第一篇：企業(yè)郵箱管理制度（范文）

XXX有限公司

企業(yè)郵箱使用規(guī)范及管理制度

為使公司的制度及管理流程更加規(guī)范，現(xiàn)就廣州翁般扎信息科技有限公司企業(yè)郵箱的使用做如下規(guī)定：

1、公司為每一位員工配備企業(yè)郵箱。

1)、默認(rèn)安裝設(shè)置郵箱客戶端為：Foxmail。

2)、用戶名為：“員工姓全拼+名字首字母”@XXX.com”。（如“劉老根”，他的郵箱名稱即為 “l(fā)iulg@XXX.com”，初始密碼統(tǒng)一為：系統(tǒng)隨機生成）,用戶名嚴(yán)禁改動與調(diào)換。

3)、郵箱密碼修改：第一時間登陸郵箱網(wǎng)頁地址mail.XXX.com根據(jù)頁面提示進(jìn)行密碼修改

4)、郵箱帳戶屬性中個人信息為：本人真實全名。例：劉老根。

5)、默認(rèn)信紙設(shè)置規(guī)范如下：(不會設(shè)置的請找網(wǎng)管協(xié)助)：

姓名(10號字體，加粗，深灰色)

職務(wù) 手機號(10號字體，加粗，深灰色)

XXX有限公司(10號字體，加粗，深灰色)

XXX平臺網(wǎng)址：(10號字體，加粗，深灰色)

地址：(郵編：)(10號字體，深灰色，下同)

英文地址：

T:+86 20 XXXXXXXX+86 20 XXXXXXXX

F:+86 20 XXXXXXXX2、各類、各級的任何請示、回復(fù)、傳達(dá)、公務(wù)督辦等一切工作溝通與協(xié)調(diào)必須通過企業(yè)郵箱傳達(dá)完成，否則不予辦理。

3、各類、各級的溝通與協(xié)調(diào)應(yīng)通過企業(yè)郵箱根據(jù)崗位職責(zé)與處理權(quán)限逐層、逐級請示、回復(fù)完成，如屬特重大事項可直接越級請示完成。對于批示、回復(fù)等重要性郵件必須至少保存20個工作日。離職人員不得刪除離職前最近三個月內(nèi)的所有工作文件。

4、各級、各層收到郵件后，主接收人必須立即予以回復(fù)（在本權(quán)限范圍內(nèi)能夠解決或協(xié)商解決的）或轉(zhuǎn)發(fā)上級領(lǐng)導(dǎo)（在本權(quán)限范圍無法解決的，附上自己的意見），嚴(yán)禁拖沓、推諉、延遲，否則將以查詢郵件收發(fā)時間采用倒推方式對責(zé)任人進(jìn)行嚴(yán)厲處罰。

5、為保證郵箱使用與容量效率，每天在崗時間內(nèi)必須開啟郵件軟件，并設(shè)置成每5分鐘自動收取，有新郵件要及時查看。因收取不及時造成容量限制及影響工作進(jìn)度、效率者予以工作瀆職的嚴(yán)肅處罰。

6、不得在郵件系統(tǒng)內(nèi)設(shè)置除公司企業(yè)郵箱外的個人郵件收發(fā)。

7、郵箱的使用與管理由人事行政部負(fù)責(zé)。

XXX有限公司

8、企業(yè)郵箱地址導(dǎo)入文件指引：

1)、最新企業(yè)郵箱地址導(dǎo)入文件在群共享中，請及時下載更新本地郵箱地址。

2)、首次導(dǎo)入：在地址薄中點擊?新文件夾?設(shè)置文件名?選中新建文件?點擊工具?導(dǎo)入CSV文件?選中下載的最新導(dǎo)入文件?下一步“全選”?完成。

