第一篇：現(xiàn)代公文的寫作與處理：公文要素之公文主題

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來源 蓮山課

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j.Co M 2 現(xiàn)代公文的寫作與處理：公文要素之公文主題

公文主題

公文主題，亦稱之為公文主旨，是公文的首要和核心的要素。它是公文的靈魂，在文章中起到統(tǒng)率作用，它決定和制約材料的取舍、結(jié)構(gòu)的安排、語言的組織和表達(dá)方式的選擇，因此，正確確立主題并使之符合規(guī)范要求是寫好公文的關(guān)鍵。

一、公文主題的概念

公文主題是公文中貫穿的基本觀點、主張或意圖，是公文內(nèi)容的核心部分，是公文的“靈魂”和“統(tǒng)帥”，是寫好公文的關(guān)鍵。它是公文作者——公文制發(fā)機(jī)關(guān)在傳達(dá)政策、發(fā)布命令、周知事項、匯報工作、總結(jié)經(jīng)驗或反映情況時，通過全文所表達(dá)出來的基本意圖或主要目的。

二、公文主題的特點

1、公文主題反映的對象是公務(wù)活動

2、公文主題的表達(dá)方式比較直接

3、公文主題有直接的社會價值

4、一份公文只有一個主題

三、公文主題的作用

公文主題的地位和作用非常重要。是一篇公文的靈魂。構(gòu)成公文的材料、結(jié)構(gòu)和語言等因素，都受主題制約、指揮，為主題服務(wù)。主題的這種地位決定了它在整個一篇公文中發(fā)揮著至關(guān)重要、不可替代的作用。

(一)決定著公文材料的選擇

(二)左右著公文結(jié)構(gòu)的安排

(三)限定著公文語言的色彩

(四)控制著公文的表達(dá)方式

四、公文主題的確立

公文必須要有主題。公文寫作人員在領(lǐng)受了公文寫作任務(wù)后，首先考慮的就是主題。影響主題確立的因素很多，但主要有四個方面：

(一)黨的路線方針政策和國家的法律法規(guī)

(二)有關(guān)文件精神

(三)工作實踐

(四)領(lǐng)導(dǎo)意圖

五、公文主題的要求

公文和其他文章一樣，不但要有主題，而且要求主題必須正確、集中、鮮明和新穎。

(一)主題正確

公文主題首先要符合國家的法律法規(guī)，符合黨和政府的方針、政策，有利于黨和人民的事業(yè)，經(jīng)得起實踐的檢驗；其次要符合客觀實際情況，符合事物本質(zhì)和社會發(fā)展規(guī)律，能夠經(jīng)得起歷史的檢驗。

(二)主題集中

就是一篇公文中不僅只能有一個中心，而且還要求這個中心不能零亂和分散，不能在一篇公文中表達(dá)太多的意思而面面俱到，不能塞進(jìn)與主題無關(guān)的材料而節(jié)外生枝，不能有兩個或多個中心。

（三）主題鮮明

主題鮮明就是說一篇公文的基本精神或觀點，要清楚明白，擁護(hù)什么，反對什么，要解決什么問題達(dá)到什么目的等，都必須一清二楚。

(四)主題新穎

主題新穎就是說一篇公文的主題要在正確的基礎(chǔ)上有所創(chuàng)新，有自己獨到的見解。新穎的主題表現(xiàn)為：針對在實踐中發(fā)現(xiàn)的新問題、新情況、新特點，提出新方法、新途徑、新對策；在貫徹黨和國家的方針、政策時，結(jié)合具體工作從不同角度加以闡述，使之有賞心悅目之感。

六、公文主題的表現(xiàn)方法

公文主題的表現(xiàn)方法主要有三種：一是擺事實，二是講道理，三是直截了當(dāng)?shù)匕l(fā)指令、提要求、做規(guī)定等。無論哪種公文，表現(xiàn)主題都有一個共同的要求，這就是“直述不隱”，即把觀點、主張、要求、目的、結(jié)論等明白、直接地說出來，而不能曲折隱晦、閃爍其辭，令人捉摸不定。這使它不同于文學(xué)作品的主題表現(xiàn)的特點。

公文主題在形式上有時用一個主旨句把一份公文的主題準(zhǔn)確地概括出來。主旨句的表現(xiàn)方法，大體說來有以下幾種：一是題目明旨。即在文件的題目中概括說明文件主題。二是開宗明旨。即開篇便把文件的主題直接、扼要、明確而醒目地揭示出來。三是片言居要。即主旨句放在文件內(nèi)容說明的重大轉(zhuǎn)折之處，進(jìn)行因果分析的關(guān)鍵之地，或篇中或篇末，有時起承上啟下的過渡作用，有時起顯志總結(jié)的作用。四是一線貫穿。有些文件所含的材料很多，沒有一個明顯的全文主旨，而是以小主旨句的形式分散于文章各部分，分散于對材料的分析綜合之中，這些小主旨句的匯總升華便是全文的主題。這一方法多用于黨政領(lǐng)導(dǎo)集體的定期工作報告和其他各種內(nèi)容豐富而重要的公文中。

七、公文主題與標(biāo)題的關(guān)系

標(biāo)題是公文的名稱，也稱作“題目”，是對公文在整體上高度概括的表現(xiàn)。它與公文主題的關(guān)系主要有以下幾種：

(一)文件標(biāo)題直接揭示了公文的主題

(二)文件的標(biāo)題揭示了公文主題的一部分內(nèi)容

(三)文件的標(biāo)題僅提出了主題所要回答的問題

(四)文件的標(biāo)題不涉及文件的主題

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第二篇：現(xiàn)代公文寫作與處理：公文要素之公文材料

現(xiàn)代公文寫作與處理：公文要素之公文材料

一、公文材料的概念

公文材料，是指作者用來表現(xiàn)主題的事實和依據(jù)，包括事實現(xiàn)象、政策法規(guī)、上級文件、上級精神、統(tǒng)計數(shù)字等。

