第一篇：建設(shè)項目檔案管理

通知

有關(guān)單位：

根據(jù)中國國電集團公司《關(guān)于進一步加強建設(shè)項目檔案管理工作的通知》（國電集辦[2011]122號）精神，請有關(guān)單位填報建設(shè)項目檔案管理登記表，于2012年1月18日之前報送長源電力總經(jīng)部。水電、風(fēng)電項目注明裝機容量，機組數(shù)量。

引用文件第四條：

四、為及時了解、掌握集團公司建設(shè)項目的有關(guān)情況，要求核準的建設(shè)項目（包括煤炭等項目），在項目立項6個月后，并于每年12月20日前填報“建設(shè)項目檔案管理登記表”，報送集團公司辦公廳?！敖ㄔO(shè)項目檔案管理登記表”填報工作到檔案正式通過驗收后結(jié)束。

聯(lián)系人：王月紅

聯(lián)系電話：027-88717057

二〇一二年一月十三日

第二篇：水利工程建設(shè)項目檔案管理規(guī)定

【發(fā)布單位】水利部

【發(fā)布文號】水辦[2005]480號 【發(fā)布日期】2005-11-01 【生效日期】2005-12-10 【失效日期】

【所屬類別】國家法律法規(guī) 【文件來源】水利部

水利工程建設(shè)項目檔案管理規(guī)定

（水辦[2005]480號）

第一章 總 則

第一條 為加強水利工程建設(shè)項目（以下簡稱“水利工程”）檔案管理工作，明確檔案管理職責，規(guī)范檔案管理行為，充分發(fā)揮檔案在水利工程建設(shè)與管理中的作用，根據(jù)《 中華人民共和國檔案法》、《 水利檔案工作規(guī)定》及有關(guān)業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范，結(jié)合水利工程的特點，制定本規(guī)定。

第二條 水利工程檔案是指水利工程在前期、實施、竣工驗收等各建設(shè)階段過程中形成的，具有保存價值的文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。

第三條 水利工程檔案工作是水利工程建設(shè)與管理工作的重要組成部分。有關(guān)單位應(yīng)加強領(lǐng)導(dǎo)，將檔案工作納入水利工程建設(shè)與管理工作中，明確相關(guān)部門、人員的崗位職責，健全制度，統(tǒng)籌安排檔案工作經(jīng)費,確保水利工程檔案工作的正常開展。

第四條 本規(guī)定適用于大中型水利工程，其他水利工程可參照執(zhí)行。

第二章 檔案管理

第五條 水利工程檔案工作應(yīng)貫穿于水利工程建設(shè)程序的各個階段。即從水利工程建設(shè)前期就應(yīng)進行文件材料的收集和整理工作；在簽訂有關(guān)合同、協(xié)議時，應(yīng)對水利工程檔案的收集、整理、移交提出明確要求；檢查水利工程進度與施工質(zhì)量時，要同時檢查水利工程檔案的收集、整理情況；在進行項目成果評審、鑒定和水利工程重要階段驗收與竣工驗收時，要同時審查、驗收工程檔案的內(nèi)容與質(zhì)量，并作出相應(yīng)的鑒定評語。

第六條 各級建設(shè)管理部門應(yīng)積極配合檔案業(yè)務(wù)主管部門,認真履行監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)職責，共同抓好水利工程檔案工作。

第七條 項目法人對水利工程檔案工作負總責，須認真做好自身產(chǎn)生檔案的收集、整理、保管工作，并應(yīng)加強對各參建單位歸檔工作的監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)。大中型水利工程的項目法人，應(yīng)設(shè)立檔案室，落實專職檔案人員；其他水利工程的項目法人也應(yīng)配備相應(yīng)人員負責工程檔案工作。項目法人的檔案人員對各職能處室歸檔工作具有監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)職責。

第八條 勘察設(shè)計、監(jiān)理、施工等參建單位，應(yīng)明確本單位相關(guān)部門和人員的歸檔責任，切實做好職責范圍內(nèi)水利工程檔案的收集、整理、歸檔和保管工作；屬于向項目法人等單位移交的應(yīng)歸檔文件材料，在完成收集、整理、審核工作后，應(yīng)及時提交項目法人。項目法人應(yīng)認真做好有關(guān)檔案的接收、歸檔和向流域機構(gòu)檔案館的移交工作。

第九條 工程建設(shè)的專業(yè)技術(shù)人員和管理人員是歸檔工作的直接責任人，須按要求將工作中形成的應(yīng)歸檔文件材料，進行收集、整理、歸檔，如遇工作變動,須先交清原崗位應(yīng)歸檔的文件材料。

第十條 水利工程檔案的質(zhì)量是衡量水利工程質(zhì)量的重要依據(jù)，應(yīng)將其納入工程質(zhì)量管理程序。質(zhì)量管理部門應(yīng)認真把好質(zhì)量監(jiān)督檢查關(guān)，凡參建單位未按規(guī)定要求提交工程檔案的，不得通過驗收或進行質(zhì)量等級評定。工程檔案達不到規(guī)定要求的，項目法人不得返還其工程質(zhì)量保證金。

第十一條 大中型水利工程均應(yīng)建設(shè)與工作任務(wù)相適應(yīng)的、符合規(guī)范要求的專用檔案庫房，配備必要的檔案裝具和設(shè)備；其他建設(shè)項目，也應(yīng)有滿足檔案工作需要的庫房、裝具和設(shè)備。所需費用可分別列入工程總概算的管理房屋建設(shè)工程項目類和生產(chǎn)準備費中。

第十二條 項目法人應(yīng)按照國家信息化建設(shè)的有關(guān)要求，充分利用新技術(shù)，開展水利工程檔案數(shù)字化工作，建立工程檔案數(shù)據(jù)庫，大力開發(fā)檔案信息資源，提高檔案管理水平，為工程建設(shè)與管理服務(wù)。

第十三條 項目法人應(yīng)按時向上級主管單位報送《水利工程建設(shè)項目檔案管理情況登記表》（附件1）。國家重點建設(shè)項目，還應(yīng)同時向水利部報送《國家重點建設(shè)項目檔案管理登記表》(附件2)。

第三章 歸檔與移交要求

第十四條 水利工程檔案的保管期限分為永久、長期、短期三種。長期檔案的實際保存期限,不得短于工程的實際壽命。

第十五條 《水利工程建設(shè)項目文件材料歸檔范圍和保管期限表》（附件3）是對項目法人等相關(guān)單位應(yīng)保存檔案的原則規(guī)定。項目法人可結(jié)合實際，補充制定更加具體的工程檔案歸檔范圍及符合工程建設(shè)實際的工程檔案分類方案。