3)、更新新地址時，建議按首次導(dǎo)入方式導(dǎo)入，導(dǎo)入后將原來的地址文件刪除即可。

本制度將于2010年12月1號正式頒布實施，XXX全體員工必須嚴(yán)格執(zhí)行。該制度的最終解釋權(quán)歸公司所有。

全休員工簽名：

第二篇：企業(yè)郵箱管理制度

企業(yè)郵箱管理制度

1、目的

為規(guī)范化企業(yè)郵箱的管理與使用，保障郵件系統(tǒng)的高效運行，特制訂本制度。

2、權(quán)責(zé) 2.1 總經(jīng)辦

2.1.1 負(fù)責(zé)企業(yè)郵箱系統(tǒng)運行維護(hù)及安全管理。

2.1.2 負(fù)責(zé)企業(yè)郵箱的創(chuàng)建、收回、群組劃分、密碼重置等賬戶相關(guān)的管理工作。

2.1.3 負(fù)責(zé)企業(yè)郵箱管理員、分級管理員的授權(quán)管理。2.1.4 負(fù)責(zé)企業(yè)郵箱使用過程中的答疑與技術(shù)支持工作。

2.1.5 負(fù)責(zé)對已收回的企業(yè)郵箱進(jìn)行后期監(jiān)管，并有權(quán)對有效信息進(jìn)行分發(fā)、處置。

2.1.6 負(fù)責(zé)企業(yè)郵箱使用情況的監(jiān)控、信息統(tǒng)計與發(fā)布，對長期不使用或者違規(guī)使用的郵箱有權(quán)停止使用。

2.1.7 負(fù)責(zé)企業(yè)郵箱相關(guān)制度的制定、修訂與解釋。2.2 人力資源部

2.2.1 負(fù)責(zé)為新入職的員工登記《網(wǎng)絡(luò)資源申請表》再交由總經(jīng)辦統(tǒng)一開通

2.2.2 負(fù)責(zé)及時統(tǒng)計離職（含辭退）員工信息交接，通知總經(jīng)辦注銷相關(guān)人員郵箱，并定期通知總經(jīng)辦相關(guān)的人事信息更新。2.2.3 負(fù)責(zé)安排新員工學(xué)習(xí)企業(yè)郵箱相關(guān)的制度、規(guī)定及使用。2.3 部門 2.3.1 負(fù)責(zé)企業(yè)郵箱相關(guān)規(guī)章制度的落實，確保員工按要求規(guī)范化使用郵箱。

2.3.2 負(fù)責(zé)部門內(nèi)員工分配的企業(yè)郵箱賬戶及信息安全。

3、賬戶管理 3.1 個人郵箱開通

3.2 新員工正式入職后，人力資源部門應(yīng)及時登記《網(wǎng)絡(luò)資源申請表》再交由總經(jīng)辦統(tǒng)一開通

3.1.1 新員工登陸網(wǎng)站平臺后，自主激活企業(yè)郵箱賬戶。首次登陸即修改個人密碼。

3.1.2 現(xiàn)有員工需申請注冊企業(yè)郵箱的，由本人填寫登記《網(wǎng)絡(luò)資源申請表》交由主管或部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后再交由總經(jīng)辦開通 3.3 賬戶收回與密碼管理

3.2.1 員工經(jīng)過人力資源部辦理完成離職手續(xù)后將收回其使用的個人郵箱賬戶。被辭退或自動離職的人事部門應(yīng)第一時間以書面通知向總經(jīng)辦提交注銷申請。

3.2.2 有權(quán)使用對外公共郵箱的員工轉(zhuǎn)崗或離職后，郵箱管理員應(yīng)及時更新密碼；若郵箱管理員離職，則由部門負(fù)責(zé)人指派新郵箱管理員，并重置密碼。

3.2.3 郵箱密碼遺忘或者被遭他人惡意篡改后，員工本人應(yīng)及時與總經(jīng)辦聯(lián)系進(jìn)行密碼重置。

4、使用規(guī)定 4.1 使用范圍

4.1.1 企業(yè)郵箱為員工工作交流時的唯一指定郵箱。4.1.2 公司內(nèi)部的工作交流包括：通知、通報、通告、新聞、工作報告、會議紀(jì)要、決議、資源請求、征求意見等。

