第一篇：企業(yè)人事檔案管理現(xiàn)狀及問(wèn)題分析

企業(yè)人事檔案管理現(xiàn)狀及問(wèn)題分析

在人們的工作生活中，檔案扮演著重要的角色。人事檔案是個(gè)人信息的重要載體，他歷史、全面、真實(shí)地記載和反映著個(gè)人經(jīng)歷、能力和德才的綜合表現(xiàn)。人事檔案的內(nèi)容包括履歷材料；自傳材料；鑒定考核材料；評(píng)定崗位技能和學(xué)歷材料；政審材料；參加黨團(tuán)材料；獎(jiǎng)勵(lì)材料；處分材料；招用、勞動(dòng)合同、調(diào)動(dòng)、保險(xiǎn)、福利待遇、出國(guó)、退休、退職等材料及其他可供組織參考的材料事項(xiàng)內(nèi)容。也是企業(yè)歷史的、全面的考察職工的依據(jù)，是國(guó)家檔案組成部分。從本質(zhì)上看，人事檔案屬于社會(huì)信息的一部分。

一、人事檔案的作用

在現(xiàn)代勞動(dòng)用工管理中，人事檔案的作用包括兩個(gè)方面：對(duì)職工個(gè)人而言，人事檔案管理部門(mén)可以據(jù)此為流動(dòng)人員提供身份認(rèn)定和辦理社會(huì)保險(xiǎn)；為員工代辦申報(bào)職稱(chēng)；根據(jù)檔案確定退休年齡；根據(jù)檔案中從事有毒、有害工作的年限推算提前退休年齡；代為繳納職工的養(yǎng)老保險(xiǎn)、失業(yè)保險(xiǎn)和大病醫(yī)療統(tǒng)籌、工資調(diào)整；出具與人事檔案有關(guān)的證明材料等等。

企業(yè)管理角度：人事檔案是全面考察了解、正確評(píng)價(jià)和使用人才的重要參考。我們可以通過(guò)分析人事檔案信息，總結(jié)企業(yè)單位整體的人才儲(chǔ)備狀況，結(jié)合人事流動(dòng)的檔案信息，預(yù)測(cè)企業(yè)單位人才的需求狀況，從而有效科學(xué)的制定人力資源計(jì)劃，為企業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)的決策提供可靠的依據(jù)。特別是對(duì)專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員職稱(chēng)晉升、干部選拔方面有著重要的意義。

就人力資源部門(mén)而言,人力資源部門(mén)是企業(yè)人事檔案接收、產(chǎn)生、管理和利用的直接部門(mén)。認(rèn)真審閱接收、收集整理員工人事檔案，有效地對(duì)人事檔案進(jìn)行管理可以大大提高人事部門(mén)的工作效率，改進(jìn)工作方法，提高人事管理水平，更可以節(jié)約大量的管理成本。

二、企業(yè)人事檔案管理和利用現(xiàn)狀

據(jù)了解，除大型國(guó)有企業(yè)外，絕大多數(shù)民營(yíng)企業(yè)和外資企業(yè)對(duì)人事檔案管理有以下幾個(gè)特點(diǎn)：

人事檔案保管方面：由于目前勞動(dòng)力流動(dòng)性較大，且檔案?jìng)鬟f實(shí)際操作中規(guī)范性不足，較多人忽視了人事檔案這一重要憑證，在換單位、換工作的過(guò)程中，常有遺失檔案和檔案?jìng)鬟f障礙的情況發(fā)生。目前一些人才服務(wù)中心對(duì)人事檔案進(jìn)行收費(fèi)管理，對(duì)于那些沒(méi)有獨(dú)立人事檔案保管條件的企業(yè)而言，人事檔案管理成為一筆大額的管理費(fèi)用，令人望而卻步。

人事檔案內(nèi)容方面：一部分企業(yè)在辦理員工入職時(shí)并不要求接收員工以往的檔案，其保存的員工檔案以、員工個(gè)人履歷、入職手續(xù)、勞動(dòng)合同、工作期間績(jī)效考核情況、人員調(diào)動(dòng)及任免情況及離職情況等員工在職期間的檔案信息為主。大部分信息被企業(yè)視為內(nèi)部檔案信息，不記入員工的正是檔案。

人事部門(mén)工作職能劃分方面：目前，企業(yè)大多實(shí)現(xiàn)信息化，在人事部門(mén)實(shí)行信息化系統(tǒng)，其工作對(duì)新系統(tǒng)的依賴(lài)性逐漸增加，很多員工檔案信息被記錄于信息數(shù)據(jù)庫(kù)中，因此對(duì)傳統(tǒng)紙質(zhì)人事檔案的重視度和依賴(lài)性下降。很多企業(yè)不專(zhuān)門(mén)設(shè)立人事檔案管理專(zhuān)門(mén)崗位及檔案室。

三、存在的問(wèn)題

（一）人事檔案意識(shí)不足

目前，社會(huì)普遍對(duì)對(duì)人事檔案的重視程度不足。思想認(rèn)識(shí)陳舊片面。由于歷史的原因，早期中國(guó)的檔案管理工作政治色彩較為強(qiáng)，人事檔案保留了較多個(gè)人的政治歷史材料、家庭出身及社會(huì)關(guān)系等材料，并不適合當(dāng)下市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)對(duì)人才管理的需求，很多企業(yè)逐漸忽視了人事檔案的作用。與政府機(jī)關(guān)和事業(yè)單位不同，許多新建私營(yíng)企業(yè)、外資企業(yè)并不專(zhuān)門(mén)建立和保管人事檔案，而他們恰恰是中國(guó)大部分勞動(dòng)者的雇主，這就逐漸形成了人事檔案可有可無(wú)的公眾意識(shí)。此外，由于長(zhǎng)期以來(lái)相當(dāng)一部分企業(yè)管理者對(duì)人事檔案管理工作的認(rèn)識(shí)都存在著一些誤區(qū)，認(rèn)為人事檔案工作就是保管的事務(wù)性工作，只要不丟失，不泄密，能應(yīng)付外調(diào)、查檔就行了。因此忽視了人事檔案價(jià)值的開(kāi)發(fā)與利用

（二）人事檔案集中化管理，嚴(yán)格界定單位建檔和管理資格。

傳統(tǒng)的人事檔案管理所體現(xiàn)的是一種在組織人事主管部門(mén)的統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)下，按照分級(jí)管理、統(tǒng)一制度、統(tǒng)一方法的管理原則，采取內(nèi)外有別、檔隨人走、不對(duì)相對(duì)人公開(kāi)，嚴(yán)格界定單位建檔資格、管理資格及組織使用等管理方式實(shí)現(xiàn)的封閉式管理機(jī)制。傳統(tǒng)的人事檔案管理制度規(guī)定已經(jīng)暴露出其機(jī)制方面的“僵硬性”，不能適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)，特別是民辦、獨(dú)資、合資等新企業(yè)人力資源管理的客觀需要。在現(xiàn)行的組織人事部門(mén)制定的制度規(guī)定中，縣處級(jí)以下企事業(yè)單位不能自管人事檔案。目前，具有國(guó)有性質(zhì)的企業(yè)，人才市場(chǎng)，街道，高校等有自行保管的權(quán)利。就是造成了有關(guān)人員人事檔案記錄的缺失,使人事檔案的動(dòng)態(tài)性管理要求不能順利實(shí)現(xiàn)。在一些情況下還會(huì)造成人事檔案內(nèi)容的“貧瘠”,如一些人員的人事檔案中只有幾張“登記表”和“履歷表”等,根本無(wú)法滿(mǎn)足現(xiàn)代人事管理、干部管理和員工管理的需要,也無(wú)法讓用人單位和組織全面了解有關(guān)人員的歷史表現(xiàn)、工作業(yè)績(jī)、能力表現(xiàn)、業(yè)務(wù)專(zhuān)長(zhǎng)及身體健康狀況。