第十六條 水利工程檔案的歸檔工作，一般是由產(chǎn)生文件材料的單位或部門負責。總包單位對各分包單位提交的歸檔材料負有匯總責任。各參建單位技術(shù)負責人應(yīng)對其提供檔案的內(nèi)容及質(zhì)量負責；監(jiān)理工程師對施工單位提交的歸檔材料應(yīng)履行審核簽字手續(xù)，監(jiān)理單位應(yīng)向項目法人提交對工程檔案內(nèi)容與整編質(zhì)量情況的專題審核報告。

第十七條 水利工程文件材料的收集、整理應(yīng)符合《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》（GB/T1182-2000）。歸檔文件材料的內(nèi)容與形式均應(yīng)滿足檔案整理規(guī)范要求。即內(nèi)容應(yīng)完整、準確、系統(tǒng)；形式應(yīng)字跡清楚、圖樣清晰、圖表整潔、竣工圖及聲像材料須標注的內(nèi)容清楚、簽字（章）手續(xù)完備，歸檔圖紙應(yīng)按《技術(shù)制圖 復(fù)制圖的折疊方法》（GB/T10609.3-1989）要求統(tǒng)一折疊。

第十八條 竣工圖是水利工程檔案的重要組成部分，必須做到完整、準確、清晰、系統(tǒng)、修改規(guī)范、簽字手續(xù)完備。項目法人應(yīng)負責編制項目總平面圖和綜合管線竣工圖。施工單位應(yīng)以單位工程或?qū)I(yè)為單位編制竣工圖?？⒐D須由編制單位在圖標上方空白處逐張加蓋“竣工圖章”（附件4-1），有關(guān)單位和責任人應(yīng)嚴格履行簽字手續(xù)。每套竣工圖應(yīng)附編制說明、鑒定意見及目錄。施工單位應(yīng)按以下要求編制竣工圖：

（一）按施工圖施工沒有變動的，須在施工圖上加蓋并簽署竣工圖章；

（二）一般性的圖紙變更及符合杠改或劃改要求的，可在原施工圖上更改，在說明欄內(nèi)注明變更依據(jù)，加蓋并簽署竣工圖章；

（三）凡涉及結(jié)構(gòu)形式、工藝、平面布置等重大改變，或圖面變更超過1/3的，應(yīng)重新繪制竣工圖（可不再加蓋竣工圖章）。重繪圖應(yīng)按原圖編號，并在說明欄內(nèi)注明變更依據(jù)，在圖標欄內(nèi)注明“竣工階段”和繪制竣工圖的時間、單位、責任人。監(jiān)理單位應(yīng)在圖標上方加蓋并簽署“竣工圖確認章”（見附件4-2）。

第十九條 水利工程建設(shè)聲像檔案是紙制載體檔案的必要補充。參建單位應(yīng)指定專人，負責各自產(chǎn)生的照片、膠片、錄音、錄像等聲像材料的收集、整理、歸檔工作，歸檔的聲像材料均應(yīng)標注事由、時間、地點、人物、作者等內(nèi)容。工程建設(shè)重要階段、重大事件、事故，必須要有完整的聲像材料歸檔。

第二十條 電子文件的整理、歸檔，參照《電子文件歸檔與管理規(guī)范》（GB/T18894-2002）執(zhí)行。

第二十一條 項目法人可根據(jù)實際需要，確定不同文件材料的歸檔份數(shù)，但應(yīng)滿足以下要求：

（一）項目法人與運行管理單位應(yīng)各保存1套較完整的工程檔案材料（當二者為一個單位時，應(yīng)異地保存1套）；

（二）工程涉及多家運行管理單位時，各運行管理單位則只保存與其管理范圍有關(guān)的工程檔案材料；

（三）當有關(guān)文件材料需由若干單位保存時，原件應(yīng)由項目產(chǎn)權(quán)單位保存，其他單位保存復(fù)制件；

（四）流域控制性水利樞紐工程或大江、大河、大湖的重要堤防工程，項目法人應(yīng)負責向流域機構(gòu)檔案館移交1套完整的工程竣工圖及工程竣工驗收等相關(guān)文件材料（具體內(nèi)容參見附件3）。

第二十二條 工程檔案的歸檔與移交必須編制檔案目錄。檔案目錄應(yīng)為案卷級，并須填寫工程檔案交接單（見附件5）。交接雙方應(yīng)認真核對目錄與實物，并由經(jīng)手人簽字、加蓋單位公章確認。

第二十三條 工程檔案的歸檔時間，可由項目法人根據(jù)實際情況確定?？煞蛛A段在單位工程或單項工程完工后向項目法人歸檔，也可在主體工程全部完工后向項目法人歸檔。整個項目的歸檔工作和項目法人向有關(guān)單位的檔案移交工作，應(yīng)在工程竣工驗收后三個月內(nèi)完成。

第四章 檔案驗收

第二十四條 水利工程檔案驗收是水利工程竣工驗收的重要內(nèi)容，應(yīng)提前或與工程竣工驗收同步進行。凡檔案內(nèi)容與質(zhì)量達不到要求的水利工程，不得通過檔案驗收；未通過檔案驗收或檔案驗收不合格的，不得進行或通過工程的竣工驗收。

第二十五條 各級水行政主管部門組織的水利工程竣工驗收，應(yīng)有檔案人員作為驗收委員參加。水利部組織的工程驗收，由水利部辦公廳檔案部門派員參加；流域機構(gòu)或省級水行政主管部門組織的工程驗收，由相應(yīng)的檔案管理部門派員參加；其他單位組織的有關(guān)工程項目的驗收，由組織工程驗收單位的檔案人員參加。

第二十六條 大中型水利工程在竣工驗收前要進行檔案專項驗收。其他工程的檔案驗收應(yīng)與工程竣工驗收同步進行。檔案專項驗收可分為初步驗收和正式驗收。初步驗收可由工程竣工驗收主持單位委托相關(guān)單位組織進行；正式驗收應(yīng)由工程竣工驗收主持單位的檔案業(yè)務(wù)主管部門負責。

第二十七條 水利工程在進行檔案專項驗收前，項目法人應(yīng)組織工程參建單位對工程檔案的收集、整理、保管與歸檔情況進行自檢，確認工程檔案的內(nèi)容與質(zhì)量已達要求后，可向有關(guān)單位報送檔案自檢報告，并提出檔案專項驗收申請。

檔案自檢報告應(yīng)包括:工程概況，工程檔案管理情況，文件材料的收集、整理、歸檔與保管情況，竣工圖的編制與整編質(zhì)量，工程檔案完整、準確、系統(tǒng)、安全性的自我評價等內(nèi)容。