二、公文材料的種類

（一）直接材料和間接材料

直接材料又叫作第一手材料，指的是作者在日常生活中直接獲得的生活事件、社會現(xiàn)象、論據(jù)、知識和經(jīng)驗，是從觀察、體驗、感受、實驗與調(diào)查研究中得到的。間接材料又叫作第二手材料，指的是作者非親身耳聞目睹的材料，是通過其他渠道，如閱讀文件、查看報刊雜志、聽廣播、看電視等等獲得的。

(二)事實材料和理論材料

事實材料指的是客觀具體的真實材料，例如真實的事件、具體的事物、確鑿的事實、數(shù)據(jù)等等。理論材料指的是正確反映了客觀事物的本質(zhì)規(guī)律的科學(xué)原理，即一切經(jīng)過實踐證明了的為人們所公認(rèn)的真理，例如革命領(lǐng)袖的經(jīng)典言論、自然科學(xué)原理、定律以及名言、警句等。

(三)主要材料、次要材料、典型材料

主要材料是指構(gòu)成文章的主要內(nèi)容，承擔(dān)表達(dá)主題的主要任務(wù)的全部材料。它對突出文件主題起著主導(dǎo)作用。次要材料是指在構(gòu)成文件內(nèi)容時處于次要地位，對表達(dá)主題起輔助作用的，然而并不是可有可無材料。次要材料對主題的表達(dá)起著渲染、映襯、烘托的作用。典型材料是指能夠深刻地揭示事物的本質(zhì)，具有廣泛的代表性和強(qiáng)大的說服力的材料，例如典型事件、典型數(shù)據(jù)、典型經(jīng)驗等。

（四）現(xiàn)實材料與歷史材料

根據(jù)材料的時代背景或時間角度可將材料分為現(xiàn)實材料與歷史材料?，F(xiàn)實材料是指與公文作者的寫作行為共有一個時代背景的材料 ；歷史材料是指在以前的歷史時期中發(fā)生和存在過的材料?，F(xiàn)實材料與歷史材料的區(qū)分是動態(tài)的和相對的，因為時空條件始終在不斷地變化，目前的現(xiàn)實材料過上一段時間可能就會變成歷史材料；再者，在不同的文種中，現(xiàn)實和歷史的分界也不是整齊劃一的，某些規(guī)范性公文中被視為現(xiàn)實材料的東西，在其他類別的公文（比如時效性較強(qiáng)的報告、計劃等）中，可能就已被視為歷史材料了。

（五）正面材料與反面材料

根據(jù)材料的是非角度可將材料分為正面材料與負(fù)面材料。正面材料是指與公文作者所倡導(dǎo)的觀點相一致的材料；反面材料是指與公文作者所倡導(dǎo)的觀點相違背的材料。正面材料可以成為解決現(xiàn)實問題的正確原則和主張的重要佐證，反面材料則可以當(dāng)作不按照這種正確原則和主張去做因而導(dǎo)致失誤的慘痛教訓(xùn)。正反材料的使用有助于增強(qiáng)公文的感染力和說服力，從而順利實現(xiàn)公文的目標(biāo)。

三、公文材料的作用

(一)材料是主題形成的依據(jù)

(二)材料是表現(xiàn)主題的支柱

(三)材料是結(jié)構(gòu)文章的磚石

(四)材料是寫作技巧發(fā)揮作用的前提

四、公文材料的積累

材料主要來源有兩大途徑：

(一)直接攝取材料

調(diào)查研究是直接觀察攝取材料的重要途徑，是作者有目的、有計劃地使用科學(xué)方法，考察、獲取及分析、整理客觀信息的一種社會活動過程。

(二)間接攝取材料

間接攝取材料，是指圍繞著一定的寫作目的，從有關(guān)文件、書本、報刊以及上級指示精神中所得到的有關(guān)材料。這些文件、書本、報刊等等，一般都是其作者實踐的產(chǎn)物，大多數(shù)還是比較科學(xué)和準(zhǔn)確的。

五、公文材料的選擇

（一）選擇材料緊扣主題

（二）選擇材料要真實

（三）選擇材料要典型

（四）選擇材料要新穎

（五）根據(jù)文體和篇幅選擇材料

六、公文材料的使用

（一）認(rèn)真核實材料

（二）合理加工材料

可以對材料進(jìn)行三個方面的加工：.適體剪裁加工.合并提高加工.文字潤色加工

（三）恰當(dāng)運用材料

第三篇：現(xiàn)代公文寫作與處理：公文要素之公文結(jié)構(gòu)

現(xiàn)代公文寫作與處理：公文要素之公文結(jié)構(gòu)

公文結(jié)構(gòu)的概念和作用

（一）公文結(jié)構(gòu)的概念

公文結(jié)構(gòu)是指公文內(nèi)容的組合和構(gòu)造。換句話說，也就是如何按照主題的需要，安排材料、組織成文的方式，比如全文分哪幾個部分，每部分安排哪些內(nèi)容，怎樣使公文首尾一致，形成一個有機(jī)整體，等等。

（二）公文結(jié)構(gòu)的作用.便于閱讀和理解.利于公文寫作

二、公文結(jié)構(gòu)的基本內(nèi)容

公文結(jié)構(gòu)內(nèi)容包括開頭和結(jié)尾、層次和段落、過渡和照應(yīng)等，安排結(jié)構(gòu)就是在總體結(jié)構(gòu)思路的指導(dǎo)下，組織安排好這些環(huán)節(jié)，構(gòu)成相互緊密聯(lián)系的有機(jī)整體，組成條理清晰、前后連貫、首尾圓合的篇章形式。

