第一篇：如何制定人事檔案管理制度

人事檔案管理主要包括兩部分：檔案管理和檔案利用。

檔案管理包括五個(gè)部分：歸檔、核查、保衛(wèi)、統(tǒng)計(jì)、轉(zhuǎn)遞。歸檔包括文本資料和電子資料存入，核查和保衛(wèi)是對(duì)檔案進(jìn)行保管和整理，統(tǒng)計(jì)是製作人力資源報(bào)表的重要依據(jù)，轉(zhuǎn)遞記錄是統(tǒng)計(jì)的重要內(nèi)容。五個(gè)部分構(gòu)成了檔案管理的主體部分。

檔案利用包括三個(gè)部分：查閱、外借和出具證明。人事檔案的利用要遵循一定的程式。查閱是在指定的場(chǎng)所內(nèi)進(jìn)行，外借必須是因特殊需要必須借用人事檔案，要求出具材料的原因一般是入黨、入團(tuán)、提升、招工、出國(guó)等。

制定人事檔案管理制度主要包括以上兩部分內(nèi)容。具體在制定的時(shí)候，可以依據(jù)企業(yè)自身情況進(jìn)行整理。

以下是一個(gè)典型的人事檔案管理制度範(fàn)本。

人事檔案管理制度

總則

第一條 目的：爲(wèi)使公司人事檔案管理與利用有章可循，特制定本規(guī)則。

人事檔案保管制度

第二條 內(nèi)容：

（１）歸檔制度

（２）核查制度

（３）保衛(wèi)制度

（４）統(tǒng)計(jì)制度

（５）轉(zhuǎn)遞制度

第三條 歸檔制度

資料歸檔程式如下：

（１）對(duì)資料進(jìn)行鑒別，看其是否符合歸檔要求。

（２）按照資料屬性、內(nèi)容，確定其歸檔的具體位置。

（３）將資料放入檔案，並輸入資料庫(kù)。

第四條 核查制度

檢查核對(duì)一般定期進(jìn)行。但在下列情況下，也要進(jìn)行檢查核對(duì)：

（１）突發(fā)事件之後。

（２）對(duì)有些檔案發(fā)生疑問(wèn)之後。

（３）發(fā)現(xiàn)某些損害之後。

第五條 保衛(wèi)制度

（１）指定專人負(fù)責(zé)檔案保管。

（２）備齊必要的存檔設(shè)備。

（３）資料庫(kù)每三天備份一次。

（４）檔案櫃保持清潔，不準(zhǔn)存放無(wú)關(guān)物品。

（５）不得擅自將人事檔案材料帶到公共場(chǎng)合。

第六條 統(tǒng)計(jì)制度

人事檔案統(tǒng)計(jì)的內(nèi)容主要有以下幾項(xiàng)：

（１）人事檔案的數(shù)量。

（２）人事檔案材料收集補(bǔ)充情況。

（３）檔案整理和保管情況。

（４）檔案及設(shè)備利用情況。

第七條 轉(zhuǎn)遞制度

檔案轉(zhuǎn)遞一般由工作調(diào)動(dòng)等原因引起，程式如下：

（１）取出應(yīng)轉(zhuǎn)走的檔案；

（２）在資料庫(kù)中登出檔案；

（３）填寫人事檔案轉(zhuǎn)遞記錄；

（４）按發(fā)文要求包裝、密封。

人事檔案利用程式

第八條 查閱程式

（１）由申請(qǐng)查閱者提交查檔報(bào)告。

（２）查閱部門蓋章，負(fù)責(zé)人簽字。

（３）由人力資源部審核批準(zhǔn)。

（４）申請(qǐng)查閱者在指定的地方進(jìn)行查閱。

第九條 外借程式

（１）借檔部門寫出借檔報(bào)告，內(nèi)容與查檔報(bào)告相似。

（２）借檔部門蓋章，負(fù)責(zé)人簽字。

（３）由人力資源部審核批準(zhǔn)。

（４）進(jìn)行借檔登記，並由借檔人員簽字。

（５）歸還時(shí)，及時(shí)在外借登記上登出。

第十條 出具證明材料程式

（１）由有關(guān)單位部門開(kāi)具介紹信，說(shuō)明要求出具證明材料的理由，並加蓋公章。

（２）其次，人事檔案部門按照有關(guān)規(guī)定，結(jié)合利用者的要求，提供證明材料；

（３）證明材料由人事檔案部門有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審閱，加蓋公章，然後登記、發(fā)出。

第二篇：人事檔案管理制度

黑龍江省大慶市銘豐保安服務(wù)有限公司

人事檔案管理制度

第一條 人事檔案管理的目的

1、保守檔案機(jī)密。

現(xiàn)代企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)中，情報(bào)戰(zhàn)是競(jìng)爭(zhēng)的重要內(nèi)容，而檔案機(jī)密便是企業(yè)機(jī)密的一部分。對(duì)人事檔案進(jìn)行妥善保管，能有效地保守機(jī)密。

2、維護(hù)人事檔案材料完整，防止材料損壞，這是檔案保管的主要任務(wù)。

3、便于檔案材料的使用。保管與利用是緊密相聯(lián)的，科學(xué)有序的保管是高效利用檔案材料的前提和保證。

第二條 人事檔案管理制度的基本內(nèi)容

是對(duì)人事檔案需建立健全保管制度。內(nèi)容包括五部分：材料歸檔、檢查核對(duì)、轉(zhuǎn)遞、保衛(wèi)保密、統(tǒng)計(jì)。

第三條

材料歸檔

新形成的檔案材料應(yīng)及時(shí)歸檔，歸檔程序?yàn)椋菏紫葘?duì)材料進(jìn)行鑒別，看其是否符合歸檔的要求；其次，按照材料的屬性、內(nèi)容，確定其歸檔的具體位置。再次，在檔案目錄上補(bǔ)登材料名稱及有關(guān)內(nèi)容；最后，將新材料放入檔案。

第四條

檢查核對(duì)

檢查與核對(duì)是保證人事檔案完整、安全的重要手段。其中包括對(duì)人事檔案材料本身進(jìn)行檢查，如查看有無(wú)霉?fàn)€，蟲(chóng)蛀等，也包括對(duì)人事檔案保管的環(huán)境進(jìn)行檢查，如查看庫(kù)房門窗是否完好，有無(wú)其他存放錯(cuò)誤等。

檢查核對(duì)一般要定期進(jìn)行。同時(shí)在下列情況下，也要進(jìn)行檢查核對(duì)：

——突發(fā)事件之后，如被盜、遺失或水災(zāi)火災(zāi)之后；

——對(duì)有些檔案發(fā)生疑問(wèn)之后，如不能確定某份材料是否丟失；

——發(fā)現(xiàn)某些損害之后，如發(fā)現(xiàn)材料變霉，發(fā)現(xiàn)蟲(chóng)蛀等。第五條

轉(zhuǎn)遞制度

轉(zhuǎn)遞制度是關(guān)于檔案轉(zhuǎn)移投遞的制度。檔案的轉(zhuǎn)遞一般是由工作調(diào)動(dòng)等原因引起的，轉(zhuǎn)遞的程序如下：

1、取出應(yīng)轉(zhuǎn)走的檔案；

2、在檔案目錄上說(shuō)明注銷原因； 黑龍江省大慶市銘豐保安服務(wù)有限公司

3、按發(fā)文要求包裝、密封。

在轉(zhuǎn)遞中應(yīng)遵循保密原則，要通過(guò)機(jī)要程序轉(zhuǎn)遞，不能交本人自帶。另外，收檔單位在收到檔案，核對(duì)無(wú)誤后，應(yīng)在回執(zhí)上簽字蓋章，及時(shí)退回。

第六條

保衛(wèi)、保密方面

1、設(shè)專人負(fù)責(zé)檔案的保管，應(yīng)齊備必要的存檔設(shè)備。

2、庫(kù)房備有必要的防火、防潮器材。

3、庫(kù)房、檔案柜保持清潔，不準(zhǔn)存放無(wú)關(guān)物品。

4、任何人不得擅自將人事檔案材料帶到公共場(chǎng)合。

5、無(wú)關(guān)人員不得進(jìn)入庫(kù)房。嚴(yán)禁吸煙。

6、離開(kāi)時(shí)關(guān)燈關(guān)窗，鎖門。

第七條

統(tǒng)計(jì)制度

1、人事檔案的數(shù)量。

2、人事檔案材料收集補(bǔ)充情況。

3、檔案整理情況。

4、檔案保管情況。

5、利用情況。

6、庫(kù)房設(shè)備情況。

7、人事檔案工作人員情況。

注：以上所指“檔案”為員工入司后建立的員工檔案，公司只對(duì)此部分檔案負(fù)責(zé)，員工的其他人事檔案需由員工本人自行落檔，對(duì)于需要公司接收檔案的員工，公司將其檔案資料統(tǒng)一報(bào)送大慶市人才中心保管，相關(guān)費(fèi)用由員工自理。

第八條 人事檔案管理的基本內(nèi)容 一、一級(jí)檔案（原始材料）

1、求職登記表

2、面試評(píng)價(jià)表

3、員工錄用審批單

4、錄用通知書(shū)

5、薪酬說(shuō)明書(shū) 黑龍江省大慶市銘豐保安服務(wù)有限公司

6、員工個(gè)人簡(jiǎn)歷

7、員工身份證、戶口復(fù)印件各一張，一寸免冠照片二張，無(wú)違紀(jì)證明一張。

8、其它（學(xué)歷及學(xué)位證書(shū)、技術(shù)及職稱證書(shū)、曾獲得的榮譽(yù)證書(shū)等復(fù)印件等）二、二級(jí)檔案（在職材料）

1、員工基本檔案

2、勞動(dòng)合同

3、員工保險(xiǎn)材料

4、崗位異動(dòng)申請(qǐng)書(shū)

5、薪酬調(diào)整審批表

6、獎(jiǎng)罰記錄 三、三級(jí)檔案（離職資料)

1、辭職申請(qǐng)表/辭退通知書(shū)

2、工作交接結(jié)算單

第九條 人事檔案管理辦法

一、設(shè)立檔案柜。設(shè)立檔案柜可以便于檔案的調(diào)卷和管理、便于查閱指導(dǎo)，便于監(jiān)督，利于防止泄密和丟失等。

二、借出使用。借出庫(kù)房須滿足特定條件，如：本公司領(lǐng)導(dǎo)需要查閱人事檔案；公安、其他部門因特殊需要必須借用人事檔案等。外借的時(shí)間最長(zhǎng)期限為3日，到期未還者應(yīng)限3日內(nèi)及時(shí)催還，逾期不還的部門和個(gè)人按《保密制度》有關(guān)條例進(jìn)行處罰。

三、出具證明材料。出具的證明材料可以是人事檔案部門按有關(guān)文件規(guī)定寫出的有關(guān)情況的證明材料，也可以是人事檔案材料的復(fù)制件。要求出具材料的原因一般是入黨、入團(tuán)、提升、招工、出國(guó)等。

四、查閱手續(xù)。正規(guī)的查閱手續(xù)包括以下內(nèi)容：首先，由申請(qǐng)查閱者寫出查檔報(bào)告，在報(bào)告中寫明查閱的對(duì)象，目的，理由，查閱人的概況等情況；其次，查閱單位(部門)蓋章。負(fù)責(zé)人簽字；最后由總經(jīng)辦審核，董事長(zhǎng)批準(zhǔn)。總經(jīng)辦 對(duì)申請(qǐng)報(bào)告進(jìn)行審核，若理由充分，手續(xù)齊全，則給予批準(zhǔn)。

五、外借手續(xù)。

1、借檔部門寫出借檔報(bào)告 黑龍江省大慶市銘豐保安服務(wù)有限公司

2、借檔部門蓋章，負(fù)責(zé)人簽字。

3、總經(jīng)辦負(fù)責(zé)人對(duì)其進(jìn)行審核、批準(zhǔn)。

4、進(jìn)行借檔登記。把借檔的時(shí)間，材料名稱、份數(shù)、理由等填清楚，并由借檔人員簽字，歸還時(shí)，及時(shí)在外借登記上注銷。

5、未經(jīng)總經(jīng)辦負(fù)責(zé)人及總裁批準(zhǔn)，任何組織和個(gè)人不得擅自查閱、復(fù)印員工人事檔案，更不得將檔案帶出公司，如有違反，按泄露公司機(jī)密進(jìn)行處罰或承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。

第三篇：人事檔案管理制度

企業(yè)人事檔案管理制度

一、總則

第一條將企業(yè)的人事檔案管理規(guī)范化、制度化，使其更有效的服務(wù)于企業(yè)，特制定此制度。

第二條人事檔案管理的原則為安全、保密、清晰、完整。

第三條企業(yè)各分公司和分支機(jī)構(gòu)內(nèi)部的人事檔案管理，必須依照本制度進(jìn)行。

二、人事檔案的管理體制

第一條企業(yè)的行政辦負(fù)責(zé)其員工的檔案管理工作。

第二條企業(yè)人員調(diào)動(dòng)時(shí)，調(diào)動(dòng)人員的檔案由調(diào)出部門行政辦整理好，轉(zhuǎn)交到調(diào)入部門行政辦保存。

第三條企業(yè)人員借調(diào)時(shí)，員工檔案仍有原部門進(jìn)行保存。但借調(diào)部門必須存有借調(diào)人員檔案的復(fù)印件，檔案的復(fù)印件內(nèi)的材料應(yīng)與原件保持一致。

三、檔案管理的要求

第一條企業(yè)須由專門的檔案室存放檔案，由專門人員負(fù)責(zé)管理。企業(yè)分公司的分支機(jī)構(gòu)有條件的可以建立檔案室，沒(méi)有條件的須購(gòu)買檔案柜存放檔案。

第二條正式員工的檔案使用檔案袋存放。企業(yè)統(tǒng)一采用黃褐色牛皮紙檔案袋，檔案袋的規(guī)格為30*24cm，外部有密封線纏繞封口。試用期員工和臨時(shí)工暫用普通文件夾保存，轉(zhuǎn)為正式員工后，按相關(guān)要求存放。