第二十八條 檔案專項驗收的主持單位在收到申請后，可委托有關(guān)單位對其工程檔案進行驗收前檢查評定，對具備驗收條件的項目，應(yīng)成立檔案專項驗收組進行驗收。檔案專項驗收組由驗收主持單位、國家或地方檔案行政管理部門、地方水行政管理部門及有關(guān)流域機構(gòu)等單位組成。必要時，可聘請相關(guān)單位的檔案專家作為驗收組成員參加驗收。

第二十九條 檔案專項驗收工作的步驟、方法與內(nèi)容如下：

（一）聽取項目法人有關(guān)工程建設(shè)情況和檔案收集、整理、歸檔、移交、管理與保管情況的自檢報告；

（二）聽取監(jiān)理單位對項目檔案整理情況的審核報告；

（三）對驗收前已進行檔案檢查評定的水利工程，還應(yīng)聽取被委托單位的檢查評定意見；

（四）查看現(xiàn)場（了解工程建設(shè)實際情況）；

（五）根據(jù)水利工程建設(shè)規(guī)模，抽查各單位檔案整理情況。抽查比例一般不得少于項目法人應(yīng)保存檔案數(shù)量的8％，其中竣工圖不得少于一套竣工圖總張數(shù)的10%；抽查檔案總量應(yīng)在200卷以上；

（六）驗收組成員進行綜合評議；

（七）形成檔案專項驗收意見，并向項目法人和所有會議代表反饋；

（八）驗收主持單位以文件形式正式印發(fā)檔案專項驗收意見。

第三十條 檔案專項驗收意見應(yīng)包括以下內(nèi)容：

（一）工程概況。

（二）工程檔案管理情況：

1、工程檔案工作管理體制與管理狀況

2、文件材料的收集、整理、立卷質(zhì)量與數(shù)量

3、竣工圖的編制質(zhì)量與整編情況

4、工程檔案的完整、準確、系統(tǒng)性評價

（三）存在問題及整改要求。

（四）驗收結(jié)論。

（五）驗收組成員簽字表。

第五章 附則

第三十一條 本規(guī)定由水利部負責解釋。

第三十二條 本規(guī)定自2005年12月10日起施行，原水利部制定的《水利基本建設(shè)項目檔案資料管理規(guī)定》（水辦[1997]275號），同時廢止。

本內(nèi)容來源于政府官方網(wǎng)站，如需引用，請以正式文件為準。

第三篇：加強建設(shè)項目檔案管理的規(guī)定

武檔[2003]19號

各區(qū)人民政府,市直各有關(guān)部門、市重點建設(shè)項目及主管部門：

根據(jù)國家《檔案法》和湖北省、武漢市《檔案管理條例》，以及有關(guān)規(guī)定，為了進一步規(guī)范我市各類重點建設(shè)項目檔案管理工作，嚴防建筑工程質(zhì)量事故和腐敗現(xiàn)象的發(fā)生，現(xiàn)將有關(guān)事項通知如下：

一、依法管理，切實加強對重點建設(shè)項目檔案工作重要性的認識。重點建設(shè)項目檔案是重點建設(shè)項目的真實記錄。依法加強重點建設(shè)項目建設(shè)檔案工作，不僅是國家、省、市檔案管理法規(guī)的明確要求，而且是從制度上防止“建一個工程倒一批干部”現(xiàn)象發(fā)生，真正做到百年大計,百年質(zhì)量,百年審計,百年責任的重要基礎(chǔ)工作。各區(qū)、各有關(guān)部門和建設(shè)單位應(yīng)當把建立重點建設(shè)項目檔案列入重要的議事日程，把加強檔案工作作為重點建設(shè)項目對人民負責、對歷史負責的大事，作為源頭治理腐敗的重要措施，切實加強重點項目檔案的管理工作，嚴按照國家、省、市有關(guān)法律法規(guī)的規(guī)定，確保重點項目檔案的完整、準確、系統(tǒng)、安全。

二、堅持原則，進一步建立健全各類重點建設(shè)項目檔案工作制度。在檔案工作中要堅持與建設(shè)項目同步的原則，凡由市下達的1000萬元以上和各區(qū)下達的500萬元以上規(guī)模的各類重點建設(shè)項目，都必須與項目建設(shè)同步建立檔案。即各重點項目建設(shè)單位在項目申請立項時，應(yīng)同步開始進行項目檔案、資料的收集、整理、審查工作；項目竣工驗收前，完成項目文件材料的歸檔和驗收工作，作為項目竣工驗收的條件。根據(jù)湖北省檔案局、湖北省計委關(guān)于《加強重點建設(shè)項目檔案工作的通知》（鄂檔[1993]21號），凡未取得檔案驗收合格證的不得進行該項目的竣工驗收。

根據(jù)國家檔案局、國家計委印發(fā)《國家重點建設(shè)項目檔案管理登記辦法的通知》（國檔發(fā)

[1997]15號）規(guī)定，在工程開工前必須實行登記制度，凡未取得檔案登記證的不予發(fā)放建筑工程施工許可證。各重點建設(shè)項目單位應(yīng)根據(jù)國家檔案局、國家計委印發(fā)的《基本建設(shè)項目檔案資料管理暫行規(guī)定》（國檔發(fā)[1988]4號）的有關(guān)規(guī)定，建立與項目相適應(yīng)的管理機構(gòu)，確定分管領(lǐng)導(dǎo)和檔案管理人員，配備必需的檔案庫房和設(shè)備，制定完善并健全管理制度，統(tǒng)一管理重點項目檔案。

三、從今年起，市、區(qū)重點建設(shè)項目均須按此通知規(guī)定進行項目的登記、建檔和驗收工作。在建的市屬重點建設(shè)項目也要按此規(guī)定做好檔案的管理工作。市重點工程建設(shè)項目辦公室、市檔案局將依法定期進行檢查，檢查不合格者，不得參與項目的評先、評優(yōu)。

四、各重點建設(shè)項目主管單位的檔案機構(gòu)應(yīng)加強對項目建設(shè)單位及有關(guān)單位檔案工作的監(jiān)督指導(dǎo)，確保重點建設(shè)項目檔案的完整、準確、系統(tǒng)、安全和有效利用，使重點建設(shè)項目檔案更好地為重點項目建設(shè)服務(wù)。市、區(qū)檔案行政管理部門在加強監(jiān)督指導(dǎo)的同時，應(yīng)協(xié)助有關(guān)建設(shè)項目及其主管部門做好有關(guān)檔案人員的培訓(xùn)工作。

五、各區(qū)人民政府、市人民政府各有關(guān)職能部門應(yīng)加強對重點建設(shè)項目檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，督促重點建設(shè)項目管理部門依法加強檔案工作，各級檔案行政管理部門應(yīng)加強對重點建設(shè)項目檔案工作的監(jiān)督和指導(dǎo)。對違反《中華人民共和國檔案法》和《武漢市檔案管理條例》規(guī)定的重點建設(shè)項目單位，將依法給予相應(yīng)處罰。