（一）公文的開頭與結(jié)尾

一篇公文中，開頭與結(jié)尾，一個居前，一個殿后，地位都相當(dāng)重要。.開頭

開頭是公文正文部分的起點和入筆處，又稱導(dǎo)語，用以喚起讀者注意，引導(dǎo)閱讀。最常見的公文開頭，大致有以下幾種：

① 起因式開頭。一開始先講問題的緣起，即為什么要寫這篇公文，一般使用“由于……”、“鑒于……”或“隨著……”等開頭。

② 目的式開頭。開宗明義，第一句就說明本文目的，一般使用“為了……”、“為……”。

③ 根據(jù)式開頭。一開始先說明制作公文的依據(jù)，多用“根據(jù)”、“遵照”、“按照”等開頭，即根據(jù)某公文要求，遵照上級某指示精神，按照某會議的決定等。

④ 時間式開頭。一開始先點明某事、某情況的時間。有的是一開始直接寫年、月、日，有的是用“近日來”、“近來”、“最近”等比較模糊的時間開頭，有的則用“……之后”句式開頭。

⑤ 引文式開頭。一開始先引用公文或領(lǐng)導(dǎo)指示中的一段話作為引子或點明主題。

⑥ 事情式開頭。即一開頭就把事件、情況簡明扼要地介紹清楚。.結(jié)尾

公文的結(jié)尾，又稱結(jié)語，用以維護(hù)公文的完整性，使讀者深刻理解作者的意圖，為準(zhǔn)確而有效地處理公文奠定基礎(chǔ)，同時，也防止在正文之后被添加偽造。

公文中的結(jié)尾也是多種多樣的，常用的有如下幾種：

① 總結(jié)式結(jié)尾。在結(jié)尾部分對全文作出總結(jié)，概括與深化主題，幫助讀者進(jìn)一步理解全文。

② 希望號召式結(jié)尾。在結(jié)尾部分提出希望，發(fā)出號召，鼓舞斗志。

③ 強(qiáng)調(diào)式結(jié)尾。對主題意義再次強(qiáng)調(diào)以引起重視。

④ 專用式結(jié)尾。如“以上請示是否妥當(dāng)，請批復(fù)”、“當(dāng)否，請指示”等。

（二）公文的層次與段落

段落是形式范疇的概念，即自然段，其行文標(biāo)志是“另起一行，空兩格”；層次是內(nèi)容范疇的概念，即意義段，沒有明顯的行文標(biāo)志。.層次

所謂層次，又叫意義段，結(jié)構(gòu)段，是公文在表達(dá)主題過程中形成的相對完整的思想內(nèi)容單位，也是結(jié)構(gòu)的基本單位。

層次的劃分是有其客觀依據(jù)的，有時按照事物發(fā)展的時間來安排層次，有時根據(jù)事物的空間來安排層次，有時按照事物的功能和特征的主次來安排層次，有時按照公文的邏輯聯(lián)系來安排層次。

公文往往采用總分、并列、遞進(jìn)、因果和連貫等方式。

① 總分式?？偡质揭步兄鲝氖?，是指構(gòu)成公文的全部層次中，先從總體上概括內(nèi)容，然后再具體分述；或先提出總的觀點、主張，然后再具體說明。這種方式在簡報、調(diào)查報告、總結(jié)、計劃、通報、報告中多以先概述后分述的形式出現(xiàn)。有命令、決定、通知、通告等公文中多是先交代觀點，而后具體陳述主張和辦法。

② 并列式。這種安排層次的方式是從橫向邏輯聯(lián)系入手，把材料按其性質(zhì)歸類，組成層次，分別從不同方面對問題加以說明，各個層次表現(xiàn)為平等并列關(guān)系，以其內(nèi)在聯(lián)系構(gòu)成有序的完整篇章。公文多用分條列項的方式表述既有聯(lián)系又各不相同的內(nèi)容，形成并列式層次。條例、規(guī)定、辦法、細(xì)則、計劃等多為這種層次。

③ 遞進(jìn)式。這是按照內(nèi)容的逐層推進(jìn)，層層加深而安排層次的一種方式，層次之間為一層深似一層的遞進(jìn)關(guān)系。在公文中命令、決定、決議、請示、報告、調(diào)查報告等有時采用這種方式。

④ 因果式。這是以分析事物形成和發(fā)展的原因、結(jié)果為線索安排層次的一種方式，層次間為因果關(guān)系。其中有的先說因、后說果，有的則先交代結(jié)果，后分析原因。

⑤ 連貫式。這是按照事物發(fā)展的自然順序安排層次的一種方式，其中有的以時間的先后為序排列，有的以事件發(fā)展的前后進(jìn)程排列，有的以空間的前后轉(zhuǎn)換排列，有的以認(rèn)識的過程排列。公文中采用這種方式的以時序的推進(jìn)為多。如簡報、報告、會議紀(jì)要等常用這種方式。.段落

段落是構(gòu)成一篇公文的基本單位，人們習(xí)慣上稱之為自然段。

段落的劃分要注意四點：一是單一性，即一個段落只能表達(dá)一個中心內(nèi)容，不能把幾個不同的內(nèi)容拼湊、糅合在一起；二是完整性，即一個中心內(nèi)容必須在一個段落里說清楚，而不能分散在幾個段落里講；三是連貫性，就是說前后段的內(nèi)容要有承繼關(guān)系，不能彼此脫節(jié)或用不相干的文字段落從中間打斷；四是勻稱性，即段落的長短劃分要適度，不能長的太長、短的太短，避免給人以不太協(xié)調(diào)的直觀印象。

（三）公文的過渡與照應(yīng).過渡

過渡是指公文層次、段落之間的銜接與轉(zhuǎn)換，在公文中起著橋梁和紐帶的作用，使全文渾然一體，邏輯性強(qiáng)。

公文寫作時，在下面幾種情況下一般需要過渡。一是思想內(nèi)容轉(zhuǎn)換時。二是表達(dá)方式轉(zhuǎn)換時。三是結(jié)構(gòu)形式轉(zhuǎn)換時。