4.1.3 公司對外的工作交流包括：信息發(fā)布、客戶聯(lián)絡(luò)、客戶關(guān)懷，技術(shù)答疑、資料傳遞等。

4.1.4 除工作交流之外的其它用途不得使用企業(yè)郵箱。4.2 基本要求

4.2.1 使用企業(yè)郵箱必須遵守國家有關(guān)的法律法規(guī)，不得侵犯國家的，社會的，集體的利益和他人的合法權(quán)益。

4.2.2 使用企業(yè)郵箱必須遵守公司的相關(guān)制度與規(guī)定，不得從事危害公司安全、泄露公司秘密、損毀公司聲譽等不利于公司的行為。4.2.3 個人企業(yè)郵箱僅限本人使用，不得擅自授權(quán)他人使用。4.2.4 公共企業(yè)郵箱僅限對外包括__________的相關(guān)人員使用，且發(fā)送郵件時應(yīng)附帶發(fā)件人具體的聯(lián)系信息。

4.2.5 員工應(yīng)對其使用郵箱的賬戶安全負(fù)責(zé)，防止用戶名、密碼信息泄露。

4.2.6 用戶應(yīng)及時查看郵件，保證每個工作日至少查看兩次，或者配置郵件客戶端軟件及時收取郵件。5 附則

5.1 對違反企業(yè)郵箱使用相關(guān)規(guī)定的員工，公司有權(quán)停用其賬戶，情節(jié)嚴(yán)重者將向公安機關(guān)舉報追究其相關(guān)責(zé)任。5.2本制度自發(fā)布之日開始實施。

第三篇：企業(yè)郵箱管理制度專題

企業(yè)郵箱管理制度

一、總則

為保證集團(tuán)信息交流的暢通，提高工作效率，規(guī)范集團(tuán)企業(yè)郵箱的使用行為，確保系統(tǒng)穩(wěn)定、安全地運行，特制訂本規(guī)定。

二、適用范圍

本規(guī)定適用于集團(tuán)全體員工。

三、開通與維護(hù)支持

由集團(tuán)行政部統(tǒng)一開通管理、集團(tuán)技術(shù)部維護(hù)支持。

四、管理規(guī)定

1．員工在工作時須注意經(jīng)常查看企業(yè)郵箱，并對相關(guān)信息做出及時回復(fù)。及時清理過期郵件，保證郵箱正常使用。

2．企業(yè)郵箱可向社會公開，作為集團(tuán)與客戶聯(lián)系的窗口，員工印制名片應(yīng)統(tǒng)一使用企業(yè)郵箱（xxx@bjyunrui.com）作為聯(lián)系郵箱。

3．為減少垃圾郵件的接收，請勿使用公司郵箱進(jìn)行各類網(wǎng)站注冊。

4．集團(tuán)各事業(yè)部內(nèi)部及各事業(yè)部之間進(jìn)行工作上的溝通時，要求均使用電子郵件形式發(fā)送文本或確認(rèn)結(jié)果，利于事后再查閱，可以進(jìn)入備忘錄，也便于管理，歸檔等。

5．集團(tuán)員工應(yīng)根據(jù)工作需要，依照集團(tuán)行政部的電子郵箱申請流程，申請開通電子郵件服務(wù)。

6．不要打開一些不知名的、或有可疑的郵件，給集團(tuán)造成直接的經(jīng)濟(jì)損失。7．嚴(yán)禁使用電子郵件群發(fā)與工作無關(guān)或帶有娛樂性質(zhì)的郵件。如確實需要在集團(tuán)內(nèi)召集、組織集體娛樂活動譬如球賽、集體出游等等，請將該郵件發(fā)送集團(tuán)行政部負(fù)責(zé)人，由其負(fù)責(zé)群發(fā)。

8．員工收到集團(tuán)群發(fā)的郵件后，嚴(yán)禁全部答復(fù)該郵件組群，以免給其他人員的工作造成干擾。

9．員工應(yīng)及時修改初始密碼，并對郵箱帳號和密碼的安全負(fù)責(zé)。

10．員工不得自行把自己的郵箱帳號提供給他人使用，須經(jīng)常改變郵箱密碼以防郵箱被他人盜用。若發(fā)現(xiàn)有任何非法使用自己的帳號或存在安全漏洞的情況，應(yīng)立即通知集團(tuán)行政部及技術(shù)部妥善處理。