（三）流動(dòng)人口檔案管理存在較多問(wèn)題

流動(dòng)人員人事檔案管理機(jī)構(gòu)為縣以上（含縣）黨委組織部門(mén)和政府人事行政部門(mén)所屬的人才流動(dòng)服務(wù)機(jī)構(gòu)（以下簡(jiǎn)稱(chēng)人才流動(dòng)服務(wù)機(jī)構(gòu)），其他任何單位不得擅自管理流動(dòng)人員人事檔案；嚴(yán)禁個(gè)人保管他人人事檔案。傳統(tǒng)體制下的人事檔案對(duì)人才的流動(dòng)有較大的制約作用,會(huì)產(chǎn)生“人走檔不走”的情況,這給流動(dòng)人員的工作、生活、待遇、戶(hù)籍等方面帶來(lái)麻煩,但是流動(dòng)人員在身份認(rèn)定、工齡計(jì)算、求職就業(yè)、出具證明、職稱(chēng)評(píng)審、計(jì)劃生育、辦理保險(xiǎn)、退休審批等方面都需要人事檔案。

（四）人事檔案管理工作規(guī)范性不足

收集歸檔工作制度不健全，執(zhí)行不嚴(yán)格；收集歸檔的材料不全面、不準(zhǔn)確。一些歸檔的材料還不夠真實(shí)和準(zhǔn)確。人事檔案是記載一個(gè)人的經(jīng)歷和德才表現(xiàn)的材料，而現(xiàn)在人事檔案中有些材料在內(nèi)容和形式上是雷同的，如一些鑒定、考核和評(píng)價(jià)材料都給人以“千篇一律”、“同出一轍”的感覺(jué)，內(nèi)容形式相同，不能準(zhǔn)確反映每個(gè)人的真實(shí)情況。

檔案管理人員管理水平不高，管理手段落后。由于檔案管理人員大多數(shù)是兼職，因此導(dǎo)致了管檔人員工作變動(dòng)頻繁，新手占70%，加之各級(jí)管檔部門(mén)沒(méi)有組織專(zhuān)業(yè)知識(shí)培訓(xùn)，業(yè)務(wù)不熟。

（五）人事檔案管理相關(guān)法律法規(guī)不適應(yīng)當(dāng)下人力資源市場(chǎng)特點(diǎn)。

目前，人事檔案管理的相關(guān)法規(guī)主要有：

《企業(yè)職工檔案管理工作規(guī)定》，1992年由勞動(dòng)部、國(guó)家檔案局頒發(fā)。《流動(dòng)人員人事檔案管理暫行規(guī)定》，1996年由中共中央組織部人事部文件公布。

《干部檔案工作條例》，1991由國(guó)家檔案局頒發(fā)。

以上規(guī)定及條例對(duì)人事檔案的體制、機(jī)構(gòu)和職責(zé)；人事檔案的內(nèi)容和分類(lèi)；人事檔案的管理范圍；人事檔案材料的收集、鑒別與歸檔；人事檔案的保管與保護(hù)；人事檔案的提供利用及檔案的傳遞等方面作出了較為完整的規(guī)定。但以上人事法規(guī)制定時(shí)間較早，近三十年來(lái)中國(guó)人力資源市場(chǎng)業(yè)已發(fā)正巨大的變化，舊的人事檔案管理制度和規(guī)范已不能適應(yīng)現(xiàn)代市場(chǎng)的發(fā)展和勞動(dòng)市場(chǎng)人才流動(dòng)的需要。需要根據(jù)時(shí)代的特點(diǎn)進(jìn)行一定的改革和調(diào)整。

四、解決方案

（一）轉(zhuǎn)換對(duì)人事檔案的觀念意識(shí)，強(qiáng)化人事檔案作為人力資源管理工具的社會(huì)服務(wù)功能。

加強(qiáng)宣傳力度,提高企業(yè)決策者對(duì)員工人事檔案管理重要性的認(rèn)識(shí)。利用多種渠道向企業(yè)決策者宣傳有關(guān)人事檔案管理的管理知識(shí),要讓企業(yè)決策者充分認(rèn)識(shí)到,人事檔案理是反映員工綜合素質(zhì)的一個(gè)重要方面,是企業(yè)或用人單位選賢舉能的重要依據(jù),是對(duì)員工本人進(jìn)行定位的重要參考,人事檔案管理并不是可有可無(wú)的,它對(duì)員工今后的就業(yè)、生活方面都有著極其重要的影響。我們經(jīng)常在講要建立企業(yè)完善的企業(yè)人力資源管理系統(tǒng),這其中就包含著企業(yè)人事檔案管理的整體管理水平的完善和提高。

（二）明確用人單位建檔和管檔機(jī)制，賦予用人單位以“建檔權(quán)”和“管理權(quán)”。讓用人單位都能有權(quán)利為所任用或聘用的人員建立反映員工在本單位工作活動(dòng)中的能力表現(xiàn)和工作業(yè)績(jī)的新型人事檔案,可以從根本上克服上述矛盾,充分調(diào)動(dòng)人才的工作積極性,體現(xiàn)社會(huì)公平原則,并使人才為國(guó)家的各項(xiàng)建設(shè)事業(yè)做出更大的貢獻(xiàn),減少不必要的后顧之憂(yōu)。

（三）建立體現(xiàn)社會(huì)公平原則的無(wú)償管理、有償服務(wù)機(jī)制

建立一種“無(wú)償管理、有償服務(wù)”的適用于所有人事檔案相對(duì)人的新型管理制度和運(yùn)行機(jī)制。將人事檔案管理所需要的成本納入統(tǒng)一的財(cái)政預(yù)算，使歸國(guó)家所有的人事檔案管理獲得比較充分的資金保障。人事檔案管理部門(mén)在向相對(duì)人提供人事檔案信息服務(wù)時(shí)再收取符合統(tǒng)一規(guī)定的“工本費(fèi)”，并且在收費(fèi)前，向相對(duì)人履行告知義務(wù)。另外，在向用人單位和社會(huì)有關(guān)方面提供基于人事檔案內(nèi)容分析和研究的人事信息產(chǎn)品服務(wù)時(shí)，收取體現(xiàn)其創(chuàng)造性勞動(dòng)價(jià)值的信息服務(wù)費(fèi)。

（四）加強(qiáng)流動(dòng)人員人事檔案在各個(gè)環(huán)節(jié)的規(guī)范化管理

建立健全流動(dòng)人員檔案材料收集網(wǎng)絡(luò),根據(jù)材料形成的規(guī)律和特點(diǎn)采取定時(shí)收集、定向收集、跟蹤收集、補(bǔ)充收集等方法;與流動(dòng)人員或用人單位簽訂檔案管理合同,以契約的形式明確雙方的責(zé)、權(quán)、利,并嚴(yán)格執(zhí)行,確保形成的材料及時(shí)歸檔;流出或接收的檔案必須完整、齊全,任何單位或個(gè)人不得以任何理由扣留檔案材料或分批轉(zhuǎn)出檔案。對(duì)接收到的流動(dòng)人員的人事檔案應(yīng)重新整理,剔除無(wú)用的案卷資料,對(duì)所保留的案卷資料重新組卷,使其記錄內(nèi)容全面、客觀、動(dòng)態(tài)。

（五）推廣信息化人事檔案管理系統(tǒng)，豐富企業(yè)E-HR系統(tǒng)的內(nèi)涵和外延

利用現(xiàn)代化工具使人事檔案管理資源信息化;即通過(guò)數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化技術(shù)手段,建立起各類(lèi)規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、可共享的目錄數(shù)據(jù)庫(kù)和內(nèi)容數(shù)據(jù)庫(kù)實(shí)現(xiàn)人事檔案管理信息傳輸?shù)木W(wǎng)絡(luò)化和人事檔案管理信息資源的共享化、提高人事檔案管理的使用價(jià)值,為企業(yè)的經(jīng)濟(jì)發(fā)展提供必要的服務(wù)。信息化人事檔案應(yīng)增加記錄個(gè)人學(xué)習(xí)能力和工作能力，動(dòng)態(tài)反映人才職業(yè)經(jīng)歷、職業(yè)能力、職業(yè)信譽(yù)等的記錄,主要包括人才的基本信息、教育培訓(xùn)經(jīng)歷、工作履歷、工作業(yè)績(jī)、成果榮譽(yù)和業(yè)績(jī)?cè)u(píng)估等。