常用的過渡方法主要有三種。一是詞語過渡。常用的表示關(guān)聯(lián)和轉(zhuǎn)折的詞語主要有：不過、既然、因為、所以、雖然、但是、那么、然而、首先、其次、以上、以下、總而言之、綜上所述，等等。二是句子過渡。在段落或?qū)哟沃g，有時也用一個句子將上下文銜接起來，這樣的句子就叫做過渡句。過渡句可以設(shè)在前一段的末尾，也可以放在后面一段的段首，應(yīng)根據(jù)具體情況，靈活掌握。三是段落過渡。凡是兩層或兩段文字之間意思相隔較遠(yuǎn)，或表達(dá)方式、結(jié)構(gòu)形式變換幅度較大時，可用段落來進(jìn)行過渡。這種在層次和段落之間起承前啟后作用的段落，叫做過渡段。.照應(yīng)

照應(yīng)是公文內(nèi)容上的前后照顧呼應(yīng)。

公文中常用的照應(yīng)方法主有：一是首尾照應(yīng)，讓公文的開頭與結(jié)尾遙相呼應(yīng)，使開頭說的話在結(jié)尾處得到深入的補(bǔ)充和強(qiáng)調(diào)。二是前后照應(yīng)，讓公文的前后內(nèi)容之間互相照顧，彼此呼應(yīng)，使公文的結(jié)構(gòu)緊湊、主題鮮明、邏輯性強(qiáng)。三是題文照應(yīng)，使正文與標(biāo)題相照應(yīng)，起到展開主題、深化主題的作用。

三、公文結(jié)構(gòu)的基本要求

公文結(jié)構(gòu)的安排，應(yīng)當(dāng)服從于和服務(wù)于公文主題表達(dá)的需要，要以正確地反映事物的內(nèi)在規(guī)律和外部聯(lián)系為原則，并充分注意公文法規(guī)對不同種類公文的結(jié)構(gòu)安排的具體規(guī)定。在此基礎(chǔ)上，力爭達(dá)到自然、完整、嚴(yán)謹(jǐn)、連貫、勻稱等要求。

第四篇：現(xiàn)代公文寫作與處理：公文要素之公文語言

現(xiàn)代公文寫作與處理：公文要素之公文語言

一、公文語言的特點

（一）準(zhǔn)確性

要使公文語言做到準(zhǔn)確無誤，要注意以下幾點：.概念準(zhǔn)確，避免歧義。.措詞得體，防止誤用。.把握分寸，褒貶適當(dāng)。.前后照應(yīng)，杜絕矛盾。.細(xì)心檢查，排除錯漏。

（二）簡潔性

要做到公文語言的簡潔，主要有以下幾點：.開門見山，直陳其事，不要兜圈子，玩文字游戲，說空話、套話。.使用規(guī)范化公文用語。.使用規(guī)范化簡稱。.多用陳述句、祈使句，少用描寫句、疑問句或感嘆句。.慎用多義詞，避免使用容易產(chǎn)生歧義的詞語。

（三）莊重性

具體說來要注意幾下幾點：.注重客觀性。.使用書面語。.使用專用語。

（四）規(guī)范性

要注意以下幾個方面：.要使用規(guī)范的文字，不寫錯別字，不用不規(guī)范的簡化字。.要使用規(guī)范的詞語，尤其是具有特定含義的專用詞語。不生造詞語。不用半文半白、生捏硬拼的詞語。.要正確使用標(biāo)點符號。.要按國家標(biāo)準(zhǔn)使用漢字?jǐn)?shù)字和阿拉伯?dāng)?shù)字。

二、公文語言的詞匯

(一)稱謂語

稱與對方有關(guān)的事物常用“你”，如“你省”、“你部”。如是平行文則宜用敬辭“貴”，如“貴部”、“貴局”、“貴市”、“貴會”、“貴社”、“貴公司”、“貴單位”等。

稱與自己有關(guān)的事物常用“我”、“本”，如“我省”、“我部”、“我局”、“本公司”、“本會”等。

公文中間接稱呼有關(guān)的人或單位常用“該”，如“該同志”、“該人”、“該地區(qū)”、“該單位”等。

(二)起首語

對下級機(jī)關(guān)或人民團(tuán)體來文有所批復(fù)時，起首常用“關(guān)于《……的報告》收悉”、“關(guān)于……的電文已悉”等。

《通知》常用“為了……”開頭。

(三)承啟語

在公文的緣由表述完畢后，常用“為此，特作如下通知”、“特此命令你們”等領(lǐng)起下文。

(四)結(jié)尾語

是各類公文正式結(jié)尾時表收束、強(qiáng)調(diào)、祈請等的用語，可用“以上各項，望各地遵照執(zhí)行”、“請結(jié)合本地區(qū)、本部門實際情況，認(rèn)真貫徹執(zhí)行”、“是否有當(dāng)，請予批復(fù)”、“當(dāng)否，請批示”、“請予審批”、“以上報告如無不妥，請批轉(zhuǎn)各地、各有關(guān)部門執(zhí)行”。

三、公文用詞的特殊性

所謂公文用詞的特殊性，是指公文有一套較常用的專用詞語，這些詞語用起來能體現(xiàn)公文的嚴(yán)肅性和準(zhǔn)確性。

開頭用語有：“按照”、“為了”、“根據(jù)”、“鑒于”、“依照”、“據(jù)查”、“關(guān)于”、“報告悉”、“電悉”、“奉”、“查”、“前奉”、“據(jù)”、“……報稱”、“……電稱”、“制定”、“特派”、“任命”、“茲聘”、“派”、“驚悉”、“閱悉”、“謹(jǐn)悉”等。

結(jié)尾用語有：“望”、“請”、“特此函告”、“為盼”、“是否可行”、“當(dāng)否”、“請批示”、“祈請批復(fù)”、“盼回復(fù)”、“望遵照執(zhí)行”、“特此通知”、“請批轉(zhuǎn)……執(zhí)行”、“特此布告”、“此復(fù)”、”此致”、謹(jǐn)呈”、“謹(jǐn)報告”、“特此電陳”、“此令”、“此批”、“此布”、“此令”、“為荷”等。