第三條檔案袋外皮上必須列明人員姓名、所在部門、檔案內(nèi)容等，以便查找。

四、人事檔案的管理規(guī)范 第一條檔案的分類

（1）試用期員工和臨時(shí)工檔案。主要包括的內(nèi)容有：?jiǎn)T工個(gè)人簡(jiǎn)歷，員工等級(jí)表，身份證、畢業(yè)證和相關(guān)證書(shū)復(fù)印件，試用期勞動(dòng)合同，入職培訓(xùn)期間的考核表和評(píng)價(jià)表，申請(qǐng)轉(zhuǎn)正的相關(guān)材料等。

（2）正式員工檔案。主要包括內(nèi)容有：?jiǎn)T工個(gè)人簡(jiǎn)歷，員工等級(jí)表，身份證、畢業(yè)證和相關(guān)證書(shū)復(fù)印件，勞動(dòng)合同及相關(guān)協(xié)議，在崗培訓(xùn)期間的考核表和評(píng)價(jià)表，季度/考核材料，崗位升遷調(diào)動(dòng)材料，獎(jiǎng)勵(lì)懲罰記錄，重大科技成果等。

（3）離職員工檔案。主要內(nèi)容包括正式員工檔案的所有內(nèi)容，另外增加離職申請(qǐng)、審核和交接方面的材料，勞動(dòng)關(guān)系解除方面的材料等。

第二條檔案的歸類

人事檔案材料按其名稱、內(nèi)容、屬性等不同分別歸入相應(yīng)的類別，若材料內(nèi)容涉及多種類別時(shí)，按其主要內(nèi)容歸入相應(yīng)類別。

第三條檔案的排列

人事檔案歸類后，相關(guān)材料的排列應(yīng)按照時(shí)間順序依次排列，時(shí)間最久的排在最前面，依次類推。這樣排列的好處是便于查閱，同時(shí)可以反映出員工的職業(yè)發(fā)展歷程。

第四條檔案的編號(hào)

檔案的編號(hào)方法很多，如漢語(yǔ)拼音法、姓氏筆畫(huà)法、單位編號(hào)法等，目前企業(yè)采用的是

漢語(yǔ)拼音法。具體方法如下：

（1）檔案排列順序按拼音字母的次序排列，由姓開(kāi)始，姓第一個(gè)字母為a的排在最前列，依次類推；第一個(gè)字母相同的，按第二個(gè)字母的順序排列。同姓的按名字的每一個(gè)字的拼音順序進(jìn)行排列。

（2）重名的人員按入職時(shí)間的先后順序排列，入職時(shí)間早的排在前面，入職時(shí)間晚的排在后面。

五、人事檔案所提供的利用方式

（1）查閱。相關(guān)利用人到檔案室查閱檔案資料時(shí)，必須在檔案管理人員的要求下進(jìn)行查閱登記，寫明查閱的時(shí)間、查閱人、查閱的事由，查閱的內(nèi)容。

（2）調(diào)閱。相關(guān)利用者對(duì)人事檔案的調(diào)閱必須進(jìn)行調(diào)閱登記，并取得檔案管理部門主管的核準(zhǔn)，調(diào)閱期限為7天，逾期未還者須辦理續(xù)借手續(xù)，檔案管理部門也須及時(shí)催還。檔案調(diào)閱期間不得轉(zhuǎn)借、調(diào)換。需復(fù)印的，要到檔案管理部門登記。

（3）出具證明材料。對(duì)于需要復(fù)制檔案中的相關(guān)資料作為證明材料時(shí)，必須經(jīng)過(guò)檔案管理部門主管審批，并加蓋部門公章后才能發(fā)出。

（4）其他

六、檔案的保存期限與銷毀

（1）人事檔案須永久性的進(jìn)行保存。對(duì)于離職、辭退、開(kāi)除的人員，自離開(kāi)之日起，滿一年，經(jīng)過(guò)部門領(lǐng)導(dǎo)的審核后，方可銷毀檔案。

（2）檔案銷毀必須填寫申請(qǐng)單，報(bào)行政辦審核、批準(zhǔn)、備檔，行政辦指定專門人員進(jìn)行銷毀，負(fù)責(zé)銷毀的人員須為兩人以上。

七、附則

（1）本制度自公布之日起生效。

（2）本制度具體操作細(xì)則由行政辦負(fù)責(zé)解釋。對(duì)于需修改的部分，行政辦負(fù)責(zé)修改，報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)后執(zhí)行。

第四篇：人事檔案管理制度范本

員工檔案管理制度

第一章 總則

第一條 目的：為加強(qiáng)公司員工檔案的科學(xué)管理，逐步實(shí)現(xiàn)員工檔案管理科學(xué)化、統(tǒng)一化、標(biāo)準(zhǔn)化，特制定本辦法。員工檔案工作，是人力資源工作的重要組成部分，是人力資源工作的基礎(chǔ)之一。

第二條 適用范圍：本制度適用于xx公司及其下屬項(xiàng)目部，凡在本公司試用、在職和離職的正式員工，自入職開(kāi)始均應(yīng)建立員工檔案。

第三條 歸檔范圍：凡員工的簡(jiǎn)歷、由公司保管的證書(shū)、各類證書(shū)復(fù)印件、應(yīng)聘申請(qǐng)表、面試評(píng)價(jià)單、入職體檢單、背景調(diào)查文件、擔(dān)保書(shū)、入職通知單、員工異動(dòng)表、薪資調(diào)整表、公司獎(jiǎng)勵(lì)證明、員工調(diào)查表、轉(zhuǎn)正審批表及轉(zhuǎn)正材料、勞動(dòng)合同、離職通知單等只涉及員工本人的資料均應(yīng)歸入員工檔案。

第四條 職責(zé)分工：人力資源部負(fù)責(zé)員工檔案的管理工作，指定專人（兼職）負(fù)責(zé)員工檔案的收集、整理、保管、統(tǒng)計(jì)和借閱工作。公司全體員工有義務(wù)提供建立檔案所需資料。

第五條 密級(jí)分類：公司檔案分為絕密、機(jī)密和一般檔案，公司副總及以上領(lǐng)導(dǎo)檔案密級(jí)為絕密，其它員工檔案除特別注明密級(jí)應(yīng)為機(jī)密。

第二章 員工檔案的建立

第六條 歸檔時(shí)間：?jiǎn)T工應(yīng)聘申請(qǐng)表審批結(jié)束后，7個(gè)工作日內(nèi)應(yīng)當(dāng)建立員工檔案。員工在工作過(guò)程中產(chǎn)生的需補(bǔ)充至員工檔案的文件，應(yīng)在文件正式完成后的7個(gè)工作日內(nèi)存入檔案。第七條 歸檔要求：

（一）歸檔的文件材料種數(shù)、份數(shù)以及每份文件的頁(yè)數(shù)均應(yīng)齊全完整。

（二）在歸檔的文件材料中，應(yīng)將每份文件的正文與附件、過(guò)程文件與定稿、請(qǐng)示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件、多種文字形成的同一文件，合并立在一起，不得分開(kāi)；適用于員工檔案歸檔范圍且涉及副總及以上領(lǐng)導(dǎo)的絕密文件可歸入員工檔案，適用于員工檔案歸檔范圍但涉及副總以下員工的絕密文件應(yīng)單獨(dú)立卷歸入其它人事檔案。

（三）員工檔案每名員工分設(shè)一卷，每個(gè)部門（或項(xiàng)目部）分設(shè)一檔。

第1頁(yè)，共7頁(yè)

（四）卷內(nèi)文件材料應(yīng)按排列順序，依次編寫頁(yè)號(hào)。

（五）永久、長(zhǎng)期和短期案卷必須按規(guī)定的格式逐件填寫卷內(nèi)文件目錄。填寫的字亦要工整。卷內(nèi)目錄放在卷首。

（六）有關(guān)卷內(nèi)文件材料的情況說(shuō)明，都應(yīng)逐項(xiàng)填寫在備考表內(nèi)。若無(wú)情況可說(shuō)明，也應(yīng)將立卷人、檢查人的姓名和時(shí)期填上以示負(fù)責(zé)。備考表應(yīng)置卷尾。

（七）案卷封面，應(yīng)逐項(xiàng)按規(guī)定用毛筆或鋼筆書(shū)寫，字跡要工整、清晰。

（八）案卷裝訂：裝訂前，卷內(nèi)文件材料要去掉金屬物，對(duì)破損的文件材料應(yīng)按裱糊技術(shù)要求托裱，字跡已擴(kuò)散的應(yīng)復(fù)制并與原件一并立卷。

第二十五條 庫(kù)房檔案按照從左向右、由上至下順序排列，檔案柜與墻壁保持一定距離，成行地垂直于有窗的墻面擺設(shè)，便于通風(fēng)降溫。

（一）卷內(nèi)文件材料應(yīng)區(qū)別不同情況進(jìn)行排列，密不可分的文件材料應(yīng)依序排列在一起，即批復(fù)在前，請(qǐng)示在后；正文在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其它文件材料依其形成規(guī)律或特點(diǎn)，應(yīng)保持文件之間的密切聯(lián)系并進(jìn)行系統(tǒng)的排列。

（二）（三）

（四）（五）

（六）（七）案卷各部分的排列格式：案卷封面(含卷內(nèi)文件目錄)一文件一封底(含備考表)，以案卷號(hào)排列次序裝入卷盒，置于檔案柜內(nèi)保存。

（八）歸檔的文件材料必須準(zhǔn)確地反映企業(yè)生產(chǎn)、科研、基建和經(jīng)營(yíng)管理等各項(xiàng)活動(dòng)的真實(shí)內(nèi)容和歷史過(guò)程。

（九）企業(yè)新購(gòu)重要設(shè)備儀器和引進(jìn)項(xiàng)目的文件材料到貨時(shí)，有關(guān)專業(yè)部門應(yīng)會(huì)同檔案管理員檢查驗(yàn)收文件材料并及時(shí)歸檔。

（十）企業(yè)工作人員因公外出參觀學(xué)習(xí)、考察和參加各種會(huì)議，收集獲得的文件材料要按照歸檔范圍的規(guī)定，及時(shí)向檔案管理員歸檔。

第2頁(yè)，共7頁(yè)

（十一）企業(yè)各類文件材料歸檔一式一份，比較重要和利用頻繁的文件材料要適當(dāng)增加歸檔份數(shù)。

（十二）照片檔案歸檔要求：照片、底片、說(shuō)明三部分組成；錄像、磁盤要求附編號(hào)、內(nèi)容、攝制者時(shí)間。

第一條 檔案借閱制度

（一）借閱檔案者應(yīng)先向檔案管理員說(shuō)明借閱理由和要求，借閱只限本人工作范圍內(nèi)，查閱后必須在利用登記簿上認(rèn)真登記，寫明借閱理由，如借閱要求不當(dāng)，檔案員有權(quán)拒絕借閱。

（二）外單位查閱者一律憑單位公函、介紹信，經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可查閱。凡抄錄復(fù)制檔案的單位和個(gè)人都必須嚴(yán)格履行審批手續(xù)，經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)方可復(fù)制抄錄。

（三）檔案利用者，歸還檔案時(shí)，工作人員必須當(dāng)面查清、注銷，如有損壞和丟失應(yīng)及時(shí)追查，并報(bào)領(lǐng)導(dǎo)，追究處理。

（四）借閱密級(jí)檔案，必須經(jīng)過(guò)主管領(lǐng)導(dǎo)和檔案管理員同意批示，方可借閱，手續(xù)不齊，檔案員有權(quán)拒絕借閱，借閱者應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度。

（五）借閱者要精心保護(hù)好檔案，不得在檔案上隨意涂劃、折頁(yè)、作記號(hào)，如造成檔案資料損壞、遺失或失密者，應(yīng)寫出書(shū)面檢查，并視情節(jié)經(jīng)重追究處理。

第二條 檔案保密制度

（一）檔案管理員對(duì)企業(yè)檔案的保密負(fù)有主要責(zé)任，檔案管理員必須有高度的責(zé)任感，反對(duì)麻痹思想，嚴(yán)防事故的發(fā)生。

（二）不該說(shuō)的機(jī)密絕對(duì)不說(shuō)，不該知道的機(jī)密絕對(duì)不問(wèn)，不該看的機(jī)密絕對(duì)不看，絕對(duì)不利用機(jī)密謀取私利。

（三）各種機(jī)密檔案材料，要實(shí)行定期清查和按時(shí)歸檔，收退、銷毀。銷毀的文件資料均應(yīng)造冊(cè)登記，并經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，不得把密級(jí)文件刊物、資料向廢品收購(gòu)部門投售。

（四）密級(jí)檔案必須按規(guī)定范圍閱讀，嚴(yán)禁外借、外帶。廠內(nèi)借閱要經(jīng)過(guò)主管領(lǐng)導(dǎo)和部門負(fù)責(zé)人同意批示，密級(jí)文件不準(zhǔn)抄錄、復(fù)印、轉(zhuǎn)載。

（五）檔案存放室屬機(jī)要重地，未經(jīng)批準(zhǔn)，不得擅自進(jìn)入。

（六）經(jīng)發(fā)現(xiàn)泄密事件，應(yīng)按級(jí)負(fù)責(zé)，追究責(zé)任，對(duì)泄密者，要進(jìn)行批評(píng)教育，嚴(yán)重者給予處分。

第三條 保密范圍

第3頁(yè)，共7頁(yè)

凡是形式上不能公開(kāi)的，直接影響企業(yè)利益和內(nèi)部團(tuán)結(jié)的文件、表冊(cè)、照片等檔案材料均屬保密范圍。具體內(nèi)容如下：

（一）不作公開(kāi)的廠務(wù)會(huì)議、黨委會(huì)議的記錄以及有關(guān)工作記事。

（二）人事方面的關(guān)于個(gè)人檔案及有關(guān)資料。

（三）來(lái)信、來(lái)訪反映有關(guān)情況記錄等。

（四）上級(jí)規(guī)定的密級(jí)文件。

（五）財(cái)務(wù)檔案中的機(jī)密事項(xiàng)。

（六）重要的出口產(chǎn)品生產(chǎn)技術(shù)。

（七）本企業(yè)創(chuàng)造發(fā)明的新工藝、新技術(shù)、新產(chǎn)品等。

（八）其他應(yīng)該保密的科技技術(shù)檔案。

第四條 文書(shū)檔案管理制度

（一）文書(shū)檔案形成

文書(shū)檔案的形成是本公司發(fā)展過(guò)程中逐步積累的資料，經(jīng)辦人員經(jīng)過(guò)收集、記錄，定期整理、歸類，保持文書(shū)檔案的完整性。