第二篇：企業(yè)人事檔案管理

論文摘要：人事檔案的管理工作是人事工作的一個(gè)重要部分，為人事工作的決策提供可靠的依據(jù)，為合理調(diào)配使用人力資源提供可靠的信息參考。新時(shí)代、新世紀(jì)的企業(yè)變革使它面臨新的挑戰(zhàn)和變革，出現(xiàn)各種各樣的問(wèn)題。本文通過(guò)分析企業(yè)機(jī)制變革過(guò)程中人事檔案管理存在的問(wèn)題，提出解決人事檔案管理工作困境的對(duì)策，以使其能更好地為企業(yè)發(fā)展提供幫助。

人事檔案工作是人事管理工作的重要組成部分，它是發(fā)現(xiàn)人才、使用人才和管理人才的重要依據(jù)。改革開(kāi)放以來(lái)，我國(guó)的人事檔案管理工作取得了 顯著的成績(jī)。但是隨著社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制改革的不斷深入，近年來(lái)人員流動(dòng)頻繁，原有的人事檔案管理體制的弊端日漸顯露。人事檔案工作如何與時(shí)俱進(jìn)，充分發(fā)揮為經(jīng)濟(jì)社會(huì)服務(wù)的職能，已成為我們必須努力解決好的一個(gè)重大課題。當(dāng)前企業(yè)人事檔案管理存在的問(wèn)題

企業(yè)人事檔案管理工作在長(zhǎng)期的實(shí)踐中，積累了豐富的經(jīng)驗(yàn)，形成了一定的管理模式。但舊的企業(yè)人事檔案管理模式與市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制環(huán)境下企業(yè)發(fā)展對(duì)人才管理的需求不相適應(yīng)的種種弊端已顯露出來(lái)。具體可以總結(jié)為：

1.1 企業(yè)人事檔案單一的管理模式與企業(yè)職工層次的多樣性不適應(yīng)。

目前，我國(guó)企業(yè)人事檔案管理大都采用干部人事檔案管理模式進(jìn)行，這種管理模式適合本單位內(nèi)部人事檔案來(lái)源比較單一，僅限于本機(jī)構(gòu)人員，同時(shí)這種模式也方便查找和利用，涉及面比較窄，也很有利于人事檔案的保密工作。企業(yè)職工層次的多樣性決定了企業(yè)的人事檔案管理方法要與之相適應(yīng)。企業(yè)人事檔案還是要堅(jiān)持統(tǒng)一由人事部門(mén)管理，以及企業(yè)人事檔案工作也必須由企業(yè)各級(jí)組織、人事部門(mén)根據(jù)自己的管理權(quán)限負(fù)責(zé)某一級(jí)的人事檔案的管理方式已經(jīng)沒(méi)有辦法再適應(yīng)企業(yè)職工的這種多樣性的特點(diǎn)了。

1.2 僵化的企業(yè)人事檔案管理體制與企業(yè)靈活的用人機(jī)制不適應(yīng)。

隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制的建立，人們的思想觀念發(fā)生了重大改變，企業(yè)在招聘使用員工的時(shí)候，更多地看重個(gè)人的能力，企業(yè)對(duì)員工的約束主要是靠合同、協(xié)議，而不是人事檔案。員工如履行了合同、協(xié)議，即可自由流動(dòng)，選擇更適合自己的崗位。用工制度的變化以及人才之間激烈的競(jìng)爭(zhēng)，出現(xiàn)了許多員工為求個(gè)人發(fā)展而從原來(lái)的單位跳槽到另一單位另謀出路的情況，而舊單位為維護(hù)本單位利益而不放其人事檔案等情況，于是社會(huì)上就出現(xiàn)了“死檔棄檔”、“人檔脫節(jié)”、“人質(zhì)檔案”、“檔案克隆”、“虛假檔案”的情況。加之企業(yè)人才流動(dòng)較快，使現(xiàn)行的人事體制包括人事檔案管理體制難以發(fā)揮其服務(wù)功能，因而也難以適應(yīng)這類(lèi)型企業(yè)靈活的用人機(jī)制需要。

1.3 企業(yè)人事檔案的內(nèi)容不夠完備。

現(xiàn)代企業(yè)制度最明顯的特征是“產(chǎn)權(quán)清晰、權(quán)責(zé)明確、政企分開(kāi)、管理科學(xué)”，人事檔案管理制度作為其中的一項(xiàng)內(nèi)容也要完善起來(lái)，要能夠正確反映出一個(gè)人的個(gè)人經(jīng)歷、德才情況等。企業(yè)是以最大限度激發(fā)員工創(chuàng)造力，達(dá)到最佳的經(jīng)濟(jì)效益作為目標(biāo)，這跟一般的機(jī)關(guān)干部的做法還是有很大的區(qū)別，所以企業(yè)的人事檔案除目前的基本內(nèi)容以外，還應(yīng)結(jié)合企業(yè)自身管理需求充實(shí)一些內(nèi)容。同時(shí)，通過(guò)調(diào)整企業(yè)人事檔案的內(nèi)容構(gòu)成，才能形成具有企業(yè)自身特色的人事檔案管理體系，而不是僅僅照搬干部人事檔案管理體系。

1.4 檔案管理人員素質(zhì)薄弱

由于受傳統(tǒng)觀念的影響，對(duì)檔案管理的認(rèn)識(shí)不足，重視程度不夠。專(zhuān)職檔案管理人員被裁減，且一崗多職，造成檔案工作兼而不顧。還有的檔案人員更換頻繁，因業(yè)務(wù)素質(zhì)不高，難以勝任檔案工作。隨著當(dāng)前企業(yè)規(guī)模不斷擴(kuò)大，員工數(shù)量不斷增多，檔案數(shù)量也與日俱增，檔案管理難度增大，有關(guān)的管理措施未跟上。

1.5 檔案利用價(jià)值不高

由于檔案材料的不完善，不能客觀地反映本人的全貌，使得檔案的利用價(jià)值相對(duì)降低。不重視企業(yè)內(nèi)部的實(shí)績(jī)考核，輕視人事檔案記錄，人為地造成了人員與其檔案的兩者分離，這些原因都不同程度地造成了企業(yè)人事檔案利用率的降低。適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展要求，改進(jìn)人事檔案管理工作的對(duì)策

2.1 建立健全科學(xué)合理的人事檔案管理制度

在人事檔案管理活動(dòng)中，對(duì)于不適應(yīng)新形勢(shì)、新情況、新任務(wù)的規(guī)章制度，必須要進(jìn)行改革，及時(shí)建立新的、更為科學(xué)合理的人事檔案管理制度，使得人事檔案工作更加制度化、規(guī)范化。在檔案的收集上要及時(shí)、完整;在檔案的鑒別上必須遵循“取之有據(jù)，舍之有理”;檔案的整理歸檔要嚴(yán)謹(jǐn)、科學(xué);檔案的借閱應(yīng)根據(jù)具體情況具體分析，對(duì)人力資源管理部門(mén)及其他部門(mén)應(yīng)有所區(qū)別，注意檔案安全;檔案的更新應(yīng)及時(shí)、準(zhǔn)確、完整，尤其應(yīng)注意對(duì)檔案的新內(nèi)容進(jìn)行及時(shí)、主動(dòng)的補(bǔ)充收集。2.2 建立科學(xué)的人事檔案分類(lèi)系統(tǒng)，充實(shí)檔案內(nèi)容

人事檔案的內(nèi)容大同小異，它們之間雖存在著許多共性，但不同類(lèi)別的人員由于他們的工作性質(zhì)、社會(huì)責(zé)任、職業(yè)特點(diǎn)、素質(zhì)要求、任用方式、考核內(nèi)容、社會(huì)評(píng)價(jià)、報(bào)酬待遇等方面的不同，在人事檔案內(nèi)容上也必然存在著較大的差異。國(guó)家公務(wù)員的檔案體現(xiàn)了政治要求，專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員的檔案?jìng)?cè)重于服務(wù)社會(huì)、創(chuàng)新技術(shù)的業(yè)績(jī)記載，中介組織人員的檔案體現(xiàn)其誠(chéng)信和非官方人員的特色。在同一個(gè)人的人事檔案中也是有差別的，如有的內(nèi)容可以進(jìn)入公共信息體系，有的則只能處于高度的保密狀態(tài)。根據(jù)這一情況，我們可以在信息化和市場(chǎng)化的基礎(chǔ)上分類(lèi)管理人事檔案。根據(jù)不同類(lèi)別的人員設(shè)計(jì)不同的管理制度，對(duì)檔案的功能進(jìn)行重新定位，增加反映個(gè)人個(gè)性特點(diǎn)和專(zhuān)業(yè)能力的資料，使人事檔案更加貼近社會(huì)和用人單位的需求，提高人事檔案的利用效率，提高人事檔案的價(jià)值。