11．員工的電子郵箱只限工作交流使用，嚴(yán)禁傳播中傷他人的、辱罵性的、恐嚇性的以及淫穢、反動等違犯國家法律法規(guī)的內(nèi)容。

12．集團(tuán)各級員工應(yīng)根據(jù)崗位需求，在獲得相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，可以向集團(tuán)行政部申請開通特定郵件組群的收發(fā)權(quán)限，并在調(diào)離該崗位或離職時，由事業(yè)部領(lǐng)導(dǎo)及時通知集團(tuán)行政部注銷此權(quán)限。

13．嚴(yán)禁員工利用工作之便，向內(nèi)外部無關(guān)人員發(fā)送涉及崗位或公司機密的信息資料。

五、違紀(jì)處理

1.未經(jīng)批準(zhǔn)用郵件訂閱報刊、新聞、論壇的員工和情節(jié)嚴(yán)重程度，處于500-1000元的罰款。

2.轉(zhuǎn)發(fā)有危害社會安全的言論或政治性評論文章的郵件，以及其他與工作無關(guān)的郵件的員工，首次發(fā)現(xiàn)降薪500元處理，再次發(fā)現(xiàn)作降職處理，三次發(fā)現(xiàn)作辭退處理。3.在公司內(nèi)部使用非公司電子郵件地址，罰款200元。

4.任何使用電子郵件泄露集團(tuán)商業(yè)秘密，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)視情節(jié)嚴(yán)重，處以扣除全年績效獎金直至辭退的處理，造成惡劣影響或損失嚴(yán)重的，集團(tuán)還將已發(fā)追究其法律責(zé)任。5.任何違犯上述規(guī)定的行為，視為破壞集團(tuán)正常的工作秩序，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)并核實，給予通報批評，并給予行政處分。

六、附則

本制度由集團(tuán)行政部負(fù)責(zé)制定、實施、修改和解釋，經(jīng)集團(tuán)總裁批準(zhǔn)后實施，修改時亦同。本制度自發(fā)布之日起生效。

第四篇：企業(yè)郵箱管理制度

企業(yè)郵箱管理制度

為保證公司企業(yè)郵箱系統(tǒng)的穩(wěn)定、可靠、安全運行，便于干部員工正確使用企業(yè)郵箱收發(fā)電子郵件，特制定如下管理制度：

一、申請人員管理

建立企業(yè)郵箱目的主要是方便外聯(lián)崗位人員進(jìn)行對外聯(lián)系，為合理有效的使用郵箱賬號，經(jīng)決策委員會研究決定，符合以下要求的部門、人員才可以申請使用企業(yè)郵箱：

1.總公司所有人員，分（支）公司、基地部門副經(jīng)理以上干部； 2.各分（支）公司營銷、客服、項目經(jīng)理及法務(wù)； 3.各單位財務(wù)、統(tǒng)計與客戶對帳崗位人員；

4.分（支）公司、基地各部門以部門名義申請，申請后由內(nèi)勤負(fù)責(zé)管理； 5.分（支）公司、基地各科室對外聯(lián)系業(yè)務(wù)的，以科室名義申請； 6.項目部、科、組以項目名稱申請；

7.特殊崗位需要申請企業(yè)郵箱的經(jīng)分（支）公司總經(jīng)理審批同意后予以開通。

二、申請流程

申請開通企業(yè)郵箱帳號的人員,先提交相關(guān)申請給本單位信息人員進(jìn)行審核和記錄備案，經(jīng)分（支）公司總經(jīng)理或部門總監(jiān)審批同意后由信息部網(wǎng)絡(luò)處創(chuàng)建郵箱帳號。如果是實習(xí)員工,需要在申請中注明,在創(chuàng)建帳號時,設(shè)定帳號到期時間。

