恒天財富投資管理股份有限公司前臺管理制度

公司的前臺是一個單位的臉面和名片，所以前臺工作人員必須掌握公司前臺的工作職責、工作要求、辦公禮儀等，這對于塑造公司形象有著非常重要的作用，為使公司前臺人員工作更加規(guī)范，特制訂本制度。

一、前臺工作內(nèi)容

1)接轉(zhuǎn)總機電話。

2)負責傳真、快速、文件、報紙的收發(fā)與管理。

3)負責前臺接待、登記。

4)引見、招待、接送來賓。

5)負責公司前臺的衛(wèi)生清理及桌面擺放并保持整潔干凈。

6?負責前臺花卉植物的維護和保養(yǎng)。

7)負責清潔員的工作監(jiān)督與考核，檢查公司清潔與衛(wèi)生情況。

8)接受上級領(lǐng)導工作安排并協(xié)助行政辦公室員工其他工作；

9)不得隨意離開工作崗位，造成不便。

10)做好會前準備、會議記錄和會后內(nèi)容整理工作及開會時需要配合的一些相關(guān)后勤工作。

11)檢查員工工作牌佩戴及著裝情況。

12)公司電腦，打印機復印機等文印設(shè)備，發(fā)現(xiàn)故障應及時通知維修人員或供貨商修復.確保設(shè)備正常使用。并協(xié)助各部門進行文字掃盲相關(guān)設(shè)備及時添加打印紙。

二、前臺工作要求

（一）儀容儀表：

1、著工裝，服裝整潔，搭配協(xié)調(diào)。

頭發(fā)整齊不零亂，不得批頭散發(fā)，需化淡妝，給人清新的印象，忌濃妝。

上班前不能喝酒或吃有異味的食品。

（二）工作要求：

1、凡與公司業(yè)務無關(guān)人員應拒絕入內(nèi)。

2、上班時間，不得有閑雜人等在前臺區(qū)域高談闊論，影響公司形象。

3、接待公司客人應禮貌請其座下，再通知部門相關(guān)人員是否接見。

4、上班時間不準打私人電話或電話聊天不準看書籍和報紙。

5、上班時間禁止做其他與本職工作無關(guān)的事情，以免影響工作質(zhì)量。

6、負責管理會客室的整潔，并主動給參加會議的人倒茶水，會議結(jié)束后，立即通知保潔清理會議室。

（三）負責前臺電話轉(zhuǎn)接，接電話禮儀要求：

1、鈴聲響起三聲之內(nèi)，應立即接起電話。

2、接電話時不允許出現(xiàn)“喂，喂”或“你找誰”或查問對方“你是誰，你有什么事”等。

3、如果找公司領(lǐng)導，不能隨意報出領(lǐng)導在哪，更不能隨意報出領(lǐng)導的電話。

4、代接電話時對方如有留言，應當場用紙筆記錄對方姓名，電話及內(nèi)容，之后復述一遍，以免有誤。并告訴對方會及進轉(zhuǎn)告。

5．遇到對方撥錯號碼時，不可大聲怒斥，或用力掛電話，應禮貌告知對方，如果是自己撥錯了號碼應向?qū)Ψ奖硎厩敢狻?/p>

（四）前臺工作態(tài)度：

前臺對待員工或其他客人要禮貌大方、熱情周到。對來找高層管理者的客人，要問清事先有無預約，并主動通知被找者。

三、來訪接待禮儀

客戶或來訪者進門，前臺馬上起身接待，并致以問候或歡迎辭。如站著則先于客人問話而致以問候或歡迎辭。

1.引導客戶或來訪者到咨詢廳就座，遞上茶水，送上公司營銷宣傳資料；

2.當場解答或電話通知相關(guān)業(yè)務接待人員出現(xiàn)；

3.引領(lǐng)客戶或來訪者接觸相關(guān)人員，行走時走在客戶或來訪者側(cè)前位置，并隨時用手示意。途中與同事相遇，點頭行禮，表示致意；

4.進入房間，要先輕輕敲門，聽到回應再進。進入后，回手關(guān)門；

5.介紹雙方，退出。如相關(guān)人員抽不開身回應，則安撫客戶或來訪者稍等，退出。

四、其他工作內(nèi)容

1、會議、活動組織：

負責公司高管會議、公司例會組織、安排、服務工作。負責辦公環(huán)境的美化，企業(yè)文化海報上墻。

2、物品管理：

負責公司辦公用品的采購申請、入庫核對，發(fā)放登記、庫存盤點；制定辦公用品計劃，報主管領(lǐng)導審批；做好每月的分發(fā)、調(diào)配、保管工作，建全登記制度，做到帳物相符。

3、安全保衛(wèi)：

負責公司的安全保衛(wèi)工作。制定安全防火制度，負責公司防火、防盜等安全保衛(wèi)工作，安排值班。

4、設(shè)備管理：

負責公司設(shè)備（打印機、飲水機等）的管理及設(shè)備維護。

5、事務工作：

負責交納電話費、物業(yè)費，保證公司各部室飲用水供應，處理相關(guān)事務。

6、費用分攤，包括飲用水、綠植等。

7、車輛、停車場使用及管理。

8、組織制定公司行政相關(guān)規(guī)章制度，并督促、檢查制度的貫徹執(zhí)行。

恒天財富投資管理股份有限公司

行政辦公室

2017.9.11

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END

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