過渡用語有：“為此”、“為此……特……”、“對比……”、“為……”、“結(jié)合……”等。

稱謂用語有：“貴省”、“貴局”、“該地區(qū)”、“我市”、“我縣”、“本鎮(zhèn)”等。

表時間的模糊詞語有：“最近”、“近期”、“適當(dāng)時候”、“現(xiàn)在”、“將來”、“曾經(jīng)”、“同時”、“有時”、“一直”等。、，表范圍的模糊詞語有：“有關(guān)”、“各部門”、“鄉(xiāng)(縣、市、省)內(nèi)外”、“國內(nèi)外”、“左右”、“上下”等。

表條件的模糊詞語有：“在可能的情況下”、“在……情況下”、“在……基礎(chǔ)上”、“符合一定條件”、“在特殊情況下”等。

表數(shù)量的模糊詞語有：“許多”、“多數(shù)”、“廣大”、“某些”、“有此”，“一些”、“個別”、“部分”等。

表程度的模糊詞語有：“很”、“一般”、“更加”、“進(jìn)一步”、“基本上”、“顯著”、“一定……”、“較”等。

表頻率的模糊詞語有：“經(jīng)常”、“不斷”、“有時”、“反復(fù)”、“再三”、“多次”、“偶爾”等。

四、公文寫作常用詞語

在長期的公文寫作實踐中，由于行文關(guān)系和處理程序的需要，公文逐漸形成了一套常用的專用詞語。

五、公文語言的表達(dá)方式

在公文寫作中，常用的表達(dá)方式主要有三種，即敘述、議論和說明。

（一）敘述

敘述是一種敘說、介紹人物經(jīng)歷和事物發(fā)展過程的表述方式。敘述常用兩種人稱（也就是立足點的問題），一種是主觀的第一人稱，另一種是客觀的第三人稱；但具體到一篇公文中，通常只用一個人稱，主觀或客觀，不能主客觀混用。敘述按時間順序可以分為順敘、倒敘、插敘、補(bǔ)敘和分?jǐn)?，常用的敘述方式只有順序、倒序和插敘?/p>

1.順敘

所謂順敘，就是按照事情發(fā)展的順序來敘述，從發(fā)生、高潮到結(jié)局一脈相承；層次段落和事物發(fā)展過程基本一致。

2.倒敘

所謂倒敘，就是把事件的結(jié)局或最突出、精彩、富有吸引力的文段，提到前面敘述，然后再從事件的開頭順敘下來的表達(dá)方式。

3.插敘

所謂插敘，就是在原來的敘述進(jìn)程中，暫時中斷一下，插入另一段敘述，插敘完后再接著原先敘述的線索繼續(xù)進(jìn)行下去。

4.補(bǔ)敘和分?jǐn)?/p>

所謂補(bǔ)敘，就是整個事件進(jìn)程敘述完了之后，再補(bǔ)充交代一下個別地方的表達(dá)方式。所謂分?jǐn)?，就是對同一時間內(nèi)發(fā)生在不同地方或單位的事件，先敘述一件再敘述另一件的表達(dá)方式。這兩種方式在公文中都用得不多。

敘述的基本要求：一是語言要概括。二是交代要明白。三是詳略要得當(dāng)。

（二）議論

議論是闡明事理、發(fā)表見解、表明觀點的一種表達(dá)方式，它的主要目的是以理服人。議論的特點是運用概念、判斷、推理的思維手段來議事論理，在許多情況下，它與敘述常被結(jié)合起來使用，此即所謂的夾敘夾議。

1.議論的三要素

議論有三個要素：論點、論據(jù)和論證。一般而言，這三個要素都是不可缺少的。

論點就是公文作者的觀點、主張和看法，是論據(jù)所要證明的對象。論點回答的“是什么”的問題，因此，論點必須明確、鮮明、深刻和具有針對性。論點有中心論點和分論點之分。

論據(jù)是議論中所使用的材料，用來證明論點的理由和依據(jù)。論據(jù)回答的是“為什么”的問題，因此，論據(jù)必須可靠、充實和典型。論據(jù)分為事實論據(jù)和理論論據(jù)。

論證是用論據(jù)來證實論點正確的過程。論證要回答的是“怎么樣”的問題，因此，論證要求以理服人、有的放矢，有嚴(yán)密的邏輯性，做到無可辯駁。

論點、論據(jù)和論證是公文“議論”中不可分割的三個因素，它們分別回答了“是什么”、“為什么”和“怎么樣”的問題。它們之間的關(guān)系是：論點是主題和統(tǒng)帥，論據(jù)是支柱和基礎(chǔ)，論證是方法，也是論點和論據(jù)之間的邏輯聯(lián)系。

2.議論的方法

公文中議論的方法也就是論證的方法，論證主要是指立論。一般說來，公文中常用的議論方法有例證法、引證法、比照法和因果推論法。

例證法就是以事實為論據(jù)，通過列舉事實來證明論點的一種方法。

引證法就是以觀念材料為論據(jù)，通過引用經(jīng)典論著、科學(xué)定理、格言成語等來證明論點的一種方法。

比照法就是把相同或相反屬性的事物和一個事物的不同側(cè)面列舉出來，經(jīng)過對照或比較得出自己觀點的議論方法。

因果推論法就是由原因推導(dǎo)結(jié)果，或反過來由結(jié)果推導(dǎo)原因的論證方法。

議論常與敘述緊密結(jié)合在一起，表現(xiàn)為“夾敘夾議”的方式。夾敘夾議就是一邊擺事實，一邊講道理。運用這種方式要請注意兩個問題，其一，敘述要真實、典型，議論要中肯、精辟；其二，事實與道理要和諧一致，防止出現(xiàn)事大理小或事小理大的錯位現(xiàn)象。

（三）說明

所謂說明，就是用簡練的語言對事物的狀態(tài)、性質(zhì)、特征、成因、關(guān)系、結(jié)構(gòu)等進(jìn)行解釋的表達(dá)方式。它常用來解說事物和闡明事理，是公文寫作中最核心的表達(dá)方式，常與敘述和議論結(jié)合在一起使用。