三、郵箱容量

每個郵箱大小為3072MB, 即3GB 大小，郵箱使用人員要定期清理郵箱，以免郵件達(dá)到郵箱容量上限后影響郵件收發(fā)。如果需要增大郵箱容量，需提交申請給信息部網(wǎng)絡(luò)處,由信息部網(wǎng)絡(luò)處審核通過后進(jìn)行擴(kuò)容處理。

四、郵箱使用規(guī)范

1.宅急送企業(yè)郵箱的地址統(tǒng)一為: @zjs.com.cn，各級干部員工在工作交

流中凡是需要使用電子郵件的,都必須使用企業(yè)郵箱來收發(fā)郵件。

2.企業(yè)郵箱只限工作業(yè)務(wù)使用，任何人不得利用其收發(fā)私人信件和注冊論壇、不良網(wǎng)站等。

3.使用企業(yè)郵箱的用戶客戶端必須安裝正版殺毒軟件，防止通過企業(yè)郵箱傳播病毒。

4.在使用企業(yè)郵箱時必須遵守國家有關(guān)的法律和法規(guī)，嚴(yán)禁制作和傳播垃圾郵件及詐騙郵件。信息部有權(quán)撤消違法亂紀(jì)者的企業(yè)郵箱使用權(quán)，并交由有相關(guān)部門處理。

5.任何人不得擅自將郵箱密碼透露給他人。

6.企業(yè)郵箱使用人員必須經(jīng)常接收郵件，及時清理郵箱垃圾郵件，并在每次登錄時,關(guān)注郵箱的容量使用情況,如果郵件所占容量達(dá)到80%以上或收到系統(tǒng)容量滿的警告信息時,要及時清理郵箱或申請擴(kuò)容,避免郵箱因容量滿而不能正常收發(fā)郵件的問題。

7.登錄企業(yè)郵箱時，如果從http://mail.zjs.com.cn 進(jìn)行登錄，在登錄時,必須勾選“ ssl 安全登錄”復(fù)選框；在退出郵箱時必須點擊”退出”按鈕安全退出，以保證登錄信息的安全。

8.企業(yè)郵箱使用人員離職后,其所屬部門的主管領(lǐng)導(dǎo)必須在第一時間通知信息部網(wǎng)絡(luò)處,由信息部網(wǎng)絡(luò)處及時修改郵箱密碼,并將郵件設(shè)置轉(zhuǎn)發(fā)給接替其工作的人員,以保證業(yè)務(wù)的正常延續(xù)。該賬號在保留1個月之后,可以根據(jù)業(yè)務(wù)需要,將郵件用Outlook Express或者Foxmail等客戶端方式下載到本地保存,然后刪除此帳號,回收郵箱資源。如果需要繼續(xù)保留此帳號,可以將此帳號做為相關(guān)人員的郵箱smtp別名使用。

9.如果采用Web mail的方式來收發(fā)郵件,應(yīng)該注意不要把重要的郵件移入垃圾郵件或已刪除文件夾,因為這兩個文件夾會定期自動清空。

10.企業(yè)郵箱使用人員不得利用企業(yè)郵箱發(fā)送垃圾及詐騙郵件,并要定期修改郵箱密碼及檢查郵箱的自動轉(zhuǎn)發(fā)列表是否有非法設(shè)定的自動轉(zhuǎn)發(fā)及郵件過濾規(guī)則, 以防止他人將郵件通過自動轉(zhuǎn)發(fā)轉(zhuǎn)走,保證信息的安全。

11.建議采用Microsoft outlook 2003 /2007、Outlook Express、Foxmail等客戶端軟件收發(fā)郵件,并將這些軟件加注PST 口令及OE 的標(biāo)識口令。

12.企業(yè)郵箱的初始密碼必須修改為復(fù)雜密碼,長度為 6-16位(必須包含數(shù)字、字母)，嚴(yán)禁采用身份證、生日、卡號、重復(fù)或連續(xù)等易被他人破譯的簡單密碼。13.如果忘記郵箱密碼,需由部門主管領(lǐng)導(dǎo)出具正式的郵件或書面證明，報信息部網(wǎng)絡(luò)處,由信息部網(wǎng)絡(luò)處負(fù)責(zé)修改；修改后通知使用人員本人,在收到初始密碼后必須在2小時內(nèi)更改為復(fù)雜密碼。