2.3 加快人事檔案管理工作的科學(xué)化、現(xiàn)代化進(jìn)程

人事檔案管理工作的科學(xué)化、現(xiàn)代化既包括管理手段的科學(xué)化、現(xiàn)代化，又包括管理理念的現(xiàn)代化、科學(xué)化。管理手段的科學(xué)化、現(xiàn)代化，最終是要在企業(yè)中建立一個(gè)以企業(yè)員工人事檔案信息為基礎(chǔ)的員工信息系統(tǒng)。而這個(gè)系統(tǒng)的初步要求則是建立人機(jī)結(jié)合的技術(shù)性管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)人事檔案的計(jì)算機(jī)管理。

2.4 引進(jìn)高素質(zhì)人才，加強(qiáng)人員培訓(xùn)，提高人員素質(zhì)

人才是企業(yè)前進(jìn)、發(fā)展的動(dòng)力，對(duì)于檔案管理部門(mén)來(lái)說(shuō)亦是同樣的道理。在知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，在現(xiàn)代化程度不斷提高的今天，引進(jìn)高素質(zhì)的檔案人才是企業(yè)檔案工作發(fā)展的必然要求。在引進(jìn)高素質(zhì)人才的同時(shí)，企業(yè)也應(yīng)注重對(duì)現(xiàn)有檔案人員的培訓(xùn)，使其適應(yīng)新形勢(shì)下的新要求，從而全面提高企業(yè)檔案管理人員的素質(zhì)。

2.5 增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)，積極主動(dòng)的提供利用

人力資源管理知人、選人、用人、留人、育人的重要途徑是人事檔案信息的提供，所以人事檔案管理人員應(yīng)認(rèn)清形勢(shì)，擺正位置，端正態(tài)度，增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)，改變長(zhǎng)期以來(lái)坐等上門(mén)的被動(dòng)服務(wù)方式，增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)，積極主動(dòng)地為企業(yè)人力資源管理提供信息服務(wù)。人事檔案管理服務(wù)于人力資源管理，促進(jìn)企業(yè)人力資源管理，是企業(yè)知識(shí)管理的基礎(chǔ)。

2.6 建立人事檔案的網(wǎng)絡(luò)化管理模式，增強(qiáng)人事檔案的信息服務(wù)

功能檔案管理要與時(shí)俱進(jìn)，就要實(shí)現(xiàn)數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化的管理開(kāi)放式的人才信息服務(wù)網(wǎng)絡(luò)則為人事檔案現(xiàn)代化管理構(gòu)建了堅(jiān)實(shí)的實(shí)用平臺(tái)。這樣，既可以提高效率，也可以降低社會(huì)

管理的成本。

人事檔案管理工作是企業(yè)中不可或缺的管理工作之一，其改革已經(jīng)提上了日程，在這一改變過(guò)程中，改變舊有模式，建立新型管理系統(tǒng)，借助現(xiàn)代化的技術(shù)與觀念，全面開(kāi)發(fā)信息資源，充分有效地利用人事檔案的價(jià)值，從而促進(jìn)人事檔案管理工作不斷走上法制化、科學(xué)化、規(guī)范化的軌道。

第三篇：我國(guó)企業(yè)人事檔案管理現(xiàn)狀及對(duì)策研究

我國(guó)企業(yè)人事檔案管理現(xiàn)狀及對(duì)策研究

王書(shū)平

摘要：人事檔案是國(guó)家機(jī)構(gòu)和社會(huì)組織在人事管理工作中形成的, 記述和反映個(gè)人品德作風(fēng)、業(yè)務(wù)能力、工作業(yè)績(jī)、健康狀況, 是歷史地、全面地考察管理員工的重要依據(jù)。隨著我國(guó)社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)建設(shè)的不斷建立和完善, 企業(yè)的規(guī)模不斷擴(kuò)大,員工數(shù)量不斷增加, 傳統(tǒng)的企業(yè)人事檔案管理在材料構(gòu)成、管理體制、管理的方式方法、提供利用等方面都存在著明顯的不足。因此，我們應(yīng)當(dāng)研究新情況、解決新問(wèn)題, 不斷加強(qiáng)和改進(jìn)企業(yè)的人事檔案管理, 已成為當(dāng)前企業(yè)人事檔案管理部門(mén)的一個(gè)新課題。人事檔案工作的管理要逐步實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化、科學(xué)化, 只有這樣才能在新形勢(shì)下為企業(yè)的發(fā)展發(fā)揮重要作用。

關(guān)鍵詞：人事檔案檔案管理管理體制

一、我國(guó)企業(yè)人事檔案管理問(wèn)題分析

1.檔案管理制度不完善，檔案管理意識(shí)不強(qiáng)

在我國(guó)，多數(shù)國(guó)有企業(yè)把精力和資金主要放在生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)、產(chǎn)品銷(xiāo)售、改善企業(yè)形象上，對(duì)檔案基礎(chǔ)工作的投入不夠，甚至片面地認(rèn)為沒(méi)必要把太多的精力用在人事檔案管理上。這樣就導(dǎo)致了國(guó)有企業(yè)人事檔案管理工作缺乏科學(xué)性，利用率低的現(xiàn)狀，越來(lái)越不能滿(mǎn)足現(xiàn)實(shí)工作的需要。

2.檔案內(nèi)容陳舊、簡(jiǎn)單

人事檔案具有動(dòng)態(tài)性強(qiáng)的特點(diǎn)，因?yàn)楫?dāng)事人每時(shí)每刻都在譜寫(xiě)自己的歷史，各方面的情況都在發(fā)生變化，因而決定了人事檔案必須依據(jù)當(dāng)事人的情況變化而不斷增加新內(nèi)容，補(bǔ)充新材料，及時(shí)提供反映最近的業(yè)務(wù)工作進(jìn)展及崗位責(zé)任制執(zhí)行情況，然而目前仍然有不少?lài)?guó)有企業(yè)的人事檔案材料僅記錄了員工的履歷、入黨入團(tuán)材料、畢業(yè)參加工作材料、任免材料等基本信息，而缺乏反映最近的業(yè)務(wù)工作進(jìn)展、崗位責(zé)任執(zhí)行情況、目前參加學(xué)習(xí)和培訓(xùn)及最新取得的創(chuàng)造發(fā)明和科研成果等“現(xiàn)在時(shí)”材料。已不適應(yīng)新形勢(shì)的發(fā)展。在人事管理工作中，只有詳盡的掌握員工情況的“過(guò)去時(shí)”和“現(xiàn)在時(shí)”，才能更加準(zhǔn)確的把握員工的“將來(lái)時(shí)”，搞好人才預(yù)測(cè)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)人才，選拔人才一，做到人盡其才。

3、管理手段落后

在數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、信息共享的社會(huì)中，國(guó)有企業(yè)人事檔案的管理手段明顯落后，不適應(yīng)現(xiàn)代化的要求。一是手工操作使檔案不易于檢索利用，易被人為破壞，使檔案材料喪失了真實(shí)性、嚴(yán)肅性、權(quán)威性，導(dǎo)致人力資源的配置以及未來(lái)人力資源的供求缺乏有效依據(jù)。二是有的檔案轉(zhuǎn)遞不及時(shí)，操作程序不規(guī)范。例如，有的人早已跳槽，但其人事檔案還未按規(guī)定轉(zhuǎn)遞到新單位。有的企業(yè)違反規(guī)定，把人事檔案當(dāng)成普通郵件寄送，不通過(guò)機(jī)要交通轉(zhuǎn)遞，容易造成檔案丟失；還有的企業(yè)在人事檔案轉(zhuǎn)遞過(guò)程中，不填寫(xiě)轉(zhuǎn)遞單，不經(jīng)密封鈐印，就隨意將檔案交給本人自帶，致使篡改、丟失人事檔案的現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生。這些情況不僅不利于個(gè)人的工作發(fā)展，也不利于國(guó)有企業(yè)人事檔案的規(guī)范化管理觀念上重政治輕業(yè)務(wù)。