說明的方法非常多，常用的包括定義說明、舉例說明、比較說明、分類說明、數(shù)字說明、引證說明、解釋說明。

1.定義說明

所謂定義說明，就是用簡明扼要的語言揭示事物的本質(zhì)屬性，從而給人以一個明確的概念。

2.舉例說明

所謂舉例說明，就是通過列舉事例來揭示諸種事物的共同特征。

3.比較說明

所謂比較說明，就是通過對不同事物的相互比較來揭示諸種事物的內(nèi)在聯(lián)系與區(qū)別。

4.分類說明

所謂分類說明，就是把被說明的事物，按照一個統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)劃分為若干類別，然后逐類加以說明。

5.數(shù)字說明

所謂數(shù)字說明，就是運用數(shù)字和數(shù)據(jù)，從數(shù)量上對事物的情況和特征加以說明。

6.引證說明

所謂引證說明，就是運用權(quán)威性的材料來說明事物。

7.解釋說明

所謂解釋說明，就是對事物或事理的某一方面加以解說，也稱詮釋說明。

第五篇：現(xiàn)代公文寫作與處理：公文處理

文 章來源

蓮山 課件 w w

w.5 Y k J.COm 9

現(xiàn)代公文寫作與處理：公文處理

公文的處理

一、公文處理的概念

公文處理是包括公文擬制、辦理、管理、立卷、歸檔在內(nèi)的一系列銜接有序的工作。

二、公文處理的作用

公文處理具有十分重要的作用。

（一）是各級黨政機(jī)關(guān)實現(xiàn)管理職能的前提和基本方式。

（二）是國家檔案事業(yè)的基礎(chǔ)。

（三）是機(jī)關(guān)聯(lián)系的紐帶。

三、公文處理的任務(wù)

行政公文處理的主要任務(wù)有：擬制、傳遞、辦理、管理。

（一）行政公文的擬制

行政公文的擬制，是任何行政機(jī)關(guān)、社會團(tuán)體和企事業(yè)單位處理公務(wù)的必須工作。

擬制行政公文，首先，擬制者要認(rèn)真學(xué)習(xí)和深刻領(lǐng)會黨和國家的方針政策。其次，擬制者要熟悉本地區(qū)、本部門的客觀實際情況，將黨和國家的方針政策與本地區(qū)、本部門的實際結(jié)合起來。再次，擬制者要熟練地掌握公文寫作的基本知識。

（二）行政公文的傳遞

行政公文的傳遞，是行政公文處理中的一個重要環(huán)節(jié)。因為任何公文只有通過傳遞這一環(huán)節(jié)，才能送達(dá)受文機(jī)關(guān)，發(fā)揮公文的效用。

傳遞公文的要求，一要準(zhǔn)確，二要快速，三要保密。

傳遞公文的方法，一般采用外郵、內(nèi)傳和電傳三種。

（三）行政公文的辦理

公文辦理分為收文和發(fā)文。收文辦理一般包括傳遞、簽收、登記、分發(fā)、擬辦、承辦、催辦、查辦、立卷、歸檔、銷毀等程序；發(fā)文辦理一般包括擬稿、審核、簽發(fā)、繕印、校對、用印、登記、分發(fā)、立卷、歸檔、銷毀等程序。

（四）行政公文的管理

1.分發(fā)與閱讀。

分發(fā)的公文，要經(jīng)過嚴(yán)格的登記手續(xù)，一般只發(fā)組織，不發(fā)個人。要注意時限與密級。時限性強(qiáng)的公文，要及時分送；密級高的公文，要控制發(fā)送機(jī)關(guān)，并編號備查。

公文的閱讀有一定的范圍。要按有關(guān)規(guī)定辦事。不得自行擴(kuò)大閱讀和傳達(dá)范圍。對傳閱的公文要隨時了解公文去向，加強(qiáng)催閱、清退制度。

2.翻印與復(fù)制。

行政機(jī)關(guān)的文件，未經(jīng)制發(fā)機(jī)關(guān)的批準(zhǔn)或授權(quán)，不得自行翻印與復(fù)制。經(jīng)批準(zhǔn)翻印或復(fù)制時，要注明翻印或復(fù)制機(jī)關(guān)的名稱、翻印或復(fù)制的時間及份數(shù)，并向原發(fā)文機(jī)關(guān)備案。秘密文件的復(fù)制，須按規(guī)定履行批準(zhǔn)手續(xù)，并建立嚴(yán)格的登記管理制度。復(fù)制的文件要有復(fù)制機(jī)關(guān)的標(biāo)記，并按原本文件樣子和要求管理。

3.利用與保管。

加強(qiáng)公文的管理，其根本目的是為了利用，充分發(fā)揮公文的效用。而公文的利用，又對公文保管工作提出了更高的要求。文秘人員要對本機(jī)關(guān)現(xiàn)有公文、存檔公文、余存和準(zhǔn)備銷毀的公文，分門別類地妥加保管，不斷健全保管制度。機(jī)關(guān)撤、并，干部和文秘人員調(diào)動時，有關(guān)公文都應(yīng)按規(guī)定保管和移交。

4.清退和銷毀。

行政機(jī)關(guān)文秘部門，都應(yīng)定期對收進(jìn)和發(fā)出的公文列出清單進(jìn)行清理和清退，并將清理和清退情況向上級機(jī)關(guān)報告。應(yīng)清退的文件，要按規(guī)定和有關(guān)手續(xù)清退，不得自行處理。凡是不需要立卷和超過保管期限的文件，要定期銷毀，不得散失。銷毀秘密文件，必須履行登記手續(xù)，報經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)人批準(zhǔn)，并由二人以上監(jiān)銷。

四、公文處理的原則

（一）執(zhí)行政策

（二）實事求是

（三）集中統(tǒng)一

（四）優(yōu)質(zhì)精簡

五、公文處理的管理機(jī)構(gòu)