14.本制度自發(fā)布之日起實行，此前相關(guān)制度與本制度相矛盾的以本制度為準(zhǔn)。

第五篇：企業(yè)郵箱管理制度

一、集團(tuán)及下屬各公司在對內(nèi)的工作交流、對外的商務(wù)活動中必須使用集團(tuán)企業(yè)郵箱。集團(tuán)及各公司印制名片公布的E-Mail地址必須為企業(yè)郵箱地址。

二、集團(tuán)及各公司企業(yè)郵箱域名后綴如下：

1、華博集團(tuán) @jshuabo.com2、江蘇蜂星 @cellstar.net.cn3、南京寧網(wǎng) @nw5566.com4、南京問學(xué) @a-l.com.cn5、江蘇正博 @zhengbo.com

注：各公司如有新申請的域名需加入企業(yè)郵箱，請與物業(yè)管理中心郵箱管理員聯(lián)系。

三、企業(yè)郵箱的開通與注銷：

集團(tuán)人力資源管理中心以每周一次的頻率向物業(yè)管理中心提供最新人員變動情況，物業(yè)管理中心根據(jù)此變動名單對郵箱用戶進(jìn)行管理。原則上集團(tuán)公司每位正式員工都將分配一個郵箱。

四、企業(yè)郵箱資源：

1、瀏覽器訪問：

http://mail.jshuabo.com、http:///hbmail.htm

相關(guān)指導(dǎo)：http:///tech/webmail.htm2、郵件客戶端軟件訪問（Outlook、Foxmail）：

接收服務(wù)器（POP3）地址：pop3x.sina.net

發(fā)送服務(wù)器（SMTP）地址：smtpx.sina.net

相關(guān)指導(dǎo)：http:///tech/foxmail.htm

五、集團(tuán)物業(yè)管理中心負(fù)責(zé)企業(yè)郵箱的管理、運行、維護(hù)工作：

1、物業(yè)管理中心負(fù)責(zé)甄選企業(yè)郵箱服務(wù)提供商，以最優(yōu)質(zhì)服務(wù)、最優(yōu)惠價格為原則選擇本集團(tuán)的服務(wù)提供商。

2、企業(yè)郵箱用戶的初始容量為10兆。用戶分配到郵箱后可以根據(jù)實際需要向管理員申請空間增加，增加額度不限，以實際需要為度。

3、禁止把企業(yè)郵箱作為活動存儲器使用。不得長期積壓郵件占用企業(yè)郵箱空間資源，用戶應(yīng)至少每周清理一次郵箱。

4、長期不活動（指60天內(nèi)對郵箱沒有任何訪問行為）的帳戶，管理員有權(quán)將其暫時封閉，經(jīng)本人申請后于當(dāng)日激活。

5、郵箱空間占用長期保持在高比率（指空間占用率在30天內(nèi)一直保持在80%）的用戶，管理員將發(fā)送管理員通知郵件到該郵箱，此一周后仍未整改，管理員有權(quán)清理該郵箱郵件做備份、初始化密碼。

六、服務(wù)與支持

1、郵件列表：郵件列表地址是一個包含一組郵箱地址的地址。各公司、部門、項目組可以申請郵件列表信箱地址方便聯(lián)系。注：發(fā)往每一個郵件列表地址的郵件相當(dāng)于群發(fā)，所以應(yīng)嚴(yán)格控制所發(fā)郵件的大小。

2、超大郵件的發(fā)送與接收：本企業(yè)郵箱發(fā)送、接收郵件最大附件容量為30兆，對外發(fā)送時應(yīng)考慮對方郵箱接收的最大容量限制，對于企業(yè)郵箱內(nèi)部用戶禁止群發(fā)超大容量郵件，如有這方面的問題以及需要協(xié)作事宜，請與企業(yè)郵箱管理員聯(lián)系。

七、本規(guī)定解釋權(quán)屬于集團(tuán)物業(yè)管理中心。

物業(yè)管理中心

二〇〇五年九月十五日