文書(shū)檔案書(shū)寫一律用鋼筆或毛筆，不得用非文書(shū)用筆或水，字跡要清楚，書(shū)寫要端正。

（二）文書(shū)檔案的保管

立卷的文書(shū)檔案根據(jù)其使用價(jià)值分為永久、長(zhǎng)期、短期三種保管形式。文書(shū)檔案專柜應(yīng)統(tǒng)一集中保管，分類要清楚，取閱要方便。

文書(shū)檔案專柜，設(shè)在干燥通風(fēng)，不易漏水的地方，注意受潮變質(zhì)，防止蟲(chóng)蛀。

（三）不歸檔的文書(shū)材料 1．無(wú)查考價(jià)值的臨時(shí)事務(wù)文件。2．無(wú)特殊保存價(jià)值的信封。3．各部門之間互送的一般文字材料。

4．以參考為目的從各方面搜集來(lái)的文字材料。

5．參加會(huì)議帶回的不需要貫徹執(zhí)行和無(wú)查考價(jià)值的文字材料。

（四）文書(shū)檔案的銷毀

1．已滿保管期限，確認(rèn)失去繼續(xù)保存價(jià)值的。2．上級(jí)文件有明文規(guī)定應(yīng)銷毀的。

3．應(yīng)銷毀的文書(shū)檔案，由檔案管理員填寫銷毀文件登記表，召集有關(guān)人員進(jìn)行鑒

第4頁(yè)，共7頁(yè)

定和核對(duì)，并經(jīng)批準(zhǔn)后方可銷毀。

第五條 人事檔案管理制度

（一）人事檔案由人力資源部在檔案管理員的指導(dǎo)下收集和立卷，并定期向檔案管理員提交檔案目錄。三年以上的人事檔案可移交檔案管理員保管。

（二）人事檔案的保管參照文書(shū)檔案管理制度執(zhí)行。

（三）人事檔案為秘密文件，一般不允許借閱。特殊情況，確實(shí)需要借閱的，需主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)方可。

第六條 會(huì)計(jì)檔案管理制度

（一）立卷和歸檔

1．會(huì)計(jì)檔案的歸檔范圍是一個(gè)核算單位在會(huì)計(jì)核算中形成的會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)帳簿、會(huì)計(jì)報(bào)表和其他會(huì)計(jì)核算專業(yè)材料，不包括與財(cái)會(huì)工作有關(guān)的政策、制度、預(yù)算、計(jì)劃、工作總結(jié)和報(bào)表、統(tǒng)計(jì)資料及往來(lái)文書(shū)等材料。

2．企業(yè)每年形成的會(huì)計(jì)核算材料，由財(cái)務(wù)部按照歸檔要求，負(fù)責(zé)建立案卷，連同移交清冊(cè)交檔案管理員保管。

3．對(duì)以下會(huì)計(jì)專業(yè)材料另行組卷 土地征用及重大固定資產(chǎn)的買賣單據(jù)。債權(quán)債務(wù)單據(jù)。

交通肇事、工傷事故處理單據(jù)。涉外（含港、澳、臺(tái)地區(qū)）的會(huì)計(jì)材料。有必要延長(zhǎng)保管期限的其他會(huì)計(jì)材料。4．會(huì)計(jì)檔案分類方法 -----形式------保管期限

5．會(huì)計(jì)檔案立卷后，可暫由本部門保存一至三年，保存期滿前移交給檔案管理員。移交會(huì)計(jì)檔案時(shí)，要由財(cái)務(wù)部編造移交清單，檔案管理員根據(jù)移交清單，認(rèn)真核對(duì)清楚后辦理移交手續(xù)，交接雙方和監(jiān)交人需在移交清單上簽名蓋章。

6．撤銷、關(guān)閉、停辦、合并單位的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)隨同本單位的其他檔案一并移交給有關(guān)企業(yè)或檔案管理員，并按規(guī)定辦理交接手續(xù)。

（二）管理和利用

1．企業(yè)要建立和健全會(huì)計(jì)檔案的立卷、歸檔、保管、調(diào)閱和銷毀等各項(xiàng)制度。3．檔案館梨園保管的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)保持原卷冊(cè)的封裝，不得隨意拆封，如確需要

第5頁(yè)，共7頁(yè)

重新加工整理，需報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，會(huì)同財(cái)務(wù)部門共同拆封整理，重新整理裝訂后，雙方應(yīng)加蓋印章。

4．會(huì)計(jì)檔案管理要做到安全，有專柜（箱）存放，不得隨意堆放，不得毀損、散失和泄密。

5．檔案管理員對(duì)會(huì)計(jì)檔案的保管與同其他檔案管理。制定管理制度，對(duì)違反制度的有權(quán)進(jìn)行監(jiān)督糾正，情節(jié)嚴(yán)重的向領(lǐng)導(dǎo)提出處理意見(jiàn)。

6．積極開(kāi)發(fā)會(huì)計(jì)檔案信息資源，為本企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益提供利用。會(huì)計(jì)檔案原件原則上不得外借。向外單位提供利用時(shí)，要經(jīng)本企業(yè)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。

（三）鑒定和銷毀

1．會(huì)計(jì)檔案的保管期限分為永久、定期兩類，定期保管期分為3年、5年、10年、15年、25年5類。會(huì)計(jì)檔案的保管期，從會(huì)計(jì)終了后第一天算起。

2．會(huì)計(jì)檔案保管期期滿，需要銷毀時(shí)，由檔案管理員提出銷毀意見(jiàn)，會(huì)同財(cái)務(wù)部門派人監(jiān)銷。

3．企業(yè)銷毀會(huì)計(jì)檔案經(jīng)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)審批，報(bào)上級(jí)主管部門批準(zhǔn)，同時(shí)派員監(jiān)銷，監(jiān)銷人在銷毀會(huì)計(jì)檔案前，認(rèn)真進(jìn)行清點(diǎn)核對(duì)，銷毀后在清單上簽名蓋章。

第七條 檔案保管制度

（一）檔案保管

1.接收檔案必須認(rèn)真驗(yàn)收，并辦理交接手續(xù)。

2.存放檔案必須有專用柜、架，存放方法要科學(xué)和便于查找。

3.底圖除修改、送曬外，不得外借。修改后底圖入庫(kù)，要認(rèn)真檢查其修改、補(bǔ)充等情況，底圖存放以平放為宜。

4.存放照片、磁帶要用特制的密封盒，膠片頁(yè)夾和影集按編號(hào)順序存放。5.要定期進(jìn)行庫(kù)存檔案的清理核對(duì)，做到賬、物相等，對(duì)破損或載體變質(zhì)的檔案，要進(jìn)行修補(bǔ)和復(fù)制，庫(kù)存檔案因移交、作廢、遺失等注銷賬卡時(shí)，要查明原因，保存依據(jù)。

（二）檔案庫(kù)房的一般要求

1．保持檔案庫(kù)房良好的衛(wèi)生環(huán)境，檔案柜、箱、木櫥排列整齊有序。

2．落實(shí)防盜、防火、防光、防潮、防塵、防有害物質(zhì)，防污染等安全措施，發(fā)現(xiàn)隱患，立即整改。

3.保管、保養(yǎng)好庫(kù)房?jī)?nèi)的工具、設(shè)備，定期進(jìn)行保養(yǎng)。

第6頁(yè)，共7頁(yè)

4.庫(kù)房系機(jī)要部位，除檔案員及主管領(lǐng)導(dǎo)外，其他人員未經(jīng)允許，不得進(jìn)入庫(kù)房。

大連鐵龍實(shí)業(yè)股份有限公司檔案管理辦法

第一章 總則 第三章 檔案立卷歸檔

第十一條 各單位日常形成的文件、資料要按檔案歸檔范圍及保管期限積累、鑒定，并在整理立卷后填寫案卷目錄一式兩份，在翌年第二季度末以前向檔案室移交。

第十二條 各類檔案歸檔范圍（執(zhí)行附錄一、二、三、四）。

第十三條 各級(jí)人員因公外出、出國(guó)考察、參加各種會(huì)議所收到的或簽訂的有價(jià)值的文件材料，要按歸檔范圍的規(guī)定及時(shí)向檔案部門移交。

第十四條 凡是增設(shè)、更新、改造的工程項(xiàng)目，均由有關(guān)科技人員對(duì)科技檔案進(jìn)行修改補(bǔ)充后歸檔。

第十五條 各專業(yè)工程技術(shù)人員要把科技文件材料的形成、積累納入工作程序，并按科技檔案歸檔范圍把有價(jià)值的準(zhǔn)確資料及時(shí)歸檔。

第十六條 修改已歸檔的圖紙，要由移交歸檔單位的有關(guān)科技人員負(fù)責(zé)填寫修改許可單，履行審批手續(xù)。修改內(nèi)容較少時(shí)，可直接在圖面“涂改”，刮改時(shí)應(yīng)在修改處標(biāo)注“修改”標(biāo)記，修改內(nèi)容較多時(shí)，應(yīng)另出新圖。

第十七條 歸檔的案卷應(yīng)做到：文件齊全、完整，分類清楚，標(biāo)題明確，保管期限劃分準(zhǔn)確，每個(gè)案卷必須填寫卷內(nèi)目錄與備考表，案卷封皮書(shū)寫要整齊、端正。

第十八條 檔案人員接收檔案時(shí)，必須逐卷、逐件進(jìn)行核對(duì)檢查，辦理交接手續(xù)，由移交單位編寫“案卷移交目錄”一式兩份，由交接雙方在移交目錄上簽字蓋章。

第十九條 凡歸檔的文件、照片、錄像帶（盤）和圖紙都應(yīng)做到，圖像、字跡清晰整潔，反差良好。禁止用鉛筆、圓珠筆。藍(lán)色復(fù)寫紙書(shū)寫，文件不得用金屬物裝訂。

第二十條 檔案的歸檔時(shí)間：

1.文書(shū)檔案：在翌年第二季度前歸檔。

2.會(huì)計(jì)檔案：集團(tuán)公司及分子公司當(dāng)年的會(huì)計(jì)檔案，在本單位財(cái)務(wù)部門保管兩年，期滿后不得晚于第二年一季度末歸檔。

3.科研檔案：在每個(gè)項(xiàng)目完成或停止后歸檔。4.聲像檔案：應(yīng)于翌年一季度末前歸檔。

第四章 檔案整理

第二十一條 檔案整理工作是檔案室的重要任務(wù)之一。整理工作的基本要求是使檔

第7頁(yè)，共7頁(yè)

案系統(tǒng)化，便于保管和利用。主要是對(duì)不符合要求的案卷和收進(jìn)的零散文件進(jìn)行加工整理，并按全宗分類，做好插卷、排列和編制案卷目錄。

第二十二條 檔案整理的具體要求，執(zhí)行附錄一、二、三、四。

第五章 檔案保管和庫(kù)房管理

第二十三條 檔案室必須采用科學(xué)方法，做好檔案材料的保管工作，保護(hù)檔案材料的安全，延長(zhǎng)檔案的壽命。檔案管理工作要貫徹“防重于治，防治結(jié)合”和加強(qiáng)重點(diǎn)、兼顧一般的原則。對(duì)永久和長(zhǎng)期保存的檔案，如有破損或字跡模糊，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修補(bǔ)或復(fù)制。

第二十四條 檔案庫(kù)房是保存企業(yè)文獻(xiàn)資料機(jī)密的重地，必須設(shè)在安全地點(diǎn)，結(jié)構(gòu)堅(jiān)固，室內(nèi)要保持適宜的溫濕度，庫(kù)房要有專人管理，做好庫(kù)房保衛(wèi)、保管工作，確保庫(kù)房安全。

第二十五條 庫(kù)房檔案按照從左向右、由上至下順序排列，檔案柜與墻壁保持一定距離，成行地垂直于有窗的墻面擺設(shè)，便于通風(fēng)降溫。

第二十六條 庫(kù)房要保持清潔衛(wèi)生，掌握好溫濕度，庫(kù)房溫度應(yīng)控制在14—24℃，相對(duì)濕度應(yīng)控制在45—60％。

第二十七條 庫(kù)房檔案裝具要分別有序地編號(hào)和存放。案卷及查找工具要按規(guī)定擺放，閱后的案卷要及時(shí)放回原處。借出的案卷歸還時(shí)要清點(diǎn)核對(duì)，檢查入庫(kù)。

第二十八條 庫(kù)房?jī)?nèi)嚴(yán)禁吸煙，不得存放易燃物品、爆炸品及與檔案無(wú)關(guān)的物品，要采取相應(yīng)的保護(hù)措施，使庫(kù)房達(dá)到防有害生物、防火、防盜、防鼠、防潮、防塵等，確保檔案的絕對(duì)安全。

第二十九條 檔案庫(kù)房是保存機(jī)密的重地，除檔案工作人員之外，其他人員未經(jīng)許可不準(zhǔn)進(jìn)入庫(kù)房。

第六章 檔案鑒定、銷毀、統(tǒng)計(jì)

第三十條 檔案鑒定應(yīng)根據(jù)內(nèi)容和作用，用歷史的、全面的觀點(diǎn)去鑒別檔案的價(jià)值，認(rèn)真負(fù)責(zé)地提出處理意見(jiàn)。

第三十一條 檔案的保管期限分為永久、長(zhǎng)期（十六至五十年）短期（十五年以內(nèi)）三種。

第三十二條 對(duì)超過(guò)保管期限的檔案，定期進(jìn)行審查、鑒定，對(duì)確無(wú)保存價(jià)值的檔案材料，編造清冊(cè)，提出銷毀報(bào)告，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后銷毀。嚴(yán)禁將應(yīng)銷毀的檔案材料作其他用途或當(dāng)廢紙出賣。

第三十三條 銷毀檔案時(shí)，由檔案人員會(huì)同業(yè)務(wù)部門二人以上在指定處所銷毀，監(jiān)銷人須在銷毀清冊(cè)上簽字，并注明日期，加蓋公章，妥善保管，以作備查。

第三十四條 檔案人員對(duì)所管理的檔案，年終要進(jìn)行全年統(tǒng)計(jì)，準(zhǔn)確掌握檔案的數(shù)

第8頁(yè)，共7頁(yè)