4、企業(yè)干部與工人檔案分離

這種管理體系不符合現(xiàn)代企業(yè)對(duì)人力資源管理的要求，也不便于人事檔案的管理和利用。除干部檔案管理體系較為健全外，其他類(lèi)人事檔案不能全面真實(shí)地反映各類(lèi)人員的歷史與現(xiàn)狀。干部檔案的內(nèi)容一般分十大類(lèi):履歷材料、自傳及屬于自傳性質(zhì)的材料、鑒定材料、考核材料、政審材料、入黨入團(tuán)材料、獎(jiǎng)勵(lì)材料、處分材料、反映職務(wù)職稱(chēng)工資情況的材料和其他材料。由于工作性質(zhì)所決定，其它各類(lèi)人員的基本情況決不是上述十類(lèi)所能包含的，不能客觀全面地記錄和反映一個(gè)人的全貌，不利于人員的選拔和任用?，F(xiàn)代企業(yè)人事制度改革后，普遍實(shí)行全員勞動(dòng)合同制，形成了不拘一格選拔人才的用人機(jī)制和能上能下的干部制度，并統(tǒng)一采用“企業(yè)技能工資制”或“崗位技能工資制”。這些變化使得企業(yè)干部與工人的身份界限日趨淡化，干部與工人的崗位可以互換。而大部分國(guó)有企業(yè)的檔案管理制度在新的人事制度前顯得過(guò)于陳舊。

5、鑒定審查把關(guān)不嚴(yán)，內(nèi)容失真

真實(shí)性是人事檔案的基本要求，是人事檔案能否發(fā)揮作用的基礎(chǔ)和賴(lài)以存在的前提，內(nèi)容失真的材料會(huì)誤導(dǎo)人事工作，造成嚴(yán)重的后果。然而一些單位的人事部門(mén)在審查材料時(shí)，把關(guān)不嚴(yán)，使一些虛假材料順利地進(jìn)入個(gè)人檔案，如個(gè)人年齡越填越小，參加工作時(shí)間越填越早，學(xué)歷越填越高，給工齡認(rèn)定、退休時(shí)間核準(zhǔn)以及工資晉升，甚至勞保福利的發(fā)放等都帶來(lái)了許多麻煩。

二、改進(jìn)企業(yè)人事檔案管理的對(duì)策

1、強(qiáng)化各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的檔案意識(shí)

檔案工作中出現(xiàn)的諸多問(wèn)題，其根源在于組織人事部門(mén)和單位領(lǐng)導(dǎo)的檔案意識(shí)淡薄，沒(méi)有從思想上真正認(rèn)識(shí)人事檔案及其工作的重要性。因此，增強(qiáng)組織人事部門(mén)和單位領(lǐng)導(dǎo)的檔案意識(shí)，是解決當(dāng)前人事檔案工作中存在的問(wèn)題，提高工作質(zhì)量和水平的根本途徑。企業(yè)人事部門(mén)的領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)認(rèn)真貫徹中央的有關(guān)指示和規(guī)定精神，正確認(rèn)識(shí)人事檔案工作的特點(diǎn)、地位和作用，從人、財(cái)、物諸方面積極支持人事檔案工作。從事人事檔案工作的同志也應(yīng)加強(qiáng)宣傳，經(jīng)常向領(lǐng)導(dǎo)宣傳人事檔案的價(jià)值和人事檔案工作的地位與作用，宣傳檔案法規(guī)和有關(guān)人事檔案工作的方針、政策，宣傳本單位在人事檔案工作中取得的成績(jī)，反映面臨的困難和問(wèn)題，以增強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)的檔案意識(shí)，爭(zhēng)取領(lǐng)導(dǎo)的重視和關(guān)心。

2、及時(shí)更新的人事檔案材料

針對(duì)人事檔案內(nèi)容陳舊簡(jiǎn)單的狀況，有關(guān)部門(mén)應(yīng)在人事檔案材料內(nèi)容建設(shè)上注意補(bǔ)充能反映當(dāng)事人動(dòng)態(tài)的檔案材料。具體而言，一是反映個(gè)人全面素質(zhì)的檔案材料，如反映當(dāng)事人身體狀況、知識(shí)儲(chǔ)備、能力素養(yǎng)和心理素質(zhì)等方面的材料，其中有關(guān)個(gè)人心理素質(zhì)和能力素質(zhì)的材料應(yīng)是重點(diǎn)補(bǔ)充的內(nèi)容。在反映心理素質(zhì)的有關(guān)內(nèi)容中，應(yīng)側(cè)重反映當(dāng)事人的性格特性、合作精神、創(chuàng)新意識(shí)等;二是反映個(gè)人業(yè)務(wù)考核成績(jī)方面的檔案材料。

3、增強(qiáng)硬件建設(shè)

計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展,勢(shì)必帶來(lái)檔案管理工作的變革。采用計(jì)算機(jī)技術(shù)進(jìn)行檔案管理是檔案工作現(xiàn)代化的前提條件和重要標(biāo)志,它使得傳統(tǒng)的管理模式和操作方式得到了本質(zhì)的改變,體現(xiàn)了管理的科學(xué)化和高效率。使用計(jì)算機(jī)管理檔案可減輕檔案管理者的勞動(dòng)強(qiáng)度,提高工作效率。利用計(jì)算機(jī)管理,信息準(zhǔn)確、可靠、檔案壽命延長(zhǎng)。由于人事檔案的工資、職稱(chēng)、學(xué)歷、崗位等動(dòng)態(tài)信息是經(jīng)常發(fā)生變化的，尤其是員工的職務(wù)、崗位變動(dòng)大,人員的招聘、調(diào)動(dòng)、退休等現(xiàn)象，以及社保、醫(yī)保參保情況等,這些信息可以隨時(shí)輸入計(jì)算機(jī)。使人事檔案數(shù)據(jù)化、信息化。人事檔案材料的歸檔、統(tǒng)計(jì)、查閱等項(xiàng)工作實(shí)行計(jì)算機(jī)操作以后,不僅速度快、自動(dòng)化程度高,而且計(jì)算精確、可靠,使用方便。同時(shí)還會(huì)大

大減少檔案的磨損程度,使其長(zhǎng)期保存、延長(zhǎng)壽命。增強(qiáng)檔案管理的硬件建設(shè)，利用現(xiàn)代技術(shù)，提高管理現(xiàn)代化水平，是實(shí)現(xiàn)檔案管理工作準(zhǔn)確、高效的重要條件。檔案管理工作進(jìn)入了一個(gè)全新的現(xiàn)代化管理階段，這就需要在檔案管理上應(yīng)增強(qiáng)現(xiàn)代化管理意識(shí)，加大檔案管理的硬件投入，使檔案工作為人才工作的服務(wù)真正達(dá)到快速、準(zhǔn)確。

4、改進(jìn)管理制度

應(yīng)建立與現(xiàn)代人事政策制度(如人事代理制、干部能上能下的用人制度、干部轉(zhuǎn)崗分流的人事政策、全員聘任制等)相適應(yīng)的人事檔案管理制度，而不僅僅是單一的干部檔案管理制度。淡化干部、工人檔案的區(qū)分，將其統(tǒng)一管理，可以用一個(gè)中性名詞，如：?jiǎn)T工檔案或職工檔案為取代，所有員工的檔案都應(yīng)根據(jù)企業(yè)及人事制度改革的需要。

5、提高人事檔案工作人員業(yè)務(wù)素質(zhì)

檔案工作人員是人事檔案工作的主體，起主導(dǎo)、支配作用，提高人事檔案工作人員的政治素質(zhì)、科學(xué)文化素質(zhì)、業(yè)務(wù)素質(zhì)和職業(yè)道德修養(yǎng)是人事檔案工作質(zhì)量的關(guān)鍵。隨著科學(xué)技術(shù)的飛速發(fā)展和廣泛應(yīng)用，檔案工作人員面臨著知識(shí)化、專(zhuān)業(yè)化的嚴(yán)竣挑戰(zhàn)，加強(qiáng)科學(xué)文化知識(shí)的學(xué)習(xí)，拓寬知識(shí)面，加深人事檔案管理研究、解決問(wèn)題的對(duì)策新知識(shí)結(jié)構(gòu)是檔案管理人員的當(dāng)務(wù)之急。此外，還應(yīng)加強(qiáng)業(yè)務(wù)素質(zhì)的培養(yǎng)，以適應(yīng)人事檔案管理日益復(fù)雜、逐漸現(xiàn)代化的發(fā)展趨勢(shì)。