《辦法》第七條規(guī)定：“各級行政機(jī)關(guān)的辦公廳(室)是公文處理的管理機(jī)構(gòu)，主管本機(jī)關(guān)公文處理工作并指導(dǎo)下級機(jī)關(guān)的公文處理工作?！?/p>

公文的發(fā)問辦理程序（略）

公文的收文辦理程序

收文辦理包括簽收、登記、審核、擬辦、批辦、承辦、催辦等程序。

一、簽收

簽收是公文發(fā)送方與接收方的交接手續(xù)。公文發(fā)送一般以信件形式套封送達(dá)。送出文件時，應(yīng)在公文送達(dá)簿上填寫以下項目：發(fā)文單位、送達(dá)日期(月、日，急件需具體到時、分)、收件人(單位)、收文號、件數(shù)、密級等。收件人應(yīng)在公文送達(dá)簿上簽收。

二、登記

收文登記是公文進(jìn)入收文處置過程的重要環(huán)節(jié)。收到的公文經(jīng)過拆封、清點、分類后，應(yīng)立即登記在《收文登記簿》上(用微機(jī)處理的公文也不例外)。登記的內(nèi)容包括：收文日期(月、日，急件需具體到時分)、來文字號、收文號(即順序號)、來文單位、來文標(biāo)題、份數(shù)、密級、緊急程度、處置過程及結(jié)果等。還要在登記完畢文件首頁的固定位置(一般在右上方)蓋上本機(jī)關(guān)的收文章。收文章內(nèi)容有：機(jī)關(guān)名稱、收文號和收文年、月、日三項。一份文件在《收文登記簿》上和收文章上的收文順序號、日期要一致，以方便日后查找。來文字號的登記，可以全登(包括機(jī)關(guān)代字、年份和序號)，也可以只登序號。收文號為本機(jī)關(guān)收文登記的順序號，不應(yīng)有漏號或重號。收文號須同時登記在文件加蓋的收文章之內(nèi)。

來文登記注意的事項：一是隨到隨登，應(yīng)于收文當(dāng)日進(jìn)行登記。二是要準(zhǔn)確無誤，特別要防止隨意簡化或省略，特別是使用計算機(jī)管理公文，這一點尤為重要。三是幾個部門聯(lián)合發(fā)的公文，可只登記主要部門和聯(lián)合發(fā)文的機(jī)關(guān)數(shù)。四是對沒有標(biāo)題的來文，可根據(jù)公文內(nèi)容自擬標(biāo)題，不應(yīng)只登記“通知”、“函”，這樣日后查找困難。對標(biāo)題太長的，可做摘要式登記或使用主題詞。機(jī)密以上密級的公文，應(yīng)注明密級，保密期可不注。

登記以上內(nèi)容，應(yīng)做到及時、準(zhǔn)確，用語簡明扼要。

三、審核

審核的重點有以下幾點：一是先審核來文是否應(yīng)由本機(jī)關(guān)辦理，對不應(yīng)由本機(jī)關(guān)辦理的公文要選出，待下一步做退辦件處理。二是審核來文是否符合行文規(guī)則，如發(fā)現(xiàn)有越級請示、一文多事、報告中夾帶請示內(nèi)容的，視為違背規(guī)則之處，要予指出。三是審核來文是否符合國家法律、法規(guī)及其他有關(guān)規(guī)定，這項工作是審核中的重點和難點，應(yīng)十分謹(jǐn)慎。四是涉及其他部門和地區(qū)的事項是否經(jīng)過了協(xié)商和會簽。五是文種使用、公文格式是否規(guī)范。審核重點一般是“請示”、“意見”文種方面；格式上注意“簽發(fā)人”、“附注”等是否標(biāo)注齊全。

四、公文摘編

摘編是對重要公文在辦理前做的加工處理，目的是為節(jié)省辦理公文的時間提供便利條件。

文摘是公文內(nèi)容的摘要，它對篇幅較長、內(nèi)容較復(fù)雜的公文，做了簡單而精確的再表達(dá)。文摘應(yīng)該準(zhǔn)確地反映出原文的精神，不遺漏重要內(nèi)容，不能做補(bǔ)充解釋或評論，力求簡要而明確，要使讀者不需看原文就能知道公文的重點內(nèi)容與概貌。

提要是公文的內(nèi)容提要，對公文內(nèi)容有簡要介紹和評價，作用是向讀者概要提示公文內(nèi)容。編寫提要時對內(nèi)容做出的分析和評價，要言之有據(jù)，客觀而準(zhǔn)確，篇幅簡短。

綜述是針對某一問題，對一段時間內(nèi)收到的有關(guān)公文進(jìn)行全面系統(tǒng)的歸納、整理、分析后編成的綜合材料。它一般不需要評論和提建議，只是客觀地綜合敘述各份公文中涉及的情況和問題即可。

數(shù)據(jù)資料匯集是根據(jù)一定的需要和題目，對分散在多份公文中的有關(guān)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)資料加以匯編集合而成的系統(tǒng)材料。它的內(nèi)容可以是針對某一地區(qū)、系統(tǒng)、機(jī)關(guān)單位的全面情況，也可以是集中反映一個方面或一個具體問題。其形式有文章式的、報表式的等多種。

文摘、提要可以附在公文上供有關(guān)人員閱處，還可刊登在《公文信》、《來文摘報》、《今日來文摘要》等刊物上。綜述、數(shù)據(jù)資料匯集一般是單獨成文，也可刊登在《信息快報》、《大事紀(jì)要》等刊物上。

五、擬辦

擬辦是公文的處理人員在對公文認(rèn)真閱讀和分析之后，提出自己的見解和建設(shè)性意見，供領(lǐng)導(dǎo)人審核決策。

（一）摘寫“內(nèi)容提要”。對篇幅長、內(nèi)容較復(fù)雜的公文，要用準(zhǔn)確、簡練的文字表達(dá)出來，為領(lǐng)導(dǎo)閱文提供便利。做好此點，首先要細(xì)讀全文，然后把核心內(nèi)容提煉出來加以“壓縮”，做到“言簡意賅”。