量和檔案工作情況，認(rèn)真填報(bào)“檔案工作基本情況”年報(bào)，并作為永久卷歸檔。

第三十五條 檔案人員對(duì)檔案的改進(jìn)、移出、整理、保管、鑒定的數(shù)字，要清楚地登記在簿上，作為數(shù)據(jù)概括和數(shù)據(jù)分析使用。

第七章 檔案利用

第三十六條 各部門借閱本部門的檔案，須經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人同意，并履行借閱手續(xù)，借閱其它部門的檔案，須經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)同意，辦理登記手續(xù)后方予借閱。

第三十七條 外單位借閱檔案，須持介紹信（需說(shuō)明借閱的內(nèi)容、用途、經(jīng)辦人的身份證）經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，辦理登記后方可借閱。

第三十八條 借閱檔案只限于在閱覽室查閱，不準(zhǔn)將檔案帶至其他場(chǎng)所，借閱者必須保持案卷原狀，不得抽頁(yè)、折卷、涂改、劃圈、劃道或損壞。歸還檔案時(shí)，檔案人員必須檢查張數(shù)，當(dāng)面清點(diǎn)無(wú)誤，并隨時(shí)簽字注銷。

第八章 檔案安全保密

第三十九條 檔案人員要樹(shù)立保密觀念，嚴(yán)守黨和國(guó)家的機(jī)密。

第四十條 檔案人員應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行檔案借閱規(guī)定，履行手續(xù)，按時(shí)催還，不許折頁(yè)、丟失和擴(kuò)大借閱范圍。

第四十一條 嚴(yán)禁無(wú)關(guān)人員進(jìn)入檔案室或擅自翻閱檔案，防止泄密和失竊。第四十二條 檔案人員必須嚴(yán)格做到“兩不”（不該說(shuō)的不說(shuō)，不該問(wèn)的不問(wèn)）、“兩緊”（手緊、門窗緊）“兩嚴(yán)”（執(zhí)行制度嚴(yán)、庫(kù)房管理嚴(yán)），檔案人員不準(zhǔn)私自保管文件或攜帶文件外出。

第四十三條 對(duì)檔案庫(kù)房、裝具和檔案進(jìn)行定期檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)報(bào)告，作出記錄，查明原因，保持檔案處于良好狀態(tài)。

第四十四條 庫(kù)房門窗日常要鎖緊，節(jié)假日要加封，上下班時(shí)要檢查。

第九章 附則

第四十五條 本辦法自公布之日起實(shí)施，由辦公室負(fù)責(zé)修訂和解釋。

第9頁(yè)，共7頁(yè)

七

檔案管理制度

為加強(qiáng)公司文書(shū)檔案、聲像檔案資料的管理工作，保證文書(shū)檔案、聲像檔案資料的及時(shí)歸檔和妥善保管，特制定本規(guī)定：

（一）立卷歸檔 1．

立卷歸檔的職責(zé)

（1）

公司各部門均為立卷歸檔部門。公司行政部負(fù)責(zé)公司的立卷歸檔工作，各部門、各員工均要嚴(yán)格執(zhí)行立卷歸檔制度，應(yīng)歸檔的文件材料要妥善保存、及時(shí)歸檔編號(hào)、任何人不得以任何理由拒絕歸檔。

（2）

行政部經(jīng)理和各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)辦理立卷歸檔工作。2．

立卷歸檔的范圍

（1）重要的會(huì)議資料，包括會(huì)議的通知、報(bào)告、決議、總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)人講話、典型發(fā)言、會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)、會(huì)議記錄、會(huì)議紀(jì)要等；

（2）公司的各種規(guī)章制度、實(shí)施細(xì)則；

（3）上級(jí)機(jī)關(guān)發(fā)來(lái)的與公司有關(guān)的決定、決議、指示、命令、條例、規(guī)定、計(jì)劃等文件資料；

（4）公司對(duì)外的正式發(fā)文與有關(guān)單位來(lái)往的文書(shū)；

（5）

公司的歷史沿革、大事記及反映公司重要活動(dòng)的剪報(bào)、照片、錄音、錄像等；

（6）公司的請(qǐng)示與上級(jí)機(jī)關(guān)的批復(fù)；公司反映主要工作活動(dòng)的報(bào)告、總結(jié)；（7）公司內(nèi)部的各種工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、重要

第10頁(yè)，共7頁(yè)

工作記錄（表單）及工作簡(jiǎn)報(bào)；

（8）公司與有關(guān)單位簽訂的合同、協(xié)議書(shū)等文件資料；（9）公司管理人員任免的文件資料；（10）關(guān)于員工獎(jiǎng)勵(lì)、處分的文件資料；

（11）本公司員工勞動(dòng)、工資、福利方面的文件材料；（12）公司重要設(shè)備檔案、財(cái)會(huì)檔案及基建檔案材料；

（13）反映公司各項(xiàng)生產(chǎn)、技術(shù)、科研活動(dòng)的有保存價(jià)值的技術(shù)文件、圖紙、信息、市場(chǎng)營(yíng)銷資料等。

3．平時(shí)歸卷

（1）各部門都要建立健全平時(shí)歸卷制度。對(duì)處理完畢或批存的文件材料，由專(兼)職檔案員集中統(tǒng)一保管。

（2）各部門應(yīng)根據(jù)本部門的業(yè)務(wù)范圍及當(dāng)年工作任務(wù)，編制平時(shí)文件材料歸卷使用的“案卷類目”?！鞍妇眍惸俊钡臈l款必須簡(jiǎn)明確切，并編上條款號(hào)。

（3）公文承辦人員應(yīng)及時(shí)將辦理完畢或經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)人員批存的文件材料，收集齊全，加以整理，送交本部門專(兼)職檔案員歸卷。

（4）專(兼)職檔案員應(yīng)及時(shí)將已歸卷的文件材料，按照“案卷類目”條款，放入平時(shí)保存文件卷夾內(nèi)“對(duì)號(hào)入座”，并在收發(fā)文登記薄上注明。

4．立卷歸檔的基本要求

（1）

各立卷單位應(yīng)使用本單位統(tǒng)一格式的檔案袋裝訂檔案。（2）

文件應(yīng)按不同年份進(jìn)行立卷。

（3）

立卷時(shí)應(yīng)根據(jù)文件形式的客觀規(guī)律和經(jīng)營(yíng)活動(dòng)特點(diǎn)，依照同類合并的原則進(jìn)行歸檔，將一組具有有關(guān)聯(lián)系的文件材料組成一個(gè)卷。

（4）

有密切關(guān)聯(lián)的文件不可分散。

（二）檔案的調(diào)用

1． 公司員工應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行借閱管理制度，履行借閱手續(xù)。2． 員工調(diào)用本部門的檔案，應(yīng)征得本部門經(jīng)理同意。

3． 調(diào)用公司檔案，應(yīng)提出申請(qǐng)，并經(jīng)得公司行政部經(jīng)理同意，方可調(diào)用。4． 調(diào)用的檔案，一般不得帶離公司，公司檔案被借出辦公室時(shí)，借用人須在檔案登記本上登記，借閱檔案三日內(nèi)歸還，如需繼續(xù)借閱，必須在登記本上簽字后，方可繼續(xù)借閱。

第11頁(yè)，共7頁(yè)

5． 凡屬絕密、機(jī)密技術(shù)資料與本人工作無(wú)關(guān)不得查、借閱，因工作需要必須經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)方可查閱。

6． 嚴(yán)禁私自復(fù)印、摘錄絕秘技術(shù)資料。

7． 丟失資料者，應(yīng)及時(shí)書(shū)面通知行政部負(fù)責(zé)人，以便采取相應(yīng)的補(bǔ)救措施。8． 銷毀過(guò)期檔案，應(yīng)由部門經(jīng)理審批后方可銷毀。

9． 凡借出的圖紙、資料，不得損壞、刪改、涂抹、剪貼、拆散。10． 凡調(diào)離本公司職工，必須歸還全部技術(shù)資料，方可辦理調(diào)動(dòng)手續(xù)。

（三）檔案管理

1．凡需永久和長(zhǎng)期保存的檔案，應(yīng)使用專柜集中存放，妥善保管。2．

存放永久和長(zhǎng)期檔案的專柜，由行政部指定專人管理。

3．各部門如需永久和長(zhǎng)期保存的檔案移交給檔案管理部門或放于檔案庫(kù)內(nèi)，應(yīng)辦理檔案移交手續(xù)，并由經(jīng)辦人員在移交單上簽名。

4．檔案管理人員對(duì)集中保管的檔案要進(jìn)行登記編號(hào)和編制目錄以便查閱，查閱重要帶密級(jí)檔案需經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。

第三章

檔案管理

第一條

? 歸檔文件的建立：

各項(xiàng)目部由專人負(fù)責(zé)工程技術(shù)檔案、征地拆遷協(xié)議、分承包合同、聲像、照片等的立卷歸檔，并且按時(shí)移交檔案室，不得由個(gè)人掌管；

? 設(shè)備管理部設(shè)專人負(fù)責(zé)各種機(jī)械設(shè)備完整檔案（購(gòu)置發(fā)票復(fù)印件、機(jī)械說(shuō)明、圖紙）的建立，并按期移交檔案室；

? 財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)整理規(guī)定會(huì)計(jì)檔案保管期限、編織憑證、財(cái)務(wù)報(bào)告頁(yè)碼，按期移交檔案室；

? ? 文書(shū)檔案、文書(shū)材料由綜合管理部整理立卷，定期歸檔。人事檔案由人力資源部整理立卷，定期歸檔。

歸檔文件的檢查： 第二條

? ? 檢查文件的本文及附件是否完整，如有短少，應(yīng)即追查歸入。文件的處理手續(xù)是否完備，如有遺漏，應(yīng)即退回經(jīng)辦部門補(bǔ)辦。

第12頁(yè)，共7頁(yè)

? ? 與本案無(wú)關(guān)的文件或不應(yīng)隨案歸檔的文件，應(yīng)即退回經(jīng)辦部門。

歸檔文件的保存期限：文件保存期限除政府有關(guān)法令或本企業(yè)其他規(guī)章特定者外，依下列規(guī)定辦理：

? 永久保存：1.公司章程；2.股東名簿；3.規(guī)章制度及公司條例；4.董事會(huì)及股東會(huì)紀(jì)錄；5.財(cái)務(wù)報(bào)表；6.政府機(jī)關(guān)核準(zhǔn)文件；7.不動(dòng)產(chǎn)所有權(quán)證及其他債權(quán)憑證；8.工程設(shè)計(jì)圖；9.其他經(jīng)核定須永久保存的文書(shū)。

? 十年保存：1.預(yù)算、決算書(shū)類；2.會(huì)計(jì)憑證；3.事業(yè)計(jì)劃資料；4.其他經(jīng)核定須保存十年的文書(shū)。

? ? ? 五年保存：1.期滿或解除之合約；2.其他經(jīng)核定保存五年的文書(shū)。一年保存：無(wú)長(zhǎng)期保存必要者。

須銷毀的文件須經(jīng)綜合管理部部長(zhǎng)批準(zhǔn)，并派專人監(jiān)銷。

檔案文件的調(diào)用： 第三條

? 各部門經(jīng)辦人員因業(yè)務(wù)需要需調(diào)閱檔案時(shí)，應(yīng)填具“調(diào)卷單”經(jīng)其部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后由綜合管理部檔案管理員調(diào)閱；

? 檔案管理員接到“調(diào)卷單”經(jīng)核查后，取出該項(xiàng)檔案，并于“調(diào)卷單”上填注調(diào)閱的具體文件名稱、總份數(shù)及借出日期，將檔案交與調(diào)卷人員?！罢{(diào)卷單”則依預(yù)定歸還日期之先后整理，以備稽催；

? ? 于檔案室當(dāng)場(chǎng)借閱者，可免填“調(diào)卷單”；

檔案歸還時(shí)，經(jīng)秘書(shū)核查無(wú)誤并于“調(diào)卷單”填注歸還日期及簽字確認(rèn)后，檔案即行歸入檔夾，“調(diào)卷單”由管檔人員留存?zhèn)洳椋?/p>

? 檔案的借閱時(shí)間最長(zhǎng)以一周為限，如有特殊情形欲延長(zhǎng)調(diào)閱期限時(shí)，應(yīng)按調(diào)閱程序重新辦理；

? ? 調(diào)卷人員對(duì)于所調(diào)案卷，不得抽換增損；

調(diào)卷人員調(diào)閱檔案，應(yīng)于規(guī)定期限內(nèi)歸還，如有其他人員調(diào)閱同一檔案時(shí)，應(yīng)重新填寫“調(diào)卷單”不得私自授受；

? 調(diào)閱檔案限與經(jīng)辦業(yè)務(wù)有關(guān)者，如調(diào)閱與經(jīng)辦業(yè)務(wù)無(wú)關(guān)之檔案，需經(jīng)總經(jīng)理、綜合管理部部長(zhǎng)同意。

? 公司重要檔案須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可調(diào)卷。

聲像檔案管理： 第四條

第13頁(yè)，共7頁(yè)

? 聲像檔案一般由錄單帶、錄像帶、攝像帶、影片(母片)、照片(含底片)、各種光電介質(zhì)等及文字說(shuō)明兩部分組成；

? ? 聲像檔案是本公司檔案的組成部分，由綜合管理部集中統(tǒng)一管理； 聲像檔案種類：

? ? ? ? ? ? 反映本公司主要職能活動(dòng)工作成果和存在問(wèn)題的聲像資料； 各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)人和著名人物參加的與本公司有關(guān)的重大活動(dòng)的聲像資料； 本公司有關(guān)人員組織或參加的重要會(huì)議，會(huì)見(jiàn)以及外事活動(dòng)的聲像資料； 涉及本公司權(quán)益的聲像資料；

其它單位形成的與本公司有關(guān)的重要聲像資料； 其它具有保存價(jià)值的聲像資料。

第五條 電子文檔管理：

公司所有的檔案應(yīng)盡可能制作成電子文檔，電子文檔與書(shū)面文檔及其他形式的文檔要分別保存。公司綜合管理部秘書(shū)負(fù)責(zé)采用錄入、掃描的形式完成電子文檔的制作。借閱電子文檔的程序同借閱檔案。

文件檔案管理規(guī)定 第一章 總則

第二章 文件材料的收集管理

第一條 堅(jiān)持部門收集、管理文件材料制度。各部門均應(yīng)指定專(兼)職檔案員，負(fù)責(zé)管理本部門的文件材料，并保持相對(duì)穩(wěn)定。人員變動(dòng)應(yīng)及時(shí)通知總經(jīng)理辦公室檔案員。