人事檔案工作人員必須更新觀念，改變傳統(tǒng)的被動(dòng)服務(wù)作用，做到及時(shí)掌握黨和國(guó)家最新的人才政策、人事制度以及當(dāng)前人才流動(dòng)規(guī)律，了解組織人事部門(mén)的現(xiàn)實(shí)需要，及時(shí)主動(dòng)提供全面、準(zhǔn)確的人事檔案，為人事管理工作服務(wù)。同時(shí)，人事檔案工作人員要有較強(qiáng)的敬業(yè)精神，工作必須不怕麻煩，做到認(rèn)真仔細(xì)，辦事一定要堅(jiān)持原則，嚴(yán)格遵守人事檔案管理制度，確保人事檔案工作的嚴(yán)肅性。

綜上所述，國(guó)有企業(yè)人事檔案管理要發(fā)展與完善，我們應(yīng)該從強(qiáng)化各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的檔案意識(shí)、及時(shí)更新補(bǔ)充人事檔案材料、增強(qiáng)硬件建設(shè)、改進(jìn)管理制度、提高人事檔案工作人員業(yè)務(wù)素質(zhì)入手，努力提高人事檔案材料的質(zhì)量。

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姓名：王書(shū)平單位：山西潞安集團(tuán)慈林山煤業(yè)有限公司 郵編：046605通訊地址：山西省長(zhǎng)治市長(zhǎng)子縣慈林山煤礦 聯(lián)系電話(huà)1：***聯(lián)系電話(huà)2：***

第四篇：人事檔案管理問(wèn)題及創(chuàng)新思考

人事檔案管理問(wèn)題及創(chuàng)新思考

摘 要：本文主要結(jié)合人事檔案管理實(shí)際情況，首先闡述了人事檔案管理的重要性，接著指出了當(dāng)前人事檔案管理存在的主要問(wèn)題，最后對(duì)提升人事檔案管理水平給出了幾點(diǎn)創(chuàng)新性思考策略，以供相關(guān)部門(mén)參考借鑒。

關(guān)鍵詞：人事檔案；管理問(wèn)題；創(chuàng)新思考；策略

隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的迅猛發(fā)展，社會(huì)各行各業(yè)對(duì)人才的需求以及要求也愈來(lái)愈大，人事檔案也逐漸得到了重視，這為有效開(kāi)展人事檔案管理工作奠定了基礎(chǔ)。人事檔案是由國(guó)家機(jī)構(gòu)以及社會(huì)組織在人事管理活動(dòng)中直接產(chǎn)生的，其具有全面性、真實(shí)性、流動(dòng)性以及機(jī)密性四大特征，對(duì)個(gè)人活動(dòng)、學(xué)識(shí)水平、工作表現(xiàn)等都進(jìn)行了詳細(xì)記錄，以個(gè)人為單位集中保存起來(lái)的以方便用人單位等進(jìn)行考核利用的歷史記錄。人事檔案管理工作的完整性以及有效性對(duì)于個(gè)人以及用人單位均十分重要。伴隨著科技的進(jìn)步以信息化大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來(lái)，傳統(tǒng)的人事檔案管理模式已經(jīng)無(wú)法適應(yīng)新形勢(shì)的要求。因此，必須要根據(jù)人事檔案問(wèn)題，思考探索出人事管理的創(chuàng)新性策略，以期進(jìn)一步提升人事檔案管理水平。人事檔案管理工作的重要性

人事檔案可以映射出各種人才的專(zhuān)業(yè)、研究方向以及個(gè)人的特長(zhǎng)。做好人事檔案管理工作有利于人才的合理配置。一是通過(guò)人事檔案管理能夠有效挑選出優(yōu)秀的人才，并結(jié)合單位實(shí)際情況以及未來(lái)的發(fā)展方向，有針對(duì)性的制定出培養(yǎng)人才的計(jì)劃，充分挖掘工作人員潛能，使優(yōu)秀人才脫穎而出，從而推動(dòng)單位事業(yè)的發(fā)展。二是人事檔案是單位進(jìn)行選拔、考察以及任用人才的第一手資料，通過(guò)人事檔案管理有利于單位對(duì)工作人員的職位進(jìn)行科學(xué)合理分配。三是通過(guò)人事檔案管理可以實(shí)現(xiàn)信息共享，科學(xué)預(yù)測(cè)出人力資源的需求，不斷優(yōu)化人力資源配置。人事檔案管理存在的主要問(wèn)題

2.1 舊的人事檔案管理方式太過(guò)繁瑣

以往的人事檔案管理屬于紙質(zhì)管理，對(duì)于檔案的收集、整理、?b別、裝訂、保管、錄入、查詢(xún)等各個(gè)環(huán)節(jié)均需要憑借檔案管理工作人員手工去完成，不但特別繁瑣、復(fù)雜、低效，容易出現(xiàn)差錯(cuò)，并且需要耗費(fèi)人力以及大量的時(shí)間才能夠較好的完成。假如碰到比較少的信息需求的時(shí)候借助于人工查閱還可以從容應(yīng)對(duì)，若碰到大批量的檔案信息需求，那么憑借手工對(duì)檔案進(jìn)行檢索、提取、查閱、摘錄等事項(xiàng)將會(huì)是一個(gè)特別復(fù)雜的工程，給檔案人員增加極大的勞動(dòng)強(qiáng)度，且時(shí)常會(huì)出現(xiàn)一些錯(cuò)誤，給工作帶來(lái)了一定的阻礙。在具體的檔案查詢(xún)過(guò)程中，程序復(fù)雜、繁瑣，要求查閱登記以及檢索等諸多要求，這在很大程度上影響了辦事的時(shí)效性。

2.2 人事檔案受人為影響較大

在人事檔案中經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)一些造假現(xiàn)象。有些檔案管理人員的素質(zhì)欠缺，當(dāng)前社會(huì)的誘惑力比較大，假如檔案管理人員經(jīng)受不了外界的誘惑，往往會(huì)直接將某些重要的人事檔案信息泄露，直接影響到人事檔案的保密性。雖說(shuō)我國(guó)近年來(lái)強(qiáng)化了人事檔案管理的力度，但是受人為篡改的現(xiàn)象依然屢禁不絕，如某些人為了滿(mǎn)足一己私欲以及自身目的對(duì)人事檔案信息進(jìn)行冒充別人或者是憑借人事檔案管理漏洞偽造材料，對(duì)我國(guó)的人事檔案管理制度構(gòu)成了極大威脅。

2.3 人事檔案質(zhì)量較低

當(dāng)前，人事檔案內(nèi)容編制中雷同、有關(guān)資料信息單一的特點(diǎn)特別明顯，如此人事檔案信息很難找出個(gè)人的特點(diǎn)、專(zhuān)業(yè)以及擅長(zhǎng)的領(lǐng)域，很難有讓人耳目一新的感覺(jué)。這種人事檔案根本無(wú)法較好的反映出人盡其才的人事檔案管理理念，用人單位在進(jìn)行人才選拔和晉升的過(guò)程中都需要通過(guò)人事檔案中記錄的內(nèi)容進(jìn)行參考，一旦出現(xiàn)內(nèi)容雷同、資料單一的人事資料會(huì)對(duì)個(gè)人前途產(chǎn)生嚴(yán)重影響，無(wú)法充分發(fā)揮出個(gè)人的價(jià)值。

2.4 人事檔案管理信息化水平較低

伴隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，人事檔案信息管理系統(tǒng)開(kāi)展得到廣泛應(yīng)用，但是技術(shù)還不夠成熟，有些單位依然采取手工操作的方式來(lái)替代計(jì)算機(jī)信息化的檔案管理方式，這種管理方式不利于人事檔案管理信息化發(fā)展以及管理管理效率的提升。人事檔案管理創(chuàng)新性策略