（二）提出具體的處理意見，也稱辦文預(yù)案。這是秘書人員在辦文中根據(jù)文件內(nèi)容和要求，預(yù)先為領(lǐng)導(dǎo)提出的辦理意見或設(shè)想的方案，并附上有關(guān)的背景材料，供領(lǐng)導(dǎo)人審批時選擇、參考，如果所提的方案有兩個或兩個以上時，應(yīng)將傾向性意見放在最前面。如果對公文中的問題處理認(rèn)為有把握時，可以草擬出復(fù)文文稿一并供領(lǐng)導(dǎo)審核等。

（三）傳閱。傳閱是公文擬辦的一部分。在多種傳閱活動中若想取得好的效果，應(yīng)做到以下幾點：一是科學(xué)合理地安排傳閱路線。二是適當(dāng)分流。一份公文的閱讀者有既閱又辦的，也有只閱不需要辦的。三是創(chuàng)新傳閱方式。如開辟閱文室；設(shè)置內(nèi)部閱文欄窗；利用有關(guān)會議集中傳達(dá)文件；四是要有一套嚴(yán)格而又簡便的傳閱登記管理制度，既使閱文者便于閱讀，又能嚴(yán)格管理。

六、批辦

批辦就是將公文批交承辦部門辦理。

對上級來文需要遵照辦理和長期執(zhí)行的，要明確主辦部門，轉(zhuǎn)請辦理。批辦意見要明確，不能只閱不批。請承辦部門如何辦理，是研究提出意見還是遵照執(zhí)行，或是綜合協(xié)調(diào)；是正常辦還是限時急辦，都應(yīng)該有明確的意見，不能模棱兩可。涉及兩個以上部門共同承辦的，要確定主辦部門，這是為了明確承辦中的責(zé)任。

應(yīng)該注意的是，在公文送批時，文秘人員要嚴(yán)格按照程序辦理，那就是先將公文送分管領(lǐng)導(dǎo)閱批，然后才能送主要領(lǐng)導(dǎo)者閱批。如果把送批程序弄顛倒了，會帶來很多麻煩，甚至影響到工作。

七、承辦

公文批辦后到達(dá)承辦部門，即進(jìn)入了承辦過程。承辦部門收到交辦的公文后應(yīng)及時處理，不得延誤或推諉。緊急公文應(yīng)按時限要求辦理，確有困難的，要及時說明情況。對不屬本單位或不宜本單位辦理的，要及時退回交辦部門并說明理由。

八、催辦

催辦的方式有以下幾種：一是電話催辦。也是最為常用的一種方式，用電話詢問公文辦理的情況方便快捷，可以反復(fù)使用多次，有利于隨時掌握新情況、新進(jìn)展。二是發(fā)催辦函(單、件)，此時需要對方按要求填寫催辦內(nèi)容，這樣便于催辦方掌握日后有可查的資料。三是會議催辦，召開專門會議催促和了解承辦方的辦理進(jìn)度及有關(guān)情況。對牽涉到諸多部門的事項，適宜采用會議催辦的方式。四是上門催辦，針對十分緊迫的重要事項，有關(guān)人員到承辦事項所在地現(xiàn)場催辦，這種方式較前幾種效果要好得多，但除非情況緊急時不宜過多使用上門催辦方式。

九、查辦

查辦是公文處理的管理機(jī)關(guān)或其他專門組織對一些重要公文實際執(zhí)行情況所進(jìn)行的核查協(xié)辦工作。查辦與催辦都帶有監(jiān)督性質(zhì)，但又有明顯區(qū)別：催辦是對承辦公文過程的監(jiān)督控制，重點在于使公文“按時”完畢；查辦不僅監(jiān)控公文的承辦過程，重點要管公文產(chǎn)生實效的全部過程，按時、按質(zhì)、按量地將有關(guān)事務(wù)辦畢。催辦是以一份公文展開活動；查辦則是以一類事情展開活動。在若干份公文都反映同一類事情的情況下，查辦往往針對這類情況展開活動。

十、注辦

由公文的承辦人在承辦公文的過程中，將承辦活動中的情況記錄在《文件處理單》上，其主要內(nèi)容有：是否辦復(fù)，復(fù)文號和日期，召開會議的名稱和與會人員，決議和結(jié)果，電話聯(lián)系時受話人姓名和通話內(nèi)容，現(xiàn)場辦公的人員、解決問題的方法和結(jié)果，主要閱卷人、簽注日期等。

辦畢公文的處置

一、清退

清退即經(jīng)過清理將有關(guān)辦畢的收文按期退歸原發(fā)文機(jī)關(guān)或由其指定的有關(guān)單位。需要清退的公文包括：絕密公文、有重大錯漏的公文，被明令撤消的公文，僅供征求意見或?qū)忛喌墓?，一些未?jīng)領(lǐng)導(dǎo)本人審閱的講話稿，其他發(fā)文機(jī)關(guān)指定需要清退的公文。清退公文的辦法，或按規(guī)定成批定期進(jìn)行，或隨時清退。但不論以何種方式清退，都應(yīng)該辦理一定的手續(xù)。對要清退的公文，任何人不允許私自摘錄或復(fù)制。

二、銷毀

銷毀即對沒有保存價值和可能性的辦畢公文所做的毀滅性處理。需要銷毀的公文主要包括：所有沒有留存價值的公文，沒有留存必要的重份公文，不立即銷毀有可能造成失密或樣子損壞的公文，一般性的沒有保存價值的草稿，印制公文中形成的校樣、印版等。銷毀的方式有：焚毀、變成紙漿、粉碎、清洗消磁等。但對要銷毀的文件必須按照規(guī)定履行有關(guān)手續(xù)，個人不得私自銷毀文件。

三、暫存

以不屬于上述范圍的公文暫時予以妥善保存。

四、立卷與歸檔

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