第二條 凡本公司繕印發(fā)出的公文(含定稿和兩份打印的正件與附件、批復(fù)請(qǐng)示、轉(zhuǎn)發(fā)文件含被轉(zhuǎn)發(fā)的原件)一律由總經(jīng)理辦公室統(tǒng)一收集管理。

第三條 一項(xiàng)工作由幾個(gè)部門參與辦理，在工作活動(dòng)中形成的文件材料，由主辦部門收集歸卷。會(huì)議文件由會(huì)議主辦部門收集歸卷。

1.公司工作人員外出學(xué)習(xí)、考察、調(diào)查研究、參加上級(jí)機(jī)關(guān)召開(kāi)的會(huì)議等公務(wù)活動(dòng)、相關(guān)人員購(gòu)置技術(shù)資料、工具書(shū)、購(gòu)置設(shè)備儀器核報(bào)差旅費(fèi)時(shí)，必須將相關(guān)的文件、資料向總經(jīng)理辦公室檔案員辦理歸檔手續(xù)，檔案員簽字認(rèn)可后財(cái)務(wù)部門才給予核報(bào)差旅費(fèi)。

2.本公司召開(kāi)會(huì)議，由會(huì)議主辦部門指定專人將會(huì)議材料、聲像檔案等向檔案員

第14頁(yè)，共7頁(yè)

辦理歸檔手續(xù)，檔案員簽字認(rèn)可后財(cái)務(wù)部門才給予報(bào)會(huì)議費(fèi)用。

第四條 對(duì)保管的技術(shù)檔案，每年年終要進(jìn)行鑒定，鑒定工作由主管領(lǐng)導(dǎo)、工程技術(shù)人員、檔案人員組成的鑒定小組進(jìn)行。對(duì)丟失參考價(jià)值、無(wú)保存意義的資料應(yīng)及時(shí)清理，經(jīng)鑒定小組批準(zhǔn)后指定專人監(jiān)銷。

第五條 按密級(jí)劃分的有關(guān)規(guī)定，總經(jīng)辦檔案員應(yīng)及時(shí)準(zhǔn)確的對(duì)技術(shù)資料進(jìn)行密級(jí)劃分，嚴(yán)格按保密制度履行查、借閱手續(xù)。

第六條 各部門專(兼)職檔案員的職責(zé)：

1.了解本部門的工作業(yè)務(wù)，掌握本部門文件材料的歸檔范圍，收集管理本部門的文件材料。

2.認(rèn)真執(zhí)行平時(shí)歸檔制度，對(duì)本部門承辦的文件材料及時(shí)收集歸卷，每年的三月份前應(yīng)將歸檔文件材料歸檔完畢，并向總經(jīng)辦檔案員辦好交接簽收手續(xù)。

3.承辦人員借用文件材料時(shí)，應(yīng)積極地做好服務(wù)工作，并辦理臨時(shí)借用文件材料登記手續(xù)。

第三章 歸檔范圍

第七條 重要的會(huì)議材料，包括會(huì)議的通知、報(bào)告、決議、總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)人講話、典型發(fā)言、會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)、會(huì)議記錄等。

第八條 上級(jí)機(jī)關(guān)發(fā)來(lái)的與本公司有關(guān)的決定、決議、指示、命令、條例、規(guī)定、計(jì)劃等文件材料。

第九條 第十條 本公司對(duì)外的正式發(fā)文與有關(guān)單位來(lái)往的文書(shū)。本公司的請(qǐng)示與上級(jí)機(jī)關(guān)的批復(fù)。

第十一條 本公司反映主要職能活動(dòng)的報(bào)告、總結(jié)。

第十二條 本公司的各種工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、會(huì)議記錄、統(tǒng)計(jì)報(bào)表及簡(jiǎn)報(bào)。

第十六條 第十七條 第十八條 第十九條 第二十條 錄音、錄像等。

第15頁(yè)，共7頁(yè) 信訪工作材料。

本公司與有關(guān)單位簽訂的合同、協(xié)議書(shū)等文件材料。

本公司干部任免的文件材料以及關(guān)于職工獎(jiǎng)勵(lì)、處分的文件材料。本公司職工勞動(dòng)、工資、福利方面的文件材料。

本公司的歷史沿革、大事記及反映本公司重要活動(dòng)的剪報(bào)、照片、第二十一條 反映公司各項(xiàng)生產(chǎn)、技術(shù)、科研活動(dòng)的有保存價(jià)值的技術(shù)文件、圖紙、信息、人事、財(cái)務(wù)資料、市場(chǎng)營(yíng)銷資料等。

第四章平時(shí)歸卷

第二十二條 各部門都要建立健全平時(shí)歸卷制度。對(duì)處理完畢或批存的文件材料，由專(兼)職檔案員集中統(tǒng)一保管。

第二十三條 各部門應(yīng)根據(jù)本部門的業(yè)務(wù)范圍及當(dāng)年工作任務(wù)，編制平時(shí)文件材料歸卷使用的“案卷類目”?！鞍妇眍惸俊钡臈l款必須簡(jiǎn)明確切，并編上條款號(hào)。

第二十四條 公文承辦人員應(yīng)及時(shí)將辦理完畢或經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)人員批存的文件材料，收集齊全，加以整理，送交本部門專(兼)職檔案員歸卷。

第二十五條 專(兼)職檔案員應(yīng)及時(shí)將已歸卷的文件材料，按照“案卷類目”條款，放入平時(shí)保存文件卷夾內(nèi)“對(duì)號(hào)入座”，并在收發(fā)文登記薄上注明。

第五章 立卷(案卷質(zhì)量要求)第二十六條 為統(tǒng)一立卷規(guī)范，保證案卷質(zhì)量，立卷工作由相關(guān)部室兼職檔案員配合，總經(jīng)理辦公室檔案員負(fù)責(zé)組卷、編目。

第二十七條 案卷質(zhì)量總的要求是：遵循文件的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)別不同的價(jià)值，便于保管和利用。

第二十八條 歸檔的文件材料種數(shù)、份數(shù)以及每份文件的頁(yè)數(shù)均應(yīng)齊全完整。第二十九條 在歸檔的文件材料，應(yīng)將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請(qǐng)示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件、多種文字形成的同一文件，分別立在一起，不得分開(kāi)，文電應(yīng)合一立卷；絕密文電單獨(dú)立卷，少數(shù)普通文電如果與絕密文電有密切聯(lián)系，也可隨同絕密文電立卷。

第三十條 不同的文件一般不得放在一起立卷，但跨的請(qǐng)示與批復(fù)，放在復(fù)文年立卷；沒(méi)有復(fù)文的，放在請(qǐng)示年立卷；跨的規(guī)劃放在針對(duì)的第一年立卷；跨的總結(jié)放在針對(duì)的最后一年立卷；跨的會(huì)議文件放在會(huì)議開(kāi)幕年，其它文件的立卷按照有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

第三十一條 卷內(nèi)文件材料應(yīng)區(qū)別不同情況進(jìn)行排列，密不可分的文件材料應(yīng)依序排列在一起，即批復(fù)在前，請(qǐng)示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其它文件材料依其形成規(guī)律或特點(diǎn)，應(yīng)保持文件之間的密切聯(lián)系并進(jìn)行系統(tǒng)的排列。

第16頁(yè)，共7頁(yè)

第三十二條 卷內(nèi)文件材料應(yīng)按非列順序，依次編寫頁(yè)號(hào)。裝訂的案卷應(yīng)統(tǒng)一在有文字的每頁(yè)材料正面的右上角背面的左上角打印頁(yè)號(hào)。

第三十三條 永久、長(zhǎng)期和短期案卷必須按規(guī)定的格式逐件填寫卷內(nèi)文件目錄。填寫的字亦要工整。卷內(nèi)目錄放在卷首。

第三十四條 有關(guān)卷內(nèi)文件材料的情況說(shuō)明，都應(yīng)逐項(xiàng)填寫在備考表內(nèi)。若無(wú)情況可說(shuō)明，也應(yīng)將立卷人、檢查人的姓名和時(shí)期填上以示負(fù)責(zé)，備考表應(yīng)置卷尾。

第三十五條 案卷封面，應(yīng)逐項(xiàng)按規(guī)定用鋼筆書(shū)寫，字跡要工整、清晰。第三十六條 案卷的裝訂和案卷各部分的排列格式：

案卷裝訂前，卷內(nèi)文件材料要去掉金屬物，對(duì)破壞的文件材料應(yīng)按裱糊技術(shù)要求托裱，字跡已擴(kuò)散的應(yīng)復(fù)制并與原件一并立卷，案卷應(yīng)用三孔一線封底打活結(jié)的方法裝訂。

第三十七條 案卷各部分的排列格式：軟卷封面(含卷內(nèi)文件目錄)一文件一封底(含備考表)，以案卷號(hào)排列次序裝入卷盒，置于檔案柜內(nèi)保存。

第六章 檔案保密

第三十八條 詳見(jiàn)保密制度

第七章 檔案借閱

第三十九條 嚴(yán)格執(zhí)行借閱管理制度，履行借閱手續(xù)。

第四十條 公司職工因工作需要，可借閱技術(shù)資料，但必須辦理借閱手續(xù)。第四十一條 凡外單位借閱相關(guān)技術(shù)資料，須持單位介紹信，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，方可查閱，但必須按保密制度要求，機(jī)密級(jí)以上資料不準(zhǔn)查、借閱。

第四十二條 第四十三條 技術(shù)資料借出時(shí)間不超過(guò)兩周，預(yù)期不還需辦理續(xù)借手續(xù)。凡屬絕密、機(jī)密技術(shù)資料與本人工作無(wú)關(guān)不得查、借閱，因工作需要必須經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)方可查閱。

第四十四條 絕密、機(jī)密資料，直接從事該項(xiàng)工作的人員可查閱，工作有部分相關(guān)的人員只能查閱相關(guān)部分、絕密、機(jī)密資料不能帶出檔案室。

第四十五條 第四十六條 查閱機(jī)密、絕密檔案，必須進(jìn)行登記方可查閱。嚴(yán)禁私自復(fù)印、摘錄絕秘技術(shù)資料。

第17頁(yè)，共7頁(yè)

第四十七條 凡屬保密的技術(shù)資料必須嚴(yán)格按密級(jí)分類進(jìn)行查、借閱，任何人不得擅自借閱、借出，不得查、借閱與本人工作無(wú)關(guān)的技術(shù)資料。

第四十八條 第四十九條 銷毀過(guò)期保密技術(shù)資料應(yīng)嚴(yán)格履行審批手續(xù)，不得擅自銷毀。對(duì)保密技術(shù)資料每月應(yīng)清查校對(duì)一次，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題應(yīng)及時(shí)報(bào)告主管領(lǐng)導(dǎo)，并采取補(bǔ)救措施。

第五十條 查、借閱技術(shù)資料和使用相關(guān)技術(shù)文件的各類人員應(yīng)嚴(yán)格遵守“保守機(jī)密慎之又慎”的方針，不失密、不泄密。

第五十一條 丟失技術(shù)資料者，應(yīng)及時(shí)書(shū)面通知檔案室和主管領(lǐng)導(dǎo)并采取相應(yīng)的補(bǔ)救措施，在未作出處理前暫停查閱相關(guān)技術(shù)資料。

第五十二條 第五十三條 凡調(diào)離本公司職工，必須歸還全部技術(shù)資料，方可辦理調(diào)動(dòng)手續(xù)。技術(shù)檔案資料不準(zhǔn)轉(zhuǎn)借或代借，借出的資料只能帶到工作崗位，并妥善保管好，嚴(yán)禁私自攜帶出公司。

第五十四條 凡借出的圖紙、資料，不得損壞、刪改、涂抹、剪貼、拆散。

第八章 附則

第五十五條 同。

第五十六條



文書(shū)檔案立卷歸檔規(guī)定

(一)總則

第一條 根據(jù)郵電部《郵電文書(shū)立卷歸檔辦法》為加強(qiáng)本公司文書(shū)立卷工作，特制定本規(guī)定。

第二條 歸檔的文件材料必須按立卷，本單位內(nèi)部機(jī)構(gòu)在工作活動(dòng)中形成的各種有保存價(jià)值的文件材料，都要按照本規(guī)定的規(guī)定，分別立卷歸檔。

第三條 公文承辦部門或承辦人員應(yīng)保證經(jīng)辦文件的系統(tǒng)完整(公文上的各種附件一律不準(zhǔn)抽存)。結(jié)案后及時(shí)交專(兼)職文書(shū)人員歸檔。工作變動(dòng)或因故離職時(shí)應(yīng)將經(jīng)辦的文件材料向接辦人員交接清楚，不得擅自帶走或銷毀。(二)文件材料的收集管理

第四條 堅(jiān)持部門收集、管理文件材料制度。各部門均應(yīng)指定專(兼)職文書(shū)人員，負(fù)責(zé)管理本部門的文件材料，并保持相對(duì)穩(wěn)定。人員變動(dòng)應(yīng)及時(shí)通知檔案室。

第五條 凡本公司繕印發(fā)出的公文(含定稿和兩份打印的正件與附件、批復(fù)請(qǐng)示、轉(zhuǎn)發(fā)文件含被轉(zhuǎn)發(fā)的原件)一律由辦公室統(tǒng)一收集管理。

第六條 一項(xiàng)工作由幾個(gè)部門參與辦理，在工作活動(dòng)中形成的文件材料，由主辦部門收集歸卷。會(huì)議文件由會(huì)議主辦部門收集歸卷。

第18頁(yè)，共7頁(yè) 本規(guī)定由總經(jīng)辦制訂經(jīng)呈總經(jīng)理核準(zhǔn)后總經(jīng)辦公布實(shí)施，修改亦本規(guī)定自1998年 月 日起施行。

1.公司工作人員外出學(xué)習(xí)、考察、調(diào)查研究、參加上級(jí)機(jī)關(guān)召開(kāi)的會(huì)議等公務(wù)活動(dòng)的相關(guān)人員核報(bào)差旅費(fèi)時(shí)，必須將會(huì)議的主要文件資料向檔案室辦理歸檔手續(xù)、檔案室簽字認(rèn)可后財(cái)務(wù)部門才給予核報(bào)差旅費(fèi)。