武漢市發(fā)展計劃委員會

武 漢 市 建 委

武 漢 市 檔 案 局

二00三年四月十七日

第四篇：水利工程建設(shè)項目檔案管理規(guī)定

水利工程建設(shè)項目檔案管理規(guī)定

（水辦[2005]480號）

第一章總　則

第一條　為加強水利工程建設(shè)項目（以下簡稱“水利工程”）檔案管理工作，明確檔案管理職責，規(guī)范檔案管理行為，充分發(fā)揮檔案在水利工程建設(shè)與管理中的作用，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《水利檔案工作規(guī)定》及有關(guān)業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范，結(jié)合水利工程的特點，制定本規(guī)定。

第二條　水利工程檔案是指水利工程在前期、實施、竣工驗收等各建設(shè)階段過程中形成的，具有保存價值的文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。

第三條　水利工程檔案工作是水利工程建設(shè)與管理工作的重要組成部分。有關(guān)單位應(yīng)加強領(lǐng)導(dǎo)，將檔案工作納入水利工程建設(shè)與管理工作中，明確相關(guān)部門、人員的崗位職責，健全制度，統(tǒng)籌安排檔案工作經(jīng)費,確保水利工程檔案工作的正常開展。

第四條　本規(guī)定適用于大中型水利工程，其他水利工程可參照執(zhí)行。

第二章檔案管理

第五條　水利工程檔案工作應(yīng)貫穿于水利工程建設(shè)程序的各個階段。即從水利工程建設(shè)前期就應(yīng)進行文件材料的收集和整理工作；在簽訂有關(guān)合同、協(xié)議時，應(yīng)對水利工程檔案的收集、整理、移交提出明確要求；檢查水利工程進度與施工質(zhì)量時，要同時檢查水利工程檔案的收集、整理情況；在進行項目成果評審、鑒定和水利工程重要階段驗收與竣工驗收時，要同時審查、驗收工程檔案的內(nèi)容與質(zhì)量，并作出相應(yīng)的鑒定評語。

第六條　各級建設(shè)管理部門應(yīng)積極配合檔案業(yè)務(wù)主管部門,認真履行監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)職責，共同抓好水利工程檔案工作。

第七條　項目法人對水利工程檔案工作負總責，須認真做好自身產(chǎn)生檔案的收集、整理、保管工作，并應(yīng)加強對各參建單位歸檔工作的監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)。大中型水利工程的項目法人，應(yīng)設(shè)立檔案室，落實專職檔案人員；其他水利工程的項目法人也應(yīng)配備相應(yīng)人員負責工程檔案工作。項目法人的檔案人員對各職能處室歸檔工作具有監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)職責。

第八條　勘察設(shè)計、監(jiān)理、施工等參建單位，應(yīng)明確本單位相關(guān)部門和人員的歸檔責任，切實做好職責范圍內(nèi)水利工程檔案的收集、整理、歸檔和保管工作；屬于向項目法人等單位移交的應(yīng)歸檔文件材料，在完成收集、整理、審核工作后，應(yīng)及時提交項目法人。項目法人應(yīng)認真做好有關(guān)檔案的接收、歸檔和向流域機構(gòu)檔案館的移交工作。

第九條　工程建設(shè)的專業(yè)技術(shù)人員和管理人員是歸檔工作的直接責任人，須按要求將工作中形成的應(yīng)歸檔文件材料，進行收集、整理、歸檔，如遇工作變動,須先交清原崗位應(yīng)歸檔的文件材料。

第十條　水利工程檔案的質(zhì)量是衡量水利工程質(zhì)量的重要依據(jù)，應(yīng)將其納入工程質(zhì)量管理程序。質(zhì)量管理部門應(yīng)認真把好質(zhì)量監(jiān)督檢查關(guān)，凡參建單位未按規(guī)定要求提交工程檔案的，不得通過驗收或進行質(zhì)量等級評定。工程檔案達不到規(guī)定要求的，項目法人不得返還其工程質(zhì)量保證金。

第十一條　大中型水利工程均應(yīng)建設(shè)與工作任務(wù)相適應(yīng)的、符合規(guī)范要求的專用檔案庫房，配備必要的檔案裝具和設(shè)備；其他建設(shè)項目，也應(yīng)有滿足檔案工作需要的庫房、裝具和設(shè)備。所需費用可分別列入工程總概算的管理房屋建設(shè)工程項目類和生產(chǎn)準備費中。

第十二條　項目法人應(yīng)按照國家信息化建設(shè)的有關(guān)要求，充分利用新技術(shù)，開展水利工程檔案數(shù)字化工作，建立工程檔案數(shù)據(jù)庫，大力開發(fā)檔案信息資源，提高檔案管理水平，為工程建設(shè)與管理服務(wù)。

第十三條　項目法人應(yīng)按時向上級主管單位報送《水利工程建設(shè)項目檔案管理情況登記表》（附件1）。國家重點建設(shè)項目，還應(yīng)同時向水利部報送《國家重點建設(shè)項目檔案管理登記表》(附件2)。

第三章歸檔與移交要求

第十四條　水利工程檔案的保管期限分為永久、長期、短期三種。長期檔案的實際保存期限,不得短于工程的實際壽命。

第十五條　《水利工程建設(shè)項目文件材料歸檔范圍和保管期限表》（附件3）是對項目法人等相關(guān)單位應(yīng)保存檔案的原則規(guī)定。項目法人可結(jié)合實際，補充制定更加具體的工程檔案歸檔范圍及符合工程建設(shè)實際的工程檔案分類方案。

第十六條　水利工程檔案的歸檔工作，一般是由產(chǎn)生文件材料的單位或部門負責?？偘鼏挝粚Ω鞣职鼏挝惶峤坏臍w檔材料負有匯總責任。各參建單位技術(shù)負責人應(yīng)對其提供檔案的內(nèi)容及質(zhì)量負責；監(jiān)理工程師對施工單位提交的歸檔材料應(yīng)履行審核簽字手續(xù)，監(jiān)理單位應(yīng)向項目法人提交對工程檔案內(nèi)容與整編質(zhì)量情況的專題審核報告。

第十七條　水利工程文件材料的收集、整理應(yīng)符合《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》（GB/T1182-2000）。歸檔文件材料的內(nèi)容與形式均應(yīng)滿足檔案整理規(guī)范要求。即內(nèi)容應(yīng)完整、準確、系統(tǒng)；形式應(yīng)字跡清楚、圖樣清晰、圖表整潔、竣工圖及聲像材料須標注的內(nèi)容清楚、簽字（章）手續(xù)完備，歸檔圖紙應(yīng)按《技術(shù)制圖復(fù)制圖的折疊方法》?/SpAN>GB/T10609.3-1989）要求統(tǒng)一折疊。

