)發(fā)展趨勢及銷售工作的對策。
4.2.3季度總結(jié)會議：每季末或下季初召開，公司所有人員參加，總經(jīng)理對各部門工作進行總結(jié)講評并安排今后工作方向。
4.2.4臨時性會議：因工作需要或其他方面原因需開會進行說明的，不定期進行。
4.3會議主持
會議由總經(jīng)理召集并主持召開，總經(jīng)理因故不能出席，指定代理者，由其代理召集并主持會議。其他會議成員可以用書面或口頭的形式，說明理由，申請并獲取會議召集和主持權(quán)。在這種情況下，召集和主持權(quán)獲得者，必須盡早召集會議。
4.4所有與會人員要按時到場，無故不得遲到、缺席、早退，并在會議簽到表上簽到及簽退。因故不能參加會議的，必須親自向會議主持人說明理由。
4.5所有會議都要指定專人負責做好會議記錄，會后應(yīng)及時將會議記錄整理上報，并交綜合部備案。
4.6業(yè)務(wù)聯(lián)系會每兩周召開一次，由銷售助理負責做好會議記錄、存檔并呈報總經(jīng)理審閱。
4.7會議決議事項，與會人員應(yīng)在會后立即執(zhí)行，不得拖延或敷衍了事。
4.8此制度由綜合部負責制定解釋。
五、辦公室衛(wèi)生管理細則
5.1總則：為創(chuàng)造一個整潔有序的辦公環(huán)境、增強員工對公司的責任感和歸屬感、推進公司日常工作規(guī)范化、秩序化、樹立公司形象，特制定此衛(wèi)生管理細則。
5.2辦公室所有人員要講究衛(wèi)生，做到辦公室內(nèi)外環(huán)境清潔、整齊、統(tǒng)一，嚴禁隨地吐痰，杜絕臟、亂、差現(xiàn)象。
5.3辦公室環(huán)境衛(wèi)生的管理由辦公室人員負責，所有人員按照衛(wèi)生安排表，每天一小掃，兩天一大掃，消除衛(wèi)生死角。
5.4當天負責衛(wèi)生管理人員要嚴格執(zhí)行衛(wèi)生標準，分工合作、盡職盡責，到崗時間要求提前10分鐘上班，離下班時間提前10分鐘開始打掃。
5.5衛(wèi)生要求:
5.5.1保持地面干凈清潔、無污物、污水、浮土。
5.5.2門窗干凈、無塵土、玻璃清潔、透明。
5.5.3辦公桌椅及桌上的辦公用品擺放整齊、有序、合理，桌椅隨時保持清潔、無塵土、無破損。
5.5.4電腦、打印機等辦公設(shè)備表面無塵土，污垢，墻壁無灰塵，墻上不亂掛物品。5.5.5書櫥、書柜內(nèi)各類書籍、資料分類擺放整齊，便于檢查。櫥頂無亂堆亂放現(xiàn)
象，報紙擺放整齊有序，無塵土。
5.5.6衛(wèi)生間要求鏡面保持無污濁，洗手臺面無水痕，毛巾清潔干凈，坐便保持清潔衛(wèi)生，垃圾日產(chǎn)日清，各物品擺放整齊。
5.6辦公室人員應(yīng)尊重值日人員的勞動成果，良好的衛(wèi)生環(huán)境重在維持，各人員需做好日常維持工作。
5.7此制度由綜合部負責制定解釋。
六、文件打印、復印及傳真管理辦法
6.1總則:為使公司打印、復印及傳真工作規(guī)范化、制度化，并節(jié)約辦公紙張，特制定本規(guī)定。
6.2 打印機、復印傳真機由公司綜合部負責管理，各機器設(shè)備須定期檢查、及時維修，確保工作業(yè)務(wù)正常進行。
6.3公司提倡無紙化辦公，非需要均使用電子防潮柜檔文件。
6.4除重要文件（管理制度、合同等）打印、復印使用白紙外，其他資料的打印、復印請使用單面紙以降低紙張消耗。
6.5各部門人員在進行打印或復印時，必須填寫《紙張使用登記表》，登記使用紙張的用途和數(shù)量。
6.6綜合部每月月底根據(jù)使用紙張的實際數(shù)量，同辦公用品的使用一起提交報表。
6.7本管理辦法同辦公用品管理辦法一起配合執(zhí)行。
七、保密管理規(guī)定
7.1總則:為維護公司利益，保守公司秘密，進一步加強公司信息及資料管理，特制定本規(guī)定。
7.2公司保密內(nèi)容包括以下幾個方面: 7.2.1公司重大決策及事項；
7.2.2公司尚未實施的經(jīng)營戰(zhàn)略，經(jīng)營方向、經(jīng)營規(guī)劃、經(jīng)營項目及經(jīng)營決策；
7.2.3公司內(nèi)部的合同、協(xié)議、及可行性報告、重要會議記錄；
7.2.4客戶檔案；
7.2.5公司各類財務(wù)報表、統(tǒng)計報表；
7.2.6公司產(chǎn)品資料、產(chǎn)品報價等各類信息；
7.2.7公司員工人事檔案、工資、勞務(wù)性收入及資料；
7.2.8公司內(nèi)部管理制度。
7.3公司資料按密級分為：絕密級、機密級、秘密級三種。
7.3.1絕密級：公司經(jīng)營發(fā)展過程中，直接影響公司權(quán)益的重要決策文件及技術(shù)
信息資料；
7.3.2機密級：公司的工作規(guī)劃、財務(wù)報表、統(tǒng)計資料、重要會議記錄、客戶資