3.1 不斷完善人事檔案管理制度

人事檔案管理屬于一項(xiàng)復(fù)雜的工作，需要對(duì)有關(guān)制度進(jìn)行不斷完善才可以確保各項(xiàng)業(yè)務(wù)的順利開(kāi)展。所以對(duì)人事檔案管理制度進(jìn)行逐步優(yōu)化，才能確保人事檔案管理水平的提升。在構(gòu)建人事檔案管理制度時(shí)應(yīng)該將社會(huì)具體去求以及相關(guān)理論進(jìn)行有機(jī)融合，確保制度的有效實(shí)施。尤其對(duì)材料的收集以及管理進(jìn)行嚴(yán)格執(zhí)行，對(duì)人事檔案內(nèi)的虛假資料要及時(shí)篩選，有效做到確保人事檔案的真實(shí)有效性。此外，要對(duì)人事檔案整理工作的工作職責(zé)以及要求進(jìn)行不斷完善，確保人事檔案卷宗的整理更為合理、全面、科學(xué)，確保單位用人制度的有效性。

3.2 逐步提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)

隨著社會(huì)現(xiàn)代化水平的不斷提高，舊的人事檔案管理模式已經(jīng)遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能適應(yīng)現(xiàn)代化的管理需求。必須要加強(qiáng)檔案管理工作人員隊(duì)伍的建設(shè)，憑借業(yè)務(wù)培訓(xùn)活動(dòng)不斷提高人事檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)水平。首先，要向高等院校以及社會(huì)等多途徑、多渠道引進(jìn)專(zhuān)業(yè)檔案管理人員；其次，現(xiàn)有檔案管理工作人員自身必須要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的管理模式，不斷調(diào)整檔案管理的方法以及手段，平時(shí)要多強(qiáng)化計(jì)算機(jī)、信息管理等專(zhuān)業(yè)知識(shí)的學(xué)習(xí)，逐步提高升人事檔案管理，迅速適應(yīng)現(xiàn)代化人事檔案管理的需求；最后，要不斷培養(yǎng)人事檔案管理人員的服務(wù)意識(shí)，加強(qiáng)與各部門(mén)之間的合作交流，不斷更新個(gè)人檔案信息，確保人事檔案內(nèi)容的完整性以及豐富性，從而更好為人力資源合理配置提供有效服務(wù)。

3.3 強(qiáng)化社會(huì)公眾的檔案信息化意識(shí)的培養(yǎng)

針對(duì)人事檔案管理的涉密性以及隱蔽性，廣大群眾普遍認(rèn)為檔案管理的內(nèi)容就是報(bào)備人事材料以及提供相關(guān)的信息查閱，其潛在的意義以及價(jià)值是社會(huì)公眾并沒(méi)有過(guò)多的關(guān)注，這就在一定程度上忽略了人事檔案管理在人才選拔以及人才培養(yǎng)中所發(fā)揮的重要作用。人們對(duì)于人事檔案管理信息化的意識(shí)均比較低。在計(jì)算機(jī)信息時(shí)代的環(huán)境下，需要采取有效的方式進(jìn)行宣傳教育，不斷激發(fā)社會(huì)公眾的檔案信息意識(shí)，憑借宣傳教育不斷更新人們的理念，引導(dǎo)大家深入的認(rèn)識(shí)人事檔案管理工作的重要性，更加關(guān)注人事檔案管理的信息化建設(shè)。人事檔案信息化管理并不完全是單純的信息累積以及信息技術(shù)操作，更應(yīng)該是充分應(yīng)用信息技術(shù)的有利條件，實(shí)現(xiàn)信息資源的共享，促進(jìn)社會(huì)發(fā)展進(jìn)步以及經(jīng)濟(jì)轉(zhuǎn)型的科技力量。

3.4 不斷提升人事檔案管理的信息化水平

如今是計(jì)算機(jī)信息化以及網(wǎng)絡(luò)化的社會(huì)，人事檔案的信息化管理屬于社會(huì)發(fā)展趨勢(shì)。在信息化時(shí)代大背景的促進(jìn)下，需要積極引入現(xiàn)代化的科技手段，對(duì)人事檔案管理實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化、網(wǎng)絡(luò)化以及文檔化一體化的管理模式，各個(gè)單位可以把每名員工的檔案資料輸入到計(jì)算機(jī)內(nèi)，從而形成數(shù)據(jù)化的檔案資料。借助于計(jì)算機(jī)進(jìn)行及時(shí)且快速地進(jìn)行收集、整理、分類(lèi)、歸檔、保存，那么干部人員的電子檔案的作用將會(huì)等到有效的發(fā)揮。此外，可以不斷拓寬人事檔案的容量，對(duì)人事信息資源進(jìn)行合理分類(lèi)，為用戶(hù)的檢索、查詢(xún)以及實(shí)現(xiàn)信息共享提供極大便利，使檔案管理由單

一、被動(dòng)、封閉的服務(wù)層次，不斷向全面、主動(dòng)、開(kāi)放的層次發(fā)展，確保人事檔案的系統(tǒng)性、完整性以及準(zhǔn)確性，為領(lǐng)導(dǎo)干部以及社會(huì)公眾提供更加便利、有效的服務(wù)。

參考文獻(xiàn)

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作者簡(jiǎn)介

鄧明明（1976-），女，漢族，湖南省邵陽(yáng)市人，本科學(xué)歷，助理工程師，從事人事檔案工作。

第五篇：關(guān)于大學(xué)生人事檔案管理問(wèn)題的探討

關(guān)于大學(xué)生人事檔案管理問(wèn)題的探討

摘要：人事檔案是人事工作的中心環(huán)節(jié)，是人事工作的基礎(chǔ)，同時(shí)服務(wù)于人事工作。高等院校畢業(yè)生檔案是國(guó)家人事檔案管理的重要組成部分，是大學(xué)生在校期間學(xué)習(xí)、生活以及各種社會(huì)實(shí)踐的真實(shí)歷史記錄，是學(xué)校教育、考察、培養(yǎng)準(zhǔn)人才的第一手資料，更是用人單位選拔聘用、考核培養(yǎng)的主要依據(jù)。因此，加強(qiáng)人事檔案管理是高校畢業(yè)生適應(yīng)社會(huì)、謀求發(fā)展的基本需求。本文通過(guò)對(duì)大學(xué)生人事檔案管理工作中存在的問(wèn)題進(jìn)行探討，并為提高其效能提供相應(yīng)的建議，以期望能夠?qū)ξ覈?guó)當(dāng)前大學(xué)生人事檔案管理工作的加強(qiáng)提供一點(diǎn)可借鑒之處。

關(guān)鍵詞：大學(xué)生，人事檔案管理，存在問(wèn)題，對(duì)策措施加強(qiáng)大學(xué)生人事檔案管理工作的重要意義

高校畢業(yè)生人事檔案是大學(xué)生在校期間的生活、學(xué)習(xí)及各種社會(huì)實(shí)踐的真實(shí)寫(xiě)照。通過(guò)人事檔案動(dòng)態(tài)地分析大學(xué)生的人生軌跡，可以預(yù)測(cè)其發(fā)展?jié)摿?，及時(shí)發(fā)現(xiàn)人才，避免壓制人才，埋沒(méi)人才。凡有利于企業(yè)和社會(huì)發(fā)展的都是有用人才，只是行業(yè)和層次不同，作用各異。依據(jù)人事檔案提供的信息，可以使各類(lèi)人才揚(yáng)長(zhǎng)避短，最大限度地發(fā)揮其才能。促進(jìn)部門(mén)之間、系統(tǒng)之間、組織與組織之間人才合理地流動(dòng)，避免人才積壓和用非所學(xué)的現(xiàn)象，為組織和部門(mén)發(fā)展科學(xué)地配置人力資源。因此，加強(qiáng)對(duì)高校畢業(yè)生人事檔案工作的管理，是高校畢業(yè)生立足社會(huì)、謀求發(fā)展的基礎(chǔ)，更是促進(jìn)高校畢業(yè)生就業(yè)的重要手段。當(dāng)前大學(xué)生人事檔案管理中存在的問(wèn)題

2.1檔案管理意識(shí)不到位

人事單位檔案的管理是一項(xiàng)非常重要的工作，但是由于很多事業(yè)單位對(duì)這項(xiàng)工作不夠重視，故意削弱檔案管理機(jī)構(gòu)力量，不單獨(dú)建立專(zhuān)門(mén)的檔案管理機(jī)構(gòu)，不配備專(zhuān)職的工作人員。檔案人員沒(méi)有按中央組織部明文規(guī)定執(zhí)行。檔案管理設(shè)施投入嚴(yán)重不足，有的沒(méi)有做到庫(kù)房、辦公室、閱檔室三室分開(kāi)；有的甚至連檔案庫(kù)房所必須的溫度計(jì)、滅火器等基本設(shè)備都沒(méi)配備。檔案管理制度缺乏，缺乏嚴(yán)格的管理措施等，嚴(yán)重制約了檔案的利用和流動(dòng)。