第十八條　竣工圖是水利工程檔案的重要組成部分，必須做到完整、準確、清晰、系統(tǒng)、修改規(guī)范、簽字手續(xù)完備。項目法人應(yīng)負責編制項目總平面圖和綜合管線竣工圖。施工單位應(yīng)以單位工程或?qū)I(yè)為單位編制竣工圖。竣工圖須由編制單位在圖標上方空白處逐張加蓋“竣工圖章”（附件4-1），有關(guān)單位和責任人應(yīng)嚴格履行簽字手續(xù)。每套竣工圖應(yīng)附編制說明、鑒定意見及目錄。施工單位應(yīng)按以下要求編制竣工圖：

（一）按施工圖施工沒有變動的，須在施工圖上加蓋并簽署竣工圖章；

（二）一般性的圖紙變更及符合杠改或劃改要求的，可在原施工圖上更改，在說明欄內(nèi)注明變更依據(jù)，加蓋并簽署竣工圖章；

（三）凡涉及結(jié)構(gòu)形式、工藝、平面布置等重大改變，或圖面變更超過1/3的，應(yīng)重新繪制竣工圖（可不再加蓋竣工圖章）。重繪圖應(yīng)按原圖編號，并在說明欄內(nèi)注明變更依據(jù)，在圖標欄內(nèi)注明“竣工階段”和繪制竣工圖的時間、單位、責任人。監(jiān)理單位應(yīng)在圖標上方加蓋并簽署“竣工圖確認章”（見附件4-2）。

第十九條　水利工程建設(shè)聲像檔案是紙制載體檔案的必要補充。參建單位應(yīng)指定專人，負責各自產(chǎn)生的照片、膠片、錄音、錄像等聲像材料的收集、整理、歸檔工作，歸檔的聲像材料均應(yīng)標注事由、時間、地點、人物、作者等內(nèi)容。工程建設(shè)重要階段、重大事件、事故，必須要有完整的聲像材料歸檔。

第二十條　電子文件的整理、歸檔，參照《電子文件歸檔與管理規(guī)范》（GB/T18894-2002）執(zhí)行。

第二十一條　項目法人可根據(jù)實際需要，確定不同文件材料的歸檔份數(shù)，但應(yīng)滿足以下要求：

（一）項目法人與運行管理單位應(yīng)各保存1套較完整的工程檔案材料（當二者為一個單位時，應(yīng)異地保存1套）；

（二）工程涉及多家運行管理單位時，各運行管理單位則只保存與其管理范圍有關(guān)的工程檔案材料；

（三）當有關(guān)文件材料需由若干單位保存時，原件應(yīng)由項目產(chǎn)權(quán)單位保存，其他單位保存復(fù)制件；

（四）流域控制性水利樞紐工程或大江、大河、大湖的重要堤防工程，項目法人應(yīng)負責向流域機構(gòu)檔案館移交1套完整的工程竣工圖及工程竣工驗收等相關(guān)文件材料（具體內(nèi)容參見附件3）。

第二十二條　工程檔案的歸檔與移交必須編制檔案目錄。檔案目錄應(yīng)為案卷級，并須填寫工程檔案交接單（見附件5）。交接雙方應(yīng)認真核對目錄與實物，并由經(jīng)手人簽字、加蓋單位公章確認。

第二十三條　工程檔案的歸檔時間，可由項目法人根據(jù)實際情況確定。可分階段在單位工程或單項工程完工后向項目法人歸檔，也可在主體工程全部完工后向項目法人歸檔。整個項目的歸檔工作和項目法人向有關(guān)單位的檔案移交工作，應(yīng)在工程竣工驗收后三個月內(nèi)完成。

第四章檔案驗收

第二十四條 水利工程檔案驗收是水利工程竣工驗收的重要內(nèi)容，應(yīng)提前或與工程竣工驗收同步進行。凡檔案內(nèi)容與質(zhì)量達不到要求的水利工程，不得通過檔案驗收；未通過檔案驗收或檔案驗收不合格的，不得進行或通過工程的竣工驗收。

第二十五條 各級水行政主管部門組織的水利工程竣工驗收，應(yīng)有檔案人員作為驗收委員參加。水利部組織的工程驗收，由水利部辦公廳檔案部門派員參加；流域機構(gòu)或省級水行政主管部門組織的工程驗收，由相應(yīng)的檔案管理部門派員參加；其他單位組織的有關(guān)工程項目的驗收，由組織工程驗收單位的檔案人員參加。

第二十六條 大中型水利工程在竣工驗收前要進行檔案專項驗收。其他工程的檔案驗收應(yīng)與工程竣工驗收同步進行。檔案專項驗收可分為初步驗收和正式驗收。初步驗收可由工程竣工驗收主持單位委托相關(guān)單位組織進行；正式驗收應(yīng)由工程竣工驗收主持單位的檔案業(yè)務(wù)主管部門負責。

第二十七條　水利工程在進行檔案專項驗收前，項目法人應(yīng)組織工程參建單位對工程檔案的收集、整理、保管與歸檔情況進行自檢，確認工程檔案的內(nèi)容與質(zhì)量已達要求后，可向有關(guān)單位報送檔案自檢報告，并提出檔案專項驗收申請。

檔案自檢報告應(yīng)包括:工程概況，工程檔案管理情況，文件材料的收集、整理、歸檔與保管情況，竣工圖的編制與整編質(zhì)量，工程檔案完整、準確、系統(tǒng)、安全性的自我評價等內(nèi)容。

第二十八條　檔案專項驗收的主持單位在收到申請后，可委托有關(guān)單位對其工程檔案進行驗收前檢查評定，對具備驗收條件的項目，應(yīng)成立檔案專項驗收組進行驗收。檔案專項驗收組由驗收主持單位、國家或地方檔案行政管理部門、地方水行政管理部門及有關(guān)流域機構(gòu)等單位組成。必要時，可聘請相關(guān)單位的檔案專家作為驗收組成員參加驗收。

第二十九條　檔案專項驗收工作的步驟、方法與內(nèi)容如下：

（一）聽取項目法人有關(guān)工程建設(shè)情況和檔案收集、整理、歸檔、移交、管理與保管情況的自檢報告；

（二）聽取監(jiān)理單位對項目檔案整理情況的審核報告；

（三）對驗收前已進行檔案檢查評定的水利工程，還應(yīng)聽取被委托單位的檢查評定意見；

（四）查看現(xiàn)場（了解工程建設(shè)實際情況）；

（五）根據(jù)水利工程建設(shè)規(guī)模，抽查各單位檔案整理情況。抽查比例一般不得少于項目法人應(yīng)保存檔案數(shù)量的8％，其中竣工圖不得少于一套竣工圖總張數(shù)的10%；抽查檔案總量應(yīng)在200卷以上；