料、經(jīng)營狀況、管理制度等；
7.3.3秘密級：公司人事檔案、合同、協(xié)議、員工工資等各類信息。
7.4屬于公司機密文件、資料由專人專職進行管理，其他人員不得摘抄、復制及打聽。
7.5負責機密文件、資料的管理者不得在私人交往和通信中泄露公司秘密，不得在公
共場所談?wù)摴久孛?，不得通過其他方式傳遞公司秘密；
7.6對于泄露公司機密文件、資料者，并給公司造成經(jīng)濟損失的，按照公司獎懲制度進行處理，公司并有權(quán)追究當事人的經(jīng)濟和法律責任。
八、檔案管理制度
8.1總則:檔案管理是企業(yè)管理的重要內(nèi)容之一，為規(guī)范公司的檔案管理，特制訂本制度。
8.2適用范圍:主要用于公司各類檔案資料的形成與歸檔、分類、鑒定與保管、借閱、保密、統(tǒng)計、銷毀等管理內(nèi)容。8.3檔案的歸檔管理
8.3.1各部門的檔案資料需指定專人進行負責，明確責任，保證原始資料及單據(jù)
齊全完整，密級檔案必須保證安全。
8.3.2檔案要做到系統(tǒng)排列并建立案卷目錄和索引，以便于查找和利用。
8.3.3檔案保管工作應(yīng)做到四不：不散（不使檔案分散），不亂（不使檔案互相混亂），不丟（檔案不丟失不泄密），不壞（不使檔案遭到損壞）。
8.3.4檔案柜應(yīng)符合防盜、防火、防蟲、防鼠、防潮、防塵的要求，以提高檔案的安全性，對破損檔案應(yīng)及時修補，保持整潔、衛(wèi)生。
8.3.5建立健全檔案進、出登記制度，對每年收進送出的檔案材料按照保管期限分別進行統(tǒng)計。
8.4檔案的借閱
8.4.1借閱檔案必須愛護，保持整潔，嚴禁涂改，注意安全和保密，嚴禁擅自翻印、抄錄、轉(zhuǎn)借、遺失。
8.4.2各部門人員可直接查閱屬本部門業(yè)務(wù)工作范圍的檔案資料。如需查閱非本部門的重要文件和有密級檔案，須說明原因并經(jīng)公司領(lǐng)導批準，方可借閱。
8.5檔案的銷毀
8.5.1公司任何個人或部門非經(jīng)允許不得銷毀公司檔案資料。
8.5.2對超過保存期限檔案，檔案管理人員需填寫《檔案銷毀申請單》，經(jīng)總經(jīng)理批準方可執(zhí)行。
8.5.3經(jīng)批準銷毀的公司檔案，檔案管理人員須認真核對，將批準的《檔案銷毀申請單》和將要銷毀的檔案資料做好登記并歸檔。
8.6本管理制度同人事檔案管理制度一起配合執(zhí)行。
九、電話使用規(guī)定
9.1總則:為了提高公司辦事效率，節(jié)約辦公經(jīng)費，保證通訊聯(lián)絡(luò)，結(jié)合公司實際，特制定本規(guī)定。
9.2公司電話主要用于業(yè)務(wù)開展與外部交流，禁止在電話中閑聊，嚴禁撥打私人電話、聲訊和信息電話。
9.3撥打長途電話應(yīng)盡量長話短說，簡明扼要，不得煲電話。
9.4公司業(yè)務(wù)電話應(yīng)盡量避免接私人電話，接聽私人電話盡量長話短說，一般應(yīng)控制在3分鐘內(nèi)。
9.5業(yè)務(wù)員撥打所屬各自固定業(yè)務(wù)電話，不得共用、混用、它用。
9.6接聽私人電話時間控制在三分鐘以內(nèi)，非緊急事項一般少接私人電話，嚴禁占用業(yè)務(wù)資源并保持通話暢通。
9.7倉庫電話的使用遵守《倉庫電話管理細則》。
9.8電話響鈴不得超過三聲，總機電話接聽外線電話的標準用語為：“您好！民安長程！”轉(zhuǎn)接用語為：“請稍等！”接打電話用語要求規(guī)范、簡潔、禮貌。
9.9每月底由辦公室打印電話清單核對電話登記及監(jiān)督使用情況，進行統(tǒng)一扣費。
9.10電話出現(xiàn)故障應(yīng)馬上通知綜合部，由綜合部安排專業(yè)人員進行維修，部門非專業(yè)人員維修導致機器報廢或主要部件人為損壞的，由當事人承擔責任。
9.11享有電話補助的人員要求手機一天24小時處于開機狀態(tài)，以備業(yè)務(wù)聯(lián)系。
十、支持文件
10.1《人事檔案管理制度》WI-HR-010 10.2《辦公用品管理辦法》WI-HR-011 10.3《獎懲管理制度》WI-HR-008
十一、相關(guān)記錄
11.1《會議簽到表》FM-HR-041 11.2《會議記錄表》FM-HR-042 11.3《月份衛(wèi)生安排表》FM-HR-043 11.4《紙張使用登記表》FM-HR-044 11.5《檔案借閱表》FM-HR-045 11.6《檔案銷毀申請單》FM-HR-046
十二、附則
本制度由行政人事部制訂并負責解釋，經(jīng)總經(jīng)理批準后執(zhí)行，修改時亦同。
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