2.本公司召開(kāi)會(huì)議，由會(huì)議主辦部門指定專人將會(huì)議材料、聲像檔案等向檔案室辦理歸檔手續(xù)，檔案室簽字認(rèn)可后財(cái)務(wù)部門才給予報(bào)會(huì)議費(fèi)用。

第七條 各部門專(兼)職文書(shū)的職責(zé)：

1.了解本部門的工作業(yè)務(wù)，掌握本部門文件材料的歸檔范圍，收集管理本部門的文件材料。

 2.認(rèn)真執(zhí)行平時(shí)歸檔制度，對(duì)本部門承辦的文件材料及時(shí)收集歸卷，每年的三月份前應(yīng)將歸檔文件材料歸檔完畢，并向檔案室辦好交接簽收手續(xù)。

3.承辦人員借用文件材料時(shí)，應(yīng)積極地提供利用，做好服務(wù)工作，并辦理臨時(shí)借用文件材料登記手續(xù)。(三)歸檔范圍〖HT〗

第八條 重要的會(huì)議材料，包括會(huì)議的通知、報(bào)告、決議、總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)人講話、典型發(fā)言、會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)、會(huì)議記錄等。

第九條 上級(jí)機(jī)關(guān)發(fā)來(lái)的與本公司有關(guān)的決定、決議、指示、命令、條例、規(guī)定、計(jì)劃等文件材料。

第十條 本公司對(duì)外的正式發(fā)文與有關(guān)單位來(lái)往的文書(shū)。

第十一條 本公司的請(qǐng)示與上級(jí)機(jī)關(guān)的批復(fù)。

第十二條 本公司反映主要職能活動(dòng)的報(bào)告、總結(jié)。

第十三條 本公司的各種工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、會(huì)議記錄、統(tǒng)計(jì)報(bào)表及簡(jiǎn)報(bào)。

第十四條 信訪工作材料。

第壹拾伍條 本公司與有關(guān)單位簽訂的合同、協(xié)議書(shū)等文件材料。

第壹拾陸條 本公司干部任免的文件材料以及關(guān)于職工獎(jiǎng)勵(lì)、處分的文件材料。 第十七條 本公司職工勞動(dòng)、工資、福利方面的文件材料。

第十八條 本公司的歷史沿革、大事記及反映本公司重要活動(dòng)的剪報(bào)、照片、錄音、錄像等。(四)平時(shí)歸卷

第十九條 各部門都要建立健全平時(shí)歸卷制度。對(duì)處理完畢或批存的文件材料，由專(兼)職文書(shū)集中統(tǒng)一保管。

第二十條 各部門應(yīng)根據(jù)本部門的業(yè)務(wù)范圍及當(dāng)年工作任務(wù)，編制平時(shí)文件材料歸卷使用的“案卷類目”?！鞍妇眍惸俊钡臈l款必須簡(jiǎn)明確切，并編上條款號(hào)。

第二十一條 公文承辦人員應(yīng)及時(shí)將辦理完畢或經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)人員批存的文件材料，收集齊全，加以整理，送交本部門專(兼)職文書(shū)歸卷。

第二十二條 專(兼)職文書(shū)人員應(yīng)及時(shí)將已歸卷的文件材料，按照“案卷類目”條款，放入平時(shí)保存文件卷夾內(nèi)“對(duì)號(hào)入座”，并在收發(fā)文登記薄上注明。(五)立卷(案卷質(zhì)量要求)〖HT〗

第二十三條 為統(tǒng)一立卷規(guī)范，保證案卷質(zhì)量，立卷工作由相關(guān)部室兼職檔案員配合，檔案室文書(shū)檔案員負(fù)責(zé)組卷、編目。

第二十四條 案卷質(zhì)量總的要求是：遵循文件的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)別不同的價(jià)值，便于保管和利用。

第二十五條 歸檔的文件材料種數(shù)、份數(shù)以及每份文件的頁(yè)數(shù)均應(yīng)齊全完整。

第二十六條 在歸檔的文件材料中，應(yīng)將每份文件的正件與附件、印件與定稿、第19頁(yè)，共7頁(yè)

請(qǐng)示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件、多種文字形成的同一文件，分別立在一起，不得分開(kāi)，文電應(yīng)合一立卷；絕密文電單獨(dú)立卷，少數(shù)普通文電如果與絕密文有密切聯(lián)系，也可隨同絕密文電立卷。

第二十七條 不同的文件一般不得放在一起立卷，但跨的請(qǐng)示與批復(fù)，放在復(fù)文年立卷；沒(méi)有復(fù)文的，放在請(qǐng)示年立卷；跨的規(guī)劃放在針對(duì)的第一年立卷；跨的總結(jié)放在針對(duì)的最后一年立卷；跨的會(huì)議文件放在會(huì)議開(kāi)幕年，其它文件的立卷按照有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

第二十八條 卷內(nèi)文件材料應(yīng)區(qū)別不同情況進(jìn)行排列，密不可分的文件材料應(yīng)依序排列在一起，即批復(fù)在前，請(qǐng)示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其它文件材料依其形成規(guī)律或特點(diǎn)，應(yīng)保持文件之間的密切聯(lián)系并進(jìn)行系統(tǒng)的排列。

第二十九條 卷內(nèi)文件材料應(yīng)按非列順序，依次編寫頁(yè)號(hào)。裝訂的案卷應(yīng)統(tǒng)一在有文字的每頁(yè)材料正面的右上角背面的左上角打印頁(yè)號(hào)。

第三十條 永久、長(zhǎng)期和短期案卷必須按規(guī)定的格式逐件填寫卷內(nèi)文件目錄。填寫的字亦要工整。卷內(nèi)目錄放在卷首。

第三十一條 有關(guān)卷內(nèi)文件材料的情況說(shuō)明，都應(yīng)逐項(xiàng)填寫在備考表內(nèi)。若無(wú)情況可說(shuō)明，也應(yīng)將立卷入、檢查人的姓名和時(shí)期填上以示負(fù)責(zé)。備考表應(yīng)置卷尾。

第條 pnb0案卷封面，應(yīng)逐項(xiàng)按規(guī)定用毛筆或鋼筆書(shū)寫，字跡要工整、清晰。

第叁拾叁條 案卷的裝訂和案卷各部分的排列格式：

案卷裝訂。裝訂前，卷內(nèi)文件材料要去掉金屬物，對(duì)破壞的文件材料應(yīng)按裱糊技術(shù)要求托裱，字跡已擴(kuò)散的應(yīng)復(fù)制并與原件一并立卷，案卷應(yīng)用三孔一線封底打活結(jié)的方法裝訂。

第三十四條 案卷各部分的排列格式：軟卷封面(含卷內(nèi)文件目錄)一文件一封底(含備考表)，以案卷號(hào)排列次序裝入卷盒，置于檔案柜內(nèi)保存。

第三十五條

本制度自印發(fā)之日起實(shí)施。

檔案管理規(guī)定

第一章 總則

第一條 為加強(qiáng)公司文書(shū)檔案、聲橡檔案資料的管理工作，保證文書(shū)檔案、聲像檔案資料的及時(shí)歸檔和妥善保管，特制定本規(guī)定。

第二條 公司設(shè)檔案室和專職檔案員（簡(jiǎn)稱檔案員，下同。），負(fù)責(zé)檔案資料的歸檔督促和日常管理工作。檔案員對(duì)檔案資料必須按立卷，各系統(tǒng)和部門在工作活動(dòng)中形成的各種有保存價(jià)值的檔案資料，都要按照本制度的規(guī)定分別立卷歸檔。

第三條 堅(jiān)持部門收集保管、定期歸檔制度。各系統(tǒng)和部門負(fù)責(zé)人均應(yīng)指定專人（兼職檔案員）負(fù)責(zé)收集保管本系統(tǒng)或部門的檔案資料并督促其及時(shí)歸檔。兼職檔案員應(yīng)保持相對(duì)穩(wěn)定，名單報(bào)檔案室備案，如有變動(dòng)須及時(shí)通知檔案室。因工作變動(dòng)或離職時(shí)應(yīng)將經(jīng)辦或保管的檔案資料向接辦人員交接清楚，不得擅自帶走或銷毀。

第20頁(yè)，共7頁(yè)

第二章

文書(shū)檔案立卷歸檔辦法

第一節(jié) 文件資料的收集管理

第四條 凡公司繕印發(fā)出的公文一律由辦公室統(tǒng)一收集保管。

第五條 一項(xiàng)工作由幾個(gè)部門參與辦理在工作活動(dòng)中形成的文件資料，由主辦部門收集保管。會(huì)議文件由會(huì)議召集部門收集保管。

第六條

公司員工外出培訓(xùn)、學(xué)習(xí)、考察、調(diào)查研究、參加上級(jí)機(jī)關(guān)召開(kāi)的會(huì)議等公務(wù)活動(dòng)在核報(bào)差旅費(fèi)時(shí)，必須將有歸檔價(jià)值的文件資料向本部門兼職檔案員辦理交接手續(xù)，兼職檔案員簽字認(rèn)可后會(huì)計(jì)部才給予核報(bào)差旅費(fèi)。

第七條 各系統(tǒng)、部門兼職檔案員的職責(zé)：

（一）了解本部門的工作業(yè)務(wù)，掌握本部門文件資料的歸檔范圍，收集保管本部門的文件資料。

（二）認(rèn)真執(zhí)行定期歸檔制度。對(duì)本部門承辦的文件資料平時(shí)收集歸卷，每年的三月份前應(yīng)將歸檔文件資料歸檔完畢，并向檔案員辦好交接簽收手續(xù)。

（三）承辦人員借用文件資料時(shí)，應(yīng)積極地做好服務(wù)工作，并辦理臨時(shí)借用文件資料登記手續(xù)。

第二節(jié) 歸檔范圍

第八條 重要的會(huì)議資料，包括會(huì)議的通知、報(bào)告、決議、總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)人講話、典型發(fā)言、會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)、會(huì)議記錄、會(huì)議紀(jì)要等。

第九條 上級(jí)機(jī)關(guān)發(fā)來(lái)的與公司有關(guān)的決定、決議、指示、命令、條例、規(guī)定、計(jì)劃等文件資料。

第十條 公司對(duì)外的正式發(fā)文與有關(guān)單位來(lái)往的文書(shū)。

第十一條 公司的請(qǐng)示與上級(jí)機(jī)關(guān)的批復(fù)；公司反映主要工作活動(dòng)的報(bào)告、總結(jié)。第十二條 公司內(nèi)部的各種工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、重要工作記錄（表單）及工作簡(jiǎn)報(bào)。

第十三條 信訪工作資料。

第十四條 公司與有關(guān)單位簽訂的合同、協(xié)議書(shū)等文件資料。

第21頁(yè)，共7頁(yè)

第十五條 公司管理人員任免的文件資料以及關(guān)于員工獎(jiǎng)勵(lì)、處分的文件資料。第十六條 公司的各種規(guī)章制度、實(shí)施細(xì)則、程序文件。

第十七條 公司的歷史沿革、大事記及反映公司重要活動(dòng)的剪報(bào)、照片、錄音、錄像等。

第十八條 公司保密制度中規(guī)定的保密范圍材料。第十九條 公司重要設(shè)備檔案、財(cái)會(huì)檔案及基建檔案材料。

第三節(jié)平時(shí)歸卷

第二十條 各部門都要建立健全平時(shí)歸卷制度。對(duì)處理完畢或批存的文件資料，由兼職檔案員集中統(tǒng)一保管。

第二十一條 各部門應(yīng)根據(jù)本部門的業(yè)務(wù)范圍及當(dāng)年工作任務(wù)，編制平時(shí)文件資料歸卷使用的“案卷類目”?！鞍妇眍惸俊钡臈l款必須簡(jiǎn)明確切，并編上條款號(hào)。

第二十二條 公文承辦人員應(yīng)及時(shí)將辦理完畢或經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)人員批存的文件資料，收集齊全，加以整理，送交本部門兼職檔案員歸卷。

第二十三條 兼職檔案員應(yīng)及時(shí)將已歸卷的文件資料，按照“案卷類目”條款，放入平時(shí)保存文件卷夾內(nèi)“對(duì)號(hào)入座”，并在文件處理登記薄上注明。

第四節(jié) 立卷

第二十四條 第二十五條 立卷工作由相關(guān)部門兼職檔案員配合，檔案員負(fù)責(zé)組卷、編目。案卷質(zhì)量總的要求是：遵循文件的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)別不同的價(jià)值，便于保管和利用。

第二十六條 第二十七條 歸檔的文件資料種數(shù)、份數(shù)以及每份文件的頁(yè)數(shù)均應(yīng)齊全完整。在歸檔的文件資料中，應(yīng)將每份文件的正件與附件、草稿與定稿、請(qǐng)示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件、多種文字形成的同一文件，分別立在一起，不得分開(kāi)。文電應(yīng)合一立卷；絕密文電單獨(dú)立卷，少數(shù)普通文電如果與絕密文有密切聯(lián)系，也可隨同絕密文電立卷。

第二十八條 不同的文件一般不得放在一起立卷，但跨的請(qǐng)示與批復(fù)，放在復(fù)文年立卷；沒(méi)有復(fù)文的，放在請(qǐng)示年立卷；跨的規(guī)劃放在針對(duì)的第一年立卷；跨的總結(jié)放在針對(duì)的最后一年立卷；跨的會(huì)議文件放在會(huì)議開(kāi)幕年，其

第22頁(yè)，共7頁(yè)

它文件的立卷按照有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

第二十九條 卷內(nèi)文件資料應(yīng)區(qū)別不同情況進(jìn)行排列，密不可分的文件資料應(yīng)依序排列在一起，即批復(fù)在前，請(qǐng)示在后；正件在前，附件在后；草稿在前，定稿在后；其它文件資料依其形成規(guī)律或特點(diǎn)，應(yīng)保持文件之間的密切聯(lián)系并進(jìn)行系統(tǒng)的排列。

第三十條 卷內(nèi)文件資料應(yīng)按排列順序，依次編寫頁(yè)號(hào)。裝訂的案卷應(yīng)統(tǒng)一在有文字的每頁(yè)資料正面的右上角、背面的左上角打印頁(yè)號(hào)。