（六）驗收組成員進行綜合評議；

（七）形成檔案專項驗收意見，并向項目法人和所有會議代表反饋；

（八）驗收主持單位以文件形式正式印發(fā)檔案專項驗收意見。

第三十條 檔案專項驗收意見應(yīng)包括以下內(nèi)容：

（一）工程概況。

（二）工程檔案管理情況：

1、工程檔案工作管理體制與管理狀況

2、文件材料的收集、整理、立卷質(zhì)量與數(shù)量

3、竣工圖的編制質(zhì)量與整編情況

4、工程檔案的完整、準確、系統(tǒng)性評價

（三）存在問題及整改要求。

（四）驗收結(jié)論。

（五）驗收組成員簽字表。

第五章附則

第三十一條　本規(guī)定由水利部負責解釋。

第三十二條　本規(guī)定自2005年12月10日起施行，原水利部制定的《水利基本建設(shè)項目檔案資料管理規(guī)定》（水辦[1997]275號），同時廢止。

第五篇：建設(shè)項目檔案管理的控制措施

一、建設(shè)項目檔案管理的控制措施(一）存在問題

1.文件材料形成不規(guī)范、不完整、不及時、不準確 2.檔案收集制度不嚴，收集不及時，造成文件散失 3.檔案整理不規(guī)范，各參建單位標準不一

4.建設(shè)期檔案保管條件差，保護意識弱，造成檔案損毀、散失

原因分析：

1.重點建設(shè)項目自身特點為檔案工作帶來了困難 2.檔案意識薄弱，重視程度不高 3.檔案工作的專業(yè)性

(二）明確責任

1、建設(shè)單位（項目法人）：

對項目檔案工作負總責。負責制定項目檔案管理各項制度、規(guī)范、程序，并組織協(xié)調(diào)項目管理相關(guān)部門和參建單位實施。

與參建單位簽訂合同、協(xié)議時應(yīng)設(shè)立專門條款，明確項目文件檔案管理責任。包括項目文件形成的質(zhì)量要求、歸檔范圍、整理標準、歸檔時間、歸檔套數(shù)、介質(zhì)、格式、費用及違約責任等內(nèi)容。監(jiān)理合同條款還應(yīng)明確監(jiān)理單位對所監(jiān)理項目的文件和檔案的審查、檢查責任。對參建單位進行合同履約考核時，應(yīng)對項目文件管理條款的履行情況做出評價。合同款支付審批時應(yīng)審查項目文件的歸檔情況。

建立項目文件管理和歸檔考核機制，對項目文件的形成、積累和歸檔情況等進行考核，履行項目檔案法人驗收和移交。將項目檔案信息化納入項目管理信息化建設(shè)，統(tǒng)籌規(guī)劃，同步實施。按檔案行政管理部門和主管部門相關(guān)要求，做好項目檔案登記、驗收的申報和準備工作。

2、參建單位：

包括勘察、設(shè)計、施工、監(jiān)理、檢測、設(shè)備制造等單位。具體負責建立符合建設(shè)單位要求的文件管理制度，報建設(shè)單位確認。負責所承擔項目或任務(wù)的項目文件的收集、整理和歸檔工作。

監(jiān)理單位負責對所監(jiān)理項目的歸檔文件、竣工圖的完整性、準確性、有效性、系統(tǒng)性和規(guī)范性進行審核，并形成記錄。

項目實行總承包的，總承包單位負責項目總承包范圍內(nèi)項目文件的收集、整理和歸檔工作的統(tǒng)籌協(xié)調(diào)。各分包單位負責其分包部分文件的收集、整理，并提交總承包單位匯總，或在總承包單位協(xié)調(diào)下直接向建設(shè)單位檔案管理機構(gòu)歸檔。參建單位應(yīng)配備滿足工作需要、符合安全保管要求的設(shè)施設(shè)備，確保項目文件的安全。

3、各行業(yè)（系統(tǒng)）主管部門：

負責制定本行業(yè)（系統(tǒng)）建設(shè)項目檔案工作標準、制度并組織實施，對本行業(yè)（系統(tǒng)）建設(shè)單位的項目檔案管理工作進行監(jiān)督、指導(dǎo)、檢查。組織或配合檔案行政管理部門搞好建設(shè)項目檔案的驗收工作。

4、建設(shè)項目審批和主管部門：

負責將項目檔案管理工作納入項目投資建設(shè)計劃和項目領(lǐng)導(dǎo)責任制及項目管理環(huán)節(jié)，對項目檔案工作負有監(jiān)管職責。

5、各級檔案行政管理部門：

負責對本行政區(qū)域內(nèi)的建設(shè)項目檔案實行監(jiān)督指導(dǎo)，統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)，并具體負責權(quán)責清單中規(guī)定的行政區(qū)域內(nèi)重大建設(shè)項目檔案的登記、指導(dǎo)、驗收工作。

建設(shè)單位對建設(shè)項目檔案管理的控制措施

1、建立健全組織體系

主要包括兩個方面的內(nèi)容，一是要建立管理網(wǎng)絡(luò)，二是要明確職責分工。

2、制定規(guī)章制度

為保證各施工、監(jiān)理單位以及建設(shè)單位各部門在文件的形成、積累、整理、歸檔過程中有據(jù)可依，建設(shè)單位還應(yīng)制定有關(guān)的檔案業(yè)務(wù)規(guī)范，其中比較重要的有項目檔案管理辦法、分類方案、歸檔范圍和保管期限表

3、納入合同管理

建設(shè)單位在簽訂勘測、設(shè)計、施工、監(jiān)理等協(xié)議(合同)時，要在合同中對工程檔案的質(zhì)量、份數(shù)、移交工作、違約責任，也可以單獨簽定竣工文件編制和檔案移交合同。在監(jiān)理合同中除了要求監(jiān)理單位做好自身形成文件的積累、整理、歸檔工作外，還要負責對施工單位文件材料的形成和管理進行監(jiān)督。

4、實施全過程控制

建設(shè)項目檔案工作滲透于項目建設(shè)的每個階段、每道程序、每個工作環(huán)節(jié)之中，各項目建設(shè)單位應(yīng)對項目檔案實行全過程管理。項目前期準備階段預(yù)先謀劃。項目開工時統(tǒng)一標準 項目實施階段實時監(jiān)控。項目交工、竣工階段總結(jié)反饋