2.2檔案管理安全性不足

檔案是歷史的真實(shí)記錄，通過(guò)利用檔案，可以清楚地了解員工過(guò)去的工作軌跡，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，為領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)決策和科學(xué)管理提供重要的參考和依據(jù)。但是由于檔案管理不夠嚴(yán)格，檔案造假、檔案丟失的事情時(shí)有發(fā)生。檔案造假是經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)的一個(gè)現(xiàn)象，也是目前來(lái)說(shuō)一個(gè)比較嚴(yán)重的問(wèn)題。另外丟失檔案的事情也頻頻發(fā)生。檔案的材質(zhì)通常都是使用紙張，并且檔案是由個(gè)人所在的事業(yè)單位所保管的，一旦個(gè)人不要這份檔案，檔案就會(huì)被發(fā)回其原有戶(hù)籍地保存。在檔案被保存的地方，很多時(shí)候會(huì)發(fā)生不可預(yù)測(cè)的一些自然或人為災(zāi)難等，例如地震水災(zāi)等。檔案的丟失對(duì)于事業(yè)單位和國(guó)家來(lái)說(shuō)都是有著一些影響的，所以我們一定要把改進(jìn)人事檔案管理的工作提到日程上來(lái)。

2.3檔案的收集不夠全面、整理不夠規(guī)范

目前高校學(xué)生的檔案所涉及的材料和內(nèi)容較為繁多，加之缺少建檔標(biāo)準(zhǔn)，導(dǎo)致高校學(xué)生檔案的收集不夠全面、整理不夠規(guī)范。經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)像材料書(shū)寫(xiě)不規(guī)范、紙張規(guī)格不一、材料缺欠等諸多問(wèn)題。許多反映學(xué)生綜合素質(zhì)的材料得不到及時(shí)的歸檔，如大學(xué)生英語(yǔ)四、六級(jí)證書(shū)復(fù)印件、大學(xué)生能力、技能競(jìng)賽證書(shū)復(fù)印件等等?，F(xiàn)有大多數(shù)歸檔材料只是大學(xué)生高考錄取時(shí)的材料、學(xué)習(xí)成績(jī)總表、入黨入團(tuán)材料、體檢表等，這不利于全面了解每一位學(xué)生的實(shí)際情況和個(gè)性特點(diǎn)。從檔案中既看不出該生有什么突出成績(jī)，也發(fā)現(xiàn)不了其有什么專(zhuān)長(zhǎng)，對(duì)學(xué)生的鑒定存在評(píng)述模式化傾向，成績(jī)多是千篇一律的評(píng)價(jià)套語(yǔ)，缺點(diǎn)則是千人一面的希望之詞，很難反映出一個(gè)人的真實(shí)情況。在強(qiáng)化素質(zhì)教育，提倡培養(yǎng)復(fù)合型人才的今天，如果仍然沿用傳統(tǒng)的歸檔范圍，那是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的。

2.4仍然沿用傳統(tǒng)的管理方式，尚未構(gòu)建全面的信息化管理機(jī)制

伴隨著當(dāng)前現(xiàn)代信息技術(shù)的飛速發(fā)展，信息技術(shù)對(duì)于高等院校人事檔案管理工作也具有非常積極的意義。但是，就我國(guó)當(dāng)前高等院校人事檔案管理工作的開(kāi)展現(xiàn)狀來(lái)看，基本上仍然在沿用傳統(tǒng)的管理方式，尚未構(gòu)建全面的信息化管理機(jī)制。檔案管理模式老套、技術(shù)陳舊落后。研究者指出目前還沒(méi)有推出一套完整適用、統(tǒng)一規(guī)范的學(xué)生檔案管理應(yīng)用軟件，學(xué)生檔案的管理基本上還處于傳統(tǒng)的、原始的實(shí)體管理模式中。大學(xué)生檔案管理體制、管理模式、技術(shù)手段滯后于信息時(shí)代。由于高等院校人事檔案管理部門(mén)配置人員數(shù)量少、信息化建設(shè)程度不高，使得工作人員常年都在進(jìn)行相關(guān)檔案材料的收集、整理以及歸檔工作，工作任務(wù)繁重，也就難以有過(guò)多精力去進(jìn)行本單位信息化管理系統(tǒng)的研究與開(kāi)發(fā)。有效解決大學(xué)生人事檔案管理問(wèn)題的對(duì)策

3.1重視人事檔案管理工作

學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)高度重視人事檔案管理工作，將其納入到議事日程。要建立檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組，領(lǐng)導(dǎo)小組要在很多方面對(duì)檔案管理工作進(jìn)行支持，最為主要的就是在設(shè)備、工人和規(guī)定上對(duì)其進(jìn)行支持。其次，檔案管理的工作設(shè)施以及環(huán)境需要加強(qiáng)，從軟件到硬件設(shè)備的建設(shè)都是需要進(jìn)行改善。另外，還應(yīng)該向畢業(yè)學(xué)生大力宣傳人事檔案的重要性，提升他們對(duì)人事檔案的認(rèn)知度，及時(shí)與人才服務(wù)機(jī)構(gòu)保持長(zhǎng)期的聯(lián)系，進(jìn)而有效地降低檔案的遺失和銷(xiāo)毀率。

3.2加強(qiáng)檔案管理制度建設(shè)

規(guī)范的檔案管理必須建立完善的保管制度，還必須建立人事檔案利用制度。歸檔的檔案是需要進(jìn)行周密審核的，想要從單位借走檔案查看，必須要得到這個(gè)單位的上級(jí)批準(zhǔn)，并且要進(jìn)行登記審核。其次，檔案管理工作人員的文化知識(shí)程度應(yīng)該較高一些，這樣才能更加專(zhuān)業(yè)的進(jìn)行檔案管理工作。檔案管理人員自主收集各項(xiàng)材料是必須的工作態(tài)度。收集也不是簡(jiǎn)單的收集信息，還要對(duì)這些信息進(jìn)行總結(jié)和歸類(lèi)，并且讓每一條信息都有可靠的依據(jù)性。一旦發(fā)現(xiàn)存在問(wèn)題的檔案資料，需要及時(shí)的進(jìn)行更正，確保檔案的準(zhǔn)確真實(shí)性。

3.3積極開(kāi)展檔案管理工作的信息化建設(shè)

人事檔案是人才信息資源庫(kù)，使其最大限度地發(fā)揮作用，必須把先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)手段應(yīng)用于人事檔案管理，以達(dá)到提高工作效率和延長(zhǎng)人事檔案壽命的目的。這就要求檔案管理部門(mén)進(jìn)一步提高工作效率，及時(shí)、準(zhǔn)確地傳輸人事信息，提高人事信息管理的時(shí)效性。為適應(yīng)需要，高校人事檔案管理的重心應(yīng)逐步由檔案實(shí)體管理轉(zhuǎn)向檔案信息管理；逐步利用計(jì)算機(jī)、掃描儀等現(xiàn)代化設(shè)備和技術(shù)，實(shí)行微機(jī)化操作，實(shí)現(xiàn)人事檔案管理數(shù)字化、信息化、網(wǎng)絡(luò)化。要建立內(nèi)部局域網(wǎng)，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享，使企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)能夠直觀快捷地了解和掌握畢業(yè)生狀況，有效地提高人事檔案信息的利用率和使用價(jià)值。結(jié)語(yǔ)

對(duì)大學(xué)生人事檔案管理問(wèn)題的探討，加強(qiáng)大學(xué)生人事檔案管理是非常必要的。我們應(yīng)當(dāng)充分意識(shí)到當(dāng)前大學(xué)生人事檔案管理工作中存在的不足之處，并積極采取各項(xiàng)對(duì)策措施，力求做到大學(xué)生人事檔案管理工作的準(zhǔn)確、高效開(kāi)展。只有這樣，人事檔案的管理工作才能更好的進(jìn)行，有一個(gè)更加健康的發(fā)展方向。

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