第三十一條 永久、長(zhǎng)期和短期案卷必須按規(guī)定的格式逐件填寫卷內(nèi)文件目錄。填寫的字亦要工整。卷內(nèi)目錄放在卷首。

第三十二條 有關(guān)卷內(nèi)文件資料的情況說(shuō)明，都應(yīng)逐項(xiàng)填寫在備考表內(nèi)。若無(wú)情況可說(shuō)明，也應(yīng)將立卷人、檢查人的姓名和時(shí)期填上以示負(fù)責(zé)。備考表應(yīng)置卷尾。

第三十三條 第三十四條 案卷封面，應(yīng)逐項(xiàng)按規(guī)定用鋼筆書(shū)寫，字跡要工整、清晰。案卷的裝訂和案卷各部分的排列格式：

（一）案卷裝訂。裝訂前，卷內(nèi)文件資料要去掉金屬物，對(duì)破壞的文件資料應(yīng)按裱糊技術(shù)要求托裱，字跡已擴(kuò)散的應(yīng)復(fù)制并與原件一并立卷，案卷應(yīng)用三孔一線封底打活結(jié)的方法裝訂。

（二）案卷各部分的排列格式：軟卷封面(含卷內(nèi)文件目錄)一文件一封底(含備考表)，以案卷號(hào)排列次序裝入卷盒，置于檔案柜內(nèi)保存。

第三章

聲像檔案管理辦法

第三十五條

公司的聲像檔案是指公司各部門或個(gè)人在社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)中直接形成的對(duì)國(guó)家、社會(huì)和公司有保存價(jià)值的錄音、錄像、照片、影片等輔以文字說(shuō)明的歷史記錄。

第三十六條 明等組成。

第三十七條 聲像檔案是公司卷宗的組成部分，必須由檔案員集中統(tǒng)一管理。

第一節(jié) 聲像檔案資料的收集

第三十八條 收集范圍：

第23頁(yè)，共7頁(yè) 聲像檔案一般由錄音帶、錄像帶、攝像帶、照片(含底片)及文字說(shuō)

（一）反映公司主要職能活動(dòng)工作成果和存在問(wèn)題的聲像資料；

（二）各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)人和著名人物參加的與公司有關(guān)的重大活動(dòng)的聲像資料；

（三）公司有關(guān)人員組織或參加的重要會(huì)議的聲像資料。

（四）涉及公司權(quán)益的聲像資料。

（五）其它單位形成的與公司有關(guān)的重要聲像資料。

（六）其它具有保存價(jià)值的聲像資料。第三十九條 收集時(shí)間：

（一）聲像檔案資料由各部門兼職檔案員負(fù)責(zé)收集，應(yīng)在檔案資料形成后一個(gè)月內(nèi)歸檔；

（二）檔案員有責(zé)任隨時(shí)征集具有保存價(jià)值的聲像檔案資料。第四十條 收集要求：

（一）錄音帶、錄像帶、攝像帶、照片(含底片)和文字說(shuō)明要收集齊全，按時(shí)歸檔并建立歸檔控制措施。凡未按規(guī)定歸檔的，其形成費(fèi)用不予報(bào)銷，以防散失；

（二）接收原版、原件，特殊情況下可接收復(fù)制件；

（三）聲像資料的內(nèi)容要真實(shí)，底片、原件與影像、復(fù)制品要相符。第四十一條 聲像檔案費(fèi)用的報(bào)銷：兼職檔案員按第三十八條規(guī)定形成聲像檔案的費(fèi)用，并按要求向檔案員辦理歸檔，經(jīng)檔案員簽字后會(huì)計(jì)部才給予報(bào)銷費(fèi)用。

第二節(jié) 聲像檔案的整理

第四十三條 便于保管和利用。

第四十四條 第四十五條 聲像檔案的整理由攝錄人員負(fù)責(zé)，相關(guān)的兼職檔案員協(xié)助。分類、編號(hào)： 聲像檔案的整理，包括分類、組合、排列和編目，使其系統(tǒng)起來(lái)，（一）照片檔案按年代、問(wèn)題分類。同屬一類的照片按時(shí)間順序編號(hào)，同時(shí)填寫其底片號(hào)。底片在卷宗內(nèi)編流水號(hào)。格式：卷宗號(hào)-流水號(hào)。

（二）錄音帶、錄像帶、攝像帶按年代-問(wèn)題分類，按內(nèi)容編號(hào)。同一內(nèi)容分錄幾盤的應(yīng)視為一個(gè)案卷，編一個(gè)案卷號(hào)，然后每盤再依次編排序號(hào)。

（三）編注與其他載體檔案相聯(lián)系的參照號(hào)。格式為(檔案形態(tài))檔號(hào)/(檔案形態(tài))檔號(hào)。

第24頁(yè)，共7頁(yè)

第四十六條 保管期限：應(yīng)視其內(nèi)容的重要程度、時(shí)間、名稱、可靠程度、有效性等因素，劃定保管期限。

第四十七條 文字說(shuō)明的編寫：

（一）文字說(shuō)明包括事由、時(shí)間、地點(diǎn)、人物、背景、作者(攝制者)等。

（二）編寫文字說(shuō)明的要求：

1.準(zhǔn)確揭示檔案資料的內(nèi)容，概括其反映的全部信息，標(biāo)注項(xiàng)目正確齊全； 2.照片的自然張(內(nèi)容相近的亦可以若干張)編寫文字說(shuō)明。錄音帶、錄像帶、攝像帶按案卷編寫文字說(shuō)明。一組聲像資料聯(lián)系密切的應(yīng)加文字說(shuō)明： 3.文字簡(jiǎn)潔、語(yǔ)言通順； 4.時(shí)間用阿拉伯?dāng)?shù)字表示。第四十八條 編制格式：

（一）照片編制采用橫寫格式。其格式為照片/底片號(hào)-文字說(shuō)明-參見(jiàn)號(hào)-攝制時(shí)間-攝制者。

（二）錄音帶、錄像帶、攝像帶的編制格式：在盒套上置標(biāo)注頁(yè)。按要求逐項(xiàng)填寫。

第四十九條 案卷要求：

（一）將具有共同主題內(nèi)容的若干份聲像資料組成案卷，集中編放。

（二）卷內(nèi)目錄：照片、底片以自然張為單元填寫卷內(nèi)目錄；錄音、錄像帶、攝像帶以盒為單元填寫卷內(nèi)目錄。

（三）卷內(nèi)備考表，用于說(shuō)明卷內(nèi)聲像資料的整理、變動(dòng)情況。

第五十條 編目：聲像檔案的著錄依照GB3792.5-85《檔案著錄規(guī)則》進(jìn)行。

第三節(jié) 聲像檔案的保管

第五十一條 理。

第五十二條 保存條件： 聲像檔案入庫(kù)前要進(jìn)行檢查，對(duì)已被污損的，要進(jìn)行必要的技術(shù)處

（一）底片、膠片保存溫度應(yīng)保持在13-15℃之間，相對(duì)濕度應(yīng)保持35%-45%；

（二）照片保存溫度應(yīng)保持14-24℃，相對(duì)濕度應(yīng)保持37.5%-67.5%；錄音、錄像帶保存溫度應(yīng)保持18-24℃，相對(duì)濕度應(yīng)保持40%-60%。

第五十三條 底片冊(cè)、錄音、錄像帶、攝像帶應(yīng)立放，磁帶庫(kù)必須避開(kāi)磁場(chǎng)，磁

第25頁(yè)，共7頁(yè)

場(chǎng)盒與盒的間距不小于3mm；存放磁帶最好不用鐵皮柜。

第五十四條 第五十五條 對(duì)庫(kù)存的照片檔案，要兩年檢查一次。

歸檔保存的聲像檔案，任何人不得私自撤銷、抽出、清洗、消磁和涂改；銷毀聲像檔案必須經(jīng)過(guò)鑒定，征得歸檔單位同意，報(bào)經(jīng)技術(shù)總監(jiān)審批，登記造冊(cè)。

第五十六條 建立健全聲像檔案統(tǒng)計(jì)制度，做好聲像檔案收進(jìn)、移出、庫(kù)存數(shù)量、保管情況、提供利用及效果等項(xiàng)統(tǒng)計(jì)工作。

第四節(jié) 聲像檔案的開(kāi)發(fā)利用

第五十七條 第五十八條 編制聲像檔案目錄、卡片等檢索工具，為利用提供方便條件。建立聲像檔案借閱、利用制度，嚴(yán)格審批手續(xù)，根據(jù)聲像檔案的秘密程度，確定利用范圍。

第五十九條 具有專利的聲像檔案，外單位利用時(shí)，應(yīng)按《中華人民共和國(guó)專利法》的有關(guān)規(guī)定辦理。

第六十條 聲像檔案原版一般不得借出檔案室之外。如有特殊需要，經(jīng)技術(shù)總監(jiān)批準(zhǔn)后，方可限期外借。利用率高的聲像檔案可將復(fù)制件外借；外單位借用或復(fù)制聲像檔案，由技術(shù)總監(jiān)批準(zhǔn)，檔案員具體辦理，并按有關(guān)規(guī)定收費(fèi)，實(shí)行有償服務(wù)。如在借用中造成損壞，借用單位負(fù)賠償責(zé)任。

第六十一條 在不影響保密的前提下，各部門可利用聲像檔案舉辦報(bào)告會(huì)、展覽會(huì)，編輯綜合性或?qū)ｎ}性畫(huà)冊(cè)、資料片等，積極開(kāi)發(fā)利用現(xiàn)存的聲像檔案。

第四章

第六十二條 本制度由技術(shù)總監(jiān)組織檔案室制訂并由檔案室負(fù)責(zé)解釋，報(bào)公司董

附則

事會(huì)批準(zhǔn)后施行，修改時(shí)亦同。

第六十三條 本制度施行后凡既有的類似規(guī)章制度自行終止，與本制度有抵觸的規(guī)定以本制度為準(zhǔn)。

第六十四條 本制度自頒布之日起施行。

1.1為加強(qiáng)部門的檔案管理工作,有效地保護(hù)和利用檔案,維護(hù)公司的合法權(quán)益,根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》、《中華人民共和國(guó)檔案法實(shí)施辦法》，制定本制度。

第26頁(yè)，共7頁(yè)

1． 2本部門檔案指本部門過(guò)去和現(xiàn)在從事招聘、培訓(xùn)、考核、薪酬福利管理等人事工作中，產(chǎn)生的具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、音像、電子文檔等不同載體形式的記錄，是人事部門全部檔案的組成部份。

1． 3歸檔的文件材料必須按立卷，本部門在工作活動(dòng)中形成的各種有保存價(jià)值的文件材料，都要按照本制度的規(guī)定，分別立卷歸檔。

1． 4部門歸檔工作由部門負(fù)責(zé)人領(lǐng)導(dǎo)，按檔案的分類指定人員負(fù)責(zé)收集、整理、立卷歸檔。工作變動(dòng)或因故離職時(shí)應(yīng)將經(jīng)辦的文件材料向接辦人員交接清楚，不得擅自帶走或銷毀

2． 本部門檔案分為：招聘類檔案、考核類檔案、培訓(xùn)類檔案、薪酬福利類檔案、員工檔案、電子文檔、3． 凡屬本制度第二章歸檔范圍中產(chǎn)生的音像、證件、證書(shū)、光盤、軟件等特殊載體檔案，以所含內(nèi)容歸屬其相應(yīng)類目。4． 各類檔案的歸檔范圍： 5．

員工檔案、人事異動(dòng)表、勞動(dòng)合同、簡(jiǎn)歷（書(shū)面、電子）、面試者資料、考勤記錄、考勤表、簽到簿、工資表、傭金表、餐費(fèi)發(fā)放表、交通費(fèi)發(fā)放表、過(guò)節(jié)費(fèi)發(fā)放表、慰問(wèn)品發(fā)放表、保險(xiǎn)申報(bào)表 公司發(fā)文、各類批示、請(qǐng)示、批復(fù)、培訓(xùn)資料 電子文檔 聲像資料 購(gòu)買的資料 簡(jiǎn)報(bào)、工作計(jì)劃 各類統(tǒng)計(jì)報(bào)表

為員工開(kāi)具的各類證明：考試、收入證明、職工身份證明、婚育證明、情況說(shuō)明 員工社保轉(zhuǎn)移單、入職體檢單、健康體檢結(jié)果 借據(jù)

考核類：考核表

1． 歸檔要求、時(shí)間和手續(xù)

3．1公司各部門應(yīng)根據(jù)本部門職責(zé)和文件材料歸檔范圍的規(guī)定，對(duì)歸檔前的文件材料妥善保管。3．2公司各部門應(yīng)當(dāng)指定人員負(fù)責(zé)文件材料的收集、積累工作，并根據(jù)文件材料的有機(jī)聯(lián)系進(jìn)行預(yù)立卷。

3．3凡屬歸檔的文件材料一律用鋼筆或毛筆書(shū)寫，不得用圓珠筆、鉛筆或復(fù)寫紙復(fù)寫，文件材料的紙張整齊、紙質(zhì)優(yōu)良，無(wú)污物、無(wú)撕裂。

3．4歸檔文件材料必須完整、準(zhǔn)確地反映本公司生產(chǎn)、科研、基建和經(jīng)營(yíng)管理等各項(xiàng)活動(dòng)的真實(shí)內(nèi)容和歷史過(guò)程。

3．5照片檔案必須連同底片一起歸檔，做到底片、正片相附；錄音、錄像、磁盤、光盤檔案應(yīng)填寫其相應(yīng)的技術(shù)內(nèi)容和著錄項(xiàng)。

3．6案卷裝訂前，檔案部門應(yīng)協(xié)同立卷單位對(duì)案卷質(zhì)量進(jìn)行一次認(rèn)真地檢查。

(二)文件材料的收集管理

第27頁(yè)，共7頁(yè)

第四條 堅(jiān)持部門收集、管理文件材料制度。各部門均應(yīng)指定專(兼)職文書(shū)人員，負(fù)責(zé)管理本部門的文件材料，并保持相對(duì)穩(wěn)定。人員變動(dòng)應(yīng)及時(shí)通知檔案室。

第五條 凡本公司繕印發(fā)出的公文(含定稿和兩份打印的正件與附件、批復(fù)請(qǐng)示、轉(zhuǎn)發(fā)文件含被轉(zhuǎn)發(fā)的原件)一律由辦公室統(tǒng)一收集管理。

第六條 一項(xiàng)工作由幾個(gè)部門參與辦理，在工作活動(dòng)中形成的文件材料，由主辦部門收集歸卷。會(huì)議文件由會(huì)議主辦部門收集歸卷。