施工、監(jiān)理單位對建設(shè)項目檔案工作的控制措施

1、落實管理職責。

2、建立工地檔案室。

3、推行預(yù)立卷制度。

4、監(jiān)理單位對檔案工作質(zhì)量實施實時監(jiān)控。

二、《會計檔案管理辦法》解讀

（一）背景和過程

財政部、國家檔案局對原《會計檔案管理辦法》（財會字〔1998〕32號）進行了修訂，以財政部、國家檔案局令第79號發(fā)布了新的《會計檔案管理辦法》（以下簡稱新《管理辦法》），將于2016年1月1日起施行。

（二）調(diào)整重點

原辦法21條，新《管理辦法》共31條，主要作了以下調(diào)整： 一是完善了會計檔案的定義和范圍。

二是增加并明確了電子會計檔案的管理要求。三是完善了會計檔案的銷毀程序。四是明確了會計檔案出境的管理要求。

五是調(diào)整了會計檔案的定期保管期限，并延長了會計檔案向單位檔案管理機構(gòu)移交的期限。

（三）調(diào)整內(nèi)容

1、完善了會計檔案的定義和范圍 會計檔案是指會計憑證、會計賬簿和財務(wù)報告等會計核算專業(yè)材料，是記錄和反映單位經(jīng)濟業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)。----舊辦法

會計檔案是指單位在進行會計核算等過程中接收或形成的，記錄和反映單位經(jīng)濟業(yè)務(wù)事項的，具有保存價值的文字、圖表等各種形式的會計資料，包括通過計算機等電子設(shè)備形成、傳輸和存儲的電子會計檔案。----新辦法 歸檔范圍：

(一)會計憑證，包括原始憑證、記賬憑證；

(二)會計賬簿，包括總賬、明細賬、日記賬、固定資產(chǎn)卡片及其他輔助性賬簿；

(三)財務(wù)會計報告，包括月度、季度、半、財務(wù)會計報告；

(四)其他會計資料，包括銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單、納稅申報表、會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊、會計檔案鑒定意見書及其他具有保存價值的會計資料。

去除：匯總憑證、其他會計憑證

（三）調(diào)整內(nèi)容

2、提出電子會計檔案概念

第三條明確：“通過計算機等電子設(shè)備形成、傳輸和存儲的會計檔案是電子會計檔案”

3、明確電子會計檔案的管理要求

（1）第七條：明確“單位可以利用計算機、網(wǎng)絡(luò)通信等現(xiàn)代信息技術(shù)手段管理會計檔案。” 這與原辦法中的“具備采用磁帶、磁盤、光盤、微縮膠片等磁性介質(zhì)保存會計檔案條件的，由國務(wù)院業(yè)務(wù)主管部門統(tǒng)一規(guī)定，并報財政部、國家檔案局備案?！辈煌恍鑸髠?。（2）提出電子會計資料可僅以電子形式歸檔保存的條件

一是形成的電子會計資料來源真實有效，由計算機等電子設(shè)備形成和傳輸；真實

二是使用的會計核算系統(tǒng)能夠準確、完整、有效接收和讀取電子會計資料，能夠輸出符合國家標準歸檔格式的會計憑證、會計賬簿、財務(wù)會計報表等會計資料，設(shè)定了經(jīng)辦、審核、審批等必要的審簽程序；準確、完整、可用

三是使用的電子檔案管理系統(tǒng)能夠有效接收、管理、利用電子會計檔案，符合電子檔案的長期保管要求，并建立了電子會計檔案與相關(guān)聯(lián)的其他紙質(zhì)會計檔案的檢索關(guān)系；準確、完整、可用

四是采取有效措施，防止電子會計檔案被篡改；安全

五是建立電子會計檔案備份制度，能夠有效防范自然災(zāi)害、意外事故和人為破壞的影響；安全

六是形成的電子會計資料不屬于具有永久保存價值或者其他重要保存價值的會計檔案；準確、完整、可用

七是電子會計資料附有符合《中華人民共和國電子簽名法》規(guī)定的電子簽名。

單位內(nèi)部生成的電子會計資料僅以電子形式歸檔保存必須同時滿足第一至六項規(guī)定；單位外部接收的電子會計資料僅以電子形式歸檔保存必須同時滿足第一至七項規(guī)定。

4、會計檔案移交時間 新辦法明確：

當年形成的會計檔案，在會計終了可由單位會計機構(gòu)臨時保管一年，再移交檔案管理機構(gòu)。因工作需要確需推遲移交、由會計機構(gòu)臨時保管的，應(yīng)當經(jīng)檔案機構(gòu)或檔案工作人員所屬機構(gòu)同意，且最多不超過三年。臨時保管期間，會計資料的保管應(yīng)當符合國家有關(guān)規(guī)定，且出納人員不得兼管會計檔案。

5、會計檔案定期保管期限的變化 會計檔案的保管期限分為永久、定期兩類。定期保管期限分為３年、５年、１０年、１５年、２５年５類。

----舊辦法

會計檔案的保管期限分為永久、定期兩類。定期保管期限一般分為10年和30年。

----新辦法

其中會計憑證、會計賬簿等主要會計檔案的最低保管期限已延長至30年，其他輔助會計資料的最低保管期限延長至10年。

新辦法規(guī)定的保管期限為最低保管期限，各單位可自行設(shè)置，但不的低于新辦法的規(guī)定。

6、會計檔案鑒定銷毀

單位負責人在會計檔案銷毀清冊上簽署意見

---舊辦法，但未明確銷毀前的鑒定工作和有關(guān)責任，單位應(yīng)當定期對已到保管期限的會計檔案進行鑒定，并形成會計檔案鑒定意見書。經(jīng)鑒定，仍需繼續(xù)保存的會計檔案，應(yīng)當重新劃定保管期限；對保管期滿，確無保存價值的會計檔案，可以銷毀。---新辦法

7、明確會計檔案出境管理要求

原辦法：我國境內(nèi)所有單位的會計檔案不得攜帶出境。

新辦法：單位的會計檔案及其復(fù)制件需要攜帶、寄運或者傳輸至境外的，應(yīng)當按照國家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

（四）新舊辦法銜接

（1）新辦法與舊辦法規(guī)定的最低保管期限不一致的，按照新辦法規(guī)定執(zhí)行。（2）未到舊辦法規(guī)定的最低保管期限的會計檔案，應(yīng)按照新辦法的規(guī)定重新劃定保管期限。（3）已到舊辦法規(guī)定的最低保管期限，并已于2015年12月31日前鑒定可以銷毀但尚未進行銷毀的會計檔案，因按照新辦法的規(guī)定組織銷毀；已到舊辦法規(guī)定的最低保管期限，并已于2015年12月31日前鑒定予以繼續(xù)保管的會計檔案，應(yīng)按照新辦法確定繼續(xù)保管期限。（4）已到舊辦法規(guī)定的最低保管期限，但2015年12月31日前尚未進行鑒定的會計檔案，應(yīng)按照新辦法的規(guī)定進行鑒定，確定銷毀會繼續(xù)保管。確定銷毀的，應(yīng)按照新辦法的規(guī)定組織銷毀；確定繼續(xù)保管的，應(yīng)按照新辦法確定繼續(xù)保管期限。

（5）單位如在新辦法施行前已利用現(xiàn)代信息技術(shù)手段開展會計核算和會計檔案管理，其有關(guān)工作符合《企業(yè)會計信息化規(guī)范》（財會【2013】20號）的要求，所形成的、尚未移交本單位檔案機構(gòu)統(tǒng)一保管的會計資料符合新辦法第八、九條規(guī)定的電子會計檔案歸檔條件的，可僅以電子形式歸檔保管。2014年以前形成的會計資料一律按照舊辦法的規(guī)定歸檔保管。

（6）各單位根據(jù)新辦法僅以電子形式保存會計檔案的，原則上應(yīng)從一個完整會計的年初開始執(zhí)行，以保證其會計檔案保管形式的一致性。

三、《歸檔文件整理規(guī)則》解讀

（一）背景介紹

◆《歸檔文件整理規(guī)則》(DA/T 22-2000)作為文書檔案保存的紙質(zhì)文件材料不再立卷 ,以單份文件為單位進行整理

◆《歸檔文件整理規(guī)則》(DA/T 22—2015)

（二）主要調(diào)整內(nèi)容

1、適用范圍不同

本標準適用于各級機關(guān)、團體和其他社會組織。立檔單位在其職能活動中形成的、辦理完畢、應(yīng)作為文書檔案保存的各種紙質(zhì)文件材料。------2000版

本標準適用于各級機關(guān)、團體、企事業(yè)單位和其他社會組織對應(yīng)作為文書檔案保存的歸檔文件的整理。其他門類檔案可以參照執(zhí).------2015版

紙質(zhì)文件材料→紙質(zhì)和電子文件材料

2、明確件的構(gòu)成：

歸檔文件一般以每份文件為一件。正文、附件為一件；文件正本與定稿（包括法律法規(guī)等重要文件的歷次修改稿）為一件；轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件；原件與復(fù)制件為一件；正本與翻譯本為一件；中文本與外文本為一件；報表、名冊、圖冊等一冊（本）為一件（作為文件附件時除外）；簡報、周報等材料一期為一件；會議紀要、會議記錄一般一次會議為一件，會議記錄一年一本的，一本為一件；來文與復(fù)文（請示與批復(fù)、報告與批示、函與復(fù)函等）一般獨立成件，也可為一件。有文件處理單或發(fā)文稿紙的，文件處理單或發(fā)文稿紙與相關(guān)文件為一件。

3、分類方法具體化

將文件按其形成分類?？缫话銘?yīng)以文件簽發(fā)日期為準。對于計劃、總結(jié)、預(yù)算、統(tǒng)計報表、表彰先進以及法規(guī)性文件等內(nèi)容涉及不同的文件，統(tǒng)一按文件簽發(fā)日期判定所屬?？缧纬傻臅h文件歸入閉幕年?？甾k理的文件歸入辦結(jié)年。當形成無法考證時，為其歸檔，并在附注項加以說明。按機構(gòu)(問題)分類

將文件按其形成或承辦機構(gòu)(問題)分類。機構(gòu)分類法與問題分類法應(yīng)選擇其一適用，不能同時采用。采用機構(gòu)分類的，應(yīng)根據(jù)文件形成或承辦機構(gòu)對歸檔文件進行分類，涉及多部門形成的歸檔文件，歸入文件主辦部門。采用問題分類的，應(yīng)按照文件內(nèi)容所反映的問題對歸檔文件進行分類。

4、強調(diào)及時歸檔 歸檔文件排列

歸檔文件應(yīng)在分類方案的最低一級類目內(nèi)，按事由結(jié)合時間、重要程度等排列。-----2000版

歸檔文件應(yīng)在分類方案的最低一級類目內(nèi)，按時間結(jié)合事由排列。同一事由中的文件，按文件形成先后順序排列----2015版

5、增加“檔號”

檔號的結(jié)構(gòu)：全宗號-檔案門類代碼·-保管期限-機構(gòu)（問題）代碼-件號上、下位代碼之間用“-”連接，同一級代碼之間用“·”隔開。如“Z109-WS·2011-Y-BGS-0001”

6、歸檔章

7、歸檔文件目錄

件號、責任者、文號、題名、日期、頁數(shù)、備注----2000版

序號、檔號、文號、責任者、題名、日期、密級、頁數(shù)、備注

----2015版

8、修整

歸檔文件裝訂前，應(yīng)對不符合要求的文件材料進行修整。

歸檔文件已破損的，應(yīng)按照DA/T 25-2000予以修復(fù)；字跡模糊或易退變的，應(yīng)予復(fù)制。歸檔文件應(yīng)按照保管期限要求去除易銹蝕、易氧化的金屬或塑料裝訂用品。對于幅面過大的文件，應(yīng)在不影響其日后使用效果的前提下進行折疊。

9、裝訂

用于裝訂的材料，不能包含或產(chǎn)生可能損害歸檔文件的物質(zhì)。不使用回形針、大頭針、燕尾夾、熱熔膠、辦公膠水、裝訂夾條、塑料封等裝訂材料進行裝訂。

永久保管的歸檔文件，宜采取線裝法裝訂。頁數(shù)較少的，使用直角裝訂或縫紉機軋邊裝訂，文件較厚的，使用“三孔一線”裝訂。永久保管的歸檔文件，使用不銹鋼訂書釘或漿糊裝訂的，裝訂材料應(yīng)滿足歸檔文件長期保存的需要。

永久保管的歸檔文件，不使用不銹鋼夾或封套裝訂。定期保管的、需要向綜合檔案館移交的定期保管的、不需要向綜合檔案館移交的

10、編頁碼

紙質(zhì)歸檔文件一般應(yīng)以件為單位編制頁碼。

頁碼應(yīng)逐頁編制，宜分別標注在文件正面右上角或背面左上角的空白位置。文件材料已印制成冊并編有頁碼的；擬編制頁碼與文件原有頁碼相同的，可以保持原有頁碼不變。

10、檔案盒規(guī)格

檔案盒的外形尺寸為310mm×220mm（長×寬），盒脊厚度可以根據(jù)需要設(shè)置為20 mm、30mm、40mm、50mm等