1.公司工作人員外出學(xué)習(xí)、考察、調(diào)查研究、參加上級(jí)機(jī)關(guān)召開(kāi)的會(huì)議等公務(wù)活動(dòng)的相關(guān)人員核報(bào)差旅費(fèi)時(shí)，必須將會(huì)議的主要文件資料向檔案室辦理歸檔手續(xù)、檔案室簽字認(rèn)可后財(cái)務(wù)部門才給予核報(bào)差旅費(fèi)。

2.本公司召開(kāi)會(huì)議，由會(huì)議主辦部門指定專人將會(huì)議材料、聲像檔案等向檔案室辦理歸檔手續(xù)，檔案室簽字認(rèn)可后財(cái)務(wù)部門才給予報(bào)會(huì)議費(fèi)用。第七條 各部門專(兼)職文書(shū)的職責(zé)：

1.了解本部門的工作業(yè)務(wù)，掌握本部門文件材料的歸檔范圍，收集管理本部門的文件材料。

2.認(rèn)真執(zhí)行平時(shí)歸檔制度，對(duì)本部門承辦的文件材料及時(shí)收集歸卷，每年的三月份前應(yīng)將歸檔文件材料歸檔完畢，并向檔案室辦好交接簽收手續(xù)。

3.承辦人員借用文件材料時(shí)，應(yīng)積極地提供利用，做好服務(wù)工作，并辦理臨時(shí)借用文件材料登記手續(xù)。(三)歸檔范圍〖HT〗

第八條 重要的會(huì)議材料，包括會(huì)議的通知、報(bào)告、決議、總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)人講話、典型發(fā)言、會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)、會(huì)議記錄等。

第九條 上級(jí)機(jī)關(guān)發(fā)來(lái)的與本公司有關(guān)的決定、決議、指示、命令、條例、規(guī)定、計(jì)劃等文件材料。

第十條 本公司對(duì)外的正式發(fā)文與有關(guān)單位來(lái)往的文書(shū)。第十一條 本公司的請(qǐng)示與上級(jí)機(jī)關(guān)的批復(fù)。

第十二條 本公司反映主要職能活動(dòng)的報(bào)告、總結(jié)。

第十三條 本公司的各種工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、會(huì)議記錄、統(tǒng)計(jì)報(bào)表及簡(jiǎn)報(bào)。

第十四條 信訪工作材料。

第壹拾伍條 本公司與有關(guān)單位簽訂的合同、協(xié)議書(shū)等文件材料。

第壹拾陸條 本公司干部任免的文件材料以及關(guān)于職工獎(jiǎng)勵(lì)、處分的文件材料。第十七條 本公司職工勞動(dòng)、工資、福利方面的文件材料。

第十八條 本公司的歷史沿革、大事記及反映本公司重要活動(dòng)的剪報(bào)、照片、錄音、錄像等。(四)平時(shí)歸卷

第十九條 各部門都要建立健全平時(shí)歸卷制度。對(duì)處理完畢或批存的文件材料，由專(兼)職文書(shū)集中統(tǒng)一保管。

第二十條 各部門應(yīng)根據(jù)本部門的業(yè)務(wù)范圍及當(dāng)年工作任務(wù)，編制平時(shí)文件材料歸卷使用的“案卷類目”?！鞍妇眍惸俊钡臈l款必須簡(jiǎn)明確切，并編上條款號(hào)。

第二十一條 公文承辦人員應(yīng)及時(shí)將辦理完畢或經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)人員批存的文件材料，收集齊全，加以整理，送交本部門專(兼)職文書(shū)歸卷。

第28頁(yè)，共7頁(yè)

第二十二條 專(兼)職文書(shū)人員應(yīng)及時(shí)將已歸卷的文件材料，按照“案卷類目”條款，放入平時(shí)保存文件卷夾內(nèi)“對(duì)號(hào)入座”，并在收發(fā)文登記薄上注明。(五)立卷(案卷質(zhì)量要求)〖HT〗

第二十三條 為統(tǒng)一立卷規(guī)范，保證案卷質(zhì)量，立卷工作由相關(guān)部室兼職檔案員配合，檔案室文書(shū)檔案員負(fù)責(zé)組卷、編目。

第二十四條 案卷質(zhì)量總的要求是：遵循文件的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)別不同的價(jià)值，便于保管和利用。

第二十五條 歸檔的文件材料種數(shù)、份數(shù)以及每份文件的頁(yè)數(shù)均應(yīng)齊全完整。

第二十六條 在歸檔的文件材料中，應(yīng)將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請(qǐng)示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件、多種文字形成的同一文件，分別立在一起，不得分開(kāi)，文電應(yīng)合一立卷；絕密文電單獨(dú)立卷，少數(shù)普通文電如果與絕密文有密切聯(lián)系，也可隨同絕密文電立卷。

第二十七條 不同的文件一般不得放在一起立卷，但跨的請(qǐng)示與批復(fù)，放在復(fù)文年立卷；沒(méi)有復(fù)文的，放在請(qǐng)示年立卷；跨的規(guī)劃放在針對(duì)的第一年立卷；跨的總結(jié)放在針對(duì)的最后一年立卷；跨的會(huì)議文件放在會(huì)議開(kāi)幕年，其它文件的立卷按照有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

第二十八條 卷內(nèi)文件材料應(yīng)區(qū)別不同情況進(jìn)行排列，密不可分的文件材料應(yīng)依序排列在一起，即批復(fù)在前，請(qǐng)示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其它文件材料依其形成規(guī)律或特點(diǎn)，應(yīng)保持文件之間的密切聯(lián)系并進(jìn)行系統(tǒng)的排列。第二十九條 卷內(nèi)文件材料應(yīng)按非列順序，依次編寫頁(yè)號(hào)。裝訂的案卷應(yīng)統(tǒng)一在有文字的每頁(yè)材料正面的右上角背面的左上角打印頁(yè)號(hào)。

第三十條 永久、長(zhǎng)期和短期案卷必須按規(guī)定的格式逐件填寫卷內(nèi)文件目錄。填寫的字亦要工整。卷內(nèi)目錄放在卷首。

第三十一條 有關(guān)卷內(nèi)文件材料的情況說(shuō)明，都應(yīng)逐項(xiàng)填寫在備考表內(nèi)。若無(wú)情況可說(shuō)明，也應(yīng)將立卷入、檢查人的姓名和時(shí)期填上以示負(fù)責(zé)。備考表應(yīng)置卷尾。第三十二條 案卷封面，應(yīng)逐項(xiàng)按規(guī)定用毛筆或鋼筆書(shū)寫，字跡要工整、清晰。第三十三條 案卷的裝訂和案卷各部分的排列格式：

案卷裝訂。裝訂前，卷內(nèi)文件材料要去掉金屬物，對(duì)破壞的文件材料應(yīng)按裱糊技術(shù)要求托裱，字跡已擴(kuò)散的應(yīng)復(fù)制并與原件一并立卷，案卷應(yīng)用三孔一線封底打活結(jié)的方法裝訂。

第三十四條 案卷各部分的排列格式：軟卷封面(含卷內(nèi)文件目錄)一文件一封底(含備考表)，以案卷號(hào)排列次序裝入卷盒，置于檔案柜內(nèi)保存。第三十五條 本制度自印發(fā)之日起實(shí)施。

第29頁(yè)，共7頁(yè)

第五篇：人事檔案管理制度

人事檔案管理制度

1.目的

為了規(guī)范公司人事檔案管理，加強(qiáng)檔案管理的完整性、真實(shí)性、及時(shí)性和保密性。同時(shí)

為了維護(hù)人事檔案的完整，防止材料損壞，便于高效、有序的利用檔案資料，特制定本管理辦法。2.適用范圍

適用于公司員工紙質(zhì)檔案和電子檔案的管理工作。3.職責(zé)

公司綜合行政部門為本公司員工人事檔案的歸口管理部門。4.歸檔范圍

員工檔案包含入職檔案、培訓(xùn)檔案、績(jī)效管理檔案、異動(dòng)檔案、離職檔案、工資、決定、委托書(shū)、其他合同及協(xié)議、通知等與個(gè)人有關(guān)的具有參考價(jià)值的文件資料。5.檔案內(nèi)容

5.1員工入職檔案：(1)個(gè)人簡(jiǎn)歷；(2)應(yīng)聘登記表；(3)性格/氣質(zhì)測(cè)試表；(4)入職承諾書(shū)；(5)試用審批表；

(6)個(gè)人證件（身份證復(fù)印件、學(xué)歷學(xué)位證復(fù)印件、戶口本復(fù)印件、資格證 書(shū)復(fù)印件、職稱復(fù)印件、機(jī)動(dòng)車駕駛證復(fù)印件<駕駛公司機(jī)動(dòng)車人員需提供>）；

(7)原單位離職證明/離職聲明；(8)筆試試題;(9)勞動(dòng)合同。5.2培訓(xùn)檔案：(1)培訓(xùn)合同、協(xié)議；

(2)培訓(xùn)相關(guān)資料及獲取證書(shū)原件。5.3績(jī)效管理檔案：

將員工績(jī)效考核相關(guān)的檔案資料按考核周期進(jìn)行歸整。5.4員工異動(dòng)檔案：(1)員工試用期評(píng)價(jià)考核表；(2)異動(dòng)申請(qǐng)表；(3)任免文件；(4)獎(jiǎng)懲文件。5.5員工離職檔案：(1)辭職信；(2)辭職審批表；(3)離職工作交接單；(4)勞動(dòng)合同解除證明書(shū)。5.6其他資料檔案：

工資、決定、委托書(shū)、其他合同及協(xié)議、通知等與個(gè)人有關(guān)的具有參考價(jià)值的文件資料。6.檔案管理員的職責(zé)

綜合行政部人事助理負(fù)責(zé)管理員工檔案，整理、收錄檔案資料，保證原始資料和單據(jù)齊全完整、安全保密、查閱方便。7.檔案管理

7.1基礎(chǔ)管理

(1)原則：分類標(biāo)準(zhǔn)、歸檔及時(shí)、排列有序、層次清楚、整理規(guī)范；(2)新錄用的員工，應(yīng)及時(shí)建立檔案、造冊(cè)登記，并更新員工電子信息花名冊(cè)；

(3)檔案按在職人員、離職人員分開(kāi)管理，按部門/項(xiàng)目分類存檔，應(yīng)編號(hào)、制檢索目錄；

(4)當(dāng)在職員工的基本檔案資料有變動(dòng)時(shí)（如學(xué)歷變動(dòng)，身份證信息變動(dòng)、技術(shù)職稱變動(dòng)等），應(yīng)及時(shí)將相關(guān)資料復(fù)印交綜合行政部歸檔，原件當(dāng)場(chǎng)查驗(yàn)；(5)對(duì)員工進(jìn)行考察、考核、培訓(xùn)、獎(jiǎng)懲等形成的材料要及時(shí)收集、整理立卷、保持檔案的完整；立卷歸檔的材料必須認(rèn)真鑒別，保證材料的真實(shí)、文字清楚、手續(xù)齊備；

(6)離職員工檔案每月清查，按所在項(xiàng)目及離職月份歸類存檔，離職員工檔案保存二年后方可銷毀（管理人員保留至該員工離崗五年止），且須有電子及紙質(zhì)版銷毀記錄。

7.2檔案的查閱

7.2.1如因公需查閱檔案，須填寫《借/查閱人事檔案審批表》，經(jīng)部門/項(xiàng)目負(fù)責(zé)人、綜合行政部負(fù)責(zé)人審批；下級(jí)員工不得查閱上級(jí)員工檔案，特殊情況下經(jīng)部門/項(xiàng)目負(fù)責(zé)人、綜合行政部負(fù)責(zé)人、總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可辦理；

7.2.2公司總經(jīng)理、項(xiàng)目負(fù)責(zé)人、綜合行政部負(fù)責(zé)人可直接通過(guò)檔案管理員辦理查閱手續(xù)；

7.2.3調(diào)閱檔案原則上在綜合行政部門內(nèi)部并在指定人員陪同下調(diào)閱。如需借出綜合行政部，需綜合行政部負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。借閱檔案的人員，對(duì)檔案應(yīng)妥善保管，不得遺失、泄密和污損，不準(zhǔn)抽換、折卷和轉(zhuǎn)換，不得復(fù)印，借出的檔案必須在2天內(nèi)歸還。

7.2.4檔案管理人員應(yīng)做好查閱登記工作，并填寫《借/查閱人事檔案登記表》；

7.2.5查閱檔案注意事項(xiàng)：

(1)嚴(yán)禁涂改、圈劃、抽取、撤換和損壞檔案材料；

(2)不得擅自復(fù)制(拍攝)檔案內(nèi)容，如因工作需要從檔中取證必須事先經(jīng)綜合行政部負(fù)責(zé)人、部門/項(xiàng)目負(fù)責(zé)人、總經(jīng)理同意；

(3)查閱者不得擅自泄露檔案內(nèi)容，違反者視情節(jié)輕重，予以懲罰；(4)原則上不允許員工自帶檔案流動(dòng)，確有需要，由檔案發(fā)出方做好封口、蓋章（或簽字），接收方接受檔案時(shí)須注意檢查檔案封口是否完整。

7.3檔案的銷毀

(1)公司任何個(gè)人或部門非經(jīng)允許不得銷毀公司員工檔案資料。

(2)當(dāng)某些檔案到了銷毀期時(shí)，由檔案管理員填寫《員工人事檔案資料銷毀審批表》，經(jīng)綜合行政部負(fù)責(zé)人、項(xiàng)目負(fù)責(zé)人、總經(jīng)理審批后執(zhí)行。(3)經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的公司檔案，檔案管理員須認(rèn)真核對(duì)，將批準(zhǔn)的《員工人事檔案資料銷毀審批表》和將要銷毀的檔案資料進(jìn)行登記，登記的《員工人事檔案資料銷毀登記表》永久保存。

(4)在銷毀公司員工檔案資料時(shí)，必須由綜合行政部負(fù)責(zé)人指定專人監(jiān)督銷毀。

八.本制度經(jīng)報(bào)批后，由綜合行政部組織實(shí)施；修訂或廢止亦同。附件：

《借/查閱人事檔案審批表》 《借/查閱人事檔案登記表》 《員工人事檔案資料銷毀審批表》 《員工人事檔案資料銷毀登記表》